מדריך למשתמש windows sharepoint services 3.0 (wss)

מדריך למשתמש

Windows SharePoint Services 3.0

(WSS)

:כתבו

יואב תוסייה כהן

SRLחברת , ECMמנהל תחום [email protected]

עדי דינר חברת נקודת מפנה הדרכת טכנולוגיות

:תרמו וייעצו

,אורי שליט

Office System Marketing Manager מיקרוסופט ישראל

,ייןיובל ש

מנהל תחום פתרונות עבור עובד הידע מיקרוסופט ישראל

.ניתן להדפיס ולהפיץ בצורה אלקטרונית את המדריך לשימוש אישי או פנימי בארגון

אלא ברשות , אין לעשות כל שימוש מסחרי מכל סוג שהוא בחומר הכלול בספר .מ"טכנולוגיות בע מפורשת מחברת נקודת מפנה הדרכת

2007 אפריל

כל הזכויות שמורות©

בכל מקום בו יש אזכור בלשון זכר הכוונה . ה בלשון זכרמטעמי נוחות החוברת נכתב .היא גם ללשון נקבה

מ"חברת נקודת מפנה הדרכת טכנולוגיות בע 38165תל אביב , 37שארית ישראל

03-6812865: פקס, 03-6828796: טלפון [email protected]: דואר אלקטרוניwww.n-m.co.il:אתר אינטרנט

Error! Style not defined. Windows SharePoint Services 3.0 (WSS)

3

תוכן עניינים WSS-................................................................6 מבוא ל- 1פרק

6.......................................................................................קהל היעד 7.......................................................................................מבט כללי

7.............................................................................................מבנה מסך 7.....................................................................................:ישויות המערכת

9........................................................... מסמכים ורשימות- 2פרק 9..............................................................................ספריות מסמכים 9......................................................................................ספריית מסמכים 9........................................................................................ספריית טפסים 9.......................................................................................ספריית תמונות

wiki...........................................................................................9ספריית 10........................................................................................רשימות

11...............................................................רשימות מותאמות אישית 11...........................................................................יצירת רשימות וספריות

13........................................................................................עמודות 13........................................................................................יצירת עמודה 15.........................................................................................סוגי עמודות

21...........................................................עבודה עם רשימות ומסמכים 21...............................................................................................מסמכים 32...............................................................................................רשימות

33......................................................פעולות משותפות למסמכים ולרשימות 44......................................................................................זרימות עבודה

47........................................................................................תצוגות 47..........................................................................................סוגי תצוגות 51.........................................................................................יצירת תצוגה 57.......................................................................................עריכת תצוגות

59..........................................ייבוא וייצוא של תבניות מסוג רשימה או ספרייה

62.................................................................... סוגי תוכן- 3פרק

62...................................................................סוגי תוכן ברמת האתר 63.....................................................................ירושה עבור סוגי תוכן אתר

63.........................................................................ת סוג תוכן של אתריציר 65................................................................................תמיכה בניהול תוכן

65..............................................................שיקולים לשימוש בסוג תוכן אתר 67.........................................................סוגי תוכן ברשימות ובספריות


4

67...........................................................הפעלת סוגי תוכן מרובים בספריה 68...........................................................הפעלת סוגי תוכן מרובים ברשימה

69............................................הוספת סוגי תוכן מרובים לרשימה או לספריה 69........................................................הוספת סוג תוכן לרשימה או לספריה

70..................................................................מהירושה עבור סוגי תוכן רשי 71...............שינוי הסדר של לחצן חדש או של סוג תוכן המשמש כברירת מחדל

72...............................................................שיקולים לגבי סוגי תוכן מרובים

Web Parts...............................................................73 - 4פרק

Web Parts..............................................73הוספה עדכון והסרה של 74................................................................................................הוספה 77..................................................................................................עדכון 78.................................................................................................הסרה

78.......................................................... משותפיםWeb Partsשינוי 81........................................................................................י המראהשינו

82.......................................................................................שינוי הפריסה 82...................................................................שינוי המאפיינים המתקדמים

Web Parts......................................................................83גלריית 83............................................................. של האתרWeb Part -גלריית ה

83.................................................................... סגוריםWeb Partsגלריית 83.........................................................................................רתגלריית ש

Web Parts........................................................................84חיבור Web Parts....................................................................84מה הוא חיבור

Web Parts..........................................85ירת חיבורי השלבים הבסיסיים ליצ Web Part...........................................................90אבני היסוד של חיבורי

96............................................................... חבריםWeb Partאודות 97......................................................................... חבריםWeb Partשינוי

98.............................................................. דפים ואתרים- 5פרק

98.....................................................................................דף בסיסי Web Part..............................................................................98דף

Web Part..................................................................99בחירת תבנית דף Web Part.................................................................100שינוי תבניות דף

102................................................................אתרים וסביבות עבודה 103.................................................................................יצירת אתר חדש

104..............................................................................................אתרים 105....................................................................................סביבות עבודה

112........................................................................תבניות אתרים להורדה


5

113........................................................ שילוב עם אופיס- 6פרק

113.................................................................שמירת מסמכים לאתר Office..............................115-מילוי מאפייני המסמך עבור ספרייה בממשק ה

116.........................................................................הפעלת זרימות עבודה Office.................................117הקמת סביבת עבודה משותפת מתוך

119.................................................................שליחת זימון לסביבת עבודה Office....................................120 לסביבת הWSSסנכרון מידע מתוך

Excel.............................................................120ייצוא רשימות וספריות ל Outlook.....................................................123סנכרון רשימות וספריות עם

Outlook.................................125עלי ידי האתר לממשק שנוצרו RSSהזנות SharePoint designer.......................127-עריכת ממשק המשתמש ב

128..............................................................................בקרת נוכחות 129............................................ קודמות Officeתאימות עם גרסאות

130................................................. ניהול ותחזוקת האתר- 7פרק

130.....................................................................................הרשאות 130.................................................................................קבוצות הרשאות

134...........................................................................הרשאות ברמת אתר 135..........................................................הרשאות ברמת רשימה או ספריה

138...........................................................................הרשאות ברמת פריט 139...................................................................ניתוח השימוש באתר

139......................................................אפשרויות הניהול של ניתוח השימוש 140.........................................................קביעת הגדרות עבור ניתוח שימוש 141..................................................ניהול מיכסות ונעילות של אתרים

141..........................................חיים עבור אתרהצגת ערכי מיכסה ונתונים נוכ 142................................................................................ביטול נעילת אתר

143....................................................................... חיפוש- 8פרק

143........................................................................................חיפוש 144..........................................................................דגשים למנוע החיפוש


6

-WSSמבוא ל - 1 פרק או כפי שהיא נקראת בקיצור Windows SharePoint Services 3.0–מערכת ה

WSS ,תיעוד , ארגון,אחסון, מספקת מענה למגוון רחב של נושאים הקשורים לשיתוףהמערכת מאפשרת למשתמשים לפרסם את תכני הקבוצה במקום . וחשיפה של תוכן

. שהגישה אליו קלה ופשוטה ומתבצעת מתוך דפדפן האינטרנט, מרכזי אחדMicrosoft Windows SharePoint Services 3.0לצוותים וליחידות , מסייע לארגונים

. אנשים ומידעידי חיבור-עסקיות להיות יעילים יותר עלWindows SharePoint Services 3.0 יכול לשפר את אופן העבודה שלך עם מסמכים

.ומשימות ואת אופן שיתוף המידע עם אנשים אחרים, עם ממשק קל ופשוט ובעלי יכולת התאמה אישית, באתרים שימושיים, ריכוז המידע

ניתן לבצע תיעוד , כמו כן. והצגת תכנים נבחרים, יאפשרו איתור מהיר ונוח של מידע .פרויקטים ותכנים אחרים, אחר משימות, ניהול ומעקב

המאפשרות הקמה מהירה של אתר , מבוססת על תבניותWSSסביבת העבודה של . ולהתאמה אישית, התבניות ניתנות לשימוש חוזר. צוות או קבוצה, מחלקה, לכל ארגון

:יישום בפועל, תכנים אלו יכולים להיות רעיונות של חברי הקבוצה.יםלכל קבוצה ישנם תכנים משותפ

.אנשי קשר ועוד, פגישות, טפסים, דוחות, מסמכיםנמצאים בשלל , למשל, מסמכים. תכנים אלו אינם מובנים באופן מסודר, בדרך כלל

תוכנת הדואר של , )My Documents(' המסמכים שלי, 'שרתי הקבצים: מקומות כגוןכך שהמידע על , הקבצים ומיקומם ידוע אך ורק למי שיצר אותםתוכן . המשתמש ועוד

, במוחם של אנשים, בעיקר, אחד ממאגרי התוכן הגדולים והחשובים בארגון נמצאכאשר עובד עוזב את . ולחברי הקבוצה אין יכולת לדלות את המידע החשוב הזה

דוגמה . למרות שפיסית המסמכים נשארים במקומם, המידע עוזב יחד איתו, הקבוצהבפגישות של צוותים עולים רעיונות . נוספת היא פגישה הנערכת בין חברי הקבוצה

בהיעדר מערכת . מתבצעת חלוקת משימות ונקבעים חוקים וכללים שיש ליישמם, ובעיות וללא מעקב, שתוכל לספק מענה לכל הפעולות האלו נשארים רבים מהנושאים פתוחים

קהל היעד .פרויקטאו , תהליך, שמוביל קבוצה מיחוברת זו מיועדת כל

ובאופן הצגתו צריכה להיות , ולכן השליטה בארגון המידע, הידע והתוכן נמצא בידיך .שלך

כפי שנהוג בארגונים , ניהול תכני הארגון באופן מרוכז באמצעות עובדי מערכות המחשוב .ילה של המידעבגלל הקושי לבצע חלוקה לוגית יע, יכול להוות חיסרון משמעותי, רבים

אינך צריך להיות מומחה בעיצוב אתרי אינטרנט נוח ופשוט ו, השימוש בממשק המערכת .כדי להתחיל לעבוד


7

מבט כללי מבנה מסך

:ישויות המערכתאת הספריות והרשימות ניתן להציג . ורשימות, ספריות מסמכים, בנוי מדפיםWSSאתר

.Web Partsות באמצע, באופנים שונים באזור התוכן

אתר , כל אתר יכול להיות שייך לחטיבה. הוא למעשה אוסף של אתרים קטניםWSSאתר

. או לאגד מידע בנושא מסוים, או קבוצה בארגון, מחלקה

דף . דף אינטרנט המציג את תוכן האתר

Web Part .בפורטל) הרשימות( רכיב שמטרתו להציג את טבלאות התוכן -חלונית התוכן

שנכתבו Net. יכולים לשמש לחשיפת תכנים באמצעות תוכניות Web Partsבנוסף Data המיועדות לעבודה מול Net.בהתאם לדרישות מותאמות אישית וכן תוכניות

bases , מולWeb Servicesאו אפליקציות אחרות .

ט יוול נרגס

+ עץ

הבא ברוךחיפוש

)ריםניווט בין את(סרגל ניווט עליון

איזור התוכן


8

מסמכיםאים נקר, והגישה אליהם מתבצעת באמצעות האתר, WSSקבצים שנשמרים בשרת ה

תמונות וטפסים , Officeמסמכי , קבצים אלו יכולים להיות. בשם הכולל מסמכים .המשמשים את חברי הקבוצה

רשימות , אנשי קשר, טפסים, דוחות, מסמכים: טבלאות שמטרתן לאחסן ולארגן תכנים כגון

משימות וכדומה

:יישום בפועל, רי טלפונים של העובדים בארגוןפרטי קשר וספ, יכולות להכיל לדוגמאWSSרשימות ב

יומן , בעיות ופתרונות, משימות, טבלאות מצאי של מוצרים או רכבים, כתובות של ספקים .אירועים ועוד

שהיא למעשה רשימה הכוללת מופעים של מסמכים ' ספריית מסמכים'בנוסף ב .טפסים ותמונות, לארגן ולשתף מסמכים, ניתן לאחסן, השמורים בשרת

מקל על החברים בקבוצה למצוא כל מידע או מסמך הנחוץ , ידע במקום אחדריכוז המ .להם בקלות ובמהירות


9

מסמכים ורשימות - 2 פרק ספריות מסמכים

טפסים תמונות או , ספריות מסמכים הן רשימות המאפשרות לנהל אוסף מסמכים ליצור לפתוח או לערוך מסמכים קיימים וכן, מתוך ספריות המסמכים ניתן לשמור. קבצים

ובכך להקל על , בנוסף ניתן להוסיף מאפיינים והגדרות לכל מסמך. מסמכים חדשים .המיון וההתמצאות

:לרשותך ארבע תבניות של ספריות מסמכים

ספריית מסמכיםספריית מסמכים כאשר קיים ברשותך אוסף של מסמכים או קבצים צור

.אחרים שברצונך לשתףעבודה עם גרסאות קובץ והכנסה , כגון תיקיות משנהספריות מסמכים תומכות בתכונות

.או הוצאה של קבצים

ספריית טפסיםכגון דוחות XML ספריית טפסים כאשר יש לך טפסים עסקיים מבוססי צור

. שברצונך לנהל מצב או הזמנות רכישה

ספריית תמונות . ספריית תמונות כאשר יש ברשותך תמונות שברצונך לשתף צור

כגון תמונות , תכונות מיוחדות לשם ניהול והצגה של תמונות תמונות מספקותספריות .והצגת שקופיות אפשרויות הורדה, ממוזערות

wikiספריית .Wiki כאשר ברצונך ליצוא אוסף מחובר של דפי Wikiצור ספריית דפי

.Wikiקישורים ובקישור -בהיפר, בטבלאות, תומכות בתמונותWikiספריות היא שיטה לבנייה פשוטה ומהירה של מאגרי ) באנגליתWikiאו " קי-ווי"מבוטא (ויקי

מקור המילה היא . בהם התוכן נכתב ונערך על ידי כלל הגולשים, אתרי אינטרנטמידע ובשם ויקי מכונים גם אתרים שנוצרו בגישה ". מהיר" שם פירושה הוואיבשפה של ילידי

זו וכן תוכנות שבאמצעותן מפעילים אתרים כאלוויקי היא שיטה טובה לשיתוף ידע בקהילות שפועלות באמצעות האינטרנט או בתוך

בה למערכות פורומים במקומות שהידע הוא גדול היא מהווה אלטרנטי. חברות מסחריותחברות מסחריות רבות עושות כיום . ומורכב והוא מוכל בדפים ולא בהודעות קצרות

.שימוש באתרי ויקי פנימיים כדי לעודד את העובדים שלהם לפרסם ולהפיץ את עבודתם


10

רשימות

המוכנות אותן תוכל להלן סוגי הרשימות . רשימות מאפשרות לנהל סוגי מידע שונים . או לערוך ולהתאים לצרכיך, למלא בתוכן הרלוונטי לארגונך

אנשי קשראנשי קשר כאשר ברצונך לנהל מידע אודות אנשים עמם עובדים צור רשימת

. לקוחות או שותפים כגון, חברי הצוות שלך

משימותמשימות כאשר ברצונך לבצע מעקב אחר קבוצה של פריטי צור רשימת

.להשלים בודה שעליך או על הצוות שלךע

פרויקטצור רשימת פרויקט כאשר ברצונך לעקוב אחרי התקדמות של פרויקט או

).גנט(להציג אוסף של משימות בתצוגת לוח זמנים

קישוריםקישורים כאשר קיימים ברשותך קישורים אל דפי אינטרנט או אל צור רשימת

.משאבים אחרים שברצונך לשתף

ות מעקב אחר נושאיםבעיכאשר ברצונך לנהל קבוצה של ) בעיות(מעקב אחר נושאים צור רשימת

ליצור סדר עדיפויות ולבצע ,באפשרותך לבצע הקצאות. נושאים לטיפול .מעקב אחר ההתקדמות של בעיות מתחילת הטיפול ועד סופו

לוח שנהוח שנה אירועים כאשר ברצונך ליצור תצוגה המבוססת על ל צור רשימת

באפשרותך לשתף . ולאירועים חשובים אחרים הצפויים להתרחש למועדי סיום, לפגישות . WSS -לבין תוכניות לניהול אירועים התואמות ל מידע בין רשימת האירועים שלך

הכרזות, כאשר ברצונך ליצור מיקום לשיתוף חדשות) הודעות(הכרזות צור רשימת

.ם אחריםדיווחי מצב או קטעי מידע קצרי

לוח דיונים. דיונים כאשר ברצונך לספק מקום עבור דיונים בסגנון קבוצת דיון צור לוח

תכונות לניהול רצפי תגובות בדיונים ומוודאים שרק לוחות דיונים מספקים .הודעות שאושרו יופיעו בדיון

סקר .ברצונך להפנות שאלות אל משתמשים אחרים באתר צור סקר כאשר


11

ותאמות אישיתרשימות מברשימה מותאמת אישית תוכל לקבוע מה יהיו השדות המרכיבים את הרשימה ואילו

רשימה מותאמת אישית יכולה לתת מענה לדרישות ולצרכים . סוגי נתונים יוזנו בה .המיוחדים המאפיינים את הארגון שלך

:יישום בפועלצגה של נתונים יחודיים רשימות מותאמות אישית מתאימות במיוחד לאיסוף ניהול וה

מעקב אחר פניית , ניהול צי רכב, רשימות מוצרים ושירותים, רשימות מלאי, לארגון כגון .לקוחות וכדומה

רשימה מותאמת אישיתצור רשימה מותאמת אישית כאשר ברצונך לבנות אותה על בסיס עמודות

.טיםאינטרנט ומאפשרת להוסיף או לערוך פרי הרשימה נפתחת כדף. משלך

רשימה מותאמת אישית בתצוגת גיליון נתוניםעריכה , רשימה זו נפתחת בסביבה דמוית גיליון נתונים כדי לאפשר הזנה

עבור תכונה זו נדרש פקד גיליון נתונים של . בנוחות ועיצוב של נתונים . ActiveX ותמיכה בפקדיWSS -רשימה התואם ל

ייבוא גיליון אלקטרוניזהים טרוני כאשר ברצונך ליצור רשימה המכילה עמודות ותוכןיבא גיליון אלק

לשם ייבוא גיליון אלקטרוני נדרש יישום גיליון. לאלה של גיליון אלקטרוני קיים . Excelכדוגמת WSS -אלקטרוני התואם ל

יצירת רשימות וספריות :כדי ליצור רשימה או ספרייה חדשה

'יצירה'ובחר באפשרות ' אתרפעולות 'בסרגל הניווט העליון לחץ על .1

.לחץ על סוג הרשימה הנחוץ לך .2

לחץ על ' אנשי קשר'אם ברצונך ליצור רשימה מסוג : לדוגמא

. :הגדר את מאפייני הרשימה .3


12

.הקלד את שם הרשימה : שם

.הקלד תיאור קצר המזהה את תוכן ואופי הפריטים ברשימה : תיאור

, לרשימה זו בסרגל ההפעלה המהירהקבע אם להציג קישור ישיר : ניווט .המופיע בצידו הימני של דף הבית

.קבע את כיוון הרשימה : כיוון

.לסיום לחץ על .4

:לתשומת ליבךתתבקש לקבוע גם אם , תמונות או טפסים, ספריית מסמכיםאם בחרת ליצור

:לשמור היסטוריית גרסאות

27בעמוד " אותניהול גרס"סאות בפרק קרא עוד אודות ניהול גר

.יש להגדיר גם תבנית מסמך לשימוש הספרייה, וטפסים מסמכיםלספריות

המושג תבנית מסמך מתייחס לסוג המסמך שיפתח בעת יצירת מסמך חדש

.מתוך הספרייהגדיר תבנית חדשה משלך לדוגמא תבנית וורד להצעות מחיר או תוכל גם לה

לדרישת רכש ועוד


13

עמודות עמודה

עמודה יכולה לשמש כמאפיין של מסמך או . עמודה היא מאפיין של פריט המופיע בשורה .בספריות וברשימות בהתאם, של רשומה

עמודת אתר

.ות באתר הניתנת לשימוש חוזר ברשימות וספריעמודת אתר היא עמודה

מה שמאפשר עדכון של רשימות , עמודת אתר מהווה מקור יחיד לכל המשתמשים בה .מרובות ממקום אחד

:יישום בפועלולשייך אותה . או רשימת לקוחות, תוכל ליצור עמודת אתר שתכלול רשימת מוצרים

ל עדכון הנתונים בעמודת האתר ישפיע על תוכן העמודה בכ. למספר רשימות או ספריות . הרשימות או הספריות המקושרת לעמודה

יצירת עמודה עמודת רשימה

:כדי ליצור עמודת רשימה חדשה .פתח את הרשימה אותה אתה מעוניין לערוך .1 'צור עמודה '' הגדרות'-בסרגל הכלים העליון של הרשימה בחר ב .2

.הקלד את שם העמודה' שם'בשדה .3

. נים שאתה מייעד לעמודה זובחר את סוג העמודה בהתאם לאופי הנתו .4


14

:קבע את מאפייני העמודה' הגדרות נוספות של עמודות'ב .5

.הקלד בקצרה את תיאור הנתונים שיש להזין בעמודה :תיאור

דרוש שעמודה זו

:תכיל מידע .או לא, תוכל לקבוע אם חובה להזין תוכן בעמודה זו

.בהתאם' לא'או ' כן'סמן

. הטקסט בעמודהקבע את כיוון :כיוון

הוסף לתצוגת :ברירת מחדל

אם אתה מעוניין שהעמודה תופיע בתצוגת ברירת סמן .המחדל של הרשימה

.47למידע נוסף אודות עמודות קרא בעמוד


:לתשומת ליבך .יש מאפיינים נוספים, לעמודות מסוגים שונים

בעמוד , סוגי העמודות והמאפיינים המיוחדים שלהן בהמשך הפרקקרא על15.

עמודת אתר :כדי ליצור עמודת אתר

'הגדרות אתר '' פעולות אתר'בתפריט בניווט העליון בחר ב .1

'עמודות אתר'לחץ על ' גלריות'בקטגוריה .2


15

.בסרגל הכלים העליון לחץ על .3 . כפי שאתה מגדיר עמודת רשימה רגילה, ת מאפייני העמודההגדר א .4

חלוקת . ציין לאיזו קבוצה משתייכת העמודה שיצרת' קבוצות'תחת הקטגוריה . על איתורןעמודות לקבוצות לפי קטגוריות תקל

.תכונה זו מיועדת לשימושם של מנהלי האתר או עורכי התוכן


סוגי עמודותלתכנים שונים , מודות השונים מאפשרים ליצור רשימות עשירות מסוגים שוניםסוגי הע

.ועבור מגוון רחב של פעילויות

בחירת סוג העמודה


16

' הגדרות נוספות של עמודות'אותם ניתן לקבוע תחת , המאפיינים השונים של העמודות

. מאפשרים לך להגדיר מגבלות וקווים מנחים עבור הנתונים שיוזנו בעמודות

:וההגדרות המיוחדות המאפיינות אותם, אור סוגי העמודות השוניםלהלן תי

שורת טקסט בודדת . תווים255עמודה המאפשרת להוסיף טקסט חופשי עד

. הקלד מספר כדי להגביל את מספר התווים המופיעים בעמודה: מספר התווים המרבי

בשדה : דוגמאל. קבע ערך אשר יוזן אוטומטית עם יצירת פריט חדש: ערך ברירת מחדלובמידת הצורך ניתן , ניתן לקבוע כי ערך ברירת המחדל יהיה התאריך הנוכחי, תאריך

. יהיה לבחור בתאריך אחר

מספר שורות טקסט עמודה מסוג זה מתאימה לרשימות בהן יש . עמודה המאפשרת להוסיף טקסט חופשי

.או הערות, צורך בהקלדת תיאור

6יציג בטופס הזנת הנתונים ' ספר שורות טקסטמ'שדה מסוג : מספר שורות לעריכהקבע מספר שורות להצגה אם ברצונך להציג מספר שורות גדול . כברירת מחדל שורות

. או קטן יותר

כתב , ציין אם ברצונך לאפשר עיצוב טקסט כגון גופנים: ציין את סוג הטקסט האפשרי, טקסט רגיל: שרויותתוכל לבחור מבין שלוש אפ. כתב נטוי או צבעי טקסט, מודגש

וטקסט עשיר משופר ) הדגשה ויישור טקסט, הכולל אפשרויות לעיצוב גופן(טקסט עשיר ).קישורים-טבלאות והיפר, הכולל אפשרויות להוספת תמונות(

אפשר תכונה זו אם תרצה לצפות בהיסטוריית הנתונים : צרף שינויים לטקסט קיים .שהוזנו בעמודה זו

:לתשומת ליבך

הגדרות נוספות של עמודות


17

.על מנת לאפשר תכונה זו, להפעיל ניהול גרסאות ברמת הרשימהיש

)רשימה(אפשרויות עמודה זו מאפשרת לייצר תיבת אפשרויות שבה המשתמש יכול לבחור מתוך רשימה

ניתן להחליט אם האפשרויות יבחרו מתוך תפריט נפתח או דרך לחצני . קבועה . ת בחירה מרובהכמו כן ניתן להוסיף תיבת סימון המאפשר. אפשרויות

החלף את טקסט הדוגמה באפשרויות הבחירה :הקלד כל אפשרות בשורה נפרדת .Enterהפרד בין הערכים השונים ברשימה באמצעות . שברצונך להציג

. בחר את אופן הצגת האפשרויות בטופס הזנת הנתונים:הצג אפשרויות באמצעות

. ליצירת רשימה נגללת'תפריט נפתח'בחר ב ) כפתורי רדיו(להצגת האפשרויות ברשימה ' לחצני אפשרויות'ב בחר להצגת האפשרויות ברשימה עם בחירה מרובה ' תיבות סימון'בחר באפשרות

). תיבות סימון(

אם ברצונך לאפשר לחברי צוות להזין 'כן'לחץ על : 'מילוי'אפשר שימוש באפשרויות .ערך שאינו כלול ברשימת האפשרויות של העמודה

:יישום בפועלהשתמש באפשרויות רשימה כשתרצה להגביל את המשתמשים שלך בהזנת נתונים

או כל טופס אחר בו יש , למשל בטופס הרשמה לשירות. מתוך אפשרויות נתונות בלבדאחידות הנתונים היא חיונית על מנת שתוכל לבצע מיונים וסינונים . למלא פרטים אישיים

לא תוכל להרשות לעצמך מצב שבו משתמש אחד . תרעל הרשימות בשלב מאוחר יוהמערכת תתיחס . 'רווקה'ומשתמשת אחרת תקליד ' רווק'יקליד בשדה מצב משפחתי

. אף על פי שמשמעותן זהה, לשתי ההגדרות כשונותוצמצם את היקף הטעויות שמקורן בהקלדה , צור רשימה של מצבים אפשריים לבחירה

.לקוייה

מספרתוכל לקבוע מאפיינים ומגבלות . רת להוסיף נתונים מספריים בלבדעמודה זו מאפש

.למספרים שיזנו בשדה זה

הקלד ערך עבור הגבול : באפשרותך לציין ערך מינימום וערך מקסימום מותריםאם ברצונך , 'מקסימום' וערך עבור הגבול העליון בתיבה 'מינימום'התחתון בתיבה

.דהלהגביל את הערכים שניתן להזין בעמו

.קבע את מספר המקומות העשרוניים שיוצגו: מספר המקומות העשרוניים

. להצגת המספר באחוזים בתיבת הסימוןסמן : הצג כאחוזים

מטבע. עמודה זו מכילה את אפשרויות עמודת המספרים וכן את האפשרות לבחור סוג מטבע

.השתמש בסוג מידע זה כאשר ברצונך שחברי הצוות יקלידו ערך כספי

. בחר מטבע לפי אזור גיאוגרפי: תבנית מטבע


18

תאריך ושעה

סוג , ניתן לקבוע את תבנית התאריך. עמודה זו מאפשרת להוסיף שדה תאריך ושעה .לוח השנה ולהציג כברירת מחדל תאריך מסוים או את התאריך הנוכחי

. בחר אם להציג תאריך בלבד או שילוב של תאריך ושעה: תבנית תאריך

באחת , אם ברצונך שפריטים חדשים יציגו תאריך ושעה:רת מחדלערך ברי :מהאפשרויות

. יציג את התאריך והשעה בהם נוצר הפריט– 'התאריך היום' .ולאחר מכן בחר שעה בתיבות שעה ודקות YYYY/ח/Dהזן תאריך בתבנית

שדה ערך מחושב מאפשר להוסיף חישוב או פעולה חשבונית שתופעל :ערך מחושב .טית על הנתון המוזן בשדה ותציג את תוצאת החישובאוטומ

:יישום בפועלבחר , יום מהתאריך הנוכחי30 -אם ברצונך ליצור עמודה המציגה תאריך המאוחר ב

.= TODAY + [30[ והקלד את המשוואה 'ערך מחושב'באפשרות

בדיקת מידעתוחזקו באותו מקום עמודה זו מאפשרת לנהל רשימות מרכזיות בנושא מסוים אשר י

.ולהשתמש בערכים של הרשימה ברשימות אחרות .השתמש בסוג מידע זה כאשר ברצונך לאפשר בחירת מידע המאוחסן כבר באתר שלך

. בחר רשימה או ספריה מתוך האתר שלך: קבל מידע מ

בה מאוחסן המידע שברצונך לשלב , בחר את העמודה מרשימת המקור: בעמודה זו .ברשימה שלך

אם תרצה לאפשר ' אפשר ערכים מרובים' באפשרות סמן :פשר ערכים מרוביםא .בחירה של יותר מערך אחד

:יישום בפועל מופיעים ' וכד, שמות לקוחות, שמות מוצרים או שירותים, שמות עובדים, מאפיינים כמו

אבל , שמות מוצרים למשל יכולים להופיע ברשימת המוצרים. במספר רשימות נפרדותשאב את שמות המוצרים לרשימת ההזמנות שלך מתוך רשימת . ם ברשימת הזמנותג

כך יוכל המשתמש לבחור את המוצרים בטופס ההזמנה מתוך הרשימה . המוצרים . הקיימת

לא/כן . לא/עמודה זו מאפשרת להוסיף לרשימה תיבת סימון של כן

יש לנקות ', לא'ין את הערך כדי לצי, יש לסמן את תיבת הסימון', כן'כדי לציין את הערך .את תיבת הסימון


19

משתמש או קבוצה

על מנת לאפשר בחירה של מספר משתמשים ' כן' סמן :אפשר בחירת פריטים מרובים .או קבוצות

. קבע אם תיבת הבחירה תציג משתמשים או קבוצות:אפשר בחירה שלבוצות שהוקמו ב ניתן להציג ק, קבע מהיכן לשאוב את רשימת המשתמשים :בחר מתוך

WSS או למשוך נתונים מה Active Directory. האם רשימת , לדוגמא. קבע מה יהיה השדה המזהה את המשתמש:הצג שדה

'שם עם חיווי נוכחות וכד, דואר אלקטרוני, תפקיד, המשתמשים תציג שם

קישור או תמונה-היפרינטרנט או להציג קישור לדף א-השתמש בסוג מידע זה כאשר ברצונך להציג היפר

.תמונה מהאינטרנט

בחר באפשרות . URLשילוב תמונות מתבצע באמצעות כתובות : כ URLעצב כתובת בטופס הזנת הנתונים יקלידו . אם אתה מעוניין לצרף תמונה לרשימה שלך' תמונה'

: של התמונה על מנת להציגה לדוגמא URLהמשתמשים את כתובת הhttp://www.example.com/image.gif .

'היפר קישור'בחר באפשרות , אם העמודה אמורה להכיל קישורים ולא תמונות

מחושבעמודת , לדוגמא. עמודה זו מאפשרת לייצר שדה המחשב תוצאה של שתי עמודות ויותר

השתמש . ('כמות'ובעמודת ' מוצר'המציגה את מכפלת הנתונים בעמודת ' סיכום מכירה' ).חיסור כפל וחילוק, חיבור, בבאופרטורים של פעולות החישו

. הקלד את הנוסחה המשמשת לקביעת המידע המופיע בעמודה זו: נוסחה

תוכל לבחור בלחיצה כפולה את העמודות המרכיבות את הנוסחה מתוך רשימת , ולהוסיף בניהן את האופרטור הלוגי המציין את פעולת החישוב, העמודות שמשמאל

).'חילוק וכד, חיסור כפל, חיבור

בחר את סוג הנתונים שברצונך שיופיעו : סוג הנתונים המוחזרים מנוסחה זו הוא . בעמודה


20

ליצירת עמודות מחושבות המורכבות & ניתן להשתמש גם באופרטורים לוגיים כגון .מעמודות טקסט

:יישום בפועל בעזרת ' שם משפחה'ו ' שם פרטי'בדוגמה הבאה שילבנו טקסט הנמצא בעמודת

]שם פרטי[& " , "& ] שם משפחה: [הבאההנוסחה

שם משפחה שם פרטי שם מלא

הלוי מיקי מיקי, הלוי

מילר נועם נועם, מילר

ישראלי מיכל מיכל, ישראלי

עם סימן , בנוסחה זו משלב את הטקסט בעמודה הראשונה) AND(& האופרטור הלוגי . פסיק ורווח ועם הטקסט מהעמודה השנייה

. ת מחושבות לתאריכיםניתן ליצור עמודוהעמודה המחושבת מוסיפה באופן אוטומטי את התאריך שבו יושלם , בדוגמה הבאה

. תוך הנחה שההליך יושלם תוך שבעה ימים, הליך עסקי 7] + תאריך שליחה: [הנוסחה עבור עמודה מחושבת זו היא

תאריך שליחה עבודה הושלמה

12/12 05/12

13/12 06/12

14/12 07/12

:לתשומת ליבך, לדוגמה. ודא שאתה משתמש בפונקציות התאריך, בעת הזנת תאריך מסוים לחישוב

=DATE(2004,11,02): יש להזין, 2004, בנובמבר2כדי להזין את התאריך


21

עבודה עם רשימות ומסמכים

מסמכים הוספת קובץ או קבצים

.פתח את ספריית המסמכים .1 ). העלה (ץ על לח, בסרגל הכלים העליון .2

). עיון (לחץ על , 'העלה מסמך'בדף .3

. פתח אתר וסמן את הקובץ הנחוץ ולחץ על .4

:לתשומת ליבךאם אינך מעוניין לחליף קבצים , החלף קבצים קיימים'נקה את הסימון בתיבה

.השמורים כבר בספריית המסמכים, ישנים בעלי אותו שם

. בפעולה אחתניתן גם להעלות מספר קבצים

. את הקבצים הנחוצים לךוסמן ב ' ...העלאת קבצים מרובים'לחץ על



22

הוצאת מסמך. משתמשים רבים צופים ועורכים את אותם המסמכים, בעבודה עם מסמכים משותפים

מצב שעלול , כדי למנוע מצב בו שני משתמשים עורכים את אותו המסמך בו זמניתניתן , על ידי שמירת השינויים של האחר, יטול שינויים שעשה אחד מהםלהביא לב

. הכנסה של מסמכים/להשתמש במנגנון הוצאההוצאת המסמך מבטיחה שאחרים לא יוכלו לבצע שינויים במסמך בזמן שאתה עורך

. אותומשתמשים אחרים אינם יכולים לערוך את המסמך או לראות , כאשר אתה מוציא מסמך

. נויים שאתה עורך עד לשלב החזרת המסמך לספרייהאת השיעד לקבלת , רחף מעל לשורת המסמך בספריית המסמכים, כדי להוציא מסמך .1

.המציין תפריט אפשרויות, החץ

'הוצא'פתח את תפריט האפשרויות ובחר באפשרות .2

מציין שהמסמך הוצא על הסימן הירוק שמופיע כעת מעל לסמל המסמך .3 .וכעת לא ניתן לבצע בו שינויים, משיםידי אחד המשת

הכנסת מסמךתשחרר אותו לעריכה בידי משתמשים , הכנסת המסמך בחזרה לספריית המסמכים

במידה ושמרת אותם , יוכלו המשתמשים לראות את השינויים שביצעת, כמו כן. אחרים .במסמךעד לקבלת , רחף מעל לשורת המסמך בספריית המסמכים, כדי להכניס מסמך .1

.המציין תפריט אפשרויות, החץ 'הכנס'פתח את תפריט האפשרויות ובחר באפשרות .2


23

:לתשומת ליבךאם תרצה שמשתמשים אחרים יוכלו לראות את השינויים שביצעת במסמך

סמן , ועדיין להשאיר אותו מחוץ לספרייה על מנת שתוכל להמשיך ולערוך אותואת המסמך בחוץ לאחר האם להשאיר 'תחת השאלה ' כן'את האפשרות ?' הכנסת גרסה זו

תוכל להוסיף מספר מילים אודות השינויים האחרונים ', הערות'בשדה .3 .שביצעת


הצגת מסמך .לחץ על שם הקובץ, על מנת להציג את המסמך

עריכת מסמך .לפתיחתו, מתוך ספריית המסמכים לחץ על שם הקובץ .1

'.ך ושמור אותוערוך את הקובץ בהתאם לרצונ .2

:לתשומת ליבךעליך להתקין תוכנית תואמת , כדי לערוך קובץ מתוך ספריית מסמכים

Microsoft WSS , כגוןMicrosoft Office 2007 . במקרה כזה תוכל לעבור . מסמכים נפתחים במצב של תצוגה, בתכניות שונות

.למצב של עריכה כדי לבצע שינויים במסמך

מחיקת מסמךעד לקבלת , רחף מעל לשורת המסמך בספריית המסמכים, מחוק מסמךכדי ל .1

.המציין תפריט אפשרויות, החץ 'מחק'פתח את תפריט האפשרויות ובחר באפשרות .2

להשלמת ) OK(לחץ על אישור . לפניך תופיע הודעת אזהרה לפני מחיקה .3

.פעולת המחיקה


24

סל המיחזור

טעית או התחרטת תוכל לשלוף את אם . המסמכים שמחקת נשלחים אל סל המיחזור .המסמכים שמחקת מתוך סל המיחזור ולהחזירם למיקומם המקורי

בסרגל ההפעלה כדי לשחזר פריטים מתוך סל המחזור לחץ על .1 .המהירה שמימין

.או הקבצים שאתה מעוניין לשחזר, את הקובץסמן ב .2

).שחזר בחירה (לחץ על .3

:לתשומת ליבך לחץ על , פריטים שנמחקו מסל המיחזורעל מנת לשחזר

)מעל לסרגל הכלים של סל המיחזור(, כאן תוכל . בסרגל הניווט הימני' נמחק מסל המיחזור של משתמש קצה'לחץ על

.למצוא את כל המסמכים שנמחקו מסלי המיחזור באתרים השונים

)שחזר בחירה (סמן את המסמכים הנחוצים ולחץ על


25

)מאפיינים(כה של מידע אודות המסמך הוספה וערי

וכן להציג , מאפייני המסמך יכולים לספק מידע חיוני אודות התכנים והיוצרים של המסמךאת מאפייני המסמך ניתן . פרטים נוספים הרלוונטיים לזיהוי ואיתור מהיר של מסמכים

צעות באמ, )Officeביישומי (וכן מתוך המסמך עצמו , להזין מתוך רשימת המסמכים .סרגל המאפיינים

:יישום בפועלמאפייני מסמך יכולים לשמש ככלי עזר משמעותי בעבודה עם מסמכים כמו הצעות

. או הזמנות, מחיר, פתוח(המייצגת עת מצב ההזמנה , צור בספריית ההזמנות למשל עמודת סטאטוס

כל לעדכן בכל פעם שיחול שינוי במצב ההזמנה תו). 'משלוח וכד, נשלחה הצעת מחיר .את הנתונים בעמודה

רחף מעל לשורת המסמך בספריית , כדי לערוך את מאפייני המסמך .1 .המציין תפריט אפשרויות, עד לקבלת החץ, המסמכים

'ערוך מאפיינים'פתח את תפריט האפשרויות ובחר באפשרות .2

.ערוך את המידע בהתאם לרצונך ולחץ על .3

חשוב . 'מאפייני המסמך'ות גם אותם ב תוכל לרא, אם הוספת עמודות לרשימהאילו פרטים אודות המסמך יכולים לעזור לך לנהל את המסמכים שלך בצורה

.יעילה

:לתשומת ליבך , )Officeביישומי (ניתן להזין את מאפייני המסמך גם מתוך המסמך עצמו

שילובקרא אודות תהליך זה בפרק . בשלב שמירת המסמך לספריית המסמכים .113 בעמוד אופיס עם


26

יצירה של תיקיה

.ניתן ליצור תיקיות משנה בכל ספריית מסמכים', חדש'בסרגל הכלים של הספרייה לחץ על החץ המופיע בצמוד ללחצן .1

'התיקיה חדש'ובחר באפשרות , לפתיחת תפריט האפשרויות

. הקלד שם לתיקייה בתיבת השם .2


:יישום בפועל, אם למשל אתה מעוניין לנהל טפסים רשמיים של החברה בספריית מסמכים

תוכל לחלק את כל הטפסים לתיקיות הנושאות את שם המחלקה שפרסמה ת מערכו, משאבי אנוש, רכב: אותן או תיקיות שיקבצו אותן לפי נושאים כגון

.מידע ועוד


27

מחיקה של תיקיה

עד לקבלת , רחף מעל לשורת התיקייה בספריית המסמכים, כדי למחוק תיקיה .1 .המציין תפריט אפשרויות, החץ

'מחק'פתח את תפריט האפשרויות ובחר באפשרות .2



אות ניהול גרס .באפשרותך לשמור את היסטוריית הגרסאות של מסמכים ותמונות

התכונה ניהול גרסאות של תמונות ומסמכים שומרת עותק גיבוי של קובץ בכל פעם כך תוכל לעקוב אחר השינויים שעבר המסמך שלך וכן לשחזר . שהקובץ נשמר בספריה

. אותו לגרסה קודמת

:לתשומת ליבך . הגרסאות הקודמות שלו נמחקות גם כןכל, כאשר קובץ נמחק

מומלץ להפעיל , אם המעקב אחר גרסאות מסמכים הוא חיוני עבורך או עבור הצוות שלךהיא דורשת שטח אחסון רב , כאשר התכונה מופעלת, עם זאת. את ניהול הגרסאות

אם אין שטח דיסק רב בשרת יתכן שכדאי לוותר על . בשרת המארח את בסיס הנתונים .ש בתכונה זוהשימו

: באמצעות ניהול גרסאות באפשרותך לבצע את הפעולות הבאות הצגת גרסאות קודמות של קובץ שחזור קובץ לגרסה קודמת מחיקת כל הגרסאות הקודמות של קובץ


28

שחזור קובץ שנמחק הפעלת ניהול גרסאות

. ייהומיושמת על כל המסמכים בספר, הפעלת ניהול גרסאות מתבצעת ברמת ספרייה . מומלץ לקבוע אם להשתמש בניהול גרסאות כבר בעת יצירת הספרייה

'יצירה'ובחר באפשרות ' פעולות אתר'בסרגל הניווט העליון לחץ על .1

האם '' כן'סמן את האפשרות , בדף ההגדרות של ספריית המסמכים החדשה .2

?' קובץ בספריית מסמכים זועריכתליצור גרסה בכל

.לחץ על .4

:יצרת את הספריה ותרצה לשנות את הגדרת ניהול הגרסאות עבורהאם כבר

הגדרות ספריית 'ובחר ב , מתוך סרגל הכלים של הספרייה', הגדרות'לחץ על .1 . 'מסמכים

'הגדרות של ניהול גרסאות '-בחר ב' הגדרות כלליות'מתוך .2


29

:קבע את המאפיינים של ניהול הגרסאות .3

דשים או שינויים בפריטים קיימים יישארו ציין אם פריטים ח :אישור תוכן .במצב טיוטה עד לאישורם

קרא אודות אישור תוכן בעמוד

היסטוריית גרסאות :מסמך

.רסה בכל עריכת קובץ בספריית מסמכים זוציין אם נוצרת ג

אבטחת פריטי :טיוטה

ציין . טיוטות הן גרסאות משנה או פריטי משנה שלא אושרואילו משתמשים תהיה אפשרות להציג טיוטות בספריית ל

.מסמכים זו

דרוש :הוצאה

ציין אם משתמשים חייבים להוציא מסמכים לפני עריכת .שינויים בספריית מסמכים זו

.לחץ על .4

:יישום בפועלמתבצעים , או הצעות למכרזים, חוזים, בהכנה של מסמכים מורכבים כגון

ללא מערכת . לעיתים על ידי יתר ממשתמש אחד, יים רבים בתוכן המסמךשינובפרט אם הגרסאות , קשה לעקוב אחר השינויים, ניהול גרסאות מסודרת

לעיתים קשה לזהות מה היא . השונות נשמרות במקומות שונים ובשמות שונים .הגרסה האחרונה ואיזה קודמת לה

אלא גם , ות קודמות במידת הצורךניהול גרסאות מאפשר לא רק לחזור לגרסא


30

.לנהל מעקב צמוד אחרי ההתפתחויות והשינויים שבוצעו במסמך

מחיקת גרסה אחרונה

, עד לקבלת החץ, רחף מעל לשורת המסמך בספריית המסמכים .1 .המציין תפריט אפשרויות

'היסטוריית גרסאות'פתח את תפריט האפשרויות ובחר באפשרות .2

ולחץ על החץ ' השתנה'סה האחרונה בעמודה רחף מעל לתאריך של הגר .3

.הפונה מטה לפתיחת תפריט הבחירה 'מחק'בחר באפשרות .4


פעולת המחיקה


31

מחיקת כל הגרסאות הקודמות

, עד לקבלת החץ, רחף מעל לשורת המסמך בספריית המסמכים .1 .ט אפשרויותהמציין תפרי

'היסטוריית גרסאות'פתח את תפריט האפשרויות ובחר באפשרות .2 'מחק את כל הגרסאות'לחץ על ' היסטוריית גרסאות'בסרגל הכלים של .3



שחזור לגרסה קודמת

המציין תפריט , עד לקבלת החץ, סמכיםרחף מעל לשורת המסמך בספריית המ .1 .אפשרויות

'היסטוריית גרסאות'פתח את תפריט האפשרויות ובחר באפשרות .2ולחץ על החץ ' השתנה'רחף מעל לתאריך של הגרסה האחרונה בעמודה .3

.הפונה מטה לפתיחת תפריט הבחירה 'שחזר'בחר באפשרות .4

להשלמת ) OK(שור לחץ על אי. לפניך תופיע הודעת אזהרה לפני החלפה .5

.פעולת ההחלפה


32

רשימות יצירת פריט חדש

בסרגל הכלים של , לחץ על , כדי להוסיף פריט חדש לרשימה .1 .הרשימה

.הזן את הפרטים הנחוצים בשדות המתאימים .2

שחובה להזין בהם , אלו שדות מנדטוריים, שים לב לשדות המסומנים בכוכבית .ת הפריטנתונים אחרת לא ניתן יהיה לשמור א


עדכון פריט .המציין תפריט אפשרויות, עד לקבלת החץ, רחף מעל לשורת הפריט ברשימה .1 'ערוך פריט'פתח את תפריט האפשרויות ובחר באפשרות .2

שנה וערוך את הנתונים בהתאם לדרישה .3 .לסיום לחץ על .4


33

מחיקת פריט

.המציין תפריט אפשרויות, עד לקבלת החץ, רחף מעל לשורת הפריט ברשימה .1 'מחק פריט'פתח את תפריט האפשרויות ובחר באפשרות .2



פעולות משותפות למסמכים ולרשימות סינון

מה באפשרותך להשתמש בתכונת הסינון על מנת להציג בספריית המסמכים או ברשי .רק את הרשומות העונות על קריטריונים נבחרים, שלך

.ומתבצע בתוך כותרות הרשימה, זמין בכל רשימה ובכל ספריית מסמכים, הסינון: לדוגמא. שעל פי תוכנה תרצה לבצע את הסינון, רחף מעל לכותרת העמודה .1

רחף מעל , בספריית המסמכים, להצגת כל המסמכים ששונו בתאריך מסוים 'השתנה'לכותרת

לחץ על החץ הפונה כלפי מטה לפתיחת תפריט הסינון ובחר בתאריך הרצוי .2

.מתוך הרשימה


34

.כעת תציג הרשימה רק את הפריטים או המסמכים שעונים לקריטריון שבחרת .3

מתוכה הגדרת את , המופיע בצמוד לשם העמודהשים לב לסימן המשפך

ואינה מציגה את כל , במצב סינוןסימן זה מציין שהרשימה נמצאת כעת. הסינון .הפריטים

:יישום בפועל. פי מאפיינים נבחרים-על, סינון מהווה כלי חשוב להצגת תוכן רלוונטי

. בספריית המסמכים תוכל להציג רק מסמכים שעודכנו בתאריך נבחר, למשל

רק את המשימות שהוקצו למשתמש , תוכל להציג ברשימת משימות, בדומה . שהעדיפות שלהן היא גבוההאו, מסוים

ביטול הסינון

ובחר ב , פתח שוב את תפריט הסינון של העמודה, כדי להציג שוב את הרשימה המלאה '-נקה מסנן מ'

הממוקם בסרגל הכלים , מתוך תפריט הצג' כל המסמכים'בחר באפשרות בתפריט , או

..העליון של הרשימה


35

התראות

אמצעות הדואר האלקטרוני ומעידה על שינוי שהתבצע התראה היא הודעה המתקבלת ב .בתוכן האתר שלך

וכן עבור שינויים החלים בפריטים , ניתן לקבל התראות עבור רשימות וספריות .ובמסמכים המצויים בהן

עבור פרטי רשימה ומסמכים ניתן לקבל התראות על עדכון או מחיקה של הפריט או .המסמך

מחיקה או עדכון של פריטים , לקבל התראות על הוספהעבור רשימות וספריות ניתן .וכן על עדכונים בדיוני אינטרנט, ומסמכים

תוכל לקבל התראות מיידיות . תדירות קבלת ההתראות תהייה גם היא על פי בחירתך .סיכומים יומיים או סיכומים שבועיים

הוספת התראה

:להוספת התראה עבור ספרייה או רשימה .פתח את הספרייה או הרשימה הדרושה .1

'שלח לי התראה '' פעולות' של הספריה בחר ב מתפריט הכלים העליון .2

:לתשומת ליבךעליך להסיר גם , ש לאתראם שינית את הגדרות האבטחה או חסמת גישה של משתמ

ימשיך המשתמש , במידה ולא יוסרו ההתראות. במידה והוגדרו, את ההתראות שלו .גם אם אינו נמנה עם קבוצת משתמשי האתר, לקבל אותן לתיבת הדואר שלו


36

:הגדר את העדפותיך .3

שלח התראות ' :'אל

. וודא כי הכתובת המוגדרת היא זו שמוגדרת בשדה זה, אם תרצה שהתראות תישלחנה לתיבת דואר אחרת

או הוסף אותו מתוך פנקס , הקלד את שם המשתמש כאן הכתובות

.ציין על אילו שינויים תרצה לקבל דיווח 'סוג שינויים'

שלח התראות עבור שינויים

:אלה

קבע הגדרות מתקדמות עבור שליחת הודעה

מתי לשלוח ' 'התראות

.ציין באיזו תדירות ברצונך לקבל התראה

תדירות ההתראות המתקבלות תלויה גם : שים לב

ברשימה שמתעדכן . דירות השינויים שחלים ברשימהבתהתראות מיידיות עלולות להעמיס עליך , בתכיפות גבוהה . ועל שרתי הדואר



37

הצגת התראות

:כדי להציג את ההתראות האישיות שלךלחץ על החץ הפונה , ]שם המשתמש[,ליד ברוך הבא, בחלק העליון של המסך .1

'ההגדרות שלי'ובחר ב , מטה

בסרגל הכלים העליון בחר באפשרות .2למחוק או לשנות , להוסיף, ברשימה שתוצג תוכל לבחור בכל אחת מההתראות .3

.התראת קיימות

:יישום בפועלנניח כי הנך חלק מקבוצה העורכת מסמך הצעת מחיר ללקוח וברצונך להיות

מנוי ותוכל להתעדכן הירשם כ. מעודכן בכל שינוי עד להוצאת ההצעה ללקוח . בכל שינוי במסמך

אם הצגת , התראות שימושיות במיוחד ברשימות מסוג דיון אינטרנט או סקרתוכל לקבל עדכון בכל פעם שתגובה או תשובה , שאלה בדיון אינטרנט

. מתווספת לשרשור


38

Outlookחיבור ל

. שלך Outlookתוכל להציג רשימות וספריות קיימות באתר בתוך ממשק ה

:יישום בפועל, מהווה יתרון משמעתי למי שמעוניין לעבוד במצב לא מקוון,Outlookסנכרון מול

תוכל לגשת למסמכים Outlookבאמצעות סנכרון ל . בתוך או מחוץ למשרדעם זאת חשוב . ומכל מקום, גם ממחשבך הנייד, ולרשימות מתוך אתר הצוות שלך

WSS יבואו לידי ביטוי גם בספרייה ב Outlookקייה ב לזכור כי שינויים שתבצע בתי

: Outlook ו WSSכדי להפעיל את הסנכרון בין .Outlookאו הספרייה שתרצה להציג ב , פתח את הרשימה .1 ' פעולות'בחר בתפריט , בסרגל הכלים של הרשימה או הספרייה .2

'Outlookהתחבר ל '

.WSSאשר את הבקשה לחיבור ל , Outlookב .3


39

.Outlookכתיקיה לכל דבר בממשק , כעת תוכל לצפות ברשימה או בספרייה .4

:WSSהמוצגת כך ב ' מסמכים משותפים'הספרייה

.Outlookב , תוצג כך

.תוכן הפריטים יכול להיות מוצג בחלונית הקריאה

:תאימות עם גרסאות אופיס .Microsoft Office 2007 דרושה גרסת Outlookלביצוע סנכרון עם


40

RSSהצגת הזנת

RSS :של ראשי תיבות Really Simple Syndication ,) מכונה , 2החל מגרסה, תוכן מעודכן ללקוחותלאתר לספק שמאפשר XMLהוא אוסף תקני ") רסס"בעברית גם

. לשם הצגתו בהם, ובפרט לאתרים אחרים. ר וקישור לתוכן המלא הוא ערוץ תוכן שמורכב מפריטים הכוללים תקציRSSכל קובץ

הרעיון הוא לאפשר ללקוח לרכז ולשלוט בכמות גדולה של תכנים שמגיעים ממספר .אתרים). Item (פריטו) Channel (ערוץ: מחולק לשני סוגים עיקריים של יחידותRSSמידע

האתר המקורי ממנו , על פי רוב. הגדרות הערוץ מתארות בדרך כלל את מקור המידעתקני . אירוע או פרט מידע אחר מוקדש פריט, לכל ידיעה חדשותית. מגיע המידע

. מתוכננים כך שכל פריט כולל מידע על תאריך היצור ותאריך התפוגה שלוRSSה־

:יישום בפועלאם אתה מעוניין לצפות אחת לתקופה ברשימת המכרזים הפנמיים או ברשימת

שלהן בישומים מתאימים RSS תוכל לצרוך את הזנות ה, למשל, המכרזים החיצונייםכך תוכל תמיד לדעת מתי התווספו מכרזים חדשים . ותישאר מעודכן7IEדוגמת

. .ולהשאר מעודכן

הצד הזנת ' פעולות'בחר בתפריט , בסרגל הכלים של הרשימה או הספרייה .1RSS

. עבור הרשימה או הספרייהRSSלפניך יופיע מסך הזנת .2


41

.' זוRSSהרשם להזנת ' לחץ על Outlook ב RSSכדי להציג את עדכוני ה .3 : תיפתח ותציג את ההודעה הבאהOutlookתוכנת .4

'כן'לחץ על .5 .Outlook בממשק ה RSSכעת תוכל לצפות בהזנת ה .6

:לתשומת ליבך שנוצרו מתוך תוכן הרשימה או הספרייה באמצעות RSSניתן להציג עדכוני

או אינטרנט OUTLOOK ים כגון RSSת אפליקציות אחרות המאפשרות קריא 7.0אקספלורר


42

:תאימות עם גרסאות אופיס Microsoft דרושה גרסת OUTLOOK מתוך הRSSלהזנה ולהצגת נתוני

Office 2007.


43

ייצוא לגיליון נתונים אלקטרוני

.Excelתוכל לייצא את הנתונים ברשימה שלך לגיליון אלקטרוני דוגמת ייצא לגיליון '' פעולות'של הרשימה או הספרייה בחר בתפריט מסרגל הכלים .1

'אלקטרוני

כדי לפתוח ' פתח'או , על מנת לשמור את הגיליון' שמור'בחלון הנפתח בחר ב .2

.Excelאותו מייד באמצעות

:יישום בפועלהמתועדת באמצעות רשימת , רשימת בעיות או באגים, אם יצרת לדוגמא

תוכל לשאוב את המידע שנאסף ברשימה ולבצע . באתר'מעקב אחר נושאים'. ניתוחים סטטיסטים וכדומה, הפקת דוחות למנהלים, פעולות כגון ניתוח נתונים

ולהפוך את , Excelתוכל להשתמש בכל הכלים העומדים לרשותך בממשק . לכוח, המידע שאספת


44

זרימות עבודה

ידי יישום -פרויקטים עלונהל משימות זרימות עבודה מסייעות לאנשים לשתף מסמכים ולזרימות עבודה מסייעות לארגונים לתמוך . תהליכים עסקיים על מסמכים ופריטים

והן גם משפרות את היעילות ואת הפרודוקטיביות הארגונית , בתהליכים עסקיים עקביים . ידי ניהול המשימות והשלבים הכרוכים בתהליכים עסקיים מסוימים-על

בהקשר של המוצרים . תוארת לעיתים כסדרת משימות היוצרות תוצאהזרימת עבודה מזרימת עבודה מוגדרת בצורה מדויקת יותר , Microsoft SharePointוהטכנולוגיות של

כתנועה אוטומטית של מסמכים או פריטים דרך רצף מסוים של פעולות או משימות ול עקבי של תהליכים זרימות עבודה יכולות לשמש לשם ניה. הקשורות לתהליך עסקי

ידי מתן אפשרות לארגונים לצרף לוגיקה עסקית -עסקיים נפוצים בתוך ארגון עללוגיקה עסקית היא . SharePointלמסמכים או לפריטים ברשימה או בספריה של

בעיקרו של דבר ערכת הוראות המציינת ושולטת על פעולות המתרחשות במסמך או .בפריט

עבור אתרזרימת עבודה מוגדרת מראשזרימת העבודה . כולל זרימת עבודה מוגדרת מראש של שלושה מצביםWSS 3.0אתר

של שלושה מצבים תומכת בתהליכים עסקיים הדורשים מהארגונים לעקוב אחר מצב זרימת העבודה עוקבת אחר פריט רשימה במהלך . בעיה או פריט במהלך שלבים שונים

זרימת העבודה מקצה משימה לאדם , צביםעם כל מעבר בין מ. שלושה מצבים שוניםזרימת העבודה , עם סיום משימה זו. ושולחת התראת דואר אלקטרוני אודות המשימה

זרימת העבודה של . מעדכנת את מצב הפריט בצורה מתאימה ומתקדמת למצב הבאאבל ניתן , שלושה מצבים מיועדת לעבודה עם תבנית הרשימה מעקב אחר נושאים

ל רשימה המוגדרת כך שהיא מכילה עמודת בחירה עם שלושה להשתמש בה עם כהערכים בעמודת בחירה זו משמשים כמצבים אשר עוקבת אחריהם . ערכים או יותר .זרימת העבודה

יצירת זרימות עבודה מותאמות אישיתהארגון שלך עשוי לבחור לפתח ולפרוס זרימות עבודה מותאמות אישית בצורה מוחלטת

זרימות עבודה יכולות להיות פשוטות או . הליכים העסקיים בארגון שלךאשר ייחודיות לתמפתחים יכולים ליצור זרימות עבודה . מורכבות כתהליכים העסקיים אשר דורש הארגון

ידי אנשים המשתמשים באתר או ליצור זרימות עבודה המופעלות באופן -המופעלות עלאם . נוצר או משתנה פריט רשימהכגון המועד בו , אוטומטי בהתבסס על אירוע מסוים

זרימות עבודה אלה יכולות , הארגון שלך פיתח ופרס זרימות עבודה מותאמות אישית .להיות זמינות לשימוש באתר שלך


45

:לתשומת ליבך Microsoft Visualמפתחי תוכנה מקצועיים יכולים ליצור זרימות עבודה באמצעות

Studio 2005 Extensionsרימת העבודה של עבור בסיס זWindows זרימות לאחר שמפתח . עבודה אלה כוללות קוד מותאם אישית ופעילויות זרימת עבודה

מנהל שרת יכול לפרוס אותן לאורך , מקצועי יוצר זרימות עבודה מותאמות אישית .אתרים מרובים

באפשרות מעצבי אינטרנט לעצב זרימות עבודה שאינן מכילות קוד לשימוש Microsoftו בספריה מסוימת באמצעות תוכנית לעיצוב אינטרנט כגון ברשימה א

Office SharePoint Designer 2007 זרימות עבודה אלה נוצרות מתוך רשימה של פעילויות זרימת עבודה זמינות ומעצב האינטרנט אשר יוצר את זרימת העבודה

א תהיה בשימושיכול לפרוס אותה ישירות בספריית הרשימות או המסמכים שם הי

ספריה או סוג תוכן, הוספת זרימת עבודה לרשימה Officeאף שזרימת עבודה ללא קוד הנוצרת בתוכנית לעיצוב אינטרנט כגון

SharePoint Designer 2007 , ניתנת לפריסה ישירות ברשימה או בספריה בה היאלהתווסף כל זרימת עבודה מותאמת אישית המותקנת בשרת מוכרחה , תהיה בשימוש

קבוצת הגדרות הניתנת לשימוש חוזר עבור : סוג תוכן(ספריה או סוג תוכן , לרשימהתבניות ואופני פעולה של , נתונים-השתמש בסוגי תוכן לניהול של מטה. קטגוריית תוכן

סוגי תוכן מוגדרים ברמת האתר ומשתמשים בהם ברשימות . פריטים ומסמכיםעליך להיות . ר מסמכים או פריטים במיקום מסויםכדי להיהפך לזמינה עבו.) ובספריות

, הגדרות אבטחה מסוימות המאפשרות או מונעות גישה לפריט: הרשאות(בעל הרשאה ספריה , של ניהול רשימות כדי להוסיף זרימת עבודה לרשימה.) ספריה או אתר, רשימה

. או סוג תוכן

הפעלת זרימת עבודה במסמך או בפריטספריה או סוג תוכן וכך הופכת לזמינה , תווספת אל רשימהלאחר שזרימת עבודה מ

אם תצורתה (באפשרותך להפעיל זרימת עבודה זו במסמך או בפריט מסוים , לשימושכדי להפעיל זרימת ). של זרימת העבודה נקבעה כך שתוכל להיות מופעלת באופן ידני

מינות עבור בחר בזרימת העבודה הרצויה מתוך רשימת זרימות העבודה הז, עבודהייתכן שתצטרך גם למלא טופס עם המידע הדרוש , במידת הצורך. המסמך או הפריטייתכן , בהתאם לאופן בו זרימת העבודה עוצבה ותצורתה נקבעה. לזרימת העבודה

שתהיה לך אפשרות להמשיך ולהתאים אישית את זרימת העבודה בעת הפעלתה תאריך יעד , כגון משתתפים, ויותידי התאמה אישית של אפשר-במסמך או בפריט על

.והוראות משימה

השלמת משימות זרימת עבודהידי משימת זרימת -כל אירוע זרימת עבודה אשר דורש אינטראקציה אנושית מיוצג על

נמען המשימה , כאשר זרימת עבודה מקצה משימה למשתתף זרימת עבודה. עבודהמבקש שינויים בפריט זרימת ) בהתאם לזרימת העבודה(יכול להשלים משימה זו או

כאשר משתתף זרימת . ידי עריכת טופס משימת זרימת העבודה-העבודה עצמו עלזה גורם לשרת להעביר את זרימת העבודה , עבודה משלים משימת זרימת עבודה

.לשלב הרלוונטי הבא


46

מעקב אחר מצב זרימות העבודהידי בדיקת -ימת עבודה עלבעלי זרימת עבודה ומשתתפים יכולים לעקוב אחר תהליך זר

דף המצב כולל מידע מצב אודות משימות זרימת . דף המצב המשויך לזרימת העבודה . הוא כולל גם מידע היסטוריה הרלוונטי לזרימת העבודה. עבודה יוצאות דופן

:יישום בפועלבכל , שעובר בצורה מקבילית או טורית לבחירתך' טופס טיולים, 'ניתן לבנות למשל

הזנת נתונים ושמירת ). רכב וכדומה, אבטחה, מחלקת כוח אדם(בארגון ,נותהתחהודעת דואר אלקטרוני הנשלחת לבעל תפקיד : הטופס תפעיל שרשרת של פעולות כגון

יעודכנו הנתונים ברשימה בהתאם , עם קבלת האישור, לאישור ולחתימה


47

תצוגות

אילו עמודות . ראה הרשימה שלךכיצד ת, הגדרת תצוגה מעניקה לך את החופש לבחור .מה יהיו מאפייני המיון והסינון ואפילו מה יהיה סגנון הצגת הנתונים, יוצגו ברשימה

.ובכך להציג חתכים שונים לאותה רשימה, לכל רשימה ניתן ליצור מספר תצוגות שונות

:יישום בפועל, מכי הצעות מחירמס, תציג, תוכל ליצור תצוגות שבעזרתן, למשל, בספריית מסמכים

' תאריך השליחה' 'בטיפול' ,'נשלח ללקוח'ממוינים ומסוננים על פי סטאטוס המסמך .וכדומה

סוגי תצוגות :ניתן ליצור מספר סוגי תצוגות במערכת

תצוגה רגילה לקבוע אילו , לבחור מתוך רשימה של סגנונות תצוגהניתן. נתונים בדף אינטרנטתהצג

.ה סדר וכן לשנות הגדרות מיון וסינון עמודות יוצגו ובאיז

תצוגת גיליון נתונים תצוגה זו הכוללת את כל . נתונים בתבנית גיליון אלקטרוני הניתנת לעריכהתהצג

מאפשרת להציג את הנתונים בגיליון אלקטרוני , האפשרויות הזמינות בתצוגה רגילה .ומקלה על תהליך הזנת הנתונים, Excelמדמה


48

או Excelיצירת תרשימים וחיבור לגליונות , גה זו מעמידה לרשותך כלים כגוןבנוסף תצוAccess.

:יישום בפועל. תצוגת גליון נתונים יעילה במיוחד עבור רשימות שאתה מזין בהן פריטים רבים ברצף

הזנת הנתונים היישר . עבור כל רשומה בנפרד' עריכת פריט'אין צורך לפתוח את עמוד .היא זריזה ונוחה יותר, בדומה לעבודה עם גיליון אלקטרוני, ימהלתוך הרש

תצוגת לוח שנה תצוגת לוח השנה מדמה את לוח השנה . שבועי או חודשי, נתונים כלוח שנה יומיתהצג .פעילויות ומשימות, ומאפשרת לנהל יומן פגישות, Outlookשל


49

:יישום בפועליומן פגישות או לוח , שית במיוחד להצגת לוח תורנויותתצוגת לוח שנה יכולה להיות שימו

חדר ישיבות או מקרן : אירועים אפשר לנהל לוח שנה גם עבור משאבים בארגון דוגמת .למצגות

תצוגת גנט לראות ייצוג גרפי של אופן הקשרים בין המאפשר פריטי רשימה בתרשים גנט תהצג

.משימות צוות לאורך זמן

:יישום בפועלבתצוגה זו . תאפשר לך לבצע מעקב צמוד אחר ההתקדמות של כל פרויקט, תצוגת גנט

או כל רשימת פריטים הכוללים , רשימת משימות או אירועים, תוכל להציג בצורה גרפית .מידע עם שדות תאריך


50

תצוגת סייר

והיא מאפשרת לצפות ', מסמכים'תצוגת סייר היא תצוגה ייחודית לרשימות מסוג כמו כן תצוגת . מסמכים בתוך הדפדפן כאילו היו בשרת הקבצים או בתיקייה מקומיתב

.הסייר מאפשרת לגרור מסמכים מהמחשב ישירות לתוך הספרייה

:יישום בפועלכאשר ברצונך להעתיק מבנה ספריות בשרת מסמכים לתוך ספרייה כולל תיקיות משנה

.תו בתצוגת הסיירוקבצים אין דרך קלה מהעתקה של העץ והדבקכי בתצוגה זו לא ניתן להזין מאפיינים אודות המסמכים אלא אם תבחר לעשות , שים לב

.זאת מאוחר יותר באופן ידני


51

יצירת תצוגה

כדי להקל על חברי הצוות לראות מידע הנוגע להם בלבד או מידע המקובץ לפי תחומי . או לוח דיוניםספריית מסמכים, רשימהצור תצוגה מותאמת אישית של , העניין שלהם

המחייבות את המשתמשים להיות מעצבי אתרים או , להבדיל מתצוגות משותפותלכל משתתף בקבוצת האתר יש אפשרות ליצור , ניהול רשימותמשתמשים בעלי זכות ל

. תצוגה אישית .פתח את הרשימה או הספריה הרלוונטית .1

'צור תצוגה '' הגדרות'מתוך סרגל הכלים של הרשימה בחר בתפריט .2

. בחר בסוג התצוגה הדרוש .3

.קבע את מאפייני התצוגה על פי הדרישה .4

. הגדרתם בעמוד הבאואופן, קרא אודות מאפייני התצוגה



52

שםכדי , "מיון לפי מחבר"כגון , השתמש בשם תיאורי. הקלד שם עבור תצוגה זו של רשימה .שהמבקרים באתר יידעו למה לצפות

קהלבאפשרותך לבחור בתצוגה . בחר באפשרות המייצגת את קהל היעד עבור תצוגה זו

שתהיה זמינה לכל משתמשי , תצוגה ציבוריתאו ב, שתהיה זמינה עבורך בלבד, אישית .האתר

עמודותונקה את הסימון מהעמודות שברצונך להסתיר , סמן את העמודות שברצונך להציג

.בתצוגה זו

.כדי לקבוע את סדר העמודות' מיקום מימין'בחר מספר בתיבה

:לתשומת ליבךולא ישפיע על , זו בלבדישפיע על סדר העמודות שיוצג בתצוגה, הסדר שתקבע כאן

.או על סדר הזנת הנתונים במצב עריכת פריט, תצוגות אחרות


53

מיון

. בחר שדה למיון ראשי', :תחילה מיין לפי העמודה'בשדה .: קבע הגדרות מיון לרשימה

.בחר אם להציג את הפריטים בסדר עולה או בסדר יורד

.ון משניבחר בשדה למי' :לאחר מכן מיין לפי העמודה'בשדה

.באפשרותך להגדיר לתצוגה עד שתי עמודות למיון

סינון .באמצעות הגדרות סינון, הצג פריטים נבחרים

':הצג פריטים רק כאשר התנאי הבא מתקיים' סמן את האפשרות

הגדר את , ושתי התיבות שמתחת, בחר את שם העמודה שעל פיה יתבצע הסינון .ותנאי) 'וכד...קטן מ, ...גדול מ, ...שווה ל(אופרטור לוגי

:יישום בפועלתוכל להציג בכל פעם את הלקוחות , אם יש לך רשימה של רשימת לקוחות למשל

. באזור מסוים או בעיר נבחרת :הגדר את התנאי כך, כדי להציג את אנשי הקשר המתגוררים בחיפה, לדוגמא

.'או' ביחס של או', וגם'תוכל לצרף מספר תנאים ולקשור בניהם ביחס של


54

:לתשומת ליבך. ניתן להשתמש בשני ערכים מיוחדים כדי לציין את התאריך הנוכחי או המשתמש הנוכחי

הקלד בשדה התנאי , כדי לבצע סינון בעמודה המכילה תאריכים עבור התאריך הנוכחי ] Today: [את הפונקציה

הנוכחי בתצוגה הקלד כדי לבצע סינון בעמודה המכילה שמות משתמש עבור המשתמש ].Me[בשדה התנאי את הפונקציה

נוצר 'בחר ב , כדי להציג לכל חבר צוות רק את אותם פריטים שהוא עצמו יצר: לדוגמאבתיבת הבחירה השנייה ולאחר ' שווה ל'בחר ב , בתיבת הבחירה הראשונה' ידי-על

. בתיבה] Me[מכן הקלד

קבץ לפיעל מנת להקל על הצפיה ברשימות ארוכות , רך עמודה זההניתן ליצור קבוצות בעלות ע

.ועמוסות

עמודה לקיבוץ צריכה . בחר את העמודה הדרושה', :תחילה קבץ לפי העמודה'בשדה , עיר: למשל. להיות כזו שקימים בה נתונים החוזרים על עצמם ברשומות מרבות

.'תפקיד וכד, מחלקה

ימהבחר את סדר המיון של הקבוצות שיוצגו ברש

אז , קבע אם להציג את הקבוצות במצבן המקובץ' הצג קיבוץ, כברירת מחדל'בשדה

ותוכל לפתוח כל קבוצה על מנת להציג את , מוצגות הכותרות של הקבוצות בלבד .אז מוצגות כותרות הקבוצות וכל הפריטים, או במצבן המורחב, הפריטים שבתוכה

.'מספר קבוצות להצגה לדף, 'דף בשדהתוכל גם לקבוע את מספר הקבוצות המוצגות ב


55

:יישום בפועלאם . תוכל כעת להציג את רשימת הערים או האזורים בלבד, ברשימת לקוחות למשל

, המופיע בצמוד לשם העיר+ לחץ על ה , תרצה לצפות בפירוט הלקוחות מעיר מסוימת .והצג רק את שמות הלקוחות מאותה עיר

סכומיםבחר , ממוצע או חישוב דומה בעמודות הרשימה שלך, ספירה, םאם תרצה להציג סיכו .תחת הקטגוריה סכומים, לכל עמודה, בנוסחה המתאימה

סגנון .אשר יעניקו מראה עשיר יותר לרשימות שלך, תוכל לבחור בסגנונות ועיצובים לטבלה

תיקיות .זמנית- כל הפריטים בוציין אם ברצונך לנווט בין תיקיות כדי להציג פריטים או להציג את


56

מגבלת פריטיםהשתמש במגבלת פריטים כדי להגביל את כמות הנתונים המוחזרים למשתמשי

או לאפשר משתמשים להציג , באפשרותך לקבוע מגבלה זו כמגבלה מוחלטת. התצוגה .את כל הפריטים ברשימה בקבוצות לפי הגודל שצוין

נייד .כתצוגות למכשירי כף יד או טלפונים חכמיםתצוגות ציבוריות יכולת לשמש גם

.קבע אם התצוגה הנוכחית תהיה זמינה עבור המכשיר הנייד שלך .כאן תוכל גם לראות את הכתובת הישירה לתצוגה זו

:יישום בפועלברשימה המכילה את כל המשימות הפתוחות בפרויקט מסוים ניתן להגדיר תצוגה של

אטוס פתוח במשך זמן הרב ביותר או כל המשימות עשרת המשימות שנמצאות בסט .ברמת חשיבות גבוהה מאוד


57

עריכת תצוגות

:על מנת לערוך ולשנות את הגדרות התצוגה הנוכחית .פתח את הרשימה או הספריה הרלוונטית .1שנה 'מתוך סרגל הכלים של הרשימה ובחר באפשרות ' הצג'פתח את התפריט .2

'תצוגה זו

הדרושות לך ולחץ על שנה את ההגדרות .3

: על מנת לערוך ולשנות הגדרות של תצוגה אחרת .פתח את הרשימה או הספריה הרלוונטית .1 'הגדרות רשימה ''הגדרות'בחר בתפריט .2

.לחץ על שם התצוגה שתרצה לערוך' תצוגות'תחת הקטגוריה .3

שנה את ההגדרות הדרושות לך ולחץ על .4


58

:יישום בפועלמיונים , או להציג נתונים על פי חיתוכים, בות יכולות לשמש משתמשים שוניםתצוגות מרו

.וסינונים נדרשיםאך תוכל כאמור ליצור גם תצוגות , לכל רשימה יש מספר תצוגות מובנות במערכת

. משלךמשתמשת בתצוגות על מנת לחשוף בפני המשתמש את , למשל, רשימת משימות

או , או להסתיר משימות שכבר בוצעו) ות שליהמשימ(המשימות המוקצות לו בלבד ).משימות פעילות(שתאריך היעד שלהם טרם הגיע

שינוי תצוגת ברירת מחדלכדי לבחור . תצוגת ברירת מחדל היא התצוגה הנפתחת אוטומטית עם הכניסה לרשימה

בתצוגה אחרת שתשמש כתצוגת ברירת מחדל .פתח את הרשימה או הספריה הרלוונטית .1 'הגדרות רשימה ''הגדרות'פריט בחר בת .2לחץ על שם התצוגה שתרצה להפוך לתצוגת ברירת ' תצוגות'תחת הקטגוריה .3

.מחדלהגדר תצוגה זו כברירת ' את האפשרות בחלון ההגדרות של התצוגה סמן ב .4

'מחדל

.לחץ על .5

:לתשומת ליבך .הגדרת תצוגת ברירת מחדל אפשרית עבור תצוגות ציבוריות בלבד


59

מסוג רשימה או ספרייה ייבוא וייצוא של תבניות

תבנית רשימה או ספרייה תאפשר לך לשמור את המבנה וההגדרות של רשימה או .ספרייה קיימת לצורך שימוש חוזר באתר זה או באתרים אחרים בקבוצת האתרים שלך

תוכן ויכולה לכלול גם את ה, והתצוגות שיצרת, התבנית כוללת את הגדרת העמודות .שלה

בעזרת התבניות שתשמור תוכל להקנות אופי ומראה אחיד לאתרים השונים ברמת . הקבוצה או הארגון

:יישום בפועללקראת הכנס בנית אתר הכולל . לרגל השקת מוצר חדש, אתה מארגן כנס לקוחות גדול

,רשימת משימות לביצוע, סדר היום של הכנס, את רשימת כל הלקוחות המוזמנים . סקר להזנת נתוני משוב ועוד, חומרים שיווקיים

.ותוכל להשתמש בהן שוב בכנס הבא, שמור את תבניות הרשימות שיצרתתוכל לייבא תבנית של ספריית , אם אתה רוצה להוסיף ספריית מסמכים לאתר שלך

מבנה , הכוללת את העמודות המותאמות למסמכי החברה, מסמכים מאתר הצוות שלך .גדרות המיון והסינון ואפילו את תבניות המסמכים של הארגוןה, התיקיות

יצירת תבנית . פתח את הרשימה שברצונך לשמור כתבנית .1 ' הגדרות רשימה'בסרגל הכלים של הרשימה בחר בתפריט .2

'שמור רשימה כתבנית'בחר באפשרות ' הרשאות ניהול'תחת .3


60

:הזן את הפרטים הנחוצים .4

.עבור קובץ תבנית זההזן את השם :שם הקובץ כוללים מידע אישי כגון כתובות שמות הקבצים:שים לב

URLשתף . של שרתים ושמות של חשבונות משתמשים .קבצי תבניות עם קבוצות ומשתמשים מהימנים בלבד

.'יצירה 'כפי שיוצג בדףתבנית ה של הקלד את השם :שם התבנית

.המציג את מאפייני הרשימה, הקלד תיאור קצר :ניתתאור תב

אם אתה מעוניין שתוכן הרשימה יכלל בתבנית סמן ב כלול תוכן 'כלול תוכן'את האפשרת

.לחץ על .5לחץ שוב על . לפניך תופיע הודעת אישור על הוספת התבנית לרשימה .6

.

שינוי או מחיקת תבנית 'הגדרות אתר '' פעולות אתר'ון של האתר בחר בתפריט מסרגל הכלים העלי .1

'תבניות רשימה'לחץ על ' גלריות'מתוך הקטגוריה .2


61

המופיע , לחץ על הסמל , )שם או תיאור(כדי לשנות את מאפייני הרשימה .3

.'ערוך'תחת העמודה , בשורת התבנית .שנה את מאפייני התבנית בהתאם לצורך ולחץ על .4ולאחר מכן לחת על ' ערוך'בעמודה , תבנית לחץ על הסמלכדי למחוק את ה .5

. בסרגל הכלים העליון של התבנית

ייצוא תבנית .תוכל לייצא את התבנית שלך על מנת שתוכל להשתמש בה שוב במקום אחר

).המופיע כקישור(כדי לייצא את התבנית שלך לחץ על שם התבנית .1 . כפי שאתה שומר קובץ רגיל)Save(' שמור'בתיבת השיחה שנפתחת לחץ על .2

ייבוא תבנית בסרגל לחץ על , כדי לייבא תבנית לתוך רשימת התבניות שלך .1

.הכלים של הרשימהאו הקלד את מיקומו ' פתח'לאיתור הקובץ ולחץ על , לחץ על .2

.המדויק .לסיום לחץ על .3

:יישום בפועלקט מסוים גם בפרויקטים ניתן להשתמש בתבנית ספרייה שנמצאה מוצלחת עבור פרוי

למשל ספרייה המכילה את כל מחלקות הארגון כתיקיות משנה יכולה להשמר . נוספים .כתבנית ולשמש באתרים של פרויקטים או מחלקות אחרות בארגון


62

סוגי תוכן - 3 פרק

ניתן להשתמש . סוגי תוכן הן קבוצת הגדרות הניתנת לשימוש חוזר עבור קטגוריית תוכןסוגי תוכן . תבניות ואופני פעולה של פריטים ומסמכים, ול של מאפייניםבסוגי תוכן לניה

.מוגדרים ברמת האתר ומשתמשים בהם ברשימות ובספריותפני אוסף -לנהל ולטפל בתוכן באופן עקבי על, סוגי תוכן מאפשרים לארגונים לארגן

ארגון , מידעידי הגדרת סוגי תוכן עבור סוגים מסוימים של מסמכים או מוצרי -על. אתרים .יכול להבטיח שכל אחת מקבוצות תוכן אלה תנוהל באופן עקבי

חוזים , הצעות, לדוגמא, במהלך העבודה ניתן לייצר מספר סוגים שונים של תוכן

אף שמסמכים אלה עשויים להיות . הצהרות עבודה ומפרטי עיצוב מוצר, משפטייםלשתף , להשתמש, ליצורניתן , מאוחסנים יחד משום שהם קשורים לפרויקט יחיד

ארגון עשוי לרצות לאסוף ולשמור סוגים שונים של . ולשמור אותם בדרכים שונות . מאפיינים אודות כל סוג של תוכן

סוג תוכן הוא קבוצה של הגדרות הניתנות לשימוש חוזר אשר מתארות את אופני

עבור כל סוג סוגי תוכן ניתנים להגדרה. הפעולה המשותפים עבור סוג מסוים של תוכן : כל סוג תוכן יכול לציין. פריטי רשימה או תיקיות, לרבות מסמכים, WSS 3.0 -פריט ב

. שברצונך להקצות לפריטים מסוג זה) מאפיינים(עמודות סוגי תוכן מסמך (תבנית המסמך אשר עליה יש לבסס פריטים חדשים מסוג זה

). בלבדאשר יש להשתמש בהם עם ' צגהה'ו ' עריכה', 'חדש'טפסים מותאמים אישית

. סוג תוכן זה . זרימות העבודה הזמינות עבור פריטים מסוג תוכן זה . פתרונות מותאמים אישית או תכונות המשויכות לפריטים מסוג תוכן זה

סוגי תוכן מספקים לארגונים דרך לניהול ולארגון תוכן בצורה עקבית בין רשימות סידרה של אתרי אינטרנט הנמצאים : ף אתריםאוס(וספריות שונות באוסף אתרים

כל אוסף אתרים כולל . בעלי אותן הגדרות ניהול עבור בעלים ושיתוף, בשרת וירטואליוהם גם .) אתר אינטרנט ברמה עליונה ובאפשרותו לכלול אתר משנה אחד או יותר

מאפשרים לרשימה או לספריה יחידה להכיל סוגי פריטים מרובים או סוגי מסמכים . מרובים

סוגי תוכן ברמת האתר

סוגי תוכן מאורגנים בהירארכיה אשר מאפשרת לסוג תוכן אחד לקבל בירושה את דבר זה מאפשר לקטגוריות של מסמכים לשתף תכונות . התכונות שלו מסוג תוכן אחר

לאורך ארגון בזמן שהוא מאפשר לצוותים להתאים בהתאמה אישית תכונות אלה עבור . ים מסוימיםרשימות או אתר

סוגי תוכן . סוגי תוכן מוגדרים ראשית באופן מרכזי בגלריית סוג תוכן האתר עבור אתר

סוגי תוכן אתר זמינים לשימוש בכל אתר . המוגדרים ברמת האתר קרויים סוגי תוכן אתראם סוג תוכן אתר מוגדר בגלריית סוג , לדוגמא. משנה של האתר אשר עבורו הם הוגדרו


63

הוא זמין לשימוש ברשימות , בור האתר ברמה העליונה באוסף אתריםתוכן האתר עסוגי תוכן אתר יכולים להתווסף באופן נפרד . ובספריות בכל האתרים באוסף אתרים זה

. לרשימות או לספריות ולעבור התאמה אישית לשימוש ברשימות או בספריות אלה. וא נקרא סוג תוכן אתרה, כאשר מופע של סוג תוכן אתר מתווסף לרשימה או לספריה

. סוגי תוכן אתר הם צאצאים של סוגי תוכן האתר אשר מהם נוצרו

ירושה עבור סוגי תוכן אתר בחר באחד מסוגי התוכן הקיימים , בעת הגדרת סוג תוכן אתר מותאם אישית עבור אתר

סוג תוכן האתר החדש שאתה יוצר יורש את . בגלריית סוג תוכן האתר כנקודת ההתחלההגדרה לקריאה , כגון תבנית המסמך שלו, ל התכונות של סוג תוכן מאתר האב שלוכ

באפשרותך לבצע , לאחר יצירת סוג תוכן אתר חדש זה. זרימות עבודה ועמודות, בלבד . שינויים בכל אחת מתכונות אלה

באפשרותך לציין אם ברצונך ששינויים מסוימים , בעת ביצוע שינויים בסוגי תוכן אתר

יחולו על כל סוג תוכן אתר צאצא אחר או על סוג תוכן רשימה אחר אשר מקבל אלה רק התכונות אשר סוגי תוכן אתר . בירושה את התכונות שלו מסוגי תוכן אתר אלה

אם . הצאצא או סוגי תוכן הרשימה משתפים עם סוג תוכן אתר אב יכולים לעבור עדכוןספות אשר אין לסוג תוכן אתר האב סוג תוכן אתר צאצא הותאם אישית עם תכונות נו

התאמות אישיות אלה אינן מוחלפות כאשר סוג תוכן אתר , )עמודות נוספות, לדוגמה(השינויים שאתה מבצע בסוג תוכן אתר אינם משפיעים על סוג תוכן . הצאצא מתעדכן

. אתר האב אשר ממנו נוצר סוג תוכן האתר

יצירת סוג תוכן של אתרלאחר מכן תוכל להוסיף סוגי . ליצור סוגי תוכן חדשים של אתרבאפשרותך, כבעל אתר

בנוסף לאתרים ברמה נמוכה , תוכן אלה לרשימות ולספריות ברמת האתר בו יצרת אותןסוג תוכן של אתר שנוצר באתר הראשי זמין לרשימות ולספריות בכל , לדוגמה. יותר

כה יותר אינם זמינים סוגי תוכן הנוצרים באתר ברמה נמו. האתרים באוסף האתרים .לאתרים ברמה גבוהה יותר

באפשרותך להשתמש בו שוב בספריות מסמכים , לאחר שהגדרת סוג תוכן של אתר

אפשרות זו מאפשרת לך לארגן את התוכן . מרובות באתר הנוכחי או באתרים אחריםשלך באופן בעל משמעות ולשייך את אותן יכולות לתוכן שלך בכל רוחבה של שיטת

, אם הארגון שלך משתמש בסוג מסוים של חוזה, לדוגמה. הול המסמכים שלךניאת התבנית , נתונים עבור חוזה זה-באפשרותך ליצור סוג תוכן המגדיר את המטה

כל . שתשמש בחוזה זה ואת זרימות העבודה הדרושות כדי לסקור ולהשלים את החוזה-ללו את כל הגדרות המטהספריות המסמכים להן תוסיף את סוג התוכן של החוזה יכ

נתונים וזרימות העבודה של סוג התוכן ומחברים יוכלו להשתמש בתבנית שצוינה כדי .ליצור חוזים חדשים


64

:סדר הפעולות בעת יצירת סוג תוכן של אתר

.עבור אל האתר בו ברצונך ליצור סוג תוכן חדש של אתר .1 .לחץ על הגדרות אתר, בתפריט פעולות אתר .2

: ליבךלתשומת הצבע על הגדרות אתר , באתר שעבורו תפריט פעולות אתר מותאם אישית

.ולאחר מכן לחץ על ההגדרות שברצונך להציג

.'סוגי תוכן של אתר'לחץ על ', גלריות'בקטגוריה .3

.לחץ על , שמופיע' סוג תוכן של אתר'בדף הגלריה .4

אחר שתיצור אותושים לב כי סוג התוכן החדש של האתר שלך יופיע בדף זה ל :קבע את מאפייני סוג התוכן .5

הקלד שם ובאופן אופציונלי תיאור עבור סוג התוכן החדש שם ותיאור של האתר

בחר סוג תוכן אב מתוך

. בחר את הקבוצה עליה ברצונך לבסס סוג תוכן חדש זהמכילה סוגי תוכן ' סוגי תוכן מיוחדים'שים לב שהקבוצה

הרשימה או הספריה שלך המשנים את אופן הפעולה של .בעת הוספתם

בחר את סוג תוכן האב עליו ברצונך לבסס את סוג התוכן סוג תוכן אברשימת סוגי תוכן האב משתנה בהתאם לאפשרות . שלך

שבחרת בשלב הקודם

בחר אם לאחסן סוג תוכן חדש זה של אתר בקבוצה קיימת קבוצה .או בקבוצה חדשה

.לחץ על .6


65

תוכל לבחור . מופיע' שם סוג התוכן החדש שלך: של אתרסוג תוכן'הדף .7 .אפשרויות בדף זה כדי להוסיף הגדרות לסוג התוכן החדש שלך

הפעלת תמיכה בסוגי תוכן מרובים ברשימה או בספריה אודות הוספת סוגי תוכן מרובים לרשימה או לספריה שיקולים לגבי סוגי תוכן מרובים ההפעלת סוגי תוכן מרובים בספרי הפעלת סוגי תוכן מרובים ברשימה

תמיכה בניהול תוכן באפשרותך לוודא שקטגוריות שלמות של מסמכים , ידי הגדרת סוגי תוכן אתר-על

כל מסמכי תוצר הלקוח בארגון , לדוגמא. פני הארגון שלך-מטופלות בצורה עקבית עלמספר פרויקט ומנהל , כגון מספר חשבון, נתונים-עשויים לדרוש ערכה מסוימת של מטה

שבון ומספרי פרויקט משויכים לכל באפשרותך לסייע להבטיח שמספרי ח. פרויקטידי יצירת סוג תוכן אתר תוצר לקוח אשר דורש -מסמכי תוצר הלקוח בארגון שלך על

כל סוגי מסמכי תוצר הלקוח באוסף . נתונים-עמודות עבור כל אחד מפריטי המטההאתרים אשר מקבלים בירושה מסוג תוכן אתר זה דורשים ממשתמשים לציין מידע

נתונים נוספים הקשורים למסמכי תוצר -אם עליך לעקוב אחר מטה. להעבור עמודות א. באפשרותך להוסיף עמודה נוספת הדרושה לסוג תוכן האתר תוצר לקוח, לקוח אלה

לאחר מכן באפשרותך לעדכן את כל סוגי תוכן רשימת הצאצא אשר מקבלים בירושה . וצר הלקוחמסוג תוכן אתר זה וכך להוסיף את העמודה החדשה לכל מסמכי ת

שיקולים לשימוש בסוג תוכן אתר :עליך לשקול את הנקודות הבאת בעת יצירת סוג תוכן חדש של אתר

סוגי תוכן מאורגנים בהירארכיה הירארכיית סוגי התוכן מאפשרת לסוג תוכן לקבל מחלקות של מסמכים יכולות , בדרך זו. בירושה את המאפיינים שלו מסוג תוכן אחר

ים לרוחב הארגון אך אפשר להתאים מאפיינים אלה עבור אתרים או לשתף מאפיינ .רשימות מסוימים

:יישום בפועל נתונים כגון -ייתכן שכל מסמכי המסירה ללקוח בארגון דורשים ערכת מטה

', מסירה ללקוח'ידי יצירת סוג תוכן ראשי -על. מספר חשבון ומספר פרוייקטתבטיח , ים של מסמכי מסירה ללקוחממנו מקבלים בירושה כל הסוגים האחר

שמספרי החשבון ומספרי הפרויקט ישויכו לכל הגרסאות של מסמכי המסירה אם תוסיף עמודה נדרשת נוספת לסוג התוכן הראשי . ללקוח בארגון שלך

באפשרותך לבחור לעדכן את כל סוגי התוכן שמקבלים ממנו ', מסירה ללקוח' .דשה לכל מסמכי המסירה ללקוחפעולה שתוסיף את העמודה הח, בירושה

סוגי תוכן חדשים של אתר מבוססים על סוג תוכן אב בעת יצירת סוג תוכן חדש של

של אתר ליצור עליו את סוג התוכן החדש של ) אב(עליך לבחור סוג תוכן קיים , אתרסוג התוכן החדש של אתר שאתה יוצר מקבל בירושה את התכונות של . האתר שלך


66

כגון הוספה או הסרה , תוכל לבצע בו שינויים, צירת סוג תוכן חדש של אתרלאחר י. האבשים לב ששינויים המבוצעים ישירות בסוג תוכן צאצא אינם משפיעים על . של עמודות

באפשרותך גם לבחור אם , בעת עדכון סוג תוכן אב. סוג תוכן האב עליו הוא מבוסס . אתר המקבלים בירושה מסוג תוכן אב זהשינויים אלה יעודכנו בסוגי התוכן של רשימה ו

סוגי תוכן צאצא של אתר מקבלים בירושה מהאב סוגי תוכן שאתה יוצר מבוססים על

באפשרותך , בעת עדכון סוג תוכן אב. סוג תוכן אב וכך מקבלים בירושה את תכונות האב. לבחור אם ברצונך כי סוגי התוכן הצאצא של האתר יקבלו בירושה שינויים אלה

:התכונות שאפשר לקבל בירושה מסוג תוכן אב הן .תבנית מסמך .הגדרת לקריאה בלבד .זרימות עבודה .עמודות .ידי יישומים אחרים-תכונות ניתנות להרחבה שנוספו על

יש לך אפשרות לעדכן סוגי תוכן של רשימה וסוגי תוכן , בכל דפי ההגדרות של סוג תוכןת כל סוגי התוכן המקבלים בירושה מסוגי תוכן בעת בחירה לעדכן א. צאצא של אתר

כל ההגדרות בדף זה מעודכנות גם בכל סוגי התוכן של רשימה וסוגי התוכן , האב שלהםהשינוי מחליף את כל . צאצא של אתר שהם צאצאים של סוג התוכן שאתה משנה

. ההגדרות הקודמות בסוגי התוכן של רשימה ושל אתר המקבלים בירושה מאב זה אם תשנה את תבנית המסמך בלבד בדף ההגדרות המתקדמות ותבחר לעדכן , וגמאלד

תבנית המסמך וההגדרה לקריאה בלבד , סוגי תוכן של רשימה וסוגי תוכן צאצא של אתרכל , בדומה. יעודכנו בכל סוגי התוכן הצאצא כיוון ששתי הגדרות אלה נמצאות באותו דף

לכל . העבודה יעודכנו יחד בסוגי תוכן צאצאהשינויים שבוצעו בדף של הגדרות זרימותכך שחובה לעדכן את ההגדרות עבור , משלה' שינוי סוג תוכן אתר'עמודה יש דף עמודה

. כל עמודה בנפרד

:לתשומת ליבך —תיאור וקבוצה , מלבד שם—כל התכונות של סוג תוכן המופיעות בסוג תוכן האב

הגדרות שאינם מופיעים בסוג האב אינם ניתנים עמודות ו. ניתנים לעדכון בסוגי צאצאכדי להבטיח ששינויים המבוצעים בסוג תוכן האב לא יחליפו הגדרות בסוגי תוכן . לעדכוןלמרות שפעולה זו רצויה . באפשרותך לסמן את סוג התוכן הצאצא לקריאה בלבד, צאצא

סוגי התוכן שלך היא גם תקטין את היכולת שלך לנהל את הירארכיית , במצבים מסוימים . באופן מרוכז

:לתשומת ליבך הגדרות האב יוכלו עדיין להחליף את הגדרות הצאצא , אם תסמן סוג תוכן לקריאה בלבד

אם תגדיר באופן מפורש כי האב אינו לקריאה בלבד ולאחר מכן תעדכן שינויים בסוגי .תוכן צאצא

.


67

עליך לבחור , רת סוג תוכן חדש של אתרסוגי תוכן של אתר מאוחסנים בקבוצות בעת יציאם אינך רוצה . אם לאחסן אותו בקבוצה קיימת או לאחסן אותו בקבוצה חדשה שתיצור

באפשרותך ליצור קבוצה בשם , שאחרים יעשו שימוש בעמודת האתר החדשה שלך .מוסתרת ולאחסן בה את עמודת האתר שלך

סוגי תוכן ברשימות ובספריותבאפשרותך , ספריה המוגדרות כך שיאפשרו סוגי תוכן מרוביםאם יש לך רשימה או

להוסיף סוגי תוכן לרשימה או לספריה אלה מהקבוצה של סוגי תוכן אתר הזמינים עבור .האתר שלך

אתה מאפשר לרשימה או לספריה אלה , בעת הוספת סוג תוכן לרשימה או לספריה

יה אלה מאפשרת למשתמשים הפקודה חדש ברשימה או בספר. להכיל פריטים מסוג זהאחד מהיתרונות העיקריים של סוגי תוכן עבור רשימות . ליצור פריטים חדשים מסוג זה

וספריות הוא שהם מאפשרים לרשימה או לספריה בודדות להכיל סוגי פריטים מרובים מדיניות או אופני , נתונים-שכל אחד מהם עשוי להכיל מטה, או סוגי מסמכים מרובים

.ודייםפעולה ייח

הפעלת סוגי תוכן מרובים בספריה

.פתח את הספריה עבורה ברצונך לאפשר סוגי תוכן מרובים .1

:לתשומת ליבך .Wikiאין באפשרותך לאפשר סוגי תוכן מרובים בספריית

הגדרות ספריית 'על ', הגדרות ספריית מסמכים'לחץ על ', הגדרות'בתפריט .2 .'הגדרות ספריית תמונות'או על ' טפסים

.'הגדרות מתקדמות'לחץ על ', הגדרות כלליות'תחת .3


68

.כדי לאפשר סוגי תוכן מרובים' כן'בחר באפשרות ', סוגי תוכן'במקטע .4

.שנה את כל ההגדרות הרצויות האחרות ולאחר מכן לחץ על .5

הפעלת סוגי תוכן מרובים ברשימה

גי תוכן פתח את הרשימה או את לוח הדיונים עבורם ברצונך לאפשר סו .1 .מרובים

.'הגדרות רשימה'לחץ על ', הגדרות'בתפריט .2

.'הגדרות מתקדמות'לחץ על ', הגדרות כלליות'תחת .3

.בחר באפשרות כן כדי לאפשר סוגי תוכן מרובים, במקטע סוגי תוכן .4

שנה את כל ההגדרות הרצויות האחרות ולאחר מכן לחץ על .5


69

פריההוספת סוגי תוכן מרובים לרשימה או לסידי הגדרת סוגי תוכן -על. רוב הספריות והרשימות יכולות להכיל סוגי תוכן מרובים

תוכל להקל על בניית ספריות או רשימות המאחסנות , מרובים עבור רשימה או ספריהספריה יכולה להכיל הן את המסמכים , לדוגמה. סוגים שונים של מסמכים במקום אחד

קבצי הגרפיקה רשומים באמצעות , בספריה. פרוייקטוהן את פריטי הגרפיקה הקשורים לעמודות המידע המוקצות לסוג התוכן של גרפיקה והמסמכים רשומים באמצעות

, באמצעות הפקודה חדש בספריית המסמכים. העמודות המוקצות לסוג התוכן של מסמך .מחברים יכולים ליצור פריטים חדשים של כל אחד מסוגי התוכן

רשימה או לספריההוספת סוג תוכן ליש להגדירם תחילה כך , לפני שניתן יהיה להוסיף סוגי תוכן לרשימה או לספריה

לקבלת מידע נוסף אודות הפיכת תמיכה לסוגי תוכן . (שיאפשרו סוגי תוכן מרוביםרשימה או כדי להוסיף סוגי תוכן ל) 68ראה עמוד , מרובים לזמינה ברשימה או בספריה

.עבור רשימה או ספריה זו' עיצוב'עליך להיות בעל רמת ההרשאה , לספריה .לחץ על שמה בהפעלה המהירה, אם הרשימה או הספריה לא פתוחה .1

לחץ על הצג את כל תוכן , אם שם הרשימה או שם הספריה שלך לא מופיע .האתר ולאחר מכן לחץ על שם הרשימה או הספריה שלך

חץ על הגדרות רשימהל, בתפריט הגדרות .2

.לחץ על הגדרות ספריית מסמכים, בספריית מסמכים, לדוגמה .3 .לחץ על הוסף מסוגי תוכן אתר קיימים, תחת סוגי תוכן .4

:לתשומת ליבך , אם הרשימה או הספריה אינן מוגדרות כך שיאפשרו סוגי תוכן מרובים

מה או הספריהעבור הרשי' התאמה אישית'המקטע סוגי תוכן לא יופיע בדף

5.


70

לחץ על החץ כדי לבחור את קבוצת סוגי תוכן האתר ', בחירת סוגי תוכן'במקטע .6

.שממנה ברצונך לבחור

בחר בסוג התוכן הרצוי ולאחר מכן לחץ על , ברשימה סוגי תוכן אתר זמינים .7

. כדי להעביר את סוג התוכן שנבחר לרשימה סוגי תוכן להוספה

.5 - ו4חזור על שלבים , נוספיםכדי להוסיף סוגי תוכן .8 לסיום לחץ על .9

ירושה עבור סוגי תוכן רשימההוא צאצא של סוג תוכן , כאשר מופע של סוג תוכן אתר מתווסף לרשימה או לספריה

סוג תוכן רשימה זה מקבל בירושה את כל התכונות של סוג תוכן . האתר אשר ממנו נוצרזרימות העבודה , ההגדרה לקריאה בלבד, כגון את תבנית המסמך, אתר האב שלוסוג תוכן רשימה ניתן להתאמה אישית עבור הרשימה או הספריה . והעמודות שלו

. התאמות אישיות אלה אינן חלות על סוג תוכן אתר האב. המסוימת אשר אליה התווסףסוג תוכן רשימת הצאצא יכול , אם סוג תוכן אתר האב עבור סוג תוכן רשימה מתעדכן

אם האדם אשר שומר על סוג תוכן האתר בוחר להחיל את (בירושה שינויים אלה לקבל אם תכונה כלשהי מבין התכונות אשר סוג תוכן אתר ). העדכונים על כל סוגי תוכן הצאצא

, הצאצא משתף עם סוג תוכן אתר האב הותאמה אישית עבור סוג תוכן הרשימהסוג תוכן הרשימה מקבל בירושה התאמות אישיות אלה עשויות להיות מוחלפות כאשר

אם סוג תוכן הרשימה הותאם אישית עם תכונות . את השינויים מסוג תוכן אתר האבהתאמות אישיות אלה אינן , )עמודות נוספות, לדוגמה(נוספות אשר אין לסוג תוכן האב

. מוחלפות כאשר סוג תוכן רשימת הצאצא מקבל בירושה שינויים מסוג תוכן אתר האב


71

נוי הסדר של לחצן חדש או של סוג תוכן שי

המשמש כברירת מחדל. באפשרותך לציין את הסדר בו סוגי תוכן יוצגו בלחצן חדש עבור רשימה או ספריה

סוג התוכן הראשון המוצג בלחצן חדש יהפוך לסוג התוכן המשמש , כברירת מחדלמשמש כברירת כדי לשנות את סוג התוכן ה. כברירת מחדל עבור הרשימה או הספריה

ניתן . שנה את סוג התוכן המוצג תחילה בלחצן חדש, מחדל עבור הרשימה או הספריה .גם לציין אם ברצונך שסוגי תוכן שנוספו לרשימה או לספריה יהיו זמינים בלחצן חדש

לחץ , אם הרשימה או הספריה עבורן ברצונך לשנות סוג תוכן אינה פתוחה כבר .1

.ים בהפעלה המהירהעל שמה תחת רשימות או מסמכ :בצע אחת מהפעולות הבאות, בתפריט הגדרות .2

.לחץ על הגדרות רשימה, אם אתה עובד ברשימה לחץ על שינוי הגדרות של ספריית , אם אתה עובד בספריית מסמכים

.מסמכים

לחץ על , תחת סוגי תוכן .3

:לתשומת ליבך , ן מרוביםאם הרשימה או הספריה אינן מוגדרות כך שיאפשרו סוגי תוכ

עבור הרשימה או ' התאמה אישית'המקטע סוגי תוכן אינו מופיע בדף .הספריה

:בצע אחת מהפעולות הבאות, במקטע סדר סוגי תוכן .4נקה , כדי להסיר את סוג התוכן מלחצן חדש עבור הרשימה או הספריה

).תיבת סימון זו נבחרת בברירת המחדל(את תיבת הסימון גלוי

לחץ על החץ , סדר בו סוג התוכן מופיע בלחצן חדשכדי לשנות את ה

בסמוך לסוג תוכן זה בעמודה מיקום מלמעלה ולאחר מכן בחר את מספר .הסדר הרצוי


72

שיקולים לגבי סוגי תוכן מרובים

:כדאי להבין את הנקודות הבאות, לפני הוספת סוגי תוכן בספריה או ברשימההידועים גם , רשו שדות מסוימיםאפשר לקבוע תצורה של סוגי תוכן כך שיד

ספק התוכן חייב לספק מידע בעמודות , בעת טעינה או יצירה של מסמך. כעמודותידי -לא על, ידי סוג התוכן-תצורת העמודות הנדרשות נקבעת ונאכפת על. הנדרשות

.הספריה או הרשימהידי -לא על, ידי סוג התוכן המשויך לטופס זה-השדות המופיעים בטופס נקבעים על

. הרשימה או הספריה- לא על, ידי סוג התוכן-תבנית המסמך שתשמש בעת יצירת מסמך חדש תצוין על

. ידי הרשימה או הספריה . יש אפשרות לאגד זרימות עבודה ואירועים לסוגי תוכן צאצא /סוגי תוכן שתציין עבור רשימה או ספריה שלך שיש להם קשרי גומלין של אב

תר עשויים להיות מושפעים מפעולות המתרחשות בעת עם אתר ברמה גבוהה יו .עדכון סוג התוכן של האב


73

Web Parts - 4 פרקWeb Partבאמצעות . היא חלונית התוכן המציגה את תכני האתר

כל רשימה שנוצרת במערכת . ניתן להציג את הרשימות שיצרנו באתרWeb Parts –ה .Web Partsלהוסיף ולשנות בפרק זה נלמד . הקרוי על שמהWeb Partsמייצרת גם

חלקם מובנים בתבנית האתר וחלקם נוצרים בעת . Web Partsבכל אתר יש אוסף של .יצירת הרשימות

: היא כפולהWeb Partהמטרה של תבנית דף פריסת הדף לאזורים

. אחד או יותר בתוך אזורים אלוWeb Partסידור

Web Partsהוספה עדכון והסרה של

בתצוגה המשותפת או בתצוגה האישית Web Partsבאפשרותך להוסיף או להסיר :שלך

עליך להחזיק ,Web Partכדי לראות את התצוגה המשותפת של דף בראש הדף ולאחר מכן ' פעולות אתר'לחץ על , בהרשאות מנהל אתר או עורך

.'ערוך דף'לחץ על

ה מטה בחלק העליון של לחץ על החץ הפונ, כדי לראות את התצוגה האישית 'התאמה אישית של דף זה'ב ובחר ', ]שם המשתמש[,ברוך הבא'ליד , המסך

Web

Par

t

Web

Par

t

Web

Par

t

Web

Par

t


74

הוספהערוך דף '' פעולות אתר'בחר בתפריט , לדף שלךWeb Partכדי להוסיף .1

'זה

שאתה נמצא בדף הבית או באחד מדפי האתר המיועדים להצגת , שים לב

Web Partsים את הרשימות שלך ולא באחד מהדפים המציג. לחץ על . הדף שלך מחולק לאזורים בהתאם לתבנית הדף .2

.Web Part באזור אליו תרצה להוסיף . לאזור זהWeb Partאו הרשימות שתרצה להוסיף כ , את הרשימהסמן ב .3

.לחץ על .4


75

Web Partחיפוש

, מלאה ה Web Parts - על פי שם מבלי לעיין ברשימת ה Web Partלחיפוש .1בחלקו התחתון של חלון , לחץ על

).74בעמוד ' הוספה'ראה שלבי . (Web Partהוספת 'תוכל לראות כעת את , הנפתחת משמאלWeb Partבחלונית המשימות .2

'חיפוש'ובחר באפשרות ' עיון'לחץ על . בגלריות השונותWeb Partsרשימת

. הקלד מילת מפתח לחיפוש'שטקסט לחיפו'בתיבה .5

. המתאימים לחיפוש תופיע בחלוניתWeb Partsרשימה של .6

. הנחוץ לךWeb Partסמן את ה .7 בחלקה התחתון של החלונית בחר לאיזה איזור תרצה להוסיף את .8

. ולחץ על Web Part-ה

:לתשומת ליבך . למיקום הרצוי בדףWeb Part -ניתן גם לגרור את ה


76

Web Partא ייבו

.תוכל לייבא אותו מקובץ, הרצוי אינו בספריהWeb Part -אם הובחר ' עיון'לחץ על , הנפתחת משמאלWeb Partבחלונית המשימות .1

'ייבוא'באפשרות

או לחץ על עיון כדי לאתר קובץ dwp.* בעל סיומתשם קובץ מיקום והקלד .2

.Web Partתיאור של


: בפועליישום י " שפותחו עWeb Partsמוכנים ברחבי האינטרנט או לרכוש Web Parts תוכל למצוא

חברות צד שלישי ולהשתמש בהם באתרים שלך


77

עדכון

. Web Partניתן לערוך ולשנות את מאפייני התצוגה והמראה של כל

מתוך סרגל בחר בתפריט , Web Partכדי לבצע שינויים במראה ה .1 Web Partשינוי 'ולאחר מכן בחר באפשרות , Web Partל ה הכלים ש 'משותף

שבחרת Web Part וה, נפתחת משמאלWeb Partחלונית המשימות של ה .2

לערוך מודגש בקו מקווקו

בפרק Web Partקרא אודות המאפיינים השונים ואפשרויות העריכה של ה

.78 בעמוד משותפים Parts Web שינוילחץ ) מבלי לסגור את חלונית המשימות ( Web Partלהחלת השינויים על ה .3

.על


78


הסרה מהדף אינה מוחקת את Web Partהסרת . מדף בכל עתWeb Partבאפשרותך להסיר

- ימוש בדף זה או בדפים אחרים מספריית ה עצמו והוא עדיין זמין לשWeb Part -הWeb Part .

מתוך סרגל הכלים שלו ולאחר מכן בחר בחר בתפריט , Web Partכדי להסיר .'סגור'באפשרות

:לתשומת ליבך. רק תסתיר אותו' סגור' מהדף ואילו הפקודה Web Part תוריד את ה -' מחק'הפקודה

יעילה ונוחה במיוחד לצורך ביצוע עבודות תחזוקה Web Partsהיכולת להסתיר את ה .באתר

משותפיםWeb Partsשינוי

. וסרגל כלים חלקי, כברירת מחדל תצוגה בסיסית, מציגWeb Partה תצוגה

Web Partפתח את חלונית העריכה של ה , Web Partכדי לשנות את התצוגה של ה .ובחר בתצוגה הדרושה לך, )77כפי שמתואר בעמוד (


79

ברשימת התצוגות תמצא את כל התצוגות הזמינות של הרשימה אותה מציג .Web Partה

:יישום בפועלתאפשר לך להציג לכל משתמש את הפריטים , Web Partבחירת התצוגה המתאימה ב יא תצוגה אף על פי שהתצוגה שאתה משתמש בה ה, הרלוונטיים והמתאימים לו

תוכל להציג לכל משתמש את המשימות , משימות, Web Partכך למשל ב . משותפת .שלו בלבד

סוג סרגל כלים

מאפשר למשתמשים Web Partהמופיע בחלקו התחתון של ה , סרגל כלים חלקי . להוסיף פריטים חדשים לרשימה בלבד

ישירות , ספות על הרשימהאם אתה מעוניין שהמשתמשים באתר יוכלו לבצע פעולות נוסוג סרגל 'ברשימת הבחירה ' סרגל כלים מלא'בחר ב , Web Partמהדף המציג את ה

'כלים

ומאפשר למשתמשים לבצע Web Partמופיע בחלקו העליון של ה , סרגל הכלים המלא

.את כל הפעולות הזמינות לרשימה

סרגל כלים חלקי

סרגל כלים מלא


80

:יישום בפועל יתכן שתרצה לאפשר למשתמשים לבצע פעולות , המציג רשימת מסמכיםWeb Partב

פעולות אלו . וכדומהOutlookסנכרון מול , הוספת תיקייה, כגון יצירת מסמך חדש, סרגל הכלים החלקי. Web Partיתאפשרו אם תציג את סרגל הכלים המלא של ה

.יאפשר למשתמשים להעלות מסמכים בלבד

אינך מעוניין שמשתמשים יוסיפו נתונים ו, משמש להצגת נתונים בלבדWeb Partאם ה .'ללא סרגל כלים'בחר באפשרות , לרשימה

:יישום בפועלרשימת מחלקות או רשימת מוצרים נערכות במרבית המקרים על , רשימות ארגוניות כגון

אך , Web Partתוכל להציג רשימות אלו ב . ידי מנהלים או בעלי תפקידים בארגון .אם תציג את הרשימה ללא סרגל כלים, ספת פריטים חדשיםלמנוע אפשרות הו

יוכלו לעשות זאת אם תעניק , בעלי התפקידים המורשים לערוך את הפריטים ברשימה .להם הרשאות מתאימות


81

שינוי המראה

תוכל לקבוע מאפיינים ויזואליים Web Partשבחלונית העריכה של ה ' מראה'בקטגוריה .רוחב ועיצוב, גובה, כותרת:כגון, Web Partשל ה

:להצגת המאפיינים, 'מראה'על לחץ

). במידת הצורך (Web Part -הקלד כותרת עבור ה :כותרת

כדי . נקבע אוטומטית על פי התוכן ושטח הפנוי בדףWeb Partגובה ה :גובה -האם ל'תחת האפשרות ' כן'סמן את האפשרות , להגדיר גובה קבוע

Web Partוהקלד את הגובה הדרוש לך' ?ת גובה קבוע צריך להיו.

ים נקודות 'סנטימטרים אינצ, מילימטרים, ניתן להגדיר גובה בפיקסלים

.או פיקות

כדי . נקבע אוטומטית על פי התוכן ושטח הפנוי בדףWeb Partרוחב ה :רוחב - האם ל'תחת האפשרות ' כן'סמן את האפשרות , להגדיר רוחב קבוע

Web Part והקלד את הגובה הדרוש לך' ? קבוערוחב צריך להיות. ים נקודות 'סנטימטרים אינצ, מילימטרים, ניתן להגדיר רוחב בפיקסלים

.או פיקות

מצב מסגרת

. את כותרתו בלבד Web Partיציג בדף ה, מצב מסגרת ממוזער

יש ללחוץ על החץ כדי להציג את הנתונים או להוסיף פריטים לרשימה

. בשרת הכותרתהפונה מטה .-Web Partכדי להציג כך את ה ' ממוזער'בחר באפשרות

. Web Part סוג המסגרת מאפשר לך לשלוט במראה של מסגרת ה סוג מסגרת בחר באפשרות Web Partכדי להוסיף מסגרת תוחמת ל : לדוגמא

'כותרת וגבול'


82

שינוי הפריסה

ביחס Web Partתוכל לבצע שינויים הקשורים באופן הופעתו של ה' פריסה'בקטגוריה .לדף

Web אם אינך רוצה להציג את ה, את האפשרות מוסתרסמן ב מוסתרPartתוכל להשתמש באפשרות זו אם תרצה להסתיר את . בדף

.הרשימה באופן זמני

Web Part של סרגלי הכלים ב שנה את כיוון התצוגה כיוון

Web Partבחר באזור בו יוצג ה אזור

. בתוך האזור הנבחרWeb Partקבע את מיקום ה אינדקס אזור

שינוי המאפיינים המתקדמים .בדף, Web Partבקטגוריה פריסה תוכל לקבוע אילו תכונות מאופשרות עבור ה

מנוע ממשתמשים שאינם בעלי מאפשרות זו כדי להסר את הסימן אפשר מזעור . בדףWeb Partהרשאות מנהל למזער את ה

מאפשרות זו כדי למנוע ממשתמשים שאינם בעלי הסר את הסימן אפשר סגירה . מדףWeb Partאת ה ) לסגור(הרשאות מנהל להסיר

מאפשרות זו כדי למנוע ממשתמשים שאינם בעלי הסר את הסימן אפשר הסתרה . בדףWeb Partתיר את ה הרשאות מנהל להס

אפשר שינוי אזורים

מאפשרות זו כדי למנוע ממשתמשים שאינם בעלי הסר את הסימן . בדףWeb Partהרשאות מנהל לשנות את מיקום ה

מאפשרות זו כדי למנוע אפשרות חיבור הסר את הסימן אפשר חיבורים .84 בעמוד Web Partקרא אודות חיבורי . Web Partל

אפשר עריכה בתצוגה אישית

לצפייה Web Partקבע האם לאפשר למשתמשים להתאים את ה .כרצונם

של Urlכתובת כותרת

הגדר בשדה זה את הכתובת אליה יגיעו המשתמשים בעת לחיצה . על הכותרת

חשוב למטרת תחזוקה–הקלד תיאור קצר תיאור

של Urlכתובת עזרה

גדר בשדה זה את הכתובת אליה יגיעו המשתמשים בעת לחיצה ה אשר יופיע במצב עריכה של , שדה העזרה

.Web Partה


83

Web Partsגלריית המשמש לאיתורWeb Parts היא מחסן מרכזי של Web Partגלריית

Web Part מסוים בעת יצירה של דף Web Part . בהתאם למדיניות שקבע מנהל . עשויות להיות זמינותWeb Partsריות של שלוש גל, האתר

של האתרWeb Part - גלריית ה

המרכזית Web Part - של האתר היא לעתים קרובות גלריית הWeb Part -גלריית הידי מנהל - זו מנוהלת לרוב עלWeb Partגלריית . ביותר עבור קבוצת העבודה שלך

שם , כברירת מחדל. בור האתר זמינים ובטוחים עWeb Partsהמחליט אילו , השרתאז שם , "שייטים ומלחים"אם שם האתר שלך הוא , לדוגמה. הגלריה הוא כשם האתר

אחת Web Partקיימת גלריית . ”גלריית שייטים ומלחים" תהיה Web Part -גלריית ה . בלבד עבור כל אתר ועבור אתרי משנה שתחתיו

סגוריםWeb Partsגלריית Web Part הזמינים לדף Web Part היא אוסף של רכיבי Web Part -גלריית דפי ה

Web Partלכל דף . בין אם אתה מעיין בדף או מעצב אותו, מסוים אך אינם גלויים בדף, Web Partבאפשרות עורך דף , באמצעות גלריה זו. משלוWeb Partיש גלריית דפי

- להוספה לדף ה מומלצים עבור משתמשיםWeb Partליצור מאגר רכיבי , לדוגמהWeb Part .

Web Part הזמינים לדף Web Part היא אוסף של רכיבי Web Part -גלריית דפי ה Web Partלכל דף . בין אם אתה מעיין בדף או מעצב אותו, מסוים אך אינם גלויים בדף

, Web Partבאפשרות עורך דף , באמצעות גלריה זו. משלוWeb Partיש גלריית דפי - מומלצים עבור משתמשים להוספה לדף הWeb Partיצור מאגר רכיבי ל, לדוגמה

Web Part .

גלריית שרת הזמינים מהשרת Web Parts שרת מכילה אוסף נוסף של Web Part -גלריית ה

. י מפתחים ומנהלי האתר"ופותחו והעלו עליו ע


84

Web Partsחיבור

Web Partsמה הוא חיבור לתוכן , אחדWeb Part -י המאפשר לקשור בין התוכן בהוא כל, Web Partsחיבור

. אחרWeb Partב יציג נתונים , כך שביצוע פעולה באחד מהם , Web Parts -יחוברו ה, במרבית המקרים .נבחרים באחר

אחד לאחר Web Part - הוא דרך להעברת נתונים מWeb Partsחיבור .1

.ולסנכרון אופן הפעולה שלהם2. Web Partא ספק הנתונים אחד הו. .תאים או ערכי פרמטרים, שורות, הנתונים יכולים להיות רשימות .3 . האחר הוא צרכן הנתוניםWeb Part -ה .4

:יישום בפועל המציג את תמונות Web Part - המציג למשל רשימת מוצרים לWeb Partתוכל לחבר

תו באמצעות ה יציג את תמונ, הראשוןWeb Partבחירה באחג המוצרים ב . המוצריםWeb Partהשני .

: דוגמאות נוספות לשימוש בחיבור יכולות להיות למשלחיבור , לפרטי המועמד או קישור למסמך קורות החיים שלו, חיבור שם מועמד לתפקיד

, לרשימת העובדים במחלקה, חיבור שם מחלקה, לפרטי עובד, שם או מספר עובד .וכדומה

:לתשומת ליבךזאת , באותו אתרבשני דפים שונים המוצגים Web Partsיבור גם בין ניתן לבצע ח

Microsoft Office SharePoint כגון Microsoft WSS תואם HTMLבאמצעות עורך Designer 2007


85

Web Partsהשלבים הבסיסיים ליצירת חיבורי

:לתשומת ליבךהחיבור בין שתי הרשימות : ר חשוב לזכוWeb Partsעל מנת לבצע חיבור יעיל בין שני

על מנת שניתן . נעשה באמצעות השוואה בין נתונים ברשומות, Web Partsשמייצגים ה חובה להגדיר בשתי , יהיה לאתר בשתי הרשימות את הפריטים הקשורים זה לזה

. עמודת אינדקסשתשמש כ, לפחות עמודה אחת זהההרשימות . ותפקיד, שם, הכוללת מספר עובד, אם רשימה אחת היא רשימת עובדים, לדוגמא

יש לכלול ברשימה השניה עמודה , והרשימה השניה מציגה דיווח שעות חודשי לכל עובדמומלץ כי העמודה המזהה . מזהה שתאפשר לקשר בין העובד לבין סיכום השעות שלו

.כגון מספר עובד, חד ערכיים-תכלול ערכים חד

בחירת הרשימות : שלב א

. בדףWeb Partsמות ברצונך לחבר בתצוגת ה בחר אילו רשיכגון רשימות אנשי קשר מתאימות להופיע כ , רשימות המציגות נתונים בצורת טבלה

Web Partהמספק נתונים לרשימה אחרת . להציג , כך תוכל למשל. נפרדים Web Partsתוכל גם להציג את אותה רשימה כשני

Web Partובאמצעות , עמודותהכוללת מספר מצומצם של, בדף רשימה פשוטה .להציג פירוט עבור פריט נבחר, מחובר

. שתשמש כעמודת האינדקס שלך, קיימת עמודה זהה, וודא כי בשתי הרשימות שבחרת .אם לא קיימת עמודה כזאת הוסף אותה לרשימות הדרושות

Web Partניתן להתקין , אם המידע שאתה זקוק לו נמצא במאגר נתונים חיצוני Microsoft Office Pivot View Web Partדי לשימוש במקורות נתונים חיצוניים כגון יעו

Web Part או לפתח Microsoft Office Web Parts and Components -הזמין ב .מותאם אישית המאפשר להתחבר למקורות חיצוניים

הגדרת תצוגות : שלב ב

Webתצוגות הרשימה שה מבוססות על , שתוסיף לדףWeb Partsהתצוגות של ה Partמציג .

חייבים להציג את העמודה המשותפת המשמשת , המחובריםWeb Parts –שני ה צריך לכלול את העמודות הרלוונטית על פי Web Partכל , בנוסף. כעמודת אינדקס

. דרישותיך

:לתשומת ליבך .וודא כי לרשימות שלך יש תצוגות מתאימות

צור לרשימת אנשי הקשר . ין להציג תמונה של איש קשר נבחראם אתה מעוני: לדוגמא, ואת כל שאר הפרטים שברצונך לחשוף, שלך תצוגה הכוללת את שמו של איש הקשר

ולרשימת התמונות צור תצוגה הכוללת את שמו של איש הקשר ואת . ברשימה אחת .תמונתו בלבד


86

Web Partsהוספת ה : שלב ג

תוכל למצוא את מרבית . ם לך לדף הנחוציWeb Partsהוסף את ה .1 . השונותWeb Parts - הנחוצים לך בגלריות הWeb Partsה

ולאחר , Web Part מתוך סרגל הכלים של ה בחר בתפריט .2 ' משותףWeb Partשינוי 'מכן בחר באפשרות

.Web Partמתוך חלונית המשימות של ה , בחר בתצוגה המתאימה .3

חיבור: שלב ד

המספק מידע , Web Part מתוך סרגל הכלים של ה בחר בתפריט .1 . לשנישם , מכיל רשימה הכוללת שם פרטי' שמות העובדים 'Web Partה : דוגמא

', פרטים 'Web Partיוצגו ב , בסימון שם מתוך הרשימה. משפחה ומספר עובד .פרטים נוספים של העובד הנבחר

. 'שמות העובדים 'Web Partתחילת תהליך החיבור הוא ב


87

'חיבורים' בחר באפשרות Web Partמתוך תפריט העריכה של ה .2

ובחר בשם ה ', ספק שורה אל'בחר באפשרות ' חיבורים'מתפריטי המשנה של .3

Web Partאליו אתה רוצה להתחבר .

:לתשומת ליבך שונים Web Partsו, עשויות להית אפשרויות חיבור שונותWeb Partלכל

תמצא רק את אלו המתאימים ' חיבורים'תפריטי המשנה של ב. הזמינים עבורו . ממנו התחלתWeb Partל

המקור Web Partבחלון שנפתח בחר את העמודה המקשרת ב .4 העמודה צריכה להיות משותפת גם , זכור). שממנו התחלתWeb Partה ( . השניWeb Part ל


88

לחץ על .5

. חץ על ול, היעדWeb Partבחר את העמודה המקשרת ב .6

תוכל לסמן את שם העובד שאת פרטיו ' שמות העובדים 'Web Partכעת ב

'פרטים 'Web Partולצפות בהם באמצעות ה , תרצה להציג

:יישום בפועל Webבעמודים הבאים תמצא דוגמאות לסוגים שונים של חיבורים שניתן לבצע בין


89

Partsסיכום פריטים וחישובים , חיפוש, סינון, להשגת אפקטים של הצגת פרטים, שונים ..הצגת תצוגות חלופיות וכדומה


90

חיבורי Web Partאבני היסוד של תבצע , בדרך כלל. Web Part בדף Web Partsקיימות דרכים רבות לשלב ולחבר

התרחישים הבאים מתארים . שלךWeb Part - אלה בדף הWeb Partרבים מחיבורי תרחישים אלה הם אבני יסוד עבור . Web Partsרי נתונים בין סוגים נפוצים של חיבו

.Web Partחיבורי

פרטים/בסיס . ברשותך רשימת נתונים בסיסית ועליך להציג מידע מפורט הקשור לרשימה בסיסית זו

מכיל נתוני עובד ) Employee Basics( של נתוני עובד בסיסיים Web Part -ה

.שם ותפקיד, כגון מספר זיהוי, עתים קרובותבסיסיים שאליהם מתבצעת גישה ל . יש לבחור שורה, כדי לבדוק פרטי עובדים . האחרWeb Part -השורה מועברת אל ה כל פרטי העובד מוצגים , )Employee Details( של פרטי עובד Web Part -ב

.בתצוגת טופס לסייע לך ניתן אפילו למיין ולסנן רשימה גדולה כדי, תצוגת רשימהWeb Part -ב

ניתן אף להציג את , אם נתוני הפרטים מקיפים. באיתור העובד לפני בחירת השורה . אחרWeb Partבדף ) Detail Employee( פרטי עובד Web Part -ה


91

פרטים/סיכום

ברשותך רשימת סיכום של נתונים ועליך להציג את המידע המפורט היוצר את נתוני .הסיכום

מכיל ) Year-to-Date Pay Stub(כורת שנתי נכון להיום תלוש משWeb Part -ה

. מידע אודות הפיצויים שלך .עליך לבחור במידע הסיכום אודות זמן החופשה וימי המחלה שצברת . האחרWeb Part -מידע הסיכום מועבר אל ה המציג נתונים ) Pay Stub Details( של פרטי תלוש משכורת Web Part -ב

ת את השבועות בהם רשמת ימים אלה כדי לרענן את זיכרונך עליך לאמ, שבועיים .או לוודא שהנתונים מדויקים

צאצא/אב

ועבור כל שורה יש שורה אחת או יותר של שורות ) האב(עליך להציג רשימת נתונים . שברצונך להציג ברשימה אחרת) הצאצאים(קשורות

ת האחרונות של מספק רשימה של ההזמנו) Orders( הזמנות Web Part -ה

. לקוחות .עליך ללחוץ על השורה המכילה את ההזמנה שברצונך לבדוק . האחרWeb Part -השורה מועברת אל ה .כל פריטי השורה עבור הזמנה זו מוצגים, פרטי הזמנהWeb Part -ב


92

חיפוש וסינון

יג את אחד ולהצWeb Part -ב, כגון קריטריוני חיפוש או סינון, תוכל להזין נתונים . אחרWeb Part -התוצאות ב

, עליך להזין מידע אודות הספר, )Book Search( של חיפוש ספר Web Part -ב

.כדי לנסות למצוא את הספר או את ערכת הספרים, מחבר ונושא, כגון כותרת .לחץ על שלח . האחרWeb Part -קריטריוני החיפוש מועברים אל ה מציג ספר אחד או יותר התואמים ) Book List( רשימת ספרים Web Part -ה

.לקריטריוני החיפוש

חישוביםייתכן שתרצה מדי פעם , Web Partעל אף שלעתים קרובות ניתן לחשב נתונים בתוך

. כדי להפוך את החישובים לגמישים יותרWeb Partsלשלב שני

סכומי משכנתא Web Part -הזן סכומי משכנתא ב

)Mortgage Numbers.( .לחץ על בצע . האחרWeb Part -סכומי המשכנתא יועברו אל ה יחשב את המשכנתא ) Mortgage Calculator( מחשבון משכנתא Web Part -ה

. ויציג את לוח הזמנים לתשלומים חודשיים


93

תצוגות נתונים חלופיותמגמות וקשרי , הצגת נתונים במספר דרכים שונות יכולה לסייע לך להבין השלכות

) או שדות ופרמטרים(שורות ותאים , תוכל להעביר רשימות. ןגומלי . אחד לאחר ולהציג את הנתונים בתצוגה חלופיתWeb Part -מ

:דוגמה לרשימה .ברצונך להציג את כל עובדי החברה בתרשים היררכיה

, שמו, מציג את מספר הזיהוי של העובד) Employees( עובדים Web Part -ה

. וי של המנהל עבור כל העובדים בחברהתפקידו ומספר הזיה .לא נדרשת בחירה, מכיוון שאתה משתמש בכל הנתונים . אחרWeb Partכל הנתונים מועברים אל מציג את היחסים בין עובדים ) Organization Chart( תרשים ארגון Web Part -ה

.ומאפשר הצגה של תצוגות חלופיות של היררכיה זו


94

:דוגמה לשורה .כגון תרשים עוגה או גרף עמודות, להציג שורה של נתונים דמוגרפים בתרשיםברצונך

מציג ) Population Statistics( נתונים סטטיסטיים של אוכלוסיה Web Part -ה

. הכנסה ומוצא, נתונים דמוגרפים כגון גיל .עליך לבחור בשורה של נתונים דמוגרפים . אחרWeb Partהנתונים מועברים אל Web Part של תרשים )Chart ( מציג את שורת הנתונים בתרשים עוגה או בגרף

.עמודות

:דוגמה לתא .ברצונך לעקוב אחר ההתקדמות הכוללת של יוזמה לגיוס כספים

כל חבר בקבוצה מזין את סכום , )Fund-Raising( גיוס כספים Web Part -ב .הכסף שגייס

. הסכום הנוכחי מוצג בשדה סכום . האחרWeb Part -ם מועבר אל השדה הסכו


95

תרומת Web Part -באפשרותך לבדוק את ההתקדמות הכוללת של הקבוצה ב ).Charity Goal(יעד

שיפור נתוניםברצונך להעשיר נתונים בסיסיים אודות אנשים ומקומות כדי להפוך אותם למעניינים

.ומועילים יותר

ם מעקב אחר שותפים אנשי קשר מציג מידע הדרוש לשWeb Part -ה

.כתובת או תמונה, כגון שם, עסקיים .בחר באיש קשר . האחרWeb Part -שורת נתונים מועברת אל ה תמונה ולאתר את כתובת Web Part -ניתן לראות תמונה של איש הקשר מוצגת ב

).Map( מפה Web Part -העבודה שלו ב


96

חבריםWeb Partאודות

Web Part' הוא ' חבריםWeb Part יחודי לסביבות עבודה של מסמכים וסביבות עבודה .של פגישות

עבודה סביבותקרא עוד על סביבות עבודה משותפות של מסמכים ופגישות בפרק .105בעמוד

:יישום בפועלישירות , ל ליצור קשר עם חברים אחרים בקבוצה שלךתוכ, חבריםWeb Partבאמצעות

בסביבת העבודה ולדון איתם על , כמוך, תוכל לזהות מתי הם נמצאים. מתוך האתר .נושאים הקשורים לתוכן האתר

Web Part' מציג רשימה של משתמשים וקבוצות משתמשים בעלי הרשאה ' חבריםכל אחד מהאמצעים הזמינים לשימוש בסביבת העבודה ומאפשר ליצור איתם קשר ב

.ר'כגון דואר אלקטרוני או מסנג, בארגון

.כדי להציג את פרטיו, לחץ על שם החבר

, כדי לשלוח דואר אלקטרוני, לחץ על התגית החכמה המופיעה מצמוד לשמו של החבר .או לשלוח הודעה מידית, לקבוע פגישה

:לתשומת ליבך חברים כולל גם פקודה להוספת Web Part -ה, אם לאתר יש הרשאות ייחודיות

.משתמשים חדשים לאתר .130 בעמוד הרשאותוהרשאות ייחודיות בפרק , קרא אודות הרשאות


97

חבריםWeb Partשינוי ובחר ב Web Partלחץ על החץ הפונה כלפי מטה בשורת הכותרת של ה .1

משותף Web Partשינוי '

. : שנה את ההגדרות על פי הדרישה .2

מספר הפריטים :שיוצגו

. הקלד את המספר המרבי הרצוי של שמות חברים שיוצגו .1,000 - ל1על המספר להיות בין

אנשים בקבוצת ,בחר האם להציג אנשים וקבוצות :הצג סוגהחברים של האתר או רק אנשים בקבוצה מתוך שירות

תמדריך הכתובו

.Web Part -ציין את סוג סרגל הכלים הרצוי עבור ה :סוג סרגל כלים

הוסף 'מציג את האפשרות , סרגל כלים חלקי , להזכירך .'משתמש חדש


98

דפים ואתרים - 5 פרק

אתרים . מאפשרת למנהל האתר ליצור אתרי משנה מסוגים שוניםWSS –מערכת ה ניתן ליצור אתרים סביב מסמך . ון רחב של פעולותאלו יכולים לשמש את הצוות במגו

.אתרים לפרויקטים יעודיים ועוד, אתרי פגישות וקבלת החלטות, ספציפי : חדש כדי ליצור אתר

'יצירה'ובחר באפשרות ' פעולות אתר'בסרגל הניווט העליון לחץ על .1

: בחר באחת משלוש האפשרויות הזמינות' דפי אינטרנט'תחת הקטגוריה .2

ף בסיסיד Web Partדף .אתרים וסביבות עבודה

דף בסיסי

באפשרותך לשנות . צור דף בסיסי כאשר ברצונך להוסיף דף אינטרנט פשוט לאתר זה .תמונות וטבלאות באמצעות דפדפן האינטרנט שלך, ידי הוספת טקסט-את הדף על

Web Partדף Web Partטרנט המציג כאשר ברצונך להוסיף לאתר זה דף אינ Web Part צור דף

עוצמה העשויים -מספקים דרך נוחה לבנות דפי אינטרנט רבי Web Parts .אחד או יותרהחל מתצוגה של רשימה באתר הנוכחי ועד נתונים עדכניים , בפניך מידע להציג

Web Partדפי. הקיימים במחשבים מארחים ברחבי העולם, אינטרנט משירותיהמבטיחה שכל משתמש יצפה רק Web Parts של מאפשרים גם התאמה אישית

.במידע הרלוונטי לו

:יישום בפועל שלך ולחשוף אותה לבעלי עניין באתר ERPאם אתה מעוניין לשלוף מידע ממערכת ה

Web Part אחד או יותר המתאימים לדרישותיך ולשלבם בדף Web Partתוכל לפתח .


99

Web Partבחירת תבנית דף

: חדשWeb Partכדי ליצור דף 'יצירה'ובחר באפשרות ' פעולות אתר'בסרגל הניווט העליון לחץ על .1 'Web Partדף 'בחר באפשרות ' דפי אינטרנט'תחת הקטגוריה .2

שם הקובץ מופיע בכותרות . Web Part -הקלד שם קובץ עבור דף ה .3

.ובקישורים בחלקי האתר השונים

ניתן להוסיף מספר . ורים בדף באזWeb Partsבחר תבנית פריסה כדי לסדר .4

Web Partsאם אינך מוסיף . לכל אזורWeb Partאלא (האזור מתכווץ , לאזורוהאזורים האחרים מתרחבים כדי למלא שטח שלא ) אם הרוחב שלו קבוע

.המופיע מימין, היעזר באיור הממחיש את הפריסה שבחרת. נעשה בו שימוש

.Web Part -ר את דף הבחר בספריית המסמכים בה ברצונך לשמו .5



100

Web Partשינוי תבניות דף

באפשרותך לשנות את הפרטים המופיעים בפס , אם אתה בעל הרשאות מנהל באתר .Web Partהכותרת של תבנית דף ה

. תיאור ותמונה, מכיל כותרתWeb Partפס הכותרת של דף .פריטים אלו הם אופציונליים

עבור כל Web Partו משתמש בעל הרשאות מתאימות לשינוי דף מנהל מערכת אהתיאור , הכיתוב, הכותרת. לשנות או להסיר פריטים אלה, המשתמשים יכול להוסיף

Web Part -והתמונה הם אופציונליים וניתנים לשינוי עבור כל המשתמשים של דף ה .הם לא ניתנים להתאמה אישית עבור משתמש בודד, עם זאת. המשותף

. Microsoft של WSSמנהל המערכת יכול לאפשר גישה אנונימית לשרת בו פועל כדי לאפשר Web Part -פעולה זו גורמת להצגה אוטומטית של לחצן אימות בדף ה

כדי להציג או לציין Web Partמשתמש מבצע כניסה לדף . למשתמשים לבצע כניסה . הגדרות אישיות עבור הדף

:ותרת של האתרכדי לערוך את שורת הכ

'הגדרות אתר '' פעולות אתר'מסרגל הכלים העליון של האתר בחר בתפריט .1

'כותרת תיאור וסמל'בחר ב ' מראה ותחושה'מתוך הקטגוריה .2


101

:הזן את ההגדרות בהתאם לדרישה .3

הכותרת מוצגת . הקלד כותרת ותיאור עבור האתר שלך :כותרת ותיאור מוצג בדף הביתהתיאור . בכל אחד מהדפים באתר

. לקובץ תמונהURL -ידי הזנת כתובת ה-שייך סמל על :סמל ותיאור

. הוסף תיאור אופציונלי עבור התמונה

..לסיום לחץ על .4


102

אתרים וסביבות עבודה

מיקום חדש לשיתוף פעולה בדפי צור אתר או סביבת עבודה כאשר ברצונך ליצורליצור אתר לשם ניהול באפשרותך, לדוגמה. ברשימות ובספריות מסמכים, אינטרנט

האתר החדש של. שיתוף פעולה במסמך או הכנות לפגישה, צוות או פרויקט חדשיםSharePoint ייווצר תחת האתר הנוכחי .


103

יצירת אתר חדש

'יצירה'ובחר באפשרות ' פעולות אתר'בסרגל הניווט העליון לחץ על .1 'אתרים וסביבות עבודה'בחר באפשרות ' דפי אינטרנט'תחת הקטגוריה .2 :הזן את ההגדרות ומאפייני האתר על פי הדרישה .3

כותרת ותיאור

הכותרת תוצג . הקלד כותרת ותיאור עבור האתר החדש שלך .בכל אחד מהדפים באתר

כתובת אתר

ידי הקלדת כתובת -משתמשים יכולים לנווט אל האתר שלך עלהזן את החלק האחרון . בדפדפן שלהם) URLכתובת (ר האת

. של הכתובת

בחירת תבנית

לא רק את מראה האתר אלא גם את , תבנית האתר תקבעבחר בתבנית הדרושה לך . הזמיניםWeb Partsרשימות ה

.בהתאם לתוכן ואופי האתר הנחוץ לך

באפשרותך להעניק הרשאת גישה לאתר החדש שלך לאותם הרשאותאו לקבוצת משתמשים , תמשים בעלי גישה לאתר האבמש

.ייחודית

, אם תבחר להשתמש באותן הרשאות של אתר האב: שים לב

סדרה אחת של הרשאות משתמשים תהיה משותפת לשני , לא תוכל לשנות הרשאות משתמשים באתר החדש. האתרים

. אלא אם אתה המנהל של אתר האב

ישורים לאתר זה יופיעו בהפעלה המהירה ובסרגל ציין אם ק ניווט .הקישורים העליון של אתר האב

העברת

ניווט בירושה

. ציין אם אתר זה משתף אותה שורת קישור עליונה כמו האב .הגדרה זו יכולה לקבוע גם את רכיב ההתחלה של שביל הניווט

.לחץ על .4


104

אתרים

צוותאתרעריכה ושיתוף של , עבור צוותים לצורך ארגון זו מיועדתאתרתבנית

הרשימות המוגדרות באתר כברירת מחדל הן. מידע בצורה מהירה .משימות ודיונים, פריטי לוח שנה, ספריית מסמכים ורשימות לניהול הודעות

אתר ריקאת להתאים באפשרותך . תבנית אתר זו יוצרת אתר הכולל דף בית ריק

להשתמש בעורך דפי אינטרנט , אישית בהתאם לדרישותיךהאתר כדי להוסיף רשימות אינטראקטיביות או להשתמש בתכונות האחרות WSS -ל התואם

WSS.של

Wikiאתר האתר מספק . אתר שמיועד לסיעור מוחות ושיתוף רעיונות של קהילה

מכן דפי אינטרנט שניתן לערוך במהירות כדי לרשום מידע ולאחר .לקשר באמצעות מילות מפתח

:יישום בפועלמילון כזה יכול לעמוד לשימוש . גרסאות מוצר ותכולתן, ניתן להכין מילון המתעד לדוגמא

כך שבמידה . שנאסף בעקבות נסיונם של אחרים, חברי הארגון ולספק להם מידע בסיסיתוכל למצוא . ינה או לא ואינך יודע אם להמליץ ללקוח להתק6.3.2למשל גרסא , וקיימת

וויקי -ההבדלים והגרסאות האחרות באתר ה, מידע חיוני אודות הגרסא

בלוגתצפיות וחוות דעת , אתר עבור אדם או צוות שמיועד להצגת רעיונות

.שמבקרים באתר יכולים להגיב עליהם

:יישום בפועל להפריה הדדית או חיזוק ניתן לבנות בלוגים מקצועיים או אישיים של חברי הארגון כדרך

.השיכות בין העובד לארגון


105

סביבות עבודה

סביבת עבודה של מסמךשבמרכזה מסמך אחד או ) אתר(סביבת עבודה של מסמך היא סביבה

ידי - על- עמיתים לעבודה יכולים לעבוד יחד על מסמך בקלות . יותרי עבודה בעותק יד-עבודה ישירות בעותק של סביבת העבודה של המסמך או על

שבאפשרותם לעדכן מדי פעם בשינויים שנשמרו בעותק של סביבת העבודה , משלהם .של המסמך

יצירת סביבת עבודה של מסמך

'יצירה'ובחר באפשרות ' פעולות אתר'בסרגל הניווט העליון לחץ על .1 'אתרים וסביבות עבודה'בחר באפשרות ' דפי אינטרנט'תחת הקטגוריה .2 'ביבת עבודה של מסמךס'בחר בתבנית .3 )103פי שמתואר בעמוד (הזן את ההגדרות ומאפייני האתר על פי הדרישה .4 .לחץ על .5 . הוסף את המסמך או המסמכים והמידע הרלוונטיים לסביבת העבודה .6

תוכל ליצור סביבת עבודה של מסמך גם ישירות מתוך ספריית המסמכים או מתוך .ך עצמוהמסמ

רחף בעזרת העכבר מעל לשם המסמך ולחץ על החץ , בספריית המסמכים .1 .הפונה כלפי מטה

'צור סביבת עבודה של מסמך '' שלח אל'בחר באפשרות .2

עותק של מסמך זה יאוחסן בסביבת . תיווצר סביבת עבודה של מסמך חדשה .3

באפשרותך לפרסם את , מתוך סביבת העבודה החדשה. העבודה החדשה .סמך בחזרה למיקומו המקוריהמ

.לחץ על .4


106

תכונות של אתר סביבת עבודה של מסמך

, החברים בסביבת העבודה. SharePointסביבת עבודה של מסמך מתפקדת כאתר הקצאת , שימוש ברשימת משימות: כגון, WSSיוכלו להשתמש בתכונות המוכרות של

משאבים ואחסון פריטים איסוף מידע וקישורים ל, משימות ומעקב אחרי פרויקט .הקשורים למסמך

.ולהוסיף לו כל מידע נחוץ, תוכל להתאים את מבנה האתר לצרכיך

היתרון . כל החברים בעלי הרשאות תואמות יכולים לערוך ולעדכן את המסמך, בנוסף

הוא שהמעקב אחר העדכונים והשינויים , הטמון בשימוש בסביבת עבודה של מסמך . ונוחשחלים במסמך הוא קל

לא תפספס אף שינוי שביצעו חברי הצוות , בזכות תכונות כגון ניהול גרסאות והתראות . שלך במסמך

יקל על כל הנוגעים בדבר להתמצא . הניהול המרוכז של כל הנוגע למסמך במקום אחד .בכל עדכון או שינוי במסמך או בכל הקשור בו


107

סמךפרסום חזרה לספריית מסמכים מסביבת עבודה של מ

אם יצרת את . שמרת למעשה עותק של המסמך המקורי, בסביבת העבודה של המסמךתוכל לעדכן את העותק , סביבת העבודה של המסמך מתוך ספריית מסמכים באתר . המקורי בשינויים שנעשו במסמך מתוך סביבת העבודה שלו

.פתח את סביבת העבודה של המסמך .1חף באמצעות העכבר מעל לשם ר, בספריית המסמכים של סביבת העבודה .2

.ולחץ על החץ הפונה מטה, המסמך 'פרסם למיקום המקור '' שלח אל'בחר באפשרות .3

:לתשומת ליבך פרסום למיקום המקור יהיה אפשרי רק בסביבת עבודה של מסמך שנוצרה

. מתוך ספריית מסמכים באתר קיים

:תאימות עם גרסאות אופיס , Microsoft Office 2003דה של מסמך דרושה גרסת להפעלת סביבות עבו .או גרסה חדשה יותר


108

סביבת עבודה של פגישה

בסביבת עבודה של פגישה תוכל לרכז את כל המידע והחומרים בנוגע . לפגישה אחת או יותר

לזמן ולפרסם את רשימת , השתמש בסביבת העבודה כדי לפרסם את סדר היוםוגם כדי לפרסם את תוצאות הפגישה . וחומרים נחוציםהמשתתפים ולאסוף מסמכים

. ולעקוב אחר משימות-תכלול היפר, בבקשה לפגישה. השתמש בבקשות לפגישה כדי להזמין אנשים לפגישה

קישור המוביל לאתר סביבת העבודה שם יוכלו המוזמנים ללמוד את הפרטים ולראות .את החומרים הנוגעים לפגישה

:לתשומת ליבך Error! Bookmark אודות שליחת זימונים לסביבות עבודה של פגישה בעמוד קרא

not defined.

מבנה אתר סביבת עבודה של פגישה

סביבת העבודה של פגישה מורכבת מדף אחד או יותר הכוללים את פרטי הפגישה .ורשימות מידע נפוצות בתכנון בניהול פגישות

', משתתפים', 'סדר יום', 'מטרות'ימות אופייניות לסביבות עבודה של פגישות כוללות רש

באפשרותך להוסיף ספריית מסמכים וספריית , בנוסף לרשימות. 'משימות'-ו' החלטות' .מצגות ומידע רלוונטי, תמונות בהן יכולים משתמשים לאחסן מסמכים

.לדרישהתוכל להוסיף רשימות ופרטים נוספים לאתר בהתאם כגון , WSS -אם אתה משתמש בתוכנית להעברת הודעות מיידית התואמת ל

Microsoft Windows Messenger, Microsoft MSN Messenger או Microsoft Exchange Instant Messaging Service , תוכל לקיים תקשורת עם משתתפים

גם אם , שאתם עושים בהכך תוכלו לעדכן את סביבת העבודה ולצפות בשינויים , אחרים .אינכם נמצאים באותו חדר

שהפגי

הטיפר

כןתו הוראז


109

יצירת אתר חדש של סביבת עבודה של פגישה

תוכל , באותו מעמד. באמצעות לוח השנה של אתר האב, ניתן ליצור אירוע או פגישה .ליצור גם סביבת עבודה לאירוע

.פתח את לוח השנה של אתר האב .1

. ת אירועליציר, לחץ על ' לוח השנה'בסרגל הכלים של .2 . שעת התחלה וסיום, מיקום, נושא: הזן את פרטי הפגישה .3

:לתשומת ליבך של סביבת העבודה שיצרת מופיעה בחלק התחתון של פרטי URLכתובת ה ידי הקלדת כתובת האתר -משתמשים יכולים לנווט אל האתר שלך על. הפגישה

ביבת העבודה אם אתה מעוניין להזמין אל ס. בדפדפן שלהם) URLכתובת (בו מאוחסנת סביבת , משתמשים שאין להם הרשאות כניסה לאתר האב

.דאג לספק להם כתובת זו, העבודה

אם ברצונך לכלול בסביבת העבודה גם מסמך או מסמכים לחץ על .4 .רלוונטיים

השתמש ' את האפשרות סמן ב , כדי ליצור סביבת עבודה מקושרת לאירוע .5נושאים לסדר , י לארגן את המשתתפים בפגישהבסביבת עבודה של פגישה כד

.'סיכומי פגישה ופרטים נוספים עבור אירוע זה, מסמכים, היום

.לחץ על .6


110

על מנת ' סביבת עבודה של פגישה חדשה או קיימת'היעזר בדף ההגדרות .7

:ליצור סביבה חדשה או לקשר את האירוע לסביבה קיימת

ור אירוע זה או לקשר אירוע זה בחר האם ליצור אתר חדש עב צור קישור .לאתר קיים

כותרת ותיאור

הכותרת תוצג . הקלד כותרת ותיאור עבור האתר החדש שלך בכל אחד מהדפים באתר

. את החלק האחרון של הכתובת הזן כתובת אתר

באפשרותך להעניק הרשאת גישה לאתר החדש שלך לאותם הרשאותאו לקבוצת משתמשים , לאתר אב זהמשתמשים בעלי גישה

.ייחודית


יצירת אתר סביבת עבודה מבלי להוסיף אירוע

הליך זה יוצר רק אתרים חדשים של סביבות עבודה אך לא מוסיף אירוע בלוח השנה של Outlook .

'יצירה'ובחר באפשרות ' פעולות אתר'בסרגל הניווט העליון לחץ על .1אתרים וסביבות 'בחר באפשרות ' דפי אינטרנט 'תחת הקטגוריה .2

'עבודהעבור ללשונית פגישות ובחר בתבנית סביבת ' בחר תבנית'בשדה .3

.עבודה של פגישה המתאימה לך

)103פי שמתואר בעמוד (הזן את ההגדרות ומאפייני האתר על פי הדרישה .4 .לחץ על .5


111

Microsoft Office Outlook 2007מתוך יצירת אתר פגישה

כך תוכל . שלךOutlookתוכל ליצור סביבת עבודה של פגישה ישירות מתוך ממשק ה וגם לקשר את הפגישות שלך , Outlookלהמשיך ולנהל את יומן הפגישות שלך ב

יאפשר לך גם , WSS ו Outlookהשילוב בין . WSSישירות לסביבות עבודה באתר ה . ולספק לכל משתתפי הפגישה גישה ישירה לסביבת העבודה, ונים לפגישותלשלוח זימ

:יישום בפועל :השתמש בסביבת העבודה בכל שלבי הפגישה

מסמכים רלוונטיים , נושאי פגישה, פרסום סדר יום, זימון המשתתפים: לפני הפגישה .ומשימות הכנה לכל המשתתפים

. חלוקת משימות, יעוד החלטותת, הצגת מסמכים או מצגות:בזמן הפגישה .מעקב אחר ביצוע משימות, פרסום סיכום הפגישה: אחרי הפגישה

.Outlook צור פגישה חדשה ב .1 'סביבת עבודה של פגישה'לחץ על .2

בחר באתר תחתיו יש למקם את סביבת ' סביבת עבודה של פגישה'בחלונית .3

ולחץ על , העבודה .שלח את הזימון למשתמשים הנבחרים .4

כל אחד מהמשתמשים שבחרת יקבל הודעה הכוללת קישור ישיר לסביבת .העבודה


112

התאמה אישית של אתרי סביבות עבודה של פגישותניתן להתאים אישית את אתר סביבת העבודה בדרכים רבות בהתאם לקבוצת האתר

.אליה אתה משתייך וההרשאות שהוקצו להוכן לערוך ולשנות את תצוגת הרשימות , Web Parts -ספריות ו, תוכל להוסיף רשימות

בסביבת העבודה כשם שאתה עושה לכל אתר Web Parts –והספריות ואת פריסת ה .או סביבת עבודה

, Web Partsהכוללת רשימות מיוחדות , אם יצרת סביבת עבודה מותאמת אישיתה עבור ולהשתמש ב, תוכל לשמור את הסביבה כתבנית, ערכות נושא ושינויים אחרים

.פגישות ואירועים שתיצור בעתידניתן לשמור אותו כתבנית לשימוש , כאשר אתר סביבת העבודה נראה בהתאם לרצונך .באתרי סביבת עבודה של פגישה שתיצור בעתיד

:תאימות עם גרסאות אופיס או גרסה , Microsoft Office 2003להפעלת סביבות עבודה של פגישה דרושה גרסת

.רחדשה יות

תבניות אתרים להורדה .ניתן לייבא תבניות של סביבות עבודה מוכנות

: בכתובת הבאה mspx.default/testempla/wssapps/sharepoint/windowsserver/technet/com.microsoft.www://http

.המיועדות למטרות שונות, תוכל למצוא תבניות רבות .להלן רשימה חלקית של תבניות אתרים זמינות בעברית

Absence & Vacation Schedule Mgmt Bug Database Call Center Change Request Management Compliance Process Support Site Contacts Management Document Library & Review Event Planning Expense & Reimburse Approval Help Desk Inventory Tracking Job Requisitions and Interview Mgmt Knowledge Base & Document Mgmt Lending Library Physical Asset Tracking and Mgmt Project Tracking (Multiple Projects) Project Tracking (Single Project)


113

שילוב עם אופיס - 6 פרק היא חלק מחבילה גדולה של מוצרים ושירותים הנקראים SharePointטכנולוגיית

Office System . אחד היתרונות הגדולים שלWSS הוא בחיבור עם יישומי SharePoint – ו Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Access: כגוןOffice –ה

Designer 2007. Office כוללת את האפשרויות לשמור ולהעלות מסמכי Officeיכולת השילוב עם יישומי

Officeסנכרון מידע בין יישומי , יצירת סביבות עבודה משותפות סביב מסמכים, לאתר .הפעלת תהליכי זרימה ועוד, SharePointואתרי

שמירת מסמכים לאתר : לספריית המסמכיםOfficeכדי לשמור מסמכים ישירות מתוך

'שמור בשם'ובחר באפשרות , בחר בתפריט האופיס .1


114

. מתוך התפריט שמימין, My Network Placesבחלון השמירה בחר ב .2

סמן את הספרייה ולחץ על . כאן תוכל למצוא את ספריית המסמכים של האתר .3

תן שם למסמך ולחץ על .4

:תאימות עם גרסאות אופיס Microsoft Office 2000סמכים לאתר מתוך ממשך האופיס דרושה גרסת לשמירת מ

. או גרסא חדשה יותר


115

מאפייני המסמך עבור ספרייה בממשק ה Office- מילוי

יתווסף לממשק , מתוך ספריית מסמכים, בעת יצירת מסמך חדש או עריכת מסמךWord , שרת–מאפייני מסמך 'סרגל '.

ישירות , להזין את תוכן העמודות המתאימות לספרייהסרגל זה יאפשר למשתמשים .וללא צורך במעבר לסביבת האתר, Wordמתוך סביבת העבודה של

ויקלו על הזנת , ישמרו, ואפשרויות הבחירה הנובעות מהגדרת העמודות, סוגי העמודות .המאפיינים

:יישום בפועל זרימת עבודה על סוג מסמך זה ניתן להגדיר. בתמונת המסך לעיל ישנו שדה איש קשר

כך שבעת שמירתו לאתר יקבל איש הקשר מייל הודעת דואר אלקטרוני וידרש לאשר את .תוכן המסמך בטרם ניתן יהיה לצפות בו באתר

:תאימות עם גרסאות אופיס . Microsoft Office 2007להזנת מאפייני מסמך מתוך ממשך האופיס דרושה גרסת


116

ת עבודההפעלת זרימו

)תאור התהליך יושלם בהמשך(

:תאימות עם גרסאות אופיס . Microsoft Office 2007להפעלת זרימות עבודה דרושה גרסת


117

Officeהקמת סביבת עבודה משותפת מתוך

צור סביבת עבודה של '' פרסם'ובחר באפשרות , בחר בתפריט האופיס .1 'מסמך

הקלד שם לסביבת העבודה ובחר . שנפתחת משמאל'ניהול מסמכים'בחלונית .2

.את האתר בתוכו יש ליצור את סביבת העבודה


118

.לחץ על .3 .המתן ליצירת סביבת העבודה .4

לחץ על שמה של , שהתעדכנה כעת' ניהול מסמכים'בחלונית המשימות .5

.סביבת העבודה שיצרת לפתיחתה בדפדפן


119

זימון לסביבת עבודה שליחת .Outlook סביבת עבודה ולזמן אליה משתמשים באמצעות ניתן ליצור

.וצרף אליה את המסמך, פתח הודעת דואר חדשה .1סמן את האפשרות , הנפתחת משמאל' אפשרויות קובץ מצורף'בחלונית .2

'קבצים מצורפים משותפים'

בחר את האתר תחתיו יש ' צור סביבת עבודה של מסמך'תחת האפשרות .3

.ליצור את סביבת העבודה .שלח את ההודעה למשתמשים הנבחרים .4

כל אחד מהמשתמשים שבחרת יקבל הודעה הכוללת קישור ישיר לסביבת .העבודה


120

Office לסביבת הWSSסנכרון מידע מתוך

Excelייצוא רשימות וספריות ל ייצא לגיליון '' פעולות'מסרגל הכלים של הרשימה או הספרייה בחר בתפריט .1

'אלקטרוני

כדי לפתוח ' פתח'או , על מנת לשמור את הגיליון' שמור'נפתח בחר ב בחלון ה .2

.Excelאותו מייד באמצעות

:תאימות עם גרסאות אופיס או גרסא Microsoft Office XP דרושה גרסת Excelלייצוא רשימות מהאתר ל

. חדשה יותר


121

Accessייצוא רשימות וספריות ל

Open '' פעולות'רייה בחר בתפריט מסרגל הכלים של הרשימה או הספ .1with Access'

בחר להיכן ברצונך לייצא את Accessלפניך תופיע תיבת פתיחה באמצעות .2 או לנתקוWSSמסד הנתונים והאם להשאיר קשר מול שרת ה


122

יפתח לשימושךACCESSמסד נתונים .3

כת מול סיים את העריכה ועדכן את מסד הנתונים הטבלאות והתצוגות שער .4

WSSשרת ה

:תאימות עם גרסאות אופיס Microsoft דרושה גרסת Accessלהצגה ועריכה של רשימות וספריות ב

Office 2003 ,או גרסה חדשה יותר.


123

Outlookסנכרון רשימות וספריות עם

. שלך Outlookתוכל להציג רשימות וספריות קיימות באתר בתוך ממשק ה

:יישום בפועלבתוך או מחוץ , כונה זו מהווה יתרון משמעתי למי שמעוניין לעבוד במצב לא מקווןת

תוכל לגשת למסמכים ולרשימות מתוך אתר Outlookבאמצעות סנכרון ל . למשרדעם זאת חשוב לזכור כי שינויים שתבצע . ומכל מקום, גם ממחשבך הנייד, הצוות שלך WSSפרייה ב יבואו לידי ביטוי גם בסOutlookבתיקייה ב

: Outlook ו WSSכדי להפעיל את הסנכרון בין .Outlookאו הספרייה שתרצה להציג ב , פתח את הרשימה .1התחבר ל '' פעולות'בחר בתפריט , בסרגל הכלים של הרשימה או הספרייה .2

Outlook'

.WSSאשר את הבקשה לחיבור ל , Outlookב .3


124

.Outlook כתיקיה לכל דבר בממשק ,כעת תוכל לצפות ברשימה או בספרייה .4

:WSSהמוצגת כך ב ' מסמכים משותפים'הספרייה

.Outlookב , תוצג כך

.תוכן הפריטים יכול להיות מוצג בחלונית הקריאה

:תאימות עם גרסאות אופיס . Microsoft Office 2007 דרושה גרסת Outlookלביצוע סנכרון עם


125

Outlookממשק ל ידי האתר שנוצרו עליRSSהזנות

RSS :של ראשי תיבות Really Simple Syndication ,) מכונה , 2החל מגרסה, תוכן מעודכן ללקוחותלאתר לספק שמאפשר XMLהוא אוסף תקני ") רסס"בעברית גם

. לשם הצגתו בהם, ובפרט לאתרים אחרים. ישור לתוכן המלא הוא ערוץ תוכן שמורכב מפריטים הכוללים תקציר וקRSSכל קובץ

הרעיון הוא לאפשר ללקוח לרכז ולשלוט בכמות גדולה של תכנים שמגיעים ממספר .אתרים). item (פריטו) channel (ערוץ: מחולק לשני סוגים עיקריים של יחידותRSSמידע

האתר המקורי ממנו , על פי רוב. הגדרות הערוץ מתארות בדרך כלל את מקור המידעתקני . אירוע או פרט מידע אחר מוקדש פריט, ידיעה חדשותיתלכל . מגיע המידע

. מתוכננים כך שכל פריט כולל מידע על תאריך היצור ותאריך התפוגה שלוRSSה־ הצד הזנת ' פעולות'בחר בתפריט , בסרגל הכלים של הרשימה או הספרייה .1

RSS

. עבור הרשימה או הספרייהRSSלפניך יופיע מסך הזנת .2

. זוRSSהרשם להזנת ' לחץ על Outlook ב RSS את עדכוני ה כדי להציג .3


126

: תיפתח ותציג את ההודעה הבאהOutlookתוכנת .4

'כן'לחץ על .5 .Outlook בממשק ה RSSכעת תוכל לצפות בהזנת ה .6

:לתשומת ליבך שנוצרו מתוך תוכן הרשימה או הספריה באמצעות RSSניתן להציג עדכוני

או אינטרנט OUTLOOK ים כגון RSSפשרות קריאת אפליקציות אחרות המא 7.0אקספלורר

:תאימות עם גרסאות אופיס .Microsoft Office 2007 דרושה גרסת RSSלהזנה והצגה של נתוני


127

SharePoint designer- עריכת ממשק המשתמש ב

Web מאפשר גמישות רבה המסייעת לבצע התאמות אישיות כגון הצגת WSS -הParts , שינוי המיקום של ה– Web Parts ,שינוי , עמודות ותצוגות, יצירת רשימות

SharePoint Designerבאמצעות . הוספת תמונות ועוד, מרקם הצבעים של האתר –לדוגמה , אנו יכולים להרחיב את אפשרויות ההתאמה ולעצב אתרים כיד הדמיון 2007

פתורים או לשנות את פריסת העמוד באופן להוסיף תמונות וכ, ניתן לשנות את הלוגו .הרצוי לנו

:יישום בפועל היא SharePoint Designer 2007 - בWSSאחת היכלות החזקות של עריכת אתרי

. WSS-היכולת להתחבר למערכות ארגוניות ולייבא מתוכן נתונים לתוך דפי הנוכל באמצעות , אם קיימת בארגון מערכת להזנת הזמנות מלקוחות: לדוגמא

SharePoint Designer 2007להציג אותה בדף הפורטל , להתחבר לטבלת ההזמנותשלנו ולבצע עליה התאמות כמו הגדרת חוק שצובע באדום מוצר מסוים שסך ההזמנות

טבלת ההזמנות תקושר לבסיס הנתונים של החברה ותציג . שלו נמצא מתחת למצופה .נתונים בזמן אמת


128

ותבקרת נוכח

בקרת הנוכחות מאפשרת לך לצפות במידע נוכחות מקוון אשר יופיע לצד שמות . משתמשים בכל רשימה המציגה חברים או משתמשים באתר

Microsoft -החיווי על זמינות המשתמש מתעדכן בכל פעם שמשתמש נכנס או יוצא מWindows Messenger.

.אטים מקוונים'ת זמינים לצתכונה זו מספקת דרך שימושית לדעת מתי חברי הצוובאמצעות לחיצה על תגית החיווי אפשרות תוכל גם לשלוח למשתמש הודעת , בנוסף

, פרטי זמינות, לצפות בפרטים אודות המשתמש,או הודעה מיידית , דואר אלקטרוני .... ועודOutlookלשלוח זימון לפגישה באמצעות


129

Officeתאימות עם גרסאות

הן טכנולוגיות Windows SharePoint server ו Microsoft Officeחבילות מוצרי .שותפות אשר נוצרו לעבוד זו עם זו

, Microsoft Office 2000 , Microsoft Office XP : השוניםMicrosoft Officeמוצרי Microsoft Office 2003 2007 לגרסאותיו ו Microsoft Office לגרסאותיו מעניקים לנו

ברמה גוברת Windows SharePoint server ל Office תאימות בין ההמשתמשים . מתקדמת יותרOffice ככל שגרסת ה

:ניתן לסווג את התאימות לארבע רמות Microsoft Office 2000 בעת השימוש ב -סבירה

מאפשר WSSהממשק הבסיסי מול . ניתן לבצע פעולות פשוטות על מסמכים ולקבל WSSעל ספריות המסמכים של ה למשתמש לפתוח ולשמור קבצים

.Outlook 2000התראות ל Microsoft Office XP בעת השימוש ב -טובה

תאימות טובה גם , Office XPב , 2000בנוסף לפעולות שניתן לבצע בגרסת WSSכך שניתן לייצא מידע מתוך רשימות של אתר ה. WSSברמת הנתונים עם ה

. של מסמכים המתארחים בספריות מסמכים בשרת ולצפות במאפייניםExcelלתוך לגרסאותיו Microsoft Office 2003 בעת השימוש ב-טובה יותר

ובנוסף שמאפשרת ניתן ליצור , מכילה את כל התכונות של רמת תאימות טובהלגשת ולנתח מידע מתוך רשימות , לארגן פגישות ומשימות של צוות, מסמכיםך ולהתאים את ממשק המשתמש באמצעות ולערוAccess 2003י "האתר ע

FrontPage 2003 . לגרסאותיוMicrosoft Office 2007 בעת השימוש ב -והכי טובה

רמת התאימות הטובה ביותר המאפשרת למשתמש לעבוד בצורה אינטראקטיבית WSS בלי חובת כניסה לאתר הOffice ישירות מתוך ממשק הWSSעם אתר ה

הזנת מאפיינים , הפעלת זרימות מידע, ודה מול מסמכיםעב: לצורך פעולות כגוןרמת תאימות זו מאפשרת סנכרון דו כיווני של מידע שיתופי . אודות מסמכים ועוד

סנכרון ספריות מסמכים : ומסמכים מהאתר לסביבת העבודה של המשתמש כגון . ועודOutlook באמצעות ה RSSקריאת הזנות , Outlookמול ה

:לתשומת ליבך . WSS 3.0- ו Office 2007בכדי להשיג את התוצאה הטובה ביותר מומלץ לעבוד עם

רמת ( Office XP ,)רמת תאימות סבירה (Office 2000אם כרגע אתה משתמש ב וברצונך WSS 2.0מול ) רמת תאימות טובה יותר (Office 2003או עם ) תאימות טובה

.לך עם האתר לא תשתנה חווית העבודה והתאימות שWSS 3.0לשדרג ל ותשאר עם אתר Office 2007 שלך ל Officeאם תשדרג את גרסת ה, באופן דומהWSS 2.0, שוב חווית העבודה והתאימות שלך עם האתר לא תשתנה.

בכדי להשיג את חווית המשתמש והתאימות הטובה ביותר לשדרג כדאי לשדרג את WSS לגרסה WSS ואת אתר הOffice 2007 שעל תחנות המשתמשים ל Officeה

3.0.


130

ניהול ותחזוקת האתר - 7 פרק

הרשאות : ניתן לתת הרשאות במספר רמותWSS –במערכת ה

הרשאות אלו ניתנות למשתמש ברמת האתר כולו והן מוחלות על :הרשאות ברמת אתר . תכולתוהאתר ועל

. לכל רשימה ניתן לספק הרשאות משלה: או ספריההרשאות ברמת רשימהמקבלת את ההרשאות בירושה מהאתר בו היא , רשימה או ספרייה, אופן כלליב

. ולהחיל על הרשימה הרשאות ייחודיות, אולם ניתן לנתק קשר זה. מאוחסנת. משלו ניתן לספק הרשאות פריט ברשימה או בספרייהלכל :הרשאות ברמת פריט

אולם ניתן . חסןמקבל את ההרשאות בירושה מהרשימה או ספרייה בו הוא מאו,פריט . ולהחיל על הפריט הרשאות ייחודיות, לנתק קשר זה

:לתשומת ליבך הספרייה או הפריט ובין האתר ולהחיל , בכל שלב ניתן לחדש את הקשר בין הרשימה

.עליו את הרשאות האתר

קבוצות הרשאותכיל גם ויכולה לה, Active Directoryיחידה לוגית המכילה משתמשים וקבוצות מתוך ה

.קבוצות הרשאות נוספות

יצירת קבוצות :על מנת ליצור קבוצת הרשאה

'הגדרות אתר '' פעולות אתר'מתוך תפריט בחר ב .1

'הרשאות מתקדמות'בחר באפשרות ' משתמשים הרשאות'תחת הקטגוריה .2


131

ובחר באפשרות , ליד , לחץ על החץ הפונה מטה, בסרגל הכלים העליון .3 'קבוצה חדשה'

:ר את מאפייני הקבוצההגד .4

.הקלד שם ותיאור עבור הקבוצה : שם ותיאור

כגון הוספה , לבעלים יש אפשרות לבצע כל שינוי בקבוצה :בעליםניתן להגדיר . והסרה של חברים או מחיקת הקבוצה

.משתמש אחד או קבוצה אחת בלבד בתור הבעלים

הגדרות :קבוצה

קבוצת ציין למי יש הרשאה להציג את הרשימה של .. החברים ולמי יש הרשאה להוסיף ולהסיר חברים

בקשות :חברות

ציין אם לאפשר למשתמשים לבקש חברות בקבוצה זו כל . ולאפשר למשתמשים לבקש לעזוב את הקבוצה

. הבקשות יישלחו לכתובת הדואר האלקטרוני שצוינה

עבור האפשרות ' כן 'אם תבחר באפשרות: לתשומת ליבך

כל משתמש שיבקש לקבל ', קבלה אוטומטית של בקשות'גישה לקבוצה זו יצורף באופן אוטומטי כחבר בקבוצה ויקבל

.את רמות ההרשאה המשויכות לקבוצה

הענקת הרשאת קבוצה

:לאתר זה

ציין את רמת ההרשאה שברצונך להעניק לחברי קבוצת SharePointוצה להעניק לחברי אם אינך ר. זו באתר זה

ודא כי כל תיבות הסימון לא , הקבוצה גישה לאתר זה .נבחרו



132

הוספה ומחיקה של משתמשים לקבוצת הרשאה 'הגדרות אתר '' פעולות אתר'מתוך תפריט בחר ב .1

'הרשאות מתקדמות'בחר באפשרות ' משתמשים הרשאות'תחת הקטגוריה .2

ובחר באפשרות , ליד , לחץ על החץ הפונה מטה, הכלים העליוןבסרגל .3

'הוסף משתמשים'

. שמות קבוצות או כתובות דואר אלקטרוני, שמות משתמשיםתוכל להזין .4

.פסיק-הפרד אותם באמצעות סימני נקודה

לאיתור שמות משתמשים ' שירות מדריך הכתובות'תוכל גם להשתמש ב

.ולהפעלתלחץ על . וקבוצות

בחר את המשתמש הנחוץ ולחץ על . Enterולחץ על , הקלד שם לחיפוש

.


133

SharePoint להוסיף משתמשים לקבוצת כדי. קבע את רמת ההרשאה .5הוסף משתמשים 'סמן את האפשרות , )שכבר הוקצתה לרמת הרשאה(

' SharePointלקבוצה של

מצעות תוכל לשלוח למשתמשים החדשים שהוספת הזמנה להכנס לאתר בא .6

שלח הודעת ברוכים הבאים בדואר 'את התיבה , סמן ב . דואר אלקטרוני .והקלד את ההודעה שלך' האלקטרוני למשתמשים החדשים


:יישום בפועל , מומלץ לשלוח הודעה המציינת כי צורפו לקבוצת העבודה, למשתמשים חדשים באתר

.בכלים העומדים לרשותם באתרוכי יוכלו להעזר מעתה והלאה במידע ואין צורך לשלוח הודעה על כל , כי אם שייכת קבוצה לאתר בן אחד או יותר, אולם זכוריוכלו לחקור גם את אתרי , משתמשים הרשאים להשתמש באתר האב. אתר ואתר

.המשנה ולגלות את האפשרויות הגלומות באתר האב ובאתרים הבנים המקושרים אליוהמשתמשים ולמנוע מהם התעסקות בהודעות דואר אלקטרוני על מנת להקל על

.השתמש באפשרות זו כשהיא נחוצה בלבד, מיותרות


134

ברמת אתר הרשאות

.כדי להעניק הרשאות למשתמשים או לקבוצות ברמת אתר .'הגדרות אתר ' ' אתרבסרגל הכלים לחץ על פעולות .1

'אות מתקדמותהרש'בחר באפשרות ' משתמשים הרשאות'תחת הקטגוריה .2

ובחר באפשרות , ליד , לחץ על החץ הפונה מטה, בסרגל הכלים העליון .3

'הוסף משתמשים'

הפרד . שמות קבוצות או כתובות דואר אלקטרוני, שמות משתמשיםהזן את .4

.פסיק-אותם באמצעות סימני נקודה

לחץ . לאיתור שמות משתמשים וקבוצות' שירות מדריך הכתובות'השתמש ב

.להפעלתו עלהענק 'סמן את האפשרות , הרשאה ספציפית למשתמשלהקצות כדי

.ובחר ברמת ההרשאה הדרושה' למשתמשים הרשאה ישירות


135

תוכל לשלוח למשתמשים החדשים שהוספת הזמנה להכנס לאתר באמצעות .5

שלח הודעת ברוכים הבאים בדואר 'את התיבה , סמן ב . דואר אלקטרוני .והקלד את ההודעה שלך' החדשיםהאלקטרוני למשתמשים


ברמת רשימה או ספריה הרשאות כפי שניתן לקבוע הרשאות ברמת האתר כך ניתן גם לקבוע הרשאות ברמת רשימה

:יישום בפועל במקרים כאלה . כגון סיסמאות, תוכל לנהל באתר שלך גם רשימות המכילות מידע רגיש

הרשאים , אך ורק לבעלי התפקידים המתאימים, ימהמומלץ להעניק הרשאות לרשהרשימה יכולה להיות מאוחסנת באתר הפתוח לקבוצת . לצפות או לערוך אותה

.אך רק בעלי ההרשאות המתאימות יוכלו לצפות ברשימה, משתמשים גדולה .הרשאות ספציפיות ברמת רשימה תמיד יגברו על הרשאות ברמת אתר


136

' הגדרות ספריית מסמכים '' הגדרות 'מסרגל הכלים של הרשימה .1

הרשאות עבור ספריית מסמכים 'בחר באפשרות ' הרשאות וניהול'בקטגוריה .2

'זו

כדי לנתק את (' ערוך הרשאות '' פעולות'מסרגל הכלים בחר באפשרות .3

)הקשר להגדרות ההרשאות של האתר )OK(בהודעה שלפניך לחץ על אישור .4

. אות עבור הרשימה או הספרייה הנוכחית בלבדכעת תוכל לערוך את ההרש .5

'הוסף משתמשים '' חדש'כדי להעניק הרשאות למשתמשים חדשים לחץ על

סמן את המשתמשים או הקבוצות שברצונך , כדי להסיר או לערוך הרשאות .6

.'ערוך הרשאות'או ' הסרת הרשאות '' פעולות'לערוך ולחץ על

:לתשומת ליבך מש הרשאות לרשימה מסוימת ואין ברשותו הרשאות קריאה אם הענקת למשת


137

.יהיה עליך לספק למשתמש קישור ישיר לרשימה, באתר

קבלת הרשאות בירושה

:על מנת להחזיר לרשימה או ספרייה את ההרשאות המקוריות מהאתר ' הגדרות ספריית מסמכים '' הגדרות'מסרגל הכלים של הרשימה .1

הרשאות עבור ספריית מסמכים 'בחר באפשרות ' הרשאות וניהול'בקטגוריה .2

'זו

'קבל הרשאות בירושה '' פעולות'מסרגל הכלים בחר בתפריט .3

)OK(אישור 'בהודעה שלפניך לחץ על .4


138

ברמת פריט הרשאות : כדי לנהל הרשאות ברמת פריט

:יישום בפועל סיה מיוחדת לדוגמא נוהל נניח כי בספרית מסמכי הנהלים ישנו נוהל המיועד לאוכלותוכל לדאוג כי רק החברים . .קליטת עובד חדש בחברה המיועד למנהלי מחלקות בלבד

בנוסף תוכל לקבוע כי רק שני בעלי . בקבוצת מנהלי המחלקות יוכלו להציג את המסמך .כספים יוכלו לערוך אותו' משאבי אנוש ומנהל מח' תפקיד לדוגמא מנהל מח

.ולחץ על החץ הפונה כלפי מטה, ט ברשימהרחף מעל לשם הפרי .1 'נהל הרשאות'בחר באפשרות .2

'ערוך הרשאות'בחר באפשרות ' פעולות'מתפריט .3

)OK(' אישור'לחץ על , בהודעה שלפניך .4

. כעת תוכל לערוך את ההרשאות עבור הרשימה או הספרייה הנוכחית בלבד .5

'הוסף משתמשים '' חדש'כדי להעניק הרשאות למשתמשים חדשים לחץ על


139

סמן את המשתמשים או הקבוצות שברצונך , כדי להסיר או לערוך הרשאות .6

.'ערוך הרשאות'או ' הסרת הרשאות '' פעולות'לערוך ולחץ על

:לתשומת ליבך עקוב אחר ההנחיות לקבלת , על מנת להחזיר לפריט את ההרשאות המקוריות מהאתר

137ד כפי שמתואר בעמו, הרשאות בירושה

ניתוח השימוש באתר אפשרויות הניהול של ניתוח השימוש

. בצורה יעילה באתר ובתוכנוניתוח השימושלקבצי יומן רישום משמשים את המיקום בו להגדיר ולזהות, השתמש בהגדרות אלה כדי להפעיל את הרישום

יומן רישום ה ולהגדיר את המספר של קבצי עיבודםאת מועד , בצי יומן הרישום קיאוחסנו .אתרלכל

השליטה בהגדרות של עיבוד ניתוח השימוש מתבצעת מדף הניהול המרכזי של SharePoint . עליך להיות מנהל של מחשב השרת המקומי או חבר בקבוצה

Administrators של SharePointכדי לקבוע הגדרות של ניתוח שימוש .

:יישום בפועל צפה בדוחות כדי להבין מהם האזורים הפופולאריים ביותר כך תדע כיצד לשחזר

.הצלחות


140

קביעת הגדרות עבור ניתוח שימוש

)All Programs( כל התכניות ) Start(בחר בתפריט התחל .1(Microsoft Office Server) ניהול מרכזי של SharePoint 3.0

.ימיןבתפריט הניווט שמ' פעולות'בחר ב .2

'עיבוד ניתוח של שימוש'בחר ב ' רישום ודיווח'בקטגוריה .3

הגדרות :רישום

על מנת להפעיל את ', הפעל רישום' את האפשרות סמן ב .מנגנון הרישום

הקלד את המיקום בו ', מיקום קובץ יומן הרישום'בתיבה מיקום ברירת המחדל . ברצונך לאחסן את קובץ יומן הרישום

: הרישום הואעבור קובץ יומן C:\WINDOWS\system32\logfiles\STS.

ן הקלד מספר בי', מספר קבצי יומן הרישום שיש ליצור'בתיבה עליך להשתמש במספר הגדול פי אחד , באופן כללי. 30 - ל1

חוות השרתיםעד פי שלושה ממספר שרתי מסד הנתונים ב . קבצי יומן רישום30עד למספר מרבי של , שלך

הגדרות :ודעיב

ציין אם יש להפעיל עיבוד נתוני שימוש במחשבים של שרתי אינטרנט והגדר את השעה ביום שבה יופעל עיבוד נתוני

.השימוש

.לחץ על .4


141

ניהול מיכסות ונעילות של אתרים

תבניות מכסה משמשות להגבלת כמות האחסון הזמינה באתר ולשליחת התראות דואר . שטח שצוין נמצא בשימושאלקטרוני למנהל האתר כאשר ערך

באפשרותך ליצור תבניות עבור מכסות ולהשתמש בהן באזורים שונים של חוות .או להתאימן למשתמשים שונים, השרתים

:יישום בפועל דאג . כך שלא יגזלו משאבים רבים מידי, אתרים וסביבות עבודה, באפשרותך להגבילכך תוכל לוודא . של פגישה למשל בודדים לאתר סביבת עבודהMBלהגבלה של מספר

.כי לא יחסרו לך משאבים לפרויקטים או האתרים החשובים ביותר

נוכחיים עבור אתריהצגת ערכי מ כסה ונתונים )All Programs( כל התכניות ) Start(בחר בתפריט התחל .1

(Microsoft Office Server) ניהול מרכזי של SharePoint 3.0

.בתפריט הניווט שמימין' ומיםניהול ייש'בחר ב .2

מיכסות ונעילות של 'בחר באפשרות ' SharePointניהול אתר של 'בקטגוריה .3 'אוסף אתרים

4. פרדים עבור נהשתמש בדף זה כדי לשנות את תבנית המיכסה או ערכי מיכסה

.שטח האחסון הנוכחי הנמצא בשימוש וצפה באוסף אתרים


142

ביטול נעילת אתר

בנעילות כדי למנוע מאתרים לחרוג מעבר לגבולות מיכסת באפשרותך להשתמש . ולחסום את גישת כל המשתמשים לאתר אם יש צורך בכך, האחסון

)All Programs( כל התכניות ) Start(בחר בתפריט התחל .1(Microsoft Office Server) ניהול מרכזי של SharePoint 3.0

.ימיןבתפריט הניווט שמ' ניהול יישומים'בחר ב .2

מיכסות ונעילות של 'בחר באפשרות ' SharePointניהול אתר של 'בקטגוריה .3 'אוסף אתרים

ידי יישום או שנגרמה עקב -השתמש בדף זה כדי לבטל נעילה שנקבעה על

חריגה ממיכסה


143

חיפוש - 8 פרקאנשי קשר ופרטי מידע נוספים , פריטים ברשימות, השתמש בחיפוש כדי לאתר מסמכים

.באתר .חיפוש ממוקמת בפינה השמאלית העליונה של המסךתיבת ה

:לתשומת ליבך .ניתן לבצע חיפוש בכל הרשימות והספריות באתר בו הינך נמצא

.אחים או בנים, החיפוש הינו ברמת אתר ואינו מחפש באתרים הורים

חיפוש הקלד מילת מפתח בשדה החיפוש .1 .רשימהאו ב, בחר האם לחפש באתר, בתיבת הבחירה .2

לחץ על .3

:לתשומת ליבך רק אם הדף שבו אתה ' ברשימה זו'תיבת הבחירה תכיל את האפשרות חיפוש

.צופה מכיל רשימה או ספריה

תיבת בחירה שדה החיפוש


144

דגשים למנוע החיפוש

(*). לא ניתן להשתמש בתו הכוכבית .OR - וANDמנוע החיפוש אינו תומך באופרטורים לוגיים כגון " ידי-על"ו" זה", "ה" באופן אוטומטי ממילים נפוצות כגון מנוע החיפוש מתעלם

.ספרתיים-וכן ממספרים חד .מנוע החיפוש אינו תלוי ראשיות .קבצים מצורפים לפריטי רשימות אינם מופיעים בתוצאות חיפוש . שאינם כלולים בתצוגה הנוכחית) שורות(לא ניתן לחפש מידע בפריטים

לא יתבצע , וללת רק פריטים שאתה יצרתאם אתה מחפש בתצוגה הכ, לדוגמהחיפושים כוללים , עם זאת. ידי משתמש אחר-חיפוש אחר פריטים שנוצרו על

. לרבות מידע בעמודות מוסתרות, את כל המידע בפריטים שאינם מסונניםחיפושים כוללים גם מידע בפריטים שחורגים ממגבלת הפריטים בתצוגה

. הנוכחית