© Буров И.П., 2010 1

Лабораторная работа № 6 «Основы создания электронных таблиц»

Цель работы: изучение основных правил создания и редактирования электронных таблиц в среде табличного процессора OpenOffice.org Calc

1. Краткие теоретические сведения 1.1. Основные понятия OpenOffice.org Calc является приложением для работы с электронными

таблицами, с помощью которого можно выполнять расчеты, анализировать и управлять данными (рис. 1).

Электронные таблицы используются для хранения данных и автоматизации вычислений. Кроме того, электронные таблицы можно использовать для упорядочивания, хранения и фильтрации данных.

Рис. 1

С помощью мыши в OpenOffice.org Calc можно легко настроить электронные таблицы: отобразить или скрыть диапазоны данных, изменить форматирование диапазонов в соответствии с определенными условиями либо рассчитать промежуточные и общие итоги.

© Буров И.П., 2010 2

Для просмотра электронной таблицы используются полосы прокрутки. OpenOffice.org Calc позволяет представлять данные электронной таблицы в

динамических диаграммах, которые обновляются при каждом изменении данных.

В OpenOffice.org Calc предусмотрены функции, в том числе статистические и финансовые, которые можно использовать для создания формул и выполнения сложных расчетов.

OpenOffice.org Calc позволяет перетаскивать таблицы из баз данных или использовать таблицы в качестве источников данных для создания документов в OpenOffice.org Writer.

Фильтры OpenOffice.org можно использовать для преобразования файлов Microsoft Excel, а также для открытия и сохранения документов в различных форматах.

Документы, созданные в среде OpenOffice.org Calc, называют рабочими

книгами. Рабочая книга по аналогии с обычной книгой может содержать произвольное число рабочих листов, которые служат для организации и анализа данных.

Рабочий лист OpenOffice.org Calc – это электронная таблица, состоящая из

столбцов и строк. Названия столбцов – буква или две буквы латинского алфавита. Каждая строка таблицы пронумерована.

Пересечение конкретного столбца и строки образует ячейку. Местоположение ячейки задается адресом, образованным из имени столбца и

номера строки, на пересечении которых находится эта ячейка, а также при необходимости в адресе указывается имя листа и имя книги.

Наряду с понятием адреса в электронной таблице используется понятие ссылки. Ссылка – это элемент формулы и используется тогда, когда надо сослаться на

какую-нибудь ячейку таблицы. В этом случае адрес будет использоваться в качестве ссылки. Например, на рис. 1 указана ячейка с адресом (ссылкой) A2. Ссылка на эту ячейку в формуле тоже будет называться A2.

В ячейке могут находиться данные одного из трех типов: − числовое значение; − текст; − формула. На рабочем листе OpenOffice.org Calc могут находиться также графики, рисунки,

диаграммы, изображения, кнопки и другие объекты. В действительности, эти объекты расположены на графическом уровне.

Графический уровень – это невидимый слой, расположенный поверх рабочего

листа.

© Буров И.П., 2010 3

Числовые значения, или просто числа, выражают различные количественные

соотношения данных определенного типа, например, объемы продаж, число служащих фирм, атомный вес, тестовые оценки и т.д. Числовые значения, введенные в ячейки рабочей таблицы, могут использоваться в формулах и диаграммах. Числовыми значениями могут быть также выражены даты (например, 25.09.2009) или время (например, 15:24:35).

Помимо числовых значений в рабочий лист часто вводится также и текст. Как

правило, текст используется для обозначения числовых данных, заголовков столбцов или для ввода некоторой поясняющей информации о рабочей таблице. Текст, который начинается с числа, все равно считается текстом. Например, если вы введете в ячейку 400131, Волгоград, то OpenOffice.org Calc будет считать это текстом, а не числом.

Формулы – это то, что делает документ OpenOffice.org Calc собственно

электронной таблицей. Без формул программное средство OpenOffice.org Calc представляло бы собой всего лишь текстовый процессор с усовершенствованной функцией работы с таблицей.

Если ввести формулу в ячейку, то результат, вычисленный по этой формуле, появляется в данной ячейке. Если вы измените любое из чисел, используемых в формуле, OpenOffice.org Calc автоматически выполнит вычисления по формуле и отобразит новый результат.

1.2. Автоматическое заполнение ячеек при вводе данных В OpenOffice.org Calc предусмотрена специальная возможность, которая

называется Автозаполнение. Она облегчает ввод набора числовых значений или текстовых элементов в диапазон ячеек. Для этого используется маркер автозаполнения, представляющий собой маленький квадрат, расположенный в левом нижнем углу активной ячейки.

Для того чтобы ввести значения в несколько ячеек, необходимо: 1) подвести указатель мыши к маркеру Автозаполнения так, чтобы указатель превратился в крестик (рис. 2);

Рис. 2.

2) нажать левую кнопку мыши и протащить маркер Автозаполнения вниз (или в другом направлении) до нужной ячейки. При этом около ячейки появляется квадрат со значением, которое будет внесено в эту ячейку (рис. 3);

© Буров И.П., 2010 4

Рис. 3

3) отпустить кнопку мыши, ячейки заполнятся числами (рис. 4).

Рис. 4

Аналогично, если в ячейку ввести название месяца или дня недели, то с

помощью Автозаполнения можно ввести остальные месяцы или дни недели. 1.3. Создание формул Чтобы добавить формулу к рабочей таблице, ее нужно ввести в ячейку. Вы

можете удалять, перемещать или копировать формулы точно так же, как и любые другие данные. В формулах используются арифметические операции для работы с числами, текст, функции рабочего листа, а также другие формулы для вычисления значения в ячейке. Числа и текст могут находиться в других ячейках, что позволяет с легкостью изменить данные и придает рабочим таблицам особую динамичность.

Формула, введенная в ячейку, может содержать следующие элементы: − операторы; − ссылки на ячейки (включая поименованные ячейки и диапазоны); − числа; − функции рабочего листа. Длина формулы не должна превышать 1 024 символа. Если ввести формулу в

ячейку, то в ней отобразиться результат расчета по этой формуле. Сама формула появится в строке формул при активизации этой ячейки.

Ввод формулы всегда начинается со знака равенства (=). По этому признаку

OpenOffice.org Calc отличает формулы от текста. OpenOffice.org Calc позволяет использовать в формулах различные операторы. В

табл. 1 перечислены операторы, которые распознает программа, а также их приоритет.

© Буров И.П., 2010 5

Таблица 1 Символ Оператор Приоритет

^ Возведение в степень 1 * Умножение 2 / Деление 2 + Сложение 3 - Вычитание 3 & Конкатенация 4 = Логическое сравнение «равно» 5 < Логическое сравнение «меньше чем» 5 > Логическое сравнение «больше чем» 5 >= Логическое сравнение «больше или равно» 5 <= Логическое сравнение «меньше или равно» 5 <> Логическое сравнение «не равно» 5

При написании формул допустимо использовать круглые скобки, изменяя

естественный порядок выполнения операторов и указывая последовательность выполнения вычислений.

Существует два основных способа ввода формул в ячейку: 1) ввести формулу полностью вручную; 2) указать адреса используемых в ней ячеек на рабочем листе. 1.4. Адресация и типы ссылок

Формулы можно копировать в другие ячейки. От метода адресации ссылок,

определяющего тип ссылки, зависит, что с ними будет происходить при копировании формулы из одной ячейки в другую.

Различают следующие типы ссылок: − относительные ссылки, например А2, которые всегда изменяются так, чтобы отобразить правило их вхождения в формулу относительно ее нового местоположения. По умолчанию OpenOffice.org Calc создает относительные ссылки. При копировании формулы в новую книгу и лист перед ссылкой, входящей в скопированную формулу, появляется имя книги и листа, откуда производилось копирование (STAR\ЛИСТ5!A2);

− абсолютные ссылки, которые перед именем столбца и номером строки имеют символ $, например $А$2. При копировании абсолютные ссылки остаются неизменными;

− частично абсолютные (смешанные) ссылки, которые при копировании корректируются частично. Символ $ стоит или перед именем столбца, или перед номером строки ($A2, A$2). Например, при копировании формулы, содержащей $A2, сохранится имя столбца A, а номер строки будет изменен;

© Буров И.П., 2010 6

− имена блоков, например ЦЕНА. Имя связывается с данными блока, а не с его местоположением. Можно блок перенести в другое место, что не повлияет на его имя.

Таким образом, в зависимости от типа ссылок, входящих в копируемую

формулу, осуществляется их корректировка: автоматическая (для относительных ссылок) или полуавтоматическая (для частично абсолютных ссылок).

1.5. Ввод функций В OpenOffice.org Calc применяют два способа ввода функций: вручную и с

помощь Мастера функций.

Способ ввода функций вручную заключается в том, что нужно ввести с помощью клавиатуры имя функции и список ее аргументов. Часто этот метод оказывается самым эффективным.

При вводе функций OOo Calc всегда преобразует символы в их именах к верхнему регистру.

Для ввода функции и ее аргументов в полуавтоматическом режиме предназначено средство Мастер функций, которое обеспечивает правильное написание функции, соблюдения необходимого количества аргументов и их правильную последовательность (рис. 5).

Рис. 5

© Буров И.П., 2010 7

1.6. Форматирование данных Числовые значения, которые вводятся, как правило, никак не отформатированы.

Другими словами, они состоят из последовательности цифр. Лучше всего форматировать числа, чтобы они легко читались и были согласованными в смысле количества десятичных разрядов.

Форматирование влияет только на способ отображения числового значения в ячейке. Если переместить табличный курсор в ячейку с отформатированным числовым значением, то в строке формул будет отображено числовое значение в неформатированном виде.

Некоторые операции форматирования OpenOffice.org Calc способен выполнять

автоматически. Например, если ввести в ячейку значение 12,2%, то программа знает, что вы хотите использовать процентный формат, и применяет его автоматически. Аналогично, если вы используйте пробел для отделения в числах тысяч от сотен (например, 123 456), OpenOffice.org Calc применяет форматирование с этим разделителем автоматически.

Если вы ставите после числового значения знак денежной единицы, установленный по умолчанию, например, р., то к данной ячейке будет применен денежный формат.

На панели инструментов Форматирование (рис. 6) находится несколько кнопок,

позволяющих быстро применить самые распространенные форматы чисел. Если щелкнуть на одной из этих кнопок, то к активной ячейке будет применен выбранный числовой формат. Если выделено несколько ячеек, то числовой формат будет применен ко всем выделенным ячейкам.

Рис. 6

В табл. 2 приведены числовые форматы, которые можно применить, щелкнув на

соответствующей кнопке. Таблица 2

Пиктограмма Формат Описание

Денежный формат Добавляет знак денежной единицы, разделитель тысяч и отображает числовое значение с двумя знаками после запятой.

Процентный формат Отображает числовое значение в виде процента без десятичных разрядов после запятой.

Формат даты Отображает числовое значение в формате

даты.

Экспоненциальный формат

Отображает числовое значение в экспоненциальном формате.

© Буров И.П., 2010 8

К элементам рабочей таблицы можно применить методы стилистического

форматирования (обрамление, тип, начертание, размер и цвет шрифта, цвет фона). Стилистическое форматирование также осуществляется с помощью панели инструментов Форматирование.

Полный набор опций форматирования содержится в диалоговом окне Формат

ячеек (рис. 7).

Рис. 7

Важно помнить, что атрибуты форматирования применяются только к

выделенным ячейкам или группе ячеек. Поэтому перед форматированием нужно выделить ячейку или диапазон ячеек.

2. Порядок выполнения работы 2.1. Задание При выполнении работы необходимо: 1) создать в среде табличного процессора OpenOffice.org Calc электронную таблицу по образцу, выданному преподавателем;

2) применить к созданной таблице стилистическое форматирование; 3) сохранить полученные результаты в персональной рабочей папке на сервере в формате электронной таблицы ODF (.ods);

© Буров И.П., 2010 9

4) подготовить отчет по результатам выполнения лабораторной работы и ответить на контрольные вопросы.

2.2. Технология работы 1) создайте новую рабочую книгу OpenOffice.org Calc. Назовите ее

«Лабораторная работа № 11»; 2) на Листе1 в левой верхней части листа заполните таблицу данными так, как приведено на рис. 8. Верхняя левая ячейка таблицы соответствует ячейке А1;

Рис. 8

3) используя функцию Автозаполнение, создайте таблицу согласно рис. 9;

Рис. 9

4) установите табличный курсор в ячейке D2 (рис. 10);

Рис. 10

© Буров И.П., 2010 10

5) щелкните левой кнопкой мыши в строке формул. Введите знак равенства, а затем формулу: В2*С2 (рис. 11). Нажмите клавишу <Enter>;

Рис. 11

6) убедитесь, что в ячейке D2 появилось числовое значение (рис. 12);

Рис. 12

7) установите табличный курсор в ячейку Е2. В строке формул наберите знак равенства. С помощью указателя мыши активизируйте ячейку D2. Вокруг ячейки появится рамка, а в строке формул отобразиться адрес ячейки (рис. 13);

Рис. 13

8) в строке формул наберите оператор «умножить». Активизируйте ячейку В19 и убедитесь, что ее адрес также отразился в строке формул (рис. 14). Нажмите клавишу <Enter>;

© Буров И.П., 2010 11

Рис. 14

9) убедитесь, что в ячейке Е2 появилось числовое значение (рис. 15);

Рис. 15

10) выделите ячейку с формулой, рассчитывающей величину дохода для 1-го

изделия (D2). Используя метод автозаполнения, скопируйте формулу для определения расходов по новым изделиям;

11) убедитесь, что программа изменила ссылки на ячейки в соответствии с новым положением формулы (рис. 16);

Рис. 16

© Буров И.П., 2010 12

12) с помощью автозаполнения введите формулы для расчета суммы налога для каждого изделия. Убедитесь, что полученные формулы не верны (рис. 17). Таким образом, необходимо, чтобы ссылка на ячейку В19 оставалась неизменной.

Рис. 17

13) в ячейке Е2 измените формулу следующим образом: =D2*$B$19.

14) с помощью автозаполнения скопируйте данную формулу в остальные ячейки. Просмотрите формулы и убедитесь, что относительные ссылки изменились, но ссылка на ячейку В19 осталась прежней (рис. 18).

Рис. 18

15) установите табличный курсор в ячейку общего количества изделий – В15. В

строке формул наберите следующее выражение: =SUM(В2:В11) (рис. 19). Нажмите клавишу <Enter>;

16) убедитесь, что в ячейке В15 появилось числовое значение;

© Буров И.П., 2010 13

Рис. 19

17) перейдите в ячейку С13 – эта ячейка будет содержать формулу для определения средней цены изделий;

18) вызовите диалоговое окно Мастер функций. Для этого выберите команду Вставка => Функция или щелкните на кнопке Вставка функции , которая находится около строки формул.

19) в поле Категория выберите Все (рис. 20);

Рис. 20

© Буров И.П., 2010 14

20) в поле Функция найдите функцию AVERAGE (СРЗНАЧ). Обратите внимание, что при выборе функции в левой части диалогового окна появляется список ее аргументов вместе с кратким описанием;

21) ознакомьтесь с описанием функции, затем нажмите кнопку Далее >>;

22) в поле Число 1 введите диапазон ячеек, среди значений которых требуется найти среднее значение. Для этого щелкните на кнопке сворачивания

диалогового окна , расположенной в правой части поля Число 1. Это приведет к временному сворачиванию окна, в результате чего будет виден весь рабочий лист;

23) в рабочем листе выделите диапазон ячеек, среди значений которых требуется найти среднее: С2:С11 (рис. 21);

Рис. 21

24) снова щелкните на кнопке сворачивания диалогового окна . Отобразится окно, в ее нижней части будет представлен результат вычисления функции. Поскольку вы собираетесь вычислить среднее значение только одного диапазона значений, нет необходимости вводить какие-нибудь дополнительные аргументы. Щелкните на кнопке ОК;

25) убедитесь, что в ячейке С13 появилось числовое значение;

26) используя соответствующие функции, рассчитайте значения суммарного дохода и суммы налога. Сравните полученные результаты с рис. 22;

© Буров И.П., 2010 15

Рис. 22

27) отформатируйте данные таблицы так, как представлено на рис. 23. Для этого сначала выделите ячейки, которые должны быть отформатированы, а затем примените к ним необходимые форматы чисел с помощью панели инструментов Форматирование или команды Формат=>Ячейки;

Рис. 23

© Буров И.П., 2010 16

Если в ячейке появится ряд символов решетка (####), то это значит, что столбец

недостаточно широк для отображения числа в выбранном формате. Увеличьте ширину столбца или измените числовой формат;

28) выделите ячейку А1 и выполните команду Вставка=>Строки;

29) в ячейку А1 введите заголовок таблицы Доходы от продажи изделий;

30) отформатируйте данные таблицы так, как представлено на рис. 24. Стилистическое форматирование можно осуществить с помощью панели инструментов Форматирование. Например, для того, чтобы расположить заголовок таблицы по центру, используйте инструменты Объединить ячейки и Горизонтально по центру .

Рис. 24

31) сохраните таблицу. 3. Контрольные вопросы 1) Перечислите основные типы данных электронной таблицы. 2) Для чего может быть использована функция Автозаполнение? 3) Перечислите элементы, которые могут содержаться в формулах. 4) В каком порядке выполняются операторы в формулах OpenOffice.org Calc? 5) Опишите способы ввода формул.

© Буров И.П., 2010 17

6) Приведите определение ссылки. 7) В чем заключается различие относительных и абсолютных ссылок? 8) Какие возможности OpenOffice.org Calc реализуют встроенные функции? 9) Какие данные могут быть использованы в качестве аргументов функции? 10) Опишите способы ввода функций. 11) В чем состоит сущность форматирования числовых значений? 12) Опишите способы вызова окна Формат ячеек. 13) Перечислите основные категории числовых форматов вкладки Числа окна

Формат ячеек. 14) Что входит в стилистическое форматирование ячеек? Каким образом оно

осуществляется?