Краткий курс лекций по архивным технологиям

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Историко-архивный институт

Факультет архивного дела

Кафедра архивоведения и археографии

Я иду на занятия

по автоматизированным архивным технологиям

Учебно- методический модуль для специальности N 02 08 00

Историко-архивоведение

Москва 2004

Я иду на занятия по автоматизированным архивным технологиям

Учебно-методический модуль

Автор:

канд. ист. наук, доцент Л.П.Афанасьева

Кафедра архивоведения и археографии

Утвержден

Протокол заседания кафедры

№ 8 от 27 июня 2004 г.

© Российский государственный гуманитарный университет 2004

Содержание

Предисловие.............................................................................................................4

ПРОГРАММА КУРСА...........................................................................................9

КРАТКИЙ КУРС ЛЕКЦИЙ.................................................................................70

Лекция 1. История механизации и автоматизации архивного дела: итоги и

уроки....................................................................................................................70

Лекция 2. Организация информатизации архивного дела.........................154

Лекция 3. Современные автоматизированные архивные технологии.......236

ТЕМАТИЧЕСКИЕ ПЛАНЫ ЛЕКЦИЙ И ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ.....354

Тематический план для дневного отделения.................................................354

Тематический план для вечернего отделения................................................356

Тематический план для заочного отделения.................................................358

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ПРАКТИЧЕСКИХ

ЗАНЯТИЙ............................................................................................................360

МАТЕРИАЛЫ ТЕКУЩЕГО И ИТОГОВОГО КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ

СТУДЕНТОВ.......................................................................................................410

Система текущего и итогового контроля знаний студентов по курсу для

студентов 4 курса д/о и в/о ФАД....................................................................410

Методические указания по межсессионной аттестации студентов.............412

РАБОЧАЯ ТЕТРАДЬ СТУДЕНТА...................................................................430

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ПО КУРСУ......................................................472

СПИСОК ПРИМЕРНЫХ ТЕМ ПИСЬМЕННЫХ РАБОТ...............................475

Примерные темы рефератов, курсовых работ...............................................475

Примерные темы дипломных работ...............................................................478

СПИСОК СОВРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И

МУЛЬТИМЕДИЙНЫХ ПРОДУКТОВ ПО КУРСУ........................................479

Иллюстрации.......................................................................................................485

3

Мир теряет свою память в электронный век.

Т.Кук (Национальный архив Канады)

Предисловие

Уважаемые коллеги, будущие историки-архивисты и документоведы!

В учебном плане помимо традиционных для вашей гуманитарной

специальности дисциплин (истории, документоведения, архивоведения) Вы

обнаружили ряд технических предметов. Например, информатику,

математику, и – автоматизированные архивные технологии. Возможно,

многие из Вас почувствовали при этом неприятное удивление. Данный

учебно-методический модуль призван не только помочь Вам преодолеть

определенный психологический дискомфорт, но и осознать значимость и

увлекательность изучения информационных технологий.

Концепция информационного общества, в которое, по мнению

социологов, вступило человечество в XXI веке, предполагает возрастание на

современном этапе роли институтов, осуществляющих хранение и поиск

информации, в частности, архивов. Глобальная информатизация всех сфер

жизни ставит перед архивистами важные задачи внедрения современных

систем информационного поиска. Иначе существует опасность, что

потребитель информации, привыкший к поисковым машинам интернета и

базам данных, откажется от обращения к архивным документам из-за

трудностей эвристического характера.

Информатизация архивов, в свою очередь, приводит к изменениям в

теории практике архивного дела. Автоматизированные архивные

технологии нашли отражение в «Основных правилах работы

государственных архивов» и «Основных правилах работы архивов

организаций» (2002).

В ходе реализации федеральной целевой программы «Электронная

Россия» (2002-2010 гг.) планируется уже в недалеком будущем перейти к

4

безбумажному документообороту, что делает чрезвычайно важной

проблему сохранения электронных документов для потомков. Электронный

документооборот порождает множество проблем – технических,

правовых, научных, психологических. Мировой опыт свидетельствует о

том, что в ходе технологических революций зачастую происходит гибель

массивов документов, созданных с помощью устаревших технологий. Это

приводит архивистов к печальному заключению, вынесенному в эпиграф

нашего модуля. Именно Вашему поколению архивистов предстоит решить

проблему постоянного хранения электронных (машиночитаемых)

документов.

Мы надеемся, что Вы поймете, какую значимую роль играет

архивист во внедрении автоматизированной архивной технологии – не

только как квалифицированный пользователь, но и как постановщик задачи

и эксперт готовых программных продуктов.

Модуль предназначен для изучения специальной дисциплины

«Автоматизированные архивные технологии» студентами специальности

02 08 «Историко-архивоведение», без специализации (факультет архивного

дела), а также на специализациях: «История, культура и политика

Швеции»; «История, культура и архивы франкоязычной Америки:

цивилизация Квебека» (факультет архивного дела); «Аудиовизуальные,

научно-технические и экономические архивы» (факультет технотронных

архивов и документов). Данная методическая разработка может

использоваться при изучении дисциплин «История и организация

делопроизводства», «Документационное обеспечение управления», где

уделяется большое внимание аспектам компьютеризации делопроизводства.

Модуль может использоваться и при подготовке специалистов среднего

профессионального образования - специальности 06.11 "Делопроизводство и

архивоведение" (ФПППК «Архивная школа»).

Мы надеемся также, что данный модуль может помочь

предподавателям высших и специальных учебных заведений, ведущих

5

подготовку специалистов по специальностям «Историко-архивоведение»,

«Делопроизводство и архивоведение» в организации учебного материала.

Полный учебно-методический модуль по дисциплине

«Автоматизированные архивные технологии» разрабатывается и

публикуется впервые, хотя традиция изучения механизации и

автоматизации архивного дела в Историко-архивном институте восходит

к 1960-м гг.1 Тематические учебные пособия, разработанные по данной

проблематике в 1980-е гг., раскрывали отдельные аспекты автоматизации

архивного дела - архивоведение машиночитаемых документов2, создание

автоматизированных поисковых систем – АИПС3; автоматических

систем обработки изображений – АСОИЗ4. В настоящее время они в

значительной степени устарели, хотя теоретические основы экспертизы

ценности, классификации МЧД, изложенные в них, не утратили своей

актуальности. Обзорные работы О.А. Михайлова посвящены описанию

зарубежного опыта по перспективным направлениям информатизации

архивного дела (электронные архивы, интернет, оцифрование, экспертные

системы).5 В известном учебнике С.Л. Кузнецова рассматриваются

информационные технологии в документировании и делопроизводстве, а не в

архивном деле (за исключением проблемы создания электронного архива

организации).6

В учебном пособии для средних учебных заведений «Архивоведение»,

подготовленном коллективом авторов кафедры архивоведения и

археографии ИАИ РГГУ, акцент был сделан на внедрении информационных

технологий в работу архива организации.7 В данном модуле основное

внимание уделяется информатизации государственных архивов –

федеральных, областных, краевых, муниципальных и органов управления

архивным делом.

Модуль состоит из нескольких частей, организующих Вашу работу

над практической и теоретической частью курса. Рекомендуем начать

работу над курсом с программы, которая знакомит с предметом, целью и

6

задачами курса, основными его разделами. Программа содержит подробный

список источников и литературы по всем разделам, который будет Вам

необходим для подготовки к различным формам контроля знаний, и,

прежде всего, для написания контрольной (курсовой) работы. Общее

представление об этапах и современном состоянии информатизации

архивного дела Вы сможете почерпнуть из конспекта лекций, построенного

в соответствии с разделами программы. В тексте проблемных лекций

приведены задания для самостоятельной, более углубленной работы с

литературой. Иллюстрации к лекции приведены в конце модуля.

Подспорьем в самостоятельной работе должны стать для

студентов д/о и в/о – методические указания для межсессионной

аттестации, а для студентов з/о – рабочая тетрадь студента. В ходе

подготовки к коллоквиумам, контрольным работам, заполнения рабочей

тетради Вам придется работать с законодательством, научной и

методической литературой по курсу, сайтами архивных учреждений.

Прикладная часть (по понятным причинам) имеет особое значение

для нашего курса. Поэтому советуем обратить особое внимание на

методические указания для практических занятий. В ходе занятий Вы

должны освоить навыки работы с прикладными программами,

применяемыми в архивном деле, и попытаться сравнить на практике

программы, созданные различными разработчиками. Задания построены по

принципу моделирования реальной ситуации.

Список тем рефератов и курсовых, проблематика дипломных работ

ориентирована на изучение и критическое осмысление опыта архивных

учреждений, архивов организаций, электронных архивов в области

информатизации.

Наконец, специфика курса обуславливает необходимость списка

современных информационных технологий и мультимедийных продуктов.

Конечно, он может варьироваться с учетом тех программ, которые

применяются в архивах конкретного региона.

7

ПРОГРАММА КУРСА

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ АРХИВНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

для специальности N 02 08 00

Историко-архивоведение

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Программа специальной дисциплины "Автоматизированные архивные

технологии" предназначена для студентов по специальности 02.08.00

"Историко-архивоведение" 4 курса факультета архивного дела дневного,

вечернего и заочного отделений.

Необходимость изучения данной дисциплины в комплексе других

архивоведческих дисциплин связана с тем, что вследствие компьютерной

революции второй половины XX столетия все более активно происходит

интеграция информационных ресурсов архивов в мировое

киберпространство. Автоматизированные технологии прочно вошли в

практику работы органов управления архивным делом и повседневную

деятельность архивистов, о чем свидетельствует Концепция

информатизации архивного дела России (1996), предусматривающая

создание программного обеспечения по всем основным направлениям

работы архивов. Таким образом, подготовка в области исторической и

архивной информатики является важной частью профессионального

образования современного специалиста.

НОВИЗНА КУРСА заключается в том, что в его рамках архивное дело

впервые комплексно рассматривается как самостоятельная область

информатизации, а автоматизированные архивные технологии

рассматриваются как продолжение и органичная часть традиционных

архивных технологий. При этом учитывается, что на данном этапе

информатизация изменяет основы теории и методики архивного дела в

нашей стране. Например, раздел о научно-справочном аппарате в

Основных правилах работы государственных архивов (2002) написан с

учетом международного стандарта описания архивных документов

ISASD(G).

ПРЕДМЕТ КУРСА - изучение научных основ информатизации

архивного дела и технологий работы архивов с документами8,

предполагающих использование ЭВМ.

ЦЕЛЬ КУРСА - подготовка историка архивиста как

квалифицированного пользователя ПЭВМ, способного ставить задачи

перед разработчиками программ для отрасли, самостоятельно осуществлять

выбор программных продуктов, предлагаемых конкурирующими

разработчиками; изучение этапов истории и современного уровня

автоматизации архивного дела в нашей стране и за рубежом, перспектив

информатизации отрасли.

ЗАДАЧИ КУРСА:

- дать студентам знания об истории механизации и автоматизации

архивного дела в 1950-1980-х гг., основных достижениях и нерешенных

проблемах;

- сформировать представление о законодательных и нормативных

актах, методических разработках, программах (как федеральных, так и

региональных), в которых рассматриваются вопросы автоматизации

архивной отрасли;

- сформировать представление об организации внедрения

информационных технологий в архиве на уровне архива, региона, страны;

- изучить современный опыт архивов, центров документации, отделов

рукописей музеев и библиотек по применению автоматизированных

архивных технологий (ААТ) в описании, учете, создании НСА;

использовании, в том числе в издании архивных документов;

9

- дать представление о трудностях и нерешенных проблемах

компьютеризации архивного дела в нашей стране и за рубежом и

перспективах развития информатизации архивного дела.

«Автоматизированные архивные технологии» связана с целым рядом

других дисциплин учебного плана специальности «историко-

архивоведение» - прежде всего она изучает широкий круг

междисциплинарных проблем «Информатики» (1-2 семестре) и «Теории и

методики архивоведения» (5-7 семестр), а также археографии (7-8 семестр).

Данная программа составлена с учетом того, что фундаментальные знания

в области информационных технологий, а также традиционных архивных

технологий студентами уже получены в процессе изучения вышеназванных

дисциплин, а также курсов «История и организация делопроизводства»,

«Документационное обеспечение управления», где уделяется большое

внимание аспектам компьютеризации делопроизводства (3-4 семестр).

Логическим продолжением данного курса являются курсы

«Аудиовизуальные (электронные) архивы» и «Научно-технические архивы»

(9 семестр), в которых изучаются основы информатизации работы с

документами на нетрадиционных носителях. Наконец, дополнить свои

знания по курсу «Автоматизированные архивные технологии» студенты

могут, прослушав курсы по выбору в 9 семестре - «Сетевые технологии в

архивном деле и исторической науке», «Информационные технологии в

архивном деле», «Археография документов на нетрадиционных носителях».

В результате освоения курса студент должен знать:

- законодательные и нормативные акты; методические разработки и

основные положения отраслевых программ в области информатизации и

компьютеризации архивного дела, международные стандарты описания

архивных документов в информационных системах;

- теоретические основы информатизации архивного дела, идеи и

дискуссии в отечественной архивоведческой науке о проблемах

информатизации архивного дела;

10

- основные разновидности программного обеспечения, применяемого

для работы с текстами, таблицами данных, графическими образами в

архивном деле;

- достоинства и недостатки программных продуктов, созданных

конкурирующими разработчиками программ для архивной отрасли;

- основные автоматизированные технологии в области работы с

документами на традиционных носителях: учета, описания, использования

документов, издания документов, управления архивным делом,

информационного обеспечения отрасли, профессиональной подготовки

архивистов;

- перспективы и проблемы (технические, юридические, методические)

автоматизации отрасли;

- основные направления применения сетевых технологий в архивном

деле;

- основные проблемы комплектования архивов электронными

документами (документами на машинных носителях) и создания

электронных архивов.

Студент должен иметь представление:

о зарубежной историографии информатизации архивного дела за

рубежом;

о современном уровне развития архивного дела за рубежом.

Студент должен уметь:

- осуществить постановку задачи, разработать проект создания

автоматизированной информационно-поисковой системы, участвовать в

составлении технического задания;

- рассчитать экономические затраты на внедрение автоматизированной

информационной системы;

- осуществить выбор программных продуктов, способных наиболее

эффективно реализовать данный проект;

11

- выступить экспертом готовых программных продуктов и разработать

предложения по усовершенствованию данной АИПС;

- работать в качестве пользователя с прикладными программами и

базам и данных, применяемых в архивном деле.

Студент должен иметь навыки работы на персональном компьютере с

пакетом прикладных программ, в комплексе образующих

автоматизированное рабочее место (АРМ) историка-архивиста.

В ходе изучения дисциплины применяются методы самостоятельного

анализа студентами источников и литературы (основные теоретические

работы и нормативные документы обсуждаются на коллоквиумах), а также

имитации конкретных ситуаций по использованию в работе архива

определенного программного обеспечения на практических занятиях и во

время выполнения самостоятельного практического задания.

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ФОРМЫ ЗАНЯТИЙ – лекции и практические

занятия. Изучение ААТ включено в программу производственной практики

по теории и методике архивоведения.

ФОРМЫ ИТОГОВОГО КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ учащихся дневного

отделения: в седьмом семестре зачет; в восьмом семестре - экзамен,

вечернего отделения - экзамен, заочного отделения - зачет. Формы текущего

контроля знаний учащихся д/о - коллоквиумы, контрольные работы и

практические задания для самостоятельной работы.

СОДЕРЖАНИЕ КУРСА

I. ВВЕДЕНИЕ

1.1. Объективная потребность изучения архивистом современных

информационных технологий. Предмет, цель и задачи курса. Источники,

историография по проблеме механизации и автоматизации архивного дела.

Взаимосвязь дисциплины "Автоматизированные архивные технологии" с

12

информатикой, архивоведением, археографией, документоведением,

источниковедением, исторической информатикой.

1.2.Термины и понятия: информация, информационные потоки,

информационное обеспечение науки, информационные технологии,

автоматизированные архивные технологии. Механизация, автоматизация,

информатизация архивного дела. Значение информационных технологий в

деятельности архивов. Цели, направления, принципы информатизации

архивов.

Информационные свойства архивных документов. Закономерности

роста, старения и рассеяния документной и нформации.

Автоматизированные информационно-поисковые системы и их

классификация. Отраслевая система научно-технической информации в

области документоведения и архивного дела.

II. ИСТОРИЯ МЕХАНИЗАЦИИ И АВТОМАТИЗАЦИИ

АРХИВНОГО ДЕЛА

Этапы автоматизации архивного дела: эволюция технического и

программного обеспечения, носителей информации, сферы применения

информационных технологий в архивном деле.

2.1. Период к. XIX в. – 1940-х гг. Первые шаги механизации

делопроизводства и архивов: техническая основа и задачи.

Матричные носители информации (перфоленты, перфокарты,

кодексы). Особенности кодирования и индексации информации. История

появления перфокарт и их применения в делопроизводстве и науке.

Применение средств малой механизации (ручных перфокартотек, счетно-

перфорационных устройств). Накопление и хранение машиночитаемых

документов. Первые АИПС в архивном деле.

2.2. Период 1950-х - п.п. 1970-х гг.

13

Развитие технического обеспечения и носителей информации.

Машинные перфокарты. Электромеханические устройства и ЭВМ.

Совершенствование лингвистического обеспечения.

Автоматизированные системы управления (АСУ) и ведомственные

архивы. Создание общегосударственной системы сбора и обработки

информации для учета, планирования и управления в народном хозяйстве

(ОГАС), архивы отраслевых вычислительных центров и главных

вычислительных центров (ГВЦ). Влияние автоматизации в органах научно-

технической информации (НТИ) на архивное дело. Создание

Государственной автоматизированной системы НТИ (ГАСНТИ), сети

автоматизированных центров и распределенных автоматизированных банков

данных. Международный информационный обмен в рамках Международной

системы научной и технической информации (МСНТИ).

Механизация учета. Создание первых многоаспектных

информационно-поисковых систем (ИПС) - опыт государственного архива

Курской области, Центрального архива Министерства обороны, ЦГАНХ

СССР и др.

Влияние информатики в 1950-60-е гг. в нашей стране на развитие

архивного дела (работы Г.Г.Воробьева, А.И. Михайлова, А.И. Черного, Р.С.

Гиляревского, Л.Г. Хромченко, Л.И. Сесиной, К.Б. Гельмана-Виноградова).

Внедрение информационного подхода в архивоведение. Труды

В.Н.Автократова, К.Б.Гельмана-Виноградова, К.И.Рудельсон,

Р.Н.Ефименко и др. Влияние развиваюшейся в 1960-80-е гг. отечественной

клиометрии на информатизацию архивов (работы И.Д.Ковальченко, Ю.Л.

Бессмертного, В.А.Устинова, К.В.Хвостовой, Ю.Ю.Кахка, И.Л.Бородкина и

др.)

2.3. Период в.п. 1970- п.п. 1980-х гг.

Становление и развитие архивоведения машиночитаемых документов в

нашей стране. Труды К.Б. Гельмана-Виноградова, А.В. Мирошниченко, В.В.

Цаплина, И.И.Даниленко, А.Т.Черешни и др. Стандарты на

14

машиночистаемые документы (МЧД). Комплектование государственных

архивов МЧД: критерии экспертизы ценности. Разработки Центрального

архива народного хозяйства СССР (РГАЭ), Научно-исследовательского

центра технической документации СССР (НИЦ ТД - РНИЦ КД),

ВНИИДАД, Главархива.

Автоматизация государственных архивов. Дальнейшая эволюция

магнитных и оптических носителей информации. Техническое обеспечение

(электронно-перфорационные машины, ЭС ЭВМ, микро ЭВМ, персональные

компьютеры - ПЭВМ). Пакеты прикладных программ для архивного дела.

Информационно-поисковые тезаурусы. Межархивные автоматизированные

ИПС: «Победа Великой октябрьской революции и борьба за установление и

упрочение советской власти. 25 октября 1917- июнь 1918 г.», «История

памятников архитектуры и градостроительства Москвы, Ленинграда и

пригородов»; автоматизированная система научно-технической

документации (АСНТИ) на основе Центрального фондового каталога

(ЦФК) государственного архивного фонда СССР. Проблемы технического,

программного и лингвистического обеспечения, экспорта данных.

Применение автоматизированных систем обработки изображений

для реставрации документов (АСОИЗ): разработки НИЦ ТД (РГАНТД) в

области реставрации фото и фонодокументов (комплекс программ

«Реставрация», АФИП «Сохранность», БД «Хроникально-документальные

записи Центрального архива звукозаписи СССР» (ЦГАЗ-РГАФ).

2.4. Опыт автоматизации архивного дела за рубежом в 1940-1970-е гг.

Обсуждение проблем информатизации архивного дела на конгрессах МСА,

создание Комитета по автоматизации МСА. Информатизация в странах

США, Западной Европы, странах СЭВ. Создание АИПС, начало

применения компьютерных сетей, создание архивов машиночитаемых

данных. Архивоведение машиночитаемых документов за рубежом. Труды

Дж. Роудса, Дж. Тестона, Ч. Доллара, М.Керрола.

15

III. ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАТИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА НА

СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ.

3.1.Нормативная база автоматизации архивного дела.

Законы РФ «Об информации, информатизации и защите информации»,

«Об участии в международном информационном обмене», «О правовой

охране программ для ЭВМ и баз данных», «Об электронной цифровой

подписи».

Вопросы информатизации архивного дела в Федеральном законе «Об

архивном деле в Российской Федерации», Положении об архивном фонде

Российской Федерации, законах субъектов федерации и других нормативных

актах. Проблемы авторского права и доступа к базам данных, защиты

информации на нетрадиционных носителях, информационной безопасности.

Регламентация вопросов информатизации архивного дела в

постановлениях правительства РФ, субъектов федерации, приказах

Росархива и других нормативных актах.

Нормативно-методические разработки Росархива и архивных

учреждений. «Основные правила работы государственных архивов» и

«Основные правила работы архивов организаций» об информатизации

архивного дела.

3.2. Организация информатизации архивного дела в РФ. Концепция

информатизации архивного дела в России; отраслевая программа

информатизации архивного дела в России в 1997-2000 гг. Проблемы

источников финансирования.

Федеральные целевые программы. Подпрограмма «Развитие

архивного дела» федеральной целевой программы «Развитие и сохранение

культуры и искусства РФ» 1997-1999 гг. Подпрограмма «Архивы России»

федеральной целевой программы «Культура России» на 2001-2005 гг.

Федеральная целевая программа «Электронная Россия» на 2002 - 2010 гг.

(2002 г.) и архивы.

16

Перспективное и текущее планирование работы по информатизации

отрасли. Планы НИР. Роль Федерального архивного агентства и ВНИИДАД.

Центр информационных технологий Росархива. Деятельность Экспертной

комиссии по автоматизированным архивным технологиям Росархива.

Секция ЦС Российского общества историков и архивистов (РОИА)

«Электронные документы и архивы: проблемы и решения».

3.3. Организация информатизации архивного дела на уровне региона.

Региональные программы информатизации. Проблемы планирования и

финансирования. Роль органов управления архивным делом.

3.4. Организация информатизации на уровне архива. Планирование

работы по внедрению ААТ в архивах. Программы информатизации

отдельных федеральных, центральных республиканских и государственных

краевых, областных, муниципальных архивов. Структурные подразделения

архива, отвечающие за информатизацию. Организация внедрения

автоматизированных технологий в отделах рукописей библиотек и музеев.

Методические разработки по автоматизированным технологиям в

негосударственных исторических архивах (Центре документации «Народный

архив» (ЦДНА); историко-просветительском обществе «Мемориал», архиве-

музее А.Д. Сахарова и др.). Организация внедрения компьютерных

технологий в ведомственных и негосударственных архивах.

3.5. Этапы внедрения ААТ в архиве. Расчет экономических затрат на

разработку и внедрение автоматизированной технологии.

Диалог архивиста с разработчиком при создании баз данных (БД):

построение инфологической модели и даталогической модели БД. Выбор

типов обьектов, их атрибутов, идентифкаторов обьектов, определение типов

связей, выбор модели данных, структурирование данных, проектирование

отчетов. Постановка задачи и техническое задание. Договор с

разработчиком. Установка и адаптация программы. Проблема

конвертирования данных в новые версии программы. Обучение персонала.

17

3.6. «Стихийная» и централизованная информатизация архивов в 1990-

2000-е гг.

Складывание современного рынка программного обеспечения в

области архивного дела. Центры-разработчики программ для архивной

отрасли: РНИЦ КД в составе РГАНТД, Центр хранения и изучения

документальных коллекций (ЦХИДК, ныне в составе РГВА),

Информационный центр Московского городского объединения архивов

(ныне Главрахив г. Москвы), государственный архив Пермской области и

другие. Участие фирм - системных интеграторов - в разработке

программного обеспечения для архивов. Сотрудничество архивов с

научными учреждениями и вузами.

Проблема создания типового (общеотраслевого) программного

обеспечения. Функциональный подход (разработки ВНИИДАД) и

интегрированный подход (разработки Росархива).

3.7. Информатизация архивного дела за рубежом. Опыт США,

Франции и других стран. Вопросы комьютеризации архивного дела на

конгрессах Международного Совета архивов (МСА), работа комиссии МСА

по компьютерной технике. Международные проекты компьютеризации

архивных технологий - «Архив Коминтерна», «СВАГ».

IV. СОВРЕМЕННЫЕ АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ АРХИВНЫЕ

ТЕХНОЛОГИИ.

4.1. Микрокомпьютерная революция начала 1980-х («эра персональных

вычислений») и архивы. Характеристика технического и программного

обеспечения, применяемого в архивах во вт.пол.1980-1990-х гг. ПЭВМ.

Периферийные устройства. Локальные вычислительные сети (LAN) и

глобальные вычислительные сети (WAN). Проблема обеспечения архивов

современной электронно-вычислительной техникой.

Носители информации (магнитные, оптические, магнито-оптические).

Их информационная емкость, надежность, стоимость хранения.

18

Виды прикладных программ, применяемых в архивном деле

(электронные таблицы, текстовые редакторы и издательские системы, базы

данных, экспертые системы, гипертекстовые системы, графические

редакторы, программы оцифрования и оптического распознавания символов,

интегрированные пакеты и др.). Значение технологии БД в архивном деле.

Современные системы управления базами данных (СУБД). Основные СУБД,

применяемые в архивном деле (Clipper, FoxPro ("Ребус"), Clarion, FoxBase,

СВS ISIS, IRBIS, Q and A, Visual FoxPro, Ms. Access, Prof. Oracle и др.).

Особенности сетевого программного обеспечения. Базы данных файл-

серверной и клиент-серверной структуры. Требования, предъявляемые

программными продуктами к оборудованию.

4.2. Автоматизированные архивные технологии в комплектовании

государственной части АФ РФ.

Контроль архивов за делопроизводством и ведомственными архивами

в условиях компьютеризации процесса документирования и

документооборота. Переход к электронному документообороту: проблема

унификации технологий. Системы управления документооборотом и

корпоративные интегрированные системы. Использование в архиве

организации АИПС, созданных в делопроизводстве. Программа «Единая

система документооборота» для администрации Санкт-Петербурга и др.

Задачи Центра офисных технологий ВНИИДАД.

Программное обеспечение для архивов организаций – разработка

«Архив организации» ВНИИДАД, «Архивное дело» фирмы «Электронные

офисные системы». Создание паспорта архива организации в

автоматизированном режиме (БД «Паспорт ведомственного архива»,

Главархив г. Москвы).

Автоматизация учета источников комплектования. Разработки

типового ПО (ВНИИДАД, Росархив) по учету источников комплектования и

их внедрение («Учреждения - источники комплектования» и «Паспорт

19

ведомственного архива»); разработки РНИЦ КД (РГА НТД), РГАЭ, ИЦ

Главархива г. Москвы (подсистема «Комплектование Архивного фонда

Москвы»).

Опыт республиканских, областных и краевых архивов. Разработки

Центрального государственного архива и Центра хранения документации

новейшей истории Удмурдской республики, государственного архива

Тульской области (пакет программ «Ведомственный архив»), ЦГА

Республики Чувашия; архивных учреждений Ханты-Мансийского

автономного округа; ГА Красноярского края; ГА Новосибирской,

Свердловской областей и др. Достоинства и недостатки программных

продуктов.

Компьютеризация экспертизы ценности. Опыт ИЦ Главархива г.

Москвы (БД «Карточка ЭПК»), государственного архива Тюменской

области (БД «Протокол ЭПК»).

Проблема создания БД на основе перечней документов.

4.3.Применение автоматизированных технологий в области учета

документов и обеспечения их сохранности.

Автоматизация учета документов - направление работы архивов,

которое в первую очередь подверглось компьютеризации. Первые разработки

ВНИИДАД («Учет фондов», «Паспорт архива»), РНИЦ КД (РГА НТД) по

учету фондов; Российского государственного военного архива (РГВА);

ЦХИДК. Опыт использования локальной сети для учета фондов по

хранилищам и архивам в Главархиве г. Москвы. Опыт республиканских,

областных и краевых архивов (ЦГИА республики Башкортостан; ЦГА

Удмурдской республики; БД «Сводный фондовый каталог» в ГА

Челябинской области; БД по учету в ГА Тюменской области и др.).

Достоинства и недостатки программных продуктов.

Создание и внедрение общеотраслевой системы автоматизированного

централизованного учета документов на базе учетного модуля программ

20

«Архивный фонд», «Фондовый каталог» субъекта Федерации,

«Центральный фондовый каталог» (Росархив). Отражение технологии

автоматизированного централизованного учета документов в Регламенте

централизованного учета документов Архивного фонда РФ (1997) и

дополнении к нему. Функциональные отличия второй и третьей версии

программ «Архивный фонд».

Комплексное решение задач внутреннего и централизованного учета

документов в Главархиве г. Москвы на основе программы АО Инсофт

«Учет архивного фонда».

Автоматизация обеспечения сохранности документов. Разработки

ВНИИДАД. БД РНИЦ КД (РГА НТД) «Учет физико-химического состояния

документов» и ее использование в ГАРФ. Разработки ИЦ Главархива г.

Москвы по созданию БД на основе актов и листов проверки наличия и

состояния дел.

Проблема использования технологии оцифрования документов для

создания страхового фонда и фонда пользования. Использование

оптических и магнитооптических носителей информации (ОД типа WORM,

CD-ROM, DVD-ROM). Основы технологии электронной реставрации

изображений документов (опыт Главархива г. Москвы, РГА КФФД, РНИЦ

КД и др.).

Автоматизированные системы контроля температурно-влажностного

режима.

4.4. Создание автоматизированных информационно-поисковых

архивных справочников (АИПС).

Основные проблемы компьютеризации информационного поиска. ИПС

документальные и фактографические. Классификация информационно-

поисковых языков. Бестезаурусный поиск. Тезаурусы и их редактирование.

Классификаторы документной информации - их унификация и

редактирование. Стандатизация форматов описания документов и

21

категориального аппарата. Проблемы развития лингвистического

обеспечения АИПС: ЕКДИ, международные форматы и стандарты описания.

Стандарт ISADC(G) (1994).

Факторы, влияющие на скорость поиска. Сокращение трудовых затрат

на ввод информации. Предмашинный формат. Поиск по контексту.

Многоаспектный поиск при однократности ввода.

БД на основе межфондовых и межархивных справочников с описанием

на уровне фонда: путеводители и краткие справочники. Путеводители по

архивам в интернете. Подготовка путеводителей к изданию с помощью БД.

Путеводитель по РГАЛИ на CD-ROM.

БД на основе описей. Разработка ЦХИДК (БД «Опись»);

Мосгорархива (БД по фондам страховых обществ в ЦГИАМ, фондам МК м

МГК КПСС в ЦАОДМ и др.), РГАЭ (БД по истории госучреждений),

разработка ГА Пермской области («Каталог единиц хранения»), ГА

Амурской, Астраханской, Омской, Свердловской, Тверской, Томской

области, ЦГА УР, республики Коми и др. архивов. Интегрированная система

ГА РФ «Опись- дело». Описи в интернете («Посольские книги России конца

XV-начала XVIII вв.» - РГАДА; БД по фондам Главного управления

Западной Сибири, Войскового хозяйственного правления Сибирского

казачьего войска – ГА Омской области) и др. Информационные технологии и

усовершенствование описей.

Тематические базы данных в архивах (БД по решениям органов

власти и управления, истории государственных учреждений; о домовладении

и собственности; истории религии и этносов). Создание АИПС по

генеалогическим источникам. БД по решениям ГКО и высших партийных

органов (Политбюро, Оргбюро, Секретариата ЦК ВКП(б) ) периода Великой

отечественной войны в РГАСПИ (ВНИИДАД).

БД на основе межфондовых АИПС - наиболее широко

распространенный вид электронных справочников. Разработки ВНИИДАД,

РНИЦКД, Главархива г. Москвы, ЦХИДК, РГВА и др. архивов.

22

Электронные указатели (именные, географические, предметные).

Электронные каталоги (именные, географические, тематические).

Проблема автоматизации традиционных систематических каталогов и

указателей к ним. Разработки республиканских, областных, краевых

архивов, музеев и библиотек. «Систематический каталог по истории РСФСР»

(ГА РФ), систематический каталог ГА Тульской, Омской области,

Новгородской области (в интернете).

БД - именные каталоги по генеалогии, каталоги репрессированных,

реалибитированных, эвакуированных, военнослужащих, награжденных

орденами, медалями, почетными званиями, членов КПСС и ВЛКСМ и их

роль в исполнении социально-правовых запросов. Именные каталоги

военнопленных, интернированных, осужденных в лагере периода второй

мировой войны по фондам ГУПВИ (ЦХИДК-РГВА).

Каталоги в интернете. Серия тематических именных каталогов

Национального Архива Республики Карелия «Архивная мозаика культуры

Карелии». Перечни рассекреченных документов и их публикация в

глобальной сети.

Фактографические АИПС без поисковых данных.

Межархивные и межфондовые АИПС о местонахождении документов

по личному составу.

Межархивные АИПС. «Памятники архитектуры и градостроительства

Москвы и Санкт-Петербурга» для ПЭВМ (разработчик - РНИЦКД). Банк

данных «Книга памяти» и другие тематические разработки ВНИИДАД.

Проекты создания Банка данных по архивной Россике за рубежом,

Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда РФ,

справочника по генеалогическим источникам и др. Проблема

совместимости форматов описания.

Полнотекстовые АИПС. АИПС «Коллекция документов общественно-

политических партий» Центрального архива общественных движений г.

23

Москвы – ЦАОДМ. Программный комплекса (ПК) «Запрос» по форми-

рованию полнотекстовых БД в ГА Омской области.

АИПС с доступом к изображению документа. «Архив Коминтерна» в

РГАСПИ. Кино и фотокаталоги РГА КФД и РГАНТД, ЦДНИ УР, ГА

Пермской, Новосибирской, Ярославской областей, ЦГАКФФД СПб и др.

архивов. Разработка РНИЦ КД (АИПС "Гагарин"), РГАДА, архивов

Белоруссии, музеев и др.

Проблема создания интегрированной поисковой системы, основанной

на принципах многоуровневого описания и поиска. Построение иерархии

БД как модели НСА архива. Система БД РНИЦ КД («КИНО»; «ФОТО»;

«ФОНО»; «ОКР»; «НИР») как основа полностью автоматизированного

НСА. Разработки ЦД “Народный архив”, НИПЦ “Мемориал”. Идеи

интеграции БД в РГАЭ и РГВА, проект «Электронный архив» в ГАРФ. Опыт

создания подсистемы «Научно-справочный аппарат» Главархива г. Москвы

путем интеграции существующих БД. Интегрированные пакеты ГА

Пермской области «Госархив» и «Райгорархив». Сетевой программно-

информационный комплекс "Архив" (ИКАР) в РГА КФД. Интегрированная

информационно-поисковая система РГАЛИ. Межархивная интеграция

информационных ресурсов.

Модель информационной системы архива (И.Н. Киселев) и опыт ее

воплощения в информационно-поисковом модуле третьей версии

программы «Архивный фонд».

Роль АИПС в перспективном развитии системы научно-справочного

аппарата к документам Архивного фонда РФ. Удаленный доступ к АИПС.

Архивы машиночитаемых данных в исторической науке и глобальные сети.

Международный опыт создания АИПС (на примере описания

материалов архива Ватикана в формате UNI-Мarc). Тематические АИПС

(например, АИПС по генеалогии в архивах Франции) и др.

4.5. Автоматизация использования документов в архиве.

24

Создание типового ПО (БД "Учет использования документов" –

ВНИИДАД; разработки Росархива). БД по учету интенсивности

использования (на примере ГА РФ, РГАЭ, РГВА). Контроль исполнения

социально-правовых и тематических запросов (на примере ГА РФ, РГВА,

РГАЭ; ЦГА УР; ЦГА ЧР; ГА республики Алтай, архивных учреждений

Ханты-Мансийского автономного округа; ГА Краснодарского, Хабаровского

края; Астраханской, Вологодской, Костромской, Мурманской,

Новосибирской, Пермской, Саратовской, Смоленской, Тульской, Тюменской,

Свердловской области). Опыт применения локальной сети для

осуществления контроля исполнения запросов (БД Главархива г. Москвы

«Регистрация»). Подсистема «Использование документов Архивного фонда

Москвы» в Главархиве г. Москвы (анализ интенсивности использования и

контроль исполнения по видам запросов).

Интегрированные системы. «Стол справок архива» (Марийский

республиканский Центр хранения документов по личному составу; ЦГА

Чувашской республики, ГА Новосибирской области). БД «Учет обращений

граждан в приемную Главархива г. Москвы».

Учет исследователей, тематики исследований, копирования документов

в читальном зале (РГАСПИ; РГАНИ, РГВА; ГА Новосибирской области).

Компьютеризация приема требований в читальном зале (на примере

комплекса функциональных задач «Учет и анализ работы исследователей в

читальных залах архивов Москвы» Главархива г. Москвы).

4.6. Информационные технологии в издании архивных документов.

Создание макета сборника документов и архивного справочника с

помощью современных издательских систем. Сравнительный анализ

возможностей издательских систем для передачи текста, автоматизации

создания указателей и других элементов справочного аппарата к сборнику,

включения графических изображений (фотографий, факсимильного

воспроизведения текста документа). Автоматизированный учет публикаций.

25

Издание документов и справочников на CD-ROM и в интернете.

4.7.Автоматизация управления архивами и экономических аспектов

деятельности архивов. Создание банка данных «Нормативно-правовая база

архивной отрасли» - система «Кодекс» (Центр компьютерных разработок,

Санкт-Петербург; ВНИИДАД).

БД ВНИИДАД «Материально-техническое обеспечение

государственных архивов» и «Перечень средств и оборудования для

оснащения архивов» (2003, CD-ROM).

Автоматизированные системы делопроизводства, планирования,

отчетности, финансирования, бухгалтерского учета, учета кадров в архивах.

«Автоматизированная система управления архивным делом» в Удмурдской

республике. Автоматизированная система по планово-отчетной

документации Центра комплектования архивного фонда и работы с

ведомственными архивами Главархива г.Москвы; подсистема

автоматизации административно-управленческих функций Главархива

г.Москвы. БД «Контроль исполнения документов Росархива» в ЦГИА РБ.

БД по платным услугам (РГАЭ, ЦГИА РБ).

4.8. Информатизация деятельности справочно-информационного фонда

и научной библиотеки архива.

Электронные каталоги СИФ и библиотеки архива в Главархиве г.

Москвы («Автоматизация научно-справочной библиотеки»); ЦГИА РБ;

Управлении архивного дела республики Алтай; ГА ПО и ГОПАПО («Фонд

печатных изданий»); Центре документации новейшей истории

Краснодарского края; ГА Хабаровского края («Библиографический

указатель печатных изданий (газет) с 1923г.», «Журнал регистрации

пользователей НСБ») ГАС администрации Новосибирской области

(«Методический кабинет архива»).

26

4.9. ААТ и профессиональная подготовка архивистов. Создание

обучающих программ по теории и методике архивоведения. Компьютерная

обучающая система «Архивистика».

Создание автоматизированной рабочей среды современного архивиста.

Проектирование и оснащение автоматизированного рабочего места (АРМ).

Выбор и формирование пакета системных, прикладных программ и систем

программирования.

Y. СОВРЕМЕННЫЕ ПРОБЛЕМЫ И ПЕРСПЕКТИВЫ

АВТОМАТИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА.

5.1. Применение сетевых технологий в информационном обеспечении

работы архивов, создании межархивных информационно-поисковых

справочников, управлении отраслью. Локальные вычислительные сети:

структура, создание, управление. Программное обеспечение (NW Novell,

IOLA, UNIX). Опыт Мосгорархива, ЦГИА республики Башкортостан, ЦГА

Удмурдской республики, ГА Пермской, Тульской, Свердловской области и

др.

Глобальные вычислительные сети и архивы. Проблема создания

ресурсов отечественных архивных учреждений в интернете.

Общегосударственные архивные порталы – «Архивы Украины»; «Архивы

Белоруссии»; «Архивы Литвы». Сайт Росархива «Архивы России».

Методические указания Росархива по созданию сайта архивного учреждения.

Характеристика информационных ресурсов российских архивов в

глобальной сети: сайты представительские и научные. Проблемы

публикации НСА и документов в интернете. Библиотеки ссылок. Сайт

«Архивы мира» ЮНЕСКО. Порталы национальных архивных служб.

5.2 Архивоведение машиночитаемых документов: состояние и

перспективы.

27

Значение проблемы комплектования госархивов электронными

документами в связи с переходом к электронному документообороту.

Понятия «МЧД», «ДМН», «электронный документ» (ЭД) и их нормативно

закрепленные дефиниции. Дискуссии о природе ЭД. Особенности

машиночитаемых документов как объектов архивного хранения в

зарубежной и отечественной историографии. Вопросы юридической силы и

«доказательства», надежности носителей, отделенности информации от

носителя, неограниченности воспроизведения оригиналов, высокой

себестоимости хранения; старения технического и программного

обеспечения; форматной несовместимости, описания и др. Правовое

регулирование юридической силы ЭД в нашей стране и за рубежом.

Электронная цифровая подпись.

Классификации систем электронного документооборота. Унификация

систем электронного документооборота - зарубежный опыт.

Проблема экспертизы ценности и отбора на хранение машиночитаемых

документов. Организация комплектования государственных архивов

машиночитаемыми документами:: централизованный и

децентрализованный подход. Порядок принятия ЭД на хранение в архив.

Учет и обеспечение сохранности ЭД. Особенности описания ЭД.

Архивы машиночитаемых данных за рубежом: география, состав

документов, функции; проблемы. Опыт Белорусского научно-

исследовательского центра электронной документации (Бел НИЦЭД).

Перспективы создания в нашей стране исторических архивов

машиночитаемых данных - ЦАДЭН г. Москвы, ГА электронной

документации Чувашской республики. Хранилища электронных документов

в ведомственных и негосударственных архивах.

Проблема электронных документов на конгрессах МСА. Архивы

машиночитаемых данных за рубежом.

5.3. Совершенствование технологий информационного поиска.

28

Разработка и внедрение экспертных систем. Экспертные системы в

зарубежном библиотечном и архивном деле: поиск в диалоговом режиме.

Проблема создания экспертных систем для автоматизации отбора

документов хранение.

Преемственность традиционных и электронных справочников.

Соединение разрозненных тематических АИПС в интегрированные

справочники (проблема экспорта и совместимости форматов).

Функционирование многоаспектных ИПС с прямым доступом.

Международные коммуникационные форматы (US MARC AMC, UNI MARK

ССF, SGML и др.).

Создание полнотекстовых и гипертекстовых систем в архивах и их

применение.

Разработки в области исторической информатики (М.Таллер,

Я.Олдерволл и др.) - создание программ-интерпретаторов исторических

источников. Гипертекст как носитель новой технологии информационного

поиска. Языки гипертекстовой маркировки.

5.4. Применение технологии оцифрования в архивах. Цели применения

технологии оцифрования, этапы перевода документов на традиционных

носителях в электронную форму. Опыт перевода массивов документов в

цифровую форму за рубежом. Рекомендации зарубежных специалистов в

области технологии оцифрования. Достоинства и недостатки данной

технологии по сравнению с микрофильмированием для создания страхового

фонда и фонда пользования. Опыт и методические рекомендации

отечественных архивов (РГА НТД, ГАРФ, РГАДА, ГАПО, Главархива г.

Москвы) в области оцифрования документов. Трудности и проблемы

оцифрования.

5.5 Использование технологии мультимедиа в архивах.

29

Опыт издание документов и справочников на CD-ROM и в интернете с

применением технологии мультимедиа (ГАРФ, РГАЛИ, ГАПО, ГА

Тверской области). Разработки музеев и библиотек.

Перспективы развития информатизации архивного дела в XXI веке.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

I. Источники и литература по всему курсу.

1. ИСТОЧНИКИ.

1.1. ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО И НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ.

1.1.1 Федеральные законы.

Основные:

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от

27 октября 2004 г. //Российская газета. 2004, 27 октября. № 36. См. также:

www.rusarchives.ru/lows/fz.shtml

Закон РФ «Об авторском праве и смежных правах» // Ведомости

Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета

Российской Федерации. М., 1993. № 32. Ст. 1242.

Закон РФ «О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных»//

Собрание законов Российской Федерации. 1994.N 10. Ст.1621 (весь).

Закон РФ «Об информации, информатизации и защите

информации» //Там же.1995.N 8. Ст. 609 (весь).

Закон РФ «Об участии в международном информационном

обмене»//Там же. 1996. N 28. Ст.3347.Гл.1.

Закон РФ «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 N

1-ФЗ//Собрание законодательства Российской Федерации. 2002. N 2. Ст. 127.

Дополнительные:

Основы законодательства Российской Федерации «Об архивном фонде

Российской Федерации и архивах» // Отечественные архивы. 1993. N5. С.3-

11. (На сайте «Архивы России», раздел «Архивное законодательство» -

www.rusarchives.ru/lows/list.shtml).

30

Проект закона «Об электронном документе»//

ttp://www.shubin.ru/it_zakontext/it_zakon/id/413980.html

Закон Республики Беларусь «Об электронном документе» от 10.01.00

N 357-З.

1.1.2. Нормативные и правовые акты Президента и Правительства

РФ.

Основные:

Положение об Архивном фонде РФ // Отечественные архивы. 1994. N3.

С.3-12.

Положение о Федеральном архивном агентстве. Утверждено

постановлением Правительства РФ от 17 июня 2004 г. №

290. //www.rusarchives.ru/branch/rosarchive/poloj_faa.shtml


Постановление Совета Министров - Правительства РФ «О реализации

государственной политики в архивном деле» // Отечественные архивы.

1994.N3.С.13.

Постановление Правительства Российской Федерации от 28 декабря

1998 г. № 1562 «Об учреждении Положения о Федеральной архивной службе

России» // Отечественные архивы. 1999. № 1. С.3-8.

1.1.3. Нормативно-методические документы Росархива и других

ведомств.

Основные:

Концепция информатизации архивного дела // Вестник

архивиста.1996. N 1. С. 60-82. (На сайте «Архивы России», раздел

«Информатизация» - ww.rusarchives.ru/informatization/conseption.shtml).

Основные правила работы государственных архивов Российской

Федерации /Росархив. ВНИИДАД. — М.: Российская политическая

энциклопедия (РОССПЭН), 2002. С.21 (п.1.3.2.), С .26 (п.2.1.2.2.), с.41 (п.2.5),

С.55-57 (п. 3.6.), С. 82-84 (п. 4.5.1.2.), С. 136-141 (п.6.1.7.10.), С.148-153, 165-

31

167 (п.7.1, 7.2, 7.5). (На сайте «Архивы России»

(www.rusarchives.ru/methodics/index.shtml - раздел «Методические пособия»).

Основные правила работы архивов организаций /Одобрены решением

коллегии Росархива от 06.02.2002. М.,2003. С. 9 (п.2.1.4), С. 58. (п.6.6),

С.67-69 (п.7.7).

Программа информатизации архивного дела России (1997-2000) //

Вестник архивиста. 1996. N 6. С. 55-65.

Программа «Электронная Россия» подпрограммы «Архивы России»

//Отечественные архивы. 2002. № 2. С.7-10.

Дополнительные.

Проект Федеральной целевой программы «Электронная Россия» на

период 2002-2010 гг. http://www.economy.gov.ru/erussia.html

2. Литература.

2.1. Учебники и учебные пособия.

Литература обязательная.

Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение.

Учебник. М.:Профобриздат, 2002. С.244-263.

Литература дополнительная.

Михайлов О.А. Электронные документы в архивах. Изд. 1-е. М.:

Диалог-МГУ, 2000.

II. Источники и литература к разделам курса.

2.2. Литература научная.

К разделу I. Введение.

Источники.

Основные.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и

определения


32

Вопросы создания автоматизированной системы НТИ по документам

ГАФ СССР: Сб. материалов. М.,1981.

Положение об отраслевом центре научно-технической информации по

документоведению и архивному делу. М., 1997.

Рубрикатор научно-технической информации по документоведению и

архивному делу. 3-я ред., расширенная и уточненная. М., 1996.

Литература основная:

Автократов В.Н. Архивоведение в кругу других областей

знания//Советские архивы.1973. N 6. C. 39-51.

Киселев И.Н. Информационная система архива - модель и

воплощение// Отечественные архивы. 1997. N 6. С.28-35.

Банасюкевич В.Д. Информатизация общества и государственная

архивная служба // Советские архивы. 1990.N1. С.81-83

Танонин В.А. Информационное общество и архивы на машинных

носителях// Отечественные архивы. 1994. N 1. C. 14-18.

Залаев Г.З. Современные принципы хранения и распространения

архивной информации //Вестник архивиста. 2000. № 5-6. С.64-80.

Илизаров Б.С. Отраслевая система НТИ по документоведению и

архивному делу // Советские архивы. 1981.N3. С.20-30

Тихонов В.И. Юшин И.Ф. Будут ли в «электронной» России

электронные архивы?//Отечественные архивы.2002. № 5. С.12-19.

Литература дополнительная:

Автоматизированные архивные технологии - будущее архивов.

Материалы "круглого стола"//Вестник архивиста. 1992. N 6. C. 3-33.

Блоштейн Е.И. Построение и функционирование отраслевой системы

НТИ в области документоведения и архивного дела / Под ред.

А.И.Курантова. М.:ОЦНТИ ВНИИДАД; ГАУ СССР, 1982. 80 с.

Виноградов В.М., Стяжкин Н.И., Цаленко М.Ш. и др. Теоретические

проблемы архивоведения с точки зрения информатики // НТИ. 1984. Сер.

1.Т.97 С.1-8.

33

Гельман-Виноградов К.Б. Методологические и организационные

проблемы научной информации. М., 1979.

Дерусова Е.В. О внедрении автоматизированных архивных технологий

в архивное дело // Отечественные архивы. 1994.N2. С.104-107.

Михайлов О.А., Армадерова Б.А., Залаев Г.З. и др. Влияние

информационной технологии на теорию и практику архивного дела / РНИЦ

КД. М., 1992

Ходаковский Н.И. Моделирование информационных процессов

социальной памяти общества. Архивоведческий аспект. Автореф. дисс. на

соиск. уч. степ. д.и.н.М.: РГГУ, 1993.

К разделу II. История механизации и автоматизации архивного

дела.

К разделу 2.1. К. XIX в. -1960-е гг.


Афанасьева Л.П. История механизации и автоматизации архивного

дела: итоги и уроки// Секретарское дело. 2004. № 2-3. См. также:

http://www.top-personal.ru

Гельман-Виноградов К.Б. Машиночитаемые документы в СССР.

Учебное пособие.Вып. 1. М.:МГИАИ, 1980.С. 7-14. 17-33, 48-81.


К разделу 2.1.1. Становление информатики. XIX в. -1960-е гг.

Воробьев Г.Г. Задачи кибернетики в области архивной документации //

Вопросы архивоведения. 1963. N4.

Он же. Архивы и поиск научной информации//Вопросы

архивоведения. 1964. N 4.

Гельман-Виноградов К.Б.Хромченко Л.Г. Кибернетика и историческая

наука// Труды МГИАИ. Т. 25. М., 1967. С. 28-33.

34

Михайлов А.И. Черный А.И. Гиляревский Р.С. Основы информатики.

М.,1968.

Они же. Информатика - новое название теории научной

информации//Научно-техническая информация. 1966.N 12.

Хромченко Л.Г. Роль методов и средств научно-технической

информации в организации информационной деятельности архивов

СССР//Прикладная документалистика. М., 1968. С. 95-100.

Она же. История развития НТИ в СССР и научно-информационная

деятельность государственных архивов. Автореф. дисс. на соиск. уч. степ.

к.и. н. М., 1967.

К разделу 2.1.2. Применение в архивах средств малой механизации.

XIX в. -1960-е гг.

Автократова М.И. Назин И.С. Рудельсон К.И. Смоктунович Л.Л. О

создании единой системы научно-справочного аппарата архивов

СССР//Вопросы архивоведения. 1965. N 1.С. 3-15.

Дударенко М.Л. Перфокаталогизация архивных документов и

использование счетно-перфорационной техники для выдачи информации

(Из опыта работы архива Министерства обороны СССР) // Вопросы

архивоведения. 1963. N2. С.86-91

Он же. К вопросу о механизации информационной работы

архивов//Труды научной конференции по вопросам архивного дела в

СССР.М.,1965. Т. 1. С. 517-533.

Гельман-Виноградов К.Б., Рудельсон К.И. Некоторые проблемы

механизации информационных поисков (на примере архивных фондов

СССР)//НТИ. 1962. N8. С.21-27.

Он же. История применения префоркарт в СССР и формирование их

как нового вида исторических источников. (1917-41) Автореф. дисс. на

соиск. уч. степ. к.и.н.М., 1967.

Круглов Ф.М. Перспективы применения счетно-перфорационных

машин для механизации информационных работ в архивах // Труды научной

35

конференции по вопросам архивного дела в СССР. 1965.Т.1. С.501-516.

Николаев А.Д. К вопросу о механизации учета документов // Вопросы

архивоведения. 1959.N2. С.64-68

Раков Б.М. К вопросу о механизации научно-справочной и

информационной работы в архивах // Вопросы архивоведения. 1959.N3

Сесина Л.И. К вопросу о механизированном поиске информации в

архивах // Вопросы архивоведения. 1963. N3.

Она же. Гельман-Виноградов К.Б. О применении механизированных

информационно-поисковых систем в архивах // Вопросы архивоведения.

1965. N2. С.84-86.

Теория и практика архивного дела в СССР. Учебник. М., 1966. С.

310-372.

Щеголев Л.П. О некоторых технических направлениях механизации

поиска документов в классификационных массивах// Труды научной

конференции по вопросам архивного дела в СССР.М.,1965. Т. 1. С. 418-429.

2.2.2. К разделу 2.2. 1970-п.п.1980-х гг.

2.2.2.1. К подразделу 2.2.1. АСУ и ведомственные архивы. 1970-

п.п.1980-х гг. Машиночитаемые документы.

Источники:

Комплектование центральных государственных архивов СССР

документами автоматизированных систем управления. Методические

рекомендации/ ГАУ при СМ СССР; ЦГАНХ СССР. М.,1985.

Положение о государственном фонде алгоритмов и программ.

Инструкция. М., 1980.

Положение о порядке отбора, приема на архивное хранение и выдачи

потребителям документов, созданных средствами вычислительной

техники.М., 1983.

ГОСТ 19. 004 - 80.Единая система программной документации.

Термины и определения

36

ГОСТ 19675-74 Автоматизированные системы управления. Основные

положения. Термины и определения.

Литература основная.


дела: итоги и уроки)// Секретарское дело. 2004. № 2-3. http://www.top-

personal.ru


дела (создание машиночитаемых документов)// Секретарское дело. 2004. №

4-5. http://www.top-personal.ru


Учебное пособие. Вып. 1. М.:МГИАИ, 1980.С. 15-17, 34-47. Вып. 2. М.,1982.

С.19-39.

Тихонов В.А., Юшин В.А. Становление и равитие архивов МЧД в

1960-80-е гг.//Отечественные архивы. 1998. № 6. С. 39-46.

Филенко Е.Н. Внедрение электронно-вычислительной техники в

систему управления (История вопроса)//Секретарское дело. 2003. № 6. С.28-

32.


Дудаков Б.Г., Малышев Д.Д., Фельдман Л.Л. Об одном из решений

проблемы распорядительных документов в ЭВМ // Советские архивы.

1986. N2. С.43-44.

Балин И.К. Применение ЭВМ для контроля за исполнением

документов в Минэнерго СССР // Советские архивы. 1976. N1. С.89-97.

Белаш Г.М., Венгеров А.М., Квасницкий В.Н. и др. Документы в АСУ:

правовые проблемы // Советские архивы.1977. N4. С.63-65

Зайцев С.Г. Комбинированный принцип автоматизации

документального обеспечения управления // Советские архивы. 1986. N3.

С.19-21

37

Киреев Л.Н. Автоматизированный поиск документов в

делопроизводстве Минэнерготехпрома // Советские архивы. 1983. N5. С.60-

61.

Линсович Г.Г. Направления развития систем документирования в

условиях АСУ // Советские архивы. 1976. N1. С.42-49

Лихачев М.Т., Попов В.П., Бобрышева Т.А. Документационное

обеспечение отраслевых АСУ // Советские архивы. 1988. N4. С.44-51

Ходорковский М.Л., Городецкий И.Л. Автоматизированная система

учета и подконтроль ОРД в научно-производственных объединениях //

Советские архивы. 1977. N 1. С.49-51

К подразделу 2.2.3. Внедрение информационного подхода в

архивоведение. 1970 - п.п.1980-х гг.

Автократов В.Н. Общая терия архивоведения // Вопросы истории. 1973.

N 8. C. 59-72.

Он же. Теоретические проблемы советского архивоведения

(1960-1970). Автореф. дисс. на соиск. уч. степ. д.и.н. М., 1982.

Бесмертный Ю.Л. Некоторые вопросы применения математических

методов в исследованиях советских историков// Математические методы в

исторических исследованиях. М., 1972. С. 3-15.

Гельман-Виноградов К.Б. Матричные носители информации как

исторический источник // Источниковедение отечественной истории.

М.:Наука, 1976. С. 41-57.

Ефименко Р.Н. Обеспечение общества ретроспективной документной

информацией и автоматизация информационных процессов в госархивах //

Научно-информационная деятельность государственных архивов. М.,1983.

С.46-52.

Илизаров Б.С. Социальные фукции архивов СССР. Автореф. дисс. на

соиск. уч. степ. д.и.н.М.: МГИАИ, 1986.

38

Он же. Актуальные теоретические и методологические проблемы

советского архивоведения. М., 1984. С. 28-56.

Ковальченко И.Д. Исторический источник в свете учения об

информации//История СССР. 1982. N 3.

Он же. Методы исторического исследования. М., 1987.

Количественные методы в советской и американской

историографии.М., 1983.

Математические методы и ЭВМ в исторических исследованиях.

М.,1985.

Михайлов А.И. Черный А.И. Гиляревский Р.С. Научные коммуникации

и информатика.М.:Наука, 1976.

Муранивский Т.В. Социально-экономические проблемы

информационного обеспечение научно-технического прогресса. М.: МГИАИ,

1988.

Устинов В.А. Применение вычислительной техники в исторической

науке. М., 1964.

2.2.2.2. К разделу 2.2.3. Автоматизация работы государственных

архивов. 1970-п.п.1980-х гг.

Источники:


Информационно-поисковый тезаурус по документам ГАФ СССР.

Советский период / Главархив СССР; ВНИИДАД. М., 1982. 454 с.

То же. Дореволюционный период. М., 1981. 144 с.

История памятников архитектуры и градостроительства Москвы,

Ленинграда и пригородов:Тезаурус. Методические указания / ГАУ СССР;

ЦГИА СССР; НИЦ ТД СССР.М., 1985.

Тезаурус информационно-поисковый по документам

государственных архивов СССР (Советский период) / ВНИИДАД.

39

Исполнитель И.В. Безбородова, Р.Н.Ефименко, О.А.Иванькова и др. М.,

1986. 358 с.

Типология архивных справочников, подготавливаемых на базе

АСНТИ по документам ГАФ СССР / ВНИИДАД. Отдел технологии АСНТИ

по документам ГАФ СССР. М., 1987. 168 с.



Учебное пособие. Вып. 1. М.,1982. Вып. 2. С.8-18.

Совершенствование АИПС на тематические комплексы документов:

Сб. научных трудов. М., 1987.134 с.


Автоматизированные информационно-поисковые системы в архивах:

Метод. пособие / Ред. О.А.Михайлов, сост.Б.А.Армадерова. М., 1985. 156 с.

Автоматизированные системы в архивном деле. (Реставрация и

консервация документов с помощью АИПС). Документальные АИПС/ Отв.

ред. О.А.Михайлов. М., 1985. 72 с.

Баркалова О.М., Рябцева Л.К.,Снедкова В.В. Информационно-

поисковые системы по документам учреждений // Советские архивы.

1984.N3. С.65-69

Воробьев Г.Г. Информационно-поисковые системы: современное

состояние и перспективы развития // Советские архивы. 1975. N5. С.16-25.

Гаскин Д.И., Шапошникова А.С., Михайлова В.Г. Информационное и

лингвистическое обеспечение АИПС на комплекс документов "Архитектура

и градостроительство" // Советские архивы. 1984. N4. С.23-28.

Долгих Ф.И., Михайлов О.А. ЭВМ в государственных архивах СССР //

Журнал ЮНЕСКО по информатике, библиотечному делу и

архивоведению. 1983. Т.5. N4. С.255

40

Коротков А.В. Оведов Б.Б. Чумин Г.Н. Неформальная внешняя оценка

экспериментальной ИПС, ориентированной на вычислительно-

перфорационные машины//Труды ВНИИДАД. М., 1974. Т. 5. Ч. 2. С. 114-122.

Михайлов О.А., Шапошникова А.С.Автоматизированная система

поиска информации по документам государственных архивов //Советские

архивы. 1982. N4. С.27-32.

Романов Е.С., Чукова О.С. Некоторые вопросы разработки ИПС на базе

вычислительных перфорационных машин // Советские архивы. 1972.N1.С.

73-75.

Он же. О выборе эффективных технических средств реализации ИПС в

госархиве // Советские архивы. 1974. N1. С.61-69

Шестакова Н.С. О возможности развития научно-справочного аппарата

в архивах с использованием формализованного языка // Советские архивы.

1983. N5. С.60-62.

Она же. Задачи НСА в свете приближающейся компьютеризации

архивов // Перспективы развития научно-справочного аппарата к документам

государственных исторических архивов Латвии, Эстонии и Литвы. Мат-лы

научно-практич. конференции 21-22 декабря 1988. г.Рига / Главархив Латв.

ССР. Рига, 1989. С.77-82.

Ефименко Р.Н., Кузеленков В.Н. АСНТИ по документам ГАФ: учет и

хранение машинограмм // Советские архивы. 1988. N2. С.94-97.

Они же. АСНТИ по документам ГАФ СССР: порядок исполнения

запросов// Советские архивы. 1987. N2. С.82-83.

3.2.2.3. К разделу 2.2.4. Автоматизированные системы обработки

изображений. 1970-п.п.1980-х гг.


Системы автоматизированного поиска и электронной реставрации

архивных документов. М.:НИЦ КД СССР, 1989. 58 с.

41


Совершенсвование АИПС и фактографических систем реставрации

архивных документов. Сборник научных трудов НИЦ КД СССР. М., 1989. 69

с.

Шапошников А.С. Задорская Н.А. Климов М.Д. Автоматизированная

информационная система контроля за физико-химическим состоянием фонда

на пленочных носителях//Совершенсвование АИПС на тематические

комплексы архивных документов: Сб.науч. тр. /НИЦ ТД СССР.

М.:Главархив СССР, 1987.

Михайлов О.А. Малышев М.И. Поспелов В.В. Основные проектные

решения по разработке автоматизированной системы обработки изображений

НИЦ ТД СССР//Автоматизированные системы в архивном деле. Сб. науч.

трудов. М.:Главархив, 1985. С. 3-12.

Борилин Б.Л. Автоматизированная реставрация цветных

фотодокументов// Там же. С. 37-46.

Поспелов В.В. Извольский В.А. Цифровая реставрация

звукозаписей//Методы автоматизирванной реставрации и консервации

архивных документов. Сб. науч. трудов./НИЦ ТД СССР. М.:Главархив

СССР, 1985. С. 3-17.

К разделу 2.2.5. Зарубежный опыт автоматизации архивного дела.

1970-п.п.1980-х гг.

Автоматизация информационных процессов в архивном деле

капиталистических стран (1975-1985 гг.):Обзор/ Сост. М.Цаленко. М., 1988.

30 с.

Бланше К. Возможности применения первокарт в архивном деле//

Бюллетень зарубежной архивной информации. ГАУ при СМ СССР. 1962. N

1.

42

Он же. Перфокарты в качестве научно-справочного аппарата

//Бюллетень зарубежной архивной информации. ГАУ при СМ СССР.1965. N

2.

Братер Г.С. Еще раз о применении перфокарт в аривном деле //Там

же. 1962. N 3.

Информационные технологии и автоматизация в архивном деле:

Аналитический обзор по зарубежным материалам / РНИЦ КД. М., 1993. 64 с.

Славова-Теткова С. Создание и ведение каталогов с помощью ЭВТ //

Советские архивы. 1990. N 3. С.85.

К разделу III. Организация автоматизации архивного дела.

Источники:

Основные:


архивиста.1996. N 1. С. 60-82.




Временное положение о центре информационных технологий

Федеральной архивной службы России [на правах отдела

РГАЭ]//Информационный бюллетень Росархива. 2001. № 32-33.

Основные направления архивного дела в РФ на 2003 г. Итоги развития

архивного дела в 2002 г.// Информационный бюллетень Федеральной

архивной службы. 2003. № 38-39.

План научно-исследовательской работы учреждений и организаций

Федеральной архивной службы на 2003 г. М.,2003.

Положение об экспертной комиссии по автоматизированным

архивным технологиям ГАС РФ. М., 1994.

Предложения к программе информатизации Российского

государственного военного архива (РГВА). М., 1994. 8 с.

43

Заседание зонального научно-методического совета архивных

учреждений центрального района и совещание-семинар «Внедрение в

деятельность архивных учреждений автоматизированных технологий».

Тверь. 23-25 мая, 1995 //Информационный бюллетень ГАС РФ. 1995. N 12.

C. 49-50.

Программа внедрения ААТ системы архивных учреждений Томской

области на 1993-95 учебный год//Информационно-методический

бюллетень /АО Томской области. Томск, 1994.N 1. С. 33.


Власова Р.М. Компьютерная техника на службе архивистов в

государственном архиве Астраханской области// Отечественные архивы.

1996. N 3.С. 121.

Горенек Т.Н. Компьютеризация Московских архивов: от простой БД к

интегрированной информационной системе. 1986-2002 гг.//Отечественные

архивы. 2002. № 5. С. 20-26.

Дерусова Е.В. О внедрении автоматизированной архивной технологии

в РГАЭ//Отечественные архивы. 1994. № 2. С.104-106.

Ефименко Р.Н. Толочко В.В. Разработка и внедрение

автоматизированной архивной технологии // Советские архивы. 1989.N5.

С.24-30.

Залаев Г.З. Влияние информационных технологий на безопасность

архивных документов //Безопасность архивов и архивных фондов. Доклады

и сообщения на Всероссийской научно-практической конференции 30

ноября – 1 декабря 1999 г. М.,2000. http://rgantd.ru/n_tr/zal.htm

Киселев И.Н. Интервью о программе информатизации архивного

дела//Вестник архивиста.1996. N 6.C. 55.

Он же. Информационная система архива - модель и воплощение//

Отечественные архивы. 1997. N 6. С.28-35.

44

Шувалова Л.А. О компьютерных программах Госархива Пермской

области// Отечественные архивы. 2000. № 6. С.69-73.

Дополнительная литература:

Архивное дело в крае: компьютеризация в архивах//Красноярские

архивы. Информационно-методический бюллетень. 1994. N 9. C. 24-28.

Всероссийская научно-практическая конференция «Информационные

технологии в архивном деле» 14-15 декабря 2001 г.// Информационный

бюллетень Росархива. 2001. № 30-31. С. 146-151.

Киселев И.Н. Актуальные проблемы информатизации архивного

дела: архив-регион-отрасль// Тезисы докладов региональной научно-

практической конференции "Роль и значение автоматизированных архивных

технологий в деятельности архивных учреждений и перспективах их

развития. Пермь,1996.С. 3-5.

Круглый стол РОИА и РГА НТД «Опыт работы по применению

современных автоматизированных архивных технологий». 19 ноября 2002

г.//Вестник архивиста. 2003. № 1. С. 197-203.

Организация информатизации в государственном архиве

Астраханской области/ГААО. Астрахань,1995. 5 с.

Основные принципы постановки задач для разработки компьютерных

программ. Памятка// Труды ГАПО. Пермь, 2002. Вып. 2. Т.1. С.33-35.

Развитие архивного дела в Центральном районе РФ в 1991 – 2000 г.

Аналитический обзор. М.: Мосгорархив, 2002. 35 с.

Семенова Ю.В. Компьютеризация ГА РФ: проблемы качественного

роста//ГА РФ: 10 лет работы. Сб.статей/Ред кол.С.В.Мироненко и др.

М.:Роспэн,2002. С.184-194.

Ткаченко Н.А. О разработке новых технологических решений для

компьютеризации основных функций государственных архивов РФ//

Тезисы докладов региональной научно-практической конференции "Роль и

45

значение автоматизированных архивных технологий в деятельности

архивных учреждений и перспективах их развития. Пермь,1996.. С. 5-6.

Международный опыт:

Киселев И.Н. Информационные технологии в архивном деле (По

материалам XII конгресса Международного совета архивов)//

Информационный бюллетень ассоциации "История и

компьютер".М.,1997. N 20. С. 71-85.

Международное совещание по проекту компьютеризации архива

Коминтерна. 16 октября 1995 г. Страстбург (Франция)//Научно-

информационный бюлетень РЦХИДНИ. 1995. Вып. 6. С. 3-4.

К разделу IY. Анализ современных автоматизированных

технологий.

4.1. Техническое и программное обеспечение, применяемое в

архивах.


Танонин В.А. Применение компьютерной техники // Советские

архивы.1991. N6. С.119-123.

Гарскова И.М. Базы и банки данных в исторических исследованиях.

М., 1994. Часть 2. Технология баз данных. С.47-84.




1996. N 3.С. 121.



архивы. 2002. № 5. С. 20-26.

46

Иноземцева З.П. ИПС с применением компьютерных технологий в

ЦАОДМ объединения Мосгорархив// Архивный вестник ЗНМС

Центрального района России. М.,1998. Вып.2. С.50-54.

Организация информатизации в государственном архиве

Астраханской области/ГААО. Астрахань,1995. 5 с.



М.:Роспэн,2002. С.192.

Чулкин В.И. Состояние и перспективы внедерния автоматизированных

архивных технологий в практику работы архивных учреждений

Удмурдской республики// Тезисы докладов региональной научно-

практической конференции "Роль и значение автоматизированных архивных

технологий в деятельности архивных учреждений и перспективах их

развития." Пермь,1996.С. 15-19.


в РГАЭ//Отечественные архивы. 1994. № 2. С.104-106.

Мироненко С.В. Барковец А.И. Злобин Е.В. Проблемы создания и

использования машиночитаемых документов//Круг идей: Традиции и

тенденции исторической информатики. М., 1997. С. 311-318.

Шувалова Л.А. О компьютерных программах Госархива Пермской

области// Отечественные архивы. 2000. № 6. С.69-73.

См. также перечень программ на сайте ГАПО: .

http://archive.perm.ru/pls/gapo/gapo01.htm

4.2. ААТ в экспертизе ценности и комплектовании АФ РФ, работе

архива организации.

4.2.1. ААТ и комплектование архива традиционными

документами.


47



архивы. 2002. № 5. С. 20-26

Ткаченко Н.А. Разработка автоматизированной информационной

системы «Архив организации»// Архивоведение и источниковедение

отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе.

Доклады и сообщения на четвертой всероссийской конференции 24-2

апреля 2002 г. М.,2002. С.227-231.


Руководство пользователя для работы с АРМ "Учет источников

комплектования ГА Свердловской области".Екатеринбург, 1995. 13 с.

БД "Сведения об источниках комплектования. Руководство по

эксплуатации/ГА Новосибирской области. Новосибирск, 1995. 12 с.

4.2.2. ААТ и комплектование архива машиночитаемыми

(электронными документами). ЭЦД машиночитаемых (электронных)


Источники:

Основные:

Закон РФ " Об информации, информатизации и защите

информации" //Там же.1995.N 8. Ст. 609.

Закон РФ «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 N 1-

ФЗ//Собрание законодательства Российской Федерации. 2002. N 2. Ст. 127.

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности

госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций,

предприятий, с указанием сроков хранения. М., 1989.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в

деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000.

ГОСТ 6.104-84. Унифицированные системы документации.

Придание юридической силы документам на машинном носителе и

48

машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники.

Основные положения.


Из методических рекомендаций по обеспечению сохранности и

оформлению документов на машинных носителях Республики Хакассия//

Информационный бюллетень/ Комархив Республики Бурятия. 1999. № 1.

С. 22-23.

Инструкция о периодичности создания архивных копий

информационных ресурсов и порядке их передачи на государственное

хранение. Утверждена постановлением государственного комитета по

архивам и делопроизводству Республики Беларусь 24 марта 2000 г. N 12

Основные правила работы с научно-технической документацией в

организациях, на предприятиях. М,1991.

Приказ от 225.12.1995 № 114 «Об образования центра электронной

документации Чувашской республики». См. также на сайте

http://gov.cap.ru/hierarhy.asp?page=./1/12774/15287/15289"

Положение о центре офисных технологий ВНИИДАД. М., 1995.

Порядок отбора и приема на архивное хранение документов,

созданных средствами ЭВТ. Основные положения/РОСАРХИВ; ВНИИДАД.

РНИЦКД. М.,1995.

Прием на государственное хранение и описание машиночитаемых

документов. Методические рекомендации//Труды ГАПО. Пермь, 2002. Вып.

2. Т. 2. С. 133-148.

Примерное положение об архиве (архивной службе) документов на

машинных носителях учреждения, организации, предприятия. М.,1990.

Рекомендации по отбору на хранение электронных научных и

технических документов/ ВНИИДАД., В.М. Жигунов. М.,2002. 98 с.

ГОСТ 28388-89. Документы на магнитных носителях данных. Порядок

выполнения и обращения от 01.01.91

49

СТБ 1221-2000. Государственный стандарт Республики Беларусь.

Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения от

22.05.00 N 1221-2000


Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А.

Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: внедрение информационных

технологий в работу архива // Секретарское дело. 2003. № 11,12.


Жукова М.П.Комплектование архивов электронными

документами//Отечественные архивы. 2000. № 2. С. 5-17.

Киселев И.Н. Электронные документы: основные направления

исследований//Вестник архивиста. 2000. № 3-4. С. 162-166.

Кобелькова Л.А. Документирование в информационном

обществе//Отечественные архивы. 2000. № 1. С. 5-17.

Кузнецов С.Л. О некоторых проблемах автоматизации

делопроизводства и создания электронных архивов//Отечественные архивы.

1995.N 1. С.18-24.

Он же. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива//

Секретарское дело. 2001. № 3. С.44-48.

Кукарина Ю.М. Электронные документы в законодательных актах

стран СНГ// Отечественные архивы. 2002. № 1. С.41-44.

Кукарина Ю.М. Законодательное и нормативно-методическое

регулирование использования электронных документов и электронной

цифровой подписи в странах СНГ //Делопроизводство. 2002. № 3. С.75-79.

Носевич В.Л. Электронные технологи ДОУ в Беларуси: первый опыт

и первые уроки//Вестник архивиста. 2002. № 1. С. 230-243.

Тихонов В.И. Нормативно-правовая база электронного

документооборота в России: законодательные инициативы и задачи на

перспективу // Делопроизводство. 2002. № 3. С.43-50.

50

Тихонов В.И. Юшин В.А. Современные концепции электронных

документов//Отечественные архивы. 1999. № 1.

Они же. Электронные архивы и электронный документооборот//

Отечественные архивы. 1999. № 2.


Афанасьева Л.П. Проблема правового статуса электронных

документов в законодательстве России и СНГ. Доклад// Архивное право:

история, современность и перспективы: Материалы круглого стола 20 дек.

2001. М.:РГГУ, 2002.

Кавцевич О.К. К вопросу о перспективах комплектования архивов

электронной документацией: Сообщения на межрегиональной научно-

практической конференции «Проблемы комплектования Архивного фонда

РФ, 3-4 октября 2001 г.» Томск//Новосибирский архивный вестник, 2000.

№ 8. С. 76-78.

Кузнецов С.Л. О некоторых проблемах обеспечения сохранности

электронных архивов //Безопасность архивов и архивных фондов. Доклады и

сообщения на Всероссийской научно-практической конференции 30 ноября

– 1 декабря 1999 г. М.,2000. С.186-189.

Он же. Делопроизводство на компьютере. М., 2001.

Кузнецова Т.В.Задачи документоведения в связи с развитием

компьютерных технологий// Тезисы докладов и выступлений на

международной конференции "Документ в административных структурах"

27-28 окт. 1994.г. М.:ВНИИДАД, 1995. С. 8-11.

Кунеев Н.Н. Электронный архив - объективная необходимость при

реализации ФЦП «Электронная Россия» // Вестник архивиста. 2002. № 6. С.

104-108.

Олейников О.В. О работе ГА РФ по изучению электронных

документов, образовавшихся в организациях – источниках комплектования и

51

по созданию банка данных «Опись дел»// Вестник архивиста. 2001. № 6.

С.183-195.

Рувальская О.Н. Стандартизация обработки документов//Там же. С.

98-103.

Славко Т.И. База данных и новые комплексы документации//Вестник

архивиста. 1997.№ 5.

Тихонов В,И. Юшин И,Ф. Электронные документы и архивы;

Международный опыт и российская действительность//Метериалы

конференции “Электронные документы и архивы;теория и практика, 8-9

апреля. 1997 г., Москва.//ВНИИДАД. ОЦНТИ. СИФ. № 10200.

См. также сайт «Архивы России», перечень архивных баз данных -

www.rusarchives.ru/bd/list.shtml

----------------------

Документация в информационном обществе: электронное

делопроизводство и электронный архив. Доклады и сообщения на VI

международной и научно-практической конференции 24-25 ноября 1999

г. М.:Росархив; ВНИИДАД; РОИА, М., 2000. 238 с.

Документация в информационном обществе: проблемы

государственного регулирования документационного обеспечения

управления при переходе на электронные технологии. Доклады и сообщения

на восьмой Международной научно-практической конференции 21-22

ноября 2001 г. М. Росархив; ВНИИДАД, 2003. 264 с.

Документация в информационном обществе: унификация и

стандартизация межведомственного и корпоративного документооборота.

Доклады и сообщения на девятой Международной научно-практической

конференции 5-6 декабря 2002 г. М.: Росархив; ВНИИДАД, 2003. 384 с.

Материалы круглого стола «Электронные документы и архивы:

состояние и перспективы» 19 апреля 2000 г.// Вестник архивиста. 2000. №

3-4. С.158-162; № 5-6. С. 64-97.

52

Материалы круглого стола «Работа с электронными архивами:

состояние и перспективы развития». 18 декабря 2001//Вестник архивист а.

2002. № 1. С. 272-278.

4.3. Применение ААТ в учете документов и обеспечении

сохранности.

Источники основные.

Временный порядок автоматизированного государственного учета

документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в

государственных и муниципальных архивах: Приложение к приказу

Росархива № 64 от 23.10. 2000.

Проблемы сохранения текстов документов, созданных с помощью

печатающих компьютерных устройств. Аналитический обзор. М., 1996.

Регламент государственного учета документов Архивного фонда

Российской Федерации (приказ Росархива № 11 от 11.03.97.)

Рекомендации по созданию архивного сайта в Интернет. Приложение

к письму Росархива от 17.05.2001 № 6/513-К.

Регламент государственного учета уникальных документов архивного

фонда РФ. Одобрен коллегией Федеральной архивной службы России.

Протокол № 2 от 27.01.2000.

Источники дополнительные

БД "Учет фондов архива". Версия 10. Руководство пользователя. /ГА

Новосибирской области. Новосибирск, 1996. 15 с.

Методическое пособие по применению автоматизированной

технологии ведения централизованного учета в Центральном

муниципальном архиве Москвы/ ЦМАМ. М., 2002. 57 с.

Условия хранения компакт-дисков (обеспечение физико-химической

сохранности фонодокументов на оптических компакт-дисках):

Аналитический обзор. Депонированная рукопись. // ОЦНТИ ВНИИДАД. №

134–95.

53




архивы. 2002. № 5. С. 20-26


в РГАЭ//Отечественные архивы. 1994. Т 2. С.104-106.


воплощение// Отечественные архивы. 1997. № 6. С. 28-33.

Кочеткова З.И. Ведение баз данных по учету в ЦАОДМ//

Отечественные архивы. 1998. № 2. С. 39-42.


Башкир Б.С. Микрофильмирование, оцифровка, фотофиксация

архивного документа// Архивный вестник зонального научно-методического

совета Центрального района России. 2002. № 6. С. 167-177.

Медведева Г. А. Автоматизированная система «Сохранность» по

контролю за физико-химическим состоянием документов на пленочных

носителях в РГА НТД//Вестник архивиста. 2002. № 1. С. 272-274.

Она же. Автоматизированная система учета и поиска документов в РГА

НТД// Отечественные архивы. 2001. № 3. С. 73-77.

Михайлов О.А., Армадерова Т.В., Залаев Г.З. и др. Оптические диски и

их использование в архивах. Аналитический обзор / РНИЦ КД.М.: ГАС РФ,

1993.

Кузнецов С.Л. О некоторых проблемах обеспечения сохранности

электронных архивов // Безопасность архивов и архивных фондов. Доклады и

сообщения на Всесоюзной научно-практической конференции. 30 ноября -

1 декабря 1999 г. М.,2000. С.186-189.

Совершенствование поиска и реставрации архивных документов на

базе компьютерной техники. Cб. науч. тр. М., 1993.

Совершенствование АИПС и фактографических систем реставрации

архивных док-тов:Сб. научн. тр./ НИЦ КД СССР. М., 1989. 69 с.

54

Создается «Красная книга» Архивного фонда России//Отечественные

архивы. 1997. № 2. С.6-12.

Технические аспекты обеспечения сохранности архивных

документов /ГАС РФ ; РНИЦ КД. М., 1994.

Хомякова Н.В. Использование автоматизированных архивных

технологий в целях обеспечения сохранности архивных документов//

Безопасность архивов и архивных фондов. Доклады и сообщения на

Всероссийской научно-практической конференции 30 ноября – 1 декабря

1999. М.: Росархив, РОИА. М.,2000. С.206-211.

Цифровое копирование архивных документов для обеспечения

сохранности (Аналитический обзор) / Гос. архивная служба РФ; РНИЦ КД.

Отв. сост. О.А.Михайлов.М., 1993. 48 с.


www.rusarchives.ru/bd/list.shtml

4.4. АИПС в архивах

Источники:

Общий международный стандарт описания архивных документов /

Международный совет архивов. Оттава, 1994. (International Standard Archival

Description, ISAD (G) от 01.01.94).

Составление архивных описей. Методические рекомендации. Росархив;

ВНИИДАД. М., 2003. Раздел 6.

Литература основная

Андерсон К.М. Новый облик архива Коминтерна//Отечественные

архивы.1998. № 1. С. 17-20.

Афиани В.Ю. Информационные технологии в архиве: на примере

ЦХСД// Информационный бюллетень ассоциации “История и компьютер” .

М., 1998. № 23. С.12-15.

Он же Об автоматизации НСА к архивным документам//

Информационный бюллетень ассоциации “История и компьютер” . М., 1998.

55

№ 23. С.22-30.



Киселев И.Н. Волкова И.В. Нежданова О.Ю. Современное состояние

и перспективы развития НСА к документам государственных архивов//

Отечественные архивы. 2000.№ 5.С.12.

Ларина В.Г. Система НСА государственных архивов как основа

формирования общего архивно-информационного пространства//

Отечественные архивы.2002. № 3. С.14.

Ларина В.Г. Единый классификатор документной информации -

важнейший элемент информатизации архивной отрасли// Отечественные

архивы. 2002. № 1. С.8-14.

Новый архивный справочник “Архивы Москвы и Санк-Петербурга”//

Вестник архивиста. 1997. № 2. С. 134-135.

Прокопенко Н.А. О методе подготовки межархивных справочников на

базе ЭВТ (Разработки РНИЦ КД) // Советские архивы. 1991. N6. С.76-78.

Подготовка основных правил работы государственных архивов РФ

завершена (на вопросы редакции ответил руководитель Росархива В.П.

Козлов) //Отечественные архивы. № 1.С.3-8.

Томан Б.А. База данных документов ЦК ВКП(б) периода Великой

Отечественной войны//Отечественные архивы. 1997. № 5.С.25.

Шапошникова А.С. и др. Основные направления компьютеризации в

архивах и опыт применения СDS/ISIS в РНИЦ КД //Современные

технологии тематического поиска и реставрации архивных документов на

базе компьютерной техники. Сб. научн. трудов. М., 1993. С.3-17.

Шувалова Л.Л. Ренцова Н.В. О компьютерных программах

Государственного архива Пермской области// Отечественные архивы. 2000.

№ 6. С.69-72.

Черник Э.А. Автоматизированный банк данных "Книга памяти" //

Отечественные архивы. 1995. N3. С. 100-101.

56


База даны «Метрические книги церквей о.Сахалина»/ Государственный

архив Сахалинской области. Южносахалинск, 1994.

Банасюкевич В.Д. Состояние и направления развития базы данных об

утраченных и перемещенных архивах России//Зарубежная архивная Россика.

Итоги и перспективы выявления и возвращения. Материалы международной

научно-практической конференции,16-17 ноября 2000 г. М.,2001. С.233-236.

Богуславский А.А., Рогожин Н.М. Информационно-справочная система

«Посольские книги России к.XV- н.XVIII вв.»// Информационный

бюллетень ассоциации «История и компьютер».1998. № 23. С.18.

Валеев Р.Р. Перевод сводного каталога в БД ПЭВМ (Из опыта работы

Комитета по делам архивов администрации Челябинской области)// Тезисы

докладов региональной науч.-практич. конференции "Роль и значение

автоматизированных технологий в деят-ти архивных учреждений и

перспективы их развития"/ Комитет по делам архивов администрации

Пермской области. Пермь, 1996. С.44-46.

Гендина Н.И. Лингвистические средства автоматизации документного

поиска / Под ред. В.П.Леонова. Спб.:Изд-во БАН.1992. 188 с.

Гольдштейн А.Л. Гладков В.П. Создание электронного каталога//



архивных учреждений и перспективах их развития." Пермь,1996.С. 39-42.

Горбачев Г.Л. Дударь И.В. Соровец Ф.М. Применение

информационных технологий переработки и усовершенствования описей//ИБ

ассоциации "История и компьютер". 1995. N 14. C. 160-162.

Дерусова Е.В. Автоматизация поиска информации по личному составу

// Экспресс-информация ОЦНТИ ДАД. Архивное дело, архивоведение,

археография. М., 1992.N1(73). С.9.

57

Добрушкина Н.И. Илизаров Б.С. Новая идеология информационно-

поисковой системы по документам архивов// Архивы образа и

звука.М.:Центр документации "Народный архив", 1996. С.41-53.

Залаев Г.З. Чернышева О.Н. Информационный поиск в тезаурусных и

безтезаурусных АИПС на базе ПЭВМ// Развитие автоматизирован.

поисковых и реставрац. систем на косм. док-ты: Сб. науч. тр. / НИЦ

КД СССР.М.:Главархив СССР, 1992.

Иноземцева З.П. ИПС с применением компьютерных технологий в

ЦАОДМ объединения «Мосгорархив»// Архивный вестник ЗНМС

Центрального района России. М., 1998. Вып. 2. С. 50-54.

Калантарова Н.А. Из опыта работы РГА КФД по созданию

электронного каталога кинодокументов// Вестник архивиста. 2000. № 5 . С.

88-90.; Бухтаб Ю.А. Калантарова Н.А. Создание электронного каталога на

архивные кинодокументы. Выбор ПО и практическое применение//

Вестник архивиста. 2002. № 1.

Киселев М.Ю. Методика организации целевогоп оиска

ретроспективной информации (ИПС ЦХСД)// Архивоведение и

источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на

современном этапе. Доклады и тезисы выступлений на Всероссийской

конференции 12-13 марта 1996 года. ВНИИДАД. М,,1997. С. 153-157.

Кобелькова Л.А. Тенденции и перспективы развития НСА к

документам государственных и муниципальных архивов// Отечественные

архивы. 2003. № 3.

Ковалев С.С. Опыт создания БД «Решения и распоряжения

Калининского городского совета н.д. в Государственном архиве Тверской

области// Архивный вестник ЗНМС Центрального района России.

М.,2002.Вып.6. С.177-178.

Котлова Т.Н. Актуальные проблемы создания и функционирования

единой автоматизированной информационно-поисковой системы ГА РФ //

58

Вестник архивиста.2002.№ 1 или: ГА РФ: 10 лет работы. Сб.статей/Ред

кол.С.В.Мироненко и др. М.:Роспэн,2002. С.194-202.

Кошелева О. Мартин Р.Морозов Б. О создании центра по

компьютерной обработке и изучению биографической и генеалогической

информации в РГАДА//Вестник архивиста.1993.N 6. С. 103-104.

Крутов В.С. Трояновская О.В. АИПС в архиве военно-медицинского

музея // Отечественные архивы. 1996.N5. С.103-108.

Логанова О.В. О работе государственного архива Мурманской области

по формированию и ведению БД «Электронный каталог по истории

учреждений, организаций, предприятий Мурманской области//

Информационный бюллетень Росархива. М.,2000. № 29. С.97-99.

Международное совещание по вопросам реализации проекта создания

электронного НСА к архивному фонду СЭВ// Информационный бюллетень

Росархива. М., 2001. № 32-33. С.208-210.

Методические рекомендации по подготовке информации для ввода в

БД по документам фонда "Московский городской совет и исполнительный

комитет Совета нар.деп-тов" Центрального муниципального архива

г.Москвы. /Мосгорархив. М., 1994. 17 с.

Методические рекомендации по подготовке информации для ввода в

БД "Астраханский областной совет и исполнительный комитет совета

народных депутатов". Государственный архив Астраханской области.

Астрахань, 1995. 12 с.

Описание архивной документной информации с помощью ЭВМ:

Аналитический обзор/Ред. В.Г.Ларина.М.:ВНИИДАД, 1996. 36 с.

Панфилов П.Б. Теоретические аспекты создания АИПС по комплексам

источников личного происхождения в архивах. Разработка Центра

документации "Народный Архив" // Архивоведение и источниковедение

отечественной Проблемы взаимодействия на современном этапе. Докл. и

тезисы выст. на всес. конференц. 20-22 дек. М., 1995. С.224-227.

59

Петриченко М.Б. Компьютерная генеалогия. Российские базы данных и

программное обеспечение// Вестник архивиста. 2001. № 4-5. С 166-193.

Петрова В.П. Подготовка межархивного перечня документов о

крестьянском восстании 1921 г. в Тюменской губернии// Отечественные

архивы. 2001. № 3. С.73-77.

Попов А.В. Архивы и компьютерные технологии. Опыт создания

СУБД «Русское зарубежье»//Документация в информационном обществе:

электронный документооборот и электронный архив. Доклады и сообщения

на VI международной научно-практической конференции. 24-25 ноября

1999. М., 2000. С.221-223.

Программа создания БД по учету и поиску документов участников

вооруженной защиты сов. гос-ва ГАФ СССР периода 1917-1945 /

ВНИИДАД; ЦГАСА СССР. М., 1988. 9 с.

Руководство пользователя для работы с АРМ "Учет метрических

книг" / Госархив Свердл. обл. Екатеринбург, 1995. 15 с.

Томан Б.А. О базе данных по документам ГКО // Отечественные

архивы. 1995.N4. С.117-119.

Он же. О базе данных по документам Государственного комитета

обороны//Археографический ежегодник за 1997 год/РАН. Отделение

истории; Археографическая комиссия ГАС РФ. М.:НАУКА, 1997. С. 318-325.

Тюрина Е.А. Начало нового международного проекта (электронный

НСА фонда СЭВ в РГАЭ) //Отечественные архивы. 2001. № 4. С.110-111.

Чулкова Н.В., Пелевина Н.А. Компьютеризация работы с научно-

справочным аппаратом в архиве Свердловской области // Отечественные

архивы. 1996. N5. С.100-103.


www.rusarchives.ru/bd/list.shtml и раздел «Архивные справочники» -

www.rusarchives.ru/guide/index.shtml, а также сайты архивных учреждений.

4.5. Автоматизация использования.

Источники

60

Регламент стола справок с учетом внедрения АИПС по регистрации

запросов граждан социально-правового характера и контролю за их

исполнением. ГА Мурманской области. Мурманск, 1998.

Литература основная



архивы. 2002. № 5. С. 20-26

Дерусова Е.В. О внедрении ААТ в РГАЭ // Отечественные архивы.

1994. N2. С.104.


Корюкина Р.Д. Успенская Л.В. Исполнение тематических запросов с

помощью АИПС // Системы автоматизированного поиска и электронной

реставрации архивных документов. М., 1988.С.17-22.

Медведева Г.А. Использование базы данных документальной АИПС

при работе с тематическими запросами // Современные технологии

тематического поиска и реставрации архивных документов на базе

компьютерной техники. Сб.научных трудов. М., 1993. С.25-30

Левитан И.Е. Использование ЭВМ в делопроизводстве и справочной

работе архива// Тезисы докладов региональной научно-практической

конференции "Роль и значение автоматизированных архивных технологий в

деятельности архивных учреждений и перспективах их развития."

Пермь,1996.С. 39-42.



М.:Роспэн,2002. С.192.

Шереметьева С.Н. Хомякова Н.В. Применение автоматизированных

архивных технологий в использовании документов ГАПО// Отечестевнные

архивы. 1997. № 2. С. 103.

61


www.rusarchives.ru/bd/list.shtml, а также сайты архивных учреждений.

К разделу 4.8. ЭВТ в преподавании архивоведения.


Брагина Л.И. Ходаковский Н.И. Использование методов информатики

и средств вычислительной техники в преподавании истории. М., 1987.

Они же. Некоторые аспекты использования микроЭВМ в преподавании

и изучении вспомогательных исторических дисциплин // Источниковедение

и ВИД. Теория и методика. М., 1990.С.112-123.

Лобанов Ю.И. Подготовка информации для автоматизированных

обучающих систем. М., 1986.

Ходаковский Н.И. Разработка компьютерных обучающих программ в

МГИАИ // Мат-лы Всес. семинара "Применение компьютерной техники в

преподавании общественных наук".Л.:ЛИТМО, 1990. С.181-183.

К разделу 4.9.АРМ архивиста.


Ходаковский Н.И. Механизация информационных процессов

социальной амяти общества и модель автоматизированного рабочего места

историка-архивиста // Источниковедение ХХ столетия.Тезисы научной

конф. М.:РГГУ. 1992. С.12-13.


Тиунова З.Ф. Комплекс программ "Райгорархив"// Тезисы докладов

региональной научно-практической конференции "Роль и значение

автоматизированных архивных технологий в деятельности архивных

учреждений и перспективах их развития." Пермь,1996.С. 48-49.

62

К разделу 5. Проблемы и перспективы компьютеризации


Источники

Рекомендации по созданию архивного сайта. Приложение к письму

Росархива от 17.05.2001 № 6/513-К. (На сайте «Архивы России», раздел

«Методические пособия» - www.rusarchives.ru/mehtodics/index.shtml).

Порядок подготовки и регламент размещения сведений о

деятельности Федеральной архивной службы России на интернет-сайте

«Архивы России»/ Росархив. М., 2003. 3 с.

О состоянии работы архивов по представлению архивно-

информационных ресурсов в интернет//Информационный бюллетень

Росархива. 2001. № 32-33. С. 77-80.


Боброва Е.В. Архивный гипертекстовый справочник в Рунете: опыт и

перспективы // Отечественные архивы. 2003. № 1. С.16-24.

Залаев Г.З.Боброва Е.В. Как создать и поддерживать сайт в

Интернете//Отечественные архивы. 2000. № 4. С.90-96.

Они же. Архивы и Интернет//Отечественные архивы. 2000. № 2. С.42-

51.

Коргунюк Ю.Г. Создание полнотекстовых БД как синтетический жанр

научно-исторического творчества ( на примере БД "Партархив")//

Информационный бюллетень ассоциации "История и компьютер". 1995.

N14. С.49-51.

Материалы XVI Международного конгресса архивов

(Севилья)//Вестник архивиста. 2000. № 5-6. С.6-22.

Михайлов О.А. Полнотекстовые БД: Аналитический обзор по

отечественным и зарубежным источникам / РНИЦ КД. М., 1995. 15 с.

63

Он же Гипертексты приближаются к архивам // Отечественные архивы.

1995. N1. С.18-24.

Он же. Экспертные системы и архивы//Отечественные архивы. 1995. N

4. С.98-101.

Тихонов В.И. Юшин В.А. Будут ли в «электронной» России

электронные архивы?//Отечественные архивы.2002. № 5. С.12-19.


Афанасьева Л.П. Интернет для историка: мусорная корзина или

кладезь мудрости?// Новый исторический вестник. 2003. № 1.

www.nivestnik.ru

Белова Е.Б. Лазарев В.В. От гипертекста к гиперархиву//Круг идей:

традиции и тенденции исторической информатики. М., 1997. С. 59-74.

Белоконь Е.А. Пружинин А.В. К вопросу о создании электронных

копий архивных исторических источников// Вестник архивиста. 1993. N 6.

C. 100-102. http://aik.barnaul.ru/aik/bullet/25/22.html

Боброва Е.В. Интернет-документ как объект архивного

хранения//Вестник архивиста. 2000. № 5-6. С.80-85.

http://aik.barnaul.ru/aik/bullet/27/bullet27.html

Богуславский А.А. Рогожин Н.М. Справочная система «Посольские

книги России конца XV – начала XVIII вв.»: Научно-справочные системы в

РГАДА// Информационный бюллетень ассоциации «История и

компьютер» . 1998. № 23. С. 18.

Перескоков Ю.А. Презентация локальной вычислительной сети//

Отечественные архивы. 2002. № 4. С.115.

Гедрович Ф.А. Цифровые документы - проблемы обеспечения

сохранности// Вестник архивиста. 1998. № 1. С. 120-123.

Лоскутов С.В. Возможности создания, обеспечения сохранности и

использования документов на электронных носителях в региональных и

муниципальных архивах ( на примере республики Марий Эл)// Документация

64

в информационном обществе: проблемы государственного регулирования

ДОУ при переходе на электронные технологи. Доклады и сообщения на

восьмой Международной информационно-практической конференции 21-22

ноября 2001. М.,2003.

Есипова В.А. К вопросу о создании БД филиграней

//Археографический ежегодник/ РАН. Отделение истории. М.:Наука, 2001. №

6. С.183-195.

Йекел Э. Стандарты описания машиночитаемых

данных//Отечественные архивы. 1999. № 1. С. 43-54.

Интернет и архивы. Аналитический обзор /Сост. А.О. Михайлов.

М.,1998.

Каделл Патрик. Новые архивные информационные технологии для

историков//Там же. 1998. № 1. С. 22-24.

Карнаухов В.Н. Мерзляков Н.С.Осипова Н.М. Рубанов Л.И.

Электронные базы данных архива Российской академии

наук//Отечественные архивы.2001. № 6. С.35-41.

Карнаухов В.Н. Кузнецов И.А. Мерзляков Н.С Рубанов Л.И.

Текстографический цифровой архив РАН//Труды международной

конференции «Электронные изображения и визуальные искусства» (EVA-

99). М.,1998. С.5-6.

Киселев И.Н. Электронные документы: основные направления

исследований// Вестник архивиста. 2000. № 3-4. С.162-166.

Козлов В.А. «Электронный архив» ГА РФ: утопия или техническая

проблема? // ГА РФ: 10 лет работы. Сб.статей/Ред кол.С.В.Мироненко и

др. М.:Роспэн,2002. С. 175-182.

Леонтьева О.Г.Архивы и Интернет//Отечественные архивы. 2000. № 3.

С.86-91.

Леонтьева О.Г. Работа архивистов с электронными документами и

технологиями. Зарубежный опыт//Отечественные архивы. 2002. № 3. С.86-

102.

65

Липицкая О.Я. Кудряшов В.Е. Компьютерное источниковедения

Беларуси//Информационный бюллетень ассоциации "История и компьютер".

1997. N 20. С. 14-28.

Малышкин Г.В. О создании европейской информационной сети по

международным отношениям и региональным исследованиям// Тезисы

докладов и выступлений на международной конференции "Документ в

административных структурах" 27-28 окт. 1994 г. М.:ВНИИДАД, 1995. С.

113-116.

Машиночитаемые документы и архивы. Аналитический обзор

зарубежного и отечественного опыта /ГАС РФ; РНИЦ КД. М., 1994. 48 с.

Михайлов О.А. Гипертексты и архивы: Аналитический обзор по

отечественным и зарубежным источникам/РНИЦ КД. М., 1995.

Он же. Новая технология - экспертные системы :Аналитический

обзор. М.,1995.15 с.

Он же. Новые информационные технологии расширяют базу

сотрудничества историков и архивистов// Вестник архивиста. 1997. № 6. С.

58-61.

Он же. Цифровые документы и архивы// Вестник архивиста. 1997. № 3.

С. 56-69.

Он же. Архивы Ватикана// Вестник архивиста. 1999. № 6.

Он же. Электронные документы и архивы (по данным международных

конференций и публикаций 1998-1999 гг.)//Вестник архивиста. 2000. № 1.

С.97-118.

Он же. Электронные документы в архивах: проблемы приема,

обеспечения сохранности, использования. Аналитический обор зарубежного

и отечественного опыта. /Росархив, РОИА, РГА НТД. 2-е изд., доп. М .,2000.

325 с.

Он же. Электронные документы в архивах: проблемы приема,

обеспечения сохранности, использования. Аналитический обор зарубежного

66

и отечественного опыта. /Росархив, РОИА, РГА НТД. 3-е изд., доп. М .,2002.

Кн. 1,2.

Михальченко А.Н. Носевич В.Л. О виртуальном архиве Беларуси//

Безопасность архивов и архивных фондов. Доклады и сообщения на

Всесоюзной научно-практической конференции. 30 ноября - 1 декабря

1999 г. М.,2000. С.182-186.

Новые базы данных США в области гуманитарных наук.

Аналитический обзор. РГА НТД. М.,2000. 19 с.

Норберг Эрик Информационные технологии, архивное дело и

история //Вестник архивиста. 1997. № 5 . С 17-19.

Носевич В.Л. Электронные документы в британских архивах//


№ 22. С.117-121.

Он же. Архив электронных документов: белорусский опыт//


Нуаре Кристин Влияние информационных технологий на архивы и

архивное дело//Там же. 1997. № 1. С. 89-91.

Перескоков Ю.А. Презентация локальной вычислительной сети//

Отечественные архивы. 2002. № 4. С.115.

Попов А.В. Архивы и компьютерные технологии. Опыт создания

СУБД «Русское зарубежье»//Документация в информационном обществе:

электронное делопроизводство и архив. Доклады и сообщения на VI

Международной н.и. конференции 24-25 ноября 1999 г. М.: Росархив;

ВНИИДАД; РОИА. М.,2000. С. 221-223.

Презентация проекта “Компьютеризация архива Коминтерна”//

Вестник архивиста. 1997. № 6. С. 124.

Ходаковский Н.И. Мультимедиа в исторической науке и архивном

деле//Вестник архивиста. 1998. № 1. С. 85-91.

Цифровая обработка архивных документов. Сб. науч. трудов/ РНИЦ

КД. М., 1995. 36 с.

67

Шапошников А.С. Основные направления и перспективы оцифрования

в архивном деле// Отечественные архивы. 1996. N 3. С. 26-30.

Юрганова И.И. Интернет - страничка якутских архивистов//

Отечественные архивы. 2000. №3. С 118.

Юшин И.Ф. Центры хранение электронных данных и документов:

степень готовности архивов и архивистов//Документация в информационном

обществе: электронное делопроизводство и электронный архив. Доклады и

сообщения на 6 международной конференции. 24-25 ноября 1999 г. М.,2000.

С.100-105.

См. также сайт «Архивы России», раздел «Архивные проекты» - а

также сайты архивных учреждений.( www.rusarchives.ru/projects/index.shtml).

68

КРАТКИЙ КУРС ЛЕКЦИЙ

Лекция 1. История механизации и автоматизации архивного дела:

итоги и уроки.

План лекции.

1) Механизация, автоматизация, информатизация. Термины и

определения.

2) Этапы механизации и автоматизации архивного дела.

3) Механизация и автоматизация архивного дела с конца XIX века до

1950-х годов.

4) Механизация и автоматизация архивного дела 1950 - первой

половины 1970-х годов.

5) Механизация и автоматизация архивного дела второй половины

1970 - п.п. 1980-х годов.

6) Информатизация архивного дела за рубежом в 1960-80-е годы.

Процесс развития информационных технологий во второй половине

XX часто сравнивают с тотальным взрывом, изменившим лицо мира,

повлиявшим не только на все сферы деятельности человека, но и на лексику

и моду. Скорость смены поколений техники, стремительная череда

технологических революций превзошла самые смелые прогнозы. То, что

вчера касалось новейшим достижением технического прогресса, сегодня уже

достояние истории. И все же автоматизация архивного дела для нас не

столько область истории науки и техники, музей устаревших технологий. Во-

первых, архивист должен себе представлять все способы документирования,

созданные человечеством, в том числе и связанные со считыванием

информации машиной. Во-вторых, как мы убедимся ниже, несмотря на смену

технологий, в информатизации архивного дела из год в год мы можем

выделить одни и те же проблемы и ошибки, которые неразрешимы

технологическим путем и требуют развития теории и методики

архивоведения.

Итак, изучая историю механизации и автоматизации архивного дела,

постараемся найти ответы на вопросы:

- в какой мере информационные технологии повлияли на

развитие теории и методик и архивоведения?

- какие уроки следует извлечь из опыта прошлого?

Под механизацией архивного дела мы будем понимать

усовершенствование и рационализацию отдельных операций обработки

архивных документов с помощью машин и механизмов. Так, механизация

информационного поиска в архивах - использование в архивах

информационных систем, осуществляющих многократный поиск в массиве

специальных носителей информации, ускоренный с помощью механических

приспособлений. Простейшие из них использовались в архивах еще в XVII –

XIX вв. для подъема тяжестей, т. е. архивных документов. Транспортеры

применялись для переноски документов из хранилище в хранилище или в

читальный зал. В Межевом архиве в XIX в. использовались «передвижные

алфавиты». С 1930-х годов в ведомствах СССР широко использовались

«элеваторные картотеки», механические нумераторы для обозначения листов

дел.

Под автоматизацией архивного дела мы будем понимать процесс

усовершенствования технологий обработки архивных документов в

результате применения в архивах машин-автоматов, максимально

устраняющих ручной труд в ходе данной операции.

Под информатизацией архивного дела мы будем понимать более

масштабный процесс внедрения в теорию и практику архивного дела

теоретических и прикладных разработок информатики, а также эволюции

архивных технологий в результате использования компьютерной техники и

программного обеспечения.

70

Все три процесса могут осуществляются в архивах одновременно,

поскольку служат для решения разных задач.

Механизация и автоматизация архивного дела тесно связана с двумя

аспектами:

1) историей эволюции вычислительной техники,

математического (программного), лингвистического

обеспечения и носителей информации.

2) изменением роли автоматизированных технологий в

развитии архивного дела.

Техническое обеспечение – совокупность механических,

электромеханических устройств, электронно-вычислительных машин,

периферийных устройств (принтеры, сканеры, стриммеры, плоттеры и др.)

средств коммуникации (аппаратного обеспечения локальных и глобальных

сетей), применяемых в архивах.

Математическое (программное) обеспечение – алгоритмы и

специализированные прикладные программы для ЭВМ, созданные для

обработки информации и усовершенствования архивных технологий.

Лингвистическое обеспечение – совокупность искусственных

информационно-поисковых языков (ИПЯ) различных видов, используемых в

архивных информационно-поисковых системах (кодовые таблицы, таблицы

дескрипторов, глоссарии, информационно-поисковые тезаурусы).

Носители информации – материальные объекты, содержащие запись

информации в форме, понятной для считывания и обработки с помощью

механических, электромеханических устройств и ЭВМ.

Исходя из этих важнейших факторов, в истории механизации и

автоматизации архивного дела можно выделить четыре больших периода:

1) с конца XIX века до 1950-х годов;

2) 1950 - первой половины 1970-х годов (в данном периоде мы

можем выделить два этапа: 1950-1960-е гг.; первая половина 1970-х годов);

71

3) период второй половины 1970-х годов - первой половины 1980-х

годов;

4) период второй половины 1980-х -1990-х годов – современный этап.

Предметом нашего рассмотрения в этой лекции будут первые три

периода.

Время с конца XIX века до 1950-х годов характеризуется

эпизодической механизацией делопроизводства и ведомственных архивов на

основе работы с матричными носителями информации, созданием первых

хранилищ для временного хранения машиночитаемых документов.

Период 1950-первой половины 1970-х годов характеризуется

механизацией и автоматизацией работы ведомственных и государственных

архивов, созданием учетных и поисковых автоматизированных систем,

появлением наряду с матричными магнитных и оптических носителей

информации, электромеханических устройств и ЭВМ, повсеместным

созданием АСУ на уровне предприятия, республиканском и отраслевом

уровне и созданием сети ведомственных архивов машиночитаемых данных -

ВЦ и ГВЦ. При этом первая половина 1970-х гг. может рассматриваться как

отдельный этап благодаря внедрению в начале 1970-х гг. ЕГСД и созданию

ОГАС. В результате АСУ охватили все союзные и союзно-республиканские

министерства и ведомства, что, в свою очередь, вызвало лавинообразный

рост количества машиночитаемых документов.

Период второй половины 1970-х годов - первой половины 1980-х годов

характеризуется преобладанием магнитных носителей информации и ЕС

ЭВМ, созданием межархивных АИПС, а также формированием

теоретических основ архивоведения машиночитаемых документов.

Начнем наш экскурс с рассмотрения носителей информации. На

первых этапах своей истории средства механизации не позволяли

непосредственно воспринимать информацию архивных документов и

справочников, поэтому переход к механизированному поиску был связан с

переводом документов из человекочетаемой формы в форму, пригодную для

72

считывания машиной. Для этого информацию воспроизводили в виде

физических состояний: отверстий, сочетания цветов, позже -

электромагнитных соединений. Поэтому для каждой информационной

системы создавались специальные носители информации. Матричными

называют носители, воспроизводящие кодированную информацию на

специальных таблицах – матрицах (программирующих различные,

физические состояния - пробивки, магнитные импульсы). По мнению К.Б.

Гельмана-Виноградова, все основные разновидности как машиночитаемых

документов на матричных носителях информации, так и технических

устройств по их обработке, были опробированы и классифицированы еще в

1920-е годы.9

Матричные носители информации разделяют на машиночитаемые и

человекочитаемые. Матричные носители информации имели следующие

характеристики: физический объем (размеры), объем информации

(максимальная емкость кода для данного вида перфорирования),

компактность.

Перфокарта – карточка из плотной бумаги или (позднее) из

пластического материала), на которой проставляются отверстия или вырезы.

В перфокартах с предварительной перфорацией отверстия вырезаны

заранее. В них при кодировании специальным краевым компостером

прорезались щели. В перфокартах с последующей перфорацией отверстия

прорезались непосредственно в ходе кодирования информации, как правило

специальной машиной-перфоратором.

В механических и полуавтоматических перфокартотеках

использовались перфокарты с краевой перфорацией (см. рис. 1)

(содержащие один или два ряда отверстий по краю). Отверстия

нумеровались. В центральной части перфокарты можно было поместить

традиционное описание документа.

73

Щелевые или шлицевые перфокарты содержали десять и более рядов

отверстий в нижней части карты. При перфорировании щели соединяли

находящиеся рядом отверстия.

В перфокартах этих видов на каждой карте кодируется один

документ, дело или элемент информации (в зависимости от вида ИПС).

Часть карты, лишенная отверстий, служила для традиционного описания и

(или) указания архивного шифра. Например, в ИПС ЦГАНХ СССР по

материалам Госплана основную часть занимала карточка систематического

каталога. Перфорированная часть использовалась для кодирования

дескрипторов, соответствовавших информации документа. На одной карте

пробивались отверстия, соответствовавшие всем вопросам содержания

документа.

Суперпозиционные или просветные карты (рис. 2) содержали таблицы

из обозначенных номерами квадратов. Каждая перфокарта соответствовала

не документу, а дескриптору (например, понятию «высшее образование»), а

отверстие на месте квадрата обозначало номер документа, содержанию

которого соответствовал данный дескриптор. Например, на одной карте

пробивались отверстия на месте всех квадратов, соответствовавших номерам

документов, в которых упоминалось о высшем образовании. Поиск

осуществлялся путем визуального просмотра напросвет наложенных друг на

друга перфокарт. Такие перфокарты использовались исключительно для

ручного поиска в массиве не более тысячи карточек. К этому же виду

относились карты-решетки, где были пробиты все отверстия, кроме

соответствующих поисковым признакам.

Рейтерные карты применяли цветовое кодирование для фиксирования

меняющихся и взаимоисключающих признаков.

Наконец, в счетно-перфорационных машинах применялись особые

машинные перфокарты. В отличие от человекочитаемых перфокарт,

машиночитаемые карты почти не содержали свободного места для

традиционного описания документа. Все пространство карты занимали

74

вертикальные колонки из цифр от 0 до 9 или от 0 до 12. Каждая колонка

имела свой номер.

К.Б.Гельман-Виноградов считает, что впервые машинные

перфокарты в нашей стране применялись еще в 189710 году для обработки

массива анкет первой Всероссийской переписи населения. Инициатором

механизации демографического учета старший редактор Центрального

статистического комитета В.О. Струве. Тогда использовались 22-колонные

перфокарты. Массив из 122 миллионов карт (по числу переписанного

населения) обрабатывали 110 электрических счетных агрегатов

американской фирмы «Холерит». Увы, заморская техника не осилила

русскую бюрократическую машину – результатов переписи пришлось

ждать восемь лет, из-за чего в перфокартах сильно разочаровались.

Впрочем, в оправдание усилий Струве можно сказать, что результаты

переписи населения 1897 года до сих пор бесценный источник, который

историки считают весьма достоверным, в то время как результаты

переписи населения 2002 года, подсчитанные на суперсовременных

компьютерах, вызывают сомнения у многих.

Позднее в 1960-е годы получили распространение 45-ти (с круглыми

пробивками) и 80-тиколонные машинные перфокарты (с прямоугольными

пробивками) (см. рис. 3).

К общим достоинствам всех перфокарт относится то, что порядок

расположения карт в массиве не имеет никакого значения. Не желательно

только переворачивать карты «вверх ногами». Поэтому верхний правый угол

у большинства перфокарт был срезан для верного расположения карт в

массиве.

К матричным носителям информации относились также рулонные

перфоленты, считываемые машиной и кодексы (книги с перфорационной

пробивкой).

75

Перфоленты (трех- и пятидорожечные) появились еще ранее

перфокарт. Их использовали с XVIII века для управления ткацким

процессом в типографских наборных машинах - монотипах; а также,

главным образом, во второй половине XIX века – для передачи сообщений по

телеграфу. К.Б. Гельман-Виноградов считает, что перфоленты

использовались для передачи оперативной информации. А для

долговременного хранения более ценной информации применялись

перфокарты.11

Каким же образом с помощью отверстий в бумаге или ленте можно

было выразить все многообразие содержания архивных документов? Процесс

этот был длительным, трудоемким и включал в себя следующие этапы:

1. Создание схемы классификации, кодовой таблицы, макета

перфокарты.

2. Кодирование информации на матричных носителях информации.

3. Механизированный поиск в массиве матричных носителей

информации.

4. Декодирование информации на найденных носителях с помощью

классификаторов, кодовых таблиц.

Наиболее важен для эффективности поиска первый этап, на котором

создавалась семантическая основа информационно-поисковой системы -

информационно поисковый язык (ИПЯ).

В практике информатизации на первых этапах применялись ИПЯ

классификационного, дескрипторного и комбинированного типов.

Классификационные системы основаны на последовательном делении

всех понятий, встречающихся при описании документной информации,

«раскладывании их по полочкам» схемы классификации. После этого

производилось индексирование – замена понятия классификационной схемы

символическим индексом (буквенным, цифровым или смешанным).

Применялись различные системы индексации. В нумерационных системах

все подразделения классификационной схемы рассматривались как

76

равнозначные единицы и нумеровались в алфавитном порядке. К

нумерационным можно отнести библиотечную классификацию Гарриса.

Логическая или ступенчатая классификация отражала подчиненность и

соподчиненность понятий. Наиболее известна универсальная десятичная

классификация Дьюи, применяющая в библиотечном деле. Мнемоническая

индексация передавала сочетания букв в виде цифр или букв.12 Однако эти

поисковые системы имеют один недостаток - каждую единицу описания

можно соотнести только с одним, основным признаком классификации. Это

создает трудности при описании многоаспектной информации архивных

документов. С ростом объемов информации одноаспектные системы поиска

(к которым относились и архивные справочники, построенные согласно

жесткой схеме классификации информации) стали играть роль

путеводителей, предоставляющих огромные блоки информации для

сплошного перебора. В результате целенаправленный поиск превращался в

трудоемкое занятие с непредсказуемым результатом, и выражение «архивное

открытие» стало весьма распространенным.13 Кроме того, не только поиск, но

и непрерывное усовершенствование громоздких универсальных схем

классификации было очень трудоемким.

В начале 1960-х годов получили распространение многоаспектные

поисковые системы – так называемые свободные дескрипторные языки.

Системы дескрипторного типа представляют собой списки ключевых слов

(дескрипторов), отражающих содержание документов, сгруппированных по

тематическим таблицам. Например, в ИПС на основе анкет абитуриентов

вуза, могут быть таблицы: общие вопросы, состав абитуриентов, образование

абитуриентов, возраст абитуриентов, национальность абитуриентов,

профессия абитуриентов. Таблица «образование абитуриентов» может

содержать следующие дескрипторы: начальное, среднее, среднее

специальное, незаконченное высшее, высшее. Системы дескрипторного типа

использовались для описания информации по узким отраслям знаний.

77

Наконец, в начале 1970-х годов получили широкое распространение

системы комбинированного типа, которые основывались на сочетании

классификационного и дескрипторного принципов описания. Они

предполагали создание локальных десятичных классификаций, не

претендующих на универсальность и таблиц дескрипторов. На носителе

проставляется и индекс по классификационной таблице и индексы по

спискам дескрипторов.

Вопрос:

В Схеме единой классификации документной информации в

систематических каталогах государственных архивов СССР (СЕК)

индексация производилась по основной таблице, построенной по

отраслевому принципу и вспомогательным таблицам общих и специальных

определителей аспекта, групп, населения, языка, места. Они использовались

для описания многоаспектной информации. К какому типу ИПЯ относится

СЕК?

После того, как ИПЯ был наполнен лексическими единицами

(рубриками классификатора или дескрипторами) необходимо было

установить соответствие между этими лексическими единицами и

отверстиями на перфокарте, выполнявшими роль кодов. Для этого

составляли макет перфокарты, соотнося каждую терминологическую группу

ИПЯ с определенной зоной перфокарты. Например, под таблицу

дескрипторов «образование» достаточно отвести зону краевой перфокарты из

6 отверстий или 6 цифр одной колонки машинной перфокарты. На макете

перфокарты графически размечались и подписывались зоны,

соответствующие таблицам «возраст», «социальный состав» и другим.

Поскольку количество отверстий и колонок цифр на карте

ограничено, следовало верно выбрать тип кода. Для этого надо было

сопоставить количество лексических единиц ИПЯ с емкостью кода.

Емкость кода – максимальное количество возможных кодовых комбинаций.

78

Если количество дескрипторов превышает емкость кода, не все вопросы

содержания документов можно будет отразить на перфокарте. При

кодировании применялись прямые и комбинационные коды с основанием 10 и

12 (имело ввиду количество цифр в колонке машинной перфокарты), а

также алфавитные коды. Прямой цифровой код - тупое однозначное

соотнесение каждое единицы ИПЯ с цифрой. Например, начальное

образование – 1; среднее образование –2; среднее профессиональное

образование - 3 и т.д. Такое кодирование осуществлялось автоматически в

счетно-перфорационных машинах. При таком кодировании емкость кода

равнялась количеству цифр во всех колонках перфокарты. Если на ней 80

колонок по 10 цифр в каждой, емкость прямого цифрового кода – 800

единиц. Если емкость ИПЯ более 800 дескрипторов, использовался

алфавитный комбинационный код, при котором каждая лексическая

единица соотносилась с комбинацией из двух пробивок. Например,

начальное образование – 1 и 2; среднее образование – 1 и 3; среднее

профессиональное образование - 1 и 4 и т.д. Таким образом в каждой

колонке из 10 цифр можно было закодировать уже не 10, а 32 дескриптора.

Для удобства каждую комбинацию из двух пробивок соотносили с буквой

русского алфавита, поэтому такой код назывался алфавитным. Например,

0 и 1 - а; 0 и 2 - б и др. Таким образом, на 80-ти колонной перфокарте

можно закодировать уже не 800, а 2560 лексических единиц.

Наконец, для дальнейшего увеличения количества кодовых

комбинаций прибегали к комбинационным кодам – цифровым и

алфавитным. Для этого для кодирования лексических единиц использовали

комбинации пробивок из разных цифровых колонок перфокарты. В таком

случае количество возможных лексических единиц рассчитывалось по

следующей формуле:

N = Ak

где N – количество возможных кодовых комбинаций;

A – основание кода (10, 12, 32).

79

K - число колонок в терминологической зоне.14

Перед составлением макета составлялись специальные таблицы

поисковой емкости зон перфокарты.

При составлении макета перфокарты достаточно сложной задачей

было оптимальное разделение кодового поля между дескрипторными

группами. В ИПЯ, разработанных для описания архивных документов,

группы поисковых признаков соответствовали основным элементам

описания дела или документа (номинальная – вид документа, авторская,

предметно-вопросная, хронологическая, географическая и другие.) Затем

группы делились на подгруппы и далее, до определения значения каждого

дескриптора.

Результаты всей этой работы фиксировались в кодовой таблице,

которая имела примерно такой вид (при цифровом комбинационном коде).

Классифицируемые данные № колонки

перфокарты

Отдел

классификатора

Разделы,

(подразделы),

темы, термины.

1. Вид документа 1 2

1.1 Приказы 0 0 <№№ позиций, в

которых должны быть

сделаны пробивки в

данных колонках

1.1.1. Приказы по

основной

деятельности

0 1 <№№ позиций, в




80

1.1.2.Приказы по

личному составу





1.2.Протоколы и

т.д.





2. Автор 3 4

2.1.Министрество

образования





2.2. Главное

архивное

управление и

т.д.





После того как все возможные дескрипторы были отражены в

кодовой таблице, приступали к кодированию перфокарт, т.е. к пробивке

отверстий в соответствующем содержанию документа месте ( ручным

или автоматизированным путем). Когда массив перфокарт был готов,

наступал час машин и механизмов для их обработки.

Техническое обеспечение ИПС можно разделить на устройства

последовательного или параллельного действия.15 Все поисковые

механические устройства подразделялись на устройства параллельного и

последовательного действия. Устройства параллельного действия позволяют

осуществлять поиск одновременно по нескольким признакам. Устройства

последовательного действия поочередно просматривают отдельные элементы

81

информации и производят сравнение характеристик заданного вопроса с

характеристиками просматриваемых материалов. Еще в 1950-е годы

архивисты ставили вопрос о создании «экономически рентабельного

промышленного образца счетно-учетного механического устройства и

поисковой машины».16

В зависимости от роли человеческого труда при работе устройства,

они делились на средства малой и, видимо, большой механизации.

К средствам малой механизации, предполагавшим относительно

большую долю человеческого труда относились ручные (механические)

перфокартотеки (См. рис. 4). Первые устройства этого вида были

спроектированы в нашей стране в 1920-е годы – «ЦИТ», «Динамоучет»,

«Орга-индекс». Поиск в простейших системах осуществлялся путем

пропускания металлической спицы через отверстие, соответствовавшее

нужному понятию (дескриптору) сквозь массив перфокарт. После подъема

спицы «улов» падал вниз, так как карты, соответствующие запросу, имели

вместо круглого отверстия щель (См. рис. 5). Поскольку архивисты никогда

не отличались особо атлетическим сложением и поднимать тонны перфокарт

им было тяжело, изобрели перекидные селекторы, где зафиксированный

массив перфокарт со вставленной селекторной вилкой (заменителем спицы)

переворачивался над подносом, на который и падали искомые карточки

(См. рис. 6).

Для поиска по нескольким признакам пытались использовать

несколько спиц одновременно или последовательно, но это удавалось не

всегда, поскольку карточки «зависали». Для ИПС с объемом перфокарт

более нескольких тысяч вместо ручных перфокартотек использовались

полуавтоматические селекторы с электровибратором. Они производили с

массивом перфокарт маленькое землетрясение, после чего «зависшие»

карточки все же отделялись от массива. В 1960-е годы использовали

полуавтоматические селекторы, которые позволяли за один час просмотреть

25 тысяч перфокарт под одному краю или около 6000 по всему периметру.

82

Они расчитаны на ИПС, включающие не более 10-12 тыс. элементов

информации.17

Наконец, к средствам, очевидно, самой большой механизации

относились счетно-перфорационные машины. Например,

электромеханические сортировальные машины. В них перед началом поиска

несколько парных электрических контактов устанавливались в положение,

соответствующее поиску. Между парой контактов последовательно

пропускались перфокарты. Если в месте контакта перфокарта содержала

пробивку (отверстие), цепь замыкалась, что включало механизмы,

отсортировывающие данные карты от массива перфокарт. После чего

исполнительные механизмы печатали на бумаге отчет – например,

закодированные архивные шифры.

Например, в конце 1950-х годов в ВИНИТИ проводились научно-

исследовательские работы по созданию механизированной системы поисков

информации на базе экспериментальной информационной машины (ЭИМ).

ЭИМ обрабатывала 80-ти колонные перфокарты со специальным кодом. При

этом применялась достаточно гибкая система кодирования с помощью

специально спроектированного кодировочного устройства. В состав

комплекта также входил контроллер, наборное и просматривающее

устройства, устройство для отбора карт, устройство для печати отчетов.18

Проблемой совершенствования оргтехники занимались Наркомат

рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ), Центральный институт труда

ВЦСПС, Институт техники управления (ИТУП), общества научной

организации труда. Первоначально в 1920-е годы применялись устройства

тех же американских фирм, что и в конце XIX века – «Холлерит» и

«Пауэрс». Однако, вскоре были внедрены комплекты отечественного

оборудования САМ.

На первом этапе механизация касалась, в основном, делопроизводства

и ведомственных архивов. Применение средств «малой механизации» было

эпизодическим и ограничивалось использованием матричных носителей

83

информации (перфокарт, перфолент, кодексов) и ручных перфокартотек,

счетно-перфорационных устройств (механического, электромеханического и

других способов действия). Все это находило применение в работе

совнархозов, отделениях личного состава некоторых наркоматов, на

предприятиях (например, на заводе сельхозмашиностроения «Серп и

Молот» в Харькове), предприятиях торговли (например, ЦУМе), финансовых

учреждениях (например, Госбанке СССР), статистических органах

(например, ЦУНХУ-ЦСУ СССР). Сфера применения механизированных

устройств в 1920-е годы ограничивалась решением конкретных задач в

области учета материальных ценностей, учета кадров, учета населения

(переписи населения), планирования, отчетности на производстве, расчета

заработной платы, в банковском деле и статистике перевозок на транспорте,

обработке материалов партийной статистики. Мощным импульсом для

разработки средств малой механизации стало в 1920-е годы движение за

научную организацию труда (НОТ). Во второй полове 1930-х годов в СССР

началось применение перфокарт для научно-технических вычислений в

астрономии.19

Какое отношения все эти процессы имели к автоматизации архивного

дела? Дело в дом, что уже на этом этапе пришлось столкнуться с проблемой

хранения машиночитаемых документов. Были созданы первые хранилища

машиночитаемых данных - машиносчетные станции ЦСУ СССР, фабрики

механизированного счета в крупных городах, которые обрабатывали

материалы статистических обследований и переписей населения.

Перфокарты хранились временно и, по мере выполнения хозяйственных

задач, уничтожались. Одним из первых хранилищ МЧД стал на данном

этапе архив Научно-исследовательского института аэроклиматологии.

Институт был создан в 1943 г. как Центральный Научно-исследовательский

гидрометеорологический архив (ЦНИГМА) с целью механизации обработки

данных метеорологических наблюдений, которые собирались в виде полевых

книжек, лент самопишущих приборов, таблиц, синоптических карт в

84

технических архивах территориальных управлений гидрометеорологической

службы (УГМС). При институте была создана машинно-счетная фабрика. С

1957 года на институт возложена задача организации Единого

Гидрометеорологического фонда СССР, ставшего впоследствии одним из

государственных отраслевых фондов. Вся поступающая информация

переносилась на 80-ти колонных машинные перфокарты. Каждая колонка

перфокарты (или несколько колонок) закреплялась за определенными

элементами наблюдений (температура, давление, влажность, осадки и т. д.).

Перфокартотеки создавались по каждому виду наблюдений и по каждой

станции ежегодно. Перфокарты обрабатывались с помощью счетных машин.

Уже к началу 1960-х годов в институте была механизирована не только

статистическая обработка данных, но и учет поступающих перфокартотек,

создание сдаточной описи осуществлялось с помощью перфораторов.20

Следующий этап автоматизации архивного дела (1960-первой

половины 1970-х годов) ознаменовался дальнейшим развитием технического

и программного обеспечения, а также изменением роли автоматизации в

теории и рактике архивного дела.

В 1960-е годы происходит дальнейшее развитие и дифференциация

матричных носителей информации. Помимо перфокарт с краевой

перфорацией и суперпозиционных карт применяются совмещенные карты

(суперпозиционные с краевой перфорацией), позволяющие ускорить поиск

документов, рандовые карты, которые перфорировались по нижнему краю.

Используются дуаль-карты, на которых от руки графические отметки,

считываемые специальным перфоратором. Эти отметки затем пробивались в

ту же карту.

В 1960-е годы был поставлен вопрос о возможности создания

полнотекстовых баз данных - поисковых систем, которые позволяли бы

получать доступ сразу к тексту документа, а не к его поисковым данным.

Тогда не было сканеров для введения изображения документа в память

ЭВМ, и проблему пытались решить с помощь микрофильмирования. Так

85

появились апертурные и кляссерные перфокарты. Апертурные перфокарты

содержали вставленный в карту (как правило, с краевой перфорацией)

микрофильм документа. Кляссерные перфокарты содержали специальный

карман (кляссер), в который вкладывался микрофильм. На таких картах

можно было разместить несколько документов с разными поисковыми

образами.

Для информационных поисков начинают применяться пленочные и

оптические носители информации – микрокарта и рулонная микропленка.

Они представляли собой микрофишу или микрофильм, на котором

вторичная информация обозначается в виде различных комбинаций черных и

белых прямоугольников, уменьшенных путем микрофотокопирования.

Микрокарта могла создаваться как микрофильм, отпечатанный на листах

плотной фотобумаги. Пленочные носители рекомендовалось использовать

для хранения ПК с целью уменьшения их объема - перфокарты снимались

на 16-ти миллиметровую пленку. Для хранения пленки требовалось в 200-

250 раз меньше объема, чем для хранения оригинальной перфокартотеки. С

пленки перфокарты можно было снова распечатать выборочно или

полностью. А.Д.Николаев приводил в качестве примера опыт Германии по

переводу 100 тыс. чертежей на микрофильмы, которые были

вмонтированы в апертурные перфокарты. Стоимость работ при этом

составила половину стоимости шкафов для хранения оригиналов. Не ясно,

однако, как долго сохранилась информация на пленочных носителях, весьма

недолговечных в то время.21 Интересно, что микропленки использовались

для «вечного хранения» информации, предназначенной далеким потомкам.

Так, в 1940-м году в США были заложены в землю «снаряды времени» с

микропленками, которые должны были сохранить информацию о землянах

до 70 века.

Магнитными носителями информации называют носители, в которых

информация фиксируется намагничиванием специальных дисков, барабанов,

86

магнитных лент, дисков, замыканием строго определенных участков системы

электроцепей.

К смешанным типам носителей относились киноленты с

микрофильмом, микрофильмовые карточки, барабаны и диски с

микрофильмов.

С эволюцией носителей связана эволюция технического

обеспечения. Применяются устройства для микрокопирования и считывания

микрокарт и микропленки. Например, в ВИНИТИ АН СССР были созданы

экспериментальные модели устройства типа «Поиск», считывающие 35 мм

рулонную микропленку.

Для работы с машинными перфокартами требовался не один агрегат, а

целый набор оборудования разного назначения:

- перфораторы, осуществляющие автоматизированное

кодирование (пробивку отверстий в перфокарте);

- контрольники, осуществлявшие в автоматизированном режиме

проверку правильности кодовых обозначений, то есть

расположения тех же отверстий на карте;

- сортировальные машины (для поиска и отбора перфокарт,

отвечающих запросу), раскладочно-подборочные машины .

- табуляторы - для суммирования и вывода результата поиска

(отчета) на рулонной бумаге.

Сортировальные машины, применяемые в 1960-е годы, типа С 45-5/С80-5

пропускали до 30 тысяч перфокарт (45-ти колонных и 80-ти колонных)

в час22. Но все это оборудование было дорогостоящим, поэтому сочли

целесообразным использование счетно-перфорационных машин на основе

кооперирования нескольких учреждений. Еще в 1960-е годы отмечалось,

что будущее в создании НСА архивов - за «элекронно-логическими»

машинами.

С конца 1950-х годов применялись более широко средства малой

механизации в ряде учреждений (например, ВИНИТИ АН СССР,

87

Всесоюзном институте по переработке нефти и газа). К середине 1960-х

годов в СССР применялось около 10 тыс. ИПС, основанных на ручных

перфокартотеках. В то же время только в ведении ЦСУ СССР было около

600 машиносчетных станций, использовавших машинные перфокарты.23

Число ведомственных хранилищ машиночитаемых данных продолжает

множиться благодаря созданию централизованных машиносцетных станций,

например, отраслевых бухгалтерий.

Механизация затронула и государственные архивы. Одной из первых

в 1960-е гг. была создана механизированная ИПС Центрального

государственного архива народного хозяйства СССР (ныне РГАЭ) по

протоколам Президиума Госплана СССР, содержащих многоаспектную

информацию о планировании различных отраслей экономики страны в 1923

года.

К 1966 г. АИПС ЦГАНХ СССР включала 14 тысяч перфокарт.

Основу ИПЯ в данном случае составила Схема единой классификации

документной информации, упоминавшаяся выше, а также более подробная

схема классификации отраслей промышленности. Но классификатор был

доработан и детализирован применительно к информации протоколов

Госплана. Список дескрипторов содержал 15 таблиц: десять тематических

(«Государственное строительство, государственная власть,

государственное управление, общественное устройство», «Народное

хозяйство», «Промышленность», «Сельское хозяйство», «Транспорт» и др.),

хронологическую, географических наименований, персоналий, видов

документов. Поиск осуществлялся с помощью механической

перфокартотеки.

В методическом кабинете ГАУ СССР в 1960-е годы применялась

механическая ИПС для поиска архивоведческой литературы.

Более совершенные ИПС с применением счетно-перфорационных

машин использовались в ведомственных архивах, лучше обеспеченных

техникой.

88

В частности, в архиве Министерства обороны СССР (ЦАМО)

действовала АИПС с данными о 12 тысячах героев Советского Союза,

созданная на основе описания наградных листов. Лингвистическое

обеспечение АИПС включало в себя 24 таблицы дескрипторов («воинское

звание», «должность», «вид вооруженных сил», «род войск»,

«национальность», «год рождения», «дата подвига» и др.). Техническое

обеспечение АИПС – перфоратор, контрольник, сортировщик и табулятор.

Носители информации - 80 -ти колонные машинные перфокарты. В архиве

Министерства обороны СССР также создавалась АИПС по истории боевой

деятельности различных родов войск в годы Великой отечественной войны.

АИПС внедрялись в государственном историческом архиве

Эстонской ЭССР, государственном архиве Курской области.

Механизация применялась и для учета архивных документов.

Например, в архиве Научно-исследовательского института климатологии

осуществлялся учет поступления машиночитаемых документов (перфокарт) с

материалами климатологических наблюдений. Механизированный учет

избавлял от составления вручную сдаточных описей. Уже в 1960-е годы

высказывались идеи о возможности осуществления в будущем

автоматизированного централизованного учета архивных документов.

Данный этап автоматизации архивного дела (1960-первой половины

1970-х годов) был связан не столько с развитием технического и

программного обеспечения, применяемого в архивах, сколько с бурным

развитием информатики в нашей стране и ее влиянием на историческую

науку и архивоведение. Первые теоретические труды, в которых

обосновывалась возможность распространения на ретроспективную

документационную информацию законов накопления, старения и рассеяния

информации принадлежат отечественным теоретикам информатики -

Г.Г.Воробьеву, А.И. Михайлову, А.И. Черному, Р.С. Гиляревскому и

другим24. Исследователями делались попытки выработки классификации

машиночитаемых документов, исходя из их технических и поисковых

89

характеристик.25 Ставились вопросы адаптации машиночитаемых

документов к существующим документальным системам и нормам

докуменатлистики26. На этот же период приходится становление такого

направления исторической науки как "количественные методы и ЭВМ в

исторических исследованиях" (историческая информатика), в развитие

которого внесли вклад и представители архивоведения27. Основным итогом

этого этапа стало формулирование теоретических основ создания

информационных систем, классификации документной информации в

архивах, хотя практически автоматизация еще не оказала сколько-нибудь

значительного влияния на развитие архивного дела28. Однако именно на

базе междисциплинарных исследований 1960-х годов, сблизивших

архивоведение и теорию информации, получил развитие «информационный

подход в архивоведении», представленный трудами 1970-х -80-х гг. -

В.Н.Автократова, К.Б.Гельмана-Виноградова, К.И.Рудельсон, Р.Н.Ефименко

и др. Это направление архивоведческой мысли во многом определило

современные представления о теории классификации и фондирования,

научно-справочном аппарате, анализе интенсивности использования РДИ.

Теория системы НСА, в которой АИПС заняли свое место. Разработка

АИПС виделась как завершение работ по описанию фонда (но не замена

описанию).

Несомненным признанием значения автоматизации архивного дела

уже на данном этапе стала специальная глава, посвященная этой

проблеме, в учебнике «Теория и практика архивного дела в СССР» (1966

г.)29.

Следующий этап автоматизации архивного дела - второй половины

1970-х годов - первой половины 1980-х годов - был временем накопления

эмпирического опыта в области создания локальных и межархивных

автоматизированных информационно-поисковых систем - АИПС.

Но сначала несколько слов об изменении технологий. В 1970-е годы

наряду с матричными носителями информации (машинными перфокартами и

90

перфолентами) получили более широкое распространение оптические и

магнитные носители информации. К оптическим относят рулонные и

форматные микропленки (с матричной оптической записью), к магнитным –

ленты, карты, диски (с матричной магнитной записью) и специальные

бланки ( с матричной графической и магнитной записью). В 1980-е годы

емкость стандартной магнитной ленты (длиной 730 м.) достигала 28 МБ,

магнитного диска - 29 и 400 МБ.

Эволюция технического обеспечения проявилась в повсеместном

растпространении электронно-перфорационных машин, применении ЭВМ,

появлении микро-ЭВМ. Серийное производство ЭВМ с хранимой программой

началось в мире еще в 1950-е годы: американские «УНИВАК» (1951 г.), IBM-

701 (1953 г.), советские МЭСМ и БЭСМ (1953 г.), «Стрела» (1953 г.). Из

истории науки и техники Вам хорошо известно, что в 1950-70-е годы

сменилось пять поколений ЭВМ, которые прошли эволюцию от громоздких

ламповых машин к полупроводниковым, машинам на интегральных схемах и

оптико-электронных элементах. В архивном деле нашли применение

вычислительные комплексы, созданные в рамках действовавшего в странах

СЭВ в 1970-е годы стандарта на вычислительную технику – единая система

электронно-вычислительных машин (ЕС ЭВМ). Так, базовым

оборудованием в НИЦ ТД служил универсальный комплекс единой серии ЕС

1022 с накопителями на магнитных дисках ЕС-5061. В Чехословакии для

реализации межархивной системы «Архаис» использовались машины ЕC

1033. Для решения боле локальных задач, например, обработки

фотоизображений - 16-ти разрядные мини-ЭВМ с накопителями на

магнитной ленте. Интересно, что ввод информации осуществлялся не с

клавиатуры, а с помощью читающего оптического устройства,

считывавшего рабочие листы (предмашинный формат) и записывающего

их на магнитный носитель. Для поиска в диалоговом режиме использовался

дисплейный комплекс ЕС-7920, снабженный телеэкраном. Локальный

91

диалоговый поиск предполагал удаление дисплея, с которого поступает

запрос, на расстояние до 800 м. от ЦПУ. Печать отчетов справочников

осуществляли обычные алфавитно-цифровые печатающие устройства (они,

как правило, распечатывали ответы на тематические запросы) или

фотонаборные устройства «Дигисет-50Т1», «Дигисет–40Т2» (с их

помощью создавались оригинал-макеты архивных справочников методом

фотонабора).

На развитие программного обеспечения повлияло распространение

системного программирования. От самостоятельной разработки программ

пользователями для каждой конкретной АИПС перешли к использованию

типовых программных средств - пакетов прикладных программ (ППП) и

систем управления базами данных. Для создания архивных АИПС

использовался пакет прикладных программ «АИДОС» фирмы «Роботрон»

(ГДР). Входной формат программы допускал использование до 100

реквизитов, объем описания был значительным, мог достигать 3600

символов. Это, с одной стороны, ускорило внедрение АИПС, повысило

качество и снизило стоимость программного обеспечения. С другой

стороны, архивисты отстранились от разработки ПО, которым занимались

математики специализированных институтов и ВЦ или производители ЭВМ,

и не уделяли должного внимания форматам представления данных в

архивных АИПС. Это грозило потерей данных при технологических рывках

и революционной смене технологий. Впрочем, локальные проекты

(например, ИПС «Архив», созданная в ИАИ в конце 1970-х годов) по-

прежнему создавались как «штучный товар» на языках программирования

COBOL , ASSEMBLER и других.

Получила дальнейшее развитие и теория информационного поиска, а

также лингвистическое обеспечение АИПС. Архивная АИПС должна была

обеспечивать однократный ввод информации и ее многократное,

многоцелевое использование. Информационно-поисковые системы,

92

создаваемые в архивах, разделялись на документальные и

фактографические.

Документальные АИПС в качестве объекта поиска содержали

описание документа и его поисковые данные (архивный шифр). В

перспективе предполагалось включение в такие АИПС и самих текстов

документов, то есть создание полнотекстовых баз данных. Документальные

АИПС представляли собой автоматизированные аналоги информационно-

поисковых архивных справочников – путеводителей, каталогов, описей.

Фактографические (справочные ) АИПС в качестве объекта поиска

предлагают пользователю конкретные сведения. К такого рода АИПС

относятся календари памятных дат, справочники административно-

территориального деления, справочники с параметрами оборудования. На

запрос о дате события документальная АИПС выдает ссылку на документы

о событии (на основе которых дату следует определить путем

сравнительного анализа), а фактографическая - конкретную дату.

Считалось, что фактографические АИПС имеют более сложную технологию

обработки данных.

АИПС работали в режимах ретроспективного поиска (по разовым

тематически запросам); или избирательного распространения информации

(когда поиск производился периодически через равные промежутки

времени и сведения об обновлениях базы данных за определенный

промежуток времени рассылались абонентам системы). Время исполнения

запроса зависело от того, общался ли пользователь с системой через

оператора, который кодировал запрос, или без посредников - в так

называемом диалоговом режиме «человек-машина», формулируя запрос в

ответ на вопросы системы. Для диалогового режима, существенно

ускорявшего процесс поиска информации, требовалось специальное

оборудование теледоступа, о котором было сказано выше и

телепроцессорные программы обработки запросов. Помимо исполнения

93

запросов архивные АИПС широко использовались для подготовки к

изданию традиционных архивных справочников.

Уже в 1980-е годы осознали, что необходима преемственность

традиционного и автоматизированного НСА архивов.

В результате развития искусственных языков в основу

лингвистического обеспечения АИПС в 1980-е гг. были положены

информационно-поисковые тезаурусы. Под информационно-поисковым

тезаурусом понимают особым образом организованный словарь-справочник,

предназначенный для индексирования документов и/или информационных

запросов, в котором перечислены в алфавитном порядке все дескрипторы и

синонимичные им ключевые слова, а также явно выражены важнейшие

парадигмические отношения между дескрипторами. Рассмотрим

компоненты этого определения.

«Нормативный словарь-справочник» означает, что термины тезауруса

подвергаются лексикографическому контролю, то есть приводятся к единой

морфологической форме. Как правило, это именительный падеж

единственного числа. Словосочетания указываются в инверсном порядке:

ПОЛК ПЕХОТНЫЙ;

СНК МАЛЫЙ

Исключением являются устоявшиеся понятия:

КРАСНАЯ ПЛОЩАДЬ

БОЛЬШОЙ ТЕАТР.

В искусственном языке, в отличие от естественного, каждая фраза

иметь только одно толкование. Поэтому при создании тезауруса

устраняется лексическая и грамматическая омонимия (многозначность

слова). Каждый термин искусственного языка, называемый еще лексической

единицей, должен иметь только одно значение. И наоборот - один и тот же

предмет, явление в искусственных языках может быть обозначен только

одним термином. Поэтому в искусственных языках исключается синонимия

– множественность словоформ для обозначения одного понятия.

94

Использование многозначных слов (омонимов) создает

информационный шум при поиске информации, пользователю

предоставляется избыточная информация, не относящаяся к теме. Для

устранения омонимии и полисемии (многозначности выражений)

применяется система ограничительных помет:

Дескриптор Помета

ГЛАВА

ГЛАВА

Часть книги

Руководитель

ДОМ

ДОМ

Здание

Династия

УСТАНОВКА

УСТАНОВКА

Оборудование

Процесс

Использование при поиске терминов без указания на синонимы

приводит, наоборот, к потере части информации и снижению полноты

поиска. Поэтому синонимы объединяются в одну группу, где выделяется

главный термин-дескриптор и аскрипторы (его синонимы).

Дескриптор Аскрипторы

Музей Румянцевский

Музей публичный

румянцевский

Библиотека румянцевская

Отдел земельный

Отдел земледельческий

Секция земельная

Крестьяне

Труженики села

Поселяне

Жители сельские

Опытное хозяйство

Опытная станция

95

Питомник

Кроме того, в тезаурусах, как следует из определения, должны быть

отражены «парадигмические отношения» между дескрипторами: отношения

типа «выше-ниже» и ассоциативные. Они отражают логические связи между

терминами и позволяют избежать потерь информации при поиске. Под

отношениями «выше-ниже» понимают отношения «часть-целое» или «род-

вид»:

Дескриптор Дескрипторная группа Отношение

Фабрики 1. Фабрики пивоваренные

2.Фабрики

бумагоделательные

3. Фабрики кожевенные

«Род-вид»

Кооперативы

сельскохозяйст-

венные

1.Товарищества по

совместной обработке земли

(ТОЗ).

2. Артели.

3. Коммуны.

«Род-вид»

Черная

металлургия

1.кокса производство

2.железной руды добыча

3.чугуна выплавка

4.сталеплавильное

производство

«Часть-целое»

Под ассоциативными отношениями понимают отношения между

дескрипторами «причина-следствие», отношение сходства, близкое в

синонимии, «антонимию» - противоположность по смыслу. Все

дескрипторы, связанные этими отношениями, включаются в единую

дескрипторную группу:

Дескриптор Дескрипторная группа Отношение

Неисправность 1. Авария «причина-

96

2. Сбой следствие»

Каталог 1. Картотека

2. Указатель

3. Тематический перечень

«сходство»

Урбанизация Деурбанизация «антонимия»

(противополо-

жность по

смыслу)

Парадигмические отношения могут использоваться как при

индексировании описания документов, так и при индексировании запросов.

Таким образом, информационно-поисковый тезаурус – сложное

структурированное поисковое средство, в котором на основе анализа

состава лексики данной ИПС отражены многообразные взаимоотношения

между лексическими единицами. Тезаурус, как правило, состоит из

нескольких указателей.

Основным является лексико-семантический указатель – алфавитный

перечень дескрипторов. Кроме того, могут создаваться пермутационные

указатели типа KWIC, состоящие из словосочетаний. В качестве основы

для указателей использовался анализ описаний (заголовков) публикаций (дел и

документов) по теме из которых извлекаются все ключевые слова и

выстраиваются в алфавитном порядке. Поскольку ключевые слова

включаются в указатель вместе с окружением («контекстом»), т.е. в

составе словосочетаний, такие указатели получили название KWIC – «key

word in context» - «ключевое слово с контекстом». Существует и другой

вид указателей – KWOC- «key word out of context» - ключевое слово без

контекста. В этих указателях, как ясно из названия, ключевые слова

приведены без словосочетаний, в состав которых они входят, в

97

алфавитном порядке. Все ключевые слова снабжены ссылками на

соответствующий заголовок публикации.

Тезаурус мог создаваться двумя способами - априорным и

аналитическим. В первом случае тезаурус создавался еще до начала

индексирования описаний документов ИПС – на основе анализа лексики

справочников, монографий, указателей по данной теме. Во втором случае

ИПТ создавался в ходе индексирования документов, периодически

пополняясь за счет новой лексики, встречающейся в описаниях.

В середине 1980-х годов приступили к автоматизированному

индексированию терминов с помощью специального пакета прикладных

программ АИД.

В АИД применялись

- словарь понятий тезауруса;

- словарь словоформ тезауруса;

- словарь окончаний;

- словарь общих слов;

- словарь предлогов;

- словарь сокращений.

Для каждого тематического комплекса описаний создавался

собственный тезаурус. Создавался он вручную, путем вычленения из

описания документа ключевых слов – дескрипторов. Тезаурус состоит из

двух основных массивов – списка понятий, в который включаются все

ключевые слова, и списка словоформ, в который включаются родовые

понятия. Например, словоформе «заводы» соответствуют понятия:

«заводы тракторные», «сталеплавильные» и др. Все прочие словари

использовались программой АИД для анализа текста описания документа.

На каком-то этапе, накопив нужное количество ключевых слов в тезаурусе,

приступали к автоматизированному индексированию. Программа

производила «расчленение» заголовка дела или документа на предложения и

98

слова, маркировала предлоги и общие слова, проводила морфологический

анализ немаркированных словоформ с помощью словаря окончаний и

заносила в память значимые словоформы. Затем выявленные словоформы

сравнивались с уже занесенными в тезаурус. Неопознанные словоформы

можно было использовать для пополнения тезауруса.

Однако к концу 1980-х годов наступило некоторое разочарование в

тезаурусах как в поисковых средствах. Выяснилось, что разработать тезаурус

можно только для ограниченной тематической области и определенного

комплекса документов. Но для архивов характерна многоаспектность и

универсальность содержания ретроспективной документной информации.

Отразить все многообразие которой с помощью дескрипторов достаточно

сложно.

Лингвистическое обеспечение тематических АИПС 1980-х годов

можно рассмотреть на примере АИПС НИЦ ТД на фотокинодокументы.

Описание производилось в несколько этапов. Прежде всего это

аннотирование и реферирование в процессе заполнения графы «содержание

документа» на рабочем листе. Это традиционное архивное описание,

применяемое при формулировании заголовка дела. Далее производилось

индексирование документов – выделение ключевых слов (существительных,

прилагательных, имен собственных, словосочетаний в именительном

падеже), отражающих содержание документа и внесение их в специальное

поле рабочего листа. Ключевые слова делились на дескрипторы и

квазидескрипторы. Дескрипторы – ключевые слова, которые уже были в

составе тезауруса системы. Квазидескрипторы - ключевые слова,

передающие содержание данного документа, которых не было в тезаурусе,

но которые следовало туда включить, поскольку они отражали содержание

документов. Таким образом, происходило пополнение тезауруса. Связи

между дескрипторами тезауруса и записями базы данных с описанием

конкретного документа, в которое были включены данные дескрипторы,

99

отражались в так называемом инверсном файле, формируемом системой.

Наконец последний уровень описания – это тематическое

классифицирование и систематизация данных. Помимо тезауруса АИПС

содержала еще и тематический классификатор (рубрикатор). Рубрикатор

был построен по иерархической схеме (5 уровней) и позволял осуществлять

классификацию как документов широкой тематики, так и специфической

узкотематической научно-технической документации. Рубрикатор состоял

из 20 разделов, ряд верхних уровней был приближен к рубрикатору РЖ

ВИНИТИ. Процесс рубрицирования состоял в проставлении в

соответствующем поле рабочего листа цифрового индекса рубрики,

наиболее точно соответствующей содержанию документа.

Взаимосвязь автоматизированных технологий и архивного дела в

данный период, на наш взгляд, развивалась по двум основным направлениям.

Первое из них – лавинообразный рост машиночитаемых документов и,

соответственно, проблема их постоянного хранения, остро вставшая перед

государственной архивной службой. Второе направление - создание

межархивных АИПС в государственных архивах.

Что способствовало накоплению значительных массивов

машиночитаемых документов именно в этот период? Прежде всего,

процессы, происходившие в экономике. Это сейчас на 1970-е годы потомки

прочно навесили ярлык «эпохи застоя». Тогда же с передовиц газет не

исчезало словосочетание «экономическая реформа». Управленческие

структуры сотрясали непрерывные перестройки. От территориальных

совнархозов – к отраслевым министерствам, от предприятий - к

производственным и научно-производственным объединениям. Попытки в

ограниченной и извращенной форме привнести в централизованную

государственную экономику отдельные элементы рынка в виде расширения

хозяйственной самостоятельности регионов, хозрасчета и самоокупаемости

предприятий, внедрения «нормативно-чистой продукции» для измерения

100

объемов производства, увы, не увенчались успехом. От 8 к 11 пятилетке

темпы экономического роста неуклонно снижались. Страна снова

скатывалась к стадиальному отставанию от США и Западной Европы,

вступающих на постиндустриальную стадию развития. Руководители страны

не могли этого не понимать. Поэтому, одним из «заклинаний»

экономической политики того времени был «научно-технический прогресс»,

и, как его составляющая, автоматизация управления производством. На

автоматизацию, согласно решениям XXIY съезда КПСС, возлагалась миссия

по ликвидации чуть ли не всех проблем развития социалистической

экономики. Значительное влияние на автоматизацию архивного дела в этот

период оказал также процесс создания Общегосударственной

автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета,

планирования и управления народным хозяйством (ОГАС) с 1972 г. Следует

оговориться, что автоматизированные системы управления (АСУ)

создавались на предприятиях еще в 1960-е г. в различных отраслях

хозяйства. Но в 1970-е годы ОГАС строилась не снизу вверх (от предприятия

к министерству), а сверху вниз, от ведомства к предприятию. Это

способствовало унификации и стандартизации как технического и

программного обеспечения, так и средств информационного поиска. ОГАС

должна была иметь следующую структуру (см. рис. 7). Мы видим, что

система имеет несколько уровней - отрасли (ОАСУ), региона (РАСУ),

предприятия (АСУП). Ключевую роль в системе играли отраслевые АСУ,

которые и решали задачу организации и унификации документооборота в

пределах ведомства с учетом взаимодействия ОАСУ и АСУ предприятий и

организаций (АСУП) данного ведомства, а также взаимодействия с другими

ОАСУ. Базой создания ОГАС должны были стать отраслевые и

межотраслевые АСУ, объединенные в общегосударственную систему.

Количественные характеристики результатов внедрения ОГАС впечатляют:

1966- 1971-75 1976- 1980 гг.31 1983 г.32 К 1985 г.

101

1970гг.30 гг.

Всего

внедрено

АСУ:

417 236333

или

181534

4370 около

5000

824835

Отраслевые

АСУ

союзного

масштаба

19 18536 240 (все

союзные и

треть

республикански

х министерств)

288

АСУП

АСУТП

и другие

АСУ

151

174

163037 2700 2600

Из таблицы видно, что уже к 1975 году общегосударственные отраслевых

АСУ (ОАСУ) охватывали все союзные и союзно-республиканские

министерства и ведомства.

Это повлияло, в свою очередь, на развитие документоведения,

стимулировав разработку единой государственной системы

делопроизводства - ЕГСД (1966-73 гг.), унифицированных систем

документации, стандартов по терминологии, общесоюзных классификаторов

технико-экономической информации (ОКТЭИ). Унификации предмашинных

и послемашинных форматов документов способствовала и автоматизация

отдельных делопроизводственных процессов (создание автоматизированных

систем контроля и исполнения документов – АСКИД; АСУ-жалоба). Этот

опыт унификации создаваемых систем автоматизации документооборота

следует признать достаточно ценным. Тем более что в 1990-е годы, по

мнению документоведов, наблюдалось забвение тех положительных

результатов, которые были достигнуты в 1970-80-е годы в деле разработки

стандартов. К сожалению, стандарты создавались без учета международных

102

классификаторов информации, поэтому в 1990-е годы встала задача их

гармонизации с соответствующими международными стандартами.

Важным шагом в автоматизации делопроизводства, а значит

накоплении массивов машиночитаемых документов, стало создание

проекта Типовой системы документационного обеспечения управления

(ТСДО) в начале 1980-х годов. В отличие от ЕГСД, ориентированной, в

основном, на традиционные технологии делопроизводства, ТСДО была

направлена на создание автоматизированной системы центрального

аппарата министерства или ведомства на основе единой системы

документационного обеспечения управления, государственных стандартов

на унифицированные системы документации и других нормативно-

методических документов. ТСДО предусматривала выполнение в

автоматизированном режиме всех основных функций аппарата управления

по работе с документами. Что касается техники, то ТСДО предполагала

применение мини-ЭВМ и персональных компьютеров на базе индивидуальных

рабочих мест или локальных сетей. Увы, внедрение отдельных элементов

ТСДО носило эпизодический характер.38

Процессы стандартизации и унификации документной информации

нашли отражение в историографии, прежде всего в диссертационных

исследованиях А.Н. Соковой и Л.В. Санкиной. Нам же целесообразно

задуматься над вопросом, почему гора родила мышь? Почему столь

массовое и щедро финансируемое внедрение АСУ не привело к росту

эффективности производства и управления?

С одной стороны, это связано с особенностями экономической системы

- ЭВМ обсчитывали завышенные и «раздутые» цифры выполнения плановых

заданий и итоги анализа были, по этой причине, недостоверны. С другой

стороны, при внедрении АСУ конечный результат часто отходил на второй

план, чиновники спешили отчитаться об освоенных средствах и приобщении

103

к научно-техническому прогрессу. Но внедрение АСУ, как правило,

приводило к увеличению трудозатрат. Процесс введения массива АСУ был

весьма сложным. Сначала данные о документе, подлежащем контролю,

вносились в карточку, рекомендованную ЕГСД, или перфокарту для

механизированной системы. Далее проводилось ручное индексирование и

заполнение машиноорентированной формы (предмашинного формата). На

ВЦ данные с предмашинного формата пробивались на перфокарты и

вводились в ЭВМ. Далее все операции с данными проводились оператором

ЭВМ, специалистом по программному обеспечению. Таким образом,

многостадийность обработки информации, наличие «посредника»

(оператора) между АСУ и службой ДОУ, ограничение выполняемых задач

формальным контролем из-за отсутствия текстовой информации в машинных

документах, превращало АСУ в лишнее звено управленческой цепи, которое

не оправдывало трудовых и материальных затрат. В 1980-е годы в

ведомствах стали внедряться системы автоматизированного контроля

документов, основанные на диалоге «человек-машина», которые позволяли

проводить немедленную обработку запросов на специальных дисплеях39.

Однако, из-за ненадежности носителей информации автоматизированная и

традиционная, картотечная системы документооборота существовали

параллельно. Более того, М.В. Ларин пишет о существовании одновременно

трех документопотоков: традиционного – через канцелярию;

автоматизированного (МЧД и машинограмм) – через ВЦ и «смешанного» –

непосредственно в структурных подразделениях.40 Внедрение АСУ

происходило зачастую без рационализации традиционного

документооборота и делопроизводства, его унификации. Объем бумажного

документооборота также при этом возрастал41 за счет сопроводительной

документации, машинограмм42, табуляграмм. Такой подход встречается и

сейчас, когда дорогая и мощная компьютерная техника используется как

пишущая машинка. Однако в 1970-80-е годы архивисты уделяли

104

значительное большее внимание проблемам внедрения АСУ различных

ведомств.

Еще одну печальную аналогию мы можем обнаружить в отношении к

машиночитаемым документам. Еще в 1970-е годы был поставлен вопрос о

возможности перехода к безбумажному документообороту, однако проблеме

сохранения машиночитаемых документов не было уделено должного

внимания.

Создание и внедрение АСУ способствовало развитию новых способов

документирования, привело к созданию автоматизированных банков данных

и, следовательно, непрерывному росту массивов документов на машинных

носителях. К.Б. Гельман-Виноградов считает, что только для периода 1917-

41 гг. можно говорить о миллиардах перфокарт, использовавшихся в

различных областях экономики и управления. Все это способствовало

формированию сети архивов машиночитаемых данных в нашей стране. Эти

архивы создавались в рамках ведомственных систем: вычислительные

центры (ВЦ) на предприятиях и производственных объединениях, а также

главные вычислительные центры (ГВЦ) при министерствах и ведомствах.

Отделы ВЦ, хранившие МЧД, назывались по разному: технический архив,

магнитотека, лентодискотека, библиотека машинных носителей, справочно-

информационный фонд. Объем хранилищ ГВЦ и ВЦ предприятий

постоянно увеличивался. В перспективе ставилась задача сделать ГВЦ при

помощи каналов связи «центрами коллективного пользования». Первые

хранилища были созданы в ЦСУ и воссозданных в 1965 году промышленных

министерствах (приборостроения, радипромышленности, электронной

промышленности и других), а также в производственных объединениях в

области того же машиностроения. Кроме того, были созданы архивы

машиночитаемых данных в области метеорологии и аэроклиматологии, о

котором говорилось выше, медицинской диагностики, патентные фонды.

Создавали массивы МЧД и другие автоматизированные системы,

действовавшие в учреждениях и на предприятиях.

105

Так, в конце 1970-начале 1980-х годов в вузах Москвы, Ленинграда,

Кишинева, Киева и других городов, в том числе и в Московском

государственном историко-архивном институте (МГИАИ) действовала

автоматизированная система «Абитуриент», которая позволяла перевести

на машинные 80-ти колонные перфокарты заявления абитуриентов и

осуществлять поиск с последующим анализом информации о составе

абитуриентов МГИАИ (возрасте, трудовом стаже, специальности и

других данных). Эта система была типовой и составной частью

общегосударственной базы данных «Население-кадры».

Архивы ГВЦ и ВЦ комплектовались документами и с

кратковременными, и с долговременными сроками хранения.

Машиночитаемые документы образовались в большом количестве и в сфере

органов научно-технической информации (НТИ). В состав Государственной

автоматизированной системы научно-технической информации (ГАСНТИ)

входила сеть автоматизированных центров и распределенных банков

данных. ГАСНТИ входила в состав ОГАС наряду с автоматизированными

системами управления.

В процессе деятельности органов НТИ (Центрального научно-

исследовательского института патентной информации и технико-

экономических исследований, Государственной публичной научно-

технической библиотеки, Всесоюзного института научной и технической

информации и др.) на магнитных лентах издавались выпуски

библиографической информации, каталоги, сигнальные информации и

реферативные журналы43. Положительный опыт работы органов НТИ

состоял в первых шагах к стандартизации форматов представления

данных. ГОСТ 7.114-78 вводил единый государственный коммуникативный

формат библиографической записи, что позволяло совмещать ресурсы,

созданные разными центрами НТИ.

106

С 1970-х началось создание автоматизированной системы научно-

технической информации по документоведению и архивному делу. Частью

ее стала АСНТИ по документам государственного архивного фонда СССР

(АСНТИ ГАФ СССР), основу которой составляли подсистемы

тематического поиска данных, распространения и анализа информации. Об

АСНТИ будет подробнее сказано ниже. Головной организацией АСНТИ

стал отдел научно-технической информации (ОНТИ) ВНИИДАД, в

систему органов НТИ архивной отрасли входили также подразделения

НТИ в главных архивных управлениях при Советах Министров союзных и

автономных республик и архивных отделах краевых и областных исполко-

мов. В 1979 г. отдел научно-технической информации был преобразован

в отраслевой центр НТИ - ОЦНТИ ВНИИДАД. 4 4 ОЦНТИ с

целью внедрения достижений научно-технического прогресса в

отрасль создает свою информационную базу – справочно-

информационный фонд (СИФ), который комплектуется

зарубежной и отечественной литературой : научной,

производственно-технической, основной общественно-политической и

экономической, а также информационными и документальными

материалами (периодикой, депонированными рукописями) по проблемам

документоведения, архивного дела, археографии. Функции ОЦНТИ и

других отраслевых органов НТИ - выявление источников

комплектования, планомерное пополнение СИФ и доведение

информации до сведения потребителей – архивных учреждений. Формы

работы ОЦНТИ – проведение периодических дней информирования,

издание и распространение информационных изданий - как правило,

библиографического характера. К 1999 г. в составе СИФ ОЦНТИ

ВНИИДАД хранилось 1744 перевода, 190 депонированных рукописей, 6939

неопубликованных материалов и 1151 стандарт.

Задание и вопрос:

107

Изучите статью Б.С.Илизарова45.

1) Какова функции ОЦНТИ?

2) Какова структура отраслевой службы НТИ и ее

взаимоотношения с республиканскими, областными центрами

НТИ?

3) Какие проблемы стояли перед службой НТИ архивной отрасли?

Изучите статью В.Д. Банасюкевича, Ю.В. Грум-Грыжимайло, Э.А

Чернина.46

4) Какие новые задачи стоят перед ОЦНТИ ВНИИДАД на

современном этапе? Как создается полнотекстовая база

информационного обслуживания отрасли?

Наконец, локальные коллекции МЧД стали создаваться

историками. Создание этих коллекций было связано с дальнейшим

развитием исторической информатики в нашей стране благодаря трудам

таких историков как В.А. Устинов, Ю.Л.Бессмертный, И.Д. Ковальченко,

В.З. Дробижев, Ю.Ю. Кахк, Л.И. Бородкин и других. Центрами развития

количественных методов в исторических исследованиях стала Комиссия

по применению математических методов в исторических исследованиях

при институте истории АН СССР, лаборатория математических методов

исторического факультета МГУ и исследовательские группы в

Ленинградском университете, Эстонии, Белоруссии, Украине.47 Историки

создавали машиночитаемые версии, как правило, массовых

исторических источников для изучения с помощью математических

методов таких проблем как история социально-экономических процессов

(индустриализация, коллективизация, история предпринимательства,

аграрная политика), роль общественно-политических организаций и

движений в социальной и политической жизни, демографическое развитие,

социальное расслоение, проблемы быта и жизненного уровня, экология,

заболевания и т. д. В 1980-е годы для исторических исследований за

рубежом было создано специализированное программное обеспечение –

108

статистические пакеты OSIRIS, SAS, CLOG, SPSS, программы для

компьютерного анализа текста (Anaconda, Textpack, Eva, Forcod) и др. В

СССР была создана «База данных по истории советского общества»,

включающая данные по сведениям анкет делегатов Всероссийских (1918—

1922 гг.) и Всесоюзных съездов Советов. В 1987 г. был создан Банк

социологических данных. Однако объем баз данных, создаваемых

историками в исследовательских целях, конечно, не мог сравниться с

количеством МЧД, образующихся в деятельности АСУ.

Результатом всех этих процессов стал тот факт, что к началу 1980-х

годов перед архивами впервые встал вопрос об отборе на государственное

хранение машиночитаемых документов, отложившихся в деятельности

отраслевых государственных вычислительных центров (ГВЦ и ВЦ).

Согласно положению о Государственном архивном фонде СССР от 4 апреля

1980 г. в состав государственного архивного фонда были включены

программы, алгоритмы, машинно-ориентированные (механографические)

документы.48 Появилась необходимость в теоретических и методических

разработках в области архивоведения.

В 1970-е-начале 1980-х годов начали складываться научно-

методические основы направления, которое можно назвать «архивоведением

машиночитаемых документов». Хотя практика создания и накопления МЧД

в данном случае намного опережала теорию и, по этой причине,

методические разработки49 преобладали над теоретическими работами.

Вместе с тем мы можем утверждать, что совместными усилиями Главархива,

ВНИИДАД, архивов и исследователей - К.Б. Гельмана-Виноградова, А.В.

Мирошниченко, В.В. Цаплина, И.И.Даниленко, А.Т.Черешни50 и других были

намечены основы классификации, экспертизы ценности, системы научно-

справочного аппарата МЧД. Изучались труды зарубежных архивистов - Дж.

Роудса, Дж. Тестона, Ч. Доллара, М.Керрола и других. К сожалению, в конце

1990-х исследовательская работа в этом направлении была приостановлена,

109

хотя ВНИИДАД планирует возобновление исследовательской темы по

электронным документам.

В 1970-80-е годы велись дискуссии о том, можно ли рассматривать

машиночитаемые документы как документы или они являются лишь

техническими средствами обработки информации (по другой версии -

разновидностями носителей информации).51 Вопрос далеко не праздный, так

как он напрямую связан с вопросом об их ценности как исторических

источников. Еще в 1960-е гг. утвердилось определение машиночитаемых

документов, как документов, приспособленных для автоматического

считывания содержащейся в них информации. Но являются ли перфокарты,

перфоленты, магнитные диски документами? Отрицательный ответ

подкреплялся аргументами о том, что МЧД не имеют юридической силы, а

также являются копиями массовых традиционных источников. Но еще в

1981 г. были введены общеотраслевые правила придания юридической силы

машиночитаемым документам.52 Органы Госарбитража СССР могли

рассматривать их в качестве доказательств наравне с традиционными.

Копийность МЧД также подвергалась сомнению, так как появились

комплексы первичных машиночитаемых документов. Например, массивы

штриховых бланков переписи населения СССР 1979 г., материалы

социологических обследований.53

В 1980-е годы К.Б. Гельман-Виноградов обобщил все имеющиеся

подходы к классификации машиночитаемых документов. Интересно, что

исследователи скрупулезно выявляли технические характеристики всех

существующих носителей информации, однако не оценивали существующие

виды документов с точки зрения возможностей долговременного хранения.

Сам Гельман-Виноградов предлагает развернутую классификацию МЧД

исходя из критерия повторяемости информации (разделение на первичные по

отношению к традиционным документам и копийные документы,

производные документы АСУ – машинограммы, полученные с помощью

печатающего устройства). Этот подход увязывает классификацию МЧД с

110

проблемой ценности массивов МЧД по принципу повторяемости

информации, которую они содержат, и, казалось бы, сходен с современным –

Концепция информатизации архивного дела в РФ 1995 года также предлагает

хранить ограниченное число массивов ДМН, не имеющих аналогов в

традиционной документации. Однако, в 1970-е годы не подходили так

однозначно к решению проблемы ценности МЧД. Опираясь на разработки

источниковедения массовых источников еще 1960-х годов (работы

Б.Литвака и других), утверждалось, что машиночитаемая версия

традиционного массива источников не является его разнозначным аналогом.

МЧД составляют особую разновидность массовых источников -

«динамического» характера, позволяющих преодолеть пороговые пределы

органов чувств человека при обработке значительных массивов информации.

К.Б. Гельман-Виноградов образно назвал эту особенность машиночитаемых

документов «ускорительной функцией»54, поскольку они обеспечивают

скорость обработки и агрегирования данных, значительно большую, чем

традиционные массовые источники. Поэтому они заслуживают хранения, не

взирая на «вторичность» информации. Конечно, при условии, что

автоматизированная система будет действовать, и входящие в нее МЧД не

будут лежать мертвым грузом. Этот теоретический подход на практике

проявлялся в том, что на хранение отбирались файлы данных, необходимых

для неоднократных анализов и пересмотров итоговых результатов.

Ценность данных состояла не в содержании, а в машиночитаемой форме,

позволявшей многократно проводить подсчеты.

Впрочем, К.Б. Гельман-Виноградов отметил и такую негативную

особенность МЧД, как отсутствие в них данных об изучаемом объекте,

которые плохо поддаются формализации. Это может привести к некоторой

схематичности в интерпретации явлений и событий.

Исходя из критерия повторяемости выделяли также различные копии

одного и того же МЧД, последовательно получаемые в ходе обновления

данных. Разные «поколения» одного итого же массива данных получили

111

названия – «дед», «отец» и «сын». «Младшие» поколения представляли

собой основную, а «старшие» - страховые копии массива МЧД, которые

можно было бы использовать для из восстановления.

«Положение о порядке отбора, приема на архивное

хранение и выдачи потребителям документов, созданных средствами

вычислительной техники», разработанное ЦГАНХ в 1983 г., разделяло

документы, образующиеся в деятельности АСУ на машиночитаемые и

человекочитаемые (машинограммы). Хранение машинограмм может

осуществляться на тех же основаниях, что и традиционных документов,

поскольку они ничем не отличаются от документов на бумажной основе.


Изучите классификации МЧД, существовавшие в 1970-80-е годы.

(См.: Гельман-Виноградов К.Б. Машиночитаемые документы в СССР.

Вып. 1 Области применения. Классификация. М., 1980. С.48-82;

М и р о ш н и ч е н к о А. В. О классификации и экспертизе ценности

документов АСУ.// Советские архивы. 1979. № 6. )

1) Какие подходы и признаки использовались при разработке

различных классификаций МЧД?

2) Учитывали ли существовавшие классификации ценность МЧД и

перспективы их долговременного хранения?

Значительное внимание в этот период было также уделено

комплектованию государственных архивов МЧД и экспертизе их ценности.

Важным шагом в данном направлении стала подготовка ряда методических

разработок Главархивом СССР и Центральным государственным архивом

народного хозяйства СССР (ныне – РГАЭ), к профилю которого относилась

документация большинства отраслевых АСУ.55 Кроме того, над темой

«Научные основы комплектования государственных архивов документами,

образующимися в условиях функционирования отраслевых АСУ» работали

ЦГАОР СССР (ГА РФ), главархивы Грузинской, Узбекской, Молдавской,

Литовской ССР. В методических рекомендациях ЦГАНХ СССР,

112

подготовленных на основе материалов работы ГВЦ и центрального

аппарата Министерства приборостроения, средств автоматизации и

систем управления СССР, ЦСУ СССР и других ведомств, был предложен

следующий подход к комплектованию государственных архивов МЧД.

Документы ВЦ предприятия относятся к фонду предприятия и поступают в

тот же государственный (областной, краевой) архив, что и «традиционные»

документы фонда. Документы ГВЦ министерства и ведомства поступают в

тот же центральный архив СССР, где хранится фонд министерства.

Подробнее схема процесса комплектования ГВЦ и государственных архивов

МЧД изображена стрелочками на рисунке 8. Этот подход, оптимальный с

точки зрения сохранности МЧД, недробимости фондов и доступа к

документам, требует больших затрат на хранение. Ведь он предполагает

создание в каждом государственном архиве центра хранения МЧД,

оснащенного соответствующей аппаратурой и специалистами. Между тем

даже в странах США и Европы шли по пути создания единого

национального центра для постоянного хранения МЧД, жертвуя

недробимостью документальных комплексов в пользу концентрации средств.

И.И. Даниленко, В.В. Цаплин предложили оставить в числе

источников комплектования ГАФ только главные вычислительные центры

(ГВЦ), действующие на союзном и республиканском уровнях. Таким

образом, комплектоваться МЧД должны были только центральные архивы

СССР и центральные республиканские архивы. Поскольку документы

отраслевого ГВЦ тесно связаны с документами министерства и ведомства,

они должны были поступать в тот же центральный архив, к профилю

которого относится фонд министерства и ведомства. Приступить к

комплектованию МЧД, по мнению исследователей, могли ЦГАОР, ЦГАНХ

и даже ЦГАЛИ СССР. Что касается ВЦ предприятий, то их документы

должны были поступать в кустовые ВЦ, кустовые пункты связи и кустовые

информационные пункты. Эти организации непосредственно не

передают документы на госхранение и осуществляют лишь

113

промежуточное хранение МЧД до передачи их в республиканские и

общесоюзные ГВЦ. (См. рисунок 9.) Кроме того, исследователи

считали возможным создание отдельной сети специализированных

республиканских архивов МЧД и единого центрального архива для

хранения МЧД СССР. В таком случае фонд организаций

республиканского и общесоюзного уровня все же раздроблялся на

две части. Документы на традиционной основе поступали в

центральный республиканский архив или центральный архив СССР, а

документы на машинном носителе – в специализированный архив

МЧД. (См. рис. 10.) Однако оставалось неясным, куда же должны

поступать машинограммы, которые являлись составной частью

комплекса документов, образующихся в АСУ. 56

Комплектование МЧД предлагалось организовать в два этапа.

Первоначальная передача документов из структурных подразделений в ВЦ

(ГВЦ) предприятия (ведомства) осуществляется сразу после решения

функциональной задачи или ее автономной части. А через год

осуществлялась передача МЧД из ВЦ в государственный архив. Впрочем, по

Положению о ГАФ СССР (1980 г.) разрешалось хранить МЧД в ведомствах

5 лет до передачи на государственное хранение. Интересно, что уже в 1980-е

годы было установлено, что периодическое обновление некоторых баз

данных не является препятствием для принятия на государственное

хранение. Следует только установить нормативно прерывание процесса

обновления в определенные сроки (например, раз в год). Между тем до сих

пор в некоторых учреждениях «незавершенность» регулярно обновляемого

массива данных служит препятствием для передачи машиночитаемых

документов в архив. Ускорить процесс комплектования государственных

архивов материалами отраслевых АСУ, по мнению архивистов, могло также

создание единых общесоюзных классификаторов информации.

Проблема комплектности поступающих на хранение МЧД связана с

требованиям, чтобы МЧД поступали в двух экземплярах (рабочий и

114

страховой), с программой управления (на магнитной ленте и бумаге) и

описью. Закрепленный позже57 порядок передачи МЧД на хранение

предполагал обязательное сопровождение программного обеспечения

(оформленное в соответствии с ГОСТ 2 8399-89). Таким образом,

удостоверяющий документ обязательно должен быть традиционным, хотя

сами МЧД могли поступать в архив по каналам связи.

В нашей стране в 1980-е годы экспериментальное комплектование

МЧД осуществляли ЦГАНХ СССР и НИЦ ТД СССР. На учете ЦГАНХ СССР

в 1985 г. находилось около 70 вычислительных центров, обеспечивающих

функционирование отраслевых и межотраслевых АСУ, в том числе

Госплана СССР и ЦСУ СССР. Однако на государственное хранение были

приняты МЧД только двух ведомств - Государственного комитета СССР

по внешнеэкономическим связям и Министерства приборостроения, средств

автоматизации и систем управления («АСУ-прибор III»). ЦГАНХ

целенаправленно проводил паспортизацию и обследование архивов ГВЦ, на

основе этого опыта были разработаны «Примерное положение об архиве

вычислительного центра отрасли» и «Паспорт архива главного

вычислительного центра». Архив также проводил исследования по ряду тем,

связанных с архивоведением МЧД. 58

При определении ценности документов следовало изучать в комплексе

документы фонда – машиночитаемые, традиционные, машинограммы.

Отбор МЧД на хранение планировалось осуществлять в два этапа. На

первом этапе документов определялся состав функциональных задач,

документы которых поступали на постоянное хранение. На втором этапе

осуществлялась выборка данных по конкретным задачам и подготовка

сопроводительной документации. С этой целью планировалось создать

экспертные комиссии на ГВЦ. Их описи утверждала ЭПК Госархива.

Разработанные ЦГАНХ СССР перечни документов, образующихся в

деятельности ОАСУ, имеют значение для унификации и классификации

115

МЧД, возникающих в ходе решения различных функциональных задач во

всех отраслях59. Однако тщетно архивист искал бы в перечне ЦГАНХ

указания на сроки хранения документов – против большинства статей стоит

указание «ДМН». Акцент при определении сроков хранения МЧД делался на

ведомственные перечни документов.

Документы, создаваемые в ходе функционирования ОАСУ разделялись

на управленческие и технические. Собственно машиночитаемые документы

относились к техническим документам. Документы АСУ разделялись на

первичные (поступающие на ВЦ от организаций министерства или

ведомства), входные документы, внутренние и выходные документы.

Архивисты считали, что приоритетное значение имеют «внутренние

документы», составляющие банк данных. Банк данных рассматривался как

важнейшая составная часть информационного обеспечения

автоматизированной системы. В нем накапливается и хранится

информация, а также осуществляется ее обновление, поиск, обработка

и выдача сведений. Предлагалось рассматривать именно банки данных в

качестве источников комплектования государственных архивов.60 При этом

сократить объем поступающих на хранение документов предполагалось

следующим образом. Банк данных АСУ состоял из следующих частей:

- справочно-информационный фонд отрасли (нормативно-

правовые, методические, информационные материалы);

- информационные массивы данных системы;

- система управления базой данных (СУБД).

Если создать единый справочно-информационный фонд для всей

отрасли и единую СУБД, то эти части банка данных могут поступать на

хранения в составе материалов ГВЦ министерства один раз. Что касается

основного массива данных АСУ каждого ВЦ, то часть данных, видимо,

также поступают на ГВЦ отрасли для обработки, поэтому стоит выявить

массив первичных данных каждого ВЦ, который не дублируются в массиве

ГВЦ.

116

В каждой из этих групп (первичные, входные, выходные и внутренние)

документы разделялись по видам носителей - на перфокартах, на магнитных

лентах, на магнитных дисках. На государственное хранение должны были

поступать только документы на магнитных носителях (лентах, дисках). В

ходе работы АСУ информация записывалась на магнитные диски (рабочий

фонд) и на магнитные ленты (страховой фонд).

При экспертизе ценности преобладал так называемый «аналоговый

подход», при котором оценка МЧД проводилась по тем же критериям, что и

традиционных документов. При этом определяющее значение при оценке

документов имело их содержание, а не технические характеристики

(«читабельность» данных, формат, требования к системному обеспечению).

Правда, в методических рекомендациях ЦГАНХ СССР выделены

специфические критерии оценки МЧД, но «специфика» их выражена слабо.

К таким критериям оценки МЧД отнесены важность решаемой с их

помощью функциональной задачи для отрасли61 и уровень первичности, а

также степень агрегирования информации. Причем агрегирование

информации (например, в машинограмме) не служит, так же, как и для

традиционных документов, причиной для уничтожения первичных

документов. Наоборот, при отборе МЧД приоритет должна была получать

первичная информация, а не сводные документы, поскольку на ее основе

можно получить различные группировки данных, в том числе тот же самый

сводный документ. Предлагалось принимать на государственное хранение

МЧД, созданные на основе первичной информации, которые были

использованы вычислительным центром для подведения итогов работы за

определенный хронологический период (квартал, год и более длительный

промежуток времени) по объектам, видам производства, в территориальном

разрезе; для расчетов, послуживших основанием подготовки управлен-

ческих решений (постановлений, приказов, указаний), предложений в

руководящие органы, планов, а также первичную информацию нор-

мативного характера.62 Проблема несовпадения формата данных,

117

создаваемых АСУ разных ведомств в методических рекомендациях решалась

просто – предполагалось принимать МЧД в государственные в едином

отраслевом формате, определяемом Главархивом СССР. В условиях

плановой централизованной экономики, когда не существовало конкуренции

производителей программного обеспечения, осуществить унификацию

форматов всех машиночитаемых данных в стране не представлялось

особенно сложной задачей. Архивисты предлагали также сделать

общеотраслевым формат какого либо ведомства, например, Госплана СССР.

Кроме того, учитывалась повторяемость информации и степень

поглощенности информации в различных АСУ, а также наличие

дублетности машиночитаемых документов и их выходных машинограмм.

Критерий использования МЧД предполагал не только отбор на хранение тех

документов, к которым постоянно обращаются пользователи.

Рекомендовалось также ориентироваться на прием машиночитаемых дублетов

особо ценных документов, которые могут рассматриваться в качестве фонда

пользования.

В области научно-справочного аппарата были выделены различные

виды справочников по учету и раскрытию содержания МЧД. К ним

относились межархивные справочники - перечни автоматизированных

систем, создаваемых в разных ведомствах, которые велись Комиссией по

документалистике Научного совета по комплексной проблеме

«Кибернетика» АН СССР и другими учреждениями. К учетным

справочникам архива относились журналы или картотеки учета первичных

комплексов МЧД, технологические карты комплектования машиночитаемых

документов для выполнения расчетов на ЭВМ, журналы или карты выдачи

МЧД из архива. К информационно-поисковым справочникам архива

относились табулярограммы-описи перфокарт массива, картотеки файлов на

магнитной ленте или диске. В связи с разработкой типологии справочников

встал вопрос о разграничении понятий единицы хранения и единицы учета

для МЧД. Единица хранения – единица количественного измерения МЧД.

118

Для перфокарт за единицу хранения принимался тематический «массив», в

который они группируются для использования и хранения. Для магнитных

носителей информации возникло понятие «тома» – физически обособленного

рулона магнитной ленты или отдельного фрагмента магнитной ленты, один

диск. За единицу учета принимался файл – тематически обособленный

целостный комплекс информации, который мог размещаться на нескольких

единицах хранения (рулонах, дисках). В сопоставлении с традиционным

архивоведением единицу хранения МЧД как раз можно определить как

единицу учета, то есть установления количественных характеристик массива

МЧД. А единица учета (файл) в традиционном архивоведении - объект

описания, который берется за основу при раскрытии содержания документов.

В 1970-80-е годы в связи с перспективами перехода к безбумажному

документообороту были приняты первые нормативные документы по

вопросу юридической силы МЧД. Особенно значимым событием было

принятие ГОСТа 6.10.4-84.63 ГОСТ разграничивал понятие подлинника,

копии и дубликата применительно к МЧД и устанавливал обязательные

реквизиты, удостоверяющие юридическую силу МЧД (наименование

организации-создателя документа; местонахождение организации-создателя

документа или почтовый адрес; наименование документа; дату изготовления

документа; код лица, ответственного за правильность изготовления

документа на машинном носителе или машинограммы или, как правило, код

лица, утвердившего документ). Подлинником документа на машинном

носителе является первая по времени запись документа на машинном

носителе, содержащая указание, что этот документ является подлинником.

Однако, в случае внесения изменений организацией-создателем МЧД в

подлинник документа, его юридическая сила заверяется сопроводительным

письмом, которое фиксирует реквизиты (печать, подпись

фондообразователя). Это ГОСТ не только не отменен, но и принял в

настоящее время статус межгосударственного стандарта стран СНГ. Порядок

119

оформления МЧД закрепил ГОСТ 28 388—89 «Документы на магнитных

носителях данных. Порядок выполнения и обращения».

Проблема обеспечения сохранности МЧД тогда связывалась почти

исключительно с проблемой физической ненадежности магнитных носителей

информации и решалась путем резервного копирования и периодической

перезаписи информации (по аналогии с архивами звукозаписи), передачи

на государственное хранение двух экземпляров комплекта МЧД (дубликат и

рабочая копия), созданием страхового фонда и совершенствованием

технологии создания магнитных лент и дисков64. В принятом в 1984 году

стандарте содержались методические указания о порядке хранения

документов на машинных носителях, разработанные ВНИИДАД, НИЦТД

СССР и ЦГАНХ СССР, которые предусматривали особый режим

хранения для этих документов65. Следует отметить, что никто не предвидел

того фактора, который на самом деле стал «могильщиком» всего массива

созданных МЧД – несовместимости форматов данных на различных этапах

технологической революции. К.Б. Гельман-Виноградов, указывая на опасно

быструю смену поколений вычислительной техники, утверждал, что это не

станет препятствием для хранения МЧД. Ведь не стало бурное развитие

кинотехники препятствием для использования хроникальных и

художественных лент, созданных на заре кинематографии. А эстонский

историк Х.Э. Палли, высказывал мнение, что МЧД, которые откладываются

на предприятиях, в министерствах и ведомствах, станут через два-три

десятилетия ценнейшим источником.66

Увы, эти надежды не оправдались. Оглядываясь в прошлое и оценивая

первый опыт создания хранилищ МЧД в нашей стране, который принес

много ценных находок и в практике, и в теории, следует признать все же, что

он закончился грандиозной неудачей. Когда на смену ЕС ЭВМ пришли

персональные компьютеры, программное обеспечение изменилось столь

кардинально, что почти ничего из созданных АСУ 1970 – п.п.1980-х годов

миллиардных массивов перфокарт, перфолент, магнитных лент и дисков не

120

удалось сохранить. И это служит грозным предостережением архивистам

XXI века, о котором следует помнить на пороге эры безбумажного

документооборота.

Другое направление автоматизации архивного дела было связано с

применением автоматизированных технологий в работе государственных

архивов (как правило, создании научно-справочного аппарата).

Автоматизированные информационно-поисковые системы в архивах

создавались двух видов – тематические и универсальные. Тематические

АПИС включали документы по определенной теме, которая считалась

значимой и пользовалась с просом у исследователей. По типу справочников

это были, как правило, межархивные каталоги. Универсальные АИПС

стремились включить описания всех документов государственного

архивного фонда. По типу справочников это были, как правило,

межархивные путеводители или краткие справочники.

Тематические каталоги создавались в СРР в соcтаве румынской

архивной автоматизированной поисковой системы SARIAS. В 1970-80-е гг.

большая часть каталогов румынских архивов была перезаписана на

магнитные носители. В Венгрии на магнитный носитель переводились 300

тысяч регестров (описей) средневековых документов для обработкки их с

помощью ЭВМ.67

В качестве унифицированной информационной системы можно

рассматривать опыт китайских архивистов. В КНР еще в 1970-е годы

были созданы отраслевые автоматизированные системы, включавшие в

себя как «текущую» информацию, так и документы долговременного

хранения. АИПС включали в единую поисковую систему документы,

хранящиеся в архивах и в отраслевых институтах информации.

В ЧССР с 1974 г. было начато создание архивной информационной

системы «АРХАИС», которая представляла собой промежуточный

вариант между тематической и универсальной системой, поскольку

строилась «агрегатным методом» - путем соединения в единую АИПС

121

различных тематических банков данных. В основу проектирования данной

системы был заложен принцип ее «открытости». В состав «Архаис»

входили как тематические банки данных (построение социализма в СССР,

история рабочего движения, сельскохозяйственные и лесные исследования,

охрана окружающей среды), так и описания массивов научно-технической,

статистической, картографической документации (документация по

метеорологии, патентам, геологии и картографии, демографии). Отчетами

АИПС служили реестры описей, тематические справки и каталоги, обзоры

и статистические данные. Планировалось сделать систему

полнотекстовой, включив в нее микрокопии документов. Интересно, что

лингвистическое обеспечение «Архаис» было скоординировано с

международными стандартами. Так, для создания картографического

банка данных использовался многоязычный картографический словарь

Международного совета архивов (МСА). 68

В нашей стране создание архивных АИПС было начато с

тематических каталогов. Этот подход был избран потому, что полная

автоматизация поиска до уровня документа считалась экономически и

социально неоправданной.69

Установленный в НИЦ ТД СССР (РНИЦ КД, ныне РГА НТД)

вычислительный комплекс EC ЭВМ и пакет прикладных программ АИДОС

фирмы РОБОТРОН (ГДР) послужили базой для реализации грандиозных по

тем временам межархивных проектов - АИПС «Победа Великой

Октябрьской революции и борьба за установление и упрочение советской

власти» («Документы Великого Октября»), «История памятников

архитектуры и градостроительства Москвы, Ленинграда и пригородов».

Работа была начата в 1980 г., и к 1985 году было введено 100 тысяч

записей70. Обе системы представляли собой межархивные тематические

каталоги. При их создании применялось групповое, поединичное и

подокументное описание архивных документов.

122

В создании первой системы – «Документы Великого Октября» -

участвовали 200 архивов-соисполнителей. На первом этапе, завершившимся

в 1982 году, в систему были введены описания опубликованных документов

по теме. Затем приступили к выявлению всех документов, датируемых с 25

октября 1917 г. по июнь 1918 г. В официальной советской историографии

данный период рассматривался как «триумфальное шествие советской

власти». В современной историографии большинство исследователей

склоняются к его трактовке как начального этапа гражданской войны. Выбор

темы для первой АИПС обуславливался не только очевидной политической

конъюнктурой, но и большим количеством исследователей (историков

партии, пропагандистов), использующих архивные документы по данному

периоду. Головной организацией, осуществлявшей исторический и

археографический контроль за выявлением документов по теме, стал

Центральный государственный архив Октябрьской революции и высших

органов государственной власти СССР – ЦГАОР СССР (ныне – ГА РФ).

Пополнение системы было организовано следующим образом. Архивы–

соисполнители выявляли документы и переносили их на тематические

карточки. ЦГАОР редактировал эти карточки и переносил информацию на

специальный предмашинный формат – рабочий лист. Заполненные рабочие

листы поступали в НИЦ ТД СССР (РНИЦ КД), где размещалась техническая

база системы. НИЦ ТД вводил данные в память системы, осуществлял

индексирование документов, ведение тезауруса, поиск информации и

создание архивных справочников на основе АИПС (тематический и

топографический каталоги).71

Важным опытом при создании данной АИПС было построение

тезауруса, лексические единицы которого охватывали широкий круг проблем

– экономику, политику, гражданскую войну, интервенцию, армию, флот,

государственное строительство, социальные слои. Первоначальный состав

лексических единиц тезауруса был сформирован на основании анализа

лексики описаний 21 тысячи рабочих листов. Лексика была сгруппирована

123

по идентификаторам - географических понятий, промышленных

предприятий, учреждений и организаций, профсоюзов, партий, социальных

групп, войсковых формирований. Для дополнения лексики каждой группы

использовалась литература по теме. Еще одной особенностью лексики, кроме

ее многоаспектности, было обилие «историзмов» (ВРК, СТО, РВСР, Комуч,

ВСЮР, « белочехи» и др.), а также вариативность в передаче названий

учреждений, организаций, воинских частей, порождавшая специфическую

синонимию (комиссариат мусульманский, комиссариат по мусульманским

делам, комиссариат по делам мусульман внутренней России). Тезаурус,

первый вариант которого к 1982 году состоял из 6 729 терминов, пополнялся

по мере индексирования документов в среднем примерно на две тысячи

терминов в год и постепенно превратился в многотомный массив. 72

Вторая межархивная АИПС – «Архитектура и градостроительство» -

охватывала комплекс документов, хранящихся в семи архивах Москвы и

Ленинграда. Выбор темы был обусловлен ростом количества запросов и

исследователей в связи с принятием в 1976 г. Закона СССР «Об охране

памятников истории и культуры». Среди постоянных потребителей

информации были архитектурно-планировочные управления,

реставрационные организации, Государственная инспекция охраны

памятников, местные отделения ВООПИК, музеи. В тематический каталог

включались описания графических и текстовых документов – чертежей,

проектов, гравюр, литографий, поэтажных планов и фасадов зданий,

докладов, записок и других. Хронологические границы комплекса - с XVII

века до 1917 года. Головной организацией, контролировавшей сбор

информации, был Центральный государственный исторический архив СССР

– ЦГИА (ныне – РГИА, г. Санкт-Петербург). В отличие от «Документов

великого Октября» при создании данной системы перевод документов в

предмашинный формат (на рабочие листы) осуществлялся непосредственно

архивами-исполнителями. ЦГИА редактировал рабочие листы, а НИЦ ТД

СССР производил ввод и обработку информации в АИПС.

124

Функционирование системы началось с ввода сведений о памятниках такого

«архитектурного заповедника» как Невский проспект Санкт-Петербурга. На

базе данной АИПС создавались именной, географический топографический и

объектный каталоги (т.е. каталог, в котором информация систематизирована

по объектам – памятникам архитектуры).73

Лексическое обеспечение данной АИПС составляли рубрикатор

административного деления Московской и Петербургской губерний и

тезаурус.74 Если тезаурус для АИПС «Документы Великого Октября»

отличался многоаспектностью, то в данном случае составители

столкнулись с проблемой выявления узкоспециальной лексики. В ключевых

словах стремились отразить сведения об объекте архитектуры, его

местонахождении и авторе (архитекторе, строителе). Кроме того, в

тезаурус были включены термины, связанные с организацией и технологией

строительных работ. Пришлось столкнуться со специфической синонимией

и омонимией при передаче названий объектов. Синонимия связана с

изменением названий одного и того же объекта в разные периоды:

ул. НИКОЛЬСКАЯ - ул 25 ОКТЯБРЯ – ул. НИКОЛЬСКАЯ;

больница ПОЧТАМТСКАЯ – больница ПОЧТОВО-ТЕЛЕГРАФНОГО

ВЕДОМСТВА;

СУХАРЕВА башня- ШКОЛА МАТЕМАТИЧЕСКИХ И НАВИГАЦКИХ

НАУК - башня ЗЕМЛЯНОГО ГОРОДА.

Омонимия была связана с тем, что один и тот же объект (храм

Преображения Господня, дом Юсупова) мог встречаться в разных

городах. Первоначальный массив составлял 5 тыс. терминов.

По мере разработки АИПС совершенствовалась методика описания

документов. Рабочий лист системы «Документы Великого Октября» включал

в себя следующие элементы информации:

- порядковый номер записи;

125

- вид документа;

- заголовок (не разделенный на элементы информации);

- дата документа;

- индекс по классификационной схеме;

- номер фонда, описи, дела (для неопубликованных документов);

- индексы названий изданий (для опубликованных документов);

- дескрипторы, составляющие поисковый образ документа.

В АИПС «Архитектура и градостроительство» рабочий лист был более

детальным. Помимо заголовка документа и дела были предусмотрены поля

«вид документа», «способ воспроизведения», «указание на подлинность и

копийность», «тип объекта», «улица», «часть», «номер дома», «название

постройки», «имя владельца». Были разработаны инструкции по заполнению

рабочих листов. 75

Эти первые автоматизированные каталоги выдержали испытание

временем и функционируют до сих пор уже на ПЭВМ.

Однако тематический подход к созданию АИПС не мог удовлетворить

информационные запросы всех пользователей. Архивисты задумались о

создании универсальной автоматизированной поисковой системы, которая

могла бы охватить все богатство содержания документов Государственного

архивного фонда. Это привело к созданию общеотраслевой

автоматизированной системы научно-технической информации (АСНТИ) на

основе Центрального фондового каталога (ЦФК) государственного

архивного фонда СССР.

Вопросы:

1) Что такое ЦФК и ФК?

2) Каким образом они формируются?

3) На уровне какого документального комплекса описывается

информация в ЦФК и ФК?

126

К сожалению, карточка фонда является учетным справочником и

содержит мало поисковой информации о фонде (переименования

фондообразователя, названия описей). Поэтому была разработана новая

редакция карточки фонда – своего рода предмашинный формат – которая

заполнялась наряду с традиционной и содержала такие поля как «аннотация»

и «поисковый образ фонда» (дескрипторы тезауруса) (См. рис. 11).

Задание. Сравните традиционную карточку фонда (см. «Основные

правила работы государственных архивов») и предмашинный формат

АСНТИ (рис.11). Какие дополнительные поля были введены в

предмашинный формат для увеличения поисковых возможностей карточки?

Специальные форматы были разработаны для фоно, фото,

кинодокументов (см. рис. 12). В АСНТИ успели ввести данные 70 тыс.

карточек фондов государственных архивов СССР. Система была реализована

на базе вычислительного комплекса ВНИИДАД. Обслуживание

пользователей осуществлялось по письменным запросам, направляемым

через архивные учреждения. Запрос можно было заполнить с помощью

сотрудника архива в читальном зале. Срок исполнения обычного запроса

составлял один месяц, срочного - 2-3 дня.76 Пользователю выдавались

машинограммы – распечатки с записями о найденных фондах. Существовал

и более оперативный способ обслуживания пользователей – с помощью

дисплея, когда информация отображалась на экране. Его опробировали в

ЦГАДА77.

Вопрос:

К какому виду архивных справочников относилась АСНТИ?

Судьба АСНТИ, в отличие от каталогов «Документы Великого

Октября» и «Архитектура и градостроительство», сложилась печально.

Данные не смогли своевременно конвертировать в формат, который можно

было бы прочесть с помощью программного обеспечения для ПЭВМ. Когда в

1994 г. последний терминал комплекса ВНИИДАД вышел из строя, данные

127

остались на магнитной ленте в виде «линейного» файла мертвым грузом. И

все попытки «реанимировать» АСНТИ не дали результата.

В реализации этих проектов архивисты приобрели важный опыт

решения вопросов технического, программного и лингвистического

обеспечения архивных ИПС, экспорта данных на стареющих носителях78.

Особенно важен для последующего развития автоматизированных архивных

технологий был опыт создания тематических тезаурусов, изданных в 1980-е

годы79.

В этот же период зародилось такое направления архивной

информатики как применение автоматизированных систем обработки

изображений для реставрации документов (АСОИЗ), начало которому

положили разработки НИЦ ТД в области реставрации фото и

фонодокументов80.

Во второй половине 1980-х годов в НИЦ ТД была предпринята

попытка комплексной автоматизации процесса информационного поиска в

архиве. Были созданы АИПС на фотодокументы и кинодокументы архива.81

Кино и фотодокументы описывались предварительно на рабочих листах –

предмашинном формате, с которого данные вводились непосредственно в

память ЭВМ. Источником для описания кинодокументов послужило дело

фильма (аннотации, монтажные листы), для описания фотодокументов –

контрольные отпечатки и книги учета фотодокументов. По виду архивного

справочника данные АИПС представляли собой совмещение описи и

каталога. АИПС позволяла формировать в качестве отчетов

систематический каталог, объектный (каталог технических объектов,

подвергшихся съемке) и именной каталог.

В архиве также были разработаны фактографическая АИПС

«Оборудование», выполнявшая запросы о технических паспортных

характеристиках оборудования СССР (ЭВМ, фото-, киноаппаратура

контрольно-измерительные приборы и др.); АИПС по контролю за физико-

128

химическим состоянием фонда документов на пленочных носителях

«Сохранность» и другие системы.

НИЦ ТД также выполнял заказы других учреждений. Например, там

была разработана АИПС на фотодокументы фотохроники ТАСС, в 1986

году – автоматизированная система контроля за исполнением

правительственных постановлений, решений коллегии Главархива СССР,

приказов по отрасли для ГАУ при СМ СССР (реализована на микро ЭВМ

«Эпл-3»). Кроме того, архивом была разработана ИПС на фонодокументы

ГАФ СССР, которая с 1986 года внедрялась в Центральном

государственном архиве звукозаписи (ныне - ГАРФ)82.

К 84 гг. все тематические АИПС НИЦ ТД насчитывали 80 тыс.

описаний документов. 83

Интересно, что в 1970-е годы архивисты обратили внимание на

необходимость автоматизации работы не только государственных, но и

ведомственных архивов. В 1978 г. на заводе «Красный треугольник» (г.

Ленинград) была внедрена разработанная МГИАИ ИПС «Архив»,

выполнявшая функции учета поступления и описания документов

ведомственного архива. Система позволяла распечатать опись документов

архива. Сейчас созданием специализированного программного обепечения

для архивов организаций занимаются лишь немногие ведомства (архивы

Государственной Дум, Центрального аппарата Банка РФ). Только в 2000 г.

было начато распространение о продукта ВНИИДАД - «Архив организации».

С начала 1980-х годов архивном деле стала применяться новая

разновидность технического обеспечения – оптико-механические

сканирующие устройства ввода-вывода изображений. Предшественники

современных сканеров были устройствами барабанного типа, которые

считывали изображения с фотонегатива или фотопозитива со скоростью 100

см/с. Эти устройства осуществляли оцифрование документов - ввод

изображения в память ЭВМ, при котором «картинка» автоматически

129

раскладывалась на мельчайшие участки, затем измерялась оптическая

плотность каждого участка (количество точек (пикселей) на дюйм) и

записывалась в виде числа в двоичной системе счисления. После чего данные

сохранялись в оперативной или внешней памяти ЭВМ. Оцифрование

применялось в архивном деле для создания страхового фонда, а также для

реставрации фотодокументов и восстановления угасающих текстов.

Экспериментальные работы в этом направлении проводились в НИЦ ТД с

начала 1980-х годов. С этой целью создавалась особая разновидность

прикладного программного обеспечения, которая, в совокупности с

аппаратными средствами входила в состав автоматизированных систем

обработки изображений (АСОИЗ).

Архивисты упорно искали более совершенные технологии создания

страхового фонда, чем микрофильмирование. Ведь при создании копий

архивных документов фотографическим способом неизбежно снижается

качество изображения (снижается резкость, увеличивается зернистость).

Оцифрование имеет ряд преимуществ перед фотокопированием –

возможность не только не терять качество сканируемого изображения, но и

улучшить его посредством реставрации, возможность неограниченного

воспроизведения копий без ущерба для оригинала. Оцифрование сделало

возможным прием на государственное хранение и цветных фотографий.

Если черно-белое изображение создавалось зернами фотографического

серебра, то цветное состояло из красителей, которые разлагались в течение

10-15 лет, что делало невозможным долговременное хранение цветного

изображения.

Процесс создания страхового фонда путем оцифрования состоял из

следующих операций:

- прием и учет фотодокумента;

- преобразование изображения в цифровую форму (оцифрование),

- запись изображения на магнитную ленту;

- вывод контрольного негатива;

130

- возврат исходного фотодокумента и передача его страховой

копии на архивное хранение.

При оцифровании фотодокументов очень важны такие параметры

как «шаг дискретизации» и оптическая плотность. От них зависит

качество получаемого изображения. Шаг дискретизации - размер

элемента изображения (который мог составлять от 25 мкм до 100 мкм

в зависимости от размера фотографий). Оптическая плотность

изображения – количество элементов (точек, пикселей) на единицу площади

изображения (см. кв., дюйм). Чем меньше значение шага дискретизации,

тем выше качество получаемого изображения. Существующие приборы

позволяли настроить шаг дискретизации в зависимости от размера

фотонегатива или фотопозитива. При оцифровании на дисплее создавалась

гистограмма – график распределения оптической плотности по

поверхности изображения.

После оцифрования документа возможна была дальнейшая работа с

полученным изображением (имиджем) – его реставрация. Этот процесс

включал в себя:

машинный анализ дефекта;

выбор или разработка алгоритма и программы для его устранения;

исправление дефекта имиджа;

визуальная оценка результата исправления на дисплее;

обратное преобразование имиджа фотографического изображение

документа;

оценка результата реставрации по фотоотпечатку.

В зависимости от того, насколько результат удовлетворителен,

реставрацию либо прекращали, либо возвращались к начальной точке –

анализу дефекта и выбору алгоритма его разработки.

131

Реставрация с помощью методов оцифрования была трудоемким

процессом, поскольку еще не было специальных программ – графических

редакторов, позволяющих изменять изображение в режиме «WISIVIG», когда

на экране монитора сразу видишь результат. На основе анализа гистограммы

изображения или статистического анализа дефектов необходимо было

описать математически выявленный дефект, классифицировать его, выбрать

математическую модель устранения, найти программу, содержащую

алгоритм его устранения. Если этой программы не было в пакете, входящем

в состав АСОИЗ, ее надо было написать. Все это осуществляли, поочередно

просматривая объекты изображения размером 256 на 256 элементов.

К 1985 году в НИЦ ТД СССР было разработано около 100 прикладных

программ для реставрации изображений. Среди них были специальные

программы для устранения градационных дефектов (коррекция

контрастности, искажений в передаче полутонов); программы для

исправления частотно-контрастных дефектов (искажения в передаче

мелких деталей, нерезкость изображения); программы для устранения

дефектов типа помех (зернистость, растровая структура изображения,

пятна, царапины и другие дефекты); программы для устранения цветовых

дефектов для коррекции цветного изображения, программы для

статистического анализа изображения и его дефектов, программы для

автоматического выделения на изображении дефектов типа помех;

прослеживания границ дефектов; программы диалоговой работы с

изображением, позволяющие выделять произвольные области и изменять их

с помощью произвольных параметров; программы для перемещения и

преобразования (поворота, растяжения, сжатия) изображения.

К отрицательным чертам технологии оцифрования относилось

трудоемкоемкость, дороговизна технологии, большой размер получаемых

графических файлов, «поглощающий», соответственно, большое количество

носителей информации. О трудоемкости можно судить по тому, что только

132

на оцифрование черно-белого изображения затрачивалось в среднем 1 час, на

оцифрование цветного изображения - 3 часа (цветное изображение

требовало в три раза больше времени, так как создавался не один, а три

файла, получаемые с помощью различных цветоделительных фильтров –

красного, синего и зеленого). На обработку (реставрацию) изображения в

автоматическом режиме уходило до 2 часов на одно изображение, в

диалоговом режиме – до 20 часов на изображение.84 Время, затраченное на

разработку дополнительного программного обеспечения, естественно, сюда

не входит.

При этом на одну магнитную ленту можно было записать не более 5-10

черно-белых или 2-3 цветных изображений.

Интересно, что тогда считалось, что полученный с помощью

оцифрования имидж можно хранить бесконечно. Проблема формата записи

графического изображения, его открытости и старения в связи со старением

программного обеспечения еще не рассматривалась.

Однако все эти трудности не остановили специалистов НИЦ ТД,

которые провели интереснейшие экспериментальные работы по

реставрации фотографий В.И. Ленина из фондов Центрального

партийного архива. В эпоху «военного коммунизма» вместо фотопленки

использовалось фотостекло, которое часто разбивалось, покрывая образ

вождя мирового пролетариата малопривлекательными трещинами и

царапинами. Все эти дефекты удалось ликвидировать. Совместно с

лабораторией консервации и реставрации документов АН СССР НИЦ ТД

также проводил экспериментальные работы по восстановлению

угасающего текста документа. Восстановлению текста в диалоговом

режиме способствовало применение пакета прикладных программ

«Диалог». Экспериментальной обработке с целью восстановления были

подвергнуты угасающие газетные и рукописные тексты, а также водяные

знаки и греческие пергаменты (палимпсесты) 10-11 веков, содержащие

133

записи в несколько слоев (один поверх другого). В основе технологии

восстановления текста лежало сравнение элементов поврежденного

текста с так называемыми «эталонными знаками». Результаты были

вполне убедительными.

Рассматривая зарубежный опыт информатизации архивного дела,

можно выделить три аспекта:

- изучение и обсуждение архивистами теоретических и

методических основ автоматизации архивного дела и

рассмотрение вопросов информатизации на конгрессах МСА;

- опыт хранения машиночитаемых документов и создание

исторических архивов машиночитаемых данных, развитие архивоведения

машиночитаемых документов;

- автоматизация работы архивов с традиционными документами

(прежде всего, создание автоматизированного НСА).

В области создания АИПС в архивах, хранящих традиционные

документы, лидерами также были США.

Еще в 1948 г. Национальный архив США (NARS) выпустил

путеводитель по архиву на магнитной ленте в виде отдельных томов с

классификацией по названиям ведомств-фондообразователей. В 1970-е годы

в Национальном архиве были разработаны и внедрены поисковые системы

SPINDEX-II (для подготовки путеводителей по различным видам

документов); NARS A-I (для подготовки топографического указателя о

размещении групп документов и объединения описаний серий документов85 в

единый файл стандартизированного формата). В систему NARS A-I

ежегодно водилось 6000 серий описаний документов. Система была

реализована на мини-компьютерах. В 1980-е гг. в описании документов

получил распространение библиографический формат MARC, введенный в

библиотеке Конгресса США еще в 1966 г. К концу 1980-х годов в основном

здании NARS была создана сеть на 200 автоматизированных рабочих мест.

134

Всеобщая система насчитывала 468 пультов доступа с емкостью основной

памяти 170 МБ и 4,8 ГБ на дисковых запоминающих устройствах.

Разрабатывались проекты хранения и преобразования цифровой

информации на оптических дисках (ODISS). Назначение системы -

суммировать данные о физическом состоянии документов, сделать более

эффективным поиск документов и их реставрацию документов.86

В странах Западной Европы архивные АИПС также получили

распространение, хотя и позже, чем в США.

В Государственном архиве Великобритании (PRO) была внедрена

поисковая система PROSPEC и автоматизированная система контроля

выдачи документов PROMT, которая печатала требования на документы,

осуществляла проверку запросов, которые пользователи вводили с

терминалов в специальном справочном зале. Архив Нидерландского

информационного центра, хранящий кинодокументы, имел

автоматизированный НСА, построенный на базе пакета прикладных

программ STAIRS (АИПС создавалась с 1978 г.).

При создании архивных АИПС в странах Западной Европы и США

уделялось значительное внимание стандартизации описания и форматов

представления данных. В США был разработан специальный формат для

архивных описаний – GSA 6710A. В Нидерландах форматы отчетов

строились в соответствии с международным стандартом описания

некнижных материалов (ISBD).

Рост объемов машиночитаемых документов в делопроизводстве87

правительственных учреждений привел к созданию архивов

машиночитаемых данных (АМЧД).

Историю подобного рода хранилищ начинают с Роуперовского

центра по изучению общественного мнения (США, 1947 г.) В 1968 г. был

создан отдел машиночитаемых документов в Национальном архиве США88,

в 1973 г. – в составе Государственного архива Канады. С 1968 г. МЧД

135

комплектуется Государственный архив Англии, в Швеции при

Министерстве культуры и образования создается Комитет архива данных.

В структуре Национального архива Франции в Фонтенбло создан Центр

хранения ДМН. Осуществляют работу с ДМН и их прием национальные

архивы Швеции, Дании, Нидерландов, Финляндии.

Зачастую архивы машиночитаемых данных возникали не в

учреждениях государственной архивной службы, а при университетах и

научных учреждениях по инициативе исследователей. Например,

Международный консорциум по социальным и политическим исследованиям

в Анн-Арборе (Мичиган, США), созданный в 1962 г. как сообщество

исследовательского центра Мичиганского университета и 21 других

университетов США. Историю создания АМЧД этой категории можно

кратко представить следующей таблицей89:

Год

создани

я

Название архива Состав документов Хронологические

границы.

1961 г. Центральный архив

эмпирических

социальных

исследований в

Кельне (Германия)

- ZA.

Социальные науки, в

том числе история

1962 Международный

консорциум по

социальным и

политическим

исследованиям в

Анн-Арборе

МЧД организаций и

личного происхождения

по экономике,

социологии, истории,

управлению, психологии,

политологии.

Данные о

выборах с 1789

г; данные о

голосованиях в

Конгрессе США

с 1790 г.,

136

(Мичиган, США) -

ICPSR

. данные

французских

переписей XIX –

нач. XX века.

1967 г . Британский архив

Совета по

экономическим и

социальным

исследованиям при

университете

Эссекса

(Великобритания) –

ESCR DA

Экономика, социология

1971 г. Норвежский центр

машиночитаемых

данных по

социальным наукам

при Бергенском


(Норвегия) -NSD

Социологическе опросы

(с 1964 г.),

демографические

сведения, базы данных об

организациях,

политической элите

Норвегии с 1814

г.

Материалы

переписей

населения с 1769

г.

1972 г. Архив Штейнмеца

(Амстердам,

Голландия) - STAR

Социальные науки.

1973 г. Датский архив

данных

(Копенгаген/Оденсе,

Дания) - DDA

Данные социологических

обследований,

демографические

материалы, итоги

выборов, сведения по

промышленной

Документы,

начиная с

Королевского

финансового

статуса 1660 г.

(демография).

137

социологии,

криминологии,

социальной медицине.

законодательство,

документы от средств

массовой информации;

сведения регионального

масштаба — по

географическим и

административно-

территориальным

единицам. Значительная

доля ДМН —

статистические

источники, образованные

в деятельности Датского

статистического

управления и Датского

национального

института по

социальным иссле-

дованиям.

1980 г . Шведский центр

машиночитаемых

данных по

социальным наукам

при университете

Гетеборга

(Швеция) - SSD.

Социальные науки,

материалы

социологических

обследований, выборов,

база данных о членах

профсоюзов,

библиографическая база

данных газетных статей

Статистика

выборов с 1911

г.

138

(1938-45 гг.).

1989 г. Нидерландский

архив

исторических

данных при

Лейденском


(Голландия) - NHDA

Первый

специализированный

архив машиночитаемых

данных по исторической

науке в Европе. Банк

данных по истории

великих географических

открытий, статистика

торговли,

демографическая

статистика.

C XVI по

XX век.

К 1990-м годам архивов такого рода было около 30 – помимо США,

Канады и европейских государств они появились в Австралии, Израиле,

Индии90. Из стран Восточной Европы первым стал архив социальных

исследований TARKI в Венгрии. В 1993 г. создан Центральный архив ДМН

республики Беларусь. Первоначально эти хранилища создавались для нужд

социологов и экономистов, специфика исторических МЧД не осознавалась.

Однако, со временем в этих архивах стали создаваться исторические отделы.

Изучению МЧД как исторического источника способствовало создание в

1986 г. международной ассоциации «History and Сomputing» (АНС),

широко обсуждавшей эти вопросы на своих конференциях.

В странах США и Европы еще в 1970-е годы приступили к реализации

программ по изучению проблем экспертизы ценности, отбору, описанию,

учету и классификации МЧД, анализу носителей информации. Результатами

этой работы стали несколько основополагающих рекомендаций по работе

архивов с МЧД.

В области экспертизы ценности МЧД ученые США пришли к выводу,

что экспертиза МЧД значительно отличается от отбора традиционных

документов. К дополнительным, «техническим» критериям экспертизы они

139

относили проверку читабельности магнитного носителя (ленты), проверку

наличия сопроводительной документации к файлам. При экспертизе

ценности МЧД в США имело значение степень агрегированности

информации. Зав. отделом машиночитаемых данных Национального архива

США Ч. Доллар предложил следующую четкую формулу: инфор мационная

ценность машиночитаемых документов обратно пропорцио нальна уровню их

обобщения . 91 Это значит, что данные переписи населения на уровне семьи

более ценны, чем данные на уровне района и округа. Объясняется это просто

- итоговые данные невозможно разложить на составляющие, в то время как

первичные данные (данные микроуровня) - всегда можно свести при

помощи ЭВМ до желаемого итога.

В Англии процесс отбора МЧД был разработан более детально и

проходил в два этапа: информационный и системный анализ. В ходе

информационного анализа проводилась обычная оценка содержания

документов. Интересно, что информационный анализ проводился еще на

стадии проектирования системы, когда оценивалось ее назначение, состав

массива данных, функции и др. В ходе системного анализа на основе

изучения технической документации оценивался основной файл системы,

порядок его ввода и обслуживания, и, что самое важное, возможность

перевода файла в единый отраслевой формат, принятый для МЧД

государственным архивом Англии (Public Recods Office). Единый формат

был принят для унификации данных и должен был облегчить перевод

данных в новые версии (миграцию) по мере устаревания программного

обеспечения. Единый стандартный архивный формат был принят также в

США, Англии, Швеции.

Например, в одном из первых АМЧД – DDA (Danish Data Archives)

созданном в 1973 г. (Копенгаген/Оденсе) существовал такой порядок

комплектования. МЧД, созданные в различных пакетах программ

конвертировались в единый формат архива (в начале 1990-х - OSIRIS). В

140

этом формате данные хранились, а при выдаче пользователю переводились в

формат той программы, с которой работал пользователь. Поскольку в

DDA работали высококвалифицированные программисты, архив

предоставлял пользователям за соответствующую плату вместе с копиями

ДМН программное обеспечение для адаптации данных к конкретным

пользовательским программам.92 В архиве Международного консорциума по

социальным и политическим исследованиям - ICPSR (Анн-Арбор, США)

единым форматом был SPSS.

При этом в некоторых архивах были установлены пределы стоимости

для перевода данных в единый формат.93

Идея единого формата стала результатом «горького опыта» работы

архивов МЧД на Западе, которые вступили в полосу кризиса во второй

половине 1970-х - п.п.1980-х гг. Особенно обострила ситуацию

«микрокомпьютерная революция» начала 1980-х г. (распространение

ПЭВМ). В результате выяснилось, что революционная смена

информационных технологий не влечет за собой их преемственности и

документы, записанные ранее, не могут быть воспроизведены с помощью

новых программных средств. Многие массивы данных были таким образом

утрачены. Начались поиски выхода. Архивисты предлагали различные меры

– от жесткого контроля архивной службы за системами делопроизводства в

учреждениях и форматами данных до полного отказа от какого бы то ни

было контроля за форматами (принимать в архив все без обиняков, а как это

прочитать – проблема исследователя). Специалисты по информационным

технологиям предложили свой выход – «программно независимый формат».

Так, числовые данные записывались в так называемый «плоский файл»

путем удаления любых иерархических или реляционных отношений, полей с

переменной длиной, специальных кодов формата и т.п.94 Это позволяло

впоследствии переводить данные в различные форматы. Все 1980-е годы

архивисты обсуждали различные национальные и международные форматы.

141

Однако, единый формат не смог стать панацеей от всех бед, и в конце

1980-х годов архивы МЧД вступили в новый кризис.

За единицу учета принимался файл данных.

В области обеспечения сохранности МЧД главное внимание

архивистов было обращено на носители информации. Еще в середине 1970-х

было принято хранить документы на магнитных носителях. На начальных

этапах автоматизации архивного дела предпочтение отдавалось магнитным

лентам, а не дискам. Это не значит, что архивы отказались от

комплектования документами на матричных носителях. Просто при

поступлении в архив МЧД с перфокарт и перфолент они переводились на

магнитные ленты. Были разработаны стандарты хранения, обращения

магнитных лент, установлены сроки резервного копирования данных.

Были разработаны специальные формы для сопроводительной

документации и описания МЧД. В 1981 г. отдел машиночитаемых

документов Государственного архива Канады издал каталог материалов о

файлах машиночитаемых данных. При использовании МЧД разрешалось их

копирование пользователем за определенную плату.

Решались вопросы кадрового обеспечения архивов МЧД. Кроме

архивистов в их штате были высококвалифицированные программисты.

Опыт архивов обобщался и осмысливался на конгрессах МСА.

Вопрос о механизации и автоматизации работы архивов впервые был

поставлен на V Брюссельском международном конгрессе архивов в 1964 г.

На конгрессе было предложено создать комиссию МСА по автоматизации

архивов95. Рабочая группа по автоматизации МСА была создана в 1972 г. В

1974 г. рабочая группа была преобразована в Комитет по автоматизации (ICA

Committee on Automatization). С 1972 г. выходит информационный

бюллетень «Автоматизация, архивы и компьютерная техника»96. В 1990-е

годы КВТ разделился на два: Комитет электронных документов, изучавший

проблемы комплектования архивов МЧД и Комитет по вопросам архивно-

информационной техники. Комитеты занимались изданием литературы

142

теоретического и прикладного характера, обучением архивистов и даже

разработкой планов сдачи машиночитаемых документов в архивы ряда

стран.

На международной конференции круглого стола архивов (МАККС) в

Лондоне в 1965 г. была признана эффективность применения ЭВМ для

каталогизации документов. В 1970-е годы в выступлениях архивистов

зазвучали тревожные нотки. Так, в 1971 г. в докладе Баутиера на XIII

заседании МАККС было высказано предположение, что если архивы

безотлагательно не разработают политику применения компьютерной

техники в архивах, хорошо оснащенные компьютерные подразделения фирм

и предприятий придут на смену архивам и сами станут хранить наиболее

важную информацию. А исследовательские центры и ВУЗы создадут для

них научно-справочный аппарат. Таким образом, по мере роста числа

электронных документов, государственные архивы превратятся в

некомплектующиеся «хранилища древних актов». В 1972 г. на VII

Международном конгрессе архивов в Москве в докладе Дж. Роудса (США)

«Новая техника в архивах» указывалось, что ЭВТ и автоматизированные

процессы являются главными факторами, влияющими на методику

архивного дела. В докладе Э. Калифано (Италия) указывалось на

необходимость международной организации, которая стала бы

координирующим центром по работе с машиночитаемыми документами. В

1976 г. на конгрессе МСА в Вашингтоне проблемам хранения МЧД был

посвящен специальный доклад. Автоматизированные архивные технологии

рассматривались как замена человеческого труда в условиях нехватки

кадров и материальных средств. Автоматизированные технологии, освободив

труд архивиста от «рутинных», механических операций, призваны были

сделать его более эффективным. В 1988 г. на конгресс МСА в Париже

главной темой стали «Архивные документы на новых носителях». Конгресс

положил конец сомнениям о том, стоит ли хранить машиночитаемые

документы. В докладе Питерсона отмечалось, что работа с МЧД не вызывает

143

потребности переосмыслить традиционную теорию архивоведения. 97Однако,

практика 1990-е годов показала, что это не так.

Вместе с тем, несмотря на накопленный опыт, автоматизированные

технологии не вызвали существенных изменений в методике архивного дела

и на данном этапе. Такие изменения связаны с наступлением

микрокомпьютерной революции. Массовое распространение с начала

1980-х годов сравнительно дешевых персональных компьютеров,

интенсивная разработка программного обеспечения для ПЭВМ,

совершенствование пользовательского интерфейса этих программ, появление

удобных и простых для освоения непрофессионалом оболочек операционных

систем, систем управления базами данных, текстовых и графических

редакторов, емких и сравнительно надежных носителей информации

(магнитных и оптических) сделало электронно-вычислительную технику в

большинстве стран мира неотъемлемой принадлежностью рабочего места

специалиста любой отрасли. Этот процесс, пусть с опозданием почти на

десятилетие, затронул и отечественные архивы.

Итак, подводя итоги истории автоматизации архивного дела в нашей

стране, можно сделать следующие выводы:

- процесс внедрения ААТ начался в 1920-е годы с механизации

делопроизводства и ведомственных архивов. С 1960-х годов происходила

механизация, а с 1980-х годов и автоматизация работы государственных

архивов;

- автоматизация архивного дела затронула такие направления работы

ведомственных и государственных архивов как учет документов и создание

научно справочного аппарата. Особенно ценным следует признать опыт

создания АИПС, их математического, программного и лингвистического

обеспечения, в частности, разработку и внедрение классификаторов и

тезаурусов;

- автоматизация архивного дела до 1990-х годов в большей степени

затронула теорию, нежели методику архивоведения. Это проявилось в

144

развитии информационного подхода в архивоведении под влиянием

информатики с 1960-х годов и становлении теоретических основ

архивоведения машиночитаемых документов, появлении

междисциплинарных исследований по источниковедению МЧД;

- с 1960-х годов в нашей стране наблюдался лавинообразный рост

объемов МЧД; в 1970-е годы их накоплению способствовало внедрение

ОГАС и системы НТИ как части ОГАС;

- в 1970-80-е годы в отечественном архивоведении под влиянием

данного процесса были разработаны научные труды и нормативного

методические документы по вопросам классификации, юридической силы,

комплектования и экспертизы ценности, обеспечения сохранности и

описания МЧД. Но приступить к планомерному комплектованию

государственных архивов МЧД не удалось.

К позитивным результатам автоматизации архивного дела можно

отнести:

высокий уровень унификации делопроизводства при внедрении АСУ,

чему способствовало введение ЕГСД; разработка общесоюзных

классификаторов и унифицированных систем документации – все это должно

было способствовать успешному решению проблемы комплектования

государственных архивов МЧД;

изучение зарубежного опыта автоматизации архивного дела и

возможности его применения в нашей стране, в частности идеи

общеотраслевого формата;

высокий уровень теоретических разработок отечественных архивистов

по вопросам автоматизации, основанный на междисциплинарном подходе,

синтезе методов архивоведения, информатики, источниковедения и

исторической информатики.

К печальным урокам можно отнести:

- недостатки в техническом обеспечении информатизации

архивного дела, значительное отставание в этой области от стран Европы и

145

США;

- недостаточное участие ГАУ при СМ СССР в разработке

нормативов по делопроизводству и классификаторов, игнорирование при

разработке классификаторов требований международных стандартов;

- главной неудачей данного периода можно счесть гибель

большого количества массивов МЧД, созданных в 1960-80-е годы. Причины

этого, на наш взгляд, кроются в увлечении аналоговыми подходами,

постулировавшими единство методов традиционного архивоведения и

архивоведения МЧД, недооценка специфики МЧД, в частности технических

критериев экспертизы ценности документов и революционного изменения


146

Лекция 2. Организация информатизации архивного дела.

План лекции.

1) Организационные основы информатизации архивного дела.

2) Правовая база информатизации архивного дела.

3) Информатизация архивной отрасли: концепция, программа,

планирование.

4) Проблема внедрения типового программного обеспечения в

архивах.

5) Информатизация на уровне региона.

6)Внедрение информационных технологий в государственном архиве.

Итак, влияние автоматизированных технологий на теорию и методику

архивного дела изменилось с началом эпохи, которую Питер Нортон назвал

"эрой персональных вычислений". Технической базой информатизации стали

ПЭВМ. С этого момента мы можем проследить два направления в развитии

информатизации архивного дела, которые развивались параллельно:

- стихийная информатизация на уровне отдельных архивов;

- организованная информатизация на уровне архивной отрасли.

Начало стихийной компьютеризации сначала московских, а затем

областных, краевых, городских архивов связано с концом 1980-х годов.

Архивы приобретали ставшую доступной компьютерную технику,

разрабатывали и внедряли программное обеспечение по собственному

усмотрению. К середине 1990-х годов в архивной отрасли начал

складываться неофициальный рынок программных продуктов, лидирующее

положение на котором занимали сами архивы-разработчики программ –

Российский центр космической документации, отдел автоматизации

ВНИИДАД, Центр хранения и изучения документальных коллекций

(ЦХИДК, с 1999 года в составе РГВА). В регионах программное обеспечение

активно создавал Государственный архив Пермской области и другие

архивы. Очень редко программные продукты для архивов разрабатывали

профессиональные фирмы-системные интеграторы. Архивы внедряли

программные продукты изолированно друг от друга. Первая общеотраслевая

конференция по проблеме информатизации прошла лишь в 1996 году в

Перми (ГАПО). Это приводило к тому, что архивы, действуя методом

«изобретения велосипеда», создавали довольно разношерстные программы в

разных средах и форматах, но предназначенные для решения одних и тех же

задач. Вот, например, какие программы использовались в 1995 г. в архивах г.

Москвы для учета документов:

Архив РНИЦ КД ГАРФ РГАЭ РГВА ЦХИДК Московское городское объединение архивов

Назва-ние ПО

«Учет фондов»


«Учет фондов», «Паспорт архива».

БД«Пер-вичный учет по храни-лищам».


«Учет фондов» по архивам объе-динения

Раз-работ-чик

РНИЦ КД РНИЦ КД

ВНИИДАД РГВА ЦХИДК Информ центр Мосгорархива

Фор-мат (СУБД)

FOX PRO?

FOX PRO?

Clipper 5.5. «Ребус» Clipper 5.5.

Q and A

Кроме того, в первой половине 1990-х гг. резко уменьшилось

количество публикаций по проблеме компьютеризации архивного дела по

сравнению с 1970-80-ми годами, что привело к снижению теоретического

уровня разработки проблемы98. Архивами-разработчиками программ

игнорировались международные стандарты описания документов.

148

Вместе с тем, еще в конце 1980-х годов высказывались идеи о

необходимости общеотраслевой программы компьютеризации архивного

дела. Так, В.Д. Банасюкевич утверждал, что работа по развитию

автоматизированных архивных технологий тормозится не только

отсутствием современных технических средств, но и разрозненностью

научно-технических решений. И поэтому разработку ААТ необходимо

проводить в рамках единой концепции информатизации, которая будет

способствовать соединению автоматизированных систем архивов в

общегосударственную базу данных.99

Можно выделить несколько основных причин для направления

информатизации архивного дела в централизованное русло:

1) Управленческие причины. Составление общеотраслевого плана-

прогноза позволяет не бросаться на решение сиюминутных задач, а

наметить приоритетные цели, которые должны быть реализованы в первую

очередь, а значит, более рационально расходовать средства.

2) Технологические причины. Единство применяемых решений

ускорит и упростит процесс внедрения ААТ. Архивы будут избавлены от

необходимости самостоятельно разрабатывать ПО, которое уже внедрено в

других архивных учреждениях. Централизованное изучение ПО,

координация усилий архивов позволит избежать ошибок в выборе СУБД и

формата данных, которые могут привести к потере всего массива.

3) Методические причины. Централизация и унификация важна для

создания информационно-поисковых систем (АИПС) на межархивном

уровне. Компьютерные технологии дают возможность объединения

информационно-поисковых справочников отдельных архивов

(путеводителей, описей, каталогов) в единую межархивную

автоматизированную информационно-поисковую систему, а также

возможность объединения АИПС государственных и ведомственных

архивов, депозитарных отраслевых фондов. Например, архивисты РНИЦ КД

еще в начале 1990-х годов писали о перспективах создания на основе ЭВТ и

149

средств связи (сетей) не много не мало как глобальной, общепланетарной

общедоступной мировой архивной исторической базы. Эту задачу

предлагалось решить в несколько этапов:

- 1) создание локальных баз данных в архивах и региональных

центрах;

- 2) объединение локальных баз данных в региональные сети;

включение в эту работу всех архивов региона;

- 3) установление горизонтальных связей между сетями различных

регионов;

- 4) установление вертикальных связей между архивами и

центральным органом управления архивным делом;

- 5) объединение всех архивов в единую информационную сеть.

Увы, объединение информационных систем не только в

межпланетном, но и в межархивном масштабе (то есть на втором этапе)

невозможно без унификации программного и лингвистического

обеспечения, совместимости форматов представления данных. На практике

же в области программного обеспечения информационно-поисковых систем

в 1990-е годы царил еще больший разнобой, чем в области учетных

программ. Для создания электронных каталогов, указателей, описей,

путеводителей применялись СУБД Clipper, FoxPro для DOS и Windows в

т.ч. «Ребус», Clarion, FoxBase, СDS ISIS, IRBIS, Q and A, позже – Ms.

Access, Visual FoxPro, Oracle и другие.100 Приостановилась разработка

единых классификаторов.

Еще в большей степени требовала унификации методика учета

документов. Дело в том, что одним из основных принципов учета является

его централизация, то есть периодическое суммирование учетных данных

на уровне архива, региона, отрасли. Но, учитывая разнообразие

применявшихся программ (см. таблицу в начале лекции), невозможно было

осуществить не только сложную статистическую обработку, но и простое

сложение учетных данных двух архивов. Большинство форматов было

150

совместимо, но каждая база данных имела также свой состав полей и

отчетов. Для осуществления учета наиболее удобен единый общеотраслевой

формат (См. подробнее лекцию 3.)

Наконец, существовали важные предпосылки для унификации

автоматизированных архивных технологий – высокая степень

стандартизации и унификации архивного дела, существование основных

правил работы государственных и ведомственных архивов, общеотраслевых

стандартов и нормативов.

Организация внедрения информационных технологий осуществляется

на различных уровнях:

- на уровне Архивного фонда РФ в целом;

- на уровне региона (республики, края, отрасли, города);

- на уровне архива;

- на уровне внедрения отдельной автоматизированной технологии

(базы данных).

На уровне архивной отрасли в целом организация информатизации

архивного дела регламентируется законодательными актами, и

постановлениями правительства, федеральными целевыми программами,

отраслевыми программами, планами, стандартами, приказами органа

управления архивным делом и другими нормативными документами.

В 1990-е годы был принят ряд законодательных актов, составивших

основу правовой базы информатизации архивного дела: Основы

законодательства Российской Федерации «Об архивном фонде Российской

Федерации и архивах» (1993 г.), утратившие силу в связи с принятием

федерального закона «Об архивном деле в РФ» (2004 г.); Положение об

Архивном фонде РФ (1994 г.), Закон РФ «Об авторском праве и смежных

правах» (1993 г.); Закон РФ «О правовой охране программ для ЭВМ и баз

данных» (1994 г.); Закон РФ « Об информации, информатизации и защите

информации» (1995 г.); Закон РФ «Об участии в международном

151

информационном обмене» (1996 г.); Закон РФ «Об электронной цифровой

подписи» (2002 г.) и другие.

Можно выделить следующие аспекты информатизации, ставшие

объектами правового регулирования:

- авторские права на используемое архивами программное

обеспечение и созданные архивами базы данных, другие

информационные ресурсы (Закон РФ «Об авторском праве и

смежных правах»; Закон РФ «О правовой охране программ для ЭВМ

и баз данных», нормы международного права, например, Бернской

конвенции);

- деятельность архивов по формированию и защите государственных

информационных ресурсов – собственность на информационные

ресурсы, доступ к государственным информационным ресурсам,

защита персональных и конфиденциальных данных (Закон РФ «Об

информации, информатизации и защите информации»; Закон РФ

«Об участии в международном информационном обмене»);

- правовой статус электронных документов – дефиниция,

юридическая сила, вопросы комплектования электронными

документами государственных архивов (федеральный закон «Об

архивном деле в РФ» (2004 г.); Положение об Архивном фонде РФ

(1994 г.), законы «Об информации, информатизации и защите

информации», «Об электронной цифровой подписи», «Об

электронной торговле» и др.).

Создание и пополнение информационных ресурсов – процесс не

только трудоемкий, но и дорогостоящий (создание компьютерной среды,

разработка и использование ПО). Поэтому важным аспектом является как

соблюдение, так и защита авторских прав при внедрении и разработке

программного обеспечения. Закон «О правовой охране программ для ЭВМ и

152

баз данных», принятый осенью 1992 года и вступивший в силу в 1994 году,

законодательно регламентирует понятие «программа для ЭВМ» и «база

данных». Под программой для ЭВМ понимается объективная форма

представления совокупности данных и команд, предназначенных для

функционирования электронных вычислительных машин (ЭВМ) и других

компьютерных устройств с целью получения определенного результата. База

данных – это объективная форма представления и организации совокупности

данных (например: статей, расчетов), систематизированных таким образом,

чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ.

Программы ЭМВ и базы данных являлись объектами авторского права.

Причем авторское право распространяется на базы данных и программы, как

выпущенные, так и не выпущенные в свет, для вступления в действие

авторского права не требуется депонирования или регистрации баз данных

(хотя возможна регистрация в установленном порядке101). Обладатель

авторских прав приобретает не только личные, но имущественные права. Это

обязывает архив приобретать только лицензионное программное

обеспечение, в цену которого входят авторские отчисления разработчикам

ПО. В свою очередь, программы и базы данных, разрабатываемые в архивах,

являются объектом авторского права. Что касается баз данных, то здесь есть

специфическая особенность, которая за рубежом получила название «права

базы данных». Ст. 5 закона предусматривает, что авторское право на базу

данных признается при условии соблюдения авторского права на каждое из

произведений, включенных в эту базу данных. Под составными частями базы

данных, которые, в свою очередь, могут быть объектами авторского права,

подразумевается система управления базами данных (СУБД) или язык

программирования, на основе которого создана программа, и

непосредственно данные. СУБД, используемая для создания базы данных,

должна быть лицензионной. Что касается самих данных, то авторским

правом на справочники (описи, путеводители), воплощаемые в электронной

форме, обладает сам архив. Но архив, естественно, не обладает авторскими

153

правами на документы, хранящиеся в нем. Поэтому вопрос об авторских

правах может возникнуть в случае электронной публикации (например, в

интернете) или создания полнотекстовой базы данных на основе рукописей

литературных и научных произведений, фотодокументов, стоп-кадров

кинофильмов. В этом случае архиву необходимо получить согласие

авторов на использование произведений в базе данных.102

Отечественное законодательство по авторскому праву не свободно от

противоречий. Во-первых, обладателем авторских прав на программу для

ЭВМ может быть физическое лицо (или несколько физических лиц) –

программист- одиночка («вольный художник») или творческий коллектив.

В этом смысле авторское право на базу данных приравнивается к праву на

другие плоды творчества: ст. 2 закона «О правовой охране программ для

ЭВМ и баз данных» и ст. 6 закона «Об авторском праве и смежных правах»

приравнивает программы для ЭВМ к произведениям литературы, а базы

данных - к сборникам. Но современная практика создания программного

обеспечения далеко ушла от творчества одиночек. СУБД и другое

программное обеспечение, необходимое для создания баз данных,

производят мощные корпорации со множеством сотрудников. И определить

персональный творческий вклад каждого разработчика бывает довольно

сложно. Например, в создании электронного каталога архива принимают

участие не только те, кто непосредственно участвовал в разработке

программы и вводе данных, но и те сотрудники, которые производили

выявление документов, выдачу их из хранилища, описание. Впрочем, в ст. 12

закона «О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных» есть оговорка

о том, что если программа создана физическими лицами «в порядке

выполнения служебных обязанностей», то имущественные права могут

принадлежать работодателю. Впрочем, и физические лица в этом случае

могут претендовать на авторское вознаграждение, о чем следует заключить

договор с работодателем.

154

Обращает на себя внимание и другое противоречие. С одной стороны,

отечественное законодательство предоставляет автору очень широкий круг

прав. Автор и только автор может давать разрешение и определять условия (в

договоре) не только выпуска в свет и модификации, но и воспроизведения

(полного или частичного) в любой форме, распространения программы и

базы данных. С другой стороны, учитывая техническую легкость

копирования данных, совершенно не понятно, как автор может

проконтролировать распространение, особенно в случае публикации

данных в интернете. В большинстве европейских законов есть исключения

– позволяется без разрешения автора «справедливое распределение» (в

английском законодательстве), «справедливое использование» (в законе

США), и «личное копирование» (в большинстве европейских законов).

Отечественный закон не предоставляет гарантий защиты авторского права и

не предусматривает механизма регистрации авторского права на ПО и базу

данных (патентования).103 Множество правовых проблем возникает в связи

с созданием ресурсов архивов в интернете.

Применение норм авторского права на программы для ЭВМ и базы

данных в практике информатизации архивного дела встречает множество

препятствий. «Ножницы цен» лицензионного и пиратского программного

обеспечения в нашей стране столь велики, а черный рынок в области IT-

технологий столь мощен, что подавляющее большинство архивов в 1990-е

годы использовало пиратское программное обеспечение. Архивы просто не

имели средств для оплаты лицензионных программ. По мере усложнения

программного обеспечения это грозит не только конфликтами с законом,

но и потерей данных. Владелец пиратской копии лишается технической

поддержки разработчика программ, не получает своевременно новых версий

ПО и вынужден самостоятельно производить конвертирование данных при

смене технологий, для чего требуется квалифицированный штат

программистов. В связи с этим все чаще звучит мнение о необходимости

централизованного финансирования закупки ПО архивами в рамках

155

общеотраслевой программы информатизации архивного дела. С другой

стороны, защитить архивные базы данных от неправомерного копирования

также сложно, поэтому многие архивы не только не выставляют

электронный НСА в интернете, но и не предоставляют его пользователям

в читальном зале.

Участие архивов в реализации государственной информационной

политики регламентируется прежде всего федеральным законом «Об

информации, информатизации и защите информации» (1995 г.). Архивы

играют важную роль в создании условий для качественного и эффективного

информационного обеспечения граждан, органов власти и управления. Так,

архивы должны принимать непосредственное участие в формировании и

защите государственных информационных ресурсов, создании федеральных

и региональных информационных систем и сетей.

Под информационными ресурсами понимаются отдельные документы

и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в

информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и

др.). Таким образом, под государственными информационными ресурсами

понимают и документы, хранящиеся в архиве, и созданные архивами базы

данных. Согласно статье 7 закона государственные информационные

ресурсы подразделяются на:

- федеральные информационные ресурсы;

- информационные ресурсы, находящиеся в совместном ведении

Российской Федерации и субъектов Российской Федерации (далее -

информационные ресурсы совместного ведения);

- информационные ресурсы субъектов Российской Федерации.

Задание:

Подумайте, к какой категории информационных ресурсов можно

отнести:

156

- базу данных «Награжденные медалью за доблестный труд в годы

Великой отечественной войны» (Тверской областной государственный

архив);

- сайт федеральной архивной службы «Архивы России»;

- банк данных «Книга памяти» (межархивный);

- электронный каталог «Памятники архитектуры и

градостроительства Москвы, Санкт-Петербурга и пригородов» (РГИА и

еще 6 архивов Москвы и Санкт-Петербурга).

Под информационными системами понимают организационно

упорядоченную совокупность документов (массивов документов) и

информационных технологий, в том числе с использованием средств

вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы.

Таким образом, документы архива в совокупности с научно-справочным

аппаратом, в том числе автоматизированным, представляют собой единую

информационную систему.

Важное место в законе занимает вопрос о собственности на

информационные ресурсы (Ст. 6). Закон разграничивает полномочия

владельца, собственника, и пользователя информационных ресурсов и

предоставляет собственнику широкие права по распоряжению, доступу и

защите информации. Что касается архивов, то собственником ресурсов,

созданных за счет средств государственного бюджета, является Российская

Федерация и субъекты Российской Федерации. Эти ресурсы находятся в

ведении соответствующих учреждений, которые должны осуществить их

учет и защиту. Отдельные объекты федеральных ресурсов даже могут быть

объявлены общероссийским национальным достоянием.

Закон регулирует доступ к государственным информационным

ресурсам. Государственные информационные ресурсы являются открытыми

кроме ресурсов ограниченного доступа (информация, относящая к

государственной тайне и конфиденциальная информация).104 Важно, что

157

ст.10 запрещает относить к ресурсам ограниченного доступа в числе других

«документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов».

Таким образом, архивные базы данных также относятся к ресурсам

открытого доступа, поскольку они представляют «общественный интерес» и

необходимы «для реализации прав, свобод и обязанностей граждан». Закон

обязывает «организации, ответственные за формирование и использование

информационных ресурсов», к которым относятся и архивы, «обеспечивать

условия для оперативного и полного предоставления пользователю

документированной информации», закрепляет права граждан на доступ к

информации (независимо от целей ее использования, в том числе

коммерческого использования). Отказ в доступе к ресурсам может быть

обжалован через суд. С другой стороны, закон обязывает архивы

осуществлять охрану персональных данных. На практике это часто

осуществляется путем «обезличивания данных», то есть доступ к базе

данных предоставляется без поля (полей), позволяющих идентифицировать

запись базы данных с конкретным человеком (фамилия, адрес и др.) Закон

предусматривает обязательную сертификацию информационных систем,

«предназначенных для информационного обслуживания граждан и

организаций». Кроме того, для государственных организаций, которые

обрабатывают документированную информацию с ограниченным доступом

(а к ним относятся и архивы), сертифицированию подлежат не только сами

информационные системы, но и средства защиты информации (например,

криптографические программы) – ст. 19. Наконец, закон регламентирует

установление режима защиты информации:

- в отношении сведений, отнесенных к государственной тайне;

- в отношении конфиденциальной документированной информации;

- в отношении персональных данных (ст. 21).

Защита от несанкционированного копирования проводится также и с

целью защиты авторских прав разработчика программ.

158

Закон «Об участии в международном информационном обмене»

призывает органы власти РФ не только создавать государственные

информационные ресурсы, но и стимулировать расширение

взаимовыгодного международного информационного обмена (в частности,

путем содействия внедрению современных информационных технологий);

обеспечивать своевременное и достаточное пополнение государственных

информационных ресурсов Российской Федерации иностранными

информационными продуктами. Под такого рода информационными

продуктами можно понимать и электронный научно-справочный аппарат

зарубежных архивов. Одновременно на органы власти возлагается

обязанность по защите государственных информационных ресурсов

Российской Федерации (Ст.4). Интересно, что если в пределах Российской

Федерации открытые фонды библиотек и архивов запрещено относить к

ресурсам ограниченного доступа, то при международном информационном

обмене закон разделяет статус библиотек и архивов. Открытые

библиотечные фонды отнесены к документной информации, вывоз которой

за пределы РФ не ограничен (Ст.7). Что касается документов Архивного

фонда РФ, то они отнесены к документной информации, вывоз которой

ограничен. (Ст.8). Причем это ограничение распространяется и на

перемещение с территории Российской Федерации документированной

информации при предоставлении доступа пользователям, находящимся за

пределами территории Российской Федерации, к информационным

системам, сетям, находящимся на территории Российской Федерации. Т.е.

ограничение распространяется не только на сами архивные документы, но и

на базы данных по архивным документам (информационные системы).

Возможность вывоза информации «определяется в каждом конкретном

случае». Не совсем понятно, как это ограничение можно реализовать в

отношении документов и справочников, помещенных в глобальной сети

интернет, которая не имеет границ и позволяет передать скопированные

документы, минуя таможенные запреты. Но согласно ст.10 закона для

159

включения информационных систем, сетей в состав средств международного

информационного обмена необходимо получение международного кода,

порядок выдачи которого устанавливается Правительством Российской

Федерации. А для систем содержащих информацию ограниченного доступа

необходимо еще разрешение Государственной технической комиссии при

Президенте РФ и ФАПСИ. Напомним, что согласно ст. 29 федерального

закона «Об архивном деле в Российской Федерации» запрещен вывоз

архивных документов, находящихся в государственной или муниципальной

собственности, но согласно ст. 30 разрешается вывоз копий документов на

любых носителях и ничего не говорится об ограничении на вывоз

документной информации. Координация деятельности в области

международного информационного обмена осуществляется Комитетом при

Президенте Российской Федерации по политике информатизации.

Деятельность по осуществлению международного информационного обмена

подлежит обязательному лицензированию, а информационные системы и

средства их защиты – сертифицированию.

Вопросы защиты информации при создании информационных

ресурсов широко рассматривались в «Доктрине информационной

безопасности РФ», утвержденной Президентом РФ 9 сентября 2000 г. Цель

доктрины - совершенствование правового, методического, научно-

технического и организационного обеспечения информационной

безопасности Российской Федерации. В Доктрине выделено три основные

составляющие национальных интересов РФ в сфере информатизации:

- соблюдение конституционных прав и свобод человека и гражданина

в области получения информации и пользования ею;

- информационное обеспечение государственной политики

Российской Федерации, связанное с доведением до российской и

международной общественности достоверной информации о

государственной политике Российской Федерации;

160

- развитие современных информационных технологий, отечественной

индустрии информации, в том числе индустрии средств информатизации,

телекоммуникации и связи, а также обеспечение накопления, сохранности и

эффективного использования отечественных информационных ресурсов;

- защита информационных ресурсов от несанкционированного

доступа.

Все составляющие связаны с информатизацией архивного дела. Так,

создание информационно-поисковых баз данных по материалам архивных

документов облегчит доступ граждан к информации, в частности,

выполнение социально-правовых запросов, непосредственно связанных с

соблюдением прав и свобод человека. Не даром в доктрине одной из

информационных угроз названо «неправомерное ограничение доступа

граждан к открытым информационным ресурсам…, к открытым архивным

материалам», а также «дезорганизация и разрушение системы накопления и

сохранения культурных ценностей, включая архивы». В доктрине также

отмечено, что наибольшую опасность в сфере духовной жизни представляет

упадок архивов, музеев, недостаток их финансирования.

Ресурсы архивов являются частью государственных информационных

ресурсов и их развитие напрямую связано с информационной политикой

государства. В доктрине предусмотрено принятие и реализация федеральных

программ, предусматривающих формирование общедоступных архивов

информационных ресурсов федеральных органов государственной власти и

органов государственной власти субъектов Российской Федерации. Важным

моментом также является гармонизация отечественных стандартов в области

информатизации и обеспечения информационной безопасности

автоматизированных систем управления, информационных и

телекоммуникационных систем общего и специального назначения.

Унификация информационных систем имеет большое значение для

комплектования архивов электронными документами.

161

Среди других мер информационной безопасности названы:

- создание безопасных информационных технологий для систем,

используемых в процессе реализации жизненно важных функций общества и

государства;

- пресечение компьютерной преступности;

- создание информационно-телекоммуникационной системы

специального назначения в интересах федеральных органов государственной

власти и органов государственной власти субъектов Российской Федерации,

- обеспечение технологической независимости страны в области

создания и эксплуатации информационно-телекоммуникационных систем

оборонного назначения и другие.

В законодательстве регламентирован статус документов на машинных

носителях и электронных документов.

Вопрос :

Вспомните, когда впервые документы на машинных носителях были

включены в состав государственного архивного фонда? На основании каких

нормативных документов? (См. лекцию 1.)

В правовом регулировании всех аспектов работы с электронными

документами возникает множество нерешенных проблем:

- дефиниция понятия «электронный документ» и соотношения его с

понятиями «документ», «архивный документ»;

- понятия подлинника, копии и оригинала в применении к

электронным документам;

- вопросы юридической силы электронного документа.

Дефиниция понятия «документ на машинном носителе» приведена в

ГОСТ Р-51141-98. «Делопроизводство и архивное дело: термины и

определения»: документ, созданный с использованием носителей и способов

записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-

162

вычислительной машиной. Наиболее важным является тот факт, что в

Основах законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах и в

Положении об Архивном фонде РФ утверждалось: в состав Архивного фонда

Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской

Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от вида

носителя. В федеральном законе «Об архивном деле в Российской

Федерации» (Ст. 5) оговорено, что в состав Архивного фонда РФ

входят документы независимо от «времени и способа создания, вида

носителя», в том числе «документы, содержащие результаты научно-

исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ,

градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы,

электронные и телеметрические документы».105 Cтатья 6 закона запрещает

уничтожение до проведения экспертизы ценности документов на носителях

«любого вида», находящихся в федеральной собственности, собственности

субъекта федерации или муниципальной собственности.

Это означает необходимость сохранения электронных документов наравне с

документами на традиционных носителях.

На электронные документы распространяются и другие нормы

архивного законодательства. В Положении «Об архивном фонде РФ»

зафиксирован срок хранения ДМН, относящихся к государственной части

Архивного фонда РФ в организациях-создателях до передачи в

государственный архив – 5 лет. С учетом быстроты смены информационных

технологий этот срок представляется неоправданно большим. Правда, в

федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004

г., ст. 22) срок хранения в организациях этой категории документов до

передачи на постоянное хранение не указан, а для «технологической и

конструкторской документации» он составляет 20 лет.106

Юридическая сила электронного (машиночитаемого) документа

удостоверяется в современном российском законодательстве двумя

способами:

163

- с помощью удостоверяющего письма, составленного создателем

МЧД (на основании ГОСТа 6.10.4-84. «Унифицированные системы

документации. Придание юридической силы документам на

машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами

вычислительной техники» - см. лекцию 1.);

- с помощью электронной цифровой подписи (на основании

Гражданского кодека РФ, закона РФ об «Об информации,

информатизации и защите информации» (1995 г.); закона РФ «Об

электронной цифровой подписи» (2002 г.).

Однако в первом случае способ удостоверения юридической силы

документа не позволяет передавать данные по телекоммуникационным

сетям (письмо должно быть заверено в традиционной форме). К тому же,

автором письма, согласно ГОСТу должен быть создатель массива МЧД. Но,

согласно Основным правилам работы архивов организаций, архивист

должен осуществлять перезапись и конвертирование данных в новые

форматы. Как в данном случае будет удостоверяться юридическая сила

«трансформированного» массива, закон умалчивает.

Что касается ЭЦП, то в ее использовании для удостоверения

юридической силы документов постоянного и долговременного хранения

также существует ряд препятствий. Во-первых, действие российского закона

об ЭЦП распространяется только на документы, образующиеся при

совершении гражданско-правовых сделок. Закон «Об электронной

торговле» распространяется также на узкий круг документов временного

хранения. Поскольку закон «Об электронном документе» в нашей стране не

принят, регулирование юридической силы документов постоянного

хранения находится под вопросом. Во-вторых, ЭЦП имеет слишком

сиюминутную природу для использования в архивном деле. Судите сами:

- ЭЦП имеет юридическую силу, пока не аннулирован сертификат

ключа подписи (документ удостоверяющего центра,

164

подтверждающий подлинность подписи), логика деятельности по

защите информации требует как можно более частой смены

ключей для избежания «взлома» ЭЦП, поэтому в среднем

сертификат действует не более года;

- регулярно меняются стандарты на оформление ЭЦП;

- криптографическое программное обеспечение, с помощью которого

создается ЭЦП также подвержено быстрому старению; поэтому

Закон об электронной торговле даже требует хранить вместе с

электронными документами те программно-аппаратные средства, с

помощью которых они были созданы.

Правда, после аннулирования сертификата ключа ЭЦП еще может

удостоверять юридическую силу, если можно доказать, что данный

сертификат действовал на момент подписания документа. Однако

аннулированные сертификаты имеют временные сроки хранения в

удостоверяющих центрах. К тому же сама процедура создания ЭЦП,

согласно закону, чрезмерно бюрократизирована (создание сети

удостоверяющих центров, федерального уполномоченного органа,

лицензирование и т.п.). Таким образом, в области правового регулирования

ЭД существует множество нерешенных проблем.

Задание:

Изучите статью Кукариной Ю.М. (Законодательное и нормативно-

методическое регулирование использования электронных документов и

электронной цифровой подписи в странах СНГ //Делопроизводство. 2002. №

3. С.75-79.)

Какие отличия в законодательном регулировании статуса электронных

документов существуют в нашей стране и странах СНГ?

Постановление Совета Министров - Правительства РФ «О реализации

государственной политики в архивном деле» (23 августа 1993 г.)

165

предписывало Министерству науки и технической политики РФ с 1994 г.

предусмотреть финансирование программы «Информатизации

государственных архивов РФ» как составной части программы

«Информатизация России». Однако программа была разработана позже.

В ноябре 1995 года Коллегия Росархива одобрила Концепцию

информатизации архивного дела в России – первый документ о принципах и

направлениях информатизации архивов на уровне всей отрасли. В работе

над Концепцией участвовали специалисты ВНИИДАД, Росархива, РНИЦ

КД, ИПУ АН РФ. Утверждение Концепции было важным шагом в

преодолении стихийности процесса информатизации отрасли. Концепция

была основана на законодательных актах, затрагивающих сферу

информатизации архивного дела и послужила основой для разработки

Программы информатизации архивного дела на 1997-2000 гг., изменений в

Регламенте государственного учета архивных документов, Основных

правилах работы государственных архивов. Главной целью разработки

Концепции было преодоление разнобоя во внедрении автоматизированных

архивных технологий (как в теоретических подходах, так и в конкретных

технологических решениях) и осуществление реальной интеграции

информационных ресурсов на межархивном уровне.107 Концепция

предполагает, что «создание автоматизированного научно-справочного

аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов,

развитие телекоммуникационных систем улучшит обеспечение

пользователей архивной информацией, позволит более оперативно решить

вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, будет

способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с

федеральными органами государственной власти».108 Концепция состояла из

следующих разделов:

- основные цели информатизации;

- состояние информатизации архивного дела;

166

- основные направления и принципы информатизации;

- программное обеспечение по основным видам деятельности

архивных учреждений;

- лингвистическое обеспечение;

- архивные документы на нетрадиционных носителях;

- международное сотрудничество;

- организация работ по информатизации.

В концепции подводились итоги развития информатизации архивов к

середине 90-х годов. К этому времени в межархивных базах данных было

накоплено 250 тыс. записей. Правда, из них 70 тыс. записей – данные

автоматизированного ЦФК, который перестал функционировать в середине

1990-х годов. Сводные данные по внутриархивным базам можно

представить в виде следующей таблицы:

№ Архивы/Базы данных

Всего баз данных

Учетные базы данных

Информационно-поисковые базы данных (НСА)

Административно- управленческие базы данных (планирование, бухгалтерия, кадры)

1 2 3 4 5

1 Федеральные архивы

77,6%

1,4% 98,5 % 0,1%

2 Региональные архивы

22,4 %

40% 54,3% 5,7 %

3 Всего (федеральные и региональные архивы)

100% 10% 88,7% 1,3 %

Из общего соотношения количества баз данных в федеральных архивах

и в регионах (столбец 2) следует, что федеральные архивы имеют почти в 3

167

раза больше информационных ресурсов. Это объясняется лучшей

технической оснащенностью и финансированием (в основном, за счет

грантов зарубежных фондов). Однако, во второй половине 1990-х годов

ситуация стала изменяться, поскольку региональные архивы активно

осуществляли компьютеризацию за счет местных бюджетов, а также за счет

расширения международного сотрудничества. Из сопоставления процентного

соотношения статистических (учетных), тематических (поисковых) и

административно-управленческих баз данных (строка 3) следует, что число

информационно-поисковых баз данных почти в 9 раз превышает число

учетных.109 Однако это не значит, что задача информатизации НСА решалась

более успешно, чем задача информатизации учета. Скорее наоборот.

Особенности технологии учета таковы, что для его информатизации

достаточно одной-двух БД. Большое количество поисковых баз данных

объясняется тем, что они создавались изолированно по различным видам

справочников (описи, каталоги, путеводители, указатели), по различным

темам (каталоги и указатели), по различным фондам. Такое дробление

приводило к созданию множества разрозненных АИПС, не объединенных в

единую поисковую систему архива. Наконец, таблица показывает явное

преобладание тематических баз данных в федеральных архивах (строка 1) по

сравнению с региональными, где тематические и учетные базы создаются

примерно в равном количестве (строка 2). Это может быть объяснено более

интенсивным использованием документов в федеральных архивах в середине

1990-х годов (участие в публикаторских программах, исследовательских

грантах), что побуждало федеральные архивы активно создавать

электронный НСА. В целом в концепции делался неутешительный вывод о

том, что информатизация архивов развивается стихийно благодаря

отсутствию единой методической и программной базы.

На основе анализа имеющегося опыта в концепции были намечены

цели, направления и принципы информатизации. Общей целью

провозглашалось развитие рациональной системы формирования,

168

обеспечения сохранности, всестороннего использования документов

Архивного фонда РФ и защиты его информационных ресурсов.

В области научно-справочного аппарата информатизация должна была

способствовать осуществлению права граждан на доступ к информации,

который подчас органичен не грифом секретности, а низким качеством НСА.

С этой целью планировалось:

- создание в архивах информационно-поисковых баз данных

(электронных каталогов, описей, путеводителей, указателей и

других справочников);

- создание электронных копий архивных документов;

- предоставление возможности удаленного доступа к базам данных и

электронным копиям документов через телекоммуникационные сети

и системы;

- использование общероссийских (еще не существовавших к моменту

принятия концепции) и международных стандартов для

складывания общероссийского информационного пространства на

основе интеграции ресурсов отдельных архивов;

- расширение международного сотрудничества в области

информатизации НСА.

Вопрос:

Сравните концепцию с планом создания планетарной архивной сети,

предложенной РНИЦ КД в начале 1990-х годов (см. выше). В чем сходство и

различие?

В области учета документов планировалось достичь повышения

точности и оперативности учета за счет:

- создания внутриархивных баз данных учетного характера;

- формирования автоматизированных фондовых каталогов и ЦФК;

169

- ведения списков фондов, списков учреждений-источников

комплектования и других справочников в автоматизированном

режиме.

В области управления и организации труда (архивного менеджмента и

маркетинга) для повышения эффективности управления архивами,

планирования и контроля намечалось :

- создание баз данных по материально-техническому, кадровому и

финансовому состоянию федеральных архивов;

- использование сетей и телекоммуникационных систем для

горизонтальных и вертикальных связей между архивными

учреждениями и органами управления архивным делом,

взаимодействия архивов с федеральными и региональными

органами власти;

- увеличение перечня платных услуг, оказываемых архивами

(возможно, имелись ввиду услуги по доступу к базам данных,

оцифрованию документов, тематические запросы, скорость

выполнения которых повысится в результате автоматизации НСА и

др.);

- избавление труда архивиста от рутинных операций (в основном, в

области учета, где трудоемкие, особенно для гуманитария,

операции по суммированию данных следовало возложить на плечи

ЭВМ).

Направления информатизации совпадали с основными направлениями

работы архивов – комплектование и ЭЦД, учет и обеспечение сохранности,

научно-справочный аппарат, использование и публикация документов,

организационно-методическое руководство и контроль за работой

ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве.


170

1) На основе изучения Концепции информатизации архивного дела

(раздел «Основные направления и принципы автоматизации»)

составьте «рейтинговый ряд» направлений информатизации в

порядке убывания их значимости. Представьте себя в роли

директора архива. Считаете ли Вы, что для Вашего архива наиболее

важное значение имеют именно те направления информатизации,

которые названы первоочередными в концепции?

Какие направления более важны для исследователя, использующего

архивные документы?

2) Назовите конкретные виды работ, предусмотренные для каждого

направления информатизации архивного дела.

В Концепции были названы принципы информатизации архивного

дела:

1) преемственность автоматизированных архивных технологий по

отношению к традиционным архивным технологиям;

2) преемственность в развитии самих архивных технологий;

3) системность в реализации ААТ в рамках отрасли - на уровне архива

и межархивном уровне;

4) внутиротраслевая унификация ААТ.

5) сопряженность информационных систем вне рамок отрасли –

государственных архивов и ведомственных архивов учреждений -

источников комплектования, учреждений – потребителей информации;

других информационных систем (национальных и международных).

Принцип преемственности традиционных и архивных технологий не

означает слепого копирования бумажной технологии при внедрении ААТ. И

вместе с тем, при разработке базы данных следует внимательно изучить

традиционную технологию по следующим причинам. Во-первых,

традиционная технология сложилась в результате двух столетий развития

171

отечественной архивоведческой науки и многих столетий архивной

практики; вряд ли вам удастся изобрести что-либо сенсационное. Во-вторых,

традиционная технология в нашей стране отличается высокой степенью

унификации и стандартизации, традиционные архивные справочники имеют

табличную форму и легко формализуемы при создании баз данных. Кроме

того, базы данных далеко не всегда создаются путем нового описания

документов. Часто используются уже существующие архивные справочники.

Необходимость перевода традиционных справочников в электронную форму,

и, наоборот, получения и распечатки из информационных систем

обязательных видов традиционных справочников (опись, лист фонда, список

фондов и др.) требует совместимости полей и отчетов с традиционными

справочниками. Например, если назвать базу данных «картотека дел», не

всякий пользователь догадается, что речь идет об описи. При заполнении

поля «название документа», архивист, вводящий данные, не поймет, идет ли

речь о заголовке документа или о виде документа.

Преемственность в развитии самих архивных технологий преследует

своей целью сохранение созданных ранее информационных ресурсов в ходе

непрерывного развития и усовершенствования информационных технологий.

Этот принцип означает, что при смене программного обеспечения или при

вводе новой версии старого ПО созданные ранее данные должны

конвертироваться (преобразовываться) в новую версию без потерь

информации. Это позволит избежать гибели данных.

Принципы системности, унификации и сопряженности ААТ связаны с

главной целью концепции – интеграции создаваемых информационных

ресурсов, преодоления стихийности во внедрении ПО. Соблюдение этих

принципов требует соблюдения международных, национальных и

отраслевых стандартов и правил описания информации в информационных

системах, унификации программного обеспечения, форматов представления

данных с целью возможности межархивного информационного обмена.

172

Одним из важнейших направлений компьютеризации, согласно

Концепции, является разработка типовых (общеотраслевых) баз данных по

основным направлениям работы архивов. Под типовым программным

обеспечением понимают специализированные прикладные программы для

архивов и взаимосвязанные комплексы таких программ, разработанные с

целью автоматизации какой-либо архивной технологии или нескольких

технологий (комплектования, учета документов, информационного поиска и

др.) во всех архивных учреждениях определенной категории (федеральные

архивы, органы управления архивным делом субъектов федерации и др.).

Внедрение типового ПО может осуществляться следующим образом:

разработка в едином центре, экспертиза пользователей (архивистов),

адаптация и доработка. После того как программа рекомендуется в качестве

общеотраслевой для всех архивных учреждений, она внедряется либо путем

простого тиражирования, когда каждый архив формирует свой массив

данных в рамках единого ПО, либо путем преобразования данных

программы архива в формат типовой программы (в том случае, если архив

не желает заменять собственную программу, которая уже внедрена, на

общеотраслевую). Второй вариант, естественно, требует гораздо больших

трудозатрат от архива – требуется «подгонка» своей программы под

стандартизированный перечень полей типовой программы. Таким образом,

формат типовой программы становится общеотраслевым.

Вопрос:

1) Какие доводы приведены в Концепции (раздел «Программное

обеспечение») в пользу использования архивами типового программного

обеспечения? Согласны ли Вы с ними?

Согласно концепции, при создании типового ПО следует исходить из

функционального и интеграционный принципов. Первый подход

предполагает создание программ, формирующих БД для автоматизации

173

отдельных функций архивов (работа с источниками комплектования, учет

документов, обеспечение сохранности документов и др.) Интеграционный

подход предполагает соединение их воедино. Например, путем создания

«ключевой» базы данных на уровне фонда и описи, которая соединяла бы в

три функциональные БД:

по учету документов,

по раскрытию их содержания (путеводитель, опись);

по сохранности (учету наличия и состояния) документов.

Интеграционный подход также предполагает создание типовых

программных комплексов, позволяющих последовательно объединять

информационные ресурсы по цепочке: госархив – орган управления

архивным делом субъекта федерации - Росархив.

Внедрение типового ПО в масштабах всей отрасли открывает

перспективы создания межархивных банков данных (того же центрального

фондового каталога); а также возможность объединить архивные базы

данных в единую архивную информационную сеть с горизонтальными

связями между архивными учреждениями одного уровня и вертикальными

связями между учреждениями разных уровней. Реализацию на практике

задачи создания типового ПО мы рассмотрим ниже.

Лингвистическое обеспечение информатизации архивного дела

(создание классификаторов, тезаурусов, словарей) предполагает

стандартизацию его на двух уровнях: внутриотраслевом и

общенациональном. Первый уровень предполагает внедрение в пределах

архивной отрасли единых классификаторов, стандартов описания

документов. Стандартизация лингвистического обеспечения необходима в

тех же целях, что и стандартизация ПО – обеспечения межархивного

информационного обмена. Что касается межотраслевого уровня, то

совмещение языковых средств создаваемых в различных отраслях баз

данных необходимо прежде всего для комплектования государственных

174

архивов документами на машинных носителях. Решение этой задачи

возможно в рамках общегосударственных программ, таких как «Электронная

Россия».

Отдельный раздел концепции посвящен проблеме комплектования

архивов документами на нетрадиционных носителях.

Вопросы:

1) Какие категории документов на машинных носителях (ДМН)

создаются в учреждениях РФ? (См. раздел «Архивные

документы на нетрадиционных носителях»).

2) В Концепции сказано, что отбору на госхранение подлежат

ДМН, не имеющие аналога на традиционных носителях.

Какие категории ДМН из перечисленных выше, имеются

ввиду?

3) Какие проблемы, мешающие сохранению ДМН, названы в

Концепции?

В Концепции предлагается три подхода к комплектованию

государственных архивов документами на машинных носителях. Первый

подход предполагает принятие на хранение всего круга ДМН, прошедших

экспертизу ценности. При этом документы принимаются во всем

многообразии форматов, в которых они были созданы, подробно

описываются (справочный аппарат должен включать описание ПО,

информационного массива, лингвистического обеспечения). Обеспечение

сохранности документов в архиве сводится при этом к простому

копированию данных. А проблему чтения информации пользователь решает

самостоятельно, подбирая ПО, с помощью которого можно открыть

данный формат (см. рис 13). Второй подход предполагает перевод всех

ДМН в процессе комплектования в единый формат. Это, естественно,

сокращает круг баз данных, которые можно принять на хранение массивами

простой структуры. Но, с другой стороны, более удобно для пользователя,

175

поскольку любую программу можно открыть и использовать в рамках

единого ПО, существующего в архиве. Однако архивистам это добавляет

головной боли. Они должны не просто выявить и описать массивы данных,

но конвертировать их сначала в единый формат, а затем, в процессе

хранения – в новые версии используемого в архиве ПО (см. рис. 14). Третий

подход предполагает, что в перспективе единый, или, по крайней мере,

совместимые форматы данных будут внедрены уже на стадии

автоматизированных систем документооборота в делопроизводстве. В таком

случае архивисты снова смогут принимать достаточно широкий круг

массивов, конвертируя их в единый формат. Пользователь также сможет их

использовать в рамках единого ПО (см. рис. 15).

Вопрос:

1) Подумайте, какой из трех способов комплектования архивов ДМН

наиболее удобен для архивистов (трудозатраты, финансирование) и для

пользователей.

Кроме того, в Концепции рассмотрены перспективы использования в

архивном деле технологии гипертекста, мультимедиа, оцифрования. Однако

решение этих задач требует организации экспериментальных работ. Затраты

на их проведение можно сократить путем международного сотрудничества в

научной и методической области, а также участия в международных

проектах. Очень важной задачей является участие в разработке

международных стандартов описания документов.

Через год на основе Концепции была утверждена и разработана первая

отраслевая программа – «Программа информатизации архивного дела в РФ»

(1997-2000 гг.) Программа предполагала реализацию конкретных задач в

области научных и методических работ, кадрового обеспечения,

организационных и практических работ по информатизации архивного дела.

Причем по каждой задаче был намечен срок исполнения и учреждения-

исполнители. Программа предусматривала:

176

- создание единой нормативно-правовой базы информатизации;

- разработку принципов функционирования архивной

информационной сети обслуживания пользователей (структура,

формат, единые классификаторы и стандарты описания);

- создание и ведение типовых баз данных (типовых программных и

технологических решений) по основным направлениям работы

архивов;

- внедрение межархивных баз данных: реализация проектов создания

автоматизированного Центрального фондового каталога; БД

«Паспорт архива», «Справочники по документам архивного фонда

РФ», «Государственный реестр уникальных документов Архивного

фонда»; «Зарубежная архивная Россика»; «Базы и банки данных

учреждений архивной отрасли» и другие. Планировалось также

создание гипертекстовой базы данных по методическому

обеспечению деятельности архивов;

- проведение работ защите информации в архивах;

- подготовка и повышение квалификации архивных кадров в области

информатизации архивного дела.

Таким образом, программа представляла собой комплексный документ,

в ходе реализации которого информатизация на уровне архива, региона и

всей отрасли должна была подняться на качественно новую ступень, а

централизованное направление информатизации возобладать над стихийным.

Слабой стороной программы были организационные вопросы – конкретные

источники финансирования не были в ней названы.110 Ответственными

исполнителями по всем направлениям назначались Росархив и ВНИИДАД

(при участии учреждений федеральной архивной службы), которые не могли

справиться в столь краткий срок (четыре года) с таким широким кругом

задач. К решению проблем подготовки кадров планировалось привлечь

РГГУ. Наиболее широкий круг соисполнителей привлекался к

177

экспериментальным работам по НИР в области применения технологии

оцифрования для создания страхового фонда и фонда пользования,

реставрации документов. В работах должны были принять участие РГАНТД,

Лаборатория мирофильмирования и реставрации документов федеральных

архивов, лаборатория обеспечения сохранности документов архивного

управления г. Санкт-Петербурга и др. Организация внедрения типового ПО

должна была осуществляться следующим образом. В отрасли создавались

«базовые центры» информатизации, которые занимались разработкой ПО.

Росархив и ВНИИДАД должны были осуществить оснащение этих центров.

Оценку созданного центрами ПО осуществляла Экспертная комиссия по

ААТ при Росархиве (1994 г.), которая должна была рекомендовать

программу для всей отрасли. Далее программа распространялась по архивам,

где формировались БД. Интеграцию данных отдельных архивов, по-

видимому, должны были осуществлять также базовые центры. На практике

создать такие центры не удалось и работу по постановке задачи,

конвертированию данных, а на первых порах и по созданию программного

обеспечения, выполняли непосредственно ВНИИДАД и Росархив. По этим

причинам полностью задачи программы к 2000 г. не были выполнены.

Однако к настоящему времени в ее реализации достигнуты

значительные результаты. Так, в области создания единой правовой базы

информатизации большое значение имела разработка и начало внедрения

нового издания Основных правил работы архивов организаций и Основных

правил работы государственных архивов (2002 г.). Фактически во все

разделы этих важнейших методических документов внесены положения о

нефондовой организации, комплектовании, учете, описании, хранении

машиночитаемых (электронных) документов.111 Информатизации работы

архива с традиционными документами посвящены разделы «Основных

правил работы государственных архивов» об учетных базах данных (5.4.3),

автоматизированном НСА (7.4.) и организации применения информационных

технологий в архиве (3.6.)112. Большое значение для унификации внедрения

178

ААТ имеет также построение седьмого раздела нового издания Основных

правил работы государственных архивов (посвященного НСА) с учетом

требований Общего международного стандарта архивного описания

(ISADCG) к многоуровневому описанию документов113. Важными

нормативными документами по созданию единой автоматизированной

системы учета стал «Регламент государственного учета документов

Архивного фонда Российской Федерации» (1997 г.) и приказ Росархива «Об

утверждении Временного порядка автоматизированного государственного

учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в

государственных и муниципальных архивах» (см. подробнее лекцию 3).

Разработка типового программного обеспечения.

Особо хочется остановиться на создании типового ПО. Значительные

успехи достигнуты в области автоматизации учета.

Работы по созданию типового ПО для централизованного

государственного учета документов велись с 1994 г. Согласно Программе

информатизации архивного дела в РФ типовые БД должны создаваться

одним разработчиком - ВНИИДАД, а затем распространяться по архивам.

Однако разработанные ВНИИДАД в 1995-97 годах базы данных (

«Учреждения-источники комплектования», «Учет фондов», «Паспорт

архива», «Обеспечение сохранности документов», «Аннотация», «Учет

использования документов архива» и др.) не были рекомендованы

Экспертной комиссией по автоматизированным архивным технологиям при

Росархиве как общеотраслевые. Несомненным достоинством этих баз

данных были низкие требования к аппаратным средствам. С другой

стороны эти программы, написанные в СУБД Clipper и FoxPro для DOS,

морально устарели с точки зрения пользовательского интерфейса, имели

негибкий, громозкий поисковый аппарат, не учитывали возможностей

объединения всех баз данных архива в единую интегрированную систему,

возможности работы в сети и имели ряд других недостатков. Росархив

179

самостоятельно выступил в роли постановщика задачи. В 1995 г. архивам

была передана 1-я экспериментальная версия программного комплекса (ПК)

«Архивный фонд» (для MS DOS), реализованного на основе принципов

унификации описания и многофункциональности. В 1997 г. архивам была

предоставлена вторая версия ПК «Архивный фонд» (для Windows), органам

управления архивным делом субъектов РФ - ПК «Фондовый каталог», а в

Росархиве начала функционировать экспериментальная версия

автоматизированного ЦФК.114

С 1996-97 году согласно концепции Росархива началось внедрение

серии интегрированных типовых АИПС под общим названием

«Архивный фонд». Вторая версия программы «Архивный фонд»

представляет собою интегрированную информационную систему,

соединяющую в себе функции учетных и информационных справочников

на уровне фонда, а также предоставляющую сведения о наличии и состоянии

дел для обеспечения их сохранности. С помощью данной программы

архивисты получили возможность создавать в автоматизированном режиме

основной документ централизованного государственного учета - Паспорт

архива, а также множество других отчетов. Третья, дополненная версия

программы позволяет получить и распечатать также документы внутреннего

учета архива. Программа прекрасно работает в сети, имеет современный

графический интерфейс.

Согласно данным Росархива, к 2000 г. программу «Архивный фонд»

внедрило 12 федеральных архивов, 59 государственных и 142 муниципальных

архива субъектов Российской Федерации. Были введены данные о 132 тыс.

фондов. В 2002 г. программа «Архивный фонд» была внедрена в 11

федеральных, 78 региональных и 254 муниципальных архивах субъектов

Федерации. Программа внедряется не только в архивах, но и в

Государственном историческом музее.115

180

Формат программы «Архивный фонд», согласно приказу «Об

утверждении временного порядка автоматизированного государственного

учета документов Архивного фонда Российской Федерации», является

общеотраслевым. Это значит, что архивы, которые используют другие

программы для автоматизации учета, должны ежегодно конвертировать

учетные данные в составе определенных реквизитов, то есть переводить их в

формат программы «Архивный фонд» для того, чтобы данные могли быть

включены в массив программы «Фондовый каталог», используемой органами

управления архивным делом субъектов федерации. В итоге все данные

аккумулируются в массиве программы «Центральный фондовый каталог»

Росархива

В 2002 г. «Фондовый каталог» был внедрен в органах управления

архивным дела 18-ти субъектов федерации. В 2001 г. В массив базы

«Центральный фондовый каталог» были введены сведения о 230 тысячах

фондов и 270 тыс. описей.116

По другим направлениям работы архивов такой степени унификации

автоматизированных технологий достигнуто не было, хотя с 2002 г. в

Центре информационных технологий Федеральной архивной службы ведутся

работы по созданию типового ПО «Учреждения - источники

комплектования» и «Контроль исполнения документов».117 Однако

предприняты шаги по унификации форматов автоматизированного архивного

НСА. Вторая версия программы «Архивный фонд» позволяет создавать

путеводитель по фондам архива и искать информацию не только по

переименованиям фондов, но и по ключевым словам трех типов, а также по

тексту аннотации и исторической справки, классификатору. Далее

разработчики столкнулись с проблемами общеотраслевых классификаторов

информации, тезаурусов и глоссариев. Третья версия программы

«Архивный фонд» позволяет вести архивное описание на уровнях фонда,

181

описи, дела, документа и создавать, таким образом, унифицированный

электронный НСА.

Экспериментальное внедрение третьей версии программы «Архивный

фонд» началось в 2002 г. В частности, в ЦДНИ Удмурдской республики

вносились данные в систему «Дело» (всего сведения о 29 тыс. ед.хр., 5 %

общего объема документов). Архивисты ЦДНИ УР утверждают, что это

существенно сократило трудозатраты по совершенствованию,

переработке, составлению описей. 118

И все же создание единой архивной информационной сети

обслуживания пользователей также остается делом будущего. Однако сайт

Федеральной архивной службы «Архивы России»119, который объединяет

информационные ресурсы российских архивов в интернет120, и на котором

публикуются путеводители и другие справочники – весомый шаг в данном

направлении (см. рис. 17). В области создания межархивных баз данных

пополняются «Зарубежная архивная Россика» и другие АИПС. После

утверждения регламента учета уникальных документов началось

формирование автоматизированного реестра уникальных документов

Архивного фонда РФ. Важное значение имеет создание гипертекстовой

поисковой системы по нормативно-методической базе архивного дела и

документоведения (в рамках информационной системы «Кодекс» фирмы

«Теrmika», реализованной в сетевой версии121 и на CD-ROM) - см. рис. 16.

Задачи, поставленные в программе в области комплектования архивов

электронными документами и применения технологии оцифрования еще

ждут своего решения.122

Таким образом, говорить о безоговорочной победе типовых

технологий в информатизации отрасли пока рано. Вместе с тем, несомненна

тенденция к унификации в сфере создания программного обеспечения для

архивов. Реализация первой отраслевой программы информатизации

182

архивного дела продолжается.123 В 2001 году была поставлена задача

разработка новой программы на среднесрочную перспективу.

Положения программы информатизации архивного дела

конкретизируются в плановых документах отрасли: Основных направлениях

развития архивного дела в РФ на очередной год. Так, за последние пять лет

(1999-2003 гг.) в «Основных направлениях» были поставлены следующие

задачи:

- оснащение архивных учреждений компьютерной техникой и

создание в них локальных вычислительных сетей, а также

внедрение современных средств телекоммуникации;

- разработка нормативной базы автоматизированного

централизованного учета документов архивного фонда РФ,

внедрение «Временного порядка автоматизированного

государственного учета документов Архивного фонда РФ»;

- разработка и внедрение ПО для централизованного учета;

внедрение типовых (общеотраслевых) программ «Архивный фонд»

и «Фондовый каталог»; разработка межархивной учетной базы

данных «Центральный фондовый каталог»;

- разработка и внедрение расширенной (третьей) версии программы

«Архивный фонд», которая содержит подсистему НСА (с 2000 г.),

ее модернизация в новой программной среде (2003 г.);

- продолжение разработки общеотраслевого программного

обеспечения – создание экспериментальных базы данных

(«Учреждения – источники комплектования», «Контроль

исполнения документов»);

- создание экспериментальной БД по экспертизе ценности

документов «Состав и сроки хранения документов, образующихся в

организациях»;

- создание и ведение общеотраслевых и межархивных баз данных

(«Археобиблиобейз», «Зарубежная архивная Россика»,

183

«Нормативно-методическая база архивной отрасли»; «Каталог

утраченных в годы войны документов архивных фондов бывших

партийных архивов»; «Книг Памяти», базы данных о

местонахождении сведений о документах по личному составу в

федеральных архивах, архивных учреждениях и архивах

организаций, расположенных в г. Москве и Московской области);

- создание информационно-поисковых систем по документам

Архивного фонда РФ (каталога кинодокументов РГА КФД, базы

данных «Материалы организационно-инструкторского отдела ЦК

ВКПБ за 1941-45 гг.», базы данных по материалам высших органов

партии в 1939-41 гг. (РГАСПИ); автоматизированных справочников

по архивохранилищам РФ типа путеводителей; региональных «Книг

памяти»);

- реализация международных проектов по компьютеризации «архива

Коминтерна» (РГАСПИ); «Воссоздания памяти Польши» (РГИА,

РГВИА, РГА ВМФ, РГАДА); проекта «Нидерландика» (РГИА);

- создание Web-сервера Федеральной архивной службы «Архивы

России» и сайтов архивных учреждений в интернете, разработка

методических рекомендаций по созданию архивных сайтов;

ведение описания кинодокументов периода Великой Отечественной

войны в разделе «Победа» сайта «Архивы России».

Была также запланирована научная работа по разработке

дифференцированного подхода к описанию при создании

автоматизированных банков данных, концепции создания отраслевого

классификатора, рекомендаций по отбору на постоянное хранение

электронных НТД, по составлению архивных описей на основе

стандартизированных форматов описания, разработке широкой программы

научных исследований по теме «Электронные документы», в т.ч. по

публикации документов на электронных носителях, по использованию

электронных копий документов на пленочных носителях, созданию базы

184

данных «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда

РФ», проведению экспериментальных работ по реставрации электронных

документов с помощью компьютерных технологий, разработке типовых

норм времени по работе с применением ЭВМ.

Запланированные показатели по объему баз данных ( Mb ) в Основных

направлениях развития архивного дела в РФ

Год 1999 2000 2001 2002

Учетные БД 157,7 169,9 415 ,8 314,6

Информационно-

поисковые БД

386,4 337,9 442,6 829,1

Обращает на себя внимание, что в отраслевых планах не

предусмотрено комплектование архивов электронными документами, хотя в

отчете за 2000 г. эта проблема упоминается среди нерешенных задач

отраслевой науки, наряду с разработкой нормативно-методической базы

электронного документооборота. Проблемы архивоведения электронных

документов обсуждались на конференциях и круглых столах, среди которых

можно выделить ежегодные конференции «Документация в

информационном обществе»124, Всероссийскую межотраслевую научно-

практическую конференцию «Современное информационное пространство и

его отражение в документах на нетрадиционных носителях» (Пермь, 1998);

Всесоюзные научно-практические конференции «Электронные документы и

архивы: теория и практика» (Москва, 1997)125; «Безопасность архивов и

архивных фондов»126 (Москва, 1999); «Информационные технологии в

архивном деле» (Москва, 2001)127; конференции «Автоматизация

делопроизводства и электронный документооборот: практика и

перспективы» (Москва, 2002); «Архивоведение и источниковедение

отечественной истории, проблемы взаимодействия на современном этапе»

(Москва, 2002) и других128.

185

В планах научно-исследовательской работы (НИР) учреждений и

организаций федеральной архивной службы на 2002-2003 гг. предусмотрено

новое направление – создание баз данных для архивов организаций. В 2003

г. запланировано и осуществлено внедрение ВНИИДАД программного

комплекса «Архив организации». В плане отражена работа с

общеотраслевыми базами данных («Зарубежная архивная Россика» и др.),

разработка общеотраслевого классификатора документной информации,

создание аналитического обзора по опыту публикации исторических

документов на компакт дисках (CD-ROM), исследование практической

работы с электронными документами в федеральных органах

исполнительной власти РФ, изучение свойств и стабильности текстов,

создаваемых с помощью современных средств письма и компьютерных

печатающих устройств. Исследование электронного документооборота в

федеральных ведомствах, несомненно, актуальная задача. Что касается

изучения сохранности текстов, созданных с помощью принтеров, то эта

работа даже несколько запоздала. На государственное хранение уже успели

поступить тексты, созданные с помощью матричных принтеров, и степень

угасания их очень велика.

Информатизации архивного дела в рамках отрасли развивается в

соответствии с федеральными программами: подпрограммой «Развитие

архивного дела» федеральной целевой программы «Развитие и сохранение

культуры и искусства РФ» 1997-1999 гг. (1996 г.); подпрограммой «Архивы

России» федеральной целевой программы «Культура России» на 2001-2005

гг., (2000 г.); федеральной целевой программой «Электронная Россия» на

2002 - 2010 гг. (2002 г.).

Подпрограмма «Развитие архивного дела» федеральной целевой

программы «Развитие и сохранение культуры и искусства РФ 1997-1999 гг.»

ставила главной задачей обеспечение сохранности документов Архивного

фонда РФ, повышение уровня безопасности архивов. Программа

предусматривала создание автоматизированной системы централизованного

186

учета документов архивного фонда РФ, создание автоматизированного НСА

для расширения доступа к архивной информации, создание тематических и

полнотекстовых баз данных. В разделе «Развитие информационных

технологий в архивных учреждениях» предусматривалось:

- обеспечение единой отраслевой политики в области

информатизации архивных учреждений путем внедрения

общеотраслевого программного обеспечения и стандартизации

форм представления и описания архивных документов в

электронном формате;

- применение компьютерных технологий в области обеспечения

сохранности документов, прежде всего ОЦД (путем создания

электронных копий);

- создание управленческих баз данных (прежде всего по

нормативно-методической базе архивной отрасли) с целью

повышения эффективности управленческой деятельности

архивов.

На реализацию подпрограммы планировалось выделить 310 млрд.

руб. (в ценах 1996 г .), в том числе:

- на создание типовых баз данных - 1,2 млрд. руб.,

- на создание общеотраслевых баз данных129 - 0,6 млрд. руб.

К сожалению, подпрограмма «Развитие архивного дела» федеральной

целевой программы «Развитие и сохранение культуры и искусства РФ»

1997-1999 гг. финансировалась не в полном объеме. Так, в 1998 году было

осуществлено финансирование только по НИОКР и в половинном объеме от

запланированного. Это привело к свертыванию ряда проектов, связанных с

наукоемкими технологиями и не позволило сколько-нибудь продвинуться в

направлении преодоления недостатка компьютерной техники в архивах. 130

187

Впервые во второй половине 1990-х гг. федеральные архивные учреждения

были профинансированы полностью, по всем видам расходов в 1999 году.131

Особенно значимы для архивной отрасли были две последние

федеральные целевые программы, В результате реализации подпрограммы

«Архивы России» ФЦП «Культура России» удалось развернуть в 2000 году

работу Центра информационных технологий Росархива на базе РГАЭ,

создать сайт «Архивы России», провести работы по внедрению системы

автоматизированного учета документов Архивного фонда РФ. Федеральные

целевые программы являются ценным источником дополнительного

финансирования для информатизации архивов. Так, например, в рамках

подпрограммы «Архивы России» федеральной целевой программы

«Культура России» на 2003-2004 годы предусмотрены следующие

финансовые вливания на нужды информатизации 132:

2003 г. 2004 г.

Федера-льный бюд-жет

Бюд-жеты

субъектов

феде-рации

Вне-бюд-

жет-ные

сред-ства

Все-го

Фе-дера-льный бюд-жет

Бюджеты

субьек-тов

Феде-рации

Вне-бюд-

жетные

средства

Все-го

По разделу 6 подпрограммы133 («Информатиза-ция»)

8,86

млн.руб.

3,16

млн.

руб.

4,18

млн.

руб.

16,2

млн.

руб.

8,57

млн.

руб.

2,95

млн.

руб.

2,83

млн.

руб.

14,45

млн.

руб.

По другим разделам подпрог-рам-мы:134

0,595

млн.

руб.

0,3

млн.

руб.

- 0,895

млн.

руб.

1,99

млн.

руб.

-

млн.

руб.

0,05

млн.

руб.

2,04

млн.

руб.

Несомненно, большое влияние на развитие архивного в будущем будет

188

оказывать федеральная целевая программа «Электронная Россия»135.

Основные цели программы предусматривают в результате внедрения

информационно-коммуникационных технологий (ИКТ):

- повышение эффективности российской экономики;

- повышение эффективности государственного управления и

местного самоуправления;

- реализацию права граждан на свободный доступ к информации и

создание тем самым предпосылок для формирования гражданского

общества;

- подготовку квалифицированных кадров как разработчиков ИКТ так

и пользователей путем информатизации образования.

Для достижения этих целей планируется решить следующие

задачи:

1) сформировать эффективную нормативно-правовую базу

информационных и коммуникационных технологий…;

2) обеспечить эффективность коммуникации и взаимодействия

органов государственного управления и местного самоуправления, как на

внутри- и межведомственном уровне, так и с хозяйствующими субъектами и

гражданами…;

3) обеспечить условия для повышения эффективности и масштаба

использования информационных технологий в экономике на основе

организационно–институциональных мероприятий;

4) обеспечить повышение уровня подготовки и переподготовки кадров

за счет модернизации системы образования на базе ИКТ в координации с

проводимой реформой образования;

5) содействовать развитию независимых СМИ посредством

стимулирования внедрения ИКТ в их профессиональную деятельность;

6) содействовать развитию публичной инфраструктуры доступа для

предприятий, организаций и граждан к телекоммуникационным сетям, к

общедоступным электронным библиотекам и базам данных, библиотекам

189

научно-технической информации, а также существенно повысить качество

предоставляемых услуг в этой области;

7) сформировать необходимую телекоммуникационную

инфраструктуру для обеспечения работы органов государственной власти и

местного самоуправления, единой образовательной информационной среды

России.

Не трудно заметить, что в решении задач повышения эффективности

управленческой деятельности государственных структур и реализации

доступа права граждан на информацию роль архивных учреждений как

хранителей информационных ресурсов очень велика.

Программа рассчитана на три этапа (2002 г., 2003 - 2004 гг. и 2005 -

2010 гг.). Для каждого этапа определены задачи в законодательной,

технологической, административной, кадровой и других сферах.

В ходе реализации программы облик страны должен измениться. В

результате роста объемов рынка информационных услуг и программного

обеспечения в 2-3 раза к 2005 году и 5-6 раз к 2010 году доля ИКТ-сектора

в экономике увеличится в несколько раз и составит к 2010 году не менее 2%.

Парк персональных компьютеров, используемых бизнесом, увеличится в 6

раз, а используемых населением - в 4 раза. При этом примерно каждый

второй компьютер будет иметь выход в Интернет. Уровень

компьютеризации учебных заведений (включая доступ к глобальной сети)

достигнет 100% для высших учебных заведений к 2005 году и 100% для

средних учебных заведений к 2010 году. Вооруженное техникой и знаниями

в сфере ИКТ население сможет осуществлять свое волеизъявление,

используя для связи с властью центры общественного доступа к сети и

портал «электронного правительства»136. Реализация программы должна

позволить нашей стране к 2010 году вплотную приблизится к средним

показателям информатизации по странам Европейского Союза. Недаром

пресса почти сразу окрестила программу «Электронным планом ГОЭЛРО»137,

имея ввиду не только масштабность поставленных задач, но и их

190

амбициозность. Общий объем финансовых ресурсов, необходимых для

реализации Программы, составляет 77179,1 млн. рублей, в том числе

средства федерального бюджета - 39383 млн. рублей, средства бюджетов

субъектов Российской Федерации - 22610,1 млн. рублей, внебюджетные

источники - 15186 млн.138

Программа должна существенно повлиять и на развитие архивного

дела. Прежде всего потому, что ее реализация вызовет лавинообразный рост

количества электронных документов: предполагается довести к 2010 г. долю

безбумажного документооборота в среднем до 65% внутри ведомств и до

40% в межведомственном обороте.139 Существенно расширится применение

электронного документооборота и в негосударственном секторе, прежде

всего, в сфере экономики, электронной коммерции.140 Планируется создание

общегосударственных банков данных - единого федерального реестра

результатов научно-технической деятельности, единого реестра юридических

лиц, автоматизированной системы «Государственный регистр населения»,

кадастра единых объектов недвижимости, сводного каталога библиотек и

архивов России и других. Таким образом, к 2010 году может сложиться

ситуация, в которой нам если не совсем придется попрощаться с бумагой, 18

столетий верой и правдой служившей человечеству, то определенно

столкнуться с огромным массивом электронных (машиночитаемых)

документов, являющихся частью Архивного фонда РФ. При этом

исследователи отмечают141, что в программе не только сведена к минимуму

роль архивов во всем этом «электронном великолепии», но и вообще

отсутствует какая бы то ни было концепция долговременного и

постоянного хранения электронных (машиночитаемых) документов. Так, в

первоначальном проекте программы142 вообще отсутствовало упоминание о

существовании архивов, как хранителей информационных ресурсов страны.

В число баз данных, которые должны быть открыты для общества, входили

сводный электронный каталог библиотек России, система научной и научно-

технической информации, базы данных министерств культуры, образования,

191

экономического развития. Но о доступе к архивным документам и

справочникам там не было сказано ни слова. Не отражена в проекте

программы и роль архивных учреждений в контроле за делопроизводством

ведомств - внедрение электронного документооборота возлагалось на

аппарат Правительства, Минэкономразвития, ФАПСИ и Минсвязи России.

Но в окончательном варианте программы Федеральная архивная служба

была включена в число организаций, ответственных за ее выполнение. На

нее было возложено (совместно с другими ведомствами) определение

стандартов обмена информацией для систем электронного документооборота

между органами государственной власти и местного самоуправления,

координация вопросов использования стандартов документооборота на

региональном и муниципальном уровне и даже «создание банка данных

форм электронного документооборота». Но в непосредственном внедрении

безбумажного документооборота, который должен охватить все федеральные

органы управления, Росархив не участвует. В «мероприятиях, проводимых в

рамках реализации ФЦП «Электронная Россия» были намечены шаги:

- создание сводного каталога библиотек России, государственных и

муниципальных архивов России;

- перевод находящихся на хранении документов в общедоступные

базы данных, в том числе оцифрование документов Архива

Президента Российской Федерации (правда, не ясен вопрос с

открытием доступа к этому значимому массиву).

Но о хранении электронных документов в утвержденном варианте

программы по-прежнему ничего сказано не было. Вместе с тем, на наш

взгляд, программа создания центров хранения электронных документов

должна развиваться параллельно с программой внедрения электронного

документооборота. Необходимо планомерное осуществление

взаимосвязанных мер в области научных исследований, правового

регулирования, управленческих и технических мероприятий для того, чтобы

192

не утратить ценные документы, образовавшиеся в ходе перехода к

безбумажному документообороту, как это уже было в 1970-е годы в связи с

массовым созданием АСУ и внедрением ОГАС НТИ (см. лекцию 1).

В заключении остановимся на организационных структурах, которые

осуществляют руководство внедрением информационных технологий в

архивную отрасль.

Помимо законодательных актов, вопросы информатизации архивного

дела отражены и в других нормативных документах.

Положение о Федеральном архивном агентстве (в ведении

Министерства культуры и массовых коммуникаций) от 17 июня 2004 г. не

упоминает об информатизации. Однако некоторые полномочия данного

органа напрямую связаны с информационными технологиями:

- информационное обеспечение граждан и организаций, в том числе

путем создания информационных поисковых систем по архивным

документам;

- ведение государственного учета документов Архивного фонда

Российской Федерации и государственного реестра уникальных документов

Архивного фонда Российской Федерации.

Реализация функции государственного заказчика федеральных

целевых, научно-технических и инновационных программ и проектов в

сфере деятельности Агентства также будет направлена и на более широкую

информатизацию архивов.143

Согласно Положению о Федеральной архивной службе РФ

(утверждено постановлением Правительства 28 декабря 1998 г.), которое

ныне утратило силу, Росархив выполнял следующие функции в области

информатизации:

- определял политику информатизации в области архивного дела;

193

- организовал создание отраслевых и межотраслевых

информационных сетей и баз данных, а также традиционных видов

архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и

содержании Архивного фонда Российской Федерации.

Функции по руководству информатизацией были возложены на

Отдел организации научно-методической работы и информационных

технологий 144 Росархива. В задачи отдела, в частности, входила организация

создания информационных сетей, систем, баз и банков данных по

документам Архивного фонда Российской Федерации, а также ведение

Центрального фондового каталога (ЦФК).

Задание

Вспомните, когда была предпринята первая попытка автоматизации

ЦФК и почему она закончилась неудачей (см. лекцию 1)

На отдел также было возложено организационно-методическое

руководство отраслевыми научно-исследовательскими учреждениями,

отраслевым центром научно-технической информации. Кроме того, отдел

должен был вносить предложения по совершенствованию законодательства

в этой области, распространять прогрессивный опыт и оказывать

методическую помощь архивным учреждениям в области информатизации.

Но самой главной задачей Росархива была разработка «стратегического

плана» информатизации отрасли, который должен был определить

приоритетные направления работы на многие годы - Концепции и

Программы информатизации архивного дела.

В 1993 году была создана Экспертная комиссия Росархива по

автоматизированным архивным технологиям - совещательный орган с

целью осуществления экспертной оценки программных разработок в области

информатизации учреждений архивной отрасли. Председателем комиссии

является начальник отдела организации научно-методической работы и

информационных технологий Росархива (ныне - И.Н. Киселев), а состав

194

утверждается Руководителем Росархива. Для того чтобы дать объективную

оценку качества программного продукта, в состав комиссии должны входить

как архивисты, так и специалисты по информационным технологиям. В

обязательном порядке в состав комиссии входят представители отраслевых

научно-исследовательских учреждений (ВНИИДАД). Главные задачи

комиссии - содействие проведению единой научно-технической политики в

области информатизации архивного дела и повышение качества

программных разработок. С этой целью комиссия проводит экспертизу как

программного обеспечения, так и методических разработок в области

информатизации архивного дела. В обязательном порядке утверждение на

экспертной комиссии должны пройти:

- программы, разработанные научно-исследовательскими

организациями (ВНИИДАД) в рамках государственного бюджета;

- программы любых разработчиков, предлагаемые в качестве

типовых.

Кроме того, комиссия может рассматривать любые программы любых

разработчиков, созданные на бюджетные или внебюджетные средства и

рекомендуемые для применения в архивных учреждениях – по инициативе

разработчиков или заказчиков. Главная роль комиссии – давать

рекомендации для применения программ (прежде всего типовых) в архивной

отрасли или (в случае отклонения программы) – предложения по их

доработке. Программное обеспечение предоставляется на рассмотрение

экспертной комиссии только после завершения опытной эксплуатации в

архивном учреждении. Вместе с программой на рассмотрение

предоставляется сопроводительная документация: техническое задание,

описание программы и результатов ее применения, заключение архивного

учреждения, где применялась программа, инструкция пользователям. На

изучение всех этих материалов комиссии отводится не менее месяца. В

течение этого срока комиссия изучает соответствие разработки требованиям

195

заказчика (архива), совместимость данной разработки с уже имеющимися в

архивной отрасли, соответствие ее современному научно-техническому

уровню. Большинством голосов принимается решение о рекомендации

программы для применения и оформляется заключение комиссии по

экспертизе программного продукта. Таким образом, ни одна программа не

может быть рекомендована в качестве типовой для архивной отрасли без

заключения экспертной комиссии по ААТ.145 Экспертные комиссии по ААТ

создаются и в субъектах РФ, например, в республике Алтай.

В 2000 г. создан Центр информационных технологий Росарихва (в

составе РГАЭ на правах отдела). Основные задачи центра: методическое

обеспечение использования информационных технологий в учреждениях

системы Росархива; разработка и сопровождение программного обеспечения,

создание и ведение общеотраслевых баз данных; совершенствование

методики информационного обеспечения деятельности учреждений

Росархива на основе баз данных, ведущихся в центре; информационное

обслуживание архивных учреждений и пользователей146. Центр, снабженный

компьютерной техникой и имеющий штат специалистов, непосредственно

осуществляет работу по разработке и сопровождению типового

программного обеспечения, ведению и обеспечению сохранности

информационных массивов общеотраслевых баз данных, подготовку

представления архивной информации в Интернет, практическую и

консультативную помощь по доступу в Интернет архивным учреждениям147,

разрабатывает методическое обеспечение. Именно в центр стекаются все

массивы данных автоматизированной системы централизованного учета

документов для создания автоматизированного ЦФК. Центр работает в

тесном сотрудничестве с Росархивом, ВНИИДАД и другими архивным

учреждениями. Центр также разрабатывает рекомендации по оснащению

архивных учреждений техникой и программным обеспечением. Создание

Центра помогло Росархиву сосредоточится на руководстве процессом

196

информатизации, освободив его отдел от прикладных задач по ведению

типового общеотраслевого ПО.

Научная общественность также принимает активное участие в решении

проблем информатизации архивного дела. В 1998 г. была создана секция

центрального совета Российского общества историков и архивистов (РОИА)

«Электронные документы и архивы: проблемы и решения». Секция ставила

своей задачей изучение мирового и отечественного опыта работы

архивистов с электронными документами, участие в разработке нормативно-

правовой базы работы с электронными документами. Члены секции –

О.А.Михайлов, Г.З. Залаев. Е.В. Боброва опубликовали ряд статей по

проблемам экспертизы ценности и классификации ЭД, создания интернет-

ресурсов архивных учреждений, стандартизации форматов архивного

описания, опыта работы зарубежных архивов. Регулярно проводились

круглые столы по проблемам работы с ЭД: «Электронные документы и

архивы: состояние и перспективы»148 (Москва, 2000); «Работа с

электронными архивами: состояние, перспективы развития» (Москва,

2001)149; круглый стол Российского общества историков и архивистов

(РОИА) и РГА НТД «Опыт работы по применению современных

автоматизированных архивных технологий» (Москва, 2002) и других.150

Информатизация архивного дела на уровне региона.

Информатизация архивного дела в регионах осуществляется на

основании законодательства и нормативных актов субъектов федерации,

целевых программ и планов развития архивного дела в субъектах РФ,

специализированных программ развития информатизации региона и

программ информатизации архивного дела в регионах. Естественно, все эти

документы должны разрабатываться взаимосвязанно, с учетом федерального

законодательства, федеральной концепции и программы информатизации,

федеральных целевых программ.

1. Законы субъектов федерации.

197

К 2000 г. были приняты законы об архивном деле и архивах в 65

субъектах федерации, 10 положений об архивном фонде субъектов

федерации. Эти законы распространяются на архивные документы, в том

числе и на электронных носителях. В частности, законы закрепляют

ответственность собственника за сохранность документов и его обязанность

вести учет документов, независимо от места их хранения, вида носителя,

техники и способа закрепления информации. Закон г. Москвы «Об архивных

фондах Москвы и архивах» предусматривает внедрение новейших

информационных технологий в область финансового, материально-

технического и социального обеспечения деятельности архивных

учреждений столицы. Кроме того, важны законы, регулирующие создание

и использование информационных ресурсов. Например, Закон «Об

информационных ресурсах и системах Москвы» (2001 г.) обязывает

московские организации регистрировать информационные системы,

создаваемые на бюджетные средства, в специальном реестре

информационных ресурсов и систем Москвы, что облегчает ЦАДЭНМ

работу по учету массивов электронных документов в учреждениях-

фондообразователях151.

2. Программы развития архивного дела в субъектах федерации.

Долгосрочные программы развития архивного дела в регионе, как

правило, содержат специальные разделы, посвященные информатизации


Так, например, Программа и основные направления

совершенствования архивного дела, утвержденные Правительством

Москвы 1 июня 1993 г., где были намечены мероприятия по автоматизации

архивной технологии на 1993 -1996 гг., помогли московским архивам не

только увеличить компьютерный парк, создать две локальные

вычислительные сети, запустить электронную почту и телефакс, но

автоматизировать основные направления работы.

198

С 2000 г. наблюдается распространение программно-целевого метода

регулирования архивного дела в регионах России. Более чем в половине

субъектов федерации утверждены или уточнены пролонгированные целевые

программы и долгосрочные планы развития архивного дела.

В 2002 г. почти в 30-ти субъектах федерации велись работы по

выполнению собственных региональных целевых программ и долгосрочных

комплексных планов развития архивного дела.152 В 6 регионах мероприятия

по совершенствованию деятельности архивных учреждений включены в

программы социально-экономического и культурного развития этих

территорий. Целевое выделение средств на развитие архивного дела привело

к тому, что в 2000 г. фактическое финансирование в 1,7 раз превысило

уровень 1999 г., а в 2002 г. объемы финансирования были на 43% выше, чем

в 2001 г. 153

Во всех республиканских и областных целевых программах такого

рода, как правило, имеется раздел, посвященный информатизации.

Реализация программ не обходится без проблем.

Например, к 2000 г. в шести центральных регионах РФ были

разработаны долгосрочные целевые программы развития архивного дела, но

утверждены они были только в Москве и Московской области из-за

недостатка финансирования. Областная программа реализации

неотложных мер по сохранению Архивного фонда Свердловской области

от 21 декабря 1998 года на 1999-2001 гг. была профинансирована на 13 %,

поэтому в области информатизации на эти средства удалось приобрести

один компьютер и один принтер.154 И все же реализация подобных

программ наиболее результативна для решения проблем информатизации,

поскольку в них, как правило, указывается источник финансирования и

сумма, выделяемая на решение конкретных задач. Программа развития

архивного дела в Удмурдской республике на 1998-2000 гг. предполагала

выделение на реализацию программы информатизации архивного дела (о

199

ней будет сказано ниже) 466 млн. рублей, при этом 400 млн. руб.

выделялось из республиканского бюджета.155 В программе ставились

задачи оснащения архивных учреждений техникой, создания, ведения и

модернизации 14 баз данных по управлению деятельностью и различным

направлениям работы архивных органов и учреждений Удмурдской

республики, внедрения общеотраслевых баз данных, создание единой

республиканской компьютерной сети архивных учреждений.

Республиканская целевая программа развития архивного дела в республике

Марий-Эл на 2001-2005 годы в разделе «Развитие информационных

технологий» предусматривает широкий комплекс мер по информатизации

архивного дела:

- приобретение технического обеспечения для ведения типовой

программы «Архивный фонд» (16 ПК в архивах ); и «Фондовый каталог» (1

ПК в Комитете по делам архивов, факс, сканер и ксеркос);

- разработку и внедрение программного обеспечения - программного

комплекса по делопроизводству и кадрам в комитете по делам архивов

республики; программы по исполнению социально-правовых запросов в

Центре хранения документов по личному составу; программы по работе с

учреждениями – источниками комплектования в службе информирования

Архивного фонда РМЭ Комитета по делам архивов.

На решение этих задач планируется выделить 741 тыс. руб., в т.ч.

из республиканского бюджета 369 тыс. руб. из городских и районных

бюджетов - 322 тыс. руб., из внебюджетных средств – 50 тыс. руб.156

Программа «Мероприятия по развитию архивного дела в республике Алтай»

на 2000-2003 гг. планировала выделение 14 548 млн. руб., в том числе на

приобретение компьютерной техники архивами для ведения

централизованного учета, учета исполнения социально-правовых запросов и

автоматизированного НСА, а также на оплату труда штатной единицы

программиста157. Работа по информатизации архивного дела в республике

200

Алтай была нацелена в 1990-г гг. прежде всего на создание

автоматизированных тематических каталогов, поскольку только 10%

архивных фондов были полностью обеспечены НСА, а в научном обороте

находилось 3-4 % фондов. Решить эту проблему планировалось с

внедрением компьютерных средств поиска.158 В Новосибирской области

дважды утверждалась областная целевая программа «Сохранение

архивного фонда и развитие архивного дела в Новосибирской области» - на

1997-1999 гг. и на 2001-2003 гг. Программу можно признать самой

масштабной из региональных проектов по уровню сложности и

наукоемкости поставленных задач:

- создание автоматизированного научно-справочного аппарата,

тематических баз данных, содержащих электронные копии документов 159 ;

- создание и ведение баз данных «Учет фондов»160, «Справочник по

фондам архива», «Автоматизированный контроль исполнения запросов»,

«Решения органов власти»;

- внедрение ААТ в деятельность территориальных управлений

администрации области, централизованное оснащение компьютерной

техникой учреждений районного и городского звена (всего 27 АРМ);

- создание ЛВС в областном архиве на 6 АРМ;

- переход к плановому приему электронных документов, который

намечалось довести до 30% от приема документов на традиционных

носителях ежегодно;

- применение технологии оцифрования для создания страхового

фонда, в первую очередь запись на лазерные диски записи сибирского

фольклора, собранные экспедициями профессора М.Н. Мельникова.

На реализацию программы информатизации архивного дела в

Новосибирской области планировалось выделить в 1997-1999 гг. 45 млн.

201

рублей из областного бюджета161, в 2001-2003 гг. - еще 1 млн. 85 тыс.

руб.162

Вопросы информатизации нашли отражение в плановых документах:

основных направлениях развития архивного дела и планах развития

архивного дела в регионах.

Так, в ходе реализации «Основных направлений развития архивного

дела в Краснодарском крае на 2001-2004 год» в числе других мероприятий

было осуществлено создание сайта «Архивы Кубани», компьютеризация

краевых государственных архивов и монтаж в них локальной

вычислительной сети (ЛВС).163 Планы работы архивных учреждений

Амурской области на 2002 год и «Основные мероприятия архивных

учреждений Амурской области до 2005 года» предусматривали ведение

общеотраслевых баз данных («Архивный фонд», «Фондовый каталог»),

создание БД «Описи», «Документы по личному составу», «Население»,

«Кадры», «Бухгалтерия», «Паспорт ведомственного архива», решение

вопросов компьютеризации архивных отделов органов местного

самоуправления городов и районов области.164 В «Основных направления

развития архивного дела» Свердловской области ставились задачи введения

временного порядка автоматизированного государственного учета

документов Архивного фонда РФ, создание программного обеспечения по

ведению сводного списка учреждений-источников комплектования

архивных органов и учреждений области, организация введения БД

«Архивный фонд» в муниципальных архивах, решение вопроса о

представлении в интернете сведений об архивах Свердловской области,

создание справочного-информационного фонда архивов Свердловской

области в электронном варианте.165

3. Программы информатизации архивного дела в субъектах федерации.

Такие программы и планы стали создаваться архивными учреждениями

республик, краев, областей с начала 1990-х годов.

202

Одной из первых была разработана «Программа внедрения

автоматизированных архивных технологий системы архивных учреждений

Томской области на 1993-1995 гг.»166 «Глобальный план» информатизации

предполагал поэтапное решение следующих задач:

- внедрение в архивах баз данных по направлениям работы;

- создание локальных сетей (в пределах архива);

- создание региональной сети (в пределах области);

- внедрение в автоматизированную сеть архивов России.

Программа предполагала внедрение в деятельность Государственного

архива Томской области, Центра документации новейшей истории,

районных архивов и архивного отдела баз данных по всем основным

направлениям работы:

- работа с ведомственными архивами (БД «Учреждения - источники

комплектования»);

- учет и обеспечение сохранности (БД «Сведения о фондах», БД

«Учет фондов»; БД «Фондовый каталог»);

- научно-справочный аппарат (БД «Справочник по фондам» -

путеводитель, «Архив» - ввод описей; «Картотека решений и

постановлений органов государственной власти», «Тематический каталог»,

«Сведения по истории и о местонахождении документов по личному

составу учреждений, предприятий, организаций» - каталоги и указатели);

- использование документов (БД «Автоматизированный контроль

исполнения запросов»);

- управление (БД «Контроль исполнения документов» в архивном

отделе, «Учет хозрасчетной деятельности архива» в бухгалтерии).

В программе указывалось также на важность решения проблемы

технического оснащения архивов и подготовки квалифицированных кадров.

Слабым место было ПО, которое предполагалось использовать -

программы, разработанные ВНИИДАД, ВНИИ «Электроностандарт»

203

(Томск), и ГАТО в начале 1990-х годов.

В первой половине 1990-х годов была также разработана программа

компьютеризации архивных учреждений Тюменской области,

предполагавшая как разработку собственных программ, так и

использование программ других разработчиков167. В 1995 году в

соответствии с постановлением Совета Министров (Правительства)

Удмуртской республики от 11 апреля 1995 года «О реализации закона

Удмурдской республики “Об архивном фонде Удмурдской республики и

архивах”» началась разработка «Концепции и программы создания и

развития автоматизированной системы архивного дела в Удмурдской

республике». Программа предполагала создание автоматизированной

системы архивного дела в республике из двух составных частей:

- автоматизированной системы архивной технологии;

- автоматизированной системы управления архивным делом.

Автоматизированная система архивной технологии должна была

создаваться путем соединения нескольких типов унифицированных

информационно-вычислительных комплексов на двух уровнях: первый

уровень – в Комитете по делам архивов при Правительстве Удмурдской

республики, Центральном государственном архиве и ЦДНИ УР; второй

уровень – автоматизированная система архивной технологии в архивных

отделах органов местного самоуправления. Таким образом, программа

предполагала высокий уровень унификации ААТ в республике. Разработка

автоматизированной системы началась с базы данных «Учет источников

комплектования». Автоматизированная система управления архивным

делом включала в себя подсистемы контроля исполнительской

деятельности; планирования и отчетности, делопроизводства экспертно-

проверочной методической комиссии. 168

В «Основных направлениях развития архивного дела в РФ на 1997

год» было запланировано разработать программы информатизации

федеральных архивов и информатизации архивного дела в субъектах

204

федерации. Программы информатизации архивного дела в регионах должны

быть составными частями отраслевой программы и, вместе с тем,

коррелироваться с планами развития информационной инфраструктуры

регионов. 169

В 2000 г. такие программы информатизации архивного дела были

разработаны в Вологодской и Кировской областях170. В Комитете по делам

архивов администрации Красноярского края началась разработка краевой

целевой программы информатизации края до 2005.

4. Программы информатизации субъектов федерации.

Субъекты Федерации разрабатывают собственные программы развития

информационной инфраструктуры регионов, создания информационных

ресурсов, которые включают и положения об информатизации архивов.

Среди них можно назвать «Концепцию движения Москвы к

информационному обществу» и «Комплексную программу движения Москвы

к информационному обществу» (2001-2002 г.)171 На основе общегородской

программы информатизации в 1998 г. Информцентром Мосгорархива была

создана программа «Учет архивного фонда».

Правительство республики Калмыкия приняло постановление от 5

июня 2000 г. «О создании республиканской информационной сети архивной

службы республики Калмыкия», в соответствии с которым выделены

средства на создание компьютерной сети архивных учреждений.172

Одной из главных проблем информатизации архивов на региональном

уровне остается оснащение архивных учреждений компьютерной техникой.

Так, 1995 году учреждения архивные учреждения Краснодарского

края, Омской области, республики Алтай находились на стадии

планирования работ и выбора программного обеспечения. В 2000 г.

современной компьютерной техникой располагали архивные учреждения 51

региона (57%), в то время как 25 % архивных учреждений вообще не имело

205

компьютерной техники. В 2001 г. компьютерный парк отрасли составил

2387 машин за счет реализации подпрограммы «Архивы России».173 Таким

образом, уровень оснащения компьютерной техникой в регионах остается

крайне неравномерным. Это видно на примере архивов центрального

региона. На 1 января 2001 г. в архивных учреждениях Центрального района

РФ было установлено 357 ПК, но 181 из них (51 %) приходилось на архивы

Москвы и Московской области. При этом в архивах Брянской области было

установлено 2 ПК, Владимирской и Рязанской – по 3 ПК. Если в московских

архивных учреждениях на 1 ПК приходилось 2,6 сотрудников, то в

Московской области - 4 сотрудника, а в других 11 регионах по 12

сотрудников. Крайне слабо компьютеризированы муниципальные архивы, на

них приходилось 11% всех ПК. Более 25% компьютеров архивных

учреждений специального региона устарели.174

Деятельность по организации информатизации в регионе возлагается

на органы управления архивным делом субъектов федерации и специальные

отделы /службы автоматизации.

5. Организация внедрения информационных технологий в

государственном архиве.

В ходе информатизации архива решаются следующие задачи:

1. планирование применения ИТ в деятельности архива; в том числе

представления сведений об архиве и его документах в сети интернет.

2. внедрение компьютерной техники и программного обеспечения в

архиве, их государственная регистрация;

3. сопровождение программного обеспечения, координация ведения

баз данных (БД) в архиве;

4. организация доступа работников и пользователей к БД; защита

информации и обеспечение безопасности БД и ПО;

5. организация обучения и повышения квалификации работников в

области применения ИТ в архивном деле.

206

Внедрение автоматизированных архивных технологий – процесс

трудоемкий и дорогостоящий. Очень важно, чтобы в результате его

действительно произошло повышение эффективности работы архивистов.

Поэтому осуществлять разработку и внедрение ААТ следует планомерно и

обдуманно. Планирование работы по внедрению ААТ осуществляется как в

текущих и перспективных планах работы архива, так и в специальных

программах информатизации архива, которые разрабатываются на

достаточно длительный период. Программа информатизации архива должна

определять цели и задачи, решаемые в ходе внедрения ААТ в архиве,

предусматривать приоритетные мероприятия и этапы их осуществления,

учитывать необходимость информатизации всех направлений работы архива

и потребности всех структурных подразделений архива во внедрении ААТ,

развитие и усовершенствования действующего ПО, расширение технической

базы информатизации, сохранение существующих массивов данных.

Целесообразно также указать объемы и источники финансирования по

каждому из пунктов программы. Программы информатизации составляются

в федеральных, республиканских, областных, краевых архивах. В Основных

направлениях развития архивного дела на 2000 г. была поставлена задача

разработать программы информатизации муниципальных архивов 175. Задачи,

поставленные в программе информатизации архива, включаются в годовой

план работы архива.

Так, в ГА РФ первый план – «Предложения по компьютеризации ГА

РФ» был разработан в 1994 г. В них предусматривались разработка

автоматизированных технологий по основным направлениям деятельности

архива (БД учетного характера; БД, реализующие тематический поиск;

административно-управленческие БД). Концепция информатизации архива

реализуется с 1999 г.

В государственном архиве Пермской области (ГАПО)

«Перспективный план информатизации ГАПО на 1997-2000 г.» был

составлен на основании Концепции информатизации архивного дела в РФ. В

207

1996 г. была также разработана комплексная «Программа информатизации

Государственного архива Астраханской области на 1997-2002 г.»176 В

Архиве Президента РФ рамках утвержденной Администрацией президента

Концепции создания системы электронного документооборота был

разработан проект «Информационная система архивных документов в

электронном виде». Проект предполагает перевод документов Архива

Президента в электронно-цифровой вид для ускоренного исполнения

запросов Президента РФ, Администрации и «сторонних пользователей».177

Кроме того, задачи информатизации могут быть предусмотрены в

планах научно-исследовательских работ (НИР).

В РНИЦ КД в 1994 г. в рамках темы «Создание системы хранения и

поиска полнотекстовых документов на оптических дисках» была создана

экспериментальная база факсимильных копий фото Ю.А. Гагарина.

В соответствии с программой информатизации и планом работы

архива осуществляется внедрение конкретной автоматизированной архивной

технологии. При внедрении ААТ архив становится перед выбором –

пользоваться общеотраслевым (типовым) программным обеспечением,

введенным в действие вышестоящим органом управления архивным делом,

или разрабатывать собственное программное обеспечение. Использование

общеотраслевого ПО значительно выгоднее для архива по целому ряду

причин. Типовое ПО унифицировано для всей отрасли, что обеспечивает

совместимость данных, созданных разными архивами. Программное

обеспечение, утвержденное экспертной комиссией по ААТ, вызывает больше

доверия как в плане функциональных возможностей, так и в плане

надежности системы. Наконец, внедрение готового ПО требует значительно

меньших финансовых и трудовых затрат по сравнению с собственной

разработкой. Однако использование общеотраслевого ПО не является

обязательным. Как правило, архив, делает выбор в пользу собственных

разработок по двум причинам. Во-первых, общеотраслевые программы пока

208

не могут удовлетворить потребности архива в ААТ по всем направлениям

его работы. Так, не существует общеотраслевых программ для

государственных архивов в области комплектования и экспертизы ценности,

использования и обеспечения сохранности документов. Для архивов

организаций типовое ПО также отсутствует. Во-вторых, в том случае если в

архиве уже внедрено собственное программное обеспечение по направлению

работы, для которого предусмотрена общеотраслевая программа, и накоплен

значительный массив данных, при этом архив считает собственную

программу эффективнее общеотраслевой. Однако выбор в пользу

собственного программного обеспечения не означает полной стихийности в

его внедрении. В собственных программах архива должны

предусматриваться: включение в структуры информационных массивов

обязательных реквизитов, предусмотренных Росархивом (т.е. обязательного

перечня полей БД с их спецификациями; обязательной процедуры обработки

данных и представления результатов обработки – отчетов). В настоящее

время такой перечень обязательных реквизитов существует только для

программ по учету (в архивах, которые не используют для автоматизации

учета общеотраслевую программу «Архивный фонд»). Он приведен в

положении о «Временном порядке автоматизированного государственного

учета документов Архивного фонда РФ, хранящихся в государственных и

муниципальных архивах» (2000 г.), п.2.6.178 Подобные перечни обязательных

реквизитов призваны сделать максимально совместимыми данные,

создаваемые в рамках различного ПО. Архив, принявший решение о

разработке собственных программ, становится перед выбором – поручить

разработку собственным сотрудникам (для этого надо иметь в штате

квалифицированных программистов или привлечь их по договору) или

заказать разработку по техническому заданию фирме, специализирующейся

на создании ПО. И первый, и второй путь требует значительных финансовых

затрат.179 Кроме того, существует опыт обмена программами между архивами

(на коммерческой или безвозмездной основе).180

209

При внедрении программного обеспечения в архиве необходимо найти

оптимальное сочетание функционального подхода (создание баз данных по

отдельным направлениям работы архивов) с интеграционным подходом

(создание многофункциональных систем). «Основные правила работы

государственных архивов» ориентируют архивистов не на создание

множества отдельных баз данных, а на внедрение единой интегрированной

системы архива. И нтегрированная информационная система архива (ИС)

представляет собой комплекс взаимосвязанных БД по основным

направлениям деятельности архива. В рамках ИС решаются задачи по

автоматизированному учету и поиску документов; контролю за обеспечением

их сохранности; ведению списков источников комплектования; учету

использования документов архива.

Одним из первых комплексная система электронного НСА,

базирующаяся на едином программном обеспечении была реализована в

конце 1980- начале 1990-х годов в Российском научно-исследовательском

центре космической документации РНИЦ КД (базы данных «КИНО»,

«ФОТО», «ФОНО», «НИР» и др.) В первой половине 1990-х годов

разработка интегрированных поисковых систем иерархической структуры

велась в Государственном архиве Пермской области (ГАПО), ЦГА

Удмурдской республики, Центре документации «Народный архив».181 Одной

из первых интегрированных разработок стал программный комплекс

«Госархив», созданный в государственном архиве Пермской области (ГАПО)

в 1994-96 гг. и дважды отмеченный на конкурсе научных работ в области

архивоведения, документоведения и археографии. Программа позволяет

осуществлять описание на уровне фонда, описи и дела; учет документов,

контроль за сохранностью, состоянием НСА. Однако разработка пермских

архивистов не претендует на универсальность – помимо данной программы

в архиве существует еще 12 баз данных, некоторые из которых, впрочем,

интегрированы с программой «Госархив» (например, БД «Картографические

документы»).182 В ЦГА Удмурдской республики, опираясь на опыт

210

Пермского государственного архива, было решено создать единую систему

по управлению следующими базами данных: учет фондов, учет описей,

учет единиц хранения, учет ведомственных архивов, систематический

каталог, картотека регистрации и учета социально-правовых запросов

населения, картотека местонахождения документов по личному составу в

ведомственных архивах, тематические картотеки. Впрочем, от программы

«Учет фондов», созданной архивом, отказались после внедрения

общеотраслевой программы «Архивный фонд».183

Попытки выработать требования к универсальной интегрированной

поисковой системе архива были предприняты в РГАЭ еще в 1992 году. После

первых практических опытов по созданию ПО архивисты пришли к выводу,

что разрозненные базы данных дублируют друг друга. Кроме того, они

недостаточно информативны. Сектор автоматизированной архивной

технологии РГАЭ приступил к разработке проблемы «Анализ задач,

решаемых архивом. Создание опытной модели автоматизированного банка

данных РГАЭ». В результате работы планировалось создать модель банка

данных архива с примерным перечнем входящих в него баз данных.

Информационная система архива должна была складываться из

функциональных подсистем при единой обеспечивающей части

(программное, лингвистическое обеспечение) и смешанного (документально-

фактографического) информационного массива из локальных и

общеархивных баз данных.184

Универсальная модель интегрированной информационной системы

архива была предложена И.Н. Киселевым. Система должна была соединять в

себе три функции: учета, контроля за обеспечением сохранности документов

и ведения НСА. При этом учетные и поисковые сведения должны вноситься

в базы данных, разделенные по четырем уровням описания:

- фонда;

- описи;

- дела;

211

- документа.

Возможен также пятый уровень – ввод текста документа. В

совокупности все базы данных образуют иерархическую структуру ИС, где

все уровни связаны вертикально и горизонтально с помощью БД о

переименованиях фонда, биографических справках, сведениях о фондовых

включениях и незадокументированных периодах, топографических

указателей и файлов ключевых слов и рубрикаторов.185 Эти принципы были

положены в основу создания общеотраслевой программы «Архивный фонд»

и реализованы в третьей версии программы, рекомендованной к

экспериментальному внедрению в 2002 г.

Необходимость объединения архивных справочников в единую

систему иногда вытекает из практических потребностей архива, когда

большое количество созданных баз данных делает поиск весьма

трудоемким, запутанным и неэффективным.

Например, в Информцентре Мосгорархива к середине 1996 году было

создано 105 баз данных общим объемом 2 млн. записей (700 MB)186, а

объемы некоторых БД измерялись сотнями тысяч записей187. Возникла

необходимость создания новой технологии обработки больших объемов

информации с сетевой архитектурой клиент – сервер. В рамках городской

программы информатизации, утвержденной Правительством Москвы, в 17

архивных учреждениях Мосгорархива с 1998 г. началось внедрение единой

интегрированной системы. Первые подсистемы получили название «Учет

архивного фонда» и «Научно-справочный аппарат». Они позволили

объединить учетные базы данных, на основе «умной» технологии

внутреннего и централизованного учета документов и построить

электронный НСА как систему многоаспектного поиска информации на

уровне фонда, дела, описи, документа.188 Позднее были разработаны

подсистемы «Комплектование Архивного фонда Москвы», «Организационно-

методическое руководство», «Использование документов Архивного фонда

Москвы». Аналогичная ситуация несколько позднее сложилась в

212

Государственном архиве РФ (ГА РФ). К 1999 г. в архиве было создано 32 БД

объемом свыше 230 тыс. записей, а к 2002 г. – 52 базы данных объемом

свыше 450 тыс. записей. С 1999 г. архивом совместно с Институтом

проблем передачи информации РАН ведутся работы по созданию единой

ИПС «Электронный архив», которая включала бы в себя как электронные

образы документов, так и поисковую систему, созданную на основе

интеграции всех созданных в архиве ранее поисковых баз данных. Ныне

сделаны первые шаги к реализаци системы – создана концепция единой

электронной ИПС, предполагающая описание документов на уровнях фонд-

опись-дело-документ, приняты меры к унификации описания (разработаны

памятки по заполнению полей БД «Опись-дело» и «Электронный

каталог»).189 Однако опыт показывает, что объединить множество

разнородных баз данных в единую систему гораздо сложнее, чем изначально

вводить данные в единый интегрированный комплекс.

Вопрос:

Что объединяет все интегрированные системы, созданные в различных

архивах?

Реализация на практике интегрированной системы, охватывающей все

направления работы архива - дело будущего. На сегодняшний день ни одна

из действующих в архивах интегрированных систем не является

универсальной, охватывающей все функции архива и все виды справочников.

И все же при внедрении баз данных в архивах (особенно, различных

каталогов) следует учитывать возможность в перспективе объединения их в

интегрированную систему. Для этого необходима совместимость форматов,

классификаторов, приемов описания.

Организация внедрения информационных технологий в архиве

организации имеет свою специфику. Информационная система архива может

строится на основе внедренной в организации системы управления

документооборотом или существовать автономно.190

213

Разработка и внедрение базы данных осуществляется в несколько

этапов.

1. Изучение традиционной архивной технологии, которая подлежит

компьютеризации.

2. Разработка технического задания. Оно должно быть составлено

архивистами, а также сотрудниками службы информационного обеспечения

(отдела автоматизации, информцентра) совместно.

3. Разработка программного продукта специалистами архива или

другой организации. В случае, когда программное обеспечение

разрабатывается другой организацией, целесообразно заключение договора

между архивом и фирмой, к которому прилагается техническое задание. В

договоре обязательно следует предусмотреть конвертирование данных в

новые версии программы, техническое обслуживание системы, в частности,

поддержку «горячей линии», состав документации - сопровождения к

программному обеспечению, обучение специалистов и т.п. Выбор фирмы

системного интегратора целесообразно проводить на конкурсной основе, с

учетом анализа внедренных разработчиком действующих отраслевых систем,

стабильности его положения на рынке, качества разработок. Обязательным

условием является наличие у разработчика лицензии на создание

информационных систем в соответствии с международными стандартами

качества. Целесообразно заключение с фирмой – системным интегратором

договора о долговременном сотрудничестве. Подготовленная программная

разработка должна состоять из собственно ПО; исходного текста программы;

комплекта документации, в который входят инструкция по инсталляции,

руководство пользователю, инструкция по вводу данных.

4. Сертифицирование и регистрация программного продукта. Базы

данных, созданные архивом, подлежат государственной регистрации в

установленном порядке. Архив должен вести учет всех созданных БД в виде

базы данных их описаний (базы метаданных). Дистрибутивы созданного ПО

214

и сопутствующую документацию целесообразно хранить в подразделении,

отвечающем за информатизацию архива (в нескольких экземплярах).

Наиболее важным этапом во внедрении конкретной базы данных

является разработка технического задания – документа, которым

руководствуется разработчик при создании ПО. От того, насколько грамотно

задание разработано, зависит эффективность созданной информационной

системы. В техническом задании указывается:

- цель создания;

- функция (функции) программной разработки;

- общие требования к программному обеспечению;

- состав информационного массива;

- отчеты и выходные формы;

- программно-аппаратные средства, на основе которых будет

реализована система.

Рассмотрим, например, создание программного продукта

«Электронная опись». Целью создания ПО в данном случае является

усовершенствование системы научно-справочного аппарата архива. В

функции системы входит: осуществление информационного поиска по

элементам описания единицы хранения (единицы учета); осуществление

информационного поиска по элементам заголовка единицы хранения; по

ключевым словам (включенным в предметный, географический, именной

указатели), по классификаторам или классификационной схеме описи в

автоматизированном режиме; систематизация дел в автоматизированном

режиме; редактирование и распечатка описи, реестров описей, указателей

к описи, а также различных видов тематических перечней дел; ведение

учета документов и т.д. В общие требования к программному обеспечению

следует включить совместимость форматов системы со стандартными

форматами, принятыми в архивном отрасли, совместимость с уже

имеющимся в архиве программным обеспечением (например, электронными

каталогами), соответствие программно-аппаратным средствам,

215

которыми располагает архив, и, вместе с тем, возможность

масштабирования системы в будущем, то есть увеличения количества

рабочих мест или присоединение к системе модулей, выполняющих другие

функции (например, подсистемы учета документов). Самая главная часть

технического задания должна описывать состав информационного массива

системы. В этой части характеризуются таблицы (экранные форматы),

поля каждой таблицы, справочники для автоматического заполнения полей.

Так, например, методические рекомендации ВНИИДАД по составлению

архивных описей в электронном формате рекомендуют для электронной

описи одну таблицу со следующими полями: номер фонда, литера фонда,

номер описи, литера описи, номер дела, литера дела, делопроизводственный

номер (индекс), название фонда, название описи, разделы описи, заголовок

дела, аннотация, крайние даты дела, дата дела сортировочная; количество

листов, примечание, оператор, дата заполнения.191 Для более детального

поиска следует внести дополнительные поля, например, раскрывающие

отдельные элементы заголовка дела. Для управленческой документации

согласно «Основным правилам работы государственных архивов» это:

наименование вида единицы хранения или вида (разновидности) документов;

автор; адресат (корреспондент); вопрос или событие (к которому

относится содержание документов единицы хранения); название местности

(с которой связано cодержание документов дела), даты событий. Если мы

хотим получить в качестве отчетов указатели к описи, мы должны

добавить поля: «тематика» (предмет), «имена», «география»,

«учреждения» и др. Если мы хотим осуществлять поиск по рубрикатору,

мы должны добавить поле «рубрика». Кроме того, не удобно при описании

каждой единицы хранения множество раз вносить одно и то же название

фонда, описи и раздела описи. Поэтому сведения о фонде и описи

целесообразно вынести в отдельные таблицы – «фонд» и «опись», связанные

с таблицей «единица хранения» (учета). Для каждого поля, помимо его

названия и категории сведений, которые в нем указываются, следует

216

привести тип поля (символьное, числовое, дата, мемо и др.), а также размер

(длину) поля, соответствующий максимальному количеству символов,

которые могут быть указанны в этом поле. Например, поле «номер фонда»

- числовое (N), его размер не более четырех символов, так как вряд ли число

фондов в архиве может измеряться пятизначной цифрой. Поле «заголовок»

- символьное (С), его размер может составлять до 256 символов.192 Более

подробное раскрытие содержания дела целесообразно осуществлять в поле

«примечание» (типа «мемо», не имеет фиксированной длины). Для

облегчения труда по вводу информации и для повышения точности поиска

следует предусмотреть заполнение как можно большего числа полей

автоматически (например, автоматическую нумерацию дел) или путем

выбора из встроенного справочника. Например, поле «вид документа»

может заполняться с клавиатуры, но лучше предусмотреть встроенный

справочник с перечнем унифицированных названий всех возможных видов

документов и дел (приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчеты и

др.). Если база данных является полнотекстовой, т. е. помимо электронного

справочника в нее могут включаться и тексты архивных документов, в

техническом задании указывается формат (текстовый или графический), в

котором должны быть созданы файлы, включенные в базу данных. Для

разработки технического задания необходимо знание основ технологии баз

данных – понятия о структуре БД, полях и записях, правилах нормализации

таблиц. В качестве отчетов (выходных форм, получаемых на основе

обработки данных) для нашей базы данных могут быть предусмотрены

реестр описей архива, описи фондов, тематические перечни дел по

заданным признакам (например, по рубрикам), указатели к описям. Все

формы выходных документов в обязательном порядке должны быть

представлены в виде приложений, где четко обозначаются поля и

отображены все параметры, характеризующие страницу отчета: ее

ширину, длину, интервал между строками; форму карточки (если это

карточка), или описательную статью справочника (если планируется

217

создание справочника), изображение таблицы с названиями столбцов.193

Многие программисты считают, что создание базы данных начинать

следует именно с проектирования отчетов, а затем приступать к

описанию самого информационного массива.

После внедрения программы начинается стадия сопровождения ПО.

Сопровождение ПО включает в себя:

- усовершенствование ПО в соответствии с дополнительными

требованиями архива, возникшими в ходе эксплуатации;

- адаптацию, т. е. приспособление ПО к изменяющимся условиям

работы, установление связей с другими программами;

- коррекцию, т. е. исправление ошибок в программе, выявленных на

стадии эксплуатации.

Таким образом, архивист играет существенную роль в создании ПО,

он должен быть способен оценить достоинства и недостатки программы с

точки зрения архивных технологий, внести предложения по ее

совершенствованию.

Для сохранения массива данных очень важное значение имеет защита

информации от несанкционированного доступа. На практике

информационная безопасность архивов связана с принятием целого

комплекса мер по защите от несанкционированного доступа и копирования

архивных баз данных. К числу таких мер могут быть отнесены:

- ограничение доступа персонала к компьютерным базам данных

(система парольной защиты для входа в систему). Парольная защита БД

обеспечивает доступ, как правило, на трех уровнях в режимах

«пользователя», «редактора» и «администратора»);

- контроль и учет всех случаев проноса в архив ручных сканеров, Zip-

устройств и другой техники;

- опечатывание системных блоков и использование специальных

устройств для предотвращения съема жесткого диска;

218

- использование электронных ключей – устройств, которые

устанавливаются на порты и некоторые шины компьютера, и, являясь

прозрачными для периферийных устройств, т.е. не мешая их работе,

генерируют серии кодов;

- использование системы создания секретного логического диска

(Secret Disk), для доступа к которому нужен специальный пароль;

- использование микропроцессорных Smart-карт и устройств для их

считывания для доступа к компьютеру. При этом наличие карты проверяется

специальной программой и при ее отсутствии система блокируется.

При этом важно не перестараться со средствами защиты. Например, не

стоит отказываться от предоставления доступа к электронному НСА в

читальном зале по причине возможности несанкционированного

копирования баз данных. Помимо упомянутых выше мер защиты

информации, возможно при наличии локальной сети установление в

читальном зале вместо компьютеров с жестким диском дисплейных

комплексов (монитор и клавиатура). Конечно, организация защиты

информации в информационных системах – процесс достаточно

дорогостоящий.194 Целесообразно создание в каждом архиве специальной

группы или отдела для обеспечения информационной безопасности195.

Так, например, в архивах историко-культурного департамента МИД

России систематически осуществляется целый ряд мероприятий по

защите информации – специальное программное обеспечение и новые

средства защиты информации от несанкционированного доступа,

категорирование служебных помещений, контроль персонального

закрепления средств вычислительной техники на всех объектах

департамента, проверка выполнения инструкций по соблюдению правил

пользования СВТ.196 В Государственном архиве РФ (ГА РФ) решением

дирекции также был утвержден «Журнал регистрации пользователей» и

введена персональная регистрация пользователей компьютерного

219

оборудования. Журнал предоставляет сведения о перемещении техники по

всем структурным подразделениям архива, введении технического

обслуживания. Кроме того, в архиве ведется БД «Учет ПЭВМ».197

Все сведения о работе с ПО, меры по поддержанию работоспособности

компьютерной техники, сохранности данных и защите информации

описываются в Инструкции по работе с компьютерной техникой и ПО,

которая утверждается директором архива.

Техническое обеспечение устанавливается и модернизируется с учетом

требований, предъявляемых к системе программным обеспечением. В архиве

устанавливается локальная вычислительная сеть (ЛВС). Проблема снабжения

архивов современной компьютерной техникой стоит по-прежнему

достаточно остро из-за недостатка финансирования. Хотя за 1990-е годы парк

компьютерной техники в архивах существенно вырос. Техника

приобреталась как за счет государственного финансирования, так и из

внебюджетных средств (доходы от платных услуг, гранты).

Интересны сведения об источниках финансирования

компьютеризации ГА РФ. Практически вся новая техника закуплена из

внебюджетных средств: 5 ПЭВМ за счет гранта РГНФ; 6 ПЭВМ – по

гранту Министерства науки и технологий; 4 – по гранту Сороса; 3 ПЭВМ

– по договору с Иельским университетом; 3 ПЭВМ – по Гуверовскому

проекту; 3 ПЭВМ – по совместному проекту с Институтом современной

истории (Потсдам, ФРГ) и Университетом Северной Каролины (Чепел-

Хилл, США); две машины в рамках подпрограммы «Архивы России», один

компьютер от Бундесархива и один компьютер в подарок от спонсора.

Пермскому областному архиву удалось приступить к реализации

проекта «Справочные и документальные материалы Пермской области в

Интернете» за счет полученного в 2000 г. гранта по программе «Культура». 198

220

К сожалению, перед архивом встает проблема не только добывания

источников финансирования для приобретения новой техники. Из-за низкой

заработной платы не хватает квалифицированных специалистов для

технического обслуживания ПЭВМ, администрирования локальной сети и

обеспечения ее безопасности.

Из сказанного выше следует, что во внедрении информационных

технологий должны участвовать сотрудники всех подразделений архива.

Использование ИТ в архиве организует директор или его заместитель. Но для

планирования и координации работы по внедрению ИТ, а также для

контроля за сохранностью созданных массивов данных в архиве

целесообразно создание специального подразделения, в состав которого

должны входить специалисты в области компьютерной техники и

программисты.

Такие подразделения называются по-разному. В ГА РФ – сектор

автоматизированных поисковых систем; в ГАУ г. Москвы (Мосгорархиве) с

1989 г. – сектор автоматизации архивной технологии, с 1992 г. –

информационный центр; в Тульском государственном архиве - отдел

автоматизации архивной технологии; в ЦГА Удмудрской республики - отдел

информационно-поисковых систем; в Центре документации общественных

организаций Свердловской области – отдел информационно-поисковых

систем и автоматизированных архивных технологий; а в государственном

архиве Томской области - сектор автоматизированных архивных

технологий, где введена в 1992 г. должность «электроника».

Например, отдел информационно поисковых систем и

автоматизированных архивных технологий государственного архива

республики Алтай выполняет следующие задачи:

- разработка основных направлений и анализ работы архива по

созданию и развитию информационно-поисковых систем,

подготовка предложений по ее совершенствованию;

221

- организация и проведение работы по созданию и развитию

информационно-поисковых систем;

- внедрение и использование автоматизированных архивных

технологий;

- изучение отечественного и зарубежного опыта в области создания

информационно-поисковых систем и использования

автоматизированных архивных технологий, внедрение его в

практику работы архива.

В рамках этих задач отдел подготавливает предложения к целевым

комплексным программам, планам работы архива, по основным

направлениям и тематике научно-исследовательской и методической работы

в области создания информационно-поисковых систем, готовит

методические программы, технические задания, координационные планы,

разрабатывает научно-исследовательские темы и методические пособия,

создает базы и банки данных по документам архива.199

В заключении хотелось бы сказать, что очень важным аспектом работы

по информатизации архива является сохранение созданных информационных

ресурсов от гибели. Работа по сохранению ресурсов начинается с выбора

программного обеспечения, включается в себя своевременное

конвертирование ПО в новые версии, резервное копирование данных, защиту

информации и другие аспекты.

222

Лекция 3. Современные автоматизированные архивные технологии.

П лан лекции.

1) Особенности современного этапа информатизации архивного дела.

2) Автоматизированные технологии в области комплектования и

экспертизы ценности документов.

3) Автоматизированный учет документов.

4) Автоматизированные технологии в области обеспечения

сохранности документов.

5) Автоматизированные информационно-поисковые системы и

создание НСА.

6) Автоматизированные технологии в области использования и

публикации документов.

Начало современного этапа автоматизации архивов во второй

половине 1980-х гг. связано, несомненно, с последствиями

микрокомпьютерной революции. Однако при этом изменилась не только

техническая база, но и роль информатизации в архивном деле. В

рассматриваемый период информационные технологии применялись не в

отдельных центрах, а в большинстве федеральных и региональных архивов;

внедрялись абсолютно во все направления деятельности архивов, а по ряду

направлений работы вытеснили или видоизменили традиционные.

Свидетельством возросшей роли информационных технологий стало

появление общеотраслевой концепции и программы информатизации,

программ информатизации архивов в регионах, а также внесение

соответствующих изменений в «Основные правила работы государственных

архивов» и «Основные правила работы архивов организаций» (2002 г.).

Важнейшим фактором, влияющим на развитие архивного дела, в

ближайшей перспективе станет переход к электронному документообороту,

который, как и в 1980-е годы, ставит перед архивистами проблемы хранения

электронных документов.

Итак со второй половины 1980-х гг. в отечественных архивах началось

сначала эпизодическое, а затем массовое использование персональных

компьютеров (ПЭВМ). Машины отечественной разработки сменили IBM-

совместимые ПК (IBM PC XT – как правило «Роботрон» производства

ГДР, IBM PC/AT – 286; 386 и 486-е IBM, ПЭВМ на базе процессоров

Pentium и Celerom).

Как известно, производство персональных компьютеров на базе

микропроцессора Intel-8008 началось еще в 1974 г. Но завоевать рынок

удалось ПК IBM PC, выпущенному фирмой International Business Machines

Corporation в августе 1981 г. Именно он стал мировым стандартом

персонального компьютера. Персональные ЭВМ (ПЭВМ) покорили сердца

пользователей многими достоинствами: миниатюрными размерами,

стоимостью на порядок ниже «больших» ЭВМ, функциональными

возможностями, которые стремительно приближались к гигантским

вычислительным комплексам200; простотой использования благодаря

диалоговому способу общения с машиной; возможностью модернизации из-

за принципа открытой архитектуры и др. Однако в СССР ПЭВМ очень

долго недооценивали. Отчасти потому, что «малютки» считались слишком

маломощными для решения глобальных проблем советской экономики.

Отчасти потому, что ПЭВМ создавали возможность неконтролируемого

распространения информации, благодаря чему, по меткому выражению

писателя В.Войновича, рассматривались партийно-государственным

руководством как «электронные враги народа». Однако поступь

микрокомпьютерной революции не смог остановить даже «железный

занавес».

Первая ПЭВМ в Мосгорархиве была приобретена в 1986 г. В 1989 г. в

объединении было 6 ПЭВМ «Мазовия» (ПНР). К 1996 г. количество машин

достигло 106 ПЭВМ с процессором не ниже 486 DX (автоматизированное

225

каждое третье рабочее место), всего 133 ПЭВМ,- 201 функционировало две

локальных вычислительных сети на 100 пользователей с мощным сервером

TRICORD. 202 А к 2000 г. число машин достигло 188.203 В архиве внедрено

оборудование типа «гибрид» для параллельного микрофильмирования и

оцифрования документов с записью на лазерный диск (аппарат фирмы

«Коdак» для документов формата A3 и A4 и аппарат фирмы

«ZEITSCHEL», позволяющий обрабатывать крупноформатные

документы)204, мощный издательский комплекс, копировальная техника.

Компьютеризация РГАЭ началась в 1988 г. К 1994 г. архив имел 2

ПК типа 1ВМ РС (286 и 386/387) и 2 типа Robotron. Кроме того, в РГАЭ

использовались 2 ПК типа 1ВМ РС/АТ/386/387, полученные для проведения

договорных работ.205

К моменту создания ГА РФ в 1992 г. архив имел 6 ПЭВМ (четыре

«Роботрона» и два ПК «286-х» ).206 К 2002 году архив располагал 67

компьютерами, 34 принтерами, 10 сканерами (правда, 30% этой техники за

10 лет уже устарело).207 А в 1995 г. архив принял участие в программе по

вхождению российских архивов в Международную информационно-

библиотечную систему RLIN. С 1997 г. ведутся работы по внедрению ЛВС

в архиве. В 2001 г. информцентр Росархива начал создание единой ЛВС

«архивного городка» на Б. Пироговской улице, объединяющей ПК ГА РФ,

РГАЭ и РГАДА. В ходе реализации международного проекта «СВАГ» ГА РФ

получил от партнера (Бундесархив, ФРГ) гибрид-камеру, позволяющую

вести одновременное сканирование и микрофильмирование документов. Для

создания страхового фонда оцифрованных копий документов архивом было

приобретено пишущее DVD-устройство, позволяющее записывать образы

на 4, 7 МБ диски. Для централизованного хранения электронного цифрового

фонда в 2001 г. был приобретен компьютер с общим объемом жестких

дисков 135 ГБ, в котором для защиты системы от сбоя используется

технология RAID уровня 5.

226

Компьютеризация ЦГИА Республики Башкортостан началась в

сентябре 1993 года, когда архивом было приобретено пять ПЭВМ класса

386 SX. К 1995 году в архиве уже было 14 ПЭВМ, три принтера,

действовала локальная вычислительная сеть на 10 автоматизированных

рабочих мест (АРМ) на базе NetWare 4.1. 208

Компьютеризация архивов Удмурдской республики началась в 1994

году. К 1996 году архивные учреждения республики располагали парком из

18 ПЭВМ и 14 принтеров, из которых 8 ПЭВМ находилось в ЦГА УР, где

действовала локальная сеть на базе Novell NetWare v3.12. К 2003 г. только в

ЦДНИ Удмудрской республики было 14 ПЭВМ и 7 принтеров, действовала

ЛВС на 10 АРМ.209

Компьютеризация ГАПО началась в 1991 года, когда архив имел два

компьютера (IBM PC/XT). К 2000 г. парк компьютеров составлял 20 ПЭВМ,

объединенных в ЛВС, 15 принтеров, сканер.210

Компьютеризация Центра документации общественных организаций

Свердловской области началась в 1993 г., когда был куплен первый

компьютер (386 SX). К 1996 г. в архиве было 12 ПЭВМ и 3 рабочие станции,

планшетный сканер, факс-модем, несколько десятков принтеров. С января

1995 г. в архиве была установлена локальная сеть «Иола» (на 10 АРМ).

В 2000 г. современной компьютерной техникой располагали архивные

учреждения 51 региона (57%), в то время как 25 % архивных учреждений

вообще не имело компьютерной техники. В 2001 г. компьютерный парк

отрасли составил 2387 машин (в основном, за счет реализации подпрограммы

«Архивы России»).211 Конечно, техника успевала устаревать значительно

быстрее, чем приобреталось новое оборудование. К 2000 г. 40 %

компьютерной техники, имеющейся в архивах, уже устарело. В 22 регионах

архивы вообще не имели компьютеров.212 Технической модернизации

архивных учреждений препятствует как недостаток финансирования

отрасли, так и нехватка квалифицированных кадров для обслуживания

227

имеющейся техники (См лекцию 2). Вместе с тем преемственность

различных поколений IBM-совместимого оборудования позволила на данном

этапе избежать потерь данных при переходе на новую технику.

Современные печатающие и копировальные устройства (матричные,

струйные, лазерные принтеры, ксероксы, копиры, издательские комплексы)

позволяют архивам осуществлять не только размножение справочников и

выполнять платные услуги по копированию документов, но и проводить

копирование угасающих текстов и чертежей, создавать проспекты, плакаты,

готовить макеты изданий, «муляжи» ценных архивных документов для

выставок.

Различные виды сканирующих устройств (в том числе оборудование

класса «гибрид», позволяющее одновременно создать микрофильм и

оцифрованную копию) позволяет путем оцифрования формировать

страховой фонд и фонд пользования, осуществлять электронную

реставрацию документов, готовить документы к электронной публикации и

факсимильному изданию.

Микрокомпьютерная эра ознаменовалась развитием

коммуникационных технологий и появлением разнообразных средств связи:

электронная почта, телефакс, видеотекст, телетекст, базы данных с

интерактивным доступом. Важнейшим шагом человечества на пути к

информационному обществу стали локальные и глобальные сети (LAN и

WAN). Во второй половине 1990-х гг. в архивах стали создаваться

локальные сети (ЛВС), объединявшие разрозненные ПЭВМ в единое

информационное целое, позволявшие эффективнее использовать ресурсы

техники. В настоящее время почти все архивы, имеющие ЭВТ, создают ЛВС,

хотя большинство архивных локальных сетей включает не более 10

автоматизированных рабочих мест. Это позволило вести архивные базы

данных в сетевом режиме, пополняя данные с разных автоматизированных

рабочих мест, а также предоставить доступ к автоматизированному НСА

исследователям в читальном зале.

228

Выход в глобальную сеть интернет начался с использования

электронной почты, затем архивы стали создавать собственные интернет-

странички представительского типа, затем – более сложные

информационные ресурсы (публикации НСА и документов). В 2001 г.

состоялась официальная презентация портала Федеральной архивной

службы «Архивы России». С 2000 г. начался бум создания архивных сайтов.

А общее число ссылок на странички российских архивных учреждений (на

сайтах органов власти и управления, исторических обществ и др.) составило

около 800. Это позволило активизировать связи архивных учреждений и

пользователей ретроспективной документной информации, расширить

количество информационных услуг, предоставляемых архивом, обеспечить

удаленный доступ к НСА архивов.

С современным этапом автоматизации архивного дела связаны и

новые поколения носителей информации, которые сделали существенный

шаг вперед, как в области объема информации, записываемой на одном

носителе, так и в области надежности. Наибольшее распространение

получили магнитные (гибкие и жесткие диски, стриммерные ленты) и

оптические (магнито-оптические) носители. Магнитные носители

использовались для оперативного хранения (жесткий диск файл-сервера,

диски типа zip и др.) и резервного копирования (магнитные ленты).

Максимальный объем информации на магнитных дисках стал достигать 1, 5,

20, 50, 100 GB. Оптические носители213 информации (WORM, СD-ROM,

DVD-ROM) как более надежные214 использовались для хранения страхового

фонда и фонда пользования, созданного на основе оцифрованных копий

документов, издания документов и справочников в электроном виде. Рост

надежности носителей информации позволили поставить вопрос о

долговременном и постоянном хранении электронных документов.

Основными свойствами носителя информации считаются стоимость

записи и хранения 1 MB информации; доступность и простота

технологического воплощения; надежность, критерием которой является

229

сохранение свойств носителя не менее 85 лет. 215 Так, в РГА НТД для

оцифрования документов фонда Йозефа Вирта (ЦХИДК) использовались

оптические диски типа WORM емкостью 940 MB фирмы Plasmon. Срок

эксплуатации ОД возможен в течение 20 лет, хотя некоторые фирмы

гарантируют сохранность дисков в течение 100 лет. Рекомендации

Национального архива США «Система цифровых изображений архивных

документов на оптических дисках» предусматривают использование

оптических дисков на поликарбонатной или стеклянной термообработанной

основах – WORM, СD-ROM, CD-R.216 Внедрение DVD-ROM в архивах

задерживается отсутствием стандартов на эту новую технологию.

Помимо оптических дисков используются и другие виды носителей,

например, ленты цифровой записи звука DAT 4 мм и DAT 8 мм, магнитная

лента с оптической записью данных.

Среди программного обеспечения, применяемого в архивах, ведущую

роль играют базы данных.

Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на

учетные и информационно-поисковые. Базы данных первой группы служат

для обработки статистических массивов - учета документов и дел в архиве,

учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.

Информационно-поисковые базы данных служат для создания и

ведения таких архивных справочников как архивные описи, сводные

номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования

процессов информационного поиска в архиве. Эти две категории баз

данных различаются структурой, методикой создания, применяемым

программным обеспечением.

Наиболее сложной является задача создания автоматизированной

информационно-поисковой системы архива.

При создании баз данных большое значение имеет выбор СУБД, на

основе которой создаются БД.

230

В начале 1990-х гг. для создания баз данных в архивах применялись, в

основном, СУБД типа dBase: FoxPro 2.0 for DOS217; Clipper 5.5;

FoxBase, а также Clarion и другое ПО. Эти СУБД позволяли

поддерживать так называемую «реляционную модель данных». Пусть Вас

не пугает это название. Термин «реляционная модель» в теории баз данных

происходит от «relation» (англ. - отношение). Под отношением в данном

случае понимают обыкновенную таблицу. Таблицы-отношения называют

«двумерными», поскольку основу таблицы образует массив,

сформированный по принципу «объекты-признаки». Каждая таблица

состоит из строк – объектов (объектом может быть, например,

описываемый фонд, дело, документ, поступление документов, опись и др.).

Такие строки в базе данных называют записями. Кроме того, таблица

имеет столбцы-атрибуты, которые раскрывают признаки каждого

объекта (например, для фонда это его номер, название, крайние даты

документов, объем, состав документов и другие характеристики).

Столбцы называют полями базы данных. База данных состоит из одной или

нескольких таблиц.

При этом таблицы должны быть связаны одним или несколькими

общими полями, которые называются ключами. Поскольку каждая

таблица реляционной БД пронизана связями с другими таблицами, ее и

называют «отношением». Как вам известно, большинство архивных

справочников имеют табличную форму, поэтому реляционная модель

считалась для них оптимальной. Однако названные выше СУБД не имели

графического интерфейса, были некачественно русифицированы, для их

модификации нужен был программист, являющийся специалистом по

данному ПО. Отсутствие высококвалифицированных программистов

привело к тому, что программы, созданные ВНИИДАД в Clipper 5.5

страдали рядом существенных недоработок, отмеченных, например, РГАЭ

и ЦГИА Удмурдсткой республики.

Поэтому с 1992 г. в архивах началось массовое применение СУБД

231

О&А фирмы Семантик (версия 4.0 и 5.0). Среди других свойств данного

ПО архивистов привлекало быстрое создание форм базы данных, наличие

готовых шаблонов для ввода данных, орфографическая проверка текста;

изменение в любое время базы формы с сохранением ранее введенных

данных. Это позволяло архивистам самостоятельно создавать и

модифицировать базы данных. Кроме того, в отличие от СУБД типа

dBase, стандартные средства которых нельзя было использовать для

сложных поисковых систем, СУБД О&А позволяла автоматически

формировать тезаурус (словарь терминов для поиска). О&А получил

широкое распространение в РГАЭ, ГАРФ, Мосгорархиве, ГА Тверской

области и других региональных архивах. Однако увлечение данным ПО

оказалось пагубным для архивистов. Во-первых, версия О&А для Windows

так и не была русифицирована. Во-вторых, по мере накопления массивов

данных выявились недостатки ПО. О&А относилась к СУБД файл-серверной

структуры и не была приспособлена к работе в сети со значительными

массивами. Во-вторых, фирма Семантик вскоре прекратила выпуск новых

версий программы, признав данную линию неперспективной. Это поставило

архивистов перед проблемой конвертирования созданных ранее массивов в

другие форматы.

232

Структура реляционной модели данных.

Таблица 1.

№ фонда

Название фонда

Объем фонда

Крайние даты документов

Состав фонда

64 Московский народныйФронт

887 ед. хр. 1988-1988 гг. Учредительные документы;Проекты устава; программа; листовки

220 Российский народный фронт

78 ед. хр. 1989 г. Тезисы программы; обращение в ЦК КПСС.

Таблица 2.

№ фонда № описи Название описи Крайние даты до- кументов

Объем

64 1 Материалы Центрального Совета

1988 г. 129 ед. хр.

Еще одна программная среда, получившая распространение в 1990-е

гг. – CDS ISIS , созданная ЮНЕСКО для библиотек и архивов. Эту СУБД

приобрел РНИЦ КД, на ее основе были конвертированы массив

межархивных баз данных «Великий Октябрь», «Архитектура и

градостроительство», а также создан автоматизированный НСА РНИЦ

КД и ряд тематических каталогов для ГАРФ, РГА КФД, РГАФ,

Нижегородского областного архива, Белорусских архивов и др. Данное ПО

представляло собой меню-ориентированную информационную систему,

разработанную специально для обработки больших массивов

Атрибут 1/ объекта «Фонд» (поле БД)

Объект/Запись БД

Ключ

233

структурированных нечисловых данных. Основные преимущества системы

– возможность обработки неограниченного числа БД при низких

требованиях к техническому обеспечению, управление полями переменной

длины, а главное - автоматический формируемый словарь – тезаурус,

который служил основным элементом поиска (о тезаурусах см. подробнее

лекцию 1). Недостатками ПО являлись сложность модификации, для

которой требовался программист, неудобный интерфейс, отсутствие

версии для Windows. Прекращение модификации ПО привело к тому, что

архивы со временем отказались от него.

Во второй половине 1990-х гг. получил распространение MS Access

7.0 и 2000.

По мере того, как архивы встали перед проблемой интеграции всех

созданных массивов БД в единую информационную систему (см. лекцию 2),

реляционная модель данных обнаружила свою ограниченность. Для создания

такой системы больше подходила иерархическая модель (поскольку НСА

архива представляет собой иерархию классов справочников на уровне

фонда, дела, документа) или сетевая структура данных. Кроме того, для

обработки больших массивов данных необходимы СУБД клиент-серверной

структуры. По этой причине в последнее время в архивах начали

применяться такие СУБД как Оrас1е, Visual FoxPro (Главархив,

общеотраслевая программа «Архивный фонд 3.0.»); IBM DB2/6000. Однако

данное ПО является дорогостоящим и предъявляет высокие требования к

техническому обеспечению. Поэтому далеко не все архивы могут его

использовать.

В ряде случаев архивные программы содаются на языке

программирования Borland Delfi, поскольку программы, написанные на

языке, предназначенном для программирования, а не для работы с БД,

отличаются четкой логикой, простотой отладки, меньшим количеством

ошибок.

Структура БД иерархической модели.

234

Фонд

Дело

Документ

Помимо баз данных в архивах применяются и другие разновидности

прикладного программного обеспечения: электронные таблицы (Ms Excel);

текстовые редакторы и издательские системы (Page Marker и др.);

программы для управления сканированием и оптического распознавания

символов, графические редакторы, стандартные бухгалтерские программы

(например, фирмы 1С), программы по учету кадров и др.

Разработкой специализированного программного обеспечения для

архивов занимались как архивные учреждения (ВНИИДАД, Информцентр

Главархива г. Москвы, РГА НТД (РНИЦ КД), РГВА (ЦХИДК); ГАПО, ГА

Тверской области, ЦГИА РБ; ЦГАУР; Центр хранения архивного фонда

республики Алтай; ГА Астраханской области; ГА Свердловской области и

др.), так и коммерческие фирмы («Электростандарт» г. Томск; НПО

«Автоматика» г. Екатеринбург; НПО «Волга», Казань; НИИ «Восход», НПО

«Парма», Инженерно-внедренческий центр «Инсофт», корпорация

«Электронный архив», ЗАО «ПроСофт-М» г. Москва и др.), а также

государственные, научные учреждения и вузы.

БД «Путеводитель»

БД «Опись» 1



БД «Каталог» 1

БД «Каталог» 2

235

Так, например, Институт прикладной математики им М.В.

Келдыша РАН разработал ПО для электронного каталога РГА КФД;

информационно-вычислительный центр Совета министров Чувашской

республики - для ЦГА республики. Омский областной архив совместно с

кафедрой математического моделирования государственного университета

Омской области разработал программный комплекс по формированию

полнотекстовых БД. ГАРФ совместно с МГУ создает БД на основе именной

картотеки Московского охранного отделения. Лаборатория Факультета

технотронных архивов ИАИ РГГУ осуществила создание и поддержку

сайта «Архивы России».

В последнее время в связи с усложнением программного обеспечения

архивы, как правило, выступают в роли постановщика задачи218, а саму

программу на основе технического задания реализуют специализированные

фирмы. Формированию рынка ПО в области архивного дела препятствует

недостаток финансирования.219 Значительным шагом вперед явилась

централизованная разработка типовых (общеотраслевых) программ для

архивов.220

Наконец, как было сказано выше, на современном этапе изменилась

роль информационных технологий в архивном деле – они стали внедряться

фактически по всем направлениям работы архивов. Прикладное программное

обеспечение, в настоящее время применяемое архивами, можно

классифицировать по функциональному признаку следующим образом:

- БД в области комплектования и ЭЦД;

- БД в области учета документов (внутриархивные и межархивные);

- ИТ в области обеспечения сохранности (БД по учету наличия и

состояния документов; страховой фонд и фонд пользования);

- Информационно-поисковые справочники (НСА):

- Межархивные информационно-поисковые базы данных;

- БД-путеводители и краткие справочники по архивам;

- Электронные описи;

236

- Электронные каталоги, указатели, картотеки

(тематические, географические, объектные, именные и др.);

- Интегрированные поисковые системы;

- АИПС с доступом к документам (полнотекстовые БД);

- Фактографические АИПС без ссылочных данных;

- БД в области использования документов (учет эффективности

использования);

- БД в области управления архивами (внутриархивные и

межархивные);

- БД в работе научно-справочной библиотеки и СИФа;

- интегрированные многофункциональные системы.

По нашим подсчетам, БД по разным направлениям работы архивов

распределяются, примерно, следующим образом:

Базы данных (за исключением общеотраслевых), созданные в 1990-2000-е

годы в государственных архивах, отделах рукописей музеев и библиотек. 221

Направле

ние

работы

архива

Ком-

плек-

това-

ние и

ЭЦД

Учет

доку-

мен-

тов

Обес-

пе-

чение

сох-

ран-

ности

НСА

(АИП

С)

Ис-

поль-

зо-

вание

Управ

ление

ар-

хивом

СИФ,

науч-

ная

биб

лио-

тека

Всего

Общее

коли-

чество

БД

32 30 6 385

БД

39 25 12 529

БД,

из них

65 в

интер-

нете

В % к

общему

коли-

6% 6% 1% 73% 7% 5 % 2% 100%

их них

12 % в

237

честву

БД

ин-

тер-

нете

Таким образом, наиболее разнообразны и многочисленны базы данных,

представляющие собой разновидности электронного НСА. В архивах также

активно создаются БД по учету интенсивности использования документов,

учету документов, учету источников комплектования.

Автоматизированные информационно-поисковые справочники

(НСА) разделяются по форме реализации на:

- базы данных, работающие на ПЭВМ в однопользовательском

режиме или в ЛВС архива;

- справочники (базы данных), опубликованные в сети интернет;

- базы данных, опубликованные на СD-ROM.

Соотношение этих видов БД отражает следующая таблица:

Форма

реализации БД

Для ПЭВМ или

ЛВС

Интернет СD-ROM

Кол-во БД 464 65 5

% 87% 12% 1%

Рассмотрим подробнее основные разновидности информационных

технологий, применяемых в различных направлениях работы архивов.

2. Автоматизированные технологии в области комплектования и

экспертизы ценности документов.

Вопросы:

1) Вспомните, что понимают под комплектованием архива? Какие

задачи решают архивисты в процессе комплектования?

2) Что называют источником комплектования архива?

238

3) Из каких этапов складывается работа по комплектованию архива?

На современном этапе информационные технологии широко

используются в сфере комплектования архивов. Фактически все архивы,

имеющие ПЭВМ, создали и внедрили базы данных по этому направлению

работы. Создание программ этого вида началось еще в 1980-е годы.

Конечно, компьютер не может переместить архивные документы из

архива источника комплектования в государственное архивохранилище.

Информационные технологии в области комплектования применяются:

- для ведения списка источников комплектования, учета документов в

архивах организаций-источников комплектования, контроля за

делопроизводством в этих организациях и поступлением их документов на

государственное хранение;

- для суммирования, систематизации поиска данных о работе ЭПК

архива и экспертизе ценности документов в автоматизированном режиме;

- для определения сроков хранения документов с помощью

соответствующих электронных справочников.

Контроль за архивами источников комплектования и учет документов

в архивах этих организаций – трудоемкий процесс, требующий точности в

обработке статистических данных.

В первой половине 1990-х годов ВНИИДАД на базе СУБД Clipper была

создана программа «Учреждения – источники комплектования» для

контроля за состоянием делопроизводства источников комплектования.

Программа была внедрена в ГАРФе (хранилище на Бережковской

набережной), Центральном государственном историческом архиве

республики Башкортостан (ЦГИА РБ) (с 1993 г.), Новосибирском областном

государственном архиве, Тюменском областном государственном архиве,

Государственном архиве Пермской области и Государственном

общественно-политическом архиве Пермской области, где успешно

используется и сейчас.222 В 2000 -е гг. программа внедрена в

Республиканской службе формирования Архивного фонда Республики Марий-

239

Эл, Национальном архиве республики Татарстан. В БД «Учреждения-

источники комплектования» (ВНИИДАД) - три экранных формата:

«Данные об учреждении»; «Характеристика документов»; «Карточка

учета работы с учреждением». В поля базы данных вводились сведения о №

фонда и названии архива, названии учреждения, форме собственности на

документы, даты образования учреждения, сведения о руководителе, адресе

и номере телефона, датах согласования и утверждения положения об

архиве, инструкции по делопроизводству и т.д. В результате обработки

этих сведений в отделе комплектования и ведомственных архивов можно

было в любой момент получить картину состояния архивов в организациях-

источниках комплектования.

Аналогичные базы данных собственной разработки применялись

РГАЭ, РГА НТА, ЦГА Республики Чувашия (разработчик ИВЦ Совета

министров республики); в архивных учреждениях Ханты-Мансийского

автономного округа; ГА Красноярского края; ГА Новосибирской, Тульской,

Свердловской областей. (См. таблицу 1).

Задание:

Перед Вами перечень полей базы данных ГА Красноярского края.

Подумайте, какие отчеты можно создать на основе введенной в базу


Архив Годы

внед-

рения

Наз-

вание

базы

данных

Поля Отчеты

Государст

венный

архив

Краснояр-

ского края

1994 «Сведе-

ния по

источни

кам

комп-

лектова

Формат 1.

№ фонда

Название учреждения -

источника комплектования;

Дата образования

учреждения

Сводные

таблицы

статисти

ческих

данных о ?

240

ния» Адрес

Телефон

Руководитель учреждения

Зав. архивом

Дата первого поступления

документов

Вид архива

Штат архива

Помещение

Наличие положения об архиве

Даты последней проверки

Даты составления:

- номенклатуры дел;

- положения об архиве;

- положения об ЭК;

- инструкции по

делопроизводству;

Председатель ЭК;

Телефон;

Примечания

----------

Второй формат:

Документация

(ед.хр.):

- Всего в архиве;

- В т.ч. управленческой;

- НТД всего;

- проектной;

- конструкторской;

- технологической;

241

- научно-

исследовательской;

- НТД, включенной в

перечни;

- Документов по л/с;

- Документов, хранящихся

сверх установленного

срока.

В Центральном государственном архиве Удмурдской республики (ЦГА

УР), Центре хранения документации новейшей истории Удмурдской

республики (ЦДНИ), ГАРФе (разработчик - РНИЦ КД) ведутся отдельные

БД по архивам учреждений-источников комплектования (ведомственным) и

личным архивам.

Архивисты предприняли попытки объединения информации БД по

комплектованию. В органах управления архивным делом создаются сводные

базы данных по учреждениям - источникам комплектования всего региона

(например, в Управлении архивного дела республики Алтай; Службе

формирования архивного фонда республики Комитета по делам архивов

Республики Марий-Эл). Это позволяет контролировать работу по

комплектованию в архивных учреждениях субъекта федерации. В

Главархиве г. Москвы в начале 2000-х гг. была введена в действие

интегрированная подсистема «Комплектование Архивного фонда Москвы»,

которая функционирует в результате объединения баз данных по

определенным группам источников комплектования, пополняемых в

муниципальном и государственных архивах, а также БД объединенных

ведомственных архивов. Подсистема осуществляет ведение сводного списка

источников комплектования центральных архивов Москвы, определение

количества принятых на хранение документов по видам и другие функции223.

Интегрированная подсистема Главархива г. Москвы создавалась в

242

несколько этапов. Первая БД по комплектованию в Архивном управлении

Мосгорисполкома была внедрена в 1986 г.. Она позволяла вести в

автоматизированном режиме список источников комплектования,

который включал свыше 1000 организаций. Можно было получать данные о

типе документации, хранящейся в организации (управленческая, научно-

техническая, аудиовизуальная), крайних датах обработки и сдачи в архив,

годе согласования номенклатуры дел и др. В 1992 в объединении Мосгорархив

были внедрены БД об источниках комплектования ЦГАОРСС г. Москвы

(ЦМАМ), ЦГАКФФД г. Москвы, объединенных ведомственных архивах. При

этом создавались отдельные базы данных по различным типам

документации (управленческая, научно-техническая, аудиовизуальная). БД

позволяли получить сведения об отраслевой или ведомственной

принадлежности организаций, форме собственности, наличии и сроках

утверждения инструкций по делопроизводству, ведомственных перечней

документов, номенклатур дел, количественные характеристики дел,

крайние даты документов, сроки передачи их в государственный архив и др.

(всего 21 отчет). Позднее была внедрена БД «Паспорт ведомственного

архива». А в конце 1990-х годы была создана интегрированная подсистема

«Комплектование Архивного фонда Москвы», которая объединила не только

данные отдельных БД, но и функции - позволяла вести единый список

источников комплектования центральных архивов, определять количество

принятых на хранение документов по видам, вести паспорта

ведомственных архивов источников комплектования в автоматизированном

режиме. 224

Вопрос:

Подумайте, какие традиционные архивные справочники позволяют

заменить описанные выше базы данных? (Используйте для ответа

«Основные правила работы государственных архивов»).

243

С 2002 г. в Центре информационных технологий Федеральной

архивной службы ведутся работы по созданию типового ПО «Учреждения -

источники комплектования» для всех архивов.

В ряде архивов внедряются БД, позволяющие не просто вести учет

документов в организациях–источниках комплектования, но и создавать

паспорт архива организации в автоматизированном режиме.

Вопрос:

1) Какие виды паспорта архива могут заполняться в организации? Чем

отличается состав показателей каждого вида паспорта? (Для ответа

используйте Регламент государственного учета документов Архивного

фонда РФ, 1997 г).

БД «Паспорт ведомственного архива» применяется в Главархиве г.

Москвы (БД); в Государственном архиве Амурской и Тульской области.

Так, в ГА Тульской области с 1995 г. применяется БД «Ведомственный

архив», которая состоит из двух частей. Первая часть пакета служит для

получения общих сведений об учреждении, о согласовании и утверждении

нормативно-методических документов (положения об архиве и экспертной

комиссии, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел), сведений о

проверках, об упорядочении передачи дел в архив. Вторая часть пакета

позволяет составить статистический паспорт ведомственного архива,

хранящего управленческую и научно-техническую документацию.

Автоматизированная информационная система «Архив организации»,

разработанная ВНИИДАД в 2001 г. для ведомственных и негосударственных

архивов на базе распространенной СУБД Ms Access-7 и Ms Access-2000

также позволяет получить в качестве отчета Паспорт архива организации,

реестры сдаточных и архивных описей и др. сводные статистические данные.

Многофункциональная система позволяет осуществлять в

автоматизированном режиме: ведение списка структурных подразделений

организации с указанием ответственных за передачу документов в архив;

учет приема документов в архив организации по сдаточной описи и

244

регистрацию сдаточных описей; формирование архивных описей различных

видов (постоянного, долговременного хранения, по личному составу);

создание и пополнение дела фонда; формирование и ведение списков описей

дел, переданных на постоянное хранение в госархив.

Помимо комплектования, система позволяет осуществлять

контроль за обеспечением сохранности документов (учет данных по

условиям хранения документов) и использованием. Так, по предложению

Международного промышленного банка (пользователя системы) АИС

дополнена для формирования специального отчета для анализа исполнения

внутренних и внешних запросов. 225

В области экспертизы ценности документов создаются БД для ввода

данных протоколов заседаний экспертно-проверочной комиссии архива

(ЭПК). Такое ПО позволяет архиву контролировать сроки согласования

номенклатур дел в учреждениях-источниках комплектования, инструкций по

делопроизводству, быстро получить сводный отчет о количестве принятых

на хранение или уничтоженных документов.

Например, в ЦМАМе (ЦГАОРС г. Москвы) в 1992 г. введена БД

«Карточка ЭПК», позволяющая на основе данных протоколов ЭПК

формировать отчеты о количестве описей дел, научно-технической и

аудиовизуальной документации постоянного хранения, согласованных описей

документов по личному составу и долговременного хранения за

определенный хронологический период или по конкретному учреждению, о

количестве проведенных заседаний ЭПК за определенный период – всего 21

отчет. 226

Органу управления архивным делом БД по протоколам ЭПК позволяет

вести учет своевременного выполнения планов по утверждению описей и

согласованию номенклатур госархивами региона.

В Управлении по делам архивов Тюменской области в 1996 г. была

введена БД «Протоколы ЭПК», которая, помимо контроля выполнения

планов, помогает архивистам правильно оформлять протоколы ЭПК.

245

Наконец, информационные технологии используются в процессе

экспертизы ценности документов для определения сроков их хранения. С

этой целью создаются электронные справочники на основе перечней

документов - прежде всего для сотрудников служб ДОУ и архивов

организаций.

Так, В ГА Новосибирской области во второй половине 1990-х гг. была

внедрена БД «Перечень типовых документов и сроки их хранения».

В 1997 г. ВНИИДАД в электронном виде создается справочник

«ОТБОР» для определение срока хранения документов негосударственной

части Архивного фонда РФ.227 ВНИИДАД с 1998 г. ведется работа по

созданию автоматизированной нормативной базы о составе и сроках

документов, образующихся в организациях на основе изучения отраслевых

комплексов документации. Первый блок базы – «Перечень типовых

управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с

указанием сроков хранения» (2000 г.) Цель данного проекта - установление

сроков хранения и места хранения документов в соответствии с профилем

архивов. С 2003 г. началось создание экспериментальной

автоматизированной базы данных «Состав и сроки хранения документов,

образующихся в организациях».228

Во ВНИИДАД Ю.Н. Барулиным разработано экспериментальное ПО -

многоцелевая интегрированная БД «НТД_УМ», которое должно

обеспечивать ввод информации об источниках комплектования любой

формы собственности, а также ЭЦД электронных документов научно-

технического профиля. 229 При этом применялось объектное описание, т.е.

записью БД был не документ, а объект (завод, изготавливаемый на нем

автомобиль, деталь автомобиля). Данная БД интегрирована в комплекс

архивно-информационного обеспечения «Фирма-2002», включающий в себя

БД «Именной каталог», «Фондовый каталог», «Физическая сохранность»,

«Паспорт архива», «Титульный каталог» (реестр титулованных особ);

246

«Уник» (реестр уникальных документов); «Документ», «Кадры», «Личные»

(описание соответствующих видов документов); «Читальный зал» . 230

В перспективе возможно создание более сложного программного

обеспечения – экспертных систем, которые помогут максимально точно

установить срок хранения документов на основе всех действующих

перечней. Создание таких программ тормозится не уровнем развития

информационных технологий, а недостаточной разработанностью

нормативной базы ЭЦД, в частности отсутствием современных

ведомственных перечней документов для большинства ведомств.

В процессе комплектования архивов используются также базы данных,

зарегистрированные в НТЦ «Информрегистр», которые содержат сведения о

юридических лицах (учреждениях, организациях и предприятиях) –

потенциальных и реальных источниках комплектования.

Программы по учету источников комплектования применяются и в

ведомственных архивах.

Например, в Историко-документальный департаменте МИД России

во второй половине 1990-х гг. была внедрена БД «Поступление архивных

дел», позволяющая осуществлять учет поступления и выбытия архивных


Интегрированная система «Архивное дело» была разработана фирмой

«Электронные офисные системы» (г. Москва) для архивов организаций.

Программа, в частности, позволяет осуществлять экспертизу ценности

документов, включая отбор документов на государственное хранение,

контроль сроков их хранения (на основе принятых критериев); выделение дел

к уничтожению; формирование годовых разделов сводной описи дел в

соответствии со сроками их хранения; формирование актов о выделении к

уничтожению документов, не подлежащих хранению; учёт и контроль

движения дел и документов, ведение карты-заместителя на выданные дела

и документы.231 Существуют и другие разработки для архивов организаций –

например, программа «АС-архив» фирмы «АС», формирующая опись дел.

247

Однако, они требуют доработки в плане соответствия традиционным

архивным технологиям.

Автоматизированный учет документов.

Вопросы:

1) Что называют учетом документов?

2) Каковы единицы учета документов Архивного фонда РФ?

Учет документов – это направление работы архивов, которое

подверглось автоматизации в первую очередь. Уже в начале 1990-х годов

практически все архивы, снабженные компьютерной техникой, имели

учетные базы данных. Причины в том, что учет документов – достаточно

трудоемкий процесс, требующий точности и достоверности. Поэтому

логично переложить операции по учету на плечи ЭВМ, освободив время

архивистов для более творческой работы. К тому же на основе

существовавших в начале 1990-х годов СУБД легче было создавать

программы для обработки статистики, нежели поисковые системы.

Так, например, в РГАЭ еще в 1988 г. были выделены основные

направления, нуждающиеся в информатизации: учет фондов,

комплектование документами, учет использования документов, научно-

справочный аппарат, контроль за исполнением решений Главархива СССР и

дирекции архива. По этим направлениям специалистами ВНИИДАД и НПО

«Парма» при участии архива были созданы и приняты в эксплуатацию БД

«Учет фондов», «Сведения по истории учреждений» и «Сведения о

картотеках по личному составу».232

Количество учетных баз увеличивалось. В конце 1990-х годов учет стал

первым направлением работы архивов, которое подверглось полной

автоматизации в масштабах отрасли.

Первоначально учетные программы создавались для целей

внутреннего учета документов в архиве, при этом автоматизированный и

традиционный учет существовали параллельно, не заменяя, а дополняя друг

друга.

248

Вопросы:

1) В чем различие между внутренним и централизованным учетом

документов?

2) Вспомните основные виды документов внутреннего учета в

государственном архиве и их назначение.

В архиве по-прежнему вносились сведения в книгу учета поступления

документов, список фондов, листы фондов и другие учетные формы. А базы

данных велись с целью суммирования и анализа учетных данных на уровне

архива, проверки данных традиционных документов и повышения точности

учета. Как правило, в автоматизированном режиме создавались фондовые

каталоги (РГАЭ, ГАРФ, «Каталог фондов ЦАОДМ»; «Фондовый каталог»

Вологодского областного государственного архива и др.), реестры описей

(БД «Аннотированный реестр описей» в РГИА; «Реестр описей» в ЦАОДМ;

«Учет описей дореволюционных» в ГА Томской области), книги учета

поступлений («Учет движения кинодокументов» в РГА КФД) и выдачи дел

из хранилища (БД «Контроль за организацией размещения, хранения,

движения фонодокументов» в РГАФД ; БД по выданным делам в

архивохранилище № 1 Государственного архива Красноярского края),

топографические указатели (в ГА Пермской области, Национальном архиве

Республики Татарстан и др.). По данным Росархива к середине 90-х годов в

государственных архивах функционировали около 15 учетных БД,

«форматно несовместимых между собой».233

Так, например, в РГВА была внедрена БД «Первичный учет по

хранилищам» для формирования паспорта хранилища по состоянию на

текущую дату, списков фондов с делами, находящимися в розыске, списка

секретных фондов, карточки фондов и др. БД «Пофондовый и

постеллажный указатель» в ГА Пермской области позволяет не только

осуществлять топографирование и поиск местонахождения единиц

хранения, а также вывод данных о наличии единиц хранения. БД дает

возможность наглядно представить размещение фондов на стеллажах с

249

помощью графически отображаемого плана хранилища.234 Программы по

учету используются для выполнения вспомогательных операций. Так, в

Центре документации новейшей истории Удмуртской Республики создана

программа, используемая для формирования переводных таблиц шифров при

усовершенствовании описей дел. С помощью другой программы

осуществляется распечатка карточек фондов, их тиражирование, а массив

данных о переименованиях фондов экспортируется в типовую БД «Архивный

фонд».235

В Главархиве г. Москвы (до 2002 г. - Московском городском

объединении архивов) в п.п.1990-х гг. была создана сетевая БД «Учет

фондов» для суммирования данных по хранилищам архивов, входящим в

систему Мосгорархива. В частности, в Центральном архиве общественных

движений г. Москвы (ЦАОДМ ) с 1994 г. было внедрено четыре базы

данных по учету – «Сведения о фондах ЦАОДМ»; «Реестр описей»;

«Фондовый каталог». Данное ПО решало задачи уточнения сводных

учетных данных для составления паспорта архива, подведения итогов

проверки наличия и состояния фондов по архиву. Сведения в БД «Реестр

описей» вводились в два этапа: сначала о номерах фондов и описей, крайних

датах документов описи; номере архивохранилища, виде описи, затем –

уточненные сведения по результатам проверки наличия и состояния дел

(количество дел, подлежащих розыску и др.). В базу были введены сведения о

7228 фондах, 15034 описях, 3,5 млн. дел. В результате внедрения ПО ЦАОДМ

удалось отказаться от ведения нескольких вспомогательных форм

традиционного учета – например, книги учета проверки наличия и

состояния дел. БД использовались также и для составления паспорта

архива – данные документов традиционного учета сравнивались с

показателями отчетов БД (отчеты позволяли получить около 40

показателей, необходимых для составления паспорта архива). БД

использовались и для поиска информации по переименованиям фондов,

формирования электронного путеводителя. Однако и в ЦАОДМ учетные БД

250

лишь дополняли традиционную систему учета, не заменяя ее. А это значит,

что архивистам приходилось параллельно с заполнением традиционных

форм вести еще и базы данных.236

Первоначально учетные базы данных создавались в архивах

изолированно, на основе различных СУБД (см. лекцию 2). Однако уже в

первой половине 1990-х архивистами был поставлен вопрос об унификации

программного обеспечения в области учета, и началась разработка типовых

программ. Потребность в единообразном программном обеспечении связана

прежде всего с необходимостью суммирования и обобщенного анализа

данных на уровне региона и Архивного фонда РФ при осуществлении

централизованного государственного учета архивных документов. Для

объединения учетных данных отдельных архивов в электронном виде

необходимо обеспечить либо совместимость, либо единство формата

представления данных. А значит, единство или совместимость применяемого

в архивах для автоматизированного учета программного обеспечения.

Вопросы:

1) Вспомните основные виды документов централизованного

государственного учета. На основе данных каких учетных форм они

создаются?

Создание системы автоматизированного централизованного учета

началось в 1994 г. Типовое программное обеспечение для внутреннего и

централизованного учета документов было разработано ВНИИДАД. В

середине 1990-х гг. были созданы базы данных «Учет фондов» и «Паспорт

архива».

Программа ВНИИДАД «Учет фондов» применялась в РГАЭ,

Ивановском областной государственном архиве, Новосибирском областном

государственном архиве, Центральном государственном историческом

архиве республики Башкортостан (ЦГИА РБ) (1993-1994 гг.), Томском

областном государственном архиве, Тюменском областном

государственном архиве, ЦГА республики КОМИ, Сахалинском областном

251

государственном архиве и других архивах. Программа «Учет фондов»

имеет три экранных формата для ввода данных: «карточка учета фонда»,

«карточка учета описей», «движение документов фонда». Работа с

программой ведется в режиме пользователя и администратора.

Однако эти программы не были рекомендованы Экспертной

комиссией по ААТ как типовые. И хотя они до сих пор продаются

ВНИИДАД, с внедрением общеотраслевой программы «Архивный фонд»

архивы постепенно отказались от данного учетного ПО. Причиной были как

устаревшее программное обеспечение (СУБД Clipper 5.5 для DOS), для

модификации которого необходимо было каждый раз обращаться к

разработчикам, так и функциональные недостатки программы.

Задание:

Сравните поля БД «Учет фондов» с полями одного из первых

автоматизированных фондовых каталогов ГА Красноярского края:

Архив Годы

внедрения

Название

базы

данных


Государст

венный

архив

Краснояр-

ского края

1994 «Учет

фондов»

№ фонда

Название фонда

Исторический период

Категория фонда

Состав фонда

Индекс отрасли

Крайние даты дел

Дата последнего

приема документов на

хранение

Объемы:

- Фонда

-Управленческой

Каталог

фондов

Количество

дел по

видам



фондов


дел

252

документации

-НТД

- секретных

документов;

- необработанных


- МКФ;

- ОЦД.

ВНИИДАД 1994-1996

г.

«Учет

фондов»

Таблица 1. Карточка

учета фонда.

- Код архива;

- № фонда;

- № хранилища;

- категория фонда;

- источник

поступления


фонда;

- дата первого

поступления;

- крайние даты


- секретность

фонда;

- вид документов

фонда;

- количество

неописанных

единиц хранения;

Сводные

данные по

архиву, фонду

хранилищу:

о количестве

описей,

единиц

хранения, в

т.ч.

секретных,

страхового

фонда, ОЦД,

крайние

даты

документов и

др.

253

- в том числе

секретных;

- в т.ч. ОЦД;

- название фонда;

- рубрика

классификатора,

Таблица 2. Карточка

учета описи.

- № фонда;

- № описи;

- № хранилища;

- название описи;

- категория описи;

- вид документов;

- крайние даты

документов описи;

- кол.-во. ед.

хранения;

- в т.ч. секретных;

- в т.ч. ОЦД;

- в т.ч. страхового

фонда;

- кол.-во листов

описи;

- кол.-во

экземпляров

описи;

Таблица 3.

Движение

документов фонда –

254

сведения о

поступлении


- Дата акта

приема-передачи;

- № акта;

- Кол.-во единиц

хранения

- в т.ч.

секретных;

- № фонда;

- № описи;

- вид документов и

др.

Ведение какой базы данных более трудоемко на Ваш взгляд? Почему?

На основе каких документов внутреннего учета можно заполнить поля

программы «Учет фондов»? Позволяет ли она заменить традиционный учет

документов в архиве. Почему? Какие поля базы данных «Учет фондов»

можно использовать для поиска документов?

ВНИИДАД была также разработана типовая программа для

централизованного учета – «Паспорт архива». Программа включала в себя

четыре экранных формата, в соответствии с формой паспорта архива,

введенной в 1993 г.: паспорт государственного архива (сводные данные об

объеме документов, в том числе управленческой документации, документов

личного происхождения, по личному составу, фотодокументов и др.);

«Состав кадров страхового фонда», «Государственный учет и НСА к

документам», «Состав научно-справочной библиотеки архива», «Здание

архивохранилища». Однако данная программа не была связана с БД «Учет

фондов», она не позволяла получить сводные данные непосредственно на

255

основе ввода первичной учетной информации. Отчеты одной программы

следовало вводить в другую БД, чтобы получить паспорт архива.

Одновременно в 1995 г. по техническому заданию Отдела организации

научно-методической работы и информационных технологий237 Росархива

была разработана первая экспериментальная версия программы «Архивный

фонд» (в FoxPro для DOS). Однако рекомендована Экспертной комиссией по

ААТ в качестве типовой была вторая версия программы в FoxPro для

Windows (1997 г.) Она же получила широкое распространение в архивах. В

1997 г. был утвержден Регламент государственного учета документов

Архивного фонда РФ, который предусматривал внедрение учетных БД при

условии соблюдения принципа единства традиционной и

автоматизированной систем учета.

«Архивный фонд» представлял собой интегрированный

многофункциональный программный комплекс, предназначенный для

решения следующих задач:

- учет документов;

- контроль за хранением документов, наличием и физическим

состоянием дел;

- контроль за состоянием НСА;

- поиск документов (во второй версии программы - на уровне фонда и

описи; в третьей версии – на уровне фонда, дела, документа,

документной информации); ведение автоматизированного НСА

(список фондов, путеводитель, описи, каталоги).238

Учетная часть программы ориентирована прежде всего на ведение

централизованного учета; а именно на создание массивов данных для

формирования и ведения в автоматизированном режиме фондовых каталогов

органов управления архивным делом и Центрального фондового каталога.

Во второй версии программы было предусмотрено три режима

доступа к базе данных: пользователя (просмотр и поиск информации,

создание отчетов); редактора (ввод данных, их редактирование, пометка

256

записей к удалению); администратора (физическое удаление записей,

помеченных ранее к удалению; слияние информационных массивов,

сформированных автономно; ведение и вывод на печать паспорта архива;

ведение рубрикатора; изменение паролей) - см. рис. 20. Третья версия

программы имеет восемь режимов работы, каждый из которых требует

входа под отдельным паролем. Количество режимов увеличилось, поскольку

возросло количество подсистем программы. В зависимости от пароля,

редактору могут быть доступны все функциональные подсистемы или

только одна из них – учет, физическое состояние документов,

каталогизация, научно-справочный аппарат, рассекречивание. Программа

ориентирована на работу в сетевом режиме – архивисты могли пополнять

базу, вводя с разных автоматизированных рабочих мест в режиме

редактора (на основе листа фонда, списка фондов, книги учета поступления

и выбытия и других документов).

Учет документов доступен в режиме редактора (2 версия) или в

режимах «редактор – все виды работ», «редактор-учет» (3 версия).

Архивист работает на уровне фонда с разделами «Выбор фонда» («Фонд»

во 2-й версии)239, «Переименования», «Опись», «Движение документов»

(пункт «Разделы» главного меню). Начинается работа по вводу учетных

данных с уровня фонда ( раздел «Выбор фонда» - см. рис. 18), вносится

информация о крайних датах, количестве ед. хр. по видам документов,

количестве описей, составе объединенного архивного фонда. Разделы

«Библиография о фонде», «Переименования», «Биографическая справка»

(если речь идет о фонде личного происхождения), «Фондовые включения»,

«Незадокументированные периоды» программно связаны с разделом «Фонд»

по номеру фонда. Но они доступны для работы в режимах «редактор – все

виды работ», «редактор-НСА», поскольку эти данные служат для

информационного поиска, а не для учета. После внесения данных о фонде

переходят к вводу данных об описях данного фонда. Чтобы Вы не забыли, о

каком фонде идет речь, номер фонда автоматически указывается

257

программой в верхней части окна «Опись». В раздел «Опись»

соответственно вносятся данные об описи (номер, название, количество

дел, крайние даты (см. рис. 19). Сведения о размещении документов данной

описи в хранилище вносятся в раздел «Топография», связанный с разделом

«Опись». Сведения о поступлении и выбытии документов (как описанных,

так и россыпи) вносятся в раздел «Движение документов».

Начальник отдела учета, сверив данные, с помощью пункта меню

«Подсчет сводных» («Считать сводные» во второй версии) в режиме

администратора мог получить паспорт архива на текущую дату. Программа

создает следующие виды отчетов, предназначенные для учета документов:

паспорт архива; 57 видов перечней фондов (во второй версии - 44) 240; 43

вида перечней (реестров) описей (во второй версии - 29 видов)241; 14

перечней дел242; состав фондов и документов по категориям; список фондов.

После распространения второй версии архивисты отмечали ряд

недостатков, присущих программе. Среди них – сложность и многообразие

заполняемых форматных экранов. Например, данные листа фонда вводились

в разделы «Фонд», «Опись», «Движение документов», «Переименования».

Обилие показателей, подлежащих вводу, делало работу по ведению базы

чрезвычайно трудоемкой. Программа позволяла формировать паспорт

архива, автоматически создавая 152 показателя из 245 полей этого

сложного документа (данные в остальные поля вводились вручную) и

множество других отчетов. Однако программа во второй версии не

позволяла получить и вести в автоматизированном режиме наиболее

важные для архива документы внутреннего учета – лист фонда, книгу

учета поступления, описи, а также документы централизованного учета –

сведения об изменении в составе и объеме фондов, карточку фонда. Это

заставляло архивистов вести параллельно традиционный учет (для нужд

архива) и автоматизированный учет (для представления паспорта в органы

управления архивным делом в автоматизированном режиме), что

258

сокращало, конечно, трудозатраты при получении сводных данных для

паспорта, но незначительно.

Тем не менее, «Архивный фонд» оказался эффективнее учетных

программ, самостоятельно разработанных архивами. К тому же его

внедрение не требовало от архивов никаких затрат (финансирование

создания программы осуществлялось централизованно Федеральной

архивной службой, а по архивным учреждениям она распространялась

бесплатно). К достоинствам «АФ» можно отнести и то, что программа

не предъявляла высоких требований к оборудованию. Поэтому большинство

архивов отказалось с введением «Архивного фонда» от собственных

учетных программ. С 1998 по 2001 год вторая версия «АФ» активно

распространялась в республиканских, областных, краевых, муниципальных

архивах.

К 2001 году количество фондов, введенных в БД «Архивный фонд»

составило 71 % для федеральных архивов, 32% фондов архивов субъектов

федерации, 11,3 % фондов муниципальных архивов. 243 Не вели БД 4

федеральных архива - РГАКФД и ЦХСФ - в силу специфики учета

документов, а также РГИА ДВ и РГАФД. Слабее всего охвачены

муниципальные архивы - 16% от общего их количества. Началось внедрение

программы в государственном историческом музее, архивах РАН.

Динамика внедрения ПК "Архивный фонд" (кол-во архивов)244

19981999 2000 2001

Всего Прирост Всего Прирост Всего Прирост

Федеральные архивы

11 12 1 12 0 12 0

Госархивы субъектов РФ

48 61 13 78 17 96 17

Муниципальные архивы

12 147 135 197 50 325 96

Всего 71 220 149 287 67 433 113

Субъекты РФ 31 40 9 46 6 54 8

259

(кол-во)

В 2002 г в архивных учреждениях началось внедрение третьей

версии общеотраслевой программы «Архивный фонд» (2001 г.), которая

была существенно усовершенствована по сравнению со второй. Что

касается подсистемы учета, новая расширенная версия программы

формирует дополнительные виды отчетов: сведения об изменениях в составе

и объеме фондов (при этом следует указать период времени за который надо

подсчитать изменения), о ходе рассекречивания документов, сводные

сведения о физическом состоянии документов, о составе НСА на бумажной

основе. Но особенно важно то, что в третьей версии возможно ввести

заголовки единиц хранения и получить в качестве отчета основной учетный и

информационно-поисковый справочник – опись (с титульным листом,

именным, географическим, предметным указателями).

Сведения о единице хранения (номер, заголовок, крайние даты,

количество листов и др.) вносятся в раздел «Дело» пункта основного меню

«Разделы» (доступен в режимах «редактор – все виды работ», «редактор-

НСА»), в который можно попасть, выбрав номер фонда («Выбор фонда») и

описи («Выбор описи»). Номер фонда и описи автоматически показываются

в верхней части окна описания дела. После того, как архивист терпеливо

введет все заголовки дел описи, которых в ней может быть несколько

сотен или даже тысяч, у него появится естественное желание увидеть

плоды своих трудов. Для этого нужно выбрать «Опись-текущая» в пункте

основного меню «Разделы», а затем пункт «Отчеты» - «Описи». Далее

можно последовательно создать заголовок (титульный лист), «тело описи»

(то есть саму опись в листовой табличной форме), указатели к ней. Все это

программа автоматически сформирует за несколько секунд и распечатает

на ваших глазах. Результат получается впечатляющий. Кроме того, «АФ-3»

позволяет создать описи ОЦД.

260

К сожалению, третья версия «АФ» во-прежнему не позволяет получить

лист фонда, книгу учета поступлений, карточку фонда. Но по совокупности

факторов (отсутствие затрат, многофункциональность, низкие требования к

техническому обеспечению), является весьма конкурентоспособной учетной

программой на сегодняшний день. Информационно-поисковые функции

программы будут рассмотрены в следующем параграфе.

«АФ» представляет собой часть взаимосвязанного комплекса ПО. В

органах управления архивным делом субъектов РФ с 1997 г. внедрялась

программа «Фондовый каталог», а в Росархиве начала функционировать

экспериментальная версия автоматизированного ЦФК.

«Фондовый каталог» - общеотраслевая программа, предназначенная

для органов управления архивным делом субъектов РФ. Так же, как и

«Архивный фонд», программа является многофункциональной. Она

предназначена для централизованного государственного учета,

информационного поиска на межархивном уровне, контроля за состоянием

НСА и обеспечением сохранности документов. Но главное ее назначение –

ведение в автоматизированном режиме фондового каталога субъекта РФ.

Так же как и «Архивный фонд», «Фондовый каталог» имеет три

режима работы: «Администратора», «Редактора (Архивиста)» и «Читателя».

Режим «Администратора» предусматривает изменение паролей; ввод и

редактирование описания органа управления архивным делом субъекта

Федерации; ввод, редактирование, удаление описания архива, данные

которого включаются в массив; обновление данных по архиву (см. рис. 25).

Режимы архивиста и читателя аналогичны соответствующим режимам

программы «АФ». Однако, поскольку программа «ФК» содержит данные по

нескольким архивам региона, в этих режимах можно осуществить выбор

группы архивов или архива для дальнейшей работы с их записями.

(Появляется дополнительный пункт меню «Архив-фильтр»). Обе программы

(«АФ» и «ФК»), имеют единый интерфейс и формат представления данных.

Включение данных из «АФ» в «ФК» осуществляется следующим

261

образом. БД “Архивного фонда”, которые ведутся в архивах субъекта

Федерации, являются информационной основой БД “Фондового каталога”.

Это значит, что в ФК невозможно ввести данные непосредственно с

клавиатуры. Работа с программой начинается в режиме

«Администратор». Для того, чтобы активизировался режим «Архивиста»,

необходимо ввести в «ФК» массив хотя бы одному архиву, созданный

программой «АФ». (Команда «Обновление» в режиме «Администратора»).

См. рис. 26. При этом копируется каталог DBF, формируемый программой

«АФ». Сведения из «АФ» архива, за исключением топографии документов и

основного массива данных по описям и по движению документов, регулярно,

по мере их пополнения и корректировки в архиве, передаются в “ФК”. Они

заменяют ранее существовавшие в “ФК” данные по архиву (кроме паспорта

архива, который не заменяется, а добавляется к существующему массиву

паспортов). При этом “АФ” копируются данные по движению только за

период, указываемый при обновлении данных.245

Программой «ФК» предусмотрено автоматическое формирование

сводных паспортов, сводных статистических отчетов, перечней фондов,

исходного текста для подготовки структурных и тематических межархивных

путеводителей.

Отчеты программы «ФК» аналогичны программе «АФ». Однако

межархивный характер массива дает возможность получить

дополнительные данные: сеть архивов региона (полные и сокращенные

названия архивов региона с их адресами, а также объемы документов);

статистические таблицы по группе архивов с данными о сохранности,

формах собственности на документы, состоянии НСА; основаниях

поступления документов. Кроме того, программа позволяет получить

сводный паспорт по группе архивов или по одному архиву, но за разные

годы. Сводный паспорт может быть создан в режиме «Динамика (абс.)»

или «Динамика %%». В режиме «Динамика (абс.)» происходит подсчет

изменений в показателях паспортов одного архива или сводных паспортов по

262

группе архивов за определенный период в абсолютных значениях (то есть в

ед.хр., ед. учета, листах, кадрах МКФ). В режиме «Динамика %%»

происходит подсчет изменений в показателях паспортов одного архива или

сводных паспортов по группе архивов за определенный период в процентах.246

В 2002 г. «ФК» внедрен в органах управления архивным дела 18-ти

субъектов федерации. В 2001 г. в массив базы «Центральный фондовый

каталог были» введены сведения о 230 тыс. фондов и 270 тыс. описей.247

Накопление значительных массивов учетных данных делало актуальным

вопрос о переходе к автоматизированному учету в масштабах отрасли.

Но для этого необходимо было создать нормативную базу. В 1997 г. был

утвержден Регламент государственного учета документов Архивного фонда

РФ, который предусматривал внедрение учетных БД при условии

соблюдения принципа единства традиционной и автоматизированной систем

учета. При автоматизации учета следовало вводить в качестве полей БД

обязательные реквизиты, отражающие обобщенные показатели документов

централизованного государственного учета, а также исходные показатели,

необходимые для их получения (количество, состав архивных фондов и

количество единиц хранения, в том числе имеющих страховые копии и копии

фонда пользования).248 Так был сделан первый шаг к стандартизации

представления учетных данных. В 2000 г. в дополнение к Регламенту был

утвержден «Временный порядок автоматизированного государственного

учета документов архивного фонда РФ».249 Документ закреплял методы,

процедуры и средства ведения автоматизированного учета в

государственных и муниципальных архивах. Согласно «Временному

порядку…» Федеральная архивная служба должна была предоставлять

архивам программное обеспечение для ведения учета и обеспечивать

полную конвертацию накопленных данных при введении новых версий

учетных программ. Этим программным обеспечением для государственных

и муниципальных архивов становился «Архивный фонд», для органов

управления архивным делом субъектов Российской Федерации – «Фондовый

263

каталог», для Росархива программа «Автоматизированный Центральный

фондовый каталог (ЦФК)». Государственные и муниципальные архивы, в

свою очередь, должны были пополнять базы данных и своевременно

предоставлять данные в электронном формате в Росархив. Архивы, которые

отказались от ведения отраслевых программ, обязаны были конвертировать

данные в общеотраслевой формат (программы «АФ») в составе обязательных

реквизитов. В режиме «Архивист» этими полями были поля 1-3 экранов

раздела «Фонд»; разделы «Переименования», «Фондовые включения»,

«Незадокументированные периоды», «Движение документов». В режиме

«Администратор» - «Паспорт архива».250

От внедрения «Архивного фонда» отказались Государственный архив

Пермской области (ГАПО) и Мосгорархив. Специалисты ГАПО предпочли

собственную программу «Госархив»251, получившую первую премию на

зональном конкурсе. (См. лекцию 2) В Московском городском объединении

архивов (с 2002 г. - Главархив г. Москвы) с 1998 г. в рамках городской

программы информатизации внедрялась подсистема учета документов как

часть общей интегрированной информационной системы. По техническому

заданию, составленному Информцентром Мосгорархива на основе изучения

традиционного и автоматизированного учета документов, инженерно-

внедренческим центром «Инсофт» была создана программа «Учет

фондов». Данное ПО, используемое 17-ю архивным учреждениями Москвы,

разрабатывалось на основе современной СУБД Oracle, поддерживающей

архитектуру клиент-сервер.252 Это позволило увеличить скорость

обработки данных при работе с большими массивами информации. Однако

главным достоинством программы, на наш взгляд, была продуманность

технологии учета и связь ее с традиционной методикой. Благодаря этому

«Учет фондов» стал первой программой, которая позволила комплексно

автоматизировать учет документов в архиве. Программа позволяла

получить в виде отчетов как документы внутреннего учета (книгу учета

поступлений, список фондов, список фондов содержащих ОЦД, реестр

264

описей, книгу учета движения фондов, описей и дел; лист фонда; книгу

учета документов, передаваемых в другие архивы; книгу учета фондов и дел,

передаваемых на уничтожение; книгу учета присваиваемых номеров

фондов); так и централизованного учета (паспорт архива, карточку ЦФК,

сведения об изменении в составе и объеме фондов). Таким образом, хотя

общее количество отчетов значительно уступало программе «Архивный

Фонд», это были основные учетные документы архива.

Последовательность ввода данных в учетную базу была детально

продумана для того, чтобы максимально повысить точность учета и

избежать искажения данных. Пополнять учетную базу можно было в двух

режимах: либо через пункт меню «Фонд – Пополнения БД» и через пункт

меню «Акт - Новый акт». Первый режим использовался для введения

сведений о количестве имеющихся в архиве документов по фондам и

описям до создания паспорта архива и защиты его от изменений.

Работа в данном режиме мало чем отличалась от заполнения БД

«Архивный фонд» (вторая версия), за исключением того, что в программе

«Учет фондов» не два, а три уровня описания – фонд, опись, единица

хранения. Таким образом, данное ПО позволяло вводить сами описи и

осуществлять поиск на уровне единицы хранения. Во избежание

путаницы ввод данных был подчинен строгой иерархии. Чтобы не

нарушать нумерацию описей и дел в пределах фонда, сначала надо было

ввести данные в карточку фонда (См. рис. 21). При первой загрузке

программы в режиме пользователя активным был только пункт меню

«Фонд». Пункты меню «Опись» и «Единица хранения» оставались

недоступными до введения хотя бы одного фонда. После сохранения

карточки хотя бы одного фонда активизируется пункт меню «Опись» (см.

рис. 22). После заполнения карточки хотя бы одной описи («Опись-

Пополнение БД») активизируется пункт меню «Единица хранения» (см. рис.

23). Однако для введения сведений об описи сначала необходимо указать

фонд, к которому относится опись. («Фонд-Выбор фонда»). А для введения

265

заголовка дела необходимо указать и фонд и опись, к которому относится

дело («Опись-Выбор описи»). Это позволяет БД четко вести нумерацию

дел в пределах фонда и описи. При попытке архивиста присвоить новому

фонду номер уже существующего, программа предупреждает его: «Такой

номер фонда уже существует!!! Перейти к редактированию

существующего фонда?» (Программа «Архивный фонд» также

отслеживает ошибки в нумерации фондов и дел.) Когда данные обо всех

существующих фондах вводились в систему, создавался и сохранялся

паспорт архива («Ведение паспортов - Создание»). После защиты первого

паспорта архива («Ведение паспортов – Корректировка») администратор

перенастраивал систему так, чтобы любое изменение данных было

возможно только через пункт меню «Акт». Все поступления и выбытия

документов должны быть зафиксированы соответствующим актом, и

только на основании акта могут быть внесены изменения в лист фонда.

Пункт меню «Фонд- Пополнение БД» становится неактивным. Для

внесения в БД сведений об изменениях учетных данных следует обратиться

к пункту меню «Акт – Новый акт». При заполнении этого пункта важно

правильно выбрать из списка актов, предлагаемых программой, нужный тип

акта. Например, при поступлении документов в уже имеющийся фонд

следует выбрать из списка в зависимости от ситуации, «акт приема-

передачи (поступление)» либо «акт приема-передачи (из другого архива)»,

либо акт о присоединении фонда и др. Появится карточка акта. Если в

карточке акта в поле «номер фонда» проставляется номер уже

существующего фонда, автоматически активизируются пункты меню

«Фонд–Поступление неописанных материалов» для введения данных о

поступлении россыпи; и «Опись - новая опись», «Опись-Постановка дел на

учет» для введения данных о поступлении новой описи или о поступлении

дел в уже созданную опись. Если в карточке акта в поле «номер фонда»

проставляется совершенно новый номер, программа переспрашивает

архивиста: «Фонд не найден. Новый фонд?» и активизирует пункт меню

266

«Фонд–Новый фонд» для заполнения карточки нового фонда. Акт после

проверки подлежит регистрации («АКТ-регистрация акта») или удалению

(«Акт – удаление незарегистрированного акта»). Лист фонда (разделы

«учет неописанных документов» и «учет описанных документов»)

формируется только на данных, внесенных через пункт меню «Акт». Таким

образом, программа поддерживает «умную технологию» учета,

подсказывая архивисту правильные действия в каждом конкретном случае

(поступление, выбытие, описание документов) и «страхуя» его от ошибок.

К достоинствам программы следует отнести возможность гибкой

настройки доступа в режиме «Администратор». Пункт меню

«пользователи» содержит «редактор ролей», который помогает четко

разграничить все доступные данному пользователю операции. Кроме того,

важно, что программа предоставляет возможность получения в качестве

отчетов основных документов не только централизованного, но и

внутреннего учета (см. рис. 24). К недостаткам программы можно

отнести сложность и обилие показателей, трудности в редактировании

данных - для исправления значения данных некоторых полей или удаления

данных необходимо обращаться к программисту.

Что касается процедуры ведения автоматизированного учета, она

различается для федеральных архивов и архивов субъектов федерации (См.

схему на рис. 27 ). Федеральные архивы предоставляют учетные сведения

(массив данных программы «АФ») непосредственно в Росархив для

включения в автоматизированный фондовый каталог (АЦФК).

Республиканские, областные, краевые и муниципальные архивы передают

данные в электронном формате в орган управления архивным делом

cубъекта РФ. При этом, если архив использует другую учетную программу

(не «АФ»), он должен конвертировать данные в общеотраслевой формат в

составе обязательных реквизитов. На следующем уровне в органе управления

архивным делом данные архивов вводятся в ПК «Фондовый каталог». При

этом проверяется их полнота и достоверность. По решению органа

267

управления архивным делом архив может быть освобожден от

предоставления учетных документов в традиционной форме, если он ввел в

«АФ» сведения обо всех фондах. Орган управления архивным делом

передает массив программы «ФК» в Росархив для введения в «АЦФК».

Однако на территории субъекта РФ могут быть архивы, не ведущие БД

«Архивный фонд» (см. схему на рисунке 27). Эти архивы передают учетные

документы в традиционной форме. На основании их данных в органах

управления создаются традиционные «Сведения об изменении в составе и

объеме фондов» (только для архивов, в которых нет автоматизации учета),

которые вместе с карточками фондов направляются в Росархив. Но в том

случае, если в данном органе управления архивным делом не ведется БД

«ФК», архивы должны предавать учетные данные и в электронной, и в

традиционной форме (паспорт архива, сведения об изменении в составе и

объеме фондов, карточки фондов). Традиционные учетные документы

используются в органе управления для составления суммарного паспорта

государственных архивов субъекта федерации на 1 января; фондового

каталога субъекта федерации; сводных сведений об изменении в составе и

объеме фондов. Массив данных программы «АФ», созданных в архивах,

передается в Росархив для включения в «АЦФК». Таким образом, центр

информационных технологий Росархива вливает в массив «АЦФК» как

данные программы «АФ» (для федеральных архивов и архивов субъектов

федерации, где органы управления архивным делом не ведут «ФК»), так и

данные программы «ФК».

Из схемы (рис. 27) очевидно - ведение централизованного учета

чрезвычайно затрудняет то, что автоматизация учета не введена во всех

архивах и органах управления архивным делом. По этой причине иногда

приходится вести параллельно автоматизированный и традиционный учет

документов. При этом учетные данные следует вводить своевременно и

точно. Из-за задержки при представлении данных в вышестоящие органы

система учета может быть нарушена. Кроме того, для полного охвата всей

268

системы учета следует разработать учетное ПО и для архивов организаций-

источников комплектования, чтобы формировать паспорт архива

организации (хранящей управленческую документацию, НТД, КФФД) и

передавать данные в электронном формате в государственные архивы. Те, в

свою очередь, смогут создавать в автоматизированном режиме «Сведения о

состоянии хранения документов в организациях-источниках

комплектования государственных, районных и городских архивов» на 1

декабря. К сожалению, единственной программой по учету для этой

категории архивов остается созданный ВНИИДАД «Архив организации».

Однако программа не интегрирована в единую систему учета.

Согласно «Регламенту государственного реестра уникальных

документов архивного фонда РФ», утвержденному 9 октября 2001 г.,

началось создание еще одной общеотраслевой базы данных.

Государственный реестр уникальных документов называют «красной книгой

Архивного фонда РФ», поскольку в него включаются сведения о наиболее

ценных документах, утрата которых была бы невосполнима. 253 Согласно

Регламенту, Реестр создается в традиционной форме и в виде базы данных.

Но в отличие от автоматизированного ЦФК, имеющего распределенную

структуру, он формируется в едином центре – Росархиве – на основе

карточек учета и описания документов, поступающих из архивов, музеев,

библиотек, ведомств (См. схему на рисунке 28).

Выявление уникальных документов на основе комплекса критериев

осуществляют ЭПК государственных архивов, органов управления архивным

делом субъектов федерации. Владельцы документов негосударственной

части Архивного фонда РФ могут осуществлять выявление уникальных

документов по собственной инициативе, по договору с Федеральной

архивной службой. При вывозе документов за пределы страны экспертиза

осуществляется в обязательном порядке. При выявлении уникальных

документов составляются листы учета и описания уникальных документов

и экспертные заключения. Из государственных архивов, музеев, библиотек,

269

архивов РАН и общеотраслевых депозитарных фондов карточки учета и

описания уникальных документов поступают в Росархив, где они

проходят окончательную экспертизу Центральной экспертно-проверочной

комиссии. После этого карточки утвержденных ЦЭПК документов

поступают в Центр информационных технологий Росархива, где

формируется единая база данных об уникальных документах.

Центр информационных технологий Росархива осуществляет не

только создание базы данных «Государственный реестр уникальных

документов Архивного фонда РФ», но и исполнение запросов от физических

и юридических лиц.

Автоматизированные технологии в области обеспечения сохранности


Вопрос:

1) Вспомните, какой комплекс работ связан с обеспечением

сохранности документов в архиве?

2) Какие меры принимаются для обеспечения физико-химической

сохранности документов?

Сохранение принятых на хранение документов – важнейшая задача

архивистов. Конечно, компьютер не может осуществлять обеспыливание или

дезинфекцию документов (хотя, возможно, эти неприятные операции в

будущем будут возложены на плечи трудолюбивых киборгов), но роль

информационных технологий и в этом направлении работы архивов

непрерывно увеличивается.

Информационные технологии в области обеспечения сохранности

документов применяются для:

- учета наличия и состояния документов в автоматизированном

режиме;

- создания фонда пользования и страхового фонда с помощью

технологии оцифрования;

270

- электронной реставрации документов.

При обеспечении сохранности документов очень важно своевременно

принять меры по картонированию, консервации, реставрации документов,

дезинфекции, дезинсекции, поиску отсутствующих дел. Для этого нужна

точная и оперативная информация о состоянии физико-химической

сохранности документов по всем фондам архива. С целью обобщения такой

информации в архиве регулярно проводятся проверки наличия и состояния


Вопрос:

Как фиксируются результаты проверок наличия и состояния

документов?

Однако собрать воедино и проанализировать многочисленные

статистические данные о состоянии документов непросто. Для этого

создаются специальные базы данных, в которые вводятся сведения из актов

или непосредственно листов проверки наличия и состояния дел. Одна из

программ – БД «Обеспечение сохранности докуменов» – была создана

ВНИИДАД в середине 1990-х гг. Впоследствии подобные базы данных

были внедрены в ГА РФ и РГА ФД (разработчик – РНИЦ КД); РГА НТД; ГА

Мурманской и Новосибирской области и других. Подобное программное

обеспечение позволяет составить сводный отчет о количестве документов с

различными дефектами по архиву в целом, по хранилищам и фондам.

Данные служат для планирования работы по обеспечению сохранности.

Разработанная в информцентре Главархива г. Москвы программа (на

базе СУБД Visual FoxPro) позволяет на основе данных листа проверки

наличия и состояния дел составить акт проверки наличия и состояния

фонда, а также получить множество сводных отчетов о физико-

химическом состоянии дел. Интересно, что с целью упрощения работы по

вводу данных лист проверки наличия и состояния дел был переработан

так, что для каждого дела архивистам необходимо было просто

поставить крестик напротив имеющегося в деле дефекта. После этого

271

данные о каждом деле автоматически считываются и суммируются

системой.

Важным средством обеспечения сохранности документов является

усиление контроля за их движением. В ГА Мурманской области внедрена

специальная сервисная программа, позволяющая оперативно получать в

автоматизированном режиме акт приема-передачи дел на ответственное

хранение на основе массива общеотраслевой БД «Архивный фонд» (см.

выше.) По мнению архивистов, эта мера будет способствовать повышению

ответственности хранителей фондов за сохранность документов. 254

В негосударственных архивах применяются автоматизированные

системы, регулирующие температурно-влажностный режим в хранилище.

В сфере обеспечения сохранности документов применяется также

технология оцифрования. Уже в начале 1990-х годов анализ научных и

экспериментальных исследований за рубежом привел архивистов к выводу

о том, что все более реальной становится перспектива перехода к цифровым

методам создания фонда пользования и страхового фонда.

Вопрос:

1) Вспомните, что понимают под страховым фондом? С какой целью

он создается?

2) Что понимают под фондом пользования? С какой целью он

создается?

В нашей стране практические работы в этом направлении были начаты

РГА НТД (РНИЦ КД).

Так, например, РГА НТД (РНИЦ КД) в 1993-94 гг. провел ряд

экспериментальных работ по оцифрованию архивных документов и записи

их на оптический диск. Первым опытом была запись на оптический диск

фонда Германского канцлера Иозефа Вирта (ЦХИДК) с целью

предоставления немецким архивистам факсимильных копий. Это был

ценный опыт оцифрования как документов на бумажной основе, так и

фотопозитивов, позволивший выработать практические рекомендации. В

272

1994 г. в РНИЦ КД в рамках темы «Создание системы хранения поиска

полнотекстовых документов на оптических дисках» была создана

экспериментальная база данных копий фотодокументов Ю.А. Гагарина с

включением фрагментов текстовых документов.255 С 1996 г. РГА НТД по

проекту Федеральной архивной службы проводит исследования и

экспериментальные работы по разработке технологии записи страхового

фонда (СФ) и фонда пользования (ФП) архивных документов в цифровом

виде.256

Один из первых опытов перевода документов в цифровую форму был

осуществлен в РГАДА Лабораторией оптической телеметрии (ЛОТ).

Оцифрованию была подвергнута уникальная рукопись по генеалогии –

«Родословие пресветлейших и ясновельможнейших великих московских

князей и прочих всея Руси непобедимых монархов» (1673 г.), составленная

австрийским герольдмейстером Л. Хуреличем. Документ содержал большое

количество графики. Впоследствии в РГАДА были осуществлены работы по

оцифрованию значительного массива картографических документов.257

Опыт работы по оцифрованию фотодокументов имеется и в ГА

Пермской области. Хотя в ГАПО технология оцифрования использовалась

не для создания страхового фонда и фонда пользования, а для создания

полнотекстовой базы данных «Фотокаталог» (25 тыс. записей и 1000

отсканированных изображений фотодокументов), это позволило

архивистам выработать общий технологический регламент для

оцифрования документов с различными целями, в том числе для создания

страхового фонда, реставрации и публикации изображений.258

Конечно, никто не собирается отказываться от метода

микрофильмирования, который применяется вот уже 70 лет. Свидетельством

тому – разработка усовершенствованной техники для микрофильмирования в

Великобритании, Германии, США, Франции. Микрофильмирование на

сегодняшний день является основным методом создания страхового фонда.

В 1995 году принято постановление Правительства о создании единого

273

Страхового фонда. В 1997 г. создана региональная служба страхового фонда

в Москве. С 1999 г. ведется разработка страхового ГОСТа. Однако архивисты

считают, что в нашей стране микрофильмирование приходит в упадок,

прежде всего из-за отсутствия дешевого и доступного оборудования. В

современных условиях восстановление лабораторий микрофильмирования на

основе импортного оборудования обойдется значительно дороже, чем

оцифрование.

«Основные правила работы государственных архивов» (2002 г.)

рассматривают в качестве страховой копии документа на бумажной основе

исключительно микрофильм или микрофишу 1-го поколения, изготовленную

на фотографической галогеносеребряной пленке соответствующего типа

методом оптического фотографирования документов. Это связано с тем, что

страховые копии должны в централизованном порядке поступать в ЦХСФ.

Поэтому переход к иной технологии возможен только тогда, когда

технология оцифрования будет апробирована во всех архивах и

закреплена в типовом технологическом регламенте. Однако «Основные

правила работы архивов организаций» (2003 г.) уже предусматривают

возможность создания фонда пользования путем «создания копий

документов на электронных носителях» при условии идентичности копии и

подлинника (п. 4.9.2.).

Архивисты ГА Ярославской области пришли к выводу о том, что

оцифрование наиболее эффективно для фотокументов – пленочные

носители менее долговечны, чем бумага, особенно цветные пленки. К тому

же при изготовлении цифровой копии, в отличие от микрофильма, не

происходит потери качества. В архиве был создан банк данных

фотоотдела, содержащий изображения 15 тыс. фотодокументов

достаточно высокого качества, соединенных с поисковой системой.

Оцифрованные фотографии записываются на CD.259

Специалисты ГА Брянской области создали программу «Электронный

страховой фонд» с целью соединения оцифрованных изображений

274

документов с поисковой системой. На самом деле программа скорее

представляет собой электронный фонд пользования, поскольку цель

разработки системы – предоставить возможность исследователю

заказать нужную копию электронного документа или работать с ней в

ЛВС. Запрос на электронный документ обрабатывается одной частью

программы, которая выдает номер компакт-диска. Далее исследователь

обращается к диску, на котором записаны нужные дела и ищет конкретные

документы. Отдельная часть программы осуществляет поиск изображений

фотодокументов, для которых создан особый рубрикатор. Архивисты

также сделали заключение, что по сравнению с технологией

микрофильмирования создание копий на СD обходится гораздо дешевле.

В ходе экспериментальных работ по оцифрованию, осуществленных в

ряде архивов, архивисты пришли к выводу, что страховой фонд

целесообразно создавать путем микрофильмирования, так как нужен

носитель информации, пригодный для долговременного хранения. Для

создания фонда пользования больше подходит технология оцифрования.

Оцифрованные копии можно включить в состав поисковых систем,

использовать для удаленного доступа к документам через глобальные сети.

Таким образом, необходимо специальное оборудование класса «hybrid»,

позволяющее одновременно сканировать документы и получать

микрофильм.

Процесс интеграции микрографических носителей (микрофильмы,

микрофиши) со средствами ЭВТ идет по двум направлениям: создание

системы вывода информации из ЭВТ на микрофильмы (СOM – Computer

Output Microform); и для ввода информации в ЭВМ с микрофильма (CIM -

Computer Input Microform). Фирма Филлипс поставляет устройства

сканирования данных с микрофильмов, обеспечивающие получение

изображения в цифровой форме и последующую запись на оптический

диск.260

275

Например, в Главархиве г. Москвы для одновременного сканирования и

микрофильмирования использовался гибрид сканер-микрофильмер фирмы

Kodak, позволявший записывать отсканированные образы на лазерный диск

и фиксировать их на фотопленке. Однако данное оборудование не совсем

подходило для обработки наиболее древних документов, хранящихся в

фондах ЦГИАМ, поскольку воспринимала только фиксированный размер

бумаги – формат А3 и А4. Поэтому для обработки крупноформатных

документов было приобретено специальное оборудование фирмы «Zeitschel»

Omnia OK 300/OK 301 HYBRID, которое позволяет также сканировать

книги и дела без расшивки.261 К сожалению, данное оборудование является

дорогостоящим. Конечно, можно сначала получить микрофильм, а затем

отсканировать документ, но двойная обработка может повредить

сохранности документов. Можно также сканировать микрофильм

обычным сканером, но при этом теряется преимущество сканирования –

качество изображения. При приобретении сканера важна его

производительность. Для архивов в связи с большими объемами информации,

подлежащей обработке, предпочтительнее сканеры производительностью

от 40 до 120 страниц в минуту. Для документов большого формата

необходима закупка специальных сканеров.

Документы на традиционных и технотронных (пленочных) носителях

переводятся в цифровую форму и записываются на оптические диски или

CD-ROM с целью создания страховой копии в связи с ветхостью

традиционного носителя (См. рис. 29). Отсканированный имидж

используется для электронной реставрации документа, которая может

улучшить изображение и устранить дефекты, связанные с износом носителя.

Особенно остро эта проблема стоит для некоторых разновидностей

пленочных носителей – оцифрование является единственной возможностью

спасения документов. Для сканирования обычно отбираются раритетные

материалы с угасающими текстами, либо материалы, используемые

достаточно часто, из-за чего создается угроза из сохранности.

276

Так, например, в РГА НТД в рамках проекта «Сохранение уникальных

фонодокументов, связанных с историей освоения космического

пространства», проводилась работа по копированию на CD-R звукозаписей,

среди которых были запись голоса Ю.А. Гагарина перед стартом и во время

полета, С.П. Королева в ходе переговоров с космонавтами, находящимися

на борту космических кораблей; записи, сделанные во время стыковки

космических кораблей «Союз» и «Аполлон» в 1975 г., а также воспоминания

ветеранов ракетно-космической техники и космонавтики. Система

копирования для перезаписи звуковой информации на диски CD-R включала

в себя IBM-совместимый компьютер с процессором Pentium P2,

повышенным объемом жесткого диска, звуковой картой «Turttle Beach»

фирмы Fiji, дисководом для записи данных на CD-R фирмы «Yamaha» и

акустическими колонками. Для обработки звукового сигнала и записи

использовались программы Sound Forge и Easy CD Creator. Увы, в связи с

отсутствием готовых стандартов на носители информации, для решения

проблемы надежности носителя архивистам пришлось провести работу,

сходную с испытанием космического аппарата. После проведения

испытаний по влиянию температуры, влажности, света на обычные диски

с цианитовым покрытием и «золотые» диски фирмы Apogee с

фталоцианитовым покрытием выбор был сделан в пользу последних.

Кроме того, имел большое значение выбор значения частоты

дискретизации (параметра аналого-цифрового преобразования,

определяющего частоту выборки отсчетов сигнала). На основе

полученных результатов по качеству звукозаписи архивисты пришли к

выводу, что значение частоты дискретизации должно быть примерно в

2,3 раза больше значения наибольшей частоты, представленной в спектре

сигнала.262

Еще одним важным направлением применения современных

информационных технологий в архивном деле является электронная

реставрация документов.

277

В ГАРФ в 2002 г. была начата работа по реставрации дневников и

памятных книжек императора Николая II. Впервые в практике архива перед

проведением реставрационных работ, несмотря на наличие фонда

пользования дневников императора в виде микропленки, было проведено

создание оцифрованных копий этих материалов.263

Автоматизированные информационно-поисковые системы и создание

НСА.

Важнейшим направлением информатизации архивного дела является

создание автоматизированных информационно-поисковых систем.

Автоматизированный НСА (АНСА) архива представляет собой совокупность

описаний документов, помещенных в базы данных, автоматизированных

средств поиска информации и представления результатов поиска.264 Если в

1970-80-е годы создавались АИПС на отдельные тематические комплексы,

требовавшие огромных затрат, то на современном этапе информационные

технологии становятся действенным инструментом создания НСА архива.

Вопрос:

1) Вспомните, что понимают под системой научно-справочного

аппарата архива? С какой целью она создается в архиве?

2) Назовите основные и дополнительные уровни описания

документной информации.

3) Назовите основные и дополнительные типы информационно-

поисковых архивных справочников. Какому уровню описания они

соответствуют? Каково целевое назначение каждого справочника?

По сведениям Росархива, тематические базы данных на наиболее

используемые комплексы документов ведутся в архивах 35 субъектов РФ,

охватывая 65% архивов.265 Особенно распространены автоматизированные

архивные каталоги. Среди федеральных архивов электронные каталоги ведут

ГАРФ, РГАЭ, РГАЛИ, РГАКФД, РГА НТД и др. Базы данных постепенно

вытесняют традиционную технологию каталогизации. Интеграция

278

информационных ресурсов архивов в мировое киберпространство ведет к

тому, что архивные информационно-поисковые справочники публикуются в

глобальной сети интернет (особенно путеводители). Ведутся как

внутриархивные так и межархивные базы данных. Перспектива создания

единой автоматизированной информационно-поисковой архивной системы

России благодаря сетевым технологиям становится реальностью. Поисковые

системы непрерывно совершенствуются благодаря созданию полнотекстовых

баз данных, использованию технологии гипертекста.

Вопрос:

1) Вспомните, какие межархивные базы данных планировалось

создать согласно концепции информатизации архивного дела в РФ?

2) Создание каких баз данных предусмотрено программой

«Электронная Россия»?

В этих условиях становится крайне важной задача стандартизации и

унификации форматов описания, лингвистического обеспечения АИПС.

Лингвистическое обеспечение автоматизированного НСА представляет

собой совокупность рубрикаторов, классификаторов, словарей ключевых

слов, систематизированных по группам («тематика», «география»,

«персоналии»), тезаурусов. Вместе с тем в настоящее время отсутствуют

единые классификаторы документной информации в архивном деле. «Схема

единой классификации документной информации в систематических

каталогах государственных архивов СССР» (1978 г. – советского периода и

1983 г. – дореволюционного периода) и «Рубрикатор АСНТИ по документам

ГАФ СССР» (1980 г.) устарели и не отражают содержание современных

документов. С 2002 г. ВНИИДАД начата разработка Единого

классификатора документной информации (ЕКДИ). Общеотраслевой

классификатор должен обладать следующими чертами:

- многоаспектность, широкий охват тематики документов;

279

- универсальность классификатора, построение рубрик по

отраслям человеческой деятельности независимо от даты создания и места

хранения документов;

- унификация классификации в пределах всего Архивного фонда

РФ;

- неглубокая иерархия классификационных делений, включающая

три уровня: отдел, подотдел, раздел.266

В настоящее время общеотраслевые программы «Архивный фонд» и

«Фондовый каталог» создают возможность ведения отдельного

классификатора каждым архивом или единого классификатора архивами

субъекта Федерации. В программе «Архивный фонд» предусмотрена

возможность систематизации фондов с помощью создания иерархического

рубрикатора из пяти уровней (до 99 рубрик на каждом уровне).

Например, Информцентром Главархива г. Москвы (Мосгорархива) был

разработан единый классификатор информации для московских архивов.

Большую работу по созданию классификатора к предметно-

тематическому указателю пришлось провести ВНИИДАД при создании

пяти баз данных по директивным документам ЦК ВКП(б) периода Великой

отечественной войны, хранящихся в РГАСПИ. Классификатор построен по

функционально-структурному принципу. Первую колонку двузначного шифра

классификатора составляет систематизированный перечень основных

направлений деятельности Политбюро, Оргбюро и Секретариат,

организационно-инструкторского отдела ЦК ВКП(б); вторую колонку –

перечень учреждений; третью - перечень структурных подразделений

учреждений. Опыт создания БД по документам высших органов власти

СССР был использован ЦХДМО и ЦАОДМ. 267

Проблема унификации архивного описания в связи с созданием

информационно-поисковых баз данных, в том числе в интернете, уже

несколько лет успешно решается международным сообществом архивистов.

С этой целью создаются международные стандарты и связанные с ними

280

форматы описания. Под стандартом в данном случае понимается свод общих

правил архивного описания. Под форматом - конкретный искусственный

информационно-поисковый язык (ИПЯ) со своим синтаксисом и лексикой,

используемый в поисковых системах. Как правило, стандарт ориентирован на

использования синтаксиса конкретного ИПЯ. С 1993 г. в качестве общего

эталона архивного описания предлагалось семейство стандартов MARC

(UNI MARC, US MARC), разработанных Библиотекой конгресса США и

используемых в качестве стандартов библиографического описания. Для

архивных справочников стандарт был апробирован, в частности, при

создании электронного описания архива Ватикана.

Однако архивисты указали на ряд недостатков MARC для архивного

описания:

- ограниченность размера записи (100 тыс. характеристики или

30 страниц неформатированного текста);

- ориентация на «одноразмерный» принцип, а не на иерархическую

структуру описаний;

- «привязанность» к определенной программно-аппаратной среде.268

С 1994 года архивное описание регулируется международным

стандартом ISAD (G) (International Standard Archival Description),

утвержденным международным советом архивов (МСА). В основе данного

стандарта лежит принцип многоуровнего описания, предполагающий

описание от общего к частному, раскрывающее иерархию комплексов

документов.269 При этом очень важно давать информацию, относящуюся

именно к данному уровню описания, избегая повторяемости данных на

разных уровнях. Стандарт был использован при составлении «Основных

правил работы государственных архивов» (2002 г.), раздел 7 «Описание

архивных документов и научно-справочный аппарат к документам архива».

Задание.

Формат ISAD (G) предполагает наличие следующих основных уровней

описания:

281

- фонд;

- подфонд (часть фонда, относящаяся к какому либо структурному

подразделению);

- архивная группа (часть фонда по тематическому принципу, в нашем

понимании - коллекция);

- дело;

- документ.

На каждом уровне предусмотрены следующие элементы описания:

1. Идентификация (код страны, архива, хранилища; заголовок

описываемого комплекса документов; даты документов; уровень описания;

количество/объем единицы описания);

2. Контекст и содержание (название учреждения-фондообразователя;

историческая справка о фондообразователе со ссылкой на источники; даты

накопления материалов фондообразователями; история фонда - сведения об

изменении собственности, фондировании и систематизации; источник

комплектования, от которого непосредственно получены документы; состав

и содержание документов, аннотация; информация об экспертизе ценности

документов, уничтожении и плановой передаче в архив; сведения о

пополнении фондов – размер и периодичность новых поступлений;

систематизация (структура) документов единицы описания);

3. Условия доступа и использования (юридическое основание

поступления, условия доступа; авторские права и условия репродуцирования;

язык; сведения о физико-химическом состоянии, наличии повреждений,

угасающих текстов; наличие НСА к единице описания);

4. Смежные материалы (наличие и местонахождение оригиналов и

копий; другие единицы описания, связанные с данной по содержанию или

происхождению в том же хранилище или в других хранилищах; отметка об

издании документов);

5. Примечания.

282

Сравните международный стандарт с правилами многоуровневого

описания, приведенными в пп. 7.1.1. и 7.1.2 «Основных правил работы

государственных архивов» (2002 г.). Выявите сходство и различия.

В 1998 г. консорциум сети Web (WWW) утвердил в качестве

стандарта описания документов три информационно-поисковых языка,

принятых библиотекой конгресса США и обществом американских

архивистов:

- XML (eXtensible Markup Language) - формат, представляющий

собой расширенный язык маркировки, разновидность формата SYML для

использования в интернете;

- EAD (Encoded Archival Description) – стандарт, совокупность

правил «кодированного архивного описания», т.е. создания электронного

НСА, также основанный на синтаксисе метаязыка SGML (Standart

Generalized Markup Language)270;

- DDT (Document Type Definition) - «определение типа

документа». Правила структурированного описания документа (главы,

секции, разделы, темы) при сохранении единообразной логической

структуры описания, созданные еще в 1933 г. для архивного НСА.

Работа над стандартом EAD осуществлялась с 1993 по 1998 гг. в

библиотеке Калифорнийского университета в г. Беркли (США). В основу

его были положены структуры различных типов архивных справочников,

прежде всего описей. В состав документации по стандарту входит

определение типа документа (EAD 1.0 DDT) справочник по синтаксису (EAD

Tag Library 1.0). Описание архивного справочника в EAD состоит из

заголовка справочника и непосредственно описания документов. Описание

строится на принципах стандарта ISAD (G), т.е. предполагает создание

иерархии различных уровней описания, характеристика которых дается по

принципу «от общего к частному». Для каждого уровня (фонд, опись,

единица хранения, документ) приведен набор обязательных и

дополнительных элементов описания. Важным моментом является

283

возможность установления гипертекстовых ссылок внутри справочника, и

с внешними ресурсами, а также возможность включения в справочник

мультимедийной информации (графика, видео, звук). EAD совместим со

стандартами интернета.271

На базе названных выше стандартов и форматов в 1999 г. в

университете Штата Иллинойс (США) был осуществлен проект создания

модели электронного НСА для поиска архивных документов и

осуществления удаленного доступа к ним через глобальную сеть (на

основе коллекции документов, полученных от Совета архивов Общества

американских архивистов, включавшей в себя текст - рукописный и

опубликованный, аудио и видеодокументы). Модель электронного НСА

включала в себя:

- непосредственно описания документов, маркированные XML,

EAD, DTD;

- дополнительные поисковые средства и интерфейс для поиска (в

СУБД SQL);

- web-сайты с размещенным на них НСА и руководством по

использованию средств.272

Шагом в унификации описания послужили методические

рекомендации ВНИИДАД по составлению архивных описей. В частности,

для электронной описи рекомендуются следующие поля: номер фонда,

литера фонда, номер описи, литера описи, номер дела, литера дела,

делопроизводственный номер (индекс), название фонда, название описи,

разделы описи, заголовок дела, аннотация, крайние даты дела, дата дела

сортировочная; количество листов, примечание, оператор, дата

заполнения.273

«Основные правила работы государственных архивов» (2002)

рекомендуют создавать автоматизированный НСА в качестве

интегрированной системы, однако в настоящее время на практике

преобладают «автономные» базы данных, представляющие собой отдельные

284

типы справочников. Конечно, состав БД различен в разных архивах,

поскольку система НСА каждого архива имеет свои особенности.

Электронные справочники создаются на наиболее спрашиваемые группы

документов, которые зачастую совпадают для различных архивов.

Информационно-поисковые базы данных можно разделить на

документальные и фактографические АИПС. (См. лекцию 1.) В настоящее

время преобладают документальные АИПС, выдающие в качестве ответа на

запрос ссылочные данные об архивных документах. К фактографическим

АИПС, выдающим в ответ на запрос конкретные сведения, можно отнести

автоматизированные справочники памятных дат, биографические

справочники, справочники учреждений.

Например, в РГВА с 1993 г. ведутся автоматизированные именные

каталоги «Начкомсостав РККА», БД по участникам белогвардейских

формирований, НКВД. В РГАЭ существует аналогичная БД «Личный

состав ВСНХ» (на основе ведомственных картотек). Автоматизированный

справочник учреждений ведется в РГАСПИ («Высшие органы власти в

период Великой отечественной войны») и ВНИИДАД («Государственные

церковные учреждения, сословные органы, органы местного

самоуправления: документация, должности, чины звания. XV-XVIII вв.»).

Как правило, подобные базы данных без ссылок на документы служат для

подготовки к изданию соответствующих справочников. БД

«Изодокументы» (каталог иллюстраций по материалам периодической

печати) в ГА Астраханской области служит для подготовки выставок.

По полноте охвата информации БД разделяются на межархивные и

внутриархивные (внутрифондовые, межфондовые). Создание межархивных

баз данных требует большой организационной работы по согласованию

форматов, лексического обеспечения, организации сбора данных. Поэтому в

настоящее время они немногочисленны. К этой категории можно отнести

созданные еще в 1980-е годы межархивные тематические каталоги АИПС

«Победа Великой октябрьской революции и борьба за установление и

285

упрочение советской власти» («Документы Великого Октября»), «История

памятников архитектуры и градостроительства Москвы, Ленинграда и

пригородов», которые во второй половине 1990-х годов были успешно

конвертированы специалистами РНИЦКД в формат СУБД CDS ISIS, что

сделало возможным их ведение на ПЭВМ. (См. лекцию 1). Каталог

«История памятников архитектуры и градостроительства» в настоящее время

существует в интернет-версии и размещен на сайте РГА НТД. 274

Межархивные базы данных, созданные в 1990-е годы – БД об утраченных и

перемещенных документах архивов России «Зарубежная архивная Россика»;

«Каталог утраченных в годы войн документов архивных фондов бывших

партийных архивов» (РГАНИ, ВНИИДАД); «Книга памяти» - именной

каталог погибших в годы Великой отечественной войны и АИПС

«Госпиталь» Военно-медицинского музея. Во ВНИИДАД в настоящее время

ведутся справочные базы данных:

- библиографическая база «Археобиблиобейз» - каталог публикаций

документов, справочников, научных трудов по документоведению и

архивному делу;

- БД «Перечень средств и оборудования для оснащения архивов»,

включающая более 12000 наименований архивного оборудования и 140

предприятий-изготовителей (распространяется на CD-ROM);

- полнотекстовая БД «Нормативно-методическая база архивной

отрасли» (интегрирована в оболочку программы «Кодекс» фирмы

«Термика»), включающая тексты законодательных актов и нормативно-

методических документов по архивному делу (См. рис. 16).

Однако после утраты АСНТИ по документам ГАФ на основе ЦФК,

ставшей жертвой микрокомпьютерной революции (См. лекцию 1), перед

архивистами снова встала проблема создания межархивной базы данных,

охватывающей все государственные архивы. Создание такой

информационно-поисковой системы стало возможным по мере перехода в

конце 1990-х годов к ведению автоматизированного ЦФК в масштабах

286

отрасли на основе общеотраслевых программ «Архивный фонд», «Фондовый

каталог» (см. выше раздел об учете). Поисковый модуль данных программ

позволяет осуществлять поиск информации на уровне фонда, дела,

документа. Однако реализации межархивного информационного

справочника необходимо решение проблемы отраслевого классификатора

информации. В настоящее время исполнение тематических запросов по

автоматизированному ЦФК возложено на Центр информационных

технологий Росархива.

Внутриархивные БД можно разделить по видам справочников:

- электронные путеводители и краткие справочники по архивам;

- электронные обзоры (тематические, фондовые);

- электронные описи;

- электронные каталоги (систематические, предметно-тематические,

именные, географические, по истории госучреждений, административно-

территориального деления, объектные, патентные и др.);

- электронные указатели, картотеки (предметно-тематические,

именные, географические, личного состава и др.);

- перечни документов (тематические);

- интегрированные информационно-поисковые БД иерархической

структуры сочетающие в себе функции различных видов справочников.

Особую группу АИПС составляют полнотекстовые базы данных,

включающие в себя непосредственно текст или изображение документа (в

графическом формате). По нашим подсчетам, соотношение видов

справочников определяется следующим образом:

287

АИПС по видам справочников.

Виды

архив

ных

спра-

во-

чни-

ков

Путево-

дители

Описи Ката-

логи

Указа-

тели,

тем.

перечни

и др.

Интег

риро-

ван-

ные

сис-

темы

Пол-

но-

текс-

товые

БД

Меж-

ар-

хив-

ные

БД

Фак

то-

гра-

фи-

чес-

кие

АИ

ПС

Всего

Кол-

во

БД

49

из них

59% в

интер-

нет-

версии

41

из них

14% в

интер-

нет-

версии

240

из них

7% в

интер-

нет-

версии

21

из них

41% в

интер-

нет-

версии

5 13

из

них

31%

в ин-

тер-

нет-

вер-

сии

12 4 385

из

них

17%

в ин-

тер-

нет-

вер-

сии

% 13 % 11% 62% 6% 1% 3 % 3 % 1% 100%

Именно АИПС архивы стремятся поместить в интернете. Как видно из

таблицы, особенно полно в глобальной сети представлены путеводители.

Рассмотрим подробнее каждый из видов автоматизированных справочников.

Электронные путеводители создаются как для автоматизированного

поиска информации, так и для подготовки к изданию (в традиционной

форме) текста путеводителя. Базы данных позволяют собрать воедино и

выверить для публикации сведения о фондах в масштабах архива.

Так, например, в ГАРФ было создано 8 БД. («Фонды ГАРФ по

истории Российской империи XIX – нач. XX вв.» - 586 записей; «Фонды ГА

РФ по истории 1922-1991 гг.» - 443 записи) с целью подготовки к изданию

288

многотомного путеводителя по ГА РФ. Первый том путеводителя по

фондам Российской империи размещен на сайте архива (garf.narod.ru). Для

автоматизированного поиска информации в архиве была создана БД с

упрощенным набором полей «Перечень фондов ГА РФ», включающая 3042

записи. В РГАЭ для подготовки к изданию краткого справочника по фондам

с 1991 г. создавались БД «Сведения, включенные в первый том

справочника фондов»; «Сведения, включенные во второй том

справочника фондов»; БД по личным фондам, «Сведения, включенные в ука-

затель названий учреждений к справочнику фондов» (всего 9500 записей).

Помимо путеводителей по фондам архива, в электронном виде

создаются тематические275 и межархивные путеводители и краткие

справочники276). Базой для создания межархивных путеводителей служит БД

«АЦФК» Росархива, в которую вливаются данные, введенные в

государственных и муниципальных архивах. Тенденцией последних лет стал

стремительный рост количества путеводителей по архивам,

опубликованных в интернете. Так, с 2000 г. в рунете было опубликовано 39

путеводителей, кратких справочников и списков фондов (11 - на сайте

«Архиве России»); 20 путеводителей по государственным архивам на других

сайтах, два путеводителя по отделам рукописей музеев, два – по архивам

общественных организаций, один – по архиву научного учреждения277). Если

данная динамика сохранится, вскоре в глобальной сети будут представлены

путеводители по большинству архивов, что позволит исследователям

осуществлять межархивный поиск на уровне фонда в режиме удаленного

доступа к справочникам.

В 1990-е годы РГАЛИ был предпринят опыт издания путеводителя на

CD-ROM. Диск был впущен при поддержке Института русской и советской

культуры им. Ю. Лотмана Бохумского университета. 278 Информационные

технологии позволили в данном случае не только соединить на одном диске

семь томов путеводителя по РГАЛИ, включая последний изданный том по

рассекреченным материалам, но и создать систему многоаспектного поиска

289

информации (См. рис. 30) В настоящее готовится к изданию второй

выпуск путеводителя с учетом высказанных пользователями замечаний к

системе поиска информации и интерфейсу.

Электронные описи, как ни странно, создаются реже, чем

путеводители, хотя опись – основной поисковый и учетный архивный

справочник. АИПС на уровне единицы хранения создаются в первую очередь

на наиболее «спрашиваемые» архивные фонды, к которым постоянно

обращаются исследователи.

Например, БД «Съезд народных депутатов РФ, Верховный Совет РФ

и их органы» в ГАРФ; БД по фондам Сибирского генерал-губернатора,

Главного управления Западной Сибири, Войскового хозяйственного правления

Сибирского казачьего войска, Георгия Ефремовича Катанаева в ГА Омской

области; БД «Страховые общества» в ЦГИАМ (данные фонды интенсивно

используются для выполнения запросов по объектам недвижимости).

В ЦХАФ республики Алтай; ГА Архангельской, Пермской,

Сахалинской, Свердловской, Тульской области и других архивах создаются

электронные описи и каталоги метрических книг, необходимых для

исполнения генеалогических запросов. Электронные описи создаются на

специальные виды документов – НТД, КФФД.

В ГА Астраханского края существуют БД по описям научно-

технической документации, включающая сведения о 1064 ед.хр. В ЦГА

аудиовизуальных документов Республики Татарстан создана АИПС на

фотодокументы, базовым справочником системы является опись.

Электронные описи могут использоваться не только для поиска

информации на уровне единицы хранения, но и для учета дел, переработки и

усовершенствования описей, в том числе создания именного,

географического, предметного указателя, систематизации дел фонда,

распечатки описей в традиционном виде и подготовки их к изданию. В ряде

290

архивов созданы специальные программы, позволяющие вводить описи

различных фондов архива с целью их переработки и усовершенствования.

Например, БД «Описи» в ГА Амурской области, БД «Архив» в ГА

Томской области, БД «Усовершенствование описей» в ГА Свердловской

области, программа для формирования переводных таблиц шифров при

усовершенствовании описей дел в ЦГАУР; БД «Электронная опись» (ЭЛОП)

в ГА Тверской области и др. Ценный опыт описания массива россыпи без

предварительной систематизации с помощью информационных технологий

имеет ЦАОДМ (г. Москва). После ликвидации КПСС на архив просто

обрушился вал документов партийных организаций. Если осуществлять

описание согласно традиционной методике (на карточках с последующей

систематизацией и переводом описей в листовую форму), оно заняло бы

многие годы. С целью ускорения работы архивом были созданы базы данных

«Работники МГК КПСС» (личные дела 166 тыс. персоналий); «Коллекция

документов партийных органов КПСС»; «Фонды районных комитетов

КПСС». Описание дела сразу вводилось в базу данных, делу автоматически

присваивался номер и оно располагалось на стеллаже согласно шифру. Это

позволило сделать работу более эффективной

Задание:

Сравните поля баз данных электронных описей различных архивов.

Какие из этих БД могут быть использованы для автоматизированного

формирования указателей к описи? Для классификации дел? Почему?

Архив Годы

внедрения

Название базы

данных


Государственны

й архив

Свердловской

области (ГАСО)

1994 г. БД

«Метрические

книги» - описи

метрических

книг с 1720 по

1.Уезд.

2.Населенны

й пункт.

3.Церковь,

приход,

Перечень

метрическ

их книг по

дате,

местопло

291

1916 г . собор.

4.Год

записи.

5.№ фонда.

6.№ описи.

7.№ дела

8.№ листа.

жению

прихода,

церкви.

Там же 1996 г. БД

«Усовершенст

-вование

описи»

1. Шифр (№

фонда,

название

фонда, №

описи);

2. № дела;

3.Индекс

дела по

номенкла-

туре;

4. Крайние

даты дела;

5.Кол.-во

листов;

6.Пример-

ный

заголовок;

7.Литер-ное

дело;

8.Выбыв-шее

дело;

9.Пропав-

шее дело.

Редактиро

вание и

системати

зация

заголовков

дел,

составлени

е

указателей

к описи.

292

10. Имена;

11.Геогра-

фия;

12.Пред-

мет.

БД «Страховые

общества»

(ЦГИАМ)

П.п.1990-

х гг.

БД «Фонды

страховых

обществ»

1.№

фонда;

2. №

описи;

3.№

дела;

4.Загол

овок;

5.

Даты;

6.Коли

чес-тво

листов.

Описи.

ГА Тверской

области

С 1995 г. БД

«Электронная

опись»

(ЭЛОП).

1.Фонд №

2.Опись №

3.Дело №

4.Кол-во

листов

5.Раздел

описи (год

или

структур-

ное

подразде-

Отчеты:

тради-

ционные

описи;

темати-

ческие

описи-

указатели,

обложки

дел.

293

ление)

6.Подраздел;

7.Заголовок;

8.Крайние

даты;

9.Итоговая

запись к

годовому

разделу

описи;

10.Приме-

чания.

В настоящее время архивы стремятся к созданию интегрированных

поисковых систем, в которые поэтапно можно было бы ввести описи

(начиная с нуждающихся в переработке и усовершенствовании), и

постепенно создать банк данных по описям всех фондов архива. Одной из

первых программ такого рода стала созданная в начале 1990-х г. в ЦХИДК

(РГВА) БД «Опись». В ГАРФ с 1997 г. создается, непрерывно пополняясь,

БД «ОПИСЬ-ДЕЛО».

Первоначально в банк данных были введены 134 описи 31 фонда архива

(свыше 50 тыс. записей). В 2003 г. завершен второй этап создания

комплекса «электронных описей» ГА РФ. В ГАРФ от фондообразователей

были переданы «электронные описи» фондов высших органов

государственной власти и органов государственного управления СССР

объемом 480 тыс. записей. Таким образом, осуществляется

преемственность электронного НСА государственных и ведомственных

архивов. Всего имеется более 520 тыс. заголовков дел в электронном

формате. В следующем году планируется увеличить эту цифру еще на 300

тыс. записей.

294

В результате создана и функционирует информационно-поисковая

система, которой можно воспользоваться в читальном зале архива, она также

пригодна для работы в локальной сети. Закончена работа по созданию

информационно-поисковой системы «Электронные описи ГА РФ он-лайн»

для использования в интернете, ее размещение намечено на первый квартал

2004 г.

Достаточно перспективным представляется опыт корпорации

«Электронный архив» (Москва) по освоению технологии, которою

представители фирмы назвали «реконверсией». Технология заключается в

переводе традиционных архивных справочников (прежде всего описей, а

также каталогов и других видов НСА) в электронную форму. Технология

включает в себя несколько этапов: «бережное» сканирование описей с

помощью бесконтактных планетарных «книжных» сканеров; поточная

операторская обработка имиджей, формирование полей баз данных;

загрузка записей в базу данных и получение электронного справочника.

Корпорация сотрудничает с ГАРФ, РГАСПИ, РГА НТД, АП РФ,

Главархивом г. Москвы и другими учреждениями.

К сожалению, описи довольно слабо представлены в интернете.

Причины этого скорее всего в том, что общепринятый формат HTML не

подходит для описи, в отличие от путеводителей и обзоров. Слишком

трудоемко и бессмысленно форматирование табличной формы описи. Описи,

как и каталоги, должны представлять собой базы данных, а создание таких

БД в глобальной сети требует высококвалифицированного

программирования.279 Тем не менее, среди реализованных проектов можно

назвать БД «Посольские книги России к XV- начала XVIII в.» (РГАДА) 280;

БД по фонду Войскового хозяйственного правления Сибирского казачьего

войска (см. рис. 31); 281 Опись дел архивного фонда "Народный Комиссариат

просвещения АССР Немцев Поволжья, г. Энгельс" и др. 282

Среди архивных баз данных представлены и электронные реестры

295

описей.

Например, БД «Реестр описей» ЦАОДМ включает в себя сведения о 15

тыс. справочников; аннотированный реестр описей РГИА содержит 8,5

тыс. записей. Подобная БД создана в ГА Томской области («Учет описей

дореволюционных»). Среди интенет-версий можно назвать «Российский

государственный архив ВМФ. Аннотированный реестр описей фондов (1696-

1917). СПб.: "Русско-Балтийский информационный центр БЛИЦ", 1996. 283

Электронные каталоги - наиболее распространенный вид архивных

БД. Также, как и традиционные, электронные каталоги создаются различных

видов - именные, географические, предметно-тематические,

систематические. Тематические базы данных (каталоги, указатели,

картотеки) создаются по фондам, которые активно используются

исследователями. Интересно, что для различных архивов эти фонды

совпадают.

По данным И.Н. Киселева и О.Ю. Неждановой, среди

зарегистрированных в НТЦ "Информрегистр" баз данных госархивов 28%

составляют БД, включающие сведения о решениях исполкомов и горсоветов,

13% - о домовладениях, домовладельцах, земельные кадастры (заказные),

17% - о военнопленных и узниках лагерей (договорные), 11% - о жертвах

политических репрессий (в основном - гранты); 7% БД различной тематики

создавались в сотрудничестве с научными учреждениями.284

Особое значение для любого регионального архива имеет фонд

исполкома местного совета, который содержит многоаспектную

информацию, часто запрашиваемую исследователями. По решениям

исполкома, как правило, создается каталог. Некоторые архивы создают

базы данных и по фондам современных органов власти и управления –

городских, районных администраций.

296

Каталоги по фондам исполкома местного совета созданы в Главном

архивном управлении г. Москвы (БД «Постановления и решения Моссовета

и исполнительного комитета совета народных депутатов» в ЦМАМ); ГА

Ханты-Мансийского автономного округа («Картотека решений окружного,

районных и городских Советов народных депутатов и их исполкомов»); ГА

Ямало-Ненецкого автономного округа («Картотека решений окружного

Совета депутатов трудящихся и его исполкома»); ГА Астраханской

области («Протоколы, решения Астраханского горсовета»); ГА

Краснодарского края (БД по фондам Краснодарского горисполкома и

крайисполкома); ГА Саратовской области («Картотека нормативных

актов Саратовского горисполкома за 1940-1992 гг.»); ГА Ивановской

области («Картотека решений Октябрьского района»); ГА Новосибирской

области (БД «Решения органов исполнительной власти»); ГА Свердловской

области (БД «Решения горисполкома и горсовета»); ГА Тверской области

(«Решения и распоряжения Калининского городского Совета н.д. 1980-91

гг.»); ГА Тульской области («Тулгорисполком»); ГА Тюменской области и

других архивах Тюмени, Тобольском филиале государственного архива

Тюменской области (БД «Картотека решений районных, городских Советов

народных депутатов и их исполнительных комитетов» - разработчик - ГА

Тверской области); БД «Картотека постановлений городской

администрации»); ГА Томской области; ГА Приморского края («Картотека

решений Исполкома Владивостокского горсовета народных депутатов»);

ГА Пермской области; Управлении архивного дела республики Алтай (БД

«Решения, распоряжения органов государственной власти»); ГА

Сахалинского области («Учет решений органов управления и органов

власти», разработчик - ВНИИДАД).

297

Например, в ГА Пермской области создана БД «Решения

горисполкома» из двух, не связанных между собой подзадач (картотек):

решения горисполкома и решения облисполкома. Базы данных (БД) картотек

содержат описание организационно-распорядительной документации,

освещающей историю политической, хозяйственной, исторической и

культурной жизни города Перми и Пермской области. БД позволяет не

только проводить многоаспектный поиск при исполнении тематических

запросов, но и осуществлять издание аннотированных тематических

указателей.

Ниже приведены перечни полей соответствующих БД, созданных

тверскими и московскими архивистами:

Архив Дата

внедрения

Название БД Поля.

ГА Тверской

области

(применяется

также в

архивах

Тюмени и

Тобольска для

каталогизации

фондов

исполкомов

горсоветов)

C 1994 г. Каталог

«Решения и

распоряжения

Калининского

городского

совета н.д.

1980-91 гг.»

1. Ранг учреждения

2. Вид документа;

3. № документа;

4. Начальная дата;

5. Конечная дата;

6. Содержание;

7. География;

8. Отрасль;

9. Название

учреждения, в

отношении

которого принят

документ;

10.Фонд №;

11.Дело №;

12.Опись №;

13.Лист №.

298

ЦМАМ С п.п.

1990-х гг.

БД

«Постановления

и решения

Моссовета и

исполнительного

комитета

совета

народных

депутатов».


2. № протокола;

3. № ответа;

4. Название

оранизации;

5. Адрес;

6. ФИО

7. Содержание;

8. Поисковые данные;

9. Рубрика.

Как видим, обе БД имеют достаточно простую структуру и

позволяют осуществлять многоаспектный тематический поиск по фонду

городского Совета.

В бывших партийных архивах создаются аналогичные каталоги по

решениям областных, краевых, городских, районных партийных органов.

(Например, БД «Картотека решений партийных органов» в ЦДОО

Свердловской области). Наиболее значительным проектом стал

электронный каталог решений Государственного комитета Обороны и

высших органов ВКП (б) (Политбюро, Оргбюро и Секретариата) периода

1939-45 гг. созданный ВНИИДАД по документам РГАСПИ, о котором

упоминалось выше в связи созданием классификаторов документной


Всего в РГАСПИ было создано пять БД:

в 1992-1994 гг. БД по постановлениям ГКО 1941-1945 гг. (9971

записей);

в 1994-96 гг. – БД «Материалы высших органов ВКП (б) (Политбюро,

Оргбюро и Секретариат) в период с июня 1941 –9 мая 945 г.» (22 тыс.

записей);

299

в 1996-1998 гг. - БД по материалам управления пропаганды и

агитации ЦК ВКП (б) за 1941-45 гг.;

в 1998-1999 г. - БД по материалам организационно-инструкторского

отдела ЦК ВКП (б) за 1941-45 гг.

в 2000-2001 г. БД «Материалы высших органов ВКП (б) (Политбюро,

Оргбюро и Секретариат) за период 9 мая - 3 сентября 1945 г.»;

«Материалы высших органов ВКП (б) (Политбюро, Оргбюро и

Секретариат) за период с марта 1939 - по июнь 1941 г. (28 тыс. записей).

Например, БД по высшим органам партии имела следующие поля:

Архив Дата

внедрения

Название БД Поля Отчеты

РГАСПИ-

ВНИИДАД

1992-2001

гг.

«Материалы

высших органов

ВКП(б)

(Политбюро,

Оргбюро и

Секретариат) в

период с июня

1941 г. по 9 мая

1945 г.» (22 тыс.

зап.)

Объект описания

– пункт повестки

дня протокола

1. Название

структурной

части.

2. №

протокола;

3. № пункта

протокола;

4. Дата

документа;

5. Архивный

шифр;

6. Название

(заголовок)

документа;

7. Вопрос;

8. Примечания;

9. Коммен-

тарии;

10.Публикация

Перечни


по

тематиче-

кому,

именному,

географи-

ческому,

хроноло-

гическому

признакам.

300

документа;

11.Шифр по

предметно-

тематичес-

кому

класификато

ру.

Другими часто встречающимися темами, по которым создаются

тематические АИПС в архивах являются:

- история государственных учреждений региона

(БД по истории государственных учреждений Infpoisk в РГАЭ; БД «Офис»:

учреждения, предприятия, организации Архангельской губернии и области

(XVII-XXI века) в ГА Архангельской области; БД «Каталог по истории

госучреждений», «Картотека по истории фабрик и заводов Урала» в ГА

Свердловской области; «Ликвидированные учреждения» в ГА Тульской

области; «Справочник по истории предприятий и госучреждений» в ГА

Пермской области; БД «Электронный каталог по истории учреждений,

организации и предприятий» в ГА Мурманской области);

301

- строительство, землевладение и домовладение

(БД «Жилищно-гражданское строительство» в ЦГА НТД Санкт-

Петербурга; «Недвижимость Республики Татарстан» - в ЦГА РТ;

«Землепользование в Архангельской губернии и области в ХХ-ХХI веках» в ГА

Архангельской области; БД «Домовладение», БД «Похозяйственные книги

Басинского и Лиманского районов г. Астрахани» в ГА Астраханского края;

«Решения по землепользованию и землевладению» в ГА Краснодарского края;

«Частные домовладения» в ГА Нижегородской области; «История

домовладения г. Екатеринбурга» в ГА Свердловской области; «Указатели к

описям фонда Тверской палаты государственных имуществ» в ГА Тверской

области);

- генеалогия

(БД «Всё для родословной» в ГА Архангельской области включает в себя

ревизские сказки (1744-1857 годы), обывательские книги (1785-1870 годы),

метрические книги (1780-1900 годы), исповедные книги (1719-1917 годы), БД

«Первая Всеобщая перепись населения Российской империи, 1897 год»; БД

«Тульская духовная консистория» (метрические книги, исповедные

ведомости) в ГА Тульской области; БД по родословным книгам дворян

Оренбургской (Уфимской) губернии в ЦГИА Республики Башкортостан); БД

ЦГА РТ (см. рис. 32);

- история религии

(«Церковь и государство» - ГАРФ; «Культурное наследие духовных

учреждений» - Национальный архив республики Карелия; «Церкви, соборы и

монастыри Ставропольской (Кавказской) епархии (1843-1918 гг.)» - ГА

Ставропольского края; «История религий» в Прикамье – ГА Пермской

области; «Справочник по истории религии» в Государственном

общественно-политический архиве Пермской области.);

- история репрессий и ГУЛАГА

(«Спецлагеря НКВД СССР на территории Германии»; «Особые папки в

фонде МВД» - ГАРФ; «Преодоление» в ГА Тульской области; «Учет

302

документов личного происхождения и фотодокументов в материалах

архивно-следственных дел» в ГА республики Алтай; «Политические

репрессии в Сибири 1917-1951 гг.» в ГА Омской области; БД

«Фильтрационно-проверочные дела КГБ»; «Архивно-следственные дела

КГБ» в ЦГА историко-политической документации Республики Татарстан);

- история этноса и международных связей

(«История еврейского народа в России»; «Международные связи России и

Дании» - ГАРФ; «Народы Алтая и Горной Шории глазами миссионеров

Алтайской духовной миссии и исследователей первой пол. XIX-нач. XX вв.» -

ГА республики Алтай);

- история административно-территориального деления

(БД «Административно-территориальное деление республики Татарстан»

в ЦГА РТ; «Административно-территориальное деление» в ГА Пермской

области).

Задание. Сравните два каталога по истории государственных

учреждений. Какой из них, на Ваш взгляд, предоставляет более широкие

возможности для поиска информации. Почему?

Архив Дата

внедрения

Название БД Поля Отчеты

ГАПО Вт. пол

1990-х гг.

БД

«Картотека

по истории

предприятий,

государствен

ных

учреждений и

по личному

составу»

1. Наименование

учреждения;

2. Подчиненность

(министерство,

ведомство);

3. Вышестоящая

организация

(трест, главк);

4. Местополо-

жение;

Поиск

сведений по

истории

учреждени

я и данных

о

местонахо

ждении

документо

в по

303

5. Дата

образования;

6. Основание

образования

(документ);

7. Дата

ликвидации;

8. Основание

ликвидации

(документ);

9. Сведения о

переименовании;

10.Основания для

переименования;

11.Крайние даты

документов по

л/с;

12.Местона-

хождение


13. Причина

отсутствия


л/с.

ГА

Свердловс

кой

обалсти

1996 г. БД «Каталог

по истории

госучрежде-

ний»

1.Название


2. Дата

образования;

3.Дата ликвидации;

4.Землеотвод;

Поиск

инфор-

мации по

истории

учреж-

дения.

304

5.Отрасль;

6.Структура


7.Функции;

8.Подведомствен-

ность;

9.Подчиненность;

10.Переименования


11. Архивные

шифры (ссылки).

305

Таким образом, можно сделать вывод, что тематика создаваемых БД

совпадает с приоритетными интересами исследователей и тематикой

запросов. Конечно, специфика создаваемых БД зависит от состава

документов архива.

Так, например, в РГА НТД создан электронный «Патентный каталог»

(88 тыс. записей), а РГА ВМФ база данных «Корабли и суда», в РГВИА - БД

«Документы по истории отечественной войны 1812 года» (См. рис. 33); в

РГАФ - «Художественные звукозаписи РГАФ»; «Хроникально-

документальные звукозаписи ЦГАЗЗ-РГАФ» и др.

Иногда в электронный вид переводятся широко известные у

исследователей традиционные справочники, например, БД «Каталог военно-

ученого архива (ВУА)» в РГВИА или именная картотека Московского

охранного отделения в ГАРФ. Порой резкое возрастание количества

запросов определенной тематики вынуждает архивистов в срочном порядке

создавать базы данных.

Например, когда на ГА РФ во вт. половине 1990-х гг. обрушился вал

запросов от бывших заключенных концлагерей и насильно угнанных в

Германию в связи с принятием решения правительством ФРГ о денежной

компенсации жертвам нацизма, в архиве была создана БД «Узники

Матхаузена».

Еще одним направлением развития автоматизированного НСА

является создание поисковых систем о местонахождении документов по

личному составу. С 2003 г. Федеральная архивная служба проводит сбор

информации о документах по личному составу в федеральных архивах,

архивных учреждениях и архивах организаций, расположенных в Москве и

Московской области.285 Подобные базы данных создаются для ускорения

исполнения социально-правовых запросов.

К этой же категории межархивных БД относятся БД «Сведения о

местах ведомственного хранения документов учреждений и организаций по

306

личному составу» (ГА Астраханской области) и БД «Документы по личному

составу, хранящиеся в государственных архивах и в архивных отделах

администраций городов и районов Республики Татарстан» (ГА документов

по личному составу Республики Татарстан - ЦГА РТ); БД «Картотека

местонахождения документов по личному составу в ведомственных

архивах» ЦГА Удмурдской республики; БД «Документы по личному

составу» в ГА Амурской области; БД «Картотека документов по личному

составу действующих и ликвидируемых предприятий, организаций,

учреждений» в ГА Тульской области; «Документы по личному составу,

хранящиеся в госархивах Хабаровского края за 1921-1996 гг.», БД 2-й части

справочника «О местах хранения документов по личному составу,

хранящихся в учреждениях и организациях списка № 1, расположенных на

территории Хабаровского края» в ГА Хабаровского края.

Именные каталоги и картотеки создаются в основном, в расчете на

исполнение социально-правовых запросов:

- БД по награжденным (медалями «Ветеран труда», за «За

оборону Москвы», «За доблестный труд в Великой Отечественной войне

1941 - 1945 гг.», «В память 800-летия Москвы», «Мать- героиня», почетными

званиями и др.);

- БД по личному составу различных предприятий, учреждений,

ведомств (на основе ведомственных картотек);

- БД по репрессированным, реабилитированным, спецпоселенцам,

раскулаченным, лишенным избирательных прав, административно-

ссыльным;

- БД по военнослужащим, участникам партизанского движения;

- БД по эвакуированным и репатриированным;

- БД по военнопленным;

- БД по членам КПСС и ВЛКСМ, делегатам партийных съездов и

конференций (в бывших партийных архивах);

307

- БД по выдающимся деятелям региона, отрасли.

Задание. Сравните поля двух именных каталогов. Для каталогизации

персоналий каких категорий предназначены обе БД?

Государствен-

ный архив

Свердловской

области

(ГАСО)

1994

г.

БД «Именной

каталог».

1.Фамилия.

2.Имя.

3.Отчество.

4.Национальнос

ть.

5 и 6.Крайние

даты.

5.Должность.

8.Звание.

9.Место

службы.

10.№ фонда.

11.№ описи.

12.№ дела.

13.№ листа.

Списки

персоналий

со

ссылочными

данными по

заданным

критериям

поиска.

РГВИА 2000 БД «Списки

по

старшинству,

именные и

алфавитные

списки

офицеров

русской армии

XVIII в.»

Сведения о

персоналиях.

1. ФИО.

2. Титул.

3. Социальное

происхождение.

4. Вероисповедание.

Сведения о службе.

1.Дата начала

службы.

2. Чин.

3. Дата

Именной

указатель

(по

алфавиту).

308

производства в чин.

5. Должность.

6. Место службы.

Сведения о

документе.

1. Вид документа.

2. Дата составления

документа.

Поисковые

данные.

1. Фонд №

2. Опись №

3. Литера описи.

4. Том.

5. Стр. ч.

6. Год.

7. Связка.

8. Литера связки.

9. Дело.

10. Литера дела.

11.Часть.

12.Литера части

дела.

13.Лист.

14.Название издания.

15.Год издания

16.Страница

17.Примечания.

309

Интересный опыт создания БД по фондам Главного управления

военнопленных и интернированных (ГУПВИ) НКВД СССР имеется в ЦХИДК

(с 1998 г. – в составе РГВА). Базы данных создавались по инициативе

зарубежных партнеров архива, предоставивших компьютерную технику для

создания БД о судьбе своих соотечественников, попавших в плен в годы

второй мировой войны. В результате работы были созданы:

БД «Военнопленные и интернированные Австрии» - 240,486 тыс.

записей;

БД «Осужденные военнопленные и интернированные Австрии» -

0, 477 тыс. записей;

БД «Умершие военнопленные Венгрии» - 64,957 тыс. записей;

БД «Умершие военнопленные Германии» - 325,014 тыс. записей;

БД «Умершие и репатриированные интернированные Германии» - 221,

329 тыс. записей;

БД «Репатриированные военнопленные Германии» - 326,566 тыс.

записей;

БД «Осужденные военнопленные и интернированные Германии» -

32,348 тыс. записей;

БД «Беглые военнопленные и интернированные Германии» - 4,244 тыс.

записей;

БД «Военнопленные и интернированные Германии, дальнейшая судьба

которых неизвестна» -1,374 тыс. записей;

БД «Военнопленные генералы Германской армии» - 254 записи;

БД «Военнопленные Италии» - 66,084 тыс. записей;

БД «Умершие и репатриированные военнопленные Люксембурга» -

2,610 тыс. записей;

БД «Освобожденные военнопленные США» - 511 тыс. записей;

БД «Репатриированные и умершие военнопленные Франции» - 33,936

тыс. записей;

БД «Умершие военнопленные Японии» - 43,197 тыс. записей;

310

БД «Военнопленные генералы Японской армии» - 215 тыс. записей;

БД «Репатриированные и умершие военнопленные и интернированные

Бельгии» - 3,423 тыс. записей;

БД «Умершие военнопленные Голландии» - 356 тыс. записей;

БД «Умершие военнопленные Дании» - 4 тыс. записей;

БД «Умершие военнопленные Испании» - 89 тыс. записей;

БД «Умершие военнопленные Кореи» - 5,989 тыс. записей;

БД «Военнопленные Норвегии» — 39 тыс. записей;

БД «Военнослужащие Польши, бывшие на территории СССР» - 14,

618 тыс. записей;

БД «Умершие военнопленные Финляндии» - 3,158 тыс. записей;

БД «Умершие и репатриированные военнопленные и интернированные

Швеции» - 123 тыс. записей;

БД «Военнопленные генералы европейских армий» - 221 тыс. записей.

В 2002 г. проводилось выявление сведения для БД о военнопленных

латышской, литовской, эстонской национальностей, умерших в лагерях

ГУПВИ НКВД и захороненных на территориях бывшего СССР. Все базы

данных насчитывают более 1 млн. записей. БД по военнопленным имеют

следующие поля:

Архив Создана Название БД Поля

ЦХИДК

(РГВА)

П.п.1990-х

гг.

БД по

военнопленны

м гражданам

Германии,

Японии.

Австрии,

Италии,

Люксембурга,

Венгрии,

Польши

13.Фамилия

14.Имя

15.Имя отца;

16.Дата рождения

17.Место рождения;

18.Место жительства;

19.Вероисповеда-ние;

20.Семейное положение;

21.Профессия;

22.Воинское звание;

311

периода

второй

мировой

войны (по

фонду

ГУПВИ).

23.Воинская часть;

24.Место пленения;

25.Место содержания

(лагерь);

26.Место захоронения.

Несмотря на простоту структуры БД, при создании данного ПО

архивистам пришлось решать множество сложных задач. Источником для

ввода данных служили опросные листы интернированных или личные дела

военнопленных. Небрежно записанные офицерами НКВД со слов

военнопленных иноязычные имена и названия с трудом поддавались

расшифровке. Создателям БД пришлось использовать энциклопедии,

географические справочники, пособия по системе имен народов мира, чтобы

создать встроенные словари населенных пунктов и провинций (мест

жительства, рождения и пленения); имен; должностей и званий

иностранных армий.

Электронные именные каталоги исторических архивов создаются

прежде всего с целью исполнения генеалогических запросов (базы данных о

дворянстве, офицерстве, купечестве, учащихся и т.д.).

Например, в РГВИА во второй половине 1990-х гг. были созданы БД

«Списки по старшинству, именные и алфавитные списки офицеров русской

армии XVIII века» (560 персоналий); «Личный состав офицеров русской

армии» (2,3 тыс. персоналий); «Кавалеры ордена Святого Георгия и

Георгиевского оружия периода первой мировой войны».

Среди каталогов, опубликованных в интернете, можно выделить

проект Национального архива республики Карелия «Архивная мозаика

312

культуры Карелии в интернет», предусматривающий публикацию

нескольких каталогов на сайте архива («Российские деятели культуры и

Карелия»; «Личные архивы деятелей культуры Карелии»; «Культурное

наследие духовных учреждений»; «Культура Карелии в фотографиях») и

аннотированного перечня документов Национального архива о

деятельности иностранцев и иностранных переселенцев в Карелии286

Таким образом, электронные каталоги в архивах не только

многочисленны, но и разнообразны. В связи с этим встает проблема

объединения их в интегрированные базы данных – общеархивные именные и

систематические каталоги.

Например, в ГА РФ с 1995 г. фактически прекращена была

каталогизация новых фондов в традиционном виде. Зато активно

создавались электронные каталоги – тематические, систематические,

видов документов. Всего было создано 25 БД этого вида НСА объемом более

272 тыс. записей. В их числе – систематический каталог по истории

РСФСР. С 1998 г. в архиве решалась задача создания интегрированной

базы данных «Электронный каталог: документ, часть документа», которая

могла бы включить в себя все тематические АИПС – каталоги и указатели.

Кроме того, в архиве ведутся сводные БД «Именные каталоги», «Именные

указатели» (3 БД объемом более 121 тыс. записей.)

Сводный электронный каталог ведется в РГАЭ, РГАЛИ.

Электронный систематический каталог ведется в ГА Новгородской

области и ГА новейшей политической истории Новгородской области287;

ГА Тульской области. В ГА Омской области и муниципальных архивах

внедрен пакет «Систематический каталог» - интегрированная система для

создания тематических баз данных.

БД «Именной каталог» ведется в РГВИА, ГА Архангельской области

(БД охватывает XVII-XXI века); ГА Свердловской области; Центре

документации общественных организаций Свердловской области; ГА

Смоленской области («Именной каталог фотодокументов»); ЦДНИ

313

Тамбовской области; Государственном общественно-политическом архиве

Пермской области; ЦДНИ Удмурдской республики («Персоналии в

документах ЦДНИ») и др. (см. рис. 34).

Помимо каталогов в электронном виде создаются и другие

справочники: различные указатели, тематические и именные картотеки,

перечни документов, выявленных по запросам и др.

Задание: Перед вами перечень полей комбинированного указателя к

фонду, созданного тверскими архивистами. Подумайте, какие виды

указателей может заменить собой подобная БД?

Архив Годы

внедрения

Название БД Поля

ГА

Тверской

области

1995-1998

гг.

«Указатели к

описям фонда

Тверской палаты

государственных

имуществ».

1. Фамилия

2. Имя

3. Отчество

4. Чин

5. Должность

6. Сословие

7. Титул

8. Село, деревня

9. Разновидности поселений

или угодий;

10.Город;

11.Округ;

12.Уезд;

13.Губерния;

14.Дата;

15.Учреждение;

16.Категория крестьян

(государственные

вольные хлебопашцы;

314

владельческие;

временнообязанные)

17.Вид документа;

18.Рубрика;

19.Место хранения;

20.Примечания;

21.Фонд №;

22.Опись №;

23.Дело №;

24.Лист №.

Что касается публикации каталогов, указателей и других справочников,

описывающих информацию на уровне части дела, документа и части

документа в интернете, то их число сильно уступает числу путеводителей по

архивам, так как оптимальная форма их представления в сети (так же как и

описей) - это базы данных, требующие более сложного программирования.

Тенденцией последних лет является размещение в интернете тематических

перечней и обзоров, раскрывающих содержание недавно рассекреченных

фондов, а также комплексов документов, вызывающих интерес у

исследователей.

В числе таких справочников, опубликованных в интернете, можно

назвать Перечень рассекреченных документов Государственного Комитета

Обороны СССР (1941-1945 гг.) - РГАСПИ; перечень «Документы ГАРФ и

РГАСПИ о деятельности Советской военной администрации в

Германии (СВАГ)» 1945 – 1949; Перечень документов Архива Президента

Российской Федерации по катынскому делу; «Сталинские расстрельные

списки» (НИПЦ «Мемориал»).

Среди обзоров следует выделить публикацию «Обзоры

документальных источников», в серии «Еврейский архив» на сайте

Общества «Еврейское наследие». Вып.1-9.

315

Особую разновидность электронного НСА составляют

полнотекстовые базы данных – включающие тексты или оцифрованные

изображения архивных документов. Большинство таких БД создаются по

фотодокументам архива. К этой разновидности относятся БД «Коллекция

фотодокументов РГА НТД» (содержит изображения 3 тыс. фотографий)288;

ЦГАКФФД СПб (12281 фотодокументов и 1734 персоналии)289;

фотокаталоги ЦДНИ Удмурдской республики; ГАПО; Государственного

архива Новосибирской области (изображения 1044 фотографий и

аннотации к ним); Государственного архива Ярославской области.

Один из первых фотокаталогов с доступом к коллекции

фотодокументов о Ю.А. Гагарине был создан в 1996 г. в РГА НТД для

публикации CD «70 лет Ю.А. Гагарину - первому космонавту планеты».

Впоследствии интернет-версия АИПС была помещена на сайте РГА НТД.290

Фотокаталог с изображениями фотографий в интернете размещен в

на тематическом разделе «Победа. 1941-45 гг.» сайта «Архивы России»,

созданном в соответствии с решением третьего заседания Российского

организационного комитета "Победа" от 14 марта 2001 г. в числе других

мероприятий по увековечиванию победы в Великой отечественной войне.

На сайте опубликовано 475 фотографий периода войны из фондов

Российского государственного архива кинофотодокументов (РГАКФД),

Центрального государственного архива кинофотофонодокументов Санкт-

Петербурга (ЦГАКФФД Санкт-Петербурга – см. рис.35), Центрального

архива аудиовизуальной документации Москвы (ЦААДМ) и других архивов.291

Своеобразная полнотекстовая БД создана в Центре хранения

документов архивного фонда республики Алтай. Проект

«Картографические материалы по истории восточной Сибири и дальнего

востока как источник по освоению и заселению этих территорий в фонде

чертежной алтайского округа. Вторая половина XVIII – начало ХХ века»

включает в себя: БД «Картографические документы по истории городов» и

316

«Межфондовую тематическую базу данных картографических

документов», БД «Карты и планы городов Западной Сибири» в которых

описаны 135 планов городов, получено графическое изображение 26 карт,

включены данные по 15134 картам.292

Одна из первых действительно полнотекстовых БД,

предусматривающих возможность поиска по тексту документа, была создана

в ЦАОДМ – БД «Общественно-политические партии и движения».

Гипертекстовая поисковая система включала в себя описания листовок,

плакатов, протоколов съездов и конференций, программ и уставов

политических партий и движений, а также тексты законодательства об

общественных организациях, хроник ИТАР-ТАСС, программных

документов партий и движений.

Картотека общественных организаций имела следующие поля:

Архив Годы

внедрения

Название базы

данных

Поля

ЦАОДМ П.п.1990-х

гг.

«Общественно-

политические

партии и

движения»

1. Наименование

организации;

2. Направление

деятельности

партии;


4. Заголовок документа;

5. Дата документа;

6. Полнота текста;

7. Способ

воспроизведения;

8. Подлинность;

9. Время поступления в

архив;

10.Поисковые данные;

317

11.Тексты уставов и

программ партий.

В ГА Омской области совместно с кафедрой математического

моделирования Омского государственного университета был создан

программный комплекс (ПК) «Запрос» по формированию полнотекстовых

БД .

На наш взгляд, в создании БД с доступом к тексту документов –

будущее в развитии поисковых систем. Ведь в этом случае устраняется

неизбежная субъективность и неполнота вторичной документной

информации (НСА), поскольку между пользователем ретроспективной

документной информации и текстом нет посредников. Основным

препятствием для создания таких систем является, на наш взгляд, отсутствие

качественных программ оптического распознавания символов для

кириллических текстов, позволяющих осуществлять ввод в БД больших

массивов документов.

Наиболее масштабными проектами в области создания полнотекстовых

БД на сегодняшний день являются «Электронный каталог документальных

фильмов РГАКФД» (версия для CD-ROM и интернета – см. рис. 36.) и

«Архив Коминтерна» (РГАСПИ) – для ЛВС и СD-ROM.

Создание Электронного каталога кинодокуметов РГА КФД началось в

1996 г. В реализации проекта принимали участи киновидеостудия «Риск»,

фирма «Абамедиа» (США), Институт прикладной математики им.

Келдыша РАН (создание ПО), агентство международного развития США

«Интерньюс», Российский фонд фундаментальных исследований, с 2000 г.

Институт «Открытое общество».

Каталог включает две категории данных:

- учетная информация;

- аннотации кинодокументов (на основе картотек, каталогов,

монтажных листов).

318

Описание первоначально планировалось осуществлять на двух уровнях

– характеристики фильма (режиссер, дата выпуска и др.) и описание

отдельных планов видеоряда. Первоначально планировалось даже

сканировать монтажные листы и включать в БД стоп-кадры

кинофильмов. Однако после создания демоверсии в 1999 г. пришлось

отказаться от попланового описания, иначе работа растянулась бы на 15

лет. В основу описания были положены характеристики фильма. Поиск

осуществляется по ключевым словам, по названию фильма, по годам по

названию студии, по фамилии режиссера, оператора. Электронный

каталог РГА НТД осуществляет поиск по всем словам, кроме

неиндексируемых полей и стоп-слов. Используются логические комбинации

слов, в запрос могут быть включены номера полей. Дополнительное

средство поиска – гипертекстовые ссылки, связывающие текст с фото,

видео, аудиоклипом или внешней по отношению к СУБД программой. Для

АИПС для создана СУБД иерархической структуры, читающая форматы

Ms Word, Access и другие.

Ныне объем электронного каталога - 42 2000 описаний документов,

он доступен в интернете293 и на CD-ROM.294

Работа над проектом «Архив Коминтерна» была начата в 1996 г.,

когда было заключено рамочное соглашение о компьютеризации НСА архива

Коминтерна в РЦХИДНИ (ныне РГАСПИ) между Росархивом и

Международным Советом архивов в присутствии представителей Совета

Европы. Уникальный комплекс источников новейшей истории (66 фондов,

521 опись, 230 тыс. дел.), привлекал внимание исследователей всего мира,

поэтому возникла необходимость сделать архив доступнее с помощью

электронного НСА. Осуществление проекта координируется

Международным комитетом проекта (ИНКОМКА), в который входят

представители Росархива, Совета Европы, МСА, РГАСПИ и организаций,

являющихся спонсорами проекта - Федерального архива Швейцарии,

Федерального архива Германии, Национального архива Франции,

319

Министерства образования и культуры Испании, Библиотеки Конгресса

США, Архива Открытое общество. В результате реализации проекта в БД

было введено 230 тыс. заголовков ед. хр., оцифровано 1 млн. страниц

документов. Доступ к БД читатели могут получать в ч/з через локальную

сеть РГАСПИ, планируется выпуск БД на CD-ROM. Программное

обеспечение для проекта было предоставлено фирмой Archives y Bibliotecas

(Испания) в сотрудничестве с IBM –Испания - так называемая «Севильская

программа» (переработанная русифицированная версия создана в 1997 г.). В

настоящее время ПО является собственностью компании Informatica El

Corte Ingles (IECISA), которая отвечает за его адаптацию к потребностям

проекта. ПО состоит из двух частей - ArchiDOC (сканирование,

обработка и копирование на МЛ образов документов) и ArchiGES (создание

БД описаний на уровне фонда, дела, документа и связь описаний с образом

документа), которые функционируют на основе WindowsNT и Oracle. Данное

ПО поддерживает стандарты МСА - ISAD(G) и ISAAR(CPF).

Лингвистическое обеспечение системы включает в себя большое число как

формальных дескрипторов (язык и тип документа и т.д.), так и

содержательных (дата, география, имена, организации и т.д.). «Архив

Коминтерна» – наиболее масштабный проект оцифрования архивных

документов в России. В настоящее время первый этап проекта завершен,

планируются работы по публикации БД в интернете.295

В ГА РФ в 1998 г. в рамках гранта Министерства промышленности,

науки и технологий РФ «Электронный архив: автоматизация доступа и

обеспечение сохранности фондов Государственного архива РФ на основе

оцифрования особо ценных архивных комплексов и создание электронных

архивных коллекций» (подпрограмма «Информатизация России»,

приоритетное направление «Информационные технологии и электроника»)

была начата работа по созданию полнотекстовых БД. Первым проектом

стало создание БД «Документы Секретариата НКВД-МВД СССР. 1944-

1960 гг.», которая включает в себя описания 15 7000 документов,

320

соединенных программными средствами с электронными образами (всего

76 700 страниц). Электронные архивы создаются в рамках совместного

проекта Росархива, Бундесархива и ГАРФ по изучения и копированию

документов Советской военной администрации в Германии (СВАГ), а

также БД «Приказы и распоряжения СВАГ и УСВА земель как

исторический источник». Проекты включает в себя электронные описи и

каталоги СВАГ и УСВА, предусматривают работу с образами документов. 296

Перспективными направлениями развития электронного НСА, на наш

взгляд, можно назвать рост числа АИПС, размещенных в интернете, выпуск

справочников на CD-ROM297, а также создание интегрированных поисковых

систем, соединяющих в себе описания документов на уровне фонда, описи,

дела, документа. (Об интегрированных системах см. подробнее лекцию 2.).

Такого рода справочники создаются как на общеотраслевом уровне, так и в

отдельных архивах.

Комплексные поисковые системы создаются путем интеграции

различных баз данных в отдельных архивах. Среди них можно назвать:

подсистему «Научно-справочный аппарат» Главархива г. Москвы

(формирование межфондовых и межархивных справочников на уровне

фонда, описи, дела, документа); программы «Госархив» и «Райгорархив» в

Государственном архиве Пермской области и архивных отделах

(тематический поиск на уровне фонда, описи, дела); единую ИПС

«Электронный архив» ГАРФ, в основе которой лежит идея многоуровнего

описания (фонд-опись-дело-документ); программу «Каисса» («Электронный

каталог» РГА КФД), электронный каталог РГАЛИ. (См. лекцию 2).

Разработанный ГАПО программный комплекс «Госархив» (и его

версия для архивных отделов области – «Райгорархив») включает семь

подзадач, логически связанных между собой: два каталога фондов (досо-

ветский и советский периоды), два каталога описей, два каталогов единиц

хранения и справочник по фондам.

321

За семь лет работы в БД введена информация по 2478 фондам, 2643

описям и более 150000 ед. хр. БД имеет следующие поля и отчеты:

Архив Годы

внедрени

я

Название

базы

данных


ГАП

О

С 1994 г. ПК

«Госархив»

.

Таблица 1 . «Карточка

фонда»

1. Фонд №

2. Название фонда.

3. Категория фонда.

4. Вид фонда.

5. Состояние фонда.

6. Форма

собственности.

7. Вид хранения.

8. Старый № фонда.

9. Год первого

поступления.

10.Количество описей.

11.Количество единиц

хранения.

12.В том числе ед. хр.

Утраченных;

13.НТД;

14.Л/с;

15.Фото;

16.Л/п.

17.Объем страхового

фонда.

18.Объем фонда

Список фондов;

список фондов по

1 и 3 категории;

список действующих

фондов;

карточки фондов

для указателя;

карточка

физического

состояния


карточка описи;

информация о

движении дел;

реестры описей;

описи дел;

описи

картографически

х документов.

322

пользования.

19.Кол-во ОЦД.

20.Крайние даты


21.Дата последней

проверки наличия

состояния.

22.Наличие

предисловия к

описи;

23.указателей;

24.обзоров;

25.исторической

справки.

26.Количество

описанных и

неописанных ед. хр.

27.Кол-во

закаталогизированн

ых дел.

28.Кол-во дел,

нуждающихся в

подшивке/переплет

е;

29.Cоставлении

заверительной

надписи;

30.Оформлении

обложки;

31.Восстановлении

323

затухающего

текста;

32.Шифровке;

33.Картонировании;

34.Реставрации;

35.Дезинфекции;

36.Нумерации листов;


неисправимо

поврежденных дел.

Таблица 2 «Кар-

точка описи».

1. Фонд №.

2. Название фонда.

3. Опись №.;

4. Аннотация

документов описи;

5. Крайние даты


6. Кол-во ед. хр.;

7. Кол-во листов

описи;

8. Кол-во экз. описи;

9. Составление описи;

10.Состояние описи;

11.Состояние

заголовков;

12.Наличие

титульного листа

к описи;

324

13.Предисловия;

14.Списка

сокращений;

15.Указателей;

16.Информация в

каталоге о

единицах хранения;

17.Итоговая запись,

18.Дата итоговой

записи;

38.Кол-во дел,

нуждающихся в

подшивке/переп-

лете;

39.Составлении

заверительной

надписи;


41.Шифровке;

42.Картонировании;


44.Восстановлении


текста;


неисправимо

поврежденных дел.

Таблица 3 «Карточка ед.

хр.»

1. Фонд №.

325

2. Название

фонда.

3. Опись №.;

4.Дело №.

5.Литерный

индекс;

6.Старый номер

дела;

7. Том №;

8. Заголовок дела;

9. Кр.даты док-тов;

10.Кол-во листов;

11.Ценность дела;

12.Наличие МКФ;

13.Хар-ка дела;

14.Закаталогизирован

о

(Кол-во

карточек);

15.Движение дела;

16. Местонахождение

в архиве:

Архивохранилищ

е №;

17.Стеллаж №;

18.Полка №;

19.Связка №;

20.Необходимость

переплета;


326


23.Восстановления


текста;

24.Шифровки;

25.Обложки;

26.Заверительного

листа;

27.Картонирования.

Общеотраслевой интегрированной поисковой системой является третья

версия программы «Архивный фонд», которая предоставляет возможность

описывать не только фонды и описи, но и единицы хранения, документы и

документную информацию. В 3 версии АФ предусмотрено также хранение

собственно текстов документов. С помощью этого ПО возможно

формирование текстов путеводителей и кратких справочников, описей, их

усовершенствование и переработка, создание тематических перечней

документов, каталогов. Внедрение третьей версии ПК «Архивный фонд»

будет способствовать стандартизации описания архивных документов на

всех классификационных уровнях.

Для ведения электронного НСА необходимо войти в программу «АФ» в

режиме «Редактировать все» или «НСА». Первичный ввод информационно-

поисковой информации осуществляется последовательно на уровне фонда,

описи, дела, документа. Редактировать и дополнять информацию можно в

любой последовательности, выбирая любой уровень. Итак, первый раздел

программы – «Выбор фонда». Но если специалист отдела учета вводит

данные об объеме документов фонда, то архивист, создающий НСА, вводит

историческую справку о фондообразователе, аннотацию документов фонда,

327

необходимую для создания путеводителя, сведения о составе НСА,

незадокументированных периодах (периодах, за которые в фонде

отсутствуют документы); фондовых включениях (документах других

фондообразователей). Кроме того, на уровне фонда можно ввести в

соответствующий раздел биографию фондообразователя («Биографическая

справка»), сведения об изданиях о фонде и фондообразователе

(«Библиография о фонде»). Далее можно перейти на следующий уровень

описания, выбрав раздел «Опись». Названия описей фонда, а также

крайние даты документов, количество листов и другие сведения необходимы

для создания реестров описей. Кроме того, можно ввести аннотацию

(раскрытие состава и содержания документов на уровне описи).

Заголовки дел описи мы вводим в разделе «Дело», опускаясь на

следующий уровень описания. Создание описи подробно было рассмотрено в

параграфе 3 данной лекции. Здесь же добавим, что программа

предоставляет возможность описывать не только документы на

традиционных носителях, но НТД и фотодокументы, для характеристики

которых предусмотрены специальные разделы со специфическим набором

полей. Составляя заголовок дела можно также проаннотировать

отдельные документы, внести примечания (мемо-поля «Аннотация»,

«Примечания»).

Внутреннюю опись дела можно создать на последнем уровне

описания, которому соответствует раздел «Документ». Сюда вносится

заголовок документа, дата, листы в деле и др. В специальное мемо-поле

«Текст» можно ввести (с клавиатуры) даже текст документа.

На уровтнях фонда, дела, документа есть возможность заполнять

указатели (именной, географический, тематический), внося в них ключевые

слова, относящиеся к содержанию данного документа, дела, фонда. Они

служат дополнительным инструментом поиска, а также используются

программой для создания указателей к путеводителю и описи.

Кроме того, на разных уровнях описания присутсвует раздел

328

«Рубрикатор». В зависимости от уровня, он служит для доступа к

созданию структуры путеводителя или описи, схемы систематизации

документной информации в каталоге, и, соответственно, распределения

записей по разделам классификационной схемы. Создаются рубрикаторы в

режиме «Администратор» (разделы «Рубрикатор», «Каталог»), а в режиме

редактора можно просмотреть рубрики и выбрать нужную.

Кроме того, в программе предусмотрен особый режим описания без

привязки к уровню или одновременно на всех уровнях (поединичного,

подокументного, группового) – в разделе «Каталог». При каталогизации

указывается вопрос содержания дела, документа, группы дел, документов, а

также персоналии, география, тематика (предмет), относящийся к

описываемому комплексу; выбирается рубрика каталога, к которой

относится вопрос. Как вы помните, в каталожной карточке всегда

присутствуют поисковые данные (№ и название фонда, № описи, № дела,

номера листов в деле). Они необходимы для того, чтобы заказать и найти

документы, информация которых отражена на карточке. В нашем

электронном каталоге для проставления архивного шифра используется

поле «Связать», которое предоставляет в распоряжение архивиста списки

фондов, единиц хранения, документов для связи с ними вопросов. При этом,

естественно, необходимо, чтобы фонды, дела и документы уже были

описаны в системе, иначе не имеет смысл осуществлять каталогизацию.

Это, конечно, не совсем удобно – во-первых, сложно устанавливать ссылку

на группу документов или дел, выбирая их из обширного списка, а во-вторых

далеко не все фонды описываются подокументно. На наш взгляд, следовало

ввести дополнительные поля для ссылочных данных.

Раздел «Издания» содержит сведения об изданиях по истории

фондообразователей, справочников и исследований о документах и

публикаций документов фондов архива. В отличие от раздела

«Библиография о фонде», он может включать издания, касающиеся

нескольких фондов.

329

Поиск информации осуществляется на разных уровнях:

- по тексту (исторической справки и аннотации фонда; названиям

фондообразователя, заголовку дела и аннотации документов дела,

заголовку документа и тексту документа);

- ключевым словам (персоналии, география, тематика и др.);

- по рубрикам;

- по датам (первого поступления, крайним датам документов фонда и

дела, дате документа, дате события, описанного в документе и др.);

- по виду документа.

Существуют и дополнительные возможности для поиска (для

фотодокументов – по месту и дате съемки и др.)

В качестве отчетов программа выдает списки найденных фондов, дел,

документов, тематические перечни документов и дел или более подробное

«описание фонда», аналогичное характеристике фонда в путеводителе.

Задание Сравните поля программы ГАПО «Госархив» (см. таблицу 1) с

полями программы «Архивный фонд» (версия 3), используя руководство

пользователя. Выявите сходство и различие в уровнях описания,

подробности поисковых характеристик. Для информатизации каких функций

архива, помимо создания НСА, предназначена программа «Госархив»?

Главное преимущество интегрированных систем – возможность

многоаспектного поиска на всех уровнях описания. Однако их создание

требует значительных затрат на разработку специального ПО.

Одной из важнейших проблем электронного НСА остается отсутствие

доступа исследователей к уже созданным базам данных, что обусловлено

слабым пока развитием локальных вычислительных сетей в архивах.

Задание.

Изучите самостоятельно статью Лариной В.Г. (Система НСА

государственных архивов как основа формирования общего архивно-

информационного пространства// Отечественные архивы.2002. № 3. С.14.)

330

Какие перспективы в развитии НСА связаны, по мнению автора, с

информатизацией архивов?

Автоматизированные технологии в области использования и

публикации документов.

Использование архивных документов также подверглось

информатизации в подавляющем большинстве архивов, имеющих ПЭВМ. В

использовании документов информационные технологии применяются:

- для учета интенсивности использования (получения статистики

обращений в архив по различным фондам, тематике, категориям

пользователей, периодам и другим критериям);

- для контроля исполнения запросов различных видов, прежде

всего, социально-правовых (соблюдение сроков исполнения запросов,

результативность исполнения, количество положительных и отрицательных

ответов, непрофильных запросов);

- для организации обслуживания исследователей в читальном зале

(БД по картотекам исследователей, тематике исследования, учету

копирования документов, заполнение требований в автоматизированном

режиме);

- в области публикации документов – использование современных

издательских систем для подготовки оригинал-макетов изданий, издание

документов на СD-ROM298 и в интернете; БД по учету публикаций.

Учетные базы данных по запросам стали создаваться с начала 1990-х

годов в целом ряде архивов: прежде всего в РГАЭ и РГВА (эти архивы

традиционно развивали научные исследования по анализу интенсивности

использования), ГА РФ, РГА КФД; Главархиве г. Москвы (Мосгорархиве);

ЦГА Московской области; Марийском республиканском Центре хранения

документов по личному составу; ЦГА Алтая, Удмурдской республики,

331

Чувашской республики, республики Хакассия; архивных учреждениях

Ханты-Мансийского автономного округа; ГА Астраханской области;

Вологодской области, ГА и ГАНИ Костромской области; Комитете по

управлению архивами Курганской области; ГА Мурманской, Новосибирской,

Пермской областей и Государственном общественно-политическом архиве

Пермской области, Центре документации общественных организаций

Свердловской области; ГА и архиве по личному составу Смоленской

области; ГА Томской, Тульской, Тюменской областей, Хабаровского края. В

большинстве названных архивов базы данных содержали сведения о

социально-правовых или социально-правовых и тематических запросах.

Подсистема «Использование документов Архивного фонда Москвы»

(Главархив г.Москвы) представляла собой электронную картотеку

социально-правовых, тематических и консульских запросов. Ведение БД в

сетевом режиме позволяло сотрудникам различных подразделений

объединения регистрировать, ставить запрос на контроль, вносить данные об

исполнении и снимать его с контроля.

Типичный пример такой БД – программа ГА Мурманской области:

Архив Годы

внедрения

Название

базы данных


ГА

Мурманско

й области

1998 г. БД

«Регистрация

запросов

граждан

социально-

правового

характера»

1. Регистрационный

индекс;

2. Заявитель;

3. Объект;

4. Годы работы;

5. Вид запроса.

6. Вид

поступившего

документа (по почте,

анкета, заявление на

личном приеме);

Анализ

испол-

нения по

исполните

лям в %

отноше-

нии;

Расход

бюджет-

ного

времени

332

7.Регистрационн

ый индекс;

8.Дата

получения запроса;

9.Вид запроса (по

классификатору);

10.Объект

запроса;

11 . Автор запроса;

12.Автор

запроса;

13.Адрес, по

которому направлен

ответ;

14.Краткое

содержание

запроса;

15.Журнал контроля за

ходом исполнения

запроса;

16.Резолюция (дата,

автор,

содержание).

17.Отметка о

контроле;

18.Срок исполнения;

19.Исполнитель.

исполни-

теля;

Запросы

по геогра-

фии;

Исполь-

зованию

фондов,

результа-

там

(положи-

тельный,

Отрица-

тельный,

непро-

фильный

запрос).

В ряде архивов создавались базы данных, которые регистрировали

обращения в приемную архива (ГА Краснодарского края, Саратовской

333

области и др.) Зачастую в автоматизированных данных регистрация запросов

совмещалась с поисковыми сведениями о местонахождении документов по

личному составу.

В Главархиве г. Москвы была создана система «Учет обращений

граждан в приемную объединения Мосгорархив». Она позволяет

осуществлять анализ данных об обращениях (по телефону, ходе приема

граждан и заявлений от них, выдачи архивных справок) поквартально и за

год по тематике, а также получать статистические данные в абсолютном

и процентном выражениях.

ВНИИДАД была создана первая типовая программа по использованию

- «Учет использования документов архива». Ныне разработка типовых

программ ведется Центром информационных технологий Росархива.

Кроме того, создаются БД по картотекам исследователей и тематике

исследований, позволяющие вести учет использования документов через

читальный зал (РГАСПИ, РГАНИ, РГВА, ГАРФ, Центр документации

общественных организаций Свердловской области, ГА Новосибирской

области).

Например, в Центре документации общественных организаций

Свердловской области были созданы БД «Картотека тематики

исследований» и «Картотека учета публикаций ЦДОСО». В первой из них

отражаются фамилия, должность, ученая степень, звание исследователя;

время его работы в читальном зале, а также сведения о цели и теме

исследования, ее хронологических рамках, использованных при разработке

данной темы фондах; другая включает данные обо всех публикациях, теле-

и радиопередачах, подготовленных сотрудниками центра или с их участием

на основе документов ЦДООСО.

Комплекс функциональных задач «Учет и анализ работы

исследователей в читальных залах архивов Москвы», созданный в ИЦ

334

Главархива г.Москвы интересен своей многофункциональностью – он

позволяет вести электронные картотеки читателей и тематики

исследований, заполнять заказы на выдачу дел, создавать статистические

отчеты о работе читальных залов.

Перспективным направлением использования документов стало в

последнее время общение архива с исследователями через интернет-сайт. На

сайте размещается не только информация о расписании и правилах работы

читального зала и приемной, правилах составления запроса, но и

организуются форумы, доски объявлений для обсуждения проблем

обслуживания пользователей архивной информации. На сайте «Архивы

России» и других архивных учреждений ведется специальный раздел,

посвященный запросам. Специалисты отдела использования либо выполняют

запросы непосредственно на форуме, либо дают консультации о том, куда

следует адресовать запрос. Интересным направлением в области

использования документов стало «продление жизни» выставок на сайте

архива. После закрытия выставки ее материалы аннотируются и частично

иллюстрируются в интернете.

Информационные технологии все шире применяются и в сфере

публикации документов, существенно ускоряя процесс подготовки

сборников к изданию.

Так, использование популярного редактора Page Marker позволило

ЦДООСО за 1995 - 2001 гг. выпустить около 20 малотиражных,

малоформатных тематических изданий (серии «Имя в истории» и

«История в документах») с подборками архивных документов: «Октябрь

1905 года на Урале» (1995 г.), «Гражданская война на Урале» (1996 г.),

«Немецкие специалисты и рабочие на Урале» (1998 г.), «Убийство царской

семьи» (1998 г.), «Урал многонациональный: евреи» (1999 г.), «Преодоление

последствий культа личности И.В. Сталина в Свердловской областной

парторганизации 1953 - 1954 гг.» (1999 г.), «Выборы Президента РСФСР

335

1991 г., Президента Российской Федерации 1996 г.» (2000 г.), «Вклад

женщин Среднего Урала в Победу в Великой Отечественной войне 1941 -

1945 гг.» (2000 г.), «НЭП на Урале (1921 - 1927 гг.)» (2000 г.), «Органы

власти на Урале. Партия и Советы. 1917 - 1923 гг.» (2000 г.). 299

Компьютеризации ГАПО позволила архиву издать различные

справочники, буклеты, проспекты, например, фотоальбом «Пермь XIX - XX

вв.», куда вошли фотографии и открытки конца XIX - начала XX в. из фонда

ГАПО, буклет «Пермские губернаторы».300

Широко известны издательские проекты Главархива г.Москвы по

истории Москвы.

Таким образом, мы видим, что по целому ряду направлений

информатизации существенно изменила традиционные архивные

технологии, оказав влияние на теорию и методику современного

архивоведения. К ним прежде всего можно отнести учет документов,

создание НСА, учет интенсивности использования документов.

Другие направления являются перспективными для отечественных

архивов, поскольку их успешная реализация связана с трудностями,

финансового, организационного, технического, методического характера. К

этим направлениям можно отнести:

- применение технологии оцифрования в архивном деле;

- комплектование государственных архивов электронными

документами и создание архивов машиночитаемых данных;

- расширение сферы применения сетевых технологий в архивном деле;

- использование технологии мультимедиа в архивном деле;

- внедрение новых технологий информационного поиска (гипертекст,

экспертные системы и др.);

- дальнейшее развитие археографии на нетрадиционных носителях.

В самостоятельную отрасль архивоведения выделяется изучение

электронных (машиночитаемых) документов. Дискуссии, которые ведут

336

архивисты по этим перспективным направлениям информатизации, Вы

изучите в ходе подготовке к коллоквиуму и итоговой контрольной работе.

337

ТЕМАТИЧЕСКИЕ ПЛАНЫ ЛЕКЦИЙ И ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ

Тематический план для дневного отделения

4 курса факультета архивного дела.

ТЕМА Количеств

о часов

лекций

Количе-

ство

часов

прак-

тичес-

ких

занятий

Всего

часов:

1. Введение 1 - 1

2. История механизации и автоматизации

архивного дела

2 - 2

3. Организация информатизации

архивного дела на современном этапе.

2 - 2

4. Анализ современных архивных


-

4.1. Характеристика технического и

программного обеспечения,

применяемого в архивах.

1 - 1

4.2. Автоматизированные архивные

технологии в комплектовании


1 4 5

4.3. Применение автоматизированных

технологий в области учета документов

и обеспечения их сохранности.

1 8 9

4.4. Создание автоматизированных 2 8 10

информационно-поисковых архивных

справочников (АИПС).

4.5. Автоматизация использования

документов в архиве.

Информационные технологии в издании


1 - 1

4.6.

4

Автоматизация управления отраслью и

экономических аспектов деятельности

архивов.

ААТ и профессиональная подготовка

архивистов.

Создание автоматизированной рабочей

среды современного архивиста

1 - 1

5. Современные проблемы и перспективы

автоматизации архивного дела.

4 4 8

ИТОГО: 16 24 40

339

Тематический план для вечернего отделения

4 курса факультета архивного дела.

ТЕМА Количеств

о часов

лекций

Коли-

чество

часов

практи-

ческих

занятий

Всего

часов:

1. Введение - - -



1 - 1



1 - 1






1 - 1




- - -




1 4 5

4.4. Создание автоматизированных



1 4 5

4.5. Автоматизация использования 1 - 1

340




4.6.

4



архивов.





- - -



2 4 6

ИТОГО: 8 12 20

341

Тематический план для заочного отделения

3-4 курса факультета архивного дела.

ТЕМА Кол.-во

часов

лекций

Количес

тво

часов

практи-

ческих

занятий

Всего

часов:

1. Введение (3 курс) 2 - 2



1 - 1



1 - 1



1 - 1




- -




- - -




- 4 4

4.4. Создание автоматизированных



- 4 4

4.5. Автоматизация использования - - -

342




4.6.

4



архивов.





- - -



1 4 5

ИТОГО: 6 12 18

343

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ

ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ


Методические указания по проведению практических занятий по

курсу "Автоматизированные архивные технологии" предназначены для 4

курса студентов дневного, вечернего и заочного отделения факультета

архивного дела, специальности 02.08.00 "историко-архивоведение". В

учебном плане дневного отделения на практические занятия отведено 24 часа

(изучаются все темы данной разработки), в учебном плане вечернего и

заочного отделения на практические занятия отведено 12 часов (изучаются

темы 1.1, 2.2., 2.3).

Цель практических занятий – освоение навыков работы с

прикладными программами, применяемыми в архивном деле и

сравнительное изучение на практике программ, созданных различными

разработчиками при выборе оптимального программного продукта.

Выбор тем для практических занятий связан с двумя наиболее

значимыми направлениями разработки информационных технологий в

архивах: применением автоматизированных технологий в области учета

документов и обеспечения их сохранности; созданием автоматизированных

информационно-поисковых архивных справочников (АИПС). Учетные и

информационно-поисковые базы данных – наиболее распространенные

разновидности архивных БД.

Методика проведения практических занятий по курсу связана с задачей

выбора программных продуктов. Студенты осваивают как пользователи

программные продукты, созданные различными разработчиками для

информатизации одной архивной технологии (в данном случае – учета

документов и информационного поиска). В ходе занятия студенты сначала

изучают и конспектируют руководство пользователя, затем выполняют

практическую работу. Задания построены по принципу моделирования

реальной ситуации. Студенты должны получить паспорт архива,

электронный путеводитель или опись и т.д. При этом задания построены так,

чтобы ориентировать студента на самостоятельное решение задачи. Он

должен использовать уже имеющиеся представления о принципах

пользовательского интерфейса WINDOWS и навыки работы с ПЭВМ.

Преподаватель в начале занятия объясняет лишь основные задачи и

принципы действия программного продукта. Такая методика соответствует

принципам работы Экспертной комиссии по автоматизированным архивным

технологиям при Федеральной архивной службе, которая рекомендует те или

иные программные продукты для всей отрасли. Деятельность комиссии

основана на принципе независимой экспертизы пользователей, т.е.

архивистов. В заключение студенты делают выводы о достоинствах и

недостатках того или иного программного продукта.

Для занятия также необходимы традиционные архивные справочники –

листы фонда, акты о выделении дел на уничтожение, акты приема-передачи

документов на хранение, путеводители по фондам архива, описи, «Схема

единой классификации документной информации в систематических

каталогах государственных архивов СССР». Они используются для ввода

информации. В ходе занятия студенты должны выявить преемственность

между традиционными и компьютерными технологиями обработки архивных


Занятия проходят в компьютерном классе, для работы необходимо

программное обеспечение, указанное для каждой темы занятия.

Формы контроля знаний студентов дневного отделения – зачет и

экзамен; вечернего отделения – экзамен; заочного отделения – зачет. В ходе

текущего контроля знаний студентов дневного отделения за каждое занятие

студент может получить от 1 до 10 баллов.

345

Часть 1. ПРИМЕНЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ

ТЕХНОЛОГИЙ В ОБЛАСТИ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ

ИХ СОХРАННОСТИ.

12 часов.

Тема 1.1 . Составление учетных документов и создание паспорта

архива с помощью общеотраслевых программ «Архивный фонд» и

«Фондовый каталог». 4 часа.

Цель работы: освоение студентами основ функционирования

отраслевой системы автоматизированного централизованного учета


В результате работы студент должен знать:

- назначение и функции, основы интерфейса программы

«Архивный фонд»;

- назначение и функции, основы интерфейса программы «Фондовый

каталог».

В результате работы студент должен уметь:

- работать с программой «Архивный фонд» в режиме пользователя и

администратора;

- вводить данные из документов внутреннего учет архива (листа

фонда, описей) в разделы основного меню программы «Архивный фонд» -

фонд, опись, движение документов;

- создавать с помощью программы «Архивный фонд» паспорт

архива;

- настраивать программу «Фондовый каталог» в режиме

администратора и осуществлять экспорт данных из программы «Архивный

фонд» (АФ);

- получать сводный паспорт архива в программе «Фондовый

каталог» (ФК).

Программное обеспечение:

346

1. Программа “АРХИВНЫЙ ФОНД” (АФ) 2.0 или 3.0. for Windows

(Федеральная архивная служба) - см. соответственно варианты заданий 1 и 2.

2. Программа “ФОНДОВЫЙ КАТАЛОГ СУБЪЕКТА ФЕДЕРАЦИИ”

(ФК) 1.0 for Windows (Федеральная архивная служба).

Раздаточные материалы:

Заполненный лист фонда.

Практическое задание

Перед началом работы вспомните:

1) Каковы главные задачи учета документов в архиве?

2) В чем отличие внутреннего учета документов от централизованного

учета документов?

3) Что является единицей учета архивных документов?

4) Каковы основные формы учета документов в государственном и

ведомственном архиве?

Вариант 1. ( для АФ, версия 2.)301

1. Общее знакомство с программой. Загрузите WORD for Windows.

Откройте файл C:/WFOND/DOC/manual.doc. Законспектируйте разделы:

НАЗНАЧЕНИЕ ПРОГРАММЫ, СТРУКТУРА ИНФОРМАЦИОННОГО

МАССИВА.

Просмотрите разделы ИЗМЕНЕНИЕ ПАРОЛЕЙ, МЕНЮ В РЕЖИМЕ

ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ И РЕДАКТОРА, ПУТЕВОДИТЕЛЬ. Сверните файл, не

закрывая его.

2. Возьмите ЛИСТ ФОНДА и введите данные в таблицы БД

"Архивный фонд".

Для этого:

- загрузите программу АФ и войдите в нее под паролем «2»

(редактора);

- выберите в главном меню пункт ФОНД; перед Вами появится

список введенных ранее фондов; нажмите ENTER. Вы войдете в

раздел ФОНД;

347

- Щелкните мышью по кнопке ДОБАВИТЬ внизу, введите номер

нового фонда в появившееся окно (с листа фонда); ENTER; щелкните по

ПРИНЯТЬ. Не все поля карточки фонда обязательно заполнять, но без

номера фонда никак не обойтись. Его необходимо ввести в первую очередь.

Начните ввод данных с ПОСЛЕДНЕГО по времени переименования

фондообразователя. Его введите в таблицу ФОНД, первый экран, поля

«Полное название фонда» (там будет курсор), «Сокращенное название

фонда». Введите также данные в поля «Категория фонда» (1, 2 или 3),

«Исторический период» (0 - дореволюционный, 1 - послереволюционный, 2 -

“без периода” для фондов, которые не отнесены к периодам 0 или 1); «Даты

документов»; «Количество описей»; выберите «Тип документов» фонда

(вложенный список слева от поля). Щелкните по кнопке СОХРАНИТЬ внизу.

Более ранние названия фондообразователя ведите в раздел

ПЕРЕИМЕНОВАНИЯ (пункт верхнего меню РАЗДЕЛЫ), обозначив даты

каждого названия. Предварительно щелкните по кнопке ДОБАВИТЬ внизу,

затем по кнопке СОХРАНИТЬ.

Итак, Вы ввели в БД общие сведения о фонде из первых разделов листа

фонда. Продолжаем последовательно пополнять данные о нашем фонде.

Следующий раздел листа фонда – «Учет неописанных материалов» (т.е.

россыпи).

3. Введите данные о количестве единиц хранения россыпи из

раздела листа фонда (учет неописанных материалов) в раздел ДВИЖЕНИЕ

ДОКУМЕНТОВ. Для этого:

- выберите пункт верхнего меню РАЗДЕЛЫ;

- выберите подпункт ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, далее -

ДОБАВИТЬ, двойной щелчок мышью по РОССЫПЬ, ПРИНЯТЬ.

Последовательно сохраняя, введите все поступления и все выбытия россыпи,

указанные в листе фонда.

4. Следующий раздел листа фонда – учет описанных документов.

Выберите подраздел ОПИСИ (пункт верхнего меню РАЗДЕЛЫ). Перед

348

вводом новой описи следует щелкнуть по кнопке ДОБАВИТЬ внизу.

Начните с номера описи. Также как для раздела ФОНД необходимо ввести

номер фонда, для заполнения карточки описи сначала необходимо ввести

номер описи (ENTER-ПРИНЯТЬ). Внесите данные о названиях, крайних

датах описей, занесенных в лист фонда. Выберите соответствующий видам

документов «Тип описи». После ввода щелкните по кнопке СОХРАНИТЬ.

Не вводите пока количество дел в описи (поле «объем»). Для этого надо

обратиться к подразделу ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ. Напоследок

щелкните по кнопке СПИСОК внизу и сверьте со списком описей во второй

части листа фонда.

5. Введите в подраздел ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ (пункт

верхнего меню РАЗДЕЛЫ) данные обо всех поступлениях и выбытиях

описанных материалов, указанных в листе фонда. Для этого обратитесь к

подпункту меню ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, выберите ДОБАВИТЬ. Как

видите, перед Вами возник список описей фонда, которые Вы ввели,

выполняя предшествующее задание. Выберите нужную опись, в которой

произошло движение документов. Введите год движения, выберите вид

движения, и, самое главное, количество поступивших или выбывших дел,

последовательно сохраняя каждую запись (пункт нижнего меню

СОХРАНИТЬ). Как Вы уже догадались, перед вводом нового движения по

описи следует щелкнуть по кнопке ДОБАВИТЬ внизу.

6. Возьмите опись Можайского УИКА302 и введите данные еще об

одном фонде и описи, выполняя аналогичную процедуру (см. п. 2-4 задания).

Откройте пункт меню ОТЧЕТЫ и самостоятельно получите «Перечень

фондов в наличии», который должен включать и введенные вами два фонда.

7. Снова обратитесь к WORD for Windows. Прочитайте раздел 8

МЕНЮ АДМИНИСТРАТОРА. Запишите пункты меню. Закройте файл.

8. Закройте программу АФ и снова загрузите ее под паролем 3

(администратора). Войдите в раздел ПАСПОРТ. Заполните название архива,

указанное в листе фонда. Щелкните по СЧИТАТЬ СВОДНЫЕ. Получите

349

сводные данные паспорта. Щелкните по СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН и

просмотрите ПАСПОРТ АРХИВА.

Закройте программу АФ.

9. Загрузите MS WORD

Загрузите файл FK/DOC/Manual.doc.

Законспектируйте разделы: «НАЗНАЧЕНИЕ ПРОГРАММЫ»,

«СТРУКТУРА ИНФОРМАЦИОННОГО МАССИВА», «ОБНОВЛЕНИЕ

ДАННЫХ».

10. Загрузите программу ФОНДОВЫЙ КАТАЛОГ под паролем 3

(администратора).

Войдите в раздел ОРГАН УПРАВЛЕНИЯ

Введение в раздел ПОЛНОЕ НАЗВАНИЕ данные об органе управления

архивным делом. Например, Архивный отдел при администрации

Вологодской области.

В раздел СОКРАЩЕННОЕ НАЗВАНИЕ - АО Вологодской области.

Адрес 122151 Вологда, ул. Ленина, 20

Сохраните данные.

11. Войдите в раздел АРХИВ, введите данные (из листа фонда) в поля:

«Полное название архива»; «Сокращенное название» (например, ГАВО);

«Адрес архива»; выберите соответствующий «Урoвень» и «Тип» (например,

для ЦМАМ - муниципальный, архив). Сохраните данные.

Выберите в списке Ваш архив. Нажмите ENTER, на вопрос программы

об источнике данных введите адрес С:\wfond\DBF, щелкните по SELEKT, в

пункте ГОД поставьте самый ранний год, за который у Вас было

изменение (поступление или выбытие) учетных данных. Нажмите ENTER.

Дождитеcь появления надписи ОБНОВЛЕНИЕ ДАННЫХ УСПЕШНО

ЗАВЕРШЕНО. Данные программы АФ скопировались в программу ФК.

Нажмите ENTER.

12. Закройте программу ФК и еще раз загрузите ее с паролем «2»

(редактора).

350

Теперь массив учетных данных региона пополнился данными Вашего

архива. Убедитесь в этом. Откройте раздел АРХИВ-ФИЛЬТР. Выберите Ваш

архив, нажмите ВЫПОЛНИТЬ.

Войдите в раздел ФОНД, выберите Ваш архив, нажмите ENTER.

Просмотрите изготовленный вами паспорт архива в разделе ПАСПОРТ

(пункт верхнего меню РАЗДЕЛЫ).

Работая с программой, можно получить сводный паспорт по Вашему

архиву за разные годы (подраздел СВОДНЫЙ ПАСПОРТ). Для чего служат

подразделы «ДИНАМИКА – АБС.»; «ДИНАМИКА %»?

Вариант 2. (для АФ, версия 3.)303

1. Общее знакомство с программой. Загрузите WORD for Windows.

Откройте файл manual3.doc. (в самораскрывающемся архиве DOC.EXE на

второй инсталяционной дискете). Законспектируйте разделы:

«НАЗНАЧЕНИЕ ПРОГРАММЫ», «СТРУКТУРА ИНФОРМАЦИОННОГО

МАССИВА». Просмотрите разделы «РЕЖИМЫ ДОСТУПА К БД». Сверните

файл, не закрывая его.

2. Возьмите ЛИСТ ФОНДА и введите данные в таблицы БД

"Архивный фонд".

Для этого:

- загрузите программу АФ-3 и войдите в нее под паролем «2»

(«Редактор-Все виды работ»); перед Вами появится список введенных ранее

фондов; нажмите ENTER. Вы войдете в раздел ФОНД;

- щелкните мышью по кнопке ДОБАВИТЬ внизу, введите номер

нового фонда в появившееся окно (с листа фонда); ENTER; щелкните по

ПРИНЯТЬ.

351

Снова разверните MsWORD. Откройте файл inrut3.doc (в

самораскрывающемся архиве doc.exe на второй инсталяционной дискете).

Заполняйте раздел ФОНД, пользуясь указаниями раздела 3.3. («Заполнение

раздела “Фонд”»). Начните ввод данных с ПОСЛЕДНЕГО по времени

переименования фондообразователя. Его введите в таблицу ФОНД, первый

экран, поля «Полное название фонда» (там будет курсор), «Сокращенное

название фонда». Введите также данные в поля «Категория фонда», «Даты

документов»; «Конечная дата»; «Количество описей»; «Год первого

поступления». Далее щелкните по кнопке СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН и

следуйте указаниями инструкции. После заполнения второго экрана

щелкните по кнопкам СОХРАНИТЬ, СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН (внизу). В

третьем экране раздела ФОНД обязательно введите в поле «Вид» значение

«Упр.» из вложенного списка. Сохраните данные.

Далее перейдите к разделу ПЕРЕИМЕНОВАНИЯ (пункт верхнего

меню РАЗДЕЛЫ). Введите данные о переименованиях фондообразователя,

обозначив даты каждого названия. Предварительно щелкните по кнопке

ДОБАВИТЬ внизу, затем введите очередное переименование, щелкните по

кнопке СОХРАНИТЬ.

Итак, Вы ввели в БД общие сведения о фонде из первых разделов листа

фонда. Продолжаем последовательно пополнять данные о нашем фонде.

Следующий раздел листа фонда – «Учет неописанных материалов» (т.е.

россыпи).

3. Введите данные о количестве единиц хранения россыпи из раздела

листа фонда (учет неописанных материалов) в раздел ДВИЖЕНИЕ

ДОКУМЕНТОВ. Для этого:

- выберите пункт верхнего меню РАЗДЕЛЫ;

- выберите подпункт ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, далее -

ДОБАВИТЬ, двойной щелчок мышью по РОССЫПЬ, ПРИНЯТЬ.

Последовательно сохраняя, введите все поступления и все выбытия россыпи,

352

указанные в листе фонда. При заполнении полей используйте инструкции

файла INRUT3.doc (3.12. Заполнение раздела “Движение документов”).

4. Следующий раздел листа фонда – учет описанных документов.

Введите в подраздел ОПИСИ (пункт верхнего меню РАЗДЕЛЫ) данные о

номерах, названиях, крайних датах описей, занесенных в лист фонда.

Выберите соответствующий видам документов «Тип описи». Перед вводом

новой описи следует щелкнуть по кнопке ДОБАВИТЬ внизу. После ввода –

по кнопке СОХРАНИТЬ. С помощью инструкции в файле inrut3.doc (3.10.

Заполнение раздела «Опись») выясните, для каких видов документов

помимо поля «Объем» в ед.хр. заполняется поле «Объем» в единицах учета.

Почему ? Не вводите пока количество дел в описи (поле «объем»). Для этого

надо обратиться к подразделу ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ. Напоследок

щелкните по кнопке СПИСОК внизу и сверьте со списком описей во второй

части листа фонда.

5. Выберите подраздел ФОНД-ТЕКУЩИЙ в пункте главного меню

РАЗДЕЛЫ. Затем выберите подраздел ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ (пункт

верхнего меню РАЗДЕЛЫ). Введите данные обо всех поступлениях и

выбытиях описанных материалов, указанных в листе фонда. Для этого

щелкните по ДОБАВИТЬ. Как видите, перед Вами возник список описей

фонда, которые Вы ввели, выполняя предшествующее задание. Выберите

нужную опись, в которой произошло движение документов. Введите год

движения, выберите вид движения, и, самое главное, количество

поступивших или выбывших дел, последовательно сохраняя каждую запись

(пункт нижнего меню СОХРАНИТЬ). Как Вы уже догадались, перед вводом

нового движения следует щелкнуть по кнопке ДОБАВИТЬ внизу.

7. Теперь попробуем создать главный учетный и поисковый

справочник – опись. Для этого нам понадобится традиционная опись

Можайского УИКА.304 Выберите подпункт ВЫБОР ФОНДА пункта главного

меню РАЗДЕЛЫ. Далее повторите уже знакомую последовательность

действий. Щелкните по ДОБАВИТЬ. Введите номер фонда (см. оборот

353

титульного листа описи), заполните данные первого экрана раздела ФОНД

(см. пункт 2 задания). Далее выберите подраздел ОПИСЬ пункта главного

меню РАЗДЕЛЫ. В ответ на заявление программы о пустоте раздела,

щелкните мышью в любом месте. Введите номер описи (она одна

единственная) и другие сведения в карточку описи (см. п. 4. задания). Далее

начинается ввод данных на уровне единицы хранения. Выберите подпункт

ДЕЛО пункта главного меню РАЗДЕЛЫ. Снова отреагируйте на заявление о

пустоте раздела щелчком мыши. Перед вами карточка дела. Щелкните по

кнопке ДОБАВИТЬ внизу. Программа попросит ввести номер дела.

Откройте первый раздел традиционной описи и ведите номер первого дела

(ENTER – ПРИНЯТЬ). Далее в соответствующие поля введите

делопроизводственный индекс (номер) дела (если он есть в описи), заголовок

дела, крайние даты и количество листов. В поле «Тип документов» выберите

из вложенного списка наиболее подходящий тип. Щелкните по кнопке

СОХРАНИТЬ внизу.305 Далее щелкните по ДОБАВИТЬ и повторите всю

процедуру для второго дела. Так введите весь первый раздел описи.

Напоследок щелкните по пункту меню СПИСОК и сверьте его с

традиционной описью. Теперь надо получить опись в виде отчета. Щелкните

по подразделу ОПИСЬ-ТЕКУЩАЯ пункта главного меню РАЗДЕЛЫ. Затем

выберите пункт верхнего меню ОТЧЕТЫ – ОПИСИ – «АРХИВНАЯ

ОПИСЬ- ТЕЛО ОТЧЕТА». Щелкните по флажку ЭКРАН и кнопке

ПЕЧАТАТЬ. Полюбуйтесь результатом и сверьте его с традиционной

описью.

8. Получите список фонда. Выберите раздел ВЫБОР ФОНДА

главного меню РАЗДЕЛЫ. ENTER. Выберите пункт верхнего меню

ОТЧЕТЫ - СПИСОК ФОНДОВ. Программа укажет диапазон дат введенных

фондов. Щелкните по флажку ЭКРАН и кнопке ПЕЧАТАТЬ. Просмотрите

титульный лист и таблицу (NEXT) списка фондов.

9. Снова обратитесь к WORD for Windows. Прочитайте раздел 10

РЕЖИМ АДМИНИСТРАТОРА руководства пользователя программой (файл

354

manual3.doc. в самораскрывающемся архиве doc.exe на второй

инсталяционной дискете). Запишите пункты меню. Закройте файл.

10. Закройте программу АФ и снова загрузите ее под паролем 8

(администратора). Войдите в раздел РЕКВИЗИТЫ АРХИВА. Введите данные

о полном и сокращенном названии архива в соответствующие поля. Войдите

в раздел ПАСПОРТ. Если программа сообщает, что раздел пуст, выберите

пункт ЗАПИСЬ верхнего меню и щелкните по ДОБАВИТЬ НОВУЮ. Если

программа выдает список уже готовых паспортов, выберите пункт ЗАПИСЬ

верхнего меню и щелкните по ЗАБЛОКИРОВАТЬ, а затем по ДОБАВИТЬ

НОВУЮ. Щелкните по кнопке ПОДСЧИТАТЬ внизу. И получите сводные

данные паспорта. Щелкните по СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН и просмотрите

ПАСПОРТ АРХИВА. Закройте программу АФ.

Далее выполняются пункты 9-11 первого варианта задания.

Контрольные вопросы:

1) Почему именно учет документов стал одним из первоочередных

направлений компьютеризации архивного дела?

2) В чем важность применения общеотраслевых (типовых) баз данных

для ведения учета документов Архивного фонда РФ?

3) Каковы преимущества автоматизированных систем учета перед

традиционными учетными справочниками?

4) Назовите основные функции АИПС «Архивный фонд» и

«Фондовый каталог субъекта Федерации».

5) Как строится автоматизированная система централизованного учета

докумeнтов Архивного фонда РФ?

Литература:





355



Тема 1.2. Создание учетных документов архива и паспорта архива с

помощью программы «Учет архивного фонда» ). 8 часов .

Цель работы: освоение студентами методики автоматизированного

внутреннего и централизованного учета архивных документов, применяемой

в Главархиве г. Москвы, приобретение навыков сравнения программных

продуктов.


- назначение и функции, основы интерфейса программы «Учет

архивного фонда»;

- различие между режимом пополнения БД в режиме ФОНД-ОПИСЬ и

в режиме АКТ.


- настраивать программу «Учет архивного фонда» в режиме

администратора, вводить данные пользователей и выбирать формы отчета;

- работать в программе «Учет архивного фонда» в режиме ФОНД-

ОПИСЬ, вводить данные из документов внутреннего учет архива (листа

фонда, описей) в разделы основного меню программы «Учет архивного

фонда» - ФОНД- ПОПОЛНЕНИЕ БД; ОПИСЬ-ПОПОЛНЕНИЕ БД, ЕД.

ХРАНЕНИЯ;

- создавать с помощью программы «Учет архивного фонда» лист

фонда, книгу учета поступлений архива, список фондов и другие

документы внутреннего учета.


Интегрированная автоматизированная система «Учет архивного

фонда» (АО Инсофт).


Заполненные листы фондов на два фонда;

356

опись дел фонда;

руководство пользователя программы «Учет архивного фонда».

Практическое задание 1 . – 4 часа.


1) Какие учетные документы позволяет получить и распечатать

программа «Архивный фонд»?

2) Каковы основные документы и дополнительные документы

внутреннего учета в государственном архиве?

3) Каковы основные документы и дополнительные документы

внутреннего учета в государственном архиве?


фонда» (УАФ) предназначена для ведения централизованного учета

документов как по архиву, так и по архивохранилищу. Система разработана

фирмой «Инсофт» для Московского городского объединения архивов и

десяти архивов административных округов г. Москвы.

1.Начните знакомство с программой с демоверсии.

Загрузите Micrоsoft Internet Explorer (Пуск –Программы- Ms. Internet

Explorer). В поле “Адрес” введите www.insoft.ru. Дождитесь загрузки сайта.

Щелкните по заставке ДЕМОВЕРСИИ. Дождитесь загрузки страницы.

Щелкните по первой строке ИНТЕГРИРОВАННАЯ

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА МОСКОВСКОГО ГОРОДСКОГО

ОБЪЕДИНЕНИЯ АРХИВОВ. Дождитесь загрузки страницы.

Выберите пункт меню ПОМОЩЬ, войдите в раздел О СИСТЕМЕ,

выпишите в тетрадь данные о программе и разработчике. Щелкните по ОК.

Войдите в пункт меню АКТ. Щелкните по НОВЫЙ АКТ слева,

самостоятельно определите и запишите последовательность действий для

введения в акт переработки описей:

1) введения учетных данных по новой описи № 3.

2) удаления всех дел описи № 3.

357

http://www.insoft.ru/

Войдите в пункт меню ВЕДЕНИЕ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ.

Самостоятельно установите последовательность действий:

необходимых для введения сведений в лист фонда;

необходимых для ведения списка фондов;

необходимых, для получения сведений о состоянии каждой единицы

хранения (внимательно смотрите на разделы главного меню вверху).

Установите и запишите, какие документы внутреннего учета позволяет

составить система. Установите и запишите, какие документы

централизованного учета позволяет составить система. (Пункт меню

ВЕДЕНИЕ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ).

Каким образом можно составить паспорт архива?

2. Теперь переходим к практике. Загрузите программу «УАФ»,

щелкнув мышью по ПУСК-ПРОГРАММЫ-УЧЕТ АРХИВНОГО ФОНДА-

АДМИНИСТРАТОР. Программа запустится в режиме администратора.

Щелкните мышью по НАСТРОЙКА БД. Создайте БД. Введите в окно

СОЗДАНИЕ БД адрес С:/arhive/dbf. Щелкните по СОЗДАТЬ, ОК. Вы

вернетесь в основное меню. Щелкните по ФАЙЛЫ ОТЧЕТОВ. Введите в

открывшееся окно адрес С:/arhive/reports. Щелкните по SELEKT, ОК.

Щелкните по пункту ПОЛЬЗОВАТЕЛИ главного меню. Вам следует

ввести пользователей и присвоить им права, назначить пароли.

Итак, начните с иконки НОВАЯ ЗАПИСЬ внизу (листочек). В поле

ФИО введите свою фамилию, присвойте себе функции администратора,

щелкнув по флажку и выбрав пункт АДМИНИСТРАТОР из верхнего меню.

Укажите пароль «1» и подтверждение «1». Щелкните по иконке

СОХРАНИТЬ (дискета внизу).

Система готова к работе. Щелкните по ВЫХОД (дверь).

7. Запустите программу в режиме пользователя. Щелкните мышью по

ПУСК-ПРОГРАММЫ-УЧЕТ АРХИВНОГО ФОНДА- УАФ.

358

Найдите вверху строку главного меню. В центре рабочего окна

находится название архива. Чтобы начать работу с системой следует ввести

свою фамилию и пароль «1».

Программой предусмотрены две системы учета – до сохранения

паспорта архива и после сохранения паспорта. Режим учета до сохранения

паспорта архива предназначен ля ввода больших массивов информации ЗА

ПРЕДЫДУЩИЕ ГОДЫ. Это подготовительный этап учета. После

сохранения паспорта этот режим становится недоступным – изменения в

данных можно осуществлять только через пункт меню АКТ. Представим

себе, что данная система введена в архиве в 2001 году, а учетные документы

имеются за 40 лет. Сначала следует ввести данные обо всех фондах и описях

архива, отложившихся за 40 лет.

В режиме первоначального пополнения данных основными являются

три пункта: ФОНД-ОПИСЬ-ЕД.ХР. Работа начинается с пункта меню ФОНД.

Режим описи становится активным после ввода и выбора фонда, чтобы не

нарушить сквозную нумерацию описей в рамках фонда.

8. Щелкните мышью по пункту главного меню ФОНД. Затем выберите

пункт ПОПОЛНЕНИЕ БД. Возьмите лист первого фонда. Введите в карточку

фонда сведения о фонде:

номер фонда,

категорию фонда (выберите, исходя из его ценности),

состояние фонда (щелчок по стрелке справа В НАЛИЧИИ);

информацию о поступлении (введите дату первого поступления с листа

фонда);

введите номер архивохранилища в поле АРХИВОХРАНИЛИЩЕ 1;

количество неописанных материалов в поле НЕОПИСАНЫЕ

МАТЕРИАЛЫ;

от кого поступили материалы (от фондообразователя).

Остальные поля карточки фонда недоступны, так как данные следует

вводить в пункте главного меню ОПИСЬ.

359

Однако заполнение карточки фонда еще не закончено. Щелкните по

вкладке НАЗВАНИЕ ФОНДА, укажите последовательно все названия фонда,

указанные в первом разделе листа фонда и их крайние даты (поля

НАЗВАНИЕ ФОНДА, ДАТА НАЧАЛЬНАЯ, ДАТА КОНЕЧНАЯ),

Внимание!

После ввода каждого названия фонда надо его сохранить (щелкните по

пиктограмме с желтой дискетой внизу). Если название фонда не имеет

точных крайних дат, следует вручную расположить названия в той

последовательности, в которой они приведены в листе фонда (используйте

кнопки со стрелочками вверх-вниз). Предварительно нужно выделить

мышью строку с названием, а затем переместить его вверх или вниз нужной

кнопкой. Еще раз сохраните данные в конце. Щелкните по иконке с дверью

внизу.

Щелкните по вкладке АННОТАЦИЯ. Введите краткую аннотацию

документов фонда (виды документов, тематика). Сохраните данные.

Щелкните по иконке с дверью внизу.

Вкладку СОСТАВ ФОНДА не трогайте, она заполнится автоматически.

Щелкните по иконке с дверью внизу. Если Вы забыли сохранить данные,

появится «вопрошающее» окно. Выберите ВЫХОД С ПРОВЕРКОЙ. Ни в

коем случае не выбирайте ОТМЕНИТЬ ИЗМЕНЕНИЯ! Тогда все Ваши

старания пропадут втуне, и новые данные будут уничтожены!

Аналогичным образом введите данные со второго листа фонда и из

описи фонда (ФОНД-ПОПОЛНЕНИЕ БД).

9. Введите данные о количестве единиц хранения описей фонда 1, 2

(листы фонда) и 3 (опись фонда). Для этого нужно войти в раздел ОПИСЬ.

Должно быть, Вы заметили, что после сохранения первой карточки фонда,

этот пункт меню стал активным. Однако для того, чтобы ввести данные в

раздел ОПИСЬ, сначала следует найти фонд, описи которого Вы будете

вводить. Для этого нужно войти в пункт меню ФОНД-ВЫБОР ФОНДА

360

Перед Вами возникнет форма для ввода критериев поиска.

Осуществите поиск фонда по ряду критериев (номер, состояние – в

наличие). Щелкните по иконке ПОИСК (красная лупа внизу). Самый простой

способ получить список всех введенных фондов – щелкнуть по иконке

ЛУПА внизу, вообще не вводя критериев поиска. Наведите курсор на

название первого фонда в списке, дважды щелкните по номеру фонда.

Появится карточка фонда. Теперь можно приступить к вводу сведений об

описях фонда.

Щелкните мышью по пункту главного меню ОПИСЬ. Появится

карточка описи первого фонда.

Возьмите лист соответствующего фонда и поочередно внесите

сведения о каждой описи: номер описи, название описи, тип описи и способ

воспроизведения выберите из списка (стрелка справа) по смыслу. В поле

КОЛИЧЕСТВО ТОМОВ поставьте 1, в поле АННОТАЦИЯ впишите

краткую характеристику состава и содержания документов описи; в поле

СРОК ХРАНЕНИЯ – впишите «постоянно». Обязательно проставьте

количество единиц хранения в описи (см. лист фонда) и крайние даты

документов описи (см. там же). Щелкните по пиктограмме СОХРАНИТЬ

(дискета внизу). Если вы забыли сохранить и щелкнули по ВЫХОД,

выберите в появившемся окне ВЫХОД С ПРОВЕРКОЙ.

Таким же способом (ОПИСЬ-ПОПОЛНЕНИЕ БД) введите сведения

обо всех описях данного фонда.

Затем найдите второй фонд (ФОНД-ВЫБОР ФОНДА). Введите

сведения с Листа фонда обо всех описях данного фонда.

Затем возьмите опись фонда и введите данные об этой описи.

Откройте пункт главного меню ЕДИНИЦА ХРАНЕНИЯ и введите

заголовки пяти дел из описи. В данный момент вы создаете не только

учетный, но и поисковый справочник - архивную опись.

10. Осуществите поиск информации об описях введенных фондов.

Для этого выберите пункт главного меню ОПИСЬ-ВЫБОР ОПИСИ.

361

Появится окно для установки критериев поиска. Осуществите поиск по

названию описи. Для этого абсолютно необязательно вводить в поле

НАЗВАНИЕ ОПИСИ все названия. Достаточно одного слова. Но при этом

следует выполнять правила составления запроса:

%отдел% – слово встречается в любом месте названия;

отдел% – слово встречается обязательно в начале названия;

%отдел – название заканчивается данным словом;

%отдел%кадро%управления% – любое сочетание слово+слово+слово.

Отметьте внизу флажок СООТВЕТСТВИЕ ХОТЯ БЫ ОДНОМУ

УСЛОВИЮ. Щелкните по кнопке ПОИСК внизу.

Аналогичным способом осуществите поиск по крайним датам

документов описей; по аннотации описи. В результате всех усилий перед

Вами появится список описей. Просмотрите карточки найденных описей,

щелкая по номеру описи.

Найдя опись, попробуйте найти введенные дела. Осуществите поиск по

ключевому слову (хотя бы одно слово из заголовка дел, которое Вы

помните).

Обратите внимание, что режим АКТ недоступен.

11. Откройте пункт главного меню СОСТАВЛЕНИЕ УЧЕТНЫХ

ДОКУМЕНТОВ.

Попробуйте самостоятельно, следуя указаниям программы, составить

список фондов архива, реестр описей любого из введенных Вами фонда, лист

одного из фондов. Сравните полученный из БД Лист фонда с оригиналом.

Какие разделы листа фонда остались незаполненными?

В тетради составьте сравнительную характеристику программ

«АРХИВНЫЙ ФОНД» И «УЧЕТ АРХИВНОГО ФОНДА» с точки зрения

требований к оборудованию, функций, оптимизации учета, удобства

интерфейса, отчетов, стоимости. Сделайте заключение пользователя.

Контрольные вопросы.

362

1) В чем сходство и различие функций программ «Архивный фонд» и

«Учет архивного фонда»?

2) Какие учетные документы Вы можете получить в качестве отчетов с

помощью программ «Архивный фонд» и «Учет архивного фонда»?

3) Каковы достоинства и недостатки каждой из программ с точки

зрения архивиста, использующего их для организации автоматизированного

учета в архиве?

4) Какие разделы Листа фонда Вам не удалось составить в данном

режиме?




архивы. 2002. № 5. С. 20-26.

Практическое задание № 2 – 4 часа.



фонда» (АО ИНСОФТ).

Руководство пользователя.


Лист фонда, акты приема-передачи дел, выделения дел на

уничтожение, научно-технической обработки фондов.


1) Каковы правила заполнения листа фонда?

2) Какие виды актов фиксируют изменения в составе документов

архива и движение документов?

1. Откройте программу «УАФ» в режиме пользователя (ПУСК

ПРОГРАММЫ-УЧЕТ АРХИВНОГО ФОНДА-УЧЕТ АРХИВНОГО

363

ФОНДА). Свою фамилию Вы, конечно, не забыли. Введите ее и пароль – «1»

– в соответствующие поля.

Обратите внимание, что режим АКТ недоступен. (Попробуйте ввести

сведения об акте АКТ-НОВЫЙ АКТ). Для введения сведений по акту

приема-передачи документов необходимо сначала создать и защитить

паспорт архива. Щелкните мышью по пункту главного меню ВЕДЕНИЕ

ПАСПОРТОВ, выберите СОЗДАНИЕ, щелкните по ДА. Программа

попросит вас подождать, потом заверит, что паспорт архива создан. Но Вы

ничего не видите. Чтобы посмотреть на результат своих трудов, щелкните по

ОК, выберите в пункте меню ВЕДЕНИЕ ПАСПОРТОВ подпункт

ПРОСМОТР. Щелкните по иконке с красной лупой внизу. Пролистайте

полученный паспорт (вкладки сверху). Вы убедитесь, что большинство

разделов пусты, однако программа честно подсчитала введенные вами

данные и свела их воедино в разделе 1 и разделе 3.1.

Следует защитить паспорт от удаления. Выберите ВЕДЕНИЕ

ПАСТОРТОВ-КОРРЕКТИРОВКА, щелкните по иконке с галочкой внизу.

На вопрос программы о защите паспорта выберите ответ «ДА». Убедитесь в

том, что напротив даты создания Вашего паспорта появилась красная

отметка «ЗАЩИЩЕН».

1. Для начала работы с актами необходимо снова перенастроить

программу в режиме АДМИНИСТРАТОРА.

Отныне, после сохранения паспорта архива, все изменения в

количестве дел фонда осуществляются через пункт меню АКТ. Подумайте,

почему?

Щелкните по пункту меню ВЫХОД. Запустите программу заново в

режиме АДМИНИСТРАТОРА. (Придется заново ввести пароль).

Снова щелкните по пункту меню ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ-НОВЫЙ

ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ. Введите имя (запомнив его), пароль «2», подтверждение

«2».

364

Теперь предстоит самое интересное. Следует создать новую роль –

«НАЧАЛЬНИК ОТДЕЛА УЧЕТА». Для этого щелкните по кнопке

РЕДАКТОР РОЛЕЙ (театральная маска внизу). На экране появится окно

редактирования ролей. Щелкните по пиктограмме НОВАЯ РОЛЬ (листочек

внизу) мышкой, впишите в окно название роли «НАЧАЛЬНИК ОТДЕЛА

УЧЕТА», ОК. Поставьте флажки в полях АКТ (просмотр, пополнение БД) и в

других полях. Щелкните по СОХРАНИТЬ (дискета внизу). Щелкните по

пиктограмме ВЫХОД внизу. В окне ПОЛЬЗОВАТЕЛИ, с которого Вы

начинали работу, в поле РОЛЬ выберите новую роль «НАЧАЛЬНИК

ОТДЕЛА УЧЕТА». Щелкните по дискете внизу (СОХРАНИТЬ) и по

иконке ВЫХОД.

Далее закройте программу и снова запустите ее под именем и с

паролем НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА УЧЕТА в режиме пользователя.

Выберите пункт меню АКТ– НОВЫЙ АКТ. Возьмите лист фонда,

введите данные из раздела ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ об актах приема-

передачи дел, выделения дел на уничтожение, научно-технической обработки

фондов. Найдите в листе фонда раздел УЧЕТ НЕОПИСАННЫХ

МАТЕРИАЛОВ, введите данные о поступлении материалов россыпи.

Найдите дату первого поступления россыпи. Введите в меню НОВЫЙ

АКТ номер фонда, дату акта (первая графа - дата первого поступления

россыпи), выберите тип акта – приема-передачи. В поле «Откуда поступили

документы» введите – от фондообразователя. В поле ИСПОЛНИТЕЛЬ 1

введите свою фамилию. Щелкните по дискете внизу, чтобы сохранить

запись.

Новый акт создан, но не зарегистрирован.

Чтобы заполнить нижнюю часть акта о движении документов не

выходя из режима АКТ, щелкните по пункту главного меню ФОНД -

ПОСТ. НЕОПИСАННЫХ МАТЕРИАЛОВ. Введите крайние даты

365

поступившей россыпи и количество единиц хранения (из листа фонда).

Щелкните по дискете внизу (СОХРАНИТЬ).

В пункте меню АКТ щелкните по АКТ - РЕГИСТРАЦИЯ АКТА - ДА

- ОК. Теперь акт зарегистрирован, а сведения о движении документов

внесены в систему.

Таким же образом зарегистрируйте другое поступление россыпи. АКТ-

НОВЫЙ АКТ; ФОНД- ПОСТУПЛЕНИЕ НЕОПИС. ДОКУМЕНТОВ; АКТ-

РЕГИСТРАЦИЯ АКТА.

Выбытие россыпи вследствие составления описей на дела

регистрируется более сложно.

АКТ-НОВЫЙ АКТ. В поле ТИП АКТА – выберите АКТ ОПИСАНИЯ.

Далее, не выходя из режима АКТ, выберите пункт ФОНД в главном

меню, подпункт – ВЫБЫТИЕ НЕОПИСАННЫХ МАТЕРИАЛОВ, введите

по листу фонда количество и даты выбывшей россыпи, т.е. всю россыпь.

Сохраните (дискета внизу).

Выберите пункт меню ОПИСЬ, который стал активным, а в нем –

НОВАЯ ОПИСЬ. Введите по листу фонда номер описи, введите название

описи, крайние даты материалов, количество единиц хранения. Выйдите из

режима описи через дверь внизу (иконка), сохранив изменения, сохраните

изменения в режиме АКТ, зарегистрируйте АКТ. (АКТ- РЕГИСТРАЦИЯ

АКТА).

Разделавшись с учетом россыпи, оформите все акты на поступление

описанных материалов. Для этого возьмите сведения из листа фонда –

раздел «УЧЕТ ОПИСАННЫХ МАТЕРИАЛОВ». Если Вы еще не

догадались, как создается акт поступления описи, действуйте так:

АКТ- НОВЫЙ АКТ, ввод номера фонда, даты акта (все та же первая

графа), ТИП АКТА – ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ. Сохраните. Далее, не выходя

из пункта меню АКТ выберите пункт меню…правильно, ОПИСЬ -НОВАЯ

366

ОПИСЬ. Введите сведения о новой описи (кроме первой, данные о которой

вы уже ввели). Сохраните. Зарегистрируйте акт.

Теперь заново составьте ЛИСТ ФОНДА. (ВЕДЕНИЕ УЧЕТНЫХ

ДОКУМЕНТОВ - ЛИСТ ФОНДА-ВЫБРАТЬ ФОНД). Почувствуйте

разницу – в данном случае заполнены раздел 3 и 4 листа фонда о движении

неописанных и описанных документов.

Создайте СВЕДЕНИЯ ОБ ИЗМЕНЕНИЯХ В СОСТАВЕ

ДОКУМЕНТОВ ФОНДА; посмотрите, какие изменения в объеме фонда

произошли.

Дополните заключение, сделанное на последнем занятии.

Контрольные вопросы.

1) Какова последовательность внесения изменений в учетные данные

после сохранения паспорта архива? Чем вызвана эта последовательность?




архивы. 2002. № 5. С. 20-26.

Часть 2. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ИНФОРМАЦИОННО-

ПОИСКОВЫЕ АРХИВНЫЕ СПРАВОЧНИКИ (АИПС) 12 часов.

Тема 2.1. Создание электронной архивной описи в СУБД FoxPRO for

Windows. – 4 часа

Цель работы: изучение применения технологии баз данных при

создании автоматизированных информационно-поисковых систем.


- классификацию и основы построения архивных АИПС;

- преимущества и недостатки реляционных СУБД при создании

архивных АИПС;

- принцип преемственности традиционных и автоматизированных

архивных справочников и его осуществление на практике.

367


- выступить в роли постановщика задачи и разработать техническое

задание при создании АИПС на базе архивной описи.


СУБД FOX PRO for Windows от 2.6.


Опись фонда.

Практическое задание


1) Что понимают под базой данных?

2) Какова структура баз данных и в чем особенности реляционной

модели данных?

3) Каковы этапы создания баз данных?

4) Каковы разновидности архивных АИПС?

Автоматизированные информационно-поисковые справочники в

архивах создаются для усовершенствования научно-справочного аппарата,

многоаспектного целевого поиска ретроспективной документной


Создание АИПС включает в себя несколько этапов.

1. Общая постановка задачи, расчет затрат на внедрение АИПС, расчет

экономической эффективности внедрения АИПС.

2. Создание инфологической модели БД. На этом этапе над проектом

АИПС работает архивист. Определяется тема или комплекс документов, тип

АИПС (межфондовая, межархивная), определяются объекты описания и их

атрибуты, назначаются индентификаторы объектов и определяются типы

связей между объектами.

3. Создание даталогической модели БД. На этом этапе архивист

работает совместно с программистом. Происходит выбор модели (структуры

368

данных), в соответствии с ней проводится структурирование данных,

нормализация таблиц, выбор ключей, выбор СУБД.

4. Создание физической БД. На этом этапе программист реализует

средствами конкретной системы управления базами данных СУБД проект

АИПС.

Информация в БД типа d_BASE, к которым относится СУБД

FoxPRO, хранится в двумерных таблицах. Столбец таблицы называется

полем, строка - записью. Файл-таблица имеет произвольное (любое) имя и

расширение *.DBF.

Создать *.DBF -файл значит определить название, тип и длину (в

символах) каждого столбца таблицы.

Создайте файлы fond.DBF, opis.DBF, delo_1.DBF и delo_2.DBF.

Загрузите FoxPRO.

Найдите в меню пункт ФАЙЛ, щелкните по нему, найдите в подменю

пункт СОЗДАТЬ, щелкните по нему.

Появится диалоговое окно СОЗДАТЬ. Щелкните по «Таблица.DBF.»

Появится диалоговое окно СТРУКТУРА ТАБЛИЦЫ. Введите имена

полей, типы и размеры.

Правила по которым можно давать имена полям:

- только латинские буквы;

- не больше 10 знаков;

- нельзя использовать пробел;

- вместо пробела можно использовать подчеркивание :delo_n4;

- нельзя начинать имя поля с цифры, но цифры использовать можно.

Например:

Nomer_fond (“а” не поместилось, т. к. это 11-й знак)

Типы полей:

Carascher - символьное, т.е. текст (размер до 254 байт);

Numeric - число, можно дробь (до 10 байт);

Data - дата, (8 байт: 00.00.00);

369

Logical - требующее ответа да или нет (всегда 1 байт: 0 или 1);

Memo - примечание. Размер не ограничен, но поиск зачастую

затруднен;

General - вставка объекта (картинки, текста), созданного другой

программой.

После ввода всех полей щелкните ОК.

Сохраните таблицу под соответствующим именем.

Программа предложит ввести записи. Введите 10 записей в таблицу

delo_1.DBF и delo_2.DBF.В остальные - по одной записи.

Для ввода примечаний: {CTRL+PGDN}

Сохранить данные и закончить ввод :{CTRL+F4} или ФАЙЛ -

ЗАКРЫТЬ. Данные сохранятся автоматически.

2. Загрузите сначала одну таблицу.

БАЗА ДАННЫХ - ПРОСМОТР-ОТКРЫТЬ

Укажите диск, каталог и файл нужной таблицы.

3. Загрузив таблицу delo_2.DBF., найдите в ней все записи, в которых

упоминаются приказы. ЗАПИСЬ-ПОИСК.

В окне ПОИСК щелкните по «Для» откроется окно ГЕНЕРАТОРА

ВЫРАЖЕНИЙ. Слева выберите поле, дважды щелкните по нему (вам нужно

поле с видами документов). Появится окно с именем таблицы - имя поля.

Введите значение поля в кавычках: "Приказы" (все, что не число, вводится в

кавычках). Щелкните по «ОК».

Придумайте и выполните еще несколько условий поиска для всех

файлов.

4. Редактирование таблицы.

Добавьте еще запись в таблицу delo_2.DBF.

Откройте ее (п.2). Выберите режим просмотра (табличный или по

записям). Добавьте пустую строку в конце таблицы: {CTRL+N}. Введите

информацию.

370

Измените данные в уже готовом поле: дважды щелкните по нему и

введите новые данные.

Удалите последнюю запись таблицы delo_2.DBF. Найдите обреченную

запись. Щелкните мышью на темном прямоугольнике слева от

соответствующей строки таблицы. Найдите в меню БАЗА ДАННЫХ,

щелкните, УДАЛИТЬ (УПАКОВАТЬ), щелкните, ДА. Другой вариант -

ЗАПИСЬ, УДАЛИТЬ.

Добавьте в файл fond.DBF поле "Opisi" для внесения сведений о

количестве описей каждого фонда. ОКНО – ВИД. Откройте изменяемую

таблицу. Щелкните по УСТАНОВКА. Появится диалоговое окно

УСТАНОВКА. Щелкните по СТРУКТУРА – ИЗМЕНИТЬ. Появится окно

СТРУКТУРА ТАБЛИЦЫ. Листайте список полей до конца. Установите

курсор на нижнем, пустом поле. Введите его характеристики (имя, тип и

размер).

Основы информационного поиска.

Завершите ввод 10 записей в файлы fond.dbf, opis.dbf,delo.dbf,

delo1.dbf.

1. Отсортируйте записи таблицы delo1.dbf по возрастанию N фонда,

описи, дела и записи.

Открыть нужную таблицу. ОКНО-ВИД-ПРОСМОТР. БАЗА-

СОРТИРОВКА

Выберите поле в списке "ВСЕ ПОЛЯ", дважды щелкните на нем.

Выберите сортировку по возрастанию или убыванию, щелкните на

соответствующем флажке.

Выберите следующее поле аналогично, щелкните на флажке

ВОЗР/УБЫВ. СОХРАНИТЬ, введите имя файла. Щелкните по «OK».

2. Проиндексируйте записи таблицы delo1.dbf по алфавиту видов

документов. В меню найдите пункт БАЗА - НАСТРОЙКА.

В области ИНДЕКСЫ – ДОБАВИТЬ, дайте индексу имя с

расширением CDX (комплексный самообновляющийся индекс) и именем

371

delo1, сохраните его.

В списке ПОЛЯ щелкните по имени поля, по которому будет

проводиться индексирование. Выберите по возрастанию или убыванию

будете индексировать, щелкните на соответствующем флажке. Введите

следующее имя поля и снова щелкните на флажке ВОЗР/УБЫВАНИЯ.

Щелкните по ДОБАВИТЬ, OK.

3. Осуществите поиск всех протоколов в фонде Можайского УИКА.306

ЗАПИСЬ-ИСКАТЬ. Так можно искать только по проиндексированному

полю. Появится КОНСТРУКТОР ВЫРАЖЕНИЙ. В области «значение для

SEEK» ввести значение для поиска в кавычках, если это текст ("протоколы").

Щелкните по OK.

4. Осуществите поиск всех документов фонда, автором которых

является Можайский УИК.

Найдите дело N 5. ЗАПИСЬ-НАЙТИ. Индекс не важен.

Щелкните по «FOR». (Для)

Выберите поле в списке «ПОЛЕ», дважды щелкните по нему.

Поставьте логический оператор (в данном случае =) и введите

значение (в кавычках, если это текст): автор=”Можайский УИК”. Щелкните

по «OK».

5. Осуществите поиск всех документов, где упоминается о съездах

Советов.

ПРАВКА – НАЙТИ. Без всяких кавычек введите «Съезд» и нажмите

«OK».

6. Осуществите поиск всех протоколов Можайского УИКА в 1 описи

фонда Можайского УИКА. Для этого нужно построить запрос: ФАЙЛ-

СОЗДАТЬ. Щелкните по флажку ЗАПРОС – СОЗДАТЬ.

В поле «Критерии отбора» введите поля, операторы и их значения

(вид_документов- похоже на- “Протоколы” и др.)

Выберите поля результата.

Щелкните по ВЫПОЛНИТЬ ЗАПРОС.

372


1) Назовите этапы создания АИПС. Какова роль архивиста на каждом

из этапов?

2) Назовите известные вам модели (структуры) данных.

3) В чем преимущества и недостатки реляционной модели данных?

4) Какова методика поиска информации в АИПС?

5) Каким образом облегчается труд составителя электронной описи по

сравнению с традиционной?

6) В чем преимущества электронной описи перед традиционной с точки

зрения методики поиска информации?



М., 1994. Часть 2. Технология баз данных. С.47-84.

Киселев И.Н. Об автоматизации НСА к архивным документам//


№ 23. С.22-30. http://aik.barnaul.ru/aik/bullet/23/bullet23.html

Тема 2.2 .Информационно-поисковые функции программы «Архивный

фонд».4 или 8 часов.

Цель работы: освоение студентами информационно-поискового

модуля общеотраслевой программы «Архивный фонд». В результате

работы студент должен знать:

основы информационного поиска в АИПС (контекстного поиска,

поиска по ключевому слову, по классификатору).


- вводить данные в БД программы «Архивный фонд» из

путеводителя и описей, формируя электронный путеводитель (в при работе с

третьей версией программы – путеводитель, опись и каталог);

- редактировать рубрикатор программы «Архивный фонд»;

373

- осуществлять поиск информации во всех режимах,

предусмотренных пунктом меню ФИЛЬТР;

- формировать отчеты.


1. Программа “АРХИВНЫЙ ФОНД” (АФ) 2.0 или 3.0 for Windows

(Федеральная архивная служба). См. соответственно варианты 1 и 2 задания.


Опись фонда307, путеводитель по фондам архива, «Схема единой

классификации документной информации в систематических каталогах

государственных архивов СССР» (советский период).

Для работы с третьей версией программы дополнительно понадобятся

дела (2 дела на каждого студента) или CD-ROM Компьютерная обучающая

система «Архивистика» (М.: РГГУ, 2000).

Вариант 1. (Для второй версии программы АФ).

Практическое задание - 4 часа.


1) Основные информационно-поисковые справочники архива.

2) Место в системе НСА путеводителя по архиву, состав

характеристики фонда в путеводителе.

3) Методику описания документов в путеводителе.

4) Назначение и структуру Схемы единой классификации документной

информации в систематических каталогах государственных архивов СССР.

1. Итак, приступим к созданию электронного путеводителя. Загрузите

программу «Архивный фонд». ПУСК-ПРОГРАММЫ-АРХИВНЫЙ ФОНД-

АРХИВНЫЙ ФОНД. Введите пароль «2». Обычно для создания

электронного путеводителя используется традиционный путеводитель.

Возьмите традиционный (т.е. изданный типографским способом)

путеводитель по архиву. Выберите индивидуальную характеристику фонда.

Введете сведения о выбранном фонде в базу данных. Введите в раздел ФОНД

374

поисковые данные о фонде (название, номер фонда, количество единиц

хранения, историческую справку, аннотацию и др.)

Для этого щелкните мышью по пункту ФОНД главного меню.

Появится список фондов, введенных ранее. Щелкните по ENTER. Щелкните

по пункту ДОБАВИТЬ нижнего меню. Введите номер фонда (ENTER,

ПРИНЯТЬ), полное и сокращенное название фонда, исторический период (1-

совесткий, 0 – дореволюционный), тип фонда. Надеюсь, Вам не надо

объяснять, что означают аббревиатуры упр., л/п, л/c, НТД, кино, фото и др.?

Введите крайние даты документов фонда. Щелкните по СОХРАНИТЬ,

СЛЕДУЩИЙ ЭКРАН. Все эти операции Вам уже знакомы по выполнению

задания № 1.

Щелкните по пункту нижнего меню РЕДАКТИРОВАТЬ. К этому

пункту следует обращаться каждый раз после сохранения данных.

Введите объем единиц хранения в соответствующее поле.

СОХРАНИТЬ - СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН.

Введите ИСТОРИЧЕСКУЮ СПРАВКУ И АННОТАЦИЮ в

соответствующее поле. Для этого надо щелкнуть по РЕДАКТИРОВАТЬ в

нижнем меню, затем по ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА, РЕДАКТИРОВАТЬ,

ввести текст исторической справки из путеводителя, щелкнуть по

СОХРАНИТЬ - СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН.

Введите ключевые слова в поля ПЕРСОНАЛИИ, ГЕОГРАФИЧЕСКИЕ

СВЕДЕНИЯ, ТЕМАТИКА. Персоналии – фамилии, географические сведения

– географические названия, упоминаемые в аннотации фонда, тематика –

ключевые слова, передающие содержание документов. Виды документов не

являются ключевыми словами. Каждое ключевое слово вводится в

отдельную строчку, после ввода следует нажать F4. Для выхода из режима

ввода ключевых слов следует нажать ESC.

2. В том случае, если характеристики фонда нет в традиционном

путеводителе (допустим, он устарел), для ввода данных используется опись

фонда. Возьмите опись фонда. Начните все сначала. Войдите в раздел

375

ФОНД. Щелкните по ДОБАВИТЬ. Введите номер нового фонда. Введите в

раздел ФОНД последнее название фонда, а раздел ПЕРЕИМЕНОВАНИЯ

первые названия фонда (см. оборот титульного листа описи). Каждое

переименование вводится отдельно, с датами.

3. Вернитесь в раздел ФОНД. Введите историческую справку (см.

предисловие к описи), АННОТАЦИЮ (см. собственно опись), ключевые

слова – ТЕМАТИКУ, ГЕОГРАФИЮ, ИМЕНА (см. указатели к описи).

Аннотацию надо составить на основе описи. Как обычно, нажимайте

СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН, пока не найдете нужные поля.

4. Вызовите преподавателя, и в его присутствии осуществите поиск


Войдите в пункт верхнего меню ФИЛЬТР.

Осуществите поиск по введенным Вами :

- переименованиям;

- ключевым словам;

- тексту исторической справки или аннотации.

Если Вы не помните введенных Вами ключевых слов, щелкните по

пункту меню СПИСОК справа.

6.Откройте пункт меню ОТЧЕТЫ и просмотрите несколько файлов

отчетов, обязательно загрузите путеводитель (щелкните по разделам

оглавления) и указатели к нему.

Закройте АРХИВНЫЙ ФОНД (РАЗДЕЛЫ-ВЫХОД).

7. Откройте программу АРХИВНЫЙ ФОНД в режиме администратора

(введите пароль «3»). Откройте пункт меню РУБРИКАТОР. Щелкните по

ДОБАВИТЬ. Введите рубрику 6. (Государственные учреждения советского

периода). Нажмите CTRL-N. Введите подразделы 6.1-6.9., используя

соответствующий раздел традиционной СХЕМЫ ЕДИНОЙ

КЛАССИФИКАЦИИ документной информации в систематических каталогах

государственных архивов СССР (советский период). Замените буквенно-

цифровые индексы на цифровые по смыслу. Закройте программу.

376

8. Запустите программу в режиме редактора (пароль «2»). Найдите в

списке фондов введенные Вами фонды. Проставьте рубрику. Сохраните.

9. Пометьте к уничтожению фонд Можайского УИКА. (ЗАПИСЬ-

УДАЛИТЬ-ДА). Покажите результаты работы преподавателю.

10.Уничтожьте запись о Можайском УИКЕ. Закройте АФ. Загрузите

АФ в режиме администратора (пароль «3»). Щелкните по СЖАТИЕ БД-ДА-

ENTER.

11. Убедитесь, что запись уничтожена. Закройте АФ. (ВЫХОД).

12. Загрузите АФ в режиме редактора (пароль «2»). Просмотрите

список фондов (раздел ФОНД) и убедитесь, что фонда Можайского УИКА в

нем нет.

Вариант 2. (Для третьей версии программы АФ).

Практическое задание - 8 часов.

Цель работы: осуществить описание документов на трех уровнях

(фонда, дела, документа), и создать информационно-поисковые архивные

справочники (путеводитель, опись и каталог).


1) Основные информационно-поисковые справочники архива.

2) Назначение и место в системе НСА путеводителя по архиву, состав

характеристики фонда в путеводителе.

3) Назначение и место в системе НСА архивной описи. Элементы

информации в описании единицы хранения.

4) Назначение и место в системе НСА архивных каталогов. Виды

каталогов.

5) Назначение и структуру Схемы единой классификации документной

информации в систематических каталогах государственных архивов СССР.

Работа 1. 4 часа. Описание на уровне фонда, описи, единицы хранения.

1. Итак, начнем работу по созданию электронного НСА с уровня

фонда. Т.е. с путеводителя.

377

Загрузите программу «Архивный фонд 3»: ПУСК-ПРОГРАММЫ-

АРХИВНЫЙ ФОНД-АРХИВНЫЙ ФОНД3. Введите пароль «2». Перед Вами

появится список фондов. Нажмите ENTER. Щелкните по кнопке ДОБАВИТЬ

внизу (Более быстрый вариант – выбрать пункт верхнего меню ДОБАВИТЬ).

Программа запросит номер фонда («Введите номер нового фонда»).

Возьмите традиционный путеводитель по архиву. Выберите индивидуальную

характеристику фонда. Обратите внимание на то, что номер фонда состоит

из трех частей. Поле «Период» предназначено для ввода буквы, если номер

фонда в путеводителе состоит из буквы и цифры. Так как в областных и

краевых архивах нумерация фондов ведется раздельно для периодов до

октября 1917 года и после этой разделительной даты, перед номером фонда

может стоять буква «Д» (дореволюционный) или «Р» (советский,

послереволюционный). Введите эту букву в первое поле. Если ее нет, ничего

не вводите. «Цифры» - это уникальный номер фонда, который следует

посмотреть в кратких справочных данных о фонде, «литер» - это буквенное

обозначение для фондов, находящихся на депозитарном хранении. В данном

случае оно не понадобится, это поле можно оставить незаполненным.

Щелкните по ENTER, ПРИНЯТЬ. Отнеситесь к номеру внимательно. 308

2. Перед Вами появится первый экран меню ФОНД. Введите полное

последнее название фондообразователя (с него начинается характеристика

фонда в традиционном путеводителе) в поле «Название фонда». Если в

скобках после полного название приведено сокращенное (например,

МГИАИ), введите и его – в поле «Сокращенное название фонда». Введите

исторический период (1-советский, 0 – дореволюционный), выберите тип

фонда исходя из состава документов, указанного в характеристике фонда.

Введите крайние даты документов (только годы !) в поля «Даты

документов». Щелкните по кнопке СОХРАНИТЬ внизу. Все эти операции

Вам уже знакомы по выполнению задания № 1. Но сейчас наша задача – не

подсчитать учетные данные, а отразить состав и содержание документов

архива.

378

3. Щелкните по СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН, «Редактировать» (внизу).

Введите в верхнюю таблицу сведения о количестве ед.хр. (из кратких

справочных данных о фонде). Сохраните данные.

4. Дважды щелкните по кнопке СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН. Перед вами

появится экран СОСТАВ НСА К ДОКУМЕНТАМ ФОНДА, а в нем кнопки

ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА; АННОТАЦИЯ. Щелкните по пункту нижнего

меню РЕДАКТИРОВАТЬ. К этому пункту следует обращаться каждый раз

после сохранения данных. Щелкните по кнопке ИСТОРИЧЕСКАЯ

СПРАВКА. Откроется окно для ввода исторической справки о фонде. Еще

раз щелкните по кнопке РЕДАКТИРОВАТЬ в нижней части данного окна. В

окне появится курсор. Введите историческую справку о вашем

фондообразователе (в традиционном путеводителе она помещается мелким

шрифтом сразу после названия фондообразователя и кратких справочных

данных о фонде). Щелкните по СОХРАНИТЬ, ВЫХОД в нижней части окна.

Далее щелкните мышью по кнопке АННОТАЦИЯ. Появится окно для

ввода аннотации документов фонда. Как вы помните, аннотация документов

– это основная часть характеристики фонда в путеводителе. Она приводится

вслед за исторической справкой. Смысл ее в том, чтобы исследователь мог

понять, нужны ли для работы по его теме материалы данного фонда, и стоит

ли обращаться к описям фонда для более детального поиска. Нашли по

данному описанию аннотацию в традиционном путеводителе? Тогда

щелкните по кнопке РЕДАКТИРОВАТЬ в нижней части окна и введите

аннотацию в наш электронный путеводитель. Щелкните по СОХРАНИТЬ,

ВЫХОД в нижней части окна.

5. Поисковые возможности нашего электронного путеводителя

увеличатся, если мы создадим к нему указатели – предметный, именной и

географический. Этим мы и займемся сейчас. Щелкните по кнопке

ПЕРСОНАЛИИ внизу. Откроется окно именного указателя. Курсор уже

стоит в верхней строчке. Сюда Вы можете ввести фамилию, имя, отчество

фондообразователя (если вы описываете личный фонд) и все другие

379

фамилии, упомянутые в исторической справке и аннотации. Для ввода

следующей фамилии нажмите F4. По окончании ввода последней фамилии

нажмите ESC. Если фамилий в характеристике фонда нет, выйдите из

данного окна, не заполняя его (ESC). Затем щелкните по кнопке

РЕДАКТИРОВАТЬ внизу и затем – по кнопке ГЕОГРАФ. СВЕДЕНИЯ. Как

минимум, сюда надлежит внести название губернии и уезда (области, края,

района), где функционировал (родился, творил) фондообразователь. Далее

возвращаемся в окно Состав НСА К ДОКУМЕНТАМ ФОНДА (ESC), снова

выбираем РЕДАКТИРОВАТЬ в нижнем меню и нажимаем на кнопку

ТЕМАТИКА. Вы должны ввести ключевые слова в предметный указатель

путеводителя. Еще раз напоминаем, что виды документов (протоколы,

приказы) не являются ключевыми словами. Ключевые слова (дескрипторы)

раскрывают содержание документов. Например, для фонда МГИАИ

ключевыми словами можно считать: «историко-архивоведение», «высшее

образование», «архивы», «архивное дело», «историческая наука»,

«историческое образование», «культура», «студенты», «высшие учебные

заведения» и др. Каждое ключевое слово вводится в отдельную строчку,

после ввода следует нажать F4. Для выхода из режима ввода ключевых слов

следует нажать ESC.

6. Теперь следует отнести наш фонд к определенному разделу

путеводителя. Для этого снова щелкните по «Редактировать» (внизу). При

этом активизируется кнопка «Рубрика». Щелкните по ней. Если рубрикатор

уже введен в программу, Вам остается только выбрать стрелочками

подходящую по смыслу рубрику, а затем щелкнуть по ENTER.

Если рубрикатора нет, ваша задача усложняется. Сохраните данные и

закройте программу. Снова откройте программу АФ3 с паролем «8»

(Администратора). Выберите пункт основного меню «Рубрикатор». Введите

слева цифру «1», название рубрикатора: «Оглавление путеводителя».

Введите рубрики:

Фонды Московского царства.

380

Фонды Российской империи.

Фонды Временного правительства.

Фонды Советского государства.

Фонды Российской Федерации.

Определите, к какому периоду относится Ваш фонд. Откройте

оглавление традиционного путеводителя и внесите несколько подразделов

данного раздела, в том числе подраздел, к которому относится выбранный

фонд. При этом номера подразделов должны быть связаны с номером раздела

– например, для раздела 1.2. подразделы 1.2.1, 1.2.2., 1.2.3. и др. После

каждого подраздела нажимайте F4. Программа автоматически сортирует

введенные рубрики по порядку номеров. После окончания ввода нажмите

ESC. Для выхода из программы выберите «Выход».

Снова запустите программу АФ под паролем «2». Выберите нужный

фонд. Листайте СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН, пока не дойдете до четвертого -

СОСТАВ НСА К ДОКУМЕНТАМ ФОНДА. Щелкните по

РЕДАКТИРОВАТЬ внизу, затем по РУБРИКА. Выберите нужную рубрику и

сохраните данные. Теперь характеристика фонда в путеводителе создана.

7. Наша работа по вводу в БД характеристики фонда свелась к

простому копированию данных традиционного путеводителя в

соответствующие поля. Но так бывает не всегда. В том случае, если

характеристики фонда нет в «традиционном» путеводителе (допустим, он

устарел), для ввода данных используется опись фонда.

Итак, возьмите опись фонда (традиционную). В верхнем меню

выберите пункты РАЗДЕЛЫ-ВЫБОР ФОНДА. Появится список фондов. В

верхнем меню выберите ДОБАВИТЬ. Введите номер фонда, руководствуясь

описанными в пункте 1 правилами (Он на титульном листе описи или на его

обороте). ENTER, ПРИНЯТЬ. Перед Вами снова раздел ФОНД. Он Вам

знаком. Но не торопитесь вводить данные в знакомые поля. Предположим,

что у данного фонда только одна опись (другой у нас все равно нет). Снова

обратимся к верхнему меню: РАЗДЕЛЫ – ОПИСЬ. Программа предупредит о

381

том, что для данного фонда не ведено ни одной описи. Щелчок мышью в

произвольном месте окна – и мы в разделе ОПИСЬ. Таким образом, мы

переместились на иной, более подробный уровень описания. Щелкните по

ДОБАВИТЬ и введите номер описи (если его нет на титульном листе,

поставьте номер «1» в поле «Цифры»). ENTER, ПРИНЯТЬ. Введите в

соответствующие поля название описи, крайние даты документов (с

титульного листа), просмотрев опись, определите и введите тип документов

описи, категорию фонда. Просмотрев итоговую запись, введите данные об

объеме документов. Сохраните данные (кнопка СОХРАНИТЬ внизу). Затем

выберите пункт верхнего меню «Запись» и щелкните по «Копировать опись в

фонд». Программа оповестит Вас о том, что опись успешно скопирована в

фонд. Вам не придется дважды вводить одни и те же данные на уровне

фонда, так как повторяющиеся поля заполнены автоматически.

8. Теперь переходим к поединичному описанию дел данной описи.

Щелкните по пунктам верхнего меню РАЗДЕЛЫ – ДЕЛО. Программа снова

напомнит, что раздел пуст и попросит ввести новую запись. Это Вам

известно и без нее. Щелкните мышью в любом месте окна. Перед Вами

появится раздел ДЕЛО. Щелкните по кнопке ДОБАВИТЬ внизу. Программа

запросит номер ед.хр. (для КФФД и электронных документов указывается

еще и номер единицы учета). Надо сказать, что дела можно вводить в БД в

произвольном порядке. Полистайте традиционную опись. Выберите любое

дело и введите его первый номер (надеюсь, Вы понимаете, что речь идет не о

делопроизводственном номере, а именно о номере единицы хранения,

который является частью архивного шифра дела). ENTER, ПРИНЯТЬ. Вы в

разделе ДЕЛО. Курсор автоматически переместился в поле ЗАГОЛОВОК

ЕДИНИЦЫ ХРАНЕНИЯ. Введите его. Затем в соответствующие поля

введите делопроизводственный индекс (если он есть), крайние даты

документов дела, количество листов. Если возможно, введите тип

документации. Как видите, поля БД полностью соответствуют графам

традиционной описи. Однако количество элементов описания дела

382

значительно больше, чем в традиционной описи. В этом легко убедиться,

щелкнув по СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН. Какие дополнительные данные можно

указать о деле? Для чего предназначены поля «Аннотация», «Примечание»,

«Персоналии», «Географ. сведения», «Тематика»?

Поле «Рубрика» предназначено для классификации дела в соответствии

со схемой классификации описи.

С помощью кнопок ДОБАВИТЬ, СОХРАНИТЬ введите необходимый

минимум сведений еще о пяти делах описи.

9. Теперь снова вернемся к уровню фонда. Выберите пункты верхнего

меню РАЗДЕЛЫ – ФОНД (текущий). Щелкните по кнопке

РЕДАКТИРОВАТЬ (внизу). Руководствуясь титульным листом описи,

введите в соответствующие поля полное и сокращенное название фонда,

исторический период. Остальные сведения о фонде уже имеются, так как они

скопированы с данных единственной описи.

Щелкните по (СОХРАНИТЬ - СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН (трижды)-

РЕДАКТИРОВАТЬ). Теперь Вам следует ввести данные в раздел

ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА И АННОТАЦИЯ. Руководствуйтесь при этом

указаниями пункта 4 задания. Для ввода исторической справки используйте

предисловие к описи, где описана история фондообразователя. Аннотацию

составьте на основании самой описи.

Далее создайте автоматизированные указатели к путеводителю ( поля

«Персоналии»; «Географ. сведения», «Тематика») руководствуясь,

указаниями п. 5 задания. Для ввода ключевых слов используйте

соответствующие указатели к традиционной описи (в конце).

Далее проставьте нужную рубрику, соответствующую разделу

путеводителя (см. п. 6. задания). Сохраните данные. Вы внесли в базу данных

описание еще одного фонда.

10. Теперь осталось увидеть результаты Ваших трудов – осуществить

поиск введенной информации в БД. Это лучше сделать в присутствии

преподавателя.

383

Войдите в пункт верхнего меню ПОИСК.

Осуществите поиск «по фондам» и найдите оба введенных фонда по:

- ключевым словам (если не помните введенных ключевых слов,

воспользуйтесь списком справа);

- тексту исторической справки или аннотации;

- полному или сокращенному названию.

Осуществите поиск «по делам». Найдите хотя бы одно из введенных

пяти дел по тексту заголовка или датам.

12. Откройте пункт меню ОТЧЕТЫ и просмотрите несколько файлов

отчетов, обязательно загрузите путеводитель (щелкните по разделам

оглавления) и указатели к нему.

13. Пометьте к уничтожению фонд, опись которого Вы ввели. Для

этого щелкните по РАЗДЕЛЫ – ВЫБОР ФОНДА. Найдите в списке нужный

фонд, нажмите на ENTER. В разделе ФОНД щелкните по ЗАПИСЬ –

УДАЛИТЬ/ВОССТАНОВИТЬ – ДА). Уничтожьте запись об этом фонде.

Закройте АФ3 (РАЗДЕЛЫ – ВЫХОД). Загрузите АФ3 в режиме

администратора (пароль «8»). Щелкните по СЖАТИЕ Базы Данных -ДА-

ENTER. Загрузите АФ3 (пароль «2»). Просмотрите список фондов (раздел

ФОНД) и убедитесь, что удаленного фонда в нем нет.

Работа 2. 4 часа. Каталогизация.

1. Итак, приступим к более подробному описанию - на уровне

документа и документной информации. Столь трудоемкая работа, требующая

досконального изучения документов каждого дела, проводится обычно (как

Вы, надеюсь, помните) при создании таких видов архивных справочников

как каталоги или архивные обзоры. Каталоги в настоящее время создаются,

в основном, в виде БД.

Вам потребуются архивные дела или компьютерная обучающая

система «Архивистика» (CD-ROM). Возьмите традиционное дело или

загрузите CD-ROM, руководствуясь указаниями по инсталяции на обложке

диска или коробки. В главном меню обучающей системы (слева) выберите

384

пункт АРХИВ. Щелкните мышью в любом месте окна ЭЛЕКТРОННЫЙ

АРХИВ, в окне СОСТАВ АРХИВА выберите раздел ДОКУМЕНТЫ 1917-

1991 ГОДОВ. Выберите любой раздел (документы государственных

учреждений или общественных организаций) и любой из имеющихся в

электронном архиве фондов.

Запустите программу АФ3 с паролем 2 «Редактировать все». Выберите

пункт ДОБАВИТЬ верхнего меню. Если вы работаете с CD-ROM – все

просто. Номер фонда, как и его название, указаны в списке фондов. Введите

их в соответствующие поля БД (последовательность действий подробно

разобрана в предыдущем задании). Если Вы работаете с делом, придется

поработать головой (не все же за Вас должен делать компьютер). Если

архивный шифр и название фонда на указаны на обложке дела, присвойте

фонду произвольный номер и определите фондовую принадлежность дела.

После чего введите название фонда в соответствующее поле.309 Сохраните

данные.

2. Далее обратитесь к верхнему меню: РАЗДЕЛЫ-ОПИСЬ. Программа

сообщит, что раздел пуст. Щелкните мышью в любом месте окна. Введите

данные об описи, которую Вы хотите создать (кнопка ДОБАВИТЬ внизу).

Присвойте описи номер 1 (ENTER, ПРИНЯТЬ). Введите название описи

(«Материалы…» – далее название фондообразователя или «Опись коллекции

документов…» - признак создания коллекции). Укажите количество дел – 2

ед. хр. Если Вы работаете с CD-ROM, введите крайние даты документов

фонда. Сохраните данные.

3. Далее обратитесь к верхнему меню: РАЗДЕЛЫ-ДЕЛО.

Программа сообщит, что раздел пуст. Щелкните мышью в любом месте окна.

Щелкните по кнопке ДОБАВИТЬ внизу. Введите номер дела (естественно,

первый). ENTER, ПРИНЯТЬ. Далее начнется самое трудное и интересное.

Программа ждет от Вас формулировки заголовка дела. Если вы работаете с

традиционной россыпью, внимательно изучите документы дела,

сформулируйте заголовок и внесите его в соответствующее поле БД. 310

385

Далее введите другие информационные характеристики дела (крайние даты,

количество листов и др.) Сохраните данные. Далее возьмите второе дело.

Определите его фондовую принадлежность. Если дело относится к тому же

фонду, просто щелкните по кнопке ДОБАВИТЬ в окне ДЕЛО и опишите

второе дело также, как и первое. Если фонды разные, обратитесь к верхнему

меню: РАЗДЕЛЫ-ВЫБОР ФОНДА - ДОБАВИТЬ. И повторите описание по

цепочке ФОНД-ОПИСЬ-ДЕЛО, как сказано в пунктах 1-3 настоящего

задания.

Если Вы работаете с CD-ROM, щелкните мышью по номеру фонда,

появится список дел. Далее щелкните мышью по иконке с изображением

дела (любой в списке). Появится список листов дела. Поочередно открывая

документы (щелчок мышью по иконке с изображением листочка),

просмотрите их и составьте заголовок дела. Далее введите другие

информационные характеристики дела (крайние даты, количество листов и

др.) Сохраните данные. Откройте второе дело. Щелкните по кнопке

ДОБАВИТЬ в окне ДЕЛО и опишите второе дело также, как и первое.

Сохраните данные.

4. Теперь приступим к описанию на уровне документа. Можно просто

обратиться к верхнему меню РАЗДЕЛЫ – ДОКУМЕНТ. Но для удобства мы

сначала подготовим программу к каталогизации и войдем в нее под

специальным паролем. Закройте АФ3 (РАЗДЕЛЫ – ВЫХОД). Снова

запустите ее под паролем 8 (Администратора). В главном меню выберите

пункт КАТАЛОГ. Программа предложит Вам ввести рубрикатор в

соответствии с которым будет строиться структура Вашего каталога. В

верхней строчке (название рубрикатора) введите: «0. Схема классификации

документной информации в каталоге № 1». Щелкните по ДОБАВИТЬ

вверху. Теперь следует ввести рубрики. Возьмите традиционную СХЕМУ

ЕДИНОЙ КЛАССИФИКАЦИИ документной информации в

систематических каталогах государственных архивов СССР (советский

период). Конечно, она безнадежно устарела и чрезвычайно

386

идеологизирована. Однако, это единственный общеотраслевой

классификатор документной информации, и он составлен для документов

именно того периода, который вы описывали. Найдите соответствующий

раздел схемы, к которому по смыслу подходит Ваш фонд (фонды). Введите

его вместе с подразделами (достаточно трех делений), после ввода каждой

рубрики нажимайте ДОБАВИТЬ в верхнем меню. Замените буквенно-

цифровые индексы на цифровые по смыслу (например, 1.; 1.1; 1.1.1 и др.).

Завершив ввод, нажмите ESC. Закройте программу (ВЫХОД).

5. Снова запустите программу АФ3 с паролем «5» («Каталогизация»).

Появится список фондов. Внимательно просмотрите его и выберите именно

те фонды, которые вы только что описали. Если будет выбран фонд, который

не описан поединично, программа предложит Вам повторить выбор

(каталогизировать россыпь нельзя). Последовательно нажимая ENTER,

выберите из списка опись, затем первое дело. Появится карточка дела с его

заголовком. Обратитесь к верхнему меню (РАЗДЕЛЫ – ДОКУМЕНТ).

Щелкните по кнопке ДОБАВИТЬ внизу. Теперь откройте дело или файл с

изображением документа, щелкнув по иконке с листочком в электронном

архиве. Описывайте каждый документ, формулируя его заголовок и внося его

в сответствующее поле311. Введите также номер листа дела, номер, вид и

дату документа, дату события, если речь идет о событии. Если в документе

или его оформлении содержится что-либо значимое, что не отражено в

заголовке, например, автограф исторического лица, щелкните по кнопке

АННОТАЦИЯ и внесите туда эти данные. Введите также (СЛЕДУЮЩИЙ

ЭКРАН) внешние особенности, данные о подлинности и способе

воспроизведения. Обратите внимание на то, что можно ввести и текст

документа. Но вводить его с клавиатуры слишком трудоемко – удобнее было

бы присоединить графический файл с его изображением. Сохраните данные.

Опишите таким образом все документы дела и приступайте ко второму делу

(РАЗДЕЛЫ – ВЫБОР ДЕЛА ОПИСИ). Сохраните данные.

387

Теперь обратитесь к пункту верхнего меню ПОИСК. Осуществите

поиск «По документу» - поочередно по тексту заголовка, по виду (можно

выбрать из списка справа), и дате документа.

5. Теперь приступим к описанию документной информации.

Обратитесь к верхнему меню (РАЗДЕЛЫ – КАТАЛОГ). Выберите нужную

рубрику введенного вами ранее (в режиме администратора) рубрикатора.

Откроется карточка систематического-именного-географического каталога.

Щелкните по ДОБАВИТЬ внизу и введите вопрос содержания документа.

Щелкните по СВЯЗАТЬ и укажите фонд, опись и дело, к которому относится

вопрос. Таким образом введите десять вопросов.

Теперь обратитесь к пункту верхнего меню ПОИСК. Осуществите

поиск введенных данных по вопросу, персоналиям, географии.


1) На каких уровнях осуществляется описание информации в

АИПС программы «Архивный фонд», версия 2 и версия 3 ? Какие

возможности для поиска информации предоставляет эта программа?

2) В чем достоинства и недостатки программы как поисковой

системы?

3) Можно ли с помощью данной программы непосредственно

проводить обработку россыпи, минуя традиционное описание?




Ларина В.Г. Единый классификатор документной информации -

важнейший элемент информатизации архивной отрасли// Отечественные

архивы. 2002. № 1. С.8-14.

Тема 2.3. Путеводитель по РГАЛИ . – 4 часа.

Цель работы: изучение методики поиска информации в архивной

АИПС на примере путеводителя по РГАЛИ.

388


- назначение и состав информационного массива путеводителя по

РГАЛИ на CD-ROM;


- осуществлять поиск во всех возможных режимах а также

копирование найденной информации по Путеводителю по РГАЛИ.

Программные средства:

Электронный путеводитель по РГАЛИ. CD-ROM.

Практическое задание № 5. – 4 часа.


1. Разновидности путеводителей.

2. Структуру построения путеводителя.

3. Вспомогательный справочный аппарат к путеводителю.

1. Запуск программы. Для инсталяции программы через МОЙ

КОМПЬЮТЕР обратитесь к сетевому диску (H: (Guest)) . На диске найдите

папку «СD-ROM», откройте папки Rgali/EXE.

Если программа уже установлена, просто запустите ее двойным

щелчком по иконке RGALI или ПУСК – ПРОГРАММЫ – РГАЛИ – Архив

РГАЛИ. Рассмотрите главное меню. Войдите в пункт меню HELP – ABOUT.

Перепишите в тетрадь выходные данные СD-ROM. Чтобы вернуться в

главное меню, щелкните в любом месте окна с выходными данными.

2. Поиск информации по разделам путеводителя.

2.1. Установите соавтора В.А. Каверина по сценарию кинофильма «Два

капитана».

Двойным щелчком мыши войдите в раздел ЛИЧНЫЕ ФОНДЫ справа.

В окне ПОИСК (справа) наберите фамилию «Каверин». Щелкните по

карточке с фамилией писателя слева. Выпишите номер, хронологические

границы и объем фонда, фамилию соавтора в тетрадь. Также укажите

389

элемент информации, который должен быть, но отсутствует в данной

характеристике фонда в путеводителе.

Чтобы вернуться в основное меню, нажмите ESC.

2.2. Выпишите в тетрадь все фонды РГАЛИ, которые содержат

информацию по истории МХАТ (их номера, хронологические границы,

объем).

Для этого:

Начните с раздела меню ТЕАТРЫ, ХОРЫ, щелкнув мышью по

названию раздела. Пролистайте картотеку слева с помощь клавиш-стрелочек,

PAGE UP, PAGE DOWN. Для просмотра карточки следует щелкнуть мышью

по надписи на ней, для возвращения в картотеку – нажать ESC. Выпишите

персоналии актеров и режиссеров театра, упоминаемые в аннотациях фонда.

Вернитесь в основное меню. Аналогично просмотрите раздел

«Коллекции и собрания». Выпишите сведения о коллекциях, которые

содержат документы по истории МХАТ.

Выпишите персоналии актеров и режиссеров театра, упоминаемые в

аннотациях фонда.

Вернитесь в основное меню. Аналогично просмотрите раздел

ЛИЧНЫЕ ФОНДЫ, набирая в окне ПОИСК справа фамилии выписанных

вами деятелей МХАтов. Выпишите сведения об имеющихся личных фондах.

Самостоятельно, путешествую по разделам путеводителя, найдите и

выпишите номера и названия фондов:

- литературных музеев;

- журналов, посвященных изобразительному искусству;

- хореографических учебных заведений.

6. Поиск по номеру фонда.

Щелкните по изображению стола слева внизу. (Card index by fond

namber).

Установите количество фондов РГАЛИ, введенных в путеводитель.

Для этого придется пролистать всю картотеку. Укажите номер и название

390

последнего фонда.

Найдите и укажите названия, хронологические границы, объем фондов

№ 28, 156, 234, 1038. Для этого в окне ПОИСК справа введите номер фонда и

нажмите ENTER.

7. Поиск по алфавиту названий фондов.

Выясните, сколько фондов Стравинских имеется в РГАЛИ. Для этого

щелкните по ящику с буквой «С» в верхнем левом углу. Наберите в графе

ПОИСК «Стравинский».

Тем же способом установите и выпишите номера и хронологические

границы фондов:

- композитора Кабалевского;

- режиссера Таирова;

- журнала «Крокодил» - укажите, с какого года издается;

- Государственной Третьяковской галереи.

5. Поиск по тексту аннотации.

Найдите все фонды композиторов в РГАЛИ.

Щелкните по столу с лампой внизу справа. В окне ПОИСК внизу

справа введите ключевое слово “Композитор”. В верхнем меню щелкните по

ACTION- SEARCH-START. По завершении поиска щелкните по «ОК».

Сохраните полученный список найденных фондов на жестком диске. Для

этого щелкните по пунктам верхнего меню ACTION- SEARCH-SAVE

SEARCH RESULT TO FILE. В имени файла укажите вашу фамилию,

например, ivanov.srf. Щелкните по «ОК». Просмотрите полученный список.

Для этого сверните программу PGALI, найдите с помощью проводника в

окне «МОЙ КОМПЬЮТЕР» и откройте файл C:/Program

Files/RGALI/Sresults/ivanov.srf. Щелкните по его названию. Если Windows

спросит, с помощь какой программы открыть файл, выберите WordPad,

“OK”. Просмотрите полученный список.

391

Снова разверните окно программы RGALI. Перепишите в тетрадь

фамилии композиторов, фонды которых хранятся в архиве, последовательно

просматривая с помощью щелчка мышью каждую из найденных карточек.

6. Тем же способом (см. п. 5) определите и запишите в тетрадь:

- автора киносценария к/ф «Котовский»;

- авторов музыкальных произведений по пр. Д. Байрона «Земля и

небо»;

- артистов, исполнявших партии в балете П.И.Чайковского «Лебединое

озеро».

7. Составьте архивную справку (ответ на запрос) «документы о

постановках снегурочки Островского». Текст архивной справки

формулируется примерно так: «в ответ на ваш запрос сообщаем, что в

Российском государственном архиве литературы и искусства по теме ….

выявлены следующие документы:

1. (характеристика документов, ссылка на № фонда);

2. (характеристика документов, ссылка на № фонда).

Подпись директора. Дата.»

Действуйте тем же способом ( см. п. 5).

8. Запишите короткое заключение о путеводителе по РГАЛИ:

- полнота поисковой информации, подробность характеристик

фонда;

- поисковые возможности (быстрота и удобство поиска);

- возможности экспорта информации (сохранения на диске,

распечатки, конвертирования);

- дизайн.

Сдайте тетрадь преподавателю.


392

1. Какова методика поиска информации в электронном

ПУТЕВОДИТЕЛЕ ПО РГАЛИ?

2. В чем достоинства и недостатки электронного путеводителя по

РГАЛИ?

3. В чем сходство и различие электронного путеводителя,

формируемого с помощью программы АФ, с электронным путеводителей по

РГАЛИ?


Ларина В.Г. Система НСА государственных архивов как основа

формирования общего архивно-информационного пространства//

Отечественные архивы.2002. № 3. С.14.

393

МАТЕРИАЛЫ ТЕКУЩЕГО И ИТОГОВОГО КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ

СТУДЕНТОВ

Система текущего и итогового контроля знаний студентов для

студентов 4 курса д/о и в/о ФАД312

1 семестр

№

п/п

Формы контроля Сроки Баллы

1. Блиц-контрольная

работа (на

лекциях)

- 2 работы

1-6 недели 0- 20

2. Коллоквиум

(промежуточная

аттестация).

Октябрь

1-6 недели 0-20

(10 – конспект от руки;

10 – ответ)

3. Письменная

контрольная

работа

До 1 декабря

7-12 недели 0-30

(20 – работа, 10 –

собеседование с

преподавателем в

консультационные часы)

4. Работа на

лабораторных

занятиях

13-17 недели 0-30

(10 баллов за занятие)

Итого: 0-59 баллов – незачет;

60-100 баллов – зачет.

2 семестр

№

п/п

Формы контроля Сроки Баллы

1. Блиц-контрольная

работа (на

лекциях)

1 работа

1-6 недели 0- 5

1 Практическое

задание для

самостоятельной

работы

1-6 недели 0-10

2. Работа на

лабораторных

занятиях

7-12 недели 0-30

(10 баллов за занятие)

3. Коллоквиум

(промежуточная

аттестация).

13-17 недели 0-10

4 Итоговая

аттестация

(контрольная

работа)

0-45

Итого:

91-100 баллов – «отлично»;

75-90 баллов – «хорошо»;

60-74 балла – «удовлетворительно»;

менее 60 баллов – «неудовлетворительно».

395

Методические указания по межсессионной аттестации студентов

4 курса дневного и вечернего отделения факультета архивного дела

специальность 02 08 00 - историко-архивоведение.


Методические указания по курсу «Автоматизированные архивные

технологии» предназначены для студентов дневного и вечернего313

отделения 4 курса факультета архивного дела, специальности 02.08.00

«Историко-архивоведение».

Освоение курса происходит в форме лекций и лабораторных занятий.

Итоговая форма отчетности – зачет в седьмом семестре и экзамен в восьмом

семестре (д/о); экзамен в восьмом семестре (в/о).

К сожалению, количество лекционных часов, отведенных в учебном

плане для изучения курса невелико, поэтому значительная роль отводится

самостоятельной работе студентов с нормативно-правовой и научной

литературой. Данная методическая разработка призвана помочь студентам в

организации этой работы. Конечно, большую роль в освоении

теоретического материала должны играть консультации преподавателя.

Курс «Автоматизированные архивные технологии» изучается два

семестра на 4 курсе д/о ФАД. В седьмом семестре изучаются проблемы

истории и организации информатизации архивного дела; современные

автоматизированные архивные технологии. Формы межсессионной

аттестации в седьмом семестре:

– две блиц-контрольные из десяти вопросов, которые

проводятся на лекциях по теоретическому материалу (0-10 баллов за

работу);

– контрольная работа по одной из теоретических проблем,

указанных в списке, которая выявляется самостоятельную работу студентов с

источниками и литературой (0-20 баллов), студент после сдачи работы

должен ответить на вопросы преподавателя по теме в консультационые часы

(0-10 баллов);

– зачет по результатам лабораторных занятий (0-30 баллов);

– коллоквиум по литературе, обязательной для

конспектирования (0-20 баллов314);

Межсессионная аттестация проводится по 100-бальной системе. Для

получение зачета необходимо набрать не менее 60 баллов.

В восьмом семестре изучаются проблемы и перспективы

информатизации архивного дела – электронные архивы и документы,

сетевые технологии в архивах. Формы межсессионной аттестации:

– блиц-контрольная из пяти вопросов, которая проводится на

последней лекции по лекционному материалу;

– практическое задание по сравнительной характеристике сайтов

архивных учреждений (0-10 баллов);

– зачет по результатам лабораторных занятий (0-30 баллов);

– коллоквиум по литературе, обязательной для

конспектирования (0-10 баллов);

– итоговая письменная контрольная работа.(0- 45 баллов).

Межсессионная аттестация проводится по 100-бальной системе. Для

сдачи экзамена необходимо набрать: 91-100 баллов – «отлично»; 75-90

баллов – «хорошо»; 60-74 балла – «удовлетворительно»; менее 60 баллов –

«неудовлетворительно».

Студент, набравший менее 60 баллов, должен сдавать итоговую

аттестацию по соответствующей части курса. Итоговая аттестация

проводится в письменной форме, каждому студенту предлагается ответить

на три вопроса (первый – из тем лекционных занятий или итоговых

контрольных работ (восьмой семестр), второй - из программы практических

занятий, третий – из выносимых на коллоквиум). Сроки пересдачи итоговой

аттестации – 15-30 января в первом семестре, и с 15 по 30 июня во втором

семестре).

397

Студент, получивший неудовлетворительную оценку на первой

пересдаче сдает итоговую аттестацию комиссии в устной форме по

контрольным вопросам (см. ниже). Сроки пересдачи с комиссией – с 1 по

10 февраля и с 1 по 10 июля соответственно.

На лабораторных занятиях студенты осваивают программное

обеспечение, применяемое для информатизации архивных технологий. Зачет

по лабораторным занятиям проставляется в случае выполнения задания по

каждому занятию и фиксирования результатов занятия в тетради.

Контрольные работы по курсу предназначены для самостоятельного

изучения студентами основных проблем информатизации отрасли, освоения

архивоведческой литературы по проблемам курса. В ходе подготовки работ

студенты должны продемонстрировать умение обобщать и анализировать

опыт информатизации архивных учреждений, делать выводы о

достоинствах и недостатках того или иного программного продукта и

теоретического подхода в информатизации архивного дела.

Коллоквиум предполагает обсуждение с преподавателем конспектов

научной литературы и ответы на вопросы преподавателя по конспекту.

Итоговая письменная контрольная работа выполняется в конце семестра по

5-10 объявленным заранее проблемам в течение 2 аудиторных часов.

Задания для межсессионной аттестации.

4 курс д/о ФАД 1 семестр.

1. Примерная блиц-контрольная работа:

Вариант 1.

1. Дайте определение:

Информатизация архивного дела –

Информационная технология –

Объект информатизации –

2. Каковы функции Росархива в области информатизации архивного

дела.

3. Каковы принципы информатизации архивного дела в РФ.

398

4. Перечислите законодательные акты РФ и основные правовые

нормы, регулирующие авторские права на базы данных и программы для

ЭВМ.

5. Раскройте основные положения Концепции информатизации

архивного дела в РФ.

Вариант 2.


Автоматизированная информационно-поисковая система –

Тезаурус –

Информационно-поисковый язык –

2. Каковы функции экспертной комиссии по ААТ при Федеральной

архивной службе?

3. Каковы цели и направления информатизации архивного дела в РФ?

4.Перечислите нормативные документы Росархива, регулирующие

информатизацию архивного дела в РФ с указанием дат.

5. В чем значение разработки общеотраслевого программного

обеспечения?

2. Контрольная работа в первом семестре 4 курса ФАД

Контрольная работа на четвертом курсе д/о ФАД представляет собой

результат изучения источников и литературы по одной из проблем

информатизации архивного дела. Темы контрольных работ сформулированы

таким образом, что необходимо изучение нормативных материалов,

литературы, отражающей опыт работы одного или нескольких архивных

учреждений. Работа должна состоять из введения, тематических разделов,

заключения, списка использованных источников и литературы. Во введении

раскрывается актуальность проблемы, цель и задачи работы, дается анализ

источников и литературы, обосновывается структура работы. В основной

части, разделенной на тематические разделы, излагается фактический

материал, описывается опыт конкретных архивов. Все фактические сведения

сопровождаются ссылками. В заключении излагаются выводы о современном

399

уровне развития той или иной технологии, о преимуществе методов

информатизации или программных продуктов, используемых теми или

иными архивами. К работе обязательно составляется список использованных

источников, литературы, интернет-ресурсов и программных продуктов.

Недопустимо предоставление в качестве контрольной работы

конспекта статьи или копии нормативных документов Федеральной

архивной службы, размещенных в Интернет.

Темы 12-15, посвященные изучению какого либо направления

информатизации архива (учет, комплектование, НСА и др.) рассматриваются

на основе сравнения опыта нескольких архивов в данной области.

Внимательно изучите рекомендованную литературу к темам 4.2-4.5.

программы.

Поощряется написание контрольных работ, посвященных анализу

опыта автоматизации конкретного архива (тема 7,13). В данном случае

имеется ввиду информатизация архива в целом, а не отдельное ее

направление. Применяемые базы данных целесообразно систематизировать

в соответствии с основными направлениями работы архива – в области

комплектования и ЭЦД, учета, НСА, использования, управления архивом.

Для каждого программного продукта желательно указать поля БД и отчеты,

СУБД или язык программирования, в котором разработана БД.

Целесообразно охарактеризовать каждую базу данных на карточке, затем

карточки систематизировать их по направлениям работы архива и

приступить к написанию работы. Откуда взять сведения об автоматизации

«приглянувшегося» архива? Начать следует со списка литературы к

программе (раздел 2, 4.1.), где вы найдете статьи, посвященные

автоматизации конкретного архивного учреждения. Но это не значит, что

можно ограничиться конспектом одной статьи такого рода. В работе должны

быть использованы методические разработки, описания программных

продуктов и программные продукты, используемые в архиве. Где их взять?

Оптимальный вариант - экскурсия в отдел автоматизации данного архива,

400

которую можно совместить с посещением читального зала во время работы

над курсовой, дипломной. Если это не удалось осуществить – посетите СИФ

ОЦНТИ ВНИИДАД (ул. Профсоюзная, 72). В картотеке просмотрите

разделы (3.2.6.12.2. - автоматизированные информационные системы и

3.2.6.12 – механизация и автоматизация поиска информации в архивах),

изучите описания программ и руководства пользователя программ,

материалы конференций. Кроме того, сведения об архивных базах данных

имеются на сайте «Архивы России», в разделах «Базы данных»

(www.rusarchives.ru/bd/list.shtml), «Архивные справочники»

(www.rusarchives.ru/guide/index.shtml), «Архивные проекты»

( (www.rusarchives.ru/projects/index.shtml). Изучите сайт выбранного архива

(сноски на архивные сайты см. там же, в разделах «федеральные архивы»,

«региональные архивы») – возможно, на нем размещена информация о

применяемых автоматизированных технологиях.

Перед написанием работы целесообразно повторить основы Теории и

методики архивоведения, посвященные архивным технологиям, а также

основы информатики.

При написании работы следует использовать список рекомендованной

литературы к программе. Литература разделена по темам курса. Обязательная

литература к каждой теме используется при подготовке к зачету по

дисциплине, дополнительная – для написания контрольной работы по данной

теме. Не следует приводить в контрольной работе обширные цитаты из

описаний типовых программных продуктов и учебников по освоению этих

программных продуктов (Windows, MS Word, Ecxel), а также сведения по

истории вычислительной техники.

При изучении рекомендованной архивоведческой литературы у Вас

могут вызвать затруднения некоторые термины. Используйте

терминологический словарь компьютерной обучающей системы

«Архивистика» и словарь архивной терминологии БД «Кодекс», к которым

401

можно получить доступ в Центре информационных технологий ИАИ РГГУ

и, конечно же, консультации преподавателя.

За работу Вы можете получить до 20 баллов. После ее сдачи следует

подойти к преподавателю в консультационные часы и ответить на вопросы по

теме работы. Это может принести Вас еще 10 баллов.

Темы контрольных работ по «Автоматизированным архивным

технологиям»

для 4 курса д/о ФАД, 1 семестр.

1. Механизация и автоматизация архивного дела в 1950-60-е годы в

СССР: техническое, программное, лингвистическое обеспечение,

применение автоматизированных технологий в архивном деле.

2. Механизация и автоматизация архивного дела в 1970-80-е годы в

СССР: техническое, программное, лингвистическое обеспечение,

применение автоматизированных технологий в архивном деле.

3. Механизация и автоматизация архивного дела в 1950-80-е годы за

рубежом (на примере нескольких стран).

4. Проблемы автоматизации архивного дела 1950-80-х гг. в

отечественной архивоведческой науке.

5. Современная нормативно правовая база информатизации архивного

дела в России.

6. Организация информатизации архивного дела в РФ на федеральном

уровне в 1990-е -2000 годы.

7. Информатизация деятельности архивного учреждения*: организация

и практика315.

8. Центры-разработчики программ для архивной отрасли в 1990-е годы.

9. Проблемы информатизации архивного дела на конгрессах МСА и

международных совещаниях архивистов в 1950-90-е годы.

402

10. Внедрение информационных технологий в области

документооборота и работы архива (на примере конкретного министерства,

ведомства, учреждения) в 1960- 1990-е годы.*

11. Современные автоматизированные архивные технологии в области

комплектования архивов и экспертизы ценности документов (сравнение

нескольких архивов).

12. Современные автоматизированные архивные технологи в области

учета документов в архиве (сравнение нескольких архивов).

13. Современные автоматизированные архивные технологи в области

создания информационно-поисковых архивных справочников (описей,

каталогов, путеводителей, указателей и др.) - возможно на примере одного

архива или нескольких архивов.

14. Современные автоматизированные архивные технологии в области

использования документов в архиве (сравнение нескольких архивов).

15. Современные автоматизированные архивные технологии в

управлении архивами.

16. Создание банков данных нормативной и методической

документации в архивном деле.

17. Архивы машиночитаемых данных в нашей стране и за рубежом. 316

18. Международные стандарты описания архивных документов в

поисковых системах в 1990-е годы.

19. Использование технологии баз данных в архивном деле.

20. Историческая информатика и архивы317.

3. Вопросы для коллоквиума по «Автоматизированным архивным

технологиям» в первом семестре 4 курса д/о ФАД (промежуточная

аттестация)

1. Каковы основные итоги информатизации архивного дела в 1990-е

годы.

403

2.Основные цели, принципы и объекты информатизации архивного

дела.

3. Причины разработки Концепции и Программы информатизации

архивного дела в РФ.

4.В чем значение разработки типового программного обеспечения ?

5.Какова современная модель интегрированной информационной

системы архива ?

6.Какие задачи поставлены в Концепции и Программы

информатизации архивного дела в РФ в области документов на машинных

носителях?

7.Какие задачи поставлены в Программе информатизации архивного

дела в РФ в области применения в архивах технологии оцифрования?

8. Какие задачи поставлены в Концепции в области лингвистического

обеспечения информатизации?

9. Приведите конкретные примеры применения автоматизированных

технологий по различным направлениям работы архивов.

Литература для коллоквиума 318 :

Литература обязательная:


архивиста.1996. N 1. С. 60-82.



Киселев И.Н. Информационная система архива - модель и воплощение//


Статья по выбору студента:

Дерусова Е.В. О внедрении ААТ в РГАЭ // Отечественные архивы.

1994. N2. С.104.

Яркова Е.И. Информационные технологии в использовании фондов

Центра документации общественных организаций Свердловской области//

Отечественные архивы. 2001. N5. С.51-53.

404


архивы.1998. № 1. С. 17-20.



М., 1998. № 23. С.12-15.



№ 23. С.22-30.

Медведева Г. А. Применение технологии оцифрования документов по

основным направлениям деятельности РГАНТД //Вестник архивиста. 2001. №

3. http://rgantd.ru/n_tr/med.htm

4 курс д/о ФАД, 2 семестр.

1. Примерная блиц-контрольная работа:

Вариант 1.


Документ на машинном носителе –

Электронная цифровая подпись –

Экспертная система –

2. Каким образом в российском законодательстве регулируется

юридическая сила документа на машинном носителе?

3. Каковы функции архивов машиночитаемых данных?

4. Каковы основные направления применения технологии оцифрования

в архивах?

5. Какие международные проекты по информатизации российский

архивов Вы знаете?

Вариант 2.


Электронный документ-

Web-site -

405

Архив машиночитаемых данных –

2. Можно ли назвать электронный документ документом?

Аргументируйте свою точку зрения ссылкой на нормативные акты.

3. Какие требования предъявляются к сайту архивного учреждения?

4. Какие существуют подходы к организации комплектования

государственных архивов документами на машинных носителях.

5. Классификация систем электронного документооборота.

2. Практическое задания для самостоятельной работы.

Во втором семестре четвертого курса д/о ФАД контрольная работа

выполняется в виде письменной сравнительной характеристики сайтов

архивных учреждений.

План работы:

1. Введение. (Значение сетевых технологий в деятельности архивов,

анализ литературы по теме).

2. Характеристика 4-х сайтов архивов или органов управления

архивным делом:

2.1 Названия архива, архивного учреждения, статус (федеральный,

цетральный, областной, муниципальный и др.), адрес.

2.2 Наличие сведений об организации-разработчике сайта и

хостинге.

2.3 Тип сайта (представительский, справочный, научный, содержит

информацию о развитии отрасли).

Сайт ориентирован на архивистов или исследователей?

2.4 Состав информационного массива:

- разделы главного меню, и подменю, состав информации;

- наличие аннотации об архиве, архивах, ее полнота и

информативность;

- наличие сведений об истории архива, архивов;

- наличие сведений о руководстве и структуре архива;

406

- наличие сведений о развитии отрасли, органах управления

архивным делом, научных проектах, международном сотрудничестве.

- наличие данных для читателей (расписание работы ч/з, правила

работы в ч/з)

3. Наличие на сайте научно- справочного аппарата архива:

3.1. Тип архивного справочника (краткий справочник по архиву

(архивам), путеводитель/краткий справочник по фондам архива,

аннотированный список фондов; реестр описей, опись, каталог,

тематический указатель и др.)

3.1 Степень информативности справочника (выбор тематики

документов архива, выбор аннотируемых фондов, подробность, соответствия

описания правилам).

3.2 Глубина ссылки (указаны фонд, опись, дело или лист).

3.3 Связь с традиционным НСА архива.

4. Наличие публикации документов на сайте.

5. Поисковая система.

5.1. Наличие гипертекстовых ссылок на сайте, ссылок на сайты других

архивов.

5.2. Как реализован поиск информации по сайту.

6. Оформление сайта: наличие графики, оцифрованных копий

документов, анимации, звука, видео.

7. Качество дизайна (на ваш взгляд), уместность использования

«фреймов» и т.п.

8. Заключение (выводы по сравнительному анализу о достоинствах

и недостатках сайтов различных учреждений).

Сайты искать не надо, воспользуйтесь библиотекой ссылок ЦИТ ИАИ:

iai.rsuh.ru, в левом фрейме «ИНТЕРНЕТ-РЕСУРСЫ», «АРХИВЫ и

АРХИВНОЕ ДЕЛО».

407

Целесообразно также использовать ссылки на сайты архивных

учреждений, размещенные на сайте «Архивы России» (WWW.rusarhives.ru,

ссылки)

Рекомендуется использовать следующие сайты:

1. Обязательно !

«Архивы Беларуси» или «Архивы Украины» (в последнем информация на

украинском языке, но для характеристики сайта его знание не требуется);

2. Желательно - РГА НТД, РГА КФФД, Государственного архива

Новосибирской области, Государственного архива Новгородской области,

ГАРФ.

Остальные сайты на ваше усмотрение.

3. Вопросы для коллоквиума по «Автоматизированным архивным

технологиям» во втором семестре 4 курса д/о ФАД.

1. Какова роль машиночитаемых документов в делопроизводстве

1960-80-х годов? В каких отраслях управления создавались большие массивы

машиночитаемых документов?

2. Когда машиночитаемые документы были официально включены

в состав государственного архивного фонда страны? Какие государственные

архивы СССР в 1980-е годы комплектовались МЧД.

3. Дайте определение документа на машинном носителе. Какие

споры ведутся ученые вокруг этого определения?

4. В чем специфика машиночитаемых документов как объектов

архивного хранения?

5. Каким образом проблема машиночитаемых документов решена

за рубежом?

6. Каковы задачи и функции, состав документов архивов

машиночитаемых данных.

7. Какие существуют концепции хранения машиночитаемых


408

http://WWW.rusarhives.ru/

8. Какое значение имеет внедрение информационных технологий в

делопроизводство для комплектования ими государственных архивов? Какие

проблемы возникают перед архивами в связи с реализацией ФЦП

«Электронная Россия»?

9. Каковы современные классификации машиночитаемых


Литература к коллоквиуму:

1.Тихонов В.И. Юшин В.А. Становление и равитие архивов МЧД в


2. Они же. Электронные архивы и электронный документооборот//

Отечественные архивы. 1999. № 2.

3. Они же. Современные концепции электронных

документов//Отечественные архивы. 1999. № 1.

4. Они же. Будут ли в «электронной» России электронные

архивы?//Отечественные архивы.2002. № 5. С.12-19.

5. Залаев Г.З. Анализ и классификация электронных

документов//Вестник архивиста. 1999. № 2. С . 60-61.

Статья по выбору студента:

1. Гарскова И.М. Архивирование машиночитаемых

данных//Международные дискуссии//ИБ ассоциации «История и

компьютер»1995. № 13. С. 15.

2. Носевич В.Л. Электронные документы в британских архивах//


№ 22. С.117-121

3..Киселев И.Н. Информационные технологии в архивном деле (По


Информационный бюллетень ассоциации "История и компьютер".

М.,1997. N 20. С. 71-85.

Тематика итоговых письменных работ:

409

1. Тематические АИПС в архивном деле в 1970-80-е годы.

2. Тематические АИПС в архивном деле в 1990-е годы.

3. Создание типового (общеотраслевого программного обеспечения в

архивах в 1990-е годы).

4. Централизованная система автоматизированного учета документов

Архивного фонда РФ.

5. Правовое регулирование информатизации архивного дела в 1990-е

годы.

6. Основные направления и итоги информатизации архивного дела в

1990-е годы.

7. Основные направления развития Интернет-технологий в архивном

деле 1990-х и информационные ресурсы архивных учреждений в Интернет.

8. Архивы машиночитаемых данных мира: история, состав, специфика

хранящихся документов.

9. Перспективные направления развития информатизации архивного

дела в 1990-е годы.

10. Проблемы компьютеризации архивного дела на конгрессах МСА.

Литература к итоговой контрольной работе:






Закон РФ « Об информации, информатизации и защите

информации» //Там же.1996.N 15. Ст.1621 (весь).


обмене»//Там же. 1996.N 28. Ст.3347.Гл.1.

Закон РФ «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 N 1-ФЗ.

Закон Республики Беларусь «Об электронном документе» от 10.01.00

N 357-З.

410




архивиста.1996. N 1. С. 60-82.

Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Архивоведение.

Учебник. М. :Профобриздат, 2002. С.244-263.



personal.ru

Она же. История механизации и автоматизации архивного дела

(создание машиночитаемых документов)// Секретарское дело. 2004. № 4-5.


Она же. Информатизация архивного дела за рубежом в 1960-80-е гг.)//

Секретарское дело. 2004. № 6 http://www.top-personal.ru

Она же. Информатизация архивного дела: организация и

управление//Делопроизводство. 2004. № 2-4.


М., 1994. Часть 1. С, 1-47.

Залаев Г.З. Боброва Е.В. Как создать и поддерживать сайт в

Интернете// Отечественные архивы. 2000.№ 4 . С. 90-96.

Они же. Архивы и Интернет// Отечественные архивы. 2000.№ 2. С. 42-

51. http://rgantd.ru/n_tr/zal.htm


воплощение// Отечественные архивы. 1997. N 6. С.28-35.

Он же Информационные технологии в архивном деле (По материалам

XII конгресса Международного совета архивов)// Информационный

бюллетень ассоциации "История и компьютер". М.,1997. N 20. С. 71-85.

Леонтьева О.Г. Архивы и Интернет//Отечественные архивы. 2000.№ 3.

С.86.

411

http://rgantd.ru/n_tr/zal.htm

http://www.top-personal.ru/




Михайлов О. М. Гипертексты приближаются к архивам //

Отечественные архивы. 1995. N1. С.18-24.

Он же. Экспертные системы и архивы//Отечественные архивы. 1995. N

4. С.98-101.

Материалы круглого стола «Работа с электронными архивами:

состояние и перспективы развития». 18 декабря 2001//Вестник архивиста.

2002. № 1. С. 272-278.

412

РАБОЧАЯ ТЕТРАДЬ СТУДЕНТА

Автоматизированные архивные технологии

Студент (ФИО)

Факультет архивного дела

Заочное отделение

Курс ____________

Группа ____________

Преподаватель (ФИО)

Доцент кафедры архивоведения и археографии

Афанасьева Л.П.

Москва 2004

Автоматизированные архивные технологии

РТС заочного отделения

Составители:

канд. ист. наук, доцент Л.П.Афанасьева

Ответственный редактор

канд. ист. наук, доцент Г.А. Осичкина

© Российский государственный гуманитарный университет 2004

416


Рабочая тетрадь студента по специальной дисциплине

«Автоматизированные архивные технологии» предназначена для студентов

по специальности 02.08.00 «Историко-архивоведение» 4 курса факультета

архивного дела заочного отделения.

В соответствии с программой ПРЕДМЕТ КУРСА - изучение научных

основ информатизации архивного дела и технологий работы архивов,

предполагающих использование ЭВМ.

ЦЕЛЬ КУРСА - подготовка историка-архивиста как компетентного

специалиста в области применения информационных технологий в архиве,

имеющего представление как об истории, так и о современном уровне

развития информатизации архивного дела.

Рабочая тетрадь предназначена для организации самостоятельного

изучения студентами 3 и 4 курса з/о ФАД теоретического материала

основных тем курса и наиболее важной научной и методической

литературы. Рабочая тетрадь содержит задания, которые акцентируют

внимание студентов на ключевых аспектах тематических разделов курса.

Задания выполняются самостоятельно на основе освоения рекомендуемой

литературы к каждой теме.

В соответствии с разделами программы дисциплины, РТС состоит из

пяти тем:

- введение в информатизацию архивного дела;

- история механизации и автоматизации архивного дела в 1950-80-е гг.;

- организация внедрения информационных технологий в архивном деле

на современном этапе;

- анализ современных архивных технологий;

- перспективы автоматизации архивного дела.

Заполнение каждого из разделов оценивается по пятибалльной

системе. В целом заполнение тетради может быть оценено от 0 до 25

417

баллов. Для зачета необходимо набрать 15 баллов. Рабочая тетрадь сдается

преподавателю для проверки, после чего освоение материала проверяется в

ходе индивидуального собеседования. Студенту задаются вопросы по

разделам тетради. Для получения зачета помимо сдачи материала рабочей

тетради необходимо также посещение практических занятий и выполнение

заданий.

Тема 1. Введение

1. При изучении данной темы следует обратить особое внимание на

понятийный аппарат.

Так, Информатизация архивного дела – это процесс

усовершенствования технологий обработки архивных документов путем

внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок

информатики, а также использования в работе архивов компьютерной

техники и программного обеспечения.

Изучив раздел 9 учебника «Архивоведение» (Информатизация

архивного дела), а также первую часть Концепции информатизации

архивного дела, дайте определение следующих терминов:

Информационная технология -

Объект информатизации –

Киберпространство –

Установите также:

Каковы принципы информатизации архивного дела:

418

Каковы цели информатизации архивного дела:

Каковы объекты информатизации архивного дела:

Подумайте, каково значение информатизации архивного дела в работе

современных архивов?

419

Литература к заданию:

Концепция информатизацииcn/ 10 архивного дела // Вестник

архивиста.1996. N 1. С. 60-69.

Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М, Архивоведение.

Учебник. М.:Проофобриздат,2002. С.244-248.

Автоматизированные архивные технологии - будущее архивов.

Материалы "круглого стола"//Вестник архивиста. 1992. N 6. C. 3-33.

Банасюкевич В.Д. Информатизация общества и государственная

архивная служба // Советские архивы. 1990.N1. С.81-83

2. Отраслевая система научно-технической информации.

Архивные документы представляют собой часть информационного

фонда страны. Еще в 1970-е годы ученые обнаружили, что на архивные

документы распространяются законы старения, рассеяния, накопления

информации. Архивное дело, как любая отрасль управления нуждается в

информационном обеспечении.

Изучив статью Б.С. Илизарова, ответьте на вопрос:

какова структура отраслевой системы научно-технической информации

в области документоведения и архивного дела, сложившаяся в 1970-е годы?

420


Илизаров Б.С. Отраслевая система НТИ по документоведению и

архивному делу // Советские архивы. 1981.N3. С.20-30

Блоштейн Е.И. Построение и функционирование отраслевой системы

НТИ в области документоведения и архивного дела / Под ред.

А.И.Курантова. М.:ОЦНТИ ВНИИДАД; ГАУ СССР, 1982. 80 с.

Виноградов В.М., Стяжкин Н.И., Цаленко М.Ш. и др. Теоретические

проблемы архивоведения с точки зрения информатики // НТИ. 1984. Сер.

1.Т.97 С.1-8.

Оценка за тему 1:_______________

Тема 2. История механизации и автоматизации архивного дела в

1950-80-е гг.

1. В истории механизации и автоматизации архивного дела можно

выделить несколько этапов:

1) период с конца XIX века до 1950-х годов;

2) период 1950-первой половины 1970-х годов;

3) период второй половины 1970-х годов - первой половины 1980-х

годов;

4) период второй половины 1980-х -1990-х годов.

История механизации и автоматизации тесно связана с историей

эволюции вычислительной техники и носителей информации. Вместе с тем,

для каждого этапа характерны своя трактовка роли автоматизированных

технологий в развитии архивного дела в стране.

421

Изучив раздел учебника «Архивоведение» и статьи по истории

механизации и автоматизации архивного дела, заполните следующую

таблицу:

Этапы

механи-

зации и

автома-

тизации

архивного

дела

Техническое

обеспечение,

которое

использовалось

архивами на

данном этапе

Носители

информации

Программное

(математическое,

лингвистическое)

обеспечение

Влияние

инфор-

матиза-

ции на

теорию и

мето-

дику

архив-

ного

дела

1) С конца

XIX века

до 1950-х

годов.

2) 1950-

п.пол.

1970-х

422

годов.

3) Вт. пол.

1970-х

годов -

первой

половины

1980-х

годов.

4) Вт. пол.

1980-х -

423

1990-х

годов.

Сопоставив данные таблицы, подумайте над вопросом, какой опыт

автоматизации работы архивов не утратил своей значимости до сих пор?



Учебник. М.:Профобриздат,2002. С.244-247.



personal.ru

2. Какие проблемы архивоведения машиночитаемых документов были

поставлены в 1960-80-е гг.

424



дела (создание машиночитаемых документов)// Секретарское дело. 2004. №

4-5. http://www.top-personal.ru

Она же. Информатизация архивного дела за рубежом в 1960-80-е гг. )//

Секретарское дело. 2004. № 6 http://www.top-personal.ru


Учебное пособие.Вып. 1. М.:МГИАИ, 1980.С. 7-14. 17-33, 48-81.

Тихонов В.А., Юшин В.А. Становление и равитие архивов МЧД в


Оценка за тему 2:_______________

Тема 3. Организация внедрения информационных технологий в

архивном деле на современном этапе.

При изучении данной темы следует обратить особое внимание на

нормативную базу информатизации архивного дела - положения

законодательных актов о проблемах авторского права и доступа к базам

425



данных, защиты информации на магнитных носителях, информационной

безопасности.

Далее следует изучить основы организации информатизации

архивного дела на макроуровне и микроуровне. Обратите основное

внимание на Концепцию и Программу информатизации архивного дела в

Российской Федерации, другие федеральные программы. Изучите

программу информатизации одного из архивов.

1. Изучив законодательство РФ согласно рекомендованному списку,

ответьте на следующие вопросы:

Как в законах РФ «Об авторском праве и смежных правах» и «О

правовой охране программ для ЭВМ и баз данных» регламентируется

вопросы авторского права на базу данных и ее составляющие?

Кто является обладателем авторского права?

С какого момента авторское право вступает в силу?

Какие права имеет правообладатель?

Как в законе «Об информации, информатизации и защите

информации» даны дефиниции понятий

информатизация

документированная информация (документ)

426

информационная система

информационные ресурсы

В соответствии с данным законом является архив собственником,

владельцем или пользователем информационных ресурсов? Ответ

подтвердите ссылкой на Федеральный закон «Об архивном деле в

Российской Федерации» от 27 октября 2004 г.

Каковы права собственника информационных ресурсов?

Какие аспекты государственной информационной политики,

отраженные в статье 3 закона, затрагивают сферу архивного дела?

Какие обязанности должен выполнять архив по защите

конфеденциальных и персональных данных?

Как закон гарантирует право на доступ к государственным

информационным ресурсам?

427

Сравните

Дефиницию термина «Д окумент на

машинном носителе» в ГОСТ Р

51141-98. Делопроизводство и

архивное дело. Термины и

определения

Дефиницию термина «Электронные

документ»

Об электронной цифровой подписи»

В чем различие между этими понятиями?

Сравните правовое регулирование

юридической силы

документа на машинном

носителе в

ГОСТ 6.10.4-84.

Унифицированные

системы документации.

Придание юридической

силы документам на

машинном носителе и


документа, полученного

из информационной

системы в ст.5 закона

«Об информации,

информатизации и

защите информации»

(1995)


электронного документа

в Об электронной

цифровой подписи»

(2000)

428

машинограмме,

создаваемым

средствами

вычислительной

техники. Основные

положения

ГОСТ от 01.07.87 N

6.10.4-84

В чем суть произошедших за 20 лет изменений?


429






Закон РФ « Об информации, информатизации и защите

информации» //Там же.1996.N 15. Ст.1621 (весь).


обмене»//Там же. 1996.N 28. Ст.3347.Гл.1.

Закон РФ «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 N 1-ФЗ.

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание

юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме,

создаваемым средствами вычислительной техники.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и

определения.

Афанасьева Л.П. Проблема правового статуса электронных

документов в законодательстве России и СНГ. Доклад// Архивное право:

история, современность и перспективы: Материалы круглого стола 20 дек.

2001. М.:РГГУ, 2002.

Она же. Информатизация архивного дела: организация и

управление//Делопроизводство. 2004. № 2.

Кукарина Ю.М. Электронные документы в законодательных актах

стран СНГ// Отечественные архивы. 2002. № 1. С.41-44.

2. Изучите нормативные акты Правительства РФ и архивной отрасли

и ответьте на вопрос каким образом информатизация архивного дела

связана с государственной политикой в области архивного дела?

430

Литература к заданию.

Постановление Совета Министров - Правительства РФ "О реализации

государственной политики в архивном деле" // Отечественные архивы.

1994.N3.С.13.

Постановление Правительства Российской Федерации от 28 декабря

1998 г. № 1562 “Об учреждении Положения о Федеральной архивной службе

России” // Отечественные архивы. 1999. № 1. С.3-8.



3. Изучите и законспектируйте основные разделы Концепции

информатизации архивного дела. Ответьте на вопросы:

Какие выводы в Концепции сделаны о состоянии информатизации

архивной отрасли в 1990-е годы?

431

Какие задачи ставятся в области программного обеспечения по

основным направлениям деятельности архивов?

Какие задачи ставятся в концепции в области лингвистического


432

Какие подходы в концепции предлагаются в области передачи на

постоянное хранение документов на нетрадиционных носителях?

Какие меры в концепции намечены в области международного

сотрудничества архивов в деле информатизации?

Изучите Программу информатизации архивного дела на 1997-2002.

В чем отличие Программ информатизации от Концепции

информатизации?

433

Какие меры предусмотрены в программе в области создания баз данных

по основным направлениям работы архивов?

Какие межархивные базы данных планируется создать?

Какие меры в программе предусмотрены в области применения в

архивном деле технологии оцифрования документов?



архивиста.1996. N 1. С. 60-82.



Афанасьева Л.П. Информатизация архивного дела: организация и


Изучите литературу о внедрении компьютерных технологий в

архивах. Какие меры, по Вашему мнению, должны быть предусмотрены в

программе информатизации государственного (муниципального) архива?

434

Организация внедрения информационных технологий в архиве

осуществляется в несколько этапов:

1. Изучение делопроизводства и документооборота организаций

ведомства или направления работы архива, которое подлежит

компьютеризации.

2. Разработка технического задания.

3. Поиск подходящего под вашу задачу программного продукта и

фирмы системного интегратора.

4. Заключение договора, к которому прилагается техническое

задание. В договоре обязательно следует предусмотреть конвертирование

данных в новые версии программы, поддержку "горячей линии", состав

документации - сопровождения к программному обеспечению, обучение

специалистов и т.п.

5. Создание, установка и адаптация программы.

6. Сертифицирование и регистрация программного продукта.

7. Поддержка и обслуживание системы.

Подумайте, какую роль на каждом из этих этапов должен играть

архивист?

435

Литература к занятию:








1996. N 3.С. 121.

Изучите текст ФЦП «Электронная Россия» на 2002- 2010 гг.

2002 г. 2003-2004 гг. 2005-2010 гг.

В области

правового

регулирования.

436

В области

повышения

эффективности

органов власти,

управления и

самоуправления.

В области

обеспечения

информационной

прозрачности и

открытости

государства для

граждан,

формирование

общественного

контроля за

деятельностью

органов

государственной

власти.

437

В области

внедрения

информационны

х технологий в

реальный сектор

экономики

В области

международного

сотрудничества

438

В области науки,

образования,

кадрового

обеспечения.

Какое значение программа имеет для развития архивного дела?


Текст программы «Электронная Россия»:

http://www.economy.gov.ru/erussia.html



Оценка за тему 3:_______________

439

Тема 4. Анализ современных архивных технологий.

1. На основе изучения материала учебника «Архивоведение»

заполните следующую таблицу:

Разновидности информационных

технологий

Их применение в архивном деле.

В чем различие между учетными и информационно-поисковыми

базами данных?

440

Какие центры-разработчики программ для архивов существовали в

1990-2000- е годы?

В чем значение типового (общеотраслевого) программного


В чем различие подхода ВНИИДАД и Росархива к разработке

общеотраслевых программ?

Какова структура интегрированной информационной системы

государственного архива?

441



Учебник. М.:Проофобриздат,2002. С.247-251, 257-58.

Афанасьева Л.П. Информатизация архивного дела: организация и


Киселев И.Н. Информатизация архивного дела//Вестник архивиста.

1996. N 1. C. 60-82.

Он же. Информационная система архива - модель и воплощение//


Ткаченко Н.А. О разработке новых технологических решений для

компьютеризации основных функций государственных архивов РФ//



архивных учреждений и перспективах их развития. Пермь,1996.С. 3-5.

Изучив научную литературу об опыте внедрения информационных

технологий в различных архивах, обобщите полученные сведения в виде

следующей таблицы.

Название

архива

Название

базы данных

Функция

архива, для

информатизации

которой

разработана база

данных (Учет

документов,

научно-

справочный

Задачи

АИПС

СУБД на

базе которой

разработана

АИПС

442

аппарат,

использование

документов)

443

На основе анализа таблицы сделайте выводы:

Какие направления работы архива в наибольшей степени

подверглись компьютеризации в 1990-е годы?

С чем это связано, по Вашему мнению?

Сравните свои выводы с данными первого раздела Концепции

информатизации архивного дела в РФ.

Какие СУБД наиболее распространены при создании АИПС в

архивном деле?

Литература к занятию.


архивы.1998. № 1. С. 17-20.



445








М., 1998. № 23. С.12-15.



№ 23. С.22-30.

Кошелева О. Мартин Р.Морозов Б. О создании центра по

компьютерной обработке и изучению биографической и генеалогической

информации в РГАДА//Вестник архивиста.1993.N 6. С. 103-104.

Прокопенко Н.А. О методе подготовки межархивных справочников на

базе ЭВТ (Разработки РНИЦ КД) // Советские архивы. 1991. N6. С.76-78.

Томан Б.А. База данных документов ЦК ВКП(б) периода Великой

Отечественной войны//Отечественные архивы. 1997. № 5.С.25.

Он же. О базе данных по документам Государственного комитета

обороны//Археографический ежегодник за 1997 год/РАН. Отделение

истории; Археографическая комиссия ГАС РФ. М.:НАУКА, 1997. С. 318-325.

Шапошникова А.С. и др. Основные направления компьютеризации в

архивах и опыт применения СDS/ISIS в РНИЦ КД //Современные

технологии тематического поиска и реставрации архивных документов на

базе компьютерной техники. Сб. научн. трудов. М., 1993. С.3-17.

Шереметьева С.Н. Хомякова Н.В. Применение автоматизированных

архивных технологий в использовании документов ГАПО// Отечестевнные

архивы. 1997. № 2. С. 103.

446

Шувалова Л.Л. Ренцова Н.В. О компьютерных программах

Государственного архива Пермской области// Отечественные архивы. 2000.

№ 6. С.69-72.

Чулкова Н.В., Пелевина Н.А. Компьютеризация работы с научно-

справочным аппаратом в архиве Свердловской области // Отечественные

архивы. 1996. N5. С.100-103.

Оценка за тему 4:_______________

Тема 5. Перспективы автоматизации архивного дела.

При изучении этой темы основное внимание надо уделить двум

аспектам :

- внедрению Интернет-технологий в архивное дело;

- проблеме сохранения документов на машинных носителях и создания

архивов машиночитаемых данных.

1. На основе изучение научной литературы по проблемам ДМН

ответьте на следующие вопросы:

Какова роль машиночитаемых документов в делопроизводстве 1960-

80-х годов ?

В каких отраслях управления создавались большие массивы

машиночитаемых документов.

447

Когда машиночитаемые документы были официально включены в

состав государственного архивного фонда страны?

Дайте определение документа на машинном носителе. Какие споры

ведутся ученые вокруг этого определения?

В чем специфика машиночитаемых документов как объектов

архивного хранения?

448

Каким образом проблема машиночитаемых документов решена за

рубежом?

Каковы задачи и функции, состав документов архивов

машиночитаемых данных?

Какие существуют концепции хранения машиночитаемых документов?

449

Какое значение имеет внедрение информационных технологий в

делопроизводство для комплектования ими государственных архивов?

Каковы современные классификации машиночитаемых документов?

Какие существуют классификации систем электронного

документооборота?

450


Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А.

Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: внедрение информационных

технологий в работу архива // Секретарское дело. 2003. № 11,12.


Гарскова И.М. Архивирование машиночитаемых

данных//Международные дискуссии//ИБ ассоциации «История и

компьютер»1995. № 13. С. 15.

Залаев Г.З. Анализ и классификация электронных документов//Вестник

архивиста. 1999. № 2.с. 60-61.

Киселев И.Н. Информационные технологии в архивном деле ( По


Информационный бюллетень ассоциации "История и

компьютер".М.,1997. N 20. С. 71-85. http://aik.barnaul.ru/aik/bullet/20/

Тихонов В.И. Юшин В.А. Современные концепции электронных

документов//Отечественные архивы. 199 9 . № 1 .

Они же. Электронные архивы и электронный документооборот//

Отечественные архивы. 199 9 . № 2 .

Они же. Будут ли в «электронной» России электронные

архивы?//Отечественные архивы.2002. № 5. С.12-19.

2. Изучите литературу о создании информационных ресурсов архивов

в Интернет.

Ответьте на вопрос:

Какие требования предъявляются к сайту архивного учреждения?

451

По каким признакам классифицируются сайты архивных учреждений?


Боброва Е.В. Архивный гипертекстовый справочник в Рунете: опыт и

перспективы // Отечественные архивы. 2003. № 1. С.16-24.

Залаев Г.З.Боброва Е.В. Как создать и поддерживать сайт в

Интернете//Отечественные архивы. 2000. № 4. С.90-96.

Леонтьева О.Г. Архивы и Интернет//Отечественные архивы. 2000.№ 3.

С.86

3. Сделайте сравнительную характеристику сайта Росархива «Архивы

России» и любого общегосударственного архивного портала («Архивы

Белорусии», «Архивы Литвы») по следующему плану:

Название ресурса, официальный статус.

Сведения об организации-разработчике.

Тип сайта (представительский, справочный, научный)

Ориентирован на архивистов или исследователей.

Сведения о развитии архивной отрасли на сайте:

- сведения об органах управления архивным делом и их

руководстве;

- сведения о сети архивов и отдельных архивах страны (насколько

они информативны);

- сведения о планах и итогах развития архивного дела;

- сведения о научной деятельности архивов страны;

- сведения о публикаторской деятельности архивов страны;

- сведения о международном сотрудничестве;

452

- сведения об информатизации архивного дела;

- сведения об НСА архивов.

. Публикация НСА на сайте:

- виды и разновидности справочников, тематика, ссылочные

данные;

- форма публикации (гипертекстовый справочник, база данных,

текстовый файл (архив) – doc, rtf, zip);

- эффективность поиска информации по справочнику.

. Публикации на сайте:

- научных трудов, дискуссии (форумы), архивные периодические

издания на сайте;

- архивных документов;

- архивного законодательства;

3.7. Наличие данных для читателей, посетителей (правила работы

ч/з, правила оформления запроса; возможность получить архивную справку с

помощью сайта);

Обратная связь с пользователями (форум, доска объявлений, адрес

электронной почты).

Наличие поисковой системы по сайту.

3.10 Наличие каталога ссылок на сайты других архивных

учреждений.

3.11. Дизайн сайта: наличие графики, оцифрованных копий

документов, анимации, использование «фреймов», соблюдение общих

принципов стилевого единства и т.п.

4. Заключение (выводы по сравнительному анализу о достоинствах

и недостатках архивных порталов различных государств).

Адреса сайтов:

Архивы Беларуси. http://archives.gov.by/index.htm

Архивы Литвы (Lietuvos Archyvai - Archives of Lithuania Department).

http://www.archyvai.lt/en/englmain.htm (англ., лит.).

453

Архивы Украины. (Archives of Ukraine)

http://www.archives.gov.ua/Eng/ (англ., укр.)

Архивы России - www.rusarhives.ru

Архивный портал 1.

Архивный портал 2.

454

http://www.rusarhives.ru/

Вывод:

Оценка за тему 5__________

456

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ПО КУРСУ

"АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ АРХИВНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ”

1. Вопросы к зачету в первом семестре (для д/о)

1. Понятия «информация», «ретроспективная документная

информация», «документ», «информационные технологии», «база данных»,

«автоматизированные архивные технологии», «автоматизация и механизация

архивного дела»; «информатизация архивного дела».

2. Значение информатизации архивного дела на современном этапе.

Цели, направления и принципы информатизации архивного дела.

3. Основные разновидности системных и прикладных программ,

применяемых в архивах. Специфика архивного ПО. Центры-разработчики

программ для архивной отрасли.

4. Организация информатизации архивного дела на федеральном

уровне (планирование, финансирование).

5. Организация информатизации архивного дела на уровне региона

(планирование, финансирование).

6. Внедрение информационных технологий в архиве: этапы,

организация, создание технического задания.

7. Нормативно-правовая база информатизации архивного дела на

современном этапе.

8. Концепция и Программа информатизации архивного дела в РФ.

9. История информатизации архивного дела в 1950-60-е годы

(техническое, математическое, лингвистическое обеспечение, носители

информации, сферы применения информационных технологий).

10. История информатизации архивного дела в 1970- п.п.1980-х годов

(техническое, математическое, лингвистическое обеспечение, носители

информации, сферы применения информационных технологий).

11. Основные итоги информатизации архивного дела во вт. пол 1980-

1990-е годы.

457

12.Создание типового (общеотраслевого) программного обеспечения

(история, организация, результаты, программы).

13. Автоматизированная система централизованного учета документов

Архивного фонда РФ.

14. Автоматизированные архивные технологии в области

комплектования архива и экспертизы ценности документов.

15. Автоматизированные архивные технологии в области учета и

обеспечения сохранности документов.

16. Автоматизированные архивные технологии и создание

информационно-поисковых систем в архивах.

17. Автоматизированные архивные технологии в области

использования документов.

18. Лингвистическое обеспечение информатизации архивного дела

на современном этапе.

2. Вопросы к экзамену во втором семестре (для д/о)

1. Перспективные направления внедрения информационных

технологий в архивах.

2. Локальные вычислительные сети в архивах.

3. Основные направления использования интернета в архивном деле.

Разновидности архивных сайтов.

4. Интернет-ресурсы архивных учреждений России: современное

состояние.

5. Электронные (машиночитаемые) документы как объекты архивного

хранения (в отечественной и зарубежной историографии).

6. Правовой статус электронного (машиночитаемого) документа в

России, СНГ, за рубежом. Юридическая сила ЭД.

7. Федеральная целевая программа «Электронная Россия» и переход к

безбумажному документообороту.

458

8. Классификация автоматизированных систем управления

документооборотом (АСУД). Критерии оценки АСУД с точки зрения

архивного хранения электронных (машиночитаемых) документов.

9. Архивы машиночитаемых данных за рубежом: география, состав

документов, функции.

10. Экспертиза ценности электронных (машиночитаемых) документов.

11. Комплектование государственных архивов электронными

(машиночитаемыми) документами (подходы, организация приема

документов).

12. Учет и обеспечение сохранности электронных (машиночитаемых)


13. Особенности описания машиночитаемых документов.

14. Применение технологии оцифрования в архивах: основные

направления, перспективы, стандарты.

15. Новые технологии информационного поиска. Разработка

международных стандартов описания документов.

16. Информационные технологии в археографии. Издание документов

на нетрадиционных носителях и в глобальной сети.

17. Международный опыт компьютеризации архивного дела в 1950-80-

е годы.

18. Проблемы компьютеризации архивного дела на конгрессах МСА.

19. Проблемы хранения электронных (машиночитаемых) документов

на конгрессах МСА.

459

СПИСОК ПРИМЕРНЫХ ТЕМ ПИСЬМЕННЫХ РАБОТ

Примерные темы рефератов

по курсу «Автоматизированные архивные технологии»

для 4 курса д/о , в/о, з/о ФАД.319

1. Автоматизированные информационно-поисковые системы

(АИПС) по документам ГАФ СССР в 1950-80-е годы: техническое,

программное, лингвистическое обеспечение.

2. Проблема хранения машиночитаемых документов в нашей

стране в 1950-80-е гг. (правовой статус, классификация, экспертиза

ценности).

3. Автоматизированные системы реставрации изображения

(АСОИЗ) в 1950-80-е гг.

4. Автоматизация и механизация архивного дела в 1950-80-е годы за

рубежом (на примере одной из стран).

5. Проблема автоматизации архивного дела и зарубежная

архивоведческая мысль в 1950-80-е годы: анализ историографии.

6. Развитие нормативно-правовой базы информатизации архивного

дела в 1980-2000-е годы.

7. Организация информатизации архивного дела в РФ 1990 - 2000

гг. (на примере региона).

8. Организация информатизации архивного дела в государственном

архиве (планирование, финансирование; внедрение информационных

технологий).

9. Разработка и совершенствование прикладного программного

обеспечения для архивов в 1990-2000 г.: основные итоги и тенденции.

10. Проблемы хранения электронных (машиночитаемых)

документов на конгрессах МСА и международных совещаниях архивистов в

1950-90-е гг.

11. Международные проекты внедрения автоматизированных

архивных технологий в РФ.

12. Информатизация работы ведомственных и негосударственных

архивов (на примере архива).

13. Системы электронного документооборота в 1990-е годы и

проблема хранения машиночитаемых документов (на примере ведомства,

учреждения).

14. Международные и общегосударственные архивные порталы в

интернете.

15. Электронный НСА в интернете (отечественный и зарубежный

опыт).

16. Создание интегрированных автоматизированных

информационно-поисковых систем в архивах.

17. Публикация документов и архивных справочников на CD-ROM в

нашей стране и за рубежом.

18. Комплектование архивов документами на машинных носителях в

1960-90-е гг.: опыт зарубежных архивов.

19. Технология оцифрования документов и ее применение в

архивном деле.

20. Полнотекстовые базы данных в архивах (в нашей стране и за

рубежом).

21. Унификация форматов и стандартов описания архивных

документов в 1990-е гг.

22. Разработка и внедрение экспертных систем в архивном деле.

23. Архивы машиночитаемых данных в нашей стране и за рубежом

(на примере архива).

24. Историческая информатика и архивы.

25. Создание баз данных на материалах исторических источников.

26. Генеалогические базы данных в нашей стране и за рубежом.

27. Межархивные базы данных в нашей стране и за рубежом.

461

28. Проблемы архивоведения электронных (машиночитаемых)

документов на конгрессах МСА и международных совещаниях архивистов в

1990-2000-е гг.

Примерные темы курсовых работ.

1. Автоматизации архивного дела и зарубежная архивоведческая

мысль: историография проблемы.

2. Архивы машиночитаемых данных в нашей стране и за рубежом:

историография проблемы.

3. Зарубежный опыт комплектования архивов документами на машинных

носителях в 1960-90-е годы: историография проблемы.

4. Программа информатизации архива и ее воплощение (на примере

конкретного хранилища).

5. Программа информатизации региона и ее воплощение (на примере

конкретного региона).

5. Создание сайта архивного учреждения (на конкретном примере).

6. Внедрение учетных БД в архиве (на примере одного архива или

сравнительный анализ нескольких архивов).

7. Создание электронного научно-справочного аппарата архива (на

конкретном примере).

8. Информатизация архивного дела в отечественной

архивоведческой литературе 1950-80-гг.

8. Информатизация архивного дела в отечественной архивоведческой

литературе 1990-2000-х гг.

10. Правовое регулирование информатизации архивного дела в нашей

стране и за рубежом (сравнительный анализ).

11. Сравнительный анализ сайтов архивных учреждений в нашей

стране и за рубежом.

Примерные темы дипломных работ

по курсу «Автоматизированные архивные технологии»

462

для 4 курса д/о и в/о ФАД.

1. Архивы машиночитаемых данных в нашей стране и за рубежом

(рассмотрение истории и опыта работы конкретного хранилища).

2. Программа информатизации архива и ее воплощение (на примере

конкретного хранилища).

3. Программа информатизации региона и ее воплощение (на примере

конкретного региона).

4. Создание электронного научно-справочного аппарата архива

(сравнительный опыт нескольких хранилищ в нашей стране и за рубежом).

5. Правовое регулирование информатизации архивного дела и

электронного документооборота в нашей стране и за рубежом.

6. Применение сетевых технологий в архивах (в нашей стране и за

рубежом).

7. Экспертиза ценности интетнет-ресурсов (на примере одной из

разновидностей).

463

СПИСОК СОВРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И

МУЛЬТИМЕДИЙНЫХ ПРОДУКТОВ ПО КУРСУ

1. Программное обеспечение для лабораторных занятий.

1. Программа “АРХИВНЫЙ ФОНД” 3.0 for Windows (Федеральная

архивная служба).

2. Программа “ФОНДОВЫЙ КАТАЛОГ СУБЪЕКТА ФЕДЕРАЦИИ”

2.0 for Windows (Федеральная архивная служба).

3. Интегрированная автоматизированная система «УЧЕТ АРХИВНОГО

ФОНДА» (АО ИНСОФТ).320

4. Программный комплекс «АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ» 2.0. for

Windows (ВНИИДАД) или ПК «АРХИВНОЕ ДЕЛО» «Электронные офисные

системы» (г. Москва).

5. Не менее двух электронных систем управления документооборотом

(«Евфрат –2000»; ЕСЭД; «Дело»; «Делопроизводство –2000» и др.)

5. СУБД FOX PRO for Windows от от 2.6.

6. Ms Internet Explorer от 4.0.

2. Ресурсы Интернет

1. Архивы России. [Портал Федеральной архивной службы];

[Электронный ресурс] - Электрон, дан.- М., [2001].— Режим доступа:

www.rusarchives.ru, свободный. — Загл. с экрана.

2. Всероссийский научно-исследователький институт

документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) [Электронный

ресурс] /ВНИИДАД - Электрон, дан.- М., [2001].— Режим доступа:

www.vniidad.ru, свободный. — Загл. с экрана.

3. Архивы Мира. UNESCO archives portal. An International gateway to

information for archivists and archives users.[Архивный портал Юнеско.]

[Электронный ресурс] - Электрон, дан.- Режим доступа:

www.inesco.org/general/end/inforserv/archives/arcives.html свободный. —

Англ., фр. и др. яз.

4. Консалтинговая группа «Термика». [Нормативно-правовая база

данных по делопроизводству, документообороту и архивному делу]

[Электронный ресурс] / «Термика» - Электрон, дан.- М., [200-].— Режим

доступа: http://www.termika.ru/Catalog/catalog.html, свободный. — Загл. с

экрана.

5. Архивы Беларуси. [Портал Комитета по архивам и

делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь

(Белкомархив)]; [Электронный ресурс] - Электрон, дан.- М., [199-].— Режим

доступа: http://archives.gov.by/index.htm (рус.), свободный. — Загл. с экрана.

6. Архивы Литвы (Lietuvos Archyvai - Archives of Lithuania Department).

[Электронный ресурс] - Электрон, дан.- М., [200-].— Режим доступа:

http://www.archyvai.lt/en/englmain.htm (англ.), свободный. — Загл. с экрана.

7. Архивы Украины. "Архивы Украины" (Archives of Ukraine)

[Электронный ресурс] - Электрон, дан.- М., [200-].— Режим доступа:

http://www.archives.gov.ua/Eng/ (англ.), свободный. — Загл. с экрана.

8. Сайты архивных учреждений:

Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) -

http://garf.narod.ru

Российский государственный архив научно-технической документации

(РГА НТД)

http://rgantd.ru

Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД) -

http://rgakfd.ru

Главное архивное управление города Москвы (Главархив г. Москвы)

http://www.stroi.ru/kpr/list.asp?d=2&dc=38

Государственная архивная служба республики Башкортостан -

http://www.gas.rbweb.ru/

465

Государственная архивная служба республики Марий Эл -

http://gov.mari.ru/archives/

Архивные учреждения Республики Карелия - http://archives.karelia.ru/

Национальный архив Республики Карелия-

http://www.gov.karelia.ru/Power/Archives/natsarch.html

Архивная служба Республики Татарстан

http://www.archive.gov.tatarstan.ru/

Архивная служба Республики Тыва

http://www.arhivtuva.da.ru/

Государственная архивная служба Удмуртской Республики

http://gasur.narod.ru/

Управление архивного дела республики Алтай

http://www.archiv.ab.ru/

Архивы Краснодарского края

http://www.kubanarchive.ru/

Государственный архив Хабаровского края -

http://www.ael.ru/iatp/2001/kvg/firstpage/

Государственный архив Астраханской области -

http://astrahanarhive.narod.ru/

Управление по делам архивов Администрации Брянской области -

http://arhiv.bryanskobl.ru/

Государственный архив Волгоградской области -

http://volga.rusarchives.ru/

Государственный архив Иркутской области

http://www.archive.baikal.ru/

«Архивы Курской области»

http://kursk.rusarchives.ru/

«Архивы Санкт-Петербурга и Ленинградской области»

http://spb.rusarchives.ru

466

Государственная архивная служба Нижегородской области

http://www.archiv.nnov.ru/

Государственный архив Новгородской области

http://niac.natm.ru/gano/

Государственный архив Новосибирской области - http://gas.nso.ru/

Архивная служба Прикамья - http://archive.perm.ru/

Комитет по делам архивов Администрации Пермской области

http://komitet.archiv.perm.ru/

Управление государственной архивной службы Самарской области

http://www.chiefarh.samaracity.ru/

Управление по делам архивов управления делами Правительства

Саратовской области http://saratov.rusarchives.ru/

Управление архивами Свердловской области - http://www.arhiv.ural.org/

Центр документации новейшей истории Томской области -

http://www.cdnito.by.ru/

Управление по делам архивов Читинской области -

http://www.uad.megalink.ru/

Государственный архив Читинской области -

http://www.megalink.ru/~gacho/

Государственный архив документов по личному составу

Читинской области http://www.megalink. ru/~gadls/

9. Ассоциация «История и компьютер» (Россия): [Электронный

ресурс] / Редактор - В.Н. Владимиров; Web-мастер Е.Исаева; © Ассоциация

"История и компьютер"; Сайт создавался при поддержке Российского

гуманитарного научного фонда и Института

"Открытое общество" - Электрон, дан.- М., Барнаул, 1996-2003.— Режим

доступа: http://aik.barnaul.ru/; http://kleio.dcn-asu.ru/, свободный. — Загл. с

экрана.

467

10. Проект Федеральной целевой программы «Электронная Россия» на

период 2002-2010 гг." http://www.economy.gov.ru/erussia.html

11. Инженерно-внедренческий центр «Инсофт» : [Электронный

ресурс] / © ИВЦ Инсофт - Электрон, дан.- М., 2002-2004г — www.insoft.ru,

свободный. — Загл. с экрана.

12. Docflow. Все о мире электронного документооборота. [Портал

посвящен электронному документообороту и смежным отраслям. Он призван

предоставить читателям самую полную, структурированную и полезную

информацию о рынке, технологиях, решениях, компаниях и лицах].

[Электронный ресурс] - Электрон, дан.- М., 2002-2004г — www.docflow.ru,

свободный. — Загл. с экрана.

3. CD-ROM.

13. Российский государственный архив литературы и искусства:

Путеводитель по архиву/ Russian State Archive of Literature and Art: The

Complete Archive Guide/ Russisches Staatsarchiv fur Literatur und Kunst-Voll-

Standiger Archivfuhrer / Сост. К. Б. Вашик, Н. Б. Волкова. Ред. К. Б. Вашик, Н.

Б. Волкова. Munich: K. G. Saur, 1996. Издание на CD-ROM. [РГАЛИ; Lotman

Institute of Russian and Soviet Culture (Bochum, Germany)]

14. БД «Кодекс»: нормативно-методическая база данных архивной

отрасли/ АО «Термика»; СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. М., 2___. Издание на CD-

ROM. www.termika.ru

15. 70 лет Ю.А. Гагарину - первому космонавту планеты. [Каталог,

публикации фотодокументов]/ РГА НТД. М., 1996. Издание на CD-ROM.

16. Альбом фотографий императора Николая II и членов его семьи.

[Публикации фотодокументов] /ГА РФ; РГА НТД. М.,1999. Издание на CD-

ROM.

17. Тверская земля в Великой Отечественной войне 1941-45 гг.

[Аннотированный и иллюстрированный справочник по материалам

одноименного сайта]. ГАТО. Тверь, 2001. Издание на CD-ROM.

468

18. Русский авангард. Полнотекстовая база данных/ Российский

государственный архив литературы и искусства. М, 2004. Издание на CD-

ROM.

469

Иллюстрации

Рисунок 1. Перфокарта с двухрядной краевой перфорацией формата К-5.

Фото.

Рисунок 2. Суперпозиционная перфокарта. Фото.

Рисунок 3. Восьмидесятиколонная машинная перфокарта. Фото.

471

Рисунок 4. Средство малой механизации – селекторная панель. Фото.

.

Рисунок 5. Спица – инструмент поиска в массиве перфокарт.

Рисунок 6. Перекидной селектор с контейнером для перфокарт.

472

Рисунок 7. Схема «Структура общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации» (ОГАС)

ОГАС

ОАСУ - совокупность организационно-административных и экономико-математических методов, средств вычислительной техники и связи, позволяющих автоматизировать функции управления аппарата министерства, ведомства и всесоюзных промышленных объединений (производственных главков) в целях решения задач управления отраслью

РАСУ - республиканская АСУ, АСУ территориального образования.

АСУП – автоматизирванная система управления предприятием.

Функциональные подсистемы АСУ:

- перспективное планирование развития и размещения отрасли;

- технико-экономическео планирование;

- оперативное управление;

- управление комплектацией;

- бухгалтерский учет;

- управление сбытом продукции;

- управление финансовой деятельностью;

- управление трудом и заработной платой;

- управление кадрами;

- совершенствование процессов документирования и контроль исполнения документов и др.

474

Рисунок 8. Схема «Организация комплектования государственных архивов машиночитаемыми документами. Вариант 1.»

Ведомственное хранение Государственное хранение

АСУП

ВЦ предприятияГосударственный (областной,

краевой)архив.

-------------Отдел МЧД.

Край, область

РАСУ

Республиканский ГВЦ Центральный республиканский государственный

архив.-------------

Отдел МЧД.

Союзная республика

СССР

Центральный государственный

архив СССР.-------------

Отдел МЧД.

ОАСУ,межотраслевые АСУ

ГВЦ министерства и ведомства

475



АСУП

ВЦ предприятия

Государственный (областной, краевой)

архив.


РАСУ

Республиканский ГВЦ Центральный республиканский государственный

архив.-------------

Отдел МЧД.


СССР


архив СССР.-------------

Отдел МЧД.

ОАСУ,межотраслевые АСУ


Кустовые ВЦ, кустовые пункты связи и кустовые информационные пункты

476



ВЦ предприятия

Государственный (областной, краевой)

архив.


Республиканский ГВЦ

Центральный республиканский государственный

архив.


СССР


архив СССР.


Кустовые ВЦ, кустовые пункты связи и кустовые информационные пункты

Центральныйгосударственный

архив МЧД СССР.

Центральный архив министерства, ведомства;

центральный отраслевой архив.

Ведомственные архивы республиканских учреждений, организаций, предприятий.

Центральныйреспубликанский

архив МЧД СССР.

Ведомственные архивы предприятий.

477

Рисунок 11. Предмашинный формат для АСНТИ на основе ЦФК. Карточка фонда.

478

Предмашинный формат для АСНТИ на основе ЦФК. Оборотная сторона

карточки фонда.

479

Рисунок 12. Предмашинный формат для описания фонодокументов в АСНТИ

по документам ГАФ СССР. 1986 г.

480

Рисунок 13. «Мультиформатный» принцип комплектования гос. архива

ДМН.

Государственный архив БД1.Формат1.

БД 2.Формат 2

БД 3. Формат 3

БД 4.Формат 4.

Бд 5 Формат 5.

Фондообразователь 1 БД1.Формат1.

Фондообразователь 2





Бд 5 Формат 5.

Пользователь

????

482

Рисунок 14. Использование единого архивного формата при

комплектовании государственного архива ДМН.

Государственный архивФондообразователь 1 БД1.Формат1.






БД 5 Формат 5.


БД 1. Формат 1.

БД 2.Формат1.


483

Рисунок 15. Использование единого формата в архивном деле и

делопроизводстве.

Государственный архив БД1.Формат1.






Фондообразователь 1 БД1.Формат1.

Фондообразователь 2.



!!!






484

Рисунок 16. АИПС «Нормативно-методическая база архивной

отрасли». СD-ROM. Screen shot.

485

Рисунок 17. Карта портала Федеральной архивной службы «Архивы России»

(www.rusarchives.ru). Screen shot.

486

http://www.rusarchives.ru/

Рисунок 18. Раздел «Фонд» программного комплекса «Архивный фонд».

Первый экран предназначен для ввода основных сведений о фонде. Screen

shot.

488

Рисунок 19. Раздел «Опись» программного комплекса «Архивный фонд»

предназначен для ввода данных об описях фонда. Screen shot.

489

Рисунок 20. Главное меню режима «Администратора» программы

«Архивный фонд». Симпатичный администратор осуществляет создание

паспорта архива, ведение рубрикатора, уничтожение данных, управляет

доступом.

Screen shot.

490

Рисунок 21. Карточка фонда программы «Учет архивного фонда» АО

Инсофт. Screen shot.

491

Рисунок 22. Карточка описи программы «Учет архивного фонда» АО

Инсофт. Screen shot.

492

Рисунок 23. Карточка описания единицы хранения программы «Учет

архивного фонда» АО Инсофт. Screen shot.

493

Рисунок 24. Создание учетных документов в программе «Учет архивного

фонда» АО «Инсофт». Screen shot.

494

Рисунок 25. Главное меню режима администратора программы «Фондовый

каталог». С него начинается работа с програмой – ввод даных, созданных

программой «Архивный фонд». Screen shot.

495

Рис 26. Обновление данных в программе «Фондовый каталог».

Screen shot.

496

Рисунок 27.

Рисунок 28.

Рисунок 29. Запись оцифрованных документов на CD-ROM. Фото.

Создание массива электронных образов экспонатов в Государственном

Русском музее путем сканирования. Проект концерна «Электронный архив».

Фото.

Рисунок 31. Электронная опись в интернете: БД по фонду Войскового

хозяйственного правления Сибирского казачьего войска в ГА Омской

области (ttp://www.ic.omskreg.ru/~archive/cgi-bin/arc.cgi). Screen shot.

502

Рисунок 32. Указатель к метрическим книгам в ЦГА Республики Татарстан в

интернете (www.archive.gov.tatarstan.ru/home/_metbooks/). Screen shot.

.

503

http://www.archive.gov.tatarstan.ru/home/_metbooks/

Рисунок 33. Тематический каталог «Документы по истории войны 1812 г.» в

РГВИА. Screen shot.

504

Рисунок 34. Именной межфондовый указатель в ГА Омской области. Screen

shot.

505

Рисунок 35. Фотокаталог ЦГА КФФД. Screen shot.

506

Рисунок 36. Электронный каталог документальных фильмов РГА КФД в

инернете (http://rgakfd.ru). Screen shot.

507

http://rgakfd.ru/

1 Раздел о механизации и автоматизации архивного дела был включен в учебник 1966 г.: Теория и практика архивного дела в СССР. Учебник. М., 1966. С. 310-372.

2 Гельман-Виноградов К. Б. Машиночитаемые документы в СССР. Вып. 1 Области применения. Классификация. М., 1980. Вы п.2. Проблемы использования в исторических исследованиях. М.,1982

3 Автоматизированные информационно-поисковые системы в архивах: Метод. пособие / Ред. О.А. Михайлов, сост. Б.А. Армадерова и др. М., 1985; Совершенствование АИПС на тематические комплексы архивных документов. М.,1987.

4 Автоматизированные системы в архивном деле. (Реставрация и консервация документов с помощью АИПС). Документальные АИПС/ Отв. ред. О.А.Михайлов. М., 1985. 72 с.; Системы автоматизированного поиска и электронной реставрации архивных документов. М.:НИЦ КД СССР, 1989. 58 с

5 Михайлов О.А. Электронные документы в архивах. Изд. 1-е. М.: Диалог-МГУ, 2000. Он же. Электронные документы в архивах: проблемы приема, обеспечения сохранности, использования. Аналитический обор зарубежного и отечественного опыта. /Росархив, РОИА, РГА НТД. 2-е изд., доп. М .,2000. 325 с.; Он же. Электронные документы в архивах: проблемы приема, обеспечения сохранности, использования. Аналитический обзор зарубежного и отечественного опыта. /Росархив, РОИА, РГА НТД. 3-е изд., доп. М .,2002. Кн. 1,2.

6 Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. М., 2001.7 Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Архивоведение. Учебник.

М. :Профобриздат, 2002. С.244-263.

8 В нашем курсе основное внимание уделено технологиям работы с документами на традиционных носителях, хотя опыт работы технотронных архивов также рассматривается в связи с тем, что принципы создания баз данных по технотронным и традиционным документам во многом схожи.

9 Гельман-Виноградов К.Б. Машиночитаемые документы в СССР. Вып. 1. Области применения. Классификация. М.:МГИАИ, 1980. С.11.

10 Там же. С. 19.11 Там же.12 Подробно системы индексации рассмотрены в работах К.Б.Гельмана-Виноградова

(Индексация классификационных схем каталогов документальных материалов//Вопросы архивоведения. 1960 № 8. С.19-29); Петровской И.Ф. (Классификатор предметно-тематических материалов//Там же.1959. № 1. С. 56-80); К.И. Рудельсон (Каталоги документальных материалов в архивах СССР. М.,1958).

13 Воробьев Г.Г. Информационно-поисковые системы: современное состояние и перспективы развития//Советские архивы. 1975. № 5. С. 16-25.

14 Романов Е.С. Чукова О.С. Некоторые вопросы методики разработки ИПС на базе вычислительных перфорационных машин // Советские архивы. 1972. № 1. С.63-72..

15 Классификация документов по этому признаку была предложена В.П.Черениным (Черенин В.П. Некоторые проблемы документации и механизация информационных поисков. М.:МНИ, 1955.)

16 Богатов Б.Н. О каталогизации документальных материалов в государственных архивах//Вопросы архивоведения. 1959. № 4. С. 33.

17 Теория и практика архивного дела в СССР. М.,1966. С .340.18 Раков Б.М. К вопросу о механизации научно-справочной и информационной

работы архивов // Вопросы архивоведения. 1959. № 3. С.32-33.19 Гельман-Виноградов К.Б. Машиночитаемые документы в СССР. Вып.1. М., 1980.

С.23-27. 20 Николаев А.Д. К вопросу о механизации учета документов. (Из опыта работы

научно-исследовательского Института Аэроклиматологии) //Вопросы архивоведения. 1959.

№ 2.21 Николаев А.Д. Новые виды документации и использование техники в целях

информации//Вопросы архивоведения. 1960. № 8. С.56. 22 Теория и практика архивного дела в СССР. М.,1966. С .347.23 Гельман-Виноградов К.Б. Машиночитаемые документы в СССР. Вып. 1. С.30-31.24 Информационно-поисковые системы по документам учреждений // Советские

архивы. 1984. N 3. С.65-69; Воробьев Г.Г. Информационно-поисковые системы: современное состояние и перспективы развития // Советские архивы. 1975. N5. С.16-25; Гаскин Д.И., Шапошникова А.С., Михайлова В.Г. Информационное и лингвистическое обеспечение АИПС на комплекс документов «Архитектура и градостроительство»// Советские архивы. 1984. N4. С.23-28; Долгих Ф.И., Михайлов О.А. ЭВМ в государственных архивах СССР // Журнал ЮНЕСКО по информатике, библиотечному делу и архивоведению. 1983. Т.5. N4. С.255; Воробьев Г.Г. Задачи кибернетики в области архивной документации // Вопросы архивоведения. 1963. N 4; Он же. Архивы и поиск научной информации //Вопросы архивоведения. 1964. N 4; Михайлов А.И., Черный А.И., Гиляревский Р.С. Основы информатики. М.,1968; Они же. Информатика - новое название теории научной информации//Научно-техническая информация. 1966. N 12.

25 Тимошук Л.А. Информационные носители, их характеристики и области применения. М.,1967.; Майоров Ф.В. Кодирование экономической информации и машиночитаемые документы. М.:Экономика, 1973.

26 Чирченко О.Н., Штродах. Е.А. Основные формы машино-воспринимаемых документов. М.,1972.

27 Гельман-Виноградов К.Б., Хромченко Л.Г. Кибернетика и историческая наука//Труды МГИАИ. Т. 25. М., 1967. С. 28-33. Второй выпуск учебного пособия К.Б.Гельмана-Виноградова «Машиночитаемые документы в СССР» (М.,1982) был посвящен математическим методам в исторических исследованиях, позволяющим проводить анализ машиночитаемых версий исторических источников – методов суммирования, корреляционного и регрессионного анализа, контент-анализа.

28 Первый опыт применения АИПС в архивах и основ их построения достаточно полно освещен в работах архивоведов этого периода. См., например: Хромченко Л.Г. Роль методов и средств научно-технической информации в организации информационной деятельности архивов СССР// Прикладная документалистика. М., 1968. С. 95-100; Она же. История развития НТИ в СССР и научно-информационная деятельность государственных архивов. Автореф. дисс. на соиск. уч. степ. к.и. н. М., 1967; Автократова М.И., Назин И.С., Рудельсон К.И., Смоктунович Л.Л. О создании единой системы научно-справочного аппарата архивов СССР // Вопросы архивоведения. 1965. N 1. С. 3-15; Дударенко М.Л. Перфокаталогизация архивных документов и использование счетно-перфорационной техники для выдачи информации (Из опыта работы архива Министерства обороны СССР) // Вопросы архивоведения. 1963. N2. С.86-91; Он же. К вопросу о механизации информационной работы архивов //Труды научной конференции по вопросам архивного дела в СССР. М,1965. Т. 1. С. 517-533; Гельман-Виноградов К.Б., Рудельсон К.И. Некоторые проблемы механизации информационных поисков (на примере архивных фондов СССР) //НТИ. 1962. N8. С.21-27 и др.

29 Теория и практика архивного дела в СССР. Учебник. М., 1966. С. 310-372.

30 Филенко Е.Н. Внедрение электронно-вычислительной техники в систему управления (История вопроса)// Секретарское дело. 2003. № 6. С.29.

31 Ларин М.В. Управление документацией в организациях. М.: Научная книга,2002. С.165.



34 Гельман-Виноградов К.Б. Машиночитаемые документы в СССР. М.1980. Вып. 1. С.46.

35 Ларин М.В. Управление документацией в организациях. М.: Научная книга,2002. С.166.

36 Гельман-Виноградов К.Б. Машиночитаемые документы в СССР. М.1980. Вып. 1. С.46.

37 Там же.38 Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М.:

Научная книга, 1998. С.21.39 См., например: Михальчук А.М. Диалоговая система контроля исполнения

документов в Минэлектротехпроме СССР// Советские архивы. 1982. № 6. С.52-54.40 Ларин М.В. Управление документацией в организациях. М.: Научная книга,2002.

С.165.41 По данным А.Соковой в Канаде за 1970-е годы объем документооборота возрос в

два раза, в США ежегодный прирост составлял 72 млрд. документов (Сокова А.Н. Пути сокращения документооборота// Советские архивы. 1983. № 5. С. 3-10.)

42 Машинограмма – документ на бумажном носителе, созданный средствами вычислительной техники и оформленный в установленном порядке.

43 К.Б. Гельман-Виноградов приводит следующие данные - к концу 1970-х годов в мире насчитывалось около 300 реферативных журналов, которые подготавливались с помощью ЭВМ и выпускались на магнитных лентах. (Гельман-Виноградов К.Б. Указ. соч. Вып. 1. С.39).

44 Илизаров Б.С. Отраслевая система научно-технической информации по документоведению и архивному делу//Советские архивы. 1981. № 3. С.21.

45 Там же.46 Банасюкевич В.Д., Грум-Гржимайло Ю.В., Чернин Э.А. На пути к созданию

автоматизированной информационной службы//Отечественные архивы. 1999. № 2. С.27-32.

47 Комиссия по применению математических методов и ЭВМ в исторических исследованиях издавала информационные бюллетени и тематические сборники: Математические методы в исторических исследованиях. М.,1972; Математические методы в социально-экономических и археологических исследованиях. М.,1981; Количественные методы в советской и американской историографии. М.,1983; Математические методы и ЭВМ в исторических исследованиях. М.,1985. См. также: Ковальченко И.Д. Методы исторического исследования. М., 1987; Ковальченко И.Д., Бородкин Л.И. Современные методы изучения исторических источников с использованием ЭВМ. М.,1987.

48 Положение о Государственном архивном фонде СССР. Утверждено постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. № 274. //Советские архивы. 1980. № 4. С.6.

49 Методические рекомендации по организации документов на вычислительных центрах//Унифицированная система организационно-распорядительных документации, используемой в автоматизированных системах управления и в условиях традиционных методов управления. М.,1976. С.201-214; Перечень документов, образующихся в деятельности вычислительных центров, с указанием сроков их хранения на ВЦ //Там же. С. 215-232.

50Ц а п л и н В. В. Организация хранения документов в ВЦ// Разработка УСОРД, пригодной для использования в автоматизированных системах управления. (По материалам совещания соразработчиков в Риге 27—29 марта 1973 г.). М., 1973.С. 79—81; М и р о ш н и ч е н к о А. В. О классификации и экспертизе ценности документов АСУ// Советские архивы. 1979. № 6. С. 53; Гельман-Виноградов К. Б. Матричные носители

информации как исторический источник// Источниковедение отечественной истории. 1975. М., 1976. С- 41—57; Он же. Машиночитаемые документы в СССР. Вып. 1 Области применения. Классификация. М., 1980; Вып. 2. Проблемы использования в исторических исследованиях. М.,1982; Даниленко И.И., Цаплин В.В. Об отборе на государственное хранение машиночитаемых документов// Советские архивы. 1981. № 3. С. 14-20; Они же. Об архивном хранении и использовании машиночитаемых документов//Советские архивы. 1985. № 3. С. 3-11; Черешня А. Т. Об источниковедческом изучении плановых документов на машинных носителях//В кн.: Источниковедение и историография. Специальные исторические дисциплины. Сб. статей. М., 1980; Он же. Об отборе на государственное хранение документов плановых органов// Советские архивы. 1982. № 4 ; Черешня А.Т. Научно-историческая ценность машиночитаемых документов//Советские архивы. 1983. № 5; Виноградов В. М., Гельман-Виноградов К. Б., Черешня А. Г. Машиночитаемые документы (некоторые аспекты источниковедческого анализа и формирования архивных комплексов)// История СССР. 1984. № 4.

51 Такой точки зрения придерживались О.Н. Чирченко и Е.А. Штродах.52 Временные общеотраслевые руководящие правила о придании юридической силы

документам на магнитной ленте и бумажном носителе, создаваемыми средствами вычислительной техники.//Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР. 1981. № 9. С.3-9.

53 Гельман-Виноградов К.Б. О научно-исторической ценности машиночитаемых документов//Советские архивы. 1983. № 5. С.11.

54 Там же. С.14.55 Положение о порядке отбора, приема на архивное хранение и выдачи

потребителям документов, созданных средствами вычислительной техники. М.,1983; Комплектование центральных государственных архивов СССР документами отраслевых автоматизированных систем управления. Методические рекомендации. М.,1985; Примерный перечень задач, решаемых ОАСУ промышленного профиля с указанием сроков хранения по задачам. М.,1985.

56 Даниленко И.И., Цаплин В.В. Об архивном хранении и использовании машиночитаемых документов// Советские архивы. 1985. № 3. С. 6

57 Порядок отбора и приема на архивное хранение документов, созданных средствами вычислительной техники/ РНИЦ КД; ВНИИДАД. М.,1995.

58 Даниленко И.И., Цаплин В.В. Об архивном хранении и использовании машиночитаемых документов// Советские архивы. 1985. № 3. С. 9

59 Перечни основных задач, решаемых АСУ, планировалось обязательно утверждать в государственном архиве.

60 Даниленко И.И., Цаплин В.В. Об отборе на государственное хранение машиночитаемых документов// Советские архивы. 1981. № 3. С. 17.

61 Имеется в виду отбор на хранение МЧД по задаче, которая выполняет основную функцию рассматриваемого комплекса задач и занимает в нем наиболее важное место.

62 Даниленко И.И., Цаплин В.В. Об архивном хранении и использовании машиночитаемых документов// Советские архивы. 1985. № 3. С. 6.

63 ГОСТ 6.10.4-84.Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемыми средствами вычислительной техники. Основные положения.

64 Например, магнитные ленты отечественного производства начала 1980-х годов имели срок хранения до 15 лет.

65 РД 50 524—84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях. М., 1985.

66 Палли Х.Э. ЭВМ и новые возможности хранения исторической информации//Источниковедение отечественной истории. 1976. М .,1977. С .194.

67 Славова-Петкова С. Современное состояние и тенденции развития системы НСА к архивным документам//Советские архивы. 1988. № 1. С.99.

68 Автоматизированные информационно-поисковые системы в архивах: Метод. пособие / Ред. О.А.Михайлов, сост.Б.А.Армадерова и др. М., 1985. С 18-19.

Интересен опыт Центрального партийного архива Болгарии. Там автоматизированный НСА (описи на магнитных носителях) создавался на стадии временного хранения, в так называемом текущем архиве ЦК БКП (где документы хранились в течении 10 лет). В Центральный партийный архив сдавались описи на бумаге и – параллельно – на магнитном носителе, для пополнения банка данных «Описи». Таким образом, ЦПА не создавал описи заново, что значительно экономило трудозатраты. (Славова-Теткова С. Создание и ведение каталогов с помощью ЭВТ//Советские архивы. 1990. № 3. С. 86).

69 Михайлов О.А. Шапошников А.С. Автоматизированные системы поиска информации по документам государственных архивов//Советские архивы. 1982. № 4. С. 28.

70 В разных источниках приводятся разные сведения об объеме базы данных. Так, в статье О.А.Михайлова и А.С.Шапошникова указано, что поисковая система включала 130 тыс. документов, хранящихся в 100 архивах. Из них 22 тыс. опубликованных (Михайлов О.А. Шапошников А.С. Автоматизированные системы поиска информации по документам государственных архивов//Советские архивы. 1982. № 4. С. 28.)

71 Автоматизированные информационно-поисковые системы в архивах: Метод. пособие / Ред. О.А.Михайлов, сост.Б.А.Армадерова и др. М., 1985. С. 16-17.

72 Там же. С 93, 101.

73 Объем базы данных - 110 тыс. документов, хранящихся в семи архивах-соисполнителях. ( Михайлов О.А. Шапошников А.С. Автоматизированные системы поиска информации по документам государственных архивов//Советские архивы. 1982. № 4. С. 28.)

74 История памятников архитектуры и градостроительства Москвы, Ленинграда и пригородов:Тезаурус. Методические указания / ГАУ СССР; ЦГИА СССР; НИЦ ТД СССР. М., 1985.

75 Раскин Д.И. Шапошников А.С., Михайлова В.Г. Информационное и лингвистическое обеспечение АИПС на комплекс документов «Архитектура и градостроительство» //Советские архивы.1984. № 4. С.24.

76 Ефименко Р.Н., Кузеленков В.Н. АСНТИ по документам ГАФ СССР: порядок исполнения запросов//Советские архивы. 1987. № 2. С. 82-85.

77 Ефименко Р.Н., Кузеленков В.Н. АСНТИ по документам ГАФ СССР: учет и хранение машинограмм //Советские архивы. 1988. № 2. С.94.

78 Информационно-поисковые системы по документам учреждений // Советские архивы. 1984. N3. С.65-69; Воробьев Г.Г. Информационно-поисковые системы: современное состояние и перспективы развития // Советские архивы. 1975. N5. С.16-25; Гаскин Д.И., Шапошникова А.С., Михайлова В.Г. Информационное и лингвистическое обеспечение АИПС на комплекс документов «Архитектура и градостроительство» // Советские архивы. 1984. N4. С.23-28; Долгих Ф.И., Михайлов О.А. ЭВМ в государственных архивах СССР // Журнал ЮНЕСКО по информатике, библиотечному делу и архивоведению. 1983. Т.5. N4. С.255.

79 Информационно-поисковый тезаурус по документам ГАФ СССР. Советский период / Главархив СССР; ВНИИДАД. М., 1982. 454 с.;То же. Дореволюционный период. М., 1981. 144 с.; История памятников архитектуры и градостроительства Москвы, Ленинграда и пригородов:Тезаурус. Методические указания / ГАУ СССР; ЦГИА СССР; НИЦ ТД СССР. М., 1985; Тезаурус информационно-поисковый по документам государственных архивов СССР (Советский период) / ВНИИДАД. Исполнитель И.В. Безбородова, Р.Н.Ефименко, О.А.Иванькова и др. М., 1986. 358 с.

80 Системы автоматизированного поиска и электронной реставрации архивных документов. М.:НИЦ КД СССР, 1989. 58 с.

81 Медведева Г.А, Красикова В.Ф. Научное описание архивных кинофотодокументов для подготовки научно-справочного аппарата автоматизированным способом//Совершенствование АИПС на тематические комплексы архивных документов. М.,1987. С.3-12.

82 Медведева Г.А. Головкина Т.А. Описание и индексирование звукозаписей в процессе создания АИПС на документы ГАФ СССР//Советские архивы. 1986. № 6. С. 48-50.

83 Автоматизированные системы в архивном деле. М., 1985. С. 46.84 Михайлов О.А., Малышев М.И., Поспелов В.В. Основные проектные решения по

разработке автоматизированной системы обработки изображений АСОИз НИЦ ТД СССР//Автоматизированные системы в архивном деле. (Реставрация и консервация документов с применением ЭВМ. Документальные АИПС) Сборник научных трудов. М.: Изд. НИЦ ТД, 1985. С.11.

85 Поскольку в американском архивоведении не руководствуются при классификации документов принципом происхождения, классификационной единицей служит архивная группа (аналог фонда или коллекции), которая разделяется части – серии по функциональному или тематическому принципу.

86 Берк Ф.Г. Национальный архив и управление документацией в США//Советские архивы. 1988. № 3. С. 99.

87 По сведениям Тихонова В.И. и Юшина И.Ф. уже в середине 1980-х годов в Западной Европе и США от 50 до 80% правительственной документации первоначально создавалось в машиночитаемом виде (Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Становление и развитие архивов машиночитаемых данных в 1960 - 1980-е годы//Отечественные архивы. 1998. № 6. С. 39.)

88 К 1970-му г. после двух лет работы отдел NARSа насчитывал 5 млн. томов МЛ, 2 тысячи файлов. (Даниленко И.И. Танонин В.А. О работе с машиночитаемыми документами в зарубежных архивах//Советские архивы. 1984. № 2. С.75.).

89 Таблица составлена на основе данных учебного пособия И.М. Гарсковой «Базы и банки данных в исторических исследованиях» (М.,1994. С.17-19.)

90 Бородкин Л.И. Архивы МЧД на географической карте//Информационный бюллетень Комиссии по применению математических методов и ЭВМ в исторических исследованиях при отделении истории РАН. 1992. № 6.

91 Даниленко И.И., Цаплин В.В. Об отборе на государственное хранение машиночитаемых документов// Советские архивы. 1981. № 3. С. 18.

92 Киселев И.Н., Шапошников А.С. Работа с машиночитаемыми документами в архивах Дании//Отечественные архивы. 1995. № 3. С.115.

93 В Англии – от 19 до 1900 фунтов стерлингов, в США - от 400 до 600 долларов. (Даниленко И.И. Танонин В.А. О работе с машиночитаемыми документами в зарубежных архивах//Советские архивы. 1984. № 2. С.75.)

94 Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Становление и развитие архивов машиночитаемых данных в 1960 - 1980-е годы//Отечественные архивы. 1998. № 6. С. 46.

95 Даниленко И.Н.Танонин В.А. О работе с машиночитаемыми документами в зарубежных архивах//Советские архивы. 1984. № 2.

96 APDA: Archives and Automatisaton. 97 Киселев И.Н. Информационные технологии в архивном деле ( По материалам XII

конгресса Международного совета архивов)// Информационный бюллетень ассоциации "История и компьютер".М.,1997. N 20. С. 71-85.

98 Ныне сведения о разрабатываемых архивами базах данных публикуются на сайте «Архивы России», в журналах «Отечественные архивы», «Вестник архивиста», информационном бюллетене ассоциации «История и компьютер», периодике региональных

органов управления архивным делом и зональных научно-методических советов.99 Банасюкевич В.Д. Информатизация общества и государственная архивная служба//

Советские архивы. 1990. № 1. С.83. 100 См. подробнее лекцию 3.101 Регистрация осуществляется, например, НТЦ «Информрегистр», который

выпускает каталог «Базы данных России». Московские организации обязаны регистрировать базы данных, созданные на бюджетные деньги, в реестре информационных ресурсов и систем Москвы.

102 Срок действия авторского права конечен – 50 лет с момента создания произведения, но авторское право может передаваться по наследству.

103 Гарскова И.М. Базы и банки данных в исторических исследованиях. М.,1994. С.33.104 Ограничения доступа к такого рода информации определены основами

законодательства РФ «Об Архивном фонде РФ и архивах», законом «О государственной тайне» и другими.

105 www.rusarchives.ru/lows/fz.shtml106 Там же. В свете широкой ко мпьютеризации ведения записей актов гражданского

ссотояния интересно, что по новому закону срок хранения этой категории документво в организациях - 100 лет .

107 Киселев И.Н. Информатизация архивного дела // Вестник архивиста. 1996. № 1. С .60.

108 Концепция информатизации архивного дела // Вестник архивиста.1996. N 1. С. 69.109 В 2002 г. тематические информационно-поисковые базы данных были созданы в 65

% архивов 35 субъектов РФ (Информационный бюллетень /Федеральная архивная служба. 2003. № 37. С. 51.)

110 По словам И.Н. Киселева, стоимость реализации программы составляла около 100 млрд. руб. (в ценах 1996 г.), из них львиную долю (80,5 млрд. руб.) намечалось получить из федерального бюджета, 15,6 млрд. руб. - из бюджетов субъектов федерации, 11,9 млрд. руб. - из внебюджетных средств. Однако, поскольку поступление средств из бюджета не было гарантировано, и при выполнении программы пришлось выбирать приоритеты (Вестник архивиста. 1996. № 6. С. 55. )

111 Первоначально планировалось выделить положения об электронных документах в отдельный раздел (Ларин М.В. Создаются новые правила работы государственных архивов //Отечественные архивы.1997. N 2. С.7), но впоследствии они были включены в общие разделы наравне с научно-технической и аудиовизуальной документацией. Это свидетельствует о том, что архивоведение электронных документов все сильнее интегрируется в традиционное архивоведение.

112 Аналогичные разделы имеются и в Основных правилах работы архивов организаций. (Основные правила работы архивов организаций /Одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002. М,2003. С. 9 (п.2.1.4), С. 58. (п.6.6), С.67-69 (п.7.7).)

113 Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации / Росархив. ВНИИДАД. — М.: Российская политическая энциклопедия (РОССПЭН), 2002. 165-167 (п. 7.1, 7.2).

114 Справка отдела организации НИР и внедрения ААТ Росархива о развитии системы автоматизированного централизованного государственного учета документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах. (Сайт «Архивы России». www.rusarchives.ru)

115 Информационный бюллетень/Федеральная архивная служба. 2003. № 37. С. 51. Согласно данным сайта «Архивы России» ввод данных в 2002 г. осуществляли 12 федеральных архивов, 96 архивов субъектов РФ, 325 муниципальных архивов в 54 субъектах РФ.

116 Информационный бюллетень/Федеральная архивная служба России. 2003. № 38-39. С.51.

117 Т а м же. С.51.118 Губайдуллин Р.М. Автоматизированные технологии в региональных архивах.

Центр документации новейшей истории Удмурдской республики//Отечественные архивы. 2003. № 1. С.27.

119 Официальная презентация общероссийского архивного сайта «Архивы России» состоялась 25 мая 2001 г. в РГА НТД. Сайт был зарегистрирован в каталогах ЮНЕСКО и Европейской архивной сети. В 2002 году сайт посещали 280-320 российских и зарубежных исследователей ежедневно. (Информационный бюллетень/ Федеральная архивная служба РФ. 2002. № 34. С.33.)

120 К 2001 г. число сайтов архивных учреждений составило 30 в 24 субъектах РФ. Архивный сайт Удмурдской республики зарегистрирован в каталоге ЮНЕСКО. Сайт РГА НТД зарегистрирован в Министерстве печати РФ. (Информационный бюллетень/Федеральная архивная служба РФ. 2002. № 34. С.32.)

121 www.termika.ru122 Хотя в отдельных архивах проводились экспериментальные работы в этом

направлении – так, в 2000 г. РГА КФД получил грант ЮНЕСКО на работы по оцифрованию фотонегативов.

123 Программа опубликована на сайте «Архивы России».(http://www.rusarchives.ru/informatization/programm.shtml)

124 См., например: Документация в информационном обществе: проблемы государственного регулирования управления при переходе на электронные технологии. Материалы VIII международной научно- практической конференции. М.,2002; Вестник архивиста. 2002. № 1.; Документация в информационном обществе: унификация и стандартизация межведомственного и корпоративного документооборота. Доклады и сообщения на IX международной научно-практической конференции 5-6 декабря 2002. М.,2003.

125 Материалы конференции «Электронные документы и архивы; теория и практика» 8-9 апреля. 1997 г., Москва.//ВНИИДАД. ОЦНТИ. СИФ. № 10200.

126 Безопасность архивов и архивных фондов. Доклады и сообщения на Всесоюзной научно-практической конференции. 30 ноября - 1 декабря 1999 г. М.,2000.

127 Всероссийская научно-практическая конференция «Информационные технологии в архивном деле» 14-15 декабря 2001 г.//Информационный бюллетень/ Федеральная архивная служба. 2001. № 30-31. С.146-151.

128 Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. Доклады и сообщения на четвертой всероссийской конференции. 24-25 апреля 2002 г. М., 2002.

129 Помимо баз данных, названных в программе информатизации архивного дела, планировалось создать БД по материально-техническому обеспечению архивной отрасли, а также базы данных о местах захоронения военнопленных периода второй мировой войны (по документам ГАРФ, РГВА, ЦХИДК). (Федеральная целевая программа «Развитие и сохранение культуры и искусства РФ». Утверждена Правительством 19 июня 1996 г. Подпрограмма «Развитие архивного дела». СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 9863.)

130 Информационный бюллетень/ Федеральная архивная служба РФ. 1999. № 23. С.33.131 Информационный бюллетень/ Федеральная архивная служба РФ. 2000. № 26. 132 Перечень работ по реализации подпрограммы «Архивы России» федеральной

целевой программы «Культура России (2001-2005 годы)» на 2003 и 2004 год. Приложение к приказу Росархива (www.rusarchives.ru). Работа по программе продолжается и после реорганизации управления архивным делом, однако участникам программы необходимо заключить дополнительное соглашение.

133 В данном разделе предусмотрены работы по оснащению архивов компьютерным оборудованием и лицензионным программным обеспечением; дополнительному оснащению средствами телекоммуникаций и компьютерной техникой с повышенным объемом памяти с

целью поэтапного ввода автоматизированной системы централизованного государственного учета документов АФ РФ; созданию и ведению сайтов архивных учреждений и сайта «Архивы России», разработке тематических БД в архивах.

134 В других разделах программы предусмотрены работы по ведению «Книг памяти», созданию баз данных по техническому оснащению архивов и по составу и срокам хранения документов; научно-исследовательская работа по проблемам публикации и защиты документов в электронном виде, нормативному регулированию электронного документооборота, экспертизе ценности электронных документов федеральных органов власти, экспериментальной разработке автоматизированных систем учета и движения документов ГА РФ и РГАЭ.

135 Текст программы см.: http://www.e-russia.ru/program/136 Под «электронным правительством» имеются в виду не разрозненные сайты

администрации Президента РФ, Государственной Думы, Совета Федерации, Правительства, федеральных министерств, которые имеются сейчас в сети, а портал, который с помощью перекрестных ссылок и специальных сервисных модулей объединял бы в единое целое ресурсы всех ведомств и ресурсы органов федерального, регионального, муниципального уровня. Кроме того, концепция «электронного правительства» должна предусматривать «обратную связь» с гражданами, то есть механизм оценки эффективности деятельности органов власти с помощью электронных технологий.

137 Гурвич В. План ГОЭЛРО. Но электронный// Российская газета. 2002. № 121.138 http://www.e-rus.org/articles/text_programm_1.shtml139 Росту безбумажного документооборота должно предшествовать правовое

урегулирование вопросов юридической силы ЭД, для чего помимо закона «Об электронной цифровой подписи» (2002 г.) разработаны законопроекты «Об электронном документе», «О документационном обеспечении управленческой деятельности».

140 Использование электронной цифровой подписи в этой сфере регламентируется законом «Об электронной торговле» (2002 г.).

141 Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Будут ли в «электронной» России электронные архивы?//Отечественные архивы. 2002. № 5. С.5-19.

142 Электронная Россия. Специальный проект Национальной информационной службы "Страна.Ru". М., 2001.http://www.e-russia.ru/program/

143 Положение о Федеральном архивном агентстве. Утверждено постановлением Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290. //www.rusarchives.ru/branch/rosarchive/poloj_faa.shtml

144 Первоначально – Отдел организации научно-методической работы и информатизации (с ЦФК).

145 Положение об экспертной комиссии по автоматизированным архивным технологиям ГАС РФ. М., 1994.

146 Временное положение о центре информационных технологий Федеральной архивной службы России//Информационный бюллетень / Федеральная архивная служба РФ. 2001. № 32/33. С.77.

147 Приказ Федеральной архивной службы «Об информационной поддержке сайта «Архивы России». 25 мая 2001.// Информационный бюллетень / Федеральная архивная служба РФ. 2001. № 32/33. С.74.

148 Вестник архивиста. 2000. № 3-4; С.158-167; № 5-6, С.64-97.149 Вестник архивиста. 2002. № 1. С.272-278.150 Вестник архивиста. 2003. №.1. С .197-203.151 Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Будут ли в «электронной» России электронные

архивы?// Отечественные архивы. 2002. № 5. С.19.152 Информационный бюллетень / Федеральная архивная служба РФ. 2003. №

38/39. С.37.

153 Информационный бюллетень / Федеральная архивная служба РФ. 2000. № 27/28.

154 Информационно-методический бюллетень /Управление архивами Свердловской области. 2001. № 14. С.8-9.

155 Программа развития архивного дела в Удмурдской республике (1998-2000 г.)/Комитет по делам архивов УР. Ижевск, 1998. На правах рукописи. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 10449. С.32.

156 Хранители истории. Государственной архивной службе Республики Марий-Эл – 80 лет. Йошкар-Ола, 2001. С. 105.

157 Архивы республики Алтай. Информационно-методический бюллетень. 2001. № 11. Затраты в данном случае указываются по всем статьям финансирования, а не только на информатизацию архивного дела.

158 Программа развития архивного дела в Республике Алтай. Утверждена постановлением Правительства Республики Алтай 6 декабря 1993 г.//Там же. 1995. № 1.

159 В ГАНО ведется БД «Фотодокументы», в которую помимо аннотаций включены к 2002 г. 1044 изображения фотодокумента (Новосибирский архивный вестник. 2002. № 10. С.13.)

160 С 2001 г. архив перешел на программу «Архивный фонд».161 Постановление главы администрации Новосибирской области «Об областной

целевой программе «Сохранение архивного фонда и развитие архивного дела в Новосибирской области». На правах рукописи. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 10069.

162 Новосибирский архивный вестник. 2000. № 6. С.31-32.163 Из выступлений участников расширенного заседания Коллегии Росархива//

Информационный бюллетень/Федеральная архивная служба. 2002. № 34. С.67.164 Информационный бюллетень/Управление по делам архивов Амурской области; ГА

АО. Благовещенск, 2003. № 51. С.9.165 Информационно-методический бюллетень / Управление архивами Свердловской

области. 2001. № 13. С. 49. В основных направлениях запланированы показатели учетных и поисковых баз данных.

166 Информационный бюллетень/ Администрация Томской области. Томск.1994. №1. С.27-33.

167 Тезисы докладов региональной научно-практической конференции «Роль и значение автоматизированных архивных технологий в деятельности архивных учреждений и перспективы их развития»/ Комитет по делам архивов; Администрация Пермской области; Государственный архив Пермской области. Пермь, 1996. С. 30.

168 Там же. С. 17-18.169 Вестник архивиста. 1997. № 2. С. 54.170 В Вологодской области была разработана областная целевая программа

автоматизации архивных технологий в муниципальных архивах на 2000-2001 гг. (Вологодские архивы: проблемы, поиски, перспективы. Информационный бюллетень. Вологда. 2001. № 4. С.53).

171 Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Будут ли в «электронной» России электронные архивы?// Отечественные архивы. 2002. № 5. С.19.

172 Информационный бюллетень / Федеральная архивная служба РФ. 2000. № 27/28.

173 Информационный бюллетень / Федеральная архивная служба РФ. 2002. № 34. С.32.

174 Развитие архивного дела в центральном районе РФ в 1991 –2000 г. Аналитический обзор. Мосгорархив. М., 2002. На правах рукописи. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 10 780.

175 Информационный бюллетень/Федеральная архивная служба. 2000. № 26.

176 Информационно-методический бюллетень ЗНМС архивных учреждений Поволжья. Самара, 2000. Вып.14.

177 Информационный бюллетень/Федеральная архивная служба. 2002. № 34. С.60.178 Приказ федеральной архивной службы об утверждении Временного порядка

автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда РФ, хранящихся в государственных и муниципальных архивах. 23 октября 2000. На правах рукописи. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 10577.

179Архивы решают проблему по-разному. С одной стороны, стремятся внедрить собственные разработки. Например, в государственном архиве Пермской области большинство программ разработано специалистами отдела ААТ и ИПС Н.В.Ренцовой и С.В.Костаревым, хотя применялись и разработки ВНИИДАД. В Информцентре Мосгорахива часть программ создается программистами центра, но наиболее сложная интегрированная система «Учет архивного фонда» создана по техническому заданию архивистов инженерно-внедренческой фирмой «Инсофт» (Москва). Архивы, которым не по карману услуги софтверных фирм, обращаются к ВУЗам. Так, например, Омский областной архив совместно с кафедрой математического моделирования государственного университета Омской области разработал программный комплекс по формированию полнотекстовых БД. (Мироненко Е.М. Госархив Омской области// Отечественные архивы. 2003. № 1. С.28.)

180 Например, ЦДНИ Удмурдской Республики передает на безвозмездной основе разработанные им программы архивам регионов России, в то же время в ЦДНИ установлена программа «Учет источников комплектования», разработанная в ЦГА УР. (Губайдуллин Р.М. Автоматизированные технологии в региональных архивах. Центр документации новейшей истории Удмурдской Республики// Отечественные архивы. 2003. № 1. С.25.)

181 Добрушкина Н.И. Илизаров Б.С. Новая идеология информационно-поисковой системы по документам архивов// Архивы образа и звука. М.: Центр документации «Народный архив», 1996. С.41-53.

182 Шувалова Л.А. Ренцова Н.В.О компьютерных программах госархива Пермской области//Отечественные архивы. 2000. № 6. С.69-73.

183 Тезисы докладов региональной научно-практической конференции «Роль и значение автоматизированных архивных технологий в деятельности научных архивных учреждений и перспективы их развития» /Комитет по делам архивов Пермской области. Пермь, 1996. С.16.

184 Дерусова Е.В. О внедрении автоматизированной архивной технологии в РГАЭ// Отечественные архивы. 1994. № 2.С. 105.

185 Киселев И.Н. Информационная система архива: модель и воплощение// Отечественные архивы. 1997. № 6.С. 28-35.

186 Горенек Т.Н. Компьютеризация московских архивов: от простой базы данных к интегрированной информационной системе (1986 - 2002 гг.)//Отечественные архивы. 2002. № 5. С.20.

187 Горенек Т.Н. Автоматизированные технологи: Московские архивы определяют стратегию// Круг идей: новые архивные технологии. М.,1996. С.53-54.

188 Горенек Т.Н. Компьютеризация московских архивов: от простой базы данных к интегрированной информационной системе (1986 - 2002 гг.)// Отечественные архивы. 2002. № 5. С.20-26.

189 Котлова Т.Н. Актуальные проблемы создания и функционирования единой автоматизированной информационно-поисковой системы ГА РФ // ГА РФ: 10 лет работы. Сб. статей/Ред кол.С.В.Мироненко и др. М.:Роспэн, 2002. С.195, 199.

190 См. подробнее Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: внедрение информационных технологий в работу архива//Секретарское дело. 2003. № 11, 12.

191 Составление архивных описей: Методические рекомендации/Росархив; ВНИИДАД. М.,2003. 144 с.

192 Максимальный размер поля для большинства СУБД.193 Шувалова Л.А. Основные принципы постановки задач для разработки

компьютерных программ//Труды ГАПО. Пермь, 2002. Вып. 2. Т.2. С.151. Существуют государственные стандарты, регламентирующие постановку задачи (ГОСТ 19.101-77, ГОСТ 19.002-80, ГОСТ 19.003-80 Единой системы программной документации). Но поскольку они очень сложны, в ГАПО создана памятка для архивистов «Основные принципы постановки компьютерных задач».

194 Например, архивная база данных налогового управления США охраняется более тщательно, чем золотой запас страны (в форте Нокс). И, вместе с тем, стопроцентно гарантировать неприкосновенность информации невозможно. Например, информацию можно считать дистанционно по излучению монитора или колебанию оконных стекол.

195 Залаев Г.З. Влияние информационных технологий на безопасность архивных документов//Доклады и сообщения на Всероссийской конференции «Безопасность архивов и архивных фондов» 30 ноября 1999 г. М., 2000. С.74-78.

196 Информационный бюллетень/Федеральная архивная служба. 2002. № 34. С.71.197 Семенова Ю.В. Компьютеризация ГА РФ: проблемы качественного роста//ГА РФ:

10 лет работы. Сб.статей/Ред кол.С.В.Мироненко и др. М.:Роспэн, 2002. С.192.198 Семенова Ю.В. Компьютеризация ГА РФ: проблемы качественного роста//ГА РФ:

10 лет работы. Сб.статей/Ред кол.С.В.Мироненко и др. М.:Роспэн,2002. С.192; Отечественные архивы. 2000. № 6. С.73.

199 Положение об отделе информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных технологий государственного архива Республики Алтай. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. На правах рукописи. № 9688.

200 Быстродействие процессора, оперативная память, впоследствии – объем жесткого диска.

201 Горенек Т.Н. Компьютеризация московских архивов: от простой базы данных к интегрированной информационной системе (1986-2002 гг.)//Отечественные архивы. 2002. № 5. С.20.

202 Горенек Т.Н. Автоматизированные технологи: Московские архивы определяют стратегию//Круг идей: новые архивные технологии. М.,1996. С.53-54

203 Развитие архивного дела в центральном районе РФ в 1991 –2000 г. Аналитический обзор. Мосгорархив. М.,2002. На правах рукописи. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 10 780.

204 Башкир Б.С. Микрофильмирование, оцифровка, фотофиксация архивного документа// Архивный вестник зонального научно-методического Совета центр района России. 2002. Вып. 6. С. 167.

205 Отечественные архивы. 1994. № 2. С.105. 206 Из выступления С.В. Мироненко на расширенном заседании коллегии Росархива//

Информационный бюллетень/Федеральная архивная служба. 2002. № 34. С.53.207 Семенова Ю.В. Компьютеризация ГА РФ: проблемы качественного роста//ГА РФ:

10 лет работы. Сб.статей/ Ред. кол.: С.В.Мироненко и др. М.:Роспэн,2002. С.184.208 Тезисы докладов региональной научно-практической конференции «Роль и

значение автоматизированных архивных технологий в деятельности научных архивных учреждений и перспективы их развития» /Комитет по делам архивов Пермской области. Пермь, 1996. С.10-11.

209 Губайдуллин Р.М. Автоматизированные технологии в региональных архивах. Центр документации новейшей истории Удмурдской Республики// Отечественные архивы. 2003. № 1. С.24.

210 О компьютерных программах госархива Пермской области//Отечественные архивы. 2000. № 6. С.70.

211 Информационный бюллетень / Федеральная архивная служба РФ. 2002. № 34. С.32.

212 Киселев И.Н. Волкова И.В. Нежданова О.Ю. Современное состояние и перспективы развития системы научно-справочного аппарата к документам государственных архивов// Отечественные архивы. 2000. № 5. С. 23.

213 Компактные оптические диски (КОД) – цифровая звуковая система, состоящая из отражающего оптического диска с предварительной записанной в цифровом виде звуковой информацией и оптического устройства воспроизведения ( ГОСТ 27677-88 Система цифровая звуковая «компакт-диски. Параметры ). Оптические носители имеют ряд преимуществ перед магнитными носителями информации. Они не требуют особых условий хранения, имеют высокую плотность записи, высокое качество и надежность записи, возможность мгновенного воспроизведения на компьютере (в отличие от МЛ).

214 Объем информации на кассете с магнитной лентой – 500 MB; на СD-ROM - 650-750 MB, на оптических дисках класса WORM – 230 MB –6,5 GB; DVD-ROM – 1-5 GB. Однако надежность оптических носителей информации значительно выше. Так, на CD-ROM «Коdак»; «YAMAHA»; «Apogee», которые используют Мосгорархив и РГА НТД гарантия фирмы составляет 50, 100 и даже 200 лет.

215 Гедрович Ф.А. Цифровые документы: проблемы обеспечения сохранности// Вестник архивиста. 1998. № 1. С. 120.

216 Ходаковский Н.И. Мультимедиа в исторической науке и архивном деле// Там же. 1998. № 1. С. 121.

217 В данной СУБД создана интегрированная система ГАПО «Госархив». 218 О постановке задачи см. подробнее лекцию 2.219 См. Лекцию 2.220 См. там же.221 Нам удалось найти сведения о наличии собственных разработок ААТ в 101

государственном архиве, 7 отделах рукописей музеев, библиотек, архивах РАН, отраслевых депозитарных фондах и архивах общественных организаций. В это число не входят архивы, применяющие общеотраслевые базы данных и стандартные пакеты типа Бухгалтерия 1С. Речь и идет о собственных разработках архивов.

222 Шувалова Л.А. Ренцова Н.В. О компьютерных программах Госархива Пермской области//Отечественные архивы. 2000. № 6. С.69-73.

223 Горенёк Т.Н. Компьютеризация московских архивов: от простой базы данных к интегрированной информационной системе (1986 - 2002 гг.)// Отечественные архивы. 2002. № 5. С.20.

224 Горенёк Т.Н. Указ соч. // Отечественные архивы. 2002. № 5. С.23.

225 Ткаченко Н.А. Разработка АИС «Архив организации»// Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. Доклады и сообщения на четвертой Всероссийской конференции. 24-25 апреля 2002 г. М.,2002. С.229.

226 Горенёк Т.Н. Указ соч. // Отечественные архивы. 2002. № 5. С.23.227 Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в

деятельности негосударственных организаций. Метод. рекомендации.-М.,-1997.-58 с. В электроном виде распространяется и «Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России.» (М., 1998).

228 Основные направления развития архивного дела на 2003 г.//Информационный бюллетень Федеральной архивной службы. 2003. № 38-39. С.66.

229 Жигунов В.М. Система определения критериев экспертизы ценности электронных научных и технических документов и ее роль в формировании ретроспективной документальной базы исследований и прикладных разработок//Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. Доклады и сообщения на четвертой Всероссийской конференции 24-25 апреля 2002 г.

230 Барулин Ю.Н. К вопросу о создании БД научно-технической документации//Там же. С. 222.

231 www.eos.ru232 Дерусова Е.В. О внедрении автоматизированной архивной технологии в РГAЭ//

Отечественные архивы. 1994. № 2. С.104-106.233 Справка о развитии системы автоматизированного централизованного

государственного учета документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах (Сайт «Архивы России» http://rusarchives.ru/news/spr_sacgyd.shtml#vv )

234 Шувалова Л.А. Ренцова Н.В. О компьютерных программах Госархива Пермской области//Отечественные архивы. 2000. № 6. С.69-73.

235 Губайдуллин Р.М. Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики//Отечественные архивы. 2003. № 1. С.24-29.

236 Кочеткова З.И. Ведение БД по учету в ЦАОДМ// Отечественные архивы. 1998. № 2. С.39- 42.

237 Первоначально – Отдел организации научно-методической работы и информатизации (с ЦФК ); с апреля 2004 г. – отдел обеспечения сохранности, учета, автоматизированных архивных технологий.

238 Руководство пользователя программы "Архивный фонд" (3 версия) /Росархив. М.,2001. С. 2.

239 Здесь и далее описывается работа с третьей версией программы «Архивный фонд», которая существенно отличается от второй версии.

240 Например, перечень фондов в наличии, перечень присоединенных, утраченных, секретных фондов и др.

241 Например, перечень описей по личному составу; перечень описей, содержащих неисправимо поврежденные дела; описей, документы которых подлежат реставрации; переплету; дезинфекции; дезинсекции; содержащих затухающие тексты; содержащих научную, проектную, патентную документацию.

242 Неисправимо поврежденных, нуждающихся в дезинфекции, дезинсекции, реставрации и др.

243 Там же.244 Справка о развитии системы автоматизированного централизованного

государственного учета документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах (Сайт «Архивы России» http://rusarchives.ru/news/spr_sacgyd.shtml#vv )

245 Руководство пользователя программного комплекса “Фондовый каталог” /Росархив. М.,1997. С. 2.

246 Там же. С. 8.247 Информационный бюллетень/Федеральная архивная служба России. 2003. № 38-39.

С.51.

248 Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. Утвержден приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года N 11. П.2.3.

249 Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда РФ, хранящихся в государственных и муниципальных архивах. Приложение к приказу Росархива № 64 от 23.10.2000 г.

250 Например, в Мосгорархиве, где ведется своя программа «Учет фондов», с 2002 г. данные в электронном формате направляются в Росархив для использования их в

программных комплексах «Архивный фонд» и «Фондовый каталог». 251 Архивисты ГАПО считали, что внедрение второй версии программы «Архивный

фонд» будет для них шагом назад (шесть лет работы) из-за информационно-поисковых возможностей системы - программа «Госархив» позволяла осуществить описание на трех уровнях (фонда, описи и дела), в то время как вторая версия «АФ» только на уровне фонда и описи. Однако они не отрицали, что передача сведений в фондовые каталоги должна осуществляться в едином электронном формате (Труды ГАПО. Пермь, 2002. Вып. 2. Т.2. С. 211.)

252 Автоматизированный учет, реализованный в среде Оrасlе (сетевой режим), действует в семи центральных архивах Москвы. В десяти архивах кадровой документации работает версия под Visual FохРго 6.0 (локальный режим), и необходимая информация по оптоволоконным каналам связи ежедневно передается на центральный сервер. (Горенек Т.Н. Компьютеризация московских архивов: от простой базы данных к интегрированной информационной системе (1986 - 2002 гг.)// Отечественные архивы. 2002. № 5. С.21). Впрочем, использование такого ПО возможно только при условии наличия у архива достаточно мощной компьютерной техники. К тому же Oracle - дорогостоящее ПО. Поэтому создавать на его основе программы для всей отрасли не представлялось возможным.

253 Уникальными являются документы, обладающие выдающимися духовными, эстетическими или документирующими достоинствами, представляющие как таковые особую историческую ценность и общекультурную значимость, единственные в своем роде по содержанию и месту в истории российского государства и общества и невосполнимые при утрате с точки зрения их юридического значения, автографичности и/или внешних признаков. (Регламент государственного реестра уникальных документов архивного фонда РФ. Утвержден приказом Росархива № 75 от 09.10.2001. Одобрен коллегией Федеральной архивной службы России. Протокол № 2 от 27.01.2000. П. 1.5.)

254 Информационный бюллетень Федеральной архивной службы. 2001. № 32-33. С.184.

255 Залаев Г.З. Некоторые вопросы технологии оцифрования в архивном деле//Тезисы докладов региональной научно-практической конференции «Роль и значение автоматизированных архивных технологий в деятельности научных архивных учреждений и перспективы их развития/Комитет по делам архивов администрации Пермской области. Пермь, 1996. С.8.

256 Малышев М.И. Балакирев А.Н. Создание страхового фонда фотодокументов на оптических дисках: Тезисы доклада. ВНИИДАД. ОЦНТИ. СИФ № 10200. Л. 5. На правах рукописи.

257 Белоконь Е.А. Пружинин А.В. К вопросу о создании электронных копий архивных исторических источников// Вестник архивиста. 1993. N 6. C. 100-102.

258 Шувалова Л.А. Результаты разработки технологического регламента для оцифрования документов// Труды ГАПО. Пермь, 2002. Вып. 2. Т.2. С. 214-218.

259 Архивный вестник зонального научно-методического совета центрального района России. 2002. Вып. 6. С. 175.

260 Оптические диски и их использование в архивах. М.,1993. С.23-24. 261 Башкир Б.С. Микрофильмирование, оцифровка, фотофиксация архивного

документа//Архивный вестник зонального научно-методического совета центрального района России. 2002. Вып. 6. С. 167.

262Информационный бюллетень Федеральной архивной службы. 2001. № 32-33. С. 186.

263 Информация сайта ГАРФ http://garf.narod.ru/news_arh.htm264Основные правила работы государственных архивов

Российской Федерации. М.: Роспэн, 2002. П.7.5.

265 Итоги развития архивного дела в первом полугодии 2002 г.//Информационный бюллетень Федеральной архивной службы. 2002. № 37. С. 51.

266 Ларина В.Г. Единый классификатор документной информации - важнейший элемент информатизации архивной отрасли// Отечественные архивы. 2002. № 1. С.8-14.

267 Мельтюхов М.И. Томан Т.Б. Из опыта разработки баз данных по материалам высших органов ВКП (б ) в период второй мировой войны// Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. Доклады и сообщения на четвертой Всероссийской конференции. 24-25 апреля 2002 г. М.,2002. С. 240-244.

268 Михайлов О.А. Новое в поиске в интернете по источникам 2000 года. М.,2001. С.65.

269 Общий международный стандарт описания архивных документов. Утвержден специальной комиссией по стандартам описания. Стокгольм, Швеция, 21-23 января 1993 г. / Междун. совет архивов. Оттава, 1994, International Standard Archival Description, ISAD (G)

270 Формат SGML подходит для архивного описания, так как он является стандартом общего пользования, независим от операционной системы и размера описываемой информации.

271 Еремеев С.Г. Стандарт архивного описания Encoded archival description: история и современное состояние//Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. Доклады и сообщения на четвертой Всероссийской конференции. 24-25 апреля 2002 г. М.,2002. С.223-226.

272 Михайлов О.А. Новое в поиске в интернете по источникам 2000 года. М.,2001. С.61.

273 Составление архивных описей: Методические рекомендации/Росархив; ВНИИДАД. М.,2003. 144 с.

274 http://rgantd.ru/ http://rgantd.ru/275 Например, опубликованный в интернете справочник-путеводитель по фондам

Государственного архива Омской области "Белый Омск»)276 Например, «Документы личного происхождения в Архивных учреждениях Северо-

западного федерального округа Российской Федерации». Справочник. СПб.: ЦГАЛИ, 2002 (http://www.rusarchives.ru/guide/lf_sz/index.shtml).

277 Три путеводителя в текстовом формате (архив rar или zip).278 Российский государственный архив литературы и искусства: Путеводитель по

архиву/ Russian State Archive of Literature and Art: The Complete Archive Guide/ Russisches Staatsarchiv fur Literatur und Kunst-Voll-Standiger Archivfuhrer / Сост. К. Б. Вашик, Н. Б. Волкова. Ред. К. Б. Вашик, Н. Б. Волкова. Munich: K. G. Saur, 1996. Издание на CD-ROM. [РГАЛИ; Lotman Institute of Russian and Soviet Culture (Bochum, Germany)]

279 Киселев И.Н., Волкова И.В., Нежданова О.Ю. Современное состояние и перспективы развития системы научно-справочного аппарата к документам государственных архивов //Отечественные архивы. 2000. № 5. С.23.; Боброва Е.В. Архивный гипертекстовый справочник в Рунете: опыт и перспективы //Отечественные архивы. 2003. № 1. С.17.

280 Евразийский востоковедческий сервер.http://www.orient.ru/resour/psd/index.htm281 ttp://www.ic.omskreg.ru/~archive/cgi-bin/arc.cgi282 http://www.rusarchives.ru/guide/nkpanp/index.shtml283 http://www.rusarchives.ru/guide/rgavmf/index.shtml284 Киселев И.Н., Волкова И.В., Нежданова О.Ю. Указ соч. //Отечественные архивы.

2000. № 5. С.12-24. 285 Основные направления развития архивного дела в РФ в 2003 г.// Информационный

бюллетень Федеральной архивной службы. 2003. № 38-39. С. 64. 286 http://archives.karelia.ru/nark/projects/mosaic287 Версия для интернет: http://niac.natm.ru/arch.nsf/pages/gano_home; http://niac.natm.ru/arch.nsf/pages/ganpino_home

288 Интернет-версия: http://rgantd.ru.289 Интернет-версия: http://www.photoarchive.spb.ru/photo/index 290 http://rgantd.ru/291 victory.rusarchives.ru/index.html292 Интернет-версии: http://www.archiv.ab.ru/map/maps.htm 293 www.rusarchives.ru/federal/rgakfd/catalog/finddocw.htm294 Калантарова Н. А. Из опыта работы РГА КФД по созданию электронного каталога

кинодокументов//Вестник архивиста. 2000. № 5-6. С.88-90; Бухтаб Ю.А., Калантарова Н.А. Создание электронного каталога на архивные кинодокументы. Выбор ПО и практическое применение. Круглый стол: работа с электронными архивами: состояние и перспективы развития»//Вестник архивиста. 2002. № 1.С. 272.

295 Андерсон К.М. Новый облик архива Коминтерна//Отечественные архивы. 1998. № 1. С. 17-21; http://www.rusarchives.ru/projects/index.shtml

296 Козлов В.А. Электронный архив ГАРФ: утопия или техническая проблема?// ГА РФ: 10 лет работы. Сб.статей/Ред кол.С.В.Мироненко и др. М.:Роспэн,2002. С.180-181.

297 СD-ROMы, изданные архивами: «Альбом фотографий императора Николая II и членов его семьи» (ГА РФ, РГА НТД, 1999); «Тверская земля в Великой Отечественной войне 1941-45 гг.» (ГАТО, 2001); энциклопедическое издание (ГА ПО, 2001); «Русский авангард» (БД именной каталог художников с изображенями произведений – РГАЛИ, 2004 ).

298 См. список программных продуктов в конце модуля.299 Информационные технологии в использовании фондов Центра документации

общественных организаций Свердловской области//Отечественные архивы.2001. № 5. С.51-52.

300 Там же. 2000. № 6. С. 73.

301 Для тем 1.1 и 2.2. выбирается первый или второй вариант задания в зависимости от того, какая версия ПО «АФ» (вторая или третья ) имеется в ВУЗЕ.

302 Во время практических занятий в ИАИ РГГУ используется опубликованная опись фонда Можайского УИКА. Но можно использовать любую другую опись.

303 Для тем 1.1 и 2.2. выбирается первый или второй вариант задания в зависимости от того, какая версия ПО «АФ» (вторая или третья ) имеется в ВУЗЕ.

304 См. прим. 2.305 Вообще-то на этом описание дела не заканчивается, в следующем экране можно

ввести термины для именного, географического, предметного указателя, аннотации документов. Но нас сейчас интересует опись как учетный справочник, поэтому мы ограничимся первым экраном.

306 См. прим. 2.

307 См. прим. 2.308 При неправильном вводе номера фонда следует во всплывающем (верхнем) меню

"Запись" выбрать пункт "Изменение номера фонда". Чтобы пункт меню стал активным, следует сначала сохранить данные (кнопка «Сохранить» внизу).

309 Если Вы, несмотря на все старания, не можете вспомнить, как установить фондообразователя при работе с россыпью, прочтите раздел 1.6 компьютерной обучающей системы «Архивистика» (пунк основного меню «Содержание»).

310 Если правила поединичного описания также успели стереться из Вашей памяти со времен практических занятий по теории и методике архивоведения прочтите раздел 2.3 компьютерной обучающей системы «Архивистика» (пункт основного меню «Содержание»).

311 О подокументном описании также см. раздел 2.3 компьютерной обучающей системы «Архивистика» (пункт основного меню «Содержание»).312 Для в/о предназначена система контроля для второго семестра.

313 Для студентов в/о предназначены задания второго семестра.

314 О-5 баллов – за конспект, 0-5 баллов за ответ.315 Значок * после названия темы означает, что работа может быть написана на

примере конкретного федерального, областного, краевого, муниципального архива или органа управления архивным делом. В работе должны быть использованы методические разработки, описания программных продуктов и программные продукты, используемые в архиве.

316 Функции, задачи, состав документов, специфика хранения и описания, проблема носителей, ведущие зарубежные архивы машиночитаемых данных.

317 Раскрывая данную тему, следует осветить проблемы исследовательской работы архивов по изучению источников с помощью математических методов, сотрудничество архивистов с учеными-историками, занимающимися компьютерным источниковедением и создания баз данных на материалах исторических источников.

318 Литература конспектируется от руки, конспект приносится на коллоквиум. В 0-10 баллов оценивается конспект, за ответ можно получить также до 10 баллов.

319 Темы рефератов предназначены для учебных заведений, не использующих систему межсессионной аттестации.

320 На занятиях, помимо общеотраслевых, должны использоваться АИПС, применяемые в архивах региона.

Краткий курс лекций по архивным технологиям

Documents