media/udbudsportalen/varer og...web vie

Functional Requirement Document FRD – FinansODM Version 1.0

Udarbejdet for: Det fællesoffentlige ERP-sekretariat

Projekt: Det fællesoffentlige ERP-projekt i Grønland

Udarbejdet af: Johnny Ransby

1 Introduktion...................................................................................................61.1 Formål........................................................................................................................6

of 40

1.2 I scope........................................................................................................................61.3 Ikke i scope................................................................................................................6

2 Ændringshistorik............................................................................................63 Oversigt over forretningsprocesser.................................................................64 Perioder.........................................................................................................9

4.1 Processer i scope........................................................................................................94.2 Opsummering...........................................................................................................104.3 Beskrivelse af to-be-processer.................................................................................10

4.3.1 Identificerede fit/gap i forbindelse med perioder i AX 2012..........................114.3.2 Variationer i to-be-processer........................................................................114.3.3 Initiativer og krav til to-be-processer............................................................114.3.4 Indsatsområder............................................................................................114.3.5 Andre spor....................................................................................................114.3.6 Nøgledata på området..................................................................................114.3.7 Øvrige bemærkninger..................................................................................11

5 Valuta..........................................................................................................115.1 Processer i scope......................................................................................................125.2 Opsummering...........................................................................................................125.3 Beskrivelse af to-be-processer.................................................................................12

5.3.1 Identificerede fit/gap i forbindelse med valutastyring i gap 2012.................125.3.2 Variationer i to-be-processer........................................................................125.3.3 Initiativer og krav til to-be-processer............................................................125.3.4 Indsatsområder............................................................................................125.3.5 Andre spor....................................................................................................125.3.6 Nøgledata på området..................................................................................125.3.7 Øvrige bemærkninger..................................................................................12

6 Kontoplan....................................................................................................136.1 Processer i scope......................................................................................................136.2 Opsummering...........................................................................................................136.3 Beskrivelse af to-be-processer.................................................................................13

6.3.1 Hovedkonto..................................................................................................136.3.2 Finansielle dimensioner................................................................................146.3.3 Strukturkontoplan........................................................................................146.3.4 Dimensionssæt.............................................................................................146.3.5 Alias.............................................................................................................146.3.6 Rettighedsstyring af kontoplan....................................................................146.3.7 Identificerede fit/gap i forbindelse med oprettelse af kontoplan i AX 2012. .156.3.8 Variationer i to-be-processer........................................................................156.3.9 Initiativer og krav til to-be-processer............................................................156.3.10 Indsatsområder............................................................................................156.3.11 Andre spor....................................................................................................156.3.12 Nøgledata på området..................................................................................156.3.13 Øvrige bemærkninger..................................................................................15

of 40

7 Bogføring.....................................................................................................157.1 Processer i scope......................................................................................................167.2 Opsummering...........................................................................................................167.3 Beskrivelse af to-be-processer.................................................................................16

7.3.1 Nummerserier..............................................................................................167.3.2 Kladder.........................................................................................................177.3.3 Periodisk kladde, bilagsskabelon..................................................................187.3.4 Bogføring på CPR-nr.....................................................................................197.3.5 Dokumentation på bilag i stedet for kladdelinjer..........................................197.3.6 Identificerede fit/gap i forbindelse med bogføring i AX 2012........................197.3.7 Variationer i to-be-processer........................................................................207.3.8 Initiativer og krav til to-be-processer............................................................207.3.9 Indsatsområder............................................................................................207.3.10 Andre spor....................................................................................................207.3.11 Nøgledata på området..................................................................................207.3.12 Øvrige bemærkninger..................................................................................20

8 Budgetopfølgning.........................................................................................208.1 Processer i scope......................................................................................................208.2 Opsummering...........................................................................................................208.3 Beskrivelse af to-be processer.................................................................................21

8.3.1 Identificerede fit/gap i forbindelse med budgetopfølgning i AX 2012...........218.3.2 Variationer i to-be processer........................................................................218.3.3 Initiativer og krav til to-be-processer............................................................218.3.4 Indsatsområder............................................................................................218.3.5 Andre spor....................................................................................................218.3.6 Nøgledata på området..................................................................................218.3.7 Øvrige bemærkninger..................................................................................21

9 Afstemning – Status......................................................................................219.1 Processer i scope......................................................................................................229.2 Opsummering...........................................................................................................229.3 Beskrivelse af to-be processer.................................................................................22

9.3.1 Identificerede fit/gap i forbindelse med afstemning af status i AX 2012.......239.3.2 Variationer i to-be-processer........................................................................249.3.3 Initiativer og krav til to-be-processer............................................................249.3.4 Indsatsområder............................................................................................249.3.5 Andre spor....................................................................................................249.3.6 Nøgledata på området..................................................................................249.3.7 Øvrige bemærkninger..................................................................................24

10 Afstemning – Bank................................................................................2410.1 Processer i scope......................................................................................................2410.2 Opsummering...........................................................................................................2410.3 Beskrivelse af to-be-processer.................................................................................25

10.3.1 Afstemning af bankkonti i kladde.................................................................2610.3.2 Identificerede fit/gap i forbindelse med afstemning af bank i AX 2012........27

of 40

10.3.3 Variationer i to-be-processer........................................................................2710.3.4 Initiativer og krav til to-be-processer............................................................2710.3.5 Indsatsområder............................................................................................2710.3.6 Andre spor....................................................................................................2710.3.7 Nøgledata på området..................................................................................2710.3.8 Øvrige bemærkninger..................................................................................27

11 Rapportering........................................................................................2811.1 Processer i scope......................................................................................................2811.2 Opsummering...........................................................................................................2811.3 Beskrivelse af to-be-processer.................................................................................28

11.3.1 Råbalance....................................................................................................2811.3.2 Standardrapporter........................................................................................2911.3.3 Management Reporter..................................................................................2911.3.4 Identificerede fit/gap i forbindelse med rapportering i AX 2012...................3011.3.5 Variationer i to-be-processer........................................................................3011.3.6 Initiativer og krav til to-be-processer............................................................3011.3.7 Indsatsområder............................................................................................3111.3.8 Andre spor....................................................................................................3111.3.9 Nøgledata på området..................................................................................3111.3.10Øvrige bemærkninger..................................................................................31

12 Bruttolønslister.....................................................................................3112.1 Processer i scope......................................................................................................3512.2 Opsummering...........................................................................................................3512.3 Beskrivelse af to-be-processer.................................................................................35

12.3.1 Identificerede fit/gap i forbindelse med oprettelse af bruttolønslister i AX 2012 3512.3.2 Variationer i to-be-processer........................................................................3512.3.3 Initiativer og krav til to-be-processer............................................................3512.3.4 Indsatsområder............................................................................................3512.3.5 Andre spor....................................................................................................3512.3.6 Nøgledata på området..................................................................................3512.3.7 Øvrige bemærkninger..................................................................................35

13 Samlet oversigt over identificerede fit/gap på Finans-området................3614 Risici....................................................................................................3715 Forkortelser og definitioner...................................................................3716 Referencer og bilag...............................................................................37

of 40

TabeloversigtTabel 1: Finansprocesser...........................................................................................................7Tabel 2: Identificerede fit/gap i forbindelse med perioder i AX 2012.......................................11Tabel 3: Identificerede fit/gap i forbindelse med valutastyring i AX 2012................................12Tabel 4: Identificerede fit/gap i forbindelse med oprettelse af kontoplan i AX 2012................15Tabel 5: Identificerede fit/gap i forbindelse med bogføring i AX 2012......................................19Tabel 6: Identificerede fit/gap i forbindelse med budgetopfølgning i AX 2012.........................21Tabel 7: Identificerede fit/gap i forbindelse med afstemning af status i AX 2012....................23Tabel 8: Identificerede fit/gap i forbindelse med afstemning af bank i AX 2012......................27Tabel 9: Identificerede fit/gap i forbindelse med rapportering i AX 2012.................................30

FiguroversigtFigur 1: Kategoriserede finansprocesser....................................................................................7Figur 2: Perioder under Finans.................................................................................................10Figur 3: Kladdenavn, Godkendelse, Spærring, Bilagsnr. og Fast dimension.............................18Figur 4: Finansudligning i AX2012............................................................................................23Figur 5: Opsætning på bankkonto til avanceret afstemning....................................................25Figur 6: Bankafstemningsbillede..............................................................................................26Figur 7: Råbalance med dimensionssæt tilknyttet...................................................................29Figur 8: Management Reporter-rapport...................................................................................30

of 40

1 Introduktion

Nærværende dokument indeholder en behandling af alle processer på Finans-området og er baseret på en række Deep Dive-workshops (uge 8-9) og løsningsworkshops (uge 16-17). I forbindelse med udarbejdelsen af dokumentet er alle processerne gennemgået med henblik på vurdering af behovet i den nye løsning op imod standard AX 2012-funktionalitet. Analysearbejdet er udført i samarbejde med ERP-sekretariatet og har resulteret i en oversigt over nødvendige tilpasninger (gaps) i den nye løsning. En dybere analyse af de enkelte gaps med henblik på at designe de specifikke løsninger bliver foretaget i projektets design- og implementeringsfase.

1.1 Formål

Dokumentet har til formål at beskrive resultatet fra løsningsworkshops i form af fit og gaps og dermed give en præcisering af kundens krav og en efterfølgende analysering af mulighederne for understøttelse i Dynamics AX 2012. Dokumentet danner grundlaget for senere detailanalyse (FDD) og den videre implementering. Det er ERP-sekretariatet, der har til opgave at validere, at de skitserede krav er udtømmende, samt at de skitserede løsningsforslag er dækkende i forhold til kravene.

1.2 I scope

Dokumentet omhandler kun Finans-sporet. Derudover henvises der til afsnit 3.

1.3 Ikke i scope

Dokumentet fokuserer udelukkende på de definerede processer. Det er ERP-sekretariatets opgave at sikre, at de enkelte krav er medtaget i løsningsworkshops og i dette dokument.

2 Ændringshistorik

Version

Dato Initialer

Specifikation af ændringer

1 30.04.2015 JORAN Nyt dokument05.05.2015 JORAN Færdig08.05.2015 ANMCH Review11.05.2015 JORAN Tilpasninger – end version20.05.2015 JORAN Tilpasninger efter ERP-review

of 40

3 Oversigt over forretningsprocesser

Dokumentet indeholder processer, som omhandler Finans-området. Følgende figur viser de kategoriserede processer, som er anvendt i Deep Dive og/eller løsningsworkshop, og som behandles i dette dokument.

Figur 1: Kategoriserede finansprocesser

Nedenfor vises en detaljeret liste over ovennævnte processer på Finans-området, som behandles i dette dokument. Processerne stammer fra ERP's analysearbejde i Rapid Value og er et snapshot af det gennemførte procesarbejde i Rapid Value i uge 2, 2015.

Ifm. planlægning og gennemførelse af Deep Dive og løsningsworkshops er der foretaget en kategorisering af processer, således processer, der er ens, behandles samlet. Eksempelvis er de specifikke processer omkring bogføring sammenlagt i en kategori med navnet Bogføring og beskrives samlet. Nogle af processerne, som er kategoriseret som finansprocesser, er processer fra andre funktionsområder (spor), som er blevet behandlet på Finans LW. Eksempel på dette er processer, som står til funktionsområde "Skattestyrelsen", som er blevet behandlet på Finans LW.

Foruden processerne er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget.

Tabel 1: FinansprocesserFunktionsområde (spor)

H/M/L

Proces-ID Forretningsproces EG - LW

Kategori

Finans L 12.018 Periodelukning FINANS Perioder

Overordnet L 18.005 Valuta FINANS Valuta

Kreditorer M Fordeling af omkostninger

FINANS Kontoplan - fordelinger

Finans L 12.017 Oprette finanskonti FINANS Kontoplan / finansielle dimensioner

of 40

Perioder Valuta Kontoplan Bogføring Budgetopfølg-ning

Afstemning Status/Bank Rapportering Bruttoløns-

lister

Funktionsområde (spor)

H/M/L


Kategori

Finans M 12.013 Bogføring af finansbilag FINANS Bogføring

Finans M 12.016 Omposteringer FINANS Bogføring

Skattestyrelsen M 21.066 Registrering af omposteringsbilag

FINANS Bogføring

Skattestyrelsen H 21.086 Afstemning - Arbejdsgiverregisteret

FINANS Bogføring

Skattestyrelsen H 21.139 Udarbejde omposteringsbilag

FINANS Bogføring

Skattestyrelsen H 21.140 Udarbejde udbetalingsbilag - 910

FINANS Bogføring

Skattestyrelsen H 21.148 Udarbejde omposteringsbilag

FINANS Bogføring

Budgettering L 10.006 Genfinde bilag FINANS Budgetopfølgning

Finans M 12.001 Afstemme lønrelaterede statuskonti

FINANS Afstemning - status

Finans M 12.012 Afstemning af statuskonti FINANS Afstemning - status

Finans L 12.019 Afstemning af regnskabstal/status

FINANS Afstemning - status

of 40

Funktionsområde (spor)

H/M/L


Kategori

Finans M 12.011 Afstemning af bank FINANS Afstemning - bank

Skattestyrelsen L 21.068 Afstemning af bank- og girokonti

FINANS Afstemning - bank

Finans L 12.015 Måneds-/kvartals-/årskørsler

FINANS Rapportering

Finans M 12.021 Opstille årsregnskab FINANS Rapportering

Finans L 12.022 Udarbejde departementernes/forvaltningernes årsberetning

FINANS Rapportering

Finans H 12.002 Afstemning af bruttolønlister

FINANS Bruttolønslister

4 Perioder

Procesområdet "Perioder" omhandler muligheden for at definere fra- og til-måneder og hvor mange perioder, regnskabsåret omhandler. Derudover er der behov for at kunne bogføre for mere en 12 måneder. Procesområdet omfatter processen 12.018 som vist nedenfor.

Foruden processerne, er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget.

Proces- ID

Forretningsproces Beskrivelse

12.018 Periodelukning Der er behov for at sikre, at der kun kan foretages registreringer i de aktuelle perioder, måned/kvartal/år. Det giver problemer for både kommunerne og Selvstyret, at der

of 40

altid er afvigelser imellem Selvstyrets og kommunernes afslutningsperioder.

4.1 Processer i scope

Periodelukning.

4.2 Opsummering

N/A.

4.3 Beskrivelse af to-be-processer

På LW Finans blev processen 12.018 Periodelukning gennemgået. Her blev der vist, hvordan det er muligt at oprette forskellige regnskabsperioder med Primo og Ultimo måned samt 12 måneder. Det blev gennemgået, at det er muligt at åbne og lukke perioder, samt mulighed for at styre, hvilke perioder der skal være åbne for bestemte brugergrupper. Det blev også forklaret, at en periode, der først er sat til lukket, ikke længere kan åbnes. Derfor anvendes status "Venter" i stedet, som efterfølgende kan ændres til "Start", hvis der igen skal kunne bogføres i perioden.

of 40

Figur 2: Perioder under Finans

Der blev også i den forbindelse forklaret, at bogføring i perioder før regnskabsårets start og slutning (for- og eftersupplement) styres via bogføring på posteringsdatoen 0101xx for forsupplement og 3112xx for eftersupplement. Det vil derfor ved forespørgsel/rapportering på et regnskabsår være muligt at forespørge på poster, som er er oprettet før eller efter et regnskabsår.

4.3.1 Identificerede fit/gaps i forbindelse med perioder i AX 2012

Tabel 2: Identificerede fit/gaps i forbindelse med perioder i AX 2012Aktivitets-ID

Beskrivelse Fit / gap Initiativ

FIN_001 Styring af periodelukning fit

4.3.2 Variationer i to-be-processerN/A.

4.3.3 Initiativer og krav til to-be-processerN/A.

of 40

4.3.4 IndsatsområderN/A.

4.3.5 Andre sporN/A.

4.3.6 Nøgledata på områdetN/A

4.3.7 Øvrige bemærkningerN/A.

5 Valuta

Procesområdet "Valuta" omhandler muligheden for at foretage (automatisk) omregning og bogføring i flere valutaer end danske kroner. Procesområdet omfatter processen 18.005 som vist nedenfor.

Proces- ID


18.005 Valuta I dag arbejdes der i systemer, som udelukkende håndterer danske kroner. Der er behov for, at man fremadrettet kan håndtere en række valuta. Både ved, at der kan foretages (automatiske) omregning, og ved, at der kan bogføres i de enkelte valutaer.


Valuta.

5.2 Opsummering

N/A.


På LW Finans blev proces omkring valuta i AX 2012 gennemgået. AX 2012 indeholder standardfunktioner, som opfylder processen omkring valuta, herunder bogføring i fremmed valuta samt omregning. Der blev vist opsætningen i AX 2012, som omhandler opsætning af valutaer – definition at valutakurstyper og opsætning af valutakurser. Her blev vist, hvordan det er muligt at opsætte kurs generelt, pr. år, pr. kvartal, pr. måned eller pr. dag. Derudover er det muligt at indlæse valutakurser fra fx Nationalbanken i det interval, som ønskes. Det er

of 40

også muligt selv at definere kurser på de enkelte transaktioner, så de fx matcher den kurs, som banken anvender ved fx udbetaling i fremmed valuta.

5.3.1 Identificerede fit/gap i forbindelse med valutastyring i gap 2012

Tabel 3: Identificerede fit/gap i forbindelse med valutastyring i AX 2012Aktivitets-ID


FIN_002 Valuta fit





5.3.6 Nøgledata på områdetN/A.


6 Kontoplan

Procesområdet "Kontoplan" omhandler oprettelse af en kontostruktur til bogføring, budgetlægning, forespørgsel og rapportering. I AX understøttes processerne som standard via kontoplan og finansielle dimensioner. På kontoplanen er det desuden muligt at opsætte regler for automatisk omfordeling. Procesområdet omfatter processen 12.017 (samt en blank) som vist nedenfor. Hvordan den fremtidige kontoplan skal opbygges i AX 2012, er ikke omfattet af dette dokument, eftersom der ikke foreligger en endelig godkendt struktur. Det vurderes dog, at det udkast, som foreligger, kan understøttes af AX 2012 via standardopsætning.

Proces- ID


Fordeling af omkostninger

Det skal være muligt at foretage automatisk fordeling af omkostninger ud fra faste eller ad-hoc fastsatte parametre

of 40

på alle niveauer i organisationen og på alle dimensioner i kontoplanen. Fordelingen skal enten kunne foretages som en simulering eller resultere i en reel kontering/bogføring. Som et tænkt eksempel skal det være muligt at fordele omkostningen til lovpligtig arbejdsskadeforsikring på alle organisatoriske enheder i forhold til antallet af medarbejdere.

12.017

Oprette finanskonti I forbindelse med implementering af Systemet er det planen at implementere en fælles offentlig kontoplan. Kontoplanen vil have en fast struktur og vil blive tilpasset centralt. Samtidig åbnes der op for, at man decentralt kan tilføje konti. Kontoplanen vil bestå af minimum 8 dimensioner, hvor der i enkelte dimensioner kan være op til 13 karakterer.


Fordeling af omkostninger, Oprette finanskonti.

6.2 Opsummering

N/A.


6.3.1 HovedkontoPå LW Finans blev proces omkring kontoplansopbygning I AX 2012 gennemgået. Det blev vist, hvordan kontoplan opbygges med hovedkonti, som er grundstenen i kontoplanen. På hovedkonto defineres kontotypen som fx drift/balance. Denne definition anvendes generelt i AX 2012 ved afgrænsning af fx rapporter. Derudover blev vist de øvrige generelle opsætninger af en konto, som kan være med til at definere, hvordan, hvor og hvornår en hovedkonto kan anvendes.

Der blev derudover forklaret, hvordan en hovedkonto kan tilknyttes en fordeling, så der automatisk sker en omfordeling af poster til andre hovedkonti og finansielle dimensioner, når der bogføres på den valgte konto. Dette kan anvendes til en automatisering af omposteringer på udvalgte konti.

6.3.2 Finansielle dimensionerUd over en hovedkonto er det muligt at opbygge finansielle dimensioner til anvendelse sammen med hovedkonti ved bogføring, budgettering, forespørgsler og rapportering. Disse finansielle dimensioner kan opbygges som fast afgrænsede (fx afdeling- og projekt-dimensioner) eller brugerdefinerede dimensioner.

of 40

6.3.3 StrukturkontoplanEfter oprettelse af hovedkonti og finansielle dimensioner er det muligt at opbygge en eller flere strukturkontoplanner, som definerer, hvilke dimensioner der anvendes ved bogføring. Det er derved muligt at definere, at anvendelse af bestemte hovedkonti kræver udfyldelse af bestemte finansielle dimensioner ved bogføring. Herved sikres det, at relevante dimensioner udfyldes med bestemte værdier til senere rapportering mv.

6.3.4 DimensionssætEfter oprettelse af hovedkonti, finansielle dimensioner og strukturkontoplan kan dimensionssæt opbygges. Disse dimensionssæt anvendes ved fx rapportering og kan være en kombination af en eller flere dimensioner i en vilkårlig rækkefølge, som har til formål at sætte fokus på bestemte dimensioner i en bestemt rækkefølge (summering). Fx kan der opbygges et dimensionssæt som "Hovedkonto – Afdeling", som viser summer for hovedkonto opdelt pr. afdeling. Eller et dimensionssæt som "Afdeling – Hovedkonto", som viser summer for afdeling opdelt pr. hovedkonto.

6.3.5 AliasVed anvendelse af kontoplanen ved bogføring kan der være mange dimensioner, som er obligatoriske ved bogføring. Hvis nogle af dimensionerne er defineret ift. en bestemt type bogføring, hvor flere af dimensionerne er givet på forhånd, kan Alias-funktionen anvendes i AX 2012. Det betyder, at der kan foruddefineres en eller flere dimensioner, så det kun er resten af dimensionerne, som skal udfyldes.

Et alternativ til Alias kan væres fast definition af dimensioner i en kladde. Hermed er dimensioner allerede udfyldt, når der oprettes bogføringslinjer. Dette punkt bliver behandlet under punkt 7.3.2.1.

6.3.6 Rettighedsstyring af kontoplanDer er i denne FRD ikke en nærmere beskrivelse af, hvordan rettighedsstyring af konti og dimensioner skal håndteres, eftersom der endnu ikke foreligger en endelige godkendt kontoplanstruktur. Denne struktur vil nemlig have stor betydning for, hvordan rettighedsstyring i AX 2012 skal opbygges. Når endelig kontoplanstuktur foreligger, vil rettigheder på kontoplan bliver behandlet i en Design Workshop.

of 40

6.3.7 Identificerede fit/gap i forbindelse med oprettelse af kontoplan i AX 2012

Tabel 4: Identificerede fit/gap i forbindelse med oprettelse af kontoplan i AX 2012Aktivitets-ID


FIN_003 Fordeling af omkostninger fitFIN_004 Oprette finanskonti fit



6.3.10IndsatsområderN/A.

6.3.11Andre sporN/A.

6.3.12Nøgledata på områdetN/A.

6.3.13Øvrige bemærkningerN/A.

7 Bogføring

Procesområdet "Bogføring" omhandler muligheden for at foretage bogføring i AX 2012. Hovedfokus i processerne ligger på muligheden for bogføring på samtlige dimensioner og omposteringer. Disse processer understøtter AX 2012 som standard, men undervejs i LW blev der behandlet områder, som ikke fremgår af processerne, men som er en vigtig del af bogføringsprocessen. Dette drejer sig om fx bogføringsflow, bogføring på CPR-nr. og tilknytning af dokumentation en posteringsbilag. Disse emner er derfor også behandlet under dette punkt og fremgår særskilt under punkt 7.3.6 som fit/gap.

Proces- ID


12.013

Bogføring af finansbilag En fremtidig kontoplan vil have minimum 8 dimensioner med op til 13 karakter i enkelte dimensioner. Det er vigtigt, at fremtidig bogføring foregår hurtigt og intuitivt med et minimum af indtastninger.

of 40

Proces- ID


12.016

Omposteringer I dag håndteres omposteringer – når der er tale om mange linjer – ved at enhederne sender efterposteringerne til regnskabsfunktionen som Excel-fil. Her indlæses filen i økonomisystemet. Der er en forventning om, at denne proces fremadrettet kan håndteres mindst lige så smidigt.

21.066

Registrering af omposteringsbilag

21.086

Afstemning – Arbejdsgiverregisteret

Omposteringsbilag og udbetalingsbilag – omposteringer m.m.

21.139

Udarbejde omposteringsbilag

Udarbejdelse af omposteringsbilag (borgere og virk. så længe opg. er hos økonomi)

21.140

Udarbejde udbetalingsbilag - 910

21.148

Udarbejde omposteringsbilag


Bogføring af finansbilag, bogføringsflow, ompostering, bogføring på CPR-nr., tilknytning af dokumentation.

7.2 Opsummering

N/A.


7.3.1 NummerserierPå LW Finans blev processerne omkring bogføring gennemgået. Der blev gennemgået, hvordan nummerserier hænger sammen, og hvordan de anvendes til nummerering af fx samtlige typer at bogføringstransaktioner. Nummerserier, som vedrører bogføringer, tilknyttes til en kladde. Det er muligt at anvende en nummerserie til en eller flere kladder. AX 2012 sørger for at holde styr på, om et nummer i en nummerserie allerede er anvendt på en anden kladde, selvom nummerserien anvendes på flere kladder. Idéen med flere nummerserier er at kunne identificere typen af en bogføring ud fra bilagsnummeret, som defineres i en nummerserie. Fx hvis der defineres en nummerserie pr. afdeling, kan der på nummerserien for hver afdeling være defineret en konstant. Det kunne fx være DcR-#######, som definerer, at nummerserien er anvendt på en kladde, som tilhører DcR-afdelingen.

Via nummerserieoprettelse er det muligt at få et overblik over status for hver nummerserie. Derudover kan oversigten udskrives og der kan for hver nummerserie opsættes påmindelser.

of 40

Disse påmindelser kan sikre at der fx sendes en mail når en nummerserie er ved at være opbrugt.

7.3.2 KladderUdover at der kan defineres mange forskellige nummerserier, blev der vist, at der også kan laves mange forskellige kladdenavne. Fx et kladdenavn pr. afdeling, så hver afdeling har hver sin kladde med hver sin nummerserie. Derudover er det muligt at gør denne kladde privat for en brugergruppe. Dette betyder, at kun brugere, som har den samme brugergruppe, som er tilknyttet kladden, kan anvende denne kladde. I forlængelse af eksemplet med et kladdenavn pr. afdeling kan der derved oprettes en brugergruppe pr. afdeling, som tilføjes til brugere i afdelingen, som må bruge kladden med den samme brugergruppe. Hermed sikres, at brugere uden for afdelingen ikke kan se kladden og komme til at bruge den ved en fejl.

7.3.2.1 Fast dimension på kladdeI forlængelse af afdelingsspecifikke kladdenavne blev det vist, at det fx kan være hensigtsmæssigt at sætte faste dimensioner til en kladde. Det betyder, at nogle dimensioner er defineret på forhånd, når kladdelinjer oprettes. Det kunne fx være afdelingsdimensionen, som var forudfyldt.

7.3.2.2 Godkendelse af kladderPå LW blev det vist, hvordan godkendelse af kladder kan opsætte på 2 forskellige måder. Brugergruppegodkender eller arbejdsgangsgodkendelse.

7.3.2.3 BrugergruppegodkenderHvis der anvendes brugergruppegodkender, betyder det, at brugere, som er medlem af brugergruppen, som er tilknyttet som godkender af kladden, skal godkende kladden, før den bogføres.

7.3.2.4 ArbejdsgangsgodkendelseHvis der er tilknyttet en arbejdsgang, er det muligt at opsætte et arbejdsgangsflow, som omhandler en eller flere godkendere, før kladden kan bogføres. Det er muligt at opsætte forskellige arbejdsgangsflows for forskellige senarier.

of 40

Figur 3: Kladdenavn, Godkendelse, Spærring, Bilagsnr. og Fast dimension

7.3.3 Periodisk kladde, bilagsskabelonFor at forenkle arbejdsgangen ved bogføring blev der gennemgået nogle af de funktioner/muligheder, som ligger som standard i AX 2012 til at understøtte denne proces. Dette omhandler periodisk kladde og bilagsskabelon. Hovedforskellen mellem de 2 typer er, at periodisk kladde kan indeholde flere kladdebilag, mens bilagsskabelon kun omhandler 1 bilag.

7.3.3.1 Periodisk kladdeFormålet er at oprette periodiske kladder er at forenkle bogføringen af enslydende kladder. I stedet for at skulle oprette kladdelinjerne, hver gang den samme type af kladde skal bogføres, oprettes en periodisk kladde. Herefter indlæses den periodiske kladde i en ny kladde, som så genanvender de samme kladdelinjer med posteringsdimensioner, beskrivelse (posteringstekst) og beløb. Kladden kan herefter anvendes med minimum af tilpasninger og bogføres på normal vis.

7.3.3.2 BilagsskabelonDer findes 2 typer af bilagsskabeloner: Beløb og procent. Beløb er næsten det samme som kladdelinjer i en periodisk kladde. Her indlæses et bilag, som det er gemt, med posteringsdimensioner, beskrivelse (posteringstekst) og beløb. Procent tager i stedet udgangspunkt i procentfordelingen mellem debet og kredit på de enkelte kladdelinjer, som

of 40

den periodiske kladde er gemt med. Herefter genanvendes posteringsdimensioner og beskrivelse (posteringstekst), hvorimod beløb, som skal fordeles, indtastes, og AX beregner herefter fordelingen mellem de enkelte kladdelinjer.

7.3.4 Bogføring på CPR-nr.På LW blev det præciseret, at der er behov for, at der kan registrantbogføres (bogføres på CPR-nr.) Det er ikke standard i AX 2012, hvorfor funktionaliteten skal tilføjes i kladder. Samtidig skal der være modulus 11-kontrol på CPR-nr., som skal komme med en advarsel, hvis modulus ikke overholdes. Det er også nødvendigt at styre, hvem der efterfølgende skal have mulighed for at se CPR-nr., som er tilknyttet til bogføringstransaktionen. Det skal derfor i Design Workshop afstemmes, hvordan denne sikkerhed indarbejdes i AX 2012.

7.3.5 Dokumentation på bilag i stedet for kladdelinjerSom standard i AX 2012 bliver dokumentation tilknyttet hver kladdelinje. Det skal i stedet være sådan, at dokumentation, som tilknyttes en posteringstransaktion, tilknyttes bilagsnr., hvorved det tilknyttes alle kladdelinjer med samme bilagsnr. Denne funktion er en tilpasning, så arbejdsprocessen forenkles.

7.3.6 Identificerede fit/gap i forbindelse med bogføring i AX 2012

Tabel 5: Identificerede fit/gap i forbindelse med bogføring i AX 2012Aktivitets-ID


FIN_005 Oprettelse af flere kladder fitFIN_006 Forenkling af bogføring

- Faste dimensioner på kladder - Periodisk kladde - Bilagsskabeloner

fit

FIN_007 Godkendelse af kladder inden bogføring - Godkender via brugergrupper - Godkendelsesarbejdsgang

fit

FIN_008 Bogføring på CPR-nr. med moduluskontrol gap Der oprettes et nyt felt på bogførings-transaktioner, som kan rettighedsstyres.

FIN_009 Dokumentation tilknyttes bilag i stedet for kladdelinjer

gap Ændring, som binder dokumentation sammen med bilagsnr.

of 40







8 Budgetopfølgning

Procesområdet "Budgetopfølgning" er en proces, som hovedsageligt blev behandlet under LW Budgettering og budgetopfølgning, men den er taget med under LW Finans og er med i dette dokument for at belyse behovet for at kunne genfinde dokumenter i AX 2012.

Proces- ID


10.006 Genfinde bilag Ved budgetopfølgning er der et behov for – på en hurtig og intuitiv måde – at kunne gå fra et højt regnskabsmæssigt generisk niveau ned på den enkelte postering og det dertilhørende bilag.


Genfinde bilag.

8.2 Opsummering

N/A.

8.3 Beskrivelse af to-be processer

of 40

På LW Finans blev det vist, hvordan det er muligt at genfinde dokumentation ved at "følge sporet" fra en finanspost til kladdelinjen i den kladde, som bogføringstransaktionen er bogført fra. Der blev derfor besluttet, at denne proces skal forenkles, hvorfor det skal være muligt at få vist dokumentation, som er tilknyttet en bogføringstransaktion alle steder i AX 2012, hvor en finanspost vises.

8.3.1 Identificerede fit/gap i forbindelse med budgetopfølgning i AX 2012

Tabel 6: Identificerede fit/gap i forbindelse med budgetopfølgning i AX 2012Aktivitets-ID


FIN_010 Vis dokumentation direkte fra finansposter

gap Der tilføjes en funktionsknap på finanstransaktionsformularer, som åbner dokumentationsformularen.

FIN_011 Mulighed for at ændre posteringstekst gap Der tilføjes en mulighed for at foretage en ændring af posteringstekst.

8.3.2 Variationer i to-be processerN/A.






9 Afstemning – Status

Procesområdet "Afstemning – Status" omhandler mulighed for afstemning af statuskonti og de processer, som AX 2012 understøtter. Nedenfor at vist 3 processer, som omhandler muligheden for afstemning af statuskonti.

of 40

Proces- ID


12.001 Afstemning af lønrelaterede statuskonti

Afstemning af lønrelaterede statuskonti (Løn, A-skat, AMA, ATP m.m.) er i dag en manuel proces, der kræver en del ressourcer. Der er en forventning om, at Systemet vil understøtte en hurtig og intuitiv afstemning af lønrelaterede statuskonti.

12.012 Afstemning af statuskonti

I dag kan man ikke udligne åbne poster i finansmodulet. Den funktion savnes. Man kan udligne i debitorsystemet og kreditor, men ikke i finans. Det hele skal registreres i et regneark og derefter slettes, for at man kan lave afstemningen. Der foretages løbende afstemninger af statusposter vha. udskrifter og oversigter på skærmen.

12.019 Afstemning af regnskabstal/status

I denne proces afstemmes statusposter, og det sikres, at driftens resultat er korrekt fordelt. Hermed sikres, at talgrundlaget for opsætningen af årsregnskabet er korrekt. Det er vigtigt, at det er let og intuitivt at afstemme statusposter, genfremfinde bilag og danne overskuelige bilag og oversigter.


Afstemning af statuskonti.

9.2 Opsummering

N/A.

9.3 Beskrivelse af to-be processer

På LW Finans blev processerne omkring afstemning af statuskonti gennemgået. Som udgangspunkt anvendes Formularen "Finansudligninger" i Finans-modulet til formålet.

Det er en simpelt værktøj, som tager udgangspunkt i alle finanstransaktioner, hvorfra det er muligt at foretage udligning af alle finansposter. Værktøjet understøtter generelt processerne, men på LW blev det aftalt, at der er behov for enkelte korrektioner af værktøjet. Der er behov for at kunne danne en afstemningsrapport samt foretage logning af brugeren, som foretager afstemningen. Afstemningsrapporterne og logningen skal gemmes i et arkiv, som skal beskrives i en kommende Design Workshop.

Det blev samtidig talt om muligheden for at tilknytte kommentarer til ikke-udlignede poster. Her blev der gennemgået forskellige muligheder som ekstra felt eller notat på finansposten.

of 40

Det indstilles, at kommentar tilknyttes om notat på posterne, som kan medtages i afstemningsrapporten.

Figur 4: Finansudligning i AX2012

9.3.1 Identificerede fit/gap i forbindelse med afstemning af status i AX 2012

Tabel 7: Identificerede fit/gap i forbindelse med afstemning af status i AX 2012Aktivitets-ID

Beskrivelse Fit / gap

Initiativ

FIN_012 Udligning af finansposter fitFIN_013 Notat på ikke-udlignede finansposter fitFIN_014 Dannelse af afstemningsrapport med

kommentar fra notatergap Der oprettes en

standardrapport, som svarer til rapporten, der anvendes til avanceret bankafstemning.

FIN_015 Afstemningsrapporter gemmes i arkiv gap Der oprettes et arkiv, som viser alle afstemningsrapporter.

FIN_016 Logning af afstemning i logningsarkiv gap Logning af bruger og tidspunkt gemmes

of 40

Aktivitets-ID


Initiativ

sammen med oplysninger om afstemningsrapport







10Afstemning – Bank

Procesområdet "Afstemning – Bank" omhandler processer omkring afstemning af bankkonti, som foretages manuelt, men også automatisk. Processerne nedenfor omhandler den afstemning, som foretages i dag. Dette dokument tager udgangspunkt i de processer, som er mulige at foretage i AX 2012 til at understøtte den nuværende proces, men også optimeringsmulighederne, som ligger som standard i AX 2012.

Proces- ID


12.011 Afstemning af bank Afstemning af bankkonti er i dag en manuel proces, der kræver en del ressourcer. Der er behov for, at der kan gennemføres en hurtig og intuitiv automatisk bankafstemning.

21.068 Afstemning af bank- og girokonti

Hvori består afstemningen? Er det en afstemning af bankkontisaldi, eller er det også afstemning af indtægterne inkl. returnerede poster fra banken?


of 40

Afstemning af bankkonti.

10.2 Opsummering

N/A.


På LW Finans blev processerne omkring afstemning af bank gennemgået. I første omgang blev opsætning af bankkonti gennemgået. Det blev forklaret, at der ved bogføring på bank ikke bogføres direkte på den hovedkonto, som er tilknyttet bankkontoen, men at bogføring i stedet sker på bankkonto, som er oprettet i AX 2012. Hermed sker der en automatisk finansbogføring på hovedkontoen, som er tilknyttet bankkontoen, og bogføringen opretter samtidig et bankdokument for den enkelte transaktion, som kan afstemmes.

Opsætning af afstemning af en bankkonto kan foregå på en simpel måde og en avanceres måde. Begge metoder blev vist, og der var hurtig enighed om at den avancerede metode var den korrekte at anvende på samtlige bankkonti.

Ved anvendelse af den avancerede afstemning er der nemlig mulighed for at indlæse kontoudtog automatisk samt oprette sammenholdningsregler og sammenholdningsregelsæt til automatisk udligning af bankdokumenter og bankkontoudtogslinjer.

Det er bl.a. muligt at opsætte standardregler, som anvendes ved indlæsning af bankkontoudtog, til automatisk udligning.

of 40

Figur 5: Opsætning på bankkonto til avanceret afstemning

Opsætning af sammenholdningsregler og sammenholdningsregelsæt foregår uden for bankkonto, så reglerne kan anvendes på flere bankkonti uafhængigt af hinanden. Reglerne kan tilknyttes som standard til bankkonti eller anvendes ved afstemningen.

Kontoudtog kan manuelt oprettes i AX 2012, eller de kan indlæses via et standard indlæsningsjob. AX 2012 understøtter formaterne MT940 og ISO20022. Løsningen forudsætter, at bankerne kan levere disse formater. Iflg. LW-deltagerne understøtter Grønlandsbanken ISO 20022.

10.3.1Afstemning af bankkonti i kladdeAfstemning af en bankkonto foregår via en afstemningskladde. Hermed sikres, at der kun er en bruger ad gangen, som har adgang til afstemning af en konto. Efter oprettelse af afstemningskladde åbnes kladdelinjer. Her vises de kontoudtogsposter og bankdokumenter, som er "til og med" afstemningsdag, og som endnu ikke er udlignet i andre kladder. Det er herefter muligt at markere og flytte poster til afstemning (sammenholdning). I stedet for en manuel sammenholdning er det muligt at opsætte og køre sammenholdningsregler enkeltvis eller som sammenholdningsregelsæt.

Når alle poster, som kan sammenholdes, er flyttet til sammenholdning, kan kladden afstemmes (bogføres), hvorefter det ikke længere er muligt at foretage korrektioner til afstemningen.

Som udgangspunkt understøtter standardfunktionerne i avanceret bankafstemning de opstillede processer, men det blev på LW besluttet, at der mangler et par funktioner.

of 40

Det skal være muligt at tilknytte kommentar/notat til de poster, som endnu ikke er udlignet. Disse kommentarer skal desuden fremgå at afstemningsrapporten. Dette er ikke standart i AX 2012 og skal derfor afstemmes på en Design Workshop og udvikles.

Figur 6: Bankafstemningsbillede

10.3.2Identificerede fit/gap i forbindelse med afstemning af bank i AX 2012

Tabel 8: Identificerede fit/gap i forbindelse med afstemning af bank i AX 2012Aktivitets-ID

Beskrivelse Fit/gap Initiativ

FIN_017 Opsætning af bankkonto til afstemning fitFIN_018 Indlæsning af kontoudtog (ISO 20022) fitFIN_019 Dannelse af bankafstemning via kladde fitFIN_020 Automatisk sammenholdning af

kontoudtogsposter og bankdokumentsposterfit

FIN_021 Tilknyt notat til kontoudtogslinjer og bankdokumentposter

gap Der laves en ændring, så det er muligt at tilknytte notat og dokumenter til poster.

FIN_022 Medtag notat for ikke-udlignede poster i afstemningsrapport

gap Der fortages en ændring i standardrapporten,

of 40

Aktivitets-ID

Beskrivelse Fit/gap Initiativ

så notat- og dokumentbeskrivelse i dokumenthåndtering medtages i afstemningsrapporten.

10.3.3Variationer i to-be-processerN/A.

10.3.4Initiativer og krav til to-be-processerN/A.





11Rapportering

Procesområdet "Rapportering" omhandler muligheden for at danne standardrapporter ud fra forbrug og budget mv. Ud over processen omkring årsregnskab som beskrevet i proces 12.021 indeholder dette punkt også informationer om generel rapportering i AX 2012.

Proces- ID


12.021 Opstille årsregnskab I dag udarbejdes det endelige årsregnskab ved, at henholdsvis XAL og Winformatik samler en række dokumenter og rapporter til en bog. Bogen er et pdf-dokument, der er sammensat af forskellige Word-dokumenter og rapporter i henholdsvis XAL og Winformatik (rapporterne er i forbindelse med dannelsen ændret til pdf-dokumenter). Word-

of 40

dokumenter og pdf-dokumenter er nummereret i bestemt rækkefølge, og via Adobe Writer dannes et pdf-dokument. Dette sendes til bogtrykker og trykkes som årsregnskab .Denne proces skal også håndteres i fremtiden.


Opstille årsregnskab.

11.2 Opsummering

N/A.


På LW Finans blev processen omkring generel rapportering gennemgået. Som udgangspunkt skal værktøjet Management Reporter anvendes som rapporteringsværktøj, men AX 2012 indeholder også standardrapporter, som kan anvendes som rapporteringsværktøj i den daglige økonomiopfølgning.

11.3.1RåbalanceRåbalance er et værktøj i Finans-modulet, som kan give et hurtigt overblik over forbrug i en defineret periode. Desuden giver værktøjet mulighed for at få vist forbrug ud fra de dimensionssæt, som er defineret i Finans-modulet. Nedenfor er vist eksempel på råbalance med dimensionssæt tilknyttet.

of 40

Figur 7: Råbalance med dimensionssæt tilknyttet

11.3.2StandardrapporterUd over råbalancerapporten indeholder AX 2012 også flere standardrapporter, som er grupperet i Management Reporter, Stamdata, Ekstern, Kladder, Projekt, Afstemning og Posteringer. Disse rapporter kan både trækkes ad hoc og afvikles via batchkørsler.

11.3.3Management ReporterSom allerede nævnt er standardrapporteringsværktøjet til fx årsregnskab Management Reporter. Det er et rapporteringsværktøj, som giver brugeren mulighed for helt frit at definere indholdet af rapporten. Dvs. afgrænsning, rækker og kolonner. Rapporteringsværktøjet blev vist på LW, og der blev gennemgået hvordan rapportversioner hænger sammen med kolonne- og rækkedefinitioner, som kan anvendes på mere end 1 rapport. Herefter blev vist en rapport samt de muligheder, der ligger i at "bore sig ned" i data – fra sum af samlede omkostninger til at få vist den eller de bagvedliggende bogføringstransaktioner.

of 40

Figur 8: Management Reporter-rapport

11.3.4Identificerede fit/gap i forbindelse med rapportering i AX 2012

Tabel 9: Identificerede fit/gap i forbindelse med rapportering i AX 2012Aktivitets-ID


FIN_023 AX 2012 rapporter herunder Råbalance og standardrapporter

Fit

FIN_024 Management Reporter Fit Standard rapporterings-værktøj til opbygning af årsregnskab mv.



of 40





12Bruttolønslister

Procesområdet "Bruttolønslister" omhandler proces 12.002, som der er foretaget Deep Dive på tidligere i processen. Det er efterfølgende konstateret, at denne proces omhandler de muligheder, som lønsystemet stiller til rådighed for en optimering af processen. Denne proces der derfor udtaget af denne FRD, eftersom det kun er processer, som er omfattet af AX 2012, der behandles.

of 40

Proces- ID


12.002 Afstemning af bruttolønslister

I dag sker der løbende decentrale afstemninger op imod "bruttolønlister". Dette giver dog nogle udfordringer, bl.a. fordi kontostrengen i lønsystemet er kortere (mindre specifik) end i økonomisystemet. Det betyder, at der ikke er et 1:1-forhold mellem spceifikationsgraden i lønsystemet og finans.

Departement for Familie:Den information, man får fra systemet p.t., er ikke den relevante. Der er tvivl om, hvordan man håndterer godkendelsen af bruttolønslister, når man har bemærkninger. Skal de godkendes eller ikke godkendes?

Er meget imponeret af den færøske model, hvor man kun skal godkende ændringer i forhold til senest godkendte liste.

Departement for Uddannelse:Man har oplevet, at departementets henvendelser til ASA ikke håndteres, fx når det gælder om at stoppe udbetalinger til tidligere medarbejdere.

Lønafstemningen kunne med fordel kobles til budgetopfølgningen, så man ved, at når en medarbejder fratræder, skal man ikke påregne lønudgifter til medarbejderen resten af året.

Departement for Fisk:Bruttolønslister – afstemmer hver måned, om de passer med XAL, både på medarbejder, afdeling og konto. Laver pivot i Excel. Bruger en dag om måneden.

Systemer, der kan arbejde sammen, fx så lønafstemning ville være nemmere.

Departement for Erhverv:I lønsystemet er det muligt at udtrække bruttolønslister for en given periode for de medarbejdere, der er budgetansvar for. Efterfølgende afstemmes bruttolisten med de posteringer, der er bogført på lønkonti i XAL.

Man laver lønafstemning i departementet. De værktøjer, man

of 40

Proces- ID


kan anvende, er mangelfulde Processen udføres IKKE, men burde udføres hver 14. dag og ved månedlige lønudbetalinger.

Ønske om bedre integration af programmer, der bruges i Selvstyret. Har behov for et tredje system, der kan koble info fra lønsystem og regnskabssystem (BI. Red.). Vil gerne have en ’godkend under forudsætning af denne rettelse’-funktion.

Departement for Sundhed:Laver månedlige lønafstemninger, indberetter evt. fejl til ASA. Der har været problemer, bl.a. med fejlkonteringer, men det kører lidt bedre nu. Bruger et par timer om måneden på det. Bruttolønslisterne sendes ud, efter at lønnen er udbetalt.

Ved rettelser til lønnen vil man gerne have bedre feedback fra ASA. Hvis man sender bruttolønlisterne ud før lønudbetalingen, kunne man stoppe eventuelle fejludbetalinger.

Sundhedsstyrelsen:Man har ikke et decideret styringsværktøj til lønnen. Det er ikke et problem for månedslønnede, men det er en udfordring at styre lønforbruget for det kliniske personale. Man har lånt et system/en fremmødeplan fra DK, hvor man lægger vagtplanen ind og holder den op imod en løntabel – et overblik over alle overenskomster. Man laver så budgetopfølgning hver måned.

Man ville rigtig gerne have et system, der kunne gøre lønbudgetteringen lettere. Man bruger mange ressourcer på at holde løntabellen opdateret. Man er ved at lave en businesscase på at indføre et it-system til lønbudgettering og opfølgning.

Departement for Finans:Bogføring i XAL, lønreg. i eget system. Det er et ledelseskrav, at det skal ske hver måned. Hver budgetansvarlige i de enkelte departementer bruger et par timer hver måned.

Lønnen skal afstemmes i Mit Perspektiv. Derefter tjekkes i XAL, om den rigtige løn er udbetalt .

Kravet om månedlige opfølgninger giver tidsspilde. Måske kunne det integreres i top-down-modellen. Integration af

of 40

Proces- ID


lønsedler (Webtas), lønbogføring (i XAL). Alle enheder følger op på forskellig måde.

Skattestyrelsen:Tjekker de enkelte medarbejdere og vurderer deres lønninger. Ville være rart at have ansættelsesoplysninger liggende inde i systemet, så man kunne bruge dem som en slags budgettal, der ændres i takt med overenskomstændringer osv. Bedre, hvis bruttolønlister var afvigelseslister, fx merarbejde, ferie eller lignende.

De ansatte i DK kører over repræsentation. Får kun sporadiske bruttolønslister for dem.

Formandens departement:Man printer bruttolønlister ud og afstemmer dem ift. XAL. Det gøres hver måned. Der findes sjældent fejlkonteringer. Det er en tung proces.

Webtas-godkendelser foretages månedligt. Det er ikke mulighed for at tjekke, om registreringerne i Webtas er korrekte.

Der er mange blanketter, der skal udfyldes ved overarbejde. Blanketterne er ikke let gennemskuelige. Man ville gerne have mulighed for at lave en elektronisk godkendelse af overarbejde, evt. forud for overarbejdet.

Departement for Erhverv:Det er ikke muligt at få et fyldestgørende overblik over lønudbetalingerne, før det kan ses i XAL, da der ikke modtages bruttolønslister for alle områder, og ikke i samme medie. Nogle gange som pdf, nogle gange på papir.

Der skal ledes efter bruttolønlister. De bruttolønlister, der mangler, er typisk lønudgifter til tolke og til rådsrepræsentanter. Kontrollen af om udbetalingerne ser rigtige ud, sker ved at tjekke i XAL og vurdere, om det ser fornuftigt ud.

Læseadgang til simple oversigter i lønsystemet. En stor hjælp ville være, hvis det var muligt at logge på lønsystemet, få et overblik over det beløb der er blevet udbetalt i løn for en given

of 40

Proces- ID


periode for det område, man er budgetansvarlig for, og – i systemet – godkende udbetalingen.


N/A.

12.2 Opsummering

N/A.


N/A.

12.3.1Identificerede fit/gap i forbindelse med oprettelse af bruttolønslister i AX 2012

N/A.







of 40

13Samlet oversigt over identificerede fit/gap på Finans-området

Område Aktivitets-ID


Initiativ

Perioder FIN_001 Styring af periodelukning fitValuta FIN_002 Valuta fitKontoplan FIN_003 Fordeling af omkostninger fitKontoplan FIN_004 Oprette finanskonti fitBogføring FIN_005 Oprettelse af flere kladder fitBogføring FIN_006 Forenkling af bogføring

- Faste dimensioner på kladder - Periodisk kladde - Bilagsskabeloner

fit

Bogføring FIN_007 Godkendelse af kladder inden bogføring - Godkender via brugergrupper - Godkendelsesarbejdsgang

fit

Bogføring FIN_008 Bogføring på CPR-nr. med moduluskontrol

gap Der oprettes et nyt felt på bogføringstransaktioner, som kan rettighedsstyres.

Bogføring FIN_009 Dokumentation tilknyttes bilag i stedet for kladdelinjer

gap Ændring, som binder dokumentation sammen med bilagsnr.

Budgetop-følgning

FIN_010 Vis dokumentation direkte fra finansposter

gap Der tilføjes en funktionsknap på finanstransaktionsformularer, som åbner dokumentationsformularen.

Budgetop-følgning

FIN_011 Mulighed for at ændre posteringstekst

gap Der tilføjes en mulighed for at foretage en ændring af posteringstekst.

Afstemning Status

FIN_012 Udligning af finansposter fit

Afstemning Status

FIN_013 Notat på ikke-udlignede finansposter

fit

Afstemning Status

FIN_014 Dannelse af afstemningsrapport med kommentar fra notater

gap Der oprettes en standardrapport, som svarer til rapporten, der anvendes til avanceret bankafstemning.

Afstemning FIN_015 Afstemningsrapporter gap Der oprettes et arkiv, som

of 40

Område Aktivitets-ID


Initiativ

Status gemmes i arkiv viser alle afstemningsrapporter.

Afstemning Status

FIN_016 Logning af afstemning i logningsarkiv

gap Logning af bruger og tidspunkt gemmes sammen med oplysninger om afstemningsrapport.

Afstemning Bank

FIN_017 Opsætning af bankkonto til afstemning

fit

Afstemning Bank

FIN_018 Indlæsning af kontoudtog(ISO 20022)

fit

Afstemning Bank

FIN_019 Dannelse af bankafstemning via kladde

fit

Afstemning Bank

FIN_020 Automatisk sammenholdning af kontoudtogsposter og bankdokumentsposter

fit

Afstemning Bank

FIN_021 Tilknyt notat til kontoudtogslinjer og bankdokumentsposter

gap Der laves en ændring, så det er muligt at tilknytte notat og dokumenter til poster.

Afstemning Bank

FIN_022 Medtag notat for ikke-udlignede poster i afstemningsrapport

gap Der fortages en ændring i standardrapporten, så notat- og dokumentbeskrivelse i dokumenthåndtering medtages i afstemningsrapporten.

Rapporte-ring

FIN_023 AX 2012-rapporter, herunder råbalance og standardrapporter

fit

Rapporte-ring

FIN_024 Management Reporter fit Standard rapporteringsværktøj til opbygning af årsregnskab mv.

14Risici

15Forkortelser og definitioner

Forkortelse Definition

LW LøsningsworkshopFit Angiver, at en proces/krav kan håndteres i standard AX 2012 uden

of 40

tilpasningGap Angiver, at en proces/krav ikke kan håndteres i standard

AX 2012 uden tilpasning

16Referencer og bilag

of 40

media/udbudsportalen/varer og...web vie

Documents