1

Обмен электронными счетами-фактурами и другими документами: правовые аспекты и рекомендации

по работе в «1С: Бухгалтерии 8»

Сидорова В.В. эксперт ИТС

2

ЭЛЕКТРОННЫЕДОКУМЕНТЫ

Развитие новых технологий постепенно приводит к тому, что появляется возможность заменить бумажные

документы на электронные.

Электронный документ представляет собой документированную информацию, представленную в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использование ЭВМ, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Электронный документ может стать юридически значимым и заменить собой бумажный документ, подписанный собственноручно, при соблюдении определенных условий.

Одним из этих условий является использование электронной подписи.

Второе условие – заключение соглашения об обмене электронными документами, когда оно необходимо.

3

Юридическая силаи юридическая значимость электронных документов

Юридическая силу документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (ГОСТ Р 51141-98.)

Юридическая значимость документа определяется :аутентичностью (соответствием установленным правилам, созданием и отправкой в период времени, указанный в документе, и подписанием уполномоченным лицом);

достоверностью (полным и точным представлением операций, деятельности, фактов);

целостностью (защитой от несанкционированного изменения);

конвертируемостью (перемещением с одного носителя на другой);

пригодностью для использования (возможностью найти, воспроизвести и интерпретировать содержащуюся информацию).

Для гражданско-правовых отношений юридическая значимость определяется нормами ГК РФ и законодательства об информации и электронной подписи, для налоговых отношений – нормами НК РФ и актами ФНС и Минфина России

4

Электронные документы в судебной практике

Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены АПК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий ВАС РФ (п. 3 ст. 75 АПК РФ)Судебная практика подтверждает возможность использования электронных документов в хозяйственной деятельности.

Президиум ВАС РФ указал, что представлять вместе с претензией накладные на бумажном носителе, которые были составлены в электронном виде, не нужно, поскольку сама сущность этих документов заключена в их электронной форме (Постановление Президиума ВАС РФ от 20.09.2011 № 5365/11). ФАС Волго-Вятского округа признал надлежаще оформленной ТОРГ-12, которая была подписана ЭЦП уполномоченного лица организации (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 11.08.2010 № А43-5226/2010).

Споры, возникшие в связи с использованием электронных документов, в целом судами разрешаются так же, как споры по документам, оформленным на бумажном носителе.

И в том и в другом случае доказывать необходимо две вещи:подписание документа конкретным лицом;наличие у этого лица полномочий на подписание.

5

Первичные документыв электронном виде

Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»

При наличии технических возможностей и с согласия пользователей бухгалтерской отчетности, организация может представлять бухгалтерскую отчетность в электронном виде в соответствии с законодательством РФ (п. 6 ст. 13)

Положениями Закона не предусмотрена обязанность составлять первичные учетные документы исключительно на бумажных носителях (письмо УФНС России по г. Москве от 05.03.2012 № 16-03/018837@)

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (вступает в силу 01.01.2013)

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 5 ст. 9)

В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа (п. 6 ст. 9 ).

Нормативные акты , определяющие форматы и порядок обмены первичными документами в электронном виде (за исключением налоговых правоотношений), отсутствуют

6

Электронная подпись

Использование при совершении сделок электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, обмен электронными сообщениями, подписанными электронной подписью в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»)

В настоящее время существуют два закона, регулирующие правоотношения в области электронного обмена документами:

Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;

Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Закон № 63-ФЗ практически еще не работает Закон № 1-ФЗ действует до 01.07.2013 (ст. 4 Федерального закона от

10.07.2012 № 108-ФЗ) Закон № 63-ФЗ устанавливает «автоматический переход» от ЭЦП к ЭП.

7

Виды электронныхподписей

Закон № 1-ФЗ предусматривает, что документы, подписанные электронно-цифровой подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, при соблюдении определенных условий, предусмотренных в Законе № 1-ФЗ (в том числе, заключение отдельного соглашения).

Закон № 63-ФЗ вводит несколько видов электронной подписи:простая – формируется посредством использования кодов, паролей или иных средств и подтверждает факт ее формирования определенным лицом;

усиленная неквалифицированная - получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа подписи (уникальная последовательность символов, предназначенная для ее создания). Она позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, и обнаружить факт внесения в него изменений после его подписания;

усиленная квалифицированная – по отношению к неквалифицированной обладает дополнительными признаками: для ее создания и проверки используются средства электронной подписи в соответствии с Законом о ней, а ключ ее проверки указан в квалифицированном сертификате.

Квалифицированная электронная подпись всегда признается равнозначной собственноручной подписи.Неквалифицированная электронная подпись имеет такой же статус, если это предусмотрено отдельным соглашением сторон (или законодательством).

8

Электронная подписьв налоговых и иныхадминистративных отношениях

Усиленной квалифицированной электронной подписью заверяются(до 01.08.2012 – электронной цифровой подписью):

Налоговые документы (в ред. Федерального закона от 29.06.2012 № 97-ФЗ):налоговые декларации и расчеты авансовых платежей (п.1 ст.80 НК РФ);

счета-фактуры, составленные в электронной форме (п. 6 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина России от 20.07.2012 № 03-07-15/80);

сообщения, предусмотренные п. 2 и п. 3 ст. 23 НК РФ (в т.ч. об открытии и закрытии счета, об обособленных подразделениях, о ликвидации и реорганизации) (п. 7 ст. 23 НК РФ);

заявление о зачете сумм излишне уплаченного налога (п.4 ст.78 НК РФ);

заявление о постановке на учет (п. 5.1. ст. 84 НК РФ).

Отчетность в ПФР и ФСС (п. 10 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ)

Заявления на предоставление государственных и муниципальных услуг (ст. 21.1 и 21.2 Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», Постановление Правительства РФ от 25.08.2012 № 852) и т.д.

9

Электронная подписьв первичных учетныхдокументах

Минфин России: электронный документ, составленный по установленной форме и подписанный электронной цифровой подписью (квалифицированной электронной подписью ), может приниматься к бухгалтерскому и налоговому учету, подтверждать расходы по налогу на прибыль и вычеты по НДС.

Письма Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1; от 03.11.2011 № 03-07-11/297; от 13.09.2011 № 03-02-07/1-325; от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521;

ФНС России: первичные учетные документы, составленные в электронном виде и подписанные электронной цифровой подписью (квалифицированной электронной подписью) уполномоченного лица, равнозначны документам на бумажном носителе.

Письмо ФНС России от 05.10.2011 № ЕД-4-3/16368@

ФНС России: если соглашение сторон предусматривает подписание документов неквалифицированной ЭП, то такие документы также подтверждают расходы.

Письмо ФНС России от 24.11.2011 № ЕД-4-3/19693@ .

ВНИМАНИЕ!Минфин России: для целей налогового учета документ, сформированный в электронном виде и подписанный неквалифицированной электронной подписью, не может являться документом, равнозначным документу на бумажном носителе

Письма Минфина России от 31.07.2012 N 03-03-06/2/85, от 28.05.2012 № 03-03-06/2/67

10

Принципы обменаэлектроннымидокументами

Обмениваться с контрагентами можно практически любыми юридически значимыми документами (договорами, накладными,

счетами и т.д.) Обмениваться с контрагентами можно напрямую, а можно через оператора электронного документооборота, например, через Такском.

Исключение составляют юридически значимые документы в налоговых правоотношениях (налоговая отчетность, электронные счета-фактуры, первичные учетные документы), обмен которыми возможен только через оператора электронного документооборота.

Возможен обмен через одного или нескольких операторов. Обмен через нескольких операторов возможен, если у них есть совместимые технические средства .

11

Порядок направлениядокументов в электронномвиде в налоговый орган

Налоговые органы вправе требовать от налогоплательщика: документы по формам и (или) форматам в электронной форме, служащие основаниями для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов; документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов (п. 1 ст. 31 НК РФ)

Формы и форматы документов, а также порядок заполнения форм указанных документов и порядок представления таких документов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи утверждаются ФНС России (п. 4 ст. 31 НК РФ с 02.09.2010).

Порядок направления требования о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи устанавливается ФНС России (п. 2 ст. 93 НК РФ с 02.09.2010).

Приказ ФНС России от 02.11.2009 № ММ-7-6/534@ «Об утверждении Методических рекомендаций по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи»Приказ ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ «Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи»Приказ ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@ "Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи"

12

Порядок направлениядокументов в электронномвиде в налоговый орган

В случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи

(п. 2 ст. 93 НК РФ с 02.09.2010).Если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронной форме не по установленным форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью).

Письма Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1 и № 03-02-07/1-2; от 03.11.2011 № 03-07-11/297; от 15.09.2011 № 03-02-08/96

Приказ ФНС РФ от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ «Об утверждении форматов первичных учетных документов»

Рекомендуемый формат унифицированной формы первичной учетной документации по учету торговых операций ТОРГ-12, утв.постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132,Рекомендуемый формат Акта приемки-сдачи работ (услуг)

Приказ МПС России от 18.06.2003 № 39 "Об утверждении Правил заполнения перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом" (устанавливает порядок заполнения электронной накладной, а также порядок ее использования при перевозке грузов ж/д транспортом);

13

Обмен электроннымисчетами-фактурами

Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ в ред. Федерального закона от 29.06.2012 № 97-ФЗ).

Обмен электронными счетами-фактурами возможен только по взаимному согласию сторон

Согласие может быть оформлено с учетом обычаев делового оборота, в том числе путем обмена документами, без составления одного документа, подписанного сторонами, совершением действий, свидетельствующих о согласии на составление счетов-фактур в электронном виде, и т.п. (Письмо Минфина России от 01.08.2011 № 03-07-09/26).

Счета-фактуры составляются в электронной форме при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ, п. 1.4 Порядка, утв. приказом Минфина от 25.05.2011 № 50н).

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи устанавливается Министерством финансов РФ (п. 8 ст. 169 НК РФ в ред. Федерального закона от 29.06.2012 № 97-ФЗ)Форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронной форме утверждаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов (п. 9 ст. 169 НК РФ в ред Федерального закона от 29.06.2012 № 97-ФЗ)

14

Нормативные актыдля обмена электронными счетами-фактурами

Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»

Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»

Приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде»

Приказ ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@ «Об утверждении форматов представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи»

15

Порядок обмена электроннымисчетами-фактурами (рис. 1)

ПРОДАВЕЦ ОПЕРАТОР ОПЕРАТОР ПРОДАВЦА ПОКУПАТЕЛЯ ПОКУПАТЕЛЬ

Счет-фактураСчет-фактура

ПодтверждениеПодтверждение

Извещение о получении

подтверждения

Извещение о получении

подтверждения

Извещение о получении

счета-фактуры

Извещение о получении

счета-фактуры

Уведомлениеоб уточненииуточнении

Уведомлениеоб уточненииуточнении

Исправленныйсчет-фактура

Исправленныйсчет-фактура

16

Порядок обмена электроннымисчетами-фактурами (рис. 2)

ПРОДАВЕЦ ОПЕРАТОР

ПОКУПАТЕЛЬСчет-фактураСчет-фактура

ПодтверждениеПодтверждение

Извещение о получении

подтверждения

Извещение о получении

подтверждения

Извещение о получении

счета-фактуры

Извещение о получении

счета-фактуры

Уведомлениеоб уточненииуточнении

Уведомлениеоб уточненииуточнении

Исправленныйсчет-фактура

Исправленныйсчет-фактура

17

Особенности выставленияи регистрации электронныхсчетов-фактур(Постановление № 1137)

Счет-фактура на бумажном носителе

Подписывается руководителем организации и главным бухгалтером (или уполномоченными лицами) (п. 6 ст. 169 НК РФ) В части 1 журнала учета регистрируются выставленные счета-фактуры вне зависимости от их получения покупателями

Дата выставления нормативными актами не определена. По мнению Минфина России, ей является дата составления счета-фактуры (письмо Минфина России от 16.05.2012 № 03-07-09/57)

Дата получения нормативно не определена. Ей признается дата фактического поступления счета-фактуры налогоплательщику. В отдельных случаях устанавливается по журналу регистрации входящей корреспонденции, штемпелю на конверте, расписке курьера и т.д. (письма Минфина России от 16.06.2005 № 03-04-11/133, от 10.11.2004 № 03-04-11/200)

Электронный счет-фактура

Подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) (п. 6 ст. 169 НК РФ, п. 8 Правил заполнения счета-фактуры)

В части 1 журнала учета не регистрируются выставленные счета-фактуры, если продавец не получил извещения от покупателя о получении при наличии подтверждения оператора (п. 6 Правил ведения журнала учета)

Датой выставления признается дата поступления файла счета-фактуры оператору, указанная в подтверждении оператора, при наличии извещения покупателя о получении счета-фактуры (пп. «б» п. 7 Правил ведения журнала учета, п. 1.10. Приказа № 50н )

Датой получения признается дата направления покупателю файла счета-фактуры оператором, указанная в подтверждении оператора, при наличии извещения покупателя о получении счета-фактуры (пп. «б» п. 11 Правил ведения журнала учета, п. 1.11. Приказа № 50н)

18

Особенности выставленияи регистрации электронныхсчетов-фактур(Постановление № 1137)

ЖУРНАЛ УЧЕТАБумажные и электронные счета-фактуры подлежат единой регистрации в хронологическом порядке (п. 3 Правил ведения журнала учета).Если покупатель не получил от продавца ЭСФ, допускается его составление на бумажном носителе. При этом регистрируется только счет-фактуру на бумажном носителе. После выставления продавцом и получения покупателем счета-фактуры на бумажном носителе его перевыставление в электронном виде не допускается (п. 4 Правил ведения журнала учета).

КНИГА ПОКУПОКРегистрируются счета-фактуры, зарегистрированные в части 2 журнала учета, по мере возникновения права на налоговые вычеты (п. 1 Правил ведения книги покупок);Бумажные и электронные счета-фактуры регистрируются в едином порядке (п. 2 Правил).Если повторно направляется ЭСФ с исправленными реквизитами, то именно он регистрируется в книге покупок. При этом первоначальный счет-фактура (до внесения в него исправлений) в книге покупок не регистрируется (п. 5 Правил ведения книги покупок).

КНИГА ПРОДАЖБумажные и электронные счета-фактуры подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство (п. 2 Правил). Счета-фактуры регистрируются независимо от даты их выставления покупателям и от даты их получения покупателями (п. 3 Правил ведения книги продаж).Повторно направленный ЭСФ с исправленными реквизитами подлежит регистрации. При этом первоначально составленный счет-фактура, не полученный покупателем, также регистрируется в книге продаж продавца с последующим аннулированием записи по нему (п. 5 Правил ведения книги продаж).

19

Особенности храненияэлектронных документов(Постановление № 1137)

ЖУРНАЛ УЧЕТАЖурнал учета за налоговый период, составленный в электронном виде, подписывается ЭЦП руководителя организации (уполномоченного им лица), индивидуального предпринимателя при передаче журнала учета в налоговый орган в случаях, предусмотренных НК РФ.Журнал учета, составленный на бумажном носителе или в электронном виде хранится в течение не менее 4 лет с даты последней записи.Также хранятся в хронологическом порядке по мере выставления (составления) или получения:

Счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные)

Подтверждения оператора электронного документооборота,

Извещения покупателей о получении счета-фактуры

КНИГА ПОКУПОККнига покупок, а также дополнительные листы книги покупок, составленные в электронном виде подписываются ЭЦП руководителя организации (уполномоченного им лица), индивидуального предпринимателя при их передаче в налоговый орган в случаях, предусмотренных НК РФКнига покупок и дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в течение не менее 4 лет с даты последней записи.

КНИГА ПРОДАЖКнига продаж, а также дополнительные листы книги продаж, составленные в электронном виде, подписываются ЭЦП руководителя организации (уполномоченного им лица) или индивидуального предпринимателя при их передаче в налоговый орган в случаях, предусмотренных НК РФ.Книга продаж и дополнительные листы книги продаж, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся не менее 4 лет с даты последней записи.

20

Пример 1. ПРОДАВЕЦСоставление электронногоТОРГ-12 (Титул продавца)

21

Пример 1. ПРОДАВЕЦПечать электронногоТОРГ-12 (Титул продавца)

22

Пример 1. ПРОДАВЕЦСоставление и выставлениеэлектронного счета-фактуры

23

Пример 1. ПРОДАВЕЦОтражение ЭСФ в журналеучета и книге продаж

24

Пример 1. ПРОДАВЕЦОтправка и получениеэлектронных документов

25

Пример 1. ПРОДАВЕЦПовторная отправкадокументов

26

Пример 1. ПРОДАВЕЦАрхив электронныхдокументов

27

Пример 1. ПРОДАВЕЦАрхив электронныхдокументов

28

Пример 1. ПРОДАВЕЦСостояние электронных документов (ТОРГ-12)

29

Пример 1. ПРОДАВЕЦСостояние электронного счета-фактуры

30

Пример 1. ПОКУПАТЕЛЬПолучениеэлектронных документов

31

Пример 1. ПОКУПАТЕЛЬПроведение электронногодокумента ТОРГ-12

32

Пример 1. ПОКУПАТЕЛЬПечать электронногоТОРГ-12 (Титул покупателя)

33

Пример 1. ПОКУПАТЕЛЬПроведение электронногосчета-фактуры

34

Пример 1. ПОКУПАТЕЛЬРегистрация ЭСФ вжурнале учета и книге покупок

35

Пример 1. ПРОДАВЕЦЗавершение обмена- получение документов

36

Пример 1. ПРОДАВЕЦЗавершение обмена ТОРГ-12

37

Пример 1. ПРОДАВЕЦЗавершение обменаэлектронным счетом-фактурой

38

Пример 2. ПРОДАВЕЦСоставление электронногосчета-фактуры с ошибками

39

Пример 2. ПОКУПАТЕЛЬПолучение электронныхдокументов с ошибками

40

Пример 2. ПОКУПАТЕЛЬОбработка полученногоэлектронного счета-фактуры

41

Пример 2. ПОКУПАТЕЛЬОбработка полученногоэлектронного счета-фактуры

42

Пример 2. ПОКУПАТЕЛЬОбработка полученногоэлектронного счета-фактуры

43

Пример 2. ПРОДАВЕЦПолучение уведомленияоб уточнении ЭСФ

10 октября 2012 г. Москва

Спасибо за внимание!