· web viewpowstanie w procesie dokumentu wymagającego rejestracji w systemie kancelaryjnym...

Załącznik nr 1 do SIWZ – OPZ

Załącznik nr 2 do Umowy nr CSIOZ/…/2018

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

ul. Stanisława Dubois 5A | 00-184 Warszawa tel: +48 22 597-09-27 | fax: +48 22 597-09-37

[email protected] | www.csioz.gov.plSkrytka ESP: /csiozgovpl/SkrytkaESP

NIP: 5251575309 | REGON: 0013777061

http://www.csioz.gov.pl/

Spis treści1. Przedmiot zamówienia...................................................................................................................4

2. Termin realizacji zamówienia.........................................................................................................7

3. Zakres prac:....................................................................................................................................8

3.1 Słownik pojęć i skrótów stosowanych w dokumencie................................................................8

3.2 Wymagania funkcjonalne...........................................................................................................9

3.2.1 Definicja procesów biznesowych............................................................................................9

3.2.2 Uruchamianie procesów biznesowych.................................................................................13

3.2.3 Wymagania dotyczące integracji z innymi systemami..........................................................17

3.3 Wymagania niefunkcjonalne....................................................................................................18

3.3.1 Grupy użytkowników i dokumentacja..................................................................................18

3.3.2 Platformy i technologia.........................................................................................................18

3.3.3 Wydajność i dostępność.......................................................................................................19

3.3.4 Bezpieczeństwo informacji...................................................................................................19

3.4 Wymagania prawne..................................................................................................................20

3.5 Wsparcie przepływu zadań w następujących procesach biznesowych.....................................23

3.5.1 Wymagania dotyczące wszystkich procesów........................................................................23

3.5.2 Tworzenie planu zamówień publicznych..............................................................................23

3.5.3 Wniosek o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.............25

3.5.4 Umowa z wykonawcą/dostawcą..........................................................................................28

3.5.5 Faktura lub dokument równoważny.....................................................................................31

3.5.6 Wniosek i rozliczenie delegacji.............................................................................................35

3.5.7 Wniosek o refundację/zwrot wydatku..................................................................................38

3.6 Załączniki - obowiązujące wzory dokumentów, które muszą być zaimplementowane w systemie w zakresie uzgodnionym z Zamawiającym na etapie implementacji.....................................40

Plan zamówień publicznych..............................................................................................................40

Zapotrzebowanie do planu zamówień publicznych (zestawienie planowanych postępowań).........40



NIP: 5251575309 | REGON: 0013777062


Aktualizacja planu zamówień publicznych (dodawanie nowej pozycji, modyfikacja istniejącej pozycji).............................................................................................................................................40

Wniosek o przeprowadzenie postępowania udzielenie zamówienia publicznego na dostawę /usługę /robotę budowlaną / konkursu / zamówienia szczególnego...............................................40

Zapotrzebowanie do postępowań o wartości do 10 000,00 zł.........................................................40

Wzór opisu faktury...........................................................................................................................40

Polecenie i rozliczenie wyjazdu służbowego.....................................................................................41

Wniosek o refundację i zwrot wydatku............................................................................................41

Wniosek o szkolenie.........................................................................................................................41

Wniosek o zwrot wadium i zabezpieczenia należytego wykonania umowy.....................................41

Rejestr zamówień publicznych.........................................................................................................41

Rejestr delegacji służbowych............................................................................................................41

4. Rozwiązanie równoważne:...........................................................................................................42



NIP: 5251575309 | REGON: 0013777063


1. Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest Moduł zarządzania i modelowania procesów oraz implementacja wybranych procesów wewnętrznych CSIOZ w ramach rozbudowy systemu EZD, rozumiane, jako zakup licencji TIMSI WorkflowPack, wraz z usługami opisanymi w niniejszym OPZ. Moduł TIMSI WorkflowPack stanowi rozszerzenie funkcjonalności systemu TIMSI e-Kancelaria, użytkowanego przez Zamawiającego na podstawie niewyłącznej licencji udzielonej przez firmę TIMSI Sp. z o.o.

Obecnie stosowane przez Zamawiającego rozwiązanie TIMSI e-kancelaria składa się z następujących funkcjonalności:

1. Obsługa pism i sprawa. Obsługa pism (dokumentów) przychodzących, wychodzących i wewnętrznychb. Obsługa różnej postaci pism/dokumentów – pliki, maile, skanyc. Dekretacja pism do obsługi wg schematu lub ad hoc; tworzenie i zapisywanie

schematów;d. Akceptacja, komentowanie i odrzucanie pism przez pracownikówe. Gromadzenie pism w ramach sprawf. Skanowanie i gromadzenie pism papierowych w postaci cyfrowejg. Tworzenie i przechowywanie szablonów i korzystanie z szablonów dokumentów przy

tworzeniu nowych pism h. Kontrola statusu realizacji pisma, sygnalizacja zagrożonych i przekroczonych

terminów obsługi pism2. Obsługa kancelarii

a. Odwzorowanie rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji kancelaryjnejb. Rejestracja pism zewnętrznych, nadawanie i wydruk kodów kreskowych dla pism

przychodzącychc. Opis i dekretacja odebranych pism do obsługi w komórkachd. Przygotowywanie i akceptacja pism przeznaczonych dla odbiorców zewnętrznyche. Wysyłka pism do odbiorców zewnętrznych różnymi metodami – poczta tradycyjna,

poczta elektroniczna, e-PUAP3. Praca grupowa - udostępnianie spraw, wspólna praca nad sprawą4. Wbudowana baza teleadresowa podmiotów – nadawców i odbiorców5. Raporty, sprawozdawczość i wyszukiwanie pism/spraw – możliwość generowania raportów

utworzonych przez użytkownika lub predefiniowanych w systemie; wyszukiwanie dokumentów i spraw w trybie pełnotekstowym lub na podstawie atrybutów

6. Prowadzenie archiwum dokumentów w postaci elektronicznej lub tradycyjnej



NIP: 5251575309 | REGON: 0013777064


7. Definicja struktury organizacyjnej

Szczegółowe informacje dotyczące obecnie stosowanego rozwiązania TIMSI e-Kancelaria dostępne są na stronie producenta: https://www.timsi.pl/produkty/timsi-e-kancelaria/

Realizacja przedmiotu zamówienia będzie polegała na:

1. Dostarczeniu licencji oraz instalacji i wdrożeniu funkcjonalności modułu TIMSI WorkflowPack do zarządzania procesami biznesowymi, na które składają się:a) Środowisko definiowania procesów biznesowychb) Środowisko uruchamiania procesów biznesowychc) Integracja z systemem TIMSi e-Kancelaria

Oraz implementacji w ramach dostarczanej funkcjonalności, następujących procesów biznesowych (workflows):a) Tworzenie planu zamówień publicznych;b) Obsługa wniosku o zamówienie publiczne;c) Obsługa umowy z wykonawcą/dostawcą;d) Obsługa faktury;e) Obsługa wniosku i rozliczenie delegacji;f) Obsługa wniosku o refundację wydatku pracownika.

2. Wykonaniu instruktażu dla użytkowników biznesowych, administratora i projektanta procesów oraz dostarczenie podręczników w formie elektronicznej w języku polskim dla przedstawicieli wszystkich grup użytkowników:1) 40 osób dla ról biznesowych ‘pracownik’ zdefiniowanych na etapie implementacji 2) po 1 osobie dla każdej roli biznesowej kierowniczej wymienionej w opisie procesów3) 5 osób dla roli administratora biznesowego4) 5 osób dla roli administratora technicznego5) 5 osób dla roli projektanta procesów

Przeprowadzone sesje instruktażowe mają zostać nagrane, a nagrania zostaną przekazane Zamawiającemu.

Instruktaż będzie przeprowadzony na komputerach zapewnionych przez Zamawiającego i w jego siedzibie.

Instruktaż z obsługi procesów zostanie przeprowadzony w oparciu o procesy dostarczone przez Zamawiającego.

3. Usługach gwarancyjnych świadczonych zgodnie z opisem zawartym w Załącznikach do umowy, w okresie od 12 miesięcy do 24 miesięcy

4. Realizacji usług dodatkowych:



NIP: 5251575309 | REGON: 0013777065


https://www.timsi.pl/produkty/timsi-e-kancelaria/

a. W ramach usług dodatkowych mogą zostać zlecone:i. Dostosowywanie Systemu do obowiązujących przepisów prawnych.

ii. Wsparcie techniczne i merytoryczne w zakresie działania aplikacji i bazy danych.

iii. Modernizacja Systemu.iv. Dodatkowe usługi instruktażowe i konsultacje.

b. Maksymalna liczba godzin usług dodatkowych to 200, przy czym godzina to 60 min.c. Na każdą usługę Zamawiający wystawi zlecenie.d. Termin podpisania protokołu odbioru ostatniego spośród wystawionych zleceń to

13.12.2019.e. Warunki odbioru usługi będą przez Zamawiającego określone każdorazowo w

wystawionym zleceniu.

5. System musi umożliwić jednoczesną pracę co najmniej 350 użytkowników zarejestrowanych.

Uwaga:

Na etapie implementacji procesów przez Dostawcę zakładamy możliwość wprowadzenia zmian w zakresie: kroków procesu (workflow) oraz w zakresie przekazywanych danych, przy czym zgłoszenia ewentualnych zmian mogą dotyczyć zakresu jeszcze nie zrealizowanego przez Dostawcę. Przed rozpoczęciem prac, do Dostawcy może zostać przekazana aktualizacja dokumentacji przy czym zmiany ewentualne nie będą wykraczały ponad zmiany w workflow i zakresie przekazywanych danych. W przypadku, jeżeli Dostawca którąkolwiek ze zmian wprowadzonych w stosunku do OPZ zidentyfikuje jako dodatkowo wymagającą prac developerskich/nową funkcjonalność będzie miał możliwość wraz z podaniem uzasadnienia odrzucenia wprowadzonej zmiany.



NIP: 5251575309 | REGON: 0013777066


2. Termin realizacji zamówienia.

Zamówienie zostanie zrealizowane zgodnie z poniższym podziałem na Etapy

Etap 1 - Punkt 1. Przedmiotu Zamówienia:

1) Do 30.11.2018 - Dostarczone rozwiązanie do testów (w przypadku zgody Zamawiającego istnieje możliwość etapowego dostarczania rozwiązania do testów) dla Zakresu zdefiniowanego w punkcie 1 Przedmiotu zamówienia.

2) Do 14.12.2018 - Zakończone testy akceptacyjne dla Zakresu zdefiniowanego w punkcie 1 Przedmiotu zamówienia.

3) 20.12.2018 – Uruchomienie produkcyjne dostarczonego rozwiązania.4) Do 20.12.2018 - Podpisany Protokół Odbioru dla zakresu zdefiniowanego w punkcie 1

Przedmiotu Zamówienia.


1) Od 15.12.2018 - do 20.12.2018 - Przeprowadzony instruktaż zgodnie z punktem 2 Przedmiotu Zamówienia.

2) Do 20.12.2018 - Podpisany Protokół Odbioru dla zakresu zdefiniowanego w punkcie 2 Przedmiotu Zamówienia.

Po zrealizowaniu i odebraniu przez Zamawiającego Etapu 1 i 2:


1) Termin rozpoczęcia – od dnia podpisania Protokołu Odbioru. Termin zakończenia świadczenia usług gwarancyjnych będzie wynikał z przyjętej Oferty.


1) Po podpisaniu Protokołu Odbioru potwierdzającego prawidłowe wykonanie Umowy Zamawiający będzie uprawniony do zlecenia Wykonawcy realizacji usług dodatkowych określonych w punkcie 4 w terminie do dnia 01.12.2019 przy czym termin podpisania ostatniego Protokołu odbioru nie może być późniejszy niż 13.12.2019.



NIP: 5251575309 | REGON: 0013777067


3. Zakres prac:3.1 Słownik pojęć i skrótów stosowanych w

dokumencieWA – Wydział Administracji

WOP – Wydział Obsługi Prawnej

WZP – Wydział Zamówień Publicznych

WFK – Wydział Finansowo Księgowy

WKPS – Wydział Kadr Płac i Szkolenia

WWPU – Wydział Wsparcia Projektów i Usług

WBST – Wydział Bezpieczeństwa Systemów Teleinformatycznych

PZBI – Pełnomocnik Zarządu do spraw Bezpieczeństwa Informacji

IOD – Inspektor Ochrony Danych

ST – środki trwałe

OT – dokument przyjęcia środka trwałego do ewidencji

WB – wyciąg bankowy

WNIP – wartości niematerialne i prawne

OPZ – dokument opisu przedmiotu zamówienia

SIWZ – dokument specyfikacji istotnych warunków zamówienia

MPK – miejsca powstawania kosztów

EZD używany zamiennie z „system kancelaryjny” – system EZD TIMSI e-kancelaria

Orcom – system finansowy wykorzystywany w CSIOZ

FK – moduł finansowo-księgowy w ramach Orcom

EM – moduł zarządzania majątkiem w ramach Orcom

KP – moduł kadrowo-płacowy w ramach Orcom

RODO – Rozporządzenie Ogólne o Ochronie danych Osobowych



NIP: 5251575309 | REGON: 0013777068


Pracownik merytoryczny – pracownik dowolnej komórki organizacyjnej, rola w procesach biznesowych uogólniona dla potrzeb tego dokumentu. W każdym procesie będzie to pracownik innej komórki.

System – dotyczy systemu klasy „workflow”, który jest przedmiotem niniejszego OPZ.

3.2 Wymagania funkcjonalneWymagalność:

W – wymagane

O – opcjonalne

3.2.1 Definicja procesów biznesowychNr id Wymaganie Wymagalność1 System będzie umożliwiał tworzenie definicji procesów biznesowych

bez użycia interfejsu programistycznego. Będzie dostarczony edytor graficzny przeznaczony do projektowania procesów zgodny z notacją BPMN.

W

2 System będzie umożliwiał przechowywanie wielu wersji definicji procesu i oznaczenie, która wersja jest aktualna, tzn. przeznaczona do wykonywania.

W

3 Procesy biznesowe będą powiązane z dokumentami elektronicznymi. Dokument elektroniczny będzie rozumiany jako zestaw danych (lub obiekt danych) na formularzu widoczny podczas pracy w procesie.

W

4 Tworzenie definicji procesów biznesowych będzie obejmowało następujące czynności:

W

4.1 Definicja kroków procesu – szczegółowy opis patrz następne wymaganie.

W

4.2 Definicja ścieżki przepływu pracy w procesie biznesowym, tzn. zdefiniowanie kolejności kroków, warunków przejścia z kroku do następnego kroku, rozwidleń i połączeń ścieżek przepływu procesów. Ścieżki muszą określać: warunki, dokumenty i dane wymagane do rozpoczęcia, kontynuacji zakończenia procesu.

W

4.3 Definicja zdarzeń i warunków rozpoczynających proces, np. 1. akceptacja dokumentu w innym procesie2. pojawienie się nowej sprawy w systemie kancelaryjnym3. wystąpienie określonej daty

W



NIP: 5251575309 | REGON: 0013777069


4. od zdarzenia upłynął określony czas

4.4 Definicja zdarzeń i warunków kończących proces, np. 1. końcowa akceptacja dokumentu przetwarzanego w procesie2. pojawienie się dokumentu o określonej nazwie w określonej

lokalizacji repozytorium

W

4.5 Określenie czasu przeznaczonego na realizację procesu oraz zachowania systemu w razie, gdy czas zostanie przekroczony.

W

4.6 Zdefiniowanie odbiorców i treści wiadomości/alertów/monitów generowanych automatycznie, gdy zostaną spełnione określone warunki.

W

4.7 Zaprojektowanie formularza dla obiektu danych przetwarzanych w procesie, tzn. określenie pól danych i reguł ich walidacji, etykietek pól danych, pól wyboru, podpowiedzi i ułatwień dla użytkownika pracującego na formularzu.

W

5 Tworzenie definicji kroków w procesie będzie obejmowało następujące czynności:

W

5.1 Określenie czynności w ramach kroku dostępnych dla użytkownika realizującego krok:

1. Wprowadzanie/aktualizacja danych na formularzach powiązanych z procesem

2. Dołączanie plików z dokumentami 3. Przegląd załączonych dokumentów elektronicznych4. Akceptacja/odmowa akceptacji dokumentu przetwarzanego w

procesie i prezentowanego na formularzu.5. Wstawianie adnotacji przy akceptacji lub braku akceptacji

dokumentu6. Wysyłanie powiadomień7. Przekazanie do dalszej obsługi w ramach procesu8. Zwrot do poprzednich kroków

W

5.2 Wskazanie roli uprawnionej do realizacji kroku oraz ról, które mogą ją zastępować w razie nieobecności.

W

5.3 Zdefiniowanie reguł walidacyjnych dla danych przetwarzanych w danym kroku.

W

5.4 Zdefiniowanie warunków wejścia do kroku i wyjścia z kroku. Warunki te będą wykorzystywać:

1. dane gromadzone w systemie i przetwarzane w procesach

W



NIP: 5251575309 | REGON: 00137770610


2. załączniki 3. zdarzenia takie jak np.: wpływ dokumentu do systemu

kancelaryjnego, złożenie wniosku przez pracownika w systemie kancelaryjnym, zdarzenie w innym procesie, np. akceptacja merytoryczna w procesie obsługi faktury spowoduje uruchomienie procesu wystawiania dokumentu OT.

6 Definiowanie formularzy danych będzie obejmowało: W6.1 Możliwość umieszczenia na formularzu obiektów takich jak np: pola

tekstowe krótkie i długie, numeryczne, listy wyboru, pola opcji, daty z podpiętym kalendarzem, przyciski radiowe, przyciski akcji, wstawiane obrazki, załączniki, linki.

W

6.2 Możliwość zdefiniowania źródeł danych wyświetlanych na formularzach.

W

6.3 Określenie rodzaju dostępności danych na formularzu dla użytkowników – do odczytu, do edycji.

W

6.4 Możliwość wprowadzania reguł walidacyjnych i wartości domyślnych dla pól danych.

W

6.5 Możliwość tworzenia pól których wartości wyliczane będą na podstawie danych z innych pól zgodnie ze zdefiniowaną dla tego pola formułą obliczeniową. Do wyliczeń będą pobierane dane z nie tylko z obiektu, którego dotyczy formularz, ale także z innych powiązanych obiektów.

6.6 Możliwość dołączania do pól danych etykietek i chmurek z objaśnieniami.

W

6.7 Możliwość tworzenia formularzy wielostronicowych z wieloma zakładkami.

W

6.8 Wyświetlanie formularzy w przeglądarce www. W

6.9 Składowanie danych wprowadzonych/edytowanych w formularzu w bazie danych i udostępnianie ich we wszystkich procesach.

W

6.10 Udostępnianie danych wprowadzonych do formularza w postaci pliku xml.

W

6.11 Możliwość przechowywania w repozytorium różnych wersji formularzy. W



NIP: 5251575309 | REGON: 00137770611


7 Będzie dostępna rola projektanta procesów. Funkcjonalność dostępna dla tej roli:

a. Definiowanie procesów b. Definiowanie kroków w procesach wraz warunkamic. Przydzielanie ról wykonawców poszczególnych kroków

procesówd. Projektowanie formularzy danych e. Projektowanie raportów i statystykf. Zarządzanie wersjami procesów, formularzy, raportów

W

8 System zapewni powiązania między danymi z formularzy różnych procesów. Np. formularz faktury będzie mógł pobrać numer umowy z formularza umowy, której dotyczy faktura.

W

9 System umożliwi określenie czasu przeznaczonego na realizację procesu oraz zachowanie systemu w razie, gdy czas zostanie przekroczony.

W

10 System umożliwi monitorowanie terminowości realizacji poszczególnych kroków w procesach. Np. będzie możliwość:Uzależnienia czasu obsługi kroków w procesie od wybranych danych, np. proces obsługi faktury musi zakończyć się w czasie umożliwiającym terminowe dokonanie zapłaty za tę fakturę.Ustawienia sztywnego czasu przeznaczonego na realizację procesu.

W

11 Ścieżki przepływu pracy w procesach będą zdefiniowane w oparciu o aktualną strukturę organizacyjną instytucji, tzn. Do kroków będą przypisane role odpowiadające stanowiskom istniejącym w instytucji. Gdy zmieni się struktura organizacyjna, np. zniknie jakieś stanowisko przypisane do roli, to system powiadomi administratora, że należy wybrać inne stanowisko i przypisać je do tej roli.

W

12 Będzie możliwe:1. Definiowanie ról uprawnionych do realizacji poszczególnych

kroków.2. Definiowanie zastępstw dla osób nieobecnych w ramach tych

samych lub innych ról.3. Osoby dla ról oraz ich zastępcy będą wybierani z katalogu

pracowników.

W

13 W przypadku tworzenia nowego Obiektu powiązanego z Obiektem już istniejącym do nowego obiektu zostaną przeniesione dane dostępne w obiekcie wyjściowym w zakresie w jakim są wykorzystywane w obiekcie

W



NIP: 5251575309 | REGON: 00137770612


nowo tworzonym. Szczegóły odnośnie przenoszonych danych są opisane w poszczególnych procesach.

14 System umożliwi aktualizację następujących słowników na poziomie administratora biznesowego:

1. Miejsca Powstawania Kosztów2. Klasyfikacja wydatków budżetowych (lista paragrafów wg

ustawy budżetowej) 3. Budżet zadaniowy (lista działań) 4. Lista źródeł finansowania (przykładowe wartości: Ustawa

Budżetowa, Decyzja o zapewnieniu finansowania, Rezerwa celowa)

15 Następujące informacje zostaną zdefiniowane na etapie implementacji:

Walidacje na polach Komunikaty biznesowe: w przypadku negatywnych

walidacji pól na formatkach Pola obowiązkowe/opcjonalne na formularzach Słowniki list wyboru Treści maili (np monitów), ich tematy i odbiorcy Informacja o typach pól i maksymalnej ilości znaków Definicje ról i ich uprawnienia do danych i funkcji systemu

W

3.2.2 Uruchamianie procesów biznesowychNr id Wymaganie Wymagalność1 System umożliwi uruchamianie instancji procesów biznesowych na

podstawie definicji, na które składają się:- ścieżka przepływu zadań/kroków - warunki rozpoczęcia instancji procesu- warunki zakończenia instancji procesu- warunki przejścia do kolejnych kroków- rozgałęzienia ścieżki- powroty do poprzednich kroków- formularz danych- załączniki- role organizacyjne realizujące poszczególne kroki procesu- pozostałe parametry zdefiniowane w ramach definicji procesu.

W



NIP: 5251575309 | REGON: 00137770613


2 Dla użytkownika realizującego krok procesu będą dostępne MIĘDZY INNYMI następujące rodzaje czynności:

1. Wprowadzanie/aktualizacja danych na formularzach powiązanych z procesem

2. Dołączanie plików z dokumentami 3. Przegląd załączonych dokumentów elektronicznych4. Akceptacja/odmowa akceptacji dokumentu

przetwarzanego w procesie i prezentowanego na formularzu.

5. Wstawianie adnotacji przy akceptacji lub braku akceptacji dokumentu

6. Wysyłanie powiadomień7. Przekazanie do dalszej obsługi w ramach procesu8. Zwrot do poprzednich kroków

W

3 Przykładowe zdarzenia i warunki rozpoczynające proces, np. 1. akceptacja dokumentu w innym procesie2. pojawienie się nowego pisma w systemie kancelaryjnym3. wystąpienie określonej daty4. od zdarzenia upłynął określony czas

W

4 Przykładowe zdarzenia i warunki kończące proces, np. 1. końcowa akceptacja dokumentu przetwarzanego w

procesie2. pojawienie się dokumentu o określonej nazwie w

określonej lokalizacji repozytorium3. Upływ określonego dla danego kroku czasu.4. Zmiana statusu obiektu powiązanego.

W

5 Warunki wejścia do kroku i wyjścia z kroku będą wykorzystywać:1. dane gromadzone w systemie i przetwarzane w procesach 2. formuły bazujące na tych danych3. załączniki 4. czas5. zdarzenia (np.: wpływ dokumentu do systemu

kancelaryjnego, złożenie wniosku przez pracownika w systemie kancelaryjnym, zdarzenie w innym procesie, np. akceptacja merytoryczna w procesie obsługi faktury spowoduje uruchomienie procesu wystawiania dokumentu OT)

W

6 Na wybranych etapach przepływu pracy będzie możliwość powrotu do wcześniejszego kroku z komentarzem jaki jest powód

W



NIP: 5251575309 | REGON: 00137770614


wstrzymania procesu.

7 System musi umożliwiać dokonywanie korekt wprowadzonych danych tekstowych i liczbowych, opisów pól, akceptacji, zatwierdzenia, itp. Korekty może dokonać jedynie osoba, która wprowadziła dane/dokonała opisu a w przypadku jej nieobecności osoba zastępująca/uprawniona lub osoba uprawniona do wprowadzania zmian w danym kroku procesu. Korekta rozumiana jest również jako powrót do początku procesu (decyzją uprawnionego użytkownika w przypadku koniecznych do wprowadzenia istotnych zmian w dokumencie) przy czym konieczność wprowadzenia jakichkolwiek zmian nie jest równoznaczna z powrotem do początku procesu. Decyzją uprawnionego użytkownika zmiana może zostać uznana jako nieistotna. Wprowadzenie zmiany nieistotnej (czyli bez uprzedniego powrotu do początku procesu) musi skutkować uruchomieniem dodatkowego kroku akceptacji.

W

8 Będzie możliwe redefiniowanie ścieżki akceptacji ad hoc, w trakcie przebiegu instancji procesu. Wybrane role przypisane do procesu będą uprawnione do zmiany ścieżki akceptacji dokumentu.

W

9 Będą pojawiać się monity informujące o zbliżającym się terminie dla danego kroku. Odbiorcy i treści monitów będą definiowane na etapie konfiguracji procesu.

W

10 Będą pojawiać się informacje o przekroczeniu terminu w procesie. Odbiorcy informacji będą definiowani na etapie konfiguracji procesu.

W

11 System umożliwi zdefiniowanie odbiorców i treści wiadomości/alertów/monitów generowanych automatycznie, gdy zostaną spełnione określone warunki.

W

12 W każdym kroku procesu użytkownik będzie wspomagany podpowiedziami systemu o wymaganych akcjach obowiązujących w danym kroku. Np. będą to wyróżnienia wymagalnych pól danych, teksty objaśniające co jest do zrobienia oraz inne konieczne podpowiedzi dotyczące wszystkich wymaganych czynności.

W

13 Na każdym etapie realizacji instancji procesu, tzn. we wszystkich krokach będzie zapewniona prezentacja syntetycznej informacji o aktualnym statusie procesu oraz dokonanych weryfikacjach i akceptacjach dokumentu przetwarzanego w procesie. System będzie prezentował dane osobowe pracownika wykonującego

W



NIP: 5251575309 | REGON: 00137770615


weryfikację/akceptację oraz tekst informujący o potwierdzeniu wykonania czynności.Prezentacja będzie widoczna dla:1. bieżącej roli realizującej krok2. ról kierowniczych w stosunku do ról realizujących proces

14 Użytkownicy w rolach przydzielonych do realizacji procesów będą informowani o czekających ich kolejkach zadań w bieżących instancjach procesów. Dla użytkownika będzie dostępna kolejka zadań wraz z informacją o terminie ich wykonania.

W

15 W chwili przekazania obiektu przetwarzanego w procesie do użytkownika system wygeneruje powiadomienie mailem zaadresowane do tego użytkownika.

W

16 W systemie będzie dostępny „help”, tzn. opis działania poszczególnych elementów systemu z możliwością wyszukiwania po słowach kluczowych.

W

17 Będzie dostępna funkcjonalność definiowania raportów i statystyk dotyczących instancji procesów:

W

17.1 Określenie kolumn danych do raportu. W

17.2 Określenie sposobu grupowania danych w raporcie, możliwość grupowania wg kilku pól.

W

17.3 Określenie sposobu filtrowania i sortowania danych, możliwość sortowania wg kilku pól.

W

17.4 Automatyczne wstawienie daty wykonania raportu i dane pracownika, który wykonał raport i opcjonalnie dane o filtrowaniu.

W

17.5 Formatowanie, tzn. wybór czcionki, kolorów itd. W

17.6 Przechowywanie różnych wersji projektów raportów w repozytorium.

W

17.7 Możliwość wydruków do plików: pdf, xml, csv, excel, word. W

17.8 Definiowanie harmonogramów generowania raportów. W17.9 Przykłady wymaganych raportów, które będzie można zdefiniować

z poziomu użytkownika biznesowego:a. Raport instancji procesów, których zostały przekroczone

terminy z uwidocznieniem użytkowników.b. Raport instancji procesów oczekujących na działanie przez

wskazanego użytkownika.

W



NIP: 5251575309 | REGON: 00137770616


c. Raporty czasu wykonywania wybranych typów procesów.d. Przegląd wszystkich dokumentów powiązanych z jednym

zamówieniem, np. wniosek, umowa, aneksy do umowy, zlecenia, faktury. Analizy wąskich gardeł, np.

a. które role mają najwięcej zadańb. w jakich procesach i w którym kroku następują

przekroczenia czasu wykonaniaWg. CPV, źródeł finansowania, rodzajów wydatków itp.

17.10 Możliwość przesyłania wygenerowanego raportu lub

generowanie zawiadomienia o dostępności raportu do pobrania we wskazanym w powiadomieniu miejscu.

W

18 Na wszystkich etapach procesu system będzie umożliwiał wyświetlanie/ukrywanie list obiektów powiązanych z obiektem przetwarzanym w procesie, w tym załączników.Będzie możliwość przejścia do szczegółów obiektów na listach powiązanych.

W

19 System będzie udostępniał ekrany z listami obiektów przetwarzanych w procesach, np. wnioski o przeprowadzenie postępowania, umowy, faktury, plany zamówień publicznych itd.Ekran będzie zawierał listę wybranego przez użytkownika typu obiektu oraz listy powiązanych obiektów z obiektem wyróżnionym na liście podstawowej.Po wybraniu obiektu na liście podstawowej lub powiązanej będzie można przejść do przeglądu szczegółów obiektu. Zakres danych wyświetlanych na listach będzie definiowany z poziomu użytkownika biznesowego.

W

20 Użytkownik będzie miał możliwość dostosowania swojego ekranu/widoku danej listy poprzez operacje sortowania, filtrowania i grupowania.

W

21 System będzie umożliwiał dostęp do wszystkich danych historycznych w granicach uprawnień do danych i funkcji systemu przydzielonych poszczególnym rolom.

3.2.3 Wymagania dotyczące integracji z innymi systemami

Nr id Wymaganie Wymagalność



NIP: 5251575309 | REGON: 00137770617


1 Integracja z systemem kancelaryjnym EZD TIMSI e-kancelaria W1.1 System musi umożliwić powiązanie typu procesu z wybraną kategorią

sprawy lub typem pisma. Będzie zapewnione mapowanie kategorii spraw systemu kancelaryjnego na typy procesów biznesowych w systemie workflow.

W

1.2 Rozpoczęcie sprawy lub wpływ pisma w systemie kancelaryjnym będzie mogło zainicjować nową instancję typu procesu powiązanego z kategorią tej sprawy lub typem pisma.

W

1.3 Powstanie w procesie dokumentu wymagającego rejestracji w systemie kancelaryjnym spowoduje powiadomienie zdefiniowanych osób o konieczności założenia sprawy kategorii powiązanej z typem tego procesu.

W

1.4 W przebiegu procesu będzie zapewniony dostęp do danych i załączników powiązanej sprawy lub obiegu pisma i odwrotnie. W przebiegu sprawy będzie zapewniony dostęp do danych i załączników powiązanego procesu.

W

1.5 System workflow będzie miał dostęp do bazy dokumentów systemu kancelaryjnego i odwrotnie, system kancelaryjny będzie miał dostęp do bazy dokumentów przetwarzanych w systemie workflow.

W

3.3 Wymagania niefunkcjonalne3.3.1 Grupy użytkowników i dokumentacja

Nr id Wymaganie Wymagalność1 Będzie możliwe korzystanie z systemu przez użytkowników

następujących kategorii: Pracownik Kierownik Administrator biznesowy Administrator techniczny Projektant procesów

Każda z tych kategorii będzie miała uprawnienia ograniczające dostęp do danych i funkcji systemu. Dodatkowo będzie możliwość definiowania ról występujących w procesie zgodnie z wymaganiem opisanym w definiowaniu procesów.

W

2 Wszystkie rodzaje dokumentacji (podręczniki użytkowników i administratora) będą opisywać aktualną produkcyjną wersję systemu.

W



NIP: 5251575309 | REGON: 00137770618


3 Podręcznik administratora będzie zawierał między innymi wszelkie informacje na temat sposobu monitorowania i utrzymania systemu.

W

3.3.2 Platformy i technologiaNr id Wymaganie Wymagalność1 System będzie wykonany w technologii internetowej (aplikacja

„webowa”) i będzie wspomagany przez następujące przeglądarki:Google Chrome wersja 68 i wyższa.Mozilla Firefox wersja 61 i wyższa.Microsoft Edge wersja 42 i wyższaMicrosoft Internet Explorer wersja 11.

W

2 Akceptowalne systemy operacyjne: Windows 2012R2 lub nowszy Linux – Centos 7 lub nowszy

W

3 Serwery aplikacji: zgodny z technologią JEE, dostarczony wraz z systemem

W

4 Bazy danych: MS SQL serverPostgresql

W

5 Rozwiązanie będzie świadczone na następującej infrastrukturze:Frontend: 4 CPU16 GB RAM500 GB dysk Baza danych:4 CPU16 GB RAM Dyski:1.7 TB1 TB100 GB

nd

3.3.3 Wydajność i dostępnośćNr id Wymaganie Wymagalność1 Czas reakcji systemu na niżej wymienione rodzaje akcji użytkownika

będzie nie dłuższy niż 2 s przy jednoczesnej pracy 100 użytkowników: Otwieranie się wywołanego formularza z danymi Zapis danych wprowadzonych do formularza Udostępnienie w kroku procesu dokumentu z repozytorium

W



NIP: 5251575309 | REGON: 00137770619


Zapis dokumentu w repozytorium Wczytanie danych udostępnionych przez inny system

2 System umożliwi obsługę następującej ilości instancji procesów: Średnio w roku ok. 250 wniosków o zamówienie publiczne Średnio w roku ok. 200 umów z wykonawcami/dostawcami Średnio w roku ok. 1500 faktur

W

3 System będzie dostępny 7 dni w tygodniu przez 24 godziny za wyjątkiem przerw serwisowych koniecznych do instalacji nowych wersji systemu.

3.3.4 Bezpieczeństwo informacjiNr id Wymaganie Wymagalność1 Dostęp do systemu będą mieli tylko użytkownicy mający login i hasło,

zintegrowani z Active Directory. W

2 Dostęp do danych i funkcji systemu będzie ograniczony prawami przyznawanymi poszczególnym grupom użytkowników.

W

3 Bezpieczeństwo informacji przekazywanej między systemem a stacją klienta zapewni certyfikat SSL klasy DV.

W

4 Będzie zapewniona sprawdzalność zmian wprowadzanych w systemie poprzez prowadzenie logu wszystkich zmian. W logu będzie zawarta informacja kto dokonał zmiany, data i czas dokonania zmiany, rodzaj zmiany.

W

5 Będzie zapewnione wykonywanie kopii bezpieczeństwa danych przetwarzanych w systemie oraz ich odtwarzanie.

W

6 Przy braku aktywności użytkownika przez okres 5 minut system automatycznie zakończy jego sesję.

W

7 Bezpieczeństwo systemu będzie ocenione na podstawie testów bezpieczeństwa, na które będą składać się testy penetracyjne i testy zabezpieczeń aplikacji. Testy bezpieczeństwa przeprowadzi Dostawca.Raport z przeprowadzonych testów bezpieczeństwa będzie stanowił załącznik do Protokołu Odbioru. Przyjmuje się następujące poziomy podatności:• Krytyczna - zagrożenie krytyczne oznacza, że zidentyfikowana podatność z wysokim prawdopodobieństwem jest w stanie bezpośrednio zagrozić poufności, integralności lub dostępności informacji, bądź systemom ich przetwarzania. • Wysoka - zagrożenie wysokie oznacza, że zidentyfikowany problem jest w stanie bezpośrednio zagrozić poufności, integralności lub dostępności informacji, bądź systemom ich przetwarzania. • Średnia - zagrożenie średnie oznacza, że zidentyfikowany problem jest w stanie bezpośrednio zagrozić bezpieczeństwu informacji lub może pomóc w przeprowadzeniu bardziej skomplikowanych ataków.

W



NIP: 5251575309 | REGON: 00137770620


• Niska - zagrożenie niskie oznacza, że zidentyfikowany problem nie stanowi bezpośredniego zagrożenia dla bezpieczeństwa składowanych i przetwarzanych informacji.

3.4 Wymagania prawneNr id Wymaganie Wymagalność1 System musi być zgodny z następującymi przepisami prawa i ich aktami

wykonawczymi:

Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (t.j. Dz. U. 2018, poz.395, z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi;

Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. 2017, poz. 2077, z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi;

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. 2017 r., poz. 1221, z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi;

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz.167).

Kodeks pracy.

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO)

Ustawa z dnia 10 maja 2018 o ochronie danych osobowych.

Ustawa z dnia 14 czerwca 1960r. kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2017r. poz. 1257, z późn. zm.) w zakresie obsługi wniosków i dokumentów elektronicznych.

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922, z późn. zm.).

Ustawa z dnia 5 września 2016r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U.2016r.1579)

Ustawa z dnia 18 lipca 2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną

W



NIP: 5251575309 | REGON: 00137770621


(Dz. U. 2002r. Nr 144 poz. 1204, z późn. zm.).

Ustawa z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001r. Nr 112, poz. 1198, z późn zm.).

Ustawa z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011r. Nr 123, poz 698., z późn. zm.).

Ustawa z dnia 17 lutego 2005r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2005r. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.).

Ustawa o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw z dnia 10 stycznia

Ustawa z dnia 20 lipca 2000r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. z 2011r. Nr 197, poz. 1172, z późn. zm.).

Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. 2012 z 2012r., poz. 526.).

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 września 2011r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz. U. z 2011r. Nr 206, poz. 1216).

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 lipca 2011r. w sprawie podstawowych wymagań bezpieczeństwa teleinformatycznego (Dz. U. z 2011r. Nr 159, poz. 948).

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. z 2007r. Nr 10, poz. 68).

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. z 2006r. Nr 206, poz. 1517).

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29



NIP: 5251575309 | REGON: 00137770622


kwietnia 2004r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004r. Nr 100, poz. 1024). Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych, (Dz. U. z 2006r. Nr 206, poz. 1519).

Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 5.10.2016r. w sprawie szczegółowych warunków organizacyjnych i technicznych, które powinien spełniać system teleinformatyczny służący do uwierzytelniania użytkowników (Dz.u.2016.1627)

3.5 Wsparcie przepływu zadań w następujących procesach biznesowych

3.5.1 Wymagania dotyczące wszystkich procesów1 Możliwość dodania pola „Uwagi” do wszystkich obiektów. W2 W każdym kroku akceptacyjnym ma być możliwość przesłania

procesowanego obiektu do kroku weryfikacyjnego do dowolnego pracownika lub kilku. Po zakończonej weryfikacji będzie możliwość ponownego wysłania do weryfikacji.

W

3 W przypadku odrzucania obiektów na krokach akceptacyjnych dodanie komentarza ma być obowiązkowe. Pracownik akceptujący będzie miał możliwość wybrać krok procesu, do którego proces zostanie cofnięty.

W

4 Pracownik będzie mógł utworzyć instancję procesu w imieniu innej komórki niż domyślna komórka odpowiedzialna za proces.

W

3.5.2 Tworzenie planu zamówień publicznychZdarzenie rozpoczynające proces – żądanie uprawnionego pracownika.

Rezultat procesu – w systemie powstał zatwierdzony plan zamówień publicznych.



NIP: 5251575309 | REGON: 00137770623


1. Pracownik wnioskujący z danej komórki organizacyjnej wypełnia formularz zapotrzebowania/aktualizacji do planu zamówień publicznych. Wprowadza następujące dane:

Rok, którego dotyczy plan;

Przedmiot zamówienia;

Klasyfikacja (roboty budowlane, usługi i dostawy);

Kod CPV;

Orientacyjna wartość zamówienia netto i brutto;

Przewidywany termin wszczęcia postępowania w ujęciu kwartalnym lub

miesięcznym;

Finansowanie z podziałem na źródła finansowania i lata budżetowe (rok, źródło

finansowania, wartość netto, wartość brutto)

Wysokość środków wydatkowanych na realizację przedsięwzięcia w okresie 12 miesięcy (jeśli zamówienie wieloletnie jest kontynuowane);

Uzasadnienie zakupu; Komórka wnioskująca; Pozostałe komórki wnioskujące (wprowadza tylko wtedy jeśli więcej niż jedna

komórka ma realizować zakup);2. System automatycznie uzupełnia formularz zapotrzebowania/aktualizacji o następujące

dane: Numer zapotrzebowania Data zapotrzebowania/aktualizacji – data bieżąca systemowa (W przypadku

zapotrzebowania data musi być wcześniejsza niż zdefiniowany termin zgłaszania zapotrzebowań – data w roku poprzedzającym rok planu, po tej dacie wprowadzanie zapotrzebowań jest zablokowane. W przypadku aktualizacji nie ma ograniczeń na datę)

Przyznana kwota brutto – wartość pusta.

3. Pracownik Wnioskujący przesyła Zapotrzebowanie do akceptacji.4. Zapotrzebowanie akceptuje Kierownik komórki organizacyjnej zgłaszającej. W przypadku

odrzucenia Zapotrzebowanie trafia ponownie do pracownika Wnioskującego (krok nr 1).5. Kroki od 1 do 4 są powtarzane dla każdego przedmiotu zamówienia przez pracowników

wnioskujących.6. Po terminie zgłaszania zapotrzebowań system blokuje możliwość zgłaszania zapotrzebowań.

Od tej pory mogą wpływać aktualizacje.7. Pracownik WZP przegląda projekt planu zamówień publicznych.



NIP: 5251575309 | REGON: 00137770624


Dokonuje agregacji podobnych zapotrzebowań. System umożliwia oznaczanie poszczególnych pozycji atrybutem, wg którego będzie można grupować zapotrzebowania. W ramach agregacji będą widoczne podsumowania na polu Orientacyjna wartość zamówienia netto i brutto, ale nadal będą widoczne wszystkie pozycje w ramach zagregowanej grupy.

Uzupełnia pozycje projektu planu o następującą informację: Przewidywany tryb lub inna procedura udzielania zamówienia publicznego

8. Kierownik WZP akceptuje projekt planu zamówień publicznych. W przypadku odrzucenia projekt planu zamówień publicznych ponownie trafia do Pracownika WZP (krok 7).

9. Pracownik WFK przegląda projekt planu i weryfikuje możliwości finansowania wypełniając pole Przyznana kwota brutto. System wyświetla podsumowania w polach: Orientacyjna wartość zamówienia brutto i Przyznana kwota brutto. Uzgadnia kwoty z pracownikami wnioskującymi (poza systemem) i przekazuje pracownikowi merytorycznemu informacje o konieczności modyfikacji danych w polu Orientacyjna wartość zamówienia netto i brutto. Przekazanie następuje poprzez przesłanie zapotrzebowania ponownie do pracownika wnioskującego (krok 1) wraz z komentarzem. Zapotrzebowanie ponownie przechodzi przez kroki 1-4. Czynność ta trwa aż do uzyskania pożądanej sumy przyznanych kwot brutto.

10. WFK zamieszcza na formularzu informację o limitach wydatków przyznanych do projektu planu finansowego jednostki.

11. Kierownicy komórek wnioskujących akceptują projekt planu zamówień publicznych. W przypadku odrzucenia projekt planu zamówień publicznych ponownie trafia do Pracownika WZP (krok 7).

12. Nie później niż 31.12 roku poprzedzające rok, którego dotyczy projekt planu dyrektor jednostki lub osoba umocowana akceptuje projekt planu zamówień publicznych. Zaakceptowany projekt planu reprezentuje wszystkie zapotrzebowania i aktualizacje, które wpłynęły do tego dnia.

13. Nadal mogą wpływać aktualizacje, ale nie są uwzględniane w projekcie planu zamówień publicznych. Będą uwzględnione w planie zamówień publicznych.

14. Kroki od 7 do 12 są wykonywane ponownie, ale w odniesieniu do planu (wcześniej był projekt planu). W wyniku ostatecznej akceptacji powstaje plan zamówień publicznych.

15. Nadal mogą wpływać aktualizacje do planu.16. W dniu 31.12 roku, którego dotyczy plan system blokuje możliwość składania aktualizacji do

planu.

Wymagania do procesu:

System musi udostępniać pracę jednocześnie na projektach/planach zamówień publicznych przynajmniej za kolejne 3 lata:

o rok poprzedni – w trybie „tylko do przeglądu”, o rok bieżący – możliwość składania aktualizacji, o rok następny i dalsze – możliwość składania zapotrzebowań i aktualizacji



NIP: 5251575309 | REGON: 00137770625


Ilość lat otwarta dla zgłaszania zapotrzebowań – będzie to parametr wprowadzany przez uprawnionego użytkownika biznesowego.

Termin zgłaszania zapotrzebowań – będzie to parametr wprowadzany przez uprawnionego użytkownika biznesowego.

System musi umożliwiać zablokowanie planu zamówień publicznych do aktualizacji z poziomu uprawnionego użytkownika biznesowego w wybranym przez niego momencie.

3.5.3 Wniosek o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

Zdarzenie rozpoczynające proces – żądanie uprawnionego użytkownika.

Rezultat procesu – w systemie powstał wniosek o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

1. Pracownik komórki merytorycznej przygotowuje wymagane dokumenty i przeprowadza szacowanie wartości zamówienia wg zasad przewidzianych w Regulaminie udzielania zamówień publicznych.

2. Pracownik komórki merytorycznej zależnie od trybu postępowania (który jest ustalony w planie

zamówień publicznych) wykonuje wybrane lub wszystkie poniższe czynności:a. Zleca do WOP przygotowanie wzoru umowy. WOP, we współpracy z komórką

wnioskująca, przygotowuje ‘Wzór umowy’ i udostępnia pracownikowi komórki merytorycznej.

b. Przygotowuje inne dokumenty niezbędne jako załączniki do wniosku.

3. Pracownik komórki merytorycznej wypełnia formularz wniosku odpowiedni dla trybu postępowania. Wprowadza następujące dane na podstawie podglądu dokumentu ‘Plan zamówień publicznych’ na danych rok:

Nr pozycji/aktualizacji planu zamówień publicznych na danych rok, Przedmiot zamówienia (podpowiedź z planu zamówień publicznych) Klasyfikacja: usługa/dostawa/roboty budowlane (podpowiedź z planu zamówień

publicznych) CPV produkt do kupienia/usługa do wykonania (podpowiedź z planu zamówień

publicznych) Wadium (wyliczane na podstawie ustalonej wartości zamówienia) Przewidywana wartość zamówienia brutto dla każdej części (jeśli zamówienie jest

podzielone na części) na każdy rok trwania zamówienia (podpowiedź z planu zamówień publicznych)



NIP: 5251575309 | REGON: 00137770626


Przewidywana wartość zamówienia netto dla każdej części (jeśli zamówienie jest podzielone na części) na każdy rok trwania zamówienia (podpowiedź z planu zamówień publicznych)

Źródła finansowania dla każdej części (jeśli zamówienie jest podzielone na części) na każdy rok trwania zamówienia (podpowiedź z planu zamówień publicznych)

Kwoty zabezpieczonych środków w ramach każdego źródła finansowania na każdy rok

MPK (projekty) Nr zadania w budżecie zadaniowym Pracownik odpowiedzialny Czy w ramach zamówienia kupowany jest składnik majątku (tak/nie) Wartość składnika majątku z podziałem na źródła finansowania Czy konieczna umowa (jeśli przewidywana wartość zamówienia mniejsza niż

ustalona kwota, to nie, w przeciwnym razie tak) Skład komisji przetargowej/zespołu do obsługi postępowania Oraz inne dane wg wzoru wniosku o przeprowadzenie postępowania (patrz

Wniosek o przeprowadzenie postępowania udzielenie zamówienia publicznego na dostawę /usługę /robotę budowlaną / konkursu / zamówienia szczególnego)

4. System automatycznie uzupełnia formularz wniosku o następujące dane: Numer wniosku Data wniosku Komórka wnioskująca

5. Kierownik/kierownicy komórek merytorycznych akceptują wniosek. 6. Komisja przetargowa przegląda i akceptuje wniosek7. Zależnie od źródła finansowania akceptacja przez różne komórki:

W przypadku finansowania zamówienia ze środków pochodzących z decyzji Ministra Finansów o zapewnieniu finansowania/rezerwy celowej - Wydział odpowiedzialny za wykorzystanie tych środków.

W przypadku finansowania zamówienia w ramach danego projektu – kierownik projektu oraz Wydziału odpowiedzialnego za wykorzystanie tych środków.

8. Pracownik WA uzupełnia formularz wniosku o następujące dane: Klasyfikacja ST/WNiP Czy podlega ewidencji majątku

9. Kierownik WA – zatwierdzenie informacji dotyczących ewidencji składników majątku.10. Jeżeli umowa była przygotowana (krok 3a), to:

Kierownik WOP zatwierdza wzór umowy/umów. Pracownik WBST lub PZBI i IOD weryfikuje i zatwierdza wzór umowy/umów.

11. WFK ustala czy są środki na sfinansowanie zamówienia.

Jeśli nie ma środków, to użytkownik wysyła powiadomienie do pracownika wnioskującego, a następnie proces jest przerywany.



NIP: 5251575309 | REGON: 00137770627


Jeśli są środki, to proces jest kontynuowany.

12. Pracownik WFK uzupełnia formularz wniosku o następujące dane: Kwota zaangażowana w planie wydatków budżetowych na dany rok oraz możliwość

sfinansowania zamówienia w latach kolejnych Źródło finansowania, klasyfikacja budżetowa

13. Pracownik WFK musi mieć możliwość eksportu danych wniosku do systemu FK na dokument PK:a. Nr wniosku b. Skrótowy opis operacji gospodarczejc. Kwota brutto na każdy rok d. Klasyfikacja budżetowae. Nr zadania w budżecie zadaniowymf. Źródła finansowania na każdy rok

14. Główny Księgowy potwierdza zabezpieczenie środków 15. Kierownik WZP przegląda i akceptuje wniosek, następnie przekazuje do dalszej pracy wybranemu

pracownikowi.16. Pracownik WZP przegląda i akceptuje wniosek.17. Kierownik WZP zatwierdza wniosek i przydziela pracownika WZP do obsługi postępowania18. Kierownik Jednostki lub osoba upoważniona zatwierdza wniosek19. System zakłada automatycznie w EZD sprawę dotyczącą danego postępowania.20. Proces oczekuje na zakończenie postępowania, które jest prowadzone w EZD. 21. Pracownik WZP wprowadza:

data wszczęcia postępowania numer ogłoszenia o zamówieniu data otwarcia ofert liczba ofert złożonych przez wykonawców należących do sektora - małych i średnich

przedsiębiorstw informacja o zabezpieczeniu należytego wykonania umowy numer ogłoszenia o udzieleniu zamówienia

22. Kierownik WZP generuje rejestr zamówień publicznych (arkusz excel – wzór patrz Rejestr zamówień publicznych).

Wymagania do procesu –

System musi umożliwiać odrzucenie wniosku na dowolnym etapie jego obiegu z komentarzem lub przekazanie do dowolnego pracownika w celu jego korekty. System musi umożliwiać dokonanie korekty z zachowaniem powyżej opisanych zasad.



NIP: 5251575309 | REGON: 00137770628


3.5.4 Umowa z wykonawcą/dostawcąZdarzenie rozpoczynające proces – informacja o pojawieniu się nowego pisma w systemie kancelaryjnym (wysłanie/odbiór umowy z dostawcą/wykonawcą, aneksu do istniejącej umowy lub zlecenia do istniejącej umowy).

Rezultat procesu –

w systemie powstała umowa, co jest rozumiane jako:o umowa z wykonawcą powiązana z wnioskiem o zamówienie publiczne (jeśli wniosek

był podzielony na części, to do każdej części jest oddzielna umowa powiązana z tym samym wnioskiem)

o lub umowa uzupełniającao lub aneks do istniejącej umowy powiązany z istniejącą umowąo lub zlecenie do istniejącej umowy powiązane z istniejącą umową

Uwaga w dalszym opisie procesu pod pojęciem:

umowy rozumie się następujące: umowa, aneks do umowy, zlecenie wniosek rozumie się wniosek o zamówienie publiczne

1. Pracownik komórki merytorycznej wypełnia formularz umowy następującymi danymi: Typ dokumentu: Umowa/Aneks/Zlecenia Nr wniosku (ten sam wniosek może być powiązany z kilkoma umowami) Pozycje Umowy (tworzą się automatycznie na podstawie Części z Wniosku) Numer umowy (na podstawie danych z WOP) Nr pierwotnej/nadrzędnej umowy (w przypadku aneksu do umowy lub zlecenia) Dostawca, NIP, Regon Opcjonalnie - Załącznik z harmonogramem płatności (jeden lub kilka z podziałem na

źródła finansowania i poszczególne lata) W przypadku tworzenia Aneksu do Umowy kolejne dane zostają uzupełnione

automatycznie na podstawie danych Umowy z możliwością edycji.

2. System zapewnia powiązanie umowy z wnioskiem. Automatycznie uzupełnia formularz umowy o następujące dane na podstawie danych wniosku:

Komórka wnioskująca Pracownik odpowiedzialny Klasyfikacja ST/WNiP, jeżeli podlega ewidencji

3. Pracownik komórki merytorycznej uzupełnia/weryfikuje/aktualizuje dane na formularzu umowy:

Pracownik odpowiedzialny Kwota brutto umowy/zlecenia. Pozycje Umowy/Zlecenia (Nazwa, Opis, Liczba jednostek, Jednostka miary)



NIP: 5251575309 | REGON: 00137770629


Pola występujące w typie dokumentu Umowa/Aneks: Limit wartości Umowy brutto dla każdej pozycji Umowy (na każdy rok

obowiązywania Umowy). Limit wartości Umowy netto dla każdej pozycji Umowy (na każdy rok

obowiązywania Umowy). Źródła finansowania z uwzględnieniem klasyfikacji budżetowej dla

każdej pozycji (jeśli umowa jest podzielone na pozycje) na każdy rok obowiązywania Umowy oraz kwoty zabezpieczonych środków w ramach każdego źródła finansowania z uwzględnieniem klasyfikacji budżetowej na każdy rok.

Limit wartości Umowy zamrożony dla każdej pozycji Umowy (na każdy rok obowiązywania Umowy).- Suma wartości wszystkich zaakceptowanych Zamówień/Zleceń powiązanych z daną pozycją Umowy. Wskazanie różnicy pomiędzy limitem a sumą wartości wszystkich zaakceptowanych Zamówień/Zleceń. System musi uniemożliwić wprowadzenie kolejnych Zamówień/Zleceń jeżeli suma wartości wszystkich zaakceptowanych Zamówień/Zleceń przekroczy wartość odpowiedniej pozycji w umowie.

Limit wartości Umowy wykorzystany dla każdej pozycji umowy (na każdy rok obowiązywania Umowy). – Suma wartości wszystkich zaakceptowanych faktur). Wskazanie różnicy pomiędzy limitem a sumą wartości wszystkich zaakceptowanych faktur. System musi uniemożliwić wprowadzenie kolejnych faktur jeżeli suma wartości wszystkich otrzymanych faktur przekroczy wartość odpowiedniej pozycji w umowie.

Pola występujące w typie dokumentu Zlecenie: Wartość pozycji Zlecenia [dla każdej pozycji Zlecenia łączna wartość

zlecenia wynikająca z iloczynu miary (np. sztuki, rodzaj materiału, roboczogodziny) oraz ceny jednostkowej].

Nr zadania w budżecie zadaniowym (podpowiada z wniosku) Okres obowiązywania umowy Źródła finansowania (podpowiada z wniosku) MPK (podpowiada z wniosku)

4. Pracownik WA weryfikuje/aktualizuje następujące dane na formularzu umowy: Klasyfikacja ŚT/WNiP Czy podlega ewidencji

5. Pracownik WFK weryfikuje/aktualizuje dane na formularzu umowy: a. Klasyfikacja budżetowa (podpowiada z wniosku)

6. Pracownik WFK musi mieć możliwość inicjacji eksportu danych umowy do systemu FK: a. Nr umowy, aneksu do umowy lub zlecenia



NIP: 5251575309 | REGON: 00137770630


b. Skrótowy opis operacji gospodarczejc. Kwota brutto z podziałem na poszczególne lata i źródła finansowaniad. Klasyfikacja budżetowae. Nr zadania w budżecie zadaniowymf. Okres obowiązywania

7. Anulowanie Umowy/Aneksu/Zlecenia możliwe jest w dowolnym momencie wraz z podaniem uzasadnienia. Wraz z anulowaniem Zlecenia zamrożone wartości Limitów na pozycjach Umowy zostają ponownie udostępnione do wykorzystania w ramach kolejnych Zleceń, W przypadku wprowadzenia Aneksu do Umowy obowiązują wartości Limitów podane w ostatnim zaakceptowanym Aneksie do Umowy zaś ostatni zaakceptowany Aneks będzie zawierał wszystkie informacje o zamrożonych oraz wykorzystanych wartościach limitów.

8. Korekta Zlecenia możliwa jest w dowolnym momencie wraz z podaniem uzasadnienia. W przypadku korekty Zlecenia następuje automatycznie korekta zamrożonej wartości limitu na powiązanych pozycjach Umowy.


System umożliwi rozpoczęcie wprowadzania aneksu do umowy, umowy uzupełniającej, zlecenia do umowy, z poziomu umowy pierwotnej. Obiekt nowo tworzony będzie dziedziczył dane z obiektu pierwotnego.

3.5.5 Faktura lub dokument równoważnyZdarzenie rozpoczynające proces – informacja o pojawieniu się nowego pisma w systemie kancelaryjnym (wpływ faktury i protokołu odbioru).

Rezultat procesu – w systemie została zarejesrtowana faktura i została powiązana z umową lub wnioskiem, jeśli umowa nie była potrzebna, aneksem lub zleceniem (może być wiele faktur do tej samej umowy/aneksu/zlecenia).

Uwaga w dalszym opisie procesu pod pojęciem:

umowy rozumie się następujące: umowa, aneks do umowy, zlecenie wniosek rozumie się wniosek o zamówienie publiczne



NIP: 5251575309 | REGON: 00137770631


1. Kancelaria rejestruje fakturę oraz protokoły w systemie EZD. 2. Automatycznie, na podstawie typu pisma, formularz faktury wraz załączoną fakturą i

ewentualnie innymi dokumentami przekazywany jest do Kierownika WFK. Na formularzu faktury system wyświetla daną:

a. Data wpływu faktury do CSIOZ3. Kierownik WFK przekazuje do odpowiedzialnego Pracownika WFK.4. Pracownik WFK przekazuje formularz faktury wraz z załącznikami do odpowiedzialnego

pracownika merytorycznego na podstawie przeglądu rejestru umów. O fakcie przekazania formularza faktury powiadamiany jest kierownik komórki organizacyjnej.

5. Pracownik merytoryczny wprowadza następujące dane na formularzu faktury a. Numer fakturyb. Nazwa kontrahentac. Data wystawienia fakturyd. Data wykonania usługi/dostawye. Numer umowy (system udostępnia podpowiedź listy umów danego kontrahenta,

można wybrać umowę, do której były już faktury, tzn. Jedna umowa – wiele faktur) lub numer wniosku (jeśli umowa nie była wymagana)

6. System zapewnia powiązanie pozycji faktury z pozycją umowy lub umową i/lub zleceniem do umowy (lub wnioskiem jeśli umowa nie była wymagana) i protokołem odbioru.

7. Pracownik WFK przekazuje odpowiedzialnym pracownikom merytorycznym do kontroli merytorycznej (każdemu w zakresie pozycji faktury, za którą odpowiada).

8. Dla każdej pozycji faktury system automatycznie uzupełnia na formularzu faktury następujące dane:

a. Klasyfikacja budżetowa (podpowiada z umowy lub z wniosku)b. Nr zadania w budżecie zadaniowym (podpowiada z umowy lub z wniosku)c. Źródła finansowania (podpowiada z umowy lub z wniosku)d. Czy zakupiono składnik majątku (podpowiada z umowy, zlecenia lub z wniosku)

9. Pracownicy merytoryczni wykonują kontrolę merytoryczną faktury w odniesieniu do pozycji faktury, za którą są odpowiedzialni (po kolei lub równolegle). Mają możliwość podglądu formularzy umowy, wniosku oraz załączonych dokumentów harmonogramu i protokołów odbioru.

a. Wprowadza następujące dane:i. Numer pozycji umowy dla każdej pozycji faktury (lista dostępnych pozycji

umowy zawężona do pozycji znajdujących się w wybranej umowie).ii. Numer protokołu odbioru dla pozycji faktury, data protokołu odbioru

iii. Fakt zaistnienia operacji gospodarczej (np. na podstawie istnienia załączonego protokołu odbioru)

iv. Pozycja faktury dotycząca pracownika merytorycznego: tytuł, kwota netto, kwota VAT, kwota brutto (suma kwoty wprowadzonej przez wszystkich pracowników merytorycznych musi być równa łącznej kwocie na fakturze).

v. Syntetyczny opis treści operacji gospodarczej



NIP: 5251575309 | REGON: 00137770632


vi. Opis merytoryczny wg wymagań projektu współfinansowanego ze środków UEoraz weryfikuje/aktualizuje:

vii. Klasyfikacja budżetowa (podpowiada z umowy lub z wniosku)viii. Nr zadania w budżecie zadaniowym (podpowiada z umowy lub z wniosku)

ix. Źródła finansowania (podpowiada z umowy lub z wniosku)x. Czy zakupiono składnik majątku (podpowiada z umowy, zlecenia lub z

wniosku)

b. Potwierdza wykonanie dostawy/usługi zgodnie/niezgodnie z umową/aneksem/postępowaniem/ zamówieniem oraz (opcjonalnie) protokołem odbioru poprzez wprowadzenie:

i. tekstu (treść będzie zdefiniowana na etapie konfiguracji procesu) ii. komentarza dotyczącego wyniku odbioru (pozytywny, negatywny, pozytywny

warunkowy, niedotrzymanie terminu, i inne – lista opisów będzie zdefiniowana na etapie konfiguracji procesu).

W przypadku zaznaczenia opcji „niezgodnie z umową” system powinien:

i. wyróżnić tą opcję np. pogrubioną czerwoną czcionkąii. wymusić umieszczenie na formularzu faktury adnotacji o sposobie

obsłużenia tej sytuacji, np. naliczono karyc. Potwierdza (lub nie) zasadność zapłaty za fakturę/rachunek poprzez wprowadzenie

tekstu (treść będzie zdefiniowana na etapie konfiguracji procesu). Będą następujące opcje:

i. Bez uwagii. Warunkowo (faktura korygująca, kary umowne)

W tym przypadku wpisuje kwoty:

Płatności dla wykonawcyKwota naliczonych kar

Suma naliczonych kar i płatności nie może być niższa niż wartość faktury. W przypadku, gdy suma naliczonych kar umownych jest wyższa od wartości faktury, system o tym fakcie powinien informować przy wprowadzaniu następnych faktur od tego dostawcy.

d. Nie potwierdza zasadności zapłaty. W tym przypadku system powinien przerwać proces i wysłać fakturę do pracownika merytorycznego wnioskującego, który odeśle fakturę do wykonawcy za pośrednictwem EZD wraz informacją o przyczynie odesłania i braku zapłaty z powiadomieniem WFK, WOP oraz Kierownika Jednostki.



NIP: 5251575309 | REGON: 00137770633


10. System przekazuje formularz faktury do WA na podstawie informacji czy zakup dotyczy składnika majątku.

a. Pracownik WA tworzy w systemie EM dokument OT jeden lub kilka (zakup ŚT/WNIP)b. Nadaje składnikowi numer inwentarzowy, KŚT, komórka i osoba odpowiedzialnac. Kierownik WA zatwierdza i przekazuje dokument OT do działu WFK za

pośrednictwem systemu EZD. 11. System przekazuje formularz faktury do Kierownika/Kierowników właściwych komórek

merytorycznych w celu zatwierdzenia kontroli merytorycznej.12. Pracownik WFK dokonuje kontroli formalno-rachunkowej operacji gospodarczej. Wprowadza

(ewentualnie weryfikuje/potwierdza) następujące dane:a. Kwota do zapłaty dla wykonawcy i jej klasyfikacja budżetowa (przeniesiona z kwoty

faktury, która jest dziedziczona z umowy lub wniosku) lub przypadku, gdy wykonawca zażądał płatności podzielonych

b. Kwoty do zapłaty dla wykonawcy (podzielona kwota faktury) i ich klasyfikacje budżetowe

c. Jeśli zostały naliczone kary, to kwota naliczonych kar i jej klasyfikacja budżetowa13. Pracownik WFK musi mieć możliwość eksportu danych faktury do systemu FK na dowód

księgowy DZ: a. Numer fakturyb. Nazwę kontrahentac. Datę wystawienia fakturyd. Datę wpływu faktury do CSIOZe. Datę wykonania usługi/dostawyf. Kwotę faktury g. Numer umowy (system udostępnia podpowiedź listy umów, można wybrać umowę,

do której były już faktury, tzn. Jedna umowa – wiele faktur) lub numer wniosku (jeśli umowa nie była wymagana)

h. Numer pozycji Umowy dla każdej pozycji Faktury (lista dostępnych pozycji Umowy zawężona do Pozycji znajdujących się w wybranej Umowie)

i. Klasyfikacja budżetowaj. Nr zadania w budżecie zadaniowym k. Kwoty z poszczególnych źródeł finansowania w podziale na MPKl. Fakt zakupu składnika majątku

14. Pracownik WFK weryfikuje kompletność i rzetelność dokumentów dotyczących operacji gospodarczej i finansowej. Wprowadza następującą daną:

a. Pozycja ujęcia w rejestrze zaangażowania15. Zastępca Dyrektora nadzorujący pracę komórki merytorycznej akceptuje fakturę16. Główny Księgowy zatwierdza fakturę17. Dyrektor CSIOZ zatwierdza fakturę



NIP: 5251575309 | REGON: 00137770634


18. System czeka na pojawienie się dokumentu WB (wyciąg bankowy) jednego lub kilku o określonych numerach. Będzie to dowód dokonania zapłaty za fakturę z różnych źródeł finansowania, z uwzględnieniem klasyfikacji budżetowej, na jedno lub kilka kont bankowych.

19. Pracownik WFK wprowadza na formularzu faktury dane:a. Nr dokumentu WB, nazwa banku, data zapłaty, kwota zapłatyb. Miesiąc, na jaki faktura została ujęta w księgach rachunkowych na podstawie daty

zaksięgowania dokumentu DZ pobranej z systemu FK


System musi umożliwiać załączanie dowolnej ilości dokumentów na każdym etapie obiegu faktury.

System musi umożliwiać powiązanie kilku faktur do danej umowy, danego zlecenia i danego zamówienia i odwrotnie, tj. powiązanie jednej faktury do kilku zleceń, zamówień umów, wniosków itp.

System musi umożliwiać odrzucenie opisu faktury na dowolnym etapie jego obiegu z komentarzem lub przekazanie do dowolnego pracownika w celu jego korekty. System musi umożliwiać dokonanie korekty z zachowaniem powyżej opisanych zasad.

W dowolnym momencie procesu istnieje możliwość Anulowania Faktury bądź zarejestrowania jej Korekty wraz z podaniem uzasadnienia. W przypadku zarejestrowania Korekty Faktury powodującej zmianę wartości na Pozycjach aktualizacji ulega również wartość wykorzystanego Limitu na pozycjach powiązanej Umowy/Aneksu.

System powinien umożliwić odpowiednie filtrowanie i raportowanie w różnych konfiguracjach, np. wszystkie umowy z danym kontrahentem, wszystkie faktury do danej umowy, umów, wykorzystanie limitów z umów, itd.

3.5.6 Wniosek i rozliczenie delegacji Zdarzenie rozpoczynające proces – żądanie uprawnionego użytkownika.

Rezultat procesu – w systemie powstał dokument delegacji.

1. Pracownik Wnioskujący wypełnia formularz wniosku o delegację. Jeśli więcej osób, to wniosek jest wspólny. Wprowadza dane:

a. Wykaz uczestników delegacjib. Data wyjazdu, powrotuc. Miejsced. Cele. Wybór środka transportu- jeśli samochód prywatny - uzasadnienief. udokumentowane uzasadnienie wyboru zakupu usług związanych z podróżą

służbową np. hotelg. Dla każdego uczestnika oddzielnie szacunki kosztów dojazdu, noclegów, wyżywienia

wg ogólnie obowiązujących zasad. System musi informować o wprowadzeniu danych



NIP: 5251575309 | REGON: 00137770635


w przypadku przekroczenia planowanych kosztów podróży w stosunku do górnych limitów określonych przepisami prawa.

h. Podsumowanie kosztów wszystkich uczestnikówi. Wnioskowane kwoty zaliczek uczestników – opcjonalne

2. System tworzy połączone z wnioskiem formularze polecenia/rozliczenia dla każdego uczestnika delegacji oddzielnie i wypełnia je podstawowymi danymi takimi jak:

a. Imię i nazwisko pracownika, stanowisko, komórka organizacyjnab. Miejsce wyjazduc. Data wnioskud. Data wyjazdue. Cel podróży f. Środek transportug. Wnioskowana kwota zaliczki

3. Przełożeni wszystkich uczestników akceptują wniosek o delegacje. Gdy wnioskującym jest kierownik, to akceptuje dyrektor jako bezpośredni przełożony na końcu procesu przy zgodzie na delegację.

4. Pracownik WKPS weryfikuje poprawność i zasadność wyliczenia kwot na wniosku, akceptuje i wskazuje następujące dane:

a. Nadaje nr delegacjib. Budżet zadaniowyc. Źródła finansowania d. Program – projekt ( w przypadku finansowania ze środków europejskich WKPiS

przekazuje do Kierownika komórki w celu stwierdzenia kwalifikowalności)

5. System wpisuje delegację do rejestru delegacji (jedna delegacja dotyczy jednego pracownika, kolejna numeracja delegacji w obrębie roku bez uwzględnienia komórki organizacyjnej). Wzór – patrz Rejestr delegacji służbowych.

6. Pracownik WFK weryfikuje wyliczenia kwot, angażuje środki i wskazuje klasyfikację budżetową

7. System musi umożliwić pracownikowi WFK eksport danych dotyczących zaangażowanej łącznej kwoty kosztów delegacji na każdego uczestnika oddzielnie do systemu FK na dowód księgowy PK:

a. Imię i nazwisko pracownika, nr delb. Kwota delegacji c. Klasyfikację budżetowąd. Budżet zadaniowye. Źródła finansowania f. Program - projekt



NIP: 5251575309 | REGON: 00137770636


8. Pracownik WFK weryfikuje kompletność i rzetelność dokumentów dotyczących operacji gospodarczej i finansowej.

9. Główny Księgowy potwierdza zabezpieczenie środków.

10. Dyrektor akceptuje wniosek na delegację. Jeśli wnioskującym jest dyrektor, to wniosek akceptuje właściwy zastępca dyrektora.

11. System informuje pracowników wnioskujących o akceptacji ich wniosków oraz przekazuje wniosek wraz z poleceniem do wnioskującego pracownika do momentu powrotu z delegacji.

12. Pracownik WFK wypłaca zaliczkę przelewem na konto wskazane przez pracownika, jeśli we wniosku zgłosił potrzebę.

ROZLICZENIE DELEGACJI

13. System oczekuje na powrót z delegacji, odlicza czas od daty powrotu, która jest we wniosku + 14 dni. W tym czasie musi się pojawić następny krok. Jeśli nie, to system wysyła monit do tych uczestników delegacji, którzy nie rozpoczęli wprowadzania danych do rozliczenia delegacji.

14. Uczestnik delegacji (każdy oddzielnie) wypełnia formularz polecenia/rozliczenia delegacji – wprowadza dane o rzeczywistych poniesionych kosztach i załącza skany dowodów poniesionych kosztów (faktury z hoteli, za transport itd.) oraz załącza oświadczenie o dietach ( czy śniadanie wliczone w cenę hotelu, czy zapewnione przez organizatora)

15. Bezpośredni przełożony akceptuje merytorycznie.

a. Potwierdza fakt zaistnienia zdarzenia (odbycia delegacji)

16. Pracownik WKPS weryfikuje/akceptuje merytorycznie w szczególności w zakresie: a. Kompletności dokumentów (sprawozdanie z delegacji zagranicznej, scany FV np.

bilety PKP, dowody płatności za hotel)b. Poprawności wykazanych w dokumentach terminów realizacji delegacji, kwot, diet ,

przebytych km itp.c. Zgodności rozliczenia podróży służbowej z przepisami prawa

d. Potwierdzenie faktu zaistnienia zdarzenia (odbycia delegacji)e. Budżet zadaniowyf. Źródła finansowaniag. Program –projekt



NIP: 5251575309 | REGON: 00137770637


17. Kierownik WKPiS zatwierdza merytorycznie.

18. WFK dokonuje kontroli formalno-rachunkowej. Weryfikuje poprawność rozliczonych kwot .

19. System umożliwia dołączenie dokumentu WB, dowód wypłacenia zaliczki.

20. Pracownik WFK inicjuje dla każdego uczestnika delegacji eksport do FK na dowód księgowy DE:a. Pracownik uczestnik delegacji b. Nr delegacjic. Kwota delegacji d. Termin odbycia delegacji e. Data przedłożenia dokumentów do rozliczeniaf. Opis operacji gospodarczej – delegacji g. Źródło finansowania h. Budżet zadaniowyi. Program –projektj. MPK

21. Pracownik WFK weryfikuje kompletność i rzetelność dokumentów dotyczących operacji gospodarczej i finansowej.

22. Główny księgowy /Z-ca Głównego Księgowego zatwierdza rozliczenie delegacji.23. Dyrektor/ zastępca Dyrektora zatwierdza rozliczenie delegacji24. Dyrektor/zastępca przekazuje do WFK

25. System czeka na pojawienie się dokumentu WB (wyciąg bankowy) o określonym numerze w lokalizacji wskazanej na etapie konfiguracji procesu. Będzie to dowód dokonania przelewu uczestnikowi lub zwrotu przez uczestnika.

26. Po pojawieniu się dowodu zapłaty WB o określonej nazwie system importuje z FK:a. Nr dokumentu WB – kojarzy z dokumentem DE

27. Pracownik WFK wprowadza na formularzu polecenia/rozliczenia informację w jaki okres delegacja została ujęta w księgach rachunkowych.

28. System przekazuje rozliczenia uczestników jako dokumenty do systemu kancelaryjnego do archiwizacji.




NIP: 5251575309 | REGON: 00137770638


System musi umożliwiać dokonania rozliczenia podróży służbowej w walucie polskiej oraz walutach obcych z uwzględnieniem różnic kursowych.

System musi umożliwiać wyliczanie danych związanych z delegacjami takich jak: diety, koszty przejazdów, koszty noclegów dla wszystkich przewidzianych w przepisach wariantów czasu trwania podróży, wykorzystanych środków transportu i zakwaterowania.

3.5.7 Wniosek o refundację/zwrot wydatku Zdarzenie rozpoczynające proces – żądanie uprawnionego użytkownika.

Rezultat procesu – w systemie powstał dokument wniosku o refundację.

Uwaga – proces dotyczy następujących przypadków:

Wydatek pracowniczy Szkolenie Wadium/zabezpieczenie należytego wykonania umowy

1. Pracownik wnioskujący wypełnia formularz wniosku o refundację wydatku i załącza skany dowodów poniesienia wydatku.

a. Treść wnioskub. Załączniki – skany dowodów poniesienia wydatku

2. Pracownik właściwy merytorycznie wprowadza na wniosku o refundację: a. Opis operacji gospodarczejb. Potwierdzenie faktu zaistnienia operacji gospodarczej na podstawie załączonych

dowodów poniesienia wydatkuc. Kwota do wypłaty d. Źródło finansowania z podziałem MPKe. Określenie budżetu zadaniowego

3. Kierownik komórki merytorycznej dokonuje akceptacji4. Pracownik WFK weryfikuje wyliczenia kwot, informuje o zaangażowaniu środków i wskazuje

klasyfikację budżetową5. Pracownik WFK dokonuje kontroli formalno-rachunkowej, potwierdza dostępność środków.6. Pracownik WFK ma możliwość wykonania eksportu danych dotyczących refundacji do

systemu FK na dowód księgowy DZ: a. Nazwisko i imię pracownikab. Kwota refundacjic. Data wniosku o refundację d. Opis operacji gospodarczej - refundacjie. Źródło finansowania z podziałem MPK



NIP: 5251575309 | REGON: 00137770639


f. Budżet zadaniowy7. Pracownik WFK weryfikuje kompletność i rzetelność dokumentów dotyczących operacji

gospodarczej i finansowej.8. Dyrektor pionu pracownika wnioskującego akceptuje9. Główny księgowy zatwierdza dowód do wypłaty10. Dyrektor CSIOZ zatwierdza dowód do wypłaty11. System przekazuje wniosek do systemu EZD do archiwizacji12. System czeka na pojawienie się dokumentu WB (wyciąg bankowy) o określonym numerze.

Będzie to dowód dokonania zapłaty wypłaty refundacji.13. System pobiera z systemu FK:

a. Nr dokumentu WB skojarzonego z dokumentem DZ, nazwa banku, data zapłaty, kwota zapłaty

b. Numer i datę zaksięgowania dokumentu DZ 14. System wprowadza na formularzu wniosku dane pobrane z systemu FK:

a. Nr dokumentu WB, nazwa banku, data zapłaty, kwota zapłatyb. Miesiąc, na jaki faktura została ujęta w księgach rachunkowych na podstawie daty

zaksięgowania dokumentu DZ pobranej z systemu FK

3.6 Załączniki - obowiązujące wzory dokumentów, które muszą być zaimplementowane w systemie w zakresie uzgodnionym z Zamawiającym na etapie implementacji

Plan zamówień publicznych

Zapotrzebowanie do planu zamówień publicznych (zestawienie planowanych postępowań)



NIP: 5251575309 | REGON: 00137770640


Aktualizacja planu zamówień publicznych (dodawanie nowej pozycji, modyfikacja istniejącej pozycji)

Wniosek o przeprowadzenie postępowania udzielenie zamówienia publicznego na dostawę /usługę /robotę budowlaną / konkursu / zamówienia szczególnego

Zapotrzebowanie do postępowań o wartości do 10 000,00 zł.

Wzór opisu faktury

Polecenie i rozliczenie wyjazdu służbowego



NIP: 5251575309 | REGON: 00137770641


Wniosek o refundację i zwrot wydatku

Wniosek o szkolenie

Wniosek o zwrot wadium i zabezpieczenia należytego wykonania umowy

Rejestr zamówień publicznych

Rejestr delegacji służbowych

4. Rozwiązanie równoważne:

Zamawiający dopuszcza, iż w przypadku zaoferowania rozwiązania innego niż TIMSI, np . poprzez zastąpienie obecnego systemu nowym systemem, wymagane jest aby zaoferowane rozwiązanie obejmowało swoim zakresem wszystkie funkcjonalności, które aktualnie posiada Zamawiający w ramach systemu TIMSI e-Kancelaria oraz funkcjonalności zamawiane w ramach niniejszego Zamówienia. W szczególności zapewni:



NIP: 5251575309 | REGON: 00137770642


Spójność systemu pozwalającą na dostęp z jednego menu do wszystkich funkcjonalności, po uwierzytelnieniu za pomocą Active Directory;

Możliwość nieograniczonej implementacji nowych procesów biznesowych; Prawo do użytkowania wszystkich ww. funkcjonalności systemu; Wdrożenie rozwiązania równoważnego w terminach zdefiniowanych w ramach niniejszego

Zamówienia; Migrację wszystkich danych przetwarzanych/wykorzystywanych w ramach obecnego

systemu – włącznie z danymi historycznymi; Przeprowadzenie warsztatów dla wszystkich użytkowników systemu; Usługi gwarancyjne dla całości rozwiązania, w tym gwarancję producenta; Usługi dodatkowe; Dostarczenie dokumentacji systemu, tzn. dokumentacji użytkownika i administratora;



NIP: 5251575309 | REGON: 00137770643


· web viewpowstanie w procesie dokumentu wymagającego rejestracji w systemie kancelaryjnym...

Documents