Мастер-класс: создание публичных отчетов для

некоммерческих организаций

Виктория Калоша, Тренер, независимый консультант

2

Содержание

1. Что такое публичный отчет и для чего он нужен2. Отчет о деятельности (проект, программа, период

времени) и отчет о прогрессе: чем похожи и в чем различие?

3. Фактический стандарт структуры отчета: логика содержания и основные блоки

4. Основная задача: отчет должен быть интересен целевым группам отчета

5. Технические «фишки»: алгоритм работы, расчет времени, перевод на другие языки, распространение …

3

1.1. Что такое публичный отчет?

• Публичный отчет - документ, содержащий информацию о работе некоторой организации за отчетный период

• Функции документа:– Отчетная– Презентационная– Информационная

• Отчет, в первую очередь, содержит данные об организации: история, деятельность, перспективы развития.

• Отчет базируется на реальных фактах: цифры и описания.

4

1.2. Для чего нужен отчет?

Для внешних субъектов и людей:• Открытость и прозрачность работы организации• Предоставление информации о деятельности• Готовность к сотрудничеству и партнерству

Для самой организации:• Рефлексия внутри самой организации: взгляд назад• Мониторинг и оценка собственной деятельности• Систематизация знаний

5

1.3. Для кого пишется отчет?Благополучатели, целевые группы деятельности

Кого бы вы еще хотели видеть в этой роли?

Партнеры организацииСубъекты, с которым организация сотрудничает

Кого бы вы еще хотели видеть в этой роли?

Доноры организации Кого бы вы еще хотели видеть в этой роли?

Сотрудники организацииОрганизации – «коллеги»Случайные читатели отчета

Кто они? Желательные или возможные читатели

Нежелательные читатели Нежелательные читатели

6

1.4. Для чего пишется отчет?

Ответ на этот вопрос должна дать организация –в соответствии со своими целями, планами, желаемыми перспективами

• Мультипликация опыта• Расширение деятельности• Поиск новых доноров• Поиск новых партнеров, путей сотрудничества• Привлечение сотрудников, волонтеров• … ???

7

2.1 Отчет за период vs отчет о прогрессе

Период 1Период 3Отчетный

Период 4

Цели организации,

миссия, видение

Период 1 Период 2 Отчетный Период 3 Долгосроч-

ная цель

Отчет о деятельности / за период

Отчет о прогрессе

8

2.2 Содержание отчета

1. Тема отчета2. Вступление3. Институциональное развитие4. Описание деятельности: проекты, программы,

кампании - в терминах количественных и качественных показателей

5. Финансовый отчет6. Заключение, включая контактную информацию7. Приложения: списки субъектов, документы,

ссылки, глоссарии и пр.

9

2.3 Содержание: тема и вступление

• Тема: основное достижение, вклад в выполнение миссии и видения, «девиз» работы и пр.

• Вступление: название, история, миссия, видение, основные вехи, партнеры. Благодарности. Краткое содержание отчета (summary)

10

2.4 Содержание: институциональное развитие

• Ключевые слова: организация, стратегия, развитие, изменения.

• Зачем: показать, как организация влияет на окружающую среду - и как окружающая среда влияет на организацию. Гибкость, открытость, достижение миссии и целей.

• Что и как изменило стратегию работы организации?• Как изменилась структура? Какие изменения на

ключевых позициях?• Какие изменения произошли в финансовой политике

организации?

11

2.5 Содержание: описание деятельности

• Описание программ• Описание проектов• Описание кампаний• Описание событий / мероприятий• Основная структура описания: название, цель, целевые

группы, даты и география, структура, финансовые показатели, поддержка, результаты и воздействие.

• Развернутое уникальное описание: события, персоны, документы, иллюстрации, ссылки. Перспективы, планы, связь с другой деятельностью.

12

2.6 Содержание: финансы

• Кому нужна по приоритетности: (1) самой организации, (2) донорам, (3) общественности

• Нужен ли этот раздел в публичном отчете? Есть ли требования по стандартам (со стороны доноров)?

• Основные виды: балансовый отчет, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении средств

• Основной критерий: чтобы приход сходился с расходом

• Внутри организации: хороший повод подвести итоги и проанализировать финансовое состояние организации

13

2.7 Содержание: заключение, приложения

• Что хотим, к чему стремимся, планы на будущее• Контакты организации!!!!!

– Организации в целом, руководства, ответственных за отдельные темы лиц

• Списки всех «причастных к деятельности»• Перечень сотрудников, волонтеров, доноров и

жертвователей• Спрашивайте разрешения на упоминание!• Финансовый отчет может быть дополнительно

запрашиваемым приложением• Глоссарий, сводная информация по проектам, ссылки на

статьи и публикации в СМИ и пр.

14

3. Задачи

• Самая сложная: сопоставить то, что есть – с тем, что хотим донести до целевой аудитории (тезисы)

• Систематизация имеющейся информации• Наполнение тезисов: конкретными

подтверждениями, результатами

• Техническая работа: создание документа

15

Пример: экологическая организацияЦель проекта: повышение осведомленности населения города N

в сфере энергосбережения и энергоэффективности.Общая цель: изменить поведение людей в сторону более

экологически дружественного.Направления работы:• Школьники: обучение учителей, проведение мастер-классов,

организация кружков• ЖКХ: обучение энергоэффективным методам ремонта и

обслуживания помещений• Родители и дети: семинары для молодых матерей по

«чистому» питанию и образу жизни• Сельский туризм: поддержка сельского туризма, органического

земледелия на ЛПХ, обмен опытом, налаживание связей между городом и деревней

16

4. Систематизация информации

Описываемая деятельность

Прошлое Настоящее Будущее

Количественные результаты

(конкретные и объективные)

Качественные результаты

(воздействие)

Место в иерархии и связь с другой деятельностью

Уникальность

17

4.1 Систематизация информации

Основные принципы:• Стремимся к систематизации – но без

фанатизма. • Главная цель – «достучаться» до целевых групп

18

5. На что еще обратить внимание?

• Рассчитать реальное время работы над отчетом (не сорвать сроки)

• Как оптимизировать совместную работу над отчетом (если делают несколько человек)

• Надо ли переводить отчет на другие языки?• Печатная продукция или электронный документ?• Присутствие и разумная критика изображений, фотографий,

графиков, таблиц• Проверить - шрифты, заголовки, содержание и пр.• Сделать - редактуру, корректуру, верстку – сделать

техническую подготовку• Продумать способы и каналы распространения отчета (формы,

тираж и пр.)

19

5.1 Расчет времениОпределение целей и задач отчета, его целевых групп и основных посылов

1-3 дня

Сбор информации До 1 месяца

Написание отчета 3ч / 1 страницу: для 15 страниц – до 8 рабочих дней

Правка, редактура, согласование До 2 недель

Верстка До месяца

Печать 1 неделя

Распространение В соответствии с планом

20

Спасибо за совместную работу!

Виктория Калоша, Тренер, независимый консультант

Буду рада совместному сотрудничеству!По возникшим вопросам обращайтесь:

kvikky@gmail.comskype: kvikky