Инструкция по работе с системой управления проектом...

ЭКОЛОГИЧЕСКИЙ ПРОЕКТ «СДЕЛАЕМ УКРАИНУ ЧИСТОЙ!»

Руководство пользователя

Система управления проектами Worksection

Владимир Гаркуша

08.02.2011

Руководство пользователя предназначается всем участникам проекта. В нем указаны типовые задачи, с которыми пользователь может столкнуться по мере работы в проекте. А также описаны действия, необходимые в случае возникновения таких задач.

Руководство пользователя системы управления проектами Worksection 2

Содержание Версии документа ...................................................................................................................................... 3

Что такое Worksection и для чего он нужен? ............................................................................................ 4

Как с этим работать? .............................................................................................................................. 4

Термины, используемые в документе................................................................................................... 5

Вход в систему............................................................................................................................................ 6

Главная страница системы......................................................................................................................... 7

Добавление задачи .................................................................................................................................... 8

Редактирование и закрытие задачи ........................................................................................................ 12

Работа с файлами ..................................................................................................................................... 14

Добавление новых участников проекта .................................................................................................. 15


Версии документа Дата Версия Автор Изменения

08.02.2011 1.0 Владимир Гаркуша Начальная версия

10.03.2011 1.1 Владимир Гаркуша Обновлен раздел добавления пользователя в проект


Что такое Worksection и для чего он нужен? Привет, коллеги. Представляю вашему вниманию онлайн систему управления проектами

Worksection, которая используется в нашем экологическом проекте «Сделаем Украину чистой!».

Для чего нужна система управления проектами? Чтобы управлять проектами . Занося задачи в

своем браузере вместо листочка, вы сразу же информируете о них исполнителей, формируете

удобный календарь, а для себя получаете полный список того, что сделано или еще предстоит

сделать с указанием приоритетов задач и сроков. С Worksection Вы никогда не забудете о задаче.

Таким образом, потратив немного времени на изучение нового инструмента, Вы сэкономите в

будущем свое время и время ваших коллег. А также, будете в любой момент и в любое время, в

любом месте, где есть интернет, иметь полное представление о проекте, его задачах, его динамике и

его критических точках. Пользуясь Worksection, можно легко делегировать свои задачи и освободить

голову для других важных вещей. Впоследствии Вы всегда сможете увидеть, как движутся дела и что

происходит с задачами, которые Вы делегировали.

Пожалуйста, внимательно прочитайте инструкцию и начните использовать систему. Это значительно

поможет нам координировать общие усилия, а также следить за ходом проекта и помогать по мере

необходимости.

Я сам уже некоторое время пользуюсь Worksection. Эта система помогает мне всегда четко знать, что

и где лежит, какие задачи необходимо сделать в первую очередь, а также состояние проекта на

текущий момент. Таким образом, я экономлю много времени для других дел и отдыха в том числе .

Как с этим работать? В этом разделе вкратце описаны сценарии работы с системой. Куда нужно заходить и что нажимать,

смотрите дальше в документе.

Так как все-таки можно работать с Worksection?

Во-первых, Вы, наверное, уже определились с командой. Сразу же добавьте участников Вашей

команды в Worksection.

Во-вторых, если Вы работаете с командой, то наверняка проводите встречи (если не проводите,

проводите обязательно). Занесите все решения, которые были приняты на встрече в систему в виде

задач и подзадач. Назначьте каждой задаче ответственного. Это позволит в будущем понимать, кто

же делал конкретную задачу. Выставьте приоритет – таким образом, ваши коллеги смогут понять, что

делать в первую очередь. А также, выставьте сроки выполнения, чтобы понимать

последовательность задач и их срочность.

Каждый участник будет информироваться о поставленной ему задаче по почте. А руководитель, в

свою очередь, будет также проинформирован о завершении задачи.

На общем собрании вся команда сможет на диаграмме Ганта увидеть продолжительность задач и

сроки, к которым нужно их завершить.

Если на собрании не будет интернета, то предварительно легко можно распечатать список задач и на

встрече пройтись по каждой, не пропустив ни одной.


Термины, используемые в документе Компания (она же Экологическая инициатива «Сделаем Украину чистой!») – наш общий

всеукраинский проект. Также в систему при необходимости можно добавить сторонние компании.

Например, компании-партнеры по вывозу мусора и их представителей.

Проект – локальный проект в городе (области). Проект имеет руководителя – координатора города.

Задача – задание в рамках проекта. Задаче может быть назначен ответственный за ее выполнение

человек.

Подзадача – более мелкая задача в рамках большой задачи.

Сотрудник – участник проекта.


Вход в систему Для входа в систему введите в браузере адрес http://letsdoit.worksection.com/. В окне авторизации

(Рисунок 1) введите данные (почтовый адрес и пароль) из письма, которое Вам пришло после

регистрации в системе.

Рисунок 1 Окно авторизации

После успешной авторизации Вы попадете в главную страницу системы (Рисунок 2).

Рисунок 2 Главная страница системы

2

1

4

3

5

6

7

8

9

http://letsdoit.worksection.com/


Главная страница системы Главная страница системы (Рисунок 2) предназначена для отображения актуальной ситуации по

проектам в системе.

Вверху находится логотип (1) нашей экологической кампании. Он же – ссылка на главную страницу.

Ниже, под логотипом, находится главное меню (2). Оно предназначено для работы со всеми

текущими проектами пользователя.

В правом верхнем углу – меню пользователя (3). Оно предназначено для перехода к проектам, в

которых участвует пользователь или его задачам. Также тут можно изменить свои данные (телефоны,

фото и т.д.).

Чуть ниже меню пользователя находится меню настройки системы (4). Здесь можно посмотреть

всех участников компании.

Дальше в инструкции эти меню будут описаны подробнее.

Горящие задачи (5) – это задачи, срок завершения которых истек, но они остались открытыми.

Срочные задачи (6) – это задачи, которые необходимо выполнить в ближайшее время.

Действия по проектам (7) – пять последних действий по проектам: добавление задачи,

выполнение задачи, комментирование и т.д.

Список проектов (8) – проекты, в которых участвует пользователь.

Личный блокнот (9) – это место для любых записей, заметок. Информация, оставленная здесь, будет

видна только Вам. Сохраняется все записанное автоматически.


Добавление задачи Для добавления задачи выберите свой проект (Рисунок 2 окно 8). Откроется главное окно проекта

(Рисунок 3).

Рисунок 3 Главное окно проекта

Оно очень похоже на главное окно системы. Только здесь вся информация относится к конкретному

проекту.

Главное меню (1) – содержит пункты:

Обзор проекта – собственно главная страница проекта.

Задачи и общение – просмотр поставленных и выполненных задач по датах, а также

комментариев к ним.

Файлы – файлы, добавленные к проекту. Здесь отображаются все файлы проекта как

прикрепленные к какой-либо задаче, так и самостоятельно добавленные.

Время – учет времени участников проекта. В нашем случае не используется.

Календарь – удобный инструмент, в котором отображаются начало и конец проекта и каждой

задачи. Также есть возможность посмотреть Диаграмму Ганта, которая визуально

показывает продолжительность задач и проекта в целом. Также здесь хорошо видно

просроченные задачи.

Меню пользователя (2) идентично такому же на главной странице системы.

Меню настройки проекта (3) позволяет просмотреть участников проекта, а также изменить

настройки проекта.

1

2

3

4

5

6

7

8

9


Горящие задачи (4), срочные задачи (5) и действия по проекту (6) идентичны тем, что на главной

странице системы.

Статистика проекта (7) показывает процент выполнения, начало и конец, а также руководителя

проекта.

Участники проекта (8) – список участников проекта.

Личный блокнот (9) аналогичен такому же на главной странице систему, только относится к

данному конкретному проекту.

Итак, чтобы добавить задачу в проект, нажмите кнопку Поставить новую задачу. Откроется окно

редактирования задачи (Рисунок 4).

Рисунок 4 Окно редактирования задачи

Здесь необходимо записать название задачи (что необходимо сделать). Под названием выбрать

ответственного за выполнение и приоритет.

Также можно добавить метки к задаче. Это по желанию, пока нет необходимости.

В описании задачи можно указать детали ее выполнения.

Дальше устанавливаем сроки и предполагаемое время работы. Как правило, необходимо

установить только срок по, то есть до какой даты необходимо выполнить задачу. Предполагаемое

время устанавливать не нужно.

Установив галочку Ограничение видимости можно указать, кому будет видна задача. Если галочка

не установлена, задача будет видна все участникам проекта.


К задаче можно прикрепить файл. Это может быть полезно, в случае если задача предполагает

передачу кому-то документа. Тогда этот документ можно прикрепить к задаче. Файл можно

загрузить новый или выбрать уже загруженный.

Ниже (Рисунок 5) можно выбрать, кому будут посылаться сообщения на почту о постановке задачи и

последующих действиях с ней.

Рисунок 5 Окно редактирования задачи. Нижняя часть

После заполнения всех необходимых полей нажмите кнопку Создать задачу.

После создания задачи система откроет окно просмотра задачи (Рисунок 6).


Рисунок 6 Окно просмотра задачи

Здесь можно посмотреть всю информацию по задаче. Также с помощью меню задачи (1) ее можно

редактировать, отправить e-mail ответственному, закрыть (отметить как сделанную), назначить метки

и удалить.

В этом же окне показываются прикрепленные к задаче файлы.

Внизу можно добавить свой комментарий.

Справа, в панели подзадач (2) к задаче можно добавить подзадачи.

В панели участников проекта (3) звездочкой обозначен ответственный за выполнение задачи, а

справа от имени каждого участника находится переключатель, который показывает, будет ли

участнику проекта отправляться на почту информация об изменениях по задаче.

1 2

3


Редактирование и закрытие задачи После добавления задачи она будет отображаться в списке задач проекта. Для редактирования или

закрытия задачи открыть окно просмотра задачи. Для этого нажмите на названии задачи в списке

(Рисунок 7).

Рисунок 7 Список задач проекта

Список задач проекта можно отфильтровать (1) по приоритету, активности, дате создания и дате

завершения. А также показать детальную или краткую информацию.

Справа видны горящие и срочные задачи. Также фильтр заданий (2) по каждому пользователю.

Задача закрывается, когда она выполнена.

Список задач можно распечатать. Для этого нажмите кнопку Распечатать страницу (Рисунок 8 окно 1).

1

2


Рисунок 8 Список задач проекта. Нижняя часть

Также можно получить и впоследствии распечатать отчет по проекту. Для этого в главном меню

проекта (Рисунок 3 окно 1) выберите пункт меню Время (Рисунок 9).

Рисунок 9 Учет времени проекта

Список задач можно фильтровать (2) по исполнителям и срокам. Сформированный список задач

можно экспортировать в таблицу Excel или распечатать, используя ссылку Экспортировать (1) и

выбрав соответствующий вариант из диалогового окна.

1

1

2


Работа с файлами Иногда может возникнуть необходимость в добавлении файла к проекту. Например, официального

документа, обращения к органам власти и т.п. Сделать это можно в главном меню проекта (Рисунок 3

окно 1), выбрав пункт Файлы (Рисунок 10).

Рисунок 10 Файлы проекта

Для загрузки нового файла нажмите кнопку Загрузить файл. Если Вы хотите загрузить новую версию

уже загруженного файла, воспользуйтесь выпадающим меню файла (1) и выберите Загрузить

новую версию. Такой подход поможет всегда держать под рукой актуальную версию того или иного

документа и в то же время в любой момент просмотреть старую версию.

1


Добавление новых участников проекта Просмотреть всех участников проекта можно с помощью меню настройки проекта (Рисунок 3 окно 3),

выбрав пункт Участники проекта (Помилка! Джерело посилання не знайдено.).

Рисунок 11 Участники проекта

Существует несколько типов участников проекта:

Обычный участник – просматривает свои задачи по проекту, закрывает их.

Руководитель проекта – редактирует свой проект, задачи и подзадачи. Не может добавлять

пользователей.

Администратор – создает и редактирует проекты, имеет возможность добавлять участников

проекта.

Супер-администратор – то же что и администратор, плюс имеет право добавлять администраторов.

Для добавления участника в проект нажмите кнопку Добавить сотрудника (Помилка! Джерело

посилання не знайдено., окно 1).

1

2


Рисунок 12 Добавление сотрудника

В открывшемся окне (Рисунок 12) введите:

Имя и фамилию сотрудника

Пол

E-mail

Также здесь можно установить доступ сотрудника к проектам.

После нажатия кнопки Добавить сотрудника, новому пользователю на указанный e-mail будет

отправлено письмо со ссылкой для доступа в систему, а также логином и паролем известном только

ему.

По умолчанию новый пользователь будет иметь тип обычного пользователя. Для назначения

пользователя администратором или супер-администратором необходимо нажать ссылку

Редактировать в разделе Администраторы системы (Рисунок 11, окно 2) и выбрать каждому

пользователю необходимые роли обозначив их галочками.

Внимание! Доступ к добавлению участников проекта имеют пользователи с правами доступа не

ниже администратора, а доступ к назначению администраторов – не ниже супер-администратора!

Инструкция по работе с системой управления проектом...

Documents