CHAMBERGO GARCIA,

ALEJANDRO

INVESTIGACIN DE OPERACIONES II

Mdulo: II Unidad: I Semana: 1

Nociones Bsicas

Introduccin a Administracin de Proyectos

Los proyectos por definicin tienen una fecha de inicio

y finalizacin determinadas, al igual que un alcance,

presupuesto, resultados especficos y recursos

asignados.

Adicionalmente, los proyectos por similares que sean

sus actividades y alcances, se tornan diferentes

porque las circunstancias cambian, y las cosas

siempre son distintas cuando se interrelaciona con

personas.

Una de las funciones primordiales de los administradores de

proyectos es administrar los procesos internos del mismo

donde realmente se efecta el trabajo.

Por pequeo que sea el proyecto, se requieren habilidades

de administracin del mismo para sortear las diferentes

situaciones que se presenten, y adems garantizar el

cumplimiento de los objetivos dentro de los tiempos

estipulados.

Estas habilidades van desde la definicin del proyecto,

hasta la administracin de las medidas de avance del

mismo. Adicionalmente, se deben incorporar tcnicas para

el manejo de contratos y el manejo de proveedores.

QU ES LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS ?

Es la planeacin, organizacin, direccin y control de

los recursos para lograr un objetivo a corto plazo.

Tambin se dice que la administracin de proyectos

ocurre cuando se da un nfasis y una atencin

especial para conducir actividades no repetitivas con el

propsito de lograr un conjunto de metas.

Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de

administradores que actan como agentes

unificadores para proyectos particulares, tomando en

cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo,

materiales, capital, recursos humanos y tecnologa.

Es administrar los procesos internos de los proyectos

donde realmente se ejecuta el trabajo.

Es la aplicacin de conocimiento, habilidades,

herramientas y tcnicas a actividades y expectativas

de nuestros clientes.

Importancia de la Administracin de Proyectos

La administracin de proyectos implica una gran importancia, por su uso

generalizado en una gran diversidad de campos.

Asimismo, los cambios tecnolgicos, la necesidad de introducir nuevos

productos al mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores de

productos, entre otras cosas, incrementan el fluido de operaciones en una

organizacin, provocando que los mtodos de administrativos

convencionales sean inadecuados. Razn por la que la administracin de

proyectos es de suma importancia, ya que ofrece nuevas alternativas de

organizacin.

Permite aprovechar de mejor manera los recursos crticos cuando estn

limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad.

Tambin ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el

mximo beneficio.

Funciones de la Administracin de Proyectos

La administracin procura siempre el mximo aprovechamiento de los recursos, mediante su utilizacin

eficiente. Las principales funciones de la administracin

se engloban en: planeacin, organizacin, direccin y

control.

Durante la planeacin se decide anticipadamente qu, quin, cmo, cundo y por qu se har el proyecto. Las

tareas ms importantes de la planeacin son determinar

el status actual de la organizacin, pronosticar a futuro,

determinar los recursos que se necesitarn, revisar y

ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control y

coordinar durante todo el proceso de planeacin.

La organizacin realiza actividades en grupo, de asignacin y asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria para llevar a

cabo las actividades. Dentro de esta etapa se identifica, define y

divide el trabajo a realizar, se agrupan y definen los puestos, se

proporcionan los recursos necesarios y se asignan los grados de

autoridad.

El siguiente paso es la direccin, la cual sirve para conducir el comportamiento humano hacia las metas establecidas. Aqu se

comunican y explican los objetivos a los subordinados, se

asignan estndares, se entrena y gua a los subordinados para

llegar a los estndares requeridos, se recompensa el rendimiento

y se mantiene un ambiente motivacional.

Por ltimo se encuentra el control, que se encarga de medir el rendimiento obtenido en relacin a las metas fijadas. En caso de

haber desviaciones, se determinan las causas y se corrige lo que

sea necesario.

Beneficios de la Administracin de Proyectos

El Beneficio definitivo de poner en practica las tcnicas de Administracin de Proyectos es tener un cliente

satisfecho, tanto si somos los clientes de nuestro propio

proyecto.

El completar el alcance total de un proyecto con calidad, a tiempo y dentro del presupuesto, proporciona una gran

satisfaccin.

Para un contratista significa que puede llevarlo a cabo en el futuro a negocios adicionales con el mismo cliente o a

nuevos negocios recomendado previamente por clientes

satisfechos.

cuando los proyectos son exitosos todos ganamos!

Que es un Administrador de Proyectos

El administrador de proyectos puede ser definido como el individuo que cumple con la tarea de integrar los

esfuerzos dirigidos hacia la ejecucin exitosa de un

proyecto especfico. Esta persona enfrenta un conjunto de

circunstancias nico en cada proyecto. El administrador

de proyectos es una extensin del administrador general

de una organizacin.

El administrador de proyectos opera independientemente de la cadena de mando normal dentro de la organizacin.

Funciones de un Administrador de Proyectos

Debe dirigir y evaluar el proyecto.

Debe planear, proponer e implementar polticas de

administracin de proyectos.

Debe asegurar la finalizacin del proyecto mediante

compromisos contractuales.

Debe desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle

una calendarizacin y financiamiento adecuados al proyecto

y evaluar y reportar su avance.

Debe resolver los problemas a travs de decisiones

orientadas al objetivo.

Funciones de un Administrador de Proyectos

Adems, el administrador de proyecto debe resolver las

siguientes preguntas:

Qu se va a hacer ?

Cundo se va a hacer ?

Por qu se va a hacer ?

Cunto dinero est disponible para hacerlo ?

Qu tan bien se est haciendo el proyecto ?

Importancia de un Administrador de Proyectos

La posicin del administrador de proyectos es importante

porque las organizaciones modernas son muy complejas

como para excluir una administracin efectiva y ms

especfica usando estructuras y relaciones organizacionales

tradicionales. Adems, esta persona provee el liderazgo

necesario para que la cadena de proyectos fluya dentro de

la red organizacional.

Variables Principales en los Proyectos

Los objetivos de un proyecto, de acuerdo con esta metodologa clsica, se pueden sintetizar en tres

variables: el costo, el tiempo y la calidad (o

funcionalidad, o rendimiento, dependiendo del objeto y

naturaleza del proyecto).

La gestin de proyectos, a este nivel, busca el equilibrio entre las tres variables, pues siempre sera posible, al

menos en un plano terico, conseguir una mayor calidad

empleando ms tiempo y a un mayor costo.

Y, a la inversa, suele ser posible reducir el costo y/o el tiempo necesarios para realizar un proyecto a expensas

de su calidad o rendimiento.

Variables e instrumentos en los Proyectos

Para cada una de las tres variables, la gestin de proyectos

dispone del correspondiente instrumento de planificacin y

control:

La calidad se determina y verifica por medio de las

especificaciones/planos o prescripciones del proyecto

(documentacin tcnica).

El costo, mediante el presupuesto.

y el tiempo, con el programa o calendario del proyecto

(diagrama de Gantt).

Planificacin:

conjunto de sistemas para ejecutar las decisiones

tomadas, realizar el plan elegido y para desarrollar y

conseguir, sobre todo, los objetivos formulados. Planificar,

en definitiva, consiste en evaluar la situacin-entorno y/o

realidad en que partimos de forma sistemtica (variables

socio-ambientales, recursos, tiempos,), para escoger

entre las diferentes posibilidades de accin y trazar el

camino a seguir en la consecucin de objetivos.

Caractersticas de la Planificacin:

La planificacin es, por tanto, un sistema que ha de reunir las

siguientes caractersticas:

Dinmico: que no termina con el establecimiento de un plan, sino que supone un reajuste constante entre medios y fines.

Facilitador: que prepara un conjunto de decisiones que deben ser aprobadas y ejecutadas por los sectores

implicados.

Integral: donde se relacionan todos los elementos de una manera sistemtica e interdependiente.

Prctico: encaminado bsicamente a la accin.

Anticipador: Intenta predecir y pronosticar el futuro para acomodar la accin.

Instrumental: un medio dirigido al logro de los objetivos.

DIAGRAMAS DE PERT-CPM:

Un proyecto define una combinacin de actividades

interrelacionadas que deben ejecutarse en un cierto orden

antes que el trabajo completo pueda terminarse. Las

actividades estn interrelacionadas en una secuencia lgica

en el sentido que algunas de ellas no pueden comenzar

hasta que otras se hayan terminado. Una actividad en un

proyecto, usualmente se ve como un trabajo que requiere

tiempo y recursos para su terminacin.

Las complejidades crecientes de los proyectos actuales han

demandado tcnicas de planeacin ms sistemticas y ms

efectivas con el objeto de optimizar la eficiencia en la ejecucin

del proyecto. La eficiencia aqu implica efectuar la mayor

reduccin en el tiempo requerido para terminar el proyecto

mientras se toma en cuenta la factibilidad econmica de la

utilizacin de los recursos disponibles.

La administracin de proyectos ha evolucionado como un nuevo

campo con el desarrollo de dos tcnicas analticas para la

planeacin, programacin y control de proyectos. Tales son el

Mtodo de Ruta Crtica (CPM) y la Tcnica de Evaluacin y

Revisin de Proyectos (PERT).

Los mtodos PERT y CPM estn bsicamente orientados en

el tiempo en el sentido que ambos llevan a la determinacin

de un programa de tiempo. Aunque los dos mtodos fueron

desarrollados casi independientemente, ambos son

asombrosamente similares. Quiz la diferencia ms

importante es que originalmente las estimaciones en el

tiempo para las actividades se supusieron determinantes en

CPM y probables en PERT. Ahora PERT y CPM

comprenden realmente una tcnica y las diferencias, si

existe alguna, son nicamente histricas. En adelante,

ambas se denominarn tcnicas de programacin de proyectos.

La programacin de proyectos por PERT-CPM consiste en tres

fases bsicas: Planeacin, Programacin y Control.

La fase de planeacin se inicia descomponiendo el proyecto

en actividades. Las estimaciones de tiempo para estas

actividades se determinan luego y se construye un diagrama

de red (o de flechas) donde cada uno de sus arcos (flechas)

representa una actividad.

El diagrama de flechas completo da una representacin grfica

de las interdependencias entre las actividades del proyecto.

La construccin del diagrama de flechas como una fase de

planeacin, tiene la ventaja de estudiar los diferentes trabajos

en detalle, sugiriendo quiz mejoras antes del que el proyecto

realmente se ejecute.

El objetivo de la fase de programacin es construir un

diagrama de tiempo que muestre los tiempos de iniciacin y

terminacin para cada actividad, as como su relacin con

otras actividades del proyecto.

Adems, el programa debe sealar las actividades crticas (en

funcin del tiempo) que requieren atencin especial si el

proyecto se debe terminar oportunamente. Para las actividades

no crticas el programa debe mostrar los tiempos de holgura

que pueden utilizarse cuando tales actividades se demoran o

cuando se deben usar eficientemente recursos limitados.

La fase final en la administracin de proyectos es la de

control. Esto incluye el uso del diagrama de flechas y la

grfica de tiempo para hacer reportes peridicos del progreso.

La red puede, por consiguiente, actualizarse y analizarse y si

es necesario, determinar un nuevo programa para la porcin

restante del proyecto.

El mtodo de la ruta crtica comnmente abreviado como CPM

por las siglas en ingls de Critical Path Method. En

administracin y gestin de proyectos, una ruta crtica es la

secuencia de los elementos terminales de la red de proyectos

con la mayor duracin entre ellos, determinando el tiempo ms

corto para completar el proyecto.

La duracin de la ruta crtica determina la duracin del

proyecto entero.

Cualquier retraso en un elemento de la ruta crtica afecta la

fecha de trmino planeada del proyecto, y se dice que no hay

holgura en la ruta crtica.

Mtodo de la ruta crtica

25

EMPLEO DEL PERT/CPM:

Pasos :

1. descripcin del proyecto

2. elaboracin del diagrama de red

3. estimacin del tiempo de terminacin

4. monitoreo de los progresos del proyecto

26

1.- Descripcin del Proyecto

Punto final: producto / servicio

Descripcin de todos los aspectos que lo componen

Actividades y relaciones de precedencia

Actividad: unidad ms pequea de esfuerzo y trabajo que consume tiempo y recursos y que puede

programarse y controlarse

Precedencia: secuencia de actividades

27

2.- Elaboracin del diagrama de red

Red de actividades en arcos (AOA)

Actividades = arcos

Nodos = eventos

1

2

3 4

S

T

U

S y T debern completarse

antes de que se inicie U

28

2.- Elaboracin del diagrama de red

Red de actividades en nodos (AON)

Enfoque orientado a actividades

S

T

U S y T debern completarse

antes de que se inicie U

29

Traslado de Centro de Mantenimiento

Actividad Descripcin Predecesor

A Seleccionar personal administrativo y tecnico

B Seleccionar lugar y realizar un estudio del mismo

C Seleccionar el equipo A

D Preparar los planos y la distribucin fsica para B

la construccin definitiva

E Llevar los servicios pblicos al predio B

F Entrevistar solicitantes e incorporar personal de

mantenimiento y seguridad A

G Comprar equipo y supervisar la entrega del mismo C

H Construir el Centro D

I Desarrollar un sistema de informacin A

J Instalar el equipo E,G,H,

K Capacitar al personal administrativo y tecnico F,I,J

30

Actividad en los nodos

12 C 22

14 10 24

Actividad

Duracin de la actividad

dE

31

Red AON para el proyecto del Hospital

I

15

A F K

12 10 6

C G

INICIO 10 35 FIN

B D H

9 10 40

E J

24 4

32

3. Estimacin de tiempos de terminacin

Fecha temprana de comienzo Ftc

es el tiempo de terminacin ms prximo de la actividad que la precede en forma inmediata

cuando la preceden varias actividades FtC es el mayor de los tiempos

Fecha temprana de finalizacin Ftf

es la fecha temprana de inicio, ms su duracin esperada dE

Ftf = Ftc + dE

33

Nodos Fechas tempranas

12 C 22

14 10 24

Actividad

Duracin de la actividad

dE

Fecha temprana

de comienzo

Ftc

Fecha temprana

de finalizacin

Ftf

34

12 I 27

15

0 A 12 12 F 22 K

12 10 6

C G

INICIO 10 35 FIN

B D H

9 10 40

E J

24 4

Rutas A-I , A - F

35

Ruta A C G

12 I 27

15

0 A 12 12 F 22 K

12 10 6

12 C 22 22 G 57

INICIO 10 35 FIN

B D H

9 10 40

E J

24 4

36

Rutas B D H , B E - J

12 I 27

15

0 A 12 12 F 22 K

12 10 6

12 C 22 22 G 57

INICIO 10 35 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 59

9 10 40

9 E 33 J

24 4

37

Llegada al nodo J

12 I 27

15

0 A 12 12 F 22 K

12 10 6

12 C 22 22 G 57

INICIO 10 35 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 59

9 10 40

9 E 33 59 J 63

24 4

38

Llegada al nodo K

12 I 27

15

0 A 12 12 F 22 63 K 69

12 10 6

12 C 22 22 G 57

INICIO 10 35 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 59

9 10 40

9 E 33 59 J 63

24 4

39

12 I 27

15

0 A 12 12 F 22 63 K 69

12 10 6

12 C 22 22 G 57

INICIO 10 35 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 59

9 10 40

9 E 33 59 J 63

24 4

Camino Crtico: secuencia de actividades, entre

comienzo y final, que requiere ms tiempo

40

Estimacin de tiempos de terminacin

Fecha Tarda de Finalizacin FTF

es igual al tiempo de inicio ms lejano de la actividad que la sigue en la secuencia en forma

inmediata.

Si existen ms de una actividad que la siguen en forma inmediata la FTF ser el ms prximo de los

tiempos de inicio ms lejanos de esas actividades

Fecha Tarda de Comienzo FTC

es igual al tiempo de terminacin ms lejano menos la duracin esperada de la tarea

FTC = FTF dE

41

Representacin completa del nodo

12 C 22

14 10 24

Actividad

Duracin de la actividad

dE

Fecha temprana

de comienzo

Ftc

Fecha temprana

de finalizacin

Ftf

Fecha Tarda

de Comienzo

FTC

Fecha Tarda

de Finalizacin

FTF

42

12 I 27

48 15 63

0 A 12 12 F 22 63 K 69

12 53 10 63 63 6 69

12 C 22 22 G 57

INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 59

9 10 40

9 E 33 59 J 63

24 59 4 63

43

Llegada al nodo A

12 I 27

48 15 63

0 A 12 12 F 22 63 K 69

2 12 14 53 10 63 63 6 69

12 C 22 22 G 57

INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 59

9 10 40

9 E 33 59 J 63

24 59 4 63

44

Llegada al nodo B

12 I 27

48 15 63

0 A 12 12 F 22 63 K 69

2 12 14 53 10 63 63 6 69

12 C 22 22 G 57

INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 59

0 9 9 9 10 19 19 40 59

9 E 33 59 J 63

35 24 59 59 4 63

45

Traslado del Centro

Id Nombre de tarea Duracin

1 Seleccionar personal adm. y mdico 12 das

2 Seleccionar lugar y realizar estudio 9 das

3 Seleccionar el equipo 10 das

4 Preparar planos y distribucin 10 das

5 Llevar los servicios pblicos al predio 24 das

6 Entrevistar solicitantes e incorporar 10 das

7 Comprar equipo y supervisar entrega 35 das

8 Construir el hospital 40 das

9 Desarrollar un sistema de informacin 15 das

10 Instalar el equipo 4 das

11 Capacitar al personal de enfermera y ayudantes 6 das

30/09 07/10 14/10 21/10 28/10 04/11 11/11 18/11 25/11 02/12 09/12 16/12 23/12 30/12 06/01 13/01

septiembre octubre noviembre diciembre enero

centro

46

Holgura

La holgura de una actividad (H) es la mxima cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse sin afectar la duracin total del proyecto

Se puede calcular de dos modos

H = FTF Ftf

H = FTC - Ftc

47

Clculo de Holguras

Nodo Duracin Ftc FTC Holgura

A 12 0 2 2

B 9 0 0 0

C 10 12 14 2

D 10 9 9 0

E 24 9 35 26

F 10 12 53 41

G 35 22 24 2

H 40 19 19 0

I 15 12 48 36

J 4 59 59 0

K 6 63 63 0

48

4.- Monitoreo de los avances del Proyecto

Supuestos

Duracin real de A 16 en vez de 12 (4 sem +)

Duracin real de B 10 en vez de 9 (1 sem +)

Nodo Duracin Ftc FTC Holgura

C 10 16 14 -2

G 35 26 24 -2

J 4 61 59 -2

K 6 65 63 -2

D 10 10 9 -1

H 40 20 19 -1

E 24 10 35 25

I 15 16 48 32

F 10 16 53 37

49

Para terminar en la

semana 69, el gerente de

proyectos tendr que

ahorrar dos semanas en

C-G-J-K , una de las dos

semanas tendr que ser

en D-H

Si consigue ese ahorro

habr dos caminos

crticos:

C-G-J-K y

D-H-J-K

- GESTION DE OPERACIONES 50

Supuestos

Duracin real de A 16 en vez de 12 (4 sem +)

Duracin real de B 10 en vez de 9 (1 sem +)

Nodo Duracin Ftc FTC Holgura

C 10 16 14 -2

G 35 26 24 -2

J 4 61 59 -2

K 6 65 63 -2

D 10 10 9 -1

H 40 20 19 -1

E 24 10 35 25

I 15 16 48 32

F 10 16 53 37

50

Estimaciones probabilsticas de Tiempo

Introduccin de factores de incertidumbre

1. El tiempo optimista (a) es el ms corto en el

cual puede llevarse a cabo la actividad si

todo resulta excepcionalmente bien

2. El tiempo ms probable (m) es el tiempo

que probablemente se requerir para

realizar la actividad

3. El tiempo pesimista (b) es el tiempo

estimado ms largo que se requerir para la

realizacin de la tarea

51

Programa de costo mnimo

Se determina el camino crtico

Se identifican las actividades que tengan el

costo de intensificacin ms bajo por semana

Se reducen los tiempos hasta que no sea

posible reducirlo ms, otra ruta se convierta

en crtica o el aumento de costos directos sea

mayor que los ahorros resultantes del

acortamientos

GRACIAS