14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и

оказание государственных услуг», г.Чита

1

Региональная нормативная база электронного документооборота:

Как ее строить?

Храмцовская Наталья Александровнак.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией

компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО, член Международного совета архивов

Нормативная база в «бумажную» эпоху

В бумажную эпоху все было относительно просто: и законодательство, и технологии менялись очень медленно, поэтому один раз созданные нормативные документы могли успешно использоваться десятилетиями

Стабильность технологий и законодательства позволяла не думать о высокоуровневых проблемах, и писать документы на низком уровне – на уровне инструкций для исполнителей.

14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и

оказание государственных услуг», г.Чита

2

Нормативная база в электронную эпоху

Бурно внедряются электронные документы, появились проблемы, связанные с быстрой сменой и быстрым устареванием технологий

Одновременно в рамках реформы государственного управления (во многом на основе внедрения ИКТ) кардинально меняется законодательство

В итоге меньше стало запретов, стали зыбкими многие ранее нерушимые границы, темпы перемен не снижаются. В делопроизводстве и в архивном деле сложилась «многоукладность», когда в различных органах и организациях применяются совершенно разные технологии работы с документами

14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и

оказание государственных услуг», г.Чита

3

Особенности текущей ситуации Федеральные законодательно-нормативные

требования, обязывающие применять электронные документы;

Обостряется проблема интероперабельности;

Чрезмерное увлечение усиленными электронными подписями;

Необходимость обеспечивать непрерывность государственного управления при сбоях в работе информационных систем и систем электронного документооборота.

14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и

оказание государственных услуг», г.Чита

4

В новых условиях нормативно-методические документы нужно писать иначе!

Вместо латания морально устаревших правил и инструкций, ориентированных на одну-две вымирающие технологии, стоит вернуться к основам и в начать с ответа на вопрос: что на самом деле требуется от документов, вне зависимости от вида носителя и формата?

Лишь после этого имеет смысл, опираясь на общие представления, решать, как добиться поставленных целей в условиях конкретных технологий

Такой подход обещает стабильность нормативно-методической базы, поскольку ключевая её часть будет технологически-нейтральна

14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и

оказание государственных услуг», г.Чита

5

Задача региональной нормативной базы

Определить региональную политику в отношении использования электронных документов и ИКТ в государственной управлении и, в частности, решить вопросы о том:– Какие документы будут создаваться в электронной форме?

– Как будет обеспечиваться сохранение электронного культурно- исторического и документального наследия региона и доступ к нему заинтересованных сторон?

– Как будет обеспечиваться непрерывность деловой деятельности, защита информации и т.д.?

14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и

оказание государственных услуг», г.Чита

6

Задача региональной нормативной базы

Регулирование тех «серых зон», которые существуют в федеральной законодательно-нормативной базе

Регламентация использования технологий конкретными органами и учреждениями. Однако слишком детальная регламентация вредна, т.к. технологии и законодательство быстро меняются

Наибольшие возможности имеются у региона при регламентации электронного взаимодействия между региональными органами государственной власти и внутриведомственного электронного документооборота

14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и

оказание государственных услуг», г.Чита

7

С чего начинать разработку нормативной базы

Определиться со сферой применения электронных документов:

– Используются ли ЭД исключительно в оперативной деятельности, - же или органы власти готовы переводить в электронный вид документы длительного срока хранения?

– Готовы ли органы государственной власти рассматривать сообщения электронной почты как полноценные государственные документы?

– Отношение к сайтам органов государственной власти

14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и

оказание государственных услуг», г.Чита

8

Четыре уровня нормативного регулирования (1)

Принципы: Для основных видов работ с документами –стратегическое и оперативное управление, ввод, контроль, хранение, доступ , уничтожение –сформулировать основные принципы (не более 5-7), которые должны соблюдаться независимо от вида и формата документов

Требования: Для каждого из видов работ установить более конкретные требования к управлению документами и к соответствующим системам, сгруппированные по принципам, выполнение которых они поддерживают

14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и

оказание государственных услуг», г.Чита

9

Четыре уровня нормативного регулирования (2)

Руководства: Подготовить руководства, в которых подробно говорится о том, как выполнять установленные требования с использованием тех или иных программно-технических решений

Вспомогательные материалы: Помимо этого, могут разрабатываться отдельные рекомендации и справочно-информационные материалы

14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и

оказание государственных услуг», г.Чита

10

Семь основных направлений в управлении документами

14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и

оказание государственных услуг», г.Чита

11

Принципы стратегического управления

Принцип ответственности, полномочий и подотчётности: Обязанности, полномочия и подотчетность в отношении управления документами должны быть четко определены, задокументированы

Принцип стратегического планирования: Должна быть разработана, реализована, снабжена ресурсами утверждённая руководством стратегия управления документами, которая должна быть интегрирована с другими соответствующими стратегиями управления, и должна соответствовать потребностям государственного органа, его корпоративной культуре, технологической среде и имеющимся рискам

14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и

оказание государственных услуг», г.Чита

12

Принципы оперативного управления

Процедуры: Процедуры делопроизводства должны охватывать все процессы, необходимые для надлежащего, адекватного и согласованного создания и поддержания полных и точных документов

Управление системами: Системы, содержащие государственные документы, должны хорошо управляться на протяжении всего срока их службы - от закупки до вывода из эксплуатации, для обеспечения целостности этих систем, их надежности и качества работы

14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и

оказание государственных услуг», г.Чита

13

Принципы оперативного управления

Аудит соответствия требованиям: Деятельность в области делопроизводства должна ежегодно проходить аудит, с тем, чтобы обеспечить оперативную работу государственного органа в соответствии с требованиями законодательства

Непрерывное совершенствование: Практика делопроизводства должна удовлетворять потребности государственного органа и отражать передовую практику отрасли

Передача на хранение: Передача должна быть спланирована, чтобы обеспечить непрерывность выполнения государственных функций

14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и

оказание государственных услуг», г.Чита

14

Нормативное регулирование электронного документооборота

На 5 мая 2014 года в регионах действуют НПА, принятые в 2008-2014 годах, регламентирующие электронный документооборот:– Республика Башкортостан - 17– Московская область-14– Москва - 11– Волгоградская область -11 – Республика Татарстан - 9– Республика Бурятия - 7– Санкт-Петербург и Ленинградская область - 7– Забайкальский край - 0 (1 проект на портале края)

14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и

оказание государственных услуг», г.Чита

15

Вопросы, регламентируемые нормативно-правовыми актами

Терминология Виды документов Составление и оформление документов Работа с документами, регистрация документов Подписание документов Контроль исполнения Статус электронных документов Использование электронных образов документов Использование электронной почты Защита информации Доступ к документам Хранение и уничтожение документов

14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и

оказание государственных услуг», г.Чита

16

Региональные особенности регламентации

Глубина проработки от региона к региону сильно различается

Состав норм также сильно различается

Способы организации электронного документооборота– Создание региональной СМЭВ (Якутия, Башкортостан)

– Использование единой системы электронного документооборота (Ростовская область - 2012, Калужская область - 2013)

– Запрет на использование бумажных документов (Ростовская область)

14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и

оказание государственных услуг», г.Чита

17

Ростовская область,2012 год«Положение о межведомственном электронном документообороте»

Установлены допустимые для использования форматы текстовых электронных документов. По согласованию между участниками обмена допускается использование и других форматов

В документе продумана технология присвоения уникальных регистрационных номеров документов в рамках всей системы

Достаточно серьезно продуманы вопросы установления сроков хранения ЭД, проведения экспертизы ценности, передачи на архивное хранение и уничтожения

14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и

оказание государственных услуг», г.Чита

18

Хранение электронных документов

Волгоградская область (2013 г.) - хранение документов в системе электронного документооборота. Вопросы уничтожения электронных документов и передачи их на хранение в электронный архив не рассматриваются

Республика Хакассия (2011 г.) - электронные документы должны храниться в электронном архиве в соответствии с законодательством

14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и

оказание государственных услуг», г.Чита

19

Уничтожение электронных документов

Ростовская область (2012 год) – регламентирован порядок уничтожения электронных документов– Распределена ответственность между владельцами

документами и Министерством информационных технологий и связи Ростовской области, которое является организацией –хранителем документов

– Экспертизу ценности проводит организация – владелец документов, а уничтожение – организация хранитель после получения от организации-владельца согласованного акта на выделение документов к уничтожению

– Процедура уничтожения различается для организаций -источников комплектования государственных и муниципальных архивов (до составление описей)

14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и

оказание государственных услуг», г.Чита

20

Уничтожение электронных документов

г. Москва, 2007 год:

– Решение об уничтожении принимает владелец информационной системы. Согласование уничтожения с владельцем документов не предусмотрено

– Не предусмотрено взаимодействие при организации процесса уничтожения с архивными учреждениями города Москвы

– Не регламентировано оформление процедуры уничтожения, отсутствует требование об оформлении акта о выделении электронных документов к уничтожению.

14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и

оказание государственных услуг», г.Чита

21

Подводя итоги

Требуется новая нормативно-правовая база, отражающая новые реальности;

Новая база должна состоять из нескольких уровней;

В первую очередь следует обратить внимание на разработку высокоуровневых документов (политик), закрепляющих основные цели и задачи органов государственной власти в отношении управления документами;

Желательно сделать нормативную базу максимально технологически нейтральной

14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и

оказание государственных услуг», г.Чита

22

14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и

оказание государственных услуг», г.Чита

23

Приглашаю Вас на мой блог: http://rusrim.blogspot.com/

а также на мои каналы на Slideshare и YouTube