СОСТАНОЦИ НА ПРОЕКТНИТЕ ТИМОВИ

Изработил: Ментор:

Михајлов Коста Проф. Д-р Вангел Фуштиќ

Проектни тимови

Проектен тим е тим чии членови обично припаѓаат на различни групи, функционалности и се назначени за активности на ист проект

Проектниот тим обично работи под раководство на проектен менаџер

Тимовите преставуваат продукт на денешните модерни работни околини. Така да во денешно време се повеќе и повеќе се применува тимска работа во која работните обврски се распределени на група на луѓе од различни струки.

Општи едукациони барања

Модерни работни средини Без разлика која професија ја имате изберено, се повеќе е

веројатно дека ке се најдете во ситуација да бидете дел од некој тим и да придонесете и потпомогнете со вашата работа во истиот

Скоро секој работодавач бара начин да комбинира индивидуални таленти и да добие тим кој има големи перформанси.

Изработување на проекти од голем ранг Развивање на повеќе решенија Детектирање на недостатоци Градење на социјална врска

Подлабинско учење Тимската работа ни овозможува да експериментираме со

проблеми и прашања од вистинскиот свет наместо да се занимаваме со запамтување на досадни факти

Состаноци на проектните тимови

Состаноци на проектните тимовиМали совети за поинтересен и поисполнет состанок

Состанокот треба да се направи што е можно пократок, но доволно долг за да се завршат планираните задачи

Агендата треба да биде поделена на сите присутни членови уште пред започнувањето на состанокот

Најдобриот начин да се зачини и освежи состанокот е преку користење на хумор

Експериментирање за добивање подобри перформанси на состаноците

Состаноци на проектните тимови

Направете извештај за состанокот, но направете го разбирлив

Пред секој состанок Агенда За време на состанокот Самопроверка

Состаноци на проектните тимови- Протоколи за првиот состанок

Протоколи за првиот состанок

Донеси го проектно доделениот документ Самопретставување Повторување на целите на проектот Именувајте го вашиот тим Разменете ги контактните информации Воспоставување на рок и назначување на задачи

Дефинирање на целите на проектот Наброј задачи кои треба да бидат да бидат комплетирани Назначување на одговорен за сите задачи Одреди време на траење и листа на проверки Постави време на траење и листа на проверки Постави централна база за сите електронски документи Објави ги или прати ги сите забелешки од средбата на тимот Одржување на централна архива за сите комуникации Прати потсетник кога се приближува крајниот рок Прати потврда кога задачите се комплетирани

Постави основни правила на однесување

Средба за проектот

Делегирање на улоги Сите се согласуваат за улогите кои им се поделени Секој е задоволен со нивните улоги

Флексибилност Лидер Други улоги

Иницијатор – Некој кој предложува нови идеи Снимател – Личност која снима какви идеи членот на тимот

можеби има Адвокат на ѓаволот/Скептик – Ова е некој кој е одговорен за

барање на потенцијална слабост или дупка во идејата. Оптимист Мерач на време Мерач на влезови Сумирач

Пред секој состанок

Агендата на состанокот. Намерата на состанокот (делење на

информации, решавање на проблеми, донесување на одлуки, координација, планирање, кажување на идеи итн.)

Чие присуство е потребно Каде да се најде искусна средина или

материјали за подршка кои се потребни. Информации за распоред (време, место, траење) Минутите на траење на претходниот состанок и

некое специфично доделување и одредување пред да се одржи следниот состанок .

За време на состанокот

Биди подготвен за состанокот Дојди на состанокот на Учествувај во состанокот. Немој да бидеш само Започни го и заврши го состанокот на време Биди подготвен да отстапиш од некој точка Чувај записи од твојата работа и од работата на секој член од

тимот Вреднувај ги различните особини на членовите на тимот Подржувај ги концептите и процесите на тимот. Одржувај

позитивна динамика на групата. Одлуките прави ги со консензус на сите членови од тимот кои

се потребни за донесување на таа одлука. Слушај и имај отворен поглед кон Сумирај ги одлуките и направи планoви за во иднина пред да

се заврши состанокот

Самопроверка

Дали намерата на состанокот е јасна? Дали распоредот во собата помогна или го отежна одржувањето

на состанокот? Дали може да се подобри за следните состаноци?

Дали е дозволено скокање кон заклучоци? Дали групата помогна да се отфрлат сомнежите и да се разгледаат и испитаат другите алтернативи.

Дали групата ги користеше и гледаше судирите на позитивен начин со кој се прикажуваат различните идеи на членовите на тимот?

Дали групата работеше и се стремеше кон согласност? Дали лидерот ја документира интеракцијата кога процесот

станува неефективен? Дали групата инсистира извршување на акциите (што треба да

се направи, кога и од кого)? Дали групата ги идентификува процесите кои следуваат?

Комуникација

Слушање и дискутирање Активно слушање Поставувајте прашања Конструктивен фидбек

Немој да ги искажуваш твоето мислење како факт Објасни ги твоите причини Повтори ја оригиналната идеја Пофали ја идејата на некој друг Одговори, не се спротиставувај Немој да прекинуваш Критикувај ја идејата, а не личноста Биди пристоен и љубезен Одбегнувај жаргони Конструктивен фидбек

Муабети по малку -Состанокот не треба да биде 100% бизнис.

Како да се организираат и водат ефективни состаноци на проектните тимови

Дај му на секој шанса да зборува Договори се со тимот за клучното

фокусирање во наредната недела Повикај ги правите луѓе кои треба да

присуствуваат на состанокот Искористи го добро времето Провери кои се слободни членови

Конфликти...се случуваат

Објаснување на очекувањата Идентификација на типовите на

конфликти кај тимот Идентификацијата на потребите

на тимот Деперсонализација на

внатрешните конфликти на тимот Структурирана дискусија Клучни прашања

Објаснување на очекувањата

Развивање на јасна изјава за целта и мисијата на членовите на тимот

Основните правила ги управуваат вклучените поделби на одговорностите

Согласување во однос на деперсонализирани конфликти Одобрувањето на тимот кој ги процесира работите кој ги прави

тимот, вклучените дискусии и разгледувањата е важно за да се прикажат резултатите и има потреба од вообичаеното внимание.

Користењето од структуирани процеси за решавање на проблеми и конфликтни решенија

Свесност за постоењето на стази во развојот на проектите и управување со приоритетите на секоја стаза

Јасни и соодветно дефинирани одговорности за личностите за реалната работа поделена меѓу нив, јасно поврзување помеѓу одговорностите на индивидуите и мисијата на тимот

Јасно дефинирани стандарди за проектот и времетраењето на проектот

Идентификацијата на типовите на конфликти кај тимот

Внатрешни конфликти – Индивидуа или член од тимот доживува личен конфликт кој може или можеби не е поврзан со тимот, но смета на способностите на таа личност да ги извршува обврските.

Индивидуален конфликт со друг член на тимот – Еден член од тимот е во конфликт со друг член на тимот.

Индивидуален конфликт со целиот тим – Еден член на тимот доживува конфликт со целиот тим.

Конфликт помеѓу повеќе членови на тимот – Целиот тим доживува конфликт со неколку други членови на тимот.

Конфликт помеѓу тимови – Целиот тим е во конфликт со друг тим.

Конфликт на тимот со личност која не припаѓа во тимот

Клучни прашања

Што треба ние да оствариме како тим? Кои се улогите и одговорностите на секој од нас во исполнувањето

на таа цел? Кога и кој од нас е потребно да земе информации и од кого? Ако западнеме во невоља кого може да замолиме да ни помогне? Како ние ќе стигнеме до одлуките? Каква сила и знаење носи секој од нас во исполнувањето на

нашите цели? Како ќе се направиме подостапни еден на друг? Што правиме што го блокира решението на овој проблем? Како да ги изразиме разликите помеѓу нас но без да се

обвинуваме едни со други? Кои однесувања се непродуктивни? Како да им помогнеме на

личностите сами да преземат нешто во однос на нивното непродуктивно однесување. Немој да му простиш на член на тимот кога неговото или нејзиното однесување е лошо.

Успешни тимови

Помали групи се обично пофокусирани на проблемот и поуспешни. Поголемите групи се поспори и поконзервативни. Околу три или четири луѓе е добра големина за тим за решавање на проблеми, иако групи до десет луѓе може да функционираат.

Ако формалните или неформалните улоги на членовите на тимот се комплементарни тимот ќе може полесно да работи заедно на решавање на проблемот без конфликти и е поверојатно да се имаат неопходните вештини потребни за специфични задачи.

Успешен тим има чувство за кохезија и фокусираност, работејќи напорно за да ги изведат стазите една по друга. Проблемот е добро разбран. Тие веруваат дека може да успеат и се посветени на успехот.

Кога тимот е фокусиран на решавање на проблемот напредокот се постигнува на секој возможен начин, вклучувајќи алатки, тренинзи и олеснувања.

Референци

Clendenen, A. (н.д.). Project Management - Meetings: Everyone Hates Them. Преземено 18 Февруари, 2009 од Hub Pages: http://hubpages.com/hub/Project_Management_-_Meetings_Everyone_Hates_Them

MAKING THE MOST OF YOUR PROJECT TEAM MEETINGS. (н.д.). Преземено Февруари 7, 2009 од PROJECT MANAGEMENT KNOWLEDGE: http://www.project-management-knowledge.com/making-the-most-of-your-project-team-meetings/

Pyatt, E. J. (н.д.). Building Blocks for Teams. Преземено Февруари 16, 2009 од Teaching and Learning with Technology: http://tlt.its.psu.edu/suggestions/teams/student/index.html 

Symons, C. (н.д.). Effective Project Team Meetings. Преземено Февруари 21, 2009 од Delivering IT Projects: http://www.cathrynsymons.com/blog/2006/11/07/effective-project-team-meetings/

БЛАГОДАРАМ НА ВНИМАНИЕТО