การใช้งาน microsoft office 2013 อย่างมืออาชีพ : word,...
TRANSCRIPT
เรอง หนา
บทท 1 Microsoft Word 2013 Advanced
1.1 การจดรปแบบเอกสาร (Formatting Document) 3
การใชแมแบบเอกสาร Template Online 3
การใช Style ตกแตงขอความ 5
การปรบแตงเอกสาร (Page Layout) 8
การตงคามมมองเอกสาร (View) ในรปแบบตางๆ 9
1.2 การแทรกรปภาพ วดโอ 12
การแทรกรปภาพออนไลน 12
การแทรกวดโอออนไลน 13
การแทรกคาแนะนา (Comments) 14
1.3 การทารายงาน 16
การสรางสารบญ (TOC: Table of Contents) 16
การปรบแตงเอกสารในแนวตงหรอแนวนอน 19
จดแบงหนาเอกสารตามทกาหนด 20
การจดรปแบบยอหนา Paragraph 20
การแบงคอลมนเปน 2 สวนในหนาเดยว 23
การแบงเอกสารดวย Break และ Section 24
การคนหาและแทนทขอความ (Search and Replace) 27
การตรวจสอบคาผด (Spell Checking) 28
วธแปลงขอมลในตารางเปนขอความ 30
เรอง หนา
วธใชงานคาสง Formula 32
การใสลายนา (Watermark) 34
1.4 จดหมาย 37
การสรางจดหมายเวยน (Mail Merge) 37
การจาหนาซองจดหมายดวย Envelopes 42
1.5 การจดการไฟล 48
ตงไฟลสารอง หรอ Backup อตโนมต 48
กำหนดให โปรแกรมบ นท กอ ตโนม ต 49
การตงระบบการกไฟลอตโนมต 50
การตง/เปลยน/ลบรหส ในไฟลเอกสาร 50
1.6 เทคนคพเศษ 60
การแปลงไฟล Word เปน PDF 60
Key ลดชวยใหการทางานงายขน 62
การใชงาน Microsoft Word ทตางเวอรชนกน 63
กาหนดใหหวตารางแสดงซาเมอขนหนาใหม 64
เรอง หนา
บทท ๒ Microsoft PowerPoint 2013 Advanced 66
2.1 การสรางงานนาเสนอ 66
การออกแบบงานนาเสนอดวยสไลดสาเรจรป 66
การสรางงานนาเสนอดวย Smart Art 74
การนาเสนอขอมลดวยตาราง และกราฟ 84
การจดรปแบบของทกสไลดดวย Color Scheme 93
การสราง Presentation ทเปนภาพอยางรวดเรวดวยคาสงอลบมรป Photo Album 94
2.2 การใสเสยง รปภาพ ภาพเคลอนไหว และวดโอ 96
การใสเสยงตางๆใหกบรปภาพ (Sound effect) 96
การใสเสยงเพลง / เสยงบรรยายประกอบสไลด 97
การใสคลปวดโอ 98
2.3 การนาเสนอภาพนง การปรบตงคาการนาเสนอตางๆ 102
การเปลยนภาพนงในระหวางงานนาเสนอดวยรปแบบตางๆ 102
การกาหนดใหแสดงบางสไลดเทานนดวยคาสง Custom slide show 109
การสรางการเชอมโยง (Hyperlink) ขนสง และสรางการควบคม (Action) 111
2.4 เทคนคการนาเสนอ 115
การใชมมมองของผนาเสนอ แบบ 2 จอสาหรบผบรรยายผฟง 115
เทคนคการควบคมการฉาย Presentation เชน การกระโดดขามบางสไลด 119
เรอง หนา
2.5 เทคนคพเศษ 121
เทคนคการลดขนาดไฟลใหจวในพรบตา 121
การบนทกไฟลงานนาเสนอ ในรปแบบตางๆ เชน PDF , PowerPoint Show 123
และไฟลรปภาพ
การ Export ไฟลงานนาเสนอดวย Create a video และ Create handouts 125
การทดลองพมพงานนาเสนอในรปแบบตางๆ 126
บทท 3 Microsoft Excel 2013 Advance 127
3.1 งานพนฐานใน Microsoft Excel 2013 127
สวนประกอบของหนาจอโปรแกรม 127
การใชงาน Quick Access Toolbar 129
การใช Paste Special ในรปแบบตางๆ 131
การเพมลายนา (Watermarks) 133
3.2 การใชงาน Work Sheet 135
การตงคาคณสมบตตางๆ (Format Cells) 135
การสรางรายการ Drop Down 136
การซอนหรอแสดง Work Sheet 139
การ Lock ไมใหแกไขขอมลใน Sheet 141
เรอง หนา
3.3 กราฟและการวเคราะหขอมล 146
การจดการกราฟและแผนภม 146
การสรางและจดการกราฟ 147
การวเคราะหขอมลดวย Pivot Table 152
การวเคราะหขอมลดวย PivotChart 159
3.4 สตร การคานวณ และฟงกชน 160
การอางองเซลล 160
ฟงกชนเกยวกบวนทและเวลา 162
ฟงกชนคนหาและอางอง 164
ฟงกขอความและตวอกษร 166
3.5 เทคนคพเศษ 168
การบนทกเปนไฟล .pdf 168
การบนทกเวรกบค ใน Excel 2013 ใหใชงานได Excel เวอรชนกอนหนา 169
การตงคาการพมพไฟล Excel 171
บทท 1 Microsoft Word 2013 Advance ความรพนฐานทวไปเกยวกบโปรแกรม Word
ในช ว ตประจำว นของเราในแต ละว น เราตองทำงานก บเอกสารต าง ๆ มากมายตงแตทำรายงาน
การประช ม พมพจดหมาย และทำหน งส อค มอต าง ๆ การบ นทกข อความเหลานหากจดทำด วยการใช ม อเข ยน หร อการพ มพด วยการใช เครองพ มพด ดอาจไม ใชวธทสะดวกรวดเร วทส ด โปรแกรม Microsoft Word เปนโปรแกรมสาหรบสรางและจดการกบเอกสารทกรปแบบไม ว าจะเป นบนทกขอความ จดหมาย รายงาน ใบปะหนาแฟกซ การจดการหนาเอกสาร ไปจนถงการจดทาคม อและหนงสอ เปนต น ซงจะช วยใหประหยดเวลาในการจดร ปแบบตาง ๆ
โปรแกรม Microsoft Word 2013 เป นหน งในโปรแกรมช ด Microsoft Office 2013 ท ปร บปร งความสามารถให ม ประส ทธ ภาพด ขนกวาเด ม อกทงม หน าจอส วนต ดต อผ ใช งานทแสดงเครองม อเมอผ ใ ชต องการในล กษณะท ม การจ ดเร ย ง และการแสดงต วอย างเป นภาพ และคล งข อม ลหร อภาพ (Gallery) ของล กษณะทกำหนดไวล วงหน า ร ปแบบตาราง อ ตโนมต และเนอหาอน ๆ จะช วยใหเราใชงาน Microsoft Word ไดอยางมประสทธ ภาพดยงขน สามารถเล อกข อความ ตาราง ล กษณะกราฟ ก แบบอกษร หร อแม แต องค ประกอบของเนอหาทใชงานบ อย ๆ ได อยางงายดาย
แนะนาความสามารถใหมของ Microsoft office 2013
- รปแบบใหมการตงคาหนากระดาษ และการเปลยนหนวยการวด - รปแบบใหมของ Default Font ใหมใน Word 2013 - การ Set Default ของ Font ใหมใหตรงกบความตองการ - การ เลอกใช หรอคนหา template เอกสารตางๆในแบบออนไลน
- การใชงานเมนการอานแบบใหม Read Mode - Object Zoom การกด ดบเบลคลก เพอขยายดภาพ,แผนภม, ตาราง ได - การพมพและจดรปแบบขอความ ดวยความสามารถของ Live Result - รองรบการเปด และแกไข ไฟล PDF ไดทนท - รองรบการใสไฟล วดโอ ไดแลวทงแบบลงในเอกสารและแบบแนบไฟล - รปแบบใหมของการสรางและออกแบบปกอยางรวดเรวโดยการใชแมแบบ template - รปแบบใหมของการสรางตาราง และการตกแตงตาราง - รปแบบใหมในการจดเรยง และการจดวาง Object แบบตางๆ - การสรางดชน Index & การสรางเชงอรรถ Footnote - การแบง Section ของเอกสาร - แถบเมน Design ทแยกออกมา ใหใชงานงายยงขน - การบนทกไฟลในรปแบบของตางๆ ของ Word 2013
2
สวนประกอบของหนาจอโปรแกรม
ก อนทจะทางานก บโปรแกรม Microsoft Word จะต องรจ กก บสวนประกอบของหน าจอ โปรแกรมก อน เพ อจะได เขาใจถงสวนตางๆ ทจะกลาวถ งในเนอหาทงหมดนไดงายขน
Quick Access Toolbar เปนแถบเครองมอใหเรยกใชงานไดอยางรวดเรว ผใชสามารถเพมปมคาสงทใชงาน
บอยๆ ไวในแถบเครองมอนได Title bar แถบแสดงชอโปรแกรมและชอไฟลปจจบนทเปดใชงาน แถบ Ribbon เปนแถบทรวบรวมคาสงตางๆ ของเมนหรอทลบาร เพอใหผใชเลอกใชงานงายขน Status bar แถบแสดงสถานะการทางานปจจบนบนหนาจอ View bar แถบแสดงมมมองเอกสารในแบบตางๆ
Title bar Quick Access Toolbar แถบ Ribbon
View bar Status bar
3
1.1 การจดรปแบบเอกสาร (Formatting Document)
การใชแมแบบเอกสาร Template Online ในกรณตองการจดรปแบบเอกสารทงหมด สามารถใชแมแบบเอกสาร (Template) เชน จดเอกสาร
ตารางงาน โปรแกรม Microsoft Office Word มบรการแมแบบตางๆ ผานเวบไซต ซงการสรางเอกสาร จากแมแบบ มขนตอน ดงน
1. เลอกแทบ FILE 2. เลอก New คนหาแมแบบออนไลนทมอย 3. ดบเบลคลกทแมแบบทตองการ จะไดเอกสารเปลาตามแมแบบทตองการ
4. สามารถคนหา Template ทตองการ ทชอง Home แลวกด Enter
5. เลอกรปแบบ Template ทตองการไดแลว คลกปม Create ดานขวามอ
1
2
3
4
4
6. จะได Template ทเราเลอกไวจะขนอกไฟล
5
6
5
การใช Style ตกแตงขอความ
ใชงาน Style จากโปรแกรม Microsoft Word
1. เลอกขอความทตองการกาหนดใหเปน Style ตาง ๆ 2. เลอกแทบ HOME คลกเลอกแบบ Style
3. เลอกรปแบบ Style ทตองการ
เทคนคการแกไข Style
1. เลอกแทบ HOME คลกเลอกแบบ Style 2. คลกขวา เลอก Modify
3. เปลยน Style ตามตองการ
4. เมอไดรปแบบตามตองการแลว คลกปม OK
3
1 2
3
4
6
การสราง Style ขนเอง
1. เลอกขอความใดขอความหนงทตองการจะกาหนดใหเปน Style ใหม 2. เลอกแทบ HOME คลกลกศรมมขวาลางของแทบ จะปรากฏหนาตาง Style 3. เลอก Create a Style
5. หากตองการแกไขเพมเตมใหคลกปม Modify 6. ตงชอ Style ตามตองการแลวคลกปม OK
2
3
6
5
7
การลบ Style ทไมตองการ
1. เลอกแทบ HOME คลกลกศรมมขวาลางของแถบ จะปรากฏหนาตาง Style
2. เลอกชอ Style ทไมตองการ คลกขวาเลอก Delete
3. ยนยนการลบแลวการคลกปม Yes
2
3
1
8
การปรบแตงเอกสาร (Page Layout)
1. กลม Page Setup
- Margins การตงคาขอบกระดาษ เอกสารทเราสรางขนมาใหมนน MS-Word จะตงคาขอบกระดาษ (Margins) หรอระยะหางระหวางขอความกบรมขอบกระดาษทง 4 ดานเอาไวใหแลวเปนคาพนฐาน (Default) ปกตจะ ใ ชค า เ ปน Normal แ ต เ ราสามารถ เปล ยนแปลง ค าขอบกระดาษได เพอเวนพนท สวนขอบเตรยมไวสาหรบการใสเลขหนา วนท หรอโลโกลงไปในสวนท เรยกวา Header/Footer
- Orientation การเลอกแนวกระดาษ เพอเลอกแนวกระดาษทตองการ ซงแนวกระดาษม ประเภทคอ Portrait แนวตง และ Landscape แนวนอน
- Size เปนการเลอกขนาดของกระดาษทในโปรแกรมกาหนดใหหรอเรา สามารถกาหนดเองได
- Breaks เปนการแบงหนาในทนหมายถง การเบรคหนาเอกสาร ณ ตาแหนงใดๆ ทละเคอรเซอรอยแลวนาเอาเนอหาหลงเคอรเซอรไปขนหนาใหม
2. แทบ Paragraph - Indent กาหนดกนหนาทชอง Left, กาหนดกนหลงทชอง Right
- Spacing กาหนดระยะหางระหวางยอหนาทชอง Before กอนยอหนาทเลอก
After หลงยอหนาทเลอก หรอคลกปมลกศรขนลง
3. กลม Arrange
- Position เปนการวางตาแหนงขอความกบรป
- Wrap Text เปนคาสงในการจดขอความลอมรปภาพในลกษณะตางๆ
- Send Backward เปนการสรางภาพทมการจดใหบงกนได ภาพทตองการใหถกบง
จะตองเปนภาพทอยขางหลง ฉะนนถาภาพนน ยงไมอยขางหลง
กใหใชคาสงนจดการให ด send to Backward เปรยบเทยบ
1 2 3
9
การตงคามมมองเอกสาร (View) ในรปแบบตางๆ
กลมตงคามมมองเอกสาร View
Read Mode : แสดงหนาตางทมขนาดใหญขน สามารถเลอนไปทางซาย หรอขวา คลายการเปดหนงสอ ถาตองการกลบมาโหมด แกไขปกต ใหคลกเมน View ดานบน แลวเลอก Edit documents
Print Layout : มมมองทแสดงเสนแบงเปนแนวนอนหนาสเขม เพอใหสามารถเหนไดชดเจน
ทสนสด และเรมตนกอนพมพเอกสาร
Web Layout : แสดงเอกสารตรงตามทจะปรากฏถาคณบนทกเปนเวบเพจ
Outline : แสดงเอกสารเปนสวนหวของเคารางและหวเรองยอย Draft : แสดงเอกสารโดยไมแสดงขอบกระดาษดานบนหรอดานลางทแบงหนา
ปรากฏเปนเสนประ
การอานเอกสาร (Read Mode) ในมมมองเอกสาร View ในรปแบบตางๆ เทคนคแบงการอานเอกสาร
1. เลอกทแทบ VIEW เลอก Read Mode ในกลม Views
2. คลกเลอกท Page Color เลอก Column Width
1
2
10
Column Width แบงการอานมใหเลอก 3 แบบ
1. Narrow แบงเปนชวงขอความแคบๆ จำนวนคอลมนขนอยกบความกวางของหนาจอ
2. Default แบงเปนชวงขอความออกเปน 2 คอลมนคลายกบหนงสอ
3. Wide แสดงขอความกวางเตมหนาจอ และเลอนหนาตอไปตามแนวนอน
หมายเหต : ถากลบมาหนาปกตเลอกทแทบ VIEW แลวคลกเลอกท Edit Document หรอกดปม ESC
11
เทคนคปรบสในโหมดการอาน
1. เลอกทแทบ VIEW เลอก Read Mode ในกลม Views
2. คลกเลอกท Page Color
Page Color สโหมดการอานมใหเลอก 3 แบบ
1. None ใชสเดมของเอกสาร
2. Sepia แสดงเอกสารใหออกเปนสวตถสนาตาลดำ
3. Inverse แสดงเอกสารเปนสตรงกนขามกบตนฉบบ
1
2
12
1.2 การแทรกรปภาพ วดโอ
หากตองการเพมสสน รปภาพ หรอสงทดงดดสายตาในเอกสารใน Microsoft Word 2013 สามารถ
แทรกและแกไขรปภาพ เลอกภาพตดปะหรอรปภาพจากแหลงขอมลออนไลน แมแตภาพทเราถายเอง นอกจาก
การเพมรปภาพออนไลน จากแหลงทแบงปนบนเวบไซตตางๆ รวมทงเพมคลป Video ในเอกสารได
การแทรกรปภาพออนไลน
1. เลอกเแทบ INSERT
2. เลอก Online Pictures
3. จะพบแหลงรปภาพ Online 3 ทคอ Office.com, Bing และ OneDrive
1
2
3
13
การแทรกวดโอออนไลน
1. เลอกแทบ Insert
2. เลอก Online Video
3. จะพบแหลงรปภาพ Online 3 ทคอ Office.com, Bing และ OneDrive
12
3
14
การแทรกคาแนะนา (Comments)
ในการตรวจสอบเอกสาร (Review) หากมความประสงคจะทาการใหคาแนะนาลงในเอกสารสามารถจดทาไดดงน
1. คลมขอความทจะใหแทรกคาแนะนา เลอกแทบ REVIEW
2. เลอก New Comment
3. จะขนหนาตาง Comments ใหเราพมพแทรกคาแนะนา
4. เมอเราแทรก Comment เรยบรอยกจะโชวสญลกษณ ทเราสรางคาแนะนาไว เมอเราเอาเมาสไปวางบนสญสกษณ ขอความทใหคาแนะนากจะขนแถบสแดง เมอคลกสญสกษณ จะโชวหนาตาง Comment ทสรางคาแนะนาไวตอนตน
1
2
3
4
15
การลบคาแนะนา (Delete Comment)
1. เลอกคาแนะนาทตองการลบ โดยการคลกสญลกษณ
2. เลอกแทบ REVIEW แลวเลอก Delete เพ อทาการลบคาแนะนา
3. เมอเลอก Delete สญลกษณ กจะหายไป
1
2
3
16
1.3 การทารายงาน
การสรางสารบญ (TOC: Table of Contents)
สารบญในรายงานทแสดงหวขอเรองและการเรยงลาดบในแตละบทของรายงาน หรอเอกสารมกจะแสดงในตอนตนของเอกสาร เพอใหผอานไดเหนหวเรองคราวๆกอนเรมอานรายละเอยดในแตละบท โดย Microsoft Word จะดงเฉพาะขอความทใชสไตล หวเรอง 1, หวเรอง 2, หวเรอง 3, ..., ซงเปนสไตลมาตรฐานทมาพรอมกบ Microsoft Word มาทาเปน สารบญ และใสเลขหนาใหโดยอตโนมต ดงนนหวขอใดทตองการใหมอยในสารบญกจะตองเปลยนเปนสไตล หวเรอง
1. เลอกแทบ REFERENCES
2. แลวเลอก Table of Contents
3. จะโชวรายการสารบญแบบ Auto ถาจะตกแตงเพมเตมใหคลกท Custom Table of Contents
1
2
3
17
4. ในการตกแตงสารบญ สามารถทาไดหลายแบบในสวนของ Table of Contents - Tab leader จะเปนแทบกลางหลายรปแบบเพอเวนชวงระหวางขอความและตวเลขหนาเอกสาร
- General ไดแก Format และ Show levels
5. ถาคลกปม Options จะสามารถเรยงลำดบ Levels ในการโชวหวขอในหนาสารบญได
6. คลกปม OK
4
5
6
18
ฟงกชนอนๆเพมเตมในสวนของแทบ REFERENCES ทใชการอางองเอกสารเพมเตม มดงตอไปน
1. กลม Table of Contents - Add Text การเพมอกษรในแตละ Level
- Update Table ไวใชสาหรบกรณแกไขขอมลในแตละหนาเอกสารแลวอพเดทเลข หนาเอกสารใหมอกครงในหนาสารบญ
2. กลม Footnotes - Insert Endnote การแทรกสญลกษณอางองทอยเหนอขอความ โดยจะอธบายคาๆนน
ในทาย เอกสารทอางถง - Insert Footnote การแทรกตวเลขอางองทอยทายทอยเหนอขอความ โดยจะอธบาย
คาๆนนในทายเอกสารทอางถง
3. กลม Citations & Bibliography ไวสาหรบแทรกหนงสออางอง (Reference) และแทรก อตชวประวตผทารายงานหรอผจดทาวทยานพนธ สวนใหญจะอยดานหลงสดของหนาเอกสาร
4. กลม Caption - Insert Table of Figures การแทรกคาบรรยายใตตาราง - Insert Caption การแทรกคาบรรยายใตภาพ
- Cross-reference สามารถกาหนดการแทรก Reference Type ตามหวขอตางๆได ในแตละหวขอแบบอตโนมต
5. กลม Index - Mark Entry ไวสาหรบโชว “¶” เพอทาการ Mark ขอความในเนอหาขอความ
ทงหมด เพอ ปองกนการตกหลนของบรรทด ใชตรวจสอบเนอหากอนและหลงแกไขได หากไมตองการใหปรากฏขน“¶” หรอตองการซอนสญลกษณนใหเลอกทแทบ HOME แลวคลกทสญลกษณ “¶” ในสวนเมน Paragraph
- Insert Index and Update Index สามารถคลกเพมดชนในเอกสารไดเพมเตม
3 4 51
1
19
การปรบแตงเอกสารในแนวตงหรอแนวนอน
สาหรบผใชงาน Microsoft Word งานเอกสารบางครงเราจาเปนตองแสดงในแนวตง หรอทเรยกวา Portrait บางเอกสารอาจจาเปนตองแสดงในแนวนอน หรอทเรยกวา Landscape ถาเราตองการใหอยในเอกสารหรอไฟลเดยวกน การปรบแตงเอกสารในลกษณะนสามารถทาไดโดย 1. คลกเลอกหนาทตองการเปลยนเปน แนวตงหรอแนวนอน วางเคอรเซอรใหอยหนาทตองการเปลยน 2. คลกทแทบ PAGE LAYOUT เลอกหวมมดานขวา Page Setup จะปรากฏหนาตาง Page Setup
3. คลกเลอกไอคอน Orientation จากนนคลกเลอก Portrait หรอ Landscape 4. ในสวน Apply to ใหเลอก This point forward 5. คลกปม OK
2
3
4
5
20
จดแบงหนาเอกสารตามทกาหนด
ปญหาเวลาจดหนาเอกสารใน Microsoft Word เปนททราบกนโดยทวไปวา เวลาเราพมพเอกสาร โปรแกรม Word จะมการแบงเอกสารใหอตโนมต ไมจาเปนตองมการเปลยนแปลงหรอตงคาใดๆ ถาตองการจะแบงเอกสารเปนหนาๆ ตามความตองการของเรา สามารถใชเมนคาสง Page Layout
การจดรปแบบยอหนา Paragraph
โปรแกรม Microsoft Office Word จะสามารถทาการจดรปแบบยอหนา กนหนา กนหลง ได 2 วธ คอ ว ธท 1 จดรปแบบโดยกาหนดจากเสนไมบรรทด (Ruler) วธท 2 จดรปแบบโดยการใชเมนคาสง วธท 1 การจดรปแบบ Paragraph โดยกาหนดจากเสนไมบรรทด (Ruler)
เปนวธททาใหงานเอกสารสามารถปรบตงระยะกนหนา ยอหนา และกนหลง ไดอยางรวดเรว โดยมขนตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการจดรปแบบ
2. นาเมาสไปชทสญลกษณบนไมบรรทด แลวลากคางไวไปวางตาแหนงทตองการ
21
วธท 2 การจดรปแบบ Paragraph โดยใชเมนคาสง
นอกจากการปรบตงคาจากเสนไมบรรทด เรายงสามารถกาหนดรายละเอยดจากแถบ Ribbon ไดดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการจดรปแบบ
2. คลกแทบ PAGE LAYOUT กาหนดรายละเอยดในกลม Paragraph
- สวนของ Indent กาหนดกนหนาทชอง Left, กาหนดกนหลงทชอง Right
- สวนของ Spacing กาหนดระยะหางระหวางยอหนา ทชอง Before (กอนยอหนาทเลอก) , After (หลงยอหนาทเลอก) หรอคลกปมลกศรขนลง
3. ตงคากลม PARAGRAPH ใหคลกลกศรดานขวาของกลม PARAGRAPH
4. คลกเลอกการจดรปแบบอกษร แบงเปน 2 สวน คอ Indent and spacing และ Line and page break
1. การจดรปแบบขอความและชองวางบรรทด (Indent and spacing) ประกอบดวย - Alignment (การจดรปแบบขอความ) ซงแสดงใน List box ไดหลายรปแบบ ไดแก ซาย, กลาง, ขวา, พอด และจดรปแบบใหพอดแบบขอความไทย - Outline level (การเลอกระดบขอความ) ซงแสดงใน List Box ใหสามารถคลกเลอกไดหลายระดบ ไดแก เนอหาขอความ, Level 1-9 เปนตน - Indentation (การปรบยอหนา) สามารถปรบจานวนวดขนาดเปนขนาดเซนตเมตร ไดทงดานซายและดานขวา และจะม List Box พเศษ เพอกาหนด First Line and Hanging โดยวดเปนขนาดเซนตเมตร สาหรบ Check box: Mirror indents มไวเพอปรบยอหนา Inside และ Outside แทนดานซายขวา - Spacing (การปรบชองวาง) สามารถปรบจานวนระยะหางกอนและหลงขอความได และสามารถกาหนดชองวางระหวางบรรทดไดหลายรปแบบไดแก Single, 1.5 lines, Double, At least, Exactly Multiple สาหรบ Check box: Don’t add space between paragraphs of the same style ม ไ ว เ พอไม ตอง เ พมชองวางระหวางบรรทด ในสไตลเดยวกน
2
3
22
2. Line and Page Break ประกอบดวย - Pagination การจดแบงหนาตามท ตองการบนจอภาพ ซงสามารถคลกเลอก Check Box :
Window/Orphan control, Keep with next, Keep lines together, Page break before - Formatting exceptions (รปแบบขอความทยกเวน) สามารถคลกเลอกได 2 กลอง ขอความ ไดแก
Suppress line numbers (แสดงเสนบรรทดโดยไมนบบรรทดทกาหนดไว) และ Don’t hyphenate (ไมมการแบงคายาวๆ ออกเปนสองสวน โดยเครองหมายในการแบงคาคอ “-”)
- Textbox options (ฟงกชนสาหรบกลองขอความ) ถาไมไดจดรปแบบกลองขอความจะไมปรากฏ List box ดงตอไปน None, All, First line and last line, First line only, last line only
4
21
23
การแบงคอลมนเปน 2 สวนในหนาเดยว
คอลมน เปนการจดรปแบบงานเอกสารคลายงานหนงส อพ มพ มการแบงข อมลในเอกสาร
ออกเป นหลายๆ คอล มน นอกจากงานหน งส อพมพแล ว จะเห นล กษณะงานแบบนในน ตยสาร หร อ จะใช ใน
การทาโบรช วรก ได มข นตอนดงน
1. เลอกชวงขอมลทตองการจดรปแบบ หรอถายงไมมขอมล ใหคลกเปน cursor ตาแหนงทตองการ
จดรปแบบ
2. เลอกแทบ PAGE LAYOUT จากนนเลอก Columns คลกลกศรลงของปมทลบาร เลอกจานวนคอลมน
ทตองการ
3. การกำหนดรายละเอ ยดเพ มเตม คลกเลอกคำสง More Columns แลวคลกปม OK
2
3
24
การแบงเอกสารดวย Break และ Section
วธใช Break ชนดตางๆม 3 ชนดไดแก
1. Section break (continuous) 2. Section break (new page) 3. Page break
1. Section break (continuous)
1. เลอกตาแหนงทตองการขนหนาใหม 2. เลอกแทบ PAGE LAYOUT จากนนเลอก Break และเลอกคาสงตวแบงสวนแบบตอเนองไปท
Continuous คาสงตอเนองจะแทรกตวแบงสวนและเรมสวนใหมบนหนาเดยวกน ซงตวแบงสวนแบบตอเนองนมประโยชนในการสรางการเปลยนแปลงการจดรปแบบบนหนงหนา เชน จานวนคอลมนทตางกน
3. คาสงตวแบงสวนแบบตอเนอง Continuous สวนทแบงใหมยงคงอยในหนาเดม แตถดไปจากสวนเดมเหมอนปกต
5. โปรแกรมกจะขนหนาใหม เพอแบงหนาใหอตโนมต
2
3
25
2. Section break (new page)
1. คลกเมาสในตาแหนงทตองการขนหนาใหม
2. เลอกแทบ PAGE LAYOUT เลอก Break และเลอกคาสงตวแบงสวนแบบหนาถดไปท Next Page
3. คาสงตวแบงสวนแบบหนาถดไป Next Page จะแทรกตวแบงสวนและเรมสวนใหมในหนาถดไป ตวแบงสวนชนดนมประโยชนมากโดยเฉพาะสาหรบการเรมบทใหมในเอกสาร
4. สวนทแบงใหมจะเรมตนทหนาถดไป
2
3
26
3. Page break
ชนดตวแบงหนา (Page break) สามารถแบงออกเปน 3 รปแบบ คอ
1. ตวแบงหนา (Page) เปนการขนหนาใหม เหมอนกดปม <Ctrl > + <Enter>
2. ตวแบงคอลมน (Column) แทรกตวแบงคอลมนแบบใสดวยตนเองทจดแทรก โดยใหตาแหนงทเลอกไปเรมทคอลมนใหม ใชสาหรบเอกสารทแบงออกเปนหลายคอลมน
3. ตวแบงการตดขอความ (Text wrapping) สนสดบรรทดปจจบนและบงคบให ขอความเรยงตอเนองอยทดานลางรปภาพ ตาราง หรอรายการอน (ขอความจะเรยงตอเนองอยบน บรรทดวางเปลาบรรทดถดไปทไมมรปภาพหรอตารางถกจดชดระยะขอบซายหรอชดระยะขอบขวาอย) ซงเปนการเรมตนบรรทดใหมโดยยงอยในยอหนาเดม เหมอนกดปม <Shift>+<Enter>
1
2
3
27
การคนหาและแทนทขอความ (Search and Replace)
1. เลอกแทบ Home เลอกในกลม Editing ใหคลก Replace
2. พมพขอความทจะคนหาในชอง Find what ในกลองสงทคนหา
3. พมพขอความทจะใชแทนทในกลองในชอง Replace with
4. คลก Find Next แลว เลอกทาอยางใดอยางหนงตอไปน
5. เมอตองการแทนขอความทเนนคลก Replace 6. เมอตองการแทนทงหมดของขอความในเอกสารใหคลก Replace All 7. เพอขามขอความทจะแทน และดาเนนการคาแทนขอความถดไป คลก Find Next
1
2
3
4
28
การตรวจสอบคาผด (Spell Checking)
การตรวจสอบการกาหนดตวเลอก การตรวจสอบคาสะกดเวลาพมพขอความในเอกสาร รวมไปถงการแกไขขอความทพมพผดโดยอตโนมต ทเรยกวา Autocorrect Options และ Check Spelling
เมอใดทตองการสรางเอกสารอยางเปนทางการ Microsoft Word สามารถทาใหงานเอกสารเหลานนออกมาถกตองและมเครองมอทชวยใหงานออกมาไดตามตองการ โดยสงสาคญอยางการสะกดคาหรอ Spell Checking ถอเปนตวชวยทดอกอยางหนงในการทาเอกสารทางการ เพราะจะชวยใหเชคคาผดตางๆ ไดรวดเรว ใน Windows 8 กมตวเลอกในการเปดหรอปดฟงกชนการสะกดคาไดอกดวย แตวาบางครงการปรบเปลยนคาบางอยาง กอาจทาให Spell Checking ไมทางานไดเชนกน
บางกรณทมการตดตงไฟลอพเดตบางตวของ Microsoft Word ลงไปในระบบการตรวจสอบคาผดกลบไมแจงคาผด เพราะเวลาแกไขอาจตองใชเวลานาน เพอใหการทางานเปนไปอยางตอเนอง คงตองทาใหระบบ Spell Checking กลบมาทางานไดเหมอนเดมแบบ ไมกขนตอน
อนดบแรก ใหเขาไปปดโหมดการทางานของ Spelling ใหอยใน On ดวยการตงคาแบบ Manual ใหแนใจวาเปดทางานแลว เขาไปท PC Settings เลอกไปท PC and Devices > Typing ทางชองดานขวาของ Pane ใหเลอกท Options ของ Autocorrect misspelled words และ Highlight misspelled word ใหเลอกเปน On
29
1. เลอกแทบ REVIEW เลอกในกลม Language เลอก Language แลวเลอก Set Proofing Language
2. จะปรากฎหนาตาง Language ใหเลอกตงคาเปน English (United States)
3. ใหเอาเครองหมายถกออกจากหนา Do not check spelling or grammar แลวคลก Ok 4. เสรจแลวให Restart ระบบหนงครงและเปด Word ขนมาใหม จะเหนไดวาปญหาไดถกแกไขเปนทเรยบรอย
1
2
3
30
วธแปลงขอมลในตารางเปนขอความ
1. เปดเอกสาร Word ทมตารางขอมล
2. คลกเลอกตาราง จะเหนแทบ LAYOUT
3. เลอกแทบ LAYOUT ในกลม Data
2
3
1
31
4. จะพบไอคอน Convert to Text ดานขวามอ คลกไอคอน Convert to Text จะปรากฏหนาตาง Convert table to text
5. เลอก Tabs จากนนคลกปม OK จะไดผลลพธจากตารางเปนขอความ
4
5
5
32
วธใชงานคาสง Formula
ปกตในการสรางตารางจะสรางใน Microsoft Excel และนาคาทไดมา copy ใสใน Word ซงตว Microsoft Word สามารถบวกเลขไดดวยเชนกน (เวอรชนกอนหนานกสามารถทาไดเหมอนกน) โดยมไอคอน ทชอวา "Formula" ซงจะปรากฏ เมอเลอกตาราง หรอ Table ทสรางไว จากนนจะมแทบพเศษแสดงทางขวามอชอ Table Tools ใหคลกเลอก "Layout"
1. เปดหรอสรางเอกสาร Word และสรางตารางพรอมบนทกขอมลทเปนตวเลข คลกวางเคอรเซอรในชองทจะแสดงผลลพธของการคานวณ
2. คลกเลอกตาราง จะเหนแทบ Layout
3. เลอกแทบ LAYOUT
1
2
33
4. จะพบกลม Data คลกปม Formula ดานขวามอ จะปรากฏหนาตาง Formula
5. ในชอง Formula โปรแกรมจะแสดงคาสงแบบอตโนมต เชน =SUM(LEFT) หมายถง การบวกตวเลขทางซายมอ มาแสดงผลลพธตามทกาหนด =SUM(RIGHT) หมายถง การบวกตวเลขทางขวามอ มาแสดงผลลพธตามทกาหนด
=SUM(ABOVE) หมายถง การบวกตวเลขทงหมดทอยดานบน มาแสดงผลลพธตามทกาหนด 6. เลอก Number Format เพอกาหนด รปแบบในการแสดงผลตวเลข เชน ใส คอมมา(,) ใสจด(.) 7. แลวคลกปม OK
3
4
5
6
7
34
การใสลายนา (Watermark)
ลายนา คอ ลายจางๆทอยพนทเอกสาร โดยมวธการทาดงน
1. เลอกแทบ DESIGN แลวเลอก Watermark (ลายนา)
2. จะมรปแบบของลายนาขนมาใหเลอกหลาย แบบซงสามารถเลอกใชงานไดเลย ในกรณทตองการกาหนดลายนาเองนน สามารถทาไดโดย คลกคาสง Custom Watermark
1
2
35
3. เมอคลกคาส ง Custom Watermark จะมหนาตาง Printed Watermark ขนมาใหเรากาหนด การสรางลายนา
- ถาตองการนารปมาเปนลายนาเลอกคาสง Picture Watermark
- ถาตองการกาหนดขอความมาเปนลายนาเลอกคาสง Text Watermark
4. เมอกาหนดขอความลายนาทตองการไดแลว คลกปม OK
3
4
36
เมอทาการสรางลายนาแลวเอกสารของเรากจะมลายนาตามทเราตองการ
- ตวอยางลายนาแบบรปภาพ
- ตวอยางลายนาแบบขอความ
37
1.4 จดหมาย
การสรางจดหมายเวยน (Mail Merge)
จดหมายเวยน (Mail Merge) คอการทาจดหมายหลายๆ ฉบบโดยมเนอความเหมอนกน แตมชอและทอยของผรบทไมเหมอนกน ซงแทนทจะตองพมพจดหมายแตละฉบบสาหรบผรบแตละรายกเพยงสรางไฟล ทเกบชอและทอยไวกอน และสรางไฟลทเกบขอความในจดหมายไวอกไฟลหนงแยกจากกน แลวจงนาขอมลทงสองไปรวมหรอผนวกกน ทาใหไดจดหมายทมรปแบบและขอความทเหมอนกนหมด เวนแตชอและทอยของผรบเทานน เมอตองการทาจดหมายในลกษณะนอก เชน บตรเชญ รายการผลประกอบการ เพยงสรางไฟล ทเกบขอความในจดหมายใหม แลวนาไฟลรายชอของผรบทไดสรางไวแลวมาใชอก ชวยทาใหการสรางจดหมายรวดเรวขน หรอนาไปใชกบอเมลเพอสงจดหมายขาวใหกบสมาชกกได
1. จดทารายชอผรบ ทอย หรอรายการทจะมการเปลยนแปลงในจดหมายแตละฉบบไมเหมอนกนดวย
Microsoft Excel ตามภาพตวอยางเปนการสรางขอมล ชอ-นามสกล ทอย ในไฟล NamesAddresses.xlsx
2. จดทารางจดหมายสาหรบเตรยมจดทาจดหมายเวยน
1
2
38
3. เลอกแทบ MAILINGS
4. เลอก Start Mail Merge แลวเลอก Letters
5. เลอก Select Recipients แลวเลอก Use an Existing List…
6. เลอกไฟลฐานขอมลจากไฟล Excel ทเตรยมไวทจะจดทา Mail Merge แลวคลกปม Open
3
4
5
6
39
7. หลงจากเลอก Sheet ทจะนาเขาขอมลมาใชในการจดทาจดหมายแลวจะปรากฏ Dialog Box ใหจดการขอมลตางๆ กอนนาไปใชงาน หากตรวจสอบดแลวใชทงหมดตามคาตงตนทใหมาใหทาการกดปม OK เพอนาเขาขอมล
8. ขอมลถกนาเขามาทาจดหมายเวยนเรยบรอยแลวจะปรากฏชอไฟลททาการนาเขา แลวคลกปม OK
เพอดาเนนการจดทาจดหมายเวยน
9. การเพมชอผรบในจดหมาย นาเมาสวางเคอรเซอรขางหลงทจะให ชอผรบปรากฏ คลกเลอก “Insert Merge Field” แลวคลกเลอก Field ทตองการเชน “ชอ” “นามสกล”
7
8
9
40
10. “ชอ” “นามสกล” กจะปรากฎขางหลงผรบจดหมาย
การตรวจสอบผลลพธ
1. เลอกแทบ MAILINGS ไปทกลม Preview Results คลกทปม Preview Results 2. คลกท ปมลกศร Next Record เพ อเลอนไปด ขอมลรายการตางๆ
10
12
41
การบนทกจดหมายท ไดเปนเอกสารฉบบใหม
1. เลอกแทบ MAILINGS แลวเลอกกล ม Finish ใหคลกทปม Finish & Merge
2. คลกเลอก Edit Individual Document (จะปรากฏหน าตาง Merge to New Document ขนมาทนท)
3. ในหนาตาง Merge to New Document ใหกาหนดรายละเอ ยดใน Merge Records ดงน
- คลกท ดานหน าคาสง All: เพ อด งข อมลจากตารางฐานขอมลทงหมด - คลกท ดานหนาคาสง Current Record: เพอดงขอมลเฉพาะรายการทเปดอยในปจจบน
- คลกท ดานหนาคาสง From: และ To : เพอกาหนดชวงเวลาของการดงขอมล โดยจะตองระบลำดบของผร บคนแรกในชอง From : และลาดบของผ รบคนส ดทายในช อง To :
4. คลกปม OK
1
2
3
42
การจาหนาซองจดหมายดวย Envelopes
เปดโปรแกรม Microsoft Word ตงคาหนากระดาษใหม
1. เลอกแทบ MAILINGS ใหเลอกกล ม Start Mail Merge ใหคลกตวเลอกซอง Envelopes
2. เลอกขนาดซองจดหมายทตองการทแทบ Envelope Options หากตองการตงคาขนาดซองจดหมายเองเลอกทขนาดแบบกาหนดเอง Custom size แลวคลกปม OK
1
2
43
สาหรบการกาหนดคาซองจดหมาย ทาไดดงน ตวอยาง กรณตองการปรนทลงบนซองขนาด 8 1/2 (Width13.3 x Height18.4) 3. เมอกาหนดคาซองจดหมายไดแลว คลกปม OK
****ตวอยางการระบความกวางและสงของซองจดหมาย
3
44
4. เลอกแถบ Select Recipients แลวเลอก Use an Existing List…
5. เลอกไฟลฐานขอมลจากไฟล Excel ทเตรยมไวทจดทาซองจมหมาย แลวคลกปม Open
6. หลงจากเลอก Sheet ทจะนาเขาขอมลมาใชในการจดทาซองจดหมายแลวจะปรากฏ Dialog Box ใหจดการขอมลตางๆ กอนนาไปใชงาน หากตรวจสอบดแลวใชทงหมดตามคาตงตนทใหมาใหทาการกดปม “OK” เพอนาเขาขอมล
4
5
6
45
7. ขอมลถกนาเขามาทาซองจดหมายเวยนเรยบรอยแลวจะปรากฏชอไฟลททาการนาเขา
8. คลก OK เพอดาเนนการจดทาซองจดหมายเวยนตอในขนถดไป 9. การเพมชอผรบในจดหมาย นาเมาสวางเคอรเซอรขางหลงทจะให ชอผรบปรากฏ คลกเลอก Insert Merge Field แลวคลกเลอก Field ทตองการเชน “ชอ” “นามสกล”
10. “ชอ” “นามสกล” “ทอย” กจะปรากฎขางหลงผรบจดหมาย
7
8
9
9
46
การตรวจสอบผลลพธ
1. เลอกแทบ MAILING เลอกในกลม Preview Results แลวเลอก Preview Results 2. คลกทปม Next Record เพอเลอนไปดขอมลรายการตางๆ
การบนทกจดหมายท ไดเปนเอกสารฉบบใหม
1. เลอกแทบ MAILING เลอกกล ม Finish ใหคลกเลอกคาส ง Finish & Merge แลวเลอก Edit Individual Document…
1
2
1
47
จะปรากฏหน าตาง Merge to New Document ขนมาทนท
2. ในหนาตาง Merge to New Document ใหกาหนดรายละเอ ยดใน Merge Records ดงน
- คลกท ดานหน าคาสง All: เพ อด งข อมลจากตารางฐานขอมลทงหมด
- คลกท ดานหนาคาสง Current Record: เพอดงขอมลเฉพาะรายการทเปดอยในปจจบน - คลกท ดานหน าคาส ง From: และ To : เพ อกำหนดช วงเวลาของการดงขอมล โดย
จะตองระบลำดบของผร บคนแรกในชอง From : และลาดบของผ รบคนส ดทายในช อง To :
3. คลกปม OK
4. “ชอ” “นามสกล” “ทอย” กจะปรากฎขางหลงผรบจดหมาย
2
3
4
48
1.5 การจดการไฟล
สาหรบผใชงาน Microsoft Word เพอเปนการปองกนปญหาทอาจเกดขนไดทกขณะ ไมวาจะเปนไฟดบ ตดไวรส เครองแฮงค โปรแกรมคาง ซงมผลทาใหงานทเราสรางอยหายไปได เราสามารถกาหนดเพอปองกนปญหาดงกลาวได 2 วธคอ ตงไฟลสารองอตโนมตและกาหนดใหโปรแกรมบนทกอตโนมต
ตงไฟลสารอง หรอ Backup อตโนมต
1. คลกแทบ FILE คลกเมน Options จะปรากฎหนาตาง Word Options
2. คลกเมน Advanced ใหคลกถกหนาขอความ Always create backup copy ในหวขอ Save ไฟลสำรองจะมไฟลนามสกล WBK (Microsoft Word Backup Document) แลวคลกปม OK
1
2
49
กำหนดให โปรแกรมบ นท กอ ตโนม ต
1. คลกแทบ FILE คลกเมน Options จะปรากฏหนาตาง Word Options
2. คลกเมน Save ใหคลกถกหนาขอความ Save Auto Recover information every ใหกาหนดตวเลขวาจะใหบนทกทกๆกนาท (โดยปกตคาเรมตนของ Word จะให save ประมาณ ทก 10 นาท) แลวคลกปม OK เพอยนยน
1
1
50
การตงระบบการกไฟลอตโนมต
ใน Microsoft Word เมอเราไดตงคาสงในการปองกนปญหาเหลานโดยการตงคาใหโปรแกรม Word ใน การสารองขอมลอตโนมต หรอตงใหบนทกไฟลอตโนมต วธการกไฟลจากทง 2 กรณ คอหากเกดกรณไฟดบ หรอ โปรแกรมคาง Microsoft Word จะแสดงหนาตางทางานดานซายมอ และจะแสดงไฟลตางๆ ทมการบนทกไว จากการตงคาใหบนทกหรอสารองขอมลไว ใหสงเกตงายๆ วาไฟลนคอไฟลทถกการสารองและกแบบอตโนมต คอจะมขอความ Auto Saved หรอ Recovered ตอทาย
1. กรณตงสารองขอมลอตโนมต 1. เวลาเปดไฟลจะพบคาวา "Auto Saved" ตอทาย 2. เวลาเปดไฟลเราจะพบไฟลทเราสงสารองอตโนมต ซงจะมไฟลนามสกล .WBK (Microsoft Word
Backup Document) 3. เลอกเปดไฟลนและสงบนทกแบบ Save As เปนไฟลใหมทเราตองการ 4. แตอยางไรกตาม ขอมลทได อาจไมอพเดททสด ทงนขนกบวน เวลาทมการเปลยนแปลงลาสด
2. กรณตงบนทกขอมลอตโนมต 1. เวลาเปดไฟลจะพบคาวา "Recovered" ตอทาย 2. ใหเขาใจวาเปนไฟลทเกดจากการตงคาการบนทกไฟลแบบอตโนมต 3. วธการใชงานกคอการเลอกบนทกเปนแบบ Save As เปนไฟลใหมทตองการได 4. แตอยางไรกตามขอมลทไดอาจไมอพเดททสด ทงนขนกบเวลาทมการบนทกลาสด
51
การตง/เปลยน/ลบรหส ในไฟลเอกสาร การตงรหสในไฟลเอกสาร
1. คลกเลอกแทบ FILE แลวเลอก Save As
2. คลกทปม Browse
1
2
52
3. คลกปม Tools (ดานลางของหนาตาง Save As) เลอกเมน General Options
4. ปรากฎหนาตาง General Options คลกเลอก ตง Password แลวคลกปม ok
- Password to open ใสรหสผานกอนเปดใชไฟล - Password to modify ใสรหสผานกอนแกไข
- Ready-only Recommended ใหเปดดไดอยางเดยว แกไขไมได
3
4
53
5. ยนยนรหสผาน คลกปม OK 6. กลบมาหนาตาง Save As จะใหเราทาการเปลยนชอไฟลทเราตงรหสหรอเอาชอไฟลเดมจากนน คลกปม Save อกครง
7. ปรากฎหนาตางนแลว คลกปม Yes
8. คลกปม OK
5
7
8
6
54
การเปลยนรหสในไฟลเอกสาร
1. คลกเลอกแทบ FILE เลอก Save As แลวคลกทปม Browse
2. คลกปม Tools (ดานลางของหนาตาง Save As) เลอกเมน General Options
1
2
55
3. ปรากฎหนาตาง General Options คลกเปลยน Password แลวคลกปม OK
4. ยนยนรหสผานทเปลยน คลกปม OK
5. กลบมาหนาตาง Save As จะใหเราทาการเปลยนชอไฟลทเราแกไขรหสหรอเอาชอไฟลเดมจากนน คลกปม Save อกครง
6. ปรากฎหนาตางนแลว คลกปม Yes
3
4
5
6
56
การลบรหสในไฟลเอกสาร
1. คลกเลอกแทบ FILE เลอก Save As แลวคลกทปม Browse
2. คลกปม Tools (ดานลางของหนาตาง Save As) เลอกเมน General Options
1
2
57
3. ปรากฎหนาตาง General Options ทาการลบ Password ทเคยตงไว แลวคลกปม OK
4. ยนยนรหสผานเดมกอนลบ Password แลวคลกปม OK
5. กลบมาหนาตาง Save As จะใหเราทาการเปลยนชอไฟลทเราแกไขรหสหรอเอาชอไฟลเดมจากนน คลกปม Save อกครง
6. ปรากฎหนาตางนแลว คลกปม Yes
3
4
5
6
58
1.6 เทคนคพเศษ
การแปลงไฟล Word เปน PDF 1. เปดโปรแกรม Microsoft Word และเปดไฟลทตองการแปลงเปน PDF File
2. ทาการแปลงไฟลโดยเลอกทแทบ FILE และเลอกในชอง Print 3. เมอปรากฏหนาตางการพมพ ใหเลอกเครองพมพเปน Adobe PDF
1
2
3
59
4. เมอปรากฏหนาจอ Save PDF File As ใหตรวจสอบตาแหนงทจะทาการ Save และกาหนดชอไฟลตามตองการ และเลอกทปม Save
5. จะปรากฎหนาตาง Creating Adobe PDF ทาการประมวลผล
6. เมอประมวลผลเรยบรอยแลวจะขนหนาตางโปรแกรม PDf โดยอตโนมต
4
5
6
60
Key ลดชวยใหการทางานงายขน ทใชงานบอยๆ มดงน
เปด CTRL+O
บนทก CTRL+S
ปด CTRL+W
ตด CTRL+X
คดลอก CTRL+C
วาง CTRL+V
เลอกทงหมด CTRL+A
ตวหนา CTRL+B
ตวเอยง CTRL+I
ขดเสนใต CTRL+U
ลดขนาดฟอนตลง 1 พอยต CTRL+[
เพมขนาดฟอนตขน 1 พอยต CTRL+]
จดขอความกงกลาง CTRL+E
จดขอความชดซาย CTRL+L
จดขอความชดขวา CTRL+R
ยกเลก ESC
เลกทา CTRL+Z
ทาซา CTRL+Y
ยอ/ขยาย ALT+W, Q แลวและคาทคณตองการในกลองโตตอบยอ/ขยาย
61
การใชงาน Microsoft Word ทตางเวอรชนกน
วธปองกนปญหา Microsoft Word ตางเวอรชนกนใหกาหนด ตงคาการ Save ใหเปนเอกสารรนเกา
1. ตงคาบนทกพนฐาน บนทกแบบเฉพาะกจ
1. คลกแทบ FILE 2. เลอกท Save As แลวคลกทปม Browse
3. ตงชอไฟลทชอง File name 4. ตงคาบนทกพนฐาน บนทกแบบเฉพาะกจ ใหเลอก Save as type: Word 97-2003 Document
2
3
4
62
2. ตงคาบนทกพนฐาน บนทกแบบอตโนมต
1. คลกแทบ FILE 2. เลอกท Save As แลวคลกทปม Browse
3. ตงชอไฟลทชอง File name 4. ตงคาบนทกพนฐานใหกดปม Tools 5. แลวเลอกท Save Options…
2
3
45
63
6. ปรากฎหนาตาง Word Options ใหเลอก Save files in this format: Word 97-2003 Document (*.doc)
7. เมอทาการเปลยนเสรจใหคลกปม ok 8. กลบมาหนาตาง Save As ใหคลกปม Save
เพยงเทานทกครงททาการบนทกไฟลเอกสารกจะไมบนทกเปนไฟล DOCX อกตอไป เพราะจะบนทกเปนไฟลเอกสารทใชกบเวอรชน 97 – 2003 ไดทนท
6
7
8
64
กาหนดใหหวตารางแสดงซาเมอขนหนาใหม
1. นาเคอรเซอรไปวางหวตารางทตองการใหแสดงทกหนา )เลอก 1 แถว( หรอหากตองการมากกวา 1 แถวใหเลอกจานวนแถวเพมเตมไดตามจานวนแถวทตองการใหแสดงในทกหนา
2. เลอกแถบ Layout แลวเลอก Repeat Header Rows
1
2
65
3. กดปม Tab ทคยบอรดทสดตารางสดทายของหนา จะทาการขนหนาใหมแลวจะไดแถวหวตารางในทกหนาของเอกสาร
1
บทท 2 Microsoft PowerPoint 2013 Advanced
2.1 การสรางงานน าเสนอ
การออกแบบงานน าเสนอดวยสไลดส าเรจรป
ในการสรางงานน าเสนอใหมสามารถเลอกใช Template ทสวยงามทมใหเลอกเพมมากขนและสามารถปรบแตงเพมเตมท Theme และ Variants ทงการปรบแตง Color, Fonts, Effects และ Background Styles การสรางงานน าเสนอใน PowerPoint 2013 มวธหลกๆ อย 2 รปแบบ ดงน
การสรางงานน าเสนอเปลา (Blank Presentation) เปนการสรางงานน าเสนอหนาสไลดใหมทไมมการจดรปแบบและใชการตงคาตางๆ เปนคาเรมตน (Default) ของโปรแกรม ในการเปดไฟลน าเสนอครงแรกจะไดไฟลงานน าเสนอใหมชอวา Presentation
1. เปดใชงานโปรแกรม PowerPoint 2013 2.คลกแทบ File > ค าสง New 3. คลกเลอก Blank Presentation
2
-
3
5
1
1
1
1
3
-
3
5
1
1
1
1
67
การสรางงานน าเสนอแบบใชชดรปแบบ (Themes) มวธการสรางดงน 1.คลกแทบ File > ค าสง New > เลอกรปแบบ Theme 2.เลอกลกษณะสทตองการ 3.คลกปม Create
เปลยน Themes และ Variants สามารถเปลยนรปแบบท าไดโดย Theme >Design > Themes
1
-
3
5
1
1
1
1
2
-
3
5
1
1
1
1
3
-
3
5
1
1
1
1
68
สามารถปรบแกไข Theme เพมเตม เชน Colors, Fonts, Effects, Background Styles ไดท Variants
การปรบแตงขอความ WordArt Styles 1.เขาเมน Insert 2. คลก WordArt Styles
WordArt Styles
69
การปรบแตงกลองขอความดวย Shape Styles 1.เมน Format 2.คลก Shape Styles
การ Insert Picture 1. คลก Ribbon Tabs เลอก Insert และเลอก Pictures 1 2. เลอกรปภาพทตองการและคลกปม Insert
Shape Styles
Insert
2
70
การปรบแตงรปภาพใหสวยงามดวย Adjust และ Picture Styles 1. คลกทรปภาพ 2. จะปรากฏ Ribbon Tabs Picture Tool Format ทใชในการแกไขและตกแตงรปภาพ
- Corrections การแกไขความสวาง ความมด ความคมชดใหกบรปภาพ - Color การเปลยนสใหกบรปภาพ - Artistic Effects การใสลกษณะพเศษในรปแบบงานศลปะใหกบรปภาพ - Compress Pictures การแกไขความละเอยดของรปภาพ - Change Picture การเปลยนรปภาพใหมโดยรกษาการจดรปแบบและขนาดของภาพปจจบนทได
ก าหนดไว - Reset Picture ยกเลกการเปลยนแปลงทงหมดของการ
จดรปแบบทท าไวกบรปภาพ Ribbon Picture Styles สามารถเลอกลกษณะการ
จดรปแบบของรปภาพในลกษณะตางๆ เพมไดทค าสง More
จากนนใหเพมความสวยงามใหกบรปภาพ ดงน 1. Ribbon Adjust 2. Color เลอก Saturation: 300%
More
71
การ Crop Picture การ Crop Picture คอ การตดกรอบรปภาพเพอเลอกเฉพาะสวนของภาพทตองการ
1. คลกทรปภาพ จะปรากฏ Ribbon Tabs Format คลกค าสง Crop
2. จากนนจะเกดเสนขดรอบรปภาพ
72
3. คลกทเสนคางไวแลวลากไปยงต าแหนงภาพทตองการ
4. เมอไดต าแหนงภาพทตองการตดกรอบแลวคลกเมาสพนทบนสไลดหนงครง ภาพทท าการ Crop
จะถกตดกรอบออกเหลอเพยงพนทของภาพทเราตองการ แลวยายต าแหนงของรปภาพใหสวยงาม
Crop
73
การ Remove Background คอ การลบพนหลงของรปออก 1. คลกทรปภาพ จะปรากฏ Ribbon Tabs Format 2. คลกค าสง Remove Background
3. เกดจดสเหลยมพรอมเสนกรอบรอบรปภาพ 4. พนหลงของรปภาพจะเปนสชมพ 5. คลกทจดสเหลยมคางไวแลวลากไปวางทต าแหนงรปภาพทตองการใหแสดง เสรจแลวคลกค าสง
Keep Changes
Remove background
3
1
4-5
74
6. จะไดรปภาพทลบพนหลงดงรป
การสรางงานน าเสนอดวย Smart Art Smart Art Graphic คอ การสรางขอมลแบบกราฟก และความคดของคณแบบเปนภาพ สามารถ
สรางกราฟก SmartArt โดยเลอกจากเคาโครงตางๆ เพอใหการสอสารเปนไปอยางรวดเรว งายดาย และมประสทธภาพ Smart Art Graphic เมอเราจะกดเขาไปแสดง รปแบบ Smart Art ในรปแบบตางๆ
6
75
การสราง SmartArt Graphic เมอคลกท Ribbon Tab Insert เลอก Ribbon SmartArt จะปรากฏหนาตางChoose a SmartArt Graphic จากนน เลอกประเภทและรปแบบของ SmartArt ตามความเหมาะสมกบงานน าเสนอทเราตองการ
ประเภทของ SmartArt มดงน
1. List (รายการ) แสดงกลมขอมลทเปนล าดบหรอไมเปนล าดบ โดยการจดกลมหลกและกลมยอย จะแสดงไดทงขอมลและรปภาพ
76
2. Process (กระบวนการ) แสดงกระบวนการท างานแบบเปนทศทาง เชน ตามเสนเวลา ตามล าดบในงานกระบวนการไปยงผลลพธ ความสมพนธระหวางกลมขอมล
3. Cycle (วงกลม) แสดงขอมลตามล าดบหรอขนตอนงาน ในแนววงกลม เพอแสดงความสมพนธตอความคดหลกในรปแบบวงกลม
77
4. Hierarchy (ล าดบชน) เปนการแสดงความสมพนธแบบล าดบชน มแบบจากบนลงลาง หรอแบบล าดบชนจะใชกบกลมหรอขอมล เชน การแสดงแผนผงองคกรเปนตน
5. Relationship (ความสมพนธ) เปนการแสดงความสมพนธ ทมแนวคด แบบตรงกนขาม แนวคดทเชอมโยงกนหรอเปนวงจร
78
6. Matrix แสดงความสมพนธของสวนประกอบ ทแยกออกมากบสวนประกอบทงหมดในแนวทาง ทมหวขอยอย
7. Pyramid ใชแสดงตามสดสวน ความสมพนธทเชอมโยงกน หรอความสมพนธตามล าดบ โดย
แบงเปนชนตางๆ จากบนลงลาง จากลางขนบน
79
8. Picture เปนรปแบบทใชรปแบบรปภาพและใชขอความอธบายภาพ หรอใชรปภาพประกอบความสมพนธ
เมอเลอกรปแบบทตองการน ามาใชงาน เสรจแลวคลก OK
80
การพมพขอความลงใน Smart Art 1. คลกท Text ใน Shape ทตองการพมพขอความ
2. จะเกด cursor กระพรบสามารถพมพขอความทตองการไดทนท
1
2
81
การแกไขขอความ SmartArt 1. เลอก Shape ทตองการแกไขขอความ 2. คลกเมาสขวาเลอกค าสง Edit Text
การเพมและลบ SmartArt Graphic การเพมหรอลดจ านวนของขอความพรอมกบ Shape ทอยใน SmartArt สามารถเพมและลบ
SmartArt Graphic หากตองการเพมขอความพรอมกบ Shape โดยการเพม Shape นนสามารถเพมใหอยกอนหรอหลงจาก Shape ทเลอกไวได
1. คลกเมาสขวาท Shape จะปรากฏค าสงตางๆ 2. คลกเลอก Add Shape จะมรปแบบการเพม 2 แบบ คอ
- Add Shape After การเพม Shape ใหอยหลง Shape ทเลอกไว - Add Shape Before การเพม Shape ใหอยกอน Shape ทเลอกไว
82
หากตองการลบขอความพรอมกบ Shape 1. ดบเบลคลกท Shape ค าสง Type your text here จะขนมา 2. คลกรายการทตองการลบขอความพรอมกบ Shape 3. กดปม Backspace ทแปนคยบอรดเพอลบขอความพรอม Shape ทตองการ
การเปลยนรปแบบ SmartArt Graphic ดวย Layouts คลกท Ribbon Tab Design เลอก Ribbon Layout เพอเลอกรปแบบใหมทตองการน ามาใชงาน
หรอ คลกปม More เพอเลอกรปแบบตางๆ เพมเตม
1
2-3
83
การเปลยนรปแบบสใหกบ SmartArt Graphic ดวย Change Colors คลกเลอกรปแบบของสทตองการได โดยคลก Ribbon Tab Design เลอก Ribbon Change Colors
การเปลยนรปแบบ SmartArt styles ใหมรปแบบทโดดเดนและเพมความนาสนใจใหมากขน
คลก Ribbon Tab Design เลอกรปแบบ Styles ท Ribbon SmartArt
84
การน าเสนอขอมลดวยตาราง และกราฟ การ Insert Table, Insert Rows & Columns, Draw Table และ Eraser
Insert Table คอการสรางตารางลงไปในสไลดทเราตองการ 1. คลกท Ribbon Tab INSERT เลอก Table จะแสดงตารางดงรป 2. สามารถใชเมาสลากทตารางทงตารางแนวตงและแนวนอน ตามจ านวนทตองการ สวนเลอกไวจะ
แสดงเปนสเหลยมสสม
Insert Rows & Columns คอการแทรกตารางลงในตารางทไดสรางไว สามารถแทรกตารางไดทงตารางแนวตงและแนวนอน โดยคลกทตารางจนเกดเสนทบมรปสเหลยมรอบตาราง แลวคลกเมาสขวา จะปรากฏ ดงน
Ribbon ทใชในการจดการตาราง เลอก Insert จะแสดงรปแบบการแทรกตาราง รปแบบ 4 ใหเลอกใชงาน
- Insert Columns to the Left การแทรกตารางแนวตงดานซาย - Insert Columns to the Right การแทรกตารางแนวตงดานขวา - Insert Columns to the Above การแทรกตารางแนวนอนดานบน
- Insert Columns to the Below การแทรกตารางแนวนอนดานลาง
1
2
85
Draw Table คอการวาดตารางเพมลงในตารางทไดสรางไวแลว สามารถวาดไดทงตารางแนวตงและ แนวนอน การวาดตาราง ท าไดโดย
1. คลก Ribbon Table Insert 2. เลอก Ribbon Table เลอก Draw Table (การวาดตารางดวยตนเอง) โปรแกรมจะเปลยนจาก
Pointer เปนรปดนสอ 3. เลอนดนสอมาทตารางทสรางไว คลกเมาสแลวลากจะเกดเสนประแสดงใหเหนต าแหนงของตาราง
ทวาด เมอปลอยเมาส ตารางทวาดจะเพมลงในตารางทสรางไว
1
2
3
86
การลบเสนตาราง (Eraser) สามารถลบตารางไดโดย 1. คลก Ribbon Tab DESIGN เลอก Ribbon Eraser โปรแกรมจะเปลยน Pointer เปนรปยางลบส
ขาว 2. เมอคลกยางลบไปทต าแหนงเสนตารางทตองการลบ จะท าใหเสนตารางต าแหนงดงกลาวหายไป
หากตองการลบตารางในแนวตง แนวนอน หรอลบทงตาราง สามารถท าไดโดย 1. ลากเมาสคลมตารางต าแหนงทตองการลบและตารางทเลอกไวจะเปนสเทา 2. คลกเมาสขวาจะปรากฏ Ribbon ทใชในการปรบแตงตาราง แลวคลก Ribbon Delete จะปรากฏ
ค าสงทลบตารางใหเลอก 3 รปแบบ - Delete Columns การลบตารางแนวตง - Delete Rows การลบตารางแนวนอน
- Delete Table การลบตารางทงหมด
2
1
87
การเปลยนสและรปแบบใหกบตาราง ( Table Style ) สามารถท าไดโดย คลก Ribbon Tab Design ท Group Button Table Style มรปแบบใหเลอกใชงานหากตองการ
รปแบบเพมเตมคลกทปม More
การเปลยนสพนของตาราง (Shading) การใสส Gradient หรอการไลเฉดสสามารถท าไดโดย
1. คลกทตารางทตองการเปลยนสแลวคลก Ribbon Tab DESIGN 2. เลอก Ribbon Shading จากนนเลอก Gradient และเลอกสไตลทตองการ
More
1
2
3
88
การใสเสนขอบใหกบตาราง (Borders) 1. คลกทตารางทตองการใสเสนขอบ 2. คลก Ribbon Tab DESIGN เลอก Ribbon Borders จะมรปแบบเสนขอบตารางใหเลอก 11 แบบ 3. เมอคลกเลอกรปแบบทตองการจะแสดงผลทตารางอตโนมต เชน รปแบบ All Borders
การ Insert Charts และแกไขขอมลใน Excel
การ Insert Charts คอ การแผนภมน าลงในสไลนงานน าเสนอ โดยโปรแกรมจะสรางไฟลเอกสาร Excelและบนทกไฟลไวใหอตโนมต เมอมการปรบแกไขขอมลใน Excel ดวย PowerPoint กราฟทสรางไวจะเปลยนขอมลตามแบบขอมลใน Excel
การสราง Chart ท าไดโดย 1. คลก Ribbon Tab INSERT 2. เลอก Ribbon Chart2
1
2
1
3
2
89
จะปรากฏไฟล Excel เพอใสขอมลตางๆ ในตาราง (Chart) และจะแสดงตามลกษณะทไดเลอกรปแบบไว
การเปลยนพนหลง Chart Change Colors สามารถท าไดโดย
1. คลกท Chart ใหเกดเสนกรอบทบสเหลยมรอบ Chart 2. ดบเบลคลกเมาสทเสนกรอบของ Chart จะปรากฏ Panel Format Chart Area เพอใชในการ
ปรบแตง Chart ในรปแบบตางๆ
1 2
90
การเปลยนแปลงสของแทง Chart สามารถท าไดโดยคลกทแทง Chart ทตองการเปลยนส ซงการเปลยนสของแทง Chart มลกษณะการท างานคลายรปแบบพนหลง สามารถเลอกใชรปแบบของสไดตามตองการ
Quick layout คอ Chart ส าเรจรปสามารถเลอกใชงานไดโดยมการก าหนดรปแบบตางๆ ของ Chart ไวแลว ท าไดโดย
1. คลก Ribbon Tab CHART TOOL DESIGN 2. เลอก Ribbon Quick layout โดยมรปแบบ Layout ใหเลอกใชงาน 11 รปแบบ 3. คลกเลอกรปแบบทตองการได
2
1
3
91
Chart Styles คอ การเลอกใชรปแบบตางๆ ของ Chart ทโปรแกรมก าหนดรปแบบตางๆ ไวใหสามารถ เลอกใชงานไดทนท โดย
1. คลกท Chart แลวคลก Ribbon Tab DESIGN เลอก Ribbon Chart Styles 2. คลกปม Moreเพอดรปแบบทงหมด
Chart Element คอ การก าหนดรปแบบตางๆ ของ Chart ดวยตนเอง เชน - Axes แสดงค าอธบายแกนหลกในแนวตงและแนวนอนของแผนภม - Axis Titles แสดงชอแกนของแผนภม - Chart Titles แสดงชอแผนภม - Data Labels แสดงค าอธบายของชดขอมล ประเภทขอมลและคาในแกนของแผนภม - Data Table แสดงค าอธบายของชดขอมล ประเภทขอมลและคาในแกนของแผนภมในรปแบบ
ตาราง - Error Bars แสดงการตรวจสอบขอผดพลาดและคาเบยงเบนมาตรฐานของชดขอมล - Gridlines แสดงเสนบอกแนวระดบขอมลของแผนภม - Legend แสดงค าอธบายชดขอมล - Trendline แสดงเสนแนวโนมของชดขอมลหนงเสนหรอมากกวาเพอใชในการค านวณหา
แนวโนมของแผนภม
More
92
การก าหนดรปแบบตางๆ ของ Chart ท Ribbon Tab DESIGN คลก Ribbon Add Chart Element จะแสดงรปแบบการก าหนด Chart ดงรป
หากตองการเปลยน Chart รปแบบใดสามารถท าไดโดย
1. คลกเลอก Change Chart Type 2. กดปม OK โปรแกรมจะเปลยน Chart เปนรปแบบทไดเลอกไว
1
2
93
การจดรปแบบของทกสไลดดวย Color Scheme การจดรปแบบของทกสไลดดวย Color Scheme สามารถปรบแกไข Theme เพมเตมของ เชน Color, Fonts, Effects, Background Styles ท าไดโดย
1. คลก Ribbon เลอก Tab DEGISN 2. เลอก Variants จะปรากฏ Colors, Fonts, Effects, Background Styles 3. ถาตองการเปลยนสตามแบบทตองการ เลอก color 4. คลกเลอกท Customize Colors จะไดหนาตาง Create New Theme Colors 5. ท าการเลอกสทตองการเมอเลอกตามทตองการ แลว กด Save
94
การสราง Presentation ทเปนภาพอยางรวดเรวดวยค าสงอลบมรป Photo Album การสราง Photo Album คอ น ารปภาพมาประกอบงานน าเสนอในรปแบบอลบมเพอใหมความนาสนใจ สวย และตกแตงรปภาพเพมเตมในการใชน าเสนองานได ท าไดโดย 1. คลก Ribbon Tab INSERT คลก Photo Album 2. เลอกค าสง New Photo Album เพอสราง Photo Album 3. จะปรากฏหนาตาง Photo Album ท Album Content Insert picture from คลก File/Disk เพอน ารปภาพมาสรางเปน Album 4. จากนนเลอกรปภาพทตองการ ตวอยาง เลอกรปภาพจากไดรฟ
2
1
3
95
1. New Text Box คอ การแทรกขอความประกอบรปภาพ โดยจะแทรกสไลดตอจากสไลดทถกเลอก 2. Picture Options/All picture black and white คอ การก าหนดสขาว ด า ใหกบรปภาพ 3. Picture Layout คอ การก าหนดรปแบบของรปภาพ จ านวนของรปภาพทแสดงบนสไลด 4. Frame Shape คอ การก าหนดรปรางกรอบของรปภาพ
5. ตงคารปภาพเพมเตม คอ ใชในการแกไขรปภาพ เชน การหมน การปรบความสวาง ความเขมของ
รปภาพ
6. เสรจแลวคลกปม Create
50
โปรแกรมจะสรางไฟล Photo Album และจดวางตกแตงรปภาพตามทไดตงคาไวทหนาตาง Photo Album
1
2
3
4
5
6
96
ท าการบนทกเพอจดเกบไฟลท Ribbon Tab File เลอก Save As และคลก Browse
2.2 การใสเสยง รปภาพ ภาพเคลอนไหว และวดโอ การใสเสยงใหตางๆใหกบรปภาพ (Sound effect)
สามารถดงดดผฟงใหสนใจงานน าเสนอยงขน ซงมขนตอนดงน 1. คลกเลอกสไลด และ คลกท Ribbon Tab Insert 2. คลกทปม Audio 3. เลอก Audio on My PC 4. จะปรากฏหนาตาง Insert Audio ใหเลอกโฟลเดอรทเกบไฟลเสยงเลอกไฟลเสยงตามตองการ 5. คลกทปม Insert
1
1
2
1
3
1
4
1
5
1
97
จะปรากฏหนาจอดงน
การใสเสยงเพลง / เสยงบรรยายประกอบสไลด 1. เลอก Ribbon Tab Slide Show คลกค าสง Record Slide Show เลอกต าแหนงของสไลดทตองการ
บนทกเสยงบรรยาย ม 2 แบบคอ ตวอยางเลอก Start Record from Current Slide - Start Recording from Beginning เรมบนทกเสยงทสไลดแรก - Start Recording from Current Slide เรมบนทกเสยงสไลดทเปดอย
2. คลกปม Start Recording
98
- Slide and animation timings ก าหนดเวลาภาพนงและภาพเคลอนไหว - Narrations and laser pointer (No microphone found) ตวชแบบเลเซอรและค าบรรยาย 3.บนทกเสยงบรรยายทสไลด เสรจแลวคลกปมลกศรเลอนไปบนทกเสยงทสไลดถดไป
4.เมอตองการยกเลกการบนทกเสยงสามารถเลอกยกเลกเฉพาะสไลดทเปดอยทงหมดได หรอคลกทไอคอน บนสไลด จากนนกดปม Del บน Keyboard การใสคลปวดโอ
การ Insert Video คอ การน าไฟลวดโอมาแทรกลงบนสไลดงานน าเสนอ โดยไฟลวดโอทสามารถน ามาแทรกลงสไลดนน ไดแก .wmv, .mp4, .mpeg, .mov, .avi, .swf เปนตน ท าไดโดย
1. ไปท Ribbon Tab INSERT คลก Viedo 2. เลอก Viedo on PC
1
2
99
3. จะปรากฏหนาตาง Insert Video จากนนเลอกไฟลวดโอทตองการ แลวคลก Insert
4.จะไดไฟลวดโอแทรก ดงรป
3
4
100
เมอแทรกไฟลวดโอแลวท าการปรบแตงวดโอดวย Adjust และ Video Styles ท าการดบเบลคลกท วดโอกด จะปรากฏ Ribbon Tab VIDEO TOOLS FORMAT เพอเพมความนาสนใจใหกบไฟลวดโอ โดยการปรบแตงวดโอดวย Adjust สามารถปรบคาตางๆไดดงน
- Corrections การปรบความสวาง/ความมด - Color การเปลยนส - Poster Frame การตงคาภาพตวอยางคลปวดโอ - Reset Design การคนคาการปรบแตงวดโอตางๆ
การคนคาการ ปรบขนาดของวดโอและการปรบแตงวดโอดวย Video Styles สามารถปรบคาตางๆ ดงน - Video Styles มรปแบบส าเรจรปใหเลอกใชงาน 3 แบบ คอ Subtle, Moderate และ Intense สามารถคลกเลอกรปแบบเพอใชงานไดทนท
- Video Shape การเปลยนรปราง - Video Border การใสเสนขอบ - Video Effects การใสลกษณะพเศษ
101
การเปลยนรปรางใหกบวดโอ 1. คลกทวดโอ เลอก Ribbon Tabs VIDEO TOOLS FORMAT 2. เลอก Video Styles > Video Effects
1
2
102
2.3 การน าเสนอภาพนง การปรบตงคาการน าเสนอตางๆ การเปลยนภาพนงในระหวางงานน าเสนอดวยรปแบบตางๆ
การสราง Transition การเปลยน Effect Options การเพมลกษณะพเศษ การเพมการเคลอนไหวใหกบสไลด เพอใหการน าเสนอในแตละสไลดมความโดดเดน นาสนใจมากขน การสราง Transitions ท าไดโดย
1. คลก Ribbon Tab TRANSITIONS จะปรากฏรปแบบตางๆ ของ Transitions ใหเลอกใชงาน 2. ตองการเลอก TRANSITIONS รปแบบทงหมดคลกปม More
หากไดรปแบบทตองการคลกเลอกเพอใชงานไดทนท โปรแกรมจะแสดงตวอยางการเคลอนไหวของสไลด เชน รปแบบ Cube
More 1
1
1
21
1
103
การเปลยน Effect Options คอ การเปลยนลกษณะพเศษการเคลอนไหวของสไลด เพมเตมซงขนอยกบรปแบบทเลอกใชงาน ตวอยาง เชน รปแบบ Cube จะมลกษณะพเศษใหเลอกเพมเตม 4 รปแบบ คอ From Right, From Bottom, From Left และ From Top
การก าหนดคาเพมเตมดวย Timing คอ การก าหนดการแสดงผลและความเรวในการแสดงการ
เคลอนไหวของสไลด ประกอบไปดวยเครองมอตางๆ ดงน
Sound คอ เสยงทใชเลนระหวางการแสดงการเคลอนไหวของสไลด Duration คอ ระบความยาวของการเปลยนแปลงการแสดงการเคลอนไหวของสไลด Apply To All คอ การตงคาท Timing ทงหมดจะถกน าไปก าหนดกบสไลดทงหมดของไฟลงานน าเสนอ Advance Slide คอ การก าหนดการแสดงสไลดลวงหนา มรปแบบใหเลอก 2 แบบ คอ
- On Mouse Click แสดงสไลดถดไปเมอคลกเมาส - After แสดงสไลดถดไปเมอถงเวลาทก าหนด
104
การสราง Animation การเปลยน Effect Options การสรางภาพเคลอนไหวใหกบวตถทอยบนสไลด เพอเพมจดสนใจและสรางลกษณะพเศษใหกบวตถ เชน ขอความ รปภาพ โดยการสราง Animation ใหกบวตถท าไดโดย
1. คลกเลอกวถตทตองการ จากนนคลก Ribbon Tab ANIMATIONS 2. ตองการเลอก ANIMAITIONS รปแบบทงหมดคลกปม More
Animation มลกษณะ 4 รปแบบ ใหเลอกใชงาน -ท าใหวตถปรากฏออกมา
More 1
1
1
1
1
2
1
1
1
1
105
-เปนการเนนใหวตถเดนขน
-ท าใหวตถหายหรอออกจากสไลด
106
-เปนการก าหนดเสนทางการเคลอนไหวใหกบวตถ
การเปลยนลกษณะพเศษของ Animation เพมเตมซงขนอยกบรปแบบทเลอกใชงาน ตวอยาง เชน Animation ลกษณะ Entrance รปแบบ Wipe จะมลกษณะพเศษใหเลอกเพมเตม 4 รปแบบ คอ From Button, From Left, From Right และ From Top
107
การก าหนดคาเพมเตมดวย Advanced Animation เปนเครองมอทใชในการก าหนดคาเพมเตมใหกบว ตถ ประกอบไปด ว ย Add Animation, Animation Pane, Trigger และ Animation Painterม , Add Animation การเพมลกษณะการเคลอนไหวใหกบวตถ ซงรปแบบทเพมมาใหมจะแสดงการเคลอนไหวถดจาก Animation รปแบบกอนหนาทเลอก ไวสามารถเลอกใช Animation ไดทง 4 ลกษณะใหตรงกบความตองการในการน าเสนอ
Animation Pane เปนเครองมอทใชในการจดล าดบการแสดงภาพเคลอนไหวภายสไลด ทไดก าหนด
Animation ใหกบวตถไว การก าหนดระยะเวลาแสดง Animation หากตองการจดล าดบการแสดงภาพเคลอนไหว ท าไดโดย
1. คลกเลอกวตถทตองการเปลยนล าดบการแสดงท Panel Animation Pane จะมปม
และปมเลอนล าดบไวดานลาง เล อนล าดบไวด านบน
108
Trigger การก าหนดเงอนไขพเศษในการแสดงการเคลอนไหวของรปภาพเมอคลกวตถAnimation Painter การคดลอกลกษณะ รปแบบการเคลอนไหวของวตถใดๆ ทก าหนดไวแลวน าไปใชกบวตถอนๆ ทตองการใชรปแบบของ Animation แบบเดยวกน โดย
1. คลกเลอกวตถทเราตองคดลอก Animation จากนน 2. คลก Animation Painter เลอน Pointer ไปยงวตถทตองการใส Animation สงเกตไดจาก
Pointer จะเปลยนรปจากลกศรเปนแปรงทาส น าไปปายทวตถๆ นน จะถกน า Animation รปแบบเดยวกนมาใชใหวตถเกดการเคลอนไหวรปแบบเดยวกน
การยกเลก Animation ท าไดโดย 1. คลก Drop Down ของวตถทตองการ ท Panel AnimationPane 2. จะปรากฏค าสงตางๆ เพมขน แลว เลอก Remove เพอลบ Animation
1
1
4
1
4
1
2
1
4
1
4
1
2
1
4
1
4
1
1
4
1
4
1
109
การก าหนดคาเพมเตมดวย Timing คอ การก าหนดการแสดงผลและความเรวในการแสดงการเคลอนไหวของวตถ ประกอบไปดวยเครองมอตางๆ ดงน
Start คอ การก าหนดการแสดงผลการเคลอนไหวของวตถ มรปแบบใหเลอก 3 แบบ คอ
- On Click แสดงวตถเมอคลกเมาส - With Previous แสดงวตถพรอมกบวตถกอนหนาทก าหนด Animation ไว - After previous แสดงวตถหลงจากวตถกอนหนาแสดงเสรจแลว
Reorder Animation คอ การจดล าดบการแสดงภาพเคลอนไหวของวตถทอยในสไลด สามารถยายได 2 แบบ คอ
- Move Earlier การเลอนล าดบการแสดงภาพเคลอนไหวของวตถไวดานบน - Move Later การเลอนล าดบการแสดงภาพเคลอนไหวของวตถไวดานลาง
การก าหนดใหแสดงบางสไลดเทานนดวยค าสง Custom slide show
การสราง Custom slide show บางครงการน าเสนอในตางสถานทในแตละโอกาส แตละกลมผชม อาจไมจ าเปนตองแสดงสไลดทงหมด แตใชไฟลน าเสนออยางเดยวกนสามารถก าหนดเลอกสไลดบางสไลดและตงชอเฉพาะของกลมผชมถาตองการน าเสนอใหแตละกลมกสามารถเลอกจากค าสง Custom Slide Show และเลอกชอชดทตองการแสดงไดทนท เปนขอดทไมจ าเปนตองท าส าเนางานน าเสนอไวหลายชดเพอไปเปดใหตรงกบกลมผชม วธการก าหนดท าไดโดย
110
1. คลก Ribbon Tab SLIDE SHOW 2. ทกลมค าสง Start Slide Show คลกทค าสง Custom Slide Show เลอกค าสง Custom Show
3. คลกปม New เพอสรางกลมผชม 4. พมพชอกลมทชอง Slide show name: 5. คลกเลอกสไลดทตองการน าเสนอใหเฉพาะกลมน
6. คลกปม Add เพอเพมสไลดเขากลมเมอเพมสไลดเขาในกลมจนครบแลว คลกปม OK 7. จะปรากฎหนาตาง Custom Shows สามารถคลกปม Show เพอน าเสนอเฉพาะกลมทไดสรางไว
ในทนท หรอหากยงไมท าการน าเสนอ ใหคลกปม Close
1
2
3 4
5
6
7
111
การแกไขหรอยกเลก Custom Slide Show ท าไดโดย คลกปมทตองการแกไขตามตองการ ประกอบดวย - Edit แกไขกลมทเลอก
- Remove ลบกลมผชมทเลอก - Copy คดลอกกลมทเลอก การสรางการเชอมโยง (Hyperlink) ขนสง และสรางการควบคม (Action)
การสรางการเชอมโยงดวย Hyperlink การเชอมโยงถอเปนสวนหนงทส าคญและขาดไมไดในการน าเสนอ หากผน าเสนอยงใชวธการเดมๆ ในการคลกเปลยนสไลดเพอขามสไลดทไมตองการแสดงใหเหนและอาจจะท าใหดไมเปนมออาชพ ดงนนการเชอมโยงสไลดดวย Hyperlink จงเขามามสวนส าคญมากขนในการเชอมโยงสไลดเขาดวยกน หากตองการขามหนาไปยงหนาสดทาย การท า Hyperlink ทขอความสามารถท าใหเราขามไปยงสไลดหนาสดทาย ดงนน Hyperlink สามารถเชอมโยงสไลดตางๆ ใหสมพนธกนได จงท าใหมความสะดวกรวดเรวและดเปนมออาชพมากยงขน
ขนตอนแรกเปดโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2013 จากนนเลอกขอความในสไลดตาง ๆ ท
ตองการท าการเชอมโยงไปยงหนาสไลดอนๆ 1. คลกกลองขอความทตองการจะท า (Hyperlink) จากนนคลกทตวอกษร
1
112
2. คลกขวาทกลองขอความและเลอก Hyperlink หรอคลกท Tab Insert ในกลมเครองมอ Links
จะมหนาตาง Edit Hyperlink ปรากฏขนมาใหตงคา โดยการตงคานนสามารถเลอกได 2 แบบ คอ Existing File or Web Page (เชอมโยงไปยงโปรแกรมอนๆ หรอหนาเวบไซต) และ Place in This Document (เชอมโยงไปยงสไสดอนๆ ภายในเอกสาร) Existing File or Web Page (รปซาย)หากเราตองการจะเชอมโยงขอความ ไปยงหนาเวบไซต ใหกรอกทอยเวบไซตเชน https://www.google.co.th ในชอง Address
1. หากเราตองการจะเชอมโยงขอความ ไปยงไฟลตางๆ เชน ไฟล วดโอ เพลง Word Excel หรอPowerPoint กท าไดเชนกน โดยเลอกจากทอยไฟลทอยบนเครองคอมพวเตอร ในสวนของ Current Folder
2. Place in This Document (รปขวา) หากเราตองการจะเชอมโยงขอความ ไปยงสไลดหนาอนๆ ในไฟลเดยวกน ใหคลกเลอกสไลดทตองการเชอมโยง Select place in this document
3. เมอตงคาการเชอมโยงเสรจสนแลวใหเราคลก OK และใหเราสงเกตขอความทมการเชอมโยง จะปรากฏขอความทขดเสนใตและสเปลยนไปจาก เดมสามารถทดสอบการเชอมโยงได โดยใหเปลยนเปนโหมด Slide Show หรอกด F5 โดยคลกทขอความทเราสรางการเชอมโยง จากนนสไลดจะถกเปลยนไปยงหนาทท าการเชอมโยงไว
2
1
2
3
113
การเชอมโยงการน าเสนอดวย Action Buttons หรอการเรยกไฟลขนมาแสดงบนหนาสไลดขณะท
ก าลงน าเสนออย ขนตอนการเรยกใชงาน Action Buttons ปดไฟลงาน Microsoft PowerPoint 2013 ทสรางเสรจแลว จากนนเลอกสไลดทตองการแทรก Action Buttons โดยการแทรก Action Buttons ลงบนสไลดนน ท าไดโดย
1. คลกท Ribbon Tab INSERT 2. คลกทเครองมอ Shapes ในกลมของ Illustrations 3. Action Buttons จะอยดานลางสดของเครองมอ Shapes หลงจากเจอปมแลวใหคลกเลอกปมท
ตองการจะแทรกลงบนสไลดงานน าเสนอ ในตวอยางจะเปนการสรางปมกลบหนาแรก (Home)
4. เมอเลอกปมแลว วาดปมลงบนหนาสไลดโดยกดคลกซายแลวลาก (Drag mouse) หลงจากวาดปม
ลงไปในสไลด จากนนจะปรากฏหนาตาง Action Settings ขนมาใหตงคาปม Action Buttons ทไดสราง
5. ท าการเลอก Hyperlink to : First Silde เพอเชอมโยงไป สไลดแรก และ คลก Ok
1 2
3
114
Tab Mouse Click เปนการตงคาการแสดงผลเมอมการคลกเมาส Tab Mouse Over เปนการตงคาการแสดงผลเมอวางเมาสลงบน Buttons None คอ ไมมการแสดงผล (ปม Action Buttons จะไมมการแสดงผลใดๆ) Hyperlink to คอ เชอมโยงถง (การเชอมโยงไปยง สไลดหนาตางๆ เวบไซตตางๆ หรอ PowerPoint ไฟลอนๆ) Run Program คอ เชอมโยงถงโปรแกรมทตองการเปด (เรยกเปดใชงานโปรแกรม เชน Word, Excel เปนตน) Play Sound คอ แทรกเสยงลงบนปมกด เมอมการคลกปม
4
115
1. การสไลดน าเสนอทงหมด 2. คลกปม Action Buttons โดยการกด F5 เพอเขาสหนาจอการน าเสนอ แลวทดลองคลก Action Buttons ทไดท าการสรางไว 3. จะเชอมโยงไปยง สไลดหนาทตงคาไวคอ First slide สไลด(แรก) 2.4 เทคนคการน าเสนองาน การใชมมมองของผน าเสนอ แบบ 2 จอส าหรบผบรรยายผฟง
การแสดงงาน Presentationเมอสรางงานน าเสนอเสรจแลวและตองการฉายสไลด โดยโปรแกรมจะแสดงลกเลนตาง ๆ ทเราก าหนดไวในสไลด ม 2 วธ ดงน วธท 1 1. คลกท Ribbon Tab SLIDE SHOW หรอกดทปม F5 โปรแกรมจะน าเสนอตงแตสไลด เรมตนหรอกดทปม Shift + F5 เพอฉายงานน าเสนอตงแตสไลดปจจบน วธท 2 2. คลกทแทบ Slide Show แลวคลกเลอกทปมค าสง - From Beginning : โปรแกรมจะน าเสนอตงแตสไลดเรมตน (หรอกดทปม F5) - From Current Slide : โปรแกรมจะน าเสนอตงแตสไลดปจจบน (หรอกดทปม Shift + F5)
1
2
116
หนาจอแสดงงาน Presentation โดยมมมองนจะมอยดวยกน 2 แบบ คอ -มมมองส าหรบผชม (Full Screen) เปนมมมองแบบเตมจอ ส าหรบฉายขนบนฉากรบใน
หองประชมหรอเชอมตอจอภาพท 2
-มมมองส าหรบผบรรยาย (Speaker View) เปนมมมองทใสรายละเอยดตาง ๆ ส าหรบผบรรยาย
1.คลกท Note 2. ใสขอความทตองการอานยอในการน าเสนอ
2 1
117
กดทปม F5 โปรแกรมจะน าเสนอตงแตสไลดเรมตนแบบเตมจอภาพและคลกขวากด Show Present view
เรมน าเสนอไดเลย ทจอโนตบคของผน าเสนอจะเปน Presenter view - สวนทจอโปรเจคเตอรจะเปน Slide show
118
ในมมมองของผน าเสนอ สามารถท าสงตอไปน
เมอตองการไปยงสไลดกอนหนาหรอสไลดถดไป ใหเลอก กอนหนา หรอ ถดไป
เมอตองการดสไลดทงหมดในงานน าเสนอ ใหเลอก ดสไลดทงหมด
เคลดลบ: รปขนาดยอของสไลดทงหมดในงานน าเสนอ (ดงแสดงดานลางน) ท าใหสามารถขามไปสไลดใดสไลด
หนงไดอยางงายดาย
เมอตองการดรายละเอยดในสไลดใหชดเจนยงขน ใหเลอก ขยายลงในสไลด แลวชเมาสไปยงจดทตองการด
119
เมอตองการชทสไลดหรอเขยนบนสไลดของระหวางทคณก าลงน าเสนองาน ใหเลอก เครองมอปากกาและตวช
เลเซอร
เมอตองการซอนหรอยกเลกการซอนสไลดปจจบนในงานน าเสนอใหเลอก ปดการแสดงสไลดใหเปนสด าหรอ
ยกเลกการปด
มมมองของผน าเสนอจะขยายตามเครองฉายภาพหรอจอภาพภายนอกโดยอตโนมต สามารถสลบจอภาพไดถา
ตองการ
เทคนคการควบคมการฉาย Presentation เชน การกระโดดขามบางสไลด
เมองานน าเสนอทไดสรางขนมาจ าเปนทจะตองน าไปน าเสนอในหลายสถานท หลายโอกาส หลายกลม
คน แตใชไฟลน าเสนอเดยวกน เพยงแตกลมไมไดใชทกสไลดทงหมดเหมอนกน เชน เมอน าเสนอใหคนกลม
ผบรหารอาจจะน าเสนอเพยงแคสไลดท 1 – 10 และ กลมแผนกการเงนใชสไลด 2 – 12 เปนตน เรากสามารถ
จดกลมสไลดทจะไปน าเสนอในแตละโอกาสดวย Custom Show ดงน
1. คลก Ribbon Tab Slide Show เลอกค าสง Custom Slide Show
2
1
120
2. เมอคลก Custom shows จะปรากฏหนาตางน 3. คลกปม New แลวตงชอในชอง Slide show name 4. เลอกสไลดทตองการจากดานซายมอ แลวคลกปม Add จากนนคลกปม OK
1.ถาตองการแกไขใหคลกปม Edit แตถาตองการลบทงใหคลกปม Remove 2. จากนนคลกปม Close
3
3
4
Add
4
1
2
121
1. เมอตองการใชงานใหคลก Ribbon Tab Slide show แลวเลอกค าสง Custom Slide Show 2. เลอกชอทตองการจะ Show
2.5 เทคนคพเศษ เทคนคการลดขนาดไฟลใหจวในพรบตา
ลดขนาดไฟล ให เล กลงด วย PowerPoint 2013 สามารถลดขนาดไฟลท ม ขนาดใหญขอ งPowerPoint เวอรชนเกาๆ ได รวมทงเวอรชน 2013 สามารถบบอดขนาดไฟลของรปภาพไดงายๆ เพยงแคใชค าสงพเศษทซอนอยในสวนของการบนทกไฟลงาน PowerPoint 2013 เนองจากโปรแกรมจะท าการลดขนาดคณภาพรปภาพทอยในเอกสารงานน าเสนอใหมขนาดเลกลงโดยรายละเอยดของรปภาพจะถกลดลงไปดวยเชนกน ดงนนจงเหมาะส าหรบงานน าเสนอทมรปภาพจ านวนมาก ท าใหไฟลมขนาดใหญ จงเปนปญหาส าหรบการสงไฟลผานอเมลทมกจะสงไมผาน เนองจากขนาดไฟลมขนาดทใหญและถกจ ากดวาหามสงเกนกวาขนาดทก าหนดไว และในหวขอนจะมาสาธตวธการบบอดไฟล PowerPoint ทมรปภาพจ านวนมาก ใหมขนาดไฟลทเลกลงกวาเดม ท าไดโดย
1. เปดไฟลงานน าเสนอใดๆ กไดทตองการลดขนาดไฟล จากนนคลกท Tab File คลกเลอกท Save As คลก Computer และคลกท Browse
1
1
2
122
2.คลกเลอก Tool และคลกท Compress Picture คอการบบอดรปภาพ
จะเหนวาไดวาในสวนของ Target output จะมใหเลอกอย 3 สวนดงน Print (220ppi) คอ เหมาะส าหรบงานพมพคณภาพสงหรอจอภาพรายละเอยดสง Screen (150ppi) คอ เหมาะส าหรบงานน าเสนอทอยบนหนาเวบเพจหรอเครองฉาย E-mail (96ppi) คอ เหมาะส าหรบงานทสงอเมลหรอการแชรขอมล (แนะน า) ใหผใชงานคลกเลอกหวขอ E–mail (96 ppi) Minimize document size for sharing ซงจะยอไฟลใหเปนขนาดไฟลทเลกทสดซงจะเหมาะส าหรบการลดขนาดไฟลในแบบทไมตองการรายละเอยดของรปสงมากนกและในขนตอนสดทายใหกด OK แลวตอดวยการบนทก Save ลงบนเครองคอมพวเตอรของเรา
2
123
การบนทกไฟลงานน าเสนอ ในรปแบบตางๆ เชน PDF , PowerPoint Show และไฟลรปภาพ เมอสรางงานน าเสนอขนมาแลว และถาตองการบนทกงานน าเสนอนนเกบไว สามารถท าไดหลาย
ลกษณะ ดงน วธการบนทกงานน าเสนอใหม ไฟลนามสกล .pptx 1.คลกแทบ File 2.คลกท Save หรอ Save As - Save คอ บนทกงานน าเสนอเปนชอเดม - Save As คอ บนทกงานน าเสนอเปนชอใหม 3. กรณทเลอก Save As ใหคลกท Computer (กรณตองการบนทกงานไวในเครองคอมพวเตอรท าการเลอกโฟลเดอรทตองการจดเกบไฟล) 4. คลกทปม Browse จะปรากฎหนาตาง เลอกจดเกบไฟลในต าแหนงทตองการเกบในชอง Save as typสามารถเลอกไฟลทเราตองการ save เพอน าไปใชใหเหมาะสมกบการใชงาน จากนนกดปม Save
วธการ Export ไฟลนามสกล .pdf 1.คลกแทบ File 2.คลกค าสง Export 3.คลกค าสง Create a PDF/XPS Document 4.เลอกต าแหนงจดเกบไฟล แลวกดปม Publish
124
วธการ Export เปนไฟล PowerPoint Show 1.คลกแทบ File 2.คลกค าสง Export 3.คลกค าสง Chang File Type 4.เลอกรปแบบการบนทกไฟล PowerPoint show (*.ppsx) 5.คลกเลอก Save as 6.เลอกต าแหนงจดเกบไฟล แลวคลก Save
วธการ Export เปนไฟลรปภาพ 1.คลกแทบ File 2.คลกค าสง Export 3.คลกค าสง Chang File Type 4.เลอกรปแบบการบนทกไฟลรปภาพท Image File Type มรปแบบไฟลภาพเปน PNG Portable Network Graphics หรอ JPEG File Interchange Format ซงกจะแตกตางกนตามความเหมาะสมการน าไปใชงาน - JPEG File Interchange Format เมอบนทกแลวรปภาพจะถกลดคณภาพลง สงผลใหขนาดไฟลเลก - PNG Portable Network Graphics จะเปนแบบ lossless คอ เมอบนทกแลวรปภาพจะคงคณภาพตามท
เหน และ สงผลใหขนาดไฟลใหญ
125
เมอคลกปม Save แลว จะปราฏหนาตางดงน
- All Slides ทกสไลดจะถกท าเปนไฟลรปภาพและสราง Folder พรอมจดเกบรปภาพทงหมดไว - Just This One สไลดทเลอกจะถกจดท าเปนไฟลรปภาพเพยงสไลดเดยว
การ Export ไฟลงานน าเสนอดวย Create a video และ Create handouts การ Export ไฟลงานน าเสนอดวย Create a video การสรางงานน าเสนอดวย PowerPoint 2013
การน าเสนอหรอพรเซนเทชน อาจมขอจ ากดบางอยางโดยเฉพาะการน าเสนอผานทางเวบไซต ซงไมสามารถน าเสนอแบบเตมรปแบบได อาจเกดจากขอจ ากดทางดานของโปรแกรมการน าเสนอ ผใชงานจงจ าเปนตองมการแปลงไฟลงานน าเสนอ ใหอยในรปแบบวดโอ เพอใหการน าเสนอสามารถน าเสนอไดหลากหลายรปแบบและไมจ าเปนตองเปนไฟล PowerPoint เสมอไป 1.คลกแทบ File 2.คลกค าสง Export 3.คลกค าสง Create a Video 4. มค าสงใหเลอกตงคาอย 3 แบบ - ตงคาขนาดของไฟลทเหมาะส าหรบงานน าเสนอ
126
- เลอกใชการบนทกขณะบรรยายหรอไม - การตงคาการเปลยนสไลดทกๆ กวนาท
5. เมอตงคาเสรจแลว ใหคลกค าสง Create Video 6. เลอกต าแหนงจดเกบไฟลวดโอ และเลอกไฟลนามสกล.wmv หลงจากบนทกเสรจแลวจะไดไฟลวดโอ ซง
สามารถเปดใชงานไดโปรแกรม Windows Media Player
การทดลองพมพงานน าเสนอในรปแบบตางๆ
การน าเสนองานดวย Create Handouts หลงจากไดเตรยมงานน าเสนอทเปนรปแบบสไลดเสรจเรยบรอยแลว ล าดบถดมาควรจดท าเอกสารประกอบการบรรยายเพอใหผชมไดรเนอหาภายในเอกสารประกอบค าบรรยายจะเปนรปแบบสไลดแผนเลกๆ ทมพนทวางดานขางใหผชมไดจดบนทกไดจดพมพ Handouts ดงน
1. คลกแทบ File 2. คลกค าสง Export 3. คลกค าสง Create Handouts 4. คลกปม Create Handouts เพอสรางคมอการน าเสนอใน Word
ตงคาขนาดของไฟลทเหมาะส าหรบงาน
ตงคาการเปลยนสไลด
ทกๆ หนวยเปนวนาท
เลอกใชการบนทกขณะ
บรรยายหรอไม
127
5. เลอกรปแบบการจดหนาไดถง 5 แบบ เมอเลอกรปแบบแลว ใหคลกเลอกค าสง Paste คลกปม OK และรอโปรแกรมประมวลผล เมอแกไขขอความ ลบสไลด ดวยโปรแกรม Word ขอมลใน PowerPoint จะถกปรบปรงโดยอตโนมต
หากไมตองการแกไขไฟลและปรบแตงไฟลเอกสารในโปรแกรม Word สามารถใชวธการสงพมพผานโปรแกรม PowerPoint 2013 ไดเลย แตอาจจะเกดชองวางระหวางสไลดมากกวาท าใหใชพนทกระดาษมากเกนไปเกดความสนเปลองได
บทท 3 Microsoft Excel 2013 Advance
โปรแกรม Microsoft Office Excel 2013 เปนโปรแกรมประเภท Spread sheet หรอตารางคานวณ
อเลกทรอนกส ซงออกแบบมาสาหรบบนทกวเคราะห และแสดงขอมลเกยวกบตวเลขไดอยางมประสทธภาพ ทงใน
รปแบบตาราง แผนภาพหรอรายงาน และแสดงภาพการนาเสนอขอมลตวเลขดวยกราฟแบบตางๆ ซงโปรแกรม
Microsoft Excel ยงมความสามารถในการจดรปแบบเอกสารไดสวยงาม และงายไมแพโปรแกรมอนๆ
3.1 งานพนฐานใน Microsoft Excel 2013
สวนประกอบของหนาจอโปรแกรม
เมอเขาสการทางานของ Excel แลวจะปรากฎหนาตางการทางานซงประกอบดวยสวนตาง ๆ ดงรป
129
- Quick Access Toolbar เปนแถบเครองมอใหเรยกใชงานไดอยางรวดเรว ผใชสามารถเพมปมคาสงทใชงาน
บอยๆ ไวในแถบเครองมอนได
- Title bar เปนสวนทแสดง ชอไฟลขอมลและชอโปรแกรม Microsoft Excel ทเปดใชงานขณะนน กรณทเปน
การเขาสโปรแกรมครงแรก และยงไมมการเปดโฟลเดอรขอมลใด ๆ โปรแกรมจะแสดงชอไฟลขอมลใหโดยเรมตน
จาก “Book 1" เปนตนไป
- Ribbon เปนทรวบรวมคาสงตางๆ ของเมนหรอทลบาร เพอใหผใชเลอกใชงานงายขน
- Name box ใชระบตาแหนงหรอชอเซลในขณะทคลกเลอกเซล
- Formula bar ใชในการแสดงสตรคานวณทางคณตศาสตรหรอสาหรบพมพขอความ ตวเลข
- Active cell สถานะของเซลปจจบนทกาลงทางานอย
- Work Sheet ปายชอ (Sheet) เปนชอของแผนงานทเลอกใชงานอยในขณะนน
- Work Space พนทใชงานของโปรแกรม เปนพนททใชสาหรบพมพขอความหรอกรอกตวเลขลงไปในแผนงาน
- Column แถวแนวตงของแผนงาน โดยมชอหวคอลมนเปนตวอกษร A,B,C… ไปจนถง XFD
- Row แถวแนวนอนของแผนงาน โดยมชอหวแถวเปนตวเลข 1,2,3… ไปจนถงแถวท 1,048,576
130
การใชงาน Quick Access Toolbar
เปนแถบเครองมอใหเรยกใชงานไดอยางรวดเรว ผใชสามารถเพมปมคาสงทใชงานบอยๆ ไวในแถบ
เครองมอน โดยสามารถกาหนดแถบเครองมอดวนเอง/Quick Access Toolbar ได มขนตอนดงน
1. คลกปมลกศรลงของ กาหนดแถบเครองมอดวนเอง / Quick Access Toolbar จะปรากฏคาสงให
เลอกใช
2. เลอกคาสงทตองการใชบอย เชน สราง/New, เปด/Open, แสดงตวอยางกอนพมพ/Print Preview,
พมพดวน/Quick Print, ฯลฯ
2
1
131
เพมคาสงไปใน Quick Access Toolbar
หากตองการเพมคาสงทเรยกใชงานบอยๆมาเกบไวท Quick Access Toolbar ซงวธการทาโดยการ
เลอกจากคาสงรวมทงหมด มขนตอนดงน
1. คลก Quick Access Toolbar แลวเลอก More Commands… (คาสงเพมเตม)
2. เลอกคาสงทตองการจะใหแสดงบน Quick Access Toolbar
3. กดปม Add เพมคาสงลงใน Quick Access Toolbar และสามารถทาการแกไขรายการคาสงท
เลอกไวได ดงน
Move Up เลอนคาสงขนทละ 1 ลาดบ
Move Down เลอนคาสงลงทละ 1 ลาดบ
ใชยกเลกคาสงทเลอกไวใหกลบไปใชคาเรมตน
ลบคาสงทเลอกไวออกจากรายการ
1
132
4. กดปม OK เพอจบการทางาน
การใช Paste Special ในรปแบบตางๆ
Paste Special เปนการวางขอมลทคดลอกมาในรปแบบพเศษ จะชวยใหเรากาหนดไดวา เราตองการวาง
ขอมลในลกษณะไหน เชน เอาเฉพาะคา หรอเฉพาะรปแเบบเซล สวนการ Paste แบบปกต จะเปนการวางขอมล
ทงสตรและรปแบบของขอมล ถาใชการวางแบบ Paste Special ทาใหรปแบบการวางยดหยนตอการใชงานมาก
ยงขน สามารถเลอกใชไดดงตอไปน
1. เมอ Copy ขอมล และจะวางขอมลแบบพเศษ กดปมลกศรดานลางของปม Paste
2. เลอก Paste Special
2
3
4
1
2
133
3. เลอกรปแบบการวาง Paste Special ตามทตองการ
4. กดปม OK
สวนท 1: Paste การวางขอมลทคดลอกมา
- All (ทงหมด) เปนการวางเนอหาและการจดรปแบบของเซลตนทางทคดลอกทงหมด
- Formulas (สตร) เปนการวางเฉพาะสตร
- Values (คา) เปนการวางเฉพาะคาของขอมลในเซลทคดลอก
- Formats (รปแบบ) เปนการวางเฉพาะการจดรปแบบเซลของขอมลทคดลอก เชน ส รปแบบตวอกษร,
เสนขอบ ฯลฯ
- Comments (ขอคดเหน) เปนการวางเฉพาะขอคดเหนทแนบมากบเซลทคดลอก
- Validation (การตรวจสอบความถกตอง) เปนการวางกฎการตรวจสอบความถกตองของขอมลในเซลท
คดลอก ไปยงพนทเซลใหม
- All using Source theme (วางชดรปแบบตามตนฉบบ) เปนการวางเนอหาเซลทงหมด
- All except borders (ทงหมดยกเวนเสนขอบ) เปนการวางเนอหาในเซลและการจดรปแบบทงหมด
ในเซลปลายทาง ยกเวนเสนขอบ
- Column widths (ความกวางคอลมน) เปนการวางความกวางของคอลมนหนงคอลมนหรอชวงของ
คอลมนหนงชวงลงในคอลมนหรอชวงของคอลมนอน
4
3
134
- Formulas and number formats (สตรและรปแบบตวเลข) เปนการวางเฉพาะสตรและตวเลอกการ
จดรปแบบตวเลขทงหมดจากเซลทคดลอกเทานน
- Values and number formats (คาและรปแบบตวเลข) เปนการวางเฉพาะคาและตวเลอกการ
จดรปแบบตวเลขทงหมดจากเซลทคดลอกเทานน
สวนท 2: Operation เปนคาสงเสรมใหดาเนนการทางคณตศาสตรระหวางเซลตนทางกบเซล
ปลายทาง
- None ไมมการดาเนนการใดๆ
- Add (บวก) ขอมลทคดลอกจะบวกกบขอมลในเซลปลายทาง
- Subtract (ลบ) ขอมลทคดลอกจะถกลบจากขอมลในเซลปลายทาง
- Multiply (คณ) ขอมลทคดลอกจะถกคณดวยกบขอมลในเซลปลายทาง
- Divide (หาร) ขอมลทคดลอกจะถกหารดวยขอมลในเซลปลายทาง
- Skip blanks (ขามเซลทวาง) ถาคดลอกชวงเซลตนทางทมบางเซลเปนคาวาง เมอใช Skip blanks
เซลวางนนจะไมทบขอมลเดมของเซลปลายทาง
- Transpose (สลบเปลยนแถวกบคอลมน) เปลยนคอลมนของขอมลทคดลอกเปนแถว และเปลยนแถว
เปนคอลมน
- Paste Link (วางการเชอมโยง) เชอมโยงขอมลเซลปลายทางไปยงขอมลตนทางทคดลอก
การเพมลายนา (Watermarks)
การแทรกลายนากเหมอนกบการแสดงความเปนเจาของในเอกสารนนๆ การใสลายนามทงลายนาแบบ
ขอความ หรอรปภาพ ในโปรแกรม Microsoft word กมเมนแทรกลายนาไดงายๆ แตถาเปน Excel ไมมเมน
แทรกลายนาปรากฏใหเหน แตสามารถดดแปลงเพอแทรกลายนาได การสรางลายนารปแบบขอความสามารถ
สรางในลกษณะกราฟกแบบกาหนดเองในรปแบบไฟลรปภาพมาตรฐาน เชน .PNG, .JPG หรอ .BMP การนาเขา
ลายนาลงในหวกระดาษเวรกชตของ Excel มวธดงตอไปน
135
1. คลกทแถบ Insert
2. คลกท Header & Footer (หวกระดาษและทายกระดาษ) Excel
3. ภายใต หวกระดาษ ใหคลกกลองตวเลอกหวกระดาษทดานซาย ตรงกลาง หรอดานขวา
4. คลก Picture เพอใสรปภาพทตองการทาเปนลายนา แลวเลอกรปภาพทตองการ
1
2
4
3
136
3.2 การใชงาน Work Sheet
การตงคาคณสมบตตางๆ (Format Cells)
การจดรปแบบเซลใน Excel ซงสามารถกาหนดชนดของ Format Cells ใหเปนตามแบบทเราตองการ
ดงวธตอไปน
1. คลกเมาทขวาทเซล ทตองการกาหนดรปแบบ
2. เลอก Format cells
3. เลอกรปแบบของเซลทตองการ
4. กดปม OK
2
3
4
137
Number คอ การกาหนดรปแบบตวเลข เชน เพมทศนยม, วนท
Alignment คอ การจดตาแหนงขอความในเซล เชน ชดซาย ชดขวา หมนขอความในเซล
Font คอ การจดการเกยวกบตวอกษร เชน แบบอกษร, ขนาด, สพน
Border คอ การกาหนดลกษณะเสนขอบ
Fill คอ การกาหนดลวดลายพนหลง และสพนหลง
Protection คอ การกาหนดใหรบหรอไมสามารถรบขอมลได และสามารถกาหนดไมใหแสดงเซล นน ๆ
กได แตจะมผลกตอเมอมการกาหนดวา sheet นน ๆ ถกคมครอง หรอ protect เอาไวแลว
การยกเลกรปแบบเซล
เมอไมตองการกาหนดรปแบบเซล สามารถทาไดดงน
1. ทแถบเมน Home กดไปท Clear
2. เลอก Clear Format
การสรางรายการ Drop Down
Drop down list เปนฟงนชนทอยในโปรแกรม Microsoft Office Excel รปแบบการทางานเปน รายการ
ตามทกาหนดไว หรอขนอยกบการตงคา เชน เลอก เพศ ชาย-หญง, คานาหนา นาย-นางสาว ซงคาเหลานเปนคา
มาตราฐานทเอกสารทเกยวของจะตองมโดยทไมตองพมพบอยๆ จะชวยใหงาย และสะดวกสาหรบผทตองกรอก
ขอมลในเอกสารของเรา หรอนาไปใชในแบบฟอรมอนๆ ตามทตองการ มวธดงตอไปน
1
1
2
138
1. สรางชดขอมลขนมา 1 ชด
2. จากนนคลกทเซลทใชใหเปนรายการ Drop down เราสามารถเลอกไดหลายๆ เซลกได
3. คลกทเมน Data
4. กดปม Data Validation เลอก Data Validation
5. เมอหนาตาง Data Validation เปดขนมาใหไปทแถบ Settings
6. จากนนในหวขอ Allow เลอก List จากรายการ
7. จากนนคลกทปมในหวขอ Source:
1
2
3
4
5
6 7
139
8. เลอกรายการชดขอมลใหเลอกในเซลทมขอมลรายการทจะใสใน Drop Down List
9. กดปม Source:
10. เสรจแลวกลบมากดปม OK
8
9
10
140
ผลลพธทได
การยกเลก Drop Down
1. คลกทเซล ทตองการลบ Drop Down
2. ไปทเมน Home
3. คลกทปม Clear เลอก Clear All
การซอนหรอแสดง Work Sheet
เวรกชตทเราเกบขอมลไว บางครงอาจจะมขอมลเกาทไมคอยไดใชงาน ซงสามารถซอนเวรกชตเอาไวได
เมอตองการใชงานจงจะสงใหแสดงออกมา หรออาจจะมขอมลสาคญไมอยากใหคนอนเหนกใชวธซอนเวรกชตได
เชนกน ดงวธตอไปน
1
2
3
141
1. คลกขวาท เวรกชตทจะซอน
2. เลอกคาสง Hide
การยกเลกการซอน เวรกชต
1. คลกขวาท เวรกชตใดๆ แลวเลอกคาสง Unhide
2. คลกเลอกชอปม เวรกชต
3. คลกปม OK
1
2
1
2
3
142
การ Lock ไมใหแกไขขอมลใน Sheet
ในการปองการไมใหทาการแก Sheet และการเพม Sheet ในไฟล Excel โดยเราสามารถทาการ Lock
Sheet ไดเพอไมใหทาการแกไข โดยจะ Lock sheet ไมใหทาการแกไขไฟล โดยไฟลเหลานนอาจจะเปนไฟล
Report ทางการเงน หรอ เอกสาร Report ทสงตรงใหผบรหาร มวธดงตอไปน
1. คลกขวาท Sheet ทตองการจะ Lock ไมใหทาการแกไข
2. เลอก Protect sheet
3. กรอก Password ในการ Protect sheet
4. เอา Select lock cells , select unlock cells ออก
5. กดปม OK
1
2
3
4
5
143
6. กรอก Password อกครงและทาการ Save ไฟล Excel
7. จากนนทาการปด และทาการเปดใหม ลองทาการแกไขด ของ sheet นนๆ จะไมสามารถทาการแกไข
ไฟลนนได
การทา UnProtect Sheet ไฟล Excel
1. คลกขวาทไฟล sheet ทเราตองการจะปลดลอค
2. เลอก Unprotect sheet
6
1
2
144
3. ทาการกรอก Password
4. กดปม OK จากนนคณกสามารถทาการแกไขไฟล Sheet นนๆไดเรยบรอย
การ Lock ไมใหเพม Sheet
1. เปดไฟล Excel ทตองการ lock ไปทเมน REVIEW
2. เลอก Protect Workbook
3. ทาการกรอก Password ทเราจะทาการ Lock
4. กดปม OK
3 4
1
2
4
3
145
5. กรอก Password ยนยนอกครง
6. กดปม OK
ภาพตรงทเพม Sheet หลงการ Protect workbook จะไมสามารถกดเพม Sheet ได
การ Unprotect Workbook
1. เลอก Protect Workbook
5
6
1
146
2. ใสรหสผานเพอการ Unprotect Workbook
3. กดปม OK
2
3
147
3.3 กราฟและการวเคราะหขอมล
การจดการกราฟและแผนภม
การนาเสนอขอมลดวยกราฟและแผนภม (Graph & Chart) ถกใชกนโดยทวไปในการนาเสนอขอมล
เนองจากเปนทางเลอกทดในการเปรยบเทยบขอมลตางๆ ไดอยางรวดเรว และทาความเขาใจไดงาย การ
นาเสนอขอมล ตองเลอกใช กราฟใหเหมาะสมกบขอมลทจะนาเสนอ ไมควรนาเสนอขอมลเดยวกนโดยใชกราฟ
หลายรปแบบผสมผสานกน
กราฟวงกลม (Pie Graph)
กราฟวงกลม จะนาเสนอเพอแสดงสดสวนของขอมลตางๆ ตอขอมลทงหมดทคดเปน 100% การนาเสนอ
ขอมลในรปแบบน จะตองมการปรบ หรอคานวณขอมลในแตละสวน โดยใหผลรวมของขอมลทงหมดคดเปน
100% และเทากบพนทวงกลม และทสาคญตองพจารณาดวยวาขอมลมไมมากจนเกนไป ไมควรมความ
แตกตางของจานวนตวเลขของขอมลนอยเกนไป จนไมสามารถแบงแยกความแตกตางดวยสายตา
กราฟแทง (Bar Graph)
กราฟแทง นยมใชกนมากในการเปรยบเทยบ โดยสามารถนาเสนอไดทงแนวตง และแนวนอน โดยกราฟแทง
แนวตงนยมนาไปใชในการเปรยบเทยบขอมลชนดเดยวกนทเวลาแตกตางกน สวนกราฟแทงแนวนอนมกใช
เปรยบเทยบขอมลตางชนดกนทเวลาเดยวกน
กราฟแทงเดยว
เปนรปแบบกราฟแทงทนยมใชกนอยางกวางขวาง การนาเสนอควรเรมจากกลมควบคมกอนเสมอ (กรณ
นาเสนอขอมลงานวจย) หรอคานอยทสดไปหาคามากทสด
กราฟแทงกลม
เปนการเปรยบเทยบขอมลระหวางกลม โดยมขอมลชนดเดยกน 2 – 3 ชนดกระจายในทกกลม
กราฟเสน (Line Graph)
รปแบบการนาเสนอทใชกนมากทาไดงาย และใชไดกบขอมลเกอบทกชนดใชในการเปรยบเทยบขอมลแบบงาย
ทสด จนถงขอมลทซบซอนทสด มกใชในการนาเสนอขอมลทตองการใหเหนแนวโนมของการเปลยนแปลงท
เกดขนในชวงเวลาหนงๆ มากกวาจะแสดงเพยงจานวนตวเลขทแทจรงเทานน
148
การสรางและจดการกราฟ
มวธดงตอไปน
1. สรางตารางขอมล ทตองการทาเปนกราฟ (Chart) แลวลากเมาสคลมตารางขอมลทตองการสราง
กราฟ
2. คลกทเมน Insert
3. คลกเลอก Recommended Charts เพอเลอกรปแบบกราฟทตองการ
4. กดปม OK
5. หลงจากเลอกรปแบบกราฟเสรจแลว กจะไดกราฟทเราตองการ หากตองการปรบแตงกราฟ
เพมเตม ใหคลกทกราฟ แลวเลอกแทป FORMAT
5
4
1
2 3
149
6. การเปลยนชอกราฟ คลกท Add Chart Element
7. เลอก Chart Title แลวทาการแกไขชอ
8. การตงชอแกน คลกท Add Chart Element
9. เลอก Axis Titles มใหเลอกทงแนวนอน และแนวตง แลวทาการแกไขชอแกน
8
9
6
7
6
150
10. การกาหนดคาอธบายแผนภม คลกท Add Chart Element
11. เลอก Legend แลวเลอกตาแหนงทตองการ
12. การกาหนดปายชอขอมล คลกท Add Chart Element
13. เลอก Data Labels เลอกตาแหนงตามตองการ ชวยใหงายในการดแทงแผนภม
10
11
12
13
151
14. การสรางตารางขอมล คลกท Add Chart Element
15. เลอก Data Table เพอเพมตารางขอมลใหแสดงในกราฟดวย
การคดลอกกราฟใน Excel ไปยงโปรแกรม Office อน
ถาตองการใชกราฟ Excel ทสรางไวในงานนาเสนอ PowerPoint เอกสาร Word หรอ
ขอความ Outlook เพยงแคคดลอกแผนภมใน Excel จากนนใชตวเลอกการวางทมในโปรแกรม Office อนๆ
เพอแทรกกราฟทคดลอกนน มวธดงตอไปน
1. ใหคลกกราฟทตองการคดลอกไปยงโปรแกรม Office อน แลวกด Ctrl+C หรอคลกขวาทกราฟ
เลอก copy
14
15
1
152
2. เปดโปรแกรม Office แลวคลกทตาแหนงทคณตองการวางกราฟนน
3. กด Ctrl+V เพอวาง หรอ กด Paste
4. เลอก Paste Special แลวเลอกการวางในรปแบบทตองการ
2
3
4
153
การวเคราะหขอมลดวย Pivot Table
Pivot Table เปนเครองมอบน Excel กรณมขอมลจานวนมากทอยในลกษณะตารางฐานขอมล มาจดเรยง
แบงกลม และวเคราะห เพอดผลสรปขอมลในรปแบบ และ มมมองตางๆ มวธดงตอไปน
1. คลกทเซลใดกไดในเขตขอมลทสรางขน
2. คลกทเมน Insert
3. คลกทปม PivotTable
4. เลอกเขตขอมลเอง ในกรณทไมไดทาตามขนตอนท 1
5. กดปม OK
1
2
3
4
5
1
154
1. พนทแสดงรายงาน
2. แทบเครองมอ
3. คลกเลอกแสดงกรอบชอฟลด
4. คลกเพอปดกรอบชอฟลด
5. รายชอฟลดจากขอมลตาราง
6. พนทวางฟลดจากขอมลในตาราง
1
2
3
4
5
6
155
การวางฟลดขอมล
เมอเรมสราง PivotTable ขนมาแลว โปรแกรมจะแสดงเพยงตาแหนงของรายงาน พรอมกบ
กรอกรายการฟลด เพอใหเลอกฟลดขอมลไปวางบนรายงานไดตามตองการ มวธดงตอไปน
1. คลกลากชอฟลด แลวนาชอฟลดไปวางในพนทของรายงานหรอคลกขวาบนชอฟลดแลวเลอก
เพมไปทพนทตางๆ
พนทบนรายงานของ PivotTable
- Report Filter (ตวกรองรายงาน) ใชสาหรบเลอกกรองขอมลใหแสดงทละรายการได
- Row Labels (ปายชอแถว) แสดงฟลดขอมลในแนวแถว
- Column Labels (ปายชอคอลมน) แสดงฟลดขอมลในแนวคอลมน
- ∑ Values (คา) แสดงฟลดทเปนคาของขอมลหรอทใชสาหรบคานวนคาขอมล
1
1
156
การยกเลกฟลดในรายงาน
มวธดงตอไปน
1. คลกลากชอฟลด
2. วางในกรอบดานบน
การกรองขอมลในรายงาน
การกรองขอมล สามารถคลกเลอกการกรองขอมลไดทกหวขอ การกรองขอมลจากฟลดใน
ตารางจะปรบเปลยนการแสดงผลขอมลในรายงานทนท ทาใหวเคราะหขอมลตางๆ ไดงาย โดยไมตองออกแบบ
หรอจดตารางขอมล มวธดงตอไปน
1
2
157
1. คลกเลอก
2. คลกเลอก ขอมลทจะกรอง หรอคลก ยกเลกขอมลทไมตองการ
1
2
158
การปรบปรงขอมล
ขอมลทนามาอางองในรายงานของ PivotTable อาจมแกไขหรอเปลยนแปลงได หากตองการ
ปรบปรงขอมลในรายงานใหตรงกบขอมลอางองกสงใหปรบปรงใหเปนปจจบน มวธดงตอไปน
1. แกไขขอมลเขตทสรางขน
2. เมอแกไขขอมลแลว กลบมาทหนารายงาน ของ PivotTable เลอกเมน ANALYZE
3. คลกเลอก Refresh
1
2
3
159
การยกเลกรายงาน PivotTable
การยกเลกการจดวางฟลดในรายงานของ PivotTable ทงหมด แลวกลบไปเรมตนเลอก
รายงานฟลดขอมลใหม มวธดงตอไปน
1. คลกเซลในรายงาน
2. เลอกเมน ANALYZE
3. คลกท Clear เลอก Clear All
1
3
2
160
การวเคราะหขอมลดวย PivotChart
นอกจากทาการวเคราะหเปนรายงานแลว สามารถแปลงขอมลในรายงานของ PivotTable เปน
กราฟแบบ PivotChart ซงจะปรบการแสดงผลไปตามขอมลในรายงานดวย มวธดงตอไปน
1. คลกในรายงาน
2. เลอกเมน ANALYZE
3. คลกปม PivotChart
4. เลอกชนดของกราฟทตองการ
5. กดปม OK
1
2
3
4
5
161
3.4 สตร การค านวณ และฟงกชน
การอางองเซลล
การท างานใน Excel นนผใชสามารถใชงานไดอยางอสระไมวาจะเกบขอมลหรอการค านวณ ประกอบ
กบ Excel มพนทการท างานขนาดใหญ และหลายๆ เวรกชตท าใหเกบขอมลไดหลากหลาย บางครง อาจไมได
เกบขอมลทงหมดไวในเวรกชตหรอสมดงานเดยวกน แตสามารถน ามาใชงานรวมกนไดไมวาจะดงมาแสดงหรอ
น ามาอางองในสตรค านวณ ซงจะมการอางองถงต าแหนงขอมลระหวางเวรกชตหรอเวรกบคได
การลงคภายในเวรกชต
การอางถงต าแหนงเซลใดภายในเวรกชตเดยวกนโดยปกตสามารถระบชอเซลนนไดเลย แตถา
ตองการลงคหรอดงขอมลของเซลนนมาในต าแหนงใหใสเครองหมาย = (เทากบ) ตามดวยต าแหนงเซลท
ตองการ มวธดงตอไปน
1. ใสเครองหมาย = (เทากบ) ในต าแหนงเซลทตองการใหแสดงผล
2. คลกเซลทตองการลงคหรอดงขอมล แลวกดปม Enter บนคยบอรด
3. ในเซลทตองการใหแสดงผลกจะมขอมลทลงคมา เมอสรางการอางองเซลแบบลงคไปแลว หาไป
แกไขขอมลในเซลตนฉบบ ขอมลในเซลทอางองไวกจะเปลยนตาม
1
2
3
162
ลงคระหวางเวรกชต
เซลทมการอางองแบบขามเวรกชตจะมลกษณะเหมอนการอางองแบบในเวรกชตเดยวกน คอ
ถาขอมลของเซลตนฉบบมการเปลยนแปลงเซลทอางองไวอกเวรกชตหนงกจะเปลยนตาม การอางองถง
ต าแหนงเซลระหวางเวรกชตคนละชอกนนนตองอางถงชอเวรกชตกอนคนดวยเครองหมาย ! (อศเจรย) ตาม
ดวยต าแหนงเซลทตองการ คอ <ชอเวรกชต>!<ชอเซล> หรอใชวธดงตอไปน
1. ใสเครองหมาย = (เทากบ) ในต าแหนงเซลทตองการใหแสดงผล
2. เลอกเวรกชตทตองการลงคขอมล
3. คลกเซลทตองการลงคหรอดงขอมล แลวกดปม Enter บนคยบอรด
1
2
3
163
4. ในเซลทตองการใหแสดงผลกจะมขอมลทลงคมาจากเวรกชตอน
ฟงกชนเกยวกบวนทและเวลา
ขอมลลกษณะของวนทสามารถน ามาใชงานไดหลากหลายรปแบบทงการแสดงผลทวไป
คนหาวนทหรอน ามาค านวณหาคาระหวางวนทกไดเชนเดยวกน ซงจะมฟงกชนเกยวกบวนทใหเลอกใชงาน
แสดงวนทและเวลาปจจบนจากเครอง
หากตองการดงวนทจากเครองมาแสดงในเซล สามารถเรยกใชฟงกชน =NOW() จะไดวนท
และเวลาเตมรปแบบ แตถาตองการเฉพาะวนทอยางเดยวใหใชฟงกชน =TODAY() และวนททไดจะอพเดทให
อตโนมตเมอเปดไฟลขนมาใชงานทกครง มวธดงตอไปน
4
164
1. เลอกเมน FORMULAS
2. คลกท Date & Time
3. เลอก NOW ถาตองการใหแสดงวนทและเวลาปจจบน หรอเลอก TODAY ถาตองใหแสดงเฉพาะ
วนทอยางเดยว
4. กดปม OK
1 2
3
4
165
ฟงกชนคนหาและอางอง
ฟงกชน VLOOKUP
ฟงกชนนจะใชส าหรบการคนหาขอมลแบบคอลมนแนวตง โดยเรมจากคอลมนซายสดของ
ตารางหรอฐานขอมล หากพบขอมลตามคาทสงไป กจะสงกลบคาในแถวเดยวกนจากคอลมนทระบไวในตาราง
สวนใหญนยมใชส าหรบดงขอมลทเกยวของกบคาทใสมาแสดง อาจจะเกบไวคนละเวรตชตหรอเวรกบคกได
โครงสรางของฟงกชน VLOOKUP VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,
range_lookup)
lookup_value = คาทเราจะใชคนหา
table_array = ชวงตารางฐานขอมล
col_index_num = หมายเลขคอลมนในตารางฐานขอมล
range_lookup = รปแบบคนหา (0 = false (คยทคนหาจะไดขอมลทตรงกนเทานน), 1 = true
(คยทคนหาสามารถเอาคาใกลเคยงได))
มวธดงตอไปน
1. สรางตารางทตองการใหขอมลมาแสดง หรอ ผลลพธทคนหา
166
2. พมพ รหสพนกงาน ทตองการคนหาทชอง I3 ทเซล
I4 พมพสตร =VLOOKUP(I$3,$A$3:$F$20,2,0)
3. Copy สตร จากเซล I4 มาทเซล I5:I7 โดยจะเปนขอมลเดยวกนทงหมด
4. แกไขสตรทเซล I5 โดยท าการแกไข
=VLOOKUP(I$3,$A$3:$F$20,2,0) เลข 2 เปนเลข 3 คอ =VLOOKUP(I$3,$A$3:$F$20,3,0)
ทเซล I6 แกไขเลข 2 เปนเลข 4
ทเซล I7 แกไขเลข 2 เปนเลข 5
2
3
4
167
ฟงกขอความและตวอกษร
ใชส าหรบจดการกบขอมลทงตวเลขและตวอกษรในลกษณะตางๆ
ฟงกชน BAHTTEXT
ใชส าหรบแปลงตวเลขใหเปนขอความทแสดงคาเงนบาท มวธดงตอไปน
รปแบบ BAHTTEXT(number)
number คอตวเลข หรอต าแหนงทมขอมลเปนตวเลข ซงโปรแกรมจะแปลงใหเปนขอความ
ในลกษณะจ านวนเงน
1. คลกเซลทตองการใสขอความตวอกษร
2. เลอก เมน FORMULAS
3. คลก Text เลอก BAHTTEXT
1
2
3
168
4. คลกเลอกตวเลขทตองการแปลงเปนตวอกษร
5. กดปม OK
การรวมขอความระหวางเซล
ในกรณทมการเกบขอมลแบบแยกเซลเอาไว เมอตองการน ามาอางองใชงานทเซลอนทตองการ
ใหแสดงผลอยในเซลเดยวกน ดงตวอยางตอไปน
1. เกบชอไวท เซล B2 และเกบ นามสกลไวทเซล C2
2. เมอตองการน าทงสองเซลมารวมกนพมพสตร =B2&C2 ในเซลทตองการใสขอมล หรอตองการใหม
ชองวางระหวางขอความพมพสตร =B2&" "&C2
4
5
1
2
169
3.5 เทคนคพเศษ
การบนทกเปนไฟล .pdf
การพมพไฟล PDF หรอเรยกวาเปนการ บนทก โดยแฟม PDF เปนรปแบบแฟมอเลกทรอนกสมการ
รกษาการจดรปแบเอกสารโดยไมมการเปลยนแปลง หากจะใชค าสงปรน ในการแปลงหรอบนทกเวรกบคของ
Excel ใหเปนไฟล PDF เครองตองตดตงโปรแกรม Adobe Acrobat (ตวเตมไมใช Reader ทอานไดอยาง
เดยว) เมอตดตงแลวขนตอนการพมพไฟล PDF มวธดงตอไปน
1. เปดไฟลทตองการบนทกเปนไฟล PDF คลกท FILE
2. กด Print
3. เลอก Printer เปน Adobe PDF
4. กดปม Print
1
2
3
4
170
5. ตงชอไฟล ทตองการบนทก
6. เลอกทจดเกบไฟล
7. กดปม Save
การบนทกเวรกบค ใน Excel 2013 ใหใชงานได Excel เวอรชนกอนหนา
การจดเกบขอมลทอยในเวรกบคเอาไวในรปแบบไฟลเพอน ากลบมาใชงานภายหลงนน ท าไดหลายวธ
ดงตอไปน
1. เปดไฟลทตองการบนทก คลกท FILE
5
6
7
1
171
2. เลอก Save หรอ Save As กรณตงชอไฟลใหม
3. คลกท Computer
4. กดปม Browse
5. คลกเลอกทจดเกบไฟล
6. ตงชอไฟล
7. Save as type เลอกเปน Excel 97-2003 Wookbook
8. คลกปม Save
2 3
4
5
6 7
8
172
การตงคาการพมพไฟล Excel
การพมพเวรกชต สามารถก าหนดขอบกระดาษหรอความกวางคอลมน มวธดงตอไปน
1. เปดไฟลทตองการบนทก คลกท FILE
2. เลอก Print
3. ตงคาการพมพ
4. ดตวอยางงาน
5. คลก Print เพอพมพ
1
2
3
4
5
173
การตงคาการพมพใหพอดหนากระดาษ
1. คลกท Custom Scaling
2. เลอก Fit Sheet on One Page
การตงคาการพมพใหพอดหนาปกต
1. คลกท Custom Scaling
2. เลอก No Scaling
1 2
1
2
174
การเลอกแนวกระดาษ
1. คลกท Page Setup
2. จะปรากฎหนาตาง Page Setup เลอกแทบ Page
3. เลอก Portrait กรณพมพเปนแนวตง หรอเลอก Landscape กรณพมพเปนแนวนอน
4. กด OK
การจดระยะขอบการพมพ
1. คลกท Page Setup
2. จะปรากฎหนาตาง Page Setup เลอกแทบ Margins
3. ก าหนดระยะขอบการพมพ
4. กด OK
1
3
4
2
1
2
3
4