Ελληνική λειτουργία microsoft business solutions-navision...

Ελληνική λειτουργία του Microsoft Business Solutions-Navision 3.70

Απρίλιος 2004

1-2

Πνευµατικά δικαιώµατα 2004 © Microsoft Corporation και Microsoft Hellas S.A. Με επιφύλαξη κάθε νόµιµου δικαιώµατος. Οι ονοµασίες Microsoft και Navision είναι σήµατα κατατεθέντα ή εµπορικά σήµατα της Microsoft Corporation, ή της Microsoft Business Solutions ApS ή των συνδεδεµένων εταιριών αυτών στις Ηνωµένες Πολιτείες ή/και άλλες χώρες. H Microsoft Business Solutions ApS είναι θυγατρική εταιρεία της Microsoft Corporation. Άλλες ονοµασίες που ενδεχοµένως χρησιµοποιούνται στο παρόν µπορεί να είναι εµπορικά σήµατα άλλων δικαιούχων. Η πνευµατική ιδιοκτησία αποκτάται χωρίς καµία διατύπωση και χωρίς την ανάγκη ρήτρας απαγορευτικής των προσβολών της. Επισηµαίνεται πάντως ότι σύµφωνα µε το Ν. 2121/1993 και την ∆ιεθνή Σύµβαση της Βέρνης (που έχει κυρωθεί µε τον Ν. 100/1975) απαγορεύεται η αναδηµοσίευση και γενικά η αναπαραγωγή του παρόντος έργου, µε οποιονδήποτε τρόπο, τµηµατικά ή περιληπτικά, στο πρωτότυπο ή σε µετάφραση ή άλλη διασκευή, χωρίς γραπτή άδεια του δικαιούχου.

1-3

Περιεχόµενα ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ............................................................................................................................... 1-3 1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ .................................................................................................................................. 1

1.1 MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS-NAVISION 3.70 GR ........................................................ 1 1.2 ΕΛΛΗΝΙΚΟΠΟΙΗΣΗ ΤΟΥ MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS-NAVISION 3.70 ......................... 1 1.3 ΣΚΟΠΟΣ ΤΟΥ ΕΓΧΕΙΡΙ∆ΙΟΥ ΧΡΗΣΗΣ ΤΗΣ ΕΛΛΗΝΙΚΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ...................................... 2 1.4 ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ .......................................................................................................................... 2

2 ΓΕΝΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ................................................................................................................ 2 2.1 ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΕΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ (ΜΥΦ) .............................................................................. 2

2.1.1 Σχεδίαση .......................................................................................................................... 2 2.1.2 Παραµετροποίηση ............................................................................................................ 2 2.1.3 Εκτέλεση........................................................................................................................... 3

2.2 ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΈΤΟΥΣ.................................................................................................................. 3 2.2.1 Παραµετροποίηση ............................................................................................................ 3 2.2.2 Εκτέλεση........................................................................................................................... 4

2.3 ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΈΝΑΡΞΗΣ............................................................................................................ 4 2.3.1 Σχεδίαση .......................................................................................................................... 4 2.3.2 Εκτέλεση........................................................................................................................... 4

2.4 ΈΛΕΓΧΟΣ ΑΦΜ .................................................................................................................... 5 2.4.1 Σχεδίαση .......................................................................................................................... 5 2.4.2 Παραµετροποίηση ............................................................................................................ 6 2.4.3 Εκτέλεση........................................................................................................................... 6

2.5 ΥΠΟΚΑΤΑΣΤΗΜΑΤΑ .............................................................................................................. 6 2.5.1 Σχεδίαση .......................................................................................................................... 6 2.5.2 Παραµετροποίηση ............................................................................................................ 6 2.5.3 Εκτέλεση........................................................................................................................... 7

2.6 ΠΡΟΣΩΡΙΝΕΣ ΕΓΓΡΑΦΕΣ......................................................................................................... 7 2.6.1 Σχεδίαση .......................................................................................................................... 7 2.6.2 Παραµετροποίηση ............................................................................................................ 8 2.6.3 Εκτέλεση........................................................................................................................... 8 2.6.4 Εκτυπώσεις ...................................................................................................................... 8

2.7 ΛΟΙΠΑ ΘΕΜΑΤΑ ΓΕΝΙΚΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ................................................................................. 9 2.7.1 Περιγραφές....................................................................................................................... 9 2.7.2 Βαθµοί Λογιστικού Σχεδίου .............................................................................................. 9 2.7.3 Πρόσθετη Ονοµασία Λογαριασµών ................................................................................ 10 2.7.4 Έλεγχος Ηµεροµηνιών ................................................................................................... 10 2.7.5 Έλεγχος Σειρών.............................................................................................................. 11 2.7.6 Επαγγέλµατα και ∆ΟΥ .................................................................................................... 11

2.8 ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ ΓΕΝΙΚΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ..................................................................................... 11 2.8.1 Γενικά ............................................................................................................................ 11

2.8.1.1 Θεωρηµένες εκτυπώσεις .....................................................................................................11 2.8.1.2 Εκτυπώσεις σε CD ..............................................................................................................12

2.8.2 Γενικό Καθολικό ............................................................................................................ 12 2.8.3 Ηµερολόγιο Γ/Λ & Α/Λ................................................................................................... 12

2.8.3.1 Σχεδίαση .............................................................................................................................12 2.8.3.2 Παραµετροποίηση...............................................................................................................12 2.8.3.3 Εκτέλεση .............................................................................................................................12

2.8.4 Καρτέλα Λογαριασµού.................................................................................................... 13 2.8.5 Προεκτύπωση Θεωρηµένων ........................................................................................... 13 2.8.6 Βεβαίωση Παρακράτησης .............................................................................................. 13 2.8.7 Ισοζύγιο Γενικού Αναλυτικών Καθολικών...................................................................... 13 2.8.8 Ισοζύγιο σε Ηλεκτρονική Μορφή.................................................................................... 13

1-4

2.8.9 Ανάλυση Φακέλου Εισαγωγής ........................................................................................ 13 2.8.10 Ηµερολόγιο Έναρξης ................................................................................................. 14

3 ΠΑΓΙΑ ........................................................................................................................................ 15 3.1 ΑΝΑΠΤΥΞΙΑΚΟΙ ΝΟΜΟΙ....................................................................................................... 15 3.2 ΚΑΡΤΕΛΑ ΠΑΓΙΩΝ ............................................................................................................... 15 3.3 ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ ΠΑΓΙΩΝ .......................................................................................................... 15

3.3.1 Ισοζύγιο Παγίων............................................................................................................. 15 3.3.2 Καρτέλα Παγίων ............................................................................................................ 15

4 ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ..................................................................................................... 16 4.1 ΣΧΕ∆ΙΑΣΗ............................................................................................................................ 16

4.1.1 Ενηµέρωση Α/Λ από Γ/Λ µέσω διάµεσου λογαριασµού .................................................. 16 4.1.2 Ενηµέρωση Α/Λ από κινήσεις αποθηκών ....................................................................... 17 4.1.3 Εγγραφές Α/Λ ................................................................................................................. 17 4.1.4 Λοιπές Περιπτώσεις........................................................................................................ 17

4.2 ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΗ............................................................................................................ 17 4.3 ΕΚΤΕΛΕΣΗ ........................................................................................................................... 19

4.3.1 Απευθείας Ενηµέρωση.................................................................................................... 19 4.3.2 Κοστολογικές Κινήσεις ................................................................................................... 19 4.3.3 Φύλλα Μερισµού ............................................................................................................ 20

4.4 ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ ΑΝΑΛΥΤΙΚΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ............................................................................. 21 4.4.1 Εγγραφές Φύλλου Μερισµού Α/Λ.................................................................................... 21 4.4.2 Γενικό Καθολικό ............................................................................................................ 21 4.4.3 Ηµερολόγιο Γ/Λ & Α/Λ................................................................................................... 21 4.4.4 Καρτέλα Λογαριασµού.................................................................................................... 21 4.4.5 Ισοζύγιο Γενικού Αναλυτικών Καθολικών...................................................................... 21

5 ΕΠΙΤΑΓΕΣ & ΓΡΑΜΜΑΤΙΑ .................................................................................................. 22 5.1 ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΗ............................................................................................................ 22 5.2 ΕΚΤΕΛΕΣΗ ........................................................................................................................... 23

5.2.1 ∆ηµιουργία ..................................................................................................................... 23 5.2.2 Κινήσεις Αξιόγραφων ..................................................................................................... 24

5.3 ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ ΕΠΙΤΑΓΩΝ & ΓΡΑΜΜΑΤΙΩΝ............................................................................ 24 5.3.1 Γενικά ............................................................................................................................ 24 5.3.2 Ακάλυπτες/Ανεξόφλητες Επιταγές – Πελάτη ................................................................... 24 5.3.3 Ακάλυπτες/Ανεξόφλητες Επιταγές................................................................................... 25 5.3.4 Ακάλυπτα/Ανεξόφλητα Γραµµάτια – Πελάτη .................................................................. 25 5.3.5 Ακάλυπτα/Ανεξόφλητα Γραµµάτια.................................................................................. 25 5.3.6 Επιταγή – Ηµ. Λήξης/Ποσό/Τοπ/Οδ ............................................................................... 25 5.3.7 Επιταγές Βάση Ηµεροµηνία Καταχώρησης..................................................................... 25 5.3.8 Κατάλογος Επιταγών ...................................................................................................... 25 5.3.9 Επιταγή ανά Τράπεζα – Υποκατάστηµα .......................................................................... 25 5.3.10 Μη καταχωρηµένες Κινήσεις Επιταγών..................................................................... 25 5.3.11 Ιστορικό Κινήσεων Επιταγών .................................................................................... 25 5.3.12 Επιταγές ανά Αριθµό Επιταγής .................................................................................. 25 5.3.13 Πελάτης ανά Πιστωτικό Όριο – Γραµµάτια ............................................................... 25 5.3.14 Πελάτης ανά Πιστωτικό Όριο.................................................................................... 25 5.3.15 Γραµµάτια – Ηµ. Λήξης/Ποσό/Τοπ/Οδ ...................................................................... 25 5.3.16 Γραµµάτια Βάση Ηµεροµηνία Καταχώρησης............................................................. 25 5.3.17 Κατάλογος Γραµµατίων............................................................................................. 25 5.3.18 Γραµµάτια ανά Τράπεζα – Υποκατάστηµα ................................................................. 26 5.3.19 Γραµµάτια ανά Αριθµό Γραµµατίων.......................................................................... 26 5.3.20 Κιν. Γραµµ. Μη Καταχ Παρ. ..................................................................................... 26 5.3.21 Ιστορικό Κινήσεων Γραµµατίων................................................................................ 26 5.3.22 Ανάλυση Υπολοίπου Πελάτη ...................................................................................... 26 5.3.23 Ανάλυση Υπολοίπου Προµηθευτή .............................................................................. 26

1-5

6 ΠΩΛΗΣΕΙΣ & ΑΓΟΡΕΣ .......................................................................................................... 27 6.1 ΣΕΙΡΕΣ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ ....................................................................................................... 27

6.1.1 Σχεδίαση ........................................................................................................................ 27 6.1.2 Παραµετροποίηση .......................................................................................................... 27 6.1.3 Εκτέλεση......................................................................................................................... 27

6.2 ΑΚΥΡΩΤΙΚΑ ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ/∆.Α. ΠΩΛΗΣΕΩΝ ΚΑΙ ΑΓΟΡΩΝ ................................................... 29 6.2.1 Σχεδίαση ........................................................................................................................ 29 6.2.2 Εκτέλεση......................................................................................................................... 29

6.3 ΦΑΚΕΛΟΣ ΕΙΣΑΓΩΓΗΣ ......................................................................................................... 30 6.3.1 Σχεδίαση ........................................................................................................................ 30 6.3.2 Παραµετροποίηση .......................................................................................................... 30 6.3.3 Εκτέλεση......................................................................................................................... 30

6.4 ΠΑΡΑΚΡΑΤΟΥΜΕΝΟΣ ΦΟΡΟΣ............................................................................................... 31 6.4.1 Σχεδίαση ........................................................................................................................ 31 6.4.2 Παραµετροποίηση .......................................................................................................... 31 6.4.3 Εκτέλεση......................................................................................................................... 32

6.4.3.1 Τιµολόγιο προµηθευτή ........................................................................................................32 6.4.3.2 Πιστωτικό τιµολόγιο προµηθευτή.......................................................................................32 6.4.3.3 Τιµολόγιο/Πιστωτικό προµηθευτή χωρίς αρχείο Προµηθευτή ...........................................32 6.4.3.4 Πληροφορίες Εγγραφών Παρακράτησης ............................................................................32 6.4.3.5 Εξόφληση Παρακρατούµενου φόρου..................................................................................32

6.5 ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΕΣ ΚΑΙ ΕΓΓΥΗΣΕΙΣ ......................................................................................... 33 6.5.1 Σχεδίαση ........................................................................................................................ 33 6.5.2 Παραµετροποίηση .......................................................................................................... 33 6.5.3 Εκτέλεση......................................................................................................................... 33

6.6 ΠΙΣΤΩΤΙΚΑ ΤΖΙΡΟΥ.............................................................................................................. 33 6.6.1 Σχεδίαση ........................................................................................................................ 34 6.6.2 Παραµετροποίηση .......................................................................................................... 34 6.6.3 Εκτέλεση......................................................................................................................... 35

6.6.3.1 Υπολογισµός Ενεργών Συµφωνιών.....................................................................................35 6.6.3.2 Υπολογισµός Πιστωτικών Τζίρου ανά Πελάτη...................................................................35 6.6.3.3 ∆ηµιουργία Παραστατικών .................................................................................................36 6.6.3.4 Εκτυπώσεις .........................................................................................................................36

6.7 ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ ΠΩΛΗΣΕΩΝ .................................................................................................... 37 6.7.1 Γενικά ............................................................................................................................ 37

6.7.1.1 Κωδικοί Μεταφοράς, Ώρα Αποστολής, Αιτία Αποστολής..................................................37 6.7.1.2 Περιγραφή εκτύπωσης ........................................................................................................37 6.7.1.3 Επιλογή Εκτυπώσεων .........................................................................................................37 6.7.1.4 ΕΑΦ∆ΣΣ .............................................................................................................................37

6.7.2 Καρτέλα Πελάτη ............................................................................................................. 37 6.7.3 Ισοζύγιο Πελατών........................................................................................................... 37 6.7.4 Πωλήσεις - Τιµολόγιο..................................................................................................... 38 6.7.5 Πωλήσεις - Πιστωτικό.................................................................................................... 38 6.7.6 Πωλήσεις – ∆ελτίο Αποστολής ....................................................................................... 38 6.7.7 Αξία Πιστωτικών Τζίρου ανά Πελάτη ............................................................................ 38 6.7.8 Αξία Πιστωτικών Τζίρου ανά Συµφωνία ........................................................................ 38

6.8 ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ ΑΓΟΡΩΝ ......................................................................................................... 38 6.8.1 Καρτέλα Προµηθευτή ..................................................................................................... 38 6.8.2 Ισοζύγιο Προµηθευτών................................................................................................... 38

7 ΑΠΟΘΕΜΑΤΑ .......................................................................................................................... 39 7.1 ΑΡΧΙΚΗ ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ. ................................................................................... 39 7.2 ΠΕΡΙΟ∆ΙΚΗ ΑΠΟΤΙΜΗΣΗ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ.............................................................................. 39

7.2.1 Σχεδίαση ........................................................................................................................ 40 7.2.2 Παραµετροποίηση .......................................................................................................... 41

7.2.2.1 Γενικά .................................................................................................................................41 7.2.2.2 Αποτίµηση Προϊόντων ........................................................................................................42 7.2.2.3 Αποτίµηση Συναρµολογηµάτων .........................................................................................42

1-6

7.2.3 Εκτέλεση......................................................................................................................... 43 7.2.3.1 Προσαρµογή Μεθόδου Αποτίµησης ...................................................................................43 7.2.3.2 Άνοιγµα / Κλείσιµο Περιόδου Αποτίµησης ........................................................................44 7.2.3.3 Περιοδική Αποτίµηση Αποθέµατος ....................................................................................44 7.2.3.4 Υπολογισµός Κόστους Παραγωγής ....................................................................................45 7.2.3.5 Υπολογισµός Κόστους Συναρµολογηµάτων .......................................................................46

7.3 ΚΟΣΤΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΪΟΝΤΟΣ ................................................................................................ 47 7.3.1 Σχεδίαση ........................................................................................................................ 48 7.3.2 Παραµετροποίηση .......................................................................................................... 48 7.3.3 Εκτέλεση......................................................................................................................... 52 7.3.4 Αναφορές Κοστολόγησης Προϊόντος .............................................................................. 54

7.3.4.1 Ανάλυση Κέντρων Κόστους Παραγωγής............................................................................54 7.3.4.2 Ανάλυση Αντικειµένου Κόστους ........................................................................................54 7.3.4.3 Ανάλυση Κόστους Είδους...................................................................................................54 7.3.4.4 Εγγραφές Οδηγού Κόστους ................................................................................................54 7.3.4.5 Ανάλυση Κόστους ..............................................................................................................54

7.4 ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ ............................................................................................... 54 7.4.1 Μηνιαία Κατάσταση Βιβλίου Αποθήκης ......................................................................... 54 7.4.2 Ισοζύγιο Αποθήκης ......................................................................................................... 56 7.4.3 Ισοζύγιο Αποθήκης (Σύνοψη) ......................................................................................... 57 7.4.4 ∆ελτίο Αποστολής ........................................................................................................... 58 7.4.5 Βιβλίο Τεχνικών Προδιαγραφών – Παραγωγή ............................................................... 58

7.4.5.1 Παραµετροποίηση...............................................................................................................58 7.4.5.2 Εκτέλεση .............................................................................................................................58

7.4.6 Βιβλίο Τεχνικών Προδιαγραφών – Συναρµολογήµατα ................................................... 58 7.4.6.1 Παραµετροποίηση...............................................................................................................58 7.4.6.2 Εκτέλεση .............................................................................................................................58

7.4.7 Βιβλίο Παραγωγής Κοστολογίου .................................................................................... 58 8 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ A: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΑ ΑΝΑ ΠΕΡΙΟΧΗ .......................................................... 60

8.1 ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΕΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ (ΜΥΦ) ............................................................................ 60 8.2 ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΈΝΑΡΞΗΣ.......................................................................................................... 60 8.3 ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΈΤΟΥΣ................................................................................................................ 60 8.4 ΈΛΕΓΧΟΣ ΑΦΜ .................................................................................................................. 60 8.5 ΥΠΟΚΑΤΑΣΤΗΜΑΤΑ ............................................................................................................ 61 8.6 ΠΑΡΑΚΡΑΤΟΥΜΕΝΟΣ ΦΟΡΟΣ............................................................................................... 61 8.7 ΛΟΙΠΑ ΘΕΜΑΤΑ ΓΕΝΙΚΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ............................................................................... 62 8.8 ΣΕΙΡΕΣ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ ....................................................................................................... 63 8.9 ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ...................................................................................................... 64 8.10 ΑΚΥΡΩΤΙΚΑ/ΠΙΣΤΩΤΙΚΑ ...................................................................................................... 65 8.11 ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΕΣ/ΕΓΓΥΗΣΕΙΣ ............................................................................................... 65 8.12 ΠΡΟΣΩΡΙΝΕΣ ΕΓΓΡΑΦΕΣ....................................................................................................... 66 8.13 ΠΙΣΤΩΤΙΚΑ ΤΖΙΡΟΥ.............................................................................................................. 67 8.14 ΕΠΙΤΑΓΕΣ ΚΑΙ ΓΡΑΜΜΑΤΙΑ ................................................................................................. 67 8.15 ΦΑΚΕΛΟΣ ΕΙΣΑΓΩΓΗΣ ......................................................................................................... 69 8.16 ΠΕΡΙΟ∆ΙΚΗ ΑΠΟΤΙΜΗΣΗ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ & ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ ΑΠΟΘΗΚΩΝ ................................. 70 8.17 ΚΟΣΤΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΪΟΝΤΟΣ ................................................................................................ 71 8.18 ΠΑΓΙΑ ................................................................................................................................. 72 8.19 ΙΣΟΖΥΓΙΟ ΠΑΓΙΩΝ ............................................................................................................... 72 8.20 ΚΑΡΤΕΛΑ ΠΑΓΙΩΝ ............................................................................................................... 73 8.21 ΚΑΡΤΕΛΑ ΠΕΛΑΤΗ .............................................................................................................. 73 8.22 ΙΣΟΖΥΓΙΟ ΠΕΛΑΤΩΝ ............................................................................................................ 73 8.23 ΓΕΝΙΚΟ ΚΑΘΟΛΙΚΟ ............................................................................................................. 73 8.24 ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ & ΠΙΣΤΩΤΙΚΟ ΠΩΛΗΣΕΩΝ ................................................................................ 73 8.25 ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ ...................................................................................................................... 73 8.26 ΘΕΩΡΗΜΕΝΑ ....................................................................................................................... 73 8.27 ΕΠΙΛΟΓΗ ΕΚΤΥΠΩΣΕΩΝ ΠΩΛΗΣΕΩΝ ................................................................................... 73 8.28 ΠΩΛΗΣΕΙΣ & ΑΠΟΘΗΚΕΣ - ∆ΕΛΤΙΟ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ................................................................. 74

1-7

8.29 ΙΣΟΖΥΓΙΟ ............................................................................................................................. 74 8.30 ΙΣΟΖΥΓΙΟ ΣΕ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΜΟΡΦΗ ................................................................................... 74 8.31 ΙΣΟΖΥΓΙΟ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ ................................................................................................... 74 8.32 ΚΑΡΤΕΛΑ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ ..................................................................................................... 74 8.33 ΚΑΡΤΕΛΑ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ .................................................................................................... 74 8.34 ΒΙΒΛΙΟ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ΚΟΣΤΟΛΟΓΙΟΥ .................................................................................... 74 8.35 ΒΙΒΛΙΟ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΠΡΟ∆ΙΑΓΡΑΦΩΝ..................................................................................... 74

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Β: ΕΛΛΗΝΙΚΑ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΑ ΑΝΑ GRANULE ............................................ 75

Ελληνική Λειτουργία του Microsoft Business Solutions-Navision 3.70

1 Εισαγωγή 1.1 Microsoft Business Solutions-Navision 3.70 GR H ελληνική έκδοση του Microsoft Business Solutions-Navision 3.70 είναι ένα ολοκληρωµένο λογισµικό διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων (ERP). Συγκεκριµένα, αυτοµατοποιεί τις επιχειρησιακές διαδικασίες που αφορούν τα οικονοµικά, τη διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας, την παραγωγή, την ανάλυση, καθώς και τη διαχείριση των ανθρώπινων πόρων, των έργων και της τεχνικής υποστήριξης. Αποτελείται από τα εξής υποσυστήµατα:

• Γενική Λογιστική • Πάγια • Αναλυτική Λογιστική • Πωλήσεις και Εισπράξεις • Επιταγές και Γραµµάτια • ∆ιαχείριση Σχέσεων Πελατείας • Τεχνική Υποστήριξη • Αγορές και Πληρωµές • Αποθέµατα • ∆ιαχείριση Αποθήκης • Παραγωγή • Προγραµµατισµός ∆υναµικότητας • Πόροι • Έργα • Ανθρώπινο ∆υναµικό

1.2 Ελληνικοποίηση του Microsoft Business Solutions-Navision 3.70 Σκοπός της ελληνικοποίησης είναι η δηµιουργία µιας έκδοσης η οποία να είναι σύννοµη µε το Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων (ΚΒΣ) και του Ελληνικού Γενικού Λογιστικού Σχεδίου (ΕΓΛΣ) και συµβατή µε τις πρακτικές των ελληνικών επιχειρήσεων. Η ελληνική έκδοση του Microsoft Navision δεν είναι µια ακόµα εφαρµογή ή σειρά αντικειµένων τα οποία συνδυάζονται µε τη διεθνή έκδοση αλλά ένα νέο ολοκληρωµένο προϊόν. Η ελληνικοποίηση είναι µια συνεχής διαδικασία η οποία έχει τα εξής παραδοτέα: • Ελληνική λειτουργία. Το Microsoft Navision 3.70 αποτελείται από µια σειρά από αντικείµενα

(φόρµες, πίνακες, εκτυπώσεις, µονάδες επικοινωνίας, µονάδες κώδικα) τα οποία είναι κοινά σε όλες τις χώρες στις οποίες διανέµεται και µια σειρά από αντικείµενα τα οποία έχουν δηµιουργηθεί ή αλλαχθεί αποκλειστικά για τις ελληνικές επιχειρήσεις. Η λειτουργικότητα της ελληνικής έκδοσης του Microsoft Navision 3.70 έχει ελεγχθεί και πιστοποιηθεί, από εταιρεία ορκωτών λογιστών, ότι καλύπτει τις ανάγκες του Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων και του Ελληνικού Γενικού Λογιστικού Σχεδίου.

• Περιβάλλον εργασίας (User Interface). Το περιβάλλον εργασίας και τα µηνύµατα έχουν µεταφραστεί στα ελληνικά. Επίσης τα ελληνικά αντικείµενα είναι διαθέσιµα και στα αγγλικά µε αποτέλεσµα η ελληνική έκδοση του Microsoft Navision να είναι πλήρως διαθέσιµη στην ελληνική αλλά και στην αγγλική γλώσσα.

• Βοήθεια. Όλα τα αρχεία βοήθειας έχουν µεταφραστεί στα ελληνικά. Επίσης υπάρχει βοήθεια για τα ελληνικά αντικείµενα στην ελληνική γλώσσα.

• Εγχειρίδια χρήσης. Η ελληνική έκδοση περιλαµβάνει δύο εγχειρίδια χρήσης στην ελληνική γλώσσα. Το πρώτο είναι η «Εισαγωγή» το οποίο βρίσκεται στο CD και το οποίο περιγράφει βασικές λειτουργίες του Microsoft Navision 3.70. Το δεύτερο εγχειρίδιο είναι το «Ελληνική Λειτουργία του Microsoft Business Solutions-Navision 3.70» το οποίο περιγράφει την ελληνική λειτουργία και τα αντικείµενα του Microsoft Navision.

• Οδηγός Εγκατάστασης. Ο οδηγός εγκατάστασης του Microsoft Navision 3.70 έχει µεταφραστεί στα ελληνικά.

• Πρότυπη Εταιρία. Στο Microsoft Navision έχει δηµιουργηθεί µια πρότυπη εταιρία η Cronus International AE. Η εταιρία αυτή έχει παραµετροποιηθεί έτσι ώστε να αντιπροσωπεύει µια τυπική ελληνική εταιρία. Η εταιρία αυτή µπορεί να χρησιµοποιηθεί σαν ένας οδηγός


2

εγκατάστασης όµως σε καµία περίπτωση δεν είναι µια ολοκληρωµένη λύση η οποία µπορεί να αντιγραφεί και να χρησιµοποιηθεί από ένα πελάτη.

1.3 Σκοπός του Εγχειριδίου Χρήσης της Ελληνικής Λειτουργίας Ο σκοπός αυτού του εγχειρίδιου χρήσης είναι να πληροφορήσει τους χρήστες του Microsoft Navision 3.70 µε τον τρόπο τον όποιο εφαρµόζονται στο Microsoft Navision οι νόµοι και διατάξεις του Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων και του Ελληνικού Γενικού Λογιστικού Σχεδίου που αφορούν την µηχανογραφική τήρηση βιβλίων και έκδοση στοιχείων, και που ισχύουν µέχρι την ηµεροµηνία έκδοσης αυτού του εγχειριδίου, καθώς επίσης και τις πιο κοινές ελληνικές πρακτικές που έχουν υλοποιηθεί στην εφαρµογή.

Σε αυτό το εγχειρίδιο καλύπτονται τα παρακάτω υποσυστήµατα: • Γενική Λογιστική • Πάγια • Αναλυτική Λογιστική • Πωλήσεις και Εισπράξεις • Επιταγές και Γραµµάτια • Αγορές και Πληρωµές • Αποθέµατα

1.4 Σηµειώσεις • Το Microsoft Navision 3.70 διατίθεται στην ελληνική αγορά αποκλειστικά από τους

πιστοποιηµένους συνεργάτες της Microsoft Business Solutions οι οποίοι είναι υπεύθυνοι για την σωστή παραµετροποίηση του σύµφωνα µε α) τις ανάγκες των χρηστών και β) την συµβατότητά του µε τους ελληνικούς νόµους.

• Η ελληνικοποίηση δεν καλύπτει τους κλάδους επιτηδευµατιών (π.χ. τράπεζες) για τις οποίους ισχύουν ειδικές διατάξεις του ΚΒΣ και λοιπών νόµων περί λογιστικών εγγραφών, τήρησης βιβλίων και έκδοσης στοιχείων προς εκπλήρωση φορολογικών υποχρεώσεων.

• Αυτό το εγχειρίδιο είναι συµπληρωµατικό του εγχειριδίου «Εισαγωγή» και της «Βοήθειας». • Προτείνουµε οι σύµβουλοι των συνεργατών µας που είναι υπεύθυνοι για την εφαρµογή της

ελληνικοποίησης να παρακολουθήσουν το µάθηµα «Microsoft Business Solutions-Navision Ελληνικοποίηση».

• Είναι ευθύνη των πελατών να χρησιµοποιήσουν τις διαδικασίες µε τον τρόπο που περιγράφονται σε αυτό και άλλα εγχειρίδια έτσι ώστε το Microsoft Navision να συµµορφώνεται µε τις ισχύουσες απαιτήσεις του ΕΓΛΣ και ΚΒΣ.

• Είναι ευθύνη των πελατών να καταχωρούν τις εγγραφές και να εκτυπώνουν τις αναφορές στις σωστές ηµεροµηνίες και σύµφωνα µε ισχύουσες απαιτήσεις του ΕΓΛΣ και ΚΒΣ.

• Η Microsoft Business Solutions παραδίδει συνέχεια στους συνεργάτες και πελάτες της νέες εκδόσεις προγραµµάτων και νέα προγράµµατα. Τα προγράµµατα αυτά πρέπει να υλοποιούνται στους πελάτες της Microsoft Business Solutions σύµφωνα µε τις οδηγίες εγκατάστασης αυτών.


2 Γενική Λογιστική 2.1 Συγκεντρωτικές Καταστάσεις (ΜΥΦ) Σκοπός της ΜΥΦ είναι να δηµιουργηθούν δύο αρχεία που απεικονίζουν την κίνηση των προµηθευτών και πελατών κάθε ηµερολογιακό έτος. Στο αρχείο απεικονίζονται το σύνολο των παραστατικών (σαν αριθµός) καθώς επίσης και η συνολική αξία. Οι πελάτες/προµηθευτές δηµοσίου απεικονίζονται όλοι συνολικά κάτω από ένα κοινό Αριθµό Φορολογικού Μητρώου. Στα αρχεία συµµετέχουν µόνο τα παραστατικά τα οποία ξεπερνούν το θεσπισµένο όριο (την δεδοµένη στιγµή 300 €). Τα αποτελέσµατα της ΜΥΦ εξάγονται από το σύστηµα σε δύο διαφορετικά αρχεία: το αρχείο IL01 (για τους συµβαλλόµενους µε χρεωστικά υπόλοιπα) και το αρχείο IL01(PIS) (για τους συµβαλλόµενους µε πιστωτικά υπόλοιπα).

2.1.1 Σχεδίαση Η λύση υλοποιείται µέσω ενός ενδιάµεσου πίνακα («Κατάσταση ΜΥΦ»), όπου ο χρήστης µπορεί να ελέγξει τα υπόλοιπα που του προτείνει το σύστηµα βάσει των κινήσεων και µετά να εξάγει τα αρχεία της ΜΥΦ. Η ΜΥΦ δηµιουργείται από τις καταχωρηµένες κινήσεις Πελατών/Προµηθευτών, ενώ λαµβάνει υπόψη βασικά δεδοµένα που υπάρχουν στις καρτέλες και στην παραµετροποίηση της Γενικής Λογιστικής.

2.1.2 Παραµετροποίηση Το πρώτο βήµα στην παραµετροποίηση των συγκεντρωτικών καταστάσεων είναι να ενηµερώσουµε το «Όριο ΜΥΦ» στην φόρµα «Παραµετροποίηση Γεν. Λογιστικής» (Φόρµα 118 – General Ledger Setup, Πίνακας 98 – General Ledger Setup). Το σύστηµα θα χρησιµοποιήσει το συγκεκριµένο πεδίο για να διαχωρίσει ποια τιµολόγιο τιµολόγια αφορούν την ΜΥΦ και ποια όχι. Το δεύτερο στάδιο είναι να ορίσουµε τον τρόπο που εµφανίζονται τα τιµολόγια στην ΜΥΦ, βάση των σειρών αρίθµησης. Η εργασία αυτή γίνεται στην φόρµα «Παραµετροποίηση ΜΥΦ» που βρίσκεται στην Γενική Λογιστική, Παραµετροποίηση, Αρ. Σειράς (Φόρµα 16705 – MYF Setup, Πίνακας 16705 – MYF Setup) .

Σε αυτή την φόρµα δηλώνουµε τον τρόπο που κάθε τιµολόγιο το οποίο ανήκει σε κάποια σειρά προσµετρά στο σύνολο των τιµολογίων του συµβαλλόµενου (παράγοντας αρίθµησης) και στο σύνολο του ποσού (παράγοντας ποσού). Στο συγκεκριµένο παράδειγµα, η σειρά S-CR+ που είναι πιστωτικό τιµολόγιο µετράει σαν ένα στοιχείο και το ποσό είναι αρνητικό.


3

Σηµείωση: Οι ακυρωτικές σειρές τιµολογίων πρέπει να έχουν -1 τόσο στον παράγοντα αρίθµησης όσο και στον παράγοντα ποσού. Το τελευταίο βήµα είναι να δηλώσουµε κατά την διαχείριση πελατών και προµηθευτών ποιος από αυτούς είναι υπόχρεος συγκεντρωτικών καταστάσεων και ποιος όχι. Αυτό γίνεται από το πεδίο «Υπόχρεος ΜΥΦ» στις καρτέλες Πελατών (Φόρµα 21 – Customer Card, Πίνακας 18 – Customer) και Προµηθευτών (Φόρµα 26 – Vendor Card, Πίνακας 23 – Vendor). Επίσης θα πρέπει να έχουν συµπληρωθεί σωστά οι χώρες των συµβαλλόµενων. Η διαδικασία της ΜΥΦ περιλαµβάνει µόνο όσους συµβαλλόµενους έχουν τον ίδιο κωδικό χώρας µε την εταιρεία.

2.1.3 Εκτέλεση Από το µενού της Γενικής Λογιστικής, Περιοδικές Εργασίες, ΜΥΦ, επιλέγουµε την «Κατάσταση ΜΥΦ» (Φόρµα 16709 – MYF Statement, Πίνακας 16706 – MYF Annual Data).

Με τις δυο πρώτες επιλογές του µενού των λειτουργιών («∆ηµιουργία ΜΥΦ Πελατών» και «∆ηµιουργία ΜΥΦ Προµηθευτών») δηµιουργούµε τα δεδοµένα για τις συγκεντρωτικές καταστάσεις (Εκτύπωση 16707 – Create Vendor MYF, Εκτύπωση 16705 – Create Customer MYF). Το µοναδικό διαθέσιµο φίλτρο στις µαζικές εργασίες είναι το έτος. Επιλέγοντας Κατάσταση, Λεπτοµέρειες ΜΥΦ (Φόρµα 16708 – MYF Details, Πίνακας 16707 – MYF Details), µπορούµε να ελέγξουµε όλα τα παραστατικά τα οποία δηµιουργούν τα σύνολα του πελάτη ή προµηθευτή. Από τις Λειτουργίες και εκτελώντας το ∆ηµιουργία Αρχείου ΜΥΦ και ∆ηµιουργία Αρχείου ΜΥΦ (PIS) το σύστηµα θα δηµιουργήσει τα ASCII αρχεία στο C:\.. Σηµείωση : Οι µαζικές εργασίες δηµιουργίας δεδοµένων µπορούν να τρέξουν όσες φορές επιθυµούµε. Το σύστηµα διαγράφει όλα τα στοιχεία που βρίσκει για το έτος και τα ξαναδηµιουργεί από την αρχή. Έτσι µπορούµε να διορθώσουµε εύκολα τυχόν λάθη παραµετροποίησης που ανακαλύψαµε αργότερα.

2.2 Κλείσιµο Έτους

Η διαδικασία κλεισίµατος οικονοµικού έτους έχει τροποποιηθεί ούτως ώστε να µπορούν να απεικονιστούν τα βήµατα κλεισίµατος τα οποία απαιτούνται από την ελληνική νοµοθεσία.

2.2.1 Παραµετροποίηση Για να υπάρχει η δυνατότητα να γίνουν τα βήµατα κλεισίµατος, προστέθηκε ένα πεδίο στο Καρτέλα Λογαριασµού (Φόρµα 17 – G/L Account Card, Πίνακας 15 – G/L Account) όπου για κάθε έναν µπορούµε να δηλώσουµε ποιος είναι ο αποτελεσµατικός λογαριασµός που µεταφέρει το υπόλοιπο


4

του. Το πεδίο αυτό βρίσκεται στην φόρµα καταχώρηση και ονοµάζεται «Λογαριασµός Κλεισίµατος».

2.2.2 Εκτέλεση Αφού έχουµε συνδέσει τους αποτελεσµατικούς λογαριασµούς µε τους λογαριασµούς κλεισίµατος µπορούµε να εκτελέσουµε την διαδικασία κλεισίµατος έτους. Η εργασία βρίσκεται στο µενού της Γενικής Λογιστικής, Περιοδικές Εργασίες, Οικονοµικό Έτος, Κλείσιµο Αποτελεσµατικών Λογαριασµών (Εκτύπωση 94 – Close Income Statement). Η διαδικασία διαφοροποιείται στην ελληνικοποίηση στο σηµείο του λογαριασµού κλεισίµατος. Αντί να εισάγουµε στην φόρµα το λογαριασµό κλεισίµατος, το σύστηµα διαβάζει για κάθε ένα λογαριασµό σε ποιον κλείνει από την φόρµα του λογιστικού σχεδίου. Επίσης µε τη καινούργια διαδικασία µπορούµε να κλείσουµε τους λογαριασµούς σε περιοδική βάση (π.χ. µήνα) Σηµείωση: Η εργασία πρέπει να εκτελείτε ανά βήµα, ούτως ώστε να ενηµερώνονται οι λογαριασµοί σωστά.

2.3 Απογραφή Έναρξης Με το κλείσιµο του έτους πρέπει να δηµιουργείται η εγγραφή απογραφής έναρξης, δηλαδή η εγγραφή η οποία µεταφέρει στο επόµενο έτος τα υπόλοιπα των Λογαριασµών Ισολογισµού χρεώνοντας ή πιστώνοντας τον λογαριασµό έναρξης. Ο λογαριασµός έναρξης πρέπει να έχει υπόλοιπο µηδέν αλλά να εµφανίζονται τα σύνολα χρέωσης και πίστωσης. Η εγγραφή απογραφής έναρξης τυπώνεται στο ηµερολόγιο ανοίγµατος το οποίο είναι διαφορετικό από το γενικό ηµερολόγιο. Τέλος, τα υπόλοιπα έναρξης πρέπει να εµφανίζονται στα ισοζύγια και στις καρτέλες.

2.3.1 Σχεδίαση Ο λογαριασµός ανοίγµατος λειτουργεί σαν ένας λογαριασµός συµφωνίας κάτω από τον οποίο αναλύονται οι λογαριασµοί ισολογισµού. Με την εκτέλεση της απογραφής δηµιουργείται µια εγγραφή στον λογαριασµό ανοίγµατος και ενηµερώνεται µε τα σύνολα χρέωσης και πίστωσης. Η ανάλυση των γραµµών της εγγραφής ανά λογαριασµό ισολογισµού δηµιουργείται σε ένα υπό-καθολικό (Sub-Ledger) του Microsoft Navision από όπου προκύπτει το ηµερολόγιο απογραφής.

2.3.2 Εκτέλεση Στις περιοδικές εργασίες της Γενικής Λογιστικής και πιο συγκεκριµένα στο µενού του οικονοµικού έτους επιλέγουµε «Υπόλοιπο Απογραφής» (Εκτύπωση 16708 – Create Opening Entries). Από το πλήκτρο λειτουργίες, επιλέγουµε την δηµιουργία εγγραφών απογραφής.


5

Η ηµεροµηνία λήξης οικονοµικού έτους είναι η τελική ηµεροµηνία του τελευταίου κλειστού οικονοµικού έτους. Εισάγουµε τον αριθµό παραστατικού, τον λογαριασµό απογραφής έναρξης και την επιθυµητή περιγραφή καταχώρησης. Εκτελώντας την εργασία το σύστηµα δηµιουργεί µια εγγραφή για κάθε λογαριασµό ισολογισµού µε το υπόλοιπο του στην φόρµα «Εγγραφές Υπολοίπου Απογραφής» (Φόρµα 16710 – Opening Balance Entries, Πίνακας 16708 – Opening Entries). Ο λογαριασµός απογραφής ενηµερώνεται µε το σύνολο χρεώσεων και πιστώσεων.

Αφού ελεγχθούν τα υπόλοιπα (η εργασία αυτή µπορεί να εκτελεστεί και µε την βοήθεια της εκτύπωσης, πατώντας το πλήκτρο εκτύπωση), από τις λειτουργίες επιλέγουµε κλείσιµο εγγραφών απογραφής. Η εργασία αυτή καταχωρεί τις εγγραφές έναρξης µε ηµεροµηνία την ηµεροµηνία έναρξης του έτους. Η σειρά αρίθµησης χρησιµοποιείται από το σύστηµα για να δηµιουργήσει µια εγγραφή στον λογαριασµό απογραφής έναρξης µε τα σύνολα της χρέωσης και πίστωσης. Με την οριστικοποίηση των εγγραφών απογραφής µπορούµε να εκτυπώσουµε το ηµερολόγιο ανοίγµατος επιλέγοντας από τις εκτυπώσεις της Γενικής Λογιστικής την εκτύπωση «Ηµερολόγια Έναρξης Γ/Λ-Α/Λ (ΕΛΛ)» (Εκτύπωση 16710 – Opening Journal). Σηµείωση: Η ηµεροµηνία απογραφής είναι πάντοτε η ηµεροµηνία µε ενεργό το πεδίο «Νέα Οικονοµική Χρήση» όπως αυτή ορίζεται στη φόρµα «Οικονοµικές Περίοδοι» (Φόρµα 100 – Accounting Periods).

2.4 Έλεγχος ΑΦΜ Σκοπός του Ελέγχου ΑΦΜ, είναι να προστατέψει τους χρήστες από την καταχώρηση ενός ΑΦΜ στην καρτέλα της εταιρίας, του πελάτη, και του προµηθευτή που δεν είναι σύµφωνο µε τον αλγόριθµο που προτείνεται από τις αρµόδιες κρατικές υπηρεσίες.

2.4.1 Σχεδίαση Όταν γίνεται εισαγωγή ή µεταβολή του ΑΦΜ της εταιρίας, του πελάτη ή του προµηθευτή, εκτελείται ο έλεγχος του αλγορίθµου, ο οποίος βρίσκεται στον κώδικα της εφαρµογής (Πίνακας 381 - VAT Registration No. Format) και δεν µπορεί να αλλαχθεί από τον χρήστη. Αν ο αλγόριθµος δεν επιβεβαιωθεί, εµφανίζεται µήνυµα σφάλµατος στον χρήστη το οποίο σηµαίνει ότι το ΑΦΜ πρέπει να αλλαχθεί για να συνεχιστεί η καταχώρηση. Προκειµένου να εκτελεστεί ο έλεγχος ΑΦΜ, θα πρέπει ο κωδικός της χώρας του πελάτη να είναι ίδιος µε τον κωδικό της χώρας της εταιρίας. Σηµείωση: Εξαίρεση στην επιβεβαίωση του αλγορίθµου αποτελεί το ΑΦΜ του δηµοσίου, το οποίο είναι: 999999011.


6

2.4.2 Παραµετροποίηση Η παραµετροποίηση δεν διαφοροποιείται σε σχέση µε την W1 έκδοση του Microsoft Navision 3.70. Σηµείωση: Σε περίπτωση που στο ΑΦΜ της χώρας χρησιµοποιηθούν εκτός από αριθµοί και γράµµατα, ο έλεγχος του αλγορίθµου εξακολουθεί να γίνεται, αλλά περιλαµβάνει µόνο το αριθµητικό µέρος του ΑΦΜ.

2.4.3 Εκτέλεση Σε περίπτωση που κατά την καταχώρηση (ή µεταβολή) του ΑΦΜ της εταιρίας, του πελάτη ή του προµηθευτή, δεν επαληθευτεί ο αλγόριθµος, προκύπτει το παρακάτω µήνυµα:

2.5 Υποκαταστήµατα Τρεις είναι οι περιπτώσεις λειτουργίας υποκαταστηµάτων:

• Μη αυτόνοµα και αποτίµηση αποθεµάτων στο σύνολο της εταιρίας, • Αυτόνοµα και αποτίµηση αποθεµάτων στο σύνολο της εταιρίας, • Αυτόνοµα και αποτίµηση αποθεµάτων ανά υποκατάστηµα.

Η τρίτη περίπτωση καλύπτεται από το Microsoft Navision 3.70 µε τη δηµιουργία ανεξάρτητων εταιριών στην ίδια βάση δεδοµένων. Σκοπός των λειτουργιών που προστέθηκαν στο Microsoft Navision 3.70 είναι η κάλυψη των δυο πρώτων περιπτώσεων.

2.5.1 Σχεδίαση Η λύση στην παρακολούθηση των υποκαταστηµάτων για τις δυο πρώτες από τις παραπάνω περιπτώσεις δόθηκε µέσω µιας κύριας διάστασης. Για το σκοπό αυτό προστέθηκαν οι κύριες διαστάσεις στην αποθήκη (Πίνακας 14 – Location, Φόρµα 5703 – Location Card) , που µπορεί µέσω των προτεραιοτήτων των διαστάσεων να εισάγεται αυτόµατα στις εγγραφές της λογιστικής (Μονάδα Κώδικα 408 – Dimension Management).

2.5.2 Παραµετροποίηση Αρχικά, πρέπει µια κύρια διάσταση να ορισθεί σαν υποκατάστηµα. Από τη Γενική Λογιστική, Παραµετροποίηση, ∆ιαστάσεις, ∆ιαστάσεις, ονοµάζουµε µία διάσταση «Υποκατάστηµα». Από τη φόρµα των διαστάσεων, για τη διάσταση «Υποκατάστηµα», επιλέγουµε ∆ιάσταση, Κωδ. ∆ιαστάσεων. Στη φόρµα των κωδικών διαστάσεων εισάγουµε τις τιµές της διάστασης «Υποκατάστηµα», δηλαδή όλα τα υποκαταστήµατα τα οποία έχει η εταιρία. Στη συνέχεια από το µενού της Γενικής Λογιστικής, Παραµετροποίηση, Παραµετροποίηση Γενικής Λογιστικής, επιλέγουµε Λειτουργίες, Αλλαγή Κυρίων ∆ιαστάσεων. Στη φόρµα που εµφανίζεται επιλέγουµε τη διάσταση «Υποκατάστηµα» σαν µια Κύρια ∆ιάσταση και πατάµε ΟΚ. Από το µενού της Γενικής Λογιστικής, Παραµετροποίηση, Παραµετροποίηση Γενικής Λογιστικής στην υπό-οθόνη «Γενικά», ο δηλώνουµε ποια κύρια διάσταση χρησιµοποιείται σαν υποκατάστηµα στο πεδίο «Χρήση Κύριας ∆ιάστασης σαν Υποκατάστηµα». Για κάθε υποκατάστηµα, εκτός από τις διαστάσεις που ορίσθηκαν παραπάνω, µπορεί να εισαχθεί και ένα κέντρο ευθύνης (για τις ανάγκες των εκτυπώσεων και της ευκολίας του χρήστη). Το κέντρο


7

ευθύνης – υποκατάστηµα θα πρέπει να έχει σαν κύρια διάσταση την αντίστοιχη τιµή για το υποκατάστηµα το οποίο αντιπροσωπεύει. Τέλος, προτείνεται κάθε αποθήκη να αντιστοιχιστεί µε την τιµή µίας κύριας διάστασης το υποκατάστηµα στο οποίο αυτή ανήκει. Σηµείωση: Αφού έχει ολοκληρωθεί η εισαγωγή των κέντρων ευθύνης και αποθηκών και η σύνδεσή τους µε το σωστό υποκατάστηµα – µέσω µιας κύριας διάστασης – υπάρχει η δυνατότητα να ορισθούν οι προτεραιότητες για κάθε τύπο εγγραφής από το µενού της Γενικής Λογιστικής, Παραµετροποίησης, ∆ιαστάσεις, Προεπιλεγµένες Προτεραιότητες ∆ιαστάσεων, όπου εµφανίζεται και ο πίνακας της αποθήκης.

2.5.3 Εκτέλεση Σε κάθε κίνηση που γίνεται, ο χρήστης θα πρέπει να καθορίζει το υποκατάστηµα το οποίο θα πρέπει να ενηµερωθεί. Αυτό γίνεται µε την επιλογή της κατάλληλης τιµής για την κύρια διάσταση (η οποία έχει παραµετροποιηθεί για να δηλώνει το υποκατάστηµα). Ιδιαίτερη περίπτωση αποτελούν οι εντολές διακίνησης. Στην επικεφαλίδα του συγκεκριµένου παραστατικού, υπάρχουν οι διαστάσεις από και προς (Φόρµα 5740 – Transfer Order, Πίνακας 5740 – Transfer Header). Οι διαστάσεις από αναφέρονται στην αποθήκη από την οποία εξάγεται το µετακινούµενο είδος, ενώ οι διαστάσεις προς αναφέρονται στην αποθήκη στην οποία αυτό εισάγεται. Με αυτόν τον τρόπο, η κίνηση της αποστολής θα ενηµερώνει το υποκατάστηµα από το οποίο αποστάληκαν τα είδη και η κίνηση της παραλαβής το υποκατάστηµα στο οποίο παραλήφθηκαν τα είδη (αν φυσικά οι δυο αποθήκες ανήκουν σε διαφορετικά υποκαταστήµατα) (Μονάδα Κώδικα 5704 – Transfer Order-Post Shipment, Μονάδα Κώδικα 5705 – Transfer Order-Post Receipt) . Μέσω της κατάλληλης παραµετροποίησης των προεπιλεγµένων προτεραιοτήτων των διαστάσεων, υπάρχει η δυνατότητα αυτοµατισµού αυτής της διαδικασίας χωρίς να απαιτείται από τον χρήστη η συµπλήρωση της τιµής της διάστασης κάθε φορά που πρόκειται να εισάγει µια καινούρια εγγραφή. Σηµείωση: Στη φόρµα Προεπιλεγµένες Προτεραιότητες ∆ιαστάσεων, η επιλογή αποθήκη επηρεάζει µόνο την αυτόµατη πρόταση στην περίπτωση απ΄ ευθείας καταχώρησης γραµµών (π.χ. εγγραφές ειδών κ.τ.λ.) και όχι στην περίπτωση δηµιουργίας παραστατικών.

2.6 Προσωρινές Εγγραφές Οι προσωρινές εγγραφές δηµιουργήθηκαν στο Microsoft Navision 3.70, προκειµένου να υπάρχει η δυνατότητα να καταχωρούνται προσωρινά εγγραφές λογιστικής, πελατών, προµηθευτών και ΦΠΑ και να εµφανίζονται στις Ελληνικές εκτυπώσεις

2.6.1 Σχεδίαση Τόσο η εισαγωγή όσο και η καταχώρηση των προσωρινών εγγραφών, γίνονται µε τον ίδιο ακριβώς τρόπο όπως και οι υπόλοιπες εγγραφές λογιστικής. Μια σηµαντική διαφορά υπάρχει µεταξύ των δυο τύπων εγγραφών. Οι προσωρινές εγγραφές µπορούν να γίνουν µόνο για λογαριασµούς λογιστικής, ΦΠΑ, πελατών και προµηθευτών. Οι προσωρινές εγγραφές καταχωρούνται µέσω της φόρµας προσωρινές εγγραφές (Φόρµα 16755 – Πίνακας 16755 Sim. Gen. Journal Line) που βρίσκεται στο κύριο µενού της γενικής λογιστικής. Μετά την καταχώρηση, οι προσωρινές εγγραφές καταχωρούνται στο Αρχείο Καταχωρήσεων Προσωρινών Εγγραφών (Φόρµα 16761 – Πίνακας 16761, Simulation Register). Από τη φόρµα αυτή, η οποία βρίσκεται στο κύριο µενού της γενικής λογιστικής, ο χρήστης µπορεί να δει τις εγγραφές που έχουν δηµιουργηθεί από κάθε καταχώρηση (συµπεριλαµβανοµένων και των


8

διαστάσεων), καθώς επίσης να διαγράψει ή να µεταφέρει τις προσωρινές καταχωρήσεις στη φόρµα εγγραφών λογιστικής προκειµένου να τις οριστικοποιήσει.

2.6.2 Παραµετροποίηση Πριν την καταχώρηση προσωρινών εγγραφών ο χρήστης θα πρέπει να δηµιουργήσει τουλάχιστον ένα πρότυπο εγγραφών µε τύπο «Προσωρινές». Αυτό γίνεται από τη φόρµα των Πρότυπων Εγγραφών, που βρίσκεται στο µενού της Γενικής Λογιστικής, επιλέγοντας Παραµετροποίηση και Πρότυπα Εγγραφών. ∆ίνεται επίσης η δυνατότητα στο χρήστη να ορίσει και κάποιον κωδικό προέλευσης για τις προσωρινές εγγραφές, από τη φόρµα της Παραµετροποίησης Εγγραφών Προέλευσης (από το µενού της Γενικής Λογιστικής, Παραµετροποίηση, Κωδ, Ιχνηλασιµότητας, Παραµετροποίηση Κωδικών Προέλευσης.

2.6.3 Εκτέλεση Οποιεσδήποτε εγγραφές γίνονται από τη φόρµα Προσωρινές Εγγραφές, θεωρούνται ως προσωρινές. Αφού καταχωρηθούν, ενηµερώνεται το Αρχείο Καταχωρήσεων Προσωρινών Εγγραφών. Από τη φόρµα αυτή, ο χρήστης µπορεί να ελέγξει περαιτέρω τις εγγραφές που έχουν δηµιουργηθεί για κάθε καταχώρηση, επιλέγοντας Αρχείο Καταχωρήσεων και τον Τύπο Εγγραφών που επιθυµεί. Οι λειτουργίες που σχετίζονται µε τις καταχωρηµένες προσωρινές εγγραφές, είναι η διαγραφή που µπορεί να γίνει µε το F4, η µεταφορά στη φόρµα Εγγραφές Λογιστικής προκειµένου να οριστικοποιηθούν ή στη φόρµα Προσωρινές Εγγραφές, προκειµένου να αλλαχθεί κάτι και να καταχωρηθεί σαν µια νέα προσωρινή εγγραφή. Στην περίπτωση που ο χρήστης επιθυµεί να µεταφέρει µια προσωρινή καταχώρηση στη φόρµα Εγγραφές Λογιστικής και να την οριστικοποιήσει, µπορεί να επιλέξει, Λειτουργίες, Μεταφορά Γραµµής από τη φόρµα του Αρχείου Καταχωρήσεων Προσωρινών Εγγραφών. Στην περίπτωση που ο χρήστης επιθυµεί να µεταφέρει περισσότερες από µια προσωρινές καταχωρήσεις στη φόρµα Εγγραφές Λογιστικής ή στη φόρµα Προσωρινές Εγγραφές και να τις οριστικοποιήσει ή να τις αλλάξει και να τις καταχωρήσει πάλι σαν προσωρινές εγγραφές, µπορεί να επιλέξει, Λειτουργίες, Μεταφορά Γραµµών από τη φόρµα του Αρχείου Καταχωρήσεων Προσωρινών Εγγραφών. Η φόρµα επιλογών της µαζικής εργασίας Μεταφορά Γραµµών (Εκτύπωση 16755, Transfer – Multi Selection), ζητάει από τον χρήστη να καθορίσει ποιες καταχωρήσεις θα µεταφερθούν, σε ποιο πρότυπο εγγραφών και σε ποια δέσµη. Να σηµειωθεί εδώ, ότι το πρότυπο εγγραφών θα πρέπει να είναι τύπου Γενικό ή Προσωρινές

2.6.4 Εκτυπώσεις Στις παρακάτω εκτυπώσεις, έχει εισαχθεί η δυνατότητα να εµφανίζονται και τα ποσά που προέρχονται από τις προσωρινές εγγραφές:

• «Καρτέλα Λογαριασµού» (Εκτύπωση 16701) • «Ισοζύγιο Γενικού και Αναλυτικών Καθολικών» (Εκτύπωση 16702) • «Γενικό Καθολικό» (Εκτύπωση 16703) • «Καρτέλα Πελάτη» (Εκτύπωση 16742) • «Ισοζύγιο Πελατών» (Εκτύπωση 16743) • «Καρτέλα Προµηθευτή» (Εκτύπωση 16760) • «Ισοζύγιο Προµηθευτών» (Εκτύπωση 16761)

Προκειµένου να συµπεριληφθούν τα προσωρινά ποσά στις παραπάνω εκτυπώσεις, ο χρήστης θα πρέπει να επιλέξει το σχετικό πεδίο. Όταν τυπώνεται µια από τις παραπάνω εκτυπώσεις ως θεωρηµένη, δεν µπορεί να συµπεριλαµβάνει και τα προσωρινά ποσά.


9

2.7 Λοιπά Θέµατα Γενικής Λογιστικής

2.7.1 Περιγραφές Για λόγους οµοιοµορφίας στα κλειδιά των πινάκων, προτείνουµε οι περιγραφές των βασικών αρχείων (π.χ. λογαριασµών, πελατών) καθώς και των κωδικών στην Παραµετροποίηση να είναι σε κεφαλαία ή εάν είναι σε µικρά να είναι χωρίς τόνους.

2.7.2 Βαθµοί Λογιστικού Σχεδίου Η δοµή του λογιστικού σχεδίου ορίζεται στην Παραµετροποίηση της Γενικής Λογιστικής ,όσον αφορά το λογιστικό σχέδιο Γενικής, και αντίστοιχα στην Παραµετροποίηση της Αναλυτικής Λογιστικής για το λογιστικό σχέδιο Αναλυτικής. Η παραµετροποίηση γίνεται στην φόρµα λογιστικό σχέδιο.

Έχουµε την δυνατότητα να αναλύσουµε το λογιστικό σχέδιο µέχρι και τον πέµπτο βαθµό. Για κάθε βαθµίδα του λογιστικού σχεδίου, δηλώνουµε το µήκος του λογαριασµού. Στο συγκεκριµένο παράδειγµα, έχουµε ανάλυση τεταρτοβαθµίου και κάθε βαθµός αποτελείται από δύο ψηφία. Στο πεδίο διαχωριστικός χαρακτήρας εισάγουµε τον χαρακτήρα που χρησιµοποιούµε για τον διαχωρισµό των βαθµών (πχ. τελεία). Πανοµοιότυπη είναι και η παραµετροποίηση του λογιστικού σχεδίου Αναλυτικής Λογιστικής. Κάθε φορά που δηµιουργούµε ένα λογαριασµό, το σύστηµα χρησιµοποιεί αυτήν την παραµετροποίηση για να ενηµερώσει το πεδίο «Επίπεδο» (Φόρµα 17 – G/L Account Card, Πίνακας 15 – G/L Account). Τα επίπεδα των λογαριασµών χρησιµοποιούνται από τις εκτυπώσεις ισοζυγίων ούτως ώστε να δηµιουργηθούν τα απαιτούµενα σύνολα ανά βαθµό. Χρησιµοποιώντας την λειτουργία «∆ιαµόρφωση Λογιστικού Σχεδίου» µέσω της φόρµας «Λογιστικό Σχέδιο» (Φόρµα 16- Chart of Accounts) η εφαρµογή εκτελεί τις παρακάτω λειτουργίες: 1. Ελέγχει το λογιστικό σχέδιο (µήκος λογαριασµών) και επαναπροσδιορίζει τα επίπεδα. 2. Ενηµερώνει το πεδίο «Τύπος Λογαριασµού» µε «Καταχώρηση» για τους ελαχιστοβάθµιους και «Σύνολο» για τους ανωτεροβάθµιους. 3. Για κάθε λογαριασµό, εκτός των πρωτοβαθµίων, ελέγχει αν υπάρχει ο αντίστοιχος ανωτεροβάθµιος. 4. Για κάθε λογαριασµό µε τύπο «Σύνολο» αναδηµιουργεί το πεδίο «Προσθέτει». Σηµείωση:


10

Όλη η ανάπτυξη του λογιστικού σχεδίου πρέπει να είναι ίδια. Αν έχουµε ανάπτυξη σε µια οµάδα µέχρι 4ο βαθµό και σε µια άλλη µέχρι 3ο βαθµό τότε τα σύνολα ανά βαθµίδα θα είναι λανθασµένα.

2.7.3 Πρόσθετη Ονοµασία Λογαριασµών Έχουµε την δυνατότητα να ενηµερώσουµε τους λογαριασµούς του λογιστικού σχεδίου µε µια πρόσθετη ονοµασία σε περίπτωση που το πεδίο «ονοµασία» δεν είναι αρκετό για να χωρέσει την περιγραφή του λογαριασµού. Αυτό γίνεται µε την βοήθεια του πεδίου «πρόσθετη ονοµασία» (Φόρµα 17 – G/L Account Card, Πίνακας 15 – G/L Account). Αφού ενηµερώσουµε το πεδίο µπορούµε να το χρησιµοποιήσουµε σε εκτυπώσεις λογιστικής και να εµφανίσουµε την πλήρη ονοµασία των λογαριασµών.

2.7.4 Έλεγχος Ηµεροµηνιών Το σύστηµα ελέγχει την διαφορά ηµεροµηνίας µεταξύ της ηµεροµηνίας καταχώρησης (λογιστικοποίησης) και της ηµεροµηνίας παραστατικού. Ο έλεγχος γίνεται σε τρία επίπεδα, ανάλογα µε το αν η κίνηση αφορά Γενική Λογιστική, Αποθέµατα ή Αναλυτική Λογιστική. Σύµφωνα µε τις λογιστικές αρχές, οι έλεγχοι πρέπει να είναι οι εξής: • Για κινήσεις που αφορούν αποθέµατα, δεν µπορεί η ηµεροµηνία λογιστικοποίησης να είναι

αργότερα από 10 ηµέρες σε σχέση µε την ηµεροµηνία παραστατικού • Για κινήσεις που αφορούν Γενική Λογιστική, δεν µπορεί η ηµεροµηνία λογιστικοποίησης να

είναι αργότερα από τις 15 του επόµενου µήνα • Για κινήσεις που αφορούν Αναλυτική Λογιστική, δεν µπορεί η ηµεροµηνία λογιστικοποίησης να

είναι αργότερα από το τέλος του επόµενου µήνα Για να υλοποιηθούν οι αντίστοιχοι έλεγχοι δηµιουργήθηκαν τρία νέα πεδία στην παραµετροποίηση της Γενικής Λογιστικής (Πίνακας 98 – G/L Setup).

Τα τρία πεδία είναι τύπου ‘Date Formula’ και εκφράζουν την σχέση µεταξύ της ηµεροµηνίας καταχώρησης και της ηµεροµηνίας παραστατικού. Κάθε εγγραφή η οποία καταχωρείται στο σύστηµα ελέγχεται βάση αυτών των πεδίων. Οι κινήσεις που αφορούν αποθέµατα ελέγχονται στην Μονάδα Κώδικα 21 - Item Jnl.-Check Line, και οι κινήσεις που αφορούν Γενική και Αναλυτική Λογιστική ελέγχονται στην Μονάδα Κώδικα 11 – Gen. Jnl.-Check Line. Σηµείωση: Τα πεδία δεν είναι διαθέσιµα προς παραµετροποίηση από τους χρήστες για ευνόητους λόγους. Ωστόσο αν στο µέλλον αλλάξουν οι σχέσεις ο συνεργάτης θα µπορεί να εκφράσει τις νέες σχέσεις εισάγοντας τις πληροφορίες στον πίνακα.


11

2.7.5 Έλεγχος Σειρών Οι σειρές αρίθµησης παίζουν πρωταρχικό ρόλο για την παραµετροποίηση των ηµερολογίων στην γενική και αναλυτική λογιστική. Ουσιαστικά, το ηµερολόγιο συγκεντρώνει τις εγγραφές που θα εκτυπώσει βασιζόµενο στην σειρά της κάθε εγγραφής. Άρα πριν καταχωρηθούν οι εγγραφές στην λογιστική, γίνεται έλεγχος ότι ο αριθµός σειράς είναι ενηµερωµένος. Επιπλέον αλλαγές έχουν γίνει σε αρκετές µαζικές εργασίες που καταχωρούν εγγραφές στην λογιστική. Πιο συγκεκριµένα, έχει αντικατασταθεί ο αριθµός παραστατικού, που το σύστηµα ζητούσε ως τώρα, µε τον αριθµό σειράς καταχώρησης (πχ. «Αποτίµηση Συναλλαγµατικών ∆ιαφορών», «Υπολογισµός και Καταχώρηση Εκκαθάρισης ΦΠΑ», εισαγωγή αρχείου ενοποίησης κτλ.). Μια ειδική περίπτωση όπου γίνεται ο έλεγχος σειρών είναι οι µηχανογραφηµένες επιταγές. Η µηχανογραφηµένες επιταγές, καταχωρούνται στο σύστηµα µε αριθµό παραστατικού τον αριθµό της επιταγής που έχει εκδοθεί. Κατά συνέπεια δεν µπορούµε να χρησιµοποιήσουµε αρ. σειράς καταχώρησης στην δέσµη καταχώρησης. Για αυτό το λόγω στην παραµετροποίηση της Γενικής Λογιστικής προστέθηκε το πεδίο «Αρ. Σειράς Μηχ/νων Επιταγών». Το σύστηµα θα χρησιµοποιεί την συγκεκριµένη σειρά για την καταχώρηση ή ακύρωση των µηχανογραφηµένων επιταγών. Ο έλεγχος για την ενηµέρωση των σειρών γίνεται στην Μονάδα Κώδικα 12 - Gen. Jnl.-Post Line.

2.7.6 Επαγγέλµατα και ∆ΟΥ ∆ηµιουργήθηκαν δύο καινούργιοι πίνακες όπου εισάγουµε τα Επαγγέλµατα και τους Κωδικούς ∆ΟΥ (Πίνακες 16701- Professions και 16700- Tax Offices αντίστοιχα). Η παραµετροποίηση γίνεται στις φόρµες ∆ΟΥ και Επαγγέλµατα (Γενική Λογιστική, Παραµετροποίηση, Γενικά). Αφού δηµιουργήσουµε τους κωδικούς στην παραµετροποίηση, µπορούµε να τους συνδέσουµε σε διάφορα σηµεία της εφαρµογής και να τους χρησιµοποιήσουµε κατά την εκτέλεση εκτυπώσεων. Τα σηµεία που µπορούµε να συνδέσουµε ∆ΟΥ και επαγγέλµατα είναι τα παρακάτω: • Στοιχεία Εταιρίας • Κέντρα Ευθύνης • Πελάτες • Προµηθευτές • ∆ιευθύνσεις Αποστολής • Αποθήκες

2.8 Εκτυπώσεις Γενικής Λογιστικής

2.8.1 Γενικά

2.8.1.1 Θεωρηµένες εκτυπώσεις Οι θεωρηµένες εκτυπώσεις καταγράφονται στον πίνακα 16702 – Official Printed Reports Log. Σε αυτό τον πίνακα καταγράφεται η περιγραφή της εκτύπωσης, η ηµεροµηνία και χρόνος εκτύπωσης, ο κωδικός χρήστη, η τελευταία σελίδα και το πλήθος των σελίδων της εκτύπωσης καθώς και οι ηµεροµηνίες για τις οποίες δηµιουργήθηκε η εκτύπωση. Επίσης καταγράφεται ο κωδικός και η τελευταία θεωρηµένη εγγραφή των ηµερολογίων. Για να καταγραφεί µια εκτύπωση σαν θεωρηµένη θα πρέπει να είναι «Ναι» η επιλογή Θεωρηµένη Εκτύπωση και να γίνει η εκτύπωση. ∆εν καταγράφονται εκτυπώσεις που έχουν εκτελεστεί µε την επιλογή «Προεπισκόπηση». Σε περίπτωση που ο χρήστης εκτυπώσει την ίδια εκτύπωση για τις ίδιες ηµεροµηνίες τότε εµφανίζεται ένα µήνυµα λάθους. Αν η εταιρεία παρακολουθεί τα υποκαταστήµατα σαν κάποια κύρια διάσταση και έχει υποχρέωση να εκτυπώνει θεωρηµένα ανά υποκατάστηµα τότε ο τύπος διάστασης των υποκαταστηµάτων πρέπει να οριστεί στην παραµετροποίηση της Γ/Λ στο πεδίο «Κύρια ∆ιάσταση σαν Υποκατάστηµα». Στην περίπτωση που έχουµε ορίσει κάποια διάσταση σαν υποκατάστηµα το σύστηµα καταχωρεί τις θεωρηµένες εκτυπώσεις ανά υποκατάστηµα. Σε όλες τις θεωρηµένες εκτυπώσεις υπάρχουν έλεγχοι, προκειµένου να διασφαλίζεται ότι ο χρήστης έχει επιλέξει τα σωστά φίλτρα όταν εκτυπώνει σε θεωρηµένο χαρτί.


12

2.8.1.2 Εκτυπώσεις σε CD Για να αποθηκεύουµε τις θεωρηµένες εκτυπώσεις σε CD θα πρέπει να ακολουθήσουµε την

εξής διαδικασία: • ∆ηµιουργούµε ένα νέο εκτυπωτή τύπου GENERIC • Ορίζουµε στον εκτυπωτή γραµµατοσειρά τύπου Greek 1253 • Εκτελούµε την θεωρηµένη εκτύπωση σύµφωνα µε τις οδηγίες που περιγράφονται

παρακάτω ανά εκτύπωση • Στην επιλογή Εκτυπωτή επιλέγουµε τον GENERIC. Στην ίδια οθόνη επιλέγουµε την

επιλογή «Εκτύπωση σε Αρχείο» • ∆ίνουµε ένα όνοµα και µονάδα αποθήκευσης του αρχείου. • Μπορούµε να δούµε και να επεξεργαστούµε την εµφάνιση της εκτύπωσης µε την

χρήση του Microsoft Word. Σηµείωση : Είναι πολύ πιθανόν η διαµόρφωση της εκτύπωσης (π.χ. µέγεθος γραµµατοσειράς) να πρέπει να αλλάξει έτσι ώστε να εκτυπώνεται σωστά σε ένα GENERIC εκτυπωτή.

2.8.2 Γενικό Καθολικό Η εκτύπωση του Γενικού Καθολικού έχει τις εξής επιλογές:

• Ηµεροµηνία Καταχώρησης. Υποχρεωτικό πεδίο • Εκτύπωση Λογαριασµών µε: «Κενό», Υπόλοιπο, Με Κίνηση στην Περίοδο. Όταν

εκτυπώνουµε θεωρηµένα η επιλογή πρέπει να είναι «Κενό». • Θεωρηµένη εκτύπωση. Η θεωρηµένη εκτύπωση δηµιουργείται µε την επιλογή «Ναι».

Φίλτρα επιτρέπεται να ορισθούν µόνο για τα πεδία: Ηµεροµηνία Φίλτρο Κύρια ∆ιάσταση (1 ή 2) Φίλτρο – Ανάλογα µε την παραµετροποίηση στη Γενική Λογιστική Θεωρηµένη Εκτύπωση

• Συµπεριλαµβάνεται Υπόλοιπο Απογραφής. Όταν εκτυπώνουµε θεωρηµένα και δεν έχει δηµιουργηθεί η εγγραφή έναρξης χρήσης η επιλογή πρέπει να είναι «Κενό». Όταν εκτυπώνουµε θεωρηµένα και έχει δηµιουργηθεί η εγγραφή έναρξης χρήσης η επιλογή πρέπει να είναι «Ναι».

2.8.3 Ηµερολόγιο Γ/Λ & Α/Λ

2.8.3.1 Σχεδίαση Το Ηµερολόγιο βασίζεται στις σειρές καταχώρησης. Για αυτόν το λόγω, είναι υποχρεωτικό όλες οι εγγραφές Γενικής και Αναλυτικής Λογιστικής να έχουν σειρά καταχώρησης.

2.8.3.2 Παραµετροποίηση Στη φόρµα «Τύποι Ηµερολογίων» πρέπει να ορίσουµε ένα κωδικό και µια περιγραφή ανά Ηµερολόγιο. Στη φόρµα «Σειρές ανά Ηµερολόγια» πρέπει να δέσουµε όλες τις σειρές µε τις οποίες έχουν δηµιουργηθεί εγγραφές στην Λογιστική (Γ/Λ & Α/Λ) µε τον αντίστοιχο κωδικό Ηµερολογίου. Σηµείωση : Η σειρά καταχωρήσεων της Αναλυτικής Λογιστική πρέπει να είναι πρώτες σε σειρά στον πίνακα 16704 – Series per Journals.

2.8.3.3 Εκτέλεση Η εκτύπωση του Ηµερολογίου έχει τις εξής επιλογές:

• Κωδικός Ηµερολογίου. Υποχρεωτικό πεδίο • Ηµεροµηνία Καταχώρησης. Υποχρεωτικό πεδίο • Θεωρηµένη εκτύπωση. Η θεωρηµένη εκτύπωση δηµιουργείται µε την επιλογή «Ναι».

Φίλτρα επιτρέπεται να ορισθούν µόνο για τα πεδία: Κωδικός Ηµερολογίου Ηµεροµηνία Καταχώρησης


13

Κύρια ∆ιάσταση (1 ή 2) Κωδικός – Ανάλογα µε την παραµετροποίηση στη Γενική Λογιστική Θεωρηµένη Εκτύπωση

Σηµείωση : Η αρίθµηση των εγγράφων εκτυπώνεται µε την εκτέλεση της θεωρηµένης εκτύπωσης.

2.8.4 Καρτέλα Λογαριασµού Η εκτύπωση της Καρτέλας Λογαριασµού έχει τις εξής επιλογές:

• Ηµεροµηνία Καταχώρησης. Υποχρεωτικό πεδίο • Συµπεριλαµβάνονται Εγγραφές Απογραφής. Όταν εκτυπώνουµε θεωρηµένα και δεν έχει

δηµιουργηθεί η εγγραφή έναρξης χρήσης η επιλογή πρέπει να είναι «Κενό». Όταν εκτυπώνουµε θεωρηµένα και έχει δηµιουργηθεί η εγγραφή έναρξης χρήσης η επιλογή πρέπει να είναι «Ναι».

2.8.5 Προεκτύπωση Θεωρηµένων Η εκτύπωση της Προεκτύπωσης Θεωρηµένων έχει τις εξής επιλογές:

• Τίτλος Εκτύπωσης • Αρχική Σελίδα. Αριθµός της πρώτης θεωρηµένης σελίδας. • Τελευταία Σελίδα. Αριθµός της τελευταίας θεωρηµένης σελίδας.

2.8.6 Βεβαίωση Παρακράτησης Η βεβαίωση παρακράτησης είναι µια πρότυπη εκτύπωση που πρέπει να παραµετροποιηθεί µε βάση τις ανάγκες του πελάτη. Η εκτύπωση έχει τις εξής επιλογές:

• Είδος παρακρατούµενου φόρου. Υποχρεωτικό πεδίο • Ηµεροµηνία Καταχώρησης. Υποχρεωτικό πεδίο • Τύπος συναλλασσόµενου. Προµηθευτής • Συναλλασσόµενος. Κωδικός Προµηθευτή

2.8.7 Ισοζύγιο Γενικού Αναλυτικών Καθολικών Η εκτύπωση έχει τις εξής επιλογές:

• Ηµεροµηνία Καταχώρησης. Υποχρεωτικό πεδίο • Αναλυτική Λογιστική. Ναι/Όχι • Υπόλοιπο Απογραφής «Κενό», «∆εν Περιλαµβάνονται», «Περιλαµβάνονται στη κίνηση

περιόδου». Όταν εκτυπώνουµε θεωρηµένα και δεν έχει δηµιουργηθεί η εγγραφή έναρξης χρήσης η επιλογή πρέπει να είναι «∆εν Περιλαµβάνονται». Όταν εκτυπώνουµε θεωρηµένα και έχει δηµιουργηθεί η εγγραφή έναρξης χρήσης η επιλογή πρέπει να είναι «Κενό».

• Εκτύπωση Λογαριασµών µε «Κενό», «Με υπόλοιπο», «Με κίνηση στη περίοδο». Όταν εκτυπώνουµε θεωρηµένα η επιλογή πρέπει να είναι «Κενό»

• Θεωρηµένη εκτύπωση. Η θεωρηµένη εκτύπωση δηµιουργείται µε την επιλογή «Ναι». Φίλτρα επιτρέπεται να ορισθούν µόνο για τα πεδία: Ηµεροµηνία Φίλτρο Κύρια ∆ιάσταση (1 ή 2) Φίλτρο – Ανάλογα µε την παραµετροποίηση στη Γενική Λογιστική Θεωρηµένη Εκτύπωση

2.8.8 Ισοζύγιο σε Ηλεκτρονική Μορφή Το Ισοζύγιο σε Ηλεκτρονική Μορφή είναι η Μονάδα Επικοινωνίας 16702 – Trial Balance Electronic. Έχει τις εξής επιλογές:

• Ηµεροµηνία Καταχώρησης. Υποχρεωτικό πεδίο • Όνοµα Αρχείου. ∆ίνουµε ένα όνοµα και µονάδα αποθήκευσης του αρχείου. • Κατεύθυνση. Εξαγωγή

2.8.9 Ανάλυση Φακέλου Εισαγωγής Με αυτή την εκτύπωση µπορούµε να ελέγξουµε τις ποσοτικές και αξιακές κινήσεις πού έχουν καταχωρηθεί ανά φάκελο εισαγωγής. Έχει τις εξής επιλογές:

• Αρ. Ο λογαριασµός Γ/Λ του φακέλου (π.χ. 32010000)


14

• Αρ. Φακέλου Εισαγωγής. Ο αριθµός του φακέλου • Ηµεροµηνίες Έναρξης • Ηµεροµηνίες Λήξης

2.8.10 Ηµερολόγιο Έναρξης Η εκτύπωση έχει τις εξής επιλογές:

• Ηµεροµηνία Καταχώρησης. Υποχρεωτικό πεδίο • Θεωρηµένη εκτύπωση. Η θεωρηµένη εκτύπωση δηµιουργείται µε την επιλογή «Ναι».

Φίλτρα επιτρέπεται να ορισθούν µόνο για τα πεδία: Ηµεροµηνία Καταχώρησης Κύρια ∆ιάσταση (1 ή 2) Κωδικός – Ανάλογα µε την παραµετροποίηση στη Γενική Λογιστική Θεωρηµένη Εκτύπωση


3 Πάγια 3.1 Αναπτυξιακοί Νόµοι Οι Αναπτυξιακοί Νόµοι συντηρούνται στη φόρµα «Αναπτυξιακοί Νόµοι» πού βρίσκεται στο µενού Παγίων. Σε αυτή τη φόρµα ορίζουµε τον Αριθµό και Περιγραφή του αναπτυξιακού νόµου.

3.2 Καρτέλα Παγίων Στην καρτέλα παγίων έχουν προστεθεί δύο πεδία:

• Αναπτυξιακός Νόµος. • Ποσότητα. Η ποσότητα είναι ένα πεδίο που δεν ενηµερώνεται αυτόµατα.

Σηµείωση: Ο διαχωρισµός της ποσότητας των παγίων γίνεται µε τη χρήση των Εγγραφών Αναδιάρθρωσης

3.3 Εκτυπώσεις Παγίων

3.3.1 Ισοζύγιο Παγίων Η εκτύπωση έχει τις εξής επιλογές:

• Βιβλίο αποσβέσεων. Το βιβλίο στο οποίο καταχωρούνται οι νόµιµες αποσβέσεις της εταιρείας.

• Ηµεροµηνία Έναρξης. Η έναρξη της περιόδου για την οποία θα εκτυπωθεί το Ισοζύγιο. • Ηµεροµηνία Λήξης. Η λήξη της περιόδου για την οποία θα εκτυπωθεί το Ισοζύγιο. • Σύνολα Οµάδας. Μια σειρά από επιλογές για την οµαδοποίηση των αποτελεσµάτων. • Εκτύπωση ανά Πάγιο Ναι/Όχι. Με την επιλογή «Ναι» εµφανίζονται αναλυτικά τα πάγια. • Εκτύπωση Προϋπολογισµού Ναι/Όχι. Η επιλογή πρέπει να είναι «Όχι» σε θεωρηµένη

εκτύπωση • Θεωρηµένη εκτύπωση. Η θεωρηµένη εκτύπωση δηµιουργείται µε την επιλογή «Ναι».

Φίλτρα επιτρέπεται να ορισθούν µόνο για τα πεδία: Κύρια ∆ιάσταση (1 ή 2) Φίλτρο – Ανάλογα µε την παραµετροποίηση στη Γενική Λογιστική Εκτύπωση ανά Πάγιο Ηµεροµηνία Έναρξης Ηµεροµηνία Λήξης Θεωρηµένη Εκτύπωση

3.3.2 Καρτέλα Παγίων Η Καρτέλα Παγίων ή αλλιώς Μητρώο Παγίων έχει τις εξής επιλογές:

• Ηµεροµηνία Καταχώρησης. Υποχρεωτικό πεδίο • Βιβλίο αποσβέσεων. Το βιβλίο στο οποίο καταχωρούνται οι νόµιµες αποσβέσεις της

εταιρείας. • Νέα Σελίδα ανά Πάγιο. Με την επιλογή «Ναι» αλλάζει η σελίδα µε κάθε νέο πάγιο. • Εκτύπωση Λεπτοµερειών. Με την επιλογή «Ναι» εµφανίζονται όλες οι λεπτοµέρειες του

µητρώου παγίων. • Θεωρηµένη εκτύπωση. Η θεωρηµένη εκτύπωση δηµιουργείται µε την επιλογή «Ναι».

Φίλτρα επιτρέπεται να ορισθούν µόνο για τα πεδία: Κύρια ∆ιάσταση (1 ή 2) Φίλτρο – Ανάλογα µε την παραµετροποίηση στη Γενική Λογιστική Ηµεροµηνία Καταχώρησης Θεωρηµένη Εκτύπωση


4 Αναλυτική Λογιστική Η Αναλυτική Λογιστική (Α/Λ) (Φόρµα 16719 – Analytical Ledger Menu) είναι ένα υποσύστηµα όπου καταγράφονται λεπτοµερώς τα έσοδα και τα έξοδα µε τελικό σκοπό τον προσδιορισµό του καθαρού κέρδους. Η αναλυτική λογιστική είναι αυτόνοµη από την γενική λογιστική (Γ/Λ) έχοντας ξεχωριστό Λογιστικό Σχέδιο, κανόνες και εγγραφές.

4.1 Σχεδίαση Η Αναλυτική Λογιστική έχει υλοποιηθεί ουσιαστικά πάνω στην δοµή της Γενικής Λογιστικής. Με αυτόν τον τρόπο, τα δύο υποσυστήµατα µπορούν να µοιραστούν τις δυνατότητες ανάλυσης του Microsoft Navision 3.70 αυξάνοντας την λειτουργικότητα του συστήµατος. Άρα, η δοµή των καταχωρηµένων κινήσεων καθώς επίσης και του λογιστικού σχεδίου παραµένει η ίδια µε της Γενικής Λογιστικής. Στο λογιστικό σχέδιο, κάθε λογαριασµός που αρχίζει από ‘9’ χαρακτηρίζεται σαν λογαριασµός Αναλυτικής στο αντίστοιχο πεδίο και δεν εµφανίζεται στην φόρµα του λογιστικού σχεδίου της Γενικής Λογιστικής. Επίσης το κάθε λογιστικό σχέδιο έχει ξεχωριστή δοµή που ορίζεται στην παραµετροποίηση του κάθε υποσυστήµατος. Μια ακόµα δυνατότητα που έχουµε είναι να ορίσουµε ξεχωριστό κωδικό προέλευσης για τις κινήσεις της αναλυτικής λογιστικής. Η ενηµέρωση της Αναλυτική Λογιστικής από εγγραφές της Γενικής Λογιστική βασίζεται στον λογαριασµό της Γενικής Λογιστικής και συγκεκριµένα στα πεδία «Ενηµέρωση Α/Λ» και «Οµάδα Καταχώρησης Α/Λ».

4.1.1 Ενηµέρωση Α/Λ από Γ/Λ µέσω διάµεσου λογαριασµού Σε αυτή την περίπτωση δηµιουργείται ένα ενδιάµεσο στάδιο το οποίο αποθηκεύει τις εγγραφές (Φύλλο Μερισµού). Στο στάδιο αυτό υπάρχουν όλα τα στοιχεία της πρωτότυπης εγγραφής καθώς επίσης και τα στοιχεία της Αναλυτικής Λογιστικής. Στο φύλλο µερισµού υπάρχει επίσης η δυνατότητα να αλλάξει ο µερισµός έστω και αν η εγγραφή της Γ/Λ έχει καταχωρηθεί. ∆εν µπορούν όµως να αλλάξουν τα βασικά στοιχεία της εγγραφής. Από αυτόν τον ενδιάµεσο πίνακα, δηµιουργούνται οι εγγραφές Α/Λ (µέσω της µαζικής εργασίας «Καταχ. Εγγραφών Α/Λ»). Όταν δηµιουργηθεί η εγγραφή Α/Λ το φύλλο µερισµού αλλάζει κατάσταση σε καταχωρηµένο και δεν µπορεί να αλλαχθεί πια. Όλη η διαχείριση των φύλλων µερισµού γίνεται από την Μονάδα Κώδικα 16716 - «A/L Management». Στο επόµενο σχήµα φαίνεται σχηµατικά η ροή ενηµέρωσης και παραµετροποίησης από την Γενική Λογιστική στην Αναλυτική Λογιστική.


17

4.1.2 Ενηµέρωση Α/Λ από κινήσεις αποθηκών Η Α/Λ πρέπει να ενηµερωθεί µε το πραγµατικό κόστος των ειδών όπως αυτό διαµορφώνεται από την αποτίµηση. Για αυτό σκοπό οι λογαριασµοί των Οµάδων Καταχωρήσεις των Ειδών που αφορούν κόστος πρέπει να ενηµερωθούν µε λογαριασµούς Α/Λ. Η ενηµέρωση της Α/Λ από τις κινήσεις κόστους των ειδών γίνεται µε την περιοδική εργασία «Καταχώρηση Εγγραφών Κόστους» (Εκτύπωση 1002 – «Post Inventory Cost to G/L»).

4.1.3 Εγγραφές Α/Λ Οι εγγραφές Α/Λ γίνονται στην Α/Λ από την φόρµα «Εγγραφές Α/Λ» καθώς και από τη φόρµα «Επαναλαµβανόµενες Εγγραφές» όπου µπορούν οι χρήστες να κάνουν µερισµούς από λογαριασµούς Α/Λ σε λογαριασµούς Α/Λ.

4.1.4 Λοιπές Περιπτώσεις Σε όλες τις περιπτώσεις που γίνεται καταχώρηση λογαριασµών, το σύστηµα ελέγχει το «Πρότυπο Εγγραφών». Αν το πρότυπο έχει τύπο «Αναλυτική» πρέπει να περιέχει µόνο λογαριασµούς αναλυτικής λογιστικής. Άρα όλοι οι υπόλοιποι τύποι πρέπει να περιέχουν λογαριασµούς γενικής λογιστικής. Με αυτόν τον τρόπο αποφεύγεται η καταχώρηση στο ίδιο παραστατικό λογαριασµών Αναλυτικής και Γενικής. Σε όλες τις περιπτώσεις που δηµιουργούµε αυτόµατα εγγραφές αναλυτικής λογιστικής το σύστηµα χρησιµοποιεί το προκαθορισµένο πρότυπο εγγραφών και την προκαθορισµένη σειρά εγγραφών από την παραµετροποίηση του υποσυστήµατος.

4.2 Παραµετροποίηση Για να έχουµε αναλυτική λογιστική πρέπει να έχουµε ένα πρότυπο εγγραφών του οποίου ο τύπος πρέπει να είναι ‘Αναλυτική’. Επίσης θα πρέπει να δηµιουργήσουµε τουλάχιστον έναν αριθµό σειράς για τις εγγραφές τις αναλυτικής λογιστικής και να τον/τους συνδέσουµε µε τον αντίστοιχο

Λογαριασµός Γ/Λ

Οµ. Καταχώρησης Α/Λ

∆ιάµεσος Αντικρυζόµενος Α/Λ

Παραµετροποίηση Καταχ. Α/Λ

Φύλλο Μερισµού

Λογαριασµοί Α/Λ


18

κωδικό ηµερολογίου. Οι εργασίες αυτές γίνονται από το µενού της Γενικής Λογιστικής, Παραµετροποίηση. Στο υποσύστηµα της Αναλυτικής Λογιστικής, Παραµετροποίηση, Παραµετροποίηση Α/Λ δηµιουργούµε τα βασικά δεδοµένα (Φόρµα 16715 – Analytical Ledger Setup, Πίνακας 16715 – A/L Setup). Στην πρώτη φόρµα µπορούµε να ορίσουµε τις επιτρεπτές ηµεροµηνίες καταχώρησης καθώς επίσης και το προκαθορισµένο πρότυπο εγγραφών για τις κινήσεις που δηµιουργούνται αυτόµατα. Στην δεύτερη φόρµα εισάγουµε την σειρά από την οποία θα δηµιουργούνται τα αυτόµατα παραστατικά των κινήσεων στο σύστηµα. Στην τρίτη φόρµα ορίζουµε την δοµή του λογιστικού σχεδίου. Στην τελευταία φόρµα, ορίζουµε τους τύπους διαστάσεων που συµµετέχουν στην παραµετροποίηση της αναλυτικής λογιστικής. Μπορούµε να ορίσουµε µέχρι τέσσερις διαστάσεις. Η εργασία γίνεται µέσω του πλήκτρου «Λειτουργίες». Σε αυτό το σηµείο και αφού έχουµε δηµιουργήσει το Λογιστικό Σχέδιο της Α/Λ µπορούµε να καταχωρήσουµε κινήσεις χειροκίνητα στην Αναλυτική Λογιστική χρησιµοποιώντας την φόρµα «Εγγραφές Α/Λ» (Φόρµα 16723 – A/L Journal). Το επόµενο βήµα είναι η δηµιουργία των οµάδων καταχωρήσεων. Η εργασία αυτή γίνεται στο µενού της Α/Λ, Παραµετροποίηση, Οµάδες καταχώρησης Α/Λ (Φόρµα 16718 – A/L Posting Groups, Πίνακας 16718 – A/L Posting Groups). Στην φόρµα αυτή δηµιουργούµε τις οµάδες καταχώρησης. Οι οµάδες αυτές συσχετίζονται µε τους αποτελεσµατικούς λογαριασµούς της γενικής λογιστικής και υποδηλώνουν τον διάµεσο αντικριζόµενο λογαριασµό . Στην επόµενη επιλογή της παραµετροποίησης δηµιουργούµε τους κωδικούς των φύλλων µερισµού στην φόρµα «Κωδ. Φύλλων Μερισµού» (Φόρµα 16716 – Distribution Codes, Πίνακας 16716 – Distribution Codes) Για κάθε φύλλο µερισµού, πατώντας το πλήκτρο «Παραµετροποίηση» (Φόρµα 16717 – Distribution Code Setup, Πίνακας 16717 – Distribution Code Setup), εισάγουµε τους λογαριασµούς και το ποσοστό που θα γίνεται ο µερισµός. Στην τελευταία φόρµα της Παραµετροποίησης γίνεται η σύνδεση των οµάδων καταχώρησης µε προκαθορισµένα φύλλα µερισµού (Φόρµα 16728 – A/L Posting Group Setup, Πίνακας 16719 - A/L Posting Group Setup).

Σε αυτό το σηµείο, έχουµε την δυνατότητα να ορίσουµε το προκαθορισµένο φύλλο µερισµού ανά οµάδα καταχώρησης και ανά τις τέσσερις διαστάσεις που έχουµε ορίσει ότι συµµετέχουν στην παραµετροποίηση της Α/Λ. Σηµείωση: Κατά την επιλογή του προκαθορισµένου φύλλου µερισµού, το σύστηµα ελέγχει τις διαστάσεις τις εγγραφής και λειτουργεί µε τις εξής προτεραιότητες: ∆ιάσταση 1 ∆ιάσταση 2 ∆ιάσταση 3 ∆ιάσταση 4 Αριθµός Προτεραιότητα

Χ Χ Χ Χ 4 1Χ Χ Χ - 3 2Χ Χ - Χ 3 3Χ - Χ Χ 3 4


19

- Χ Χ Χ 3 5Χ Χ - - 2 6Χ - Χ - 2 7Χ - - Χ 2 8- Χ Χ - 2 9 - Χ - Χ 2 10- - Χ Χ 2 11Χ - - - 1 12- Χ - - 1 13- - Χ - 1 14- - - Χ 1 15

Αν δεν υπάρχει πρότυπο φύλλο µερισµού για τον συνδυασµό των διαστάσεων µετά την 15η προτεραιότητα, τότε το σύστηµα θα επιλέξει το προκαθορισµένο φύλλο µερισµού για την οµάδα καταχώρησης αναλυτικής λογιστικής. Το τελευταίο βήµα της παραµετροποίησης σχετίζεται µε το Λογιστικό Σχέδιο της Γενικής Λογιστικής. Πρέπει σε κάθε κινούµενο (δηλαδή µε τύπο καταχώρηση) αποτελεσµατικό λογαριασµό να δηλώσουµε ότι πρέπει να ενηµερώσει την Α/Λ. Αυτό γίνεται από το πεδίο «Ενηµέρωση Α/Λ» στην φόρµα Καταχώρηση της καρτέλας του λογαριασµού. Κάθε λογαριασµός ο οποίος ενηµερώνει αναλυτική λογιστική θα πρέπει να συνδεθεί µε την αντίστοιχη οµάδα καταχώρησης Α/Λ. Αυτό γίνεται στην ίδια φόρµα της καρτέλας λογαριασµού (Φόρµα 17 – G/L Account Card, Πίνακας 15 – G/L Account) . Οι καταχωρήσεις των κινήσεων του κόστους των ειδών, γίνονται κατευθείαν στην Α/Λ µέσω του υποσυστήµατος των Αποθεµάτων. Η καταχώρηση γίνεται µέσω των οµάδων καταχώρησης αποθεµάτων. Στο Μενού των Αποθεµάτων, Παραµετροποίηση, Καταχωρήσεις Αποθεµάτων, Οµάδες Καταχώρησης Αποθεµάτων, δηµιουργούµε τις οµάδες. Στην επόµενη επιλογή, «Παραµετροποίηση Καταχώρησης Αποθεµάτων», συνδέουµε τις οµάδες µε τους λογαριασµούς Α/Λ που θα ενηµερώνουν. Επίσης στο Μενού της Γενικής Λογιστικής, στην παραµετροποίηση, οµάδες καταχωρήσεων, παραµετροποίηση οµάδων καταχώρησης, και επιλέγοντας από το πλήκτρο «Παραµετροποίηση» την καρτέλα, πρέπει να συµπληρώσουµε τους αντίστοιχους λογαριασµούς Αναλυτικής στις φόρµες «Αποθέµατα» και «Παραγωγή».

4.3 Εκτέλεση Όπως αναφέρθηκε νωρίτερα, η ενηµέρωση της Αναλυτικής Λογιστικής γίνεται µε τρεις τρόπους:

1. Απευθείας ενηµέρωση των λογαριασµών Αναλυτικής 2. Μέσω των φύλλων µερισµού, για τις κινήσεις που προέρχονται από

λογαριασµούς Γενικής Λογιστικής 3. Μέσω της καταχώρησης των κοστολογικών κινήσεων των ειδών

4.3.1 Απευθείας Ενηµέρωση Μέσω της φόρµας «Εγγραφές Α/Λ» επιλέγουµε ένα πρότυπο εγγραφών µε τύπο «Αναλυτική» και καταχωρούµε τις κινήσεις όπως ακριβώς στην Γενική Λογιστική. Οι εσωτερικοί µερισµοί µεταξύ των λογαριασµών Αναλυτικής Λογιστικής µπορούν να γίνουν µε τη χρήση των «Επαναλαµβανοµένων Εγγραφών».

4.3.2 Κοστολογικές Κινήσεις Αφού έχει γίνει η παραµετροποίηση στις αντίστοιχες οµάδες καταχώρησης, µέσω της εργασίας «Καταχώρηση Εγγραφών Κόστους» (Αποθέµατα, Περιοδικές Εργασίες), το σύστηµα καταχωρεί τις κοστολογικές κινήσεις από το υποσύστηµα των αποθεµάτων, κατευθείαν στην Αναλυτική Λογιστική.


20

4.3.3 Φύλλα Μερισµού Σε κάθε σηµείο στην εφαρµογή (Γ/Λ, Αγορές, Πωλήσεις, κτλ.), όπου ο χρήστης µπορεί να καταχωρήσει εγγραφή σε λογαριασµό Γενικής Λογιστικής, υπάρχει η δυνατότητα να δηµιουργήσει χειροκίνητα φύλλο µερισµού. Η επιλογή βρίσκεται πάντα κάτω από το πλήκτρο «Γραµµή». Μόλις καλούµε το φύλλο µερισµού (Φόρµα 16726 – A/L Distribution, Φόρµα 16727 – A/L Distribution Subform, Πίνακας 16720 – A/L Distribution Header, Πίνακας 16721 – A/L Distribution Line), το σύστηµα µας προτείνει το προκαθορισµένο φύλλο βάση της παραµετροποίησης. Σε αυτό το σηµείο, ο χρήστης έχει την δυνατότητα να επιλέξει κάποιο άλλο κωδικό φύλλου µερισµού. Επίσης µπορεί να αλλάξει τα ποσοστά ή τα ποσά του µερισµού ή ακόµα να σβήσει και να προσθέσει γραµµές. Το παραπάνω ισχύει µόνο όταν ο χρήστης θέλει να αλλάξει το προκαθορισµένο φύλλο ή κάποια από τα στοιχεία του. Αν ο χρήστης δεν επέµβει καθόλου στην Αναλυτική Λογιστική (δηλαδή δεν ανοίξει καν το φύλλο µερισµού), όταν γίνει η καταχώρηση της κίνησης το σύστηµα θα δηµιουργήσει βάση του πρότυπου τις εγγραφές. Αυτό ισχύει για όλες τις εγγραφές σε λογαριασµούς Γ/Λ που στην καρτέλα έχουν επιλογή «Ναι» στο πεδίο «Ενηµέρωση Α/Λ». Αν δεν υπάρχει η κατάλληλη παραµετροποίηση για να δηµιουργηθεί το φύλλο µερισµού, τότε η καταχώρηση διακόπτεται µε µήνυµα λάθους. Συνοψίζοντας, θα πρέπει να τονίσουµε δύο σηµεία:

• µπορούµε να επέµβουµε στο φύλλο µερισµού σε οποιοδήποτε σηµείο καταχωρούµε λογαριασµούς Γ/Λ.

• το σύστηµα θα δηµιουργήσει το πρότυπο φύλλο µερισµού (εκτός και αν υπάρχει χειροκίνητο) για κάθε καταχώρηση σε λογαριασµό που ενηµερώνει Α/Λ.

Σηµείωση: Όταν προκύπτουν διαφορές στρογγυλοποίησης από τον υπολογισµό των ποσοστών, το σύστηµα τις προσθέτει στην τελευταία γραµµή του φύλλου µερισµού.


21

Τα φύλλα µερισµού για τις καταχωρηµένες κινήσεις λειτουργούν σαν ενδιάµεσο στάδιο. Μπορούµε να ελέγξουµε τις εγγραφές που θα δηµιουργηθούν στην Α/Λ από την εκτύπωση «Εγγραφές Φύλλου Μερισµού Α/Λ» που βρίσκεται στις εκτυπώσεις του υποσυστήµατος ή από την επισκόπηση των εγγραφών Γ/Λ (Φόρµα 17 – General Ledger Entries) µέσω του πλήκτρου «Εγγραφή», «Φύλλο Μερισµού». Στη περίπτωση που η υλοποίηση του υποσυστήµατος της Αναλυτικής Λογιστικής γίνεται µεταγενέστερα από την Γενική Λογιστική ή στη περίπτωση που θέλουµε να κάνουµε µια αλλαγή στα πρότυπα φύλλα µερισµού και να ενηµερώσουµε µαζικά όλα τα µη καταχωρηµένα φύλλα µερισµού, µπορούµε να χρησιµοποιήσουµε την µαζική εργασία «∆ηµιουργία Φύλλων Μερισµού Α/Λ» (Εκτύπωση 16716- Create A/L Distributions) η οποία βρίσκεται στις περιοδικές εργασίες της αναλυτικής λογιστικής. Η εργασία αυτή, ελέγχει όλες τις εγγραφές Γ/Λ σε λογαριασµούς που ενηµερώνουν την Α/Λ και εκτελεί µια από τις παρακάτω λειτουργίες:

• Αν δεν υπάρχει φύλλο µερισµού, δηµιουργεί ένα νέο. • Αν υπάρχει ήδη ένα φύλλο µερισµού αλλά δεν είναι καταχωρηµένο στο υποσύστηµα της

αναλυτικής, το διαγράφει και δηµιουργεί νέο βάση της παραµετροποίησης. • Τέλος αν το φύλλο µερισµού είναι καταχωρηµένο, η εργασία δεν κάνει τίποτα.

Σε κάθε περίπτωση, η εκτύπωση που ακολουθεί µας ενηµερώνει για τα αποτελέσµατα τις εργασίας. Το τελευταίο στάδιο είναι να ενηµερώσουµε την Αναλυτική Λογιστική. Αυτό γίνεται µέσω της εργασίας «Καταχώρηση Εγγραφών Α/Λ» (Αναλυτική Λογιστική, Περιοδικές Εργασίες) (Εκτύπωση 16717 – Post Analytical Ledger). Στην φόρµα των επιλογών αν αφήσουµε κενό το πεδίο «Ηµεροµηνία», τότε οι εγγραφές θα καταχωρηθούν µε την αρχική τους ηµεροµηνία αλλιώς όλες οι εγγραφές θα καταχωρηθούν στην ηµεροµηνία που εισάγουµε στο συγκεκριµένο πεδίο. Σηµείωση: Το υποσύστηµα της Αναλυτικής Λογιστικής είναι πλήρως συµβατό µε τις διαστάσεις. Κάθε φύλλο µερισµού κληρονοµεί τις διαστάσεις από την εγγραφή την οποία δηµιουργήθηκε και στο επόµενο στάδιο καταχωρούνται στην εγγραφή αναλυτικής.

Ολοκληρώνοντας, θα πρέπει να αναφέρουµε ότι όλες οι εγγραφές αναλυτικής λογιστικής που προέρχονται από φύλλα µερισµού (δηλαδή από λογαριασµούς Γ/Λ) συνδέονται άµεσα µε την κίνηση της Γενικής Λογιστικής µέσω του πεδίου «Αρ. Εγγραφής Γ/Λ».

4.4 Εκτυπώσεις Αναλυτικής Λογιστικής

4.4.1 Εγγραφές Φύλλου Μερισµού Α/Λ Με αυτήν την εκτύπωση και χωρίς να επιλέξουµε «Εκτύπωση Λεπτοµερειών», µπορούµε να ελέγξουµε τα σύνολα ανά διάµεσο αντικριζόµενο λογαριασµό. Επιλέγοντας «Εκτύπωση Λεπτοµερειών» βλέπουµε για κάθε φύλλο µερισµού, το άρθρο που θα παραχθεί.

4.4.2 Γενικό Καθολικό Ισχύει ότι και στην Γενική Λογιστική.

4.4.3 Ηµερολόγιο Γ/Λ & Α/Λ Ισχύει ότι και στην Γενική Λογιστική.

4.4.4 Καρτέλα Λογαριασµού Ισχύει ότι και στην Γενική Λογιστική.

4.4.5 Ισοζύγιο Γενικού Αναλυτικών Καθολικών Ισχύει ότι και στην Γενική Λογιστική.


5 Επιταγές & Γραµµάτια Το υποσύστηµα των Επιταγών και Γραµµατίων δηµιουργήθηκε για να καλύψει την παρακολούθηση και διαχείριση των µεταχρονολογηµένων επιταγών και γραµµατίων. Το ζητούµενο είναι να υπάρχει η δυνατότητα απεικόνισης των κινήσεων των µεταχρονολογηµένων αξιόγραφων και να µπορούµε να καταχωρούµε τις συγκεκριµένες κινήσεις σε διαφορετικούς λογαριασµούς λογιστικής. Ακόµα, πρέπει να υπάρχει ιστορικότητα ούτως ώστε να µπορεί ο χρήστης να επιβλέπει της κινήσεις κάθε επιταγής και να κάνει την συµφωνία µε την λογιστική.

5.1 Παραµετροποίηση Η παραµετροποίηση του υποσυστήµατος γίνεται από το µενού των Επιταγών & Γραµµατίων και συγκεκριµένα στην επιλογή παραµετροποίηση. Η πρώτη επιλογή καλεί την φόρµα «Παραµετροποίηση Επιταγών/Γραµµατίων» όπου δηµιουργούνται όλα τα βασικά δεδοµένα που χρησιµοποιούνται στο υποσύστηµα. Στην φόρµα Γενικά ορίζουµε τον τρόπο που θα καταχωρούνται οι κινήσεις στη Λογιστική. Στην δεύτερη φόρµα εισάγουµε όλους τους προεπιλεγµένους αριθµούς σειράς που θα χρησιµοποιούνται. Στις επόµενες δύο φόρµες ορίζουµε τα προεπιλεγµένα στοιχεία για τις Επιταγές και τα Γραµµάτια, όπως τα πρότυπα εγγραφών που θα χρησιµοποιηθούν στην καταχώρηση, ποια είναι η πρώτη κατάσταση και θέση της επιταγής/γραµµατίου καθώς επίσης πως θα υπολογίσει το σύστηµα την ηµεροµηνία εξόφλησης σε περίπτωση που είναι αργία. Η παρακολούθηση των αξιόγραφων γίνεται µέσα από µια αλυσίδα κινήσεων. Στο σύστηµα, η αλυσίδα αυτή απεικονίζεται µε την βοήθεια των καταστάσεων και των θέσεων. Στην φόρµα «Κατάσταση Επιταγής/Γραµµατίου» (Επιταγές & Γραµµάτια, Παραµετροποίηση, Κατάσταση) ορίζουµε τις καταστάσεις που παρακολουθούµε τα αξιόγραφα. Η καταστάσεις περιέχουν πληροφορίες που έχουν να κάνουν µε την διαχείριση των αξιόγραφων. Κάθε κατάσταση λειτουργεί σαν χαρακτηρισµός του αξιόγραφου και επίσης υποδηλώνει αν η επιταγή είναι ακάλυπτη ή εξοφληµένη. Στην φόρµα «Θέση Επιταγής/Γραµµατίου» (Επιταγές & Γραµµάτια, Παραµετροποίηση, Θέση) ορίζουµε τις θέσεις των αξιόγραφων. Οι θέσεις έχουν σχέση µε την οικονοµική κίνηση, δηλαδή αν αφορά τράπεζα, πελάτη, προµηθευτή, λογαριασµό ή δικηγόρο. Τα δύο τελευταία συνδέονται στην φόρµα «Οµάδες Καταχ. Επιταγών/Γραµµατίων». Σε αυτή την φόρµα ορίζουµε την ροή ενός αξιόγραφου από την µια κατάσταση στην άλλη. Επίσης η µετάπτωση των καταστάσεων, µέσω των θέσεων ορίζει και την λογιστική παρακολούθηση. Άρα κάθε οµάδα καταχώρησης έχει σαν σκοπό την αυτοµατοποίηση των καταχωρήσεων αξιόγραφων.


23

Πιο αναλυτικά. Για κάθε οµάδα καταχώρησης (και αφού δηλώσουµε αν αφορά Επιταγές ή Γραµµάτια), δηλώνουµε ποια είναι η προηγούµενη κατάσταση και θέση και ποια είναι η επόµενη κατάσταση και θέση. Η προηγούµενη κατάσταση από λογιστική άποψη υποδηλώνει τον λογαριασµό πίστωσης και η επόµενη κατάσταση τον λογαριασµό χρέωσης. Αν η επιλογή του τύπου λογαριασµού χρέωσης είναι «Λογαριασµός Γ/Λ» τότε έχουµε την δυνατότητα να επιλέξουµε συγκεκριµένο λογαριασµό από το λογιστικό σχέδιο. Σε αντίθετη περίπτωση, θα πρέπει ο χρήστης σε κάθε κίνηση να εισάγει τον λογαριασµό χρέωσης. Αν ο τύπος καταχώρησης είναι «Αυτόµατη» τότε το σύστηµα θα καταχωρήσει και την λογιστική εγγραφή µε κάθε καταχώρηση κίνησης επιταγής. Αν ο τύπος καταχώρησης είναι «Ηµιαυτόµατη», η λογιστική εγγραφή θα δηµιουργηθεί στα πρότυπο εγγραφών/ δέσµη που έχουµε ορίσει και θα πρέπει να την καταχωρήσουµε χειροκίνητα. Στην περίπτωση επιταγών/γραµµατίων που εκδίδονται από την ίδια την εταιρία και όχι από κάποιο πελάτη πρέπει να ορίσουµε διαφορετικές οµάδες καταχώρησης κάνοντας κλικ στο πεδίο «∆ική µας Επιταγή/ Γραµµάτιο». Αυτό αντιστρέφει την λογιστική συµπεριφορά των άρθρων που θα δηµιουργηθούν από την καταχώρηση των κινήσεων. Άρα η προηγούµενη κατάσταση υποδηλώνει των λογαριασµό χρέωσης και η επόµενη κατάσταση των λογαριασµό πίστωσης. Σηµείωση: Για να λειτουργήσει η αυτόµατη καταχώρηση πρέπει η προκαθορισµένη δέσµη να έχει «Αρ. Σειράς». Σε αντίθετη περίπτωση η αυτόµατη καταχώρηση δεν γίνεται και πρέπει να καταχωρηθεί χειροκίνητα από την προκαθορισµένη δέσµη εγγραφής. Το επόµενο βήµα είναι να εισάγουµε τα δεδοµένα των συµβαλλόµενων του υποσυστήµατος των Επιταγών & Γραµµατίων. Έχουµε την δυνατότητα να δηµιουργήσουµε Εκδότες (σε περίπτωση που ο εκδότης του αξιόγραφου δεν υπάρχει στο αρχείο πελατών), Εγγυητές (οι οποίοι χρησιµοποιούνται στα Γραµµάτια) και τέλος δικηγόρους για την παρακολούθηση των ακάλυπτων και επίδικων αξιόγραφων. Οι δικηγόροι µπορούν να συνδεθούν µε λογαριασµούς Γ/Λ ούτως ώστε οι κινήσεις που υποδηλώνουν µεταφορά ή επιστροφή από δικηγόρο να χρεώνουν ή να πιστώνουν τον αντίστοιχο λογαριασµό του. Σηµείωση: Για να εκδώσουµε µια δικιά µας µεταχρονολογηµένη επιταγή πρέπει να έχουµε ορίσει µια θέση και κατάσταση που θα πιστωθεί (π.χ. τράπεζα). Στη συνέχεια όλες οι κινήσεις είναι σαν τις επιταγές πελατών µε τη διαφορά ότι πρέπει το πεδίο «∆ική µας Επιταγή» στη φόρµα των Επιταγών να είναι «Ναι».

5.2 Εκτέλεση Οι διαδικασίες για τα αξιόγραφα είναι κοινές άρα θα επικεντρωθούµε στις επιταγές µόνο.

5.2.1 ∆ηµιουργία Από το µενού των επιταγών και γραµµατίων και στην φόρµα «Επιταγές», δηµιουργούµε τις επιταγές σαν «οντότητες» στο σύστηµα, εισάγουµε δηλαδή το σώµα της επιταγής. Στην φόρµα Γενικά εισάγουµε τον αριθµό της επιταγής και την ηµεροµηνία εξόφλησης. Η ηµεροµηνία παραλαβής ενηµερώνεται αυτόµατα µε την καταχώρηση της κίνησης παραλαβής. Η παρούσα θέση και κατάσταση συµπληρώνεται βάση των προκαθορισµένων στοιχείων της παραµετροποίησης. Στην φόρµα αυτή συµπληρώνουµε το ποσό της επιταγής, αν είναι δική µας επιταγή, αν ο εκδότης της επιταγής είναι πελάτης µας ή άλλος (αρχείο εκδοτών). Αν ο εκδότης δεν είναι πελάτης µας, στο πεδίο «Συσχέτιση µε Κωδ. Πελάτη» εισάγουµε τον κωδικό πελάτη που θα χρησιµοποιηθεί στην συσχέτιση ανοικτών εγγραφών. Στην φόρµα Τράπεζα επιλέγουµε την τράπεζα και το υποκατάστηµα. Στην φόρµα της πληρωµής έχουµε την επιτρεπτή ηµεροµηνία πληρωµής. Αν η ηµεροµηνία του σώµατος είναι αργία, το σύστηµα βάση των επιλογών µας στην παραµετροποίηση υπολογίζει την πραγµατική ηµεροµηνία. Η πραγµατική ηµεροµηνία πληρωµής ενηµερώνεται αυτόµατα µε την καταχώρηση της κίνησης εξόφλησης. Τέλος στην τελευταία φόρµα βλέπουµε τα στοιχεία του εκδότη. Στην υποφόρµα των γραµµών µπορούµε να δούµε κάθε κίνηση που έχει καταχωρηθεί στην επιταγή. Επίσης από το πλήκτρο «Επιταγή» µπορούµε να δούµε τις λογιστικές εγγραφές και να εισάγουµε διαστάσεις.


24

5.2.2 Κινήσεις Αξιόγραφων Οι κινήσεις των επιταγών καταχωρούνται από την φόρµα «Κινήσεις Επιταγών».

Στην επικεφαλίδα ορίζουµε τις ηµεροµηνίες και την οµάδα καταχώρησης. Αν η οµάδα καταχώρησης δεν έχει προκαθορισµένο λογαριασµό χρέωσης, πρέπει να τον εισάγουµε χειροκίνητα. Στις γραµµές µπορούµε να επιλέξουµε τις επιταγές χειροκίνητα ή από το µενού «Λειτουργίες» να τρέξουµε µαζική εργασία «Αυτόµατη Συµπλήρωση Γραµµών» και βάση φίλτρων να µας προτείνει το σύστηµα τις επιταγές. Σε κάθε περίπτωση, οι επιταγές πρέπει να βρίσκονται στην προηγούµενη κατάσταση και θέση που ορίζει η οµάδα καταχώρησης ούτως ώστε να µεταφερθούν στην νέα κατάσταση και θέση. Αν η νέα κατάσταση της επιταγής έχει οριστεί στην παραµετροποίηση ότι υποδηλώνει εξόφληση του αξιόγραφου, τότε έχουµε την δυνατότητα να πραγµατοποιήσουµε µερική εξόφληση. Αυτό γίνεται, χρησιµοποιώντας το πεδίο «Ποσό Πληρωµής». Μπορούµε να εισάγουµε το ποσό που εξοφλείται στο πεδίο ποσό πληρωµής και το σύστηµα υπολογίζει αυτόµατα ποιο είναι το ποσό το οποίο εκκρεµεί για εξόφληση. Η καταχώρηση του άρθρου στην γενική λογιστική θα γίνει µε το ποσό πληρωµής και όχι µε το ποσό της επιταγής. Επίσης µέχρι να εξοφληθεί πλήρως το αξιόγραφο, το «σώµα» τις επιταγής παραµένει σαν µη εξοφληµένη επιταγή µέχρι την πλήρη εξόφληση της επιταγής. Όλες τις καταχωρηµένες κινήσεις µπορούµε να τις δούµε από την φόρµα «Κινήσεις Καταχ. Επιταγών» αλλά και από τις γραµµές της κάθε µιας επιταγής. Όταν καταχωρούµε την πρώτη κίνηση στην επιταγή δεν µπορούµε να κάνουµε αλλαγές στο σώµα της επιταγής. Οποιαδήποτε κίνηση µεταφέρει την επιταγή σε µια κατάσταση που συνιστά εξόφληση (βλέπε Παραµετροποίηση, Κατάσταση) σηµαίνει ότι η επιταγή δεν είναι διαχειρίσιµη πλέον και µεταφέρεται από την φόρµα «Επιταγές» στην φόρµα «Εξοφληµένες Επιταγές».

5.3 Εκτυπώσεις Επιταγών & Γραµµατίων

5.3.1 Γενικά Στο σύστηµα υπάρχουν µια πληθώρα εκτυπώσεων που σας δίνουν τη δυνατότητα πλήρους παρακολούθησης των κινήσεων των αξιόγραφων.

5.3.2 Ακάλυπτες/Ανεξόφλητες Επιταγές – Πελάτη Με αυτή την εκτύπωση µπορούµε να εκτυπώσουµε τις επιταγές πελατών που έχουν κατάσταση Ακάλυπτη ή Ανεξόφλητη ανά πελάτη.


25

5.3.3 Ακάλυπτες/Ανεξόφλητες Επιταγές Με αυτή την εκτύπωση µπορούµε να εκτυπώσουµε τις επιταγές που έχουν κατάσταση Ακάλυπτη ή Ανεξόφλητη.

5.3.4 Ακάλυπτα/Ανεξόφλητα Γραµµάτια – Πελάτη Με αυτή την εκτύπωση µπορούµε να εκτυπώσουµε τα γραµµάτια πελατών που έχουν κατάσταση Ακάλυπτη ή Ανεξόφλητη ανά πελάτη.

5.3.5 Ακάλυπτα/Ανεξόφλητα Γραµµάτια Με αυτή την εκτύπωση µπορούµε να εκτυπώσουµε τα γραµµάτια που έχουν κατάσταση Ακάλυπτα ή Ανεξόφλητα.

5.3.6 Επιταγή – Ηµ. Λήξης/Ποσό/Τοπ/Οδ Με αυτή την εκτύπωση µπορούµε να εκτυπώσουµε τις επιταγές ανά ηµεροµηνία λήξης.

5.3.7 Επιταγές Βάση Ηµεροµηνία Καταχώρησης Με αυτή την εκτύπωση µπορούµε να αναζητήσουµε και εκτυπώσουµε επιταγές για συγκεκριµένη ηµεροµηνία καταχώρησης.

5.3.8 Κατάλογος Επιταγών Με αυτή την εκτύπωση µπορούµε να εκτυπώσουµε ένα κατάλογο όλων των επιταγών ανά κατάσταση/θέση.

5.3.9 Επιταγή ανά Τράπεζα – Υποκατάστηµα Με αυτή την εκτύπωση µπορούµε να εκτυπώσουµε ένα κατάλογο όλων των επιταγών ανά τράπεζα

5.3.10 Μη καταχωρηµένες Κινήσεις Επιταγών Με αυτή την εκτύπωση µπορούµε να εκτυπώσουµε ένα κατάλογο όλων των κινήσεων των επιταγών που είναι προς καταχώρηση.

5.3.11 Ιστορικό Κινήσεων Επιταγών Με αυτή την εκτύπωση µπορούµε να εκτυπώσουµε την ιστορικότητα των κινήσεων µιας επιταγής.

5.3.12 Επιταγές ανά Αριθµό Επιταγής Με αυτή την εκτύπωση µπορούµε να εκτυπώσουµε ένα κατάλογο όλων των δικών µας επιταγών.

5.3.13 Πελάτης ανά Πιστωτικό Όριο – Γραµµάτια Με αυτή την εκτύπωση µπορούµε να εκτυπώσουµε ένα κατάλογο του πιστωτικού ορίου όλων των πελατών και του πιστωτικού ορίου µετά την λήψη των γραµµατίων.

5.3.14 Πελάτης ανά Πιστωτικό Όριο Με αυτή την εκτύπωση µπορούµε να εκτυπώσουµε ένα κατάλογο του πιστωτικού ορίου όλων των πελατών και του πιστωτικού ορίου µετά την λήψη των επιταγών.

5.3.15 Γραµµάτια – Ηµ. Λήξης/Ποσό/Τοπ/Οδ Με αυτή την εκτύπωση µπορούµε να εκτυπώσουµε τα γραµµάτια ανά ηµεροµηνία λήξης.

5.3.16 Γραµµάτια Βάση Ηµεροµηνία Καταχώρησης Με αυτή την εκτύπωση µπορούµε να αναζητήσουµε και εκτυπώσουµε γραµµάτια για συγκεκριµένη ηµεροµηνία καταχώρησης.

5.3.17 Κατάλογος Γραµµατίων Με αυτή την εκτύπωση µπορούµε να εκτυπώσουµε ένα κατάλογο όλων των γραµµατίων ανά κατάσταση/θέση.


26

5.3.18 Γραµµάτια ανά Τράπεζα – Υποκατάστηµα Με αυτή την εκτύπωση µπορούµε να εκτυπώσουµε ένα κατάλογο όλων των γραµµατίων ανά τράπεζα

5.3.19 Γραµµάτια ανά Αριθµό Γραµµατίων Με αυτή την εκτύπωση µπορούµε να εκτυπώσουµε ένα κατάλογο όλων των δικών µας γραµµατίων.

5.3.20 Κιν. Γραµµ. Μη Καταχ Παρ. Με αυτή την εκτύπωση µπορούµε να εκτυπώσουµε ένα κατάλογο όλων των κινήσεων των γραµµατίων που είναι προς καταχώρηση.

5.3.21 Ιστορικό Κινήσεων Γραµµατίων Με αυτή την εκτύπωση µπορούµε να εκτυπώσουµε την ιστορικότητα των κινήσεων ενός γραµµατίου.

5.3.22 Ανάλυση Υπολοίπου Πελάτη Με αυτή την εκτύπωση µπορούµε την καρτέλα κινήσεων του πελάτη και την ανάλυση των αξιόγραφων ανά κατάσταση.

5.3.23 Ανάλυση Υπολοίπου Προµηθευτή Με αυτή την εκτύπωση µπορούµε την καρτέλα κινήσεων του προµηθευτή και την ανάλυση των αξιόγραφων ανά κατάσταση.


27

6 Πωλήσεις & Αγορές 6.1 Σειρές Παραστατικών Σκοπός της εισαγωγής σειρών είναι να επιτραπεί στους χρήστες να καθορίζουν τη σειρά των εκδοθέντων παραστατικών που δηµιουργούνται αυτόµατα από το σύστηµα κατά την καταχώρηση µιας παραγγελίας, ενός τιµολογίου, µιας επιστροφής, ενός πιστωτικού τιµολογίου ή µιας εντολής διακίνησης.

6.1.1 Σχεδίαση Κατά την εισαγωγή ενός από τους παραπάνω τύπους παραστατικών (σε αγορές, πωλήσεις, τεχνική υποστήριξη και διακινήσεις), δηλώνεται η σειρά µε την οποία θα δηµιουργηθεί το παραστατικό, είτε αυτό είναι δελτίο αποστολής είτε τιµολόγιο. Επίσης δίνεται η δυνατότητα να εισαχθεί αριθµός ανεξαρτήτως σειράς ο οποίος θα αποτελέσει τον αριθµό του εγγράφου που θα εκδοθεί.

6.1.2 Παραµετροποίηση Το πρώτο στάδιο της παραµετροποίησης αφορά στις σειρές (Γενική Λογιστική, Παραµετροποίηση, Αρ. Σειράς, Αρ. Σειράς):

• Για κάθε έναν τύπο παραστατικού τον οποίο τυπώνουµε σε θεωρηµένα παραστατικά, εισάγουµε µια εσωτερική σειρά.

• Στη συνέχεια δηµιουργούµε όλες τις χρησιµοποιούµενες θεωρηµένες (ή µη) πραγµατικές σειρές της εταιρίας στον ίδιο πίνακα.

Σηµείωση: Προτείνουµε στην αρίθµηση των θεωρηµένων σειρών να περιέχεται ο αριθµός και ο κωδικός της σειράς. Για τις εσωτερικές σειρές που έχουµε δηµιουργήσει καθορίζουµε σχέσεις µε τις πραγµατικές σειρές (Γενική Λογιστική, Παραµετροποίηση, Αρ. Σειράς, Αρ. Σειράς στη συνέχεια επιλέγουµε µια εσωτερική σειρά και το πλήκτρο Σειρά, Σχέσεις). Το δεύτερο στάδιο της παραµετροποίησης αφορά στον καθορισµό των εσωτερικών σειρών σαν προκαθορισµένες. Από το µενού του κάθε υποσυστήµατος (π.χ. πωλήσεις, τεχνική υποστήριξη κ.τ.λ.) επιλέγουµε την κύρια φόρµα της παραµετροποίησης. Για τις πωλήσεις επιλέγουµε, Πωλήσεις, Παραµετροποίηση, Παραµετροποίηση Πωλήσεων και Εισπράξεων. Για τις αγορές επιλέγουµε, Αγορές, Παραµετροποίηση, Παραµετροποίηση Αγορών και Πληρωµών. Σηµείωση: Οι σειρές που παραπάνω ορίσθηκαν σαν εσωτερικές, θα µπορούσαν να είναι και πραγµατικές χρησιµοποιούµενες σειρές. Το τρίτο στάδιο της παραµετροποίησης (το οποίο είναι και προαιρετικό) αφορά στη συσχέτιση των σειρών. Από το µενού της Γενικής Λογιστικής, Παραµετροποίηση, Αρ. Σειράς, Συσχέτιση Σειρών (Πίνακας 16750 - No. Series Order, Φόρµα 16750 - No. Series Order), µπορούµε να εισάγουµε για κάθε αρχικό παραστατικό (παραγγελίες, τιµολόγια κ.τ.λ.) ποια θα είναι η σειρά του καταχωρηµένου τιµολογίου ή δελτίου αποστολής που θα προκύψει. Με αυτή την συσχέτιση, προκύπτει µια προκαθορισµένη σχέση η οποία διευκολύνει την καταχώρηση. (πχ. συσχέτιση σειρών παραγγελιών µε σειρές τιµολογίων και δελτίων αποστολής).

6.1.3 Εκτέλεση Σε κάθε αρχικό παραστατικό, το οποίο καταχωρείται και προκύπτουν καταχωρηµένα δελτία αποστολής ή τιµολόγια, έχουν προστεθεί πεδία που επιτρέπουν στον χρήστη να επιλέξει τη σειρά την οποία θα έχει το δελτίο αποστολής ή τιµολόγιο. Τα πεδία αυτά συµπληρώνονται αυτόµατα από το σύστηµα (µε δυνατότητα του χρήστη να αλλάξει την πρόταση). Η σειρά προτεραιότητας µε βάση την οποία γίνεται η πρόταση είναι η εξής:


28

1. Αν υπάρχει παραµετροποίηση στον πίνακα συσχέτισης σειρών, η εφαρµογή θα προτείνει

ως σειρά καταχώρησης του δελτίου αποστολής και του τιµολογίου τις σειρές που αντιστοιχούν στην σειρά του αρχικού παραστατικού. Στο παρακάτω παράδειγµα, αν επιλεχθεί για µια παραγγελία πώλησης η σειρά S-ORD-D, η πρόταση του συστήµατος θα είναι η σειρά ΤΙΜ για τα καταχωρηµένα τιµολόγια και η σειρά ∆Α για τα καταχωρηµένα δελτία αποστολής.

2. Αν δεν υπάρχει παραµετροποίηση στον παραπάνω πίνακα, οι σειρές καταχώρησης θα είναι αυτές που έχουν επιλεχθεί στη βασική φόρµα παραµετροποίησης του κάθε υποσυστήµατος.

Μετά την αυτόµατη πρόταση, ο χρήστης µπορεί να επιλέξει κάποια άλλη σειρά (ακόµα και χειρόγραφη) για το τιµολόγιο, το δελτίο αποστολής κτλ. Σηµείωση: Σε περίπτωση αλλαγής της σειράς καταχώρησης, οι σειρές που θα είναι σε θέση να επιλέξει ο χρήστης, θα είναι αυτές που έχουν σχετιστεί µε τη σειρά που υπάρχει στη βασική οθόνη παραµετροποίησης. Αναλυτικά, πεδία τα οποία σχετίζονται µε τη λειτουργία των σειρών έχουν προστεθεί στις παρακάτω φόρµες: Πωλήσεις: Παραγγελίες - Τιµολόγια: (Φόρµα 42 – Sales Order, Φόρµα 43 – Sales Invoice) Αρ. Σειράς Καταχώρησης: Η σειρά του καταχωρηµένου τιµολογίου. Αρ. Καταχώρησης: Ο αριθµός του καταχωρηµένου τιµολογίου. Αρ. ∆ελτίων Αποστολής: Η σειρά του καταχωρηµένου δελτίου αποστολής. Αρ. ∆ελτίου Αποστολής: Ο αριθµός του καταχωρηµένου δελτίου αποστολής. Επιστροφές – Πιστωτικά Τιµολόγια: (Φόρµα 6630 – Sales Return Order, Φόρµα 44 – Sales Credit Memo) Αρ. Σειράς Καταχώρησης: Η σειρά του καταχωρηµένου πιστωτικού τιµολογίου. Αρ. Καταχώρησης: Ο αριθµός του καταχωρηµένου πιστωτικού τιµολογίου. Αρ. Σειράς Παραλαβής: Η σειρά του καταχωρηµένου δελτίου παραλαβής Αρ. Παραλαβής: Ο αριθµός του καταχωρηµένου δελτίου παραλαβής Αγορές: Παραγγελίες – Τιµολόγια:


29

(Φόρµα 50 – Purchase Order, Φόρµα 51 – Purchase Incoice) Αρ. Σειράς Καταχώρησης: Η σειρά του καταχωρηµένου πιστωτικού τιµολογίου. Αρ. Καταχώρησης: Ο αριθµός του καταχωρηµένου πιστωτικού τιµολογίου. Επιστροφές – Πιστωτικά Τιµολόγια: (Φόρµα 6640 – Purchase Return Order, Φόρµα 52 – Purchase Credit Memo) Αρ. Σειράς Αποστολής Επιστροφών: Η σειρά του καταχ. δελτίου αποστολής επιστροφής Αρ. Αποστολής Επιστροφών: Ο αριθµός του καταχ. δελτίου αποστολής επιστροφής. Τεχνική Υποστήριξη: Τιµολόγια: (Φόρµα 43 – Sales Invoice) Αρ. Σειράς Καταχώρησης: Η σειρά του καταχωρηµένου τιµολογίου. Αρ. Καταχώρησης: Ο αριθµός του καταχωρηµένου τιµολογίου. Πιστωτικά Τιµολόγια: (Φόρµα 44 – Sales Credit Memo) Αρ. Σειράς Καταχώρησης: Η σειρά του καταχωρηµένου πιστωτικού τιµολογίου. Αρ. Καταχώρησης: Ο αριθµός του καταχωρηµένου πιστωτικού τιµολογίου. Αποθέµατα: Εντολές ∆ιακίνησης (Φόρµα 5740 – Transfer Order, Πίνακας 5740 – Transfer Header) Αρ. ∆ελτίων Αποστολής: Η σειρά του καταχωρηµένου δελτίου αποστολής. Αρ. ∆ελτίου Αποστολής: Ο αριθµός του καταχωρηµένου δελτίου αποστολής. Σηµείωση: Για την περίπτωση χειρόγραφης σειράς, πρέπει να επιλεχθεί µια σειρά (η οποία έχει δηλωθεί στην παραµετροποίηση ως χειροκίνητη), και να συµπληρωθεί ο αριθµός στο αντίστοιχο πεδίο.

6.2 Ακυρωτικά Τιµολογίων/∆.Α. Πωλήσεων και Αγορών Σκοπός των ακυρωτικών τιµολογίων/∆.Α. και πιστωτικών πωλήσεων και αγορών είναι να αντιλογιστούν οι πρωτογενείς εγγραφές και να εκτυπωθεί το ανάλογο παραστατικό.

6.2.1 Σχεδίαση Η λύση υλοποιείται µέσω τις χρήσης των τιµολογίων και πιστωτικών και του πεδίου «∆ιόρθωση». Όταν ένα τιµολόγιο ή πιστωτικό έχει χαρακτηριστεί σαν «∆ιόρθωση» τότε η εφαρµογή κάνει τις ίδιες κινήσεις όπως το αρχικό παραστατικό αλλά µε το αντίθετο πρόσηµο.

6.2.2 Εκτέλεση Εάν θέλουµε να ακυρώσουµε ένα τιµολόγιο/∆.Α αυτό θα πρέπει να γίνει από τα πιστωτικά τιµολόγια. Εάν θέλουµε να ακυρώσουµε ένα πιστωτικό τιµολόγιο/∆.Α. αυτό θα πρέπει να γίνει από τα τιµολόγια. Και στις δύο περιπτώσεις πρέπει να επιλέξουµε το πεδίο «∆ιόρθωση» που υπάρχει στην υποφόρµα Τιµολόγηση των παραστατικών καθώς και την ανάλογη ακυρωτική σειρά. Επίσης έχουµε την δυνατότητα να ενηµερώσουµε το πεδίο «∆ιόρθωση» από την πρόγραµµα «Αντιγραφή Παραστατικού» που υπάρχει κάτω από το πεδίο «Λειτουργίες» των παραστατικών. Η διαδικασία Αντιγραφής Παραστατικού προτείνεται ως η σωστότερη έτσι ώστε η εφαρµογή να κάνει πάντα την σωστή συσχέτιση των παραστατικών. Προσοχή : Η παραπάνω διαδικασία αντιλόγιζει και τις ποσότητες των ειδών στην αποθήκη. Προσοχή : Η εγγραφές κόστους των ειδών που δηµιουργούνται από τα ακυρωτικά δεν είναι µε αντίθετο πρόσηµο αλλά µε αντίθετη χρέωση/πίστωση.


30

6.3 Φάκελος Εισαγωγής

6.3.1 Σχεδίαση Για να µειωθεί η έκταση του λογιστικού σχεδίου, κάθε φάκελος εισαγωγής αναπτύσσεται σαν µια ξεχωριστή οντότητα στο σύστηµα. Όλες οι εγγραφές ενηµερώνουν τον κωδικό του φακέλου και δεν χρειάζεται να έχουµε ξεχωριστούς λογαριασµούς ανά φάκελο αφού τα κόστη είναι διακριτά. Ο φάκελος εισάγεται στα παραστατικά αγορών και µε την καταχώρηση ενηµερώνει όλους τους σχετικούς πίνακες. Έτσι είναι εύκολο να δηµιουργήσουµε εκτυπώσεις που περιλαµβάνουν τόσο ποσοτικά όσο και οικονοµικά στοιχεία. Η εργασία κλεισίµατος φακέλου διαβάζει καταχωρηµένες εγγραφές λογιστικής φιλτράροντας µε τον αριθµό φακέλου και τον λογαριασµό εισαγωγών.

6.3.2 Παραµετροποίηση Στη φόρµα «Φάκελος Εισαγωγής» (Γενική Λογιστική, Παραµετροποίηση) (Φόρµα 16765 – Import File Setup, Πίνακας 16765 – Import File Setup) δηµιουργούµε τον κωδικό και την περιγραφή του φακέλου. Ο λογαριασµός 32 κινείται µέσω της παραµετροποίησης των οµάδων καταχώρησης. ∆ηλαδή κάθε Οµάδα Καταχώρησης Συµβαλλόµενων που είναι εξωτερικού, πρέπει να έχει σαν λογαριασµό αγορών τον αντίστοιχο 32. Στην διαδικασία κλεισίµατος του φακέλου πρέπει να πιστώσουµε τον λογαριασµό 32 και να χρεώσουµε τον αντίστοιχο λογαριασµό αγορών (οµάδα 2). Η πρώτη δυνατότητα είναι να συνδέσουµε στην συγκεκριµένη φόρµα κάθε φάκελο µε τον λογαριασµό κλεισίµατος. Η δεύτερη δυνατότητα είναι να συνδέσουµε τον λογαριασµό κλεισίµατος στις Οµάδες Καταχώρησης. Στη «Καρτέλα Παραµετροποίησης Οµ. Καταχωρήσεων» (Γενική Λογιστική, Παραµετροποίηση, Οµάδες Καταχωρήσεων, Παραµετροποίηση Οµ. Καταχώρησης, Παραµετροποίηση, Καρτέλα) (Φόρµα 395 – General Posting Setup Card, Πίνακας 252 – General Posting Setup) και συγκεκριµένα στην φόρµα των αγορών µπορούµε να συνδέσουµε τον λογαριασµό κλεισίµατος φακέλου µε την κάθε οµάδα καταχώρησης.

Αυτό σηµαίνει ότι το κλείσιµο του φακέλου θα σπάσει τα ποσά ανάλογα µε τις Οµάδες Καταχώρησης των τιµολογίων. Άρα αν έχουµε στον ίδιο φάκελο Α Ύλες και Εµπορεύµατα, οι οµάδες καταχώρησης ειδών θα είναι διαφορετικές, άρα και ο λογαριασµός κλεισίµατος θα είναι διαφορετικός και κατά συνέπεια θα έχουµε το κλείσιµο του 32 σε περισσότερους από έναν λογαριασµό.

6.3.3 Εκτέλεση Από τα παραστατικά αγορών (Φόρµα 50 – Purchase Order, Φόρµα 51 – Purchase Invoice, Φόρµα 6640 – Purchase Return Order, Φόρµα 52 – Purchase Credit Memo, Πίνακας 38 – Purchase Header) και συγκεκριµένα στην φόρµα του εξωτερικού εµπορίου συµπληρώνουµε σε κάθε παραστατικό που αφορά κάποια εισαγωγή, το πεδίο Αρ. Φακέλου εισαγωγής. Το σύστηµα µε την


31

καταχώρηση ενηµερώνει όλους τους σχετικούς πίνακες (τόσο στη λογιστική όσο και στα είδη) ότι το συγκεκριµένο παραστατικό αφορά κάποιον φάκελο. Από τις εκτυπώσεις της Γ/Λ και συγκεκριµένα στην εκτύπωση «Ανάλυση Φακέλου Εισαγωγής» έχουµε την δυνατότητα να δούµε τόσο τα οικονοµικά στοιχεία από την Γενική Λογιστική όσο και τα ποσοτικά από τα Αποθέµατα επιλέγοντας τον κωδικό του φακέλου και την περίοδο που µας ενδιαφέρει. Το κλείσιµο του φακέλου γίνεται από την φόρµα «Κλείσιµο Φακέλου Εισαγωγής» (Γενική Λογιστική, Περιοδικές Εργασίες) (Εκτύπωση 16762 – Import File ID). Αρχικά επιλέγουµε την περίοδο που ενδιαφερόµαστε, τον λογαριασµό εισαγωγών (32) και τον φάκελο εισαγωγής που θέλουµε να κλείσουµε. Στην συνέχεια εισάγουµε το πρότυπο εγγραφών, την δέσµη και την ηµεροµηνία που θα δηµιουργηθούν οι εγγραφές κλεισίµατος. Με την επιλογή «Χρήση Λογ. Ισοσκέλισης Φακέλου Εισαγωγής» το σύστηµα θα χρησιµοποιήσει τον λογαριασµό που έχει συνδεθεί µε τον συγκεκριµένο φάκελο. Σε αντίθετη περίπτωση, το σύστηµα θα αναζητήσει τον λογαριασµό κλεισίµατος φακέλου ανάλογα µε την οµάδα καταχώρησης της πρωτογενούς κίνησης. Στο τέλος της εργασίας το σύστηµα εµφανίζει ένα µήνυµα προς τον χρήστη για το αν θέλει να κλείσει ο φάκελος. Η επιλογή «Ναι» σηµαίνει ότι η κατάσταση του φάκελου θα αλλάξει σε κλειστή και δεν θα υπάρχει δυνατότητα καταχώρησης επιπλέον κινήσεων. Σηµείωση : Προτείνουµε οι φάκελοι εισαγωγής να µεταφέρονται στους αντίστοιχους λογαριασµούς αγορών στο κλείσιµο κάθε κοστολογικής περιόδου έτσι ώστε να συµφωνεί η Γ/Λ µε την Α/Λ και το Βιβλίο Αποθήκης.

6.4 Παρακρατούµενος Φόρος Σαν παρακρατούµενους φόρους µπορούµε να ορίσουµε όλους τους πιθανούς φόρους που µια εταιρεία µπορεί να κρατήσει την στιγµή της πίστωσης του προµηθευτή ή τη στιγµή της πληρωµής του προµηθευτή ανάλογα µε το πια συναλλαγή συµβαίνει πρώτη.

6.4.1 Σχεδίαση Η λειτουργικότητα του παρακρατούµενου φόρου έχει σχεδιαστεί έτσι ώστε να µπορεί να αλλαχθεί από τον χρήστη σύµφωνα µε τους νόµους που ισχύουν ανά πάσα στιγµή.

Ο παρακρατούµενος φόρος προϋποθέτει την ύπαρξη του αρχείου προµηθευτών ή την ύπαρξη ενός λογαριασµού Γ/Λ και ενός «Αρχείου Συναλλασσόµενου». Η λύση βασίζεται στην ύπαρξη µιας σειράς πινάκων όπου δηµιουργούνται οι παρακρατούµενοι φόροι, τα ποσοστά τους, οι λογαριασµοί Γ/Λ καθώς και οι προµηθευτές οι οποίοι είναι υπόχρεοι.

6.4.2 Παραµετροποίηση Στη φόρµα «Είδος Παρακράτησης» ορίζουµε τον κωδικό του παρακρατούµενου φόρου και την περιγραφή του.

Στη φόρµα «Τύπος Παρακράτησης» ορίζουµε τον κωδικό του τύπου παρακράτησης (π.χ. Ελεύθεροι Επαγγελµατίες) και την περιγραφή του.

Στη φόρµα «Λεπτοµέρειες Παρακράτησης» πρέπει να ορίσουµε για το είδος και τύπο παρακράτησης το ποσοστό και το λογαριασµό Γ/Λ στο οποίο θα καταχωρηθεί η παρακράτηση. Εάν δεν υπάρχει κάποιο όριο στο ποσό για το οποίο ισχύει η παρακράτηση τότε καταχωρούµε µόνο στο πεδίο «% Παρακράτησης Επιπλέον Μεγ. Ποσού» το ποσοστό της παρακράτησης. Εάν υπάρχει µπορούµε να ορίσουµε το µέγιστο ποσό και τα ποσοστά παρακράτησης τα οποία ισχύουν πάνω και κάτω από αυτό το ποσό. Ο λογαριασµός ο οποίος θα πιστωθεί δηλώνεται στο πεδίο «Λογαριασµός Παρακράτησης». Εάν θέλουµε να δηλώσουµε ένα επιπλέον ποσοστό επιβάρυνσης µπορούµε να το δηλώσουµε στο πεδίο «Επιβάρυνση». Εάν θέλουµε µπορούµε επίσης να δηλώσουµε και ένα επιπλέον ποσοστό παρακράτησης το οποίο θα καταχωρείται και σε άλλο λογαριασµό. Αυτή την παρακράτηση µπορούµε να την δηλώσουµε στο πεδίο «Χαρτόσηµο %» και τον λογαριασµό της στο πεδίο «Λογαριασµό Χαρτοσήµου».


32

Στη φόρµα «Αρχείο Συναλλ.» ορίζουµε τα στοιχεία του αντισυµβαλλόµενου για περιπτώσεις όπου δεν υπάρχει αρχείο προµηθευτή. Στη φόρµα «Αρχείο Παρακρ. Συµβαλλ.» συνδέουµε τον προµηθευτή µε τον τύπο και είδος παρακράτησης. ∆ηµιουργώντας µια νέα καταχώρηση πρέπει να ορίσουµε τον τύπο του συµβαλλοµένου (προµηθευτής) τον αριθµό του και τον τύπο παρακράτησης. Τέλος πρέπει να ορίσουµε το είδος παρακράτησης. Μπορούµε να δηλώσουµε ένα πλήθος ειδών παρακράτησης ανά προµηθευτή. Η ίδια φόρµα υπάρχει διαθέσιµη και από το αρχείο προµηθευτών. Σε περίπτωση που δεν υπάρχει αρχείο προµηθευτή στη φόρµα «Αρχείο Παρακρ. Συµβαλλ.» συνδέουµε για τον τύπο «Συναλλ» το τύπο και είδος παρακράτησης µε τον συναλλασσόµενο.

6.4.3 Εκτέλεση

6.4.3.1 Τιµολόγιο προµηθευτή Από τη φόρµα «Τιµολόγια» ή «Παραγγελίες» επιλέγουµε τον προµηθευτή. Εάν ο προµηθευτής υπόκειται σε παρακράτηση το σύστηµα φέρνει αυτόµατα στη γραµµή τον Τύπο Παρακράτησης. Επιλέγουµε το Είδος Παρακράτησης και δηµιουργούµε το τιµολόγιο.

6.4.3.2 Πιστωτικό τιµολόγιο προµηθευτή Από τη φόρµα «Επιστροφές» ή «Πιστωτικά Τιµολόγια» δηµιουργούµε µια νέα καταχώρηση. Επιλέγουµε Λειτουργίες και µετά Αντιγραφή Παραστατικού. Αντιγράφουµε το παραστατικό για το οποίο θα δηµιουργηθεί πιστωτικό. Επιλέγουµε Τύπο και Είδος παρακράτησης. Σηµείωση : Ο λόγος για τον οποίο προτείνεται η παραπάνω διαδικασία είναι γιατί πρέπει να υπάρχει πάντοτε Συσχέτιση του Πιστωτικού µε το Τιµολόγιο.

6.4.3.3 Τιµολόγιο/Πιστωτικό προµηθευτή χωρίς αρχείο Προµηθευτή Στη φόρµα «Εγγραφές Λογιστικής» ορίζουµε τον λογαριασµό Γ/Λ. Στη συνέχεια ορίζουµε τον συναλλασσόµενο από τη λίστα του πεδίου «Συναλλασσόµενος Παρακράτησης» και το είδος της παρακράτησης από το πεδίο «Είδος Παρακράτησης». Μετά την καταχώρηση του χρεωστικού ή πιστωτικού ποσού ορίζουµε τον λογαριασµό ισοζύγισης και καταχωρούµε την εγγραφή. Σηµείωση : Για την σωστή εκτέλεση της εγγραφής είναι απαραίτητο να τηρούνται οι εξής προϋποθέσεις: Η εγγραφή πρέπει να έχει πάντα ένα λογαριασµό ισοζύγισης. Ο λογαριασµός ισοζύγισης δεν πρέπει να είναι ο λογαριασµός που καθορίζει το ΦΠΑ.

6.4.3.4 Πληροφορίες Εγγραφών Παρακράτησης Μπορούµε να ελέγξουµε και να ενηµερώσουµε τις εγγραφές που έχουν δηµιουργηθεί στο πίνακα παρακράτησης από τη φόρµα «Ενηµέρωση Εγγραφών Παρακράτησης» που βρίσκεται στις Περιοδικές Εργασίες τις Γενικής Λογιστικής.

6.4.3.5 Εξόφληση Παρακρατούµενου φόρου Στη φόρµα «Εγγραφές Λογιστικής» επιλέγουµε το λογαριασµό παρακράτησης. Στη συνέχεια από τις Λειτουργίες και Πληρωµή Παρακρατούµενου Φόρου µπορούµε να δούµε όλες τις εγγραφές παρακρατούµενου φόρου που δεν έχουν πληρωθεί. Πατώντας πληρωµή έρχεται αυτόµατα το ποσό της πληρωµής. Η πληρωµή του χαρτόσηµου γίνεται από την επιλογή Πληρωµή Χαρτοσήµου µε την ίδια διαδικασία. Σηµείωση :


33

Εάν δεν θέλουµε να εξοφλήσουµε κάποια εγγραφή µπορούµε να πάµε στη φόρµα «Ενηµέρωση Εγγραφών Παρακράτησης» και να πατήσουµε το κουµπί «Εξοφληµένη». Όταν θα θέλουµε να την εξοφλήσουµε απενεργοποιούµε την επιλογή «Εξοφληµένη»

6.5 Προκαταβολές και Εγγυήσεις Σαν προκαταβολές και εγγυήσεις µπορεί να ορισθεί οποιαδήποτε είσπραξη ή πληρωµή η οποία καταχωρείτε σε ένα διαφορετικό λογαριασµό πελατών/προµηθευτών.

6.5.1 Σχεδίαση Οι προκαταβολές και εγγυήσεις έχουν σχεδιαστεί έτσι ώστε να έχουµε την δυνατότητα να ορίσουµε τις πληρωµές προµηθευτών ή πελατών σαν προκαταβολή ή εγγύηση. Επίσης µπορούµε να ορίσουµε σαν προκαταβολή/ εγγύηση την είσπραξη των αξιόγραφων. Τέλος µπορούµε να συνδέσουµε µια προκαταβολή/ εγγύηση µε µια προσφορά ή παραγγελία πώλησης ούτως ώστε όταν τιµολογηθεί να «κλείσει» µε την συγκεκριµένη προκαταβολή/εγγύηση.

6.5.2 Παραµετροποίηση Στις φόρµες «Οµάδες Καταχώρησης Πελατών» και «Οµάδες Καταχώρησης Προµηθευτών» (Φόρµα 110 – Customer Posting Groups, Πίνακας 92 - Customer Posting Group και Φόρµα 111 – Vendor Posting Groups, Πίνακας 93 - Vendor Posting Group) ορίζουµε τους λογαριασµούς Προκαταβολών και Εγγυήσεων που ισχύουν σε κάθε περίπτωση.

6.5.3 Εκτέλεση Στις «Εγγραφές Λογιστικής», «Εγγραφές Εισπράξεων», «Εγγραφές Πληρωµών», «Κινήσεις Επιταγών» και «Κίνηση Γραµµατίου» (Φόρµα 39 – General Journal, Φόρµα 255 - Cash Receipt Journal, Φόρµα 256 - Payment Journal, Φόρµα 17064 - Cheque Transaction Subform, Φόρµα 17072 - PN Transaction Subform, Πίνακας 81 – Gen. Journal Line, Πίνακας 17062 - Cheque Transaction Line, Πίνακας 17067 - PN Transaction Line) έχουµε την δυνατότητα να ορίσουµε αν µια πληρωµή είναι Προκαταβολή ή Εγγύηση στο πεδίο «Τύπος Πληρωµής». Επίσης µε τα πεδία «Συσχέτιση µε Τύπο» και «Συσχέτιση µε Αριθµό» µπορούµε να συνδέσουµε τις προκαταβολές/ εγγυήσεις µε προσφορές ή παραγγελίες. Με την καταχώρηση των κινήσεων, ενηµερώνεται ο αντίστοιχος λογαριασµός Εγγυήσεων ή Προκαταβολών που έχουµε παραµετροποίηση στις οµάδες καταχώρησης αντί του λογαριασµού Εισπρακτέων/ Πληρωτέων. Επίσης αν έχουµε συνδέσει την εγγραφή µε προσφορά ή παραγγελία, στις προσφορές και τις παραγγελίες ενηµερώνονται τα πεδία «Συσχ. Με Τύπο Παραστατικού» και «Συσχ. Με Αρ. Παραστατικού» µε τον αριθµό παραστατικού που έχει η καταχωρηµένη πληρωµή/ είσπραξη. Όταν καταχωρηθεί το τιµολόγιο από τα αντίστοιχα υποσυστήµατα θα κλείσει αυτόµατα µε την προκαταβολή/ εγγύηση που είχε συνδεθεί. Σηµειώσεις : Για να καταχωρήσουµε κάποια προκαταβολή/ εγγύηση πρέπει ο τύπος παραστατικού να είναι είτε πληρωµή είτε επιστροφή πληρωµής. Εάν ο πελάτης ή ο προµηθευτής έχει σαν «Μέθοδο Συσχέτισης» «Παλαιότερη», η λειτουργία της αυτόµατης συσχέτισης ακυρώνεται στην περίπτωση της καταχώρησης Προκαταβολών/ Εισπράξεων.

6.6 Πιστωτικά Τζίρου Η λειτουργία των Πιστωτικών Τζίρου που προστέθηκε στην έκδοση Microsoft Navision 3.70 GR έρχεται να καλύψει την απόδοση εκπτώσεων στους πελάτες µιας επιχείρησης. Οι συγκεκριµένες εκπτώσεις υπολογίζονται µε βάση τον τζίρο του κάθε πελάτη σε µια καθορισµένη περίοδο. Ο τζίρος της περιόδου, συγκρίνεται µε κάποιον προκαθορισµένο στόχο και αν τον υπερβαίνει, δίνεται η έκπτωση στον πελάτη.


34

6.6.1 Σχεδίαση Η απόδοση πιστωτικού τζίρου σε έναν πελάτη γίνεται αν υπάρχει µια προκαθορισµένη συµφωνία µαζί του, η οποία στο τέλος µιας καθορισµένης περιόδου θα πλήρη τις προϋποθέσεις της έκπτωσης. Για αυτό, η λύση βασίζεται στις συµφωνίες που ισχύουν για κάθε πελάτη για µια συγκεκριµένη χρονική περίοδο. Η κάθε συµφωνία µπορεί να αφορά ένα ή περισσότερα είδη τα οποία αγοράζονται από τον πελάτη. Επιπλέον, ο στόχος που εισάγεται στη συµφωνία µπορεί να είναι είτε ποσοτικός είτε αξιακός. Σε κάθε περίπτωση η έκπτωση που θα δοθεί στον πελάτη θα είναι αξιακή. Σχετικά µε την έκπτωση που θα πάρει ο κάθε πελάτης, ο χρήστης µπορεί να επέµβει στην πρόταση του συστήµατος και τελικά να την καθορίσει. Για λόγους διαχείρισης της πρότασης του συστήµατος, υπάρχει η δυνατότητα να ορισθούν διαφορετικά φύλλα επεξεργασίας (για παράδειγµα ανά οµάδα πελατών) τα οποία µπορούν να επεξεργασθούν και να καταχωρηθούν ξεχωριστά.

6.6.2 Παραµετροποίηση Το πρώτο βήµα της παραµετροποίησης (το οποίο είναι και υποχρεωτικό) είναι η δηµιουργία των φύλλων επεξεργασίας πιστωτικών τζίρου (Φόρµα 17025 – Πίνακας 17025 Rebates Worksheet Name). Για κάθε φύλλο, ο χρήστης ορίζει εκτός από τον κωδικό και την περιγραφή του τις ηµεροµηνίες έναρξης και λήξης. Οι ηµεροµηνίες αυτές δηλώνουν την περίοδο για την οποία το σύστηµα θα ελέγξει αν υπάρχουν συµφωνίες, στις οποίες στη συνέχεια θα αξιολογήσει. Η δηµιουργία των φύλλων επεξεργασίας γίνεται από το µενού των Πωλήσεων, επιλέγοντας Παραµετροποίηση και στη συνέχεια Ονοµασία Φύλλου Επεξ. Πιστ. Τζίρου. Σε περίπτωση που υπάρχουν πελάτες για τους οποίους γίνεται κοινή διαχείριση ως προς τις συµφωνίες, δίνεται η δυνατότητα στο χρήστη να δηµιουργήσει Οµάδες Πιστωτικών Τζίρου Πελατών (Φόρµα 17022 – Πίνακας 17022 Customer Rebate Groups), προκειµένου να τους οµαδοποιήσει. Αυτό γίνεται από το µενού των Πωλήσεων, Παραµετροποίηση, Οµάδες Πιστ. Τζίρου Πελατών. Αφού εισαχθούν οι οµάδες στο σύστηµα, πρέπει να ορισθεί σε ποια οµάδα ανήκει ο κάθε πελάτης. Αυτό γίνετε από την καρτέλα του Πελάτη, στην υποοθόνη Τιµολόγηση, όπου και επιλέγεται η οµάδα στην οποία ανήκει ο πελάτης. Αντίστοιχα µε τους πελάτες µπορεί να παραµετροποιηθούν και τα είδη. Στην περίπτωση που δίνεται διαφορετική έκπτωση (υπάρχει δηλαδή διαφορετική συµφωνία) ανά οµάδα ειδών, µπορούν να δηµιουργηθούν οι Οµάδες Πιστωτικών Τζίρου Ειδών (Φόρµα 17021 – Πίνακας 17021 Item Rebate Groups). Οι οµάδες αυτές µπορούν να εισαχθούν στο σύστηµα από το µενού των Αποθεµάτων, Παραµετροποίηση και Οµάδες Πιστ. Τζίρου Ειδών. Στη συνέχεια, θα πρέπει να ορισθεί για κάθε είδος σε ποια οµάδα ανήκει. Αυτό γίνεται από την καρτέλα του Είδους, στην υποοθόνη Τιµολόγηση, όπου και επιλέγεται η οµάδα στην οποία ανήκει το είδος. Στα είδη που συµµετέχουν σε πιστωτικά τζίρου θα πρέπει να ορισθεί και η Επιβάρυνση Πιστωτικού Τζίρου. Η Επιβάρυνση Πιστωτικού Τζίρου καθορίζει τον τύπο της Επιβάρυνσης που θα δηµιουργηθεί µε την έκδοση του πιστωτικού τζίρου. Προτείνεται η Επιβάρυνση να είναι αντίστοιχη µε την κατηγορία και το ΦΠΑ του είδους. Η Επιβάρυνση Πιστωτικού Τζίρου ορίζεται ανά είδος από την καρτέλα του και την υποοθόνη τιµολόγηση. Το τελευταίο βήµα της παραµετροποίησης, είναι η καταχώρηση των συµφωνιών πιστωτικών τζίρου για κάθε πελάτη (Φόρµα 17023 – Πίνακας 17023 Rebate Agreements Setup). Η φόρµα αυτή εµφανίζεται είτε από την καρτέλα του Πελάτη, επιλέγοντας Πωλήσεις και Πιστωτικά Τζίρου, ή από τη φόρµα Οµάδα Πιστ. Τζίρου Πελάτη επιλέγοντας Οµάδα Πιστ. Τζίρου Είδους και Πιστωτικά Τζίρου. Η κάθε συµφωνία µε πελάτη ή πελάτες ορίζεται στις γραµµές της φόρµας. Εδώ, ο χρήστης µπορεί να εισάγει τον κωδικό της συµφωνίας, και στη συνέχεια όλα τα στοιχεία της.

• Ο Τύπος Πιστωτικού Τζίρου Πελάτη, αναφέρεται για ποια οµάδα πελατών ισχύει η εγγραφή. Υπάρχουν τρεις επιλογές, Συγκεκριµένο Πελάτη, Οµάδα Πιστ. Τζίρου Πελάτη ή Συγκεκριµένο Πελάτη. Ανάλογα µε την τιµή του πεδίου αυτού, ο χρήστης θα επιλέξει και την τιµή του πεδίου Κωδ. Πελατών (Πιστ. Τζίρου).

• Αντίστοιχο πεδίο είναι το Τύπος Πιστ. Τζίρου Είδους, στο οποίο δηλώνεται για ποια οµάδα ειδών ισχύει η συµφωνία. Υπάρχουν τρεις επιλογές, Συγκεκριµένο Είδος, Οµάδα Πιστ.


35

Τζίρου Είδους ή Συγκεκριµένο Είδος. Ανάλογα µε την τιµή του πεδίου αυτού, ο χρήστης θα επιλέξει και την τιµή του πεδίου Κωδ. Ειδών (Πιστ. Τζίρου).

• Το πεδίο Τύπος Στόχου Πωλήσεων, δηλώνει τον τρόπο που γίνεται η στοχοθέτηση του πεδίου και οι επιλογές είναι Ποσότητα και Αξία. Το πεδίο Ποσό Στόχου Πωλήσεων, εµπεριέχει τον στόχο του πελάτη. Αν η τιµή του πεδίου Τύπος Στόχου Πωλήσεων είναι Ποσότητα, το πεδίο Ποσό Στόχου Πωλήσεων, θα δηλώνει την ποσότητα που πρέπει να αγοράσει ο πελάτης προκειµένου να πιάσει τον στόχο του. Αν η τιµή του πεδίου Τύπος Στόχου Πωλήσεων είναι Αξία, το πεδίο Ποσό Στόχου Πωλήσεων, θα δηλώνει την αξία που πρέπει να αγοράσει ο πελάτης προκειµένου να πιάσει τον στόχο του.

• Το πεδίο Τύπος Συµφωνίας σε συνδυασµό µε το πεδίο Τύπος Στόχου Πωλήσεων, δηλώνει τον τρόπο µε τον οποίο θα υπολογισθεί η έκπτωση. Οι πιθανοί συνδυασµοί είναι:

Τύπος Στόχου Πωλήσεων Τύπος Συµφωνίας Υπολογισµός Αξία Ποσοστό Συνολική Αξία Πωλήσεων * Ποσό Συµφωνίας

(%) Αξία Αξία Ποσό Συµφωνίας (Αξία) Ποσότητα Ποσοστό ∆εν ισχύει Ποσότητα Αξία Συνολική Ποσότητα Πωλήσεων * Ποσό

Συµφωνίας (Αξία)

• Τέλος στα πεδία των ηµεροµηνιών, ορίζεται το χρονικό διάστηµα εκείνο για το οποίο ισχύει η συµφωνία και για το οποίο θέλει ο χρήστης να υπολογισθεί η αξία πωλήσεων για κάθε πελάτη.

Προσοχή : Για να ληφθεί µια συµφωνία υπόψη κατά τον υπολογισµό των πιστωτικών τζίρου, θα πρέπει οι ηµεροµηνίες ισχύος της να είναι ακριβώς ίδιες µε αυτές του φύλλου επεξεργασίας που αναφέρθηκαν προηγουµένως.

6.6.3 Εκτέλεση Όπως προαναφέρθηκε, όλη η διαχείριση των πιστωτικών τζίρου γίνεται από τη φόρµα Φύλλο Επεξεργασίας Πιστωτικών Τζίρου (Φόρµα 17026 – Πίνακας 17026 Rebates Worksheet). Η φόρµα βρίσκεται στο µενού των Πωλήσεων, Περιοδικές Εργασίες.

6.6.3.1 Υπολογισµός Ενεργών Συµφωνιών Η συγκεκριµένη εργασία, παρέχει στο χρήστη τη δυνατότητα να ελέγξει ποιες από τις συµφωνίες που έχουν γίνει µε τους πελάτες του ισχύουν και ποιες όχι. Από το φύλλο επεξεργασίας πιστωτικών τζίρου, επιλέγοντας Λειτουργίες, Υπολογισµός Πιστ. Τζίρου, ανοίγει η φόρµα επιλογών της εκτύπωσης Υπολογισµός Πιστ. Τζίρου (Εκτύπωση 17020 – Rebates). Χρησιµοποιώντας την εκτύπωση αυτή, ο χρήστης µπορεί να υπολογίσει τα πιστωτικά τζίρου ανά πελάτη για κάποιο φύλλο επεξεργασία. Στη φόρµα επιλογών, ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να επιλέξει εκτός από το φύλλο επεξεργασίας και δυο ακόµα επιλογές.

• Η Προβολή όλων των Γραµµών θα έχει σαν αποτέλεσµα τη δηµιουργία µιας εκτύπωσης, η οποία θα περιέχει αναλυτικά τα στοιχεία της κάθε συµφωνίας που υπάρχει στο σύστηµα είτε αυτή ισχύει είτε όχι. Αν δεν επιλεγεί το πεδίο, θα εµφανίζονται µόνο οι συµφωνίες που ισχύουν.

• Η επιλογή του πεδίου Υπολογισµός Πιστ. Τζίρου ανά Πελάτη, θα έχει σαν αποτέλεσµα το σύστηµα να υπολογίσει όχι µόνο τις ισχύουσες ή ενεργές συµφωνίες αλλά και το ποσό έκπτωσης που αντιστοιχεί σε κάθε πελάτη (δείτε την παράγραφο 6.5.4.2).

Μετά τον υπολογισµό, ο χρήστης µπορεί από το φύλλο επεξεργασίας, και επιλέγοντας Πιστωτικά Τζίρου, Ενεργές Συµφωνίες να δει ποιες τα αποτελέσµατα τις εκτύπωσης στη φόρµα των Ενεργών Συµφωνιών (Φόρµα 17024 – Πίνακας 17024 Active Rebates).

6.6.3.2 Υπολογισµός Πιστωτικών Τζίρου ανά Πελάτη Η εργασία αυτή εκτελείται από το φύλλο επεξεργασίας, επιλέγοντας Λειτουργίες και Υπολογισµός Πιστωτικών Τζίρου ανά Πελάτη (Εκτύπωση 17022 – Get Rebates per Customer). Η ίδια εργασία µπορεί να εκτελεστεί και µέσω της εργασίας Υπολογισµός Πιστωτικών Τζίρου, αρκεί να επιλεγεί το πεδίο Υπολογισµός Πιστ. Τζίρου ανά Πελάτη. Η διαφορά µεταξύ των δύο τρόπων εκτέλεσης της


36

εργασίας είναι το πεδίο Επιβάρυνση Πιστωτικού Τζίρου, το οποίο δίνει τη δυνατότητα στο χρήστη να ορίσει την επιβάρυνση που θα πάρουν όλα τα είδη τα οποία δεν έχουν συµπληρωµένο το αντίστοιχο πεδίο στην καρτέλα τους. Το αποτέλεσµα της συγκεκριµένης εργασίας, είναι να υπολογισθεί για κάθε πελάτη η έκπτωση η οποία θα πρέπει να λάβει µε βάση τις πωλήσεις και τη συµφωνία. Η φόρµα του Φύλλου Επεξεργασίας Πιστωτικών Τζίρου ενηµερώνεται αυτόµατα, και περιλαµβάνει τις γραµµές των πιστωτικών τιµολογίων που θα πρέπει να δοθούν ανά Πελάτη. Σηµείωση : Κριτήριο για τη δηµιουργία ενός νέου πιστωτικού τιµολογίου αποτελεί η αλλαγή του πελάτη. Κριτήριο για τη δηµιουργία µιας νέα γραµµής του πιστωτικού τιµολογίου αποτελεί η αλλαγή της επιβάρυνσης πιστωτικού τζίρου του είδους ή των ειδών που θα λάβουν την έκπτωση. Από τη φόρµα Φύλλο Επεξεργασίας Πιστωτικών Τζίρου, επιλέγοντας Γραµµή και Αναλυτικές Γραµµές Πιστ. Τζίρου, ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να δει αναλυτικά τις γραµµές των παραστατικών που είχαν σαν αποτέλεσµα να γίνει η συµφωνία ενεργή µέσω της φόρµας Αναλυτικές Γραµµές Πιστ. Τζίρου (Φόρµα 17027- Πίνακας 17027 Detailed Rebates). Από τη φόρµα αυτή, ο χρήστης µπορεί να καθορίσει στο πεδίο Αξία Πίστωσης προς Καταχώρηση την αξία έκπτωσης που θα λάβει ο πελάτης ανά παραστατικό, µεταβάλλοντας µε τον τρόπο αυτό την αρχική πρόταση του συστήµατος. Επίσης, η αξία πίστωσης ανά πελάτη, µπορεί να καθορισθεί και από τη φόρµα Φύλλο Επεξεργασίας Πιστωτικών Τζίρου, αλλάζοντας την τιµή του πεδίου Αναλ. Αξία Πιστ. Τζίρου. Σε αυτή την περίπτωση, το σύστηµα θα µερίσει την αξία που θα εισαχθεί σε αυτό το πεδίο στα παραστατικά από τα οποία έχει προέλθει η πρόταση και θα ενηµερωθεί το πεδίο Αξία Πίστωσης προς Καταχώρηση, το οποίο τελικά περιλαµβάνει την αξία έκπτωσης που θα καταχωρηθεί. Προσοχή: Το σύστηµα, προκειµένου να κάνει την πρόταση, αθροίζει τις αξίες όλων των καταχωρηµένων παραστατικών πωλήσεων που υπάρχουν για κάποιον πελάτη µέσα σε µία χρονική περίοδο. Από αυτά εξαιρούνται τα παραστατικά τα οποία µπορεί να είναι είτε πιστωτικά τζίρου (σε περίπτωση που η εργασία έχει εκτελεστεί και άλλη φορά), είτε προέρχονται από το υποσύστηµα της Τεχνικής Υποστήριξης. Η αξία που αθροίζεται είναι η καθαρή αξία πριν την έκπτωση και δεν λαµβάνονται υπόψη οι επιβαρύνσεις.

6.6.3.3 ∆ηµιουργία Παραστατικών Η εργασία αυτή µπορεί να εκτελεστεί από το Φύλλο Επεξεργασίας Πιστωτικών Τζίρου επιλέγοντας Λειτουργίες, ∆ηµιουργία Παραστατικών. Στο παράθυρο επιλογών της µαζικής εργασίας που εµφανίζεται, ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να ορίσει για ποια φύλλα επεξεργασίας θέλει να δηµιουργήσει τα παραστατικά. Επιπλέον ο χρήστης ορίζει τόσο την σειρά όσο και την ηµεροµηνία καταχώρησης. Το αποτέλεσµα της µαζικής εργασίας, θα είναι η δηµιουργία πιστωτικών τιµολογίων πώλησης για τους πελάτες. Προσοχή: Θα δηµιουργηθεί ένα πιστωτικό τιµολόγιο ανά πελάτη. Το κάθε ένα θα έχει τόσες γραµµές όσες και οι επιβαρύνσεις πιστωτικών τζίρου που έχουν τα διάφορα είδη τα οποία «συµµετέχουν» στην έκπτωση. Η κάθε γραµµή θα είναι µια επιβάρυνση. Η επιβάρυνση αυτή θα έχει µερισθεί αυτόµατα στις γραµµές των αποστολών ή επιστροφών που έγιναν µέσα στην περίοδο.

6.6.3.4 Εκτυπώσεις Για την καλύτερη διαχείριση των πιστωτικών τζίρου που θα εκδοθούν προς τους πελάτες, υπάρχουν δυο εκτυπώσεις. Η Αξία Πιστωτικών Τζίρου ανά Πελάτη (Εκτύπωση 17024 – Rebate values per Customer) και η Αξία Πιστωτικών Τζίρου ανά Συµφωνία (Εκτύπωση 17025 – Rebate Values per Agreement).


37

6.7 Εκτυπώσεις Πωλήσεων

6.7.1 Γενικά

6.7.1.1 Κωδικοί Μεταφοράς, Ώρα Αποστολής, Αιτία Αποστολής Για την έκδοση του ∆ελτίου Αποστολής είναι απαραίτητο να εκτυπωθούν τα εξής στοιχεία: • Τρόπος Μεταφοράς. Το µεταφορικό µέσο που χρησιµοποιείται για την µεταφορά των ειδών. • Ώρα Αποστολής. Η ώρα έναρξης αποστολής • Αιτία Αποστολής. Περιγραφή της αιτίας αποστολής Τα στοιχεία αυτά βρίσκονται στην καρτέλα «Αποστολή» των φορµών «Τιµολόγια» και «Παραγγελίες».

Τον τρόπο µεταφοράς τον συντηρούµε από τη φόρµα «Κωδ. Μεταφοράς». Σε αυτή τη φόρµα πρέπει να δηµιουργήσουµε τον κωδικό και περιγραφή του τρόπου µεταφοράς.

6.7.1.2 Περιγραφή εκτύπωσης Τα εκτυπωτικά πού υπάρχουν σαν δείγµα εκτυπώνουν στην περιγραφή της εκτύπωσης την «Εκτυπούµενη Περιγραφή» που υπάρχει στην φόρµα 456 Αρ. Σειράς.

6.7.1.3 Επιλογή Εκτυπώσεων Η φόρµα επιλογή εκτυπώσεων έχει αλλαχθεί έτσι ώστε να είναι δυνατή η επιλογή του τύπου της εκτύπωσης ανάλογα µε την σειρά καταχώρησης. Με αυτό τον τρόπο µπορείτε να εκτυπώσετε διαφορετικό παραστατικό ανά σειρά (π.χ. παραστατικό Λιανικής για την σειρά λιανικής).

6.7.1.4 ΕΑΦ∆ΣΣ Το Microsoft Navision υποστηρίζει τις λύσεις Τύπου Α. Για να γίνει εφικτή η εκτύπωση παραστατικών µε ηλεκτρονική υπογραφή πρέπει να ορίσουµε από την φόρµα «Επιλογή Εκτυπωτών» που βρίσκεται στο µενού της Γενικής Λογιστικής τον σωστό εκτυπωτή που αντιστοιχεί στο µηχάνηµα ηλεκτρονικής υπογραφής. Σηµείωση: Για την σωστή εκτύπωση των παραστατικών µε ηλεκτρονική υπογραφή είναι απαραίτητη η ρύθµιση των εκτυπωτικών στο περιβάλλον της λύσης ΕΑΦ∆ΣΣ.

6.7.2 Καρτέλα Πελάτη Η εκτύπωση έχει τις εξής επιλογές:



6.7.3 Ισοζύγιο Πελατών Η εκτύπωση έχει τις εξής επιλογές:


Φίλτρα επιτρέπεται να ορισθούν µόνο για τα πεδία: Κύρια ∆ιάσταση (1 ή 2) Φίλτρο – Ανάλογα µε την παραµετροποίηση στη Γενική Λογιστική Ηµεροµηνία Φίλτρο Θεωρηµένη Εκτύπωση

• Εµφάνιση των υπολοίπων έναρξης. «Κενό», «∆εν περιλαµβάνονται», «Περιλαµβάνονται σε καθαρά ποσά» . Όταν εκτυπώνουµε θεωρηµένα και δεν έχει δηµιουργηθεί η εγγραφή έναρξης χρήσης η επιλογή πρέπει να είναι «∆εν Περιλαµβάνονται». Όταν εκτυπώνουµε θεωρηµένα και έχει δηµιουργηθεί η εγγραφή έναρξης χρήσης η επιλογή πρέπει να είναι «Κενό».

• Εκτύπωση Πελατών µε «Κενό», «Μόνο Υπόλοιπο», «Κίνηση Περιόδου» «Μόνο Χρεωστικό Υπόλοιπο», «Μόνο Πιστωτικό Υπόλοιπο». Όταν εκτυπώνουµε θεωρηµένα η επιλογή πρέπει να είναι «Κενό»


38

6.7.4 Πωλήσεις - Τιµολόγιο Η εκτύπωση αυτή είναι ένα δείγµα ελληνικού τιµολογίου.

6.7.5 Πωλήσεις - Πιστωτικό Η εκτύπωση αυτή είναι ένα δείγµα ελληνικού πιστωτικού τιµολογίου.

6.7.6 Πωλήσεις – ∆ελτίο Αποστολής Η εκτύπωση αυτή είναι ένα δείγµα ελληνικού ∆ελτίου Αποστολής.

6.7.7 Αξία Πιστωτικών Τζίρου ανά Πελάτη Η εκτύπωση αυτή προβάλει τις εκπτώσεις που δίνονται ανά Πελάτη ή Συµφωνία µε βάση τους τζίρους των πελατών. Και στις δυο εκτυπώσεις, στις επιλογές, ο χρήστης µπορεί να επιλέξει να δει τα αποτελέσµατα κάποιου συγκεκριµένου φύλλου επεξεργασίας ή ακόµα και τις λεπτοµέρειες, το οποίο σηµαίνει ότι θα εκτυπωθούν αναλυτικά τα παραστατικά από τα οποία προκύπτει η έκπτωση.

6.7.8 Αξία Πιστωτικών Τζίρου ανά Συµφωνία Η εκτύπωση αυτή προβάλει τις εκπτώσεις που δίνονται ανά Συµφωνία µε βάση τους τζίρους των πελατών. Στις επιλογές, ο χρήστης µπορεί να επιλέξει να δει τα αποτελέσµατα κάποιου συγκεκριµένου φύλλου επεξεργασίας ή ακόµα και τις λεπτοµέρειες, το οποίο σηµαίνει ότι θα εκτυπωθούν αναλυτικά τα παραστατικά από τα οποία προκύπτει η έκπτωση.

6.8 Εκτυπώσεις Αγορών

6.8.1 Καρτέλα Προµηθευτή Η εκτύπωση έχει τις εξής επιλογές:



6.8.2 Ισοζύγιο Προµηθευτών Η εκτύπωση έχει τις εξής επιλογές:


Φίλτρα επιτρέπεται να ορισθούν µόνο για τα πεδία: Κύρια ∆ιάσταση (1 ή 2) Φίλτρο – Ανάλογα µε την παραµετροποίηση στη Γενική Λογιστική Ηµεροµηνία Φίλτρο Θεωρηµένη Εκτύπωση

• Εµφάνιση των υπολοίπων έναρξης. «Κενό», «∆εν περιλαµβάνονται», «Περιλαµβάνονται σε καθαρά ποσά» . Όταν εκτυπώνουµε θεωρηµένα και δεν έχει δηµιουργηθεί η εγγραφή έναρξης χρήσης η επιλογή πρέπει να είναι «∆εν Περιλαµβάνονται». Όταν εκτυπώνουµε θεωρηµένα και έχει δηµιουργηθεί η εγγραφή έναρξης χρήσης η επιλογή πρέπει να είναι «Κενό».

• Εκτύπωση Προµηθευτών µε «Κενό», «Μόνο Υπόλοιπο», «Κίνηση Περιόδου» «Μόνο Χρεωστικό Υπόλοιπο», «Μόνο Πιστωτικό Υπόλοιπο». Όταν εκτυπώνουµε θεωρηµένα η επιλογή πρέπει να είναι «Κενό»


39

7 Αποθέµατα 7.1 Αρχική Απογραφή Αποθεµάτων. Η διαδικασία της αξιακής απογραφής αποθέµατος γίνεται µόνο την πρώτη χρονιά που θα αρχίσει η λειτουργία του συστήµατος. Για να εισαχθούν τα αποθέµατα στο σύστηµα θα πρέπει να χρησιµοποιήσουµε την φόρµα «Εγγραφές Ειδών» στο µενού των αποθεµάτων. Το ζητούµενο είναι να εισάγουµε µια εγγραφή ανά είδος και αποθήκη µε τύπο ‘Αγορά’, την ποσότητα και το κόστος της απογραφής. Η ηµεροµηνία καταχώρησης πρέπει να είναι η τελική ηµεροµηνία του προηγούµενου έτους. Έτσι θα δηµιουργήσουµε µια εγγραφή ειδών και µια αξιακή εγγραφή που θα απεικονίζουν την απογραφή έναρξης. Σηµείωση: Λόγω του ότι η εγγραφή απογραφής στην Αναλυτική Λογιστική πιστώνει συγκεκριµένους διάµεσους αντικριζόµενους, οι εγγραφές πρέπει να καταχωρηθούν µε συγκεκριµένες οµάδες καταχώρησης ειδών που θα είναι συνδεδεµένες µε αυτούς τους λογαριασµούς. Οι λογαριασµοί του αποθέµατος, δηλαδή οι οµάδες καταχώρησης αποθεµάτων, παραµένουν κοινοί. Στην περίπτωση όπου η αξία της απογραφής δεν είναι γνωστή θα πρέπει να περάσουµε την ποσοτική απογραφή µε τον παραπάνω τρόπο και κόστος µηδενικό. Πριν την κοστολόγηση του πρώτου µήνα θα πρέπει να οριστικοποιήσουµε την αξία της απογραφής. Αυτό γίνεται χρησιµοποιώντας τις εγγραφές αναπροσαρµογής (Αποθέµατα, Εγγραφές Αναπροσαρµογής). Στις εγγραφές αναπροσαρµογής, επηρεάζουµε την αξία της απογραφής χωρίς να αλλάξουµε τις ποσότητες. Επιλέγουµε τις καταχωρηµένες εγγραφές απογραφής και εισάγουµε την τελική αξία. Το σύστηµα θα προσθέσει σε κάθε εγγραφή είδους (ποσοτική κίνηση) µια αξιακή εγγραφή µε τύπο ‘Αναπροσαρµογή’. Με αυτόν τον τρόπο, «διορθώνουµε» την αρχική µηδενική αξία των κινήσεων, δίνοντας τώρα πια την τελική. Η ηµεροµηνία των εγγραφών αναπροσαρµογής πρέπει να είναι πάλι η τελική ηµεροµηνία του προηγούµενου έτους. Σε κάθε περίπτωση, η εγγραφές απογραφής θα ενηµερώσουν την Αναλυτική Λογιστική µέσω της εργασίας «Καταχώρηση Εγγραφών Κόστους» (Αποθέµατα, Περιοδικές Εργασίες).

7.2 Περιοδική Αποτίµηση Αποθεµάτων Η συγκεκριµένη λειτουργία έρχεται να καλύψει τις ανάγκες της επιχείρησης για περιοδική αποτίµηση των αποθεµάτων. Στο Microsoft Navision 3.70, καλύπτονται οι περιπτώσεις της περιοδικής µέσης σταθµικής τιµής και της FIFO για τις πρώτες ύλες τα εµπορεύµατα ,τα προϊόντα και τα συναρµολογήµατα. Η σχεδίαση της περιοδικής αποτίµησης και κοστολόγησης στο Microsoft Navision 3.70 προσφέρει στις παραγωγικές και εµπορικές εταιρίες την δυνατότητα να επιλέξουν την διαδικασία που τους προσφέρει την καλύτερη λύση. Οι δυνατότητες της εφαρµογής είναι οι εξής:

• Αποτίµηση αγορών. Με αυτή τη διαδικασία υπολογίζεται το κόστος των αγοραζόµενων ειδών. Αυτή η διαδικασία απευθύνεται σε εµπορικές και παραγωγικές εταιρίες.

• Αποτίµηση συναρµολογηµάτων. Με αυτή τη διαδικασία µια εταιρία µπορεί να κοστολογήσει τα προϊόντα που παράγονται χωρίς το υποσύστηµα παραγωγής. Αυτή η διαδικασία απευθύνεται σε εταιρίες που είναι κατά κύριο λόγω εµπορικές αλλά που κάνουν κάποιου είδους συναρµολόγηση (π.χ. ανασυσκευασία).

• Αποτίµηση προϊόντων, Με αυτή τη διαδικασία µια εταιρία µπορεί να κοστολογήσει τα προϊόντα που παράγονται µε το υποσύστηµα παραγωγής. Αυτή η διαδικασία απευθύνεται σε παραγωγικές εταιρίες οι οποίες όµως δεν έχουν ανάγκη του αυτόµατου υπολογισµού και µερισµού των εξόδων στην παραγωγή.

• Κοστολόγησης προϊόντων. Με αυτή τη διαδικασία µια εταιρία µπορεί να κοστολογήσει τα προϊόντα που παράγονται µε το υποσύστηµα παραγωγής αλλά και που έχει ανάγκη για µια ολοκληρωµένη λύση µερισµού των εξόδων και παρακολούθηση του κόστους παραγωγής.

Σε αυτή την ενότητα περιγράφονται όλες οι παραπάνω διαδικασίες εκτός από την «Κοστολόγηση Προϊόντος» που αναλύεται στην παράγραφο 7.3.


40

7.2.1 Σχεδίαση Η περιοδική αποτίµηση σχεδιάστηκε µε σκοπό να είναι ανεξάρτητη από την µέθοδο κοστολόγησης που υπάρχει στην διεθνή έκδοση του Microsoft Navision 3.70. Με αυτό τον τρόπο επιτυγχάνεται και η αποτύπωση του κόστους σε περιοδική βάση όσο και κατά την διάρκεια της περιόδου. Η περιοδική αποτίµηση των αποθεµάτων εκτελείται σε δυο στάδια:

A. Στο πρώτο στάδιο εκτελείται η αποτίµηση των πρώτων υλών και εµπορευµάτων (Εκτύπωση 16781 – Periodic Valuation, Μονάδα Κώδικα 16783 – Valuation Management).

B. Στο δεύτερο στάδιο εκτελείται η αποτίµηση των προϊόντων. Η αποτίµηση των προϊόντων εκτελείται µέσω της ∆ιαχείρισης Παραγωγής, Περιοδικές Εργασίες, Υπολογισµός Κόστους Παραγωγής (Εκτύπωση 16786 – Calculate Manufacturing Cost, Μονάδα Κώδικα 16786 – Mfg Cost Calculation) ή στην περίπτωση όπου µια εταιρεία χρησιµοποιεί συναρµολογήµατα η αποτίµηση εκτελείται µέσω των Αποθεµάτων, Αποτίµηση, Υπολογισµός Κόστους Συναρµολογηµάτων. (Εκτύπωση 16787 – Calculate Assembly Cost, Μονάδα Κώδικα 16787 – BOM Cost Calculation).

Σηµείωση: Το κόστος αποτίµησης υπολογίζεται σε επίπεδο εταιρίας και όχι σε επίπεδο αποθήκης ή σειριακού αριθµού του είδους. Το κόστος αποτίµησης θα πρέπει να υπολογίζεται ανά χρονική περίοδο (περίοδο αποτίµησης) µε βάση τόσο τις κινήσεις εισαγωγής (αγορές και παραγωγές) που έγιναν µέσα σε αυτή την περίοδο, όσο και το υπόλοιπο του κάθε είδους από την προηγούµενη περίοδο. Ο τύπος υπολογισµού του κόστους αποτίµησης στην µέση σταθµική είναι:

(Αξία Εισαγωγών Περιόδου) + (Αποµένουσα Αξία Προηγούµενης Περιόδου) Κόστος Αποτίµησης = (Ποσότητα Εισαγωγών Περιόδου) + (Αποµ. Ποσότητα Προηγ. Περιόδου) Μετά τον υπολογισµό του κόστους αποτίµησης του είδους για µια συγκεκριµένη περίοδο, οι υπόλοιπες κινήσεις της περιόδου για το συγκεκριµένο είδος (εισαγωγές και εξαγωγές) αποτιµώνται µε το κόστος αυτό. Ο τύπος υπολογισµού της FIFO φαίνεται στο παρακάτω παράδειγµα: Ηµεροµηνία Τύπος

Κίνησης Ποσότητα Αξία Ποσότητα Κόστος

Πωληθέντων 01/01/01 Αγορά 10 100 02/01/01 Αγορά 5 50 10/01/01 Πώληση 5 50 15/01/01 Αγορά 15 180 20/01/01 Πώληση 10 100 Υπόλοιπο 15 180 Το σύστηµα πρώτα υπολογίζει την ποσότητα των µενόντων. Στο παράδειγµα µας είναι 15. Το επόµενο βήµα είναι να υπολογιστεί το κόστος αποτίµησης για τα µένοντα. Εφόσον κοστολογούµε βάση FIFO τότε τα µένοντα κοστολογούνται βάση των τελευταίων εισαγωγών (αγορές, παραγωγές). Άρα το κόστος µενόντων στο παράδειγµα είναι 180 µε κόστος µονάδος 12 και προέρχεται από την αγορά στις 15/01. Έχοντας υπολογίσει το κόστος µονάδος και το κόστος µενόντων το σύστηµα υπολογίζει το κόστος το οποίο πρέπει να µεριστεί στις κινήσεις που κοστολογούνται (Πωλήσεις, Αναλώσεις, Ενδοδιακινήσεις, Θετικές/ Αρνητικές Προσαρµογές) ούτως ώστε να επαληθεύεται το κόστος µενόντων. Στο παράδειγµα το κόστος προ αποτίµησης είναι (100 + 50 + 180) = 330, το κόστος µενόντων είναι 180 άρα οι λοιπές κινήσεις (εκτός από παραγωγές και αγορές) πρέπει συνολικά να κοστολογηθούν µε 150 € (320 – 180). Αυτό σηµαίνει ότι το κόστος µονάδας που θα αποτιµηθούν οι εξαγωγές είναι: 150 / (10 + 5) = 10.


41

Όταν ολοκληρωθεί η αποτίµηση των αποθεµάτων, δίνεται η δυνατότητα για κλείδωµα της περιόδου αποτίµησης προκειµένου να µην µπορεί να γίνει εκ νέου αποτίµηση. Σηµείωση: Το κλείδωµα της περιόδου αποτίµησης απαγορεύει τον εκ’ νέου υπολογισµό των τιµών κόστους των αποθεµάτων. Προκειµένου να γίνει αυτό, θα πρέπει η περίοδος αποτίµησης να «ανοιχθεί».

7.2.2 Παραµετροποίηση Το σύνολο της παραµετροποίησης της αποτίµησης γίνεται από το µενού των Αποθεµάτων.

7.2.2.1 Γενικά Για την σωστή εκτέλεση της περιοδικής αποτίµησης είναι απαραίτητο το πεδίο «Αυτόµατη Ενηµέρωση» στο µενού των Αποθεµάτων, Παραµετροποίηση, Παραµετροποίηση Αποθεµάτων να µην είναι «Ναι». Στη περίπτωση που είναι «Ναι» ενηµερώνονται οι λογαριασµοί µε το κόστος των ειδών που βρίσκει το σύστηµα την στιγµή της καταχώρησης της κίνησης. Αυτό θα είχε σαν αποτέλεσµα την ενηµέρωση της λογιστικής µε λάθος κόστος. Όλες οι εγγραφές ειδών θα πρέπει να έχουν «Κωδικό Αποθήκης». Προτείνουµε το πεδίο «Υποχρεωτική Καταχώρηση Αποθήκης» στο µενού των Αποθεµάτων, Παραµετροποίηση, Παραµετροποίηση Αποθεµάτων να είναι «Ναι» έτσι ώστε το σύστηµα να ελέγχει πάντα ότι υπάρχει η καταχώρηση του κωδικού αποθήκης σε όλες τις εγγραφές ειδών. Το πεδίο «Καταχώρηση Αναµενόµενου Κόστους στη Λογιστική» στο µενού των Αποθεµάτων, Παραµετροποίηση, Παραµετροποίηση Αποθεµάτων ενεργοποιεί τη δηµιουργία προβλέψεων για ∆.Α (πώλησης ή αγορών) που δεν έχουν τιµολογηθεί. Αυτή η πρόβλεψη αντικατοπτρίζεται στη Καρτέλα Αποθήκης και στο Ισοζύγιο Αποθήκης. Αρχικά πρέπει να ορισθούν οι περίοδοι αποτίµησης. Από το µενού των Αποθεµάτων, Παραµετροποίηση, Παραµετροποίηση Αποτίµησης Αποθεµάτων, Περίοδοι Αποτίµησης (Πίνακας 16780 – Valuation Periods, Φόρµα 16780 – Valuation Periods), δηµιουργούµε τις περιόδους αποτίµησης. Εκτός από τον κωδικό και την περιγραφή, θα πρέπει να εισάγουµε και τις ηµεροµηνίες έναρξης και λήξης της κάθε περιόδου. Στην αποτίµηση, κατά τον υπολογισµό της αξίας και ποσότητας εισαγωγής περιόδου λαµβάνονται υπόψη µόνο οι κινήσεις που περιλαµβάνονται µεταξύ αυτών των δυο ηµεροµηνιών. Στη συνέχεια, από το µενού Αποθέµατα, Παραµετροποίηση, Παραµετροποίηση Αποτίµησης Αποθεµάτων, Κατηγορίες Αποτίµησης εισάγουµε τις κατηγορίες αποτίµησης (Πίνακας 16781 – Valuation Categories, Φόρµα 16781 – Valuation Categories). Εκτός από τον κωδικό και την περιγραφή, εισάγουµε τη µέθοδο αποτίµησης καθώς επίσης και το αν η συγκεκριµένη µέθοδος αφορά παραγόµενα είδη ή σε συναρµολογήµατα.

• Η κοστολόγηση των προϊόντων εξετάζει µόνο τα είδη των οποίων η µέθοδος παραγωγής είναι «Παραγωγή».

• Η κοστολόγηση των συναρµολογηµάτων εξετάζει µόνο τα είδη των οποίων η µέθοδος παραγωγής είναι «Συναρµολόγηση».

• Η κοστολόγηση των αγοραζόµενων εξετάζει µόνο τα είδη των οποίων η µέθοδος παραγωγής είναι «Κενό».

. Σηµείωση: Όσον αφορά τις µεθόδους αποτίµησης, στο Microsoft Navision 3.70, οι επιλογές είναι η «Μέση Σταθµική» και η «FIFO». Το τελικό βήµα της παραµετροποίησης της αποτίµησης γίνεται στην καρτέλα του κάθε είδους (Πίνακας 27 – Item, Φόρµα 30 – Item Card). Από το µενού Αποθέµατα, Είδη και στην υπό-οθόνη Κοστολόγηση, όπου επιλέγουµε την κατηγορία αποτίµησης του κάθε είδους. Επιλέγοντας την κατηγορία αποτίµησης συµπληρώνονται αυτόµατα τα πεδία Μέθοδος Αποτίµησης και Μέθοδος Παραγωγής. Σηµείωση:


42

Η µέθοδος αποτίµησης που αφορά στην περιοδική αποτίµηση των αποθεµάτων δεν έχει σχέση µε τη µέθοδο κοστολόγησης που βρίσκεται στην υπό-οθόνη Τιµολόγηση. Τα δυο αυτά πεδία µπορούν να περιέχουν διαφορετικές επιλογές.

7.2.2.2 Αποτίµηση Προϊόντων Η αποτίµηση των προϊόντων λαµβάνει υπόψη της το κόστος των πρώτων υλών, των ηµιετοίµων και το κόστος των κέντρων εργασίας. Για αυτό το λόγω εκτός των παραπάνω στοιχείων, τα οποία είναι αρκετά για την αποτίµηση των πρώτων υλών και εµπορευµάτων, για την αποτίµηση των προϊόντων απαιτούνται κάποια επιπλέον στοιχεία τα οποία πρέπει να εισαχθούν στο σύστηµα. Από το µενού των Αποθεµάτων, Παραµετροποίηση, Παραµετροποίηση Αποθεµάτων (Φόρµα 461 – Inventory Setup, Πίνακας 313 – Inventory Setup), στην υπό-φόρµα Συστατικά Κόστους, εισάγουµε τις κατηγορίες ως προς τις οποίες θέλουµε να παρακολουθήσουµε το κόστος των προϊόντων (Φόρµα 16785 – Cost Components, Πίνακας 16785 – Cost Components). Σηµείωση: Το πρώτο συστατικό κόστους πρέπει να αναφέρεται πάντα στο κόστος των υλικών. Στη συνέχεια θα πρέπει να ορίσουµε τον τρόπο µε τον οποίο θα επιβαρύνονται τα κέντρα εργασίας (παραγόµενη ποσότητα ή χρόνος εργασίας) καθώς και τα ποσά επιβάρυνσης για κάθε ένα από αυτά. Από το µενού του Προγραµµατισµού ∆υναµικότητας, επιλέγουµε Κέντρα Εργασίας (Φόρµα 99000754 – Work Center, Πίνακας 99000754 – Work Center). Στην υπό-οθόνη Καταχώρηση, επιλέγουµε Χρόνος ή Ποσότητα στο πεδίο Υπολογισµός Κόστους, ανάλογα µε τον τρόπο που επιθυµούµε να κοστολογούµε τα κέντρα εργασίας. Από την καρτέλα του κέντρου εργασίας, επιλέγουµε Κέντρο Εργασίας, Συστατικά Κόστους. Στη φόρµα Συστατικά Κόστους ανά Περίοδο που εµφανίζεται (Φόρµα 16786 – Cost Components per Period, Πίνακας 16786 – Cost Components per Period), επιλέγουµε σαν τύπο προέλευσης το «Κέντρο Εργασίας», σαν κωδικό προέλευσης το κωδικό του κέντρου εργασίας για το οποίο θέλουµε να εισάγουµε την χρέωση και τη χρέωση ανά περίοδο για κάθε συστατικό κόστους. Σηµείωση: Τα ποσά που εισάγουµε στη φόρµα Συστατικά Κόστους ανά Περίοδο είναι απόλυτα και αντικατοπτρίζουν το κόστος παραγωγής είτε ανά µονάδα προϊόντος (αν έχουµε επιλέξει Ποσότητα στο πεδίο Υπολογισµός Κόστους), είτε ανά µονάδα χρόνου εργασίας (αν έχουµε επιλέξει Χρόνος στο πεδίο Υπολογισµός Κόστους). Ο χρόνος εργασίας αναφέρεται στη µονάδα χρόνου που έχει εισαχθεί στην υπό-οθόνη Λεπτοµερής Προγραµµατισµός, στο πεδίο Κωδ. Μονάδας Μέτρησης. Σε περίπτωση που σε ένα κέντρο εργασίας υπάρχουν περισσότεροι από ένας πόροι παραγωγής, τόσο η ποσότητα όσο και ο χρόνος είναι το άθροισµα της παραγόµενης ποσότητας ή χρόνου επεξεργασίας αντίστοιχα, των πόρων παραγωγής. Στη φόρµα του κέντρου εργασίας, και στην υπό-οθόνη Κοστολόγηση Παραγωγής, εµφανίζονται για λόγους πληροφόρησης τα στοιχεία που έχουµε εισάγει για την τελευταία χρονολογικά περίοδο αποτίµησης. Προσοχή: Στην αποτίµηση των προϊόντων δεν µπορούν συµµετέχουν είδη που έχουν µέθοδο παραγωγής «Συναρµολόγηση».

7.2.2.3 Αποτίµηση Συναρµολογηµάτων Η αποτίµηση συναρµολογηµάτων έρχεται να καλύψει τις ανάγκες αποτίµησης των ειδών εκείνων τα οποία δεν παράγονται µε εντολές παραγωγής αλλά µε εγγραφές τεχνικών προδιαγραφών. Ως συναρµολογήµατα εννοούνται τα είδη τα οποία έχουν κάποιον πίνακα υλικών (από την καρτέλα του είδους, επιλέγοντας Είδος, Κατάλογος Υλικών, Πίνακας Υλικών). Η αποτίµηση των συναρµολογηµάτων λαµβάνει υπόψη της το κόστος των πρώτων υλών, των ηµιετοίµων συναρµολογηµάτων, το κόστος των πόρων καθώς και το κόστος (π.χ. ΓΒΕ) των ιδίων ειδών.


43

Η δηµιουργία των συστατικών κόστους γίνεται µε τρόπο ακριβώς όµοιο µε εκείνον που περιγράφεται παραπάνω για την αποτίµηση των προϊόντων. Ένα συναρµολόγηµα, µπορεί στον πίνακα υλικών του να περιέχει εκτός από Υλικά και Πόρους. Για το λόγω αυτόν µπορεί να ορισθούν τα συστατικά κόστους ανά περίοδο τόσο για τα συναρµολογήµατα όσο και για τους Πόρους. Από την καρτέλα του Είδους, επιλέγουµε Είδος, Συστατικά Κόστους. Στη φόρµα «Συστατικά Κόστους ανά Περίοδο», ο χρήστης πρέπει να συµπληρώσει τον συντελεστή κόστους ανά περίοδο και ανά συστατικό για κάθε παραγόµενο συναρµολόγηµα. Προκειµένου να το κάνει αυτό, επιλέγει αρχικά την περίοδο αποτίµησης για την οποία θέλει να εισάγει στοιχεία. Στη συνέχεια, σαν Τύπο Προέλευσης επιλέγει «Είδος» και σαν Κωδικό Προέλευσης επιλέγει τον κωδικό του είδους για το οποίο θέλει να εισάγει τα στοιχεία. Σηµείωση: Τα ποσά που εισάγουµε στη φόρµα Συστατικά Κόστους ανά Περίοδο είναι απόλυτα και αντικατοπτρίζουν το κόστος παραγωγής ανά µονάδα παραγόµενου συναρµολογήµατος. Η µονάδα µέτρησης που χρησιµοποιείται είναι η βασική µονάδα µέτρησης του είδους. Εκτός από τα είδη, µπορεί να ορισθεί το κόστος ανά µονάδα χρόνου του κάθε πόρου που µπορεί να συνεισφέρει για την παραγωγή ενός είδους. Η συγκεκριµένη εργασία µπορεί να εκτελεστεί από την καρτέλα του Πόρου, επιλέγοντας Πόρος και Συστατικά Κόστους. Στη φόρµα «Συστατικά Κόστους ανά Περίοδο», ο χρήστης πρέπει να συµπληρώσει τον συντελεστή κόστους ανά περίοδο και ανά συστατικό για την χρονική διάρκεια που καθορίζεται στην καρτέλα του, στο πεδίο Βασική Μονάδα Μέτρησης. Προκειµένου να το κάνει αυτό, επιλέγει αρχικά την περίοδο αποτίµησης για την οποία θέλει να εισάγει στοιχεία. Στη συνέχεια, σαν Τύπο Προέλευσης επιλέγει «Πόρος» και σαν Κωδικό Προέλευσης επιλέγει τον κωδικό του Πόρου για τον οποίο θέλει να εισάγει τα στοιχεία. Σηµείωση: Τα ποσά που εισάγουµε στη φόρµα Συστατικά Κόστους ανά Περίοδο είναι απόλυτα και αντικατοπτρίζουν το κόστος παραγωγής ανά χρονική διάρκεια εργασίας του πόρου. Η χρονική διάρκεια εργασίας είναι αυτή που καθορίζεται στο πεδίο Βασική Μονάδα Μέτρησης στην Καρτέλα του Πόρου. Σηµείωση: Για ευκολία στην παραµετροποίηση, ο χρήστης µπορεί να εισάγει όλες τις σχετικές µε την ανάλυση του κόστους σε συστατικά πληροφορίες από µια µόνο φόρµα. Η συγκεκριµένη ονοµάζεται Συστατικά Κόστους ανά Περίοδο και βρίσκετε στο µενού των Αποθεµάτων, Παραµετροποίηση Αποτίµησης Αποθεµάτων, Συστατικά Κόστους ανά Περίοδο. Προσοχή: Στην αποτίµηση των συναρµολογηµάτων δεν µπορούν συµµετέχουν είδη που έχουν µέθοδο παραγωγής «Παραγωγή».

7.2.3 Εκτέλεση Στην παράγραφο αυτή θα εξετάσουµε τις τέσσερις εργασίες οι οποίες σχετίζονται µε την αποτίµηση των αποθεµάτων.

7.2.3.1 Προσαρµογή Μεθόδου Αποτίµησης Η ανάγκη που έρχεται να καλύψει η συγκεκριµένη περιοδική εργασία σχετίζεται µε την αλλαγή της µεθόδου αποτίµησης για κάποια από τις κατηγορίες αποτίµησης. Επειδή µια τέτοια αλλαγή δεν ενηµερώνει αυτόµατα τα είδη, ο χρήστης θα πρέπει να εκτελέσει την συγκεκριµένη περιοδική εργασία προκειµένου να ενεργοποιηθούν οι αλλαγές στην καρτέλα του είδους (δηλαδή να εισαχθεί στην καρτέλα η νέα µέθοδος αποτίµησης χωρίς να αλλαχθεί η κατηγορία αποτίµησης).


44

Η συγκεκριµένη εργασία µπορεί να εκτελεστεί από δύο σηµεία:

• Αν έχουν γίνει αλλαγές µόνο σε µια κατηγορία αποτίµησης η εκτέλεση µπορεί να γίνει από το µενού Αποθέµατα, Παραµετροποίηση, Παραµετροποίηση Αποτίµησης Αποθεµάτων, Κατηγορίες Αποτίµησης. Αφού γίνει η οποιαδήποτε αλλαγή, πατάµε το πλήκτρο Προσαρµογή.

• Αν έχουν γίνει περισσότερες αλλαγές, η συγκεκριµένη εργασία µπορεί να γίνει από το µενού Αποθέµατα, Περιοδικές Εργασίες, Αποτίµηση, Προσαρµογή Μεθόδου Αποτίµησης (Μονάδα Κώδικα 16782 – Adjust Valuation Method).

Σηµείωση: Φυσικά η προσαρµογή των κατηγοριών αποτίµησης µπορεί να γίνει είτε µε το ένα είτε µε τον άλλο τρόπο χωρίς να υπάρχει καµία διαφορά. Προτείνονται όµως τα παραπάνω για µείωση χρόνου επεξεργασίας και µείωση πιθανότητας σφάλµατος.

7.2.3.2 Άνοιγµα / Κλείσιµο Περιόδου Αποτίµησης Όπως αναφέρθηκε και προηγουµένως, αφού ολοκληρωθεί η αποτίµηση των αποθεµάτων για µια περίοδο, αυτή µπορεί να «Κλείσει» προκειµένου να κλειδωθεί. Αν αφού κλείσει η περίοδος αποτίµησης προκύψει η ανάγκη για εκ νέου εκτέλεση αποτίµησης, πρέπει η περίοδος αυτή να µπορεί να ανοιχθεί. Την ανάγκη αυτή έρχεται να καλύψει η περιοδική εργασία Άνοιγµα / Κλείσιµο Περιόδου Αποτίµησης. Η εργασία αυτή εκτελείται από το µενού των Αποθεµάτων, επιλέγοντας Περιοδικές Εργασίες, Αποτίµηση, Άνοιγµα / Κλείσιµο Περιόδου Αποτίµησης. Η οθόνη που εµφανίζεται είναι η παρακάτω (Εκτύπωση 16782 – Open/Close Valuation Period):

Σε περίπτωση που έχει ολοκληρωθεί η αποτίµηση σε κάποια περίπτωση και θέλουµε να την κλείσουµε, θα πρέπει να επιλέξουµε την ανοικτή περίοδο και στη συνέχεια την επιλογή κλείσιµο. Στην αντίθετη περίπτωση, όπου θέλουµε να ανοίξουµε µια ήδη κλειστή περίοδο αποτίµησης, θα πρέπει να επιλέγουµε την κλειστή περίοδο και την επιλογή άνοιγµα.

7.2.3.3 Περιοδική Αποτίµηση Αποθέµατος Όπως αναφέρθηκε και παραπάνω, στο πρώτο στάδιο αποτιµώνται οι πρώτες ύλες και τα εµπορεύµατα. Για την αποτίµηση αυτών λαµβάνονται υπόψη οι αγορές, πραγµατικές ή αναµενόµενες, θετικές ή αρνητικές. Το σύστηµα αρχικά υπολογίζει για κάθε είδος την αξία και την ποσότητα που εισήχθησαν στις αποθήκες σε µια συγκεκριµένη περίοδο αποτίµησης. Στη συνέχεια, για κάθε είδος υπολογίζει την ποσότητα και την αξία του αποθέµατος µέχρι µια ηµέρα πριν την έναρξη της περιόδου αποτίµησης. Με βάση τον τύπο που αναφέρθηκε παραπάνω υπολογίζεται το κόστος αποτίµησης του είδους για µια συγκεκριµένη περίοδο.


45

Αφού υπολογισθεί το κόστος για κάθε είδος, ενηµερώνονται οι αξιακές εγγραφές του είδους (Πίνακας 5802 – Value Entry). Πιο συγκεκριµένα:

• Το πεδίο «Συστατικό Κόστους 1» - Υλικά ενηµερώνεται µε το κόστος αποτίµησης της µονάδας του είδους (για τις εγγραφές αναλώσεων).

• Το πεδίο «Κόστος Αποτίµησης Εγγραφής» ενηµερώνεται µε το κόστος αποτίµησης επί την ποσότητα της κάθε κίνησης όταν η κίνηση είναι πραγµατική και όχι πρόβλεψη.

• Το πεδίο «Αναµενόµενο Κόστος Αποτίµησης Εγγραφής» ενηµερώνεται µε το κόστος αποτίµησης επί την ποσότητα της κάθε κίνησης όταν η κίνηση είναι πρόβλεψη.

• Στη συνέχεια αν γίνει η καταχώρηση στη λογιστική, ενηµερώνονται τα πεδία «Καταχωρηµένο Κόστος στην Γ/Λ» και «Καταχωρηµένο Συστατικό Κόστους 1» µε το κόστος που µεταφέρθηκε στη λογιστική.

Η εκτέλεση της συγκεκριµένης εργασίας γίνεται από το µενού των Αποθεµάτων, Περιοδικές Εργασίες, Αποτίµηση, Υπολογισµός Κόστους Αγορών. Η οθόνη εισαγωγής κριτηρίων είναι αυτή που εµφανίζεται παρακάτω:

Στην πρώτη υπό-οθόνη, µπορούµε να επιλέξουµε κάποια κριτήρια για τα είδη που θα συµµετέχουν στην περιοδική αποτίµηση, και στη δεύτερη, επιλέγουµε την περίοδο αποτίµησης. Πατώντας το πλήκτρο Εκτύπωση, ενεργοποιείται ο κώδικας για τον υπολογισµό του κόστους. Το αποτέλεσµα θα είναι εκτός από την ενηµέρωση των διαφόρων πεδίων του συστήµατος που αφορούν στην αποτίµηση και η δηµιουργία εκτύπωσης που θα µας ενηµερώνει για το κόστος αποτίµησης του κάθε είδους καθώς και για τυχόν λάθη που προέκυψαν κατά τον υπολογισµό του κόστους αυτού για τα επιλεχθέντα είδη. Το κόστος µονάδας ανά περίοδο για κάθε είδος µπορούµε να το ελέγξουµε µέσω της φόρµας «Κόστος Αποτίµησης» (Καρτέλα Είδους, Είδος, Κόστος Αποτίµησης). Από την ίδια φόρµα και µέσω του πλήκτρου «Αρχείο Λαθών» µπορούµε να δούµε το αρχείο λαθών για την συγκεκριµένη περίοδο. Σηµείωση: Η αποτίµηση των αποθεµάτων µπορεί να εκτελεστεί περισσότερες από µια φορά ανά περίοδο. Κάθε φορά που εκτελείται η αποτίµηση, οι προηγούµενες υπολογισµένες τιµές αντικαθίστανται από τις νέες, χωρίς να δηµιουργείται πρόβληµα.

7.2.3.4 Υπολογισµός Κόστους Παραγωγής Η αποτίµηση των προϊόντων γίνεται σε δεύτερο στάδιο. Για την αποτίµηση αυτών λαµβάνονται υπόψη οι παραγωγές καθώς και οι αναλώσεις χρόνων ή ειδών (πραγµατικές ή αναµενόµενες, θετικές ή αρνητικές).


46

Πριν την έναρξη της αποτίµησης, το σύστηµα ενηµερώνει εσωτερικά ένα πίνακα µε το επίπεδο του κάθε είδους (Πίνακας 16787 – Costing LLC). Το επίπεδο αυτό µπορεί να είναι διαφορετικό από αυτό που υπάρχει στον πίνακα του είδους (Πίνακας 27 – Item) γιατί βασίζεται στις πραγµατικές αναλώσεις και παραγωγές και όχι στις θεωρητικές (µε βάση τις θεωρητικές προκύπτει το επίπεδο που βρίσκεται στον πίνακα του είδους). Σηµείωση: Τα τελικά προϊόντα έχουν πάντα επίπεδο µηδέν. Στη συνέχεια τα ηµιέτοιµα πρώτου επιπέδου έχουν επίπεδο ένα κ.ο.κ. µέχρι την πρώτη ύλη η οποία µπορεί να έχει οποιοδήποτε επίπεδο, όχι όµως µικρότερο του 50. Προσοχή: Το επίπεδο ειδών βασίζεται στα απολογιστικά στοιχεία. Κατά την καταχώρηση αυτών, το σύστηµα δεν ελέγχει για τυχόν ανακυκλώσεις (δηλαδή το τελικό είδος να αναλώνει – σε κάποιο επίπεδο τον εαυτό του), όπως κάνει µε τα προϋπολογιστικά στοιχεία – κατά την καταχώρηση µιας νέας τεχνικής προδιαγραφής. Σε περίπτωση που υπάρξει µια καταχώρηση αυτού του είδους το Microsoft Navision 3.70 θα διακόψει την κοστολόγηση της παραγωγής. Στη συνέχεια και πριν υπολογισθεί το κόστος του κάθε προϊόντος, ενηµερώνονται οι αξιακές εγγραφές (Πίνακας 5802 – Value Entry), και πιο συγκεκριµένα τα πεδία των συστατικών κόστους (από το 2 έως και το 5, καθώς το Συστατικό Κόστους 1 – Υλικά που έχει ενηµερωθεί µεν για τις πρώτες ύλες και τα εµπορεύµατα, δεν µπορεί όµως να υπολογισθεί ακόµα για τα προϊόντα). Η τιµή που θα εισαχθεί στα πεδία αυτά θα είναι το γινόµενο των ωρών εργασίας ή της παραγόµενης ποσότητας (ανάλογα µε το τι έχει επιλεγεί στο πεδίο Υπολογισµός Κόστους» στην καρτέλα του κέντρου εργασίας) επί το ποσό που έχει εισαχθεί στο κάθε κέντρο εργασίας για τη συγκεκριµένη περίοδο αποτίµησης. Το τελικό στάδιο είναι η ανάγνωση του πίνακα που δηµιουργήθηκε (ο πίνακας εκείνος που περιλαµβάνει το επίπεδο των ειδών) και ο υπολογισµός του κόστους των προϊόντων ξεκινώντας από το κατώτερο επίπεδο. Ανεβαίνοντας κάθε φορά ένα επίπεδο επάνω (µέχρι να φθάσει στο επίπεδο µηδέν), το κόστος των υλικών (συστατικό κόστους 1) του ανώτερου επιπέδου υπολογίζεται από το άθροισµα του κόστους αποτίµησης των ειδών – ηµιετοίµων του προηγούµενου επιπέδου. Η εκτέλεση της συγκεκριµένης εργασίας γίνεται από το µενού της ∆ιαχείρισης Παραγωγής, Περιοδικές Εργασίες, Υπολογισµός Κόστους Παραγωγής. Στην υπό-οθόνη Επιλογές, επιλέγουµε την περίοδο αποτίµησης για την οποία θέλουµε να υπολογίσουµε το κόστος των προϊόντων. Προσοχή: Στην έκδοση 3.70 του Microsoft Navision, δεν υπάρχει η δυνατότητα υπολογισµού του κόστους παραγωγής για συγκεκριµένα προϊόντα, ορίζοντας κάποια φίλτρα στα είδη που πρόκειται να κοστολογηθούν. Πατώντας το πλήκτρο ΟΚ, ενεργοποιείται ο κώδικας για τον υπολογισµό του κόστους παραγωγής όπως αναλύθηκε παραπάνω. Το αποτέλεσµα θα είναι η ενηµέρωση των πεδίων του πίνακα των αξιακών εγγραφών του συστήµατος (Πίνακας 5802 – Value Entry) που αφορούν στο κόστος αποτίµησης των προϊόντων.

7.2.3.5 Υπολογισµός Κόστους Συναρµολογηµάτων Ο υπολογισµός του κόστους των συναρµολογηµάτων είναι αντίστοιχος µε αυτόν των προϊόντων. Η βασική διαφορά είναι τα στοιχεία τα οποία λαµβάνονται υπόψη κατά τον υπολογισµό του κόστους. Για την αποτίµηση αυτών λαµβάνονται υπόψη οι εγγραφές τεχνικών προδιαγραφών καθώς και οι εγγραφές πόρων.


47

Πριν την έναρξη της αποτίµησης, το σύστηµα ενηµερώνει εσωτερικά ένα πίνακα µε το επίπεδο του κάθε είδους (Πίνακας 16787 – Costing LLC). Το πεδίο Μέθοδος Παραγωγής συµπληρώνεται µε την επιλογή Συναρµολόγηση. Σηµείωση: Τα τελικά προϊόντα έχουν πάντα επίπεδο µηδέν. Στη συνέχεια τα ηµιέτοιµα πρώτου επιπέδου έχουν επίπεδο ένα κ.ο.κ. µέχρι την πρώτη ύλη η οποία µπορεί να έχει οποιοδήποτε επίπεδο, όχι όµως µεγαλύτερο του 50. Προσοχή: Το επίπεδο ειδών βασίζεται στα προϋπολογιστικά στοιχεία της τεχνικής προδιαγραφής. Κατά την καταχώρηση αυτών, το σύστηµα δεν ελέγχει για τυχόν ανακυκλώσεις (δηλαδή το τελικό είδος να αναλώνει – σε κάποιο επίπεδο τον εαυτό του), Σε περίπτωση που υπάρξει µια καταχώρηση αυτού του είδους το Microsoft Navision 3.70 θα διακόψει την κοστολόγηση των συναρµολογηµάτων. Στη συνέχεια και πριν υπολογισθεί το κόστος του κάθε συναρµολογήµατος, ενηµερώνονται οι αξιακές εγγραφές (Πίνακας 5802 – Value Entry) καθώς και οι εγγραφές πόρων (Πίνακας 203 – Resource Ledger Entry ), και πιο συγκεκριµένα τα πεδία των συστατικών κόστους (από το 2 έως και το 5), Η τιµή που θα εισαχθεί στα πεδία αυτά θα είναι:

• Για τους Πόρους: το γινόµενο της βασικής µονάδας µέτρησης επί το πόσο που έχει εισαχθεί στο κάθε συστατικό κόστους για τη συγκεκριµένη περίοδο αποτίµησης.

• Για τα Είδη: το γινόµενο της παραγόµενης ποσότητας επί το ποσό που έχει εισαχθεί στο κάθε συστατικό κόστους για τη συγκεκριµένη περίοδο αποτίµησης

Το τελικό στάδιο είναι η ανάγνωση του πίνακα 16787 Costing LLC και ο υπολογισµός του κόστους των συναρµολογηµάτων ξεκινώντας από το κατώτερο επίπεδο. Το κόστος των υλικών του ανώτερου επιπέδου υπολογίζεται από το άθροισµα του κόστους αποτίµησης των ειδών – ηµιετοίµων του προηγούµενου επιπέδου. Η εκτέλεση της συγκεκριµένης εργασίας γίνεται από το µενού των Αποθεµάτων, Αποτίµηση, Υπολογισµός Κόστους Συναρµολογηµάτων. Στην υπό-οθόνη Επιλογές, επιλέγουµε την περίοδο αποτίµησης για την οποία θέλουµε να υπολογίσουµε το κόστος των συναρµολογηµάτων. Προσοχή: Στην έκδοση 3.70 του Microsoft Navision, δεν υπάρχει η δυνατότητα υπολογισµού του κόστους παραγωγής για συγκεκριµένα συναρµολογήµατα, ορίζοντας κάποια φίλτρα στα είδη που πρόκειται να κοστολογηθούν. Πατώντας το πλήκτρο ΟΚ, ενεργοποιείται ο κώδικας για τον υπολογισµό του κόστους συναρµολογηµάτων όπως αναφέρθηκε παραπάνω. Το αποτέλεσµα θα είναι η ενηµέρωση των πεδίων του πίνακα των αξιακών εγγραφών του συστήµατος (Πίνακας 5802 – Value Entry) και των αυτών του πίνακα των εγγραφών πόρων (Πίνακας 203 – Res. Ledger Entry) που αφορούν στο κόστος αποτίµησης των προϊόντων. Σηµείωση: Μετά την ολοκλήρωση της αποτίµησης (είτε περιλαµβάνεται κοστολόγηση παραγωγής ή συναρµολογηµάτων είτε όχι), ο χρήστης µπορεί να δει το κόστος αποτίµησης του κάθε είδους, σε ανάλυση ως προς συστατικό κόστους, από την καρτέλα του είδους επιλέγοντας το πλήκτρο Είδος, Κόστος Αποτίµησης.

7.3 Κοστολόγηση Προϊόντος Το υποσύστηµα της κοστολόγησης προϊόντος καλύπτει όλο το κύκλωµα της κοστολόγησης παραγωγής. Έχουµε την δυνατότητα να δηµιουργήσουµε αναλυτικά συστατικά κόστους και να ορίσουµε τον τρόπο µε τον οποίο το κόστος θα µερίζεται τόσο στα κέντρα εργασίας όσο και στους φορείς κόστους που στην έκδοσή 3.70 είναι τα είδη παραγωγής.


48

7.3.1 Σχεδίαση Η κοστολόγηση προϊόντος βασίζεται στα κέντρα κόστους. Κάθε κέντρο κόστους λειτουργεί σαν συνδετικός κρίκος µεταξύ των υποσυστηµάτων της εφαρµογής αφού µπορούµε να το συνδέσουµε µε τους λογαριασµούς που θα ενηµερώνεται και µε τα κέντρα εργασίας παραγωγής που κοστολογούνται από το συγκεκριµένο κέντρο κόστους. Επίσης µπορούµε να ορίσουµε τον τρόπο που θα µερίζονται τα κόστη στα κέντρα εργασίας αλλά και τον τρόπο που θα επιµερίζονται από τα κέντρα εργασίας στα είδη. Στην κοστολόγηση προϊόντος µπορούµε να δηµιουργήσουµε αναλυτικά συστατικά κόστους ούτως ώστε να έχουµε την ανάλυση κόστους όπως επιθυµούµε. Κάθε αναλυτικό συστατικό κόστους συνδέεται µε τα συστατικά κόστους όπου γίνονται τελικά και οι καταχωρήσεις στην λογιστική. Η διαδικασία της κοστολόγησης εκτελεί τα παρακάτω βήµατα:

• Υπολογισµός του κόστους για κάθε κέντρο κόστος. • Μερισµός στα κέντρα εργασίας. • Μερισµός από τα κέντρα εργασίας στα είδη • Ενηµέρωση του υποσυστήµατος των αποθεµάτων (Πίνακας 5802 – Value Entries)

Τα βήµατα της διαδικασίας µπορούν να εκτελεστούν τµηµατικά ή συνολικά. Όλα τα βήµατα της κοστολόγησης προϊόντος ενηµερώνουν ξεχωριστούς πίνακες εγγραφών µε τα αποτελέσµατα ώστε να είναι εύκολη η επίβλεψη των αποτελεσµάτων.

7.3.2 Παραµετροποίηση Στην παραµετροποίηση της Αναλυτικής Λογιστικής (Φόρµα 16715 – A/L Setup) πρέπει µέσω του πεδίου «Ενεργοποίηση Κοστολόγησης Προϊόντος» να θέσουµε σε λειτουργία το υποσύστηµα. Αυτό σηµαίνει ότι το πεδίο «Ο.Κ. Ειδών» στα κέντρα εργασίας (Πίνακας 99000754 – Work Center), γίνεται ανενεργό για τον χρήστη και ενηµερώνεται µόνο από το υποσύστηµα της κοστολόγησης προϊόντος. Στην ίδια φόρµα ορίζουµε τον τρόπο που θα επιµερίζεται το κόστος ανά εντολή παραγωγής στο τελευταίο βήµα της κοστολόγησης. Οι διαθέσιµες µέθοδοι είναι βάσει ποσότητας ή βάσει χρόνου. Από την Αναλυτική Λογιστική, Παραµετροποίηση, Κοστολόγηση Είδους, Αναλυτικά Συστατικά Κόστους, πρέπει να δηµιουργήσουµε τα αναλυτικά συστατικά κόστους που θα χρησιµοποιηθούν στην κοστολόγηση προϊόντος (Φόρµα 16788 – Detailed Cost Components). Κάθε αναλυτικό συστατικό, συνδέεται µε ένα συστατικό κόστους το οποίο θα χρησιµοποιηθεί κατά την καταχώρηση των κινήσεων στην Αναλυτική Λογιστική. Στην ίδια φόρµα µπορούµε να ορίσουµε αν το συστατικό κόστους είναι µεταβλητό ή σταθερό. Η πληροφορία αυτή χρησιµοποιείται στις εκτυπώσεις. Μέσω της ίδιας διαδροµής, πρέπει να ορίσουµε και τις µονάδες µέτρησης κοστολόγησης (Φόρµα 17000 – Costing Unit of Measure). Κάθε µονάδα µέτρησης κοστολόγησης µπορεί να συνδεθεί µε µονάδες µέτρησης δυναµικότητας ή µονάδες µέτρησης ποσότητας και να δηλώσουµε τον συντελεστή ο οποίος µετατρέπει από την µια µονάδα σε κάποια άλλη. Ο συντελεστής µετατροπής χρησιµοποιείται από την εφαρµογή για να µετατρέψει αξίες από διαφορετικές µονάδες µέτρησης σε κοινούς συντελεστές. (πχ. τη σχέση που έχουν οι ώρες µε τα λεπτά). Από το µενού της αναλυτικής λογιστικής µπορούµε να δηµιουργήσουµε τους Οδηγούς Κόστους (Φόρµα 17005 – Cost Driver Card).


49

Κάθε οδηγός κόστους είναι ουσιαστικά ο ορισµός µιας βάσης µερισµού του κόστους από τα κέντρα κόστους παραγωγής στα κέντρα εργασίας. Οι οδηγοί κόστους µπορεί να ενηµερώνονται αυτόµατα (πχ. ύψος παραγωγής, δυναµικότητα) ή χειροκίνητα όπου ο χρήστης µπορεί να δηµιουργήσει ότι επιθυµεί (πχ. εµβαδόν τµηµάτων). Ανάλογα µε τη «Σύνδεση Αντικειµένων Κόστους», ο τύπος του οδηγού πρέπει να είναι Μεταβλητός ή Σταθερός αντίστοιχα. Οι οδηγοί κόστους συνδέονται µε µια µονάδα µέτρησης κοστολόγησης και υπολογίζονται πάντα βάσει αυτής. Αυτό απαιτεί να έχουν συνδεθεί όλες οι µονάδες µέτρησης των αντικειµένων κόστους µε την µονάδα µέτρησης κοστολόγησης του οδηγού κόστους και να έχει οριστεί ο αντίστοιχος συντελεστής. Οι διαθέσιµες συνδέσεις µε τα αντικείµενα κόστους είναι οι παρακάτω:

• ∆υναµ. Κέντρου Εργασίας: ο οδηγός κόστους µπορεί να υπολογίζεται ανάλογα µε τον πραγµατικό χρόνο που χρεώθηκε σε κάθε φορέα κόστους. Τα αποτελέσµατα θα προσαρµόζονται στην µονάδα µέτρησης του οδηγού κόστους ανάλογα µε τις σχέσεις που έχουµε δηµιουργήσει στο πεδίο Ποσότητα ανά Μ.Μ. στον πίνακα Μονάδα Μέτρ. Κοστολόγησης.

• Παραχθείσες Μονάδες: ο οδηγός κόστους θα υπολογίζεται ανάλογα µε τις ποσότητες παραγωγής του κάθε φορέα κόστους. Τα αποτελέσµατα θα προσαρµόζονται στην µονάδα µέτρησης του οδηγού κόστους ανάλογα µε τις σχέσεις που έχουµε δηµιουργήσει στο πεδίο Ποσότητα ανά Μ.Μ. στον πίνακα Μονάδα Μέτρ. Κοστολόγησης.

• Σταθερό Ποσοστό: ο οδηγός κόστους θα υπολογίζεται ανάλογα µε την τιµή που έχουµε ορίσει στο πεδίο Σταθερός Συντελεστής Κοστολόγησης του αντικείµενου κόστους (Φόρµα 99000754 – Work Center Card).

• Μη Αυτόµατη: ο οδηγός κόστους δεν υπολογίζεται αυτόµατα. Μπορούµε να χρησιµοποιήσουµε αυτή την επιλογή για να καταχωρήσετε συντελεστές που δεν υπάρχουν στο σύστηµα (όπως εµβαδό, αριθµός ατόµων, κτλ.)

Η κοστολόγηση προϊόντος είναι βασισµένη στα Κέντρα Κόστους Παραγωγής. Για κάθε κέντρο κόστους αφενός ορίζουµε τους λογαριασµούς που ενηµερώνεται και σε ποιο αναλυτικό συστατικό κόστους, αφετέρου συνδέεται µε τα κέντρα εργασίας στα οποία επιµερίζει το κόστος. Τέλος για τα κέντρα κόστους µπορούµε να ορίσουµε µε ποιον οδηγό κόστους µερίζουν το κόστος στα κέντρα εργασίας και µε ποια µέθοδο µερισµού τα κέντρα εργασίας µερίζουν στις παραγωγές. Μπορούµε να δούµε την καρτέλα του Κέντρου Κόστους Παραγωγής (Φόρµα 16790 – Prod. Cost Center Card) µέσω του µενού της Αναλυτικής Λογιστικής.


50

Στο πεδίο «Ο.Κ. Ειδών» ορίζουµε την οµάδα καταχώρησης του συγκεκριµένου κέντρου κόστους. Κάθε οµάδα καταχώρησης πρέπει να έχει στην υπό-φόρµα «Παραγωγή» της «Καρτέλα Παραµετροποίησης Οµ. Καταχώρησης» τους υπό-λογαριασµούς του 92.00 που θα πιστώνονται για το συγκεκριµένο κέντρο κόστους. Στην υπό-φόρµα των »Προεπιλογές» µπορούµε να ορίσουµε προεπιλεγµένες τιµές για κάθε κέντρο κόστους όσο αφορά τον οδηγό κόστους που χρησιµοποιούµε και την µέθοδο µερισµού σε είδη. Σηµείωση: Αν έχουµε ενεργοποιήσει το υποσύστηµα της κοστολόγησης προϊόντος (µέσω της «Παραµετροποίησης Α/Λ») τότε κάθε κέντρο εργασίας που συνδέετε µε το κέντρο κόστους θα κληρονοµεί την οµάδα καταχώρησης από το κέντρο κόστους. Αντίστοιχα στη φόρµα Καρτέλα Λογαριασµού Λογιστικής (Φόρµα 16721 - A/L Account Card).του κάθε λογαριασµού που δηλώνουµε ότι σχετίζεται µε το κέντρο κόστους θα ενηµερώνεται µε τα πεδία «Κωδ. Κέντρου Κόστους Παραγ.» και «Κωδ. Αναλυτικού Συστατικού Κόστους»

Από το πλήκτρο «Κέντρο Κόστους» και µε την επιλογή Λογαριασµοί, βλέπουµε την φόρµα σύνδεσης µε λογαριασµούς (Φόρµα 16794 - Prod. Cost Center Accounts) όπου δηλώνουµε ποιοι λογαριασµοί ενηµερώνουν το κέντρο κόστους και σε ποιο συγκεκριµένο αναλυτικό συστατικό ο καθένας. Σηµείωση: Κάθε λογαριασµός µπορεί να ενηµερώνει µόνο ένα κέντρο κόστους παραγωγής.

Από το πλήκτρο «Κέντρο Κόστους» και µε την επιλογή «Αντικείµενα Κόστους», βλέπουµε τη φόρµα «Αντικ. Κόστους Κέντρων Κόστους Παραγωγής» (Φόρµα 16792 - Prod. Cost Center Cost Objects) που συνδέουµε τα κέντρα εργασίας µε τα κέντρα κόστους.

Σηµείωση: Κάθε κέντρο εργασίας µπορεί να συνδεθεί µόνο ένα κέντρο κόστους παραγωγής.

Τέλος µέσω του ίδιου πλήκτρου και µε την επιλογή εγγραφές έχουµε την δυνατότητα να δούµε όλες τις κινήσεις που έχουν καταχωρηθεί για το συγκεκριµένο κέντρο κόστους.

Από το πλήκτρο Παραµετροποίηση Κοστολόγησης, µε την επιλογή «Παραµ. Μερισµού Αντικ. Κόστους» ορίζουµε τον τρόπο που µερίζονται τα κόστη στα κέντρα εργασίας ενώ µε την επιλογή «Παραµετροποίηση Μερισµού Φορέων Κόστους» ορίζουµε τις µεθόδους που τα κόστη µερίζονται στα είδη. Όσο αφορά τα κέντρα εργασίας δηλώνουµε για κάθε αναλυτικό συστατικό κόστους ποιος είναι ο οδηγός κόστους ο οποίος ισχύει ενώ όσο αφορά τα είδη ορίζουµε ανά κέντρο εργασίας και αναλυτικό συστατικό κόστους ποια είναι η µέθοδος µερισµού. Και στις δύο περιπτώσεις έχουµε την δυνατότητα µέσω του πλήκτρου «Λειτουργίες» να δούµε την πρόταση του συστήµατος όσο αφορά την παραµετροποίηση η οποία βασίζεται στις συνδέσεις που έχουµε κάνει µε το κέντρο κόστους και στις προεπιλεγµένες τιµές που έχουµε ορίσει στην φόρµα «Καρτέλα Κέντρου Κόστους Παραγωγής». Η πρόταση παραµετροποίησης µπορεί να χρησιµοποιηθεί έτσι ώστε να µειωθεί ο


51

χρόνος παραµετροποίησης. Σε κάθε περίπτωση µπορεί ο χρήστης να αλλάξει τις προτεινόµενες τιµές χειροκίνητα.

Οι διαθέσιµοι µέθοδοι µερισµού από τα αντικείµενα κόστους στους φορείς κόστους είναι οι παρακάτω:

• Σταθερός Συντελεστής: ο µερισµός πραγµατοποιείται βάσει των τιµών που έχουµε ορίσει στο πεδίο Σταθερός Συντελεστής Κοστολόγησης σε κάθε φορέα κόστους (Φόρµα 30 – Item Card).

• Πραγµατική Ποσότητα: ο µερισµός πραγµατοποιείται βάσει της ποσότητας παραγωγής. Τα αποτελέσµατα θα προσαρµόζονται στην κοστολογική µονάδα µέτρησης που έχουµε ορίσει στο πεδίο «Μονάδα Μέτρησης Κοστολόγησης» στον πίνακα του είδους για τους φορείς κόστους (Φόρµα 30 – Item Card).

• Προϋπολογιστική Ποσότητα: ο µερισµός πραγµατοποιείται βάσει των προϋπολογιστικών ποσοτήτων που υπάρχουν σε εντολές παραγωγής. Οι εντολές παραγωγής πρέπει να έχουν κατάσταση "Προγραµµατισµένη", "Οριστικοποιηµένη", "Εκδοθείσα" ή "Ολοκληρωµένη". Τα αποτελέσµατα θα προσαρµόζονται στην κοστολογική µονάδα µέτρησης που έχουµε ορίσει στο πεδίο «Μονάδα Μέτρησης Κοστολόγησης» στον πίνακα Είδος για τους φορείς κόστους (Φόρµα 30 – Item Card).

• Πραγµατικός Χρόνος: ο µερισµός πραγµατοποιείται βάσει του πραγµατικού χρόνου που επιβάρυνε τον κάθε φορέα κόστους.

• Προϋπ/στικός Χρόνος/Πραγµατική Ποσότητα: ο µερισµός πραγµατοποιείται µε βάση τον προϋπολογιστικό χρόνο που αναλογεί στην πραγµατική ποσότητα παραγωγής του φορέα κόστους. Ο προϋπολογιστικός χρόνος για κάθε φορέα κόστους υπολογίζεται βάσει του φασεολογίου που έχουµε ορίσει στο πεδίο «Κωδ. Φασεολογίου Κοστολόγησης» στον πίνακα Είδος (Φόρµα 30 – Item Card). Τα ποσοτικά αποτελέσµατα θα προσαρµόζονται στην κοστολογική µονάδα µέτρησης που έχουµε ορίσει στο πεδίο «Μονάδα Μέτρησης Κοστολόγησης» στον πίνακα Είδος για τους φορείς κόστους (Φόρµα 30 – Item Card).

• Προϋπ/στικός Χρόνος/Προϋπ/στική Ποσότητα: ο µερισµός πραγµατοποιείται µε βάση τον προϋπολογιστικό χρόνο που αναλογεί στην προϋπολογιστική ποσότητα παραγωγής του φορέα κόστους. Ο προϋπολογιστικός χρόνος για κάθε φορέα κόστους υπολογίζεται βάσει του φασεολογίου που ορίσαµε στο πεδίο Κωδ. Φασεολογίου Κοστολόγησης στον πίνακα Είδος (Φόρµα 30 – Item Card). Η προϋπολογιστική ποσότητα υπολογίζεται ως το σύνολο της ποσότητας για κάθε φορέα κόστους που βρίσκεται σε εντολές παραγωγής µε κατάσταση "Προγραµµατισµένη", "Οριστικοποιηµένη", "Εκδοθείσα" ή "Ολοκληρωµένη". Τα ποσοτικά αποτελέσµατα προσαρµόζονται στην κοστολογική µονάδα µέτρησης που έχουµε ορίσει στο πεδίο «Μονάδα Μέτρησης Κοστολόγησης» στον πίνακα Είδος για τους φορείς κόστους (Φόρµα 30 – Item Card).

• Προϋπ/στική Αξία Αναλώσεων (Πρότυπο Κόστος): Ο µερισµός πραγµατοποιείται µε βάση το πρότυπο κόστος των αναλωσίµων (πεδίο «Πρότυπο Κόστος») για την πραγµατική ποσότητα παραγωγής. Τα αναλώσιµα προσδιορίζονται βάση της τεχνικής προδιαγραφής που ορίσαµε στο πεδίο «Κωδ. Τεχν. Προδ. Κοστολόγησης» στην φόρµα Είδος για κάθε φορέα κόστους (Φόρµα 30 – Item Card). Τα ποσοτικά αποτελέσµατα προσαρµόζονται στην κοστολογική µονάδα µέτρησης που έχουµε ορίσει στο πεδίο «Μονάδα Μέτρησης Κοστολόγησης» στον πίνακα Είδος για τους φορείς κόστους (Φόρµα 30 – Item Card).

• Προϋπ/στική Αξία Αναλώσεων (Τελευταίο Άµεσο Κόστος): Ο µερισµός πραγµατοποιείται µε βάση το τελευταίο άµεσο κόστος των αναλωσίµων (πεδίο «Τελευταίο Άµεσο Κόστος») για την πραγµατική ποσότητα παραγωγής. Τα αναλώσιµα προσδιορίζονται βάση της τεχνικής προδιαγραφής που ορίσαµε στο πεδίο «Κωδ. Τεχν. Προδ. Κοστολόγησης» στον πίνακα Είδος για κάθε φορέα κόστους (Φόρµα 30 – Item Card). Τα ποσοτικά αποτελέσµατα θα προσαρµόζονται στην κοστολογική µονάδα µέτρησης που έχουµε ορίσει στο πεδίο «Μονάδα Μέτρησης Κοστολόγησης» στον πίνακα Είδος για τους φορείς κόστους (Φόρµα 30 – Item Card).


52

• Προϋπ/στική Αξία Αναλώσεων (Κόστος Μονάδας): Ο µερισµός πραγµατοποιείται µε βάση το κόστος µονάδας των αναλωσίµων (πεδίο «Κόστος Μονάδος») για την πραγµατική ποσότητα παραγωγής. Τα αναλώσιµα προσδιορίζονται βάση της τεχνικής προδιαγραφής που ορίσαµε στο πεδίο Κωδ. Τεχν. Προδ. Κοστολόγησης στον πίνακα Είδος για κάθε φορέα κόστους (Φόρµα 30 – Item Card). Τα ποσοτικά αποτελέσµατα θα προσαρµόζονται στην κοστολογική µονάδα µέτρησης που έχουµε ορίσει στο πεδίο «Μονάδα Μέτρησης Κοστολόγησης» στον πίνακα Είδος για τους φορείς κόστους (Φόρµα 30 – Item Card).

• Καθαρό Βάρος: ο µερισµός πραγµατοποιείται µε βάση το καθαρό βάρος της παραχθείσας ποσότητας του κάθε φορέα κόστους. Το καθαρό βάρος το έχουµε ορίσει στο πεδίο «Καθαρό Βάρος» του πίνακα Είδος (Πίνακας 27 – Item).

• Μικτό Βάρος: ο µερισµός πραγµατοποιείται µε βάση το µικτό βάρος της παραχθείσας ποσότητας του κάθε φορέα κόστους. Το µικτό βάρος το έχουµε ορίσει στο πεδίο Μικτό Βάρος του πίνακα Είδος (Πίνακας 27 – Item.

Προσοχή: Οι γραµµές των τεχνικών προδιαγραφών κοστολόγησης µπορούν να έχουν µόνο τύπο «Είδος» (Φόρµα 99000788 - Production BOM Lines). ∆ηλαδή, το προϋπολογιστικό κόστος ανάλωσης δεν µπορεί να υπολογιστεί σε περίπτωση που σε µια τεχνική προδιαγραφή αναλώνεται µια άλλη τεχνική προδιαγραφή.

7.3.3 Εκτέλεση Το πρώτο βήµα της εκτέλεσης κοστολόγησης είναι να καταχωρήσουµε τις εγγραφές των οδηγών κόστους. Η εργασία αυτή εκτελείται µέσω των «Εγγραφών Οδηγών Κόστους» (Φόρµα 16796 – Cost Driver Journals) στο µενού της Αναλυτικής Λογιστικής. Σε αυτή την φόρµα µπορούµε να καταχωρήσουµε τις τιµές των οδηγών κόστους για κάθε κοστολογική περίοδο. Στην περίπτωση που χρησιµοποιούµε µεταβλητούς οδηγούς κόστους, µπορούµε να χρησιµοποιήσουµε µέσω των λειτουργιών την αυτόµατη πρόταση του συστήµατος. Μέσω του πλήκτρου «Καταχώρηση» µπορούµε να εκτελέσουµε την ∆οκιµαστική Εκτύπωση ούτως ώστε να ελέγξουµε τις τιµές και έπειτα να καταχωρήσουµε τις εγγραφές επιλέγοντας «Καταχώρηση». Αν χρησιµοποιούµε σταθερούς οδηγούς κόστους, µπορούµε να δηµιουργήσουµε επαναλαµβανόµενες εγγραφές οδηγών κόστους µέσω των περιοδικών εργασιών επιλέγοντας «Επαναλ. Εγγρ. Οδηγών Κόστους». Καταχωρώντας τις επαναλαµβανόµενες εγγραφές, η εφαρµογή θα αναζητήσει την επόµενη κοστολογική περίοδο ανάλογα µε την συχνότητα επανάληψης που έχετε ορίσει. Κάθε καταχώρηση εγγραφών οδηγών κόστους δηµιουργεί ένα Αρχείο Καταχωρήσεων Κοστολόγησης (Φόρµα 16799 - Costing Registers) όπου µπορούµε να δούµε τις καταχωρηµένες εγγραφές. Επίσης µπορούµε να επιβλέψουµε τις καταχωρηµένες εγγραφές µέσω της φόρµας των οδηγών κόστους ή της φόρµας των κέντρων κόστους παραγωγής. Αφού έχουν καταχωρηθεί οι εγγραφές οδηγών κόστους για µια περίοδο µπορούµε να συνεχίσουµε την κοστολόγηση των προϊόντων. Η διαδικασία της κοστολόγησης ενεργοποιείται από τις Περιοδικές Εργασίες της Αναλυτικής Λογιστικής, µε την επιλογή «Υπολ. Κόστους Προϊόντος».


53

Η µαζική εργασία της κοστολόγησης µπορεί να εκτελεστεί είτε µαζικά είτε σε βήµατα. Αναλυτικά τα βήµατα τα οποία εκτελούνται στην διαδικασία είναι τα εξής:

Υπολ. Κόστους Κέντρου Κόστους Παραγωγής: Η επιλογή αυτή θα υπολογίσει το κόστος για κάθε κέντρο κόστους παραγωγής. Η εκτέλεση του συγκεκριµένου βήµατος δηµιουργεί εγγραφές στον πίνακα «Εγγρ. Κέντρων Κόστους Παραγωγής» (Πίνακας 16799 - Prod. Cost Center Entry) τις οποίες µπορούµε δούµε είτε µέσω του «Κέντρου Κόστους Παραγωγής» είτε µέσω του «Αρχείου Καταχωρήσεων Κοστολόγησης».

Υπολογισµός Κόστους Αντικ. Κόστους: Η επιλογή αυτή θα υπολογίσει το κόστος για κάθε αντικείµενο κόστους (Κέντρο Εργασίας). Η εκτέλεση του συγκεκριµένου βήµατος δηµιουργεί εγγραφές στον πίνακα «Εγγραφή Αντικ. Κόστους» (Πίνακας 17000 - Cost Object Entry) τις οποίες µπορούµε δούµε είτε µέσω του «Κέντρου Κόστους Παραγωγής» είτε µέσω του «Αρχείου Καταχωρήσεων Κοστολόγησης».

Υπολογισµός Συντελεστών Αντικ. Κόστους: Ανάλογα µε την µέθοδο µερισµού, το σύστηµα υπολογίζει για κάθε αντικείµενο κόστους τον συντελεστή κόστους ανά την κύρια µονάδα µέτρησης (Ποσότητας ή ∆υναµικότητας). Οι τιµές καταχωρούνται στον πίνακα Εγγραφή Αντικ. Κόστους (Πίνακας 17000 - Cost Object Entry). Η ενέργεια αυτή µπορεί να εκτελεστεί µόνο αν έχουµε επιλέξει ταυτόχρονα τον «Υπολογισµό Κόστους Αντικ. Κόστους».

Υπολογισµός Κόστους Είδους: Η επιλογή αυτή θα υπολογίσει το συνολικό κόστος για κάθε είδος, χωρίς όµως να ενηµερώσει τις Αξιακές Εγγραφές. Η εκτέλεση του συγκεκριµένου βήµατος δηµιουργεί εγγραφές στον πίνακα «Εγγραφή Φορέα Κόστους» (Πίνακας 17001 - Cost Carrier Entry) τις οποίες µπορούµε δούµε είτε µέσω του «Κέντρου Κόστους Παραγωγής» είτε µέσω του «Αρχείου Καταχωρήσεων Κοστολόγησης».

Ενηµέρωση Αξιακών Εγγραφών: Με αυτήν την επιλογή το πρόγραµµα θα ενηµερώσει τις αντίστοιχες Aξιακές Εγγραφές των ειδών και θα υπολογίσει το κόστος µονάδας ανά είδος (Πίνακας 5802 – Value Entry). Επίσης θα δηµιουργήσει µια εγγραφή για κάθε είδος στον πίνακα «Εγγραφή Φορέα Κόστους» µε το κόστος υλικών που προκύπτει για κάθε παραγόµενο είδος. Προσοχή: Για να δηµιουργηθεί η εγγραφή µε το κόστος υλικών στο τελευταίο βήµα της κοστολόγησης πρέπει να έχει δηµιουργηθεί ένα αναλυτικό συστατικό κόστους µε κωδικό ίδιο µε το συστατικό κόστους που χρησιµοποιούµε για το κόστος υλικών. Σηµείωση: Η διαδικασία της κοστολόγησης µπορεί να επαναληφθεί για την ίδια οικονοµική περίοδο. Κάθε φορά που η διαδικασία εκτελείται, διαγράφει τις παλαιότερες εγγραφές τις ίδιας κοστολογικής περιόδου και δηµιουργεί νέες.


54

7.3.4 Αναφορές Κοστολόγησης Προϊόντος

7.3.4.1 Ανάλυση Κέντρων Κόστους Παραγωγής Η εκτύπωση βρίσκεται στο µενού της Αναλυτικής Λογιστικής, Εκτυπώσεις και περιλαµβάνει την ανάλυση του κόστους για κάθε κέντρο κόστους παραγωγής ανά αναλυτικό συστατικό κόστους.

7.3.4.2 Ανάλυση Αντικειµένου Κόστους Η εκτύπωση βρίσκεται στο µενού της Αναλυτικής Λογιστικής, Εκτυπώσεις και περιλαµβάνει τρία τµήµατα:

• Ανάλυση Οδηγών Κόστους: Τις συνολικές τιµές για κάθε κέντρο κόστους και πως αυτές προκύπτουν από τα κέντρα εργασίας.

• Ανάλυση Αναλυτικών Συστατικών Κόστους: Το συνολικό ποσό για κάθε αναλυτικό συστατικό κόστους και πως αυτό µερίζεται στα κέντρα εργασίας.

• Ανάλυση Αντικειµένου Κόστους: Το συνολικό κόστος για κάθε κέντρο εργασίας και πως αυτό διασπάται στα αναλυτικά συστατικά κόστους.

7.3.4.3 Ανάλυση Κόστους Είδους Η εκτύπωση βρίσκεται στο µενού της Αναλυτικής Λογιστικής, Εκτυπώσεις και περιλαµβάνει την ανάλυση του κόστους που έχει µεριστεί τελικά ανά είδος

7.3.4.4 Εγγραφές Οδηγού Κόστους Η εκτύπωση βρίσκεται στο µενού της Αναλυτικής Λογιστικής, Εκτυπώσεις και µπορούµε να δούµε τις καταχωρηµένες εγγραφές των οδηγών κόστους.

7.3.4.5 Ανάλυση Κόστους Η αναφορά βρίσκεται στο µενού της Αναλυτικής Λογιστικής, Ανάλυση Κόστους. Με αυτή την φόρµα µπορούµε να κάνουµε ανάλυση του κόστους παραγωγής βασιζόµενοι σε διαφορετικές διαστάσεις. Η λειτουργία της φόρµας είναι πανοµοιότυπη µε τις Πολυδιάστατες Αναλύσεις. Οι διαθέσιµες διαστάσεις για ανάλυση είναι: «Κέντρο Κόστους Παραγωγής», «Είδος», «Περίοδος», «Κέντρο Εργασίας», «Αναλυτικό Συστατικό Κόστους», «Συστατικό Κόστους». Η «Ανάλυση Κόστους» βασίζεται στις εγγραφές του πίνακα «Εγγραφή Φορέα Κόστους» (Πίνακας 17001 - Cost Carrier Entry). Μέχρι να εκτελεστεί το συγκεκριµένο βήµα για µια κοστολογική περίοδο, η φόρµα της Ανάλυσης Κόστους δεν θα δείχνει αποτελέσµατα.

7.4 Εκτυπώσεις Αποθεµάτων

7.4.1 Μηνιαία Κατάσταση Βιβλίου Αποθήκης Η συγκεκριµένη εκτύπωση βρίσκεται στο µενού των Αποθεµάτων, Εκτυπώσεις Ειδών, Μηνιαία Κατάσταση Βιβλίου Αποθήκης και περιλαµβάνει αναλυτικά τις κινήσεις ειδών για κάποια χρονική περίοδο. Η οθόνη εισαγωγής κριτηρίων είναι αυτή που φαίνεται παρακάτω:


55

Στην πρώτη υπό-οθόνη εισάγονται κριτήρια σχετικά µε τα είδη που θέλουµε να εµφανιστούν στην εκτύπωση. Στη δεύτερη υπό-οθόνη, εισάγονται είτε οι ηµεροµηνίες έναρξης και λήξης (δηλαδή για ποια περίοδο θέλουµε να δούµε τις κινήσεις του είδους) είτε η περίοδος αποτίµησης (αν θέλουµε να δούµε τις κινήσεις των ειδών για µια συγκεκριµένη περίοδο αποτίµησης). Με τις επιλογές εκτύπωσης µπορούµε να ορίσουµε τις πληροφορίες που θα εµφανιστούν στην εκτύπωση. Οι επιλογές είναι οι εξής: Μόνο Αξίες: Με αυτή την επιλογή εκτυπώνονται οι ποσότητες και οι αξίες αγορών, πωλήσεων και απογραφής (εάν έχουµε επιλέξει ‘ναι’ στην επιλογή «Συµπερ. Υπόλοιπο Απογραφής»). Αξίες – Σύνολα Κόστους: Αυτή η επιλογή εκτυπώνει ακριβώς τα ίδια στοιχεία µε την προηγούµενη µόνο που στο τέλος µπορούµε να δούµε τα σύνολα του κόστους ανά τύπο κίνησης για κάθε είδος. Αξίες – Κόστη: Με αυτή την επιλογή η εκτύπωση εµφανίζει τόσο τα αξιακά όσο και τα κοστολογικά στοιχεία για κάθε κίνηση. Αν θέλουµε να εκτυπωθεί η αξία της απογραφής πρέπει να ενεργοποιήσουµε το πεδίο «Συµπ. Υπόλοιπο Απογραφής». Τέλος αν πρόκειται για θεωρηµένη εκτύπωση, το πεδίο «Θεωρηµένη Εκτύπωση» πρέπει να είναι ενεργό. Εάν η εκτύπωση εκτελεστεί σαν «Θεωρηµένη» τότε φίλτρα επιτρέπεται να ορισθούν µόνο για τα πεδία: Αποθήκη (Φίλτρο) Ηµεροµηνία Έναρξης Ηµεροµηνία Λήξης Θεωρηµένη Εκτύπωση Επιλογές Εκτύπωσης Συµπ. Υπόλοιπο Απογραφής Οι στήλες που εµφανίζονται είναι οι εξής: Γενικά: Ηµεροµηνία Καταχώρησης: Ηµεροµηνία Κίνησης Αρ. Παραστατικού: Αριθµός Παραστατικού Αρ. Προέλευσης: Αριθµός Πελάτη (για πώληση) ή Προµηθευτή (για αγορά) Τύπος Εγγραφής: Τύπος Κίνησης (Αγορά, Πώληση, Μεταφορά, Παραγωγή κ.τ.λ.) Ποσότητες (Εισαγωγές): Αγορές: Η ποσότητα της κίνησης όταν ο τύπος κίνησης είναι Αγορά Παραγωγή: Η ποσότητα της κίνησης όταν ο τύπος κίνησης είναι Παραγωγή Λοιπές: Η ποσότητα της κίνησης όταν ο τύπος κίνησης είναι Μεταφορά ή Θετική

Προσαρµογή Ποσότητες (Εξαγωγές): Πωλήσεις: Η ποσότητα της κίνησης όταν ο τύπος κίνησης είναι Πώληση Αναλώσεις: Η ποσότητα της κίνησης όταν ο τύπος κίνησης είναι Ανάλωση Λοιπές: Η ποσότητα της κίνησης όταν ο τύπος κίνησης είναι Μεταφορά ή Αρνητική

Προσαρµογή Αξίες (Αγορές): Αναµενόµενο: Το προβλεπόµενο κόστος της κίνησης όταν ο τύπος κίνησης είναι Αγορά (δεν

έχει καταχωρηθεί το τιµολόγιο αγοράς) Πραγµατικό: Το πραγµατικό κόστος της κίνησης όταν ο τύπος κίνησης είναι Αγορά (έχει

καταχωρηθεί το τιµολόγιο αγοράς) Αξίες (Πωλήσεις): Αναµενόµενο: Το προβλεπόµενο κόστος της κίνησης όταν ο τύπος κίνησης είναι

Πώληση (δεν έχει καταχωρηθεί το τιµολόγιο πώλησης) Κόστος Πωληθέντων: Το πραγµατικό κόστος της κίνησης όταν ο τύπος κίνησης είναι Πώληση

(έχει καταχωρηθεί το τιµολόγιο πώλησης) Πωλήσεις: Η αξία του εσόδου όταν ο τύπος κίνησης είναι Πώληση Αξίες (Παραγωγή): Παραγωγή: Το κόστος της κίνησης όταν ο τύπος κίνησης είναι Παραγωγή Ανάλωση: Το κόστος της κίνησης όταν ο τύπος κίνησης είναι Ανάλωση


56

Αξίες (Λοιπά): Λοιπές Αξίες: Το κόστος της κίνησης όταν ο τύπος κίνησης είναι Θετική ή Αρνητική

Προσαρµογή ή Μεταφορά (Εισαγωγή ή Εξαγωγή)

Προοδευτικά Σύνολα: Ποσότητα: Η ποσότητα όπως προκύπτει αθροιστικά από τις κινήσεις του είδους Αξία: Το κόστος όπως προκύπτει αθροιστικά από τις κινήσεις του είδους Σηµείωση: Τόσο για τις αγορές όσο και για τις πωλήσεις, αν εκτελέσουµε την εκτύπωση τη στιγµή που δεν έχει παραληφθεί από την εταιρία το αντίστοιχο τιµολόγιο, το κόστος της κίνησης θα εµφανισθεί κάτω από τη στήλη Αναµενόµενη Αξία Αγορών ή Πωλήσεων αντίστοιχα. Αν στη συνέχεια έρθει το τιµολόγιο, και εκτελέσουµε πάλι την εκτύπωση, το κόστος της κίνησης θα εµφανισθεί κάτω από τη στήλη Πραγµατική Αξία Αγορών ή Κόστος Πωλήσεων αντίστοιχα. Στις στήλες Αναµενόµενης Αξίας θα εµφανιστεί η ίδια αξία µε αυτή που είχαµε πριν (δηλαδή την αναµενόµενη) αλλά µε αντίθετο πρόσηµο.

7.4.2 Ισοζύγιο Αποθήκης Η συγκεκριµένη εκτύπωση βρίσκεται στο µενού των Αποθεµάτων, Εκτυπώσεις Ειδών, Ισοζύγιο Αποθήκης και περιλαµβάνει τα υπόλοιπα των ειδών για κάποια χρονική περίοδο. Η οθόνη εισαγωγής κριτηρίων είναι αυτή που φαίνεται παρακάτω:

Στην πρώτη υπό-οθόνη εισάγονται κριτήρια σχετικά µε τις αποθήκες που θέλουµε να εµφανιστούν στην εκτύπωση ενώ στην δεύτερη υπό-οθόνη τα κριτήρια σχετικά µε τα είδη που θέλουµε να εµφανιστούν. Στη τρίτη υπό-οθόνη, εισάγονται είτε οι ηµεροµηνίες έναρξης και λήξης (δηλαδή για ποια περίοδο θέλουµε να δούµε τις κινήσεις του είδους) είτε η περίοδος αποτίµησης (αν θέλουµε να δούµε τις κινήσεις των ειδών για µια συγκεκριµένη περίοδο αποτίµησης). Επίσης υπάρχουν και οι δυνατότητες να συµπεριλαµβάνονται στην εκτύπωση τα αναµενόµενα ποσά και το υπόλοιπο της απογραφής ενεργοποιώντας τις δυο επιλογές. Τέλος αν πρόκειται για θεωρηµένη εκτύπωση η επιλογή Θεωρηµένη Εκτύπωση πρέπει να είναι ενεργή. Οι στήλες που εµφανίζονται είναι οι εξής: Εισαγωγή: Ποσότητα: Η ποσότητα εισαγωγών (από κινήσεις παραγωγής, αγορών, µεταφορών

(εισαγωγή) και θετικών προσαρµογών). Ποσό: Το ποσό εισαγωγών (από κινήσεις αγορών) Εξαγωγή: Ποσότητα: Η ποσότητα εξαγωγών (από κινήσεις ανάλωσης, πωλήσεων, µεταφορών

(εξαγωγή) και αρνητικών προσαρµογών). Ποσό: Το ποσό εξαγωγών (από κινήσεις πωλήσεων)


57

Υπόλοιπο: Ποσότητα: Η συνολική ποσότητα του είδους στην αποθήκη Ποσό: Η συνολική αξία του είδους στην αποθήκη

7.4.3 Ισοζύγιο Αποθήκης (Σύνοψη) Η συγκεκριµένη εκτύπωση βρίσκεται στο µενού των Αποθεµάτων, Εκτυπώσεις Ειδών, Ισοζύγιο Αποθήκης (Σύνοψη) και περιλαµβάνει τα υπόλοιπα των κινηθέντων ειδών για κάποια χρονική περίοδο καθώς και ξεχωριστά σύνολα για τα µη κινηθέντα. Η οθόνη εισαγωγής κριτηρίων είναι αυτή που φαίνεται παρακάτω:

Στην πρώτη υπό-οθόνη εισάγονται κριτήρια σχετικά µε τις αποθήκες που θέλουµε να εµφανιστούν στην εκτύπωση ενώ στην δεύτερη υπό-οθόνη τα κριτήρια για είδη. Στη τρίτη υπό-οθόνη, εισάγονται είτε οι ηµεροµηνίες έναρξης και λήξης (δηλαδή για ποια περίοδο θέλουµε να δούµε τις κινήσεις του είδους) είτε η περίοδος αποτίµησης (αν θέλουµε να δούµε τις κινήσεις των ειδών για µια συγκεκριµένη περίοδο αποτίµησης). Επίσης υπάρχουν και οι δυνατότητες να συµπεριλαµβάνονται στην εκτύπωση τα αναµενόµενα ποσά και το υπόλοιπο της απογραφής ενεργοποιώντας τις δυο επιλογές. Εάν η εκτύπωση εκτελεστεί σαν «Θεωρηµένη» τότε φίλτρα επιτρέπεται να ορισθούν µόνο για τα πεδία: Ηµεροµηνία Έναρξης Ηµεροµηνία Λήξης Συµπεριλ. Αναµενόµενα Συµπ. Υπόλοιπο Απογραφής Θεωρηµένη Εκτύπωση Οι στήλες που εµφανίζονται είναι οι εξής: Σύνολα Προηγούµενης Περιόδου:

Ποσότητα: Εισαγωγή: Η ποσότητα εισαγωγών (από κινήσεις παραγωγής, αγορών, µεταφορών (εισαγωγή) και θετικών προσαρµογών). Εξαγωγή: Η ποσότητα εξαγωγών (από κινήσεις ανάλωσης, πωλήσεων, µεταφορών (εξαγωγή) και αρνητικών προσαρµογών). Υπόλοιπο: Το ποσοτικό υπόλοιπο της προηγούµενης περιόδου

Ποσό: Εισαγωγή: Το ποσό εισαγωγών (από κινήσεις αγορών) Εξαγωγή: Το ποσό εξαγωγών (από κινήσεις πωλήσεων)


58

Αντίστοιχες στήλες υπάρχουν και για τα σύνολα της περιόδου. Για κάθε αποθηκευτικό χώρο εκτυπώνονται συνολικά τα προηγούµενα υπόλοιπα για τα είδη τα οποία δεν έχουν κίνηση στην περίοδο. Επίσης εκτυπώνονται σύνολα για τα κινηθέντα είδη.

7.4.4 ∆ελτίο Αποστολής Η εκτύπωση αυτή είναι ένα δείγµα ελληνικού ∆ελτίου Αποστολής.

7.4.5 Βιβλίο Τεχνικών Προδιαγραφών – Παραγωγή Η συγκεκριµένη αναφορά (Εκτύπωση 16780 – BOM Book – Manufacturing) εκτυπώνει τις τεχνικές προδιαγραφές που χρησιµοποιούνται για την παραγωγή προϊόντων. Η εκτύπωση περιλαµβάνει τις τεχνικές προδιαγραφές που χρησιµοποιούνται στο υποσύστηµα της Παραγωγής (και όχι στα συναρµολογήµατα).

7.4.5.1 Παραµετροποίηση Οι τεχνικές προδιαγραφές που εισάγονται στο σύστηµα δεν έχουν ηµεροµηνία έναρξης ή λήξης σε επίπεδο επικεφαλίδας αλλά σε επίπεδο γραµµής. Για το λόγω αυτό, ο χρήστης πρέπει πριν από την εκτύπωση του βιβλίου τεχνικών προδιαγραφών, να εισάγει τις τρέχουσες ηµεροµηνίες ισχύος των τεχνικών προδιαγραφών. Αυτό γίνεται από το µενού της Παραγωγής, επιλέγοντας Παραµετροποίηση στην υποοθόνη Τεχν. Προδιαγραφές. Σηµείωση: Σε περίπτωση που υπάρχουν εκδόσεις στις τεχνικές προδιαγραφές, το σύστηµα αναγνωρίζει ότι πρόκειται για µεταβολή στην τεχνική περιγραφή και τις τυπώνει. Το ίδιο συµβαίνει και στην περίπτωση που αντί για εκδόσεις χρησιµοποιούνται τα πεδία Ηµεροµηνία Έναρξης και Λήξης στις γραµµές των συστατικών της τεχνικής προδιαγραφής.

7.4.5.2 Εκτέλεση Η εκτύπωση περιλαµβάνει όλα τα απαραίτητα στοιχεία όπως για παράδειγµα το παραγόµενο είδος και τη µονάδα µέτρησής του, τα αναλισκόµενα είδη και τις φύρες (σύµφωνα µε τα στοιχεία που έχουν εισαχθεί στην τεχνική περιγραφή) καθώς επίσης τις ηµεροµηνίες έναρξης και λήξης κάθε τεχνικής προδιαγραφής.

7.4.6 Βιβλίο Τεχνικών Προδιαγραφών – Συναρµολογήµατα Η συγκεκριµένη αναφορά (Εκτύπωση 16788 – BOM Book – Assembly) εκτυπώνει τις τεχνικές προδιαγραφές που χρησιµοποιούνται για την παραγωγή συναρµολογηµάτων. Η εκτύπωση περιλαµβάνει τους πίνακες υλικών που βρίσκονται σε κάθε είδος (και όχι τις τεχνικές προδιαγραφές της παραγωγής) µε εξαίρεση τους πόρους.

7.4.6.1 Παραµετροποίηση Προκειµένου να εκτυπώνεται η φύρα στο βιβλίο τεχνικών προδιαγραφών, ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να εισάγει στον πίνακα υλικών του κάθε είδους, τη φύρα του. Το πεδίο αυτό χρησιµοποιείται µόνο στην εκτύπωση και όχι στους υπολογισµούς.

7.4.6.2 Εκτέλεση Στη φόρµα επιλογών της εκτύπωσης, εισάγουµε τις ηµεροµηνίες έναρξης και λήξης ισχύος των τεχνικών περιγραφών που θα εκτυπωθούν. Πρέπει να σηµειωθούν ότι όλες οι τεχνικές προδιαγραφές θα έχουν τις ίδιες ηµεροµηνίες έναρξης και λήξης ισχύος. Στην εκτύπωση εµφανίζονται όλα τα πεδία που απαιτούνται από τον Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων (π.χ. Ηµεροµηνίες Ισχύος, Παραγόµενο Είδος, Αναλισκόµενα, Ποσότητες κτλ).

7.4.7 Βιβλίο Παραγωγής Κοστολογίου Στη συγκεκριµένη αναφορά (Εκτύπωση 16799 – Product Costing Book) εµφανίζονται όλα τα απολογιστικά στοιχεία της παραγωγής που έγινε σε µια συγκεκριµένη χρονική περίοδο, και καλύπτει τις απαιτήσεις του Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων.


59

Προκειµένου να είναι σωστά τα αποτελέσµατα της εκτύπωσης, η εκτύπωση θα πρέπει να εκτελεστεί µετά την κοστολόγηση τόσο των πρώτων υλών όσο και των προϊόντων. Ο χρήστης επιλέγει την κοστολογική περίοδο για την οποία θέλει να δει τα αποτελέσµατα, και το σύστηµα τον ενηµερώνει για τα παραγόµενα είδη, τις αναλώσεις που έχουν γίνει (ποσοτικά και αξιακά) καθώς και τις αποκλίσεις από τις τεχνικές προδιαγραφές. Επίσης γίνεται ανάλυση του κόστους στα συστατικά του και αναφέρεται ο τρόπος µε τον οποίο έγινε ο µερισµός του σε αυτά


8 Παράρτηµα A: Αντικείµενα ανά Περιοχή 8.1 Συγκεντρωτικές Καταστάσεις (ΜΥΦ)

Codeunit 16701 MYF Management Dataport 16701 Create MYF File Dataport 16703 Create MYF File (PIS) Form 21 Customer Card Form 26 Vendor Card Form 118 General Ledger Setup Form 332 General Ledger Menu Form 16705 MYF Setup Form 16706 MYF Annual Data Card Form 16707 MYF Annual Data Form 16708 MYF Details Form 16709 MYF Statement Report 16705 Create Customer MYF Report 16706 Create Vendor MYF Table 18 Customer Table 23 Vendor Table 98 General Ledger Setup Table 16705 MYF Setup Table 16706 MYF Annual Data Table 16707 MYF Details

8.2 Απογραφή Έναρξης Form 16710 Opening Balance Entries Report 16708 Create Opening Entries Report 16709 Close Opening Entries Report 16710 Opening Journal Table 16708 Opening Entries

8.3 Κλείσιµο Έτους Codeunit 8 AccSchedManagement Codeunit 11 Gen. Jnl.-Check Line Form 17 G/L Account Card Form 350 G/L Acc. Balance/Budget Lines Form 408 G/L Balance by Periods Form 414 G/L Balance Form 416 G/L Account Balance Lines Form 422 G/L Balance/Budget Form 554 Analysis by Dimensions Report 94 Close Income Statement Table 374 G/L Acc. Budget Buffer Table 15 G/L Account

8.4 Έλεγχος ΑΦΜ Form 21 Customer Card Form 21 Customer Card


61

Form 300 Ship-to Address Table 222 Ship-to Address Table 14 Location Table 18 Customer Table 23 Vendor Table 79 Company Information Table 381 VAT Registration No. Format Table 5050 Contact Table 5714 Responsibility Center

8.5 Υποκαταστήµατα Codeunit 408 DimensionManagement Codeunit 5704 TransferOrder-Post Shipment Codeunit 5705 TransferOrder-Post Receipt Codeunit 31 BOM Jnl.-Check Line Codeunit 201 Job Jnl.-Check Line Codeunit 5406 Output Jnl.-Expl. Route Form 15 Location List Form 5703 Location Card Form 5740 Transfer Order Form 5741 Transfer Order Subform Form 5900 Service Order Form 5902 Service Order Subform Table 14 Location Table 36 Sales Header Table 38 Purchase Header Table 89 BOM Journal Line Table 210 Job Journal Line Table 246 Requisition Line Table 352 Default Dimension Table 5405 Production Order Table 5406 Prod. Order Line Table 5407 Prod. Order Component Table 5741 Transfer Line Table 5740 Transfer Header Table 5900 Service Header Report 20 Calc. and Post VAT Settlement Report 83 Change Global Dimensions

8.6 Παρακρατούµενος Φόρος Codeunit 12 Gen. Jnl.-Post Line Codeunit 90 Purch.-Post Codeunit 230 GenJnlManagement Form 26 Vendor Card Form 39 General Journal Form 54 Purchase Order Subform Form 55 Purch. Invoice Subform Form 98 Purch. Cr. Memo Subform Form 139 Posted Purch. Invoice Subform Form 140 Posted Purchase Credit Memo Form 141 Posted Purch. Cr. Memo


62

Subform Form 256 Payment Journal Form 332 General Ledger Menu Form 6641 Purchase Return Order Subform Form 16766 TDS nature of deductions Form 16767 TDS Assesse Type Form 16768 TDS Detail Form 16769 TDS Form 16770 TDS Party Form 16771 Update TDS Register Form 16772 NOD Party Line Form 16773 NOD Party Master Form 16774 NOD Party List Form 16775 TDS Adjustment Entry Form 16777 Pay TDS Form 16778 Pay Work Tax Report 16766 TDS Certificate Table 17 G/L Entry Table 38 Purchase Header Table 39 Purchase Line Table 49 Invoice Post. Buffer Table 81 Gen. Journal Line Table 123 Purch. Inv. Line Table 125 Purch. Cr. Memo Line Table 16766 TDS Nature of Deductions Table 16767 TDS Assesse Type Table 16768 TDS Detail Table 16769 TDS Table 16770 TDS Party Master Table 16771 Temp TDS Table 16772 Vendor NOD Table 16773 VendorNODMaster

8.7 Λοιπά Θέµατα Γενικής Λογιστικής Codeunit 3 G/L Account-Indent Codeunit 367 CheckManagement Form 16 Chart of Accounts Form 17 G/L Account Card Form 118 General Ledger Setup Table 15 G/L Account Table 96 G/L Budget Entry Table 98 General Ledger Setup Table 374 G/L Acc. Budget Buffer Table 376 G/L Account (Analysis View) Codeunit 11 Gen. Jnl.-Check Line Codeunit 21 Item Jnl.-Check Line Codeunit 22 Item Jnl.-Post Line Form 18 G/L Account List Form 1 Company Information Form 21 Customer Card Form 26 Vendor Card Form 300 Ship-to Address


63

Form 332 General Ledger Menu Form 5703 Location Card Form 5714 Responsibility Center Card Form 16700 Tax Offices Form 16701 Professions Table 14 Location Table 18 Customer Table 23 Vendor Table 79 Company Information Table 222 Ship-to Address Table 5714 Responsibility Center Table 16700 Tax Offices Table 16701 Professions

8.8 Σειρές Παραστατικών Codeunit 5704 TransferOrder-Post Shipment Codeunit 5908 ServOrder-Post Form 42 Sales Order Form 43 Sales Invoice Form 44 Sales Credit Memo Form 46 Sales Order Subform Form 47 Sales Invoice Subform Form 50 Purchase Order Form 51 Purchase Invoice Form 52 Purchase Credit Memo Form 54 Purchase Order Subform Form 55 Purch. Invoice Subform Form 96 Sales Cr. Memo Subform Form 332 General Ledger Menu Form 5740 Transfer Order Form 5741 Transfer Order Subform Form 5745 Posted Transfer Receipt Form 5753 Posted Transfer Receipts Form 5900 Service Order Form 5902 Service Order Subform Form 6630 Sales Return Order Form 6631 Sales Return Order Subform Form 6640 Purchase Return Order Form 6641 Purchase Return Order

Subform Form 16750 No. Series Order Table 36 Sales Header Table 38 Purchase Header Table 308 No. Series Table 5740 Transfer Header Table 5900 Service Header Table 16750 No. Series Order Codeunit 22 Item Jnl.-Post Line Codeunit 5802 InvtPostBufMgt Form 20 General Ledger Entries Form 38 Item Ledger Entries Form 5802 Value Entries Report 90 Import Consolidation from DB


64

Report 92 Import Consolidation from File Report 1002 Post Inventory Cost to G/L Report 595 Adjust Exchange Rates Report 1213 Post Job Recognition to G/L Report 1214 Post Job WIP Value to G/L Table

5802 Value Entry

8.9 Αναλυτική Λογιστική Codeunit 12 Gen. Jnl.-Post Line Codeunit 13 Gen. Jnl.-Post Batch Codeunit 80 Sales-Post Codeunit 90 Purch.-Post Codeunit 235 G/L Reg.-Gen. Ledger

Codeunit 16716 A/L Management Form 16 Chart of Accounts Form 17 G/L Account Card Form 18 G/L Account List Form 39 General Journal Form 42 Sales Order Form 43 Sales Invoice Form 44 Sales Credit Memo Form 46 Sales Order Subform Form 47 Sales Invoice Subform Form 50 Purchase Order Form 51 Purchase Invoice Form 52 Purchase Credit Memo Form 54 Purchase Order Subform Form 55 Purch. Invoice Subform Form 96 Sales Cr. Memo Subform Form 98 Purch. Cr. Memo Subform Form 116 G/L Registers Form 253 Sales Journal Form 254 Purchase Journal Form 255 Cash Receipt Journal Form 256 Payment Journal Form 279 Source Code Setup Form 330 Main Menu Form 5628 Fixed Asset G/L Journal Form 6630 Sales Return Order Form 6631 Sales Return Order Subform Form 6640 Purchase Return Order Form 6641 Purchase Return Order

Subform Form 16715 Analytical Ledger Setup Form 16716 Distribution Codes Form 16717 Distribution Codes List Form 16718 A/L Posting Groups Form 16719 Analytical Ledger Menu Form 16720 A/L Chart of Accounts Form 16721 A/L Account Card Form 16722 A/L Account List


65

Form 16723 A/L Journal Form 16724 Distribution Code Setup Form 16726 A/L Distribution Form 16727 A/L Distribution Subform Form 16728 A/L Posting Group Setup Form 16729 Recurring Analytical Journal Form 16731 A/L Distribution Dimensions Report 16715 A/L Distribution Transactions Report 16716 Create A/L Distributions Report 16717 Post Analytical Ledger Report 16718 A/L Default Setup Check Report 16719 Change A/L Setup Dimensions Table 15 G/L Account Table 17 G/L Entry Table 37 Sales Line Table 39 Purchase Line Table 48 Invt. Posting Buffer Table 80 Gen. Journal Template Table 81 Gen. Journal Line Table 242 Source Code Setup Table 16715 A/L Setup Table 16716 Distribution Codes Table 16717 Distribution Codes Setup/Lines Table 16718 A/L Posting Groups Table 16719 A/L Posting Group Setup Table 16720 A/L Distribution Header Table 16721 A/L Distribution Line Table

16723 A/L Distribution Dimension

8.10 Ακυρωτικά/Πιστωτικά Codeunit 6620 Copy Document Mgt. Codeunit 80 Sales-Post Codeunit 90 Purch.-Post Report 292 Copy Sales Document Report 492 Copy Purchase Document Report 6697 Create Ret.-Related

Documents Report 6698 Move Negative Purchase Lines Report 6699 Move Negative Sales Lines

8.11 Προκαταβολές/Εγγυήσεις Codeunit 12 Gen. Jnl.-Post Line Codeunit 17060 CPN Management Form 39 General Journal Form 41 Sales Quote Form 42 Sales Order Form 49 Purchase Quote Form 50 Purchase Order Form 110 Customer Posting Groups Form 111 Vendor Pricing Groups Form 255 Cash Receipt Journal Form 256 Payment Journal Table 17 G/L Entry


66

Table 21 Cust. Ledger Entry Table 25 Vendor Ledger Entry Table 81 Gen. Journal Line Table 92 Customer Posting Group Table 93 Vendor Posting Group Table 379 Detailed Cust. Ledg. Entry Table 380 Detailed Vendor Ledg. Entry Table 382 CV Ledger Entry Buffer Table 383 Detailed CV Ledg. Entry Buffer

8.12 Προσωρινές Εγγραφές Codeunit 12 Gen. Jnl.-Post Line Codeunit 13 Gen. Jnl.-Post Batch Codeunit 235 G/L Reg.-Gen. Ledger Codeunit 236 G/L Reg.-Cust.Ledger Codeunit 237 G/L Reg.-Vend.Ledger Codeunit 238 G/L Reg.-VAT Entries Codeunit 16755 Simulation Management Form 279 Source Code Setup Form 332 General Ledger Menu Form 344 Navigate Form 16755 Simulation Journal Form 16756 Simulation Ledger Entries Form 16757 Sim. Customer Ledger Entries Form 16758 Dtld. Sim. Cust. Ledg. Entries Form 16759 Sim. Vendor Ledger Entries Form 16760 Dtld Sim. Vendor Ledg. Entries Form 16761 Simulation Registers Form 16762 Sim. VAT Entries Report 16701 G/L Account Ledger Report 16702 Trial Balance Report 16703 General Trial Balance Report 16742 Customer Ledger Report 16743 Customer Trial Balance Report 16755 Transfer - Multiple Selection Report 16760 Vendor Ledger Report 16761 Vendor Trial Balance Table 15 G/L Account Table 18 Customer Table 23 Vendor Table 80 Gen. Journal Template Table 81 Gen. Journal Line Table 242 Source Code Setup Table 16755 Sim. Gen. Journal Line Sim.

Gen. Journal Line Table 16756 Sim. G/L Entry Table 16757 Sim. Cust. Ledger Entry Table 16758 Detailed Sim. Cust. Led. Entry Table 16759 Sim Vendor Ledger Entry Table 16760 Detailed Sim.Vendor Led.

Entry Table 16761 Simulation Register Table 16762 Sim VAT Entry


67

Table 16763 Sim. Journal Line Dimension

8.13 Πιστωτικά Τζίρου Codeunit 80 Sales-Post Codeunit 17021 Rebates Calculation Codeunit 82 Sales-Post + Print Form 21 Customer Card Form 30 Item Card Form 314 General Posting Setup Form 333 Sales & Receivables Menu Form 335 Inventory Menu Form 17020 Rebate Agreements Lines Form 17021 Item Rebate Groups Form 17022 Customer Rebate Groups Form 17023 Customer - Rebates Form 17024 Active Rebates Form 17025 Rebates Worksheet Name Form 17026 Rebates Worksheet Form 17027 Detailed Rebates Lines Report 17020 Rebates Report 17022 Get Rebates per Customer Report 17023 Create Documents Report 17024 Rebate Values per

Customer Report 17025 Rebate Values per

Agreement Report 17026 Get Rebates Table 18 Customer Table 27 Item Table 36 Sales Header Table 37 Sales Line Table 111 Sales Shipment Line Table 113 Sales Invoice Line Table 115 Sales Cr.Memo Line Table 252 General Posting Setup Table 5809 Item Charge Assignment

(Sales) Table 6661 Return Receipt Line Table 17021 Item Rebate Groups Table 17022 Customer Rebate Groups Table 17023 Rebate Agreements Setup Table 17024 Active Rebates Table 17025 Rebates Worksheet Name Table 17026 Rebates Worksheet Table 17027 Detailed Rebates

8.14 Επιταγές και Γραµµάτια Codeunit 17060 CPN Management Form 119 User Setup Form 279 Source Code Setup Form 330 Main Menu


68

Form 344 Navigate Form 17060 Cheque Form 17061 Cheque List Form 17062 Cheque Transaction Form 17063 Cheque Transaction List Form 17064 Cheque Transaction Subform Form 17065 Posted Cheque Transaction Form 17066 Posted Cheque Transaction

List Form 17067 Posted Cheque Trans.Subform Form 17068 Promissary Note Form 17069 Promissory Note List Form 17070 PN Transaction Form 17071 PN Transaction List Form 17072 PN Transaction Subform Form 17073 Posted PN Transaction Form 17074 Posted PN Transaction List Form 17075 Posted PN Transaction

Subform Form 17076 CPN Status Form 17077 CPN Position Form 17078 CPN Debtor Form 17079 CPN Debtor List Form 17082 CPN Lawyer Form 17083 CPN Lawyer List Form 17084 PN Warranter Form 17085 PN Warranter List Form 17086 CPN Setup Form 17087 CPN Posting Groups Form 17088 CPN Menu Report 17060 Cheque List Report 17061 Cheque Transaction History Report 17062 Cheque Trans. Unposted Doc. Report 17063 Bad/Unpaid Cheque -

Customer Report 17064 Bad/Unpaid Cheque Report 17065 Cheque-

Val.Date/Amount/Loc/St Report 17066 Cheque per Bank - Branch Report 17067 Cheques per Cheque Number Report 17068 Customer per Credit Limit Report 17069 Cheque accord. to post. date Report 17070 Autofill Transaction lines Chq Report 17071 Autofill Transaction lines PN Report 17080 PN List Report 17081 PN Transaction History Report 17082 PN Trans. Unposted Doc. Report 17083 Bad/Unpaid PN - Customer Report 17084 Bad/Unpaid PN Report 17085 PN - Val.Date/Amount/Loc/St Report 17086 PN per Bank - Branch Report 17087 PN per Cheque Number Report 17088 Customer per Credit Limit-PN Report 17089 PN according to posting date


69

Report 17090 Customer Balance Analysis Report 17091 Vendor Balance Analysis Table 18 Customer Table 91 User Setup Table 97 Comment Line Table 242 Source Code Setup Table 243 Report List Table 352 Default Dimension Table 357 Document Dimension Table 17060 Cheque Table 17061 Cheque Transaction Header Table 17062 Cheque Transaction Line Table 17063 Posted Cheque Trans. Header Table 17064 Posted Cheque Trans. Line Table 17065 Promissary Note Table 17066 PN Transaction Header Table 17067 PN Transaction Line Table 17068 Posted PN Trans. Header Table 17069 Posted PN Trans. Line Table 17070 CPN Status Table 17071 CPN Position Table 17072 CPN Debtor Table 17074 CPN Lawyer Table 17075 PN Warranter Table 17076 CPN Setup Table

17077 CPN Posting Groups

8.15 Φάκελος Εισαγωγής Codeunit 12 Gen. Jnl.-Post Line Codeunit 13 Gen. Jnl.-Post Batch Codeunit 22 Item Jnl.-Post Line Codeunit 90 Purch.-Post Codeunit 5604 Make FA Ledger Entry Codeunit 5895 Inventory Adjustment Form 50 Purchase Order Form 51 Purchase Invoice Form 52 Purchase Credit Memo Form 138 Posted Purchase Invoice Form 140 Posted Purchase Credit Memo Form 332 General Ledger Menu Form 6640 Purchase Return Order Form 16765 Import File Setup Report 16762 Import File ID Report 16763 Import File Analysis Table 17 G/L Entry Table 25 Vendor Ledger Entry Table 32 Item Ledger Entry Table 38 Purchase Header Table 39 Purchase Line Table 81 Gen. Journal Line Table 83 Item Journal Line Table 120 Purch. Rcpt. Header Table 121 Purch. Rcpt. Line


70

Table 122 Purch. Inv. Header Table 123 Purch. Inv. Line Table 124 Purch. Cr. Memo Hdr. Table 125 Purch. Cr. Memo Line Table 233 Item Journal Batch Table 380 Detailed Vendor Ledg. Entry Table 5601 FA Ledger Entry Table 5621 FA Journal Line Table 5802 Value Entry Table

16765 Import File Setup

8.16 Περιοδική Αποτίµηση Αποθεµάτων & Εκτυπώσεις Αποθηκών Codeunit 22 Item Jnl.-Post Line Codeunit 31 BOM Jnl.-Check Line Codeunit 32 BOM Jnl.-Post Line Codeunit 5802 InvtPostBufMgt Codeunit 16782 Adjust Valuation Method Codeunit 16783 Valuation Management Form 30 Item Card Form 36 Bill of Materials Form 76 Resource Card Form 267 BOM Registers Form 332 General Ledger Menu Form 335 Inventory Menu Form 461 Inventory Setup Form 16780 Valuation Periods Form 16781 Valuation Categories Form 16782 Valuation Cost Form 16784 Valuation Error Log Report 1002 Post Inventory Cost to G/L Report 16781 Periodic Valuation Report 16782 Open/Close Valuation Period Report 16783 Warehouse Trial Balance

(Sum) Report 16784 Warehouse Trial Balance Report 16785 Warehouse Card Table 27 Item Table 32 Item Ledger Entry Table 5802 Value Entry Table 16780 Valuation Periods Table 16781 Valuation Categories Table 16783 Valuation Cost Table 16784 Valuation Error Log Codeunit 1 ApplicationManagement Codeunit 5802 InvtPostBufMgt Codeunit 16782 Adjust Valuation Method Codeunit 16783 Valuation Management Codeunit 16786 Mfg Cost Calculation Codeunit 16787 BOM Cost Calculation Form 30 Item Card Form 38 Item Ledger Entries Form 314 General Posting Setup Form 395 General Posting Setup Card


71

Form 5826 Inventory Posting Setup Form 16781 Valuation Categories Form 16785 Cost Component Form 16786 Cost Components per Period Form 16787 Cost Components per Period Form 99000754 Work Center Card Form 99000768 Manufacturing Setup Form 99001049 Manufacturing Menu Table 27 Item Table 48 Invt. Posting Buffer Table 89 BOM Journal Line Table 90 BOM Component Table 156 Resource Table 203 Res. Ledger Entry Table 239 BOM Register Table 313 Inventory Setup Table 252 General Posting Setup Table 5802 Value Entry Table 5813 Inventory Posting Setup Table 5832 Capacity Ledger Entry Table 16781 Valuation Categories Table 16783 Valuation Cost Table 16785 Cost Components Table 16786 Cost Component per Period Table 16787 Costing LLC Table 99000754 Work Center

8.17 Κοστολόγηση Προϊόντος Codeunit 22 Item Jnl.-Post Line Codeunit 16788 Advanced Costing

Management Form 30 Item Card Form 16715 Analytical Ledger Setup Form 16719 Analytical Ledger Menu Form 16721 A/L Account Card Form 16785 Cost Component Form 16788 Detailed Cost Components Form 16789 Cost Driver List Form 16790 Prod. Cost Center Card Form 16791 Prod. Cost Center List Form 16792 Prod. Cost Center Cost

Objects Form 16793 Cost Object Allocation Setup Form 16794 Prod. Cost Center Accounts Form 16795 Cost Carrier Allocation Setup Form 16796 Cost Driver Journals Form 16797 Recurring Cost Driver

Journals Form 16798 Cost Driver Entries Form 16799 Costing Registers Form 17000 Costing Unit of Measures Form 17001 Prod. Cost Center Entries Form 17002 Cost Object Entries Form 17003 Cost Carrier Entries


72

Form 17004 Costing Analysis Form 17005 Cost Driver Card Form 1E+08 Work Center Card Form 1E+08 Work Center List Report 16789 Suggest Cost Driver Journal Report 16790 Suggest Cost Obj. Alloc.

Setup Report 16791 Suggest Cost Carrier Alloc. Report 16792 Delete Empty Costing

Registers Report 16793 Calculate Product Cost Report 16794 Prod. Cost Center Analysis Report 16795 Cost Object Analysis Report 16796 Item Cost Analysis Report 16797 Cost Driver Journal - Test Report 16798 Cost Driver Entries Table 15 G/L Account Table 27 Item Table 5406 Prod. Order Line Table 5832 Capacity Ledger Entry Table 16715 A/L Setup Table 16780 Valuation Periods Table 16788 Detailed Cost Components Table 16789 Cost Drivers Table 16790 Production Cost Centers Table 16791 Prod. Cost Center Cost

Objects Table 16792 Cost Object Allocation Setup Table 16793 Prod. Cost Center Accounts Table 16794 Cost Carrier Allocation Setup Table 16795 Cost Driver Journal Table 16796 Cost Driver Entry Table 16797 Costing Registers Table 16798 Costing Unit of Measure Table 16799 Prod. Cost Center Entry Table 17000 Cost Object Entry Table 17001 Cost Carrier Entry Table 17002 Adv. Costing Buffer Table 99000754 Work Center

8.18 Πάγια Form 5606 FA Menu Form 16730 Incentive Laws Table 5600 Fixed Asset Table 16730 Incentive Laws

8.19 Ισοζύγιο Παγίων Codeunit 16730 FA General Report - GR Report 16731 FA Trial Balance Table 5601 FA Ledger Entry


73

8.20 Καρτέλα Παγίων Form 5600 Fixed Asset Card

8.21 Καρτέλα Πελάτη Report 16742 Customer Ledger Table 379 Detailed Cust. Ledg. Entry

8.22 Ισοζύγιο Πελατών Report 16743 Customer Trial Balance Table 379 Detailed Cust. Ledg. Entry

8.23 Γενικό Καθολικό Report 16703 General Trial Balance

8.24 Τιµολόγιο & Πιστωτικό Πωλήσεων Codeunit 82 Sales-Post + Print Report 16740 Sales-Invoice Report 16741 Sales-Credit Memo Table 308 No. Series

8.25 Ηµερολόγιο Form 16703 Journal types Form 16704 Series per Journals Report 16700 GR Journal Table 17 G/L Entry Table 16703 Journal Types Table

16704 Series per Journals

8.26 Θεωρηµένα Report 16704 Official Books Preprint Codeunit 16700 Official printed report log Table 16702 Official printed reports log

8.27 Επιλογή Εκτυπώσεων Πωλήσεων Codeunit 82 Sales-Post + Print Form 132 Posted Sales Invoice Form 134 Posted Sales Credit Memo Form 143 Posted Sales Invoices Form 144 Posted Sales Credit Memos Form 306 Report Selection - Sales Table 36 Sales Header Table 77 Report Selections Table 112 Sales Invoice Header Table 114 Sales Cr.Memo Header


74

8.28 Πωλήσεις & Αποθήκες - ∆ελτίο Αποστολής Codeunit 80 Sales-Post Codeunit 391 Shipment Header - Edit Codeunit 5704 TransferOrder-Post Shipment Form 42 Sales Order Form 130 Posted Sales Shipment Form 5740 Transfer Order Form 5743 Posted Transfer Shipment Form 16740 Transportation Codes Report 16745 GRSales-Shipment Report 16746 GRTransfer Shipment Table 36 Sales Header Table 110 Sales Shipment Header Table 5740 Transfer Header Table 5744 Transfer Shipment Header Table 16740 Transportation Codes

8.29 Ισοζύγιο Report 16702 Trial Balance

8.30 Ισοζύγιο σε Ηλεκτρονική Μορφή Dataport 16702 Trial Balance Electronic

8.31 Ισοζύγιο Προµηθευτών Report 16761 Vendor Trial Balance Table 380 Detailed Vendor Ledg. Entry

8.32 Καρτέλα Προµηθευτή Report 16760 Vendor Ledger Table 380 Detailed Vendor Ledg. Entry

8.33 Καρτέλα Λογαριασµού Report 16701 G/L Account Ledger

8.34 Βιβλίο Παραγωγής Κοστολογίου

Report 16799 Product Costing Book

8.35 Βιβλίο Τεχνικών Προδιαγραφών

Report 16780 ΒΟΜ Book Manufacturing


75

Παράρτηµα Β: Ελληνικά Αντικείµενα ανά Granule Granule 3010 Codeunit 16700 Offical report printed log Codeunit 16755 Simulation Management Dataport 16702 Trial Balance Electronic Form 16700 Tax Offices Form 16701 Profession Form 16703 Journal Types Form 16704 Series per Journals Form 16710 Opening Balance Entries Form 16755 Simulation Journal Form 16756 Simulation Ledger Entries Form 16761 Simulation Registers Form 16762 Sim. VAT Entries Report 16700 GR Journal Report 16701 G/L Account Ledger Report 16702 Trial Balance GR Report 16703 General Trial Balance Report 16704 Official Books Preprint Report 16708 Create Opening Entries Report 16709 Close Opening Entries Report 16710 Opening Journal Report 16755 Transfer - Multiple Selection Table 16700 Tax Offices Table 16701 Professions Table 16702 Official printed reports log Table 16703 Journal Types Table 16704 Series per Journals Table 16708 Opening Entries Table 16755 Sim. Gen. Journal Line Table 16756 Sim. G/L Entry Table 16761 Simulation Register Table 16762 Sim VAT Entry Table 16763 Sim. Journal Line Dimension

Granule 3260 Table 16757 Sim. Cust. Ledger Entry Table 16758 Detailed Sim. Cust. Led. Entry Table 17022 Customer Rebate Groups Report 16742 Customer Ledger Report 16743 Customer Trial Balance Form 16757 Sim. Customer Ledger Entries Form 16758 Dtld. Sim. Cust. Ledg. Entries Form 17022 Customer Rebate Groups Form 17023 Customer - Rebates

Granule 3270 Table 16740 Transportation Codes Table 16750 No. Series Order Table 17023 Rebate Agreements Setup Table 17024 Active Rebates Table 17025 Rebates Worksheet Name


76

Table 17026 Rebates Worksheet Table 17027 Detailed Rebates Report 16740 GRSales - Invoice Report 16741 GR Credit - Invoice Report 16745 GRSales - Shipment Report 17020 Rebates Report 17022 Get Rebates per Customer Report 17023 Create Documents Report 17024 Rebate Values per Customer Report 17025 Rebate Values per Agreement Report 17026 Get Rebates Form 16740 Transportation Code Form 16750 No. Series Order Form 17020 Rebate Agreements Lines Form 17024 Active Rebates Form 17025 Rebates Worksheet Name Form 17026 Rebates Worksheet Form 17027 Detailed Rebates Lines Codeunit 17021 Rebates Calculation

Granule 3510 Table 16759 Sim Vendor Ledger Entry Table 16760 Detailed Sim.Vendor Led. Entry Report 16760 Vendor Ledger Report 16761 Vendor Trial Balance Form 16759 Sim. Vendor Ledger Entries Form 16760 Dtld Sim. Vendor Ledg. Entries

Granule 3520 Table 16765 Import File Setup Table 16766 TDS Nature of Deductions Table 16767 TDS Assessee Type Table 16768 TDS Detail Table 16769 TDS Table 16770 TDS Party Master Table 16771 Temp TDS Table 16772 VendorNOD Table 16773 VendorNOD Master Report 16762 Import File ID Report 16763 Import File Analysis Report 16766 TDS 16A Form 16765 Import File Setup Form 16766 TDS Nature of Deductions Form 16767 TDS Assessee Type Form 16768 TDS Detail Form 16769 TDS Form 16770 TDS Party Master Form 16771 Update TDS Register Form 16772 NOD Party Line Form 16773 NOD Party Master Form 16774 NOD Party List Form 16775 TDS Adjustment entry Form 16777 Pay TDS


77

Form 16778 Pay Work Tax Granule 3520 Table 17021 Item Rebate Groups Form 17021 Item Rebate Groups

Granule 4040 Table 16780 Valuation Periods Table 16781 Valuation Categories Table 16783 Valuation Cost Table 16784 Valuation Error Log Report 16781 Periodic Valuation Report 16782 Open/Close Valuation Period Report 16783 Warehouse Trial Balance (Sum) Report 16784 Warehouse Trial Balance Report 16785 Warehouse Card Report 16799 Product Costing Book Form 16780 Valuation Periods Form 16781 Valuation Categories Form 16782 Valuation Cost Form 16784 Valuation Error Log Codeunit 16782 Adjust Valuation Method Codeunit 16783 Valuation Management

Granule 4060 Report 16787 Calculate Assembly Cost Report 16788 BOM Book - Assembly Codeunit 16787 BOM Cost Calculation

Granule 4100 Report 16746 GRTransfer Shipment

Granule 5260 Table 16730 Incentive Laws Report 16730 FA Registry - GRTest Report 16731 Fixed Assets Trial Balance Form 16730 Incentive Law Codeunit 16730 FA General Report - GR

Granule 5410 Table 16787 Costing LLC Report 16786 Calculate Manufacturing Cost Form 16787 Cost per Production Order Codeunit 16786 Mfg Cost Calculation

Granule 6010 Table 16785 Cost Components Table 16786 Cost Components per Period Form 16785 Cost Components Form 16786 Cost Components per Period

Granule 3510 & 3260


78

Table 16705 MYF Setup Table 16706 MYF Annual Data Table 16707 MYF Details Report 16705 Create Customer MYF Report 16707 Create Vendor MYF Form 16705 MYF Setup Form 16706 MYF Annual Data Card Form 16707 MYF Annual Data Form 16708 MYF Details Form 16709 MYF Statement Dataport 16701 Create MYF File Dataport 16703 Create MYF File (PIS) Codeunit 16701 MYF Management

Granule 16710 Table 16715 A/L Setup Table 16716 Distribution Codes Table 16717 Distribution Code Setup Table 16718 A/L Posting Groups Table 16719 A/L Posting Group Setup Table 16720 A/L Distribution Header Table 16721 A/L Distribution Line Table 16723 A/L Distribution Dimension Report 16715 A/L Distribution Transactions Report 16716 Create A/L Distributions Report 16717 Post Analytical Ledger Report 16718 A/L Default Setup Check Report 16719 Change A/L Setup Dimensions Form 16715 Analytical Ledger Setup Form 16716 Distribution Codes Form 16717 Distribution Code Setup Form 16718 A/L Posting Groups Form 16719 Analytical Ledger Menu Form 16720 AL Chart of Accounts Form 16721 A/L Account Card Form 16722 A/L Account List Form 16723 A/L Journal Form 16724 Distribution Codes List Form 16726 A/L Distribution Form 16727 A/L Distribution Subform Form 16728 A/L Posting Group Setup Form 16729 Recurring Analytical Journal Form 16731 A/L Distribution Dimensions Codeunit 16716 A/L Management

Granule 16720 Table 16788 Detailed Cost Components Table 16789 Cost Drivers Table 16790 Production Cost Centers Table 16791 Prod. Cost Center Cost Objects Table 16792 Cost Object Allocation Setup Table 16793 Prod. Cost Center Accounts Table 16794 Cost Carrier Allocation Setup


79

Table 16795 Cost Driver Journal Table 16796 Cost Driver Entry Table 16797 Costing Registers Table 16798 Costing Unit of Measure Table 16799 Prod. Cost Center Entry Table 17000 Cost Object Entry Table 17001 Cost Carrier Entry Table 17002 Adv. Costing Buffer Report 16789 Suggest Cost Driver Journal Report 16790 Suggest Cost Obj. Alloc. Setup Report 16791 Suggest Cost Carrier Alloc. Report 16792 Delete Empty Costing Registers Report 16793 Calculate Product Cost Report 16794 Prod. Cost Center Analysis Report 16795 Cost Object Analysis Report 16796 Item Cost Analysis Report 16797 Cost Driver Journal - Test Report 16798 Cost Driver Entries Form 16788 Detailed Cost Components Form 16789 Cost Driver List Form 16790 Prod. Cost Center Card Form 16791 Prod. Cost Center List Form 16792 Prod. Cost Center Cost Objects Form 16793 Cost Object Allocation Setup Form 16794 Prod. Cost Center Accounts Form 16795 Cost Carrier Allocation Setup Form 16796 Cost Driver Journals Form 16797 Recurring Cost Driver Journals Form 16798 Cost Driver Entries Form 16799 Costing Registers Form 17000 Costing Unit of Measures Form 17001 Prod. Cost Center Entries Form 17002 Cost Object Entries Form 17003 Cost Carrier Entries Form 17004 Costing Analysis Form 17005 Cost Driver Card Codeunit 16788 Advanced Costing Management

Granule Basic CPN Table 17060 Cheque Table 17061 Cheque Transaction Header Table 17062 Cheque Transaction Line Table 17063 Posted Cheque Trans. Header Table 17064 Posted Cheque Trans. Line Table 17065 Promissary Note Table 17066 PN Transaction Header Table 17067 PN Transaction Line Table 17068 Posted PN Trans. Header Table 17069 Posted PN Trans. Line Table 17070 CPN Status Table 17071 CPN Position Table 17072 CPN Debtor Table 17074 CPN Lawyer Table 17075 PN Warranter


80

Table 17076 CPN Setup Table 17077 CPN Posting Groups Report 17060 Cheque List Report 17061 Cheque Transaction History Report 17062 Cheque Trans. Unposted Doc. Report 17063 Bad/Unpaid Cheque - Customer Report 17064 Bad/Unpaid Cheque Report 17065 Cheque-Val.Date/Amount/Loc/St Report 17066 Cheque per Bank - Branch Report 17067 Cheques per Cheque Number Report 17068 Customer per Credit Limit Report 17069 Cheque accord. to post. date Report 17070 Autofill Transaction lines Chq Report 17071 Autofill Transaction lines PN Report 17080 PN List Report 17081 PN Transaction History Report 17082 PN Trans. Unposted Doc. Report 17083 Bad/Unpaid PN - Customer Report 17084 Bad/Unpaid PN Report 17085 PN - Val.Date/Amount/Loc/St Report 17086 PN per Bank - Branch Report 17087 PN per Cheque Number Report 17088 Customer per Credit Limit-PN Report 17089 PN according to posting date Report 17090 Customer Balance Analysis Report 17091 Vendor Balance Analysis Form 17060 Cheque Form 17061 Cheque List Form 17062 Cheque Transaction Form 17063 Cheque Transaction List Form 17064 Cheque Transaction Subform Form 17065 Posted Cheque Transaction Form 17066 Posted Cheque Transaction List Form 17067 Posted Cheque Trans.Subform Form 17068 Promissary Note Form 17069 Promissory Note List Form 17070 PN Transaction Form 17071 PN Transaction List Form 17072 PN Transaction Subform Form 17073 Posted PN Transaction Form 17074 Posted PN Transaction List Form 17075 Posted PN Transaction Subform Form 17076 CPN Status Form 17077 CPN Position Form 17078 CPN Debtor Form 17079 CPN Debtor List Form 17082 CPN Lawyer Form 17083 CPN Lawyer List Form 17084 PN Warranter Form 17085 PN Warranter List Form 17086 CPN Setup Form 17087 CPN Posting Groups Form 17088 CPN Menu Codeunit 17060 CPN Management


81