Проведение пресс-конференций

Пресс-конференция представляет собой заранее спланированную PR

акцию. Она всегда основывается на тщательно подобранном

информационном поводе.

Целью пресс конференции всегда является адресное распространение

информации среди СМИ.

Целенаправленная встреча с журналистами ускоряет процесс

распространения информации. Подобные мероприятия позволяют

максимально достоверно отобразить положение дел благодаря пресс-

пакетам (пресс-кит1, медиа-кит) или пост-релизам. Пресс-пакет, в свою

очередь, содержит фото-, видео-, текстовые материалы., копии

нормативных документов с комментариями и т.д. Чем подробнее и

однозначнее материалы пресс-пакета – тем меньше вероятность СМИ

неправильной трактовки материала. Безусловно, стоит учитывать и

политику редакции, поэтому PR-специалисту необходимо поддерживать

связь с представителем СМИ до выпуска материала. Если СМИ не

публикует информацию – нужно уточнить почему и какая причина кроется

за нежеланием редакции освещать событие. Если опубликованный

материал несет угрозу репутации организации или материал,

отображенный в источнике, не соответствует реалиям – необходимо

также поддерживать дальнейшую коммуникацию с целью публикации

опровержения или статей, указывающих на авторскую позицию

журналиста, касаемо обсуждаемой проблематики.

Рис.1 «Пример наполнения пресс-пакета (пресс-кита, медиа-кита)

1 Пресс-кит, медиа-кит — это комплект нескольких текстовых, аудио и визуальных документов, в которых содержится подробная информация о проекте, организации или событии.

Самым сложным моментом в процессе подготовки любого новостного

мероприятия является формирование информационного повода.

Информационный повод - это суть, делающая событие ценным для

зрителей, читателей, слушателей. Грамотный информационный повод –

важная составляющая успешного мероприятия. Событие должно стать

новостью для прессы. Существует несколько факторов, которым

информационный повод должен соответствовать:

1. Повод интересен для целевых групп, вовлеченных в проект

(социальный процесс и пр.);

2. Повод соответствует текущему социальному, политическому,

культурному контексту;

3. Формулировка краткая и емкая;

4. Повод имеет необычную подачу или эмоциональный оттенок (форма);

5. Чем более событие персонализировано, тем выше у него вероятность

стать новостью.

Информация, которой необходимо владеть, при информировании

информационного повода:

1. Текущей экономической, социально-политической ситуацией;

2. Иметь функциональную базу СМИ, которая позволит быстро составить

медиа-карту 2;

3. Правильно определить целевую группу (целевую аудиторию 3) СМИ;

4. Определить цель мероприятия, его задачи, ожидаемый результат;

5. Выявить возможные риски;

6. Исходя из вышеперечисленного, определить тему мероприятия.

2 Медиа карта - специальный материал, в котором фиксируются систематизированные и постоянно обновляемые сведения о СМИ.

3 Целевая аудитория – термин (марк.) для обозначения группы людей, объединённых общими признаками, или объединённой ради какой-либо цели или задачи.

Пресс-конференция также состоит из ряда организационных вопросов,

которые необходимо решить заранее:

1. Назначить дату проведения мероприятия, желательно учитывать

график публикаций СМИ;

2. Выслать первое приглашение на пресс-конференцию за неделю до

мероприятия;

3. Второе приглашение вместе с пресс-релизом рассылается за два-три

дня (чаще всего приглашения рассылаются по почте, в случае

необходимости срочного оповещения, возможны непосредственные

звонки в редакцию – для подтверждения);

Помещения для пресс-конференции, обязательно должны быть в наличии:

микрофоны на столе президиума и в зале, осветительные приборы,

телевизионные камеры (площадки для их установки), службы аккредитации,

служба безопасности, медпункт.

На столе президиума выставляют таблички с Ф.И.О. выступающих и их

ключевыми должностями. Выступления на пресс-конференции готовятся

заранее: они либо заучиваются наизусть, либо прочитываются.

Основные этапы пресс-конференции:

1. Встреча и регистрация представителей прессы (их аккредитация);

2. Открытие, представление устроителей конференции;

3. Вступительное слово ведущего;

4. Выступления основных участников;

5. Вопросы журналистов и ответы на них;

6. Заключительное слово ведущего и закрытие.

После закрытия пресс-конференции, как правило, проводится неофициальная

часть - фуршет или коктейль, причем беседы во время фуршетов

оказываются иногда гораздо полезнее, так как в неформальной обстановке

журналисты могут обратить внимание на волнующие их проблемы,

связанные с темой пресс-конференции.