Варианты автоматизации

Семинар

Варианты решений по автоматизации

Лариса Плотницкаяwww.larisaplotnitskaya.co

m

22014 г.© Плотницкая Лариса

Опыт работы более 20 лет области управления финансами, в том числе в должности финансового директора.Опыт управления финансами различных бизнесов.

Автор системы управления финансами ПЛОТЛИЧлен ECF "Европейской Федерации Коучей»

В настоящее время: • тренер, профессиональный

бизнес - коуч, • консультант и предприниматель, • тренер Moscow Business School• эксперт в социальной сети «Финансовый диалог»,

С 2011 года собственник ООО «Финансовый навигатор»

Лариса Плотницкаяwww.larisaplotnitskaya.com

http://www.larisaplotnitskaya.com/

3

Типы участников

февраль 2014 г.© Плотницкая Лариса

2014 г.© Плотницкая Лариса 4

Цели автоматизации


Решение любой задачи — это треугольник: деньги — время — результат. Если точно определен желаемый результат, то можно рассчитать время, необходимое для его достижения, и бюджет

ДЕНЬГИ

РЕЗУЛЬТАТВРЕМЯ


По словам пользователей, уже в первый год использования автоматизированной системы общая производительность

труда возрастает на 20%-25%


Сами менеджеры, для которых управление бизнесом является частью повседневной работы, не всегда способны объективно

оценить ситуацию.

Даже если менеджер считает, что эффективно контролирует все процессы, у него, какправило, нет времени и специфических навыков для сбора и структурирования соответствующей информации


Автоматизированная система в силу своей специфики позволяет получить информацию по всем аспектам

деятельности компании и является инструментарием

для обобщения и анализа данных


Решение о том, необходима ли в компании автоматизация, принимают собственники и

высшее исполнительное руководство компании.

Решение это определяется многими факторами, к которым относятся разделение функций владения и управления бизнесом,

размеры и структурная разветвленность компании, географический разброс ее

активов, уровень рисков, присущих деятельности компании.


Необходимость автоматизации для компании должна диктоваться

экономической целесообразностью


С ростом размеров компании и усложнением процессов управления у собственников-

менеджеров может сложиться иллюзия, что, несмотря на все изменения, деятельность

компании находится под контролем.

Но на самом деле, руководство уже не в состоянии контролировать

ситуацию во всей полноте.

Тогда автоматизация оказывается весьма полезной.


Автоматизация – это системное решение

В результате внедрения автоматизированной системы компания

получает прозрачность процессов, снижение транзакционных издержек, и, как следствие, значительно возрастает

эффективность бизнеса


Автоматизация особенно важна для холдинговых компаний и компаний с

разветвленной филиальной сетью


Значимость автоматизации определяется необходимостью для головной/материнской

компании получать своевременную и объективную

информацию о деятельности филиалов/дочерних

компаний.

А они, в свою очередь, также получают немалую пользу от автоматизации.


Всем известно, что любая автоматизация позволяет сэкономить трудозатраты на

выполнении стандартных операций


Почему возникает задача автоматизации

1. Увеличиваются информационные потоки в компании.2. Требования к скорости обработки информации и принятия решений возрастают с каждым днем.3. Нехватка подготовленных и грамотных специалистов ставит задачу типизации и сохранения предыдущих опытов.4. Требования руководителей предусматривают большой объем отчетной документации и быстрое реагирование на запросы.


Преимущества автоматизации

Применение компьютерной обработки дает возможность увеличить объем выборки (без дополнительных затрат времени) и, таким образом, повысить надежность выводов.


Выигрыш от применения автоматизированных методов

учета будет наибольшим при четкой координации работы сотрудников


Риски и ошибки автоматизации

Все ошибки в бухгалтерском и управленческом учете, выявляемые системой, можно разделить

на

умышленные и неумышленные, системные и случайные.


Системные ошибки связаны с ошибками в алгоритмах

Наиболее типичные ошибки:

• случайные — технический сбой, потеря информации, ошибка ввода, ошибки в расчетах;

• системные — ошибка в алгоритме, ошибки в классификаторах, справочных системах.


Риски,

связанные с автоматизацией учета, зависят от типичных ошибок, связанных с беспорядком в учете, — отсутствием первичных документов,

неверным оформлением хозяйственных операций, отсутствием операции, отсутствием

системы безопасности в учете и т.п.

Особое значение имеют риски, связанные с квалификацией учетного персонала; этому на

предприятии должно уделяться большое внимание.


Требования к системе автоматизации



1) информационная технология должна предоставлять пользователю легкий доступ

к справочным системам;



2) между вводом данных и расчетом показателей не должно быть большого

временного интервала, расчеты должны выполняться практически мгновенно;



3) система должна обеспечивать ее быстрое освоение пользователем;



4) информационная технология должна обеспечивать проведение сложных расчетов, например решение задач оптимизации (как линейных, так и

нелинейных), оценку статистических показателей, вплоть до показателей, находимых методами многомерного

статистического анализа;



5) информационная технология должна обеспечивать удобный интерфейс с

известными программными продуктами, в первую очередь — с продуктами, входящими

в пакет Microsoft Office;



6) должна обеспечиваться возможность распечатки результатов сразу же после ввода данных и проведения расчетов;


Правила автоматизации

1. Определите цель проекта2. Откройте проект3. Обеспечьте проект ресурсами4. Позаботьтесь о мотивации5. Поддержка руководства6. Разбейте проект на этапы7. Управляйте целями и ожиданиями


Первое. Определите цель

проекта

Согласно данным той же статистики, 70% неудачных проектов стали таковыми

вследствие неопределенности их целей. Другими словами, изначально не был четко

определен конечный результат.


На вопрос о том, какие проблемы побудили руководство компании к внедрению

автоматизированной системы, дается следующий ответ:

1) отсутствие единого формата представления данных учета;2) отсутствие регламентов формирования отчетов;3) отсутствие единой информационной среды.


Первые две «проблемы» не имеют отношения к автоматизации, а последняя не является проблемой, поскольку наличие «единой

информационной среды» само по себе никакой практической пользы не представляет.


Ознакомление с реальным положением дел в компании привело к пониманию, что существует

проблема делегирования полномочий руководителя корпорации менеджерам бизнес-подразделений.

Она должна решаться с помощью контроллинга, основанного на регулярном планировании и управленческом учете, а также правильной

мотивации менеджеров.


Другими словами, речь должна идти в первую очередь о постановке процессов управления на

корпоративном уровне, и только после этого — об автоматизации этих процессов.

Поняв это, руководители компании сэкономили немало денег, отказавшись от бессмысленной

автоматизации.


Осмысление целей проекта может привести к отказу от его

осуществления или перенесению его сроков в связи с пересмотром

приоритетов.


Второе. Откройте проект

Внедрение автоматизированной системы — это стратегический проект компании.

Он должен быть открыт приказом генерального директора. В приказе

определяются цели и сроки проекта, назначается руководитель проекта.


Второе. Откройте проект

Проект — это полноценная организационная структура, временно созданная внутри организации для достижения вполне

определенных целей.


Назначенный генеральным директором руководитель формирует команду проекта. В

нее должны войти руководители подразделений и специалисты,

заинтересованные в конечном результате и компетентные в предметной области

проекта.


Третье. Обеспечьте проект

ресурсамиОсновные ресурсы — это деньги и люди.

Поэтому необходимо утвердить бюджет проекта.

Оценка необходимых ресурсов — непростая задача, и все же на этапе

обоснования проекта важно понять, какой бюджет считается приемлемым на

развитие управленческих технологий и внедрение автоматизированной системы.


Если же нет четкого представления, что является «хорошим результатом»

(то есть, не определены точно цели проекта), то можно идти от бюджета, и решать задачу

в таком виде:какого максимального управленческого

эффекта можно достичь, если про инвестировать определенную сумму на

постановку процессов управления и внедрение информационных технологий?


Важно выделить часть рабочего времени людей, занятых в проекте, на выполнение

ими работы, связанной с внедрением системы. Иначе «текучка» погубит дело.

Широко распространенная практика такова, что сотрудникам поручают заниматься внедрением новой системы управления

«факультативно».


Поскольку основная их нагрузка при этом не снижается, то к дополнительной работе

они относятся либо как к «хобби», либо как к досадной обузе, в зависимости от степени

их заинтересованности.

Такое отношение является вполне закономерным, ведь руководство компании,

поручив им неоплачиваемую дополнительную работу,

продемонстрировало собственное отношение к ней, как к чему-то

второстепенному.


Четвертое. Позаботьтесь о

мотивации

Руководителю, формирующему «команду проекта» важно правильно понимать ожидания исполнителей, связанные с успехом этого дела. Это может быть

карьерный рост, повышение зарплаты, получение новых знаний, достижение новой

высоты в профессиональном росте.


Пятое. Поддержка руководства

Успех возможен только в случае решительной поддержки проекта высшим руководством компании. Если генеральный

директор считает, что внедрение автоматизированной системы — это дело только ИТ-службы, то ничего хорошего из

этого не выйдет.


Внедрить информационные технологии — значит не просто установить программы на

рабочие места. Такие проекты связаны с изменением рабочих и управленческих

процессов, перераспределением ответственности и полномочий.

Эти изменения часто вступают в конфликт с интересами тех или иных руководителей

подразделений и сотрудников.


В результате начинается саботаж или открытое противодействие изменениям.

Поэтому руководитель организации должен ясно показать «на чьей он стороне» и, в случае необходимости твердой рукой подавить сопротивление, оказывая

поддержку «команде проекта».


Шестое. Разбейте проект на

этапы

Длительный проект лучше всего «разрезать на куски», и не приступать к очередному

этапу, не убедившись, что задачи предыдущего этапа полностью выполнены.

Очень важно определить, что должно стать результатом каждого этапа

проекта.


Переходить к очередному этапу можно только после выполнения трех условий:

• команда проекта выработала единое понимание результатов этапа;• это понимание оформлено в виде документа;• результаты этапа приняты руководителем предприятия.

Такой подход позволяет контролировать риски проекта, двигаясь поступательно к намеченной

цели.


Седьмое. Управляйте целями и

ожиданиямиЦели проекта могут корректироваться или даже существенно меняться в ходе работы.

Это обычная практика. Меняется обстановка, меняется наше

понимание ситуации, и мы приходим к выводу, что прежние наши взгляды устарели, или

были ошибочными.

Поэтому нужно регулярно (на каждом этапе проекта) возвращаться «к истокам» и

критически рассматривать все исходные данные.


Нужно иметь мужество закрыть проект, если становится ясно, что он зашел в тупик.

Руководитель проекта, выступивший с инициативой о прекращении безнадежного

проекта заслуживает поощрения, как ответственный менеджер, предотвративший

бесцельное расходование средств предприятия.


Правила автоматизации

1. Определите цель проекта2. Откройте проект3. Обеспечьте проект ресурсами4. Позаботьтесь о мотивации5. Поддержка руководства6. Разбейте проект на этапы7. Управляйте целями и ожиданиями


Автоматизация – это переход на новый уровень

Компьютерные программы автоматизирует практически все

рутинные операции, выполняемые сотрудниками,

существенно снижаеттрудоемкость и вероятность ошибки, а, следовательно,сроки и качество отчетов


Снижение трудоемкости и сроков выполнения работ ведет к значительному

сокращению издержек и повышению производительности труда каждого

специалиста компании, в результате чего увеличивается экономическая эффективность

деятельности


Применение компаниями специализированных программных продуктов обеспечивает переход на

качественно новый уровень в их работе.

За счет правильной организации работы повышается профессиональный уровень

и качество работы исполнителей.


Автоматизация каких функций приносит

наибольший эффект?


Общеизвестным является тот факт, что деятельность внутри организации происходит в рамках двух систем:одна – это операционная (организационная) система, построенная для достижения заданных целейдругая система – это система контроля, которая пронизывает операционную систему.


Что автоматизировать в первую

очередь

В первую очередь необходимо автоматизировать операции, отраженные на счетах бухгалтерского учета после их регистрации и подтверждающие наличие

и движение имущества организации, а также ее обязательств.


Далее необходимо автоматизировать информацию, подлежащую сбору, оценке

и изучению с целью раскрытия содержания и познания фактов,

касающихся функционирования систем хозяйственного механизма в

проблемных зонах на стадиях расширенного воспроизводства

(в производстве, распределении, обмене и потреблении).


Выбор параметров системы автоматизации.


Расчет стоимости владения продуктом:

Затраты = прямые + непрямые (неявные)*

*Неявные затраты обычно превышают прямые


Прямые затраты (проходящие через

бухгалтерию):

1. Лицензии2. Консультационные услуги3. Техническое сопровождение4. Оборудование5. Оплата вовлеченным сотрудникам


Непрямые затраты

(выявить сложнее и всегда

индивидуально):

1. Риски увеличения бюджета2. Сбои и неполадки3. Предотвращение рисков и их последствий.


Изменение финансовых показателей

компании в результате

автоматизации

• Проект автоматизации относится к краткосрочным инвестиционным проектам • Расчеты приводятся к нулевой точке инвестиций• Реализация дополнительного дохода рассчитывается с момента завершения инвестиций в проект• Полный объем дополнительного дохода достигается, начиная с 3го месяца после завершения проекта.


Оценка стоимости проектов по

внедрению автоматизированных

систем

• Капитальные затраты• Эксплуатационные расходы


Капитальные затраты:• стоимость анализа и проектных работ, расходы по постановке и алгоритмизации задач;• затраты на приобретение технических средств и оборудования;• затраты на монтаж, установку технических средств;• затраты на приобретение программных средств;• затраты на создание и конфигурирование информационной базы;• стоимость внедрения;• затраты на обучение.


Эксплуатационные расходы:• затраты на электроэнергию;• содержание помещений;• сопровождение программного обеспечения (поддержание в работоспособном состоянии, обновление, замена версий);• сопровождение информационной базы (восстановление целостности, архивирование и резервное копирование, антивирусная защита, управление доступом);• затраты на ремонт и обслуживание технических средств;• стоимость расходных (бумага, краска и картриджи для принтера) и прочих вспомогательных материалов.


Внедрение системы автоматизации


Основные этапы внедрения системы

автоматизации внутреннего аудита

1. Сбор информации2. Формирование ТЗ и адаптация3. Аудит проекта4. Анализ5. Внедрение системы.


Критерии успеха проекта внедрения

1. Определить цели как можно точнее2. Экономически обосновать проект3. Применить риск ориентированный подход4. Планирование внедрения – разбивка на этапы5. Мотивация персонала6. 2 руководителя проекта – от Заказчика и

Исполнителя7. Вовлеченность топ-менеджера в проект8. Документирование проекта9. Обращайтесь к профессионалам в

автоматизации.


Обратите внимание на внутренние

риски:

• Внутренние изъяны календарного планирования• Раздувание требований (изменение)• Текучесть кадров• Нарушение спецификаций• Низкая производительность.


Необходимо проверить:

технические и программные средства; квалификацию персонала — требования

руководства к квалификации персонала, наличие схем документооборота, организацию обучения персонала, наличие сертификатов и т.п.


Риски автоматизации

• Технологические• Экономические• Человеческие• Организационные


Технологические• Недостаточная функциональность

платформы• Нехватка технических ресурсов• Отсутствие технологических

возможностей реализации• Низкая квалификация технического

персонала


Экономические

• Увеличение бюджета проекта (работы)• Появление незапланированных затрат

на оборудование• Не окупаемость системы• «Размытость» проекта


Человеческие

• Низкая квалификация• Отсутствие команды• Отсутствие лидера у Заказчика• Неразвитость коммуникаций


Организационные

• Некачественная методология внедрения

• Отсутствие опыта внедрения• Отсутствие куратора внедрения в

организации• Отсутствие организации внедрения.


Риск утраты данных компьютерного учета


Риски автоматизации


Что ближе Вашей компании:внедрение автоматизации

«своими силами» или

используя готовый продукт?

81

Спасибо за внимание!Лариса Плотницкая

www.larisaplotnitskaya.com

Присоединяйтесь ко мне :

ВКОНТАКТЕ: vk.com/plotli07

ФЕЙСБУК: facebook.com/plotli

ТВИТТЕР: twitter.com/PLOTLI07

ЛИНКЕДИН: Лариса Плотницкая

2014 г.© Плотницкая Лариса

http://www.larisaplotnitskaya.com/