การเก็บรักษาข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในรูปแบบต่างๆ

มนุษยร์ูจ้กับนัทึกขอ้มูลตัง้แต่ยุคโบราณและพฒันาวิธีการบนัทึกข้อมูลมาตามล าดบัจนถึงปัจจบุนัดงัน้ี

การวาดภาพและขีดเขียนสญัลกัษณ์ลงบนผนังถ า้หรอืหนังสตัว์

การประดิษฐต์วัอกัษรและตวัเลขขึน้มาใช้แทนภาพวาดและสญัลกัษณ์ เช่นหลกัศิลาจารกึของไทย เป็นต้น

บนัทึกข้อมูลแต่ละประเภทลงในส่ือบนัทึกข้อมูลต่างชนิดกนั เช่น กล้องถ่ายรปูและฟิลม์บนัทึกเฉพาะภาพ ไมส่ามารถบนัทึกภาพ เสียง และข้อความรวมกนัไว้ได้

คิดค้นผลิตกระดาษจากพชื และพฒันามาเป็นการใช้หมึกและปากกาจดบนัทึกขอ้มูลลงในกระดาษ

บนัทึกข้อมูลภาพ ขอ้ความ และเสียง ลงในส่ือบนัทึกเดียวกนัได้อย่างรวดเรว็ และบนัทึกได้มากกว่า เช่น กล้องดิจิทลั คอมพิวเตอร ์แผน่บนัทึก ซีดีรอม ดีวีดี หน่วยความจ าแบบแฟลช เป็นต้น

ซีดีรอม คอมพิวเตอร์

กล้องดิจิทลั หน่วยความจ าแบบแฟรช

แผ่นบนัทกึ

ในอดีตเราต้องเกบ็ข้อมลูต่างๆ ไว้ในส่ือต่างชนิดกนั จึงท าให้ไม่สะดวกต่อการค้นหาหรือน ามาใช้งาน และมีวิธีการเกบ็ท่ียุ่งยาก ส้ินเปลืองพื้นท่ีในการเกบ็ แต่ปัจจบุนัมีการพฒันาส่ือต่างๆ ขึ้นมาให้สามารถเกบ็ข้อมูลหลายประเภทไว้ในส่ือชนิดเดียวกนัได้แล้ว ซ่ึงเรียกว่า มลัติมิเดีย (Multimedia) หรือส่ือประสม

ประเภทของข้อมูล ข้อมลูรอบๆ ตวัเรามีหลายประเภท ดงัน้ี

ตวัเลข ได้แก่ ตวัเลข 0-9 อายุ วนัท่ี ราคาสินค้า ส่วนสูง น ้าหนัก คะแนน

ตวัอกัษร ได้แก่ ตวัอกัษร ก-ฮ ตวัอกัษร A-Z ช่ือ-นามสกลุ ทะเบียนรถยนต์ ช่ือจงัหวดั ช่ือสินค้า

บ้านเลขท่ี ช่ือวิชา

ข้อความ ได้แก่ ข่าวในหนังสือพิมพ ์ค าอธิบายส่ิงต่างๆ จดหมาย บทความในนิตยสาร

ภาพน่ิง ได้แก่ แผนภมิู แผนผงั ตาราง แผนท่ี ภาพถ่าย ภาพวาด

ภาพเคล่ือนไหว ได้แก่ ภาพท่ีเหน็ในวีดิทศัน์ ภาพท่ีเหน็จากโทรทศัน์ ภาพท่ีเห็นในซีดีรอม ดีวีดี

เสียง ได้แก่ เสียงสตัวร์้อง เสียงนกหวีด เสียงเพลง เสียงคนพูด เสียงฝนตก ฟ้าร้อง เสียงรถไฟ

รถยนต์

รูปแบบที่ใช้เก็บรักษาข้อมูลข้อมลูทุกประเภทท่ีรวบรวมมาได้ ควรเกบ็บนัทึกในส่ือต่างๆ เพ่ือไม่ให้

สญูหาย สะดวกต่อการค้นหา และน ามาใช้ประโยชน์ได้ในภายหลงั โดยการเกบ็ข้อมลูท าได้หลายรปูแบบ ดงัน้ี

1. ส าเนาถาวร ได้แก่1.1 เอกสาร เป็นกระดาษมีเส้นหรือไม่มีเส้น นิยมใช้เกบ็ข้อมลูประเภทตวัเลข

ตวัอกัษรหรือข้อความ โดยการจดบนัทึกลงบนกระดาษด้วยมือหรือพิมพ์ข้อความด้วยเคร่ืองพิมพดี์ดหรือคอมพิวเตอรล์งบนกระดาษ เม่ือเอกสารจ านวนมากให้ใช้เคร่ืองเจาะรกูระดาษแล้วเกบ็รวบรวมไว้ในแฟ้มท่ีมีห่วงหรือมีท่ีหนีบ เพ่ือช่วยยืดเอกสารไม่ให้สญูหาย ใช้จดัเกบ็ข้อมลูแยกเป็นหมวดหมู่ได้ เช่น ข้อมลูคะแนนสอนของนักเรียนแต่ละวิชาแยกคนละแฟ้ม เรียงตามปีการศึกษา เป็นต้น

1.2 แฟ้มสะสมงาน (Portfolio)

คือ การเกบ็รวบรวมผลงานของนักเรียนเอง หรือได้รบัค าแนะน าจากคร ูมาสะสมไว้อย่างเป็นระบบ ซ่ึงครแูละนักเรียนมีส่วนร่วมในการสร้างและประเมินแฟ้มสะสมงานด้วยกนั โดยสามารถเกบ็ช้ินงานของนักเรียนได้ตลอดปีการศึกษาในแฟ้มปกแขง็ท่ีมีซองพลาสติกใสท่ีสามารถสอดใส่ผลงานแล้วมองเหน็ช้ินงานได้ชดัเจน เรียงตามล าดบัช้ินงานท่ีท าก่อน-หลงั มีค าน า และสารบญั

2. ส่ือบนัทึกข้อมลู ได้แก่

2.1 แถบบนัทึกเสียงหรือเทปคลาสเซส็ มีลกัษณะเป็นตลบัพลาสติกรปูทรงส่ีเหล่ียมแบนๆ ภายในมีม้วนแถบ

แม่เหลก็สีด าบางๆ ม้วนอยู่ ใช้กบัเคร่ืองบนัทึกเสียง สามารถเกบ็ข้อมลูประเภทเสียงเพ่ือน ามาเผยแพร่ให้บคุคลอ่ืนได้ฟัง เช่น เสียงเพลง เสียงนักร้อง เสียงเครื่องดนตรี เสียงบทสนทนาภาษาองักฤษ เป็นต้น

2.2 แผน่บนัทึก (Floppy Disk A)มีลกัษณะเป็นแผน่พลาสติกส่ีเหล่ียมมีแถบแม่เหลก็กลมๆ สีด าบางๆ

อยู่ภายใน ใช้เกบ็ข้อมูลประเภทตวัเลข ตวัอกัษร หรอืภาพ รว่มกบัเครือ่งขบัจานแถบแม่เหลก็ในคอมพิวเตอรเ์กบ็ข้อมูลได้น้อยเพียง 1.44 MB แต่มีขนาดเลก็ น ้าหนักเบา พกพาได้สะดวก

2.3 แผ่นซีดีรอม (CD-ROM)

ท ามาจากพลาสตกิเคลือบด้วยอลูมิเนียม มีลักษณะเป็นแผ่นกลมๆ มีรูตรงกลาง ใช้บนัทึกข้อมูลด้วยล าแสงเลเซอร์ร่วมกบัเคร่ืองขับดีสก์ เก็บข้อมูลได้มากกว่าแผ่นบันทึก โดย 1 แผ่น จะเก็บข้อมูลได้ 700 MB ใช้เก็บบนัทึกข้อมูลประเภทภาพ เสียง และข้อความรวมกนัได้ทัง้หมด

2.4 หน่วยความจ าแบบแฟลช เช่น แฮนดีไดรฟ์ เมมโมรีสต๊ิก ยูเอสบี แฟลสไดรฟ์ เป็นอปุกรณ์บนัทึก

ข้อมูลขนาดเลก็ น ้าหนักเบา พกพาได้สะดวก สามารถลบและเกบ็บนัทึกข้อมูลได้เหมือนแผน่บนัทึก แต่มีความจมุากกว่า นิยมใช้บนัทึกข้อมูลประเภทภาพ เสียง และขอ้ความต่างๆ โดยเสียบเขา้ท่ีช่อง USB (Universal Serial BUS) ท่ีเครือ่งซีพียูและดึงออกเมื่อเลิกใช้งาน

ประโยชน์ของการเกบ็ข้อมูลอย่างเหมาะสม

การเกบ็รกัษาข้อมลูอย่างเหมาะสมมีประโยชน์ดงัน้ี

1. ข้อมูลไม่สญูหาย

2. ค้นหาข้อมลูได้ง่ายและสะดวกรวดเรว็

3. สามารถน ากลบัมาใช้ประโยชน์ได้ในภายหลงั