~ .

KETUA PENGARAHUNIT'PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGANPENGURUSAN MALAYSIA (MAMPU)JABATAN PERDANA MENTERIARAS 6, BLOK B2KOMPLEKS JABATAN PERDANA MENTERIPUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN62502 PUTRAJAYAMALAYSIA

".(MAMPU)

TelefonFaksEmail

: 03-88882311: 03-88883163

: normah@mampu.gov.my

UPTM 159/526/9 Jld. 4 (60)

2.:3November 2007

Semua Ketua Setiausaha Kementerian

Semua Ketua Jabatan Persekutuan

Semua Ketua Pengurusan Badan Berkanun Persekutuan

Semua V.B. Setiausaha Kerajaan Negeri

Semua Pihak Berkuasa Tempatan

LANGKAH-LANGKAH PEMANTAPAN PELAKSANAAN SISTEMMEL ELEKTRONIK DIAGENSI-AGENSI KERAJAAN

Dengan segala hormatnya saya merujuk kepada perkara di alas.

Surat MAMPU ru'ukan UPTM159/526/9 Jld.4 5 bertarikh 1 Jun

2007 adalah jQga berkaitan.

2. Sebagaimana semua sedia maklum, mel elektronik atau e-mel

merupakan salah satu dari media yang sangat penting dalam

berkomunikasi. Pada masa ini sistem e-mel telah menjadi saluran .

rasmi Kerajaan dalam berkomunikasi dan digunakan secara meluas

serta menyediakan saluran komunikasi lebih daripada dua hala

dengan cara yang lebih pantas dan berkesan.

3. Langkah-Iangkah pemantapan yang cigariskan ini merupakan

usaha baai menaukuhkan laai PekelHina Kemaiuan Pentadbiran

Awam BU. 1 Tahun 2003 bertaiuk "Garis Panduan Menaenai

Tatacara Penaallnaan Internet dan Mel Elektronik di Aaensi-

aaensi Keraiaan".

4. Sehubungan dengan itu, Ketua Jabatan can pegawai-pegawai

di semua peringkat dalam agensi Kerajaan hendaklah mematuhi can

melaksanakan perkara-perkara seperti berikut:

a) Setiap agensi hendaklah memberi latihan asas tatacara

penaendalian dan penaurusan a-mal kepada peaawai

baru sebelum akaun a-mal peaawai berkenaan

diwuiudkan. Program kesedaran, tatacara can

pembudayaan penggunaan e-mel juga perlu dilaksanakan

secaraberkalabagimenjaminkeberkesanansisteme-mel.

b) Setiap peaawai bertanaaunaiawab ke atas

penaemaskinian dan penaaunaan mailbox masina-

masing.

c) Agensi hendaklah sentiasa memantau kestabilan server

.(server heal1l1)24 x 3~an menauii capa~ kepada

sistem e-mel secara berkala dengan menaaunakan

peralatan yang dikenal pasti sesuai. Uiian penahantaran e-

mal dari sistem e-mel luaran (seperti yahoomail, gmail,

hotmail) ke e-mel agensi hendaklah dUaksanakan secara

beriadual untuk memastikan bahawa capaian sistem a-mal

agensi berkenaan berada dalam keadaan vana baik.

Pengujian ini hendaklah dijadikan salah satu perkara dalam

senarai semak harian sistem e-mel.

2

d) Agensi digalakkan mempunvai perianiian

penvelenaaaraan sistem a-mal Dada tahaD premium

,(premium service), dengan pembekal-pembekal yang

berkelayakan.

e) Memastikan keseluruhan intrastruktur ICT (seperti firewall,

Domain Name Server (DNS), Intrusion Prevention System

(IPS) dan sebagainya) yang menjadi landasan bagi sistem e-mal berada pad a tahap ketersediaan dan prestasi vana

terbaik. Untuk tujuan ini, agensi dikehendaki untuk

menialankan penilaian sekurang-kurangnyasekali setahun

oleh pihak ketiga ke alas intrastruktur ICT (ke alas aspek-

aspek seperti prestasi, risiko keselamatan dan bekalan

elektrik)bagimemantapkaninfrastrukturberkenaan.

f) Memastikan peralatan-peralatan ICT agensi (server a-mal,

DNS, anti-spam, firewall, IPS) dikontiaurasi menaikut

Diawaian industri. Amalan-amalan seperti berikut

hendaklah diguna pakai:

i) Ruang mailbox yang mencukupi (sekurang-kurangnya

100Mb) untuk setiap akaun a-mal. Walau

bagaimanapun, adalah dicadangkan supaya saiz

mailbox untuk peaawai perinakat penaurusan

tertin tidak had

Seandainya kapasiti server sedia ada tidak dapat

memenuhi keperluan ini maka aaensi terbabit

hendaklah menaik tarat kaQasiti server berkenaan.

ii) Ruang storan pemprosesan sementara untuk a-mal

(temp files) hendaklah sekurang-kurangnya 1GB.

3

iii) Saiz maksimum dan minimum bagi e-mel berserta

lampiran (attachment) yang keluar atau masuk, adalah

10Mb. Sekiranya perlu, kaedah pemampatan untuk

mengurangkan saiz fail adalah disarankan.

iv) Agensi-agensi digalakkan mempunyai sekurang-

kurangnya dua server e-mel untuk memperoleh tahap

high availability.

v) Perkhidmatan MTAle-mel perlu didaftarkan di DNS dan

mempunyai elemen-elemen berikut; A record, MX record,

reverse lookup, Sender Privacy Framework (SPF) dan

domain key.

vi) Memastikan agar keupayaan relay hanya boleh

digunakan untuk server/aplikasi dalaman agensi sahaja

bagi tujuan keselamatan.

vii) Bagi agensi-agensi di Pusat Pentadbiran Putrajaya yang

mempunyai internal DNS sendiri, DNS tersebut

hendaklah dikonfigurasikan untuk forward lookup kepada

Internal DNS di Putrajaya.

g) Bagi aaensi Keraiaan vana menaaunakan peralatan-

peralatan mudah alih seperti telefon bimbit. oersonal

diaital assistant notebook dan

sebaaainva untuk menaakses sistem e-mel. peralatan-

peralatan tersebut hendaklah dipastikan mematuhi

lanakah-Ianakah keselamatan sebaaaimana vana telah

ditetapkan baai capaian a-mal dalam persekitaran

Q!tlabat.

4

, '.-

h) Aaensi hendaklah membanaunkan Standard Ooeratina

procedures~an senarai semat< har!an baa! a-mal

berdasarkan kepada kerangka asas yang disediakan oleh

MAMPU..danmelaksanakannya.

i) Agensi hendaklah memastikan semua peralatan ICT

menaaunakan sistem penaoperasian vana masih

disokona oleh pihak pembekal utama (product principal)

serta sentiasa dikemas kini dengan versi/patches terkini.

j) Agensi digalakkan menvediakan keupavaan redundancy

atau hiah availability bagi lain-lain peralatan ICT vana

kritikal (seperti firewall, switches/hubs, Intrusion Prevention

System (IPS), viruswall dan sebagainya).

k) Agensi digalakkan menjalankan imbasan penuh ke alas

sistem rangkaian atau full network scan sekurang-

kurangnya dua kali setahun untuk menghapuskan sebarang

parisian jahat (malicious software).

I) Agensi digalakkan melaksanakan backup setiap hari ke alas

sistem a-mal.

m)Agensi disarankan membangunkan Business Continuity

plan lBCPl dan Risk Assessment bagi sistem a-mal di

peringkat agensi berdasarkan kerangka asas yang

disediakan oleh MAMPU.

n) Agensi hendaklah mengadakan sesi perbincangan dengan

pembekal-pembekal utama sistem a-mal dari semasa ke

semasa untuk mencari jalan terbaik bagi memperbaiki

pengurusan dan pengoperasian sistem a-mal secara

berterusan.5

5. Agensi yang mengendalikan sisteme-mel adalah disarankan

mempunyai sekurana-kurananva dua orana Pentadbir E-Mel dari

skim Perkhidmatan Teknoloai Maklumat supaya pengetahuan serta

kemahiran meng,urus sistem e-mel tersebut diperoleh oleh lebih

seorang dan saling melengkapi.

6. Peaawai Pentadbir E-Mel hendaklah mendapat latihan vana

secukupnva mengikut platform e-mel yang digunakan. Peaawai

berkenaan adalah di alakkan untuk lulus cerlifie dalam

bidana-bidana vana tetapkan bagi produk e-mel yang diguna pakai.

7. Semua Ketua Setiausaha Kementerian dan Ketua Jabatan

diminta mengambil tindakan supaya langkah-Iangkah di alas dipatuhi,

dilaksanakan dan dipantau sepenuhnya dengan berkesan.

Sekian, terima kasih.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

Saya yang menurut perintah,

Salinan Kepada:

Ketua Setiausaha Negara

6