08 bbpb2103 topik 4 -...

� PENGENALAN

Organisasi bersaing antara satu sama lain berdasarkan kemahiran dan kebolehan tenaga kerja mereka. Oleh sebab itu, tenaga kerja dan perancangan sumber manusia menjadi sangat penting supaya pekerja sekarang dan pekerja akan datang dapat menjadi tenaga kerja yang berdaya saing. Organisasi perlu berhati-hati apabila merekrut, memilih, membangun dan mengekalkan pekerja mereka. Bagi memenuhi keperluan apabila melakukan fungsi-fungsi pengurusan sumber manusia, perancangan sumber manusia yang berkesan perlu dilakukan.

TTooppiikk

44 � Perancangan

dan Pengambilan Pekerja

Pada akhir topik ini, anda seharusnya dapat:

1. Mengenal pasti kelebihan menggabungkan perancangan sumber manusia dengan perancangan strategik organisasi;

2. Menerangkan pendekatan asas untuk perancangan sumber manusia;

3. Membincangkan kekuatan dan kelemahan pengambilan pekerja dari dalam organisasi; dan

4. Memeriksa sumber proses pengambilan luar.

HASIL PEMBELAJARAN

� TOPIK 4 PERANCANGAN DAN PENGAMBILAN PEKERJA

80

Dalam topik ini, kita akan membincangkan dua jenis proses pengurusan sumber manusia, iaitu perancangan sumber manusia dan pengambilan. Perancangan sumber manusia merupakan asas bagi pengkakitanganan ke dalam organisasi, manakala pengambilan pula memulakan proses tindakan dalam memenuhi apa sahaja yang dirancang oleh organisasi.

PERANCANGAN SUMBER MANUSIA

Tujuan perancangan sumber manusia adalah menggunakan sumber manusia dengan berkesan supaya matlamat organisasi akan dapat dicapai. Perancangan sumber manusia juga perlu memastikan bahawa organisasi perlu mempunyai jumlah dan jenis pekerja yang betul.

4.1.1 Kepentingan Perancangan Sumber Manusia

Kepentingan perancangan sumber manusia boleh dilihat dari perspektif yang berbeza seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 4.1.

Rajah 4.1: Kepentingan perancangan sumber manusia

Perancangan sumber manusia adalah proses ramalan dan menyediakan pergerakan manusia ke dalam, di dalam dan keluar organisasi.

4.1

TOPIK 4 PERANCANGAN DAN PENGAMBILAN PEKERJA �

81

(a) PPengambilan Perubahan dalam persekitaran dan komposisi pekerja memerlukan

pengurus melibatkan diri lebih aktif dalam perancangan sumber manusia. Pengurus mesti merancang kaedah pengambilan yang lebih berkesan supaya matlamat untuk mengambil pekerja yang berkebolehan akan tercapai.

(b) MMengurangkan Kos yang Tersembunyi Keperluan sumber manusia yang dirancang dengan berkesan akan

mengurangkan kerugian terhadap organisasi. Sebagai contoh, kekosongan jawatan yang segera diisi tidak akan mengganggu operasi organisasi, maka kualiti produk atau perkhidmatan akan dapat dikekalkan dan kerugian organisasi akan dapat dielakkan.

(c) PPerancangan Kerjaya dan Pembangunan Apa-apa kelemahan dalam perancangan sumber manusia akan

memberikan kesan yang negatif terhadap kerjaya seorang pekerja kerana peluang untuk membangunkan dirinya dalam pekerjaan dan jawatan mungkin terhad.

(d) KKeberkesanan Program Pengurusan Sumber Manusia Perancangan sumber manusia adalah asas bagi penyeragaman fungsi

pengurusan sumber manusia. Ambil senario ini sebagai contoh. Seorang pekerja dari Bahagian B telah meletakkan jawatan, tetapi seorang pekerja telah diambil untuk bekerja di Bahagian A walaupun bahagian itu tidak memerlukan pekerja baru. Ini menunjukkan bahawa fungsi-fungsi pengurusan sumber manusia tidak dilakukan dengan berkesan.

Perancangan sumber manusia membolehkan organisasi merancang pergerakan pekerja ke dalam, di dalam dan keluar organisasi. Jika anda mempunyai syarikat anda sendiri, adakah perancangan sumber manusia penting untuk organisasi anda? Terangkan.

SEMAK KENDIRI 4.1


82

4.1.2 Perancangan Sumber Manusia dan Perancangan Strategik

Bagi tujuan perancangan organisasi pada masa hadapan, pengurus sumber manusia perlu menggabungkan perancangan sumber manusia dengan perancangan strategik organisasi. Terdapat tiga kaedah bagaimana perancangan sumber manusia dan perancangan strategik berkaitan antara satu sama lain. Rajah 4.2 menunjukkan kaedah-kaedah ini.

Rajah 4.2: Perhubungan antara perancangan sumber manusia dan perancangan strategik (a) BBerkaitan dengan Strategi dan Proses Pelaksanaan

Perancangan sumber manusia melibatkan perancangan strategik pada peringkat awal dan juga peringkat akhir. Pada peringkat awalnya, perancangan sumber manusia merupakan input dalam proses pengaturan strategi. Perancangan sumber manusia akan memberikan maklumat apa yang boleh dilakukan. Pada peringkat akhir pula, perancangan strategik dan perancangan sumber manusia berkait dari segi pelaksanaannya. Apabila strategi telah ditetapkan, pihak pengurusan perlu membuat keputusan mengenai pembahagian sumber, termasuk perkara-perkara yang melibatkan struktur, proses dan sumber manusia. Gabungan perancangan sumber manusia dan perancangan strategik adalah berkesan apabila kedua-duanya membantu antara satu sama lain. Dalam hal ini, pihak pengurusan atasan perlu memahami bahawa keputusan yang

Perancangan strategik membolehkan organisasi menentukan objektif utama dan membangunkan satu pelan yang komprehensif untuk mencapai objektif tersebut.


83

dibuat dalam perancangan strategik akan memberi kesan terhadap perancangan sumber manusia dan begitu juga sebaliknya. Pengurus sumber manusia dilihat sebagai sebahagian daripada pasukan pengurusan dalam perancangan strategik organisasi. Rajah 4.3 menunjukkan hubungan antara proses perancangan sumber manusia dan proses perancangan strategik.

Rajah 4.3: Perhubungan antara proses perancangan sumber manusia

dan proses perancangan strategik

Berdasarkan Rajah 4.3, antara perancangan strategik dan perancangan sumber manusia, yang manakah sepatutnya diutamakan terlebih dahulu? Bincangkan dengan rakan-rakan sekursus anda.

AKTIVITI 4.1


84

(b) MMenentukan Jenis Sumber Manusia yang Ada di dalam Organisasi Strategi yang dirancang boleh dikaitkan dengan sumber manusia dari segi

asas kecekapan pekerja. Pekerja-pekerja boleh dibahagikan kepada empat jenis kategori berdasarkan kemahiran dan nilai-nilai strategik yang diberikan kepada mereka oleh organisasi. Rujuk Rajah 4.4 bagi mengetahui bagaimana organisasi menentukan jenis-jenis pekerja.

Rajah 4.4: Menentukan jenis pekerja di dalam sesebuah organisasi

Sumber: Bohlander, Snell & Sherman (2009). Managing human resource (15th ed.). Ohio: South-western College Publishing.

(i) PPekerja dengan Pengetahuan Teras Ia merujuk kepada pekerja yang mempunyai kemahiran khusus serta

nilai-nilai strategik yang tinggi. Organisasi perlu memberi komitmen yang tinggi terhadap kumpulan pekerja ini dengan memberikan mereka latihan dan peluang untuk pembangunan. Contoh pekerja dengan pengetahuan teras ialah akauntan dan pengatur cara komputer.

(ii) PPekerja dengan Tugas Tradisional Ia merujuk kepada pekerja yang mempunyai kemahiran yang tidak

unik. Biasanya, organisasi tidak memberi banyak latihan dan peluang untuk pekerja-pekerja membangunkan kerjaya mereka.

(iii) PPekerja Kontrak Ia merujuk kepada pekerja yang sedia ada dan mempunyai tugas yang

terhad. Contohnya seperti kerani dan tukang baik pulih perabut.


85

(iv) SSekutu Sekutu mempunyai kemahiran yang unik tetapi tidak berkaitan

dengan strategi asas organisasi. Organisasi cuba untuk menggalakkan hubungan yang baik dengan sekutu mereka dan melabur dalam pertukaran maklumat dan pengetahuan. Contoh sekutu ialah peguam, juru perunding dan penyelidik.

(c) MMenentukan Kesuaian dan Fleksibiliti Amalan Perancangan Sumber

Manusia Satu lagi cara yang berkaitan dengan perancangan sumber manusia dan

perancangan strategik adalah dengan menyesuaikan dasar, program dan amalan perancangan sumber manusia dengan keperluan-keperluan strategik organisasi.

Amalan dan dasar perancangan sumber manusia mesti mencapai dua jenis

penyesuaian, iaitu penyesuaian luaran dan penyesuaian dalaman.

(i) PPenyesuaian luaran memberi tumpuan pada hubungan antara objektif perniagaan dan usaha utama sumber manusia. Sebagai contoh, untuk mencapai kos operasi yang rendah, dasar serta amalan perancangan sumber manusia mesti memberi tumpuan ke atas kos operasi yang rendah.

(ii) PPenyesuaian dalaman ialah amalan perancangan sumber manusia

yang bersesuaian antara satu sama lain untuk menghasilkan satu perhubungan yang simbiosis. Sebagai contoh, reka bentuk kerja dan latihan harus menjurus kepada sasaran tingkah laku yang sama, seperti kecekapan dan kemahiran dalam melakukan kerja.

Apabila perubahan berlaku di dalam persekitaran kerja, perancangan

sumber manusia perlu menjadi lebih fleksibel dan mampu menghadapi perubahan. Ini akan meningkatkan kebolehan organisasi untuk bertindak dan berubah dalam usahanya untuk mengekalkan kelebihan daya saing. Fleksibiliti boleh dicapai dalam dua cara, iaitu fleksibiliti penyelarasan dan fleksibiliti sumber.

(i) FFleksibiliti penyelarasan berlaku melalui perubahan sumber yang

pantas bagi memenuhi keperluan baru atau yang berubah. Sebagai contoh, melalui perancangan sumber manusia, pengurus boleh meramalkan trend ekonomi dan kadar persaingan.


86

(ii) FFleksibiliti sumber berlaku apabila pekerja dapat melakukan banyak tugas yang berbeza dalam banyak cara yang berbeza. Sebagai contoh, pekerja boleh bekerja sebagai satu pasukan atau beralih tugas dan fleksibel dari segi tanggungjawab kerja.

4.1.3 Proses Perancangan Sumber Manusia

Perancangan sumber manusia membolehkan organisasi membuat ramalan dan persediaan untuk pergerakan manusia ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi. Oleh itu, langkah-langkah yang terlibat dalam perancangan sumber manusia ialah: � Pengimbasan persekitaran;

� Meramalkan keperluan tenaga kerja/sumber manusia;

Kenyataan BETUL (B) atau SALAH (S) 1. Pekerja berpengetahuan sering mendapat lebih perhatian daripada

pihak pengurusan dari segi komitmen dan peluang latihan untuk meningkatkan pengetahuan dan kemahiran mereka.

2. Selain daripada kos yang boleh dilihat dan kos yang tidak

kelihatan, perancangan sumber manusia yang tidak berkesan boleh menyebabkan pekerja menghadapi masalah dalam merancang kerjaya mereka di dalam organisasi.

3. Secara amnya, pekerja kontrak dan sementara mempunyai nilai

strategik yang rendah berkaitan dengan kemahiran dan pengetahuan jika dibandingkan dengan pekerja berpengetahuan dan pekerja sepenuh masa.

4. Seorang pengurus sumber manusia mesti menjadi sebahagian

daripada jawatankuasa perancang di dalam sesebuah organisasi. 5. Perancangan sumber manusia adalah berkaitan dengan strategi

organisasi apabila ia melaksanakan analisis, pembentukan dan pelaksanaan strategik.

LATIHAN 4.1


87

� Meramalkan bekalan tenaga kerja/sumber manusia; dan

� Mengimbangi bekalan dan keperluan sumber manusia.

(a) PPengimbasan Persekitaran Pengimbasan persekitaran secara sistematik dapat mengesan faktor-faktor

luaran yang mempengaruhi organisasi. Faktor-faktor luaran yang kerap diimbas ialah:

(i) FFaktor ekonomi, termasuk ekonomi tempatan dan global. (ii) TTrend kompetitif, termasuk proses, perkhidmatan dan inovasi baru. (iii) PPerubahan teknologi, termasuk teknologi robotik dan pejabat

automasi. (iv) IIsu-isu politik dan perundangan, termasuk undang-undang dan

pentadbiran. (v) PPerkara-perkara sosial, termasuk penjagaan kanak-kanak dan

pendidikan. (vi) TTrend demografi, termasuk umur, komposisi dan keupayaan

membaca dan menulis. Selain daripada mengimbas persekitaran luaran, pengimbasan dalaman

juga perlu dijalankan. Audit budaya adalah imbasan budaya dan kualiti kerja di dalam sesebuah organisasi.

(b) MMeramalkan Keperluan Pekerja Berdasarkan model perancangan sumber manusia seperti yang

ditunjukkan dalam Rajah 4.5, terdapat dua jenis pendekatan untuk meramalkan keperluan pekerja di dalam sesebuah organisasi. Pendekatannya ialah pendekatan secara kuantitatif dan kualitatif.


88

Rajah 4.5: Model perancangan sumber manusia Sumber: Bohlander, Snell & Sherman (2009). Managing human resource (15th ed.). Ohio:

South-western College Publishing.

(i) PPendekatan Kuantitatif Pendekatan kuantitatif melibatkan penggunaan teknik-teknik

statistik dan matematik. Pendekatan ini sering digunakan oleh perancang profesional. Salah satu contoh kaedah kuantitatif adalah analisis trend.

Analisis trend adalah pendekatan kuantitatif untuk meramalkan keperluan buruh berdasarkan suatu indeks. Sebagai contoh, hasil jualan (rujuk Jadual 4.1).


89

Jadual 4.1: Meramalkan Keperluan Sumber Manusia dengan Kaedah Analisis Trend

Tahun Faktor Perniagaan

(Jualan dalam RM1000)

Produktiviti Buruh (Jualan/Pekerja)

Keperluan Sumber Manusia (Bilangan

Pekerja)

1995 2351 14.33 164

1996 2613 11.12 235

1997 2935 08.34 352

1998 3306 10.02 330

1999 3613 11.12 325

2000 3748 11.12 337

2001 3380 12.52 310

2002* 4095 12.52 327

2003* 4283 12.52 342

2004*

*Ramalan

4446 12.52 355

Sumber: Bohlander, Snell & Sherman (2009)

Dalam Jadual 4.1, faktor perniagaan yang diambil kira dalam meramalkan keperluan sumber manusia adalah jumlah jualan tahunan bagi setiap tahun. Produktiviti buruh diperoleh dengan mengira purata bilangan jualan bagi seorang pekerja dalam tahun kewangan. Jumlah pekerja boleh diramalkan dengan membahagikan nilai faktor perniagaan dengan produktiviti buruh. Selain daripada jumlah jualan, faktor perniagaan lain yang boleh digunakan untuk meramalkan keperluan sumber manusia ialah kadar faedah, Pendapatan Negara Kasar dan perbelanjaan pendapatan. Lain-lain kaedah kuantitatif yang boleh digunakan untuk meramalkan keperluan sumber manusia ialah analisis regresi, analisis nisbah dan analisis garis masa.


90

(ii) PPendekatan Kualitatif Pendekatan kualitatif tidak melibatkan banyak statistik tetapi

mengambil pertimbangan mengenai kepentingan, kebolehan dan aspirasi pekerja dalam memenuhi keperluan kakitangan pada masa hadapan. Dalam kaedah ini, pengurus sumber manusia meramalkan keperluan pekerja melalui pertimbangannya. Antara kaedah kualitatif yang sering digunakan ialah ramalan pengurusan dan teknik Delphi.

� Ramalan pengurusan merupakan pendapat, pertimbangan atau

cadangan daripada penyelia, pengurus jabatan, pakar atau mereka yang mempunyai pengetahuan dalam keperluan sumber manusia bagi organisasi pada masa hadapan.

� Teknik Delphi adalah teknik untuk mendapat dan meringkaskan

cadangan atau pertimbangan daripada pakar-pakar yang dipilih terhadap keperluan pekerja di dalam sesebuah organisasi. Teknik ini mengurangkan prasangka kerana ramalan akhir merupakan gabungan daripada pakar-pakar tersebut.

(c) MMeramalkan Bekalan Pekerja Selepas organisasi meramalkan keperluan pekerja, organisasi tersebut

perlu menentukan sama ada bilangan dan jenis pekerja yang ada sekarang akan mencukupi untuk masa hadapan. Proses ini melibatkan mengesan tahap bekalan pekerja semasa dan juga masa hadapan, sama ada di dalam mahupun di luar organisasi.

Rujuk Jadual 4.1. Jika hasil jualan pada tahun 2005 ialah RM4,546,000 dan produktiviti buruh dikekalkan seperti dalam tahun 2004, berapakah keperluan sumber manusia untuk tahun 2005?

AKTIVITI 4.2

Lihat perancangan sumber manusia di tempat kerja anda. Adakah ramalan pengurusan dan teknik Delphi digunakan? Jika ya, berikan satu contoh bagaimana perancangan tersebut dilaksanakan.

AKTIVITI 4.3


91

Terdapat pelbagai kaedah untuk mengesan dan meramalkan jumlah bilangan pekerja di dalam organisasi. Antara kaedahnya ialah:

(i) JJadual Kakitangan Jadual kakitangan memberikan paparan grafik tentang semua

pekerjaan di dalam sesebuah organisasi, termasuk bilangan pekerja sedia ada yang terlibat dalam kerja-kerja tersebut. Ia juga mengandungi keperluan pekerja untuk masa hadapan.

(ii) AAnalisis Markov Analisis ini mengesan corak pergerakan pekerja melalui pelbagai jenis

pekerjaan. Ia menunjukkan peratus dan angka sebenar pekerja yang masih kekal dalam pekerjaan yang tertentu, pekerja yang dinaikkan pangkat, diturunkan pangkat, dipindahkan atau dikeluarkan daripada organisasi. Melalui analisis Markov, matriks pergerakan pekerja boleh dibangunkan dan bekalan sumber manusia di dalam organisasi boleh diramalkan. Sebagai contoh, rujuk Jadual 4.2.

Jadual 4.2: Contoh Penggunaan Analisis Markov

untuk Ramalan Bekalan Sumber Manusia Dalaman

(a) Matrik Kebarangkalian Peralihan Tahun 2003 (jangkaan)

Kategori dan

tahap kerja

A1 A2 B1 B2 Out

Tahun 2002

A1 .60 .10 .20 .00 .10 A2 .05 .60 .00 .00 .35 B1 .05 .00 .60 .05 .30 B2 .00 .00 .00 .80 .20

(b) Ramalan Bekalan

Tahun 2003 (jangkaan) Kategori

dan tahap kerja

Tenaga kerja

semasa

A1 A2 B1 B2 Out

Tahun 2002

A1 100 60 10 20 0 10 A2 20 1 12 0 0 7 B1 200 10 0 120 10 60 B2 15 0 0 0 12 3

Ramalan bekalan 771 22 140 22


92

Berdasarkan kepada Jadual 4.2, andaikan A1 adalah jurujual, A2 adalah pengurus jualan, B1 adalah ejen perkhidmatan pelanggan dan B2 adalah pengurus perkhidmatan pelanggan. Data peratusan di bahagian a (matriks kebarangkalian peralihan) untuk semua kategori dan peringkat pekerjaan telah diperolehi berdasarkan pengiraan tahun sebelumnya. Rujuk ke tahap jurujual (A1). Peratusan ini didapati daripada jumlah bilangan pekerja yang dikekalkan di tahap A1 dibahagi dengan jumlah bilangan pekerja di tahap yang sama daripada tahun sebelumnya. Kemudian, jumlah promosi untuk A2 dalam tahun semasa dibahagikan dengan jumlah bilangan pekerja di tahap A1 daripada tahun sebelumnya. Keadaan yang sama juga berlaku dengan jumlah bilangan pekerja yang telah berpindah ke B1, dinaikkan ke B2 dan yang telah dibuang dari organisasi. Jumlah semua peratusan mesti menjadi 1 atau 100%). Sebagai contoh, di peringkat A1 = 0.60 + 0.10 + 0.20 + 0.00 + 0.10 = 1.00. Di bahagian b (ramalan untuk bekalan), pada tahun 2002, jumlah bilangan jurujual (A1) ialah 100. Dijangkakan pada tahun 2003, 60 orang akan kekal sebagai jurujual (A1), 10 orang akan dinaikkan pangkat sebagai pengurus jualan (A2), 20 orang akan berpindah ke jawatan ejen perkhidmatan pelanggan (B1), tidak akan ada apa-apa kenaikan pangkat ke pengurus khidmat pelanggan (B2) dan 10 orang akan dikeluarkan daripada syarikat. Pada tahun 2003, syarikat ini akan membekalkan 71 jurujual, 22 pengurus jualan, 140 ejen perkhidmatan pelanggan dan 22 pengurus perkhidmatan pelanggan.

(i) IInventori Kemahiran Inventori kemahiran terdiri daripada fail peribadi pekerja yang

mengandungi maklumat mengenai pendidikan, pengalaman, minat, kemahiran dan lain-lain. Inventori kemahiran membolehkan pengurus untuk segera memadankan jawatan yang bersesuaian dengan latar belakang pekerja.

Rujuk Jadual 4.2. Katakanlah pada tahun 2002, bilangan ejen perkhidmatan pelanggan (B1) adalah 280. Berapa ramaikah daripada mereka akan dinaikkan pangkat ke pengurus perkhidmatan pelanggan?

AKTIVITI 4.4


93

(ii) CCarta Penggantian Carta penggantian terdiri daripada satu senarai pemegang jawatan

sekarang dan mereka yang mempunyai peluang untuk menggantikan jawatan tersebut sekiranya ia menjadi kosong. Carta ini memberi maklumat mengenai prestasi semasa pekerja atau pengurus dan peluang untuk kenaikan pangkat.

(iii) PPerancangan Penggantian Perancangan penggantian mengenal pasti, membangun dan

mengesan individu penting bagi jawatan eksekutif. Apabila sesebuah organisasi mengalami kekurangan sumber-sumber untuk kenaikan pangkat atau untuk jawatan baru bagi peringkat permulaan atau rendah, pengurus perlu melihat sumber tenaga luar atau bekalan buruh dari luar organisasi. Terdapat beberapa faktor luaran yang mempengaruhi pasaran buruh. Antaranya ialah perubahan demografi, tahap tenaga kerja pendidikan, keperluan untuk kemahiran tertentu, pergerakan penduduk dan dasar-dasar kerajaan. Kadar pengangguran di peringkat kebangsaan dan negeri sering menjadi penanda aras untuk mengesan tenaga buruh atau pembekalan pekerja.

(d) MMengimbangi Bekalan Sumber Manusia dan Keperluan Perancangan sumber manusia memberi peluang kepada organisasi agar

dapat mengimbangi antara keperluan dan bekalan pekerja. Permintaan terhadap pekerja adalah berdasarkan kepada ramalan trend dalam aktiviti perniagaan organisasi.

Tawaran melibatkan penentuan di mana dan bagaimana pekerja yang

berpotensi boleh didapati untuk mengisi kekosongan jawatan. Ia menjadi sukar jika kerja tersebut memerlukan latihan yang tertentu dan ini akan memerlukan perancangan yang lebih menyeluruh.

Jika terdapat kekosongan kerja, sama ada bertujuan untuk menggantikan

pekerja yang meletakkan jawatan ataupun kerana wujudnya jawatan yang baru, organisasi mesti mengambil seorang pekerja baru. Organisasi boleh merekrut pekerja secara sepenuh masa ataupun sambilan, bergantung pada keperluannya.


94

Organisasi juga boleh mengambil semula pekerja yang telah meletakkan jawatan jika ia merasakan wajar untuk dilakukan. Untuk tindakan jangka masa pendek dan sementara, organisasi boleh menggalakkan para pekerjanya untuk bekerja lebih masa bagi memenuhi keperluan semasa organisasi.

Apabila sesebuah organisasi mengalami lebihan tenaga kerja, terdapat

beberapa tindakan yang boleh diambil untuk mengurangkan bilangan pekerja yang sedia ada seperti:

(i) Mengehadkan pengambilan pekerja baru, melainkan ia benar-benar

perlu. (ii) Penggantian pekerja yang telah meletakkan jawatan atau bersara atau

meninggal dunia tidak akan dilakukan. (iii) Pekerja boleh diminta untuk berkongsi pekerjaan atau tugas,

diturunkan pangkat, dinasihatkan untuk bersara, ditamatkan perkhidmatan atau dibuang jika ia benar-benar perlu.

Walau bagaimanapun, semua tindakan yang dilakukan oleh organisasi perlu mengikut peraturan-peraturan dan undang-undang yang sedia ada.

Berdasarkan kepada definisi perancangan sumber manusia di dalam subtopik 4.1 dan pengalaman anda di tempat kerja, apakah langkah-langkah yang terlibat dalam perancangan sumber manusia?

SEMAK KENDIRI 4.2


95

PENGAMBILAN

Dalam proses pengambilan pekerja, usaha dilakukan untuk memaklumkan kepada pemohon tentang keperluan kelayakan dalam melaksanakan pekerjaan, serta peluang-peluang pekerjaan yang ditawarkan oleh sesebuah organisasi untuk pekerjanya.

Pengambilan adalah proses mengenal pasti dan menggalakkan pemohon yang berpotensi untuk mengisi jawatan yang ada sekarang ataupun pada masa hadapan di dalam sesebuah organisasi.

(Bohlander, Snell dan Sherman, 2009)

4.2

Kenyataan BETUL (B) atau SALAH (S) 1. Pelbagai faktor organisasi, termasuk strategi berdaya saing,

teknologi, struktur dan produktiviti, boleh mempengaruhi keperluan organisasi terhadap pekerjanya.

2. Apabila perancangan sumber manusia menunjukkan lebihan

pekerja, organisasi boleh menggunakan penamatan, perkongsian kerja, pembuangan kerja, kaedah penurunan pangkat atau bergantung pada kuasa supaya pekerja meletakkan jawatan untuk mencapai keseimbangan dalam bilangan pekerja dan keperluan sebenar organisasi.

3. Teknik kualitatif untuk meramalkan sumber manusia biasanya

menggunakan model-model analisis yang canggih. 4. Teknik Delphi sangat sesuai untuk sebuah organisasi yang

menghadapi masalah kakitangan berikutan perubahan teknologi secara tiba-tiba.

5. Kadar pengangguran di peringkat kebangsaan dan negeri boleh

menjadi penanda aras dalam mengenal pasti bekalan sumber manusia luaran.

LATIHAN 4.2


96

Pengambilan yang akan dibuat, sama ada secara dalaman atau luaran akan bergantung pada bekalan kakitangan yang sedia ada, dasar sumber manusia organisasi dan perkara-perkara penting yang terlibat dalam kerja yang tertentu.

4.2.1 Pengambilan Dalaman

Calon-calon dalaman yang paling berkelayakan perlu dikenal pasti supaya tidak ada isu-isu yang akan timbul berkaitan dengan peraturan-peraturan serta undang-undang dan juga keperluan organisasi dan aspirasi pekerja boleh dipenuhi. Keberkesanan sumber dalaman dapat diperkukuhkan lagi dengan memberi peluang kepada kakitangan yang merasakan bahawa mereka layak untuk memohon jawatan yang ditawarkan. Calon-calon dalaman yang sesuai boleh dikenal pasti melalui sistem maklumat sumber manusia dan penempatan kerja dan bidaan kerja. (a) SSistem Maklumat Sumber Manusia (SMSM) Teknologi maklumat membolehkan organisasi untuk mewujudkan

pengkalan data yang mengandungi rekod-rekod dan kelayakan bagi setiap pekerjanya. Seseorang pengurus boleh mendapatkan maklumat mengenai calon-calon dan mengenalpasti mereka yang berpotensi untuk mengisi jawatan yang ditawarkan.

Data yang sedia ada juga boleh digunakan untuk meramal laluan kerjaya

pekerja dan menjangkakan bila dan di mana peluang untuk kenaikan pangkat akan dilaksanakan. Namun, data yang ada perlu dikemaskini dan perlu ada kaedah untuk mengemaskini data.

(b) IIklan Jawatan Kosong dan Merekrut Iklan jawatan dan kekosongan jawatan bermakna pihak pengurusan

mengumumkan adanya kekosongan pekerjaan dan pada masa yang sama mengekalkan senarai nama pekerja yang cuba untuk mendapat jawatan yang lebih baik. Pengumuman boleh dibuat melalui papan buletin, buletin organisasi, pengumuman khas, pemberitahuan umum dan kaedah lain yang sesuai. Ada juga pengumuman yang dibuat melalui sistem komputer seperti emel.

Kaedah iklan kekosongan kerja boleh dilihat sebagai memberi manfaat

apabila pekerja yakin mengenai keadilan sistem tersebut. Ianya lebih berkesan apabila kaedah ini dilihat sebagai sebahagian daripada program pembangunan kerjaya untuk pekerja.


97

Antara kelebihan merekrut dari dalam organisasi ialah: (i) Kebanyakan organisasi memberikan keutamaan kepada pekerja yang sedia

ada bagi mengisi jawatan-jawatan kosong yang lebih tinggi daripada jawatan asal mereka. Tawaran bagi mengisi jawatan tertentu atau pekerjaan dianggap sebagai kenaikan pangkat. Kaedah ini membolehkan organisasi mendapatkan kembali pulangan daripada pengambilan, pemilihan, latihan dan pembangunan yang pada awalnya telah dimulakan untuk mereka.

(ii) Kenaikan pangkat di dalam sesebuah organisasi boleh menjadi sebagai

ganjaran untuk prestasi pekerja. Hasilnya ialah peningkatan dalam semangat dan motivasi pekerja.

(iii) Merekrut pekerja yang sedia ada di dalam sesebuah organisasi akan dapat

mengurangkan kos yang berkaitan dengan orientasi dan latihan. Ini kerana pekerja tersebut sudah biasa dengan persekitaran kerja organisasi.

(iv) Dalam keadaan yang tertentu, pengambilan dalaman boleh

menyelamatkan pekerja daripada ditamatkan perkhidmatannya serta meningkatkan kerja mereka melalui pemindahan.

(v) Rekod prestasi pekerja yang ditawarkan pekerjaan yang baru adalah lebih

dipercayai berbanding dengan mengambil pekerja baru daripada luar organisasi.

Walau bagaimanapun, pengambilan pekerja secara dalaman mempunyai

kelemahannya seperti:

(i) Keperluan kerja tidak dapat dipadankan dengan pekerja yang sedia ada, terutamanya jawatan yang tinggi di dalam organisasi.

(ii) Organisasi tidak mempunyai peluang untuk memperolehi

pengetahuan dan kepakaran pekerja yang datangnya daripada organisasi lain.

(iii) Sukar bagi organisasi untuk menggalakkan idea-idea baru dalam

kalangan kakitangan yang sedia ada dan juga menangani sikap negatif mereka.

(iv) Organisasi terpaksa menghadapi risiko pengklonan pekerja, iaitu

pekerja yang mengekalkan tingkah laku dan sikap kerja yang berulang-ulang.


98

4.2.2 Pengambilan Luaran

Terdapat banyak sumber dan tempat-tempat di mana organisasi boleh merekrut pekerja dari luar organisasi. Walau bagaimanapun, sumber untuk merekrut pekerja professional dan mahir seperti akauntan tidak sama seperti merekrut pekerja mahir seperti pengendali campuran tepung di kilang roti. Antara sumber pengambilan luaran ialah: (a) PPengiklanan Pengiklanan merupakan sumber yang paling popular untuk menarik

pemohon. Medium pengiklanan yang sering digunakan oleh organisasi ialah surat khabar, iklan di radio dan televisyen, poster, papan iklan dan jurnal perniagaan. Jenis-jenis iklan yang digunakan oleh organisasi bergantung kepada jenis kekosongan jawatan yang perlu diisi dan juga jenis pasaran buruh. Ianya juga bergantung kepada kos yang sedia ditanggung oleh organisasi.

(b) PPermohonan Dalaman Organisasi sering menerima permohonan daripada calon-calon dalaman

tanpa perlu pengiklanan. Walau bagaimanapun, peratusan pemohon dalaman adalah rendah. Walaupun peratusannya rendah, organisasi tidak boleh mengabaikan pemohon-pemohon ini kerana mereka mungkin terbukti akan menjadi pekerja yang baik pada masa hadapan.

(c) CCadangan oleh Kakitangan Kakitangan yang sedia ada boleh mencadangkan calon-calon yang

berkelayakan. Organisasi boleh menggalakkan mereka untuk meneruskan usaha mencari calon yang sesuai dengan cara memberi imbuhan untuk setiap pekerjaan yang berjaya. Risiko kaedah ini ialah nepotisme di mana pencadang akan mencadangkan kenalan dan ahli keluarga mereka sendiri.

(d) FFirma Pencarian Eksekutif Sumber ini membantu majikan mencari pekerja yang sesuai bagi mengisi

jawatan yang ditawarkan. Kadar bayaran biasanya 30% hingga 40% daripada gaji tahunan untuk jawatan yang perlu diisi. Bagi jawatan eksekutif kanan, bayaran biasanya dibuat oleh organisasi yang menggunakan perkhidmatan firma pencarian eksekutif.

(e) IInstitusi Pengajian Tinggi (Awam dan Swasta) Instituti pengajian tinggi mengeluarkan calon-calon yang berpotensi yang

muda dan terlatih tetapi kurang berpengalaman.


99

(f) OOrganisasi Profesional Salah satu manfaat menyertai organisasi profesional ialah ianya membantu

ahli-ahlinya untuk mendapatkan pekerjaan. (g) AAgensi Pekerjaan Awam Agensi pekerjaan awam seperti Jabatan Tenaga Kerja dapat membantu

pemohon pekerjaan untuk mencari pekerjaan yang bersesuaian dengan kelayakan pemohon.

(h) AAgensi Pekerjaan Swasta Biasanya, agensi pekerjaan swasta akan mengenakan kadar tetap yang

tertentu untuk membantu pemohon mencari pekerjaan. Yuran yang dikenakan boleh dibayar oleh pencari kerja ataupun majikan yang berpotensi.

(i) AAgensi Menyediakan Pekerja Sementara Biasanya, agensi jenis ini menyediakan pekerja sementara kepada majikan

yang memerlukan pekerja sementara seperti penghantar surat. (j) PPajakan Pekerja Dalam pemajakan pekerja, seseorang yang telah dibuang kerja atau

diberhentikan oleh satu organisasi akan diambil oleh satu syarikat yang lain. Syarikat ini pula akan menawarkan pekerja ini kepada syarikat yang memerlukan perkhimatannya dalam bentuk pajakan.

(k) Peengambilan Melalui Internet Internet merupakan sumber pengambilan pekerja yang semakin popular.

Pemohon boleh melayari laman web untuk mendaftar secara dalam talian. (j) KKesatuan Sekerja Kesatuan sekerja merupakan sumber yang baik untuk mendapatkan

pekerja bagi jawatan yang tertentu di peringkat sokongan. Kadangkala, pengambilan pekerja boleh menjadi satu kepayahan kepada organisasi untuk menentukan keberkesanan sumber-sumber dalam mendapatkan calon-calon yang sesuai dengan kos yang minima. Walau bagaimanapun terdapat beberapa perkara yang boleh dilakukan oleh seorang pengurus untuk mengatasi masalah di atas.


100

Antara langkah-langkah yang boleh diambil untuk meningkatkan keberkesanan pengambilan luaran ialah: (a) MMengira Nisbah Keputusan Nisbah keputusan adalah peratusan pemohon satu sumber yang

berkelayakan untuk pergi ke tahap seterusnya daripada proses pemilihan. Keputusan daripada nisbah itu akan menunjukkan sumber pengambilan yang paling berkesan.

Contoh bagaimana untuk mengira kos pengambilan adalah seperti di

bawah: SC/H = (AC+AF+RB+NC)/H Di mana: SC/H = kos sumber untuk setiap pengambilan perekrut AC = kos pengiklanan AF = yuran ejen RB = imbuhan pencadang NC = pengambilan bukan kos H = jumlah pengambilan pekerja (b) PPerekrut Organisasi Latihan Di dalam organisasi yang besar, proses pengambilan akan dilakukan oleh

kakitangan sumber manusia yang profesional. Di dalam organisasi kecil pula, proses ini dijalankan oleh pengurus sumber manusia, pengurus unit ataupun penyelia.

Perekrut boleh mempengaruhi calon sama ada untuk menerima atau

menolak pekerjaan yang ditawarkan. Oleh sebab itu perekrut mesti dilatih supaya dia dapat menarik lebih banyak pemohon yang berkelayakan.

(c) PPenilaian Kerja Realistik (PKR) Melalui PKR, calon akan diberikan maklumat mengenai kesemua aspek

pekerjaan, sama ada yang positif ataupun yang negatif. Mereka yang mengamalkan PKR percaya bahawa pemohon yang diberi penerangan tentang kerja, mereka akan bekerja lebih lama dan lebih berjaya di dalam pekerjaan mereka.


101

Pengambilan luaran mempunyai beberapa kelebihan. Antaranya: (a) Apabila seseorang pekerja dinaikkan pangkat ataupun meletakkan

jawatan, jawatan tersebut mesti diisi. Jika pengganti beliau dipilih daripada organisasi itu sendiri, maka ianya lebih mudah bagi organisasi untuk menilai keupayaan beliau. Selain itu, ianya akan memberi motivasi kepada kakitangan tersebut untuk kekal lebih lama di syarikat. Menarik pemohon dari luar organisasi akan mempunyai kelebihan dengan mendapat pekerja yang berbakat atau berprestasi tinggi yang sukar didapati dari dalam organisasi.

(b) Pengambilan luaran dilakukan untuk tujuan menyuntik pengaruh baru ke

dalam organisasi supaya budaya kerja yang sedia ada boleh dirangsang. Walau bagaimanapun, dalam melaksanakan proses pengambilan dari luar, terdapat perkara-perkara yang perlu dipertimbangkan seperti kedudukan pasaran buruh sama ada ketat ataupun longgar dan persediaan calon untuk berpindah. Pasaran buruh ialah tempat di mana calon boleh diambil bekerja. Untuk menarik minat pemohon, organisasi perlu mengenalpasti jenis pekerjaan dan kesesuaian pekerjaan terhadap pemohon.

Merujuk pada penyelidikan yang dibuat didapati bahawa pekerja yang diambil melalui rujukan dan memohon secara sendiri kekal lebih lama di dalam sesebuah organisasi dan juga menunjukkan prestasi yang lebih baik berbanding dengan pekerja yang diambil bekerja melalui kaedah yang biasa seperti pengiklanan. Berdasarkan kepada pengalaman kerja anda, adakah anda bersetuju? Bincangkan..

AKTIVITI 4.5


102

Kenyataan BETUL (B) atau SALAH (S) 1. Pekerja tidak perlu diberitahu tentang dasar kenaikan pangkat

kerana ia tidak mempengaruhi motivasi pekerja. 2. Biasanya syarikat-syarikat yang bersaing seperti dalam bidang

teknologi tinggi cuba mendapatkan rahsia daripada pesaing mereka dengan cara memujuk pekerja pesaing mereka untuk bekerja dengan mereka.

3. Lebih baik mengelak daripada menggunakan rujukan pekerja

sebagai sumber pengambilan kerana kualiti pemohon mungkin menjadi persoalan.

4. Nisbah hasil membantu organisasi untuk mengenal pasti yang

manakah sumber pengambilan yang kurang berkesan dalam menghasilkan calon-calon yang layak.

5. Personel yang perlu melakukan pengambilan bergantung pada saiz

organisasi. Bagi syarikat yang besar, seorang pegawai sumber manusia yang profesional akan dipilih dan dilatih untuk mencari pekerja-pekerja baru.

Padankan Konsep-konsep Berikut kepada Kenyataan yang Sesuai

1. Meramalkan keperluan tenaga kerja berdasarkan indeks organisasi.

(a) Perancangan sumber manusia

2. Tempat di mana pemohon boleh diambil untuk bekerja.

(b) Pasaran buruh

3. Proses meramalkan dan menyediakan pergerakan pekerja ke dalam, di dalam dan keluar organisasi.

(c) Penilaian kerja realistik

4. Memaklumkan kepada pemohon mengenai semua perkara berkaitan dengan kerja, termasuk perkara-perkara positif dan negatif.

(d) Analisis trend

LATIHAN 4.3


103

Soalan-soalan Pelbagai Pilihan 1. Terdapat perhubungan antara kejayaan pengambilan pekerja melalui

pengiklanan dan ______________. A. Ketetapan dan jumlah jenis iklan tersebut B. Kesederhanaan di dalam iklan tersebut C. Ciri-ciri positif iklan tersebut D. Liputan iklan tersebut

2. Perancangan sumber manusia dan perancangan strategik mempunyai

perkaitan melalui: A. Pertalian antara perancangan sumber manusia dan proses

perancangan strategik. B. Menentukan jenis pekerja yang ada di dalam organisasi. C. Memastikan kesesuaian dan fleksibiliti perancangan sumber

manusia dalam strategi organisasi. D. Semua di atas.

3. Melalui perancangan sumber manusia, organisasi berusaha untuk

mengimbangi antara keperluan dan bekalan sumber manusia. Keperluan sumber manusia berdasarkan kepada ______________. A. Di mana calon-calon boleh didapati B. Bagaimana calon-calon boleh didapati C. Bila pemohon boleh diambil untuk bekerja D. Ramalan trend dalam aktiviti perniagaan

4. Kaedah-kaedah yang membolehkan organisasi mengenal pasti calon-

calon dalaman yang layak termasuk semua di bawah KKECUALI ______________. A. Pengumuman kekosongan kerja B. Mengambil semula pekerja-pekerja yang telah diberhentikan C. Sistem rekod berkomputer D. Dari mulut ke mulut

Soalan-soalan Esei 1.. Bezakan antara pendekatan kuantitatif dan kualitatif dalam ramalan

keperluan sumber manusia.


104

� Dalam perancangan masa depan sesebuah organisasi, pihak pengurusan

atasan dan perancang strategik perlu sedar bahawa keputusan perancangan strategik akan memberi kesan kepada perancangan sumber manusia dan sebaliknya.

� Perancangan sumber manusia boleh menjadi reaktif dan proaktif ke arah

keperluan sumber manusia bagi sesebuah organisasi. � Perancangan sumber manusia adalah proses sistematik yang melibatkan

proses ramalan keperluan sumber manusia, pelaksanaan analisis bekalan sumber manusia dan imbangan antara bekalan yang sedia ada dengan keperluan sebenar sumber manusia.

� Dalam pelaksanaan fungsi pengambilan, pihak pengurusan mendapati

bahawa pengambilan dalaman memberikan banyak kelebihan kepada organisasi dan juga kepada pekerja.

� Pengambilan dalaman membolehkan pihak pengurusan mampu untuk

mendapatkan balik pulangan semua perbelanjaan yang telah dilaburkan kepada kakitangan semasa latihan dan pembangunan pekerja.

� Bagi para pekerja, pengambilan dalaman dilihat sebagai satu galakan untuk

memajukan diri mereka di dalam syarikat. Walau bagaimanapun, pengambilan dalaman boleh menyebabkan pengklonan pekerja.

� Pengambilan luaran perlu dilakukan apabila tidak ada calon-calon dari

dalam organisasi yang layak untuk mengisi kekosongan jawatan. � Merekrut pekerja dari luar organisasi boleh membantu organisasi tersebut

mendapat idea-idea yang baru. � Sumber-sumber pengambilan yang digunakan oleh sesebuah organisasi

bergantung pada jenis pekerjaan dan pasaran buruh.


105

Pengambilan dalaman

Pengambilan luaran

Perancangan strategik

Perancangan sumber manusia

08 bbpb2103 topik 4 -...

Documents