00 ate procedura generala descriere instrumentare dosare daune ate

Calea Griviţei nr.24,Bucureşti 1,Romania

Tel:+40 21 310 6811-14Fax:+40 21 310 6815e-mail:[email protected]

J40/3965/2003, CUI 15292051, RA nr.054/12.05.2004; Capital Social : 24.265.858 lei;Cont IBAN: RO85MIND001000027287RO01ATEBank Romania SA – Suc. Griviţei

PROCEDURĂ-PROPUNERE Cod: DA-01DESCRIEREA PROCESULUI

DE INSTRUMENTARE A DAUNELORPagina: 1 din 7Per. de arhivare: 5 ani

CAPITOLUL 1 SCOP.

Scopul prezentei proceduri este de a defini şi documenta procesul de instrumentare daune în cadrul societăţii ATE INSURANCE ROMÂNIA S.A.

.

CAPITOLUL 2 DOMENIUL DE APLICARE.

Prezenta procedură se aplică în cadrul structurilor organizatorice ale ATE INSURANCE ROMÂNIA S.A. cu responsabilităţi în activităţile privind instrumentarea daunelor, pentru toate tipurile de Dosare de Daună. În situaţia în care pentru anumite tipuri de Dosare de Daună au fost difuzate instrucţiuni specifice, prevederile acestora vor fi prioritare, prezenta procedură având rolul de completare.

CAPITOLUL 3 DOCUMENTE DE REFERINŢĂ.

- Condiţii de asigurare;- Legea nr. 136/1995 privind asigurările şi reasigurările din România.

CAPITOLUL 4 DEFINIŢII.

Avizarea daunei – înştiinţarea asigurătorului despre producerea unui risc asigurat, făcută în scris de asigurat / păgubit / beneficiarul asigurării sau de împuterniciţi ai acestora;Dauna – prejudiciu material înregistrat în patrimoniul asiguratului în urma producerii unui eveniment asigurat.Despăgubire - suma datorată / achitată de asigurător, asiguratului / păgubitului / beneficiarului asigurării sau împuterniciţilor acestora, în limita sumei asigurate şi în conformitate cu prevederile contractului de asigurare, pentru compensarea daunelor suferite.Client – în procesul de instrumentare a daunelor, prin client se poate înţelege asiguratul/ păgubitul/beneficiarul asigurării sau împuternicitul legal al acestuia, care are dreptul de a fi despăgubit.

CAPITOLUL 5 RESPONSABILITĂŢI.

5.1. Directorul sucursalei/Şeful Departamentului Daune Centrală este responsabil pentru:a) instruirea personalului din subordine privind cunoaşterea şi respectarea prevederilor documentelor Sistemului de Management al Calităţii; b) organizarea şi verificarea proceselor de instrumentare, avizare (juridic şi CFP), gestionare şi arhivare a Dosarelor de Daună;c) avizarea/aprobarea plăţilor de daune în funcţie de matricea competenţelor valorice în vigoare.5.2. Directorul sucursalei:a) desemnează, prin Notă Internă, persoanele abilitate să deschidă/instrumenteze dosare de

daună, stabilind limite de competenţă în funcţie de rezerva de daună estimată;b) desemnează, prin Notă Internă, persoanele care, în lipsa inspectorilor de daune, vor prelua

informaţiile legate de daunele avizate de clienţi.

1

mailto:[email protected]




5.3. Inspectorul de daune este responsabil pentru:a) respectarea prevederilor documentelor Sistemului de Management al Calităţii referitoare la instrumentarea daunelor;b) deschiderea Dosarelor de Daună, constatarea tehnică a avariilor şi stabilirea soluţiilor de remediere, identificarea bunuluii corespunzator din polita cu cel avariat, efectuarea de foto-digitale martor (probă) cât mai elocvente în susţinerea avariilor constatate, instrumentarea cu operativitate şi în condiţii legale a Dosarelor de Daună, derularea corespondenţei necesare, efectuarea înregistrărilor aferente şi emiterea propunerilor de plată a despăgubirilor;c) verificarea conformităţii documentelor pe care le solicită şi care urmează să facă parte din dosarul de daună;d) calitatea activităţilor şi conformitatea înregistrărilor efectuate în cadrul procesului de instrumentare daune;e) gestionarea şi păstrarea Dosarelor de Daună pe perioada instrumentării.5.4. Consilierul Juridic este responsabil pentru :a) avizarea din punct de vedere juridic a Dosarelor de Daună ;b) formularea acţiunilor de regres, exercitarea căilor legale de atac şi luarea măsurilor necesare apărării intereselor patrimoniale ale societăţii ;c) emiterea propunerilor de renunţare la pretenţii, la acţiuni şi la căi de atac în cazurile justificate.5.5. Responsabilul pentru viza de control financiar preventiv răspunde pentru avizarea din punct de vedere financiar a propunerii de plată şi a corectitudinii calculului despăgubirii.5.6. Inspectorul de asigurări - la solicitarea inspectorului de daune, verifică valabilitatea asigurării la data evenimentului, încasarea şi depunerea primelor de asigurare conform normelor interne în vigoare, după care emite Confirmarea Asigurării.

CAPITOLUL 6 DESCRIEREA ACTIVITĂŢILOR. 6.1. Avizarea asigurătorului despre producerea daunelor.

Avizarea producerii evenimentului asigurat se face de către client în termenul stabilit prin condiţiile de asigurare, la unitatea teritorială care a emis contractul de asigurare, sau la cea mai apropiată unitate teritorială ATE INSURANCE ROMÂNIA S.A..de locul în care s-a produs evenimentul.(Pentru evenimentele produse în străinătate, în cazul când se vor practica astfel de tipuri de asigurări, avizarea se face în conformitate cu prevederile condiţiilor de asigurare anexate poliţei de asigurare).

6.1.1. În funcţie de tipul asigurării, avizarea unui eveniment asigurat se poate primi de la oricare din părţile interesate:a) asigurat / păgubit sau reprezentantul ori împuternicitul acestuia;b) beneficiarul asigurării;c) reprezentanţii împuterniciţi de ATE INSURANCE ROMÂNIA S.A..(inspectori, comisari de avarie, corespondenţi, etc.).

6.1.2. Clientul completează formularul Avizarea Daunei, (ex.: cod F-DA-01/01} care este înregistrat în Registrul de intrare/ieşire corespondenţă, (ex.: cod F-AC-01/18} şi în aplicaţiile informatice specifice, când este cazul.

2




Inspectorul de daune solicită clientului documentele emise de organele competente care atestă producerea evenimentului asigurat şi întinderea daunei, acte privind interesul patrimonial, documente justificative privind cuantumul despăgubirii, etc.

6.1.3. Dacă se primesc documente emise în străinătate, inspectorul de daune solicită clientului traducerea acestora în limba română sau ia măsuri în acest sens. Traducerea va fi efectuată numai de către persoane autorizate.

6.2. Codificarea şi înregistrarea Dosarelor de Daună

6.2.1. Dosarele de Daună vor fi numerotate (codificate), de exemplu, după cum urmează:a. fiecare sucursală va folosi indicativul judeţului format din două caractere literale

majuscule, respectiv litera B pentru Bucureşti, similar celor folosite la numerele de înmatriculare ale autovehiculelor;

b. în continuare se va aloca fiecărui inspector de daune sau persoană autorizată să deschidă/ instrumenteze dosare de daună din judeţul respectiv (inclusiv cei de la agenţii), un caracter numeric începând cu numărul 1. (Pentru sucursalele unde sunt mai multi inspectori, caracterele numerice vor fi 01, 02, … 10, 11, etc.)

c. în continuare inspectorul de daune va aloca fiecărui Dosar de Daună deschis, consecutiv, câte un număr începând de la 001. (Cand va fi cazul si societatea va practica asigurari obligatorii ca de exemplu: 1-auto-raspundere civila/Carte verde sau 2-de locuinte, fiecare inspector de daune va avea trei şiruri de numere separate, unul pentru RCA/Carte verde, unul pentru locuinte şi unul pentru facultative care se numerotează la rând indiferent de tipul de asigurare).

d. în continuare se va scrie tipul asigurării în conformitate cu denumirea scurtă din Nomenclatorul de produse, urmată de o bară (slash) şi anul prescurtat din două caractere numerice.

Exemple: AB 1 001 / RCA / 04;- Alba, inspectorul 1, raspundere civila auto, anul 2004; MS 2 082 / Casco/ 06;- Mures, inspectorul 2, facultativa auto, anul 2006; B 04 227 / Cladiri / 07;- Bucuresti, , inspectorul 4, clădiri, anul 2007. 6.2.2. Ca regulă generală, de comun acord cu clientul, Dosarele de Daună se vor înregistra la sucursala unde este localizat bunul avariat (sucursala în zona căreia se efectuează reparaţiile în cazul daunelor auto) astfel încât inspectorul de daune care a efectuat constatarea avariilor să realizeze şi instrumentarea Dosarului de Daună, eventual reconstatare în caz de nevoie, respectiv emiterea propunerii de despăgubire şi urmărirea avizării şi achitării despăgubirii.

În cazul în care clientul solicită în mod expres şi motivat, numai constatarea avariilor, urmând ca instrumentarea dosarului să se efectueze în altă sucursală în cazul asigurari de bunuri mobile - ex.: auto, etc. (în general sucursala care a emis contractul de asigurare sau cea care acoperă zona unde se află sediul/domiciliul acestuia), se va efectua constatarea (Procesul Verbal de Constatare a Pagubelor (ex. : formular cod F-DA-01/03) şi fotografii-martor digitale) documentele urmând a fi transmise la sucursala unde va fi înregistrat, instrumentat şi finalizat dosarul.

Rezerva de daună va fi constituită şi actualizată numai de sucursala unde a fost înregistrat Dosarul de Daună.6.2.3. Dosarul de daună se înregistrează în Registrul de Evidenţă Daune, după cum urmează: a) pentru daune acoperite de asigurări facultative – ex.: formular cod F-DA-01/12;b) pentru daune acoperite de asigurări RCA – ex.: formular cod F-DA-01/13;

3




c) pentru daune acoperite de asigurări Carte Verde – ex.: formular cod F-DA-01/14.În fiecare sucursală ATE INSURANCE ROMÂNIA S.A..vor fi deschise primele două

registre, partiţionate fiecare corespunzător cu numărul inspectorilor de daune (inclusiv cei din agenţii).

Datele înregistrate în registrele de evidenţă a daunelor din agenţiile subordonate vor fi transmise zilnic electronic în momentul avizării daunelor către sucursală, pentru a fi înregistrate/evidentiate corespunzător. 6.2.4. Cand va fi cazul, Dosarele de Daună pentru asigurarea Carte Verde sunt deschise, înregistrate şi instrumentate numai de către Direcţia Juridică şi Daune prin Departamentul Daune Carte Verde, a cărui activitate se desfăşoară în cadrul Administratiei Centrale din Bucureşti.

6.3 Deschiderea dosarelor de daună şi constatarea pagubelor

6.3.1. La prezentarea clientului, inspectorul de daune verifică:a) actele întocmite de autorităţile competente;b) valabilitatea de principiu a contractului de asigurare la data producerii daunei (identitatea asiguratului, obiectul asigurării, plata la zi a primelor de asigurare) pe baza documentelor prezentate;c) acoperirea prin poliţa de asigurare a riscului care a produs paguba;d) solicitarea despăgubirii înainte de împlinirea termenului legal de prescripţie,e) alte aspecte specifice în funcţie de tipul asigurării şi bunurile / răspunderile asigurate.

Inspectorul de daune deschide Dosarul de Daună şi solicită clientului completarea formularelor specifice, în conformitate cu prevederile Condiţiilor de Asigurare şi a procedurilor/instrucţiunilor ATE. INSURANCE ROMÂNIA S.A., Dosarul de Daună este înregistrat în Registrul de Evidenţă Daune Facultative şi întrodus imediat in sistemul informatic.Documentele se îndosariază în dosare simple cu şină urmând ca pe coperţile 1 şi 3 să fie fixate în capse formularele Dosar de Daună, (ex. : cod F-DA-01/02} şi Opis Dosar Daună, (ex. : cod formular F-DA-01/11}.6.3.2. Imediat după înregistrarea Dosarului de Daună inspectorul de daune întreprinde demersurile necesare pentru confirmarea asigurării. În cazul în care contractul de asigurare a fost emis în altă unitate teritorială, inspectorul de daune va transmite formularul Cererea de Confirmare a Asigurării, (ex.:cod F-DA-01/04).

Persoana desemnată din sucursala emitentă sau inspectorul de asigurări / inspectorul coordonator al agentului care a emis contractul de asigurare, verifică pe baza documentelor din dosarul asigurării valabilitatea acesteia la data evenimentului - încasarea primelor de asigurare conform contractului de asigurare (scadenţe rate, eventuale suspendări) şi depunerea primelor de asigurare conform Contractului de Mandat al agentului / brokerului, după care emite Confirmarea Asigurării, (ex.:cod F-DA-01/05), menţionând expres dacă asigurarea era valabilă sau nu la data producerii evenimentului. Documentul este semnat cu numele în clar al persoanei care a efectuat verificările, datat şi transmis inspectorului de daune în termen de maximum 1 zi lucrătoare de la primirea solicitării, împreună cu Nota de Calcul, Inspecţia de Risc şi eventual alte acte adiţionale relevante, aferente contractului de asigurare.6.3.3. Consilierul juridic verifică documentele prezentate de către client, avizează instrumentarea Dosarului de Daună şi stabileşte dacă plata daunei impune regres sau recuperare.

4




În funcţie de rezultatele verificării, se solicită clientului prezentarea documentelor necesare pentru completarea Dosarului de Daună.6.3.4. Inspectorul de daune stabileşte de comun acord cu clientul locul, data şi ora la care va avea loc constatarea pagubelor. Înaintea deplasării se înregistrează în Registrul de intrare/ieşire corespondenţă (ex. : cod F-AC-01/08), Procesul Verbal de Constatare a Pagubelor (ex. :formular cod F-DA-01/03), care urmează a fi întocmit cu această ocazie. În cazul în care plata daunei impune regres sau recuperare, pentru a se evita contestaţiile ulterioare privind cuantumul despăgubirii acordate, inspectorul de daune elaborează Scrisoarea de Notificare, formular specific formei de asigurare, pe care o înregistrează în Registrul de intrare/ieşire corespondenţă şi o transmite în timp util:a) persoanei vinovate de producerea pagubei - în caz de regres judiciar sau recuperare;b) asigurătorului de răspundere civilă - în caz de regres administrativ.

Documentul este avizat de consilierul juridic şi aprobat de Directorul Sucursalei.6.3.5. În toate situaţiile inspectorul de daune verifică identitatea împuterniciţilor, care pot participa la constatarea pagubelor numai în baza Împuternicirii de Reprezentare, (ex.: formular cod F-DA-01/06), înregistrată, ştampilată şi semnată de reprezentantul legal, în cazul persoanelor juridice, respectiv în baza unei Procuri notariale speciale, în cazul persoanelor fizice.6.3.6. Inspectorul de daune verifică modul de producere a evenimentului, realitatea producerii acestuia şi constată pagubele produse. Rezultatele cercetării, dimensionarea pagubelor şi lista documentelor necesare instrumentării daunei apărute sunt menţionate în Procesul Verbal de Constatare sau pe o Anexă a acestuia, atunci când este cazul. 6.3.7. În funcţie de rezultatul constatării tehnice inspectorul de daune poate impune clientului, prin menţionarea în Procesul Verbal de Constatare şi sub rezerva plăţii daunei:a) măsurile necesare pentru limitarea extinderii pagubei sau micşorarea acesteia;b) măsurile necesare pentru conservarea bunurilor avariate până la efectuarea tuturor

cercetărilor, expertizelor şi verificărilor necesare.6.3.8. Eventualele rezerve formulate de părţi la momentul emiterii Procesului Verbal de Constatare vor fi menţionate în scris pe acesta sau pe o anexă.6.3.9. În funcţie de caz şi de tipul asigurării, Procesul Verbal de Constatare este semnat de către :a) inspectorul de daune;b) asigurat sau reprezentantul/împuternicitul legal al acestuia;c) păgubit sau reprezentantul/împuternicitul legal al acestuia (in cazul asigurări de răspundere civilă sau profesională);d) beneficiarul asigurării sau reprezentantul/împuternicitul legal al acestuia;e) persoana vinovată de producerea pagubei sau împuternicitul legal al acesteia - în caz de regres judiciar sau recuperare;f) reprezentantul legal al asigurătorului de răspundere civilă - în caz de regres administrativ;g) reprezentantul unităţii reparatoare (când este cazul).

6.3.10. După ce este semnat de toate persoanele prezente, un duplicat al Procesului Verbal de Constatare cu Anexa / Anexele corespunzătoare este înmânat asiguratului. 6.3.11. Indiferent de natura şi mărimea daunei, inspectorul de daune efectuează fotografii martor-digitale la bunurile avariate.

5




6.3.12. Probele foto-digitale sunt descarcate in sistemul informatic imediat, cel mai tarziu a doua zi dupa efectuarea constatarii propri-zisa. Fotografiile-martor sunt salvate in sistemul informatic al Sucursalei, fiind arhivate, iar separat, se anexează la Procesul Verbal de Constatare care apoi se introduc impreuna in sistemul informatic al societatii. 6.3.13. În cazul în care la verificările menţionate la punctul 6.3.1. se constată neconcordanţe (paguba produsă constituie excludere de plată conform condiţiilor de asigurare), inspectorul de daune deschide Dosarul de Daună, (ex.: cod F-DA-01/02) şi îl înregistrează în Registrul de Evidenţă Daune Facultative, (ex.: cod F-DA-01/12) şi în sistemul informatic dar nu eliberează documente de constatare şi nu constituie rezervă de daună.

Aceste dosare de daună vor conţine constatarea avariilor şi copiile documentelor prezentate de asigurat. Pentru evitarea contestaţiilor ulterioare sau tentativelor de fraudă, se vor efectua fotografii-martor digitale ale pagubelor existente la data constatării iar dosarul împreună cu foto-martor se introduc de urgenţă în sistemul informatic şi se comunică imediat cu Seviciul-daune din Administraţia Centrală toate coordonatele celor constatate pentru stabilirea în comun a demersurilor de întreprins pentru soluţionarea cazului respectiv.

6.3.14. Pentru pagube complexe, la care stabilirea împrejurărilor prezintă dificultăţi deosebite, sau daune al căror cuantum este estimat peste limita stabilită prin reglementările interne, inspectorul de daune solicită obligatoriu asistenţă tehnică de specialitate de la Administraţia Centrală. Evenimentele de acest fel sunt înştiinţate imediat la Serviciul Daune din Administraţia Centrală.

Modul de instrumentare şi finalizare al dosarului de daune este stabilit în conformitate cu prevederile contractelor de reasigurare şi când este cazul, chiar cu hotărârea reasigurătorului.În aceste situaţii, cu aprobarea Administraţiei Centrale, pentru efectuarea cercetării şi constatării pagubelor se pot angaja experţi sau specialişti neutri. Angajarea şi retribuirea acestora se face în conformitate cu dispoziţiile legale în vigoare.

6.3.15. Documentele care dovedesc solicitarea de asistenţă tehnică sau înştiinţarea daunei la Administraţia Centrală / Serviciul Daune sunt înregistrate în Registrul de Intrare-Ieşire şi apoi anexate la Dosarul de Daună aferent.6.3.16. Inspectorul de daune estimează rezerva de daună şi o înregistrează pe Dosarul de Daună, în Registrul de Evidenţă Daune Facultative şi în aplicaţiile informatice specifice, fără a depăşi, în funcţie de tipul asigurării, valoarea maximă a despăgubirii / valoarea reală a bunului asigurat / suma asigurată / limita răspunderii.

În cazul dosarelor de daună care urmează a fi transmise altor sucursale pentru instrumentare şi finalizare, rezerva de daună va fi menţionată doar pe dosar, în Registrul de Evidenţă Daune Facultative şi în sistemul informatic fiind introdusă cu rezervă zero.6.3.17. La fiecare Dosar de Daună se anexează Fişa dosarului (prima pagină) în care se specifică activităţile care mai trebuie întreprinse şi documentele care urmează a fi anexate. După finalizarea dosarului acest document este distrus.6.3.18. La cererea clientului sau a unităţii reparatoare, inspectorul de daune efectuează constatări suplimentare a avariilor a căror depistare nu a fost posibilă la constatarea iniţială.

Rezultatele constatării sunt menţionate într-un nou Proces Verbal de Constatare (suplimentar), (ex. : cod F-DA-01/03) care este semnat de aceleaşi persoane care au semnat Procesul Verbal de Constatare a pagubelor iniţial.

Noul Proces Verbal de Constatare-suplimentar se înregistrează în Registrul de Intrare/Ieşire corespondenţă cu prima ocazie când inspectorul de daune revine la sediul sucursalei (cel mult a doua zi), după care este anexat la dosarul de daună iniţial.

Dacă emiterea unui nou Proces Verbal de Constatare (suplimentar) presupune o majorare importantă a despăgubirii estimate iniţial, se va reactualiza rezerva de daună pe Dosarul de Daună, în Registrul de Evidenţă Daune Facultative şi în sistemul informatic.

6




6.3.19. De fiecare dată când primeşte informaţii suplimentare, inspectorul de daune reevaluează rezerva de daună şi înregistrează valoarea estimată pe Dosarul de Daună, în Registrul de Evidenţă Daune aferent şi în sistemul informatic.6.3.20. La primirea unui Dosar de Daună deschis de altă unitate teritorială, sucursala desemnată de client pentru instrumentarea şi finalizarea acestuia va înregistra dosarul sub propriul număr şi va constitui rezerva de daună în sistemul informatic. După înregistrarea Dosarului de Daună primit, se va verifica eliberarea rezervei de daună şi închiderea dosarului la sucursala care a făcut prima înregistrare.

6.4 Aprobarea şi plata despăgubirilor

6.4.1. Clientul completează Cererea de Despăgubire, (ex. formular cod F-DA-01/07) şi predă inspectorului de daune documentele de justificare a plăţii daunei, împreună cu celelalte documente solicitate. Inspectorul de daune verifică preliminar documentele prezentate şi lista documentelor solicitate cu ocazia efectuării constatării avariilor.

Dacă documentele de reparaţii prezintă neconformităţi (lipsă deviz detaliat, lipsă dovada plăţii, etc.) sau nu au fost aduse toate documentele solicitate, Cererea de Despăgubire nu se înregistrează.

Dacă toate documentele sunt în regulă, Cererea de Despăgubire este înregistrată în Registrul de intrare/ieşire corespondenţă (menţionându-se numărul de documente depuse şi pe scurt, ce reprezintă fiecare) şi se comunică clientului data când se va prezenta pentru semnarea acordului privind suma aprobată ca despăgubire, urmărindu-se respectarea termenelor de plată prevăzute în condiţiile de asigurare.

6.4.2. Inspectorul de daune verifică existenţa şi conţinutul tuturor documentelor necesare la Dosarul de Daună şi valoarea sumei asigurate după care calculează suma ce va fi propusă ca despăgubire.

Din cuprinsul dosarului trebuie să rezulte clar piesele, materialele şi operaţiile de manoperă acceptate la plată (prin marcarea valorilor acceptate pe devizele de reparaţii).

În cazul când din analiza dosarului rezultă necesitatea unor documente suplimentare, inspectorul de daune se adresează în scris celor care trebuie să furnizeze documentele respective. În relaţiile cu clientul, se foloseşte formularul Scrisoare de Notificare Acte Necesare (ex.: cod F-DA-01/16).

Dacă în contractul de asigurare există o clauză de cesiune a drepturilor de despăgubire, inspectorul de daune solicită în scris titularului cesiunii, acordul pentru plata despăgubirii.

În cazul când suma propusă ca despăgubire diferă de suma solicitată de asigurat (sau Cererea de Despăgubire este respinsă integral, conform punctului 6.3.14 inspectorul de daune emite Nota de Justificare Diferenţe, (ex. : cod F-DA- 01/10) pe care o transmite clientului.

După finalizarea acestor activităţi, inspectorul de daune întocmeşte Referatul de plată a despăgubirii (ex.: formular cod F-DA-01/08).6.4.3. Dacă plata despăgubirii cuvenite nu este solicitată în termenul legal de prescripţie sau în cazurile menţionate la punctul 6.3.14, inspectorul de daune propune închiderea dosarului de daună prin emiterea Referatului de clasare, (ex.:cod F-DA-01/09), care este avizat de Consilierul Juridic şi Directorul Sucursalei (Şeful Departamentului Daune Centrală), după care dosarul este arhivat corespunzător. 6.4.4. Dosarul de daună este transmis Consilierului Juridic pentru pentru avizare. Consilierul juridic verifică:

7




a. Documentele prezentate de client:- existenţa documentului emis de autorităţile în drept, din care rezultă cauzele,

împrejurările şi culpa în producerea evenimentului;- dacă evenimentul respectiv este consecinţa unui risc asigurat;

b. Confirmarea valabilităţii asigurării la data producerii evenimentului asigurat;c. Inspecţia de Risc (în cazurile când locuinţa a fost inspectată înaintea încheierii asigurării);c. Însuşirea avariilor constatate de către client, prin semnarea Procesului Verbal de

Constatare;d. Existenţa fotografiilor-martor digitale şi a documentelor de reparaţie;e. Existenţa şi legalitatea Cererii de Despăgubire;f. Îndeplinirea termenului de prescripţie extinctivă.

În funcţie de documentele prezentate în dosarul de daună, consilierul juridic avizează legalitatea dreptului la despăgubire şi stabileşte dacă plata despăgubirii impune regresul sau recuperarea sumei respective.6.4.5. Dosarul de daună este transmis compartimentului economic pentru viza CFP.6.4.6. Dosarul de daună este înaintat Directorului de Sucursală / Şefului Departamentului Daune Bucureşti care verifică documentele din Dosarul de Daună, avizele juridic şi controlul financiar preventiv şi aprobă/avizează (funcţie de valoarea daunei, conform R.O.F.) dosarul de daună.

În funcţie de nivelul despăgubirii calculate şi matricea competenţelor conform R.O.F. în vigoare, dosarul este transmis Serviciului Daune din Administraţia Centrală pentru obţinerea aprobării.6.4.7. După aprobarea finală, responsabilul CFP/persoana desemnată prezintă dosarul pentru semnarea de către client a acordului privind suma aprobată ca despăgubire după care, în funcţie de cuantumul despăgubirii şi nivelul competenţelor de plăţi: întocmeşte borderoul cu Dosarele de Daună finalizate şi transmite datele la Administraţia

Centrală;- face demersurile necesare achitării despăgubirii direct din sucursala ATE INSURANCE ROMÂNIA S.A.6.4.8. După efectuarea plăţii, se anexează dovada corespunzătoare iar dosarul de daună este transmis inspectorului de daune/persoanei desemnate, care înregistrează efectuarea plăţii în Registrul de Evidenţă Daune şi în aplicaţiile informatice specifice (eliberează/reactualizează rezerva de daună).6.4.9. Dosarul de daună este transmis la arhiva sucursalei sau după caz, consilierului juridic, pentru efectuarea procedurilor de recuperare / regres. 6.4.10. Dosarele de Daună cu regres administrativ se transmit asigurătorului R.C.A după întocmire.6.4.11. Economistul sucursalei teritoriale gestionează plăţile de daună, urmăreşte încasarea sumelor recuperate şi efectuează toate raportările aferente.6.4.12. Datele, evidenţele, situaţiile şi raportările privind Dosarele de Daună deschise şi avizate, precum şi despăgubirile plătite, se întocmesc şi se transmit la Administraţia Centrală în conformitate cu prevederile procedurilor/instrucţiunilor elaborate de structurile organizatorice care le utilizează.

CAPITOLUL 7 MATRICEA DOCUMENTELOR.

Documentele şi înregistrările calităţii pe care prezenta procedură le introduce în circuitul informaţional al Sistemului de Management al Calităţii sunt următoarele:

8




Denumire DocumentCod

Revizia / DataElaborare/ completare

Avizare AprobarePerioada arhivare

Se transf în IC?

0 1 2 3 4 5 6 7

1 Avizarea DauneiF-DA-01/01

Rev. în vigoareclientul N/A N/A 10 ani DA

2 Dosar de DaunăF-DA-01/02

Rev. în vigoareInsp. daune N/A N/A 10 ani DA

3 Proces Verbal de ConstatareF-DA-01/03

Rev. în vigoareInsp. daune clientul N / A 10 ani DA

4 Cerere de Confirmare a AsigurăriiF-DA-01/04

Rev. în vigoareInsp. daune N / A N / A 10 ani NU

5 Confirmarea AsigurăriiF-DA-01/05

Rev. în vigoareInsp. asigurari Director Suc. N / A 10 ani DA

6 Împuternicire de ReprezentareF-DA-01/06

Rev. în vigoareclientul N / A N / A 10 a ni NU

7 Cerere de DespăgubireF-DA-01/07

Rev. în vigoareclientul N / A N / A 10 ani DA

8 Referat de platăF-DA-01/08

Rev. în vigoareInsp. daune

Cons.

Juridic

CFP

Director

Suc. 10 ani DA

9 Referat de clasareF-DA-01/09


Cons.

Juridic

Director

Suc. 10 ani DA

10 Notă de Justificare DiferenţeF-DA-01/10


Director

Suc. N / A 10 ani DA

11 Opis Dosar DaunaF-DA-01/11

Rev. în vigoareInsp. daune N / A N / A 10 ani DA

12 Registru de Evidenţă Daune FacultativeF-DA-01/12


13 Registru de evidenţă daune RCAF-DA-01/13


14 Registru de evidenţă daune CARTE VERDEF-DA-01/14


15 Registru de evidenţă fotoF-DA-01/15


16 Scrisoare de Notificare Acte NecesareF-DA-01/16


Cons.

Juridic

Director

Suc. 10 ani DA

9

00 ate procedura generala descriere instrumentare dosare daune ate

Documents