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0INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474
DE 2011
Asesora de
Control Interno
Isabel Cristina Fernández
Herrera
Período evaluado: Julio - Octubre 2019
Fecha de elaboración: Noviembre 2019
La Oficina Asesora de Control Interno en virtud de lo establecido en el artículo 9 de la
Ley 1474 de 2011, presenta los resultados del sistema de Control Interno para el período
comprendido entre los meses de julio y octubre de 2019.
Es importante mencionar que para la realización de este informe se tomó como
referencia el informe Misional que se realiza cada mes, el cual contiene toda la gestión
de la entidad descrita por procesos, también se tuvo en cuenta el resultado de las
actividades realizadas por la Oficina Asesora de Control Interno.
Este informe se realiza de acuerdo con lo propuesto en el Modelo Integrado de
Planeación y Gestión – MIPG, establecido por el Decreto 1499 de 2017 en el que se
desarrolla la nueva estructura del MECI, la cual está alineada a las buenas prácticas de
control referenciadas desde el modelo COSO/INTOSAI, fundamentándose en los
siguientes componentes: Ambiente de Control, Administración del Riesgo, Actividades
de Control, Información y Comunicación y Actividades de Monitoreo.
Componente Ambiente de Control
La alta dirección del Índer Envigado, está comprometida por satisfacer las necesidades
tanto organizacionales, como individuales buscando el bienestar e integridad de todos
los funcionarios, garantizando el mejoramiento en competencias laborales, la seguridad
y salud en la Entidad, entre otros. Es por ello que a continuación se describe la gestión
realizada en virtud de éste componente.
Se realizó desde la Oficina de Talento Humano la revisión las hojas de vida y los
documentos que son aportados por todos los contratistas, así mismo se remiten las
afiliaciones a la ARL de cada uno de ellos, finalmente, se remiten a la oficina jurídica
para posteriormente realizar el proceso contractual.
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Se emitió la Resolución No. 153-2019 de 14 de agosto 2019 por medio de la cual se
adopta el código de integridad del Índer Envigado, el cual previo a este acto
administrativo fue revisado y ajustado por el grupo primario de la alta dirección.
Se emitió la Resolución No. 138-2019 del 18 de julio 2019 por medio de la cual se
establece el día del servidor público para 2019, fecha en la cual se realizaron actividades
de capacitación y reflexión institucional, dirigidas a fortalecer el sentido de pertenencia
de los servidores públicos, la eficiencia, la adecuada prestación del servicio, los valores
y la ética de servicio en lo público, el buen gobierno y exaltar la labor del funcionario.
Se realizó la evaluación de desempeño del personal de Libre Nombramiento y Remoción
Se hizo la planeación y ejecución de un ciclo de capacitaciones para los profesores de
PPP de deportes y actividad física sobre las alertas de consumo en jóvenes y ruta de
atención con los centros de escucha
Se hizo sensibilización a los servidores del Índer Envigado sobre la importancia de
identificar, gestionar y hacer el tratamiento de riesgos de manera tal que se actualicen
su matriz y se garantice el desarrollo óptimo de la institución, dicha sensibilización
consistió en el uso de E-Cards que se visualizan en las pantallas (escritorios) de los
equipos de cómputo alusivas al tema en mención.
En aras de dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, la cual constituye el marco general
de la protección de los datos personales en Colombia, a través de la expedición del
Régimen General de Protección de Datos Personales; el Índer Envigado diseñó
herramientas: consentimientos, formatos y contratos que buscan proteger estos
derechos de las personas. Para ello, contrató expertos, que brindaran asesoría y
acompañamiento.
Las actividades de formación ejecutadas durante el cuatrimestre, se describen a
continuación:
Se realizó capacitación por la Empresa Protecdata con el fin de darle la información
al personal vinculado sobre el marco legal de Protección de datos personales,
seguridad de Información, tecnología y riesgos Informáticos, gestión documental.
Se realizó el taller de redacción y ortografía el cual es dictado por la Institución
Universitaria de Envigado.
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Se dio inicio a la capacitación sobre los cuatro (4) acuerdos, la cual fue dirigida al
personal administrativo, ludotecarias y enlaces PPP el cual es constituido como un
espacio educativo de gran valor.
Se culminó la capacitación en Word Básico en las instalaciones de la Biblioteca
Pública y Parque Cultural Débora Arango, con una duración de 12 horas y
evaluación del curso la cual se le envió vía correo a cada funcionario que hizo parte
de él.
Se realizó capacitación en actualización tributaria la cual fue dictada por la Institución
Universitaria de Envigado.
Capacitación de manejo de residuos con el fin de contribuir a un mejoramiento en el
desempeño en la adecuada gestión de los residuos sólidos
Las actividades relacionadas con Bienestar Laboral desarrolladas durante el periodo en
evaluación fueron:
Se llevó a cabo campaña de concientización para el buen uso del carnet en la
entidad.
Se realizó campaña sobre el respeto y la tolerancia, aliados del buen uso de las áreas
comunes, con el fin de sensibilizar en la importancia del valor del respeto por el
trabajo de las personas que se integran a nuestra misión; en actividades que brindan
a nuestros espacios comunes orden, mantenimiento y limpieza.
Se realizó campaña para sensibilizar a los servidores sobre identificación corporativa,
promoviendo el buen uso del carnet institucional.
De acuerdo con el acto administrativo emitido, se hizo la celebración del día del
servidor público, con actividades que exaltaron su labor, así como actividades
dirigidas a fortalecer su sentido de pertenencia, la eficiencia, la adecuada prestación
del servicio, los valores y la ética del servicio en lo público y el buen gobierno.
Con el fin de contribuir de forma positiva en la salud de los trabajadores, se realizó la
semana de la seguridad y salud en el trabajo de Índer Envigado 2019, del 21 al 24 de
octubre en las instalaciones del Parque Recreativo y Parque Estadio Polideportivo
Sur de Envigado, de 8:00am a 3:00 pm, se contó con el apoyo y acompañamiento del
equipo de trabajo de salud (odontología, nutrición, fisioterapia y psicología) y
medicina preventiva y del trabajo; además de entidades como: Comfenalco, ARL
Sura, kosmetic Spa, Centro Odontológico recuperando sonrisas, Hospital Manuel
Uribe Angel, Nutrilite, Emermedica, Seguros Bolivar, Laboratorio MEE entre otros.
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En cuanto a las actividades relacionadas con SG-SST se encuentran las siguientes,
teniendo en cuenta que el área de Talento Humano cuenta con un asesor para la
implementación de dicho sistema:
Se hizo revisión de la matriz legal de la entidad para el SG-SST
Se realizó la autoevaluación de estándares mínimos de la entidad para la vigencia
2019
El contratista realizó la asesoría para la adquisición de elementos de protección
personal del Índer, verificando tras la recepción de los mismos que estos cumplieran
con las especificaciones y generando el acompañamiento con el proveedor licitante
en la búsqueda de soluciones que se ajusten a las especificaciones reales
requeridas.
Se da continuidad al proceso de transformación documental del Sistema de Gestión
en Seguridad y Salud en el trabajo SGSST desde el plan de gestión o documento
maestro y de los componentes que aplican según decreto 1443 de 2014 y
Resolución 0312 de 2019.
Se realiza procedimiento de actualización de matriz de requisitos legales.
Se realiza procedimiento para la construcción del ARO Análisis de Riesgo por Oficio.
Se termina el diseño del plan de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Se diseña la plantilla para registro de indicadores la cual será realimentada desde
el año 2019.
Se mejora el procedimiento de reporte y notificación de accidentes de trabajo con el
objeto de unificar los conceptos y definir la estructura de reporte.
En lo que respecta a Alfabetización y servicio social, a continuación, se registran las
actividades de apoyo, coordinación, interlocución, planeación y seguimiento a las plazas
de prácticas, alfabetización y horas sociales, dentro de las cuales se realizaron:
Atención de estudiantes, para darles la información de todo el programa y requisitos
documentales a entregar a la entidad.
Recepción de documentación
Ubicar a los estudiantes en las diferentes sedes de la entidad.
Hasta el mes de octubre, se han inscrito al programa de alfabetización y servicio
social del Índer Envigado, 293 estudiantes.
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Se realizó la jornada de esparcimiento, reflexión, capacitación e integración institucional
relacionada con la celebración del Día del Servidor Público, en esta jornada especial, el
Índer Envigado se une a la Administración Municipal con los entes deportivos para
fortalecer el sentido de pertenencia, la eficiencia, la adecuada prestación del servicio, los
valores y la ética del servicio en lo público, el buen gobierno y exaltar la labor del
funcionario.
la Oficina Asesora de Planeación realizó el diseño de la propuesta y concertó con una servidora de la Oficina de Talento Humano, quien hizo propuestas para su diseño y sugerencias las cuales fueron acatadas por medio de consenso.
Se realizaron Comités asesores de control y seguimiento a las controversias, por
situaciones presentadas por los prestadores de servicios
Con el fin de alcanzar las metas establecidas y realizar una eficaz administración, la alta
dirección, realizó varias reuniones que abarcaron temas como:
Respeto hacia todos y trabajo en equipo.
Productos de la página web.
Diligenciamiento Matriz ITA Procuraduría General de la Nación.
Ampliación plazo para entrega del Plan de Mejoramiento de la auditoria interna de calidad.
Reprogramar segundo taller de riesgos.
Riesgo en el programa de la Ciclovía
La gerencia tiene establecido un mecanismo llamado “Compromisos Gerencia”, que
consiste en una serie de tareas y/o actividades a realizar por parte de las diferentes áreas
de la Entidad a las cuales se les realiza seguimiento mediante notificaciones por correo
electrónico, en el periodo evaluado se identificaron así:
Mes Cumplidos En proceso Pendientes Total
Julio 00 00 00 00
Agosto 07 04 01 12
Septiembre 16 02 02 20
Octubre 32 00 03 35
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En el mes de agosto, se dio inicio a la aplicación de las herramientas para medir la
satisfacción de los diferentes grupos de valor del Índer Envigado, lo que se constituye en
un insumo de vital importancia para orientar la labor institucional hacia la prestación de
servicios de calidad, gracias al diseño e implementación de acciones de mejora y/o la
ampliación de la oferta institucional, que se traduce en la fidelización de los usuarios.
Durante este mes, se radicaron los proyectos para vigencia 2020 en la plataforma
Enviproject, se realizaron los últimos ajustes en las evidencias 2018 de Alphasig, a la
vez que se realizó oportunamente el seguimiento del mes de julio de los proyectos 2019
en Enviproject. Así mismo, se llevó a cabo el seguimiento y análisis del Plan de Acción
institucional, así como el indicador de transparencia y acceso a la información (ITA).
Se realizó seguimiento a los indicadores del Plan de Desarrollo que corresponden al
Índer Envigado, una vez recibidos los informes de los distintos procesos, se procede a
compilar la información para realizar los registros de seguimiento en la plataforma de
Enviproject, así mismo se registran los avances de la línea cuatro (4): Salud y deporte
para vivir mejor, del programa 4.4. Habilidades para la vida desde la recreación, el
deporte y la actividad física, los subprogramas, proyectos e indicadores asociados a los
mismos.
Se realizó el ingreso, registro y radicación de los proyectos para la vigencia 2020 a la
plataforma Enviproject, quedando registrados con los números: 450, 451, 452, 453, 454
y 455, acorde a los recursos asignados que incluyen los del municipio, la Priorización
Participativa del Presupuesto y del Sistema General de Participación.
Se realizó el seguimiento al Plan de Acción Institucional del Índer Envigado, presentando
un avance del 54,3% al 30 de junio de 2019, quedando pendiente por cumplimiento, el
45,7%.
Aspectos por Fortalecer - Ambiente de Control
Tener en cuenta la implementación de acciones en pro del cumplimiento de los
planteamientos que quedaron como resultado del autodiagnóstico realizado por medio
de la herramienta FURAG II, lo que contribuye con la correcta implementación del MIPG.
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Establecer una metodología para el seguimiento y monitoreo de los indicadores creados
para los procesos, lo que contribuye con el fortalecimiento en la gestión de la Entidad,
para lo cual es importante que la entidad capacite a los funcionarios para fortalecer sus
conocimientos y ser efectivos en el cumplimiento de este requerimiento.
Componente Administración del Riesgo
El Índer Envigado desarrolla la Administración de Riesgos a partir de un proceso
estructurado, consistente y continúo implementado en todos los niveles de la entidad
para gestionar riesgos críticos, mediante su identificación, medición, evaluación,
comunicación y tratamiento.
Con la participación del equipo de gerencia y algunos líderes y funcionarios se realizó el
primer taller de riesgos, actividad que contribuye con la actualización de la matriz de
riesgos institucionales y elaborar acciones tendientes a la prevención.
Se realizaron recorridos de inspección a distintas sedes y/o escenarios en compañía del
prestador de servicios contratado para la gestión de riesgos con el fin de analizar los
riesgos asociados a la infraestructura y al personal de la entidad.
Identificar, gestionar y actualizar la matriz de riesgos, ha sido una tarea liderada por la
Oficina Asesora de Planeación y ha contado con el apoyo de los distintos procesos, lo
que permitirá a la vez, el diseño y estructuración del manual de Gestión de Riesgos.
La Oficina Asesora de Control Interno realizó seguimiento de las acciones asociadas al
control del riesgo, mediante la consulta a los responsables de la ejecución de la acción
según la matriz.
Con el fin de garantizar la eficiencia y disponibilidad de las operaciones de los equipos
de nuestra Entidad durante el periodo evaluado se realizaron mantenimientos de tipo
preventivo y correctivos, cuyo objetivo es prevenir la ocurrencia de fallas, daños o
deterioros de los mismos, así como la corrección de los eventos presentados en los
equipos de cómputo y otros dispositivos
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Aspectos por Fortalecer - Administración del Riesgo
Tener en cuenta la aplicación de la nueva Guía para la Administración de los Riesgos de
Gestión, Corrupción y Seguridad Digital y el Diseño de Controles en Entidades Públicas.
Establecer una metodología documentada para el seguimiento y monitoreo de los
riesgos con el fin de determinar controles que permiten evitar o disminuir su ocurrencia
y de esta manera no afectar el normal funcionamiento de la entidad, teniendo en cuenta
que se debe establecer el tratamiento para los nuevos riesgos identificados.
Es importante tener establecidos planes de contingencia con el fin de proveer una
solución para mantener operativas las actividades que son fundamentales para la
entidad.
Es importante integrar a la matriz los nuevos riesgos identificados mediante la campaña
llamada "Gestión del Riesgo y Planeación" y así mismo la parametrización del
tratamiento de los mismos.
La política de gestión del riesgo existente en el manual de riesgos no cumple con los
estándares definidos por el DAFP.
El Índer Envigado no cuenta con las herramientas necesarias para la protección de la
información y la administración de los recursos informáticos (servidores físicos y/o back
up en la nube).
Establecer Planes de continencia de los sistemas de información e infraestructura del
Índer Envigado.
El software de Nomina, Financiero y de Almacén de la entidad cuenta con muchas
falencias que se traducen en pérdida de tiempo y reprocesos, lo que genera inestabilidad
en la plataforma, poca confiabilidad de la información y poca disponibilidad al no estar
conectado a una red externa.
El software de historias clínicas, SIC, y PQRSD se encuentran en versiones
desactualizadas de la plataforma Access, además no son accesibles desde fuera de la
entidad lo cual genera lentitud del proceso e inestabilidad de la plataforma.
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El sitio web no cuenta con un hosting propio, lo cual dificulta un aprovechamiento total
de la tecnología del sitio, además que limita su capacidad a las necesidades del cliente
dueño del sistema actual.
No contamos en la actualidad con un firewall para poder controlar el tráfico de la red
entrante y saliente y poder realizar análisis al tráfico específico en función de un conjunto
definido de reglas de seguridad, proteger los servidores o equipos conectados en red
contra accesos no deseados de intrusos que nos pueden robar datos confidenciales,
hacer perder información valiosa o incluso denegar servicios en nuestra red.
Las instalaciones de red de datos se encuentran en un estado inadecuado, se requiere
instalar un sistema de red con puntos certificados y con estándares de seguridad y
protección.
Componente Actividades de Control
Se realizaron las siguientes actividades con respecto al Sistema de Gestión Integral de
la entidad:
Se actualizó el procedimiento de medición de satisfacción de los grupos de valor,
con el fin de ajustar el mismo agregando los formatos de encuesta para las
actividades de torneos, juegos y festivales a aplicar a los representantes de los
equipos y los deportistas. Una vez revisados la totalidad de los formatos, se hizo
menester diseñar un formato de encuesta que se ajustara para este tipo de actividad
y grupos de valor.
Se actualizó el procedimiento de PQRSD con el fin de adaptarlo al contexto,
necesidades y realidad de la entidad. Así mismo, se realizó direccionamiento,
seguimiento y socialización del estado de alertas P.Q.R.S.D.
El primero de agosto de 2019, se finalizó la auditoría interna de calidad de 2019,
dejando como resultado el cumplimiento del objetivo definido para ello, como es el de
verificar el cumplimiento de la implementación de la Norma ISO 9001 Versión 2015
en los diez (10) procesos de la Institución. Es de destacar, que diez (10) de los
funcionarios formados como auditores, participaron durante el ejercicio como
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observadores, con el objetivo de generar el espacio para dar aplicabilidad a los
conocimientos adquiridos en la capacitación, además de designarles la función de
revisión de la documentación durante la ejecución de las auditorías.
Como resultado del ejercicio auditor, quedaron en total treinta (30) no conformidades
y setenta y un (71) observaciones en los diez (10) procesos institucionales y se
generaron las siguientes conclusiones:
Los objetivos establecidos por cada uno de los procesos se encuentran en
coherencia para el logro de los objetivos institucionales.
Es importante realizar la documentación de cada uno de los procedimientos a
cargo de cada proceso, que contribuya a la solidez del Sistema de Gestión
Integral (SGI).
Fortalecer los indicadores establecidos por cada uno de los procesos,
garantizando un correcto seguimiento, medición, análisis y evaluación. La
institución tiene identificado su contexto y grupos de valor.
Es necesario implementar metas escalonadas en aspectos críticos de la entidad,
para evitar la repetición de los mismos hallazgos por los diferentes entes de
control.
Si cada área tiene claridad de sus entradas y salidas, facilita su interacción con
los otros procesos y mejora el trabajo en equipo.
Posterior a la auditoría, se realizó la evaluación de la misma con el fin de contar con
herramientas para implementar posibles acciones de mejora y finalmente por parte de la
Oficina Asesora de Planeación brinda acompañamiento y asesora a los servidores de los
procesos, para que diseñen y estructuren el plan de mejoramiento respectivo.
Con el fin de contar con las herramientas necesarias y ajustadas para la realización de
las encuestas para la medición de los grupos de valor, se puso a prueba un formulario
de encuesta desarrollado por medio de una de las herramientas de Google para lo cual
se llevó a cabo una jornada de alistamiento que consistió en la preparación de los
practicantes del Cefit que se encargarán de la aplicación de las encuestas. Acto seguido,
se procedió a distribuir la muestra tomada entre las distintas disciplinas deportivas y
modalidades de actividad física, de manera tal que se cuente con información de todas
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ellas, actividad que se llevó a cabo teniendo en cuenta el nivel de participación de la
población en relación al total general.
De acuerdo con la Directiva No. 006-2019 expedida por la Procuraduría General de la
Nación, fue registrada la información requerida en el sistema de información ITA,
requerida por dicho ente de control relacionada con la Ley de Transparencia y Acceso a
la Información Pública, el cual permite determinar el grado de cumplimiento normativo de
la entidad, así como calcular automáticamente el Índice de Transparencia y Acceso a la
Información – ITA, dejando como resultado un nivel de cumplimiento de 95 sobre 100;
sin embargo, es de tener en cuenta que de los documentos publicados es importante
realizar actualización de los mismos acorde con las nuevas políticas implementadas
tanto a nivel interno como por la normatividad expedida por el gobierno, por lo tanto, la
Oficina Asesora de Control Interno, mediante correo electrónico sugirió la revisión de los
puntajes que están por debajo de 100 para que se establezcan las acciones pertinentes
para su corrección y/o mejoramiento.
Se realizaron actividades de mantenimiento preventivo y correctivo tanto de hardware
como de software con el fin de garantizar la eficiencia y disponibilidad de las operaciones
de los equipos de la Entidad.
Una vez finalizadas las auditorías internas de calidad, la Oficina Asesora de Planeación,
realiza asesorías a los diferentes procesos en relación a la construcción y elaboración
de los respectivos planes de mejoramiento.
Se realizaron actualizaciones a procedimientos y formatos del Sistema de Gestión
Integral de acuerdo a la información enviada por los jefes y líderes de los procesos
involucrados.
Basados en una revisión de los procesos y su gestión, la normatividad y factores a
mejorar, que se identificaron dentro del desarrollo de la auditoría interna de calidad, se
inicia el proceso de construcción de la matriz de planificación de cambios del Sistema de
Gestión Integral, que a la vez hace parte constitutiva de la Revisión por la Dirección,
dentro la cual se podrán proponer cambios.
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Durante el periodo evaluado, se realizó la revisión y el seguimiento de los procesos
judiciales en los que el Índer Envigado actúa como parte demandada. Adicionalmente,
se realiza contestación de las demandas interpuestas a la entidad de tipo administrativo
y de tutelas,
Desde la Oficina Asesora Jurídica se ofrecieron asesorías frente a requisitos de
renovación y constitución de clubes deportivos, realización de asambleas, cambios en
los órganos de administración y demás información relativa a la conformación y
funcionamiento de los clubes.
Se realizaron actividades de seguimiento a los planes de acción, donde se pudo observar
que los distintos procesos se encuentran en adecuado nivel de ejecución pues los
resultados corresponden en gran medida al cronograma establecido para las distintas
actividades.
Se realizaron actividades de verificación y de control del recaudo de cada una de las
sedes, de tal manera que el mismo corresponda a los servicios y las tarifas establecidas
para la vigencia, así mismo se hizo monitoreo del cumplimiento sobre los acuerdos de
pago realizados.
Realización de arqueos de caja menor del Parque Recreativo y Parque Polideportivo Sur,
verificando que la documentación cumpla con el instructivo.
Aspectos por Fortalecer - Actividades de Control
Se debe formalizar la política de seguridad informática, así mismo realizar la respectiva
socialización a los funcionarios de la entidad.
Los siguientes documentos elaborados y asociados al área de TI deben ser aprobados
y socializados estos son: procedimiento de seguridad informática, la guía de
mantenimiento físico y lógico de equipos de cómputo, el manual de políticas de seguridad
informática, el procedimiento administración web.
Campañas de control de residuos, que incluya recipientes para su depósito y lugares de
almacenamiento.
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Es importante que la entidad siga gestionando y realizando esfuerzos por mejorar el
cumplimiento de los términos de respuesta a las PQRSD; como la implementación de
estrategias de sensibilización con los jefes y/o líderes de cada área para que tengan
mayor claridad con los términos establecidos por la Ley para la solución oportuna a las
PQRSD y las implicaciones que conlleva el incumplimiento de la misma, finalmente
evaluar la herramienta disponible para el trámite de las mismas dado que a partir de esta
vigencia viene presentando fallas de tipo técnico las cuales no han tenido solución.
Componente Información y Comunicación
La entidad constantemente hace difusión de los resultados obtenidos durante la
ejecución de sus procedimientos, en procura de mostrar mejoras en la gestión
administrativa y misional, teniendo en cuenta que la información y la comunicación de la
entidad y de cada proceso sea adecuada a las necesidades específicas de los grupos
de valor y grupos de interés.
Es así que durante este lapso de tiempo en la entidad han sido publicadas diferentes
piezas en los medios y redes, con el ánimo de informar a la comunidad, sobre la gestión
del Índer Envigado y logros de los seleccionados y deportistas Envigadeños, así como
mecanismo de promoción de las actividades que hacen parte de la oferta institucional
desde los componentes deporte, recreación, actividad física y educación física,
enmarcados en los proyectos 353, 354, 356, y 357, del Plan de Desarrollo Municipal.
En la red social “Facebook”, además del contenido que se publica en el muro, se realizan
videos en vivo e imágenes en el historial, que tienen una duración de 24 horas en la
plataforma. Todas las publicaciones que aparecen en esta plataforma virtual también se
encuentran en las otras redes sociales que el instituto maneja, pero el lenguaje utilizado
en Instagram es diferente a los demás
La red social de twitter, está enlazada con Facebook, todo el contenido que se genera
en Facebook aparece automáticamente en el muro de twitter, pero para esta red también
se genera contenido propio con un lenguaje diferente al de Facebook, y para las
publicaciones que se realizan en este muro, se elimina el enlace de Facebook. Además,
se comparte constantemente las publicaciones en las que nos etiquetan estas son: el
perfil del Señor Alcalde, la administración municipal, las diferentes secretarías y entes
descentralizados del municipio.
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Durante el periodo en evaluación se han realizado y enviado alrededor de 87 noticias
sobre las diferentes actividades que se realizaron en el Índer Envigado para “Envigado
te Informa”.
Además del manejo de las diferentes redes sociales del instituto, se realiza el cubrimiento
de reuniones institucionales, toma de fotografías, realización de videos institucionales,
visitas a los escenarios deportivos con la gerente del instituto, elaboración de boletines
de prensa para medios de comunicación, creación de noticias para el portal web
“Envigado te Informa” y apoyo con información del Índer Envigado para la Oficina
Asesora de Comunicaciones de la Alcaldía Municipal.
La mayoría de los mensajes recibidos en nuestro muro del Fan Page, son para felicitar
a los diferentes programas que realiza el instituto, a los deportistas que consiguen
triunfos departamentales, nacionales e internacionales y a los instructores, por el
reconocimiento que se realiza en la campaña Fusión de Músculo y Alma.
Con respecto a la atención al ciudadano fueron realizadas las siguientes actividades:
Se atendieron aproximadamente 20 usuarios vía WhatsApp respondiendo dudas,
además se brindó atención telefónica fija se dio solución a las inquietudes de los
usuarios.
En lo que respecta a PQRSD, en total fueron direccionadas 36 al área de Planeación
(Calidad) para el respectivo trámite.
En el chat se atendieron en total 280 solicitudes de información.
En cuanto a la atención a solicitudes de información por correo electrónico, en total
para el cuatrimestre en evaluación fueron 15.
En el área de Tecnología, durante cuatrimestre se recibieron reportes de
incidentes/solicitudes, a través de la plataforma de la Mesa de Ayuda, discriminados de
la siguiente manera:
Mes Incidentes Solicitudes Total
Julio 42 42 84
Agosto 42 42 84
Septiembre 63 28 91
Octubre 60 21 81
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Según análisis realizado por el área se puede concluir que la mayor parte de los requerimientos, son solicitudes de Software por el tema de los aplicativos que son desarrollos propios y que a la fecha dichos aplicativos se encuentran funcionando de manera interrumpida, se realizó el análisis por parte de la empresa Tempo Soluciones de los sistemas de información SIC, AGIL, Historias clínicas y el diagnostico arrojo lo siguiente: No está diseñado para trabajar en ambientes web, ni está integrado para trabajar
con la ventanilla única de trámites.
Carece de seguridad.
No cuenta con buenas prácticas de desarrollo.
El producto no tiene soporte.
Depende de una versión específica de MS Access
Se realizaron diferentes publicaciones de noticias y se actualizó información sobre la
gestión de la entidad en el sitio web, así mismo, se hizo el cambio de diseño y
diagramación de la sección de la plataforma estratégica, de la sección festival de
cometas del sitio web y se actualizó la información correspondiente a dicho evento.
Fue desarrollado un aplicativo web que permite la inscripción de usuarios en línea, de
forma que se evite llenar las planillas en Excel que actualmente diligencian los líderes y
evitar que la información se duplique, ya que con este nuevo aplicativo los usuarios sólo
requieren ingresar sus datos una única vez y sólo se renovaría el grupo al cual se vaya
a inscribir.
En lo que respecta a Gestión Documental las siguientes actividades fueron realizadas.
Digitalización de todas las comunicaciones oficiales por áreas y sus respectivas
entregas en dos recorridos durante el día.
Atención a usuarios internos y externos con la búsqueda de expedientes del archivo. Organización y rotulación de contratos de Jurídica (14) cajas 2018 Transferencias de Gestión financiera 8 cajas mes de julio, agosto y septiembre para
un total de 37 carpetas. Búsqueda de Comprobantes de Egresos informe del 2018 y 2019 para la realización
de Informes de Une Tigo, Empresas públicas y Arrendamientos Ayurá para el área de Gestión administrativa. (se realiza búsqueda, se escanea y se saca copia)
Fuente: SGI Código: F-GCA-34 versión 02 Fecha de Versión: Febrero 20 de 2019
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Aspectos por Fortalecer - Información y Comunicación
Los sistemas de información existentes presentan debilidades que generan reprocesos
y de igual manera no proporcionan seguridad en el tratamiento de los datos ni en los
resultados esperados, convirtiendo procesos que deben ser automáticos a procesos
manuales, generando con ello incumplimientos en la presentación de la información a
los Entes que nos regulan y posibles situaciones de tipo jurídico para la Entidad.
De acuerdo con la verificación realizada por la Oficina de Control Interno al cumplimiento
de la Ley de Transparencia, aún se encuentran algunos puntos pendientes por cumplir
según lo comunicado a cada líder o jefe de área.
Es importante identificar los tres (3) requerimientos que se encuentran abiertos desde el
mes de marzo para suministrar la correspondiente solución o respuesta al solicitante.
Componente Actividades de Monitoreo
Se realizó seguimiento de la información reportada por la Oficina Financiera de la Entidad
en la plataforma CHIP, creada por la Contaduría General de la Nación para el reporte de
la información contable así: CGR – Presupuestal, Información Contable Publica –
Convergencia, correspondiente a los trimestres de enero a marzo y abril a junio de la
actual vigencia.
Con el apoyo de la oficina asesora de planeación se está realizó seguimiento y
actualización del plan de acción establecido dentro del Plan Anticorrupción y Atención al
Ciudadano PAAC correspondiente al segundo cuatrimestre de 2019. Durante el proceso
de seguimiento participan los líderes responsables de cada proceso una vez finalizada
dicha actividad se realizará la publicación en la página web de la entidad en el link:
“Transparencia y acceso a la Información”.
Atendiendo el artículo 22 del Decreto 1737 de 1998, el cual fue modificado por el artículo
1 del decreto 984 de 2012, se realizó revisión, evaluación y seguimiento a la ejecución
Fuente: SGI Código: F-GCA-34 versión 02 Fecha de Versión: Febrero 20 de 2019
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presupuestal del segundo trimestre de 2019 en comparación con la ejecución realizada
en el segundo trimestre de 2018, en lo que se refiere a planta de cargos, nómina,
contratación y otros gastos, para la elaboración del informe de austeridad en el gasto
correspondiente al segundo trimestre de la actual vigencia de acuerdo a la información
suministrada por los responsables.
La oficina de control interno realizó seguimiento al cumplimiento de los compromisos
registrados por área, en la segunda reunión del Comité Coordinador del Sistema de
Control Interno.
Desde la oficina de control interno se hace verificación de la información de contratos
rendidos en la plataforma SIA OBSERVA, apoyando el proceso de marcación y la
culminación del proceso de rendición en dicho sistema, de acuerdo a los términos y
lineamientos establecidos por la Contraloría Municipal.
Original Firmado
ISABEL CRISTINA FERNANDEZ HERRERA
Jefe Oficina Asesora de Control Interno