ระบบ sap > mm > po - si.mahidol.ac.th mm pr po.pdf · 4/18/2016 1 22...
TRANSCRIPT
4/18/2016
1
22 เมษายน 2559
ระบบ SAP > MM > PO
ระบบ SAP ส าหรบการจดหาพสด
Transaction Code (T-code)
Create PR / Change / Display
ZMM_E3 / ZMM_F1
Create PO / Change / Display
MIGO
4/18/2016
2
• SAP (Systems, Applications and Products in Data Processing)
คอ โปรแกรมทชวยจดการสายงานทกสายงานของธรกจใหสามารถเขาถงขอมล ไดอยางรวดเรว และไดขอมลทถกตองแมนย า สามารถน าไปใชประกอบการด าเนนกจกรรมของธรกจได และผบรหารสามารถเรยกดขอมลและตรวจสอบขอมลสถานะของบรษทได
• MM Material Management หรอโมดลทางดานการจดการวตถดบ เปนระบบงานทครอบคลม ดานการบรหารจดการกระบวนการจดหาพสด และการบรหารสนคาคงคลง
ระบบ SAP ส าหรบการจดหาพสด
• Purchase Requisition (PR) คอ เอกสารขอซอ/จาง ทภาควชา/หนวยงาน มความประสงคตองการใชพสดและตองจดหาพสดตามขอบงคบฯ สงไปด าเนนการท หนวยจดหาพสด งานจดหาพสดและบรหารสญญา ฝายทรพยสนและพสด
PR จะประกอบดวยรายละเอยดของขอมลตางๆ เชน ผมความตองการพสด, วธการจดหาพสด, จ านวนของพสดหรอ งานจาง/บรการ ทตองการ, วนทตองการ, วงเงน, ปงบประมาณ เปนตน
ระบบ SAP ส าหรบการจดหาพสด
4/18/2016
3
• ZMM_E3 (Customized Programs)
โปรแกรมการสบราคา กรณการจดหาพสดโดยวธตกลงราคา วงเงนไมเกน 100,000.00 บาท ในระบบ SAP ไดมหลกเกณฑตามขอบงคบฯ ก าหนดใหมการสบราคากบผรบจดหา ไมนอยกวา 3 ราย
• ZMM_F1 (Customized Programs)
โปรแกรมพมพบนทกขอซอ/จาง (PR)
• MIGO – Create Goods Receipt (GR) การตรวจรบพสด
ระบบ SAP ส าหรบการจดหาพสด
• Purchase Order (PO) คอ ใบสงซอ/จาง เพอใหไดมาในการจดหาพสด การออกใบ PO นนผจดหาพสดจะเปนฝายออกใหกบผขาย/ผรบจาง เพอใหทราบถงรายการสนคาหรอการจาง/บรการ ทตองการจดซอ/จาง ซงกอนออกใบ PO นน จะตองมการออกใบ PR และไดรบการอนมตในเอกสาร และ Release PR ในระบบ SAP เรยบรอยแลว
ระบบ SAP ส าหรบการจดหาพสด
4/18/2016
4
• Purchase Order (PO) การ Create PO มการด าเนนการ ดงน - PO (ใบสงซอ/จาง) โดยวธตกลงราคาทด าเนนการโดย งานจดหาพสดและบรหารสญญา ฝายทรพยสนและพสด - PO (ซ.เรงดวน/จ.เรงดวน) ด าเนนการโดยภาควชา/ หนวยงาน - PO (ใบสงซอ อางสญญาจะซอจะขายฯ ด าเนนการโดย ภาควชา/หนวยงาน - PO (ใบสง อางสญญาฯ ผกพน>3ส. กรณซอ/จาง ใช เงนผกพนขามปงบประมาณ ด าเนนการโดยภาควชา/ หนวยงาน
ระบบ SAP ส าหรบการจดหาพสด
New PR
Approved PR
PO
Delete PR
Cancel PO
Status = Waiting
Status = Delete Status = approved
Status = Cancel
Goods Receipt (GR)
Invoice Receipt (IR)
Good receive
Payment
4/18/2016
5
Transaction Code (T-code)
การเขาใชงานโปรแกรม SAP > MM พมพ T-code ในชอง
command
Transaction Code (T-code)
4/18/2016
6
• MM03 = Display Material
• ME51N = Create PR
• ME52N = Change PR
• ME53N = Display PR
• ZMM_F1 = โปรแกรมพมพ PR
• ZMM_E3 = โปรแกรมสบราคา
• ME21N = Create PO
เฉพาะ Doc.type 1319, 1329,
1381, 1390 เทานน
Transaction Code (T-code)
• ME22N = Change PO
• ME23N = Display PO
• ME5A = List Display of PR
• ME33K = Display Contract Company Code • S1 = S001 คณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล
• S2 = S002 งานประกนสงคม
• S3 = S003 งานบรการสขภาพปฐมภมศรราช
• S4 = S004 งานคลนกพเศษนอกราชการ
Transaction Code (T-code)
4/18/2016
7
Create PR/Change/display
ในระบบ SAP กอนท าการบนทกขอมล PR สงทตองเตรยมใหพรอม เพอความสะดวก รวดเรว ถกตอง ครบถวน 1. Search ขอมล Vendor มอยในระบบฯ หรอไม กรณทไมม 1.1 กรอกขอมลในแบบฟอรมใบค าขอสรางและเปลยนแปลง
ทะเบยนเจาหน ตองม E-mail (Download แบบฟอรมไดใน web site ฝายทรพยสนและพสด)
1.2 เอกสารประกอบ ส าเนาหนงสอ ภพ.20, ส าเนาหนาแรกหนงสอรบรองฯ หรอส าเนาใบทะเบยนพาณชย, ส าเนาหนา Book Bank
PR > Create/Change/Display
4/18/2016
8
2. กรณซอ/ซอเขาคลง Search ขอมล Material
กรณไมมรหส Material
2.1 กรอกแบบฟอรมการขอสรางวสดหลก (Download
แบบฟอรมไดใน web site ฝายทรพยสนและพสด)
3. เตรยมเลขทหนงสอออกส าหรบบนทกใน PR ของภาควชา/
หนวยงาน ลงวนทปจจบน
PR > Create/Change/Display
PR > Create/Change/Display
KEY ใน Command field
ME51N = Create ME52N = Change ME53N = Display
4/18/2016
9
ซ. = ซอ จ. = จาง จซ. = จะซอจะขายฯ แลก = การแลกเปลยน
Doc. type
A = ครภณฑ K = คาใชจาย R = ซอมแซม, บ ารงรกษา Blank = คาวาง เปนการซอ เขาคลง
ซอหรอจางท าครภณฑตองเลอก Material
4/18/2016
10
Quantity จ ำนวนทซอ/จำง
•การซอ เลอกรหส Material ระบบจะแสดง Short text และ Unit อตโนมต •การจาง ตองพมพใน Short text
และรหสหนวยนบ (Unit)
Valuation Price
ราคาตอหนวยรวมภาษ
Delivery Date
ประมาณการวนทตองการใชพสด
Material Group
ประเภทพสด
4/18/2016
11
Plant
1100 = พสดทวไป 1200 = วสดการรกษาพยาบาล
Storage Location
คลงพสดของภาควชา/หนวยงาน บนทกเมอมการจดหาวสดเขาคลง
Purchasing Group
ใสคา 000
Requisitioner = Cost center
ของภาควชา/หนวยงาน
Tracking No. ปงบประมาณ ทด าเนนการบนทกเปน พ.ศ
4/18/2016
12
Purchasing Organization
บนทก P001 Fixed Vendor ผรบจดหา บนทกเฉพาะวธตกลงราคา และวธพเศษ
Tab Text มขอมลทจะตองบนทก ดงน 1. เลขทรายงานขอซอ/จาง 2. ขออนมตจดหา (เรอง) 3. เหตผลและความจ าเปน 4. ก าหนดเวลางานแลวเสรจ 5. ผท าหนงสอ 6. หมายเลขตดตอผท าหนงสอ
1. กรณจดหาฯ วงเงนไมเกน 100,000.00 บาท ตองท าการ สบราคา (ZMM_E3)
2. กรณจดหาฯ จากรายเดยว ตองบนทกเหตผลจดหาจาก รายเดยวทก line item
4/18/2016
13
3. กรณจางซอม (R) ใหบนทกรายละเอยดขอมลงานจาง ใน Tab Text ดงน
รหสครภณฑ
เลขทหนงสอทขออนมตในหลกการ
หนงสอลงวนท
รายละเอยดตาม Invoice
Tab Account Assignment
บนทกขอมล -G/L Account -Earmarked Funds -Line No.
กดปม Enter ระบบจะแสดงขอมล 4 fields อตโนมต
4/18/2016
14
กดปม Check จะปรากฏ Tab Release strategy
กดปม Save
บนทกขอมลคณะกรรมการตรวจรบพสด หรอ คณะกรรมการชดอน ๆ ตามวธการจดหา ดงน - ชอ-สกล เลอกจาก SAP ID
- แตงตงโดยต าแหนงบรหาร Key text
ใน column ต าแหนง * กรรมการแตละชด หามซ า *
บนทกเรยบรอยกดปม SAVE
4/18/2016
15
ระบบฯ จะแสดงเลขรหส PR ขนตนดวย 11XXXXXXXX
Change PR (ME52N)
1 หรอ 2
4/18/2016
16
Change PR (ME52N)
Click ปม Other Purchase requisition
บนทกเลขรหส PR ทจะแกไข กดปม Other document
Change PR (ME52N)
เลอกรายการทจะยกเลก/แกไข click ป ม (delete)
4/18/2016
17
Change PR (ME52N)
กดป ม (Save)
Change PR (ME52N)
กดป ม (Save)
*การขอแกไขคณะกรรมการชดตาง ๆ จะท าไมได ตองท าบนทกแจงงานจดหาพสดและบรหารสญญาเพอด าเนนการเทานน
ระบบจะแสดงขอมล มมลางซายของหนาจอ
4/18/2016
18
การแกไข PR กรณตวอยาง เชน
Doc. Type** เลอกวธการจดหา ไมถกตอง
**แกไขแลว ใหตรวจสอบ Pur. Org. หรอ Delivery date อาจจะหายไป ใหบนทกขอมลกอน save โดยระบบฯ จะไมมการเตอน Material Select line item ใส
Quantity
Valuation Price
Change PR (ME52N)
**สราง line item ใหม หาม แกไขใน line item เดม
• การแกไขขอมล PR ใน tab Release strategy อาจจะถกยกเลกได ในบางกรณ ตองท าบนทกฯ ชแจงเหตผลการแกไข PR เพอขอใหผเกยวของและผมอ านาจอนมต ปลด Release strategy ใหมครงท 2
• กรณท line item 1 ถก delete ขอมลไปแลว ใน tab Text ยงเปนขอมลเดม ส าหรบโปรแกรมการพมพ PR หากมความจ าเปนทจะแกไขขอมลนน ๆ ให select item click และเลอก Undelete เพอแกไขขอมลใหถกตอง และ Delete กลบ ท าการ save อกครง
Change PR (ME52N)
4/18/2016
19
Display PR (ME53N)
1 หรอ 2
Display PR (ME53N)
4/18/2016
20
Display PR (ME53N)
Click ปม Other Purchase requisition
บนทกเลขรหส PR ทตองการ กดปม Other document
Display PR (ME53N)
- ตรวจสอบการอนมต click ใน Tab Release
- Tab Status ตรวจสอบ ความเคลอนไหว ดงน • การสราง PO
• การตรวจรบพสด • การตงหน
4/18/2016
21
ZMM_E3 / ZMM_F1
ZMM_E3 (โปรแกรมใบสบราคา)
1 หรอ 2
4/18/2016
22
ZMM_E3 (โปรแกรมใบสบราคา)
ประกอบดวย 3 Tab ดงน - ผขาย - ราคาตามผขาย - ราคาตามใบขอซอ/ขอจาง
ZMM_E3 (โปรแกรมใบสบราคา)
เฉพาะการจดหาพสด โดยวธตกลงราคาวงเงนไมเกน 100,000.00 บาท บนทกเลขรหส PR ทตองการสบราคาและกดปม Enter 1 ครง
4/18/2016
23
ZMM_E3 (โปรแกรมใบสบราคา)
คนหาขอมลผขาย click ปม drop down
list จะปรากฏดงภาพ เพอบนทกขอมล กรณ - 1 Vendor จดหาจากรายเดยว - 3 Vendor ขนไป เปนการสบปกต (และไมนอยกวา 3 ราย)
ZMM_E3 (โปรแกรมใบสบราคา)
บนทกรหส Vendor 3 ราย ตามภาพ กดปม Enter ระบบฯ จะแสดงรายละเอยด ตามภาพ
4/18/2016
24
ZMM_E3 (โปรแกรมใบสบราคา)
เมอบนทกขอมลในแตละ Tab เสรจเรยบรอย ให Post หรอ Save ทกครง และจะปรากฏขอมลจากมมลางซายของหนาจอ ดงน
ZMM_E3 (โปรแกรมใบสบราคา)
Tab ราคาตามผขาย เลอก Vendor ทจะสบราคา และ click ชอง ส. (สบราคา) ตามรายการทจะสบราคา และบนทกขอมล
4/18/2016
25
ZMM_E3 (โปรแกรมใบสบราคา)
บนทกขอมล ทก Vendor
และ ทกรายการ ดงน - วนสบราคา (เปนวนทกอน Create PR) - ราคาตอหนวย รวมภาษ (ตามใบเสนอราคา หรอ การสบจากโทรศพท) - การรบประกน (ม/ไมม) - ก าหนดสงของ (วน) - ผแจงราคา (ระบชอ ผให ราคา) - ผสบราคา (ระบชอ ผสบ ราคา
ZMM_E3 (โปรแกรมใบสบราคา)
บนทกขอมลใน Tab ใหครบถวนและตรวจสอบความถกตอง กดปม Post หรอ Save จะปรากฏขอมลจากมมลางซายของหนาจอ ดงน
4/18/2016
26
ZMM_E3 (โปรแกรมใบสบราคา)
Tab ราคาตามใบขอซอขอจาง หากขอมลใน Tab ผขาย และ ราคาตามผขาย ถกตอง ระบบจะแสดงขอมลรายการทสบราคาทงหมด ใหภาควชา/หนวยงาน ตรวจสอบรายละเอยด ใหครบถวน ถกตอง
ZMM_E3 (โปรแกรมใบสบราคา)
บนทกขอมลใน Tab ใหครบถวนและตรวจสอบความถกตอง กดปม Post หรอ Save จะปรากฏขอมลจากมมลางซายของหนาจอ ดงน
4/18/2016
27
ZMM_E3 (โปรแกรมใบสบราคา) เมอตองการพมพใบสบราคา click เลอกปม Post
and Print จะปรากฏขอความ ตาม ใหกดป ม Enter 1 ครง
ZMM_E3 (โปรแกรมใบสบราคา)
ระบบแสดงหนาจอ ใหเลอก เครองพมพ Click Drop down list
ก าหนดคา เปน * ระบบ จะแสดง Printer ทงหมด เลอกPrinter ของภาควชา/หนวยงาน
4/18/2016
28
ZMM_E3 (โปรแกรมใบสบราคา)
ระบบแสดงขอมล Printer ทถกเลอก Click เลอก Print preview
ZMM_F1 (โปรแกรมพมพ PR) ระบบจะแสดงรหส PR ใหอตโนมต บนทกขอมล ดงน - สวนงาน - เบอรโทร. - เบอรโทรสาร - ชอผลงนามเอกสาร (ระดบหวหนาคนหาจาก ต าแหนงงาน field Object name)
4/18/2016
29
ZMM_E3 (โปรแกรมใบสบราคา)
กดปม Printer
ZMM_F1 (โปรแกรมพมพ PR)
1 หรอ 2
4/18/2016
30
ZMM_F1 (โปรแกรมพมพ PR)
Key field - Object name *หวหนา* กดปม Enter หรอ - Weighting Percentage เทากบ 1 กดปม Enter
ระบบจะแสดงขอมล ให click เลอกชอผทจะลงนาม
ZMM_F1 (โปรแกรมพมพ PR)
Click เลอก ตามวธการจดหา เลอกตามกรณทไดรบจดสรรเงน - ขออนมตในหลกการ หรอ - อนมตจดสรรงบฯ - เลขทหนงสอ - วนทของหนงสอ
บนทกขอมลครบถวน กดปม (Excute)
4/18/2016
31
ZMM_F1 (โปรแกรมพมพ PR)
ระบบฯ ใหเลอก Printer
Click Drop down list
ก าหนดคาเปน * กดปม Enter
ZMM_F1 (โปรแกรมพมพ PR)
1. Click เลอก Printer 2. ระบบแสดง Output Device 3. Click print preview เพอตรวจสอบความถกตอง สามารถ แกไขกอน click
4/18/2016
32
ZMM_F1 (โปรแกรมพมพ PR)
ใชปม Page
Up/Page down
Create PO/Change/display
ME21N
ME23N
ME22N
4/18/2016
33
Create PO (ME21N)
1 หรอ 2
Create PO (ME21N)
4/18/2016
34
Create PO (ME21N)
บนทกเลขทสญญาจะซอจะขายฯ ทผานการ Release
ในระบบฯ แลว
Create PO (ME21N)
การจด layout เพอใหงายและสะดวก ในการออกใบสงซอ
4/18/2016
35
Create PO/Change/Display
Create PO (ME21N)
Click เลอกรายการ ทจะท าการออกใบสงซอ แลวกดปม (Adopt)
4/18/2016
36
Create PO (ME21N) เลอก Doc. Type - 1319 ซ.เรงดวน - 1329 จ.เรงดวน - 1381 อางฯ สญญา - 1390 อางฯ ผกพน>3ส.
บนทก จ านวนทตองการสงซอ (PO Quantity)
Create PO (ME21N)
Tab Text บนทกขอมล ดงน - ชอ-สกลผลงนาม - ต าแหนง - ขออนมตจดหา (เรอง) - คาปรบตอวน = รอยละ 0.2 - ก าหนดเวลาใหงานแลวเสรจ = 5 วน
4/18/2016
37
Create PO (ME21N)
การแกไข ขอมล Click เลอกรายการ และ Click
บนทกขอมลและตรวจสอบความถกตอง กดปม (Check) กอน (Save)
Create PO (ME21N)
4/18/2016
38
Create PO (ME21N)
Create PO (ME21N)
การสง Print PO
Click เลอก
4/18/2016
39
Create PO (ME21N)
ใชปม Page up/ Page down
Change PO (ME22N)
1 หรอ 2
4/18/2016
40
Change PO (ME22N)
กรณ PO ทยงไมได Release สามารถแกไขได กรณ PO Release เรยบรอยแลว จะมขอความแจงเตอน
Change PO (ME22N) Click ปม (Other Purchase requisition)
บนทกเลขรหส PO ทจะแกไข กดปม Other document
4/18/2016
41
Change PO (ME22N)
กรณยกเลกและไมใช PO เลอก Tab Delivery
Click
* เลอก Vendor ผด Create PO ใหม
Change PO (ME22N)
เลอกรายการทจะยกเลก/แกไข click ป ม (delete)
4/18/2016
42
Change PO (ME22N)
กดป ม (Save)
Change PO (ME22N)
กรณทใช PO เดม * ตองท าบนทกเสนอขออนมตแกไขพรอมเหตผล * ซงจะตองแนบบนทกทอนมตแลว ไปพรอมกบเสนอ Release ครงท 2
4/18/2016
43
Change PO (ME22N) เพม line item ใหมทจะแกไข ตรวจสอบ ใหถกตอง กดปม (check) จะม Massages แสดง กอน (Save)
Change PO (ME22N)
4/18/2016
44
Display PO (ME23N)
1 หรอ 2
Display PO (ME23N)
4/18/2016
45
Display PO (ME23N)
Click ปม Other Purchase Order
บนทกเลขรหส PO ทจะแสดง กดปม Other document
Display PO (ME23N)
ตรวจสอบการอนมต PO ใน Tab Release
Tab Purchase Order History ตรวจสอบการตรวจรบพสด / การตงหน
4/18/2016
46
MIGO
MIGO
1 หรอ 2
4/18/2016
47
MIGO
การจดหาพสดโดยวธตกลงราคา ภาควชา/หนวยงาน ตองบนทกขอมลวนทใน PO (ME22N) > Tab Additional Data Validity Strat = นบถดจากวนท Vendor เซนรบใบสงซอ Validity End = (บวก) ระยะเวลาก าหนดสงของ....วน
* กอนท าการตรวจรบพสด
MIGO
เลอก Goods
Receipt
บนทกเลขรหส PO
(13xxxxxxxx/147xxxxxxx)
บนทกเลขท Invoice
Document Date = วนทในใบ Invoice
Posting Date = วนทเซนรบพสดใน invoice
กดปม (excute)
4/18/2016
48
MIGO
MIGO
การตรวจรบพสด กรณ ซอวสด เลอก
Tab Batch ก าหนดวนหมดอายของ
วสดเพม = 365 วน
4/18/2016
49
MIGO
กรณทเปดสวน Detail Data ใน Item 1 จะถกปดเปนสเทา ให Click ปด Item 1 จะเปดเปนสขาว
MIGO
1. Click Item OK ในรายการทจะ ตรวจรบ 2. กดปม Check 3. ระบบฯ จะแสดง 4. ตรวจสอบ field collective slip ถก click 5. กดปม (Save)
4/18/2016
50
MIGO
ระบบฯ จะแสดงขอมลเลขรหสการตรวจรบพสด และพมพใหอตโนมต
MIGO
- การยกเลกใบตรวจรบพสด ถามเหตความจ าเปนทจะขอยกเลก ท าบนทกเสนอขออนมตยกเลกการตรวจรบพสดพรอมเหตผล - ตรวจสอบสถานะ เชน มการตงหน เบก-จาย หรอไม ตอง ด าเนนการจากขนสดทายยอนขนมา ไมควรขามขนตอน
4/18/2016
51
MIGO
1.เลอก Cancellation
2.ใสเลขรหสตรวจรบพสด (50xxxxxxxxx) 3.Posting date วนทปจจบน 4.กดปม (Excute)
5.ระบบฯ แสดงขอมล
MIGO
- ระบบจะแสดงขอมลให click เลอกปงบประมาณท ท าการตรวจรบพสด - กด enter หรอ click
4/18/2016
52
MIGO
ระบบฯ จะแสดงขอมลรายการตรวจรบฯ Click รายการทจะท าการยกเลก และกดปม (check)
MIGO
- ระบบแสดงขอมลมมลางซาย - กดปม (Save)
4/18/2016
53
MIGO
ระบบฯ จะแสดงขอมลเลขรหสยกเลกการตรวจรบพสด
MIGO
1.เลอก Display 2.ใสเลขรหสตรวจรบพสด (50xxxxxxxxx) 3.กดปม (Excute)
4/18/2016
54
MIGO
1 หรอ 2
MIGO
การพมพใบตรวจรบพสดซ า
แกไขขอมล ดงน - Processing Mode แกจาก 1 เปน 2 - ใสรหส Material document ท ตองการพมพซ า
4/18/2016
55
MIGO
- Click ในชอง Mat Doc.
- กดปม (Excute)
MIGO
ระบบฯ พมพใบตรวจรบพสดซ า ใหอตโนมต และแสดงขอมลทมมลางซาย
4/18/2016
56
Q & A
http://goo.gl/forms/q9Hk4tB2vC
ผเขาอบรมสามารถ Download แบบประเมนผานทาง Smartphone โดยใช Free Application ทสามารถ Scan QR Code ได เชน
แบบประเมนผลการอบรม