Управління завданнями і проектами
TRANSCRIPT
Руслан КОСТЮКЕВИЧ
Кандидат економічних наук, доцент кафедри менеджменту НУВГП
Керівник освітньої програми «Управління проектами» (магістратура НУВГП)
Координатор проектів ГО «РЦЄП»,
Заступник директора, бізнес-тренер West Business School
Керівник проектів «PM Drive -2015/2016»,
«PM School- 2015/2016»
Автор освітнього порталу «Проектний менеджмент»
+380677061333+380990685266Skype: [email protected]/in/kostiukevichhttps://www.facebook.com/r.m.kostiukevich
Менеджмент медичного закладу у контекстіреформування галузі:
управління завданнями і проектами
• формулювання завдань та призначення
відповідальних, КРІ завдань;
• встановлення пріоритетності завдань, планування
ресурсів;
• командна робота над виконанням завдань і проектів;
• візуалізація прогресу виконання завдань;
• методи моніторингу і контролю завдань;
• структурування завдань у проекти;
• цілі проектів та ключові інструменти їх реалізації.
Як управляти завданнями?
Інформація
Чи можна щось
зробити?
Важ-ливо?
Проект чи дія?
Можна зробити за 2 хв.?
Фіксо-ванийчас?
Перша дія, яку треба виконати
В список справ
В календар
Зробити відразу
Відхилити
В довідки
ні
так
ні
так
так ні
так
ні
проект
дія
West Business Center
Матриця
ЕйзенхауераТерміновість
Нетерміново Терміново
Важли-вість
Важливо
Запланувати час виконання завдання і
особисто його виконати
(спланувати перші дії)
Відразу ж виконати самому
(не приступати до інших завдань до завершення
даного)
НеважливоНе робити, відкинути
(в довідки)Делегувати завдання
West Business Center
Пріоритетність
справ
Можливості Проблеми
ВЕЛИКІ
СКОРО
колись
малі
СКОРО
колись
12
34
5-6 5-6
7-8 7-8
Яка імовірність?Починаю застосовувати …
West Business Center
Важливі справи –
не завжди приємні
Як легко приступати до важливих
справ і не відкладувати їх?
Проектний менеджментВи коли-небудь щось змінювали в
вашій організації?
Heroes!You're the
champions!!!!Teambuilding …How?Super
Idea!!!
?ok! ok…
what?
Герої потрібні там, де
не вистачає
професіоналів! А.Шломо
25.10.2016
©Костюкевич Р.М.
9
Перший день менеджера погано
ініційованого проекту
Про що він думає?
- Навіщо я сюди сів?
- Де той «…пі-пі-пі…», який
мене сюди відправив?
- Чому човен дірявий?
- А де обіцяна вода? А
може й добре, що немає
води, човен же дірявий!?
- А де гребці?- Куди пливти?
Як цього уникнути?
25.10.2016 10
West Business Center
• Кому це треба?
• Яку проблему це вирішує?
• Хто за це буде платити і скільки?
• Хто відповідає за результат?
• Які результати треба отримати?• Як їх будуть приймати і міряти? (КРІ)
• Коли результат уже є неактуальним?
• За що я не відповідаю?
• Що може зупинити проект?
• Хто впливає на проект?
Ініціювання проектуРозробіть статут проекту
Реальна структура
Перетворіть «хотєлки» замовника у реєстр вимогПроцес - Збір вимог
25.10.2016 14©Костюкевич Р. М.
Приклади представлення розкладу проекту
Список операцій Діаграма Гантта Сітковий графік
- Метод критичного шляху
- Метод критичного ланцюга
- Планування за скриптами (SCRUM)
- Планування за віхами (РИМ-3)
25.10.2016 15©Костюкевич Р. М.
Розклад проекту (якщо лише трохи уявляєте, що робити )
RIM-III
Kanban Board (РЦЄП)
Kanban Board (V1)
25.10.2016
Встановіть правильну
послідовніть робіт
це процес визначення і
документування
взаємозв'язків між
операціями проекту
©Костюкевич Р. М.16
West Business Center
Коли використовуємо?
- немає постійного офісу;
- віддаленість учасників команди;
- різна зайнятість ініціативних груп.
Переваги:
- низька операційна витратність;
- широкий вибір учасників;
- залучення людей з різних часовихпоясів;
- не потрібний офіс;
- економія часу.
Недоліки:
- додаткові витрати на створення віртуальногоофісу;
- необхідність перебудови комунікаційнихсистем;
- додаткове навчання учасників проекту.
25.10.2016 18
Не перевантажуйте ресурси
Ресурсна оптимізація
©Костюкевич Р. М.
Побудуйте систему контролю за отриманням результатів!
Навіщо формалізувати процедури виконання, моніторингу і
контролю проекту?
Зменшення ризиків,
що залежать від
команди проекту
Можливість уникати
повторюваних і
типових проблем
Можливість керівнику оцінити
реальну ефективність
використання ресурсів
Можливість скористатися
шляхами відходу
Побудуйте систему контролю за отриманням результатів!
Навіщо формалізувати процедури виконання, моніторингу і
контролю проекту?
Це все розстає
Це, майбуть, турбує Вас найбільшеПрискорення зворотнього
зв’язку (оцінка реального стану
справ і можливість вчасно
припинити негативні процеси)
Побудуйте систему контролю за отриманням результатів!
Навіщо формалізувати процедури виконання, моніторингу і
контролю проекту?
Чому контроль не завжди працює?
1. Проект спочатку не планується детально.
Немає точок обліку (вимірювальних проміжних
результатів). Який сенс контролювати деталі,
коли немає чітких планів (низька проектна
зрілість замовника).
Формальний
контроль рутинний
- немає місця для
героїзму
Відсутність контролю
разом з нечіткими
вимогами дозволяє
довго «водити
замовника за ніс»
Формальні звіти
можна обійти, а
тому їм не
довіряють.
25.10.2016 23
Метод критичного ланцюгаБазується на таких законах
©Костюкевич Р. М.
• Синдром студента (якщо на роботу
виділено багато часу, то розпочата вона буде
в останній момент, коли при максимальній
інтенсивності можна буде її виконати)
• Закон Паркінсона (робота займе стільки
часу, скільки виділено для її виконання)
• Мультизадачність (послідовне виконання
робіт одним ресурсом потребує менших
термінів, ніж паралельне)
West Business Center
Проект закінчується:• коли досягнуті поставлені цілі;• коли стає зрозумілим, що цілі неможливо досягнути
Завершення
• На етапі закінчення проекту потрібно:
– закрити контракти
– архівувати документи
– якщо в проекті використовувалося устаткування, треба провести йогоінвентаризацію і можливо, передати його для нового застосування;
– скласти фінальні звіти.
Висновки і
рекомендації• Якщо Ви не розумієте процесу, не
управляєте ним – він все одно відбувається,
але за сценарієм, як правило, не
підвладним керівнику проекту
• Безперервно удосконалюйте компетенції по
усіх процесах управління проектами –
кваліфіковані проектні менеджери не ті, хто
лише знає процеси, а ті хто забепечує
ефективнеуправління ними
• Пам’ятайте про інерційність систем –
проектно-орієнтоване управління в організації
це тривалий і складний процес, який
складається з окремих успішних проектів
33018, м. Рівне, вул. Чорновола, 41а,
http://europrojects.org.ua/
www.facebook.com/europrojects.go
тел. (0362) 63-35-68
067 70 61 333
099 06 85 266
Наші контакти:
Щоб бути в темі :)http://r-kos2.wix.com/projecthttps://www.facebook.com/groups/pmdrive