@ • bengkel kai pejabat pendaftar 21 januari 2015 • bengkel strategic planning utmkl 9 –11...

86
小田 @ www.iloveppt.org

Upload: others

Post on 10-Feb-2020

1 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

小田 @ www.iloveppt.org

Page 2: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

PENGENALAN

1.0 PENGURUSAN

2.0 PERKHIDMATAN TERAS

3.0 PENGURUSAN KUALITI

1

Page 3: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

2

Page 4: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

4

PENGENALAN

3

Page 5: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

STRUKTUR FUNGSI JABATAN

5

PENGURUSAN KUALITI

( N 41 )

KETUA BAHAGIAN

( N 48 )

Sistem Pengurusan

Kualiti ISO 9001:2008

Amalan 5S

Kumpulan Inovatif &

Kreatif (KIK)

Pemantauan Key Amal

Indicator (KAI)

Pengurusan Arkib

Pengurusan Mel UTM

KL

Sistem Fail & Rekod

Perkhidmatan Personel

(gaji, pencen, elaun,

BKRP, cuti dsb

Pengurusan Sistem

Maklumat Staf dalam

SMS, HrFIN, dan HrMIS

SKT dan LPPT

Tatatertib dan

pengisytiharan harta

Perkhidmatan Personel

yang lain

Belanjawan Perjawatan

Urusan pelantikan staf

kumpulan pelaksana (B,

C dan D)

Perkhidmatan Staf

Kontrak

Pengurusan Data dan

Perangkaan Staf UTM KL

Perkhidmatan Visa Staf

Antarabangsa

Urusan Rayuan Gaji

Urusan Pertukaran Staf

UTM KL

PENGURUSAN MODAL

INSAN (PERJAWATAN)

( N 44 )

PENGURUSAN MODAL

INSAN (PERKHIDMATAN)

( N 44 )

Keselamatan harta

benda dan kawalan

ketenteraman kampus

Pengurusan

Lalulintas & Siasatan

Penguatkuasaan

Peraturan Universiti

Disiplin dan Latihan

Staf Keselamatan

Kebombaan

KESELAMATAN

( KP 44 )

PENTADBIRAN

( N 44 )

Pembangunan Modal

Insan (Kursus/Latihan/

Seminar/Bengkel)

Kemudahan

Perubatan & Kebajikan

Staf

Belanjawan Mengurus

/ Kewangan

Perolehan & Inventori

Urusan Kad Matrik

Staf & Pelajar

Tempahan Tiket

Penerbangan

Peperiksaan

Perkhidmatan Staf

PENGENALAN

4Home

Page 6: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

5

Page 7: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

• Bengkel KAI Pejabat Pendaftar21 Januari 2015

• Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 – 11 April 2015

1.0 PENGURUSAN

1.1 PENGURUSAN ORGANISASIPELAN STRATEGIK PTJ – JANGKA PENDEK DAN PANJANG

6

Page 8: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

1.0 PENGURUSAN

1.1 PENGURUSAN ORGANISASIPELAN TINDAKAN / KAI / SO / INISIATIF PROJEK 2015

Program Inisiatif Tindakan dan PencapaianOrientation of new staff

Selesai.

Enhance staff qualificationsStaf yang sedang belajar : Pn Huzaimah Yahya dan Pn Noraini Ramli

-Mengadakan program USR berimpak tinggi.

2. Mengadakan program gotong royong pembersihan kawasan kejiranan.

3.Mengadakan lawatan kerumah kebajikan.Program Amal Tampal Rumah telah dijalankan pada 14 November 2015

(Sabtu) bertempat di Kg Orang Asal, Air Kuning, Shah Alam.

Mendapatkan autonomi pengurusan kampus

a) PPUTMKL diberi kuasa untuk penempatan staf PPP gred 41 dan ke

atas. Kertas kerja dibentangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa

Eksekutif Pejabat Pendaftar Bil. 2/2015

b) Autonomi Tuntutan Pembayaran Perubatan telah dikendalikan

sepenuhnya oleh PPUTMKL bermula Ogos 2015.

To improve service delivery by organising Meet the Client Day Program Hari Bersama Pelanggan UTMKL diadakan pada 21 Oktober

2015.

To execute Audit BKRP of PTJ in UTMKL Telah selesai dijalankan pada 30 Julai 2015

Provide Guide book to staff

- Disciplinary action Telah dimuat naik dalam laman web PP UTMKL

Review CSI Questions

CSI telah dijalankan sebanyak 2 kali setahun. Analisis CSI keseluruhan

perkhidmatan PP UTMKL sepanjang tahun 2015 adalah mencapai 86%

Analysis areas for improvement or corrective actions listed by customer.

Sampling Methods (Eg: Jadual Krejcie & Morgan (1970) and jadual Cohen et

al. (2001).

---------------

Increase number of respondent

7

Page 9: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

JADUAL KAI KESELURUHAN PPUTMKL BAGI TAHUN 2015

1.0 PENGURUSAN

1.1 PENGURUSAN ORGANISASIPELAN TINDAKAN / KAI / SO / INISIATIF PROJEK 2015

Program Inisiatif Tindakan dan Pencapaian

Healthy Living Hari Keluarga UTM KL telah diadakan pada 19 Disember 2015

Memperkasakan proses rondaan dan pemantauan di kawasan panas (hotspot)

2. Meningkatkan penggunaan peralatan elektronik/berteknologi tinggi 1. Jan - Nov 2015 = 4 kes kehilangan aset universiti telah dilaporkan. 1 kes

pada tahun 2013 dan 3 kes pada tahun 2015.

Healthy Living

a) Jan - Nov 2015 = Latihan Jasmani sebanyak 1 kali pada 13 Sept 2015

= Senamrobik sebanyak tiga kali pada 6 Jan, 16 Okt dan 10 Dis 2015.

= latihan Kawad Bomba telah di buat pada 17 - 21 Ogos dan 8 - 12 Sept 2015

b) Jan - Nov 2015 = 313 hari cuti sakit dilaporkan daripada 74 staf sepanjang

tahun

English Class - Sharing Knowledge Kelas Bimbingan B.Inggeris dijalankan setiap hari Khamis dengan melantik

seorang pensyarah khas dari Akademi Bahasa iaitu Puan Norazmah Suhailah

bt Abdul Malek

Increase number of Forms (Softcopy) in the website for easy access by the

customers*** Sebanyak 27 borang telah dimuatnaik di laman web.

Upgrading the Archive File Search System towards online***Penambahbaikan sistem ke ver 2.0 sedang dilakukan. Pengujian sistem sedang

dilakukan dan penggunaan sistem di jangka pada tahun 2016.

Identify new innovation to be implemented Selesai.

Monitoring progress of paper usage by Green Manager each department. Penjimatan rim kertas telah dikurangkan sebanyak tujuh rim. Penggunaan pada

tahun 2014 = 280 rim dan pada tahun 2015 = 273 rim. Penjimatan mencapai

2.56%

8

Page 10: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

SENARAI AKTIVITI/ PROGRAM

1.0 PENGURUSAN

1.1.2 USAHA-USAHA YANG MENYOKONG KE ARAH PENGURANGAN KARENAH BIROKRASI

3

Satu taklimat berhubung pengurusankejat (Lean Management) yang

disampaikan oleh En. Abdul Razif bin Hj. Shahuddin telah diadakan pada 9

Julai 2015 bagi memberikan kesedarantentang apakah itu pengurusan kejat

1

Hari Bertemu Pelanggan UTMKL telahdiadakan pada 22 Oktober 2015 agar

staf boleh secara terus untukmendapatkan perkhidmatan atau

khidmat nasihat daripada PPUTMKL

2

Permohonan cetakan kad matrikmelalui emel telah dimulakan pada 1 Ogos 2015 tanpa terhad kepada hari-

hari tertentu

4

Prosedur dan Arahan Kerja PPUTMKL telah disemak semula agar lebih efisiensemasa proses semakan dokumen SPK

ISO 9001: 2008 pada 5 hingga 23 November 2015

9

Page 11: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

LAPORAN PENILAIAN KEBERKESANAN

1.0 PENGURUSAN

1.1.2 USAHA-USAHA YANG MENYOKONG KE ARAH PENGURANGAN KARENAH BIROKRASI

LAPORAN PENILAIAN

KEBERKESANAN

3

90% permohonan kad matrik Berjaya disiapkan dalam tempoh 15 minit bagi

tahun 2015

1

Keputusan CSI Hari Bertemu Pelanggan

Capaian : 84%

10

Page 12: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Pejabat Pendaftar UTM Kuala Lumpur sentiasa komited dan terusmempertingkatkan usaha bagi memastikanbudaya kualiti dapat terus dikekalkan. Pelbagai usaha telah digerakkan olehJawatankuasa Kualiti yang terdiri daripadaJawatankuasa-jawatankuasa kecilmengikut aktiviti agar penyampaianperkhidmatan organisasi dapat diberikandengan lebih baik.

1.0 PENGURUSAN

1.1.3 USAHA KE ARAH PEMBUDAYAAN KUALITI

Nota:

SPK – Sistem Pengurusan Kualiti

HBP – Hari Bertemu Pelanggan

KIK – Kumpulan Inovatif & Kreatif

SPP – Standard People Practice

Inovasi – Pengurusan Inovasi

Lestari – Pelestarian /Green Office Pejabat Pendaftar

EKSA - Ekosistem Kondusif SektorAwam

11

Page 13: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Pengerusi

Nasir Bin Osman

Setiausaha

Hasanuddin Bin OthmanSetiausaha Kerja

Siti Zulaikha Binti Zakaria

Jawatankuasa

Pelaksana

Kumpulan Inovatif

& Kreatif (KIK)

Ekosistem

Kondusif Sektor

Awam (EKSA)

SPK ISO 9001 :

2008 PKP

KAI & Maklum

Balas Pelanggan

OSHE &

Pelestarian

Wakil Pengurusan

Mohd Najib Bin

Masroom

Ketua Audit Dalam

Mohd Isa Bin Hj

Hamzah

Setiausaha MSP

Farahana Binti

Ahmad

Pegawai Dokumen

Hasanuddin Bin

Othman

Ketua Promosi

Farahana Binti

Ahmad

Latihan

Mohd Najib Bin

Masroom

Ketua Audit

Mohd Faizal Bin Abd

Latib

Pasukan Audit 5S

Ketua Zon

Fasilitator

Farahana Binti

Ahmad

Ketua Kumpulan

Noraini Binti Ramli

Ahli Kumpulan

Penyelaras

Mohd Najib Bin

Masroom

Analisis Data

Noraini Binti Ramli

Ahli

Penyelaras

Noraini Binti Ramli

Penolong

Penyelaras

Khairul Zaman Bin

Mohd Radzi

Ahli

1.0 PENGURUSAN

STRUKTUR JAWATANKUASA PELAKSANA PENGURUSAN KUALITI

1.1.3 USAHA KE ARAH PEMBUDAYAAN KUALITI

12

Page 14: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Program Penambahbaikan Kualiti

1. Membantu menguruskan organisasi dengan lebihbaik bagi memenuhi keperluan pelanggan. Ia dapatmemberikan perkhidmatan yang lebih baik dansecara berterusan.

2. Organisasi akan menjadi lebih cekap dan produktif,mengurangkan kesilapan dan kerja semula,mengurangkan kos perkhidmatan, masa danpenggunaan sumber.

3. Menggalakkan penambahbaikan secara berterusanyang akan memberikan kelebihan kepada organisasi.

4. Menitikberatkan keperluan sumber manusia yangjuga akan meningkatkan moral dan komitmenkakitangan.

5. Mematuhi standard melayakkan untuk mendapatpengiktirafan untuk kelebihan organisasi.

PEJABAT PENDAFTAR

UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA

KUALA LUMPUR

1.0 PENGURUSAN

1.1.3 USAHA KE ARAH PEMBUDAYAAN KUALITI

13

Page 15: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

CERTIFIED TO ISO 9001 : 2008

CERT. NO. : AR 6076

1.0 PENGURUSAN

1.1.3 USAHA KE ARAH PEMBUDAYAAN KUALITI

Pada 16 Februari 2015, Pejabat Pendaftar UTM Kuala

Lumpurberjaya melepasi

Audit Pemantauan MS ISO 9001:2008

yang dijalankan oleh SIRIM QAS International Sdn

Bhd

14

Page 16: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Pencapaian Kumpulan Kreatif & Inovatif (KIK) Pejabat Pendaftar UTM Kuala Lumpur 2015

KUMPULAN KIK

PENCAPAIAN PERTANDINGAN PERINGKAT

PERINTIS Anugerah Emas Mini Konvensyen Team Excellence 2015 Wilayah Tengah Anjuran MPC; 8 April 2015

Wilayah

Anugerah Emas Konvensyen Team Excellence 2015 Wilayah Selatan Anjuran MPC; 12 Ogos 2015

Wilayah

1.0 PENGURUSAN

1.1.3 USAHA KE ARAH PEMBUDAYAAN KUALITI

15

Page 17: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

1.0 PENGURUSAN

1.1.3 USAHA KE ARAH PEMBUDAYAAN KUALITI

16

Page 18: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Pro

gra

m P

ew

uju

da

nH

ub

un

ga

nH

arm

on

iS

esi

Pe

rtem

ua

nP

en

gu

rusa

nd

an

Sta

f

1.0 PENGURUSAN

1.1.4 PERSEKITARAN KERJA KONDUSIF & HUBUNGAN ANTARA PENGURUSAN DAN STAF

Saluran penyampaian dan komunikasi jugamelalui;

E-mel Group

Riadah Pagi

Sesi Renungan Pagi

Whatsapp Group

Facebook Pejabat Pendaftar

*Mesyuarat Pentadbiran PPKL - 2 kali

*Mesyuarat Ketua – ketua Unit – 3 kali

*Mesyuarat Unit - 6 kali

*Mesyuarat Bersama TP/PP UTMKL – 2 kali

*Mesyuarat Pengurusan Kualiti PPKL – 1 kali

*Perjumpaan bersama wakil PTJ seliaanPPKL – 2 kali

17

Page 19: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Program PewujudanHubungan Harmoni

1.0 PENGURUSAN

1.1.4 PERSEKITARAN KERJA KONDUSIF & HUBUNGAN ANTARA PENGURUSAN DAN STAF

- Mesyuarat Kelab Sukan dan Kebajikan PPKL (5 kali)

- Majlis Anugerah Permata Gemilang Pejabat Pendaftar

- Hari Keluarga UTMKL 2015

- Karnival Sukan Mahabbah 2015

- Majlis Sambutan Aidilfitri UTMKL

- Program Gotong-Royong Arkib

- Program membudayakan Al-Quran - setiap Rabu

- Senamrobik PPKL

- Teambuilding PPKL pada 13-14 Jun 2015

- Majlis Perpisahan Staf Bahagian

18

Page 20: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

80.00%

90.00%

1PPKL

78.95%

SASARAN = 80%

1.0 PENGURUSAN

1.1.4 TAHAP KEPUASAN PEKERJA (STAF PEJABAT PENDAFTAR) 2015

19

Page 21: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

84.8

75.77

75.13

81.04

77.37

78.07 78.07

80.96

70

72

74

76

78

80

82

84

86

SKOP TUGAS &TANGGUNGJAWAB

INFRA &PERSEKITRAN

TEMPAT KERJA

GANJARAN &PENGIKTIRAFAN

HUBUNGAN &KOMUNIKASI

DALAMAN (DI UNIT)

KEBAJIKAN STAF LALUAN KERJAYA KEPIMPINAN HUBUNGAN &KOMUNIKASI

DALAMAN (DI PPKL)

ESI PPKL 2015

1.0 PENGURUSAN

1.1.4 TAHAP KEPUASAN PEKERJA (STAF PEJABAT PENDAFTAR) 2015

20

Page 22: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Program membudayakan Al-Quran setiap hari Rabu

Sesi Renungan Pagi (SRP)

Sesi kupasan DNA UTM bersama Puan Siti Hawa bintiMan

Bengkel KAI PPKL di UTM JB pada 21 Januari 2015

On Job Training (OJT) staf PPKL ke Pejabat Pendaftar JB

Pelaksanaan Hari Khamis Sebagai Hari Aktiviti Bahasa Inggeris Di Kalangan Warga PPKL – PekelilingPentadbiran Bil.1/2014

Kursus Satu Hati Tingkat Prestasi PPKL pada 1 Disember2015

Lawatan Benchmarking BKRP Online ke MARDI dan UPM pada 19 Oktober 2015

Pelaksanaan Sesi Pembelajaran Bahasa Inggeris SecaraAtas Talian – myLine.utm.my

Program Peningkatan Ilmu

1.0 PENGURUSAN

1.1.5 ORGANISASI PEMBELAJARAN

21

Page 23: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

1.0 PENGURUSAN

1.1.6 PENGURUSAN RISIKOPEMBETUKAN JAWATAN KUASA PENGURUSAN RISIKO

22

Page 24: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

1.0 PENGURUSAN

1.1.6 PENGURUSAN RISIKOPERANCANGAN DAN TINDAKAN PENGURUSAN RISIKO KE ATAS PROGRAM YANG DILAKSANA

23

Page 25: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Terma Rujukan dan Pengurusan Mesyuarat

Segala perancangan dan pengurusan mesyuarat berpandu kepada :

• Buku Panduan & Tatacara Pengurusan Mesyuarat

• Sistem E-mel UTM

Bilangan Mesyuarat yang diadakan :

• Mesyuarat Pentadbiran Pejabat Pendaftar UTMKL : 2 kali setahun

• Mesyuarat Ketua – Ketua Unit : 3 kali setahun

• Mesyuarat Unit Pentadbiran

• Mesyuarat KIK

• Mesyuarat Pengurusan Kualiti PPUTMKL : 1 kali setahun

1.0 PENGURUSAN

1.1.7 PENGURUSAN MESYUARAT DAN PEMANTAUAN KEPUTUSAN PENGURUSAN

24

Page 26: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

JAWATANKUASA PEMBUKA SEBUTHARGA

1. En. Mohd Najib bin Masroom

Penolong Pendaftar Kanan

2. En. Hasanuddin bin Othman

Penolong Pendaftar

3. Pn. Zainab bte Ismail

Pembantu Tadbir (Kewangan) Kanan KUP

4. Pn. Latifah bte Md Yatim

Ketua Pembantu Tadbir

JAWATANKUASA PENILAIAN TEKNIKAL

1. En. Mohd Faizal bin Abd Latib

Pegawai Keselamatan2. En. Khairul Zaman bin Mohd Radzi

Penolong Pegawai Keselamatan

3. Pn. Noraini bte Ramli

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Kanan KUP

JAWATANKUASA PENILAIAN HARGA

1. Pn. Farahana binti Ahmad

Penolong Pendaftar Kanan

2. En. Mohamad Isa bin Haji Hamzah

Penolong Pegawai Keselamatan

3. Pn. Norhayati binti Abdul Wahab

Penolong Pengurus Asrama

JAWATANKUASA SEBUTHARGA

1. En. Nasir bin Osman

Timbalan Pendaftar

2. En. Mohd Najib bin Masroom

Penolong Pendaftar Kanan

3. Pn. Farahana binti Ahmad

Penolong Pendaftar Kanan

SENARAI AHLI JAWATANKUASA BERKAITAN PEROLEHAN

(BERKUATKUASA 1/1/2015 –31/12/2016)

1.2 PENGURUSAN KEWANGAN

1.0 PENGURUSAN

25

Page 27: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

1.0 PENGURUSAN

1.2 PENGURUSAN KEWANGAN

26

Page 28: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

1.0 PENGURUSAN

1.2.2 PENGURUSAN BAYARAN

27

Page 29: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

A

• Pengurusan aset dan inventori mematuhiPekeliling Bendahari Bil. 2 Tahun 2012 –Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPA)

B

• Laporan Pemeriksaan tahunan Aset danInventori Pejabat Pendaftar UTMKL akandihantar ke Pejabat Bendahari UTMJB padasetiap bulan November

1.0 PENGURUSAN

1.2.3 PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI

28

Page 30: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Bil Teguran Tindakan

1.

Disarankan Ketua PTJ membuat

pemantauan dan pemeriksaan dalaman

secara berkala Panjar Wang Runcit (PWR)

sentiasa diuruskan dengan cekap, betul

dan berhemat

Pihak Pejabat Pendaftar UTMKL

mengambil maklum dan sememangnya

pengguna PWR sentiasa dipantau agar

mematuhi garis panduan dan pekeliling

yang sedang berkuatkuasa

2.Tiada pemeriksaan harta tetap tahunan

dibuat semasa penyediaan KEWPA 10 & 11

PTJ diminta melantik pemeriksa harta

dan menjalankan pemeriksaan sebelum

penyediaan KEWPA 10 & 11

3.Rekod selenggara kenderaan tidak

disediakan

PTJ diminta untuk menyediakan rekod

penyelenggaraan motosikal Honda EX5

no. pendaftaran JNH 1824

1.0 PENGURUSAN

1.2.4 TINDAKAN KE ATAS LAPORAN PEMERIKSAAN MENGEJUT PEJABAT BENDAHARI

29

Page 31: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

1.0 PENGURUSAN

1.2.5 PEROLEHAN

30

PEROLEHAN

Page 32: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Belanjawan Mengurus : 87.03% RM147,163.89/RM169,100.00x100)

1.0 PENGURUSAN

1.2.6 PRESTASI PERBELANJAAN 2015

211,460.00

184,838.03 169,100.00

147,163.89

-

50,000.00

100,000.00

150,000.00

200,000.00

250,000.00

2014 2015

PERUNTUKAN PERBELANJAAN

1,510,000.00

1,640,000.00

1,494,772.40

1,637,592.50

1,400,000.00

1,450,000.00

1,500,000.00

1,550,000.00

1,600,000.00

1,650,000.00

1,700,000.00

2014 2015

PERUNTUKAN PERBELANJAAN

Belanjawan Mengurus ‘Overhead’ : 99.85% (RM1,637,592.50/RM1,640,000.00x100)

Belanja Mengurus 2014 & 2015Tahun 2014Peruntukan : RM211,460.00 Perbelanjaan : RM184,838.03

Tahun 2015Peruntukan : RM169,100.00Perbelanjaan : RM147,163.89

Belanja Overhead 2014 & 2015Tahun 2014Peruntukan : RM1,510,000.00Perbelanjaan : RM1,494,772.40

Tahun 2015Peruntukan : RM1,640,000.00Perbelanjaan : RM1,637,592.50

31

Page 33: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Program Pelestarian – 3R (Reduce,

Reuse & Recycle)

Penurunan kos klinik panel melalui

pemantauan perkhidmatan klinik panel

Penstrukturan semula sewaan mesin

fotokopi (Model Canon IR-3245 kpd

Toshiba 4540)

Penggunakan semula bingkai gambar

lama untuk kegunaan baru

Tutup suis lampu sewaktu tidak

digunakan : Ruangan pejabat (rehat

tengahari), laluan ke tandas dan bilik-

bilik pegawai yang kosong

Kalendar latihan secara atas talian

menggantikan buku latihan tahunan

Langkah Pemantapan Perbelanjaan Berhemah

Perlaksanaan Sistem E-LPPT & E-LNPT

Laporan tahunan secara atas talian

Penggunaan Dentisys dan sistem klinik

secara atas talian (hrfin)

Perlaksanaan sistem EMS

Pemantauan perkembangan laporan cuti

belajar secara atas talian

Perbelanjaan berhemah bajet

pengendalian makanan/minuman kursus :

Minum pagi tidak melebihi RM4 dan sesi

petang hanya dengan air mineral dan

gula-gula

Menghentikan langganan akhbar harian

dan menggalakkan staf membaca akhbar

secara atas talian

1.0 PENGURUSAN

1.2.7 INISIATIF PENGURANGAN PEMBAZIRAN

32

Page 34: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Unit Keselamatan

SamanLalulintasRM

3,245.00

Kehilangandan

PenggantianKad Matrik

RM 7380.00

PelekatKenderaan

UTM

RM 9,690.00

TatatertibPelajar

RM 825.00

Pas MasukSementaraRM2,460.00

Unit Pentadbiran

PenjualanKertas MesinPerincih dan

SampahKertasPejabat

RM 57.00

KutipanDenda Lewat

MasukPejabat

RM 200.90

KutipanTabung

EndowmenRM 213.00

PENJANAAN PENDAPATAN PEJABAT PENDAFTAR 2015

1.0 PENGURUSAN

= RM 16,690.90

33

Page 35: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

1.0 PENGURUSAN

1.3.1 DASAR / STRATEGI PENGURUSAN MODAL INSANPERANCANGAN SUMBER MANUSIA YANG DISEDIAKAN

Statistik stafPPKL mengikutgred jawatan

N48

1 N442

KP441

N411

KP321

F291

J291

KP271N26

1

W221

N221

N1713

N114

KP1153

KP171

KP1411

34

Page 36: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Ringkasan bidang kursus/ latihan utama yang dihadiri oleh stafPPUTMKL ialah seperti berikut:

1.0 PENGURUSAN

1.3.1 DASAR / STRATEGI PENGURUSAN MODAL INSANPERANCANGAN SUMBER MANUSIA YANG DISEDIAKAN

Pembangunan Diri

Bahasa danKomunikasi

PerhubunganAwam

Kualiti

PengurusanKewangan

PengurusanOrganisasi

Pembangunan Modal Insan

TeknologiMaklumat

Seminar/ Taklimat/

Forum umum

AnjuranUniversiti

35

Page 37: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Bil Staf Pejabat Pendaftar >40 Jam Kursus <40 Jam Kursus Bil. Tidak hadir

kursus

1 Pegawai 7 1 0

2 Staf Sokongan 73 11 0

1.0 PENGURUSAN

1.3.2 PENGURUSAN PEMBANGUNAN MODAL INSANSTATISTIK KEHADIRAN STAF HADIR KURSUS BAGI TAHUN 2015

Objektif kualitiPPUTMKL menetapkansemua staf perlumenjalanilatihan sebanyak40 jam setahun.

Rekod kehadiran 40 jam kursus/ latihan staf PPUTMKL bagi tahun 2015 adalah seperti berikut :

36

Page 38: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Prestasi staf akan dinilai oleh KetuaJabatan dalam tempoh sekurang-kurangnya 6 bulan selepas menghadirikursus melalui pemerhatian atau kualitihasil kerja/ tugasan yang diberikan.

1.0 PENGURUSAN

1.3.2 PENGURUSAN PEMBANGUNAN MODAL INSANPENILAIAN KEBERKESANAN HADIR KURSUS / LATIHAN

37

Page 39: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Pejabat Pendaftar telahmemastikan staf

mendapatpengiktirafan/

penghargaan sepertiberikut:

1.0 PENGURUSAN

1.3.4 PENGIKTIRAFAN / PENGHARGAAN KEPADA WARGA ORGANISASI

38

Page 40: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

1.0 PENGURUSAN

1.3.5 PENGURUSAN NILAI DAN ETIKA PROGRAM YANG TELAH DIJALANKAN DAN MATLAMAT

Mengadakan Sesi Renungan Pagi (Morning Briefing);

Mengadakan aktiviti, bengkel, dan program anjuran Pejabat Pendaftar;

MelaksanakanAudit Dalaman SPK ISO 9001:2008

MelaksanakanaktivitiKumpulanInovatif & Kreatif (KIK)

Melaksanakan Program Orientasi Staf Baru (POSB)

39

Page 41: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Program Teambuilding PPUTMKLPada 12, 13 dan 14 Jun 2015 Pejabat Pendaftar UTM Kuala Lumpur (PPUTMKL) telah menganjurkan program team building di Hutan Rekreasi UTM Johor Bahru. Seramai 41 orang peserta yang terdiri daripada pegawai dan staf sokongan PPUTMKL telah menghadiri kursus selama 3 hari 2 malam ini

Kursus Satu Hati, Tingkat PrestasiKursus ini telah diadakan pada 1 Disember 2015 yang melibatkan semuastaf PPUTMKL dengan kerjasama mahasiswa tahun akhir SarjanaPsikologi Industri Universiti Kebangsaan Malaysia

Kursus Pengurusan TekananTelah diadakan pada 12-13 Mei 2015 di Dewan Kuliah 2 UTMKL melibatkan staf PPUTMKL

Sesi Renungan PagiProgram berbentuk perkongsian ilmu dan maklumat ini diadakan setiaphari Jumaat atau Isnin selama 30 minit sebelum memulakan tugas.

1.0 PENGURUSAN

1.3.6 PROGRAM KAUNSELING / MOTIVASI / PROGRAM TEAMBUILDING

40

Page 42: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

1.0 PENGURUSAN

1.3.8 PEMANTAUAN PRESTASI RENDAHPENENTUAN TAHAP PRESTASI RENDAH

Tiada stafperolehi LNPT 50% sepanjang

2015

41

Page 43: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

PENGURUSAN ICT

Pelan Strategik ICT bertujuan:

• Meningkatkanimej/rebranding

• Membantu proses pengurusanpengambilan & pembangunanstaf yang terancang melaluipenggunaan sistem maklumat

• Menjadi sumber rujukanmelalui dokumentasi danimplementasi sistem

• Mengintegrasi semua sistemmaklumat

1.0 PENGURUSAN

1.4.1 PELAN STRATEGIK ICT

42

Page 44: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Meningkatkan imej Pejabat Pendaftar/Rebranding

– Mengemaskini Laman Web Pejabat Pendaftar

(Rujukan: http://registrar/utm.my/kualalumpur)

– Mewujudkan Ruangan Khas Informasi di laman web Pejabat PendaftarKuala Lumpur

• Ruangan Himpunan Slaid Taklimat-taklimat Penting (Rujukan: http://registrar.utm.my/kualalumpur/pejabat-pendaftar-slide-store/

• Ruangan Maklumat Perangkaan Staf UTM Kuala Lumpur (Rujukan: http://registrar.utm.my/kualalumpur/perangkaanstaf/)

• Ruangan Senarai Staf Bersara (Rujukan: http://registrar.utm.my/kualalumpur/senarai-staf-bersara/)

– Mewujudkan Laman Facebook Aktiviti Pejabat Pendaftar

(Rujukan: http://www.facebook.com/Pejabat Pendaftar UTMKL )

– Mewujudkan Sistem Saluran dan Maklumat Pelanggan Pejabat PendaftarUTMKL

(Rujukan: http://adupendaftar.kl.utm.my/)

– Mewujudkan Paparan Unit Khas Pengurusan Kualiti Pejabat PendaftarUTMKL

(Rujukan: http://registrar.utm.my/kualalumpur/pengurusan-kualiti/)

PENGURUSAN ICT

1.0 PENGURUSAN

1.4.1(A) PELAN STRATEGIK ICT

43

Page 45: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

-Pengiklanan, Permohonan Jawatan UTM Secara Online

(Rujukan: Iklan ONline)

-Permohonan dan tawaran latihan UTM Secara Online (Sistem UTMSmile)

(Rujukan: https://hrfin.utm.my/ (pilih menu "Pembangunan Modal Insan(HCD)")

-Melaksanakan Sistem Pengurusan Dokumentasi Secara Elektronik UTM EMS

-Memuatnaik Borang serta Maklumat Yang Diperlukan Staf di http://registrar.utm.my/kualalumpur/downloads/ -

-Menjadi Pemilik dan pelaksana Modul-modul Sistem UTMHR(Rujukan: https://hrfin.utm.my/smuhr/)

-Modul Pelantikan

-Modul Pengambilan

-Dll modul

-Melaksanakan Sistem Cuti Dalam Talian(Online)

(Rujukan:http://smis.utm.my/SOLS/main.asp)

-Melaksanakan Sistem E-Telefon Universiti

(Rujukan:https://hrfin.utm.my/smuhr/etelefon/etelefon.do?action=carianEtelefon)

-Portal Aduan Pejabat Pendaftar UTMKL (http://adupendaftar.kl.utm.my/)

-Pelaksanaan Waktu Anjal Universiti (SistemPengurusan Waktu Anjal - UTMHR)

-Pengisyhtiharan Harta Online

Melaksanakan SistemPengurusan Sumber Manusia

(UTMHR)

(Rujukan: https://hrfin.utm.my/ )

Melaksana Sistem MaklumBalas Pelanggan (CSI secara

online)

i) CSI Perkhidmatan PejabatPendaftar UTMKL

ii) CSI Klinik Panel UTMKL

iii) CSI Kursus (IT & Umum)

Melaksana Sistem MaklumBalas Staf (ESI secara online)

PENGURUSAN ICT

1.0 PENGURUSAN

1.4.1(A) PELAN STRATEGIK ICT

44

Page 46: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Kekuatan:

• Penolong Pegawai Teknologi Maklumat KananKUP F32 (1)

Penyebaran dan Kemaskini Maklumat:

• Laman web

• Facebook

• Email group

• WhatsApp Group

Mengurus Laman Web Rasmi:

• Pejabat Pendaftar UTMKL

PENGURUSAN ICT

1.0 PENGURUSAN

1.4.2(A) TADBIR URUS ICT

45

Page 47: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

PERLAKSANAAN POLISI ICT UNIVERSITI DI PERINGKAT ORGANISASI

Rekabentuk, kandungan dan alamat laman web Pejabat Pendaftar mematuhi Polisi ICT UTM

( http://registrar.utm.my/kualalumpur )

Pengagihan komputer berdasarkan polisi ICT yang ditetapkan.(Rujukan: Polisi ICT UTM-http://cict.utm.my/policies/ )

Penggunaan WIFI UTM di Pejabat Pendaftarmenggunakan katalaluan ACID

PENGURUSAN ICT

1.0 PENGURUSAN

1.4.2(C) TADBIR URUS ICT

46

Page 48: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Bil. Inisiatif Skop Pelaksanaan

1. Penggunaan Perakam Waktu Bersepadu Semua Staf Pejabat Pendaftar

2. Penggunaan Cuti Online Semua Staf Pejabat Pendaftar

3. Penggunaan Emel Rasmi UTM untuk prosespenyampaian maklumat

Semua Staf PejabatPendaftar/UTMKL

4. Penggunaan Email Group sebagai kemudahanpenyampaian maklumat.

Semua Staf Pejabat Pendaftar

5. Penggunaan WhatsApp Group sebagai kemudahankomunikasi dengan mudah dan pantas

Semua Staf Pejabat Pendaftar

6. Penganjuran Latihan ICT dan Umum bagimemantapkan ilmu ICT dan Umum setiap staf.

Semua Staf Pejabat Pendaftar/ UTMKL

7. Pemakluman mesyuarat melalui emel Semua Staf Pejabat Pendaftar/ UTMKL

8. Pemakluman Pekeliling Pentadbiran UTM melaluiemel staf dan Laman Web Pejabat Pendaftar

Semua Staf Pejabat Pendaftar/ UTMKL

INISIATIF YANG DILAKSANAKAN:

PENGURUSAN ICT

1.0 PENGURUSAN

1.4.3(A) PEMBUDAYAAN ICT DALAM ORGANISASI

47

Page 49: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Bil. Inisiatif Skop Pelaksanaan

10. Penggunaan Whatsapps Group:• Staf Pejabat Pejabat Pendaftar UTMKL• Pegawai-pegawai Pejabat Pendaftar UTMKL• Staf Unit Pentadbiran• Staf Unit Pengurusan Modal Insan• Staf Unit Keselamatan• Ahli KIK Pejabat Pendaftar UTMKL

Jawatankuasa Terlibat

11. Penyampaian maklumat melalui sms Semua Staf Pejabat Pendaftar/ UTMKL

12. Maklumat & Borang secara elektronik/online Semua Staf Pejabat Pendaftar/ UTMKL

INISIATIF YANG DILAKSANAKAN:

PENGURUSAN ICT

1.0 PENGURUSAN

1.4.3(A) PEMBUDAYAAN ICT DALAM ORGANISASI

48

Page 50: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

• PENGIKTIRAFAN DALAMAN:

– Anugerah Permata Gemilang 2015

(Penarafan Inovasi)

» Buku Panduan Persaraan – Perak

» Brochure Perkhidmatan – Perak

» Buku Panduan Staf Lapor Diri – Perak

» Borang UTMHR – Emas

– Finalis Anugerah Penerbitan MAPG 2015

» Buku Panduan Persaraan

» Brochure Perkhidmatan

» Buku Panduan Staf Lapor Diri

» Buku Panduan Perkhidmatan Kontrak

PENGIKTIRAFAN ICT

PENGURUSAN ICT

1.0 PENGURUSAN

1.4.3(C) PEMBUDAYAAN ICT DALAM ORGANISASI

49

Page 51: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

PELAKSANAAN PROGRAM OSHE : Latihan Pengungsian Bangunan PTJ 2015

1.0 PENGURUSAN

1.5 PENGURUSAN KESELAMATAN

50

Page 52: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

1.0 PENGURUSAN

Pertandingan Kawad Bomba

Peringkat Wilayah

Persekutuan KL Di Taman

Rimba Kiara pada 24 & 25

Oktober 2015

Johan -

Kategori Perseorangan

Naib Johan -

Kategori Berpasukan

51

Page 53: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

1.0 PENGURUSAN

Pertandingan Kawad Hos

Memadam Kebakaran

Peringkat IPTA /Swasta

Di USM Penang

pada 20 Mac 2015

Tempat ke 4 (dari 20

pasukan)

52

Page 54: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

GOTONG – ROYONG DI POS KESELAMATAN TANAH SEMARAK PADA 16 APRIL 2015

1.0 PENGURUSAN

1.6 PENGURUSAN PELESTARIAN

53Home

Page 55: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

54

Page 56: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

1. Melalui Perancangan StrategikKAI Pejabat Pendaftar

2. Mesyuarat Eksekutif PejabatPendaftar (JEP)

3. Mesyuarat Kumpulan Pengurusan Pejabat Pendaftar(RMG)

4. Mesyuarat Pengurusan SetiapUnit

5. Jawatankuasa Kerja Berkaitan

PENGGUBALAN MATLAMAT DAN PROGRAM

2.0 PERKHIDMATAN

TERAS

2.1.1 PERANCANGAN PENGGUBALAN MATLAMAT

55

Page 57: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Melebihi sasaran90%

PENGGUBALAN MATLAMAT DAN PROGRAM

2.0 PERKHIDMATAN

TERAS

2.1.1 PERANCANGAN PENGGUBALAN MATLAMAT

PengisianPerjawatanTahun 2015

: 96.29%

KekosonganJawatan Tidak

Diisi : 2

KeseluruhanJawatan : 54

KekosonganJawatan Diisi :

52

56

Page 58: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Penyata Perkhidmatan Staf Dikemaskini Tahun 2015

Bulan Tahun Jumlah Staf Perubahan RekodRekod Terakhir dalam Buku

PerkhidmatanPeratusan

Selesai

1 2015 640Imbuhan Tahunan & Bayaran Khas

Prestasi 2014Rekod Bonus 100%

4 2015 640Kenaikan Gaji Tahunan - Bagi KGT

Januari & April Rekod KGT Januari, April 100%

7 2015 642Kenaikan Gaji Tahunan - Bagi KGT

Julai/ Bantuan Khas Kewangan 2015

Rekod KGT Julai & Rekod Bonus 100%

10 2015 629Kenaikan Gaji Tahunan - Bagi KGT

OktoberRekod KGT Oktober 100%

11 2015 629Pemberian Imbuhan Tetap

PerumahanRekod Pemberian Imbuhan

Tetap Perumahan100%

12 2015 630Pemberian Imbuhan Tetap

PerumahanRekod Pemberian Imbuhan

Tetap Perumahan100%

100% Dikemaskini

PENGGUBALAN MATLAMAT DAN PROGRAM

2.0 PERKHIDMATAN

TERAS

2.1.1 PERANCANGAN PENGGUBALAN MATLAMAT

57

Page 59: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

100% Menepati

Keperluan

100% Permohonan Visa & Pas Pekerja Staf Antarabangsa Tahun 2015 Berjaya Menepati Keperluan Pihak Berkuasa

(Jabatan Imigresen Malaysia) dan Dibuat Sebelum Tarikh Luput

PENGGUBALAN MATLAMAT DAN PROGRAM

2.0 PERKHIDMATAN

TERAS

2.1.1 PERANCANGAN PENGGUBALAN MATLAMAT

100%

VISA & PAS Pekerja Staf

Antarabangsa2015

KeseluruhanPermohonan

: 39

Visa Berjaya Diperolehi

: 38

Visa Menunggu Kelulusan

: 1

PermohonanDitolak

: 0

58

Page 60: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Urusan Persaraan Staf Tahun 2015

Peratus

Berjaya =

Bil. Staf yang

menepati tempoh X 100

Bil. Staf yang bersara

Analisis CSI = 4.50

Peratus

Berjaya

=

28X 100

28

= 100%

100% Berjaya

PENGGUBALAN MATLAMAT DAN PROGRAM

2.0 PERKHIDMATAN

TERAS

2.1.1 PERANCANGAN PENGGUBALAN MATLAMAT

Penyelesaian Urusan Penyerahan Borang dan

Dokumen Bakal Pesara Seliaan Pejabat Pendaftar UTMKL ke JPA

Diselesaikan 3 Bulan Sebelum Tarikh Persaraan Staf

59

Page 61: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Latihan/Kursus Staf Tahun 201586%

PenilaianTercapai

PENGGUBALAN MATLAMAT DAN PROGRAM

2.0 PERKHIDMATAN

TERAS

2.1.1 PERANCANGAN PENGGUBALAN MATLAMAT

60

Page 62: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Penghantaran Mel UTM Kuala Lumpur Tahun 2015

100% Berjaya

PENGGUBALAN MATLAMAT DAN PROGRAM

2.0 PERKHIDMATAN

TERAS

2.1.1 PERANCANGAN PENGGUBALAN MATLAMAT

61

Page 63: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Pengurusan Tiket Penerbangan Tahun 2015

100% Berjaya

PENGGUBALAN MATLAMAT DAN PROGRAM

2.0 PERKHIDMATAN

TERAS

2.1.1 PERANCANGAN PENGGUBALAN MATLAMAT

TIKET KAPAL TERBANG MENGIKUT PTJ 2015TIKET KAPAL TERBANG MENGIKUT PTJ 2015

62

Page 64: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Pelekat KenderaanUTM Kuala Lumpur Sesi 2015/2016

100% Tercapai

PENGGUBALAN MATLAMAT DAN PROGRAM

2.0 PERKHIDMATAN

TERAS

2.1.1 PERANCANGAN PENGGUBALAN MATLAMAT

63

Page 65: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Pencapaian lain Pejabat Pendaftar UTM Kuala Lumpur 2015

PENGGUBALAN MATLAMAT DAN PROGRAM

2.0 PERKHIDMATAN

TERAS

2.1.1 PERANCANGAN PENGGUBALAN MATLAMAT

PENCAPAIAN

86%

CSI – Mencapai 85% setiap tahun

PENCAPAIAN

100%

PengendalianAduan

-Memberi maklumbalas (email)

dalam masa satuhari bekerja

-Penyelesaian aduan100% mengikutprosedur yang

ditetapkan

PENCAPAIAN

90%

Prosesan kad matrik di studio

selesai dalam masa 15 minit

PENCAPAIAN62.3%

Setiap staf perlu menjalani latihan sebanyak 40 jam

setahun

PENCAPAIAN100% varian ± 5%

Penggunaan bajet kewangan

mencapai 100% ‘cost containment’

PENCAPAIAN

97%

Prestasipembekal

selain panjarwang runcit

100% mengikutspesifikasiperolehan

PENCAPAIAN

80%

CSI KhidmatLuar (Klinik)

mencapai 85% setiap tahun

PENCAPAIAN

99%

100% stafmenerima gajipada tarikh gaji

yang ditetapkanUniversiti

PENCAPAIAN55%

Urusanpermohonan

penyambungankontrak

dihantar keHCMJB 6 bulansebelum tamat

tempoh

PENCAPAIAN17/14 kes

Siasatan kesselesai dalamtempoh 7 hari

bekerja selepastarikh terima

aduan

PENCAPAIAN97.93%

100% pematuhan

terhadappenjadualanpenempatan

pengawalkeselamatansetiap hari

64

Page 66: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Sistem Pengurusan KualitiMS ISO 9001:2008

Penentuan Proses dan Prosedur

PENGGUBALAN MATLAMAT DAN PROGRAM

2.0 PERKHIDMATAN

TERAS

2.2 PERLAKSANAAN PROGRAM / PERKHIDMATAN

65

Page 67: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Sistem/Prosedur/Rekod Pemantauan

Sistem UTM-EMS (Pengurusan Rekod danDokumen) (http://ems.utm.my)

Sistem Saluran Aduan dan CadanganDalaman (SSACD) http://ssacd.utm.my/

Sistem Competency Index for Support Staf(CIS) https://hrfin.utm.my

Sistem Dentisys

e-Study (Sistem Pemantauan Cuti BelajarStaf)

e-perisytiharan harta

UTM SMiLe

MyLine

EPSA

Sistem pendaftaran kenderaan

Sistem Permohonan Waktu Bekerja Berperingkat/ Anjal UTM Kuala Lumpur )

e-ROC

Sistem Kenaikan Pangkat Secara Online (e-Promotion)

Penilaian Prestasi 360 Darjah (e-LNPT 360)

Sistem Capaian Soalan –Soalan Peperiksaan Perkhidmatan Yang Lepas (e-SEQ)

Permohonan Peperiksaan Perkhidmatan Secara Online

Rekod Perancangan Tahunan

Kalendar Latihan Staf

Jadual Tugasan Keselamatn Harian, Mingguan dan Bulanan

PEMANTAUAN PERLAKSANAAN

2.0 PERKHIDMATAN

TERAS

2.3.1 MEKANISME PEMANTAUAN

66

Page 68: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Polisi dan Peraturan Cuti Belajar

Dasar & Prosedur Peletakan Jawatan & Pelepasan Dengan Izin

Prosedur MS ISO 9001:2008

Buku Panduan Keselamatan Kampus

Dasar dan Polisi Penilaian Prestasi Staf Akademik (eLPPT)

Buku Panduan Perubatan UTM

Panduan Kebenaran MeninggalkanPejabat Dalam Waktu Bekerja

Garis Panduan Pengambilan Dan Pelantikan Staf Bukan Akademik

Standard People Practice

Senarai dan Statistik Penghantaran Progress Report Cuti Belajar

KAI Pejabat Pendaftar

Laporan Tahunan Pejabat Pendaftar 2015

Laporan Keselamatan

Laporan Perubatan

Laporan Kewangan

Laporan Latihan Staf

Laporan Perjawatan

Laporan Bilangan Staf Akademik berkelayakanPhD

Laporan Bilangan Staf berkelayakan BadanProfesional

Laporan Cuti Belajar

Sistem/Prosedur/Rekod Pemantauan

PEMANTAUAN PERLAKSANAAN

2.0 PERKHIDMATAN

TERAS

2.3.1 MEKANISME PEMANTAUAN

67

Page 69: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Tahap Penggunaan Maklumat

PEMANTAUAN PERLAKSANAAN

2.0 PERKHIDMATAN

TERAS

2.3.1 MEKANISME PEMANTAUAN

Perancanganstrategik

Pemantauanpelaksanaan

perkhidmatan

Penambahbaikankepada

perkhidmatan

Laporan kepadaUniversiti dan KPT

Merancangkewangan dansumber modal

insan

Menilaikeberkesananproses kerja

68

Page 70: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

KAJIAN KEBERKESANAN

2.0 PERKHIDMATAN

TERAS

2.4 MEKANISME KAJIAN SEMULAP

en

eta

pa

n,

Pe

lak

san

aa

nd

an

Tin

da

ka

nS

usu

lan

Perancangan StrategikPejabat Pendaftar

Mesyuarat SemakanPengurusan

MS ISO 9001:2008

Mesyuarat EksekutifPejabat Pendaftar

Mesyuarat Kumpulan Pengurusan Pejabat

Pendaftar

Mesyuarat Peringkat Unit

69

Page 71: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Penetapan, Pelaksanaan dan Tindakan Susulan

Kaji selidik kepuasan pelanggan (CSI)

Kaji selidik kepuasan staf (ESI)

Laporan Penilaian kursus

Sistem Saluran Aduan dan Cadangan Dalaman (SSACD)

Sistem Saluran Maklumbalas Pelanggan (SSMP)

Program Hari Bersama Pelanggan

Aduan dan cadangan melalui Facebook Pejabat Pendaftar UTMKL (www.facebook.com/Pejabat-Pendaftar-Registrar-Office-UTM-KL-)

Audit Dalaman MS ISO 9001:2008

KAJIAN KEBERKESANAN

2.0 PERKHIDMATAN

TERAS

2.4.2 MEKANISME KAJIAN IMPAK

70

Page 72: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

2.5 INOVASI

2.0 PERKHIDMATAN

TERAS

2.5 INOVASI PEJABAT PENDAFTAR

Pemprosesan kad matrikpelajar dan staf UTM

Kuala Lumpur dilakukansecara atas talian

berbanding sebelum inisecara walk-in.

Brosur Perkhidmatan

SEARCHME

Sistem yang dibangunkanuntuk mencari fail

peribadi arkib secaraatas talian yang dapat

menjimatkan masa danlebih sistematik.

Menyediakan BorangMaklumat PeribadiUTMHR secara manual untuk memudahkanmengemaskinimaklumat di sistemUTMHR.

71Home

Page 73: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

72

Page 74: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

PIAGAM PELANGGAN3.2 PROMOSI PIAGAM PELANGGAN

3.0 PENGURUSAN KUALITI

73

Page 75: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

3.3.1.1 KEMUDAHAN PELANGGAN

i. Jadual Perkhidmatan Kaunterii. Kemudahan pelanggan, bahan bacaan, tunjuk arah, brosur, dan buku panduan.iii. Sistem Maklumbalas Pelangganiv. Perkhidmatan online (Iklan Jawatan Online (IKJ), e - ASAS (Application System for academic

Staff), Sistem Kenaikan Pangkat Akademik Online (KPA), Sistem Permohonan PengisytiharanHarta, UTMHR, UTMSMiLe, e-Borang, e -telefon, DentiSys, UTM-EMS, Permohonan KadMatrik Melalui Emel

v. Kemudahan akses permohonan-permohonan jawatan online vi. Menyediakan papan tanda untuk program-program yang diadakan di universiti sebagai

petunjuk arah ke lokasi program

3.3.1.2 USAHA KEGIRANGAN PELANGGAN

i. Menempatkan Pembantu Operasi secara bergilir sebagai Pegawai Khidmat Pelanggan di ruang tamu PPKL

ii. Penyediaan minuman kepada pelanggan/tetamu

iii. Mengiringi tetamu luar ke lokasi yang dituju

iv. Program Community Enggage

USAHA KEGIRANGAN PELANGGAN3.3.1 USAHA MEMENUHI KEPERLUAN DAN EKSPEKTASI PELANGGAN

3.0 PENGURUSAN KUALITI

74

Page 76: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

USAHA KEGIRANGAN PELANGGAN

PROGRAM COMMUNITY ENGGAGEMENT

PPKL

USAHA KEGIRANGAN PELANGGAN3.3.1 USAHA MEMENUHI KEPERLUAN DAN EKSPEKTASI PELANGGAN

3.0 PENGURUSAN KUALITI

PERLAWANAN PERSAHABATAN BOLA SEPAK

BERSAMA BAHAGIAN KESELAMATAN HUKM

PERLAWANAN PERSAHABATAN BOLA SEPAK

BERSAMA PENGURUSAN PENJARA

PROGRAM UNIVERSITY SOCIAL RESPONSIBILITIES

UTMKL BERSAMA YAYASAN INSAF MALAYSIA

75

Page 77: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

PENGURUSAN MAKLUMBALAS PELANGGAN3.4.1 PENGURUSAN MAKLUMBALAS PELANGGAN

3.0 PENGURUSAN KUALITI

MenggunakanSistem SaluranMaklumbalas

Pelanggan (SSMP)

Maklumbalas disalurmelalui:

1.On-line (SSMP) –http://adupendaftar.kl.utm.my

2. Bersurat atau emel

3. Lisan, telefon atau datangsendiri ke pejabat

4. Media Sosial (Cth: Facebook, Email, Whatsapp)

Pegawai Petindakdilantik di setiapbahagian dengan

pengurusanaduan

Customer Satisfaction Index

(CSI)

Sistem Saluran Maklumbalas Pelanggan

76

Page 78: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

KaedahPengendalianMaklumbalas

Pelanggan

PENGURUSAN MAKLUMBALAS PELANGGAN3.4.2 TADBIR URUS PENGURUSAN MAKLUMBALAS PELANGGAN

3.0 PENGURUSAN KUALITI

Maklumbalassegera melalui

panggilan semulaserta pelbagaimedium lain

(facebook, sms, whatsapps)

77

Page 79: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

STATUS MAKLUMBALAS SSACD MENGIKUT FAKULTI/BAHAGIAN DARI JANUARI – DISEMBER 2014

Fakta : Jumlah aduan/ cadangan yang diterima : 1

JURUJUAL MEMASUKI

KAWASAN KAMPUS

Penyelesaian Aduantelah berjaya

diselesaikan dalamtempoh satu hari

bekerja

Penyelesaian : Perjumpaan antara

pelawat dan stafhanya dilakukan di kaunter PTJ sahaja

PENGURUSAN MAKLUMBALAS PELANGGAN3.4.3 PRESTASI PENYELESAIAN ADUAN

3.0 PENGURUSAN KUALITI

Selesai : 1Belum Selesai : 0

78

Page 80: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Dibuka kepada pelanggan dalaman dan luaran

Diedar secara manual dan juga atas talian

Perkara-perkara yang diukur merangkumi:

• Pandangan Umum Pelanggan

• Layanan Staf Yang Memberikan Perkhidmatan

• Tempoh Masa Tindakan

• Penyampaian Perkhidmatan dan Tahap Pengetahuan Staf

• Perkhidmatan Teras

SOAL SELIDIK TAHAP KEPUASAN PELANGGAN (CSI)

KEPUASAN PELANGGAN3.5 MEKANISME PENGUKURAN

3.0 PENGURUSAN KUALITI

79

Page 81: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

PERATUSAN TAHAP KEPUASAN PELANGGAN

KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN (CSI) 2013 – 2015

PENCAPAIAN KEPUASAN PELANGGAN3.5.1 MEKANISME PENGUKURAN

3.0 PENGURUSAN KUALITI

76%

86%

86%

= 121 RESPONDEN

= 306 RESPONDEN2013

2014

2015

= 115 RESPONDEN

80

Page 82: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

86.00%

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

80.00%

90.00%

100.00%

1PPKL

SASARAN = 85%

PENCAPAIAN KEPUASAN PELANGGAN3.5.1 LAPORAN TAHAP KEPUASAN PELANGGAN

3.0 PENGURUSAN KUALITI

81

Page 83: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

3.9

4

4.1

4.2

4.3

4.4

4.5

4.6

B1.Jelasdeng

anfungs

i /peranan

Pejabat

Pendaftar

C1.Layananperkhidmatan

kaunter

C2.Kesediaanmemberibantuan

C3.Ketrampila

npetugasdanpegawai

yangbertanggungjawab

C4.Kecekapan danetikamenjawabtelefon

D1.Memaklu

mkansesua

tukeputusandeng

antepatdandala

mtemp

ohmasayangmu…

D2.Memberimaklumba

lasseger

asecar

aprofesional keatas

sesuatu

pertanyaa

n…

E1.Staf

Pejabat

Pendaftarceka

pdala

mmenangani

isudan

pelbagai

situasise…

F1.Masayangdiam

biluntu

kpenghantarandan

pengambil

anmeldalaman

F2.Pengurusa

nperkhidmatanperubatan (

klinikpanel

,pergigian,IJNdll )

F3.PerkhidmatanKad

Matrik

F4.PerkhidmatanyangdiberikanolehBahagianKeselamat

andariaspe

kkawalantraf…

F5.ResponseTimeuntuk stafkeselamat

ansampai ketemp

atkejad

iandan

memberiper…

F6.Pandanga

nandaterhadaptaha

pkeselamat

ansecar

aumum didala

mka…

G1.Pengurusa

npengambil

andan

pelantikanstafsokonganKumpulanB, C,

D

G2.Pengurusa

nlapordiristafakademikdan

bukan

akademik

G3.Pengurusan HalEhwa

lImigresen

(buka

nwarganegara )

G4.Pelantikansemu

laperkhidmatankontr

akstaf

G5.Prose

spenamata

nperkhidmatandan

perletakanjawat

an

G6.Prose

spengurusa

npengesahan

jawatan

danpemberia

ntarafpeker

jaber…

G7.Prose

spengurusa

npermohon

anpenanggungan

/pemangku

ankerja

G8.Prose

spertukaran

/perpindah

anstaf (luaran/dalaman

)

G9.Pengurusa

npersaraanstaf

G10.Kemudahcapai

anmaklumatdan

kebolehpercaya

anSiste

mUTMHR

G11.Pengurusa

npeperiksaan

perkhidmatanstaf

G12.Pengurusa

nLNPT

/LPPT

G13.Pengurusa

nganjaranstaf

kontrak

H1.Keberkesanan

program

yangditawarkanHCDdala

mmeningkatkan

kemahiran

&ko…

H2.Bilangan

kursus

yangdisediakan

diUTMKualaLump

uradala

hmencukupiuntu

k…

Series1 4.35 4.35 4.4 4.35 4.2 4.15 4.25 4.3 4.2 4.3 4.25 4.3 4.25 4.25 4.25 4.35 4.45 4.3 4.3 4.35 4.35 4.25 4.5 4.4 4.55 4.35 4.4 4.3 4.15

4.35 4.354.4

4.35

4.24.15

4.254.3

4.2

4.34.25

4.34.25 4.25 4.25

4.35

4.45

4.3 4.34.35 4.35

4.25

4.5

4.4

4.55

4.354.4

4.3

4.15

Kumulatif Pointer Berdasarkan Soalan

PENCAPAIAN KEPUASAN PELANGGAN3.5.1 LAPORAN TAHAP KEPUASAN PELANGGAN

3.0 PENGURUSAN KUALITI

82

Page 84: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Program Khusus Bersama Pelanggan

USAHA PROMOSI

3.6 SALURAN HEBAHAN/PROMOSI USAHA PENAMBAHBAIKAN SISTEM PENYAMPAIAN

Program Orientasi Staf Baru(POSB) setiap 3 kali setahun

mulai tahun 2015

Hari Bertemu Pelanggan pada22 Oktober 2015

3 Buku Panduan yang diinovasikan dari PPKL, iaitu

Buku Panduan Staf Baru, BukuPanduan Persaraan dan Buku

Panduan Staf Kontrak

Brosur – brosur Perkhidmatan

Program MembangunPersonaliti Unggul (MPU) Siri

1/2015:

Mencintai Al-Quran oleh Sahibus Samahah Datuk Dr. Zulkifli

Mohamad Al-Bakri pada 18 Mac 2015

83

Page 85: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

Program Khusus Bersama Pelanggan

USAHA PROMOSI

3.6 SALURAN HEBAHAN/PROMOSI USAHA PENAMBAHBAIKAN SISTEM PENYAMPAIAN

Program Membangun PersonalitiUnggul (MPU) Siri 2/2015:

Mencari Yang Halal Satu Keperluan oleh Ustaz Mohd Amri b. Abdullah pada 15 April 2015

Program Membangun PersonalitiUnggul (MPU) Siri 3/2015:

Pekerjaan Satu Ibadah oleh Hjh. Rahimah binti Hj. Abdul Jalil pada

17 Jun 2015

Program Membangun PersonalitiUnggul (MPU) Siri 4/2015:

Merdeka Satu Nikmat, Perpaduan Usah Digugat oleh YBhg. Tan Sri Dato’ Seri Utama Dr. Rais Yatim

pada 30 September 2015

Taklimat Keselamatan kepadaPelajar Baru

Taklimat Pengungsian Bangunankepada Perpustakaan UTM, MJIIT,

Kolej Siswa Jaya, dan Menara Razak

Taklimat Pengurusan Kontraktordan Pekerja Asing

84

Page 86: @ • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar 21 Januari 2015 • Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 –11 April 2015 1.0 PENGURUSAN 1.1 PENGURUSAN ORGANISASI PELAN STRATEGIK PTJ –JANGKA PENDEK

SEKIAN

TERIMA KASIH

85Home