OSB 3

JeugdkampVolleybal vereniging ‘Jola Olympus’

30 augustus t/m 1 september 2013

Naam: Erik Slavenburg

Studentnummer: 2149441

SLB’er: Florieke Mulders

Docent: Bart Neutkens

1

Inhoudsopgave

Inleiding..............................................................................................................................................4

Hoofdstuk 1: Projectinhoud...............................................................................................................5

1.1 Projectresultaat............................................................................................................................5

1.2 Structuurschema..........................................................................................................................5

1.3 Belevingsproces waarbij de pre-, direct- en postexposurefase de leidraad is van de beschrijving van het projectresultaat.....................................................................................................................5

1.4 Programmering.............................................................................................................................6

1.5 Locatie........................................................................................................................................10

1.6 Product-markt combinatie.........................................................................................................11

1.7 Sfeerschets.................................................................................................................................11

1.8 Productiemethode......................................................................................................................12

Hoofdstuk 2: Hoofdstuk 2 Project marketing en –communicatie en fondsenwerving.....................13

2.1 Fondsverwervingsplan................................................................................................................13

2.2 Sponsorplan................................................................................................................................14

2.3 Communicatieplan.....................................................................................................................15

2.4 Gebruik nieuwe media...............................................................................................................18

Hoofdstuk 3: Beheersaspecten.........................................................................................................19

3.1 Kwaliteit (K)................................................................................................................................19

3.2 Organisatie (O)...........................................................................................................................19

3.3 Faciliteitenplan (F)......................................................................................................................19

3.4 Tijd (T).........................................................................................................................................20

3.5 Informatie (I)..............................................................................................................................20

3.6 Geld (G)......................................................................................................................................20

3.7 Contacten...................................................................................................................................22

Hoodstuk 4: Risicoanalyse................................................................................................................23

4.1 Veiligheid-en risicobeleid...........................................................................................................23

2

4.2 Soorten risico’s...........................................................................................................................24

4.3 Maatregelen/Oplossing..............................................................................................................26

Hoofdstuk 5: Bronnenlijst.................................................................................................................28

Bijlage 1:...........................................................................................................................................29

Bijlage 2:...........................................................................................................................................30

Bijlage 3: Aanwezigheidslijst.............................................................................................................31

Bijlage 4: document domeinregels...................................................................................................32

Bijlage 5: Regels algemeen...............................................................................................................34

3

Inleiding

Dit projectplan is geschreven aan de hand van het leerarrangement ‘Organiseren Sport en Beweegaanbod 3’ (OSB 3). Het idee van deze Leergang is de student inzicht en vaardigheid te geven om sportevenementen binnen en buiten de onderwijscontext te kunnen organiseren. Bij de volleybalvereniging ‘Jola Olympus’ gaan ze een jeugdkamp organiseren. Mijn passie voor de sport, de club en het beroepsproduct van school kan ik met OSB 3 goed combineren.

Het jeugdkamp is een jaarlijks terugkerend evenement, maar wordt elk jaar vernieuwd en aangepast. Zo is er elk jaar een ander thema. Dit is de rode draad van het kamp. Alles spellen worden hier dan ook op aangepast. Met het jeugdkamp gaan tussen de 30 tot 45 kinderen mee, en hier kun je dan nog 10 man begeleiding bij op tellen. Het was mijn taak om dit allemaal in goede banen te leiden.

In het projectplan ga ik alles beschrijven wat er bij komt kijken als je een meerdaags evenement organiseert. . In hoofdstuk 1 ‘Projectinhoud’ staat duidelijk de opdracht en het evenement beschreven. In hoofdstuk 2 ‘Project marketing en –communicatie en fondsenwerving’ wordt het communicatieplan uitgewerkt en is er een fondsenwervingsplan en sponsorplan aanwezig. In hoofdstuk 3 ‘Beheersaspecten’ komen de beheersaspecten aan bod en tot slot is de risicoanalyse uitgewerkt voor dit evenement.

Bij dit project zijn verschillende samenwerkingspartners betrokken, die het mede mogelijk maken om het evenement tot een goed einde te brengen.Partners die bij dit project betrokken zijn:

- Volleybal vereniging ‘Jola Olympus’- Kamplocatie ‘De Hoge Rielen’- Bakkerij Curt & Heidi van de Westen- Renault garage Oosterhout- Slagerij Rasenberg- Dongemond College Made

4

Hoofdstuk 1: Projectinhoud

1.1 ProjectresultaatHet evenement dat gaat vinden in het weekend van 30 augustus tot 1 september, is bedoeld om de jeugd van de vereniging een weekend te vermaken. In de weekend worden allerlei leuke activiteiten aangeboden zoals: een spooktocht, 6-kamp, volleyballen, Bimmen, bonte avond, BBQ, noem het maar op. Het doel is om een weekend te organiseren voor ruim 30 kinderen. Alles is geregeld en de kinderen mogen niks te kort komen. Het zijn niet alleen de activiteiten op het kamp maar, ook eten/drinken, vervoer, EHBO, locatie regelen, verzekering, materialen. Een hele organisatie zit er achter dit kamp. Ik met samen de kampleiding zijn verantwoordelijk voor dit evenement.

1.2 Structuurschema

Ik: Ik heb de coordinator van het jeugdkamp Kampleiding: Samen met hun ben ik verantwoordelijk voor het jeugdkamp

Bestuur ‘Jola Olympus’: ik heb contact met het bestuur over de vordering.

Kinderen: Eerst zorg je ervoor dat je inschrijvingen hebt en dan kun je de onderliggende zaken gaan regelen

Externe partners: Je bent van hun afhankelijk. Zonder kamplocatie, geen kamp. Zonder bakker, geen brood. Zonder garage, geen bus. Zonder materiaal, geen spellen.

1.3 Belevingsproces waarbij de pre-, direct- en postexposurefase de leidraad is van de beschrijving van het projectresultaat

Het belevingsproces vindt plaats vooraf, tijdens en na de activiteit. Vooraf leven de kinderen er naar uit, er staat namelijk een weekend met allemaal leuke activiteiten op het programma. Tijdens het evenement zijn ze bezig met andere kinderen, spelen ze spellen, proberen ze te winnen, leer je nieuwe kinderen kennen, mag je veel snoepen, lang op blijven. Het is een heel ander weekend dan dat ze gewend zijn. Heel de dag zijn er activiteiten gepland die voor iedereen leuk en uitdagend zijn.

5

Maar ook leren de kinderen de leiding kennen. Sommige kinderen kennen de leiding niet en moeten dan opeens luisteren naar ‘vreemde’ mensen. Dit is op het begin soms even wennen. Na het evenement zullen kinderen en nog met elkaar over praten. Herinneringen worden tot lang na het kamp nog naar boven gehaald. De kinderen die jou nog niet kende voor het kamp, spreken je nu ineens aan. Ook binnen de club wordt de sfeer dan beter omdat mensen elkaar beter kennen. Als kampleiding probeer je het kamp zo leuk te maken dat kinderen ieder jaar terug willen komen.

1.4 ProgrammeringBijeenkomsten:Voor dat een kamp kan beginnen moet er worden gebrainstormd over een aantal zaken: thema, locatie, spellen, taakverdeling, do’s & don’ts, verbeterpunten van vorig jaar, datum. Er zijn 3 bijeenkomsten geweest. Begin januari, half februari en 2 weken voor het kamp. In de eerste bijeenkomst zijn voornamelijk de taken verdeeld en is er nagedacht over het thema. In de 2de bijeenkomst is het thema gekozen en is de locatie definitief bekent gemaakt. Ook zijn er al ideeën geopperd voor spellen. Fouten uit het verleden zijn dat spellen te veel op elkaar leken.

In de tussentijd werd via de mail en whats app contact gehouden over de vorderingen. De 2 weken voor het kamp zijn we bij elkaar gekomen om alle spellen te bespreken op eventuele valkuilen. Er is ook gekeken welke materialen er nodig zijn en wie deze materialen gaat verzorgen.

Inschrijvingen:Het uitdelen van de inschrijvingen is medio april gebeurt. Het einde van het seizoen nadert en hierdoor hebben de kinderen een aantal weken om zichzelf in te schrijven. Ze krijgen een brief mee naar huis met uitleg over het kamp. Onderaan de brief zit een inschrijfformulier. Deze brengen ze mee terug met naam, gegevens en geld. We vragen aan de ouders een bijdrage van 30 euro. Voor dit weekend zijn de kinderen een weekend op kamp en krijgen ze eten, drinken en snoep/chips.

Eten:De broodsponsor wordt begin juni al gebeld met de vraag of ze ons weer willen sponseren met brood. Vrijdag voor vertrek kunnen we langskomen om de broden op te halen. Al het andere etenswaar wordt een aantal dagen voor het kamp gehaald. Je moet denken aan vleeswaren, vlees voor de BBQ, chips/snoep, melk, ranja, sinas/cola.

Vervoer:vervoer richting de kamplocatie hangt af van de locatie. We zitten dit jaar in Belgie en dit is met de fiets iets te ver voor de kinderen. We hebben ouders gevraagd of ze bereid zijn om ze weg te brengen/op te halen. Dit stond op het inschrijfformulier. De leiding heeft via Renault garage Oosterhout ieder jaar een grote bus tot onze beschikking. Begin februari bellen we de garage op of ze de bus willen reserveren. Begin juni bellen we nogmaals om te checken of het genoteerd is. Een week voor het kamp bellen we over de tijd, hoe laat we hem kunnen komen ophalen. Deze bus is nodig voor al het materiaal en de tassen van leiding/kinderen.

6

Vrijdagavond:

7

Zaterdag:

8

Zondag:

Dit is het schema van het kamp. De tijden zijn voor ons een richtlijn. Er is altijd de mogelijkheid om iets langer door te gaan of eerder te stoppen. Wel is het streven om deze tijden aan te houden.

9

1.5 Locatie

Kamplocatie ‘De Hoge Rielen’ is gelegen in Kasterlee (BE). Vroeger werd deze locatie gebruikt al een legerbasis. Het is helemaal afgezet met hekken. Dit is voor ons als leiding een geruststellende gedachten zodat kinderen niet van het terrein af kunnen. Elk paviljoen is gelegen midden in de natuur. Het paviljoen waar wij in zitten biedt ruimte voor 48 mensen.

10

1.6 Product-markt combinatie Dit jeugdkamp wordt voor een aantal redenen gehouden. Op de eerste plaats moet je al vereniging de jeugd activiteiten aanbieden. Zo hebben wij op de club de jaarlijkse jeugdactiviteit. Er is na het seizoen een zaterdag gepland waarop we iets leuks gaan doen met de jeugd. Vorig jaar gingen ze naar het bos, hier hebben ze spellen gespeeld. Na afloop zijn ze gaan eten in het Pannekoeckershuys te Den Hout.

Sinterklaas komt elk jaar met zijn zwarte pieten naar de club. Voor de kinderen is er een speciale nieuwjaarborrel. Er zijn meerdere activiteiten die voor de jeugd georganiseerd worden. Het jeugdkamp is er daar ook één van.

Wat heeft het jeugdkamp dan met de markt te maken? Er worden foto’s + tekst geplaatst in de lokale krant ‘het Carillon’. Alle inwoners van de gemeente Drimmelen krijgen deze krant en kunnen zien hoe leuk het kamp was van de volleybal. Ook op de site: www.olympusmade.nl en de Facebook pagina (https://www.facebook.com/JolaOlympus?fref=ts) van Jola Olympus worden foto’s geplaatst. We proberen het aan iedereen te laten zien in de hoop meer (jeugd) leden te krijgen.

1.7 SfeerschetsVoor dit evenement moeten de kinderen zich vooraf inschrijven. Hier is voor gekozen omdat de kampleiding rekening kan houden met het vervoer, het eten/drinken en het maken van de spellen. Aan de ouders wordt een bijdrage gevraagd van 30 euro. Van dit geld wordt de kamplocatie, eten/drinken en materialen betaald. Tijdens het kamp wordt er van de kinderen verwacht dat ze met alle activiteiten meedoen. Bij de spooktocht zijn er kinderen die niet mee durven, zij blijven in het kamphuis met een leider. Wij als leiding proberen het voor ieder kind zo leuk mogelijk te maken. We wisselen bijna elk spel van groepen zodat je iedereen leert kennen. Als kinderen geen zin hebben dan wordt ze vriendelijk verzocht om mee te doen en het niet te verpesten voor de rest van de groep.

Touchpoints:Om dit evenement tot een goed einde te brengen zijn er een aantal touchpoints van belang. Het vervoer van Made naar Kasterlee is een touchpoint. We hebben tijdig de bus gereserveerd hierdoor kunnen alle spullen worden vervoert. Ook zijn de ouders tijdig geïnformeerd of ze moeten rijden naar de kamplocatie. Bij aankomst op de kamplocatie worden de spullen uitgeladen en gaat iedereen zijn bed veroveren. Zodra dat gebeurd is gaan we de volgende touchpoint bespreken, de kampregels. We zitten op een groot terrein en in een vreemde accommodatie. Er zijn een aantal zaken waar wij en de kinderen ons aan moeten houden. Na het ‘strenge’ gedeelte gaan we over tot de ‘ontspanning’. De kinderen krijgen lekker wat drinken en mogen lekker kletsen met vriendjes/vriendinnetjes. Dit is belangrijk omdat het voor veel kinderen toch wel spannend is. Gedurende het hele kamp gaan we verschillende spellen spelen. Een touchpoint voor ons is ‘meedoen is belangrijker dan winnen’. Tuurlijk mag je fanatiek zijn en willen wij dat je heel gemotiveerd bent, maar dit mag niet ten koste gaan van andere kinderen. Zo doen wij vaak met spellen de kleintjes tegen elkaar, iedereen mag een keer proberen, veel rouleren.

11

Hierdoor wordt niemand achtergesteld en zo blijft het voor iedereen leuk. Het laatste touchpoint is het opruimen. Je hebt ongeveer 2 uur om alle spullen op te ruimen en alles in de bus te krijgen. Het kamphuis moet veegschoon worden afgeleverd. We zijn als leiding dan heel streng en zitten strak op de planning. Ouders komen de kinderen weer ophalen en dan moeten wij zorgen dat alles schoon is.

1.8 Productiemethode Er zijn een aantal producten dit gemaakt zijn voor het kamp. In de tabel hieronder staat een overzichtelijk schema.

Product ProductieBrief jeugdkamp Gemaakt door Geert van der Pas

Kamplocatie vastleggen Erik Slavenburg i.o.m. Bestuur Jola OlympusInschrijfformulier Zit onderaan de brief van het jeugdkamp

Poster/flyer/advertentie Wordt vermeldt op de site van Jola Olympus en op de Facebook paginaGemaakt door de webmaster: Patrick Watzeels

Bus Wordt contact gezocht met Renault garage Oosterhout

Regels van het kamp/welkomstpraatje Regels worden aangeleverd door de kamplocatie, voegen zelf dingen er aan toen zoals keuken is verboden terrein voor de kinderen

Spellen Iedereen bedenkt samen met iemand een spel en werkt dit uit. Iedereen verzorgt zijn eigen materiaal.

Eten/drinken Brood wordt aangeleverd door externe partij. Andere etenswaar koopt Ingeborg Huigen voorafgaand aan het kamp.

Schoonmaken kamphuis Op de locatie liggen foto’s hoe het kamphuis moet worden afgeleverd

Vervoer heen/terug Ouders worden gevraagd of ze kunnen rijden (aangeven bij inschrijving).

Routebeschrijving Maarten Janssen Steenbergen maakt de routebeschrijving (de meeste ouders hebben een TomTom, maar voor de zekerheid)

12

Hoofdstuk 2: Hoofdstuk 2 Project marketing en –communicatie en fondsenwerving

2.1 FondsverwervingsplanFondsenwerving-doelgroep

Fondsenwerving-Doelstelling

Fondswerving-Boodschap

WanneerAanvragen

Wanneer reactieVerwacht

WieVraagt aan

A, Subsidigev./Fondsenn.v.t. n.v.t.B, SponsorsJola Olympus Betalen van het kamphuis Ja, de jeugd een

leuke activiteit aanbieden

Oktober 2012 November 2012 Erik

Vervoer (bestelbus) Vervoer van materiaal naar kamplocatie

Ja, Renault garage vermelden in lokale krant (’t Carillon)

Informeren/reserveren in februari 2013Controleren juni en half aug 2013

Een week na het gesprek

Geert

Bakkerij ‘Heidi & Curt van der Westen’

Brood en stokbrood voor tijdens het kamp

Ja, de bakkerij vermelden in lokale krant (’t Carillon)

Informeren/vragen begin juni 2013Controleren half aug 2013

Een week na het gesprek

Erik

BBQ’s Vlees bakken tijdens het kamp Nee Informeren/vragen begin aug 2013

Een week na het gesprek

Jan

Dongemond College Voorzien ons van materialen Nee Begin aug 2013 Direct Erik

13

2.2 Sponsorplan

Sponsors, waarom zijn ze van groot belang? Zonder sponsors kan een vereniging niet draaien. Ze zorgen voor geld, materiaal, beschikbare ruimte, naamsbekendheid. Een activiteit als het jeugdkamp is iets waar wij als vereniging veel waarde aan hechten. De jeugd is de toekomst en hier moet je dan ook in investeren. Het is een gezonde vereniging en dat willen we graag zo houden, vandaar dat er geld wordt vrijgemaakt om dit te kunnen realiseren.

Jola OlympusDe club vindt het belangrijk om te investeren in de jeugd. Ze sponseren een bedrag van €1000,-. Dit bedrag wordt besteedt om de kamplocatie te betalen.

Renault garage OosterhoutWe vragen aan dit bedrijf of ze een weekend een grote bestelbus ter beschikking willen stellen. Het levert voor hun op het eerste moment niks op. Wij mogen de bus lenen en moeten er voor zorgen dat de bus schoon en met een volle tank weer terug komt. Na het jeugdkamp sturen we een grote foto naar de Renault garage met alle kinderen voor de bus.

Ook vermelden wij in de lokale krant dat de Renault garage ons geholpen heeft. Dit is als bedrijf goed omdat ze hierdoor laten zien dat ze voor mensen klaar willen staan.

Bakkerij ‘Heidi & Curt van der Westen’Dit bedrijf benaderen wij omdat iemand van de vereniging werkzaam is voor dit bedrijf. Het is hierdoor makkelijk om dingen geregeld te krijgen. Hij wil iets voor de vereniging doen en hij kan ons hiermee sponseren. Ook dit bedrijf krijgt van ons een foto met een bedankje en vermelden wij in de lokale krant.

Slagerij RasenbergIn het programma zit op zaterdagavond een BBQ. Het is handig als je een grote BBQ hebt zodat je veel vlees tegelijk kunt bakken. Een leider van het jeugdkamp werkt bij slagerij Rasenberg. Hij kan via zijn werk een BBQ regelen, hierdoor kunnen wij vlees in grote getalen vlees klaarmaken.

14

Dongemond CollegeVoor de spellen zijn materialen nodig. Denk hierbij aan: ballen, touw, hoepels, pylonnen, enz.. De middelbare school in Made beschikt over deze materialen. Vanwege mijn eindstage die ik daar gelopen heb is het mogelijk om spullen te lenen voor het jeugdkamp.

2.3 Communicatieplan Het communicatieplan is een onderdeel van het projectplan. Hieronder is de communicatiematrix weergegeven met daarin de volgende onderdelen:

Communicatiedoelgroepen- De jeugdleden van Jola Olympus (9 t/m 18 jaar)- Ouders van de jeugdleden (i.v.m. betaling en goedkeuring)- Bestuur van Olympus (i.v.m. financiën)- Kamplocatie ‘De Hoge Rielen’ (i.v.m. reserveren en betalen) - Renault garage Oosterhout (i.v.m. vervoer naar de kamplocatie)- Bakkerij Heidi & Curt van der Westen (i.v.m. brood tijdens het kamp)- Slagerij Rasenberg (i.v.m. BBQ)- Dongemond College (i.v.m. het lenen van materialen)

CommunicatiedoelstellingenDe doelgroep die we willen bereiken zijn de jeugdleden van Jola Olympus. En dan hebben we het over de kinderen van 9 t/m 18 jaar. We hebben een leeftijdsgrens van 9 jaar omdat een weekend voor jonge kinderen erg intensief is. De doelstelling van het jeugdkamp is om de kinderen een onvergetelijk weekend te bezorgen. Tijdens dit weekend mogen kinderen rennen, springen, duiken, vies worden, snoep eten, tot laat opblijven. Dingen die normaal niet zo vanzelfsprekend zijn. Door dit jeugdkamp hopen we dat ze gemotiveerd blijven om te blijven volleyballen. De vereniging bestaat uit ongeveer 150 leden, en wil dit aantal graag zien stijgen. Je moet de jeugd warm houden om te blijven volleyballen. Vooral aan jongens hebben we een groot gebrek. We hebben maar jongens team dat meedraait in de jeugd! De vereniging is op allerlei manier bezig om jongens enthousiast te maken voor volleybal en daar is het jeugdkamp er één van. Als kinderen het heel leuk vinden om te volleyballen praten ze daar over met vriendjes/vriendinnetjes. Dit is voor hun misschien een reden om ook te komen volleyballen.

CommunicatieboodschapDe boodschap die wij aan alle kinderen proberen mee te geven is dat het een super gaaf kamp wordt. We doen leuke activiteiten in het bos, je gaat op kamp met je team (soort teambuilding), er is een super spannende spooktocht. De kinderen enthousiast maken voor het kamp is belangrijk, want als er één schaap over de dam is, volgen er meer. Dit zie je vaak bij de oudere jeugd. Als er 1 of 2 meegaan, dan gaat de rest ook mee. De oudere krijgen tijdens het kamp ook een stukje verantwoordelijkheid mee. Ze zijn vaak leider van een groepje of motiveren de rest. Daarentegen hebben ze ook iets meer vrijheid dan de jongere kinderen.

15

Tijdens het jeugdkamp zijn we 3 dagen actief bezig. Spelen in het bos is tegenwoordig niet meer zo vanzelfsprekend. Tijdens het kamp zijn we alleen maar bezig met spellen in het bos.

CommunicatiemiddelenOm de doelgroep te bereiken maken we gebruik van verschillende communicatiemiddelen.

Inschrijfformulier: (zie bijlage)Via deze brief met bijgeleverd inschrijfformulier informeren wij alle jeugdleden van Jola Olympus. De brieven geven we aan de trainers, die ze vervolgens uitdelen. Mensen van de kampleiding gaan ook zelf langs teams om de kinderen enthousiast te maken.

Dit strookje zit onderaan de brief. Het inschrijfformulier leveren ze weer in bij de trainer. De trainer zorgt ervoor dat dit bij Erik Slavenburg terecht komt. De brief vindt u terug in de bijlage.

Website + Facebook pagina: (wordt geregeld door een vrijwilliger van de vereniging)Iedereen die de website en Facebook pagina in de gaten houdt ziet dat deze regelmatig worden bijgewerkt. Zo wordt ook informatie met betrekking tot het jeugdkamp op de website geplaatst. Hier komt ook het inschrijfformulier op te staan, mochten kinderen dit kwijt zijn geraakt.

Nieuwsbrief: (zie bijlage)De vereniging brengt elke week een nieuwsbrief uit. Deze wordt via de mail naar iedereen verzonden. De week voor het uitdelen van de brieven wordt er iets over het jeugdkamp in de nieuwsbrief gezet. Iedereen is er dan al van op de hoogte. Regelmatig zal wordt gevraagd of iedereen zich al heeft ingeschreven.

Persoonlijke benadering: Veel van de kampleiders zijn zelf ook actief als trainer/coach en zullen kinderen stimuleren om zich in te schrijven voor het jeugdkamp. We proberen de inschrijvingen binnen 2 à 3 weken weer terug te krijgen. Als je langer wacht dan vergeten ze het vaak en dan hebben ze straks al iets anders gepland.

PowerPoint: (wordt geregeld door een vrijwilliger van de vereniging)Tijdens elke thuisronde draait er een PowerPoint presentatie met informatie over de vereniging. Je moet denken aan: de stand van dames 1 en heren 1, sponsors, wedstrijdschema, aankomende evenementen, en natuurlijk jeugdkamp. Er zullen wat foto’s voorbij komen en daarbij een attentie om zich aan te melden.

16

Communicatiemiddelen matrix

Reclame PR Promoties Direct marketing Persoonlijke benadering

Brief + inschrijfformulier,

PowerPoint in de kantine

mond tot mond reclame,

Website,

Facebook pagina

n.v.t. alleen voor leden

Aankondiging in nieuwsbrief

Brief + inschrijfformulier,

Kinderen zelf aanspreken

Stijl en toon:De brief die alle kinderen krijgen is uitnodigend geschreven. Via deze manier proberen we iedereen enthousiast te krijgen voor het kamp. Hoe meer zielen hoe meer vreugd. Er staat bijvoorbeeld in dat we niet met de fiets gaan, dat we op een nieuwe locatie zitten en dat de leiding er zin in heeft. We verklappen niet teveel omdat je maar mee moet gaat om daar achter te komen!

De tekst op de brief is niet extreem lang, hierdoor lees je er snel doorheen. Ook is dit alle bewust op en A4 gezet zodat kinderen niet meerdere vellen papier mee naar huis krijgen. Onderaan de brief zit een klein inschrijfformulier. Hier schrijven ze hun gegevens op en doen dit met het geld in een envelop en geven dit terug aan de trainer/trainster.

Frequentie en timingWanneer wordt welk communicatiemiddel ingezet?

Afzender:iedereen die zich heeft ingeschreven krijgt thuis aanvullende informatie opgestuurd over het kamp. Ze krijgen een boekje met belangrijke informatie zoals: de naam van de locatie, het adres, inpaklijst, vertrek en aankomsttijden. Ook wordt het thema van het kamp bekent gemaakt, zodat ze zich kunnen voorbereiden op de ‘Bonte avond’.

17

Communicatieplan in de vorm van een communicatiematrix

Com. Doelgroep

Com. Doelstelling

Com. boodschap

Com. middel Stijl + toon Afzender Feedback mogelijkheden

Tegen-prestaties

Jeugd Inschrijven, informeren, overtuigen, aansporen tot inschrijven

Leuk weekend,Plezier, leuke spelen, tot laat wakker blijven

Persoonlijke benadering, nieuws brief, Face-book, website

Duidelijk,Kort & bondig, uitnodigend, uitdagend

Kamp leiding, Jola Olympus

Inschrijf formulier, via mail, persoon-lijke benadering, telefoon

Een leuk, onvergetelijk weekend, plezier.

KampLocatie

‘De HogeRielen’

Informeren, bekijken, vastleggen

Naamsbekendheid,Een goede kamplocatie uitstralen

Mailcontact, telefonisch persoonlijke benadering.

Helder en duidelijk.

Erik Slavenburg

Mailen, telefoneren, persoonlijk vragen tijdens verblijf

Huur van het kamphuis, vermelden locatie in de krant.

Bakkerij Heidi & Curt van der Westen

Informeren, benodigdheden bespreken.

Naamsbekendheid,Reclame voor het bedrijf

Telefonisch, persoonlijke benadering.

Helder en duidelijk.

Erik Slavenburg

telefoneren, persoonlijk vragen tijdens ontmoeting

Vermelden bedrijf in de krant, groepsfoto met alle deelnemers

Renault garage Ooster-Hout

Informeren, afspreken, vastleggen, ophalen

Naamsbekendheid,Reclame voor het bedrijf

Telefonisch, persoonlijke benadering.

Helder en duidelijk.

Erik Slavenburg

telefoneren, persoonlijk vragen tijdens ontmoeting

Vermelden bedrijf in de krant, groepsfoto met alle deelnemers

Slagerij Rasen-berg

Informeren, afspreken, vastleggen, ophalen

Naamsbekendheid,Reclame voor het bedrijf

Persoonlijke benadering.

Helder en duidelijk.

Jan van Oorschot

Persoonlijk vragen tijdens ontmoeting

Vermelden bedrijf in de krant, groepsfoto met alle deelnemers

Donge-mond College Made

Informeren, afspreken, vastleggen, ophalen

Sport activiteiten stimuleren

Telefonisch, persoonlijke benadering.

Helder en duidelijk.

Erik Slavenburg

telefoneren, persoonlijk vragen tijdens ontmoeting

n.v.t. doen het vrijwillig

2.4 Gebruik nieuwe mediaDe vereniging is intensief bezig met nieuwe media. De website is vorig jaar vernieuwd en de Facebook pagina wordt actief bijgehouden. Zo wordt in de nieuwsbrief (een PDF bestand) informatie over het jeugdkamp geschreven. Op de website vind je informatie over het jeugdkamp en kun je het inschrijfformulier downloaden/uitprinten. Digitaal inschrijven doen we nog niet, maar dit is iets waar we in de toekomst wel naar toe willen. De jeugd kan via allerlei verschillende media de nieuwtjes van het kamp in de gaten houden.

18

Hoofdstuk 3: Beheersaspecten

3.1 Kwaliteit (K)De kwaliteit van dit kamp hangt samen met een aantal factoren:

- Kampleiding We zorgen er voor dat we altijd met voldoende mensen zijn (rond de 10 mensen). Voor veel spellen heb je nogal wat leiders nodig. Iedere leider heeft zijn/haar kwaliteiten en deze worden dan ook goed benut. Zo zijn er 2 die alles regelen rondom het eten. Er is iemand die foto’s maakt. Sommige zijn goed met hele kleine kinderen en de ander is goed met de oudere kinderen. Goed overleg vooraf (thema) en tijdens de voorbereiding is noodzakelijk. De spellen moet niet hetzelfde zijn, veel variatie. In het verleden leken spellen teveel op elkaar waardoor je met een ander verhaal hetzelfde spel krijgt, dat wil je niet. Tijdens het kamp wordt ’s avonds ook geëvalueerd over de spellen. Wat ging goed en wat kon beter. En na het kamp evalueren we tijdens het eten bij de familie Huigen. Hier worden alles tips en tops van het kamp besproken en vastgelegd.

- KamplocatieIn het verleden zijn er locaties geweest waarbij het bos en de accommodatie niet top waren. Hierdoor zijn bepaalde spellen niet goed speelbaar. Denk aan een spooktocht bij een niet dicht bebost gebied. Een zweedsloopspel in een bos met veel kuilen. Het zoeken naar een goede kamplocatie is van belang om een kamp te laten slagen.

- Mening kinderenJe kunt als organisatie denken dat je een fantastisch kamp hebt georganiseerd, maar de mening van de kinderen is erg van belang. Tijdens het kamp wordt ook vaak gevraagd wat ze leuk vonden. ‘Wat vond je het leukste spel? En waren er ook dingen die je minder leuk vond?’. Na het kamp hoop je van zoveel mogelijk kinderen te horen dat ze het heel erg leuk vonden. Dit zijn voor ons als organisatie graadmeters.

3.2 Organisatie (O)De taken worden tijdens de eerste vergadering eigenlijk al verdeeld. Iedereen organiseert 1 of 2 spellen tijdens het kamp en werkt deze uit. Tijdens het kamp ben jij leider van je eigen spel en dit coördineer je dan ook. Verder kijk je waar je kunt helpen. Dit is niet te beschrijven in een draaiboek. Ik als projectleider organiseer extra dingen zoals bijv. de kamplocatie.

3.3 Faciliteitenplan (F)De faciliteiten zijn kort beschreven in het projectvoorstel, en nu wordt er dieper op ingegaan en een facilitair plan opgesteld. Een facilitair plan bestaan uit 3 kopjes, ‘’Locatieplan’’, ‘’Facilitair plan’’ en een ‘’Juridisch- of Vergunningsplan’’ (Verhaar, 2009).

-LocatieplanKamplocatie ‘De Hoge Rielen’ is gelegen in Kasterlee (BE). Vroeger werd deze locatie gebruikt al een legerbasis. Het is helemaal afgezet met hekken. Dit is voor ons als leiding een geruststellende gedachten zodat kinderen niet van het terrein af kunnen. Elk paviljoen is gelegen midden in de natuur. Het paviljoen waar wij in zitten biedt ruimte voor 48 mensen.

19

Op loop afstand bevind zich een groot grasveld waar we spellen kunnen organiseren. ook is er dichtbij een bos dat dichtbebost is. Hier kunnen we spellen doen zoals een spooktocht. - Facilitair plan Wij als organisatie verzorgen zelf alle facilitaire voorzieningen. Wij nemen voldoende eten mee en maken alles zelf. Twee dames in de organisatie verzorgen de kinderen heel het weekend van eten en drinken. We beslissen op de dag zelf of we op de kamplocatie eten of dat we ergens anders eten. Mochten we buiten het kamphuis eten, dan worden er tijdens het ontbijt boterhamzakjes klaar gelegd. De kinderen krijgen dan de gelegenheid om brood van ’s middags te smeren.

- Vergunningsplan Bij sommige kamplocaties moet je heel het draaiboek opsturen naar de plaatselijk boswachter. Hij/zij geeft dan toestemming. Voor een kampvuur moet je ook een vergunning aanvragen, dit moet vaak bij de baas van de kamplocatie. Bij kamplocatie ‘de Hoge Rielen’ is dit allemaal niet nodig. Als je een kampvuur wil maken moet je bellen dat je kampvuur gaat maken. Je spreekt en tijd af tussen wanneer je een vuur wil, en je moet zorgen dat het uit is voor die tijd. Ook hoef je geen vergunning aan te vragen bij een boswachter. Dit komt omdat het een privé terrein is. Je hebt alleen rekening te houden met andere bezoekers van de kamplocatie. Soms zit je met 2 groepen op 1 locatie.

3.4 Tijd (T)

3.5 Informatie (I)Het communiceren gaat via de mail en Whatsapp. Bestanden en zaken omtrent de vergadering gaan via mail. De whatsapp wordt meer gebruikt als reminder. Ik stuur op de dag zelf altijd dat er ’s avonds een vergadering is. Ook wordt sommige ideeën via de whatsapp besproken. Grote dingen gaan via de mail, kleine zaken via whatsapp.

3.6 Geld (G)Hieronder staat de begroting van het jeugdkamp.

20

Begroting Kamplocatie:

Begroting eten/drinken, benodigdheden:

De penningmeester moet voor de financieen van alle uitgaven een betalingsbewijs hebben. Alle kampleiders dienen mij in te lichten als ze iets willen kopen. Ik moet kijken of het rendabel is en geef ze bevestiging dat ze het mogen kopen. Als ze geen bonnetje inleveren kan ik het geld niet terugvorderen van de penningmeester. Bij Sigrid staat een (*), ze was het bonnetje kwijt en proberen het via een bankafschrift terug te krijgen.

De kosten zijn:- huur kamplocatie + schoonmaak- Eten en drinken- Attributen en prijzen

21

3.7 ContactenDit is uitvoerig besproken in eerdere hoofdstukken. We hebben veel contact gehad met externe partijen. Dit is voornamelijk telefonisch en mondeling gebeurd. Met de kamplocatie is ook gebeld en later is dit contact overgegaan op de email.

22

Hoodstuk 4: Risicoanalyse

4.1 Veiligheid-en risicobeleid Tijdens het kamp zitten we op een externe locatie. Kamplocatie ‘de Hoge Rielen’ heeft meerdere documenten omtrent de veiligheid. In de bijlage vind een aanwezigheidslijst, een document met de domeinregels, en een document met de regels in het algemeen.

Mocht er nu iets met één van de kinderen gebeuren dan is dat een plan voor. Hieronder staat het stappenplan beschreven.

Hulpverlening

Ongeval Kind Wat te doenLicht ongeval

(gevallen, enkel verstuikt, teken beet, vuil in het oog, (lichte) astma aanval, vermoeidheid/misselijk/niet lekker)

Op locatie behandelen,MFA aanwezig (Erik Slavenburg)EHBO koffer aanwezig

Bij twijfel ziekenhuis

Zwaar ongeval

(kneuzing/verzwikking, zware val, gebroken ledenmaten, ernstig ziek/koorts)

Naar het ziekenhuis of 112 bellen,Ouders informeren

Toezicht en controle

Activiteit Uitvoerende takenDag activiteit Oudere kinderen zijn groepsleider (telefoon

meenemen)Spelen binnen afgebakend gebiedNa spel kinderen tellen

Nacht activiteit Oudere kinderen zijn groepsleider (telefoon meenemen)Zaklamp meeSpelen binnen afgebakend gebiedNa spel kinderen tellen

Gevonden voorwerpen

Tijdens het kamp Voor/na het eten worden gevonden voorwerpen geshowd

Na het kamp Alle voorwerpen worden in de sporthal gelegd en de kinderen hebben de mogelijkheid om het daar op te halen

23

Sanitaire voorzieningen

Op de kamplocatie Als we bij de locatie een activiteit organiseren kunnen de kinderen gebruik maken van de sanitaire voorzieningen van de kamplocatie

Sanitaire voorziening wordt tijdens het kamp schoongemaakt door de kampleiding

Tijdens een activiteit Groepsleiders krijgen een rol wc papier mee. Het kan voorkomen dat kinderen naar het toilet moeten.

Onderweg Iedere wagen krijgt een tasje met de routebeschrijving en een rol wc papier mee.

Technische dienstverlening

Storing Electra Kijken of er een zekering is gesprongen

Receptie bellen

Storing sanitair Receptie bellen

Storing gas Receptie bellen

4.2 Soorten risico’s De risicoanalyse in het projectvoorstel beschrijft de verschillende risico’s die er zijn betreft een evenement als deze. In dit projectplan wordt er nog eventueel een aanvulling aan toegevoegd. Als er risico’s zijn bijgekomen dan worden deze beschreven en een eventuele oplossing zal daarbij worden toegevoegd.

Enkele soorten risico’s waar aan gedacht wordt op volgorde van meest naar minst relevant betreft ons project (Risico nummer 1 weegt het zwaarst, risico nummer 6 het minst zwaar):

1.Organisatorische risico’s (partijen haken af, partijen hebben bepaalde deadlines niet gehaald etc.)

Met betrekking tot ons project:

• 1. Kamplocatie gaat failliet of annuleert onze boeking.• 2. Een partij waarmee wordt samengewerkt, bijv. de bestelwagen, bakker,

Dongemond haakt af.• 3. Organisatie veranderd door bovenstaande zaken: geen bus geen vervoer, geen

brood geen eten, geen materiaal geen spellen.• 4. Spellen dienen aangepast te worden.

24

2. Financiële risico’s (voldoende dekking of noodzakelijke zekerheid over dekking niet op tijd).

Met betrekking tot ons project:

• 1. Er zijn te weinig aanmeldingen (door de jeugd) om het jeugdkamp daadwerkelijk te laten doorgaan. Hierdoor is het niet leuk voor de deelnemers, en zijn de kosten erg hoog voor de vereniging.

• 2. De kosten die gemaakt zijn (huur kamplocatie) zal gedeeltelijk/volledig moeten worden terugbetaald.

3. Commerciële risico’s (inschrijvingen, promotie etc.)

Met betrekking tot ons project:

• 1. Het promotiematerialen hebben geen/weinig effect op het aanmeldingspercentage.

4. Praktische risico’s (bijvoorbeeld: slecht weer)

Met betrekking tot ons project:

• 1. Tijdens de uitvoering van het jeugdkamp gebeurt er iets’(ongeval) met een deelnemer waarbij EHBO van toepassing is (bijv. kind wordt ziek, kind valt etc.)• 2. Het regent erg hard, waardoor de activiteit niet door kan gaan.

5. Technische risico’s (bijvoorbeeld: stroom valt uit)

Met betrekking tot ons project:

• 1. Tijdens de bonte avond valt de stroom uit

• 2. Tijdens het eten werkt het gasfornuis niet meer

• 3. De bus is kapot (materiaal/eten vervoeren)

6. Juridische risico’s (alles m.b.t. vergunningen bijvoorbeeld of gebruikersrecht, mogen gemaakte foto’s zomaar gepubliceerd worden?)

Met betrekking tot ons project:

• 1. Foto’s die worden gemaakt tijdens het jeugdkamp mogen niet ongevraagd gepubliceerd worden, gebeurt dit wel dan kan dit een juridische kwestie worden.

25

Alle eerder genoemde punten kunnen een risico worden als het gaat om het organiseren en uitvoeren van een bepaald project. Het is belangrijk om een oplossing te bedenken voor ieder risico, maar misschien nog wel belangrijker is om te kijken welke risico’s eventueel voorkomen (geëlimineerd) kunnen worden (Verhaar, 2009).

4.3 Maatregelen/Oplossing

1.Organisatorische risico’s

Deze risico’s (eerder genoemd welke) kunnen naar onze mening grotendeels (of misschien zelfs compleet) geëlimineerd worden.

Risico 1 ‘’afhaken kamplocatie’’:Mocht om een of andere reden de kamplocatie vooraf afzeggen dan hebben we als organisatie een probleem. Om op korte tijd een vervangende kamplocatie te vinden in het hoogseizoen in vrijwel onmogelijk. De kamplocatie is aangesloten bij een vakbond, dus bij faillissement krijgen we als organisatie gedeeltelijk/volledig ons geld terug. Echter zal het kamp niet door kunnen gaan. Iedereen krijgt zijn inschrijfgeld terug.Risico 2 ‘’te weinig aanmeldingen’’:Het minimum aantal kinderen ligt rond de 25-30. Als je er minder hebt zijn activiteiten bijna niet meer speelbaar. Het is ook niet leuk voor de deelnemers als je met een kleine club kinderen bent. Hoe meer zielen, hoe meer vreugd!Risico 3 ‘’partij haakt af’’:Afhaken bestelbus: - Op korte termijn iemand (ouder/vrienden/bedrijf) vinden met een grote bus die we mogen lenen.- Ouders spullen mee laten nemen.- Grote materialen niet meenemenAfhaken Bakker:- Een andere bakker benaderen- Zelf brood kopen (nadeel: kosten zullen stijgen)Afhaken Dongemond:- Materiaal aan een andere school vragen- improviseren tijdens het jeugdkampRisico 4 ‘’Spellen aanpassen’’:Mocht er door een reden geen of minder materiaal aanwezig zijn dan zullen we tijdens het kamp spellen moeten aanpassen. Hoe dit precies wordt opgelost is nu niet te zeggen. Improvisatie is een eis.

2. Financiële risico’sRisico 1 ‘’te weinig aanmeldingen’’:als er te weinig aanmeldingen zijn dan zijn de gemaakte kosten hoog tegenover de inkomende kosten. De vereniging zal meer moeten bijbetalen of het inschrijfgeld moet omhoog. Voldoende promoten zorgt voor meer aanmeldingen.Risico 2 ‘’annuleren van de kamplocatie’’:Als er te weinig deelnemers zijn dan zullen we het kamp moeten annuleren. Het uitgegeven

26

bedrag zullen we dan deels/volledig kwijt zijn. De ingeschreven deelnemers krijgen het geld terug.

3. Commerciële risico’sRisico 1 ‘’slechte promotie’’:Als informatie niet tijdig op de website/Facebook/nieuwsbrief staat dan zijn de kinderen niet op de hoogte van de inschrijving. Wij als organisatie moet dit zelf goed op pakken. Mond tot mond reclame voor het jeugdkamp is een heel belangrijk onderdeel van de promotie.

4. Praktische risico’s Risico 1 ‘’ongeval’’:Het kan altijd voorkomen dat er een ongeval plaatsvind, dit is ook niet te voorkomen. Spellen zijn op snelheid, en een ongeluk zit in een klein hoekje. Wat belangrijk is dat we daar goed mee omgaan. Er is tijdens het kamp altijd een EHBO’er aanwezig. Deze zal de eerste zorg uitvoeren. Bij verdenking van een ernstig letsel/ziekte zullen we naar het ziekenhuis gaan. Uiteraard worden dan de ouders geïnformeerd.Risico 2 ‘’Slecht weer’’:Bij extreem slecht weer kunnen we de geplande activiteiten uitvoeren. Een beetje regen is geen probleem, kinderen hebben regenkleding bij zich. Er worden vervangende activiteiten bedacht: film kijken (laptop, DVD, beamer), wie ben ik (raden wie je bent), kaarten + bordspel. Via buienrader.nl worden de buien in de gaten gehouden en het programma daarop aangepast.

5. Technische risico’s Risico 1 ‘’stroom valt uit’’:Als de stroom tijdens de bonte avond uitvalt dan wordt het lastig om deze te vervolgen. We kunnen kijken of de stoppen zijn gesprongen, en anders de receptie (technische dienst) bellen. Er zijn wel zaklampen aanwezig, maar tijdens de bonte avond is licht en geluid nodig.Risico 2 ‘’Gasfornuis defect’’:Het gasfornuis werkt niet meer! Er is altijd eten aanwezig zoals: brood, chips, snoep. Kinderen zullen niks te kort komen, alleen warm eten zal er niet in zitten.Risico 3 ‘’Bus kapot’’:We gaan voor activiteiten weleens ver van het kamphuis. Materialen worden dan naar de locatie gebracht. Als de bus kapot gaat dan zal alles met de auto moeten. Niet ideaal, maar als het moet kan dat. Renault garage Oosterhout bellen voor instructie.

6. Juridische risico’s Risico 1 ‘’foto’s online plaatsen’’:Jola Olympus heeft een website, daar komen foto’s op te staan. Mochten ouders dit niet willen kunnen ze dat aangeven. Er is een Facebook groep, waar leden van Olympus zich kunnen aanmelden. Dit is dus alleen voor leden (niet openbaar).

27

Hoofdstuk 5: Bronnenlijst

- Verhaar, J (2009). Projectmanagement. Den Haag: Boom Lemma uitgevers.

- www.dehogerielen.be

28

Bijlage 1:Inschrijfformulier

29

30

Bijlage 2:Nieuwsbrief

Datum jeugdkamp vastgesteld op 30 augustus t/m 1 september

De start van de tweede helft van de competitie betekent ook de start van de voorbereidingen voor het jeugdkamp! Er is weer druk gezocht naar een geschikte locatie voor het jaar 2013 en wij kunnen jullie vertellen dat het ook dit jaar weer gelukt is. Wij kunnen jullie op voorhand melden dat we dit jaar niet op de fiets gaan. Meer informatie zoals locatie, thema, enz worden later dit jaar bekend gemaakt. Ben je minimaal 9 jaar oud en heb je zin in een te gek weekend vol leuke activiteiten en hilarische (maar soms ook spannende) momenten? Zet dan alvast de datum van het jeugdkamp in je agenda (en die van je ouders)!!!

Groetjes,

De kampleiding

31

Bijlage 3: Aanwezigheidslijst

32

Bijlage 4: document domeinregels

33

34

Bijlage 5: Regels algemeenReglement De Hoge Rielen p 1/4

Reglement de Hoge Rielen goedgekeurd op 10 februari 2012 door de Raad van Bestuur van vzw ADJ Het domein de Hoge Rielen, gelegen te Molenstraat 62, 2460 Kasterlee, wordt beheerd door de vzw Algemene dienst voor jeugdtoerisme (ADJ) en dit in opdracht van de Vlaamse Overheid. Onderhavig reglement dient te worden gerespecteerd door alle gasten en bezoekers op het domein. Een gast (ook verblijver genoemd) is iemand die verblijft op het domein de Hoge Rielen. Voor dit verblijf wordt een overeenkomst afgesloten met vzw ADJ de Hoge Rielen. Een bezoeker (ook niet-verblijver genoemd) is iemand die het domein bezoekt, doorkruist, wandelt, jogt enz., doch geen verblijfsovereenkomst heeft afgesloten met de vzw ADJ de Hoge Rielen,

I. Regels op het domein 1. Zorg voor het domein Draag zorg voor gebouwen, materiaal, meubilair. Spring zuinig om met water en energie. Laat nooit afval achter, werp nooit afval op de grond. Verwijder eigen (spel)bewegwijzering. Huisdieren zijn niet toegelaten op het domein. Een geluidsinstallatie is bedoeld voor je eigen groep, pas het volume aan. Respecteer de stilte tussen 22 en 8 uur.

2. Beperkte toegankelijkheid De middenweg, alle betonwegen, het GR-pad en het jogpad zijn toegankelijk van 7 tot 21u. Tijdens de maanden juli en augustus is voor bezoekers enkel de middenweg toegankelijk. Onverharde wegen, bospaden, sportterreinen, de bossen, de zwemvijver zijn enkel toegankelijk voor gasten. De poorten worden geopend om 7 uur en gesloten om 21 uur. Tijdens het weekend en op feestdagen worden de poorten geopend om 8.15 uur en gesloten om 21 uur. De natuurgebieden zijn niet toegankelijk. Leveranciers en traiteurs voor verblijvers zijn niet toegelaten op het domein. Enkel leveranciers voor vzw ADJ De Hoge Rielen hebben een rijtoelating op het domein.

3. Verkeer Wandelaars, fietsers en spelende kinderen hebben altijd voorrang. Rij voorzichtig met bakfietsen (enkel op verharde wegen, max. 200 kg laden, ledematen binnen boord). Gemotoriseerd vervoer op het domein kan enkel met een rijtoelating en enkel op de betonwegen. De snelheid is beperkt tot max. 20 km/uur Parkeren kan op één van de vijf voorziene parkings.

4. Vuur Vuur maken (o.a. kampvuur, kookvuur) kan enkel mits uitdrukkelijke toelating van de vzw ADJ de Hoge Rielen, op de daartoe aangeduide plaatsen, en met inachtneming van de volgende regels: Nooit onbemand. Assen volledig gedoofd verzamelen in de aston of de asput. Op de eigen kampeergrond, met toelating: o plaats 10 emmers water bij het vuur o kookvuren 50 à 80 cm boven de grond o klein kampvuur in de aangeduide kampvuurkring: het vuur is maximum 1 m hoog en 1 m breed Op de kampvuurkringen: met toelating: o het vuur is maximum 2 m hoog en 2 m breed o brandslang klaar voor gebruik o controle bij einde door iemand van vzw ADJ de Hoge Rielen in aanwezigheid van de groepsverantwoordelijke Voor het aanmaken van de barbecue, met toelating: o plaats 3 emmers water bij de barbecue o blijf 10 meter van de bomen o de barbecue mag je niet als vuurkorf gebruiken Roken mag alleen aan de rand van de paviljoenen, het café, het restaurant, onthaal & info en aan de kampvuurkringen

5. Veiligheid Vzw ADJ de Hoge Rielen beschikt over een noodplan en is 24/24 telefonisch bereikbaar. Elk noodgeval moet worden gemeld op het telefoonnummer 014 55 84 10 Vzw ADJ de Hoge Rielen begeleidt de hulpdiensten (ambulance, dokter, politie, brandweer…) vanaf het moment dat ze op het domein komen. Deuren en nooduitgangen moeten altijd vrijgehouden worden . Bij evacuatie moet worden verzameld op het plein aan “onthaal & info” of op het aangeduide verzamelpunt. Zwemmen kan in de zwemvijver doch enkel wanneer de groene vlag uithangt, de redder aanwezig is en er een toezichter per groep is.

35

In bijzondere omstandigheden (bijv. bij brand, noodweer, extreme droogte, wateroverlast e.d.) kan vzw ADJ de Hoge Rielen de veiligheidsmaatregelen tijdelijk verhogen, en hierbij eventueel afwijken van voormelde bepalingen. Eventuele wijzigingen aan voormelde bepalingen zullen in voorkomend geval duidelijk kenbaar worden gemaakt aan gasten en bezoekers. Reglement De Hoge Rielen p 2/4

II. Regels voor reservatie en gebruik van de accommodatie 1. Inventaris en staat van het paviljoen of de kampeergrond 1.1. De vzw ADJ de Hoge Rielen neemt de verplichting op zich om de paviljoenen in behoorlijke staat en volledig overeenkomstig de inventaris aan te bieden aan de groepen verblijvers. De verblijvers ontvangen bij hun aankomst een exemplaar van de inventaris. Eventuele schade of gebreken die niet zijn weergegeven op de inventaris dienen binnen de 2 uur op het onthaal gemeld te worden, waarna deze tegensprekelijk worden genoteerd. 1.2. Na het vertrek van een groep wordt de inventaris en de staat van het gebouw door een verantwoordelijke van de vzw ADJ de Hoge Rielen gecontroleerd, desgevallend in aanwezigheid van een verantwoordelijke van de desbetreffende groep. Eventuele tekorten en/of beschadigingen zullen worden aangerekend op de factuur, ter vergoeding van de nieuwe aankoop- of herstellingskosten. 2. Onderhoud en zorg voor de accommodatie 2.1. De openingsuren van alle diensten van de vzw ADJ de Hoge Rielen worden toegevoegd in bijlage bij dit reglement en zijn tevens terug te vinden op de website www.dehogerielen.be. 2.2. De gebouwen moeten door de verblijvers worden schoongemaakt met inachtname van de volgende richtlijnen: Laat de accommodatie netjes achter, schenk extra aandacht aan sanitair en keuken. Schik de inventaris zoals deze geschikt was bij aankomst. Laat het bed netjes achter met het beddengoed geplooid. Veeg of stofzuig de vloeren in paviljoenen.

Ingeval de gebouwen onvoldoende werden schoongemaakt, zullen bijkomende schoonmaakkosten worden aangerekend. 2.3. Verblijvers kunnen er bij aanvang van hun verblijf voor opteren om vzw ADJ de Hoge Rielen de gebouwen te laten schoonmaken, dit tegen betaling van een vaste schoonmaakkost per paviljoen, volgens de tarieven beschreven in 3.4. Ingeval de gebouwen zodanig worden achtergelaten dat een uitzonderlijke schoonmaak is vereist, zullen tevens bijkomende kosten worden aangerekend voor het sorteren van niet juist gesorteerd afval, opruimkosten, wasserijkosten enz.. 2.4. Afval dient te worden gesorteerd in de volgende fracties: PMD: Plastic flessen en flacons, metalen verpakkingen en drankkartons, leeg en uitgespoeld. KGA: Steeds in oorspronkelijke verpakkingen aanbieden, altijd naar het containerpark. Enkel kleine hoeveelheden, minder dan 2 liter. ASSEN: Assen uit de open haard, BBQ-kolen, asbakafval. PAPIER en KARTON: Niet- bevuild, onbeschilderd, papier en karton. RESTAFVAL: Vervuilde en bevuilde afvalsoorten. Geen gevaarlijke stoffen en zuivere afvalproducten. GLAS: Wit, bruin,en groen gereinigd glas van lege en uitgespoelde flessen en bokalen. Kapotte drinkglazen zijn restafval! GFT: Groente, fruit- en tuinafval, geen etensresten.

2.5. Afval dient steeds naar het containerpark te worden gebracht, tijdens de openingsuren. De groene container dient evenwel steeds aan het paviljoen of op de kampeergrond te blijven. Verblijvers kunnen er voor opteren om hun afval gesorteerd in de bakken aan het paviljoen of de kampeergrond te laten staan, voor ophaling door vzw ADJ de Hoger Rielen. In dergelijk geval dient een bijkomende kost te worden betaald: Ingeval goed gesorteerd: € 5 per fractie Ingeval slecht gesorteerd: € 10 per fractie Ingeval niets gesorteerd: € 50 boete te vermeerderen met de kosten voor de verwijdering en de verwerking van het afval

2.6. Afval die overblijft na de schoonmaak of de controleronde aan het einde van het verblijf, mag in een doorzichtige zak van vzw ADJ de Hoge Rielen worden achtergelaten aan de deur van het paviljoen of aan het sanitair blok van de kampeergrond indien het containerpark op dat moment reeds gesloten is.

3. Tarieven

3.1. De eenheidsprijs van een paviljoen of kampeergrond, zoals deze werd meegedeeld bij de bevestiging van de reservatie, heeft betrekking op een verblijf van 24 uren ingaand op het bij de reservatie opgegeven tijdstip. Bij verblijven langer dan 24 uur wordt voor elk bijkomend tijdsblok van 4 uur een bijkomend bedrag van 1/3 van de eenheidsprijs aangerekend. In geval van een bijkomende overnachting, wordt een extra eenheidsprijs aangerekend. Wanneer het feitelijke aankomstuur vroeger is dan het vooropgestelde tijdstip, geldt als aankomstuur het uur genoteerd door de dienst onthaal & info bij het overhandigen van de sleutel. Als vertrekuur geldt het bij de reservatie opgegeven vertrekuur. Wanneer het feitelijke vertrekuur later is dan het vooropgestelde tijdstip, geldt als vertrekuur het uur genoteerd door de dienst onthaal & info bij de wederinontvangstname van de sleutel. 3.2. Reservaties tijdens het weekend zijn steeds van vrijdagavond 19 uur tot zondagavond 19 uur. Reglement De Hoge Rielen p 3/4

36

3.3. Het tarief dat door de vzw ADJ de Hoge Rielen werd bevestigd bij de reservatie, is geldig tot 31 december van het jaar waarin het verblijf werd geboekt, en geldt onder voorbehoud van eventuele tariefwijziging die wordt doorgevoerd voor het jaar waarin het verblijf werkelijk plaatsvindt. 3.4. De tarieven worden jaarlijks vastgelegd. Zij worden toegevoegd in bijlage bij dit reglement en worden tevens bekendgemaakt op de website www.dehogerielen.be. Bijzondere tarieven en regels m.b.t. specifieke accommodatie, maaltijdverplichting, gebruik van drank en voeding worden daar eveneens bekendgemaakt. 3.5. De vzw ADJ de Hoge Rielen hanteert verschillende prijscategorieën en reserveringstermijnen. Hiertoe deelt de vzw ADJ de Hoge Rielen de verblijvers in de volgende categorieën in: Categorie 1: Initiatieven die door een plaatselijke, provinciale of de Vlaamse overheid als jeugdwerkinitiatief erkend zijn. Hiervoor wordt een reserveringstermijn gehanteerd van maximum 18 maanden vooraf, voor schoolvakanties 21 maanden vooraf en voor juli en augustus 25 maanden vooraf. Categorie 2: Andere binnenlandse jeugd, binnenlandse schoolgroepen en alle zorggroepen. Hiervoor wordt een reserveringstermijn gehanteerd van maximum 15 maanden vooraf. Categorie 3: Buitenlandse jeugd en scholen, binnenlandse socio-culturele groepen. Hiervoor wordt een reserveringstermijn gehanteerd van maximum 15 maanden vooraf. Categorie 4: Alle andere groepen, familiegroepen, volwassenen en bedrijven. Hiervoor wordt een reserveringstermijn: gehanteerd van maximum 15 maanden vooraf.

Het toepasselijke tarief wordt bepaald op basis van de informatie door de contractant verstrekt over de samenstelling en de activiteiten van de groep en komt overeen met een omschreven prijscategorie. De vzw ADJ de Hoge Rielen kan voorafgaandelijk de bewijsstukken vragen om verblijvers in een bepaalde prijscategorie te laten ressorteren. Voor jeugdwerkinitiatieven kan de vzw ADJ de Hoge Rielen steeds het officiële bewijs van erkenning opvragen. De vzw ADJ de Hoge Rielen beoordeelt de bewijsstukken en past op basis daarvan een prijscategorie toe. Indien geen bewijsstukken worden voorgelegd, wordt prijscategorie 4 toegepast. Elke groep verblijvers moet een volledige lijst van alle deelnemers bezorgen aan de vzw ADJ de Hoge Rielen, en dit uiterlijk 2 uur na aankomst op het domein. Ingeval de groepssamenstelling of de aard van de activiteiten van de groep bij het verblijf niet in overeenstemming blijken te zijn met de omschreven prijscategorie, is de vzw ADJ de Hoge Rielen gerechtigd alsnog het tarief aan te rekenen dat in werkelijkheid strookt met de groepssamenstelling of de concrete activiteiten. 3.6. Eventuele kortingen worden jaarlijks bepaald (zowel wat betreft de aard, als het percentage als de categorieën verblijvers waarvoor ze gelden) en bekendgemaakt via de dienst „info en tarieven‟ en de website www.dehogerielen.be. 3.7. In de huurprijs is een normaal energieverbruik inbegrepen. Buitengewoon energieverbruik (bijv. door organisatie van theater, grote installaties, specifieke installaties) kan apart worden gefactureerd door vzw ADJ de Hoge Rielen.

4. Reservering – Betaling voorschot - verzekering 4.1. Een verblijfovereenkomst komt tot stand door de reservatie van een bepaald verblijf gevolgd door de bevestiging hiervan door de vzw ADJ de Hoge Rielen. Iedere verblijfovereenkomst wordt evenwel gesloten onder de opschortende voorwaarde van de betaling van een voorschot van minstens 25% binnen 10 dagen. 4.2. Elke groep gasten dient ter plaatse vertegenwoordigd te worden door een meerderjarige verantwoordelijke. Deze persoon verbindt zich ertoe ten allen tijde bereikbaar te zijn en fungeert zo als contactpersoon met Vzw ADJ de Hoge Rielen. Deze persoon staat ook in voor het naleven van het reglement van Vzw ADJ de Hoge Rielen gedurende het ganse verblijf door de groep deelnemers, of gasten. 4.3. Degene die het verblijf van een groep organiseert (bijv. school, jeugdbeweging,…) is verantwoordelijk voor de verzekering door zowel de groep als de individuele leden van deze groep voor schade die zij kunnen berokkenen aan de vzw ADJ de Hoge Rielen. De vzw ADJ de Hoge Rielen kan voorafgaandelijk de voorlegging van de verzekeringspolissen vragen alsook het bewijs van betaling van de verzekeringspremies. 4.4. Het verplaatsen van een reservering kan slechts één keer, uiterlijk 3 maanden voor het initieel geplande verblijf, en mits de accommodatie beschikbaar is. 4.5. Alle buitenlandse groepen en commerciële bedrijven dienen minstens 1 maand op voorhand alle te voorziene kosten,verbonden aan het gereserveerde verblijf te betalen. Bij uitblijven van dergelijke betaling, heeft de vzw ADJ de Hoge Rielen het recht het verblijfcontract als ontbonden te beschouwen. In voorkomend geval dient zij de buitenlandse groep of het commerciële bedrijf in kwestie hiervan per aangetekend schrijven op de hoogte te brengen. 4.6. Voor feesten en manifestaties in de sporthal dient, samen met het voorschot, een waarborgsom te worden betaald van €1800. Zo er schade is zal de waarborgsom als schadevergoeding door de vzw ADJ de Hoge Rielen verworven blijven.

37

5. Annulering 5.1. De annulering van een verblijf moet steeds schriftelijk gebeuren, hetzij via brief, hetzij via fax of e-mail. 5.2. De hiernavolgende regels gelden zowel voor een gedeeltelijke als voor een volledige annulering: Annulering van paviljoenen of kampeergronden: minder dan 1 maand op voorhand: volledige huurprijs is verschuldigd 1 tot 3 maanden op voorhand : 50 % van de huurprijs is verschuldigd tot 6 maanden op voorhand : 35 % van de huurprijs is verschuldigd Reglement De Hoge Rielen p 4/4

6 tot 12 maanden op voorhand : het voorschotbedrag is verschuldigd meer dan 12 maanden op voorhand : €25 administratiekost Annulering van activiteiten, vergaderaccommodatie, sporthal, theater, huurmateriaal, e.a. minder dan 2 weken op voorhand: dossierkost en de minimumprijs van de activiteit wordt aangerekend. meer dan 2 weken op voorhand: o verblijvers: zonder kosten o niet-verblijvers: 1/3 van de kostprijs van de activiteit, met een minimum van €25

5.3. Afhankelijk van de weersomstandigheden kan de vzw ADJ Hoge Rielen bepaalde door haar georganiseerde activiteiten annuleren. 5.4. De directie van de vzw ADJ de Hoge Rielen is gemachtigd om aan elk verblijf een einde te stellen ingeval een verblijver of een groep verblijvers de wet of de bepalingen van dit reglement overtreedt. In dergelijk geval zal het geboekte verblijf evenwel volledig worden aangerekend voor de gereserveerde periode. 6. Betaling van de factuur 6.1. Verblijffacturen zijn betaalbaar binnen de 14 dagen na de factuurdatum. Degene die een verblijf organiseert voor een bepaalde groep verblijvers (bijv. school, jeugdbeweging,…) is verantwoordelijk voor de tijdige betaling van de verblijffactuur. Bij gebreke aan betaling van de verblijffactuur binnen voormelde termijn zijn verwijlintresten verschuldigd aan de wettelijke rentevoet. Ingeval de verblijffactuur vermeerderd met de verwijlintresten, niet binnen 10 kalenderdagen na het versturen van een aangetekende ingebrekestelling werd betaald, wordt het verschuldigde bedrag van rechtswege vermeerderd met een schadevergoeding ten belope van 15 % van het factuurbedrag en dit met een minimum van € 50.

III. ALGEMEEN 1. Elke bezoeker verklaart zich stilzwijgend akkoord met dit reglement door het domein te betreden. Elke verblijver verklaart zich akkoord met het reglement van vzw ADJ de Hoge Rielen door de reservatie van een verblijf en de betaling van het voorschot. Elke verblijver verklaart bij aankomst schriftelijk op de hoogte te zijn van de veiligheidsmaatregelen getroffen door vzw ADJ de Hoge Rielen, die van toepassing zijn in noodsituaties. De directie van de vzw ADJ de Hoge Rielen is gemachtigd om elke bezoeker of gast de toegang tot het domein te ontzeggen ingeval deze de wet, of de bepalingen van dit reglement overtreedt. 2. Alle geschillen omtrent de naleving van dit reglement zullen beslecht worden voor de bevoegde rechtsbanken van het gerechtelijk arrondissement Turnhout. 3. Het Belgisch recht is van toepassing. BIJLAGEN: 1. Overzicht openingsuren diverse diensten vzw ADJ de Hoge Rielen 2. Overzicht tarieven

38