01 project charter vers 1

Project Charter

Para

<Sistema de Gestión de Bienes Estatales>

Versión 1.0 aprobada

Preparado por:Sánchez, Candela, Raúl Armando

Bazán, Urrutia, Elizabeth MaríaCastro, Castro, David Antonio

Esterripa, Contreras, Hugo UlisesGarcía, Pauro, Alan Charly

Miranda, Yauri, Xavier AlexanderOrejón, Romero, Evy Ellen

<Superintendencia Nacional de Bienes Estatales>

<19 de junio de 2015>

Copyright © 2007 por Karl E. Wiegers. Se concede permiso para usar y modificar esta plantilla.

Project Charter para <Sistema de Gestión de Bienes Estatales> Page ii

Tabla de contenidos

1. Descripción del proyecto..................................................................................12. Objetivos del negocio.......................................................................................13. Partes interesadas...........................................................................................24. Visión...............................................................................................................35. Alcance del proyecto........................................................................................36. Supuestos y dependencias..............................................................................47. Limitaciones.....................................................................................................48. Hitos.................................................................................................................59. Riesgos del Negocio........................................................................................610.Recursos..........................................................................................................7Historial de Revisiones..........................................................................................8

Project Charter para <Sistema de Gestión de Bienes Estatales> Page 1

1. Descripción del proyecto

La SBN es un organismo público descentralizado adscrito al Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento, tiene personería jurídica de derecho público y goza de autonomía económica, presupuestal, financiera, técnica y funcional necesaria para la ejecución de los actos de adquisición, disposición, administración, registro y control de los bienes de propiedad estatal cuya administración está a su cargo de acuerdo con la normatividad vigente. La Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN), conforme a lo establecido en los Decretos Leyes Nros 25556 y 25768 y su Estatuto aprobado mediante Decreto Supremo N° 131-2001-EF, es el órgano rector encargado del registro, administración, control y fiscalización de la propiedad mobiliaria e inmobiliaria del Estado, la cual tiene por finalidad incentivar el aprovechamiento económico de los bienes del Estado en armonía con el interés social, promoviendo su intercambio y maximizando su rentabilidad.

Por otro lado, para que la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN) cumpla adecuadamente su función de registrar los bienes muebles patrimoniales, ha sido necesario que las entidades públicas utilicen criterios homogéneos para formular el inventario de sus bienes muebles, los mismos que deberán ser reportados a esta entidad rectora para su correspondiente registro, así como para su control y fiscalización, tendientes a optimizar los escasos recursos de los que dispone el Estado, entre los que se encuentran los bienes muebles.

En la actualidad la gestión patrimonial se encuentra estática, ocasionando que las entidades públicas del Estado Peruano manejen información imprecisa y diversificada, la misma que no permite a la Superintendencia realizar una óptima supervisión de la gestión patrimonial.

El presente proyecto Sistema de Gestión de Bienes Estatales tiene como finalidad la elaboración de un sistema informático que permita obtener información en tiempo real de los bienes estatales de cada una de las entidades del sector público, el mismo que permitirá al Estado Peruano en general a optimizar los recursos disponibles que contribuyan a mejorar la gestión patrimonial.

Asimismo, dentro de las funcionalidades del sistema se encuentra la gestión de registro de alta y baja bienes estatales, asignación o movimiento de bienes estatales; así como conocer la ubicación de cada uno de los bienes, detallando sus características técnicas.

SITUACION PROBLEMATICA

2. Objetivos del negocio

Los objetivos de la aplicación para la Gestión de Bienes Estatales son los siguientes:

a) Contribuir con la administración permanente de los bienes estatales de las entidades públicas, estableciendo el control de vida útil, depreciación y actualización de los mismos, ofreciendo una herramienta informática de uso práctico, veloz y eficiente para efectuar un proceso de trazabilidad apropiado a las necesidades actuales de la sociedad.


b) Organizar la atención de los médicos para permitir la planificación de horarios, flujo de pacientes y disponibilidad de consultorios.

c) Permitir el registro y actualización de la información de los bienes estatales de forma eficiente, eficaz y efectiva, desde cualquier ubicación de la organización.

d) Facilitar a los empleados de las entidades públicas la solicitud de movimiento de bienes estatales desde la página web de la entidad, a fin de obtener un mejor control de sus bienes asignados bajo su responsabilidad.

e) Establecer un nuevo canal de comunicación entre Control Patrimonial y los empleados que permita mantenerlo informado sobre la asignación de sus bienes.

UN SOLO OBJETIVO CON ESPECIFICOS

3. Partes interesadas

Parte Interesado

Cargo Principales beneficios ActitudesCondiciones de

éxitoRestricciones

ENTIDAD PÚBLICA

Superintendente de la SBN (Patrocinador del Proyecto)

Srta. Sonia María Cordero Vásquez

Fiscalizar oportunamente a las instituciones a fin de cumplir las leyes establecidas en el Sistema de Bienes Estatales.

Promotor del proyecto y el principal interesado de su pronta puesta en marcha.

Toma de decisiones Las leyes y reglamentos del Sistema de Bienes Estatales.

Director de Gestión de Patrimonio Estatal de la SBN

Sra. Katia Inés Mieses Fernández

Supervisar el desarrollo de las actividades de fiscalización de una forma eficiente; así como obtener información actualizada de los bienes estatales.

Profesional capacitado para guiar a la Oficina. Actuará como Administrador de la aplicación y a su vez se encargará de la toma de decisiones.

Obtendrá reportes o información estadística de los bienes estatales.

La aprobación de aplicación del sistema requiere de firmas adicionales del Superintendente.

Sub-Director de Informática de la SBN

Sr. Fredheryck Vergara Marro

Obtendrá una herramienta que le permitirá tomar decisiones de acuerdo a sus funciones

Profesional capacitado para guiar ala Oficina. Actuará como Administrador de la aplicación y a su vez se encargará de la toma de decisiones.

Obtendrá reportes o información estadística de los bienes estatales.

La aprobación de aplicación del sistema requiere de firmas adicionales del Superintendente y del Director de Gestión de Patrimonio Estatal.

Áreas de Control Patrimonial

Obtendrá una herramienta que le permitirá tomar decisiones de acuerdo a sus funciones

- Obtendrá reportes o información estadística de los bienes estatales.

La aplicación del sistema requiere la autorización de la SBN.

CONTRATA Director de Proyecto

Experiencia en el desarrollo de un nuevo entorno de gran visión en la gestión de bienes estatales.

Profesional que dirigirá el proyecto, conocimiento los flujos de las actividades de la gestión de bienes estatales.

- Cambios de la funcionalidad requerida inicialmente.

Equipo de proyecto - Plasmar y analizar la información correcta de los requerimientos

- Conocimiento de la funcionalidad a realizarse dentro del proyecto aplicando la lógica

- Conocimiento de la funcionalidad y proceso de las operaciones a realizarse en la arquitectura.

- Conocimiento de las interfaces con las

Profesionales que desarrollaran el proyecto, cumplimiento cada uno las labores encomendadas.

- Limitación en intervención de funcionalidades que no son de su actividad o competencia


Parte Interesado

Cargo Principales beneficios ActitudesCondiciones de

éxitoRestricciones

funcionalidades a realizarse.

4. Visión

Para La Superintendencia Nacional de Bienes Estatales

Quienes necesitan tener actualizado la información de cada Entidad Pública

La Gestión de los Bienes Estatales

Es una aplicación Web

Quepermite tener la gestión en tiempo real de los bienes estatales de cada entidad

A diferencia delas otras aplicaciones Web, esta permitirá integrar con los empleados, el mismo que puede ser aplicado a cualquier entidad

Nuestro productopermite registrar la adquisición, movimientos, baja y disposición de los bienes estatales, realizar búsqueda de bienes operativos e inoperativos, y llevar control total de las asignaciones.

5. Alcance del proyecto

SOFTWAREPor módulos

INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTOCONECTIVIDADSEGURIDADCONTINGENCIA

En particular, el sistema brindará los servicios de información requeridos para la correcta ejecución de los procesos de gestión de bienes estatales.

El sistema incluirá:

Capacidad para ser ejecutado en línea vía un navegador web compatible con el aplicativo.

Soporte para actualización de componentes desde un servidor centralizado en caso de parches o mejoras.

Mantenimiento de usuarios Mantenimiento de perfiles de usuario Mantenimiento de empleados y los datos anexos Mantenimiento de Locales y oficinas


Mantenimiento de unidades orgánicas Mantenimiento de catálogo de bienes Registro y modificación de bienes Asignación y movimiento de bienes Registro y modificación de acto administrativo Registro y modificación de baja de bienes Registro y modificación de disposición de bienes Proceso de cierre contable Reportes varios

o Listado de bienes institucionaleso Listado de bienes institucionales por Local / Ubicacióno Listado de bienes institucionales por Unidad orgánica / Empleadoo Listado de bienes institucionales por Cuenta Contable con su depreciacióno Resumen contable de bienes institucionaleso Listado de bienes institucionales por año de registroo Listado de bienes institucionales con acto administrativoo Listado de bienes institucionales dados de bajao Listado de bienes institucionales dados en disposicióno Estadísticas generales

6. Supuestos y dependencias

Supuestos:

AS-1: Los Equipo de Proyecto tienen los conocimientos necesarios para el correcto desarrollo del mismo. AS-2: Existe la posibilidad de recibir asesoramiento durante el desarrollo del proyecto por parte de la superintendencia y entidades asociadas al proyecto.AS-3: Se dispone de los equipos informáticos necesarios, además de los servidores y equipos de red que agilicen el proyecto.AS-4: Se dispone de los software y licencias en todas las unidades de trabajo del proyecto.AS-5: Los Stakeholders de la entidad brindarán todas las facilidades del caso para la habilitación de los ambientes físicos para el trabajo de los consultores del proyecto.AS-6: La Dirección del Proyecto de la contrata asignará al personal involucrado en el proyecto en los horarios que sean requeridos (tiempo parcial o total), brindándoles todas las facilidades del caso para su asistencia y/o traslado de un local a otro.AS-7: Se contará con un ancho de banda que soportará el tráfico generado, y solventará de manera suficiente el alojamiento de la web.AS-8: La entidad que llegue a usar el sistema, contribuirá en que sus empleados reciban la capacitación correspondiente para que puedan desenvolverse en cualquier escenario que llegue el sistema.

Suposiciones que no se cuenta con nada, o algo básicoLan, wan ¿?, conectividad, VPN ¿??

LA ENTIDAD NO – EL CLIENTE, APOYARA O DARÁ LAS FACILIDADES---….

Dependencias:

DE-1: El horario de trabajo de los Equipo de proyecto es muy escaso, se trabajaría solo los fines de semana.DE-2: Contar con soporte técnico permanente.


DE-3: Disponibilidad de recursos económicos, planteados en el presupuesto, o gastos adicionales que puedan surgir durante la ejecución.

7. Limitaciones

DimensiónRestricción

(estados límite)Objetivos

(estados objetivo)Grado de libertad

(rango permisible del estado)

Características - Luego de la presentación del prototipo final, no se podrán hacer algún cambio, debiendo quedar con las características de este.

- Prototipos: 30/11/2015

- 100% de las características para el cliente estarán disponibles en la versión 1.0. Las características para el supervisor y administrador para la versión 1.1.

Calidad - Facilidad de uso.

- Soporte de cualquier navegador.

- La aplicación debe funcionar en IE, Firefox y Chrome.

- 90-95% de las pruebas de aceptación de los usuarios deben pasar de la versión 1.0, el 95-98% para la versión 1.1

Costo - Es posible excederse en el presupuesto hasta en un 25% sin revisión ejecutiva, pero siempre que sean gastos de compra de equipos o pago de programadores.

Programación - La aplicación debe superar a los principales sistemas existentes.

- La base de datos actual no ofrece herramientas ágiles de exportación.

- Se dispone de dos meses para desarrollar la aplicación hasta tenerla en funcionamiento.

Personal - Tamaño máximo del equipo es 2 analista, 3 desarrollador y 3 usuarios de prueba

8. Hitos

Evento o Entregable Fecha límite Responsabilidad

Inicio del Proyecto - Acta de Constitución del Proyecto – Project Charter

10/06/2015 Director de Proyecto

Designación de actividades (Items por cada responsable)

17/06/2015 Director de proyectoEquipo de proyecto

Plan de Proyecto Completado (Estructura desplegable del trabajo)

19/06/2015 Director de proyectoEquipo de Proyecto

Plan de proyecto aprobado 20/06/2015 Superintendente de la SBNDirector de proyecto

Inicio de la ejecución del proyecto 21/06/2015 Director de Proyecto

Realizar y consolidar la Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT)

24/06/2015 Director del proyectoEquipo de proyecto

Presentación de la Estructura de 27/06/2015 Superintendente de la SBN


Evento o Entregable Fecha límite Responsabilidad

Descomposición del Trabajo (EDT) Director de proyecto

Diseño y analizis del desarrollo de la base de datos

02/07/2015 Director de proyectoEquipo de proyecto

Prototipos terminados y aprobados 10/09/2015 Director de proyectoEquipo de proyecto

Presentación del Diseño de la base de datos 17/09/2015 Superintendente de la SBNJefe de Proyecto

Inicio de la programación de la aplicación Web 18/09/2015 Director de proyectoEquipo de Proyecto

Pruebas y revisión 29/10/2015 Director del proyectoEquipo de Proyecto

Ejecución del proyecto completada (30 %) 30/10/2015 Director de proyecto

Presentación de la aplicación Web (30%) 31/10/2015 Superintendente de la SBNJefe de Proyecto

Continuidad de la programación de la aplicación web

02/11/2015 Equipo de Proyecto



Presentación de la aplicación Web (60%) 14/111/2015 Superintendente de la SBNJefe de Proyecto

Continuidad de la programación de la aplicación web

16/11/2015 Equipo de Proyecto



Presentación de la aplicación Web – Proyecto Cerrado (100%)

30/11/2015 Superintendente de la SBNJefe de Proyecto

9. Riesgos del Negocio

Riesgo Probabilidad Impacto Mitigación

Desviación excesiva de las horas de dedicación estimadas por parte de los

Integrantes del equipo de proyecto.

Alta 75%Realizar un cronograma de actividades de cada personal con sus diferentes funciones.

Errores significativos en la definición de algunos de los puntos clave del proyecto

(Planificación, alcance, etc.).

Moderada 65%Realizar mayor investigación de la funcionalidad proyecto.

Mala comunicación entre los integrantes equipo de proyecto

Baja 20%Reuniones constantes de los avances de las actividades

Faltas de asistencia reiteradas de los integrantes del equipo de proyecto.

Baja 28%Realizando un horario de acuerdo a los días disponibles de los integrantes

Incumplimiento de las tareas asignadas por parte de algún integrante del equipo de proyecto.

Baja 25%Respetar según el cronograma de actividades los reportes de entregas de cada responsable

La ausencia prolongada o abandono de Baja 28% Prevención con el apoyo del


alguno de los miembros del equipo de proyecto por causas ajenas al proyecto

personal, realizando informes de las actividades realizadas.

Baja calidad de los documentos entregables Baja 30%Revisión preliminar de los documentos.

Errores significativos en el desarrollo del proyecto técnico

Baja 27%Evaluación preliminar del proyecto.

Cambios significativos en los requerimientos del cliente

Moderada 48%Realizar por iniciativa más funcionalidades en el software.

Incumplimiento en las obligaciones de la contrata.

Baja 27%Recordarle y exigirle sus responsabilidades que tendrá para su proyecto.

Pérdida de información vital del proyecto Baja 35%Guardando todo tipo de información, hasta la más mínima en un archivo de seguridad.

Poca Disposición durante las pruebas en Calidad

Bajo 22% Poner en conocimiento a los Gestores de Oficina sobre la puesta en prueba del nuevo aplicativo.

Adaptación sobre nuevo aplicativo Moderada 32% Elaborar Manuales de Funcionamiento para un mejor uso por parte del usuario.

Los equipos para la implementación del

proyecto de software no cumplan con los

requerimientos de hardware indicados por la

plataforma de desarrollo.

Moderada 32% Poner en conocimiento a las personas indicadas sobre los requerimientos de hardware.

Cambios en el proyecto Moderada 62% Todo proyecto requiere ajustes al tiempo y calidad. Para mejorar los cambios al alcance del proyecto.

Perdida de documento Moderada 37% Los documentos serán guardados de forma duplicada por un

Responsable.

Problemas de comunicación dentro del

grupo.

Moderada 35% El líder deberá velar por la buena comunicación para evitar problemas o desacuerdos.

Entregables de baja calidad Alta 72% Al momento de la asignación de la tarea se definirá que se espera de cada entregable. Para detectar alguna falta en el contenido, es aconsejable, pre-entregas o entregas parciales para que sean revisadas por el resto del grupo con anterioridad a la fecha límite.


Mala aplicación de la metodología de

trabajo.

Moderada 58% Para evitar incidencias a lo largo del proyecto, trabajáremos con la metodología del PMBOK, que será nuestra guía.

Pérdida de continuidad de operación de los

recursos tecnológicos asignados al proyecto:

PC, servicios de red, base de datos.

Alta 88% Evaluar la disponibilidad dichos recursos antes de

iniciar el proyecto. Considerar un presupuesto para la adquisición de equipos si fuera necesario.

Diseño del proyecto inadecuado. Moderada 63% Se definirá el diseño que el cliente necesite.

La aprobación del proyecto tarda más de lo

esperado.

Moderada 55% Poner al conocimiento del cliente las fechas exactas para la revisión y aprobación del proyecto para así no gastar tiempo innecesariamente.

Cambio excesivo de requerimientos

originando pérdida de tiempo y de dinero.

Alta 86% Para evitar estos cambios se deberán dejar en claro los alcances y las expectativas del cliente con respecto al sistema.

Los componentes de software elegidos no

trabajan de manera correcta

Moderada 62% Para evitar este problema será necesario hacer una prueba de los componentes antes de iniciar el desarrollo del proyecto.

Los problemas financieros de la

organización fuerzan a reducir el

presupuesto del proyecto.

Moderada 54% Deberemos tener un presupuesto fijo acordado con el cliente.

10. Recursos

10.1. Recursos humanos

Para el desarrollo del proyecto se ha estimado el siguiente personal:

01 jefe de proyecto

- Planea, organiza, dirige y controla el proyecto.- Vela por los compromisos contractuales, calidad de los entregables y las actividades del cronograma se

cumplan y no se produzcan desfases en el proyecto.- Mantiene la comunicación formal con todo el personal del proyecto.- Planifica el proyecto en todos sus aspectos, identificando las actividades a realizar, los recursos a poner en

juego, los plazos y los costes previstos.- Toma decisiones necesarias para conocer en todo momento la situación en relación con los objetivos

establecidos.


01 analista de sistemas

- Profesional Técnico en Computación e Informática- Conocimientos de UML, programación Orientada a Objetos, Ciclo de Vida del Sistema, Rational Rose,

Microsoft Proyect.- Levantamiento de información.- Realizar el análisis y diseño de la solución, y asegurarse que el desarrollo del producto se realice

ajustándose a los planteamientos indicados en el presente documento.- Generar los inputs necesarios para cumplir sus tareas (emisión de reportes, actualización del cronograma).

03 programadores

- Utilizan la base de datos para el desarrollo del sistema.- Desarrolla el sistema usando los algoritmos y estructuras de control para el desarrollo del sistema.- Experiencia en desarrollo Java, UML y SQL.- Tiene a su cargo el diseño, la codificación y las pruebas del sistema.

01 DBA

- Administrar la estructura de la Base de Datos- Administrar la actividad de los datos- Administrar el sistema Manejador de Base de Datos- Establecer el diccionario de Datos.- Asegurar la confiabilidad de la Base de Datos.- Confirmar la seguridad de la Base de Datos.

01 Lider Usuario

- Gestión de recursos humanos- Formación específica: Certificación PMI- Manejo de conflictos - Capacidad de comunicación- Capacidad para trabajar bajo presión- Informa sobre el estado actual del proyecto

01 Testeador

- Ejercen el buen juicio- Capacidad de abstracción y modelado- Creativo- Aptitudes para el trabajo en equipo

01 documentador

- Transcribir y distribuir las actas de las reuniones ejecutivas y de control del proyecto, y llevar el registro de las acciones acordadas en estas reuniones.

- Redactar el Manual de usuario con la supervisión del analista y programador.- Manual de Sistemas con la supervisión del analista y programador.


Personal Requerido CantidadCosto

Mensual MESESCOSTO TOTAL

(SOLES) S/.

Jefe de Proyecto 1 3,000 6 18,000Analistas de Sistemas 1 1,200 3 3,600Programador 3 2,250 5 11,250D.B.A 1 2,000 5 10,000Líder Usuario 1 2,500 6 15,000Testeador 1 1,000 2 2,000Documentador 1 900 2 1,800

61,650

10.2. Equipos y licencias

Resource Description and Source

Servidor de Base de Datos MySQL El sistema de software requiere un servidor de base de datos relacional con capacidad y escalabilidad de acuerdo a la información a registrarse. El servidor elegido es un equipo de al menos las siguientes características: 2.4 GHz de Microprocesador de doble núcleo. 500 GB de espacio en disco. 2 GB de memoria RAM

Servidor Wamp Server 2.2 El aplicativo de software desarrollo web para Windows en el cual se podrán crear aplicaciones web con Apache, PHP y base de datos en MySQL (motor de base de datos). El servidor elegido es un equipo de al menos las siguientes características de hardware: 2.4 GHz de Microprocesador de doble núcleo. 120 GB de espacio en disco. 4 GB de memoria RAM

Software de Programación Php Debido a características del software al ser diseñado para Web se aplicará un framework especializado (CodeIgniter). Adicionalmente las estaciones cliente necesitarán como mínimo de hardware: 2.0 GHz de Microprocesador de doble núcleo; 2 GB de memoria RAM; Sistema operativo: Mínimo Windows xp

Usuarios capacitados Se requiere que los usuarios que hagan uso del software conozcan las diferentes fases de acceso y manipulación (previo entrenamiento); así como estén capacitados en el flujo de procesos a seguir los cuales serán monitorizados por el sistema.

Mecanismos de Respaldo La empresa deberá contar con mecanismos de respaldo o de seguridad a fin de garantizar la no intromisión de agentes externos; o en su debido caso, tener un plan de control de copias de seguridad de la información del sistema.

Servicio de Hosting La empresa deberá contar con un servicio de Hosting en el cual se alojará el sistema web.

Información de la contrata La contrata debe brindar la información necesaria para el desarrollo del software.


10.3.Otros Costos

DescripciónRecibo

Mensual en S/.

MESES COSTO TOTAL

Teléfono 250.00 6 1,500Luz* 270.00 6 1,620Agua* 150.00 6 900Servicio internet 300.00 6 1,800Total 970.00 5,820

Historial de Revisiones

Nombre Fecha Razón del Cambio Version

Equipo de Proyecto 17/06/2015 Avance inicial del documento con las primeras informaciones del proyecto.

0.8

Director de Proyecto 19/06/2015 Propuesta inicial del documento con las primeras informaciones del proyecto.

1.0

01 project charter vers 1

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