учебные курсы по microsoft®

Учебные курсы по

Microsoft® Office Word 2007

Автоматизация работы с помощью шаблонов

[Шуйский филиал ИвГУ представляет:


Содержание курса

• Обзор. Быстрое создание документов

• Урок 1. Воспользуйтесь мощными возможностями шаблонов

• Урок 2. Создание собственных шаблонов

В каждом уроке имеется несколько практических заданий и списокконтрольных вопросов.


Обзор. Быстрое создание документов

Прежде чем создавать документ Word 2007 «с нуля», подумайте, не лучше ли взять за основу один из уже существующих шаблонов с насыщенным содержанием.

В составе Word имеется множество таких шаблонов, начиная с писем и резюме и заканчивая календарями и брошюрами.

Более того, вы даже можете превратить любой имеющийся документ в шаблон, точно соответствующий вашим требованиям. В этом курсе вы узнаете, как это сделать.


Цель этого курса — научить пользователя:

• Экономить время за счет использования шаблонов, доступных в составе Word и на веб-узле Microsoft Office Online.

• Создавать собственные шаблоны, настроенные в соответствии с конкретными требованиями.

Урок 1

Воспользуйтесь мощными возможностями шаблонов


Воспользуйтесь мощными возможностями шаблонов

Даже если у вас есть опыт работы в Word, не все из вас, возможно, хорошо знакомы с шаблонами Word.

Что такое шаблон и какие он дает преимущества?

Шаблон — это разновидность документа, в котором уже имеется содержимое. Используя шаблоны, можно создавать документы с эффектным оформлением и экономить при этом немало времени.

На этом уроке приводится несколько примеров, наглядно знакомящих с некоторыми из множества готовых шаблонов, которые имеются в составе Word и на веб-узле Microsoft Office Online.


Использование готовой титульной страницы факса

Предположим, что вам по работеприходится часто отправлять факсы в другие организации.

У каждого факса должна быть титульная страница.

Можно каждый раз создавать такую страницу в Word. Но можно использовать готовый титульный лист факса, который уже имеется в комплекте Word.

Этот и другие шаблоны можно найти среди установленных шаблонов Word.


Использование готовой повестки дня

Рассмотрим еще один пример, показывающий, насколько удобны шаблоны Word.

Предположим, что вы отвечаете за составление повестки дня к каждому еженедельному совещанию рабочей группы.

Прежде чем начинать с пустой страницы, ознакомьтесь с шаблонами, доступными на веб-узле Microsoft Office Online, — к ним можно перейти по ссылкам прямо из Word.

Там вы найдете обширную, разнообразную коллекцию шаблонов, сгруппированных по категориям. В каждой категории предлагается на выбор несколько типов шаблонов.


Использование готовой повестки дня

На рисунке показаны три шаблона повестки дня.

1

2

3

Это простой и незамысловатый вариант с областями форматированного текста, помогающими заполнить повестку дня.

Это готовое эффектное оформление с примерами текста, поверх которых можно вводить собственную информацию.

Этот вариант отличается более сложным оформлением и разметкой благодаря использованию цветов и таблиц для создания структурных областей повестки дня.

Просто откройте нужную повестку дня и введите необходимые сведения.


Поиск установленных шаблонов

В комплекте Word имеется свыше 30 предварительно установленных шаблонов для таких категорий документов, как письма, факсы, отчеты, резюме и записи блогов.

Поиск шаблонов производится следующим образом.

1

2

Нажмите кнопку Officeи выберите команду Создать.

В окне Создание документа щелкните категорию Установленныешаблоны.


Поиск установленных шаблонов

В комплекте Word имеется свыше 30 предварительно установленных шаблонов для таких категорий документов, как письма, факсы, отчеты, резюме и записи блогов.

Поиск шаблонов производится следующим образом.

3 Щелкните какой-либо эскиз; справа появится образец этого шаблона.

4 Найдя нужный шаблон, нажмите кнопку Создать.

Откроется новый документ, основанный на этом шаблоне, после чего в него можно будет внести необходимые изменения.


Поиск шаблонов на веб-узле Office Online

Для доступа к шаблонам, размещенным на веб-узле Office Online, используется похожая процедура.

Как показано в анимации, необходимо открыть окно Создание документа , но на этот раз искать шаблоны следует в разделе Microsoft Office Online.

Щелкните нужную категорию для отображения соответствующих эскизов. Чтобы загрузить шаблон, выберите его эскиз и нажмите кнопку Загрузить.

Анимация: щелкните правой кнопкой мыши и выберите Воспроизведение.


Поиск шаблонов на веб-узле Office Online

Для доступа к шаблонам, размещенным на веб-узле Office Online, используется похожая процедура.

Необходимо открыть окно Создание документа , но на этот раз искать шаблоны следует в разделе Microsoft Office Online.

Щелкните нужную категорию для отображения соответствующих эскизов. Чтобы загрузить шаблон, выберите его эскиз и нажмите кнопку Загрузить. Шаблон откроется на вашем компьютере в виде нового документа, и вы сможете внести в него нужные изменения и сохранить их.


Уникальное преимущество шаблона

После выбора шаблона открывается новый документ, основанный на этом шаблоне.

Таким образом, открывается копия шаблона, а не сам шаблон.

В этом и состоит уникальное преимущество шаблона: он открываетсвою копию, включая в новый документ все свое содержимое.

Далее вы работаете с этим новым документом, используя все элементы исходного шаблона, и добавляете или удаляете то или иное содержимое.


Уникальное преимущество шаблона

Поскольку новый документ — это не сам шаблон, ваши изменения будут сохраняться в документе, а шаблон останется в первоначальном виде.

Таким образом, один шаблон может служить основой для неограниченного числа документов.

В основе любого документа лежит тот или иной шаблон, который, однако, всегда остается в тени.


Шаблоны и документы: два разных типа файлов

Шаблоны отличаются от документов не только своими функциями, но и типом файла.

Если вам приходилось раньше сохранять документы в Word, вам, вероятно, знакомы варианты предлагаемых типов файла, в котором должен быть сохранен документ.

По умолчанию используется формат, соответствующий типу документа.


Шаблоны и документы: два разных типа файлов

Для шаблонов используется другой тип файлов, и шаблоны функционируют иначе, чем документы.

1

2

В примере 1 шаблон сохраняется в виде файла типа ШаблонWord . Файлы этого типа имеют расширение имени .dotx. (В предыдущих версиях Word использовалось расширение .dot.)

В примере 2 документ сохраняется в виде файла типа ДокументWord . Файлы этого типа имеют расширение имени .docx. (В предыдущих версиях Word использовалось расширение .doc.)


Упражнения для практического занятия

1. Создайте деловое письмо на основе шаблона.

2. Добавьте в письмо свой собственный текст.

3. Создайте объявление на основе шаблона.

Интерактивное практическое задание (требуется Word 2007)

http://office.microsoft.com/training/Training.aspx?AssetID=RP102231991033&CTT=6&Origin=RC102231981033


Тест 1, вопрос 1

В чем состоит главное отличие шаблона отдокумента? (Выберите один ответ.)

1. Шаблон содержит стили.

2. Шаблон содержит тему Word.

3. Шаблон открывает свою копию в виде нового документа.


Тест 1, вопрос 1, ответ:

Шаблон открывает свою копию в виде нового документа.

Шаблон служит основой для документа, который затем можно изменить в соответствии с требованиями пользователя. Шаблон обладает универсальными качествами, которые легко настраивать, что позволяет многократно использовать один и тот же шаблон для создания документов определенного типа.



Что необходимо сделать в Word в первую очередь для поиска существующих шаблонов? (Выберите один ответ.)

1. Нажать кнопку Office и выбрать команду Создать.

2. Нажать кнопку Office и затем кнопку Параметры Word.



Нажать кнопку Office и выбрать команду Создать.

Ссылки на установленные шаблоны и шаблоны, доступные через Интернет, отображаются в окне Создание документа, которое открывается при выборе команды Создать.



Шаблон отличается от документа своими функциями и типом файла. (Выберите один ответ.)

1. Да.

2. Нет.



Да.

Шаблон, в отличие от документа, открывает копию самого себя в виде нового документа. Кроме того, он сохраняется как файл типа «Шаблон Word» с расширением имени .dotx.

Урок 2

Создание собственных шаблонов


Создание собственных шаблонов

Предположим, вы часто используете счет-фактуру, основное содержимое которой остается постоянным, за исключением некоторых деталей, которые каждый раз меняются.

В сущности, вы используете исходный документ в качестве шаблона, хотя фактически никогда не сохраняли его как шаблон.

Но почему бы не сделать это? Вы получите единый исходный макет, и вам не придется удалять устаревшее содержимое при подготовке очередного счета-фактуры.


Преимущества использования шаблона

Возвращаясь к примеру со счетом-фактурой, отметим некоторые преимущества, достигаемые в результате преобразования документа в шаблон.

• Нет необходимости просматривать многочисленные версии документа; все изменения будут храниться в шаблоне.

• Поскольку шаблон открывает свою копию, можно не беспокоиться о том, чтобы при сохранении случайно не затереть один из предыдущих вариантов счета-фактуры.




• Содержимое шаблона можно изменить таким образом, чтобы в нем хранились только те сведения, которые необходимы для каждого счета-фактуры. Это избавляет от необходимости каждый раз удалять устаревшие сведения и, тем самым, помогает сэкономить время и силы.




• Если убрать устаревшую информацию, это снизит вероятность сохранения и случайной отправки счета-фактуры с неверными сведениями.

• Шаблон всегда будет доступен в Word вместе со всеми остальными шаблонами.


Подготовка содержимого шаблона

При создании шаблона необходимо оставить в нем или добавить только ту информацию, которая действительно нужна.

Это должна быть информация, которую требуется включать в каждый новый документ, создаваемый на основе данного шаблона.

Выбор элементов для шаблона во многом зависит от ваших собственных предпочтений и от особенностей содержимого.



Сначала откройте документ, который будет использоваться для создания шаблона (в данном случае документ счета-фактуры), или откройте чистый документ.

1

2

Оставьте содержимое, которое не будет меняться какое-то время.

Вставьте команду Дата и время в область даты счета-фактуры. Это позволит автоматически добавлять текущую дату в каждый новый документ.

Затем можно выполнить следующие действия.



Сначала откройте документ, который будет использоваться для создания шаблона (в данном случае документ счета-фактуры), или откройте чистый документ.

3 Добавьте рамки с заполнителями для ввода текста, который будет изменяться в каждом счете-фактуре: название и адрес компании-получателя.

Затем можно выполнить следующие действия.

4 Оставьте пустыми области, которые будут изменяться в каждом счете-фактуре: для описания выполненной работы, количества часов и общей стоимости.


Сохранение файла в качестве шаблона

Поскольку шаблону соответствует собственный тип файла, для сохранения документа в качестве шаблона необходимо выбрать тип файла Шаблон Word.

Это делается следующим образом.

1

2

Нажмите кнопку Office, выделите команду Сохранить как и выберите Шаблон Word.

В диалоговом окне Сохранение документа выберите Надежные шаблоны в качестве места, в котором будет сохранен шаблон.

Введите имя для шаблона и нажмите кнопку Сохранить. 3



Сохранение шаблона в папке «Надежные шаблоны»имеет важный смысл.

Поскольку макросы могут содержать вредоносный код, Word принимает меры предосторожности при открытии документов с макросами.

Если на компьютере задан рекомендуемый уровень параметров безопасности, Word открывает любой файл шаблона, однако при этом отключает содержащиеся в нем макросы.

Это служит для Word сигналом к тому, что шаблон можно открывать без опасений, даже если в нем содержатся макросы или другой код.



Сохранение шаблона в папке «Надежные шаблоны»имеет важный смысл.

Это служит для Word сигналом к тому, что шаблон можно открывать без опасений, даже если в нем содержатся макросы или другой код.

Для шаблонов, находящихся в папке «Надежные шаблоны», Word не отключает макросы. Считается, что эти файлы всегда безопасны; поэтому здесь следует хранить только файлы, полученные из надежных источников.


Создание документа на основе шаблона

Другое преимущество сохранения шаблона в папке Надежныешаблоны заключается в том, что это впоследствии значительно облегчает поиск.

1

2

3

В окне Создание документа выберите категорию Мои шаблоны.

Щелкните нужный шаблон.

Убедитесь, что внизу справа переключатель Создать установлен в положение документ, и нажмите кнопку ОК.


Редактирование шаблона

Что, если какая-то важная часть шаблона устарела, например, изменилась эмблема компании?

Шаблон нужно открыть и отредактировать следующим образом.

1

2

3

Нажмите кнопку Office и выберите команду Открыть.

Щелкните папку Надежные шаблоны .

Выберите нужный шаблон и нажмите кнопку Открыть.


Редактирование шаблона

Что, если какая-то важная часть шаблона устарела, например, изменилась эмблема компании?

Шаблон нужно открыть и отредактировать следующим образом.

Защита шаблонов

Если вы создали шаблон, который будет использоваться другими сотрудниками вашей организации, имеет смысл защитить содержимое шаблона от нежелательных для вас изменений.


Упражнения для практического занятия

1. Отобразите расширения имен файлов.

2. Преобразуйте документ в шаблон.

3. Найдите шаблон и воспользуйтесь им.

4. Измените шаблон.

Интерактивное практическое задание (требуется Word 2007)




Одно из отличий файла документа от файла шаблона связано с именем файла, а именно с его расширением (буквами, стоящими после точки). Какое расширение имени используется для файла шаблона? (Выберите один ответ.)

1. .docx

2. .dotx



.dotx.

Это расширение имени используется для шаблонов Word, созданных в Word 2007.



При сохранении файла в качестве шаблона вы выделяете команду «Сохранить как» в меню кнопки Office; что выбирается потом? (Выберите один ответ.)

1. Команда Шаблон Word.

2. Команда Документ Word.



Команда Шаблон Word.



Почему шаблон следует сохранять в папке «Надежные шаблоны»? (Выберите один ответ.)

1. Это позволит найти шаблон по ссылке Мои шаблоны в окне Созданиедокумента.

2. Это защитит шаблон от изменения другим пользователем.



Это позволит найти шаблон по ссылке Мои шаблоны в окне Созданиедокумента.

Это веская причина. Не менее важно и то, что это послужит для Microsoft Word сигналомк тому, что при открытии шаблона необязательно отключать макросы, если они имеются в шаблоне. По этой причине в указанную папку следует помещать только шаблоны, полученные из доверенных источников.


Краткий справочник

Сводку практических заданий этого учебного курса см. в кратком справочнике.


учебные курсы по microsoft®

Documents