구글앱스 기반 전자결재 - gdriveflow

GDriveFlow 전자결재 솔루션 소개 및 매뉴얼

(트루 클라우드 Google App Engine 기반)

Version 3.2

SBC Technology

● 주요 특징● 설치 방법● 수행 방법● 주 메뉴● 전자결재 진행 순서

(1). 전자결재 양식/결재선 생성(2). 전자결재 시작/결재 요청(3). 내 작업 - 결재자(3). 내 결재 요청 - 결재 요청자(4). 보고서 - 관리자(5). 홈

● 결재 완료 문서 관리 ● 릴리스 노트

목차

https://docs.google.com/document/d/1ePCWXOv6DjPaAeGKVHOo4Erb2GGuBxhRbG5ENeeqT_c/edit?usp=sharing



SBC Technology

● 글로벌 표준 워크플로우 형 클라우드 전자결재 시스템

● 결재/승인/품의/협조/반려/질의 등의 다양한 결재 공용양식 배포 및 재활용 기능 제공

● 결재 문서 승인 요청/협조/합의 요청/반려/질의/승인완료 및 결재 진행상태 확인, 이메일 알림 기능

● 완결문서 소유권 수신처로 자동 이전 기능 (문서 관리 부서 보관용) 및 프린트

● 기존 문서 포맷 및 양식 그대로 사용 결재 가능, 복수 문서 첨부 가능

● Google App 엔진 기반 (안정성, 성능이 검증된 엔진)의 진정한 클라우드 워크플로우

● 손쉬운 설치 및 유지관리 - 관리자는 구글앱스 마켓플레이스에서 선택하여 바로 설치 및 사용 가능

● 모바일 지원 - 스마트폰에서 결재 문서 확인 결재 가능 ● 30일 무료 체험/경제적인 가격 체계

GDriveFlow 주요 특징

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GDriveFlow 설치 방법 ● GDriveFlow는 관리자 계정으로 로그인 한후 우측 상단 ‘앱' 메뉴 선택 후● Apps Marketplace 접속

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GDriveFlow 설치 방법 ● Apps Marketplace 에서 ‘SBC’ 로 검색 후, ‘SBC GDriveFlow’ 앱 선택

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GDriveFlow 설치 방법 ● Apps Marketplace 에서 ‘SBC’ 로 검색 후, ‘SBC GDriveFlow’ 앱 선택 후 ‘Add it Now’ 클릭● 사용자 지메일 로그인 후 메뉴에 적용되는데는 최대 24시간 소요 됨

Version 2.9 beta

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GDriveFlow 설치시 주의 사항 ● GDriveFlow는 구글앱 엔진 기반으로 개발 및 운영이 됩니다. 구글앱스 관리자가

GDriveFlow를 설치 하기 전에 반드시 관리자 콘솔에서 ‘보안->API 참조문서->API 액세스' 가 활성화 되어 있는지 확인해야 합니다.

● 이것이 활성화 되어 있지 않으면, GDriveFlow 로그인 후 사용중에 불시에 로그아웃 되는 현상이 발생 할 수 있음

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GDriveFlow 수행 방법 ● 각 사용자 지메일 계정으로 로그인 후 우축 상단 ‘앱' 메뉴 선택 ● 하단에 설치되어 있는 앱들중에서 ‘+SBC GdriveFlow’ 클릭

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GDriveFlow - 주 메뉴

사용자/관리자 가 직접 결재 문서 작성 및 관리자는 공용 결재 문서들 생성/배포 관리

기 작성된 결재 양식 (맞춤형/템플릿)을 선택하여 결재 과정을 진행

내가 결재 요청한 결재 문서들의 진행 상태 - 초안/진행중/반려/완료(열기 및 전송)

관리자가 생성 배포한 템플릿 결재 양식 문서 사용에 대한 보고서 및 그래프

GDriveFlow 소개 내용과 Feedback (질의 및 의견)

결재 요청 또는 결재 의견 요청, 질의를 받은 결재 문서들에 대한 내가 할 작업 함

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GDriveFlow - 전자결재 진행 순서

(1). 전자결재 관리결재양식/결재선 생성

(2). 상신 하기 (결재 요청)

(3). 내가 결재할 문서결재승인/결재 의견/질의

(3). 내가 상신한 문서임시보관함/상신함/반려함/승인완료함

결재 승인자

결재 상신자

(4). 보고서 관리자가 배포한 템플릿 결재문서 사용 통계 보고서

(1). 전자결재 관리모든 작업중 또는 완료된 맞춤형/템플릿 문서들 관리

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GDriveFlow - (1). 전자결재 양식/결재선 생성

(1). 전자결재 관리 - 결재 양식 생성 및 결재선 생성

(1)-1 결재 세부 사항 ● 관리자는 사용자들이 많이 사용하는 결재 양식 템플릿을 생성하여 배포 하는 기능 (템플릿 메뉴는 일반사용자는 보이지 않게 됨)

● 사용자는 맞춤형 결재 양식으로 직접 양식 생성 및 결재선 지정 등록 하는 기능

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(1)-2. 결재 양식 만들기

● 결재 양식의 필드 생성 하기 ○ 필드 포맷은 - 텍스트/목록선택/문단/날짜 중 선택 가능

GDriveFlow - (1).전자결재 양식/결재선 생성

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(1)-3. 결재선 지정 및 수신처 지정● 결재자 이름/결재자 이메일 주소/결재 타입(승인요청/결재 의견 요청) 지정● 수신처는 최종 결재 완료된 문서를 보관 관리 하는 부서 담당자 지정후 자동으로 전달

GDriveFlow - (1).전자결재 양식/결재선 생성

(수신처 :수신처)완료

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(1)-4. 권한

● 결재 양식에서 생성된 필드 값을 편집/읽기/감추기 권한을 지정함● 각 필드는 결재선 지정자 별로 권한 부여 가능-결재 진행 과정중에 각 필드이 값은 권한 부여에 의하여 수정 가능하도록 함


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(1)-5. 배포

● 결재 양식 생성 및 결재선 지정 과정이 끝나면 배포● 배포된 결재문서는 사용자들이 해당 결재문서를 선택하여 결재 시작할 수 있다● (2). 상신하기


(2)

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관리자 - 결재 양식 만들기 및 배포

● 관리자는 ‘결재 양식 만들기’ 에서 공용 양식을 작성하여 ‘완료' 를 하면 자동으로 모든 사용자들에게 공용 양식이 공유됨

● 공용 양식에서는 - 결재선 지정 없이 양식만 작성하여 배포 하는 방식(‘완료' 버튼) 과 결재선을 지정하여 배포하는 방식 모두 가능 (‘다음' 버튼)

GDriveFlow - (1). 공용 템플릿 양식 작성 및 배포

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(2). 상신하기/결재 상신

(2)-1 내 결재 양식● 사용자는 (1)번 과정을 통해서 사용자가 직접 작성한 전자결재 양식을 선택하여 결재 과정 진행

(2)-2 공용 결재 양식● 관리자가 생성하여 배포한 공용 결재 양식을 선택하여 결재 과정 진행

GDriveFlow - (2). 상신하기/결재 상신

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(2)-2. ‘공용 전자결재 양식 사용’ 결재 상신

● 관리자가 기 생성한 공유 결재 양식를 선택한 후 생성● 공용 결재 양식을 선택한 후 내 결재 양식으로 만들고 원하는 결재선을 지정하여 결재 상신

GDriveFlow - (2). 상신하기 /결재 상신

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(2)-2. ‘공용 전자결재 양식 사용’ 결재선 지정

● 공유 결재 템플릿를 선택한 후 생성한 결재 양식은 바로 결재선 지정을 할 수 있음

GDriveFlow - (2). 상신하기 /결재 상신

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(2)-1. ‘맞춤형 사용’ 결재 요청 (2)-2. 양식의 각 필드 내용 입력 (2)-3. 첨부문서 : 구글드라이브에서 첨부 문서 검색 후 첨부(2)-4. 결재 요청을 위한 내용 입력


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(2)-3. 첨부문서 : 구글드라이브에서 첨부 문서 검색 후 복수 문서를 선택


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(2)-3. 첨부문서 : 구글드라이브에서 첨부된 문서는 오른쪽 ‘∨’ (펼치기) 로 문서 본문 내용을 볼수 있고, 수정 권한이 있으면 직접 문서 수정이 가능


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(2)-3. 첨부문서 :

구글드라이브에서 첨부된 문서들은 복수문서를 오픈하여, ‘새로운 탭에서 열기’ 를 통해서 별도의 창에서 열기를 할 수있습니다.


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결재 요청 (상신) 후 :

결재 요청자는 이메일을 통해서 ‘결재 요청한’ 문서의 요약 정보를 수신 받는다.


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● 결재 요청은 모두 이메일로 해당 결재자들에게 메시지가 전송이 됨● 결재자는 아래와 같은 이메일 메시지를 수신하게 됩니다.● 승인 처리를 위해서 본문 내용중에 ‘여기' 를 클릭하여 승인 처리 진행

GDriveFlow - (3). 내가 결재할 문서

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● 내작업 메뉴에는 결재 상신자가 요청한 결재 승인을 위해서 수신된 문서들을 확인

● 결재 승인 수신 : 결재 승인 해야 할 문서 처리● 결재 의견 수신 : 결재 승인 전에 결재 내용에 대하여 의견을 요청● 질의 : 결재 승인 전에 결재문서에 대한 질의에 대한 처리● (3)-1 ‘승인' 과정을 통해서- 승인/반려/질의 여부를 결정

GDriveFlow - (3). 내가 결재할 문서

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● 결재자는 본인의 ‘결재 승인 수신' 또는 협조/합의 수신을 통해서 요청받은 결재문서에 대한 ‘승인/반려/질의’ 를 수행

● 결재 문서 양식의 필드는 수정 권한을 갖고 있으면 수정 가능● ‘요청기록 ' 에는 결재 요청자/결재 라인 선상에 있는 중간 결재자들의 기록들을 확인● 해당 결재 문서에 대해서 내용을 입력하고 ‘승인/반려/질의' 를 통해서 다음 결재선으로 진행하도록 함

GDriveFlow - (3). 내가 결재할 문서 - 결재/협조/합의 승인 수신

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● 중간 결재도 ‘요청기록' 를 통해서 진행되고 있는 결재 과정 기록을 확인 할 수 있다.

GDriveFlow - (3). 내가 결재할 문서 - 결재자

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● 결재 상신자는 결재 진행중인 문서의 상태를 확인○ 진행중인 결재 문서 ‘실행' 열기를 통해서 결재 요청한 문서의 상태를 확인

GDriveFlow - (3). 내 결재 요청

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● 상신된 문서 기록보기 ○ ‘요청 기록' 을 통해서 현재 결재 진행중인 기록을 확인○ ‘결재취소' 를 통해서 진행중인 결재를 취소 할 수 있음

GDriveFlow - (3). 내가 상신한 문서 - 상신함

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● 상신된 결재 문서 - ‘요청 기록' ○ ‘요청 기록' 을 통해서 현재 결재 진행중인 상태를 확인

GDriveFlow - (3). 내 결재 요청 - 결재 요청자

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● 결재 ‘승인완료함’에는 승인완료된 문서들 목록 볼수 있음○ ‘열기' : 완료된 문서의 승인 기록 확인하기○ ‘전송’ : 완료된 문서를 회사내의 문서 보관 관리 담당자 또는 부서로 전송

GDriveFlow - (3). 내가 상신한 문서 - 승인완료함

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● 완료된 결재문서 내용 보기○ 승인된 기록 확인 ○ 첨부문서 내용 확인 - 첨부된 구글드라이 문서 직접 열고 확인 가능

GDriveFlow - (3). 내가 상신한 문서 - 승인완료함

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● 완료된 결재문서 자동 ‘전송' ○ 기업내의 문서 보관 및 관리부서 담당자에게 최종 완료 문서를 자동 전송

● 문서 관리 담당자■ 이메일 내용으로 아래와 같이 완료 문서 기록 수신

GDriveFlow - (3). 내가 상신한 문서 - 수신처 자동 전송

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● 완료된 결재문서 ‘프린트' ○ 완료된 문서 종이문서 또는 PDF 문서로 출력. 첨부문서는 링크를 클릭 구글드라이브에서 직접 출력

GDriveFlow - (3). 내가 상신한 문서 - 프린트

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● 관리자가 작성 배포한 ‘템플릿' 문서의 사용 통계 보고서 보기○ 진행중/완료/반려 : 상태 확인○ 월별 통계

*** 향후 버젼에서는 각 결재완료된 양식들에 대한 결과들을 스프레드시트로 출력하는 기능 추가 예정. 결재양식에 입력된 필드 값들에 대해서 스프레드시트를 이용한 각종 통계 출력 가능

GDriveFlow - (4). 보고서 - 관리자용 통계

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● 관리자가 작성 배포한 ‘템플릿' 문서의 사용 통계 보고서 보기○ 진행중/완료/반려 : 통계 그래프○ 월별 통계

GDriveFlow - (4). 보고서 - 관리자용 통계

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● 결재 문서들 관리 - 내가 작성한 결재 양식 관리○ 결재 문서 초안, 편집, 삭제, 검색 ○ 결재 완료 문서 삭제, 복사 (재 활용 목적으로 복사)

GDriveFlow - (5). 전자결재 관리

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● 완료문서는 재 활용 목적으로 복사 가능● 복사된 문서는 기 입력된 내용의 일부만을 수정하여 상신 가능

GDriveFlow - (5). 전자결재 관리 - 완료 문서 복사

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● 수신자는 전자결재관리 메뉴에서 수신된 완료 문서들을 확인하고 프린트 가능

GDriveFlow - (5). 전자결재 관리 - 완료 수신함

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● 완료된 결재문서 ○ 완료된 결재문서는 기업내의 문서 관리 및 보관 부서에서 직접 관리 할 수 있도록 해당 부서로 전송할 수 있는 기능을 제공함

GDriveFlow - 결재 완료 문서 관리

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● 완료된 결재 문서 전송 ○ 전송시 완료 된 결재 문서의 요약 정보는 아래와 같이 메일로 전달이 됨○ 첨부된 문서의 소유권은 수신처에서 관리 할 수 있도록 자동 이전이 됨

(** 기업에서는 결재 완료된 문서를 별도로 관리 하기 위해서는 개인들이 결재 완료 한 문서(첨부된 문서) 들에 대한 소유권을 관리부서로 이전 할 필요가 있습니다. 본 완료된 결재 문서 전송 기능을 통해서 첨부된 문서의 소유권은 자동으로 수신처로 이전이 됩니다. **)

GDriveFlow - 결재 완료 문서 관리

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● 승인요청

GDriveFlow - 모바일

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1. 공용결재 양식 작성/배포 - '협조/합의' 기능 추가 및 용어 통일 - 결재선 지정시 최종 완료문서 수신처 복수 지정 - 공용 양식 생성 및 배포시 양식 내에 안내문(전결규정, 서식작성 유의사항 등 안

내문구) 삽입 기능

2. 상신 - 기안자, 작성일자 정보를 자동으로 정보 표시 (결재자 화면 및 최종 완료 저장 문

서에 자동 표시)

3. 결재 완료된 문서 - 양식 필드 뿐만 아니라 내용까지도 복사하여 재 활용이 용이 하도록 함

(서식복사/내용포함복사) - 지정된 문서함(예: Google Drive 문서함 폴더)으로 자동 보관 기능 : 3.3에 적용 예

정 - 수신자 메뉴에 ‘완료 수신함’ 확인 기능 추가 -

자세한 내용은 : Release Notes

GDriveFlow 3.0 추가된 기능들


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● Release Notes - 메인 메뉴 대폭 개선 : 직관적인 용어로 변경 - U/I 개선 - 분명하지 않았던 용어 정리 - Known Bugs Fix : 결재 문서 반려시 메일 내용에 불필요한 내용 표시 제거 - Notification 메일 메시지에서 ‘SBC’ 로고 및 텍스트 제거

GDriveFlow - 릴리스 노트 ver 2.6




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● Release Notes - 2.5 release 에서 가장 큰 기능으로 , 관리자는 전사 공용 템플릿 양식을 작성하여 배포 할 수 있고, 사용자는 공용 템플릿 양식을 이용하여 원하는 결재선을 지정하여 결재를 받을 수 있게 함 1). 관리자는 ‘결재 양식 만들기 ’ 에서 공용 양식을 작성하여 ‘완료' 를 하면 자동으로 모든 사용자들에게 공용 양식이 공유됨 2). 사용자는 ‘전자결재 요청' 시 관리자가 배포 및 공유한 결재 템플릿 양식을 이용하여 내 결재 양식을 생성 할 수 있음 - 전자결재 문서가 반려 된 후 재 결재 완료된 전자결재 문서내에 반려된 모든 기록을 표시하도록 함.





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● 2.4 beta - 모든 메뉴에서 이메일 주소 및 사용자 실명을 표시하는 기능 추가


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