Раздаточный материал для...

Раздаточный материал для семинара «Организационные, идеологические, правовые и этические аспекты работы с

гражданами»

Оглавление:

№ Название документа Стр.1. КОНСТИТУЦИЯ Республики Беларусь от 15.03.1994 N 2875-XII

(ред. от 17.11.2004)"КОНСТИТУЦИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ"

3

2. ЗАКОН Республики Беларусь от 06.06.1996 N 407-XIII(ред. от 01.11.2004)"ОБ ОБРАЩЕНИЯХ ГРАЖДАН"

4

3. ЗАКОН Республики Беларусь от 29.06.2006 N 134-З"О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ В НЕКОТОРЫЕ ЗАКОНЫ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ПО ВОПРОСАМ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ГРАЖДАНАМИ"

10

4. ЗАКОН Республики Беларусь от 01.11.2004 N 340-З"О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ В НЕКОТОРЫЕ ЗАКОНЫ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ПО ВОПРОСАМ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН"

12

5. ДИРЕКТИВА Президента Республики Беларусь от 11.03.2004 N 1"О МЕРАХ ПО УКРЕПЛЕНИЮ ОБЩЕСТВЕННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ И ДИСЦИПЛИНЫ»

14

6. ДИРЕКТИВА Президента Республики Беларусь от 27.12.2006 N 2"О МЕРАХ ПО ДАЛЬНЕЙШЕЙ ДЕБЮРОКРАТИЗАЦИИ ГОСУДАРСТВЕННОГО АППАРАТА"

17

7. ПОСТАНОВЛЕНИЕ Совета Министров Республики Беларусь от 24.02.2006 N 268(ред. от 28.02.2007)"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ОКАЗАНИЯ УСЛУГ НАСЕЛЕНИЮ ОРГАНИЗАЦИЯМИ, ВХОДЯЩИМИ В СОСТАВ ГОСУДАРСТВЕННОГО ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОБЪЕДИНЕНИЯ ПО ТОПЛИВУ И ГАЗИФИКАЦИИ "БЕЛТОПГАЗ"

22

8. ПОСТАНОВЛЕНИЕ Совета Министров Республики Беларусь от 24.07.2006 N 930(ред. от 31.12.2006)"О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ В ПОСТАНОВЛЕНИЕ СОВЕТА МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ОТ 14 ДЕКАБРЯ 2005 Г. N 1456"

30

9. ПОСТАНОВЛЕНИЕ Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 N 82"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ И УПРАВЛЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИЙ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ПО ОПЕРАТИВНОМУ И СТАТИСТИЧЕСКОМУ УЧЕТУ И ОТЧЕТНОСТИ, ЭЛЕКТРОННЫМ ИНФОРМАЦИОННЫМ РЕСУРСАМ, ТРУДОВЫМ ОТНОШЕНИЯМ, СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЕ, РАБОТЕ С КАДРАМИ, ОБРАЗОВАНИЮ, ТАМОЖЕННОМУ КОНТРОЛЮ, МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ, АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ, РАБОТЕ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ

33

ХРАНЕНИЯ"10. ПОСТАНОВЛЕНИЕ Совета Министров Республики Беларусь от

30.10.2006 N 1437"О НЕКОТОРЫХ МЕРАХ ПО УПОРЯДОЧЕНИЮ ДОКУМЕНТООБОРОТА В РЕСПУБЛИКАНСКИХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ И ИНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ, ПОДЧИНЕННЫХ ПРАВИТЕЛЬСТВУ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ, ОБЛИСПОЛКОМАХ И МИНСКОМ ГОРИСПОЛКОМЕ"(вместе с "ПОЛОЖЕНИЕМ О ПОРЯДКЕ СБОРА ИНФОРМАЦИИ, НЕ СОДЕРЖАЩЕЙСЯ В ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИЧЕСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ")

157

11. ПОСТАНОВЛЕНИЕ Совета Министров Республики Беларусь от 26.05.2005 N 544(ред. от 02.08.2006)"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ, ИНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ И О МЕРАХ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН"

160

13. ПОСТАНОВЛЕНИЕ Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 06.08.2001 N 38(ред. от 28.04.2004)"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ И УПРАВЛЕНИЯ, УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ПО ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ, ЦЕНООБРАЗОВАНИЮ, ФИНАНСАМ, СТРАХОВАНИЮ, УПРАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМ ИМУЩЕСТВОМ, ПРИВАТИЗАЦИИ, ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИМ СВЯЗЯМ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ И ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ЕГО ПРИМЕНЕНИЯ"

164

14. ПОСТАНОВЛЕНИЕ Совета Министров Республики Беларусь от 25.06.2004 N 759"О КРИТЕРИЯХ ОЦЕНКИ РАБОТЫ РУКОВОДЯЩИХ КАДРОВ РЕСПУБЛИКАНСКИХ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ, ИНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ, ПОДЧИНЕННЫХ ПРАВИТЕЛЬСТВУ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ, ОБЛИСПОЛКОМОВ И МИНСКОГО ГОРИСПОЛКОМА"

192

15. ПОСТАНОВЛЕНИЕ Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 24.07.2003 N 27"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ КОМПЬЮТЕРНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В РЕСПУБЛИКАНСКИХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ И ИНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ, ПОДЧИНЕННЫХ ПРАВИТЕЛЬСТВУ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

266

ПОСТАНОВЛЕНИЕ Совета Министров Республики Беларусь от 07.02.2001 N 173"О ПОРЯДКЕ ВЫДАЧИ И СВИДЕТЕЛЬСТВОВАНИЯ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ, КАСАЮЩИХСЯ ПРАВ И ЗАКОННЫХ ИНТЕРЕСОВ ГРАЖДАН"

269

2

16. ПРИКАЗ Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 23.05.1995 N 13"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРИМЕРНОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВАХ, ГОСКОМИТЕТАХ И ДРУГИХ ЦЕНТРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ УПРАВЛЕНИЯ, УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ И НА ПРЕДПРИЯТИЯХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ"

270

17. ПОСТАНОВЛЕНИЕ Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 06.11.2003 № 27"О ПОРЯДКЕ ВЫДАЧИ И СВИДЕТЕЛЬСТВОВАНИЯ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ, КАСАЮЩИХСЯ ПРАВ И ЗАКОННЫХ ИНТЕРЕСОВ ГРАЖДАН

332

Зарегистрировано в Национальном реестре правовых актовРеспублики Беларусь 4 января 1999 г. N 1/0

КОНСТИТУЦИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ15 марта 1994 г. N 2875-XII

(с изменениями и дополнениями, принятыми на Республиканскомреферендуме от 24.11.1996,

в ред. Решения Республиканского референдума от 17.11.2004 N 1)

Статья 40. Каждый имеет право направлять личные или коллективные обращения в государственные органы.

Государственные органы, а также должностные лица обязаны рассмотреть обращение и дать ответ по существу в определенный законом срок. Отказ от рассмотрения поданного заявления должен быть письменно мотивированным.

Статья 122. Местные Советы депутатов, исполнительные и распорядительные органы на основании действующего законодательства принимают решения, имеющие обязательную силу на соответствующей территории.

Решения местных Советов депутатов, не соответствующие законодательству, отменяются вышестоящими представительными органами.

Решения местных исполнительных и распорядительных органов, не соответствующие законодательству, отменяются соответствующими Советами депутатов, вышестоящими исполнительными и распорядительными органами, а также Президентом Республики Беларусь.

Решения местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов, ограничивающие или нарушающие права, свободы и законные интересы граждан, а также в иных предусмотренных законодательством случаях могут быть обжалованы в судебном порядке.

3

Зарегистрировано в Национальном реестре правовых актовРеспублики Беларусь 19 марта 2001 г. N 2/521

ЗАКОН РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ6 июня 1996 г. N 407-XIII

ОБ ОБРАЩЕНИЯХ ГРАЖДАН

(в ред. Закона Республики Беларусь от 01.11.2004 N 340-З)Настоящий Закон направлен на правовое регулирование обращений граждан с

индивидуальными и коллективными предложениями, заявлениями и жалобами в государственные органы, иные организации (к должностным лицам), а также рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан.

Глава 1ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Статья 1. Основные понятия, применяемые в настоящем Законе, и их определения

Для целей настоящего Закона применяются следующие основные понятия и их определения:

обращение - индивидуальное или коллективное предложение, заявление, жалоба гражданина (граждан) в государственный орган, иную организацию (должностному лицу), изложенные в устной или письменной форме;

предложение - рекомендации по улучшению деятельности государственных органов, иных организаций (должностных лиц), совершенствованию правового регулирования отношений в государственной и общественной жизни, решению вопросов экономической, политической, социальной и других сфер деятельности государства и общества;

заявление - ходатайство о реализации прав, свобод и (или) законных интересов гражданина (граждан), не связанных с их нарушением;

жалоба - требование о восстановлении прав, свобод и (или) законных интересов гражданина (граждан), нарушенных действиями (бездействием) должностных лиц государственных органов, иных организаций или граждан;

индивидуальное обращение - обращение одного гражданина в государственный орган, иную организацию (к должностному лицу);

коллективное обращение - обращение двух и более граждан в государственный орган, иную организацию (к должностному лицу);

письменное обращение - обращение гражданина (граждан) в государственный орган, иную организацию (к должностному лицу), изложенное в письменной форме;

устное обращение - обращение гражданина (граждан), высказанное им (ими) на личном приеме должностному лицу государственного органа, иной организации;

повторное обращение - обращение гражданина (граждан) по одному и тому же вопросу в один и тот же государственный орган, иную организацию (к должностному лицу);

анонимное обращение - обращение гражданина (граждан) в государственный орган, иную организацию (к должностному лицу), в котором не указаны его (их) фамилия, имя, отчество либо данные о месте жительства и (или) работы (учебы) либо отсутствует личная подпись гражданина (граждан).

Статья 2. Сфера действия настоящего Закона

4

Действие настоящего Закона распространяется на предложения, заявления и жалобы граждан (далее, если не определено иное, - обращения), за исключением обращений:

рассматриваемых в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, а также производства по делам об административных правонарушениях;

для которых законодательными актами Республики Беларусь установлен иной порядок направления и рассмотрения в государственных органах, иных организациях (должностными лицами).

Статья 3. Законодательство об обращениях граждан

Законодательство Республики Беларусь об обращениях граждан состоит из Конституции Республики Беларусь, настоящего Закона, иных актов законодательства Республики Беларусь.

Статья 4. Право граждан на обращение

Граждане Республики Беларусь имеют право на обращение в государственные органы, иные организации (к должностным лицам). Иностранные граждане и лица без гражданства, находящиеся на территории Республики Беларусь, пользуются правом на обращение наравне с гражданами Республики Беларусь в пределах их прав и свобод, установленных законодательством Республики Беларусь.

Граждане вправе обратиться в государственный орган, иную организацию (к должностному лицу) лично либо через своего представителя. Обращения от имени недееспособных граждан направляются их законными представителями.

Представительство интересов граждан при обращении в государственный орган, иную организацию (к должностному лицу) в случае, указанном в части второй настоящей статьи, осуществляется на основании акта законодательства Республики Беларусь, либо акта уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, либо доверенности, оформленной в порядке, установленном гражданским законодательством Республики Беларусь.

Статья 5. Гарантии прав граждан при рассмотрении обращений

Право на обращение реализуется гражданами добровольно.Осуществление гражданами их права на обращение не должно нарушать права,

свободы и (или) законные интересы других лиц.Ограничение прав граждан либо получение каких-либо преимуществ в зависимости

от пола, расы, национальности, языка, религии, убеждений, социального происхождения, имущественного или иного положения при обращении в государственные органы, иные организации (к должностным лицам) запрещается.

КонсультантПлюс: примечание.По вопросу, касающемуся защиты коммерческой тайны, см. постановление Совета

Министров Республики Беларусь от 06.11.1992 N 670.КонсультантПлюс: примечание.Перечень сведений, составляющих государственную тайну Республики Беларусь,

утвержден Указом Президента Республики Беларусь от 12.04.2004 N 186.

КонсультантПлюс: примечание.Ответственность за разглашение государственной тайны предусмотрена ст. 356, 373,

374 Уголовного кодекса Республики Беларусь.КонсультантПлюс: примечание.

5

Ответственность за разглашение коммерческой тайны предусмотрена ст. 255 Уголовного кодекса Республики Беларусь.

КонсультантПлюс: примечание.Ответственность за разглашение государственных секретов предусмотрена ст. 457,

458 Уголовного кодекса Республики Беларусь.Должностные лица и иные работники государственных органов, иных организаций

не имеют права разглашать сведения о личной жизни граждан без их согласия, а также сведения, составляющие государственные секреты, коммерческую и (или) иную охраняемую законом тайну, ставшие им известными в связи с рассмотрением обращений.

Не являются разглашением сведений, указанных в части четвертой настоящей статьи, направление письменных обращений, поступивших в государственные органы, иные организации (к должностным лицам), к компетенции которых не относится решение вопросов, изложенных в этих обращениях, соответствующим государственным органам, иным организациям (должностным лицам) в соответствии с частью второй статьи 9 настоящего Закона, а также запрос и предоставление информации, необходимой для решения вопросов, изложенных в обращениях.

Не допускается ущемление прав, свобод и законных интересов граждан и членов их семей в связи с их обращениями в государственные органы, иные организации (к должностным лицам).

Статья 6. Организация работы по рассмотрению обращений

Руководители государственных органов, иных организаций обязаны организовывать работу по рассмотрению обращений в соответствии с требованиями настоящего Закона, иных актов законодательства Республики Беларусь об обращениях граждан и принимать в пределах своей компетенции необходимые меры для полного, объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений.

Ответственность за организацию работы с обращениями несут руководители государственных органов, иных организаций.

Ведение делопроизводства по обращениям осуществляется в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Глава 2ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ ОРГАНЫ,

ИНЫЕ ОРГАНИЗАЦИИ (К ДОЛЖНОСТНЫМ ЛИЦАМ).ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ

Статья 7. Требования, предъявляемые к письменным обращениям

Письменное обращение должно содержать:наименование и (или) адрес государственного органа, иной организации (должность,

фамилию, имя, отчество должностного лица), в которые направляется обращение;фамилию, имя, отчество гражданина, данные о его месте жительства и (или) работы

(учебы);изложение сути обращения (предложения, заявления, жалобы);личную подпись гражданина.К письменным обращениям прилагаются документы, подтверждающие полномочия

лиц, которые обращаются от имени других граждан в случаях, предусмотренных частью второй статьи 4 настоящего Закона (копии доверенности, решения суда, свидетельства о рождении, акта государственного органа, других документов).

6

К письменным обращениям могут прилагаться копии решений (ответов), принятых (данных) ранее по обращениям должностными лицами государственных органов, иных организаций, а также иные документы, необходимые для рассмотрения обращений.

Письменные обращения, не соответствующие требованиям, указанным в частях первой и второй настоящей статьи, могут быть оставлены без рассмотрения с уведомлением граждан в пятидневный срок о причинах оставления обращений без рассмотрения. После устранения нарушений граждане вправе вновь обратиться в государственный орган, иную организацию (к должностному лицу) в порядке, установленном настоящим Законом.

Анонимные обращения рассмотрению не подлежат, за исключением обращений, содержащих сведения о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении.

Статья 8. Сроки направления обращений

Направление гражданами предложений и заявлений в государственные органы, иные организации (должностным лицам) сроком не ограничено.

Жалобы могут быть направлены гражданами в государственные органы, иные организации (должностным лицам) не позднее трех лет со дня нарушения прав, свобод и (или) законных интересов граждан или со дня, когда им стало известно об их нарушении.

Должностные лица государственных органов, иных организаций вправе отказать в рассмотрении жалобы в случае пропуска срока, установленного частью второй настоящей статьи. Отказ в рассмотрении жалобы должен быть письменно мотивирован и направлен гражданину в пятидневный срок.

В случае, если срок, указанный в части второй настоящей статьи, пропущен по уважительным причинам (тяжелая болезнь, инвалидность, длительная командировка и другие причины), наличие которых подтверждается соответствующими документами, представленными гражданином, данный срок подлежит восстановлению по решению руководителя государственного органа, иной организации или уполномоченного им должностного лица, и жалобы рассматриваются в порядке, установленном настоящим Законом.

Статья 9. Порядок рассмотрения письменных обращений

Письменные обращения, направленные в государственные органы, иные организации (должностным лицам) с соблюдением требований настоящего Закона, иных актов законодательства Республики Беларусь об обращениях граждан, подлежат обязательному рассмотрению должностными лицами государственных органов, иных организаций, к компетенции которых относится решение вопросов, изложенных в обращении.

Письменные обращения, поступившие в государственные органы, иные организации (должностным лицам), к компетенции которых не относится решение вопросов, изложенных в обращениях, в пятидневный срок направляются в соответствующие государственные органы, иные организации (должностным лицам) с уведомлением об этом граждан либо по данным обращениям гражданам в пятнадцатидневный срок дается ответ с разъяснением, в какой государственный орган, иную организацию (к какому должностному лицу) им необходимо обратиться.

Запрещается передавать жалобы граждан в государственные органы, иные организации (должностным лицам), действия (бездействие) которых обжалуются, за исключением случаев, когда рассмотрение данной категории обращений относится к исключительной компетенции этих государственных органов, иных организаций (должностных лиц).

7

Письменные обращения считаются разрешенными, если поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и гражданам письменно даны ответы в сроки, указанные в частях первой и второй статьи 10 настоящего Закона.

В случае отказа гражданина от своего письменного обращения в соответствии с абзацем третьим статьи 14 настоящего Закона должностное лицо государственного органа, иной организации, рассматривающее такое обращение, принимает решение о прекращении по нему производства, за исключением случаев, когда в обращении содержатся сведения о нарушении прав, свобод и (или) законных интересов граждан.

Статья 10. Сроки рассмотрения обращений

Обращения должны быть рассмотрены не позднее одного месяца со дня их регистрации в государственных органах, иных организациях, к компетенции которых относится решение вопросов, изложенных в обращениях, а обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, - не позднее пятнадцати дней, если иной срок не установлен законодательными актами Республики Беларусь. При необходимости проведения специальной проверки, запроса необходимой информации руководители государственных органов, иных организаций, в которые поступили обращения, могут продлить указанный срок, но не более чем на один месяц с одновременным уведомлением об этом граждан.

Срок рассмотрения обращений, указанный в части первой настоящей статьи, при необходимости направления запросов в иностранные государства и (или) международные организации может быть продлен до шести месяцев руководителями государственных органов, иных организаций, в которые поступили обращения, с одновременным уведомлением об этом граждан.

Сроки рассмотрения обращений, указанные в части четвертой статьи 7, части третьей статьи 8 и части второй статьи 9 настоящего Закона, исчисляются со дня регистрации обращений в государственных органах, иных организациях.

Статья 11. Личный прием граждан

В государственных органах, иных организациях организуется личный прием граждан. Руководители государственных органов, иных организаций и уполномоченные ими должностные лица обязаны проводить личный прием граждан не реже одного раза в месяц в установленные дни и часы.

При устном обращении гражданин должен предъявить документ, удостоверяющий его личность.

В случае, если вопрос, изложенный в устном обращении, не может быть решен во время личного приема, обращение может излагаться гражданином в письменной форме и подлежит рассмотрению в порядке, установленном статьей 9 настоящего Закона.

Должностные лица государственных органов, иных организаций не вправе отказать гражданам в личном приеме при их обращении по вопросам, относящимся к компетенции данных должностных лиц государственных органов, иных организаций, в порядке, установленном настоящим Законом.

Если решение вопросов, с которыми граждане обратились на личном приеме, не относится к компетенции этих государственных органов, иных организаций (должностных лиц), соответствующие должностные лица не рассматривают обращения по существу, но разъясняют гражданам, в какой государственный орган, иную организацию (к какому должностному лицу) им следует обратиться для решения вопросов, изложенных в обращениях.

Статья 12. Повторные обращения

8

Повторные обращения (устные и письменные), в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства, рассмотрению не подлежат, если по ним имеются результаты исчерпывающих проверок и гражданам даны ответы в порядке, установленном настоящим Законом. При этом гражданам письменно сообщается, что повторные обращения необоснованны, и переписка с ними по данному вопросу прекращается.

Решение о прекращении производства по повторным обращениям принимают руководители государственных органов, иных организаций или уполномоченные ими должностные лица.

КонсультантПлюс: примечание.По вопросу, касающемуся отношений средств массовой информации с гражданами,

государственными органами и организациями, см. Закон Республики Беларусь от 13.01.1995 N 3515-XII.

Статья 13. Обращения, направленные в средства массовой информации Республики Беларусь

Обращения, направленные в средства массовой информации Республики Беларусь, подлежат рассмотрению в соответствии с настоящим Законом и законодательством Республики Беларусь о средствах массовой информации.

Статья 14. Права граждан при рассмотрении обращений

При рассмотрении обращений граждане имеют право:знакомиться с материалами, связанными с рассмотрением обращений, в той мере, в

какой это не затрагивает права других граждан и не противоречит требованиям законодательства Республики Беларусь об охране государственных секретов, коммерческой и (или) иной охраняемой законом тайны;

отказаться от направленных ими письменных обращений до принятия по ним решений государственными органами, иными организациями (должностными лицами), направив соответствующее письменное заявление в государственные органы, иные организации (должностным лицам);

обжаловать решения, принятые по их обращениям, в вышестоящие государственные органы, иные организации (вышестоящим должностным лицам) и (или) в суд.

Статья 15. Обязанности должностных лиц государственных органов, иных организаций при рассмотрении обращений

Должностные лица государственных органов, иных организаций при рассмотрении обращения обязаны:

соблюдать требования, установленные настоящим Законом и иными актами законодательства Республики Беларусь об обращениях граждан;

принимать меры для полного, объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений;

принимать законные и обоснованные решения;письменно информировать граждан о решениях, принятых по результатам

рассмотрения письменных обращений, аргументировав их принятие;разъяснять порядок обжалования решений, принятых по обращениям;обеспечивать контроль за исполнением решений, принятых по обращениям;принимать в пределах своей компетенции меры по восстановлению нарушенных

прав, свобод и (или) законных интересов граждан;

9

решать в установленном порядке вопросы о привлечении к ответственности лиц, по вине которых допущены нарушения прав, свобод и (или) законных интересов граждан.

Глава 3ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА

ОБ ОБРАЩЕНИЯХ ГРАЖДАН

КонсультантПлюс: примечание.Ответственность за нарушение должностным лицом законодательства об

обращениях граждан предусмотрена ст. 167-7 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.

Статья 16. Ответственность за нарушение законодательства об обращениях граждан

За нарушение законодательства Республики Беларусь об обращениях граждан должностные лица государственных органов, иных организаций несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Статья 17. Расходы, связанные с рассмотрением обращений

Государственные органы, иные организации (должностные лица) рассматривают обращения без взимания платы.

Расходы, понесенные государственным органом, иной организацией в связи с рассмотрением обращений, содержащих заведомо ложные сведения, могут быть взысканы с граждан в судебном порядке.

Зарегистрировано в Национальном реестре правовых актовРеспублики Беларусь 5 июля 2006 г. N 2/1233

ЗАКОН РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ29 июня 2006 г. N 134-З

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ В НЕКОТОРЫЕ ЗАКОНЫРЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ПО ВОПРОСАМ ОРГАНИЗАЦИИ

РАБОТЫ С ГРАЖДАНАМИ

Принят Палатой представителей 6 июня 2006 годаОдобрен Советом Республики 16 июня 2006 года

Статья 1. Внести в Кодекс торгового мореплавания Республики Беларусь от 15 ноября 1999 года (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., N 90, 2/96) следующие изменения и дополнение:

1. Из части второй статьи 26 пункт 14 исключить.2. Из части первой статьи 28 пункт 17 исключить.3. В части второй статьи 31 слова "республиканским органом государственного

управления в области морского транспорта" заменить словами "в соответствии с законодательством Республики Беларусь".

4. Часть вторую статьи 52 дополнить словами "в порядке, установленном Президентом Республики Беларусь".

10

Статья 2. Внести в Кодекс внутреннего водного транспорта Республики Беларусь от 24 июня 2002 года (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2002 г., N 76, 2/867) следующие дополнение и изменения:

1. Абзац восьмой статьи 9 дополнить словами ", если иное не установлено законодательными актами Республики Беларусь".

2. В части первой статьи 33 слова "Правилами государственной регистрации судов, утверждаемыми республиканским органом государственного управления в области внутреннего водного транспорта" заменить словами "в соответствии с законодательством Республики Беларусь".

3. В статье 35:в названии статьи слово "Правил" заменить словами "законодательства Республики

Беларусь о";в тексте статьи слово "законодательством" заменить словами "законодательными

актами".4. В части второй статьи 36 слова "Правилами государственной регистрации судов"

заменить словами "законодательством Республики Беларусь".

Статья 3 вступила в силу со дня введения в действие Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях от 21.04.2003 (статья 5 данного документа).

Статья 3. Дополнить Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях от 21 апреля 2003 года (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2003 г., N 63, 2/946; 2005 г., N 74, 2/1112, N 179, 2/1151; 2006 г., N 78, 2/1211) статьей 9.26 следующего содержания:

"Статья 9.26. Нарушение порядка и сроков выдачи справок либо иных документов, а также сроков представления документов и (или) сведений, необходимых для выдачи справок либо иных документов

Требование руководителем государственного органа, иной организации или работником государственного органа, иной организации, ответственным за выполнение соответствующих функций, представления гражданами для выдачи им справок либо иных документов сведений и (или) документов, не предусмотренных законодательством, либо несоблюдение установленных законодательством сроков представления сведений и (или) документов, необходимых для выдачи справок либо иных документов, сроков выдачи справок либо иных документов, а равно неправомерное взимание платы за выдачу справок либо иных документов - влекут наложение штрафа в размере от четырех до десяти базовых величин.".

Статья 4. Внести в Закон Республики Беларусь от 5 июля 2004 года "Об архитектурной, градостроительной и строительной деятельности в Республике Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 109, 2/1049) следующие дополнение и изменения:

1. Пункт 2 статьи 21 дополнить словами ", если иное не установлено Президентом Республики Беларусь".

2. Пункт 6 статьи 22 изложить в следующей редакции:"6. Форма архитектурно-планировочного задания устанавливается Министерством

архитектуры и строительства Республики Беларусь.".3. В статье 23:в пункте 1 слова "Министерством архитектуры и строительства Республики

Беларусь" заменить словами "Советом Министров Республики Беларусь, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь";

в пункте 4 слова "Министерство архитектуры и строительства" заменить словами "Совет Министров".

11

4. Пункт 3 статьи 31 изложить в следующей редакции:"3. Перечень представляемых на государственную экспертизу документов

устанавливается Советом Министров Республики Беларусь, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь.".

5. В пункте 5 статьи 32 слова "Министерством архитектуры и строительства" заменить словами "Советом Министров".

6. Абзац второй пункта 2 статьи 36 изложить в следующей редакции:"проверяют на объектах, для строительства которых требуется получение

разрешения на производство строительно-монтажных работ, наличие у заказчиков, застройщиков документов, предусмотренных законодательством Республики Беларусь;".

Статья 5. Настоящий Закон вступает в силу через десять дней после его официального опубликования, за исключением статьи 3, которая вступает в силу со дня введения в действие Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях от 21 апреля 2003 года.

Статья 6. Совету Министров Республики Беларусь в трехмесячный срок после вступления в силу настоящего Закона:

привести нормативные правовые акты Правительства Республики Беларусь в соответствие с настоящим Законом;

обеспечить приведение республиканскими органами государственного управления, подчиненными Правительству Республики Беларусь, их нормативных правовых актов в соответствие с настоящим Законом;

принять иные меры, необходимые для реализации положений настоящего Закона.

Президент Республики Беларусь А.ЛУКАШЕНКО

Зарегистрировано в Национальном реестре правовых актовРеспублики Беларусь 24 ноября 2004 г. N 2/1089

ЗАКОН РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ1 ноября 2004 г. N 340-З

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ В НЕКОТОРЫЕЗАКОНЫ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ПО ВОПРОСАМ

РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

Принят Палатой представителей 4 октября 2004 годаОдобрен Советом Республики 15 октября 2004 года

Статья 1. Внести в Закон Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376) изменения и дополнения, изложив его в новой редакции:

Текст редакции Закона Республики Беларусь от 06.06.1996 N 407-XIII "Об обращениях граждан" включен в информационный банк отдельным документом.

Статья 2. Внести в Закон Республики Беларусь от 20 февраля 1991 года "О местном управлении и самоуправлении в Республике Беларусь" в редакции Закона Республики Беларусь от 10 января 2000 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Беларускай ССР, 1991 г., N 11, ст. 122; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., N 8, 2/137) следующие дополнения и изменения:

1. Часть шестую статьи 10 дополнить пунктом 11-1 следующего содержания:

12

"11-1) обеспечивает рассмотрение обращений граждан в соответствии с законодательством Республики Беларусь об обращениях граждан и в пределах своей компетенции принимает меры для полного, объективного, всестороннего и своевременного их рассмотрения;".

2. В статье 11:пункт 9 части седьмой изложить в следующей редакции:"9) обеспечивает рассмотрение обращений граждан в соответствии с

законодательством Республики Беларусь об обращениях граждан и в пределах своей компетенции принимает меры для полного, объективного, всестороннего и своевременного их рассмотрения;";

часть восьмую дополнить пунктом 3-1 следующего содержания:"3-1) обеспечивает рассмотрение обращений граждан в соответствии с

законодательством Республики Беларусь об обращениях граждан и в пределах своей компетенции принимает меры для полного, объективного, всестороннего и своевременного их рассмотрения;".

3. Пункт 12 части пятой статьи 19 изложить в следующей редакции:"12) обеспечивает рассмотрение обращений граждан, адресованных Совету, в

соответствии с законодательством Республики Беларусь об обращениях граждан и при необходимости вносит предложения по обращениям граждан на рассмотрение сессии Совета;".

4. Пункт 9 части седьмой статьи 20 изложить в следующей редакции:"9) обеспечивает рассмотрение обращений граждан, адресованных Совету, в

соответствии с законодательством Республики Беларусь об обращениях граждан и при необходимости вносит предложения по обращениям граждан на рассмотрение сессии Совета;".

Статья 3. В части четвертой статьи 6 Закона Республики Беларусь от 9 февраля 2000 года "О Комитете государственного контроля Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., N 18, 2/144) слова "разглашать сведения, которые могут повредить правам и законным интересам гражданина" заменить словами "разглашать сведения о личной жизни граждан без их согласия, а также сведения, составляющие государственные секреты, коммерческую и (или) иную охраняемую законом тайну".

Статья 4. Настоящий Закон вступает в силу через десять дней после его официального опубликования.

Статья 5. Совету Министров Республики Беларусь в шестимесячный срок со дня вступления в силу настоящего Закона обеспечить приведение актов законодательства Республики Беларусь в соответствие с настоящим Законом и принять иные меры, направленные на его реализацию.



ДИРЕКТИВА ПРЕЗИДЕНТА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ11 марта 2004 г. N 1

13

О МЕРАХ ПО УКРЕПЛЕНИЮ ОБЩЕСТВЕННОЙБЕЗОПАСНОСТИ И ДИСЦИПЛИНЫ

Безответственность и халатность, невыполнение требований пожарной безопасности, строительных норм привели к гибели людей в Козловщинском психоневрологическом доме-интернате Гродненской области и Краснопольской средней школе N 1 Могилевской области.

В результате пожаров и других чрезвычайных ситуаций в 2003 году погибло почти 1300 человек. Ущерб экономике и экологии страны от пожаров ежегодно составляет десятки миллиардов рублей.

Имеет место гибель военнослужащих Вооруженных Сил, пограничных и внутренних войск, сотрудников правоохранительных органов при обстоятельствах, не связанных с профессиональным риском.

Во многих организациях пренебрегают элементарными требованиями техники безопасности, не соблюдают технологические нормы производства, смирились с низкой трудовой и исполнительской дисциплиной, упускают из виду, что укрепление дисциплины и правопорядка - важнейшая основа обеспечения общественной безопасности, ускорения социально-экономического развития страны, улучшения жизни людей.

Одной из причин чрезвычайных ситуаций, нарушений трудовой дисциплины, производственного травматизма и дорожно-транспортных происшествий является пьянство.

В прошлом году за распитие спиртных напитков на рабочих местах органами внутренних дел привлечено к административной ответственности свыше 50 тысяч работников организаций всех форм собственности. От управления автотранспортом отстранены 83,8 тысячи водителей, находившихся в состоянии алкогольного опьянения. В дорожно-транспортных происшествиях погибли 1,8 тысячи человек, получили ранения и увечья 7,4 тысячи.

Указанные факты свидетельствуют о наличии серьезных недостатков в функционировании системы обеспечения общественной безопасности, о неполном выполнении органами государственного управления своих задач в данной сфере. Это подтверждают и обращения граждан, поступающие на рассмотрение Главы государства. В результате общество несет невосполнимые потери, а имеющиеся резервы для улучшения положения в стране остаются неиспользованными.

В целях укрепления общественной безопасности и дисциплины:1. Совету Министров Республики Беларусь, республиканским и местным органам

государственного управления, другим государственным органам и организациям:1.1. в 2004 году повсеместно провести обследование объектов социально-бытового и

культурного назначения независимо от форм собственности и принять необходимые решения о выполнении ремонтных работ и об эксплуатации строений, находящихся в аварийном и ветхом состоянии;

1.2. организовать во всех коллективах и по месту жительства граждан обучение действиям в условиях чрезвычайных ситуаций;

1.3. включить в перечень критериев оценки работы руководящих кадров всех уровней показатели состояния трудовой и исполнительской дисциплины, обеспечения безопасного труда в возглавляемых ими отраслях, областях, городах, районах и организациях;

1.4. обеспечивать безусловное и немедленное расторжение контрактов с работниками за нарушение правил охраны труда и техники безопасности, повлекшее увечье или смерть, за причинение государству, юридическим или физическим лицам имущественного ущерба, распитие спиртных напитков в рабочее время или по месту

14

работы, а с руководителями - за необеспечение должной трудовой дисциплины подчиненных, сокрытие фактов нарушения ими трудовой и исполнительской дисциплины либо за непривлечение виновных лиц к ответственности, установленной законодательством;

1.5. регулярно анализировать практику реагирования на обращения граждан. По выявлении фактов бюрократизма и волокиты, нарушения порядка рассмотрения обращений, определенного законодательством, незамедлительно принимать к виновным лицам меры материального и административного воздействия;

1.6. до 1 июня 2004 г. принять необходимые решения:о повышении персональной ответственности руководителей за выпуск и реализацию

продукции, не соответствующей требованиям стандартов, неосуществление мер по соблюдению производственной дисциплины;

об усилении контроля за качеством разрабатываемой проектно-сметной документации, строительства, ремонта и реконструкции объектов производственного и социально-бытового назначения;

о возмещении материального ущерба, причиненного в результате нарушения законодательства, непринятия надлежащих мер по защите жизни и здоровья людей.

2. Совету Министров Республики Беларусь:2.1. до 1 мая 2004 г. внести на рассмотрение Палаты представителей Национального

собрания Республики Беларусь проект Закона "О внесении изменений и дополнений в Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях", предусмотрев в нем ответственность за причинение вреда деятельностью, создающей повышенную опасность для окружающих;

2.2. совместно с Государственным секретариатом Совета Безопасности разработать и до 1 июня 2004 г. представить Президенту Республики Беларусь проект правового акта, в котором предусмотреть меры по созданию государственной системы предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций и гражданской обороны Республики Беларусь на 2004 - 2007 годы;

2.3. до 1 июня 2004 г. принять необходимые решения либо в установленном порядке внести проекты соответствующих нормативных правовых актов:

о повышении безопасности дорожного движения и надежности эксплуатации транспортных средств, ответственности должностных лиц за незаконную регистрацию автотранспортных средств и необоснованную выдачу водительских удостоверений;

об усилении ответственности за управление транспортными средствами в состоянии алкогольного опьянения;

об увеличении платы за пользование природными ресурсами и оказание воздействия на окружающую среду, расширении применения мер стимулирования природоохранной деятельности.

3. Комитету государственной безопасности, Министерству внутренних дел совместно с Министерством транспорта и коммуникаций, Государственным комитетом по авиации, Белорусской железной дорогой и Минским горисполкомом разработать и осуществить дополнительные организационные, режимные и иные меры, обеспечивающие безопасность перевозок пассажиров, особенно воздушным, железнодорожным транспортом и в Минском метрополитене.

4. Министерству по чрезвычайным ситуациям, Министерству внутренних дел, местным исполнительным и распорядительным органам до 1 апреля 2004 г. принять меры к обеспечению совместных действий по предупреждению чрезвычайных ситуаций в сельской местности.

5. Комитету государственного контроля усовершенствовать методику проверок субъектов предпринимательской деятельности, усилить внимание к предупреждению правонарушений в реальном секторе экономики и социальной сфере.

15

6. Министерству информации, печатным и электронным средствам массовой информации:

с 20 марта 2004 г. ввести рубрики и циклы передач по вопросам укрепления общественной безопасности и дисциплины, охраны труда и техники безопасности, рационального использования природных и энергетических ресурсов;

систематически освещать организаторскую и воспитательную работу по повышению трудовой и исполнительской дисциплины, наведению общественного порядка, по профилактике пьянства и алкоголизма, в том числе среди участников дорожного движения;

исключить пропаганду жестокости, насилия и других аморальных проявлений.7. Облисполкомам и Минскому горисполкому до 1 октября 2004 г. обеспечить

проверки организации работы по обслуживанию населения, состояния трудовой дисциплины в сфере жилищно-коммунального хозяйства и результаты их рассмотреть на заседаниях исполкомов.

Учитывая общественную важность предотвращения потерь, вызванных безответственностью, равнодушием и снижением нравственных норм, обращаюсь:

к Советам депутатов всех уровней, Федерации профсоюзов Беларуси, Белорусскому республиканскому союзу молодежи активнее участвовать во внедрении системы государственных социальных стандартов, решительнее защищать права тружеников, в том числе в негосударственных организациях, оказывать содействие в борьбе с пьянством, строго контролировать рациональное использование природных и энергетических ресурсов, охрану окружающей среды;

к коллективам работников, всем гражданам содействовать реализации положений настоящей Директивы, неукоснительно выполнять требования законодательства. Это необходимо для оздоровления общества, укрепления правопорядка, усиления могущества и авторитета нашей страны.


Зарегистрировано в Национальном реестре правовых актовРеспублики Беларусь 28 декабря 2006 г. N 1/8173

ДИРЕКТИВА ПРЕЗИДЕНТА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ27 декабря 2006 г. N 2

О МЕРАХ ПО ДАЛЬНЕЙШЕЙ ДЕБЮРОКРАТИЗАЦИИГОСУДАРСТВЕННОГО АППАРАТА

Республика Беларусь динамично развивается во всех сферах жизнедеятельности государства и общества. Высокие результаты, достигнутые в различных отраслях народного хозяйства, являются следствием совместных усилий государства, общества и каждого человека. И направлены они на то, чтобы сделать достойной жизнь наших граждан.

Недаром на третьем Всебелорусском народном собрании девизом нынешнего пятилетия провозглашено построение государства для народа.

Поэтому основной целью органов государственной власти является проведение такой политики, реализация таких проектов, которые бы последовательно улучшали

16

качество жизни людей, максимально облегчали решение вопросов, с которыми повседневно сталкиваются граждане.

Сделано в этом направлении немало - принят целый ряд мер, призванных обеспечить доступность, простоту, оперативность решения насущных проблем каждого человека. Сейчас главное - надлежащая и своевременная реализация намеченного, дальнейшее улучшение работы всех структур в государстве.

Однако отдельные негативные факты проявления бюрократизма в деятельности государственного аппарата значительно снижают возможность нашего движения вперед.

Еще есть руководители, избравшие удобный для себя так называемый "кабинетный" стиль работы, предпочитающие принимать решения без объективного анализа реальной обстановки на местах. Создавая видимость деловой активности, они сводят свою деятельность к подготовке различного рода информации, справок, инструкций, планов, отчетов, отвлекая тем самым от конкретной работы большое количество служащих различных организаций. Это, несомненно, снижает результативность работы государственного аппарата, зачастую приводит к искажению решений, принимаемых на государственном уровне.

Проявляемые некоторыми чиновниками формализм, волокита, бумаготворчество, чванство, неуважение к людям, безразличие к их судьбам и потребностям, о чем свидетельствуют поступающие на рассмотрение Главы государства обращения граждан, подрывают их доверие государству. Такое положение дел недопустимо.

В целях дальнейшей дебюрократизации государственного аппарата, улучшения работы с гражданами:

1. Принять меры, направленные на дальнейшую оптимизацию деятельности государственных органов и иных государственных организаций (далее - государственные органы). Для этого:

1.1. считать состояние работы с гражданами одним из основных критериев оценки деятельности государственных органов.

Руководителям государственных органов обращать особое внимание на обеспечение внимательного, ответственного, доброжелательного отношения работников к гражданам.

По каждому случаю формализма, предвзятого, нетактичного поведения, грубости и неуважения к людям проводить проверку и при подтверждении соответствующих фактов привлекать виновных к ответственности вплоть до освобождения от занимаемой должности;

1.2. государственным органам, их должностным лицам при принятии решений, затрагивающих права и законные интересы граждан, неукоснительно соблюдать требования законодательства, не допускать их произвольного толкования и "отсебятины" при применении. В случае неясности или нечеткости предписаний правового акта решения должны приниматься исходя из максимального учета интересов граждан;

1.3. пересмотреть режим работы структурных подразделений и должностных лиц государственных органов, осуществляющих прием граждан и (или) выдачу им справок и других документов, определив его в удобное для населения время. Прием граждан в рабочие дни должен начинаться не позднее 8 часов или завершаться не ранее 20 часов, а также осуществляться по субботам и (или) воскресеньям, если это необходимо с учетом количества и специфики обращений.

Руководители государственных органов несут персональную ответственность за обеспечение указанного режима работы в возглавляемых государственных органах, а также в подчиненных организациях;

1.4. не допускать наличия очередей, а также длительного ожидания гражданами приема в государственных органах.

В случае систематического возникновения в государственном органе ситуаций, указанных в части первой настоящего подпункта, принимать безотлагательные меры по устранению этих явлений и порождающих их причин;

17

1.5. внедрять в практику:предварительную запись граждан на прием в государственные органы по телефону

или с помощью электронных средств связи, а также карточки обслуживания граждан, в которых указываются время и место обслуживания, должность, фамилия и имя обслуживающего работника. При изменении согласованного порядка приема соответствующий государственный орган должен уведомить об этом гражданина;

предварительное консультирование граждан конкретным работником (работниками) государственного органа;

1.6. исключить случаи необоснованного вызова граждан в суды, прокуратуру, органы внутренних дел, государственной безопасности, финансовых расследований, Комитета государственного контроля, налоговые, таможенные и иные государственные органы, их нахождения в указанных органах сверх установленного законодательными актами времени, а также сверх времени, необходимого для производства процессуальных действий;

1.7. расширить практику использования телефонных "горячих линий", регулярного проведения должностными лицами государственных органов выездных приемов граждан, встреч с населением по месту жительства и в коллективах работников.

При этом поднимаемые гражданами вопросы, не требующие специальной дополнительной проверки и относящиеся к компетенции соответствующего должностного лица, должны решаться безотлагательно. Иные вопросы должны быть рассмотрены в течение одного месяца со дня обращения;

1.8. установить, что государственные средства массовой информации в трехдневный срок уведомляют государственные органы об опубликованных в соответствующих периодических изданиях либо о прозвучавших в программах теле- и радиоканалов материалах о невыполнении работниками таких органов требований законодательства по работе с гражданами.

Руководители государственных органов обязаны в месячный срок рассмотреть такие материалы и принять меры по устранению допущенных нарушений и причин, их порождающих, а также привлечь виновных в этом к ответственности;

1.9. коллективные обращения 30 и более граждан в государственные органы (к должностным лицам) по вопросам, входящим в компетенцию этих органов (лиц), подлежат рассмотрению с выездом на место нахождения объекта, являющегося предметом обращения, если иное не вытекает из этого обращения;

1.10. руководителям государственных органов уделять особое внимание соблюдению требований законодательства об административных процедурах.

При обращении граждан в государственные органы за выдачей справок или других документов запрещается требовать от них документы, не предусмотренные законодательством об административных процедурах, за исключением паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

По каждому факту нарушения таких требований, истребования от граждан документов, предоставление которых не предусмотрено законодательством об административных процедурах, необоснованного отказа в выдаче справок или других документов, неправомерного взимания платы за их выдачу, а также нарушения сроков выдачи справок либо иных документов привлекать виновных к ответственности.

При наличии в государственном органе двух и более нарушений, указанных в части третьей настоящего подпункта, руководитель этого органа привлекается к дисциплинарной ответственности вплоть до освобождения от занимаемой должности;

1.11. при проведении обязательной юридической экспертизы проектов нормативных правовых актов должна оцениваться обоснованность включения в них норм, содержащих дополнительные административные процедуры или усложняющих уже существующие.

2. Оптимизировать отчетно-статистическую деятельность:

18

2.1. сбор первичных статистических данных по формам централизованных государственных статистических наблюдений осуществлять исключительно органами государственной статистики, которые в установленном порядке должны доводить сводные статистические данные до заинтересованных;

2.2. государственным органам, за исключением органов государственной статистики, проводить сбор первичных статистических данных только по формам нецентрализованных государственных статистических наблюдений, утвержденным Министерством статистики и анализа;

2.3. исключить дублирование статистических показателей в формах централизованных и нецентрализованных государственных статистических наблюдений. При наличии такого дублирования соответствующие показатели подлежат исключению из форм нецентрализованных государственных статистических наблюдений;

2.4. запрещается введение новых форм централизованных и нецентрализованных государственных статистических наблюдений без согласования с Межведомственным советом по государственной статистике;

2.5. установить, что руководители государственных органов могут вводить в подчиненных организациях дополнительную отчетность, кроме указанной в подпунктах 2.1 и 2.2 настоящего пункта, которая является ведомственной отчетностью, только по согласованию с Межведомственным советом по государственной статистике.

Перечень и формы ведомственной отчетности утверждаются руководителями указанных органов ежегодно до 1 декабря года, предшествующего отчетному. Расширение перечня ведомственной отчетности в течение года допускается в случае, если это вытекает из законов, решений и поручений Президента Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь.

В формах ведомственной отчетности должны быть определены: исчерпывающий перечень субъектов, от которых истребуется информация, периодичность ее представления и круг субъектов, которым она представляется;

2.6. не допускается запрос государственными органами у непосредственно не подчиненных им организаций иной информации, кроме государственной статистической отчетности и ведомственной отчетности (далее - разовая информация), а также по вопросам, не входящим в компетенцию этих государственных органов, за исключением случаев, когда разовая информация запрашивается на основании или во исполнение законов, решений и поручений Президента Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, Администрации Президента Республики Беларусь <*>;

2.7. запрещается сбор данных по формам государственных статистических наблюдений, ведомственной отчетности чаще одного раза в месяц, за исключением случаев сбора данных об организации и проведении сельскохозяйственных работ, о правонарушениях и чрезвычайных ситуациях и иных случаев, согласованных с Межведомственным советом по государственной статистике.--------------------------------

<*> Действие подпункта 2.6 пункта 2 настоящей Директивы не распространяется на отношения, регулируемые уголовно-процессуальным, гражданским процессуальным, хозяйственным процессуальным законодательством, законодательством об административных правонарушениях, а также на другие отношения, применительно к которым законодательными актами установлен иной порядок сбора информации.

3. Совету Министров Республики Беларусь, облисполкомам и Минскому горисполкому:

3.1. проводить систематическую работу по:3.1.1. изучению организации работы с обращениями граждан за выдачей справок и

других документов на основе заявительного принципа одного окна и принимать необходимые меры по корректировке соответствующих актов законодательства;

19

3.1.2. упрощению административных процедур, в том числе путем сокращения количества документов, необходимых для их совершения;

3.1.3. обеспечению максимально полного информирования граждан об использовании заявительного принципа одного окна, в том числе через средства массовой информации и сеть Интернет;

3.1.4. повышению квалификации работников государственных органов, деятельность которых непосредственно связана с работой с гражданами;

3.1.5. унификации функций структурных подразделений государственных органов с целью максимального сокращения количества должностных лиц, участвующих в рассмотрении обращений граждан в рамках соответствующей административной процедуры;

3.2. в трехмесячный срок:3.2.1. по итогам изучения организации работы с обращениями граждан за выдачей

справок и других документов на основе заявительного принципа одного окна определить лучшую организацию по осуществлению каждого вида административных процедур и на базе такой организации провести обучающие семинары по данному вопросу;

3.2.2. обеспечить оптимальные сроки действия выдаваемых гражданам справок и иных документов, необходимых для совершения административных процедур, а также правоустанавливающих документов, получаемых гражданами в результате выполнения административных процедур, с целью устранения многократности возбуждения и документирования таких процедур по одному и тому же вопросу;

3.2.3. провести инвентаризацию сведений, содержащихся на информационных стендах, сайтах государственных органов, с целью исключения противоречивой, неактуальной информации, восполнения пробелов в информировании граждан с учетом требований законодательства об административных процедурах;

3.2.4. обеспечить разработку единой методики (рекомендаций) по оформлению информационных стендов государственных органов с учетом требований законодательства об административных процедурах;

3.3. до 1 января 2008 г. принять меры по техническому и информационно-технологическому переоснащению структурных подразделений государственных органов, деятельность которых непосредственно связана с работой с гражданами.

4. Совету Министров Республики Беларусь:4.1. до 1 апреля 2007 г. представить Президенту Республики Беларусь отчет о ходе

реализации Государственной программы информатизации Республики Беларусь на 2003 - 2005 годы и на перспективу до 2010 года "Электронная Беларусь";

4.2. до 1 января 2008 г. обеспечить объединение базовых информационных ресурсов, имеющих государственное значение, в единую информационную систему, доступ к ней соответствующих государственных органов, а также защищенность таких ресурсов от несанкционированного доступа;

4.3. обеспечить поэтапное создание и внедрение начиная с 1 января 2008 г. регистра населения как единой информационной системы, содержащей персональные данные граждан Республики Беларусь, а также иностранных граждан и лиц без гражданства, постоянно проживающих в Республике Беларусь. О ходе создания и внедрения регистра населения докладывать Президенту Республики Беларусь каждое полугодие;

4.4. в шестимесячный срок принять иные меры по реализации настоящей Директивы.5. Республиканским органам государственного управления по согласованию с

облисполкомами и Минским горисполкомом в трехмесячный срок разработать и утвердить инструкции по проведению отдельных (сложных и многоступенчатых) административных процедур, определяющих порядок работы государственных органов и их взаимодействия между собой при осуществлении административных процедур с установлением их четких сроков и поэтапности.

6. Министерству статистики и анализа:

20

6.1. до 1 января 2008 г. сформировать единый электронный банк данных, содержащий сведения о действующих в Республике Беларусь формах государственных статистических наблюдений, ведомственной отчетности, указания по их заполнению. Обеспечить государственным органам доступ к единому электронному банку данных;

6.2. совместно с другими республиканскими органами государственного управления ежегодно пересматривать формы государственных статистических наблюдений в целях их оптимизации и снижения нагрузки на субъектов, от которых истребуются первичные статистические данные, посредством:

проверки обоснованности и актуальности предусмотренных в них статистических показателей и устранения их дублирования;

максимально возможного увеличения периодов представления государственной статистической отчетности.

Координацию этой работы возложить на Межведомственный совет по государственной статистике;

6.3. ежегодно систематизировать правовые акты, утверждающие формы государственных статистических наблюдений.

7. Совету по координации контрольной деятельности в Республике Беларусь до 1 октября 2007 г. обеспечить проведение проверки обоснованности введения ведомственной отчетности.

8. Государственным органам до 1 марта 2007 г. утвердить перечни и формы ведомственной отчетности.

9. Министерству информации организовать постоянное освещение в средствах массовой информации принимаемых мер по совершенствованию работы с гражданами, дебюрократизации государственного аппарата.

10. Прокуратуре Республики Беларусь усилить надзор за соблюдением законодательства при принятии решений должностными лицами государственных органов, а также судебных решений по гражданским, уголовным делам, делам об административных правонарушениях, затрагивающих права и законные интересы граждан.

11. Контроль за выполнением настоящей Директивы возложить на Совет Министров Республики Беларусь и Комитет государственного контроля.

Учитывая важность борьбы с бюрократизмом, обращаюсь к Советам депутатов всех уровней, профсоюзным, молодежным, женским, ветеранским и другим общественным объединениям, иным организациям с просьбой оказывать активное содействие в реализации положений данной Директивы.

Только совместными усилиями можно обеспечить защиту интересов отдельной личности, государства и общества, устранить негативные явления, связанные с проявлениями бюрократизма во всех сферах жизни.



ПОСТАНОВЛЕНИЕ СОВЕТА МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ24 февраля 2006 г. N 268

21

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ОКАЗАНИЯ УСЛУГНАСЕЛЕНИЮ ОРГАНИЗАЦИЯМИ, ВХОДЯЩИМИ В СОСТАВ

ГОСУДАРСТВЕННОГОПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОБЪЕДИНЕНИЯ ПО ТОПЛИВУ И ГАЗИФИКАЦИИ

"БЕЛТОПГАЗ"

(в ред. постановления Совмина от 28.02.2007 N 253)

Совет Министров Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке оказания услуг населению

организациями, входящими в состав государственного производственного объединения по топливу и газификации "Белтопгаз".(в ред. постановления Совмина от 28.02.2007 N 253)

2. Министерству энергетики привести свои нормативные правовые акты в соответствие с настоящим постановлением.

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Премьер-министр Республики Беларусь С.СИДОРСКИЙ

УТВЕРЖДЕНО Постановление Совета Министров Республики Беларусь 24.02.2006 N 268

ПОЛОЖЕНИЕО ПОРЯДКЕ ОКАЗАНИЯ УСЛУГ НАСЕЛЕНИЮ ОРГАНИЗАЦИЯМИ,

ВХОДЯЩИМИ В СОСТАВ ГОСУДАРСТВЕННОГО ПРОИЗВОДСТВЕННОГООБЪЕДИНЕНИЯ ПО ТОПЛИВУ И ГАЗИФИКАЦИИ "БЕЛТОПГАЗ"


1. Настоящее Положение разработано в целях совершенствования оказания услуг населению организациями, входящими в состав государственного производственного объединения по топливу и газификации "Белтопгаз" (далее - газоснабжающие организации), с учетом соблюдения интересов граждан.(в ред. постановления Совмина от 28.02.2007 N 253)

2. Для целей настоящего Положения используются следующие термины и определения:

одноквартирный жилой дом - жилой дом, состоящий из одной квартиры, вход в которую организован с придомовой территории, и принадлежащий гражданину на праве собственности;

система газоснабжения одноквартирного жилого дома - комплекс технических средств для подачи, внутридомового распределения, регулирования, учета и потребления газа.

22

3. С работниками газоснабжающих организаций, непосредственно осуществляющих оказание услуг гражданам, проводится целевой инструктаж об организации работы с гражданами, выполнении Директивы Президента Республики Беларусь от 11 марта 2004 г. N 1 "О мерах по укреплению общественной безопасности и дисциплины" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 41, 1/5393), Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 7, 1/6166), Указа Президента Республики Беларусь от 13 сентября 2005 г. N 432 "О некоторых мерах по совершенствованию организации работы с гражданами в государственных органах, иных государственных организациях" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 143, 1/6789).

4. Работники газоснабжающих организаций, непосредственно осуществляющие оказание услуг гражданам, должны владеть полной информацией о запрашиваемых населением сведениях по вопросам газификации и эксплуатации газового оборудования, стоимости газа, норм его расхода, а также о льготах на потребляемый газ, перечне услуг, оказываемых населению.

5. В положениях о структурных подразделениях газоснабжающих организаций, оказывающих гражданам услуги, отражаются вопросы работы с гражданами.

Руководители структурных подразделений газоснабжающих организаций ведут регулярный контроль за качественным выполнением заказов и анализируют выполнение услуг, оказываемых гражданам, в целях оптимизации деятельности структурных подразделений, устранения имеющихся недостатков в указанной работе.

6. Газоснабжающие организации размещают в средствах массовой информации, а также в доступном для граждан месте (на информационных стендах, табло, уголках абонента) информацию о структуре газоснабжающей организации, руководителях, режиме работы и приеме граждан с заявлениями, по которым требуется выдача справок, перечне оказываемых услуг, времени оказания услуг, номерах служебных телефонов, фамилии, имени, отчестве, должности работника, ответственного за выполнение соответствующих функций, другую информацию по данной теме, интересующую посетителей.

Гражданам оказываются услуги согласно приложению 1. Уголок абонента оформляется согласно приложению 2.

7. Регистрация аварийных случаев с бытовым газовым оборудованием и внутридомовыми системами газоснабжения, а также ремонтно-технических заявок и их учет в газоснабжающей организации ведется в журнале поступления заявок, оформленном согласно форме 7-ОФ. Оплата за ремонтные работы, материалы и запасные части производится после выполнения заявки согласно квитанции на оплату этих работ.

8. Регистрация заявлений, поступивших от граждан, и учет выполнения работ по монтажу, демонтажу, перестановке и замене бытового газового оборудования осуществляются работниками газоснабжающих организаций в журнале регистрации заявлений на монтаж, демонтаж, перестановку и замену бытового газового оборудования, оформленном согласно форме 7-ОФ.

Работы по монтажу, демонтажу, перестановке и замене бытового газового оборудования производятся на основании заявления гражданина при наличии паспорта на газовое оборудование. По окончании работ выдается акт о выполненных работах и квитанция на их оплату.

9. Прием заявок от граждан на доставку сжиженного углеводородного газа в баллонах весом 21 кг осуществляется по телефону или при личном обращении граждан и оформляется в ведомостях на доставку сжиженного газа и получение платы за газ от абонентов согласно форме 5-ГБУ. При приеме заявки гражданину сообщается дата доставки баллонов. Дата подачи заявки и дата доставки баллонов отмечается в разделе 4 "Доставка газа" формы 4-ГБУ.

23

10. Для газификации одноквартирного жилого дома индивидуальной баллонной установкой гражданин обращается с заявлением в газоснабжающую организацию по форме 1-ГБУ (бланк заявления выдается газоснабжающей организацией). Гражданин, проживающий в сельской местности, подает указанное заявление в сельский (поселковый) исполнительный комитет, который направляет это заявление в газоснабжающую организацию.

Сбор исходных данных, обследование помещений, приобретение материалов производятся газоснабжающей организацией в течение десяти рабочих дней со дня поступления заявления гражданина.

Газификация индивидуальными баллонными установками осуществляется после устранения технических недостатков в одноквартирном жилом доме, выявленных при обследовании помещений и препятствующих газификации, и оплаты стоимости монтажа индивидуальной баллонной установки.

11. Услуги по газификации одноквартирного жилого дома природным газом с оказанием гражданину комплексной услуги газоснабжающей организацией производятся при наличии решения местного исполнительного и распорядительного органа о газификации одноквартирного жилого дома.

Для выполнения работ по газификации с оказанием гражданину комплексной услуги газоснабжающей организацией гражданин обращается в местный исполнительный и распорядительный орган с заявлением о газификации одноквартирного жилого дома "под ключ". Местный исполнительный и распорядительный орган направляет в газоснабжающую организацию указанное заявление с приложением к нему необходимых документов и (или) сведений для газификации одноквартирного жилого дома.

Заявление гражданина о газификации одноквартирного жилого дома "под ключ" регистрируется газоснабжающей организацией в журнале по газификации природным газом одноквартирных жилых домов, принадлежащих гражданам на праве собственности, оформляемом согласно приложению 3.

Газоснабжающая организация:производит с выездом к гражданину обследование одноквартирного жилого дома,

заключает договор о выполнении проектной документации по газоснабжению одноквартирного жилого дома. Указанные работы проводятся в течение десяти дней (с 8.00 до 20.00 в рабочие дни, с 8.00 до 17.00 в субботу);

разрабатывает технические условия, проектно-сметную документацию, осуществляет строительство и сдачу государственной комиссии системы газоснабжения, заключает с гражданином договор на газоснабжение, техническое обслуживание газового оборудования и внутридомовых систем газоснабжения.

Сроки выполнения указанных работ (с учетом выполнения монтажных работ), если одноквартирный жилой дом готов к приему газа, при наличии газопровода-ввода составляют один месяц, при отсутствии газопровода-ввода определяются в соответствии с установленными нормативными сроками в зависимости от протяженности участка газопровода и условий работ.

По окончании работ по строительству газопровода-ввода, внутридомовой системы газоснабжения одноквартирного жилого дома и приемки их в эксплуатацию газоснабжающая организация заключает с гражданином договор на газоснабжение, техническое обслуживание газового оборудования и внутридомовых систем газоснабжения.

12. При выборе гражданином варианта газификации одноквартирного жилого дома с оказанием услуг организациями, не входящими в состав государственного производственного объединения по топливу и газификации "Белтопгаз", гражданин подает в газоснабжающую организацию заявление на выдачу технических условий на газификацию одноквартирного жилого дома. Газоснабжающая организация выдает

24

гражданину указанные технические условия в течение десяти дней (с 8.00 до 20.00 в рабочие дни, с 8.00 до 17.00 в субботу).(в ред. постановления Совмина от 28.02.2007 N 253)

По окончании выполнения работ организациями, не входящими в состав государственного производственного объединения по топливу и газификации "Белтопгаз", гражданин обращается в газоснабжающую организацию с уведомлением об их завершении (телефонный звонок или личное обращение).(в ред. постановления Совмина от 28.02.2007 N 253)

Газоснабжающая организация осуществляет приемку выполненных работ с оформлением государственной комиссией акта сдачи системы газоснабжения в эксплуатацию и в течение трех рабочих дней заключает с гражданином договор на газоснабжение, техническое обслуживание газового оборудования и внутридомовых систем газоснабжения.

13. Запрещается по причине временного отсутствия работника газоснабжающей организации, непосредственно осуществляющего оказание услуг гражданам, отменять прием граждан и нарушать установленный настоящим Положением порядок оказания услуг населению.

Приложение 1к Положению о порядке

оказания услуг населениюорганизациями, входящими

в состав Белорусскогоконцерна по топливу

и газификации

ПЕРЕЧЕНЬУСЛУГ, ОКАЗЫВАЕМЫХ ГРАЖДАНАМ ОРГАНИЗАЦИЯМИ, ВХОДЯЩИМИ В

СОСТАВ ГОСУДАРСТВЕННОГО ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОБЪЕДИНЕНИЯПО ТОПЛИВУ И ГАЗИФИКАЦИИ "БЕЛТОПГАЗ"(в ред. постановления Совмина от 28.02.2007 N 253)


┌───────────────────┬────────────────────────┬─────────────────────┐│Виды деятельности, │Перечень документов или │ Сроки выдачи ││услуги, оказываемые│сведений, представляемых│ документа или ││ гражданам │ гражданином │ выполнения заявки │├───────────────────┼────────────────────────┼─────────────────────┤│1. Выдача справок о│заявление (обращение), │в день обращения. ││расчетах за │документ, удостоверяющий│В случае ││потребленный газ │личность владельца │необходимости ││ │одноквартирного жилого │обращения к архивным ││ │дома │данным либо посещения││ │ │абонента - до трех ││ │ │рабочих дней. Плата ││ │ │за выдачу справки не ││ │ │взимается │├───────────────────┼────────────────────────┼─────────────────────┤│2. Прием обращений │телефонный звонок или │выезд аварийной ││об аварийных │личное обращение │бригады по заявке в │

25

│случаях с бытовым │(круглосуточно) │течение пяти минут ││газовым │ │ ││оборудованием и │ │ ││внутридомовыми │ │ ││системами │ │ ││газоснабжения │ │ │├───────────────────┼────────────────────────┼─────────────────────┤│3. Выполнение │телефонный звонок или │в согласованные с ││ремонтно- │личное обращение │гражданином сроки по ││технических работ │(круглосуточно) │заявке. При доставке ││согласно заявкам │ │плит и котлов в ││ │ │отопительный период -││ │ │в течение суток, ││ │ │проточного ││ │ │водонагревателя - в ││ │ │течение двух суток │├───────────────────┼────────────────────────┼─────────────────────┤│4. Доставка │телефонный звонок или │в городе в течение ││сжиженных │личное обращение с 8.00 │двух суток, в ││углеводородных │до 20.00 в рабочие дни, │сельском населенном ││газов гражданину в │с 8.00 до 17.00 в │пункте - шести ││баллонах весом 21 │субботу │рабочих дней с 8.00 ││кг │ │до 17.00, кроме ││ │ │воскресения (по ││ │ │правилам технической ││ │ │безопасности газ ││ │ │доставляется в ││ │ │светлое время суток) │├───────────────────┼────────────────────────┼─────────────────────┤│5. Оказание услуг │заявление, документ, │ ││по газификации │удостоверяющий личность │ ││одноквартирного │владельца │ ││жилого дома │одноквартирного жилого │ ││индивидуальной │дома │ ││баллонной │ │ ││установкой: │ │ │├───────────────────┼────────────────────────┼─────────────────────┤│сбор исходных │ │выезд к гражданину в ││данных, │ │течение десяти дней с││обследование │ │8.00 до 20.00 в ││помещений, │ │рабочие дни, с 8.00 ││приобретение │ │до 17.00 в субботу ││необходимых │ │ ││материалов │ │ │├───────────────────┼────────────────────────┼─────────────────────┤│газификация │ │в течение двадцати ││одноквартирного │ │дней с 8.00 до 20.00 ││жилого дома │ │в рабочие дни, с 8.00││индивидуальной │ │до 17.00 в субботу ││баллонной │ │(при наличии ││установкой │ │технических ││ │ │недостатков в ││ │ │одноквартирном жилом ││ │ │доме, выявленных при ││ │ │обследовании ││ │ │помещений и ││ │ │препятствующих ││ │ │газификации, - после ││ │ │их устранения) │├───────────────────┼────────────────────────┼─────────────────────┤│6. Монтаж, │заявление, паспорт на │в течение трех суток ││демонтаж, │газовое оборудование │(по согласованию с ││перестановка и │ │гражданином) с 8.00 ││замена бытового │ │до 20.00 в рабочие │

26

│газового │ │дни, с 8.00 до 17.00 ││оборудования │ │в субботу (с выдачей ││ │ │акта о выполненных ││ │ │работах и квитанции ││ │ │об оплате) │├───────────────────┼────────────────────────┼─────────────────────┤│7. Обучение граждан│документ, удостоверяющий│с 8.00 до 20.00 в ││правилам │личность │рабочие дни, с 8.00 ││пользования газом в│ │до 16.00 в субботу ││быту │ │ │├───────────────────┼────────────────────────┼─────────────────────┤│8. Оказание услуг │заявление гражданина о │ ││по газификации │газификации │ ││одноквартирного │одноквартирного жилого │ ││жилого дома, │дома "под ключ" │ ││принадлежащего │ │ ││гражданину на праве│ │ ││собственности │ │ ││(оказание │ │ ││комплексной услуги │ │ ││газоснабжающей │ │ ││организацией), с │ │ ││составлением │ │ ││договора: │ │ │├───────────────────┼────────────────────────┼─────────────────────┤│о выполнении │ │выезд к гражданину в ││проектной │ │течение десяти дней с││документации по │ │8.00 до 20.00 в ││газоснабжению │ │рабочие дни, с 8.00 ││одноквартирного │ │до 17.00 в субботу ││жилого дома │ │ │├───────────────────┼────────────────────────┼─────────────────────┤│на газоснабжение, │ │при готовности ││техническое │ │одноквартирного ││обслуживание │ │жилого дома к приему ││газового │ │газа: ││оборудования и ├────────────────────────┼─────────────────────┤│внутридомовых │ │при наличии ││систем │ │газопровода-ввода - ││газоснабжения │ │один месяц ││ ├────────────────────────┼─────────────────────┤│ │ │при отсутствии ││ │ │газопровода-ввода - в││ │ │соответствии с ││ │ │нормативными сроками ││ │ │в зависимости от ││ │ │протяженности ││ │ │газопровода и условий││ │ │работ │├───────────────────┼────────────────────────┼─────────────────────┤│9. Оказание услуг │заявление гражданина о │ ││по газификации │газификации │ ││одноквартирного │одноквартирного жилого │ ││жилого дома, │дома │ ││принадлежащего │ │ ││гражданину на праве│ │ ││собственности │ │ ││(оказание услуг │ │ ││организациями, не │ │ ││входящими в состав │ │ ││государственного │ │ ││производственного │ │ ││объединения по │ │ ││топливу и │ │ │

27

│газификации │ │ ││"Белтопгаз") │ │ ││(в ред. постановления Совмина от 28.02.2007 N 253) │├───────────────────┼────────────────────────┼─────────────────────┤│выдача технических │ │в течение десяти дней││условий на │ │с 8.00 до 20.00 в ││газификацию │ │рабочие дни, с 8.00 ││одноквартирного │ │до 17.00 в субботу ││жилого дома │ │ │├───────────────────┼────────────────────────┼─────────────────────┤│приемка выполненных│исполнительно- │выезд к гражданину в ││работ с оформлением│техническая документация│течение десяти дней с││госкомиссией акта │ │8.00 до 20.00 в ││сдачи системы │ │рабочие дни, с 8.00 ││газоснабжения в │ │до 17.00 в субботу ││эксплуатацию │ │ │├───────────────────┼────────────────────────┼─────────────────────┤│заключение договора│ │в течение трех дней с││на газоснабжение, │ │8.00 до 20.00 в ││техническое │ │рабочие дни, с 8.00 ││обслуживание │ │до 17.00 в субботу ││газового │ │ ││оборудования и │ │ ││внутридомовых │ │ ││систем │ │ ││газоснабжения │ │ │└───────────────────┴────────────────────────┴─────────────────────┘





ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ УГОЛКА АБОНЕНТА

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────┐│ _____________________________________________ ││ (наименование организации) ││┌─────────────────────────┐ ┌─────────────────┐ ┌────────────────┐│││ Директор │ │ Перечень услуг, │ │Номера служебных││││ ____________________ │ │ оказываемых │ │телефонов, ││││(фамилия, имя, отчество) │ │ организацией │ │фамилия, имя, ││││ │ │ │ │отчество, ││││ Главный инженер │ │ │ │должности ││││ _____________________ │ │ │ │работников, ││││(фамилия, имя, отчество) │ │ │ │ответственных за││││ │ │ │ │выполнение ││││ │ │ │ │соответствующих ││││ │ │ │ │функций ││││ │ │ │ │Режим работы ││││ │ │ │ │Время оказания ││││ │ │ │ │услуг │││└─────────────────────────┘ └─────────────────┘ └────────────────┘│

28

└──────────────────────────────────────────────────────────────────┘





ЖУРНАЛПО ГАЗИФИКАЦИИ ПРИРОДНЫМ ГАЗОМ ОДНОКВАРТИРНЫХ ЖИЛЫХ ДОМОВ,

ПРИНАДЛЕЖАЩИХ ГРАЖДАНАМ НА ПРАВЕ СОБСТВЕННОСТИ

Регист-рацион-ный номер объекта

Дата подачизаяв- ления

Фами- лия, имя, отчес-тво заяви-теля

Наиме- нованиеи адресобъекта

Номер,дата выдачиТУ

Номер и датазаклю-чения дого- вора на из-готов-ление ПСД

Наимено- вание проектнойорганиза-ции, датаизготов- ления, шифр объекта

Номер, дата заклю- чения дого- вора нагазифи-кацию

Наимено- вание подрядчи-ка, суб- подрядчи-ка (газо-провод- ввод (внут- ренний)

Срок выпол- нения работ начало

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Зарегистрировано в Национальном реестре правовых актовРеспублики Беларусь 27 июля 2006 г. N 5/22641

ПОСТАНОВЛЕНИЕ СОВЕТА МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ24 июля 2006 г. N 930

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ В ПОСТАНОВЛЕНИЕ СОВЕТАМИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ОТ 14 ДЕКАБРЯ 2005 Г. N 1456


Во исполнение Указа Президента Республики Беларусь от 16 марта 2006 г. N 152 "Об утверждении перечня административных процедур, выполняемых государственными органами и иными государственными организациями по обращениям граждан за выдачей справок или других документов" и Указа Президента Республики Беларусь от 5 мая 2006 г. N 289 "О структуре Правительства Республики Беларусь" Совет Министров Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Внести в постановление Совета Министров Республики Беларусь от 14 декабря 2005 г. N 1456 "О порядке организации работы в республиканских органах государственного управления, иных государственных организациях, подчиненных

29

Правительству Республики Беларусь, местных исполнительных и распорядительных органах по выдаче документов либо иных справок гражданам, пострадавшим от катастрофы на Чернобыльской АЭС, а также членам их семей" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., N 1, 5/16953) следующие изменения и дополнения:

1.1. в Положении о порядке установления статуса участника ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС, выдачи удостоверений участника ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС, а также справок о праве на льготы семьям умерших участников ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС, справок о работе участников ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС в зонах радиоактивного загрязнения, утвержденном этим постановлением:

1.1.1. в абзаце пятом пункта 2, в пунктах 13, 19, 20 слова "Комитет по проблемам последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС при Совете Министров Республики Беларусь" заменить словами "Министерство по чрезвычайным ситуациям" в соответствующих падежах;

1.1.2. абзац первый пункта 3 после слова "осуществляется" дополнить словами "следующими организациями";

1.1.3. в пункте 4 слова "в органах" заменить словами "в организациях";1.1.4. в пункте 5:в абзаце первом части первой слова "соответствующий орган" заменить словами

"соответствующую организацию";в части второй слова "орган, в котором создана комиссия" заменить словами

"организация, в которой создана комиссия";1.1.5. в пункте 6:в абзаце первом части первой слова "соответствующий орган" заменить словами


"организация, в которой создана комиссия";1.1.6. в пункте 7:в абзаце первом части первой слова "соответствующий орган" заменить словами


"организация, в которой создана комиссия";1.1.7. в пункте 9 слова "Истребование органами" и "этими органами из

государственного органа иной организации, к компетенции которого" заменить соответственно словами "Истребование организациями" и "этими организациями из организаций, к компетенции которых";

1.1.8. в пункте 12:после слов "комиссией, комиссия" дополнить словами "по его заявлению";слова "Комитете по проблемам последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС при

Совете Министров Республики Беларусь" заменить словами "Министерстве по чрезвычайным ситуациям";

1.1.9. в части первой пункта 14 слово "органов" заменить словом "организаций";1.1.10. в пункте 16:в части первой слова "соответствующего органа" заменить словами

"соответствующей организации";дополнить пункт частью четвертой следующего содержания:"В случае реорганизации организации, выдавшей удостоверение участника

ликвидации, для получения дубликата этого удостоверения, справки о работе либо справки семье о праве на льготы граждане обращаются в организацию, являющуюся правопреемником реорганизованной организации.";

30

1.1.11. в пункте 22 слова "органам" и "Комитет по проблемам последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС при Совете Министров Республики Беларусь" заменить соответственно словами "организациям" и "Министерство по чрезвычайным ситуациям";

1.1.12. утратил силу. - Постановление Совмина от 31.12.2006 N 1802;1.2. в Положении о порядке установления статуса потерпевшего от катастрофы на

Чернобыльской АЭС, выдачи удостоверения потерпевшего от катастрофы на Чернобыльской АЭС, а также справок о праве на льготы несовершеннолетним, семьям умерших инвалидов из числа потерпевших от катастрофы на Чернобыльской АЭС, в отношении которых установлена причинная связь заболевания, приведшего к инвалидности, с катастрофой на Чернобыльской АЭС, утвержденном этим постановлением:

1.2.1. в пункте 11:после слов "комиссией, комиссия" дополнить словами "по его заявлению";слова "Комитете по проблемам последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС при

Совете Министров Республики Беларусь" заменить словами "Министерстве по чрезвычайным ситуациям";

1.2.2. в пунктах 12, 18, 19, 21 слова "Комитет по проблемам последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС при Совете Министров Республики Беларусь" заменить словами "Министерство по чрезвычайным ситуациям" в соответствующих падежах;

1.2.3. утратил силу. - Постановление Совмина от 31.12.2006 N 1802.2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального

опубликования.


Приложениек Положению о порядке установления

статуса участника ликвидациипоследствий катастрофы

на Чернобыльской АЭС, выдачиудостоверений участника ликвидации

последствий катастрофы наЧернобыльской АЭС, а также справок

о праве на льготы семьям умершихучастников ликвидации последствийкатастрофы на Чернобыльской АЭС,

справок о работе участниковликвидации последствий катастрофы

на Чернобыльской АЭС в зонахрадиоактивного загрязнения

(в редакции постановленияСовета Министров

Республики Беларусь24.07.2006 N 930)

Утратило силу. - Постановление Совмина от 31.12.2006 N 1802.

31

Приложениек Положению о порядке установления

статуса потерпевшего от катастрофына Чернобыльской АЭС, выдачиудостоверения потерпевшего от

катастрофы на Чернобыльской АЭС,а также справок о праве на льготы

несовершеннолетним, семьям умершихинвалидов из числа потерпевших от

катастрофы на Чернобыльской АЭС,в отношении которых установлена

причинная связь заболевания,приведшего к инвалидности,

с катастрофой на Чернобыльской АЭС(в редакции постановления

Совета МинистровРеспублики Беларусь

24.07.2006 N 930)

Утратил силу. - Постановление Совмина от 31.12.2006 N 1802.


ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ14 декабря 2006 г. N 82

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНОВГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ И УПРАВЛЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИЙ

РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ПО ОПЕРАТИВНОМУ И СТАТИСТИЧЕСКОМУУЧЕТУ И ОТЧЕТНОСТИ, ЭЛЕКТРОННЫМ ИНФОРМАЦИОННЫМ РЕСУРСАМ,ТРУДОВЫМ ОТНОШЕНИЯМ, СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЕ, РАБОТЕ С КАДРАМИ,

ОБРАЗОВАНИЮ, ТАМОЖЕННОМУ КОНТРОЛЮ, МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОМУ

ОБЕСПЕЧЕНИЮ, АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ,ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ, РАБОТЕ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ С УКАЗАНИЕМ

СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

На основании Положения о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 20 сентября 1996 г. N 373 "Об утверждении Положения о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, а также сети государственных архивных учреждений Республики Беларусь", Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю,

32

материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения согласно приложению.

2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Министр В.Г.ГОЛОВАНОВ

Приложениек постановлению

Министерства юстицииРеспублики Беларусь

14.12.2006 N 82

ПЕРЕЧЕНЬТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ И

УПРАВЛЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИЙ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ПО ОПЕРАТИВНОМУИ СТАТИСТИЧЕСКОМУ УЧЕТУ И ОТЧЕТНОСТИ, ЭЛЕКТРОННЫМ

ИНФОРМАЦИОННЫМ РЕСУРСАМ, ТРУДОВЫМ ОТНОШЕНИЯМ, СОЦИАЛЬНОЙЗАЩИТЕ, РАБОТЕ С КАДРАМИ, ОБРАЗОВАНИЮ, ТАМОЖЕННОМУКОНТРОЛЮ, МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ,

АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ,ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ, РАБОТЕ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ С УКАЗАНИЕМ

СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

N п/п

Вид и название документа

Срок хранения документов Пояснение в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов

в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов

1 2 3 4 5 Глава 1 ОПЕРАТИВНЫЙ И СТАТИСТИЧЕСКИЙ УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ 1 Статистические

сборники, справочники и ежегодники о состоянии и развитии экономики (отраслей экономики) республики,областей, районов:

1.1 по месту составления Постоянно (далее - пост. )

-

1.2 в других организациях До минования надобности

До минования надобности

2 Экономические доклады,

33

обзоры, аналитические записки о состоянии и развитии экономики (отраслей экономики) республики, областей, районов, городов, составляемые на основеданных статистической отчетности, и приложения к ним:

2.1 по месту составления Пост. - 2.2 в других организациях До минования

надобности До минования надобности

3 Статистические бюллетени о состоянии и развитии экономики (отраслей экономики) республики, областей, районов, городов и приложения к ним:

3.1 по месту составления: 3.1.1 годовые Пост. - 3.1.2 квартальные 3 года

(далее - г.) - При отсутствии

годовых - пост. 3.1.3 месячные 1 г. - При отсутствии

годовых и квартальных - пост.



4 Статистические данные о выполнении программ и прогнозов социально-экономического развития:



5 Отчеты о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов; анализы отчетов:

5.1 сводные годовые, годовые и с большей периодичностью

Пост. 10 лет (далее - л.)

5.2 полугодовые 5 л. 5 л. При отсутствии годовых - пост. (в организациях, являющихся

34

источниками комплектования государственных архивов (далее - госархивов)

5.3 квартальные 3 г. 3 г. При отсутствии годовых и полугодовых - пост. (в организациях, являющихся источниками комплектования госархивов)

6 Статистические отчеты и таблицы по основным направлениям и видам деятельности (для данной организации):

6.1 сводные годовые, годовые и с большей периодичностью

Пост. 10 л.

6.2 полугодовые 5 л. 5 л. При отсутствии годовых - пост.; при составлении отчетов (таблиц) с нарастающим итогом отчеты (таблицы) завторое полугодие - пост. (в организациях, являющихся источниками комплектования госархивов)

6.3 квартальные 3 г. 3 г. При отсутствии годовых, полугодовых - пост.; при составлении отчетов(таблиц) с нарастающим итогом отчеты (таблицы) зачетвертый квартал (или другой квартал, завершающий отчетность за астрономический год) - пост. (в организациях, являющихся

35

источниками комплектования госархивов)

6.4 месячные 1 г. 1 г. При отсутствии квартальных - 5 л; при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных - пост.; при составлении отчетов(таблиц) с нарастающим итогом отчеты (таблицы) задекабрь (или другоймесяц, завершающий отчетность за астрономический год) - пост. (в организациях, являющихся источниками комплектования госархивов)

7 Статистические отчеты и таблицы по вспомогательным направлениям и видам деятельности (для данной организации) и документы к ним (информации, докладныезаписки и др.)

5 л. 5 л.

8 Документы об итогах деятельности организаций (доклады, аналитические таблицы,справки)

Пост. 5 л.

9 Нормативные и расчетно-справочные документы для расчетовстатистических показателей (нормативы, таблицы коэффициентов, методики, графики и др.):



10 Отчеты, обзоры, доклады, аналитические

36

записки о достоверности отчетныхданных и наличии незаконной отчетности:



11 Оперативные статистические сводки

1 г. 1 г.

12 Журналы учета передаваемых статистических данных,вспомогательные книги по оперативному статистическому учету и отчетности

3 г. 3 г.

13 Формы государственной статистической отчетности и указания по составлению сводныхдокументов:

13.1 по месту утверждения Пост. - 13.2 в других организациях 2 г. 2 г. После отмены или

замены новыми 14 Предложения по

сокращению форм государственной статистической отчетности и заключения по ним

5 л. ЭПК -

15 Альбомы форм государственной статистической отчетности:

15.1 по месту составления Пост. - 15.2 в других организациях 2 г. 2 г. После отмены или

замены новыми 16 Табели (перечни) форм

государственной статистической отчетности:

16.1 по месту составления Пост. - 16.2 в других организациях 2 г. 2 г. После отмены или

замены новыми 17 Переписка о

методологии, организации и проведении статистических и экономических работ

15 л. ЭПК -

18 Переписка о 3 г. 3 г.

37

составлении, представлении и проверке государственной статистической отчетности

Глава 2 ЭЛЕКТРОННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ РЕСУРСЫ 19 Программы

информатизации и приложения к ним:

19.1 по месту составления Пост. 10 л. 19.2 в других организациях До минования


20 Документы о состоянии,развитии и использовании электронных информационных технологий и ресурсов (отчеты, обзоры, информации, справки)

Пост. 5 л.

21 Переписка о состоянии,развитии и использовании электронных информационных технологий и ресурсов

5 л. ЭПК 3 г.

22 Программные продукты, техническая и эксплуатационная документация к ним (описания, паспорта, руководства, инструкции, технические условия и др.):

22.1 по месту разработки Пост. 10 л. 22.2 в других организациях До минования


23 Информационные ресурсы(банки данных, базы данных, Web-сайты, реестры, регистры, кадастры):

23.1 включенные в перечень информационных ресурсов, имеющих государственное значение

Пост. -

23.2 не включенные в перечень

38

информационных ресурсов, имеющих государственное значение:

23.2.1 основные Пост. До минования надобности

23.2.2 вспомогательные До минования надобности


24 Электронные версии нормативных правовых иметодических документов:



25 Электронные версии периодических, непериодических и повторяющихся изданий:

25.1 по месту разработки Пост. 10 л. 25.2 в других организациях До минования


26 Электронные версии атласов и топографических карт:



27 Электронные версии календарей, буклетов, листовок и др.:

27.1 по месту составления 3 г. ЭПК 3 г. 27.2 в других организациях До минования


28 Документы, присланные по электронной почте



Для документов, не имеющих бумажных аналогов, срок хранения определяется исходяиз вида документа на основании перечней документовс указанием сроков хранения

Глава 3 ТРУДОУСТРОЙСТВО, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ТРУДОВЫХ РЕСУРСОВ 29 Государственные и

региональные целевые программы в сфере трудовых отношений:

29.1 по месту разработки и Пост. -

39

утверждения 29.2 в других организациях До минования


30 Документы о выполнениигосударственных и региональных целевых программ в сфере трудовых отношений (сметы, отчеты, информации)

Пост. 10 л.

31 Переписка о разработке, согласовании и ходе выполнения государственных и региональных целевых программ в сфере трудовых отношений

5 л. ЭПК 5 л.

32 Документы об участии вработе экономических сообществ, межведомственных комиссий по регулированию трудовыхотношений (программы, протоколы, информации,переписка)

Пост. 10 л.

33 Документы о стратегическом развитии сферы трудовых отношений (докладные записки, информации, справки)

Пост. -

34 Переписка о стратегическом развитии сферы трудовых отношений

5 л. ЭПК 5 л.

35 Прогнозные расчеты рынка труда

10 л. 5 л.

36 Документы о состоянии и изменении рынка труда, использовании ираспределении трудовыхресурсов (докладные и аналитические записки,информации, справки, расчеты)

Пост. 10 л.

37 Документы о наличии, движении, комплектовании, высвобождении рабочих мест (отчеты,

5 л. ЭПК 5 л.

40

информации, справки, сведения, ведомости, списки)

38 Переписка по вопросам трудоустройства

5 л. 5 л.

39 Переписка о разъяснении трудового законодательства

3 г. 3 г.

40 Документы об организации и проведении ярмарок вакансий, дней организаций (планы, сведения, информации, переписка)

5 л. 3 г.

41 Договоры об оказании финансовой помощи организациям для создания новых рабочихмест

3 г. 3 г. После истечения срока действия договора, проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии

42 Договоры о выдаче ссуддля создания новых рабочих мест

3 г. 3 г. После истечения срока действия договора, погашенияссуды, проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии

43 Документы, послужившиеоснованием для оказания финансовой помощи организациям с целью создания новых рабочих мест (уставы, бизнес-планы, бухгалтерские балансы,заявления, справки, решения)

3 г. 3 г. После погашения ссуды, проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии

44 Направления на трудоустройство работников

3 г. 3 г.

45 Оперативные отчеты по вопросам трудоустройства

3 г. 3 г.

46 Переписка по вопросам занятости населения

5 л. ЭПК 5 л.

47 Оперативные сведения по вопросам занятости и самозанятости населения

3 г. 3 г.

48 Списки сокращенных 1 г. 1 г.

41

работников 49 Отчеты, информации о

проведении социологических исследований в сфере трудовых отношений

Пост. 10 л.

50 Документы о социальнойзащите безработных (информации, справки, сведения)

5 л. ЭПК 5 л.

51 Переписка о социальнойзащите безработных

5 л. ЭПК 5 л.

52 Сведения об уровне безработицы:

52.1 годовые Пост. 10 л. 52.2 квартальные 5 л. 5 л. 53 Анализы состава

безработных, состоящихна учете в службе занятости

10 л. 10 л.

54 Документы о выделении субсидий и ссуд безработным для осуществления предпринимательской деятельности (бизнес- планы, заявления, заключения, переписка)

3 г. 3 г. После выделения субсидии, погашенияссуды и проведения налоговой проверки

55 Протоколы заседаний комиссий по назначениюпособий безработным и документы к ним

5 л. 5 л. После прекращения выплаты пособия

56 Оперативные информации, сведения о выделении субсидий и ссуд безработным для занятия предпринимательской деятельностью

3 г. 3 г.

57 Личные дела безработных (заявления, договоры, решения о назначении пособий, направления на обучение, декларации о доходах)

5 л. 5 л. После снятия с учета

58 Лицевые счета безработных:

58.1 получающих пособие 75 л. 75 л. 58.2 направленных на

переобучение 25 л. 25 л.

42

59 Журналы учета выдачи субсидий и ссуд безработным

3 г. 3 г.

60 Журналы учета граждан,обратившихся по вопросам трудоустройства

3 г. 3 г.

61 Журналы учета выдачи справок сотрудникам ликвидированных организаций, безработным

3 г. 3 г.

Глава 4 ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА, КОЛЛЕКТИВНЫЕ ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ 62 Документы о

совершенствовании процессов труда (докладные записки, планы, справки, расчеты, схемы, карты)

Пост. 10 л.

63 Документы о совершенствовании структуры аппарата управления (докладные записки, информации, нормативы численности,справки, расчеты)

Пост. 10 л.

64 Перечни, классификаторы профессий рабочих и должностей служащих:

64.1 по месту разработки и утверждения

Пост. -

64.2 в других организациях До замены новыми

До замены новыми

65 Документы о диагностике профессиональной пригодности работников(отраслевые рекомендации, психофизиологические нормы, справки):


Пост. До замены новыми



66 Документы об организации труда при совмещении профессий (протоколы, акты, докладные записки,

Пост. 10 л.

43

справки) 67 Журналы учета

работников, совмещающих профессии



Не менее 3 л.

68 Графики производственных процессов и рабочего времени (сменность, непрерывное производство и др.)

3 г. 3 г. После замены новыми

69 Документы о прогнозировании повышения производительности труда (расчеты, рекомендации, обоснования, заключения)

5 л. ЭПК 5 л.

70 Переписка по вопросам использования резервовпроизводства, повышения производительности труда

5 л. ЭПК 5 л.

71 Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю (отчеты, справки, информации)

Пост. 10 л.

72 Документы об учете рабочего времени (сводки, сведения, докладные записки, балансы рабочего времени)

3 г. 3 г.

73 Табели, журналы учета (использования) рабочего времени, годовые табельные карточки

3 г. 3 г. После проведения налоговой проверки

74 Правила внутреннего трудового распорядка


75 Документы о соблюдении(нарушении) правил внутреннего трудового распорядка (акты, докладные записки, переписка)

1 г. 1 г.

76 Документы о состоянии трудовой дисциплины

3 г. 3 г.

44

(информации, сообщения, справки, характеристики, акты, переписка)

77 Документы о социальномпартнерстве (соглашения, докладныезаписки, информации, справки, переписка и др.)

5 л. ЭПК 5 л.

78 Протоколы заседаний советов по трудовым и социальным вопросам и документы к ним (отчеты, информации, сведения):

78.1 по месту проведения Пост. 10 л. 78.2 в других организациях До минования


79 Документы о трудовых спорах, в том числе и коллективных с участием посредника (заявления, требования, докладные записки, справки, протоколы, рекомендации)

5 л. ЭПК 5 л. После урегулирования спорных вопросов

80 Документы о работе представителей государственных органов в акционерных обществах и других субъектах хозяйствования, имеющих в своем уставном фонде долю государственной собственности (планы, отчеты, информации, сведения)

5 л. ЭПК 5 л.

81 Типовые коллективные договоры:


Пост. -



82 Коллективные договоры,генеральные соглашения, отраслевые(тарифные), местные (территориальные,

45

региональные) соглашения:


Пост. 10 л.



83 Документы о проверках выполнения условий коллективных договоров(протоколы, акты, справки, переписка)

Пост. 5 л.

84 Переписка о ходе заключения и итогах выполнения коллективных договоров

3 г. 3 г.

Глава 5 НОРМИРОВАНИЕ ТРУДА, ТАРИФИКАЦИЯ, ОПЛАТА ТРУДА 85 Типовые нормативы по

труду: 85.1 по месту разработки и

утверждения Пост. -



86 Нормы выработки и расценок:


Пост. -



87 Временные нормы выработки и расценок


88 Документы о разработкенорм выработки и расценок (справки, расчеты, докладные записки, предложения, переписка)

3 г. ЭПК 3 г. После утверждения норм выработки и расценок

89 Переписка по вопросам нормирования труда

5 л. ЭПК 3 г.

90 Тарифно- квалификационные справочники, сетки, ставки:


Пост. -



91 Переписка о составлении, дополнении, изменении тарифно-

5 л. 5 л.

46

квалификационных справочников, сеток, ставок

92 Тарификационные ведомости (списки)

25 л. - Для творческих профессий - пост.

93 Документы о пересмотреи применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда (расчеты, акты, справки, анализы, отзывы, рекомендации)

5 л. ЭПК 3 г.

94 Документы о выполнениидействующих норм выработки (сводки, расчетные таблицы, диаграммы)

10 л. 5 л.

95 Календарные планы снижения трудоемкости работ

2 г. 2 г.

96 Документы о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы (протоколы, отчеты, справки, акты, докладные записки)

5 л. ЭПК 5 л.

97 Планы хронометражных работ

3 г. 3 г.

98 Фотографии рабочего дня и трудового процесса

6 месяцев (далее - мес.)

6 мес. После использованияпри составлении норм

99 Документы о результатах хронометража трудовогопроцесса (отчеты, справки, карты, расчетные таблицы)

3 г. 3 г.

100 Утвержденные разряды оплаты труда по должностям работников:


Пост. -



101 Документы о прогнозировании заработной платы

5 л. ЭПК 5 л.

47

(расчеты, информации, сведения, переписка)

102 Переписка об образовании и использовании фондов материального поощрения

5 л. 5 л.

103 Документы о премировании работников (протоколы,справки, списки, переписка)

5 л. 5 л.

104 Документы о состоянии нормирования и совершенствовании действующих норм оплаты труда, материального стимулирования (докладные записки, справки, проекты, информации, предложения)

10 л. ЭПК 5 л.

105 Документы об отнесенииорганизаций к группам по оплате труда (расчеты, справки, ведомости, переписка)

5 л. ЭПК 5 л.

106 Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, начислении премий

5 л. ЭПК 5 л.

107 Переписка о примененииразличных форм оплаты труда, установлении должностных окладов, применении тарифных сеток, регулировании и расходовании фонда заработной платы

3 г. 3 г.

Глава 6 ОХРАНА ТРУДА 108 Акты, предписания об

устранении нарушений законодательства о труде и охране труда и документы об их выполнении (отчеты, докладные записки, справки)

5 л. ЭПК 5 л.

109 Документы о состоянии Пост. 5 л.

48

условий и охраны труда, техники безопасности, промышленной санитариии мерах по их улучшению (докладные записки, информации, справки, обоснования, рекомендации)

110 Переписка по вопросам условий труда, техникибезопасности, промышленной санитарии

3 г. 3 г.

111 Планы мероприятий, соглашения по улучшению условий труда

5 л. ЭПК 5 л.

112 Документы о проверках выполнения соглашений по улучшению условий труда (акты, справки, информации)

5 л. ЭПК 5 л.

113 Документы об условиях и применении труда женщин и подростков (отчеты, справки, докладные записки, акты, переписка)

5 л. ЭПК 5 л.

114 Перечни работ с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, на которых не допускается применениетруда женщин и подростков:


Пост. -



115 Перечни производств, профессий и должностейс вредными условиями труда:


Пост. -



116 Списки, табели и наряды работающих на производстве с вредными условиями труда

75 л. 75 л.

49

117 Переписка о проведениипредупредительных мероприятий на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций

5 л. ЭПК 5 л.

118 Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей при чрезвычайных ситуациях



119 Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий:


Пост. -



120 Документы о расследовании причин аварий (акты, отчеты, аварийные листки, заключения экспертов, протоколы комиссий)

10 л. 10 л. При авариях, связанных с крупнымматериальным ущербом, человеческими жертвами, - пост. (в организациях, являющихся источниками комплектования госархивов)

121 Акты расследований профессиональных отравлений и заболеваний

45 л. ЭПК 45 л.

122 Документы об организации и проведении учебы по технике безопасности (программы, списки, переписка)

5 л. 5 л.

123 Договоры о страхованииработников от несчастных случаев

3 г. 3 г. После истечения срока действия договора и проведения налоговой проверки

124 Протоколы комиссий по проверке знаний работников по вопросамохраны труда и техникибезопасности

5 л. 5 л.

125 Журналы (книги) учета профилактических работпо технике

10 л. 10 л.

50

безопасности 126 Журналы (книги) учета

инструктажа по техникебезопасности

10 л. 10 л.

127 Документы о проведениисмотров-конкурсов по охране труда и техникебезопасности (условия,программы, протоколы, рекомендации, переписка)

5 л. ЭПК 5 л.

128 Документы об авариях инесчастных случаях на производстве (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки):

128.1 по месту происшествия 45 л. ЭПК 45 л. При авариях и несчастных случаях,связанных с крупнымматериальным ущербом и человеческими жертвами, - пост. (в организациях, являющихся источниками комплектования госархивов)

128.2 в других организациях 5 л. 5 л. 129 Переписка об авариях и

несчастных случаях 5 л. 5 л.

130 Сведения об авариях и несчастных случаях

5 л. 5 л. С летальным исходом - пост. (в организациях, являющихся источниками комплектования госархивов)

131 Книги, журналы регистрации аварий и несчастных случаев

Пост. 75 л.

132 Извещения медпунктов опострадавших в результате несчастных случаев

5 л. 5 л.

133 Документы о вредных условиях производства,травматизме, профессиональных заболеваниях (докладные записки,

10 л. ЭПК 10 л.

51

протоколы, справки, заключения, анализы)

134 Переписка о профессиональных заболеваниях и производственном травматизме

5 л. ЭПК 5 л.

135 Документы о сокращениирабочего дня в связи с вредными условиями труда (акты, докладныезаписки, переписка)

Пост. 10 л.

136 Перечень производств, профессий и должностейработников, предполагающих получение лечебно- профилактического питания в связи с особо вредными условиями труда:


Пост. -



137 Правила бесплатного обеспечения работниковмолоком или равноценными пищевыми продуктами:


Пост. -



138 Документы о санитарномсостоянии организаций (акты, доклады, справки)

10 л. 10 л.

139 Постановления проверяющих органов и должностных лиц за нарушение законодательства о труде, наложении штрафов, закрытии предприятий за нарушение санитарно- гигиенических норм и правил

10 л. ЭПК 10 л. В организациях здравоохранения, документы которых поступают на государственное хранение (далее - госхранение), - пост.

140 Журналы регистрации и учета исполнения постановлений о

3 г. 3 г. После оплаты штрафа

52

штрафах за нарушение санитарно- гигиенических норм и правил

141 Журналы регистрации и учета исполнения административных взысканий за нарушениесанитарно- гигиенических норм и правил

3 г. 3 г.

142 Перечни средств индивидуальной защиты,обеспечивающих безопасность труда работников



143 Типовые нормы бесплатной выдачи средств индивидуальнойзащиты:


Пост. -



144 Перечни профессий и категорий работников, которые бесплатно обеспечиваются средствами индивидуальной защиты:

144.1 по месту составления Пост. - 144.2 в других организациях До замены

новыми До замены новыми

145 Ведомости на выдачу средств индивидуальнойзащиты

1 г. 1 г.

146 Перечни работ с повышенной опасностью,выполняемых по наряду-допуску



147 Наряды-допуски на выполнение работ с повышенной опасностью

3 г. 3 г.

148 Списки должностей руководителей и специалистов, имеющих право выдачи наряда- допуска на выполнение работ с повышенной опасностью



149 Переписка о проведении 3 г. 3 г.

53

профилактических мероприятий по охране труда и профессионально- гигиенических мероприятий

150 Перечни профессий и категорий работников, подлежащих предварительным, периодическим и обязательным медицинским осмотрам

До замены новыми До замены новыми

151 Документы о проведениипредварительных, периодических и обязательных медицинских осмотров работников (списки, анкеты, переписка)

5 л. 5 л.

152 Отчеты о результатах мониторинга социально-трудовой сферы:

152.1 годовые Пост. 10 л. 152.2 квартальные 3 г. 3 г. При отсутствии

годовых - пост., в организациях, не являющихся источниками комплектования госархивов, - 10 л.

153 Акты обследования условий труда работников

5 л. ЭПК 5 л.

154 Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда(копии приказов, протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др.)

5 л. ЭПК 5 л.

155 Заключения по результатам аттестациирабочих мест по условиям труда и документы к ним (копииприказов, заявления, акты, сведения, справки, переписка и др.)

Пост. До минования надобности

156 Документы об экспертизе условий

5 л. ЭПК 5 л.

54

труда, качества аттестации рабочих мест, соблюдения трудового законодательства (докладные записки, информации, справки, заключения, предписания, переписка)

157 Журналы регистрации заключений по аттестации рабочих мест


На госхранение не передаются

158 Журналы регистрации заключений и предписаний по экспертизе качества аттестации рабочих мест, соблюдения трудового законодательства

5 л. ЭПК 5 л.

159 Документы о наблюденииза состоянием воздушной среды в цехах организаций (протоколы, ежедневныеанализы проб, переписка)

3 г. 3 г.

160 Переписка о состоянии вентиляционного хозяйства на производстве

1 г. 1 г.

161 Переписка о применениии эксплуатации средствэлектрического освещения в цехах организаций

3 г. 3 г.

162 Журналы учета ежедневных проверок технического состоянияаппаратуры

1 г. 1 г.

163 Лабораторные журналы по контролю за состоянием сырья, агрегатов, посуды

3 г. 3 г.

164 Лабораторные журналы по контролю за соблюдением санитарно-гигиенических норм в цехах организаций

3 г. 3 г.

Глава 7

55

СОЦИАЛЬНАЯ ЗАЩИТА 165 Документы о

стратегическом развитии социальной сферы (докладные записки, информации, справки)

Пост. -

166 Переписка о стратегическом развитии социальной сферы

5 л. ЭПК 5 л.

167 Документы о разработкесоциальных стандартов и нормативов по социальной защите населения (расчеты, докладные записки, информации, справки)

Пост. 10 л.

168 Переписка о применениисоциальных стандартов и нормативов

3 г. 3 г.

169 Комплексные программы социальной защиты населения:


Пост. -



170 Документы о выполнениикомплексных программ социальной защиты населения (информации,сведения, справки, переписка)

Пост. 10 л.

171 Переписка об организации социальнойзащиты населения

5 л. ЭПК 5 л.

172 Протоколы заседаний комиссий по назначениюпособий, выплачиваемыхза счет средств государственного социального страхования

10 л. 10 л. После прекращения выплаты пособия

173 Отчеты о средствах фонда социальной защиты населения:

173.1 годовые Пост. 10 л. 173.2 квартальные 3 г. 3 г. При отсутствии

годовых - пост., в организациях, не

56

являющихся источниками комплектования госархивов, - 10 л.

174 Документы, послужившиеоснованием для назначения пособий, выплачиваемых из средств государственного социального страхования (заявления, справки, копии свидетельств о рождении ребенка, декларации о доходах идр.)

5 л. 5 л.

175 Заявления о назначениипособий на детей

5 л. 5 л.

176 Журналы регистрации заявлений о назначениипособий

5 л. 5 л.

177 Переписка по вопросам государственного социального страхования

5 л. ЭПК 5 л.

178 Регистрационные (личные) дела плательщиков страховыхвзносов (заявления, копии регистрационных и учредительных документов, отчеты, расчеты, справки, акты, извещения и др.)

50 л. 50 л.

179 Переписка об уплате обязательных страховыхвзносов

3 г. 3 г.

180 Документы о проверках поступлений страховых взносов (анализы, акты, графики и др.)

3 г. 3 г.

181 Документы по персонифицированному учету застрахованных лиц (сведения о приемеи увольнении, начисленных выплатах исопроводительные документы к ним):

181.1 в органах социальной защиты

75 л. -

57

181.2 в организациях 5 л. 5 л. 182 Анкеты застрахованных

лиц 5 л. 5 л.

183 Ведомости учета выдачидокументов персонифицированного учета

1 г. 1 г.

184 Отчеты (годовые) по персонифицированному учету работников

15 л. 15 л.

185 Пенсионные дела (заявления, представления, ходатайства, справки озаработной плате и трудовом стаже, протоколы заседаний комиссий по назначениюпенсий и др.):

185.1 инвалидов войны, инвалидов вследствие трудового увечья или профессионального заболевания

50 л. - После прекращения выплаты пенсии

185.2 других категорий пенсионеров

25 л. - После прекращения выплаты пенсии

186 Ведомости на выплату пенсий иностранным гражданам, проживающимв Республике Беларусь,и белорусским пенсионерам за рубежом

75 л. -

187 Журналы регистрации решений комиссий по назначению пенсий

50 л. -

188 Переписка о назначениипенсий и пособий

5 л. 5 л. По льготным пенсиям - 10 л. ЭПК(в организациях, являющихся источниками комплектования госархивов)

189 Журналы регистрации протоколов заседаний комиссий по назначениюпенсий и пособий

50 л. -

190 Списки работников, уходящих на пенсию



Не менее 12 л.

191 Документы о выплате пенсий (платежные ведомости, списки, корешки квитанций и

3 г. 3 г. При отсутствии лицевых счетов - 75 л.

58

др.) 192 Документы, послужившие

основанием для выплатыединовременных компенсаций на оздоровление участникам ликвидации последствий аварии на Чернобыльской атомной электростанции (заявления, копии удостоверений, расчетыи др.)

3 г. 3 г.

193 Списки инвалидов, участников Великой Отечественной войны и других военных действий, семей погибших


194 Информации, сведения опоиске военнослужащих,пропавших без вести в годы Великой Отечественной войны и других военных действий

Пост. 5 л.

195 Переписка о поиске военнослужащих, пропавших без вести в годы Великой Отечественной войны и других военных действий

5 л. ЭПК 5 л.

196 Переписка по проблемамсоциальной защиты инвалидов и ветеранов

5 л. ЭПК 5 л.

197 Книги учета выдачи вкладышей для получения льгот участникам Великой Отечественной войны и других военных действий

10 л. 10 л.

198 Книги учета выдачи удостоверений инвалидам Великой Отечественной войны и других военных действий, реабилитированным гражданам, семьям погибших воинов,

Пост. 10 л.

59

бывшим малолетним узникам, многодетным семьям

199 Книги учета выдачи удостоверений инвалидам о правах на льготы

5 л. 5 л.

200 Книги учета выдачи пенсионных удостоверений

3 г. 3 г.

201 Сведения о состоянии заболеваемости с временной утратой трудоспособности

10 л. ЭПК 3 г.

202 Документы об оказании государственной адресной социальной помощи отдельным категориям семей и одиноким гражданам (протоколы, информации, переписка)

5 л. ЭПК 5 л.

203 Переписка об оказании социальной помощи и социальном обслуживании населения

5 л. ЭПК 5 л.

204 Переписка по вопросам семейной политики, о регулировании семейныхотношений, проблемах женщин

5 л. ЭПК 5 л.

Глава 8 ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ РАБОТНИКОВ 205 Документы о состоянии

и проверке работы с кадрами (докладные записки, сводки, справки, сведения)

Пост. 5 л.

206 Переписка о приеме, распределении, переводе, учете кадров

5 л. ЭПК 5 л.

207 Документы о потребности в кадрах, сокращении (высвобождении) кадров(заявки, сведения, переписка)

5 л. 5 л.

208 Справки, информации о работе с молодыми специалистами

5 л. 5 л.

209 Журналы учета приема, перевода и увольнения

75 л. 75 л.

60

работников 210 Кадровые реестры Пост. 10 л. 211 Документы лиц,

состоящих в резерве руководящих кадров, перспективном кадровомрезерве (характеристики, анкеты и др.)

5 л. ЭПК 5 л.

212 Перечни должностей руководителей и специалистов, подлежащих включению вкадровые реестры



213 Списки лиц, состоящих в резерве руководящих кадров

Пост. 10 л. Списки лиц, состоящих в перспективном кадровом резерве, -15 л.

214 Перечни должностей руководителей и специалистов, для замещения которых создается кадровый резерв



215 Список (штатно- списочный состав) работников

Пост. 75 л.

216 Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листкипо учету кадров, анкеты, аттестационныелисты, списки научных трудов и др.):

216.1 руководящих работниковгосударственных органов, работников, имеющих почетные звания, государственные премии, награды, ученые степени и звания

Пост. -

216.2 работников 75 л. 75 л. После увольнения 216.3 работающих по

совместительству 5 л. 5 л.

217 Личные карточки 75 л. ЭПК 75 л. После увольнения

61

работников (в том числе временных)

218 Журналы учета личных дел, личных карточек

75 л. 75 л.

219 Трудовые договоры, контракты

3 г. 3 г. После истечения срока действия трудовых договоров,контрактов (контракты с госслужащими - 75 л.)

220 Журналы учета трудовыхдоговоров, контрактов

3 г. 3 г.

221 Карточки, указатели к приказам по личному составу

75 л. 75 л.

222 Выездные дела специалистов, командированных за границу (анкеты, характеристики, автобиографии, справки, копии личных документов, копии приказов и др.):

222.1 выехавших за границу 45 л. - Сроком до одного года - 5 л.

222.2 не выехавших за границу

5 л. -

223 Характеристики работников, на которыхне заведены личные дела

75 л. 75 л.

224 Документы, послужившиеоснованием для приказов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел (заявления, листки по учету кадров, представления, справки, докладные записки, копии и выписки из приказов, уведомления и др.)

3 г. 3 г.

225 Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные

1 г. 1 г.

62

письма, резюме и др.) 226 Подлинники личных

документов (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования До востребования Невостребованные - 50 л.

227 Книги учета движения (выдачи) трудовых книжек и вкладышей к ним

50 л. 50 л.

228 Книги регистрации расписок в получении трудовых книжек

5 л. 5 л. После окончания ведения

229 Приходно-расходные книги по учету бланковтрудовых книжек и вкладышей к ним


230 Акты на уничтожение испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним


231 Протоколы заседаний конкурсных комиссий позамещению вакантных должностей, избранию на должность

Пост. -

232 Документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел (заявления, выписки изпротоколов, списки трудов, отчеты)

75 л. -

233 Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность

3 г. 3 г.

234 Протоколы заседаний комиссий по установлению трудовогостажа для выплаты надбавки за выслугу лет

15 л. 15 л. При отсутствии приказов об установлении и изменении окладов -50 л. ЭПК, в организациях, не являющихся источниками комплектования госархивов, - 50 л.

235 Списки: 235.1 членов руководящих и

исполнительных органовПост. 75 л.

63

организаций 235.2 ветеранов и участников

Великой Отечественной войны и других военныхдействий

Пост. 75 л.

235.3 награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иныхзваний, премий

Пост. 75 л.

235.4 работников, прошедших аттестацию

75 л. 75 л.

236 Отчеты о бронировании военнообязанных

5 л. 5 л.

237 Списки военнообязанных 3 г. 3 г. 238 Картотеки

военнообязанных 3 г. 3 г. После увольнения

239 Переписка об учете призыва и отсрочек от призыва военнообязанных

3 г. 3 г.

240 Журналы учета провероксостояния воинского учета и бронирования военнообязанных

3 г. 3 г.

241 Документы о стажировкеработников (планы, программы, отчеты, характеристики, отзывы, свидетельства)

5 л. 5 л. В зарубежных странах - 5 л. ЭПК

242 Переписка об оформлении командировок

3 г. 3 г. Зарубежных командировок - 5 л.после возвращения командированных из-за границы

243 Журналы учета работников, направленных в командировки:

243.1 внутриреспубликанские 3 г. 3 г. 243.2 зарубежные 5 л. 5 л. 244 Журналы регистрации

командировочных удостоверений

3 г. 3 г.

245 Графики предоставленияотпусков, заявления, переписка об использовании отпусков

1 г. 1 г.

246 Журналы учета отпусков 3 г. 3 г. 247 Журналы учета выдачи 3 г. 3 г.

64

справок о заработной плате, доходах, стаже,месте работы

Глава 9 ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПОДГОТОВКА И ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ РАБОТНИКОВ 248 Документы о

подготовке, переподготовке работников, обучении вторым профессиям, повышении квалификации(докладные записки, справки, сведения, расчеты)

Пост. 10 л.

249 Журналы учета обучениявторым профессиям

3 г. 3 г.

250 Переписка о профессиональной подготовке, переподготовке, повышении квалификацииработников

5 л. ЭПК 5 л.

251 Переписка о профессиональном обучении и профессиональной ориентации

5 л. ЭПК 3 г.

252 Перспективные планы развития центров профессионального обучения и профессиональной ориентации:

252.1 по месту утверждения Пост. - 252.2 в других организациях До минования


253 Типовые учебные планы и программы по профессиональному обучению:

253.1 по месту разработки Пост. - 253.2 в других организациях До замены


254 Учебные планы и программы по профессиональному обучению:

254.1 годовые До минования надобности


По месту составления - пост.

254.2 семестровые 3 г. 3 г. 255 Учебные планы и 1 г. 1 г. После замены новыми

65

программы по специальностям

256 Планы мероприятий по профессиональной ориентации населения

3 г. 3 г.

257 Учебно-методические пособия по профессиональному обучению:

257.1 по месту разработки Пост. - 257.2 в других организациях До минования


258 Документы о разработкеучебных пособий, планов, программ (проекты, отзывы, заключения)

5 л. ЭПК 5 л.

259 Переписка об организации курсов повышения квалификацииработников

3 г. 3 г.

260 Переписка о профессиональном обучении инвалидов

3 г. 3 г.

261 Договоры о профессиональном обучении


262 Графики работы курсов повышения квалификации

3 г. 3 г.

263 Заявки, заявления на профессиональное обучение и профессиональную ориентацию

1 г. 1 г.

264 Планы учебно- методической работы

3 г. 3 г.

265 Документы о проведениисеминаров по профессиональному обучению и профессиональной ориентации (программы,планы, тексты выступлений, переписка)

5 л. 5 л.

266 Журналы учебных 3 г. 3 г.

66

занятий курсов повышения квалификациии курсов профессионального обучения

267 Ведомости учета часов работы преподавателей на курсах повышения квалификации и курсах профессионального обучения

1 г. 1 г.

268 Ставки почасовой оплаты труда преподавателей и консультантов


269 Документы о проведениизанятий (расписания, планы, графики, протоколы открытых уроков, экзаменационные билетыи др.)

1 г. 1 г.

270 Документы слушателей курсов повышения квалификации и курсов профессионального обучения (медицинские справки, списки, направления, учетные карточки, обходные листы)

5 л. 5 л. После окончания обучения

271 Экзаменационные и зачетные ведомости слушателей курсов повышения квалификациии курсов профессионального обучения

5 л. 5 л.

272 Документы о начислениистипендий учащимся, работникам (представления, списки, характеристики, переписка)

5 л. 5 л.

273 Документы об осуществлении контроляза учебным процессом (анализы, сведения, докладные записки об отчислении слушателей)

3 г. 3 г.

274 Списки лиц, окончивших 5 л. 5 л. После окончания

67

курсы повышения квалификации и курсы профессионального обучения

обучения

275 Журналы регистрации слушателей курсов повышения квалификациии курсов профессионального обучения

5 л. 5 л.

276 Журналы учета выдачи дипломов и аттестатов слушателям курсов повышения квалификациии курсов профессионального обучения

5 л. 5 л.

277 Документы о проведенииведомственной профессиональной учебы(программы, отчеты, переписка)

3 г. 3 г.

Глава 10 ПРОВЕДЕНИЕ АТТЕСТАЦИИ И УСТАНОВЛЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ РАБОТНИКОВ 278 Протоколы заседаний,

постановления аттестационных и квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов, приему экзаменов у лиц, впервые поступающих на государственную службу, конкурсных комиссий по формированию резерва руководящих кадров

15 л. ЭПК 15 л.

279 Документы к протоколамзаседаний аттестационных и квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов, приему экзаменов у лиц, впервые поступающих на государственную службу, конкурсных комиссий по формированию резерва руководящих кадров

5 л. 5 л.

68

(протоколы счетных комиссий, бюллетени тайного голосования и др.)

280 Заявления о несогласиис постановлениями аттестационных и квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов, приему экзаменов у лиц, впервые поступающих на государственную службу, конкурсных комиссий по формированию резерва руководящих кадров и документы об их рассмотрении (справки,заключения, переписка и др.)

5 л. 5 л.

281 Квалификационные требования:


Пост. -



282 Тесты по определению иоценке индивидуальных качеств, возможностей работников



283 Списки членов аттестационных и квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов, приему экзаменов у лиц, впервые поступающих на государственную службу, конкурсных комиссий по формированию резерва руководящих кадров

5 л. 5 л.

284 Итоговые сводки, сведения, ведомости о проведении аттестации,установлении квалификации

5 л. 5 л.

285 Переписка об аттестации,

5 л. 5 л.

69

установлении квалификации

286 Графики проведения аттестации, установления квалификации

1 г. 1 г.

Глава 11 НАГРАЖДЕНИЕ, ПРИСВОЕНИЕ ПОЧЕТНЫХ ЗВАНИЙ 287 Документы о

представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий (представления,ходатайства, характеристики, автобиографии, выпискииз решений, постановлений и др.):

287.1 в награждающих организациях

Пост. -

287.2 в других организациях 75 л. ЭПК 75 л. Документы о представлении к званию "Ветеран труда" - 30 л. ЭПК

288 Документы о выдаче дубликатов документов к государственным наградам взамен утраченных (ходатайства, заявления, справки):

288.1 в награждающих организациях

Пост. -

288.2 в других организациях 75 л. ЭПК 75 л. 289 Переписка о

награждении работников, присвоениипочетных званий, присуждении премий

5 л. ЭПК 5 л.

290 Документы об оформлении представления работников к награждению (методические указания, перечни наград):


Пост. -

70



Глава 12 ПРИСУЖДЕНИЕ УЧЕНЫХ СТЕПЕНЕЙ, ПРИСВОЕНИЕ УЧЕНЫХ ЗВАНИЙ 291 Протоколы заседаний,

постановления президиума Высшей аттестационной комиссии (далее - ВАК)и документы к ним (сведения, заключения,справки и др.)

Пост. - Бюллетени тайного голосования, протоколы счетной комиссии - 3 г.

292 Протоколы заседаний советов по защите диссертаций и приложения к ним


293 Протоколы заседаний экспертных советов ВАКи документы к ним (заключения, отзывы и др.)


294 Аттестационные дела (справки установленнойформы, личные листки по учету кадров, авторефераты диссертаций, протоколызаседаний советов по защите диссертаций с приложениями и др.):

294.1 лиц, которым присуждена ученая степень доктора наук

Пост. - В совете по защите диссертаций - 10 л.

294.2 лиц, которым присвоеныученые звания профессора и доцента (в том числе лишенных ученого звания)

15 л. - В организациях, представивших документы на присвоение ученых званий - пост.

294.3 лиц, утвержденных в ученой степени кандидата наук (в том числе лишенных ученой степени)

15 л. - В совете по защите диссертаций - 10 л.

294.4 лиц, подлежащих переаттестации в ученой степени и ученом звании

Пост. - В совете по защите диссертаций - 10 л.

294.5 по отклоненным представлениям к присуждению ученых степеней и присвоению ученых званий

10 л. ЭПК -

71

295 Дела по нострификации (приравнивании) дипломов (заявления, личные листки по учетукадров, легализованныедокументы об ученых степенях или ученых званиях, авторефераты диссертаций и др.)

Пост. -

296 Диссертации Пост. - Хранятся по месту защиты и в Национальной библиотеке Беларуси

297 Авторефераты диссертаций


- В аттестационных делах и библиотечных фондах - пост.

298 Журналы учета выдачи дипломов о присужденииученых степеней и аттестатов о присвоении ученых званий

Пост. - На госхранение не передаются. Хранятся по месту выдачи дипломов

299 Отчеты о работе советов по защите диссертаций, экспертных советов ВАК:


надобности -

300 Документы о создании, изменении состава, продлении срока полномочий и прекращении деятельности советов по защите диссертаций (копии решений, приказов, сведения, справки, переписка и др.)

5 л. ЭПК -

301 Переписка об аттестации научных кадров

5 л. ЭПК -

Глава 13 ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОБРАЗОВАНИЕМ 302 Доклады, справки,

информации, сведения о работе органов управления образованием и

Пост. 10 л.

72

учреждений образования, представляемые в органы государственнойвласти и управления

303 Переписка о выполнениипостановлений, решений, приказов органов управления образованием, состоянии и развитии образования

5 л. ЭПК 3 г. В органах управления образованием - пост.

304 Документы об участии в работе межведомственных координационных комиссий по вопросам образования (протоколы, планы, справки, информации и др.)

Пост. 10 л.

305 Переписка о международном сотрудничестве в области образования


306 Государственные образовательные стандарты Республики Беларусь, комплексно- целевые программы развития образования идокументы по их выполнению (отчеты, информации, сведения, переписка и др.)

Пост. 10 л.

307 Документы о разработке, согласовании, утверждении комплексно-целевых программ развития образования (проекты программ, рецензии, переписка и др.)

5 л. ЭПК -

308 Документы о проведенииреформ в системе образования (планы, отчеты, информации и др.)

Пост. 10 л.

309 Документы о внедрении новых систем оценки качества знаний

5 л. ЭПК До минования надобности

В органах управления образованием -

73

учащихся, абитуриентови студентов (планы, рекомендации, переписка и др.)

пост.

310 Документы о разработкепрограмм по государственной идеологии для учреждений образования(программы, проспекты,информации, переписка и др.)


311 Документы о состоянии работы по внедрению государственной идеологии в учреждениях образования (планы, отчеты, сведения и др.)

5 л. ЭПК 3 г.

312 Структуры и организационно- административные схемы построения органов управления образованием и переписка по их разработке, преобразованию, переименованию:

312.1 по месту составления и утверждения

Пост. -



313 Профили учреждений образования

Пост. 1 г. После замены новыми(в организациях, не являющихся источниками комплектования госархивов)

314 Документы об открытии учреждений образования(проекты, обоснования,заключения, переписка и др.)

5 л. ЭПК 3 г.

315 Паспорта учреждений образования

Пост. 1 г. После замены новыми(в организациях, не являющихся источниками комплектования госархивов)

316 Списки (сеть)

74

учреждений образования:

316.1 по месту утверждения Пост. - 316.2 в других организациях 3 г. 3 г. После замены новыми317 Переписка по изменению

сети учреждений образования

3 г. 3 г.

318 Документы о регистрации (перерегистрации), переименовании, лицензировании, аттестации, государственной аккредитации государственных и частных учреждений образования (уставы, лицензии, свидетельства, копии заключений и др.)

Пост. 10 л. После ликвидации организации (в организациях, не являющихся источниками комплектования госархивов). По месту регистрации -пост.

319 Реестры лицензий учреждений образования

Пост. -

320 Документы по аттестации и государственной аккредитации специальностей (копии приказов, заключений, справки, переписка и др.)

5 л. ЭПК 5 л.

321 Сведения о контингентеучреждений образования

Пост. 3 г.

322 Документы о проведениии участии учреждений образования в работе съездов, конференций (программы, доклады, списки, переписка и др.)

Пост. 10 л.

323 Документы о производственных и шефских связях учреждений образования(планы, отчеты, справки, информации, переписка и др.)

5 л. ЭПК 3 г.

324 Исторические обзоры, справки о деятельностиучреждений образования

Пост. 10 л.

325 Документы об участии учреждений образования

Пост. 10 л.

75

в выставках, юбилейныхторжествах (проспекты,программы, доклады, списки, переписка и др.)

326 Переписка об издании иобеспечении учрежденийобразования методической и учебнойлитературой

5 л. 3 г.

327 Документы комплексных и тематических обследований, проверокработы учреждений образования (планы, справки, анализы, акты, предложения и др.)

Пост. 10 л.

Глава 14 ДОШКОЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ 328 Программы развития

дошкольных учреждений:328.1 по месту разработки Пост. До замены

новыми 328.2 в других организациях До минования


329 Протоколы общих родительских собраний,заседаний родительскихкомитетов, педагогических и попечительских советовдошкольных учреждений

Пост. 5 л.

330 Планы и отчеты о работе дошкольных учреждений

Пост. 10 л.

331 Отчеты, справки, информации о состояниидошкольного образования

Пост. -

332 Текущие планы воспитательно- образовательной, индивидуальной работы с детьми, спортивно- массовых и физкультурно- оздоровительных мероприятий в дошкольных учреждениях

1 г. 1 г.

333 Рабочие планы коррекционно-

1 г. 1 г.

76

реабилитационной помощи детям дошкольного возраста с особенностями психофизического развития, попавшим в экстремальные ситуации

334 Планы, программы социально- педагогической помощи родителям, педагогам, сотрудникам дошкольныхучреждений

1 г. 1 г.

335 Документы о медицинском обслуживании детей в дошкольных учреждениях(справки, информации, паспорта и др.)

5 л. 1 г.

336 Документы о состоянии образовательной работыв дошкольных учреждениях и мерах поее совершенствованию (справки, информации, переписка и др.)

5 л. ЭПК 5 л. В органах управления образованием - пост.

337 Документы о работе педагогов-психологов, педагогов социальных вдошкольных учреждениях(протоколы, планы, аналитические отчеты, тесты, сведения)

5 л. ЭПК 3 г.

338 Документы по устройству детей в специальные дошкольныеучреждения (отчеты, направления, перепискаи др.)

5 л. 3 г. После ухода ребенкаиз дошкольного учреждения

339 Документы мониторинга работы по охране жизнии здоровья детей в дошкольных учреждениях(отчеты, справки, информации, анализы заболеваемости)

5 л. 3 г.

340 Документы о работе с неблагополучными семьями (отчеты, справки, информации, акты обследования жилищно-бытовых

3 г. 1 г. После ухода ребенкаиз дошкольного учреждения

77

условий семей, социально- психологические паспорта семей)

341 Документы об организации питания и контроля за питанием детей в дошкольных учреждениях (нормативы, справки, журналы контроля и др.)

1 г. 1 г.

342 Документы об обследовании зданий и помещений дошкольных учреждений (справки, акты, докладные записки и др.)

5 л. 3 г.

343 Списки дошкольных учреждений

Пост. -

344 Сведения о детях, посещающих дошкольные учреждения, и их родителях


345 Направления детей на прием в дошкольные учреждения

5 л. 5 л.

346 Медицинские карты детей в дошкольных учреждениях


347 Карты профилактическихпрививок детей в дошкольных учреждениях


348 Карты нервно- психического развития детей в дошкольных учреждениях


349 Контрольные карты диспансерного наблюдения за детьми вдошкольных учреждениях


350 Экстренные сообщения об инфекционных заболеваниях, пищевом отравлении, необычной реакции на прививку детей в дошкольных учреждениях

1 г. 1 г.

351 Родительские договоры о взаимодействии семейс дошкольными учреждениями


78

352 Заявления законных представителей детей оприеме детей в дошкольные учреждения


353 Табели учета ежедневной посещаемости детьми дошкольных учреждений

5 л. 5 л.

354 Журналы учета работы педагогов-психологов, педагогов социальных

5 л. 5 л.

355 Журналы учета достижений детей в физическом развитии

5 л. 5 л.

356 Журналы учета санитарно- просветительской работы в дошкольных учреждениях

1 г. 1 г.

357 Журналы учета санитарного состояния дошкольных учреждений,инфекционных заболеваний детей

1 г. 1 г.

358 Журналы учета детей, испытывающих трудностив социализации, нуждающихся в опеке, попавших в экстремальные ситуации

5 л. 5 л.

359 Журналы учета посещений детей на дому

1 г. 1 г.

360 Журналы учета контроляза качеством готовой пищи в дошкольных учреждениях (бракеражные)

1 г. 1 г.

361 Журналы контроля за качеством скоропортящихся продуктов, поступающихв пищеблок дошкольногоучреждения

1 г. 1 г.

Глава 15 ОБЩЕЕ СРЕДНЕЕ ОБРАЗОВАНИЕ 362 Протоколы заседаний

советов, педагогических советовобщеобразовательных учреждений и документык ним

Пост. 10 л.

79

363 Протоколы заседаний комиссий по награждению учащихся общеобразовательных учреждений золотыми и серебряными медалями

Пост. -

364 Документы о награждении учащихся общеобразовательных учреждений золотыми и серебряными медалями (выписки из решений педсоветов, копии приказов, табели оценок)

10 л. 10 л. В органах управления образованием - пост.

365 Протоколы общих родительских собраний,заседаний родительскихкомитетов, попечительских советовобщеобразовательных учреждений

Пост. 5 л.

366 Перспективные программы развития общеобразовательных учреждений

Пост. 5 л.

367 Учебные планы общеобразовательных учреждений:

367.1 годовые Пост. До замены новыми

По месту составления; в других организациях - до минования надобности

367.2 четвертные 3 г. 3 г. 368 Годовые отчеты

общеобразовательных учреждений о состояниии итогах учебно- воспитательной работы

Пост. 5 л.

369 Отчеты о работе родительских комитетовобщеобразовательных учреждений

Пост. 3 г.

370 Отчеты о трудоустройстве выпускников общеобразовательных учреждений

3 г. 3 г.

371 Доклады, справки, информации об

Пост. 5 л.

80

осуществлении общего среднего образования

372 Документы об организации общеобразовательных учреждений и классов суглубленным изучением отдельных предметов (инструкции, положения, программы, планы, информации, переписка и др.)

Пост. 5 л.

373 Документы о внедрении в практику общего среднего образования новых программ, методов и организационных форм учебно-воспитательной работы (программы, отзывы, информации, переписка и др.)

Пост. 10 л.

374 Документы об эстетическом воспитании учащихся общеобразовательных учреждений (программы,методические пособия, отчеты, информации и др.)

5 л. ЭПК 3 г.

375 Документы об изучении состояния преподаванияи уровня воспитания учащихся общеобразовательных учреждений (отчеты, справки, докладные записки и др.)

5 л. ЭПК 3 г.

376 Документы о результатах проверок качества общего среднего образования (тесты, контрольные работы, анкеты, анализы и др.)

5 л. ЭПК 3 г.

377 Документы о развитии вобщеобразовательных учреждениях современных информационных технологий (программы,информации, заявки,

3 г. 3 г. В органах управления образованием - 5 л.ЭПК

81

переписка и др.) 378 Документы по учету и

движению детей школьного возраста от 6 лет до получения имиобщего базового образования (отчеты, сведения, списки и др.)

3 г. 3 г.

379 Документы о работе педагогов-психологов, педагогов социальных сучащимися общеобразовательных учреждений (планы, программы, отчеты, тесты, сведения, журналы и др.)

5 л. ЭПК 3 г.

380 Документы по медико- санитарному обслуживанию учащихся общеобразовательных учреждений (отчеты, справки, информации, переписка и др.)

3 г. 1 г. В органах управления образованием - 5 л.ЭПК

381 Документы об организации питания учащихся общеобразовательных учреждений (отчеты, справки, информации, переписка и др.)

3 г. 1 г.

382 Документы о выпускных и переводных экзаменахв общеобразовательных учреждениях (протоколы, отчеты, ведомости оценок, тексты письменных экзаменационных работ)

75 л. 75 л.

383 Справки по результатаминспектирования (комплексных проверок)органов управления образованием, общеобразовательных учреждений

5 л. ЭПК 3 г.

384 Справки, информации о работе групп продленного дня и интернатов общеобразовательных

5 л. ЭПК 3 г.

82

учреждений 385 Информации по

выполнению комплексно-целевых воспитательныхпрограмм в общеобразовательных учреждениях

5 л. ЭПК 3 г.

386 Информации об основныхнаправлениях психопрофилактической работы, связанной с обучением и воспитанием одаренной личности

5 л. ЭПК 3 г.

387 Информации об изучениивозрастных и индивидуальных особенностей учащихся общеобразовательных учреждений и работе с трудновоспитуемыми детьми

5 л. ЭПК 3 г.

388 Сведения об организации дифференцированного обучения в общеобразовательных учреждениях

5 л. ЭПК 3 г.

389 Сведения о распределении общеобразовательных учреждений и учащихся по языку обучения и изучению родного языка

3 г. 1 г.

390 Сведения об учащихся, проживающих на расстоянии более 3 км от общеобразовательныхучреждений, где они обучаются, и об интернатах общеобразовательных учреждений

3 г. 1 г.

391 Сведения об итогах летнего отдыха и оздоровления учащихся общеобразовательных учреждений

3 г. 1 г.

392 Сводные ведомости успеваемости и перевода учащихся общеобразовательных

25 л. 25 л. Изымаются из классного журнала

83

учреждений 393 Переписка о состоянии

и развитии среднего образования национальных меньшинств


394 Переписка об аттестации учащихся в порядке экстерната за курс средней школы

3 г. 3 г.

395 Акты проверки готовности общеобразовательных учреждений к новому учебному году

3 г. 3 г.

396 Личные карточки учащихся общеобразовательных учреждений

3 г. 3 г. После окончания общеобразовательныхучреждений или выбытия из них

397 Заявления законных представителей учащихся о приеме, переводе, освобожденииот занятий и др.

3 г. 3 г.

398 Алфавитные книги записи учащихся общеобразовательных учреждений

50 л. 50 л.

399 Книги учета и выдачи свидетельств об общем базовом образовании и аттестатов об общем среднем образовании

75 л. 75 л.

400 Книги учета и выдачи похвальных листов за успехи в изучении отдельных предметов

75 л. 75 л.

401 Книги учета замечаний и предложений должностных лиц, инспектирующих работу общеобразовательных учреждений


402 Расписания учебных занятий, графики проведения кружковых занятий и внеклассной работы в общеобразовательных учреждениях

1 г. 1 г.

403 Классные журналы 5 л. 5 л. Сводные ведомости успеваемости -

84

25 л. 404 Журналы групп

продленного дня 1 г. 1 г.

405 Журналы интернатов общеобразовательных учреждений

1 г. 1 г.

406 Журналы учета факультативных занятий, курсов по выбору, занятий по интересам

3 г. 3 г.

407 Журналы учета кружковой работы с учащимися общеобразовательных учреждений, работы спортивных секций

3 г. 3 г.

408 Журналы учета пропущенных и замещенных уроков

1 г. 1 г.

409 Доверенности и накладные на получениебланков свидетельств об общем базовом образовании, аттестатов об общем среднем образовании


410 Заявки на учебники, учебные пособия, методическую литературу

3 г. 3 г.

Глава 16 ПРОФЕССИОНАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ И СРЕДНЕЕ СПЕЦИАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ, ДОВУЗОВСКАЯ ПОДГОТОВКА И ВЫСШЕЕ ОБРАЗОВАНИЕ 411 Протоколы заседаний

приемной комиссии факультетов (отделений) довузовской подготовкии документы к ним

5 л. 5 л. По прошествии не менее 3 л. после проведения налоговой проверки

412 Протоколы заседаний экзаменационных комиссий факультетов (отделений) довузовской подготовкии документы к ним

5 л. 5 л.

413 Протоколы заседаний стипендиальных комиссий и документы к ним

5 л. 5 л. По прошествии не менее 3 л. после проведения налоговой проверки

414 Планы и отчеты (годовые) о работе

Пост. 10 л.

85

факультетов (отделений) довузовской подготовки

415 Учебные планы факультетов (отделений) довузовской подготовки

Пост. 10 л.

416 Рабочие планы факультетов (отделений) довузовской подготовки

3 г. 3 г.

417 Отчеты факультетов (отделений) довузовской подготовкиоб успеваемости слушателей

3 г. 3 г.

418 Личные дела слушателей, зачисленных на факультеты (отделения)довузовской подготовки(заявления, автобиографии, характеристики, копии приказов, копии аттестатов и др.)

5 л. 5 л. После окончания факультета (отделения)

419 Личные дела лиц, не принятых на факультеты(отделения) довузовской подготовки(заявления, автобиографии, характеристики, копии приказов, копии аттестатов и др.)

1 г. 1 г. Уничтожаются после изъятия личных документов. Невостребованные личные документы - 50 л.

420 Списки слушателей факультетов (отделений) довузовской подготовки(по группам)

5 л. 5 л.

421 Переписка о работе факультетов (отделений) довузовской подготовки

3 г. 3 г.

422 Переписка об условиях приема слушателей на факультеты (отделения)довузовской подготовки

3 г. 3 г.

423 Журналы регистрации документов лиц, поступающих на факультеты (отделения)

3 г. 3 г.

86

довузовской подготовки424 Журналы регистрации

посещаемости и успеваемости слушателей факультетов(отделений) довузовской подготовки

1 г. 1 г.

425 Документы о подготовкекадров по новым специальностям, открытии новых факультетов и отделений, изменении специальностей, корректировке объемов и структуры подготовки(отчеты, справки, информации, переписка и др.)

Пост. 10 л.

426 Годовые планы приема абитуриентов и выпускаспециалистов

Пост. 10 л.

427 Планы, отчеты о работеприемных комиссий

Пост. 10 л.

428 Протоколы заседаний приемных комиссий о зачислении абитуриентов в учреждения образования:

428.1 на принятых в учреждения образования

5 л. 5 л. После окончания учреждения образования или выбытия из него

428.2 на не принятых в учреждения образования

1 г. 1 г.

429 Протоколы индивидуального профориентационного собеседования с абитуриентами:

429.1 на принятых в учреждения образования

5 л. 5 л. После окончания учреждения образования или выбытия из него

429.2 на не принятых в учреждения образования

1 г. 1 г.

430 Отчеты о проведении вступительных испытаний в учрежденияобразования:

430.1 по месту составления 10 л. ЭПК 5 л.

87

430.2 в других организациях 5 л. 5 л. 431 Документы о ходе

приема абитуриентов в учреждения образования(справки, информации, докладные записки и др.)

5 л. 5 л.

432 Переписка о приеме и зачислении абитуриентов в учреждения образования

3 г. 3 г.

433 Переписка о проведениидней открытых дверей, лекций, выездов в школы по привлечению учащихся в учреждения образования

3 г. 3 г.

434 Сведения о количестве заявлений, поступившихв учреждения образования от абитуриентов

3 г. 3 г.

435 Экзаменационные ведомости о сдаче вступительных испытаний по предметам

5 л. 5 л.

436 Экзаменационные листы:436.1 абитуриентов,

прошедших по конкурсу 1 г. 1 г. После окончания

учреждения образования или выбытия из него

436.2 абитуриентов, не прошедших по конкурсу

1 г. 1 г.

437 Экзаменационные билетыпо предметам

1 г. 1 г.

438 Копии извещений о допуске лиц к вступительным испытаниям

1 г. 1 г.

439 Книги учета передачи в отдел кадров личных дел абитуриентов, поступивших в учреждения образования

3 г. 3 г.

440 Журналы регистрации документов лиц, поступающих в учреждения образования

3 г. 3 г.

441 Личные дела студентов,учащихся учреждений образования

75 л. ЭПК 75 л. Студентов, отчисленных с 1 - 3-го курсов, -

88

(заявления, автобиографии, анкеты,характеристики, копии приказов о зачислении,окончании, переводе, отчислении, объявленииблагодар-ностей, учебные личные карточки, копии дипломов, аттестатов, свидетельств, справки о предоставлении академического отпускаи др.)

15 л. ЭПК, в организациях, не являющихся источниками комплектования госархивов, - 15 л.Если обучению на дневном отделении предшествовала трудовая деятельность или служба в вооруженных силах -75 л. ЭПК, в организациях, не являющихся источниками комплектования госархивов, - 75 л.Учащихся, отчисленных с 1-го курса, - 5 л.

442 Личные дела лиц, поступавших, но не принятых в учреждения образования


443 Личные карточки студентов, учащихся учреждений образования

75 л. 75 л. После окончания учреждения образования подшиваются в личные дела

444 Учебные карточки студентов, учащихся учреждений образования


445 Учебные планы учреждений образования, подготовительных курсов:

445.1 годовые Пост. До замены новыми

По месту составления; в других организациях - до минования надобности

445.2 семестровые 3 г. 3 г. 446 Учебные программы по

общеобразовательным,

89

специальным дисциплинам, программывступительных экзаменов в учрежденияобразования:

446.1 по месту утверждения Пост. - 446.2 в других организациях 1 г. 1 г. После замены новыми447 Документы о разработке

учебных планов и программ и внесение изменений в них (проекты, отзывы, заключения)

5 л. ЭПК 5 л.

448 Протоколы заседаний советов факультетов, кафедр, методических советов, методических совещаний учреждений образования и документы к ним

Пост. 10 л. Протоколы заседанийпедагогических советов по переводустудентов, учащихсяна следующий курс -3 г. после окончания учреждения образования или выбытия из него

449 Планы работы факультетов, кафедр, отделений учреждений образования:

449.1 годовые Пост. 10 л. 449.2 семестровые 3 г. 3 г. При отсутствии

годовых - пост., в учреждениях образования, не являющихся источниками комплектования госархивов, - 10 л.

450 Планы учебной и научно-методической работы учреждений образования (годовые):

450.1 по месту составления Пост. 10 л. 450.2 в других организациях До замены


451 Планы работы учебной части, предметных, цикловых, методическихкомиссий, кабинетов учреждений образования

3 г. 3 г.

452 Рабочие планы факультетов учрежденийобразования

5 л. 5 л.

90

453 Индивидуальные планы иотчеты о работе преподавателей учреждений образования

5 л. 5 л.

454 Отчеты учреждений образования по учебнойи научно-методической работе:



455 Отчеты факультетов, кафедр, отделений учреждений образованияо выполнении учебных планов:



456 Протоколы заседаний предметных, цикловых, методических комиссий учреждений образованияи документы к ним

Пост. 10 л.

457 Документы о разработкеновых методов и технологий преподавания учебных дисциплин (доклады, справки, заключения и др.)


458 Документы о состоянии учебно-методической, воспитательной работы и мерах по ее совершенствованию (планы, отчеты, справки, информации и др.)


459 Рецензии, отзывы, Пост. 5 л.

91

заключения на учебники, учебные пособия, методические разработки, монографии, статьи

460 Переписка о разработкеучебных планов и программ

5 л. 5 л.

461 Переписка об организации учебно- методической и воспитательной работы в учреждениях образования


462 Переписка об утверждении состава государственных экзаменационных комиссий и их председателей

5 л. 5 л.

463 Переписка об организации и состоянии заочной формы обучения в учреждениях образования


464 Экзаменационные письменные работы

1 г. 1 г.

465 Лабораторные и контрольные работы студентов, учащихся и рецензии на них:

465.1 годовые 3 г. 3 г. 465.2 семестровые 1 г. 1 г. 466 Письменные работы

студентов и учащихся заочной формы обученияи рецензии на них

1 г. 1 г. На творческих факультетах художественных учреждений образования - 15 л.ЭПК

467 Курсовые работы студентов, учащихся и рецензии на них

2 г. 2 г. Работы, отмеченные первыми премиями нареспубликанских, вузовских и др. конкурсах, - пост. Работы, выполненные на творческих факультетах художественных учреждений образования, -

92

15 л. ЭПК 468 Дипломные проекты,

дипломные работы, отзывы на них

5 л. 5 л. Работы, отмеченные первыми премиями нареспубликанских, вузовских и других конкурсах, и работы, имеющие перспективу для внедрения в экономику, - пост. Работы, выполненные на творческих факультетах художественных учреждений образования, - 15 л. ЭПК. Отзывы известных лиц - пост.

469 Перечни тем дипломных и курсовых работ (проектов)

5 л. 5 л.

470 Заявления студентов навыполнение курсовых и дипломных работ

3 г. 3 г.

471 Протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий

75 л. 75 л. На творческих факультетах - пост.

472 Протоколы заседаний комиссий по защите дипломных проектов и работ

Пост. 10 л.

473 Отчеты экзаменационныхкомиссий учреждений образования о проведении экзаменов:



474 Отчеты государственныхэкзаменационных комиссий и комиссий позащите дипломных проектов и дипломных

Пост. 5 л.

93

работ 475 Сведения о ходе

зачетно- экзаменационных сессий

5 л. 5 л.

476 Зачетные и экзаменационные ведомости

5 л. 5 л.

477 Переписка о проведениизачетно- экзаменационных сессийи допуске студентов, учащихся к сдаче экзаменов, зачетов

3 г. 3 г.

478 Переписка о сроках и порядке сдачи экзаменов, зачетов, высылке контрольных работ, организации консультаций, проведении производственной практики и по другим вопросам

1 г. 1 г. После окончания учреждения образования

479 Расписания, графики учебных занятий, зачетов, экзаменов, консультаций, защиты дипломных работ, сеткичасов по учебным дисциплинам

1 г. 1 г.

480 Журналы учета посещаемости занятий студентами, учащимися учреждений образования

5 л. 5 л.

481 Журналы регистрации справок-вызовов для студентов, учащихся заочной формы обучения

1 г. 1 г.

482 Заявления о предоставлении учебныхотпусков

3 г. 3 г. После окончания учреждения образования

483 Сводки, ведомости учета посещаемости занятий студентами, учащимися учреждений образования:

483.1 годовые 5 л. 5 л. 483.2 семестровые 1 г. 1 г. 484 Сведения и

оправдательные документы о причинах пропуска занятий

1 г. 1 г.

94

студентами, учащимися учреждений образования

485 Положения о производственной практике студентов, учащихся учреждений образования



486 Сводные отчеты (по факультетам) об итогахпрохождения учебной, производственной практики студентами, учащимися учреждений образования

Пост. 10 л.

487 Отчеты руководителей опрохождении учебной, производственной практики студентами, учащимися учреждений образования

5 л. 5 л.

488 Документы о прохождении преддипломной практикистудентами, учащимися учреждений образования(отчеты, задания, характеристики, отзывы, переписка и др.)

3 г. 3 г.

489 Документы об организации и прохождении учебной и производственной практики студентами, учащимися учреждений образования (программы, планы, отчеты, заявки, спискии др.)

1 г. 1 г.

490 Документы о проведенииконкурсов профессионального мастерства студентов, учащихся учреждений образования (положения, протоколы,анкеты, списки и др.)

5 л. 3 г.

491 Договоры с организациями и предприятиями о прохождении учебной, производственной

3 г. 3 г. После истечения срока договора, проведения налоговой проверки и при условии

95

практики студентами, учащимися учреждений образования

завершения ревизии

492 Списки баз производственной практики



493 Документы об отчислении, восстановлении, переводе студентов, учащихся учреждений образования (справки, докладные и объяснительные записки, переписка и др.)

10 л. 10 л.

494 Документы об оборудовании и обеспечении учебных лабораторий, кабинетов(докладные записки, акты, ведомости, переписка и др.)

3 г. 3 г.

495 Документы об утверждении именных стипендий студентам, учащимся учреждений образования (протоколы, постановления, представления, списки и др.)

Пост. 10 л.

496 Документы о назначениистипендий студентам, учащимся учреждений образования (протоколы, постановления, представления, заявления, справки)

5 л. 5 л.

497 Журналы учета лабораторных и практических занятий, контрольных работ

3 г. 3 г.

498 Журналы регистрации учебных консультаций

1 г. 1 г.

499 Журналы, карточки, ведомости учета выполнения преподавателями педагогической нагрузки,

5 л. 5 л. Ведомости учета - 1 г.

96

распределения учебных часов

500 Журналы учета взаимного посещения лекций, семинаров, занятий педагогическими работниками

3 г. 3 г.

501 Планы (годовые) распределения учебной нагрузки между педагогическими работниками и отчеты об их выполнении

5 л. 5 л.

502 Расчеты (годовые) часов и объема учебнойработы кафедр

Пост. 10 л.

503 Сведения о выполнении учебной нагрузки педагогическими работниками

5 л. 5 л.

504 Справки проверок работы факультетов, кафедр, качества проведения лекций и семинаров педагогическими работниками

5 л. ЭПК 3 г.

505 Студенческие и ученические билеты, зачетные книжки

5 л. 5 л. После окончания учреждения образования

506 Списки студентов, учащихся по учебным группам

10 л. 10 л.

507 Списки студентов, учащихся-стипендиатов

10 л. 10 л.

508 Договоры со студентами, учащимися о платном обучении в учреждениях образования, квитанцииоб оплате за обучение


509 Договоры с организациями, службами занятости о подготовке кадров

3 г. 3 г. После истечения срока договора, проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии

510 Журналы учета договоров со студентами, учащимися о платном обучении

75 л. 75 л. После окончания ведения журнала

97

511 Сводные журналы по учету успеваемости студентов, учащихся


512 Сводные ведомости по учету успеваемости студентов, учащихся


513 Журналы учета выдачи студенческих билетов, билетов учащихся, зачетных книжек

5 л. 5 л.

514 Журналы регистрации выдачи справок студентам, учащимся учреждений образования

3 г. 3 г.

515 Журналы регистрации выдачи академических справок студентам, учащимся учреждений образования

10 л. 10 л.

516 Списки рекомендованныхучебников, методических и учебныхпособий, учебных фильмов


517 Каталоги учета и применения техническихсредств обучения, вычислительной техники

5 л. 5 л.

518 Реестры распределения учебных помещений для проведения занятий, лекций, семинаров

1 г. 1 г.

519 Планы (ведомости) персонального распределения выпускников учрежденийобразования

5 л. 5 л.

520 Протоколы заседаний комиссий по персональному распределению выпускников учрежденийобразования

5 л. 5 л.

521 Переписка о распределении и трудоустройстве молодых специалистов

3 г. 3 г.

522 Сведения о местах назначения на работу выпускников учрежденийобразования

5 л. 5 л.

523 Сведения о 5 л. -

98

распределении, трудоустройстве и регистрации выпускников учрежденийобразования в качествебезработных

524 Подтверждения о прибытии на работу к месту распределения молодых специалистов

3 г. 3 г.

525 Копии справок (открепления), выданных выпускникам учреждений образованияна право самостоятельного трудоустройства

3 г. 3 г.

526 Журналы регистрации выдачи дипломов, дубликатов дипломов в учреждениях образования

75 л. 75 л.

527 Журналы учета направления и прибытияна работу молодых специалистов

3 г. 3 г.

Глава 17 ПОСЛЕВУЗОВСКОЕ ОБРАЗОВАНИЕ 528 Протоколы заседаний

комиссий по приему в аспирантуру, докторантуру, распределению аспирантов

5 л. 5 л. После окончания аспирантуры или выбытия из нее

529 Протоколы заседаний комиссий по приему кандидатских экзаменови зачетов

50 л. 50 л.

530 Годовые планы приема и выпуска аспирантов, докторантов, соискателей

Пост. 10 л.

531 Индивидуальные планы работы аспирантов, докторантов, соискателей

75 л. 75 л. Хранятся в личных делах аспирантов, докторантов и соискателей

532 Программы-минимум кандидатских экзаменови зачетов:

532.1 по месту составления Пост. - 532.2 в других организациях До замены


99

533 Рефераты, представляемые в аспирантуру при сдаче вступительных экзаменов по специальности

3 г. 3 г.

534 Документы о работе аспирантуры, докторантуры (отчеты, справки, обзоры и др.)

Пост. 10 л.

535 Переписка о подготовкенаучных кадров высшей квалификации

5 л. ЭПК 5 л.

536 Списки научных направлений и проблем для выбора тем диссертационных работ:



537 Личные дела аспирантов, докторантов, соискателей

75 л. ЭПК 75 л.

538 Личные дела лиц, поступавших в аспирантуру, но не прошедших по конкурсу


539 Книги учета аспирантов, докторантов, соискателей с указанием научных руководителей и тем диссертаций

10 л. 10 л. После окончания ведения книги

540 Журналы учета выдачи удостоверений аспирантам и соискателям о сдаче кандидатских экзаменови зачетов

75 л. 75 л.

541 Журналы регистрации протоколов заседаний комиссий по приему кандидатских экзаменови зачетов

50 л. 50 л.

542 Журналы учета выдачи удостоверений аспирантам, докторантам

5 л. 5 л.

100

543 Списки аспирантов, ведомости распределения аспирантов

5 л. -

544 Списки защитивших диссертации и получивших ученые степени и звания

На госхранение не передаются. Хранятся в организациях

-

Глава 18 СПЕЦИАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ 545 Учебные планы,

программы специальных учреждений образования:


Пост. 10 л.



546 Отчеты об определении детей в специальные учреждения образования

Пост. 10 л.

547 Отчеты о работе специальных учрежденийобразования, детских домов

10 л. ЭПК 5 л.

548 Документы об учебно- воспитательной работе в специальных учреждениях образования (отчеты, справки, информации, переписка и др.)

5 л. ЭПК 5 л.

549 Документы о переводе воспитанников в другиеспециальные учрежденияобразования, детские дома (докладные записки, обоснования, переписка)

5 л. 3 г.

550 Документы об организации работы опекунских советов детских домов, советовпо шефству над специальными учреждениями образования, детскими домами (отчеты, информации, докладные записки, переписка и др.)

10 л. ЭПК -

551 Документы о проведении 10 л. ЭПК 5 л.

101

проверок работы специальных учрежденийобразования (положения, программы,отчеты, справки и др.)

552 Документы о работе специальных учрежденийобразования для детей и подростков, нуждающихся в особых условиях воспитания (справки, докладные записки, акты провероки др.)

10 л. ЭПК 5 л.

553 Переписка по вопросам образования в специальных учреждениях образования, детских домах

5 л. ЭПК 3 г.

554 Информации о трудоустройстве и патронате выпускников специальных учрежденийобразования, детских домов

Пост. 10 л.

555 Сведения о наличии детей с дефектами умственного и физического развития, которые не учатся

Пост. -

556 Сведения о составе учащихся специальных учреждений образования, материальном положенииих семей

Пост. 10 л.

557 Сведения о работе детских домов семейного типа

Пост. 10 л.

558 Книги учета учащихся специальных учрежденийобразования, воспитанников детских домов

75 л. 75 л.

559 Списки специальных учреждений образования, детских домов

Пост. -

560 Акты обследований, справки по итогам проверок специальных

10 л. ЭПК 5 л.

102

учреждений образования, детских домов

561 Учетно-регистрационныедокументы учащихся специальных учрежденийобразования (журналы, картотеки и др.)

50 л. 50 л. При ликвидации специального учреждения образования передаются в вышестоящую организацию

562 Личные дела учащихся специальных учрежденийобразования (заявления, справки, направления и др.)

10 л. 10 л. После окончания специального учреждения образования или выбытия из него

Глава 19 УСЫНОВЛЕНИЕ ДЕТЕЙ, УСТАНОВЛЕНИЕ ОПЕКИ, СОЦИАЛЬНАЯ РЕАБИЛИТАЦИЯ ДЕТЕЙ 563 Документы о

согласовании процедурымеждународного усыновления детей, установлении опеки и взаимодействии с иностранными компетентными органами(организациями) (копииучредительных документов, лицензий, перечни услуг, обязательства, сведения, информации идр.)

Пост. -

564 Реестр компетентных иностранных органов (организаций) по международному усыновлению

Пост. -

565 Отчеты, информации об условиях жизни и воспитания усыновленных детей, детей, над которыми установлена опека

Пост. 10 л.

566 Приглашения иностранных граждан - кандидатов в усыновители для завершения процесса усыновления детей

5 л. 5 л.

567 Направления, выданные кандидатам в усыновители на

1 г. 1 г.

103

знакомство с детьми 568 Предложения гражданам

на усыновление детей, установление опеки

3 г. 3 г.

569 Сообщения в органы государственного управления об усыновлении детей, установлении опеки

10 л. ЭПК -

570 Переписка по вопросам усыновления детей, установления опеки

10 л. ЭПК 5 л.

571 Личные дела усыновленных детей (выписки из решений судов, копии новых свидетельств о рождении, акты, справки и др.)

75 л. 75 л.

572 Личные дела опекаемых детей (заявления, решения, свидетельствао рождении, акты, справки и др.)

75 л. 75 л.

573 Республиканский банк данных об усыновлении детей, установлении опеки

Пост. -

574 Реестры органов образования об усыновлении детей, установлении опеки

Пост. -

575 Программы социальной реабилитации воспитанников детских социальных приютов, социально- педагогических центров

5 л. ЭПК -

576 Документы по вопросам охраны детства (спорамо воспитании детей, лишении родительских прав, защите личных и имущественных, жилищных, наследственных, пенсионных прав детей), о работе опекунских советов и другие (справки, заключения, акты обследования,

Пост. 10 л.

104

переписка и др.) 577 Отчеты и сведения о

работе детских социальных приютов, социально- педагогических центров

10 л. 5 л.

578 Карты социально- педагогической реабилитации воспитанников детских социальных приютов, социально- педагогических центров

5 л. 5 л. После достижения детьми совершеннолетия

579 Социальные карты детей, находящихся в детском социальном приюте, социально- педагогическом центре

5 л. 5 л.

580 Социальные паспорта учреждений образования

10 л. 10 л.

581 Карты социально- психологического обследования неблагополучных семей и детей

3 г. 3 г. После достижения детьми совершеннолетия

582 Акты обследования жилищно-бытовых условий семей

3 г. 3 г. После достижения детьми совершеннолетия

583 Документы на получениеи использование гуманитарной помощи в детских социальных приютах, социально- педагогических центрах(отчеты, акты передачи, переписка и др.)

До списания основных средств

До списания основных средств

584 Личные дела детей, оставшихся без попечения родителей (решения, направления,свидетельства о рождении, справки, протоколы и др.)

5 л. 5 л. После достижения детьми совершеннолетия

585 Документы о зачислениидетей в детские социальные приюты, социально- педагогические центры (заявления, направления, акты и др.)

3 г. 3 г.

105

586 Журналы учета обследования детей в центрах коррекционно- развивающего обучения и реабилитации

10 л. 10 л.

Глава 20 ВНЕШКОЛЬНОЕ ВОСПИТАНИЕ И ОБУЧЕНИЕ 587 Программы внешкольного

воспитания и обучения учащихся общеобразовательных учреждений:

587.1 по месту разработки Пост. До замены новыми



588 Программы и планы работы кружков и секций учреждений внешкольного воспитания и обучения:




589 Планы мероприятий по профилактике безнадзорности и преступности несовершеннолетних

5 л. ЭПК 3 г.

590 Отчеты, информации о работе общественных организаций учащихся общеобразовательных учреждений

Пост. 10 л.

591 Отчеты о работе детских экскурсионно- туристических станций

Пост. 5 л.

592 Информации об организации работы лагерей труда и отдыхаучащихся

5 л. 3 г. В составе фондов областных органов управления образованием - пост.

593 Информации о посещениях учащимися учреждений культуры (театров, музеев и др.)

3 г. 1 г.

594 Сведения о профилактике правонарушений и

5 л. ЭПК 1 г. В органах управления образованием -

106

преступлений среди несовершеннолетних

пост.

595 Сведения о профилактике вредных привычек (наркомании, алкоголизма, токсикомании и др.) среди несовершеннолетних

5 л. 1 г. В органах управления образованием - пост.

596 Документы по выполнению планов мероприятий по профилактике наркомании, алкоголизма, ВИЧ- инфекции (планы, информации, переписка и др.)

Пост. 5 л.

597 Документы о проведениипредметных олимпиад, викторин, смотров, конкурсов художественного, технического и других видов творчества учащихся (программы, планы, отчеты, информации и др.)

Пост. 5 л.

598 Документы о проведениисоревнований учащихся по авиа-, ракето-, судомоделированию и другим техническим видам спорта (положения, протоколы,отчеты)

Пост. 5 л.

599 Документы о проведениивыставок детского художественного и технического творчества (положения,планы, описания, протоколы, информации и др.)

Пост. 5 л.

600 Документы о деятельности школьных ботанических садов, лесничеств, экологических кружков и др. (программы, информации, описания опытов и др.)

Пост. 5 л.

107

601 Документы по экологическому воспитанию учащихся, проведению экологических фестивалей, конкурсов (программы, планы, доклады, информации и др.)

Пост. 5 л.

602 Документы о работе ученических производственных бригад (отчеты, характеристики, информации и др.)

Пост. 3 г.

603 Документы об организации производственного и трудового обучения учащихся общеобразовательных учреждений (отчеты, справки, информации, сведения)

Пост. 5 л.

604 Документы о профессиональной ориентации в общеобразовательных учреждениях (отчеты, справки, информации, сведения)

Пост. 3 г.

605 Документы об организации общественно полезного труда учащихся общеобразовательных учреждений (договоры, списки, информации, переписка и др.)

3 г. 3 г.

606 Документы о проведенииэкскурсий по памятным местам, сборе краеведческих, этнографических и фольклорных материалов(отчеты, информации, дневники, рефераты, сборники)

Пост. 5 л.

607 Документы о туристско-краеведческой работе сучащимися общеобразовательных

3 г. 3 г.

108

учреждений (отчеты, описания маршрутов, переписка и др.)

608 Документы о работе по гражданскому и патриотическому воспитанию учащихся общеобразовательных учреждений (информации, доклады, переписка и др.)


609 Документы о работе музеев общеобразовательных учреждений, комнат боевой и трудовой славы (справки, информации, сведения)

Пост. 3 г.

610 Документы о работе педагогов-психологов, педагогов социальных в учреждениях внешкольного воспитания и обучения (отчеты, информации, переписка и др.)


611 Переписка о профессиональной ориентации, трудовом обучении и воспитании учащихся общеобразовательных учреждений


612 Списки учреждений внешкольного воспитания и обучения

Пост. -

613 Расписания занятий кружков

1 г. 1 г.

Глава 21 ФИЗИЧЕСКОЕ И СПОРТИВНОЕ ВОСПИТАНИЕ 614 Протоколы заседаний

тренерских советов детско-юношеских спортивных школ и школ-интернатов спортивного профиля и документы к ним

Пост. 5 л.

615 Отчеты, справки, информации о состояниифизического воспитанияучащихся общеобразовательных

Пост. 3 г.

109

учреждений 616 Протоколы, таблицы

результатов спортивныхсоревнований учащихся общеобразовательных учреждений:

616.1 итоговые Пост. 10 л. 616.2 технические и

судейские 3 г. 3 г.

617 Документы о работе школ-интернатов спортивного профиля и детско-юношеских спортивных школ (положения, информации, переписка и др.)

Пост. 10 л.

618 Документы об участии учащихся учреждений образования в спартакиадах, смотрах физкультурных коллективов (положения, протоколы,таблицы и др.)

10 л. ЭПК 5 л.

619 Книги рекордов детско-юношеских спортивных школ и школ-интернатовспортивного профиля

Пост. 10 л.

620 Грамоты и дипломы команд учреждений образования за успешные выступления на спортивных соревнованиях


Глава 22 ОРГАНИЗАЦИЯ ТАМОЖЕННОГО ОФОРМЛЕНИЯ И КОНТРОЛЯ 621 Паспорта таможен Пост. - На госхранение не

передаются 622 Технологические схемы

организации таможенного контроля


623 Классификатор таможенных органов и пунктов таможенного оформления


-

624 Реестры пунктов таможенного оформления


-

625 Перечни зон деятельности таможенных органов


-

110

626 Переписка о государственном таможенном регулировании:

626.1 с органами государственного управления

5 л. ЭПК - В таможенных органах - пост.

626.2 с другими организациями

5 л. -

627 Переписка о технологиитаможенного оформленияи таможенного контроля

5 л. ЭПК -

628 Переписка по вопросам таможенной инфраструктуры

5 л. ЭПК -

629 Переписка по вопросам валютного регулирования и валютного контроля

5 л. ЭПК 5 л.

630 Переписка по вопросам процедуры доставки товаров, вывоза товаров

3 г. 3 г.

631 Переписка по вопросам процедуры международных дорожныхперевозок

5 л. ЭПК 5 л.

632 Переписка с международными организациями по программам технического содействия бывшим республикам СССР

5 л. ЭПК -

633 Переписка по вопросам таможенного режима

3 г. 3 г.

634 Переписка по вопросам таможенного оформления

3 г. 3 г.

635 Переписка об образцах печатей и штампов

3 г. 3 г.

636 Документы на получение, изменение, дополнение, продление и прекращение срока действия лицензий на осуществление деятельности в областитаможенного дела (уставы, приказы, договоры, акты, технические паспорта и др.)

5 л. 5 л. После окончания срока действия лицензии. В организациях, не являющихся таможенными органами, - после окончания срока действия лицензии и проведения налоговой проверки

111

637 Лицензии на осуществление деятельности в областитаможенного дела

3 г. 3 г. После окончания срока действия лицензии и проведения налоговой проверки

638 Книги регистрации документов на получение, изменение, дополнение, продление и прекращение срока действия лицензии на осуществление деятельности в областитаможенного дела

5 л. -

639 Книги регистрации выдачи, продления, внесения изменений в лицензии на осуществление деятельности в областитаможенного дела

5 л. -

640 Книги учета выданных лицензий на переработку товаров на (вне) таможенной территории и под таможенным контролем

3 г. -

641 Реестр лицензий на осуществление деятельности в областитаможенного дела

Пост. -

642 Документы о проведенииконсультаций по таможенным вопросам, представлении текстов нормативных правовых актов (договоры, заявки, информации и др.)

3 г. 3 г. Договоры - 3 г. после истечения срока действия, проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии

643 Реестры заключенных договоров о консультировании, представлении текстов нормативных правовых актов

3 г. 3 г.

644 Таможенные декларации на международные почтовые отправления

1 г. 1 г.

645 Пассажирские таможенные декларации

1 г. 1 г. С момента регистрации деклараций. Для деклараций,

112

поставленных на контроль, с моментаснятия с контроля

646 Краткие декларации 1 г. 1 г. 647 Акты таможенного

досмотра 3 г. 3 г.

648 Карточки учета операций таможенного контроля

3 г. -

649 Разрешения на личный досмотр, протоколы личного досмотра, не приобщенные к материалам дел о правонарушениях

3 г. 3 г.

650 Таможенные разрешения на использование товаров в заявленном таможенном режиме, на перевозку товаров под таможенным контролем

3 г. 3 г. После снятия товаров с таможенного контроля

651 Переписка о применениидополнительных мер по обеспечению соблюдениятаможенного законодательства

3 г. 3 г.

652 Документы, представленные организациями для получения статуса "добросовестный участник внешнеэкономической деятельности" (решения, заявления, заключения)

3 г. 3 г. После истечения действия решения

653 Документы о процедуре перевалки (краткие декларации, товаросопроводительныедокументы)

3 г. 3 г. Со дня вывоза последней партии товаров после перевалки

654 Документы о проведениипроверок таможенных складов, свободных складов, складов временного хранения (отчеты, акты, копии таможенных разрешений и др.)

3 г. 3 г.

655 Уведомления о приостановлении таможенного

1 г. 1 г.

113

оформления, размещениитоваров и транспортныхсредств в зонах таможенного контроля

656 Свидетельства о регистрации декларацийдля целей статистического учета экспорта (импорта) товаров при отсутствииих таможенного оформления

3 г. 3 г.

657 Решения таможен об отказе в выдаче свидетельств о регистрации декларацийдля целей статистического учета экспорта (импорта) товаров при отсутствииих таможенного оформления

1 г. 1 г.

658 Свидетельства регистрации паспортов сделок

3 г. 3 г.

659 Решения таможен об отказе в выдаче свидетельств регистрации паспортов сделок

1 г. 1 г.

660 Решения таможен об отказе в выдаче таможенных разрешений,сертификатов обеспечения уплаты таможенных платежей, принятии таможенных деклараций, документовконтроля доставки к рассмотрению

1 г. 1 г.

661 Сертификаты обеспечения уплаты таможенных платежей

1 г. 1 г.

662 Реестры сертификатов обеспечения уплаты таможенных платежей

1 г. 1 г.

663 Свидетельства доставкитоваров, выданные на пунктах таможенного оформления

3 г. 3 г.

664 Свидетельства о снятиитоваров с таможенного

3 г. 3 г.

114

контроля в заявленном таможенном режиме

665 Сводки о товарах, поступающих в качествеиностранной безвозмездной помощи

1 г. -

666 Запросы о подтверждении доставкитоваров в таможню

3 г. -

667 Сопроводительные ведомости и заявки на таможенное сопровождение товаров,распоряжения о сопровождении товаров

3 г. 3 г.

668 Передаточные ведомости, отражающие прохождение грузов по железной дороге через границу Республики Беларусь

1 г. 1 г.

669 Заявления перевозчиковна изменение места доставки грузов

3 г. -

670 Накладные на почтовые отправления

1 г. 1 г.

671 Разрешения на ввоз и вывоз оружия

3 г. -

672 Переписка по вопросам движения конфискованного оружия, боеприпасов и спецсредств

3 г. 3 г.

673 Реестры передачи документов контроля доставки, свидетельствдоставки товаров

1 г. -

674 Журналы регистрации таможенных деклараций,разрешений, паспортов сделок

3 г. -

675 Журналы регистрации пассажирских таможенных деклараций

2 г. -

676 Журналы регистрации сертификатов обеспечения уплаты таможенных платежей

3 г. -

677 Журналы регистрации реестров, свидетельствдоставки товаров в

3 г. -

115

таможню, документов контроля доставки

678 Журналы учета продления сроков подачи таможенных деклараций

3 г. -

679 Журналы учета продления сроков выдачи таможенных разрешений

1 г. -

680 Журналы регистрации актов таможенного досмотра

3 г. -

681 Журналы учета использования марок таможенного контроля

3 г. -

682 Журналы учета документов по недоставке товаров, переданных в отдел таможенных расследований

3 г. -

683 Журналы учета обязательств доставки транспортных средств, ввозимых физическими лицами

3 г. -

684 Журналы учета приема и передачи сопровождаемых грузов

3 г. -

685 Журналы регистрации уведомлений о приостановлении таможенного оформления

3 г. -

686 Журналы регистрации уведомлений о размещении товаров и транспортных средств в зонах таможенного контроля

3 г. -

687 Журналы сдачи на временное хранение личных номерных печатей, печатей, штампов, пломбираторов, книжек с марками таможенного контроля

3 г. -

688 Журналы регистрации товаров и транспортныхсредств, ввозимых и вывозимых физическими

3 г. -

116

лицами 689 Журналы учета

проведения инструктажао методике проведения личного досмотра

1 г. -

690 Журналы регистрации документов личного досмотра

3 г. -

691 Журналы регистрации кратких деклараций

1 г. -

692 Журналы регистрации таможенных деклараций на оформляемые транспортные средства,ввезенные физическими лицами

1 г. -

693 Журналы учета документов таможенногооформления (прилет, отлет самолетов)

3 г. -

694 Журналы регистрации сводок о товарах, поступающих в качествеиностранной безвозмездной помощи

1 г. -

695 Журналы учета денежныхсредств, иностранной валюты, промышленных и потребительских товаров, мобильных телефонных аппаратов, сдаваемых должностнымилицами таможенных органов на временное хранение

1 г. -

696 Журналы регистрации провозимой дипломатической почты

1 г. -

697 Журналы регистрации организованных групп туристов

1 г. -

Глава 23 ОРГАНИЗАЦИЯ БОРЬБЫ С КОНТРАБАНДОЙ И АДМИНИСТРАТИВНЫМИ ТАМОЖЕННЫМИ ПРАВОНАРУШЕНИЯМИ 698 Аналитические

документы о борьбе с контрабандой и административными таможенными правонарушениями (отчеты, справки, обзоры, сведения и

5 л. ЭПК -

117

др.) 699 Документы об

организации борьбы с контрабандой и административными таможенными правонарушениями (предложения, обоснования и др.)

3 г. ЭПК -

700 Документы об отказе в возбуждении уголовных дел, производстве по делам об административных таможенных правонарушениях (постановления, объяснения, заключения)

3 г. 3 г.

701 Документы по делам об административных таможенных правонарушениях (протоколы, постановления и др.)

3 г. 3 г.

702 Документы об изъятых, арестованных или обращенных в доход государства товарах и транспортных средствах(протоколы, описи, акты, заключения и др.)

3 г. 3 г. После снятия товарас учета в таможенных органах,при условии завершения ревизии

703 Документы о профилактике административных таможенных правонарушений (предписания, докладные записки, переписка и др.)

3 г. -

704 Документы о взаимодействии с таможенными органами сопредельных государств по вопросамборьбы с контрабандой и административными таможенными правонарушениями (информации, ориентировки,

3 г. -

118

переписка и др.) 705 Документы о

расследовании фактов незаконного перемещения радиоактивных материалов через таможенную границу (протоколы, результатыэкспертизы, переписка и др.)

3 г. -

706 Документы об организации и проведении специальныхопераций таможенных органов (планы, задания, докладные записки)

2 г. -

707 Документы дознания по делам о контрабанде и производства по делам об административных таможенных правонарушениях (копииприказов, инструкции, справки, обзоры)

3 г. 3 г.

708 Документы о фактах незаконного перемещения наркотических средств через таможенную границу (карточки Ф-1,сопроводительные письма к ним и др.)

3 г. -

709 Переписка по организации расследования дел об административных таможенных правонарушениях

3 г. -

710 Переписка по вопросам оперативно-розыскной деятельности таможенных органов

3 г. 3 г.

711 Переписка о борьбе с преступностью, наркоманией, контрабандой и административными таможенными правонарушениями

3 г. ЭПК 3 г.

712 Информации о 3 г. -

119

нарушениях таможенногозаконодательства

713 Информации о формах и способах совершения таможенных правонарушений


-

714 Информации об изъятых из обращения таможенных обеспечениях

3 г. -

715 Ориентировки 1 г. - После истечения срока действия ориентировки

716 Акты передачи документов об административных таможенных правонарушениях с пунктов таможенного оформления в отделы таможенных расследований

3 г. -

717 Журналы учета передачидокументов о выявленных административных таможенных правонарушениях

3 г. -

718 Журналы регистрации ориентировок

1 г. -

719 Журналы регистрации распоряжений о задержании автотранспортных средств для проверки законности перемещениятоваров

3 г. -

720 Журналы регистрации документов об отказе ввозбуждении уголовных дел, заведении дел об административных таможенных правонарушениях

3 г. -

721 Журналы регистрации повесток о вызове граждан в таможенные органы

3 г. -

722 Журналы учета преступлений, лиц их совершивших, уголовныхдел и документов по

15 л. -

120

их расследованию 723 Журналы учета

специальных операций и мероприятий, проведенных таможенными органами

3 г. -

724 Журналы регистрации документов об административных таможенных правонарушениях

3 г. -

725 Журналы регистрации заявлений и сообщений о контрабанде и другихправонарушениях

3 г. -

726 Книги учета изъятого, арестованного или обращенного в доход государства имущества

3 г. - После снятия товаров с учета в таможенном органе, при условии завершения ревизии

727 Книги учета денежных сумм, ценностей, изъятых по уголовным делам

3 г. -

Глава 24 ТАРИФНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ И ТАМОЖЕННЫЕ ПЛАТЕЖИ 728 Отчеты о начислении и

взыскании таможенных платежей:

728.1 годовые Пост. - 728.2 квартальные, месячные 3 г. - 729 Отчеты о принятии

гарантийных обязательств банков и других кредитных организаций, движении акцизных марок

3 г. -

730 Справки об отсутствии задолженности по таможенным платежам ликвидируемых субъектов хозяйствования

5 л. 5 л.

731 Документы по обеспечению уплаты таможенных платежей (сертификаты, заявления, копии платежных документов, гарантийные обязательства банков и др.)

3 г. 3 г.

121

732 Документы о предоставлении льгот по уплате таможенных платежей (решения, гарантии, заявления и др.)

3 г. 3 г. После снятия с таможенного контроля

733 Документы о предоставлении отсрочки (рассрочки) уплаты таможенных платежей субъектам хозяйствования (гарантийные обязательства банков, заявления, обязательства субъектов хозяйствования и др.)

3 г. 3 г. После истечения срока отсрочки (рассрочки), при условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки

734 Документы о возврате (зачете) излишне уплаченных (взысканных) таможенных платежей, сумм обеспечения уплаты таможенных платежей (заявления, платежные поручения, решения и др.)

3 г. 3 г. При условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки

735 Документы по бесспорному списанию денежных средств по актам о возникновении таможенной задолженности (распоряжения, платежные поручения)

3 г. 3 г. С момента взыскания, при условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки

736 Документы по взысканиюсумм таможенной задолженности (решения, акты, требования и др.)

3 г. 3 г. С момента взыскания, при условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки

737 Документы о наложении ареста на имущество плательщика (иного обязанного лица) (постановления, поручения, акты, запросы и др.)

3 г. 3 г. После погашения задолженности, при условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки

738 Документы по корректировке таможенной стоимости

3 г. 3 г. При условии завершения ревизии и после проведения

122

товаров (таможенные разрешения, переписка и др.)

налоговой проверки

739 Документы о классификации товаров и подтверждении (определении) страны происхождения товаров (решения, заключения, переписка и др.)

3 г. 3 г.

740 Образцы печатей и подписей иностранных организаций и их представителей, уполномоченных заверять сертификаты происхождения

3 г. - После замены новыми

741 Переписка по вопросам таможенных платежей

3 г. 3 г.

742 Переписка по вопросам льготного налогообложения

3 г. 3 г.

743 Переписка по вопросам тарифного регулирования

3 г. 3 г.

744 Переписка о предоставлении тарифных преференций

3 г. 3 г.

745 Переписка о проверке сертификатов происхождения, таможенной стоимости товаров

3 г. 3 г.

746 Переписка о включении в реестр гарантов обеспечения уплаты таможенных платежей

3 г. 3 г.

747 Переписка по товарам, подлежащим маркировке акцизными марками

3 г. 3 г.

748 Переписка об обеспечении уплаты таможенных платежей и контроля за использованием акцизных марок

3 г. 3 г.

749 Переписка по ценовой информации, изменении индикативных цен

3 г. 3 г.

750 Переписка по вопросам товарной номенклатуры внешнеэкономической

3 г. 3 г.

123

деятельности 751 Переписка о

комплектных поставках товаров

3 г. 3 г.

752 Переписка о выдаче предварительных, классификационных решений по определениюкода товаров

3 г. 3 г.

753 Акты о возникновении таможенной задолженности, задолженности по процентам и документы к ним

3 г. 3 г. После уплаты или взыскания

754 Карточки банков и других кредитных организаций, признанных в качестве гарантов обеспечения уплаты таможенных платежей


755 Реестры сумм таможенных платежей, уплаченных в иностранной валюте

3 г. -

756 Реестры организаций, признанных в качестве гарантов обеспечения уплаты таможенных платежей

3 г. -

757 Заявления для предварительного рассмотрения документов по таможенной стоимости товаров

3 г. 3 г.

758 Журналы учета документов о наложенииареста на имущество

3 г. -

759 Книги учета арестованного имущества

3 г. -

760 Реестры нерезидентов, на имущество которых должен быть наложен арест

3 г. -

761 Журналы учета актов описи и оценки (переоценки) имущества

3 г. -

762 Журналы регистрации решений о

3 г. 3 г.

124

приостановлении операций по счетам должников в банке

763 Журналы регистрации актов о возникновении таможенной задолженности, задолженности по процентам и контроля за взысканием сумм таможенных платежей, процентов, экономических санкций,пеней

3 г. - После уплаты или взыскания

764 Журналы регистрации формы корректировки таможенной стоимости итаможенных платежей

3 г. -

765 Журналы регистрации запросов по ценовой информации

3 г. -

766 Описи арестованного имущества, наличных денежных средств

3 г. - После погашения задолженности, при условии завершения ревизии

767 Электронные копии расчетов подлежащих уплате сумм таможенныхплатежей

3 г. -

Глава 25 ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ТАМОЖЕННОГО КОНТРОЛЯ 768 Переписка о внедрении

технических средств таможенного контроля

5 л. 5 л.

769 Документы о реагировании систем радиационного контроляна источники излучения(протоколы, акты, заключения и др.)

5 л. -

770 Документы по эксплуатации источников ионизирующих излучений(санитарные паспорта, сведения, переписка и др.)

5 л. ЭПК 5 л.

771 Документы о стандартизации и метрологических поверках средств измерений

1 г. 1 г.

125

(свидетельства, сертификаты и др.)

772 Документы по эксплуатации технических средств таможенного контроля (паспорта, акты, справки, заключения и др.)

3 г. ЭПК -

773 Акты проверки эксплуатации технических средств таможенного контроля

5 л. 5 л.

774 Заявки на технические средства таможенного контроля

3 г. 3 г.

775 Заявки на ремонт технических средств таможенного контроля

1 г. 1 г.

776 Картотека учета индивидуальных доз внешнего облучения лиц, работающих с источниками ионизирующего излучения, по результатам дозиметрического контроля

50 л. -

777 Журналы учета работы работников таможенных органов на рентгеновских аппаратах

50 л. -

778 Приходно-расходные журналы учета источников ионизирующего излучения

Пост. - На госхранение не передаются

779 Журналы учета экспертиз технических средств таможенного контроля

10 л. -

780 Журналы учета наличия,движения технических средств таможенного контроля

3 г. - После списания оборудования

781 Журналы учета проб (образцов) для таможенных исследований и экспертиз

3 г. -

126

782 Журналы учета срабатывания стационарных систем радиационного контроля

5 л. -

783 Журналы учета работы технических средств таможенного контроля

3 г. -

784 Журналы регистрации ремонтно-наладочных работ, обслуживания технических средств таможенного контроля

1 г. -

Глава 26 СНАБЖЕНЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ 785 Особые условия

поставки материалов (сырья) и продукции:





786 Переписка по вопросам материально- технического обеспечения деятельности

5 л. 5 л.

787 Документы о проведенииторгов (тендеров) по закупке материалов (сырья), оборудования,продукции для организаций (заявки, приказы, протоколы, счета-фактуры, пакет тендерных документов, справки, переписка и др.)

3 г. 3 г. После проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии

788 Журналы учета выдачи пакета тендерных документов

3 г. 3 г.

789 Журналы учета выдачи приглашений для участия в торгах (тендерах)

3 г. 3 г.

790 Журналы регистрации тендерных предложений

3 г. 3 г.

791 Журналы регистрации прибытия претендентов на заседания тендернойкомиссии

3 г. 3 г.

792 Договоры, соглашения, 3 г. 3 г. После истечения

127

контракты о снабжении-сбыте, купле-продаже материалов (сырья) и продукции

срока действия договора, проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии

793 Протоколы разногласий по договорам


794 Журналы учета договоров, соглашений и контрактов о снабжении-сбыте, купле-продаже материалов (сырья) и продукции

3 г. 3 г.

795 Договоры о поставках материалов (сырья), оборудования, продукции государственных нужд

Пост. 10 л.

796 Журналы учета договоров о поставках материалов (сырья), оборудования, продукции для государственных нужд


797 Доверенности на осуществление представительских функций в ходе решениявопросов поставки, материалов (сырья), оборудования, продукции (оценка товара, ведение переговоров по реализации продукции, оформление товарно- транспортных накладныхи др.)

3 г. 3 г.

798 Журналы регистрации доверенностей на осуществление представительских функций

3 г. 3 г.

799 Документы о 5 л. 5 л.

128

потребности в материалах (сырье), оборудовании, продукции (сводные ведомости, таблицы, расчеты)

800 Комплектовочные ведомости

1 г. 1 г.

801 Справки, сведения об условиях и оформлении поставок продукции

3 г. 3 г.

802 Переписка о сбыте и поставке материалов (сырья) и продукции и заключении договоров

3 г. 3 г.

803 Заявки, заказы на поставку материалов (сырья), оборудования,продукции

3 г. 3 г.

804 Спецификации, сертификаты на отгрузку и отправку материалов (сырья), оборудования, продукции

3 г. 3 г. Импортного оборудования - до окончания эксплуатации

805 Графики отгрузки продукции потребителям

3 г. 3 г.

806 Распоряжения, обоснования на выпискуи выдачу материалов (сырья), оборудования,продукции

3 г. 3 г.

807 Журналы учета материалов (сырья), оборудования, продукции, отправляемых потребителям

3 г. 3 г.

808 Сводки, ведомости, книги учета отгрузки экспортной продукции

3 г. 3 г.

809 Документы о ежедневнойотгрузке материалов (сырья), оборудования,продукции (диспетчерские журналы, записи поручений, сводки)

1 г. 1 г.

810 Сведения об отгруженных материалах(сырье), оборудовании,продукции

1 г. 1 г.

129

811 Отчеты об остатках, поступлении и расходовании материалов (сырья), оборудования, продукции

3 г. 3 г.

812 Акты, заключения о качестве поступающих и отправляемых материалов (сырья), оборудования, продукции

3 г. 3 г.

813 Акты приема-сдачи материалов (сырья), оборудования, продукции представителями заказчиков

3 г. 3 г.

814 Акты о снятии наличия и остатков материалов (сырья), оборудования,продукции

3 г. 3 г.

815 Переписка о заготовке и отгрузке металлического лома

1 г. 1 г.

816 Рапорты об остатках продукции

1 г. 1 г.

817 Разрешения на отпуск материалов для хозяйственных нужд

3 г. 3 г.

818 Переписка об отпуске материалов для хозяйственных нужд

3 г. 3 г.

819 Реквизиты (адреса) потребителей и поставщиков



Не менее 1 г.

Глава 27 ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ МАТЕРИАЛЬНО-ИМУЩЕСТВЕННЫХ ЦЕННОСТЕЙ 820 Нормативы складских

запасов 3 г. 3 г. После замены новыми

821 Договоры складского хранения продукции


822 Переписка об организации хранения материально- имущественных ценностей

3 г. 3 г.

130

823 Переписка о прибытии грузов

1 г. 1 г.

824 Переписка о завозе материалов (сырья), оборудования, продукции на склады

1 г. 1 г.

825 Акты приема поступивших на склады материалов (сырья), оборудования, продукции

3 г. 3 г. После проведения налоговой проверки,при условии завершения ревизии.В случае возникновения споров, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения

826 Документы об учете прихода, расхода, наличия остатков материалов (сырья), оборудования, продукции на складах, базах (приходно- расходные накладные, уведомления о прибытиигрузов, карточки учетаматериально- имущественных ценностей, кладовые и амбарные книги, складские свидетельства, требования, наряды, погрузочные ордера, лимитно-заборные картыи др.)


827 Документы о складском хранении материально- имущественных ценностей (справки, отчеты, сведения)


131

828 Требования и копии требований на получение инструментовсо складов

1 г. 1 г.

829 Акты, ведомости проведения инвентаризации имущества


830 Документы о недостаче и растратах товаров и материалов (акты, сведения, справки, переписка)

5 л. 5 л.

831 Акты проверок прихода-расхода материалов (сырья) и продукции

3 г. 3 г.

832 Документы об отпуске со складов и отгрузке материалов (сырья), оборудования, продукции (распоряжения, наряды,требования, товарно- транспортные накладные)


833 Книги учета распоряжений на отпускпродукции со складов

3 г. 3 г.

834 Пропуска на вывоз материалов (сырья), оборудования, продукции со складов

3 г. 3 г.

835 Документы о наличии, движении и возврате тары (акты, сведения, сертификаты)

1 г. 1 г.

836 Переписка об использовании тары

1 г. 1 г.

837 Книги учета и списания 1 г. 1 г.

132

тары Глава 28 АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ВОПРОСЫ 838 Журналы учета выдачи

служебных удостоверений, временных (разовых) пропусков


839 Приемные акты на бланки служебных удостоверений, временных пропусков, акты об уничтожении служебных удостоверений, временных (разовых) пропусков, корешков к ним

1 г. 1 г.

840 Служебные удостоверения

1 г. 1 г. После увольнения или перевода работника

841 Документы о выдаче и утрате служебных удостоверений (акты, докладные и объяснительные записки, заявки, списки, переписка)

1 г. 1 г.

842 Временные (разовые) пропуска, корешки пропусков на вынос (вывоз) материальных ценностей

1 г. 1 г.

843 Документы о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни (заявки, сведения, переписка)

1 г. 1 г.

844 Журналы, табели регистрации прихода и ухода работников

1 г. 1 г.

845 Графики дежурств работников, журналы учета дежурств работников

1 г. 1 г.

846 Документы об оформлении служебных проездных документов, бронировании мест в гостиницах (списки, сведения, переписка и др.)

3 г. 3 г.

133

847 Книги, списки адресов и телефонов


848 Журналы оттисков печатей и штампов


849 Журналы учета выдачи печатей и штампов

3 г. 3 г.

850 Акты уничтожения печатей и штампов

3 г. 3 г. При отсутствии журналов оттисков печатей и штампов -пост., в организациях, не являющихся источниками комплектования госархивов, - до замены новыми

851 Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно- хозяйственных расходах

1 г. 1 г.

Глава 29 ЭКСПЛУАТАЦИЯ СЛУЖЕБНЫХ ЗДАНИЙ, ПОМЕЩЕНИЙ 852 Документы о передаче

зданий, помещений, земельных участков в государственную собственность (справки, информации, перечни)

Пост. 1 г. После окончания эксплуатации

853 Переписка о передаче зданий, помещений, земельных участков в государственную собственность

5 л. ЭПК 5 л.

854 Акты приема и передачизданий, помещений, земельных участков в пользование, распоряжение, аренду


На госхранение не передаются. Хранятся в организациях. В организациях, не являющихся источниками комплектования госархивов, - не менее 10 л.

134

855 Договоры, соглашения оприеме и сдаче зданий,помещений, земельных участков в аренду и документы к ним (технические паспорта,планы, схемы)

Пост. 10 л.

856 Договоры о купле- продаже зданий, земельных участков и документы к ним (проектно- изыскательские заключения, разрешенияна строительство и др.)

Пост. До ликвидации организации собственника

857 Документы о состоянии зданий и помещений, занимаемых организациями (отчеты,справки, сведения)

3 г. 3 г.

858 Переписка о предоставлении помещений организациям, сдаче и приеме зданий в аренду

3 г. 3 г.

859 Переписка о вселении, выселении, продлении сроков пользования помещениями, занимаемыми организациями

3 г. 3 г.

860 Паспорта зданий и сооружений

Пост. 10 л. После ликвидации основных средств. Паспорта зданий и сооружений памятников архитектуры - пост.

861 Планы размещения организаций

3 г. 3 г.

862 Планы профилактическихосмотров и ремонта оборудования и инженерных систем

3 г. 3 г.

863 Документы о подготовкезданий, помещений и оборудования к эксплуатации в зимний период (планы, графики, переписка)

3 г. 3 г.

864 Договоры о 3 г. 3 г. После истечения

135

коммунальном обслуживании зданий


865 Переписка о коммунальном обслуживании зданий

1 г. 1 г.

866 Переписка о содержаниизданий, дворов и тротуаров в надлежащемтехническом и санитарном состоянии, благоустройстве дворов

3 г. 3 г.

867 Планы мероприятий по экономии теплоэнергии и электроэнергии и отчеты об их выполнении

3 г. 3 г.

868 Отчеты о потреблении теплоэнергии и электроэнергии

3 г. 3 г.

869 Журналы учета расхода теплоэнергии, потребления электроэнергии

1 г. 1 г.

870 Журналы учета осмотра и работы лифта

1 г. 1 г.

Глава 30 ОХРАНА ОРГАНИЗАЦИЙ, ГРАЖДАНСКАЯ ОБОРОНА 871 Документы об

организации охраны и противопожарном состоянии зданий и сооружений (планы, отчеты, докладные записки, справки, акты, переписка и др.)

5 л. ЭПК 5 л.

872 Документы по контролю противопожарного состояния и режима охраны организаций (планы, отчеты, акты, сводки, сведения, переписка)

3 г. 3 г.

873 Договоры об организации охраны

3 г. 3 г. После истечения срока действия договора, проведения налоговой проверки и при условии

136

завершения ревизии 874 Схемы дислокации

постов охраны 1 г. 1 г. После замены новыми

875 Документы о режиме работы охранников и сторожей (графики, расписания, листы нарядов, постовые ведомости, журналы обхода и др.)

1 г. 1 г.

876 Книги регистрации выдачи, учета и движения оружия и боеприпасов

5 л. 5 л.

877 Заявки на оружие, боеприпасы

1 г. 1 г.

878 Отчеты об устройстве иэксплуатации технических средств охраны

3 г. 3 г.

879 Журналы учета сдачи под охрану рабочих помещений

1 г. 1 г.

880 Журналы приема-сдачи дежурств и ключей

1 г. 1 г.

881 Отчеты о пожарах: 881.1 годовые Пост. 10 л. 881.2 квартальные 5 л. 5 л. При отсутствии

годовых - пост. (в организациях, являющихся источниками комплектования госархивов)

882 Акты о пожарах 5 л. ЭПК 5 л. 883 Переписка о выявлении

причин пожаров 5 л. ЭПК 5 л.

884 Журналы учета сдачи помещений на автоматический режим установки газового пожаротушения

1 г. 1 г.

885 Планы проведения мероприятий по гражданской обороне

5 л. 5 л.

886 Планы проектирования объектов гражданской обороны

3 г. 3 г.

887 Планы боевой подготовки формирований

3 г. 3 г.

137

гражданской обороны 888 Отчеты о выполнении

планов мероприятий по гражданской обороне

5 л. 5 л.

889 Планы рассредоточения и эвакуации организаций

5 л. 5 л.

890 Документы об организации и проведении работы по обеспечению гражданской обороны, состоянии и использовании защитных сооружений (информации, справки, сведения, докладные записки, акты)

5 л. ЭПК 5 л.

891 Документы о подготовкеи готовности формирований гражданской обороны (докладные записки, справки, сведения)

5 л. ЭПК 5 л.

892 Переписка об организации работы по обеспечению гражданской обороны

3 г. ЭПК 3 г.

893 Акты приема защитных сооружений гражданскойобороны

3 г. 3 г.

894 Журналы учета, списки формирований гражданской обороны


895 Книги учета имущества,используемого в ходе обеспечения гражданской обороны

3 г. 3 г. После проведения налоговой проверки при условии завершения ревизии

896 Списки эвакуируемых 1 г. 1 г. После замены новымиГлава 31 ТРАНСПОРТНОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ 897 Документы о состоянии

и эксплуатации различных видов транспорта (информации, справки, докладные записки, сведения, переписка)

5 л. ЭПК 5 л.

898 Документы об определении потребности в транспортных средствах

3 г. 3 г.

138

(заявки, расчеты, переписка)

899 Договоры об оказании транспортных услуг


900 Переписка о перевозкахгрузов и выделении транспорта

3 г. 3 г.

901 Заявки и разнарядки (ежедневные) на перевозку грузов

3 г. 3 г.

902 Нормативы загрузки транспортных средств


903 Условия по перевозке грузов:


Пост. -



904 Документы о наличии и состоянии автомобильных парков, гаражей, мастерских (справки, сведения, переписка)

3 г. 3 г.

905 Документы аварийных комиссий (акты, заключения, донесения,протоколы)

10 л. 10 л. Связанные с крупнымматериальным ущербом и человеческими жертвами - пост. (в организациях, являющихся источниками комплектования госархивов)

906 Переписка об авариях идорожно-транспортных происшествиях

5 л. 5 л.

907 Документы о приеме в эксплуатацию, техническом состоянии и списании транспортных средств (сведения, акты, переписка и др.)

3 г. 3 г. После списания транспортных средств

908 Документы о ремонте транспортных средств (заявки, акты,

3 г. 3 г.

139

сведения, переписка) 909 Графики технического

обслуживания и ремонтатранспорта

1 г. 1 г.

910 Паспорта транспортных средств

До списания транспортных средств

До списания транспортных средств

911 Карточки учета работы транспорта

3 г. 3 г. После списания транспортных средств

912 Заправочные лимиты и листы

3 г. 3 г. После проведения налоговой проверки,при условии завершения ревизии

913 Сведения, переписка о расходе горюче- смазочных материалов и запчастей

1 г. 1 г.

914 Путевые листы и нарядына машины


915 Журналы учета путевых листов


916 Журналы учета показаний спидометров,расхода топлива

3 г. 3 г.

917 Акты замены спидометров

3 г. 3 г.

918 Протоколы диспетчерских совещаний

3 г. 3 г.

919 Документы о движении транспорта (сводки, сведения, расписания, графики, переписка и др.)

1 г. 1 г.

Глава 32 ОРГАНИЗАЦИЯ ВНУТРЕННЕЙ СВЯЗИ 920 Документы о состоянии

и развитии внутренней связи (докладные записки, справки, переписка)

5 л. 5 л.

921 Разрешения на установку и использование средств связи

1 г. 1 г. После окончания эксплуатации средств связи

922 Договоры об 3 г. 3 г. После истечения

140

организации, эксплуатации, аренде и ремонте внутренней связи


923 Переписка о проведенииработ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации

3 г. 3 г.

924 Схемы линий связи организации



925 Акты ввода в эксплуатацию линий связи

1 г. 1 г. После снятия линии связи

926 Акты приемки средств связи и сигнализации после текущего, среднего и капитального ремонта

3 г. 3 г. После проведения ремонта

Глава 33 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО 927 Перечни документов,

образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения:


Пост. -



928 Заключения, отзывы, переписка об изменениии дополнении перечней документов

3 г. 3 г.

929 Типовые и примерные номенклатуры дел:





930 Номенклатуры дел: 930.1 организаций

(согласованные и утвержденные)


Несогласованные - до минования надобности (в организациях,

141

являющихся источниками комплектования госархивов)

930.2 структурных подразделений организаций

5 л. 5 л.

931 Документы о проверке состояния документационного обеспечения управления, внедрения нормативных документовпо делопроизводству (справки, акты, предписания и др.)

1 г. 1 г. После следующей проверки

932 Документы по учету бланков документов с изображением Государственного гербаРеспублики Беларусь (копии приказов о создании комиссии и назначении ответственного лица, справки, акты и др.)

3 г. 3 г.

933 Переписка о совершенствовании организации документационного обеспечения управления

3 г. 3 г.

934 Переписка о нарушении правил пересылки документов

1 г. 1 г.

935 Справки, сводки, сведения о документообороте организаций

3 г. 3 г.

936 Справки, докладные записки, картотеки, графики, контрольные листы, сводки контроляисполнения документов

3 г. 3 г.

937 Сводки, сведения, переписка о применениисовременных технических средств в документационном обеспечении управления

3 г. 3 г.

938 Списки подведомственных (подчиненных)

142

организаций: 938.1 по месту составления

и утверждения Пост. -

938.2 в других организациях 3 г. 3 г. После замены новыми939 Табели, альбомы

унифицированных форм документов организаций



940 Схемы прохождения документов в организациях



941 Общегосударственные и отраслевые классификаторы и унифицированные системы документации:


Пост. -



942 Общегосударственные классификаторы органовгосударственной властии управления, юридических лиц, индивидуальных предпринимателей:


Пост. -



943 Указатели, картотеки к распорядительным документам и нормативным правовым актам


944 Карточки, журналы регистрации распорядительных документов (приказов, распоряжений, постановлений, решений, указаний):

944.1 по основной деятельности


Хранятся в организациях. Подлежат приему в госархив, если могут быть использованы в качестве научно- справочного аппарата

143

944.2 о приеме, переводе, увольнении, поощрении,премировании кадров, установлении надбавок,присвоении квалификационных категорий, длительных (более месяца) и зарубежных командировках

75 л. 75 л. Хранятся в организациях

944.3 о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках, оказании материальной помощи

3 г. 3 г.

944.4 по административно- хозяйственным вопросам

5 л. 5 л.

944.5 входящей и исходящей корреспонденции

3 г. 3 г.

944.6 справок, докладных записок и других внутренних документов

3 г. 3 г.

945 Карточки, журналы регистрации обращений граждан и ответов на них

5 л. 5 л.

946 Журналы, ведомости учета бланков документов с изображением Государственного гербаРеспублики Беларусь, чертежей, фотонегативов, фотоотпечатков, кинопленок, магнитных лент и др.

3 г. 3 г.

947 Карточки, журналы регистрации приема посетителей руководством организаций

3 г. 3 г.

948 Книги замечаний и предложений

5 л. 5 л. После окончания ведения и передачи в архив организации

949 Документы о результатах рассмотрения замечанийи предложений граждан,внесенных в книгу замечаний и

5 л. 5 л. После окончания ведения и передачи в архив организациикниги замечаний и предложений

144

предложений (справки, информации, переписка и др.)

950 Книги учета проверок (ревизий) финансово- хозяйственной деятельности


951 Книги учета предписаний на проверки (ревизии) финансово- хозяйственной деятельности


952 Списки на рассылку распорядительных и нормативных правовых документов

2 г. 2 г.

953 Реестры на отправленную корреспонденцию

1 г. 1 г.

954 Бланки-заказы на выполнение работ с использованием компьютерной техники, машинописных работ

1 г. 1 г.

955 Журналы, сводки учета работ с использованиемкомпьютерной техники, машинописных работ

1 г. 1 г.

Глава 34 РАБОТА АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ 956 Протоколы заседаний

центральных экспертныхкомиссий организаций

Пост. -

957 Протоколы заседаний экспертных комиссий организаций

Пост. 10 л.

958 Планы и отчеты о работе архивов организаций

3 г. 3 г.

959 Дела фондов (акты проверки наличия и состояния документов, акты приема-передачи документов на государственное хранение, акты о выделении документов куничтожению, акты о недостачах и неисправимых повреждениях

Хранятся в организации


При ликвидации организации передаются на госхранение (в организациях, являющихся источниками комплектования госархивов)

145

документов и др.) 960 Списки, листы,

карточки фондов Пост. -

961 Описи дел постоянного хранения, научно- справочный аппарат к ним, историко-архивныесправки к фондам

Пост. - Неутвержденные - доминования надобности

962 Описи дел по личному составу

75 л. 75 л.

963 Описи дел временного (свыше 10 л.) хранения



964 Описи дел структурных подразделений организаций

3 г. 3 г. При условии включения дел в сводные описи или акты на уничтожение

965 Обзоры, справки, доклады о составе и содержании документов архивов организаций

Пост. -

966 Договоры о сроках, условиях ведомственного хранения и использования документов


967 Справки, докладные записки о работе архивов организаций

5 л. 5 л.

968 Документы по итогам проверок архивными органами и учреждениями условий обеспечения сохранности документов(справки, акты, предписания и др.)

10 л. 5 л. После следующей проверки

969 Документы о выдаче дел(документов) во временное пользование в другие организации (акты, переписка и др.)

3 г. 3 г. После возвращения дел (документов) в архив

970 Документы о допуске к использованию архивныхдокументов в научных идругих целях (заявки, разрешения, переписка и др.)

3 г. 3 г.

971 Акты приема-передачи дел при смене

3 г. 3 г.

146

заведующих архивами организаций (лица, ответственного за архив)

972 Переписка об обеспечении сохранности документов, приеме- передаче документов нагосударственное хранение

5 л. 5 л.

973 Переписка о методических и организационных вопросах архивного дела

3 г. 3 г.

974 Заявки (заказы) на выдачу документов из архива в структурные подразделения, читальные залы

1 г. 1 г. После возвращения документов в архив

975 Заявления, запросы о выдаче архивных справок, копий, выписок из документов,переписка по их выдаче

3 г. 3 г.

976 Журналы (книги) учета поступлений в архив и выбытия документов из архива

Пост. 10 л. Хранятся в организации

977 Журналы (книги) регистрации выданных архивных справок, копий, выписок из документов

3 г. 3 г.

978 Журналы (книги) учета выдачи документов из архивов организаций

3 г. 3 г. После возвращения всех документов по журналу (книге) в архив

979 Книги учета предписаний по итогам проверки архивов организаций


980 Журналы регистрации посещения исследователями читальных залов (архивов)

3 г. 3 г.

981 Журналы (книги) регистрации показаний контрольно- измерительных приборов

1 г. 1 г.

147

для измерения температуры и влажности воздуха в архивах организаций

982 Топографические указатели (пофондовые,постеллажные)


Глава 35 ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ОБЩЕСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ 983 Уставы общественных

организаций: 983.1 по месту разработки Пост. 10 л. 983.2 присланные для

сведения До минования надобности


984 Стенограммы, протоколы, доклады, постановления, резолюции съездов, пленумов, конференций,отчетно-выборных и общих собраний общественных организаций и документы к ним:

984.1 по месту составления Пост. 10 л. 984.2 присланные для

сведения До минования надобности


985 Документы по подготовке съездов, пленумов, конференций общественных организаций (планы, программы, справки, информации, переписка и др.)

5 л. ЭПК 5 л.

986 Бюллетени тайного голосования, списки кандидатов, выдвинутыхв новый состав руководства общественных организаций

В течение срока полномочий

В течение срока полномочий

987 Приветственные письма,телеграммы участникам съездов, пленумов, конференций

Пост. 10 л.

988 Предложения, замечания, высказанныеделегатами съездов, пленумов, конференций

Пост. 10 л.

989 Отчеты, справки об 5 л. ЭПК 5 л.

148

итогах отчетно- выборных кампаний, выполнении постановлений съездов,пленумов, конференций

990 Переписка об организации и проведении отчетно- выборных кампаний

3 г. 3 г.

991 Протоколы ревизионных комиссий общественных организаций

10 л. ЭПК 10 л.

992 Акты ревизионных комиссий общественных организаций

3 г. 3 г.

993 Документы руководящих органов общественных организаций - комитетов, советов, бюро, правлений, секций, групп (стенограммы, протоколы, резолюции, постановления)

Пост. 10 л.

994 Документы о деятельности общественных организаций (отчеты, справки, сведения, программы и др.)

Пост. 10 л.

995 Переписка о деятельности общественных организаций

5 л. ЭПК 5 л.

996 Документы об организации и проведении конференций, семинаров, круглых столов, акций, встреч (протоколы, программы,планы, доклады, информации и др.)

Пост. 10 л.

997 Документы об установлении и развитии связей, обмене делегациями, опытом работы с общественными организациями зарубежных стран (соглашения, доклады,

Пост. 10 л.

149

программы, информации,справки и др.)

998 Планы проведения общественных мероприятий

3 г. 3 г.

999 Справки о проверке работы общественных организаций

Пост. 10 л.

1000 Документы об осуществлении контроляза исполнением условийколлективных договоров, соглашений,соблюдением законодательства о труде, использовании денежных средств (информации, справки, акты, переписка и др.)

Пост. 10 л.

1001 Документы по вопросам ликвидации последствийаварии на Чернобыльской атомной электростанции (программы, договоры, отчеты, информации, справки, переписка и др.)

Пост. 10 л.

1002 Документы о состоянии медико-санитарного обеспечения инвалидов,культурно-шефской работе с домами- интернатами инвалидов,профессиональном обучении и трудоустройстве инвалидов (отчеты, информации, справки, ходатайства, рекомендации и др.)

5 л. ЭПК 3 г.

1003 Документы о состоянии воспитательной, культурно-массовой работы, технического и самодеятельного творчества (отчеты, справки, информации и др.)

5 л. ЭПК 3 г.

1004 Документы о состоянии и развитии туризма, экскурсионной работы

5 л. ЭПК 3 г.

150

(планы, отчеты, справки, информации и др.)

1005 Переписка о работе туристских баз, лагерей, клубов, выделении и реализациитуристских и экскурсионных путевок

5 л. ЭПК 3 г.

1006 Документы об организации проведенияспортивных соревнований (положения, планы, заявки, списки, анкеты, переписка)

5 л. ЭПК 3 г.

1007 Документы об итогах проведения спортивных соревнований (отчеты, справки, информации, сведения)

Пост. 10 л.

1008 Итоговые протоколы и таблицы результатов спортивных соревнований

Пост. 10 л.

1009 Документы о вовлеченииграждан в общественныеорганизации (отчеты, справки, сведения, сводки и др.)

5 л. ЭПК 5 л.

1010 Документы об учете членских билетов (отчеты, заявки, акты,сведения и др.)

3 г. 3 г.

1011 Учетные карточки членов общественных организаций

До снятия с учета

До снятия с учета

1012 Заявления о приеме в члены общественных организаций

3 г. 3 г.

1013 Списки членов общественных организаций

3 г. 3 г.

1014 Книги, карточки, журналы учета выдачи и рассылки членских билетов, заявки на получение членских билетов, сведения о выдаче, перерегистрации и обмене членских

3 г. 3 г.

151

билетов, акты на уничтожение членских билетов, аннулированные членские билеты и учетные карточки

1015 Финансовые планы, сметы общественных организаций и отчеты об их исполнении:

1015.1 годовые Пост. 10 л. 1015.2 квартальные 3 г. 3 г. 1016 Документы о

поступлении и расходовании членских взносов (сведения, ведомости, переписка)

3 г. 3 г.

1017 Заявления членов общественных организаций об оказании материальной помощи, выделении путевок

3 г. 3 г.

Примечания:1. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления,

организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения (далее - перечень) является основным нормативным документом, на основании которого устанавливаются сроки хранения документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и государственного управления, организаций Республики Беларусь по направлениям, заявленным в названии перечня.

2. Перечень используется при подготовке схем классификации документов, составлении номенклатур дел, проведении экспертизы ценности документов для отбора их на хранение или для выделения к уничтожению, формировании и описании дел, формировании архивов, переработке описей дел архивных фондов.

3. Нормы перечня обязательны к исполнению в организациях независимо от формы собственности, а также видов носителей документов.

4. Форма перечня - таблица из пяти граф. В графе 1 расположена нумерация его пунктов. В графе 2 - пункты, в которых содержатся указания на виды и названия документов, данные в обобщенной форме. При объединении в одном пункте разных видов документов по одному вопросу и имеющих одинаковый срок хранения используется термин "документы", а в скобках раскрываются все или основные виды документов, включенные в пункт. В графе 3 указаны сроки хранения документов в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов. К таковым относятся: органы государственной власти и управления, государственные организации, документы которых поступают на хранение в государственные архивы; негосударственные организации. В графе 4 указаны сроки хранения документов в других организациях (как правило, вспомогательного и обслуживающего характера), если их

152

документы не подлежат выборочному (видовому или групповому) приему в соответствии с решениями органов Государственной архивной службы Республики Беларусь. В графе 5 "Пояснение" оговариваются особенности приема, дополнительные условия выделения документов к уничтожению или их хранения в течение определенного срока.

5. Документы, для которых перечнем установлен постоянный срок хранения, подлежат передаче на государственное хранение в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Документы, для которых перечнем установлен временный срок хранения, после истечения этого срока подлежат уничтожению в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

6. Изменение сроков хранения, предусмотренных перечнем, допускается только с разрешения республиканского органа Государственной архивной службы Республики Беларусь.

7. Отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия), поставленная в перечне к срокам хранения конкретных видов документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и подлежать постоянному (государственному) хранению.

8. Отметка "До минования надобности" означает, что срок хранения документов самостоятельно определяется организациями, в делопроизводстве которых эти документы сформировались.

9. Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Для определения сроков хранения документов нужно найти в перечне пункты, содержащие информацию по соответствующим видам документов. Для выявления документов этих видов необходимо проводить полистный просмотр дел. Отбор дел (документов) на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.

10. Сроки хранения документов, включенных в главы 22 - 25, определяются организациями, не являющимися таможенными органами, по графе 4 перечня.

11. Контроль за правильностью применения перечня осуществляют органы и учреждения Государственной архивной службы Республики Беларусь.

12. Правоотношения, не урегулированные настоящим перечнем, регулируются нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

Зарегистрировано в Национальном реестре правовых актовРеспублики Беларусь 10 ноября 2006 г. N 5/24164

ПОСТАНОВЛЕНИЕ СОВЕТА МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ30 октября 2006 г. N 1437

О НЕКОТОРЫХ МЕРАХ ПО УПОРЯДОЧЕНИЮ ДОКУМЕНТООБОРОТАВ РЕСПУБЛИКАНСКИХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ

И ИНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ, ПОДЧИНЕННЫХПРАВИТЕЛЬСТВУ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ, ОБЛИСПОЛКОМАХ

И МИНСКОМ ГОРИСПОЛКОМЕ

В целях упорядочения документооборота в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, облисполкомах и Минском горисполкоме и в соответствии со статьями 14 и 15 Закона Республики Беларусь от 7 июля 1998 года "О Совете Министров Республики Беларусь" Совет Министров Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Установить, что:

153

1.1. республиканские органы государственного управления и иные государственные организации, подчиненные Правительству Республики Беларусь, облисполкомы и Минский горисполком (далее - государственные органы, иные организации) могут запрашивать информацию, кроме государственной статистической отчетности (далее - информация), у подчиненных, входящих в систему, состав организаций, по вопросам, отнесенным к компетенции запрашивающих государственных органов, иных организаций, в соответствии с актами законодательства;

1.2. при выполнении поручений Президента Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, а также поручений, содержащихся в нормативных правовых актах, не допускается направление соисполнителям дублирующих поручений государственными органами, иными организациями, названными первыми в числе ответственных исполнителей за выполнение этих поручений;

1.3. проекты нормативных правовых актов направляются их разработчиками государственным органам, иным организациям для возможных предложений и замечаний, как правило, с использованием информационных систем и сетей в виде электронных документов;

1.4. представление государственными органами, иными организациями в Совет Министров Республики Беларусь информации об исполнении постановлений Совета Министров Республики Беларусь, решений, принятых на заседаниях Совета Министров Республики Беларусь и его Президиума, распоряжений и поручений Премьер-министра Республики Беларусь, а также поручений его заместителей оформляется единым документом не более двух раз в месяц - до 20-го числа текущего месяца и до 5-го числа месяца, следующего за отчетным, если иные сроки ее представления не предусмотрены соответствующими правовыми актами, решениями и поручениями;

1.5. запрещается запрашивать информацию:у других юридических лиц, а также физических лиц, в том числе индивидуальных

предпринимателей, которые не могут ею располагать;дублирующую статистические данные, содержащиеся в государственной

статистической отчетности;без определения исчерпывающего перечня юридических и физических лиц, от

которых истребуется информация, и указания срока ее представления.Действие абзаца третьего части первой настоящего подпункта не распространяется

на отношения, применительно к которым законодательными актами установлен иной порядок сбора информации;

1.6. персональную ответственность за необоснованное увеличение документооборота и некачественную подготовку документов, внесенных в Совет Министров Республики Беларусь, несут руководители государственных органов, иных организаций.

2. Утвердить прилагаемое Положение о порядке сбора информации, не содержащейся в государственной статистической отчетности.

3. Руководителям государственных органов, иных организаций:3.1. с учетом проведенной работы по сокращению документооборота в 2001 - 2005

годах обеспечить в 2006 - 2010 годах ежегодное сокращение служебной переписки на бумажных носителях;

3.2. обеспечить направление документов в Совет Министров Республики Беларусь преимущественно с использованием информационных систем и сетей в виде электронных документов.

4. Министерству статистики и анализа:4.1. упорядочить систему сбора органами государственной статистики и

уполномоченными государственными организациями статистических данных с учетом сокращения в 2006 году количества форм централизованных и нецентрализованных государственных статистических наблюдений не менее чем на 10 процентов и возможного увеличения периодов представления государственной статистической отчетности;

154

4.2. обеспечить ежеквартальный статистический учет объема документооборота и анализ его состояния в государственных органах, иных организациях.

5. Государственным органам, иным организациям в месячный срок привести свои нормативные правовые акты и иные правовые акты в соответствие с настоящим постановлением.

6. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на Аппарат Совета Министров Республики Беларусь.

7. Настоящее постановление вступает в силу со дня его принятия.



ПОЛОЖЕНИЕО ПОРЯДКЕ СБОРА ИНФОРМАЦИИ, НЕ СОДЕРЖАЩЕЙСЯВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИЧЕСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ

1. Настоящим Положением определяется порядок сбора информации, не содержащейся в государственной статистической отчетности (далее - информация), республиканскими органами государственного управления и иными государственными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, облисполкомами и Минским горисполкомом (далее - государственные органы, иные организации).

2. Действие настоящего Положения не распространяется на порядок сбора информации:

2.1. в рамках осуществления государственным органом, иной организацией в соответствии с законодательством управления деятельностью подчиненных, входящих в систему, состав организаций, а также управления принадлежащими Республике Беларусь и переданными данному государственному органу, иной организации акциями (долями в уставных фондах) юридических лиц негосударственной формы собственности;

2.2. в рамках оперативно-розыскной деятельности, уголовно-процессуального, гражданского процессуального, хозяйственного процессуального законодательства, законодательства о конституционном судопроизводстве, совершении нотариальных действий, производстве по делам об административных правонарушениях и административных процедурах;

2.3. относящейся к государственным секретам, коммерческой или иной охраняемой законом тайне.

3. Сбор информации осуществляется в форме письменного запроса, если нормы законодательных актов и постановлений Совета Министров Республики Беларусь либо документы, указанные в подпункте 6.2 пункта 6 настоящего Положения, не содержат прямого указания на обязанность государственных органов, иных организаций предоставлять соответствующую информацию.

4. Запрос о предоставлении информации оформляется в соответствии с требованиями законодательства о делопроизводстве и подписывается руководителем государственного органа, иной организации.

155

5. Запрос о предоставлении информации должен содержать следующие сведения:5.1. обоснование необходимости направления запроса и предоставления

информации;5.2. тематику запрашиваемой информации;5.3. срок исполнения запроса;5.4. способ предоставления запрашиваемой информации.6. Основаниями для сбора информации являются:6.1. нормы законодательных актов и постановлений Совета Министров Республики

Беларусь;6.2. документы, в том числе:директивы, распоряжения, поручения Президента Республики Беларусь;распоряжения Премьер-министра Республики Беларусь;поручения Администрации Президента Республики Беларусь;поручения Премьер-министра Республики Беларусь и его заместителей;протоколы заседаний Совета Министров Республики Беларусь и его Президиума;протоколы заседаний (совещаний) у Премьер-министра Республики Беларусь и его

заместителей;6.3. обращения граждан и организаций.7. Запрос должен быть исполнен не позднее пятнадцати дней со дня его регистрации

в государственном органе, иной организации, если иной срок не установлен нормами законодательных актов и постановлений Совета Министров Республики Беларусь либо документами, указанными в подпункте 6.2 пункта 6 настоящего Положения.

В случаях, когда запрашиваемая информация не может быть предоставлена в срок, указанный в запросе, государственный орган, иная организация, получившие запрос, в двухдневный срок с даты его получения согласовывают с государственным органом, иной организацией, направившими запрос, другой срок предоставления информации.

8. Запрашиваемая информация может быть предоставлена на электронном или бумажном носителе посредством почтовой связи, либо специально подготовленных информационных систем и сетей, либо иным способом, подтверждающим, что данная информация исходит от запрашиваемого государственного органа, иной организации.

Если иное не установлено нормами законодательных актов и постановлений Совета Министров Республики Беларусь либо документами, указанными в подпункте 6.2 пункта 6 настоящего Положения, способ предоставления запрашиваемой информации определяется запрашивающим государственным органом, иной организацией.

9. Персональную ответственность за нарушение порядка сбора информации, не содержащейся в государственной статистической отчетности, установленного настоящим Положением, несут руководители государственных органов, иных организаций.

Зарегистрировано в Национальном реестре правовых актовРеспублики Беларусь 30 мая 2005 г. N 5/16014

ПОСТАНОВЛЕНИЕ СОВЕТА МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ26 мая 2005 г. N 544

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН В ГОСУДАРСТВЕННЫХОРГАНАХ, ИНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ И О МЕРАХ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ

РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН


156

В соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года Совет Министров Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях.

2. Республиканским органам государственного управления, иным государственным организациям, подчиненным Правительству Республики Беларусь, облисполкомам, Минскому горисполкому:

рассматривать работу с обращениями граждан как один из важнейших показателей деятельности государственных органов, иных организаций и их руководителей;

принимать меры по неукоснительному соблюдению законодательства об обращениях граждан;

ежеквартально анализировать поступающие обращения граждан в целях своевременного устранения причин, порождающих нарушения прав, свобод и (или) законных интересов граждан;

установить постоянный контроль за состоянием работы с обращениями граждан в подчиненных (подведомственных) государственных органах, иных организациях;

обеспечить проведение руководителями государственных органов управления личного приема граждан по месту их жительства и в трудовых коллективах;

привести свои нормативные правовые акты в соответствие с настоящим постановлением.

3. Признать утратившим силу постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 1 октября 1996 г. N 643 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан" (Собрание указов Президента и постановлений Кабинета Министров Республики Беларусь, 1996 г., N 27, ст. 724).

4. Настоящее постановление вступает в силу через десять дней после его официального опубликования.

Первый заместительПремьер-министра Республики Беларусь В.СЕМАШКО


ПОЛОЖЕНИЕО ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ

ГРАЖДАН В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ, ИНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ


1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089) и определяет порядок ведения делопроизводства по предложениям,

157

заявлениям и жалобам граждан (далее - обращения) в государственных органах, иных организациях.

2. Действие настоящего Положения не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям граждан, рассматриваемым в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также по обращениям, для которых законодательными актами Республики Беларусь установлен иной порядок направления и рассмотрения в государственных органах, иных организациях (должностными лицами).

3. Делопроизводство по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется уполномоченными должностными лицами.

4. Ответственность за организацию работы с обращениями граждан несут руководители государственных органов, иных организаций.

5. Регистрация обращений граждан в государственных органах, иных организациях осуществляется с использованием одной из следующих форм: автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольных карточках), журнальной с графами, аналогичными реквизитам регистрационно-контрольной карточки.

Регистрационно-контрольные карточки обращений граждан ведутся по форме согласно приложению.

В регистрационные формы могут дополнительно включаться реквизиты, необходимые для учета, поиска и анализа работы по обращениям граждан.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется исходя из необходимости обеспечения учета, контроля, поиска, анализа работы по обращениям граждан.

6. Все поступившие в государственный орган, иную организацию (должностному лицу) обращения граждан, в том числе и принятые на личном приеме, регистрируются в день их поступления в установленном порядке.

7. Конверты от поступивших обращений граждан сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.

8. Регистрационный индекс обращениям граждан присваивается в соответствии с принятой системой регистрации документов в государственных органах, иных организациях.

9. Повторным обращениям при их поступлении в государственный орган, иную организацию (должностному лицу) в течение календарного года в зависимости от объема документооборота присваивается регистрационный индекс первого обращения или очередной индекс.

10. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в один и тот же государственный орган, иную организацию (должностному лицу), учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.

11. После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение руководителям государственных органов, иных организаций (должностным лицам).

Поручения руководителей государственных органов, иных организаций (должностных лиц) о дальнейшем рассмотрении обращений граждан оформляются в форме резолюций.

12. Контроль за рассмотрением обращений граждан в государственных органах, иных организациях ведется с использованием автоматизированной (электронной) системы контроля, регистрационно-контрольных карточек, журналов.

158

Контроль завершается, если все поставленные в обращениях вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и гражданам даны ответы в установленные законодательством сроки.

Решения о снятии с контроля обращений граждан принимаются руководителями государственных органов, иных организаций (должностными лицами).

Обращения граждан, направленные в государственные органы, иные организации (должностным лицам) вышестоящими государственными органами, иными организациями (вышестоящими должностными лицами), требующими сообщить результаты рассмотрения, берутся на особый контроль.

13. Ответы на обращения граждан даются в сроки, установленные статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".

Гражданам письменно сообщается о решениях, принятых по результатам рассмотрения их письменных обращений.

В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы, иные организации (вышестоящим должностным лицам) по находящимся на контроле обращениям граждан, указываются сведения об уведомлении гражданина о результатах рассмотрения его обращения, отметка об исполнителе.

Индекс ответа состоит из регистрационного индекса обращения гражданина с дополнением других установленных в государственных органах, иных организациях обозначений, применяемых при регистрации.

14. Сроки рассмотрения обращений граждан исчисляются со дня их регистрации в государственных органах, иных организациях, к компетенции которых относится решение вопросов, изложенных в обращениях.

При необходимости проведения специальной проверки, истребования дополнительной информации, направления запросов в иностранные государства и (или) международные организации руководители государственных органов, иных организаций, в которые поступили обращения, могут продлить срок их рассмотрения в пределах, установленных статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан". Об изменении сроков рассмотрения обращения сообщается гражданину.

15. В случаях, когда в письменных обращениях граждан, поступивших в государственные органы, иные организации (должностным лицам), одновременно содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких государственных органов, иных организаций (должностных лиц), копии данных обращений в 5-дневный срок направляются в соответствующие государственные органы, иные организации (должностным лицам) с уведомлением об этом граждан либо в 15-дневный срок гражданам дается ответ с разъяснением, в какой государственный орган, иную организацию (к какому должностному лицу) им необходимо обратиться.

16. Ход рассмотрения обращений граждан (поручения, сделанные запросы, полученные ответы, принятые решения) в государственных органах, иных организациях (должностными лицами) должен быть точно и своевременно отражен в регистрационной базе данных, регистрационно-контрольных карточках, журналах.

На каждом обращении после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов делается отметка об исполнении и направлении его в дело, указывается дата и личная подпись должностного лица, принявшего данное решение.

17. Обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, после их разрешения возвращаются должностным лицам, ведущим делопроизводство по обращениям граждан, для формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел государственного органа, иной организации.

Дела формируются в течение календарного года. Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае поступления повторных обращений они подшиваются в данную группу.

159

При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы в дела не подшиваются.

18. Срок хранения обращений граждан, материалов, связанных с их рассмотрением, - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет с даты последнего рассмотрения). В необходимых случаях в установленном порядке государственным органом, иной организацией может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений граждан.

19. Дела по обращениям граждан передаются в архив через год после завершения делопроизводства по ним.

По истечении установленных сроков хранения обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в порядке, устанавливаемом республиканским органом государственного управления, в ведении которого находятся вопросы архивов и делопроизводства.(в ред. постановления Совмина от 02.08.2006 N 990)

Приложениек Положению о порядке

ведения делопроизводствапо обращениям граждан

в государственных органах,иных организациях

ПРИМЕРНАЯ ФОРМА регистрационно-контрольной карточки обращений граждан

N (регистрационный индекс)

Фамилия, имя, отчество _____________________________________________Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон ______________________________________________________________________________Дата поступления ___________________________________________________Количество листов __________________________________________________Даты, индексы <*> повторных обращений ______________________________Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма ______________Тематика ___________________________________________________________Содержание _____________________________________________________________________________________________________________________________Резолюция ______________________________________________________________________________________________________________________________Исполнитель ________________________________________________________Документ направлен на исполнение ___________________________________Дата направления ______ Срок исполнения _____ Дата исполнения ______Ход рассмотрения _______________________________________________________________________________________________________________________Результат решения (N _______ дата ответа __________)Отметка о снятии с контроля ________________________________________Документ подшит в дело N _____ _____ л.------------------------------

<*> Проставляются при присвоении повторному обращению очередного регистрационного индекса.

160

Зарегистрировано в Национальном реестре правовых актовРеспублики Беларусь 16 августа 2001 г. N 8/6616

ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО КОМИТЕТАПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

6 августа 2001 г. N 38

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНОВГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ И УПРАВЛЕНИЯ, УЧРЕЖДЕНИЙ,ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ПО

ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ, ЦЕНООБРАЗОВАНИЮ,ФИНАНСАМ, СТРАХОВАНИЮ, УПРАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМ

ИМУЩЕСТВОМ, ПРИВАТИЗАЦИИ, ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИМ СВЯЗЯМ СУКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ И ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ЕГО

ПРИМЕНЕНИЯ

(в ред. постановления Белкомархива от 28.04.2004 N 4)

Государственный комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения согласно приложению.

2. Утвердить прилагаемое Положение о порядке применения Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения.

Председатель А.Н.МИХАЛЬЧЕНКО

Приложениек постановлению

Государственного комитета по архивам иделопроизводству Республики Беларусь

06.08.2001 N 38

ПЕРЕЧЕНЬТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ И

УПРАВЛЕНИЯ, УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙРЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ПО ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ,

ЦЕНООБРАЗОВАНИЮ, ФИНАНСАМ, СТРАХОВАНИЮ, УПРАВЛЕНИЮГОСУДАРСТВЕННЫМ ИМУЩЕСТВОМ, ПРИВАТИЗАЦИИ,

ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИМ СВЯЗЯМ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

161

(в ред. постановления Белкомархива от 28.04.2004 N 4)

Номер статьи

Вид и название документа

Срок хранения документов

Примечание

в учреждениях,организа- циях, на предприя- тиях, являющихся источниками комплектова-ния госу- дарствен- ных архивов

в учреждениях,организа- циях, на предприя- тиях, не являющихся источниками комплектова-ния госу- дарствен- ных архивов

1 2 3 4 5 Раздел I. Организация системы управления 1 Законы Республики Беларусь: 1.1 по месту разработки Постоянно

(далее - Пост.)

-

1.2 в других организациях До минованиянадобности

До минованиянадобности

2 Декреты, указы и распоряжения Президента Республики Беларусь, распоряжения Главы Администрации Президента Республики Беларусь:


надобности До минованиянадобности

3 Постановления, распоряжения Национального собрания Республики Беларусь, его палат и постоянных комиссий, решения, распоряжения местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов:



4 Постановления, распоряжения Совета Министров Республики Беларусь, постановления республиканских органов государственного управления:



5 Поручения Национального собрания, Президента,

Пост. -

162

Администрации Президента, Совета Министров Республики Беларусь, республиканских органов государственного управления, документы об их выполнении (докладные записки, справки, информации)

6 Совместные постановления республиканских органов государственной власти и государственного управления и общественных организаций:



7 Документы о проверках выполнения постановлений, распоряжений и решений республиканских органов государственной власти и органов государственного управления (отчеты, доклады, справки, обзоры, акты, заключения)

Пост. То же

8 Уставы и положения об учреждениях, организациях, предприятиях:

8.1 по месту составления, утверждения, регистрации

Пост. 10 лет <*> (далее - л.)

<*>При условии замены новыми



9 Структуры и организационно-административные схемы учреждений, организаций, предприятий, схемы организации управления:

9.1 по месту составления Пост. 10 л.<*> <*>При условии замены новыми



10 Положения о структурных подразделениях учреждений, организаций, предприятий

Пост. 10 л.<*> <*>При условии замены новыми

11 Документы об организации, регистрации, переименовании, ликвидации учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений (постановления, решения,

-"- -"- <*>После ликвидации органи- зации. По месту регистрации

163

докладные записки, заключения, акты)

- пост.

12 Правила, инструкции, методические указания и рекомендации:





12.3 должностные инструкции 3 года<*> (далее - г.)

3 г.<*> <*>После замены новыми; типовые - пост. по месту утверждения

13 Переписка о разработке, применении и разъяснении правил, инструкций, инструктивных и методических указаний, рекомендаций

3 г.<*> 3 г. <*>По месту разработки - 3 г. ЭПК

14 Стенограммы, протоколы заседаний, постановления, решения коллегиальных органов (коллегий, советов, президиумов, дирекций, комиссий), съездов, конференций, собраний и приложения к ним

Пост. 10 л.

15 Протоколы заседаний (собраний) сотрудников структурных подразделений учреждений, организаций, предприятий

5 л. ЭПК 5 л.

16 Постановления, приказы, распоряжения и приложения к ним:

16.1 по основной деятельности Пост. 10 л. 16.2 по административно-хозяйственным

вопросам 5 л. <*> 5 л. <*> <*> После

проведения налоговой проверки

16.3 о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных,командировках

3 г. <*> 3 г. <*> <*> После проведения налоговой проверки

16.4 о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, премировании кадров, длительных и зарубежных командировках

75 л. 75 л.

17 Документы по основной деятельности, предоставляемые в органы государственной власти и управления (доклады, докладные

Пост. 10 л.

164

записки, отчеты, информации, справки)

17-1 Лицензия (разрешения) на осуществляемые виды деятельности

3 г. <*> 3 г. <*> <*> После окончания срока действия лицензии и проведения налоговой проверки

18 Концепции развития отраслей, систем, направлений деятельности учреждений, организаций, предприятий:



19 Прогнозы (планы) экономического и социального развития:



20 Отчеты об итогах экономического и социального развития

Пост. 10 л.

21 Планы работы учреждений, организаций, предприятий и отчеты об их выполнении:

21.1 годовые Пост. 10 л. 21.2 полугодовые 5 л.<*> 5 л. <*>При

отсутствии годовых - пост.

21.3 квартальные 3 г.<*> 3 г. <*>При отсутствии годовых и полугодовых - пост.

22 Планы работы структурных подразделений учреждений, организаций, предприятий и отчеты об их выполнении:

22.1 годовые 3 г. 3 г. 22.2 полугодовые, квартальные -"- -"- 23 Статистические отчеты, сведения,

таблицы по основным видам (направлениям) деятельности:

23.1 годовые и составленные за ряд лет

Пост. 10 л.

23.2 полугодовые, квартальные 3 г.<*> 3 г. <*>При отсутствии годовых -

165

пост. 23.3 месячные 1 г.<*> 1 г. <*> При

отсутствии годовых, полугодовых и квартальных - пост.

24 Статистические ежегодники, сборники, бюллетени:



25 Переписка по основной деятельности

Пост. 10 л.

26 Переписка по хозяйственным вопросам


27 Приемо-сдаточные акты, составленные при смене руководителей учреждений, организаций, предприятий

Пост. 10 л.

28 Акты приема и передачи документов при перемещении или увольнении работников

3 г.<*> 3 г.<*> <*>После проведения налоговой проверки

29 Обращения граждан и документы по их рассмотрению (акты, справки, переписка)

5 л. ЭПК 5 л.

Раздел II. Ценообразование 30 Документы о координации ценовой

политики в рамках межгосударственных соглашений (протоколы, договоры, справки, заявления)

Пост. -

31 Документы о прогнозировании, уровне, динамике и организации общего пересмотра цен (докладные записки, справки, сведения, расчеты):



32 Документы о разработке, согласовании, декларировании, утверждении цен, тарифов, наценок, прейскурантов, скидок (постановления, решения, проекты, расчеты, обоснования, справки, анализы, таблицы):

166

32.1 по месту составления Пост. 3 г.<*> <*>После проведения налоговой проверки



33 Документы о прогнозировании инфляционных процессов (справки, расчеты, таблицы)

Пост. -

34 Утвержденные цены и тарифы: 34.1 по месту утверждения Пост. 3 г. 34.2 в других организациях До

пересмотра цен

До пересмотра цен

35 Прейскуранты, ценники, декларации об уровне цен:

35.1 по месту утверждения Пост. До пересмотра цен

35.2 в других организациях До пересмотра цен

То же

36 Сборники тарифов: 36.1 по месту утверждения Пост. - 36.2 в других организациях До замены


37 Заключения по тарифам и тарифным соглашениям

5 л. ЭПК -

38 Сведения о результатах работы по контролю за ценообразованием

Пост. 5 л.

39 Акты и справки проверок соблюдения государственной дисциплины цен

5 л. -"-

40 Аналитические обзоры результатов соблюдения государственной дисциплины цен

Пост. -

41 Переписка о ценообразовании во внешнеэкономической деятельности

5 л. ЭПК<*> 3 г. <*>В органах по ценооб- разованию, внешнеэко- номическим связям - пост.

42 Переписка об анализе и прогнозировании цен

-"- -"- <*>В органах по ценооб- разованию - пост.

43 Переписка о проведении антимонопольной ценовой политики

-"- -"- То же

44 Переписка о регулировании цен на социально значимую продукцию

5 л. ЭПК<*> 3 г. <*>В органах по ценооб-

167

разованию - пост.

45 Переписка об обосновании цен и тарифов

-"- -"- То же

46 Переписка о декларировании цен 5 л. ЭПК -"- Раздел III. Финансы

Глава 1. Финансирование 47 Утвержденный бюджет

(республиканский, консолидированный, областной, городской, местный) и приложения к нему (решения, планы, справки, сведения, расчеты, таблицы, расшифровки)

Пост. -

48 Проекты бюджета и приложения к нему

10 л. ЭПК -

49 Своды бюджета, приложения, объяснительные записки и уточнения к нему

Пост. -

50 Роспись доходов и расходов бюджета и документы к ней:

50.1 на год Пост. - 50.2 на квартал 5 л.<*> - <*>При

отсутствии годовой росписи - пост.

50.3 на месяц 3 г. - 51 Планы поступления доходов в

бюджет Пост. -

52 Сметы по бюджету, специальным (внебюджетным) и прочим средствам, справки и расчеты к ним:

52.1 годовые Пост. 10 л. 52.2 квартальные 3 г.<*> -"- <*>При


53 Документы о составлении, исполнении бюджета и изменении бюджетных ассигнований (справки, обоснования, таблицы, расчеты)

Пост. -"-

54 Отчеты об исполнении бюджета, объяснительные записки и разработочные таблицы по статьям доходов и расходов:

54.1 годовые Пост. 10 л. 54.2 квартальные 5 л.<*> 3 г. <*>При

отсутствии

168

годовых - пост.

54.3 месячные 3 г. 1 г. 55 Заключения по отчетам об

исполнении бюджета: 55.1 годовым Пост. 10 л. 55.2 квартальным 3 г. 3 г. 56 Отчеты о кассовом исполнении

бюджета Пост. 10 л.

57 Отчеты о расходах на проведение выборов в органы государственной власти и местного самоуправления, референдумов, переписей населения:

57.1 по месту составления Пост. - 57.2 в других организациях 5 л. До минования

надобности 58 Аналитические обзоры и справки

поступления доходов в бюджет и бюджетных расходов

Пост. -

59 Документы по уточнению бюджета (своды, расчеты, сводки, анализы)

-"- 10 л.

60 Заявки на ассигнования, выделяемые из бюджета

3 г. 3 г.

61 Ведомости учета доходов и расходов бюджета

10 л. -"-

62 Документы о льготах, предоставленных по платежам в бюджет (отчеты, разработочные таблицы, анализы)

Пост. 3 г.<*> <*>После проведения налоговой проверки

63 Переписка о предоставлении льгот по платежам

5 л. ЭПК<*> 3 г.<**> <*>Выделя- ются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки <**>После проведения налоговой проверки

64 Документы по взаимным расчетам между республиканским и местным бюджетом (уведомления, справки, таблицы и другие<*>)

5 л. ЭПК - <*>Далее - др.

65 Сводки о поступлении платежей в бюджет и выполнении бюджета по

3 г. -

169

доходам и расходам 66 Документы о проверке исполнения

бюджета (акты, докладные записки, справки, сведения, переписка)

5 л. ЭПК<*> 3 г.<**> <*>Сводные документы - пост. Выделяются к уничтоже- нию по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки <**>После проведения налоговой проверки

67 Расчеты дотаций бюджету (бюджетам)

-"- - <*>Расчеты дотаций бюджету областей - пост.

68 Книги учета изменений, вносимых в бюджет

5 л. ЭПК -

69 Переписка о составлении, исполнении и уточнении бюджета

-"- -

70 Финансовые планы: 70.1 годовые Пост. 10 л. 70.2 квартальные 3 г.<*> 3 г. <*>При


70.3 месячные 1 г.<**> 1 г. <**>При отсутствии годовых и квартальных - пост.

71 Проекты финансовых планов и расчеты к ним

5 л. 5 л.

72 Документы об изменении финансовых планов (справки, сведения, поручения, обоснования, ведомости)

Пост. 10 л.

73 Планы доходов, финансирования и кредитования и документы к ним (заключения, расчеты, справки, выписки):

73.1 годовые Пост. 10 л. 73.2 квартальные 3 г.<*> 3 г. <*>При

отсутствии годовых -

170

пост. 73.3 месячные 1 г.<**> 1 г. <**>При

отсутствии годовых и квартальных - пост.

74 Документы об изменении планов финансирования и кредитования (договоры, расчеты, сведения, справки, обоснования)

Пост. 10 л.

75 Отчеты об исполнении финансовых планов:

75.1 годовые Пост. 10 л. 75.2 квартальные 3 г. 3 г.<*> <*>При


75.3 месячные 1 г. 1 г.<**> <**>При отсутствии годовых и квартальных - пост.

76 Отчеты об исполнении планов доходов и приложения к ним:



76.3 месячные 1 г.<**> -"- <**>При отсутствии годовых и квартальных - пост.

77 Статистические отчеты о финансовой деятельности:



78 Статистические отчеты о движении основных средств:

78.1 годовые Пост. 5 л.<*> <*>Выделя- ются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения

171


78.2 квартальные 3 г.<*> 3 г. <*>При отсутствии годовых - пост.

79 Статистические отчеты о составе средств предприятий и источниках их образования:



80 Статистические отчеты о задолженности предприятий:



81 Финансово-экономические и конъюнктурные обзоры

Пост. -

82 Анализы выполнения планов доходов и выпуска товаров народного потребления

-"- -

83 Сведения об источниках средств на строительство, приобретение основных фондов, инвестиций и совокупном финансовом результате:

83.1 годовые Пост. 5 л.<*> <*>Выделя- ются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки

83.2 квартальные 5 л. 5 л. 84 Докладные записки, справки,

информации о финансировании отраслей народного хозяйства, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей

Пост. -"-

85 Лицевые счета (карточки) по финансированию

3 г. -

86 Документы о финансировании государственного аппарата (отчеты, докладные записки,

Пост. -

172

справки и информации) 87 Документы о финансировании

чрезвычайных мероприятий (планы, отчеты, информации, справки, сведения, акты, реестры, переписка)

Пост.<*> 10 л. <*>Квар- тальные и месячные документы (при наличии годовых) - 3 г. и 1 г.

88 Документы о финансировании мероприятий по социальной защите населения, компенсационным выплатам, индексации доходов (расчеты, справки, информации)

Пост. -"-

89 Документы о сокращении административно-хозяйственных расходов на содержание аппарата управления (обоснования, справки, расчеты, переписка)

5 л. 5 л.

90 Документы о затратах на благотворительную деятельность (отчеты, сведения, ходатайства, переписка)

Пост. 10 л.

91 Докладные записки, справки и информации о расходовании средств на социально-культурные мероприятия


92 Документы о содержании автотранспорта (табеля положенности, расчеты, переписка)


93 Планы (сметы) капитальных вложений:



93.3 месячные 1 г.<**> 1 г. <**>При отсутствии годовых и квартальных - пост.

94 Отчеты о выполнении планов капитальных вложений:



94.3 месячные 1 г.<**> 1 г. <**>При

173

отсутствии годовых и квартальных - пост.

95 Документы о выделении дополнительных капиталовложений и их перераспределении (заключения, справки, отчеты)

Пост. 10 л.

96 Переписка о капитальных вложениях 3 г. 3 г. 97 Отчеты и анализы отчетов о

финансировании строительства жилья, коммунальных услуг, транспорта:

97.1 годовые Пост. 10 л. 97.2 квартальные 3 г. 3 г. 98 Сметы на реконструкцию и ремонт

зданий и сооружений 10 л.<*> 10 л. <*>Зданий и

сооружений, имеющих ис- торическую и художест- венную ценность - пост.

99 Материальные балансы и документы к ним

10 л. -"-

100 Сметы образования, распределения и использования всех видов фондов и документы об их исполнении

10 л.<*> -"- <*>Выделя- ются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки

101 Сведения и переписка о состоянии и использовании фондов

5 л.<*> 5 л.<*> То же

102 Документы об образовании и динамике специальных фондов (представления, докладные записки, обоснования, сведения)

Пост. 10 л.

103 Сметы административно-хозяйственных и управленческих расходов и документы к ним (обоснования, лимиты, объяснительные и докладные записки, справки, расчеты, таблицы):

103.1 годовые 5 л.<*> 5 л.<*> <*>Выделя- ются к уничтожению по

174

прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки

103.2 квартальные 3 г. 3 г. 104 Акты о зачете излишне

предусмотренных ассигнований 5 л. ЭПК 5 л.

105 Реестры поступлений и возвратов платежей

5 л. -"-

106 Документы о вовлечении в хозяйственный оборот товарно-материальных ценностей (планы, расчетные задания, переписка)

5 л.<*> 5 л.<*> <*>Выделя- ются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки

107 Годовые сметы операционных расходов


108 Переписка о финансовом планировании

3 г. 3 г.

109 Документы о финансировании всех видов деятельности (расходные расписания, бюджетные поручения, выписки банков)


110 Переписка о финансировании всех видов деятельности, распределении, регулировании и отпуске средств

5 л. ЭПК 5 л.

111 Документы об освобождении от платы за производственные фонды, недвижимость (расчеты, сведения, списки, переписка)


112 Экономические нормативы и расчеты к ним

Пост. 10 л.

113 Переписка об экономических нормативах


114 Документы об амортизационных 5 л.<*> 5 л.<*> <*>Выделя-

175

отчислениях (акты, выписки, ведомости, расчеты)

ются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки

115 Переписка об амортизационных отчислениях

3 г. 3 г.

116 Документы об образовании и предоставлении оборотных средств (анализы, справки, расчеты)


117 Переписка об образовании, распределении, накоплении оборотных средств и расчетах по оборотным средствам


118 Годовые отчеты о прибыли и убытках, платежах в бюджет, состоянии собственных оборотных средств

Пост. 10 л.

119 Анализы использования средств на представительские цели


120 Договоры об аренде (лизинге), купле-продаже основных средств

-"- -"- <*>После истечения срока договора и проведения налоговой проверки

121 Договоры о долгосрочных финансовых вложениях

5 л. ЭПК<*> 5 л.<*> <*>После истечения срока договора; выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения

176


122 Переписка по лизинговым операциям 3 г.<*> 3 г.<*> <*>После проведения налоговой проверки

123 Планы по труду: 123.1 годовые 10 л. 10 л. 123.2 квартальные 3 г. 3 г. 124 Статистические отчеты по труду: 124.1 годовые Пост. 10 л. 124.2 квартальные 3 г. 3 г. 125 Статистические отчеты о

распределении численности работников по размерам начисленной заработной платы

Пост. 10 л.

126 Штатные расписания и изменения к ним

-"- -"-

127 Расчеты по оплате труда, текущему премированию и выплатам социального характера


128 Сводные ведомости по тарификации заработной платы и переписка по тарификации

10 л. 10 л.

129 Переписка по сметно-штатным вопросам, о должностных окладах, фондах заработной платы


Глава 2. Кредитование 130 Основные направления

кредитно-денежной политики, приложения и дополнения к ним

Пост. До минованиянадобности

131 Документы о реализации основных направлений кредитно-денежной политики (отчеты, информации, справки, таблицы)

-"- 10 л.

132 Документы о проведении кредитно-денежных реформ (отчеты, докладные записки, справки, сведения)

-"- -"-

133 Информации и сведения о регулировании кредитных ресурсов

-"- -"-

134 Документы об организации кредитной системы (протоколы,

-"- -"-

177

информации, справки, доклады, переписка)

135 Аналитические документы о состоянии основных показателей денежно-кредитной системы (отчеты, докладные записки, справки, предложения)

-"- -"-

136 Переписка об основных направлениях кредитной политики

-"- 3 г.

137 Кредитные планы и расчеты к ним: 137.1 годовые 10 л.<*> 10 л. <*>Сводные

годовые в кредитно- финансовых организаци- ях - пост.

137.2 квартальные 3 г. 3 г. 137.3 месячные 1 г. 1 г. 138 Сводные отчетные ведомости по

доходам и расходам: 138.1 годовые Пост. 10 л. 138.2 месячные 3 г. 3 г. 139 Документы об анализе кредитных

проектов (отчеты, заключения, справки, расчеты, таблицы и др.)

Пост. -

140 Документы о предоставлении банкам статуса уполномоченных (лицензии, балансы, отчеты и др.)

-"- -

141 Документы о формировании фонда регулирования кредитных ресурсов (информации, сведения, переписка и др.)

-"- 5 л.<*> <*>Выделя- ются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки

142 Индивидуальные бюллетени и ежемесячные показатели работы кредитно-финансовых организаций (с нарастающим итогом)

5 л.<*> -"- То же

143 Ежемесячные расчеты и анализы экономических показателей, характеризующих эффективность услуг кредитно-финансовых организаций

5 л.<*> 5 л.<*> <*>Выделя- ются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой

178

проверки 144 Переписка по вопросам

кредитования, состояния и использования кредитных ресурсов

5 л. ЭПК<*> 3 г. <*>В Националь- ном банке Республики Беларусь, Министерстве финансов Республики Беларусь и их органах - пост.

145 Переписка о кредитовании инвестиционных программ

-"- -"- То же

146 Документы о формировании клиентуры кредитно-финансовых организаций (аналитические обзоры, справки, информации)

10 л. ЭПК 5 л.

147 Договоры и соглашения о предоставлении и получении бюджетных ссуд и кредитов

3 г.<*> 3 г.<*> <*>После истечения срока действия договора, соглашения и проведения налоговой проверки

148 Книги учета договоров межбанковского кредита по привлечению и размещению рублевых и валютных ресурсов

-"- -"- <*>После истечения срока действия учтенных договоров и проведения налоговой проверки

149 Статистические отчеты о долгосрочном кредитовании юридических и физических лиц:

149-1 Доверенности, выданные руководителям филиала (отделения,представительства банка)


149.1 годовые Пост. 10 л. 149.2 квартальные 3 г. 3 г. 149.3 месячные 1 г. 1 г. 150 Отчеты и сведения о выданных,

погашенных, просроченных кредитах5 л. 5 л.

151 Документы о выдаче кредитов на потребительские нужды (распоряжения,

5 л.<*> 3 г.<*> <*>После полного погашения

179

заявления-обязательства, кредитные договоры)

кредита и налоговой проверки

152 Таблицы по анализу кредитного портфеля

-"- 5 л.<*> <*>Выделя- ются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки

153 Юридические дела владельцев счетов (клиентов банков) в денежной единице Республики Беларусь

3 г.<*> 3 г.<*> <*>После закрытия счета и проведения налоговой проверки

154 Переписка о передаче клиентов кредитно-финансовых организаций

10 л. 10 л.

155 Кредитные досье 3 г.<*> 3 г.<*> <*>После выплаты кредита и проведения налоговой проверки

156 Документы о разработке квартальных прогнозных кассовых оборотов (справки, таблицы, расчеты)

5 л. 5 л.

157 Книги учета документов по привлечению и размещению кредитных ресурсов


158 Квартальные отчеты о прибыли и убытках кредитно-финансовых организаций (с нарастающим итогом)

10 л.<*> 10 л. <*>За IV квартал - пост.

159 Расчеты коэффициента платежеспособности и коэффициента ликвидности

10 л. -"-

160 Сведения о крупных кредитах, выданных банками

10 л.<*> -"- <*>Сводные годовые - пост.

161 Сведения о соблюдении предельного размера межбанковского кредита

10 л. -"-

162 Расчеты размеров специального резерва на возможные потери по сомнительным долгам

-"- -

163 Расчеты размера взноса в -"- -

180

гарантийный фонд защиты вкладов и депозитов физических лиц

164 Документы о кредитных операциях, предоставленные в кредитно-финансовые организации и получаемые от них (обязательства, справки, извещения)


165 Заявки на кредиты, кассовые заявки

1 г. 1 г.

166 Переписка о предоставлении льгот при получении кредитов

5 л. ЭПК<*> 5 л.<*> <*>Выделя- ются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки

167 Переписка о заявках на кредиты 1 г. 1 г. 168 Расходные расписания по открытым

кредитам 3 г.<*> 3 г.<*> <*>После


169 Сводные ведомости открытых кредитов по всем видам финансирования

3 г. -

170 Расходные кассовые расписания и уведомления о кредитах


171 Сведения о разассигновании кредитов:

171.1 годовые 5 л. 5 л. 171.2 квартальные 3 г. 3 г. 171.3 месячные 1 г. 1 г. 172 Ежемесячные сведения об остатках

кредитов -"- -"-

173 Переписка о кредитных операциях 3 г. 3 г. 174 Переписка о выдаче и возврате

ссуд, одноразовых безвозмездных субсидий

3 г.<*> 3 г.<*> <*>После погашения ссуды

175 Ежемесячные сведения об экономических санкциях, примененных к кредитно-финансовым организациям

10 л. 10 л.

Глава 3. Организация наличного денежного обращения Обращение наличных белорусских рублей: 176 Годовые отчеты о денежном

обращении Пост. -

181

177 Балансы денежных доходов и расходов населения, расчеты к ним

-"- -

178 Документы об анализе состояния денежного обращения (доклады, справки, таблицы, анализы)

-"- -

179 Анализы, прогнозы состояния совокупной денежной массы

-"- -

180 Квартальные прогнозы кассовых оборотов, расчеты по кассовым планам

5 л. 5 л.

181 Документы о разработке квартальных прогнозов кассовых оборотов (справки, таблицы, расчеты)

-"- -"-

182 Документы об исполнении прогнозов кассовых оборотов (отчеты, справки, таблицы)

Пост.<*> 5 л.<*> <*>Выделя- ются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки

183 Ежедневные отчеты о привлечении денежных средств физических и юридических лиц

1 г. 1 г.

184 Договоры на приобретение ресурсов в денежной единице Республики Беларусь

3 г.<*> 3 г.<*> <*>После истечения срока действия договора

185 Договоры депозитов юридических лиц в денежной единице Республики Беларусь

-"- -"- То же

186 Докладные записки, переписка о состоянии денежного обращения

5 л. ЭПК<*> 3 г. <*>В Нацио- нальном банке Республики Беларусь, Министерстве финансов Республики Беларусь и их органах - пост.

187 Формуляры регистрации финансовых операций (в денежной единице Республики Беларусь), подлежащих особому контролю, и журналы учета формуляров

5 л.<*> 5 л.<*> <*>Выделя- ются к уничтожению по прошествии не менее 3

182

лет после проведения налоговой проверки

Операции с иностранной валютой: 188 Отчеты об источниках поступления

и использования валютных ресурсовПост. 10 л.

189 Отчеты и информации о проведении операций с иностранной валютой:

189.1 годовые Пост. 10 л. 189.2 квартальные 5 л.<*> 5 л.<*> <*>При


189.3 месячные 3 г.<*> 3 г.<*> <*>При отсутствии годовых и квартальных - пост.

190 Отчеты о состоянии внешнего долга:

190.1 годовые Пост. - 190.2 квартальные 3 г.<*> - <*>При


191 Докладные записки, справки и информации о состоянии внешнего долга

Пост. -

192 Отчеты об использовании централизованных валютных средств:

192.1 годовые Пост. 10 л. 192.2 месячные 5 л.<*> 5 л.<**> <*> При

отсутствии годовых - пост. <**>Выделя- ются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки

193 Документы о разработке программ валютного обеспечения и развития импортозамещающего производства в Республике Беларусь (планы,

Пост. -

183

отчеты, информации, сведения, переписка)

194 Документы о доходах, расходах, прибыли в иностранной валюте, валютных фондах (информации, сведения, расчеты)

-"- 10 л.

195 Документы о валютном регулировании (докладные записки, справки, информации, переписка)

-"- -"-

196 Документы проверок целевого использования валютных средств, проведения операций с валютой (докладные записки, акты, справки)

-"- -"-

197 Формуляры регистрации финансовых операций (валютных), подлежащих особому контролю, и журналы учета формуляров

15 л. 15 л.

198 Планы мероприятий по выполнению условий предоставления валютных кредитов

Пост. 5 л.

199 Отчеты о валютном кредитовании Пост. 10 л. 200 Документы о порядке выдачи и

выдаче валютных кредитов, привлекаемых в рамках межправительственных и иных соглашений (положения, инструкции, справки, переписка)

-"- -

201 Регистрационные свидетельства по кредитам, выданным юридическим лицам под гарантию Правительства Республики Беларусь

-"- -

202 Документы о проведении конкурсов среди банков-агентов на обслуживание валютных кредитов (положения, информации, сведения, списки, переписка)

-"- -

203 Предложения по совершенствованию учета поступлений валютной выручки предприятий-экспортеров

-"- До минованиянадобности

204 Рекомендации по использованию иностранной валюты на финансирование отдельных проектов и закупок товаров

-"- 3 г.

205 Документы о взаимозачетах и регулировании задолженности с иностранными государствами (соглашения, протоколы, расчеты, переписка)

-"- -

206 Документы о ходе реализации -"- 5 л.<*> <*>Выделя-

184

валютных кредитов в рамках межправительственных и иных соглашений (докладные записки, информации, справки, сведения, переписка)


207 Платежные документы по VICOREMITTANCE


208 Импортные и экспортные аккредитивы и инкассо

10 л. 10 л.

209 Журналы регистрации кредитных соглашений

Пост. -

210 Гарантийные обязательства по погашению валютных кредитов

3 г.<*> 3 г.<*> <*>После погашения кредита, проведения налоговой проверки

211 Графики платежей по привлекаемым валютным кредитам

-"- -"- То же

212 Документы об аннулировании и возврате платежей (распоряжения, письма, обоснования и др.)

5 л.<*> 5 л.<*> <*>Аннулиро- ванные платежи - 1 г.

213 Переписка об условиях предоставления валютных кредитов и обеспечении исполнения кредитных обязательств

5 л. ЭПК<*> 3 г.<**> <*>В кредитно- финансовых организаци- ях - пост. <**>После погашения кредита, проведения налоговой проверки

214 Заявки-ходатайства, технико-экономические обоснования на получение валютных кредитов

5 л. ЭПК 5 л.

215 Расчеты окупаемости кредитуемых затрат в иностранной валюте

5 л. ЭПК<*> 5 л.<*> <*>Выделя- ются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения

185


216 Расчеты сроков исполнения и погашения кредитов в иностранной валюте и уплаты процентов, начисляемых по кредиту

-"- -"- То же

217 Акты и справки проверок расчетов и целевого использования кредитов в иностранной валюте

Пост. 10 л.

218 Переписка об установлении и применении валютных курсов

5 л. ЭПК 5 л.

219 Книги учета курсов иностранных валют

5 л. -"-

220 Сведения о курсах иностранных валют к денежной единице Республики Беларусь и их динамике:

220.1 в Национальном банке Республики Беларусь

Пост. -

220.2 в других банках 5 л.<*> 5 л.<*> <*> После проведения налоговой проверки

220.3 в прочих организациях 3 г. <*> 3 г. <*> <*> После проведения налоговой проверки

221 Переписка о привлечении депозитов в иностранной валюте


222 Разрешения на проведение валютных операций и их регистрационные формы (журналы, книги, реестры)

Пост. 10 л.

223 Разрешения на проведение розничной торговли за иностранную валюту и их регистрационные формы (журналы, книги, реестры)

-"- -"-

224 Книги учета выдачи разрешений на розничную торговлю, оказание услуг за иностранную валюту

-"- -

225 Разрешения на вывоз наличной свободно конвертируемой валюты и

-"- 10 л.

186

их регистрационные формы (журналы, книги, реестры)

226 Переписка о вывозе иностранной валюты за границу

-"- -"-

227 Разрешения на открытие корреспондентских счетов в банках иностранных государств, сведения о выдаче разрешений

-"- -"-

228 Переписка об организации расчетов в иностранной валюте через корреспондентские счета


229 Заявления об открытии текущих счетов в иностранной валюте

3 г. 3 г.

230 Разрешения на открытие текущих счетов в иностранной валюте

Пост. 5 л.<*> <*>Выделя- ются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки

231 Юридические дела клиентов на открытие счетов в иностранной валюте

10 л.<*> 10 л.<*> <*>После закрытия счета

232 Лицевые счета по учету операций с валютой

-"- -"- То же

233 Выписки из лицевых счетов по учету операций с валютой

10 л. 10 л.

234 Лицевые счета по корреспондентским счетам в банках иностранных государств


235 Выписки из лицевых счетов банков иностранных государств

-"- -"- То же

236 Переписка об открытии корреспондентских счетов и организации расчетов в банках иностранных государств

Пост. 10 л.

237 Переписка об открытии счетов в иностранной валюте в уполномоченных банках Республики Беларусь

5 л. ЭПК<*> 3 г.<*> <*>В Нацио- нальном банке Республики Беларусь, Министерстве

187

финансов Республики Беларусь и их органах - пост.

238 Сведения об операциях покупки и продажи иностранной валюты

10 л. ЭПК<*> 10 л.<*> <*>Сводные сведения - пост.

239 Статистические отчеты о купле-продаже иностранной валюты:

239.1 месячные 5 л.<*> 5 л.<*> <*> После проведения налоговой проверки

239.2 еженедельные -"- -"- 240 Договоры, соглашения о

купле-продаже иностранной валюты

20 л.<*> 20 л.<*> <*>После истечения срока договора

241 Биржевые контракты, свидетельства, ведомости покупки и продажи иностранной валюты

-"- -"- <*>После истечения срока контракта

242 Переписка о покупке и продаже иностранной валюты

3 г. 3 г.

243 Переписка о порядке продажи валюты юридическим и частным лицам

3 г.<*> 3 г.<*> <*>В Нацио- нальном банке Республики Беларусь, Министерстве финансов Республики Беларусь - пост.

244 Разрешения на продление срока поступления валютной выручки

-"- -"- <*>После окончания срока действия разрешения, проведения налоговой проверки

245 Заявления на продление срока поступления валютной выручки:

245.1 заявления, по которым получено разрешение

3 г.<*> 3 г.<*> <*>После окончания срока действия разрешения

245.2 заявления, на которые не 3 г. 3 г.

188

получено разрешение 246 Заявки на иностранную валюту -"- -"- 247 Переписка о погашении

задолженности и осуществлении текущих платежей в иностранной валюте

5 л. ЭПК -"-

248 Переписка об организации расчетов в иностранной валюте

5 л. ЭПК<*> 5 л.<*> <*>В Нацио- нальном банке Республики Беларусь, Министерст- ве финансов Республики Беларусь и их органах - пост.

249 Переписка о возврате неиспользованных платежей в иностранной валюте

5 л.<*> -"- <*>Выделя- ются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки

250 Сведения об остатках иностранной валюты и валютных платежных документах в денежном хранилище

-"- -"- То же

251 Отчеты обменных пунктов о проведенных за день операциях с иностранной валютой


252 Подтверждения сальдо по текущим расчетным валютным счетам

3 г. 3 г.

253 Кассовые и внебалансовые приходные и расходные ордера с документами к ним по операциям с иностранной валютой

15 л. 15 л.

254 Описи ценностей, доставляемых в обменный пункт


255 Журналы приема проданной наличной иностранной валюты, дорожных чеков и принятых за границу переводов

15 л. 15 л.

256 Журналы учета остатков иностранной валюты и валютных платежных документов в денежном хранилище

5 л. 5 л.

189

257 Журналы передачи валютных ценностей


258 Журналы регистрации паспортных данных лиц, совершающих покупку иностранной валюты

5 л.<*> 5 л.<*> <*> После проведения налоговой проверки

Глава 4. Организация кассовой работы, инкассация и перевозка ценностей Кассовая работа: 259 Кассовые планы: 259.1 годовые 5 л. 5 л. 259.2 квартальные 3 г. 3 г. 259.3 месячные 1 г. 1 г. 260 Отчеты об исполнении кассовых

планов: 260.1 годовые 5 л. 5 л. 260.2 квартальные 3 г. 3 г. 260.3 месячные 1 г. 1 г. 261 Документы о разовых проверках

кассовой дисциплины (справки, информации, сведения, акты, переписка)


262 Списки организаций, учреждений, предприятий, имеющих постоянную денежную выручку


263 Кассовые заявки клиентов кредитно-финансовых учреждений


264 Заявки-расчеты для установления норм расходования денег из кассовой выручки, лимитов остатков наличных денег в кассе, порядка и сроков сдачи торговой и денежной выручки

-"- -"- То же

265 Ведомости выдачи наличных денег на выплату заработной платы

-"- -"- -"-

266 Календари выдачи наличных денег на выплату заработной платы

3 г. 3 г.

267 Заявления на бронирование средств на зарплату, расчеты на неотложные нужды

-"- -"-

268 Сведения о сроках выплаты зарплаты и других видов доходов субъектов хозяйствования

1 г. 1 г.

269 Справки о кассовых операциях 3 г. 3 г. 270 Справки проверок

учетно-операционной и кассовой работы

10 л. -"-

271 Справки о кассовых оборотах за 3 г. -"-

190

день и остатках ценностей 272 Акты и переписка о просчетах,

совершенных кассирами -"- -"-

273 Ведомости учета операций по выпуску денег в обращение

-"- -"-

274 Ведомости учета операций по изъятию денег из обращения

-"- -"-

275 Образцы и описания денежных знаков

Пост. -

276 Документы об экспертизе денежных знаков (акты, сведения, переписка)

3 г.<*> 3 г. <*>Сводные документы - пост.

277 Контрольные ведомости о перерасчете денежной выручки

3 г. -"-

278 Подтверждения о получении денежной наличности


279 Отчеты об остатках денежной наличности


280 Внебалансовые приходные и расходные ордера по зачислению и перечислению из резервных фондов


281 Журналы оборотов по резервным фондам, по внебалансовым счетам

-"- -"- То же

282 Книги учета денежной наличности 5 л.<*> 5 л.<*> <*> После проведения налоговой проверки

283 Акты ревизий кладовых резервных и оборотных касс

3 г. 3 г.

284 Акты об обмене и уничтожении ветхих и изъятых из обращения банкнот, ценных бумаг

Пост. 10 л.

285 Объявления на взнос наличными 3 г.<*> 3 г.<*> <*>После проведения налоговой проверки

286 Книги учета принятых и выданных ценностей

3 г. 3 г.

287 Кассовые и внебалансовые ордера и документы к ним


288 Мемориальные и кассовые документы по международным пластиковым карточкам VISA, дорожным чекам

15 л. 15 л.

191

289 Книги учета выдачи ценностей из кладовых и обратной их сдачи в кладовые

5 л. 5 л.

290 Книги учета денежной наличности оборотной кассы и других ценностей в национальной валюте, находящихся в кладовой


291 Книги учета бланков строгой отчетности


292 Книги учета и передачи ключей, печатей, пломбиров, штампов, используемых в кассовой работе

3 г. 3 г.

293 Отчеты по кассовой работе 5 л.<*> 5 л.<*> <*>Выделя- ются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки

294 Контрольные журналы приема под охрану и сдачи из-под охраны кладовых, несгораемых сейфов и других хранилищ

3 г. 3 г.

295 Переписка об организации кассовой работы

5 л.<*> -"- <*>В Национальном банке Республики Беларусь, Министерстве финансов Республики Беларусь и их органах - пост.

296 Документы о распределении денежной наличности (решения, расчеты, переписка)

3 г. 3 г.

297 Переписка об обмене информацией по денежным системам и денежным знакам

5 л. 5 л.

298 Переписка о расчетно-кассовом 3 г. 3 г.

192

обслуживании Инкассация и перевозка ценностей: 299 Отчеты о результатах работы

службы инкассации: 299.1 годовые Пост. 10 л. 299.2 квартальные 10 л. 3 г. 299.3 месячные 3 г. 1 г. 300 Информации и сведения о

специальной защите и снаряжении инкассаторов, специальном транспорте

5 л. ЭПК 3 г.

301 Договоры с субъектами хозяйствования на инкассацию выручки

3 г.<*> 3 г.<*> <*>После истечения срока договора, проведения налоговой проверки

302 Документы об объеме нагрузки кассовых и инкассаторских работников (справки, информации, переписка)

3 г. 3 г.

303 Заявления о приеме на инкассацию наличной иностранной валюты и платежных документов

-"- -

304 Переписка об инкассации иностранной валюты и вывозе ее за границу

Пост. 10 л.

305 Переписка об инкассации денежной выручки и перевозке ценностей

5 л. 3 г.

306 Переписка о получении, сдаче, учете и хранении огнестрельного оружия, боеприпасов и технических средств защиты

3 г. -"-

307 Журналы учета выдачи и приема оружия, боеприпасов, документов и прочих ценностей дежурными участков инкассации

-"- -"-

308 Сведения о неправильных вложениях, установленных при пересчете инкассаторских сумок с денежной выручкой

-"- -"-

309 Доверенности на сбор денежной выручки инкассаторами


310 Справки о принятых вечерней кассой сумках (мешках) с ценностями и порожних сумках

-"- -"- То же

311 Препроводительные ведомости к сумкам с денежной выручкой (в

15 л. 15 л.

193

национальной и иностранной валюте)

312 Месячные явочные карточки по сбору выручки

1 г. 1 г.

313 Журналы учета принятых сумок и мешков с ценностями и порожних сумок


314 Журналы учета явочных карточек, сумок, печатей и доверенностей на сбор денежной выручки

3 г. 3 г.

315 Книги учета денежной наличности, отправленной через инкассаторов


316 Акты приема-сдачи инкассаторами посылок с драгоценными металлами


317 Книги учета неразобранных драгоценных металлов, поступивших из отделений банков

-"- 3 г. То же

318 Сводные описи на отосланные драгоценные металлы

3 г. -"-

319 Корешки доверенностей на перевозку ценностей

-"- -"-

Глава 5. Изготовление ценных бумаг, операции с ценными бумагами Изготовление ценных бумаг: 320 Требования к государственным

знакам, бланкам ценных бумаг и другим документам с определенной степенью защиты


321 Переписка о разработке, согласовании и распространении научно-технической и нормативной документации, устанавливающей требования к государственным знакам, бланкам ценных бумаг, другим документам с определенной степенью защиты, специальным материалам и организации их производства

-"- 5 л.

322 Документы о разработке элементов защиты, организации производства и изготовлении государственных знаков, бланков ценных бумаг и других документов с определенной степенью защиты, специальных материалов для защиты их от подделки и приборов контроля их подлинности (информации,

-"- -"-

194

справки, сведения, доклады, договоры)

323 Документы об изготовлении бумаги - основы для печати бланков ценных бумаг и других документов с определенной степенью защиты (справки, сведения, переписка)

5 л. ЭПК -"-

324 Переписка об обеспечении охраны и режимных условий производства государственных знаков, ценных бумаг и других документов с определенной степенью защиты

-"- -"-

325 Лицензии на производство государственных знаков, бланков ценных бумаг и других документов с определенной степенью защиты и специальных материалов для защиты их от подделки

Пост. 3 г. <*> <*> После проведения налоговой проверки

326 Документы о выдаче лицензий на производство государственных знаков, бланков ценных бумаг, других документов с определенной степенью защиты и специальных материалов для защиты их от подделки (уставы, договоры, заявления, заключения, справки и др.)

-"- -

327 Справки о проверках производственной деятельности юридических лиц, имеющих лицензии на производство государственных знаков, бланков ценных бумаг, других документов с определенной степенью защиты и специальных материалов для защиты их от подделки

5 л. ЭПК -

328 Акты и заключения экспертизы ценных бумаг и других документов с определенной степенью защиты

10 л. ЭПК -

329 Переписка о согласовании форм бланков документов строгой отчетности

5 л. ЭПК -

330 Журналы регистрации видов подделок бланков ценных бумаг и других документов с определенной степенью защиты

Пост. -

331 Журналы учета приборов и оборудования для определения подлинности государственных знаков, бланков ценных бумаг и других документов с определенной степенью защиты

10 л. 3 г.

195

Операции с ценными бумагами: 332 Государственный реестр ценных

бумаг Республики Беларусь и приложения к нему

Пост. -

333 Государственный реестр облигаций Республики Беларусь

-"- -

334 Документы на получение свидетельств о регистрации ценных бумаг в Государственном реестре ценных бумаг Республики Беларусь (положения, проспекты, условия, расчеты, письма и др.)

-"- -

335 Документы на получение свидетельств о регистрации облигаций в Государственном реестре облигаций Республики Беларусь

-"- -

336 Свидетельства о регистрации ценных бумаг (действующие и аннулированные)

-"- 3 г. <*> <*> После проведения налоговой проверки

337 Отчеты участников рынка ценных бумаг о проведении операций с ценными бумагами:

337.1 годовые Пост. 10 л. 337.2 квартальные 3 г. 3 г. 338 Докладные записки, справки и

информации об обращении и погашении государственных ценных бумаг

Пост. 5 л.

339 Документы о функционировании рынка ценных бумаг (докладные записки, справки, переписка и др.)

-"- -"-

340 Переписка об обращении и погашении государственных ценных бумаг

-"- -"-

341 Перечни услуг, оказываемых юридическим и частным лицам на рынке ценных бумаг:



То же

342 Списки учреждений и организаций, осуществляющих операции с ценными бумагами

Пост. -

343 Документы на ввоз-вывоз ценных бумаг (заявления, договоры, разрешения)

-"- 10 л.

344 Журналы учета аннулированных -"- -

196

выпусков ценных бумаг и ликвидированных акционерных обществ

345 Реестры акционеров -"- - 346 Сведения об акционерах, имеющих

более 5% акций одного эмитента 5 л. ЭПК -

347 Сведения о движении акций 5 л.<*> 5 л.<*> <*>Выделя- ются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки

348 Договоры с инвесторами о подписке (продаже) ценных бумаг

-"- -"- То же

349 Предложения о покупке (скупке) акций

5 л. 5 л.

350 Сообщения о покупке (скупке) акций

1 г. 1 г.

351 Журналы учета изменений номинальной стоимости акций

Пост. 10 л.

352 Договоры купли-продажи, подписки, дарения, залога ценных бумаг

10 л. ЭПК 5 л.<*> <*>После истечения срока договора

353 Договоры-поручения с поверенными по продаже ценных бумаг


354 Договоры с юридическими и частными лицами о депозитарном обслуживании

-"- -"- <*>После истечения срока договора, проведения налоговой проверки

355 Сведения о начислении и выплате дивидендов акционерам


356 Переписка о начислении и выплате дивидендов

3 г.<*> 3 г.<*> <*>После проведения налоговой

197

проверки 357 Юридические дела клиентов

депозитариев -"- -"- <*>После

прекращения банковских операций, проведения налоговой проверки

358 Оперативные информации по реализации и погашению депозитных сертификатов по срокам

1 г. 1 г.

359 Документы о порядке выпуска, оформления и обращения векселей (положения, условия, формы договоров и др.):



То же

360 Документы о проведении операций с векселями (заявки на покупку, погашенные бланки и др.)


361 Письма и доверенности на выдачу бланков векселей


362 Журналы регистрации приема-передачи векселей


363 Документы о проведении операций с депозитными сертификатами (заявки на покупку, погашенные бланки и др.)

5 л.<*> 5 л.<*> <*>Выделя- ются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения

198


364 Документы о проведении биржевых сделок (отчеты, информации, переписка)


365 Документы о проведении трастовых операций (отчеты, договоры, справки, сведения и др.)


366 Документы по инвестиционному портфелю банков (договоры, переписка и др.)

3 г.<*> 3 г.<*> <*>Договоры - после истечения срока действия

367 Документы об учете облигаций (переписка, копии мемориальных ордеров и др.)

-"- -"- <*>После проведения налоговой проверки

368 Документы в депозитарии по ЛОРО-счету (распоряжения бухгалтерии, поручения клиентов, копии сообщений и др.)


369 Документы в депозитарии по НОСТРО-счету (распоряжения бухгалтерии, поручения клиентов, копии сообщений)

-"- -"- То же

370 Доверенности брокерских контор на проведение операций с ценными бумагами

-"- -"- <*>После истечения срока дове- ренности

371 Отчеты об организации и проведении вещевых и денежных лотерей

Пост. 10 л.

372 Сведения о реализации лотерейных билетов

3 г.<*> 3 г.<*> <*>При условии завершения налоговой проверки

373 Списки общественных 3 г. 1 г.

199

распространителей и точек реализации лотерейных билетов

374 Сведения о дотиражной обработке лотерейных билетов

1 г. -"-

375 Сведения о количестве выигрышей по тиражам лотереи

-"- -"-

376 Журналы учета ведомостей на выигранные лотерейные билеты


377 Графики контроля за поступлением лотерейных билетов (их частей)

1 г. -

378 Журналы учета поступления лотерейных билетов (их частей)


379 Дефектные ведомости на лотерейные билеты, выбракованные до тиража и при трафаретации

3 г. 3 г. <*> <*> После проведения налоговой проверки

380 Акты на проведение химической обработки лотерейных билетов до тиража и проверки реактивами после тиража

-"- -

381 Акты на уничтожение лотерейных билетов и их частей


382 Переписка о выдаче разрешений на проведение вещевых и денежных лотерей

5 л. 5 л.

383 Журналы учета краткой информации акционерных обществ о подписке или продаже ценных бумаг

10 л. -

384 Документы об обращении акцизных, специальных марок (информации, сведения, переписка)

Пост. 10 л.

385 Документы о проведении экспертизы акцизных, специальных марок (обращения, акты, требования, заключения)

10 л. -"-

386 Документы о возврате импортерами акцизных, специальных марок и их экспертизе (обращения, акты, требования, заключения)


200

387 Заявки о потребности в акцизных, специальных марках

3 г. 3 г.

388 Реестр действующих лицензий на право осуществления профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг

Пост. -

389 Документы на получение лицензий на профессиональную деятельность с ценными бумагами (заявления, уставы, договоры и др.)


390 Переписка о лицензировании и аттестации участников рынка ценных бумаг

5 л. ЭПК 5 л.

391 Журналы регистрации документов, поданных на получение лицензий на профессиональную деятельность по ценным бумагам

Пост. -

392 Реестры аннулированных лицензий на право осуществления профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг

-"- -

393 Протоколы заседания аттестационной комиссии по присвоению категории аттестатов специалистам по ценным бумагам

15 л. -

394 Документы на аттестованных специалистов по ценным бумагам (заявления, анкеты, протоколы тестирования и др.)

5 л. -

395 Документы на неаттестованных претендентов на получение квалификационных аттестатов специалистов по ценным бумагам (заявления, анкеты, протоколы тестирования и др.)

1 г. 1 г.

396 Документы на претендентов на получение квалификационных аттестатов специалистов по ценным бумагам, не явившихся на аттестацию (заявления, анкеты и др.)

1 г. 1 г.

397 Реестры выданных квалификационных аттестатов сотрудников профучастников рынка ценных бумаг

Пост. -

398 Документы на продление квалификационных аттестатов для работы на рынке ценных бумаг (заявления, анкеты, отзывы и др.)

5 л.<*> - <*>После окончания срока действия аттестатов (при положи-

201

тельном решении)

399 Документы о проверках деятельности участников рынка ценных бумаг (акты, справки, объяснительные записки, переписка и др.)

5 л. ЭПК -

Глава 6. Операции с драгоценными металлами, драгоценными камнями, пробирный надзор 400 Документы по разработке и

выполнению программ создания государственных запасов драгоценных металлов, драгоценных камней, янтаря и мореного дуба в Республике Беларусь (договоры, акты, отчеты, проекты и др.)

Пост. -

401 Предложения об объемах поставок драгоценных металлов и драгоценных камней в Государственный фонд драгоценных металлов и драгоценных камней Республики Беларусь в виде лома и отходов

-"- 3 г.

402 Статистические отчеты о движении драгоценных металлов и драгоценных камней:

402.1 годовые Пост. - 402.2 квартальные 3 г. - 403 Статистические отчеты об

остатках, поступлении, расходовании и сдаче драгоценных металлов и драгоценных камней в Государственный фонд драгоценных металлов и драгоценных камней Республики Беларусь в виде лома и отходов:

403.1 годовые Пост. - 403.2 квартальные 3 г. - 404 Отчеты о принятых ломе и отходах

драгоценных металлов и драгоценных камней от сдатчиков

Пост. -

405 Договоры на поставку драгоценных металлов и драгоценных камней


406 Информации и справки о добыче, переработке и использовании драгоценных металлов, драгоценных камней, янтаря и мореного дуба

-"- 3 г.

202

407 Переписка о добыче и переработке драгоценных металлов, драгоценных камней, янтаря и мореного дуба

-"- -"-

408 Сведения о поступлении драгоценных металлов в Государственный фонд драгоценных металлов и драгоценных камней Республики Беларусь

-"- -

409 Переписка об организации поставок, учета, сбора, хранения и использования драгоценных металлов и драгоценных камней

-"- 5 л.

410 Документы о распределении заданий по сдаче лома и отходов драгоценных металлов и драгоценных камней по министерствам, ведомствам и другим юридическим лицам (планы, задания, переписка)

5 л. 5 л.

411 Документы проверок учета, сбора и сдачи в Государственный фонд драгоценных металлов и драгоценных камней Республики Беларусь лома и отходов драгоценных металлов и драгоценных камней (докладные записки, акты, справки)

Пост. -"-

412 Переписка о поступлении драгоценных металлов и драгоценных камней в Государственное хранилище ценностей

-"- 3 г.

413 Журналы учета ценностей Государственного фонда драгоценных металлов и драгоценных камней Республики Беларусь по золоту

-"- -

414 Журналы учета ценностей Государственного фонда драгоценных металлов и драгоценных камней Республики Беларусь по серебру

-"- -

415 Журналы учета ценностей Государственного фонда драгоценных металлов и драгоценных камней Республики Беларусь по платиновой группе

-"- -

416 Журналы количественного учета ценностей по ломбардам

-"- -

417 Лицензии (разрешения) на проведение операций с

-"- 3 г. <*> <*> После проведения

203

драгоценными металлами и драгоценными камнями


418 Документы по контролю за реализацией лицензий на проведение операций с драгоценными металлами и драгоценными камнями (сообщения, отчеты, обоснования)

-"- -

419 Договоры, разрешения о внесении дополнений к лицензиям на проведение операций с драгоценными металлами и драгоценными камнями

-"- 10 л.

420 Документы на продление лицензий на проведение операций с драгоценными металлами и драгоценными камнями (уставы, регистрационные удостоверения, акты, инструкции и др.)

-"- -

421 Аннулированные лицензии на проведение операций с драгоценными металлами и драгоценными камнями

-"- -

422 Журналы учета выдачи лицензий (разрешений) на проведение операций с драгоценными металлами и драгоценными камнями

-"- -

423 Журналы учета продления лицензий (разрешений) на проведение операций с драгоценными металлами и драгоценными камнями

-"- -

424 Справки о скупленных драгоценных металлах

3 г. -

425 Акты на списание израсходованных драгоценных металлов и оприходование поступивших ценностей


426 Акты проверки наличия драгоценных металлов

3 г. -

427 Описи драгоценных металлов, принятых на инкассо

-"- -

428 Журналы регистрации поступающих заявлений на скупку или прием на инкассо драгоценных металлов


429 Копии платежных поручений по 5 л. <*> 5 л.<*> <*>Выделя-

204

операциям с драгоценными металлами


430 Планы, отчеты и информации о контрольно-ревизионной работе по пробирному надзору и отчеты об их выполнении

Пост. -

431 Информации и справки об осуществлении пробирного надзора

-"- -

432 Прейскуранты пробирных работ: 432.1 по месту разработки Пост. - 432.2 в других организациях До минования


433 Переписка об осуществлении пробирного надзора

5 л. ЭПК 3 г.

434 Переписка о регистрации и перерегистрации именников, образцы именников

3 г.<*> 3 г.<*> <*>После пере- регистрации

435 Документы ревизий и проверок учета, расходования и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней (акты, заключения, переписка)

10 л. ЭПК 10 л.

436 Акты опробирования музейных экспонатов

Пост. -

437 Справки о выполнении анализов драгоценных металлов

5 л. ЭПК 5 л.

438 Акты вскрытия ценных посылок и описи вложений к ценным посылкам

5 л. -"-

439 Реестры на прием ценных посылок -"- -"- 440 Реестры на выдачу ценных посылок -"- -"- 441 Заявления о приеме ценностей на

опробирование и клеймение -"- -"-

442 Доверенности на получение ценностей


443 Квитанции об оплате, опробировании и клеймении золота и серебра


444 Квитанции об оплате услуг по изготовлению реактивов, диагностике и оценке драгоценных камней и регистрации именников


205

445 Графики сдачи изделий на ювелирные предприятия для опробирования и клеймения

1 г. 1 г.

446 Журналы учета драгоценных металлов, пробирных клейм и игл

Пост. -

447 Журналы учета выдачи в работу пробирных клейм и игл

3 г. -

448 Книги учета пробирной платы, пробирных работ

5 л. -

449 Книги учета анализов золота и серебра, определения золочения, серебрения

5 л.<*> 5 л. <*>После проведения налоговой проверки

450 Книги учета выдачи удостоверений на проведение проверок юридических лиц, расходующих драгоценные металлы

10 л. -

451 Журналы регистрации актов ревизий и проверок по учету, расходованию и хранению драгоценных металлов и камней

3 г. -

Глава 7. Бухгалтерский учет и отчетность 452 Отчеты о финансово-хозяйственной

(финансово-производственной) деятельности, приложения и объяснительные записки к ним:

452.1 годовые Пост. 10 л. 452.2 квартальные 3 г. 3 г. 453 Отчеты о выполнении планов

финансирования (исполнении финансовых смет) и документы к ним:

453.1 годовые Пост. 10 л. 453.2 квартальные, месячные 3 г. 3 г. 454 Аналитические таблицы по

разработке и анализу годовых отчетов финансово-хозяйственной (финансово-производственной) деятельности

Пост. 10 л.

455 Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов


456 Переписка об организации бухгалтерского учета и отчетности

-"- -"- То же

457 Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения и объяснительные записки к ним

Пост. 10 л.<*> <*>При условии завершения ревизии

458 Документы о переоценке основных фондов и определении износа

-"- До переоценки

<*>Не менее 3 лет

206

основных средств (протоколы, акты, отчеты)

<*> после проведения налоговой проверки

459 Документы по учету государственных внебюджетных и бюджетных целевых фондов (платежные требования, инкассовые распоряжения, платежные поручения, распоряжения банков, мемориальные банковские ордера и др.)

3 г.<*> 3 г.<*> <*>При условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки

460 Квартальные отчеты о средствах Фонда социальной защиты населения Министерства социальной защиты Республики Беларусь


461 Документы по учету операций с иностранной валютой и приложения к ним (платежные требования, инкассовые распоряжения, платежные поручения, распоряжения банков, мемориальные банковские ордера и др.)


462 Первичные документы, зарегистрировавшие факт совершения хозяйственных операций, явившихся основанием для бухгалтерских записей, и приложения к ним (кассовые, бухгалтерские документы, извещения банков, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.)

3 г.<*> 3 г.<*> <*>При условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки

463 Документы (справки, акты, обязательства, переписка) по дебиторской задолженности, недостачам, растратам, хищениям

5 л.<*> 5 л.<*> <*>Выделя- ются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии

464 Расчетно-платежные ведомости по заработной плате

3 г.<*> 3 г.<*> <*>При отсутствии

207

лицевых счетов - 75 л.

465 Документы о выплате пособий, пенсий, листов нетрудоспособности по социальному страхованию (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения)


466 Сведения и переписка об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, удержаниях из заработной платы, из средств социального страхования, выплате отпускных и выходных пособий, наложении и взыскании штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и других вопросах

-"- -"- То же

467 Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, оборотные ведомости

-"- -"- <*>При условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки. В случае возникнове- ния споров, разногла- сий, след- ственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончатель- ного решения

468 Документы по проведению взаимозачетов задолженности (справки, сведения, реестры)


469 Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.)

-"- -"- <*>При условии завершения ревизии и после

208

проведения налоговой проверки. В случае возникнове- ния споров, разногла- сий, след- ственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончатель- ного решения

470 Карточки взаимных расчетов с бюджетом


471 Карточки учета доходов -"- -"- То же 472 Карточки текущих счетов

распорядителей кредитов и кассовых расходов


473 Лицевые счета (расчетные листы) по начислению заработной платы

75 л. 75 л.

474 Книги учета депонированной заработной платы

3 г. 3 г.

475 Паспорта зданий и сооружений Пост. 10 л.<*> <*>После ликвидации основных средств

476 Переписка о паспортизации зданий и сооружений

5 л. 5 л.

477 Паспорта оборудования 3 г.<*> 3 г.<*> <*>После ликвидации основных средств, проведения налоговой проверки

478 Справки на оплату учебных отпусков

3 г. 3 г.<*> <*>После проведения налоговой проверки

479 Больничные листы 3 г.<*> -"- То же 480 Исполнительные листы -"- -"- -"- 481 Журналы регистрации

исполнительных листов -"- -"- -"-

209

482 Акты проверки кассы 3 г. <*> 3 г. <*> <*> После проведения налоговой проверки

483 Переписка об учетно-операционной работе

-"- -"-

484 Переписка о кредитно-расчетном обслуживании клиентов

5 л. 5 л.

485 Переписка о ведении оперативно-бухгалтерского учета

3 г. 3 г.

486 Переписка о передаче операций из одних банков в другие

10 л. 10 л.

487 Документы по открытию и закрытию расчетных, текущих и других счетов, по оформлению полномочий на распоряжение ими (заявления, справки, письма, карточки)

3 г.<*> 3 г.<*> <*>После закрытия счета клиента, проведения налоговой проверки

488 Переписка об открытии и ведении рублевых счетов юридических лиц-нерезидентов

5 л. 5 л.

489 Лицевые счета по учету уставного и резервного фондов, долгосрочных финансовых вложений

Пост.<*> 3 г. <*> <*> После проведения налоговой проверки

490 Лицевые счета, карточки, книги и журналы аналитического учета по балансовым и внебалансовым счетам


491 Лицевые счета по учету долгосрочных кредитных операций

10 л. 10 л.

492 Лицевые счета по вкладам граждан 75 л.<*> 75 л.<*> <*>После закрытия счета

493 Лицевые счета по реконструкции и строительству объектов недвижимости

3 г.<*> 3 г.<*> <*>После завершения реконструк- ции и стро- ительства, проведения налоговой проверки

494 Книги учета распределения и перераспределения счетов между учетно-операционными работниками

3 г. 3 г.

495 Книги регистрации открытых лицевых счетов аналитического учета


496 Мемориальные документы по -"- 10 л.

210

уставному и резервному фондам, долгосрочным финансовым вложениям

497 Мемориальные документы по реконструкции и строительству объектов недвижимости

3 г.<*> 3 г.<*> <*>После завершения реконструк- ции и стро- ительства, проведения налоговой проверки

498 Мемориальные и кассовые документы по вкладам граждан


499 Мемориальные и кассовые документы по операциям с иностранной валютой (извещения, требования, справки и др.)

10 л.<*> 10 л.<*> То же

500 Мемориальные и кассовые документы по ссудам индивидуальных заемщиков (заявки, справки, обоснования и др.)

25 л.<*> 25 л.<*> <*>После закрытия лицевого счета

501 Мемориальные документы, внебалансовые ордера (документы дня)


502 Проверочные ведомости на 1-е число месяца

3 г. -"- То же

503 Доверенности и заявления клиентов на получение выписок, заявления на бронирование средств

1 г. 1 г.

504 Кассовые журналы по приходу и расходу


505 Подтверждения сальдо по счетам клиентов


506 Инвентарные карточки, книги и журналы учета основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов

3 г.<*> 3 г.<*> <*>После ликвидации основных средств, проведения налоговой проверки

507 Описи инвентаризации предметов хозяйственного инвентаря, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и хозяйственных материалов


508 Документы по инвентаризации -"- -"- <*>При

211

материальных ценностей (инвентарные описи, акты, сличительные ведомости и др.)

условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки

509 Документы по списанию с баланса имущества, пришедшего в негодность (копии приказов, акты, списки и др.)

3 г.<*> 3 г.<*> <*>При условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки

510 Протоколы заседаний комиссий по списанию сумм с баланса на убытки

10 л. 10 л.

511 Гарантийные письма 3 г.<*> 3 г.<*> <*>После проведения налоговой проверки

512 Журналы, книги регистрации кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений

-"- -"- То же

513 Договоры, соглашения, контракты (хозяйственные, операционные, трудовые)

-"- -"- <*>После истечения срока договора, проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии

514 Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей

-"- -"- <*>При условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки

515 Реестры договоров -"- -"- <*>После проведения налоговой проверки

516 Образцы подписей (материально ответственных лиц)

-"- -"- <*>После увольнения материально ответствен- ного лица,

212

проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии

517 Документы по вопросам возмещения вреда, причиненного жизни и здоровью гражданина (приказы, распоряжения, постановления суда, заявления и др.)

75 л. 75 л.

518 Документы обследований банков по вопросам организации безналичных расчетов (справки, акты, переписка и др.)

5 л. 5 л.

519 Переписка об организации безналичных расчетов

3 г. 3 г.

520 Переписка о переводе остатков средств из других банков

-"- -"-

521 Оперативная информация об осуществлении корреспондентских отношений с иностранными банками


522 Документы об открытии корреспондентских счетов (договоры, сведения, переписка и др.)

3 г.<*> 3 г.<*> <*>После проведения налоговой проверки; договоры - по истечении срока их действия

523 Сведения об остатках денежных средств на счетах распорядителей средств в банках (с грифом "Конфиденциально")

10 л. 10 л.

Глава 8. Контрольно-ревизионная работа, аудит 524 Планы контрольно-экономической

(контрольно-ревизионной) работы 5 л. -

525 Планы проведения документальных ревизий и проверок (полугодовые, квартальные)

3 г. -

526 Отчеты о контрольно-экономической работе:

526.1 годовые Пост. - 526.2 квартальные 3 г. - 527 Отчеты о контрольно-ревизионной

работе: 527.1 годовые Пост. - 527.2 полугодовые 3 г.<*> - <*>При

отсутствии

213

годовых - пост.

528 Отчеты о результатах ревизий работы по исполнению бюджета и документы к ним (объяснительные записки, сведения, карточки учета результатов ревизий)

Пост. -

529 Отчеты о проведении аудиторской работы

-"- 10 л.

530 Документы ревизий и проверок контрольно-экономической работы (справки, акты, доклады)

-"- -"-

531 Документы по проведению ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности, состояния бухгалтерского учета и отчетности, соблюдения штатно-сметной дисциплины, целевого использования средств, правильности проведения тарификации, порядка соблюдения кассовой дисциплины и др. (задания, программы проверки, сводные карточки, акты, инвентарные описи, расчеты, справки, сведения, объяснительные записки и др.)


532 Документы о разработке форм и методов аудита (докладные записки, справки, сведения, переписка)

Пост. -

533 Документы аудиторских проверок (планы, программы, заключения, акты, справки, докладные записки и др.):

533.1 при внешнем аудите 15 л. ЭПК<*> 15 л.<*> <*>Заключенияо результа- тах аудита - пост.

533.2 при внутреннем аудите 5 л.<*> 5 л.<*> <*> После проведения налоговой проверки

534 Документы о злоупотреблениях и хищениях (докладные записки, справки, переписка)

Пост. -"-

535 Документы об организации и проведении ведомственного контроля (программы, структуры, справки, сведения, акты, переписка и др.)

5 л. -"-

214

536 Переписка о проведении документальных ревизий и проверок

5 л. 3 г.

537 Переписка о нарушениях финансовой дисциплины

-"- 5 л.

538 Переписка об устранении недостатков, обнаруженных в результате аудиторских проверок

5 л. ЭПК -"-

539 Журналы учета выдачи удостоверений на право проведения ревизий и проверок

3 г. -

540 Журналы учета документальных ревизий и проверок

-"- -

Глава 9. Налогообложение Организация налогообложения: 541 Планы работы по организации

налогообложения и взиманию налогов:

541.1 годовые Пост. - 541.2 квартальные 3 г. - 542 Планы и протоколы проведения

экономических семинаров с работниками налоговых инспекций и налогоплательщиками

-"- 3 г.

543 Отчеты и информации о работе по налогообложению:

543.1 годовые Пост. 10 л. 543.2 квартальные 3 г. 3 г. 544 Отчеты о распределении

общереспубликанских регулирующих налогов между бюджетами

Пост. -

545 Отчеты о выполнении планов по доходам и поступлении платежей в бюджет и объяснительные записки к ним:

545.1 годовые Пост. 10 л. 545.2 квартальные 3 г. 3 г. 546 Отчеты об исчислении земельного

налога и налога на недвижимость, расчеты и объяснительные записки к ним:

546.1 годовые Пост. 10 л. 546.2 полугодовые 5 л. 3 г. 547 Отчеты об итогах учета граждан,

имеющих доходы от занятия предпринимательской деятельностью, и объяснительные записки к ним:

547.1 годовые Пост. - 547.2 полугодовые 5 л. - 548 Отчеты о суммах начисленных и

поступивших налоговых платежей,

215

по которым предоставлена отсрочка:

548.1 годовые Пост. 10 л. 548.2 квартальные 3 г. 3 г. 548.3 месячные 1 г. 1 г. 549 Докладные записки, справки об

организации, методологии и осуществлении налогообложения


550 Государственный реестр налогоплательщиков

-"- -

551 Реестры налоговых поступлений, возвратов и выплат по бюджету

10 л. -

552 Документы по регистрации налогоплательщиков, их выбытию, ликвидации юридических лиц (заявления, решения, акты, справки, переписка)

5 л. ЭПК<*> 3 г.<*> <*>Выделя- ются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки

553 Сведения о количестве плательщиков и суммах поступивших и доначисленных платежей в бюджет и наличии задолженности по ним (остатках недоимок):



553.3 месячные 1 г.<*> 1 г. <*>При форми-ровании с нарастаю- щим итогом с начала года - пост.; сводные месячные сведения в разрезе областей, районов, населенных пунктов - пост.

554 Справки о налоговом освобождении по вексельным расчетам

3 г.<*> 3 г.<*> <*>После проведения налоговой

216

проверки 555 Справки и объяснительные записки

о причинах образования недоимок на 1-е число каждого месяца

-"- -"- То же

556 Сведения о задолженности по платежам в бюджет, не реальной к взысканию

5 л. ЭПК 5 л.

557 Ежемесячные анализы состояния уплаты подоходного налога, наличия недоимок по земельному налогу и налогу на недвижимость с граждан

1 г. 1 г.

558 Документы о поступлении налогов и неналоговых сборов в республиканский бюджет и на депозитные счета (заключения, расчеты, справки, ведомости и др.)


559 Документы о поступлении местных налогов и сборов во внебюджетные фонды (лицевые счета, расчеты, справки, выписки и др.)

10 л. 10 л.

560 Документы по проведению проверок применения методологии налогообложения (справки, сведения, акты)

5 л. 5 л.

561 Документы о начисленных, доначисленных и сложенных суммах по налогам и сборам (справки, сводки, ведомости)

-"- -"-

562 Документы о начислении всех видов пособий (заключения, справки, отчеты, выписки из протоколов)


563 Заключения на возврат учреждениям, организациям и частным лицам доходов из бюджета и приложения к ним

-"- -"- То же

564 Список юридических лиц, удерживающих налоги с заработной платы

Пост. 10 л.

565 Анализы работы с обращениями налогоплательщиков:

565.1 годовые Пост. 10 л. 565.2 квартальные 3 г. 3 г. 566 Переписка о применении

налогового законодательства 5 л. ЭПК 5 л.

217

567 Переписка о проведении чрезвычайного налогообложения

Пост. 3 г.

568 Переписка о налогообложении иностранных юридических лиц

-"- -"-

569 Переписка об исчислении и взимании всех видов налогов

5 л. ЭПК 5 л.

570 Переписка об исчислении ресурсных платежей, прочих доходов и сборов внебюджетных фондов

5 л. -"-

571 Переписка о взимании всех видов государственной пошлины

5 л. ЭПК -"-

572 Переписка об открытии счетов за пределами Республики Беларусь

-"- -"-

573 Переписка о проведении взаимозачетов по долгам юридических лиц и бюджета

-"- -"-

574 Переписка о выполнении заданий иногородних налоговых инспекций

5 л. -"-

575 Переписка по вопросам налогового учета

-"- -"-

576 Дела налогоплательщиков: 576.1 действующих учреждений,

организаций, предприятий 5 л. 5 л.

576.2 ликвидированных учреждений, организаций, предприятий

3 г.<*> 3 г.<*> <*>После ликвидации

577 Книги учета деклараций об источниках денежных средств

10 л. 10 л.

578 Журналы учета деклараций о доходах и имуществе

5 л. 5 л.

579 Журналы учета деклараций о доходах и совокупном годовом доходе

-"- -"-

580 Журналы учета деклараций налогоплательщиков

3 г.<*> - <*>После пре-доставления новых деклараций

581 Журналы учета поступлений из районных государственных налоговых инспекций

3 г. -

582 Журналы регистрации передачи информации (по Государственному реестру налогоплательщиков)

1 г. 1 г.

583 Журналы учета поступающих заданий по налогообложению

3 г. 3 г.

584 Отзывы инкассовых распоряжений из банков


585 Корешки платежных извещений, врученных плательщикам, по всем

3 г. 3 г.

218

видам налогов 586 Отчеты об использовании

квитанций на прием налоговых платежей

-"- -"-

587 Заявления о зачетах и возвратах переплат по всем платежам


588 Декларации об источниках денежных средств, расходуемых на дорогостоящие покупки или на совершение иных сделок, а также на строительство недвижимости


589 Декларации о доходах и имуществе -"- -"- То же 590 Декларации о доходах и

совокупном годовом доходе -"- -"- -"-

590-1 Регистры налогового учета 3 г. <*> 3 г. <*> <*> После проведения налоговой проверки

Проведение налогового контроля и применение финансовых санкций: 591 Протоколы заседаний комиссий по

изучению финансового состояния юридических лиц и внесению предложений о полном или частичном освобождении их от финансовой ответственности за нарушение налогового законодательства и документы к ним (акты, заявления, заключения и др.)


592 Протоколы и постановления по делам об административной ответственности за нарушения налогового законодательства:

592.1 по месту составления 10 л. ЭПК 10 л. 592.2 в других организациях До минования


593 Приказы о проведении налоговых проверок

3 г. 3 г.

594 Статистические отчеты о результатах контрольной работы в сфере налогообложения, приложения и объяснительные записки к ним:

594.1 годовые Пост. 5 л.

219

594.2 квартальные 3 г. 3 г. 594.3 месячные 1 г. 1 г. 595 Протоколы заседаний экспертных

комиссий по кассовым суммирующим аппаратам, компьютерным системам и документы к ним

10 л. ЭПК 10 л.

596 Анализы отчетов о результатах контрольной работы и приложения к ним:

596.1 годовые Пост. 5 л. 596.2 квартальные 3 г. 3 г. 596.3 месячные 1 г. 1 г. 597 Отчеты о задолженности по

платежам в бюджет и приложения к ним:

597.1 годовые Пост. 10 л. 597.2 квартальные 3 г. 3 г. 597.3 месячные 1 г. 1 г. 598 Отчеты о результатах проверки

правильности удержания налогов с рабочих и служащих

Пост. 10 л.

599 Отчеты об остатках недоимок и документы к ним (анализы, информации, справки, сведения)

-"- -"-

600 Отчеты о количестве выявленных нарушений налогового законодательства и лиц, привлеченных к административной ответственности

-"- -"-

601 Документы о результатах контрольной работы по проверке соблюдения налогового законодательства (текстовые отчеты, докладные записки, переписка)

-"- 5 л.

602 Анализы финансово-хозяйственной деятельности учреждений, организаций, предприятий

-"- -

603 Поручения на проведение проверок и документы об их выполнении (докладные записки, информации, справки, акты, письма)

-"- 5 л.

604 Информации о нарушениях налогового законодательства, являющиеся основанием для проведения счетных проверок

-"- -"-

605 Акты и справки проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по вопросам соблюдения налогового законодательства

10 л. ЭПК 10 л.

220

606 Акты и протоколы о нарушениях налогового законодательства

-"- -"-

607 Акты сверок расчетов по платежам в бюджет



608 Документы об изъятии денежных средств, орудий производства, товаров и другого имущества (акты, постановления, предписания, описи)

Пост. 10 л.

609 Списки недоимщиков 3 г. 3 г. 610 Заключения о применении

государственной налоговой службой финансовых санкций к юридическим лицам

Пост. 5 л.

611 Информации, справки налоговых инспекций о контрольной работе

-"- -"-

612 Информации о результатах проверок организации работы по налогообложению

-"- -"-

613 Справки проверок состояния правовой работы в налоговых инспекциях

5 л. -"-

614 Сведения о суммах взысканных штрафов за нарушение порядка ведения кассовых операций

-"- -"-

615 Сообщения о результатах отдельных проверок, вскрывших крупные нарушения налогового законодательства

Пост. -

616 Лицевые счета имущества, принятого на учет учреждениями государственной налоговой службы

10 л. 10 л.

617 Документы по учету, оценке и реализации конфискованного имущества (решения, договоры, описи)

Пост. -"-

618 Переписка о проверках юридических лиц и индивидуальных предпринимателей и проведении налоговых расследований

5 л. ЭПК 5 л.

619 Переписка о предоставлении отсрочки применения финансовых санкций


620 Переписка об оценке, реализации 5 л. ЭПК<*> -"- То же

221

и возврате конфискованного, бесхозного и перешедшего по праву наследования к государству имущества

621 Письма и заявления налогоплательщиков о пересмотре решений по привлечению к административной ответственности за сокрытие доходов и ответы на них

5 л. ЭПК 5 л.

622 Журналы учета контрольных заданий по налогообложению

3 г. -

623 Журналы учета контрольной работы по соблюдению налогового законодательства на предприятиях, в учреждениях, организациях

5 л. -

624 Журналы регистрации приказов о проведении налоговых проверок

3 г. -

625 Журналы регистрации актов проверок по налогообложению предпринимателей

5 л. -

626 Журналы учета результатов контрольной работы по налогообложению

Пост. -

627 Журналы регистрации протоколов, постановлений и актов о нарушениях налогового законодательства

10 л. 10 л.

628 Журналы учета финансовых санкций, применяемых к налогоплательщикам

-"- -

629 Журналы учета предписаний на приостановление и возобновление операций по счетам налогоплательщиков

5 л. -

630 Журналы учета мероприятий по взысканию доначисленных сумм по актам проверок соблюдения налогового законодательства

3 г. -

631 Журналы регистрации распоряжений о принудительном взыскании платежей

5 л. -

632 Журналы регистрации актов описи и оценки имущества, принятого на учет

10 л. -

633 Журналы регистрации приходных кассовых ордеров, отрывных талонов (билетов), применяемых юридическими лицами и индивидуальными

3 г.

222

предпринимателями при реализации продукции (работ, услуг) за наличный расчет

634 Журналы учета контрольных карт по проводимым проверкам

-"- -

635 Журналы учета выдачи работникам инспекции бланков актов проверок

5 л. -

636 Журналы регистрации специальных компьютерных систем

-"- -

637 Журналы регистрации кассовых суммирующих аппаратов

3 г. 3 г.

638 Журналы регистрации устных обращений граждан

-"- -

639 Журналы обнуления кассовых суммирующих аппаратов

-"- 3 г.

640 Книги учета выдачи заявлений о присвоении учетных номеров налогоплательщикам

3 г. -

Инвестиционная деятельность: 641 Документы о состоянии и развитии

инвестиционной деятельности (докладные записки, информации, справки)


642 Сведения об инвестиционной деятельности:

642.1 годовые Пост. 10 л. 642.2 месячные 3 г. 3 г. 643 Обзоры и информации об

инвестиционной активности иностранных государств


644 Инвестиционные проекты и проектные предложения (бизнес-планы) на инвестирование

-"- 10 л.

645 Перечни приоритетных инвестиционных проектов

-"- -"-

646 Перечни инвестиционных проектов с участием иностранного капитала

-"- -"-

647 Документы о приобретении инвесторами прав пользования землей, другими природными ресурсами и иных имущественных прав (протоколы, договоры, справки, сведения, переписка)

-"- 10 л.<*> <*>После ликвидации организации и (или) утраты прав пользования

648 Документы о привлечении иностранных инвестиций и поступлении иностранных кредитов (обзоры, информации, справки)

-"- 10 л.

649 Гарантийные письма инвесторов -"- -"- 650 Переписка о предоставлении

инвесторам гарантий и льгот -"- -"-

651 Переписка о привлечении 5 л. ЭПК 3 г.

223

финансовых инвестиций и финансировании инвестиционных проектов

652 Переписка о приобретении инвесторами предприятий, зданий, сооружений, ценных бумаг

Пост. 10 л.

653 Переписка о методическом обеспечении процессов инвестирования

5 л.<*> 5 л.<*> <*>В органах,регулирую- щих инвестици- онную дея- тельность, - пост.

Раздел IV. Страхование 654 Государственный реестр страховых

организаций Пост. -

655 Реестр обособленных структурных подразделений страховых организаций

-"- -

656 Генеральные соглашения о деятельности в области страхования


657 Документы на осуществление страховой деятельности (планы, заявления, обоснования и др.)


658 Документы о регистрации страховых организаций и выдаче лицензий на осуществление страховой деятельности (уставы, положения, решения надзорных органов, свидетельства)


659 Книги регистрации выдачи лицензий на осуществление страховой деятельности

-"- -

660 Книги замены лицензий на осуществление страховой деятельности

-"- -

661 Переписка о государственной регистрации страховых организаций

3 г.<*> 3 г. <*>В органах,регистриру- ющих страховые организа- ции, - 5 л. ЭПК

662 Договоры со страховыми организациями о страховании, состраховании и перестраховании

Пост. 5 л.<*> <*>После истечения срока договора; выделяются ются к уничтожению

224

по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки

663 Договоры-поручения с иностранными страховыми организациями о продаже страховых полисов

-"- 20 л.

664 Договоры о сотрудничестве на финансовом рынке в области страхования

-"- 3 г.<*> <*>После истечения срока договора, проведения налоговой проверки

665 Планы доходов и расходов по государственному страхованию и расчеты к ним:

665.1 годовые Пост. - 665.2 квартальные 3 г. - 666 Квартальные планы поступления

страховых взносов -"- 3 г.

667 Отчеты о поступлении страховых взносов:

667.1 квартальные Пост. 10 л. 667.2 месячные 3 г. 3 г. 668 Отчеты о выплатах страховых сумм

и страхового возмещения: 668.1 квартальные Пост. 10 л. 668.2 месячные 3 г. 3 г. 669 Отчеты о движении договоров по

добровольным долгосрочным видам страхования

Пост. 5 л.

670 Отчеты (квартальные) о развитии видов страхования, осуществляемых в иностранной валюте

-"- 10 л.

671 Сведения о поступлении страховых взносов в иностранной валюте


672 Отчеты о сумме принятой

225

страховой ответственности по действующим договорам:

672.1 квартальные Пост. 10 л. 672.2 месячные 3 г. 3 г. 673 Отчеты о заключенных договорах и

принятой страховой ответственности по добровольным рисковым видам страхования:

673.1 квартальные Пост. 10 л. 673.2 месячные 3 г. 3 г. 674 Документы о деятельности

страховых организаций (отчеты, обзоры, сведения, рекламные проспекты)

Пост. 10 л.

675 Отчетные данные по определению рейтинга государственных страховых организаций

-"- -

676 Отчетные данные по расчету рентабельности страховых операций по видам страхования

-"- -

677 Отчеты об операциях государственного страхования и аналитические таблицы к ним

-"- 10 л.

678 Отчеты (квартальные) о действующих договорах страхования

-"- -"-

679 Отчеты (месячные) о проданных полисах страхования от болезней и несчастных случаев на время поездки за границу

Пост.<*> 3 г.<**> <*>В госу- дарственный архив не передаются <**>После проведения налоговой проверки

680 Оперативные отчеты о проданных полисах по различным видам страхования

5 л.<*> - <*>Выделя- ются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки

681 Сведения о результатах страхования предприятий, имущества юридических лиц, гражданской ответственности владельцев механических транспортных средств

Пост. 10 л.

682 Сведения о выплате страхового возмещения и страховых сумм за

-"- -"-

226

повреждение и уничтожение объектов в результате стихийных бедствий

683 Сведения (квартальные) о договорах страхования от несчастных случаев за счет юридических лиц

-"- -"-

684 Сводные месячные справки о выплаченных суммах по страхованию военнослужащих

-"- -"-

685 Сведения об инвентаризации договоров страхования жизни и дополнительной пенсии

3 г. 3 г.

686 Документы об анализе различных видов страхования (обзоры, сведения, справки)

Пост. 10 л.

687 Документы об анализе страховой информации (отчеты, обзоры, справки)

5 л. ЭПК -

688 Документы о порядке формирования средств фонда предупредительных мероприятий (сметы, обоснования, расчеты)

-"- -

689 Документы о формировании страховых технических резервов (отчеты, информации, переписка)

-"- -

690 Страховые тарифы: 690.1 по месту разработки Пост. - 690.2 в других организациях До замены

новым До замены новым

691 Документы о разработке страховых тарифов (обоснования, докладные записки, справки, расчеты):

691.1 по месту разработки 5 л. ЭПК<*> - <*>После утверждения



692 Переписка о применении страховых тарифов

3 г. 3 г.

693 Справки, акты о контроле за применением страховых тарифов

5 л. ЭПК 5 л.

694 Документы о долгосрочных и краткосрочных финансовых вложениях страховых организаций (отчеты, анализы, переписка)

-"- -"-

695 Договоры страхования частных лиц 3 г.<*> 3 г.<*> <*>После окончания срока договора, проведения налоговой

227

проверки 696 Дела застрахованных лиц по

добровольным и обязательным видам страхования

-"- -"- <*>После окончания срока договора страхования

697 Дела застрахованных лиц по отклоненным и несостоявшимся договорам всех видов страхования

1 г. 1 г.

698 Письма-запросы о пересылке дел застрахованных лиц

3 г. 3 г.

699 Заключения по договорам страхования строений, транспорта, животных, домашнего имущества, по которым отказано в выплате страхового возмещения

3 г.<*> 3 г.<*> <*>При условии разрешения спора или отсутствия претензий

700 Оценочные листки по проведению оценки строений, принадлежащих гражданам

10 л. 10 л.

701 Документы о выплате страховых сумм и страхового возмещения (докладные записки, акты, извещения, страховые свидетельства, выписки из лицевых счетов)

5 л.<*> 5 л.<*> <*>После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

702 Документы о сверхлимитных выплатах страхового возмещения (распоряжения, ведомости, акты)

10 л. 10 л.

703 Страховые свидетельства (полисы) на различные виды страхования

3 г.<*> 3 г.<*> <*>После истечения срока страхового договора, проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии

704 Квитанции на выплату страховых сумм

3 г.<*> 3 г.<*> <*>После проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии

705 Списки-поручения на удержание страховых взносов

1 г. 1 г.

228

706 Переписка о сотрудничестве в области страхования

Пост. 3 г.

707 Переписка об осуществлении всех видов страхования:

707.1 с республиканскими органами государственного управления

5 л. ЭПК<*> 3 г.<*> <*>В госу- дарственных органах по страхованию - пост.

707.2 с другими организациями 3 г. 3 г. 708 Переписка по вопросам

перестрахования: 708.1 с иностранными страховыми

организациями 5 л. ЭПК 5 л.

708.2 с другими организациями 5 л. -"- 709 Переписка о выплатах страховых

сумм по всем видам страхования 5 л. ЭПК 3 г.

710 Переписка об изменении условий договоров о страховании

3 г. -"-

711 Переписка о возмещении ущерба за застрахованное имущество

3 г.<*> 3 г.<*> <*>При отсутствии претензий по возмещению ущерба

712 Переписка о согласовании квитанций для приема страховых взносов

3 г. 3 г.

713 Переписка по вопросам актуарных расчетов

-"- -"-

714 Переписка о регистрации клиентов страховых организаций

-"- -"-

715 Переписка по вопросам страховой статистики

5 л. ЭПК -"-

716 Журналы регистрации страховых свидетельств

10 л. 10 л.

717 Журналы регистрации заявлений и актов по страхованию животных

-"- -"-

718 Журналы регистрации сообщений и актов о гибели (повреждении) зданий, сооружений и другого имущества от стихийных бедствий, пожара и других событий

-"- -"-

719 Журналы регистрации заявлений и актов о гибели (повреждении) имущества граждан

-"- -"-

720 Журналы регистрации заявлений и актов о гибели (повреждении) имущества предприятий и организаций

-"- -"-

721 Журналы регистрации заявлений и -"- -"-

229

актов о гибели застрахованных грузов

722 Журналы регистрации сообщений и актов о гибели (повреждении) сельскохозяйственных культур и многолетних насаждений

-"- -"-

723 Журналы учета договоров страхования к бракосочетанию, уплата взносов по которым прекращена в связи со смертью страхователя

5 л. 5 л.

724 Журналы регистрации запрошенных и полученных дел по страхованию жизни

-"- -"-

725 Журналы регистрации высланных дел по страхованию жизни

5 л. 5 л.

726 Журналы регистрации заявлений о выплатах страховых и выкупных сумм по договорам личного страхования

-"- -"-

727 Журналы регистрации заявлений на выплату страховых сумм военнослужащим

-"- -"-

728 Журналы учета договоров страхования от болезней и от несчастных случаев на время поездки за границу

3 г. 3 г.

729 Журналы учета договоров страхования жизни

75 л. 75 л.

730 Отчеты о рекламной деятельности страховых организаций


731 Переписка об организации рекламы и маркетинга страховой деятельности

3 г. 3 г.

732 Документы о комплексных проверках деятельности страховых организаций органами надзорного и ведомственного контроля (докладные записки, справки, акты)

Пост. 10 л.

733 Справки о результатах профильных проверок работы страховых организаций

5 л. ЭПК 5 л.

734 Переписка по вопросам контроля за страховой деятельностью

-"- -"-

735 Переписка о применении штрафных санкций к страховым организациям

3 г.<*> 3 г.<*> <*>При отсутствии претензий по

230

примененным санкциям

736 Документы о разработке, усовершенствовании и распределении бланков различных видов страхования (образцы бланков, разнарядки, квитанции и др.)


-

Раздел V. Управление государственной собственностью и приватизация государственной собственности

Глава 1. Регистрация юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и собственности (имущества) 737 Единый государственный регистр

юридических лиц и индивидуальных предпринимателей

Пост. -

738 Реестры общереспубликанской регистрации юридических лиц

-"- -

739 Реестры имущества республиканской собственности

-"- -

740 Реестры имущества коммунальной собственности

-"- -

741 Перечни юридических лиц, зарегистрированных в реестрах имущества республиканской и коммунальной собственности

3 г. 3 г.

742 Информации о формировании реестров имущества республиканской и коммунальной собственности


743 Дела юридических лиц, зарегистрированных в реестрах имущества республиканской и коммунальной собственности

-"- -

744 Реестры регистрации предпринимателей, осуществляющих деятельность без образования юридического лица

Пост. -

745 Реестры неплатежеспособных государственных предприятий с численностью работников до 1000 человек

-"- -

746 Реестры юридических лиц, занимающих доминирующее положение на товарных рынках

-"- -

747 Специальные реестры собственников (учредителей, участников) ликвидированных юридических лиц, имеющих задолженность по платежам в бюджет и государственные

-"- -

231

внебюджетные фонды 748 Государственный реестр кассовых

суммирующих аппаратов и компьютерных систем

-"- -

749 Государственный реестр юридических лиц, которым выданы специальные разрешения (лицензии) на производство, реализацию, хранение алкогольных и табачных изделий

-"- -

750 Реестры центров поддержки малого предпринимательства

-"- -

751 Реестры инкубаторов малого предпринимательства

-"- -

752 Решения (уведомления) о включении (исключении) юридических лиц в (из) Государственный(ого) реестр(а) субъектов хозяйствования, занимающих доминирующее положение на товарных рынках

-"- -

753 Реестры регистрации юридических лиц в качестве резидентов свободных экономических зон

-"- -

754 Списки предприятий, зарегистрированных в качестве резидентов свободных экономических зон

-"- -

755 Журналы учета юридических лиц, претендующих на право регистрации в качестве резидентов свободных экономических зон

-"- -

756 Реестры финансово-промышленных и иных хозяйственных групп

-"- -

757 Наблюдательные дела финансово-промышленных групп

-"- -

758 Документы по регистрации финансово-промышленных групп (уставы, свидетельства, отчеты, справки, переписка и др.)


759 Перечни юридических лиц, прошедших общереспубликанскую регистрацию

-"- -

760 Информации и сведения о юридических лицах всех форм собственности, прошедших общереспубликанскую регистрацию

-"- 5 л.

761 Перечни юридических лиц, которым отказано в регистрации

-"- -

762 Карточки регистрации -"- -

232

приватизированных предприятий 763 Кадастры недвижимого имущества,

природных ресурсов, карты балльности почвы и другие документы (планы, таблицы, перечни), свидетельствующие о степени ценности недвижимого имущества (владения)


764 Дела о землепользовании -"- - 765 Свидетельства о регистрации

имущества юридических лиц -"- 3 г. <*> <*> После


766 Акты (свидетельства) на владение имуществом

Пост. До ликвидации организации или смены собственника

767 Списки юридических лиц -"- До минованиянадобности

768 Представления о прекращении деятельности юридических лиц


769 Переписка о регистрации и прекращении деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей

5 л. ЭПК<*> 5 л.<*> <*>В органах,осуществля- ющих регистрацию субъектов хозяйство- вания, - пост.

770 Переписка о формировании государственных реестров регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и собственности (имущества)

5 л. ЭПК 5 л.

771 Книги государственной регистрации юридических лиц

Пост. -

772 Книги учета выдачи свидетельств о праве собственности

-"- -

773 Книги регистрации выдачи свидетельств предпринимателям, осуществляющим деятельность без образования юридического лица, прошедшим общереспубликанскую регистрацию

-"- -

774 Журналы регистрации предложений о разгосударствлении и приватизации государственной и коммунальной собственности

-"- -

233

775 Журналы регистрации выдачи свидетельств на право собственности

-"- -

776 Журналы регистрации справок о внесении в Государственный реестр налогоплательщиков сведений о руководителе и (или) бухгалтере (главном бухгалтере) юридического лица

10 л. -

777 Журналы учета выдачи свидетельств о регистрации имущества

Пост. -

778 Журналы учета извещений по отчуждению имущества

-"- -

779 Книги учета актов описи и предварительной оценки бесхозяйного имущества, принятого на учет

-"- -

780 Заявления о наличии бесхозяйного имущества, акты описи бесхозяйного имущества, принятого на учет

-"- -

781 Заявления<*> о признании имущес- тва бесхозяйным и передаче его для реализации

-"- - <*>В суд

Глава 2. Государственная поддержка предпринимательства 782 Планы, программы государственной

поддержки предпринимательства Пост. До минования

надобности 783 Документы о выполнении программ

государственной поддержки предпринимательства (доклады, отчеты, обзоры)

-"- 10 л.

784 Документы о работе организаций, получивших статус "Центр поддержки малого предпринимательства" (уставы, положения, договоры, свидетельства о регистрации, планы, сведения)

-"- -"-

785 Документы о работе инкубаторов малого предпринимательства (уставы, положения, договоры, свидетельства о регистрации, планы, сведения)


786 Документы о финансовой поддержке субъектов малого предпринимательства (протоколы, докладные записки, решения, переписка)

5 л. ЭПК 5 л.

787 Документы о защите прав потребителей (доклады, отчеты,

Пост. -

234

обзоры) 788 Документы о результатах

комплексных проверок соблюдения законодательства по защите прав потребителей (планы, справки, заключения, акты)

-"- -

789 Переписка о защите прав потребителей

5 л. ЭПК<*> 5 л.<*> <*>В органи- зациях (органах) по защите прав потре- бителей - пост.

790 Отчеты о проверках деятельности предприятий, доминирующих на товарных рынках Республики Беларусь

Пост. -

791 Предложения по инвестированию в сферу предпринимательства

-"- 5 л.

792 Переписка о развитии и поддержке предпринимательства, рыночной инфраструктуры

-"- 3 г.

793 Переписка об антимонопольном регулировании и развитии конкуренции:

793.1 с республиканскими органами государственного управления

Пост. -

793.2 с другими организациями 5 л. ЭПК 3 г. 794 Переписка о ходе выполнения

республиканских и региональных программ развития предпринимательства

Пост. 5 л.

795 Переписка о разработке программ государственной поддержки малого предпринимательства

-"- 3 г.

796 Переписка о создании и функционировании на территории Республики Беларусь свободных экономических зон

-"- -"-

797 Переписка о финансовой поддержке субъектов малого предпринимательства

5 л. ЭПК 5 л.

798 Переписка о контроле за рекламной деятельностью юридических лиц

-"- 3 г.

799 Переписка о методическом обеспечении государственной поддержки предпринимательства

5 л. ЭПК<*> 3 г.<*> <*>В органах по регули- рованию предприни- мательской деятельнос-

235

ти - пост. Глава 3. Управление имуществом, приватизация, аренда и залог недвижимости 800 Документы об использовании

государственной и коммунальной собственности (отчеты, информации, сведения)

Пост. 10 л.

801 Анализы финансового состояния государственных предприятий с численностью работников до 100 и до 1000 человек

-"- -"-

802 Документы по вопросам реформирования государственной собственности, обслуживания государственного имущества, экспертизы оценки государственного имущества, распоряжения государственным имуществом, инвентаризации холдинговых и межгосударственных компаний (докладные записки, информации, предложения, справки)

Пост. -

803 Перечни предприятий (объединений), организаций и видов имущества, не подлежащих разгосударствлению и приватизации

-"- -

804 Перечни объектов государственной собственности, предлагаемых к приватизации

-"- -

805 Программы и проекты разгосударствления и приватизации объектов государственной собственности

-"- -

806 Сведения о ходе разгосударствления и приватизации объектов государственной собственности:

806.1 за 12 месяцев или на 1 января Пост. 10 л. 806.2 квартальные 3 г.<*> 3 г.<*> <*>При

отсутствии сведений за год - пост.

806.3 месячные 1 г.<*> 1 г. <*>При отсутствии сведений за год и квартальных - пост.

807 Отчеты о результатах разгосударствления и приватизации:

236

807.1 годовые Пост. - 807.2 квартальные 3 г. 3 г. 808 Отчеты о поступлении средств от

выкупа и акционирования объектов приватизации и акционирования:

808.1 годовые Пост. 10 л. 808.2 полугодовые 5 л. 5 л. 808.3 квартальные 3 г. 3 г. 808.4 месячные 1 г. 1 г. 809 Итоговые данные о движении

государственной доли акций по акционерным обществам

Пост. -

810 Итоговые данные о ходе приватизации государственной собственности

-"- -

811 Заключения по экспертизе и оценке приватизированных объектов

-"- -

812 Программы передачи ведомственных объектов жилищно-коммунального хозяйства на баланс новых собственников

-"- -

813 Сведения о военных городках и военном имуществе, переданных новым собственникам

-"- 10 л.

814 Заключения о соблюдении законодательства при создании, преобразовании, слиянии, присоединении, ликвидации хозяйствующих субъектов (юридических лиц) и органов управления и приложения к ним

-"- -

815 Документы о выполнении договоров с иностранными государствами по вопросам процедуры банкротства (программы, протоколы, меморандумы, модельные законы)

-"- -

816 Переписка об экономической несостоятельности и банкротстве юридических лиц и их экономическом оздоровлении

Пост. 10 л.

817 Информации о продаже государственных акций в капитале открытых акционерных обществ республиканской и коммунальной собственности

-"- -"-

818 Показатели производственно-финансовой деятельности приватизированных предприятий

-"- -"-

819 Анализы производственно-финансовой

-"- -"-

237

деятельности приватизированных предприятий

820 Документы о создании и деятельности финансово-промышленных групп (распоряжения, протоколы, справки, акты)


821 Справки и акты проверок о поступлении в бюджет средств от приватизации

-"- 10 л.

822 Переписка по вопросам стабилизации экономики и защиты потребительского рынка

-"- -

823 Переписка об учете, управлении и распоряжении государственным имуществом

5 л. ЭПК<*> 5 л.<*> <*>В органах по управлению государст- венным имуществом - пост.

824 Переписка об упорядочении имущественных отношений

5 л. ЭПК 5 л.

825 Переписка об осуществлении владельческого надзора в обществах с государственной долей собственности

-"- -"-

826 Переписка об оценке государственного имущества

5 л. ЭПК<*> 5 л.<*> <*> В органах по управлению государст- венным имуществом - пост.

827 Переписка об инвентаризации государственного имущества

-"- 5 л. То же

828 Переписка об отчуждении государственного имущества и оформлении прав собственности

-"- -"- -"-

829 Переписка о передаче имущества в коммунальную собственность

5 л. ЭПК -"-

830 Переписка по вопросам обслуживания имущества

-"- -"-

831 Переписка о демонополизации предприятий

5 л. ЭПК<*> 5 л.<*> <*>В органах по антимоно- польной политике - пост.

832 Переписка о приватизации и реструктуризации объектов республиканской и коммунальной

Пост. 10 л.

238

собственности 833 Переписка о финансовом состоянии

приватизируемых предприятий 5 л. ЭПК 5 л.

834 Переписка об информационном обеспечении процессов приватизации

-"- 3 г.

835 Журналы учета приватизированных объектов

Пост. -

836 Документы о проверках распоряжения имуществом, приватизации собственности (справки, информации, сводки)

-"- 5 л.

837 Документы о приватизации жилья (заявления, справки, расчеты и акты оценки стоимости, решения, договоры)

Пост.<*> До ликвидации организации <**>

<*>В госу- дарственный архив не передаются <**>После ликвидации организации передаются правопреем- нику или вышестоящей организации

838 Документы о тарифах стоимости работ на услуги по приватизации жилищного фонда (решения, сведения, переписка)

5 л. ЭПК -

839 Документы по вопросам индексации жилищной квоты (положения, справки, заявления граждан)

-"- -

840 Списки граждан, нуждающихся в улучшении жилищных условий, граждан, которым предусмотрена индексация жилищной квоты, граждан, наделенных жилищной квотой

Пост.<*> - <*>В госу- дарственный архив не передаются

841 Списки граждан, имеющих право на получение именных приватизационных чеков "Имущество"

15 л. -

842 Отчеты, информации о начислении и выдаче именных приватизационных чеков "Имущество"

Пост. -

843 Информации (месячные) о ходе начисления и выдаче именных приватизационных чеков "Имущество"

5 л. 5 л.

844 Информации об операциях инвестиционных фондов с именными приватизационными чеками

-"- -

239

"Имущество" 845 Переписка об обмене именных

приватизационных чеков "Имущество" на акции открытых акционерных обществ

15 л. 15 л.

846 Документы об обмене именных приватизационных чеков "Имущество" на чеки "Жилье" (справки, заявления, решения)

5 л. -

847 Переписка о приватизации жилых помещений

-"- 5 л.

848 Договоры на аренду недвижимости 3 г.<*> 3 г.<*> <*>После истечения срока договора, проведения налоговой проверки; при аренде объектов - памятников истории и культуры - пост.

849 Договоры безвозмездного пользования имуществом собственности

-"- -"- То же

850 Договоры о залоге зданий, сооружений, объектов незавершенного строительства и документы об их оформлении (заявления, квитанции, копии свидетельств о регистрации договоров)

3 г.<*> 3 г.<*> <*>После истечения срока договора, проведения налоговой проверки

851 Заключения на проекты приватизации, залога, отчуждения и передачи в аренду объектов недвижимого имущества


852 Разрешения на аренду недвижимости 5 л.<*> 5 л.<*> <*>Выделя- ются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки

853 Акты оценки недвижимости Пост. 10 л. 854 Справки проверок эффективности

использования собственности арендодателем

-"- -"-

240

855 Сведения о сдаваемых в аренду зданиях, сооружениях, оборудовании

-"- -"-

856 Расчеты ставки арендной платы 5 л.<*> 5 л.<*> <*>Выделя- ются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки

857 Переписка об экспертизе проектов приватизации, залога и отчуждения государственного имущества

5 л. ЭПК<*> 3 г.<*> <*> В органах по управлению государст- венным имуществом - пост.

858 Переписка о порядке осуществления арендных отношений

-"- -"- То же

859 Переписка о передаче в аренду объектов недвижимого имущества, прекращении арендных отношений

5 л. ЭПК 5 л.

860 Переписка об определении минимальных ставок арендной платы

-"- -"-

861 Журналы регистрации договоров аренды


862 Журналы регистрации договоров залога

10 л. -

Глава 4. Проведение аукционов и конкурсов по продаже недвижимости 863 Положения (условия) о проведении

аукционов и конкурсов Пост. -

864 Протоколы заседаний комиссий по проведению аукционов и конкурсов

-"- -

865 Протоколы аукционов, составленные на каждый проданный объект

-"- -

866 Документы об аукционах и конкурсах по продаже объектов государственной собственности (информации, справки, сведения)

Пост.<*> - <*>Сведения составляют- ся с нарастающим итогом. Месячные - 1 г. При отсутствии сведений за 12 месяцев или на 1

241

января месячные - пост.

867 Сведения о правах и обязанностях сторон в процессе подготовки торгов и проведения аукционов и конкурсов


868 Списки участников аукционов 3 г. - 869 Характеристики объектов,

выставляемых на аукционы и конкурсы

Пост. -

870 Договоры купли-продажи объектов собственности по выкупу определенного имущества

-"- До ликвидации организации

871 Сведения о заключении договоров купли-продажи объектов собственности, отчуждаемых по инициативе предприятий

-"- 10 л.

872 Проекты приватизации объектов, проданных с аукциона или на конкурсе

-"- 5 л.

873 Заявления на участие в аукционах, конкурсах

3 г. 3 г.

874 Заявления участников аукционов об ознакомлении с документами по объекту, выставленному на продажу

-"- -"-

875 Извещения о проведении аукционов, конкурсов:

875.1 по месту составления Пост. 10 л. 875.2 в других организациях 3 г. 3 г. 876 Данные о доле государственной

собственности, предлагаемой для продажи

Пост.<*> - <*>Составля- ются ежемесячно с нарастающим итогом. Месячные хранить 1 г. При отсутствии данных за 12 месяцев или на 1 января месячные - пост.

877 Свидетельства на право собственности<*>

Пост. До ликвидации организации

<*>Подлин- ники и копии (по месту регистрации

242

или выдачи) 878 Книги регистрации договоров

купли-продажи по выкупу арендованного имущества


879 Переписка о проведении аукционов и конкурсов

5 л. ЭПК 5 л.

880 Журналы регистрации заявок участников аукционов и конкурсов по продаже объектов собственности

3 г. -

Раздел VI. Внешнеэкономическая деятельность

Глава 1. Организационная и протокольно-кадровая работа, общие вопросы обеспечения внешнеэкономической деятельности 881 Прогнозы развития

внешнеэкономической деятельности Пост. -

882 Планы работы (перечни основных мероприятий) по внешнеэкономическому сотрудничеству

-"- 10 л.

883 Протоколы выполнения годовых планов работы по осуществлению внешнеэкономических связей

-"- -"-

884 Планы интеграционного развития государственных и административных структур, юридических лиц Республики Беларусь и иностранных государств

-"- -

885 Отчеты о работе по установлению, развитию и повышению эффективности внешнеэкономических связей:

885.1 годовые Пост. 10 л. 885.2 квартальные и полугодовые 3 г. 3 г. 886 Документы об основных

направлениях внешнеэкономической деятельности (информации, справки, сведения)

Пост. -

887 Аналитические обзоры политики и экономики иностранных государств, страноведческие справки

-"- -

888 Обзоры внешнеэкономических связей с иностранными государствами и юридическими лицами


889 Документы о возможностях и перспективах торгово-экономического и научно-технического сотрудничества с иностранными

-"- 5 л.

243

государствами (информации, справки, записки, переписка)

890 Информации о внешнеэкономической деятельности республиканских органов государственного управления по отраслям народного хозяйства

-"- -

891 Справки о сотрудничестве Республики Беларусь и юридических лиц с иностранными государствами

-"- 10 л.

892 Сведения о юридических лицах, занимающихся внешнеэкономической деятельностью


893 Списки иностранных фирм, специализирующихся на производстве отдельных видов продукции и услуг

5 л. То же

894 Письма юридических лиц с предложениями о сотрудничестве

Пост. 5 л.

895 Переписка по вопросам планирования внешне- экономической деятельности

5 л. ЭПК<*> 5 л. <*>В госу- дарственных органах по регулирова- нию внешнеэко- номической деятельнос- ти - пост.

896 Переписка о ходе сотрудничества с иностранными фирмами

5 л. ЭПК 5 л.<*> То же

897 Переписка о посреднической деятельности при проведении внешнеэкономических операций

5 л. ЭПК 3 г.

898 Переписка о спонсорстве внешнеэкономических операций

-"- -"-

899 Переписка о подготовке, публикации и распространении буклетов, листовок, брошюр и книг рекламного характера

3 г. -"-

900 Коммерческие каталоги юридических лиц:

900.1 по месту составления Пост. До минованиянадобности


То же

901 Проспекты, рекламные буклеты и рекламно-информационные листки иностранных фирм

То же -"-

902 Пресс-релизы (бюллетени) посольств иностранных государств


-"- <*>В госу- дарственных

244

<*> органах по регулирова- нию внешнеэко- номической деятельнос- ти - пост.

903 Заявления на выдачу лицензий на внешнеэкономическую деятельность:

903.1 по которым получена лицензия 3 г.<*> - <*>После окончания срока действия лицензии

903.2 по которым не получена лицензия 3 г. - 904 Заявления (письма) на выдачу

генеральных и разовых лицензий участникам внешнеэкономической деятельности

-"- 3 г.

905 Карточки заявителей о выдаче лицензий на осуществление посреднической деятельности по внешнеэкономическим операциям

-"- -"-

906 Копии учредительных документов иностранных предприятий, которые заверены в стране регистрации


907 Сведения о лицах, уполномоченных на участие в органах управления иностранными предприятиями

3 г. 3 г. <*>В госу- дарственных органах по регулирова- нию внешнеэко- номической деятельнос- ти - пост.

908 Свидетельства о государственной регистрации участников внешнеэкономической деятельности

Пост. До ликвидации организации,получения нового свидетель- ства<*>

<*>Выделя- ются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки

909 Сведения о юридических адресах иностранных предприятий, телефонных и телеграфных реквизитах, фамилиях главных руководителей (директоров)



910 Регистрационные карточки Пост. -

245

юридических лиц - участников (субъектов) внешнеэкономической деятельности

911 Отчеты о работе по лицензированию внешнеэкономической деятельности и установлению квот:

911.1 годовые Пост. - 911.2 квартальные 3 г. - 912 Переписка об уменьшении квоты по

лицензиям на осуществление внешнеэкономических операций

5 л. ЭПК 3 г.

913 Переписка о выполнении лицензий на осуществление внешнеторговых операций

-"- -"-

914 Переписка о приостановлении действия и аннулировании лицензий на внешнеторговую деятельность

-"- -

915 Переписка о регистрации участников внешнеэкономической деятельности

-"- 5 л.

916 Переписка о создании торгово-экономических служб дипломатических представительств и посольств Республики Беларусь в иностранных государствах

Пост. -

917 Переписка об аккредитации иностранных агентств и представителей

-"- -

918 Переписка о назначении на должности представителей внешнеэкономических организаций в иностранных государствах, аккредитации торгово-экономических советников

-"- -

919 Переписка о назначении юридических представителей и доверенных лиц в иностранных государствах

-"- 5 л.

920 Переписка об оценке эффективности деятельности посольств и торговых представительств

-"- -

921 Переписка о формировании и функционировании дилерской сети иностранных агентств и представительств

-"- 3 г.

922 Переписка по вопросам подготовки кадров для работы во внешнеторговых представительствах

5 л. ЭПК -"-

246

923 Переписка об аренде помещений на территории иностранных государств

5 л. 5 л.

924 Правила приема и обслуживания иностранных делегаций и официальных лиц:



-"-

925 Предложения посольств к визитам Пост. - 926 Протоколы совещаний по

подготовке визитов иностранных делегаций и официальных лиц

-"- 3 г.

927 Планы мероприятий по подготовке официальных визитов в иностранные государства

-"- -"-

928 Планы приема иностранных делегаций и официальных лиц

5 л. ЭПК -"-

929 Рабочие планы визитов в иностранные государства

-"- -"-

930 Отчеты о результатах визитов иностранных делегаций и официальных лиц

Пост. -"-

931 Аналитические записки по отчетам делегаций и должностных лиц о визитах в иностранные государства

-"- -"-

932 Списки членов иностранных делегаций

-"- -

933 Письма с сообщениями о предстоящих визитах иностранных делегаций и официальных лиц

Пост. 3 г.

934 Переписка о подготовке и проведении встреч с иностранными партнерами

5 л. ЭПК -"-

935 Переписка по организации приема и согласованию программ пребывания иностранных делегаций

-"- -"-

936 Журналы учета встреч с представителями иностранных государств и юридических лиц

Пост. 5 л.

937 Стенограммы выступлений перед прессой во время официальных визитов в иностранные государства

-"- -

938 Информации к пресс-конференциям -"- - 939 Положения об условиях труда на

территории иностранных государств должностных лиц - граждан Республики Беларусь:



247

940 Отчеты о зарубежных командировках и рабочих визитах

Пост. 10 л.

941 Сведения о кандидатах для работы на территории иностранных государств


942 Списки лиц, направленных в зарубежные командировки

5 л. 5 л.

943 Переписка о зарубежных командировках сотрудников органов государственной власти и государственного управления, юридических лиц

5 л. ЭПК 3 г.

944 Переписка о порядке выезда в иностранные государства граждан Республики Беларусь для обучения бизнесу

-"- -"-

945 Документы о подготовке и повышении квалификации специалистов для работы в условиях рыночной экономики (планы, отчеты, информации)


946 Документы о выдаче визовых поддержек (заявления, копии личных документов, документов о регистрации юридических лиц и формировании уставного фонда)


947 Ходатайства о предоставлении многократных виз

1 г. 1 г.

948 Журналы регистрации выдачи визовых поддержек

5 л. -

949 Переписка по организации консультационных услуг (консалтинга)

5 л. ЭПК 3 г.

950 Переписка о проведении семинаров представителей деловых кругов и административных структур по вопросам внешнеэкономической деятельности

5 л. ЭПК<*> -"- <*>В органи- зациях, проводящих семинары, - пост.

Глава 2. Проведение переговоров, заключение и выполнение внешнеэкономических договоров, соглашений, программ, сделок 951 Торговые меморандумы,

подписанные с представителями внешнеэкономических ведомств иностранных государств

Пост. -

952 Стенограммы и протоколы переговоров по вопросам внешнеэкономического сотрудничества

-"- 10 л.

953 Протоколы совещаний по созданию совместных двусторонних (многосторонних) групп по

Пост. -

248

подготовке документов к официальным встречам (переговорам)

954 Справки и сведения о подготовленных к подписанию внешнеэкономических соглашениях, программах, договорах

-"- 3 г.

955 Предложения к протоколам официальных встреч (переговоров)

-"- -"-

956 Перечни вопросов, выносимых для обсуждения на официальных встречах (переговорах)

-"- -"-

957 Программы переговоров -"- -"- 958 Списки полномочных

представителей и экспертов на переговорах

-"- -

959 Переписка о полномочиях лиц, ведущих переговоры

-"- 3 г.

960 Переписка о ходе и результатах переговоров с иностранными внешнеэкономическими организациями и юридическими лицами

-"- -"-

961 Конспекты хода переговоров по вопросам внешнеэкономического сотрудничества


962 Коммюнике по итогам переговоров -"- - 963 Списки подписанных

(ратифицированных) внешнеэкономических соглашений и договоров

-"- -

964 Межправительственные договоры и соглашения о порядке организации и осуществления внешнеэкономического регулирования, сотрудничестве и координации в области внешнеэкономической деятельности

-"- -

965 Проекты внешнеэкономических соглашений и договоров

10 л. ЭПК<*> До минованиянадобности

<*>При наличии изменений (дополне- ний) в подписанных (утвержден- ных) договорах и соглашениях - пост.

966 Протоколы о намерениях в сфере внешнеэкономической деятельности

Пост. -

249

967 Протоколы о развитии торгово-экономического сотрудничества, подписанные с представителями внешнеэкономических ведомств иностранных государств и юридическими лицами

-"- -

968 Протоколы о заключении внешнеэкономических соглашений, договоров, контрактов

-"- 3 г.<*> <*>После окончания срока действия, проведения налоговой проверки

969 Контракты (договоры) с иностранными юридическими лицами

-"- -"- То же

970 Экономические обоснования эффективности сделок (контрактов, договоров) с иностранными юридическими лицами


971 Планы мероприятий по реализации внешнеэкономических соглашений и договоров

-"- 3 г.

972 Планы контроля за ходом выполнения внешнеэкономических соглашений и договоров

Пост. -

973 Планы подготовки документов, необходимых для реализации межправительственных соглашений о порядке регулирования внешнеэкономической деятельности

-"- -

974 Рабочие планы разработки внешнеэкономических программ

5 л. ЭПК -

975 Документы об экспертной оценке внешнеэкономических договоров и соглашений (проекты соглашений, заключения, переписка)

Пост. -

976 Информации о ходе работы над внешнеэкономическими соглашениями

-"- -

977 Переписка о подготовке проектов внешнеэкономических договоров, соглашений, программ

5 л. ЭПК<*>

- <*>В госу- дарственных органах по регулирова- нию внешнеэко- номической деятельнос- ти - пост.

978 Переписка о ходе выполнения внешнеэкономических договоров, соглашений, программ

Пост. -

979 Переписка об обмене информацией 5 л. 3 г.

250

в сфере внешнеэкономических связей

Глава 3. Деятельность иностранных предприятий и предприятий с участием иностранного капитала 980 Положения о порядке регистрации

иностранных предприятий, предприятий с участием иностранного капитала:

980.1 по месту разработки Пост. - 980.2 в других организациях До замены


981 Учредительные документы предприятий с участием иностранного капитала и предприятий, принадлежащих иностранным инвесторам (протоколы, договоры, акты, положения, регистрационные свидетельства, справки)

Пост. До ликвидации организации

982 Отчеты о работе предприятий с участием иностранного капитала:

982.1 годовые Пост. 10 л. 982.2 полугодовые 3 г.<*> 3 г.<**> <*>При

отсутствии годовых - пост. <**>При отсутствии годовых - 10 л.

983 Перечни предприятий с участием иностранного капитала


984 Информации, справки, сведения о проектах, осуществляемых с участием иностранных партнеров

-"- 10 л.

985 Справки о согласии собственников имущества или уполномоченного ими органа управления на создание иностранных предприятий или предприятий с участием иностранного капитала

-"- -"-

986 Сведения о динамике создания предприятий с участием иностранного капитала

-"- -

987 Справки и сведения об экономических показателях деятельности предприятий с участием иностранного капитала

Пост. -

988 Сведения о распределении предприятий с участием иностранного капитала по

-"- -

251

отраслям народного хозяйства и территории Республики Беларусь

989 Сведения о внешнеэкономических программах, предлагаемых к реализации иностранными юридическими лицами

-"- 10 л.

990 Характеристики предприятий с участием иностранного капитала по видам деятельности

-"- -"-

991 Списки представительств иностранных юридических лиц

-"- -

992 Переписка о создании предприятий с участием иностранного капитала

-"- 3 г.

993 Переписка о создании акционерных и других обществ на территории иностранных государств

-"- -"-

994 Переписка о приобретении недвижимой собственности на территории иностранных государств и ценных бумаг иностранных предприятий

-"- 10 л.

995 Переписка о строительстве и совместной (с иностранными партнерами) эксплуатации недвижимости

-"- -"-

996 Переписка о согласовании сметной документации на строительство объектов с участием иностранного капитала

10 л. ЭПК -

997 Переписка о размещении заказов на иностранных предприятиях

5 л. ЭПК 3 г.

998 Переписка о размещении заказов иностранных юридических лиц на белорусских предприятиях

Пост. -"-

999 Переписка об организации кооперированного производства с иностранными юридическими лицами

5 л. ЭПК<*> - <*>В госу- дарственных органах по регулирова- нию внешнеэко- номической деятельнос- ти - пост.

1000 Переписка о финансировании объектов, возводимых иностранными фирмами в Республике Беларусь

5 л. ЭПК -

1001 Книги регистрации предприятий с участием иностранного капитала и их филиалов

Пост. -

1002 Акты проверок предприятий с 5 л. ЭПК -

252

участием иностранного капитала 1003 Документы о проведении тендеров

(положения, отчеты, информации, сведения, акты)

Пост. 10 л.

1004 Документы о проведении конверсии (планы, отчеты, обзоры, справки, сведения, акты, графики, переписка)

-"- -"-

1005 Документы об использовании трудовых ресурсов Республики Беларусь на территории иностранных государств (планы, отчеты, сведения, переписка)

-"- -"-

1006 Документы о поступлении и использовании гуманитарной помощи (информации, сведения, переписка)

5 л. ЭПК<*> 5 л.<*> <*>Выделя- ются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки верки; в ор- ганизациях, распределя- ющих гумани тарную помощь, - пост.

Глава 4. Участие в деятельности международных внешнеэкономических организаций, конференций, выставок 1007 Уставы, положения международных

внешнеэкономических организаций, членами которых являются органы государственного управления, учреждения, организации и предприятия Республики Беларусь


1008 Сведения о международных внешнеэкономических организациях, государственных органах по внешнеэкономическому сотрудничеству

-"- То же

1009 Документы о вступлении в международные организации (справки, докладные записки, заявления, переписка)

-"- -

1010 Документы об участии в деятельности международных внешнеэкономических организаций (планы, отчеты, информации,

-"- -

253

справки, переписка) 1011 Обоснования и докладные записки

о необходимости участия в международных конференциях

-"- 10 л.

1012 Заявки на участие в международных конференциях

3 г.<*> 3 г. <*>При отсутствии документов об участии в конфе- ренциях - пост.

1013 Переписка о подготовке, проведении и подведении итогов международных конференций и встреч

Пост. 10 л.

1014 Программы международных конференций


1015 Списки участников международных конференций

-"- То же

1016 Протоколы заседаний организационных комитетов (рабочих групп) международных конференций, симпозиумов, семинаров, выставок

-"- -"-

1017 Стенограммы и протоколы заседаний международных конференций

-"- -"-

1018 Резолюции международных конференций

-"- -"-

1019 Переписка об организации международных выставок и участии в них

-"- 10 л.

1020 Переписка о вывозе товаров для демонстрации на международных выставках, определения конкурентоспособности продукции


1021 Спецификации выставочных экспонатов

-"- -"- То же

Глава 5. Внешнеторговая деятельность 1022 Товарные номенклатуры: 1022.1 по месту разработки Пост. До замены

новыми 1022.2 в других организациях До замены

новыми -"-

1023 Прогнозные торговые балансы Пост. 10 л. 1024 Прогнозные валютные балансы: 1024.1 на год Пост. 10 л. 1024.2 на полугодие 3 г. 3 г. 1025 Внешнеторговые и платежные

балансы Пост. 10 л.

1026 Лицензии на внешнеторговую 3 г.<*> 3 г.<*> <*>После

254

деятельность окончания срока действия лицензии, проведения налоговой проверки

1027 Отчеты о выполнении лицензий на осуществление внешнеторговых операций

Пост. -

1028 Перечень договоров по экспорту товаров

-"- -

1029 Конъюнктурный анализ цен на экспортируемую продукцию и предполагаемых рынков сбыта


1030 Контракты на экспорт товара 5 л. ЭПК<*> 3 г.<*> <*>После окончания срока действия контракта; выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки

1031 Обоснование цены сделки по контракту

3 г. 3 г.

1032 Списки товаров, поставляемых на экспорт

Пост. 10 л.

1033 Спецификации на товары, поставляемые на экспорт


1034 Перечни товаров обычного применения, импорт которых запрещен:



-"-

1035 Сертификаты происхождения товаров 3 г. <*> 3 г.<*> <*>После проведения налоговой проверки

1036 Перечни товаров и услуг, экспорт которых осуществляется по лицензиям в объемах

255

установленных квот: 1036.1 по месту разработки Пост. До замены

новыми 1036.2 в других организациях До замены

новыми -"-

1037 Номенклатуры экспортируемых и импортируемых товаров:




1038 Номенклатуры лицензируемых и квотируемых товаров:



-"-

1039 Заявления на разрешение ввоза в Республику Беларусь социально значимых товаров:

1039.1 заявления, на которые получено разрешение

3 г.<*> 3 г.<*> <*>После окончания срока действия разрешения

1039.2 заявления, на которые не получено разрешение

3 г. 3 г.

1040 Разрешения на ввоз в Республику Беларусь социально значимых товаров

3 г.<*> 3 г.<*> <*>После окончания срока действия разрешения, проведения налоговой проверки

1041 Разрешения на реэкспорт товаров -"- -"- То же 1042 Справки о торгово-экономических

отношениях между Республикой Беларусь и другими странами

Пост. -

1043 Справки, сведения о реализации импортных товаров на внутреннем рынке

5 л. ЭПК<*> 3 г.<*> <*>Выделя- ются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки

1044 Справки-расчеты ожидаемых валютных поступлений от выручки

5 л. ЭПК 3 г.

256

продукции, поставляемой на экспорт

1045 Справки о поставках отдельных видов продукции на внешний рынок

Пост. -"-

1046 Справки, переписка об импорте отходов, материалов и продукции, бывшей в употреблении или с истекшим сроком хранения

5 л. ЭПК<*> -"- <*>В госу- дарственных органах по регулирова- нию внешнеэко- номической деятельнос- ти - пост.

1047 Справки, сведения, переписка об оценке ущерба при внешнеторговых операциях

Пост. 10 л.

1048 Справки и сведения о производствах, технологиях и фирмах, продукцию которых предполагается приобрести

5 л. ЭПК 3 г.

1049 Сведения о товарообороте между Республикой Беларусь и другими государствами, иностранными юридическими лицами

Пост. -

1050 Сведения о технических и потребительских характеристиках импортируемой (экспортируемой) продукции

5 л. ЭПК 3 г.

1051 Сведения о товарной структуре экспорта и импорта совместных предприятий

Пост. -

1052 Сведения о квотах на импорт и экспорт товаров и изменении квот

Пост. 3 г.<*> <*>После проведения налоговой проверки

1053 Сведения об организации встречных поставок продовольственных и непродовольственных товаров

-"- -"- То же

1054 Сведения о совместных экспортных поставках продукции, технологий и услуг на рынки третьих стран

-"- -

1055 Сведения о проведении консультаций по вопросам импорта и экспорта

5 л. ЭПК -

1056 Сведения о ставках налога на импорт

Пост. -

1057 Сведения о предварительной оценке валютной выручки

3 г. 3 г.

1058 Документы об изучении рынков сбыта (маркетинге) (планы,

Пост. 10 л.

257

отчеты, аналитические обзоры, информации, сведения, переписка)

1059 Переписка о начислении и уплате рентной платы за экспорт сырья и изделий из него


1060 Переписка о контроле за внешнеторговыми операциями

-"- 3 г.<*> <*>В органах,контролиру- ющих внешнетор- говые операции, - пост.

1061 Переписка о продлении договоров на поставку товаров по бартеру

3 г. 3 г.

1062 Переписка о создании фирменных магазинов на территории иностранных государств

Пост. -

1063 Переписка о стимулировании юридических лиц за поставку продукции на экспорт

5 л. ЭПК 3 г.

1064 Переписка о тарифном регулировании внешне- экономической деятельности

-"- -"-

1065 Переписка о проведении товарообменных (бартерных) операций

-"- -"-

1066 Переписка о поставках экспортируемой и импортируемой продукции

-"- -"-

1067 Переписка о реализации импортных изделий

3 г. -"-

1068 Переписка о налогообложении импортируемых товаров

-"- -"-

1069 Переписка о реализации продукции на внешнем рынке

5 л. ЭПК -"-

1070 Переписка о контроле за своевременной оплатой экспортируемых товаров

3 г. -"-

1071 Переписка о реэкспорте продукции в третьи страны

5 л. ЭПК -"-

1072 Выписки из торговых реестров или аналогичных им документов

3 г. -"-

258

УТВЕРЖДЕНО Постановление Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 06.08.2001 N 38

ПОЛОЖЕНИЕО ПОРЯДКЕ ПРИМЕНЕНИЯ ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНОВ

ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ И УПРАВЛЕНИЯ, УЧРЕЖДЕНИЙ,ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ПО

ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ, ЦЕНООБРАЗОВАНИЮ,ФИНАНСАМ, СТРАХОВАНИЮ, УПРАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМ

ИМУЩЕСТВОМ, ПРИВАТИЗАЦИИ, ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИМ СВЯЗЯМ СУКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

1. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (далее - Перечень) является основным нормативным документом, определяющим сроки хранения документов, которые образуются в деятельности учреждений, организаций и предприятий (далее - организации) по направлениям, заявленным в названии Перечня.

2. Перечнем надлежит руководствоваться работникам государственных и ведомственных архивов, служб документационного обеспечения управления, членам экспертных комиссий при подготовке схем классификации документов, номенклатур дел, разработке ведомственных перечней документов, проведении экспертизы ценности документов для отбора их на хранение или для выделения к уничтожению, формировании и описании дел, формировании архивов, переработке описей дел архивных фондов. Нормы Перечня обязательны к исполнению как в государственных, так и негосударственных организациях независимо от их формы собственности и отраслевой принадлежности, а также видов носителей документов, образующихся в делопроизводстве.

3. Перечень построен по функциональному принципу и включает шесть разделов.3.1. Раздел I "Организация системы управления" содержит информацию об основных

типовых документах (с указанием сроков хранения) по управленческой деятельности, отражающих процесс принятия руководящих решений, контроля за их исполнением, планирования и отчетности. Если документы одного вида указаны как в разделе I, так и в каком-либо из других разделов (II - VI), необходимо руководствоваться сроками хранения, указанными в разделах II - VI.

3.2. В разделе II представлена информация о документации по ценообразованию, в разделе III - по финансам, включая финансирование, кредитование, организацию наличного денежного обращения, кассовую работу, операции с ценными бумагами, драгоценными металлами, бухгалтерскому учету и отчетности, налогообложению и другим вопросам, в разделе IV - по страхованию, в разделе V - по управлению государственной собственностью и приватизации, в разделе VI - по внешнеэкономической деятельности.

3.3. Информация, содержащаяся в Перечне, систематизирована внутри разделов в соответствии со значимостью видов документов и вопросов, призванных найти в них отражение.

259

3.4. В графе 1 Перечня расположена нумерация его статей.В графе 2 содержатся статьи, в которых представлены указания на виды и названия

документов, данные в обобщенной форме. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу и имеющих одинаковый срок хранения используется термин "документы", а в скобках раскрываются все или основные виды документов, включенных в статью.

В графах 3 - 4 указаны сроки хранения документов. В графе 3 - в учреждениях, организациях и на предприятиях, являющихся источниками формирования государственных архивов. К таковым относятся: органы государственной власти и управления, государственные учреждения, организации и предприятия, документы которых поступают на хранение в государственные архивы; негосударственные организации и предприятия <*>. В графе 4 - в других организациях (как правило, вспомогательного и обслуживающего характера), если их документы не подлежат выборочному (видовому или групповому) приему в соответствии с решениями органов и учреждений государственной архивной службы. Произвольное изменение сроков хранения документов, указанных в Перечне, не допускается.-------------------------------

<*> Источники формирования государственных архивов и формы приема документов определяются органами и учреждениями государственной архивной службы.

В графе 5 "Примечание" оговариваются особенности приема, дополнительные условия выделения документов к уничтожению или их хранения в течение определенного срока, конкретизируются и уточняются сроки хранения.

3.5. Отметка "ЭПК" <*>, поставленная в Перечне к срокам хранения конкретных видов документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и подлежать постоянному (государственному) хранению. Отметка "До минования надобности" означает, что срок хранения документов определяется самими организациями.-------------------------------

<*> ЭПК - экспертно-проверочная комиссия.

4. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел. Отбор дел (документов) на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается. Организация проведения и оформление отбора документов на хранение и их уничтожение регламентируются законодательством Республики Беларусь.

5. Со вступлением в силу настоящего Перечня не применяются статьи разделов 1.1 - 1.3, 2 - 4, 9 части 1 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утвержденного начальником Главного архивного управления СССР 15 августа 1988 г.; ведомственные перечни приводятся в соответствие с настоящим Перечнем. Правоотношения, не урегулированные настоящим Перечнем, регулируются нормативно-правовыми актами СССР и ведомственными нормативно-правовыми актами. Контроль за правильностью применения Перечня осуществляет Государственный комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, государственные архивы.

260

Зарегистрировано в Национальном реестре правовых актовРеспублики Беларусь 4 августа 2003 г. N 8/9867

ПОСТАНОВЛЕНИЕ КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ПРИСОВЕТЕ МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

24 июля 2003 г. N 27

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ СИСПОЛЬЗОВАНИЕМ КОМПЬЮТЕРНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В

РЕСПУБЛИКАНСКИХОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ И ИНЫХ

ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ, ПОДЧИНЕННЫХ ПРАВИТЕЛЬСТВУРЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

В соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" в редакции Закона Республики Беларусь от 6 января 1999 г. (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1994 г., N 29, ст. 507; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., N 4, 2/11), Положением о Комитете по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12 августа 2002 г. N 1098 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2002 г., N 95, 5/10971), Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Утвердить прилагаемую Инструкцию по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь.

Председатель В.И.АДАМУШКО

УТВЕРЖДЕНО Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь 24.07.2003 N 27

ИНСТРУКЦИЯПО ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ КОМПЬЮТЕРНЫХ

ТЕХНОЛОГИЙ В РЕСПУБЛИКАНСКИХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОГОУПРАВЛЕНИЯ И ИНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ,ПОДЧИНЕННЫХ ПРАВИТЕЛЬСТВУ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

1. Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь (далее - настоящая Инструкция), устанавливает единый порядок оформления организационно-распорядительных документов (далее - документы) с использованием компьютерных

261

технологий с учетом требований Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ 6.38-95) "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Министерства образования и науки Республики Беларусь от 20 октября 1995 г. N 11 "Об утверждении, введении в действие, изменении стандартов" (далее - СТБ 6.38-95).

2. Печатание и оформление документов в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам со следующими параметрами настройки в редакторе Microsoft Word:

2.1. формат А4 (210 x 297 мм) - для протоколов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для писем - формат А4 и формат А5 (148 x 210 мм);

поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого - до 8 мм (когда текст не вмещается);

шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пунктов <*>. В таблицах допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);-------------------------------

<*> Размер шрифта, далее - пт.

межстрочный интервал: для формата А4 - одинарный; в адресах, заголовках и подписях, а также для формата А5 - точно 14 пт, в таблицах допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);

первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;выравнивание по ширине и, как правило, без переносов слов (в таблицах

выравнивание по необходимости, с переносом слов);номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего

края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется);2.2. для тезисов выступлений:формат А4 (210 x 297 мм);поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм;шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 16 пт (в

заголовках - полужирный курсив подчеркнутый и полужирный курсив, размер 14 пт);межстрочный интервал полуторный (в заголовках - точно 12 пт);первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;выравнивание по ширине, без разрыва абзацев на следующую страницу и без

переносов слов;номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего

края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).3. Реквизиты документа (за исключением текста), состоящие из нескольких строк,

печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Отметка о наличии приложения" отделяют друг от друга одним интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным интервалом.

Например:СОГЛАСОВАНО ОдинарныйПредседатель Комитетапо архивам и делопроизводству Точно 14 птпри Совете МинистровРеспублики Беларусь ОдинарныйПодпись Инициалы, фамилия ОдинарныйДата Полуторный

262

СОГЛАСОВАНО ОдинарныйМинистр финансов Точно 14 птРеспублики Беларусь ОдинарныйПодпись Инициалы, фамилия ОдинарныйДата

При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков (70 мм).4. От границы левого поля (без отступа первой строки) печатают следующие

реквизиты: "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ". Если заголовок к тексту превышает 5 строк, его допускается продлевать на 120 мм от левого поля документа.

5. Начало абзацев в тексте печатают с отступом первой строки 12,5 мм.6. Реквизит "Адресат" оформляется с отступом от левого поля 80 мм.7. Реквизиты "Гриф утверждения" и "Гриф ограничения доступа к документу"

оформляется с отступом от левого поля 100 мм; отметка о приложении к правовому акту оформляется в правом верхнем углу колонтитула с отступом от левого поля 140 мм.

8. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" оформляется с отступом от левого поля 120 мм, на уровне последней строки наименования должности.

9. При наличии нескольких грифов согласования и утверждения их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от левого поля без отступа и с отступом от левого поля на 100 мм.

10. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" оформляют от левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст - через межстрочный интервал точно 14 пт.

11. В случае оформления резолюций на отдельных листах соблюдаются следующие правила печатания их текста:

11.1. для рефератки малого размера:формат А6 (105 x 148 мм);поля страницы: верхнее - не менее 10 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - не менее

12 мм, правое - не менее 8 мм;шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный,

полужирный курсив;межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного

интервала (когда текст не вмещается);первая строка в абзаце с отступом 10 мм;выравнивание по ширине, с переносом слов;11.2. для рефератки среднего размера:формат А5 (148 x 210 мм);поля страницы: верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - 20 мм,

правое - не менее 8 мм;шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный,


интервала (когда текст не вмещается);первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;

263

выравнивание по ширине, с переносом слов;11.3. для рефератки большого размера:формат А4 (210 x 297 мм);поля страницы: верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм,

правое - 10 мм;шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 - 15 пт, полужирный,


интервала (когда текст не вмещается);первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;выравнивание по ширине, с переносом слов.12. Для таблиц, печатаемых на листах формата А3 (594 x 210 мм):поля страницы: верхнее и нижнее - 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. Допускается

уменьшение левого поля до 20 мм, правого - до 8 мм (когда текст не вмещается);шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пт.

Допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение до 11 пт (когда текст

не вмещается);номер страницы в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего

края, размер шрифта 14 пт.13. В нижнем левом углу лицевой стороны последней страницы документа (за

исключением рефераток) печатаются индекс структурного подразделения, в котором готовился документ, фамилия исполнителя, номер его служебного телефона (на первой строке) и инициалы (для машинисток), дата создания документа, имя файла (на второй строке);

шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 9 пт;межстрочный интервал - точно 9 пт.Например:

З.Иванова 220 88 31 Точно 9 пт тн 15.05.2003 с1-3 об-1

Зарегистрировано в Национальном реестре правовых актовРеспублики Беларусь 16 февраля 2001 г. N 5/5234


О ПОРЯДКЕ ВЫДАЧИ И СВИДЕТЕЛЬСТВОВАНИЯ ЮРИДИЧЕСКИМИЛИЦАМИ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ, КАСАЮЩИХСЯ ПРАВ И ЗАКОННЫХ

ИНТЕРЕСОВ ГРАЖДАН

Совет Министров Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:1. Установить, что:1.1. юридические лица всех форм собственности:выдают копии исходящих от них документов, если такие копии необходимы для

решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан;могут выдавать необходимые для решения вопросов, касающихся прав и законных

интересов граждан, копии имеющихся у них документов других юридических лиц, от которых непосредственно получить копии этих документов затруднительно или невозможно;

264

высылают копии имеющихся у них документов по запросам других юридических лиц, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан;

обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для предоставления гражданами в эти юридические лица, если актами законодательства не предусмотрено предоставление нотариально засвидетельствованных копий таких документов. При этом запрещается свидетельствование верности копий паспорта гражданина Республики Беларусь, иных документов, удостоверяющих личность, военного билета, депутатского удостоверения, служебных удостоверений, а также других документов, свидетельствование копий которых запрещено актами законодательства.

Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления;

рассматривают заявления о выдаче копий документов и свидетельствовании их верности в соответствии с Законом Республики Беларусь "Об обращениях граждан" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376);

1.2. выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан, выдаются юридическими лицами в порядке, установленном настоящим постановлением для выдачи копий указанных документов;

1.3. копии документов, касающихся прав и законных интересов граждан, и выписки из них оформляются юридическими лицами в порядке, установленном Государственным комитетом по архивам и делопроизводству.

2. Настоящее постановление вступает в силу через 10 дней со дня его официального опубликования.

Премьер-министр Республики Беларусь В.ЕРМОШИН

Зарегистрировано в Национальном реестре правовых актовРеспублики Беларусь 18 октября 1999 г. N 8/1163

ПРИКАЗ КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУРЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

23 мая 1995 г. N 13

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРИМЕРНОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУВ МИНИСТЕРСТВАХ, ГОСКОМИТЕТАХ И ДРУГИХ ЦЕНТРАЛЬНЫХОРГАНАХ УПРАВЛЕНИЯ, УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ И НА

ПРЕДПРИЯТИЯХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

В целях совершенствования организации работы с документами и повышения уровня документационного обеспечения управления в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, а также в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, независимо от форм собственности, ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Примерную Инструкцию по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь.

2. Отменить ранее действовавшую Примерную Инструкцию о делопроизводстве в министерствах и ведомствах, исполнительных комитетах областных Советов депутатов трудящихся Белорусской ССР, утвержденную начальником Главархива БССР 19.02.75.

3. Белорусскому научно-исследовательскому центру документоведения, археографии и архивного дела обеспечить издание Примерной Инструкции и информирование организаций о ее подготовке и введении в действие.

265

4. Контроль за исполнением приказа возложить на отдел делопроизводства и формирования Национального архивного фонда Белкомархива (Давыдова Э.Н.) и отделы облисполкомов по архивам и делопроизводству.

Председатель Комитета А.Н.МИХАЛЬЧЕНКО

УТВЕРЖДЕНО приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 23.05.95 N 13 Внесена Министерством юстиции в Реестр государственной регистрации нормативных актов министерств и других центральных органов управления Республики Беларусь 30.05.95 N 908/12

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВАХ, ГОСКОМИТЕТАХ ИДРУГИХ ЦЕНТРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ УПРАВЛЕНИЯ, УЧРЕЖДЕНИЯХ,ОРГАНИЗАЦИЯХ И НА ПРЕДПРИЯТИЯХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь <*> подготовлена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, а также технологии работы с ними.

Примерная инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах, государственных комитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, независимо от форм собственности <**> и ведомственной принадлежности.-------------------------------

<*> Далее "Примерная инструкция"<**> Далее "организация"

1.2. Вопросы работы с документами организаций регулируются законодательством Республики Беларусь, нормативно-методическими документами Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, уставами и положениями министерств, госкомитетов, ведомств, учреждений, организаций и предприятий.

1.3. В соответствии с приказом Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25.05.93 N 12 "О нормативно-методических актах и документах", до принятия национального законодательства в области архивного дела и делопроизводства, в республике действует порядок ведения делопроизводства, определенный нормативно-методическими документами бывших Главархива и

266

Госстандарта СССР. Перечень основных нормативно-методических документов приведен в приложении 1.

1.4. Основные положения Примерной инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию.

На организационно-распорядительные документы с графами "Особой важности", "Совершенно секретно", "Секретно", письма, заявления и жалобы граждан, а также на документы, не относящиеся к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и др. системы документации), действие Примерной инструкции распространяется в части, касающейся общего порядка работы с документами и подготовки их к сдаче в архив. Особенности оформления и обработки указанных документов регламентируются специальными инструкциями.

1.5. Примерная инструкция устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов.

Организации ведут делопроизводство на основе самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих Примерной инструкции.

Положения инструкций распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники - машиночитаемые и др., независимо от их носителей.

Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям инструкций по делопроизводству.

1.6. Типовые или Примерные инструкции по делопроизводству министерств, государственных комитетов и других центральных органов управления утверждаются их руководителями после согласования с Комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь. Инструкции по делопроизводству министерств, государственных комитетов и других центральных органов управления, учреждений, организаций, предприятий, передающих документы на государственное хранение, утверждаются их руководителями по согласованию с архивным учреждением Государственной архивной службы Республики Беларусь. Согласование проводится с целью соблюдения министерствами, государственными комитетами и другими центральными органами управления, учреждениями, организациями, предприятиями действующего законодательства и нормативных документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления; единого учета и обеспечения сохранности документов организаций как составной части Национального архивного фонда Республики Беларусь.

1.7. Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях организации единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагается на службу документационного обеспечения управления (ДОУ) (Приложение 2).

Наименование, структура, штаты службы ДОУ (Управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и др.) устанавливаются в соответствии с положением о ней и в зависимости от объема документооборота и наличия средств вычислительной и организационной техники и др. выполняемых функций.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации возлагается на руководителей этих подразделений.

Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения,

267

осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.8. Задачи, функции, порядок работы подразделений службы ДОУ регламентируются положениями о них.

Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании, организации, определяются должностными инструкциями.

1.9. Работники организаций должны быть ознакомлены с установленным порядком работ с документами и инструкцией по делопроизводству.

Работники структурных подразделений организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения и сообщается в службу ДОУ.

Передача документов или их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководителя организации или структурного подразделения.

При увольнении или перемещении работника, имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику по акту передачи.

1.10. Министерства, государственные комитеты и другие центральные органы управления осуществляют контроль за состоянием делопроизводства в подведомственных им учреждениях, организациях, предприятиях.

2. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Документирование управленческой деятельностиДокументирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге

или других носителях управленческих действий по установленным правилам, т.е. в создании управленческих документов.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные документы, в т.ч. телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей.

Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией организации, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между организациями одного или различных уровней управления.

Юридическим основанием возникновения распорядительных документов в деятельности организаций являются:

Законы Республики Беларусь;указы и распоряжения Президента Республики Беларусь;постановления Верховного Совета Республики Беларусь;указы и постановления Президиума Верховного Совета Республики Беларусь;постановления, распоряжения Кабинета Министров Республики Беларусь;поручение вышестоящих органов;осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях

выполнения организацией возложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией;необходимость правового регулирования работы аппарата управления.Согласно действующему законодательству министерства, государственные

комитеты и другие центральные органы управления, учреждения, организации, предприятия наделены правом издавать только те распорядительные документы, которые

268

предусмотрены действующим законодательством и соответствующими положениями и уставами.

Коллегиальные органы министерств, государственных комитетов и других центральных органов управления издают решения коллегий, вводимые в действие приказом и другими распорядительными документами.

Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости - согласование (визирование) проекта, утверждение, размножение (тиражирование).

Составитель документа отвечает за правильность его содержания, оформления, своевременность подготовки.

На службу ДОУ возлагается проверка правильности оформления документов.Право издания документов, их подписания, утверждения, согласования

(визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники (ВТ).

В целях эффективного использования средств ВТ устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами.

Для сокращения количества применяемых форм документов организация разрабатывает унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

УФД включаются в "Табель унифицированных форм документов организации" - перечень разрешенных к применению форм документов (приложение 3).

Табель утверждается руководителем организации. Ведение табеля, внесение в него изменений, контроль за его применением осуществляется службой ДОУ.

Для придания документу юридической силы необходимо наличие обязательных для данного вида документа реквизитов: наименование организации-автора; код организации-автора документа; название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок); код формы документа; заголовок к тексту; текст; дата; индекс; визы; подпись.

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами в зависимости от назначения документа, его обработки и т.д.

Проверка соответствия документов действующему законодательству возлагается на юридическую службу организации.

2.2. Бланки документовДокументы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс

обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения, установленный ГОСТом 6.38-90 "УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Отдельные документы допускается оформлять не на бланках (например, внутренние документы структурных подразделений), но с обязательным заполнением реквизитов соответствующей бланочной продукции.

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (210 x 148 мм): бланк для письма и общий бланк для остальных видов организационно-распорядительной документации (Приложения 4 и 5). На основании общего бланка изготавливаются бланки для конкретных видов документов (приказов, указаний,

269

протоколов и др.), либо наименование видов документов впечатывается в общий бланк машинописным способом. Изготовление бланков по видам документов считается целесообразным, если их объем превышает 200 документов в год. Выбор формата бланка зависит от вида и объема текста документа.

Рукописное оформление документов должно соответствовать его машинописному оформлению: состав и расположение реквизитов, нумерация страниц.

Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланка. Бланки, как правило, имеют угловое расположение постоянных реквизитов документов или угловой штамп; допускается их продольное расположение, если реквизиты содержат большое количество печатных знаков, не вмещаемых в угловой штамп.

Бланки документов следует печатать на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии.

При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в которые вносится машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратному межстрочному интервалу пишущих машин.

Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений.

2.3. Оформление реквизитов документов2.3.1. Изображение государственного герба.Изображение государственного герба помещается на верхнем поле

распорядительных документов и письма. Использование печатей, бланков документов и угловых штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь учреждениями, организациями, предприятиями, основанными на негосударственной и смешанной формах собственности, не допускается.

2.3.2. Наименование организации-автора документа.Наименование организации-автора документа указывается в точном соответствии с

положением (уставом) о ней. Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным наименованием и применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в положении (уставе) об организации. Код организации-автора документа должен соответствовать наименованию и коду Общегосударственного классификатора предприятий и организаций Республики Беларусь (ОКПО).

2.3.3. Название документа.Название документа должно соответствовать компетенции организации (см. п. 2.1.),

содержанию документируемого управленческого действия, а также Табелю унифицированных форм документов. На письмах название документа не указывается.

Для обеспечения обработки информации, содержащейся в документах, средствами вычислительной и организационной техники предусматривается в бланках документов постоянное место для кода формы документов.

Название и код унифицированной формы документа должны быть, как правило, напечатаны на бланке при его изготовлении и соответствовать наименованию и коду Общегосударственного классификатора унифицированных документов Республики Беларусь (ОКУД).

Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), издаются в соответствующей форме (приказы, постановления и др.).

Совместные распорядительные документы организаций, издающих различные по форме документы, издаются в форме "совместного решения", которое имеет правовую силу распорядительного документа для каждой организации, принявшей этот документ.

Распорядительные документы вышестоящих органов доводятся до подведомственных организаций, структурных подразделений в форме, установленной

270

автором документа, если эта форма не указана, то организация решает этот вопрос самостоятельно.

Наиболее распространенной формой является издание самостоятельных распорядительных документов (постановлений, приказов, указаний, решений, распоряжений и др.), в которых излагается содержание документа вышестоящего органа и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие выполнению. В тексте должна быть ссылка на наименование документа, поступившего из вышестоящего органа, его номер, дата и заголовок.

Ход обсуждения вопросов в коллегиальных органах, советах, на собраниях, совещаниях фиксируется в протоколах.

Организация, в целях выполнения поставленных перед ней задач, ведет переписку с вышестоящими, подведомственными, сторонними организациями, гражданами. В зависимости от способа передачи информации (по почте, телеграфу, телефону, телетайпу, телефаксу) различают служебные письма, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, факсограммы.

Переписка между структурными подразделениями организации запрещается.В зависимости от содержания различают следующие разновидности служебных

писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, гарантийные и др.Организации на основании уставов и положений, определяющих их задачи и

функции, издают и другие управленческие документы: планы работы, отчеты, докладные записки, справки, акты и др.

2.3.4. Дата документа.Датой документа является дата его подписания; для документа принимаемого

коллегиальным органом - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также дата, содержащаяся в тексте, должна оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: дату 29 января 1993 г. следует оформить 29.01.93.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 29 января 1993 г.

2.3.5. Место составления документа.Место составления или издание документа указывается на общем бланке. На бланках

для служебных писем этот реквизит отсутствует.2.3.6. Заголовок к тексту документа.Документы формата А4 должны иметь заголовок к тексту. Допускается не указывать

заголовок к тексту на документах формата А5.Текст заголовка должен максимально кратко и точно отражать содержание

документа. Заголовок должен грамматически согласоваться с названием документа, например: приказ (о чем?) "О создании предприятия" протокол (чего?) "Заседания Ученого совета".

В конце заголовка точка не ставится.Заголовок должен формулироваться исполнителем документа.Заголовки к текстам машинограмм следует формулировать по тем же правилам.2.3.7. Текст документа.Текст документа должен быть кратким, не допускающим различных толкований.

Содержание документа, как правило, должно касаться одного вопроса (темы), формулируемого в заголовке к тексту.

271

Текст принято начинать с указания причины (основания) для составления документа (вводная часть), затем излагается просьба, предложение, выводы, решения, распоряжения; иногда вводная часть может отсутствовать.

Текст сложных по содержанию документов (инструкции, приказы, протоколы и др.) допускается делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Например, в инструкции номер подраздела будет включать номера раздела и подраздела, разделенные точкой (1.1., 1.2., 2.1., 2.2.), номер пункта - номера раздела, подраздела и пункта (1.1.1., 1.1.2., 2.1.1., 2.1.2.).

2.3.8. Приложения к документу.При наличии к документу приложений после текста (отдельным реквизитом)

помещается отметка о приложении.Если наименование документа-приложения указывается в тексте документа, отметка

о приложении оформляется по следующей форме: Приложение: на 3 л. в 1 экз.Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия,

количество листов и экземпляров каждого. Приложение: 1. Справка о подготовке детских лечебных учреждений к зимнему сезону на 10 л. в 1 экз. 2. Список детских лечебных учреждений на 20 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается документ, имеющий приложения, отметка о приложении оформляется по следующей форме: Приложение: Протокол согласования от 05.05.93 N 75/115 и приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.В распорядительных документах (приказах, указаниях, решениях) выделение

отметки о приложении после текста не допускается; указание о наличии приложения дается в тексте документа: "согласно приложению", "приложение", "приложение 1", "...представить перечень документов по прилагаемой форме" и др.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Если приложений несколько, они нумеруются арабскими цифрами. Например: Приложение 1 К приказу директора института 03.10.93 N 56

На документах, утверждаемых распорядительными актами, отметка о приложении не ставится; в правом верхнем углу первой страницы утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.

Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа (наименования вида документа, заголовка к тексту, подписи и др.).

2.3.9. Отметка об исполнителе (составителе) документа.Отметка об исполнителе (составителе) исходящего документа содержит фамилию и

номер служебного телефона исполнителя (составителя); отметка позволяет получателю документа (адресату) выяснить по телефону интересующие его вопросы или дать ответ, если решение вопроса не требует документального закрепления.

Под отметкой об исполнителе (составителе) допускается указывать индекс машинистки, отпечатавшей документ (например, первые буквы ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дату печатания, например:Кунцевич 23 44 70НП 7 10.10.93

Примечание: номера телефонов указываются без черточек.

Отметка располагается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа, от границы левого поля.

2.3.10. Подпись документа.

272

Проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка - инициалы и фамилия. Например:Заместитель министра Личная подпись И.О.Фамилия

При оформлении документа не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Например:Директор хлебозавода N 3 Личная подпись И.О.Фамилия

В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших его, а распределение обязанностей в составе комиссии:Председатель комиссии Личная подпись И.О.Фамилия

Члены комиссии Личная подпись И.О.Фамилия

И.О.ФамилияПри подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи

располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:Директор института Личная подпись И.О.Фамилия

Главный бухгалтер Личная подпись И.О.ФамилияПри подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи

располагаются на одном уровне. Например:Заместитель директора Заместитель директорапо экономическим вопросам по производству

Личная подпись Личная подпись

И.О.Фамилия И.О.ФамилияПри временном замещении должностных лиц, отсутствующих в связи с болезнью,

отпуском, командировкой или по другим причинам, подпись оформляется по образцу:"И.о." или "Зам." директора Личная подпись И.О.Фамилия

Замена аббревиатуры "И.о.", "Зам." знаком "/" или предлогом "за" не допускается. Расшифровка подписи должна соответствовать фамилии должностного лица, подписавшего документ, и его фактической должности.

2.3.11. Согласование документа.Согласование может проводиться как внутри организации (структурными

подразделениями и должностными лицами), так и вне ее (с подчиненными и неподчиненными организациями).

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза документа включает в себя указание должности визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату визирования.

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в документе, не допускается. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются", например:Нач. отдела кадровличная подпись И.О.Фамилия

06.06.93 Замечания прилагаютсяВизы проставляются на экземплярах документов, остающихся в организации, ниже

подписи слева на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, указаний, решений коллегиальных органов визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа и при размножении документа на копиях

273

не воспроизводятся. Письма и другие исходящие документы визируются на копиях, остающихся в деле.

При необходимости оформления нескольких виз и отсутствия на документе свободного места допускается прилагать к нему отдельный лист согласования.

Перечень согласующих инстанций определяет составитель документа, исходя из его содержания.

Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию документов не должны, как правило, превышать двух-трех дней (для каждой согласующей инстанции); остальные документы следует рассматривать в день их поступления на согласование. Для ускорения процесса согласования документ может быть размножен и разослан в копиях.

Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:СОГЛАСОВАНОЗаместитель министра торговлиРеспублики БеларусьЛичная подпись И.О.Фамилия03.03.93

Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНОПротокол заседания Письмо отделапрофсоюзного комитета кадров30.09.93 N 5 15.05.93 N 04-15/139

При оформлении согласования документа на титульном листе гриф согласования располагается на его лицевой стороне ниже реквизита "заголовок к тексту документа".

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласований", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Грифы согласования с организациями, подпадающими под действие специальных положений, следует располагать в предусмотренном этими положениями месте.

При наличии одного грифа согласования его следует располагать от края левого поля документа; два грифа согласования - на одном уровне; несколько грифов согласования размещаются на документе или листе согласования двумя вертикальными рядами.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности:

с подведомственными, однородными и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда издание документа затрагивает их интересы;

с общественными организациями - в случае необходимости или в случаях, предусмотренных актами законодательства;

с органами, осуществляющими государственный межведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

2.3.12. Утверждение документа.Утверждение - один из способов удостоверения документа после его подписания.

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

274

Утверждаются уставы организаций, положения о структурных подразделениях, коллегиальных органах, отчеты и балансы, структуры и штатные расписания, инструкции, графики и другие документы (приложение 6).

Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов, излагаемых в документе, или утверждение распорядительным актом (приказом, указанием); оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Распорядительный акт издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений или название утверждаемого документа не предусмотрено действующим законодательством.

Утверждение документа оформляется грифом утверждения, который располагается в правом верхнем углу документа. В зависимости от способа утверждения гриф может иметь следующие формы: УТВЕРЖДАЮ Ректор института подпись И.О.Фамилия 01.08.93.

УТВЕРЖДЕНО приказ ректора института 06.12.93 N 450

Документ может быть утвержден несколькими должностными лицами (совместные документы организаций), в этом случае документ оформляется не на бланке, и грифы утверждения располагаются на одном уровне в пределах площади, отводимой для реквизита "наименование организации-автора документа". Наименование организации включается в наименования должностных лиц, утверждающих документ.

Дата (число) утверждения в грифе "УТВЕРЖДАЮ" проставляется должностным лицом, утвердившим документ; месяц и год допускается печатать на машинке.

2.3.13. Печать на документе.На документах, требующих удостоверения их юридической силы, ставится гербовая

печать. Проставление печати необходимо во всех случаях удостоверения прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей.

Оттиск печати на документах должен захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ.

Место хранения печати и лицо, ответственное за ее хранение, определяется руководителем организации.

2.3.14. Адресование документа.Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или

конкретному должностному лицу.При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без

указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например: Министерство образования и науки Республики Беларусь Управление делами

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Например: Министерство образования и науки Республики Беларусь Начальнику отдела кадров Ефремову И.И.

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Например: Генеральному директору объединения "Агропром"

275

Котику В.И.При адресовании документа в несколько однородных организаций, их названия

следует указывать обобщенно: Предприятиям отрасли

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с Почтовыми правилами. Например: Федерация профсоюзов Республики Беларусь 220126, ГСП, Минск, пр. Машерова, 21

При адресовании документа частному лицу первым указывается почтовый адрес, затем - фамилия и инициалы получателя: 220086, г.Минск, пр.Ф.Скорины, 32, кв.40 Свиридович Е.В.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или организациям своей системы; в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами. Документ не должен содержать больше четырех адресов: каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов.

При направлении документа нескольким адресатам (не более четырех адресатов) на документе, как правило, указываются все адресаты (без слова копия перед 2-м, 3-м, 4-м адресатами); все экземпляры печатаются на бланках. Если документ является ответом, первым адресатом следует указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов; основному адресату направляется первый экземпляр документа.

При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа (в тексте документа дается ссылка на дату и номер поручения).

Каждая составная часть адресата (наименование организации, структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы получателя, почтовый адрес) должны начинаться с новой строки. В конце смысловых строк (составных частей) адресата знаки препинания не ставятся, в середине строк - сохраняются. При написании адресата допускаются сокращения: п.я. (почтовый ящик), в.ч. (воинская часть), обл., г. (город), с. (село), р-н, ул., пер., пр., корп., кв. В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир, знак "N" не ставится, при литерном написании номера, буква пишется слитно с цифрой (25а).

2.3.15. Регистрационный индекс документа.Регистрационный индекс присваивается документу при его регистрации. Индекс

входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера документа (N 04-12/127).

Индексами распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов и др.) и протоколов являются их порядковые номера (NN 1,2,3...), которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документа в течение одного года. Таким же способом регистрируются предложения, заявления, жалобы граждан, их индексы дополняются первой буквой фамилии автора документа (К-127).

На документах, составленных совместно несколькими организациями, указывается единая дата (самая поздняя дата подписания документа) и проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем. Номера пишутся через косую черту.

276

Например: 124/75/81.

Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.

2.3.16. Оформление копий документа.Организация может засвидетельствовать копии (выписки) только тех документов,

которые создаются в самой организации. Снятие копий с документов сторонних организаций допускается с разрешения этих организаций. Как исключение, разрешается изготавливать копии (выписки) документов, выданных другими организациями, при решении вопросов приема граждан на работу, удостоверения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.).

Копия (выписка), снятая с документа, должна воспроизводить все реквизиты этого документа, ее следует оформлять на бланке или обычной бумаге с воспроизведением полного текста бланка подлинника. На первом листе копии (выписки), в правом верхнем углу, указывается слово "Копия" или "Выписка" (без кавычек).

При оформлении копий (выписок) документов, касающихся прав граждан, на документе, с которого снята копия, проставляется отметка, кому и когда она выдана, и на самой копии - отметка о местонахождении подлинника (название организации, выдавшей копию).

Копии документов (выписки) должны иметь заверительную отметку, проставляемую под реквизитом "подпись"; отметка оформляется по образцу:ВерноИнспекторотдела кадров Личная подпись И.О.Фамилия09.10.93

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки, заверительную подпись удостоверяют гербовой печатью.

На копиях исходящих документов, оставляемых в деле организации, текст бланков не воспроизводится, проставляется дата подписания, регистрационный индекс и заверительная отметка.

Размноженные экземпляры документа, не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, удостоверяются печатью службы ДОУ; на экземплярах указывается номер заказа на размножение, тираж и дата размножения. На размноженных экземплярах документа, воспроизводящих факсимильную подпись подлинника печать не ставится.

2.3.17. Регистрационный штамп документа.Регистрационный штамп проставляется на нижнем поле первого листа поступившего

документа, справа; штамп содержит наименование организации, зарегистрировавшей документ, дату поступления и регистрационный индекс (номер) документа (приложение 7).

2.3.18. Резолюция.Резолюция - письменное указание руководителя о порядке исполнения или

использования документа.В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия и инициалы

исполнителя (исполнителей), задание, сроки его исполнения (при необходимости), подпись, дата.

Задание, содержащееся в резолюции, должно быть конкретно. Например: "Корчику К.Н. Прошу подготовить заключение к 10.06.93 Подпись. Дата".

Не допускаются так называемые предварительные резолюции: "Прошу переговорить", "Прошу зайти ко мне" и т.д.

В резолюции не следует повторять содержание документа.При нескольких резолюциях на документе, их содержание не должно дублироваться;

каждая последующая резолюция необходима только для конкретизации предыдущей.

277

Если в резолюции определяется несколько исполнителей, должностное лицо, указанное первым, как правило, является ответственным за своевременное и качественное исполнение задания в целом.

Срок исполнения устанавливается руководителем, исходя из содержания документа, либо используются действующие типовые сроки исполнения определенных категорий документов (приложение 8).

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Срок исполнения документа и дата резолюции оформляются цифровым способом: 19.09.93.

Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения (ответственный за контроль).

Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные пункты, следует указывать номера контролируемых пунктов. Документ, поставленный на контроль, должен иметь отметку о контроле.

Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа документа, на письмах - под реквизитом "адресат".

При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте, допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа). При отсутствии на документе места, допускается прилагать к документу отдельный лист резолюций с отметкой на документе о наличии такого листа.

2.3.19. Отметка о контроле.Отметка о контроле содержит букву "К" или слово "Контроль" и выполняется от

руки или штемпелем, как правило, цветным (красным) карандашом или краской. Отметка располагается на левом поле лицевой стороны первого листа документа, на уровне реквизита "заголовок к тексту" (на бланках документов площадь проставления отметки ограничена прямоугольником).

2.3.20. Отметка об исполнении документа.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется

исполнителем на нижнем поле последнего листа документа, слева. Отметка включает: номер дела, в которое подшивается документ (определяется исполнителем), личная подпись исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя и дата направления документа в дело. При наличии документа, свидетельствующего об исполнении, в состав отметки включаются данные о документе (вид, дата, номер); при отсутствии документа фиксируется краткая справка об исполнении (подробные справки составляются отдельно и прилагаются к документу). Например:В дело 02-4Протокол согласования от 03.09.93 N 74Личная подписьДата 15.09.93 илиВ дело N 12-1717.08.93 передано по телефонуоб отгрузке продукцииЛичная подписьДата

2.3.21. Отметка о переносе данных на машинный носитель.Отметка о переносе данных документа (информации, содержащейся в документе) на

машинный носитель проставляется на нижнем поле последнего листа документа, подлежащего машинной обработке (например, при постановке документа на автоматизированный контроль). Отметка включает запись "Информация перенесена на машинный носитель", подпись лица, ответственного за перенос данных, и дату переноса.

278

2.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов2.4.1. Приказ, распоряжение, решение.Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на

основе единоначалия для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией.

Отдельно от приказов по основной деятельности организации издаются приказы по личному составу: о приеме на работу, перемещениях по службе, увольнении с работы, предоставлении отпусков, наложении взысканий, поощрениях и др.

Составление вместо приказов записок о приеме на работу, увольнении, переводах не допускается.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа государственного управления) или его заместителем для решения оперативных вопросов основной деятельности.

Допускается издание совместных распоряжений по вопросам, относящимся к компетенции нескольких руководителей.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными органами.Приказ (распоряжение, решение) должен содержать следующие обязательные

реквизиты: наименование организации, издающей документ; код организации-автора документа; название вида документа; дату и регистрационный номер; место издания; заголовок; текст; визы; подпись.

Текст приказа (распоряжения, решения) состоит из констатирующей и распорядительной части.

В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа. Если документ издается на основании (в развитие) распорядительного документа вышестоящего органа, констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, номера и заголовка.

Если распорядительная часть приказа (распоряжения, решения) не нуждается в обосновании, констатирующая часть отсутствует.

Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ (прописными буквами без кавычек), распоряжения - ОБЯЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, решения - РЕШИЛИ и разбивается на пункты и подпункты.

Распорядительная часть приказа (распоряжения, решения) заканчивается, как правило, указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения документа или конкретных пунктов документа.

Отсутствие указания об ответственном за контроль лице может означать, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издается.

Если приказ (распоряжение, решение) отменяет, изменяет или дополняет ранее изданный распорядительный документ или какие-то его положения, последний пункт приказа (распоряжения, решения) должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, номера и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: "Считать утратившим силу приказ ... от ... N ...."

В распорядительный документ не следует включать пункт: "Приказ довести до сведения ...". Подразделения, должностные лица, до сведения которых доводится документ, перечисляются в списке рассылки, прилагаемом к проекту документа.

Это положение не действует при необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников учреждения. В этом случае пункт: "Приказ довести до сведения всех работников" - обязателен.

Документы, издаваемые в развитие распорядительных актов вышестоящих органов, не должны воспроизводить их содержание.

279

При оформлении приказов по личному составу в тексте приказа отсутствует констатирующая часть. Пункты распорядительной части приказа располагаются в определенной последовательности: прием на работу, перевод, увольнение и т.д.

В конце каждого пункта приказа дается, как правило, основание для его составления.В заголовке к тексту приказа указывается "По личному составу".Проекты приказов, распоряжений оформляются на бланках формата А4; не на

бланках допускается оформлять решения. Проекты приказов, распоряжений, решений подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами. В обязательном порядке приказы (распоряжения, решения), издаваемые в организации, согласовываются с юридической службой.

При несоответствии распорядительного документа действующему законодательству, юрисконсульт проект не визирует, а дает к нему заключение о законном порядке разрешения рассматриваемых вопросов.

При наличии замечаний (дополнений) к проекту, составитель его корректирует.Согласованный проект приказа (распоряжения, решения) с замечаниями

визирующих лиц и заключением составителя на замечания, представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается.

2.4.2. Протокол.Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия

решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.Решения совещания (заседания) проводятся в жизнь, как правило, приказами

(распоряжениями) соответствующих руководителей либо путем рассылки размноженных экземпляров протокола совещания или выписок из протокола.

Протокол составляется секретарем совещания (секретарем постоянно действующего коллегиального органа) на основании рукописных, стенографических или магнитофонных записей хода совещания (заседания), а также документов, подготавливаемых к совещанию (заседанию): повестки дня, текстов или тезисов докладов, проектов решений и др.

Реквизитами протокола являются: наименование органа, издающего документ, название вида документа, дата и регистрационный номер, место издания, заголовок, текст, подписи. Отдельные протоколы имеют гриф утверждения; утверждению подлежат решения совещаний по вопросам, выходящим за пределы компетенции участников совещания.

Заголовком к тексту протокола является название коллегиального органа или конкретного совещания и вопрос (тема) совещания (заседания), если он один.

Дата протокола должна соответствовать дате проведения совещания (заседания) и проставляется председателем или секретарем совещания.

Протоколы с точки зрения полноты освещения хода совещания (заседания) делятся на краткие и полные. Протокол краткой формы составляется при наличии стенограммы или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания.

Текст протоколов делится на вводную и основную часть.В вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря

коллегиального или совещательного органа, а также всех присутствующих на заседании (совещании). В списке присутствующих сначала перечисляются члены коллегиального органа, затем - приглашенные с указанием должностей и организаций, которые они представляют. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке.

В протоколе полной формы изложения после раздела "присутствовали" следует повестка дня совещания (заседания); в протоколе краткой формы повестка дня отсутствует.

Повестка дня включает перечень вопросов, обсуждаемых на совещании (заседании) название докладов (отчетов, сообщений, информации), название должности докладчика, его инициалы (в именительном падеже).

280

Основная часть протокола краткой формы изложения строится по схеме: "СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - без текста выступлений.

Основная часть протокола полной формы изложения строится по схеме: "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - отдельно по каждому рассматриваемому вопросу согласно повестке дня.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью.

В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников.

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений (постановлений) или отдельных пунктов решений.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Протоколы совместных совещаний (заседаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.

Порядок подготовки и выпуска протоколов и решений коллегиальных органов организации определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.

2.4.3. Акт.Акт - документ, составляемый группой лиц, подтверждающий установленные ими

факты (акты инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.). Акты могут содержать выводы, рекомендации, предложения составителей (акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций, акты проверки, акты приема объектов в эксплуатацию и др.). Такие акты составляются временными или постоянными комиссиями, специально уполномоченными лицами или одним должностным лицом с указанием документов, определяющих их полномочия. Основанием для составления акта может быть распорядительный документ вышестоящего органа, руководителя организации или структурного подразделения, плановое задание и др.

Акт содержит следующие реквизиты: наименование организации (подразделения), составившего акт, название вида документа, место составления, дату и регистрационный номер, заголовок к тексту, подписи, при необходимости - гриф утверждения и согласующие визы. Реквизиты располагаются в установленном порядке.

Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом (как правило, председателем комиссии), подписавшим документ.

Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события: "О выделении к уничтожению документов и дел", "О списании имущества" и др.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении, без указания должностей. Акты ревизий и обследований подлежат согласованию с должностными лицами, деятельность которых обследуется.

Лица, имеющие замечание по содержанию акта, подписывают (визируют) его с отметкой: "Замечания прилагаются"; текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте.

Утверждению подлежат акты, предписывающие выполнение определенных действий. Акт утверждается руководителем, чей распорядительный документ (распоряжение) явился основанием для составителя акта.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.В вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица,

составившие акт и присутствующие при этом. Фамилии указываются в алфавитном

281

порядке с наименованием должностей. Если акт составлен комиссией, указываются фамилии председателя и членов комиссии.

В констатирующей части акта дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки) и фиксируются установленные факты, излагаются выводы, предложения и заключения. Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.

Выводы и предложения составителей акта могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий. При наличии к акту приложений отметка о приложениях указывается после текста.

2.4.4. Письма, телеграммы, телефонограммы.Каждая организация в пределах своей компетенции ведет переписку со сторонними

организациями, гражданами. В зависимости от способа передачи информации (по почте, телеграфу, телефону) различают служебные письма, телеграммы, телефонограммы.

Документы составляются в структурных подразделениях, деятельности которых они касаются.

Исходящие документы подписываются руководителями организации и ее структурных подразделений, а также отдельными должностными лицами исходя из их компетенции.

Документы, адресуемые вышестоящим органам, подписывают только руководитель организации или его заместители (в соответствии с должностными обязанностями).

Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами.Письма следует оформлять на бланках формата А4 или А5 в зависимости от объема

текста.Реквизитами письма являются: наименование организации - автора документа,

почтовый и телеграфный адрес организации, номер телефона приемной руководителя, номер счета в банке, дата и регистрационный индекс, адресат, ссылка на индекс и дату входящего документа. заголовок к тексту, текст, подпись, фамилия составителя документа и номер его служебного телефона.

Текст (содержание) письма должен касаться, как правило, одного вопроса. Основное требование к тексту - его краткость.

Для однотипных писем рекомендуется разрабатывать бланки с трафаретными текстами писем.

В зависимости от содержания различают следующие разновидности служебных писем; письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др.

Телеграмма оформляется в двух экземплярах на телеграфном бланке установленной формы либо на обычной бумаге формата А5, один экземпляр передается на телеграф (телетайп), второй подшивается в дело.

Основные реквизиты телеграммы: место, дата, время (часы и минуты) передачи телеграммы (проставляются телеграфом в установленное место); регистрационный номер, отметка (гриф) об особом виде (серия) телеграммы, адресат, ссылка на индекс и дату входящего (инициативного) документа, текст, подпись.

После текста телеграммы под чертой указывается телеграфный адрес отправителя телеграммы, номер телетайпа (абонентского телеграфа), наименование должностного лица, подписавшего телеграмму, его личная подпись и расшифровка подписи.

Текст телеграммы излагается предельно кратко, без союзов, предлогов и местоимений (если их отсутствие не искажает смысл), без переносов и исправлений. Знаки препинания пишутся словами полностью или сокращенно: точка (тчк), запятая (зпт), двоеточие (двтч), точка с запятой (тчкзпт), кавычки (квч), скобки (скб), тире, вопросительный знак, восклицательный знак; также словами пишутся знаки плюс, минус, деление, проценты, параграф, номер (нр).

282

Верхнюю часть телеграммы (над чертой) следует печатать прописными буквами (кроме знаков препинания) через два интервала без абзацев, под чертой - обычным шрифтом.

Телефонограммы оформляются на бланках либо на обычной бумаге формата А5.Реквизиты телефонограммы: адресат, наименование вида документа, дата и

регистрационный индекс, часы и минуты ее передачи (приема), текст, подпись, фамилии передающего и принимающего телефонограмму с указанием должностей.

В адресате указывается наименование организации, фамилия адресата и телефон, по которому передается текст телефонограммы. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список рассылки.

Текст телефонограммы должен быть кратким без труднопроизносимых слов, сокращений и сложных оборотов.

2.4.5. Докладные записки, справки, сводки.Докладная записка - документ информационного характера, адресуемый

вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе ее автора (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений), так и по указанию соответствующего руководителя (отчетные докладные записки о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов и др.).

Внешние докладные записки (адресуемые руководителям вышестоящего органа) оформляются на бланках, внутренние (на имя руководителя организации) - на обычной бумаге формата А4 или А5.

Реквизиты докладной записки: наименование организации (структурного подразделения), название вида документа, дата и регистрационный индекс, адресат, заголовок к тексту (для формата А4), текст, подпись.

Внешние докладные записки подписывают руководитель организации или его заместители, внутренние - их составители.

Инициативные докладные записки, требующие исполнения (решения), регистрируются; при необходимости, их исполнение контролируется согласно резолюции соответствующего руководителя.

Справка близка по содержанию к отчетной докладной записке; это документ информационного характера, содержащий констатацию каких-либо фактов, но без мнения автора (в отличие от докладной записки) о существе излагаемых вопросов.

Различают справки служебные (о выполнении планов, о штатной численности и др.), и справки выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения (справка о месте работы, о заработной плате и др.).

Внешние справки оформляются на бланках, внутренние - на обычной бумаге формата А4 или А5. Для оформления личных справок целесообразно применять трафаретные бланки, в которые впечатываются только отдельные части реквизитов.

Реквизиты служебной справки аналогичны реквизитам докладной записки; при необходимости, текст служебной справки может заверяться печатью.

Личная справка содержит следующие реквизиты: наименование организации, выдавшей справку, наименование вида документа, дату и регистрационный индекс, место составления, текст, подпись, печать.

Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы, подразделы, иметь пояснения и ссылки. Дата (период времени), к которой относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом: "По состоянию на 11.05.93" или "За период с 01.01.02 по 01.01.93".

Справка, составленная по запросу или указанию вышестоящего органа, подписывается руководителем организации (его заместителем), внутренняя - составителем.

283

Текст личной справки начинается с указания (в именительном падеже) фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте не следует использовать обороты типа: "выдана настоящая" или "действительно работает". Заканчивается текст указанием организации, куда представляется справка.

Разновидностью служебных справок являются сводки: сводка об исполнении документов, сводка предложений и др. Сводки оформляются в виде таблиц, графиков.

2.5. Правила оформления машиночитаемых документов и машинограммМашиночитаемые документы - это документы, пригодные для автоматического

считывания содержащейся в нем информации.Основными видами носителей, применяемых при создании машиночитаемых

документов, являются магнитные носители записи (магнитные ленты, магнитные диски, магнитные дискеты).

Под машинограммой понимается документ на бумажном носителе, созданный средствами вычислительной техники в письменной форме и оформленный в установленном порядке.

Для машиночитаемых документов и машинограмм ГОСТом 6.10.4-84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме создаваемых средствами вычислительной техники. Основные положения". Установлен комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. В состав обязательных реквизитов входят: код и наименование организации-создателя документа; местонахождение организации-создателя документа или почтовый адрес; дата изготовления документа; код лица, ответственного за правильность изготовления документа.

Код и наименование организации - создателя машиночитаемого документа или машинограммы записываются по Общегосударственному классификатору предприятий и организаций Республики Беларусь (ОКПО).

Реквизит "Местонахождение организации-создателя документа" должен быть записан по образцу:

код населенного пункта, где находится организация и наименование населенного пункта (код населенного пункта определяется в соответствии с Общегосударственным классификатором "Система обозначений объектов административно-территориального деления, а также населенных пунктов Республики Беларусь").

Код и название формы документа записываются по Общегосударственному классификатору унифицированных документов Республики Беларусь (ОКУД).

Дата изготовления документа записывается с указанием времени записи документа.Реквизит "Код лица, ответственного за правильность изготовления машиночитаемого

документа или машинограммы" записывается в следующем виде: код, должность, фамилия лица, ответственного за правильность изготовления документа или лица, утвердившего документ. Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в организации-создателе документа.

При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов и машинограмм в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, дубликат, копия).

В случае необходимости по решению организации для машиночитаемых документов и машинограмм допускается использование дополнительных реквизитов, отражающих специфику создания и использование этих документов.

Машинограммы и документы на перфоносителях могут удостоверяться не только кодами лиц, ответственных за правильность изготовления документов, но и их подписями.

На машинограммах, представляющих особо важную информацию, подпись удостоверяется печатью организации-создателя документа.

Передача (пересылка) машиночитаемых документов осуществляется только с сопроводительным письмом.

284

2.6. Требования к рукописному и машинописному оформлению документовРукопись документа пишется четко и разборчиво на стандартных листах бумаги; не

допускается писать карандашом, красными и зелеными чернилами, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, ссылки, исправления.

Рукописный документ должен содержать все необходимые реквизиты, оформленные в соответствии с установленными требованиями.

При передаче рукописи в печать составитель указывает необходимое количество экземпляров документа (тираж), требуемый срок исполнения, дату сдачи в печать и подпись; могут быть указаны дополнительные требования к машинописному оформлению документа.

Документы следует печатать на бланках или на обычной бумаге стандартного формата А4 или А5. Формат А5 используется при оформлении документов (писем, докладных записок, справок и др.), объем которых не превышает 7 - 10 строк машинописного текста. Приказы, указания, решения, протоколы, акты печатаются только на бланках (бумаге) формата А4 независимо от объема текста. Если документ состоит из нескольких страниц, на бланке печатается первая страница документа, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата и качества.

Документы печатаются на одной стороне листа; на двух сторонах допускается печатать только документы со сроком хранения до трех лет.

Бланки документов должны иметь поля: левое, правое, верхнее и нижнее. Левое поле должно составлять 20 мм, правое и нижнее - не менее 8 мм, верхнее - не менее 10 мм.

Длина печатной строки должна соответствовать 64 печатным знакам; максимальное количество печатных строк для формата А4 - 41.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков.Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков (5 строк), его допускается

продлевать до границы правого поля.Страницы документа нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими

цифрами без сокращения "стр." и без знаков типа "30.", "28". Расстояние от номера страницы до обреза листа не должно превышать 15 мм.

Нумерация документа, состоящего из нескольких страниц, начинается со второй страницы; первая страница не нумеруется. При оформлении документа на двух сторонах листа вторая страница нумеруется при наличии третьей.

Каждому реквизиту документа отводится определенное положение в соответствии со стандартными положениями табулятора пишущей машинки - устройства, позволяющего останавливать каретку машинки в заданных положениях.

От 0-го положения табулятора (граница левого поля) располагаются следующие реквизиты: наименование организации-автора документа; почтовый и телеграфный адрес организации; название вида документа; дата документа (два печатных знака оставляется для числа, печатается месяц и год: "03.93"; ссылка на индекс и дату входящего документа; место составления; заголовок к тексту; текст (без абзацев); слова "Приложение", "Примечание", "Основание"; наименование должности в реквизите "Подпись"; первый ряд грифов (виз) согласования, если их несколько; заверительная отметка (слово "Верно" и дата заверения копии или выписки из документа); фамилия составителя документа и номер его телефона, а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ".

От 1-го положения табулятора (после 5 печатных знаков от границы левого поля) начинаются абзацы и номера пунктов текста.

От 2-го положения табулятора (после 16 печатных знаков от границы левого поля) печатается переменная информация вводной части протоколов и актов, расшифровка подписи в грифах согласования (первый ряд), печатаются таблицы и трафаретные тексты.

От 3-го положения табулятора (после 24 печатных знаков от границы левого поля) печатаются таблицы и трафаретные тексты.

285

От 4-го положения табулятора (после 32 печатных знаков от границы левого поля) располагается адресат.

От 5-го положения табулятора (после 40 печатных знаков от границы левого поля) следует печатать: гриф утверждения, второй ряд подписей, грифов (виз) согласования (если их несколько); грифы ограничения доступа к документу ("Совершенно секретно", "Секретно" - без кавычек); отметку на документе-приложении, связывающую его с основным документом.

От 6-го положения табулятора (после 48 печатных знаков от границы левого поля) печатается: расшифровка подписи в реквизите "Подпись", в заверительной надписи на копии (выписке) документа и в грифе утверждения.

От 7-го положения табулятора (после 56 печатных знаков от границы левого поля) печатаются слова "Копия", "Выписка", "Таблица" (без кавычек).

2-е, 3-е (после 24 печатных знаков от границы левого поля) и 7-е положения табулятора используются при оформлении таблиц и конструировании бланков с трафаретными текстами.

Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, следует печатать через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов ("Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования") отделяются друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами.

Один реквизит отделяется от другого 2 - 3 межстрочными интервалами: первая строка текста от последней строки заголовка к тексту, подпись от последней строки текста, одна подпись от другой или один адресат от другого и т.д.

Текст документа печатается через полтора межстрочных интервала. Между абзацами (пунктами) дополнительные интервалы делать не следует.

Текст документа, оформляемого на бланке (бумаге) формата А5, допускается печатать через один межстрочный интервал с абзацными отступами в полтора - два интервала.

Документы, предназначенные для типографского издания или устного прочтения, тексты телеграмм и телефонограмм следует печатать через два интервала.

Примечания, приложения и ссылки в тексте следует печатать через один межстрочный интервал столбцом, оставляя открытыми слова: "Примечание", "Приложение", "Основание".

В реквизите "Подпись" инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего документ (расшифровку подписи), следует печатать на уровне последней строки наименования должности (без скобок).

В конце реквизитов (кроме текста) точки не ставят; в середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются.

В документах не рекомендуются различные текстовые выделения: подчеркивания, печатание вразрядку, печатание на регистре (прописными буквами), кроме перечисленных исключений.

На регистре следует печатать: наименование вида документа; слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО, СОГЛАСОВАНО (без кавычек) - в грифах утверждения и согласования; ПРИКАЗЫВАЮ - в приказах, ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ - в распоряжениях и указаниях, РЕШИЛИ - в протоколах; заголовки разделов в инструкциях; фамилии в тексте приказов по личному составу (в тексте других документов, в реквизитах "Подпись", "Адресат" выделять фамилии прописными буквами не следует).

При переносе слов в тексте не допускается разделять сокращенные слова от слов, к которым они относятся, единицы измерения от цифр, инициалы от фамилий, знак тире (дефис) следует указывать один раз, оставляя его в конце строки.

В реквизитах типа "Адресат", "Заголовок к тексту" переносы слов не рекомендуются.Новую страницу документа не начинают последней неполной строкой абзаца.

286

3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

3.1. Организация документооборота3.1.1. Движение документов в организации с момента их получения или создания до

завершения исполнения, отправки или сдачи в дело, образует документооборот организации.

3.1.2. Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:прохождение документов в организации должно быть оперативным,

целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;следует исключить лишние инстанции прохождения и действия с документами, не

обусловленные деловой необходимостью;в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов

необходимо добиваться максимального единообразия;порядок прохождения документов в организации должен осуществляться строго в

соответствии со схемой прохождения документов, которая разрабатывается службой документационного обеспечения управления и утверждается руководством организации.

3.1.3. При функционировании в организации автоматизированной обработки информации в схеме прохождения документов должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств ВТ.

Организация документооборота в условиях применения средств ВТ должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов с возможностями этих средств.

3.2. Прием, регистрация и исполнение входящих документов3.2.1. Поступающая в организацию корреспонденция принимается и обрабатывается

централизованно службой документационного обеспечения управления: канцелярией, общим отделом и др. <*>-------------------------------

<*> Далее "канцелярия"

3.2.2. Обработка входящей корреспонденции осуществляется, как правило, в день поступления; поступившие телеграммы подлежат обработке в первую очередь.

До вскрытия почтовой корреспонденции проверяется правильность ее доставки (по адресу на конверте) и целостность упаковки. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установления адресата - возвращается отправителю с пометкой на конверте "Ошибочно доставлено". В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в канцелярии.

Конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных в адрес общественных организаций и с пометкой "лично".

Документы на машинных носителях передаются без вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев:если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или

получения документа;если на документе отсутствует реквизит "дата документа";если дата документа существенно отличается от даты его получения;если в полученном документе нет обратного адреса отправителя. В указанных

случаях конверт присоединяется к документу и после использования документа подшивается вместе с ним в дело.

287

Следует сохранять адресные ярлыки конвертов и пакетов, присланных наложенным платежом, для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательного документа.

В случае отсутствия в конвертах приложений, листов и др. отправителю посылается запрос или сообщение по телефону, а на документе ставится отметка "Приложения затребованы" с указанием даты запроса.

3.2.3. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрации подлежат как традиционные документы, так и создаваемые средствами ВТ (машинограммы и машиночитаемые документы).

3.2.4. На всех без исключения документах ставится регистрационный штамп с датой поступления в правом нижнем углу первого листа документа (приложение 7). Если корреспонденция не вскрывается, штамп следует ставить на конвертах (пакетах).

На стадии первоначальной обработки входящих документов необходимо выделять документы, не подлежащие регистрации, согласно перечню нерегистрируемых документов (приложение 9).

Нерегистрируемые документы направляются по назначению в структурные подразделения, предварительно на них проставляется регистрационный штамп без заполнения.

Регистрация поступающих в организацию документов осуществляется централизованно, в канцелярии.

Децентрализованная регистрация документов допускается только при территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству.3.2.5. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних

документов, заполняется единая регистрационно-контрольная карточка (приложения 10, 11), пригодная для обработки средствами ВТ. Карточка используется для учета, контроля исполнения и поиска документов.

Карточка заполняется при помощи средств ВТ, машинописным или рукописным способом, в зависимости от наличия технических средств.

Состав обязательных реквизитов карточки в случае необходимости может быть дополнен другими реквизитами: исполнители, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения, приложения и др. Порядок их расположения на карточке определяется самой организацией.

Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются также на регистрационно-контрольных карточках отдельно от другой корреспонденции (приложение 12).

Журнальная форма регистрации документов допустима только в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год); решение о форме регистрации документов (карточной или журнальной) в таких организациях оформляется приказом руководителя. Графы журналов регистрации в основном повторяют графы регистрационно-контрольной карточки (приложения 13, 14).

3.2.6. Из регистрационно-контрольных карточек формируются справочные и контрольные картотеки, с помощью которых осуществляется справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения. Количество экземпляров карточки, заполняемой на документ, определяется числом справочных и контрольных карточек.

3.2.7. Автоматизированная регистрация документов (на машинных носителях) производится в местах регистрации документов на автоматизированных рабочих местах или на автоматизированных пунктах обработки информации. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов. Запись на машинном носителе дублируется машинограммой карточки

288

("твердая копия"), которая используется в качестве вспомогательной справочной картотеки по месту регистрации в целях страховки информации и для предотвращения повторной регистрации при передаче документа в другие структурные подразделения.

При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных и организуется его использование при учете документов, поиске, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, анализе информационного массива, анализе исполнительской деятельности и др.

Автоматизированные банки данных обеспечивают информацией о всех документах и месте их нахождения работников организации при помощи вывода информации на дисплей и изготовления машинограмм. При частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.

Поиск информации производится централизованно на автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах обработки информации. Пользователь должен иметь возможность получать информацию по всем или нескольким реквизитам регистрации и точный адрес местонахождения документа в данный момент.

3.2.8. После регистрации документы из канцелярии должны передаваться руководству на рассмотрение или непосредственным исполнителям в день их поступления с двумя экземплярами регистрационно-контрольной карточки.

Руководитель рассматривает документы в день их поступления. Телеграммы и другие срочные документы следует передавать руководителю по мере их поступления.

Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции. Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе.

На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.

Резолюция переносится в регистрационно-контрольную карточку. Документ с одним экземпляром карточки направляется (через канцелярию) исполнителю, при наличии нескольких исполнителей - ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Второй экземпляр карточки направляется в канцелярию; если документ согласно резолюции требует контроля исполнения, карточка передается в контрольную службу или лицу, ответственному за контроль исполнения документов.

При необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких подразделений (должностных лиц) документ возвращается в канцелярию для снятия необходимого количества (по числу исполнителей) копий, которые одновременно направляются на исполнение (подлинник документа передается ответственному исполнителю с пометкой, кому разосланы копии).

Если размножение документа не разрешается особыми правилами, его передают исполнителям поочередно. Движение документа в процессе его исполнения (ознакомления) в обязательном порядке фиксируется в справочном экземпляре регистрационно-контрольной карточки канцелярии.

Документы, поступающие в структурные подразделения, принимаются и обрабатываются лицом, ответственным за делопроизводство, назначаемым приказом руководителя.

Документы, зарегистрированные в канцелярии (поступившие с регистрационно-контрольными карточками), вторичной регистрации в подразделениях не подлежат.

3.2.9. Документы передаются на рассмотрение руководителю подразделения или его заместителю согласно установленному распределению обязанностей. Документы, не требующие решения руководства, передаются непосредственно исполнителям согласно их компетенции.

От момента поступления к исполнителю до завершения исполнения, документ находится в рабочей папке исполнителя и в дело не помещается.

289

На исполненном документе исполнитель проставляет отметку об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела (см. п. 2.3.20).

Ответственный за делопроизводство переносит отметку об исполнении в регистрационно-контрольную карточку. Карточка помещается в справочную картотеку, документ подшивается в дело.

Документы, подлежащие хранению в канцелярии, направляются по назначению; такие документы должны иметь отметку или штамп "Вернуть в канцелярию".

Передача документов для автоматизированной обработки и получение документов (машинограмм) осуществляется через канцелярию или лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

3.3. Регистрация и отправка исходящих документов3.3.1. Регистрации подлежат документы, направляемые вышестоящим органам,

инициативные исходящие документы, требующие исполнения (ответа).Документы регистрируются в канцелярии на регистрационно-контрольных

карточках или в журнале (см. п. 3.2.5.) после их подписания руководителем организации или руководителями структурных подразделений в соответствии с их полномочиями. После этого документы подлежат отправке через канцелярию или экспедицию.

3.3.2. На каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняется, как правило, два экземпляра регистрационно-контрольной карточки (приложение 10): один экземпляр помещается в справочную, второй - в контрольную картотеку по ожидаемой дате получения ответа (дату указывает составитель документа на копии, если срок не указан в тексте документа). При непоступлении ответа в срок корреспонденту направляется письмо-напоминание.

Сведения о документах-ответах регистрируются на карточках, на которых были зарегистрированы соответствующие документы-запросы.

Инициативному исходящему документу присваивается регистрационный индекс.Индекс инициативного исходящего документа содержит индекс дела, где будет

храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, составившем документ), и через дробь - порядковый номер регистрации, возрастающий в пределах года (проставляется в момент регистрации документа), например, 13-12/1220. На исходящем документе-ответе делается ссылка на исходящий номер документа-запроса.

3.3.3. Регистрация документов, их последующая обработка и отправка осуществляется, как правило, в день подписания документов; исходящие телеграммы и телефонограммы подлежат отправке в первую очередь.

Отправка исходящих документов, в том числе созданных с помощью средств ВТ, осуществляется канцелярией или экспедицией в соответствии с действующими Почтовыми правилами Министерства связи и информатики Республики Беларусь.

Отправляемые документы передаются в канцелярию или экспедицию организации в незаконвертованном виде полностью оформленные, с отметкой составителя о виде почтового отправления (заказное, бандероль) - при необходимости.

В канцелярии или экспедиции проверяется правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие даты отправки дате подписания и регистрации и др. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

3.3.4. Для документов, адресуемых постоянным корреспондентам, следует использовать конверты с адресами, заготовленными типографским способом.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой отправитель проставляет свою фамилию и дату отправки. Опись со штемпелем отделения связи подшивается в дело канцелярии.

Копии исходящих документов подшиваются в дела согласно номенклатуре дел.Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке, соответствующей

техническим требованиям и сохранности носителей, и записанной на них информации.

290

Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма подшивается в дело на общих основаниях.

3.4. Регистрация и прохождение внутренних документов3.4.1. Внутренние документы регистрируются после их подписания. Документы,

подписываемые руководством организации, подлежат обязательной регистрации в канцелярии на регистрационно-контрольных карточках или в журнале (см. п. 3.2.5.).

3.4.2. Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения), протокола, акта является его порядковый регистрационный номер в пределах данного вида документа, возрастающий в пределах года. Так, приказы регистрируются отдельно от распоряжений, приказы по основной деятельности регистрируются отдельно от приказов по личному составу и т.д.

Индексация документов - цифровая; приказы по личному составу имеют смешанный индекс (цифровой и буквенный) с добавлением к номеру регистрации буквы "К" (кадровый).

Регистрационный индекс докладной записки, справки и др. аналогичных документов формулируется так же, как индекс исходящего документа.

3.4.3. Зарегистрированные распорядительные документы, протоколы при необходимости их тиражирования передаются в множительную службу.

Размноженные экземпляры, копии, выписки документов заверяются и рассылаются исполнителям согласно списку рассылки. Подлинники документов подшиваются в дела согласно номенклатуре дел.

Документы, требующие контроля исполнения, передаются в контрольную службу для заполнения контрольных карточек. Из регистрационно-контрольных карточек формируются справочные и контрольные картотеки.

Обработка внутренних докладных записок, справок, сводок и других аналогичных документов на этапе их рассмотрения (исполнения), осуществляется в соответствии с установленным порядком обработки входящих документов.

3.5. Поисковая система по документам организации3.5.1. Поисковые системы (традиционные, карточные и автоматизированные)

строятся на основе регистрационных карточек или банков регистрационных данных (в автоматизированных поисковых системах). Поиск дел может осуществляться также по номенклатуре заводимых дел (см. разд. 5).

3.5.2. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество экземпляров карточек, которые могут составлять следующие картотеки: справочные, контрольные, кодификационные, по письмам граждан, алфавитные и другие, в зависимости от задач поиска.

При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.

3.5.3. В зависимости от видов (групп) регистрируемых документов формируют раздельные справочные картотеки входящих документов, инициативных исходящих документов, писем и заявлений граждан, нормативно-распорядительных документов.

3.5.4. Регистрационно-контрольные карточки в справочных картотеках группируются (систематизируются) по следующим признакам:

- алфавитному (в алфавитном порядке фамилий, наименований объектов или предметов);

- географическому (по наименованию административно-хозяйственных единиц);- корреспондентскому (в соответствии с порядком расположения учреждений,

организаций, предприятий, с которыми ведется переписка);- номинальному (по наименованию видов или подвидов документов);- предметно-вопросному или тематическому (в соответствии с содержанием

документов или сферой деятельности, к которой относятся документы);

291

- структурному (в соответствии с принадлежностью документов к структурным подразделениям организации);

- хронологическому (по датам поступления документов, их исполнения, подписания, отправки).

Карточки в разделе исполненных документов в справочных картотеках группируются по номенклатуре дел.

Выбор поискового признака определяется в зависимости от видов документов и характера информационных запросов. Допускается использовать сочетания поисковых признаков.

Наименование поисковых признаков указывается на специальных разделителях картотеки.

3.5.5. Картотека писем и заявлений граждан систематизируется по алфавиту фамилий заявителей.

3.5.6. Картотеки нормативно-распорядительных документов формируются по предметно-вопросному (тематическому) признаку и по хронологии.

3.5.7. Допускается формирование картотек входящих, исходящих и внутренних документов только по хронологическому признаку.

3.5.8. При передаче документов на хранение в ведомственный архив передаются и поисковые системы.

При автоматизированной поисковой системе из банка регистрационных данных изымаются сведения о документах, сроки оперативного хранения которых истекли, выводятся на печать и передаются в архив раздельно регистрационные блоки картотеки на документы, подлежащие и не подлежащие передаче на государственное хранение. При традиционной карточной регистрации передается картотека с полностью заполненными реквизитами.

3.6. Учет объема документооборота3.6.1. Под объемом документооборота понимается количество документов,

полученных (входящих) и созданных (внутренних, исходящих) организацией за выбранный отрезок времени (год, месяц).

Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения управления и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Сведения об объеме документооборота необходимы для установления структуры и штатной численности делопроизводственной службы, выборе технологии работы с документами и технических средств для механизации делопроизводственных процессов, определении степени загрузки подразделения и отдельных работников.

3.6.2. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.

За единицу подсчета принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Каждый документ учитывается один раз.

Количество входящих и исходящих документов устанавливается ежедневно в канцелярии при экспедиционной обработке документов. Данные записываются в экспедиционный журнал.

Внутренние документы и машинограммы подсчитываются по месту их регистрации.Размноженные экземпляры (копии) подсчитываются отдельно по журналам работ в

машинописном и копировально-множительном бюро.Поступающие документы и создающиеся в организации подсчитываются отдельно.3.6.3. Подсчет объема документооборота может проводиться полный и выборочный

(по всей организации, по структурным подразделениям, по группам документов). Самостоятельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан.

292

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (приложение 15). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж; цифры проставляются через косую черту.

Работа проводится специально выделенной группой сотрудников службы ДОУ.

4. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Задачи контроля исполненияЦелью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения

поручений, зафиксированных в документах.Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и

внутренние документы, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства.

Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.д. или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

Необходимость постановки документа на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте документа (приказа, распоряжения, протокола).

4.2. Сроки исполнения документов4.2.1. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания

(утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными актами органов государственной власти, а также центральных органов управления (приложение 8).

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в 10-дневный срок.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя. Допускается корректировка (перенос) сроков исполнения документов (поручений). Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно на имя руководителя, установившего срок, сразу же после получения задания или за несколько дней до истечения срока исполнения. Изменение документируется - проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы - регистрационную карточку или банк регистрационных данных.

4.2.2. Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др.

4.2.3. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

293

На документе проставляется отметка об исполнении (п. 3.2.6.), подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

4.3. Организация контроля исполнения4.3.1. Система контроля исполнения включает:учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до

исполнителей;контроль за сроками исполнения;проверку и регулирование хода исполнения, снятие документа с контроля;учет и отчетность о результатах исполнения;оценку состояния исполнительской дисциплины.4.3.2. Учет контролируемых документов и контроль исполнения строятся на базе

регистрационных данных: регистрационных карточек или автоматизированных банках регистрационных данных.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы, решения и др.).

Контроль за сроками исполнения, учет и отчетность о результатах исполнения осуществляется контрольной службой (группой контроля).

4.3.3. На один контролируемый документ может быть заполнено несколько контрольных карточек в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения.

При нескольких исполнителях, один из которых назначается ответственным, карточка заполняется только на ответственного исполнителя.

Устное поручение руководителя, поставленное на контроль, также фиксируется на регистрационно-контрольной карточке, заполняемой в необходимом количестве экземпляров секретарем руководителя организации.

На контролируемых документах в обязательном порядке должна стоять отметка о контроле (отметка проставляется на левом поле первого листа документа параллельно заголовку документа).

Первый экземпляр контрольной карточки остается в группе контроля, а второй экземпляр карточки (карточка с устным поручением) передается исполнителю вместе с документом.

Контрольные карточки группируются в контрольных картотеках согласно установленным срокам исполнения документов (поручений), по исходящим документам - согласно ожидаемым датам получения ответов. Примечание: контрольная картотека делится на ячейки, соответствующие числу дней месяца; дополнительные ячейки предназначены для размещения карточек с перспективными и просроченными сроками исполнения.

4.3.4. Картотеку следует ежедневно просматривать и о приближении (истечении) сроков исполнения информировать исполнителей (руководителей). Предупреждение исполнителей осуществляется, как правило, за 2 - 3 дня до истечения установленных сроков. При автоматизированном контроле исполнителям направляются машинограммы-предупреждения.

4.3.5. Свидетельством исполнения документа (поручения) может быть подготовленный исполнителем и подписанный руководителем исходящий или внутренний документ: ответ на запрос, извещение заявителю о принятом решении, приказ, указание и др. При отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении, исполнитель составляет справку об исполнении; краткая справка излагается карточке.

Карточка с материалами, характеризующими исполнение, представляется ответственному за контроль для проверки исполнения и снятия документа (поручения) с контроля. При некачественном исполнении документ с контроля не снимается и переходит в разряд неисполненных в срок документов; также может быть принято решение о необходимости переноса срока исполнения такого документа.

294

4.3.6. Информация о результатах исполнения документов (поручений) обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и доводится до сведения руководства в форме сводки об исполнении документов и поручений (приложение 16).

При автоматизированном контроле исполнения руководству и исполнителям направляются информационные документы-машинограммы.

4.3.7. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей и контрольной службы о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и заданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

Контрольные действия осуществляются в контрольных службах и в местах регистрации документов с использованием автоматизированных рабочих мест или автоматизированных пунктов обработки информации. Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводка состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершении исполнения и др. выводятся на экран дисплея; рассылка машинограмм допускается лишь при отсутствии в структурных подразделениях соответствующих технических средств.

После завершения исполнения и записи всех необходимых данных в банк регистрационных данных, изготавливается машинограмма полностью выполненной карточки, которая используется в справочном дублирующем массиве, подлежащем передаче на хранение в ведомственный архив одновременно с документами.

5. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

5.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки на исполненные документы и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Различаются три вида номенклатур: типовая, примерная и номенклатура дел отдельной организации (конкретная).

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ министерств для подведомственной сети и утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с ЦЭК (Центральной экспертной комиссией) и Комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли (системе) и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Конкретная (сводная) номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Сводная номенклатура дел организации составляется службой ДОУ, подписывается руководителем организации, согласовывается экспертной комиссией (ЭК) организации и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое поступают

295

документы на хранение, а затем утверждаются руководителем организации не позднее ноября-декабря текущего года.

Первый экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый - в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, он регистрируется (в порядке, установленном для регистрации внутренних документов) и включается в раздел номенклатуры дел общего отдела, канцелярии и др.

5.2. Ежегодно номенклатура дел уточняется, в нее вносятся необходимые изменения, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

5.3. Составление номенклатуры дел структурного подразделения следует начинать с определения состава включаемых в нее документов; при этом необходимо пользоваться положением о подразделении, планами и отчетами о работе подразделения, номенклатурами дел подразделения за прошлые годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, справочными картотеками к документам, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения.

В номенклатуру дел включаются дела (документы) с постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет включительно) сроком хранения, кроме того, в нее должны входить документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра и справочные картотеки к документам.

В номенклатуру дел не должны включаться печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информации и др.), алфавиты, указатели и другие вспомогательные документы, не отражающие основную деятельность структурного подразделения.

В сводную номенклатуру дел, кроме документов постоянных структурных подразделений, следует включать также документы, образующиеся в деятельности временно действующих органов и общественных организаций (профсоюзного комитета и Советов трудовых коллективов, общественных комиссий и советов и др.).

5.4. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой (приложение 17).

В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения (например: 02-1, 02-2, 02-3 и т.д.).

В сводной номенклатуре дел однородным делам в пределах различных структурных подразделений присваиваются одинаковые порядковые номера и типовые названия. Например, дело "Приказы министерства по основной деятельности. Копии." в номенклатурах дел структурных подразделений будет иметь единый номер: 02-2, 03-2, 04-2 и т.д.

Дела, в которых откладываются документы по проблемам, разрешаемым в течение двух и более лет, включаются в ежегодный экземпляр номенклатуры дел под одним и тем же индексом.

В номенклатуре дел каждого структурного подразделения следует оставлять несколько резервных номеров для незапланированных дел в течение года.

В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений и наименования (заголовки) дел.

Заголовок дела должен быть кратким, четким и соответствующим смысловому содержанию документов, группируемых в деле. В состав заголовка входит название темы (содержание) дела с указанием рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, планы, протоколы, отчеты, акты и др.).

296

Термин "Документы" применяется при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка (в скобках) перечисляются основные виды документов. Например: "Документы о строительстве механического завода (приказы, финансовый отчет, сметы, акты приема работ, переписка). Термин "Документы" используют также при объединении в одном деле документов-приложений к какому-либо другому документу, например: "Документы к протоколам заседаний Коллегии министерства за 1992 год".

Термин "Дело" применяется при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью делопроизводства, например: "Выездные дела специалистов, командированных за границу", "Уголовное дело" и т.д.

При формулировании заголовков дел не следует использовать термины "Материалы", "Документальные материалы", "Общая переписка" и т.д.

В заголовках дел с перепиской необходимо указывать название корреспондента (если она ведется с одним корреспондентом) и о чем переписка. Например: "Переписка с министерством о составлении отчетов по загранкомандировкам".

При переписке с несколькими разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не перечисляются, например: "Переписка о внедрении новой техники". Несколько однородных корреспондентов могут быть названы обобщенно, например: "Переписка с предприятиями о поставке оборудования".

Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре дел зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются заголовки дел, с распорядительными документами вышестоящих органов, затем располагаются группы организационных документов (уставы, положения); распорядительные документы организации, планы, отчеты, переписка и другие группы документов. Внутри групп документов заголовки дел также располагаются по степени их важности. Так, в группе плановых документов первыми идут годовые планы, затем квартальные и месячные; то же относится и к отчетам: годовой отчет, квартальный и месячный. В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими органами, затем со сторонними организациями.

Разделы сводной номенклатуры дел (наименования структурных подразделений) располагаются в графе в соответствии с утвержденной структурой учреждения. В качестве первого раздела указывается общий отдел, канцелярия или другая служба документационного обеспечения управления. После основных структурных подразделений в порядке значимости следуют общественные организации и временно действующие органы.

Графа 3 номенклатуры дел "Количество дел (томов)" заполняется в конце делопроизводственного года.

В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим ведомственным и типовому перечням с указанием сроков хранения и даются ссылки на соответствующие статьи перечней.

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, определяются экспертной комиссией организации.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. Названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел перед реквизитом "наименование должности руководителя службы ДОУ".

5.5. По окончании календарного года службой ДОУ организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (приложение 18).

297

5.6. При наличии в организации средств ВТ утвержденная номенклатура дел организации вводится и хранится в памяти ЭВМ для упрощения ее ведения, корректировки, а в необходимых случаях - переработки.

Технология автоматизированного составления номенклатуры дел, как правило, принципиально не отличается от традиционной.

6. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

6.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

Контроль за правильным формированием дел в организации осуществляется службой ДОУ.

6.2. Группировка документов в дела производится согласно отметкам исполнителей на исполненных документах "В дело N ..." и в строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, даты, отметки об исполнении и других необходимых реквизитов документов.

Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела. Например, следует раздельно формировать оригиналы и копии документов, годовые, квартальные и месячные планы и отчеты, приказы вышестоящей и подчиненной организации, поскольку они имеют различные сроки хранения.

Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие документы следует расформировывать в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

Машинограммы помещаются в дела на общих основаниях.Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновики,

рабочие варианты (проекты) документов, размноженные копии.Приложения к документам при их значительном объеме группируются в отдельные

тома, небольшие приложения - вместе с документами, к которым они относятся.В дела формируются документы одного делопроизводственного года, за

исключением переходящих и личных дел.Дело с документами не должно превышать 250 листов (30-40 мм толщины). При

большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением следующего.

6.3. Документы в деле могут располагаться в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, нумерации и др. Принципы группировки документов могут комбинироваться и варьироваться.

Преимущественное значение имеет вопросно-логический принцип, предусматривающий расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (документ-запрос), за ним - документ-ответ. Такая систематизация совпадает, как правило, с хронологическим расположением документов (по датам их поступления, исполнения, подписания, утверждения). В делах постоянного хранения документы формируются в прямом хронологическом порядке (с января по декабрь).

При алфавитной систематизации документы группируются, исходя из их содержания по алфавиту фамилий, названия корреспондентов, административно-территориальных единиц, объектов и др.

298

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения) группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу группируются и формируются в дела раздельно. Приказы по личному составу, в свою очередь, делятся на две группы:

приказы о приеме, переводе, увольнении, заграничных командировках;приказы о предоставлении отпусков, поощрении, премировании, назначении

дежурных, взысканиях, командировках.Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам и

группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых протокол готовился (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов (в последовательности решения вопросов).

Планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов к ним.

Планы и отчеты к ним хранят в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Например, отчет за 1992 год, составленный в 1993 году, или план на 1992 год, составленный в 1991 году, должны быть отнесены к 1992 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов относятся к последнему году действия плана.

Документы в личных делах располагаются в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в деле; заявление о приеме на работу; направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров, справки и другие документы, имеющие отношение к делу (кроме справок о местожительстве, медицинских справок о состоянии здоровья, других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно от личных дел и хранятся временно). Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменений фамилий в личное дело не подшиваются в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий (внутри структурных подразделений).

Предложения и заявления (жалобы) граждан формируются раздельно: предложения и заявления по улучшению работы организации (постоянного срока хранения) и заявления по личным вопросам (срок хранения - 5 лет).

Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае поступления повторного заявления, оно подшивается в данную группу документов. Документы располагаются в хронологическом или алфавитном порядке.

Переписка группируется в дела за период календарного года в порядке разрешения вопросов в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

7. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

299

7.1. Экспертиза ценности документов - это определение народно-хозяйственного, социально-культурного, исторического и иного значения документов в целях их отбора на государственное хранение и установления сроков хранения.

7.2. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК). В министерствах, ведомствах и центральных органах общественных организаций создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

ЭК и ЦЭК назначается приказом руководителя организации в составе не менее 3 - 5 человек под председательством одного из руководящих работников. ЭК (ЦЭК) работает на основе положения, которое согласовывается с государственной архивной службой и утверждается руководителем организации.

ЭК (ЦЭК) организации осуществляет следующие функции:рассматривает проекты номенклатур дел организации и ее структурных

подразделений;проводит ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;рассматривает описи дел постоянного хранения по личному составу и выносит

решение о представлении их на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения;

рассматривает акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению и представляет их одновременно с описями дел постоянного хранения на рассмотрение ЭПК (ЦЭПК) архивного учреждения;

рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных действующими перечнями, и выносит решения о представлении этих предложений на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;

участвует в подготовке методических пособий по делопроизводству, проектов перечней документов, типовых и примерных номенклатур дел;

осуществляет методическое руководство и контроль за деятельностью подведомственных организаций, не состоящих на учете архивных учреждений.

ЭК (ЦЭК) является совещательным органом. Ее решения утверждаются руководителем организации. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

7.3. Непосредственный отбор документов на постоянное и временное (свыше 10 лет) хранение и выделение к уничтожению производится сотрудниками структурных подразделений организации. Методическую помощь и контроль осуществляет работник архива организации.

Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатур дел и перечней (типового, ведомственных) документов с указанием сроков хранения, путем полистного просмотра дел.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

8. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

8.1. Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

8.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку

300

или переплет дел; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение наименования организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения следует подшивать (переплетать) в дела с твердой обложкой. Листы в деле нумеруются черным графическим карандашом или нумератором; каждый том дела нумеруется самостоятельно. В конце дела (тома) на отдельном листе делается заверительная надпись (приложение 19), в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, отражаются исправления в нумерации, оговариваются особенности физического состояния документов и проставляется подпись лица, ответственного за делопроизводство с указанием должности, а также дата.

На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела, сформированные по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов и т.д.) составляется внутренняя опись документов, находящихся в деле (приложение 20). Внутренняя опись помещается в начале дела и подписывается составителем описи. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела (со знаком плюс). Например: В настоящем деле ... 150 ... листов + 20 листов внутренней описи.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять.

8.3. Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляются по установленной форме (приложение 21).

Обязательными реквизитами обложки являются: наименование вышестоящей организации, организации и структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре дел и номер тома, заголовок дела, срок хранения, дата (год) или крайние даты начала и окончания дела для определенных категорий документов (постановлений, приказов, протоколов, переписки и др.) - количество листов, номер фонда, описи и дела по описи.

В начале года реквизиты обложки оформляются в соответствии с номенклатурой дел. По окончании делопроизводственного года надписи на обложках подлежат уточнению:

если в период формирования дела название организации или структурного подразделения изменялось, на обложке указывается его последнее наименование;

в заголовки дел с распорядительными документами, протоколами вносятся их номера, а также указывается их подлинность или копийность;

на обложке дела с перепиской проставляются крайние даты документов;если в деле имеются документы-приложения за более ранний период, чем год

образования дела, то на обложке под датой делается пометка: "Имеются документы за ... годы";

из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле;при внесении дела в опись на обложке дела проставляется номер фонда, описи и дела

по описи.Надписи на обложках постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения делаются

четко, светостойкими чернилами или тушью.

9. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ

301

9.1. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

9.2. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи (приложение 22, 23). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; на дела по личному составу; личные дела; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).

9.3. В структурных подразделениях описи дел (приложение 23) составляются ежегодно под непосредственным руководством ведомственного архива. По этим описям дела сдаются в ведомственный архив.

Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах. При передаче дел в ведомственный архив на обоих экземплярах описи указывается дата и количество принятых дел. Описи подписываются заведующим (сотрудником) ведомственного архива и сотрудником структурного подразделения, передающим дела. Один экземпляр описи возвращается в структурные подразделения, второй остается в архиве.

9.4. На основе описей дел структурных подразделений в архиве составляются годовые разделы сводных описей всей организации (приложение 22).

Сводная опись дел постоянного хранения, составленная в четырех экземплярах, согласовывается экспертной комиссией организации и утверждается экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. После этого сводная опись дел постоянного хранения передается на утверждение руководителю организации. Законченная опись дел постоянного хранения должна иметь титульный лист (приложение 24), оглавление, список сокращенных слов, предисловие, указатель.

Сводная опись дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется в двух экземплярах, согласовывается экспертной комиссией организации и ЭК (ЦЭК) вышестоящей организации (для организаций, непередающих документы на госхранение) и утверждается руководителем организации.

Сводная опись дел по личному составу организации, передающей документы на государственное хранение, составляется в трех экземплярах, согласовывается экспертной комиссией организации и экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и утверждается руководителем организации.

Сводная опись дел по личному составу организации, не передающей документы на государственное хранение составляется в двух экземплярах, согласовывается экспертной комиссией организации и ЭК (ЦЭК) вышестоящей организации и утверждается руководителем организации.

9.5. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с ведомственным архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе

302

описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года); графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

10. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

10.1. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив документы хранятся в структурных подразделениях.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.Машинограммы, присланные из вычислительного центра в структурные

подразделения, формируются в дела и хранятся на общих основаниях.Магнитные ленты с фонограммами заседаний коллегиальных органов хранятся у

ответственного секретаря. На ленте и коробке делаются отметки о дате заседания и времени записи. Секретарь коллегиального органа несет ответственность за их сохранность.

10.2. Выдача документов и дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На место изъятого из дела документа следует помещать листок-заместитель (приложение 25), по которому контролируется возврат документа. На выданное дело заводится карта-заместитель дела (приложение 26). Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения соответствующего руководителя с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа и акта о причинах выдачи подлинника.

11. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ И НАГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ

11.1. Документы организаций до передачи на государственное хранение находятся на хранении в архивах этих организаций для использования в служебных, научных и других целях, а также обеспечения прав и законных интересов граждан.

Для хранения этих документов и работы с ними создаются ведомственные архивы.Сеть ведомственных архивов, порядок их работы с документами определяются

организациями по согласованию с соответствующими органами государственного управления архивным делом.

11.2. В своей практической деятельности ведомственный архив организации руководствуется законодательством Республики Беларусь, распорядительными актами организации, нормативно-методическими документами Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, положением о ведомственном архиве организации.

303

11.3. В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям. Описи дел составляются лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях при методической помощи сотрудника ведомственного архива.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем передаются в ведомственный архив.

11.4. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в ведомственный архив только в исключительных случаях по решению руководителя. Передача их может осуществляться по усмотрению ведомственного архива, по описи или номенклатуре дел.

Отбор дел к уничтожению и составление на них акта (приложение 27) производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период.

Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет экспертная комиссия. Ответственность за организацию уничтожения документов несут служба документационного обеспечения управления и архив организации.

Акт подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно с описями дел. После согласования ЦЭК (ЭК) организации акт представляется на рассмотрение ЭПК архивного учреждения и утверждается руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описи дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данный акт. Организации, не передающие документы на госхранение согласовывают акты с ЭК(ЦЭК) вышестоящих организаций.

Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются на переработку.

Сдача документов на переработку оформляется приемо-сдаточной накладной, которая прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов.

11.5. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному ведомственным архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ.

Вместе с делами, в ведомственный архив передаются регистрационные карточки на документы.

11.6. При передаче документов на государственное хранение, передается два экземпляра описи, помимо контрольного экземпляра, передаваемого в государственный архив после утверждения описи экспертно-проверочной комиссией.

Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи, составляемым в двух экземплярах.

Передача дел осуществляется поединично по описям, особо ценные дела передаются с проверкой количества листов в них. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта приема-передачи остается в организации.

При передаче документов на государственное хранение организация обеспечивает картонирование дел и доставку их на собственном транспорте.

11.7. При первой передаче на государственное хранение описи дел постоянного хранения к ней прилагается историческая справка об организации, в которой излагается история организации-фондообразователя (первая часть) и история фонда (вторая часть).

304

При последующем утверждении экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения годовых разделов описи дел составляется дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации и составе переданных на госхранение документов.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1к п. 1.3.

ПЕРЕЧЕНЬОСНОВНЫХ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ГОСУДАРСТВЕННЫХ

СТАНДАРТОВ, КОТОРЫЕ НЕОБХОДИМО ИСПОЛЬЗОВАТЬ ПРИ ВЕДЕНИИДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М. 1991.

2. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.3. ГОСТ 6.38-90. Унифицированные системы документации. Система

организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.4. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание

юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемых средствами вычислительной техники. Основные положения.

5. ГОСТ 17914-72. Обложка дел длительных сроков хранения. Технические условия.


ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕО СЛУЖБЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

1. Общие положения1.1. Документационное обеспечение управления осуществляет служба

Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

1.2. Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с принадлежностью их к определенной группе организаций.

1.3. В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций, создаются следующие службы документационного обеспечения:

в министерствах и ведомствах - управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при

305

министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;

на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

в ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации;

в совместных предприятиях (организациях) - правлением;в акционерных обществах - учредительной конференцией;в кооперативах - состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием

членов кооператива;в аппарате управления общественных организаций - общий отдел. В состав общего

отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

1.4. Работа службы ДОУ регламентируется Положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются руководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

1.5. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Республики Беларусь, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Национальной архивной службы Республики Беларусь и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

1.6. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.

1.7. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.2. Цели и задачи службы ДОУ2.1. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация,

контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:

2.1.1. Совершенствование форм и методов работы с документами;2.1.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с

документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими нормами;

2.1.3. Сокращение документооборота, количества форм документов;2.1.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по

совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной

306

системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.

3. Функции службы ДОУ3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет

следующие функции:3.1.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм

документов организации, внесение в них изменений;3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-

справочной работы по документам;3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу

руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

3.1.4. Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;

3.1.6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

3.1.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;3.1.8. Организация контроля за работой с документами в структурных

подразделениях;3.1.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями

организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

3.1.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

3.1.11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Республики Беларусь, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями Национальной архивной службы Республики Беларусь;

3.1.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

3.1.13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.4. Права и ответственность службы ДОУ4.1. Служба ДОУ имеет право:4.1.1. Принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной

информации в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему);

4.1.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;

4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ;

4.1.4. Проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;

4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;

4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

307

4.1.7. Совместно с ВЦ определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации;

4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;4.1.9. Разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и

должностные инструкции работникам;4.1.10. Вносить предложения руководству организации о применении

административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;

4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;

4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых

условий труда работников службы ДОУ;5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями;5.1. Со структурными подразделениями организации - по вопросам

документационного обеспечения управления;5.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой

документов;5.3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-

исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами;

5.4. Со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы ДОУ;

5.5. С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств ВТ, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов.


ПРИМЕРНАЯ ФОРМА"ТАБЕЛЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ"

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации подпись инициалы, фамилия дата

N п/п

Наименованиеформы

Дата утверждения,

Периодичностьиздания

Подраз- деление,


308

документа наименование органа, утвердившего форму документа

ответ- ственное за подготовку

1 2 3 4 5 6

Примечание: 1. Документы могут быть систематизированы в табеле по структурным подразделениям или по функциям и задачам управления (организация системы управления, руководство, планирование, учет и т. п.).

2. Табель может быть дополнен другими графами, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы по классификатору, годовой тираж бланков и т.д.

3. В графе "Примечание" может помещаться дополнительная информация о форме документа, например, о порядке подписания, согласования или утверждения документа.

Приложение 4к п.2.2.

_______________ _______________

Камiтэт па архiвах i справаводству пры Савеце Мiнiстраў Рэспублiкi Беларусь

Беларускi навукова-даследчы цэнтр дакументазнаўства, археаграфii i архiўнай справы БелНДЦДААС

220033, г.Мiнск, пр. Партызанскi, 2 корп. "В" тэл. 21-66-02 Р.р. N 100141626 у гардырэкцыi Белбiзнесбанка код 764

___________________ N ________________________

На N ______________ ад _______________________

Герб Республики Беларусь

КАМIТЭТ КОМИТЕТ ПА АРХIВАХ I ПО АРХИВАМ И СПРАВАВОДСТВУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

220048, г.Мiнск, 220048, г.Минск, вул. Калектарная, 10 ул. Коллекторная, 10 Р/р 141030 у гардырэкцыi Р/с 141030 в гордирекции Мiнскбiзнесбанка. Код 764. Минскбизнесбанка. Код 764. Тэлефакс 20-51-20 Телефакс 20-51-20 __________________________________________________________________

___________ N _________________

309

на N __________________________


Герб Республики Беларусь

МIНIСТЭРСТВА ЮСТЫЦЫI РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ

ЗАГАД

________________________ N ___________________

г.Мiнск

Приложение 6к пп. 2.3.12.

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ

1. Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; списание; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

2. Договоры (о производстве работ, материально-технического снабжения, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.).

3. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

4. Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.).5. Инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности;

внутреннего трудового распорядка и т.д.).6. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического

проектирования; численности работников и т.д.).7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-

исследовательских работах и т.д.).8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем;

предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др.организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

9. Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегий и т.д.).

310

10. Положения (уставы) (о министерстве; структурном подразделении; премировании; уставы предприятий и т.д.).

11. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д).12. Расценки на производство работ.13. Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на капитальное

строительство и т.д.).14. Стандарты.15. Структура и штатная численность.16. Тарифные ставки.17. Формы унифицированных документов.18. Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение 7к пп. 2.3.17, 3.2.4.

ФОРМА РЕГИСТРАЦИОННОГО ШТАМПА

┌─────────────────────────────────────────────┐ │ (наименование организации) │ ├─────────────────────────────────────────────┤ │ (дата) │ 16 мм ├─────────────────────────────────────────────┤ │ индекс │ └─────────────────────────────────────────────┘

41,6 мм

Приложение 8к пп. 2.3.18, 4.2.1.

ПЕРЕЧЕНЬТИПОВЫХ СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1. Постановления, решения, распоряжения, приказы, указания, инструкции вышестоящих органов - согласно указанному в них сроку.

2. Запросы, предложения и заявления депутатов Верховного Совета и местных Советов, предложения, заявления и жалобы граждан - в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь.

3. Письма учреждений, организаций, предприятий - согласно указанному в них сроку или в течение 10 дней (при отсутствии указанного срока).

4. Письма-запросы и письма-поручения вышестоящих учреждений и организаций - к указанному в них сроку не позднее 15 дней или в течение 10 дней (при отсутствии указанного срока).

5. Телеграммы, требующие срочного решения - от 2 до 5 дней; остальные - в течение 10 дней.

311

6. Внутренние распорядительные документы (приказы, указания, решения, инструкции) - к указанному в них сроку.

7. Протоколы совещаний - к указанному в них сроку.8. Планы-графики к указанному в них сроку.

Приложение 9к п. 3.2.4.

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ СЛУЖБОЙ

ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

1. Письма, присланные в копии для сведения.2. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.3. Сообщения о заседаниях, совещаниях, повестках дня.4. Графики, наряды, заявки, разнорядки.5. Сводки и информация, присланные для сведения.6. Учебные планы, программы. Копии.7. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.8. Прейскуранты. Копии.9. Поздравительные письма и пригласительные билеты.10. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, газеты).11. Формы статистической отчетности.Документы, перечисленные в пп. 4, 6, 10 подлежат учету в соответствующих

службах учреждения (отделе снабжения, отделе кадров, библиотеке, отделе научно-технической информации).

На основании примерного перечня организация составляет конкретный перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ.


Регистрационно-контрольная карточка

┌────────────────────────────────────────────────────────┐│ 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31│├────────────┬────────────┬──────────────────────────────┤│ Срок │ Название │ Автор ││ исполнения │ документа │ (корреспондент) │├────────────┴────────────┼──────────────────────────────┤│ Дата и индекс │ Дата и индекс ││ поступления │ документа │├─────────────────────────┴──────────────────────────────┤│ ││ Краткое содержание ││ │├────────────────────────────────────────────────────────┤│ ││ Резолюция или кому направлен документ │├────────────────────────────────────────────────────────┤│ │

312

│ ││ Отметка об исполнении документа │└────────────────────────────────────────────────────────┘ Лицевая сторона

┌────────────────────────────────────────────────────────┐│ ││ ││ ││ ││ ││ ││ Контрольные отметки │├───────────────────┬─────────────────┬──────────────────┤│ Фонд N │ Опись N │ Дело N │└───────────────────┴─────────────────┴──────────────────┘ Оборотная сторона


Правила заполнения основных реквизитоврегистрационно-контрольной карточки

Реквизиты Пояснения к заполнению 1 2 Название вида документа

Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется

Автор (корреспондент)

При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) -автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица) - корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации

Дата документа Дата, присвоенная документу организацией-автором: число, месяц, год - тремя парами арабских цифр

Индекс документа Индекс, присвоенный документу организацией-автором, переносится с поступившего или отправляемого документа

Дата поступления Дата поступления документа переносится с регистрационного штампа

Индекс поступления Индекс, присвоенный документу организацией-получателем, переносится из регистрационного штампа. После исполнения документа дополняется номером дела по номенклатуре дел или другими индексами

Заголовок документа Переносится заголовок, сформулированный

313

или краткое содержание на документе Срок исполнения Проставляется число, месяц, год.

При регистрации отправляемого инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа

Отметка об исполнении

Краткая запись решения вопроса по существу или дата и индекс ответного документа

Дело Индекс дела, в которое подшит документ, в соответствии с номенклатурой.


РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА ┌──────────┐ │ N │ └──────────┘Корреспондент ______________________________________________________(Ф. И. О., адрес) ______________________________________________________________________________________________________________________Предыдущие обращения от _________ N _______________________________Вид документа _______________________ на _______________________ лАвтор, дата, индекс сопров. письма _________________________________Дата, индекс поступления ___________________________________________Краткое содержание _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Ответ. исполнитель _________________________________________________Резолюция __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Автор резолюции ____________________________________________________Срок исполнения ____________________________________________________ Форма регистрационно-контрольной карточки предложений,заявлений и жалоб граждан

Лицевая сторона

ХОД ИСПОЛНЕНИЯ

Дата передачи на исполнение

Исполнитель Отметка о проме- жуточ. ответе

Контрольная отметка

Дата индекс ответа _________________________________________________Адресат ____________________________________________________________Содержание _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

314

С контроля снял _________________________ Подпись контролера _______Дело ______________ Том ___________________ листы ____________ фонд опись дело

Оборотная сторона


ЖУРНАЛРЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

┌──────────────────┬────────────────────────────┬──────────┬──────────────────┬──────────┐│ Дата поступления │Корреспондент, дата и индекс│ Краткое │Резолюция или кому│Отметка об││и индекс документа│ поступившего документа │содержание│направлен документ│исполнении│├──────────────────┼────────────────────────────┼──────────┼──────────────────┼──────────┤│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │└──────────────────┴────────────────────────────┴──────────┴──────────────────┴──────────┘

Формат А4 (210 x 297 мм)


ЖУРНАЛРЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

Дата и индекс документа

Корреспондент Краткое содержание документа

Отметка об исполнении документа

1 2 3 4



315

Примерная форма сводки учета объема документооборота

┌────────────┬─────────────────────┬───────────────────┬──────────┐│Структурные │Входящие │Исходящие │Внутренние││подраз- ├──────────┬──────────┼──────────┬────────┼──────────┤│деления │по группам│по коррес-│по группам│по адре-│по группам││ │документов│пондентам │документов│сатам │документов│├────────────┼──────────┼──────────┼──────────┼────────┼──────────┤│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │└────────────┴──────────┴──────────┴──────────┴────────┴──────────┘ Итого:

Руководитель службы ДОУ (Заведующий канцелярией) (подпись)


СВОДКА Руководителю организации

___________ N ___________

Об исполнении документови поручений по состоянию

на _____________________

Исполнители Находится на контроле

Из них

всего за предыдущиймесяц

исполненныев срок

в процессеисполнения

с перенесеннымисроками исполнения

не исполненныев срок

1 2 3 4 5 6 7

Руководитель группы Подпись Расшифровкаконтроля подписи

ДатаПримечание. Сводка может быть дополнена графами по видам контролируемых

документов.

Примерная форма сводки об исполнениидокументов и поручений


316

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование должности руководителя организации___________ N _____________ Подпись Расшифровка___________________________ подписи (место составления)

на _____________ год Дата

Название раздела Индекс дела

Заголовок дела(тома, части)

Кол-во дел(томов, частей)

Срок хранения дела(тома, части) и N статей по перечню


1 2 3 4 5

Наименование должности руководителяслужбы документационногообеспечения управления Подпись Расшифровка подписиДата

Виза зав.ведомственным архивом(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивногонаименование организации учреждения

__________ N ___________ __________ N _________


Форма номенклатуры дел организации


Итоговая запись о категориях и количестве дел,заведенных в ______ году в организации

По срокам хранения Всего В том числе переходящих с отметкой "ЭПК"

1 2 3 4 постоянного временного (свыше 10 лет) временного (до 10

317

лет включительно) Итого


Наименование должности руководителяслужбы документационногообеспечения управления Подпись Расшифровка подписиДата

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив

Наименование должности лица,передавшего сведения Подпись Расшифровка подписиДата

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации


ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ________

В деле подшито (вложено) и пронумеровано ___________________________ (цифрами и_________________________________________________________ листа(ов) прописью)в том числе: литерные листы _______________________________________:

пропущенные номера ______________________________ + листов внутренней

описи _______________________________________________________________

Особенности физического состоянияи формирования дел

Номера листов

1 2

Наименование должности лица, -составившего заверительную надпись Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма листа-заверителя дела

318


ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела N ___________

N п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номер листов дела


1 2 3 4 5 6

Итого ___________________________________________ документов (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _________________________ (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,составившего внутреннюю описьдокументов дела Подпись Расшифровка подписи

Дата


Форма внутренней описи документов дела


┌────┬─────────────────────┬───────────────────────────────────────┐│ │ │ ││ │ │ ││ │ │ │├────┼─────────────────────┴───────────────────────────────────────┤│ │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┤│ │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┤│ │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┤│ │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┤│ │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┤│ │ ││ ├─────────────────────────────────────────────────────────────┤│ │ (название учреждения и структурного подразделения) ││ │ ││ │ ____________ ДЕЛО N _________ том N _________ ││ │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┤│ │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┤

319

│ │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┤│ │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┤│ │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┤│ │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┤│ │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┤│ │ (заголовок дела) │├────┼───┬───┬────────────────────┐ ││ │ │ │ │ _______________________ │├────┼───┼───┼────────────────────┤ дата(ы) ││ │ │ │Ф. N ____________ │ на ________ листе(ах) ││ │ │ │ │ ││ │ │ │Оп. N ____________ │ хранить ______________ ││ │ │ │ │ ││ │ │ │Д. N ____________ │ │├────┼───┼───┼────────────────────┘ ││ │ │ │ ____________ │└────┴───┴───┴─────────────────────────────────────────────────────┘

Обложка дел постоянного и временного(свыше 10 лет) сроков хранения

Приложение 22к пп. 9.2., 9.4.

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации

Подпись Расшифровка подписи Дата

Фонд N _____________

ОПИСЬ N ____________дел постоянного храненияза ___________ год

Название раздела (структурного подразделения организации) NN п/п

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела,(тома части)

Кол-во листов в деле (томе, части)


1 2 3 4 5 6

В данный раздел описи внесено ____________________________ дел (цифрами и прописью)с N _________________ по N _________________, в том числе:литерные номера:

320

пропущенные номера:

Наименование должности Подпись Расшифровкасоставителя описи подписиДата

Заведующий ведомственным архивом Подпись Расшифровка(лицо, ответственное за архив) подписиДата

УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНОПротокол ЭПК архивного Протокол ЦЭК (ЭК)учреждения Наименование организации

________ N ___________ __________ N ___________


Форма годового раздела сводной описи дел постоянногохранения


Подпись Расшифровка подписи

Дата

Фонд N _________ ОПИСЬ N ________ дел временного (свыше 10 лет) хранения за ___________ год

Название раздела (структурного подразделения организации) NN п/п

Индекс дела

Заголовок дела (тома,части)

Дата дела (тома,части)

Срок хранениядела (тома, части),статьяпо перечню

Кол-волистовв деле(томе,части)


1 2 3 4 5 6 7

В данный раздел описи внесено _________________________ дел (цифрами и прописью)с N _____________ по N ____________, в том числе:литерные номера:пропущенные номера:

Наименование должности Подпись Расшифровкасоставителя описи подписи

Дата

Заведующий архивом (лицо, Подпись Расшифровкаответственное за архив) подписи

Дата

321

СОГЛАСОВАНОПротокол ЦЭК (ЭК)Наименование организации

_________ N ____________


Форма годового раздела сводной описи дел временного(свыше 10 лет) хранения


Подпись Расшифровка подписи Дата

Фонд N _____________ОПИСЬ N ____________дел по личному составуза _____________ год

Название раздела NN п/п

Индексдела

Заголовок дела (тома,части)

Дата дела (тома,части)

Срок хранениядела (тома, части)

Кол-волистовв деле(томе,части)


1 2 3 4 5 6 7

В данный раздел описи внесено ________________________ дел (цифрами и прописью)с N ____________ по N ________________, в том числе:литерные номера:пропущенные номера:

Наименование должности Подпись Расшифровкасоставителя описи подписиДата

Начальник отдела кадров Подпись Расшифровка(инспектор по кадрам) подписиДата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНОПротокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивногоНаименование организации учреждения

__________ N ___________ _________ N ___________


Форма годового раздела сводной описи дела по личномусоставу

322

Приложение 23к пп. 9.2., 9.3.

___________________________________________________________ (наименование организации) ___________________________________________________________ (наименование структурного подразделения или общественной организации)

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения (общественной организации)

Подпись Расшифровка подписи

Дата

ОПИСЬ N

Название раздела N

п/п

Индекс дела (тома, части)

Заголовокдела (тома, части)

Дата дела(тома, части)

Кол-волистовв деле(томе)

Срок хранения дела (тома, части)


1 2 3 4 5 6 <*> 7

------------------------------- <*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

В данную опись внесено________________________ дел с N ________ цифрами и прописью

по N __________ , в том числе:литерные номера:пропущенные номера:

Наименование должности Подпись Расшифровкасоставителя описи подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <*>Наименование должности Протокол ЭК структурногоруководителя службы ДОУ подразделенияорганизации

Подпись Расшифровка подписи ______ N _______Дата

Передал _________________________ дел (цифрами и прописью)

323

и _______________________ регистрационно-контрольных карточек (цифрами и прописью) к документам <**>

Наименование должности сотрудникаструктурного подразделения (общественнойорганизации) Подпись РасшифровкаДата подписи

Принял ____________________ дел и ___________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)регистрационно-контрольных карточек к документам

Наименование должности работникаведомственного архива Подпись Расшифровка подписиДата


Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации-------------------------------

<*> Передаются вместе с делами канцелярии.<**> При наличии ЭК структурного подразделения.


_______________________________________________________________ (название государственного архива) <*>

_______________________________________________________________ (название фонда)

Фонд N _____________

Опись N ____________

______________________________________________________________ (название описи)

Крайние даты дел _____________

-------------------------------<*> Заполняется в государственном архиве.


Форма титульного листа законченнойописи дел постоянного хранения

324


ЛИСТОК-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДОКУМЕНТА

Вид документа _____________ Дата _____________ Индекс ________

Корреспондент ________________________________________________

Заголовок (или краткое содержание документа) _________________

______________________________________________________________

Выдан ______________ ______________________ (дата выдачи) (кому выдано)

Выдал ______________ Получил ______________ (подпись) (подпись)


Форма листка-заместителя документа


Наименование организацииНазвание архива

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело _________________________________________________________ (N и заголовок)

Опись ________________________________________________________ (N и название)

Фонд _________________________________________________________ (N и название)

Выдано ___________________ ______________________ (дата выдачи) (кому выдано)во временное пользование (читальный зал) до __________________ (дата возврата)

Наименование должности Подпись Расшифровкасотрудника, выдавшего дело подписи


Форма карты-заместителя дела

325


Наименованиеорганизации УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка Дата

АКТ__________ N _________________________________ место составления

о выделении к уничтожениюдокументов, не подлежащиххранению

На основании _________________________________________________ (название и выходные данные перечня______________________________________________________________ документов с указанием сроков их хранения)отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценностии утратившие практическое значение документы фондаN ________________ (название фонда)

NN п/п

Заголовокдела или групповойзаголовокдел

Дата делаили край-ние даты дел

Номера описей (номен-клатур)за ____год (ы)

Индекс дела (тома, части) по но- менкла- туре илиN дела по описи

Кол-во дел (томов,частей)

Сроки хране- ния де-ла (то-ма,час-ти) и номера статей по пе- речню

Примеча-ние

1 2 3 4 5 6 7 8

Итого ____________________ дел за ____________________________ годы (цифрами и прописью)Описи дел постоянного хранения за _____________ годы утверждены, апо личному составу согласованы с ЭПК ______________________________ (наименование архивного учреждения)(протокол __________ N _________)

Наименование должности лица, проводившегоэкспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписиДатаСОГЛАСОВАНОПротокол ЦЭК (ЭК)

326

Наименование организации________ N _____________

Документы в количестве __________________ дел, весом _____ кг (цифрами и прописью)сданы в ______________________________________________________ (наименование организации)на переработку по приемо-сдаточной накладной _________________N ____________

Наименование должности работника,сдавшего документы Подпись Расшифровка подписиИзменения в учетные документы внесены.Наименование должности работникаведомственного архива (службыдокументационного обеспеченияуправления), внесшего изменения вучетные документы Подпись Расшифровка подписиДата


Форма акта о выделении на уничтожение документов,не подлежащих хранению

ПОСТАНОВЛЕНИЕ Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 06.11.2003 N 38"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ РАБОТЫ С НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ И НА ПРЕДПРИЯТИЯХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ"


ПОСТАНОВЛЕНИЕ КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ПРИСОВЕТЕ МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

6 ноября 2003 г. N 38

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ РАБОТЫ С НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙДОКУМЕНТАЦИЕЙ В УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ И НА

ПРЕДПРИЯТИЯХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

На основании статьи 4 Закона Республики Беларусь от 6 октября 1994 года "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Утвердить прилагаемые Правила работы с научно-технической документацией в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь.

Председатель В.И.АДАМУШКО

327

УТВЕРЖДЕНО Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь 06.11.2003 N 38

ПРАВИЛАРАБОТЫ С НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В УЧРЕЖДЕНИЯХ,

ОРГАНИЗАЦИЯХ И НА ПРЕДПРИЯТИЯХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

Раздел IОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Научно-техническая документация - проектная, конструкторская, технологическая, научная, патентная, картографическая и иная документация (далее - НТД) по своему значению и объему является важнейшей частью Национального архивного фонда Республики Беларусь. В соответствии с действующим законодательством учреждения, организации и предприятия независимо от формы собственности обязаны обеспечивать ее накопление, учет, хранение и использование.

2. Создание и обращение НТД регламентируются актами законодательства Республики Беларусь.

3. В соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 октября 1994 года "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" в редакции Закона Республики Беларусь от 6 января 1999 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1994 г., N 29, ст. 507; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., N 4, 2/11) НТД, имеющая народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, подлежит передаче на государственное хранение в установленные сроки.

4. Настоящие Правила устанавливают порядок учета, хранения, использования, экспертизы ценности и передачи НТД на государственное хранение.

5. Правила затрагивают основные вопросы работы с НТД на бумажных носителях. Работа с электронными научно-техническими документами определяется Законом Республики Беларусь от 10 января 2000 года "Об электронном документе" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., N 7, 2/132).

Раздел IIОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Глава 1ПОНЯТИЕ "СЛУЖБА НТД"

6. Научно-техническая документация, образующаяся в процессе деятельности проектно-конструкторских, научно-исследовательских, технологических и иных учреждений, организаций и предприятий (далее - организации), имеющая научно-историческое и практическое значение, независимо от времени ее создания, происхождения, техники и способа воспроизведения, места хранения и формы собственности является важной и наиболее разнообразной по своим видам составной

328

частью Национального архивного фонда Республики Беларусь и подлежит передаче на государственное хранение.

7. Для работы с НТД в организациях создается служба научно-технической документации. Правовой основой для создания службы является Закон Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь".

8. Понятие "служба НТД" (далее - СНТД) подразумевает структурное подразделение организации (отдел, бюро, архив, библиотеку) или специально созданную группу, на которые возлагается учет, хранение, размножение и использование НТД.

В своей работе СНТД руководствуется актами законодательства Республики Беларусь.

Для правильной постановки и организации работ СНТД разрабатывается положение о службе, которое согласовывается с государственным архивом и утверждается руководителем организации.

Штатная численность СНТД определяется руководством организации и должна исходить из объема хранящихся в службе и количества поступающих из структурных подразделений документов, а также специфики проводимой с ними работы.

Работа СНТД строится по плану, согласованному с государственным архивом и утвержденному руководителем организации. Обязанности работников службы определяются должностными инструкциями.

Ответственность за обеспечение сохранности, учета, порядка уничтожения и подготовки к передаче на государственное хранение документов в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь несут руководители организаций.

Контроль за работой СНТД осуществляет руководство организаций, а также органы Государственной архивной службы.

Организация, реорганизация и ликвидация СНТД производятся на основании приказа руководителя организации по согласованию с соответствующим государственным архивом.

Глава 2ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ И ПРАВА СЛУЖБ НТД

9. Основными задачами СНТД являются:комплектование службы научно-технической документацией в установленном

порядке;обеспечение сохранности, учета и использования НТД;создание фонда пользования на часто используемые документы, подлежащие в

дальнейшем передаче на государственное хранение;отбор, научно-техническая обработка и передача документов на государственное

хранение в соответствии с настоящими Правилами;создание научно-справочного и поискового аппарата к документам, хранящимся в

СНТД;осуществление методического руководства и контроля за состоянием хранения и

использования документов в структурных подразделениях организации, создающих и использующих в своей работе НТД.

10. Для выполнения своих задач СНТД осуществляет следующие функции:принимает на хранение документы, образовавшиеся в процессе деятельности

организации, ее предшественников, а также субподрядных организаций;проверяет комплектность и осуществляет контроль за правильностью оформления

поступающей в СНТД документации, соответствие ее действующим государственным стандартам, спецификациям, нормам и другим документам;

проверяет физическое состояние и пригодность НТД для дальнейшего хранения, копирования и изготовления микрофильмов;

329

осуществляет учет и хранение НТД, а также контроль за внесением в нее изменений;по мере необходимости, а также планово проводит проверку наличия и состояния

документов;осуществляет изъятие из оборота аннулированных, морально устаревших и

изношенных документов, проводит работы по их восстановлению и изготовлению дубликатов;

организует использование хранящейся в СНТД документации, а именно: размножает и рассылает НТД заинтересованным в ней структурным подразделениям и специалистам; подготавливает и выдает копии документов для работы сотрудникам, выполняет наряды-заказы на НТД, ведет учет ее применения; выдает документы во временное пользование и следит за своевременным их возвращением; подготавливает по запросам письма и выдает справки об имеющихся на хранении документах; в установленном порядке осуществляет передачу подлинников, дубликатов и копий документов из СНТД заказчикам и другим организациям;

обеспечивает мероприятия по экспертизе ценности и по подготовке НТД к передаче на государственное хранение, в том числе участвует в составлении перечней проектов, проблем, по которым НТД подлежит передаче на государственное хранение; разрабатывает планы-графики передачи документов на государственное хранение; организует работу и принимает участие в экспертизе ценности НТД и заседаниях экспертной комиссии; осуществляет отбор и проводит научно-техническую обработку документов, подлежащих передаче на государственное хранение; принимает участие в создании справочно-поискового аппарата НТД и научно-справочного аппарата к описям НТД; представляет на рассмотрение экспертной комиссии (далее - ЭК) организации и экспертно-методической комиссии (далее - ЭМК) государственного архива перечни разработок НТД, описи НТД и акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; представляет в государственный архив по установленным формам статистические сведения (паспорт архива) о составе и количестве документов, хранящихся в СНТД.

11. Для успешного выполнения задач и функций СНТД предоставляется право:контролировать выполнение установленных правил работы с НТД в структурных

подразделениях организации;требовать от подразделений организации своевременной передачи в СНТД

документации, оформленной в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь;

возвращать на доработку неправильно или не полностью оформленные документы;запрашивать от подразделений организации необходимые сведения для работы

СНТД;вносить руководству организации и членам ЭК предложения по совершенствованию

работы службы;привлекать для консультаций ведущих специалистов организации и

государственного архива;участвовать в совещаниях руководства организации по профильным вопросам

работы СНТД;информировать руководство организации о состоянии работы службы и при

необходимости требовать от него улучшения условий труда.

Глава 3ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СНТД С ОРГАНАМИ И УЧРЕЖДЕНИЯМИ

ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ

12. В соответствии с Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" государственное управление и контроль за

330

состоянием, учетом, обеспечением сохранности и использованием документов в организациях независимо от формы собственности осуществляют республиканские и областные органы управления архивным делом, а также государственные архивы.

СНТД организаций в первую очередь координируют свою деятельность с Белорусским государственным архивом научно-технической документации (далее - госархив), являющимся республиканским научно-методическим и научно-исследовательским центром по работе с НТД.

13. СНТД совместно с органами управления архивным делом и государственным архивом:

проводятся семинары (совещания) по вопросам экспертизы ценности и подготовки НТД к передаче на государственное хранение;

организуются курсы повышения квалификации работников СНТД;рассматриваются предложения СНТД по установлению и изменению сроков

хранения отдельных категорий НТД, не предусмотренных соответствующими перечнями;работники СНТД и госархива взаимодействуют в работе экспертных комиссий

организаций и экспертно-методической комиссии госархива;госархив на договорной основе оказывает платные услуги СНТД организаций в

проведении экспертизы ценности документов и подготовке их к передаче на государственное хранение, разработке инструкций, положений и перечней;

госархив и СНТД организаций проводят работу по использованию документов как хранящихся в СНТД, так и в госархиве (организация выставок, выдача во временное пользование);

госархив информирует СНТД о научно-методических разработках в области архивного дела и работы с НТД, оказывает помощь в их приобретении;

СНТД информирует госархив о введении в действие новых технических нормативных правовых актов.

Раздел IIIСОСТАВ И ВИДЫ НТД

Глава 4СОСТАВ НТД

14. В состав НТД входят проектная документация по строительству и реконструкции населенных пунктов и отдельных объектов, по консервации и реставрации памятников архитектуры и садово-паркового искусства, конструкторская, технологическая, научно-исследовательская (научная), патентная, геолого-геодезическая, гидрометеорологическая и иная документация.

15. По способу воспроизведения НТД может быть текстовой, графической, фотографической, электронной и иной.

Независимо от способа воспроизведения ко всей НТД применяются общие критерии по обеспечению ее сохранности и отбору на государственное хранение.

16. Научно-технические документы в зависимости от способа их выполнения и характера использования подразделяются на оригиналы, подлинники, дубликаты, копии. НТД может быть и в виде эскизов.

Оригиналы - документы, выполненные на любом материале и предназначенные для изготовления по ним подлинников.

Подлинники - документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. В качестве подлинника допускается использовать оригинал, микрофильм-подлинник или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные

331

подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль.

Дубликаты - копии подлинников, обеспечивающие идентичность их воспроизведения, выполненные на любом материале, позволяющем снятие с них копий.

Дубликатами являются:фотодубликаты на фотокальке, фототехнической пленке в позитивном изображении

и в масштабе подлинника;диазодубликаты, изготовленные на диазокальке (в позитивном изображении в

масштабе подлинника);микрофильмы, изготовленные на фотопленке (с негорючей основой) в негативном

или позитивном уменьшенном изображении;электронные документы.Копии - документы, выполненные способом, обеспечивающим их идентичность с

подлинником (дубликатом), и предназначенные для непосредственного использования в процессе разработки, производства, эксплуатации и ремонта изделий. К копиям относятся электрографические копии, светокопии, фотокопии, микрокопии, микрофотокопии, микрофильмы-копии, полученные с микрофильма-дубликата.

Эскизы - документы, предназначенные для разового использования в производстве. Выполняются на любом материале. Эскизы могут быть оригиналами, подлинниками, дубликатами, копиями.

Глава 5ВИДЫ НТД

17. Проектная документация:17.1. под проектной документацией (далее - ПД) понимается совокупность

технических документов, фиксирующих процесс и результаты проведения работ по строительству и реконструкции городов и населенных пунктов, промышленных предприятий, гидротехнических сооружений, железных и шоссейных дорог, портов и иных объектов; по реконструкции, консервации и реставрации памятников архитектуры и садово-паркового искусства;

17.2. архитектурная и градостроительная деятельность регламентируется Законом Республики Беларусь от 26 ноября 1993 года "Об основах архитектурной и градостроительной деятельности в Республике Беларусь" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1994 г., N 1, ст. 1) и техническими нормативными правовыми актами;

17.3. по способу воспроизведения информации ПД подразделяется на текстовую и графическую;

к текстовой документации относятся плановое задание, задание на проектирование, архитектурно-планировочное задание, пояснительная записка (общая, сводная), техническое задание на проектирование оборудования, технико-экономическое обоснование, описания, технические условия на проектирование, ведомости, расчеты, паспорта, сметная документация;

к графической документации относятся чертежи, рисунки, графики, эскизы, планы, схемы, диаграммы;

в состав ПД входят также иллюстративный материал (планшеты, фото), материалы инженерных изысканий, макеты отдельных объектов строительства, реконструкции, реставрации и макеты населенных пунктов (их районов, исторической части);

17.4. в процессе проектирования объектов капитального строительства, реконструкции, консервации, реставрации создаются индивидуальные, экспериментальные, типовые проекты, проекты-эталоны, проекты-привязки и проекты малых архитектурных форм;

332

к документации по проектированию малых архитектурных форм относятся проекты элементов городского оформления и благоустройства (торговые киоски и павильоны, павильоны городского транспорта, декоративные ограды, уличные фонари, фонтаны и бассейны, скульптурно-пространственные композиции) и элементы светографического оформления населенных пунктов (подсветка зданий и сооружений, светореклама, праздничное оформление улиц и площадей).

18. Конструкторская документация:18.1. конструкторская документация (далее - КД) - совокупность графических и

текстовых конструкторских документов, которые самостоятельно или в совокупности определяют состав и устройство изделия и содержат необходимые данные для его разработки или изготовления, контроля, приемки, эксплуатации и ремонта.

КД на изделия промышленного производства образуется в деятельности отраслевых научно-исследовательских и проектно-конструкторских институтов, центральных, специальных и особых конструкторских бюро, базовых конструкторских бюро научно-производственных объединений, предприятий и высших учебных заведений, ведущих комплексные разработки в области создания и совершенствования машин, механизмов, приборов, оборудования;

18.2. КД в зависимости от стадии разработки подразделяется на проектную (техническое предложение, эскизный проект) и рабочую документацию;

рабочая конструкторская документация разрабатывается отдельно для опытных образцов (опытных партий), установочных серий, установившегося серийного или массового производства, а также для единичного производства;

18.3. каждой стадии разработки КД соответствуют определенные этапы выполнения работ. Обязательность выполнения стадий и этапов устанавливается техническим заданием на разработку;

18.4. основными видами КД являются:чертеж детали;сборочный чертеж;чертеж общего вида;монтажный чертеж;спецификация;ведомости;пояснительная записка;таблицы;расчеты;18.5. комплект конструкторских документов на изделие включает обязательные

документы и документы, составляемые в зависимости от характера, назначения или условий производства;

на стадии "техническое предложение" обязательными документами являются ведомость технического предложения и пояснительная записка; на стадии "эскизный проект" - ведомость эскизного проекта и пояснительная записка; на стадии "технический проект" - чертеж общего вида изделия, ведомость технического проекта и пояснительная записка; на стадии "разработка рабочей конструкторской документации" - чертеж детали, сборочный чертеж и спецификация на сборочные единицы, спецификация на комплексы и комплекты;

18.6. при определении комплектности конструкторских документов на изделие различают основной конструкторский документ, основной комплект конструкторских документов, полный комплект конструкторских документов;

18.7. комплектность эксплуатационных, ремонтных и иных документов на изделия всех отраслей промышленности определяется техническими нормативными правовыми актами.

19. Технологическая документация:

333

19.1. под технологической документацией (далее - ТД) понимается совокупность графических и текстовых документов, которые самостоятельно или в совокупности определяют технологический процесс изготовления изделий промышленного производства или процесс сооружения объектов капитального строительства (реконструкции), обеспечивающий высокую производительность труда с наименьшими затратами.

ТД образуется в деятельности специализированных научно-исследовательских и проектно-технологических институтов, центральных научно-исследовательских лабораторий, специальных проектно-технологических бюро, технологических отделов и научно-исследовательских лабораторий научно-производственных объединений и предприятий, на кафедрах и в лабораториях высших учебных заведений;

19.2. разработка, оформление и обращение документации при технологической подготовке производства (далее - ТПП) должны производиться в соответствии с техническими нормативными правовыми актами;

19.3. стадии разработки ТД, применяемой для технологических процессов изготовления изделий (составных частей изделий), определяются в зависимости от стадий разработки используемой конструкторской документации;

19.4. стадии разработки рабочей ТД, применяемой для технологических процессов ремонта изделий (составных частей изделий), определяются в зависимости от стадий разработки используемых видов конструкторских документов на ремонт;

19.5. при проектировании объектов капитального строительства разработка ТД ведется в соответствии со стадиями разработки ПД;

в зависимости от назначения технологические документы подразделяются на основные и вспомогательные;

19.6. к основным технологическим документам относятся документы, содержащие сводную информацию, необходимую для решения одной или комплекса инженерно-экономических и организационных задач, полностью и однозначно определяющие технологический процесс (операцию) изготовления или ремонта изделия (составных частей изделия);

19.7. к вспомогательным технологическим документам относятся документы, применяемые при разработке, внедрении, функционировании технологических процессов и операций, в том числе карта заказа на проектирование технологической оснастки, акт о внедрении технологического процесса;

19.8. основными видами ТД являются:маршрутная карта;карта эскизов;технологическая инструкция;планы расположения оборудования;схемы технологических процессов;комплектовочная карта;ведомость оснастки;ведомость материалов;19.9. в отраслях промышленности, не относящихся к машиностроению, могут

разрабатываться также такие виды технологических документов, как технологические регламенты, правила, рецептура, описания, предписания, диаграммы, характеристики, схемы, режимы производства, паспорта, технические условия, анализы продукции, альбомы технологических процессов, спецификации основного технологического оборудования.

20. Научно-исследовательская (научная) документация:20.1. научно-исследовательская (научная) документация (далее - НД) -

документация, фиксирующая ход и итоги научных исследований в различных отраслях науки, техники, строительства и производства.

334

НД образуется в процессе деятельности научно-исследовательских, конструкторских, технологических и проектных институтов, высших учебных заведений, специальных конструкторских бюро и лабораторий, ведущих комплексные теоретические прикладные исследования в различных отраслях науки и техники.

НД создается в процессе научно-исследовательских (далее - НИР), опытно-конструкторских (далее - ОКР), опытно-технологических (далее - ОТР) и экспериментально-проектных работ (далее - ЭПР) и отображает теоретическое и практическое решение научно-технических проблем, внедрение их результатов в производство;

20.2. основными видами НД являются:итоговые и этапные отчеты по НИР, ОКР, ОТР и ЭПР;технические отчеты о НИР, ОКР, ОТР, ЭПР с приложениями;заключения, отзывы и рецензии о НИР, ОКР, ОТР и ЭПР;аннотации на НИР;паспорта, регламенты на НИР;монографии, диссертации и отзывы на них;рукописи неопубликованных научных работ;рекомендации (методические рекомендации) с теоретическим обоснованием

конструкций изделий и объектов капитального строительства, реконструкции, реставрации, а также технологий изготовления изделий или сооружения объектов;

технические задания на НИР (ОКР);программы НИР;отчеты, доклады о работе научных экспедиций;отчеты, доклады о научных и технических командировках специалистов;технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки;первичная документация, образующаяся в процессе НИР, ОКР, ОТР и ЭПР (журналы

записей экспериментов, результаты анализов, дневники, кинофотофоновидеодокументы, рентгенограммы, электронные документы, связанные с процессом исследования);

20.3. отчет о НИР является основным документом, в котором излагаются исчерпывающие систематизированные сведения о выполненной работе;

20.4. отчет о НИР (ее этапе) должен содержать:титульный лист;список исполнителей;реферат;содержание;перечень условных обозначений, символов, единиц и терминов;введение;основную часть;заключение;список использованных источников;приложения;20.5. материалы НИР, ОКР и ОТР, предусмотренных планами научно-

исследовательских, конструкторских, технологических и проектных организаций во всех областях науки и техники, подлежат обязательной государственной регистрации;

20.6. вторичными документами к отчетам о НИР являются регистрационные и информационные карты (далее - РК и ИК);

регистрационные карты предназначены для государственной регистрации и информирования заинтересованных предприятий о ведущихся НИР, ОКР, ОТР, ЭПР;

информационные карты предназначены для осуществления государственного учета и информирования заинтересованных предприятий об основных результатах выполненных НИР, ОКР, ОТР, ЭПР, этапах НИР, ОКР, ОТР, ЭПР, отдельных технических решениях;

335

по миновании практической надобности РК и ИК передаются на хранение в службу научно-технической документации. ИК в дальнейшем передаются на государственное хранение.

21. Патентная документация:21.1. под патентной документацией (далее - ПатД) понимается совокупность

опубликованных и неопубликованных текстовых и графических документов и извлечений из них, которые содержат сведения о результатах исследований, разработок, заявленных или признанных изобретениями, полезными моделями, промышленными образцами, товарными знаками (знаками обслуживания), сортами растений, топологиями интегральных микросхем, а также об охране прав изобретателей, патентовладельцев и владельцев свидетельств о регистрации объектов промышленной собственности (далее - ОПС);

ПатД является важнейшим источником информации о научно-технических достижениях при разработке новых образцов техники, промышленных образцов, создании новых сортов растений, проверке объектов экспорта на патентную чистоту и экспертизе заявок на предполагаемые изобретения;

патентная система, применяемая для объектов промышленной собственности (изобретения, полезные модели, промышленные образцы), обеспечивает охрану результатов научно-технической и иной инновационной деятельности;

правильная организация изучения и использования ПатД - необходимое условие создания объектов науки, техники и других сфер деятельности на уровне изобретений;

21.2. ПатД подразделяется на:первичную патентную документацию;вторичную патентную документацию;21.3. первичная ПатД содержит неопубликованную или впервые опубликованную

информацию о результатах научно-исследовательских разработок, сведения об охране прав изобретателей, патентовладельцев и владельцев свидетельств о регистрации ОПС, а также нормы патентного права;

21.4. вторичная ПатД включает материалы, являющиеся результатом аналитической переработки первичной патентной документации. К вторичной ПатД относятся рефераты или аннотации описаний изобретений, издания информационных центров;

21.5. в состав ПатД входят следующие виды документов:охранные документы (авторское свидетельство, патент, свидетельство на объекты

промышленной собственности);заявка на изобретение или открытие;прилагаемые к заявке документы (при их наличии);документы, связанные с перепиской по жалобе заявителя о предполагаемом

изобретении или открытии (при наличии данных документов);21.6. авторское свидетельство на изобретение - документ, который выдается на имя

автора изобретения и удостоверяет следующее: признание предложения изобретением, приоритет изобретения, авторство на изобретение, исключительное право государства на изобретение;

в случае соавторства авторское свидетельство на изобретение выдается каждому из соавторов с указанием в нем других соавторов;

21.7. патент на изобретение, полезную модель, промышленный образец - документ, который удостоверяет авторство, приоритет изобретения, полезной модели, промышленного образца и исключительное право патентообладателя на их использование. Патент на сорт растения - документ, который удостоверяет авторство селекционера, приоритет сорта и исключительное право патентообладателя на его использование;

свидетельство на товарный знак - документ, который удостоверяет приоритет товарного знака, исключительное право владельца на товарный знак в отношении товаров,

336

указанных в свидетельстве, и содержит изображение товарного знака. Свидетельство на топологию интегральной микросхемы - документ, который удостоверяет авторство, приоритет топологии и исключительное право на ее использование;

21.8. заявка - совокупность документов, использующихся в процессе патентного делопроизводства с момента подачи заявления на предполагаемый ОПС до выдачи патента или свидетельства о регистрации;

21.9. в состав заявки на выдачу авторского свидетельства (патента) на изобретение и полезную модель входят следующие документы:

заявление о выдаче авторского свидетельства (патента);описание изобретения, раскрывающее его с полнотой, достаточной для

осуществления изобретения;формула изобретения, выражающая его сущность и полностью основанная на

описании;чертежи и другие документы, если они необходимы для понимания сущности

изобретения;реферат, содержащий краткое изложение того, что раскрыто в описании

изобретения, формуле изобретения и других документах заявки, с указанием области применения изобретения (если это не ясно из названия);

доверенность (в случае подачи заявки через патентного поверенного);21.10. заявка на выдачу авторского свидетельства (патента) на промышленный

образец содержит следующее:заявление;комплект фотографий изделия (макета, рисунка), дающих полное и детальное

представление о внешнем виде изделия;описание промышленного образца, включающее совокупность его существенных

признаков;чертеж общего вида изделия, эргономическую схему, конфекционную карту, если

они необходимы для раскрытия сущности промышленного образца;доверенность;21.11. в состав заявки на выдачу авторского свидетельства (патента) на сорт растения

включаются следующие документы:заявление;заполненная анкета сорта растения, утвержденная патентным ведомством;доверенность;другие документы, необходимые для экспертизы заявленного сорта (представляются

по запросу патентного ведомства);21.12. заявка на регистрацию товарного знака должна содержать:заявление о регистрации обозначения в качестве товарного знака с указанием

заявителя, а также его места нахождения или места жительства;заявляемое обозначение;перечень товаров и услуг, для которых испрашивается регистрация сгруппированных

по классам Международной классификации товаров и услуг для регистрации знаков;21.13. в состав заявки на регистрацию топологии интегральной микросхемы входит

следующее:заявление о выдаче свидетельства с указанием автора (соавторов) топологии и лица

(лиц), на имя которого (которых) испрашивается свидетельство;название интегральной микросхемы с топологией, на которую испрашивается

правовая охрана;адрес и наименование заявителя;указание даты и места первого использования топологии в коммерческих целях (если

оно имело место);

337

депонируемые материалы: сборочный топологический чертеж, комплект фотошаблонов или фотографий каждого слоя интегральной микросхемы, образцы интегральных микросхем с данной топологией в случае использования ее в коммерческих целях;

реферат, содержащий сведения об области применения, о назначении или функции интегральной микросхемы и ее основных параметрах;

доверенность (в случае подачи заявки представителем);21.14. к заявке прилагаются документ, подтверждающий уплату пошлины в

установленном размере или наличие оснований для освобождения от уплаты, либо документы, подтверждающие частичную уплату пошлины и право на льготу по пошлине;

к заявке на регистрацию товарного знака кроме упомянутого выше должны быть приложены:

документ, удостоверяющий полномочия патентного поверенного, если заявка подается через него;

положение о коллективном знаке, если заявка подается на коллективный знак;21.15. заявки подразделяются на следующие группы:заявки, по которым принято решение о выдаче патента или о регистрации ОПС;заявки, по которым принято решение об отказе в выдаче патента или об отказе в

регистрации ОПС;заявки, которые в установленном порядке признаны неподанными или отозванными;заявки, по которым были выданы патент или свидетельство о регистрации, но

действие их было в установленном порядке прекращено;21.16. заявки на предполагаемые объекты промышленной собственности

направляются на рассмотрение в патентный орган;порядок оформления заявок определен нормативными документами,

регулирующими отношения в области охраны промышленной собственности.

Раздел IVПЕРЕДАЧА НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В СЛУЖБУ НТД

ОРГАНИЗАЦИИ-РАЗРАБОТЧИКА И ДРУГИМ ОРГАНИЗАЦИЯМ

Глава 6ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В

СЛУЖБУ НТД ОРГАНИЗАЦИИ-РАЗРАБОТЧИКА

22. Все имеющиеся в организации подлинники, дубликаты и копии НТД подлежат передаче на хранение в СНТД.

23. Структурные подразделения организаций передают НТД в СНТД после ее разработки по проблемам, изделиям, технологическим процессам, объектам капитального строительства, планировки, реконструкции, консервации, реставрации либо по мере завершения их самостоятельных этапов, стадий или частей.

24. Порядок передачи НТД в СНТД определяет руководитель организации. При передаче документации оформляется акт (опись).

25. При приеме документации на хранение сотрудник СНТД проверяет:комплектность документов (в соответствии с ведомостью спецификаций,

спецификацией, содержанием томов, альбомов, книг и другими документами, в которых перечислена вся передаваемая документация);

наличие установленных подписей и дат;правильность выполнения основных надписей и титульных листов;пригодность документов для хранения, многократного снятия с них копий и

микрофильмирования (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест, перегибов).

338

26. НТД передается в СНТД на тех носителях, на которых она разработана (бумага различных видов, в том числе фотобумага, калька).

Подлинники НТД, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены, если это необходимо.

В подлинниках, выполненных электрографическим способом, на всех листах должны быть четкие и ясные изображения элементов, надписи, знаки.

Глава 7ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ НТД ДРУГИМ ОРГАНИЗАЦИЯМ

27. НТД передается организациями-разработчиками другим организациям (заказчикам) в виде подлинников или дубликатов (копий).

28. Организация-разработчик проводит экспертизу передаваемой документации с целью определения ее научно-исторической ценности. Экспертиза осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией организации.

29. Подлинники НТД, имеющей научно-историческую ценность, передаются на государственное хранение в соответствии с перечнями разработок НТД организаций, утвержденными экспертно-методической комиссией Белорусского государственного архива научно-технической документации, а также сроками ведомственного хранения документов.

Документация, подлежащая передаче на государственное хранение, передается заказчику в виде дубликатов (копий). Передача документов оформляется приемо-сдаточным актом, о чем делается запись в карточке учета документов.

30. Уничтожение документации, не имеющей научно-исторической ценности и утратившей практическое значение, производится в установленном порядке по согласованию с ЭМК Белорусского государственного архива научно-технической документации.

31. Подлинники проектной документации передаются проектными организациями заказчикам в порядке, установленном нормативными документами, утвержденными министерствами и согласованными с Комитетом по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (далее - Белкомархив).

Подлинники типовой проектной документации на здания и сооружения подлежат учету в республиканском унитарном предприятии "Минсктиппроект".

32. Конструкторская и технологическая документация передается организациями-разработчиками заказчикам для изготовления опытного образца изделия, для освоения изделия на другом предприятии, для применения документации на изделие или его части в разработках других предприятий.

33. При реорганизации или ликвидации учреждений и предприятий государственной формы собственности НТД вместе с научно-справочным аппаратом к ней передается по акту организации-преемнику или вышестоящей организации, а негосударственной формы собственности - по месту регистрации или в государственный архив. В ликвидационную комиссию включается представитель государственного архива.

Раздел VОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Глава 8СОЗДАНИЕ ОПТИМАЛЬНЫХ УСЛОВИЙ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

34. Для обеспечения сохранности НТД в архивах организаций требуется проведение и соблюдение ряда мероприятий:

339

создание оптимальных условий хранения всех видов НТД на бумажных, пленочных, магнитных и других носителях;

размещение документов в хранилищах, их топографирование;учет документов, проверка их наличия и состояния;контроль за выдачей документов из архива.Оптимальные условия хранения документов в архиве организации обеспечиваются в

результате соблюдения определенных требований к помещению и оборудованию хранилищ, режиму хранения, порядку размещения документов.

35. Обеспечение сохранности документов:35.1. архивы организаций должны размещаться в специально построенных или

приспособленных и оборудованных в соответствии с законодательством помещениях. Требования к помещениям архива устанавливаются строительными нормами и правилами, а также санитарными нормами, правилами и гигиеническими нормативами;

35.2. помещения хранилищ должны соответствовать пожарным правилам и нормам;35.3. не допускается размещение архивов в подвальных помещениях. Посторонние

лица допускаются в хранилища с разрешения заведующего архивом или сотрудника, ответственного за него;

35.4. помещение архива до размещения в нем документов принимается комиссией, которая назначается руководителем организации. В комиссию должны входить представители государственной архивной службы. Комиссия составляет акт готовности помещения, который утверждается руководителем организации. Осмотр состояния помещений архива проводится в дальнейшем по требованию заведующего архивом, но не реже одного раза в пять лет.

36. Оборудование архивов:36.1. хранилища должны оборудоваться стационарными металлическими

стеллажами. Допускается эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, обработанных огнезащитным составом. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи;

36.2. в хранилищах с естественным освещением стеллажи и шкафы устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами, не допускается размещение стеллажей, шкафов к наружным стенам здания и к источникам тепла;

36.3. Стеллажи и шкафы устанавливаются в хранилищах с соблюдением следующих норм их размещения:

расстояние между рядами стеллажей или шкафов (главный проход) - 120 см;расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;расстояние между стеной здания и стеллажами (шкафами), параллельными стене, -

75 см;расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;расстояние между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа - не менее 15 см, на

цокольных этажах - не менее 30 см.37. Режим хранения документов:37.1. в хранилищах и рабочих помещениях архива должен соблюдаться

необходимый санитарно-гигиенический режим хранения и защиты документов от биоповреждений, плесени, пыли. Не реже одного раза в месяц должен проводиться санитарный день;

37.2. Для предупреждения биологических и механических повреждений документов необходимо проводить периодический просмотр документов, в первую очередь документов длительного хранения, которые не используются, а также документов, которые будут передаваться на государственное хранение.

При обнаружении в хранилище биологических вредителей принимаются необходимые меры по обработке документов, стеллажей, помещений.

340

При повреждении значительного количества документов проводят их общую дезинфекцию и дезинсекцию силами санэпидемстанций;

37.3. механические повреждения документов контролируют в ходе текущей работы с документами, проверок наличия. Степень повреждения оценивают визуально, выделяя документы, требующие ремонта и реставрации. Ремонт калек могут выполнять работники архива, реставрацию должны осуществлять только специалисты. Не допускается ремонт документов липкой лентой, низкосортной бумагой, силикатным клеем и прочими наносящими вред сохранности документов средствами;

37.4. выявлению и удалению подлежат все посторонние предметы, находящиеся в делах: металлические, картонные и закладки, разделители, скрепки. Подшивка документов постоянного срока хранения допускается только нитками;

37.5. температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время:

в хранилищах с регулируемым климатом - два раза в неделю;в хранилищах с нерегулируемым климатом - три раза в неделю;при нарушении режима хранения - ежедневно;37.6. в помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования

воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим: температура - 17 - 19 град. C, относительная влажность воздуха - 50 - 55%.

В хранилищах с нерегулируемым температурно-влажностным режимом хранения документов проводятся мероприятия по его оптимизации с применением технических средств увлажнения или осушения воздуха, рационального проветривания и отопления хранилищ. Наблюдения за выполнением мероприятий осуществляются на основании показаний контрольно-измерительных приборов;

37.7. при аварийных нарушениях режима хранения, связанных с затоплением помещения и увлажнением документов, предпринимаются немедленные меры по ликвидации причин и последствий аварий, осушению хранилища и сушке документов;

37.8. параметры наружного воздуха записываются по данным метеосводки или измеряются сотрудниками и регистрируются в специальном журнале регистрации показаний приборов. Здесь же фиксируются необходимые расчетные данные, результаты проверки контрольно-измерительных приборов, нарушения режима хранения и меры по его нормализации.

Температура воздуха измеряется ртутными или спиртовыми термометрами, относительная влажность воздуха - психрометрами или гигрометрами различных модификаций;

37.9. контрольно-измерительные приборы (термометр и гигрометр) следует монтировать на одном щитке и устанавливать на стеллажах в главных проходах хранилищ вдали от отопительных и вентиляционных систем. Приборы устанавливаются в каждом хранилище: одна контрольная точка со своим порядковым номером на комнату, здесь же помещается журнал учета показаний приборов.

Глава 9РАЗМЕЩЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ХРАНИЛИЩАХ

38. Все поступающие в архив документы размещаются с учетом создания оптимальных условий хранения, порядка их поступления и использования.

39. Хранилища, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются арабскими цифрами, стеллажи и шкафы - слева направо от входа, а полки по шкафам - сверху вниз слева направо.

40. Не допускается хранение документов на полу, на подоконниках, в неразобранных кипах, транспортировочной таре.

341

41. В зависимости от оборудования и форматов чертежей НТД может храниться в развернутом, сложенном или ином виде.

42. Документы ликвидированных организаций хранятся отдельно от остальных документов.

43. В хранилищах крупных архивов для обеспечения поиска нужных документов составляются на каждый стеллаж постеллажные топографические указатели, размещаются они по порядку номеров стеллажей в каждом хранилище.

Изменения в размещении документов должны своевременно отражаться в указателях.

Глава 10ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ИЗ ХРАНИЛИЩ

44. В перечень мероприятий, обеспечивающих сохранность НТД, входит соблюдение порядка выдачи документов из архивохранилищ для работы сотрудникам, во временное пользование, для создания страхового фонда, копирования, дезинфекции.

45. Для сотрудников организации документы выдаются на срок до 10 дней, во временное пользование сотрудникам других организаций - до 1 месяца.

Выдача документов производится на основании разрешения руководителя организации, заказа на снятие копий, заказа на выдачу документов сотрудникам других отделов, в читальный зал, заказа на проведение реставрации документов.

46. Выдача документов в другие организации оформляется актом выдачи документов во временное пользование в двух экземплярах согласно приложению 1 на основании гарантийного письма организации-получателя. Акты подписываются ответственными лицами организаций. При возвращении документов в акте делается пометка об их возврате. Обязательно проверяется количество листов, их физическое состояние. Акты хранятся вместе с гарантийными письмами в делопроизводстве архива. При утрате или повреждении документов заведующий архивом в присутствии представителя организации, использовавшей данные документы, составляет акт в 2 экземплярах, один экземпляр акта направляется руководителю организации, использовавшей документы, для принятия мер к розыску или восстановлению документов.

47. На документы, включенные в перечни и подлежащие передаче на государственное хранение, создается фонд пользования на электронных и других носителях. Подлинники, как правило, для использования не выдаются, на них изготавливаются копии.

48. При выдаче документов вместо них подкладывается карта-заместитель согласно приложению 2, где указываются номера листов, когда и кому выданы документы. После возвращения документов карта-заместитель изымается и применяется при следующей выдаче.

49. При перемещении и транспортировке документов принимаются необходимые меры предосторожности, обеспечивающие физическую сохранность, защиту их от технических повреждений, высокой влажности. За пределы здания документы вывозят в упакованном виде.

Глава 11ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ

50. Для определения фактического наличия НТД, хранящейся в архиве, ее соответствия учетным документам, а также выявления документов, требующих профилактической обработки и реставрации, периодически проводится проверка наличия и состояния НТД.

51. Проверка проводится не реже одного раза в 5 лет, а также:

342

после перемещения документов в другое хранилище;при реорганизации или ликвидации организации;при смене заведующего архивом.52. При передаче НТД в государственный архив в обязательном порядке проводится

проверка наличия и состояния передаваемых документов. Проверке могут подвергаться все документы, хранящиеся в архиве, отдельные виды и комплекты НТД, документы отдельного хранилища.

53. В ходе проверки устанавливаются соответствие итоговой записи в инвентарной книге фактическому наличию документов, внесенных в эту книгу, соответствие имеющихся в наличии документов, указанных в спецификациях или во внутренних описях папок, литерные и пропущенные номера чертежей, физическое состояние документов.

54. Физическое состояние документов оценивается визуально. В ходе проверки физического состояния подлежат выявлению:

документы, пораженные плесенью, насекомыми;документы с повреждением основы и текста.55. Проверка наличия чертежей осуществляется полистно, при этом необходимо

сверять наименование реквизитов спецификации или внутренней описи с названием каждого листа чертежа, входящего в состав проекта (разработки).

56. Проверка наличия и состояния НТД проводится сотрудниками архива или специальной комиссией в составе двух человек, назначенной руководителем организации. Результаты каждой проверки оформляются актом, который составляется сотрудником, производившим проверку. Акт утверждается руководителем организации и согласовывается с ЭК организации.

57. В акте проверки наличия и состояния НТД указываются основание и время проверки, количество папок (документов), числящихся по учетным документам, количество документов, не обнаруженных при проверке, меры, принятые по их розыску, дается общая характеристика состояния документов согласно приложению 3.

Акт составляется на основании итоговых записей по каждой инвентарной книге.58. После завершения проверки наличия и состояния документов в каждой

инвентарной книге после заверительной подписи делается запись: "Проверено" и проставляются дата проверки и подписи исполнителей.

59. При проверке наличия и состояния документов необходимо сохранять порядок их расположения на стеллажах, в коробках, папках, неправильно размещенные тома и чертежи возвращать на место, отмечать поврежденные биологическими вредителями документы и изымать их.

60. Если при проверке обнаружена недостача документов, организуется их розыск.При недостаче или неисправимом повреждении НТД, подлежащей передаче на

государственное хранение, составляются соответствующие акты согласно приложениям 4 и 5, на основании которых указанные документы выделяются к уничтожению. Акты согласовываются с государственным архивом и затем подписываются руководителем организации.

61. Проверка наличия считается завершенной после внесения изменений в учетные документы.

Раздел VIУЧЕТ ДОКУМЕНТОВ

Глава 12ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К УЧЕТУ ДОКУМЕНТОВ

343

62. Учет документов в архивах является средством обеспечения их сохранности, контроля за наличием, организации использования.

63. Учету подлежат все хранящиеся в архивах документы, извещения об изменении НТД, страховые копии, фонд пользования, перечни разработок НТД, подлежащей передаче на государственное хранение, описи документов, переданных на государственное хранение.

64. Учет НТД осуществляется в соответствии с действующими техническими нормативными правовыми актами.

За единицу учета и хранения НТД в ведомственном архиве принимаются:для проектной документации - основной комплект, лист чертежа, имеющий

самостоятельное значение, текстовой документ;для конструкторской и технологической документации - один лист чертежа или

несколько листов текста под одним инвентарным номером, сброшюрованных в том;для научной документации - отчет по теме (этапу) НИР либо другой вид документа,

сброшюрованного в том (техническое задание или описание), руководящие и методические материалы, разработанные в процессе научно-исследовательской или опытно-конструкторской работы.

Глава 13ФОРМЫ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ И ПОРЯДОК ИХ ВЕДЕНИЯ

(ЗАПОЛНЕНИЯ)

65. Каждая единица учета регистрируется и учитывается под отдельным номером. Регистрация документов производится в инвентарных книгах и карточках регистрации архивных документов согласно приложению 6. Целям учета НТД служат также перечни разработок, подлежащих передаче на государственное хранение.

66. Инвентарные книги заполняются на основании данных основной надписи чертежей, титульных листов.

67. На подлинниках и дубликатах проектной, конструкторской, технологической документации, состоящих из нескольких листов, инвентарный номер проставляется на каждом листе.

68. Инвентарные книги ведутся отдельно по каждой группе документации (проектная, конструкторская, технологическая, научно-исследовательская, патентная).

69. Регистрация подлинников проектной документации производится по отдельным самостоятельным частям по мере поступления проекта.

Отдельные инвентарные книги ведутся на:подлинники проектной документации;копии проектных документов других организаций;типовые проекты.Регистрация копийной проектной документации производится по сброшюрованным

томам в карточках учета.70. Для конструкторской и технологической документации инвентарные книги учета

подлинников и чертежей, поступающих от других организаций, ведутся отдельно на изделия основного и вспомогательного производства.

Принятые подлинники конструкторской и технологической документации регистрируются полистно по узлам.

Копии конструкторских и технологических документов, изготовленные организацией-разработчиком, могут регистрироваться в карточках учета копий по обозначениям или инвентарным номерам, привлеченным подлинникам.

Копии конструкторских и технологических документов, полученные от других организаций, регистрируются в отдельной инвентарной книге и в карточках учета, которые составляются на каждую папку, альбом или отдельный документ.

344

71. Для учета научно-исследовательской документации ведутся отдельные инвентарные книги для отчетов по НИР и других видов научных документов, отчеты по темам НИР вносятся в инвентарную книгу по мере поступления согласно приложению 7.

72. Патентная документация регистрируется в журналах регистрации заявок на выдачу патента на изобретение согласно приложению 8.

Раздел VIIНАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К ДОКУМЕНТАМ СНТД

Глава 14ОПРЕДЕЛЕНИЕ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА И ЕГО

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ

73. Научно-справочный аппарат (далее - НСА) к научно-технической документации - это единая система справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем (далее - АИПС), взаимодополняемых, взаимосвязанных и взаимодействующих друг с другом, которые служат средством информации о наличии и содержании НТД.

74. НСА создается в СНТД для обеспечения сохранности, поиска и эффективного использования документов.

75. Создание НСА осуществляется на основе преемственности учетно-справочного и поискового аппарата организаций и государственных архивов, основывающейся на единстве требований и принципов его построения.

76. Состав НСА определяется СНТД организаций и зависит от объема, состава и содержания документов, характера и задач их поиска, а также интенсивности использования.

Глава 15ВИДЫ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТАК НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИМ ДОКУМЕНТАМ

77. Основными видами НСА по составу и содержанию документов являются:инвентарные книги;перечни разработок;описи единиц хранения (дел);каталоги;картотеки;историко-архивные справки;указатели и иные виды, выполняющие функции справочников базы данных.78. Инвентарная книга - справочник, ведущийся в процессе учета НТД, в котором

регистрируются все документы архива, их движение и поисковые данные.79. Перечни разработок составляются на первом этапе экспертизы ценности научно-

технической документации и отбора ее на государственное хранение. Перечни содержат информацию о реально существующих комплексах документов, обеспечивают их поиск, учет и сохранность.

80. Описи - справочники, которые создаются в результате описания и научно-технической обработки документов, включенных в перечни НТД.

Описи в краткой форме раскрывают состав и содержание единиц хранения, закрепляют их систематизацию внутри фонда и выполняют учетные функции.

Описи как один из самых сложных видов системы НСА имеют свой справочный аппарат, состоящий из титульного листа, оглавления, списка сокращений, указателей, предисловия.

345

81. Историко-архивная справка - самостоятельный вид научно-справочного аппарата; составляется при первой передаче документов на государственное хранение.

При последующих передачах документов на государственное хранение историко-архивная справка только дополняется необходимыми сведениями.

Историко-архивная справка состоит из двух разделов: истории организации (первый раздел) и описания особенностей и значимости научно-технической документации, подлежащей передаче на государственное хранение (второй раздел);

81.1. первый раздел справки в хронологическом порядке содержит следующие сведения:

основания к созданию, преобразованию и ликвидации организации;крайние даты деятельности организации;изменения названий, функций, структуры и подведомственности с указанием

основных причин, вызвавших их;наименования организаций-соразработчиков (если таковые имеются);перечень наиболее важных научно-исследовательских, конструкторских,

технологических, проектных разработок и их авторов;81.2. во втором разделе указываются:время разработки;состав и содержание НТД, ее новизна и значение для истории науки и техники,

степень сохранности документов;особенности экспертизы ценности и категории выделенных к уничтожению

документов;наличие в фонде различных групп документов, их количество и крайние даты;факты передачи подлинников документов в другие организации;наличие уникальных и особо ценных документов;факты утраты отдельных категорий документов и их причины;81.3. историко-архивная справка печатается в двух экземплярах на бланке

организации, подписывается руководителем организации с указанием исполнителя.Один экземпляр поступает в госархив, другой хранится в СНТД. При последующей

передаче документов на государственное хранение представляются дополнительные сведения об изменениях в истории организации и составе документов.

82. Каталог - справочник, в котором информация о содержании документов СНТД представлена в детализированном виде и расположена в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.

Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов СНТД.Система каталогов, в свою очередь, определяется составом и содержанием научно-

технической документации, характером ее использования, материально-техническими возможностями СНТД.

Каталоги НТД в зависимости от схемы построения подразделяются на систематические, тематические, предметные и их разновидности (именной, географический, объектный, инвентарный, номерной).

Каталоги могут создаваться по видам НТД (каталоги научно-исследовательской, проектной, конструкторской, технологической документации, каталоги карт);

82.1. в систематическом каталоге документная информация группируется по отраслям деятельности, с которыми связано содержание документов, внутри - по темам, комплексам или группам. В карточке систематического каталога отражается содержание документа, техническая характеристика, основные технические показатели, степень внедрения в производство, а также то новое, что было применено при разработке данного проекта или научной темы;

82.2. в предметно-тематическом каталоге документная информация группируется по видам объектов, темам научных работ.

346

Предметно-тематические каталоги на конструкторскую и проектную документацию должны строиться по объектам проектирования и видам изделий и далее - по их техническим характеристикам, на научно-исследовательскую - по наименованиям тем, внутри - по наименованиям вопросов;

82.3. объектный каталог рекомендуется составлять на объекты капитального строительства и объекты конструирования.

Аннотация - основа описания карточки объектного каталога.Карточки объектного каталога систематизируются по номерам объектов, по

алфавиту, по наименованиям географических пунктов;82.4. в алфавитном или именном каталоге документная информация группируется по

фамилиям авторов или наименованиям работ.Такой каталог необходимо иметь при интенсивном использовании документов по

признаку принадлежности определенным лицам - авторам научных тем, архитектурных разработок;

82.5. в географическом каталоге документная информация группируется по алфавиту географических пунктов, которые в свою очередь являются основными рубриками этого каталога.

Внутри основной рубрики карточки систематизируются по номерам или названиям объектов.

Каталоги (картотеки) могут создаваться и на другие виды документов (фотографии, карты, микрофильмы, серийные изделия, типовые проекты).

Каталоги создаются как в традиционном карточном варианте, так и в автоматизированном.

Примерная каталожная (учетная) карточка для системы каталогов СНТД ведется согласно приложению 9.

Раздел VIIIИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Глава 16ЦЕЛИ И ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

83. Научно-техническая документация используется при выполнении научно-исследовательских, проектно-конструкторских, испытательных работ, при исследовании проблем науки и техники, при реставрации памятников архитектуры, реконструкции, ремонте, эксплуатации объектов, при повторном проектировании, при разработке новых стандартов, для наведения справок, изготовления копий и выписок и в других случаях.

84. Организация процесса использования документов предполагает создание для этого оптимальных условий: выделения помещений для СНТД, оснащение их специальным оборудованием, множительной техникой, освещением и иным оборудованием и средствами.

Глава 17ПОРЯДОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

85. Порядок использования НТД, хранящейся в СНТД, устанавливается организацией в соответствии с техническими нормативными правовыми актами.

86. Все пользователи НТД несут ответственность за ее сохранность и правильность использования содержащейся в ней информации.

87. Подлинники НТД, хранящейся в СНТД, выдаются:для государственной регистрации;для изготовления копий, дубликатов, микрофильмов документов;

347

для восстановления документов при их износе;для внесения изменений при наличии оформленных извещений об изменениях;при передаче документов на государственное хранение и при других

исключительных обстоятельствах и только с разрешения руководства организации.В остальных случаях выдаются копии НТД.88. Для информационного обслуживания пользователей в СНТД оборудуются

специально отведенные для этого помещения (читальные залы).89. СНТД предоставляет пользователям научно-справочный аппарат и документы по

тематике, обеспечивая при этом консультирование по всем возникающим вопросам.90. Допуск пользователей из других организаций к работе с документами

осуществляется на основании письма направившей их организации с указанием темы исследования, ее цели, должности, фамилии, имени и отчества пользователя информации.

Отдельные граждане могут допускаться к работе с НТД по их заявлениям и с разрешения руководителя организации.

91. На каждого пользователя архивной информацией заводится абонентская карточка.

При этом учет пользователей может вестись как в обычном, так и в автоматизированном режиме.

Всем пользователям выдаются дела, относящиеся только к теме исследования.Пользователь обязан ежедневно возвращать выданные ему для работы документы.92. При обнаружении в сдаваемых делах недостачи или повреждений составляется

акт.В случае хищения или умышленной порчи документов виновные привлекаются к

ответственности в установленном законом порядке.93. Копирование документов СНТД по заказам пользователей производится по

разрешению руководителя организации на основании письма заинтересованной организации, отдельных граждан и только по теме исследования.

94. Негативы фотокопий и микрофильмов, подготовленных с документов организации-разработчика, безвозмездно поступают в распоряжение СНТД и выдаются лишь в исключительных случаях по разрешению руководителя организации.

Глава 18ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ НТД

95. СНТД по заданию руководства организации принимает участие в информационном обеспечении пользователей путем составления и направления им информационных документов (информационных писем, тематических обзоров), издания информационных бюллетеней, перечней поступлений документов, выдачи копий, предоставления дел во временное пользование.

96. Информационное письмо - это информация, которая содержит сведения о документах по определенной теме, готовится она СНТД по инициативе организации или в ответ на запрос пользователя.

97. Тематический обзор - развернутое описание отдельных тематически взаимосвязанных групп документов, их научно-исторического, технико-экономического и практического значения, возможностей их использования различными пользователями.

Обзор подписывается исполнителем.98. Для информирования пользователей о составе и содержании своих документов

используются такие формы работы, как:организация и проведение выставок документов;подготовка подборок документов и сообщений для средств массовой информации.

348

Выставка документов - это художественно оформленная подборка документов на определенную тему. Выставки организуются СНТД совместно с другими службами организации.

На выставках документы экспонируются, как правило, в виде копий. Макеты и планы выставок утверждаются руководителем организации.

99. Использование документов СНТД в средствах массовой информации представляет собой подготовку информационных материалов (статей, подборок документов, корреспонденций, сценариев, интервью, репортажей) для периодической печати, радио и телепередач, кинофильмов.

100. На основе документов СНТД сторонними организациями могут готовиться рекламные издания: плакаты, буклеты, проспекты, карты, схемы.

Один экземпляр подготовленных материалов в обязательном порядке предоставляется СНТД организации - держателю документов.

101. Тематика всех материалов, подготовленных по научно-техническим документам, утверждается руководством организации или структурных подразделений, в состав которых входит СНТД.

Глава 19УЧЕТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

102. Учету подлежат все формы использования документов в установленном настоящими Правилами порядке.

103. Прием, выдача и использование документов ведутся на карточках учета движения НТД.

104. Учет применяемости и использования проектной, конструкторской, технологической и программной документации ведется в соответствии с техническими нормативными правовыми актами.

Раздел IXЭКСПЕРТИЗА НАУЧНОЙ И ПРАКТИЧЕСКОЙ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Глава 20ПОНЯТИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

105. Одним из важнейших направлений работы государственных и ведомственных архивов является обеспечение передачи в государственные архивы научно-технических документов, представляющих научно-историческую ценность, в объеме, достаточном для получения реального представления о существе и характере исследований и разработок.

Экспертиза ценности документов - это всесторонний и комплексный анализ научно-технической документации с целью определения научной, народнохозяйственной, исторической и практической ценности документов.

106. Целями экспертизы ценности научно-технической документации являются: выявление документов, имеющих научно-историческую ценность и подлежащих передаче на государственное хранение; выявление документов, имеющих практическое значение, с целью использования их в деятельности организации; выявление научно-технической документации, не имеющей научно-исторической ценности и утратившей практическое значение и не подлежащей дальнейшему хранению.

107. Методологическими принципами экспертизы ценности документов являются историзм и всесторонняя комплексная оценка документов.

Исторический метод позволяет дать оценку разработкам на момент их осуществления с учетом реальной исторической обстановки, уровня организации научно-

349

технических работ и развития науки и техники, исходя из характера научно-технических разработок и исторических особенностей их документирования.

Всесторонняя комплексная оценка предполагает анализ документации не по единичному объекту экспертизы, а по целому комплексу родственных или аналогичных объектов исследования.

108. При комплексном подходе в процессе экспертизы ценности научно-технических разработок наряду с общими критериями применяются специфические критерии и критерии общественного признания:

108.1. к общим критериям экспертизы ценности относятся: подлинность, физическое состояние документов, полнота комплекта документов;

108.2. специфическими критериями являются: значимость научно-технических разработок для развития народного хозяйства, степень новизны, уникальности и оригинальности решения проблемы в конкретной отрасли науки, техники, строительства, производства; экономическая эффективность внедрения результатов исследования или технической идеи; социальная эффективность исследования или разработки; степень механизации и автоматизации технологических процессов в строительстве и при изготовлении изделий промышленного производства; фундаментальность научно-исследовательских работ; степень отражения уровня развития науки и техники в исследовании, проекте, объекте капитального строительства или изделия промышленного производства, а также технологии его изготовления; количество типовых решений, внедряемых в строительство и промышленное производство; модификация, максимальная унификация изделий промышленного производства, их техническая эстетичность, надежность; массовость или серийность производства, степень реконструкции объекта строительства, национальные особенности архитектуры, специфика геологических и гидрологических условий;

108.3. критерии общественного признания: присуждение разработкам международных, государственных или именных премий; выдвижение исследований и разработок на соискание премий; демонстрация их на международных ярмарках; патентно-коммерческая ценность (патентование разработок, покупка лицензий зарубежными фирмами);

108.4. таким образом, для определения практической и исторической ценности научно-технической документации существует целый ряд критериев, основными из которых являются:

принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта;

степень отражения уровня науки и техники, производства в определенный период развития общества. Государственному хранению подлежит научно-техническая документация на разработки и исследования, которые превосходят мировой уровень, осуществлены впервые в мире, Республике Беларусь, отрасли;

значимость проблемы, проекта, модели конструкции, технологии на момент внедрения для развития конкретных отраслей и народного хозяйства в целом;

экономическая эффективность внедрения результатов исследования или технической идеи;

социальная эффективность исследования или разработки.109. Научно-техническая документация передается на государственное хранение в

подлинниках, если подлинник утерян или имеет повреждения, которые невозможно устранить, то на государственное хранение передаются копии документов на бумажных носителях.

110. Экспертиза ценности инновационных проектов (проектов, которые финансируются инвестором) состоит в оценке научного и технического уровней проекта возможностей его выполнения и эффективности. На основании экспертизы ценности принимается решение о целесообразности и объеме финансирования.

350

Оценка научно-технического уровня и конкурентоспособности проектов направлена на информационное обеспечение принимаемых решений по важнейшим проблемам научно-технического, производственно-технического и социально-экономического развития государства.

Приоритетность проекта определяется следующими критериями: экономичностью, эргономичностью, эстетичностью, уровнем механизации и автоматизации, надежностью, производительностью, материалоемкостью, металлоемкостью, энергоемкостью, трудоемкостью технологического процесса, уровнем токсичности, степенью загрязнения окружающей среды, прогрессивностью конструктивной базы.

Данные критерии необходимо учитывать при отборе научно-технической документации на государственное хранение.

В результате всестороннего анализа вариантов решений, связанных с выбором приоритетов, делается объективная оценка научной и производственной значимости проектов, что обеспечивает передачу на государственное хранение научно-технической документации, представляющей научно-историческую ценность.

Глава 21ОРГАНИЗАЦИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

111. Для проведения экспертизы ценности научно-технической документации в учреждениях, организациях и на предприятиях приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия. В состав ЭК входят ведущие специалисты и представитель государственного архива. Председателем назначается, как правило, один из заместителей руководителя или главный инженер, главный конструктор. Членами комиссии планируется время для работы в составе комиссии.

Члены экспертной комиссии принимают также участие в оценке научно-технического уровня и конкурентоспособности инновационных проектов.

112. В своей работе члены экспертной комиссии руководствуются Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь", типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения, положением об ЭК организации. Работа экспертной комиссии организации регламентируется положением о постоянно действующей экспертной комиссии, которое разрабатывается каждой организацией, согласовывается с государственным архивом и утверждается руководителем организации. К работе по экспертизе ценности привлекаются специалисты структурных подразделений, а в необходимых случаях и госархива.

ЭК организации рассматривает и выносит решения о представлении на согласование и утверждение в государственный архив перечней, описей, актов о выделении к уничтожению документов.

Заседания экспертной комиссии проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год. Решения принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются.

Глава 22ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

113. Проектная документация создается в процессе проектирования во всех отраслях народного хозяйства. Проектная документация разрабатывается преимущественно на конкурсной основе, в том числе через торги подряда (тендер). На основании экспертной оценки принимаются решения о целесообразности инвестирования проектов. При экспертизе проектов учитывается потенциальное воздействие результатов проектирования на социальную, экономическую и экологическую среду. Значимость определения эффекта от реализации инноваций возрастает в условиях рыночной экономики. При отборе

351

проектов на государственное хранение необходимо учитывать значимость объекта для народного хозяйства определенной отрасли, а также роль объекта в комплексе сооружений.

114. По жилищно-гражданскому строительству на государственное хранение поступают индивидуальные проекты зданий, сооружений, в которых отражены оригинальные архитектурно-планировочные, конструктивные и архитектурно-художественные особенности.

Из серий типовых проектов рекомендуется оставлять на государственное хранение типовые проекты, наиболее часто применяемые в практике с учетом прогрессивных методов строительного проектирования.

Для строительства жилых и общественных зданий и сооружений широкое применение получили проекты привязок. На государственное хранение поступают проекты-привязки, разработанные для зон сложного геологического строения, в которых оригинально решены инженерные вопросы, внесены значительные изменения, улучшающие качество проекта.

Из экспериментальных проектов на государственное хранение передаются проекты планировки и застройки экспериментально-показательных поселков сельских населенных мест, проекты жилых и общественных зданий.

115. При выборе объектов промышленного строительства необходимо учитывать специфику промышленного проектирования, которое является в основном индивидуальным, а также характеризуется большим объемом объектов реконструкции. При выборе индивидуальных проектов наибольший интерес представляют крупные объекты и комплексы, являющиеся знаменательными вехами в истории народного хозяйства. В отдельных случаях отбору подлежат небольшие объекты, имеющие оригинальные объемно-планировочные решения, в которых учтены новейшие отечественные и зарубежные научно-технические достижения, новые методы проектирования, в которых применены новые строительные материалы, новые виды оборудования и прогрессивные технологические процессы.

116. Водохозяйственное строительство характеризуется зависимостью проектных решений от топографических, геологических и гидрологических условий, большими объемами земельных работ. Поэтому основным видом проектирования крупных объектов водохозяйственного строительства является индивидуальное проектирование. При отборе объектов на государственное хранение необходимо исходить из масштаба сооружения. На государственное хранение отбираются объекты крупных водохранилищ, магистральных каналов, насосных станций.

117. Из проектной документации по реконструкции исторической части городов и реставрации памятников архитектуры и садово-паркового искусства на государственное хранение поступают: проекты планировки и застройки городов с памятниками истории и культуры; проекты охраняемых территорий памятников истории, архитектуры и природного ландшафта; проекты планировок центральных (исторических) районов городов; проекты реставрации и восстановления архитектурных памятников и памятников садово-паркового искусства.

118. Состав проектной документации, отбираемой на государственное хранение, зависит от практики разработки проектов в разные хронологические периоды.

На государственное хранение, как правило, поступает рабочая документация.При проведении экспертизы ценности документов необходимо руководствоваться

техническими нормативными правовыми актами, которые определяют состав, порядок разработки проектной документации на момент проведения экспертизы ценности.

Глава 23ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ КОНСТРУКТОРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

352

119. Отбор на государственное хранение конструкторской документации осуществляется на основе общих и специфических критериев оценки, позволяющих отобрать изделия, которые характеризуют общий технический уровень развития техники, принципиальную новизну и своеобразие конструкторских решений, отражают связь науки с производством и их взаимное влияние.

При отборе конструкторской документации основное внимание уделяется базовым моделям, уникальным изделиям, головным образцам серийного производства, гаммам машин и механизмов. Из модификаций отбираются лишь те, которые представляют собой практически новую модель.

120. При проведении экспертизы ценности необходимо руководствоваться нормативно-техническими документами, которые определяют состав, порядок разработки конструкторских документов.

121. На стадии "техническое предложение" на государственное хранение поступает пояснительная записка и ведомость технического предложения.

На стадии "эскизный проект" - пояснительная записка и ведомость эскизного проекта.

Передача документов на государственное хранение на этих стадиях допускается при разработке особо сложных изделий.

На стадии "технический проект" на государственное хранение поступают следующие виды документов: пояснительная записка, ведомость технического проекта, чертеж общего вида, технические условия на изготовление образцов изделий.

Особое внимание уделяется документам на стадии "рабочая документация". На стадии "рабочая документация" на государственное хранение передаются: чертежи общего вида унифицированных узлов, групповой конструкторский документ, схемы изделий.

Чертежи деталей поступают на государственное хранение только в случае новизны и оригинальности конструкции.

Глава 24ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

122. Экспертиза ценности технологической документации аналогична методике экспертизы ценности конструкторской документации.

При отборе объектов на государственное хранение необходимо учитывать такие специфические критерии, которые присущи только технологическим разработкам: степень автоматизации, механизации и типизации технологических процессов, оригинальность и уникальность индивидуальных технологических процессов, масштабность применения каждого из этих процессов и их экономическую эффективность. Особое внимание уделять типовым технологическим процессам, так как именно типизация технологических процессов позволяет автоматизировать и механизировать производство, сделать его более рентабельным.

123. На государственное хранение отбирается технологическая документация, относящаяся к конструкции и технологическим процессам ее изготовления, включая комплекты документов на типовые и групповые технологические процессы (операции), комплекты документов на единичные технологические процессы, применяемые в среднесерийном, крупносерийном и массовом типах производств.

124. При экспертизе ценности технологической документации важное значение имеет документация на стадии "рабочая документация", а также на стадиях "опытный образец", "установочная серия", если на этих стадиях содержатся оригинальные технические решения.

125. Основными технологическими документами, подлежащими передаче на государственное хранение, являются: маршрутная карта, комплектовочная карта,

353

ведомость технологических документов, ведомость технологических маршрутов, ведомость сборочных единиц к типовому (групповому) технологическому процессу (операции); ведомость сборки изделия; ведомость оборудования, карта технологического процесса, карта типового (группового) технологического процесса; постоянный технологический регламент веществ, продуктов, лекарств и микроорганизмов, лабораторный технологический регламент, технологические инструкции по экспериментальному производству опытных партий продуктов и лекарств; технологические рекомендации по изготовлению новых видов продуктов, лекарств; технологические карты и описания технологии получения веществ, продуктов, лекарств и микроорганизмов, сводные технологические (производственно-технологические) схемы, рецептура, регламенты, рекомендации по технологическим процессам; нормы допусков отклонений от технологических режимов производства, технологический паспорт, карта уровня качества аттестуемой продукции; сводные отчеты о соответствии новых продуктов и лекарств требованиям международных и отечественных стандартов; технологические (технические) характеристики и расчетные данные по обработке и сборке изделий; сводные расчеты поверхностей, площадей и других геометрических характеристик, изготовляемых изделий, технико-экономическая характеристика оборудования, альбомы технологических процессов, комплекты специального технологического оборудования (приспособления, инструменты, штампы), комплект переналаживаемой универсальной оснастки.

Глава 25ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОЙ

(НАУЧНОЙ) ДОКУМЕНТАЦИИ

126. На государственное хранение отбирают научно-исследовательскую документацию по проблемам, относящимся к фундаментальным и прикладным исследованиям, позволяющим судить об уровне развития науки в данной области, о назначении их для развития народного хозяйства.

127. Порядок выполнения научно-исследовательских работ включает следующие этапы:

выбор направления исследования;теоретические и экспериментальные исследования;обобщение и оценка результатов исследований.Этап "выбор направления исследования" включает выполнение комплекса

подготовительных работ, связанных с предстоящими исследованиями, сбор и детальный анализ имеющейся научно-технической информации.

Этап "теоретические и экспериментальные исследования" - это выполнение теоретических исследований, проведение комплекса экспериментальных работ, проработка вопросов методологического характера.

Этап "обобщение и оценка результатов исследований" включает составление и оформление отчета по НИР в целом, а также разработку технического задания (далее - ТЗ) на научно-конструкторскую работу (ОКР) при условии продолжения работы на стадии ОКР.

Этап содержит: окончательную отработку, анализ всех выявленных факторов; обобщение результатов НИР; оценку полноты решения задач, разработку рекомендаций и предложений по использованию результатов выполнения НИР, а также разработку ТЗ на ОКР, если это вытекает из результатов НИР.

128. На государственное хранение поступают: технические и тактико-технические задания; технические требования и тактико-технические требования на выполненные НИР и ОКР, если они включены в государственные, международные, межотраслевые программы; этапные и промежуточные отчеты, имеющие самостоятельное значение,

354

содержащие информацию, имеющую научно-историческую ценность и не повторяющуюся в других документах, а также составленные видными деятелями науки и техники или имеющие их автографы; отчеты по законченным темам НИР, ОКР, ОТР; сводные годовые отчеты о НИР, содержащие итоговую, обобщенную информацию.

Глава 26ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ПАТЕНТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

129. На государственное хранение отбираются рассмотренные заявки на изобретения (открытия), по которым приняты решения о выдаче авторского свидетельства (патента).

При экспертизе ценности заявок данной категории необходимо обращать внимание на важность научно-технических решений, содержащихся в них, на предполагаемую степень эффективности при использовании конкретных изобретений (открытий) в различных сферах деятельности общества. Кроме того, в документах заявки могут содержаться научно-технические решения, выдвинутые на присуждение государственных или именных премий, а также награжденные дипломами, медалями и удостоенные премий на международных и республиканских выставках и конкурсах. На такую документацию, а также на заявки, содержащие в числе авторов (заявителей) выдающихся деятелей науки и техники, целесообразно обращать особое внимание при их отборе на государственное хранение.

130. На государственное хранение отбираются рассмотренные заявки на предполагаемые изобретения (открытия), по которым приняты решения об отказе в выдаче авторского свидетельства (патента), если в упомянутых заявках содержатся рациональные научно-технические решения.

131. На государственное хранение отбираются законченные рассмотрением заявки на промышленные образцы, по которым приняты решения о выдаче свидетельства или патента. Промышленный образец представляет собой художественное или художественно-конструкторское решение, определяющее внешний вид изделия. На государственное хранение передаются также законченные рассмотрением заявки на промышленные образцы, по которым приняты решения об отказе в выдаче свидетельства или патента, поданные иностранными гражданами и гражданами Республики Беларусь, при наличии в числе авторов выдающихся деятелей науки и техники, поданные ведущими организациями в области художественного конструирования, содержащие художественно-конструкторские решения, выдвинутые на присуждение государственной или именной премии, содержащие оригинальные художественно-конструкторские решения, награжденные дипломами, медалями и премиями на выставках.

132. На государственное хранение поступают аннулированные свидетельства (патенты), документы на изобретения, по которым даны лицензии (лицензионные паспорта, рекламно-технические описания о технической готовности, технико-экономические расчеты).

Глава 27СОСТАВЛЕНИЕ ПЕРЕЧНЕЙ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ,

ПОДЛЕЖАЩЕЙ ПЕРЕДАЧЕ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ

133. Экспертиза ценности научно-технической документации осуществляется экспертными комиссиями учреждений, организаций, предприятий в два этапа.

На первом этапе проводится выбор проблематики исследований, проектов изделий промышленного производства и технологических процессов, объектов планировки и капитального строительства, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение. Конечным результатом работы является составление перечня научно-технической документации согласно приложению 10,

355

подлежащей передаче на государственное хранение, который включает графы: "N п/п"; "Обозначение (индекс) разработки"; "Наименование научно-технической разработки"; "Этап (стадия)"; "Год окончания разработки"; "Организации, принимавшие участие в разработке"; "Количество учетных единиц"; "Обоснование отбора документов на государственное хранение"; "Примечание (срок передачи в госархив)".

В графе "Обоснование отбора документов на государственное хранение" определяется степень важности конкретного объекта, разработки согласно действующим критериям экспертизы ценности научно-технической документации.

134. Перечень научно-технической документации, подлежащей передаче на государственное хранение, составляется экспертной комиссией организации-разработчика за определенный период времени, начиная с начала деятельности организации.

В перечень научно-технической документации, подлежащей передаче на государственное хранение, включается также документация организаций-предшественников, хранящаяся в данной организации. Перечень НТД составляется не реже одного раза в пять лет.

135. Систематизация проектов, изделий, включенных в перечень научно-технической документации, подлежащей передаче на государственное хранение, осуществляется по хронологическому, тематическому, тематико-хронологическому признаку.

136. Перечень НТД подписывается членами экспертной комиссии организации, утверждается руководителем организации и представляется на утверждение в государственный архив. К нему прилагается протокол заседания ЭК организации или выписка из протокола заседания экспертной комиссии.

После утверждения ЭМК государственного архива один экземпляр перечня возвращается организации, а другой остается в государственном архиве.

Глава 28ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ И

ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

137. В результате экспертизы ценности научно-технической документации одновременно с отбором документов на государственное хранение осуществляется выявление документов, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение.

Документы, имеющие практическое значение, хранятся в организации в течение сроков, предусмотренных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения.

На дела с истекшими сроками хранения и утратившие практическое значение составляется акт о выделении их к уничтожению согласно приложению 11.

138. Акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются экспертной комиссией организации, утверждаются руководителем организации, после чего представляются на согласование в государственный архив.

Запрещается уничтожать документы с истекшими сроками хранения до утверждения перечней и описей на дела постоянного хранения ЭМК госархива.

139. Научно-техническая документация, отобранная к уничтожению, сдается организациям по заготовке вторичного сырья.

Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной.Дата сдачи документов и номер накладной указываются в акте.Номера уничтоженных документов другим документам не присваиваются. Они

исключаются из учетных документов и в графе "Примечание" делается запись: "Уничтожено по акту о выделении к уничтожению документов от _________ N ________".

Раздел X

356

ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА НТД НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ

Глава 29ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО ПОДГОТОВКЕ НТД К ПЕРЕДАЧЕ НА

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ

140. Работа СНТД организации по подготовке научно-технической документации на государственное хранение ведется на основании плана-графика передачи НТД на государственное хранение, согласованного с государственным архивом и утвержденного руководителем организации, согласно приложению 12.

141. План-график составляется в соответствии с перечнями научно-технической документации, подлежащей передаче на государственное хранение, утвержденными ЭМК государственного архива и руководителем организации.

142. Подготовка НТД к передаче на государственное хранение проводится сотрудниками СНТД организации или специалистами государственного архива по договору, заключенному между государственным архивом и организацией.

143. Научно-техническая обработка документов производится по истечении ведомственного хранения документов или решения экспертных комиссий организации и государственного архива о передаче НТД на государственное хранение.

144. Научно-техническая обработка НТД - технологический процесс приведения документации в определенный порядок, обеспечивающий быстрый поиск, сохранность и возможность использования ее в научно-исторических и практических целях. В процессе обработки и описания проводится экспертиза ценности НТД, формирование, оформление и описание единиц хранения, их систематизация, составление и оформление описи, историко-архивной справки.

Глава 30СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

145. Систематизация документов - это научная группировка и последовательное их расположение в пределах фонда с целью облегчения поиска и использования документной информации в различных целях.

146. НТД систематизируется по видам:проектная;конструкторская;технологическая;научно-исследовательская;патентная документация:146.1. проектная документация систематизируется по предметно-тематическому,

хронологическому или географическому признакам.ПД подразделяется:по жилищно-гражданскому строительству (объекты жилищного строительства,

народного образования, здравоохранения, культуры и спорта, общественных зданий и сооружений специального назначения);

по промышленному строительству (заводы, фабрики, комбинаты);по сельскохозяйственному строительству (элеваторы, фермы, животноводческие

комплексы);по энергетическому и водохозяйственному строительству;по транспортному строительству (железные и шоссейные дороги, трубопроводы,

мосты).Каждая группа может систематизироваться на более мелкие. Например: объекты

здравоохранения - на больницы, поликлиники, которые в свою очередь

357

систематизируются по номерам объектов в хронологическом порядке, а внутри объектов - по составу проекта и по маркам основных комплектов.

Документы проектных стадий располагаются в принятой последовательности проектирования: при двухстадийном проектировании - архитектурный проект "А" (проект) и строительный проект "С" (рабочая документация), при одностадийном - строительный проект "С" (рабочий проект) с выделенной утверждаемой архитектурной частью "АС" (утверждаемая часть рабочего проекта), а внутри стадий - по основным комплектам согласно составу проекта.

Типовые проекты систематизируются по номерам серий;146.2. конструкторская документация систематизируется по видам разработок, по

хронологии или номерам конкретных разработок, внутри разработки - по узлам согласно спецификации.

Конструкторская документация на модифицированное изделие располагается после документации на все базовое изделие либо после той части изделия, на которую имеется модификация.

Документы по испытаниям изделий систематизируются по хронологии, а в пределах года - по назначению техники, регистрационным номерам;

146.3. технологическая документация систематизируется согласно технологическому процессу;

146.4. научно-исследовательская документация систематизируется по хронологическому принципу, а в пределах года - по номерам тем, инвентарным номерам, номерам, присвоенным при государственной регистрации, по тематике научных работ, по алфавиту их наименований или фамилий авторов-разработчиков (ответственных исполнителей), по структурному признаку.

Отчеты, выполненные по заказам других организаций, систематизируются отдельно;146.5. патентная документация систематизируется по видам объектов

промышленной собственности (изобретения, полезные модели, промышленные образцы, сорта растений, товарные знаки, знаки обслуживания); по видам охранного документа (патенты, свидетельства), в пределах каждого вида по номерам патентов или свидетельств; по номерам заявок, по которым приняты решения на выдачу охранного документа, и по номерам заявок, по которым приняты решения об отказе в выдаче охранного документа.

147. Одновременно с систематизацией проводится экспертиза ценности документов проекта, конструкторской разработки. К уничтожению выделяются дубликаты документов; документы, не имеющие практической и исторической ценности; чертежи, которые невозможно отнести к какому-либо проекту, разработке.

Глава 31ФОРМИРОВАНИЕ И ТЕХНИЧЕСКОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ЕДИНИЦ ХРАНЕНИЯ

148. Единица хранения НТД - отдельный документ, имеющий самостоятельное значение.

Она формируется из документов, относящихся к одной стадии, одному основному комплекту (сборочной единице). Документы одной стадии, одного основного комплекта (сборочной единицы), значительной по объему, могут составлять несколько единиц хранения.

Единицы хранения на НИР и ПатД формируются в соответствии с техническими нормативными правовыми актами.

149. При научно-технической обработке документов рекомендуется применять карточный способ их описания и систематизации. На карточке пишутся: рабочий номер единицы хранения, который записан карандашом на обложке описываемой единицы хранения; название организации-разработчика и ее подчиненность в тот период, за

358

который описываются документы; название проекта (разработки, темы НИР), номер объекта (производственный шифр, обозначение, номера темы, охранного документа); название основного комплекта (сборочной единицы), его марки, фамилия руководителя темы, проекта; год окончания разработки, количество листов. Карточки систематизируются в соответствии с принятой схемой систематизации.

Одновременно с описанием документов на карточках составляется список сокращенных слов.

150. Техническое оформление единиц хранения должно быть проведено в соответствии с требованиями технических нормативных правовых актов. НТД, передаваемая на государственное хранение, подлежит полному оформлению: фальцовке чертежей, подшивке (переплету) текстовых документов, нумерации листов, составлению внутренних описей и заверительных листов, оформлению обложек единиц хранения.

151. Графические документы помещаются в папки с тремя клапанами и завязками. В каждой единице хранения должно быть не более 50 листов чертежей, условно приведенных к формату А4 (297 x 210 мм), при толщине дела не более 3 - 4 см. Допускается помещать в одну папку несколько единиц хранения, незначительных по объему.

Текстовые документы помещаются в твердую обложку, прошиваются прочными нитками в четыре прокола или переплетаются. При подготовке единиц хранения к переплету (подшивке) все металлические предметы из документов удаляются.

Применение при переплете металлических сшивателей, липкой ленты при реставрации чертежей категорически запрещается.

Фотографии вложения, входящие в состав единицы хранения, помещают в конверты. Комплект фотографий может быть включен в данную единицу в виде приложения. Наклеенные на листах бумаги фотографии остаются в том же виде.

152. Все листы, кроме чистого, нумеруются в валовом порядке, начиная с титульного листа, простым карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Также нумеруются листы с наклеенными фотографиями.

Сложенный и подшитый за один край лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу как один лист.

Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.Имеющиеся в единице хранения конверты с вложениями нумеруются отдельно:

вначале нумеруется конверт, а затем каждое вложение.Фотографии, карты, диаграммы и другие специальные документы, подшитые в

единице хранения, нумеруются в левом верхнем углу оборотной стороны.Подшитые в единице хранения документы с собственной нумерацией нумеруются в

общем порядке.Если в единице хранения имеется несколько томов, то в каждом томе листы

нумеруются отдельно.При большом количестве ошибок в нумерации листов необходимо их

перенумеровать. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются, а новые проставляются рядом. Если ошибки незначительны, то можно использовать литерные номера листов.

Сложенные чертежи нумеруются простым карандашом в правом нижнем углу над угловым штампом или около него, если над угловым штампом имеются другие надписи.

При соответствии собственной машинописной или чертежной нумерации листы или чертежи простым карандашом не нумеруются.

Запрещается нумеровать листы цветным карандашом и чернилами.153. На единицу хранения, сформированную из чертежей или фотографий,

составляется внутренняя опись документов согласно приложению 13. В ней указываются для проектной документации:

1-я графа - порядковый номер документа в единице хранения;

359

2-я - индекс документа;3-я - заголовок документа;4-я - дата;5-я - номер листа документа, полученный при валовой нумерации;6-я - примечание.Для конструкторской документации:1-я - номер листа документа, полученный при валовой нумерации;2-я - обозначение документа по угловому штампу;3-я - заголовок документа;4-я - дата;5-я - номер листа по угловому штампу;6-я - примечание.Если единица хранения состоит из текстовых и графических документов, то сначала

записывается заголовок текстового документа, затем чертежа.Если внутренняя опись состоит из нескольких листов, листы внутренней описи

нумеруются отдельно от листов, включенных в единицу хранения.В конце внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются

цифрами и прописью количество листов внутренней описи и количество чертежей, находящихся в единице хранения, наименование должности, подпись, расшифровка подписи составителя и дата составления описи.

При соответствии ведомости рабочих чертежей основного комплекта или спецификации наличию и наименованию рабочих чертежей внутреннюю опись можно не составлять.

Если единица хранения состоит только из текстовой документации (спецификации, ведомости покупных изделий, таблицы, расчеты, паспорта), то внутренняя опись на ее не составляется.

154. В конце единицы хранения помещается лист-заверитель согласно приложению 14, в котором цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов единицы хранения, наименование должности, подпись, расшифровка подписи составителя, дата составления. Отдельно в заверительной надписи оговариваются все особенности нумерации (литерные, пропущенные, графические, текстовые, фото) и физического состояния (поврежденные, трудночитаемые) листов.

При перенумерации листов составляется новая заверительная надпись, а старая зачеркивается. Заверительная надпись должна быть составлена аккуратно и разборчиво. Исправления и зачеркивания не допускаются.

Лист с заверительной надписью подшивается или подклеивается за левый край к внутренней стороне обложки, если единица хранения подшита без листа-заверителя. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку или на оборотную сторону чистого листа.

155. Обложки должны быть светлыми. Надписи на обложках выполняются четко, разборчиво, светлостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Если обложка темная, то на нее наклеивается белый лист бумаги со всеми реквизитами, предварительно отпечатанными на пишущей машинке, компьютере или написанными, при этом рекомендуется применять качественный клей.

Данные на обложку единицы хранения переносятся с карточки: полное и сокращенное название вышестоящей организации и организации-разработчика в тот период, к которому относятся документы, находящиеся в единице хранения; ее местонахождение; заголовок единицы хранения, состоящий из наименования проекта, марки основного комплекта (сборочной единицы), стадии проектирования; номера тома; фамилии автора; номера объекта (производственного индекса); даты окончания разработки; количества листов; архивного шифра дела (проставляется в госархиве в установленных местах).

360

Обложки оформляются согласно приложению 15.

Глава 32СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ

156. Сформированные, оформленные и отсистематизированные единицы хранения включаются поединично в опись.

Описи составляются на каждую группу НТД (проектная, конструкторская, технологическая, научно-исследовательская (научная), патентная) и имеют самостоятельный номер, к которому добавляется буквенный индекс, определяющий вид документов, например: опись N 1-ПД, опись N 2-КД.

157. Опись содержит титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращенных слов, указатели, описательные статьи, итоговую запись, лист-заверитель:

157.1. в составление описи входит составление описательных статей.Описательные статьи описи - это совокупность сведений о единице хранения.

Описательные статьи состоят из 9 граф. Единицы хранения вносятся в опись согласно их систематизации за своим порядковым номером, присвоенным в процессе обработки (графа 1). В графе 2 проставляется шифр объекта (производственный индекс, номера темы НИР, охранного документа, заявки). В графу 3 с карточки без изменений переносится заголовок единицы хранения. В этой же графе указывается номер тома, если единицы хранения состоят из нескольких томов. В этом случае в опись вносится полностью заголовок первого тома единицы хранения, а все последующие обозначаются словами "То же" с добавлением всех особенностей каждого заголовка. На каждый новый лист описи заголовок переносится полностью. Для НИР в графе 3 указывается фамилия автора или руководителя темы до названия темы или после в зависимости от систематизации. В графе 4 указывается название организации-разработчика. Если организация-сдатчик является одновременно и организацией-разработчиком, о чем указывается в предисловии, то графу 4 можно не заполнять. В графе 5 указывается год окончания разработки проекта, отчета по теме, получения охранного документа, подачи заявки и др. В графах 6, 7 проставляется количество текстовых и графических листов, в графе 8 - количество фотографий. Графа 9 предназначена для примечаний. В ней указываются все особенности единицы хранения;

157.2. на первом листе описи слева указываются название организации и подчиненность на момент передачи документов в госархив, номера фонда и описи, справа - гриф "УТВЕРЖДАЮ", наименование должности, подпись, расшифровка подписи руководителя организации согласно приложению 16.

158. В оформление описи входит составление научно-справочного аппарата к описи, итоговой записи, листа-заверителя и нумерация листов в описи:

158.1. в конце описи помещается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество единиц хранения и чертежей, включенных в опись, первый и последний номер единиц хранения по описи, оговариваются литерные и пропущенные номера единиц хранения. Если опись состоит из нескольких разделов, итоговая запись составляется к каждому разделу. В каждом последующем разделе делается сводная итоговая запись по всем предыдущим разделам описи. Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием должности и даты составления. Опись утверждается руководителем организации после утверждения на ЭМК государственного архива, подпись руководителя заверяется печатью.

Затем делается запись о передаче НТД в государственный архив, указываются наименования должностей, подписи, расшифровки подписей сотрудников, передавших и принявших документы на государственное хранение, согласно приложению 17;

158.2. опись и научно-справочный аппарат к ней нумеруются в валовом порядке.

361

В конце описи на отдельном листе составляется лист-заверитель описи. В нем цифрами и прописью указывается количество листов описи. Заверительная надпись составляется и подписывается составителем описи согласно приложению 18.

159. Законченная опись переплетается в твердую обложку.Опись НТД постоянного хранения печатается на пишущей машинке или на

компьютере в 4 экземплярах. Лента пишущей машинки, копировальная и писчая бумага должны быть высокого качества. Опись постоянного хранения представляется на утверждение экспертно-методической комиссии государственного архива. После утверждения описи и передачи НТД на государственное хранение один экземпляр описи остается в организации, а три - в государственном архиве.

Глава 33СОСТАВЛЕНИЕ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА К ОПИСЯМ

160. К описям постоянного хранения составляется научно-справочный аппарат: титульный лист, оглавление, список сокращенных слов, предисловие и указатели:

160.1. на титульном листе описи указываются: полное название государственного архива, полное и сокращенное названия организации-фондообразователя и ее подчиненность со всеми переименованиями и изменениями подчиненности, относящимися к периоду времени, за который документы включены в опись, хронологические рамки того или иного названия организации, ее местонахождение, номер фонда и номер описи (присваиваются в госархиве), название описи, крайние даты единиц хранения, внесенных в опись.

Если в опись внесены документы за несколько лет с перерывами, то на титульном листе указываются только годы, за которые имеются документы, согласно приложению 19;

160.2. в оглавлении с указанием соответствующих листов перечисляются все составные части описи: список сокращенных слов, предисловие, название всех разделов, подразделов и других документов, включенных в опись в соответствии со схемой систематизации единиц хранения, указатели.

Оглавление помещается за титульным листом;160.3. в список сокращенных слов вносятся в алфавитном порядке все сокращения,

применяемые в тексте описи. Сокращения в списке помещаются слева, а через тире делается расшифровка.

В список не включаются общепринятые сокращения слов;160.4. к описи составляется предисловие, в котором излагаются краткая история

организации, история проектирования объектов строительства, изделий промышленного производства, разработки научной проблемы и их техническая характеристика, указываются автор, даты начала и окончания разработки, состав и содержание документов, особенности формирования, оформления, описания и систематизации единиц хранения, отмечается полнота состава, физическое состояние. В предисловии дается список организаций-соразработчиков.

Если опись состоит из нескольких разделов, то предисловие может составляться как общее ко всей описи, так и к каждому разделу. Общее предисловие помещается в первом разделе описи. При составлении отдельных предисловий к каждому разделу описи все общие данные об истории организации излагаются в предисловии к первому разделу описи. История организации составляется на основании историко-архивной справки.

Предисловие подписывается составителем, указывается дата составления, и помещается оно в начале описи после оглавления и списка сокращенных слов;

160.5. при необходимости для облегчения пользования описями рекомендуется составлять указатели: предметный, именной, географический, тематический, хронологический.

362

Указатели помещаются в конце описи.

Глава 34ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ

161. В соответствии с Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" научно-техническая документация передается на государственное хранение по миновании практической надобности, но не позднее 25-летнего срока ведомственного хранения в установленном комплекте, в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.

Проектная документация передается через 25 лет после окончания разработки, конструкторская и технологическая - через 5 лет после снятия изделия с производства, научно-исследовательская - через 10 лет, патентная - после окончания срока действия охранного документа.

Конкретные сроки и передача документов согласовываются с госархивом и включаются в план работы СНТД.

162. При реорганизации или ликвидации организаций государственной формы собственности научно-техническая документация передается правопреемнику, а при отсутствии правопреемника - в государственный архив. В состав ликвидационной комиссии в обязательном порядке включается представитель госархива.

При преобразовании организаций государственной формы собственности в негосударственную их документы передаются на постоянное хранение в государственный архив или же хранятся в организации до истечения установленных сроков хранения.

163. Список организаций, научно-техническая документация которых должна передаваться на постоянное хранение в государственный архив, определяется Государственной архивной службой.

164. Научно-техническая документация передается на постоянное хранение в виде подлинников по описям, утвержденным ЭМК государственного архива: переплетенная, отреставрированная, при необходимости прошедшая дезинфекцию, дезинсекцию.

165. Прием документов проводится поединично или полистно по описям с проверкой физического состояния, качества научно-технической обработки, количества листов, со сверкой заголовков внутренней описи и чертежей, заголовков единицы хранения в описи и на обложке.

На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Все экземпляры описи подписывают сотрудник организации, сдавший документы, и сотрудник государственного архива, принявший документы.

Три экземпляра описи передаются в государственный архив, четвертый - в организацию.

166. При обнаружении документов в неудовлетворительном состоянии составляется акт согласно приложению 20.

Устранение дефектов проводит организация-сдатчик за счет собственных средств или по договору с Центральной лабораторией микрофотокопирования и реставрации документов Национального архивного фонда Республики Беларусь.

167. На неисправимо поврежденные документы, обнаруженные в процессе подготовки к передаче на государственное хранение и не подлежащие восстановлению, составляется акт о неисправимых повреждениях документов согласно приложению 4.

168. Научно-техническая документация, отобранная для передачи в государственный архив, исключается из соответствующих инвентарных книг. В графе "Примечание" делается соответствующая запись: "Передано в госархив. Акт приема-передачи от ______ N __ опись N __ дело N __".

169. Научно-техническая документация, включенная в перечень, до передачи в государственный архив хранится в техническом архиве организации отдельно от других

363

документов. К ней создается фонд пользования, а в необходимых случаях - и страховой фонд.

170. Все расходы, связанные с подготовкой документов и передачей их на государственное хранение, устранением недостатков при научно-технической обработке, транспортировкой, осуществляются за счет организаций, сдающих документы.

171. Виновные в утрате, незаконном уничтожении документов постоянного срока хранения или несоблюдении условий хранения несут ответственность в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь.

Глава 35ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ

172. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи, составленным в 2 экземплярах, согласно приложению 21. Первый экземпляр находится в государственном архиве, второй - в организации, сдавшей документы.

Акт подписывается представителями государственного архива и организации-сдатчика, утверждается их руководителями и заверяется печатью.

173. При первом приеме документов в государственный архив организация представляет историко-архивную справку об этой организации, при последующем - дополнение к историко-архивной справке о произошедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности. Историко-архивная справка и дополнение к ней составляются на бланке организации и подписываются руководителем с указанием исполнителя.

Приложение 1к Правилам работы

с научно-техническойдокументацией в учреждениях,

организациях и на предприятияхРеспублики Беларусь

ФОРМА АКТА О ВЫДАЧЕ ДОКУМЕНТОВ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

__________________________ УТВЕРЖДАЮ(наименование вышестоящей ________________________________________________________ (наименование должности организации) ________________________________________________________ руководителя организации)(наименование организации) ___________ _______________________________________ (подпись) (И.О.Фамилия) (почтовый индекс, адрес) _________ (дата)

АКТ _______________ N ________ __________________________ (место составления) о выдаче документов во временное пользование _____________________________________ (наименование организации)

364

_____________________________________ (почтовый индекс, адрес)

Основание: _________________________________________________________Для какой цели выдаются документы __________________________________Выдаются следующие документы: ______________________________________ (название и номер объекта)

N п/п



Количество листов


1 2 3 4 5

Всего выдано __________________________ документов на ______________ (срок)Документы выданы в упорядоченном и удовлетворительном состоянии.Получатель обязуется не предоставлять документы другим организациямбез разрешения организации-разработчика, вернуть документы в архив вуказанный в акте срок в исправном состоянии.

Выдал ____________________ _________________ (должность, подпись) (И.О.Фамилия)Принял ____________________ _________________ (должность, подпись) (И.О.Фамилия) М.П.___________________ (дата)

Документы возвращены в полном объеме и сохранности _________________ (дата возвращения)Сдал _______________________ _________________ (должность, подпись) (И.О.Фамилия)Принял _____________________ _________________ (должность, подпись) (И.О.Фамилия)

Формат А4 (210 x 297)




ФОРМА КАРТЫ-ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДОКУМЕНТОВ

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДОКУМЕНТОВ

Название и номер объекта



Номера листов

Дата выдачи и комувыданы документы

1 2 3 4 5

365

Формат А4 (210 x 297)




ФОРМА АКТА ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ

___________________________ УТВЕРЖДАЮ(наименование организации) __________________________________________________________ (наименование должности (наименование СНТД) __________________________________________________________ руководителя организации) (место составления) ___________ _________________ (подпись) (И.О.Фамилия) _________ (дата)

АКТ _______________ N ________ ___________________________ (место составления) проверки наличия и состояния документов __________________________________________ (наименование объекта, разработки и т.д.)

Основание: _________________________________________________________ (плановая, перемещение документов и т.д.)Проверка проводилась с ________________ по ___________________Проверкой установлено:1. Всего числится по инвентарной книге _____________________________ (цифрами и прописью)папок (документов).2. Не оказалось в наличии ____________________ папок (документов). (цифрами и прописью)3. Не учтенных в инвентарной книге __________________________ папок (цифрами и прописью)(документов).4. Не относящихся к данному объекту, разработке ____________________ (цифрами и прописью)папок (документов).5. Оказалось в наличии по инвентарной книге _______________________ (цифрами и прописью)папок (документов).Из них требуют:5.1. дезинфекции и дезинсекции ____________________ документов; (цифрами и прописью)5.2. реставрации ____________________ документов; (цифрами и прописью)5.3. переплета или подшивки _____________________ документов; (цифрами и прописью)5.4. восстановления затухающих текстов ___________________________

366

(цифрами и прописью)документов;5.5. неисправимо поврежденных __________________ документов; (цифрами и прописью)5.6. выдано во временное пользование ________________________ (цифрами и прописью)документов.6. Характеристика состояния и условий хранения документов.Отрицательные явления и факторы, влияющие на условия их хранения, ______________________________________________________________________7. Меры, принятые по розыску недостающих документов: ___________________________________________________________________________________

Проверку производили:________________________ _________________ (должность работников, (И.О.Фамилия)________________________ _________________ подпись)_________________ (дата)

СОГЛАСОВАНОПротокол ЭК организации___________ N _______Председатель ЭК_________ _____________(подпись) (И.О.Фамилия)

Формат А4 (210 x 297)




ФОРМА АКТА О НЕИСПРАВИМЫХ ПОВРЕЖДЕНИЯХ ДОКУМЕНТОВ

___________________________ УТВЕРЖДАЮ (наименование __________________________________________________________ (наименование должности вышестоящей организации) __________________________________________________________ руководителя организации) (наименование организации) _________ _________________ (подпись) (И.О.Фамилия) _________ (дата)

АКТ _______________ N ________ __________________________ (место составления) о неисправимых повреждениях документов

В процессе подготовки к передаче на государственное хранениеобнаружены документы, не подлежащие восстановлению:

367

N п/п

Названиеобъекта

Номер документа

Количестволистов



Характер и причины повреждения

1 2 3 4 5 6 7

Всего обнаружено неисправимо поврежденных __________________________ (цифрами и прописью)документов.Перечисленные документы подлежат списанию.

________________________ _________________ (должность, подпись) (И.О.Фамилия)

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНОПротокол ЭМК Протокол ЭКБелорусского государственного _________________________архива научно-технической (сокращенное наименованиедокументации _____________________________________ N ________ организации) _____________ N _________

Формат А4 (210 x 297)




ФОРМА АКТА О НЕОБНАРУЖЕНИИ ДОКУМЕНТОВ, ПУТИ РОЗЫСКА КОТОРЫХ ИСЧЕРПАНЫ

___________________________ УТВЕРЖДАЮ (наименование __________________________________________________________ (наименование должности вышестоящей организации) __________________________________________________________ руководителя организации) (наименование организации) _________ _________________ (подпись) (И.О.Фамилия) _________ (дата)

АКТ _______________ N ________ __________________________ (место составления) о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны

В результате проверки наличия и состояния документов поинвентарной книге N ____ установлено отсутствие нижеперечисленныхдокументов. Предпринятые архивом меры по розыску положительных результатов

368

не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета.

Номер объекта

Инвентарный номер документа



Причины отсутствия документа

1 2 3 4 5

Итого __________________________________________________ документов. (цифрами и прописью)Заведующий архивом ___________ ________________ (подпись) (И.О.Фамилия)

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНОПротокол ЭМК Белорусского Протокол ЭКгосударственного архива _________________________научно-технической (сокращенное наименованиедокументации _____________________________________ N ________ организации)Председатель ЭМК _____________ N __________________ ______________ Председатель ЭК(подпись) (И.О.Фамилия) __________ _____________ (подпись) (И.О.Фамилия)

Изменения в учетные документы архива внесены.

Должность работника,ответственного за учет _______________ _________________ (подпись) (И.О.Фамилия)

Формат А4 (210 x 297)




ФОРМА КАРТОЧКИ РЕГИСТРАЦИИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Карточка регистрации архивных документов


Номер комплекса Номер объекта Шифр объекта Наименование комплекса Наименование объекта Стадия проекта Год разработки Отдел-разработчик

369

Главный инженер проекта Технологическая организация



Дата Инвентарный номер

Марка и номера листов

Количество листов

Место хранения

Формат А5 (148 x 210)




ФОРМА ИНВЕНТАРНОЙ КНИГИ УЧЕТА НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОЙ(НАУЧНОЙ) ДОКУМЕНТАЦИИ

N п/п

Обозна-чение

Датапос-ту- пле-ния

Этап Наиме-нова- ние и номер темы

Номергос- реги-стра-ции

Отдел (лабо-рато- рия)- разра-ботчик

Руко- води- тель (ответ-ствен- ный испол- нитель)

Количе-ство листов

Коли- чествои номер экзем-пляра

Приме-чание

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Формат А4 (210 x 297)



370


ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ЗАЯВОК НА ВЫДАЧУПАТЕНТА НА ИЗОБРЕТЕНИЕ

ЖУРНАЛрегистрации заявок на выдачу патента на изобретение

N п/п

Дата пос- туп- ле- ния заяв-ки

Вхо- дя- щий но- мер заяв-ки

Номергос- реги-стра-ции

Стра-на

Наз- ваниеизоб-рете-ния

Авто-ры

Зая-ви- тель

Патент-ный пове- ренный

Адрес,теле- фон, факс

Экс-перт

Сумма оплачен-ной пошлины,номер и дата платеж- ного до-кумента

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Формат А4 (210 x 297)





ФОРМА КАТАЛОЖНОЙ КАРТОЧКИ НТД

Шифр объекта Наименование комплекса, проблемы Наименование объекта, изделия, темы НИР, ОКР Стадия, этап НИР, ОКР Год разработки Отдел-разработчик Руководитель темы, ГИП


Дата поступления в архив Инвентарный номер Подлинность Маркировка частей проекта,

371

стадии проектирования и порядковые номера чертежей внутри марки Количество листов Копийность Местонахождение объекта Формат

Формат А5 (148 x 210)




ФОРМА ПЕРЕЧНЯ РАЗРАБОТОК НТД, ПОДЛЕЖАЩЕЙ ПЕРЕДАЧЕ НАГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ

____________________________ УТВЕРЖДАЮ (наименование ________________________________________________________ (наименование должности вышестоящей организации) ________________________________________________________ руководителя организации) (наименование организации) _________ _____________ (подпись) (И.О.Фамилия) _________ (дата)

ПЕРЕЧЕНЬ N _____ __________________________ (указать вид НТД) подлежащей передаче на государственное хранение за _____________________ годы

N п/п

Обозна- чение (индекс)разра- ботки

Наимено-вание научно- техниче-ской разра- ботки

Этап (ста-дия)

Год окон- чания разра-ботки

Орга- низа- ции, прини-мавшиеучас- тие в разра-ботке

Коли-чест-во учет-ных еди- ниц

Обосно- вание отбора доку- ментов на госу- дарствен-ное хранение

Приме- чание (срок передачив гос- архив)

1 2 3 4 5 6 7 8 9

В перечень включено ____________ разработок с N ____ по N __________Председательэкспертной комиссии ____________________ _________________ (должность, подпись) (И.О.Фамилия)Членыэкспертной комиссии: ____________________ _________________ (должность, подпись) (И.О.Фамилия)

372

____________________ _________________

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНОПротокол ЭМК Белорусского Протокол ЭКгосударственного архива _________________________научно-технической (сокращенное наименованиедокументации _____________________________________ N ________ организации) _____________ N _________

Формат А4 (210 x 297)




ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

__________________________ УТВЕРЖДАЮ (наименование _______________________________________________________ (наименование должности вышестоящей организации) _______________________________________________________ руководителя организации) наименование организации) __________ __________________ (подпись) (И.О.Фамилия) _________ (дата)

АКТ __________________ N ___________ ________________________________ (место составления) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании __________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов____________________________________________________________________ с указанием сроков их хранения)отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности иутратившие практическое значение следующие документы: __________________________________________________________________________________ (наименование организации)

N п/п

Обозна-чение доку- мента

Наимено- вание документа

Органи-зация- разра- ботчик

Год Коли- чество учетныхединиц

Срок хранения и номер статьи по перечню


1 2 3 4 5 6 7 8

373

Итого в акт внесено ________________________________________________ (цифрами и прописью)____________ учетных единиц за _______________________________ годы.

Акт составил ____________________ _________________ (должность, подпись) (И.О.Фамилия)______________________ (дата)Перечни НТД, подлежащей передаче на госхранение за _________________годы, утверждены ЭМК госархива.

Документы в количестве ________________________________________ дел, (цифрами и прописью)весом __________________ кг сданы на переработку по приемо-сдаточнойнакладной от ______________ N ___________

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНОПротокол ЭМК Белорусского Протокол ЭКгосударственного архива _________________________научно-технической (сокращенное наименованиедокументации _____________________________________ N ________ организации) _____________ N _________

Формат А4 (210 x 297)




ФОРМА ПЛАНА-ГРАФИКА ПЕРЕДАЧИ НТД НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ

____________________________ УТВЕРЖДАЮ (наименование ________________________________________________________ (наименование должности вышестоящей организации) ________________________________________________________ руководителя организации) (наименование организации) _________ _________________ (подпись) (И.О.Фамилия) ________ (дата)

ПЛАН-ГРАФИК передачи научно-технической документации на государственное хранение в ________________________________________________________ (наименование государственного архива)

N п/п

ВидыНТД

Крайние даты документов

Срок пред-ставления перечней

Сроки представления описей на

Коли- чество единиц


374

с истекшими сроками хранения

НТД на ЭМК госархива

рассмотрение ЭМК и передачи НТД на госхранение

хранения

1 2 3 4 5 6 7

Председатель ЭК ________________ _________________ (подпись) (И.О.Фамилия)Руководитель СНТД ______________ _________________ (подпись) (И.О.Фамилия)

СОГЛАСОВАНОДиректор Белорусскогогосударственного архиванаучно-технической документации_________ ________________(подпись) (И.О.Фамилия)_________ (дата)

Формат А4 (210 x 297)




ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ЕДИНИЦЫ ХРАНЕНИЯ

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬдокументов единицы хранения N _________

N п/п



Дата Номер листа Примечание

1 2 3 4 5 6

Итого _________________________________________________ документов. (цифрами и прописью)Количество листов внутренней описи _________________________________ (цифрами и прописью)______________________ _________________ (должность, подпись) (И.О.Фамилия)__________________ (дата)

Формат А4 (210 x 297)

375




ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ЕДИНИЦЫ ХРАНЕНИЯ

В единице хранения пронумеровано ______________________ листов, (цифрами и прописью) в том числе: литерные номера _______________________________________________ пропущенные номера ____________________________________________

Особенности физического состояния документов ___________________________________________________________________________________________

______________________ _________________ (должность, подпись) (И.О.Фамилия)__________________ (дата)

Формат А4 (210 x 297)




Образец обложки единицы хранения

┌────────────────────────────────┐ │ <*> │ │ │ │ │ └────────────────────────────────┘

БЕЛОРУССКИЙ РЕСПУБЛИКАНСКИЙ СОЮЗ ПОТРЕБИТЕЛЬСКИХ ОБЩЕСТВ "БЕЛКООПСОЮЗ"

Проектный институт "Белкооппроект"г.Минск

Гомельский кооперативный институт

РАБОЧИЕ ЧЕРТЕЖИ

376

Учебно-лабораторный корпусАрхитектурно-строительная часть (АС)Том 1

┌──────────────────────────────┐ Объект N 82-71│ <*> │ 1971 г.│ │ На 10 листах.│ │ ХРАНИТЬ ПОСТОЯННО│ │└──────────────────────────────┘

Формат А4 (210 x 297)-------------------------------

<*> Место для штампа, который ставится в госархиве.




ФОРМА ПЕРВОГО ЛИСТА ОПИСИ НТД ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

__________________________ УТВЕРЖДАЮ (наименование _____________________________________________________ (наименование должности вышестоящей организации) _____________________________________________________ руководителя организации)(наименование организации) _________ _________________ (подпись) (И.О.Фамилия) _________ (дата)

ФОНД N ____

ОПИСЬ N _____ постоянного хранения за ____________________ годы

N п/п

Обозна-чение объекта(изде- лия, темы)

Заголо- вок еди-ницы хранения

Орга- низа- ция разра-ботчик

Год оконча-ния разра- ботки

Количество Приме-чание текстовых

листов графическихлистов

фото

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Формат А4 (210 x 297)

377




ФОРМА ПОСЛЕДНЕГО ЛИСТА ОПИСИ НТД ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

В данную опись (раздел описи) включено ________________________ (цифрами и прописью)единиц хранения с N _______ по N _______ за _____________ годы, в том числе: литерные номера _______________________________________________ пропущенные номера ____________________________________________Всего в опись включено _____________________________ единиц хранения (цифрами и прописью)с N ___ по N ___ за __________________________________________ годы.

Составитель описи ____________________ _________________ (должность, подпись) (И.О.Фамилия)

УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНОПротокол ЭМК Белорусского Протокол ЭКгосударственного архива _________________________научно-технической (сокращенное наименованиедокументации _____________________________________ N ________ организации) _____________ N _________

Научно-техническая документация передана на государственноехранение в Белорусский государственный архив научно-техническойдокументации.

Сдал ____________________ _________________ (должность, подпись) (И.О.Фамилия)____________________ (дата)

Принял ____________________ _________________ (должность, подпись) (И.О.Фамилия)______________________ (дата)

Формат А4 (210 x 297)




378

ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ОПИСИ НТД ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

В описи пронумеровано _________________________________ листов, (цифрами и прописью) в том числе: литерные номера _______________________________________________ пропущенные номера ____________________________________________

______________________________________ _________________(должность составителя описи, подпись) (И.О.Фамилия)___________________ (дата)

Формат А4 (210 x 297)




Образец титульного листа описи НТД постоянного хранения

Государственный комитет по машиностроению при Госплане СССР

Минский филиал Государственного проектно-технологического иэкспериментального института "Оргстанкинпром" <*>24.09.1965 - 09.03.1966г.Минск

Министерство станкостроительной и инструментальной промышленностиСССР

Минский филиал Государственного проектно-технологического иэкспериментального института "Оргстанкинпром"09.03.1966 - 01.06.1976г.Минск

Министерство станкостроительной и инструментальной промышленностиСССР

Научно-производственное объединение по комплексному проектированиюстанкостроительных предприятий "Оргстанкинпром" (НПО"Оргстанкинпром")

Минский филиал Государственного проектно-технологического иэкспериментального института "Оргстанкинпром"01.06.1976 - 14.12.1988г.Минск

Фонд N 62

ОПИСЬ N 1-КД постоянного хранения за 1965 - 1988 годы (продолжение с N 101 по N 142)

379

Формат А4 (210 x 297)-------------------------------

<*> Если имеется сокращенное наименование организации-фондообразователя и ведомства, в подчинении которого она находится, сокращение необходимо указывать в скобках после полного наименования.




ФОРМА АКТА ОБ ОБНАРУЖЕНИИ ДОКУМЕНТОВ В НЕУДОВЛЕТВОРИТЕЛЬНОМ СОСТОЯНИИ

__________________________ УТВЕРЖДАЮ (наименование _____________________________________________________ (наименование должности вышестоящей организации) _____________________________________________________ руководителя организации)(наименование организации) _________ ________________ (подпись) (И.О.Фамилия) _________ (дата)

АКТ _____________ N ________ ________________________ (место составления) об обнаружении документов в неудовлетворительном состоянии

В процессе подготовки к передаче на государственное хранениеобнаружены документы в неудовлетворительном состоянии:

N п/п

Обозначение объекта (разработки,темы)


Дата Количестводокументов

Характер и причины повреждений

Способы устранениядефектов

1 2 3 4 5 6 7

Всего обнаружено _______________________________________ документов. (цифрами и прописью)Из них требуют: реставрации ____________________________ документов; переплета ______________________________ документов; дезинфекции и дезинсекции ______________ документов; восстановления затухающего текста _______документов; восстановления _________________________ документов.

______________________ _________________ (должность, подпись) (И.О.Фамилия)

380

Формат А4 (210 x 297)




ФОРМА АКТА ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВНА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ_________________________ Директор Белорусского(наименование должности государственного архива_________________________ научно-технической документациируководителя организации) _________ ___________________________ ______________ (подпись) (И.О.Фамилия) (подпись) (И.О.Фамилия) ___________________ (дата) (дата)

АКТ ______________ N ______ приема-передачи документов на государственное хранение

г.Минск

Основание: Закон Республики Беларусь от 6 января 1999 года "ОНациональном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь"(Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., N4, 2/11).В связи с __________________________________________________________ (истечением срока хранения документов,____________________________________________________________________ ликвидацией организации и т.д.)____________________________________________________________________ (наименование организации)сдает, а Белорусский государственный архив научно-техническойдокументации принимает на госхранение документы за ___________ годы:

N п/п

Названиеи номер описи

Количество экземпляровописи

Количествоединиц хранения

Количествостраховых копий

Научно- справочныйаппарат


1 2 3 4 5 6 7

Итого принято _____________________________________ единиц хранения. (цифрами и прописью)В госархиве фонд N _______________

Документы сдал. Документы принял.____________________________ ____________________________ (должность) (должность)__________ _________________ __________ _________________

381

(подпись) (И.О.Фамилия) (подпись) (И.О.Фамилия)_________ _________ (дата) (дата)

Формат А4 (210 x 297)

Зарегистрировано в Национальном реестре правовых актовРеспублики Беларусь 16 февраля 2001 г. N 5/5234


О ПОРЯДКЕ ВЫДАЧИ И СВИДЕТЕЛЬСТВОВАНИЯ ЮРИДИЧЕСКИМИЛИЦАМИ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ, КАСАЮЩИХСЯ ПРАВ И ЗАКОННЫХ

ИНТЕРЕСОВ ГРАЖДАН

Совет Министров Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:1. Установить, что:1.1. юридические лица всех форм собственности:выдают копии исходящих от них документов, если такие копии необходимы для

решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан;могут выдавать необходимые для решения вопросов, касающихся прав и законных

интересов граждан, копии имеющихся у них документов других юридических лиц, от которых непосредственно получить копии этих документов затруднительно или невозможно;

высылают копии имеющихся у них документов по запросам других юридических лиц, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан;

обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для предоставления гражданами в эти юридические лица, если актами законодательства не предусмотрено предоставление нотариально засвидетельствованных копий таких документов. При этом запрещается свидетельствование верности копий паспорта гражданина Республики Беларусь, иных документов, удостоверяющих личность, военного билета, депутатского удостоверения, служебных удостоверений, а также других документов, свидетельствование копий которых запрещено актами законодательства.

Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления;

рассматривают заявления о выдаче копий документов и свидетельствовании их верности в соответствии с Законом Республики Беларусь "Об обращениях граждан" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376);

1.2. выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан, выдаются юридическими лицами в порядке, установленном настоящим постановлением для выдачи копий указанных документов;

1.3. копии документов, касающихся прав и законных интересов граждан, и выписки из них оформляются юридическими лицами в порядке, установленном Государственным комитетом по архивам и делопроизводству.

2. Настоящее постановление вступает в силу через 10 дней со дня его официального опубликования.

Премьер-министр Республики Беларусь В.ЕРМОШИН

382

Раздаточный материал для...

Documents