04. bab 2 - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab2/2009-1-00244-ka bab 2.pdf · bab 2...
TRANSCRIPT
9
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Teori-teori Umum
Dalam menyusun skripsi ini diperlukan teori-teori yang digunakan untuk
mendukung hasil analisis yang telah dilakukan. Berikut adalah teori-teori umum
yang sering digunakan untuk menjelaskan atau mendefinisikan teori-teori yang
dipakai dalam pembahasan skripsi ini.
2.1.1 Pengertian Sistem
Menurut McLeod (2001, p.11), sistem adalah sekelompok elemen yang
terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
Menurut Mulyadi (2001, p.2), sistem adalah sekelompok unsur yang
erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk
mencapai tujuan tertentu.
Menurut Hall (2001, p.5), sistem adalah sekelompok dua atau lebih
komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistem-
subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose).
Menurut Turban (2001, p.34), sistem adalah sekumpulan objek seperti
manusia, sumber daya, konsep, dan prosedur yang bertujuan untuk
menampilkan fungsi yang dapat diidentifikasikan atau untuk mendukung
keputusan.
10
2.1.2 Pengertian Data
Menurut Hall (2001, p.14), yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf,
data adalah fakta yang dapat atau tidak dapat diproses (disunting, dirangkum,
atau diperbaiki) dan tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai.
Menurut McLeod (2007, p.9), data terdiri dari fakta- fakta dan angka-
angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai; fakta mentah yang belum
diolah.
Menurut O’Brien (2005, p.696), data adalah fakta mentah atau
observasi, biasanya tentang fenomena fisik, atau transaksi bisnis.
Menurut Williams dan Sawyer (2005, p.12), data terdiri dari fakta-fakta
yang belum diolah dan belum diproses menjadi informasi.
2.1.3 Pengertian Informasi
Menurut McLeod (2007, p.9), informasi adalah data yang telah diproses
atau data yang memiliki arti.
Menurut Bodnar dan Hopwood (2001, p.1), informasi adalah data yang
berguna dan dapat diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil
keputusan yang tepat.
Menurut O’Brien (2005, p.703), informasi adalah data yang sudah
diubah menjadi suatu konteks yang bermanfaat dan berarti untuk end-user
tertentu.
Menurut Hollander dkk (2000, p.7) informasi adalah data yang memiliki
arti atau manfaat bagi pengguna informasi.
11
2.1.4 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Hall (2001, p.7), sistem informasi adalah sebuah rangkaian
prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan
didistribusikan kepada para pemakai.
Menurut O’Brien (2005, p.703), sistem informasi dapat merupakan
kombinasi teratur apapun dari manusia, hardware, software, jaringan
komputer, dan sumber data yang mengumpulkan, mentransformasikan, dan
menyebarkan informasi di dalam suatu organisasi.
Menurut Laudon (2007, p.14) sistem informasi adalah sekumpulan
komponen yang saling berhubungan yang bekerjasama mengumpulkan (atau
mengambil), memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi untuk
mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, dan pengawasan dalam suatu
organisasi.
Menurut Potter dkk (2001, p.17), sistem informasi ialah komponen yang
berhubungan yang saling bekerja sama untuk mengumpulkan, memproduksi,
menyimpan dan menyebarkan informasi yang mendukung koordinasi pembuat
keputusan, penanganan, analisa dan perancangan di dalam suatu organisasi.
2.1.5 Pengertian Analisis Sistem
Menurut Bodnar et al (2001, p.21), analisis sistem meliputi formulasi
dan evaluasi solusi-solusi masalah sistem. Penekanan dalam analisis sistem
adalah pada tujuan keseluruhan sistem. Dasar dari semua ini adalah analisis
untung-rugi diantara tujuan-tujuan sistem.
12
Menurut McLeod (2007, p.74), analisis sistem adalah penelitian atas
sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau
memperbaharui sistem yang telah ada.
Menurut Mulyadi (2001, p.41), dalam tahap analisis sistem, analisis
sistem membantu pemakai informasi dalam mengidentifikasikan informasi
yang diperlukan oleh pemakai untuk melaksanakan pekerjaannya.
2.1.6 Pengertian Analisis Sistem Informasi
Menurut Whitten dkk (2004, p.186), information system analysis adalah
suatu fase pengembangan dalam sebuah proyek pengembangan sistem
informasi yang utamanya difokuskan pada masalah dan persyaratan–
persyaratan bisnis, terpisah dari teknologi apapun yang dapat atau akan
digunakan untuk mengimplementasikan solusi pada masalah tersebut.
2.1.7 Pengertian Perancangan Sistem
Menurut Bodnar (2001, p.21), perancangan sistem adalah proses
menspesifikasikan rincian solusi yang dipilih oleh proses analisis sistem.
Perancangan sistem termasuk evaluasi efektivitas dan efisiensi relatif dalam
perancangan sistem dalam lingkup kebutuhan keseluruhan sistem.
Menurut Mulyadi (2001, p.51), perancangan sistem adalah proses
penerjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan
sistem yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan.
Menurut McLeod et al (2001, p.192), perancangan sistem adalah
penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem yang baru.
13 2.2 Teori-teori Khusus
Dalam menyusun skripsi ini diperlukan teori-teori yang digunakan untuk
mendukung hasil analisis yang telah dilakukan. Berikut adalah teori-teori khusus
yang sering digunakan untuk menjelaskan atau mendefinisikan teori-teori yang
dipakai dalam pembahasan skripsi ini.
2.2.1 Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP)
Menurut Brady dkk (2001, p.153), ERP (Enterprise Resource Planning)
adalah sebuah sistem yang membantu untuk mengatur proses bisnis seperti
marketing, produksi, pembelian dan accounting dalam suatu kesatuan yang
terintegrasi. ERP menyimpan semua transaksi dalam suatu database yang
digunakan sistem informasi perusahaan dan menyediakan manajemen
reporting tools.
Menurut Whitten (2004, p.33), ERP adalah aplikasi yang sepenuhnya
mengintegrasikan sistem informasi yang kecil maupun inti fungsi business
(termasuk proses transaksi dan manajemen informasi untuk fungsi bisnis itu
sendiri).
Menurut O’Brien (2005, p.699) Enterprise Resource Planning adalah
software lintas fungsi terpadu yang merekayasa ulang proses manufaktur,
distribusi, keuangan, sumber daya manusia, dan proses bisnis dasar lainnya
dari suatu perusahaan untuk memperbaiki efisiensi, kelincahan, dan
profitabilitasnya.
14
Menurut situs Wikipedia, Enterprise Resource Planning (ERP) adalah
sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa
yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang
berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan
bersangkutan. ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP
II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement
Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular
biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan
(inventory), pengapalan, invoice, dan akuntansi perusahaan. Sistem ERP akan
membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi,
manajemen persediaan, manajemen kualitas, dan sumber daya manusia.
Sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap 'best
practice' proses umum yang paling layak ditiru. Misalnya, bagaimana proses
umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan
stok di gudang dan sebagainya. Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-
besarnya dari sistem ERP, maka industri kita juga haurs mengikuti 'best
practice process' (proses umum terbaik) yang berlaku. Di sini banyak timbul
masalah dan tantangan bagi industri kita di Indonesia. Tantangannya misalnya,
bagaimana merubah proses kerja kita menjadi sesuai dengan proses kerja yang
dihendaki oleh sistem ERP, atau, merubah sistem ERP untuk menyesuaikan
proses kerja kita.
Modul-modul yang terdapat dalam Enterprise Resource Planning (ERP)
Systems antara lain :
15
1. Item Master Management (IMM)
2. Bill Of Material (BOM)
3. Demand Management (DM)
4. Sales and Order Management (SOM)
5. Master Production Scheduling (MPS)
6. Material Requirements Planning (MRP)
7. Capacity Requirement Planning
8. Inventory Mangement (INV)
9. Shop Floor Control (SFC)
10. Purchasing Management (PUR)
11. General Ledger (GL)
12. Account Payable (AP)
13. Account Receivable (AR)
14. Cost Control (CO)
15. Financial Reporting (FIR)
(Sumber : http://id.wikipedia.org/wiki/ERP)
2.2.2 ERP Education
Menurut Targowski dan Tarn (2007, p.28), ERP education saat ini
terlihat sebagai sebuah batu loncatan dari sistem informasi pendidikan secara
umum, dan merupakan bagian dari begitu banyaknya model kurikulum yang
telah disajikan, dimana ERP dapat disesuaikan dengan beberapa bagian pada
kurikulum model IS’97. Hal ini dipengaruhi oleh beberapa konsep seperti
pemodelan proses bisnis yang telah menjadi sangat penting bahkan bagi
16
komunitas yang besar seperti bisnis konsultasi secara keseluruhan. Sebagai
tambahan, ini adalah sebuah wilayah perubahan, sama seperti pemasok yang
mengembangkan produknya dan memasukkan fungsionalitas baru seperti e-
business, Supply Chain Management (SCM), Customer Relationship
Management (CRM), ataupun aplikasi data mining.
2.2.3 Pengertian Proses Bisnis
Menurut Jeston dan Nelis (2006, p.10) proses bisnis adalah proses-
proses yang memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan strategis dari
organisasi. Implementasi dari Business Process Management pasti
memberikan dampak pada bisnis dengan mendapatkan keuntungan melalui
proses-proses yang dijalankan.
Menurut Burlton (2001, p.72), proses bisnis adalah urutan kegiatan yang
terjadi dari awal sampai akhir untuk memberikan hasil yang memuaskan bagi
pelanggan. Proses bisnis dimulai dari masukan berupa bahan mentah,
informasi, pengetahuan, komitmen dan status yang akan diubah menjadi suatu
keluaran atau hasil yang berguna. Perubahan itu terjadi sesuai dengan
pedoman proses yang berlaku, seperti kebijakan, standar, prosedur, peraturan
dan pengetahuan masing-masing individu. Untuk mendukung perubahan
tersebut, dibutuhkan sumber daya seperti fasilitas, perlengkapan, teknologi
dan sumber daya manusia. Hasil dari suatu proses bisnis adalah kemampuan
proses tersebut menghasilkan produk ataupun pelayanan yang baik dan
memuaskan pelanggan.
17
Menurut Smith dkk (2002, p.4), proses bisnis memiliki karakteristik:
• Besar dan kompleks, melibatkan arus bahan, informasi dan komitmen
bisnis.
• Sangat dinamis menanggapi permintaan dari pelanggan dan mengubah
kondisi pasar.
• Didistribusikan secara luas dan disesuaikan melewati batas di dalam bisnis.
• Pelaksanaan yang lama, seperti sebuah contoh proses permintaan untuk
kas dapat berjalan dalam jangka waktu berbulan-bulan bahkan bertahun-
tahun.
• Terotomatisasi, setidaknya dalam bagian aktivitas rutin seharusnya
dilakukan dengan komputer apabila memungkinkan, demi kecepatan dan
kehandalan. Otomatisasi ini dapat digunakan dengan menggunakan
aplikasi workflow.
• Ketergantungan terhadap intelejensi dan penilaian manusia. Manusia
melakukan tugas-tugasnya yang tidak terstruktur untuk didelegasikan
kepada komputer atau yang memerlukan interaksi pribadi dengan
pelanggan.
• Sulit untuk membuatnya terlihat. Di dalam banyak perusahaan, proses-
proses tidak dengan sengaja atau dengan tegas dilakukan, tetapi tidak
didokumentasikan dan harus lengkap, menanamkannya dalam sejarah
organisasi.
Menurut situs Wikipedia, proses bisnis adalah suatu kumpulan
pekerjaan yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu.
18
Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-
masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan
dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan
proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan.
Banyak definisi yang telah dijabarkan oleh para ahli manajemen
mengenai proses bisnis. Beberapa karakteristik umum yang dianggap harus
dimiliki suatu proses bisnis adalah:
1. Definitif: Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta
keluaran yang jelas.
2. Urutan: Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai
waktu dan ruang.
3. Pelanggan: Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses.
4. Nilai tambah: Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan
nilai tambah pada penerima.
5. Keterkaitan: Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus
terkait dalam suatu struktur organisasi.
6. Fungsi silang: Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup
beberapa fungsi.
Sering kali pemilik proses, yaitu orang yang bertanggung jawab
terhadap kinerja dan pengembangan berkesinambungan dari proses, juga
dianggap sebagai suatu karakteristik proses bisnis.
(Sumber : http://id.wikipedia.org/wiki/Proses_bisnis)
19
2.2.4 Pengertian Manajemen Proses Bisnis
Menurut Jeston dan Nelis (2006, p.11), BPM (Business Process
Management) adalah pencapaian dari tujuan organisasi melalui improvement,
pengaturan dan kontrol dari proses bisnis yang esensi.
Menurut Burlton (2001, p.73), Manajemen Proses Bisnis merupakan
suatu proses yang memastikan perkembangan yang berkesinambungan dalam
kinerja perusahaan. Seperti beberapa proses, manajemen proses bisnis
memerlukan pimpinan dan panduan. Kadang-kadang, manajemen proses
bisnis ini berarti melakukan suatu perubahan secara radikal, yang berarti
terjadinya pengecekan kembali seluruh proses yang sedang berjalan dan
memperbaharui keseluruhan proses tersebut. Namun, dapat juga hanya sebatas
pemantauan yang berkesinambungan atas proses yang berjalan dan terjadi
peningkatan dengan melakukan sedikit perubahan.
Menurut situs Wikipedia, BPM singkatan dari bahasa Inggris "Business
Process Management" ("manajamen proses bisnis"), adalah suatu metode
penyelarasan secara efisien suatu organisasi dengan keinginan dan kebutuhan
organisasi tersebut. BPM merupakan suatu pendekatan manajemen holistik
untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi bisnis seiring upaya untuk
mencapai inovasi, fleksibilitas dan integrasi dengan teknologi. BPM berupaya
untuk melakukan perbaikan proses secara berkelanjutan atau bisa juga disebut
sebagai suatu proses 'optimalisasi proses'.
(Sumber : http://id.wikipedia.org/wiki/BPM)
20
2.2.5 BPM Success Tool
Menurut Jeston dan Nelis (2006, p.47), kunci sukses dari Business
Process Management (BPM) atau disebut BPM success tool, dipengaruhi
oleh :
• Proses
Dimana harus memiliki inovasi proses bisnis pada level yang sesuai atau
mendisain ulang strategi organisasi dan tujuan proses, dan seluruh
persetujuan pengakuan dari pentingnya proses yang terjadi di dalam
organisasi.
•
•
•
•
Gambar 2.1 BPM Success Tool
(Jeston dan Nelis, 2006, p.48)
21
• Orang
Sebagaimana sebuah manajemen di organisasi mencapai tahap kedewasaan,
akan dipahami bahwa orang merupakan kunci untuk
mengimplementasikan proses baru yang diinginkan. Organisasi harus
memiliki penilaian kinerja yang sesuai dan struktur manajemen untuk
lintas proses kunci. Proses pengaturannya haruslah proaktif dan juga dapat
memprediksikan apa yang akan terjadi, dan bukannya reaktif. Diantara
semua hal, aspek orang yang terlibat merupakan poin yang paling penting
dari proyek BPM.
• Teknologi
Dalam hal ini mengacu pada tools pendukung semua proses dan orang
yang terlibat dalam proyek BPM. Namun tidak pasti merupakan komponen
atau aplikasi dari software BPM (walaupun mungkin saja).
• Pengaturan proyek
Komponen terakhir ini menggabungkan keseluruhan komponen proses,
orang dan teknologi. Apabila tanpa proyek yang berjalan baik maka
implementasi akan mengarah pada kegagalan.
22
2.2.6 BPM Project framework
Menurut Jeston dan Nelis (2006, p.53), terdapat 10 fase dalam kerangka
kerja pembuatan Business Process Management. Berikut 10 fase tersebut
(lihat gambar) adalah :
Gambar 2.2 BPM Project Framework
(Jeston dan Nelis, 2006, p.49)
I. Fase Organization Foundation - memastikan strategi organisasi, visi,
tujuan strategik, arah bisnis dan eksekutif secara jelas dimengerti oleh
anggota tim proyek. Strategi harus dikomunikasikan dan disebarkan ke
seluruh stakeholder (terutama manajemen dan staff) sehingga menjadi
budaya organisasi yang solid. Strategi perlu diketahui dan dimengerti oleh
tim proyek, untuk memastikan ruang lingkup proyek dan arah untuk
menambah nilai pada proyek.
23
Pada fase ini terdiri dari:
• Aspek internal organisasi
• Aspek eksternal organisasi
• Visi dan misi organisasi
• Tujuan organisasi
• Sasaran organisasi
• Struktur organisasi
• Nama unit dan deskripsi umum
• Strategi untuk mencapai tujuan dan sasaran
• Strategi implementasi organisasi
• Pembeda utama organisasi
• Sumber daya
• Strategi pembeda utama
II. Fase Process Foundation - fase ini mendisain arsitektur proses yang
diinginkan. Arsitektur proses organisasi menentukan aturan-aturan,
prinsip, pedoman, dan model untuk implementasi BPM lintas organisasi.
Arsitektur proses menyediakan dasar untuk mendisain dan merealisasikan
langkah awal proses BPM, dimana teknologi informasi dan arsitektur
bisnis dapat searah dengan strategi organisasi.
Pada fase ini kita akan menentukan :
• Arsitektur awal proyek
• Gambaran proses organisasi
• Daftar proses end-to-end
24
III. Fase Technology Foundation - fase ini memiliki hasil utama yaitu :
• Gambaran dan blue print arsitektur teknologi informasi
• Penentuan peralatan dan teknologi yang dibutuhkan
• Identifikasi sistem yang sedang berjalan
• Canonical data dan data sources dictionary
• Portofolio fungsionalitas bisnis awal
• Penentuan tim proyek teknis yang dibutuhkan
Ketika unit dan proses bisnis ditentukan kemudian tujuan dari proses
disepakati, proyek harus bisa menghasilkan kesuksesan semaksimal
mungkin. Arsitektur informasi yang direkomendasikan adalah SOA
(Service Oriented Architecture).
IV. Fase BPM Foundation - fase ini tidak hanya menyediakan cara untuk
memulai proyek, tetapi juga akan menyelesaikan langkah-langkah yang
diperlukan untuk membuat proyek menjadi sukses. Langkah-langkah
tersebut termasuk :
• Definisi pihak yang berkepentingan dalam proyek
• Harapan pihak berkepentingan yang disetujui dan
didokumentasikan
• Process Selection Matrix
• Daftar proses bisnis yang teridentifikasi dan metrik awal (Process
Worth Matrix)
• Proses yang diprioritaskan untuk tahap elaborasi
• Manajemen proyek
25
V. Fase Elaboration - merupakan fase kreatif dari proyek dan seringkali
merupakan tahap yang menarik. Tidak hanya melibatkan anggota tim
proyek dan bisnis, tetapi juga seluruh stakeholder yang relevan - baik
internal maupun eksternal. Langkah-langkah tersebut termasuk :
• Appropriate Metrics to Establish a Baseline for Future
Improvement
• Root cause analysis
• People Capability Matrix
• Knowledge and Information Need Map
• Improvement Priorities
VI. Fase Improvement - membangun komponen-komponen untuk mendukung
implementasi proses yang baru. Fase ini dimulai dari :
• Redesigning Process Models
• Simulation Models & ABC details
• Future ABC
• People Capability Matrix dan Capacity Planning
• Feasibility Validation and Gap Analysis Report
• An Update Business Case
VII. Fase People and Technology Development - merupakan fase kritikal
dalam framework dan memberikan resiko pada pengembangan proyek
selanjutnya jika tidak ditangani dengan teliti dan menggunakan standar
yang tinggi.
26
Tujuan dari fase ini adalah memastikan penilaian setiap aktivitas, peran
dan penampilan kinerja sesuai dengan strategi organisasi dan tujuan dari
proses melalui:
• Dissection & Amalgamation of New Process into Activities
• Redesigning Role Descriptions and Goals
• Performance Management & Measurement for Appropriate Roles
• People Core Capability Gap Analysis
• A New Process-Based Organization Structure
• Business Process Orchestration
• SOA Lifecycle
• User Interface
• Software Test Script and Result
• Solution Testing
VIII. Fase Deployment - semua aspek dari proyek (pengajuan proses baru,
pengajuan deskripsi peran baru, kinerja manajemen dan pengukurannya,
dan pelatihan) dimulai dari :
• Improved or New Processes That Work Satisfactorily
• Trained and Motivated Staff
IX. Fase Monitor and Benefit Realization - tujuannya adalah memastikan
bahwa proyek memperoleh keuntungan dan dilaksanakan. Fase ini
didasarkan oleh:
• Benefit Summary Plan
• Benefit Realization Register
27
• Benefit Milestone Matrix
• Benefit Delivery Matrix
X. Fase Continuous Improvement - sangat penting bagi tim proyek bekerja
menghasilkan proses bisnis yang terstruktur sehingga kita bisa
memastikan bahwa perubahan proses terus berjalan dan peningkatan terus
terjadi. Fase ini meliputi:
• Mechanism to Manage Business Process and Identify and Realize
Opportunities for Process Improvements
2.2.7 Integrated Enterprise Ecosystem
Gambar 2.3 Integrated Enterprise Ecosystem Portal
(Jeston dan Nelis, 2006, p.121)
Menurut Jeston dan Nelis (2006, p.121), portal dalam suatu perusahaan
terdapat beberapa faktor yang saling terintegrasi atau berhubungan dimana
antara satu dan yang lainnya saling mendukung seperti yang dijelaskan
gambar diatas sangatlah penting. Dengan adanya portal tersebut, maka
semakin memudahkan dan memperlancar proses bisnis yang ada di perusahaan.
28
2.2.8 BPM Maturity Model
Menurut Jeston dan Nelis (2006, p.300) BPM Maturity Model adalah
perlengkapan pendukung untuk membantu organisasi untuk lebih sukses
dengan BPM, dimana hasilnya adalah pencapaian yang lebih besar dalam hal
operasional dan keuntungan dalam kinerja bisnis. Terdapat perbandingan
antara low dan high maturity yang mengklarifikasikan kelengkapan dan
lingkup dari BPM Maturity. Acuan yang digunakan sebagai model untuk
mengukur tingkat maturity dari berbagai sisi BPM adalah Capability Maturity
Model (CMM).
Menurut Jeston dan Nelis (2006, p.302) terdapat 5 tahapan maturity dari
initiative BPM (lihat gambar):
Tahap 1 : Initial State
Sebuah organisasi yang berada pada tahap initial state akan
memiliki BPM yang belum terkoordinasi dan terstruktur.
Tahap 2 : Repeatable
Sebuah organisasi yang memiliki BPM Maturity tahap 2 sudah
memiliki pengalaman dalam membuat BPM dan akan membuat
BPM capability juga meningkatkan jumlah orang yang mengawasi
organisasi dari perpektif proses bisnis.
29
Tahap 3 : Defined
Sebuah organisasi yang memiliki tingkat maturity pada tahap ketiga
akan mengalami momentum peningkatan dalam pencarian untuk
mengembangkan BPM capability dan memperluas jumlah orang
yang terlibat dalam menilai organisasi dari perspektif proses bisnis.
Tahap 4 : Managed
Sebuah organisasi yang berada pada BPM Maturity tahap 4 akan
merasakan keuntungan dari memiliki BPM yang benar-benar kuat
dasarnya untuk pengembangan stratejik perusahaan.
Tahap 5 : Optimized
Sebuah organisasi yang berada pada BPM Maturity tahap 5 akan
merasakan keuntungan dari memiliki BPM yang benar-benar kuat
dasarnya sebagai bagian inti dari pengaturan operasional dan
strategik dalam organisasi.
Gambar 2.4 Perbandingan Low dan High Comparison dan 5 Tahap Maturity
30
2.2.9 Best Practice
Menurut Wikipedia, best practice dapat didefinisikan sebagai suatu
cara paling efisien (upaya paling sedikit) dan efektif (hasil terbaik) untuk
menyelesaikan suatu tugas, berdasarkan suatu prosedur yang dapat diulangi
yang telah terbukti sukses untuk banyak orang dalam jangka waktu yang
cukup lama. Istilah ini juga sering digunakan untuk menjelaskan proses
pengembangan suatu cara standar untuk melakukan suatu hal yang dapat
digunakan oleh berbagai organisasi misalnya dalam bidang manajemen,
kebijakan, atau sistem perangkat lunak.
(Sumber : http://id.wikipedia.org/wiki/Praktik_terbaik)
Menurut Hasanbasri, best practice digunakan untuk menggambarkan
metode terbaik atau praktek inovatif yang berkontribusi bagi peningkatan
kinerja suatu organisasi, yang biasanya diakui sebagai yang terbaik oleh
organisasi sejenis. Dalam pengertian ini tercakup juga kemampuan untuk
selalu up-to-date dalam mengikuti cara – cara organisasi beroperasi baik
dalam satu industri maupun industri yang berbeda. Terkait dalam hal itu pula,
kemampuan untuk mengukur posisi diri relatif terhadap yang lain juga
menjadi aspek penting best practice.
(Sumber : musyrid.files.wordpress.com/2008/08/rute-menuju-best-practic e-
ver2.pdf).
31
2.2.10 Business Process Management Initiative (BPMI.org)
Menurut Gca, Business Process Management Initiative adalah sebuah
organisasi yang independen yang senantiasa setia pada pengembangan dari
spesifikasi terbuka untuk manajemen dari proses e-business yang mengaitkan
dengan aplikasi yang banyak, departemen perusahaan, dan rekan bisnis,
dengan menggunakan firewall dan melalui internet. BPMI.org mendefinsikan
spesifikasi terbuka seperti Business Process Modelling Language (BPML)
dan Business Process Query Language (BPQL) yang memungkinkan
manajemen yang berbasiskan standar dari proses e-business dengan Business
Process Management Systems (BPMS) yang akan datang. BPML mendukung
siklus hidup dari perjalanan proses perusahaan, perancangan, penerapan,
eksekusi, pemeliharaan, analisis, dan pengoptimasian. Aplikasi yang
meningkatkan BPML akan membuatnya menjadi gesit, fleksibel, dan akan
menjadi terintegrasi dengan yang di luar maupun yang di dalam perusahaan.
BPMS menyajikan pertemuan dari EAI dan teknologi serta solusi B2Bi,
dalam rangka mencapai apa yang diharapkan perusahaan.
(Sumber :http://www.gca.org/papers/xmleurope2001/papers/html/s24-2.html).
Menurut Service-Architecture, BPMI.org bekerja berdasarkan standar
untuk mengatur proses bisnis yang melibatkan aplikasi yang dibutuhkan,
departemen perusahaan, dan rekan bisnis.
(Sumber : http://www.service-architecture.com/web-services/ articles /busin
ess process modeling initiative bpmi. org.html).
32
2.2.11 Business Process Modelling Notation (BPMN)
Menurut Lankhorst (2005, p.33), notasi pemodelan proses bisnis adalah
salah satu standar yang dikembangkan oleh BPMI (Business Process
Management Initiative).
Menurut Business Process Management Initiative (BPMI.org) (2004,
p17) telah membuat standar Business Process Modeling Notation (BPMN).
Tujuan dari pembuatan BPMN adalah untuk menyediakan notasi yang siap
digunakan dan sudah terstandarisasi untuk setiap bisnis user, mulai dari
analis bisnis yang membuat perencanaan awal dari proses, sampai pada
technical developer yang bertanggung jawab mengimplementasi teknologi
yang akan menjalankan proses, dan terarkhir sampai kepada orang-orang di
bisnis yang akan mengatur dan memonitor proses.
Menurut Alonso, dkk (2007, p.80), notasi pemodelan proses bisnis
adalah sebuah seperangkat standar bangunan visual untuk menggambarkan
diagram proses bisnis.
Menurut Jeston dan Nelis (2006, p.196) Business Process Modeling
Notation (BPMN) adalah notasi standar yang dapat berupa ikon atau gambar
untuk pemodelan proses bisnis.
33
2.2.12 Business Process Diagram
Menurut Business Process Management Initiative (BPMI.org) (2004,
p.17), menyebutkan bahwa Business Process Diagram merupakan spesifikasi
notasi dan semantik yang menunjukkan gabungan dari best practice di dalam
komunitas pemodelan bisnis. Business Process Diagram menunjukkan
ringkasan dari gambaran elemen BPMN dan hubungannya. Empat (4) elemen
dasar dari business process diagram adalah:
• Flow object
• Connecting object
• Swimlanes
• Artifacts
Tiga (3) flow object yang menggambarkan proses bisnis:
Element Notation
Events
Activities
Gateways
Tabel 2.1 Flow Object Notation
(BPMI.org, 2004, p.31)
34
Terdapat 3 cara untuk menghubungkan flow object atau dengan informasi
yang lain, yaitu dengan connecting object dalam bentuk :
Element Notation
Sequence flow
Message flow
Associations
Tabel 2.2 Connecting Object Notation
(BPMI.org, 2004, p.29)
Ada 2 cara untuk mengelompokkan “swimlane”:
Tabel 2.3 Swimlane Notation
(BPMI.org, 2004, p.29)
Element Notation
Pools
Lanes
35
2.2.13 Balanced Scorecard
Menurut Khoshafian (2007, p.407), Balanced Scorecard (BSC)
adalah metodologi pengukuran dalam ilmu manajemen untuk mengukur dan
mengikat berbagai performa manajemen untuk mengindikasikan tujuan dari
proses sekarang juga dukungan pencapaian di masa yang akan datang.
Menurut situs Wikipedia, Balance Scorecard (BSC) atau kartu skor
berimbang adalah suatu konsep untuk mengukur apakah aktivitas-aktivitas
operasional suatu perusahaan dalam skala yang lebih kecil sejalan dengan
sasaran yang lebih besar dalam hal visi dan strategi.
Balanced Scorecard pertama kali dikembangkan dan digunakan pada
perusahaan Analog Devices pada tahun 1987. Dengan tidak berfokus hanya
pada hasil finansial melainkan juga masalah manusia, Balanced Scorecard
membantu memberikan pandangan yang lebih menyeluruh pada suatu
perusahaan yang pada gilirannya akan membantu organisasi untuk bertindak
sesuai tujuan jangka panjangnya. Sistem manajemen strategis membantu
manajer untuk berfokus pada ukuran kinerja sambil menyeimbangkan
sasaran finansial dengan perspektif pelanggan, proses, dan karyawan. Pada
tahun 1992, Robert S. Kaplan dan David P. Norton mulai mempublikasikan
BSC melalui rangkaian artikel-artikel jurnal dan buku The Balanced
Scorecard pada tahun 1996. Sejak diperkenalkannya konsep aslinya, BSC
telah menjadi lahan subur untuk pengembangan teori dan penelitian, dan
banyak praktisi yang telah menyimpang dari artikel asli Kaplan dan Norton.
36
Kaplan dan Norton sendiri melakukan tinjauan ulang terhadap konsep ini
satu dasawarsa kemudian berdasarkan pengalaman penerapan yang mereka
lakukan.
(Sumber : http://id.wikipedia.org/wiki/Kartu_skor_berimbang)
Menurut Tunggal (2002, p.2), Balanced scorecard adalah kumpulan
ukuran kinerja yang terintegrasi yang diturunkan dari strategi perusahaan yang
mendukung strategi perusahaan secara keseluruhan.
Menurut Luis dan Biromo (2007, p.16), Balanced scorecard
didefinisikan sebagai suatu alat manajemen kinerja (performance management
tool) yang dapat membantu organisasi untuk menerjemahkan visi dan strategi
ke dalam aksi dengan memanfaatkan sekumpulan indikator finansial dan non-
finansial yang ke semuanya terjalin dalam suatu hubungan sebab akibat.
Adapun empat perspektif dalam Balanced scorecard, yakni :
• Perspektif keuangan (financial perspective)
• Perspektif pelanggan (customer perspective)
• Perspektif bisnis internal (internal business process perspective)
• Perspektif pembelajaran dan pertumbuhan (learning and growth
perspective)
37
2.2.14 Key Performance Indicators (KPI)
Menurut Khoshafian (2007, p.28) KPI (key performance indicators)
adalah penilaian dari kinerja yang menunjukkan progress dari setiap taktik
untuk mencapai tujuan.
Menurut situs Wikipedia, KPI (Key Performance Indicators) adalah
metric financial ataupun non-finansial yang digunakan untuk membantu
suatu organisasi menentukan dan mengukur kemajuan terhadap sasaran
organisasi. KPI digunakan dalam intelijen bisnis untuk menilai keadaan kini
suatu bisnis dan menentukan suatu tindakan terhadap keadaan tersebut. KPI
sering digunakan untuk menilai aktivitas yang sulit diukur seperti keuntungan
pengembangan kepemimpinan, perjanjian, layanan dan kepuasan. KPI
umumnya dikaitkan dengan strategi organisasi yang contohnya diterapkan
oleh teknik-teknik seperti Balanced Scorecard. KPI berbeda tergantung sifat
dan strategi organisasi. KPI merupakan kunci suatu sasaran terukur yang
terdiri dari arahan, KPI, tolok ukur, target, serta kerangka waktu.
(Sumber : http://en.wikipedia.org/wiki/Key_performance_indicator).
2.2.15 Activity Based Costing (ABC)
Menurut Ray dkk (2006, p.440), perhitungan biaya berdasarkan
aktivitas-Activity Based Costing (ABC) adalah metode perhitungan biaya
(costing) yang dirancang untuk menyediakan informasi biaya bagi manajer
untuk keputusan strategis dan keputusan lainnya yang mungkin akan
mempengaruhi kapasitas dan juga biaya ‘tetap’.
38
ABC biasanya digunakan digunakan sebagai pelengkap, bukan sebagai
pengganti, sistem biaya yang dipakai perusahaan.
Dalam ABC:
• Biaya produksi dan nonproduksi dibebankan ke produk.
• Beberapa biaya produksi tidak dimasukkan ke biaya produk.
• Ada sejumlah pengelompokan biaya overhead, setiap pengelompokan
dialokasikan ke produk dan objek perhitungan biaya (costing) lainnya
dengan menggunakan ukuran aktivitas masing-masing yang khusus.
• Basis alokasi biasanya berbeda dengan basis alokasi dalam sistem
akuntansi biaya tradisional.
• Tarif overhead atau tarif aktivitas disesuaikan dengan kapasitas aktivitas
dan bukannya dengan kapasitas yang dianggarkan.
Tahapan untuk menerapkan ABC:
• Mengidentifikasikan dan mendefinisikan aktivitas dan pul aktivitas.
• Bila mungkin, menelusuri biaya overhead secara langsung ke aktivitas
dan objek biaya.
• Membebankan biaya ke pul biaya aktivitas.
• Menghitung tarif aktivitas.
• Membebankan biaya ke objek biaya dengan menggunakan tarif aktivitas
dan ukuran aktivitas.
• Menyiapkan laporan manajemen.
39
ABC mengestimasi biaya sumber daya yang dikonsumsi oleh objek
biaya seperti produk dan pelanggan. Pendekatan dalam ABC mengasumsikan
bahwa objek biaya menimbulkan aktivitas yang pada akhirnya mengonsumsi
sumber daya. Aktivitas membentuk hubungan antara biaya dengan objek
biaya. ABC memfokuskan pada biaya overhead-baik overhead produksi
maupun overhead penjualan, umum dan administrasi. Akuntansi untuk
tenaga kerja langsung dan bahan langsung tidak terpengaruh.
Menurut Jeston dan Nelis (2006, p.387), ABC menjelaskan sebuah alat
tambahan yang sangat penting untuk sistem akuntansi biaya yang sudah ada.
ABC membuat kesuksesan dari pengukuran proyek BPM, dan membuat
transparansi dalam pemahaman sehingga membuat kontrol yang potensial
dari biaya proses. ABC ini adalah alat yang membantu mengamankan
keputusan organisasional strategic pada sudut pandang biaya dan untuk
mendapatkan pengurangan biaya dalam jangka panjang. Kemampuan untuk
menghasilkan dan memanfaatkan keuntungan kompetitif yang memanfaatkan
pengetahuan dari biaya yang benar.
Keuntungan utama dari ABC ini adalah:
• Kemampuan untuk memahami komponen biaya dari proses,
menghasilkan biaya dan harga yang lebih sesuai.
• Kemampuan untuk membandingkan berbagai proses dan
mengidentifikasi area untuk pengembangan, yang menghasilkan biaya
yang lebih rendah.
40
2.2.16 Service Oriented Architecture (SOA)
Menurut Erl (2005, p.14), Service Oriented Architecture (SOA) adalah
cara untuk merepresentasikan sebuah model dimana logika otomatisasi
dibuat menjadi lebih kecil, dengan membedakan logika masing-masing unit.
Menurut Khosafian (2007, p.37), Service Oriented Architecture (SOA)
adalah framework yang mendukung penemuan, pertukaran pesan, dan
integrasi dalam servis yang berhubungan secara bebas dengan menggunakan
standar industri.
Menurut Laudon (2007, p.201), Service Oriented Architecture (SOA)
adalah kumpulan dari servis yang dapat mengisi sendiri dan dapat
berkomunikasi dengan satu sama lain untuk menciptakan aplikasi perangkat
lunak. SOA adalah cara baru untuk membuat perangkat lunak dalam sebuah
perusahaan.
Menurut situs Wikipedia, SOA (Service Oriented Architecture,
arsitektur berorientasi layanan) adalah suatu gaya arsitektur sistem yang
membuat dan menggunakan proses bisnis dalam bentuk paket layanan
sepanjang siklus hidupnya. SOA juga mendefinisikan dan menentukan
arsitektur teknologi informasi (TI) yang dapat menunjang berbagai aplikasi
untuk saling bertukar data dan berpartisipasi dalam proses bisnis. Fungsi-
fungsi ini tidak terikat dengan sistem operasi dan bahasa pemrograman yang
mendasari aplikasi-aplikasi tersebut. SOA membagi fungsi-fungsi menjadi
unit-unit yang berbeda (layanan), yang dapat didistribusikan melalui suatu
jaringan dan dikombinasikan serta digunakan ulang untuk membentuk
aplikasi bisnis. Layanan-layanan ini saling berkomunikasi dengan
41
mempertukarkan data antar mereka atau dengan mengkoordinasikan aktivitas
antara dua atau lebih layanan. Konsep SOA sering dianggap didasari atau
berkembang dari konsep-konsep yang lebih lama dari komputasi terdistribusi
dan pemrograman modular.
(Sumber : http://id.wikipedia.org/wiki/SOA).
2.2.17 Arti Penting Fungsi Manajemen Keuangan
Menurut Wimadiun, manajemen keuangan merupakan salah satu bidang
manajemen fungsional dalam suatu perusahaan, yang mempelajari tentang
penggunaan dana, memperoleh dana dan pembagian hasil operasi perusahaan.
Manajemen keuangan dapat didefinisikan dari tugas dan tanggung jawab
manajer keuangan. Meskipun tugas dan tanggung jawabnya berlainan di
setiap perusahaan, tugas pokok manajemen keuangan antara lain meliputi:
keputusan tentang investasi, pembiayaan kegiatan usaha dan pembagian
dividen suatu perusahaan.
(Sumber : http://chandrakirana.wimamadiun.com/materi/BAB%20I%20 ma
na jemen%20keuangan%201.pdf).