0 tacnetting gestiondetareas v2.2
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Tacnetting, inteligencia para su organización (Gest ión de Tareas)
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19/09/2010 1 TAC7, Telemática Avanzada, SLQueda prohibida la reproducción total o parcial del contenido de este documento, así como su transmisión y el uso del mismo
con fines diferentes de los que han originado su elaboración y entrega, sin el permiso escrito de TAC7, SL.
Tacnetting,Inteligencia para su
Organización
(Gestión de Tareas )
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19/09/2010 2 TAC7, Telemática Avanzada, SLQueda prohibida la reproducción total o parcial del contenido de este documento, así como su transmisión y el uso del mismo
con fines diferentes de los que han originado su elaboración y entrega, sin el permiso escrito de TAC7, SL.
“¡Difícilmente podremos gestionar nuestra organizac ión si no conocemos exactamente las tareas que debe hacer cada particip ante y el estado de las
mismas!”
Gracias a tacnetting es posible la asignación de tareas a los participantes de los proyectos (o procesos de negocio), de forma que:
� Que cada participante/empleado/colaborador sepa exactamente las tareas que debe realizar, incluyendo las fechas máximas de realización.� Que cada participante entienda que su tarea forma parte de un “todo” en la organización y tome conciencia de que su trabajo influye en el trabajo de los demás.� Que cada participante pueda asignar (en función de sus atribuciones), tareas al resto de los participantes.� Que los mandos intermedios (o superiores) a cargo de grupos de trabajo, puedangestionar de forma sencilla y eficaz la carga de tr abajo que tienen cada uno de sus participantes.
Gestionando las tareas en tu organización
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19/09/2010 3 TAC7, Telemática Avanzada, SLQueda prohibida la reproducción total o parcial del contenido de este documento, así como su transmisión y el uso del mismo
con fines diferentes de los que han originado su elaboración y entrega, sin el permiso escrito de TAC7, SL.
De igual forma que es importante conocer las tareas globales en todos los proyectos de la organización, igual de importante es saber el estado de las mismas así como la secuencia de pasos que deben seguirse para compl etarlas .
Tacnetting proporciona un flujo básico de tareas para aquellos líderes de proyecto que deseen gestionar de una forma rápida. También es posible que cada líder personalice la forma en la que las tareas se deben mover en la organización.
Toda tarea puede estar en cuatro estados distintos:
� inactivo� desarrollo� realizado� historico
Flujo de trabajo básico
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con fines diferentes de los que han originado su elaboración y entrega, sin el permiso escrito de TAC7, SL.
inactivo desarrollo realizado historico
� Inactivo : Aún no se ha empezado a realizar la tarea . Cuando asignemos una tarea a un participante, este será el estado del punto de partida.� Desarrollo : Se está trabajando con la tarea . Cuando un participante reciba la tarea y va a empezar a trabajarla, debe indicar este estado de forma que el resto de compañeros sepa que está trabajando en la misma.� Realizado : Se ha finalizado la tarea . Cuando un participante haya terminado de hacer una tarea, debe pasarla a este estado, de forma que la persona que la asignó, sepa que está terminada.� Histórico : La tarea se ha finalizado y se ha supervisado corre ctamente . Cuando el creador de la tarea recibe una tarea realizada, puede pasarla al estado histórico simbolizando que es correcta. Si no fuese correcta, volvería a remitirla al usuario destinatario.
Flujo de trabajo básico
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con fines diferentes de los que han originado su elaboración y entrega, sin el permiso escrito de TAC7, SL.
Ejemplo práctico
CONSEJO: Si no sabes
cómo acceder a
tacnetting, contacta con
el administrador de tu
espacio tacnetting
Veámoslo con un ejemplo práctico. Supongamos un proyecto donde el objetivo la preparación de un presupuesto a un cliente. El proyecto consta de 4 participantes donde Antonio es el líder del proyecto y María, Juan e Isabel son participantes en el mismo.
Se desea gestionar todas las actividades que se realizan (incluyendo sus estados) utilizando tacnetting, por lo que los cuatro deben tener cuenta en tacnetting y estar asignados un proyecto concreto.
Antonio
(líder del
proyecto)
María
Responsable
de compras
Juan
Subdirección
técnica
Isabel
Responsable
de finanzas
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Ejemplo práctico
Antonio, como lider, crearía el proyecto en la herramienta y asignaría al resto de usuarios como participantes del mismo.
Por lo tanto, Antonio y el resto de participantes ya pueden ver dicho proyecto.
Antonio
(líder del
proyecto)
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Ejemplo práctico
A continuación Antonio, entrando en el proyecto, crearía las tareas para el resto de participantes (dejando el estado de las mismas como inactivo , significando que aún no se ha empezado a trabajar con dichas tareas. Además asignaría la fecha máxima de realización de cada tarea).
Antonio
(líder del
proyecto)
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Ejemplo práctico
Por lo tanto, en este momento, Antonio puede ver en tiempo real que la tarea “Búsqueda de proveedores” la debe realizar María (como responsable de la misma), que María tiene hasta el día 21/09/2010 para completarla y además, María aún no ha empezado a trabajar con dicha tarea.
Antonio
(líder del
proyecto)
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Ejemplo práctico
María recibe un correo electrónico automático alertándola de que tiene una tarea nueva pendiente para el proyecto denominado “Preparación de la Propuesta al cliente”. María puede entrar en tacnetting y pinchar en la opción MIS TAREAS
María
Responsable
de compras
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Ejemplo práctico
María decide empezar a trabajar en esta tarea, por lo que debería pasarla al estado desarrollo, manteniendo la tarea en su bandejade MIS TAREAS, por lo tanto cambiaría el estado de la misma a desarrollo -> maria. Simultáneamente Antonio recibe un emailindicándole que esta tarea ya está en marcha.
María
Responsable
de compras
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Ejemplo práctico
Una vez María ha terminado de trabajar con dicha tarea, la pasaría al estado realizado -> antonio (de esta forma, la tarea se mueve hacia la bandeja de Antonio para que pueda comprobar si la tarease ha realizado correctamente o no).
María
Responsable
de compras
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Ejemplo práctico
A continuación Antonio, entrando en MIS TAREAS, podría comprobar que María finalizó su trabajo. Si es correcto, Antonio podría pasar dicha tarea a historico . En caso de no ser correcto, podría volver a remitírsela a María para su corrección.
Antonio
(líder del
proyecto)
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TAC7, SL les agradece la atención prestada y queda a su entera disposición
para cualquier duda o consulta que deseen plantear en la dirección
www.tacnetting.com