ВНИИДАД О новых правилах делопроизводства в...

Правила делопроизводства

в федеральных органах

исполнительной власти:

Основные требования к работе с документами

Директор ВНИИДАД

доктор ист. наук, профессор

М.В.Ларин

Правовое основание для разработки

Правил делопроизводства

2

�Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ«Об информации, информационныхтехнологиях и о защите информации»

�Статья 11, п. 2: «В федеральных органахисполнительной власти документированиеинформации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством РоссийскойФедерации»

План подготовки проектов актов,

необходимых для реализации закона

3

Вид акта

Срок

представления

в Правительство

Российской

Федерации

Ответственные исполнители

…

14. Об утверждении

Правил ведения

делопроизводства и

документооборота в

федеральных органах

исполнительной власти

постановление

Правительства

Российской

Федерации

II квартал 2008 г. Минкультуры России

Минэкономразвития России

ФСБ России

ФСО России

ФСТЭК России

заинтересованные федеральные органы


Разработчики Правил

делопроизводства

4

�Ответственный исполнитель - МинкультурыРоссии

�Соисполнители - МинэкономразвитияРоссии, ФСБ России, ФСО и ФСТЭК

�Подготовку проекта Правилделопроизводства осуществляли Росархив иВНИИДАД

Утверждение Правил


5

Правила утверждены постановлением

Правительства Российской Федерации

от 15.06.2009 г. № 477 "Об

утверждении Правил

делопроизводства в федеральных

органах исполнительной власти"

Правила и Типовая инструкция

по делопроизводству

� Ранее действовавшая Типовая инструкция

по делопроизводству в федеральных

органах исполнительной власти с

утверждением Правил утратила свою силу

(соответствующий приказ должен быть

издан Минкультуры России).

6

Постановление Правительства РФ

от 15.06.2009 г. № 477

� Постановлением также внесены изменения втиповые регламенты:

� - Типовой регламент взаимодействияфедеральных органов исполнительной власти(утв. постановлением Правительства РФ от19.01.2005 г. № 30)

� - Типовой регламент внутренней организациифедеральных органов исполнительной власти(утв. постановлением Правительства РФ от28.07.2005 г. № 452)

7

Типовой регламент взаимодействия

федеральных органов


� Старая редакция:

� «11.1. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной властиорганизуется в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству вфедеральном органе исполнительной власти (далее - типовая инструкция), утверждаемой Министерством культуры и массовых коммуникацийРоссийской Федерации. Федеральные органы исполнительной властииздают свои инструкции по делопроизводству, согласованные сФедеральным архивным агентством».

� Новая редакция:

� «11.1. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной властиосуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства вфедеральных органах исполнительной власти, утвержденнымипостановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477. На основе указанных Правил федеральные органы исполнительнойвласти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти вобласти архивного дела издают инструкции по делопроизводству».

8

Типовой регламент внутренней

организации федеральных органов



� «2.38. Правила организации работы с документами вфедеральном органе исполнительной власти на основанииактов законодательства Российской Федерации определяютсярегламентом федерального органа исполнительной власти иинструкцией по делопроизводству в центральном аппаратефедерального органа исполнительной власти».

� Новая редакция:

� «2.38. Делопроизводство в федеральном органеисполнительной власти осуществляется в соответствии сПравилами делопроизводства в федеральных органахисполнительной власти, утвержденными постановлениемПравительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477. На основе указанных Правил федеральный органисполнительной власти по согласованию с федеральныморганом исполнительной власти в области архивного делаиздает инструкцию по делопроизводству».

9

Типовой регламент внутренней

организации федеральных органов



� «2.39. Ответственность за организацию и ведениеделопроизводства в структурных подразделенияхфедеральных органов исполнительной власти возлагается наруководителей этих подразделений.Непосредственная работа по документационному обеспечениюв структурных подразделениях осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство».Новая редакция:

� «2.39. Организация и ведение делопроизводства вфедеральном органе исполнительной власти осуществляютсяструктурным подразделением федерального органаисполнительной власти, на которое возложены функции поведению делопроизводства, а также лицами, ответственнымиза ведение делопроизводства в других структурныхподразделениях федерального органа исполнительнойвласти».

10

Назначение Правил делопроизводства

� Правила устанавливают единый порядокделопроизводства в федеральных органахисполнительной власти, то есть определяютпринципы и правила делопроизводства, которыеявляются общими для всех федеральных органовисполнительной власти и которые должнывыполняться (соблюдаться) во всех федеральныхорганах исполнительной власти, независимо от типа(федеральное министерство, федеральная служба, федеральное агентство), характера деятельности, структуры и других особенностей.

11

Назначение Правил делопроизводства

� Федеральным законом «Об информации…» установлено, что (ст. 11, п. 2): «… Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органамиместного самоуправления в пределах их компетенции, должнысоответствовать требованиям, установленным ПравительствомРоссийской Федерации в части делопроизводства идокументооборота для федеральных органов исполнительнойвласти».

� Следовательно: Правила предназначены для всехгосударственных органов (в том числе, для органоввласти субъектов Российской Федерации), а такжеорганов местного самоуправления.

12

Статус и роль Правил


� В истории нашей страны, включая

советский период, не принималось

нормативных актов по делопроизводству

по статусу, равных Правилам.

� Имевшие в свое время большое значение

ЕГСД (М., 1973) и ГСДОУ (М., 1988) не были

нормативными документами, то есть

носили рекомендательный характер.

13

Место Правил делопроизводства в

нормативной базе ДОУ

Федеральный закон «Об информации,

информационных технологиях и о защите

информации»

Правила делопроизводства в

федеральных органах исполнительной

власти

Инструкция по

делопроизводству в

федеральном органе










14

Методические рекомендации по

разработке инструкций по

делопроизводству

� Постановлением Правительства от 15.06.2009 №477 предусмотрено:

� «4. Федеральному архивному агентству до 1 января 2010 г. Утвердить методическиерекомендации по разработке инструкций поделопроизводству в федеральных органахисполнительной власти».

15

Структура Правил делопроизводства

� I. Общие положения;

� II. Основные понятия;

� III. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти;

� IV. Требования к организации документооборота в федеральном органеисполнительной власти;

� V. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти;

� VI. Особенности работы с электронными документами в федеральноморгане исполнительной власти;

� Приложение «Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронногодокументооборота федеральных органов исполнительной власти».

16

Раздел I. Общие положения

� 1. Правила устанавливают единый порядок делопроизводствав федеральных органах исполнительной власти.

� 2. Действие Правил не распространяется на организациюработы с документами, содержащими государственную тайну.

� 3. Федеральный орган исполнительной власти на основеПравил с учетом условий и специфики своей деятельностиразрабатывает инструкцию по делопроизводству,утверждаемую руководителем федерального органаисполнительной власти по согласованию с федеральныморганом исполнительной власти в области архивного дела.

17

Раздел II. Основные понятия

� документирование - фиксация информации на материальныхносителях в установленном порядке;

� делопроизводство - деятельность, обеспечивающая созданиеофициальных документов и организацию работы с ними вфедеральных органах исполнительной власти;

� документ - официальный документ, созданныйгосударственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный вустановленном порядке и включенный в документооборотфедерального органа исполнительной власти;

18


� документооборот - движение документов с момента ихсоздания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

� подлинник документа - первый или единственный экземплярдокумента;

� копия документа - документ, полностью воспроизводящийинформацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

� регистрация документа - присвоение документурегистрационного номера и запись в установленном порядкесведений о документе;

19


� номенклатура дел - систематизированный переченьнаименований дел, формируемых в федеральном органеисполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

� дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельностифедерального органа исполнительной власти;

� служба делопроизводства - структурное подразделениефедерального органа исполнительной власти, на котороевозложены функции по ведению делопроизводства, а такжелица, ответственные за ведение делопроизводства в другихструктурных подразделениях федерального органаисполнительной власти.

20

Раздел III. Создание документов в

федеральном органе исполнительной

власти

� Установлены требования к бланкам документов и состав

реквизитов документов

� Документы, создаваемые в федеральном органеисполнительной власти, оформляются на бланках, настандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов идолжны иметь установленный состав реквизитов, ихрасположение и оформление.

� Образцы бланков утверждаются приказом руководителяфедерального органа исполнительной власти.

21

Раздел III. Создание документов

в федеральном органе исполнительной

власти

Состав реквизитов документов, создаваемых в федеральном органе власти:

� Государственный герб РФ;

� наименование федерального органаисполнительной власти;

� должность лица,подписавшего документ;

� подпись должностного лица;

� вид документа;

� место составления (издания)документа;

� справочные данные о федеральноморгане исполнительной власти;

� адресат;

� дата документа;

� регистрационный номер документа;

� наименование документа;

22

� текст документа;

� ссылка на исходящий номери дату документа адресанта;

� отметка о наличии приложений;

� гриф согласования;

� гриф утверждения;

� виза;

� оттиск печати;

� отметка о заверении копии;

� отметка об исполнителе;

� указания по исполнениюдокумента;

� отметка о контроле документа;

� отметка об исполнениидокумента;

� отметка о конфиденциальности.

Раздел IV. Требования к организации

документооборота в федеральном органе


Подчеркнута роль службы делопроизводства:

� «14. Документы, поступающие в федеральный орган исполнительнойвласти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству нарассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаютсяв дела»

� «18. Зарегистрированные документы передаются службойделопроизводства на рассмотрение руководителю федерального органаисполнительной власти или по решению руководителя федерального органаисполнительной власти иным должностным лицам федерального органаисполнительной власти. Документы с указаниями по исполнениюпередаются службой делопроизводства исполнителям»

23




Подчеркнута роль службы делопроизводства:� «20. Документы после их подписания руководителем (заместителем

руководителя) федерального органа исполнительной власти передаются вслужбу делопроизводства для регистрации и отправки».

� «21. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильностиоформления документа, комплектности документа и соответствияколичества экземпляров документа списку рассылки. Неправильнооформленные документы возвращаются исполнителю».

� «24. В федеральном органе исполнительной власти службойделопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемыхдокументов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируютсяслужбой делопроизводства и представляются руководителюфедерального органа исполнительной власти в установленном им порядке».

24




� Определен состав обязательных сведений о

документах, используемых в системах электронного

документооборота (СЭД) в целях учета и поиска

документов (п. 25).

� В системе электронного документооборота

федерального органа исполнительной власти могут

использоваться дополнительные сведения о

документах (п. 25 Правил).

25

Состав обязательных сведений

о документах, используемых в СЭД

� 1. Адресант

� 2. Адресат

� 3. Должность, фамилия иинициалы лица, подписавшегодокумент

� 4. Вид документа

� 5. Дата документа

� 6. Номер документа

� 7. Дата поступления документа

� 8. Входящий номер документа

� 9. Ссылка на исходящий номер идату документа

� 10. Наименование текста

� 11. Индекс дела

� 12. Сведения о переадресациидокумента

� 13. Количество листов основногодокумента

� 14. Количество приложений

� 15. Общее количество листовприложений

� 16. Указания по исполнениюдокумента

� 17. Должность, фамилия иинициалы исполнителя

� 18. Отметка оконфиденциальности

26

Раздел V. Документальныйфонд

федерального органа исполнительной

власти

Федеральный орган исполнительной власти:

� а) формирует свой документальный фонд из образующихся впроцессе его деятельности документов;

� б) разрабатывает и утверждает по согласованию сфедеральным органом исполнительной власти в областиархивного дела перечень документов, образующихся впроцессе его деятельности, а также в процессе деятельностиподведомственных ему организаций, с указанием сроковхранения (п. 26).

27



власти

� Формирование документального фондафедерального органа исполнительной властиосуществляется службой делопроизводства путемсоставления номенклатуры дел, формирования иоформления дел, обеспечения их сохранности, учетаи передачи дел в архив федерального органаисполнительной власти.

28



власти

� Номенклатура дел федерального органаисполнительной власти:

� - один раз в 5 лет согласовывается с ЭПКфедерального гос. архива, в который передаются напостоянное хранение документы Архивного фондаРоссийской Федерации;

� - утверждается руководителем после согласованияс ЦЭК федерального органа исполнительной властине позднее конца текущего года и вводится в действиес 1 января следующего года.

29



власти

Определен порядок передачи дел в архив:

� «34. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) храненияпередаются в архив федерального органа исполнительной власти неранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня началаих использования или хранения в структурных подразделениях.Передача дел в архив федерального органа исполнительной властипроизводится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органаисполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти непередаются и подлежат уничтожению в установленном порядке»

30



власти

� Порядок составления номенклатуры дел и описей

дел, формирования и оформления дел, а также

уничтожения дел временного хранения в

федеральном органе исполнительной власти

определяется федеральным органом

исполнительной власти в области архивного дела.

31

Раздел VI. Особенности работы с

электронными документами

1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе

электронного документооборота федерального органа исполнительной власти (п.

37 Правил).

32

2. Для подписания электронных документов федерального органаисполнительной власти используются ЭЦП (п. 38).

Используемые средства ЭЦП должны быть сертифицированы.

При рассмотрении и согласовании электронных документов в СЭД могутиспользоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых ЭЦП не используется (п. 38, 39);

Прием и отправка электронных документов осуществляются службойделопроизводства.При получении электронных документов служба делопроизводстваосуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи (данноеположение соответствует Федеральному закону «Об электронной цифровойподписи»).



� При передаче электронных документов на рассмотрение

руководителя федерального органа исполнительной

власти, в структурные подразделения и ответственным

исполнителям, при отправке электронных документов и их

хранении вместе с электронными документами

передаются (хранятся) их регистрационные данные (п.

42).

� В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

регистрационные данные составляют часть метаданных

электронного документа.

33



� Исполненные электронные документы систематизируются в

дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа

исполнительной власти. При составлении номенклатуры дел

указывается, что дело ведется в электронном виде.

Электронные документы подлежат хранению в течение

сроков, предусмотренных для аналогичных документов на

бумажном носителе.

� После истечения срока хранения электронные документы

подлежат уничтожению на основании акта о выделении их к

уничтожению, утверждаемого руководителем федерального

органа исполнительной власти (п. 44-47 Правил).

34

Развитие нормативной базы ДОУ

� В целях внедрения системы межведомственного

электронного документооборота (МЭДО)

подготовлен и представлен в Правительство

Российской Федерации проект распоряжения

Правительства РФ «Об утверждении Положения о

системе межведомственного электронного

документооборота».

35

Благодарю за внимание!

36

ВНИИДАД О новых правилах делопроизводства в...

Technology