повышаем производительность Руководителя проекта
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
© 2013 PM Expert
PM Expert company is a Project Management Institute (PMI®) Registered Global Education Provider (R.E.P number is 1601).
PM Expert company is committed to enhancing the ongoing professional development of PMI® Members, PMI-certified Project
Management Professionals (PMP®), and other project management stakeholders through appropriate project management
learning activities and products.
Повышаем производительность
руководителя проекта
Как руководителю проекта с первого
раза получать нужный результат
Андрей Майстренко, РМЕ
Руководитель проектов [email protected]
2 © 2013 PM Expert
Введение
ЧТО ДЕЛАТЬ?
КАК ДЕЛАТЬ?
КАК ИМЕННО ЭТО
СДЕЛАТЬ? КАК
СДЕЛАТЬ ЭТО
ЭФФЕКТИВНЕЕ?
PMI PMBOK®
PMI PMBOK® (частично)
ПРАКТИКА
Услуги PM Expert – предоставление сервисов в управлении проектами
3 © 2013 PM Expert
Инициация проекта,
Управление персоналом
Залог успеха: знания и потенциал РП должны быть больше,
чем требуется для реализации проекта
Новая услуга – построение 4-6D моделей для строительных проектов
4 © 2013 PM Expert
Инициация проекта,
Управление интеграцией
Зафиксируйте критерии
успешности проекта,
и вы потратите меньше сил
на доказательство его
успешности.
Устав – это страховой полис Руководителя проекта
5 © 2013 PM Expert
Инициация проекта,
Управление коммуникациями
Реестр участников проекта или Реестр заинтересованных
сторон – занесите туда все заинтересованные стороны,
даже те, которые на первый взгляд не могут существенно
влиять на проект
PM Expert представляет PM Focus – приложение для мониторинга и контроля проектов
6 © 2013 PM Expert
Все группы процессов,
Управление коммуникациями
Используйте удобную структуру архива –
по областям знаний
Услуги PM Expert – предоставление сервисов в управлении проектами
7 © 2013 PM Expert
Исполнение проекта,
Управление коммуникациями
Используйте шаблоны документов
Устав,
Описание содержания,
Реестр рисков,
Запрос на изменение,
Отчет о статусе проекта,
и т. д.
Новая услуга – построение 4-6D моделей для строительных проектов
8 © 2013 PM Expert
Исполнение проекта,
Управление коммуникациями
Пишите короткие электронные сообщения, на 1 экран
Outlook, не более.
Если информации больше, то лучше говорите
Новый дистанционный курс «Управление проектом на основе ГОСТ Р 54869-2011»
9 © 2013 PM Expert
Исполнение проекта,
Управление коммуникациями
Будьте готовы к кризису доверия и запасите
обнадеживающие перспективы
Примерно в третьей четверти жизненного цикла проекта наступает
кризис доверия (Заказчик и/или Спонсор начинает сильно сомневаться
в том, что РП доведет проекта до конца).
Стадии проекта
S-кривая (Нарастающий итог стоимости)
Время
Начальная Финальная
Кризис доверия
PM Expert представляет PM Focus – приложение для мониторинга и контроля проектов
10 © 2013 PM Expert
Исполнение проекта,
Управление коммуникациями
Полезно проводить открытые презентации
по статусу проекта
11 © 2013 PM Expert
Исполнение проекта,
Управление коммуникациями
ЖКП (журнал контроля поручений) – регулярно
используйте и рассылайте каждое утро
Новый дистанционный курс «Управление проектом на основе ГОСТ Р 54869-2011»
12 © 2013 PM Expert
Исполнение проекта,
Управление коммуникациями
В зависимости от ситуации
можно на совещании сразу
вписывать поручения
в ЖКП, минуя протокол
Новая услуга – построение 4-6D моделей для строительных проектов
13 © 2013 PM Expert
Исполнение проекта,
Управление персоналом
Давайте роли членам команды УП в соответствии с их
способностями (теория Раймонда Меридита Белбина,
соционика)
И вы всегда будете получать от них:
Качественную и эффективную работу;
Признание и благодарность;
Готовность сделать немного больше лично для вас;
PM Expert представляет PM Focus – приложение для мониторинга и контроля проектов
14 © 2013 PM Expert
Исполнение проекта,
Управление персоналом
Команда асов – катастрофа для проекта
Услуги PM Expert – предоставление сервисов в управлении проектами
15 © 2013 PM Expert
Исполнение проекта,
Управление коммуникациями
РП всегда должен быть на проекте, у заказчика
Заказчик покупает не только результат проекта, но и ощущение
уверенности в этом результате. РП на проекте – залог такой
уверенности.
PM Expert представляет PM Focus – приложение для мониторинга и контроля проектов
16 © 2013 PM Expert
Исполнение проекта,
Управление коммуникациями
Уходите в отпуск, когда уходит в отпуск заказчик
Это позволит не оставить
заказчика один на один
с проблемами проекта
Новая услуга – построение 4-6D моделей для строительных проектов
17 © 2013 PM Expert
Исполнение проекта, Управление
коммуникациями, Управление персоналом
Если отпуск ваш и заказчика все-таки не совпадает,
готовьте себе замену заранее
И готовьте заказчика к этой замене
Новый дистанционный курс «Управление проектом на основе ГОСТ Р 54869-2011»
18 © 2013 PM Expert
Исполнение проекта,
Управление коммуникациями
Посвящайте вашего заместителя/помощника/администратора/
в дела, ставьте в копию при переписке – в дальнейшем
не придется объяснять и вводить в курс дела
Услуги PM Expert – предоставление сервисов в управлении проектами
19 © 2013 PM Expert
Исполнение проекта,
Управление коммуникациями
UNSTATED
UNEXPECTED
UNSTATED
EXPECTED
STATED
EXPECTED
SC
OP
E
REQUIREMENTS
RELATIONSHIP
Устанавливайте неформальные отношения
с заказчиком или «all we need is love»
Новая услуга – построение 4-6D моделей для строительных проектов
20 © 2013 PM Expert
Исполнение проекта,
Управление коммуникациями
Не говорите с заказчиком только о проблемах.
Когда говорите о них, предлагайте пути решения
Новый дистанционный курс «Управление проектом на основе ГОСТ Р 54869-2011»
21 © 2013 PM Expert
Исполнение проекта,
Управление интеграцией
До эскалации проблемы
сначала постарайтесь
устранить ее причину
самостоятельно
PM Expert представляет PM Focus – приложение для мониторинга и контроля проектов
22 © 2013 PM Expert
Исполнение проекта,
Управление интеграцией
Если нужно согласовать изменения в проекте
со спонсором или заказчиком, лучший способ –
опереться на бизнес-цели проекта
Услуги PM Expert – предоставление сервисов в управлении проектами
23 © 2013 PM Expert
Инициация проекта,
Управление интеграцией
Разрабатывайте
оргструктуру проекта
Новый дистанционный курс «Управление проектом на основе ГОСТ Р 54869-2011»
24 © 2013 PM Expert
Инициация проекта,
Управление персоналом
У каждого руководителя должно быть
не более 7-8 подчиненных
Новая услуга – построение 4-6D моделей для строительных проектов
25 © 2013 PM Expert
Исполнение проекта,
Управление коммуникациями
Количество участников совещания – не больше 8
PM Expert представляет PM Focus – приложение для мониторинга и контроля проектов
26 © 2013 PM Expert
Исполнение проекта,
Управление коммуникациями
факт норма отклонение
причина отклонения корректирующие меры.
На совещании по статусу РП:
докладывает о выполненных и не выполненных работах
(сроки и стоимость)
фиксирует отклонения и их причины
дает оценку качества результатов.
иногда – озвучивает корректирующие меры и делает прогноз
Совещание по статусу – не место для дискуссий!
Частота – 1 раз в неделю, длительность – 1 час
Услуги PM Expert – предоставление сервисов в управлении проектами
27 © 2013 PM Expert
Исполнение проекта,
Управление коммуникациями
Если нет времени на отчет о статусе для совещания –
готовьте его прямо в системе календарно-сетевого
планирования
Новая услуга – построение 4-6D моделей для строительных проектов
28 © 2013 PM Expert
Исполнение проекта,
Управление содержанием
Избегайте излишней детализации план графика
Используйте правило 8/80 – работы должны иметь
длительность от 8 до 80 часов.
PM Expert представляет PM Focus – приложение для мониторинга и контроля проектов
29 © 2013 PM Expert
Планирование проекта,
Управление сроками
Закладывайте в план-гарфик сроки на согласование
документов
Услуги PM Expert – предоставление сервисов в управлении проектами
30 © 2013 PM Expert
Исполнение проекта,
Управление коммуникациями
Инструмент, позволяющий держать процесс согласования
под контролем – Реестр замечаний
Новая услуга – построение 4-6D моделей для строительных проектов
31 © 2013 PM Expert
Планирование проекта,
Управление поставками
Согласуйте кандидатуры поставщиков-участников тендера
со Спонсором заранее: избежите «сюрпризов»
Новый дистанционный курс «Управление проектом на основе ГОСТ Р 54869-2011»
32 © 2013 PM Expert
Завершение проекта,
Управление интеграцией
Обрабатывайте
извлеченные уроки:
удаляйте несущественное
или сомнительное,
группируйте
важное и повторяемое –
иначе пользоваться
извлеченными уроками
будет неудобно
PM Expert представляет PM Focus – приложение для мониторинга и контроля проектов
33 © 2013 PM Expert
Исполнение проекта,
Управление стоимостью
Если индекс выполнения бюджета (CPI)* по прошествии 20%
проекта зафиксирован как Х, то с большой долей вероятности он
такой и будет до окончания проекта, если не предпринять
специальных мер
t i m e
c o s t
CPI
20%
Услуги PM Expert – предоставление сервисов в управлении проектами
* Cost Performance Index - Practice
Standard for Earned Value Management
(PMI)
34 © 2013 PM Expert
Исполнение проекта,
Управление стоимостью
Если индекс выполнения бюджета (CPI)* по прошествии 85%
проекта зафиксирован как Х, то с большой долей вероятности
изменить его каким-либо способом не удастся
t i m e
c o s t
CPI
85%
Новый дистанционный курс «Управление проектом на основе ГОСТ Р 54869-2011»
* Cost Performance Index - Practice
Standard for Earned Value Management
(PMI)
35 © 2013 PM Expert
Для двухсторонних договоров и писем (что-кто-кому-детали-дата):
пример «Дог Агро-ПМЭ Аутсорсинг 2011 06 20»
Для прочих документов (что-детали-дата):
пример «Устав МПП Агро 2011 06 20»,
а также:
Сокращайте слова и названия;
Не используйте точки и запятые;
Избегайте названий на латинице.
Все группы процессов,
Управление коммуникациями
Используйте удобную и простую систему
наименования файлов
36 © 2013 PM Expert
Все группы процессов,
Управление коммуникациями
Такая система
наименования
обеспечивает
автоматическую
сортировку файлов
по дате, автору,
версии
37 © 2013 PM Expert
Исполнение проекта,
Управление коммуникациями
Создавайте папку «Архив» в рабочих папках,
где происходит частое обновление документов – это
поможет поддерживать порядок в рабочих папках
38 © 2013 PM Expert
Исполнение проекта,
Управление коммуникациями
Используйте MindMap во время мозгового штурма –
генерация идей проходит эффективней
значительно улучшает визуализацию,
несложное управление,
больше времени для идей – меньше для визуализации.
39 © 2013 PM Expert
Исполнение проекта,
Управление коммуникациями
Старайтесь отмечать в Outlook все встречи,
даже которые состоялись в прошлом.
Кратко пишите, какие решения были приняты
40 © 2013 PM Expert
Планирование проекта,
Управление сроками
Не забывайте учитывать каникулы и новогодние
праздники при планировании поставок
и согласовании документов
41 © 2013 PM Expert
Мониторинг и контроль проекта,
Управление качеством
Используйте чек-листы при проверке качества работ –
чтобы ничего не забыть
42 © 2013 PM Expert
Исполнение проекта,
Управление интеграцией
Сделать 90% работы – относительно легко.
Сделать 100% – трудно. Искусство РП – найти точку
оптимума в интервале (90;100)%
Точку оптимума поможет
определить расстановка
приоритетов Заказчиком:
если приоритет – качество,
то придется достигать 100%
выполнения каждой работы.
Тогда нужно предусмотреть
резерв по срокам и ресурсам
для достижения этих 100%.
43 © 2013 PM Expert
Исполнение проекта,
Управление содержанием
В ИСР должны быть включены основные роботы по УП:
планирование, плановые совещания, поставки,
обеспечение и контроль качества,
приемка результатов и т. д.
44 © 2013 PM Expert
Исполнение проекта,
Управление сроками
Ставьте веху в конце пакета работ
Названия вех должны быть
сформулированы в утвердительной
форме и отражать не процесс,
а результат.
45 © 2013 PM Expert
Исполнение проекта,
Управление сроками
Сжатие расписания (план-графика) нужно проводить
путем назначения дополнительных ресурсов на самую
дешевую работу
= $
46 © 2013 PM Expert
Выводы
Интеграция
Содержание
Сроки
Стоимость
Качество
Персонал
Коммуникации
Риски
Поставки
50% ПРИЕМОВ ЛЕЖИТ В ОБЛАСТИ КОММУНИКАЦИЙ
Первые «топ 3» – Коммуникации, Персонал и Интеграция – области
знаний, зависящие от SOFT SKILLS (не технические области знаний)
Новая услуга – построение 4-6D моделей для строительных проектов
47 © 2013 PM Expert
1. А. Н. Павлов, Управление проектами
на основе стандарта PMI PMBOK, Издательство «БИНОМ.
Лаборатория знаний, Москва, 2011, ISBN 978-5-9963-
0296-3
2. А. Н. Павлов, Шаблоны документов
для управления проектами, Издательство «БИНОМ.
Лаборатория знаний, Москва, 2011, ISBN 978-5-9963-
0297-0
3. В. Н. Михеев, Живой менеджмент проектов, Издательство
«Эксмо», Москва, 2007, ISBN 978-5-699-20176-1
ИСПОЛЬЗОВАННАЯ ЛИТЕРАТУРА
Услуги PM Expert – предоставление сервисов в управлении проектами
48 © 2013 PM Expert
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Над презентацией работали:
1. Андрей Майстренко (PM Expert).
2. Дмитрий Маев (PM Expert).
3. Екатерина Новикова (PM Expert).
4. Татьяна Плотникова (PM Expert).
Благодарность:
1. Александру Шаврину (PM Expert).
2. Андрею Чулкову (PM Expert).
3. Михаилу Зорину (PM Expert).
4. Веронике Семиной (PM Expert).
5. Paul Lombard (PM College).
6. Сергею Левицкому (PM Expert).
7. Анне Пигаловой (PM Expert).
49 © 2013 PM Expert
Эксклюзивные мероприятия:
Идентификация заинтересованных
сторон, планирование работы с
ними, управление их ожиданиями и
вовлеченностью в проект.
Методы и технологии работы со
стейкхолдерами проектов.
Авторский мастер-класс Александра Кутузова, РМЕ
«Управление стейкхолдерами проекта»
21-23 ноября 2013 г., Мюнхен
Уникальная методика качественных оценок и
анализа лояльности стейкхолдеров проекта,
разработанная на основе многолетнего опыта
компании PM Expert.
50 © 2013 PM Expert
Акция «Летняя рыбалка – поймай свою скидку!»
Специальные предложения PM Expert:
Зайдите на сайт PM Expert
Найдите баннер «Поймай свою скидку!»
Кликните по баннеру и заполните
регистрационную форму
Получите купон на скидку:
5%, 10%, 15% или 25%
на курсы по управлению проектами!
Число купонов ограничено!
Акция продлится с 3 июня по 30 августа
© 2013 PM Expert
PM Expert company is a Project Management Institute (PMI®) Registered Global Education Provider (R.E.P number is 1601).
PM Expert company is committed to enhancing the ongoing professional development of PMI® Members, PMI-certified Project
Management Professionals (PMP®), and other project management stakeholders through appropriate project management
learning activities and products.
[email protected] Андрей Майстренко, РМЕ
Руководитель проектов