Всероссийский интернет-конкурс педагогического творчества

Номинация конкурса: педагогические идеи и технологии в профессиональном образовании

Название работы: «Методическая разработка по проведению урока по теме «Оформление отдельных

видов информационно-справочной документации. Требования к оформлению служебных писем».

Автор: Фадеева Светлана Владимировна преподаватель дисциплины «Компьютерное

делопроизводство» Место выполнения работы:

ГБОУ СПО «Новгородский областной колледж искусств им. С.В.Рахманинова»

Общие и профессиональные компетенции

ОКзнать и пониматьсмысл понятия: • Служебное письмоУметь* Различать виды служебных и

коммерческих писем* Использовать информационно-

коммуникационные технологии для совершенствования профессиональной деятельности

ПКиспользовать приобретенные знания и умения впрактической деятельности и повседневной жизни.

Цель урока

Составление и оформление документов требует профессиональных знаний и навыков. Документы отражают деятельность организации. Успех или неуспех, а также правильное принятие управленческого решения имеют прямую зависимость от безошибочно составленного документа. Поэтому целью урока ставится дать теоретические и практические знания по составлению такого вида документа как Служебное письмо.

Техническая оснащенность урока

• Использование компьютеров• Наглядные и дидактические материалы,

наборы упражнений для практических и лабораторных работ.

• Наличие обучающих компьютерных программ по теме

Этапы урока I. Организационный.• II . Вводно-мотивационный.• Ш. Основной 1. Практические упражнения на

составление служебных писем. 2. Практические упражнения на

закрепление материала.• V. Рефлексивно-оценочный.

Письмо

- это наиболее массовый способ обмена деловой информацией. Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов любой организации.

- Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством связи между организациями в процессе осуществления деятельности.

Деловая корреспонденция

Служебные письма

Коммерческие письма

Коммерческие письма

оферта

рекламация

Письмо-запрос

Служебные письма

информационноегарантийное

сопроводительное

Письмо-просьба

Письмо-подтверждение

Письмо-напоминание

Письмо-извещение

Письмо-приглашение

Рекламное

циркулярные

Структура служебного письмаРеквизиты по ГОСТу Р 6.30-2003:

-Гриф ограничения доступа к документу;-Адресат;-Резолюция;-Заголовок к тексту;-Отметка о контроле;-Текст документа;-Отметка о наличии приложения;-Подпись;-Визы согласования документа;-Оттиск печати;-Отметка об исполнителе;-Отметка об исполнителе документа и направление его в дело;-Отметка о поступлении документа в организацию;-Идентификатор электронной копии документа

Структура текста письма

1часть- Мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления письма.

2 часть – Излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения.

3 часть – Формулируется ожидаемый результат, констатируется отказ, отклонение предложения

Язык и стиль служебного письма

Официально-деловой стиль:

- Нейтральный тон изложения текста

- Лаконичность и краткость текста

- Точность, ясность выражения мысли

Этикет в деловой переписке

* Соблюдение уважительного обращения к адресату;* Употребление заключительных формул вежливости; * Своевременность ответа на запрос;* Употребление слов благодарности партнеру за

ответ;*Не применение вычурных, слащавых выражений; *Формулировка напоминаний о выполнении каких-

либо обязательств в спокойной манере, без резких выражений .

Макет оформления письма

Герб (или эмблема, товарный знак)

Наименование организации Гриф ограничения доступа

Справочный данные организации

Код предприятия Резолюция

Код формы документов

Дата, регистрационный номер Адресат

Ссылка на дату и входящий номер документа

Заголовок к тексту

ТЕКСТ

Отметка о приложении

Подпись

Визы

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнении и

направлении его в дело Отметка о поступлении Идентификатор

электронной копии

документа

Практические упражнения на составление служебных писем.

Даны тексты писем с реквизитами. Расположить реквизиты в соответствии с ГОСТом 6.30 -2003

• Наименование организации. Дата. Регистрационный номер. На № 35-6/14 от 00.00.00. О проекте № 0943. Санкт-петербургский университет гражданской авиации. Ваш проект № 0943 получен 0.00.00 , взят на учёт по контрольному листу № 107 и направлен 00.00.00 в отдел экспертизы проектов и смет для излучения и подготовки заключения. Приложение: копия контрольного листа на 1л. в 2 экз. Зам.директора института Р.А. Коваль. Исполнитель Иванов Игорь Петрович 89112345988 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

• Наименование организации. Дата. Регистрационный номер. На № 278-90 ок от 00.00.00 О плане научно-исследовательских работ на 20__год. Директору ВНИПИАСУ Смирнову Г.Н. Управление делами рассмотрело представленный проект плана НИР на 20—год и возвращает его без согласования, так как в нем не учтены предложения заказчика по теме 11.01 «Совершенствование документационного обеспечения управления». Начальник управления делами .В.И. Кудряшов. Отметка об исполнителе. Отметка об исполнении документа и направление его в дело

Практические упражнения на закрепление материала Оформить письма:Даны темы писем, реквизиты дописать самостоятельно:• Составьте гарантийное письмо ЗАО «Экосан» ОАО «Прогресс» об оказании

технической помощи в разработке рабочих чертежей насосной станции . ЗАО «Экосан» просит произвести эту работу непосредственно на площадке.

• Составьте оферту о подписании договора на поставку строительных материалов.• Составьте письмо-рекламацию к типографии «Наш бланк» о поставке бланков учета и

отчетности организации «ООО Триника».• Составьте письмо-ответ предприятия «Сайл» на просьбу строительно-монтажной

фирмы «Альте»разработать проектно-сметную документацию на строительство жилого дома в пос. Тополя.

• Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирских перевозок Новосибирскому производственному обществу «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа.

• Составьте письмо-извещение Новосибирского ЗАО «Экосан» Кемеровскому ЗАО «Партнер» о причинах задержки поставок машин и оборудования.

• Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр» с предложением принять участие в международной выставке «Фото дня», посвященной защите экологии. Выставка пройдет в культурном выставочном центре «Родник» 7 апреля. Укажите условия участия в выставке.

При выполнении предложенных упражнений необходимо

использовать

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов». 2. Применять формуляр-образец оформления

документа.

Домашнее задание В целях закрепления пройденного

материала составить: 1. Пример гарантийного письма. 2.Пример письмо-реклама.

Список литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

2. Басаков М.И. Делопроизводство/Документационное обеспечение управления/Учеб.пос.-М.:Издательско-книготорговый цент,2002 г.-336 с.

3. Богоутдинова Ю.И. Об особенностях официально-делового стиля документов//Секретарское дело, 2000,№ 3-с.19-21

4. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: учеб.пособие/И.Ю.Крылова.- М.: Бизес-Пресс,2005.-214 с.