Державне агентство

з питань електронного урядування України

Державне підприємство

«Державний центр інформаційних ресурсів України»

ІНСТРУКЦІЯ

по роботі з Системою електронної взаємодії органів виконавчої влади

(СЕВ ОВВ)

КИЇВ – 2017

ЗМІСТ

1. Авторизація в СЕВ ОВВ................................................................................... 3

2. Створення вихідного документу ..................................................................... 4

3. Відправка вихідного документу ...................................................................... 9

4. Отримання нового вхідного документа ........................................................ 13

5. Реєстрація вхідного документа ...................................................................... 13

6. Відхилення вхідного документа .................................................................... 15

7. Створення нового вихідного документа по зареєстрованому вхідному

документу ............................................................................................................... 16

8. Створення нового вихідного документа за діловим сценарієм «На

погодження» .......................................................................................................... 18

1. Авторизація в СЕВ ОВВ

Для авторизації в Системі необхідно:

1) На сторінці авторизації заповнити поля «Логін» та «Пароль». Адреса

сторінки: http://213.156.89.36:4434/csp/dir/LoginForm.csp

Облікові дані (Логін та Пароль) надаються користувачеві після його

реєстрації в Системі, відповідно до Заяви встановленого зразка.

2) Натиснути на кнопку «Увійти в систему» (Рис.1). Відбувається

авторизація користувача в Системі.

Рис. 1 Форма авторизації

1 – адреса сторінки, 2 – поля «Логін» та «Пароль», 3 – кнопка «Увійти в

систему»

2. Створення вихідного документу

Після успішної авторизації в Системі для оперування вихідними

повідомленнями на Головній сторінці необхідно натиснути кнопку «Вихідні»

(Рис. 2).

Рис. 2 Головна сторінка

1 – кнопка «Вихідні»

На сторінці «Вихідні» користувач має можливість створити новий

вихідний документ. Для цього необхідно обрати пункт меню «Нові» та

натиснути на кнопку «Створити» (Рис. 3).

Рис. 3 Початок створення нового вихідного документу

1 – пункт меню «Нові», 2 – кнопка «Створити»

На формі «Створення нового вихідного документу» (або РКК

документу) потрібно заповнити вкладки «Основні відомості», «Адресати» та

«Прикріплені файли».

На вкладці «Основні відомості» (Рис. 4) обов’язковими до

заповнення є наступні поля:

• «Реєстраційний №» – номер документу, що вводиться вручну та має

відповідати реєстраційному номеру вихідного документу організації.

• «Дата реєстрації» – дата, коли було зареєстровано вихідний документ.

У якості дати реєстрації за замовченням встановлюється поточна дата.

Також вона бути введена вручну або обрана з вбудованого календаря, який

викликається натиском на кнопку поруч з полем «Дата реєстрації».

Формат дати: «ДД.ММ.РРРР».

• «Вид документу». Користувач обирає необхідне значення із наданого

випадаючого списку:

Вихідний в сторонні організації,

Лист,

Лист-відповідь.

• «Призначення документу». Користувач обирає необхідне значення із

наданого випадаючого списку:

Інформування,

На погодження,

Для узагальнення,

До виконання.

За замовченням встановлено значення «Інформування».

• «Короткий зміст» документу.

• «Виконавець» – людина, яка підготувала документ до відправки.

Після заповнення основних відомостей необхідно перейти на вкладку

«Адресати» (Рис.5) та натиснути на кнопку «Додати адресата (множ)», або

обрати із створеного раніше списку розсилки.

Рис. 4 Основні відомості РКК вихідного документу

1 – вкладка «Основні відомості», 2 – Реєстраційний №, 3 – Дата реєстрації,

4 – Вид документу, 5 – Призначення документу, 6 – Короткий зміст,

7 – Виконавець документа

Рис. 5 Порожня вкладка «Адресати» (1),

2 – кнопка «Додати адресата (множ)», 3 – випадаюче меню зі Списками

адресатів

Після натиснення на кнопку «Додати адресата (множ)» відкриється

довідник адресатів.

Пошук можливий за всіма атрибутами вказаними у заголовку. (Рис. 6).

Рис. 6 Пошук організації на формі «Додавання адресата»

Далі потрібно обрати одного чи кілька адресатів з довідників за

допомогою позначки « » (Рис. 7) та натиснути кнопку «ОК».

Рис. 7 Вибір адресатів із довідника

1 – обрані адресати, 2 – кнопка «ОК»

Після того, як попередні вкладки заповнені, потрібно перейти на

вкладку «Прикріплені файли» (Рис. 8) та завантажити необхідні документи

до РКК. В область «Файли» завантажуються лише документи, на які

накладено ЕЦП. Детальніше про накладання ЕЦП можна дізнатися з

«Інструкції по роботі з програмним забезпеченням “CryptoAutograph”.

Підписання файлів».

Для завантаження файлів в РКК необхідно натиснути кнопку «Додати

файл». Після чого відкриється вікно «Картка завантаження файлу(їв)».

Рис. 8 Вкладка «Прикріплені файли» (1),

2 – область основного документа, на який накладається ЕЦП,

3 – кнопка «Додати файл», 4 – область додаткових матеріалів (без ЕЦП),

5 – кнопка «Зберегти»

У вікні «Картка завантаження файлу(їв)» (Рис.9) вибрати файл для

завантаження, натиснувши на кнопку «Виберіть файл», заповнити за

необхідністю поле «Опис» та натиснути на кнопку «Завантажити».

Рис. 9 Картка завантаження файлу(їв)

1 – кнопка «Виберіть файл», 2 – кнопка «Завантажити»

Після того, як всі файли було завантажено, зберігаємо вихідний

документ, натиснувши на кнопку «Зберегти». Тепер створений документ

можна редагувати, відправити чи вилучити (Рис. 10).

Рис. 10 Новий документ

1 – дії, які можна виконати над документом

3. Відправка вихідного документу

Для відправки вихідного повідомлення адресатам на сторінці «Нові»

потрібно натиснути на кнопку «Відправити» (Рис. 11). До відправки можливі

будь які дії над РКК (вкладення документів, додавання адресатів, видалення

самої РКК тощо).

Рис. 11 Відправка вихідного документу

Відкривається вікно «Підписання вихідного документа», в якому

необхідно натиснути на кнопку «Відправити» (Рис. 12).

Рис.12 Відправка вихідного документу

1 – кнопка «Відправити»

Після цього вихідний документ підписано та поставлено в чергу на

відправку. Документ відображається на сторінці «Підготовлені до відправки»

(Рис. 13).

Рис. 13 Повідомлення в черзі до відправки

РКК автоматично відправляється зі сторінки «Підготовлені до

відправки» переміщується на сторінку «Відправлені».

Для перегляду історії внесених змін потрібно обрати документ та

відкрити його на перегляд подвійним кліком.

На вкладці «Історія внесених змін» (Рис. 14) відображається історія

внесених змін в документ, а саме:

• Дата дії;

• Тип дії;

• Користувач;

• Додатковий опис.

Рис. 14 Історія внесених змін

Статус доставки документа відображається також і на вкладці

«Адресати» надісланого повідомлення (Рис. 15).

Рис. 15 Статус доставки документа на вкладці «Адресати»

Для перевірки статусу доставки документа при відправці на багатьох

адресатів існує два способи:

1) На вкладці «Адресати» (Рис. 16), де відображаються дати

завантаження на шину, надходження адресату, отримання та реєстрації чи

відхилення документу.

Рис. 16 Статус доставки документа на вкладці «Адресати» при відправці на

кількох адресатів

2) В разі необхідності отримання додаткових відомостей про вихідний

документ (наприклад, вхідний реєстраційний номер адресата чи причина

відхилення) потрібно перейти на вкладку «Історія внесених змін» (Рис. 17).

Рис. 17 Історія внесених змін при відправці на кількох адресатів

4. Отримання нового вхідного документа

Для перегляду вхідного документа потрібно перейти на сторінку

Системи «Вхідні» та обрати пункт меню «Надійшли». Обрати документ для

перегляду та підтвердити його отримання, натиснувши кнопку « » (Рис.

18).

Рис. 18 Отримання вхідного документу

Після підтвердження отримання РКК перейде до «Отриманих»

повідомлень. Відкрити можливо подвійним кліком лівої кнопки миші на

отриманій РКК. Відкриється вікно «Перегляд вхідного документа», в якому

відображається інформація про вхідний документ (Рис. 19).

Рис. 19 Перегляд вхідного документу

5. Реєстрація вхідного документа

Для реєстрації вхідного документа необхідно перейти на сторінку

«Вхідні» та обрати пункт меню «Отримані». Обрати документ, який потрібно

зареєструвати на натиснути на кнопку « » (Рис. 20).

Рис. 20 Початок реєстрації вхідного документу

1 – кнопка «Зареєструвати»

Після натиснення на кнопку «зареєструвати» з’явиться вікно «Перегляд

вхідного документа для реєстрації» (Рис. 21), де потрібно заповнити

обов’язкові поля «Реєстраційний номер» та «Дата реєстрації», а потім –

натиснути на кнопку «Зареєструвати».

Рис. 21 Реєстрація вхідного документу

1 – обов’язкові до заповнення поля, 2 – кнопка «Зареєструвати»

Зареєстрований документ відображається на сторінці «Зареєстровані».

6. Відхилення вхідного документа

Для відхилення вхідного документа необхідно перейти на сторінку

системи «Вхідні» та обрати пункт меню «Отримані». Обрати документ, який

потрібно відхилити та натиснути на кнопку « » (Рис. 22).

Рис. 22 Початок відхилення вхідного документу

1 – кнопка «Відхилити»

У вікні «Перегляд вхідного документа для відхилення» натиснути на

кнопку «Відхилити» (Рис. 23) та вказати причину відхилення (Рис. 24).

Рис. 23 Відхилення вхідного документу

1– кнопка «Відхилити»

Рис.24 Причина відхилення

Відхилений документ відображається на сторінці «Відхилені».

7. Створення нового вихідного документа по зареєстрованому вхідному

документу

Для створення нового вихідного документа по зареєстрованому

вхідному документу необхідно перейти на сторінку системи

«Вхідні/Зареєстровані» та обрати документ. Відкрити РКК обраного

документу подвійним кліком та натиснути на кнопку «Створити вихідний»

(Рис. 25).

Рис.25 Створення вихідного документа по зареєстрованому вхідному

документу

1 – кнопка «Створити вихідний»

У вікні «Створення нового вихідного документа» потрібно заповнити

обов’язкові поля (див. п.2) та натиснути на кнопку «Зберегти» (Рис.26).

Примітка. Поля «У відповідь на №» та «У відповідь на дату»

автоматично заповнюються значеннями з вхідного документа.

Рис.26 Створення вихідного документа по зареєстрованому вхідному

документу

* – обов'язкові до заповнення поля,

1 – поля зі відомостями вхідного документа, 2 – кнопка «Зберегти»

Створений файл відобразиться на сторінці «Вихідні/Нові».

При відкритті документа на перегляд, є можливість переглянути

зв’язаний документ за допомогою натиснення на кнопку «Перегляд

зв’язаного документа» (Рис. 27). Відобразиться інформація по зв’язаному

документу

Рис.27 Перегляд вихідного документа по зареєстрованому вхідному

документу

1 – кнопка «Перегляд зв’язаного документа»

8. Створення нового вихідного документа за діловим сценарієм «На

погодження»

Для створення нового вихідного документу за діловим сценарієм «На

погодження» на вкладці «Основні відомості» форми «Створення нового

вихідного документу» потрібно змінити призначення документу з

«Інформування» на «На погодження» і заповнити решту обов’язкових полів

(Рис. 28).

Рис.28 Початок створення вихідного документу за ДС «На погодження»

1 – призначення документу «На погодження»

Після заповнення вкладки «Основні відомості», на вкладці «Адресати»

потрібно додати адресата(-ів) та вказати термін виконання у відповідному

полі (Рис. 29).

Рис.29 Заповнення вкладки «Адресати» за ДС «На погодження»

1 – термін виконання для всіх адресатів

Після того, як попередні вкладки заповнені, потрібно перейти на

вкладку «Прикріплені файли», завантажити необхідні документи до РКК та

відправити РКК, як показано в п.2 даної Інструкції.