Проектирование и программная реализация...

- 1 -

Министерство образования Российской Федерации

Томский государственный университет

Факультет информатики

Кафедра теоретических основ информатики

ДОПУСТИТЬ К ЗАЩИТЕ В ГАК

зав. каф. ТОИ,

к.т.н., доцент

_____________ Ю. Л. Костюк

“___” _______________1999 г

Кудешов Андрей Иванович

Проектирование и программная реализация автоматизированной

системы складского учета, для фирмы торгующей компьютерами и

их комплектующими

(Дипломная работа)

Научный руководитель:

Гл.менеджер фирмы «Улисс компьютерс»

_____________ А.В. Абашин

Автор работы:

студент гр. 1401

_____________ А.И. Кудешов.

Томск 1999

- 2 -

РЕФЕРАТ

Отчет о дипломной работе 75 страниц,18 рисунков, 4 таблицы, 4 схемы,9 источников, 13 приложений

РЕЛЯЦИОННАЯ МОДЕЛЬ, БАЗА ДАННЫХ,MS ACCESS, VISUAL BASIC FOR APPLICATION, WINDOWS’95, WINDOWS’98, СКЛАДСКОЙ И ТОРГОВЫЙ УЧЕТ, КОМПЬЮТЕРЫ, КОМПЛЕКТУЮЩИЕ

1. Объект исследования – методы ведения складского и торгового

учета 2. Цель работы – автоматизация ведения складского и торгового

учета фирмы, торгующей компьютерами и комплектующими 3. Методы исследования – практический (на ЭВМ) 4. Основные результаты – разработана и реализована система

ведения складского учета и торговли 5. Технические характеристики – продукт реализован в системе

управления базами данных Microsoft Access 97 6. Степень внедрения – система эксплуатируется в фирме «Улисс

компьютерс» г. Северск 7. Рекомендации по внедрения – требует наличия СУБД Microsoft

Access 97

- 3 -

Содержание

Введение ……………………………………………………………………………………………………...5

1. Складской учет и учет торговли …………………………………………………………..7

1.1 Поставить складской учет – прежде всего …………………………………7

1.2 Учетная политика ………………………………………………………………………….7

1.3 Движение товара …………………………………………………………………………..8

1.4 Инвентаризация …………………………………………………………………………….9

1.5 Возврат товара от покупателя к поставщику …………………………….9

2. Постановка задачи …………………………………………………………………………………10

3. Обзор существующих систем. Выбор инструментария ………………………12

3.1 Обзор пакетов ………………………………………………………………………………12

3.2 Выбор инструментария ……………………………………………………………….14

4. Реляционная модель базы данных ………………………………………………………16

4.1 Первый блок модели данных – Адреса………………………………………17

4.2 Второй блок модели данных – Клиенты ……………………………………19

4.3 Третий блок модели данных – Счета …………………………………………24

4.4 Четвертый блок модели данных – Марки Товаров ………………….28

5. Описание программы …………………………………………………………………………….37

5.1 Структура базы данных……………………………………………………………….37

5.2 Экранные формы …………………………………………………………………………37

5.3 Программные модули ………………………………………………………………….40

5.4 Макросы ………………………………………………………………………………………..41

6. Руководство программиста ……………………………………………………………..……43

7. Руководство пользователя …………………………………………………………...…….45

7.1 Меню программы ……………………………………………………………….………..45

7.2 Работа со счетами ……………………………………………………………….……….46

7.3 Формирование и печать прайс-листов ………………………………..…….52

7.4 Поиск персон ………………………………………………………………………………..54

7.5 Марки товаров ……………………………………………………………………….…….56

Заключение ……………………………………………………………………………………………………

- 4 -

Литература …………………………………………………………………………………………………….

Приложение 1. Схема базы данных ……………………………………………………………

Приложение 2. Пример количественных характеристик одной марки

товаров ………………………………………………………………………………

Приложение 3. Пример стандартов одной марки товаров ……………………

Приложение 4. Пример счета …………………………………………………………………..

Приложение 5. Пример заявки на сборку компьютера по счету …………

Приложение 6. Пример счет – фактуры ………………………………………………..

Приложение 7. Пример акта приемки передачи оборудования …………

Приложение 8. Пример гарантийного талона ………………………………………

Приложение 9. Пример накладной - гарантийного талона …………………

Приложение 10. Пример прайс – листа на готовые компьютеры ………

Приложение 11. Пример прайс – листа на комплектующие ………………

Приложение 12. Пример прайс – листа на оргтехнику ………………………..

Приложение 13. Пример прайс – листа на сетевое оборудование …….

- 5 -

Введение

С развитием компьютерной техники, развивается и расширяется

область применения информационных технологий. Сегодня она

затрагивает все сферы нашей деятельности. А все благодаря росту

компьютерной техники. Если раньше хороший компьютерный центр

могли себе позволить довольно таки крупные предприятия, то сегодня

ситуация сильно изменилась ,сам себе хозяин – хочешь чтобы твое

предприятие было автоматизировано, пожалуйста, оборудование не

такое дорогое, специалистов много и на рынке прикладных программ

есть множество систем управления предприятием, главное, было бы

желание.

Требования к программному обеспечению становятся все более

общими в смысле их применения, что хорошо как для фирм

производителей, так и для пользователей. Средства создания,

проектирования и ведения информационных систем стали доступны

почти для каждого, что привело к тому, что при необходимости можно

реализовать, маленькую в объеме, информационную систему,

охватывающую конкретную интересующую тебя область.

На данный момент систем складского учета и торговли

множество, но каждая из них позволяет вести учет не столь

специфичного товара как компьютеры, его комплектующие и

оргтехники.

У руководства фирмы “Улисс компьютерс” появилась потребность

в системе учета и торговли перечисленными выше товарами, кроме того,

руководство решило провести эксперимент по созданию универсальной

системы и как оказалось позднее с далеко идущими планами.

Суть данной системы заключается в том, что можно попробовать

построить универсальную систему складского учета и учета торговли

предприятия, которая могла бы работать с любым видом и типом товара.

А именно, любой товар можно классифицировать, разбить на составные

- 6 -

части, которые в свою очередь могут либо входить в состав другого

товара, либо сами собой представляют товар.

Каждая составная имеет набор характеристик как числовых, так и

строковых.

Мне было предложено заняться разработкой и реализацией

данной системы.

- 7 -

1. Складской учет и учет торговли

Складской учет и учет торговли - это учет закупок и продаж

товара, помещение его на склад и все? Зачем тогда писать огромные

пакеты, программы и базы данных по складскому и торговому учету.

Попробуем в этом разобраться.

1.1 Поставить складской учет - прежде всего

Торговля и складской учет - неразделимые понятия. Нельзя

автоматизировать торговлю, не предусмотрев учета товародвижения.

Любая система учета товародвижения в первую очередь подразумевает

постановку именно складского (товарного) учета. Все же остальные

операции и процессы, включая саму продажу, управление закупками и

даже в какой-то мере бухгалтерский учет, являются продолжением и

дополнением.

Какие же операции, как правило, выполняются при организации

складского учета? Во-первых, это приход товара на склад, иначе

оформление операции закупки товара возможно с просчетом

себестоимости, учетом затрат на доставку. Даже для маленькой фирмы -

это одна из самых важных операций. Правильно закупленный товар как

по ассортименту и количеству, так и по цене - половина успеха

торгового предприятия. Особенно это важно для магазинов. Как

правило, они не располагают большими оборотными капиталами и

просторными складскими помещениями, следовательно, проблема

оптимизации товарных запасов должна решаться в первую очередь.

1.2 Учетная политика

Основной проблемой здесь является учет одного и того же товара,

пришедшего по разным ценам. На первый взгляд учет по средним ценам

наиболее прост, к тому же существует несколько методик. Они удобны

- 8 -

при ручном ведении учета товародвижения. Однако при детальном

рассмотрении возникают проблемы. Скажем, как в таком случае

правильно оформить возврат товара от покупателя? Или сколько было

получено реальной прибыли от конкретной поставки товара? И еще

много неясных вопросов, особенно касающихся анализа

товародвижения.

Существует методика учета товара по партиям. То есть каждая

конкретная поставка товара отслеживается отдельно по всем операциям.

При таком методе просто решаются поставленные выше вопросы. Он

помогает проанализировать товародвижение: как организовать

торговлю, чтобы было больше доходов и меньше расходов. Однако

ручное ведение такого учета и уж тем более его анализ - занятие весьма

трудоемкое. А вот "обучить" этому компьютер существенно проще. Вот

почему этот метод был разрешен фискальными органами лишь

относительно недавно.

Списание такого товара можно производить отдельно по каждой

партии, выбираемой пользователем, или по заложенным методикам FIFO

(первый пришел - первый ушел) и LIFO (последний пришел - первый

ушел).

1.3 Движение товара

Весьма частым является перемещение товара с одного склада на

другой. При этом вовсе не обязательно делать две операции: расхода и

прихода. В таком случае в накладной на перемещение товара достаточно

указать, "откуда" и "куда" производится перемещение товара. Будет

неплохо, если при этом еще указаны и материально ответственные лица.

Продажа тоже является одной из операций складского учета,

позволяющих списывать проданный товар по методикам, описанным

выше. Существует множество вариантов, как организовать продажу

товара, но в плане учета они все одинаковы и различаются лишь в

вопросе оплаты.

- 9 -

1.4 Инвентаризация

Существует ряд внутрискладских операций, которые также важны

для организации учета. Это операции списания, переоценки,

оприходования излишков. Необходимость в них возникает, как правило,

после проведения инвентаризации на складе. По результатам

инвентаризации недостача товара списывается со складских остатков, а

излишки приходуются по акту об оприходовании излишков. Эти

операции позволяют контролировать реальные остатки и сопоставлять

их с электронным ведением учета, осуществляя тем самым контроль над

работой сотрудников.

1.5 Ввозврат товара от покупателя к поставщику

В рамках учета партий выполнение операции возврата от

покупателя всегда будет осуществляться правильно, так как товар

возвращается на склад по той учетной цене, по которой он учитывался

до продажи, поскольку в этом случае за товаром хранится вся история

операций. Кроме того, ведение этих операций позволяет учитывать брак.

Анализ бракованного товара поможет, например, более гибко решать

проблемы выбора поставщиков.

Таковыми являются основные операции по автоматизации

складского учета. Все они позволяют организовать учет в торговле. Как

показывает практика, постановка автоматизированного учета на складе

решает до 90 процентов всех проблем, связанных с правильной

организацией торговли.

Нет такой системы, которая думала бы за вас и сама бы вносила

данные. Но существует очень большое количество средств и способов,

позволяющих существенно облегчить и ускорить эти процессы.

- 10 -

2. Постановка задачи

В настоящее время не существует в продаже системы складского

учета и товарного учета, которая учитывала бы все свойства столь

специфичного товара как компьютеры, компьютерные комплектующие и

оргтехника.

В связи с этим заказчику хотелось видеть систему, которая:

• позволяла бы классифицировать любой хранящийся товар,

первоначально исходя из специфики компьютерной техники;

• печатала бы все необходимые документы;

• предоставляла бы удобный интерфейс.

Система должна позволять выписывать счета на компьютеры как

на набор комплектующих компьютера, так и как одна запись вида:

Celeron 400/BX/64Mb SDRAM/6.3Gb HDD/4Mb S3 Trio3D 2X/Miditower

ATX/40x CD-ROM/SB Yamaha 16.

В системе должны быть предусмотрены все виды расчета,

частичная оплата (отгрузка) товара клиентам (клиенту).

Система должна предоставить возможность для описания и

классификации любого продаваемого товара. В классификации должны

присутствовать стандарты, которым отвечает товар, его количественные

характеристики и их величины. Каждый товар должен быть

классифицирован по категориям, группам и семействам.

У товара должен быть свой тип сортировки. Видеоадаптеры ни как

не могут находиться в списке товаров выше процессоров.

В системе должна храниться подробная информация о клиентах

фирмы, необходимо предусмотреть так же вариант, что у фирмы могут

быть филиалы и дочерние фирмы.

Все документы должны отвечать установленным требованиям

законодательства Российской Федерации о ведении бухгалтерского

учета.

Требования к интерфейсу: система должна быть в первую очередь

функциональной и затем уже удобной в пользовании. Должна быть

- 11 -

реализована многопользовательская среда, с разграничением доступа к

тем или иным документам, окнам.

- 12 -

3. Обзор существующих систем. Выбор

инструментария.

3.1 Обзор пакетов

Среди программ для автоматизации малых и средних бухгалтерий

высок рейтинг программ: "1С-Бухгалтерия" (разработчик "1С"), "Инфo-

Буxгaлтep" ("Инфopмaтик"). Простые для использования и доступные по

цене, с их помощью, можно не только вести, но и изучать практический

бухучет.

Для представителей среднего бизнеса, будут интересны

программные комплексы: "1С-БухгалтерияПроф", "IC'MS БухОфис",

"БЭСТ-Базовая версия", "ИНФИН" - предназначенные для пользователей

с "претензиями", охватывающие практически все объекты

бухгалтерского учета. В данных системах реализована работа с

валютными операциями и многоуровневый аналитический учет, с

выдачей аналитических отчетов. Возможна работа систем в сетевом и

однопользовательском варианте, а также работа на нескольких рабочих

местах, не объединенных в сеть.

Особый интерес представляют "специализированные" программы,

позволяющие вести учет на отдельном участке бухгалтерского учета. Это

программы: "ФОЛИО-WinСКЛАД" и ее отраслевые модификации для

ведения учета на предприятиях оптово-розничной торговли и

производства продуктов питания и лекарственных препаратов -

"ФОЛИО-ПродСКЛАД" и "ФОЛИО-ФармСКЛАД" соответственно.

Программы автоматизируют складской учет, обеспечивают

функционирование и обмен данными территориально удаленных

складов, интегрированы с бухгалтерско-финансовой программой

"ФОЛИО" и формируют информацию для бухгалтерского учета в формате

баз данных ряда других программ. А также: "Компас" ("Инком Софт"),

"Ланч-Капитан" ("ЛАЙН°) - автоматизация учета в кафе, столовых,

- 13 -

ресторанах; «WinSPRUT» (GreenSoft Ltd.), "Карат 2.0 База" (Nord Inc.) –

простые складские программы для Windows.

Огромным вниманием и интересом, в последнее время, стали

пользоваться так называемые Комплексные системы. Они

предназначены, как правило, для автоматизации средних и крупных

предприятий. Программный комплекс содержит необходимый набор

модулей не только для автоматизации бухгалтерского учета, но и

управления предприятия в целом. Отличительным качеством этих

систем, является то, что для каждого заказчика создается свой

программный продукт, учитывающий его специфику и пожелания.

Компания "Ланкc" представляет пакет "Суперменеджер" с

возможностью ведения бухгалтерской отчетности по международному

стандарту на основе учета по нескольким параллельным моделям

(планам счетов), использования технологии штрихового кодирования

для оптовой и розничной торговли, расчета заработанной платы.

Популярный "БЭСТ" (Интеллект-сервис) пополнился 4-ой версией.

В системе имеется финансовый анализ, поддержка функционирования

территориально удаленных складов и кассовых аппаратов в торговых

залах, обеспечивая сквозной учет от регистрации операций на кассовом

аппарате до автоматического формирования баланса.

Мною разработанный продукт дозволяет также вести складской и

торговый учет, что позволяет его отнести к классу бухгалтерских

пакетов. По основным принципам функционирования разработанная

система аналогична другим программным продуктам подобного класса.

Но наличие возможности подробно классифицировать компьютерные

комплектующие выделяет его из этого класса.

Поскольку заказчик при постановке задачи сразу ставил цель

создать нечто новое ни на что не похожее и свое, то в результате мне

пришлось разрабатывать систему исходя только из требований

заказчика, не сравнивая и анализирую какой либо другой пакет.

Остается провести обзор инструментальных средств.

- 14 -

3.2 Выбор инструментария

Сегодня львиная доля рынка СУБД приходится на меньшее число

продуктов (ставших, однако, гораздо более качественными). Пакеты

СУБД нынешнего поколения стали более мощными, простыми в

применении и менее дорогими, чем те, что устанавливались на ПК во

времена dBase и FoxPro. Сравним имеющиеся 32-разрядные

реляционные СУБД, широко используемые в малом бизнесе, а именно:

Alpha Five 3 Professional Edition корпорации Alpha Software,

FileMaker Pro 4.0 компании FileMaker (бывшая Claris),

Lotus Approach 97 Edition от Lotus Development,

Microsoft Access 97,

Paradox 8 компании Corel и

R:Base 6.1 for Windows фирмы Microrim.

Все шесть пакетов можно сконфигурировать так, чтобы несколько

пользователей в небольших и не очень мощных сетях с файл-сервером,

все еще применяемых во многих малых компаниях, обращались

одновременно к одной и той же записи.

У большинства сравниваемых баз данных исчерпывающий набор

функций. В их числе простые в применении инструменты для просмотра

записей в существующей базе данных, добавления новых записей,

формирования запросов и печати отчетов, содержащих всю информацию

БД или только те данные, которые отвечают конкретному запросу.

Все программы предусматривают средства буксировки объектов

(drag-and-drop) для упрощения настройки форм и отчетов. Во всех

продуктах, кроме FileMaker Pro 4.0 и R:Base 6.1, свои стандартные

инструменты дополнены утилитами - "мастерами", упрощающими задачи

построения более сложных запросов/отчетов и создание фильтров. У

каждого из продуктов достаточное поле для роста. Все, кроме FileMaker

Pro, поддерживают полнофункциональные языки программирования, с

помощью которых разработчики могут создавать новые специальные

приложения, и все они предоставляют пользователям простые в

применении макроязыки.

- 15 -

Из приведенного материала видно, что почти без разницы на

какой СУБД работать, все они построены по одному принципу, в выборе

СУБД важную роль сыграло ее широкое распространение.

Кроме СУБД можно было воспользоваться полноценными

продуктами, такими как Borland Delphi, Visual Basic 6.0 или любой

визуальной версией C++ для написания конечного продукта.

Но поскольку первоочередной задачей было как можно быстрее

сделать работающую систему с минимальным набором функций –

выписка счетов, накладных, счет фактур и соответственно их печать, то

было решено сделать это с помощью Microsoft Access 8.0, в нем это

можно сделать быстро и качественно.

- 16 -

4. Реляционная модель базы данных

Прежде чем провести обзор модели данных программы,

необходимо сказать, что руководитель фирмы “Улисс компьютерс” сам

был программистом, и он хотел, чтобы структура базы данных учитывала

по возможности все нюансы, пусть, даже если они по тем или иным

причинам сейчас не используются. Например, если есть юридическое

лицо, то у него должен быть персонал, и лица, которые им являются, как

Схема 4-1

- 17 -

минимум являются просто некими персонами. А могут быть еще и

клиентами фирмы и т.д.

Целиком структура данных представлена в приложении 1, здесь

же я опишу ее блоками. Жирный шрифт поля данных означает ключ, а

знак 1 с одной стороны и бесконечность с другой на линиях связи,

обозначают отношение между таблицами 1:M.

4.1 Первый блок модели данных – Адреса

Данный блок (Схема 4-1) содержит 8 таблиц. Код адреса для таблиц

“Персоны”, “ЛицаФизические” и “ЛицаЮридические” предоставляется

таблицей “Адреса_”. Структура и краткое описание полей содержится в

таблице 4-1.

Таблица 4–1

Имя поля Тип данных Примечание

Таблица “Адреса_”

Код Счетчик Уникальный идентификатор записи

КодДома Числовой Код дома, в котором расположена данная

квартира

Квартира Числовой Номер квартиры

Литера Текстовый Литера или дополнительный индекс к

номеру квартиры, если таковая (ой) имеется

Таблица “Дома”


Номер Числовой Номер дома

КодУлицы Числовой Код улицы, на которой расположен этот дом

Литера Текстовый Литера или дополнительный индекс к

номеру дома, если таковая (ой) имеется

Таблица “Улицы_”


КодГорода Числовой Код города, в котором находится данная

- 18 -

улица

КодУлицы Числовой Код названия данной улицы

КодТипа

Улицы Числовой Код типа данной улицы

Таблица “Улицы”


Улица Текстовый Название улицы

Таблица “ТипыУлицы”


ТипУлицы Текстовый Тип улицы – улица, проспект и т.д.

КрТип

Улицы Текстовый

Сокращенный вариант типа улицы принятый

в почтовых адресах

Таблица “Страны”


Страна Текстовый Название страны

Телефонный

Код Текстовый Телефонный код страны

EnglishName Текстовый Английский вариант названия страны

A2 Текстовый Двух буквенная аббревиатура страны (RU)

A3 Текстовый Трех буквенная аббревиатура страны (RUS)


Таблица “Города”


Город Текстовый Название города

КодГеральдики Числовой Код геральдики города

КодДемограф

Данных Числовой Код демографических данных города

ТелефонныйКод Текстовый Телефонный код города

Код

АдмУправления Числовой Код административного управления

КодГеогрф Числовой Код географического положения

- 19 -

Положения

ПочтовыйИндекс Текстовый Почтовый индекс

ДатаОснования Дата/время Дата основания города

КодФедеральног

оОбразования Числовой

Код федерального образования, в

котором находится город

Таблица “ФедеральныеОбразования”


Федеральное

Образование Текстовый Название федерального образования

КодСтраны Числовой Код страны, в которою входит данное

федеральное образование

Как видно таблица “Города” несколько избыточна, но как

говорилось выше, заказчик хочет максимально полную структуру базы

данных построенную так, чтобы ее дополнение было не слишком

сложным. Таблица “Города” оставлена пока в таком виде, и ее

дальнейшая реализация отложена на будущее.

4.2 Второй блок модели данных – Клиенты

Данный блок (Схема 4-2) содержит 13 таблиц. По отношению к

таблице “Счета” здесь основной таблицей является “Клиенты”, в самом

же блоке таблица “Персоны”, которая поставляет данные для всех

остальных таблиц. Структура и краткое описание полей содержится в

таблице 4-2.

- 20 -



Таблица “Клиенты”


КодЮрЛица Числовой Код юридического лица

КодФизЛица Числовой Код физического лица

Таблица “ЛицаЮридические”


Название Текстовый Название юридического лица

Код

Реквизитов Числовой Код реквизитов

КодАдреса Числовой Код адреса юр. Лица

Телефон Числовой Общие телефоны

Телефон2 Числовой Дополнительный телефон юридического

Схема 4-2

- 21 -


лица

ИНН Текстовый

Код

Банковских

Реквизитов

Числовой Банковские реквизиты юр лица

КодФормы

Собственности Числовой Форма собственности юр лица

Сокращение

Названия Текстовый

Сокращенное название для более

краткого отображения названия в окнах

приложения

Примечание Текстовый Любой текст

Таблица “Реквизиты”


Реквизит Текстовый Реквизит юридического лица

Таблица “БанковскиеРеквизиты”


БанковскийРе

квизит Текстовый Реквизит юридического лица

Таблица “ФормыСобственности”


Кратко Текстовый Краткая форма собственности “ООО”

Полно Текстовый Полная форма

Таблица “Мы”


КодЮрЛица Числовой Код юридического лица

Эмблема Поле

объекта OLE Эмблема юридического лица (для отчетов)

Таблица “Персонал”


КодПерсоны Числовой Код персоны, которой является работник

- 22 -


КодЮрЛица Числовой Код юр лица, где работает работник

Код

Должности Числовой Должность работника

Телефон Числовой

Кабинет Текстовый

Таблица “Должности”

Должность Текстовый Название должности

Таблица “Персоны”


КодФамилии Числовой Фамилия персоны

КодИмени Числовой Имя персоны

КодОтчества Числовой Отчество персоны

Телефон Числовой Домашний телефон персоны

Телефон2 Текстовый Второй домашний или сотовый например

КодАдреса Числовой Адрес персоны

КодДосье Числовой Зарезервировано на будущее

Дата

Рождения Дата/ время Дата рождения персоны

ДатаСмерти Дата/ время Дата смерти персоны

Примечание Текстовый Любой текст относящийся к данной

персоне

Таблица “Фамилии”


Фамилия Текстовый Список всевозможных фамилий

Таблица “Имена”


Имя Текстовый Список всевозможных имен

Таблица “Отчества”


- 23 -


Отчество Текстовый Список всевозможных отчеств

Таблица “ЛицаФизические”


КодПерсоны Числовой Персона являющаяся физ. лицом

КодАдреса Числовой Адрес физ. лица

Код

Представителя Числовой

Представитель персоны (опекун,

поручитель)

Телефон Числовой Телефоны физ. лица

Телефон2 Текстовый Дополнительный телефон

В таблице “ЛицаЮридические” под телефоны отведено два поля, а

не отдельная таблица телефонов. Сделано это с расчетом на то, что

существует таблица “Персонал” и в ней присутствует телефон работника

– фактически телефон юридического лица, который закреплен за

определенным работником (ами).

Таблица “Мы” представляет собой список фирм плотно

работающих друг с другом.

Поскольку в таблице “Клиенты” содержаться и юридические, и

физические лица, то выбор клиента происходит с помощью следующего

запроса:

"SELECT Клиенты.Код, IIf(IsNull([КодФизЛица]), [Название2], [ФИО])

AS Клиент, IIf(IsNull([КодФизЛица]),

[зЛицаЮридические].[КодАдреса],[зЛицаФизические].[КодАдреса]) AS

КодАдресаКлиента, IIf(IsNull([КодФизЛица]),[ЛЮТелефон],[ЛФТелефон])

AS Телефон, зЛицаЮридические.ИНН FROM [зЛицаЮридические] RIGHT

JOIN (Клиенты LEFT JOIN [зЛицаФизические] ON Клиенты.КодФизЛица =

зЛицаФизические.Код) ON зЛицаЮридические.Код =

Клиенты.КодЮрЛица;"

- 24 -

4.3 Третий блок модели данных – Счета

Данный блок (Схема 4-3) содержит 9 таблиц. Этот блок полностью

отвечает за учет товарооборота фирмы, здесь всего две справочных

таблицы (кодификаторы) – “ВидыНаборовТоваров” (Счет, Приходная

накладная и т.д.), “ГруппыНоборовТоваров” (Клиенты, Партнеры, Склад,

Розница и т.д.). Структура и краткое описание полей содержится в

таблице 4-3.



Таблица “Счета”


Номер Числовой Номер счета

КодКлиента Числовой Но кого выписан счет

Схема 4-3

- 25 -


Скидка Числовой Скидка в %

ДатаСчета Дата/время Дата счета, фигурирующая в отчете

ДатаВыписки Дата/время Реальная дата выписки

Курс Числовой Курс $ на момент выписки счета

КтоВыписал Текстовый Имя (Login) пользователя, который

выписал счет

КодНас Числовой Код фирмы, от имени которой

выписан счет

Дата

Напоминания Дата/время

Дата напоминания клиенту об оплате

счета

КодВидаНабораТ

оваров Числовой

Вид набора товара, к которому

относится счет

КодГруппы

НабораТоваров Числовой

Группа набора товара, к которому

относится счет

ДатаПолучения Дата/время Дата действительного получения

товара

Примечание Поле МЕМО Примечание по счету

Код

Представителя Числовой

Чаще всего представитель

юридического лица

КодПолучателя Числовой Кто получил товар

Таблица “ВидыНаборовТоваров”


ВидНабора

Товаров Текстовый Вид набора товаров

Таблица “ГруппыНаборовТоваров”


ГруппаНабораТо

варов Текстовый Группа набора товаров

Таблица “НаборыДляСчетов”


- 26 -


КодГруппы Числовой Код группы товаров

КодМарки Числовой Код марки товаров

МаркиТоваров Текстовый Название марки (см. обоснование

ниже)

Колво Числовой Количество выписанного товара

Цена Числовой Цена за одну единицу товара

КодСчета Числовой Код счета, к которому относится

набор

Выдано Числовой Количество выданного товара

Таблица “СчетаФактуры”


Номер Числовой

Номер фактуры: положительный -

юр. лица, отрицательный – физ.

Лица

ДатаСчета

Фактуры Дата/время

Дата счет фактуры, фигурирующая в

отчете

ДатаВыписки Дата/время Реальная дата выписки счет фактуры

КодСчета Числовой Код счета, по которому выписана

счет фактура

НомерАкта Числовой Номер акта по счет фактуре

ДатаАкта Дата/время Дата акта, фигурирующая в отчете

ДатаВыписки

Акта Дата/время Реальная дата выписки акта

Курс Числовой Курс $ на момент выписки счет

фактуры

Таблица “НаборыДляСчетовФактур”


Колво Числовой

Количество отгруженных единиц

товара по счет фактуре

- 27 -


КодНабораДляСч

етов Числовой Код набора для счетов

КодСчета

Фактуры Числовой

Код счет фактуры, к которому

относится набор

Таблица “Оплаты”


Сумма Числовой Сумма оплаты

ДатаОплаты Дата/время Дата оплаты

ВидРасчета Числовой Наличный, Безналичный, Товар

ТипДокумента Числовой Платежка; Чек; Приходный кассовый

ордер; Накладная; Счет фактура

Номер

Документа Числовой Номер счета или счет фактуры

Дата

Документа Дата/время

Дата документа (см. назначение

ниже)

Примечание Текстовый Примечание по оплате

Код

СчетФактуры Числовой Код счет фактуры

КодСчета Числовой Код счета

Таблица “Orders”

OrderNumber Числовой Номер приходно-кассового ордера

Ground Текстовый Основание для выписки ПКО

PaymentID Числовой Код оплаты, по которой выписан ПКО

Таблица “ЭкземплярТовараБрак”

IDCopy Счетчик Уникальный идентификатор записи

SerialNumber Текстовый

Серийный номер бракованного,

сломанного или принимаемого

товара

Description

Error Текстовый

Описание причины поломки,

проблемы эксплуатации товара

- 28 -


IDAccount Числовой Код счета

IDBrand Числовой Код марки товара

TermRepair Числовой Срок ремонта

TermTesting Числовой Срок тестирования товара, при его

приемке

В таблице “НаборыДляСчетов” поле “КодГруппы” и

“МаркиТоваров” избыточно, если рассматривать данную таблицу с точки

зрения построения реляционной модели данных. Но в связи с тем, что

порой приходится при работе с юридическими лицами для проведения

корректной оплаты создавать не существующие (временные) Марки

товаров и потом их удалять, эти поля присутствуют в этой таблице. При

удалении в поле “МаркиТоваров” остается название марки, а поле

“КодГруппы” позволяет при открытии счета легко сориентироваться к

какой группе товаров относилась удаленная марка товаров.

В таблице “Оплаты” поля “НомерДокумента”, “ДатаДокумента”

являются справочными. Эта информация имеется в том случае если, по

ранее выписанному счету выписана вторая счет фактура или

дополнительный счет, для устранения опять же не состыковок при

оплате по безналичному расчету.

4.4 Четвертый блок модели данных – Марки товаров

Данный блок (Схема 4-4) содержит 17 таблиц. Здесь трудно

выделить основные (составляющие) таблицы, поскольку каждая играет

немаловажную роль. Структура и краткое описание полей содержится в

таблице 4-4.

- 29 -



Таблица “МаркиТоваров”


КодГруппы Числовой Код группы, к которой принадлежит

марка товара

Наименование Текстовый Наименование марки товаров

Модель Текстовый Номер модели (возможен буквенный

вариант)

КодСемейства Числовой Код семейства, к которому относится

марка товара

КодОписания Числовой Описание по отдельно взятой марке

товаров

Видимость Логический Выводиться ли марка товаров в

прайс-лист

Описание Поле МЕМО

Уже не помню, по какой причине

поле называется так, но это не

описание, а как бы название группы

товаров в единственном числе, т.е.

группа “Мониторы”, а здесь

“Монитор”

Ранг Числовой

Числовое значение значимости

конкретной марки товаров,

используется при сортировке

ЦенаВПрайсе Числовой Цена марки в прайс-листе

ЦенаВход Числовой Цена марки входная (оптовая)

Tag Текстовый Краткая основная характеристика

КодТМ Числовой Торговая марка производителя марки

товара

КлючеваяХака Числовой Основная количественная

характеристика марки товара

- 30 -


Хвостик Текстовый Дополнительная характеристика

ImageFile Текстовый Название файла с изображением

данной марки товаров

Description Поле МЕМО

Дополнительной описание марки

товаров, используется на Web сайте

фирмы

Таблица “ГруппыТоваров”


Наименование Текстовый Название группы товаром

КодКатегории

Товаров Числовой

Код категории товаров, к которой

относится конкретная группа

товаров, “Процессоры” относятся к

“Комплектующие”

Компьютер Логический

Являются ли марки товаров данной

группы составными частями

компьютера

Описание Поле МЕМО Описание группы товаров



конкретной группы товаров,

используется при сортировке.

ШаблонМТ Текстовый

Шаблон марки товара. Поскольку у

каждой марки товара разное

количество характеристик и свойств,

их приходится собирать для

отображения перекрестным

запросом. Данный шаблон есть ни

что иное, как часть SQL выражения

для запроса, который выводит

сводное название марки товара, в

строку используя данные из

- 31 -


перекрестного запроса.

Таблица “КатегорииТоваров”


Наименование Текстовый Название категории

Описание Поле МЕМО Описание категории товаров



конкретной категории товаров,

используется при сортировке.

WebName Текстовый Название категории товаров,

используется на Web сайте фирмы

Таблица “СортировкаВГруппе”


КодПоля Числовой Код поля сортировки (см. таблицу

“ПоляСортировкиМарок”)

КодГруппы Числовой Код группы, в которой сортируются

поля

Ранг Числовой Порядок отображения поля

сортировок

Таблица “ПоляСортировкиМарок”


ИмяПоля Текстовый

Название полей сортировки такие

как: “Торговая марка”, “Семейство”,

“Модель”, “с1”, “с2” и т.д. и “s1”, “s2”

и т.д. Здесь принято соглашение: все

поля, где первый символ “c” – это

численные значения, “s” – строковые

Таблица “КоличХакиДляГруппТоваров”


КодНаименования

Хаки Числовой Код наименования характеристики

- 32 -


КодЕдИзмерения Числовой Код единицы измерения

Ранг Числовой Ранг сортировки в группе товаров

КодГруппы Числовой Код группы товаров

Таблица “ЕдиницыИзмерения”


Наименование Текстовый Наименование единицы измерения -

“Килобайт”

Сокращение Текстовый Сокращение наименования - “Kb”

Таблица “НаименованияКоличХаки”


Наименование Текстовый Наименование количественной

характеристики - “Кеш 2-го уровня”

Кратко Текстовый Сокращение наименования - “Кеш II”

Таблица “ВеличиныХакДляМарокТоваров”


Величина Числовой Величина характеристики

КодКоличХ

ДляГрупп Числовой

Код количественной характеристики

для групп. Для того чтобы стало

понятнее, поясняю на примере в

приложении 2.

КодМарки Числовой Код марки

Таблица “ЗначенияСтандартовДляМарокТоваров”


КодСтандарта Числовой Код стандарта для марки

КодМарки Числовой Код марки

Код

НаЧтоСтандарты

ДляГрупп

Числовой

Код НаЧтоСтандартыДляГрупп, т.е. к

какой категории относится данный

стандарт (см. приложение 3).

Таблица “Стандарты”


- 33 -


Стандарт Текстовый

Стандарт. Например, для

процессоров одним из стандартов

является разъем - “Slot1” (см.

приложение 3).

Кратко Текстовый Сокращенное название стандарта

КодОписания Числовой Код описания или комментария для

стандарта

Таблица “Описания”


Описание Поле МЕМО Описание, как для стандартов, так и

для марок товара

Картинка

Поле

объекта

OLE

Картинка с изображением марки

товара

Таблица “НаЧтоСтандарты” – в этой таблице хранятся как бы группы

стандартов.


Наименование Текстовый

Наименование “группы”. Для

процессоров, например,

НаЧтоСтандарты – это “разъем”, а

стандартами являются: “Slot1”,

“SlotA”, “Socket3”, “Socket370”,

“Socket5”, “Socket7”, “Socket8”

Кратко Текстовый Сокращенное наименование

Таблица “НаЧтоСтандартыДляГруппы”


КодНаЧто

Стандарт Числовой

КодНаЧтоСтандар (см. структуру

таблицы “НаЧтоСтандарты”)

Ранг Числовой Ранг для сортировки

КодГруппы Числовой Код группы

- 34 -


Таблица “Семейства”


Наименование Текстовый Наименование семейства марок

товара

Таблица “ЗначениеСтандарторДляСемейств”


КодСтандарта Числовой Код стандарта присущий данному

семейству

КодСемейства Числовой Код семейства

КодНаЧто

Стандарты

ДляГрупп

Числовой “группа стандартов” к которой

относится стандарт

Таблица “ВеличиныХакДляСемейств”


Величина Числовой Величина характеристики

КодКоличХ

ДляГрупп Числовой Код количественной характеристики

КодСемейства Числовой Код семейства

Итак, можно подвести итог по данному блоку:

- 35 -

Схема 4-4

- 36 -

Каждая марка товара входит в группу товара, а та в свою очередь

обязательно принадлежит категории товаров. Кроме того марка товара

классифицируется по семейству. Каждая марка товара имеет свои

отдельно взятые стандарты и количественные характеристики, а так же

к ней относятся стандарты и количественные характеристики группы

товаров и семейства, в которые она входит.

Таблицы “СортировкаВГруппе” и “ПоляСортировокМарок”

используются для вывода полной информации о марке товара. Путем

перекрестного запроса получаем список всех количественных

характеристик (“c1”, “c2” и т.д.) и стандартов (“s1”, “s2” и т.д.), где в

качестве заголовков столбцов являются поля из таблицы

“ПоляСотрировокМарок”. Далее используя значение поля “ШаблонМТ” из

таблицы “ГруппыТовара”, следующим запросом отбираются необходимые

поля для конкретной марки.

- 37 -

5. Описание программы

В данной программе можно выделить четыре основных

направления работ: таблицы, отношения - структура базы данных,

экранные формы, отчеты и программные модули с макросами.

Вся программа состоит из двух файлов: файл universe.mdb и

universe_prg.mdb. Все таблицы и отношения между ними хранятся в

первом файле, а экранные формы, модули и макросы во втором.

5.1 Структура базы данных

Структура подробно рассмотрена в 4 разделе - “Реляционная

модель базы данных”. Можно добавить, что в этом файле так же

хранятся ряд запросов, которые необходимы для работы Web сайта

фирмы

.

5.2 Экранные формы

Всё взаимодействие с пользователем построено через экранные

формы, а так же меню. Хотя Access имеет стандартные средства по

созданию основной экранной формы, было принято решение не

создавать ее, поскольку это лишнее загромождение рабочей области, а

для быстрого доступа к тем или иным формам и отчетам использовать

меню.

А в качестве основной рабочей экранной формы было принято

решение выводить форму “Счета” (Рис. 5-I).

Через меню “Журналы”, можно открыть журнал счетов – экранная

форма “Счета”, и журнал счет фактур - “Счет фактуры”. В форме “Счета”

доступны все возможные операции со счетами:

• Создание нового счета – открывается форма “Редактирование

Счета” с новым счетом и пустым набором товаров;

- 38 -

• Создание на основе – открывается форма “Редактирование

Счета” с новым счетом и набором товаров с тем же набором

товаров, что и в счете, на основании которого сделан новый;

• Открытие и редактирование счета;

• Удаление счета;

• Печать счета – форма “Печать счета”, в которой можно

установить дополнительные опции печати и тип отчета;

• Оплатить счет – форма “Оплаты”, в которой можно увидеть, если

таковые имеются, существующие оплаты, и добавить новую

оплату;

• Отгрузить по счету – форма “Отгрузка оборудования по счету”;

• Сложить несколько счетов – форма “Сложение счетов”, в этой

форме можно не только складывать, но и вычитать счета;

и соответственно форма “Счет фактуры” со счет фактурами:

Рисунок 5–I

- 39 -

• Изменить счет фактуру – форма “Отгрузка оборудования по

счету”;

• Печать счет фактуры – отчет “Счет фактура”;

• Печать акта – отчет “Акт приемки передачи”;

• Печать гарантийного талона – отчет “Гарантийный талон”;

• Удаление счет фактуры;

Меню “Прайс-листы” (рис 5-II) дает доступ к следующим действиям:

• Печать прайс-листов: “Комплектующие”, “Оргтехника”, “Сетевое

оборудование”;

• Печать выше перечисленных прайс-листов с пред осмотром и с

возможностью установления количества копий

• Печать прайс-листа на готовый компьютер, с возможностью

пересчета цен

• Печать любого прайс-листа с предварительной настройкой.

Рисунок 5–II

- 40 -

Через меню “Субъекты” (Рис. 5-III) можно открыть экранные

формы по поиску персон и юридических лиц, имеющихся в базе.

Через меню “Товары” осуществляется доступ к экранной

форме “Марки товаров”, в которой доступны все операции по маркам

товаров.

Используя меню “Разное” (рис 5-IV) можно:

• оформить выезд специалиста, используя окно “Оформление

выезда специалиста”;

• определить основную комплектацию для списка стандартных

компьютеров продаваемых фирмой в оконной форме

“Продаваемые конфигурации компьютеров”;

• определить возможную дополнительную комплектацию для

компьютеров в окне “Определение дополнительных

комплектующих для компьютеров”;

• выставить текущий курс доллара в таблице “ТекущийКурс”.

Вся обработка возможных событий в форме обрабатывается в

модуле формы, как это чаще всего и принято в Access, также в этих

модулях располагаются общие для формы функции.

5.3 Программные модули

В программе используется несколько общих модулей:

Рисунок 5–III

Рисунок 5–IV

- 41 -

• “Additional” – здесь собраны все общие функции, которые

используются несколькими экранными формами, по

возможности каждая функция и процедура описана

комментарием объясняющим что это, для чего и зачем она

нужна;

• “APIDeclarations” – описываются необходимые константы и

функции API для вызова стандартных функций Windows,

которые, например, необходимы для занесения имени файла с

изображением марки товара в поле “ImageFile” таблицы

“МаркиТоваров”;

• “API” – общие функции, использующие в своем коде

обращения к функциям “API”;

• “CompositionAccount” – в данном модуле хранятся функции

производящие операцию по сложению счетов;

• “DescribeConstants” – содержит список глобальных, общих

переменных и констант для всего приложения;

• “GlobalProperties” – перечень глобальных свойств,

необходимых при работе приложения;

• “mProperties” – набор функций работающих с глобальными

свойствами;

• “NumberInWords” – содержит ряд функций, которые позволяют

перевести любую денежную сумму в цифровом виде в сумму

прописью.

5.4 Макросы

Макросы используются только там где нельзя сделать это

программно, поскольку программа выполняется быстрее. В программе

используются следующие макросы:

• Autoexec – макрос именно с таким именем является авто

загружаемым при запуске приложения и используется для

- 42 -

установки необходимых параметров касающихся и данной

программы и Access в целом;

• AutoKeys – макрос с таким именем в Access содержит обработку

“горячих” клавиш;

• mcrAccounts – используется для отображения дополнительной

информации о счете и клиенте в экранной форме “Счета”;

• mcrPriceList – с помощью этого макроса происходит

двухсторонняя печать прайс-листов.

- 43 -

6. Руководство программиста

Для работы созданного приложения необходимо иметь

установленную на компьютере операционную систему Windows 95,98 или

Windows NT 4.0 и выше, а так же установленный в любом варианте MS

Access 8.0, который входит в состав MS Office 97 Professional.

На прилагаемой к отчету дискете находится файл msjet35.dll,

которым надо заменить существующий на компьютере файл в папке

Windows\System, если операционная система Windows 9x или в папке

WinNT\System32, если операционная система Window NT, при этом

Access не должен быть запущен.

Создайте папку, в которой будут находиться файлы universe.mdb

и universe_prg.mdb.

Если программа будет использоваться только на одном

компьютере, то необходимо создать в созданной вами папке файл

Universe.bat следующего содержания: subst W: c:\Universe, в том случае,

если вы на предыдущем шаге создали файл Universe.bat, создайте ярлык

для этого файла и помести его в папку “Автозагрузка”, которая

находится в меню “Пуск\Программы”. Обязательно убедитесь, что у вас

нет сетевого “W” диска, если есть, то переназначьте его на другую

букву.

Если программа будет использоваться в локальной сети, в

многопользовательской среде, то на каждой пользовательской машине

необходимо создать сетевой диск “W” с путем на сетевую папку

“Universe”, а также на каждой машине нужно заменить файл msjet35.dll

Далее необходимо создать с помощью программы “Wrkgadm.exe”,

которая находится в той же папке что и замененная библиотека, файл

рабочей группы MS Access 8.0 в созданной вами папке. Далее следует

запустить Access, завести пользователей и установить соответствующие

разрешения.

- 44 -

Опять же, если программа будет работать в сети, то на каждой

пользовательской машине необходимо запустить программу

“Wrkgadm.exe” и установить связь с созданной вами рабочей группой

используя сетевой диск “W”.

Рекомендации для сетевой работы:

• рекомендуется регулярно делать BackUP (сохранение резервной

копии) базы данных, как показывает практика, делать это

лучше утром до начала работы

• если локальная сеть с пропускной способностью 10Mb, то лучше

положить копию файла universe_prg на каждой

пользовательской машине, если же 100Mb, то лучше чтобы оба

файла находились для надежности на сервере.

- 45 -

7. Руководство пользователя

Перед использованием программы во избежание ошибок следует

ознакомиться с данным руководством пользователя. В данном

руководстве делается попытка поэтапного разбора работы программы.

7.1 Меню программы

Любое действие начинается с выбора пункта меню. Меню состоит

из 8 подменю.

Здесь и далее будем рассматривать только основные 5 подменю:

• «Журналы»

• «Прайс-листы»

• «Субъекты»

• «Товары»

• «Разное»

Первое меню “Журналы” позволяет открыть и работать со счетами

и счетами фактурами.

Второе меню “Прайс-листы” отвечает за распечатывание прайс-

листов фирмы.

Используя пункты третьего меню “Субъекты”, можно найти

информацию о необходимом вам клиенте как физическом, так и

юридическом.

В четвертом меню “Товары” одно подменю “Марки товаров”,

которое дает вам доступ к списку марок товаров.

Пятое меню “Разное” – позволяет вам оформить выезд

специалиста, определить дополнительную и основную комплектацию для

стандартных продаваемых компьютеров в фирме, а так же

отредактировать текущий курс доллара.

- 46 -

7.2 Работа со счетами

При выборе подменю “Счета” из меню “Журналы” открывается

окно “Счета” (рис.5-I). По умолчанию в окне отображаются счета за

текущий год и месяц, и группа наборов товара установлена в значении

“Клиенты”.

При изменении любого из перечисленных параметров происходит

повторное обращение к базе данных с вновь установленными

параметрами.

Если Вам необходимо найти счет, зная его номер, то вам

достаточно набрать номер в поле с надписью “Номер” и нажать кнопку

“Найти” или просто нажать клавишу “Tab”, программа сама с

позиционирует на необходимый Вам счет, если таковой имеется. Если

его нет, то будет выдано соответствующее сообщение.

Для создания нового счета достаточно нажать кнопку “Создать”,

откроется окно “Подготовка заказа и выписка счета ” (рис.7-I).

Рисунок 7-I

- 47 -

В этом окне для сохранения счета Вам необходимо выбрать

клиента и вид набора товара. Если клиент Юридическое лицо, то нужно

нажать кнопку «Юр.лицо», иначе кнопку «Персоны». При этом откроется

форма «Персоны базы данных» либо «Предприятия базы данных»

(рис.7-II)

Рисунок 7-II

В окне “Подготовка заказа и выписка счета ” Вы можете

установить скидку для клиента, дату счета (по умолчанию дата текущая)

и курс для данного счета. Далее вы можете перейти к заполнению

набора товаров для счета. Если введенной вами марки товара не

существует, то откроется окно “Марка Товара” для заполнения ее

свойств, но об этом окне чуть ниже.

При заполнении наборов товаров Вы указываете категорию,

группу, марку товаров и количество данной марки. Для подгона

долларовой цены необходимо два раза кликнуть на поле с надписью

«Цена, р.» и ввести нужную сумму в рублях.

В созданном наборе товаров Вы можете удалить конкретную

марку товара нажатием кнопки «Убрать», можете удалить все марки

товаров из счета нажатием кнопки «Убрать все».

- 48 -

По окончанию внесения всех данных Вы можете либо отменить

внесение данного счета, нажав кнопку “Отмена”, либо сохранить его

кнопкой “Ок”. По нажатию любой из кнопок данное окно закроется, и вы

вернетесь в окно “Счета”, если Вы нажали кнопку “Ок”, то текущим

будет только что созданный счет.

Для передачи товара клиенту необходимо в окне «Счета» нажать

кнопку «Отгрузить», при этом откроется форма «Отгрузка по счету»

(рис. 7-III).

Рисунок 7-III

В этом окне вы определяете, какой именно товар по счету и

сколько Вы передаете клиенту. В левой части отображаются марки

товаров выписанные по счету, а в правой, марки товаров отгруженные и

переданные клиенту. Возможна полная или частичная отгрузка:

• Полная отгрузка осуществляется нажатием кнопки «Все >»

• При частичной отгрузке есть возможность передать всю

позицию целиком, нажатием кнопки «Позиция >» либо

передать один экземпляр марки товаров нажатием кнопки

- 49 -

«Единица >», если конечно количество данной марки больше

одного.

Кнопки «< Все», «< Позиция», «< Единица» необходимы для

изменения списка отгруженного товара, если в процессе дальнейшей

работы в этом возникнет необходимость.


отгрузку товара, нажав кнопку “Отмена”, либо сохранить ее кнопкой

“Ок”. Если Вы нажали кнопку “Ок”, то откроется форма «СчетаФактуры»

(рис. 7-IV).

Рисунок 7-IV

В этом окне отображаются все созданные счета фактуры. В

верхней части формы, в поле «Структура» Вы можете выбрать фирму, на

имя которой выписаны счета фактуры, а в группе переключателей

«Лица» определить для каких клиентов выводить список счетов фактур,

- 50 -

по умолчанию выводятся счета фактуры созданные для юридических

лиц.

В форме «СчетаФактуры» Вы можете:

• изменить счет фактуру нажатием кнопки «Изменить Фактуру»,

при этом откроется форма «Отгрузка по счету» (рис. 7–III),

• удалить счет фактуру нажатием кнопки “Удалить Фактуру”,

• распечатать счет фактуру нажатием кнопки “Печать Фактуры”,

пример напечатанной счет фактуры, выписанной на юридическое

лицо находится в Приложение 6.

• распечатать Акт приемки передачи оборудования по данной счет

фактуре нажатием кнопки «Печать Акта», пример напечатанного

Акта находится в Приложение 7.

• распечатать гарантийный талон по данной счет фактуре

нажатием кнопки «Печать Гарантийник», пример гарантийного

талона находится в Приложение 8.

Печать Акта приемки передачи оборудования и гарантийного

талона возможна, если при создании или изменении счет фактуры в

форме «Отгрузка по счету» галочками были выбраны опции «Создать

акт» и «Создать гарантийник». Печать счет фактуры, Акта приемки

передачи оборудования и гарантийного талона происходит с

предварительным просмотром.

Вернемся к окну «Счета» (рис.5-I), нажатием кнопки «Печать»

возможна печать самого счета и различных производных от этого счета

документов:

• печать выписанного счета, пример напечатанного счета

выписанного на юридическое лицо находится в Приложение 4

• печать Обязательства на доставку оборудования выписанного и

оплаченного по данному счету, предварительно указывается

дата доставки

• печать Заявки на сборку компьютера, предварительно

уточняются дата и время, к которому нужно собрать и

- 51 -

протестировать компьютер, а также дата и время доставки

компьютера

• печать Накладной – гарантийного талона

• печать Сохранной расписки, расписка может выписываться на

гарантийный ремонт, на платный ремонт и на тестирование;

Оплата по счету производится нажатием кнопки «Оплатить», при

этом открывается окно «Оплата по счету» (рис.7-V).

Рисунок 7-V

В этом окне Вы можете:

• добавить оплату, нажатием кнопки «Добавить оплату»

• изменить существующие оплаты, нажатием кнопки «Изменить

оплату»

• удалить оплату, нажатием кнопки «Удалить оплату»

При добавлении и изменении оплаты открывается окно «Оплата»,

в котором Вы указываете вид расчета (безналичный, наличный, товар),

внесенную сумму, дату оплаты и вид документа подтверждающего

оплату (рис.7-VI). Рисунок 7-VI

- 52 -


произведенную оплату, нажав кнопку “Отмена”, либо сохранить ее

кнопкой “ОК”. При нажатии кнопки «ОК» произведенная оплата

сохраняется в базе данных и в окне «Счета» в поле «Оплата»

отображается внесенная сумма, а в поле «Дата опл.» дата, когда была

произведена оплата по счету.

7.3 Формирование и печать прайс-листов

Печать прайс-листов производится из меню «Прайс-листы» (рис.5-II).

Меню “Прайс-листы” дает доступ к следующим действиям:

• Печать прайс-листов: “Комплектующие”, пример прайс-листа на

комплектующие находится в Приложение 11;

• “Оргтехника”, пример прайс-листа на оргтехнику находится в

Приложение 12.

• “Сетевое оборудование”, пример прайс-листа на сетевое

оборудование находится в Приложение 13;

• Печать выше перечисленных прайс-листов с пред осмотром и с

возможностью установления количества копий

• Печать прайс-листа на готовый компьютер, с возможностью

пересчета цен, пример прайс-листа на готовые компьютеры

находится в Приложение 10.

Печать любого прайс-листа с предварительной настройкой.

Комбинации различных компьютеров отображаемые в прайс-листе

на готовые компьютеры, настраиваются в меню «Разное» (рис.5-IV):

• в подменю «Определение основной комплектации для

компьютеров» Вы определяете основные компоненты готовых

компьютеров: процессор, плата, память, видеокарта, винчестер,

корпус (рис.7-VII), отображаемых в прайс-листе на готовые

компьютеры;

- 53 -

Рисунок 7-VII

• в подменю «Определение дополнительной комплектации для

компьютеров» Вы определяете необходимый дополнительный

набор для готовых компьютеров: монитор 14’’, монитор 15’’,

звуковую карту, привод CD-ROM, дисковод, клавиатуру и

мышку (рис.7-VIII).

Рисунок 7-VIII

- 54 -

7.4 Поиск персон

Поиск персон и поиск юридических лиц в базе данных

осуществляется в меню «Субъекты» (рис.5-III).

Подменю «Поиск персон» открывает форму «Персоны базы

данных» (рис.7-IX)

Рисунок 7-IX

В поле «Фамилия» Вы набираете нужную фамилию, либо

выбираете ее из списка всех фамилий, хранимых в базе данных. Далее в

поле «Имя» формируется список имен персон, у которых фамилия

соответствует веденной Вами. Из списка имен Вы выбираете нужное,

после этого в поле «Отчество» формируется список отчеств персон, у

которых фамилия и имя соответствуют введенным Вами. Из этого списка

Вы выбираете нужное отчество. В окне «Персоны базы данных»

отображается краткая информация об искомой персоне: дата рождения,

адрес проживания и домашний телефон. Если в базе данных существует

несколько человек с данной фамилией, именем и отчеством, то об этом

сообщает надпись «Запись 1 из *», в верхней части окна. Просмотреть

информацию об этих персонах можно с помощью кнопок с изображением

стрелок вправо и влево.

В «Окне персоны базы данных» Вы можете :

- 55 -

• распечатать данные о персоне нажатием кнопки «Печать»

• изменить адрес проживания персоны нажатием кнопки «Адрес»

• изменить телефон персоны нажатием кнопки «Телефон»

Если в процессе ввода фамилии, имени и отчества, искомой

персоны не окажется в базе данных, то Вы можете внести ее с помощью

кнопки «Добавить», указав при этом все известные о персоне данные:

имя, отчество, адрес, телефон.

Кнопки «ОК» и «Отмена» используются, если данная форма была

вызвана из окна «Подготовка заказа и выписка счета» для ввода

клиента.

Подменю «Поиск юридических лиц» открывает окно «Предприятия

базы данных» (рис.7-X).

Рисунок 7-X

В поле со списком «Наименование» Вы выбираете искомое Вами

юридическое лицо, после этого в окне отображается краткая

информация о юридическом лице: адрес, ИНН, телефон. С помощью

кнопки «Изменить» Вы можете изменить все данные у текущего

юридического лица. Нажатием кнопки «Персонал» Вы можете

просмотреть, добавить, изменить работников данного юридического

лица.

- 56 -

Кнопки «ОК» и «Отмена» используются, если данная форма была

вызвана из окна «Подготовка заказа и выписка счета» для ввода

клиента.

Подменю «Расширенный поиск персон» позволяет искать персоны

в базе данных по различным критериям (рис.7-XI).

Рисунок 7-XI

Вы заполняете любое поле в окне «Персоны базы данных» либо

комбинацию различных полей и нажимаете кнопку «Найти». Результатом

данного запроса будет список персон, соответствующих данному

критерию. Например, результатом запроса показанного на рисунке 7-XI

будет список персон проживающих по адресу ул. Кирова 6 – 57.

7.5 Марки товаров

Ввод новых товаров и изменение существующих производится

через меню «Товары» подменю «Марки товаров». При выборе этого

подменю открывается окно «Марки товаров» (рис.7-XII).

- 57 -

Рисунок 7-XII

В этом окне выводятся марки товаров соответствующие указанной

категории товаров, поле со списком «Категории товаров», и указанной

группе товаров, поле со списком «Группы товаров». По умолчанию

выводится список процессоров: категория – комплектующие, группа –

процессоры.

Галочка «Показывать только прайс» определяет отображение

только тех марок товаров, которые показываются в прайс-листе. Если ее

убрать, то будут отображаться все марки товаров хранимые в базе

данных.

В окне «Марки товаров» выводится краткая информация о товаре:

его наименование, входная и розничная цена товара в долларах,

входная и розничная цена в рублях, ранг товара и его количество на

складе.

Для добавления нового товара необходимо нажать кнопку «Доб.»,

а для изменения существующей марки товара нажать кнопку «Изм.», при

этом откроется окно «фМаркиТоваров» (рис.7-XIII).

- 58 -

Рисунок 7-XIII

При добавлении нового товара все поля пустые кроме поля

«Группа товара» и поля «Код». Далее Вы должны в поле со списком

«Торговая марка» выбрать торговую марку данного товара, обычно это

название фирмы производителя, если в списке нет нужной торговой

марки, то необходимо ввести ее руками. В поле со списком «Семейство»

Вы указываете семейство, к которому принадлежит новый вносимый

товар, в поле со списком «Модель» Вы должны указать модель товара.

В правой верхней части окна «фМаркиТоваров» (рис.7-XIII)

отображаются количественные характеристики марки товара

характеризующие данную группу товаров: как видно на рисунке 7-XIII

это минимальная частота шины, максимальная частота шины, количество

PCI – слотов, количество ISA – слотов и т.д. Количественным

характеристикам не свойственным данной марке товара просто не

присваиваются значения.

В правой нижней части окна «фМаркиТоваров» (рис.7-XIII)

отображаются качественные характеристики марки товара или

стандарты характеризующие данную группу товаров: например форм –

фактор материнской платы, чипсет или набор микросхем на которой

- 59 -

сделана материнская плата, форм – фактор разъема для установки

процессора и т.д.

В левой нижней части окна «фМаркиТоваров» (рис.7-XIII) в

группе «Низводимые параметры» в поле «Генерируем имя»

отображается автоматически генерируемое составное название марки

товара на основании введенных Вами количественных и качественных

характеристик. Это сгенерированное название Вы можете использовать

как основу для конечного наименования марки товара, которое Вы

вводите в поле «Наименование».

В поле «вход» Вы указываете входную цену товара в долларах,

затем Вы можете задать фиксированную выходную цену товара в поле

«Цены($): прайс», либо указать коэффициент надбавки в поле «коэф»,

при этом выходная цена в прайсе посчитается автоматически. Входные и

выходные цены в рублях считаются автоматически по текущему курсу

доллара к рублю + 5%. В поле «Описание» указывается наименование

данной марки товара по-русски, используемое в устной разговорной

речи. В поле «ранг» указывается число – ранг товара, определяющее

значимость товара. Ранг определяет порядок отображения марок товаров

на экране и в прайс-листе.


ввод товара, нажав кнопку “Отмена”, либо сохранить новые данные,

нажав кнопку “Ок”.

Для того, чтобы определить список количественных и

качественных характеристик для данной группы товаров необходимо два

раза кликнуть мышкой в поле «Группы товаров» в окне

«МаркиТоваров», либо в поле «Группа товаров» в окне

«фМаркиТоваров», при этом откроется окно «ГруппыТоваров» (рис.7-

XIV).

- 60 -

Рисунок 7-XIV

В поле «Категоря Товаров» отображается категория товаров, к

которой принадлежит данная группа товаров. В поле «Ранг Группы»

указывается число, определяющее порядок отображения данной группы

в прайс-листе: например в прайс-листе сначала идет группа товаров –

процессоры (ранг = 1), далее материнские платы (ранг = 2) и т.д. В

поле «Наименование» формируется шаблон, по которому генерируется

составное название марки товара. Изменить шаблон Вы можете

нажатием кнопки «Изменить шаблон».

В группе «Количественные характеристики» Вы можете

определить перечень количественных характеристик, соответствующих

данной группе товаров:

• наименование количественной характеристики

• единицу измерения количественной характеристики

• ранг количественной характеристики

В группе «Стандарты» Вы определяете качественные

характеристики, соответствующие данной группе товаров:

- 61 -

• на что стандарт, название качественной характеристики

• ранг стандарта


произведенные изменения, нажав кнопку “Отмена”, либо сохранить

новые данные, нажав кнопку “Ок”.

- 62 -

Заключение

В ходе разработки и создания системы по ведению торгового и

складского учета были проведены следующие работы:

• Рассмотрены принципы ведения складского и торгового учета;

• Проведено знакомство с основными представителями данного

класса задач;

• Изучено функционирование моделируемой предметной области;

• Определены информационные потребности задач;

• Описана предметная область, разработаны и созданы структуры

данных;

• Спроектирован и реализован интерфейс пользователя;

• Написан и сдан в эксплуатацию программный продукт.

Кроме того, данная программа и как ее часть, структура базы

данных, открыта для изменений и усовершенствований. Временные

таблицы для редактирования можно заменить, на одну постоянную

таблицу, модернизировать структуру в блоке “Марки товаров”.

В тоже время, структура базы данных избыточна. То есть в ней

предусмотрено хранение более полной информации, например, о

клиентах и городах, о марках товара. Но это уже проблема внесения

данных, поскольку это очень монотонная и мало оплачиваемая работа.

В процессе разработки программа вышла за рамки простого

торгового и складского учета, эта программа стала приложением фирмы,

поскольку в ней много дополнительных возможностей, о которых здесь

не говорилось.

В качестве дальнейшего развития проекта планируется полный

переход на СУБД Microsoft SQL Server 7.0, использующей технологию

«клиент – сервер».

- 63 -

Приложение 2 Здесь показан пример количественных характеристик одной

марки товаров - Intel Celeron 366МГц 128KB MMX(Socket370)

Данные получены следующим запросом:

SELECT ГруппыТоваров.Наименование, МаркиТоваров.Наименование,

ВеличиныХакДляМарокТоваров.Величина,

НаименованияКоличХаки.Кратко, ЕдиницыИзмерения.Сокращение

FROM ГруппыТоваров INNER JOIN (МаркиТоваров INNER JOIN

([НаименованияКоличХаки] INNER JOIN (ЕдиницыИзмерения INNER JOIN

([КоличХакиДляГруппТоваров] INNER JOIN

[ВеличиныХакДляМарокТоваров] ON КоличХакиДляГруппТоваров.Код =

ВеличиныХакДляМарокТоваров.КодКоличХДляГрупп) ON

ЕдиницыИзмерения.Код = КоличХакиДляГруппТоваров.КодЕдИзмерения)

ON НаименованияКоличХаки.Код =

КоличХакиДляГруппТоваров.КодНаименованияХаки) ON

МаркиТоваров.Код = ВеличиныХакДляМарокТоваров.КодМарки) ON

(ГруппыТоваров.Код = МаркиТоваров.КодГруппы) AND

(ГруппыТоваров.Код = КоличХакиДляГруппТоваров.КодГруппы)

WHERE (((МаркиТоваров.Наименование)='Intel Celeron 366МГц 128KB

MMX(Socket370)'))

ORDER BY ГруппыТоваров.Ранг, МаркиТоваров.Ранг,

КоличХакиДляГруппТоваров.Ранг;

Результат:

ГруппыТоваров.

Наменование

МаркиТоваров.Наименование Величина Кратко Сокращение

Процессоры Intel Celeron 366МГц 128KB MMX(Socket370)

366 Частота МГц

Процессоры Intel Celeron 366МГц 128KB 32 Кеш I KB Процессоры Intel Celeron 366МГц 128KB 128 Кеш II KB Процессоры Intel Celeron 366МГц 128KB 5,5 Умн. x Процессоры Intel Celeron 366МГц 128KB -1000 Эл.мощн. W

Значение '–1000' говорит о том, что действительное значение не

известно.

- 64 -

Приложение 3

Здесь показан пример стандартов одной марки товаров -

Intel Pentium II 350МГц 512KB MMX(Slot1)

Данные получены следующим запросом:

SELECT ГруппыТоваров.Наименование, МаркиТоваров.Наименование,

НаЧтоСтандарты.Наименование, НаЧтоСтандарты.Кратко, Стандарты.Стандарт

FROM (Стандарты INNER JOIN (([НаЧтоСтандарты] INNER JOIN

(ГруппыТоваров INNER JOIN [НаЧтоСтандартыДляГруппы] ON

ГруппыТоваров.Код = НаЧтоСтандартыДляГруппы.КодГруппы) ON

НаЧтоСтандарты.Код = НаЧтоСтандартыДляГруппы.КодНаЧтоСтандарт) INNER

JOIN [ЗначенияСтандартовДляМарок] ON НаЧтоСтандартыДляГруппы.Код =

ЗначенияСтандартовДляМарок.КодНаЧтоСтандартыДляГрупп) ON

Стандарты.Код = ЗначенияСтандартовДляМарок.КодСтандарта) INNER JOIN

МаркиТоваров ON (МаркиТоваров.Код =

ЗначенияСтандартовДляМарок.КодМарки) AND (ГруппыТоваров.Код =

МаркиТоваров.КодГруппы)

WHERE (((МаркиТоваров.Наименование)='Intel Pentium II 266МГц 512KB

MMX(Slot1)'))

GROUP BY ГруппыТоваров.Наименование, МаркиТоваров.Наименование,

НаЧтоСтандарты.Наименование, НаЧтоСтандарты.Кратко, Стандарты.Стандарт;

Результат:

ГруппыТоваров.

Наименование МаркиТоваров.Наименование

НаЧтоСтандарты.

Наименование Кратко Стандарт

Процессоры Intel Pentium II 350МГц 512KB

MMX(Slot1) Вольтаж Вольт. 2.0В


MMX(Slot1) Вольтаж Вольт. 2.8В


MMX(Slot1)

Доп.набор

инструкций доп.инстр. MMX


MMX(Slot1)

Набор

инструкций инстр. x86


MMX(Slot1) Разъем Разъем Slot1

Проектирование и программная реализация...

Documents