Сер

ія: м

ісце

ве с

амов

ряду

ванн

я

ЧЕРНІВЕЦЬКА ОБЛАСНА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

Чернівецький регіональний центр перепідготовки та підвищення кваліфікації

працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних

підприємств, установ та організацій

ОРГАНІЗАЦІЙНО - ПРАВОВІ ЗАСАДИ

РОБОТИ СІЛЬСЬКОГО,СЕЛИЩНОГО, МІСЬКОГО ГОЛОВИ ТА СЕКРЕТАРЯ

СІЛЬСЬКОЇ, СЕЛИЩНОЇ, МІСЬКОЇ РАДИ

м.Чернівці

Укладачі: Грищенко А.В. - начальник навчально - методичного відділу

Чернівецького регіонального центру перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій .

Варварюк С.О. - заступник начальника організаційного відділу апарату Чернівецької обласної державної адміністрації.

Редакційна колегія:Ярмистий М. В. - директор Чернівецького регіонального центру

перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій

Мельник В. І. - начальник організаційного відділу апарату Чернівецької обласної державної адміністрації

Рецензент :Кирдилюк В.М. - заступник голови - керівник апарату

Чернівецької обласної державної адміністрації

Посібник містить нормативно - правову базу та методичні рекомендації організації роботи сільських, селищних, міських голів та секретарів сільських, селищних, міських рад.

В посібнику подані зразки ділових паперів, що найчастіше зустрічаються у роботі сільської, селищної, міської ради.

Посібник призначений для посадових осіб органів місцевого самоврядування.

-3-

ВСТУП

Реформування суспільного життя України, становлення

демократичної, соціальної, правової держави , багатопартійності

та інших демократичних інститутів у процесі трансформації

українського суспільства вимагають набуття та вдосконалення

спеціальних знань посадовими особами, що працюють в органах

місцевого самоврядування.

У методичному посібнику у стислому вигляді подано

необхідну інформацію щодо організації роботи та нормативно –

правової бази діяльності, посадових осіб органів місцевого

самоврядування, наведені приклади ділових паперів окремих

сільських рад області, що дасть можливість іншим сільським

радам ознайомитися з досвідом їх роботи.

-4-І Розділ. Нормативно – правове забезпечення діяльності правових осіб органів місцевого самоврядування

1.1.Закон України ”Про місцеве самоврядування”

Витяг З А К О Н У К Р А Ї Н И

Про місцеве самоврядування в УкраїніГлава 3. Сільський, селищний, міський голова Стаття 42. Повноваження сільського, селищного, міського голови 1. Повноваження сільського, селищного, міського голови починаються з моменту оголошення відповідною сільською, селищною, міською виборчою комісією на пленарному засіданні ради рішення про його обрання і закінчуються в момент вступу на цю посаду іншої обраної відповідно до закону особи, крім випадків дострокового припинення його повноважень. 2. Повноваження сільського, селищного, міського голови можуть бути припинені достроково у випадках, передбачених цим Законом. 3. Сільський, селищний, міський голова: 1) забезпечує здійснення у межах наданих законом повноважень органів виконавчої влади на відповідній території, додержання Конституції та законів України, виконання актів Президента України та відповідних органів виконавчої влади; 2) організує в межах, визначених цим Законом, роботу відповідної ради та її виконавчого комітету; 3) підписує рішення ради та її виконавчого комітету; 4) вносить на розгляд ради пропозицію щодо кандидатури на посаду секретаря ради; 5) вносить на розгляд ради пропозиції про кількісний і персональний склад виконавчого комітету відповідної ради;

-128-ЗМІСТ

Вступ 3І Розділ Нормативно – правове забезпечення діяльності правових

осіб органів місцевого самоврядування.4-45

1.1 Закон України „Про місцеве самоврядування в Україні” /Витяг/

4-10

1.2 Професійно – кваліфікаційні характеристики 7-12ІІ Розділ Організаційно - розпорядчі документи роботи сільської,

селищної ради. 12-45

2.1 Регламент роботи Івановецької сільської ради 13-292.2 Перспективний план роботи сільських, селищних рад та

календар засідань їх виконавчих комітетів30-42

2.3 Основні показники соціально-економічного розвитку 43-45ІІІ Розділ Діловодство в сільській, селищній раді та виконавчих

комітетах46-65

3.1 Прийом документів 46-473.2 Попередній розгляд документів 47-483.3 Реєстрація документів 48-503.4 Складання службових документів 50-59

3.5 Відмітки про проходження та виконання документів 59-603.6 Оформлення копій документів 60-653.7 Складання номенклатур і формування справ 65-773.8 Підготовка справ до зберігання та використання 77-81

ІV Розділ Організація контролю за документами вищого рівня влади та власних рішень в роботі виконкому сільської, селищної, міської ради.

81-95

V Розділ Організація роботи із зверненнями громадян 95-1085.1 Законодавство про звернення громадян 95-965.2 Робота із зверненнями громадян. 96-1015.3 Юридична відповідальність за порушення законодавства

про звернення громадян.101-102

5.4 ІНСТРУКЦІЯ з діловодства за зверненнями громадян ворганах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації

103-108

VІ Розділ Кадрова робота в органах місцевого самоврядування 109-1196.1 Закон України „Про службу в органах місцевого

самоврядування” від 7 червня 2001 року N 2493-III (Витяг)

109-111

6.2 Методичні рекомендації щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади

111-119

Додатки 120-126Література 127

-5- 6) вносить на розгляд ради пропозиції щодо структури і штатів виконавчих органів ради, апарату ради та її виконавчого комітету; 7) здійснює керівництво апаратом ради та її виконавчого комітету; 8) скликає сесії ради, вносить пропозиції та формує порядок денний сесій ради і головує на пленарних засіданнях ради; 9) забезпечує підготовку на розгляд ради проектів програм соціально-економічного та культурного розвитку, цільових програм з інших питань самоврядування, місцевого бюджету та звіту про його виконання, рішень ради з інших питань, що належать до її відання; оприлюднює затверджені радою програми, бюджет та звіти про їх виконання; 10) призначає на посади та звільняє з посад керівників відділів, управлінь та інших виконавчих органів ради, підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності відповідних територіальних громад, крім керівників дошкільних, загальноосвітніх та позашкільних навчальних закладів; ( Пункт десятий частини третьої статті 42 із змінами, внесеними згідно із Законом N 1841-III (1841-14 ) від 22.06.2000 ) 11) скликає загальні збори громадян за місцем проживання; 12) забезпечує виконання рішень місцевого референдуму, відповідної ради, її виконавчого комітету; 13) є розпорядником бюджетних, позабюджетних цільових (у тому числі валютних) коштів, використовує їх лише за призначенням, визначеним радою; 14) представляє територіальну громаду, раду та її виконавчий комітет у відносинах з державними органами, іншими органами місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форм власності, громадянами, а також у міжнародних відносинах відповідно до законодавства; 15) звертається до суду щодо визнання незаконними актів інших органів місцевого самоврядування, місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій, які

-6-обмежують права та інтереси територіальної громади, а також повноваження ради та її органів; 16) укладає від імені територіальної громади, ради та її виконавчого комітету договори відповідно до законодавства, а з питань, віднесених до виключної компетенції ради, подає їх на затвердження відповідної ради; 17) веде особистий прийом громадян; 18) забезпечує на відповідній території додержання законодавства щодо розгляду звернень громадян та їх об'єднань; 19) здійснює інші повноваження місцевого самоврядування, визначені цим та іншими законами, якщо вони не віднесені до виключних повноважень ради або не віднесені радою до відання її виконавчих органів; 20) видає розпорядження у межах своїх повноважень.

4. Сільський, селищний, міський голова несе персональну відповідальність за здійснення наданих йому законом повноважень.

5. При здійсненні наданих повноважень сільський, селищний, міський голова є підзвітним, підконтрольним і відповідальним перед територіальною громадою, відповідальним - перед відповідною радою, а з питань здійснення виконавчими органами ради повноважень органів виконавчої влади - також підконтрольним відповідним органам виконавчої влади.

6. Сільський, селищний, міський голова не рідше одного разу на рік звітує про свою роботу перед територіальною громадою на відкритій зустрічі з громадянами. На вимогу не менше половини депутатів відповідної ради сільський, селищний, міський голова зобов'язаний прозвітувати перед радою про роботу виконавчих органів ради у будь-який визначений ними термін.

-127-

Література

1. Конституція України. - К.: “Просвіта”.- 1996.- 42с.2. Закон України “Про місцеве самоврядування”. - К.: ВВР. -1997. - №24. - с.379 - 429.3. Закон України “Про службу в органах місцевого самоврядування”. - К.: ВВР. -2001. - №3. - с.175.4. Закон України “Про формування місцевих органів влади і самоврядування”. №3917 - ХІІ від 3 лютого 1997 .5. Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. N 348.6. Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (далі — Примірна інструкція), що затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997р. № 1153.7. Методичні рекомендації щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затверджені наказом начальника Головдержслужби від 5 липня 1998 року № 28. Місцеве самоврядування: Монографія. - Кн.1. Організація роботи сільського, селищного голови . За редакцією А.О. Чемериса. - Львів: Ліга - Прес, 1999.-320с

-126-(Витяг)

З А К О Н У К Р А Ї Н И

Про службу в органах місцевого самоврядування від 7 червня 2001 року N 2493-III

Розділ IV

ПРИПИНЕННЯ СЛУЖБИ В ОРГАНАХ МІСЦЕВОГО САМОВРЯДУВАННЯ

Стаття 20. Підстави припинення служби в органах місцевого самоврядування. Крім загальних підстав, передбачених Кодексом законів про працю України ( 322-08 ), служба в органах місцевого самоврядування припиняється на підставі і в порядку, визначених Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні" ( 280/97-ВР ), цим та іншими законами України, а також у разі: відмови посадової особи місцевого самоврядування від складання Присяги (стаття 11 цього Закону); порушення умов реалізації права на службу в органах місцевого самоврядування (стаття 5 цього Закону); неподання відомостей або подання посадовою особою місцевого самоврядування неправдивих відомостей щодо її доходів у встановлений термін (стаття 13 цього Закону); виявлення або виникнення обставин, що перешкоджають перебуванню на службі, чи недотримання вимог, пов'язаних із проходженням служби в органах місцевого самоврядування (стаття 12 цього Закону); досягнення посадовою особою місцевого самоврядування граничного віку перебування на службі в органах місцевого самоврядування (стаття 18 цього Закону). Рішення про припинення служби в органах місцевого самоврядування може бути оскаржено посадовою особою місцевого самоврядування у порядку, визначеному законом. Перевибори сільських, селищних, міських голів, зміна керівників органів місцевого самоврядування не є підставою для припинення служби посадовими особами виконавчих органів рад, їх секретаріатів, крім працівників патронажної служби.

-7-

Стаття 50. Секретар сільської, селищної, міської ради

1. Секретар сільської, селищної, міської ради обирається за пропозицією сільського, селищного, міського голови відповідною радою з числа її депутатів на строк повноважень ради та працює в раді на постійній основі. 2. Секретар сільської, селищної, міської ради не може суміщати свою службову діяльність з іншою посадою, у тому числі на громадських засадах (крім викладацької, наукової та творчої роботи в позаурочний час), займатися підприємницькою діяльністю, одержувати від цього прибуток, якщо інше не передбачено законом. 3. Секретар сільської, селищної, міської ради: 1) скликає сесії ради у випадках, передбачених частиною шостою статті 46 цього Закону; повідомляє депутатам і доводить до відома населення інформацію про час і місце проведення сесії ради, питання, які передбачається внести на розгляд ради; 2) веде засідання ради та підписує її рішення у випадках, передбачених частиною шостою статті 46 цього Закону; 3) організує підготовку сесій ради, питань, що вносяться на розгляд ради; 4) забезпечує своєчасне доведення рішень ради до виконавців і населення, організує контроль за їх виконанням; 5) за дорученням сільського, селищного, міського голови координує діяльність постійних та інших комісій ради, дає їм доручення, сприяє організації виконання їх рекомендацій; 6) сприяє депутатам ради у здійсненні їх повноважень; 7) організує за дорученням ради відповідно до законодавства здійснення заходів, пов'язаних з підготовкою і проведенням

-8-референдумів та виборів до органів державної влади і місцевого самоврядування; 8) забезпечує зберігання у відповідних органах місцевого самоврядування офіційних документів, пов'язаних з місцевим самоврядуванням відповідної територіальної громади, забезпечує доступ до них осіб, яким це право надано у встановленому порядку; 9) вирішує за дорученням сільського, селищного, міського голови або відповідної ради інші питання, пов'язані з діяльністю ради та її органів. 4. Секретар сільської ради може за рішенням ради одночасно здійснювати повноваження секретаря виконавчого комітету відповідної ради. 5. Повноваження секретаря сільської, селищної, міської ради можуть бути достроково припинені за рішенням відповідної ради.

1.2 Професійно – кваліфікаційні характеристики

Сільський, селищний, міський голова повинен знати:• загальнотеоретичні основи управлінської діяльності та правничих

дисциплін в обсязі, необхідному для здійснення професійного керування у сфері місцевого самоврядування, зміцнення законності та правопорядку, бездоганного виконання своїх службових обов'язків;

• закони та нормативні акти України, які стосуються розвитку міс-цевого господарства та роботи місцевих органів влади;

• загальні, конкретні та практичні проблеми в галузі соціальної та гуманітарної політики, які мають місце в його територіальній громаді;

• зміст основних економічних процесів на рівні територіальних громад (регіону) в умовах реформування економіки та становлення ринкових відносин;

• загальні теоретичні та правові засади здійснення управління се-лом, селищем, містом;

• розподіл сфер діяльності в процесі управління селом, селищем, містом;

• етику та культуру ділового та політичного спілкування;

-125-

(Витяг)З А К О Н У К Р А Ї Н И

Про службу в органах місцевого самоврядування від 7 червня 2001 року N 2493-III

Стаття 18. Граничний вік перебування на службі в органах місцевого самоврядування Граничний вік перебування на службі в органах місцевого самоврядування становить 60 років для чоловіків і 55 років для жінок. Ці обмеження не поширюються на посадових осіб місцевого самоврядування, які обираються на відповідні посади. Термін перебування на службі в органах місцевого самоврядування може бути продовжено, але не більш як на 5 років за рішенням сільського, селищного, міського голови, голови районної, районної у місті, обласної ради. Після закінчення цього терміну посадові особи місцевого самоврядування за рішенням відповідного голови можуть бути залишені на посадах радників чи консультантів (патронатна служба), якщо такі посади передбачені штатним розписом, на умовах строкового трудового договору.

Якщо голова сільської ради досяг пенсійного віку, то заступник голови звертається з листом до управління праці і соціального захисту населення:

Управління праціі соціального захисту населення

райдержадміністрації

Відповідно до ст. 18 Закону України “Про службу в органах місцевого самоврядування” та статей 55, 56, 12, 50 Закону України “Про місцеве самоврядування” термін перебування на службі ________________________ визначається терміном його повноважень.

ПІБ

Заст. голови сільської ради ПІБ

-124-

Додаток 5 до п. 4

методичних рекомендацій щодо застосування Порядку

ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади

ЗразокПОСАДОВА КАРТКА

Наймснування органу виконавчої влади,підрозділ, посада

___________обласна адміністрація,заступник голови

Місто (село)_________________

______________________________

Адреса орга ну виконавчої влади

Прізвище,ім'я, по батькові

Дата, рікмісяць, рік

Рішення про Підстава запису

про

№ особової

справи

Причиназвільненн

явступу на посаду

звільнення з посади

прийняття на посаду

звільнен-ня з посади

прийнят- звільнен-тяна няз посаду посади

Гончаренко Олег

Іванович

05.02 1995

23.06 1996

25.01 1996

15.06 1996

Розпор.№35

Розпор.№ 53

252 Вихід на

пенсію

Відмітка про вкл ючення картки в картотеку 12 лютого 1998 року (дата і підстава) Розпорядження голови обласної державної

Відмітка про вкл (дата і підстава) адміністрації

-9-• функції регіону в галузі управління фінансами та бюджетом;• організацію, форми і методи роботи органів територіального са-

моврядування;• проблеми соціального захисту членів територіальної громади;• основи раціонального природокористування та охорони навко-

лишнього середовища;• основи кадрової політики;• механізми прийняття управлінських рішень;• основи організаційно-правової роботи;• основи службового діловодства;• основи експлуатації комп'ютерної техніки та сучасних засобів

телекомунікації.

Сільський, селищний, міський голова повинен вміти: грамотно та доцільно виконувати основні професійні

завдання та функціональні обов'язки, застосовувати закони та нормативні акти, юридично грамотно кваліфікувати факти й обставини, приймати правові рішення та вчиняти інші юридичні дії у повній відповідності до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»;

не допускати порушення прав та законних інтересів членів територіальної громади та юридичних осіб на території села, селища, міста;

забезпечувати суворе дотримання встановленого порядку розгляду звернень, повідомлень і скарг громадян та юридичних осіб;

визначати пріоритети напрямків діяльності ради та її виконкому;

організовувати ефективну роботу ради та апарату виконкому відповідної ради;

досягати дієвості та результативності виконання управлінських рішень;

оперативно та дієво опрацьовувати вхідну документацію (ознайомлення, визначення виконавців, резолюція, система конкретного використання тощо);

на належному рівні готувати проекти ухвал сесій ради та рішень її виконавчого комітету, забезпечувати дієвий контроль за їх виконанням;

систематично підвищувати свою професійну кваліфікацію, вивчати нове законодавство, практику його застосування, працювати з фаховою та науковою літературою;

-10- розв'язувати конфліктні ситуації та управляти

комунікаційними технологіями; бути лідером.

Для посад сільських та селищних голів має бути характерним розширений обсяг вмінь та знань аналітично-прогностичної та координаційної діяльності, що зумовлено розробленням стратегії та тактики діяльності керованих ними органів місцевого самоврядування на рівні села, селища. Відповідні вміння та знання із організаційно-забезпечувальних функцій передбачають спроможність створювати та впроваджувати механізми нормативно-правового, матеріально-технічного, економічного, фінансового та інших видів забез-печення функціонування керованих ними структур. Координаційні та контрольні функції вимагають сукупності вмінь та знань, що набуваються із досвідом професійної діяльності, вміння належного використання існуючої законодавчо-нормативної бази.

Сукупність перелічених функцій вимагає певних рівнів компетенції сільського, селищного голови. Для сучасного керівника територіальної громади вже недостатньо першого рівня компетенції, який регламентує виконання стандартних операцій та визначених процедур. Виникає потреба в керівниках-професіоналах, які зацікавлені в розвитку власного стилю розв'язання проблем, а відповідно і в розширенні своїх знань, та керівниках - творчих особистостях, які демонструють мистецтво управління. Керівник другого рівня компетенції основну увагу приділяє формуванню особистого ставлення до того, що відбувається. У процесі розв'язання проблем у керівника цього рівня можуть виникати й творчі ідеї, він може застосовувати принципово нові підходи як до вирішення старих, так і нових проблем. У керівника на третьому рівні компетенції повною мірою починають діяти такі фактори, як персональні стандарти, цінності та моральні норми. Досить часто персо-нальні цінності перебувають у протиріччі з тими, що існують в організації.

-123-Щодо осіб, увільнених з посади органом вищого рівня:

Оголошується Указ Президента України (постанова Кабінету Міністрів України, наказ (розпорядження) міністерства, відомства, іншого органу) від_____ 200_року №_ про звільнення (прізвище, ім'я, по батькові) з посади (назва посади і органу).

Вважати (прізвище, ім'я, по батькові) таким, що звільнений з посади (назва посади і органу) з (число, дата, рік).

Щодо призначення осіб, які пройшли конкурсний відбір: Призначити (прізвище, ім'я, по батькові) з (число, місяць, рік) на посаду (назва посади) з окладом _ грн. на місяць з присвоєнням йому _ рангу державного службовця, як такого, що пройшов за конкурсом.

Щодо призначення осіб, які успішно пройшли стажування: Призначити (прізвище, ім'я, по батькові) з (число, місяць, рік) на посаду (назва посади) з окладом _ грн. на місяць з присвоєнням йому _ рангу державного службовця, як такого, що успішно пройшов стажування.

Щодо призначення осіб, які були зараховані до кадрового резерву:

Призначити (прізвище, ім'я, по батькові) з (число, місяць, рік) на посаду (назва посади) з окладом __ грн. на місяць та із збереженням йому _ рангу державного службовця, як такого, що був зарахований до кадрового резерву на цю посаду.

АЛФАВИТНА КАРТКА

(Прізвище) (Найменування органу виконавчої влади)

(ім'я) (підрозділ)

(по батькові) (посада)

Номер діючої особової справи) Картку складено “____”_______________200 р.

Підпис __________________

(Номер розформованої особової справи) Дата розформування особової справи “_____” ______________ 200 р.

Підпис__________________

-122- бути повіреним третіх осіб у справах державного органу,

діяльність якого він контролює; надавати незаконні переваги фізичним та юридичним особам

під час підготовки і прийняття нормативно-правових актів чи рішень.

Статтею 6 цього Закону встановлено, що в разі відкриття валютного рахунку в іноземному банку державний службовець або інша особа, уповноважена на виконання функцій держави, зобов'язана у десятиденний строк письмово повідомити про це податкову службу із зазначенням номера рахунку і місцезнаходження іноземного банку.

Про спеціальні обмеження, встановлені Законами України «Про державну службу» та «Про боротьбу з корупцією» щодо державних службовців та осіб, які претендують на посади державних службовців, попереджений:

Підпис /Прізвище, ініціали/«__»______200_року.

Додаток 3 до п.4методичних рекомендацій щодо застосування Порядку ведення

особових справ державних службовців в органах виконавчої влади

Зразки змісту наказів (розпоряджень)

Щодо осіб, призначених на посаду органом вищого рівня:

Оголошується Указ Президента України (постанова Кабінету Міністрів України, наказ (розпорядження) міністерства, відомства, іншого органу) від______200_року №__ про призначення, на посаду (назва посади і органу.

Встановити (прізвище, ім'я, по батькові) посадовий оклад у розмірі___ грн. на місяць та вважати його таким, що приступив до роботи з (число, дата, рік).

-11- Секретар сільської, селищної , міської ради повинен знати: основні Закони та нормативні акти України, які стосуються

роботи місцевих органів влади; загальнотеоретичні основи управлінської діяльності та

правничих дисциплін в обсязі, необхідному для бездоганного виконання своїх службових обов'язків у сфері місцевого самоврядування;

загальні, конкретні та практичні проблеми в галузі соціальної та гуманітарної політики, які існують у його територіальних громадах;

етику та культуру ділового і політичного спілкування; зміст основних економічних процесів на рівні територіальних

громад в умовах реформування економіки та становлення ринкових відносин;

загальні теоретичні і правові засади здійснення управління селищем, селом, містом;

розподіл сфер діяльності в процесі управління селищем, селом, містом;

організацію, форми і методи роботи органів територіального самоврядування;

проблеми соціального захисту членів територіальної громади; основи раціонального природокористування та охорони

довкілля; основи організаційно-правової роботи; порядок вчинення нотаріальних дій; основні вимоги до діловодства та забезпечення схоронності

документів сільських, селищних , міських рад та їх виконавчих комітетів;

правила проведення реєстрації актів громадянського стану; основи експлуатації сучасної комп'ютерної техніки. Секретар сільської, селищної, міської ради повинен вміти: грамотно та доцільно виконувати функціональні обов'язки,

застосовувати закони та нормативні акти, юридично грамотно кваліфікувати факти й обставини, приймати правові рішення та вчиняти інші юридичні дії ;

організовувати роботу апарату виконавчого комітету; планувати роботу ради та виконкому; забезпечувати підготовку матеріалів на розгляд сесій ради та

виконкому;

-12- доводити рішення і розпорядження ради та виконавчого

комітету до виконавців, юридичних осіб, громадян; контролювати виконання рішень і розпоряджень ради та

виконавчого комітету; нести відповідальність за стан діловодства, обліку і

звітності, архівної справи; вносити пропозиції щодо наказів виборців, подавати раді

проекти заходів щодо виконання наказів виборців; вчиняти нотаріальні дії, реєструвати акти громадянського

стану відповідно до законодавства; вести облік громадян, які постійно або тимчасово

проживають на відповідній території; вести облік та контроль за розглядом і вживанням заходів

за листами, скаргами і заявами громадян, особисто приймати громадян.

Для посад секретарів сільських, селищних, міських рад має бути характерним розширений обсяг вмінь та знань із організаційно-забезпечувальних функцій, що передбачає їх спроможність створювати та впроваджувати механізми нор-мативно-правових та інших забезпечувальних дій для нормального функціонування відповідних рад та їх виконавчих комітетів.

ІІ Розділ. Організаційно - розпорядчі документи в роботі сільської, селищної, міської ради.

Організаційно - розпорядча діяльність сільської, селищної, міської ради та їх виконавчих комітетів оформляється значною кількістю документів.

Одним з основних документів, що визначає роботу сільської, селищної, міської ради є регламент її роботи. Цей документ являється внутрішнім і складається з загальних положень діяльності сільської, селищної, міської ради, її оперативної робити та роботи її виконавчого комітету. Регламент затверджується рішенням новообраної ради відповідного скликання на одній із перших сесій.

-121-Статтею 5 Закону України «Про боротьбу з корупцією»

встановлено, що державний службовець або інша особа, уповноважена на виконання функцій держави, не має права: сприяти, використовуючи своє службове становище, фізичним

і юридичним особам у здійсненні ними підприємницької діяльності, а так само в отриманні субсидій, субвенцій, дотацій, кредитів чи пільг з метою незаконного одержання за це матеріальних благ, послуг, пільг або інших переваг;

займатися підприємницькою діяльністю безпосередньо чи через посередників або підставних осіб, бути повіреним третіх осіб у справах державного органу, в якому вона працює, а також виконувати роботу на умовах сумісництва (крім наукової, викладацької, творчої діяльності, а також медичної практики);

входити самостійно, через представника або підставних осіб до складу правління чи інших виконавчих органів підприємств, кредитно-фінансових установ, господарських товариств тощо, організацій, спілок, об'єднань, кооперативів, що здійснюють підприємницьку діяльність;

відмовляти фізичним та юридичним особам в інформації, надання якої передбачено правовими актами, умисно затримувати її, надавати недостовірну чи неповну інформацію.

Державний службовець, який є посадовою особою, не має також права:

сприяти, використовуючи своє посадове становище, фізичним та юридичним особам у здійсненні ними зовнішньоекономічної, кредитно-банківської та іншої діяльності, з метою незаконного одержання за це матеріальних благ, послуг, пільг, або інших переваг;

неправомірно втручатися, використовуючи своє посадове становище, у діяльність інших державних органів чи посадових осіб з метою перешкодити виконанню ними своїх повноважень;

-120-

Додаток 2 до п.4методичних рекомендацій щодо застосування Порядку ведення

особових справ державних службовців в органах виконавчої

влади

ПОПЕРЕДЖЕННЯпро спеціальні обмеження, встановлені Законами України

«Про державну службу» та «Про боротьбу з корупцією», щодо прийняття на державну

службу та проходження державної служби

Законом України «Про державну службу» передбачено, що державні службовці повинні сумлінно виконувати свої службові обов'язки, шанобливо ставитися до громадян, керівників і співробітників, дотримуватися високої культури спілкування, не допускати дій і вчинків, які можуть зашкодити інтересам державної служби чи негативно вплинути на репутацію державного службовця.

Відповідно до статті 12 Закону України «Про державну службу» не можуть бути обраними, або призначеними на посаду в державному органі та його апараті особи, які: визнані у встановленому порядку недієздатними; мають судимість, що є несумісною із зайняттям посади; у разі прийняття на службу будуть безпосередньо

підпорядковані або підлеглі особам, які є їх близькими родичами чи свояками.

Статтею 16 цього Закону визначено, що державний службовець не може брати участь у страйках та вчиняти інші дії, що перешкоджають нормальному функціонуванню державного органу.

-13-2.1.Регламент роботи сільської ради

Додатокдо рішення сесії сільської ради восьмого скликання

від 8 квітня 1998 рокуРЕГЛАМЕНТ

роботи Івановецької сільської ради Кельменецького району Чернівецької області

Розділ І. Загальні положення

Згідно із Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» (далі Законом) сільська рада є органом місцевого самоврядування Івановецької територіальної громади з власною компетенцією, у межах якої діє самостійно.

Рада складається з депутатів, обраних відповідно до Закону України «Про вибори депутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів».

Загальний склад ради (кількість депутатських мандатів) визначається радою попереднього скликання відповідно до Закону України «Про вибори депутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів». Сільський голова обирається безпосередньо територіальною громадою села Іванівці на основі загального, рівного, прямого виборчого права шляхом таємного голосування терміном на чотири роки в порядку, визначеному Законом, і здійснює свої повноваження на постійній основі, очолює виконавчий комітет Івановецької сільської ради та головує на її засіданнях.

Сільська рада утворює й обирає постійні та інші комісії. За поданням сільського голови обирається секретар сільської ради. Рада утворює виконавчий комітет, визначає його кількість і затверджує персональний склад.

Повноваження Івановецької сільської ради, сільського голови, виконавчого комітету ради можуть бути припинені достроково у випадках, передбачених Законом.

Термін повноваження Івановецької сільської ради - чотири роки.

-14-У своїй діяльності Івановецька сільська рада керується

Конституцією України, Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», іншими законодавчими актами України, цим Регламентом.

Сільська рада в межах своєї компетенції самостійно вирішує питання місцевого самоврядування, виходячи з інтересів Івановецької територіальної громади та здійснює від її імені функції та повноваження місцевого характеру, визначені Конституцією України, Законом та іншими нормативними документами.

Івановецька сільська рада несе відповідальність за законність та наслідки прийнятих нею рішень. Шкода, завдана в результаті неправомірних рішень, дій або бездіяльності, відшкодовується радою в повному обсязі за рахунок власних коштів.

Івановецька сільська рада здійснює свої повноваження на основі активної участі в її роботі кожного депутата та сільського голови. Депутати виконують свої повноваження без відриву від основного місця праці.

Івановецька сільська рада проводить свою роботу відкрито і гласно, систематично інформує жителів територіальної громади про свою діяльність, прийняті рішення та хід їх виконання.

Розділ II Планування роботи сільської ради

Сільська рада здійснює свою роботу згідно з планом, який складається на рік, півроку і затверджується на сесії.

За згодою ради сільський голова, постійні комісії, за необхідності, можуть вносити зміни до плану роботи ради.

Пропозиції щодо плану, які надходять від депутатів, постійних комісій, виконкому, політичних партій, громадських об'єднань та органів самоорганізації населення, подаються не пізніше, ніж за 20 днів, сільському голові, який складає проект плану та вносить його на обговорення в постійних комісіях.

-119-металевих шафах або сейфах. Роботу щодо ведення, зберігання особових справ забезпечує кадрова служба або працівник, на якого покладено" виконання кадрових питань.

Кожна особова справа підшивається у спеціально призначену для цього пронумеровану папку. На першій сторінці зверху зазначається повна назва органу. Порядковий номер справи визначається відповідно до реєстраційного номеру у книзі обліку руху особових справ державних службовців.

Папки для зберігання архівних справ також нумеруються і зберігаються окремо від діючих справ.

Порядок видачі особових справ встановлюється керівником відповідного органу. Особи, які користуються особовими справами, зберігають їх нарівні з таємними документами без права передачі іншим особам, якщо це не викликано службовою потребою, і не розголошують їх змісту.

Працівники, які займаються обліком державних службовців, несуть відповідальність за недотримання встановленого порядку збереження і видачі особових справ згідно з чинним законодавством.

Додаток 1 до п. 2методичних рекомендацій щодо

застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади

1-ша сторінка______________________________________________

(Повна назва органу виконавчої влади)

КНИГА обліку руху особових справ державних службовців3-тя сторінка

номер особової справи

Прізвище, ім"я, по батькові

Посада дата формування особової справи

Дата розформування особової справи

номер архівної справи

1 2 3 4 5 6

Примітка: Розмір Книги обліку руху особових справ державних службовців A3 (420x297 мм).

-118-керівника відповідного органу, керівників структурних підрозділів, їх заступників.

5. Відповідно до Програми кадрового забезпечення державної служби, затвердженої Указом Президента України від 10.11.95 № 1035, Головне управління державної служби при Кабінеті Міністрів України (Головдержслужба) формує базу даних державних службовців І - ІІІ категорій. Для її створення, постійного ведення і оновлення центральні й місцеві органи виконавчої влади, органи , місцевого самоврядування інформують Головдержслужбу про призначення державних службовців на посади І-ІІІ категорій та про зміни облікових даних, передбачених формою первинного обліку № П-2ДС, а також про формування кадрового резерву на ці посади. Порядок інформування центральними й місцевими органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, іншими державними органами про зміни облікових даних керівних працівників та осіб, зарахованих до кадрового резерву на ці посади, визначається Головдержслужбою.

На особу, яка призначена (обрана) на посаду І-ІІІ категорії, особова картка П-2ДС та додаток до неї (автобіографія, робота у минулому) подаються до Головдержслужби у місячний термін з дня виходу документа про призначення (обрання).

Про зміни облікових даних по всіх розділах особової картки відповідні відомості подаються до Головдержслужби щоквартально або надсилається повідомлення, що змін в особовому складі органу і в їхніх облікових даних не відбулося.

У разі звільнення керівного працівника відповідного органу з посади, копія документа про звільнення (Указу, Розпорядження Президента України, наказу (розпорядження) керівника органу про звільнення) подається до Головдержслужби в тижневий строк із дня фактичного припинення трудових відносин.

6. Особові справи державних службовців є документами для службового користування, зберігаються в опечатаних

-15-Після розгляду в комісіях проект плану вноситься на

розгляд ради.Постійні комісії планують свою роботу на півріччя,

виходячи з плану роботи сільської ради, плану соціально-економічного розвитку, цільових комплексних програм та рішень ради.

Виконавчий комітет планує свою роботу поквартально.Контроль за виконанням плану роботи сільської ради

здійснюють сільський голова, постійні комісії, депутати ради.

Розділ ІІІ. Сесії1. Порядок скликання сесії

Сільська рада поводить свою роботу сесійно. Сесія складається з пленарних засідань ради, а також постійних засідань ради. Сесія ради скликається за необхідністю, але не менше одного разу на квартал.

На пленарних засіданнях сільської ради вирішують такі питання:

затвердження регламенту ради; утворення і ліквідація постійних та інших комісій ради,

затвердження та зміна їх складу, обрання голів комісій; утворення виконавчого комітету ради, визначення його

чисельності, затвердження персонального складу, внесення змін до складу комітету та його розпуск;

обрання за пропозицією сільського голови на посаду та звільнення з посади секретаря ради;

інші питання, які передбачені Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» (розділ II, глава І, ст. 25).

У разі неможливості або невмотивованої відмови сільського голови скликати сесію, скликає секретар сільської ради. Перелік цих випадків передбачений Законом.

Коли ж сесію не скликає ні сільський голова, ні секретар у двотижневий термін, тоді вона скликається за пропозицією не

-16-менш як однієї третини загального складу депутатів сільської ради.

Рішення сільського голови про скликання сесії доводиться до відома депутатів і населення не пізніше як за 10 днів до сесії, а у виняткових випадках - не пізніше як за день до сесії із зазначенням часу скликання, місця проведення та питань, які передбачається внести на розгляд ради.

Повідомлення про сесії оприлюднюється у відведених для цього місцях або через попередження депутатів особисто кожного усно або письмово.

Сесію сільської ради відкриває і веде відповідно сільський голова, а у випадках, передбачених частиною шостою ст. 46 Закону, секретар ради. У випадку, передбаченому частиною восьмою цієї статті, сесію відкриває за дорученням групи депутатів, з ініціативи якої скликана сесія, один із депутатів, що входить до її складу, а веде за рішенням ради - один із депутатів цієї ради.

Сесія ради є правочинною, якщо в її пленарному засіданні беруть участь більше половини депутатів від загального складу ради. Якщо ж на сесії присутні менше депутатів, але не менше семи, то шляхом голосування може прийматися рішення про проведення засідання.

На будинку, де працює рада, піднімається Державний Прапор України (у разі, коли сесія відбувається поза приміщенням сільської ради).

Проекти рішень з основних питань, інші документи та матеріали з питань, які передбачається внести на розгляд ради, доводяться до відома депутатів за їх вимогою, не пізніш як за три дні до відкриття сесії.

Сесія ради проводиться гласно. У разі необхідності рада може прийняти рішення про проведення закритого пленарного засідання.

На сесію чи засідання ради запрошуються народні депутати України, депутати обласної і районної рад,

-117-До особової справи особи, яка пройшла конкурсний відбір і

призначена на посаду, додається рішення конкурсної комісії.Відомості про призначення, переведення на іншу

посаду та про звільнення працівника вносяться у трудову книжку відповідно до наказу (розпорядження). Зразки змісту наказів (розпоряджень) додаються (додаток 3).

До особової справи осіб, яким продовжено в установленому порядку термін перебування на державній службі, додається наказ (розпорядження) керівника відповідного органу та погодження Начальника Головдержслужби щодо продовження терміну перебування працівника на державній службі. В наказі (розпорядженні) вказується посада працівника, термін продовження перебування на державній службі, доручення відповідному керівнику структурного підрозділу щодо підготовки кадрового резерву на зазначену посаду.

Підставою для повідомлення про зміну облікових даних можуть бути завірені кадровою службою копії свідоцтв відділів РАГСу, дипломів навчальних закладів, наказів, розпоряджень керівників державних органів та інші документи. У випадку внесення окремих змін до облікових даних (зміна домашньої адреси, номера телефону, сімейного стану) за усними повідомленнями, про це робиться відповідна примітка: «за усним повідомленням».

До особової справи працівника додаються копії (ксерокопії) документів про наявність пільг, копії першої сторінки військового квитка (для військовозобов'язаних) і відомості про проходження військової служби, копії першої і другої сторінок паспорта та відомості щодо прописки. Копії військового квитка і паспорта засвідчуються кадровою службою.

Для оперативного обліку державних службовців та аналізу змінюваності кадрів на тій чи іншій посаді може запроваджуватися ведення алфавітних і посадових карток ( додатки 4 і 5). Алфавітна картка ведеться в державному органі, в якому працює більше 100 державних службовців.

Посадова картка ведеться на керівника та заступників

-116-Документ про призначення (постанова, наказ,

розпорядження)на посаду або увільнення з посади повинен містити найменування органу, дату, номер і назву. При призначенні на посаду або звільненні з посади керівних працівників, які призначаються (звільняються) згідно з чинним законодавством органом вищого рівня або за іншою процедурою, видається наказ (розпорядження) керівника відповідного органу про вступ працівника до виконання обов'язків (повноважень) або їх припинення.

У разі призначення працівника на посаду за погодженням з органом вищого рівня або за погодженням з головами місцевих державних адміністрацій, до особової справи додається висновок органу, з яким погоджувалося призначення.

У наказі (розпорядженні) про призначення або увільнення працівника вказується повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу, надбавок та доплат, а також підстави призначення (звільнення).

При розгляді питання про призначення на посаду (просування по службі) для осіб, які зараховані до кадрового резерву, до особової справи працівника додається довідка про перебування в кадровому резерві. У довідці вказується дата і номер документа, яким працівник зарахований до кадрового резерву, відомості про роботу за особистими річними планами, перелік завдань, виконаних працівником за час перебування у резерві, висновки керівника структурного підрозділу.

До особової справи особи, яка успішно пройшла стажування і призначена на посаду, додається наказ керівника відповідного органу про допущення працівника до стажування, доповідна записка стажиста про стажування та висновок керівника структурного підрозділу щодо можливості використання стажиста на зазначеній посаді.

-17-представники державних органів влади, політичних партій, громадських організацій, трудових колективів, органів самоорганізації населення.

2. Підготовка питаньПитання, які вносяться на розгляд ради, можуть

запропонувати сільський голова, постійні комісії, депутати, виконавчий комітет сільської ради, голова районної, обласної державних адміністрацій, голови районної, обласної рад, загальні збори громадян.

Для розгляду сесією сільської ради запропонованих питань пропозиції про їх зміну або уточнення формулювання, пропозиції про додаткові питання, які вносяться на розгляд ради, подаються сільському голові з повним обсягом матеріалів не пізніше як за 10 днів до початку роботи сесії.

Сільський голова розглядає подані пропозиції з урахуванням думки відповідної постійної комісії, приймає рішення про врахування пропозиції або її відхилення, інформує на сесії депутатів сільської ради про пропозиції щодо порядку денного сесійного засідання які надійшли. Остаточний порядок денний затверджується сільською радою на пленарному засіданні відкритим голосуванням більшістю голосів від загальної кількості присутніх.

Доповідь, інформація, довідковий матеріал та проект рішення з питань, що вносяться на розгляд сесії, готують постійні комісії в межах їхньої компетенції, депутати або комісії з підготовки питань, які утворюються розпорядженням сільського голови або рішенням ради, виконавчим комітетом.

Проекти бюджету, планів та місцевих програм соціально-економічного і культурного розвитку, цільових програм з інших питань розробляються виконавчим комітетом.

Під час підготовки питань, що вносяться на розгляд сесії сільської ради, враховуються думки та пропозиції виборців Івановецької територіальної громади. Проекти рішень сільської ради з основних питань розглядаються відповідними постійними комісіями.

-18-3. Ведення сесії

Перша сесія новообраної сільської ради скликається відповідною територіальною виборчою комісією не пізніше як через місяць після обрання ради у правочинному складі. Її відкриває і веде голова цієї виборчої комісії. Він інформує раду про підсумки виборів депутатів та сільського голови і визнання їх повноважень.

Наступні сесії веде сільський голова.Тривалість доповіді, співдоповідей та підсумкового слова

встановлюється сесією за погодженням з доповідачем та співдоповідачем, але становить не більше однієї години для доповіді та 20 хвилин для співдоповіді, крім випадків, погоджених з депутатами. Виступи з обговорення тривають 5-7 хвилин. Для повторного виступу з одного питання, виступів під час обговорення проектів рішень, кандидатур, щодо порядку ведення засідання, з мотивів голосування, для заяв, внесення запитів, пропозицій надається до 3-х хвилин. За необхідності головуючий має право за згодою більшості присутніх депутатів продовжити час для виступу.

Перерви в роботі оголошуються через 2 години на 20 хвилин.

Порядок роботи сесії та інші процедурні питання приймаються відкритим голосуванням простою більшістю голосів від загальної кількості присутніх депутатів.

Секретар сільської ради веде протокол сесії, реєструє депутатські запити, питання, довідки, повідомлення та інші матеріали, забезпечує підрахунки голосів під час проведення відкритого голосування.

Для здійснення таємного голосування та визначення його результатів сільська рада обирає відкритим голосуванням лічильну комісію з числа депутатів. Лічильна комісія обирає олову та секретаря. Рішення лічильної комісії приймається більшістю голосів.

Бюлетені для таємного голосування виготовляють під контролем лічильної комісії за встановленою нею формою

-115- В особові справи претендентів на посади, призначення на які

здійснюється після надання допуску до державної таємниці, додається довідка про наявність допуску до державної таємниці за формою, встановленою Держкомсекретів України. Довідка видається режимно:секретним підрозділом за останнім місцем роботи працівника на запит керівника відповідного державного органу.

Біографічна довідка складається за встановленою Порядком ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади формою на основі особової справи та трудової книжки працівника. Відповіді на питання у довідці мають бути стислими, але вичерпними. Скорочення слів, пропуски, виправлення не допускаються. Прізвище, ім'я, по батькові, місце і дата народження вказуються згідно з даними паспорта. Довідка скріплюється підписом керівника кадрової служби та печаткою.

Подання щодо призначення претендентів на посади, призначення на які відповідно до законодавства здійснюються за погодженням з центральним та іншим органом виконавчої влади, готуються у довільній формі. У поданні вказується прізвище, ім'я, по батькові, дата народження претендента, займана на час подання посада, на яку посаду рекомендується (для заступників керівників ( її функціональний напрям), рівень фахової та професійної підготовки, спроможність забезпечити доручену ділянку роботи, ділові та інші якості претендента, відомості про перебування претендента під слідством або наявність судимості.

Картка погодження оформляється за формою, визначеною Порядком ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади. У залежності від посади, на яку претендує особа, за рішенням керівника відповідного органу визначається перелік посадових осіб, які проводять співбесіди при призначенні на посади. Кадрова служба організовує проведення співбесід претендентів на посади з відповідними посадовими особами. Свої висновки про наслідки співбесід посадові особи записують до картки погодження.

-114-працівника з посади, номер і дата наказу (розпорядження).

4. Форма особової картки № П-2ДС та інструкція по її заповненню затверджені наказом Мінстату України № 343 від 26 грудня 1995 року.

Відповіді на всі питання особової картки (розділи І, VIII, IX та відомості про попередню роботу) заповнюються працівником особисто, відповідно до вимог зазначеної інструкції без скорочень та виправлень.

Автобіографія пишеться працівником особисто у довільній формі, в кінці ставиться підпис і дата. В ній, крім прізвища, імені та по батькові, дати і місця народження, висвітлюються питання, пов'язані з трудовою і громадською діяльністю, пояснюються причини переходу з однієї роботи на іншу, зміни місця проживання, тимчасового не працевлаштування, про навчання та інше. При потребі можуть даватися пояснення з приводу важливих моментів особистого життя й життя своїх близьких родичів (батька, матері, братів, сестер) та родичів дружини (чоловіка).

Копії документів про освіту, про присвоєння наукового ступеня і звання та про підвищення кваліфікації засвідчуються нотаріально або керівником кадрової служби.

Відомості про доходи, зобов'язання фінансового характеру та майновий стан (декларація) державного службовця чи особи, що претендує на посаду державного службовця, і членів його сім'ї, відповідно до чинного законодавства, подаються при прийнятті на посаду державного службовця та щорічно до 15-го квітня, за встановленою формою. Порядок заповнення декларацій визначається Державною податковою адміністрацією України.Особи, які претендують на зайняття посад державних службовців, відповідно до законодавства попереджаються про встановлені щодо них обмеження. Текст попередження про встановлені законодавством України обмеження для державних службовців(додаток 2) підписується претендентом на посаду власноручно.

-19-відповідно до кількості обраних депутатів і видаються членами лічильної комісії згідно зі списком.

Про результати таємного голосування лічильна комісія складає протокол, який підписують усі члени комісії. За доповіддю комісії сільська рада відкритим голосуванням більшістю голосів від кількості депутатів, присутніх на сесії, приймає рішення про затвердження результатів таємного голосування.

4. ДепутатПовноваження депутата сільської ради починаються з

моменту оголошення відповідною територіальною виборчою комісією на сесії ради рішення про підсумки виборів та визнання повноважень депутатів і закінчуються в день першої сесії ради нового скликання. Повноваження депутата можуть бути припинені достроково у випадках, передбачених Законом.

Депутат має право ухвального голосу з усіх питань, які розглядаються на сесіях ради, а також на засіданнях постійної та інших комісій ради, до складу яких його обрано.

Під час голосування з одного питання кожен депутат має один голос і подає його за пропозицію чи проти неї або утримується. Депутат зобов'язаний здійснювати голосування особисто.

Під час встановлення результатів голосування до загального складу ради зараховують сільського голову, якщо він бере участь у пленарному засіданні ради, і враховують його голос.

Депутат має право вносити пропозиції щодо порядку денного сесії, порядку розгляду та суті обговорюваних питань, складу органів, що утворюються або обираються радою, та кандидатур посадових осіб, що обираються, призначаються або затверджуються. Депутат звертається із запитами, бере участь у дебатах, вносить проекти рішень або поправки до них, виступає з обґрунтуванням своїх пропозицій та з мотивів голосування.

-20-Прохання про надання слова для виступу в дебатах з

питання, яке розглядається радою, передається секретареві сільської ради, який веде протокол сесії. Секретар реєструє в порядку черговості їх подання та передає головуючому.

Під час виступу на сесії депутат повинен утримуватися від використання грубих та некоректних висловлювань, закликати до незаконних та насильницьких дій. Якщо ж таке трапляється, головуючий має право зробити зауваження про недопустимість подібного і позбавити його слова.

5. Головування на сесіїСільський голова або депутат, який головує на засіданні

сесії сільської ради, забезпечує виконання положень цього регламенту:

керує засіданням ради, стежить за дотриманням кворуму та порядку її роботи;

надає слово доповідачам, співдоповідачам та виступаючим відповідно до послідовності надходження їх записок секретареві ради;

надає слово для виступів у дебатах з питання, що обговорюється, особам, запрошеним на сесію. При цьому депутати мають право на першочерговий виступ;

має право, у необхідних випадках, за згодою депутатів продовжити час виступу; оголошує письмові запити, особисті заяви та довідки депутатів, надає депутатам слово для усних запитів, запитань та довідок, а також зауважень щодо ведення сесії;

забезпечує голосування депутатів з питань, які потребують прийняття рішень ради, та оголошує його результати;

на початку відкритого голосування оголошує кількість пропозицій, які надійшли на голосування, уточнює їх зміст, нагадує, якою більшістю голосів може бути прийняте рішення;

-113-після призначення працівника на посаду, вносяться до опису за їх надходженням.

Працівник кадрової служби повинен перевірити правильність заповнення матеріалів особової справи, відповідність зазначених у них відомостей з оригіналами документів (паспорта, військового квитка, документа про освіту тощо).

Сформована особова справа реєструється у книзі обліку руху особових справ (додаток 1) протягом тижня з дня призначення працівника на посаду.

Не дозволяється розголошувати дані, які містяться в особових справах, вилучати з них документи, вносити в облікові дані будь-які зміни без відома працівника, на якого оформлена особова справа, та керівника органу і керівника кадрової служби.

3. Особова справа державного службовця з часом проходження ним державної служби доповнюється відповідними матеріалами та щорічно, до 15 квітня, тобто після подання декларації про доходи, уточнюється.Зміни облікових даних працівника вносяться до розділів II, III, IV, V, VI, VII, VIII особової картки П-2ДС, зареєстрованої Мінюстом України від 28 грудня 1995 р. № 484/1020. Підставою для їх внесення є Укази і Розпорядження Президента України, накази і розпорядження міністрів, керівників інших центральних і місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, рішення окружних виборчих комісій про обрання сільських, селищних і міських голів, рішення сільських, селищних, міських, районних, обласних рад, повідомлення установ і організацій, а також особисті повідомлення працівника. Всі документи, на підставі яких зроблені записи, підшиваються в особову справу й заносяться в опис документів. Потрібно, щоб документи, які долучаються до особової справи, мали необхідні підписи, дати і у разі потреби були засвідчені печаткою. При звільненні працівника особова справа здається до поточного архіву. В цьому випадку в особовій картці робиться запис про звільнення працівника (вказується дата й причина звільнення

-112-Методичні рекомендації визначають порядок формування і

ведення особової справи, а також вимоги до підготовки документів, їх оформлення, зберігання та обліку. В особовій справі відображається проходження державної служби, містяться біографічні та інші дані державного службовця.

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 2.08.96 № 912 «Про затвердження Типового положення про кадрову службу органу виконавчої влади» формування та ведення особової справи здійснюється кадровою службою відповідного державного органу.

1. Особова справа формується на кожного державного службовця. Формування особової справи розпочинається з початком розгляду питання про призначення на посаду державного службовця.

Перед формуванням особової справи потрібно перевірити наявність на даного працівника справи в поточному архіві. Якщо вона є, слід звірити з описом наявність документів і долучити їх до документів, які подаються. При цьому запис переліку нових документів продовжується в старому описі. При потребі складається новий опис.

Остаточно особова справа працівника оформляється після призначення (обрання) його на посаду. Порядок призначення (обрання) на посади державних службовців регулюється Конституцією України та законами України «Про державну службу», «Про місцеве самоврядування в Україні», іншими законодавчими актами України.

Особова справа формується з документів, які передбачені Порядком ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, з визначеною у розділах 1 та 2 цього Порядку послідовністю розміщення документів.

2. При початковому формуванні особової справи в опис включаються документи відповідно до їх розміщення у справі із зазначенням повної назви документа, організації, яка його видала, номера і дати документа, а також дати включення його до особової справи і кількості аркушів. Матеріали, які надійшли

-21- за грубого порушення порядку засідання має право

попросити залишити засідання порушника, який не є депутатом сільської ради;

дає відповідні доручення, пов'язані із забезпеченням роботи сесії, постійним комісіям та депутатам.Головуючий на засіданні оголошує листи, що надійшли на

адресу сесії, а за потреби організовує їх розгляд - у порядку, визначеному Законом.

Дебати з питання, що розглядається, припиняються за рішенням сільської ради. Перед їх припиненням головуючий на засіданні інформує про кількість депутатів, які записалися для виступу та вже виступили. Депутат має право наполягати на своєму виступі, ця вимога вноситься на голосування.

За бажанням депутатів, які не виступили, тексти їхніх виступів можуть додаватися до протоколу сесії.

Після закінчення обговорення доповідачі та співдоповідачі мають право виступу з підсумковим словом.

За необхідності в кінці сесії надається час, але не більше 20 хвилин, для виступів депутатів з короткими заявами та повідомленнями. Дебати щодо цих заяв чи повідомлень не відкриваються.

6. Прийняття рішеньСільська рада з питань, що обговорюються, приймає

рішення в межах, наданих їй Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», забезпечує їх виконання, здійснює контроль за впровадженням цих рішень у життя.

Розгляд пропозицій, доповнень та уточнень щодо проектів рішень сільської ради здійснюється після прийняття внесеного проекту рішення за основу.

Рішення сільської ради приймається більшістю від загальної кількості обраних депутатів ради, його підписує сільський голова, у разі його відсутності - секретар сільської ради, а у випадку, передбаченому Законом (ст. 46, п. 10), депутат, який головував на засіданні.

-22-Рішення сільської ради у п'ятиденний термін з моменту

його прийняття може припинити сільський голова, його можуть внести на повторний розгляд ради з обґрунтуванням зауважень. Якщо рада відхилила зауваження сільського голови і підтвердила попереднє рішення двома третинами голосів від загального складу депутатів ради, воно набирає чинності.

Рішення ради нормативно-правового характеру набирають чинності з дня їх офіційного оприлюднення, якщо радою не встановлено пізніший термін уведення цих рішень в дію.

Оприлюднення рішень відбувається у формі розміщення їх на спеціальній дошці оголошень у приміщенні сільської ради та надсиланням їх за відповідними адресами.

Рішення сільської ради надсилаються відповідним підприємствам, установам, організаціям, посадовим особам, у разі необхідності доводяться до відома населення не пізніше як у п'ятиденний термін після їх прийняття, якщо не встановлено іншого строку введення цих рішень у дію.

Рішення сільської ради, прийняті в межах її повноважень, є обов'язковими для виконання усіма розташованими на території ради підприємствами, установами та організаціями, незалежно від форм власності, посадовими особами, об'єднаннями громадян, виконавчим комітетом сільської ради, а також окремими громадянам.

7. Протоколи сесійКожна сесія сільської ради оформляється протоколом, який

веде секретар сільської ради. У ньому зазначають такі відомості: найменування ради, порядковий номер сесії (у межах

скликання), дата та місце проведення сесії; число депутатів, обраних до ради, кількість присутніх та

відсутніх депутатів на сесії; порядок денний сесії, прізвище, ініціали та посада

доповідача та співдоповідача з кожного із питань;

-111-3) зарахувати посадову особу до кадрового резерву або призначити її на вищу посаду; 4) перевести посадову особу на іншу посаду, що відповідає її кваліфікації, або звільнити її з займаної посади.

Спори, що виникають у зв'язку з проведенням атестації, вирішуються відповідно до законодавства про порядок вирішення індивідуальних трудових спорів.

Інші питання атестації посадових осіб регулюються положенням про проведення атестації, яке затверджується сільським, селищним, міським головою, головою районної у місті, районної, обласної ради.

Типове положення про проведення атестації посадових осіб місцевого самоврядування затверджується Кабінетом Міністрів України.

6.2 Методичні рекомендації щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади

Затвердженонаказ начальника Головдержслужби

від 5 липня 1998 року № 24Методичні рекомендації

щодо застосування Порядку ведення особових справдержавних службовців в органах виконавчої влади

Методичні рекомендації розроблені відповідно до постанови Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади» від 25.05.98 № 731. Порядок ведення особових справ державних службовців застосовується в органах виконавчої влади з метою упорядкування кадрового діловодства та удосконалення процедури прийняття на посади державних службовців. Цей Порядок може застосовуватися також в інших органах, на працівників яких поширюється дія Закону України «Про державну службу».

-110-

молоді спеціалісти, вагітні жінки чи жінки, які працюють менше одного року після виходу на роботу з відпустки по вагітності і пологах чи догляду за дитиною, особи, прийняті на посаду на визначений строк.

Атестаційна комісія створюється за рішенням сільського, селищного, міського голови, голови районної у місті, районної, обласної ради. Головою атестаційної комісії призначається секретар сільської, селищної, міської ради, заступник голови районної у місті, районної, обласної ради. У сільських, селищних радах з нечисленними виконавчими органами (до 5 осіб) атестацію може проводити сільський, селищний голова.

Атестаційна комісія працює гласно. Посадова особа має право попередньо ознайомитися з матеріалами її атестації, брати участь у засіданні комісії, на якому розглядається питання про її атестування, оскаржувати, у разі незгоди, рішення атестаційної комісії сільському, селищному, міському голові, голові районної у місті, районної, обласної ради протягом 10 днів з дня винесення її рішення або до суду.

За результатами атестації атестаційна комісія робить один з таких висновків: про відповідність займаній посаді; про відповідність займаній посаді за певних умов (здобуття освіти, проходження стажування, набуття відповідних навичок, підвищення кваліфікації тощо); про невідповідність займаній посаді.

Результати атестації мають рекомендаційний характер.

Відповідно до висновку атестаційна комісія пропонує сільському, селищному, міському голові, голові районної у місті, районної, обласної ради: 1) визнати посадову особу атестованою; 2) призначити протягом року повторне атестування (за згодою посадової особи);

-23-

прізвище, ініціали та номер виборчого округу депутатів, що виступили в дебатах, а також тих, хто вніс запити, та тексти їхніх виступів;

перелік усіх прийнятих рішень із зазначенням кількості голосів, поданих за рішення, проти та тих, що утримались від голосування.До протоколу додається рішення, прийняті сільською

радою, письмові запити депутатів, список запрошених на сесію депутатів, список відсутніх депутатів.

Протокол сесії сільської ради підписує сільський голова, у разі його відсутності - секретар сільської ради, а у випадку, передбаченому Законом, - депутат ради, який за дорученням депутатів головував на засіданні.

Розділ IV. Виконавчий комітет сільської ради

Виконавчим органом сільської ради є виконавчий комітет ради, який утворюється радою на термін її повноважень. Після закінчення повноважень ради, сільського голови її виконавчий комітет здійснює свої повноваження до сформування нового складу виконавчого комітету.

Кількісний склад виконавчого комітету визначається ра-дою. Персональний склад виконавчого комітету сільської ради затверджує рада за пропозицією сільського голови.

Виконавчий комітет ради утворюється у складі відповідно сільського голови, секретаря виконкому та членів виконкому згідно із Законом (ст. 51, п.3).

Виконавчий комітет сільської ради очолює сільський голова. У виконавчому комітеті функції секретаря за рішенням ради може здійснювати секретар ради.

Виконавчий комітет підзвітний і підконтрольний раді, що його утворила, а з питань здійснення ним повноважень органів виконавчої влади також підконтрольний районній державній адміністрації.

-24-

До складу виконавчого комітету сільської ради входить за посадою секретар ради. Депутати сільської ради до складу виконавчого комітету не входять.

Виконавчий комітет працює згідно з положенням, затвердженим сільською радою.

Розділ V.Постійні комісії сільської ради

Повноваження постійних комісій, організація їх роботи, взаємодія з іншими органами передбачається окремим положенням про постійні комісії сільської ради, затвердженим сільською радою.

Розділ VI.Контрольна діяльність сільської ради

Сільська рада в межах своєї компетенції здійснює контроль за діяльністю створених органів ради, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності, розташованих на території сільської ради, та забезпечує дотримання законності.

Розділ VII.Дострокове припинення повноважень сільської радиПовноваження сільської ради можуть бути достроково

припинені у випадках:

якщо рада прийняла рішення з порушенням Конституції України, Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» та інших законів, прав і свобод громадян;

якщо сесії ради не проводяться без поважних причин у термін, встановлений Законом та цим регламентом, або рада не вирішує питань, віднесених до її компетенції.Повноваження сільської ради можуть бути припинені за

рішенням місцевого референдуму.

-109-

V І Розділ .Кадрова робота в органах місцевого самоврядування

6.1. Закон України „Про службу в органах місцевого самоврядування ”

(Витяг)З А К О Н У К Р А Ї Н И

Про службу в органах місцевого самоврядування від 7 червня 2001 року N 2493-III

Стаття 13. Декларування доходів посадових осіб місцевого самоврядування Особа, яка претендує на зайняття посади в органах місцевого самоврядування третьої - сьомої категорії, надає за місцем майбутньої служби відомості про доходи та зобов'язання фінансового характеру, у тому числі за кордоном, стосовно себе та членів своєї сім'ї. Особа, яка претендує на зайняття посади в органах місцевого самоврядування першої - другої категорії, повинна надати також відомості про належне їй та її родині нерухоме та цінне рухоме майно, вклади у банках та цінні папери. Зазначені відомості надаються посадовою особою органів місцевого самоврядування щорічно в порядку, встановленому законом.

Стаття 17. Атестація посадових осіб місцевого самоврядування З метою оцінки ділових та професійних якостей, а також кваліфікації посадових осіб місцевого самоврядування, крім осіб, зазначених у частині другій цієї статті, посадові особи місцевого самоврядування один раз на 4 роки підлягають атестації.

Атестації не підлягають сільські, селищні, міські голови, голови районних у містах, районних і обласних рад, секретарі сільських, селищних, міських рад, працівники патронажної служби, особи, які перебувають на посаді менше одного року,

-108-

Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Невирішені пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється. Обкладинка справи оформляється за встановленою формою. 9. Організації зберігають пропозиції, заяви і скарги для надання довідок і використання їх в інших цілях. Відповідальність за схоронність документів за пропозиціями, заявами і скаргами покладається на керівників, інших посадових осіб організацій відповідно до їх функціональних обов'язків. Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами визначається затвердженими керівниками організацій переліками документів і номенклатурами справ, що утворюються у процесі їх діяльності. Як правило, встановлюється п'ятирічний термін зберігання пропозицій, заяв і скарг та документів, пов'язаних з їх розглядом і вирішенням. У випадках, викликаних специфікою діяльності організації, постійно діюча експертна комісія цієї організації може прийняти рішення про збільшення терміну зберігання або про постійне зберігання найбільш важливих пропозицій громадян.Рішення експертної комісії про збільшення термінів зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами, про відбір їх для подальшого зберігання підлягають обов'язковому затвердженню керівником організації. 10. Справи, що підлягають постійному, а також тимчасовому (понад 10 років) зберіганню, передаються до архівного підрозділу організації через два роки після завершення діловодства за ними.

-25-

Після дострокового припинення повноважень сільської ради Верховна Рада України може призначити позачергові вибори сільської ради, порядок проведення яких визначається Законом України «Про вибори депутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів».

Кожна сільська, селищна, міська рада складає паспорт ради. У паспорті зазначаються територіальне положення, кількість населення та домогосподарств, площа території, наявні трудові ресурси, об'єкти соціального захисту, стан, структура соціальної, побутової та виробничої сфери, конфесійна та партійна приналежність членів територіальної громади та інші відомості. Цей документ дає можливість прискорити прийняття управлінських рішень на рівні села, селища та складати план стратегічного соціально - економічного розвитку території.

-26-

-107-аркуш контрольованого звернення позначаються словом "КОНТРОЛЬ" або літерою "К". Пропозиції, заяви і скарги, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення пропозиції, заяви, скарги. Рішення про зняття з контролю пропозицій, заяв і скарг приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль. 6. Уразі коли за результатами розгляду пропозицій, заяв і скарг даються письмові та усні відповіді, робиться відповідний запис у реєстраційно-контрольних формах та у документах справи на вільному від тексту місці останнього аркуша (крім місця, призначеного для підшивки) або в окремій довідці. Індекс письмової відповіді складається з реєстраційного індексу та номера справи (за номенклатурою), до якої підшивається пропозиція, заява або скарга разом з документами щодо їх вирішення. 7. Посадові особи, які ведуть діловодство за пропозиціями, заявами і скаргами, щороку до 15 січня готують для керівників організацій матеріали для аналізу й узагальнення у формі аналітичних довідок. Аналітичні довідки поточного характеру складаються в міру потреби. 8. Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та примірником реєстраційно-контрольної форми мають бути повернуті посадовим особам чи підрозділу службового апарату, які ведуть діловодство за пропозиціями, заявами і скаргами, для централізованого формування справи, картотек, банку даних. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється. Документи розміщуються у справах у хронологічному або алфавітному порядку. Кожна пропозиція, заява, скарга з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу і вміщуються в м'яку обкладинку. Уразі одержання повторної пропозиції, заяви, скарги або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів.

-106- Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшла, наприклад, Д-401. Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання пропозицій, заяв і скарг. 3. У разі надходження повторних пропозицій, заяв і скарг їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі реєстраційно-контрольної картки, журналу або на відповідному полі реєстраційно-контрольної картки, викликаної на екран монітора персонального комп'ютера (під час автоматизованої реєстрації), зазначається реєстраційний індекс першої пропозиції, заяви, скарги. На верхньому полі першого аркуша повторних пропозицій, заяв і скарг праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка "ПОВТОРНО" і підбирається все попереднє листування. Пропозиції, заяви і скарги одного й того ж громадянина з одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до однієї й тієї ж організації (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви і скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад, Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3. 4. У разі використання карткової форми реєстрації пропозицій, заяв і скарг кількість примірників реєстраційно-контрольних карток визначається числом картотек, що ведуться в організації. Вид картотек та їх кількість повинні відповідати потребам забезпечення обліку, довідкової роботи, контролю за виконанням доручень за пропозиціями, заявами і скаргами та їх аналізу. Картотеки можуть формуватись за розміщеними в алфавітному порядку прізвищами осіб, від яких надійшли пропозиції, заяви і скарги, за тематикою порушених у них питань. У необхідних випадках ведеться алфавітний покажчик прізвищ громадян, від яких надійшли пропозиції, заяви і скарги. 5. У разі коли про результати розгляду письмової пропозиції, заяви, скарги необхідно повідомити іншу організацію, усі примірники реєстраційно-контрольних форм та перший

-27-

-29-

-28--105-

Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають централізованій реєстрації на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп'ютерами, або в журналах . Реєстраційно-контрольна картка, журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг, картка (журнал) обліку особистого прийому громадян ведуться згідно з вказівками. Автоматизовані реєстрація пропозицій, заяв і скарг та облік особистого прийому громадян здійснюються з реєстраційно-контрольних форм шляхом введення в персональний комп'ютер таких елементів: дата надходження звернення; прізвище, ім'я, по батькові, категорія (соціальний стан) заявника; звідки одержано звернення, дата, індекс, контроль; порушені питання - короткий зміст, індекси; зміст і дата резолюції, прізвище автора, виконавець, термін виконання; дата надіслання, індекс і зміст документа, прийняті рішення, дата зняття з контролю; номер справи за номенклатурою. Автоматизована реєстрація обліку особистого прийому громадян шляхом прямого введення в персональний комп'ютер здійснюється за допомогою таких елементів: дата прийому, хто приймає; прізвище, ім'я, по батькові, адреса, місце роботи, категорія (соціальний стан) заявника; порушені питання - короткий зміст, індекси; кому доручено розгляд, зміст доручення, термін виконання, прийняті рішення, дата одержання відповіді. Склад зазначених елементів за необхідності може бути доповнений (розписка виконавця в одержанні документа, хід виконання тощо). Порядок розміщення елементів у разі проведення автоматизованої реєстрації може визначатись організацією. У процесі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних. Автоматизовані банки даних забезпечують користувача інформацією про всі документи і їх місцезнаходження за допомогою виведення інформації на екран комп'ютера, а у разі потреби - на принтер. Реєстраційний індекс пропозиції, заяви, скарги зазначається у реєстраційному штампі. Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.

-104-ЖУРНАЛ

реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян

№ пп

Дата надходження, реєст-раційн

ий індекс

Прізвище, ім’я, по

батькові, адреса чи

місце роботи,

категорія /соціальний стан/ заявника

Звідки одержано,

дата, індекс,

взяття на контроль

Порушені питання

Зміст резолю-

ції, її дата та автор, термін

виконан-ня

Дата, індекс, зміст документа, прийняті рішення,

виконавець, зняття з

контролю

№ справи

за номенклату-рою

короткий зміст

індекси

1 2 3 4 5 5а 6 7 8

Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою. Облік особистого прийому громадян ведеться на картках, у журналах або за допомогою електронно-обчислювальної техніки.

Картка /журнал/обліку особистого прийому громадян

№ пп

Дата прийому

Хто приймає

Прізвище, ім’я, по

батькові, адреса чи

місце роботи,

категорія /соціальний стан/

громадянина

Порушені питання

Кому доручено

розгляд, зміст доручення,

термін виконання

Наслідки розгляду, дата

одержання відповіді від виконавця

короткий

зміст

індекси

1 2 3 4 5 5а 6 7

Журнальна форма реєстрації пропозицій, заяв і скарг та обліку особистого прийому громадян допускається в організаціях з річним обсягом надходження до 600 пропозицій, заяв та скарг і такою ж кількістю звернень громадян на особистому прийомі.

-29-

-30-2.2 Перспективний план роботи сільських, селищних рад та календар засідань їх виконавчих комітетів

Сільська, селищна ради самостійно планують свою діяльність. Планування дає їм можливість здійснювати свої функції більш ефективно і цілеспрямовано. Склавши план, розставивши всі важливі питання в чіткій часовій послідовності їх виконання, можна забезпечити комплексний розвиток своєї території, досягти налагодженої роботи виконкому, комісій та організацій, розташованих на цій території. Перспективний план роботи сільської, селищної ради є основою для планування роботи їх виконавчих комітетів. Заходи, які в ньому закладені, мають бути спрямовані на послідовне виконання планів соціально-економічного розвитку цієї території, впровадження в дію Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», поліпшення організаційної роботи ради.

Сільські, селищні ради планують свою роботу на рік та півріччя.

До перспективного плану роботи ради вносять питання, які обговорюватимуться на сесіях ради, засіданнях виконавчого комітету, та інші заходи, що здійснюватимуться протягом року (перевірка виконання постанов, рішень, розпоряджень органів влади вищого рівня та своїх власних, робота з депутатами, постійними комісіями, громадськими організаціями, проведення семінарів, нарад, рейдів тощо).

План роботи Івановецької сільської ради на 2003 рік

В основу діяльності Івановецької сільської ради, її виконавчого комітету покласти положення Конституції України, Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, Укази Президента України Л. Д. Кучми, інші законодавчі акти, рішення обласної та районної рад, розпорядження голів обласної, районної державних адміністрацій.

-103-5.4. Інструкція з діловодства

ЗАТВЕРДЖЕНО постанова Кабінету Міністрів України

від 14 квітня 1997 р. N 348

ІНСТРУКЦІЯз діловодства за зверненнями громадян в

органах державної влади і місцевогосамоврядування, об'єднаннях громадян, напідприємствах, в установах, організаціяхнезалежно від форм власності, в засобах

масової інформації

1. Діловодство за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації (далі - організаціях) ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб чи на підрозділ службового апарату. Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами. Особисту відповідальність за стан діловодства за зверненнями громадян несуть керівники організацій.

2. Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли, повинні прийматися та централізовано реєструватися у день їх надходження на реєстраційно-контрольних картах, придатних для оброблення персональними комп'ютерами, або в журналах.

-102-Законом України “Про звернення громадян” передбачено також відповідальність громадян за подання звернень протиправного характеру. Так, в статті 26 цього закону зазначено, що подання громадянином звернення, яке містить наклеп і образи, дискредитацію органів державної влади, органів місцевого самоврядування, об'єднань громадян та їхніх посадових осіб, керівників та інших посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно під форм власності, заклики до розпалювання національної, расової, релігійної ворожнечі та інших дій, тягнуть за собою відповідальність, передбачену чинним законодавством.

Законодавством передбачена також майнова відповідальність громадян. Зокрема, витрати, зроблені органом державної влади, місцевого самоврядування, установою, організацією незалежно від форм власності, об'єднанням громадян, підприємством, засобами масової інформації у зв'язку з перевіркою звернень, які містять завідомо неправдиві відомості, можуть бути стягнуті з громадянина за рішенням суду (ст.11 Закону України "Про звернення громадян).

Слід відмітити, що законодавством прямо не передбачено відповідальності за конкретні правопорушення в процесі розгляду звернень, а статті Закону України "Про звернення громадян" не визначають санкцій за відповідні порушення, що, безперечно, є серйозним недоліком чинного законодавства

-31-

Перелік питань до розгляду на сесіях сільської ради:

Порядок денний Строки проведення

Відповідальний за підготовку

Відповідають

VІІ сесія сільської ради ХХІV скликання

1. Про основні напрямки економічного і соціального розвитку села Іванівці на 2003 рік.

І квартал Фортуна А. Г.Стаднійчук А.

М.

Фортуна А. Г.

2. Про бюджет села Іванівці на 2003 рік та звіт про його виконання за 2002 рік.

І квартал Боднарчук Г. М.

Боднарчук Г. М.

VІІІ сесія сільської ради ХХІV скликання

Про виконання комплексної програми профілактики злочинності в с. Іванівці на 2001-2005 р.р.

ІІ квартал Фортуна А. Г. Фортуна А. Г.

ІХ сесія сільської ради ХХІV скликання

Про хід підготовки організацій, підприємств, установ села до роботи в зимових умовах.

ІІІ квартал Постійна комісія з питань

агрокомплексу, Сливко І. М.

Фортуна А. Г.

Х сесія сільської ради ХХІV скликанняЗвіт сільського голови про роботу виконкому сільської ради.

ІV квартал Постійні комісії

сільської ради

Фортуна А. Г.

-32-Перелік питань до розгляду на засіданнях виконкому

сільської ради:

№ Назва питань Дата провед.

Готують Доповідають

1. Про підсумки роботи організацій, підприємств, установ села за 2002 рік.

17.01.03. Соломко В. А. Керівники трудових

колективів

2. Про організацію харчування дітей в школі І-ІІІ ступенів та дошкільному навчальному закладі села Іванівці.

21.02.03. Фортуна А. Г. Лозінський Ф. В. Ліщук О. І.

3. Про заходи з благоустрою та санітарної очистки села та станції Іванівці.

21.03.03. Соломко В. А. Лазарюк В. В.

Керівники трудових

колективів

4. Про хід виконання рішення виконкому сільської ради щодо реалізації завдань, визначених Національною програмою “Діти України”

18.04.03. Стаднійчук А. М.

Ліщук О. І.Лозінський Ф. В.

Лазарюк В. В.Продан Н. П.

5. Про роботу соціальних працівників села з обслуговування одиноких пристарілих громадян.

16.05.03. Ліщук О. І. Платаш І. Б.Шевчук Л. В.Голяк Л. В.

Буймістрюк Л. СПетричко Т. І.

6. Про стан роботи щодо запобігання дитячій безпритульності та бездоглядності на території сільської ради.

20.06.03. Фортуна А. Г. Ліщук О. І.Лозінський Ф. В.

-101-

5.3 Юридична відповідальність за порушення законодавства про звернення громадян.

Структура системи роботи із зверненнями громадян є неповною без розгляду питання про юридичну відповідальність за порушення законодавства про звернення громадян. Особливої актуальності це питання набуває з набуттям чинності Указу Президента України "Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації конституційних прав громадян на звернення" від 13 серпня 2002 року, де зроблено наголос на посилення відповідальності посадових та службових осіб за порушення у сфері розгляду громадян.

Юридичну відповідальність за порушення законодавства про звернення громадян можна поділити на:

1) юридичну відповідальність посадових осіб;2) юридичну відповідальність громадян.

Статтею 24 Закону України "Про звернення громадян" для осіб, винних у порушенні законодавства про звернення громадян, передбачено цивільну, адміністративну або кримінальну відповідальність згідно із законодавством України.У випадку задоволення скарги орган або посадова особі, які прийняли неправомірне рішення щодо звернення громадянина, відшкодовують йому завдані матеріальні збитки, пов'язані з поданням і розглядом скарги, обґрунтовані витрати, понесені у зв'язку з виїздом для розгляду скарги на вимогу відповідного органу, і втрачений за цей час заробіток. Спори про стягнення витрат розглядаються в судовому порядку.

Громадянину на його вимогу і в порядку, встановленому чинним законодавством, можуть бути відшкодовані моральні збитки, завдані неправомірними діями або рішеннями органу чи посадової особи при розгляді скарги. Розмір відшкодування моральних (немайнових) збитків у грошовому виразі визначається судом (ст.25 Закону України "Про звернення громадян").

-100-Посадова особа, яка веде прийом, попередньо знайомиться

по картці з прізвищем, ім'ям та по-батькові заявника і суттю питання, а також іншими матеріалами та документами.

Заявник повідомляє своє питання в усній чи письмовій формі і пред’являє, в разі необхідності, документи, що стосуються порушеного питання.

Після розмови і ознайомлення з документами заявника посадова особа, яка веде прийом, приймає рішення:

3. про задоволення звернення; при цьому дається доручення в письмовій чи усній формі відповідній особі про виконання в зазначені терміни необхідних контрольних дій;

4. про передачу звернення для розгляду до відповідного компетентного органу: в даному випадку дається доручення (в межах повноважень) конкретному органу або посадовій особі щодо можливого позитивного вирішення порушеного в зверненні питання.

5. про відмову: при цьому заявнику, обов'язково з посиланням на законодавство, повідомляються причини відмови.

Після закінчення особистого прийому здійснюється обробка матеріалів, здійснюється підрахунок осіб, які звернулись на особистий прийом, керівництву надається інформація про кількісний та якісний склад усних звернень.

Якщо запис та реєстрація здійснюється вручну, після закінчення особистого прийому дані з облікових карток заносяться до автоматизованої бази даних.

Матеріали (картки особистого прийому, додані до них письмові заяви, документи) доводяться до виконавців. Якщо в резолюції вказано декількох виконавців, матеріали підлягають множенню та розсилці кожному виконавцю.

Доручення щодо вирішення усних звернень громадян беруться на контроль.

Працівники підрозділу, на який покладено роботу із зверненнями громадян, здійснюють контроль за виконанням доручень, дотриманням термінів розгляду, надісланням обґрунтованої та своєчасної відповіді заявнику.

-33-

7. Про стан виконання дохідної частини бюджету сільської ради за І півріччя 2003 року.

18.07.03. Стаднійчук А. М.

Боднарчук Г. М.

8. Про стан реалізації повноважень у сфері торгівельного обслуговування, громадського харчування, побутового обслуговування на території сільської ради.

15.08.03. Корогода І. М.Соломко В. А.

Шевчук І. В.Підприємці

9. Про організацію медичного обслуговування пільгової категорії населення в сільській лікарській амбулаторії.

19.09.03. Фортуна А. Г. Лазарюк В. В.

10. Про створення в культурних установах села необхідних умов для розвитку та виховання підлітків та молоді.

17.10.03. Ліщук О. І. Лозінський Ф. В.Продан Н. Л.

11. Про стан реалізації виконкомом сільської ради повноважень у сфері регулювання земельних відносин .

21.11.03. Кувіла М. І. Лук’янова В. І.Гонжлюк Е. І.

12. Про стан надходження податків, зборів інших, передбачених законодавством, коштів до бюджету сільської ради.

19.12.03. Стаднійчук А. М.

Боднарчук Г. М.

-34-Контроль за виконанням

указів та розпоряджень Президента України, постанов та рішень Кабінету Міністрів України, розпоряджень голів обласної , районної та сільської рад, рішень виконавчого комітету сільської ради.№ Назва заходів Термін

виконанняВиконавці

1. Проаналізувати стан організації контролю за виконанням розпорядчих та нормативних документів, рішень сільської ради та виконавчого комітету в трудових колективах села:- ТЗВО “Івановецькому”- школі І-ІІІ ступенів, ДНЗ,

МНВК.- Івановецькому ССТ.- ВАТ “Кельменецька ПМК-

2” та ВАТ “Івановецьке РТП”.

БерезеньЧервеньВересеньГрудень

Фортуна А. Г.Стаднійчук А. М.Стаднійчук А. М.

Фортуна А. Г.

Перелік документів, стан реалізації яких аналізуватиметься в порядку контролю.№ Назва документів Термін

виконанняВиконавці

1. Рішення виконкому № 107 від 8.06.2001 року “Про завдання щодо виконання акту про стан реалізації виконкомом Івановецької сільської ради повноважень, делегованих органами державної виконавчої влади”

Протягом року

Стаднійчук А. М.

2. Рішення виконкому № 99 від 5.07.2002 року “Про завдання щодо реалізації завдань з виконання акту перевірки стану реалізації виконкомом Івановецької сільської ради повноважень, делегованих органами державної виконавчої

Протягом року

Соломко З. А.

влади, в галузі побутового, торгівельного обслуговування, громадського харчування населення ”.

-99-До підготовки відноситься:

1. Доведення до населення інформації про день, час і місце проведення особистого прийому конкретною посадовою особою. Це робиться за допомогою розсилки графіків прийому в установи, підприємства, організації, повідомлення в засобах масової інформації, розміщення спеціальних об'яв, стендів.

2. В разі необхідності — попередній запис; при цьому необхідно враховувати складність питання, стан здоров'я, соціальний статус громадян.

3. В стадії підготовки до особистого прийому необхідно також проводити роботу, щодо роз'яснення компетенції різних органів, які вирішують ті чи інші питання. Це збереже час заявників та посадових осіб, які проводять особистий прийом і допоможе уникнути конфліктних ситуацій під час особистого прийому.

4. За погодженням з керівництвом на прийом можна запросити спеціалістів відповідних служб, які допоможуть у вирішенні питань, що не входять до компетенції осіб, які ведуть особистий прийом, але з якими часто звертаються громадяни. Визначення кола питань, для допомоги у вирішенні яких залучаються спеціалісти інших служб, потребує застосування такої форми роботи із зверненнями громадян як аналіз і узагальнення.

5. Безпосередня організація особистого прийому у визначений час.

Важливою стадією організації особистого прийому є реєстрація усних звернень, під час якої в картку особистого прийому заносяться дані про заявника:

прізвище, ім'я, по-батькові, місце проживання (ці дані необхідно заносити безпосередньо з документа, який посвідчує особу), місце роботи, соціальний статус та зміст питання, з яким громадянин звертається на особистий прийом. До картки додаються документи, які стосуються

відношення до порушеного питання. У разі, якщо питання не входить до компетенції посадової особи, яка проводить особистий прийом, працівник, що проводить реєстрацію, дає заявнику відповідні роз'яснення та повідомляє місцезнаходження органу, до якого необхідно звернутись.

-98-Після повернення звернень з резолюціями вони

розсилаються відповідним виконавцям. В разі необхідності працівники, на яких покладено роботу із зверненнями громадян, готують проект резолюції і повертають відповідному керівнику.

Якщо доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу (Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена Постановою Кабміну №1153 від 17.10.97р).

Для здійснення контролю за вирішенням звернення, контрольні картки можна розташувати в хронологічному порядку або за суб'єктами виконання.

Зняття з контролю, як правило, відбувається після одержання відповіді виконавця. В разі, якщо відповідь містить будь-яку обіцянку чи посилання на виконання доручення в майбутньому і не є остаточною, вона залишається на додатковому контролі.

Остаточне зняття звернення з контролю здійснює керівник, який приймав рішення про контроль та давав відповідні доручення щодо вирішення звернення.

Робота з усними зверненнями.

Робота з усними зверненнями включає в себе:• Підготовку до особистого прийому.• Безпосередньо організацію особистого прийому в

конкретний час.• Обробку та розсилку матеріалів виконавцям та контроль

за виконанням доручень, даних на особистому прийомі.

-35-3. Рішення виконкому № 2 від

19.01.2001 року “Про сільську комплексну програму соціальної підтримки малозабезпечених верств населення “Турбота” на 2001 –2003 роки”

Протягом року

Ліщук О. І.

4. Рішення виконкому № 92 від 18.05 2001 року “Про заходи щодо виконання комплексної програми профілактики злочинності на 2001-2005р.р. згідно з розпорядження голови райдержадміністрації № 108 від 08.05.01 р. з даного питання”

Протягом року

Корогода І. М.

5. Рішення виконкому № 73 від 20.04.2001 року “Про додаткові заходи щодо забезпечення виконання національної програми “Діти України” на період до 2005 року”.

Протягом року

Стаднійчук А. М.

6. Рішення виконкому № 11 від 21.01.2000 року “Про програму реформування кінообслуговування населення села Іванівці на 2000 – 2005 роки згідно з розпорядженням райдержадміністрації № 273 від 21.13.99. р. з цього питання”

Протягом року

Ліщук О. І.

7. Рішення виконкому № 8 від 18.01.2002 року “Про сільську програму поліпшення стану безпеки, гігієни праці та виробничого середовища на 2001 – 2005 роки ”

Протягом року

Лазарюк В. В.

8. Рішення виконкому № 33 від 15.03.2002 року “Про затвердження заходів щодо

Протягом року

Фортуна А. Г.

прискорення розвитку сфери обслуговування села на 2002 – 2005 роки”

-36-9. Рішення виконкому № 149 від

18.10.2002 року “Про завдання щодо реалізації положень Указу Президента України від 19.08.2002 року № 720 “Про вдосконалення системи державного управління земельними ресурсами та контролю за їх використанням і охороною”

Протягом року Кувіла М. І.

10. Рішення виконкому № 148 від 18.10.2002 року “Про заходи щодо виконання Указу Президента України № 700/2002 від 13.08.2002 року “Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення”

Протягом року Стаднійчук А. М.

11. Рішення виконкому № 20 від 19.01.2001 року “Про комплексні заходи щодо впровадження сімейної медицини в систему охорони здоров’я села згідно з розпорядженням райдержадміністрації № 6 від 16.01.2001 року з цього питання ”

Протягом року Ліщук О. І.

12. Рішення виконкому № 113 від 15.06.2001 року “Про програму реформування житлово-комунального господарства села на 2001-2005 р. р. згідно розпорядження голови РДА № 115 від 29.05.2001 року з цього питання”

Протягом року Дзик Г. Д.

13. Рішення виконкому № 114 від 15.06.2001 року “Про затвердження заходів щодо виконання Національної програми “Репродуктивне здоров’я 2001 – 2005 роки” в селі Іванівці згідно з розпорядженням РДА № 117 від 01.06.2001 року з цього питання”

Протягом року Ліщук О. І.

14. Рішення виконкому № 57 від 31.04.2000 року “Про затвердження сільської регіональної програми з

Протягом року Корогода Г. М.Дзик Г. Д.Ліщук О. І.

питань запобігання дитячій бездоглядності на 2000 – 2005 роки” згідно з розпорядженням райдержадміністрації № 69 від 29. 03. 2000 року з цього питання.

-97-покласти цю функцію на відповідну посадову особу чи структурний підрозділ, діяльність якого і є роботою із зверненнями громадян. Роботу із зверненнями громадян можна поділити на:

а) роботу з письмовими зверненнями;б) роботу з усними зверненнями. Важливими формами роботи із зверненнями громадян є

також: узагальнення та аналіз звернень, контроль (в межах повноважень) за дотриманням законодавства про звернення громадян та інші форми, які перелічені вище.

Робота з письмовими зверненнями.

Порядок ведення діловодства із зверненнями громадян, в т.ч. із письмовими, детально визначений Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян. В даному розділі розкриваються організаційні питання роботи із письмовими зверненнями.

Умовно роботу із письмовими зверненнями можна поділити на такі стадії:

Прийом та попередня обробка листів громадян. Розсилка звернень із дорученнями відповідним виконавцям

та наступний контроль за їх вирішенням і надісланням обґрунтованих та своєчасних відповідей заявникам.

Прийом та попередня обробка листів громадян включає:• перевірку правильності доставки листів громадян: в разі виявлення невідповідності листів адресату вони пересилаються за належністю;• реєстрацію звернень; незалежно від використання журнальної чи комп'ютерної форми реєстрації звернення перед реєстрацією перевіряються на повторність, присвоюється реєстраційний номер;

• подання на доповідь посадовим особам, до повноважень яких належить розгляд звернень громадян; при цьому в разі необхідності працівники, на яких покладено роботу із зверненнями громадян, додають необхідні матеріали щодо конкретного звернення, дають усні роз'яснення.

-96-До законодавчих актів, які конкретизують статтю 40

Основного Закону, відносяться:

Закон України "Про звернення громадян" (№393/96-ВР);

Указ Президента України "Про заходи щодо забезпечення конституційних прав громадян на звернення" (№241/97);

Указ Президента України "Про додаткові заходи щодо забезпечення конституційних прав громадян на звернення" (№700/2002);

Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації , затверджена Постановою Кабміну від 14.04.97р (№348).

Зважаючи на особливе значення інституту звернення громадян у розбудові демократичної і правової держави, 13 серпня 2002 року Главою держави було видано Указ "Про додаткові заходи щодо забезпечення конституційних прав громадян на звернення" (№700/2002), в якому, зокрема, зазначено, що одним із пріоритетних завдань органів державної влади та місцевого самоврядування .. . є забезпечення всебічного розгляду звернень громадян, порушених у них проблем, оперативне їх вирішення, задоволення законних прав та інтересів громадян. В даному Указі також відмічено, що рівень роботи посадових та службових осіб із зверненнями громадян має

розглядатися як важливий критерій оцінки їх професійного рівня, відповідності займаній посаді, а також просування таких осіб по службі.

5.2 Робота із зверненнями громадян.-37-

Перелік рішень виконкому, які розглядатимуться в порядку зняття з контролю

№ Назва заходів, документів Термін виконанн

я

Виконавці

1. Рішення виконкому № 79 від 21.06.2002 р. “Про забезпечення виконання завдань, визначених програмою економічного і соціального розвитку села щодо виробництва рослинницької і тваринницької продукції”

Січень Кувіла М. І.

2. Рішення виконкому № 140 від 20.09.2002 р. “Про завдання щодо здійснення контролю за дотриманням законодавства щодо захисту прав споживачів”

Березень Соломко В. А.

3. Рішення виконкому № 159 від 15.11.2002 р. “Про забезпечення вимог законодавства щодо розгляду звернень громадян, здійснення контролю за станом цієї роботи в дошкільному навчальному закладі, школі І-ІІІ ступенів, міжшкільному навчально-виробничому комбінаті та дільничній лікарні”

Квітень Стаднійчук А. І.

4. Рішення виконкому № 120 від 16.08.2002 р. “Про статистичний облік громадян, дотримання правил паспортної системи на території сільської ради”

Травень Стаднійчук А. І.

5. Рішення виконкому № 147 від 18.10.2002 р. “Про здійснення заходів з протипожежної безпеки на території сільської ради”

Травень Варварюк А. М.

6. Рішення виконкому від 17.01.2003 р. “Про заходи з благоустрою та

Травень Соломко В. А.Лазарюк В. В.

санітарної очистки села та станції Іванівці”

7. Рішення виконкому від 17.01.2003 р. “Про підсумки роботи організації підприємств, установ села за 2002 рік”

Липень Соломко В. А.

-38-8. Рішення виконкому від 21.02.2003

р. “Про організацію харчування дітей в школі І-ІІІ ступенів та дошкільному навчальному закладі села Іванівці”

Вересень Фортуна А. Г.

9. Рішення виконкому від 18.04.2003 р. “Про хід виконання рішення виконкому сільської ради щодо реалізації завдань, визначених Національною програмою “Діти України””

Жовтень Стаднійчук А. М.

10.Рішення виконкому від 16.05.2003 р. “Про роботу соціальних працівників села щодо обслуговування одиноких пристарілих громадян”

Листопад Ліщук О. І.

11.Рішення виконкому від 20.06.2003 р. “Про стан роботи щодо запобігання дитячій безпритульності та бездоглядності на території сільської ради”

Грудень Фортуна А. Г.

Перелік організаційних заходів на 2003 рік№ Зміст заходів Строки

проведенняВідповідальні

7. Провести загальні збори представників громадян села з порядком денним:1.1 Про підсумки роботи виконкому сільської ради, трудових колективів села за 2002 рік та заходи щодо соціально-економічного та культурного розвитку села Іванівці на 2003 рік.1.2 Про стан надходження та витрачання коштів

Січень

Фортуна А. Г.Стаднійчук А. М.Боднарчук Г М.

самооподаткування за 2002 рік та завдання по самооподаткуванню на 2003 рік.1.3 Про затвердження голів та складу вуличних комітетів сільської ради.

-95-та про присутність останніх у зазначених точках після 21-ої години.

5.Усім власникам магазинів та кафе-барів, голові правління ССТ Шевчуку LB. рекомендувати в термін до 20 серпня 2003 року навести належний порядок та санітарний стан на підлеглих територіях, вивезти сміття, забезпечити зовнішнє освітлення своїх приміщень у вечірні та нічні години, а підприємцям Базю В.М., Лавренюку О.В. побудувати до кінця 2003 року біля своїх барів вбиральні.

V Розділ. Організація роботи із зверненнями громадян

5.1 Законодавство про звернення громадян.

Основним законодавчим актом, який регулює відносини у сфері розгляду звернень громадян є Конституція України. Зокрема, у статті 40 Конституції України зазначено, що усі мають право направляти індивідуальні чи колективні письмові звернення до органів державної влади, органів місцевого самоврядування та посадових і службових осіб цих органів, що зобов'язані розглянути звернення і дати обґрунтовану відповідь у встановлений законом строк.

Розгляд звернень покладено на уповноважених посадових осіб, які безпосередньо розглядають та дають відповідні доручення щодо вирішення заяв, скарг та пропозицій громадян. Для належної

організації розгляду звернень громадян та контролю за наступним виконанням доручень рекомендується

-94-

Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні", виконком сільської ради

ВИРІШИВ :1. Зобов’язати голові правління Івановецького

сільського споживчого товариства Шевчука І.В. вжити заходів щодо покращання торговельного обслуговування, громадського харчування, для чого:

- впроваджувати нові, прогресивні форми обслуговування населення, особливу увагу звертати на покращання культури обслуговування покупців;- не допускати в подальшому в точках громадського харчування антисанітарних умов праці;- разом із райспоживспілкою протягом 2003 року вирішити питання передачі в оренду вільних торговельних площ.

2. Власникам приватних продуктових магазинів ( підприємці Березовський В. А., Манчук Л.М., Ломачинський В.Я., Холявчук С.І., Грушецька Н.М., Попович В.В., Рибак М.Г., Кирилюк В.В.) відповідно до доручень Президента України Л.Кучми, розпоряджень голови обласної державної адміністрації №№354-р, 380-р про вжити заходів щодо стабілізації ситуації на продовольчому ринку.

3.Звернути увагу власників приватних продуктових магазинів на недопустимість продажу продуктів без сертифікатів відповідності, посвідчень якості, з простроченим терміном вживання.

4.Попередити власників кафе-барів ( Базь В.М., Гуцул Н.В., Лавренов О.В., Вовк M.І.), голову правління сільського споживчого товариства Шевчука І.B. про їх персональну відповідальність за відпуск спиртних напоїв та тютюнових виробів неповнолітнім

-39-8. Організувати вивчення основних

положень діючого законодавства і порядку його застосування.

Протягом року

Фортуна А. Г.

9. Організувати проведення „Дня депутата” з порядком денним:- про завдання щодо реалізації положень Указу Президента України від 19.08.02. № 720 „Про вдосконалення системи держав-ного управління земельними ресурсами та контролю за їх використанням і охороною”;- про вивчення Закону України „Про звернення громадян ” та Указу Президента України від 13.08.02. р. № 700/2002 „Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадян конституційного права на звернення”;- про виконання повноважень виконкому сільської ради в галузі регулювання земельних відносин;- про форми та методи депутатської діяльності;

І квартал

ІІ квартал

ІІІ квартал

ІV квартал

Фортуна А. Г.

Стаднійчук А. М.

Ганжалюк В. І.

Стаднійчук А. М.

10. Організувати проведення „Днів сільської ради”

Щомісячно Фортуна А. Г.

11. Організувати проведення постійно діючих нарад при сільському голові:- з керівниками організацій,

підприємств, установ села;- з працівниками апарату

виконкому сільської ради.

Постійно

Щопонеділка

Щовівторка

Фортуна А. Г.

12. Систематично проводити особистий прийом громадян у виконкомі сільської ради та за місцем проживання громадян:

Постійно Фортуна А. Г. Стаднійчук А. М.

Фортуна А. Г.

- сільський голова ;- заступник сільського голови з

питань діяльності виконавчих органів ради;

- секретар сільської ради;- члени виконкому.

ЩопонеділкаЩовівторка

Щоп’ятниці Щочетверга

Соломко В. А.

Стаднійчук А. М.Стаднійчук А. М.

-40-13. Провести навчання депутатів з

вивчення Закону України „Про місцеве самоврядування в Україні”.

І квартал Фортуна А. Г.

14. Провести навчання із членами адміністративної комісії.

ІІ квартал Фортуна А. Г.

15. Провести навчання членів постійних комісій сільської ради з оформлення матеріалів засідань; проведення рейдів перевірок дотримання діючого законодавства в торгівлі.

Лютий

Серпень

Стаднійчук А. М.

Фортуна А. Г.

16. Провести навчання членів вуличних комітетів:- з проведення роботи по

благоустрою населеного пункту, про присвоєння звання „Двір зразкової праці, культури та громадського порядку”;

- про заготівлю лишків сільськогосподарської продукції в громадському секторі.

Квітень

Вересень

Стаднійчук А. М.

Фортуна А. Г.

17. Провести семінари –навчання:11.1 З кадровим резервом на сільського голову та секретаря ради:- про декларування доходів державних службовців;- ознайомлення із функціональними обов’язками сільського голови з питань діяльності виконавчих органів ради;

Січень

Квітень

Стаднійчук А. М.

Стаднійчук А. М.

- вивчення Закону України „Про службу в органах місцевого самоврядування”;- про Указ Президента України „Про додаткові заходи щодо посилення боротьби з корупцією і

Липень

Жовтень

Фортуна А. Г.

Фортуна А. Г.

-93-

діяльності виконавчих органів ради Соломко В.А. про стан реалізації повноважень у сфері торговельного та побутового обслуговування, громадського харчування населення на території сільської ради, виконком сільської ради відзначає, що підприємствами торгівлі, громадського харчування та побутового обслуговування проводиться відповідна робота щодо впровадження нових форм обслуговування, комплексного розвитку торгівлі.

На території сільської ради діють 10 приватних магазинів (приватні підприємці Рибак М.Г., Грушецька Н.М., Попович B.B., Кирилюк В.В., Ярова В.Т., Березовський В.Д., Шамбра П.В., Ломачинський В.Я., Манчук Л.М., Холявчук C.І.), три приватні кафе-бари ( підприємці Лавренов О.В., Базь В.М., Гуцул Н.В. та Вовк M.І.), один бар сільського споживчого товариства ( голова ССТ Шевчук І.В.). Проводиться відповідна робота по стабілізації цін на продуктові товари.

Разом з тим, в цьому питанні є суттєві недоліки та упущення. Так, в сільському споживчому товаристві працює лише бар "Корона", інші торгові площі пустують ( ресторан, універмаг, продуктовий магазин, бар та інші). В барі в порівнянні з минулими роками відмічається спад товарообігу, хоча в асортименті є достатній вибір і продуктів харчування, і алкогольних напоїв. Якщо порівняти продуктові магазини, то найдоступніші ціни на продукти в магазинах "Ромашка" та "Росинка", найнижчі ціни на хліб в магазинах "Леся", "Продтовари", "Ромашка", "Росинка", найвищі - в магазинах "Любе" та "Мрія". В усіх приватних магазинах є куточки

споживача, є вивіски, вказано режим роботи, підпорядкування. В кафе-барах є відповідні меню, прейскуранти цін. Однак, мають місце випадки порушення режиму роботи в приватних кафе-барах.

Не проведено ремонт приміщення будинку побуту, мало надається в селі побутових послуг.

Виходячи з вищевикладеного та керуючись ст.30 -92-

- щомісячно здійснювати контроль за незаконним створенням стихійних сміттєзвалищ та сприяти їх ліквідації;

- постійно здійснювати контроль за роботою торгівлі з метою недопущення реалізації продуктів з простроченим терміном вживання; - до кінця року вирішити питання ремонту стаціонарного відділення приміщення лікарні або передачі його в оренду.

2.Підняти клопотання перед головним лікарем району Личуком М.Я. про виділення 0,5 ставки медичної сестри для школи І-ІІІ ступенів.3.Про стан виконання даного рішення заслухати в серпні 2004 року.4.Контроль за виконанням цього рішення покласти на сільського голову Фортуну A.Г.

Сільський голова А. Г.Фортуна

Івановецька сільська радаКельменецького району Чернівецької області

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

РІШЕННЯ від 15 серпня 2003 року № 83

Про стан реалізації повноважень у сфері торговельного та побутового обслуговування,

громадського харчування на території сільської ради.

Заслухавши та обговоривши звіти голови правління Івановецького сільського споживчого товариства Шевчука І.В. приватних підприємців, заступника сільського голови з питань

-41-іншими протиправними діями в соціально-економічній сфері та забезпечення економічного витрачання державних коштів”. 11.2 З працівниками апарату виконкому сільської ради:- вивчення Закону України „Про службу в органах місцевого самоврядування”;- про регламент роботи сільської ради;- про вивчення основних положень Земельного Кодексу України;- про Закон України „Про місцеве самоврядування в Україні”.

Лютий

Травень

Серпень

Листопад

Фортуна А. Г.Стаднійчук А. М.

Фортуна А. Г.

Фортуна А. Г.

Стаднійчук А. М

18. Провести перевірки:- стану дотримання вимог

законодавства щодо захисту прав споживача в усіх підприємствах торгівлі незалежно від форм власності;

- стану підготовки школи І-ІІІ ступ., дошкільного навчального закладу, МНВК, сільської лікарської амбулаторії до роботи в осінньо – зимових умовах;

- про стан харчування дітей в школі та ДНЗ;

- про проведення осіннього місячника благоустрою та санітарної очистки села та

Щоквартально

Червень –липень – серпень

Жовтень

Жовтень

Фортуна А. ГСоломко В.А.

Фортуна А. ГСтаднійчук А. М

Фортуна А. Г

Фортуна А. Г

станції Іванівці. 19. Організувати та провести

благодійні акції:- до 58 –ї річниці Перемоги в

Великій Вітчизняній війні;- до дня громадян похилого

віку;

Травень

Жовтень

Фортуна А. Г

Фортуна А. Г

-42-

Сільський голова А.Г. Фортуна

-91-стихійних сміттєзвалищ, що спричиняє поширення Інфекційних захворювань.

Не повною мірою вирішується питання забезпечення відповідно до законодавства пільгової категорії населення лікарськими засобами та виробами медичного призначення.

Стаціонарне відділення лікарської амбулаторії на даний час не використовується і практично знаходиться в аварійному стані.

З огляду на вищезазначене та керуючись пп.1,2,3 ст.32(б) Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні”, виконком сільської ради

ВИРІШИВ:

1.Звернути увагу головного лікаря сільської лікарської амбулаторії Лазарюка В.В. на необхідність покращання медичного обслуговування пільгової категорії населення, санітарно-епідемічної ситуації на території сільської ради. З метою покращання цієї роботи:

- пожвавити профілактичну роботу серед населення з метою попередження інфекційних захворювань, в першу чергу туберкульозу, педикульозу тощо;

- спрямувати роботу на виконання Указу Президента України "Про програму профілактики і лікування артеріальної гіпертензії в Україні";

- надавати невідкладну медичну допомогу інвалідам, учасникам війни та іншим пільговикам, забезпечувати відповідно до законодавства дану категорію населення лікарськими засобами та виробами медичного призначення;

- постійно проводити санітарно-просвітницьку роботу серед населення села;- привести до 15 жовтня 2003 року в належний стан каналізаційну систему;

до дня інвалідів ;- збір картоплі та інших овочів, продуктів для потреб районної лікарні;- збір коштів під час проведення акції „Милосердя”, продуктів харчування, взуття та одягу.

Грудень

Серпень

Фортуна А. Г

Члени апарату виконкому с/ради

14 Організувати та провести масові заходи:- зустріч з учасниками бойових

дій та інвалідами Великої Вітчизняної війни ;

- конкурс „Нумо, дівчата!” до Міжнародного жіночого дня;

- урочисті збори та святковий концерт до Дня Перемоги;

- урочисті збори до Дня Конституції ;

- масові гуляння з нагоди святкування Дня молоді;

- урочисті збори та тематичний вечір з нагоди відзначення 12- ої річниці незалежності України;

- масові гуляння з нагоди відзначення Дня села Іванівці;

- урочисті збори з нагоди відзначення визволення України від німецько – фашистських загарбників;

- зустріч Нового року.

Протягом року

22.02.03

7.03.03

8.05.03

27.06.03

29.06.03

23.08.03

Вересень

Жовтень

Грудень

Лозинський Ф.В.

Продан И.П.Чепурняк И.П.

Продан И.П.Чепурняк И.ПФортуна А. Г Продан И.П.Фортуна А. Г Продан И.П.Фортуна А. Г Продан И.П

Фортуна А. Г

Продан И.П.

Гулько Г.П.

Чепурняк Н.П.

-90-Заслухавши та обговоривши звіт головного лікаря сільської

лікарської амбулаторії Лазарюка В.В. про організацію медичного обслуговування пільгової категорії населення в сільській лікарській амбулаторії та співдоповідь сільського голови Фортуни А.Г. про організацію медичного обслуговування учасників, інвалідів Великої Вітчизняної війни та загиблих військовослужбовців, одиноких пристарілих громадян, багатодітних та одиноких сімей, осіб, які постраждали внаслідок аварії на Чорнобильській АЕС, виконком сільської ради відмічає, що медичними працівниками сільської лікарської амбулаторії проводиться відповідна робота щодо обліку цих категорій людей, в тому числі щорічно проводиться медичний профілактичний огляд. Такий огляд проводився і в цьому роді, виявлених хворих направлено на лікування в районну та обласну лікарні.

Проводиться також відповідна робота щодо недопущення виникнення вогнищ гострих інфекційних захворювань, в належні строки проводиться щеплення, інші попереджувальні заходи. Завдяки проведеній роботі серйозних спалахів інфекційних захворювань на протязі останніх років не зареєстровано.

Разом з тим, в роботі медичних працівників сільської лікарської амбулаторії є певні недоліки та упущення в організації медичного обслуговування населення. Недостатня робота проводиться з профілактики захворюваності 0туберкульозом, іншими інфекційними хворобами. Стихійно проводиться вимірювання артеріального тиску в громадян, тим самим не виконується Указ Президента України "Про програму профілактики і лікування артеріальної гіпертензії в Україні" від 04.02.1999 року №177/99, що стосується в першу чергу пільгової категорії населення.

З боку медпрацівників сільської лікарської амбулаторії не ведеться належним чином контроль щодо забезпечення екологічної та санітарно-епідемічної безпеки на селі, Зокрема, на території сільської ради допускаються випадки створення

-43-Згідно зі ст. 27 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні” кожна рада розробляє програму соціально - економічного розвитку свого села, селища. Ці показники плануються на підставі очікуваних результатів за звітний період, враховуючи зміни, що відбудуться в наступному році, та стратегію розвитку територіальної громади.

2.3 Основні показники соціально-економічного розвитку

Показники

Одиниця виміру

Всього по сільській раді

В тому числі по селах

Село Х Село У

Очікуване за

2003р.

Прог-ноз

2004р.

Очікуване

за 2003р.

Прог-ноз

2004р.

Очікуване за 2003р.

Прог-ноз

2004р.

Чисельність наявного населення

тис.чол.

Чисельність працівників, зайнятих в усіх сферах економічної діяльності

тис.чол.

Обсяг продукції промисловості у діючих цінах

тис.грн.

у розрахунку на душу населення

гривень

Виробництво товарів народного споживання у фактичних цінах

тис.грн.

у тому числі: продовольчі “ непродовольчі “

-44-у розрахунку на душу населення

Грн.

Валова продукція сільського господарства в порівняних цінах, всього

тис.грн.

у розрахунку на душу населення

Грн.

Виробництво продукції тваринництва

тис.т

реалізація худоби та птиці на забій (у живій вазі)

тис.т

молоко тис.т

яйця тис. шт.Інвестиції в основний капітал

млн.грн.

Доходи місцевих бюджетів

млн.грн.

Видатки місцевих бюджетів

млн.грн.

Грошові доходи - всього

млн.грн.

в т.ч. на душу населення

Грн.

Обсяг роздрібного товарообігу, включаючи громадське харчування (у фактичних цінах), всього

млн.грн.

у розрахунку на душу населення

Грн.

-89-

фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань. У разі коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу. Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів пере-друковуються і заносяться до протоколу.

Протоколи засідань, сесій повинні містити певні обов'язкові реквізити. Текст протоколу складається з двох частин:

вступної; основної.

У вступній частині зазначаються прізвища та ініціали голови зборів і секретаря, присутніх, порядок денний, в основній частині фіксується власне перебіг засідання.

На сесіях сільської, селищної ради, засіданнях виконавчих комітетів з питань, що обговорюються в межах наданих їм Законом України “Про місцеве самоврядування в Україні” повноважень, приймаються рішення, що є обов'язковими для виконання. Посадові особи здійснюють контроль за впровадженням цих рішень у життя.

Рішення складається з двох частин: констатуючої; постановляючої.

Наприклад:Івановецька сільська рада

Кельменецького району Чернівецької областіВиконавчий комітет

РІШЕННЯ від 19 вересня 2003 року №93

Про організацію медичного обслуговування пільгової категорії населенняв сільській лікарській амбулаторії .

-88-розпорядженням голів РДА та райради №60-ср від 01.08.2003 року "Про підготовку та відзначення в районі 12-ї річниці Незалежності України"

На виконання розпорядження РДА та райради № 60-ср від 01.08.2003 року "Про підготовку та відзначення в районі І2-ї річниці Незалежності України":

І. Утворити організаційній комітет з підготовки та відзначення в селі Бабин 12 - ї річниці Незалежності України у складі згідно з додатком 1.

2. Затвердити заходи щодо підготовки та відзначення в селі Бабин І2-ї річниці Незалежності України / Додаток 2/.

3. Членум виконкому Гетьману В.І. спільно з соціальними працівниками села до 14.08.2003 року обстежити матеріально-побутові умови 5 одиноких громадян ( малозахищених) і матері-али обстеження подати на затвердження виконкому сільської ради.

4.Секретарю сільської ради Андрущак Л.В. до 27.08.2003 року інформувати відділ внутрішньої політики РДА про виконання розпорядження голів РДА та районної ради.

5.Контроль за виконанням даного рішення покласти на члена виконкому сільської ради Бодянчук С.М.

Сільський голова підпис О.П.Захлівняк

Додатки:

Додаток 1. Склад оргкомітету з підготовки та відзначення в селі Бабин 12-ї річниці Незалежності України на 1 арк. у 1 прим.

Додаток 2. Заходи щодо підготовки і відзначення в с. Бабин 12 - ї річниці Незалежності України на 3- х арк. у 1 прим.

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах,

-45-

Обсяг послуг з побутового обслуговування населення (у фактичних цінах), всього

млн.грн.

у розрахунку на душу населення

Грн.

Введення в експлуатаціюзагальної площі житла

кв.м

Вантажооборот тис.ткмПасажирооборот тис.ткмЕкспорт товарів та послуг

тис.дол. США

Імпорт товарів та послуг

тис.дол. США

Сальдо (+, –) тис.дол. США

Середньомісячна заробітна плата працівників

гривень

номінальна гривень

реальна %

Заборгованість із виплати заробітної плати

тис. грн.

У тому числі за рахунок бюджетних коштів

тис. грн.

Рівень безробіття

-46-ІІІ Розділ. Діловодство в сільській, селищній, міській раді та виконавчих комітетах

Взаємодія сільської, селищної ради, її виконавчих комітетів з державними органами та органами місцевого самоврядування всіх рівнів, з установами, організаціями та підприємствами всіх форм власності, трудовими колективами, політичними партіями і рухами, іншими громадськими організаціями, окремими громадянами забезпечується за допомогою відповідних ділових паперів та документів. Ділове спілкування здійснюється державною мовою.

Усі технічні операції, пов'язані з документами, становлять предмет діловодства. До його процесу входить отримання,

опрацювання, використання та зберігання інформації, яка міститься в таких документах: актах владних органів вищого рівня, планово-звітній та фінансовій документації, протоколах, інформаціях, довідках, листах тощо.

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно. В установах визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності.

3.1 Прийом документівУ день надходження кореспонденції до сільських, селищних

рад та їх виконавчих комітетів її приймає і реєструє секретар виконкому. Секретар виконавчого комітету розкриває всі конверти, за винятком тих, що мають напис «особисто» або адресовані громадським організаціям виконавчого комітету.

-87-фізкультури і спорту. Належним чином оформлені спортивні площадки та виготовлені спортивні споруди. На належному рівні виступають вихованці школи на спортивних змаганнях на рівні району.

І дошкільний навчальний заклад, і школа І – ІІІ ступенів завдяки спонсорській підтримці батьків повністю забезпечені спортивним інвентарем.

Нині проводяться відповідні роботи з благоустрою сільського спортивного комплексу.

Надалі більше уваги потрібно звертати на підготовку юнаків до служби в Збройних Силах України, на їх фізичний розвиток.

Вважаю, що рішення виконкому сільської ради в основному виконане і пропоную його з контролю зняти.

Член виконкому Г.Д.Дзик

Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються сільському, селищному голові.

Управлінська діяльність установ здійснюється шляхом видання розпорядчих документів. Видання розпорядчих документів установ визначається актами законодавства, положеннями (статутами) про них.

Розглянемо порядок оформлення розпорядчого документа на прикладі Бабинської сільської ради.

БАБИНСЬКА СІЛЬСЬКА РАДАКЕЛЬМЕНЕЦЬКИЙ РАЙОН ЧЕРНІВЕЦЬКА ОБЛАСТЬ

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

Р О З II О Р Я Д Ж Е Н Н Я № 2208.08.2003 року

Про завдання, визначені спільним -86-

від 15.01.99 р. „Про затвердження регіональної цільової комплексної програми „Фізичне виховання – здоров’я нації” - 1 арк.

2. Враховуючи те, що рішення виконкому № 197 від21.12.2001 року „Про виконання заходів від 15.01.99 р. „Про затвердження регіональної цільової комплексної програми „Фізичне виховання – здоров’я нації” в основному виконане, дане рішення з контролю зняти.

Сільський голова А.Г.Фортуна

Додаток 1ДОВІДКА

Про стан виконання рішення виконкому сільської ради № 197 від 21.12.2001 року „Про виконання заходів від 15.01.99 р. „Про затвердження регіональної цільової комплексної програми „Фізичне виховання – здоров’я нації”.

На виконання даного рішення виконкому сільської ради проведена відповідна робота. Так, по дошкільному навчальному закладу / завідуюча – Ліщук О.І. / велика робота проведена по обладнанню ігрових та спортивних майданчиків. Зокрема, в цьому році додаткового обладнано спортивні майданчики з міні – баскетболу та міні – футболу. Велика увага звертається на проведення занять з вихованцями з фізичної культури, ввійшло в практику проведення з дітьми заходів з метою їх загартування. На районному спортивному змаганні серед вихованців дошкільних навчальних закладів ДНЗ с.Іванівці другий рік поспіль завойовує перше місце.

По школі І – ІІІ ступенів / директор – Лозинський Ф.В. / також проводиться відповідна робота серед учнів по розвитку

-47-Під час розкриття конвертів перевіряється чи відповідають

номери на документах і конвертах. Якщо виявлено розбіжність або відсутність документа (або додатку до нього), складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові, а другий залишається у виконавчому комітеті. У разі пошкодження конверта робиться позначка на ньому в поштовому реєстрі. Конверт зберігається і додається до документів у тих випадках, коли лише за ним можна встановити адресу відправника, час відправлення й одержання документа чи встановлено

відповідність номерів документів номерам на ньому. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв і скарг громадян.

Не підписані, незасвідчені, пошкоджені документи або надіслані не за адресою повертаються відправникові.

3.2 Попередній розгляд документівКореспонденція, що надходить до виконавчого комітету,

проходить попередній розгляд, який здійснює секретар виконавчого комітету з метою подальшої необхідності реєстрації кореспонденції, визначення, кому її скерувати (голові виконкому, ради чи відповідним виконавцям, що ведуть цей напрям роботи), а також для встановлення термінів виконання документів, які передаються виконавцям. Попередній розгляд кореспонденції відбувається, як правило, у день її одержання. Документи, які надходять з вищих владних органів вищого рівня, факси, телеграми, телетайпограми, телефонограми розглядаються терміново. Документи, які підлягають обліку, після попереднього розгляду реєструються.

Кожен документ має свої особливості, за якими його можна віднести за функціональним призначенням до таких груп:

1. Організаційні (положення, статути, інструкції, правила).2. Розпорядчі (постанови, розпорядження, накази із загальних

питань, вказівки, ухвали).

-48-3. Довідково-інформаційні (довідки, протоколи, огляди, акти,

доповідні та пояснювальні записки, службові листи, відгуки, відповіді, звіти, плани робіт, оголошення, факси, телеграми, телефонограми, телетайпограми, інформація електронної пошти).

4. Особові офіційні документи (пропозиції, заяви та скарги громадян, розписки, особові доручення тощо).

3.3 Реєстрація документів

Реєстрацію документів здійснюють для забезпечення їх обліку, контролю виконання та оперативного виконання інформації, яка надходить.

Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи ради, виконкому, за винятком документів оперативного характеру, які містять тимчасову інформацію, і бухгалтерських документів, які не підлягають реєстрації.

Згідно з інструкцією з діловодства у виконавчих комітетах сільських, селищних рад не реєструються:

• газети, журнали, книги, бюлетені та інші періодичні видання;• листи, що надходять до відома;• інформація, надіслана до відома;• телеграми і листи про дозвіл на відрядження та відпустки;• повідомлення про наради, засідання, збори та їхній порядок

денний;• навчальні плани і програми;• рекламні повідомлення, плакати, буклети, програми нарад і

конференцій;• прейскуранти;• поздоровлення і запрошення;• бухгалтерські документи;• звіти (квартальні, піврічні, річні тощо);• статистична звітність.

Кожен документ реєструється лише один раз.

-85-документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки.

РКК документів, що перебувають на контролі, групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо).

Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.

Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК. Зняття документу з контролю оформляється наступним чином:

Івановецька сільська радаКельменецького району Чернівецької області

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТРішення від 18 жовтня 2002 року

„Про зняття з контролю рішення виконкому сільської ради № 197 від 21.12.2001 року „Про затвердження регіональної цільової комплексної програми „ Фізичне виховання - здоров’я нації”

1.Відмітити, що на виконання вищезазначеного рішення виконкому проведена відповідна робота. Зокрема, в дошкільному навчальному закладі / завідуюча – Ліщук О.І./ обладнано ігрові та спортивні майданчики, особлива увага звертається на якісне проведення занять з фізичної культури і спорту. Належна робота проводиться і в школі І – ІІІ ступенів / директор – Лозинський Ф.В./ по розвитку спортивно – масової роботи. (Довідка додається) Довідка “Про стан виконання рішення виконкому сільської ради № 197 від 21. 12. 2001 року „Про виконання заходів

-84-- запрошення виконавців на засідання виконкому для

доповіді про виконання рішень і доручень.Дані про наслідки виконання взятих на контроль

документів узагальнюються на перше число кожного місяця і доповідаються голові виконкому пропозиціями про поліпшення цієї роботи.

Підконтрольні документи і матеріали по них до остаточного виконання зберігаються у спеціальній папці „Документи на контролі виконання” і знімаються з контролю тільки за рішенням ради або виконкому чи розпорядженням сільського, селищного, міського голови.

Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

перевірку своєчасного доведення документів до виконавців; попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);

повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів;

зняття документів з контролю; формування картотеки виконаних документів.

Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп «Контроль» або літера «К», після чого

-49-Обов'язковій реєстрації підлягають документи, які надійшли від

владних органів вищого рівня, найважливіші документи, видані виконкомами (рішення, розпорядження, протоколи, доповідні записки, інструкції, положення тощо), а також пропозиції, заяви, скарги і звернення громадян.

Реєстрацію заяв і скарг ведуть окремо від службової документації.

Після реєстрації документи в день їх одержання передаються на розгляд сільському, селищному голові. Йому ж передаються всі документи вищих владних органів вищого рівня, а також документи, вирішення яких належить до його компетенції.

Після розгляду документів сільський, селищний голова накладає резолюцію, у якій він обов'язково має зазначити: конкретного виконавця чи виконавців, зміст дій щодо виконання цього документа, термін виконання, дату і особистий підпис. На документі повинна бути лише одна резолюція. Наступні резолюції можуть бути тільки тоді, коли необхідно деталізувати його виконання.

Для реєстрації всіх категорій вхідних, вихідних і внутрішніх документів застосовується журнальна форма реєстрації .

Журнал реєстрації вхідних документів

Дата надходження та індекс документа

Кореспондент, дата та індекс одержаного документа

Короткий зміст

Резолюція або кому

направлений документ

Позначка про виконання документа

Журнал реєстрації вихідних документів

Дата та індекс документа

Кореспондент Короткий зміст Позначка про виконання документа

Виконкоми сільських, селищних рад видають громадянам значну кількість довідок, реєстрування яких відбувається за зазначеною формою.

-50-Журнал реєстрації виданих довідок

№ з/п

Дата видачі

довідки та її номер

Кому видано (ПІБ),

куди буде пред'явлено

Короткий зміст

Розписка в одержанні

Всебічне здійснення реєстрації документів сприяє підвищенню державної дисципліни та відповідальності безпосередніх виконавців, покращанню стану діловодства у виконавчих комітетах сільських, селищних рад. Важливо правильно складати та оформляти службових документів.

3.4 Складання службових документівДокумент - основний вид ділової мови, засіб фіксації на

спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів і, отже, мають значне правове значення.

Документ має бути належним чином відредагований і оформлений, повинен містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки. Більшість документів мають відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання та максимальна точність викладу інформації. Щоб документ мав усі перелічені властивості, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом.

Загальні правила документування управлінської діяльності та порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи регламентує Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (далі — Примірна інструкція), затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997р. № 1153.

-83-ознайомлюються члени виконкому, керівники зацікавлених організацій, депутати і члени постійних комісій сільської ради

як безпосередньо на засіданнях виконкому, так і на сесіях сільської ради. Ті рішення, які мають загальнодержавне значення, доводяться до широких верств населення на зборах колективів, на сільських зборах /сходах/ громадян.

Хід виконання рішень, розпоряджень вищестоящих органів при потребі розглядаються на засіданнях виконкомів, оперативних нарадах, семінарах і т. д..

Відповідальність за виконання документа несуть особи, вказані у розпорядчому документі / рішенні, розпорядженні тощо/ та в резолюції, а також безпосередні виконавці. У тих випадках, коли документ здійснюється кількома виконавцями, відповідальними за організацію виконання є виконавець, який зазначений першим.

Для здійснення контролю за виконанням рішень / розпоряджень/ органів влади вищого рівня секретар виконкому сільської, селищної, міської ради веде журнал за такою формою:

Дата,№ вх.докум

Змістдокумен-

та№, дата

Пунктирішення, щоставляться на

контроль

План організації виконаннярішення

Комудоручено

виконання

Датавиконан-

ня

Відмітка

провиконан

ня

Контроль за виконанням власних рішень здійснюється за контрольними картками. Контроль здійснює секретар виконкому, із залученням членів виконкому, активу.Контроль виконання проводиться шляхом:

- перевірки на місці стану виконання питань, взятих на контроль;

- одержаних письмових інформацій і довідок від виконавців;

- запрошення виконавців до голови або секретаря виконкому для з’ясування стану виконання доручень;

-82-- залучення до виконання нижчестоящих організацій і

виконавців;

- підбиття підсумків виконаної роботи і підготовка інформації та доповідних на засідання виконкому, чи на розгляд сільському голові;

- зняття рішення з контролю чи продовження терміну його виконання

Кореспонденція, що надходить до сільської ради, приймається і реєструється секретарем сільської, селищної, міської ради в день її надходження у журналі реєстрації вхідноїкореспонденції. Секретар розкриває всі конверти, за винятком тих, що мають напис „особисто”, які передаються адресатові нерозкритими. На документах, що надійшли до сільської ради, в правому нижньому кутку першої сторінки ставиться дата надходження документа і вхідний номер, який є порядковим номером реєстрації. Після реєстрації документи передаються на розгляд сільському голові, а в разі його відсутності – тому, хто виконує обов’язки, який пише відповідну резолюцію з зазначенням у ній: кому і що доручається зробити, особистий підпис і дату. Секретар виконкому сільської, селищної, міської ради передає документ виконавцю та у відповідній графі журналу реєстрації вхідної кореспонденції записує про те, кому і коли передано документ, що доручено по ньому зробити і який встановлено термін виконання.

Якщо резолюція складається з декількох пунктів, їх записують на окремих бланках, листках і прикріпляються до документа.

Рішення та розпорядження вищестоящих органів глибоко вивчаються, а визначені у них завдання оперативно доводяться до підприємств, установ і організацій та конкретних виконавців. Виконуються рішення влади вищого рівня шляхом прийняття власного рішення чи розпорядження, розробки заходів чи складання плану контролю з означенням конкретних завдань та їх виконавців. Якщо немає потреби власне рішення на виконання рішень вищестоящих органів з ними

-51-Примірна інструкція визначає порядок ведення загального

діловодства, її положення поширюються на всю службову

документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК).

Для складання службових документів в установах використовується папір форматів A3 {297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Службовий документ, що складається в установі, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення найменування установи що є автором документа, код установи, код форми документа, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

Івановецька сільська рада

РОЗПОРЯДЖЕННЯ ______________ с. Іванівці ______________________

-52- Як правило, всі службові документи повинні

оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляються

згідно з вимогами державних стандартів та цієї Примірної інструкції з обов'язковим додержанням таких правил:

встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;

бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;

бланки документів повинні мати такі поля;

ліве — 20 міліметрів;верхнє — не менш як 10 міліметрів; праве і нижнє — не менш як 8 міліметрів.

Всі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, дата його прийняття; для документа, що затверджується, дата затвердження. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 9 жовтня 2003 року слід писати: 09.10.03.

-81-Прийом (передача) кожної справи здійснюється працівником

архівного підрозділу в присутності працівника діловодної служби

лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого строку зберігання передаються з архівний підрозділ за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться помітка про її наявність. В кінці кожного примір-ника опису керівник архівного підрозділу установи розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архівного підрозділу справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архівному підрозділі установи.

Справи тимчасового строку зберігання можуть передаватися в архівний підрозділ установи за номенклатурою справ.

Справи передаються до архівного підрозділу установи зв'язаними належним чином,

Схоронність документів в установі забезпечується наявністю архівного підрозділу установи згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд і архівні установи».

До сільської ради постійно звертаються громадяни з різного роду питань, тому посадові особи органів місцевого самоврядування повинні знати як працювати із зверненнями.

І V Розділ. Організація контролю за документами влади вищого рівня та власних рішень в роботі виконкому сільської, селищної, міської ради.

Особливо важливою і відповідальною є робота виконкому сільської, селищної, міської ради щодо організації контролю за документами вищого рівня влади та власних рішень.

Організація контролю включає в себе такі елементи:- розроблення заходів щодо виконання прийнятого

рішення , вибір основних шляхів його реалізації;- чіткий порядок постановки рішення на контроль;- визначення характеру і термінів періодичної перевірки;

-80-

Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

До річного розділу опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. В таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: «Документи з цього питання див. також у розділі за ____ рік, № ______».

Зведені описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так, як і описи на справи постійного зберігання.

Описи справ тривалого строку зберігання державним архівом не затверджуються.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються в архівний підрозділ установи через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 1994 рік передаються в архівний підрозділ у 1997 році). Справи тимчасового строку зберігання передаються в архівний підрозділ установи на розсуд керівника установи.

Передача справ в архівний підрозділ установи здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником установи.

Якщо окремі справи необхідно залишити в діловодстві для поточної роботи, архівний підрозділ установи оформляє видачу справ у тимчасове користування.

-53-

У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 жовтня 2003 року.

Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

Документи підписуються посадовими особами установи відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.

В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписуються лише керівником установи або його заступником, відповідно до їх повноважень.

Документи, що надсилаються, підписуються керівником, його заступником, а також керівниками структурних підрозділів установи відповідно до їх компетенції.

Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене — на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища. Наприклад:

Сільський голова (Підпис) (Ініціали, прізвище)

-54-

Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади. Наприклад:

Сільський голова (Підпис ) (Ініціали, прізвище) Головний бухгалтер (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: «в. о.», «заст.»).

Не допускається підписання документа з прийменником «за» або поставленням косої риски перед найменуванням посади.

На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою.

Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом установи, що видала акт.

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

-79-Окремі групи справ постійного строку зберігання,

найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), повинні мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі.

Обкладинка справ постійного і тривалого строків зберігання оформляється за встановленою формою .

Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: «є документи за ... роки».

На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.

На обкладинці справи проставляється номер справи за описом і, за погодженням з архівним підрозділом установи, номер опису і фонду.

У разі зміни назви установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці зазначається нова назва установи (структурного підрозділу).

Написи на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.

За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу.

-78-Підготовка документів до передачі в архівний

підрозділ установи включає: експертизу цінності документів; оформлення

справ; складання описів справ; передачу справ до архівного підрозділу установи і

забезпечення схоронності документів.Виділення документів для знищення і складання про

це акта провадиться після підготовки описів справ постійного і тривалого строків зберігання за цей же період; акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданнях ЕК одночасно з описами справ. Для установ, що передають документи на державне зберігання, акти затверджуються керівником установи після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву.

Після затвердження акта про виділення документів для знищення зазначені документи здаються працівниками діловодної служби або архівного підрозділу установи господарській службі установи або підприємствам із заготівлі вторинної сировини.

Документи установи групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутріш-нього опису документів; оформлення обкладинки справи.

Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться.

-55-

ЗАТВЕРДЖУЮСільський голова

(Підпис) (ініціали, прізвище)Дата

Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

ЗАТВЕРДЖЕНОРішення сесії сільської ради

двадцять третього скликаннявід “____”_____________ 200 _ р.

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях, довіреностях.

Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається установою на підставі чинних нормативно-правових актів .

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІКдокументів, на які ставиться гербова печатка

Акти (прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо).

Аркуші погодження проектів, нормативно-правових актів. Довідки, (лімітні; про виплату страхових сум; використання

бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану належну зарплату тощо).

-56- Довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей,

бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-

технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо).

Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).

Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо). Заявки (на обладнання, винаходи тощо). Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають

право здійснювати фінансово-господарські операції. Посвідчення про відрядження. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на

підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо).

Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо). Подання і клопотання (про нагородження орденами і

медалями; преміями). Протоколи (погодження планів поставок). Реєстри (чеків, бюджетних доручень). Специфікації (виробів, продукції тощо). Статути державних підприємств (об'єднань). Титульні списки. Штатні розписи.

Печатка, яка відтворює найменування відповідної установи або її структурного підрозділу (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала кілька останніх літер найменування посади особи, яка підписала документ.

-77-Листування групується за змістом та кореспондентським

принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності: внутрішній опис документів, включених до справи; заява про прийняття на роботу; направлення або подання; особовий листок обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка обліку кадрів; доповнення до особового листка про заохочення; довідки та інші документи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.

Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.

Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснюється канцелярією.

3.8. Підготовка справ до зберігання та використанняЗакінчені діловодством справи постійного і тривалого

(понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися в архівний підрозділ установи для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архівний підрозділ установи за погодженням з її керівником.

-76-

Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архівний підроз-діл установи документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою:

в одній справі документи постійного, в іншій — документи тимчасового терміну зберігання;

включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності;

якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ;

документи, створені за допомогою ПК, групуються у справи на загальних підставах;

справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30—40 мм завтовшки).

Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їx поєднанні.

Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо);

документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).

Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.

-57-Адресування документівДокументи адресуються установі, її структурним

підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:

Чернівецька обласна рада організаційний відділ

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата — у давальному, наприклад:

Чернівецька обласна рада організаційний відділ

головному спеціалісту (Прізвище, ініціали)

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

Голові обласної ради(Прізвище, ініціали)

До реквізиту «Адресат» може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Видавництво “Прут”вул. Шептицького, 25

м. Чернівці 580000

-58-У разі надсилання документа громадянину спочатку

зазначається поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:

Вул. Доброго, 16 кв.5 м.Чернівці 580000

(Прізвище, ініціали)

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.

РезолюціяРезолюція — це напис на документі, зроблений

керівником установи, що містить вказівки щодо виконання документа.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата. Наприклад:

Директору школи Толошняк В. В.

Прошу інформувати сільську раду щодо виконання завдань, визначених рішенням колегії та розпорядженням голови райдержадміністрації.

Бабинський сільський голова О. П. Захлівняк 18.04.03.

-75- До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо. Зведена номенклатура справ установи після її остаточного доопрацювання погоджується з ЕК відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником установи. Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівними установами. Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються в такому порядку:

перший — зберігається у справі в канцелярії; другий — передається до архівного підрозділу

установи для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;

третій — надсилається до відповідної державної архівної установи, з якою погоджувалися примірники номенклатури справ;

четвертий — розподіляється за розділами між відповідними структурними підрозділами для практичної роботи.

Формування справФормування справ — це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:

групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності — засвідчені в установленому порядку копії правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом всього часу роботи особи в установі;

групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання.

-74-Складено:ВК селищної радипротокол ради №___ дата_____Голова ВК (печатка, підпис)

Підсумковий запис про категорію і кількість завершених справ у 2003 році в селищній раді

За термінами зберігання

Всього В тому числі

перехід з пом. ЕПКПостійно

Тимчасово (більше 10 років)

Тимчасово (до 10 років)

Всього:

Секретар виконкому Л.Будим

“___” грудня 200__ року

Примітка: при складанні номенклатури використані такі переліки:

1.Перелік типових документів, що утримуються у діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання документів (К.1997 р.)

2.Перелік документів, які підлягають прийняттю в державні архіви СРСР (М.1973)

3.Перелік документів виборчих комісій по виборах до ради народних депутатів, затверджених ЕПК архівного відділу Чернівецького облвиконкому 25.07.1980 (Ч.1980)

4.Примірна номенклатура справ державної нотаріальної контори 1996р.

5.Примірна номенклатура справ міської, селищної, сільської Рад народних депутатів, затверджена рішенням Чернівецького облвиконкому 17.08.1983 р., видана у 1984р. (Ч.1984)

-59-Як правило, на документі повинно бути не більше

однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту «Адресат» паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі доку-мента, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.

3.5 Відмітки про проходження та виконання документівПід час проходження документа в установі обов'язково

робляться такі помітки: про надходження (реєстрацію) документа — на

нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування установи, дата надходження документа, індекс документа);

про взяття документа на контроль — на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово «Контроль» або літера «К»;

про виконання документа і направлення його до справи — на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова «До справи» і номер справи, в якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця), наприклад:

До справи № 06/24Питання вирішено позитивно

у телефонній розмові 05.03.97.

(Посада, ініціали, прізвище)

-60-Відмітка «До справи» свідчить про те, що робота над документом закінчена;

про перенесення даних на машинний носій — на нижньому правому полі першого аркуша документа слова «Перенесено на машинний носій», дата пе-ренесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних.

Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко 2-77- 12 У разі потреби під прізвищем виконавця документа і

номером його телефону зазначається індекс друкарки (перші літери імені й прізвища, кількість надрукованих примірників і дата друкування), наприклад:

Кравченко 5-51- 47 М.У. 5. 12.11.03.

3.6 Оформлення копій документівКопія документа виготовляється і видається тільки з

дозволу керівника установи або керівника відповідного структурного підрозділу. Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються у ній (це правило не поширюється на архівні установи, державні нотаріальні контори і приватних нотаріусів).

Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним

-73-6. РЕЄСТРАЦІЯ АКТІВ

1 2 3 4 506-01 Книги реєстрації актів

громадянського стануПостійно

ст.4.1

Секретар виконкому печатка підпис Л.Будим

7. ВИБОРЧІ КОМІСІЇ З ВИБОРІВ ДО СЕЛИЩНОЇ РАДИ

1 2 3 4 507-01 Документи про утворення

селищної виборчої комісії по виборах до селищної ради (протоколи висунення кандидатів, у тому числі комісії, списки членів комісії)

3 рокист.321

07-02 Документи окружних комісій по виборах до селищної ради (протоколи зборів, про висунення кандидатів у депутати, протоколи кандидатів, протоколи окружних і дільничих виборчих комісій, заяви кандидатів у депутати про згоду балотуватися)

Постійност.84

07-03 Документи селищної виборчої комісії по виборах селищної ради (протоколи засідань комісії про підсумки виборів, відомості про обраних депутатів)

Постійност.84

07-04 Списки виборців Зберігаються до нових виборів

07-05 Виборчі бюлетені, погашені дільничою виборчою дільницею

Знищуються після виборів

ст.29

Секретар виконкому Л.Будим

-72-04-21 Журнали, книги, реєстрації

рахунків, касових ордерів, доручень

5 років ст.324

04-22 Інвентаризаційні відомості товарно-матеріальних цінностей виконкому селищної ради і підпорядкованих їй установ

3 роки ст.330

За умови завершення ревізії

04-23 Договори і угоди (господарські, трудові)

3 рокист. 345

04-24 Копії, квитанції по прийманню податкових, ощадних та інших платежів і документи про заліки і повернення передплат по податках

3 рокист.791

04-25 Корінці, копії ордерів, рахунків, фактур, накладних квитанцій, чекових книжок

3 рокист.325

04-26

Головний бухгалтер централізованої бухгалтерії селищної ради печатка підпис М.Варнакова

5. КАДРИ1 2 3 4 5

05-01 Списки (штатно - списковий склад) працівників виконкому селищної ради (перехідні)

75 роківст.525

05-02 Особові справи працівників виконкому селищної ради

75 роківст.519

05-03 Особові картки працівників виконкому селищної ради

75 роківст.519

05-04 Трудові книжки працівників До витребування невитребувані не менше 50

років05-05 Листи з питань підготовки і

перепідготовки кадрів (курси, семінари, наради)

5 роківст.564 “а”

05-06

Секретар виконкому печатка підпис Л.Будим

-61-способами текст документа відтворюється повністю,

включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка «Копія» зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається із слова «Згідно», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту «Підпис», наприклад:

Згідно Інспектор відділу кадрів (Підпис) (Ініціали, прізвище)

ДатаНа копіях вихідних документів, що залишаються у справах,

текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення.

Оформлення додатків до документів

Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ загалом. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

Додатки до документів можуть бути трьох видів: додатки, що затверджуються або вводяться в дію

розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

-62-У розпорядчому документі відомості про наявність

додатків зазначаються у тексті, наприклад:

«Розробити і подати список посадових осіб сільської ради V - VII категорії в Центр підготовки та підвищення кваліфікації за формою, зазначеною у додатку 1».

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток Iдо розпорядження

виконкому від 08.08.2003 року

СКЛАДоргкомітету з підготовки і відзначення

в селі Бабин 12-ї річниці Незалежності України

1.Еренчук Валентина Миколаївна - голова оргкомітету, завідуюча сільською бібліотекою

2. Вдовиченко Алла Василівна - заступник голови оргкомітету, директор Будинку культури.

Члени комітету:

1.Толошняк Валентина Володимирівна, директор школи І-ІІІ ст., заступник голови виконкому.2.Еленіч Юлія Василівна - вихователька ДНЗ с.Бабин.3.Андрущак Любов Василівна - секретар сільської ради.4.Шпарта Наталія Василівна - діловод по військовому обліку сільської ради 5.Андрущак Мар’ян Васильович - відповідальний за спортивно - масову роботу в селі, тренер по футболу ДЮСШ с .Бабин;

Секретар сільської ради підпис Л.В. Андрущак -71-

04-05 Тарифікаційні списки 75 років ст.429

04-06 Листування з дебіторами і кредиторами

Доки не мине

потреба ст.335

04-07 Рішення суду, виконавчі листи, відомості про відрахування заробітної плати

До закінчення

потреби ст.332

04-08 Листи непрацездатності 3 роки ст.720

04-09 Журнал обліку основних засобів

Постійно ст.337

04-10 Книга обліку прибутків 10 років рішення АПК ДАУ04-11 Книга обліку майна і

матеріалів3 роки ст.318

04-12 Книга обліку асигнувань масових і фактичних видатків

10 років

04-13 Паспорти архітектури Постійно ст. 338

04-14 Штатні розписи і кошториси адміністративного і господарського видатку

Постійно ст.46, ст.312

04-15 Бухгалтерські документи касового і меморіального порядку з додатками до них

3 роки ст.322

За умови завершення ревізії

04-16 Допоміжні і контрольні книги, журнали, картотеки, касові книги, оборотні відомості

3 роки ст.322

04-17 Головна книга, журнали оренди

3 роки ст.321

04-18 Акти документальних ревізій і перевірок бюджетно-фінансової діяльності

5 років ст.342

04-19 Особові рахунки працівників виконкому

75 років ст.316

04-20 Розрахункові відомості на видачу заробітної плати

5 років ст.317

За відсутності особових рахунків

75 років-70-

3. ЗЕМЕЛЬНІ ПИТАННЯ

1 2 3 4 503-01 Земельна шнурова книга Постійно

Книга записів реєстрації державних актів на право приватної власності на землю

Постійно

03-03 Книга записів реєстрації державних актів на право постійного користування землею

Постійно

03-04 Затверджений проект приватизації земель селянської спілки „Кельменецька” на території селища

Постійно

03-05 Затверджений проект встановлення адміністративних меж селищної ради

Постійно

03-06 Технічна документація по реформуванню земельного запасу селищної ради

Постійно

Спеціаліст селищної ради із земельних питань печатка підпис А.Рингач

5. БЮДЖЕТНО-ФІНАНСОВА РОБОТА І БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК

1 2 3 4 504-01 Бюджет селищної ради Постійно

ст.189 “а”04-02 Звіт про виконання

бюджету (річний)Постійност.308 “а”

04-03 Квартальний звіт про виконання бюджету

3 роки ст.308 “в”

04-04 Документи щодо складання і виконання бюджету (вказівки, довідки,

3 роки ст.194

доповідні записки)-63-

У разі наявності кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1. Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись керівниками структурних підрозділів установи на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:

якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.; якщо документ має додатки, повна назва яких не

наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Склад оргкомітету з підготовки і відзначення в селі Бабин

12-ї річниці Незалежності України на 1 арк. у 1 прим.2. Заходи щодо підготовки і відзначення 12 - ї річниці

Незалежності України в с. Бабин на 3- х арк. у 1 прим. при великій кількості додатків на них складається опис,

а в самому документі після тексту зазначається:Додаток: відповідно до опису на __ арк.;

Порядок опрацювання та надсилання вихідних документівВихідні документи, у тому числі виготовлені на ПК,

опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.

-64-У реєстраційній картці або в журналі зазначаються номер

вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій буде зберігатися його копія. Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації документів у канцелярії.

Документи, що доставляються кур'єром, передаються місцевим адресатам під розписку в розносній книзі.

Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в установах, які є авторами цих документів. В інші установи надсилаються їх завірені копії.

Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.

Строки виконання документівДокументи можуть бути із зазначенням і без зазначення

строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства .

ПЕРЕЛІК документівіз зазначенням строків виконання

Депутатський запит — не пізніш як у 15-денний строк з дня його одержання або інший строк, установлений Верховною Радою України.

Звернення народного депутата України та депутата місцевої ради - протягом не більш як 10 днів з дня одержання.

Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня — до зазначеного в них терміну або протягом 30 днів.

Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження і повідомлення рішень за ними - у 15-денний строк з дня одержання.

Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення,—до 2 днів, решта — протягом 10 днів.

-69-

02-13 Документи з питань організаційно – масової роботи (інформації, звіти, рішення, розпорядження)

До здачі в архів

02-14 Документи з питань реабілітації (списки, рішення, розпорядження)

Постійно ст.702

02-15 Документи опікунської ради (довідки, акти обстеження, копії свідоцтва про народження)

Постійно ст.15

02-16 Документи з проведення місцевого референдуму, сходу громадян, списки виборців, протоколи, рішення

Постійно ст.1

Ч.1984

02-17 Статистичні звіти селищної ради, що подаються до відділу статистики

До здачі в архів

02-18 Документи з питань індивідуального будівництва (рішення виконкому, довідки, акти)

Доки немає потреби

02-19 Заяви і скарги громадян з особистих питань та документи по їх розгляду

5 роківст. 28 „б”

5 років після

останнього звернення

02-20 Журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян

5 роківст. 95

02-21 Журнал реєстрації вхідних документів

3 роки ст. 100 „б”

02-22 Журнал реєстрації вихідних документів

3 роки ст. 200 „б”

02-23 Розносна книга 1 рік ст. 10102-24 Справа фонду (історична довідка,

акти перевірки стану документів, описи справ)

Постійно ст. 107

02-25 Номенклатура справ ради Постійност. 88 „а”

Секретар ради печатка підпис Л.Будим

-68-2. ДОКУМЕНТИ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ

СЕЛИЩНОЇ РАДИ

1 2 3 4 502-01 Постанови, рішення

вищестоящих органів з питань роботи виконкому

До зак. потреби

ст.16, ст.26, ст.36

02-02 Протоколи засідань, рішень виконкому ради

Постійно ст.6

02-03 Розпорядження виконкому селищної ради по основній діяльності

Постійа”

02-04 Розпорядження виконкому селищної ради по особовому складу

75 років ст.16 „б”

02-05 Плани роботи селищної ради 1 рік ст.4202-06 Документи по перевірці роботи

виконкому селищної ради органами влади вищого рівня

Постійно ст.24

02-07 Документи з питань розвитку місцевого господарства (будівництво, торгівля, приватизація)

5 років ст.798

02-08 Документи з питань використання і охорони земель, інших природних ресурсів

Постійно

02-09 Документи з питань охорони навколишнього середовища (благоустрій, санітарний стан)

5 років ст. 795

02-10 Документи з питань соціального обслуговування населення ( освіта, культура, охорона здоров’я, забезпечення, фізкультура – спорт, трудові ресурси, преса).

5 років ст.845 „б”

02-11 Документи з питань оборонної роботи (плани заходів, акти, звіти)

5 років

02-12 Документи з питань дотримання законності і громадського порядку (повідомлення УМВС, рішення, протоколи)

Постійно ст.13, ст.49

-65-Документи без зазначення строку виконання повинні бути

виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою «терміново» — протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.

Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності — посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніш як за 3 робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку — до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.

3.7.Складання номенклатури справСкладання номенклатур справ

Номенклатура справ — це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, із залученням фахівців, підписується керівником структурного підрозділу та обов'язково погоджується з керівником архівного підрозділу установи .

Після виконання документів вони групуються у справи, яким даються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

-66-Кожна справа, включена до номенклатури справ,

повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) — індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

У кінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. .Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі.

Номенклатура справ структурного підрозділу установи складається у трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково заповнюються грифи погодження з експертною комісією (ЕК) структурного підрозділу і керівником архівного підрозділу (посадовою особою, відповідальною за архівний підрозділ установи):

перший примірник — недоторканний, зберігається у структурному підрозділі; другий примірник — передається в канцелярію установи;

третій примірник — використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.

Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться канцелярією в єдину (зведену) номенклатуру справ сільської, селищної ради.

-67-„ЗАТВЕРДЖУЮ”Селищний голова В. Твердохліб„____” ________ 200_ року

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВКельменецької селищної ради на 2003 рік

Індекс Найменування Кількість справ

Строки зберігання, № статті по

переліку

Примітка

1 2 3 4 51. ДОКУМЕНТИ РАДИ

01-01 Протоколи сесій селищної ради Постійно ст. 10

01-02 Документи постійної комісії з питань законності, охорони прав людини, депутатської діяльності, етики, соціального захисту населення

Постійно ст.15

01-03 Документи постійної комісії з питань планування, бюджету та фінансів селищної ради

Постійно ст.15

01-04 Документи постійної комісії з питань промисловості, будівництва, транспорту, зв’язку та вирішення питань соціально – культурного призначення

Постійно ст.15

01-05 Документи постійної комісії з питань агропромислового комплексу, продовольства, охорони навколишнього середовища, екології, раціонального використання природних ресурсів

Постійно ст.15

01-06 Протоколи зборів виборців і звіти депутатів перед виборцями

Постійно ст.23

М. 1973

01-07 Накази виборців і документи по їх виконанню

Постійно ст.22

М. 1973

01-08 Критичні зауваження депутатів, запити, висловлені на сесіях ради і документи по їх виконанню

01-09 Облікові картки депутатів Постійно

Секретар ради печатка підпис Л.Будим