Министерство информационных технологий, связи и средств

массовой информации Нижегородской области

П Р И К А З

__________________ №

________________г. Нижний Новгород

           

О начале опытной эксплуатации ЕСЭДД на основе обновленного программного

обеспечения «Кодекс: Документооборот»

Министерство информационных технологий, связи и средств

массовой информации Нижегородской области

П Р И К А З

__________________ №

________________г. Нижний Новгород

С целью развития единой системы электронного документооборота и

делопроизводства органов исполнительной власти и органов местного

самоуправления Нижегородской области (далее - ЕСЭДД)

п р и к а з ы в а ю :

1. Начать в министерстве информационных технологий, связи и средств

массовой информации Нижегородской области (далее - Министерство) и

государственном бюджетном учреждении Нижегородской области «Центр

информационных технологий Нижегородской области» (далее - ЦИТ) опытную

эксплуатацию ЕСЭДД на основе обновленного программного обеспечения

«Кодекс: Документооборот» в соответствии с прилагаемыми проектами

инструкций по работе с модулями ЕСЭДД и Временного регламента работы с

документами с использованием автоматизированной системы «Кодекс:

Документооборот» с 23 мая 2011 года.

2. Управлению информационных технологий и ресурсов (А.А.Стешин)

совместно с ЦИТ (В.В.Шушунин) в срок до 1 июля 2011 года с учетом

результатов опытной эксплуатации доработать проекты инструкций по работе с

модулями ЕСЭДД и Временного регламента работы с документами с

использованием автоматизированной системы «Кодекс: Документооборот».

3. ЦИТ (В.В.Шушунин) обеспечить техническое сопровождение ЕСЭДД

на основе обновленного программного обеспечения «Кодекс:

Документооборот» и консультирование сотрудников Министерства по

технологии работы с программным обеспечением ЕСЭДД.

4. Управлению информационных технологий и ресурсов (А.А.Стешин)

обеспечить контроль за ходом опытной эксплуатации ЕСЭДД на основе

обновленного программного обеспечения «Кодекс: Документооборот» в

Министерстве.

Министр С.В.Кучин

3

ВРЕМЕННЫЙ РЕГЛАМЕНТ

работы с документами с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства «Кодекс: Документооборот»

в министерстве информационных технологий, связи и средств массовой информации Нижегородской области

г. Нижний Новгород2011

Настоящий регламент определяет порядок работы с документами в министерстве информационных технологий, связи и средств массовой информации Нижегородской области (далее – Министерство) с использованием

4

системы электронного документооборота и делопроизводства «Кодекс: Документооборот». Внедренная система предназначена для регистрации документов, организации их движения по исполнителям, контроля исполнения документов, получения отчетной информации по работе с документами.

Принятые сокращения

БД - база данных.РК - регистрационная карточка документа.СК - подсистема «Кодекс: Служебная корреспонденция».СПД - подсистема «Система подготовки документов».ХТГИ - подсистема «Хранилище текстово-графической информации».

I. Общие положения

1. Временная инструкция по работе с электронными документами устанавливает единые и обязательные для всех государственных служащих требования к подготовке, обработке, хранению, использованию документов, образующихся в деятельности Министерства информационных технологий, связи и СМИ (далее – Министерства).

2. Временная инструкция разработана в целях совершенствования процессов делопроизводства и повышения эффективности деятельности сотрудников министерства, в соответствии с:

- Регламентом Правительства Нижегородской области, утвержденным постановлением Правительства Нижегородской области от 8 мая 2009 года № 281 (далее – Регламент Правительства);

- Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области, утвержденной постановлением Правительства Нижегородской области от 26 марта 2009 года № 155 (далее – Инструкция по делопроизводству);

- Регламентом использования электронной цифровой подписи в единой системе электронного документооборота и делопроизводства органов исполнительной власти Нижегородской области, утвержденным постановлением Правительства Нижегородской области от 7 июля 2006 года № 221 (далее – Регламент ЭЦП);

- распоряжением Правительства Нижегородской области от 11 июня 2008 года № 910-р «О порядке согласования проектов правовых актов в автоматизированной системе» (далее – Порядок согласования проектов);

- инструкциями по работе в модулях ЕСЭДД, утверждаемыми приказом аппарата Правительства Нижегородской области (далее – Инструкции по работе в ЕСЭДД);

- инструкцией по работе со средствами электронной цифровой подписи в ЕСЭДД, утверждаемой приказом аппарата Правительства Нижегородской области (далее – Инструкция по работе с ЭЦП; ЭЦП).

5

3. Положения Временной инструкции распространяются на организацию работы с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.

Система электронного документооборота «Кодекс: Документооборот», применяемая в Министерстве, должна обеспечивать выполнение требований Временной инструкции.

4. Положения Временной инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну или содержащими сведения конфиденциального характера.

5. Работа с обращениями граждан производится в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2010, № 27, ст. 3410).

6. Организацию и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и общий контроль за соблюдением установленного Временной инструкцией порядка работы с документами в Министерстве, осуществляет Управление финансового, правового и кадрового обеспечения.

7. Ведение делопроизводства осуществляется:- в Министерстве – организационно-правовым отделом;- в Управлениях министерства – специально уполномоченными

сотрудниками, на которых соответствующие функциональные обязанности возложены приказами.

8. Сотрудники, ответственные за документационное обеспечение в Министерстве и его подразделениях несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Временной инструкции.

9 Основные принципы организации электронного документооборота в Министерстве

9.1.  Электронный документооборот в Министерстве организуется по принципу централизации операций приема и отправки документов, которые осуществляет организационно-правовой отдел.

9.2. Для унификации схем маршрутизации электронных документов в общем документообороте выделяются следующие документопотоки:

6

-  служебная документация (входящая и исходящая);-  документы Министерства, имеющие нормативно-распорядительный

характер;- обращения граждан.9.3. Прием корреспонденции, поступающей в Министерство в рабочее

время, осуществляется организационно-правовым отделом (Шляпкина Е.С. и/или Солоницина Р.С.).

9.4. Регистрация поступивших документов производится путем создания электронных регистрационных карточек:

- по документам органов государственной власти, документам организаций и др. – организационно-правовым отделом (Шляпкина Е.С. и/или Солоницина Р.С.) и отделом развития информационного общества управления ИТиР (Сурнина О.А. и\или Морозова К.П.).Регистрация осуществляется в единой базе «Служебной корреспонденции», но в трех точках регистрации, которые могут работать одновременно, а в случае необходимости распределять нагрузку и функции между собой.

- по документам нормативно-распорядительного характера – организационно-правовым отделом (Шляпкина Е.С.) или управлением финансового, правового и кадрового обеспечения (Малинкина Е.В.).

- по обращениям граждан - организационно-правовым отделом (Шляпкина Е.С. и/или Солоницина Р.С.).

II. Регистрация входящей корреспонденции

На рабочих местах специалистов организационно-правового отдела (2 РМ) и отдела развития информационного общества управления ИТиР (1 РМ) устанавливаются функциональные подсистемы «Кодекс: Служебная корреспонденция», «Кодекс: Потоковое сканирование», «Кодекс: Управление документами», а также специальное оборудование – потоковые документные сканеры и принтеры штрих-кодов.

Предварительное рассмотрение осуществляет организационно-правовой отдел (Шляпкина Е.С. или Солоницина Р.С.). Документы, относящиеся к непосредственной компетенции Управления информационных технологий и ресурсов, передаются заместителю министра Богдаловой М.К., и их регистрация осуществляется отделом развития информационного общества управления ИТиР (Сурнина О.А. и\или Морозова К.П..).

1. Регистрация документов, поступивших в электронном виде

Документы принимаются в электронном виде с использованием меню «Сервис - Поступившие документы» подсистемы «Кодекс: Служебная корреспонденция».

7

Рис. 1. Регистрация входящего документа, поступившего в электронном виде

Действия специалиста организационно-правового отдела:a) Проверить наличие поступивших электронных документов в

подсистеме «Кодекс: Служебная корреспонденция» (осуществляется не реже трех раз в день).

б) Просмотреть реквизитный состав карточки поступившего документа, а также наличие и качество вложения.

в) При отсутствии недостатков в вышеуказанных реквизитах получить электронную карточку документа и зарегистрировать в базе данных служебной корреспонденции подразделения.

Примечание. Полученная карточка содержит прикрепленную электронную копию документа, поэтому повторного сканирования не требует. Вместе с документом передаются его реквизиты (номер документа, дата регистрации, содержание, резолюция и т.д.), которые автоматически копируются в регистрационную карточку документа в подразделении.

г) Передать документ на рассмотрение Министру в электронном виде (указать Министра во вкладке «Движение» в качестве первичного исполнителя ).

2. Регистрация документов, поступивших в бумажном виде

8

Рис. 2. Регистрация входящего документа, поступившего в бумажном виде

Действия специалиста организационно-правового отдела:а) Открыть новую карточку для регистрации вновь поступившего

документа.б) Внести в карточку все необходимые реквизиты документа.в) Сохранить карточку документа в базе данных «Служебной

корреспонденции».г) Распечатать и нанести на первую страницу поступившего документа

наклейку с универсальным штрих-кодом системы электронного делопроизводства, регистрационным номером документа и наименованием подразделения.

д) Сканировать документ в функциональной подсистеме «Кодекс: Система потокового сканирования».

Примечание. Распознавание текста, помещение электронной копии документа в хранилище текстово-графической информации (ХТГИ) и привязка его к карточке документа в виде «вложения» происходит автоматически.

е) Передать документ Министру на рассмотрение в электронном виде (указать Министра во вкладке «Движение» в качестве первичного исполнителя).

3. Регистрация документов, поступивших как ответы на исходящие

3.1. Действия специалиста организационно-правового отдела при получении ответа в электронном виде:

1. Проверить наличие поступивших электронных документов в подсистеме «Кодекс: Служебная корреспонденция» (осуществляется не реже трех раз в день).

2. Просмотреть реквизитный состав карточки поступившего документа, а также наличия и качества вложения.

3. Получить электронную карточку документа и зарегистрировать его в базе данных служебной корреспонденции с помощью функции «принять как ответ».

9

4. Передать документ Министру на рассмотрение в электронном виде (указать Министра во вкладке «Движение» в качестве первичного исполнителя).

3.2. Действия специалиста организационно-правового отдела при получении ответа в бумажном виде:

1. Найти регистрационную карту документа, на который получен ответ. 2. Зарегистрировать входящий документ как «ответ» на исходящий.3. Сохранить карточку документа в базе данных «Кодекс: Служебная

корреспонденция».4. Распечатать и нанести на первую страницу поступившего документа

наклейку с универсальным штрих-кодом системы электронного делопроизводства, регистрационным номером документа и наименованием подразделения.

5. Сканировать документ в функциональной подсистеме «Кодекс: Система потокового сканирования».

6. Передать документ Министру на рассмотрение в электронном виде (указать Министра во вкладке «Движение» в качестве первичного исполнителя).

III. Организация движения документа по исполнителям

1. Назначение исполнителейПоступившие документы передаются на рассмотрение Министру только

после регистрации и только в электронном виде.

Рис. 3. Движение документа в электронном виде в Министерстве

1.1 В соответствии с первичным движением входящего документа он становится видимым для Министра в подсистеме «Кодекс: Управление документами». Список вновь поступивших документов Министр получает в папке «На рассмотрение».

10

Действия Министра:а) Ознакомиться с документом и резолюцией вышестоящего начальника

(в случае ее наличия).б) Принять решение о назначении ответственного (исполнителя) по

работе с документом (лично или с привлечением своих подчиненных).в) Назначить исполнителей путем выбора их в карточке документа и

установить срок исполнения документа, нанести резолюцию на документ (в поле «Резолюция»), либо выбрать из шаблона резолюций в выпадающем списке, который может редактироваться и дополняться администратором системы.

г) Закрыть карточку документа.д) Пометить документ как «прочитанный».

Поставленные Министром на контроль документы после сохранения карточки в базе немедленно становятся доступными для чтения исполнителям, указанным в карточке документа. Информация о поступивших документах появляется в подсистеме «Кодекс: Управление документами», установленной на компьютере исполнителя.

Примечание. В случае назначения исполнителей по документу, он автоматически перемещается в папку «На контроль». В случае самостоятельного исполнения документа он автоматически перемещается в папку «На исполнении».

1.2. В отдельных случаях возможен вариант рассмотрения Министром документа непосредственно на бумажном носителе. В этом случае рассмотренный документ с вынесенной министром резолюцией, содержащей список исполнителей и контрольные сроки, возвращается в организационно-правовой отдел, и внесение резолюции в регистрационную карточку документа осуществляет сотрудник отдела.

Сотрудник отдела, наделенный полномочиями внесения в карточку по переданному бумажному документу резолюции руководителя, исполнителей и сроки исполнения, должен обладать соответствующими правами в системе СЭДД, они настраиваются дополнительно администратором системы.

Действия Заместителя министра:а) Ознакомиться с документом и резолюцией вышестоящего начальника

(в случае ее наличия).б) Принять решение о назначении ответственного (исполнителя) по

работе с документом (лично или с привлечением своих подчиненных).в) Назначить исполнителей путем выбора их в карточке документа и

установить срок исполнения документа, нанести резолюцию на документ (в поле «Резолюция»), либо выбрать из шаблона резолюций в выпадающем списке, который может редактироваться и дополняться администратором системы.

г) Закрыть карточку документа.

11

д) Пометить документ как «прочитанный».

Поставленные заместителем министра на контроль документы после сохранения карточки в базе немедленно становятся доступными для чтения исполнителям, указанным в карточке документа. Информация о поступивших документах появляется в подсистеме «Кодекс: Управление документами», установленной на компьютере исполнителя.

Примечание. В случае назначения исполнителей по документу, он автоматически перемещается в папку «На контроль». В случае самостоятельного исполнения документа он автоматически перемещается в папку «На исполнении».

12

1.3 Назначение исполнителей при отсутствии у них АРМ «Кодекс: Управление документами».

Действия Министра:а) При получении нового документа в подсистеме «Кодекс: Управление

документами» в папке «На рассмотрении» ознакомиться с его содержанием и резолюцией вышестоящего начальника (в случае ее наличия).

б) Создать резолюцию и назначить исполнителей по работе с документом.

Если в качестве исполнителей выступают иные органы власти или внешние организации, вместо них необходимо добавить сотрудника организационно-правового отдела, и в резолюции указать, кому направить данный документ в бумажном виде.

в) Закрыть карточку документа.г) Пометить документ как «прочитанный».

Действия заместителя Министра в рассматриваемом случае аналогичны действиям Министра. При назначении исполнителей, не имеющих доступа к подсистеме «Кодекс: Управление документами», ему следует выбрать специалиста отдела развития информационного общества управления ИТиР.

Действия специалиста организационно-правового отдела и специалиста отдела развития информационного общества управления ИТиР:

а) Сотруднику организационно-правового отдела следует периодически проверять в подсистеме «Кодекс: Служебная корреспонденция» наличие документов, в которых он может быть назначен исполнителем. Для этого рекомендуется использовать атрибутный поиск. В качестве атрибутов следует выбрать исполнителя, дату передачи.

б) При получении нового документа для исполнителя, не имеющего доступа к системе, распечатать бумажный вариант документа с резолюцией руководителя для данного исполнителя, и передать его лицу, указанному в резолюции.

2 Исполнение документа

2.1 Исполнение документа в подсистеме «Кодекс: Управление документами»

Исполнитель (руководитель структурного подразделения), получив доступ к документу и его реквизитам, знакомится с документом и резолюцией заместителя министра и принимает решение самостоятельно исполнить документ, либо поручить его исполнение одному или нескольким своим подчиненным, предприняв действия, аналогичные вышеизложенным.

13

Рис. 4. Подготовка исполнителем ответа по документу

Действия исполнителя (руководителя структурного подразделения):а) В случае самостоятельного исполнения документа:

Написать ответ руководителю (заместителю министра) в соответствующем поле «Ответ»;

В случае необходимости прикрепить к карточке проекта документа отдельный файл, подготовленный и сохраненный в ХТГИ. В поле «Ответ» помимо ответа рекомендуется указывать номер прикрепленного документа в ХТГИ.

Направить ответ руководителю (заместителю министра) через режим резолюция с контрольным сроком через отдел развития информационного общества управления ИТиР (Сурнина О.А.) для корректировки и оформления. В случае больших изменений вернуть документ исполнителю для внесения корректировок.

После внесения необходимых правок направить проект документа в электронном виде, через режим «Резолюция» заместителю министра для ознакомления.

Возможен вариант рассмотрения и подписания документа заместителем министра в бумажном виде.

В отдельных случаях проект ответа может быть направлен руководителю (заместителю министра) напрямую, минуя отдел развития информационного общества.

б) В случае привлечения к исполнению документа подчиненных: Руководитель структурного подразделения назначает

исполнителей путем выбора их в карточке документа и устанавливает сроки исполнения документа, в поле «Резолюция» наносит соответствующую резолюцию на документ либо выбирает ее из шаблонов резолюций в выпадающем списке, который может редактироваться и дополняться администратором

14

системы. Исполнители, получив документ на исполнение в подсистеме

«Кодекс: Управление документами», выполняют необходимые действия в соответствии с резолюцией. При подготовке ответа они могут взаимодействовать с другими исполнителями, используя, в том числе, сервис «внутренние документы».

Итоговый обобщенный проект ответа по результатам исполнения резолюции готовит исполнитель, отмеченный в карточке документа «основным исполнителем». Он направляет проект ответа руководителю структурного подразделения.

При пересылке полученного от исполнителя проекта документа-ответа вышестоящему руководителю прикрепление документа из ХТГИ осуществляется вручную через поле «Вложение».

г) Заместитель министра, получив проект ответа от исполнителя (руководителя структурного подразделения), знакомится с подготовленным документом (сообщение о поступлении ответа появляется автоматически в подсистеме «Кодекс: Управление документами»).

д) Если ответ руководителя не удовлетворяет, он возвращает документ на доработку, уточняя задание и корректируя в случае необходимости сроки исполнения.

е) Если ответ удовлетворяет руководителя, он передает документ специалисту организационно-правового отдела для дальнейшей передачи документа Министру, обязательно установив документу признак «без возврата».

Действия специалиста организационно-правового отдела:а) Отслеживать новые документы на исполнение в подсистеме «Кодекс:

Служебная Корреспонденция», используя атрибутный поиск через исполнителя и дату передачи.

б) Получив резолюцию с указанием проверить документ на предмет корректировок и оформления, найти в подсистеме «Кодекс: Управление Документами» нужный документ по регистрационному номеру.

в) Открыв подготовленный документ, нуждающийся в проверке и корректировке, произвести необходимые действия и сохранить исправленный документ как новую версию.

г) При необходимости внесения больших изменений вернуть документ исполнителю.

д) После внесения необходимых поправок направить документ через режим «Резолюция» на ознакомление заместителю министра. Прикрепить проект документа из ХТГИ в поле «Вложение».

е) При получении положительного ответа от заместителя министра отправить проект документа на рассмотрение Министру от имени заместителя министра через режим «Ответ». Прикрепить проект документа из ХТГИ в поле «Вложение».

15

Примечание. При получении ответа появится сообщение с вопросом, открыть ли документ для просмотра. Настоятельно рекомендуется ответить «Да» и продолжить работу с документом, т.к. в подсистеме «Кодекс: Управление документами» специалисты организационно-правового отдела и специалисты отдела развития информационного общества управления ИТиР наделены возможностями их руководителя (см. п. 8.3). Если ответить «Нет», документ-ответ будет достаточно проблематично найти среди множества прочих документов.

2.2 Исполнение документа с участием лиц, не имеющих доступа к подсистеме «Кодекс: Управление документами»

Действия исполнителя:а) Получить от сотрудника организационно-правового отдела копию

документа с резолюцией руководителя.б) Подготовить бумажный вариант документа.в) Передать бумажный вариант документа сотруднику организационно-

правового отдела.

16

Действия специалиста организационно-правового отдела:а) Оформить полученный от конечного исполнителя документ в

электронном виде, сохранить его в системе СПД.б) В подсистеме «Кодекс: Управление Документами» подготовить ответ

руководителю на исходный документ, содержащий указание передать бумажную версию резолюции конечному исполнителю.

в) Прикрепить подготовленный в СПД документ в карточку ответа, написать ответ с указанием номера документа в системе СПД.

г) Отправить ответ руководителю (кнопка «Сохранить»).

IV Закрытие документа

Исполненные документы должны быть в обязательном порядке закрыты. Для этого специалист организационно-правового отдела должен установить во вкладке «Рег.карта» соответствующей регистрационной карточки в поле «Дата закрытия» фактическую дату исполнения документа в целом.

1. Закрытие исполненных документов

Рис.5. Закрытие исполненных документов

Действия Министра:а) Получить документ в папке «На рассмотрение» от исполнителя.б) Направить документ с признаком «без возврата» специалисту

организационно-правового отдела с резолюцией «зарегистрировать как ответ, закрыть входящий», дополнением «распечатать» и указанием, вложение какого исполнителя следует распечатать.

в) Подписать бумажный вариант документа, полученный от делопроизводителя.

17

Действия специалиста организационно-правового отдела:а) Отслеживать новые документы на исполнение в подсистеме «Кодекс:

Служебная Корреспонденция», используя атрибутный поиск через исполнителя и дату передачи.

б) При появлении в подсистеме «Кодекс: Служебная корреспонденция» документа на исполнение, ознакомиться с резолюцией руководителя.

в) Найти по регистрационному номеру документ в подсистеме «Кодекс: Управление документами», открыть карточку.

г) Если в резолюции содержится указание зарегистрировать и распечатать подготовленный документ, найти в карточке документа нужное вложение, сохранить его на диске и распечатать.

д) Сохраненное на диске вложение подписать ЭЦП.е) В подсистеме «Кодекс: Служебная корреспонденция»

зарегистрировать исходящий документ как «Ответ».ж) Прикрепить подписанное ЭЦП вложение. Закрытие первичного

входящего происходит автоматически.

2. Закрытие документов, предназначенных для ознакомления

Рис. 6. Закрытие документов, предназначенных для ознакомления

Действия Министра:а) Получить документ в папке «На рассмотрение».б) Просмотреть данный документ, после чего:

направить документ с признаком «без возврата» делопроизводителю с резолюцией «закрыть».

в случае необходимости передать документ на ознакомление своим сотрудникам: выбрать их из списка исполнителей и отправить документ на ознакомление с признаком «без возврата».

в) После просмотра исполнителем документ перемещается в папку «Архив» и автоматически закрывается.

Действия специалиста организационно-правового отдела:

18

а) Отслеживать новые документы на исполнение в подсистеме «Кодекс: Служебная Корреспонденция», используя атрибутный поиск через исполнителя и дату передачи

б) При появлении в подсистеме «Кодекс: Служебная корреспонденция» документ на ознакомление, ознакомиться с содержанием и резолюцией руководителя

в) Закрыть документ.Примечание. Документ будет помечен в функциональной подсистеме

«Кодекс: Управление документами» как выполненный и автоматически переместится в папку «Архив».

V Регистрация исходящих служебных документов

Исходящие документы регистрируются в функциональной подсистеме «Кодекс: Служебная корреспонденция» в разделе исходящие документы.

Регистрация исходящих документов Министерства производится путем создания электронных регистрационных карточек и осуществляется организационно-правовым отделом (Солоницина Р.С., а в случае ее отсутствия - Шляпкина Е.С.).

Рис. 7. Работа с первичными исходящими документами

Действия специалиста организационно-правового отдела:а) При получении от Министра подписанного документа открыть новую

карточку для регистрации в разделе «Исходящие документы» подсистемы «Служебная корреспонденция». Внести в карточку необходимые реквизиты документа, согласно инструкции.

б) Сохранить карточку документа в базе данных «Служебная корреспонденция».

в) Найти в системе СПД электронный документ Сохранить его на локальный диск Подписать ЭЦП

19

Прикрепить вложение в карточке документа.г) Распечатать и нанести на первую страницу поступившего документа

наклейку с универсальным штрих-кодом системы электронного делопроизводства, регистрационным номером документа и наименованием подразделения.

д) Сканировать документ в функциональной подсистеме «Кодекс: Система потокового сканирования».

Примечание. Распознавание текста, помещение электронной копии документа в хранилище текстово-графической информации (ХТГИ) и привязка его к карточке документа в виде «вложения» происходит автоматически.

6. В случае, если на регистрацию вместе с документом представлена его электронная копия (файл), либо электронная копия хранится в ХТГИ, прикрепить копию к регистрационной карточке исходящего документа вручную (вкладка «вложение» кнопка «Добавить», тип вложения «Файл» либо ссылка на документ СПД»). В этом случае сканирование документа не требуется.

VI Отправка ответов на документы в другие подразделения

1. Отправка ответов на документы в электронном виде

Рис. 8. Отправка ответов на документы в электронном виде

Действия специалиста организационно-правового отдела при получении от Министра документа, подготовленного к отправке:

а) Зарегистрировать исходящий документ в «Кодекс: Служебная корреспонденция» как «ответ» на первичный входящий.

б) Подключить документ, поступивший на регистрацию и подлежащий отправке в электронном виде, к карточке во вкладке «Вложение».

Найти в системе СПД электронный документ Сохранить его на локальный диск

20

Подписать ЭЦП Прикрепить во вложение в карточке документа.

в) Во вкладке «Рассылка» добавить получателя документа.г) Сохранить карточку документа.

21

2. Отправка ответов на документы в бумажном виде

Рис. 9. Отправка ответов на документы в бумажном виде

Действия специалиста организационно-правового отдела при получении от Министра документа, подготовленного к отправке на бумажном носителе:

а) Зарегистрировать исходящий документ в «Кодекс: Служебная корреспонденция» как «ответ» на первичный входящий.

б) Сохранить карточку документа в базе данных «Кодекс: Служебная корреспонденция».

в) Распечатать документ в случае, если он поступил в электронном виде, и подписать у Министра.

г) Распечатать и нанести на первую страницу документа наклейку с универсальным штрих-кодом системы электронного делопроизводства, регистрационным номером документа и наименованием подразделения.

д) Сканировать документ в функциональной подсистеме «Кодекс: Система потокового сканирования» (образ документа сохраняется в хранилище текстово-графической информации).

е) Найти в системе СПД и прикрепить электронный документ во вложение:

Сохранить его на локальный диск. Подписать ЭЦП. Прикрепить во вложение в карточке документа.

ж) Во вкладке «Рассылка» вписать получателя документа.з) Сохранить карточку документа.и) Передать документ на бумажном носителе по назначению (экспедиция,

почта, курьер и т.д.).

22

VII Замещение

Действия Министра по обеспечению доступа к документам, поступающим в его адрес, в период предстоящего или временного отсутствия:

а) Определить руководителя, который будет замещать Министра.б) Определить срок своего отсутствия (дату убытия и дату прибытия).в) Передать эти данные администратору системы «Кодекс:

Документооборот».

Действия администратора системы «Кодекс: Документооборот»:а) Внести изменения, указанные в требовании Министра, в системный

конфигуратор.б) Уведомить руководителя о внесенных изменениях.

Примечание. Все документы, поступившие в адрес Министра, становятся доступными руководителю, исполняющему его обязанности в течение срока замещения. Руководитель сможет после возвращения ознакомиться с документами, полученными руководителем, исполнявшим его обязанности в период замещении, а также увидеть состояние хода их исполнения.

VIII Дополнительные возможности

1 В подсистеме «Кодекс: Управление документами» предусмотрена возможность отслеживания движения документа по исполнителям. Каждый руководитель может ознакомиться с перепиской исполнителей, находящихся в его подчинении, включая отправленные вложения.

2 В подсистеме «Кодекс: Управление документами» предусмотрена возможность для руководителей отслеживания всех документов подведомственных подразделений (В списке папок с документами присутствует строка, содержащая наименование подведомственного подразделения, раскрыв которую, можно просмотреть все документы сотрудников данного подразделения).

3 Сотрудникам организационно-правового отдела (Шляпкина Е.С., Солоницина Р.С.) и отдела развития информационного общества управления ИТиР (Сурнина О.А., Морозова К.П.) АРМ «Кодекс: Управление документами» предоставляет возможности, аналогичные возможностям их руководителей (отслеживание движения документов по исполнителям, отслеживание всех документов сотрудников Министерства).

23

КРАТКАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Действия работника канцеляриипри работе с документами с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства «Кодекс: Документооборот»

в министерстве информационных технологий, связи и средств массовой информации Нижегородской области

г. Нижний Новгород2011

24

I. Регистрация входящих документов, поступивших в электронном виде

1.1 Войти в подсистему «Кодекс: Служебная корреспонденция».

1.2 Нажать кнопку в меню «Сервис - Поступившие документы».

1.3 На экране «Поступившие документы» выбрать тип системы, из которой

надо принять информацию (справа от названия системы показано

количество документов во входном ящике). Нажать кнопку «Показать

все». Появится список поступивших документов.

1.4 Выбрать требуемый документ и нажать кнопку «Принять». Откроется

экран просмотра атрибутов принимаемой записи.

1.5 Просмотреть реквизитный состав карточки поступившего

документа, а также наличие и качество вложения.

Обязательные поля для заполнения:

«Рег. №»;

«Куда»;

«Кому»;

«Откуда»;

«От кого»;

«Вид документа»;

«Содержание»;

Флажок в поле «Оригинал» (в случае поступления оригинала);

Флажок в поле «Приложения» (при наличии приложений);

«Кол-во листов: всего», и, если установлен флажок «Приложения»,

заполнить поле «В т.ч. приложений».

1.6 При отсутствии недостатков в вышеуказанных реквизитах

выбрать действие «Принять как первичный». Произойдет

переход в режим регистрации входящего документа с

автоматическим заполнением полей из присланного документа.

25

В случае некорректного заполнения реквизитов документа

необходимо выбрать действие «Отказ от регистрации»

Примечание: Полученная карточка содержит прикрепленную

электронную копию документа, поэтому повторного сканирования не требует.

Вместе с документом передаются его реквизиты (номер документа, дата

регистрации, содержание, резолюция и т.д.), которые автоматически

копируются в регистрационную карточку документа в подразделении.

1.7 Заполнить поле «Рег. №» регистрационной карты документа

(остальные поля регистрационной карты должны заполниться

автоматически). Если поля не заполнились автоматически,

заполнить их вручную или отказаться от регистрации через

кнопку «Отказ от регистрации».

1.8 Нажать кнопку «Сохранить».

II. Регистрация входящих документов, поступивших в бумажном виде

2.1 Войти в подсистему «Кодекс: Служебная корреспонденция».

2.2 Открыть новую карточку для регистрации вновь поступившего документа

(из главного окна программы выбрать опцию ввода нового входящего

документа).

2.3 Заполнить поля регистрационной карты документа:

a) «Рег. №» - заполнить значением из справочника «Номенклатура

дел»;

b) «Куда» - из справочника «Исполнители»/«Организации» выбрать

наименование того структурного подразделения, куда поступил

документ;

c) «Кому» - указать ФИО руководителя подразделения- получателя;

26

d) «Откуда» - выбрать из справочника «Исполнители»/«Организации»

наименование органов исполнительной власти/ сторонней

организации, откуда поступил документ;

e) «От кого» - ввести ФИО того, кто направил документ (руководителя

структурного подразделения или сторонней организации);

f) «Вид документа» - выбрать из справочника «Виды документов»;

g) «Содержание» - указать ключевые моменты текста: например,

название события или нормативно-правового акта, дату,

местонахождение, ФИО, и т.д., максимальный размер поля - 1000

символов;

h) Если поступил оригинал документа, поставить флажок поле

«Оригинал»;

i) Если имеются приложения к документу, поставить флажок

«Приложения»;

j) Заполнить поле «Кол-во листов: всего», и, если установлен флажок

«Приложения», заполнить поле «В т.ч. приложений».

2.4 Сохранить карточку документа в базе данных «Служебной

корреспонденции» (кнопка «Сохранить»).

2.5Распечатать наклейку с универсальным штрих-кодом, регистрационным

номером документа и наименованием подразделения (кнопка «Печать

ШК»).

2.6Нанести на первую страницу поступившего документа наклейку с

универсальным штрих-кодом.

2.7Сканировать документ в функциональной подсистеме «Кодекс: Система

потокового сканирования»:

2.7.1 Войти в подсистему «Кодекс: Потоковое сканирование»;

2.7.2 Подготовить документы для сканирования:

снять скрепки и другие прикрепленные предметы;

проверить, что на 1-ой странице документа есть наклейка со штрих-

кодом;

27

расправить и сложить документы в аккуратную пачку.

2.7.3 Поместить документы для сканирования во входной лоток лицевой

стороной вверх (первая страница со штрих-кодом должна быть

сверху).

2.7.4 Отрегулировать направляющие для бумаги так, чтобы выровнять

стопку по центру лотка.

2.7.5 Начать сканирование с помощью кнопки «Сканировать» или кнопки

«Двухстороннее», расположенной в главном окне программы

«Потоковое сканирование».

2.7.6 Программа сообщит об успешном завершении процессов

сканирования и распознавания текста документов.

Примечание: Распознавание текста, помещение электронной копии

документа в хранилище текстово-графической информации (ХТГИ) и привязка

его к карточке документа в виде вложения происходит автоматически.

2.8Проверить привязку электронной копии документа к карточке (вкладка

«Вложение»).

2.9 Нажать кнопку «Сохранить».

III. Передача документа в электронном виде Министру на рассмотрение

(исполняется специалистом организационно-правового отдела)

3.1Раскрыть ярлык «Движение».

3.2Нажать кнопку «Добавить».

3.3В поле выбора исполнителя выбрать Министра.

3.4Поставить признак «Руководитель».

3.5Поставить признак оригинала.

3.6Поставить признак «Без возврата», если документ не должен быть

возвращен в Канцелярию.

28

3.7Нажать кнопку «Сохранить».

3.8Выйти из регистрационной карточки.

IV. Получение ответа и закрытие документа

4.1Сотруднику Канцелярии рекомендуется периодически проверять в

подсистеме «Кодекс: Служебная корреспонденция» наличие документов, в

которых он может быть назначен исполнителем.

4.1.1 Выбрать пункт меню «Поиск» - «Атрибутный поиск входящих».

4.1.2 В качестве атрибутов следует выбрать:

себя в качестве исполнителя;

требуемую дату передачи.

4.1.3 Нажать кнопку «Искать».

4.2При нахождении документов на исполнение в подсистеме «Кодекс:

Служебная корреспонденция», ознакомиться с резолюцией руководителя.

В случае, если в резолюции содержится указание зарегистрировать и

распечатать документ конечного исполнителя, нужно найти данный

документ в подсистеме «Кодекс: Управление документами»:

4.2.1 Войти в подсистему «Кодекс: Управление документами».

4.2.2 В левой верхней части экрана выбрать директорию «Атрибутный

поиск». В правой верхней части экрана появится панель поиска (рис.

1).

Рис. 1

4.2.3 В выпадающем списке «Тип» (верхняя строка) выбрать «Входящие».

4.2.4 В поле «Рег. номер» ввести регистрационный номер документа из

подсистемы «Кодекс: Служебная корреспонденция».

4.2.5 Нажать кнопку «Найти».

29

4.2.6 В средней части экрана должно появиться искомое письмо.

4.3Просмотреть резолюцию к документу и исполнить его:

4.3.1 Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по выделенному документу,

откроется карточка.

4.3.2 Просмотреть карточку документа. В резолюции от министра должно

быть указание зарегистрировать ответ и распечатать окончательный

вариант документа с указанием исполнителя.

4.3.3 В карточке документа в области «Исполнители», где указаны все

движения документа, найти исполнителя, указанного Министром,

поставить курсор на его фамилию и нажать кнопку «Редактировать».

4.3.4 Откроется окно (рис. 2) с содержанием резолюции данному

исполнителю и историей переписки. В истории переписки нужно

найти последнюю запись с вложением (скрепка слева от записи) и

дважды щёлкнуть на эту запись.

Рис. 2

30

Примечание. Если в поле «Переписка» вложений несколько, чтобы

определить последнее из вложений, отсортируйте все записи по времени

добавления. Для этого щелкните левой клавишей мыши по столбцу «Время»

поля «Переписка». В правой части заголовка столбца появится треугольник,

сигнализирующий о сортировке по данному признаку. Если треугольник

направлен вверх, то сортировка по возрастанию, если вниз – то по убыванию.

Для изменения порядка сортировки нужно ещё раз щёлкнуть по заголовку

столбца.

4.3.5 Откроется окно «Отчет/ответ» (рис. 3). В нижней части этого окна

указано вложение. Необходимо дважды щелкнуть по нему левой

клавишей мыши.

Рис. 3

4.3.6 Откроется окно текстового редактора с содержанием вложения.

Распечатать документ.

4.3.7 Сохранить документ на локальный диск. Выбрать пункт меню

«Файл»-«Сохранить как…». Указать имя и желаемое место

сохранения документа на диске.

31

4.3.8 Всё закрыть, нажать кнопку «ОК».

4.3.9 На запрос «Считать ли документ исполненным» ответить «Да».

4.3.10 В окне сообщений нажать кнопку «ОК», и число документов в

подпапке «Служебная корреспонденция» папки «На рассмотрении»

уменьшится».

Примечание. При получении ответа появится сообщение с вопросом,

открыть ли карточку ответа. Настоятельно рекомендуется ответить «Да» и

продолжить работу с документом, т.к. в системе «Кодекс: Управление

документами» специалисты Канцелярии наделены возможностями их

руководителя (см. п. 6). В случае ответа «Нет» на указанный выше вопрос,

документ-ответ будет достаточно проблематично найти среди множества

прочих документов.

4.4Войти в подсистему «Кодекс: Служебная корреспонденция».

4.4.1 С помощью быстрого или атрибутного поиска найти первичный

входящий документ и открыть его.

4.4.2 В открывшемся документе перейти на закладку «Ответы» и нажать

кнопку «Режим. Корр.», далее «Ввод ответа».

4.4.3 Заполнить регистрационную карточку открывшегося исходящего

документа (поле «Рег №» при регистрации заполняется

автоматически):

«Куда»;

«Кому»;

«Откуда»;

«От кого»;

«Вид документа»;

«Содержание;

Флажок в поле «Оригинал» (в случае поступления оригинала);

Флажок в поле «Приложения» (при наличии приложений);

32

«Кол-во листов: всего», и, если установлен флажок

«Приложения», заполнить поле «В т.ч. приложений».

4.4.4 Нажать кнопку «Сохранить док.». Станут активными вкладки

«Рассылка», «Вложения», «Сопутствующие», «Ответы».

4.4.5 Подписать сохранённый в п. 4.3.7 файл вложения ЭЦП.

4.4.6 Вернуться в подсистему «Служебная корреспонденция». Перейти на

вкладку «Вложения». Нажать кнопку «Добавить».

4.4.7 Выбрав тип вложения «Файл», через поле «Имя файла» найти место

расположения на диске подписанного ЭЦП документа, прикрепить

данный документ.

4.4.8 Закрытие первичного входящего документа происходит

автоматически. Т.е. на вопросы системы «Сохранить данный

документ?», «Закрыть не закрытые движения?» отвечаем «Да».

Примечание. При поступлении бумажного варианта документа

исполнителя, следует распечатать этикетку с универсальным штрих-кодом

(кнопка «Печать ШК»), нанести её на первую страницу поступившего

документа, сканировать документ в функциональной подсистеме «Кодекс:

Система потокового сканирования» (см. п. 2.7). По завершении сканирования

документ автоматически прикрепится к карточке в виде вложения.

4.5 В случае, когда один из исполнителей, не имеет доступа к подсистеме

«Кодекс: Управление документами», сотрудник Канцелярии получает

резолюцию от Министра с указанием передать бумажный вариант

документа с резолюцией конечному исполнителю.

4.5.1 Сделать копию входящего документа.

4.5.2 Создать бумажный вариант резолюции руководителя конечному

исполнителю. Возможны 2 варианта:

а) Открыв документ, нажать кнопку «Печать» - «Переписка по

вопросу». Распечатать открывшуюся выходную форму.

33

б) Вручную заполнить бумажный вариант резолюции.

4.5.3 Передать бумажный вариант документа конечному исполнителю.

4.5.4 Исполнение документа исполнителем.

4.5.5 Получить от конечного исполнителя бумажный вариант

документа.

4.5.6 Оформить полученный документ в электронном виде с

использованием инструментария MS Office.

4.5.7 Сохранить документ в системе СПД:

4.5.7.1 Выбрать пункт меню «Банк документов» и нажать

«Сохранить». Появится карточка документа:

Рис. 4

4.5.7.2 В поле «Наименование» вкладки «Атрибуты» написать

название документа, в поле «Примечание» - примечание, в

поле «Папка» указать папку для вложения.

Примечание. По умолчанию система даёт права на модификацию

созданного документа всем сотрудникам Министерства.

34

Если необходимо откорректировать права на данный документ

некоторым пользователям, либо добавить права новым

пользователям:

а) Выбрать вкладку «Права» (Рис. 5).

Рис. 5

б) В левой части экрана нажать кнопку «Добавить».

в) Появится окно глобального классификатора (Рис. 6).

г) В строке «Поиск» ввести ФИО сотрудника, который будет

иметь доступ к данному документу и нажать клавишу «Enter».

д) Выбрать найденного сотрудника (проверить наименование

должности сотрудника, в случае отключенного фильтра) «галочкой»

и нажать кнопку «ОК».

35

Рис. 6

е) Снова появится карточка документа (Рис. 5). В области «Имя»

выбрать левой кнопкой мыши добавленного сотрудника, и в области

«Права на документ» отметить «галочкой» нужные права:

«чтение» – только просмотр документа;

«модификация» - просмотр и изменение документа.

ж) Нажать кнопки «Сохранить» и «Закрыть» в нижней части

экрана.

В случае, если необходимо откорректировать права на документ:

а) Поставить курсор на нужного пользователя, у которого нужно

изменить права.

б) В правой части экрана убрать флажки у прав, которые нужно

отключить.

в) Нажать кнопки «Сохранить» и «Закрыть» в нижней части

экрана.

36

4.5.7.3 Запомнить номер документа в СПД (в верхней строке

текстового редактора) и закрыть документ.

4.5.8 Войти в подсистему «Кодекс: Управление документами».

4.5.9 Найти и открыть двойным щелчком мыши исходный документ с

указанием передать бумажный вариант документа конечному

исполнителю (п. 4.5.).

4.5.10 Удостовериться, что в области «Исполнители» курсор стоит на

Вашей фамилии.

4.5.11 Нажать кнопку «Редактировать».

4.5.12 Прикрепить подготовленный документ к карточке:

4.5.12.1 В нижней части экрана нажать на синюю скрепку.

4.5.12.2 В открывшемся окне поиска по СПД ввести номер

подготовленного документа, нажать кнопку «Искать».

4.5.12.3 Выбрать двойным щелчком мыши найденный документ, он

появится в поле «Вложение» в карточке ответа.

4.5.12 В поле «Ответ» ввести ответ для руководителя с указанием

номера подготовленного документа в системе СПД.

4.5.13 Нажать кнопку «Сохранить», «Выход» затем «ОК».

4.6 Если в резолюции содержится указание проверить и

отредактировать документ на предмет оформления:

4.6.1 Найти документ в подсистеме «Кодекс: Управление

документами» (аналогично п. 4.2).

4.6.2 Открыть вложенный документ (описано в п. 4.3).

4.6.3 Сохранить документ (пункт меню «Банк документов» -

«Сохранить как версию»).

4.6.4 Запомнить номер документа в СПД.

4.6.5 Отправить исправленный документ на ознакомление

руководителю:

37

4.6.5.1 В открытой карточке документа в подсистеме «Кодекс:

Управление документами» нажать кнопку «Резолюция».

4.6.5.2 В нижней части экрана нажать на синюю скрепку.

4.6.5.3 В открывшемся окне поиска по СПД ввести номер

откорректированного документа, нажать кнопку

«Искать».

4.6.5.4 Выбрать двойным щелчком мыши найденный документ, он

появится в поле «Вложение» в карточке резолюции.

4.6.5.5 В поле «Резолюция» ввести ответ руководителю с

указанием номера прикрепленного документа в СПД.

4.6.5.6 Нажать «Сохранить», затем «ОК».

4.6.5 При получении ответа от руководителя появится окно

сообщения:

Рис. 7

4.6.6 Настоятельно рекомендуется сразу же открыть данный

документ, т.к. потом его будет сложно найти среди множества

прочих документов. Нажать «Да».

4.6.7 Откроется карточка документа. Ознакомиться с ответом

руководителя. При отрицательном ответе следует

откорректировать подготовленный документ в соответствии с

пожеланиями руководителя, либо отправить данный документ

исполнителю.

4.6.8 В случае положительного ответа необходимо отправить

документ в следующую инстанцию:

38

4.6.8.1 Для специалистов организационно-правового отдела:

зарегистрировать документ как исходящий и распечатать

(см. п. 4.3 - 4.4).

4.6.8.2 Для специалистов отдела развития информационного

общества управления ИТиР: передать документ Министру

от имени Богдаловой М.К.:

а) Открыть карточку документа в подсистеме «Кодекс:

Управление документами».

б) В поле «Исполнители» поставить курсор на строку

«Богдалова М.К.». Она подсветится синим цветом.

в) Нажать кнопку «Редактировать».

г) В открывшемся окне прикрепить из СПД подготовленный

документ (см п. 4.6.5.2 - 4.6.5.4)

д) В поле «Ответ» ввести ответ.

е) Нажать кнопку «Сохранить», «Выход» затем «ОК».

39

V. Регистрация исходящих документов, поступивших в электронном виде

5.1При получении от Министра подписанного документа открыть новую

карточку для регистрации в разделе «Исходящие документы»

подсистемы «Служебная корреспонденция».

5.2Внести в карточку необходимые реквизиты документа:

«Рег. №» - заполнить значением из справочника «Номенклатура дел»;

«Куда» - выбрать из справочника «Исполнители»/«Организации»

наименование того структурного подразделения, куда поступил

документ;

«Кому» - указать ФИО руководителя подразделения- получателя;

«Откуда» - выбрать из справочника «Исполнители»/«Организации»

наименование органов исполнительной власти/ сторонней

организации, откуда поступил документ;

«От кого» - ввести ФИО того, кто направил документ (руководителя

структурного подразделения или сторонней организации);

«Вид документа» - выбрать из справочника «Виды документов»;

«Содержание» - указать ключевые моменты текста: например,

название события или нормативно-правового акта, дату,

местонахождение, ФИО, и т.д., максимальный размер поля - 1000

символов;

Флажок в поле «Оригинал»;

Флажок в поле «Приложения»;

Заполнить поля «Кол-во листов: всего», «В т.ч. приложений».

5.3Сохранить карточку документа в базе данных «Служебная

корреспонденция» (кнопка «Сохранить»).

5.4Распечатать наклейку с универсальным штрих-кодом, регистрационным

номером документа и наименованием подразделения (кнопка «Печать

ШК»).

5.5Нанести на первую страницу поступившего документа наклейку с

универсальным штрих-кодом.

40

5.6Сканировать документ в функциональной подсистеме «Кодекс: Система

потокового сканирования» (п. 2.7)

5.6.1 Войти в подсистему «Кодекс: Потоковое сканирование»;

5.6.2 Подготовить документы для сканирования:

снять скрепки и другие прикрепленные предметы;

проверить, что на 1-ой странице документа есть наклейка со штрих-

кодом;

расправить и сложить документы в аккуратную пачку.

5.6.3 Поместить документы для сканирования во входной лоток лицевой

стороной вверх (первая страница со штрих-кодом должна быть

сверху).

5.6.4 Отрегулировать направляющие для бумаги так, чтобы выровнять

стопку по центру лотка.

5.6.5 Начать сканирование с помощью кнопки «Сканировать» или кнопки

«Двухстороннее», расположенной в главном окне программы

«Потоковое сканирование».

5.6.6 Программа сообщит об успешном завершении процессов

сканирования и распознавания текста документов.

Примечание: Распознавание текста, помещение электронной копии

документа в хранилище текстово-графической информации (ХТГИ) и привязка

его к карточке документа в виде вложения происходит автоматически.

5.7Проверить привязку электронной копии документа к карточке (вкладка

«Вложение»).

Примечание. Вариант со сканированием подписанного Министром

документа предложен на случай, если необходимо сохранить в базе образ

оригинального отправленного документа.

5.8Прикрепить электронный документ во вложение:

41

5.8.1 Найти в системе СПД электронный документ, который необходимо

отправить:

5.8.1.1 Открыть MS Word:

5.8.1.2 Выбрать пункт меню «Банк документов» - «Найти документ»;

5.8.1.3 Откроется окно поиска;

5.8.1.4 Ввести известные атрибуты документа (например, имя или

номер);

5.8.1.5 Нажать кнопку «Искать»;

5.8.1.6 Открыть найденный документ двойным щелчком мыши.

5.8.2 Сохранить его на локальном диске («Файл» - «Сохранить как…»).

5.8.3 Подписать сохраненный файл ЭЦП.

5.8.4 Прикрепить подписанный файл во вложение:

5.8.4.1 Перейти на вкладку «Вложение»;

5.8.4.2 Нажать кнопку «Добавить»;

5.8.4.3 Выбрать тип вложения «Файл»;

5.8.4.4 В поле «Имя файла» выбрать путь, по которому находится

подписанный ЭЦП файл;

5.8.4.5 Нажать кнопку «Сохранить». На вкладке «Вложение»

появится новая запись.

5.9Нажать кнопку «Сохранить».

Примечание: В случае, если электронная копия хранится в ХТГИ,

прикрепить копию к регистрационной карточке исходящего документа нужно

вручную (вкладка «Вложение» кнопка «Добавить», тип вложения «Файл» либо

«Ссылка на документ СПД»). В этом случае сканирование документа не

требуется.

VI. Дополнительные возможности

42

Сотрудникам организационно-правового отдела (Шляпкина Е.С.,

Солоницина Р.С.) и отдела развития информационного общества управления

ИТиР (Сурнина О.А., Морозова К.П.) АРМ «Управление документами»

предоставляет возможности, аналогичные возможностям их руководителей:

6.1 Возможность отслеживания движения документа по исполнителям.

Каждый руководитель может ознакомиться с перепиской исполнителей,

находящихся в его подчинении, включая отправленные вложения.

6.2 Возможность для руководителей отслеживания всех документов

подведомственных подразделений (в списке папок с документами присутствует

строка, содержащая наименование подведомственного подразделения, раскрыв

которую, можно просмотреть все документы сотрудников данного

подразделения).

43

КРАТКАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Действия министрапри работе с документами с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства «Кодекс: Документооборот»

в министерстве информационных технологий, связи и средств массовой информации Нижегородской области

г. Нижний Новгород

44

2011

I. Вход в систему

1.1 Запуск АРМ «Кодекс: Управление документами» осуществляется

двумя способами:

а) Дважды щелкнуть мышью по ярлыку , расположенному на

рабочем столе;

б) Выбрать в главном меню MS Windows пункт:

«Пуск» → «Программы» → «Kodeks» → «Sedd2» → «Управление

документами»

1.2 Появится окно «Вход в систему» для аутентификации пользователя:

1.3 Ввести имя пользователя (Фамилия и инициалы) и пароль, затем нажать

кнопку Ок.

1.4 Откроется главное окно системы «Управление документами»:

45

Рис. 1

Рабочая область в средней части окна (Рис. 1) состоит из двух частей:

в левой части – Панель задач для навигации по папкам;

в правой – Панель данных – отражение списка документов с их

атрибутами, соответствующее выбранной на панели управления

папке.

Вложения активного документа (на котором стоит курсор) отображаются

в области показа под списком или в крайней правой части экрана.

Списки документов распределяются по виртуальным папкам, в

заголовках которых указано количество содержащихся в них документов:

а) На рассмотрении - папка с документами, содержит документы

которые были расписаны на рассмотрителя;

б) Текущие документы – просмотренные, но не исполненные

документы:

На исполнении – документы, требующие исполнения или

резолюции

На контроле – документы, направленные для исполнения

другим пользователям;

46

в) Внутренние документы – корневая папка, содержит все внутренние

документы, доступные пользователю;

г) Архив – отработанные (исполненные документы).

II. Рассмотрение документов

2.1 Для открытия карточки дважды кликнуть мышью по нужному

документу.

2.1.1 Если документ относится к категории внутренних, откроется

окно с атрибутами (Рис. 2, б) и панель инструментов с

возможными действиями пользователя (Рис. 2, а). Если у

документа не один исполнитель, следует обратить внимание, что у

фамилии пользователя в строке движения документа стоит значок

– признак активности.

2.1.2 Если документ поступил из подсистем СЭДД («Служебная

корреспонденция», «Обращения граждан», «Контроль

исполнения»), он отразится в соответствующей виртуальной

папке в диркектории «На рассмотрении». В этом случае окно с

атрибутами имеет следующий внешний вид, представленный на

рис. 2, г.

47

А Б В

Г

Рис. 2

2.2 Ознакомиться с документом и резолюцией вышестоящего начальника

(в случае ее наличия).

2.2.1 Выделить документ в списке. В нижней части окна будет доступен

просмотр вложения отсканированного документа.

2.2.2 Открыть карточку документа. В ней можно ознакомиться с

резолюцией вышестояшего руководителя.

2.3 Принять решение о назначении ответственного (исполнителя) по

работе с документом:

а) лично;

б) с привлечением своих подчиненных.

48

2.4 Нажать кнопку . Откроется окно, в котором заносится

необходимая информация:

Рис. 3

2.5 Назначить исполнителей путем выбора их в карточке документа.

2.6 Установить срок исполнения документа.

2.7 Нанести резолюцию на документ (в поле «Резолюция»), либо выбрать

из шаблона резолюций в выпадающем списке, который может редактироваться

и дополняться администратором системы.

Примечание. Если в качестве исполнителей выступают иные органы власти или внешние организации, вместо них необходимо добавить сотрудника организационно-правового отдела, и в резолюции указать, кому направить данный документ в бумажном виде.

2.8 После внесения всех данных, нажать кнопку «Сохранить» и далее

кнопку «Выход».

2.9 Закрыть карточку документа.

49

2.10 Пометить документ как «просмотренный» (при выходе из карточки

документа, появляется соответствующий запрос):

Рис. 4

Примечание. В отдельных случаях возможен вариант рассмотрения

Министром документа непосредственно на бумажном носителе. В этом случае

рассмотренный документ с вынесенной министром резолюцией, содержащей

список исполнителей и контрольные сроки, возвращается в организационно-

правовой отдел, и внесение резолюции в регистрационную карточку документа

осуществляет сотрудник отдела.

III. Просмотр ответа от исполнителя

3.1 Для получения ответа нажать кнопку «Обновить».

3.2 При получении ответа появляется соответствующее оповещение:

50

Рис. 5

Примечание. При получении ответа настоятельно рекомендуется ответить

«Да» и продолжить работу с документом, т.к. в системе «Кодекс: Управление

документами» Министр имеет возможность отслеживать все документы

сотрудников министерства (см. п. 5). В случае ответа «Нет» на указанный выше

вопрос, документ-ответ будет достаточно проблематично найти среди

множества прочих документов.

3.3 Нажать кнопку «Да». Откроется карточка документа.

Рис. 6

51

3.4 Ознакомиться с результатами по данному документу. Чтобы

просмотреть приложенный документ:

3.4.1 В истории переписки найти запись со вложением (скрепка слева от

записи) и дважды щёлкнуть на эту запись:

Рис. 7

Примечание. Если в поле «Переписка» вложений несколько, чтобы

определить последнее из вложений, отсортируйте все записи по времени

добавления. Для этого щелкните левой клавишей мыши по столбцу «Время»

поля «Переписка». В правой части заголовка столбца появится треугольник,

сигнализирующий о сортировке по данному признаку. Если треугольник

направлен вверх, то сортировка по возрастанию, если вниз – то по убыванию.

Для изменения порядка сортировки нужно ещё раз щёлкнуть по заголовку

столбца.

3.4.2 Откроется окно «Отчет/ответ» (рис. 8). В нижней части этого окна

указано вложение. Необходимо дважды щелкнуть по нему левой

клавишей мыши.

52

Рис. 8

3.4.3 Откроется окно текстового редактора с содержанием вложения.

3.4.4 Выйти из текстового редактора и закрыть окно «Отчёт/ответ»

кнопкой «Закрыть». Снова откроется карточка резолюции.

3.5 В случае удовлетворения результатами работы, заполнить поле «Дата

исполнения», сохранить документ и закрыть карточку.

3.6 Пометить документ как «просмотренный» (при выходе из карточки

документа, появляется соответствующий запрос).

3.7 В случае неудовлетворения результатами работы, в поле «Ответ»

написать дополнительную резолюцию, в соответствии с которой исполнитель

дорабатывает документ.

3.8 После внесения всех данных, нажать кнопку «Сохранить» и далее

кнопку «Выход».

3.9 Закрыть карточку документа и пометить документ как

«просмотренный».

IV.Закрытие документа

4.1 Получить документ в папке «На рассмотрение» от исполнителя,

нажать кнопку «Обновить»

53

Рис. 9

4.2 Ввести резолюцию «Зарегистрировать как ответ, закрыть входящий»

и дополнением «распечатать». Указать исполнителя, документ которого

необходимо распечатать. Направить документ с признаком «без возврата»

специалисту организационно-правового отдела.

4.3 Подписать бумажный вариант документа.

Примечание. В подсистеме «Кодекс: Управление документами»

исполненный и закрытый документ переместится в архив после регистрации

ответа специалистом организационно-правового отдела в подсистеме «Кодекс:

Служебная Корреспонденция».

V. Дополнительные возможности

5.1 В программе предусмотрена возможность отслеживания движения

документа по исполнителя:

54

5.1.1 Открыть двойным щелчком мыши нужный документ, находящийся

в папке «На контроле». Появится карточка документа (рис. 10).

Рис. 10

В области «Исполнители» отражены все движения документа по

исполнителям. Нажав двойным щелчком мыши по любому из

исполнителей, откроется окно с содержанием резолюции данного

исполнителя на более нижний уровень (рис. 11). В данном окне

можно посмотреть переписку исполнителя с вышестоящим

руководителем, включая отправленные вложения.

5.1.2 Чтобы просмотреть приложенный документ, в истории переписки

нужно найти запись с вложением (скрепка слева от записи) и дважды

щёлкнуть на эту запись.

5.1.3 Откроется окно «Отчет/ответ» (рис. 8). В нижней части этого окна

указано вложение. Необходимо дважды щелкнуть по нему левой

клавишей мыши.

5.1.4 Откроется окно текстового редактора с содержанием вложения.

55

Рис. 11

5.2 В программе предусмотрена возможность отслеживания всех

документов подведомственного подразделения.

5.2.1 В левой части главного окна АРМ «Управление документов»

располагается список папок с документами (рис. 12).

Рис. 12

56

В данном списке есть строка с символом открытой книги, содержащий

наименование подведомственного подразделения:

Рис. 13

5.2.2 Щелкнуть по «+». Раскроется список всех отделов и сотрудников

Министерства:

Рис. 14

5.2.3 Установить курсор на интересующего исполнителя (его ФИО

подсветится синим цветом). В правой части окна появятся все его

документы, которые, в свою очередь, можно изучить, открыв

двойным щелчком мыши.

57

КРАТКАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Действия исполнителя и руководителя структурного подразделенияпри работе с документами с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства «Кодекс: Документооборот»

в министерстве информационных технологий, связи и средств массовой информации Нижегородской области

г. Нижний Новгород2011

58

I. Отправка ответа руководителю1.1 Запуск АРМ «Кодекс: Управление документами» осуществляется

двумя способами:

а) Дважды щелкнуть мышью по ярлыку , расположенному на

рабочем столе;

б) Выбрать в главном меню MS Windows пункт:

«Пуск» → «Программы» → «Kodeks» → «Sedd2» → «Управление

документами»

1.2 Появится окно «Вход в систему» для аутентификации пользователя:

Рис. 1

1.3 Ввести имя пользователя (Фамилия и инициалы) и пароль, затем нажать

кнопку Ок.

1.4 Откроется главное окно системы «Управление документами» (Рис. 2).

59

Рис. 2

В левой верхней части этого окна (Рис. 2) расположен список папок, в которых находятся документы.

1.5 Выделить левой кнопки мыши подпапку «Служебная корреспонденция» папки «На рассмотрении». В левой части экрана отобразятся все документы, находящиеся в этой папке.

1.6 Ознакомиться с вложением можно главном окне программы. Для этого выберите нужный документ в правой верхней части, поставьте на него курсор. В нижней части экрана отразится содержание вложенного документа. Чтобы открыть его в программе, в которой он был создан, нажмите на кнопку «Открыть документ», расположенную в правой части экрана рядом с наименованием текущего вложения:

1.7 После просмотра документа в текстовом редакторе «Microsoft Word» нажать «Закрыть» и выйти из текстового редактора.

Примечание. Если вложений несколько, следует выбрать нужное из раскрывающегося списка на указанной выше панели.

1.8 Чтобы ознакомится с резолюцией, нужно щёлкнуть на документе два раза левой кнопкой мыши, после чего появится окно (Рис. 3), в нижней части которого располагается резолюция руководителя.

60

Рис. 3

1.9 Чтобы подготовить ответ, на закладке «Карточка» в открытом документе (Рис. 3) в нижней части экрана в списке исполнителей выделить исполнителя (то есть вашу фамилию) левой кнопкой мыши и нажать кнопку «Редактировать» после чего появляется окно (Рис. 4).

61

Рис. 4

1.10 В средней части этого окна (Рис.4) в поле «Отчет/Ответ» написать ответ и нажать кнопки «Сохранить» и «Выход». Появится предыдущее окно (Рис. 3).

1.11 Нажать кнопку «ОК».

II. Отправка ответа руководителю с подготовкой документаЕсли в резолюции указано, что нужно подготовить исходящий документ,

выполнить следующие действия:2.1 Подготовка и сохранение документа СПД

2.1.1 Войти в текстовый редактор «Microsoft Word».2.1.2 Подготовить документ. 2.1.3 Выбрать пункт меню «Банк документов» и нажать «Сохранить».

Появится карточка документа (Рис.5).

Рис. 52.1.4 В поле «Наименование» вкладки «Атрибуты» написать название

документа, в поле «Примечание» - примечание, в поле «Папка» указать папку для вложения.

Примечание. По умолчанию система даёт права на модификацию созданного документа всем сотрудникам Министерства.

Если необходимо откорректировать права на данный документ некоторым пользователям, либо добавить права новым пользователям:

а) Выбрать вкладку «Права» (Рис. 6).

62

Рис. 6

б) В левой части экрана нажать кнопку «Добавить». в) Появится окно глобального классификатора (Рис. 7). г) В строке «Поиск» ввести ФИО сотрудника, который будет иметь доступ

к данному документу и нажать клавишу «Enter». д) Выбрать найденного сотрудника (проверить наименование должности

сотрудника, в случае отключенного фильтра) «галочкой» и нажать кнопку «ОК».

Рис. 7

63

е) Снова появится карточка документа (Рис. 6). В области «Имя» выбрать левой кнопкой мыши добавленного сотрудника, и в области «Права на документ» отметить «галочкой» нужные права:

«чтение» – только просмотр документа;

«модификация» - просмотр и изменение документа.

ж) Нажать кнопки «Сохранить» и «Закрыть» в нижней части экрана. В случае, если необходимо откорректировать права на документ:а) Поставить курсор на нужного пользователя, у которого нужно изменить

права.б) В правой части экрана убрать флажки у прав, которые нужно

отключить. в) Нажать кнопки «Сохранить» и «Закрыть» в нижней части экрана.2.1.5 Когда закроется окно свойств документа, в верхней строке окна

появится название и номер документа в системе СПД. 2.1.6 Запомнить номер документа для облегчения последующего поиска

документа в хранилище.

2.2 Прикрепление вложения и отправка ответа2.2.1 Перейти в подсистему «Кодекс: Управление Документами»2.2.2 Открыть документ, на который нужно сформировать ответ.2.2.3 На закладке «Карточка» (Рис. 3) в нижней части экрана в списке

исполнителей выделить исполнителя (то есть вашу фамилию) левой кнопкой мыши и нажать кнопку «Редактировать».

2.2.4 В открывшемся окне (Рис. 4) под полем «Отчет/Ответ» нажать значок «синей скрепки». Откроется окно «поиска документа» (Рис.8).

64

Рис. 8

2.2.5 В поле «Регистрационный №» ввести номер подготовленного документа и нажать кнопку «Искать».

2.2.6 По найденному документу, который отобразится в правой части экрана щёлкнуть два раза левой кнопкой мыши. Он добавится в карточку документа.

2.2.7 В средней части этого окна ответа в поле «Отчет/Ответ» ввести ответ руководителю.

В поле «Отчет/ответ», помимо ответа, рекомендуется ввести номер отправляемого документа, для того, чтобы вышестоящий руководитель также мог найти данный документ в хранилище:

65

2.2.8 Нажать кнопку «Сохранить» и потом кнопку «ОК». Документ автоматически отправлен руководителю.

III. Перенаправление документа конечному исполнителюЕсли конечным исполнителем является другое лицо, необходимо

перенаправить документ на другого исполнителя. Чтобы сделать перенаправление:

3.1 Войти в подсистему «Кодекс: Управление Документами»3.2 Найти и открыть документ, на который нужно сформировать ответ.3.3 На закладке «Карточка» в нижней части экрана в списке исполнителей

выделить исполнителя (то есть вашу фамилию) левой кнопкой мыши и нажать кнопку «Резолюция».

3.4 Появится окно (Рис. 9):

66

Рис. 9

3.5 В поле «Исполнитель» выбрать нужного исполнителя из открывшегося глобального классификатора.

3.6 В текстовом поле «Резолюция» следует либо выбрать типовую резолюцию из раскрывающегося списка (треугольник справа от поля), либо ввести свой текст.

3.7 В случае необходимости исправить срок исполнения (по умолчанию – месяц с даты передачи).

3.8 Нажать кнопку «Сохранить», «Выход», затем «ОК». Резолюция автоматически отправится исполнителю.

IV. Получение ответа от конечного исполнителя4.1 При получении ответа от исполнителя появится следующее сообщение:

Рис. 10

4.2 Нажать «Да». Откроется карточка документа. 4.3 Чтобы просмотреть приложенный документ, в истории переписки

нужно найти запись с вложением (скрепка слева от записи):

67

Рис. 11Примечание. Если в поле «Переписка» вложений несколько, чтобы

определить последнее из вложений, отсортируйте все записи по времени добавления. Для этого щелкните левой клавишей мыши по столбцу «Время» поля «Переписка». В правой части заголовка столбца появится треугольник, сигнализирующий о сортировке по данному признаку. Если треугольник направлен вверх, то сортировка по возрастанию, если вниз – то по убыванию. Для изменения порядка сортировки нужно ещё раз щёлкнуть по заголовку столбца.

4.4 Дважды щелкнуть на найденную запись.4.5 Откроется окно «Отчет/ответ» (рис. 12). В нижней части этого окна

указано вложение. 4.6 Дважды щелкнуть по нему левой клавишей мыши.

68

Рис. 12

4.7 Откроется окно текстового редактора с содержанием вложения.4.8 В случае удовлетворения результатом отправить ответ с вложением

вышестоящему руководителю.4.9 В случае неудовлетворения результатом отправить повторную

резолюцию конечному исполнителю (п. 3).

V. Перенаправление ответа вышестоящему руководителю5.1 Запомнить номер вложенного документа в хранилище, который

исполнитель указал в поле ответа. 5.2 Нажать левой кнопкой мыши закладку «Карточка» в окне (Рис. 3). 5.3 В нижней части экрана в списке исполнителей выделить исполнителя

(то есть вашу фамилию) левой кнопкой мыши и нажать кнопку «Редактировать».

5.4 В нижней части появившегося окна (Рис.4) под полем «Отчет/Ответ» нажать значок «синей скрепки».

5.5 Откроется окно «поиска документа» (Рис.8).В поле «Регистрационный №» ввести номер документа исполнителя и нажать кнопку «Искать».

5.6 По найденному документу, который отобразится в правой части экрана, щёлкнуть два раза левой кнопкой мыши. Он добавится в карточку документа.

5.7 В поле «Отчет/Ответ» написать ответ и номер отправляемого документа в хранилище.

5.8 Нажать кнопку «Сохранить», «Выход» и потом кнопку «ОК». Документ автоматически отправлен руководителю.

69