Сортировка и фильтрация...

Microsoft Office для Mac 2011: Сортировка и фильтрация списков 1

Сортировка и фильтрация списков Приложение Excel — замечательное средство для работы с числами, однако с

его помощью также можно создавать списки и управлять ими. Списки позволяют

отслеживать что угодно: от адресов электронной почты до складских запасов,

однако по-настоящему полезными они могут стать лишь в том случае, если в

них удается быстро найти нужную информацию. Именно этому посвящен

данный учебный материал.

Подготовка ............................................................................................................................................................ 1

1. Подготовка листа .............................................................................................................................................. 2

2. Сортировка данных в списке ............................................................................................................................ 3

3. Сортировка по нескольким столбцам одновременно ...................................................................................... 5

4. Фильтрация списка ........................................................................................................................................... 8

5. Фильтрация по пользовательскому условию ................................................................................................. 11

6. Сброс фильтров ............................................................................................................................................. 14

Краткий справочник ............................................................................................................................................ 17

Подготовка

Содержание курса

После прохождения этого учебника вы сможете:

упорядочить данные на листе в виде списка;

быстро отсортировать список по алфавиту или по числовым значениям;

применить фильтр к списку для отбора определенных элементов;

сортировать и фильтровать список по нескольким условиям;

сбрасывать и удалять фильтры, примененные к списку.

Требования:

Excel 2011 для Mac;

основные навыки работы с Excel, в том числе навыки открытия книг и выделения ячеек, столбцов и

строк.

Совет Если вы раньше не использовали Excel, сначала пройдите учебник

Учебный материал: основы Excel.

Файл практических заданий

Уроки следует проходить в заданном порядке. Загрузите этот файл практических заданий и используйте его

при прохождении учебника.

SortFilterLists.xlsx (92 КБ)

Ориентировочное время прохождения: 20 минут

http://mac2.microsoft.com/help/office/14/ru-ru/excel/item/301ec775-d4b3-452d-85af-55df53ff6db8

http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=199622

http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=199622


1. Подготовка листа

В приложении Excel список может содержать один или несколько столбцов данных. Чтобы можно было

управлять ими как списком, нужно сначала правильно организовать данные на листе. В частности, данные

должны быть упорядочены в именованных столбцах, а присутствие пустых строк или столбцов не

допускается.

Попробуйте упорядочить данные на учебном листе таким образом, чтобы с ними было удобно работать как

со списком.

Откройте файл практических заданий, ссылка на который расположена в начале этого учебника.

Удерживая нажатой клавишу CONTROL, щелкните заголовок строки 7 (или щелкните его правой кнопкой

мыши) и выберите команду Удалить.

Удерживая нажатой клавишу CONTROL, щелкните заголовок столбца B (или щелкните его правой

кнопкой мыши) и выберите команду Удалить.


Щелкните ячейку C1, введите слово Дата (оно будет служить названием) и нажмите клавишу RETURN.

Теперь у всех столбцов есть названия, а пустые строки и столбцы отсутствуют.

Советы

Чтобы названия столбцов оставались видны при прокручивании длинного списка, можно закрепить

строку, которая их содержит. Щелкните на учебном листе любую часть строки 2 (например, ячейку

A2) и выберите в меню Окно команду Закрепить области. Чтобы снять закрепление строки,

выберите в меню Окно команду Снять закрепление областей.

Прежде чем идти дальше

Убедитесь, что вы можете выполнять следующие действия:

подготовьте лист к тому, чтобы работать с ним как со списком, добавив названия столбцов и удалив

пустые строки и столбцы.

2. Сортировка данных в списке

Один из способов упорядочения данных в списке — их сортировка по алфавиту или по числовым значениям.

Например, можно упорядочить все сделки по дате.

Попробуйте отсортировать сделки в списке по дате так, чтобы более новые записи оказались в его верхней

части.

Щелкните любую ячейку в столбце C, содержащую данные (например, C2).


На вкладке Данные в разделе Сортировка и фильтр щелкните стрелку рядом с командой Сортировка

и выберите вариант По убыванию.

Теперь список отсортирован по дате, причем последние сделки отображаются в его верхней части.

Кроме того, все связанные данные в других столбцах упорядочены в соответствии с порядком данных в

отсортированном столбце.

Примечание Если данные содержат названия столбцов (например, "Местоположение", "Дата",

"Товар"), названия не участвуют в сортировке.


Советы

Чтобы можно было просмотреть список в исходном виде, сохраните исходный порядок сортировки в

одном из его столбцов (например, в столбце с номерами сделок; в нашем учебном файле это

столбец "Транзакция"). Теперь достаточно выполнить сортировку по этому столбцу.

Сортировать можно столбцы, но не строки.

Невозможно отсортировать данные в столбце, содержащем объединенные ячейки. Чтобы отменить

объединение ячеек, выделите ячейки, которые содержат объединенные данные, а затем на вкладке

Главная в разделе Выравнивание щелкните стрелку рядом с командой Объединить и выберите

пункт Отменить объединение ячеек.

При сортировке столбца ячеек, которые содержат текстовые, а не числовые данные, эти данные

упорядочиваются в алфавитном порядке.



отсортируйте список, содержащий числовые или текстовые данные.

3. Сортировка по нескольким столбцам одновременно

В последнем упражнении список сделок был отсортирован по дате от более новых к более старым. Однако

иногда необходимо выполнить сортировку результатов еще по одному условию. Например, можно

отсортировать сделки сначала по дате, а затем по цене от более высокой к более низкой.

Попробуйте отсортировать список по дополнительному условию.

Щелкните стрелку рядом с кнопкой Сортировка и выберите вариант Пользовательская сортировка.


Обратите внимание на то, что в диалоговом окне Сортировка уже указано одно условие сортировки

(например, "Сортировать по: Дата"), выбранное в предыдущем упражнении.

Чтобы добавить еще одно условие, нажмите кнопку +.

Щелкните пустую область справа от надписи Затем по и выберите вариант Оптовая цена.


Во всплывающем меню Порядок выберите вариант По убыванию и нажмите кнопку ОК.

Совет Чтобы изменить порядок условий сортировки, щелкните условие Сортировать по или

Затем по и перетащите его в нужное место.

Теперь список отсортирован по дате (от более новых записей к более старым), а для каждой из дат —

по оптовой цене (по убыванию).



отсортируйте список по нескольким условиям.


4. Фильтрация списка

Фильтрация — это еще один способ просмотра данных в списке. В то время как в результате сортировки все

элементы располагаются в алфавитном порядке или в соответствии с числовыми значениями, фильтрация

позволяет отобразить только те элементы, которые отвечают определенному условию. Например, можно

просмотреть только те сделки, которые были совершены в определенный день.

Попробуйте выполнить фильтрацию списка таким образом, чтобы в нем отображались только сделки,

совершенные 5 мая.

Щелкните любую ячейку списка, содержащую данные (например, A2).

На вкладке Данные в разделе Сортировка и фильтр выберите команду Фильтр.

Обратите внимание на стрелку фильтра, которая отображается в каждой из ячеек с названиями

столбцов.

Щелкните стрелку фильтра в столбце Дата.


На панели "Фильтр" снимите флажок Выделить все.


Щелкните стрелку перед словом мая, установите флажок для значения 05 и нажмите кнопку X, чтобы

закрыть панель "Фильтр".

Теперь список отфильтрован таким образом, что в нем отображаются только сделки, совершенные

5 мая, а номера строк, соответствующих условию фильтрации, выделены синим цветом.


Советы

В столбцах, к которым применен фильтр, отображается значок фильтра .

Чтобы переместить панель "Фильтр" в другое место листа, перетащите панель инструментов.



отфильтруйте список по нескольким условиям.

5. Фильтрация по пользовательскому условию

Список можно отфильтровать сразу по нескольким столбцам, а также по пользовательским условиям.

Например, из элементов, соответствующих определенной дате, можно выбрать только те сделки, цена

которых находится в заданном диапазоне.

Попробуйте отфильтровать список таким образом, чтобы в нем отображались сделки за 5 мая в Московской

и Самарской областях, сумма которых находится в пределах от 5000 до 20 000 рублей.

Щелкните стрелку фильтра для столбца Местоположение.


Снимите флажок для значения Ленинградская область и нажмите кнопку X, чтобы закрыть панель

фильтра.

Щелкните стрелку фильтра для столбца Итого продаж.


Во всплывающем меню Выберите выберите пункт Между.

Введите в поля значения 5000 и 20 000, как показано ниже, и нажмите кнопку X, чтобы закрыть панель

фильтра.


Теперь в списке отображаются только сделки за 5 мая в Московской и Самарской областях, сумма

которых находится в пределах от 5000 до 20 000.



отфильтруйте список по пользовательскому условию.

6. Сброс фильтров

После фильтрации списка таким образом, чтобы в нем отображались нужные сведения, можно сбросить

фильтры и снова отобразить скрытые строки. Фильтры можно сбрасывать как по одному, так и все

одновременно.

Сначала выполните сброс фильтра для отдельного столбца, а затем — для всего списка.

Щелкните стрелку фильтра для столбца Итого продаж.


На панели "Фильтр" нажмите кнопку Очистить фильтр, а затем — кнопку X, чтобы закрыть панель

фильтра.

Теперь данные больше не отфильтрованы по столбцу Итого продаж, а в его названии не отображается

значок фильтра.

Чтобы сбросить фильтры для всего списка, выберите на вкладке Данные команду Очистить фильтры.

Примечание Если команда Очистить фильтры недоступна, это означает, что все фильтры уже

сброшены.


Теперь в названиях столбцов нет значков фильтра, а номера строк не выделены синим цветом, что

означает, что к списку не применено ни одного фильтра.

Советы

Чтобы отключить фильтрацию для всего листа, на вкладке Данные в разделе Сортировка и

фильтр нажмите кнопку Фильтр.



сбросьте фильтр, примененный к одному столбцу, и все фильтры на листе.


Краткий справочник

Чтобы Выполните следующие действия

Удалить пустую строку или

столбец

Удерживая нажатой клавишу CONTROL, щелкните заголовок столбца или

строки (например, A или 1) и выберите команду Удалить. Кроме того, можно

щелкнуть заголовок столбца или строки правой кнопкой мыши и выбрать

команду Удалить.

Отображать названия

столбцов в видимой

области при прокрутке

Щелкните любое место строки под той строкой, которая должна оставаться

видимой. Затем на вкладке Окно выберите команду Закрепить области.

Чтобы снять закрепление строки, на вкладке Окно выберите команду Снять

закрепление областей.

Выполнить сортировку

столбца

Щелкните любую ячейку столбца. На вкладке Данные в разделе Сортировка

и фильтр щелкните стрелку Сортировка и выберите подходящий вариант.

Восстановить исходный

порядок элементов в

списке

Включите в список столбец, отражающий исходный порядок элементов

(например, столбец "Транзакция"). Для восстановления исходного порядка

отсортируйте список по этому столбцу.

Выполнить сортировку по

нескольким столбцам

одновременно

На вкладке Данные в разделе Сортировка и фильтр щелкните стрелку

Сортировка и выберите вариант Пользовательская сортировка. Затем

добавьте условия сортировки.

Включить фильтрацию На вкладке Данные в разделе Сортировка и фильтр выберите команду

Фильтр.

Отобразить панель

"Фильтр"

Щелкните стрелку фильтра в названии того столбца, к которому требуется

применить фильтр.

Очистить фильтр для

одного столбца

Щелкните стрелку фильтра в названии соответствующего столбца и выберите

команду Очистить фильтр.

Очистить все фильтры в

списке

Откройте вкладку Данные и выберите команду Очистить фильтры.

Другие советы

При сортировке все элементы списка располагаются в алфавитном порядке или в соответствии с

числовыми значениями. При фильтрации отображаются только те элементы, которые отвечают

определенному условию.

Прежде чем применять к списку сортировку или фильтрацию, необходимо удалить из него все

пустые столбцы и строки и задать описательное имя (например, "Местоположение", "Дата", "Товар")

в качестве названия для каждого из столбцов.

Значок фильтра в названии столбца говорит о том, что к данному столбцу применен фильтр. Кроме

того, заголовки строк, которые отвечают заданным критериям (например, 1, 2, 3), выделяются

синим цветом.

Сортировать можно столбцы, но не строки.

Дополнительные параметры сортировки и фильтрации доступны в меню Данные (например,

Данные > Очистить фильтры).

Сортировка и фильтрация...

Documents