À la découverte de powerplay pour...

À la découverte de PowerPlay pour Excel

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PowerPlay ® 6.5 pour Excel.

Édition française publiée en 1999.

Copyright © 1999, Cognos Incorporated.

Copyright partiel © Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, Washington 98052-6399 États-Unis. Tous droits réservés.

Copyright partiel © 1984-1996 Faircom. Tous droits réservés.

Copyright partiel © 1986 University of Toronto. Rédigé par Henry Spencer. Non dérivé du logiciel sous licence.

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À la découverte de PowerPlay pour Excel iii

Bienvenue................................................................vii

Chapitre 1 : Introduction à PowerPlay pour Excel ...... 9Rapports sur les données clés .............................................9

Inclure différentes perspectives ....................................10Comparaison de périodes financières ..........................10

Mise à jour des données du rapport ..................................10Inclure des données provenant de différents cubes................11Effectuer des calculs sur différents niveaux de données ..........11Recherche des données souhaitées dans les rapports ............12

Données multidimensionnelles .....................................12Branche de niveaux ..................................................12Ajout de catégories ..................................................13Filtrage...................................................................14

Amélioration du rapport ..................................................14Exploitation en mode autonome ........................................14

Chapitre 2 : Compétences essentielles ..................... 15Si vous connaissez le module Reporter de PowerPlay ............15Chargement de la macro complémentaire

PowerPlay pour Excel ................................................16Menu et barre d'outils de PowerPlay pour Excel ...................16

Menu PowerPlay ......................................................16Barre d'outils de PowerPlay ........................................18

Avant de créer un rapport ................................................18Règles concernant les rapports PowerPlay pour Excel ......18Utilisation des fonctions Excel pour améliorer

le rapport..........................................................19Interrogations et nombres ...........................................19Mise à jour des données du cube ...............................19

Ouverture d'un cube .......................................................20Ouverture d'un cube distant........................................20Ouverture d'un cube local ..........................................21À propos de l'exemple de cube

Vacances et Aventure ..........................................21

Table des matières

iv À la découverte de PowerPlay pour Excel

Recherche des données souhaitées ....................................22Organisation hiérarchique des données........................23Passage à des niveaux supérieurs et inférieurs ................23Passage au niveau le plus fin ......................................25Annulation des opérations de navigation.......................25Filtrage des informations ............................................25Suppression de filtres.................................................27Filtrage dans une branche secondaire ..........................27Modification des mesures...........................................28Utilisation de la fenêtre des dimensions.........................29Ajout de catégories au rapport ...................................30Suppression de catégories du rapport ..........................31Ajout de catégories imbriquées ...................................31Suppression des catégories imbriquées et

des niveaux .......................................................33Ajout de catégories imbriquées dans plusieurs

lignes ...............................................................33Suppression de catégories imbriquées de

plusieurs lignes...................................................34Affichage et masquage de catégories ..........................35Échange entre les lignes et les colonnes........................35Retour à la feuille Excel..............................................36

Utilisation de la feuille Excel pour la navigation élémentaire dans le cube ...........................................36Passage à des niveaux supérieurs et inférieurs ................36Utilisation de la barre d'outils Filtre de PowerPlay

(Excel 97 uniquement) .........................................37

Chapitre 3 : Création d'un rapport trimestriel de revenu net..................................................... 39Avant de commencer ......................................................39Ouverture du cube .........................................................40Recherche des données souhaitées ....................................40

Suppression des années et des produits ........................40Ajout de lieux ..........................................................41Ajout de dates .........................................................42

Retour à la feuille Excel ...................................................43Création d'un rapport plus détaillé.....................................43

Ajout de mesure de coût ............................................44Passage aux niveaux inférieurs des lieux .......................44

Utilisation des fonctions Excel pour améliorer le rapport .........45

À la découverte de PowerPlay pour Excel v

Chapitre 4 : Création d'un compte de pertes et profits pour le trimestre à ce jour ................... 47Avant de commencer ......................................................47Ouverture du cube .........................................................48Recherche des données souhaitées ....................................48

Suppression du niveau Années....................................48Ajout du niveau Revenu et Coût de produit par lieux .......49Ajout des quatrièmes trimestres par gamme

de produit .........................................................50Retour à la feuille Excel ...................................................51Utilisation des fonctions Excel pour améliorer le rapport .........52

Chapitre 5 : Création d'un rapport sur les performances de ventes ............................... 53Avant de commencer ......................................................53Ouverture du cube .........................................................54Recherche des données souhaitées ....................................54

Suppression de la catégorie Années ............................54Échange entre les lignes et les colonnes........................55Réorganisation des années.........................................55Ajout de représentants européens ................................56Suppression et masquage des catégories inutiles ............57

Retour à la feuille Excel ...................................................58Conversion de nombres en interrogations ...........................58Affichage des informations de filtrage ................................59Utilisation des fonctions Excel pour améliorer le rapport .........59

Chapitre 6 : Création d'un compte d'exploitation par région ................................... 61Avant de commencer ......................................................61Ouverture du cube .........................................................61Recherche des données souhaitées ....................................62

Échange entre les lignes et les colonnes........................62Suppression des années ............................................63Réorganisation des années.........................................63Ajout d'emplacements en tant que lignes et

branches de niveaux ...........................................64Suppression du niveau Produits ...................................64Ajout des catégories Revenu et Coût de produit

en tant que catégories imbriquées..........................65Retour à la feuille Excel ...................................................66Mise en retrait des catégories et mise en forme

des mesures ............................................................66Utilisation des fonctions Excel pour améliorer le rapport .........67

vi À la découverte de PowerPlay pour Excel

Chapitre 7 : Création d'un rapport sur le revenu annuel par gamme de produits...................................... 69Avant de commencer ......................................................69Ouverture du cube .........................................................70Recherche des données souhaitées ....................................70

Échange entre les lignes et les colonnes........................70Suppression du niveau Années ....................................71Ajout de données relatives à l'année en cours................71Passage aux niveaux inférieurs dans les gammes

de produits ........................................................72Retour à la feuille Excel ...................................................73Utilisation des fonctions Excel pour améliorer le rapport .........73

Index ...................................................................... 75

Bienvenue

À la découverte de PowerPlay pour Excel vii

BienvenuePowerPlay pour Excel est une macro complémentaire pour Microsoft Excel vous permettant d'accéder à des cubes.

Grâce à PowerPlay pour Excel, vous accédez directement aux données à partir d'un environnement Microsoft Excel. Vous pouvez accéder aux données du cube, puis utiliser les fonctions Excel de présentation et de calcul pour traiter et mettre en forme vos rapports.

Versions Excel prises en charge

PowerPlay pour Excel est pris en charge dans un environnement :

• Microsoft Excel 95,

• Microsoft Excel 97.

Contenu de ce manuel

À la découverte de PowerPlay pour Excel vous apprend à :

• utiliser les fonctions de base de PowerPlay pour Excel,

• créer plusieurs types de rapports.

Si l'utilisation de PowerPlay pour Excel est nouvelle pour vous, nous vous recommandons de consulter la Présentation rapide en ligne avant de lire ce manuel.

Ce que vous devez savoir pour une utilisation efficace de ce produit

Pour une utilisation efficace de ce produit, vous devez connaître Microsoft Excel. Pour en savoir davantage, reportez-vous à la documentation fournie avec Excel.

Autre documentation relative à PowerPlay pour Excel

Outre ce manuel, vous pouvez consulter la documentation suivante fournie avec PowerPlay pour Excel :

• le Guide d’installation et de configuration de PowerPlay,

• l'aide en ligne,

• la Présentation rapide de PowerPlay pour Excel.

Vos commentaires sont les bienvenus

Vos questions ou commentaires sur la documentation seront examinés avec attention. Contactez-nous par courrier électronique à l'adresse suivante : [email protected].

À la découverte de PowerPlay pour Excel 9

1Chapitre 1 : Introduction à PowerPlay pour Excel

Grâce à PowerPlay pour Excel, vous accédez directement aux données de votre cube PowerPlay à partir de votre environnement Microsoft Excel 95 ou 97. Vous pouvez créer des rapports contenant les données clés du cube, puis utiliser les fonctions de présentation et de calcul offertes par Excel pour manipuler et mettre en forme vos rapports.

À l'aide de PowerPlay pour Excel, vous pouvez :

✔ générer des rapports sur les données clés,

✔ mettre à jour les données des rapports,

✔ créer des rapports contenant des données provenant de plusieurs cubes et effectuer des calculs sur ces données,

✔ effectuer des calculs sur des données provenant de différents niveaux d'un même cube,

✔ rechercher les données d'un cube nécessaires à vos rapports,

✔ travailler en mode autonome.

Rapports sur les données clésÀ l'aide de PowerPlay pour Excel, vous pouvez facilement inclure dans vos rapports les données clés provenant de plusieurs cubes. Plutôt que d'être limité à des opérations portant sur les lignes et les colonnes, vous pouvez effectuer des opérations basées sur Excel sur les données de vos cubes.

10 À la découverte de PowerPlay pour Excel

Chapitre 1 : Introduction à PowerPlay pour Excel

Inclure différentes perspectivesVous pouvez générer des rapports sur des données clés, par exemple, des données relatives au revenu, puis observer ces mêmes informations d'une perspective différente, telle que la marge bénéficiaire. Par exemple, dans l'exemple de cube Vacances et Aventure pour 1996, le revenu de la gamme Produits de plein-air a dépassé celui de la gamme Ligne environnementale. Cependant, le pourcentage de marge bénéficiaire pour la même période montre que les produits de la gamme Ligne environnementale ont été plus rentables que ceux de la gamme Produits de plein-air.

Comparaison de périodes financièresVous pouvez comparer différentes périodes financières. Utilisez PowerPlay pour Excel afin d'extraire les données nécessaires de votre cube, puis utilisez Excel pour effectuer des calculs sur ces données.

Par exemple, vous pouvez créer un rapport affichant le revenu de l'année à ce jour pour l'année en cours et l'année précédente. Vous pouvez ensuite utiliser les fonctions de calcul sous Excel pour calculer la différence et le pourcentage de croissance.

Mise à jour des données du rapportUne fois que vous avez trouvé les données à inclure dans votre rapport, vous pouvez convertir les nombres en interrogations et copier et coller ces dernières dans une autre feuille pour les mettre en forme. Vous pouvez manuellement mettre à jour le rapport à l'aide des données mises à jour du cube en appuyant sur la commande Mettre à jour du menu PowerPlay, ou de façon automatique à l'ouverture du classeur, en définissant une option ou une propriété.

Si vous souhaitez ajouter plus de données au rapport par la suite, vous pouvez créer une autre feuille PowerPlay pour ces nouvelles données, convertir ces nombres en interrogations et les transférer dans votre feuille de rapport mise en forme.



Inclure des données provenant de différents cubes

Vous pouvez inclure des données provenant de différents cubes dans un rapport. Par exemple, vous pouvez avoir différents cubes pour différents services de votre entreprise. Vous pouvez ouvrir chaque cube dans une feuille Excel, puis copier et coller les nombres de chaque cube dans une autre feuille. Vous pouvez également utiliser la fonction de référence sous Excel.

Ensuite, si tous les cubes contiennent une mesure similaire, telle que le revenu, utilisez Excel pour effectuer vos calculs et mises en forme.

Effectuer des calculs sur différents niveaux de données

Vous pouvez effectuer des calculs sur différents niveaux de données provenant d'un même cube. Par exemple, un cube peut contenir des données de ventes sur une période de deux ans. Vous pouvez filtrer pour afficher les données du trimestre 4 pour les deux dernières années, puis copier et coller les données du trimestre 4 de cette année ainsi que celles du trimestre 4 de l'année dernière dans une feuille de mise en forme séparée. Vous pouvez ensuite utiliser Excel pour effectuer des calculs sur les données et les mettre en forme s'il y a lieu.

Pour obtenir un exemple de ce type de rapport, reportez-vous au chapitre 3 à la page 39.

Vous pouvez également ouvrir plusieurs connexions au même cube. Par exemple, vous souhaitez ouvrir une feuille affichant le revenu en Europe et une autre feuille affichant le revenu aux Amériques. Vous pouvez copier et coller les données pour ces deux régions de ventes dans une feuille Excel séparée, puis utiliser les fonctions Excel pour comparer les données.



Recherche des données souhaitées dans les rapports

Cette section présente plusieurs méthodes d'utilisation des fonctions multidimensionnelles de PowerPlay pour Excel afin de mettre en évidence vos résultats.

Données multidimensionnellesÀ l'aide de PowerPlay pour Excel, vous pouvez créer des rapports reflétant l'impact de chaque aspect de vos activités sur les autres ainsi que sur les résultats généraux. Lorsque les données sont organisées en dimensions telles que Années et Produits dans un cube, vos activités peuvent bénéficier de fonctions de génération de rapports multidimensionnels.

Vous pouvez utiliser cette vue multidimensionnelle des informations relatives à vos activités pour afficher les critères commerciaux clés sous différents angles. Par exemple, vous pouvez créer un rapport affichant le revenu de chaque type de produit pour la zone Amériques ou un rapport affichant les chiffres de vente des produits en fonction de régions spécifiques de la zone Amériques, des circuits de distribution, des intervalles de marge ou des trimestres.

Branche de niveauxVous pouvez passer à des niveaux inférieurs pour générer des rapports sur des catégories individuelles. Si, au niveau supérieur, les chiffres relatifs aux produits de la gamme Produits de plein-air sont globalement positifs, le passage aux niveaux inférieurs permet de mettre en évidence les articles ayant le plus contribué aux revenus de l'année 1996. Par exemple, les tentes se sont particulièrement bien vendues.



Ajout de catégoriesVous pouvez ajouter des catégories à un rapport. Par exemple, vous pouvez simplement faire glisser le dossier Lieux dans votre rapport à partir de la fenêtre des dimensions.

Des catégories imbriquées peuvent également être ajoutées. Par exemple, si vous ajoutez le dossier Lieux en tant que catégorie imbriquée, vous visualisez les données relatives à l'année par lieu.



FiltrageVous pouvez également filtrer le rapport afin de vous concentrer sur des données particulières. Par exemple, vous pouvez vous concentrer sur le revenu d'un seul réseau. La sélection de l'option Grand magasin dans le menu Réseaux réduit la portée du rapport aux données relatives à un seul réseau. Vous pouvez comparer le revenu de tous les réseaux lors du premier trimestre au revenu généré par le réseau Grand magasin dans ce même trimestre.

Amélioration du rapportLorsque vous possédez les données souhaitées, vous pouvez améliorer votre rapport à l'aide des fonctions Excel de mise en forme, calcul, classement, tri, etc.

Pour obtenir des instructions d'initiation, reportez-vous à la section Utilisation des fonctions Excel pour améliorer le rapport à la page 19.

Exploitation en mode autonomeNormalement, vous accédez à des cubes distants qui résident sur PowerPlay Enterprise Server ou à des cubes locaux stockés sur votre ordinateur.

Si vous avez installé PowerPlay Personal Server sur votre ordinateur et que l'administrateur des cubes a correctement configuré votre cube, vous pouvez préparer un rapport contenant un sous-ensemble des données du cube. Vous pouvez ensuite utiliser ce sous-cube pour travailler avec PowerPlay même si vous n'êtes pas connecté au cube original. Cette fonction est particulièrement utile lorsque vous travaillez depuis votre domicile ou êtes en déplacement.

Lorsque vous avez terminé de travailler en mode autonome, vous pouvez vous reconnecter au cube original.

Pour en savoir davantage sur l'installation de PowerPlay Personal Server, reportez-vous au Guide d’installation et de configuration de PowerPlay.

Tous les réseaux

Réseau Grand magasin


2Chapitre 2 : Compétences essentielles

Ce chapitre aborde les compétences essentielles dont vous avez besoin pour utiliser PowerPlay pour Excel. Vous apprendrez à :

✔ utiliser les fonctions de la macro complémentaire PowerPlay pour Excel,

✔ naviguer dans un cube afin de rechercher les données souhaitées pour l'élaboration du rapport.

Si vous connaissez le module Reporter de PowerPlay

Si vous connaissez PowerPlay, vous allez vite vous rendre compte que la création de rapports dans le module PowerPlay pour Excel est similaire à la création de rapports dans le module Reporter de PowerPlay.

Cependant, ces différences existent :

• Vous exécutez la plupart des fonctions PowerPlay à l'aide de la commande Naviguer du menu PowerPlay.

• Pour déplacer des colonnes, des lignes ou des catégories, supprimez-les de leur lieu courant à partir de la boîte de dialogue Navigation, puis ajoutez-les au lieu souhaité en tant que nouvelles catégories.

• Vous utilisez les fonctions Excel (et non les fonctions de PowerPlay pour Excel) pour des opérations de mise en forme, calcul, classement, tri, etc.


Chapitre 2 : Compétences essentielles

Chargement de la macro complémentaire PowerPlay pour Excel

Après installation, si le menu PowerPlay n'apparaît pas, chargez la macro complémentaire PowerPlay pour Excel sous Excel.

Sous Excel 95 ou Excel 97, sélectionnez l'option Macros complémentaires (dans le menu Outils), recherchez le fichier portant l’extension .xla (PPXLServer.xla) installé dans le répertoire PowerPlay 6.5, puis cliquez sur OK. Le menu PowerPlay apparaît sous Excel.

Remarque : Si vous installez PowerPlay pour Excel dans un répertoire différent du répertoire PowerPlay 6.5, le fichier .xla doit se situer à la racine du répertoire indiqué.

Pour obtenir les instructions d'installation, reportez-vous au Guide d’installation et de configuration de PowerPlay.

Menu et barre d’outils de PowerPlay pour Excel

Lorsque vous avez chargé la macro supplémentaire PowerPlay pour Excel sous Excel, deux éléments PowerPlay apparaissent : le menu et la barre d'outils.

Si vous utilisez Microsoft Excel 97, une barre d'outils Filtre de PowerPlay apparaît également. Pour en savoir davantage, reportez-vous à la section Utilisation de la barre d’outils Filtre de PowerPlay (Excel 97 uniquement) à la page 37.

Menu PowerPlayUtilisez le menu PowerPlay pour accéder aux fonctions de PowerPlay pour Excel.



Utilisez les commandes de PowerPlay pour exécuter les fonctions de PowerPlay pour Excel suivantes.

Commande Description

Ouvrir Permet d'ouvrir un cube.

Enregistrer un sous-cube

Permet d'enregistrer les paramètres de filtrage de la feuille PowerPlay en tant que sous-cube (fichier .mdc).

Cette fonction est particulièrement utile lorsque vous travaillez depuis votre domicile ou lors d'un voyage d'affaires.

PowerPlay Personal Server doit être installé sur votre ordinateur.

Naviguer Permet de naviguer dans le cube afin de rechercher les données souhaitées pour le rapport.

Mettre à jour Permet de mettre à jour votre rapport et d'afficher les données les plus récentes.

Des options PowerPlay pour Excel et des propriétés de feuille peuvent également être définies pour une mise à jour automatique des données à l'ouverture d'un classeur.

Convertir en interrogations

Permet de convertir les nombres inscrits dans le rapport en interrogations qui peuvent ensuite être copiées dans d'autres rapports sans perdre la connexion au cube. (Pour davantage d'informations, reportez-vous à la section Interrogations et nombres à la page 19.)

Propriétés Permet de définir des propriétés individuelles pour des classeurs et des feuilles individuelles.

Protéger la feuille

Permet d'accéder à la fonction de protection Excel qui vous empêche d'effectuer des modifications relatives à la mise en forme, au changement de niveaux et à l'ajout ou à la suppression de lignes, colonnes ou cellules dans une feuille PowerPlay. La commande Protéger la feuille est sélectionnée implicitement. Une coche indique que cette fonction est sélectionnée.

Expliquer Permet d'afficher les informations concernant les données sélectionnées dans la cellule.

Options Permet de définir les options de PowerPlay pour Excel qui s'appliquent à tous les classeurs et à toutes les feuilles.



Barre d’outils de PowerPlayUtilisez la barre d'outils de PowerPlay pour Excel pour accéder aux fonctions fréquemment utilisées.

Avant de créer un rapportAvant de créer votre premier rapport PowerPlay pour Excel, vous devez comprendre les concepts et instructions mentionnés dans cette section.

Règles concernant les rapports PowerPlay pour ExcelSuivez ces règles lors de la création de rapports PowerPlay pour Excel.

1. Dans le menu PowerPlay, cliquez sur la commande Ouvrir pour ouvrir un cube.

2. Dans le menu PowerPlay, cliquez sur la commande Naviguer pour rechercher les données à inclure au rapport.

3. Lorsque vous revenez à la feuille Excel à partir de la boîte de dialogue Navigation, suivez ces instructions :

• Ne procédez à aucune insertion ou suppression de lignes, colonnes ou cellules dans la feuille PowerPlay. Pour protéger votre feuille, vous pouvez sélectionner la fonction de protection Excel à partir du menu PowerPlay ou sous Excel.

• Ne modifiez pas la mise en forme dans la feuille PowerPlay. Si vous revenez à la boîte de dialogue Navigation et effectuez des modification en cliquant sur OK, vous perdez toutes les modifications de mise en forme, telles que les modifications de couleur et de polices, saisies dans la feuille Excel.

Lorsque vous cliquez sur OK dans la boîte de dialogue Navigation, un avertissement intitulé Remplacer la feuille apparaît. Vous pouvez accepter les modifications effectuées ou revenir à la boîte de dialogue Navigation sans valider les modifications.

Ouvrir un cube

Naviguer

Mettre à jour

Convertir en interrogations

Propriétés

Désactiver la protection de la feuille

Expliquer

Options



Utilisation des fonctions Excel pour améliorer le rapportUne fois que votre rapport contient les données souhaitées :

1. Copiez et collez les nombres ou les interrogations dans une deuxième feuille.

Vous pouvez coller une seule cellule, plusieurs cellules ou la feuille entière. Vous pouvez également coller des cellules provenant de plusieurs feuilles.

2. Dans la feuille de mise en forme, utilisez les fonctions Excel pour effectuer des calculs, mettre en forme le rapport, créer des graphiques, etc.

Interrogations et nombresGrâce à PowerPlay pour Excel, vous pouvez choisir de générer des interrogations lors de la création d'un rapport.

Implicitement, des nombres sont utilisés à la place d'interrogations.

Vous devez convertir les nombres en interrogations lorsque :

• vous copiez et collez les nombres dans une feuille de mise en forme et que la feuille PowerPlay originale peut être supprimée,

• vous souhaitez mettre à jour les données contenues dans la feuille de mise en forme d'un cube régulièrement.

Vous pouvez choisir de générer des interrogations pour l'intégralité d'un rapport ou pour des cellules individuelles. Il est généralement préférable de générer des interrogations pour les cellules que vous souhaitez utiliser dans le rapport final uniquement.

Pour en savoir davantage sur les interrogations, reportez-vous à l'aide en ligne de PowerPlay pour Excel, dans le menu ?, sous Excel.

Mise à jour des données du cubeVous pouvez mettre à jour les données du cube en sélectionnant la commande Mettre à jour dans le menu PowerPlay.

• Si vous utilisez la feuille PowerPlay originale, il n'est pas nécessaire de convertir les nombres en interrogations dans un premier temps.

• Si vous utilisez une deuxième feuille de mise en forme, vous devez convertir les nombres en interrogations dans la feuille PowerPlay, puis copier et coller les interrogations dans la feuille de mise en forme avant de mettre à jour les données.

Pour en savoir davantage sur la mise à jour des données, reportez-vous à l'aide en ligne de PowerPlay pour Excel, dans le menu ?, sous Excel.



Ouverture d’un cubePour créer un rapport PowerPlay pour Excel, vous devez d'abord ouvrir un cube.

Vous pouvez ouvrir des cubes stockés sur :

• PowerPlay Enterprise Server distant,

• votre ordinateur (local) si vous avez installé PowerPlay Personal Server.

Dans ce manuel, nous utilisons toujours l'exemple de cube appelé Vacances et Aventure. L'emplacement implicite de ce cube est C:\Program Files\Cognos\PowerPlay 6.5\Exemples PP6.5\Cubes et rapports\Vacances et Aventure.mdc

Votre exemple de cube peut être stocké dans un emplacement différent. Contactez votre administrateur pour en savoir davantage.

Ouverture d’un cube distantLes cubes distants sont stockés dans PowerPlay Enterprise Servers. Pour ouvrir un cube distant, vous devez :

• créer une connexion au serveur,

• trouver l'emplacement du cube à ouvrir,

Exercice

1. Dans le menu PowerPlay, sélectionnez l'option Ouvrir.

2. Cliquez sur l'option d'accès Distant.

La boîte de dialogue Sélection d'un cube distant apparaît.

3. Cliquez sur le bouton Connexions.

La boîte de dialogue Connexions s'ouvre.

4. Sélectionnez le serveur dans la liste des connexions ou spécifiez une nouvelle connexion de serveur.

Si vous ne savez pas quel serveur utiliser, contactez votre administrateur.

5. Cliquez sur l'option Enregistrer, puis sélectionnez Fermer.

6. Dans la boîte de dialogue Sélection d'un cube distant, localisez le cube Vacances et Aventure (.mdc) et cliquez deux fois sur celui-ci.

Le cube Vacances et Aventure s’ouvre sous Excel.



Ouverture d’un cube localVous pouvez ouvrir des cubes stockés sur votre ordinateur si vous avez installé PowerPlay Personal Server.

Exercice

1. Dans le menu PowerPlay, sélectionnez l'option Ouvrir.

2. Cliquez sur l'option d'accès Local.

La boîte de dialogue Sélection d'un cube local s’ouvre.

3. Trouvez l’emplacement du cube Vacances et Aventure (.mdc) et cliquez deux fois sur celui-ci.

Le cube Vacances et Aventure s’ouvre dans une feuille Excel.

À propos de l'exemple de cube Vacances et AventureUne fois l’exemple de cube Vacances et Aventure ouvert, la feuille Excel ressemble à l'illustration présentée ci-dessous. Les deux premières dimensions du cube s'affichent.

Remarque : En fonction de la version d'Excel que vous utilisez, des options et des propriétés de feuille sélectionnées dans PowerPlay pour Excel, votre écran peut apparaître un peu différemment.

Libellés de colonne

Libellés de ligne

Données



Recherche des données souhaitéesDans PowerPlay pour Excel, sélectionnez la commande Naviguer dans le menu PowerPlay pour naviguer dans le cube. Lorsque vous cliquez sur OK dans la boîte de dialogue Navigation et revenez à la feuille Excel, vos modifications apparaissent dans cette feuille.

Remarque : Les instructions du didacticiel mentionnées dans le reste de ce chapitre vous permettent de démarrer à partir de cette section et de travailler progressivement.

Si vous n'avez pas ouvert l'exemple de cube Vacances et Aventure, reportez-vous à la section Ouverture d’un cube à la page 20 avant de commencer.

Fenêtre des dimensions

Menu Opérations

Ligne des dimensions

Aperçu du rapport



Organisation hiérarchique des donnéesLes données du cube sont organisées de manière hiérarchique. Par exemple, la dimension Années contient toutes les informations relatives au temps, organisées en niveaux comportant les années, les trimestres et les mois.

L'organisation des données incombe à la personne qui crée le cube.

Passage à des niveaux supérieurs et inférieursVous pouvez vous déplacer dans la hiérarchie des données en changeant de niveau. Par exemple, vous pouvez passer aux niveaux inférieurs pour obtenir le revenu par type de produit dans une gamme de produits. Vous pouvez également passer aux niveaux inférieurs pour obtenir le revenu de chaque produit. Une fois cette opération terminée, vous pouvez remonter au niveau de la gamme. Le passage aux niveaux inférieurs vous déplace vers le bas de la hiérarchie des données. Le passage aux niveaux supérieurs permet de remonter.

Remarque : Si vous cliquez accidentellement sur OK dans la boîte de dialogue Navigation avant d'y être invité, nous vous recommandons de recommencer ce didacticiel.

1996

1997

Tr. 1 1996

Tr. 2 1996

Tr. 3 1996

Fév. 1996

Janv. 1996

Mars 1996

Avr. 1996

Mai 1996

Juin 1996

Juil. 1996

Août 1996

Sept. 1996

Catégories



Exercice

Pour passer aux niveaux inférieurs de libellé de colonne ou de ligne :

1. Positionnez le pointeur sur le libellé de ligne 1997.

2. Cliquez deux fois sur le libellé de ligne 1997.

Des catégories de niveaux inférieurs apparaissent sous 1997.

Vous pouvez remonter dans la hiérarchie des données en cliquant deux fois sur le même libellé de ligne ou de colonne.

Exercice

Pour passer aux niveaux supérieurs de libellé de colonne ou de ligne :

1. Positionnez le curseur sur le libellé de ligne 1997.

Notez la forme du pointeur. Elle indique que vous pouvez passer aux niveaux supérieurs.

2. Cliquez deux fois sur le libellé de colonne 1997.

Les lignes situées aux niveaux inférieurs disparaissent.

Vous pouvez également changer de niveau pour une valeur. Lorsque vous effectuez cette opération, vous changez de niveau pour la catégorie de ligne et de colonne correspondant à cette valeur.

Exercice

Pour passer aux niveaux inférieurs d'une valeur puis remonter :

1. Cliquez deux fois sur la valeur se trouvant à l'intersection de la colonne Produits de plein-air et de la ligne 1996.

Le niveau inférieur suivant des catégories pour les colonnes Produits de plein-air et 1996 apparaît.

2. Cliquez deux fois sur la valeur pour remonter d'un niveau.



Passage au niveau le plus finVous pouvez aller au niveau le plus fin d'une catégorie sans passer par les niveaux intermédiaires.

Exercice

1. Sélectionnez le libellé de ligne Années.

2. Dans le menu Opérations, sélectionnez la commande Aller au niveau le plus fin.

Dans la dimension Années, le niveau le plus fin, Mois, apparaît.

Annulation des opérations de navigationVous pouvez annuler les opérations effectuées via la boîte de dialogue Navigation.

Exercice

■ Dans le menu Opérations, sélectionnez la commande Annuler.

La dernière opération effectuée est annulée.

Vous pouvez définir le nombre d'actions antérieures que vous pouvez annuler à l'aide de la commande Options du menu PowerPlay.

Pour en savoir davantage sur les options, reportez-vous à l'aide en ligne de PowerPlay pour Excel, dans le menu ?, sous Excel.

Filtrage des informationsVous pouvez inclure les informations à n'importe quel niveau de n'importe quelle dimension. Utilisez la ligne des dimensions pour filtrer les informations que vous voulez inclure dans le rapport. Chaque dossier contient des informations sur un aspect différent des données.

Un rapport peut, par exemple, présenter des années comme lignes et des produits comme colonnes. Pour afficher ces informations pour la zone Amériques uniquement, vous pouvez éliminer par filtrage les informations inutiles, telles que les informations pour les zones Europe et Australo-Asie. Seules les informations dont vous avez besoin apparaissent dans le rapport. Le processus de filtrage crée des rapports précis qui présentent le niveau exact des informations souhaitées dans chaque dimension.



Si vous disposez de Microsoft Excel 97, vous pouvez également utiliser la barre d'outils Filtre de PowerPlay dans la feuille Excel. Pour en savoir davantage, reportez-vous à la section Utilisation de la barre d’outils Filtre de PowerPlay (Excel 97 uniquement) à la page 37.

Exercice

Pour filtrer les informations d’un rapport :

1. Positionnez le pointeur sur le dossier de dimension Lieux dans la ligne des dimensions.

Le menu de dimension associé apparaît.

2. Cliquez sur Amériques.

Le nom du dossier de dimension change et vous indique que vous filtrez le rapport pour n'inclure que les informations relatives à la zone Amériques.

3. Positionnez le pointeur sur le dossier de dimension Amériques dans la ligne des dimensions et cliquez sur la zone États-Unis.

Le nom du dossier de dimension change et vous indique que vous filtrez le rapport pour inclure les informations relatives aux États-Unis uniquement.

4. Positionnez le pointeur sur le dossier de dimension États-Unis dans la ligne des dimensions et cliquez sur la zone Boston.

La ligne des dimensions indique que vous filtrez le rapport pour inclure les informations relatives aux représentants de Boston uniquement.

Isolement d'une catégorie

Vous pouvez commencer par visualiser une image globale de la santé de votre entreprise, pour ensuite vous concentrer sur une seule catégorie au niveau le plus fin. En isolant une catégorie, vous pouvez observer l'impact d'un seul aspect de votre entreprise sur l'ensemble. Vous pouvez, par exemple, sélectionner un représentant et faire des recherches sur la relation entre cette personne et d'autres informations.



Exercice

Pour passer au niveau le plus fin d'une catégorie :

■ Positionnez le curseur sur le dossier de dimension Boston dans la ligne des dimensions et cliquez sur Gilles Turcotte.

Vous pouvez remarquer que les ventes réalisées par Gilles Turcotte ont augmenté de manière substantielle au cours de l'année 1997.

La forme du dossier de dimension (sans onglet) indique que Gilles Turcotte est une catégorie unique au niveau de détail le plus fin.

Suppression de filtresVous pouvez supprimer les filtres en utilisant les dossiers de dimension.

Exercice

1. Positionnez le pointeur sur le dossier Gilles Turcotte dans la ligne des dimensions.

2. Sélectionnez Lieux.

Le filtre est supprimé.

Filtrage dans une branche secondaireVous pouvez filtrer une branche secondaire si l'administrateur du cube en a fourni une.

Exercice

1. Positionnez le pointeur sur le dossier Années dans la ligne des dimensions pour obtenir les options de passage à des niveaux inférieurs.

2. Sélectionnez la commande Date relative.

Notez que les chemins de filtrage secondaires apparaissent en italique.

3. Positionnez le pointeur sur le dossier Date relative.



4. Cliquez sur Mois en cours.

Les données relatives au mois en cours apparaissent à l'écran.

Notez que la ligne 1996 contient maintenant des zéros. Cela vient du fait que vous avez filtré le mois en cours, qui ne contient pas de données pour l'année 1996.

Pour en savoir davantage sur la suppression de lignes et de colonnes contenant uniquement des zéros, reportez-vous à l'aide en ligne de PowerPlay pour Excel, dans le menu ? sous Excel.

5. Positionnez le pointeur sur le dossier Mois en cours et cliquez sur Années pour supprimer le filtre.

Modification des mesuresLe dernier dossier de la ligne des dimensions contient des catégories décrivant les aspects quantitatifs du cube. Ces catégories comprennent d'ordinaire les indicateurs mesurables de l'entreprise, tels que les revenus, le pourcentage de marge bénéficiaire et le revenu par employé.

Vous pouvez modifier ces données financières clés, ou mesures, dans un rapport. Vous pouvez, par exemple, analyser les informations à l'aide du critère de mesure revenu, puis examiner ces mêmes informations d'un autre point de vue, celui par exemple du pourcentage de marge bénéficiaire.

Exercice

1. Positionnez le pointeur sur le dossier Revenu.

Un menu de dimension apparaît pour le dossier.

Remarque : La flèche située à côté de Mesures indique l'existence de catégories soeurs pour la catégorie de filtrage active. Dans ce cas, les catégories filles sont d'autres mesures, telles que la mesure Coût de produit et % de marge bénéficiaire.

2. Positionnez le pointeur sur Mesures.

3. Cliquez sur la mesure % de marge bénéficiaire.

Le critère de mesure du rapport est maintenant % de marge bénéficiaire.



4. Dans le dossier % de marge bénéficiaire, cliquez sur l’option Mesures. (Vous devrez peut-être parcourir la ligne des dimensions pour voir apparaître le dossier % de la marge bénéficiaire.)

La mesure dans le rapport affiche l’option Revenu car il s’agit de la première mesure de la liste.

Utilisation de la fenêtre des dimensionsLes dimensions et catégories du cube que vous utilisez sont organisées de manière hiérarchique au sein de la fenêtre des dimensions.

Pour en savoir davantage sur l'organisation hiérarchique des données, reportez-vous à la section Organisation hiérarchique des données à la page 23.

Exercice

1. Dans la fenêtre des dimensions, cliquez sur l'icône de développement située à côté de la dimension Années.

Le niveau de catégories suivant pour la dimension Années apparaît.

2. Cliquez sur l'icône de développement située à côté de 1996.

Le niveau de catégories suivant pour 1996 apparaît.

3. Cliquez sur l'icône de développement à côté de Tr. 1 1996.

Le niveau de catégories suivant pour Tr. 1 1996 apparaît.

Boutons de défilement



4. Cliquez sur l'icône de réduction pour la dimension Années.

Ce bouton renvoie la structure hiérarchique au niveau Années.

Ajout de catégories au rapportUne méthode permettant de modifier un rapport consiste à lui ajouter une catégorie.

Lorsque vous faites glisser un dossier de la fenêtre des dimensions dans votre rapport, déplacez votre curseur jusqu'à ce que la flèche directionnelle voulue apparaisse. Par exemple, une flèche orientée vers la droite dépose le dossier à la droite de la cellule. Une flèche orientée vers le bas dépose le dossier sous la cellule.

Vous pouvez choisir entre des flèches simples ou doubles :

• les flèches simples ajoutent des catégories à une colonne ou une ligne,

• les flèches doubles ajoutent des catégories à toutes les colonnes ou lignes.

Dans cette section, nous vous apprenons à ajouter une seule catégorie. Nous vous montrerons comment ajouter des catégories imbriquées. Pour comprendre la différence existant entre les deux opérations, reportez-vous à la section Ajout de catégories à la page 13.

Exercice

1. Faites glisser le dossier Lieux de la fenêtre des dimensions dans le corps du rapport.



Notez que le symbole qui apparaît pour vous indiquer où déposer un dossier n'est pas valide.

2. Déposez le dossier Lieux dans le libellé de ligne 1996 jusqu'à ce qu'une flèche simple orientée vers le bas apparaisse.

La catégorie Lieux est ajoutée sous la ligne 1996.

Suppression de catégories du rapportVous pouvez supprimer des catégories de votre rapport.

Exercice


2. Dans le menu Opérations, sélectionnez la commande Supprimer la catégorie.

Ajout de catégories imbriquéesLes catégories imbriquées sont organisées en plusieurs niveaux dans les lignes ou les colonnes d'un rapport. Elles forment des groupes d'informations ajoutant une autre perspective au rapport.

Dans cet exemple, le revenu par année et par lieu s'affiche pour l'année 1997.

Symbole glisser-déplacer non valide



Exercice

1. Faites glisser le dossier Lieux de la fenêtre des dimensions au libellé de ligne 1996 jusqu'à ce que la flèche simple orientée vers la droite apparaisse.

La catégorie Lieux est ajoutée à côté de la ligne 1996.

2. Déposez le dossier Lieux dans la cellule en blanc à côté du libellé de ligne 1997 jusqu'à ce que la flèche simple orientée vers la droite apparaisse.

La catégorie Lieux est ajoutée à côté de la ligne 1997.

3. Cliquez deux fois sur la catégorie Lieux à côté de la ligne 1996 pour passer aux niveaux inférieurs.

4. Cliquez deux fois sur la catégorie Lieux à côté de la ligne 1997 pour passer aux niveaux inférieurs.

Lorsque vous ajoutez des catégories imbriquées à l'aide de la flèche simple orientée vers la droite, vous pouvez exécuter différentes fonctions sur chaque catégorie. Par exemple, vous pouvez passer aux niveaux inférieurs de la catégorie Lieux 1997 sans devoir passer aux niveaux inférieurs de la catégorie Lieux 1996.



Suppression des catégories imbriquées et des niveauxVous pouvez supprimer des catégories imbriquées et des niveaux de votre rapport.

Exercice

1. À côté du libellé de ligne 1996, sélectionnez la zone Europe.


La catégorie Europe est supprimée.

3. À côté du libellé de ligne 1997, sélectionnez la zone Lieux.

4. Dans le menu Opérations, sélectionnez la commande Supprimer le niveau.

Le niveau Lieux est supprimé.

Ajout de catégories imbriquées dans plusieurs lignesVous pouvez ajouter des catégories imbriquées dans plusieurs lignes en même temps. Dans cet exemple, la catégorie Lieux est ajoutée en tant que catégorie imbriquée de manière à ce que vous puissiez voir le revenu par année et par lieu.



Ceci vous permet d'effectuer des tâches sur toute la catégorie en une seule opération. Par exemple, si vous passez aux niveaux inférieurs de la catégorie Lieux, l'opération se répercute sur toutes les occurences de la catégorie Lieux.

Exercice

1. Faites glisser le dossier Lieux de la fenêtre des dimensions sur le libellé de ligne 1996 jusqu'à ce que la flèche double orientée vers la droite apparaisse.

La catégorie Lieux est ajoutée à côté des libellés de ligne.

2. Cliquez deux fois sur la catégorie Lieux à côté du libellé de ligne 1996 pour passer aux niveaux inférieurs.

Vous passez aux niveaux inférieurs de toutes les lignes.

3. Cliquez deux fois sur la catégorie Lieux à côté du libellé de ligne 1997 pour passer aux niveaux inférieurs.

Vous passez aux niveaux supérieurs de toutes les lignes.

Suppression de catégories imbriquées de plusieurs lignesVous pouvez supprimer des catégories de plusieurs lignes.

Exercice

1. À côté du libellé de ligne 1996, sélectionnez la zone Lieux.


Lorsque vous supprimez une catégorie ajoutée à plusieurs lignes, vous les supprimez toutes.



Affichage et masquage de catégoriesVous pouvez masquer ou afficher des catégories. Par exemple, vous souhaitez voir les données relatives au trimestre 4 pour l'année 1996 uniquement.

Exercice

1. Cliquez deux fois sur les catégories 1996 et 1997 pour passer au niveau des trimestres.

2. Sélectionnez ces libellés de ligne : 1996, Tr. 1 1996, Tr. 2 1996 et Tr. 3 1996.

3. Dans le menu Opérations, sélectionnez la commande Masquer/Catégories sélectionnées.

Seule la ligne Tr. 4 1996 apparaît dans le rapport.

4. Sélectionnez ces libellés de ligne : 1997, Tr. 1 1997, Tr. 2 1997 et Tr. 3 1997.

5. Dans le menu Opérations, sélectionnez la commande Masquer/Catégories sélectionnées.

Seule la ligne Tr. 4 1997 apparaît dans le rapport.

Étant donné que votre rapport ne contient plus que les quatrièmes trimestres de chaque année, vous pouvez utiliser les fonctions de calcul Excel pour soustraire l'un de l'autre.

6. Dans le menu Opérations, sélectionnez la commande Afficher.

Les trimestres des deux années apparaissent.

Échange entre les lignes et les colonnesVous pouvez échanger les catégories qui apparaissent actuellement dans les lignes et les colonnes. Vous pouvez, par exemple, faire apparaître des produits qui figurent dans la zone des lignes dans la zone des colonnes. L'échange des produits et des annnées permet de comparer les années par produits au lieu des produits par années.

Exercice

1. Dans le menu Opérations, cliquez sur l’option Échanger lignes et colonnes.

Les colonnes deviennent les lignes et vice versa.

2. Utilisez la barre de défilement située en bas de la boîte de dialogue Navigation pour visualiser davantage de catégories d'année.



Retour à la feuille ExcelLorsque votre rapport contient les données souhaitées, revenez à la feuille Excel.

Exercice

1. Cliquez sur OK pour revenir à la feuille Excel.

2. Dans la boîte de dialogue Remplacer la feuille, cliquez sur Oui.

Notez que vos modifications se reflètent dans la feuille Excel.

La boîte de dialogue Remplacer la feuille vous permet de ne pas effectuer de modifications qui entraineraient les pertes de mise en forme dans le rapport. Si vous ne souhaitez pas effacer le rapport, cliquez sur Non. Cliquez ensuite sur le bouton Annuler dans la boîte de dialogue Navigation. Pour en savoir davantage sur la mise en forme des rapports PowerPlay pour Excel, reportez-vous à la section Avant de créer un rapport à la page 18.

Utilisation de la feuille Excel pour la navigation élémentaire dans le cube

Même si la navigation s'opère essentiellement à partir de la boîte de dialogue Navigation, PowerPlay pour Excel vous permet d'effectuer une navigation élémentaire dans la feuille Excel.

Passage à des niveaux supérieurs et inférieursVous pouvez changer de niveau dans la feuille Excel.

Exercice

1. Dans le menu PowerPlay, cliquez sur la commande Protéger la feuille.

Cette commande ne doit pas être déjà cochée. La fonction Protéger la feuille vous empêche de changer de niveau dans la feuille Excel.


3. Cliquez deux fois sur les libellés de colonne 1996 et 1997 pour passer aux niveaux supérieurs.

4. Cliquez à nouveau deux fois sur le libellé de colonne Années pour passer aux niveaux supérieurs.

5. Cliquez à nouveau deux fois sur le libellé de colonne Années pour descendre d’un niveau.



Vous pouvez également passer aux niveaux inférieurs ou supérieurs d'une valeur. Lorsque vous changez de niveau pour une valeur, vous changez de niveau pour les catégories de ligne et de colonne correspondant à la valeur.

Pour en savoir davantage sur l'affichage en gras des catégories supérieures dans une feuille Excel, reportez-vous à l'aide en ligne de PowerPlay pour Excel dans le menu ?, sous Excel.

Utilisation de la barre d’outils Filtre de PowerPlay (Excel 97 uniquement)

Si vous avez installé Excel 97, une barre d'outils Filtre de PowerPlay apparaît sous Excel lorsque vous chargez la macro complémentaire PowerPlay pour Excel.

Vous pouvez utiliser cette barre d'outils pour filtrer les informations du rapport à partir de la feuille Excel.

Pour en savoir davantage sur le filtrage, reportez-vous à la section Filtrage des informations à la page 25.

Exercice

1. Dans la barre d’outils Filtre de PowerPlay, cliquez sur la commande Réseaux.

Le menu Réseaux apparaît.

2. Sélectionnez Indépendant.

Votre rapport affiche maintenant les données relatives aux réseaux indépendants uniquement. Notez que la barre d'outils Filtre de PowerPlay affiche l'option Indépendant pour refléter les données.



3. Dans la barre d’outils de filtrage, cliquez sur la commande Indépendant.

Le menu apparaît.

4. Positionnez le pointeur sur Réseaux et cliquez sur l’option Réseaux dans le menu dynamique.

Votre rapport affiche maintenant les données relatives à tous les réseaux. Notez que la barre d'outils Filtre de PowerPlay affiche l'option Réseaux pour refléter les données.


3Chapitre 3 : Création d'un rapport trimestriel de revenu net

Grâce à un rapport trimestriel de revenu net, vous pouvez voir les différences entre le revenu et le profit réel pour chaque trimestre. L'évolution des tendances dans le temps peut être cruciale.

Avant de commencerDans ce chapitre, vous allez utiliser l’exemple de cube Vacances et Aventure pour créer un rapport trimestriel de revenu net affichant le revenu et les bénéfices nets relatifs au trimestre en cours pour l'année 1997 et au trimestre correspondant en 1996. Vous observerez que le revenu net de la zone Europe a baissé lors du dernier trimestre.

■ Assurez-vous d'avoir sélectionné l'option Protéger la feuille dans le menu PowerPlay.

Vous devez maîtriser les fonctions de base de PowerPlay pour Excel. Pour en savoir davantage, reportez-vous au chapitre 2 à la page 15.


Chapitre 3 : Création d'un rapport trimestriel de revenu net

Ouverture du cubeLa première étape lors de la création d'un rapport consiste à ouvrir un cube.

■ Dans le menu PowerPlay, cliquez sur la commande Ouvrir, puis cliquez deux fois sur l'exemple de cube Vacances et Aventure.

Pour des instructions détaillées, reportez-vous au chapitre 2 à la page 20.

Recherche des données souhaitéesDans ce rapport, vous souhaitez disposer les lieux dans la zone des lignes et les trimestres dans la zone des colonnes.

Suppression des années et des produitsLa première étape consiste à supprimer les années et les produits.

Exercice

1. Dans le menu PowerPlay, sélectionnez l'option Naviguer.

La boîte de dialogue Navigation apparaît.



L'aperçu du rapport est maintenant vide.



4. Sélectionnez le libellé de colonne Produits.


Ajout de lieuxL'étape suivante consiste à ajouter des lieux.

Exercice

1. Faites glisser le dossier Lieux de la fenêtre des dimensions dans la première cellule vide à l'aide de la flèche double orientée vers la gauche.

Lieux apparaît en tant que libellé de ligne.

2. Cliquez deux fois sur le libellé de ligne Lieux pour passer aux niveaux inférieurs.



Ajout de datesEnfin, ajoutez le trimestre 4 pour l'année 1996 et 1997.

Exercice

1. Cliquez sur l'icône de développement située à côté du dossier Années dans la fenêtre des dimensions.

2. Cliquez sur l'icône de développement située à côté du dossier 1997 pour afficher les trimestres.

3. Faites glisser le dossier Tr. 4 1997 de la fenêtre des dimensions dans la cellule vide située à côté du libellé Lieux à l'aide de la flèche double orientée vers le haut.

Les données du trimestre 4 pour l'année 1997 apparaissent dans l'aperçu du rapport.

4. Cliquez sur l'icône de développement située à côté du dossier 1996 dans la fenêtre des dimensions.

5. Faites glisser le dossier Tr. 4 1996 de la fenêtre des dimensions dans la cellule Tr. 4 1997 à l'aide de la flèche simple orientée vers la droite.

La cellule Tr. 4 1996 apparaît à côté de la cellule Tr. 4 1997.



Retour à la feuille ExcelMaintenant que votre rapport contient les données souhaitées, revenez à la feuille Excel.

Exercice



Votre feuille Excel doit ressembler à ceci :

Création d'un rapport plus détailléVous pouvez créer un rapport contenant le revenu net de tous les pays en passant aux niveaux inférieurs de la feuille PowerPlay Excel.

Vous pouvez ajouter plus de détails en ajoutant les mesures de coût et en passant aux niveaux inférieurs.



Ajout de mesure de coûtCommencez par ajouter la mesure de coût à votre rapport.

Exercice



2. Cliquez sur l'icône de développement située à côté du dossier Mesures dans la fenêtre des dimensions.

3. Faites glisser la colonne Coût de produit dans la cellule Tr. 4 1997 à l'aide d'une flèche simple orientée vers la droite.

4. Faites glisser la colonne Coût de produit dans la cellule Tr. 4 1996 à l'aide d'une flèche simple orientée vers la droite.

Passage aux niveaux inférieurs des lieux

Exercice

■ Cliquez deux fois sur les zones Europe, Australo-Asie et Amériques pour passer aux niveaux inférieurs.

Les pays apparaissent.

Maintenant que votre rapport contient les données souhaitées, revenez à la feuille Excel.



Exercice




Utilisation des fonctions Excel pour améliorer le rapport

Maintenant que vous disposez des données souhaitées, créez une feuille de mise en forme et utilisez les fonctions Excel de mise en forme, calcul et graphique pour améliorer votre rapport.

Pour des instructions détaillées, reportez-vous à la section Utilisation des fonctions Excel pour améliorer le rapport à la page 19. Vous pouvez également modifier vos nombres en interrogations. Pour en savoir davantage, reportez-vous à la section Interrogations et nombres à la page 19.


4Chapitre 4 : Création d'un compte de pertes et profits pour le trimestre à ce jour

Grâce à un compte de pertes et profits pour le trimestre à ce jour, vous pouvez comparer le revenu, les coûts et les marges bénéficiaires du trimestre en cours et du même trimestre pour l'année précédente.

Avant de commencerDans ce chapitre, vous allez utiliser l’exemple de cube Vacances et Aventure pour créer un compte de pertes et profits pour le trimestre à ce jour montrant que la marge bénéficiaire de ce trimestre a doublé par rapport au même trimestre de l'année dernière.




Chapitre 4 : Création d'un compte de pertes et profits pour le trimestre à ce jour




Recherche des données souhaitéesPour ce rapport, vous souhaitez que :

• le revenu et le coût de produit par lieux s'affichent dans la zone des lignes,

• le trimestre 4 pour les années 1996 et 1997 par gamme de produit s'affichent dans la zone des colonnes.

Suppression du niveau AnnéesVous allez commencer par supprimer le niveau Années.

Exercice



2. Sélectionnez le libellé de colonne Années.




Ajout du niveau Revenu et Coût de produit par lieuxLa seconde étape consiste à ajouter Revenu et Coût de produit dans la zone des lignes. Vous pouvez également inclure les lieux en tant que catégories imbriquées.

Exercice

1. Cliquez sur l'icône de développement située à côté de la dimension Mesures dans la fenêtre des dimensions.

2. Faites glisser le dossier Revenu de la fenêtre des dimensions dans la cellule vide située sous le libellé Produits à l'aide de la flèche double orientée vers la gauche.

Revenu apparaît en tant que libellé de ligne.

3. Faites glisser le dossier Lieux de la fenêtre des dimensions dans la cellule Revenu à l'aide de la flèche double orientée vers la droite.

Lieux apparaît près de la cellule Revenu.

4. Cliquez deux fois sur le libellé de cellule Lieux pour passer aux niveaux inférieurs.

5. Faites glisser le dossier Coût de produit de la fenêtre des dimensions dans la cellule située sous la cellule Revenu et sous la zone Amériques à l'aide de la flèche simple orientée vers le bas.

Coût de produit apparaît sous Revenu.



Ajout des quatrièmes trimestres par gamme de produitEnfin, vous ajoutez les quatrièmes trimestres des années 1996 et 1997 en incluant les gammes en tant que catégories imbriquées.

Exercice


2. Cliquez sur l'icône de développement située à côté de 1997.

3. Faites glisser le dossier Tr. 4 1997 de la fenêtre des dimensions dans le libellé de colonne Produits à l'aide de la flèche double orientée vers le haut.

Les données du trimestre 4 pour l'année 1997 apparaissent.

4. Sélectionnez le libellé de colonne Produits et, dans le menu Opérations, sélectionnez la commande Supprimer la catégorie.

5. Cliquez sur l'icône de développement située à côté pour l'année 1996 dans la fenêtre des dimensions.



6. Faites glisser le dossier Tr. 4 1996 de la fenêtre des dimensions dans le libellé de colonne Tr. 4 1997 à l'aide de la flèche simple orientée vers la droite.

Les données du trimestre 4 pour l'année 1996 apparaissent.


Exercice





5Chapitre 5 : Création d'un rapport sur les performances de ventes

Grâce à un rapport sur les performances de ventes, vous pouvez comparer vos produits, vos clients, votre personnel de vente, les formations ou tout autre facteur important dans votre société. Vous pouvez comparer les années entre elles et étudier l'évolution des personnes et des éléments.

Avant de commencerDans ce chapitre, vous allez utiliser l’exemple de cube Vacances et Aventure pour créer un rapport affichant les performances de ventes des dix meilleurs représentants de la zone Europe en 1997 et en 1996.




Chapitre 5 : Création d'un rapport sur les performances de ventes





• les représentants européens apparaissent en ligne,

• les années 1996 et 1997 apparaissent en colonnes.

Suppression de la catégorie AnnéesCommencez par supprimer la catégorie Années étant donné que vous souhaitez inclure uniquement les catégories 1996 et 1997 dans votre rapport.

Exercice

1. Dans le menu PowerPlay, cliquez sur l'option Naviguer.


2. Cliquez sur la catégorie Années.




Échange entre les lignes et les colonnesÉchangez ensuite les lignes et les colonnes de manière à ce que les produits apparaissent dans la zone des lignes et les années dans la zone des colonnes.

Exercice

■ Dans le menu Opérations, cliquez sur l’option Échanger lignes et colonnes.

Les années apparaissent dans la zone des colonnes et les produits apparaissent dans la zone des lignes.

Réorganisation des annéesDéplacez ensuite la colonne 1996 de manière à ce qu'elle apparaisse en tant que seconde colonne. Commencez par la supprimer, puis ajoutez-la de nouveau à l'emplacement correct.

Exercice

1. Cliquez sur la catégorie 1996 et, dans le menu Opérations, sélectionnez la commande Supprimer la catégorie.

La ligne 1996 disparaît.




3. Faites glisser le dossier 1996 de la fenêtre des dimensions dans le libellé de colonne 1997 à l'aide de la flèche de droite.

La colonne 1996 apparaît à droite de la colonne 1997.

Ajout de représentants européensAjoutez maintenant les lieux et passez aux niveaux inférieurs des représentants.

Exercice

1. Cliquez sur l'icône de développement située à côté du dossier Lieux dans la fenêtre des dimensions.

2. Faites glisser le dossier Europe de la fenêtre des dimensions dans le libellé de ligne Produits à l'aide de la flèche double orientée vers la gauche.

La catégorie Europe apparaît près de la catégorie Produits.

3. Sélectionnez le libellé de ligne Produits et, dans le menu Opérations, sélectionnez la commande Supprimer le niveau.

Le niveau Produits, avec toutes ses catégories de niveaux inférieurs, disparaît.



4. Cliquez sur la catégorie Europe.

5. Dans le menu Opérations, sélectionnez la commande Aller au niveau le plus fin.

Tous les niveaux de la catégorie Europe apparaissent.

Suppression et masquage des catégories inutilesEnfin, supprimez la catégorie Europe et masquez la catégorie Rome de manière à ce que le rapport comporte uniquement les représentants.

Exercice

1. Cliquez sur la catégorie Europe.


3. Sélectionnez la catégorie Rome.

4. Dans le menu Opérations, sélectionnez la commande Suppression des zéros/Lignes seulement.

Vos données doivent maintenant ressembler à ceci :




Exercice


2. Lorsque la boîte de dialogue Remplacer la feuille apparaît, vous invitant à écraser vos données, cliquez sur Oui.


Conversion de nombres en interrogationsVous allez maintenant convertir les nombres en interrogations afin de conserver la connexion au cube lorsque vous copiez et collez le rapport dans une autre feuille Excel pour la mise en forme et les calculs.

Pour en savoir davantage, reportez-vous à la section Interrogations et nombres à la page 19.

Exercice

1. Sélectionnez toutes les cellules qui contiennent des nombres.

2. Dans le menu PowerPlay, cliquez sur la commande Convertir en interrogations.

Lorsque vous cliquez dans une cellule contenant une interrogation, les informations relative à l'interrogation apparaissent dans la barre des formules à la place du nombre.



3. Enregistrez le rapport.

Remarque : Une fois que vous avez converti vos nombres en interrogations, vous pouvez mettre à jour votre rapport avec des données actualisées du cube le mois suivant, si vous remplacez les données existant dans l'exemple de cube Ventes vacances et aventure par des données réelles. Après avoir copié et collé les interrogations dans une autre feuille pour la mise en forme, sélectionnez la commande Mettre à jour, dans le menu PowerPlay.

Affichage des informations de filtrageVous pouvez définir une option vous permettant d'afficher les informations de filtrage dans une feuille Excel.

Vous pouvez afficher ces informations de filtrage dans la feuille à l'aide de :

• la fonction Remarque sous Excel 95,

• la fonction Commentaire sous Excel 97.

Exercice

1. Dans le menu PowerPlay, sélectionnez l'option Propriétés.

2. Sélectionnez la commande Afficher le filtre sur la feuille et cliquez sur OK.


Remarquez le petit signet rouge dans le coin supérieur droit de la cellule A1.

4. Positionnez le pointeur en forme de signe plus sur la cellule A1.

Les critères de filtrage apparaissent.



Pour des instructions détaillées, reportez-vous à la section Utilisation des fonctions Excel pour améliorer le rapport à la page 19.


6Chapitre 6 : Création d'un compte d'exploitation par région

À l'aide d'un compte d'exploitation par région, vous disposez d'une vue d'ensemble et des détails appropriés. En combinant ces deux aspects dans un même rapport, vous pouvez repérer les anomalies et agir rapidement.

Avant de commencerDans ce chapitre, vous utiliserez le cube exemple Vacances et Aventure pour créer un compte d'exploitation par région affichant le changement net et positif entre 1996 et 1997 grâce au travail d'une seule personne : Lyn Jacobs.







Chapitre 6 : Création d'un compte d'exploitation par région


• les représentants de Londres, au Royaume-Uni, soient disposés en ligne,

• les Années, selon les revenus et les coûts de produit soient disposés en colonne.

Échange entre les lignes et les colonnesLa première étape consiste à échanger les lignes et les colonnes de manière à ce que les produits apparaissent en ligne et les années en colonne.

Exercice

1. Dans le menu PowerPlay, cliquez sur la commande Naviguer.






Suppression des annéesSupprimez ensuite la catégorie Années étant donné que vous souhaitez uniquement visualiser les années 1996 et 1997 dans votre rapport.

Exercice

■ Cliquez sur le libellé de colonne Années et, dans le menu Opérations, cliquez sur l’option Supprimer la catégorie.

Réorganisation des annéesDéplacez ensuite la colonne 1996 de manière à ce qu'elle apparaisse en deuxième colonne. Commencez par la supprimer, puis ajoutez-la de nouveau à l'emplacement correct.

Exercice

1. Cliquez sur la catégorie 1996 et, dans le menu Opérations, cliquez sur l’option Supprimer la catégorie.

La ligne 1996 disparaît.

2. Cliquez sur l'icône d'expansion située à côté du dossier Années dans la fenêtre des dimensions.

3. Faites glisser le dossier 1996 de la fenêtre des dimensions dans le libellé de colonne 1997 à l'aide de la flèche simple orientée vers la droite.

La colonne 1996 apparaît à droite de la colonne 1997.



Ajout d’emplacements en tant que lignes et branches de niveaux

Ajoutez ensuite le Royaume-Uni dans une ligne et passez au niveau des représentants de Londres.

Exercice

1. Cliquez sur l'icône d'expansion située à côté du dossier Lieux dans la fenêtre des dimensions.

2. Cliquez sur l'icône d'expansion située à côté du dossier Europe.

3. Faites glisser le dossier Royaume-Uni de la fenêtre des dimensions dans le libellé de ligne Produits à l'aide de la flèche double orientée vers la gauche.

La catégorie Royaume-Uni apparaît près de la catégorie Produits.

4. Cliquez deux fois sur la catégorie Royaume-Uni pour passer à un niveau inférieur.

5. Cliquez deux fois sur Londres et Manchester pour descendre d'un autre niveau.

Suppression du niveau ProduitsSupprimez maintenant le niveau Produits étant donné que vous ne souhaitez pas le faire apparaître dans votre rapport.

Exercice

■ Cliquez sur le libellé de ligne Produits et, dans le menu Opérations, cliquez sur l’option Supprimer le niveau.

La colonne Produits disparaît.



Ajout des catégories Revenu et Coût de produit en tant que catégories imbriquées

Ajoutez maintenant les catégories Revenu et Coût de produit en tant que catégories imbriquées sous Années.

Exercice

1. Cliquez sur l'icône d'expansion située à côté du dossier Mesures dans la fenêtre des dimensions.

2. Faites glisser le dossier Revenu de la ligne des dimensions dans le libellé de colonne 1997 à l'aide de la double flèche orientée vers le bas.

La catégorie Revenu apparaît sous les colonnes 1997 et 1996.

3. Faites glisser le dossier Coût de produit de la fenêtre des dimensions dans la catégorie Revenu à l'aide de la flèche simple orientée vers la droite.

La catégorie Coût de produit apparaît près de Revenu 1997 et Revenu 1996.




Exercice


2. Lorsque la boîte de dialogue Remplacer la feuille apparaît, vous invitant à écraser les données existantes, cliquez sur Oui.


Mise en retrait des catégories et mise en forme des mesures

Vous allez maintenant utiliser les propriétés de la feuille PowerPlay pour mettre vos catégories en retrait et mettre vos mesures en forme dans le cube.

Exercice

1. Dans le menu PowerPlay, cliquez sur la commande Propriétés.

2. Sélectionnez l'option Appliquer un format aux mesures et Mettre les catégories en retrait et cliquez sur OK.

3. Lorsque la boîte de dialogue Remplacer la feuille apparaît, cliquez sur Oui.





Maintenant que vous disposez des données souhaitées, créez une feuille de mise en forme et utilisez les fonctions Excel de mise en forme, de calcul et de graphique pour améliorer votre rapport.

Pour des instructions détaillées, reportez-vous à la section Utilisation des fonctions Excel pour améliorer le rapport à la page 19. Vous pouvez également modifier vos nombres en interrogations. Pour en savoir davantage, reportez-vous à la rubrique Interrogations et nombres à la page 19.


7Chapitre 7 : Création d'un rapport sur le revenu annuel par gamme de produits

Grâce à un rapport sur le revenu annuel, vous pouvez comparer la croissance des gammes de produits sur plusieurs années.

Avant de commencerDans ce chapitre, vous allez utiliser l’exemple de cube Vacances et Aventure pour créer un rapport sur le revenu annuel par gamme de produits afin d'afficher la croissance des produits d'une année sur l'autre.




Chapitre 7 : Création d'un rapport sur le revenu annuel par gamme de produits




Recherche des données souhaitéesPour ce rapport, vous souhaitez afficher les produits dans la zone des lignes et l'année à ce jour, l'année précédente à l'année en cours, la différence entre les deux années et l'augmentation dans la zone des colonnes.

Échange entre les lignes et les colonnesCommencez par échanger les lignes et les colonnes de manière à ce que les produits apparaissent dans la zone des lignes et les années dans la zone des colonnes.

Exercice







Suppression du niveau AnnéesSupprimez ensuite le niveau Années.

Exercice



3. Le niveau Années, ainsi que ses catégories filles 1996 et 1997, sont supprimés.

Ajout de données relatives à l'année en coursAjoutez ensuite Année à ce jour, Année précédente, Différence et Augmentation en tant que colonnes.

Exercice

1. Cliquez sur l'icône de développement située à côté de la dimension Années dans la fenêtre des dimensions.

2. Cliquez sur l'icône de développement située à côté de la dimension Date relative dans la fenêtre des dimensions.

La date relative est un chemin secondaire dans la dimension Années.

3. Cliquez sur l'icône de développement à côté de AAJ gr. (année à ce jour groupée).



4. Faites glisser le dossier AAJ (sous la dimension AAJ gr.) de la fenêtre des dimensions dans la cellule vide située près des produits à l'aide de la flèche double orientée vers le haut.

La dimension AAJ apparaît en tant que colonne.

5. Faites glisser le dossier AAJ préc. de la fenêtre des dimensions dans le libellé de colonne AAJ à l'aide de la flèche simple orientée vers la droite.

La dimension AAJ préc. apparaît en tant que colonne.

6. Faites glisser le dossier Différence de AAJ (sous le dossier AAJ gr.) de la fenêtre des dimensions dans le libellé de colonne AAJ préc. à l'aide de la flèche simple orientée vers la droite.

La dimension Différence de AAJ apparaît en tant que colonne.

7. Faites glisser le dossier Augmentation de AAJ de la fenêtre des dimensions dans le dossier Différence de AAJ à l'aide de la flèche simple orientée vers la droite.

La dimension Augmentation de AAJ apparaît en tant que colonne.

Passage aux niveaux inférieurs dans les gammes de produitsLa dernière étape consiste à passer aux niveaux inférieurs dans les gammes pour afficher les produits.

Exercice

■ Cliquez deux fois sur les gammes Produits de plein-air, Ligne environnementale et Ligne de sport VA.




Exercice








-A-Adresse de courrier électronique pour question

ou commentaire relatif à la documentation, vii

Affichagecatégories, 35Critères de filtrage dans une feuille Excel, 59

Ajoutcatégories, 13, 30catégories imbriquées dans plusieurs lignes,

33Annulation, 25

-B-Barre d'outils, PowerPlay pour Excel, 16Boîte de dialogue Remplacer la feuille, 36

-C-Calcul, 19Catégories, 30

ajout, 13, 30changement de niveau, 23division en secteurs, 13, 35, 37exploration vers le bas, 12glisser-déposer, 30isolement, 26masquage et affichage, 35suppression, 31

Catégories imbriquéesajout dans plusieurs lignes, 33suppression, 33suppression de catégories imbriquées de

plusieurs lignes, 34

Changement de niveau, 36feuille Excel, 36inférieur, 12, 23libellés, 24niveau le plus fin, 25pointeur d'accès aux niveaux inférieurs, 24pointeur d'accès aux niveaux supérieurs, 24supérieur, 23valeurs, 24

Chargement de la macro complémentaire PowerPlay pour Excel, 16

Clésindicateurs de performance, modification, 29

Colonnespassage aux niveaux inférieurs, 24passage aux niveaux supérieurs, 24

Compte d'exploitation par région, 61Compte de pertes et profits pour le trimestre à

ce jour, 47Connexion au serveur, 20Conversion

nombres en interrogations, 10, 17, 19, 58Création de rapports communs

ajout de détails, 43compte d'exploitation par région, 61compte de pertes et profits pour le trimestre

à ce jour, 47performance de ventes, 53rapport trimestriel net, 39revenu annuel par gamme de produits, 69

Cubedistant, 20exemple, 21local, 21ouverture, 17, 20

Index

Index


-D-Division en secteurs

déplacement des informations dans le rapport, 30

Documentation, viiDonnées

calculs sur différents niveaux, 11modification des mesures, 28multidimensionnelles, 12organisation hiérarchique, 23recherche des données souhaitées, 12, 22

Données clés, 9Données provenant de différents cubes, 11

-E-Échange entre les lignes et les colonnes, 35Enregistrement d'un sous-cube, 17Excel

calcul, 19graphiques, 19mise en forme, 19

Exemple de cube, 21Exemple de cube Vacances et Aventure, 21Expliquer, 17Exploitation en mode autonome, 14

-F-Fenêtre des dimensions, 29Feuille Excel, 36

affichage des critères de filtrage, 59Filtrage, 14

barre d'outils, 36barre d'outils, feuille Excel, 36branche secondaire, 27catégories, 26informations, 25suppression, 27

Filtrecritères, 59

Financières, comparer des périodes, 10

-G-Glisser-déposer

catégories, 30dossier de dimension, 30flèches, 30

Graphiques, 19

-I-Icône de développement, 29Icône de réduction, 30Icône représentant le signe moins, 30Icône représentant le signe plus, 29Insertion dans une partie de la feuille dans

PowerPlay, 18Interrogations, 10, 17, 19, 58Isolement de catégories, 26

-L-Lignes

passage aux niveaux inférieurs ou supérieurs, 24

Lignes et colonnes, échange, 35

-M-Macro complémentaire, PowerPlay

pour Excel, 16Masquage des catégories, 35Menu, PowerPlay pour Excel, 16Mesures, 28Mettre à jour, 10Mise à jour, 17Mise en forme, 18, 19Mode autonome

exploitation, 14Modification

indicateurs de performances clés, 29mesures, 28, 29

-N-Navigation, 17Niveaux imbriqués

suppression, 33

-O-Options, 17Organisation hiérarchique des données, 23Ouverture

cube, 17, 20cube distant, 20cube local, 21

Index


-P-Pointeurs

niveaux inférieurs, 24niveaux supérieurs, 24

PowerPlaysimilitudes et différences entre PowerPlay

pour Excel et, 15PowerPlay pour Excel

aperçu, 9barre d'outils, 16chargement de la macro complémentaire, 16menu, 16

Présentation rapide de PowerPlay, viiPropriétés, 17Protection de la feuille, 17, 18

-R-Rapport sur le revenu annuel par gamme de

produits, 69Rapport sur les performances de ventes, 53Rapport trimestriel de revenu net, 39Règles concernant les rapports PowerPlay pour

Excel, 18Retour à la feuille Excel à partir de la boîte de

dialogue Navigation, 36

-S-Sous-cubes, 17Suppression

catégories, 31catégories imbriquées de plusieurs lignes, 34catégories imbriquées et niveaux, 33

À la découverte de powerplay pour...

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