PL-5/ 1

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG NHANH PHẦN MỀM HITOSOFT 9019 ĐỂ MINH HỌA VIỆC LẬP DỰ TOÁN

Lưu ý quan trọng khi sử dụng các phần mềm lập dự toán: đa số các phần mềm chỉ giúp tra cứu tên công việc theo mã hiệu nhập vào (hoặc ngược lại) mà không có phần thuyết minh áp dụng và các lưu ý nên hết sức cẩn thận, tốt nhất chỉ nên tra cứu bằng máy khi đã nắm vững các qui định. Tương tự khi tra cứu các định mức chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn đầu tư,…

Hướng dẫn cài đặt nhanh (cho máy chưa có bản quyền Hitosoft):

1. Vào thư mục “Hitosoft 9019” (là thư mục con của thư mục “Chuong trinh Hitosoft_Le Ngoc Hien”) trên đĩa CD dự toán (hoặc có thể download file nén của phần mềm “0-Hito9019-Chuong-Trinh.zip” trực tiếp từ www.dutoanxd.com, giải nén vào thư mục nào đó trên ổ cứng) ta tìm file “SetUp.exe”. Lưu ý quan trọng: Trường hợp phần mềm diệt vi rút tự động xóa mất file “SetUp.exe” hoặc ngăn cản không cho thực thi file này vì nhận dạng nó là vi rút (do file này có can thiệp vào hệ điều hành của máy khi thực thi) => trước khi download và cài đặt bạn phải thoát hoặc tạm thời vô hiệu hóa (disable) phần mềm chống vi rút, sau khi cài xong mới kích hoạt nó lại.

2. Kích hoạt (thực thi) file “SetUp.exe”, màn hình hiện ra hộp thoại HitoSoft 9019 SetUp thì bấm chọn nút lệnh “Cài đặt chương trình HitoSoft”. Chương trình cho phép chọn ổ đĩa và thư mục để cài (mặc định cài vào thư mục gốc của ổ đĩa D).

3. Việc cài đặt diễn ra rất nhanh. Trên màn hình nền (desktop) xuất hiện 3 biểu tượng (1 của Hitosoft 2006, 1 của Hitosoft 2010 và 1 của Hitosoft 9019) .

4. Cài tập tin đơn giá để chương trình có thể làm việc: vào thư mục “Don gia cho Hitosoft 9010” (là thư mục con của thư mục “Chuong trinh Hitosoft_Le Ngoc Hien”) trên đĩa CD dự toán (hoặc vào www.dutoanxd.com để download về máy tính), chọn thực thi file “Don Gia XDCB Tinh *******.exe” mà bạn muốn sử dụng để lập dự toán.

5. Xong! Bây giờ bạn có thể bấm đúp vào biểu tượng Hitosoft 9019 trên destop để mở chương trình lên sử dụng! Tuy nhiên Hitosoft 9019 mới cho phép sử dụng bản dùng thử với các tính năng mở file, lập và tính dự toán nhưng khóa chức năng lưu file, in và xuất ra Excel.

Các bước lập dự toán bằng Hitosoft 9019: Bước 1: Khởi động phần mềm HitoSoft (nhớ khởi động thêm phần mềm bỏ dấu tiếng Việt để

soạn thảo bằng tiếng Việt). Vào menu Tập tin:

- Nếu muốn mở tập tin dự toán đã có: chọn Mở tập tin (dùng tổ hợp phím Ctrl-O). - Nếu muốn tạo tập tin mới: chọn Lập dự toán mới (dùng tổ hợp phím Ctrl-N) hoặc chọn

Lập dự thầu mới (dùng tổ hợp phím Ctrl-T). Màn hình làm việc được hiển thị mặc định với Bảng khối lượng (sheet Bang KL). Bảng

này có 2 cột Mã hiệu: cột Mã hiệu thứ nhất chứa các mã hiệu gốc của chương trình, cột Mã hiệu thứ hai chứa các mã hiệu sẽ được xuất ra kết quả (file Excel hoặc in ra giấy).

Lưu ý các ô có màu xanh ngọc (là màu mặc định – có thể thay đổi được) là vùng cho phép nhập hoặc chỉnh sửa dữ liệu, vùng màu trắng là không cho phép.

Trong menu Tập tin chọn Làm việc với Bộ đơn giá XDCB khác để chọn Bộ đơn giá tại địa phương của công trình cần lập dự toán (nếu Bộ đơn giá mặc định chưa đúng với thực tế công trình).

PL-5/ 2

Vào menu Tiện ích để xác lập các điều kiện tính toán cho chương trình (lần lượt xác định tất cả các điều kiện tính toán trong menu này – ban đầu nếu chưa rành thì cứ để như mặc định, sau này sẽ điều chỉnh sau). Trong đó quan trọng nhất là dòng lệnh Xác lập phương pháp tính chi phí NC-MTC: đầu tiên nên chọn Lấy theo đơn giá XDCB do các địa phương công bố. Bước 2: Nhập các thông tin ban đầu của công trình:

- Tên công trình: nhập tên công trình vào sau chữ CÔNG TRÌNH: - Tên hạng mục: nhập tên hạng mục vào sau chữ HẠNG MỤC: (nếu không có hạng mục

thì xoá luôn chữ HẠNG MỤC:) - Địa điểm: nhập địa điểm vào sau chữ ĐỊA ĐIỂM XÂY DỰNG:

Bước 3: Nhập mã hiệu công việc vào các ô màu xanh của cột MÃ HIỆU thứ nhất - Nếu không nhớ hết toàn bộ ký tự của mã hiệu thì đưa vào 1 ký tự bất kỳ, bấm Enter, khi

đó xuất hiện cửa sổ liệt kê toàn bộ mã hiệu gốc, tên công việc (lấy theo qui ước của Hitosoft).

- Dùng chuột (hoặc phím mũi tên điều hướng lên xuống) để chọn mã hiệu mong muốn, nhấp kép chuột trái để đưa mã hiệu này vào cửa sổ Danh sách các công tác xây lắp chọn trước để lấy vào tài liệu ở bên dưới. Lần lượt làm như thế nếu chọn nhiều mã hiệu, cuối cùng bấm biểu tượng có hình mũi tên từ phải sang trái ở cửa sổ dưới để đưa chúng vào Bảng khối lượng.

- Những công việc không tìm thấy mã hiệu thì vận dụng mã hiệu tương tự hoặc lập định mức mới.

- Có thể đưa trỏ chuột vào ô mã hiệu, bấm phải chuột để có menu tắt hướng dẫn tìm nhanh nhóm công việc (Hitosoft 9019 soạn sẵn mục lục của 4 bộ định mức thường dùng).

- Cột mã hiệu thứ 2 dùng để sửa đổi tên mã hiệu theo ý mình nếu cần (mặc định chương trình sẽ lấy theo bộ Đơn giá dự toán của địa phương, đa số giống như cột mã hiệu thứ nhất). Đây là cột mã hiệu sẽ được in ra khi xuất ra máy in hoặc xuất ra file Excel.

Bước 4: Nhập khối lượng của công việc vào cột KHỐI LƯỢNG TỔNG SỐ. - Nếu khối lượng công việc được tính từ các khối lượng chi tiết thì nhập dữ liệu vào ngay

bên dưới tên công việc. Sau khi Enter thì các khối lượng chi tiết sẽ được đưa vào cột khối lượng chi tiết, các khối lượng này sẽ được cộng dồn vào cột khối lượng tổng số.

- Sau khi nhập ít nhất 1 công việc ở bảng khối lượng dự toán thì ở các bảng còn lại bắt đầu có dữ liệu.

Bước 5: Sheet “Phân tích”: Bảng phân tích chi tiết đơn giá XDCT (VL, NC và MTC) Bước 6: Sheet “TH Vật tư”: Bảng tổng hợp vật tư

- Nhập đơn giá (trước thuế) của các vật tư (thông thường lấy từ Thông báo giá của Nhà nước hoặc lấy theo báo giá trên thị trường). Từ đó ta có được bảng giá trị vật tư thực tế của công trình. Lưu ý nếu không chọn tính vận chuyển vật liệu đến chân công trình thì đơn giá nhập vào phải bao gồm cả chi phí vận chuyển đến chân công trình.

Bước 7: Sheet “TH N.công”: Bảng tổng hợp chi phí nhân công. Bước 8: Sheet “TH MTC”: Bảng tổng hợp chi phí máy thi công. Bước 9: Sheet “Thiết bị”: Bảng tổng hợp chi phí thiết bị. Bước 10: Sheet “TH kinh phí”: Bảng tổng hợp dự toán công trình

Máy sẽ tự động tra các tỷ lệ định mức: - Thuế VAT

PL-5/ 3

- Chi phí chung - Thu nhập chịu thuế tính trước (lợi nhuận định mức) - Chi phí thiết kế - Chi phí thẩm tra thiết kế, dự toán, phê duyệt quyết toán - Lệ phí thẩm định thiết kế, dự toán - Chi phí lập hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu - V.v…

Nhập vào bảng tổng kết kinh phí các loại chi phí khác mà máy không tự xác định được (ví dụ chi phí khảo sát, chi phí dự phòng do trượt giá,…), ta được giá trị dự toán cuối cùng của công trình (hoặc hạng mục công trình). Phần mềm ngoài tính năng lập hồ sơ dự thầu còn cho phép chuyển một hồ sơ dự toán sang hồ sơ dự thầu (lệnh Chuyển sang định dạng tập tin hồ sơ dự thầu trong menu Dữ liệu), rất tiện lợi cho các đơn vị thi công khi tham gia đấu thầu.

Trình tự xây dựng mã hiệu mới bằng phần mềm Hitosoft 9019 a. Sử dụng cách xây dựng từ mã hiệu tạm tính:

Bước 1: Nhập ký tự ‘TT’ vào cột Mã hiệu của Bảng khối lượng, ấn Enter. Ở cột Mã hiệu thứ hai (bên phải) máy tự điền ‘TT’, bạn có thể đặt lại tên mã hiệu theo ý mình, ví dụ ‘MHM.01’.

Bước 2: Điều chỉnh tên công việc (thay cho phần text có sẵn trong cột Tên công việc), nhập đơn vị tính cho công việc vào cột Đơn vị, nhập khối lượng công việc vào cột Khối lượng tổng số. Chuyển sang Bảng phân tích.

Bước 3: Bấm chọn vào ô tên công việc ứng với dòng mã hiệu tạm tính (ở ví dụ này là MHM.01). Bấm biểu tượng chèn thêm dòng (hình dấu +) trên thanh Toolbar => xuất hiện hộp thoại yêu cầu nhập VL (gồm VLXD và VL cấp phối), NC (nhóm 1, 2, 3) và MTC. Đầu tiên chương trình mặc định chọn VLXD (tùy yêu cầu, bạn có thể chọn các ô mà mình muốn nhập). Nếu ở ô muốn nhập đã có sẵn tên trong danh sách thì cuộn bảng danh sách để tìm và chọn (xong bấm phím Bổ sung loại có trong danh sách). Nếu thứ cần nhập không có trong danh sách thì bấm phím Bổ sung loại ngoài danh sách => điều chỉnh lại phần text có sẵn trong cột Tên loại VL, NC, MTC ở Bảng phân tích. Nhập đơn vị tính, giá trị định mức chính, phụ trong các ô tương ứng. Sau đó bấm chọn lại vào ô tương ứng với cột Tên loại VL, NC, MTC để biểu tượng chèn thêm dòng (hình dấu +) trên thanh Toolbar nổi đậm lên. Tiếp tục nhập các thứ khác bằng cách trở lại từ đầu bước 3. Sau quá trình nhập VL, NC, MTC để chương trình tính toán lại đơn giá vật liệu (nhân công, máy thi công) của công tác thì vào menu Dữ liệu, chọn Tính lại đơn giá VL (NC, MTC) trong bảng khối lượng.

Bước 4: Chuyển sang Bảng tổng hợp vật tư để nhập đơn giá thực tế của tất cả các vật tư (trong đó có cả những vật tư tương ứng với mã hiệu tạm tính). Khi đơn giá vật tư thay đổi thì các dữ liệu tính được trong Bảng phân tích và Bảng khối lượng sẽ thay đổi tương ứng (lưu ý nếu ở Menu Tiện ích, mục Xác lập phương pháp tính chi phí VL là Tính trực tiếp theo giá VLXD thực tế thì kết quả đơn giá VL của công tác chưa được cập nhật ngay mà phải vào menu Dữ liệu, chọn Tính lại đơn giá VL, NC, MTC trong bảng khối lượng. Khi đó xuất hiện hộp thoại cho phép lựa chọn các công tác cần tính lại và các trường hợp cần xét.

b. Sử dụng lệnh “Bổ sung, sửa đổi định mức đơn giá” trong menu Tập tin:

Bước 1: Mở menu Tập tin, chọn lệnh “Bổ sung, sửa đổi định mức đơn giá”. Bước 2: Ở cửa sổ phía trên chọn bộ định mức mà mình muốn bổ sung hoặc sửa đổi.

PL-5/ 4

Bước 3: Ở cửa sổ bên dưới sẽ hiện lên Bảng chi tiết định mức dự toán XDCT, trong đó đã mặc định lấy mã hiệu bắt đầu của bộ định mức vừa chọn.

Bước 4: Ở cửa sổ phía trên cuộn dòng để tìm mã hiệu mà mình muốn bổ sung hoặc sửa đổi => ở cửa sổ bên dưới sẽ hiện lên mã hiệu vừa chọn.

Bước5: Trong Bảng chi tiết định mức ta có thể thay đổi các thông số trong các ô màu xanh theo ý muốn, kể cả ký hiệu của mã hiệu (các ô khác sẽ tự động thay đổi theo). Nếu muốn thay đổi loại VL, NC, MTC bằng loại khác (nhưng phải có trong bộ định mức) thì dùng biểu tượng mũi tên chỉ xuống. Nếu muốn bổ sung VL, NC, MTC thì dùng biểu tượng dấu + (màu đỏ) trên cửa sổ lớn. Nếu muốn xóa bớt VL, NC, MTC thì dùng biểu tượng dấu - (màu đỏ) ở bên trái cửa sổ nhỏ.

Bước 6: Cập nhật những điều chỉnh thành định mức mới => Chọn biểu tượng mũi tên chỉ sang phải => mã hiệu mới sẽ được lưu trong sheet 15 với tên “Đ.mức bổ sung”. Nếu muốn cập nhật những điều chỉnh vào dữ liệu gốc => Chọn biểu tượng mũi tên chỉ sang trái.

Nhận xét: Cách thứ hai (sử dụng lệnh “Bổ sung, sửa đổi định mức đơn giá” trong menu Tập tin) cho phép lưu được mã hiệu vừa xây dựng vào chương trình để dùng cho những lần sau hoặc cho hồ sơ dự toán mới.

Nguyên tắc vận dụng mã hiệu hiện có bằng phần mềm Hitosoft 9019 Bước 1: Ở Bảng khối lượng: chọn mã hiệu công tác mà mình muốn vận dụng, ấn Enter. Ở cột

Mã hiệu thứ hai (bên phải) máy tự lặp lại tên mã hiệu, sau đó bạn điền thêm VD (hoặc ký tự nào đó mà bạn muốn) vào sau tên mã hiệu ban đầu.

Bước 2: Chuyển sang Bảng phân tích để chèn thêm hoặc bỏ bớt các loại VL, NC, MTC hoặc điều chỉnh giá trị định mức của chúng. Làm tương tự như ở bước 3 và 4 của mục a. Sử dụng cách xây dựng từ mã hiệu tạm tính ở phần trên.