Організація роботи аптеки з товарними запасами.

Порядок зберігання товарів аптечного асортименту в

аптеках і фармацевтичних фірмах.

Товарний запас — це маса лікарських засобів і виробів медичного призначення та інших товарів аптечного асортименту, яка перебуває у сфері обігу та підлягає реалізації. До товарних запасів відносять вищезазначені запаси, які належать аптечному закладу, знаходяться на його балансі й призначені для торгівлі.

До товарних запасів належать:

- товари, які є в наявності в аптечному закладі та його структурних підрозділах (аптечних пунктах та аптечних кіосках);

- товари, які закуплені та оплачені даним аптечним закладом і залишені на відповідальне зберігання у постачальників;

- товари, які здані на переробку (наприклад лікарська рослинна сировина).

Товарні запаси в структурі господарських засобів аптек, фармацевтичних фірм

Товарні запаси є найважливішим показником товарного покриття продаж. У загальних та поточних активах аптек товарні запаси займають основне місце, а їх частка досягає 75-80%.

Товарні запаси з економічної точки зору є складовою оборотних фондів. Знаходячись в обігу, оборотні засоби проходять дві стадії товарно-грошових перетворень: Г-Т-Г, тобто товар під час реалізації перетворюється на гроші, які надалі використовуються для оплати товарів, що надходять від постачальників.

ТОВАРНІ ЗАПАСИ АПТЕЧНИХ ЗАКЛАДІВ

Зміст Класифікація Надходження

Місцезнаходження

Вимір

товари в аптечнихзакладах та

їх структурнихпідрозділах

поточного призначення (ЛЗ, ВМП та ін. товари

аптечного асортименту)

заводи, фірми-

виробники, фарм.

фабрики

у виділеному відділі

запасів (ЦРА, МЛА та ін.)

Товарні запаси:

- у сумі;- у днях;- у кількості та сумі окремихасортиментнихпозицій

оплачені аптекою товари, що знаходяться

у постачальників

на відповідальному

зберіганні

сезонного накопичення (JIPC,

термолабільні препарати та ін.)

оптові фірми; аптечні бази;

аптечні склади

у будь-якому з відділів аптек

* (при наявності відділів)

товарообіговість

- у днях; - у кількості обігів

товари, що здані на переробку

цільового призначення .

(вакцини, сироватки та ін.)

ЦРА та ін. аптечні заклади

у загальномувідділі

(за відсутностівідділів) аптеки

Розмір ТЗ залежить від:- обсягутоварооборот;- швидкостіруху товарів

Джерела формування:

- за рахуноквласних оборотних коштів;- за рахунокпозикових коштів;

середньорічні переведення товарно-

матеріальних цінностей

іншихоблікових

груп у товар

у дрібно роздрібній

мережі (аптечні

пункти, кіоски)

Джерела формування товарних запасівФормування товарних запасів може здійснюватись

з 2 джерел:- за рахунок власних оборотних коштів аптеки;- за рахунок позикових оборотних коштів:

банківського кредиту або товарного кредиту (надання постачальниками товару з відстрочкою платежу).

Аптечний асортимент за швидкістю реалізації товарів поділяють на три групи:

група І — товари з високою швидкістю реалізації (12-35%);

група II — товари з помірною швидкістю реалізації (25-45%);

група III — товари з низькою та непередбачуваною швидкістю реалізації (до 40%)

У свою чергу, одержання товару за умов товарного кредиту робить аптеку залежною від кредиторів. Найбільш раціональним слід вважати диференційований підхід до управління аптечним асортиментом та комбіноване використання власних та позикових оборотних засобів на основі аналізу руху всіх видів товару.

Управління товарними запасами

Зменшення товарних запасів

Збільшення обіговості

товарних запасів

Автоматизація управління товарними запасами

Визначення потреби

Аналіз асортименту

по кожній товарнійпозиції

контроль товарних залишків

моніторинг та вибір

постачальників, цін, умов

поставок, знижок

препарати специфічної дії

- за обсягом продажів

нормування товарних залишків

формування заявок,

постановка товару на

облік

препарати з нормованим споживанням

- за прибутковістю Створення оптимальних умов

закупок товару

моніторинг руху товара,

товарообіговість

препарати широкого спектру

дії

- уникненнядефектур

моніторинг товарних

запасів, взаємнихрозрахунків та

платежів

ВМП та ін. товари аптечного

асортименту

аптечна довідка(синоніми, анотації,

законодавчі акти тощо)

Управління товарними запасами в аптеці є одним із найважливіших факторів успішної роботи на фармацевтичному ринку тобто оборотні засоби аптеки знаходяться більшою часткою у товарних запасах. При постійному дефіциті вільних грошових коштів та певних труднощів у своєчасних розрахунках з постачальниками, якого зазнають аптеки, товарні запаси є ключовим внутрішнім джерелом пошуку додаткових резервів цих коштів. Управління товарними запасами передбачає:

- зменшення товарних запасів;

- збільшення обіговості товарних запасів.

Управління товарними запасами

У першому варіанті аптека може зменшити асортимент, тобто відмовитись від неприбуткових, малоліквідних та неходових товарних позицій. Зменшення асортименту доцільне і у випадку виникнення кризових ситуацій та фінансових проблем в аптеці. Але обмеження асортименту не повинно торкатись важливих для аптеки та клієнтів товарних позицій, тому необхідно проводити постійний аналіз асортименту як за обсягом продаж, так і за прибутковістю кожної товарної позиції.

Другий варіант — збільшення обіговості товарних запасів потребує вирішення декількох завдань:

- систематичний контроль товарних залишків;

- нормування товарних залишків (встановлення планових показників);

- створення умов закупівель, що забезпечують виконання за планованих показників .

Управляти товарними запасами - це значить управляти кожним HAA окремо на підставі систематичного вивчення попиту на них з боку споживачів.

Автоматизація процесу управління товарними запасами аптеки можлива за наявності відповідних технічних засобів (у першу чергу, комп'ютерної техніки, забезпечення мережі аптек), програмного продукту, підключення до Інтернету та достатнього рівня кваліфікації персоналу.

Автоматизація процесу управління товарними запасами в аптеці

В Україні створена всеукраїнська інформаційна мережа «Фарма-мережа», яка об'єднує виробників, постачальників товарів аптечного асортименту та аптечні заклади. Створений на основі новітніх технологій програмний комплекс Фарма-мережі є системою електронного бізнесу на фармацевтичному ринку України, що дозволяє вирішувати цілий комплекс завдань, у т. ч. й управління товарними запасами.

Серед факторів, від яких залежить споживання ЛЗ є:

- рівень та структура захворюваності населення, його кількості;

- віковий склад та за статтю;- платоспроможність;- ступінь соціального захисту, асортимент

лікарських засобів та парафармацевтичних товарів;

Визначення потреби в лікарських засобах і товарах аптечного асортименту

- нормативно - правове регулювання функціонування фармацевтичної галузі;

- місцезнаходження аптечних закладів;

- кваліфікація персоналу аптек та лікувально-профілактичних закладів;

- розміри бюджетних асигнувань на лікарську терапію;

- впровадження нових методик лікування, страхової рецептури та багато ін.

Потреба — кількість лікарських засобів і товарів аптечного асортименту, що заявлена аптекою та яка достатня для задоволення попиту в них населення та лікувально-профілактичних закладів.

Попит — це кількість необхідних для населення та лікувально-профілактичних закладів лікарських засобів і товарів аптечного асортименту диференційовано за кожною товарною назвою. Розрізняють попит задоволений, незадоволений та той, що формується. Задоволеним називають фактично реалізований попит.

Споживання в аптечній системі характеризується обсягом фактично реалізованих лікарських засобів та парафармацевтичних товарів у кількісному та грошовому вираженні.

Враховуючи особливості споживання лікарських засобів, увесь їх асортимент з урахуванням загальних ознак застосування для діагностики, профілактики та лікування захворювань умовно розподіляють на три групи:

а) препарати специфічної дії, які застосовуються для лікування конкретних захворювань (протидіабетичні, протитуберкульозні, протигельмінтні та ін.);

б) препарати з нормованим споживанням (наркотичні тапсихотропні препарати, етиловий спирт та ін.), витрати яких суворо регламентовані нормативами, особливими правилами прописування та відпуску;

в) препарати широкого спектру дії, які застосовуються для профілактики та лікування великої кількості захворювань (антибіотики, анальгетики, вітаміни та ін.).

Заявки формують найбільш досвідчені та кваліфіковані співробітники (керівники аптечного закладу, їх заступники, завідувачі відділів аптек, менеджери та ін.). Заявки можуть подаватися постачальником у різній формі: письмово, по телефону, факсом, поштою, електронною поштою.

При автоматизації процесу управління заявка складається та подається постачальникам в автоматичному режимі, електронною поштою.

Складання заявок-замовлень на товари аптечного асортименту

Розрахунок необхідного замовлення постачальникам базується на інформації про:

- залишки кожного HAA;- терміни подання заявки та доставки товару;- кількість замовлення та його вартість.Встановлення кількісного обсягу замовлень можна

проводити за формулою:

КОЗ = (ППТЗ + ПОЗ) • СДНП + РЗ - 3, деКОЗ — кількісний обсяг конкретного препарата, HAA;ППТЗ — періодичність перевірки товарних запасів в аптеці;ПОЗ — період одержання замовлення;СДНП — середньоденний обсяг продажу даного HAA;РЗ — його резервний запас;З — прогнозний залишок HAA на день поставки.

Розрахунок НТЗ

Метод №1 Метод №2Етапи розрахунків

Т/о в роздрібних цінах × на рівень собівартості реалізації товару (%) для розрахунку товарообороту в оптових цінах (грн.) за певний період часу

Т/о в оптових цінах, грн./середньостатистичні товарні запаси в оптових цінах,грн.=кількість обертів

360 днів/кількість обертів=дні запасу

Т/о в оптових цінах, грн./ 360 днів = оборот одного дня в оптових цінах, грн./ день

Середньостатистичні товарні запаси в оптових цінах, грн./ оборот одного дня в оптових цінах = дні запасу

Т/о в оптових цінах, грн. / 360 днів = оборот одного дня в оптових цінах, грн. / день

Оборот одного дня × норматив днів в оптових цінах (грн../ день) = норматив товарних запасів в сумі

НТЗ = оборот одного дня в оптових цінах × норматив днів запасу = сума запасів

175000 × 73% / 100% = 1277500 грн. (в цінах оптових т/о загальний).

1200000 × 73% / 100% = 87600 грн. (середньостатистичний товарний запас в оптових цінах).

кількість обертів = 1277500 грн. / 87600 грн. = 14,58 обертів.

Т/о, дні (фактичний) = 360 днів / к-сть обертів = 360 днів / 14,58 обертів = 25 днів при нормативі 20 днів.

Таким чином, протягом базового року має місце спад товарооборотності і як наслідок, збільшення на 5 днів товарного запасу. В роботі аптеки цей результат оцінюється негативно.

Організація роботи аптек з постачальниками товарів аптечного

асортименту

Рейтинг дистриб'юторів, які забезпечують лікарськими засобами і виробами медичного призначення аптеки станом на 1.04.2010р.

1. Оптіма – Фарм – 73,84%

2. БАДМ - 67,09%

3. ВВС – ЛТД – 65,67%

4. Альба – Україна – 65,58%

5. Артур – К – 31,64%

Критерії вибору постачальника, умови постачання та їх правове регулювання

Основними критеріями вибору аптеками постачальників є:

- ділова репутація та тривалість його роботи на фармацевтич ному ринку;

- асортимент лікарських засобів та виробів медичного при значення;

- умови поставки, їх швидкість, періодичність;

- ціни, розміри торгових націнок та знижки;

- форма оплати, умови розрахунку;

- кваліфікація персоналу;

- територіальна близькість, спосіб доставки товару;

- комплекс сервісних послуг.

Характеристика постачальників лікарських засобів, товарів аптечного асортименту

За місцезнаходженням

За суб’єктами господарювання

За масштабом діяльності

За формами власності

За юридичними особами

вітчизняні заводи-виробники

національні державної та комунальної

3AT та ВАТ

закордонні оптові міжрегіональні колективної ВАТ

фірми регіональні змішаної державні підприємства

аптечні бази (склади)

місцеві приватної TOB

ЦРА ПП

МП

спільні підприємства

Аптечні заклади

Організація прийому товарів в аптеках, фармацевтичних фірмах. Юридичні аспекти співробітництва постачальника та покупця

Після прийняття рішення про вибір постачальника необхідне правильне юридичне оформлення господарського співробітництва між постачальником (оптовою фірмою) та покупцем (аптекою) .

Правовим документом, який оформляє процес купівлі-продажу, є письмовий договір.

Організація постачання та приймання товарів в аптечного асортименту

Організація постачання та приймання аптечного асортименту

Договір купівлі - продажу

Види розрахунків Способи доставки товару

Приймання товару та його оформлення

зміст:• сторони-учасники;• предмет договору;• порядокрозрахунку;• права і обов'язкисторін;• термінивиконання;• порядок розглядупретензій;• форс-мажорніобставини;• умови розірвання;• юридичні адресисторін, підписи,печатки

• повна (100%)попередня оплата;• часткова (30%-50%) попередняоплата;•з відкладеннямтерміну платежу

• транспортомпостачальника;• самовивозом;• залізницею;• системою«Автолюкс»;• поштою

Приймальна комісія:• візуальний контроль;• звірка із супровіднимидокументами (кількість, ціна,сума);• вхідний контроль.Документальне оформлення;• журнал реєстрації надходженнятоварів по групах;• акт про розходження;товарний звіт;• журнал обліку наркотичних(психотропних) ЛЗ або журнал обліку отруйних та сильнодіючихЛЗ, що підлягають предметно -кількісному обліку в закладахохорони здоров'я

Комплект документів:• договір купівлі-продажу;• копії ліцензій;• свідоцтво державної реєстрації підприємства;• свідоцтво платника податків

Супроводжувальна документація на товар, що надходить:

• товарно транспортнанакладна;

• податкова накладна;• реєстр ЛЗ;• сертифікати якості;•сертифікати аналізу.

Надходження товару відображається матеріально відповідальними особами у прибутковій частині «Товарного звіту» (оприбутковування за фактичною кількістю товару, що надійшов), «Журналі реєстрації надходження товарів за групами».

На зворотній стороні товарно-транспортних накладних ставиться «Штамп приймання», де підписуються матеріально відповідальні особи за перевірку товарно-матеріальних цінностей, що надійшли за цінами, кількістю та якістю.

Стосовно термінів придатності товару, що надходить до аптеки від постачальників, слід пам'ятати, що відповідно до основних умов поставки медичної продукції ЛЗ повинні мати залишковий термін придатності не менше 60%, а бактерійні препарати — не менше 40%. При цьому ЛЗ з терміном більше 2 років повинні мати залишковий термін придатності не менше 1,5 роки.

Зберігання товарів аптечного асортименту

Зберігання лікарських засобів та інших товарів аптечного асортименту здійснюється відповідно до наказу МОЗ України №44 від 16.03.93 р. «Про організацію зберігання в аптечних установах різних груп лікарських засобів та виробів медичного призначення.

Для розміщення товару в цих приміщеннях вони забезпечуються необхідною кількістю стелажів, шаф, піддонів, підтоварників тощо. Приміщення повинні утримуватись в чистоті, періодично прибиратися вологим способом.

У приміщеннях для зберігання згідно зі встановленими нормативами повинна підтримуватись певна температура і вологість повітря, контроль за якими здійснюється не рідше 2 раз на добу встановленими термометрами і гігрометрами, які кріпляться на висоті 1,5-1,7 м від підлоги віддалік від нагрівальних приладів.

Основні принципи зберігання Л3 та ВМП1. У відповідності до токсикологічних груп:- наркотичні, психотропні Л3 і прекурсори

списку №1;- отруйні препарати (список А);- сильнодіючі препарати (список Б);- Л3 загального списку.2. У відповідності до фармакологічних груп.3. В залежності від способу вживання

(внутрішнє, зовнішнє).4. ЛЗ «ангро» відповідно до агрегатного

стану (рідкі окремо від сипучих, газоподібних тощо).

5. У відповідності до фізико-хімічних властивостей ЛЗ і впливу різних факторів зовнішнього середовища.

6. З урахуванням встановлених термінів придатності ЛЗ.

7. За характером різних лікарських форм.

8. Вироби медичного призначення слід зберігати окремо за групами:

- гумові вироби;

- вироби з пластмас;

- перев'язувальні засоби та допоміжні матеріали;

- вироби медичної техніки.

Зберігання різних груп лікарських засобів та виробів медичного призначення в залежності від фізичних та фізико-хімічних властивостей та дії

різноманітних факторів зовнішнього середовища

Лікарські засоби, що потребують захисту від дії світла (антибіотики, галенові препарати, органопрепарати, вітаміни та вітамінні препарати, кортикостероїди, ефірні та жирні масла та ін.) слід зберігати в тарі із світлозахисних матеріалів. Нітрат срібла, прозерин та інші особливо чуттєві до світла ЛЗ зберігають в скляній тарі, що обклеєна чорним світлонепроникним папером.

Протилежні умови зберігання застосовують до ЛЗ, які, навпаки, потребують дії світла (препарати заліза окисного): в скляній тарі малої ємності світлого скла на найбільш доступних для сонячного світла місцях.

Лікарські засоби, що вимагають захисту від вологи (антибіотики, глікозиди, ферменти, сухі органопрепарати та ін.), слід зберігати в прохолодному місці в щільно запакованій тарі з матеріалів, що непроникливі для парів води (скла, металу, алюмінієвої фольги, товстостінній пластмасовій тарі).

Серед цієї групи виділяють Л3, що мають гігроскопічні властивості (аміназин, барбаміл, глюкоза, дибазол, димедрол, калію йодид, натрію бромід, пепсин, протаргол, густі екстракти тощо), які необхідно зберігати в сухому приміщенні в скляній тарі з герметичною закупоркою, залитою зверху парафіном.

Зберігання лікарських засобів, які вимагають захисту від дії підвищеної температури (бактерійні, гормональні, вітамінні та органопрепарати, антибіотики, медичні жири й масла та ін.) здійснюють при кімнатній (18-20) °С, прохолодній (12-15) °С температурі. Більш низької температури зберігання потребують препарати з відповідною вказівкою на етикетці або в інструкції до застосування (наприклад, АТФ (3-5) °С). Бактерійні препарати вимагають в процесі зберігання візуального огляду не рідше одного разу на 3 місяці.

Захисту від дії пониженої температури потребують препарати, фізико-хімічний стан яких після замерзання змінюється і не відновлюється при наступному зігріванні. Вони зберігаються при температурі не нижче +9 ºC, а медичні масла — не нижче +10 ºC.

Лікарські засоби, які вимагають захисту від дії газів, що містяться в навколишньому середовищі, поділяють на речовини, які реагують з киснем повітря (органопрепарати, ферменти, морфін та його похідні, тощо) та речовини, які реагують з вуглекислим газом повітря (барбітал-натрій, гексенал, еуфілін та ін.).

Організація зберігання пахучих, барвних та дезінфікуючих засобів. Групу пахучих лікарських засобів складають речовини та препарати як леткі, так і практично нелеткі, які мають сильний запах (валідол, іхтіол, камфора, ментол, розчин аміаку, хлорамін Б, ефірні масла тощо). Їх слід зберігати ізольовано в герметично закритій тарі, непроникній для запаху, окремо за найменуваннями.

Барвні лікарські засоби (акрихін, брильянтовий зелений, калію перманганат, рибофлавін, фурацилін та ін.) необхідно зберігати в спеціальній шафі у щільно закупореній тарі, окремо за найменуваннями.

Організація зберігання ЛРС, перев'язувальних виробів, дезінфікуючих засобів та медичних п'явок

Лікарська рослинна сировина в аптечних умовах повинна зберігатися в сухому, добре вентильованому приміщенні, в чистій, сухій, без сторонніх запахів тарі при оптимальній температурі (18-20 ºC) і вологості повітря — 30-40%.

Для запобігання її псування амбарними шкідниками в місцях зберігання доцільно розташовувати флакони з хлороформом та приладом для його звітрювання. Зберігання ЛPC, яка містить серцеві глікозиди, потребує постійного контролю за його термінами та вмістом біологічної активності.

Фасована ЛPC зберігається в оригінальній упаковці.

Перев'язувальні вироби слід зберігати в сухому провітрюваному приміщенні в шафах, шухлядах, на стелажах та піддонах, які повинні бути пофарбовані всередині світлою масляною фарбою та утримуватися в чистоті.

Дезінфікуючі засоби (хлорамін, хлорантоїн, мікробак-форте, дезефект та ін. ) слід зберігати в герметично закупореній тарі, в захищеному від світла місці в ізольованому приміщенні, подалі від приміщень для зберігання пластмасових, гумових та металевих виробів, приміщень для одержання води очищеної.

Організація зберігання вогненебезпечних та вибухонебезпечних речовин

Особливих умов зберігання потребують вогненебезпечні та вибухонебезпечні лікарські засоби та вироби медичного призначення. До вогненебезпечних речовин належать легкозаймисті (спирт та спиртові розчини, спиртові та ефірні настойки та екстракти, ефір, скипидар, креол та ін.) та легкогорючі речовини (ЛPC, сірка, гліцерин, перев'язувальний матеріал тощо), а до вибухонебезпечних — вибухові (нітрогліцерин) і вибухонебезпечні (калію перманганат, срібла нітрат).

Вибухові та вибухонебезпечні речовини .Нітрат срібла в аптечних умовах зберігають

у невеликих кількостях (до 50 г) ізольовано згідно з правилами зберігання отруйних речовин. Перманганат калію зберігають у штангласах з притертими пробками ізольовано від пилу, органічних, легкозаймистих та легкогорючих речовин. Розчин нітрогліцерину як вибухову речовину слід зберігати в невеликих, добре закупорених склянках або металевому посуді у прохолодному темному місці.