®

Workplace Forms: formularios electrónicos basados en estándares

Luis Sánchez Acera, Lotus Tech Sales

El papel cuesta más de lo que se piensa

• Un formulario tiene un coste de entre 24 € y 132 € en total (rellenar,

procesar y mantener)

• En EE.UU se gastan 18.000 Millones de € en preimpresos

• El 30% de los preimpresos de tiran a la basura

Papel € 24,000

Impresión

€ 84,000

Copias € 108,000

Faxes € 16,000

Correo € 21,600

Mensajeros

€ 40,000

Almacenaje

€ 56,000

Destrucción

€ 8,000

€ 357,600

Oficina típica de 100

empleados

¿Qué es un eForm?

Versión electrónica de un formulario de papel.

Elmina costes de producción, almacenaje, preimpresión, destrucción, etc.

Se rellena de una forma más rápida (plantillas, validaciones…).

Permite firmado digital, enrutamiento dinámico, etc.

Más enfocado al proceso de negocio para el que está diseñado.

Fuente: Whatis.comURL: http://searchcio.techtarget.com/sDefinition/0,,sid19_gci212039,00.html

¿Qué es un eForm de IBM Workplace Forms?

Versión electrónica de un formulario de papel, usando tecnología XML.

Soporta el estándar XForms.

Elmina costes de producción, almacenaje, preimpresión, destrucción, etc.

Se rellena de una forma más rápida (plantillas, validaciones…).

Permite firmado digital, enrutamiento dinámico, etc.

Más enfocado al proceso de negocio para el que está diseñado.

Fuente: Luis Sánchez Acera

IBM Workplace Forms beneficia en procedimientos clave

Más del 80% de los procesos en negocios tanto del sector público como privado dependen de formularios

IDC

El valor real de los formularios electrónicos radica en la capacidad de reducir la burocracia asociada al papel más que en su replicación.

Gartner

Reducción del tiempo de proceso

Mayor productividad por persona

Incremento de calidad / reducción de errores

Reducción del número de pasos

Mayor satisfacción del empleado

Menor necesidad de personal

Incremento de la coordinación interdepartamental

Automatización de tareas administrativas

Reducción de coste por transacción

Habilitar a usuarios externos

Mejor respuesta a regulaciones

Flexibilidad y agilidad

Integración entre aplicaciones

Menor riesgo

Menos basura

85%70%55%

Fuente: Gartner

Modelo de madurez de eFormsGartner:

“Las organizaciones buscan habilitadores de procesos electrónicos, no únicamente formularios en la Web”

“El valor real de los formularios electrónicos radica en su capacidad de reducir la burocracia asociada al papel”

“e-forms basados en una arquitectura XML serán un estándard para los formularios en Web y la gestión documental”

En 2009, el 25% de las organizaciones tendrán procesos documentales basados en XML

Dinámicos basados enreglas de negocio

Documentos estáticos

Captura de datos

ConformidadSeguridad

IntegraciónRegistros

Centrado en contenido

Centrado en Centrado en proceso (SOA)proceso (SOA)

Gestión de contenido y de

procesos

Rellenar, (Firmar) y enviar

Almacenar, procesar, preservar

Imprimir y leer

Imprimir y rellenar

Rellenar e imprimir1

2

3

4

5

IBM recibió la mayor puntuación en Estrategia, Arquitectura, Plataforma y Socios Tecnológicos. IBM es líder de mercado de eForms con un gran soporte de XML y firma electrónica.

Mercado de eForms – Independent Research Firm

Forrester Wave: E-Forms Software, Q2, 2006

The Forrester Wave is copyrighted by Forrester Research, Inc. Forrester and Forrester Wave are trademarks of Forrester Research, Inc. The Forrester Wave is a graphical representation of Forrester's call on a market and is plotted using a detailed spreadsheet with exposed scores, weightings, and comments. Forrester does not endorse any vendor, product, or service depicted in the Forrester Wave. Information is based on best available resources. Opinions reflect judgment at the time and are subject to change.

IBM ha sido reconocido como líder en “The Forrester Wave™: e-Forms Software”,Q2 2006.

Posición de mercado – Liderazgo en Portal, ECM y eForms

Sólo IBM es líder en las tres áreas de soluciones!

The Forrester Wave is copyrighted by Forrester Research, Inc. Forrester and Forrester Wave are trademarks of Forrester Research, Inc. The Forrester Wave is a graphical representation of Forrester's call on a market and is plotted using a detailed spreadsheet with exposed scores, weightings, and comments. Forrester does not endorse any vendor, product, or service depicted in the Forrester Wave. Information is based on best available resources. Opinions reflect judgment at the time and are subject to change.

Forrester Wave: ECM Suites:Q3, 2005

Forrester Wave: E-Forms Software: Q2, 2006

Gartner Magic Quadrant for Portal Products: Q2, 2006

Portal eForms ECM

IBM® Workplace Forms™ libera la información

atrapada en repositorios, poniéndola a

disposición de cualquiera, en cualquier

momento y en cualquier parte – ayudando así a

acelerar las transacciones con formularios

dinámicos e inteligentes que exponen datos,

capturan información y eliminan errores desde

el principio

IBM® Workplace Forms™ reduce el tiempo, costes y problemas inherentes

al procesamiento de formularios basados en papel

Viewer–Cliente ricoDesigner– Diseño de formularios

Server- Proceso y

traducción HTML

Workplace Forms – eforms dinámicos e inteligentes

Lógica de negocio Proceso del formulario, integración… Basado en XForms

Capa de presentación “Pixel-perfect” para representar papel Uso de asistentes y guías

Partes de un formulario de Workplace Forms

Firma digital

Firma selectiva, solapada y completa

Firma predeterminada, certificados digitales, 'signing pads'

Instancias de datos Basadas en la especificación XForms Integración XML Validación contra esquemas XML externos

Anexado de ficheros Capturar toda la información asociada Formularios complementarios MS Office, videos, faxes, etc.

XML permite:

Mantener la presentación, lógica y datos en todo lugar

Salvar un formulario y trabajar offline

Enrutar un formulario usando cualquier protocolo disponible (e.g. Workflow, Web, Email, FTP, etc.)

Archivar un formulario en una base de datos

Rellenar un formulario con datos y extraer datos de un formulario

Firmar un formulario

Integrar un formulario con otras tecnologías (p.e., workflow, EAI, gestores documentales, gestores de contenidos, etc.)

Analizar el XML en cualquier momento del ciclo de vida de la aplicación

Beneficios de un eForm XML

¿Y qué es XForms?

XForms es un estándar abierto para formularios en Web construido sobre la sintaxis de esquemas de datos XML que proporciona las Reglas y la abstracción de la interfaz de usuario necesarios para tener un modelo de proceso de formularios que asegure la interoperabilidad entre organizaciones.

Sintaxis de datos – Esquemas de datos XML

Reglas de datos – Reglas de XFormsLas reglas gobiernan y describen el contexto, proceso y uso del formulario y sus datos

Interfaz – Descripción (intención) de XForms

Innovación sobre XForms: XFDL(Archivos, Firma Digital, Cliente rico/ligero, registro de transacciones, interfaz de usuario)

Aplicación basada en formulariosX

Form

sEsp

ecífi

co

de la

ap

licació

n

Inn

ovació

n:

Esta

nd

ard

izació

n

Reduce costes de desarrolloXForms permite el uso de componentes reutilizables para múltiples clientes3

Habilita la interoperabilidadFormularios en múltiples dispositivos… multilenguaje… para cualquiera… en cualquier proceso de negocio1Habilita estándares de industriaXForms soporta esquemas con sus reglas y su intención de interfaz de usuario2

Incrementa y complementa SOA XForms proporciona un modelo de proceso de datos y soporta contenido activo usando reglas declarativas y Servicios Web4

Habilita procesos y

transacciones B2B

Integra clientes, proveedores, canales, etc

Mejor tiempo de respuesta al

mercado

Ayuda a reducir costes de despliegue

y mantenimiento

¿Cómo facilita XForms la colaboración?

IBM Workplace Forms aporta VALOR

Solución de formularios electrónicos.

Abierta porque está basada en estándares

Integrada con otras tecnologías

Complementa mi plataforma SOA

Permite compartir datos con otras plataformas.

Permite trabajar directamente en la Web con mis formularios

Recursos de Workplace Forms

Página de Workplace Forms en castellano

http://www.ibm.com/software/es/lotus/wdocs/workplace_forms/

Página principal de Workplace Forms

http://www.ibm.com/software/workplace/forms/

Workplace Forms en developerWorks®

http://www.ibm.com/developerworks/workplace/products/forms/

Catálogo de soluciones (ibm y partners)

http://www.ibm.com/developerworks/workplace/library/d-wp-forms-portal/

http://catalog.lotus.com/wps/portal/wfm