@ • bengkel kai pejabat pendaftar 21 januari 2015 • bengkel strategic planning utmkl 9 –11...
TRANSCRIPT
小田 @ www.iloveppt.org
PENGENALAN
1.0 PENGURUSAN
2.0 PERKHIDMATAN TERAS
3.0 PENGURUSAN KUALITI
1
2
4
PENGENALAN
3
STRUKTUR FUNGSI JABATAN
5
PENGURUSAN KUALITI
( N 41 )
KETUA BAHAGIAN
( N 48 )
Sistem Pengurusan
Kualiti ISO 9001:2008
Amalan 5S
Kumpulan Inovatif &
Kreatif (KIK)
Pemantauan Key Amal
Indicator (KAI)
Pengurusan Arkib
Pengurusan Mel UTM
KL
Sistem Fail & Rekod
Perkhidmatan Personel
(gaji, pencen, elaun,
BKRP, cuti dsb
Pengurusan Sistem
Maklumat Staf dalam
SMS, HrFIN, dan HrMIS
SKT dan LPPT
Tatatertib dan
pengisytiharan harta
Perkhidmatan Personel
yang lain
Belanjawan Perjawatan
Urusan pelantikan staf
kumpulan pelaksana (B,
C dan D)
Perkhidmatan Staf
Kontrak
Pengurusan Data dan
Perangkaan Staf UTM KL
Perkhidmatan Visa Staf
Antarabangsa
Urusan Rayuan Gaji
Urusan Pertukaran Staf
UTM KL
PENGURUSAN MODAL
INSAN (PERJAWATAN)
( N 44 )
PENGURUSAN MODAL
INSAN (PERKHIDMATAN)
( N 44 )
Keselamatan harta
benda dan kawalan
ketenteraman kampus
Pengurusan
Lalulintas & Siasatan
Penguatkuasaan
Peraturan Universiti
Disiplin dan Latihan
Staf Keselamatan
Kebombaan
KESELAMATAN
( KP 44 )
PENTADBIRAN
( N 44 )
Pembangunan Modal
Insan (Kursus/Latihan/
Seminar/Bengkel)
Kemudahan
Perubatan & Kebajikan
Staf
Belanjawan Mengurus
/ Kewangan
Perolehan & Inventori
Urusan Kad Matrik
Staf & Pelajar
Tempahan Tiket
Penerbangan
Peperiksaan
Perkhidmatan Staf
PENGENALAN
4Home
5
• Bengkel KAI Pejabat Pendaftar21 Januari 2015
• Bengkel Strategic Planning UTMKL 9 – 11 April 2015
1.0 PENGURUSAN
1.1 PENGURUSAN ORGANISASIPELAN STRATEGIK PTJ – JANGKA PENDEK DAN PANJANG
6
1.0 PENGURUSAN
1.1 PENGURUSAN ORGANISASIPELAN TINDAKAN / KAI / SO / INISIATIF PROJEK 2015
Program Inisiatif Tindakan dan PencapaianOrientation of new staff
Selesai.
Enhance staff qualificationsStaf yang sedang belajar : Pn Huzaimah Yahya dan Pn Noraini Ramli
-Mengadakan program USR berimpak tinggi.
2. Mengadakan program gotong royong pembersihan kawasan kejiranan.
3.Mengadakan lawatan kerumah kebajikan.Program Amal Tampal Rumah telah dijalankan pada 14 November 2015
(Sabtu) bertempat di Kg Orang Asal, Air Kuning, Shah Alam.
Mendapatkan autonomi pengurusan kampus
a) PPUTMKL diberi kuasa untuk penempatan staf PPP gred 41 dan ke
atas. Kertas kerja dibentangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa
Eksekutif Pejabat Pendaftar Bil. 2/2015
b) Autonomi Tuntutan Pembayaran Perubatan telah dikendalikan
sepenuhnya oleh PPUTMKL bermula Ogos 2015.
To improve service delivery by organising Meet the Client Day Program Hari Bersama Pelanggan UTMKL diadakan pada 21 Oktober
2015.
To execute Audit BKRP of PTJ in UTMKL Telah selesai dijalankan pada 30 Julai 2015
Provide Guide book to staff
- Disciplinary action Telah dimuat naik dalam laman web PP UTMKL
Review CSI Questions
CSI telah dijalankan sebanyak 2 kali setahun. Analisis CSI keseluruhan
perkhidmatan PP UTMKL sepanjang tahun 2015 adalah mencapai 86%
Analysis areas for improvement or corrective actions listed by customer.
Sampling Methods (Eg: Jadual Krejcie & Morgan (1970) and jadual Cohen et
al. (2001).
---------------
Increase number of respondent
7
JADUAL KAI KESELURUHAN PPUTMKL BAGI TAHUN 2015
1.0 PENGURUSAN
1.1 PENGURUSAN ORGANISASIPELAN TINDAKAN / KAI / SO / INISIATIF PROJEK 2015
Program Inisiatif Tindakan dan Pencapaian
Healthy Living Hari Keluarga UTM KL telah diadakan pada 19 Disember 2015
Memperkasakan proses rondaan dan pemantauan di kawasan panas (hotspot)
2. Meningkatkan penggunaan peralatan elektronik/berteknologi tinggi 1. Jan - Nov 2015 = 4 kes kehilangan aset universiti telah dilaporkan. 1 kes
pada tahun 2013 dan 3 kes pada tahun 2015.
Healthy Living
a) Jan - Nov 2015 = Latihan Jasmani sebanyak 1 kali pada 13 Sept 2015
= Senamrobik sebanyak tiga kali pada 6 Jan, 16 Okt dan 10 Dis 2015.
= latihan Kawad Bomba telah di buat pada 17 - 21 Ogos dan 8 - 12 Sept 2015
b) Jan - Nov 2015 = 313 hari cuti sakit dilaporkan daripada 74 staf sepanjang
tahun
English Class - Sharing Knowledge Kelas Bimbingan B.Inggeris dijalankan setiap hari Khamis dengan melantik
seorang pensyarah khas dari Akademi Bahasa iaitu Puan Norazmah Suhailah
bt Abdul Malek
Increase number of Forms (Softcopy) in the website for easy access by the
customers*** Sebanyak 27 borang telah dimuatnaik di laman web.
Upgrading the Archive File Search System towards online***Penambahbaikan sistem ke ver 2.0 sedang dilakukan. Pengujian sistem sedang
dilakukan dan penggunaan sistem di jangka pada tahun 2016.
Identify new innovation to be implemented Selesai.
Monitoring progress of paper usage by Green Manager each department. Penjimatan rim kertas telah dikurangkan sebanyak tujuh rim. Penggunaan pada
tahun 2014 = 280 rim dan pada tahun 2015 = 273 rim. Penjimatan mencapai
2.56%
8
SENARAI AKTIVITI/ PROGRAM
1.0 PENGURUSAN
1.1.2 USAHA-USAHA YANG MENYOKONG KE ARAH PENGURANGAN KARENAH BIROKRASI
3
Satu taklimat berhubung pengurusankejat (Lean Management) yang
disampaikan oleh En. Abdul Razif bin Hj. Shahuddin telah diadakan pada 9
Julai 2015 bagi memberikan kesedarantentang apakah itu pengurusan kejat
1
Hari Bertemu Pelanggan UTMKL telahdiadakan pada 22 Oktober 2015 agar
staf boleh secara terus untukmendapatkan perkhidmatan atau
khidmat nasihat daripada PPUTMKL
2
Permohonan cetakan kad matrikmelalui emel telah dimulakan pada 1 Ogos 2015 tanpa terhad kepada hari-
hari tertentu
4
Prosedur dan Arahan Kerja PPUTMKL telah disemak semula agar lebih efisiensemasa proses semakan dokumen SPK
ISO 9001: 2008 pada 5 hingga 23 November 2015
9
LAPORAN PENILAIAN KEBERKESANAN
1.0 PENGURUSAN
1.1.2 USAHA-USAHA YANG MENYOKONG KE ARAH PENGURANGAN KARENAH BIROKRASI
LAPORAN PENILAIAN
KEBERKESANAN
3
90% permohonan kad matrik Berjaya disiapkan dalam tempoh 15 minit bagi
tahun 2015
1
Keputusan CSI Hari Bertemu Pelanggan
Capaian : 84%
10
Pejabat Pendaftar UTM Kuala Lumpur sentiasa komited dan terusmempertingkatkan usaha bagi memastikanbudaya kualiti dapat terus dikekalkan. Pelbagai usaha telah digerakkan olehJawatankuasa Kualiti yang terdiri daripadaJawatankuasa-jawatankuasa kecilmengikut aktiviti agar penyampaianperkhidmatan organisasi dapat diberikandengan lebih baik.
1.0 PENGURUSAN
1.1.3 USAHA KE ARAH PEMBUDAYAAN KUALITI
Nota:
SPK – Sistem Pengurusan Kualiti
HBP – Hari Bertemu Pelanggan
KIK – Kumpulan Inovatif & Kreatif
SPP – Standard People Practice
Inovasi – Pengurusan Inovasi
Lestari – Pelestarian /Green Office Pejabat Pendaftar
EKSA - Ekosistem Kondusif SektorAwam
11
Pengerusi
Nasir Bin Osman
Setiausaha
Hasanuddin Bin OthmanSetiausaha Kerja
Siti Zulaikha Binti Zakaria
Jawatankuasa
Pelaksana
Kumpulan Inovatif
& Kreatif (KIK)
Ekosistem
Kondusif Sektor
Awam (EKSA)
SPK ISO 9001 :
2008 PKP
KAI & Maklum
Balas Pelanggan
OSHE &
Pelestarian
Wakil Pengurusan
Mohd Najib Bin
Masroom
Ketua Audit Dalam
Mohd Isa Bin Hj
Hamzah
Setiausaha MSP
Farahana Binti
Ahmad
Pegawai Dokumen
Hasanuddin Bin
Othman
Ketua Promosi
Farahana Binti
Ahmad
Latihan
Mohd Najib Bin
Masroom
Ketua Audit
Mohd Faizal Bin Abd
Latib
Pasukan Audit 5S
Ketua Zon
Fasilitator
Farahana Binti
Ahmad
Ketua Kumpulan
Noraini Binti Ramli
Ahli Kumpulan
Penyelaras
Mohd Najib Bin
Masroom
Analisis Data
Noraini Binti Ramli
Ahli
Penyelaras
Noraini Binti Ramli
Penolong
Penyelaras
Khairul Zaman Bin
Mohd Radzi
Ahli
1.0 PENGURUSAN
STRUKTUR JAWATANKUASA PELAKSANA PENGURUSAN KUALITI
1.1.3 USAHA KE ARAH PEMBUDAYAAN KUALITI
12
Program Penambahbaikan Kualiti
1. Membantu menguruskan organisasi dengan lebihbaik bagi memenuhi keperluan pelanggan. Ia dapatmemberikan perkhidmatan yang lebih baik dansecara berterusan.
2. Organisasi akan menjadi lebih cekap dan produktif,mengurangkan kesilapan dan kerja semula,mengurangkan kos perkhidmatan, masa danpenggunaan sumber.
3. Menggalakkan penambahbaikan secara berterusanyang akan memberikan kelebihan kepada organisasi.
4. Menitikberatkan keperluan sumber manusia yangjuga akan meningkatkan moral dan komitmenkakitangan.
5. Mematuhi standard melayakkan untuk mendapatpengiktirafan untuk kelebihan organisasi.
PEJABAT PENDAFTAR
UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA
KUALA LUMPUR
1.0 PENGURUSAN
1.1.3 USAHA KE ARAH PEMBUDAYAAN KUALITI
13
CERTIFIED TO ISO 9001 : 2008
CERT. NO. : AR 6076
1.0 PENGURUSAN
1.1.3 USAHA KE ARAH PEMBUDAYAAN KUALITI
Pada 16 Februari 2015, Pejabat Pendaftar UTM Kuala
Lumpurberjaya melepasi
Audit Pemantauan MS ISO 9001:2008
yang dijalankan oleh SIRIM QAS International Sdn
Bhd
14
Pencapaian Kumpulan Kreatif & Inovatif (KIK) Pejabat Pendaftar UTM Kuala Lumpur 2015
KUMPULAN KIK
PENCAPAIAN PERTANDINGAN PERINGKAT
PERINTIS Anugerah Emas Mini Konvensyen Team Excellence 2015 Wilayah Tengah Anjuran MPC; 8 April 2015
Wilayah
Anugerah Emas Konvensyen Team Excellence 2015 Wilayah Selatan Anjuran MPC; 12 Ogos 2015
Wilayah
1.0 PENGURUSAN
1.1.3 USAHA KE ARAH PEMBUDAYAAN KUALITI
15
1.0 PENGURUSAN
1.1.3 USAHA KE ARAH PEMBUDAYAAN KUALITI
16
Pro
gra
m P
ew
uju
da
nH
ub
un
ga
nH
arm
on
iS
esi
Pe
rtem
ua
nP
en
gu
rusa
nd
an
Sta
f
1.0 PENGURUSAN
1.1.4 PERSEKITARAN KERJA KONDUSIF & HUBUNGAN ANTARA PENGURUSAN DAN STAF
Saluran penyampaian dan komunikasi jugamelalui;
E-mel Group
Riadah Pagi
Sesi Renungan Pagi
Whatsapp Group
Facebook Pejabat Pendaftar
*Mesyuarat Pentadbiran PPKL - 2 kali
*Mesyuarat Ketua – ketua Unit – 3 kali
*Mesyuarat Unit - 6 kali
*Mesyuarat Bersama TP/PP UTMKL – 2 kali
*Mesyuarat Pengurusan Kualiti PPKL – 1 kali
*Perjumpaan bersama wakil PTJ seliaanPPKL – 2 kali
17
Program PewujudanHubungan Harmoni
1.0 PENGURUSAN
1.1.4 PERSEKITARAN KERJA KONDUSIF & HUBUNGAN ANTARA PENGURUSAN DAN STAF
- Mesyuarat Kelab Sukan dan Kebajikan PPKL (5 kali)
- Majlis Anugerah Permata Gemilang Pejabat Pendaftar
- Hari Keluarga UTMKL 2015
- Karnival Sukan Mahabbah 2015
- Majlis Sambutan Aidilfitri UTMKL
- Program Gotong-Royong Arkib
- Program membudayakan Al-Quran - setiap Rabu
- Senamrobik PPKL
- Teambuilding PPKL pada 13-14 Jun 2015
- Majlis Perpisahan Staf Bahagian
18
0.00%
10.00%
20.00%
30.00%
40.00%
50.00%
60.00%
70.00%
80.00%
90.00%
1PPKL
78.95%
SASARAN = 80%
1.0 PENGURUSAN
1.1.4 TAHAP KEPUASAN PEKERJA (STAF PEJABAT PENDAFTAR) 2015
19
84.8
75.77
75.13
81.04
77.37
78.07 78.07
80.96
70
72
74
76
78
80
82
84
86
SKOP TUGAS &TANGGUNGJAWAB
INFRA &PERSEKITRAN
TEMPAT KERJA
GANJARAN &PENGIKTIRAFAN
HUBUNGAN &KOMUNIKASI
DALAMAN (DI UNIT)
KEBAJIKAN STAF LALUAN KERJAYA KEPIMPINAN HUBUNGAN &KOMUNIKASI
DALAMAN (DI PPKL)
ESI PPKL 2015
1.0 PENGURUSAN
1.1.4 TAHAP KEPUASAN PEKERJA (STAF PEJABAT PENDAFTAR) 2015
20
Program membudayakan Al-Quran setiap hari Rabu
Sesi Renungan Pagi (SRP)
Sesi kupasan DNA UTM bersama Puan Siti Hawa bintiMan
Bengkel KAI PPKL di UTM JB pada 21 Januari 2015
On Job Training (OJT) staf PPKL ke Pejabat Pendaftar JB
Pelaksanaan Hari Khamis Sebagai Hari Aktiviti Bahasa Inggeris Di Kalangan Warga PPKL – PekelilingPentadbiran Bil.1/2014
Kursus Satu Hati Tingkat Prestasi PPKL pada 1 Disember2015
Lawatan Benchmarking BKRP Online ke MARDI dan UPM pada 19 Oktober 2015
Pelaksanaan Sesi Pembelajaran Bahasa Inggeris SecaraAtas Talian – myLine.utm.my
Program Peningkatan Ilmu
1.0 PENGURUSAN
1.1.5 ORGANISASI PEMBELAJARAN
21
1.0 PENGURUSAN
1.1.6 PENGURUSAN RISIKOPEMBETUKAN JAWATAN KUASA PENGURUSAN RISIKO
22
1.0 PENGURUSAN
1.1.6 PENGURUSAN RISIKOPERANCANGAN DAN TINDAKAN PENGURUSAN RISIKO KE ATAS PROGRAM YANG DILAKSANA
23
Terma Rujukan dan Pengurusan Mesyuarat
Segala perancangan dan pengurusan mesyuarat berpandu kepada :
• Buku Panduan & Tatacara Pengurusan Mesyuarat
• Sistem E-mel UTM
Bilangan Mesyuarat yang diadakan :
• Mesyuarat Pentadbiran Pejabat Pendaftar UTMKL : 2 kali setahun
• Mesyuarat Ketua – Ketua Unit : 3 kali setahun
• Mesyuarat Unit Pentadbiran
• Mesyuarat KIK
• Mesyuarat Pengurusan Kualiti PPUTMKL : 1 kali setahun
1.0 PENGURUSAN
1.1.7 PENGURUSAN MESYUARAT DAN PEMANTAUAN KEPUTUSAN PENGURUSAN
24
JAWATANKUASA PEMBUKA SEBUTHARGA
1. En. Mohd Najib bin Masroom
Penolong Pendaftar Kanan
2. En. Hasanuddin bin Othman
Penolong Pendaftar
3. Pn. Zainab bte Ismail
Pembantu Tadbir (Kewangan) Kanan KUP
4. Pn. Latifah bte Md Yatim
Ketua Pembantu Tadbir
JAWATANKUASA PENILAIAN TEKNIKAL
1. En. Mohd Faizal bin Abd Latib
Pegawai Keselamatan2. En. Khairul Zaman bin Mohd Radzi
Penolong Pegawai Keselamatan
3. Pn. Noraini bte Ramli
Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Kanan KUP
JAWATANKUASA PENILAIAN HARGA
1. Pn. Farahana binti Ahmad
Penolong Pendaftar Kanan
2. En. Mohamad Isa bin Haji Hamzah
Penolong Pegawai Keselamatan
3. Pn. Norhayati binti Abdul Wahab
Penolong Pengurus Asrama
JAWATANKUASA SEBUTHARGA
1. En. Nasir bin Osman
Timbalan Pendaftar
2. En. Mohd Najib bin Masroom
Penolong Pendaftar Kanan
3. Pn. Farahana binti Ahmad
Penolong Pendaftar Kanan
SENARAI AHLI JAWATANKUASA BERKAITAN PEROLEHAN
(BERKUATKUASA 1/1/2015 –31/12/2016)
1.2 PENGURUSAN KEWANGAN
1.0 PENGURUSAN
25
1.0 PENGURUSAN
1.2 PENGURUSAN KEWANGAN
26
1.0 PENGURUSAN
1.2.2 PENGURUSAN BAYARAN
27
A
• Pengurusan aset dan inventori mematuhiPekeliling Bendahari Bil. 2 Tahun 2012 –Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPA)
B
• Laporan Pemeriksaan tahunan Aset danInventori Pejabat Pendaftar UTMKL akandihantar ke Pejabat Bendahari UTMJB padasetiap bulan November
1.0 PENGURUSAN
1.2.3 PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI
28
Bil Teguran Tindakan
1.
Disarankan Ketua PTJ membuat
pemantauan dan pemeriksaan dalaman
secara berkala Panjar Wang Runcit (PWR)
sentiasa diuruskan dengan cekap, betul
dan berhemat
Pihak Pejabat Pendaftar UTMKL
mengambil maklum dan sememangnya
pengguna PWR sentiasa dipantau agar
mematuhi garis panduan dan pekeliling
yang sedang berkuatkuasa
2.Tiada pemeriksaan harta tetap tahunan
dibuat semasa penyediaan KEWPA 10 & 11
PTJ diminta melantik pemeriksa harta
dan menjalankan pemeriksaan sebelum
penyediaan KEWPA 10 & 11
3.Rekod selenggara kenderaan tidak
disediakan
PTJ diminta untuk menyediakan rekod
penyelenggaraan motosikal Honda EX5
no. pendaftaran JNH 1824
1.0 PENGURUSAN
1.2.4 TINDAKAN KE ATAS LAPORAN PEMERIKSAAN MENGEJUT PEJABAT BENDAHARI
29
1.0 PENGURUSAN
1.2.5 PEROLEHAN
30
PEROLEHAN
Belanjawan Mengurus : 87.03% RM147,163.89/RM169,100.00x100)
1.0 PENGURUSAN
1.2.6 PRESTASI PERBELANJAAN 2015
211,460.00
184,838.03 169,100.00
147,163.89
-
50,000.00
100,000.00
150,000.00
200,000.00
250,000.00
2014 2015
PERUNTUKAN PERBELANJAAN
1,510,000.00
1,640,000.00
1,494,772.40
1,637,592.50
1,400,000.00
1,450,000.00
1,500,000.00
1,550,000.00
1,600,000.00
1,650,000.00
1,700,000.00
2014 2015
PERUNTUKAN PERBELANJAAN
Belanjawan Mengurus ‘Overhead’ : 99.85% (RM1,637,592.50/RM1,640,000.00x100)
Belanja Mengurus 2014 & 2015Tahun 2014Peruntukan : RM211,460.00 Perbelanjaan : RM184,838.03
Tahun 2015Peruntukan : RM169,100.00Perbelanjaan : RM147,163.89
Belanja Overhead 2014 & 2015Tahun 2014Peruntukan : RM1,510,000.00Perbelanjaan : RM1,494,772.40
Tahun 2015Peruntukan : RM1,640,000.00Perbelanjaan : RM1,637,592.50
31
Program Pelestarian – 3R (Reduce,
Reuse & Recycle)
Penurunan kos klinik panel melalui
pemantauan perkhidmatan klinik panel
Penstrukturan semula sewaan mesin
fotokopi (Model Canon IR-3245 kpd
Toshiba 4540)
Penggunakan semula bingkai gambar
lama untuk kegunaan baru
Tutup suis lampu sewaktu tidak
digunakan : Ruangan pejabat (rehat
tengahari), laluan ke tandas dan bilik-
bilik pegawai yang kosong
Kalendar latihan secara atas talian
menggantikan buku latihan tahunan
Langkah Pemantapan Perbelanjaan Berhemah
Perlaksanaan Sistem E-LPPT & E-LNPT
Laporan tahunan secara atas talian
Penggunaan Dentisys dan sistem klinik
secara atas talian (hrfin)
Perlaksanaan sistem EMS
Pemantauan perkembangan laporan cuti
belajar secara atas talian
Perbelanjaan berhemah bajet
pengendalian makanan/minuman kursus :
Minum pagi tidak melebihi RM4 dan sesi
petang hanya dengan air mineral dan
gula-gula
Menghentikan langganan akhbar harian
dan menggalakkan staf membaca akhbar
secara atas talian
1.0 PENGURUSAN
1.2.7 INISIATIF PENGURANGAN PEMBAZIRAN
32
Unit Keselamatan
SamanLalulintasRM
3,245.00
Kehilangandan
PenggantianKad Matrik
RM 7380.00
PelekatKenderaan
UTM
RM 9,690.00
TatatertibPelajar
RM 825.00
Pas MasukSementaraRM2,460.00
Unit Pentadbiran
PenjualanKertas MesinPerincih dan
SampahKertasPejabat
RM 57.00
KutipanDenda Lewat
MasukPejabat
RM 200.90
KutipanTabung
EndowmenRM 213.00
PENJANAAN PENDAPATAN PEJABAT PENDAFTAR 2015
1.0 PENGURUSAN
= RM 16,690.90
33
1.0 PENGURUSAN
1.3.1 DASAR / STRATEGI PENGURUSAN MODAL INSANPERANCANGAN SUMBER MANUSIA YANG DISEDIAKAN
Statistik stafPPKL mengikutgred jawatan
N48
1 N442
KP441
N411
KP321
F291
J291
KP271N26
1
W221
N221
N1713
N114
KP1153
KP171
KP1411
34
Ringkasan bidang kursus/ latihan utama yang dihadiri oleh stafPPUTMKL ialah seperti berikut:
1.0 PENGURUSAN
1.3.1 DASAR / STRATEGI PENGURUSAN MODAL INSANPERANCANGAN SUMBER MANUSIA YANG DISEDIAKAN
Pembangunan Diri
Bahasa danKomunikasi
PerhubunganAwam
Kualiti
PengurusanKewangan
PengurusanOrganisasi
Pembangunan Modal Insan
TeknologiMaklumat
Seminar/ Taklimat/
Forum umum
AnjuranUniversiti
35
Bil Staf Pejabat Pendaftar >40 Jam Kursus <40 Jam Kursus Bil. Tidak hadir
kursus
1 Pegawai 7 1 0
2 Staf Sokongan 73 11 0
1.0 PENGURUSAN
1.3.2 PENGURUSAN PEMBANGUNAN MODAL INSANSTATISTIK KEHADIRAN STAF HADIR KURSUS BAGI TAHUN 2015
Objektif kualitiPPUTMKL menetapkansemua staf perlumenjalanilatihan sebanyak40 jam setahun.
Rekod kehadiran 40 jam kursus/ latihan staf PPUTMKL bagi tahun 2015 adalah seperti berikut :
36
Prestasi staf akan dinilai oleh KetuaJabatan dalam tempoh sekurang-kurangnya 6 bulan selepas menghadirikursus melalui pemerhatian atau kualitihasil kerja/ tugasan yang diberikan.
1.0 PENGURUSAN
1.3.2 PENGURUSAN PEMBANGUNAN MODAL INSANPENILAIAN KEBERKESANAN HADIR KURSUS / LATIHAN
37
Pejabat Pendaftar telahmemastikan staf
mendapatpengiktirafan/
penghargaan sepertiberikut:
1.0 PENGURUSAN
1.3.4 PENGIKTIRAFAN / PENGHARGAAN KEPADA WARGA ORGANISASI
38
1.0 PENGURUSAN
1.3.5 PENGURUSAN NILAI DAN ETIKA PROGRAM YANG TELAH DIJALANKAN DAN MATLAMAT
Mengadakan Sesi Renungan Pagi (Morning Briefing);
Mengadakan aktiviti, bengkel, dan program anjuran Pejabat Pendaftar;
MelaksanakanAudit Dalaman SPK ISO 9001:2008
MelaksanakanaktivitiKumpulanInovatif & Kreatif (KIK)
Melaksanakan Program Orientasi Staf Baru (POSB)
39
Program Teambuilding PPUTMKLPada 12, 13 dan 14 Jun 2015 Pejabat Pendaftar UTM Kuala Lumpur (PPUTMKL) telah menganjurkan program team building di Hutan Rekreasi UTM Johor Bahru. Seramai 41 orang peserta yang terdiri daripada pegawai dan staf sokongan PPUTMKL telah menghadiri kursus selama 3 hari 2 malam ini
Kursus Satu Hati, Tingkat PrestasiKursus ini telah diadakan pada 1 Disember 2015 yang melibatkan semuastaf PPUTMKL dengan kerjasama mahasiswa tahun akhir SarjanaPsikologi Industri Universiti Kebangsaan Malaysia
Kursus Pengurusan TekananTelah diadakan pada 12-13 Mei 2015 di Dewan Kuliah 2 UTMKL melibatkan staf PPUTMKL
Sesi Renungan PagiProgram berbentuk perkongsian ilmu dan maklumat ini diadakan setiaphari Jumaat atau Isnin selama 30 minit sebelum memulakan tugas.
1.0 PENGURUSAN
1.3.6 PROGRAM KAUNSELING / MOTIVASI / PROGRAM TEAMBUILDING
40
1.0 PENGURUSAN
1.3.8 PEMANTAUAN PRESTASI RENDAHPENENTUAN TAHAP PRESTASI RENDAH
Tiada stafperolehi LNPT 50% sepanjang
2015
41
PENGURUSAN ICT
Pelan Strategik ICT bertujuan:
• Meningkatkanimej/rebranding
• Membantu proses pengurusanpengambilan & pembangunanstaf yang terancang melaluipenggunaan sistem maklumat
• Menjadi sumber rujukanmelalui dokumentasi danimplementasi sistem
• Mengintegrasi semua sistemmaklumat
1.0 PENGURUSAN
1.4.1 PELAN STRATEGIK ICT
42
Meningkatkan imej Pejabat Pendaftar/Rebranding
– Mengemaskini Laman Web Pejabat Pendaftar
(Rujukan: http://registrar/utm.my/kualalumpur)
– Mewujudkan Ruangan Khas Informasi di laman web Pejabat PendaftarKuala Lumpur
• Ruangan Himpunan Slaid Taklimat-taklimat Penting (Rujukan: http://registrar.utm.my/kualalumpur/pejabat-pendaftar-slide-store/
• Ruangan Maklumat Perangkaan Staf UTM Kuala Lumpur (Rujukan: http://registrar.utm.my/kualalumpur/perangkaanstaf/)
• Ruangan Senarai Staf Bersara (Rujukan: http://registrar.utm.my/kualalumpur/senarai-staf-bersara/)
– Mewujudkan Laman Facebook Aktiviti Pejabat Pendaftar
(Rujukan: http://www.facebook.com/Pejabat Pendaftar UTMKL )
– Mewujudkan Sistem Saluran dan Maklumat Pelanggan Pejabat PendaftarUTMKL
(Rujukan: http://adupendaftar.kl.utm.my/)
– Mewujudkan Paparan Unit Khas Pengurusan Kualiti Pejabat PendaftarUTMKL
(Rujukan: http://registrar.utm.my/kualalumpur/pengurusan-kualiti/)
PENGURUSAN ICT
1.0 PENGURUSAN
1.4.1(A) PELAN STRATEGIK ICT
43
-Pengiklanan, Permohonan Jawatan UTM Secara Online
(Rujukan: Iklan ONline)
-Permohonan dan tawaran latihan UTM Secara Online (Sistem UTMSmile)
(Rujukan: https://hrfin.utm.my/ (pilih menu "Pembangunan Modal Insan(HCD)")
-Melaksanakan Sistem Pengurusan Dokumentasi Secara Elektronik UTM EMS
-Memuatnaik Borang serta Maklumat Yang Diperlukan Staf di http://registrar.utm.my/kualalumpur/downloads/ -
-Menjadi Pemilik dan pelaksana Modul-modul Sistem UTMHR(Rujukan: https://hrfin.utm.my/smuhr/)
-Modul Pelantikan
-Modul Pengambilan
-Dll modul
-Melaksanakan Sistem Cuti Dalam Talian(Online)
(Rujukan:http://smis.utm.my/SOLS/main.asp)
-Melaksanakan Sistem E-Telefon Universiti
(Rujukan:https://hrfin.utm.my/smuhr/etelefon/etelefon.do?action=carianEtelefon)
-Portal Aduan Pejabat Pendaftar UTMKL (http://adupendaftar.kl.utm.my/)
-Pelaksanaan Waktu Anjal Universiti (SistemPengurusan Waktu Anjal - UTMHR)
-Pengisyhtiharan Harta Online
Melaksanakan SistemPengurusan Sumber Manusia
(UTMHR)
(Rujukan: https://hrfin.utm.my/ )
Melaksana Sistem MaklumBalas Pelanggan (CSI secara
online)
i) CSI Perkhidmatan PejabatPendaftar UTMKL
ii) CSI Klinik Panel UTMKL
iii) CSI Kursus (IT & Umum)
Melaksana Sistem MaklumBalas Staf (ESI secara online)
PENGURUSAN ICT
1.0 PENGURUSAN
1.4.1(A) PELAN STRATEGIK ICT
44
Kekuatan:
• Penolong Pegawai Teknologi Maklumat KananKUP F32 (1)
Penyebaran dan Kemaskini Maklumat:
• Laman web
• Email group
• WhatsApp Group
Mengurus Laman Web Rasmi:
• Pejabat Pendaftar UTMKL
PENGURUSAN ICT
1.0 PENGURUSAN
1.4.2(A) TADBIR URUS ICT
45
PERLAKSANAAN POLISI ICT UNIVERSITI DI PERINGKAT ORGANISASI
Rekabentuk, kandungan dan alamat laman web Pejabat Pendaftar mematuhi Polisi ICT UTM
( http://registrar.utm.my/kualalumpur )
Pengagihan komputer berdasarkan polisi ICT yang ditetapkan.(Rujukan: Polisi ICT UTM-http://cict.utm.my/policies/ )
Penggunaan WIFI UTM di Pejabat Pendaftarmenggunakan katalaluan ACID
PENGURUSAN ICT
1.0 PENGURUSAN
1.4.2(C) TADBIR URUS ICT
46
Bil. Inisiatif Skop Pelaksanaan
1. Penggunaan Perakam Waktu Bersepadu Semua Staf Pejabat Pendaftar
2. Penggunaan Cuti Online Semua Staf Pejabat Pendaftar
3. Penggunaan Emel Rasmi UTM untuk prosespenyampaian maklumat
Semua Staf PejabatPendaftar/UTMKL
4. Penggunaan Email Group sebagai kemudahanpenyampaian maklumat.
Semua Staf Pejabat Pendaftar
5. Penggunaan WhatsApp Group sebagai kemudahankomunikasi dengan mudah dan pantas
Semua Staf Pejabat Pendaftar
6. Penganjuran Latihan ICT dan Umum bagimemantapkan ilmu ICT dan Umum setiap staf.
Semua Staf Pejabat Pendaftar/ UTMKL
7. Pemakluman mesyuarat melalui emel Semua Staf Pejabat Pendaftar/ UTMKL
8. Pemakluman Pekeliling Pentadbiran UTM melaluiemel staf dan Laman Web Pejabat Pendaftar
Semua Staf Pejabat Pendaftar/ UTMKL
INISIATIF YANG DILAKSANAKAN:
PENGURUSAN ICT
1.0 PENGURUSAN
1.4.3(A) PEMBUDAYAAN ICT DALAM ORGANISASI
47
Bil. Inisiatif Skop Pelaksanaan
10. Penggunaan Whatsapps Group:• Staf Pejabat Pejabat Pendaftar UTMKL• Pegawai-pegawai Pejabat Pendaftar UTMKL• Staf Unit Pentadbiran• Staf Unit Pengurusan Modal Insan• Staf Unit Keselamatan• Ahli KIK Pejabat Pendaftar UTMKL
Jawatankuasa Terlibat
11. Penyampaian maklumat melalui sms Semua Staf Pejabat Pendaftar/ UTMKL
12. Maklumat & Borang secara elektronik/online Semua Staf Pejabat Pendaftar/ UTMKL
INISIATIF YANG DILAKSANAKAN:
PENGURUSAN ICT
1.0 PENGURUSAN
1.4.3(A) PEMBUDAYAAN ICT DALAM ORGANISASI
48
• PENGIKTIRAFAN DALAMAN:
– Anugerah Permata Gemilang 2015
(Penarafan Inovasi)
» Buku Panduan Persaraan – Perak
» Brochure Perkhidmatan – Perak
» Buku Panduan Staf Lapor Diri – Perak
» Borang UTMHR – Emas
– Finalis Anugerah Penerbitan MAPG 2015
» Buku Panduan Persaraan
» Brochure Perkhidmatan
» Buku Panduan Staf Lapor Diri
» Buku Panduan Perkhidmatan Kontrak
PENGIKTIRAFAN ICT
PENGURUSAN ICT
1.0 PENGURUSAN
1.4.3(C) PEMBUDAYAAN ICT DALAM ORGANISASI
49
PELAKSANAAN PROGRAM OSHE : Latihan Pengungsian Bangunan PTJ 2015
1.0 PENGURUSAN
1.5 PENGURUSAN KESELAMATAN
50
1.0 PENGURUSAN
Pertandingan Kawad Bomba
Peringkat Wilayah
Persekutuan KL Di Taman
Rimba Kiara pada 24 & 25
Oktober 2015
Johan -
Kategori Perseorangan
Naib Johan -
Kategori Berpasukan
51
1.0 PENGURUSAN
Pertandingan Kawad Hos
Memadam Kebakaran
Peringkat IPTA /Swasta
Di USM Penang
pada 20 Mac 2015
Tempat ke 4 (dari 20
pasukan)
52
GOTONG – ROYONG DI POS KESELAMATAN TANAH SEMARAK PADA 16 APRIL 2015
1.0 PENGURUSAN
1.6 PENGURUSAN PELESTARIAN
53Home
54
1. Melalui Perancangan StrategikKAI Pejabat Pendaftar
2. Mesyuarat Eksekutif PejabatPendaftar (JEP)
3. Mesyuarat Kumpulan Pengurusan Pejabat Pendaftar(RMG)
4. Mesyuarat Pengurusan SetiapUnit
5. Jawatankuasa Kerja Berkaitan
PENGGUBALAN MATLAMAT DAN PROGRAM
2.0 PERKHIDMATAN
TERAS
2.1.1 PERANCANGAN PENGGUBALAN MATLAMAT
55
Melebihi sasaran90%
PENGGUBALAN MATLAMAT DAN PROGRAM
2.0 PERKHIDMATAN
TERAS
2.1.1 PERANCANGAN PENGGUBALAN MATLAMAT
PengisianPerjawatanTahun 2015
: 96.29%
KekosonganJawatan Tidak
Diisi : 2
KeseluruhanJawatan : 54
KekosonganJawatan Diisi :
52
56
Penyata Perkhidmatan Staf Dikemaskini Tahun 2015
Bulan Tahun Jumlah Staf Perubahan RekodRekod Terakhir dalam Buku
PerkhidmatanPeratusan
Selesai
1 2015 640Imbuhan Tahunan & Bayaran Khas
Prestasi 2014Rekod Bonus 100%
4 2015 640Kenaikan Gaji Tahunan - Bagi KGT
Januari & April Rekod KGT Januari, April 100%
7 2015 642Kenaikan Gaji Tahunan - Bagi KGT
Julai/ Bantuan Khas Kewangan 2015
Rekod KGT Julai & Rekod Bonus 100%
10 2015 629Kenaikan Gaji Tahunan - Bagi KGT
OktoberRekod KGT Oktober 100%
11 2015 629Pemberian Imbuhan Tetap
PerumahanRekod Pemberian Imbuhan
Tetap Perumahan100%
12 2015 630Pemberian Imbuhan Tetap
PerumahanRekod Pemberian Imbuhan
Tetap Perumahan100%
100% Dikemaskini
PENGGUBALAN MATLAMAT DAN PROGRAM
2.0 PERKHIDMATAN
TERAS
2.1.1 PERANCANGAN PENGGUBALAN MATLAMAT
57
100% Menepati
Keperluan
100% Permohonan Visa & Pas Pekerja Staf Antarabangsa Tahun 2015 Berjaya Menepati Keperluan Pihak Berkuasa
(Jabatan Imigresen Malaysia) dan Dibuat Sebelum Tarikh Luput
PENGGUBALAN MATLAMAT DAN PROGRAM
2.0 PERKHIDMATAN
TERAS
2.1.1 PERANCANGAN PENGGUBALAN MATLAMAT
100%
VISA & PAS Pekerja Staf
Antarabangsa2015
KeseluruhanPermohonan
: 39
Visa Berjaya Diperolehi
: 38
Visa Menunggu Kelulusan
: 1
PermohonanDitolak
: 0
58
Urusan Persaraan Staf Tahun 2015
Peratus
Berjaya =
Bil. Staf yang
menepati tempoh X 100
Bil. Staf yang bersara
Analisis CSI = 4.50
Peratus
Berjaya
=
28X 100
28
= 100%
100% Berjaya
PENGGUBALAN MATLAMAT DAN PROGRAM
2.0 PERKHIDMATAN
TERAS
2.1.1 PERANCANGAN PENGGUBALAN MATLAMAT
Penyelesaian Urusan Penyerahan Borang dan
Dokumen Bakal Pesara Seliaan Pejabat Pendaftar UTMKL ke JPA
Diselesaikan 3 Bulan Sebelum Tarikh Persaraan Staf
59
Latihan/Kursus Staf Tahun 201586%
PenilaianTercapai
PENGGUBALAN MATLAMAT DAN PROGRAM
2.0 PERKHIDMATAN
TERAS
2.1.1 PERANCANGAN PENGGUBALAN MATLAMAT
60
Penghantaran Mel UTM Kuala Lumpur Tahun 2015
100% Berjaya
PENGGUBALAN MATLAMAT DAN PROGRAM
2.0 PERKHIDMATAN
TERAS
2.1.1 PERANCANGAN PENGGUBALAN MATLAMAT
61
Pengurusan Tiket Penerbangan Tahun 2015
100% Berjaya
PENGGUBALAN MATLAMAT DAN PROGRAM
2.0 PERKHIDMATAN
TERAS
2.1.1 PERANCANGAN PENGGUBALAN MATLAMAT
TIKET KAPAL TERBANG MENGIKUT PTJ 2015TIKET KAPAL TERBANG MENGIKUT PTJ 2015
62
Pelekat KenderaanUTM Kuala Lumpur Sesi 2015/2016
100% Tercapai
PENGGUBALAN MATLAMAT DAN PROGRAM
2.0 PERKHIDMATAN
TERAS
2.1.1 PERANCANGAN PENGGUBALAN MATLAMAT
63
Pencapaian lain Pejabat Pendaftar UTM Kuala Lumpur 2015
PENGGUBALAN MATLAMAT DAN PROGRAM
2.0 PERKHIDMATAN
TERAS
2.1.1 PERANCANGAN PENGGUBALAN MATLAMAT
PENCAPAIAN
86%
CSI – Mencapai 85% setiap tahun
PENCAPAIAN
100%
PengendalianAduan
-Memberi maklumbalas (email)
dalam masa satuhari bekerja
-Penyelesaian aduan100% mengikutprosedur yang
ditetapkan
PENCAPAIAN
90%
Prosesan kad matrik di studio
selesai dalam masa 15 minit
PENCAPAIAN62.3%
Setiap staf perlu menjalani latihan sebanyak 40 jam
setahun
PENCAPAIAN100% varian ± 5%
Penggunaan bajet kewangan
mencapai 100% ‘cost containment’
PENCAPAIAN
97%
Prestasipembekal
selain panjarwang runcit
100% mengikutspesifikasiperolehan
PENCAPAIAN
80%
CSI KhidmatLuar (Klinik)
mencapai 85% setiap tahun
PENCAPAIAN
99%
100% stafmenerima gajipada tarikh gaji
yang ditetapkanUniversiti
PENCAPAIAN55%
Urusanpermohonan
penyambungankontrak
dihantar keHCMJB 6 bulansebelum tamat
tempoh
PENCAPAIAN17/14 kes
Siasatan kesselesai dalamtempoh 7 hari
bekerja selepastarikh terima
aduan
PENCAPAIAN97.93%
100% pematuhan
terhadappenjadualanpenempatan
pengawalkeselamatansetiap hari
64
Sistem Pengurusan KualitiMS ISO 9001:2008
Penentuan Proses dan Prosedur
PENGGUBALAN MATLAMAT DAN PROGRAM
2.0 PERKHIDMATAN
TERAS
2.2 PERLAKSANAAN PROGRAM / PERKHIDMATAN
65
Sistem/Prosedur/Rekod Pemantauan
Sistem UTM-EMS (Pengurusan Rekod danDokumen) (http://ems.utm.my)
Sistem Saluran Aduan dan CadanganDalaman (SSACD) http://ssacd.utm.my/
Sistem Competency Index for Support Staf(CIS) https://hrfin.utm.my
Sistem Dentisys
e-Study (Sistem Pemantauan Cuti BelajarStaf)
e-perisytiharan harta
UTM SMiLe
MyLine
EPSA
Sistem pendaftaran kenderaan
Sistem Permohonan Waktu Bekerja Berperingkat/ Anjal UTM Kuala Lumpur )
e-ROC
Sistem Kenaikan Pangkat Secara Online (e-Promotion)
Penilaian Prestasi 360 Darjah (e-LNPT 360)
Sistem Capaian Soalan –Soalan Peperiksaan Perkhidmatan Yang Lepas (e-SEQ)
Permohonan Peperiksaan Perkhidmatan Secara Online
Rekod Perancangan Tahunan
Kalendar Latihan Staf
Jadual Tugasan Keselamatn Harian, Mingguan dan Bulanan
PEMANTAUAN PERLAKSANAAN
2.0 PERKHIDMATAN
TERAS
2.3.1 MEKANISME PEMANTAUAN
66
Polisi dan Peraturan Cuti Belajar
Dasar & Prosedur Peletakan Jawatan & Pelepasan Dengan Izin
Prosedur MS ISO 9001:2008
Buku Panduan Keselamatan Kampus
Dasar dan Polisi Penilaian Prestasi Staf Akademik (eLPPT)
Buku Panduan Perubatan UTM
Panduan Kebenaran MeninggalkanPejabat Dalam Waktu Bekerja
Garis Panduan Pengambilan Dan Pelantikan Staf Bukan Akademik
Standard People Practice
Senarai dan Statistik Penghantaran Progress Report Cuti Belajar
KAI Pejabat Pendaftar
Laporan Tahunan Pejabat Pendaftar 2015
Laporan Keselamatan
Laporan Perubatan
Laporan Kewangan
Laporan Latihan Staf
Laporan Perjawatan
Laporan Bilangan Staf Akademik berkelayakanPhD
Laporan Bilangan Staf berkelayakan BadanProfesional
Laporan Cuti Belajar
Sistem/Prosedur/Rekod Pemantauan
PEMANTAUAN PERLAKSANAAN
2.0 PERKHIDMATAN
TERAS
2.3.1 MEKANISME PEMANTAUAN
67
Tahap Penggunaan Maklumat
PEMANTAUAN PERLAKSANAAN
2.0 PERKHIDMATAN
TERAS
2.3.1 MEKANISME PEMANTAUAN
Perancanganstrategik
Pemantauanpelaksanaan
perkhidmatan
Penambahbaikankepada
perkhidmatan
Laporan kepadaUniversiti dan KPT
Merancangkewangan dansumber modal
insan
Menilaikeberkesananproses kerja
68
KAJIAN KEBERKESANAN
2.0 PERKHIDMATAN
TERAS
2.4 MEKANISME KAJIAN SEMULAP
en
eta
pa
n,
Pe
lak
san
aa
nd
an
Tin
da
ka
nS
usu
lan
Perancangan StrategikPejabat Pendaftar
Mesyuarat SemakanPengurusan
MS ISO 9001:2008
Mesyuarat EksekutifPejabat Pendaftar
Mesyuarat Kumpulan Pengurusan Pejabat
Pendaftar
Mesyuarat Peringkat Unit
69
Penetapan, Pelaksanaan dan Tindakan Susulan
Kaji selidik kepuasan pelanggan (CSI)
Kaji selidik kepuasan staf (ESI)
Laporan Penilaian kursus
Sistem Saluran Aduan dan Cadangan Dalaman (SSACD)
Sistem Saluran Maklumbalas Pelanggan (SSMP)
Program Hari Bersama Pelanggan
Aduan dan cadangan melalui Facebook Pejabat Pendaftar UTMKL (www.facebook.com/Pejabat-Pendaftar-Registrar-Office-UTM-KL-)
Audit Dalaman MS ISO 9001:2008
KAJIAN KEBERKESANAN
2.0 PERKHIDMATAN
TERAS
2.4.2 MEKANISME KAJIAN IMPAK
70
2.5 INOVASI
2.0 PERKHIDMATAN
TERAS
2.5 INOVASI PEJABAT PENDAFTAR
Pemprosesan kad matrikpelajar dan staf UTM
Kuala Lumpur dilakukansecara atas talian
berbanding sebelum inisecara walk-in.
Brosur Perkhidmatan
SEARCHME
Sistem yang dibangunkanuntuk mencari fail
peribadi arkib secaraatas talian yang dapat
menjimatkan masa danlebih sistematik.
Menyediakan BorangMaklumat PeribadiUTMHR secara manual untuk memudahkanmengemaskinimaklumat di sistemUTMHR.
71Home
72
PIAGAM PELANGGAN3.2 PROMOSI PIAGAM PELANGGAN
3.0 PENGURUSAN KUALITI
73
3.3.1.1 KEMUDAHAN PELANGGAN
i. Jadual Perkhidmatan Kaunterii. Kemudahan pelanggan, bahan bacaan, tunjuk arah, brosur, dan buku panduan.iii. Sistem Maklumbalas Pelangganiv. Perkhidmatan online (Iklan Jawatan Online (IKJ), e - ASAS (Application System for academic
Staff), Sistem Kenaikan Pangkat Akademik Online (KPA), Sistem Permohonan PengisytiharanHarta, UTMHR, UTMSMiLe, e-Borang, e -telefon, DentiSys, UTM-EMS, Permohonan KadMatrik Melalui Emel
v. Kemudahan akses permohonan-permohonan jawatan online vi. Menyediakan papan tanda untuk program-program yang diadakan di universiti sebagai
petunjuk arah ke lokasi program
3.3.1.2 USAHA KEGIRANGAN PELANGGAN
i. Menempatkan Pembantu Operasi secara bergilir sebagai Pegawai Khidmat Pelanggan di ruang tamu PPKL
ii. Penyediaan minuman kepada pelanggan/tetamu
iii. Mengiringi tetamu luar ke lokasi yang dituju
iv. Program Community Enggage
USAHA KEGIRANGAN PELANGGAN3.3.1 USAHA MEMENUHI KEPERLUAN DAN EKSPEKTASI PELANGGAN
3.0 PENGURUSAN KUALITI
74
USAHA KEGIRANGAN PELANGGAN
PROGRAM COMMUNITY ENGGAGEMENT
PPKL
USAHA KEGIRANGAN PELANGGAN3.3.1 USAHA MEMENUHI KEPERLUAN DAN EKSPEKTASI PELANGGAN
3.0 PENGURUSAN KUALITI
PERLAWANAN PERSAHABATAN BOLA SEPAK
BERSAMA BAHAGIAN KESELAMATAN HUKM
PERLAWANAN PERSAHABATAN BOLA SEPAK
BERSAMA PENGURUSAN PENJARA
PROGRAM UNIVERSITY SOCIAL RESPONSIBILITIES
UTMKL BERSAMA YAYASAN INSAF MALAYSIA
75
PENGURUSAN MAKLUMBALAS PELANGGAN3.4.1 PENGURUSAN MAKLUMBALAS PELANGGAN
3.0 PENGURUSAN KUALITI
MenggunakanSistem SaluranMaklumbalas
Pelanggan (SSMP)
Maklumbalas disalurmelalui:
1.On-line (SSMP) –http://adupendaftar.kl.utm.my
2. Bersurat atau emel
3. Lisan, telefon atau datangsendiri ke pejabat
4. Media Sosial (Cth: Facebook, Email, Whatsapp)
Pegawai Petindakdilantik di setiapbahagian dengan
pengurusanaduan
Customer Satisfaction Index
(CSI)
Sistem Saluran Maklumbalas Pelanggan
76
KaedahPengendalianMaklumbalas
Pelanggan
PENGURUSAN MAKLUMBALAS PELANGGAN3.4.2 TADBIR URUS PENGURUSAN MAKLUMBALAS PELANGGAN
3.0 PENGURUSAN KUALITI
Maklumbalassegera melalui
panggilan semulaserta pelbagaimedium lain
(facebook, sms, whatsapps)
77
STATUS MAKLUMBALAS SSACD MENGIKUT FAKULTI/BAHAGIAN DARI JANUARI – DISEMBER 2014
Fakta : Jumlah aduan/ cadangan yang diterima : 1
JURUJUAL MEMASUKI
KAWASAN KAMPUS
Penyelesaian Aduantelah berjaya
diselesaikan dalamtempoh satu hari
bekerja
Penyelesaian : Perjumpaan antara
pelawat dan stafhanya dilakukan di kaunter PTJ sahaja
PENGURUSAN MAKLUMBALAS PELANGGAN3.4.3 PRESTASI PENYELESAIAN ADUAN
3.0 PENGURUSAN KUALITI
Selesai : 1Belum Selesai : 0
78
Dibuka kepada pelanggan dalaman dan luaran
Diedar secara manual dan juga atas talian
Perkara-perkara yang diukur merangkumi:
• Pandangan Umum Pelanggan
• Layanan Staf Yang Memberikan Perkhidmatan
• Tempoh Masa Tindakan
• Penyampaian Perkhidmatan dan Tahap Pengetahuan Staf
• Perkhidmatan Teras
SOAL SELIDIK TAHAP KEPUASAN PELANGGAN (CSI)
KEPUASAN PELANGGAN3.5 MEKANISME PENGUKURAN
3.0 PENGURUSAN KUALITI
79
PERATUSAN TAHAP KEPUASAN PELANGGAN
KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN (CSI) 2013 – 2015
PENCAPAIAN KEPUASAN PELANGGAN3.5.1 MEKANISME PENGUKURAN
3.0 PENGURUSAN KUALITI
76%
86%
86%
= 121 RESPONDEN
= 306 RESPONDEN2013
2014
2015
= 115 RESPONDEN
80
86.00%
0.00%
10.00%
20.00%
30.00%
40.00%
50.00%
60.00%
70.00%
80.00%
90.00%
100.00%
1PPKL
SASARAN = 85%
PENCAPAIAN KEPUASAN PELANGGAN3.5.1 LAPORAN TAHAP KEPUASAN PELANGGAN
3.0 PENGURUSAN KUALITI
81
3.9
4
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
B1.Jelasdeng
anfungs
i /peranan
Pejabat
Pendaftar
C1.Layananperkhidmatan
kaunter
C2.Kesediaanmemberibantuan
C3.Ketrampila
npetugasdanpegawai
yangbertanggungjawab
C4.Kecekapan danetikamenjawabtelefon
D1.Memaklu
mkansesua
tukeputusandeng
antepatdandala
mtemp
ohmasayangmu…
D2.Memberimaklumba
lasseger
asecar
aprofesional keatas
sesuatu
pertanyaa
n…
E1.Staf
Pejabat
Pendaftarceka
pdala
mmenangani
isudan
pelbagai
situasise…
F1.Masayangdiam
biluntu
kpenghantarandan
pengambil
anmeldalaman
F2.Pengurusa
nperkhidmatanperubatan (
klinikpanel
,pergigian,IJNdll )
F3.PerkhidmatanKad
Matrik
F4.PerkhidmatanyangdiberikanolehBahagianKeselamat
andariaspe
kkawalantraf…
F5.ResponseTimeuntuk stafkeselamat
ansampai ketemp
atkejad
iandan
memberiper…
F6.Pandanga
nandaterhadaptaha
pkeselamat
ansecar
aumum didala
mka…
G1.Pengurusa
npengambil
andan
pelantikanstafsokonganKumpulanB, C,
D
G2.Pengurusa
nlapordiristafakademikdan
bukan
akademik
G3.Pengurusan HalEhwa
lImigresen
(buka
nwarganegara )
G4.Pelantikansemu
laperkhidmatankontr
akstaf
G5.Prose
spenamata
nperkhidmatandan
perletakanjawat
an
G6.Prose
spengurusa
npengesahan
jawatan
danpemberia
ntarafpeker
jaber…
G7.Prose
spengurusa
npermohon
anpenanggungan
/pemangku
ankerja
G8.Prose
spertukaran
/perpindah
anstaf (luaran/dalaman
)
G9.Pengurusa
npersaraanstaf
G10.Kemudahcapai
anmaklumatdan
kebolehpercaya
anSiste
mUTMHR
G11.Pengurusa
npeperiksaan
perkhidmatanstaf
G12.Pengurusa
nLNPT
/LPPT
G13.Pengurusa
nganjaranstaf
kontrak
H1.Keberkesanan
program
yangditawarkanHCDdala
mmeningkatkan
kemahiran
&ko…
H2.Bilangan
kursus
yangdisediakan
diUTMKualaLump
uradala
hmencukupiuntu
k…
Series1 4.35 4.35 4.4 4.35 4.2 4.15 4.25 4.3 4.2 4.3 4.25 4.3 4.25 4.25 4.25 4.35 4.45 4.3 4.3 4.35 4.35 4.25 4.5 4.4 4.55 4.35 4.4 4.3 4.15
4.35 4.354.4
4.35
4.24.15
4.254.3
4.2
4.34.25
4.34.25 4.25 4.25
4.35
4.45
4.3 4.34.35 4.35
4.25
4.5
4.4
4.55
4.354.4
4.3
4.15
Kumulatif Pointer Berdasarkan Soalan
PENCAPAIAN KEPUASAN PELANGGAN3.5.1 LAPORAN TAHAP KEPUASAN PELANGGAN
3.0 PENGURUSAN KUALITI
82
Program Khusus Bersama Pelanggan
USAHA PROMOSI
3.6 SALURAN HEBAHAN/PROMOSI USAHA PENAMBAHBAIKAN SISTEM PENYAMPAIAN
Program Orientasi Staf Baru(POSB) setiap 3 kali setahun
mulai tahun 2015
Hari Bertemu Pelanggan pada22 Oktober 2015
3 Buku Panduan yang diinovasikan dari PPKL, iaitu
Buku Panduan Staf Baru, BukuPanduan Persaraan dan Buku
Panduan Staf Kontrak
Brosur – brosur Perkhidmatan
Program MembangunPersonaliti Unggul (MPU) Siri
1/2015:
Mencintai Al-Quran oleh Sahibus Samahah Datuk Dr. Zulkifli
Mohamad Al-Bakri pada 18 Mac 2015
83
Program Khusus Bersama Pelanggan
USAHA PROMOSI
3.6 SALURAN HEBAHAN/PROMOSI USAHA PENAMBAHBAIKAN SISTEM PENYAMPAIAN
Program Membangun PersonalitiUnggul (MPU) Siri 2/2015:
Mencari Yang Halal Satu Keperluan oleh Ustaz Mohd Amri b. Abdullah pada 15 April 2015
Program Membangun PersonalitiUnggul (MPU) Siri 3/2015:
Pekerjaan Satu Ibadah oleh Hjh. Rahimah binti Hj. Abdul Jalil pada
17 Jun 2015
Program Membangun PersonalitiUnggul (MPU) Siri 4/2015:
Merdeka Satu Nikmat, Perpaduan Usah Digugat oleh YBhg. Tan Sri Dato’ Seri Utama Dr. Rais Yatim
pada 30 September 2015
Taklimat Keselamatan kepadaPelajar Baru
Taklimat Pengungsian Bangunankepada Perpustakaan UTM, MJIIT,
Kolej Siswa Jaya, dan Menara Razak
Taklimat Pengurusan Kontraktordan Pekerja Asing
84
SEKIAN
TERIMA KASIH
85Home