Автоматизация работы

с документами

Система RAMDOC — это…

О системе:

Open Text ECM — платформа для управления

неструктурированной информацией, которая

обеспечивает возможности управления метаданными и

хранения документов, коллективной работы с

документами, записями, создания и управления

потоками работ, обмена сообщениями, работы в

проектной команды, управления базой знаний, бизнес-

процессами, отчетами и анализом контента и др.

RAMDOC — это решение для российского

рынка СЭД на платформе Open Text ECM.

Система идеально подходит для компаний:

• более 100 пользователей

• с большим объемом регистрируемых документов

• с территориально-распределенными подразделениями,

участвующими в документообороте

• стремящимся к увеличению своей капитализации на рынке

.

Преимущества системы:

• Поддержка платформы крупнейшим мировым вендором ECM.

• Независимость от интегратора

• Соответствие законодательству и нормативным актам РФ

• Масштабируемость. Рост и расширение системы вместе с компанией

• Гибкость. Система настраивается и адаптируется под компанию

• Нет ограничений по объему документов и количеству пользователей

• Интеграция с большинством современных систем через различные API

интерфейсы, вэб-сервисы

• Поддержка SAP. Единственная поддерживаемая SAP AG интеграция с SAP ERP

• Сертификация. Система сертифицирована под ФСТЭК на защиту

персональных данных в соответствии с ФЗ

Соответствие законодательству и стандартам:

• Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ Об

архивном деле в Российской Федерации

• Федеральный закон 152 от 27.07.2006 «О персональных данных»

• Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти,

утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15

июня 2009г. № 477, с изменениями внесенными Постановлением

Правительства Российской Федерации от 7.09.2011 г. № 751

• Требованиям к информационным системам электронного документооборота

федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе

необходимость обработки информации, доступ к которой ограничен

(Приказ МИНИСТЕРСТВА СВЯЗИ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РОССИЙСКОЙ

ФЕДЕРАЦИИ N 221 от 2 сентября 2011 г)

• DoD 5015.02, MoReq2

• Сертификат соответствия ФСТЭК по требованиям безопасности информации

№ 2651 (действителен до 01 июня 2015 г.)

Результаты внедрения:

• Сокращение операционных расходов. Внедрение решения позволит

централизовать работу ряда служб, что тем самым позволит сократить затраты на

персонал

• Соответствие требованиям законодательства. Система сертифицирована под

ФСТЭК и соответсвует ФЗ «О персональных данных», а также законодательству РФ в

сфере ведения документооборота на предприятии

• Повышение производительности труда сотрудников за счет уменьшения времени

на поиск необходимых документов, оптимизации бизнес-процессов компании

связанных с документооборотом

• Сокращение административных расходов. Архивация устаревших и редко

используемых данных обеспечивают сокращение расходов на администрирование

корпоративной информационной системы в целом, снижают время резервного

копирования, ожидание простоя системы в случае необходимости восстановления

базы данных, минимизируют затраты на приобретение дополнительного

оборудования, а также в целом способствуют развитию информационного

ландшафта компании. В следствии этого – снижение затрат на IT

• Масштабируемость решения. Возможность масштабировать решения без падения

производительности системы

• Интеграция. За счет наличия открытых интерфейсов возможность интеграции

практически с любыми другими корпоративными системами

Цены и сроки:

Число пользователей — 100.

Функциональность — организационно-

распорядительная документация, канцелярия, архив

документов.

Объем регистрируемых документов — 24 000 в год.

• срок внедрения – от 4 месяцев

• стоимость решения с внедрением – от 6 000 000 рублей

Функциональные возможности

Подходы к созданию решения:

Максимальное использование базовых функциональных возможностей

платформы Open Text

Использование интеграционных возможностей платформы Open Text

Приоритет доработок, обеспечивающих наиболее важную и востребованную

функциональность на рынке

Возможность дальнейшего наращивания функциональных возможностей

продукта

1

2

3

4

Жизненный цикл документов:

• Разработка

• Документооборот

• Архивное хранение

Пользователи:

• возможность синхронизации с каталогами LDAP или AD

• возможность объединения пользователей в группы. Один

пользователь может входить в несколько групп

• функциональные роли – доступность тех или иных операций

• возможность индивидуальной настройки прав доступа

• иерархия подчинѐнности

• роль - Администратор группы

• управление через консоль управления Windows

Регистрация документов:

• единые правила регистрации

• возможность организации «единого окна»

• гибкие механизмы формирования регистрационных индексов

• организация «очередей регистрации»

• возможность автоматической классификации текстовых

документов

• поддержка протоколов межведомственного электронного

взаимодействия (МЭДО, СМЭВ)

Очередь документов из разных источников,

поступающих на регистрацию.

Регистрация документов

Предварительное рассмотрение

• возможность определения дальнейшего порядка прохождения

входящего документа внутри организации без вынесения

резолюции

Документы на рассмотрении

Резолюции и поручения

• Работа с поручениями и резолюциями

• Возможность создания «ближнего круга» у каждого

пользователя

• Возможность самостоятельного создания типовых резолюций

• Иерархия связности поручений

• Правило видимости сверху вниз

• Указание ответственного исполнителя

• Возможность прикрепления документа к поручению

Поручения

Содержательная часть поручения:

формирование – выбором из списка «типовых резолюций»

• возможен ручной ввод содержательной части

Предопределенные типы поручений:

не требующие ответа

• требующие ответа

требующие подготовить проект документа

Создание поручения

Мастер создания поручений по документу

Дерево поручений

Генеральный директор

2-ой Заместитель Генерального директора

1-ый Заместитель Генерального директора

Контроль хода исполнения поручений

Состояния поручений :

«Новое» поручение. Поручение еще не просмотрено адресатом.

• Поручение «В обработке». Поручение открыто адресатом

(ответственным исполнителем), т.е. принято в обработку.

• Поручение «Обработано». Ответственный исполнитель поставил

отметку о том, что поручение «Выполнено».

• Поручение «Завершено». Инициатор поручения поставил отметку

о том, что его поручение выполнено.

Возможны различные настройки статусных схем.

Поиск по документам

Архив

Ведение номенклатуры дел:

для каждого подразделения независимо

• единая для всей организации

• документы формируются в дела, дела разбиваются на тома

• открытые и закрытые тома, правила закрытия и открытия томов

• создание пользовательских тематических классификаторов

Экспертиза ценности:

не требующие ответа

• требующие ответа

требующие подготовить проект документа

Развитие решения. Ближайшие перспективы

• создание механизма заместителей

• автоматизация деятельности коллегиальных органов

(формирование повестки дня совещания, ведение сводного

перечня поручений по итогам совещания, контроль исполнения)

• создание механизма формального согласования документов

• создание механизма формального переноса сроков

• создание механизма действий «по умолчанию»

• уведомления о наступлении событий – а почему бы не

позвонить пользователю?

Архитектура

Подсистема доступа

Бизнес-приложения

Подсистемы

Copyright © Open Text Corporation 2008 - 2009. All rights reserved.Slide 29

Amazon

S3

Windows

Azure

Используемые базовые сервисы

Metadata Services Search Services Records Services

Encryption Compression Single Instance ArchiveLink

….Storage Management Backup High-availability / Failover

Archiving Services

Используемые веб-сервисы

• «Тонкие» клиенты

(Web-browsers)

• Windows, linux, iOS, Android, etc…

Поддерживаемые платформы

index server

document server

data SQL

index server

document server

data SQLПоддерживаемые

серверные платформы:

• Windows

• Sun Solaris

• HP-UX Itanium

• IBM AIX

• Linux: SuSE, Red Hat

Поддерживаемые платформы

Поддерживаемые платформы

index server

document server

data SQLПоддерживаемые СУБД

• Oracle

• Microsoft

index server

document server

data SQL

• Verity,

• Открытое API для подключения других систем индексации

Поддерживаемые платформы

Интеграция с офисными приложениями

• «WEB Distributed Authoring and Versioning

(WebDAV)

• Open Document Management API (ODMA)

Возможные источники документов

Сканированные документы

Образы Текст

Электронная почтаWWW

Факсы

Видеоизображения

Звук

Электронные документы

Размещение компонент

• при обслуживании

до 200 пользователей

• с интенсивностью запросов –

до 7000 документов в час

Размещение компонент

• при обслуживании

от 200 до 500 пользователей

• с интенсивностью запросов –

до 20 000 документов в час

Размещение компонент

• при обслуживании

более 500

пользователей

• с интенсивностью

запросов – более

20 000 документов

в часСервера

управления

хранилищем

документов

Организованы

в

отказоустойчи

вый кластер

1Gbps1Gbps

1Gbps1Gbps

1Gbps1Gbps

1Gbps1Gbps

To storage/Ethernet/FCAL etc..To storage/Ethernet/FCAL etc..

Аппаратные

средства

балансировки

нагрузки

WEB-Сервера

уровня доступа.

Один Сервер на

каждых 500

пользователей

Серверные

компоненты

RAMDOC

Организованы в

отказоустойчивый

кластер

SQL Server

Организован в

отказоустойчивый

кластер

Хранилище

документов fault-

tolerant SAN/NAS...

Пользователи

...

Пример территориально-распределенной структуры

Наши офисы:

Санкт-Петербург

ул. Обручевых, д. 1

Тел.: (812) 740-38-38

Факс: (812) 327-83-18

Москва

Волгоградский пр., д. 2

Тел./факс: (495) 221-17-18

Красноярск

г. Красноярск, ул. Башиловская, 1«А»

(территория завода СВЭМ), строение

7, 3 этаж комнаты 15,6,2

Тел.: (391) 226-48-46

(391) 226-48-47

Спасибо за внимание