Цели внедрения системы мониторинга проектов Повышение достоверности информации о ходе выполнения проектов

Повышение эффективности использования собственных ресурсов

Повышение качества выполнения планов проектов

Сокращение затрат на формирование отчетности по проектам и увеличение качества отчетов

Сокращение затрат на долгосрочное и краткосрочное планирование, расчет KPI

Создание единого хранилища данных портфеля проектов Компании, регулярно собирающего и накапливающего информацию по различным показателям проектов: календарный план-график, риски, расчётные показатели KPI и динамики по ним

Обеспечение возможности фиксации сведений по проектам на русском и английском языках одновременно

Архитектура решения

Комплексная система мониторинга проектов строится на базе следующей архитектуры

Microsoft

SharePoint

Microsoft SQL

Server

Microsoft Project

Server

Microsoft

Word

Собственные разработки

Объекты контроля и мониторинга

Контроль

проекта

Сводное резюме

по проектуУтвержденные

показатели проекта

Сведения проекта

прошлого

отчетного периода

Прогресс

выполненияТренды изменений,

KPI

Риски проекта

Контрольные

вопросы

Пользователи системы мониторинга

Руководитель проектного офиса

КоординаторыРуководитель

проектовСотрудники компании

• Проводят балансировку ресурсов

• Актуализируют проект и утверждают с координатором проектов

• Оценивают степень готовности отчетов, утверждают или отклоняют их

• Готовит еженедельный сводный отчет по всем проектам для Руководства компании

• Вводят фактические данные об исполнении по назначенным работам

Исполнители актуализируют

статус задач и отправляют

факт на согласование РП

РП готовит статус-отчет по

проекту, согласовывает его

с подрядчиком по E-mail

(формат DOC)

Подрядчик согласует с РП

сроки выполнения работ

РП формирует в Project Server отчет

на согласование с координатором

РП и координатор обсуждают

результаты проекта.

Координатор утверждает или

отклоняет отчет по проекту

Руководитель проектного

офиса формирует сводный

отчет по всем утвержденным

проектам и отправляет его в

всем заинтересованным

лицам (формат DOC)

Руководитель организации

просматривает сводный

отчет по проектамП

ро

цесс

раб

оты

Комплексный подход к аналитике

Расчет трендов и

отклонений в

сравнении с

предыдущим

периодом

Единая база рисков

по всем проектамВозможности ретроспективной аналитики.

Формирование

отчета по

проекту за

отчетный период

Единое хранилище

данных по всем

проектам за каждый

отчетный период

Оценка динамики

проекта

Возможность

консолидации

знаний и действий

по типовым

категориям рисков Просмотр историипо проектам

Просмотр сведений проекта за любой прошедший период

Сводный реестр отчетов проектовРеестр содержит список всех проектов с цветовым выделением и настроенными фильтрами утвержденных и не

утвержденных отчетов в рамках текущего отчетного периода.

В реестре отчетов возможен просмотр последней утвержденной и черновой версии отчета по проекту.

Из данного представления формируется сводный отчет Summary по всем утвержденным проектам.

Сведения о ходе выполнения проекта

Оперативный анализ изменений за неделюВ системе отчетности осуществляется план-фактный анализ утвержденных показателей базового плана и

оперативный анализ изменений относительно плана проекта в прошлом отчетном периоде.

В отчете содержатся расчётные поля, позволяющие комплексно оценить фактический статус выполнения работ.

Учет рисков по проектуКомплексная система мониторинга проектов осуществляет учет и мониторинг рисков. Для риска заполняются

атрибуты, назначается ответственный исполнитель и разрабатывается план действий по риску.

Все риски типизируются по категориям, что позволяет проводить комплексный анализ внутри портфеля проектов.

Контрольные вопросы по проектуВ рамках каждого отчетного периода руководитель проекта отвечает на опросник по статусу проекта с

фиксированным набором вопросов.

На основе выявленных проблем рассчитываются отклонения KPI по пяти индикаторам проекта.

Подготовка резюме по проектуКомментарии к контрольным вопросам сводятся в единое представление. Отклонения KPI могут быть

изменены в сторону понижения. Тренды отражают динамику KPI в сравнении с прошлым отчетным периодом.

Руководитель проекта резюмирует статус проекта в письменной форме на двух языках.

Экспорт бумажных копий отчетов Отчеты по проектам могут экспортироваться в

форматы Excel и Word.

Печать отчета и отправка по электронной

почте.

Использование в презентационных

материалах, на встречах по проекту и в

прочей отчетности

Рассылка отчета заинтересованным лицам

Автоматическая рассылка сформированной версии отчета

всем заинтересованным лицам, в том числе команде проекта.

Список рассылки настраивается отдельно для каждого проекта

Формирование сводного отчета по всем утвержденным проектам

Библиотека всех утвержденных версий отчетов

Хранение в едином месте всех

утвержденных версий отчетов в

формате Word или Excel.

Быстрый доступ к отчетам всем

заинтересованным пользователям

Автоматическое создание

файлов с утвержденной

версией отчета на русском

и английском языках

Основные преимущества системы

Автоматизация сбора и

хранения данныхСокращение времени

на коммуникацииАктуальность и полнота

проектных сведений

Четкий процесс

согласования и

утверждения

Унификация форм и

шаблонов отчетных

документов

Эффективность работы в системе

Сквозной процесс управления и

контроля проектов

Работа пользователей в системе с

учетом настраиваемых прав доступа

Сокращение времени на

коммуникации

Своевременная осведомленность об

актуальном статусе проекта

Возможность просмотра отчета в

любое время за любой период

Минимальная трудоемкость на

подготовку отчетов

База знаний по портфелю проектов

Процесс

формирования

еженедельного

отчета

60-65 %

Среднее время

формирования

отчета

1, 5 часа

Процесс

формирования

сводного

отчета

С 3 часов

До 10 мин

mailto:info@conteq.ru