� Ýí�äm nØÛak wßa�Ûaë ë ìí‡îÐÛa åß òjnØß pby‹Ï

òjnØßòjnØßòjnØßòjnØß@@@@@pbyŠÏ@pbyŠÏ@pbyŠÏ@pbyŠÏòî�†ä�aòî�†ä�aòî�†ä�aòî�†ä�a@@@@

www.farahat-library.com/blog

ÝîàznÛ Ý›Ïc âýÏa æìmŠbØÛa òφb�a

òjnØßòjnØßòjnØßòjnØß@@@@pbyŠÏpbyŠÏpbyŠÏpbyŠÏ@@@@òîöŠ½aòîöŠ½aòîöŠ½aòîöŠ½a@@@@@@@@

library.com/cartoon-www.farahat

@ë@ñ‡îоa@wßa�Ûa@ÝîàznÛä¾aévn@ @òjnØßòjnØßòjnØßòjnØß pbyŠÏpbyŠÏpbyŠÏpbyŠÏ pbî©�ÜÛpbî©�ÜÛpbî©�ÜÛpbî©�ÜÛ

library.com/software-www.farahat

@Öaì�üa@À@ñ‹Ïìnß@�ÌÛa@pbvnä¾a@õa‹’ë@ÉîjÛ@ @

pbyŠÏ@ÞìßpbyŠÏ@ÞìßpbyŠÏ@ÞìßpbyŠÏ@Þìß@@@@@@@@

library.com/mall-www.farahat

www.edara.com

إدارة الذات والناس واألعمال الورقية تأليف: سوزان سلفر

إصدار الشرآة

العربية لإلعالم

العلمي (شعاع)القاهرة

ج.م.ع

السنة الرابعة

العدد الثاني عشر

يونيو

(حزيران)

١٩٩٦

الاثبحاأل وئلساالر وفةحاص الفي

ت طفامقتوال

عة ريلست ااراإلشه امن

ى تثنتس ويعوزالت

ض غرا

ألقلالن ويرصو

التر: حظ المليش وشرلنان اي م

تابن آ

إذون بدرةنش الذه همن

ء جز

ي ل أ نقنعيم

:شرلنان ا ميرحذت

ة تبيمك

رة إدا

التنظيم اإليجابي ــالبك بـأن تكـون منظمـا إلـى حـد ال داعي للقلق. فلن نطالملل. التنظيم اإليجابي ال يعني طلب الكمال. بل يعنــي ــع أن تكون منظما بالدرجة التي تحتاجها، وبما يتناسب ممرآزك الوظيفي وطموحاتك وتطلعاتك وصورتك التــي ــيخها لـدي اآلخريـن، وصـورة مؤسسـتك لـدي تريد ترسالعمـالء والمورديـن. سـيطرتك علـي عملـك واســـتثمار وقتك وتنظيم أوراقك ليــس دليـال أآيـدا علـي أنـك إنسـان منظم. المهم هو التحكم في أولوياتك ووضعها في نسـق متكامل يوازن بين تفاصيل العمل اليومي ورؤيتك الكلية للمستقبل. هذا يعني الموازنة بين الخاص والعام، وبيــن ــنزل. وبيـن اإلنتـاج والتطويـر وبيـن البحـث العمل والموالتسـويق، وبيـن القديـم والجديـد. ليسـت هنـاك وصفــة ـــا اتباعــها لبلــوغ قمــة التنظيــم. سـحرية يمكـن لكـل منفـالتنظيم الفعـال هـو مزيـج مـن أدوات وعـــادات آثــيرة يمكن استخدامها بطريقة إيجابيــة إلنجـاز العمـل بفاعليـة ــو الرآـيزة األساسـية ولتحقيق األهداف. تحديد الهدف هللوصول إليه. " فإذا آنت ال تعرف إلى أين أنت ذاهـب،

فسوف ينتهي بك األمر في أي مكان". ــهدف، هذا هو سر قوة التنظيم اإليجابي. وبدون تحديد الــلوآك لن تنفعك آل أدوات وأساليب التنظيم، ولن تغير سآل برامج التدريب، مــهما قـرأت مـن آتـب عـن النجـاح والفعالية والتحفيز والعمل بذآاء بــدال مـن العمـل بعنـاء. بعض الناس ينتابـهم التوتـر عندمـا يفكـرون فـي مشـكلة التنظيم. هؤالء يعتبرون التنظيم مظـهرا سـطحيا وليـس ــي الحيـاة هـذا جزءا حيويا من جوهر اإلنسان ورسالته ف

ة معيجا

(١٩٩٦

و وني (يشر عنيلثاد اعد ال

ة –ابعالر

نة لسا

العماأل

ل رج ويرمد التبت آ

صاخال

٢

النوع من القلق ينتــج عـن سـوء التنظيـم، وسـوء التنظيـم يضـع اإلنسـان تحـت ضغـوط مسـتمرة، فتكتمـــل دائــرة الفوضوي وتستمر. الحل الوحيد لهذه المشكلة هو وضع التنظيم علي قائمة األولويات وتخصيص وقـت آـل يـوم لترسيخ التنظيم اإليجابي وجعلـه عـادة مكتسـبة ال تـبرح

المرء في المكتب أو في البيت.

ــها نتـاج الوقـت المـهدر والمجـهود في صميم العمل. ألنالضـائع فـي أنشــطة تضــر بــالعمل مثــل: االتصــاالت ــي أي شـئ، واالجتماعـات التليفونية الشخصية للحديث فـــي داخــل المؤسســة، والبطالــة الناتجـة عـن صـراع فالمقنعــة التــي تؤثــر ســليبا علــــي الـــروح المعنويـــة،

والزيارات المفاجئة التي تربك العمل. هذه األولوية السلبية التي تسود في المجتمعــات المختلفـة ــها بـالتخطيط المسـبق واسـتثمار جـزء يمكن القضاء عليمن الوقت المتاح في األولوية (ب) لوضع سياســة يكـون

من ضمن أولوياتها التخلص من األنشطة (د).

األولويــات ( أ) و(ب)، وأحـــذر ـــــــلوب أن تطغــــــى اإلدارة بأسالمطافئ علي عملك وحيـاتك. ال ـــد عــن تجعـل األولويـات (أ) تزيثالثة أو أربعة نشاطات آل يـوم، ــت لألولويـة وخصص بعض الوقــا فـي (ب) مهما وجدت ذلك صعبــدم األولويـة (ب) البداية. عندما تقسـتجني ثمـار ذلـك بسـرعة وتبـدأ ـــة بتحقيــق بعــض أهدافــك طويلالمدى، والتي ستقلل من اعتمــادك ــــــات األخـــــرى علــــي األولوي

بالتدريج.

رة الذات ـــبراء اإلدارة مصطلــحعبـير عـــن إدارة الــذات الزمن. وهذا خطأ آبيرــا وال يـدار. وإنمـا يمكننة اآلخريــن أيضـا خـاللرنا أنفسنا أم أقعدناها. فإنــــك المنافســـون. ف وآذلذات تــؤدي إلــى توفــيره وانتـهاز الفـــرص مــنــة ب بالتحديد فإن الفعاليي إنجـاز أآـبر قـدر مــنإنما إنجاز أهــم األعمـال

التخطيط و الترتيب: ــا : التنظيـم اإليجـابي يقـوم علـى مرتكزيـن أساسـيين همالتخطيط وترتيب األولويات . وقد وضـع (أدويـن بلـس) فــي آتابــه Getting Things Done أبجديـــة ترتيـــب ــتقة مـن (أ.ب.ج.د) فـهو األولويات وآلمة أبجدية هنا مش

يرتب األولويات آما يلي : ـــى أولويـة (أ): خاصـة باألعمـال الهامـة والعاجلـة، وهـــي ننجزهــا مــن خــالل إدارة األزمــات أو األعمـال التبأسلوب المطافئ التي ال تتدخل إال بعــد اشـتعال الحريـق

ويرآز معظم المديرين على هذا األسلوب ألنه ال يحتاج إلى تخطيـط، أو ألنـهم

مجبرون على ذلك. أولويـة (ب): خاصـة باألعمـال الهامـة وغـير العاجلــة ،

وهى األعمال التي ننجزها والرؤية التي نصوغها مــن خـالل التخطيـط اإلسـتراتيجي وإدارة ــة ألن المسـتقبل. ويتجـاهل معظـم المديريـن هـذه األولويـــدون أنــه ال داعــي نتائجـها بعيـدة المـدى، وألنـهم يعتق

للتخطيط ما دام العمل يسير ــة بشكل مقبول، وألنهم لم يجربوا العمل وفق هذا األولوي

ولم يجربوا منافعها من قبل. ــة، وهـى أولوية(ج): تتعلق باألعمال العاجلة وغير الهام

أعمال اليوم واألسبوع ـــات ) تحديــد األولويــات، بعـد أن تعرفـت علـي ( أبجدييمكنك استخدامها جنبا إلى جنب مع األفكار التاليـة التـي

تساعدك علي التحكم بعملك اليومي واألسبوعي: ١. خطط لعمل الغد من اليوم، واآتبه علي شكل قائمة أو خطـوات عمـل. وضـع هـذه القائمـة مبكـرا يســاعدك

علي بدء يوم العمل بذهن صافي ورؤية واضحة. ـــك ٢. آــن مرنــا واســتخدم إحساســك الداخلــي وفطرتــير األولويـات طبقـا وخبرتك في تعديل المواعيد وتغي

الحتياجات العمل. ٣. حدد موعدا خاصا مع نفسـك آـل يـوم ألداء األعمـال ــيز شـديد. فـي هـذا الهامة جدا، والتي تحتاج إلى ترآالوقــت يمكــن للســكرتيرة أو ألحــد الزمــالء تلقـــي مكالماتكن ويمكنك الخلو بنفسك في مكان أخر خــارج مكتبـك لمنـع المقاطعـات. خصـص مثـل هـذا الوقـت للتخطيـط أو للتقييـم أو للمراجعـة أو لقـراءة التقـــارير

والتعليق عليها. ـــن ٤. ال تخلـط فـي قوائـم العمـل اليومـي واألسـبوعي بي

األعمـال التـي ننجزهـــا إلرضــاء

اآلخرين، أو لعــدم إدراآنـا لضآلـة قيمتها ، أو ألننا غير مدربين على إدارة الـــذات واســـتثمار الوقــــت ـــــال آمــــورد إســــتراتيجي ومج

للمنافسة. ـــــب اإلدارة الفعالـــة للـــذات تتطلاسـتثمار معظـم الوقـــت فــي إدارة األولويـة (ب)، وجـزء آبــير مــن الوقت في إدارة األولويــة(أ) وأقـل جــزء مــن الوقــت للتعــامل مــــع

األولوية (ج). في المجتمعات األقـل تقدمـا توجـد ـــق أيضـا األولويـة (د)، وهـي تتعلباألنشــطة غــــير الهامـــة وغـــير ــذه األنشـطة ال تدخـل العاجلة. وه

إدايسـتخدم بعـض خ(إدارة الوقـت) للتوإدارة الناس عبرألن الوقـت يـدورإدارة أنفسنا وإدارالوقت. فسواء أدالزمــن ال يتوقــاإلدارة الفعالـة للـالوقـت واسـتثمارخالله. ولهذا السبالشـخصية ال تعنـالعمل آل يوم. و

في أقل وقت.

أفكار بسيطة لتوفير الوقت

ــا أو مفكـرة • احمل معك منظم

(١٩٩٦

و وني (يشر عنيلثاد اعد ال

ة –ابعالر

نة لسا

لتسجيل األفكار والمواعيد، وال تعتمد علي الذاآرة. • جدول األنشطة المتشــابهة ونفذهـا معـا: حـدد سـاعة معينه لالتصــاالت التليفونيـة والـرد علـي المراسـالت

وإصدار التعليمات للعاملين. • اشـتر احتياجـاتك بكميـات: سـواء آـانت احتياجـــات شخصية أو مكتبية، فمن الخطــأ الخـروج للبحـث عـن ــع الـبريد فـي آـل مـرة تحتـاج هدايا المناسبات وطواب

لواحدة منها. • اتصل لتأآيد المواعيد قبل مغادرة المكتب أو البيت. • استخدم جهاز التســجيل لغربلـة االتصـاالت: ال تـرد ـــن المتصليــن إال علـي المكالمـات الهامـة، واطلـب مــى ال تضيـع وقتـك تحديد أنسب وقت لالتصال بهم حت

في مكالمات بال نتائج. • قـم بعمليـن فـي نفـس الوقـت: يمكنـك قـراءة مجلتــك ــد المفضلـة أو أحـدث آتـاب وصلـك وأنـت تنتظـر أحـــة االجتماعـات، ويمكنـك االسـتمتاع للموسـيقي الهادئ

وأنت تمارس رياضة المشي. • ال تغادر مكتبك ويداك فارغتان: اســأل نفسـك وأنـت تـهم بـالخروج عمـا يمكنـك حملـه أو فعلـــه وأت فــي الخارج، فقد تتغير الظـروف وتجـد لديـك فائضـا مـن

الوقت. • خصص وقتا للتغيـير : مـهما آنـت تحـب عملـك أو تجد فيه متعنك، غير روتين حيتك مرة أو مرتيــن آـل ــو مجـرد اسـتعادة أسبوع حتى لو آان هدف التغيير ه

ــــروج علـــى حيويتــك والخالمألوف.

ـــل الشــرآة، االطـالع علـي المعلومـات التـي تهمـه داخبحيث يبني مواقفه علي أســس صحيحـة، وبمـا أن هنـاك معلومـات تتعلـق بمسـتقبل الشـرآة وموقفـــها التنافســي، فهناك معلومات ال يمكــن اإلفصـاح عنـها. هـذا يعنـي أن ــدار مـا يتوافـر لـه مـن العميل ال يكون علي حق، إال بمقــرآات ال معلومات. من ناحية أخري، فان آثيرا من الشتستطيع تحديد العميل. عندما ننظر إلى الهياآل التنظيمية ــي الغـالب – تضـع العميـل فـي في المنظمات نجدها – فــس مؤخـرة أولوياتـها. آـل الـهياآل التنظيميـة تبـدأ برئيــير علـي مجلس اإلدارة أو المدير العام في الصندوق الكبــروع و القمة. يليه نوابه ومساعدوه ومستشاروه. تليه الفــذه اإلدارات واألقسام الفنية والخدمية واإلدارية. ضمن هالطبقة نجد إدارات التسويق والمبيعــات وخدمـة العمـالء وقد تتأخر هذه اإلدارات إلى المســتوي التنظيمـي الرابـع ـــا الذيــن وربمـا إلـى الخـامس. وأخـيرا الجنـود والرعايــي تضيـف قيمـة حقيقيـة يقومون بكل األعمال اليومية التلمنتجات الشرآة، ويؤدون آل الخدمات في أدنـي الـهرم

التنظيمي أو السلم اإلداري.

وهم قسمان: ــــا عمــالء خــارجيون: أولئــك الذيــن يشــترون منتجاتنوخدماتنـا (المشـترون) والـذي يزودوننـا بــالمواد الخــام والخدمـــــــات والخـــــــبرات

(الموردون). ــن عمالء داخليون: أولئك الذيــــا: يعملــون معنــا ومــن أجلنالموظفــــون والمستشـــــارون والمرشــــدون والمروجـــــون ـــون واألصدقــاء الذيــن يتحدث

عنا. معظـم الشـرآات تعجــز عــن ـــــن إدارة آــــال النوعيــــن مــهتم شـرآات العمالء. فبينما تبــــالعمالء علـــــي حســـــاب الزمالء، فان نسبه قليلـة تـهتم ــــــاب بــــالزمالء علــــي حسالعمـالء، ونســـبة أقــل تــهتم بالعمالء والزمــالء معـا. لكـي نكـون فعـالين، علنـا إن نعتــبر ــي درجـة آل الناس عمالء علـــراد واحــدة مــن األهميــة. أفاألســرة عمــالء فــي البيـــت،

الهرم اإلداري الجديد

العمالء على القمة واإلدارة هي القاعدة

التسويق والمبيعات / خدمات العمالء

العمالء

البحث والجودة والتطوير / اإلنتاج /المشتريات والمخازن / الموردون

الشئون المالية واإلدارية / التدريب /الصيانة / األرشيف والمعلومات

اإلدارة العليا والتنفيذية ومجلس اإلدارة

إدارة الناس

الزمالء والعمالء

العماأل

ل رج ويرمد التبت آ

صاخال

من هم عمالؤك؟ اطـرح هـذا السـؤال علـــي مــن ــاء والزمـالء تعرفهم من الرؤســـات واألصدقـاء، وسـتتلقى إجابـــن غـير صحيحـة فـي ٩٠% مــــــرآات الحــــاالت. آــــل الشـــــعار والمنظمـــات تعـــرف ش(العميــل علــي حــــق دائمـــا)، ــــل أوال) وترفــع شــعار (العميولألسف الشديد فـان الشـعارين

غير صحيحين. ــي لكـي يكـون العميـل دائمـا علــــم حـــق يجـــب أن يكـــون دائ

آل الناس عمالء هـذا التنظيـم المنـاقض للشـعارات المرفوعـة نـــاتج عــنالقصور المطلق في تحديد العمالء. التنظيم المطلوب هوــل النـاس – بـدون اسـتثناء – عمـالء، الذي يقضي بأن آ

٣

(١٩٩٦

و وني (يشر عنيلثاد اعد ال

ة –ابعالر

نة لسا

العماأل

ل رج ويرمد التبت آ

صاخال

٤

ــالء فـي الشـارع، وأفـراد المؤسسـة وأفراد المجتمع عمعمالء في المكتب، والعمالء عمالء فـي السـوق. يقـول نائب الرئيس األمريكي ( ال جور) في تقرير له بعنـوان ــات إلـى النتـائج: بنـاء حكومـة تعمـل أفضـل (من المعوقبتكـاليف أقـل) "يجـب أن ترآـز حكومتنـــا علــي خدمــة عمالئها. الناس ال يدرآون أنهم عمـالء للحكومـة، وأن خدمتهم واجب عليهم ". بعض الحكومات تعتبر أفــراد ــا ومسـتهلكين، ال مـوارد بشـرية ومنتجيـن. الشعب رعايوالشرآة تعتبر الموظفين جـزءا مـن أمالآـها، مـع أنـهم مالكوهـا، والموظفــون يعتــبرون العمــالء الخــارجيين

مجرد مشترين عابرين، مع أنهم يدفعون مرتباتهم. ــها التنظيمـي علـي آم شرآة في العالم أدرآت تأثير هيكل

إنتاجيتها ورآزت علي وضــع العمـالء الخـارجيين أوال. لنتصـــور هيكـــال تنظيميـــا يبـــدأ بوضـــع (العمــــالء الخارجيين) علي قمة الهرم اإلداري ، يليهم العاملون في التسـويق والمبيعـات والدعـم الفنـي (الصـــف األول مــن العمـالء الداخلييـن) الذيـن يقومـون علـي خدمـة العمــالء ــهم مديـرو اإلدارات اإلنتاجيـة والوظيفيـة الخارجيين. يليوالذين يعملــون علـي خدمـة ودعـم (العمـالء الداخلييـن) ــالء الخـارجيين)، حتـى نصـل إلـى الذين يخدمون ( العمــم قـابعين رئيس مجلس اإلدارة وزمالءه األعضاء لنجدهفي اسفل الـهرم اإلداري، يحملـون زمالئـهم وعمالئـهم

علي أآتافهم.

الالمباالة والغضب " • اجعل عملية االتصال واضحة ومباشرة.

• استخدم قنوات اتصال متعددة ولكن محددة. • اسأل الناس عن آرائهم ومواقفهم.

• قنن عمليات االتصال الروتينية والمتكررة. ــدي محتمـل. • افرط وبالغ في االستمتاع إلى أقصي مفــي طريــق االتصــال ذي االتجــاهين، تكــون قنـــاة

االستقبال اآثر نفعا من قناة اإلرسال.

ــوغ حـد الكمـال فـي الفئة األولى: مفرطة في التنظيم وبلــل التفـاصيل تعنـي الفعاليـة وزيـادة الدقة والتحكم بكفـي اإلنتاجيـة. وهـــذه الفئــة تطلــب التنظيــم لذاتــه

وتعتبره عملية بال نهاية. ــة الفئـة الثانيـة: معتدلـة التنظيـم، دون مبالغـة فـي متابعــل واالتصـال التفاصيل وتعتمد علي نظام محدد للعموالحفـظ واالسـتبعاد بغـض النظـر عـن جـــودة هــذا النظام. وهذه الفئة تستخدم النظــام آوسـيلة لإلنجـاز

والمنافسة. ــــة: مفرطـــة فـــي الفئــة الثالثالفوضــــى، ترفــــض النظـــــام واإلجراءات المقننة وال تعترف بقنوات االتصال الفعالة وتخلـط بيـن المـهام والمسـئوليات. هـــذه ـــة الفئــة تعتــبر التنظيــم مضيعــــــار أن للوقـــــت علـــــي اعتبــــي العمـــل هـــو االســتمرار ف

الطريقة الوحيدة للتفوق. يتضـح مـــن الفئــات الثالثــة أن تنظيم اآلخرين يمكن أن ينصب ــن األولـي واألخـيرة. علي الفئتيلكـن تغيـير سـلوك النـاس ليـــس ـــة مــن أمـرا سـهال. أوال الن قلالنـاس يعـترفون بأنـهم يخلقـــون ــي البيئـة التـي مشاآل تنظيمية فــا الن تغيـير يعملون فيها. وثانياآلخريــن يحتـــاج إلـــى نظـــام للتغيـير مـن متطلباتـه األساســية ـــل أن إلـى: أن نغـير أنفسـنا قب

جل الجمارك جهود، فإن بعض العاملينم التحفـيز والتدريـب نفعـا.ــتطيعون تغيـير عاداتـهم سجـــزون عـــــن اآتســــابظيمية األساســية. وبـدال مـنم دور المحفـز أو المـدرب،ور رجـــل الجمــارك. هــذال مباشرة وتمارس سلطاتكـــاقش تفــاصيل العمــل ت تنع مزيــدا مــن المعلومــــاتقية من الوصول إليهم، معب التي دفعتك لتقليــل حجـمطـة بـهم، وبحـــث إمكانيــةمــال فنيـة ال تتطلـب الكثـير

االتصال .. االتصال االتصال الفعال هو أهم نشاط إنساني علي اإلطالق حتىليقال بان اإلنسان حيوان يجيد آل أنواع االتصال. الهرم

آيف تنظم اآلخرين؟ ـــاملين ومدرآاتــهم نحــو مســتوي تتفـاوت اتجاهـات العــهم وسـلوآهم الشـخصي التنظيم المقبول تبعا لطبيعة عملــهم والدوافـع ومستوي التدريب الذي حصلوا عليه وتربيتــهم التـي تحفزهـم للنجـاح. وينقسـم النـاس مـن حيـث ميل

للتنظيم إلى ثالث فئات:

ــي اإلداري الجديد الذي تحمسنا له يبقشكال بال مضمون إذا لم يعكس روح األلفـة والمحبـة بيـن أفـراد المنظمــة، ــذا الشـعور بحيـث يحـس بـه وينقل هآل عميل. فمهما أوتيــت مـن ملكـات ـــت بــأعلى االبتكـار، ومـهما صرخــاس باإلنجـاز، فلـن صوتك مطالبا النــك نفعـا، إذا مـا انبعثـت فـي يجدي ذلأرجـــاء المنظمـــة مشـــــاعر عــــدم االهتمام. وهناك قول مشهور مــؤداه: "النـــاس ال يـــهتمون بمـــاذا وآــــم ــــم .. تعــرف، إذا لــم يعرفــوا أوال آوبماذا تهتم." وهناك مجموعـة مـن القواعد الذهبية التي تزيد مـن فعاليـة

االتصال داخل المنظمة ومنها : جاهد لتجعل آل العاملين يعرفون آل التفـاصيل. يقـول الرئيـس األمريكـــي األســـبق (تومـــاس جفرســــون): " عندما تحجب المعلومات عن النـاس ـــــي اإلشــــاعات فـــانك تحصـــل عل

رمهما بذلت منــه لن يجدي معمثل هؤالء ال يبســـهولة، ويعالمهارات التنأن تلعب معــهالعـب معـهم ديعني أن تتدخاإلداريـة وأنـمعــهم، وتمنــواألعمال الورتوضيح األسبااألعمـال المنونقلهم ألداء أعمن التفاصيل.

(١٩٩٦

و وني (يشر عنيلثاد اعد ال

ة –ابعالر

نة لسا

نحاول تغيير من حولنا. رغم صعوبة نقل الموظفين من حالة الفوضوي إلى حالة النظام، فان لهذا التغيـير الحيـوي جـانبين: يتعلـق األول بعملية االتصال، ويتعلق الوجــه الثـاني بعمليـة التدريـب. تقوم عملية التصال علـي إقنـاع الشـخص المـراد تغيـير ــإبراز المنـافع المباشـرة التـي سـتعود عليـه مـن سلوآه باتبـاع نظـام معيـن، بحيـــث تكــون هنــاك صلــة وثيقــة وواضحـة للعيـان تربـط بيـن التنظيـم والمنـافع المترتبـــة

عليه. ــم، بعـد إبـراز الحـافز وترسـيخ القناعـة بضـرورة التنظيــدور يأتي التدريب. فإذا آنت أنت نفسك منظما، وتؤمن بالتعزيز والصبر وتكرار المحاولة في ترســيخ المـهارات وتثبيتها لدي المتدربين حتــى تصبـح جـزءا مـن سـلوآهم ــاح سـيكون حليفـك، مـهما آـان الوقـت اليومي، فان النج

طويال والجهد المبذول شاقا.

ج) وهكذا. تنبـع صعوبـة تطبيـق هـذا النظـام مـن اختـالف وجــهات ــام وغـير نظرنا فيما هو عاجل، وغير عاجل، وما هو هـــة هـام. وبذلـك يحتـاج التنظيـم النـاجح إلـى وضـع سياسمكتوبة واتفاق الجميع علي أن العميـل أهـم مـن المديـر، ــا وان مصلحة العمل تسبق مصلحة األفراد، فيها. وعندمــات، تتم الموافقة الرسمية علي التصنيف المقترح لألولوييمكن ترتيب أعمال آل يوم في تتابع حاسم، دون الحاجة ــهما أبـدأ؟ مشـكلة أخـرى تواجـه إلى السؤال التقليدي: بأينظام األولويات هذه هي أن أولويات العمل تتغــير، آمـا أنها قد تتعارض مع بعضها بسبب أي تغيير يطـرأ علـي أولويات العمالء آو المديرين أو األفــراد أو المشـروعات ــة أولـي) قـد التي تقوم بخدمتها. فما آان باألمس ( أولوييصبح اليوم ( أولويـة ثالثـة)، لكـن وجـود النظـام نفسـه وتطبيقه في ظــل سياسـة واضحـة، يجعـل إعـادة ترتيـب ــا ال يحتـاج إلـى اجتماعـات األوليات آل يوم أمرا روتيني

وموافقات متكررة.

نقلها أو حتى نسيانها. ومهما يكن حجم وشكل ونوع المســـاحات المكتبيـــة التـــــي ــــانك تســتخدمها آــل يــوم، فــدة سـاعات آـل يـوم تقضي عوأنــت تتعــامل مــــع األوراق والمعلومــــات مــــن خـــــالل المكتـب، فلمــاذا إذا ال تجعلــه اآثر المكاتب نظافة وأناقة في

المؤسسة التي تعمل فيها.؟

ق وأرقام ـــورق دالت اســتهالآنا للـــد أســعار وادة، بينمـا تزي

أخرى. يســيئون تقديــر الكميــاتــورق التــي يســتهلكونها

ك آل آلة تصوير بمعـدلآـل يـوم. لوفـرت أمريكـارق تقـدر قيمتـها بحوالــير. وقد يصل توفير الدول

ف هذا الرقم. ورق وآتابتـه وقراءتـه وـــن ه واسـترجاعه تزيـد عفسه بحوالي ٧٠ ضعفا.

التعامل مع اآثر من مدير من أصعب المهام التي يمكن أن تواجهـها فـي العمـل أن ــن مديـر أو فـي اآـثر مـن مشـروع فـي تعمل مع اآثر منفس الوقت. هذا يتطلب أن تواصل القفز من مهمــة إلـى أخرى، في اليوم الواحد عدة مرات. الحــل السـحري هنـا يكمــن فــي ( إدارة األولويــات) والتفريــق بيــن ثـــالث

مستويات من األولويات هي:

أولوية العمل: وتشمل ثالثة مستويات من األهميــة هـي: (أ) عمل هام جدا (ب) عمــل هـام (ج) عمـل غـير

هام. ــن العمـالء هـم: أولوية العميل:وتشمل ثالث مستويات م

إدارة األعمال الورقية سـواء آنـت تعمـل فـي مكتـب ضخـــم، أو علــي طاولــة ــهوم المكتـب ال صغيرة تضع فوها حاسبك اآللي، فان مفيتغـير، فـهو: آـل مســـاحة صغــيرة تســتخدمها إلنجــاز ــك أو فـي غـرف أعمالك اليومية سواء آانت داخل غرفتزمالئـك ورؤسـائك ومسـاعديك، أو داخـل الحقيبـة التــي تحملها معك آل يـوم، أو داخـل جـهاز الكمبيوتـر النقـال ــاء العمـل خـارج المكتـب. وال نسـتثني الذي تستخدمه أثنمـن ذلـك تلـك المسـاحات المتاحـة فـــي ســيارتك والتــي تستخدمها بين الحين والحين واألخر لتخزين األوراق أو

العماأل

ل رج ويرمد التبت آ

صاخال

٥

(أ) العمـالء (ب) المديـــرون (ج) الزمالء.

أولويـة السـرعة: (أ) عــاجل جـدا (ب) عـــاجل (ج) غــير

عاجل. فإذا آان العمل هام جدا، مثل تقديـم ــــل ال يريـــد عــرض أســعار لعميـــة (أ-أ-أ) االنتظـار، تكـون األولويوإذا آان العمل هام جدا، مثل إعداد تقرير الجتماع مجلس اإلدارة الذي ــــان ســـينعقد األســـبوع القـــادم، فاألولويـــــة تكــــــون (أ-ب-ج) الن التقريـــر هـــــام جــــدا، ويتعلــــق ــه غـير عـاجل. وإذا بالمديرين ولكن

ـــن، مثــل آـان العمـل غـير هـام مـــع ألحــد الحجـز إلقامـة حفـل توديالزمالء الذي سيترك العمل الشـهر القادم، فــان األولويـة تكـون (ج-ج-

حقائ♦ تتضــاعف معــسـنويا وبـال هـالورق سنة بعد ـــاس ♦ معظـم النالحقيقيـة مـن الـ

باستمرار. ♦ لو نقص استهال٥ ورقات فقــط ١٧٫٥ رزمـة و٧٠ مليون دوالالعربية إلى نص♦ تكاليف شراء الإرسـاله وحفظـتكاليف الورق ن

خرافة المكتب غير المنظم

• هناك عبارة يعلقها بعــض ــول: المديريـن فـي مكاتبـهم تق"المكتب الفــارغ عالمـة علـي العقل الفــارغ" وهـذه مغالطـة آبـــيرة الن معظـــــم النــــاس

(١٩٩٦

و وني (يشر عنيلثاد اعد ال

ة –ابعالر

نة لسا

العماأل

ل رج ويرمد التبت آ

صاخال

٦

ينتجـون اآـثر ويفكـرون افضـل عندمـا يعملـون علـي مكاتب خاليــة تمامـا مـن الـورق. صحيـح أن المكتـب الفوضوي المزدحم باألوراق والملفات يوحــي للوهلـة األولى باالنشغال المستمر، ولكــن يجـب أن ال ينخـدع بالمظـاهر، فـهناك فـرق آبـير بيـن العمـل واإلنجــاز، ــة جانبـا وبين االنشغال واإلنتاجية. وإذا ترآنا اإلنتاجيــع - فـان المكتـب الـذي - وهذا أمر ال يجوز في الواق

تعمه الفوضى، يؤآد جملة حقائق منها: • إن صاحب المكتب ال يعتمد عليه.

• ال يسيطر علي عمله ويعاني من عدم الترآيز. • ال ينهي أعماله بسرعة.

• يضيع الكثير من األوراق والمعلومات.

شالل الورق قـد تكـون مثـل معظـم النـاس، تعـــاني مــن برآــان مــن ـــل يــوم فــي أرجــاء المكتــب األوراق ينفجـر صبـاح آفتتساقط األوراق من آل اتجاه بدون توقف. بـالرغم مـن نظـم المعلومـات الحديثـة واالسـتخدام المكثـف للحاســـب ــوم تزيـد باسـتمرار. اآللي فان األوراق التي تصلك آل يوهذه المشكلة ذات شقين: األول إن الكمبيوتر واألجـهزة المكتبية األخرى تشجعنا علي إنتاج أوراق أآــثر، بتكلفـة ــي اآـثر، ولكـن بطريقـة اسـهل، الثـاني أننـا نحـرص علاالحتفاظ بنسخة ورقية من آل وثيقة ألننا نحب أن نلمس ـــا نتحكــم فــي الوثــائق، الـورق بأيدينـا فنطمئـن ألـي أننونحتـاط باسـتمرار خوفـا مـن فقـــدان المعلومــات التــي

تحملها األوراق.

• ال يستطيع الوفاء بااللتزامات في المواعيد المحددة. ــة، ومـن ناحيـة أخـري، فـانك رغـم الكفـاءة هذا من ناحيــها، لـن تكـون فعـاال مـادام مكتبـك الواضحة التي تعمل بمكدسا باألوراق. فــالي جـانب إحساسـك الدائـم بضغـوط العمل وانشــغال عينـك بـأوراق ال تحتاجـها فـانك سـتبقي مشتت الذهن وأنت تراقب األعمال المتأخرة ملقاة أمامك علي المكتب، ألنك ستسال نفسك باسـتمرار مـا إذا آنـت تعمـل فـي هـذه اللحظـة فيمـا يجـب أن تنجـزه أوال. هـــذا التشتت المستمر هو سبب إحساسك باإلجهاد، وبأنك قليل اإلنتاج رغم آثرة الملفات واألوراق التي تحـط آـل يـوم ــل عنـه. لتتخلـص مـن هـذه المشـكلة علي مكتبك أو ترحالمزمنة عليك اتباع القاعدة الذهبية التي تقول: "ال تعمــل ــي نفـس الوقـت، وال تـترك في اآثر من مشروع واحد فأمـامك علـي المكتـب إال األوراق الهامــة ذات األولويــة

القصوى التي تتعامل معها اآلن."

مكتبك هو أنت ال تجعل مكتبك مكانا للتخزين. فــهو مكـان للعمـل وليـس مكانا للحفظ وتجميع األوراق. اترآه مكشوفا على الدوام ــل يـوم هـذه وال تترك عليه إال األدوات التي تستخدمها آــون والمفكـرة األدوات قد تشمل حاسبك الشخصي والتليفومجموعة منظمة من األقالم وقائمة أعمال اليوم. آما أن النظافة مســألة نسـبية. فـهي تتفـاوت فـي أهميتـها ــن تبعا لموقعك في المؤسسة ولطموحاتك. وتعتمد على ميرى مكتبك آل يوم ومن يتعامل معك، هل هم الموظفين فقط، أم العمالء والضيوف ورؤسائك أيضــا؟. فـإذا آنـت ـــك الشــخصية أمــام رؤســاؤك وبصــورة تـهتم بصورتمؤسسـتك أمـام عمالئـك، فقـد أثبتـت األبحـاث أنـة آلمـــا ارتقى الموظف في السلم اإلداري آلما آان مكتبة أنظف ــهذا يكـون مكتبـك مؤشـرا إيجابيـا علـى وأآثر ترتيبا. وب

سناجب المكاتب بعض الموظفين يتعاملون مع األوراق آما يتعامل السنجاب مع األعشاب، حيث يقوم بجمع العيدان واألعشاب ويخزنــها للشـتاء.ويستمر بالجمع خالل الشتاء، من اجل الشتاء القادم. هذا النوع من جامعي الورق يرفعون شعار: "قد احتاج لهذا يوما مـا" أو

قد يحتاجه أحد ما في مكان ما لسبب ما. " وتستمر عملية الجمع إلى ماال نهاية ودون هدف منطقي ودون تنظيم. سناجب المكاتب يجمعون آل شئ. ويصورون آل وثيقة، فهم يحتفظون بقصاصات الصحف ولمجالت التي يقرؤونها. على أملــك، يقولـون: "هـذه المعلومـات هامـة جـدا، أن يعودوا لقراءتها يوما ما. ولكنهم أبدا ال يفعلون، وعندما تسألهم عن الهدف من ذلوسنعود يوما ما ونقرأها آلها. " وهم بذلك يتناسون أنهم سيجدون آل يــوم جديـدا يمكنـهم قراءتـه. هنـاك نـوع آخـر مـن جـامعيــترون آـل جديـد ويضيفونـه إلـى مجموعاتـهم. ويتفـاخرون بحجـم المجموعـة األوراق. هؤالء مصابون بهاجس حب التملك. يشوقيمها التاريخية، بغض النظر عن قيمتها العملية. وتأخذهم هواجسهم إلى اإلغراق في الجمع لذاته ودون أهداف محـددة. ومتـى

ما أضيف شئ جديد إلى مجموعاتهم، فإنه يصبح في حكم الميت، يحفظ في مكانه محنطا ال يقترب منه أحد، وال تطوله يد.

وفي عداد الفئة األخيرة يدخل عشاق الكلمة المطبوعة. أو (سناجب المعلومات) الذيــن يشـترون الكتـب والمجـالت بـال حسـاب،ويحتفظون بكل التقارير ويحلمون آل يوم بقراءة آل شئ، ويفكرون دائما في تثقيف أنفسهم وتطوير مهاراتهم وتحسين ملكاتــهم،ــام زخـم المعلومـات واسـتمرار تدفقـها يصرفـون معظـم وقتـهم فـي جمـع المعلومـات التـي ينـوون قراءتـها يومـا مـا. ولكنهم أم

ويستمرون على نواياهم. فال يقرؤون وال يحزنون.

(١٩٩٦

و وني (يشر عنيلثاد اعد ال

ة –ابعالر

نة لسا

ــاصب إداريـة أرفـع استعدادك المهاري اإلداري لتقليد منباستمرار. أما إذا آنت تظن أن الرتابة تنتج عن الــترتيب ـــة مملــة وتتعــارض مــع الحمــاس وأن األناقـة المفرطــد تكـون مـن أولئـك األشـخاص الذيـن لـم واإلنتاجية، فقــورق. يعملـوا مـن قبـل علـى مكـاتب خاليـة تمامـا مـن الوعليك في هذ٥ الحالــة تجربـة ذلـك لمـرة واحـدة. فلكـي تسـتطيع أن تقـارن بيـن أدائـــك علــى المكتــب المكــدس باألوراق يجب أن تجرب الحالتين، ليكون حكمك عادال وقـرارك باالنتمـاء لفئـة المنظميـــن أو فئــة الفوضوييــن

قاطعا مانعا.

• هل تري علي سطح المكتـب قصاصـات ومفكـرات مبعثرة وأســماء أشـخاص وعنـاوين وأرقـام تليفونـات ــة بعـض آتبتها لتعود أليها فتذآرك باالتصال أو متابعاألعمال.؟ دون هذه المعلومات في المفكرة الرئيسـية ــها فـي الكمبيوتـر ثـم أو في قائمة أعمال اليوم أو ادخل

الق بكل القصاصات في (سلة المهمالت). • هل هناك أوراق أو ملفات تنتظر علي سطح المكتب أو األدراج ألنك لم تتخذ بشأنها قرارات حاسمة حتـى ـــق عليــها (ملــف اآلن.؟ هـذه هـي الوثـائق التـي يطلالمشكالت). اجمع هذه األوراق في ملف واحـد تحـت

نفس االسم. • هل هناك وثائق مرجعية أو مصادر رئيســية جـاءت ــري فـي المؤسسـة لتسـتخدمها إلى مكتبك من جهة أخــك لـم في مشروع ما وبقيت مكانها ألنك نسيتها أو ألنتجد متسعا مـن الوقـت إلعادتـها .؟ أعدهـا فـورا إلـى أصحابها أو إلى األرشيف، أو ضعها في ملف وأآتب

عليه ( ملف الحفظ ). • هل هناك صحف أو مجالت أو آتب وضعتها علـي ــراءات للعمـل .. المكتب لكي تقرأها .؟ افرزها إلى: قــد قراءتـها وقراءات شخصية، ثم قص المواد التي تريــص ممـا تبقـي منـها وضعها في(ملف القراءة ) وتخلــالها إلـى بتحويلها للجهة المسئولة عن حفظها أو بإرســادة اسـتخدامها أو تدويرهـا مخزن التجميع تمهيدا إلع

.RECYCLING

ـــواد أو أوراق شــخصية أو عائليــة أو • هـل هنـاك مــواد أو جمعيـات مهنيـة.؟ وثائق تتعلق بعضويتك في ن

ضعها في (الملف الشخصي) وأعدها إلى البيت.

قرار االحتفاظ بها، علي الرغم من أن المشكالت الالحقة للحفظ تكــون ــدا مـن المشـكالت أآثر تكلفة وتعقيـــن المترتبـة علـي االسـتبعاد. ويمكاعتبــار القــاعدتين التــاليين دليـــال إرشاديا للتعامل مــع األوراق التـي

تصعب اتخاذ قرارات بشأنها: ــة الوثـائق، • عندما تشك في قيمــة والماليـة احتفظ باألوراق القانونيوالعقود وآل ما يترتب عليه حقوق

والتزامات مباشرة. ــة الوثـائق، • عندما تشك في قيمتخلص من األوراق غير القانونيـة والتي ال تتعلق بالتزامات ماليـة أو ــــــي لـــــم إداريــــة، واألوراق الت

ألوراق وتقييمهاالخامل، وبين المستخدمديد والقديم وبين العاجلام والسـطحي. وبيـن مـاص اآلخرين. آما يجب أنولة الوصــول وإمكانيـــةال يعني سهولة الوصولـــن أن بعــد الوثــائق عـــي متنــاول يديــك ال يعن

إليها.ـة فـي حيـاتك. إذا آـــانـر مســتعد أو يحــب أن

تنظيف المكتب: يعمد معظم األشخاص إلى تكديس األوراق على المكتــبــى الوصـول إلـى وفي األدراج بسبب حرصهم الشديد علالوثـائق واألدوات التـي يحتاجونـها بسـرعة. ومـع آــثرةالتراآم تتحول األوراق إلى مطبات ثم إلي جدران تحولدون الوصـول إلـى المطلـوب بسـرعة. ومـن ثـم تتحــولــت سهولة الوصول إلى صعوبة، أي يتحول الهدف المؤق

إلى مشكلة مزمنة لكـي تتغلـــب علــى الخــوف مــن عــدم الوصــول إلــىالمعلومات بسرعة، ال تحتاج إلـى تـرك األوراق أمـامكوفي آل مكـان مـن حولـك، بـل تحتـاج إلـى نظـام فعـالــورق. وعندمـا تشـعر إلدارة الذات، ونظام آخر إلدارة البـان آـل األشـياء يجبـان تكـون ســـهلة الوصــول،اســألنفسـك:مـا هـي األشـياء التـي تقبـع عـــل ســطح المكتــبواسـتخدمها آـل يومـا وآـل أسـبوع أو آـل شـهر أو آــلـــتجد أشــياء تســتخدمها آــل يــوم، و أخــرى سـنة.؟ ستستخدمها مرتين أو ثالث مرات في األسبوع، وأشياء التســتخدمها إال آــل شــهر، وأشــــياء آنـــت تســـتخدمهاباستمرار ثم لم تعد تستخدمها ألنــك لـم تعـد بحاجـة لـها،وهكذا ستبذأ بفرز األوراق وتجميعها معا، بناء علي مبدأ

العماأل

ل رج ويرمد التبت آ

صاخال

ســــهولة الوصـــــول وتكـــــرار عند فرز ااالستخدام.

فرق بين النشيط ووالعاطل وبين الجواآلجل وبيــن الـهيخصك وما يخ

تفــرق بيــن ســهالوصول فالقرب بــالضرورة. آمــانــاظريك وعــن صعوبة الوصول "ال تـترك أي ورقهنـاك شـخص آخــيبقيها في حياته".

الفرز والتصنيف ــــــرز األوراق عندمــــا تبــــدأ بفــطح واألشـياء المتراآمـة علـي ســأة داخـل األدراج، المكتب والمخباطرح علي نفسك هذه األسئلة :

ــيطة • هـل هنـاك أوراق نشتسـتخدمها يوميـا أو أســبوعيا؟ ـــــذه األوراق ضــــع مثــــل هــرف المكتـب والملفات علي طاأليمن في داخل ملف واحد أو ــة متكاملـة واآتـب في مجموع

عليها ( أوراق نشيطة)

قواعد االستبعاد قـرار التخلـص مـن األوراق الزائـدة أصعـب بكثـير مــن

٧

(١٩٩٦

و وني (يشر عنيلثاد اعد ال

ة –ابعالر

نة لسا

العماأل

ل رج ويرمد التبت آ

صاخال

٨

تستخدمها منذ زمن طويل. ــتبعاد، اسـتخدم القـاعدتين السـابقتين، عندما تتحمس لالس

جنبا إلى جنب مع األسئلة الهامة التالية: • هل تحتاج هذه الورقة اآلن؟

• هل استخدمتها خالل السنة الماضية؟ • هل تتوقع أن تستخدمها أآثر من مرة هذه السنة؟

ــب الحصـول علـي بديـل لـها؟ • هل سيكون من الصعوما تكلفة إحاللها إذا احتجت إليها الحقا؟

• هل المعلومات التي تضمها حديثة أم هــي معلومـات متقادمة وقد تضر أآثر مما تنفع؟

• هــل تفــرض عليــك القوانيــن واألنظمــة المحليــــة االحتفاظ بها ألسباب قانونية أو ضريبية؟

ــاك أحـد غـيرك يحتاجـها؟ وهـل يمكـن ألحـد • هل هنــرار الحفـظ أو غيرك اتخاذ ق

االستبعاد؟ • هــل يــثري اســـتخدامها ـــر إيجابيــا فــي حيـاتك ويؤث

عملك؟ ــــت • هـــل تســـتحق الوقــذول فـي حفظـها والجهد المب

واسترجاعها؟ ـــة وعلـي العمـوم، فـان النصيحالكبرى في هذا الشأن هــي " ال تبـق أي ورقـة فـي حيــاتك، إذا آان هناك شخص أخـر مسـتعد أو يجب أن يبقيها في حياته."

مادي، أو مساحة مكشوفة. تؤدى هذه الحالة الذهنية إلـى ــل األوراق القادمـة إلـى تطوير نظام يومي للتعامل مع آمكتبك. فبعد عملية الفوز التي أشرنا إليها، تتفاقم المشكلة ــأل: أيـن أضـع هـذه من جديد إذا توقفت في لحظة ما لتســك ال تملـك نظامـا فعـاال األوراق.؟ فهذا السؤال يعني أنللسيطرة على الورق. النظام المقـترح ليـس بديـال لنظـام الملفات في المؤسسة. ألن األرشـيف هـو المسـتوى قبـل ــتوى األخير الذي يستقر فيه الورق. على اعتبار أن المساألخير هو التخلص من الورق تمامـا مـن خـالل سياسـة ــتخدام (أو التدويـر). النظـام المعنـي هنـا هـو إعادة االسنظام التعامل مع األوراق التي تصل إلـى مكتبـك يوميـا. ــادات الفعالـة التـي تبقـي وهو مجموعة من األدوات والعمكتبك خاليا طــوال الوقـت. ابـدأ بتصنيـف األوراق التـي

تصلك إلى مجموعات تشمل ما يلي: • أوراق تحتاج عمال وقرارات سريعة.

ــــــالء • أوراق تخـــــص زمآخرين تحول إليهم فورا.

ــي • أوراق يجـب أن تحفـظ فاألرشــــــيف ألن المؤسســــــــة

ستحتاجها مستقبال. • أوراق فـي ملـف االنتظـــار ـــــلة أو للــــرد عليــــها بالمراس

التليفون أو لقراءتها. ـــة • أوراق زائـدة عـن الحاج

يتم التخلص منها فورا.

أفكار لتقليص األعمال الورقيةـــية ١- رتـب األوراق والملفـات بطريقـة رأستساعدك علــى اسـترجاع مـا تريـده منـها.التنظيم األفقــي يكـدس األوراق فـي أآـوام

تؤدي إلى اختالطها وضياعها. ــــال أدراج. عـــادة دس ٢- اســتخدام مكتبــا باألوراق في أقرب درج أو وضعها في أيأقرب مكان تؤدي فــي النهايـة إلـى شـيوع

الفوضى وخرق النظام. ــها ٣- ضـع فـي مكتبـك سـلة آبـيرة ترمـي فيــار فـي تصنيفـه. فـالورق الورق الذي تحتــون قليـل الفـائدة. الذي تتردد في تقييمه يكولتخرج هذه السلة من آتبك مليئة بالورقــراء المزيـد آل يوم. وإذا آنت تفكر في شمـن الدواليـب والملفـــات لحفــظ الــورق،

فاألفضل أن تشتري مزيدا من السالل. ٤- تعامل مع الورق أوال بأول، وحــاول قـدراإلمكان أن تتخذ قــرارا حاسـما بشـان آـلــى مكانـها ورقة أمسكت بها، وال تعيدها إلــها تبعـا وتمسك بغيرها أبدا. بل تخلص من

للخيارات المشار إليها سابقا. ٥- قلص المساحات المتاحة في مكتبــك. فكمـاأن العمـل يمتـد ليغطـي المسـاحة الزمنيــةـــد أيضــا المتاحـة، فـإن أآـوام الـورق تمت

لتغطي المساحات المكتبية المتاحة.

نظام يومي إلدارة الورق معظم الناس يقومون بين الحين واألخر بتنظيف مكاتبهم وإعادة ــــون ذلـــك ترتيبــها. وهــم يفعلألسـباب آثـيرة أهمـها أنـهم مـع اســــــتمرار تراآـــــــم األوراق ـــوق المكتــب ومــن وتكدسـها فـــد حولـه ال يجـدون مكانـا للمزيمــن األوراق. ومــن هنــا تبـــدأ ـــــل عمليــــات الــــترحيل والنقــي وتجميـع األآـوام الصغـيرة فــــي أخــرى آبــيرة حتــى يختفالمكتب تحت األوراق وال يعود هنــاك مكــان لكومــة أخــــرى. ـــق حالــة المكتـب المرتـب األنيذهنيــة وليــس مجــرد مظــــهر

عالقة الورق باتخاذ القرارات

ــت ومكتبـك وآـل مـا إذا آنت أنحولـك غـارقين فـي بحـــر مــنالــورق، فقــد تكــون مشــــكلتكـــة بــالتردد فــي األساسـية متعلقــتردد اتخـاذ القـرارات. يظـهر الفـي اتخـــاذ القــرارات جليــا إذاآنـت تعـاني مـن واحـد أو أآـثر

من هذه األغراض:

ــــهم • تنتــابك حالــة مــن النـــــم والفضـــول فتحـــب أن تتعلـــد إلــى وتعـرف آـل شـيء جديدرجـة تصيبـك االرتبـاك وعـــدم

الترآيز. • تريـد أن تصـل بعملـك إلــىالكمال مهما آلفك ذلك من وقت

وجهد.

(١٩٩٦

و وني (يشر عنيلثاد اعد ال

ة –ابعالر

نة لسا

• آل عمل تؤديه يأخذ وقتا أطول بكثير مما ظننت في البداية.

ـــه • أنــت خــالق ومبــدع وال تثــق بــأي عمــل يؤديمساعدوك وزمالؤك وتصر على أن تراجعه بنفسك. ـــائم واإلجــراءات المتبعــة • ال تثـق بنظـام العمـل الق

وتحاول دائما أداء العمل بطريقتك الخاصة. • تخاف من المخاطرة وارتكـاب األخطـاء وال تسـمح

لآلخرين بالتجريب والتغير. • ليست لديك قائمة مكتوبة بأهدافك الكبـيرة، لـترجع

لها آل يوم. آل األغراض السابقة تجعلك تواجه صعوبات عند اتخاذ قراراتك المتعلقة بالورق. ولكن آخر هذه األغراض هـو ــل أآثرها أهمية، ألن اتخاذ القرارات ال يكون اعتباطا، بـــاة. يجـب أن ينبـع مـن قيمـك وأهدافـك الكـبرى فـي الحيــة سـتنتابك الحـيرة أمـام آـل ورقـة فبدون أهداف واضحتتعامل معها. والبد أنك ستدرك صحة هذا الرأي في آل مرة تمسك فيها بورقة ثم تعيدها إلى مكانها دون أن تتخذ قرارا بشأنها. ألن أسوأ قرار يمكن أن تتخذه هو أال تتخذ ــي: عـدم قرارا. وهناك معادلة مشهورة عليك معرفتها هــرار بشـأن الـورق= مزيـد مـن الـورق المـتراآم اتخاذ ق

على سطح المكتب.

المنافسة. وتتفاوت مشكالت الشرآات فــي إدارة الملفـات ولكنها بشكل عام تترآز في المظاهر التالية:

*عدم وجود أرشيف أو نظام حفظ على اإلطالق. *وجود نظام ملفات غير منظم.

*وجود أآــثر مـن نظـام للحفـظ، حيـث تحتفـظ آـل إدارة بأرشيف خاص، دون وجود ما يرتبط بينها.

*وجود أرشيف منظم ولكنة متخم باألوراق الزائدة. *وجود نظام جيد، لكنه غير مستخدم ألن المســئول عنـه

ترك العمل. *وجود نظام بأآثر من شكل، حيث تكرر الوثائق بشكلها

الورقي والميكروفيلمي واإللكتروني. تعبر المظاهر السابقة عن مشــكالت تقليديـة تعـاني منـها ــاع معظم المنظمات. وعندما يدرك المدير خطورة وارتفتكلفة غياب نظام الملفات الفعال فإننا نســمع منـه أعـذارا

أيضا من قبيل : • لألسف ليس عندي سكرتيرة.

• في الواقع أنـا مشـغول فـي األعمـال اليوميـة وليـس لدي وقت لتنظيم األرشيف.

ـــك • هـذا ليـس مـن اختصـاصي، يجـب أن يقـوم بذلالمساعدون بالتعاون مع السكرتارية .

• ال أعــرف آيــف أختــار أســماء الملفــات وال أيـــن أضعها.

• العمل يسير على ما يــرام، ونحـن نمـارس الفوضـى المنظمة ألننا مبتكرون وندير العمل بطريقة مختلفة.

ــد األوراق آـل شـرآة يـتردد فيـها مثـل هـذا الكـالم، نج

ام األرشيف في مكتبك لتالية بـ (نعم) أو (ال):

ضبط الملف الذي يجب أن تذهب إليه؟ رشيف؟

ك قد تحتاجها وترجع إليها يوما ما؟ ع خطة مسبقة لتنظيمها؟

ملفات قبل أن تفتحه؟ ى مرأى من العمالء ألنك تعرف انك لن تجد المطلوب؟

ا لصعوبة العثور على أصولها.

حقيقية مع األعمال الورقية وتنظيم األرشــيف. فـأنت أوال تخشـىلـم تقـدم علـى تنظيـم ملفـاتك وترتيبـها و إعطائـها أسـماء ورمـوزص من األوراق الزائدة متوهما أنك ســتحتاج لـها يومـا مـا. وسـواءــذي يدفعـك لترآـها يدا. وأنت أيضا تخشى اختفاء األوراق، األمر ال

جة فقدانها بالفعل.

االحتفاظ بملفات نظيفة يمكن القــول بـأن الشـرآات الناجحـة والملفـات المنظمـة وجـهان لعملـة واحـدة، حيـث يســـتحيل وجــود شــرآات متمـيزة بـدون أرشـيف فعـال، آمـــا يســتحيل أن تتمكــن ــن الشـرآات التـي تفتقـر لنظـام حفـظ واسـترجاع جيـد م

العماأل

ل رج ويرمد التبت آ

صاخال

٩

استقصاء لتقييم نظأجب عن األسئلة ا

� هل تعتبر حفظ الوثائق في الملفات مهمة شاقة؟ � هل تتردد أحيانا في حفظ بعض األوراق ألنك ال تعرف بال � هل تجد صعوبة في استرجاع الوثائق التي تحتاجها من األ � هل تحتفظ بأوراق آثيرة على سبيل الحيطة، على اعتبار أن � هل يتم إنشاء الملفات وإلغاؤها حسب الظروف ألنك ال تض

� هل ترى أن مكان حفظ الملفات لديك غير مريح؟ � هل تجد صعوبة في معرفة محتويات آل درج من أدراج ال � هل تخشى البحث عن الوثائق في الملفات أمام الناس أو عل � هل تضطر إلى إعادة تصوير نسخ مكررة من الوثائق نظر

� هل امتألت دواليب الملفات لديك على آخرها؟ إذا أجبت بنعم عن أآثر من ثالثة أسئلة، فأنت تواجه مشكالتاتخاذ قرارا ت بشأن الملفات وتتحاشـى التعـامل معـها، وإذا مناسبة، فتصبح آل ملفاتك بال أسماء. آما أنك تخشى التخل

آنت ستحتاجها أم ال، فإن تلك األوراق تزيد مشكلة الحفظ تعقفي أدراج المكتب أو على سطحه أو على األرض. فتكون النتي

(١٩٩٦

و وني (يشر عنيلثاد اعد ال

ة –ابعالر

نة لسا

العماأل

ل رج ويرمد التبت آ

صاخال

١٠

مكدسـة علـى سـطح المكتـب وال تجـد طريقـها أبـدا إلـى األرشـيف، أو نجـد الملفـات مخبـأة فـي أآـوام متفاوتـــة ـــوف االرتفـاع دون أن تجـد طريقـها إلـى الدواليـب ورف

الحفظ.

ودرب آل من له صلة باألرشيف علـى فـهم النظـام واستخدامه.

ـــد بالصيانــة الدوريــة ٦. حـافظ علـى النظـام الجديــــترات زمنيـــة وتنقيــة الملفــات وتنظيفــها علــى ف

منتظمة(آل ستة أشهر أو آل سنة مثال).

ـــــاحات النظـــام وتســـتهلك مستخزيـــــن ومعالجـــــة أآـــــــثر، وتسـتدعى المزيـد مـــن وســائط

حفظ النسخ االحتياطية. وعلـى الرغـم مـن هـذه العيــوب ــــي إدارة الملفـــات الظاهريــة فــاء اإللكترونيـة، إال أنـه يمكـن بننظـــام ملفـــات فعـــال بإتبـــــاع

االستراتيجية التالية: ــه ١. يقوم اإلنسان بتنظيم أوراقبدافع غريزي تلقائي وبســبب مـا ــة منـذ اآتسبه من خبرات تنظيميدخوله المدرسة. ولكنـه ال يفعـل ـــن ذلـك مـع ملفـات الكمبيوتـر متلقـــاء نفســـه نظـــرا لغرابتــــها ــــدو ســـهلة ولطبيعتــها التــي تبــر. لـهذا السـبب التناول أول األمبـــالذات يجـــب تدريـــب آـــــل

مواد المكتبية التيكن تدويرها

ر ومستخرجات الكمبيوتر. ـــد سـية والعالقيـة وورق التجلي

التقارير. قية.

جالت. ت واإلعالنــــــات البريديـــــــة

الترويحية. ف مــن مظــاريف وصنـــاديق

مقوى. ئط األحبــار الخاصــة بــآالت

طابعات. ابك األوراق.

تي تستبدل عبواتها بعد نفادهــاة.

خمس خطوات لتنظيم الملفات. يخطئ بعض المديرين في إدراك أهمية األرشيف الجيد،

ويترفعون عن تنظيمه ظنا منهم أنه عمل مكتبي. ــكرتير أو أي موظـف آخـر. متواضع يمكن أن يؤديه السمثل هذا السلوك ناتج عن عدم التفريق بين حفظ األوراق في الملفات آعمل مــادي (مجـرد ثقـب الورقـة ووضعـها فـي الملـف)، وبيـن التصويـر الذهنـــي للنظــام ووضــع حـدوده وأقسـامه، ألن المديـر هـو األقـدر علـــى معرفــة ــط نشـاطات المؤسسـة الحاليـة والمسـتقبلية. أي أن تخطياألرشيف للمرة األولى وتحديد أقسامه وتصنيفـه وتفـرغ موضوعاته من اختصــاص اإلدارة العليـا، وتطبيـق هـذه ــــن اختصـــاص المســـاعدين التصــور علــى الواقــع م

اإلداريين. فالمدير الذي يعرف أرشـيفه جيـدا لـن يـتردد لحظـة فـي ــة فـي الملـف الصحيـح، وسـيكون التأشير بحفظ آل ورقــة مـن الملـف المناسـب بكـل قادرا على استدعاء أي وثيق

ثقة واطمئنان. وإذا ما قررت آمدير تنظيــم األرشـيف أو إعـادة تنظيمـه ــة والمسـتقبلية، فـهذه بحيث يعكس نشطات الشرآة الحالي

هي الخطوات التي يمكنك إتباعها:

١. قسم الملفات الحالية إلى ملفـات نشـيطة وأخـرى

خاملة، واستبعد الملفات الخاملة.

تنظيم ملفات الكمبيوتر. تسـتخدم الشـــرآات نظــم المعلومــات والحاســب اآللــيـــها لتسـريع دورة العمـل وجعـل حفـظ المعلومـات وتبادلوتحليلـها وإعـادة اسـتخراجها أسـهل وأآـثر دقـة. ولكـنالمشكالت التي تواجهنا في تنظيم الملفات الورقية يمكـن

أن تتكرر مع الملفات اإللكترونية. من المؤآد أن التعامل مع الملفات والوثائق في الحاســباآللي أسهل، إذا ما تم تنظيمها بدقــة وآفـاءة، ولكنـها قـدــها إذا نمـت بطريقـة عشـوائية تخلق مشكالت ال حصر لدون تنظيـم أو ترتيـــب. ويمكــن تحديــد مشــكالت إدارة

الملفات اإللكترونية فيما يلي:

*تسمية ملفات الكمبيوتر صعبة وتذآرها أصعب. ـــرار الملفــات أو الوثــائق فــي أمــاآن *مـن السـهل تك

مختلفة دون معرفة أيها أحدث أو أيها أصح. *قـد تتعـرض بعـض الملفـات للتلـف بســـبب خلــل فــي

الجهاز، وقد تسمح بسبب خطأ شخصي. *يحتاج نظام المعلومات إلـى تحديـث مسـتمر باسـتبعادالملفات منتهية الصالحيـة، وإعـداد نسـخ احتياطيـة.

للملفات الهامة: الجديدة والمجددة. *تقلل آثرة التخزين وتكرار وزيادة األحمال من ســرعة

ــة ٢. سجل أقسام األرشيف آتابموضحـــا األقســـــام الرئيســــية والفرعيـة، مسـتعينا بـآراء آـــل مــن يســتخدم األرشــيف لحفـــظ

الوثائق أو السترجاعها. ٣. نفـذ تصـــورك الجديــد بعــد تجهيز المواد الالزمة للحفظ من ملفات وغيرها، ثـم ابـدأ بكتابـة

األسماء والفهارس. ٤. ادمــج الملفــات المتشــــابهة والــغ المكــررة وافتــح ملفــــات

جديدة . ـــات ٥. ضــع فــهارس المحتويعلـى األدراج الخارجيـة وارســم خريطـــة متكاملـــة لألرشـــــيف تسـاعد حتـــى الموظفيــن الجــدد علـــى الحفـــظ واالســـــترجاع،

قائمة باليم♦ ورق التصوي♦ الملفـات الرا

وملفات حفظ ♦ الحقائب الور♦ الصحف والم♦ المطويــــــاوالمطبوعات♦ مــواد التغليــوعلب وورقـــرا ♦ علـب وشالتصوير وال♦ الدبابيس ومش♦ أقالم الحبر البعبوات جديد

(١٩٩٦

و وني (يشر عنيلثاد اعد ال

ة –ابعالر

نة لسا

العماأل

ل رج ويرمد التبت آ

صاخال

١١

ـــات مســتخدمي نظــم المعلومــات علــى إدارة الملفــة منطقيـة، وعـدم تـرك هـذا األمـر وتنظيمها بطريق

لالجتهاد الشخصي والمبادرة الذاتية. ٢. بغض النظر عن نظام التشغيل الـذي تسـتخدمه، فـإن ملفـات الكمبيوتـر يجـب أن ترتـب فـي تسلســل هرمي، األآــبر فـاألصغر وهكـذا. هـذا يعنـي إنشـاء ـــة تحفــظ فـهارس رئيسـية تقسـم إلـى فـهارس فرعيتحتها الملفات، ويمكن تقسيم الفهارس الفرعيـة إلـى فروع أصغر، إلى ما النهاية، ولكن بدون مبالغة في التفريع. ألن زيادة فروع شجرة الملفــات تـؤدي إلـى بطء االسترجاع بسبب ضــرورة االنتقـال مـن طبقـة إلى أخرى، رغم أن ذلك يساعد على التذآر ورؤيــة

الشجرة آاملة. ــات اإللكترونيـة، فصـل ٣. من المهم في حفظ الملفالوثائق وملفات المعلومات عن البرامج والتطبيقات. فقد تضطــر ألسـباب آثـيرة مسـح الـبرامج، فتمسـح معها ملفات المعلومات والوثائق الهامة التي أدخلتها بنفسـك. هـذا فضـــال عــن إن الخلــط بيــن فــهارس ـــالل الـبرامج والوثـائق التطبيقيـة قـد يـؤدي إلـى إحــابه غـير مقصـود فـي بعضها مكان بعض بسبب تش

األسماء. ــــات ٤. اختيــار األســماء المناســبة لفــهارس وملفــماء المناسـبة الكمبيوتر ال يقل أهمية عن تعيين األســون االسـم معـبرا عـن للملفات الورقية. يجب أن يكمحتوى الملف ويساعد على التذآر من خالل المزج ــط بيـن اسـم العميـل بين الحروف واألرقام، أو الربــي أو الموضوع أو المحتوى. األسماء ذات الداللة هالتي تتكــون مـن آلمـات أو أجـزاء مـن آلمـات ذات معنى، وال تقتصر علـى مختصـرات أو حـروف أو أرقام فقط. فعلى سبيل المثال آان أول اسـم اتخذتـه

ــي مرحلـة الترجمـة هذه (الخالصة) وهي ما تزال فOrganize –1 .Doc، ألن آلمة Organize هـي ابـرز آلمة في عنــوان الكتـاب األصلـي، وألن الرقـم(١) يعني أن هذه المرحلة األولى مـن (الخالصـة). بعـد مراجعة الخالصة وتحريرها من قبل زميل آخر، تم تغيير االسم إلى Organize – R . Doc وحرف R هنا Revised يعنـي أن الخالصـة روجعـت وصححـــتــترآين وبعد طباعة (الخالصة) تماما وإرسالها للمش

تم تغيير االسم بصفة نهائية إلى: Organize.Doc بحيث يعبر هذا االســم عـن المحتـوى تماما، وفي نفس الوقـت تـم مسـح الوثيقتيـن األولـى والثانيـة مـن جـــهاز الكمبيوتــر باعتبارهمــا ملفيــن

مكررين. ٥. هنـاك أدوات ووسـائل مســـاعدة إلدارة الملفــات تعمل في آل بيئات العمل ونظم التشغيل المســتخدمة ــات في الكمبيوتر. تستخدم هذه الوسائل لمقارنة الملف

ونسـخها وإعـداد نسـخ احتياطيـة منـها عـل أشــرطة ممغنطـة أو أقـراص لـيزر أو أقـراص عاديـة. آمـــا ـــل ســهولة لتنظيــم يمكـن اسـتخدام هـذه األدوات بكمحتويات الكمبيوتر بحيث تكـون الوثـائق والملفـات ــتخدم بحيـث األآثر استخداما أقرب إلى متناول المســها بمجـرد إصـدار أمـر واحـد للكمبيوتـر. يمكن فتحــو إمكانيـة اسـتعادة لكن أهم استخدام لهذه األدوات هالملفات المفقودة أو الممسوحة بقصد أو بدون قصد.

إعـــادة اســـــتخدام المــــواد المكتبيــــة Recycled

يصاب المديرون بالذهول عادة عندمـا يدرآـون آـم مـن المواد المستهلكة داخل المكــاتب والمصـانع يمكـن إعـادة استخدامها مرة أخرى. سياسة إعادة االستخدام (التدوير) يمكن أن تشمل ثالثة مستويات لتقليل الفاقد داخل المكتب

وهي: ــواد المسـتخدمة يوميـا مـن خـالل مراقبـة ١. تقليص الموتقنيـن الممارسـات المكتبيـة والتخلـص مـن الـــهدر

الالوعي لألوراق والمواد المكتبية األخرى. ٢. إعادة استخدام المواد المستعملة وعـدم شـراء مـواد

جديدة إال عند الضرورة. ــم ذلـك ٣. إعادة تصنيع المواد المستهلكة تماما، سواء تداخل الشرآة، أو ببيعـها للمتعـهدين الذيـن يجمعـون

تلك المواد ويوردونها لمصانع إعادة التصنيع. وفيما يلي بعض األفكار واالقتراحات لترشيد االستهالك ــار عامـة يمكنـك أن تضيـف إليـها مـا المكتبي، وهي أفكيتناسب وطبيعة العمل واألدوات المستخدمة في مكتبك: • تجنـب قـدر المسـتطاع اسـتخدام األدوات واألآــواب واألطبـاق الورقيـة، واســـتبدلها بــاألدوات الزجاجيــة

واألآواب المصنوعة من الزجاج والسيراميك. • حـاول اسـتخدام منتجـــات أعيــد تصنيعــها أو قابلــة 3M إلعادة التصنيع. فعلى سبيل المثــال بـدأت شـرآةبتصنيع ورق التمرير والمالحظات Post it note مـن ــا قابلـة إلعـادة مواد أعيد استخدامها، وهي تنتج أوراقــا بغـض النظـر االستخدام، حيث يمكن تنظيفها آيماوي

عن نوع األحبار المكتوبة عليها. ـــة مطبوعــة، • أعـد اسـتخدام الوجـه اآلخـر ألي ورقـــواردة مــن سـواء تلـك المسـتخدمة فـي الشـرآة أو الالخارج. ومن البديهي أن تعيد اسـتخدام الملفـات مـرة بعـد أخـرى، وبـال نهايـة، األمـر الـذي يتطلـب تقنيـــن عمليات الكتابة وجعلها قابلة لإلزالة واإلحالل. فضال

عن االهتمام بالملفات وصيانتها وترقيعها. ــرية • اسـتخدم مطحنـة األوراق لمعالجـة األوراق الســــادة وآـــل األوراق المســـتهلكة التـــي يســـتحيل إع

(١٩٩٦

و وني (يشر عنيلثاد اعد ال

ة –ابعالر

نة لسا

العماأل

ل رج ويرمد التبت آ

صاخال

١٢

ــان خـاص تمـهيدا لبيعـها استخدامها، ثم خزنها في مكـــف لشـرآات تصنيـع الـورق، أو اسـتخدامها فـي تغلي

المواد القابلة للكسر قبل شحنها أو إرسالها بالبريد. • قنن استخدام آلـة التصويـر بوضـع سياسـة صارمـة تمنع المبالغة في استهالك الـورق واألحبـار. وفضـال عـن التصغـير واسـتخدام وجـهي الورقـة، اطلـب مــن العاملين االمتناع عن التصوير والبحث عن بديل آخر قبـل اتخـاذ قـرار التصويـر. فلـو أن آـل آلـة تصويـــر وفرت ٥ ورقات في آل يوم عمل، الســتطاعت دولـة فـي حجـم مصـر – مثـال – توفـير أآـثر مـن مليونــي رزمة ورق في العام. أي ما قيمته ١٠ مليون دوالر. • عندما تتعاقد مع المطبعة إلنتاج مطبوعــات الشـرآة ــــص وحـــزم وموادهــا اإلعالنيــة، أطلــب منــها مقاألطراف الزائدة مــن أفـرخ ا لـورق، ثـم قـم بتوزيعـه علـى العـاملين لتسـتخدم فـي أخـذ المالحظـــات وفــي

األعمال المكتبية اليومية. • أعد استخدام المغلفات والطــرود والصنـاديق وعلـب ـــبريد، الكرتـون التـي تتلقاهـا مـن خـالل الشـحن أو الووضح للعمالء ومـن يتلقـون تلـك الطـرود أن إعـادة االستخدام هي جزء من سياسة الشرآة فــي المحافظـة

على البيئة. • اسـتخدم الـورق األبيـض وتجنـب الـورق الملــون أو الالمـع ألنـه أصعـب فـــي إعــادة االســتخدام وإعــادة

التصنيع. ـــم تعــد • تـبرع بـالكتب والمجـالت والصحـف التـي لــــها بحاجــة إليــها للمــدارس والجامعــات التــي يمكن

االستفادة منها. • خصـص مكانـا لتجميـع األوراق المسـتخدمة تمامــا، وعندما يضيق بها المكان بــادر إلـى بيعـها مـن خـالل المتعـهدين الذيـن يجمعـون الـورق والمـــواد المكتبيــة

المستخدمة. • اعد ملء عبوات األحبار الخاصــة بـآالت التصويـر وطابعـات اللـيزر،وأعـــد تحبــير أشــرطة الطابعــات

النقطية. ــتخدام • أطلـب مـن جميـع العـاملين التقـاط وإعـادة اسمشـابك الـورق، سـواء مـا يتنـاثر منـها فـــي أطــراف المكتـب أو مـا يـرد مـع الوثـائق القادمـة مـــن خــارج الشـرآة. ويمكـن تطبيـق نفـس الشـيء علـى الملفـــات والحافظـات البالسـتيكية الخاصـــة بالشــرآة أو التــي

تصل للمكتب من العمالء والموردين. • نظف األرشيف على فترات زمنية منتظمة (آل عام ـــتبعدة لمخــزن التجميــع، مثـال)، وحـول المـواد المسواستخدم الصفحات والمواد (الملفات وملحقاتها) غير ــة المسـتخدمة فـي إعـداد المسـودات والتقـارير الداخلي

بعد شطب الصفحات القديمة بعالمة مميزة.

١ التنظيم اإليجابي....................................... ٢ ................................ التخطيط و الترتيب: ٢ أعمال اليوم واألسبوع........................... ٢ ..................... أفكار بسيطة لتوفير الوقت ٣ إدارة الناس............................................... ٣ الزمالء والعمالء................................. ٣ من هم عمالؤك؟............................... ٣ ................................. آل الناس عمالء ٤ االتصال .. االتصال............................. ٤ آيف تنظم اآلخرين؟............................. ٥ التعامل مع اآثر من مدير........................ ٥ إدارة األعمال الورقية.............................. ٥ خرافة المكتب غير المنظم...................... ٦ شالل الورق....................................... ٦ مكتبك هو أنت.................................... ٧ .................................. تنظيف المكتب: ٧ الفرز والتصنيف................................. ٧ قواعد االستبعاد................................... ٨ ....................... نظام يومي إلدارة الورق ٨ ................. عالقة الورق باتخاذ القرارات ٩ .......................... االحتفاظ بملفات نظيفة ١٠ .............. خمس خطوات لتنظيم الملفات. ١٠ ....................... تنظيم ملفات الكمبيوتر. ١١ ..Recycled إعادة استخدام المواد المكتبية

Title: Organized To Be the Best.Author: Susan Sliver.

Publisher: Adams-Hall

Publishing.

Pages: 370.

ISBN: 0-944708-46-3.

Date: 1995.

فهرس الخالصة

بيانات الكتاب