КОНФИГУРАЦИЯ«Инвентаризация

имущества»

Автоматизация проведения инвентаризаций имущества с

применением методов штрихового кодирования

«1С: Предприятие 8»

Данное программное решение ориентировано на организации (в т.ч. государственного сектора), нуждающиеся в автоматизации процедур проведения инвентаризаций имущества на основе применения методов штрихового кодирования.

Основным методом идентификации подлежащего инвентаризации объекта является считывание заранее помещенной на объект (наряду с инвентарным номером) этикетки с уникальным штриховым кодом.

Считывание штрихового кода этикетки осуществляется специальным мобильным устройством, оснащенным считывателем штриховых кодов – терминалом сбора данных, который позволяет хранить в памяти данные как о количестве отсканированных штриховых кодов, так и информацию о текущих остатках, местонахождении, стоимости объектов согласно сведениям, загруженным из программы бухгалтерского учета (либо введенным пользователем).

Виды учитываемого имущества

• Основные средства (инвентарные объекты), в т.ч. арендованные или переданные во временное пользование (распоряжение);

• Нематериальные активы ;• Материальные запасы, товары, готовая

продукция и т.д.;

Дополнительно можно организовать учет:

• составных частей инвентарных объектов;• вложений во внеоборотные активы;• объектов строительства;

• оборудования к установке.

Счета бухгалтерского учета имуществаВедение аналитического учета наличия имущества

организовано в разрезе типов счетов и счетов бухгалтерского (в т.ч. бюджетного) учета. Пользователь может вводить новые счета, либо использовать счета, загруженные автоматически из программы бухгалтерского (в т.ч. бюджетного) учета.

Формирование счетов бухгалтерского учета

• Счета бухгалтерского учета имущества формируются в автоматическом режиме при загрузке сведений о наличии имущества из файла обмена данными либо вводятся пользователем в ручном режиме.

• Счета бухгалтерского учета имущества вводятся отдельно для каждой организации, по которой ведется учет имущества.

• Соответствие счета бухгалтерского учета типу учитываемого имущества указывается пользователем.

Формирование штриховых кодовПроцедура формирования уникальных штриховых кодов для каждого учитываемого объекта осуществляется как в автоматическом режиме при загрузке из файла обмена данными, так и в ручном режиме. Для каждого отдельного объекта автоматически формируется один штриховой код (EAN13). В ручном режиме ввода количество формируемых штриховых кодов не ограничено.

Загрузка данных о наличии имущества• Первоначальная загрузка данных о наличии имущества

осуществляется с использованием файла обмена формата Microsoft Excel.

• Формат файла предельно прост и должен содержать в соответствующих ячейках основные сведения о материальной ценности :– инвентарный (номенклатурный) номер;– наименование, заводской номер, № паспорта, год выпуска;– единица измерения;– счет бухгалтерского учета;– вид материальной ценности;– материально-ответственное лицо;– местонахождение материальной ценности;– количество;– стоимость.

• Файл с данными обрабатывается с использованием специальных встроенных механизмов 1С:Предприятие 8.

• При загрузке данных в автоматическом режиме осуществляется формирование новых аналитических признаков в учете имущества :– создание новых позиций

справочника «Имущество организации» с соответствующими характеристиками;

– генерируется уникальный штриховой код для каждого учтенного объекта;

– формируются счета учета имущества, соответствующие счетам бухгалтерского учета организации;

– создаются позиции аналитического учета в разрезе материально-ответственных лиц и мест хранения (использования) имущества;

– фиксируется количество и стоимость подлежащих инвентаризации объектов

Варианты ведения учета имущества• В конфигурации предусмотрено два варианта учета имущества:

– инвентаризационный;– оперативный;

• При ведении инвентаризационного варианта учета в конфигурацию загружаются только сведения о наличии имущества в рамках проведения инвентаризации на определенную дату (указанную в приказе на проведение инвентаризации имущества).В данном варианте учета сведения о наличии имущества загружаются «как есть» согласно сведениям, указанным в файле обмена данными, причем загрузку можно осуществлять по нескольким файлам (однако файл обмена может содержать только один лист).

• При ведении оперативного варианта учета в конфигурации существует возможность ввода дополнительных аналитических разрезов учета:– лицо, использующее материальную ценность;– место использования материальной ценности;

Состав материальной ценности (т.е. организация возможности ведения отдельного учета составных частей объекта. Например, в бухгалтерском учете существует объект «Сервер» в количестве 1 шт. стоимостью 1000000 руб.. Фактически объект состоит из 5 системных блоков, 10 мониторов, 6 коммуникационных шкафов и т.п.). В оперативном учете существует возможность раздельного учета наличия таких объектов.

Инвентаризационный вариант учета

• При инвентаризационном варианте ведения учета в конфигурации при помощи документа «Приказ на проведение инвентаризации» регистрируется факт начала проведения инвентаризации имущества.

• После регистрации приказа на проведение инвентаризации все сведения о наличии имущества по данным бухгалтерского учета и о его фактическом наличии формируются в рамках данного документа.

Следующий шаг – загрузка сведений о наличии имущества согласно данным бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации. Сведения о наличии имущества загружаются из файла обмена данными.

Сведения о наличии имущества согласно данным бухгалтерского учета загружаются из файла обмена в документ «Ввод данных бухгалтерского учета».Сведения можно ввести «вручную» либо отредактировать

В процессе загрузки осуществляется проверка наличия в базе данных сведений о всех объектах, указанных в файле, при их отсутствии формируются новые, им генерируются уникальные штриховые коды, которые следует распечатать и поместить на вновь поступившие объекты.

В дальнейшем, в процессе проведения инвентаризации члены инвентаризационной комиссии осуществляют проверку наличия материальных ценностей путем проверки соответствия инвентарного номера объекта и инвентарного номера на этикетке с штриховым кодам, помещенной на подлежащие инвентаризации объекты, а также сканирования штрихового кода терминалом сбора данных. После сбора информации о наличии материальных ценностей информация из терминала сбора данных загружается в специальный документ, которым фиксируется наличие имущества в рамках проводимой инвентаризации.

После окончания ввода документов, подтверждающих фактическое наличие имущества, осуществляется процедура закрытия инвентаризации и печать инвентаризационных описей. В инвентаризационной описи автоматически проставляются данные о фактическом наличии имущества.

Оперативный вариант ведения учета• При оперативном варианте ведения учета инвентаризуемого имущества

сведения о его наличии согласно данным бухгалтерского учета загружаются периодически по мере поступления новых объектов. При этом остатки данных оперативного учета сверяются системой с остатками по данным бухгалтерского учета и выбывшие объекты автоматически списываются с учета. Объекты, по которым произошло перемещение между материально ответственными лицами и подразделениями, автоматически перемещаются к соответствующему материально-ответственному (в подразделение). При изменении количественно-суммовых характеристик объектов также вносятся изменения в данные оперативного учета имущества.

• Фактически при каждой загрузке в блок оперативного учета сведений о наличии имущества его данные «выравниваются» с данными бухгалтерского учета (т.е. со сведениями, представленными в файле обмена).

• Дополнительно пользователь может организовать ведение аналитического учета в разрезах, отличных от аналитики бухгалтерского учета, а именно:– введена возможность ведения оперативного учета наличия имущества у

лиц, фактически использующих имущество;– введена возможность ведения оперативного учета наличия имущества в

местах фактического использования имущества; – введена возможность аналитического учета материальных ценностей,

входящий в состав объекта, учтенного в бухгалтерском учете как единый инвентарный объект, но состоящий из различных комплектующих

Загрузка данных о наличии имущества в блок оперативного учета осуществляется из файла такого же формата, что и в блок инвентаризационного учета. Исключение составляет формат файла обмена. Так как предельное количество строк листа файла Excel составляет 65 536, то загрузка осуществляется со всех листов файла (при инвентаризационном учете только с первого листа).

При загрузке дополнительно формируются аналитические признаки оперативного учета «Ответственные лица» и «Места фактического использования имущества» с наименованиями, соответствующими аналитике бухгалтерского учета. Однако пользователь имеет возможность уже на этапе загрузки текущих данных изменить аналитические признаки оперативного учета (без изменения аналитики бухгалтерского учета).

В документе, отражающем факт поступления к учету новых объектов имущества, имеются колонки «Отв.лицо» и «Местонахождение», в которые пользователь может ввести данные о фактическом местонахождении имущества (отличном от данных, указанных в бухгалтерском учете).

При этом аналитические признаки бухгалтерского учета («МОЛ» и «Место учета»)остаются неизменными.

Таким образом, помимо возможности формирования инвентаризационных описей по данным бухгалтерского учета, в блоке оперативного учета осуществлена возможность формирования инвентаризационных ведомостей и по данным оперативного учета имущества, причем по любому «развороту» «МОЛ», «Место учета», «Отв.лицо», «Местонахождение», и на любую дату.

По «развороту», указанному на слайде, по МОЛ Корчагина в «оперативном» складе №4 числится : один DVD плеер на сумму 65848 руб. 65 коп.

• В то же время, если изменить условия отбора, и сформировать инвентаризационную опись по данным наличия имущества, числящегося «оперативно» за Григорьевой О.А., то и за ней будет числиться этот же плеер по «оперативному» складу №4.

• Если же сформировать опись «оперативно» по Григорьевой О.А., но по складу № 3, то остатков показано не будет .

Помимо возможности формирования отчета о наличии имущества за ответственным лицом или по месту фактического использования, в оперативном учете предусмотрена возможность просмотра информации о текущем местонахождении объекта непосредственно в карточке объекта :

В случае загрузки в отчет данных о фактическом наличии имущества из терминала сбора данных заполняется и колонка «фактическое наличие» в формируемой инвентаризационной описи:

При формировании описи в таком «развороте» (данные об остатках отсутствуют, но есть сведения о фактическом наличии имущества в файле терминала) инвентарная опись выглядит следующим образом:

Спасибо за внимание!