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Rafael Brasileiro Gerente de [email protected]


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Agenda

- Conceitos- Apresentação de alguns conceitos sobre projetos e afins

- Gerenciamento de Recursos - PMI- Processos do PMI que são utilizados para gerenciar recursos

- Gestão do Conhecimento voltada para Projetos- Práticas sobre gerenciamento de recursos e seus conhecimentos em projetos


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PLANEJAMENTO

Planejar é definir e refinar os objetivos e traçar o caminho necessário para alcançá-los.

“Muitos caminhos levam a Roma. O objetivo do planejamento é encontrar o melhor”.

Vídeo

http://www.youtube.com/watch?v=I2HqW-AAb20


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O QUE É UM PROJETO ?

Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto ou serviço único

Os gerentes de projeto devem identificar eaprender sobre as similaridades dos projetos


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PROJETOS X PROCESSOS

Projetos Temporário Original Multifuncional Resultado é

incerto Foco na

integração

Processo Permanente Repetitivo Funcional Resultado

previsível Foco na disciplina


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O QUE É GERENCIAMENTO DE PROJETOS ?

Aplicação de técnicas, habilidades, e ferramentas para atender os requisitos do projeto.


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PORTFÓLIO, PROGRAMAS, PROJETOS E SUBPROJETOS

Um portfólio é uma coleção de projetos e/ou programas e outros trabalhos que são agrupados para facilitar o gerenciamento efetivo do trabalho necessário para alcançar os objetivos estratégicos de negócio.

Um portfólio é uma coleção de projetos e/ou programas e outros trabalhos que são agrupados para facilitar o gerenciamento efetivo do trabalho necessário para alcançar os objetivos estratégicos de negócio.

Um programa é um grupo de projetos relacionados gerenciados de forma coordenada para obter benefícios e controles não disponíveis quando gerenciados de forma individual. Podem incorporar atividades contínuas.

Um programa é um grupo de projetos relacionados gerenciados de forma coordenada para obter benefícios e controles não disponíveis quando gerenciados de forma individual. Podem incorporar atividades contínuas.

É um empreendimento temporário que cria um produto, serviço ou resultado único.

É um empreendimento temporário que cria um produto, serviço ou resultado único.ProjetoProjeto

PortfólioPortfólio

ProgramaPrograma

É uma subdivisão dentro de um projeto de escopo amplo e complexo. Freqüentemente utiliza-se deste conceito quando da terceirização de partes de um projeto para uma outra empresa ou outra unidade funcional dentro da mesma organização.

É uma subdivisão dentro de um projeto de escopo amplo e complexo. Freqüentemente utiliza-se deste conceito quando da terceirização de partes de um projeto para uma outra empresa ou outra unidade funcional dentro da mesma organização.

SubprojetoSubprojeto


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FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO

Atendimento dos Requisitos Técnicos e Funcionais

Cumprimento do Orçamento Cumprimento do Cronograma Satisfação dos Interessados Benefícios para o patrocinador


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STAKEHOLDERS (PARTES INTERESSADAS)

São pessoas e organizações ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser afetados como resultado da execução ou do término do projeto. Ex.: Gerente de projetos Consumidor (usuário final e seu cliente) Parceiros Equipe Patrocinador Concorrentes


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PRINCIPAIS HABILIDADES DO GERENTE DE PROJETOS

Liderança

• Estabelecer direções, alinhar pessoas, motivar e inspirar.

Comunicação

• Reportar o progresso do projeto, decidindo quem, quando, de que forma e a quem reportar o desempenho do projeto.

Negociação

• Discutir com o objetivo de se chegar a um acordo.

• Ocorrem em torno de diversas questões, em diversos momentos e vários níveis do projeto.


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Escritório de ProjetosEscritório de projetos (Project Management Office,PMO) é um corpo ou entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades

relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domínio

Principais FunçõesServiços de suporte adm: Políticas , metodologias e modelos

Treinamento, aconselhamento e orientação de GP

Comunicação centralizada entre os GP´s, Patrocinadores e partes interessadas

PMO - Project Management Office


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Culturas e Estilos OrganizacionaisFuncional

Matricial FracaMatricial Balanceada

Matricial ForteProjetizada

Culturas e Estilos Organizacionais


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Organização Funcional



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Organização Matricial Fraca



15

Organização Matricial Balanceada



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Organização Matricial Forte



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Organização Projetizada



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ÁREAS DE CONHECIMENTO

QUALIDADE

ESCOPO

TEMPO

CUSTO RECURSOSHUMANOS

RISCO

COM

UN

ICAÇÃOAQ

UIS

IÇÃO

INTEGRAÇÃOINTEGRAÇÃO


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GRUPOS DE PROCESSOS

Processos de iniciação Define e autoriza o projeto ou fase do projeto

Processos de planejamento Define e refina os objetivos e planeja o caminho necessário

para alcançá-los Processos de execução

Coordena pessoas e outros recursos para executar o plano Processos de monitoramento e controle

Medem e monitoram o projeto regularmente para identificar variações do plano, de forma que ações corretivas possam ser traçadas quando necessário

Processos de encerramento Formalizam a aceitação do produto, serviço ou resultado e

concluem o projeto ou fase de forma organizada


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- Quando seu cronograma é montado??

- Quem define os prazos das atividades??

- Quais as técnicas que são utilizadas para definir os prazos??

- Quando sua equipe é envolvida no processo??


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ESFORÇO X TEMPO


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DIAGRAMA DE REDE DAS ATIVIDADES

• Compressão do cronograma – procura alternativas para reduzir o cronograma do projeto sem alterar o seu escopo. (atua nas atividades do caminho crítico). Compressão – alocar mais recursos às atividades

do caminho crítico. Paralelismo (Fast Tracking) – realizar atividades

em paralelo que normalmente deveriam ser executadas em seqüência.

Geralmente resultam em retrabalhos e riscos para o projeto.


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Gerenciamento de Recursos - PMI

• 4 processos sobre Gerenciamento de Recursos – PMI

• Desenvolver o plano de recursos humanos - Planejamento

• Mobilizar a equipe do projeto - Execução

• Desenvolver a equipe do projeto - Execução

• Gerenciar a equipe do projeto - Execução


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Desenvolver o Plano de Recursos Humanos

• Objetivo do Processo:• O processo de identificação e documentação de funções, responsabilidades,

habilidades necessárias e relações hierárquicas do projeto

• Principais Entradas• Requisitos de Recursos de Atividades• Fatores Ambientais da empresa• Ativos de processos organizacionais

• Ferramentas• Elaboração de Organograma e descrição de cargos• Gráficos Hierarquicos (EAP de RH)• Matriz de responsabilidades

• Saídas• Plano de Recursos Humanos


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Mobilizar a equipe do projeto

• Objetivo do Processo:• O processo de confirmação da disponibilidade dos recursos humanos e obtenção da

equipe necessária para concluir as designações do projeto.

• Principais Entradas• Plano de Gerenciamento do projeto• Fatores Ambientais da empresa• Ativos de processos organizacionais

• Ferramentas• Pré-designação• Negociação• Contratação• Equipes Virtuais

• Saídas• Designação do pessoal de projeto• Calendário de Recursos


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Desenvolver a equipe do projeto

• Objetivo do Processo:• O processo de melhoria de competências, interação e ambiente global da equipe

para aprimorar o desempenho do projeto.

• Principais Entradas• Designação do pessoal de projeto• Plano de gerenciamento do projeto• Calendário dos Recursos

• Ferramentas• Habilidades inter-pessoais• Treinamento• Atividades de construção da equipe• Reconhecimento e Recompensas

• Saídas• Avaliação de Desempenho


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Gerenciar a equipe do projeto

• Objetivo do Processo:• O processo de acompanhar o desempenho de membros da equipe, fornecer

feedback, resolver questões e gerenciar mudanças.

• Principais Entradas• Designação do pessoal de projeto• Plano de gerenciamento do projeto• Relatórios de Desempenho

• Ferramentas• Observação e Conversas• Avaliação de Desempenho• Gerenciamento de Conflitos

• Saídas• Atualização de documentação• Solicitação de Mudanças


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Gestão do Conhecimento em Projetos

• Conhecimento Tácito• Conhecimento tácito é aquele que o indivíduo adquiriu ao longo da vida, que está

na cabeça das pessoas. Geralmente é difícil de ser formalizado ou explicado a outra pessoa, pois é subjetivo e inerente as habilidades de uma pessoa, como "know-how". (Wikipedia)

• Conhecimento Explicito• Conhecimento explicito é aquele formal, claro, regrado, fácil de ser comunicado.

Pode ser formalizado em textos, desenhos, diagramas, etc. assim como guardado em bases de dados ou publicações.


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• Conhecimento Tácito:• Como adquirir??

• Como replicar??

• Prejuízos com o turnover

• Conhecimento Explicito:• Como adquirir??

• Como replicar??

• Prejuízos com o turnover



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• Como reter o conhecimento??• Elaboração de Procedimentos;• Elaboração de documentos;• Custos para re-treinamento;• Custos para contratação de profissional capacitado;

• Como mapear os conhecimentos no projeto??• Por atividade;• Por competências;• Por Portfolio;



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• Gestão do conhecimento• Por Atividade de Projeto• Vantagens• Desvantagens

• Por pacote de trabalho (Grupo de atividades)• Vantagens• Desvantagens

• Por semelhança em projetos• Vantagens• Desvantagens



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• Métodos de identificar o conhecimento• Planilha de Rank;• Planilha de Atividade;• Planilha da equipe com seus conhecimentos (Portfolio)

• Métodos de armazenar o conhecimento• Software de Gestão do conhecimento• Sharepoint;• EPM (Project Server)• Etc...


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