ТИПОВА ІНСТРУКЦІЯjust.odessa.gov.ua/files/upload/files/instruction.docx · web...

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

ГОЛОВНЕ ТЕРИТОРІАЛЬНЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ В ОДЕСЬКІЙ

ОБЛАСТІ

ЗАТВЕРДЖЕНОНаказ Головного територіального управління юстиції в Одеській області16 лютого 2012 № 207- о/д

Із змінами, внесеними згідно із наказами:24/03-06 від 27.01.2015р.432/03-06 від 05.08.2016р.586/03-06 від 11.11.2016р.635/03-06 від 09.12.2016р.

ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства в Головному територіальному управлінні

юстиції

в Одеській області

м. Одеса 2012 р.

ЗАТВЕРДЖЕНОНаказ Головного територіального управління юстиції в Одеській області16 лютого 2012 № 207- о/д

ІНСТРУКЦІЯз діловодства в Головному територіальному управлінні юстиції

в Одеській області

1. Загальні положення

1.1. Інструкція з діловодства в Головному територіальному управлінні юстиції в Одеській області (далі – Інструкція) спрямована на підвищення ефективності управлінської діяльності та для вибору найбільш оптимальних засобів і методів реалізації державної правової політики, подальшого вдосконалення організації, планування, контролю за виконанням покладених завдань, проведення оперативних нарад, аналіз та узагальнення проведеної роботи для вироблення і прийняття управлінських рішень необхідних для діяльності Головного територіального управління в Одеській області (далі – Головне територіальне управління) та його структурних підрозділів, зокрема: відділів Головного територіального управління, управління державної виконавчої служби, управління державної реєстрації, управління фінансового та матеріально-технічного забезпечення (далі – структурні підрозділи).

Ця Інструкція розроблена відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 року №1242 „Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади ” (далі – Типова інструкція), а також національних стандартів на організаційно-

2

розпорядчу документацію (наказ Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07.04.2003 №55 „Про затвердження Національного стандарту України ДСТУ 4163-2003 „Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів” (далі – Національний стандарт).

1.2. Інструкція визначає організаційні та процедурні питання взаємодії Головного територіального управління з його структурними підрозділами у процесі формування та реалізації єдиних правил документування управлінської діяльності Головного територіального управління.

Вимоги цієї Інструкції спрямовані на забезпечення узгодженості та цілісності формування єдиного порядку ведення загального діловодства в Головному територіальному управлінні та його структурних підрозділах.

1.3. Інструкція встановлює загальні положення щодо функціонування структурних підрозділів з діловодства Головного територіального управління, а також вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в Головному територіальному управлінні та його структурних підрозділах незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, що міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

1.4. Порядок роботи з електронними документами в діловодстві, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на доступ до публічної інформації визначаються окремими нормативно-правовими актами.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.1998 року № 1893 (зі змінами від 20.10.2011 року).

Порядок ведення діловодства щодо звернень громадян визначається Законом України від 10.10.1996 року № 39/96-ВР «Про звернення громадян», «Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації», затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 (зі змінами від 19.01.2011 року), «Інструкцією про порядок розгляду звернень та особистого прийому громадян у Міністерстві

3

юстиції України, в установах та організаціях, що належать до сфери його управління», затвердженою наказом Міністерства України від 18 березня 2004 року № 26/5, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 18 березня 2004 року за № 342/8941.

1.5. Із змінами, внесеними згідно із наказом 24/03-06 від 27.01.2015р.

Відповідальність за загальну організацію діловодства в Головному територіальному управлінні несе начальник Головного територіального управління.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, актах центральних і місцевих органів виконавчої влади, а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України відповідають заступники начальника Головного територіального управління згідно з розподілом функціональних обов'язків.

1.6. Відповідальність за додержання встановлених правил діловодства, стан діловодства, зберігання і використання документів у структурних підрозділах Головного територіального управління покладається на їх керівників, які зобов'язані:

- здійснювати контроль за дотриманням строків, установлених для виконання актів законодавства, доручень Президента України, Прем'єр-міністра України, Міністерства юстиції України, Одеської обласної державної адміністрації та інших документів відповідно до чинного законодавства та резолюцій керівництва Головного територіального управління;

- вживати необхідних заходів щодо зменшення обсягів службового листування;

- не допускати вимагання від підвідомчих установ різних відомостей, звітів, зведень та інших документів, не передбачених нормативно-правовими актами, які не викликані необхідністю;

- здійснювати контроль за обов'язковим додержанням у структурному підрозділі вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію, Типовою інструкцією та цією Інструкцією.

1.7. Відповідно до вимог державних стандартів, Типової інструкції та цієї Інструкції, організація ведення діловодства в Головному територіальному управлінні , а також методичне керівництво здійснення контролю за строками виконання документів, які потребують контролю,

4

покладається на відділ організаційної роботи, документування та контролю (далі – організаційний відділ), що підпорядковується заступникам начальника Головного територіального управління згідно розподілу функціональних обов’язків.

Робота організаційного відділу регламентується Положенням про нього, що розробляється на основі Положення про Головні територіальні управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, затвердженого наказом Міністерства юстиції України 23.06.2011 № 1707/5 (далі – Положення про Головне територіальне управління) та цієї Інструкції.

Діяльність працівників організаційного відділу регламентується посадовими інструкціями, які розробляються начальником цього відділу на підставі Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів і службовців і затверджуються начальником Головного територіального управління.

1.8. Одним з основних завдань організаційного відділу є встановлення в Головному територіальному управлінні та його структурних підрозділах єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, забезпечення скорочення кількості документів, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах Головного територіального управління, територіальних управліннях юстиції Одеської області та їх структурних підрозділах.

1.9. Організаційний відділ відповідно до покладених на нього завдань:

- розробляє Інструкцію з діловодства в Головному територіальному управлінні в Одеській області, типову інструкцію з діловодства для територіальних органів юстиції; зведену номенклатуру справ Головного територіального управління, а також примірну номенклатуру справ для територіальних управлінь юстиції та погоджує їх з державною архівною установою;

- здійснює реєстрацію та веде облік документів; - організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та

підготовку до передачі до архіву Головного територіального управління; - забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними

підрозділами Головного територіального управління вимог Типової інструкції, цієї Інструкції та Національних стандартів;

- вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в Головному територіальному управлінні ;

5

- проводить перевірки стану діловодства в структурних підрозділах Головного територіального управління та територіальних установах юстиції Одеської області;

- здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в Головному територіальному управлінні ;

- проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

- організовує збереження документаційного фонду Головного територіального управління та користування ним;

- ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників структурних підрозділів з питань діловодства;

- засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом Головного територіального управління та в окремих випадках – керівниками структурних підрозділів.

1.10. В структурних підрозділах, в яких для ведення діловодства за штатним розписом не передбачено посади працівника з діловодства, ця робота покладається на спеціально виділену для цього особу, із зазначенням в його посадовій інструкції цих обов’язків.

1.11. У разі звільнення працівника, а також у разі його відсутності (відпустка, відрядження, хвороба тощо) усі неоформлені контрольні документи за вказівкою керівника структурного підрозділу передаються особі, що його заміщує, з обов’язковою відміткою в реєстраційно-контрольних картках.

2. Документування управлінської діяльності

2.1. Загальні вимоги до створення документів

2.1.1. Документування управлінської діяльності Головного територіального управління полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів в Головному територіальному управлінні є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

2.1.2. Створені документи повинні відповідати правовому статусу Головного територіального управління та спрямовуватись на виконання Головним територіальним управлінням покладених на нього завдань і функцій.

6

Право видавання документів, їх підписання, погодження, затвердження регламентується Положенням про Головне територіальне управління, положеннями про структурні підрозділи Головного територіального управління та посадовими інструкціями працівників Головного територіального управління.

Відповідно до чинного законодавства Головне територіальне управління видає накази, інструкції, методичні рекомендації крім того, затверджує положення про структурні підрозділи Головного територіального управління. Рішення найбільш важливих питань, а також питань, що стосуються всіх або кількох підвідомчих установ, викладаються в наказах або в рішеннях колегій Головного територіального управління.

2.1.3. В Головному територіальному управлінні визначається конкретний перелік документів, передбачений зведеною номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватись спільні документи.

2.1.4. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі - ДКУД).

Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація, яка викладається у вигляді наказів. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються Національними стандартами.

2.1.5. Головне територіальне управління та його структурні підрозділи здійснюють діловодство державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

2.1.6. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

7

2.2. Бланки документів

2.2.1. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

2.2.2. Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А6 (105 х 148 міліметрів) - для резолюцій.

Бланки документів повинні мати такі поля: 30 мм - ліве; 10 мм - праве; 20 мм - верхнє та нижнє.

2.2.3. Із змінами, внесеними згідно із наказу 586/03-06 від 11.11.2016р

Бланки кожного виду виготовляються на основі

поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка

розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту

однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) способом.

Структурні підрозділи Головного територіального управління

розробляють бланки документів із зазначенням своєї назви у тому разі за

встановленим зразком (додатки 2, 3), коли керівник підрозділу чи посадова

особа мають право підписувати документи в межах їх повноважень,

визначених у положеннях про структурні підрозділи та посадових

інструкціях.

В Головному територіальному управлінні використовують такі бланки

документів:

1) бланки для листів (додатки 2, 3):

- бланк для листування Головного територіального управління юстиції

в Одеській області;

- бланк для листування управління державної реєстрації Головного

територіального управління юстиції в Одеській області;

- бланк для листів управління державної виконавчої служби Головного

територіального управління юстиції в Одеській області;

8

- бланк для листів відділу примусового виконання рішень управління

державної виконавчої служби Головного територіального управління юстиції


- бланк для листів Київського відділу державної виконавчої служби

міста Одеса Головного територіального управління юстиції в Одеській

області;

- бланк для листів Малиновського відділу державної виконавчої служби


області;

- бланк для листів Приморського відділу державної виконавчої служби


області;

- бланк для листів Суворовського відділу державної виконавчої служби


області;

- бланк для листів Чорноморського міського відділу державної

виконавчої служби Головного територіального управління юстиції в Одеській

області;

- бланк для листів Южненського міського відділу державної виконавчої

служби Головного територіального управління юстиції в Одеській області;

- бланк для листів Біляївського міськрайонного відділу державної


області;

- бланк для листів Білгород-Дністровського міськрайонного відділу



- бланк для листів Ізмаїльського міськрайонного відділу державної


області;

9

- бланк для листів Березівського міжрайонного відділу державної


області;

- бланк для листів Великомихайлівського міжрайонного відділу



- бланк для листів Подільського міжрайонного відділу державної


області;

- бланк для листів Роздільнянського міжрайонного відділу державної


області;

- бланк для листів Ананьївського районного відділу державної


області;

- бланк для листів Арцизького районного відділу державної виконавчої


- бланк для листів Балтського районного відділу державної виконавчої


- бланк для листів Болградського районного відділу державної


області;

- бланк для листів Кілійського районного відділу державної виконавчої


- бланк для листів Кодимського районного відділу державної виконавчої


- бланк для листів Комінтернівського районного відділу державної


області;

10

- бланк для листів Любашівського районного відділу державної


області;

- бланк для листів Овідіопольського районного відділу державної


області;

- бланк для листів Ренійського районного відділу державної виконавчої


- бланк для листів Савранського районного відділу державної


області;

- бланк для листів Саратського районного відділу державної


області;

- бланк для листів Тарутинського районного відділу державної


області;

- бланк для листів Татарбунарського районного відділу державної


області;

- бланк для листів Ширяївського районного відділу державної


області;

- бланк для листів відділу державної реєстрації актів цивільного стану

управління державної реєстрації Головного територіального управління

юстиції в Одеській області;

- бланк для листів Київського районного у місті Одесі відділу державної

реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління


11

- бланк для листів Малиновського районного у місті Одесі відділу

державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального

управління юстиції в Одеській області;

- бланк для листів Приморського районного у місті Одесі відділу



- бланк для листів Суворовського районного у місті Одесі відділу



- бланк для листів Одеського міського відділу державної реєстрації

актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції в

Одеській області;

- бланк для листів Чорноморського міського відділу державної



- бланк для листів Южненського міського відділу державної реєстрації



- бланк для листів Білгород-Дністровського міськрайонного відділу



- бланк для листів Біляївського міськрайонного відділу державної



- бланк для листів Ізмаїльського міськрайонного відділу державної



- бланк для листів Березівського районного відділу державної реєстрації



12

- бланк для листів Миколаївського районного відділу державної



- бланк для листів Великомихайлівського районного відділу державної



- бланк для листів Фрунзівського районного відділу державної



- бланк для листів Подільського міськрайонного відділу державної



- бланк для листів Красноокнянського районного відділу державної



- бланк для листів Роздільнянського районного відділу державної



- бланк для листів Іванівського районного відділу державної реєстрації



- бланк для листів Ананьївського районного відділу державної реєстрації



- бланк для листів Арцизького районного відділу державної реєстрації



- бланк для листів Балтського районного відділу державної реєстрації



13

- бланк для листів Болградського районного відділу державної



- бланк для листів Кілійського районного відділу державної реєстрації



- бланк для листів Кодимського районного відділу державної реєстрації



- бланк для листів Комінтернівського районного відділу державної



- бланк для листів Любашівського районного відділу державної



- бланк для листів Овідіопольського районного відділу державної



- бланк для листів Ренійського районного відділу державної реєстрації



- бланк для листів Савранського районного відділу державної реєстрації



- бланк для листів Саратського районного відділу державної реєстрації



- бланк для листів Тарутинського районного відділу державної



14

- бланк для листів Татарбунарського районного відділу державної



- бланк для листів Ширяївського районного відділу державної реєстрації



2) бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви

виду документа: наказ, рішення колегії) (додатки 4,5).

2.2.4. Бланки листів Головного територіального управління (додаток 2) повинні виготовлятись друкарським способом на білому папері високої якості насиченою фарбою темно зеленого кольору.

Бланки структурних підрозділів Головного територіального управління можуть виготовлятись за допомогою комп'ютерної техніки та мати чорний колір.

Види бланків, що використовуються в Головному територіальному управлінні та його структурних підрозділах, а також порядок їх обліку визначаються цією Інструкцією.

2.2.5. Обов'язковому обліку суворої звітності підлягають пронумеровані бланки листів та наказів Головного територіального управління (додатки 2, 4).

Порядкові номери проставляються друкарським способом на верхньому полі зворотного боку бланка.

Рішення про необхідність обліку бланків, виготовлених структурними підрозділами за допомогою комп'ютерної техніки, приймає керівник відповідного структурного підрозділу. Особи, які персонально відповідають за облік, зберігання та використання бланків, визначаються керівником відповідного структурного підрозділу.

2.2.6. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні, службові, пояснювальні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.

2.2.7. Облік, видачу, контроль за використанням, знищення зіпсованих бланків суворої звітності здійснює відділ матеріально-технічного забезпечення управління фінансового та матеріально технічного

15

забезпечення Головного територіального управління (далі – відділ матеріально-технічного забезпечення).

З метою скорочення кількості зіпсованих бланків суворої звітності, первинні проекти службових документів повинні складатись на чернетках. Після ознайомлення з проектом документа безпосереднього керівника структурного підрозділу документ складається на бланку.

2.2.8. Зіпсовані документи (чернетки), які використані з обох сторін, в обов’язковому порядку подрібнюються до стану, що виключає можливість їх прочитання.

2.2.9. Одержують бланки Головного територіального управління керівники структурних підрозділів або працівники, яким це доручено відповідно до їх функціональних обов’язків.

При черговому отриманні бланків структурні підрозділи повертають корінці зіпсованих бланків разом зі звітом, в якому зазначається період часу використання бланків, а також кількість витрачених та зіпсованих бланків.

2.2.10. При реєстрації наказу або вихідного документа номер бланку, на якому він надрукований, списується і у звіті структурного підрозділу про використання бланків зазначається як використаний.

2.2.11. Копіювання бланків Головного територіального управління не допускається.

2.2.12. Бланки суворої звітності повинні зберігатись в умовах, що забезпечують їх збереження та цільове використання.

2.2.13. Відповідальність за зберігання і законність використання бланків суворої звітності несуть особи, які їх одержали та які ними користуються.

2.3. Оформлення реквізитів документів

2.3.1. Оформлення організаційно-розпорядчих документів Головного територіального управління повинно відповідати вимогам Національних стандартів.

2.3.2. Обов’язковими реквізитами вихідних документів є:- малий герб України (тризуб),- напис „Україна”,

16

- найменування установи вищого рівня;- найменування Головного територіального управління;- найменування структурного підрозділу (для службових документів

структурних підрозділів);- поштова адреса, індекс підприємства поштового зв’язку, номер

телефону (факсу),- дата та індекс вихідного документа,- посилання на дату та індекс вхідного документа (у разі наявності), - найменування адресата чи адресатів,- заголовок до тексту (у разі доцільності),- текст,- додатки до документа (у разі їх наявності),- підпис, - візи на копії документа, що залишається в Головному

територіальному управлінні ,- прізвище виконавця і номер його телефону.

Перші шість реквізитів передбачені на бланку для листів Головного територіального управління при їх виготовленні.

Датування документу

2.3.3. Обов’язковому датуванню підлягають усі службові документи, а також службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

2.3.4. Документи набувають чинності з моменту їх підписання або затвердження, якщо у тексті або законодавством не передбачено іншої дати.

Спільні нормативно-правові акти повинні мати єдину дату підписання документа.

2.3.5. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у наступній послідовності: число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік -

17

чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 20 січня 2010 року слід писати: 20.01.2010.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 2 квітня 2010 року слід писати: 02.04.2010. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня 2010 року.

Дозволяється вживання у скороченому варіанті слова "рік" - "р.", наприклад: 03 червня 2011 р.

При посиланні у тексті на нормативно-правовий акт або інший документ дата оформляється таким чином: наказ…№...від 25.02.2010; лист…№...від 15.03.2010.

2.3.6. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.

Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку.

Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч.

Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

Реєстраційний індекс документу

2.3.7. Індексація документів - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Так, окремо індексуються вхідні документи, вихідні документи, накази Головного територіального управління з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників; рішення колегії Головного територіального управління, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські документи, звернення громадян, запити на інформацію, тощо.

2.3.8. Реєстраційний індекс вхідного документа складається з:- для документів, що реєструються організаційним відділом,-:

порядкового номеру відповідно до електронного журналу реєстрації вхідної

18

кореспонденції, який доповнюється індексами керівництва Головного територіального управління чи структурного підрозділу, кореспондентів, що надіслали документ, та відмітки про взяття документа на контроль (в разі потреби), наприклад: 4601-05-12-7, де 4601 – порядковий номер відповідно до електронного журналу, 05 – індекс структурного підрозділу, який розглядає документ, 12 - індекс кореспондента, що надіслав документ, 7 – порядковий номер контрольного документу в межах структурного підрозділу;

- для документів, що реєструються структурним підрозділом,-: порядкового номеру відповідно до журналу реєстрації вхідної кореспонденції, що ведеться у структурному підрозділі, скорочена назва структурного підрозділу, індекси відповідного відділу структурного підрозділу та кореспондента, що надіслав документ, наприклад: 605РС-08.2-12, де 605 – порядковий номер відповідно до журналу реєстрації, РС (ДВС) – скорочена назва структурного підрозділу, 08.2 – індекс відділу структурного підрозділу, який розглядає документ, 12 - індекс кореспондента, що надіслав документ, згідно номенклатури відомчої картотеки Головного територіального управління.

Реєстраційний індекс та дата реєстрації вхідного документа зазначається в реєстраційному штампі, який проставляється у нижньому правому вільному від тексту куті першої сторінки документу (заяви, супровідного листа, звернення тощо).

2.3.9. Реєстраційний індекс вихідного документа складається з:- для документів, пов’язаних з виконанням вхідних документів -

індексу структурного підрозділу Головного територіального управління, який підготував документ, порядкового номера відповідно до електронного журналу реєстрації вихідної кореспонденції та через дріб індексу вхідного документу-завдання, наприклад: 06-120/128-06-12 (індекс не контрольного вхідного документу) або 06-120/128-06-12-5 (індекс контрольного вхідного документу), де: 06 - індекс структурного підрозділу, 120 - порядковий номер відповідно до електронного журналу, 128-06-12 або 128-06-12-5 індекс вхідного документу-завдання;

- для вихідних ініціативних документів (ті, які не пов’язані з розглядом та/або виконанням вхідного документу) - індексу структурного підрозділу, який підготував документ, порядкового номера відповідно до електронного журналу реєстрації вихідної кореспонденції, наприклад: 06 - 120, де 06 - індекс структурного підрозділу, 120 - порядковий номер відповідно до електронного журналу.

Так само, як і при реєстрації вхідних документів для децентралізованої реєстрації в структурних підрозділах після порядкового номеру відповідно до журналу реєстрації проставляється скорочена назва структурного підрозділу – РС (ДВС), наприклад: 08.2-120 РС.

19

Реєстраційний індекс вихідного документу проставляється на спеціально відведеному місці на бланку Головного територіального управління або відповідного структурного підрозділу.

2.3.10. Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів органів, що видали його, які проставляються через дріб.

Посилання на дату та індекс вхідного документа

2.3.11. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку. При цьому посилатись на індекс і дату вхідного документу в тексті документу немає потреби.

Найменування адресата чи адресатів із зазначенням їх адреси

2.3.12. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі, фізичним особам. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:

Міністерство юстиції України

або

Міністерство юстиції УкраїниДепартамент документування і контролю

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

Міністерство юстиції України Департамент документування і контролю Директору Департаменту (прізвище, ініціали)

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

20

Начальнику (-ові) Головного територіального управління в Одеській області (Прізвище, ініціали)

абоЗаступнику начальника Головного територіального управління в Одеській області (Прізвище, ініціали)

2.3.13. У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

2.3.14. Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:

Начальникам міськрайонних та районних управлінь юстиції Одеськоїобласті

або

Начальникам територіальних управлінь юстиції Одеської області

або

Завідувачам державних нотаріальних контор Одеської області

2.3.15. Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

2.3.16. Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи або фізичної особи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. N 270, а саме вказуватися в такому порядку:

- найменування адресата (для фізичних осіб в називному відмінку – прізвище, ім’я та по батькові),

- назва вулиці, номер будинку, квартири,- назва населеного пункту, району, області,- поштовий індекс,

21

- країна (для міжнародних поштових відправлень).

2.3.17. Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Редакція журналу „Слово”вул. Канатна, 83,м. Одеса, 65033

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім'я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), а потім поштова адреса, наприклад:

Іванов Павло Васильович вул. Ак. Корольова, буд. 34, кв. 200, м. Одеса, 65104

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах може не зазначатись.

При надсиланні документа кореспондентам країн далекого зарубіжжя зазначається повна поштова адреса англійською мовою (або латинськими літерами).

Гриф обмеження доступу

2.3.18. Гриф обмеження доступу до документа ("Для службового користування") оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту "Адресат" або "Гриф затвердження".

Гриф затвердження документу

2.3.19. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах (додаток 6).

2.3.20. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням наказу.

22

Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися наказами Головного територіального управління.

2.3.21. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ" (без лапок), найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ Начальник Головного територіального управління юстиції в Одеській області

(Підпис) (Ініціали, прізвище) Дата

Під час затвердження документа наказом на документі зазначається гриф за такою формою:

ЗАТВЕРДЖЕНОНаказ Головного територіального управління юстиції в Одеській області

20 січня 2012 N 75-о/д

2.3.22. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

Резолюція

2.3.23. Резолюція - це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

2.3.24. Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, термін виконання (у разі потреби), особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена в резолюції першою. Як правило, це особа, що займає вищу або рівну посаду і має право координувати роботу інших співвиконавців. В такому випадку організаційним відділом розсилається доручення всім виконавцям. Перший виконавець не пізніше наступного робочого дня визначає організаційні форми виконання документу та сповіщає про це інших співвиконавців, зазначених у резолюції.

23

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

На документі не може бути більше двох резолюцій, причому друга резолюція повинна деталізувати порядок виконання документа. Конкретна організаторська робота не може підмінятися написанням безлічі резолюцій.

Якщо на думку керівника з документами повинні ознайомитись працівники відповідних структурних підрозділів, то він дописує їх прізвища.

2.3.25. Резолюція проставляється безпосередньо на документі, нижче реквізиту „Адресат”, паралельно до основного тексту, або на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі, призначеному для підшивки.

Написання резолюції на спеціальних аркушах допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.

2.3.26. Документи з резолюціями керівництва передаються виконавцям у день їх повернення до організаційного відділу. Документи, які підлягають терміновому виконанню, передаються виконавцям терміново.

2.3.27. Якщо документ потребує ознайомлення заступників начальника управління, працівників управління, його здійснює організаційний відділ. Документи, направлені на ознайомлення, повинні повертатися до організаційного відділу не пізніше наступного робочого дня. Про ознайомлення свідчить особистий підпис з обов’язковим позначенням дати ознайомлення на спеціальному бланку - лист ознайомлення з документом (додаток 8).

Лист ознайомлення з копією документа зберігається в організаційному відділі.

2.3.28. Резолюції керівництва підлягають безумовному, повному та буквальному виконанню.

Заголовок до тексту документу

2.3.29. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і змістовим, точно передавати зміст тексту. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання "про що?", "чого?". Наприклад: наказ (про що?) про створення експертної комісії; протокол (чого?) засідання експертної комісії.

24

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

2.3.30. Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів супровідних листів, телефонограм та телеграм.

Відмітка про контроль

2.3.31. Виконання Законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень і доручень Президента України, постанов, розпоряджень і доручень Кабінету Міністрів України, наказів, рішень колегії та доручень Міністерства юстиції України, розпоряджень і доручень голови Одеської обласної державної адміністрації, інших документів, що потребують відповідного реагування та/або виконання, підлягає контролю, який здійснюється у порядку визначеному цією Інструкцією.

2.3.32. На документі, що підлягає контролю, проставляється штамп „Контроль” на правому полі першої сторінки у верхньому лівому кутку.

У разі необхідності повернення документа установі - авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.

Текст документа

2.3.33. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.

2.3.34. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

25

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти - арабськими цифрами з дужкою.

В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, які нумеруються римськими цифрами.

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах, тощо.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

2.3.35. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:

- за рішенням начальника Головного територіального управління на заступників начальника відповідно до розподілу функціональних обов'язків для таких документів, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, Міністра юстиції України;

- на керівників структурних підрозділів – для інших службових документів.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

В структурних підрозділах Головного територіального управління, з якими погоджуються проекти документів, відповідальність за зміст, рівень

26

підготовки та належне їх оформлення покладається на керівників цих підрозділів.

Додатки до документа

2.3.36. Додатки до документа, крім додатків до супровідних листів, доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

2.3.37. Додатки до документів можуть бути трьох видів:- додатки, що затверджуються або вводяться в дію наказами (додатки

до наказів);- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;- додатки, що надсилаються із супровідним листом.

Якщо наказом затверджується нормативно-правовий акт (положення, інструкція тощо), то на першому аркуші цього документа у правому верхньому кутку розміщується затвердження за такою формою:

ЗАТВЕРДЖЕНОНаказ Головного територіального управління в Одеській області20 грудня 2011 № 514-о/д

Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до наказів повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:

Додатокдо наказу Головного територіального управління юстиції в Одеській області 20 грудня 2011 № 514-о/д

2.3.38. Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: «Продовження додатка», «Продовження додатка 1».

У разі наявності кількох додатків до одного основного документа, на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2, тощо.

27

Знак N перед цифровим позначенням не ставиться. Один додаток не нумерується.

2.3.39. У наказах відомості про наявність додатків зазначаються у відповідних пунктах наказів, наприклад: «що додається (додається)», «згідно з додатком».

Оформлені додатком до наказу заходи повинні бути чітко сформульовані та відповідати на питання „що, кому і в які терміни необхідно виконати”.

2.3.40. Усі додатки до документів візуються відповідальним за його складання працівником та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

Додатки до наказів повинні підписуватись керівниками структурних підрозділів управління юстиції на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

Оформлений додатком склад комісії, ради робочої групи, тощо оформляється за рівнем посад осіб, запропонованих до його складу, із зазначенням їх прізвищ та ініціалів.

Керівництво таких органів друкується на початку списку у порядку субординації з позначенням відведених їм функцій.

2.3.41. Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів, тощо оформлюються у такому порядку:

- якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;

- якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:Додатки: 1. Розрахунок витрат коштів на здійснення ремонтних робіт в Головному територіальному управлінні в Одеській області на 3 арк. в 1 прим.; 2. Розрахунок витрат коштів на проведення конкурсу „Кращий юрист року” на 2 арк. в 1 прим.

- якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:Додаток: Звіт про роботу із зверненнями громадян в Головному територіальному управлінні юстиції в Одеській області і додаток до нього, всього на 20 арк., в 2 прим.

28

- якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;

- при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:Додаток: згідно з описом на 60 арк.

- якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:Додаток: на 5 арк. у 1 прим. на першу адресу.

Підпис

2.3.42. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища. Наприклад:

Начальник Головного територіального управління (Підпис) (Ініціали, прізвище)

або

Начальник Головного територіального управлінняюстиції в Одеській області (Підпис) (Ініціали, прізвище)

2.3.43. У разі надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня начальник Головного територіального управління підписує всі його примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, що належать до сфери Головного територіального управління, підписується тільки оригінал, який залишається у справі структурного підрозділу, який готував документ, а на місця розсилаються засвідчені належним чином примірники.

2.3.44. Накази Головного територіального управління підписуються лише начальником Головного територіального управління або виконуючим обов'язки начальника Головного територіального управління.

Право підпису вихідних документів мають начальник управління та заступники начальника Головного територіального управління відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

29

Документи, що носять оперативний характер та стосуються безпосередньо напрямків діяльності структурних підрозділів, можуть підписувати керівники структурних підрозділів.

2.3.45. Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади. Наприклад:

Начальник Головного територіального управління (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Начальник управління фінансового таматеріально-технічного забезпечення діяльності Головного територіального управління в Одеській області – головний бухгалтер (Підпис) (Ініціали, прізвище)

У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

Начальник управління фінансового та матеріально-технічного забезпечення діяльності Головного територіального управління в Одеській області – головний бухгалтер

Начальник управління державної виконавчої служби Головного територіального управління в Одеській області

(Підпис) (Ініціали, прізвище) (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем, наприклад:

Голова комісії (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Секретар комісії (Підпис) (Ініціали, прізвище)

2.3.46. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її ініціали, прізвище (виправлення вносяться

30

рукописним або машинописним способом, в разі неможливості передрукувати документ).

Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

Візи та гриф погодження

2.3.47. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

2.3.48. Погодження може здійснюватися як в Головному територіальному управлінні (із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа) - внутрішнє, так і за її межами - зовнішнє.

Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються начальником Головного територіального управління невідкладно.

Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться не пізніше ніж у 3-денний строк після їх реєстрації в Головному територіальному управлінні .

Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:

Начальник відділу організаційної роботи, документування та контролю(Підпис) (Ініціали, прізвище)Дата

Віза проставляється на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього не вистачає, візу можна проставляти на зворотному боці останнього аркушу документа.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в Головному територіальному управлінні .

31

2.3.49. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

Начальник відділу організаційної роботи, документування та контролю(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Зауваження і пропозиції додаються.

Дата

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

2.3.50. Проекти постанов колегії, наказів перевіряються виконавцями на відповідність їх законодавству і візуються ними на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша проекту документа.

2.3.51. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО" (без лапок), найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи юстиції), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Заступник начальника Головного управління юстиції в Одеській області

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання колегіїГоловного територіального управлінняв Одеській області

Дата N

2.3.52. У разі коли зміст документа стосується діяльності більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад:

32

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документа

Найменування посади Найменування посади

(Підпис) (Ініціали, прізвище) (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата Дата

Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

- з установами однакового рівня та іншими установами; - з громадськими організаціями; - з органами, які здійснюють державний контроль в певній сфері; - з установами вищого рівня.

Відбиток печатки

2.3.53. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис посадової (відповідальної) особи повинен завірятися гербовою печаткою.

2.3.54. Перелік документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається Головним територіальним управлінням юстиції на підставі чинних нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток 7).

2.3.55. Печатка, яка відтворює найменування структурного підрозділу Головного територіального управління (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

2.3.56. Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою «МП».

2.3.57. Наказом Головного територіального управління визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

Засвідчення копій документів

33

2.3.58. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу начальника Головного територіального управління, його заступників або керівника відповідного структурного підрозділу.

Головне територіальне управління може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому, а також копії правовстановлюючих документів Головного територіального управління та його структурних підрозділів.

Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників, Головне територіальне управління може виготовляти та засвідчувати копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

2.3.59. Копія документа виготовляється машинописним способом або засобами копіювальної техніки. Під час виготовлення копії текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка.

2.3.60. Засвідчення копій здійснюється наступним чином:

- у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа проставляється відмітка "Копія";

- нижче реквізиту "Підпис", проставляється напис про засвідчення документа, який складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії, з проставленням круглої (негербової) печатки відділу, наприклад:

Згідно (або Згідно з оригіналом)

Начальник організаційного відділу (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата МП

2.3.61. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах Головного територіального управління, текст бланків не відтворюється, зазначаються лише дата підписання документа, його реєстраційний індекс, а також візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

Відмітки про проходження, виконання та створення документів

34

2.3.62. Під час проходження документа в Головному територіальному управлінні обов'язково робляться такі помітки:

- про надходження (реєстрацію) документа - на нижньому правому полі першого аркуша документа (найменування Головного територіального управління, дата надходження документа, у разі потреби - година і хвилини, реєстраційний індекс документа). У разі коли подаються документи разом з його копією, на копії документа, що повертається установі – авторові, реєстраційний штамп не проставляється;

- про взяття документа на контроль - на верхньому правому полі першого аркуша документа пишеться слово "Контроль";

- про виконання документа і направлення його до справи – на нижньому лівому полі першого аркуша документа. Відмітка повинна містити посилання на дату документу-відповіді, найменування посади особи, яка його підписала, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про його виконання. Наприклад:

До справи До справи

Питання вирішено позитивно Лист-відповідь від у телефонній розмові 06.03.2010 20.01.2012

(Посада, ініціали, прізвище) (Посада, ініціали, прізвище)

Відмітка "До справи" свідчить про те, що робота над документом закінчена.

2.3.63. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа після підпису, наприклад:

Петренко 777 12 64

Запис про державну реєстрацію

2.3.64. Запис про державну реєстрацію робиться на нормативно-правових актах установ, включених до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів в установленому законодавством порядку.

2.3.65. На першій сторінці нормативно-правового акта для проставлення відмітки про державну реєстрацію повинно бути вільне місце (60 х 100 міліметрів) у верхньому правому кутку після номера акта чи після грифа затвердження.

35

2.3.66. Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

3. Складення деяких видів документів

3.1. Накази

3.1.1. Управлінська діяльність Головного територіального управління здійснюється шляхом видання наказів.

Видання наказів Головного територіального управління визначається актами законодавства, Положенням про Головне територіальне управління.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

3.1.2. Підставами для прийняття наказів в Головному територіальному управлінні є:

- Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази та розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, накази та рішення колегії Міністерства юстиції України, рішення місцевих органів виконавчої влади та місцевого самоврядування;

- провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання управлінням юстиції покладених на нього завдань і функцій;

- потреба у правовому регулюванні діяльності.

3.1.3. Підготовка проектів наказів Головного територіального управління покладається на керівників структурних підрозділів.

Оформлення реквізитів проекту наказу здійснюється відповідно до Типової інструкції з діловодства та цієї Інструкції.

Проекти наказів готуються на бланках для наказів, які є бланками суворої звітності, та після візування і погодження надаються на підпис начальнику Головного територіального управління (додаток 4).

Проекти наказів, що надаються для підписання начальнику Головного територіального управління, візуються його заступниками відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

3.1.4. Текст наказу з питань основної діяльності повинен складатися з двох частин:

36

- констатуюча (преамбула) частина наказу, в якій зазначається підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документу, робиться посилання на нього із зазначенням найменування цього документу, дати і номеру. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

- розпорядча частина наказу починається зі слова «НАКАЗУЮ», що друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

3.1.5. У проекті наказу обов’язково визначаються виконавці, конкретні завдання і строки їх виконання. В частині документу щодо визначення виконавців допускається використання узагальненої форми, наприклад: «начальники територіальних управлінь юстиції».

В останньому пункті проекту наказу вказується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу.

Якщо наказом відміняється попередній наказ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: «Визнати таким, що втратив чинність, …».

3.1.6. Після підписання наказу зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу про внесення змін, який повинен мати такий заголовок: «Про внесення змін до наказу…» із зазначенням дати, номера, назви наказу, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу починається з такого пункту: «Внести зміни до наказу…».

У разі втрати актуальності наказу або з інших причин структурний підрозділ, відповідальний за виконання цього наказу, забезпечує своєчасне інформування та подання начальнику Головного територіального управління обґрунтованої пропозиції про його скасування.

3.1.7. Накази з кадрових питань (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних наказах зазначається інформація про одного працівника, у зведених - про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення, заохочення, тощо).

3.1.8. У тексті наказів з кадрових питань, як правило, констатуюча частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня, а також притягнення до відповідальності працівників номенклатури Головного територіального управління. У такому разі в констатуючій частині

37

наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повне найменування або інші відомості, що привели до видання наказу.

Розпорядча частина наказу починається з дієслова у формі інфінітиву: "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ" "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо. Далі зазначаються прізвище, ім'я, по-батькові працівника, на якого поширюється дія наказу та текст наказу. У зведених наказах прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

У наказі про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

У зведених наказах з кадрових питань до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу, переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка має різні строки зберігання.

3.1.9. Під час ознайомлення з наказом згаданими у ньому особами на зворотному боці оригіналу наказу проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.

3.1.10. Спільні накази оформляються не на бланках. Державний Герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування установ розміщується на одному рівні, а назва виду документа – посередині. Накази готуються, візуються та підписуються в необхідній кількості примірників, що мають однакову юридичну силу. Підписи керівників, що підписують накази, розташовуються на одному рівні і засвідчуються гербовими печатками цих установ. Дата спільного наказу – єдина, відповідає даті останнього підпису, а реєстраційний номер документа складається із реєстраційних номерів цих установ, які проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів.

3.1.11. Після підписання накази з основної діяльності реєструються та зберігаються в організаційному відділі, накази з кадрових питань, а також про відрядження – в управлінні кадрової роботи та державної служби, накази про виплату винагороди державним виконавцям – в управлінні державної виконавчої служби Головного територіального управління.

3.1.12. До наказів з основної діяльності Головного територіального управління відносяться накази про:

38

- затвердження положення про структурні положення та зміни до цих наказів;

- реєстрацію громадських організацій, засобів масової інформації;- затвердження заходів на виконання рішень колегії, наказів, доручень

Міністерства юстиції України;- впровадження в дію рішень колегії Головного територіального

управління, створення постійних комісій, комітетів, рад;- придбання приміщень, автотранспорту, приймання на баланс

приміщень, автотранспорту;- проведення перевірок (тематичних, цільових, комплексних);- службові розслідування, перевірки;- спільні накази з іншими установами;- проведення обласних конкурсів;- призупинення, поновлення роботи нотаріальних контор, приватних

нотаріусів;- анулювання реєстраційних посвідчень нотаріусів,- інші накази, що виникають з основної діяльності Головного

територіального управління.

3.1.13. Накази нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року. Накази з основної діяльності, з кадрових питань (особового складу) та про виплату винагороди мають окрему порядкову нумерацію.

3.1.14. Накази набувають чинності з дня їх підписання, якщо інше не встановлено в самому документі.

3.1.15. Після реєстрації накази, у разі необхідності, тиражуються та не пізніше трьох днів з дня підписання надсилаються всім зацікавленим особам.

Копії наказів з основної діяльності засвідчуються організаційним відділом, з кадрових питань - управлінням кадрової роботи та державної служби, про виплату винагороди – управлінням державної виконавчої служби Головного територіального управління.

3.1.16. Відповідальність за зберігання оригіналів наказів з основної діяльності покладається на начальника організаційного відділу, з кадрових питань - на начальника управління кадрової роботи та державної служби, про виплату винагороди – на начальника відділу аналітики та статистики управління державної виконавчої служби Головного територіального управління.

3.1.17. Розпорядчі документи, що надходять до Головного територіального управління від органів вищого рівня, доводяться до відома установ, що належать до сфери його управління. шляхом розсилки їх

39

ксерокопії разом із супровідним листом.

3.2. Оформлення протоколів

3.2.1. Хід обговорення питань і рішень, що приймаються в колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах.

Протоколи оформляються на підставі записів, зроблених в ході засідань. У п'ятиденний термін протокол уточнюється, доповнюється, вивіряється, редагується і оформляється. Протокол складає секретар.

Датою протоколу є дата проведення засідання, наради, тощо.

3.2.2. Протоколи складаються відповідно до наступних вимог:- протокол має бути друкованим, а не рукописним, та містити всі

необхідні реквізити;- кожне розглянуте питання підсумовується рішенням, в якому

зазначаються терміни виконання, безпосередні виконавці, конкретні завдання, тощо;

- виступи, зроблені на нараді, засіданні комісії, до протоколу не вносяться; за наявності письмових доповідей, інформацій, тез, їх долучають до протоколу в якості додатку, про що вказується в протоколі;

- підписується протокол особою, яка вела нараду, засідання (головуючим), та особою, яка вела протокол (секретарем).

3.2.3. Протокол складається за загальною формою з обов'язковим наведенням таких реквізитів:

- назва “ПРОТОКОЛ” (посередині) та порядковий номер (після слова “ПРОТОКОЛ”). Нумерація протоколів (у межах напрямків діяльності) єдина протягом року;

- назва заходу, засідання із зазначенням назви органу;- дата проведення, пишеться нижче від назви з лівого боку. У цьому ж

рядку з правого боку пишуть місце проведення (назва населеного пункту). Якщо засідання продовжується кілька днів, зазначається дата початку засідання і через риску – закінчення.

- посада, прізвище та ініціали головуючого;- посада, прізвище та ініціали секретаря;- присутні (якщо більше 15 осіб, то зазначається їх кількість і до

протоколу додається реєстраційний лист). У разі необхідності можна зазначити відсутніх (поіменно за абеткою або лише загальну кількість, якщо відсутніх не більше 10 осіб) і причини відсутності. Присутні зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім – запрошених осіб із зазначенням посад.

40

- порядок денний (питання, що вносяться на розгляд, формулюють у називному відмінку, зазначивши посаду, прізвище та ініціали доповідача). Слова «Порядок денний» друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".

- текст протоколу, якій поділяється на розділи, що відповідають пунктам порядку денного;

- перелік додатків до протоколу (із зазначенням кількості сторінок та примірників);

- підписи головуючого та секретаря.

3.2.4. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою: СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ -ВИРІШИЛИ (ці слова друкуються з нового рядка великими літерами без відступу від межі лівого поля, без лапок, після цих слів ставиться двокрапка):

- після римської цифри на позначення розділу (питання) в одному рядку пишуть “СЛУХАЛИ” (якщо питання в порядку денному одне, то римська цифра не проставляється);

- прізвище, ініціали та посада доповідача пишуть із нового рядка в називному відмінку. Далі в тому ж рядку, після тире, викладають зміст доповіді (у стислих протоколах, у разі наявності, зазначають “Текст доповіді додається”);

- розділ “ВИСТУПИЛИ” оформлюють аналогічно попередньому. Виступи осіб, які взяли участь в обговоренні, фіксуються в протоколах. У разі необхідності, арабськими цифрами зазначають порядок виступаючих, якщо їх більше одного. Цього розділу в протоколі може не бути;

- розділ “ВИРІШИЛИ” оформлюють аналогічно попередньому розділу та повністю фіксують прийняте рішення, яке може складатися з одного чи декількох пунктів та підпунктів (пункти нумеруються арабськими цифрами, підпункти – цифрами з дужкою). Рішення повинно бути конкретним і включати складові, що визначають виконавців, конкретні завдання і строки їх виконання.

3.2.5. Деякі протоколи засідань (експертних комісій) підлягають затвердженню, тому протокол повинен містити гриф затвердження.

3.3. Службові листи

41

3.3.1. Службові листи складаються з метою обміну інформацієюміж установами як: - відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб; - відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України; - відповіді на виконання доручень установ вищого рівня; - відповіді на запити інших установ; - відповіді на звернення громадян; - відповіді на запити на інформацію; - ініціативні листи;

- супровідні листи.

3.3.2. Службові документи оформляються на спеціальному для листів бланку формату A4 (210 х 297 міліметрів).

Для виготовлення службових документів, які містять невелику кількість інформації, що розміщується не більш ніж на пів сторінці листа формату А4, необхідно використовувати службовий бланк або папір формату А5 (210 х 148 міліметрів). Наприклад: такими документами можуть бути супровідні листи, замовлення на придбання канцелярських товарів або інших речей; замовлення на заправку картриджу або ремонт офісної техніки та інші документи.

При складанні вище перелічених документів рекомендується застосовувати шрифт не менше 12 друкарських пунктів.

При складанні наказів Головного територіального управління та документів, адресованих до підрозділів Секретаріату Президента України, управлінь при Кабінеті Міністрів України, Міністерства юстиції України та інших вищестоящих державних органів вимоги цього пункту Інструкції не застосовують.

3.3.3. Службові листи, що складаються в Головному територіальному управлінні та структурних підрозділах, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення (п. 2.3.2. цієї Інструкції).

Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових

реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

3.3.4. Текст службових листів, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

42

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити..." "роз'яснюємо, що..." або від третьої особи однини - "управління інформує...", "управління вважає за доцільне".

3.3.5. Службові листи підписуються відповідно до пункту 2.3.39. цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи та, у разі необхідності, листи до фінансових установ.

3.3.6. Службовий лист візує працівник, який його створив, керівник

структурного підрозділу, в якому його створено, а також заступник начальника Головного територіального управління відповідно до розподілу функціональних обов'язків (у разі підписання листа начальником Головного територіального управління).

3.3.7. Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції в організаційному відділі.

3.3.8. Зіпсовані документи (чернетки), які використані з обох сторін в обов’язковому порядку подрібнюється до стану, що виключає можливість їх прочитання. Ця вимога щодо знищення чернеток та проектів документів, або документів, які не підлягають зберіганню, обов’язкова для всіх працівників Головного територіального управління та його структурних підрозділів, які виготовили їх або працюють з зазначеними документами.

Суворо забороняється викидати не подрібнені документи.

3.4. Документи до засідань колегіальних органів

3.4.1. Підготовка та оформлення документів до засідань колегій Головного територіального управління проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених «Положенням про колегію Головного територіального управління в Одеській області».

3.4.2. Засідання колегії проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та в міру потреби.

У плані роботи колегії, що складається секретарем цього органу, зазначається зміст питань з урахуванням пропозицій структурних підрозділів, дата розгляду, прізвище доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду колегії, термін подання документів.

Керівники структурних підрозділів завчасно подають для включення до плану роботи колегії перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні.

43

Дата, час, місце проведення та порядок денний засідання колегії визначає голова колегії.

Документи до засідання колегії формуються секретарем колегії.

3.4.3. На розгляд колегії подаються:- проект порядку денного засіданні колегії з визначенням доповідачів з

кожного питання;- довідка з кожного питання порядку денного засідання колегії з

обґрунтованими висновками і пропозиціями;- проект тексту рішення колегії;- у разі необхідності, список осіб, які запрошуються на засідання

колегії з зазначенням їх прізвищ, імен та по-батькові, місця роботи та займаних посад;

- проект наказу про впровадження в дію рішення колегії.

3.4.4. Про кожне засідання колегії складається протокол, який оформляється відповідно до вимог цієї Інструкції.

3.4.5. Керівник структурного підрозділу Головного територіального управління або визначений ним працівник, відповідальний за підготовку питання порядку денного колегії, подає секретарю колегії не пізніше ніж за шість днів до чергового засідання колегії, а у разі проведення позачергового засідання – не пізніше ніж за два дня, документи, підготовлені відповідно до п. 3.4.3. цієї Інструкції.

Документи, що подаються секретарю колегії, повинні бути завізовані керівником структурного підрозділу (питання якого розглядаються) та заступником начальника Головного територіального управління відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

3.4.5. Секретар колегії контролює своєчасність подання документів, перевіряє правильність їх оформлення та після їх опрацювання надає голові колегії не пізніше ніж за три дні до чергового засідання колегії.

У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду колегії секретар доповідає голові колегії, який визначає порядок зняття його з порядку денного (одноособово або колегіально, безпосередньо на засіданні колегії).

У разі проведення закритого засідання колегії (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням встановлених правил роботи з документами обмеженого доступу.

Структурні підрозділи забезпечують підготовку та подання до організаційного відділу всіх необхідних документів (виступів) для їх

44

представлення начальником Головного територіального управління на засіданнях колегій.

3.4.6. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань колегії покладається на заступників начальника Головного територіального управління та керівників відповідних структурних підрозділів Головного територіального управління.

Особи, які одержали проекти рішення та інші документи, до засідання колегії уважно їх вивчають і, у разі потреби, обґрунтовано висловлюють свої зауваження і пропозиції.

Документи засідань колегії зберігаються у встановленому порядку в організаційному відділі.

3.4.7. Рішення колегій Головного територіального управління реалізуються шляхом видання наказів, якими вони вводяться в дію.

3.5. Документи про службові відрядження

3.5.1. Службовим відрядженням вважається поїздка працівника Головного територіального управління відповідно до наказу Головного територіального управління на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Порядок відрядження регламентується Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, яка затверджена наказом Міністерства фінансів України 13.03.98 N 59 (в редакції наказу Міністерства фінансів України від 17.03.2011 року N 362).

3.5.2. Службові відрядження працівників Головного територіального управління здійснюються відповідно до планів роботи структурних підрозділів та виробничої необхідності з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом роботи, керівник структурного підрозділу в доповідній записці на ім'я начальника управління зазначає, куди, на який строк та з якою метою необхідно відрядити працівника.

3.5.3. Управління кадрової роботи та державної служби готує та реєструє накази про відрядження, виготовляє витяги з них, оформляє посвідчення про відрядження, веде спеціальний журнал реєстрації відряджень (додаток 16).

45

3.5.4. Після повернення з відрядження працівник наступного дня доповідає керівнику структурного підрозділу про виконання завдання, подає до відділу фінансового забезпечення посвідчення про відрядження з необхідними відмітками та авансовий звіт за встановленою формою.

Заповнення авансового звіту здійснюється відповідно до наказу Державної податкової адміністрації України від 23.12.2010 року № 996 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт та Порядку його складання».

4. Організація документообігу та виконання документів

4.1. Вимоги щодо раціоналізації документообігу

4.1.1. Документообіг Головного територіального управління - це проходження документів в управлінні та його структурних підрозділах з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Всі документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в Головному територіальному управлінні та структурних підрозділах на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

4.1.2. Головне територіальне управління здійснює ефективну організацію документообігу, а саме:

- проходження документів найкоротшим шляхом; - скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити

документи (наприклад, під час погодження);- одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення

дублювання під час роботи з ними; - централізація, зосередження здійснення однотипних операцій з

документами в одному місці.

Порядок документообігу в Головному територіальному управлінні визначається цією Інструкцією, положеннями про структурні підрозділи Головного територіального управління, посадовими інструкціями.

4.2. Облік обсягу документообігу

4.2.1. Обсяг документообігу Головного територіального управління та структурних підрозділів - це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених (внутрішніх, вихідних) документів за певний період роботи.

46

Результати обліку документів узагальнюються організаційним відділом і подаються керівництву Головного територіального управління для вжиття заходів для удосконалення роботи з документами.

4.3. Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до Головного територіального управління та його

структурних підрозділів

4.3.1. Доставка документів до Головного територіального управління здійснюється за допомогою:

- пошти та кур’єрської служби (письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, періодичні друковані видання);

- фельд’єгерської служби (спеціальна кореспонденція);- електрозв’язку (факсограми, телеграми, електронні документи);- спеціально обладнаної в Головному територіальному управлінні

поштової скриньки.

4.3.2. Усі документи, що надходять до Головного територіального управління приймаються централізовано в організаційному відділі.

Це правило не поширюється на документи оперативного характеру, які стосуються роботи управління державної виконавчої служби, управління державної реєстрації Головного територіального управління, та надходять на адресу цих структурних підрозділів. У разі надходження до вказаних структурних підрозділів нижчеперелічених документів, здійснюється обов’язкова їх передача до організаційного відділу для реєстрації, а саме:

- звернення громадян (в т.ч., ті які надійшли з Міністерства юстиції України та органів що ним координуються, інших центральних органів виконавчої влади, органів виконавчої влади обласного значення, від народних депутатів, правоохоронних органів)

- звернення юридичних осіб, що надійшли з Міністерства юстиції України та органів що ним координуються, інших центральних органів виконавчої влади, органів виконавчої влади обласного значення, від народних депутатів, правоохоронних органів;

- повторні звернення фізичних та юридичних осіб;- доручення та інформаційні запити, що надійшли з Міністерства

юстиції України та органів що ним координуються, інших центральних органів виконавчої влади, органів виконавчої влади обласного значення, від народних депутатів, правоохоронних органів.

4.3.3. У разі надходження документів у неробочий час вони залишаються у спеціально обладнаній поштовій скриньці, яка знаходиться при вході до Головного територіального управління.

Працівникам інших структурних підрозділів Головного територіального управління юстиції забороняється приймати будь-яку

47

кореспонденцію, адресовану Головному управлінню або конкретним посадовим особам (за винятком визначених посадових осіб окремих структурних підрозділів Головного територіального управління).

Працювати з незареєстрованими документами забороняється.

4.3.4. Усі документи, які надходять до Головного територіального управління, повинні бути оформлені відповідною заявою, листом тощо, а у разі надання пакету документів до нього обов’язково додається супровідний лист.

Електронні носії інформації обов’язково передаються із супровідним листом. Під час отримання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.

4.3.5. Документи з поштової скриньки щогодинно виймаються відповідальним працівником організаційного відділу. Інформацію щодо реєстрації документу, залишеному у скриньці, може надаватись зацікавленим особам за телефоном, зазначеним у доступному місці біля скриньки.

У разі надходження кореспонденції з відміткою «Терміново» фіксується дата, година та хвилина доставки.

На вимогу особи документи можуть прийматися особисто відповідальним працівником організаційного відділу, у разі наявності у цієї особи копії документу, на ньому проставляється спеціально призначений для цього штамп Головного територіального управління та дата прийняття.

4.3.6. Кореспонденція, що надсилається електронною поштою на електронну адресу Головного територіального управління приймається централізовано працівником організаційного відділу.

Великі за обсягом документи, отримані електронною поштою, організаційним відділом не друкуються. Супровідний лист до документа, отриманого електронною поштою, з позначкою відповідального спеціаліста про отримання цього документа по електронній пошті, реєструється та передається на розгляд керівництву. Повний текст документа отримують виконавці на дискеті або через комп’ютерну мережу.

З метою економічного використання факсового паперу, документи з інших установ, а Головним територіальним управлінням і від територіальних управлінь юстиції за допомогою факсу приймаються виключно тільки ті, які необхідні для термінового опрацювання. Додаткові документи, які мають інформаційний характер та не будуть використовуватись при складанні термінової інформації за допомогою факсу не приймаються. Такі документи приймаються Головним територіальним управлінням виключно поштовим зв’язком.

48

Робота з листами та іншим документами, одержаними електронною поштою або факсом, здійснюється в загальному порядку відповідно до цієї Інструкції.

4.3.7. В організаційному відділі розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис „Особисто”.

Конверти з позначками "Особисто" передаються за призначенням. Якщо кореспонденція виявиться службовою, вона обов'язково повертається до організаційного відділу і подальша робота з нею проводиться у встановленому порядку.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

4.3.8. При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність. Якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номеру на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в організаційному відділі (додаток 9). Акт завіряється печаткою організаційного відділу.

Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті. У разі необхідності, конверти додаються також до документів по судовим справам, позовних заяв.

4.3.9. Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені документи, повертаються відправнику, надіслані не за адресою - пересилаються належному адресату.

4.4. Попередній розгляд документів

4.4.1. Всі документи, що надійшли до Головного територіального управління, підлягають обов'язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюється організаційним відділом.

Під час попереднього розгляду документів слід керуватися Положенням про Головне територіальне управління, положеннями структурних підрозділів Головного територіального управління, посадовими інструкціями, класифікаторами (розподілом) ділянок та питань діяльності

49

Головного територіального управління, номенклатурою справ, схемами проходження документів.

4.4.2. Метою попереднього розгляду документів є:- розподілення їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду

начальником Головного територіального управління, заступниками начальника Головного територіального управління відповідно до розподілу функціональних обов’язків, безпосередньо керівниками структурних підрозділів апарату Головного територіального управління, керівниками структурних підрозділів управління державної виконавчої служби, управління державної реєстрації Головного територіального управління та безпосередньо керівниками їх структурних підрозділів;

- розподілення на ті, що підлягають реєстрації та на ті, які підлягають обліку структурними підрозділами Головного територіального управління.

4.4.3. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

4.5. Реєстрація документів

4.5.1. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації, відслідкуванням їх проходження.

4.5.2. Із змінами, внесеними згідно із наказам 635/03-06 від 09.12.2016р.

Реєстрація вхідних та вихідних документів в Головному

територіальному управління юстиції в Одеській області здійснюється

централізовано відділом організаційної роботи, документування та контролю.

У зв’язку з окремим розташуванням управління державної виконавчої служби та управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції в Одеській області допускається окрема реєстрація вхідних та вихідних документів, пов’язаних з напрямами їх діяльності, але з врахуванням вимог, зазначених в п. 4.3.2. цієї Інструкції.

У зв’язку із введенням до складу Головного територіального управління районних, міських (міст обласного значення), міськрайонних та міжрайонних відділів державної виконавчої служби та районних, міських (міст обласного значення) та міськрайонних відділів державної реєстрації актів цивільного стану, які територіально віддалені від Головного

50

територіального управління в межах міста Одеси та Одеської області, вказані відділи самостійно забезпечують здійснення діловодних процесів в межах своїх повноважень, на бланках із повною назвою відповідного структурного підрозділу за підписом керівників цих відділів.

Районні, міські (міст обласного значення), міськрайонні та міжрайонні відділи державної виконавчої служби та районні, міські (міст обласного значення) та міськрайонні відділи державної реєстрації актів цивільного стану самостійно здійснюють реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, надісланої на їх адресу, окрім реєстрації звернень громадян.

Реєстрація звернень громадян здійснюється централізовано відділом організаційної роботи, документування та контролю, де в подальшому зберігаються розглянуті та упорядковані провадження за зверненнями громадян, якщо не встановлено іншого порядку за окремими категоріями звернень. Дана вимога не стосується звернень юридичних осіб та звернень громадян, які відповідно до вимог законодавства, долучаються до матеріалів виконавчого провадження.

У разі надходження звернень громадян на адресу районного, міського (міст обласного значення), міськрайонного та міжрайонного відділу державної виконавчої служби та районного, міського (міст обласного значення) та міськрайонного відділу державної реєстрації актів цивільного стану таке звернення невідкладно сканується та надсилається на офіційну електронну адресу Головного територіального управління для відповідної реєстрації з приміткою у темі листа «Звернення на реєстрацію». Того ж дня зареєстроване відділом організаційної роботи, документування та контролю звернення сканується (перша сторінка із штампом реєстрації) і направляється у відповідь електронною поштою із реєстраційною карточкою у форматі .doc відповідному структурному підрозділу на розгляд, якщо не встановлено інше. Надіслана карточка роздруковується та заповнюється виконавцем звернення за результатами його розгляду.

Листування в межах розгляду звернення, у тому ж числі направлення відповіді заявнику, здійснюється за номером звернення.

За результатами розгляду звернення копія відповіді заявнику сканується та направляється на офіційну електронну адресу Головного територіального управління для зняття його з контролю відділом організаційної роботи, документування та контролю з приміткою у темі листа «Звернення (ПІБ заявника, № та дата реєстрації звернення) для зняття з контролю». Направлення сканкопії для зняття з контролю здійснюється в день направлення відповіді заявнику.

Розглянуте належним чином звернення списується «до справи» керівником відділу, виконавцем звернення на другому примірнику відповіді (яка залишається у відділі) та в карточці вказується категорія звернення (заява, скарга, пропозиція), а також наслідки його розгляду (задоволено, відмовлено, обґрунтовано, необґрунтовано).

Оригінал розглянутого звернення з копією відповіді та матеріалами його розгляду, карточкою до звернення з відміткою про списання звернення

51

до справи та відмітками щодо категорії звернення та наслідків його розгляду направляється для упорядкування та подальшого зберігання до відділу організаційної роботи. документування та контролю. У відділі може залишатись лише копія розглянутого звернення.

Звернення вважається розглянутим після направлення остаточної відповіді заявнику та списання його «до справи» керівником відповідного відділу, зняття з контролю здійснюється після направлення до відділу організаційної роботи, документування та контролю копії відповіді на електронну пошту та оригіналу матеріалів звернення поштовим зв’язком або кур’єром.

4.5.3. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в Головному територіальному управлінні , так і ті, що надходять від юридичних і фізичних осіб.

Не підлягають реєстрації документи, що містять інформацію оперативного характеру (додаток 10).

4.5.4. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в Головному територіальному управлінні лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.

У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється, а невідкладно передається для розгляду та організації виконання керівнику відповідного структурного підрозділу.

4.5.5. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

- акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України;

- накази з основних питань діяльності; - накази з адміністративно-господарських питань;- накази з кадрових питань; - рішення колегії; - бухгалтерські документи (акти звірок, рахунки, акти виконаних робіт,

тощо);- звернення громадян; - тендерні документи. - факсограми.

52

4.5.6. Реєстрація вхідного документа здійснюється шляхом присвоєння йому єдиного реєстраційного номера (порядкового номера надходження протягом календарного року), який проставляється на реєстраційному штампі з найменуванням Головного територіального управління відповідно до п. 2.3.8. цієї Інструкції.

Додатки до документів окремо не реєструються. У разі якщо додаток може бути використаний як самостійний документ, реєстраційний штамп з номером основного документа дублюється і на додатку.

4.5.7. Реєстраційний індекс вихідного та організаційно-розпорядчого

документу проставляється на спеціально відведеному місці на бланку Головного територіального управління або структурного підрозділу.

4.5.8. В Головному територіальному управлінні застосовується автоматизована електронна форма реєстрації вхідних документів (додаток 11) , яка включає:

- реєстраційний вхідний індекс документа,- дату одержання,- назву кореспондента, - вихідний номер документа,- дату документа,- короткий зміст (або заголовок документа),- прізвище керівника, якому передано документ на резолюцію,- текст резолюції,- прізвище виконавця чи виконавців,- контрольний строк виконання,- відмітка про виконання.

В структурних підрозділах застосовується журнальна форма реєстрації вхідних та вихідних документів. У разі технічної можливості допускається реєстрація документів в електронному журналі.

4.5.9. Журнал має бути прошитим, прошнурованим, пронумерованим, підписаний начальником Головного територіального управління або його заступником та скріплений гербовою печаткою, титульний лист має бути оформлений належним чином.

Процедура ведення автоматизованої електронної форми реєстрації вхідних та вихідних документів полягає в щоденному роздрукуванні електронного журналу і внесення його до відповідної справи згідно до номенклатури. Форма електронного журналу при його роздрукуванні повинна відповідати таким вимогам:

- у заголовній частині відповідати формі заголовку відповідного журналу;

53

- додатково в правій верхній частині списку зареєстрованих документів повинна бути вказана дата друкування списку;

- у кінці списку зареєстрованих документів в правому нижньому куті повинно бути зазначено прізвище спеціаліста, відповідального за реєстрацію, його посада та підпис.

4.6. Організація передачі документів

4.6.1. Організаційним відділом після попереднього розгляду та реєстрації здійснюється наступний порядок передачі документів:

- начальнику Головного територіального управління передаються акти та доручення Президента України, доручення Прем’єр-міністра України, доручення Міністерства юстиції України, доручення інших центральних органів виконавчої влади, доручення органів вищого рівня, запити та звернення народних депутатів, звернення органів виконавчої влади обласного значення, а також інші найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності Головного територіального управління і потребують безпосереднього втручання начальника Головного територіального управління;

- заступникам начальника Головного територіального управління передаються адресовані їм документи, що потребують вирішення відповідно до розподілу функціональних обов’язків;

- начальнику управління фінансового та матеріально-технічного забезпечення передаються табелі виходу на роботу працівників підвідомчих установ, копії наказів про відпустки, про призначення, звільнення, відрядження, преміювання, реєстри платних послуг, фінансові звіти, платіжні документи тощо;

- начальникам структурних підрозділів безпосередньо передаються документи, що стосуються напрямів їх діяльності та які мають поточний характер;

- начальнику управління реєстрації нормативно-правових актів правової роботи та правової освіти передаються пакети документів на реєстрацію нормативно-правових актів;

- начальнику організаційного відділу передаються документи щодо виконання міжнародних договорів з питань цивільного та кримінального судочинства (в тому числі надіслані через з Міністерство юстиції України).

4.6.2. Кореспонденція структурних підрозділів Головного територіального управління передається спеціалісту, відповідальному за ведення діловодства у структурному підрозділі, для передачі керівнику підрозділу на розгляд та визначення виконавця.

4.6.3. Підготовку документів до розгляду начальником Головного територіального управління після їх реєстрації здійснює начальник

54

організаційного відділу, у разі його відсутності – заступник начальника організаційного відділу.

До документів, в яких йдеться про виконання документів, одержаних раніше, або є посилання на них, якими вносяться зміни або доповнення до попередніх документів, що передаються на розгляд начальнику Головного територіального управління та його заступникам додаються інформація про стан виконання, а у разі потреби – самі документи з позначенням виконавців.

4.6.4. Документи на розгляд або підпис начальнику Головного територіального управління подаються щоденно о 12 та не пізніше 16 години секретарем начальника Головного територіального управління.

Документи заступникам начальника Головного територіального управління передаються щоденно у визначений ними час.

Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.

4.6.5. Документи розглядаються в день подання їх на розгляд. У виняткових випадках окремі документи можуть бути на розгляді довше, але не більше трьох днів.

Розглянуті керівництвом документи негайно повертаються до організаційного відділу для організації їх передачі безпосереднім виконавцям під підпис.

4.6.6. Спеціалісти структурних підрозділів, відповідальні за ведення діловодства, щоденно в першій та другій половині дня перевіряють наявність вхідних документів, адресованих структурному підрозділу та отримують їх в організаційному відділі у відповідному лотку під підпис через розносну книгу кореспонденції .А також здійснюють облік в журналі (додаток 17) тих документів, які визначені у додатку 10 цієї Інструкції. Допускається облік окремої групи документів не в журналі, а в спеціально призначеному для цього списку територіальних управлінь юстиції Одеської області, наприклад звіти територіальних управлінь юстиції Одеської області.

4.6.7. У разі надходження документу до будь-якого структурного підрозділу, термін виконання якого не перевищує від 2-х до 7-ми днів, спеціаліст цього підрозділу, який відповідає за діловодство, терміново передає копію документу на виконання спеціалісту цього підрозділу, до компетенції якого, відповідно до його посадових обов’язків, відноситься виконання поставлених у документі питань, а оригінал документу надає своєму керівнику для відповідного контролю та вивчення.

55

4.6.8. Перед поданням проекту документа на підпис начальнику Головного територіального управління або його заступникам працівник, який підготував документ, зобов'язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.

4.7. Організація контролю за виконанням документів

4.7.1. Виконання Законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень і доручень Президента України, постанов, розпоряджень і доручень Кабінету Міністрів України, наказів, постанов колегії та доручень Міністерства юстиції України, розпоряджень і доручень голови Одеської обласної державної адміністрації, інших документів, що потребують відповідного реагування, підлягає контролю, який здійснюється у порядку визначеному Типовою інструкцією, Інструкцією та Положенням про систему контролю за виконанням актів та доручень в Головному та територіальних управліннях юстиції Одеської області.

4.7.2. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

4.7.3. Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, Міністра юстиції України здійснюють заступники начальника Головного територіального управління відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

4.7.4. Відповідальність за виконання документів несуть посадові особи, на яких покладено контроль за виконанням або до компетенції яких входить вирішення завдань, що містяться в документах, особи, визначені у резолюції, а також безпосередні виконавці.

4.7.5. Організаційно-технічний контроль за станом та строками виконання, відповідністю форм виконання вимогам документів та резолюцій, своєчасне доведення документів до виконавців, їх проходження в Головному територіальному управлінні забезпечує організаційний відділ.

56

У структурних підрозділах контроль за виконанням документів здійснює посадова особа, відповідальна за діловодство, та керівник структурного підрозділу.

4.7.6. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства (додаток 12).

Документи з позначкою „терміново” або резолюцією начальника Головного територіального управління „доповісти” розглядаються протягом 5 робочих днів від дати їх реєстрації.

В інших випадках строки виконання документів не повинні перевищувати 30 календарних днів.

Запити та звернення народних депутатів України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України для вжиття відповідних заходів розглядаються відповідно у 10 і 15- денний строк після реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України.

Запити та звернення народних депутатів України, які надійшли безпосередньо від депутатів, розглядаються у строки, визначені статтями 15, 16 Закону України „Про статус народного депутата України”, а саме у 15 і 10- денний строк з дня реєстрації в Головному територіальному управлінні .

4.7.7. Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності – посадової особи, яка її заміщує. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше як за 3 робочих дні до закінчення строку.

У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до реєстраційно-контрольної картки.

4.7.8. Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції начальника Головного територіального управління або його заступників.

Розглядає і встановлює строк виконання завдань, визначених Законами України, постановами Верховної ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, Міністра юстиції України начальник

57

Головного територіального управління особисто (відразу після реєстрації документа).

4.7.9. Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.

4.7.10. Датою виконання завдань вважається дата реєстрації відповідей про їх виконання.

4.7.11. Контроль за виконанням документів включає:- постановку документа на контроль, формування картотеки

контрольованих документів; - своєчасне доведення документа до виконавця; - облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів

(доручень);- інформування начальника Головного територіального управління про

хід та підсумки виконання документів (доручень);- повідомлення про хід і підсумки виконання документів на

оперативних нарадах, засіданнях колегії;- зняття документів з контролю;- формування картотеки виконаних документів.

4.7.12. Для обліку документів, які підлягають контролю, застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка (далі - РКК), придатна для оброблення ПК (додаток 13).

4.7.13. Одночасно на документі, що підлягає контролю, проставляється штамп „Контроль”.

4.7.14. РКК виготовляються у необхідній кількості примірників. Кількість примірників карток визначається числом картотек, які ведуться в Головному територіальному управлінні та його структурних підрозділах.

В Головному територіальному управлінні РКК складаються у двох примірниках (один примірник для організаційного відділу для розміщення в довідковій картотеці, другий – для структурного підрозділу, якому картка передається разом з документом, за винятком управління державної реєстрації Головного територіального управління, якій передаються два примірника картки разом із документом для формування власної картотеки).

58

4.7.15. Після виконання контрольного документу РКК повинні в обов’язковому порядку своєчасно повертатися зі структурних підрозділів до організаційного відділу з відповідними позначками про виконання документу.

4.7.16. РКК групуються в довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік.

Довідкова картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів.

Перша частина картотеки використовується для пошуків документа в процесі його виконання за термінами виконання.

Друга частина картотеки використовується для пошуків виконаних документів з певного виду питань.

4.7.17. Інформація, яка фіксується у РКК, повинна дозволяти у будь-який час підготувати наступні дані:

- перелік документів, що перебувають на контролі на відповідну дату;- перелік документів, невиконаних на відповідну дату;- перелік документів, які належать виконати за відповідний період;- перелік документів, виконаних відповідним структурним підрозділом;- перелік документів, які надійшли від конкретного кореспондента.

4.7.18. Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або при проведенні перевірки відділу, виконавця, вноситься до РКК до графи „контрольні відмітки”.

4.7.19. Документ вважається виконаним лише тоді, коли повністю вирішені всі, поставлені в ньому і в резолюції керівника, завдання щодо його виконання, надано відповідь кореспонденту, інформація чи звіт про виконання документа прийняті органом, установою чи особою, які видали документ, або особою, яка давала доручення щодо його виконання, без зауважень.

4.7.20. Датою виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями та дорученнями Кабінету Міністрів України, дорученнями Міністерства юстиції України, запитами та зверненнями народних депутатів України тощо, вважається дата реєстрації в Головному територіальному управлінні або структурному підрозділі вихідних документів, що містять інформацію про виконання відповідних завдань.

59

4.7.21. Після виконання документи знімаються з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та відповідальна особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і РКК робиться відмітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття з контролю вносяться до РКК.

Підставою для зняття документа з контролю можуть бути видані на його виконання накази, а також звіти, інформації, довідки, письмові відповіді, якщо згідно з вимогами документа і резолюції цього достатньо, щоб вважати такий документ виконаним.

Якщо на виконання документа доручено підготувати наказ, відповідь тощо, а в процесі роботи з’ясувалось, що такої необхідності нема, то це повинно бути обумовлено в доповідній записці про виконання документа.

4.7.22. На виконання резолюції начальника управління „Інформуйте”, „Внести пропозиції”, „Доповісти” виконавцями готуються доповідні записки чи інформації за підписом керівника структурного підрозділу, завізовані виконавцями.

4.7.23. Інформація про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюється у вигляді переліку контрольних документів для кожного структурного підрозділу (додаток 14).

Всебічний аналіз роботи з документами проводиться щопіврічно і надсилається керівникам структурних підрозділів Головного територіального управління.

4.8. Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

4.8.1. Вихідні документи обробляються і надсилаються централізовано в день їх одержання організаційним відділом від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня, за виключенням рекомендованої кореспонденції.

Рекомендована кореспонденція надсилається адресатам два рази на тиждень у середу та п’ятницю.

4.8.2. Вихідні документи структурних підрозділів, підписані

начальником Головного територіального управління, реєструються та відправляються працівниками організаційного відділу. У разі необхідності, зареєстровані в організаційному відділі документи, які стосуються роботи

60

структурних підрозділів передаються для відправки до відповідних підрозділів.

Вихідні документи, підписані керівниками структурних підрозділів, підлягають реєстрації і відправленню відповідними працівниками цих структурних підрозділів.

4.8.3. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язком здійснюється організаційним відділом відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку.

Не допускається відправлення або передача документів без їх реєстрації в організаційному відділі.

4.8.4. Вихідні документи, повинні оформлятися на бланках Головного територіального управління.

Допускається готувати вихідні документи на бланках структурних підрозділів у разі надсилання доручень та (або) інформаційних листів до підвідомчих відділів територіальних управлінь юстиції, які носять поточний характер.

В інших випадках, вихідні документи готуються на бланках Головного територіального управління.

4.8.5. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники організаційного відділу обов’язково перевіряють:

- правильність оформлення документів і розміщення на них всіх реквізитів;

- правильність зазначення адреси кореспондента;- наявність необхідних підписів на документі;- наявність віз на копіях документів, що залишаються у справах

управління юстиції;- наявність на документі відмітки про додатки, наявність відповідної

кількості додатків до документу;- відповідність кількості екземплярів до кількості адресатів;- наявність реєстраційного вихідного індексу у відповідній графі

вихідного документу-відповіді (п. 2.3.9. цієї Інструкції);- відсутність помилок в тексті та адресі кореспондента.

Вихідні ініціативні документи передаються на реєстрацію та відправку до організаційного відділу без зазначення реєстраційного індексу, передбаченого п. 2.3.9. цієї Інструкції.

У разі недотримання цих правил працівники організаційного відділу мають право повернути документи виконавцям для відповідного доопрацювання.

61

4.8.6. Листи, які надсилаються на адресу Міністра юстиції України, його заступників, голови Одеської державної адміністрації та інших керівників органів місцевого самоврядування, підписуються виключно начальником Головного територіального управління.

4.8.7. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у конверті.

Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.

У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну адресу (поштовий індекс, область, район, місто, вулиця, номер будинку).

4.8.8. Реєстрація вихідної кореспонденції здійснюється в електронному журналі вихідної кореспонденції, який повинен роздруковуватись (додаток 15).

4.8.9. Документи, що доставляються кур'єром, передаються місцевим адресатам під розписку в розносній книзі (додаток 18).

4.8.10. Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в Головному територіальному управлінні , яке є автором цих документів. В інші установи надсилаються їх завірені копії.

4.8.11. Вихідні документи та інші поштові відправлення (крім рекомендованої кореспонденції) структурні підрозділи та окремі виконавці зобов’язані передавати до організаційного відділу у визначені для цього години: в робочі дні (крім п’ятниці) до 17 години, у п’ятницю – до 16 години.

Вихідні документи, які необхідно надсилати рекомендованою поштою, надаються на відправлення у конкретно визначені для цього години:

понеділок, вівторок та четвер – до 17 години;середа та п’ятниця – до 12 години.

4.8.12. У разі виявлення фактів порушення встановленого порядку оформлення документів начальник організаційного відділу письмово інформує про це начальника Головного територіального управління.

62

5. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

5.1. Складення номенклатури справ

5.1.1. Номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві Головного територіального управління, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатура справ є обов'язковим для Головного територіального управління документом, який складається для створення в Головному територіальному управлінні єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

Номенклатура справ є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

5.1.2. Зведена номенклатура справ Головного територіального управління складається організаційним відділом на основі пропозицій структурних підрозділів.

5.1.3. Пропозиції до зведеної номенклатури справ в структурному підрозділі розробляються посадовою особою, відповідальною за діловодство в ньому, та підписуються керівником структурного підрозділу.

Пропозиції структурного підрозділу до зведеної номенклатури справ складаються на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.

5.1.4. Пропозиції структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться організаційним відділом в зведену номенклатуру справ Головного територіального управління (додаток 20).

Під час розроблення зведеної номенклатури справ Головного територіального управління, крім зведення пропозицій структурних підрозділів, вивчається й аналізується діяльність Головного територіального управління в цілому. При цьому використовуються положення про управління юстиції та їх структурні підрозділи; штатні розписи; типові чи примірні номенклатури; номенклатури за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів, що ведуться в управлінні юстиції; типові та відомчі переліки документів із зазначенням строків зберігання документів, а також враховуються завдання управління юстиції на наступний рік.

Під час складання зведеної номенклатури справ може використовуватися структурний або функціональний принцип її внутрішньої побудови.

63

Структурний принцип використовується у разі чітко встановленої в управлінні юстиції структури. Підзаголовком у такій номенклатурі справ є найменування структурного підрозділу. При цьому першим розділом номенклатури бажано зазначати канцелярію.

Функціональний принцип, тобто за напрямами діяльності, використовується у разі розподілу основних напрямів діяльності між структурними підрозділами, службами, окремими виконавцями. Розділи і підрозділи номенклатури справ управління юстиції, побудованої за таким принципом, відображають управлінські функції та галузі і розміщуються в ній за ступенем важливості.

5.1.5. До зведеної номенклатури справ управління юстиції включаються найменування справ, що відображають всі документовані ділянки роботи управління юстиції.

Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх вирішення.

До номенклатур справ включаються справи з грифом „Для службового користування” (ДСК), журнали обліку документів з грифом ДСК.

До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронному вигляді.

До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

5.1.6. Зведена номенклатура справ Головного територіального управління після її остаточного доопрацювання погоджується з експертною комісією (ЕК) Головного територіального управління і експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Одеської області, після чого затверджується начальником Головного територіального управління.

5.1.7. Зведена номенклатура справ складається у трьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з ЕПК Державного архіву Одеської області.

Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються в такому порядку:

перший - зберігається у справі в організаційному відділі (недоторканий);

другий - передається до Державного архіву Одеської області, з яким погоджувалися примірники номенклатури справ;

третій – використовується в роботі з архівом Головного територіального управління.

64

5.1.8. Після затвердження структурні підрозділи отримують витяги з відповідних розділів зведеної номенклатури справ для використання в роботі. Витяг зі зведеної номенклатури справ – є номенклатурою справ структурного підрозділу.

5.1.9. Як у номенклатурі справ структурного підрозділу, так і у зведеній номенклатурі справ Головного територіального управління протягом діловодного року в графі "Примітка" робляться відмітки про заведення і включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в архів Головного територіального управління, для продовження тощо.

5.1.10. У кінці діловодного року зведена номенклатура справ Головного територіального управління обов'язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріпляє своїм підписом начальник організаційного відділу.

5.1.11. Зведена номенклатура справ Головного територіального управління, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щорічно (не пізніше грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується і затверджується начальником Головного територіального управління і вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і перепогодженню з державним архівом один раз на п'ять років, або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи Головного територіального управління.

Порядок перегляду, уточнення і внесення змін до номенклатури здійснюється з дотриманням вимог Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України 16.03.2001 року № 16 (зі змінами).

5.1.12. Після виконання документів вони групуються у справи згідно номенклатури, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого

65

рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самої установи (накази, розпорядження, рішення тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

5.2. Формування справ

5.2.1. Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

Формування справ відбувається в структурних підрозділах за місцем виконання документів.

5.2.2. Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:- вміщувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності -

засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

- групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом всього часу роботи особи в Головному територіальному управлінні ;

- групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання. Як виняток, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть вміщуватись протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архів управління юстиції, документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою: в одній справі документи постійного, в іншій - документи тимчасового терміну зберігання;

- включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності;

- якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ;

- справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).

66

5.2.3. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.

Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.

Положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх вміщують в окремі справи.

Накази з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань тощо, групуються у різні справи.

Документи засідань колегії групуються у дві справи:- протоколи і документи до них (доповіді, довідки, рішення, тощо);- документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії

рішень тощо).

Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним.

Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності управління юстиції. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.

Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.

Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

5.2.4. Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року № 731.

Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності: внутрішній опис документів, включених до справи; заява про прийняття на роботу; направлення або подання; особовий листок обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переведення,

67

звільнення; доповнення до особового листка обліку кадрів; доповнення до особового листка про заохочення; довідки та інші документи.

Особові рахунки працівників систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості нарахування заробітної плати повинні бути сформовані щомісяця за рік.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.

5.2.5. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в Головному територіальному управлінні та її структурних підрозділах здійснюється організаційним відділом.

5.3. Зберігання документів

5.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архів Головного територіального управління зберігаються за місцем їх формування у справах .

5.3.2. З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою, а також заголовок справи та рік.

5.3.3. Схоронність документів і справ в структурних підрозділах забезпечується їх керівниками.

З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

5.3.4. Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється з дозволу начальника Головного територіального управління. Видана справа заноситься до журналу, в якому зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення. Передбачаються графи для підписів в одержанні і прийомі справи (додаток 19).

Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

68

5.3.5. Вилучення документа із справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу начальника Головного територіального управління з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

6. Порядок підготовки справ до передачі для зберігання в архів Головного територіального

управління

Закінчені діловодством справи постійного, тривалого (понад 10 років) строку зберігання повинні здаватись в архів Головного територіального управління для наступного їх зберігання та використання. Справи тимчасового строків зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися до архіву структурного підрозділу за погодженням з керівництвом Головного територіального управління.

Підготовка документів для передачі до архіву Головного територіального управління включає:

- експертизу цінності документів;- оформлення справ;- складання описів справ;- передачу справ до архіву Головного територіального управління і

забезпечення схоронності документів.

6.1. Експертиза цінності документів

6.1.1. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.

6.1.2. Для організації та проведення експертизи цінності документів в Головному територіальному управлінні створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК).

Експертиза цінності документів проводиться щорічно на підставі номенклатур справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням строків зберігання.

Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву Головного територіального управління, вилучення до знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

69

6.1.3. За результатами експертизи цінності документів складаються окремо описи документів постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.

6.1.4. Вилучення документів для знищення і складання про це акта провадиться після підготовки описів справ постійного і тривалого строків зберігання за цей же період; акти про вилучення документів для знищення, розглядаються на засіданнях ЕК одночасно з описами справ. Акти затверджуються начальником Головного територіального управління після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Одеської області (додаток 21).

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності та погодження з ЕК Головного територіального управління та ЕПК Державного архіву Одеської області забороняється.

6.2. Складання описів справ

6.2.1. Опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.

6.2.2. Описи справ складаються посадовою особою, відповідальною за стан діловодства в архіві Головного територіального управління, якою є спеціаліст організаційного відділу, а по особовому складу – начальником управління кадрової роботи та державної служби.

Описи справ Головного територіального управління складаються щороку за встановленою формою (додаток 22).

6.2.3. Опис справ складається з дотриманням таких правил:- графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на

обкладинку справи. Опис на справи тривалого строку зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком";

- графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам управління юстиції, про наявність копій тощо;

- систематизація справ Головного територіального управління, що включаються до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ;

- кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

- у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші

70

однорідні справи позначаються словами «те саме», при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

- справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.

6.2.4. Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

6.2.5. Зведений опис справ постійного строку зберігання складається у трьох примірниках і підлягає обов'язковому схваленню ЕК Головного територіального управління та ЕПК Державного архіву Одеської області через два роки після завершення справ у діловодстві. Для схвалення до державного архіву надсилаються всі три примірники описів, які після схвалення повертаються до Головного територіального управління.

Після схвалення описів ЕПК вони затверджуються начальником Головного територіального управління та передаються для зберігання в організаційний відділ. Відповідно до схвалених описів Головне територіальне управління зобов'язане передавати справи до державного архіву в установлені строки.

Зведені описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так, як і описи на справи постійного зберігання.

Описи справ з кадрових питань (особового складу) складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК Головного територіального управління та ЕПК Державного архіву Одеської області, після чого затверджуються начальником Головного територіального управління.

На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації Головного територіального управління такі описи складаються обов'язково.

6.2.6. Головне територіальне управління та його структурні підрозділи зобов'язані описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до архіву Головного територіального управління одразу після затвердження описів.

71

6.3. Оформлення справ

6.3.1. Документи Головного територіального управління групуються у справи, що підлягають оформленню при їх заведенні і після закінчення діловодного року.

6.3.2. Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню:

- підшивання в обкладинку з твердого картону; - нумерація аркушів у справі; - складання засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про

особливості фізичного стану та формування справи; - складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів;- оформлення обкладинки справи.

6.3.3. Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

6.3.4. Окремі групи справ постійного строку зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, наказами, рішеннями тощо), повинні мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі.

6.3.5. Обкладинка справ постійного і тривалого строків зберігання оформляється за встановленою формою (додаток 23).

Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).

Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за ... роки".

На обкладинках справ, що складаються з кількох томів, проставляються дати першого і останнього документів кожного тому. У разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.

72

На обкладинці справи проставляється номер справи за описом і, за погодженням з архівом Головного територіального управління, номер опису і фонду.

У разі зміни найменування Головного територіального управління або структурного підрозділу протягом періоду, який охоплюють документи справи, на обкладинці справи зазначається нове найменування установи, а попереднє береться в дужках.

Написи на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

6.4. Передача справ до архіву установи

6.4.1. Закінчені діловодством справи постійного, тривалого зберігання, з кадрових питань разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються в архів Головного територіального управління через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2009 рік передаються в архів у 2012 році). Справи тимчасового строку зберігання передаються в архів Головного територіального управління на розсуд керівництва Головного територіального управління.

6.4.2. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архів Головного територіального управління оформляє видачу справ у тимчасове користування.

6.4.3. Справи постійного та тривалого зберігання передаються до архіву Головного територіального управління за описами.

6.4.4. У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна за організацію діловодства в підрозділі, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх до архіву Головного територіального управління незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.

6.4.5. Схоронність документів в Головному територіальному управлінні забезпечується організаційним відділом у відповідності до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи".

Додаток 1 до Інструкції

(пункт 2.1.6.)

73

ВИМОГИ до оформлення документів, що виготовляються

за допомогою друкувальних засобів

1. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).

2. Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) рекомендовано друкувати через 1-1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148 х 210 міліметрів) - через 1 міжрядковий інтервал.

Текст документа, що подається для державної реєстрації до Мін'юсту, друкується на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Продовження додатку 1 до Інструкції (пункт 2.1.6.)

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного через 1 міжрядковий інтервал.

Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5-3 міжрядкових інтервали.

3. Назва виду документа друкується великими літерами.

4. Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкується на рівні останнього рядка назви посади.

5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 міліметри (28 друкованих знаків).

74

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

6. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

- 12,5 міліметра - для абзаців у тексті; - 92 міліметри - для реквізиту "Адресат"; - 104 міліметри - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф

обмеження доступу до документа"; - 125 міліметрів - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис".

7. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ЗОБОВ'ЯЗУЮ".

8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 міліметри від межі лівого поля.


9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від межі лівого поля без відступу, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.

10. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок ставляться в правому верхньому полі аркуша арабськими цифрами без зазначення слова "сторінка" та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.

11. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

75


(пункт 2.2.3.)

Бланк для листів Головного територіального управління юстиції в Одеській області

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИГОЛОВНЕ ТЕРИТОРІАЛЬНЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ В ОДЕСЬКІЙ ОБЛАСТІ

вул. Богдана Хмельницького, 34, м. Одеса, 65007, тел. (048) 705-18-00, факс 705-18-01http://just.odessa.gov.ua e-mail:[email protected] Код ЄДРПОУ 34929741

___________________№____________________

на №_____________________________________


(пункт 2.2.3.)

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

ГОЛОВНЕ ТЕРИТОРІАЛЬНЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ В ОДЕСЬКІЙ ОБЛАСТІУправління державної реєстрації

вул. Старицького, 10а, м. Одеса, 65036, тел. (048) 705-58-36, (048) 705-58-38http://just.od essa.gov.ua e-mail:[email protected] Код ЄДРПОУ: 38111361

___________________№____________________

на №____________________________________

76

http://just.odessa.gov.ua/


Управління державної реєстраціїВідділ державної реєстрації актів цивільного стану

вул. Старицького, 10а, м. Одеса, 65036, тел. (048) 705-58-36, (048) 705-58-38http://just.od essa.gov.ua e-mail:[email protected] Код ЄДРПОУ 38111361

___________________№____________________

на №____________________________________


Одеській міській відділ державної реєстрації актів цивільного станувул. Середньофонтанська, 30б, м. Одеса, 65039, тел. (048) 705-14-81, (048) 705-14-82

http://just.od essa.gov.ua e-mail:[email protected] Код ЄДРПОУ 37947454

___________________№____________________

на №____________________________________



Управління державної виконавчої службипл. Бориса Дерев’янка, 1, м. Одеса, 65007, тел. (048) 705-17-80,

http://just.od essa.gov.ua e-mail:[email protected] Код ЄДРПОУ 34929741

___________________№____________________

на №____________________________________

77


Управління державної виконавчої службиВідділ примусового виконання рішень

пл. Бориса Дерев’янка, 1, м. Одеса, 65007, тел. (048) 705-17-85, факс (048) 705-17-98http://just.od essa.gov.ua e-mail:[email protected]

___________________№____________________

на №____________________________________

УКРАЇНАМІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

ГОЛОВНЕ ТЕРИТОРІАЛЬНЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ В ОДЕСЬКІЙ ОБЛАСТІПриморський відділ державної виконавчої служби міста Одеси

вул. Пастера, 58, м. Одеса, 65023, тел. (048) 705-16-90, факс 705-11-13

http://just.odessa.gov.ua e-mail:info_ [email protected] Код ЄДРПОУ 39907570

___________________№_____________

на №_____________________________


(пункт 3.1.3.)


Н А К А З

___________________ Одеса № __________________

78

http://just.odessa.gov.ua/


(пункт 2.2.3.)

ГОЛОВНЕ ТЕРИТОРІАЛЬНЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ В ОДЕСЬКІЙ ОБЛАСТІ

К О Л Е Г І Я

Р І Ш Е Н Н ЯОдеса

_________________ №________


(пункт 2.3.19.)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК документів, що затверджуються з проставлянням грифа затвердження

1. Акти (списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; приймання-передачі; перевірок і ревізій, тощо).

2. Звіти (про основну діяльність; відрядження; статистичні, тощо).

3. Кошториси витрат (на утримання Головного територіального управління, будинків, приміщень, споруд; на капітальне будівництво, тощо).

4. Нормативи (витрачання матеріалів, електроенергії; водопостачання; чисельності працівників, тощо).

5. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів, тощо).

79

6. Плани роботи Головного територіального управління, перевірок підвідомчих установ, роботи колегій, тощо.

7. Програми (проведення робіт і заходів, відряджень, тощо)

8. Номенклатура справ.

9. Описи справ.

10. Регламент Головного територіального управління.

11. Протоколи засідань колегіальних органів (колегій, експертної комісії, методичних рад, тощо).

12. Положення структурних підрозділів.

13. Організаційно-штатна структура Головного територіального управління та його структурних підрозділів.

14. Форми уніфікованих документів.

15. Штатні розписи.

16. Правила, інструкції, положення. Додаток 7

до Інструкції (пункт 2.3.54.)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК документів, підписи

на яких скріплюються гербовою печаткою

1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; проведення перевірок; приймання-передачі, тощо).

2. Аркуші погодження.

3. Оригінали наказів.

4. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату; з місця роботи, тощо).

80

5. Довіреності (на одержання товарно-матеріальних цінностей, представництво інтересів, тощо).

6. Платіжні доручення.

7. Посвідчення про відрядження.

8. Службові посвідчення.

9. Характеристики працівників.

10. Фінансові звіти, що надаються до місцевих органів виконавчої влади; або звітах, що надаються до інших державних органів влади.

11. Договори (про матеріальну відповідальність, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт, тощо).

12. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб. 13. Подання і клопотання до Міністерства юстиції України (про нагородження орденами і медалями; про преміювання, заохочення).

14. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.


15. Кошторис витрат (на утримання апарату Головного територіального управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо). 16. Листи, подорожні листи.

17. Номенклатури справ.

18. Описи справ.

19. Протоколи засідань колегіальних органів (колегій, експертних комісій, методичних рад тощо) в разі потреби.

20. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.

21. Посадові інструкції.

81

22. Штатні розписи.

23. Правові висновки про державну реєстрацію (відмову в державній реєстрації) засобів масової інформації та громадських формувань, про взяття до відома змін до статутних документів.

24. Статути зареєстрованих громадських формувань.

25. Свідоцтва та посвідчення, які видаються Головним територіальним управлінням (про реєстрацію друкованого засобу масової інформації, про реєстрацію громадської організації, про право займатися приватною нотаріальною діяльністю).

26. Листи-повідомлення про проведення легалізації шляхом письмового повідомлення про заснування та на відповідність заявленому статусу.

27. Реєстри, журнали державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів, інші журнали, які мають підпис начальника Головного територіального управління та його заступників.

28. Інші документи, що мають гриф «ЗАТВЕРДЖУЮ».

Додаток 8до Інструкції

(пункт 2.3.27.)

ЛИСТ ОЗНАЙОМЛЕННЯ

з документом

_____________________________________________ (вхідний номер та дата реєстрації)

_______________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

82

Резолюція______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

ОЗНАЙОМЛЕНІ:

П.І.Б. Підпис Дата

Додаток 9до Інструкції(пункт 4.3.8.)

ЗАТВЕРДЖУЮНачальник Головного територіального управління юстиції в Одеській області ______________

«__»_______ ______р.

Акт про відсутність вкладень у конверті

Підстава: Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів

83

України від 30 листопада 2011 року № 1242, та Інструкція з діловодства в Головному територіальному управлінні юстиції в Одеській області.

Складений начальником відділу організаційної роботи, документування та контролю _________________________________________________________

(прізвище, ініціали)

у присутності______________________________________________________ (посада, прізвище, ініціали)

__________________________________________________________________ (посада, прізвище, ініціали)

про те, що „____”______________ 20 року від _________________________ (назва установи)

__________________________________________________________________надійшов пакет, в якому після його розкриття не виявлено таких документів: __________________________________________________________________ (назва документів і номери документів, яких не виявлено)

__________________________________________________________________ .

Акт складено у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові для надіслання документів, яких не вистачає.

Начальник відділу організаційної роботи, документування та контролю (Підпис) (Ініціали, прізвище)


Присутні:

(Посада) (Підпис) (Ініціали, прізвище)

(Посада) (Підпис) (Ініціали, прізвище)


Примірний перелікдокументів, що не підлягають реєстрації відділом організаційної роботи,

документування та контролю

84

1. Листи, що надійшли в копії до відома.

2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки.

3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.

4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

5. Зведення та інформація, надіслані до відома.

6. Навчальні плани, програми (копії).

7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

8. Вітальні листи і запрошення.

9. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

12. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

13. Форми статистичної звітності.Додаток 11

до Інструкції(пункт 4.5.8.)

Журналреєстрації вхідних документів

№, дата

Дата, вихідний

номерКореспондент

Короткий зміст

документу

Керівник

Виконавець Контроль

Факс/e-mail

Керівник 2

1 2 3 4 5 6 7 8


85

ПЕРЕЛІКдокументів із зазначенням

строків виконання

1. Із змінами, внесеними згідно із наказом 24/03-06 від 27.01.2015р.Акти Президента України – у разі, коли в акті Президента України

строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності цим актом.

2. Запит народного депутата України - не пізніше ніж у п'ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший установлений Верховною Радою України строк. Запит депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим - у п'ятнадцятиденний строк, депутата місцевої ради - в установлений зазначеною Радою строк.

Якщо запит народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) з об'єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається відповідно до закону письмове повідомлення суб'єктам внесення запиту.


3. Звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) - протягом не більш як 10 днів з дня надходження.

У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) в установлений строк йому повідомляють про це офіційним листом із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.

4. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектів нормативно-правових актів - до 10 днів після розгляду проекту акта на засіданні Кабінету Міністрів України (якщо не встановлено інший строк).

5. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати - 15 днів з дня реєстрації документа в установі (якщо інший строк не встановлено у документі).

86

6. Погодження проектів актів Кабінету Міністрів України установами, яким ці проекти надіслано для розгляду, - у строк, установлений їх головними розробниками.

7. Протест прокурора на акт, що суперечить закону, - у десятиденний строк після його надходження. Про наслідки розгляду протесту в той самий строк повідомляється прокурору.

Письмовий припис прокурора про усунення порушень закону - негайно, про що повідомляється прокурору.

Подання прокурора з вимогами усунення порушень закону, причин цих порушень і умов, що їм сприяють, підлягає невідкладному розгляду. Не пізніше ніж у місячний строк слід вжити відповідних заходів до усунення порушень закону, причин та умов, що їх спричиняють, і про наслідки повідомити прокурору.

Постанова прокурора про порушення дисциплінарного провадження або провадження про адміністративне правопорушення - у 10-денний строк після її надходження, якщо інше не встановлено законом.


8. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об'єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб'єктів владних повноважень (далі - запитувачі), та надання відповіді на запит на інформацію - не більше п'яти робочих днів від дня надходження запиту.

У разі коли запит стосується великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в письмовій формі не пізніше ніж протягом п'яти робочих днів з дня надходження запиту.

9. Звернення громадян - не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження.

Якщо у місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник установи або його заступник встановлюють

87

необхідний строк для його розгляду, про що повідомляють особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

10. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них строку, у разі відсутності строку їх розгляду протягом місяця.

11. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до двох днів, решта - протягом 10 днів.

12. Скарги у виконавчому проваджені по виконанню судових рішень на дії (бездіяльність) державного виконавця, подані до начальника відділу державної виконавчої служби, розглядаються у строк, визначений Законом України „Про виконавче провадження”.


(пункт 4.7.12.)

88

Додаток 14


ПЕРЕЛІК

контрольних документів, термін розгляду яких виходить(термін виконання від _________до __________)

відділ ___________________________________________________

№ з/п Звідки прийшов документ

Номер документа

Дата документа

Короткий зміст

Термін виконання

Примітка

1 2 3 4 5 6 7


Журналреєстрації вихідних документів

Вих. індекс

Вих. дата Адресат Зміст Виконавець Керівник

1 2 3 4 5 6

Додаток 16

89


Журналреєстрації відряджень

№ з/п

Прізвище, ініціали

Місце роботи

та посада

Місце відрядження

Дата і номер наказу

Дата і номер посвідчення

про відрядженн

я

Дата вибуття у

відрядження

Дата прибуття з

відрядження

1 2 3 4 5 6 7


Журналобліку вхідних документів

№ з/п Кореспондент Короткий зміст Виконавець Відмітка про

виконання1 2 3 5 6


Розносна книгадля кореспонденції

№ з/п Найменування кореспонденції

Кому надіслано

Дата одержання

П.І.Б. одержувача

Розпис одержувача

1 2 3 5 6


Журналобліку видачі документів з архіву

90

Головного територіального управління юстиції в Одеській області

№ з/п Дата видання справи

Справа (назва, №) Кому видана

Розписка в отриманні

справи

Розпис про повернення справи та

дата1 2 3 4 5 6


Форма зведеної номенклатури справ Головного територіального управління юстиції

_____________________________ Затверджую (найменування установи) Посада керівника установи Зведена номенклатура справ Підпис Розшифровка підпису___________ N ___________ Дата на _________ рік

------------------------------------------------------------------| | |Кількість|Строк зберігання | ||Індекс|Заголовок справи | справ | справи (тому, | Примітка ||справи| (тому, частини) | (томів, | частини) і | || | | частин) | номери статей | || | | | за переліком | ||------+-----------------+---------+-----------------+-----------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |------------------------------------------------------------------ _________________________________________________________________ (назва розділу*)

Посада керівника служби діловодства установи ________ _____________________ (підпис) (розшифровка підпису) Дата

Віза керівника архіву (особи, відповідальної за архів) установи

ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО Протокол засідання ЕК установи Протокол засідання ЕПК (ЕК) державного архіву (органу вищого рівня) від ___________ N _____ від ___________ N _____

**Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у ______ році в управлінні

------------------------------------------------------------------

91

| | | У тому числі || За строками зберігання | Усього |----------------------|| | |таких, що |з позначкою|| | |переходять| "ЕПК" ||------------------------------+----------+----------+-----------||Постійного | | | ||------------------------------+----------+----------+-----------||Тривалого | | | ||(понад 10 років) | | | ||------------------------------+----------+----------+-----------||Тимчасового | | | ||(до 10 років включно) | | | ||------------------------------+----------+----------+-----------||Разом | | | |------------------------------------------------------------------

Керівник служби діловодства ________ _____________________ (підпис) (розшифровка підпису)

Дата

Продовження додатку 20до Інструкції (пункт 5.1.4.)

Підсумкові відомості передано в архів установи

Посада особи, відповідальної за передавання ________ _____________________ відомостей (підпис) (розшифровка підпису)

Дата

Формат А4 (210х297)

_____________ * Найменування структурного підрозділу (для установ, що не мають структурного поділу - напряму діяльності).

** Складається на окремому аркуші в кінці кожного діловодного року і долучається до номенклатури справ як невід’ємна частина.


(п 6.1.4.)Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до національного архівного фонду

92

_____________________________ Затверджую (найменування установи) Посада керівника установи АКТ Підпис Розшифровка підпису________№_____________ Дата Печатка установи із______________________ ідентифікаційним кодом (місце складання)

Про вилучення для знищення документів не віднесених до Національного архівного фонду

На підставі _________________________________________________ (назва і вихідні дані переліку документів із _________________________________________________________________ зазначенням строків їх зберігання або типової (примірної) номенклатури справ)відібрані для знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, документи фонду N ____________________ (найменування фонду)


--------------------------------------------------------------------| | | |Номери | Індекс | | Строк |Примітка|| N |Заголовок | Дата |описів | справи | Кіль- | збері- | ||з/п|справи або|справи|(номен-| (тому, | кість | гання | || | груповий | або |клатур)|частини) | справ | справи | || |заголовок |крайні|за рік | за |(томів,| (тому, | || | справ | дати |(роки) |номенкла-|частин)|частини) | || | | справ| |турою або|і номеру| | || | | | | номер |статті | | || | | | |справи за|за пере| | || | | | | описом |ліком | | ||---+----------+------+-------+---------+-------+---------+--------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |--------------------------------------------------------------------

Разом ___________________________ справ за __________________роки (цифрами і літерами)

Посада особи, яка проводила експертизу ________ _____________________ цінності документів (підпис) (розшифровка підпису)

93

Дата

ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНОПротокол ЕПК Державного архіву протокол ЕК Одеської області Головного територіального управління юстиціївід __________ N _________ від ___________ N ____

Описи справ постійного (тривалого) зберігання за ___________ роки затверджені, а з особового складу погоджені з ЕПК (ЕК)___________ _________________________________________________________________ (найменування державного архіву або органу вищого рівня)

(протокол від _______N_______)

Документи у кількості ________________________________ справ (цифрами і літерами)вагою __________________ кг здано в ______________________________ (найменування установи)___________________________ на переробку за приймально-здавальноюнакладною від _________________________ N ______________________

Посада особи, відповідальної за архів (Підпис) (Ініціали, прізвище)Дата


Форма зведеного опису справ постійного зберігання

_____________________________ Затверджую (найменування установи) Посада керівника установи Фонд N _________ Підпис Розшифровка підпису

94

Опис N ________ Дата справ постійного зберігання Печатка установи із за _________ рік зазначенням ідентифікаційного коду

______________________________________________________________ (назва розділу або структурного підрозділу установи)

------------------------------------------------------------------| N | | | Дата | Кількість | ||з/п| Індекс | Заголовок справи | справи | аркушів |Примітка|| | справи | (тому, частини) | (тому, | у справі | || | | | частини)| (томі, | || | | | | частині) | ||---+--------+------------------+---------+-------------+--------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |------------------------------------------------------------------

У цей розділ опису внесено ____________________ справ з N _______ (цифрами і літерами) до N __________, у тому числі: літерні номери _____________________ пропущені номери __________________

Посада особи, ________ _____________________ яка склала опис (підпис) (розшифровка підпису)

Дата

Керівник архіву (особа, ________ _____________________ відповідальна за архів) (підпис) (розшифровка підпису)

Дата

СХВАЛЕНО СХВАЛЕНО Протокол ЕПК Протокол ЕК Державного архіву Головного територіального управління юстиції Одеської області від ___________ N ____ від ___________ N _____


95


Форма зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання

_____________________________ Затверджую (найменування установи) Посада керівника установи

Підпис Розшифровка Фонд N _________ підпису Опис N ________ справ тривалого Дата (понад 10 років) зберігання за _________ рік Печатка установи із зазначенням ідентифікаційного коду

_________________________________________________________________ (назва розділу або структурного підрозділу установи)

-----------------------------------------------------------------| N |Індекс |Заголовок| Дата | Строк |Кількість| Примітка ||з/п|справи | справи | справи |зберігання|аркушів у| || | | (тому, | (тому, | справи | справі | || | |частини) |частини)| (тому, | (томі, | || | | | |частини) |частині) | || | | | | | | || | | | | | | || | | | | | | ||---+--------+---------+--------+----------+---------+----------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |-----------------------------------------------------------------

У цей розділ опису внесено ________________________________ справ (цифрами і літерами) з N __________ до N __________ , у тому числі: літерні номери ____________________ пропущені номери __________________

Посада особи, ________ _____________________ яка склала опис (підпис) (розшифровка підпису) Дата

Керівник архіву (особа, ________ _____________________ відповідальна за архів) (підпис) (розшифровка підпису) Дата Схвалено Протокол ЕК Головного територіального управління від ___________ N _____


Продовження додатку 22до Інструкції (пункт 6.2.2.)

96

Форма опису справ з особового складу

_____________________________ Затверджую (найменування установи) Посада керівника установи Підпис Розшифровка Фонд N _________ підпису Опис N ________ справ з особового складу Дата за _________ рік Печатка установи із зазначенням ідентифікаційного коду

_________________________________________________________________ (назва розділу)

-----------------------------------------------------------------| N |Індекс |Заголовок| Дата | Строк |Кількість| Примітка ||з/п|справи | справи | справи |зберігання|аркушів у| || | | (тому, | (тому, | справи | справі | || | |частини) |частини)| (тому, | (томі, | || | | | |частини) |частині) | || | | | | | | || | | | | | | || | | | | | | ||---+--------+---------+--------+----------+---------+----------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |-----------------------------------------------------------------

У цей розділ опису внесено ________________________________ справ (цифрами і літерами) з N __________ до N __________, у тому числі: літерні номери ____________________ пропущені номери __________________

Посада особи, ________ _____________________ яка склала опис (підпис) (розшифровка підпису) Дата

ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО Протокол ЕПК Протокол ЕК Державного архіву Головного територіального управління юстиції Одеської області від ___________ N ____ від ___________ N _____


Додаток 23

97


Обкладинка справ постійного і тривалого строків зберігання оформляється за встановленою формою

|

|-------------------------------------------------------------- |20 | Код державної архівної | | установи__________________ | | | Код установи _____________| |---|------------------------------------------------------- | | | _________________________________ |Ф. N _______ | | |30 | _________________________________ |Оп. N _______ | | | | _________________________________ |Справа N ______ | | |---|------------------------------------------------------- | | 5 | (Найменування державної архівної установи) | |---|------------------------------------------------------- | | | ____________________________________________________ | |50 | ____________________________________________________ | | | ____________________________________________________ | | | ____________________________________________________ | |---|------------------------------------------------------- | | | (Найменування установи і структурного підрозділу) | |35 | | |___|___________Справа N _______ Том N ________ | |15 | | |---|------------------------------------------------------- |320| | ____________________________________________________ | | | ____________________________________________________ | |70 | ____________________________________________________ | | | ____________________________________________________ | | | ____________________________________________________ | | | ____________________________________________________ | |---|------------------------------------------------------- | | | (заголовок справи) | |25 | | |---|------------------------------------------------------- | | | (дата) | |20 | | | | На ____ аркуш. | | | Зберігати ____________ | |---|--------------------- | | | |Ф. N _______ | | |30 | |Оп. N _______ | | | | |Справа N ______ | | |---|---|----------------| | | | |<-------------->| | |20 | 60 | ----------------------------------------------------------------- | 230 | <------------------------------------------------------->

98

ТИПОВА ІНСТРУКЦІЯjust.odessa.gov.ua/files/upload/files/instruction.docx · web...

Documents