Картирование потока создания ценности...

Картирование потока создания ценности.

Создание карт информационно-

материального потока.

Примеры улучшений.

Картография потока создания ценности VSM

Производственная система «Росатом»

Приступая к совершенствованию организации процессов, в первую

очередь, необходимо оценить текущее состояние процесса и собрать

информацию обо всех операциях, его составляющих.

http://www.rosatom.ru/



Принципиально важным является

организация оценки процессов в

реальном времени, а не на основании

опросов участников этих процессов.

Также требуется оценить соответствие

процессов требованиям действующих

порядков и регламентов, выявив причины

их неисполнения. На основании изучения

последовательности и длительности всех

операций процесса, можно приступать к

созданию Карты Информационно-

Материального Потока (КИМП) текущего

состояния.




КИМП – наглядное отображение/документирование процесса, с целью анализа

движения пациентов, информации, документации и наглядного представления

задержек в анализируемых потоках, т.е. факторов, увеличивающих ВПП и

провоцирующих незавершенное производство.

Время протекания процесса – время продвижения гражданина от момента

возникновения потребности в комплексной медицинской услуге, до момента её

завершения.




КИМП текущего состояния может включать:

время цикла (длительность отдельных операций процесса)

численность задействованного персонала

расстояние перемещения гражданина внутри МО

время ожидания/простоя (для пациента/для врача)

время протекания процесса

объём незавершенного производства (число граждан которым услуга не может

быть оказана в момент обращения или прервавших получение услуги)

время такта (T-такта) – показатель, отражающий требуемую скорость

выполнения комплексной услуги, для достижения плановых показателей

(расчетная величина).

потери

проблемы

в случае выявления неучтенных факторов, они могут быть включены в КМИП.




Примеры карт потока создания ценности текущего состояния





Кабинет

мед.профи-

лактики

Сдача

анализов

Кабинет

терапевта

Сдача

анализов,

прием узких

специалистов

Кабинет

терапевта

Кабинет

углубленного

консульти-

рования

1 ЭТАП

Колебания ВПП от 5 до 8 дней, в т.ч.

ВПП внутри поликлиники = 3 часа

Колебания по количеству посещений:

3 – 8 раз

2 ЭТАП

Колебания ВПП от 3 до 14 дней, в т.ч

ВПП внутри поликлиники от 2 до 5 часов

Колебания по количеству посещений:

2 – 5 раз

1 2 3

4

5 5

5

56 67

8

8

9

Карта текущего состояния процесса:

- Потери пациента внутри поликлиники - Потери пациента вне поликлиники




Основные условные обозначения для построения карт потока создания

ценности в материальном потоке

Символ Описание

Поток пациентов/ сотрудников

Технологическая операция (рабочее место)

Поставщик/цех/потребитель, находящийся в отдельном здании

Неорганизованное место складирования.

Операция контроля

Поток информации

Электронный сигнал (лампочка, телефон/рация, е-mail, данные

на электронном табло)

Выявленные проблемы и потери

Предлагаемое мероприятие




Термин Обозначение Расшифровка и пояснение

1. Операция участника

процесса.

Используется для обозначения операций участника

процесса. Операция записывается в текстовое окно

следующим образом: «делает … (что-то)», то есть

«глагол + существительное».

2. Направление потока

операций

Используется для обозначения передачи документа /

информации. Показывает направление потока,

взаимосвязь отдельных элементов процесса.

3. Связь операции с

созданием / изменением

/ использованием

документа (вход/выход)

Используется для обозначения связи операции с

созданием / изменением документа. Стрелка,

направленная в «редакцию документа» (п.4),

означает «выход»; стрелка, направленная в

«операцию участника процесса» (п.1) – «вход».

4. Редакция документа

Используется для обозначения стадий прохождения

документации. Номер 1 обозначает

созданный/заполненный впервые документ,

дальнейшая нумерация – этапы визирования, этапы

дополнения/изменения документа и т.п. Повторное

согласование документов в схеме не отражается.

1


ценности в документообороте





ценности в документооборотеТермин Обозначение Расшифровка и пояснение

5. Обмен информацией

Используется для обозначения процесса

оперативного сбора данных. Рекомендуется

использовать данное обозначение, чтобы показать

все дополнительные операции.

6. Передача из рук в руки Используется для обозначения передачи

документа на бумажном носителе из рук в руки.

7. Передача по

электронной почте

Используется для обозначения передачи док-

та/информации по электронной почте.

8. Передача по телефону Используется для обозначения передачи

информации по телефону.

9. Передача через

электронную систему

Используется для обозначения передачи

информации в специальной электронной системе /

программе.

10. Дополнительная

информация

Используется для обозначения любой текстовой

дополнительной информации, имеющей

существенное значение для анализа и проведения

дальнейших улучшений

@




Хотя процесс и состоит из серии операций,

далеко не всегда улучшение отдельных

операций повышает эффективность процесса, в

который они входят!

Важно помнить

«Нельзя вскипятить воду в одном углу целого бассейна!»

Поэтому картирование потока позволяет:

- Провести анализ процесса добавления ценности в

целом

- Выявить и устранить «узкие места» в процессе

(сдерживающие операции)

- Исключить непроизводительные действия и другие

потери, возникающие на стыках отдельных операций

- Разработать план целевого состояния по всему

анализируемому процессу




Процесса:

Для совершенствования

анализируем движение

пациентов, информации,

документации от момента

обращения за услугой до

момента ее завершения.

анализируем работу,

выполняемую персоналом

во времени и пространстве

Инструмент – Картирование

потока

Важно различать

Операции:

Инструмент – Стандартизированная

работа




Идеальное состояние процесса – информационно-

материальный поток движется непрерывно, без задержек.

При разработке идеального состояния следуют принципам выстраивания

операций в поток (выпрямление потоков), выравнивания времени такта и

минимума перемещений. Создавая карту идеального состояния процесса,

необходимо произвести расчет идеального ВПП и этапов его достижения,

посредством реализации ряда целевых состояний.




Целевое состояние – состояние процесса, которое может быть

достигнуто к определенному времени в рамках реализации проекта.

Каждый этап – новое целевое состояние с четко определенными сроками

и показателями, целью которых является реализация требуемых

улучшений. Для этого необходимо создание детального плана

мероприятий по достижению целевого состояния.




Примеры карт потока создания ценности целевого состояния




Примеры карт потока создания ценности целевого состояния

Кабинет мед.

профилактики

Сдача

анализов

Кабинет

терапевта

Сдача

анализов,

прием узких

специалистов

Кабинет

терапевта

Кабинет

углубленного

консультирова

ния

Карта целевого состояния:

было целевое

Колебания ВПП от 5 до 8 дней от 1 до 2 дней

в т.ч. ВПП внутри

поликлиники 3 часа 1 час 45 мин

Колебания по количеству

посещений3 – 8 раз 1 – 2 раза

было целевое

Колебания ВПП от 3 до 14 дней 2 дня

в т.ч. ВПП внутри

поликлиники от 2 до 5 часов от 1 до 3 часов

Колебания по количеству

посещенийот 2 до 5 раз до 2 раз

1 ЭТАП 2 ЭТАП




Примеры улучшений




Кабинет врача-терапевта Кабинет 123 Кабинет врача-терапевта

Время от выхода из кабинета врача до получения больничного листка

составляло 21,5 мин.

Текущее состояние на 01.12.2016г.




Алгоритм выдачи листков нетрудоспособности1. При необходимости выдачи листка нетрудоспособности пациенту на первичном приеме

заполняет электронная карта и вносятся сроки выдачи ЛН, с указанием даты начала

освобождения от работы и даты последующей явки к врачу в МИС «Барс. Здравоохранение».

2. Пациенту выдаётся талон на повторный прием с указание даты и времени.

3. После приема медсестра относит все амбулаторные карты в 123 кабинет для выписки ЛН

и делает отметку в МИС о месте нахождения амбулаторной карты.

4. После выписки ЛН администратором кабинета амбулаторные карты сдаются в

регистратуру.

5. Перед следующим приёмом медсестра забирает папку с ЛН и приносит в кабинет врача.

6. Врач подписывает выписанные накануне листки нетрудоспособности.

7. При повторном обращении пациента, если сохраняются признаки нетрудоспособности,

врач продлевает ЛН и отдаёт его на руки пациенту с талоном на повторный приём с

указанием даты и времени.

8. Если на следующем приеме пациент признан трудоспособным, врач закрывает ЛН,

указывает дату выхода на работу и пациент направляется в 123 кабинет для закрытия ЛН.

9. В 123 кабинете пациенту ставят подпись в корешке выдачи листка нетрудоспособности, и

администратор заверяет печатью листок нетрудоспособности.

Целевое состояние на 01.03.2017г.




Кабинет врача-терапевта Кабинет 123 Аптека

Время от выхода из кабинета врача до получения льготного рецепта с

учетом ожиданий составляло 20 мин.



Пациент после выхода от врача напрямую идет за получением льготного лекарства.

Сотрудник аптеки, на бланке выписанных лекарств проставляет штамп. .

Прием Штамп на рецепт Получение лекарств

Время составляет не более 5 минут




Планировочное решение на принципах Бережливого производства

(диаграмма спагетти) – это способ визуализации, который позволяет

наглядно отобразить перемещения пациентов, медицинского персонала,

документации в процессе оказания/получения услуг.

ТЕКУЩЕЕ СОСТОЯНИЕ 1 ЭТАЖ

11 Туалет

для инвали

дов

Выдача результатов

ФЛГ

Кабинет доврачебного

приема

Стоматолог-хирург

Кабинет врача

неотложной помощи

Прием анализов.

Лаборатория

Забор капиллярной

крови/ЭКГ диспансеризац

ия

Call-центр

Процедурный кабинет

ОМС

Стол справок

РАСПИСАНИЕ

1

2

3 4

5

6

7

РЕГИСТРАТУРА

3 РЕГИСТРАТОРА 2 АдминистратораИНФОМАТ

ЭКГ Диспансериза

ция

ИНФОМАТЫ

3 администратора

Текущие состояние




Планировочное решение процессов на принципах бережливого

производства.

1 ЭТАЖ

2 ЭТАЖ

Текущие состояние

Длина путиМеста скопления

пациентов




Целевое состояние




Критерии планировочного решения:

ИМП – непрерывен без задержек и ожиданий

Обеспечение необходимой производительности для достижения

целевых показателей

Минимизация необоснованных перемещений

Планирование (создание условий) работы по времени такта

Создание процесса с гибкой численностью персонала, т.е.

временное, в момент максимальных нагрузок, привлечение

персонала к выполнению функционала других участников

процесса.

Создание процесса визуально понятным для всех




Схема перемещения персонала в лаборатории ЦГКБ

(текущее состояние на 01.12.2016г.)




Схема перемещения персонала в лаборатории ЦГКБ

(целевое состояние на 01.08.2017)




Оптимизация количества заборов крови из вены




Было:

Примеры улучшений (кабинет забора крови из вены)

Заполняет жур. учёта

процедур ФИО, адрес

места жител. и по

прописки, год рож.,

№ пробирок

Заполнение

журнала

учёта

ВИЧ


сопроводите

льного листа

на ВИЧ

1-я медсестра

Забор крови у

пациента+Подписывает

пробирки


Стало на 16.03.2017г.

Т цикла = 160 секунд


Целевое (со штрих-кодом)


журнала учёта

процедур.

Только ФИО и

№ пп.


сопроводительно

го листа на

ВИЧ. Сканирует

для журнала


Забор крови у пациента

Подписывает

пробирки


Т цикла = 133 секунды


Распечатать

штрих-код

Распечатать

сопроводител

ьный лист на

ВИЧ в конце

приёма.

Забор крови у пациента

Наклеить

штрих-код на

пробирки


Т цикла = 133 секунды



Медсестра

№1 и №2

Пациент

Медсестра

№1 и №2

Пациент




Проблемы:1. Бессистемные, хаотичные перемещения медсестры между палатами (до 4-5 раз к пациенту).

2. Каждая медсестра обслуживает до 25 пациентов в смену. Расстояние перемещений

медсестры в смену достигает 2000 метров.

3. Отсутствие закрепления медсестёр за палатами.

12

3

1 2 3 - медсестры


Процедура «установка и снятие системы для вливания инфузионных

растворов»

31




Решения:1. Закрепление персонала за палатами.

2. Оснащение палат системой вызова

медперсонала. В палатах установлены кнопки

вызова, а медперсоналу выданы беспроводные

наручные пейджеры.

3. Размещение стандарта (инструкции) для

пациентов по пользованию кнопкой вызова.

12

3


Кнопка вызоваБеспроводной

наручный пейджер

Процедура «установка и снятие системы для вливания инфузионных

растворов»




Текущее состояние на

10.02.2017г.Целевое состояние на

13.04.2017г.

Пациент проходит через инфокиоск

«Электронная регистратура», берёт

талон и стоит в общую очередь в

регистратуру

Разделить потоки пациентов

проходящих через инфокиоск:

- неотложная помощь;

- флюорография;

- регистратура;

- прикрепление;

- диспансеризация

Талон в регистратуру

Ветераны и инвалиды

Неотложная помощь каб. 20

33




Call-центр

Проблемы:

1. Ожидание пациентом работников колцентра при дозвоне на телефон.

2. Много времени уходит на поиск участка в МИС «Барс» дозвонившегося пациента.

3. Ввод причины жалобы в МИС «Барс» полностью ручной.

4. Вызов врача на дом заполняют вручную в журнал.

Реализованные решения: (на 15.03.2017 )

1. Установка многоканального телефона.

2. Номер участка проставляется автоматически, по адресу пациента.

3. Сделаны шаблоны жалоб (температура, кашель и т.д.) пациентов в МИС «Барс».

4. Вызов врача на дом при оформлении пациента отправляется к участковому терапевту и в регистратуру для

подбора карт автоматически.




Хронометраж работы ст. медсестры дневного стационара

№ Текущее состояние Время, мин Предлагаемые решения Время, мин

1 Заполнение журнала учёта бактерицидной установки. 5 5

2

Спуститься на 1- этаж и посмотреть запись в журнале учёта отходов класса Б , сделанную санитаркой.

Информацию переписать в свой журнал. 5

Дублирование работы санитарки. Исключить данный функционал.

0

3

Залить дисцилированную воду в гигрометр и через 20 минут показания с прибора записать в журнал

относительной влажности помещения. 5 5

4Посмотреть график прима больных. Заполнить медицинскую карту (анкетные данные).

75 75

5 Забрать у врача медицинские карты (до лечения) и сделать запись в журнале регистрации, присвоить

порядковый номер. 15 15

6 Из журнала регистрации перенести информацию (ФИО, диагноз...) в МИС "БАРС" 30 30

7 Отнести медицинские карты статистам на 4-й этаж и оставить. Забрать у статистов карту и отнести

специалисту.10 Доработка програмного обеспечения МИС "БАРС". Статисты видят информацию,

которую вносит медсестра.

0

8 Забираем медицинские карты (после лечения) и вносим в МИС "БАРС" информацию о расходе

медикаментов. Распечатываем. На 15 карт120 120

9 Выдача лекарственных средств медицинским сёстрам. Запись в журнале выдачи. 30 30

10 Выписка лекарственных препаратов на дневной стационар и процедурный кабинет. Формирование в

МИС "БАРС" требования-накладной. Распечатываем. Подписываем требования-накладные зав.

Отделением и главврачом.

20 20

11 Получение препаратов в стационаре. 80 Аптека видит в программе сформированные требования-накладные и производит

фасовку медикаментов. Доработка МИС "БАРС". Определить график забора

медикаментов (день и час). Выделить автотранспорт для доставки.

0

12 Разгрузка, раскладка препаратов. Заполнение стеллажных карт. 30 30

13 Составление графика и табеля. Ведение ведомости учёта отработанного времени персоналом, с

подсчётом времени, норма часов на последующий месяц.20 В графике проставлять только отработанное время. Ве остальные подсчёты должна

выполнять кадровая служба и экономисты.

5

14 Переход с табелем и графиком в стационар что бы отдать экономисту. 20 Отправлять график по электронной почте 0

15 Обед 30 Обед 30

Итого 495 Итого 365




БЫЛО СТАЛО

1. Спускается на 1-этаж и смотрит запись в

журнале учёта отходов класса Б, сделанную

санитаркой. Информацию переписывает в свой

журнал. Дублирование работы санитарки.

Потери до 5 минут

1. Исключили данный функционал из работы старшей

медсестры.

2. Информацию о пациенте с МК заносит в МИС

«Барс». Берёт МК, относит статистам на 4-й

этаж для ввода информации с карты в МИС

«Талон» и оставляет. Два раза в смену забирает

у статистов карты. Потери до 10 минут

2. Доработка программного обеспечения МИС "БАРС".

Статисты видят информацию, которую вносит

медсестра.

3. Берёт тележку и направляется

через улицу (300 метров) в

стационар за препаратами.

Потери до 80 минут

3. Аптека производит фасовку медикаментов согласно

сформированной в программе накладной. Определён

график забора медикаментов (день и час). Выделен

экспедитор и автотранспорт для доставки.

4. Составляет графики работы персонала и

табеля. Ведёт ведомость учёта отработанного

времени персоналом, с подсчётом времени,

норма часов на последующий месяц. Потери

до 15 минут

4. В графике проставляет только отработанное время.

Все остальные подсчёты выполняют кадровая служба и

экономисты.

5. Перемежение с табелем и графиком в

стационар, что бы отдать экономисту. Потери

до 20 минут

5. Отправляет график по электронной почте. Установка

в кадрах и экономической службы 1С




Последовательность действий медсестры в кабинете ФГДС

№ Текущее состояние Время, сек № Целевое состояние Время, сек

1 Приветствие пациента, прием документов, кто направил. 15 Приветствие пациента, прием документов, кто направил. 15

2Отправляет пациента раздеваться в кабинет, заполняет паспортные

данные40

Данную операцию выполнять в МИС "Барс". Считывание штрихкода.

3 Установка аппаратуры 25 Установка аппаратуры 25

4 Снятие флюорографии в одной проекции 35 Снятие флюорографии в одной проекции 35

5 Снятие флюорографии в двух проекциях 45 Снятие флюорографии в двух проекциях 45

6 Говорит пациенту одеваться, заполняет карту (дата, номер снимка) 20

Данную операцию выполнять в МИС "Барс". Номер снимка присоединяется

автоматически. Подтвердить в МИС "БАРС"

Итого:180

(3 мин.)Итого:

120

(2 мин.)

Последовательность действий пациента на приёме в кабинете ФГДС

№ Текущее состояние Время, сек № Целевое состояние Время, сек

1 Приветствие, отдает направление 15 1 Приветствие, отдает направление 15

2 Раздевается 40 2 Раздевается 40

3 Ожидание снятия флюорографии 105 3 Ожидание снятия флюорографии 105

4 Одевается, забирает направление 60 4 Одевается, забирает направление 60

Итого:220 (3,7

мин)Итого:

220 (3,7

мин)




Карта стандартизированной работы




Предлагаемые решения:

1.Выделили отдельный кабинет для забора крови по

диспансеризации. Время забора с 7-00 до 8-00

2. Изменён режим работы процедурного кабинета на 7-

00 до 9-40

2. С целью исключения ожиданий разбили по времени

приёма группы населения:

работающие граждане с 7-00 до 8-00

больничные листы с 8-00 до 8-30

не работающие граждане с 8-30 до 9-40

Ожидание в очереди пациента составило 2-3 минуты

Оптимизация процесса забора крови

Текущее состояние на 15.05.2017

Выявленные проблемы:

1.Процедурный кабинет работает с 7-00 до 8-30

и проводит забор крови до 70-90 пациентов в

день. «Живая» очередь без записи на время.

2. Общая очередь для «здоровых» и «больных»

пациентов.

3. Ожидание в очереди пациента составляет

20-30 минут

Целевое состояние 10.07.2017




Процедура забора крови до амбулаторной карты

Кабинет врача

Кабинет врача Кабинет забора крови

Лаборатория

Медсестра печатает

направление со штрих-

кодом пациента

Оператор идентифицирует

пациента считывая штрих-

код с направления

Генерирует штрих-код

для анализа

Распечатывает

штрих-код для анализа Наклеивает штрих-код

на вакутейнер

Медсестра

производит забор

крови в вакутейнер

Устанавливает

вакутейнер в

штатив и

отправляет в

лабораторию

Лаборант проводит

анализ. Проба

идентифицируется

по штрих-коду на

вакутейнере

Лаборант проверяет

анализ и направляет

результат в

электронную карту

пациента

@

Врач смотрит

результаты анализов

в электронной карте

пациента

При необходимости врач/медсестра

распечатывает анализ для пациента

Было Тц = 117 сек

Стало Тц= 23 секБыло Тц = 195 сек Стало Тц= 120 сек

Было Тц партии 70-90 шт. = 330 мин

Стало Тц партии 70-90 шт. = 120 минБыло ВПП = 450 минут

Стало ВПП = 228 минут

Было Тц = 100 мин

Стало Тц= 0 мин




Процедура забора крови до амбулаторной карты)




Перемещения ст.

медсестры для

выдачи талонов

медперсоналу

Получение

мановетов

на складе

ст.

медсестрой

Заготовка

форм

талончиков на

приём ст.


Нарезание

талончиков

на месяц ст.


Терапевт

Узкие

специалисты

Карта потока от формирования «Талона на приём к врачу» медсестрой до выдачи врачам




Запись на приём через инфокиоск

Пациенту приходится набирать на

сенсорном экране инфокиоска для

записи к врачу № паспорта и №

страхового полиса.

Т цикла составляет = 2

минуты

Установлен дополнительно

киоск саморегистрации со

сканером полиса. Пациенту

необходимо только

приложить к сканеру

медицинский полис.


минут

Текущее состояние

на 30.12.2016г.


на 01.09.2017г.

Пациент набирает на

сенсорном экране инфокиоска

для записи к врачу №

страхового полиса.


минута


на 01.03.2017г.




Схема размещения стеллажей для амбулаторных карт пациентов в

регистратуре

Проблемы:

1. Не рациональное расположение стеллажей в помещениях.

2. Большие перемещения регистраторов для поиска карт.

3. Хождение персонала поликлиники по регистратуре к месту складирования карт и к

месту забора карт на приём.


Всего амбулаторных карт в помещение для хранения карт и в регистратуре - 30000

Регистратура

Картохранилище

Кар

т

ы с

пр

иё

ма

Кар

ты

в

каб

ин

ет

ы

- перемещения медсестёр по регистратуре




Схема размещения стеллажей для амбулаторных карт пациентов в

регистратуре

Стеллаж размером 250*1000, 450 карточек на стеллаже.

Количество стеллажей - 70 шт. Всего карточек – 31500





Карты с приёма

Было 01.12.2016г. Стало 03.04.2017г.

1. Подобранные карты на приём лежат в

регистратуре на любом свободном месте.

2. Карты с приёма медсёстры складывают на

стол.

Карты на приём

1. Транспортировка карт медсестрой с

приёма и на приём осуществляется в

специальной таре.

2. В регистратуре тара размещается на

стеллажах. Каждая тара имеет свой

адрес.

Работа с амбулаторными картами




Работа с МИС БАРС




Идеальное состояние

При разработке идеального планировочного решения необходимо применять

вышеизложенные критерии без учета текущих технологических ограничений. Основой

планировочного решения является достижение максимальной производительности

при обеспечении требуемого качества и безопасности комплексной услуги.

Критерии оценки качества разрабатываемых планировочных решений

Эффективность использования площадей

Сумма необходимых инвестиций

Объем реализации основных критериев ПР

Длительность ВПП

Обеспечение производительности, равной или незначительно превышающей

плановые показатели




План мероприятий по решению проблем (достижению целевого

состояния).




Спасибо

за внимание


Картирование потока создания ценности...

Documents