CONTENTS

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第

壹

章

节

（一）公文的定义

●公文，是公务文书的简称，是各个机关、部门、单位、企业和组织在公务活动

中，按照特定的格式，经过一定的处理程序，形成和使用的书面材料和文件。

●党政机关公文，是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和

规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布

置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

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可靠性

事实和材料必须真实可靠。

特定性①作者是特定的

②行文对象是特定的

③处理程序是特定的

实用性

针对实际问题而制发，有明确的写作目的。

权威性公文是党政机关和企事业单位处理公务、开展工作、管理国家和企业的法定依据。

公务性是以处理公共事务为内容，反映社会组织的公务信息。

规范性公文起草、成文、收发、传递、执行、立卷、归档、销毁等都要遵循一定的规范化制度，每一种公文还有它特定的格式。

政策性

党政机关公文都是用来贯彻执行党和国家的政策法规。

时效性针对的问题总是存在于特定的时间范围之内，处理要求迅速及时。

（二）公文的特点

（三）公文的作用

领导和

指导

宣传和教育

规范和

约束

公文是管理的工具，一

经拟定与下发，必须严

格执行其规定。

大部分公文都是用来颁布行

政法规、发布各种命令、制

定规章制度的，一旦制发生

效，就必须遵照执行，不得

违反。

许多公文在做出工作部署，提出

贯彻要求时，都会分析形势，阐

明观点，对干部群众进行宣传教

育，以便统一思想认识，增强贯

彻执行的自觉性。

依据和

凭证

沟通和

联系

组织和

协调

公文反映了发文机关的

意图，是收发机关作出

决策、处理问题、开展

工作的依据和凭证。

党政机关、企事业单位和其他

社会组织都要通过公文来联系

和商洽工作，传递和反馈信息，

介绍和交流经验。

公文能调整社会各个组织

之间的关系，使之协调有

序，最终使各项工作顺利

进行。

●以行文关系为标准

（1）下行文——上级机关向所属下级就干发送的各类公文，如命令、决定、决议、公告、通告、通知、通报、

批复等，可以越级行文；

（2）上行文——下级机关向上级领导机关呈送的各类公文，如请示、报告等，一般不得越级行文；

（3）平行文——指同级机关或没有隶属关系的机关之间往来的各类公文，如通知、函、议案等。

●以公文性质、作用为标准

（1）指令性公文，如决议、命令、决定、批复、通知等；

（2）报请性公文，如请示、报告、函、议案等；

（3）规定性公文，如规定、办法、守则、细则等；

（4）告知性公文，如布告、公告、通告、通报等；

（5）计划性公文，如规划、方案等；

（四）公文的分类

（6）商洽性公文，主要是各类函件；

（7）证明性公文，如介绍信、证明信等；

（8）实录性公文，如纪要、会议记录等；

（9）多用性公文，如函、批复、意见、通知等。

●以公文来源为标准

（1）外发公文——本机关拟制的向外单位发出的公文，简称发文；

（2）收进公文——本机关收到的从外单位发来的公文，简称收文；

（3）内部公文——本机关制作并在内部使用的公文，如规章制度等。

●以公文秘密程度为标准

（1）绝密公文，最长保密期限为30年；

（2）机密公文，最长保密期限为20年；

（3）秘密公文，最长保密期限为10年；

（4）普通公文。

●以公文紧急程度为标准

（1）特提公文；（2）特急公文；（3）加急公文；（4）平急公文。

●以公文地位为标准

（1）法定公文；（2）普通事务性公文。

第

贰

章

节

公文的起草

执笔人按照领导或者领导机关的指示精

神，从领命、准备、构思到写就公文初

稿的行为过程。

公文的审核

发文机关办公室负责。

公文的签发

机关负责人或主要负责人最后审定并签署印发。

（一）公文的拟制

01

02

03收文办理

（二）公文的办理

是指收进外部送达本机关、单位的公务文书和材料。主要程序如下：（1）签收；（2）登记；（3）初审；（4）承办；（5）传阅；（6）催办；（7）答复；

发文管理是指机关内部为制发公文所进行的一系列管理活动。主要程序如下：（1）复核；（2）登记；（3）印制；（4）核发；（5）涉密传递。

整理归档

是指公务活动中形成的、办理完毕、应作为文件档案保存的各种纸质文件材料，按相互之间的联系和不同价值，进行保管和再利用。

幅面尺寸 版心与页边尺寸 文字内容

（三）公文的版面

公文版面主要涉及幅面尺寸、页面与版心尺寸、字体字号、行数字数、文字颜色等，

这些都有严格的规定，见2012年6月29日公布的《党政机关公文格式》国家标准(GB/T

9704-2012)。

即纸张大小，公文用纸采用A4型纸，其成品大小为210mm×297mm（宽度×高度）。

（1）版心。即文字分布范围大小。规定尺寸为156mm×225mm（宽度×高度）。（2）天头。即版心上边框与纸张上边框之间的距离。规定尺寸为37mm±1mm。（3）订口。即版心左边框与纸张左边框之间的距离。规定尺寸为28mm±1mm。

（1）字体和字号。公文文字一般用3号仿宋字体，一至五级标题序号分别为“一、”“（一）”“1.”“（1）”“①”，字体分别为3号黑体、3好楷体、3号仿宋体加黑、3号仿宋体、3号仿宋体。（2）行数和字数。公文的每一页面一般排22行，每行28字，并撑满版心。（3）文字的颜色。无特殊情况时所用文字颜色均为黑色。

（四）公文的装订

●平订：是指从封面装订至封底的一种装订方式。

●骑马订：是指将书页对折后，全书订于折叠线上的装订方法。由于多张书页对折

并 分开后，装订时的动作类似为马匹上鞍，因此称骑马订。

平订、骑马订订位为两订外订眼距版面上下边缘70mm±4mm，平订

订锯与书脊间的距离为3—5mm。

版头

（五）公文的要素与格式

指公文首页红色分隔线以上的部分。包括份号、密级和保密期限、紧急程度、

发文机关标志、发文字号、签发人六大要素。

（1）份号。一般用6位3号阿拉伯数字表示，如“000002”，标注在首页版心左

上角第一行。

（2）密级和保密期限。涉密公文必须标注秘密等级即绝密、机密、秘密三类。

（3）紧急程度。紧急公文需要标注紧急程度，即“特急”或“加急”。

（4）发文机关标志。由发文机关的全程或者规范化简称加“文件”二字组成。

（5）发文字号。主要有发文机关代字、年份和发文顺序号3个部分组成，

（6）签发人。即签发文件的人，是机关的领导人，一般为单位的正职或主要领导

授权人。

主体

指公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分割线（不含）以上

的部分。包括标题、主送机关、正文、附件说明与附件、发文机关署名、成文

日期与印章、附注等元素。

（1）标题。公文标题的内容一般由“发文机关+事由+文种”组成。

（2）主送机关。指负责处理、执行公文的机关。

（3）正文。第一层为“一、”黑体字体；第二层为“（一）”，楷体字体；第三层为“1.”，

仿宋字体；第四层为“（1）”，仿宋字体。

（4）附件说明与附件。指与公文正文具有同等效力、附属于主件的文字材料，对正文起补充

说明的作用。

（5）发文机关署名、成文日期与印章。发文机关署名即在公文上签上发出机关的名称。成文

日期指公文发出或生效的时间。印章是发文机关的印章，是公文最后生效的标志。

（6）附注。主要作用是说明公文的发送、阅读和传达范围。请示、报告、函等类别的公文必

须标准附注，其他文种视情况而定，下行文也可以用附注。

版记

指公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。公文的版记包

括抄送机关、印发单位、印发日期等要素。

（1）抄送机关。指除主送机关外，还需要执行或知晓公文的其他机关。抄送机关可

以是上级机关、下级机关或不相隶属机关。

（2）印发机关和印发日期。它们一般用4号仿宋字体，编排在末条分隔线之上、

“抄送”之下，两个要素共用一行。印发机关左侧、印发日期右侧各空出一个汉字

的距离，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。

（3）分隔线。版记中的分隔线与版心等宽，黑色，首、末分隔线用粗线，约1磅

（约等于0.35mm的高度），中间的分隔线用细线，约0.75磅（约等于0.25mm的高

度）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一页的版心

下边缘重合。

页码和表

格

公文的特

定格式

（1）页码。公文页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下一行，数字左右各标记一条4号一字线，如“—2—”，一字线上距版心下边缘7mm。单数页码居右空出一个汉字的距离，双数页码居左同样缩进一个汉字的距离。（2）表格。如果公文中存在A4纸型的横向排列的表格，该页的页码位置也应该与公文中其它页面的页码保持一致，不能因横向排列表格而调整页码的位置。同时，无论单、双页码，表头始终保持在表格主体的左侧。

（1）信函格式。（2）命令格式。（3）纪要格式。

公文首页版式

联合行文公文首页版式1

联合行文公文首页版式2

公文末页版式1

公文末页版式2

联合行文公文末页版式1

联合行文公文末页版式2

附件说明页版式

带附件公文末页版式

信函格式首页版式

命令（令）格式首页版式

第

叁

章

节

（一）公文的行文规则

1.不得越级行文。行文关系根据隶属关系和职权范围确

定，一般不得越级行文。特殊情况需越级行文的，应当

同时抄送被越过的几个。

2.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹

带请示事项。

（二）公文的写作流程

准备阶段

明确主题：根据领导意图、上级精神或者有关文件政策规定要求，预先确 定一个主题，再围绕它组织材料，实施写作。

搜集材料：发文目的和主题确定后，要围绕主题搜集材料，进行一定的调 研工作。

写作阶段

创建框架：指拟定公文的提纲，安排公文的结构。

着手内容：指公文的起草写作。

校验阶段——— 检查校验：公文拟定后，要反复阅读，耐心地仔细地逐字逐句检查修改， 连每个标点符号也不能马虎。

（三）公文的表达方式

表达方式是指表述特定内容所使用的特点语言方法和手段，它是文章构成的一种形式要素。常公文的表达方式主要有叙述、说明、议论3种。

1.叙述。就是将事情的前后经过描述出来，这是公文中使用最普遍的一种表达方式。

2.说明。就是对事物进行科学的解说，对客观事物作出说明或对抽象事理进行阐释。包括事物说明

（以客观存在物为对象来说明该事物的情况）和事理说明（以抽象的概念或道理来解释事物本身内部

的规律）。态度的客观性、内容的严密性、语言的准确性是说明的三要素。

3.议论。就是对某一事件或问题发表见解，表明观点和态度，并以充分的材料证明自己观点的正确性。

包括立论（即证明，指正面阐述观点，说明其正确性，从而建立起论点，包括例证法、分析法、印证

法、对比法、类比法等）和驳论（即反证法，指通过议论证明对立论点的错误，从而证明自己论点的

正确性，包括反驳论点、反驳论据、反驳论证等）。

（四）公文的语言要求

1.明白。语言表达无歧义，表述清楚明白；用词通俗易懂。

2.准确。分清词性，避免动词、名词、形容词的误用；根据轻重不同、范围不同、对象不同、感情色彩不

同、行为角度不同、人和物的不同，选用最恰当、最贴切的词语。

3.直接。公文针对性、时间性极强，要求语意、词义直接，表达必须开门见山，直截了当，一针见血。

4.平实。感情朴实，用词朴素，不过多地引经据典。

5.简洁。简化结构，多用单句、短句，少用复句、长句；杜绝堆砌，语言简练，不要堆积漂亮词、新名词；

避免重复；去处赘余。

6.规范。用规范化的书面语言，追求庄重严肃，一般不能使用口语、歇后语等。用规范化的公文专用语，

如下级对上级，语气要祈请、恳切；上级对下级，语气要坚决、果敢；平级或不相隶属机关之间，语气

要平和、礼貌、委婉、诚恳。

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